GUIDES ET DOCUMENTATION DES LOGICIELS DE GESTION EBP

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EBP Facturation Pratic EBP Auto Start v11 EBP Automobile v11 EBP Compta Pratic

GUIDES ET MANUELS UTILISATEUR :

 Manuel Utilisateur Guide d’installation et d’initiation EBP Devis et Facturation Bâtiment Classic 2013

Manuel Utilisateur Guide d’installation et d’initiation EBP Auto-Entrepreneur Pratic Open Line™ 2013

Manuel Utilisateur Guide d’installation et d’initiation EBP Assistants Juridiques Open Line 2013

Manuel Utilisateur Guide d’installation et d’initiation EBP Facturation Pratic Open Line™ 2013

Guide-d-installation-et-d-initiation-EBP-Previsions-Pour-Windows-XP-Vista-et-Seven

Guide-d-installation-et-d-initiation-Compta-Classic-2013-Open-Line-pour-Windows-XP-ou-Vista-ou-7

Guide-d-installation-et-d-initiation-EBP-Compta-Classic-2013-Open-Line-pour-Windows-XP-ou-Vista-ou-7

Guide-d-installation-et-d-initiation-EBP-Compta-Pratic-2013-Open-Line-pour-Windows-XP-ou-Vista

Guide-d-installation-et-d-initiation-EBP-Paye-Classic-Open-Line-2013-pour-Windows-XP-ou-Vista-ou-7

Guide-d-installation-et-d-initiation-Manuel-Utilisateur-EBP-Solution-Automobile-Auto-Start-Automobile-V12-Pour-Windows-XP-Vista-et-7

Guide-d-installation-et-d-initiation-Manuel-Utilisateur-EBP-Solution-Automobile-V12-Pour-Windows-XP-Vista-et-7

[ ] Aide_Auto-Entreprene..> 20-Nov-2011 20:46 1.0M [DIR] DEMO/ 13-Jul-2009 19:40 - [TXT] EBPComptaPROOpenLine..> 22-Sep-2011 15:41 15K [TXT] EBPGestionCommercial..> 22-Sep-2011 15:50 13K [TXT] EBPPayeAgricole2012.htm 07-Oct-2011 20:23 50K [DIR] EBPPayeAgricole2012_..> 07-Oct-2011 20:19 - [ ] EBP_2012_ES_Associat..> 06-Oct-2011 17:34 15M [ ] EBP_Assistants_ juri..> 20-Nov-2011 20:43 321K [ ] EBP_Assistants_ juri..> 20-Nov-2011 20:47 321K [ ] EBP_Assistants_jurid..> 20-Nov-2011 20:46 274K [ ] EBP_Assistants_jurid..> 20-Nov-2011 20:47 274K [ ] EBP_Automobile_v11_A..> 20-Nov-2011 20:46 612K [ ] EBP_Bar_Restaurant_G..> 20-Nov-2011 20:47 664K [ ] EBP_Batiment_2009_10..> 20-Nov-2011 20:47 1.2M [ ] EBP_BusinessPlan_200..> 13-Jul-2009 17:06 397K [ ] EBP_BusinessPlan_201..> 20-Nov-2011 20:46 350K [ ] EBP_BusinessPlan_201..> 17-Feb-2010 10:50 350K [ ] EBP_Compta_14_Guide ..> 20-Nov-2011 20:46 1.4M [ ] EBP_Compta_14_Guide ..> 20-Nov-2011 20:43 1.4M [ ] EBP_Compta_14_Guide.pdf 17-Feb-2010 10:59 1.4M [ ] EBP_Compta_Liberale_..> 20-Nov-2011 20:46 1.3M [ ] EBP_Compta_Pratic_20..> 20-Nov-2011 20:46 510K [ ] EBP_Devis_et_Factura..> 20-Nov-2011 20:45 290K [ ] EBP_Devis_et_Factura..> 20-Nov-2011 20:45 339K [ ] EBP_Fiche_AutoSIV_05..> 27-Jul-2009 11:40 383K [ ] EBP_GestionCommercia..> 20-Nov-2011 20:45 724K [ ] EBP_GestionCommercia..> 20-Nov-2011 20:45 724K [ ] EBP_GestionCommercia..> 20-Nov-2011 20:45 724K [ ] EBP_GestionCommercia..> 20-Nov-2011 20:43 724K [ ] EBP_GestionCommercia..> 20-Nov-2011 20:45 724K [ ] EBP_Mon_Association_..> 20-Nov-2011 20:44 309K [ ] EBP_Mon_Budget_Perso..> 20-Nov-2011 20:44 814K [ ] EBP_Paye_V14_Guide (..> 20-Nov-2011 20:43 489K [ ] EBP_Paye_V14_Guide (..> 20-Nov-2011 20:42 489K [ ] EBP_Paye_V14_Guide.pdf 20-Nov-2011 20:43 489K [ ] EBP_Point_vente_Guid..> 20-Nov-2011 20:42 1.4M [ ] EBP_Previsions_2011_..> 20-Nov-2011 20:45 410K [ ] EBP_WinGenerateur_Gu..> 20-Nov-2011 20:41 425K [TXT] EBPbarrestaurant2011..> 05-Oct-2011 09:39 16K [TXT] EBPmonassociation201..> 14-Oct-2011 09:56 54K [DIR] EBPmonassociation201..> 14-Oct-2011 09:56 - 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EBP B‚timent Pour Windows XP et Vista Guide díinstallation et díinitiation EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2004 EBP Informatique, Èdition Septembre 2008EBP B‚timent 3 Convention díUtilisation díEBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o? le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet.4 EBP B‚timent 3. …TENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT DíEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaÓt avoir Ítre informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoinEBP B‚timent 5 particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. 7. 4LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008EBP B‚timent 7 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide prÈsente le logiciel EBP B‚timent et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particuliËres non traitÈs dans le guide, consultez líaide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : La touche F1 pour une aide directe sur un Ècran prÈcis Le menu ? + Aide sur EBP B‚timent pour obtenir une aide gÈnÈrale composÈe díun Sommaire, díun Index qui affiche líensemble des informations traitÈes dans líaide et díun onglet Recherche qui gÈnËre la totalitÈ des mots utilisÈs dans líaide pour une recherche trËs approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera proposÈ dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis líimpression de ce manuel y seront consignÈes.8 EBP B‚timentEBP B‚timent 9 Table des matiËres INSTALLATION 13 1. AVANT DE COMMENCER ..............................................................................13 1.1. AccËs au service technique ...................................................................13 1.2. Configuration minimale conseillÈe .........................................................13 1.3. La place disque nÈcessaire ...................................................................14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?.........................................................15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................15 4.1. Comment obtenir mon code díactivation ?.............................................15 4.2. Comment introduire mon code díactivation ?.........................................16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...........................................................17 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................18 PRISE EN MAIN 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................19 1.1. Les options ‡ remplir dËs maintenant....................................................19 1.2. Les autres options .................................................................................20 1.3. Les options díaffichage ..........................................................................20 1.4. Mot de passe .........................................................................................21 1.5. Gestion des fenÍtres..............................................................................21 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?..............................................................21 2.1. CrÈation díun ÈlÈment en bibliothËque interne ......................................21 2.2. Les bibliothËques de nos partenaires ....................................................24 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ...........................................25 3.1. Exemple de mÈtrÈ..................................................................................25 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?.....................................................27 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ...............................28 5.1. Promotions ............................................................................................28 5.2. Tarifs......................................................................................................28 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?.......................................29 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?.....................................................................30 7.1. LíentÍte du devis....................................................................................31 7.2. Le corps.................................................................................................31 7.3. Le pied...................................................................................................32 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ...........................................................32 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?..............................................33 10. COMMENT CREER UNE FACTURE DíAVANCEMENT ? ............................34 10.1. Saisie de líavancement des travaux ....................................................34 10.2. CrÈation díune nouvelle facture díavancement....................................35 11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS.......................35 11.1. Transfert de documents.......................................................................35 11.2. Duplication...........................................................................................35 11.3. Regroupement de bons de livraison ....................................................35 11.4. Impression des documents..................................................................3610 EBP B‚timent 11.5. Envoi par e-mail...................................................................................36 12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? .................................36 13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ............................................................37 14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES..............................................................38 15. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................38 15.1. Comment commander ? ......................................................................39 15.2. Le rÈapprovisionnement automatique des stocks................................40 15.3. Comment rÈceptionner les achats ? ....................................................41 15.4. Comment crÈer les factures fournisseurs ? .........................................41 16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? ................................................42 16.1. Comment crÈer une affaire ? ...............................................................42 16.2. Comment associer des documents ‡ une affaire ?..............................43 17. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................43 17.1. Deux modes de gestion du stock.........................................................43 17.2. Les documents de stock ......................................................................44 17.3. La saisie de líinventaire ................................................................44 17.4. Les mouvements de stocks .................................................................46 18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 47 18.1. Les contrats de maintenance...............................................................47 18.2. Le service aprËs vente.........................................................................48 18.3. Líhistorique Maintenance / SAV...........................................................48 19. LE PLANNING ........................................................................................49 20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ........................52 20.1. Comment saisir un acompte ? .............................................................52 20.2. Comment saisir un rËglement client ?..................................................52 20.3. La remise en banque ...........................................................................53 21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE ........................................................54 21.1. Le tableau de bord..............................................................................54 21.2. Líhistorique client/prospect ..................................................................55 22. COMMENT CREER UN MAILING ? ......................................................55 23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?...................56 23.1. Les donnÈes ‡ renseigner avant transfert ...........................................56 23.2. Le transfert ..........................................................................................57 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ..........................................57 25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................58EBP B‚timent 11 LES FONCTIONS AVANCEES 59 1. LES RELANCES..............................................................................................59 2. LíECHEANCIER CLIENT.................................................................................59 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................59 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS...............................................59 5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT * ....................................................60 6. LES STATISTIQUES .......................................................................................60 7. LíIMPORT DíAPPEL DíOFFRE ................................................................61 8. EBP SAUVEGARDE........................................................................................61 9. LE MENU INTERNET......................................................................................61 INDEX 62Avant de commencer EBP B‚timent 13 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. AccËs au service technique Líachat du logiciel en version complËte donne droit ‡ líusage de notre service technique*. Pour y accÈder, munissez vous de votre numÈro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien níest disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file díattente. 01 34 94 20 00 Exposez votre problËme par e-mail batiment.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 ‡ 19h00 Le vendredi 8h00 ‡ 18h00 *Ce droit ‡ líassistance technique dÈpend de la date díachat de votre logiciel, de la version achetÈe et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillÈe La configuration minimale conseillÈe pour líutilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un processeur Intel Pentium 4 ñ2 gHz ou Èquivalent ? MÈmoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Windows Vista), ? Microsoft WindowsÆ XP SP2 ou Vista SP1 *, ? Un Ècran 15íí minimum est conseillÈ, rÈsolution 1024 * 768 en 16 bits ? Microsoft Internet Explorer 6 ? Une imprimante avec un driver Windows* (Jet díencre ou laser). * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire líacquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel.INSTALLATION 14 EBP B‚timent 1.3. La place disque nÈcessaire Líespace disque libre doit Ítre de 500 Mo 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours díexÈcution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu DÈmarrer et sÈlectionnez ExÈcuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe o? X est la lettre reprÈsentant líunitÈ de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. LíÈcran díaccueil apparaÓt. Cliquez sur le bouton Produits pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation díEBP B‚timent. 3. EBP B‚timent se dÈcline en trois versions : Standard, Maintenance et PRO. SÈlectionnez líinstallation correspondante ‡ la version que vous avez acquise. Remarque Si vous avez achetÈ une version rÈseau, cliquez sur le lien Installation en rÈseau, et suivez la procÈdure díinstallation disponible sur le CD-ROM. 4. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, le texte affichÈ correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel dÈpendent de son acceptation. 5. Cliquez sur Jíaccepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, líinstallation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer ‡ líÈtape suivante. 6. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de choisir le bouton Installation ComplËte. 7. Eventuellement, pour dÈfinir des rÈpertoires particuliers, cliquez sur Installation PersonnalisÈe. 8. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Batiment9.0. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer líassistant.Comment lancer mon logiciel ? EBP B‚timent 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur l'icÙne installÈ sur le bureau par dÈfaut. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par le menu par DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP B‚timent. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Version díÈvaluation Tant que le code díactivation nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version díÈvaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limitÈ en nombre de donnÈes : 20 ÈlÈments, 20 documents et les impressions porteront la mention "DÈmonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier DÈmonstration, qui vous permet de dÈcouvrir líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de líouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer votre propre dossier. 4.1. Comment obtenir mon code díactivation ? Vous venez de faire líacquisition díun logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code díactivation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code díactivation" (menu ? + Activer votre logiciel). Líactivation du logiciel se faisant via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas díInternet sur votre ordinateur un message díinformation síaffichera automatiquement vous expliquant la procÈdure ‡ suivre pour activer votre logiciel.INSTALLATION 16 EBP B‚timent 4.2. Comment introduire mon code díactivation ? Au lancement du logiciel, l'Ècran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenÍtre Activation s'ouvre et vous avez alors accËs aux zones suivantes : ? ClÈ PC Cette clÈ, calculÈe ‡ partir des informations matÈrielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandÈe lors de líactivation. ? Nom de líentreprise Vous devez impÈrativement saisir le mÍme nom que vous nous avez communiquÈ sur le courrier ´ Licence díUtilisation ª en respectant la mÍme syntaxe (points, majuscules). ? NumÈro de Licence Saisir le numÈro de licence indiquÈ sur le courrier ´ Licence díUtilisation ª joint avec la boÓte du logiciel. ? ClÈ Web Elle vous sera demandÈe pour accÈder ‡ l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres nouveautÈs, de tÈlÈcharger les mises ‡ jour de votre logiciel. ? Code díactivation Saisir le code (composÈ de 4 sÈries de 4 caractËres) sans espaces ni point, quíEBP vous a communiquÈ. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaÓt : ? Si le code a ÈtÈ correctement saisi, le message vous indique ‡ quelle version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code. ? Si le code saisi níest pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code díactivation. Remarque Par mesure de sÈcuritÈ et une fois validÈ, votre code díactivation ne sera plus visible.Comment crÈer mon dossier ? EBP B‚timent 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour crÈer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans líassistant de crÈation. Entre chaque Ètape, utilisez les boutons Suivant et PrÈcÈdent pour respectivement avancer et reculer dans la crÈation du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez quíil síinstalle, les tables ‡ crÈer par dÈfaut, les coordonnÈes et informations, et vous pourrez insÈrer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, commandes, factures, ..). Toutes ces Ètapes sont dÈtaillÈes dans líaide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque Ècran de líassistant.INSTALLATION 18 EBP B‚timent 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord síaffiche ‡ partir de la deuxiËme ouverture du dossier. Rappel : La rÈsolution Ècran doit Ítre configurÈe au minimum en 1024*768 Cliquez ici pour accÈder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages díaide ou díinformations relatives ‡ líÈtat de votre clavier, le mode díouverture de votre base en rÈseau (Exclusif ou PartagÈ) signalÈ par un cadenas , líutilisateur courant, Ö Les menus La barre de fenÍtresComment initialiser mon dossier ? EBP B‚timent 19 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons dÈcouvrir les principales fonctionnalitÈs du produit, en dÈtaillant comment initialiser votre dossier, et comment crÈer vos principales donnÈes. Nous vous guiderons dans la rÈalisation díun devis, díune facture ou díun suivi de chantier, et dans la saisie díun rËglement. Les options qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO díEBP B‚timent apparaÓtront respectivement avec les pictos suivants : ou . Remarque Les fonctionnalitÈs de la version Maintenance sont inclues dans la version PRO 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? AprËs la crÈation díun nouveau dossier, nous vous conseillons díouvrir la fenÍtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin car certaines options vont dÈterminer le mode de fonctionnement de líensemble du logiciel. La fenÍtre des options se compose de deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes ‡ saisir. 1.1. Les options ‡ remplir dËs maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? NumÈrotation : Permet díindiquer les prochains numÈros de documents qui síincrÈmenteront ensuite automatiquement, et díindiquer les codes ÈlÈments, clients etc.. ? Sauvegarde : Permet que líassistant de sauvegarde vous soit proposÈ automatiquement ‡ la fermeture de votre dossier. ? Ouvrages : Cette partie permet de dÈterminer le mode de calcul que vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode de fonctionnement en cas de mise ‡ jour des prix. ? Documents : Permet de choisir notamment comment gÈrer votre suivi de stock, et quel type d'avancement vous souhaitez appliquer dans vos factures de situation. ? DÈcimales : Permet díindiquer le nombre de dÈcimales ‡ afficher pour tous les montants, quantitÈs et unitÈs, calculÈs ou saisis dans votre dossier.PRISE EN MAIN 20 EBP B‚timent ? ComptabilitÈ : Permet díÈtablir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. ? TVA : Permet de paramÈtrer jusquí‡ 5 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options Díautres options sont trËs pratiques, comme la partie Tableau de bord o? vous pouvez dÈfinir les paramËtres des alertes ‡ afficher, et le nombre de mois ‡ afficher pour le graphique du chiffre díaffaires. Dans la partie Divers - Ventes, vous pouvez indiquer une durÈe de validitÈ pour vos devis. Dans la partie Expert Comptable, vous pourrez saisir les coordonnÈes de celui-ci afin de les retrouver sur les documents qui lui sont destinÈs (Dossier Expert Comptable)Ö Toutes les options sont dÈtaillÈes dans líaide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque Ècran díoption. 1.3. Les options díaffichage EBP B‚timent vous offre de grandes possibilitÈs pour personnaliser l'affichage du logiciel : ? Dans les options gÈnÈrales, vous pouvez choisir d'afficher ou non l'Ècran des astuces ou l'Ècran d'accueil, changer votre fond díÈcran, choisir les barres d'affichages que vous souhaitez, etc.. ? Vous avez la possibilitÈ de modifier le type d'affichage de vos menus, en changeant le contenu de vos menus, en n'affichant par dÈfaut que les menus les plus utilisÈs.. ? Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en choisissant les colonnes que vous souhaitez, en effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples, et en affichant des calculs . ? Vous pourrez organiser toutes vos listes en arborescence, gr‚ce aux catÈgories ? Gr‚ce aux boites de regroupement (accessible depuis le menu Affichage), vous pourrez classer trËs facilement les donnÈes contenues dans vos listes. ? Dans toutes les fiches (ÈlÈments, clients, fournisseurs, etc..), vous pourrez crÈer des champs personnalisÈs ? Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis, etc..), vous pouvez crÈer autant de masques de saisie que vous souhaitez en choisissant les colonnes ‡ afficher. Vous pourrez Ègalement changer les couleurs et styles de tous les ÈlÈments que vous insÈrerez dans votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages, mÈtrÈs etc...) Consultez líaide en ligne (F1) pour obtenir de plus amples renseignements sur toutes ces options.Comment crÈer un ÈlÈment ? EBP B‚timent 21 1.4. Mot de passe Vous avez la possibilitÈ de protÈger líouverture de votre dossier par la saisie díun mot de passe. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu DonnÈes + Divers + utilisateurs. Líutilisateur ADM (Administrateur) est crÈÈ par dÈfaut. Pour lui attribuer un mot de passe, sÈlectionnez-le et cliquez sur le bouton Modifier. Saisissez votre mot de passe dans la zone prÈvue ‡ cet effet et re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche de líadministrateur. DËs la prochaine ouverture de votre dossier, la fenÍtre Identification síaffichera et vous demandera de saisir votre mot de passe. 1.5. Gestion des fenÍtres Il existe principalement deux types de fenÍtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez crÈer vos propres paramÈtrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriÈtÈs de chacune de ces fenÍtres sont dÈtaillÈes dans líaide en ligne, dans la partie Manuel díutilisation, puis CaractÈristiques gÈnÈrales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenÍtre du logiciel. 2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? Vous pouvez accÈder ‡ la liste des bibliothËques depuis : ? Le menu DonnÈes - ElÈments ? L'option ElÈments disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. La liste des ÈlÈments rÈpertorie l'ensemble des bibliothËques que vous possÈdez. Elle a l'avantage de dissocier les ÈlÈments issus de votre propre bibliothËque, et les ÈlÈments issus des bibliothËques de nos partenaires. Pour constituer votre liste d'ÈlÈments, vous pouvez crÈer votre bibliothËque interne et/ou importer des bibliothËques de prix (ou tarifs fournisseurs). 2.1. CrÈation díun ÈlÈment en bibliothËque interne Vous pouvez crÈer des ÈlÈments de type fourniture, main-díúuvre, matÈriel, divers, ouvrage et textes.PRISE EN MAIN 22 EBP B‚timent ? Les ouvrages sont composÈs des ÈlÈments (fournitures, maindíúuvre, matÈriel, divers) nÈcessaires ‡ la rÈalisation díune prestation complËte. ? Les fournitures sont des ÈlÈments physiques incluant parfois de la pose. ? Les main-díúuvre correspondent au temps de travail nÈcessaire. ? Les matÈriels correspondent gÈnÈralement ‡ ce que vous avez en location et dont vous facturez au client líutilisation. ? Les divers correspondent Èventuellement au matÈriel dont vous avez besoin pour travailler (ex: gants, casques, etc..) ? Les textes types pourront Ítre insÈrÈs dans le corps de vos documents. Pour crÈer un ÈlÈment dans votre bibliothËque, vous pouvez utiliser les touches [CTRL]+[Inser] de votre clavier ou cliquer sur le bouton AJOUTER qui figure au bas de votre liste d'ÈlÈments. Une fiche ÈlÈment apparaÓt. SÈlectionnez le type fourniture puis choisissez sa famille, son unitÈ de vente, ‡ líaide de líicÙne et indiquez une description succincte. Remarque Pour sÈlectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus, ou bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignÈe sous le nom de l'onglet.Comment crÈer un ÈlÈment ? EBP B‚timent 23 Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique dans líonglet dÈsignation, puis surlignez quelques mots ‡ líaide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en cliquant sur les icÙnes correspondants (gras, italique, soulignÈ..). - Líonglet ComplÈment permet de dÈfinir le poids et le volume de líÈlÈment. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le poids, le volume total de vos ÈlÈments, le code barre, le fournisseur et savoir si líÈlÈment est en sommeil ou non. En version Maintenance, vous pouvez Ègalement indiquer le type de garantie et la durÈe de garantie de votre fourniture. Dans la version PRO díEBP B‚timent, vous avez la possibilitÈ de gÈrer des unitÈs de conditionnement diffÈrentes entre vos achats, vos ventes, et le stockage. Pour cela, indiquez les unitÈs díachat, unitÈs de stock et unitÈs de vente, et prÈcisez les coefficients ‡ appliquer entre chaque unitÈ. Le X signifie contient. Exemple Vous achetez de la colle conditionnÈe en palette. Chaque palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dÈpÙt. Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets ‡ líunitÈ : Dans líonglet Tarif, indiquez le prix díachat de votre fourniture puis tapez sur EntrÈe. Le prix TTC est automatiquement calculÈ, en fonction des pourcentages de frais gÈnÈraux et frais de bÈnÈfices saisis dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nÈcessaire. Il est Ègalement possible de sÈlectionner un barËme eco contribution. La partie Main-díúuvre vous permet díassocier un prix de main-díúuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le cas o? votre fourniture est vendue pose comprise. Líaide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculÈs tous les montants affichÈs. Vous pouvez ensuite complÈter votre fiche fourniture, en renseignant les onglets suivants : ? Tarifs/Promotion : Permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions ÈlÈments.PRISE EN MAIN 24 EBP B‚timent Les ÈlÈments de type Texte ne sont pas concernÈs par cet onglet. ? Comptes: Permet de dÈfinir les comptes comptables qui seront utilisÈs pour le transfert en comptabilitÈ. ? RÈfÈrences associÈes: Permet d'insÈrer des ÈlÈments qui seront ajoutÈs et facturÈs en mÍme temps que l'ÈlÈment que vous Ítes en train de crÈer. ? Fourn. : Permet de saisir jusqu'‡ 10 fournisseurs diffÈrents pour un ÈlÈment, avec les prix d'achat, remises, multiples de rÈappro, dÈlai de livraison, frais, etc.. ? Images : Permet d'insÈrer une image de votre ÈlÈment, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des ÈlÈments, devis...) avec images. Remarque En crÈation díÈlÈment de type ouvrage, vous pourrez notamment accÈder ‡ líonglet Composition, pour insÈrer les ÈlÈments entrant dans líouvrage et ‡ líonglet MÈtrÈ, qui se prÈsente sous la forme díune feuille de calcul et sert ‡ calculer la quantitÈ díun ou plusieurs ÈlÈments nÈcessaires ‡ la rÈalisation de líouvrage. Retrouvez dans líaide en ligne, accessible par la touche F1, le dÈtail de toutes les fonctionnalitÈs liÈes aux onglets et aux diffÈrents types díÈlÈments. 2.2. Les bibliothËques de nos partenaires Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothËque(s) de nos partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les procÈdures d'importation et les fiches ÈlÈments sont spÈcifiques ‡ chaque bibliothËque. Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options + BibliothËques, la (ou les) bibliothËque(s) ‡ afficher dans votre liste ÈlÈments. Vous trouverez donc, audessus des onglets de votre liste d'ÈlÈments, un bouton pour chacune des bibliothËques de prix que vous souhaitez consulter. Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs gÈnÈriques dans le menu Outils+ BibliothËques et Tarifs. Une liste de tarifs est proposÈe. Si votre fournisseur n'y figure pas, nous vous invitons ‡ nous consulter, pour savoir si nous pouvons dÈvelopper l'interface pour l'intÈgration de vos tarifs*. *En fonction des ÈlÈments que vous nous fournirez, nous vous rÈpondrons rapidement quant ‡ la faisabilitÈ de la rÈcupÈration de vos fichiers.Comment crÈer et utiliser un mÈtrÈ ? EBP B‚timent 25 3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? Le mÈtrÈ est une opÈration qui consiste ‡ calculer les quantitÈs de matÈriels et/ou de matÈriaux qui seront nÈcessaires pour la rÈalisation de travaux. EBP B‚timent vous permet díassocier des mÈtrÈs ‡ vos ouvrages et ‡ vos documents de vente. Líonglet MÈtrÈ se prÈsente comme une feuille de calcul dans laquelle vous pourrez saisir vos opÈrations pour une, ou plusieurs fournitures. Ces opÈrations peuvent Ítre rÈalisÈes simplement, en saisissant les calculs directement dans la zone MÈtrÈ, ou bien en faisant appel ‡ líassistant mÈtrÈ. Nous vous proposons aussi de crÈer des mÈtrÈs-types, depuis le menu DonnÈes + Divers + MÈtrÈs-types. Les mÈtrÈs-types sont des formules de calcul qui pourront Ítre utilisÈes autant de fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront ‡ saisir. Nous vous proposons ci-dessous un exemple de crÈation et utilisation díun mÈtrÈ- type avec líutilisation de líassistant mÈtrÈ. Remarque Vous pouvez aussi consulter le dossier de dÈmonstration qui contient deux exemples de mÈtrÈs-types. 3.1. Exemple de mÈtrÈ A partir du menu DonnÈes + Divers + MÈtrÈs Types, cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Vous souhaitez calculer le volume díun cylindre, pour calculer la quantitÈ de bÈton nÈcessaire pour une colonne. Indiquez le libellÈ : Volume díun cylindre. Dans les lignes de mÈtrÈ, effectuez les manipulations suivantes : ? Pour plus de lisibilitÈ, saisissez le commentaire suivant : ëDimension du cylindreí. Les apostrophes sont indispensables pour signaler au logiciel quíil síagit díun commentaire. ? Sur la deuxiËme ligne, saisissez la variable suivante : DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamËtre et hauteur díun cylindre) ? Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire suivant : ëSurface du cylindreíPRISE EN MAIN 26 EBP B‚timent ? Ouvrez líassistant de calcul en cliquant sur líicÙne de la barre díoutils. ? Dans la partie Fonctions, ouvrez la catÈgorie Volumes et sÈlectionnez la fonction Volcylindre en double-cliquant dessus, ‡ líaide de la souris. ? La fonction apparaÓt dans la zone de saisie. Vous pouvez alors indiquer, comme cela est prÈcisÈ au bas de la fenÍtre, les variables correspondantes au diamËtre et ‡ la hauteur du cylindre, comme suit : Volcylindre(DIAM;HAUT) ? Cliquez ensuite sur le bouton Terminer Votre mÈtrÈ-type est terminÈ. Vous pouvez le tester en indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos diamËtres et hauteurs. Le calcul síaffichera dans la zone Total. Níoubliez pas de supprimer ces valeurs avant díenregistrer, sinon elles apparaÓtront par dÈfaut ‡ chaque fois que vous aurez besoin de votre mÈtrÈ. Ouvrez ensuite dans un ÈlÈment de type ouvrage et cliquez sur líonglet MÈtrÈ. Vous retrouvez les ÈlÈments qui composent votre ouvrage. ? Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez sur líicÙne , ? SÈlectionnez le mÈtrÈ-type. Les opÈrations síaffichent alors. ? Indiquez les valeurs de votre diamËtre et hauteur de cylindre. ? Le mÈtrÈ se calcule automatiquement, et son total est reportÈ dans la colonne quantitÈ de líonglet MÈtrÈ et dans la colonne quantitÈ de líonglet Composition. Vous pourrez, de la mÍme faÁon, faire appel ‡ votre mÈtrÈ-type dans líonglet MÈtrÈ des documents de vente.Comment enregistrer un client ? EBP B‚timent 27 4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accÈder ‡ la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilitÈs : ? SÈlectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, ? Activer le menu DonnÈes + Clients/Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). DËs que vous transfÈrez un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transfÈrÈ en client. Remarque Il est possible de rÈaliser une facture en sÈlectionnant prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de transfert du prospect en client. Pour crÈer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnÈes et informations concernant votre client contenues dans líonglet DÈtail et validez par OK. Líonglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associÈes ‡ votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur líicÙne Nouveau.PRISE EN MAIN 28 EBP B‚timent 5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? 5.1. Promotions Les promotions sont gÈrÈes ‡ partir du menu DonnÈes + Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour crÈer une nouvelle promotion. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour valider la fiche. Líonglet Tarifs / Promotions vous permet de dÈfinir une promotion pour un ÈlÈment particulier, pour une famille ÈlÈments ou pour une famille clients. La quantitÈ minimum est la quantitÈ ‡ partir de laquelle sera appliquÈe la remise. Elle est facultative. Pour valider la crÈation de la promotion, vous devez au minimum renseigner le % de remise. 5.2. Tarifs Pour crÈer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans líonglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients, Familles ElÈments, Clients ou ElÈments. Pour les Familles Clients et Clients, il faut dÈfinir un tarif pour un code ÈlÈment prÈcis ou pour une famille prÈcise díÈlÈments. Pour les Familles ElÈments et ElÈments, il faut dÈfinir un tarif pour un code client prÈcis ou pour une famille prÈcise de clients. Remarque Lors de la rÈalisation díun tarif, si vous renseignez plusieurs critËres sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en prioritÈ dans le calcul de la remise / promotion dans le document de vente. La quantitÈ minimum et le prix de vente, ‡ partir de laquelle sera appliquÈ le prix ou la remise, sont saisissables uniquement dans líonglet de la fiche Clients ou ElÈments. Les dates de dÈbut et de fin ne sont pas saisissables, ni modifiable car elles sont dÈfinies uniquement dans les promotions. Remarque Si une famille est saisie, le code ne pourra pas Ítre saisi (et inversement). Si un prix de vente est indiquÈ sur la ligne, il níest pas possible de saisir de % de remise (et inversement). Líordre des tarifs níindique pas líordre de prioritÈ pris en compte dans le document. Líapplication se fait selon la gestion que vous avez dÈfinie dans les Options.Comment crÈer un mode de rËglement ? EBP B‚timent 29 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de rËglements sont gÈrÈs ‡ partir du menu DonnÈes + Modes de rËglement. Utilisez le bouton Ajouter pour crÈer un nouveau rËglement. Les modes de rËglement sous EBP B‚timent incluent ‡ la fois le moyen de paiement utilisÈ et líÈchÈance ‡ gÈnÈrer. Vous devez renseigner le code, et le libellÈ du mode de rËglement, puis, dans la grille díÈchÈance, saisir sur la ligne le mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date díÈchÈance ‡ partir de la date de crÈation du document. La date díÈchÈance sera donc automatiquement calculÈe dans vos documents de ventes. En version PRO, vous pouvez crÈer plusieurs lignes díÈchÈances pour un mode de rËglement. Vous pourrez ainsi paramÈtrer automatiquement les ÈchÈances de vos clients. Cliquez sur líicÙne pour ajouter une nouvelle ligne díÈchÈance dans la grille, et saisissez ses diffÈrents critËres. Attention La somme des % des lignes crÈÈes doit Ítre Ègale ‡ 100%. Ex : CrÈation díun mode de rËglement avec trois ÈchÈances : - Saisie díune premiËre ligne díÈchÈance avec 20% au Comptant, - Saisie díune deuxiËme ligne avec 40% en 30 jours fin de mois, - Saisie díune troisiËme ligne, avec 40% en 60 jours fin de mois. SÈlectionnez ensuite ce mode de rËglement dans la zone Mode de rËglement de líonglet Gestion de la fiche client. A la validation díune facture, les ÈchÈances (date, type de paiement et montant) seront automatiquement calculÈes.PRISE EN MAIN 30 EBP B‚timent 7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accÈder ‡ la crÈation du devis, vous pouvez utiliser : ? Líoption Nouveau devis depuis la barre de navigation, ? Le menu Traitements + Nouveau devis, ? Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaÓt ‡ líÈcran : Le devis se compose de trois parties essentielles : líentÍte, le corps et le pied. Ces diffÈrentes parties sont dÈcoupÈes sous forme díonglets. Les principales informations (NumÈro, Client, Date, Etat etc..) sont affichÈes en haut de la fenÍtre. Vous disposez de la zone N° díaffaire. Si vous rattachez votre devis ‡ une affaire, un message apparaÓtra pour vous demander si vous souhaitez rÈcupÈrer automatiquement les informations liÈes ‡ líaffaire.Comment saisir un devis ? EBP B‚timent 31 7.1. LíentÍte du devis Dans les parties EntÍte et ComplÈment, vous pouvez faire appel ‡ votre client, ‡ líaide de líicÙne , et utiliser líicÙne pour consulter sa fiche. Vous pouvez Ègalement modifier directement ses coordonnÈes. Vous pouvez aussi sÈlectionner votre taux de TVA par dÈfaut et indiquer líÈtat de votre devis (en cours, acceptÈ...). La date de validitÈ du devis est automatiquement calculÈe en fonction du nombre de jours indiquÈs dans les options du dossier. La zone Document AssociÈ permet de relier ‡ votre devis un document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et díimprimer ce dernier avec votre devis. La zone Mouvemente le stock est cochÈe par dÈfaut si vous avez choisi de gÈrer votre stock sur les bons de livraisons et factures (voir page 43). Si vous la dÈcochez, et les documents gÈnÈrÈs ‡ partir de ce devis, ne dÈcrÈmenteront pas les stocks. 7.2. Le corps Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insÈrer les ÈlÈments issus de vos bibliothËques externes ou interne, ou mÍme des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs, que vous pourrez ajouter ‡ votre bibliothËque interne. Le corps se prÈsente sous forme díune grille, et pour faciliter la saisie, vous disposez : Díune barre díoutils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de dÈtails) Vous avez la possibilitÈ díinsÈrer jusquí‡ 6 niveaux de tranches.. Le bouton Saisie plein Ècran est particuliËrement pratique lorsque vous avez besoin díinsÈrer beaucoup de lignes dans votre corps de document. Lorsque vous saisissez une description, la barre díoutils vous permet díappliquer du gras, de la couleur, du soulignÈ l‡ ou vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel au correcteur orthographique. Díun masque de saisie entiËrement paramÈtrable. Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont ‡ votre disposition. Díune saisie souple : vos ÈlÈments peuvent Ítre insÈrÈs ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insÈrer des ÈlÈments qui níexistent pas dans votre fichier en saisissant directement leur libellÈ et prix, et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou díun document ‡ un autre. Les prix affichÈs peuvent Ítre modifiÈs. Líonglet MÈtrÈ vous permet de calculer les quantitÈs nÈcessaires ‡ la rÈalisation de vos travaux et de les mettre ‡ jour directement dans le corps de votre devis (voir page 25).PRISE EN MAIN 32 EBP B‚timent Líonglet Lettres types, permet díajouter une lettre díentÍte ou de pied, qui sera imprimÈe sur une page ‡ part du devis. Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du devis sont dÈtaillÈes dans líaide en ligne, accessible par la touche F1. 7.3. Le pied Le pied reprÈsente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilitÈ de saisir une actualisation, díajouter des postes complÈmentaires, des frais de port (HT ou TTC), et díindiquer un montant díacompte (il ne sera pas enregistrÈ dans vos rËglements). Vous avez accËs ‡ deux boutons supplÈmentaires : le bouton TVA permet díafficher le rÈcapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton RÈcapitulatif vous indique les dÈboursÈs, prix de vente et frais totaux par type díÈlÈments, ainsi que les temps de pose et MO exprimÈs en heures et en jours. 8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accÈder ‡ la crÈation díune facture, vous pouvez utiliser : ? Líoption Nouvelle facture depuis la barre de navigation, ? Le menu Traitements + Nouvelle facture, ? Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements + Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut Ègalement Ítre crÈÈe par transfert díun devis. La facture se compose de trois parties essentielles : líentÍte, le corps et le pied. Ces parties ont les mÍmes propriÈtÈs de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont dÈtaillÈs dans líaide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures, vous disposez : - De colonnes supplÈmentaires dans le corps de votre document, - Díun onglet Acompte, pour crÈer ou associer une facture díacompte ‡ votre document. Pour ces deux points, consultez líaide en ligne pour connaÓtre le mode de fonctionnement en dÈtail.Comment gÈrer l'Èco-contribution ? EBP B‚timent 33 9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? Depuis le 15 novembre 2006, l'Èco-contribution appelÈe Ègalement Èco-taxe ou DEEE est ‡ appliquer pour les DÈchets d'Equipements …lectriques et …lectroniques. 4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barËme. Nous proposons par dÈfaut les barËmes de la sociÈtÈ Eco-systËmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer ‡ leurs clients une contribution unitaire en Èchange de la prestation effectuÈe par les Èco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des Èco organismes et seront amenÈes ‡ Èvoluer avec le temps. Cette DEEE níest applicable que pour les opÈrations rÈalisÈes en France ( DOM & Corse inclus ). Dans EBP Batiment, le paramÈtrage de la gestion de l'Èco-contribution s'effectue en plusieurs Ètapes. 9.1.1. CrÈation du barËme Pour crÈer le barËme, vous avez la possibilitÈ de saisir les fiches que vous souhaitez ou sÈlectionnez "crÈer le barËme d'Èco-contribution" lors de la crÈation de dossier ou importer le barËme. 9.1.2. Utilisation du barËme Èco-contribution Sur la fiche ÈlÈment Suite ‡ la crÈation de vos fiches barËme, vous devez affecter le barËme ‡ chaque fiche ÈlÈment. Le montant de líÈco-contribution est TTC. Par dÈfaut, le prix de vente TTC de l'ÈlÈment contient le montant de l'Ècocontribution (Montant de líÈlÈment dont Èco-contribution). Par le menu Outils/Options/Documents/Ventes-divers, vous avez la possibilitÈ díajouter le montant de líÈco-contribution au total TTC de líÈlÈment, en sÈlectionnant líoption ´ Inclure le montant de líÈco-contribution au montant TTC ª. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un ÈlÈment dans un document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barËme de l'Èco-contribution associÈ ‡ cet ÈlÈment sera automatiquement repris. Le montant total Èco-contribution TTC sera calculÈ en fonction du nombre d'ÈlÈments vendus et de líoption sÈlectionnÈe. En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'Èco contribution inclus (Dont Èco-contribution...) ou ajoutÈ dans le Total TTC du document est indiquÈ. Par le menu Impressions-Historique Èco-contribution, vous avez la possibilitÈ d'imprimer le rÈcapitulatif des barËmes d'Èco-contribution utilisÈs dans les documents. Toutes ces Ètapes sont dÈtaillÈes dans líaide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque Ècran de líassistant.PRISE EN MAIN 34 EBP B‚timent 10. COMMENT CREER UNE FACTURE DíAVANCEMENT ? Les factures díavancement, appelÈes aussi factures de situation, se crÈent : ? A partir de factures directes ? Par transfert de devis ou de commande 10.1. Saisie de líavancement des travaux La saisie de líavancement síeffectue depuis la premiËre facture que vous crÈez. Vous disposez de colonnes supplÈmentaires dans le corps des factures: le % d'avancement cumulÈ, le % d'avancement cumulÈ quantitÈ et la quantitÈ cumulÈe. Indiquez dans ces colonnes la quantitÈ consommÈe par rapport ‡ l'avancement des travaux. Le logiciel re-calcule alors le montant ‡ facturer au client (montant net HT Avancement). Remarque Le % díavancement cumulÈ permet de dÈterminer le montant ‡ facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le % díavancement cumulÈ quantitÈ, et celui-ci se recopie dans le % díavancement cumulÈ pour calculer le montant ‡ facturer au client. En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % díavancement ‡ facturer au client, indÈpendamment du % díavancement cumulÈ quantitÈ pour indiquer líavancement rÈel des travaux. Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du dossier, dans le menu Outils + Options, partie Document, Ventes. Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages. L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA, TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture. Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global. Le numÈro de situation díavancement est automatiquement incrÈmentÈ. Líonglet EchÈances affiche le mode de rËglement, et les ÈchÈances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la retenue de garantie sur chacune des factures díavancement, ou bien uniquement sur la derniËre (F1 pour Aide).Transfert, duplication et impression de documents EBP B‚timent 35 10.2. CrÈation díune nouvelle facture díavancement Pour saisir un nouvel avancement, sÈlectionnez la facture dÈj‡ rÈalisÈe dans la liste des documents de vente et cliquez sur le bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation. Une nouvelle facture apparaÓt, identique ‡ la prÈcÈdente, et vous pouvez saisir les nouveaux % díavancement. 11. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 11.1. Transfert de documents Le transfert de document sert ‡ transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial níest alors plus modifiable. Les devis peuvent Ítre transfÈrÈs en commande, bons de livraison ou factures. Remarque Un document ne peut Ítre transfÈrÈ quíune seule fois. Le document initial sera conservÈ mais ne sera plus modifiable ni supprimable (Il pourra Ítre dupliquÈ). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. SÈlectionnez le document initial et cliquez le bouton TransfÈrer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. 11.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un mÍme type ou un type diffÈrent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf les documents díacompte), afin de rÈcupÈrer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 11.3. Regroupement de bons de livraison Le regroupement de Bons de livraison síeffectue ‡ partir de la liste des documents de vente et du bouton ´ Regroupement BL ª. Le regroupement de BL peut síeffectuer suivant deux possibilitÈs : o Regrouper les documents sÈlectionnÈs dans líonglet BL en une facture. o Regroupe sur une pÈriode donnÈe pour un mÍme client (et un mÍme dÈpÙt de stock) tous les BL qui ont ÈtÈ effectuÈs en une facture. Un sous-total pour chaque BL peut-Ítre ajoutÈ sur la facture gÈnÈrÈe. Consultez líaide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les transferts, duplications ou regroupements des documents.PRISE EN MAIN 36 EBP B‚timent 11.4. Impression des documents De nombreux modËles díimpressions sont ‡ votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenÍtre du document, et choisissez votre modËle. Une boÓte díimpression síouvre et vous permet díaccÈder aux fonctions suivantes : ? Un onglet PropriÈtÈs pour choisir les paramËtres de líimpression. ? Un onglet AperÁu avant impression. Les fonctions proposÈes dans chacun de ces onglets sont dÈtaillÈes dans líaide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 11.5. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenÍtre díimpression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenÍtre síaffiche ‡ líÈcran. Vous pouvez choisir le modËle de document ‡ envoyer, ainsi que son format. Consultez líaide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 12. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous saisissez les quantitÈs fournitures consommÈes sur votre chantier, et ‡ partir duquel vous pouvez dÈcrÈmenter votre stock. Pour crÈer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantier + DÈtaillÈ. La liste des suivis apparaÓt. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste. Le suivi de chantier est constituÈ de deux parties : L'entÍte et le Corps du suivi. L'entÍte du suivi de chantier vous permet de lier le suivi ‡ un document initial (devis ou facture), de renseigner les informations liÈes au client, au stock et de saisir un commentaire. Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des ÈlÈments (de type fourniture, divers, matÈriel ou MO), le dÈboursÈ et la quantitÈ prÈvue pour le chantier. Puis, au fur et ‡ mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier et ajouter, modifier, ou supprimer des ÈlÈments si nÈcessaire, et mettre ‡ jour les quantitÈs consommÈes. Cliquez sur le bouton Bon de Sortie pour crÈer un bon de sortie de stock correspondant aux nouvelles quantitÈs consommÈes.Le suivi de chantier simplifiÈ EBP B‚timent 37 13. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE EBP B‚timent propose un deuxiËme suivi de chantier, simplifiÈ. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos dÈpenses, classÈes par catÈgorie de dÈpense, et vous pouvez comparer au fur et ‡ mesure, le dÈboursÈ prÈvu et le dÈboursÈ rÈalisÈ. Pour crÈer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le menu Traitement + Suivi de chantiers + SimplifiÈ. La liste des suivis apparaÓt. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le crÈer. Dans les onglets EntÍte et ComplÈments, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre client, et un descriptif de vos travaux. A líaide de líicÙne , SÈlectionnez dans la zone Document le document de vente source (devis, commande, etc..). Le dÈboursÈ prÈvu síaffiche alors au bas du suivi. En version Maintenance, vous avez la possibilitÈ de crÈer un suivi de chantier simplifiÈ ‡ partir díun Code contrat afin díÈtudier sa rentabilitÈ. Sans mÍme prÈciser de Contrat, vous pourrez, via le raccourci Interventions dans la barre de Navigation, rÈcupÈrer les heures de main díúuvre et de matÈriels rÈalisÈes. Dans les onglets Fournitures/Divers, Main díúuvre, MatÈriel et Frais complÈmentaires, vous disposez díune barre díoutils pour ajouter, insÈrer, et supprimer les lignes de dÈpenses. Sur chaque ligne, saisissez la date, líobjet de la dÈpense et son montant. Dans les parties Mo et MatÈriel, vous pouvez saisir les heures passÈes sur le chantier et faire appel ‡ votre fichier salariÈ afin de rÈcupÈrer le nom du salariÈ et son taux horaire, et votre fichier matÈriel pour rÈcupÈrer le co°t horaire. Remarque La saisie des heures salariÈes peut síeffectuer directement via líoption de Saisie des temps salariÈs (voir p 38) L'onglet rÈcapitulatif permet d'obtenir une vue synthÈtique de toutes vos dÈpenses liÈes au chantier, classÈes par catÈgorie : ? le total des fournitures/ divers, ? le total des Mo ? Le total des matÈriels, ? le total des heures et ? le total des frais complÈmentaires saisis dans les onglets correspondant ‡ chaque catÈgorie de dÈpenses.PRISE EN MAIN 38 EBP B‚timent Le total global s'affiche dans la zone Total dÈboursÈ rÈalisÈ, en comparaison avec le Total dÈboursÈ prÈvu, issu du document source (indiquÈ en entÍte du suivi de chantier). Si vos dÈpenses sont supÈrieures ‡ ce que vous aviez prÈvu (lorsque votre gain est en nÈgatif), le logiciel vous le signale en affichant une icÙne díavertissement . Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilitÈ de chantier ‡ partir du menu Impressions + Chantier simplifiÈ. 14. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES Líoption de saisie des temps salariÈs complËte le suivi de chantier simplifiÈ. En effet, vous avez ici la possibilitÈ de saisir, salariÈ par salariÈ, les heures effectuÈes sur chacun des chantiers simplifiÈs. Pour cela, sÈlectionnez le code de votre salariÈ. Les heures dÈj‡ saisies pour ce salariÈ síaffichent dans la liste. Utilisez líicÙne Ajouter pour crÈer une nouvelle ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date, le nombre díheures effectuÈes, et le taux horaire. Remarque Vous devez enregistrer votre saisie avant de sÈlectionner un autre salariÈ. A la validation de votre saisie, les diffÈrents suivis de chantiers simplifiÈs sur lesquels vos salariÈs ont travaillÈ, seront mis ‡ jour. 15. COMMENT GERER LES ACHATS ? La gestion díachats est uniquement disponible en version PRO. Les documents díachats sont accessibles ‡ partir du raccourci Document díachat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accÈdez alors ‡ la liste des documents díachats, qui a les mÍmes propriÈtÈs que la liste des documents de vente. Ces propriÈtÈs sont dÈtaillÈes dans líaide, accessible par la touche F1 sur la liste. De mÍme, la consultation, la modification, lëimpression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiquÈ page 35 de ce manuel. Vous pouvez crÈer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes fournisseurs, les bons de rÈceptions et bons de retours, les factures fournisseurs et les avoirs.Comment gÈrer les achats ? EBP B‚timent 39 15.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprËs de votre fournisseur, en passant par l'option de RÈapprovisionnement automatique (voir page 40), ou bien en crÈant une commande manuelle. La commande se dÈcompose en trois parties essentielles: L'entÍte, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entÍte sont reprises dans la partie haute de la commande et sont visibles quel que soit l'onglet de la commande affichÈ ‡ l'Ècran (sauf en mode saisie plein Ècran). 15.1.1. L'entÍte de la commande ComposÈe de deux onglets, EntÍte et ComplÈment, vous pouvez saisir les coordonnÈes de votre fournisseur, le dÈpÙt de stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par dÈfaut, etc.. 15.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprËs de votre fournisseur, doit Ítre saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y aider, vous disposez : ? d'une barre d'outils avec des icÙnes. ? díun masque de saisie entiËrement modulable (choix des colonnes ‡ afficher et emplacement de ces colonnes) ‡ líaide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris.PRISE EN MAIN 40 EBP B‚timent Vous insÈrerez alors des ÈlÈments issus de votre bibliothËque interne ou issus de vos bibliothËques de prix. Les prix d'achats qui apparaÓtront correspondront automatiquement au tarif dÈfini dans la fiche ÈlÈment, pour le fournisseur indiquÈ en entÍte de commande. Vous pouvez Ègalement saisir des ÈlÈments non rÈfÈrencÈs. La saisie de texte est illimitÈe, et peut faire appel ‡ des textes types.. Si vous avez beaucoup d'ÈlÈments ‡ saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein Ècran. Vous avez la possibilitÈ de sÈlectionner une affaire diffÈrente sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre suivi de chantier simplifiÈ, vous pouvez voir chaque document díachat dont au moins une ligne rÈfÈrence líaffaire. 15.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le dÈboursÈ total de votre commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le total HT. Et vous pouvez ajouter ‡ ce montant des frais de port. Le bouton TVA vous permet díafficher le rÈcapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets EchÈances et Lettres ñtypes qui vous permettent respectivement de voir les acomptes saisis, et d'ajouter une lettre de prÈsentation de dÈbut ou de fin de commande (qui sera imprimÈe sur une page ‡ part) et des conditions gÈnÈrales qui apparaÓtront au bas de votre commande. 15.2. Le rÈapprovisionnement automatique des stocks Líassistant de rÈapprovisionnement automatique des stocks est accessible ‡ partir du menu Traitements + RÈapprovisionnement des stocks. Cet assistant vous permet de choisir le dÈpÙt ou le document (Devis ou Commande) ‡ rÈapprovisionner, les quantitÈs de stock ‡ prendre en compte (virtuelles ou rÈelles), et le fournisseur ‡ choisir (principal, au meilleur prix, ou au meilleur dÈlai) pour les commandes díachat qui vont Ítre gÈnÈrÈes. Attention Avant de gÈnÈrer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans líonglet Stock de la fiche ÈlÈment, les quantitÈs minimum ‡ commander et le stock díalerte, et avoir renseignÈ líonglet Fourn dans la fiche ÈlÈment. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcËdent pour passer díune page ‡ líautre. Líaide en ligne, accessible par la touche F1, vous dÈtaille chacune des Ètapes.Comment gÈrer les achats ? EBP B‚timent 41 15.3. Comment rÈceptionner les achats ? AprËs avoir passÈ une commande auprËs de votre fournisseur, vous avez la possibilitÈ de rÈceptionner tout, ou une partie des ÈlÈments commandÈs. Pour cela, vous devez sÈlectionner la commande fournisseur, puis au choix : ? SÈlectionner l'option TransfÈrer disponible dans la barre de navigation Elle permet de gÈnÈrer un bon de rÈception global pour toute la commande (sauf les ÈlÈments de type Main-díúuvre) ? SÈlectionner l'option RÈceptionner dans la barre de navigation Elle permet de saisir, ligne ‡ ligne, les quantitÈs rÈceptionnÈes, et gÈnÈrer un bon de rÈception ou une facture pour chaque rÈception partielle. Les bons de rÈceptions reprennent les donnÈes saisies dans l'entÍte de la commande initiale. Le corps se compose des ÈlÈments rÈceptionnÈs et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistrÈ dans les paiements fournisseurs. 15.4. Comment crÈer les factures fournisseurs ? Vous pouvez gÈnÈrer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de rÈception ou d' un regroupement de bons de rÈception. Vous pouvez aussi crÈer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sÈlectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique ‡ celle des commandes. Les ÈchÈances fournisseurs sont automatiquement calculÈes dans líonglet EchÈances si le mode de rËglement fournisseur a ÈtÈ renseignÈ dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des ÈlÈments facturÈs sont mis ‡ jour. Líaide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents díachats, dÈtaille líensemble des fonctionnalitÈs disponibles dans la gestion des achats.PRISE EN MAIN 42 EBP B‚timent 16. COMMENT GERER DES AFFAIRES ? La crÈation díaffaires est uniquement disponible en version PRO. EBP B‚timent permet de crÈer des affaires clients auxquelles vous pourrez rattacher les documents de vente, achat, rËglement et suivi de chantier. Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthÈtique sur líavancement de vos dossiers clients. 16.1. Comment crÈer une affaire ? Pour crÈer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation. La liste des affaires síaffiche. Utilisez les touches [CTRL] + [Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour crÈer une nouvelle affaire. Líaffaire se prÈsente comme un classeur, dans lequel vous allez retrouver des onglets par type de documents. Les onglets Client et Informations permettent de renseigner les coordonnÈes du client, une description de líaffaire, associer jusquí‡ cinq documents, ainsi que des paramËtres comme le nom du reprÈsentant, les dates prÈvues de dÈbut et de fin de travaux, la distance du chantier, etcÖ Dans les onglets Ventes, Achats, Suivi Chantiers, Suivi chantiers simplifiÈs, et RËglements, Interventions, vous retrouverez la liste des documents rattachÈs ‡ líaffaire.Comment gÈrer les stocks ? EBP B‚timent 43 16.2. Comment associer des documents ‡ une affaire ? Pour associer plusieurs documents ‡ une mÍme affaire, il faut leur attribuer un numÈro díaffaire commun. Vous pouvez procÈder de plusieurs faÁons : ? Dans líentÍte des documents, une zone N° affaire est disponible. Vous pouvez sÈlectionner ou crÈer une affaire ‡ líaide des icÙnes et . ? Dans le corps des documents díachats, colonne numÈro díaffaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs affaires pour une commande fournisseur. ? Ou bien ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans les onglets Ventes, Achat, Suivi de chantiers, Suivi de chantiers simplifiÈs pour crÈer de nouveaux documents. De plus, le logiciel vous proposera de reprendre les informations liÈes ‡ líaffaire (code client, coordonnÈes, commentaires etc..). Remarque La zone n°affaire níexiste pas dans les rËglements. Les rËglements sont rattachÈs ‡ une affaire dËs lors quíils ont ÈtÈ pointÈs avec une facture qui elle-mÍme, est rattachÈe ‡ une affaire. Vous pouvez ‡ tout moment imprimer un rÈcapitulatif ou une analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste. 17. COMMENT GERER LES STOCKS ? 17.1. Deux modes de gestion du stock EBP B‚timent propose deux modes de dÈcrÈmentation du stock : ? A partir des bons de livraisons et factures clients, ? Ou ‡ partir du suivi de chantier dÈtaillÈ Ce choix se dÈfinit par dÈfaut dans les options du dossier, dans la partie Documents. Mais vous pouvez aussi modifier ce choix ‡ la crÈation díun nouveau document, en cochant (ou dÈcochant) la zone Mouvemente le stock, disponible dans líonglet ComplÈment des documents. Attention Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de gestion du stock, vous devez le faire dËs la crÈation du devis. La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le document gÈnÈrÈ ‡ partir du devis.PRISE EN MAIN 44 EBP B‚timent Si vous avez choisi de gÈrer votre stock ‡ partir des bons de livraisons ou factures, il sera dÈcrÈmentÈ au moment de la validation de la facture. Si vous gÈrez votre stock ‡ partir du suivi de chantier, un message síaffichera ‡ la validation du suivi pour gÈnÈrer un bon de sortie de stock correspondant aux derniËres saisies. 17.2. Les documents de stock Vous pouvez crÈer des bons díentrÈes et bons de sorties de stock, ‡ partir du menu Traitements + Documents de stock. Vous indiquerez, pour chacune de vos fournitures, la quantitÈ en stock ‡ entrer ou ‡ sortir. A la validation du bon díentrÈe, votre stock est mis ‡ jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondÈrÈ) de vos fournitures est recalculÈ. Líaide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, dÈtaille líensemble des fonctionnalitÈs disponibles dans la gestion des stocks. La version PRO est multi-dÈpÙts. Cela signifie que vous pouvez gÈrer vos stocks sur plusieurs dÈpÙts. CrÈez vos diffÈrents dÈpÙts depuis le menu DonnÈes + DÈpÙts. Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne, prÈciser sur quel dÈpÙt, líentrÈe ou la sortie de stock est ‡ effectuer. Vous pouvez aussi crÈer des bons de transferts, pour indiquer le transfert díune fourniture díun dÈpÙt ‡ un autre. 17.3. La saisie de líinventaire La saisie de líinventaire est disponible en version PRO Pour crÈer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste des documents de stocks cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type de regroupement souhaitÈ (famille, groupe, localisation..), et le dÈpÙt. Une question apparaÓt pour vous demander si vous souhaitez initialiser les nouvelles quantitÈs díinventaire ‡ zÈro, ou bien si vous voulez quíelles reprennent par dÈfaut les quantitÈs actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie díinventaire.Comment gÈrer les stocks ? EBP B‚timent 45 La feuille díinventaire síouvre sur líonglet Corps. Tous les ÈlÈments suivis en stock sont affichÈs, classÈs en fonction du regroupement choisi. Sont affichÈs : la quantitÈ actuelle, líunitÈ en stock, le Pump, et la valeur actuelle du stock. Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes : ? Nouvelle quantitÈ (unitÈ stock) ? Permet de saisir la nouvelle quantitÈ díÈlÈments, exprimÈe en unitÈ de stock. ? Nouvelle quantitÈ (unitÈ de vente) Permet de saisir la nouvelle quantitÈ en unitÈ de vente. Exemple Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que vous vendez en sachet. A líissue de líinventaire, il vous reste X cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle quantitÈ en unitÈ de stock et Y dans la colonne Nouvelle quantitÈ en unitÈ de vente. Le total de ces deux quantitÈs sera affichÈ en unitÈ de stock dans la colonne Nouvelle quantitÈ totale. ? Nouveau PUMP Par dÈfaut, la valeur du nouveau PUMP est Ègale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. ? Nouvelle quantitÈ totale Affiche le total des nouvelles quantitÈs en stock (Nouvelle quantitÈ en unitÈ de stock + nouvelle quantitÈ en unitÈ de vente). Le total des quantitÈs multipliÈ par le nouveau PUMP permet de calculer la nouvelle valeur du stock. Si la saisie de votre inventaire síÈtale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantitÈs comme vous le souhaitez. De mÍme, si vous avez ajoutÈ de nouveaux ÈlÈments dans votre bibliothËque interne, vous pouvez les ajouter ‡ votre inventaire en cliquant sur le bouton Recharger. Les mouvements de stocks seront automatiquement mis ‡ jour ‡ la validation du document. - Les ÈlÈments en sommeil, qui n'ont pas de stock, n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire. Toutefois, si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre inventaire un ÈlÈment mis en sommeil, vous devez cliquer sur le bouton Ajout díun ÈlÈment en sommeil et sÈlectionner l'ÈlÈment que vous souhaitez. Líaide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, dÈtaille líensemble des fonctionnalitÈs disponibles.PRISE EN MAIN 46 EBP B‚timent 17.4. Les mouvements de stocks Vous pouvez consulter líhistorique de tous vos mouvements de stocks depuis le menu DonnÈes + Mouvements de stocks. Choisissez les filtres souhaitÈs et cliquez sur le bouton Rechercher pour les afficher. Remarque Vous pouvez trËs facilement classer vos mouvements de stock gr‚ce aux boÓtes de regroupement, disponibles via le menu Affichage + boÓte de regroupement. SÈlectionnez la colonne de votre choix, et faites-l‡ glisser ‡ líaide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code ÈlÈment, le numÈro de document, la date, la quantitÈ dÈstockÈe, la quantitÈ díorigine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser permet díaccÈder directement au document liÈ au mouvement sÈlectionnÈ.Gestion des contrats de maintenance et S.A.V. EBP B‚timent 47 18. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V. 18.1. Les contrats de maintenance La gestion des contrats de maintenance consiste en : ? La saisie et l'impression des contrats ? La facturation pÈriodique de ces contrats ? La reconduction et le renouvellement de ces contrats, avec impression des lettres de relances ou reconductions tacites... ? L'Ètude de la rentabilitÈ d'un contrat, ‡ travers le suivi de chantier simplifiÈ Pour crÈer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier , pour ajouter un nouveau contrat. Líaide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche contrat, dÈtaille líensemble des fonctionnalitÈs disponibles.PRISE EN MAIN 48 EBP B‚timent 18.2. Le service aprËs vente La gestion du S.A.V. (Service aprËs vente) vous permet de suivre vos interventions, de la prÈparation jusqu'‡ la saisie du rapport d'intervention. A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions ‡ prÈparer sont automatiquement gÈnÈrÈes. Vous pouvez Ègalement dÈfinir un contrat sans intervention. Mais vous pouvez aussi crÈer des fiches díinterventions sans quíelles soient liÈes ‡ un contrat (notamment dans le cas o? vous avez installÈ et vendu une fourniture et vous devez revenir sur le chantier) Lorsque vous prÈparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariÈs qui vont intervenir, le matÈriel ‡ prÈvoir, la durÈe totale prÈvue, le jour et líheure de líintervention, les frais de dÈplacement, et saisir les ÈlÈments (code, numÈro de sÈrie, type et durÈe de garantie, etc.) sur lesquels vous allez intervenir. Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariÈs. Les rendez-vous sont automatiquement gÈnÈrÈs dans le planning , ou ‡ l'inverse, vous pouvez consulter ou crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Pour crÈer vos interventions, placez-vous dans le menu Traitements + Maintenance /SAV + Interventions. Líaide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche intervention, dÈtaille líensemble des fonctionnalitÈs disponibles. Pour complÈter le suivi des interventions, un suivi des actions (appels, courriers..) vous est proposÈ, ‡ partir du menu Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions. 18.3. Líhistorique Maintenance / SAV A partir du menu DonnÈes + Maintenance /SAV + Historique Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numÈro de sÈrie, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont liÈs : Contrats, Factures, Interventions, Actions.. L'historique apparaÓt de faÁon dÈtaillÈe en affichant toutes les lignes des documents o? le filtre choisi est prÈsent, ou bien, de faÁon non dÈtaillÈe, en affichant la liste des documents o? le filtre sÈlectionnÈ apparaÓt.Le planning EBP B‚timent 49 19. LE PLANNING En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les rendez-vous de vos salariÈs, les rÈservations de vos matÈriels, et les interventions liÈes ‡ la maintenance et au S.A.V. Remarque Avant díaccÈder au planning, vous devez crÈer vos salariÈs, ‡ partir du menu DonnÈes + SalariÈs, et crÈer vos ressources matÈrielles ‡ partir du menu DonnÈes + MatÈriels AccÈdez facilement au planning en cliquant sur le raccourci Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de navigation. 19.1.1. PrÈsentation du planning Vous avez la possibilitÈ de visualiser le planning sous diffÈrentes formes. Pour cela, vous disposez des paramËtres suivants : ? Vue Vous pouvez choisir entre la vue journaliËre groupÈe par ressources, par jour ou une vue mensuelle. - La vue journaliËre groupÈe par type de ressource affiche le planning journalier des salariÈs et matÈriels. - La vue journaliËre groupÈe par jour affiche les journÈes et pour chaque journÈe, la liste des salariÈs et matÈriels avec leur planning. - La vue mensuelle affiche pour chaque salariÈ et matÈriel, tous les jours du mois avec les RDV prÈvus. ? Type de ressource Permet de choisir entre l'affichage des rendez-vous salariÈs ou les rÈservations matÈrielles dans le planning. ? Ressource Permet d'afficher les rendez-vous d'un salariÈ ou les rÈservations d'un matÈriel ? Date Indiquez la date de dÈbut du planning ‡ afficher. ? Hauteur d'une ligne Indiquez en pixels, la hauteur des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou diminuer gr‚ce aux petites flËches disponibles dans la zone de saisie. ? Nombre de jours Saisissez le nombre de jours ‡ afficher dans le planning. ? Intervalles Indiquez les intervalles ‡ afficher dans le planning.PRISE EN MAIN 50 EBP B‚timent Remarque Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas disponibles pour la vue mensuelle du planning. 19.1.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 10 types de rendez-vous diffÈrents en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi prÈciser vos heures d'ouverture, de pause et de dÈjeuner, qui apparaÓtront de couleur diffÈrente dans votre planning. Ces paramËtres se dÈfinissent dans les options du dossier partie Planning, ‡ partir du menu Outils. - Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez : ? cliquer directement sur l'icÙne Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche. ? vous placer sur le planning et utiliser l'icÙne Ajouter ou le menu contextuel puis Ajouter. La fiche rendez-vous s'affiche avec les dates de dÈbut et date de fin prÈ-remplies. ? vous placer sur le planning et utiliser le menu contextuel (accessible par le clic droit de la souris) et choisir l'option Ajouter par type + type de rendezvous souhaitÈ. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de dÈbut et de fin prÈ-remplie et le type de rendez-vous sÈlectionnÈ. - Pour modifier un rendez-vous, sÈlectionnez-le dans le planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis utilisez l'icÙne Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus du planning, ou bien utilisez l'option Modifier disponible dans le menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce que vous souhaitez. - Pour supprimer un rendez-vous, sÈlectionnez-le dans votre planning en cliquant dessus ‡ l'aide de la souris, puis cochez l'option Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans le menu contextuel (clic droit de la souris). 19.1.3. Ajout d'une intervention Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilitÈ de crÈer, ‡ partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela, SÈlectionnez, dans le menu contextuel accessible ‡ partir du clic droit de la souris, l'option Nouvelle Intervention. A la validation de celle-ci, le RDV apparaÓt dans le planning, pour tous les salariÈs et matÈriels qui doivent intervenir. Dans la fiche RDV, le code intervention est affichÈ. Pour visualiser le dÈtail d'une intervention depuis le planning, sÈlectionnez le rendez-vous et cliquez sur le raccourci Visualiser Intervention disponible dans la barre de navigation.Le planning EBP B‚timent 51 19.1.4. La fiche rendez-vous Vous disposez des champs suivants : ? Objet Vous disposez d'une zone de saisie de 100 caractËres pour indiquer l'objet de votre rendez-vous. C'est ce libellÈ qui sera affichÈ dans votre planning au-dessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le permet). ? Dates de dÈbut et fin de rendez-vous SÈlectionnez les jours et heures de dÈbut et fin de rendez-vous, ‡ l'aide des flËches disponibles dans les zones de saisie. ? Clignotant Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous clignote dans votre planning. Vous disposez d'une zone de saisie intitulÈe Notes pour complÈter l'objet de votre rendez-vous si vous le souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras, couleur, police, soulignÈ, etc...) pour mettre en valeur tout ou une partie de votre texte. ? Líonglet Affectation Vous avez la possibilitÈ d'affecter automatiquement le rendez-vous ‡ plusieurs salariÈs. Pour cela, cochez les cases en face de chacun des noms des salariÈs concernÈs, ou bien cochez la zone en face du libellÈ SalariÈs pour les sÈlectionner tous d'un seul clic de la souris.PRISE EN MAIN 52 EBP B‚timent 20. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les dÈcaissements fournisseurs, accessibles seulement en version PRO díEBP B‚timent, fonctionnent exactement de la mÍme faÁon que la saisie des rËglements et la remise en banque, dÈtaillÈs dans les chapitres cidessous. 20.1. Comment saisir un acompte ? Une facture díacompte doit Ítre Èmise pour tout versement díacompte effectuÈ avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuÈe (article 289 c du CGI) Vous pouvez la crÈer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements, ou bien ‡ partir de líonglet Acompte de la commande ou du BL. Lorsque la prestation a ÈtÈ rÈalisÈe ou les biens ont ÈtÈ livrÈs, vous allez Ètablir la facture finale, et rattacher ‡ celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont ÈtÈ enregistrÈes. Sur vos factures, vous retrouverez le rÈcapitulatif des montants d'acomptes versÈs avec les dates et numÈros de factures correspondants, ainsi que le dÈtail par taux du montant total de TVA, la TVA payÈe, et le restant ‡ payer. Dans les options du dossier, partie ComptabilitÈ + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiquÈs. Consultez líaide en ligne (F1), partie Guide + Facture díacompte pour connaÓtre le mode de transfert comptable appliquÈ, et le dÈtail du fonctionnement des documents díacompte. 20.2. Comment saisir un rËglement client ? Pour saisir un rËglement client, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + RËglements. La liste des rËglements dÈj‡ effectuÈs apparaÓt. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau rËglement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du rËglement reÁu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalitÈ du montant en double cliquant, ‡ líaide de la souris, sur líÈchÈance correspondante, ou bien saisir le montant ‡ affecter dans la colonne Montant AffectÈ sur les lignes díÈchÈances concernÈes.Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP B‚timent 53 ? Dans le cas o? vous ne souhaitez pas passer par l'Ètape de remise en banque, indiquer directement ici le code banque. Lors du transfert comptable, le rËglement sera transfÈrÈ sur la banque sÈlectionnÈe. Remarque Vous pouvez Ègalement enregistrer un rËglement sans le rattacher ‡ une ÈchÈance. Il pourra Ítre transfÈrÈ en comptabilitÈ et vous pourrez par la suite líaffecter ‡ une ou plusieurs ÈchÈances si nÈcessaire. 20.3. La remise en banque EBP B‚timent vous permet de remettre en banque vos rËglements clients en Èditant le bordereau de remise en banque. Pour crÈer une remise, placez-vous dans le menu Traitements + Clients + Remise en banque, et utilisez les touches [Ctrl]+[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste. Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et sÈlectionnez les rËglements concernÈs, en cochant la colonne PointÈ. Vous pouvez utiliser les options et de la barre díoutils pour tous les pointer ou les dÈpointer. 20.3.1. GÈnÈration du fichier Etebac En version PRO, vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier ‡ la norme Etebac 5 , destinÈ ‡ votre banque, aprËs validation de la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton GÈnÈrer Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque, et indiquez le chemin o? copier le fichier sur votre disque dur ou sur une disquette. Attention Toutes les coordonnÈes bancaires doivent avoir ÈtÈ saisies dans le menu DonnÈes + Divers + Banques, ainsi que celles de vos clients et fournisseurs, dans leurs fiches respectives.PRISE EN MAIN 54 EBP B‚timent 21. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 21.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaÓt dËs que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet díobtenir une synthËse de votre activitÈ. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis ‡ relancer, les ÈchÈances Èchues, des statistiques et un graphique reprÈsentant votre chiffre díaffaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus ‡ líaide de la souris. Les donnÈes affichÈes sont mises ‡ jour ‡ chaque ouverture du dossier. Vous pouvez aussi consulter les derniers documents díachats, et les statistiques díachat.Comment crÈer un mailing ? EBP B‚timent 55 21.2. Líhistorique client/prospect Depuis le menu DonnÈes + Historique clients, EBP B‚timent vous offre la possibilitÈ díobtenir un historique sous forme dÈtaillÈe ou non, par ÈlÈment ou famille díarticle, en choisissant la pÈriode souhaitÈe et le type de document ‡ prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critËre(s) de sÈlection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre ‡ jour la liste. Vous disposez aussi díun historique fournisseur, accessible depuis le menu donnÈes + Historique fournisseur. Nous vous invitons ‡ consulter líaide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les Ècrans du tableau de bord et de líhistorique pour obtenir des prÈcisions sur les paramËtres et options disponibles. 22. COMMENT CREER UN MAILING ? En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects, et accÈder ‡ líassistant de crÈation de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalitÈ, vous devez possÈder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supÈrieure. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant, qui permettent de sÈlectionner les clients et/ou les prospects ‡ qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. Vous devez les insÈrer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement ‡ la fin de l'assistant.PRISE EN MAIN 56 EBP B‚timent 23. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transfÈrer en comptabilitÈ vos Ècritures comptables de ventes et de rËglements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de donnÈes. 23.1. Les donnÈes ‡ renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilitÈ, EBP B‚timent a besoin de plusieurs renseignements : ? Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin díaccËs du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transfÈrer vos Ècritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA. Remarque DËs que vous aurez sÈlectionnÈ le chemin díaccËs ‡ votre dossier de comptabilitÈ, vous pourrez sÈlectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilitÈ ‡ líaide de líicÙne . ? Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, ‡ renseigner dans les fiches ÈlÈments ou dans les options. ? Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. ? Le compte comptable de votre banque, (pour líÈcriture de rËglement) ‡ renseigner dans la fiche banque ou dans les options. ? Le journal comptable de banque ‡ saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par dÈfaut les comptes comptables indiquÈs dans les fiches ÈlÈments, banques et fiches clients. Si ceux-ci níexistent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisÈs pour le transfert des Ècritures.Comment sauvegarder mon dossier ? EBP B‚timent 57 23.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilitÈ, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilitÈ, saisir les paramËtres de transfert et lancer la procÈdure, ‡ líaide du bouton Lancer. Nous vous conseillons de consulter auparavant líaperÁu avant impression qui vous donne la liste des Ècritures qui vont Ítre transfÈrÈes en comptabilitÈ. Attention La longueur des numÈros de comptes saisis dans EBP B‚timent doit correspondre ‡ la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilitÈ). Cliquez sur le bouton Lancer pour gÈnÈrer le fichier de transfert. 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est trËs important díeffectuer rÈguliËrement une sauvegarde des donnÈes, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a ÈtÈ malencontreusement supprimÈe ou endommagÈe. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons díeffectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de donnÈes, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec líachat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis líoption Sauvegarde de la barre de navigation, vous accÈdez ‡ líassistant de sauvegarde qui vous permet de sÈlectionner les options de sauvegardes et lancer la procÈdure.PRISE EN MAIN 58 EBP B‚timent La sauvegarde peut Ítre allÈgÈe, en fonction des options sÈlectionnÈes. Par dÈfaut, tout est sauvegardÈ (DonnÈes, modËles et formats díaffichage). Chaque Ètape est dÈtaillÈe dans líaide en ligne (F1). 25. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, díaprËs les art 95 et 98 du bulletin officiel des impÙts du 24/01/2006, que líarchivage des donnÈes est une opÈration prÈconisÈe pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer ‡ cette opÈration. Selon líart 99 du B.O. des impÙts du 24/01/2006, cíest lors de la clÙture de líexercice ou la pÈriode comptable que la procÈdure díarchivage doit intervenir. Pour cela, utilisez líassistant díarchivage des donnÈes disponible depuis le menu Outils + Archivage des donnÈes. SÈlectionnez le dossier ‡ archiver, et líemplacement des fichiers ‡ gÈnÈrer puis lancez líopÈration en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les donnÈes de votre dossier sont archivÈes dans des fichiers au format texte. Les fichiers sont ensuite compressÈs dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.Les relances EBP B‚timent 59 Les fonctions avancÈes Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales fonctions dont vous disposez dans EBP B‚timent. Líutilisation de ces fonctions est dÈtaillÈe dans líaide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque Ècran. 1. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validitÈ arrive ‡ ÈchÈance, et les relances clients, concernant les ÈchÈances de rËglement Èchues ou arrivant ‡ terme. Ces deux impressions sont disponibles ‡ partir du menu Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions + RËglements + Relances. 2. LíECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilitÈ de consulter ‡ líÈcran et díimprimer les ÈchÈances de vos clients, filtrÈes selon les dates souhaitÈes, ‡ partir des menus Traitements + Clients + EchÈanciers et Traitement + Fournisseurs + EchÈanciers si vous possÈdez une version PRO. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons líimpression de vos factures et rËglements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilitÈ. 4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS Un grand nombre de modËles díimpressions sont disponible dans le logiciel. Toutes les donnÈes peuvent Ítre imprimÈes depuis le menu Impressions, et chaque modËle peut Ítre personnalisÈ via le bouton Modifier le modËle, prÈsent dans toutes les boÓtes díimpressions. Vous pouvez vous aider de la brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le Cd-rom EBP, pour effectuer les modifications souhaitÈes.LES FONCTIONS AVANCEES 60 EBP B‚timent 5. ENVOI DES DONNEES VERS MOBIBAT * EBP B‚timent vous offre une solution de mobilitÈ ‡ travers le serveur Mobibat : ? Utilisez líoption disponible dans le menu Internet pour envoyer vos clients/prospects et vos ouvrages sur le serveur Mobibat. ? RÈcupÈrez-les ensuite sur votre PDA, afin díÈtablir des devis chez vos clients. ? Envoyez les devis ou factures rÈalisÈs sur le serveur Mobibat, ? Utilisez líoption de rÈcupÈration des documents disponible dans le menu Internet díEBP B‚timent pour les rÈintÈgrer dans votre logiciel. Nous vous invitons ‡ consulter líaide en ligne (F1) pour connaÓtre le dÈtail du fonctionnement de chaque Ètape. *Sous rÈserve de disponibilitÈ du service 6. LES STATISTIQUES EBP B‚timent vous permet díobtenir de nombreuses statistiques clients, ÈlÈments, sur vos documents ou rËglements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.Líimport díappel díoffre EBP B‚timent 61 7. LíIMPORT DíAPPEL DíOFFRE EBP B‚timent vous permet de rÈcupÈrer vos appels d'offres au format Microsoft Excel. Pour cela, aprËs avoir sÈlectionner le fichier ‡ importer, vous devez sÈlectionner une ‡ une les colonnes de votre appel d'offre et indiquez ‡ quel type de colonne elle correspond. Vous pouvez dÈfinir jusqu'‡ 7 colonnes : InutilisÈ (l'import de cette colonne ne s'effectuera pas), Code (code ÈlÈment), NumÈrotation de la ligne, LibellÈ (ou dÈsignation), Prix HT, UnitÈ de vente et QuantitÈ. Ensuite, vous pouvez gÈnÈrer un devis et vous n'aurez plus qu'‡ complÈter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer. Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le menu Outils + Import díappel díoffre. 8. EBP SAUVEGARDE EBP B‚timent permet de sauvegarder en ligne, gr‚ce au service EBP Sauvegarde accessible depuis líassistant de sauvegarde des donnÈes. EBP Sauvegarde est un service Èconomique, offrant un hÈbergement sÈcurisÈ de vos donnÈes, la possibilitÈ díy accÈder ‡ tout instant et en tout lieu et la simplicitÈ díun support toujours disponible. Pratique et s°re, la notification de sauvegarde confirme le bon dÈroulement des opÈrations. Avec líachat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 9. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilitÈ de mettre ‡ jour la version díEBP B‚timent, díaccÈder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuÈ, de dÈbrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accËs ‡ Internet depuis votre poste. SÈlectionnez ensuite líoption dÈsirÈe, et laissez-vous guider !INDEX 62 EBP B‚timent Index A AccËs au service technique .................................................................................... 12 Achats..................................................................................................................... 37 Activation ................................................................................................................ 14 Affaires.............................................................................................................. 41, 42 Aide sur EBP B‚timent ............................................................................................. 7 Appel díoffre............................................................................................................ 61 B BibliothËque interne ................................................................................................ 21 BibliothËques externes ........................................................................................... 23 C Clients..................................................................................................................... 26 Code d'activation .............................................................................................. 14, 15 Commande díachat ‡ partir díun devis ................................................................... 39 Commandes fournisseurs ................................................................................. 38, 39 Configuration minimale ........................................................................................... 12 Contrats .................................................................................................................. 46 Convention díutilisation díEBP.................................................................................. 3 Corps du devis........................................................................................................ 30 Correcteur orthographique...................................................................................... 30 CrÈation de dossier................................................................................................. 16 D DEEE................................................................................................................ 22, 32 Devis....................................................................................................................... 29 Documents díachats ............................................................................................... 37 Documents de stock ............................................................................................... 43 Dossier expert......................................................................................................... 59 Duplication de documents....................................................................................... 34 E EchÈanciers ............................................................................................................ 59 Eco-contribution................................................................................................ 22, 32 Eco-taxe............................................................................................................ 22, 32 Ecran de travail....................................................................................................... 17 ElÈments................................................................................................................. 20 En sommeil....................................................................................................... 22, 44 Envoi par e-mail...................................................................................................... 35Index EBP B‚timent 63 Etebac .................................................................................................................... 52 F Facture.............................................................................................................. 31, 40 Factures d'avancement........................................................................................... 33 Fonctions avancÈes................................................................................................ 59 Fournitures.............................................................................................................. 21 G Gestion des fenÍtres............................................................................................... 20 H Historique client ...................................................................................................... 54 Historique fournisseur............................................................................................. 54 I Impression de documents....................................................................................... 35 Initialisation du dossier ........................................................................................... 18 Installation............................................................................................................... 13 Internet.................................................................................................................... 61 Intervention............................................................................................................. 49 Inventaire................................................................................................................ 43 L Lancement du logiciel............................................................................................. 14 M Mailing clients / prospects....................................................................................... 54 Main díoeuvre ......................................................................................................... 21 MatÈriels ................................................................................................................. 21 MÈtrÈs............................................................................................................... 24, 27 Modes de rËglement......................................................................................... 27, 28 Modifier un modËle ................................................................................................. 59 Mot de passe .......................................................................................................... 20 Mouvements de stocks ........................................................................................... 45 Multi tarif ................................................................................................................. 27 N Nouveau devis ........................................................................................................ 29 O Options díaffichage ................................................................................................. 19 Options du dossier.................................................................................................. 18 Ouvrages ................................................................................................................ 21INDEX 64 EBP B‚timent P Pied de devis .......................................................................................................... 31 Planning.................................................................................................................. 48 Promotion ............................................................................................................... 27 Prospects................................................................................................................ 26 R RÈapprovisionnement des stocks ........................................................................... 39 RÈcÈptionner .......................................................................................................... 40 RËglement client..................................................................................................... 51 RËglement fournisseur............................................................................................ 51 Regroupement de BL.............................................................................................. 34 Relances clients...................................................................................................... 59 Relances devis ....................................................................................................... 59 Remise en banque.................................................................................................. 52 Rendez-vous..................................................................................................... 49, 50 Retenue de garantie ............................................................................................... 33 S Sauvegarde des donnÈes ................................................................................. 56, 61 SAV ........................................................................................................................ 46 Statistiques ............................................................................................................. 60 Stocks..................................................................................................................... 42 Suivi de chantier ............................................................................................... 35, 36 T Tableau de bord...................................................................................................... 53 Temps Salaries....................................................................................................... 37 Textes types ........................................................................................................... 21 Transfert comptable.............................................................................................. 55, 56 Transfert de documents.......................................................................................... 34 EBP Compta Pour Windows? XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009EBP Compta 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Compta 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.EBP Compta 5 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 20096 EBP Compta Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire.Table des matières EBP Compta 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER 11 1.1. Accès au service technique................................................................11 1.2. Configuration requise .........................................................................12 1.3. Place disque nécessaire .....................................................................12 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13 2.1. Installation monoposte .......................................................................13 2.2. Installation réseau ...............................................................................14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18 4.1. Version d’évaluation............................................................................18 4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................19 4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................19 4.4. Evaluez une version après activation ................................................20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................21 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................21 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................21 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................22 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................22 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ...................................................22 5.7. Etape 7 : Plan Comptable....................................................................23 5.8. Ecran de travail....................................................................................24 PRISE EN MAIN 25 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................25 1.2. Les préférences de mon dossier........................................................26 1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................29 1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................30 1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................34 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37 2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................37 2.2. La saisie non comptable .....................................................................37 2.3. La saisie guidée ...................................................................................43 2.4. La saisie standard ...............................................................................45TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50 3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................50 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................50 3.3. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................50 3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................51 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................52 4. JE POINTE MA BANQUE 53 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? .....................................53 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................53 5. LA DECLARATION DE TVA 55 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................55 5.2. La déclaration CA3 ..............................................................................55 5.3. La déclaration CA12 ............................................................................56 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58 6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................58 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?...............................................58 6.3. Comment imprimer ma balance ? ......................................................59 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................60 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................61 7.3. Comment imprimer l’échéancier ?.....................................................62 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................63 8. LA CLOTURE MENSUELLE 64 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................64 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................64 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................65 9.2. Je clôture mon exercice......................................................................65 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................69 10.2. Comment sauvegarder ?...................................................................69 LES FONCTIONS AVANCEES 71 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71 1.1. La création des guides d’écritures.....................................................71 1.2. La gestion des abonnements .............................................................71 1.3. La gestion des modes de règlement..................................................71 1.4. La gestion analytique ..........................................................................72 1.5. La gestion budgétaire .........................................................................72Table des matières EBP Compta 9 1.6. Les chéquiers (version PRO)..............................................................72 1.7. La gestion des devises (version PRO)...............................................72 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)......72 2. MENU QUOTIDIEN 73 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................73 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO).................73 2.3. La recherche d’écritures .....................................................................73 2.4. Les écritures de simulation ................................................................73 2.5. Les prévisions de trésorerie ...............................................................73 3. MENU IMPRESSIONS 74 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) .....................................74 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) .........................74 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) .............................................74 3.4. Les listes diverses...............................................................................74 4. MENU CLOTURE 75 4.1. Validation des écritures ......................................................................75 4.2. La génération des soldes N-1.............................................................75 4.3. La génération des RAN provisoires ...................................................75 5. MENU OUTILS 76 5.1. Maintenance.........................................................................................76 5.2. Assistance comptable.........................................................................76 5.3. Communication entreprise-expert .....................................................76 5.4. Les importations et exportations de données ..................................77 INDEX 79Avant de commencer EBP Compta 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local) ? Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 ? * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.INSTALLATION 12 EBP Compta 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ; ? Windows? XP (1) , Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ; ? Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ; ? Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows? XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 (2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.INSTALLATION 14 EBP Compta A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 15 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel ? C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration ? C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données ? C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel ? C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration ? C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données ? X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.INSTALLATION 16 EBP Compta 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? EBP Compta 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit : ? Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ; ? Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet : ? D’essayer le logiciel en version d’évaluation ; ? D’activer le logiciel.INSTALLATION 18 EBP Compta 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées : ? Version Immobilisations, ? Version Millésime, ? Version Pro, ? Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportezvous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Compta 19 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). ? Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. ? Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.INSTALLATION 20 EBP Compta Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : ? Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé. ? Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.Comment créer mon dossier ? EBP Compta 21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.INSTALLATION 22 EBP Compta 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque : ? La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple :Comment créer mon dossier ? EBP Compta 23 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque. ? La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 30).INSTALLATION 24 EBP Compta 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations).Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 25 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!!PRISE EN MAIN 26 EBP Compta 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers ? Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 27 1.2.2. Onglet Saisie ? Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1 er mois de l’exercice. ? Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier. ? Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case. ? Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie. ? Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie. ? Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation ? Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation. ? Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque : ? En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux. ? En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 29 Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés : ? « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture. ? « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées.PRISE EN MAIN 30 EBP Compta 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples ? Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements. ? Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire. ? Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante :Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 31 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs : ? Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance.PRISE EN MAIN 32 EBP Compta ? Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés. ? Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte. ? Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite. ? Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 33 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits). Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE).PRISE EN MAIN 34 EBP Compta 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 35 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé. ? Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois). ? Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27). ? Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon.PRISE EN MAIN 36 EBP Compta 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque : ? Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces. ? Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique : ? Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal : ? Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture, ? Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois. ? Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1.Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 37 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie : ? La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2. ? La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 43. ? La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences).PRISE EN MAIN 38 EBP Compta 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation ? ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide. ? Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée. ? Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour. ? Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce. ? Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche ? . ? Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information. ? Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture. ? En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation. ? Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche ? de votre clavier numérique.Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 39 ? Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée. ? Saisissez toutes les ventilations nécessaires. ? Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ».PRISE EN MAIN 40 EBP Compta Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou ? pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation ? ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z :Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 41 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense. ? Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse). ? Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais : ? Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie. ? Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA. ? Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA.PRISE EN MAIN 42 EBP Compta Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette. ? Saisissez le jour du règlement. ? Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette. ? Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris :Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 43 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée : ? Sélection automatique du journal ? Proposition des numéros de comptes ? Positionnement automatique au débit ou au crédit ? Libellés pré-paramétrés ? Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée : ? Par la barre d’outils : ? Ou par le volet de navigation : ? Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.PRISE EN MAIN 44 EBP Compta Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC. ? Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture. ? Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance. ? Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce. ? Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau . ? Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement. ? Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures.Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 45 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard : ? Par la barre d’outils : ? Ou par le volet de navigation : ? Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée. ? Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée. ? Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée. ? Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche ? (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne. ? Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture. ? Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture. ? Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche ?, ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau.PRISE EN MAIN 46 EBP Compta Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche ? ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis ? ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer. ? Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance. ? La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres. ? Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture. ? Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 34) . ? Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements. ? Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 47 Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. Points à retenir : ? Choisissez un journal ; ? Choisissez un mois ; ? Saisissez vos écritures : ? ? ou F4 ouvre le plan comptable ? F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie. ? Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé. ? Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement. ? Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou ?. ? Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement. ? Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement. ? Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411? ou 411 F4 et choisissez le client. ? Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement. ? Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement.PRISE EN MAIN 48 EBP Compta ? Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher. ? Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros. ? Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne. ? Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ? ? L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ; ? Les écritures seront automatiquement lettrées ; ? De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA. ? Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer. ? Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 36). Points à retenir : ? Choisissez un journal ; ? Choisissez un mois ; ? Saisissez la ligne du paiement ; ? Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture.Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 49 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures ? Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche ? ou Inser de votre clavier. ? Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche ? ou ? : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie. ? Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche ? ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche ?. Remarques ? Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris). ? Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier. ? En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus.PRISE EN MAIN 50 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation : ? Par la barre d’outils : ? Ou par le volet de navigation : ? Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit : ? Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411? ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation). ? Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.Je consulte et je lettre un compte EBP Compta 51 ? Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. Quelles en sont les conséquences ? ? Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées. ? En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique. ? Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) . ? Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique : ? La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client. ? Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés.PRISE EN MAIN 52 EBP Compta Remarques ? Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1. ? Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue. ? Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47).Je pointe ma banque EBP Compta 53 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien. ? Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé). ? Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal). ? Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. ? Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.PRISE EN MAIN 54 EBP Compta ? Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. ? Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux ») . ? S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône . ? Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques ? Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées. ? Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ? ? Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les. ? Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque. ? Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus. ? Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé).La déclaration de TVA EBP Compta 55 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé : ? Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25). ? Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire. ? Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…). ? En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA. ? Cliquer sur le bouton Nouveau.PRISE EN MAIN 56 EBP Compta ? Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant. ? Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire. ? Indiquez le mois ou le trimestre voulu. ? Indiquez le mode de paiement. ? Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. ? Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique. ? Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA. ? Cliquer sur le bouton Nouveau. ? Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire. ? Indiquez la date limite de dépôt. ? Indiquez le mode de paiement. ? Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.La déclaration de TVA EBP Compta 57 ? Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique. ? Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.PRISE EN MAIN 58 EBP Compta 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône . ? Sélectionnez le journal souhaité. ? Choisissez la période. ? Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) . ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône . ? Choisissez le type de grand-livre souhaité : ? Clients ? Fournisseurs ? Clients et Fournisseurs ? Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs ? Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés. ? La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. ? Choisissez la période. ? Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) . ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre.Les impressions courantes EBP Compta 59 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône . ? Choisissez le type de balance souhaité : ? Clients ? Fournisseurs ? Clients et Fournisseurs ? Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes ? Globale : tous les comptes mouvementés ressortent. ? La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. ? Choisissez la période. ? Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) . ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance.PRISE EN MAIN 60 EBP Compta 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions. ? Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux. ? La fourchette de comptes s’affiche automatiquement. ? Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date. ? Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur). ? Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée.Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 61 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions. ? Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux. ? La fourchette de comptes s’affiche automatiquement. ? Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date. ? Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur). ? Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements.PRISE EN MAIN 62 EBP Compta 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions. ? Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux. ? La fourchette de comptes s’affiche automatiquement. ? Indiquez la période à prendre en compte. ? Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) . ? Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard. ? Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux. ? La fourchette de comptes s’affiche automatiquement. ? Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date. ? Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte. ? Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 63 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône . ? Renseignez la date de référence avec la date du jour. ? Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ? ? Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression. ? Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante :PRISE EN MAIN 64 EBP Compta 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 65 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va : ? Solder les comptes de classes 6 et 7 ; ? Calculer le résultat de l’exercice ; ? Générer les écritures de reports à nouveaux.PRISE EN MAIN 66 EBP Compta 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer : ? Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour. ? Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation. ? Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture). ? La sauvegarde du dossier doit être effectuée.Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 67 Etape 2 : Nouvel exercice ? Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement. ? Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options ? Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option. ? Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option. ? Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture. ? Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture ? Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive ? Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base. ? Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.PRISE EN MAIN 68 EBP Compta Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture. ? Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture. ? Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux. ? Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Compta 69 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données : ? Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée. ? Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.Traitements particuliers EBP Compta 71 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement).LES FONCTIONS AVANCEES 72 EBP Compta 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations).Menu Quotidien EBP Compta 73 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie).LES FONCTIONS AVANCEES 74 EBP Compta 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données.Menu Clôture EBP Compta 75 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires).LES FONCTIONS AVANCEES 76 EBP Compta 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1. ? Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre. ? Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés. ? Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta.Menu Outils EBP Compta 77 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.INDEX EBP Compta 79 INDEX A Abonnements ...................................................................................................... 71 Achats ........................................................................................................... 38, 43 Activation............................................................................................................. 19 Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31 Aide à la révision............................................................................................... 76 Aide en ligne.................................................................................................... 5, 26 Analytique............................................................................................................ 72 Annexe 3310 A.................................................................................................... 55 Avoir .................................................................................................................... 39 B Balance ............................................................................................................... 59 Balance âgée ...................................................................................................... 60 Bilan .................................................................................................................... 65 Bordereau de remise en banque ......................................................................... 42 Budget................................................................................................................. 72 C CA12 ................................................................................................................... 56 CA3 ..................................................................................................................... 55 Chéquiers ............................................................................................................ 72 Client ................................................................................................................... 31 Clôture annuelle ............................................................................................ 65, 66 Clôture mensuelle ............................................................................................... 64 Communication entreprise-expert ....................................................................... 76 Compte.......................................................................................................... 30, 50 Compte de résultat .............................................................................................. 65 Comptes associés ............................................................................................... 32 Configuration requise .......................................................................................... 12 Consulter un compte ........................................................................................... 50 Contact.................................................................................................... 22, 25, 32 Contrepartie automatique .................................................................................... 36 Corriger une facture............................................................................................. 40 Crédit............................................................................................................. 43, 45INDEX 80 EBP Compta D Dates d’exercice ............................................................................................22, 28 Débit ..............................................................................................................43, 45 Décaissements ....................................................................................................73 Déclaration CA12.................................................................................................56 Déclaration CA3...................................................................................................55 Déclaration de TVA..............................................................................................55 Dépense ..............................................................................................................41 Devises ................................................................................................................72 E Ecart de rapprochement ......................................................................................54 Echéance.............................................................................................................44 Echéancier...............................................................................................27, 47, 52 Echéancier détaillé ..............................................................................................62 Echéancier prévisionnel.......................................................................................62 Ecritures de simulation ..................................................................................66, 73 E-mail ..................................................................................................................11 Encaissements ....................................................................................................73 Equilibrage virtuel des journaux...........................................................................27 Escompte.............................................................................................................39 Evaluation ............................................................................................................18 Exportations.........................................................................................................77 F Facture...............................................................................................38, 39, 43, 45 G Grand-livre ...........................................................................................................58 Guide d’abonnement ...........................................................................................71 Guides d’écritures................................................................................................71 H Horaires ...............................................................................................................11 I Identification...................................................................................................21, 25 Immobilisations ....................................................................................................72 Importations .........................................................................................................77 Installation monoposte.........................................................................................13 Installation réseau................................................................................................15INDEX EBP Compta 81 J Journal........................................................................................................... 34, 58 Journal centralisateur .......................................................................................... 65 Journal d’achats .................................................................................................. 34 Journal de banque............................................................................................... 36 Journal général.................................................................................................... 65 L Lancement........................................................................................................... 17 LCR ..................................................................................................................... 73 Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67 Lettrage approché ............................................................................................... 28 Lettrage automatique........................................................................................... 51 Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52 Lettres chèques................................................................................................... 73 Lettres de relance................................................................................................ 63 Libellé de l’écriture............................................................................................... 35 Libellés des écritures..................................................................................... 27, 46 Libellés types....................................................................................................... 46 Lisezmoi ................................................................................................................ 5 M Marge brute ......................................................................................................... 74 Mode de saisie .................................................................................................... 37 Modes de règlement............................................................................................ 71 Monoposte........................................................................................................... 13 Mot de passe....................................................................................................... 25 MSA..................................................................................................................... 21 N NAF ............................................................................................................... 21, 25 Natures d’achat ................................................................................................... 39 Nouveau dossier ................................................................................................. 21 Numéro de TVA............................................................................................. 21, 25 Numérotation des pièces..................................................................................... 35 P Plan comptable.................................................................................. 23, 30, 45, 76 Pointer les règlements......................................................................................... 42 Préférences ......................................................................................................... 26 Prélèvements ...................................................................................................... 73 Prévisions de règlements .................................................................................... 61 Prévisions de trésorerie....................................................................................... 73 Protocoles validés ............................................................................................... 14INDEX 82 EBP Compta R Raccourcis comptes ............................................................................................35 RAN provisoires...................................................................................................75 Rapprochement bancaire...................................................................22, 28, 53, 67 Rapprochement bancaire automatique................................................................73 Recette ................................................................................................................42 Recherche d’écritures..........................................................................................73 Règlement .....................................................................................................41, 47 Réimputation........................................................................................................76 Remise.................................................................................................................39 Remise en banque...............................................................................................41 Report à nouveau ................................................................................................66 Reports à nouveaux.......................................................................................65, 67 Réseau ................................................................................................................15 Réseaux validés ..................................................................................................14 Résultat d’exploitation..........................................................................................74 Résultat net comptable ........................................................................................74 Retards de paiements..........................................................................................60 Révision comptable .............................................................................................76 S Saisie guidée ...........................................................................................37, 43, 71 Saisie non comptable ....................................................................................28, 37 Saisie standard ..............................................................................................37, 45 Sauvegarde .........................................................................................................69 Service technique ................................................................................................11 Solde .............................................................................................................46, 53 Soldes N-1...........................................................................................................75 Statistiques ..........................................................................................................74 Suivi de balance mensuel....................................................................................74 T Tableaux de gestion ............................................................................................74 Taux.....................................................................................................................33 Taux de TVA........................................................................................................29 Traite ...................................................................................................................73 Trésor public ........................................................................................................26 Trésorerie ............................................................................................................41 TVA...................................................................... 21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56 V Vente .............................................................................................................39, 45 Ventes comptoir...................................................................................................40 Virements.............................................................................................................73INDEX EBP Compta 83 Z Z de caisse .......................................................................................................... 40NOTES EBP Compta Libérale Pour Windows? XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009EBP Compta Libérale 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Compta Libérale 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.EBP Compta Libérale 5 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 20096 EBP Compta Libérale Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Libérale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire.TABLE DES MATIERES EBP Compta Libérale 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER 11 1.1. Accès au service technique................................................................11 1.2. Configuration requise .........................................................................12 1.3. Place disque nécessaire ................................ Erreur ! Signet non défini. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 14 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 15 4.1. Version d’évaluation............................................................................15 4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................15 4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 17 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................17 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................17 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................17 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................18 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................18 5.6. Etape 6 : Type de comptabilité ...........................................................18 5.7. Ecran de travail....................................................................................19 PRISE EN MAIN 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 21 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................21 1.2. Les préférences de mon dossier........................................................22 1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................25 1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................26 1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................29 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 33 2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................33 2.2. La saisie guidée ...................................................................................33 2.3. La saisie comptable.............................................................................35TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta Libérale 3. JE GERE MES VENTES 41 3.1. Comment créer un devis ?..................................................................41 3.2. Comment transférer mon devis en facture ?.....................................43 3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux comptables ?..44 4. JE CONSULTE UN COMPTE 45 4.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................45 4.2. Comment consulter un compte ?.......................................................45 4.3. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................45 4.4. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................46 4.5. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................47 4.6. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................48 5. JE POINTE MA BANQUE 49 5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? .....................................49 5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................49 6. LA DECLARATION DE TVA 52 6.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................52 6.2. La déclaration CA3 ..............................................................................52 6.3. La déclaration CA12 ............................................................................53 7. LES IMPRESSIONS COURANTES 55 7.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................55 7.2. Comment imprimer le détail des comptes ? .....................................55 7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ?..................................56 8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 57 8.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................57 8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................58 8.3. Comment imprimer l’échéancier ?.....................................................58 8.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................59 9. LA CLOTURE MENSUELLE 60 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................60 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................60 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 61 10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ..........................61 10.2. Je clôture mon exercice....................................................................61 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 65 11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................65 11.2. Comment sauvegarder ?...................................................................65TABLE DES MATIERES EBP Compta Libérale 9 LES FONCTIONS AVANCEES 67 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 67 1.1. La création des guides d’écritures.....................................................67 1.2. La gestion des abonnements .............................................................67 1.3. La gestion des modes de règlement ..................................................68 1.4. La gestion des devises .......................................................................68 1.5. La gestion des immobilisations .........................................................68 2. MENU QUOTIDIEN 69 2.1. Les encaissements..............................................................................69 2.2. Le rapprochement bancaire automatique .........................................69 2.3. La recherche d’écritures .....................................................................69 2.4. Les écritures de simulation ................................................................69 3. MENU CLOTURE 70 3.1. Validation des écritures ......................................................................70 3.2. La génération des soldes N-1.............................................................70 3.3. La génération des RAN provisoires ...................................................70 4. MENU OUTILS 71 4.1. Maintenance.........................................................................................71 4.2. Assistance comptable.........................................................................71 4.3. Communication entreprise-expert .....................................................71 4.4. Les importations et exportations de données ..................................72 INDEX 73Avant de commencer EBP Compta Libérale 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local) ? Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 ? * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.INSTALLATION 12 EBP Compta Libérale 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ; ? Windows? XP (1) , Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ; ? Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ; ? Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows? XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 (2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.Comment installer mon logiciel ? EBP Compta Libérale 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Compta Libérale 2010. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTALI14.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTALI14.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.INSTALLATION 14 EBP Compta Libérale 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit : ? Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ; ? Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta Libérale 14.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet : ? D’essayer le logiciel en version d’évaluation ; ? D’activer le logiciel.Comment activer mon logiciel ? EBP Compta Libérale 15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Libérale reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, elle sera limitée à 100 écritures et la mention Version de démonstration apparaît sur toutes les impressions. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Libérale, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.INSTALLATION 16 EBP Compta Libérale 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). ? Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. ? Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.Comment créer mon dossier ? EBP Compta Libérale 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.INSTALLATION 18 EBP Compta Libérale 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Type de comptabilité Attention Ce choix est définitif. ? Le mode Recettes – Dépenses correspond au cas le plus courant et concerne les Sociétés à Exercice Libéral (SEL) soumises au régime de droit commun. Cochez si besoin la case Comptabilité soumise à la TVA. Pour l’étape suivante, reportez-vous à la partie 5.8. ? Le mode Créances – Dettes concerne les Sociétés à Exercice Libéral soumises au régime optionnel, qui vous permettra de tenir une comptabilité générale avec enregistrement des écritures de ventes, d’achats et de règlements, et de réaliser un suivi des tiers. Choisissez le type de rapprochement bancaire que vous souhaitez réaliser : ? Le type par Journaux si vous utilisez une contrepartie « pied de journal » dans les journaux de trésorerie. ? Le type par Comptes si vous utilisez une contrepartie « ligne à ligne » dans les journaux de trésorerie :Comment créer mon dossier ? EBP Compta Libérale 19 5.7. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Barre de menu Barre d’outils Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 21 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!!PRISE EN MAIN 22 EBP Compta Libérale 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers ? Si vous souhaitez que votre dossier soit automatiquement ouvert au prochain lancement du logiciel, laissez la case Ouverture auto. du dernier dossier cochée. ? Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 23 1.2.2. Onglet Saisie ? Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1 er mois de l’exercice. ? Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case. ? Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie. ? Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie comptable des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. Spécificités mode Créances – Dettes ? Pour réaliser le lettrage en cours de saisie comptable des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. ? Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. 1.2.3. Onglet Consultation Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.PRISE EN MAIN 24 EBP Compta Libérale Spécificité mode Créances – Dettes Pour suivre les impayés, vous pourrez réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.4. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. Pour votre déclaration 2035, renseignez le Code activité et la Date de début de l’activité. 1.2.5. Autres onglets spécifiques au mode Créances – Dettes Onglet Gestion Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser le module de facturation. Renseignez les derniers numéros de pièces utilisés (lors de la création des pièces, le logiciel ajoutera « 1 » aux numéros indiqués), ainsi que les comptes et journaux qui seront utilisés par défaut lors de l’enregistrement en comptabilité : référez vous au besoin à votre expert comptable. Onglet Transfert en comptabilité Il s’agit de paramétrer les libellés des écritures issus de l’enregistrement automatique en comptabilité des factures. Le paramétrage le plus courant consiste à inclure la raison sociale du tiers, c’est-à-dire le nom du client ou du fournisseur. Le numéro de pièce s’affichera dans tous les cas dans la colonne Pièce : Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 25 1.3. Je paramètre la TVA Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées.PRISE EN MAIN 26 EBP Compta Libérale 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples ? Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire. ? Un compte de dépenses regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Mon plan comptable Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Professionnel du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 27 Mode Recettes – Dépenses : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Tiers divers 42 à 49 Finances 5 Dépenses 6 Recettes 7 Mode Créances – Dettes : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 1.4.3. Comment créer un compte de dépense ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable le compte 6062 « Fournitures de bureau ». Cliquez sur le bouton Nouveau, et saisissez le numéro et le libellé du compte : Validez par OK : le compte apparaît dans votre plan comptable.PRISE EN MAIN 28 EBP Compta Libérale 1.4.4. Comment créer un client (en mode Créances – Dettes) ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs : ? Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. ? Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés. ? Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte. ? Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 29 ? Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. 1.4.5. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Tiers divers (ou Autres Tiers en mode Créances – Dettes), cliquez sur le compte « 44566 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié, ce qui n’est pas le cas du numéro de compte. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France) et le taux (19,60). Spécificité mode Créances – Dettes Dans ce mode, choisissez en plus le type de TVA, Débits ou Encaissements. Si vous gérez les deux modes de TVA, vous devez obligatoirement créer un compte par type afin de gérer correctement la déclaration de TVA. 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations.PRISE EN MAIN 30 EBP Compta Libérale 1.5.2. Comment paramétrer mon journal de décaissements ? Remarque En mode Créances – Dettes, cela correspond au paramétrage du journal de banque (BQ). Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal DEC, Décaissements, puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus. Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé. ? Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro du chèque, de la facture... Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 31 ? Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique : choisissez le mode Ligne à Ligne et indiquez votre compte de banque (512) : De cette façon, en saisie comptable, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Spécificité mode Créances – Dettes Dans ce mode, vous avez le choix entre une contrepartie Ligne à Ligne ou Pied de Journal : ? Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture, ? Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois. ? Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23). ? Vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de dépenses 601 (Achats). Afin de gagner du temps lors de la saisie comptable des écritures, nous allons créer un raccourci pour ce compte. Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « A » comme Achats (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte d’achats. En saisie comptable, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [A]. Validez par OK. Créez le raccourci [Ctrl] + [T] de la même façon pour le compte de TVA 445661.PRISE EN MAIN 32 EBP Compta Libérale Enregistrez vos modifications par OK. Paramétrez le journal d’encaissements de la même façon. Créez notamment les raccourcis [Ctrl] + [R] pour le compte 701(Recettes) et le raccourcis [Ctrl] + [T] pour le compte 445711 (TVA). Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1.Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 33 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité Libérale vous propose deux niveaux de saisie : ? La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie suivante 2.2. ? La saisie comptable, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.3 page 35. 2.2. La saisie guidée 2.2.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée : ? Sélection automatique du journal ? Choix automatique des numéros de comptes ? Libellés pré-paramétrés ? Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie comptable, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.2.2. Comment saisir un achat ? Accédez à l’option Saisie guidée du menu Quotidien ou par l’icône . Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie des dépenses, des recettes, ou des opérations diverses.PRISE EN MAIN 34 EBP Compta Libérale Spécificité mode Créances – Dettes Les onglets Dépenses et Recettes ne sont pas présents. A la place, vous trouverez les onglets Achats, Ventes et Trésorerie. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur le guide D001, Achats, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie.7 L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal de décaissements DEC. ? Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture. ? Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce. ? Saisissez le libellé de l’écriture dans le champ Libellé, par exemple le nom du fournisseur ou le type d’achat réalisé. ? Saisissez le montant HT de la facture dans la colonne Dépense. ? La TVA et la contrepartie se calculent automatiquement : cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie ; Un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Spécificité mode Créances – Dettes Dans ce mode, vous pouvez saisir une date d’échéance. De plus, les numéros de compte apparaissent, et vous pouvez accéder au plan comptable par l’icône . Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération.Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 35 2.2.3. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie comptable, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie comptable, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. 2.3. La saisie comptable Munissez-vous d’une facture de vente réglée et accédez à l’option Saisie Comptable par le menu Quotidien ou par l’icône . En mode Recettes – Dépenses, reportez-vous au paragraphe suivant (2.3.1.), en mode Créances – Dettes, reportez-vous au paragraphe 2.3.2. 2.3.1. Comment saisir une recette en mode Recettes - Dépenses? Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée. ? Dans le champ Journal, tapez le code du journal d’encaissements (ENC) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée. ? Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de paiement. Appuyez sur Tabulation ou Entrée. ? Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche ? (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne. ? Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement. ? Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.PRISE EN MAIN 36 EBP Compta Libérale ? Dans la colonne Compte, vous avez plusieurs possibilités : ? Si vous avez paramétré vos raccourcis comptes (voir paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal de décaissements ? page 30), tapez votre raccourci [Ctrl] + [R]. ? Ou tapez directement le compte voulu. ? Ou accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche ?, ou F4, et dans l’onglet Recettes, recherchez le compte souhaité. Astuce Pour accéder au plan comptable directement dans le bon onglet, tapez le début du numéro du compte, puis la touche ? ou F4, par exemple 7?. ? La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres. ? Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la colonne Encaissement : saisissez le HT de la facture. ? Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Si vous gérez la TVA, saisissez le compte de TVA (44571) dans la colonne Compte, sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] : le montant de la TVA se calcule automatiquement en fonction du taux paramétré dans le compte . ? Sur la ligne suivante, le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal de décaissements ? page 30).Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 37 2.3.2. Comment saisir une vente et un paiement en mode Créances – Dettes ? La vente Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée. ? Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée. ? Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée. ? Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche ? (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne. ? Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture. ? Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture. ? Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche ?, ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche ? ou F4, par exemple 411P? ouvrira le plan comptable directement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer. ? Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance. ? La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.PRISE EN MAIN 38 EBP Compta Libérale Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres. ? Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la bonne colonne : saisissez le TTC de la facture. ? Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas ; Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal : Le montant de la TVA se calcule automatiquement en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. ? Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat ou utilisez le raccourci créé dans le journal, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Le règlement ? Dans le champ Journal, choisissez le journal de banque dans laquelle le paiement a été encaissé. ? Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement. ? Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou ?. ? Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement. ? Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement. ? Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411? ou 411 F4 et choisissez le client. ? Le logiciel se positionne automatiquement en Recette : saisissez le montant du paiement. ? Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements, l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement :Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 39 ? Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement. Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher. ? Si vous avez saisi le même numéro de pièce entre la facture et le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros. ? Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne. ? Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ? ? L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ; ? Les écritures seront automatiquement lettrées ; ? De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA. ? Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer. ? Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque. 2.3.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures ? Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche ? ou Inser de votre clavier. ? Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche ? ou ? : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie. ? Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la PRISE EN MAIN 40 EBP Compta Libérale ligne sélectionnée, la touche ? ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche ?. Remarques ? Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris). ? Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie comptable, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.Je gère mes ventes EBP Compta Libérale 41 3. JE GERE MES VENTES Attention Cette partie ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes. En mode Recettes – Dépenses, passez directement à la partie 4. 3.1. Comment créer un devis ? Accédez aux devis par l’option Devis Clients du menu Quotidien + Ventes. Cliquez sur le bouton Nouv. Grille. Utilisez la touche Tab pour passer d’un champ à l’autre. ? Saisissez le client du devis : cliquez sur l’icône pour accéder au plan comptable. Si le compte du client n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4.4 Comment créer un client ? page 28). Sinon, double-cliquez dessus. ? Les comptes de vente et de TVA apparaissent automatiquement en fonction du paramétrage des préférences (voir paragraphe 1.2.5 Onglets spécifiques au mode Créances - Dettes page 24). ? Saisissez la date de votre devis dans le champ Date, et la date d’échéance dans le champ Echéance. ? Dans le corps de la pièce, un message vous affiche qu’il n’y a pas de lignes : appuyez sur la touche ? ou Inser afin de saisir la première ligne : ? Si vous souhaitez référencer vos articles, créez-les préalablement dans l’option Quotidien + Ventes + Articles, ou cliquez sur l’icône puis sur le bouton Nouveau. ? Sinon, saisissez directement le libellé de votre article dans la colonne Libellé. ? Saisissez la quantité, le prix unitaire, si besoin le taux de remise. ? Saisissez les comptes de ventes et de TVA. Par défaut les comptes indiqués sont ceux paramétrés dans l’article sélectionné. Si vous n’avez pas sélectionné d’article, ce sont ceux paramétrés dans les préférences qui seront affichés.PRISE EN MAIN 42 EBP Compta Libérale ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer et valider votre devis. Remarques ? Vous pouvez utiliser jusqu’à 3 comptes de TVA par pièce et donc par conséquent jusqu’à 3 taux de TVA. ? Vous pouvez enregistrer votre devis en cliquant sur le bouton Valider et l’imprimer plus tard à partir de la liste des devis par le bouton Imprimer. ? Vous pouvez modifier le devis par le bouton Modifier. Pour ajouter une nouvelle ligne dans le corps de la pièce, cliquez sur la dernière ligne et appuyez sur la touche ? ou ?. ? Si vous souhaitez saisir du texte en toute liberté dans le corps de la pièce, pour créer le devis, utilisez le bouton Nouv. Texte au lieu de Nouv. Grille. Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1.Je gère mes ventes EBP Compta Libérale 43 3.2. Comment transférer mon devis en facture ? Il suffit de se placer dans la liste des devis (Quotidien + Ventes + Devis Client), de sélectionner le devis et de cliquer sur Trans. Facture. Confirmez la génération de la facture : le logiciel ouvre automatiquement la facture obtenue. Vous pouvez la modifier, et l’imprimer grâce au bouton Imprimer. Vous pouvez également créer une facture directement, de la même façon que le devis, par le bouton Nouv. Grille ou Nouv. Texte (consultez la partie précédente). La liste des factures est accessible par l’option Factures / Avoirs Clients du menu Quotidien + Ventes. Remarques ? Pour saisir un règlement dans une facture, il suffit de sélectionner en pied de facture un mode de règlement, et de saisir le montant du règlement. ? Pour saisir un avoir, saisissez des quantités ou des montants négatifs. Vous pouvez obtenir un état des ventes par le menu Quotidien + Ventes. Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1.PRISE EN MAIN 44 EBP Compta Libérale 3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux comptables ? Attention Les factures transférées dans les journaux comptables ne pourront plus être modifiées. Pour transférer une facture précise, placez-vous dans la liste des factures par le menu Quotidien + Ventes. Sélectionnez la facture et cliquez sur Comptabiliser. Pour transférer un ensemble de factures, par exemple toutes les factures de la semaine, utilisez l’option Enregistrement en Comptabilité du menu Quotidien + Ventes et indiquez la période à transférer. Pour visualiser ou réimprimer les factures transférées, accédez à la liste des factures (Quotidien + Ventes + Factures / Avoirs Clients) et changez d’onglet : cliquez sur l’onglet Factures et Avoirs Comptabilisés. Vous pouvez bien entendu visualiser les écritures générées dans l’option de Saisie Comptable du menu Quotidien. Je consulte un compte EBP Compta Libérale 45 4. JE CONSULTE UN COMPTE 4.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les opérations d’un compte d’achats, de ventes, de banque … Spécificité mode Créances – Dettes Vous pourrez visualiser toutes les factures et règlements des comptes clients et fournisseurs, et procéder au lettrage. 4.2. Comment consulter un compte ? Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez l’icône . Dans le champ Compte, tapez le compte voulu, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône . Attention Les quatre parties suivantes ne concernent que le mode Créances – Dettes. En mode Dépenses – Recettes, passez directement au paragraphe 5 page 49. 4.3. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA ou des organismes sociaux peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expertcomptable).PRISE EN MAIN 46 EBP Compta Libérale 4.4. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie comptable, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez l’icône . ? Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411? ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation). ? Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance. ? Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. Quelles en sont les conséquences ? ? Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées. ? En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :Je consulte un compte EBP Compta Libérale 47 4.5. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique. ? Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) ; ? Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique : ? La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client. ? Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement ; Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés.PRISE EN MAIN 48 EBP Compta Libérale Remarques ? Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1. ? Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue. ? Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 4.6. Comment lettrer en cours de saisie ? 4.6.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37), le lettrage s’effectue automatiquement, à condition toutefois que le montant de la facture et le montant du règlement soient identiques. 4.6.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37).Je pointe ma banque EBP Compta Libérale 49 5. JE POINTE MA BANQUE 5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi un certain nombre de règlements, et vous munir de votre relevé bancaire. Accédez au rapprochement bancaire par le menu Quotidien. Spécificité mode Créances - Dettes Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal) ou le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne). 5.2.1. Rapprochement bancaire Manuel par Compte ? Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé). ? Choisissez le compte à pointer dans le champ Compte. ? Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. ? Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. ? Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. ? Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une PRISE EN MAIN 50 EBP Compta Libérale erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon rapprochement bancaire est faux). ? S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non Rapprochées (case Rapp.). ? Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques ? Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées. ? Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. 5.2.2. Rapprochement bancaire Manuel par Journal (spécifique au mode Créances – Dettes) ? Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé). ? Choisissez la banque concernée dans le champ Journal. ? Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. ? Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. ? Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. ? Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon rapprochement bancaire est faux).Je pointe ma banque EBP Compta Libérale 51 ? S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non Rapprochées (case Rapp.). ? Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques ? Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées. ? Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. 5.2.3. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. 5.2.4. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ? ? Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les. ? Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque. ? Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus. ? Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé).PRISE EN MAIN 52 EBP Compta Libérale 6. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 6.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé : ? Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 21). ? Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Professionnel. ? ? Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…). ? En cas de TVA sur les encaissements (mode Créances – Dettes), renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 6.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA. ? Cliquer sur le bouton Nouveau.La déclaration de TVA EBP Compta Libérale 53 ? Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant. ? Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire. ? Indiquez le mois ou le trimestre voulu. ? Indiquez le mode de paiement. ? Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. ? Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique. ? Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 6.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA. ? Cliquer sur le bouton Nouveau. ? Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire. ? Indiquez la date limite de dépôt. ? Indiquez le mode de paiement. ? Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.PRISE EN MAIN 54 EBP Compta Libérale ? Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique. ? Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.Les impressions courantes EBP Compta Libérale 55 7. LES IMPRESSIONS COURANTES 7.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’encaissements, de décaissements, d’opérations diverses, et d’à nouveaux, et en mode Créances – Dettes, le journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’option Journaux du menu Impression, ou cliquez sur l’icône . ? Sélectionnez le journal souhaité. ? Choisissez la période. ? Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc). ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journal (impression). 7.2. Comment imprimer le détail des comptes ? Pour obtenir le détail des comptes (état appelé Grand-livre en comptabilité générale), accédez à l’option Détail des comptes du menu Impression, ou cliquez sur l’icône . ? Choisissez le type de comptes souhaités : la fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. ? Choisissez la période. ? Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc). ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Détail des comptes.PRISE EN MAIN 56 EBP Compta Libérale 7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ? Les soldes des comptes correspondent à un état appelé Balance en comptabilité générale. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débit est égale à la somme des crédit et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Soldes des Comptes du menu Impression, ou cliquez sur l’icône . ? Choisissez le type de balance souhaité : la fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. ? Choisissez la période. ? Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc). ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Solde des comptes.Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta Libérale 57 8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Attention Ce chapitre ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes. Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37) ou lettrées (paragraphe 4.4 page 46) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 8.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions. ? Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux. ? La fourchette de comptes s’affiche automatiquement. ? Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date. ? Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur). ? Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard.PRISE EN MAIN 58 EBP Compta Libérale Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. 8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions. ? Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux. ? La fourchette de comptes s’affiche automatiquement. ? Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date. ? Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur). ? Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clés Prévisions de règlements. 8.3. Comment imprimer l’échéancier ? Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta Libérale 59 ? Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux. ? La fourchette de comptes s’affiche automatiquement. ? Indiquez la période à prendre en compte. ? Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur). ? Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clés Echéancier prévisionnel. 8.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions. ? Renseignez la date de référence avec la date du jour. ? Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ? ? Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression. ? Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Pour des informations sur les autres options des lettres de relance, consultez dans l’aide en ligne la mot clé Lettre de relance.PRISE EN MAIN 60 EBP Compta Libérale 9. LA CLOTURE MENSUELLE 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Libérale 61 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 6 Les impressions courantes page 52), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que la déclaration 2035. 10.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 10.1.2. La déclaration 2035 Attention ? Vous devez au préalable référencer vos immobilisations par l’option Gestion des immobilisations du menu Données + Autres fichiers + Immobilisations. ? Vous devez également créer vos associés dans l’option Associés du menu Données + Autres fichiers. Accédez à cet état par le menu Clôtures. Remplissez les informations des différents onglets, puis cliquez sur OK et Imprimer. 10.2. Je clôture mon exercice 10.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va : ? Solder les comptes de classes 6 et 7 ; ? Calculer le résultat de l’exercice ; ? Générer les écritures de reports à nouveaux.PRISE EN MAIN 62 EBP Compta Libérale 10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 11 Comment sauvegarder mon dossier ? page 65). 10.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer : ? Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation ; ? Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture); ? La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Spécificité mode Créances – Dettes Autre opération à réaliser avant clôture : le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Libérale 63 Etape 2 : Nouvel exercice ? Indiquez ici les dates du nouvel exercice; La date maximum de saisie est calculée automatiquement. ? Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options ? Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée ; Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option. ? Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture. Spécificités mode Créances – Dettes ? Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option. ? Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture ? Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive ? Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base. ? Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.PRISE EN MAIN 64 EBP Compta Libérale Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture. ? Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture. ? Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux. ? Un message vous annonce enfin que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Compta Libérale 65 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 11.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données : ? Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée. ? Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.Traitements particuliers EBP Compta Libérale 67 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Libérale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). LES FONCTIONS AVANCEES 68 EBP Compta Libérale 1.3. La gestion des modes de règlement Uniquement en mode Créances – Dettes. Les modes de règlements permettent de saisir un paiement dans le pied d’une facture, de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type, et de saisir, dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. (aide en ligne mot clé Mode de règlement). 1.4. La gestion des devises Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devise). 1.5. La gestion des immobilisations Vous pouvez enregistrer vos fiches d’immobilisations, calculer les plan d’amortissement, réaliser des cessions, et imprimer les immobilisations et les cessions (aide en ligne mot clé Immobilisations).Menu Quotidien EBP Compta Libérale 69 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements Uniquement en mode Créances – Dettes. Il s’agit de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, et de déposer les règlements en banque (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures, accessible par le menu Quotidien, permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecriture de simulation).LES FONCTIONS AVANCEES 70 EBP Compta Libérale 3. MENU CLOTURE 3.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 3.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 3.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires).Menu Outils EBP Compta Libérale 71 4. MENU OUTILS 4.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 4.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1. ? Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, ou d’un journal à un autre. ? Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés. 4.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta.LES FONCTIONS AVANCEES 72 EBP Compta Libérale 4.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.INDEX EBP Compta Libérale 73 INDEX A Abonnements ...................................................................................................... 66 Achat ................................................................................................................... 33 Activation............................................................................................................. 15 Adresse ................................................................................................... 17, 21, 28 Aide en ligne.................................................................................................... 5, 22 Annexe 3310 A.................................................................................................... 52 Articles................................................................................................................. 41 Avoir .................................................................................................................... 43 B Balance ............................................................................................................... 56 Balance âgée ...................................................................................................... 57 C CA12 ................................................................................................................... 53 CA3 ..................................................................................................................... 52 Centralisation ...................................................................................................... 69 Clôture annuelle ............................................................................................ 61, 62 Clôture mensuelle ............................................................................................... 60 Communication entreprise-expert ....................................................................... 70 Compte.......................................................................................................... 26, 45 Compte client ...................................................................................................... 28 Compte de dépense ............................................................................................ 27 Compte de TVA................................................................................................... 29 Comptes associés ............................................................................................... 28 Configuration requise .......................................................................................... 11 Consulter un compte ........................................................................................... 45 Contact.................................................................................................... 18, 21, 28 Contrepartie automatique .................................................................................... 31 Créances - dettes ................................................................................................ 18INDEX 74 EBP Compta Libérale D Dates d’exercice ............................................................................................18, 24 Déclaration 2035..................................................................................................61 Déclaration CA12.................................................................................................53 Déclaration CA3...................................................................................................52 Déclaration de TVA..............................................................................................52 Détail des comptes ..............................................................................................55 Devis....................................................................................................................41 Devises ................................................................................................................67 E Ecart de rapprochement ................................................................................49, 50 Echéancier...............................................................................................23, 38, 48 Echéancier prévisionnel.......................................................................................58 Ecritures de simulation ..................................................................................62, 68 E-mail ..................................................................................................................10 Encaissements ....................................................................................................68 Enregistrement en comptabilité ...........................................................................44 Equilibrage virtuel des journaux...........................................................................23 Etat des ventes ....................................................................................................43 Evaluation ............................................................................................................14 Exportations.........................................................................................................71 F Facture...........................................................................................................34, 43 G Grand-livre ...........................................................................................................55 Guides d’abonnements ........................................................................................66 Guides d’écritures................................................................................................66 H Horaires ...............................................................................................................10 I Identification...................................................................................................17, 21 Immobilisations ....................................................................................................67INDEX EBP Compta Libérale 75 Importations......................................................................................................... 71 Installation ........................................................................................................... 12 J Journal........................................................................................................... 29, 55 Journal centralisateur .......................................................................................... 61 Journal de décaissements................................................................................... 30 Journal général.................................................................................................... 61 L Lancement........................................................................................................... 13 Lettrage ................................................................................................... 28, 45, 63 Lettrage approché ............................................................................................... 24 Lettrage automatique........................................................................................... 47 Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 23, 39, 48 Lettres de relance................................................................................................ 59 Libellé de l’écriture............................................................................................... 31 Libellés des écritures......................................................................... 23, 24, 36, 38 Libellés types................................................................................................. 36, 38 Lisezmoi ................................................................................................................ 5 M Maintenance........................................................................................................ 70 Mode de saisie .................................................................................................... 33 Modes de règlement............................................................................................ 67 Mot de passe....................................................................................................... 21 MSA..................................................................................................................... 17 N NAF ............................................................................................................... 17, 21 Nouveau dossier ................................................................................................. 17 Numéro de TVA............................................................................................. 17, 21 Numérotation des pièces............................................................................... 24, 30 P Plan comptable.................................................................................. 26, 36, 37, 70 Préférences ......................................................................................................... 22 Prévisions de règlements .................................................................................... 58INDEX 76 EBP Compta Libérale R Raccourcis comptes ............................................................................................31 RAN provisoires...................................................................................................69 Rapprochement bancaire.........................................................................18, 49, 63 Rapprochement bancaire automatique................................................................68 Recette ................................................................................................................35 Recettes - dépenses............................................................................................18 Recherche d’écritures..........................................................................................68 Règlement .....................................................................................................38, 43 Réimputation........................................................................................................70 Report à nouveau ..........................................................................................61, 62 Reports à nouveaux.............................................................................................63 Retards de paiements..........................................................................................57 Révision comptable .............................................................................................70 S Saisie comptable ...........................................................................................33, 35 Saisie guidée .................................................................................................33, 66 Sauvegarde .........................................................................................................65 Service technique ................................................................................................10 Solde .......................................................................................................38, 49, 50 Soldes des comptes ............................................................................................56 Soldes N-1...........................................................................................................69 T Taux.....................................................................................................................29 Taux de TVA........................................................................................................25 Transférer le devis ...............................................................................................43 Transférer une facture .........................................................................................44 Trésor public ........................................................................................................22 TVA...................................................................... 17, 22, 25, 29, 36, 38, 39, 52, 53 Type de comptabilité............................................................................................18 Type de contrepartie............................................................................................31 V Vente ...................................................................................................................37 Ventes .................................................................................................................43NOTES NOTESNOTESNOTES Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition Décembre 2008 EBP Point de vente Pour Windows® XP et Vista Guide d’installation et d’initiationEBP Point de vente 3 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de 4 EBP Point de vente support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels EBP Point de vente 5 préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008EBP Point de vente 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Point de vente et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées.TABLE DES MATIERES EBP Point de vente 9 Table des matières INSTALLATION 13 1. AVANT DE COMMENCER ..............................................................................13 1.1. Accès au service technique................................................................13 1.2. Présentation.........................................................................................14 1.3. Configuration requise .........................................................................14 1.4. Place disque nécessaire .....................................................................14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .......................................................15 2.1. Installation du logiciel Point de vente................................................15 2.2. Installation réseau ...............................................................................16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL POINT DE VENTE ? ..........................19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................20 4.1. Comment activer le logiciel ? .............................................................21 4.2. Activation manuelle du logiciel ..........................................................21 4.3. Evaluez une version après activation ................................................22 5. COMMENT CREER MON DOSSIER POINT DE VENTE ?.............................23 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................23 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................23 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................23 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................24 5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ............................................24 5.6. Ecran de travail....................................................................................25 PRISE EN MAIN 27 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER POINT DE VENTE ?.....................27 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................27 1.2. Les préférences de mon dossier........................................................28 1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ? .........................................31 1.4. Les commerciaux / vendeurs..............................................................32 1.5. Les modes de règlements...................................................................34 1.6. Les familles clients..............................................................................35 1.7. Les clients ............................................................................................36 1.8. Les rayons............................................................................................38 1.9. Les familles d’articles .........................................................................39 1.10. Les articles.........................................................................................41 1.11. Les banques.......................................................................................43 1.12. Les fidélités clients............................................................................44TABLE DES MATIERES 10 EBP Point de vente 2. LA GESTION DES VENTES............................................................................45 2.1. Paramétrage de l’écran de ventes......................................................45 2.2. Les périphériques................................................................................47 2.3. Préférences de fonctionnement du front office ................................48 2.4. Création d’un ticket .............................................................................50 2.5. Comment imprimer mon journal des tickets .....................................52 2.6. Comment suivre l’activité de mon magasin ......................................52 2.7. La clôture de caisse ............................................................................53 2.8. La remise en banque ...........................................................................54 3. TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ......................................................55 3.1. Liste des tickets de caisse..................................................................55 3.2. Historique clients.................................................................................55 3.3. Transfert en comptabilité....................................................................57 4. LA GESTION DES GAMMES..........................................................................59 4.1. Création des données de base ...........................................................59 4.2. La saisie des pièces ............................................................................64 4.3. Les impressions ..................................................................................69 5. LA GESTION DU MULTI-DEPOT....................................................................70 5.1. Création des données de base ...........................................................70 5.2. Les pièces de stock.............................................................................71 5.3. Les pièces de ventes et d’achats .......................................................72 5.4. Création d’une pièce de vente ............................................................73 5.5. Les statistiques....................................................................................73 6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ...............................................74 6.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?..........................................................74 6.2. Comment sauvegarder ?.....................................................................74 LES FONCTIONS AVANCEES 75 1. BACK OFFICE.................................................................................................75 1.1. Menu Dossier .......................................................................................75 1.2. Menu Données .....................................................................................75 1.3. Menu Ventes ........................................................................................77 1.4. Menu Achats ........................................................................................77 1.5. Menu Stock ..........................................................................................78 1.6. Menu Opérations .................................................................................78 1.7. Menu Impressions ...............................................................................79 1.8. Menu Outils ..........................................................................................80 1.9. Menu Internet .......................................................................................80TABLE DES MATIERES EBP Point de vente 11 2. FRONT OFFICE ..............................................................................................81 2.1. Menu Ventes ........................................................................................81 2.2. Menu Opérations .................................................................................81 2.3. Menu Caisse.........................................................................................82 2.4. Menu Outils ..........................................................................................82 INDEX 83Avant de commencer EBP Point de vente 13 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 01.34.94.20.00 ? Exposez votre problème par e-mail. gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 ? * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.INSTALLATION 14 EBP Point de vente 1.2. Présentation EBP Point de vente est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front office (= points d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est gestion des données, gestion des achats, gestion des stocks et transfert comptable des données. Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de caisse, gestion des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse, et remise en banque. 1.3. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Vista) ; ? Windows® XP (1) ou Vista (2) ; ? Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ; ? Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2. (2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits) 1.4. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.Comment installer mon logiciel EBP Point de vente 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL 2.1. Installation du logiciel Point de vente Remarque Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis en fonction de la version que vous possédez, sur EBP Point de vente version Commerce de détail, EBP Point de vente version Mode ou EBP Point de vente version PRO pour accéder à la présentation et à l’installation du produit. 3. Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Point de vente, la procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour commencer. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 5. Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer (Back office + Front office, back office seul ou front office seul). 6. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation Personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 16). 7. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBPINSTALLATION 16 EBP Point de vente Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.Comment installer mon logiciel EBP Point de vente 17 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire des logiciels EBP ? C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration ? C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données ? C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel ? C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire de données ? C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire commun ? X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau.INSTALLATION 18 EBP Point de vente 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel Point de vente ? EBP Point de vente 19 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL POINT DE VENTE ? Lancez le produit : ? A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône , ? Démarrer + Programmes + EBP + EBP Point de vente (Back office) 13.1. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de : ? Essayer le logiciel en version d’évaluation, ? Activer le logiciel.INSTALLATION 20 EBP Point de vente 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Point de vente reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées : ? Version Commerce de détail, ? Version Mode, ? Version PRO. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions du logiciel EBP Point de vente de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Point de vente, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Commerce de détail, Mode, PRO). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Point de vente REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Point de vente REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Commerce de détail, Mode, PRO) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Point de vente 21 4.1. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.2. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes : Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). ? Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. ? Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. ? Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.INSTALLATION 22 EBP Point de vente Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.3. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Point de vente que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : ? Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé. ? Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.Comment créer mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 23 5. COMMENT CREER MON DOSSIER POINT DE VENTE ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 5.2. Etape 2 : Identification Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur . Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB). Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.INSTALLATION 24 EBP Point de vente 5.4. Etape 4 : Contact Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression. 5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise. Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise du dossier.Comment créer mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 25 5.6. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Barre de menus Barres d’outils Tableau de bord : il donne les priorités du jour (commandes à traiter et rendez-vous), les meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour, des 12 derniers mois, les articles les plus vendus, les paiements en retard et ceux à venir. Volet de navigation : il se décline en différents thèmes. La majorité de ces thèmes se composent toujours des mêmes fonctionnalités. Quant aux autres, ils s'adaptent au traitement en cours. Il peut être désactivé par le menu Affichage.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 27 Prise en main 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER POINT DE VENTE ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!PRISE EN MAIN 28 EBP Point de vente 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. 1.2.1. Le bouton Articles ? Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et une méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou TTC par défaut, par excès ou au plus juste. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles. ? Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article. 1.2.2. Le bouton Pièces ? Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilisé au débit du compte de vente. ? Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA page 31). Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 29 1.2.3. Le bouton Tiers ? Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et . ? Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être calculé. ? Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs. 1.2.4. Le bouton Comptabilité ? Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements caisse et mouvements de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert. ? Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité. 1.2.5. Le bouton Racines de comptes comptables ? Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable. ? Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera repris lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes correspondra au montant des ventes HT remisé.PRISE EN MAIN 30 EBP Point de vente ? Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients. 1.2.6. Le bouton Caisse ? Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez l’option Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de vos cartes. Cette date permettra de calculer une date d’expiration et d’avertir le vendeur lors de la vente si la carte est périmée. ? Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez choisir d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur le compte client. Si vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le compte de caisse, cochez l’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le compte de caisse. ? Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse. Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 31 1.3. Comment paramétrer mes taux de TVA ? Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles. ? Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône , vous accédez au plan comptable de votre dossier. ? Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité. ? Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes comptables en conséquence. Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.PRISE EN MAIN 32 EBP Point de vente 1.4. Les commerciaux / vendeurs Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande Commerciaux du menu Données. Remarque Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des commerciaux / vendeurs. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche commercial / vendeur proposée dans le front office est un condensé des informations du back office. 1.4.1. Je crée une fiche Commercial Vous souhaitez créer le commercial / vendeur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial / vendeur, les autres zones étant facultatives. ? Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter par e-mail.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 33 1.4.2. Présentation de la liste des données Dès que votre fiche Commercial / Vendeur est enregistrée, elle apparaît dans une liste. Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations : ? Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant. ? Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante. ? Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis. ? Mettre en forme la liste à partir de l’icône . Vous pouvez alors supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes…. A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données dans laquelle vous êtes. Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.PRISE EN MAIN 34 EBP Point de vente 1.5. Les modes de règlements Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de règlement du menu Données. Remarque Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous n’aurez pas la possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à créer tous les modes de règlements dont vous avez besoin. Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code et le libellé du mode de règlement. ? Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du règlement découle des traitements bien spécifiques, Exemple Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité d’imprimer le chèque à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui permet d’imprimer les chèques. ? Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y associer un commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans les ventes comptoirs. ? Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en fonction de leur type dans des comptes comptables distincts, renseignez alors le champ Compte de caisse. Cette fonctionnalité vous permettra alors d’obtenir pour chaque type de règlement, le montant global perçu. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 35 1.6. Les familles clients La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille. Remarque Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office. Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code et le libellé de la famille clients. ? Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients. ? La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier. ? Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille, renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire et précisez si la remise doit s’appliquer sur le montant brut TTC ou le montant brut HT. Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients. Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.PRISE EN MAIN 36 EBP Point de vente 1.7. Les clients Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données + Tiers. Remarque Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche client proposée dans le front office est un condensé des informations du back office. Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), renseignez la raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son code.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 37 1.7.1. Onglet Adresse Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse. Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation. 1.7.2. Onglet Compte ? Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé. ? L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain montant, indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum. ? Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de nouveaux tickets au nom de ce client. 1.7.3. Onglet Vente Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier. 1.7.4. Onglet Fidélité ? Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez l’option Gestion d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que si vous avez correctement paramétré les préférences de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30). ? Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce code barre dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous permettra d’identifier votre client lors de son passage en caisse. ? La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de la carte et la durée de validité de vos cartes indiquée dans les préférences PRISE EN MAIN 38 EBP Point de vente (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30). ? Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont cumulés les points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de passages en fonction des fiches de fidélité que vous avez paramétré. ? Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client. Cette information vous permettra alors d’éditer un courrier à vos clients en proposant des conditions commerciales à l’occasion de leur anniversaire. Procédez de la même manière pour créer tous vos clients. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.8. Les rayons Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations / Rayons du menu Données + Stock. Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles par rayon. De plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon. Remarque Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office. Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser et indiquez le code et le libellé. Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 39 1.9. Les familles d’articles Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles d’articles sur les articles appartenant à ces familles. Remarque Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Vous souhaitez créer la famille d’articles « Meubles ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé. 1.9.1. Onglet Généralités ? Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée. ? Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme en négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article n’apparaîtra pas dans le front office. ? Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez la case Hors Stock. ? Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge. ? Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors, paramétrer un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de cette famille. 1.9.2. Onglet TVA / TPF Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.PRISE EN MAIN 40 EBP Point de vente 1.9.3. Onglet Coefficients / Arrondis ? Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 28). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles. ? Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC. ? Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 28), vous avez sélectionné une méthode d’arrondi pour chaque tarif, elle est alors reprise dans la colonne Méthode d’arrondi. Vous pouvez, cependant, la modifier. ? Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat. 1.9.4. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables page 29). Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 41 1.10. Les articles La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Remarque Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Vous souhaitez créer l’article « Armoire ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis à l’article. ? Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, d’enregistrer vos ventes comptoir dans le front office sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock.PRISE EN MAIN 42 EBP Point de vente 1.10.1. Onglet Tarifs ? Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs. ? La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspond à la TVA et à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans les listes déroulantes si besoin est. 1.10.2. Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité ? La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été renseignée dans la famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce nombre. ? Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les boutons articles dans l’écran de ventes. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles.Comment initialiser mon dossier Point de vente ? EBP Point de vente 43 1.11. Les banques Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque. Remarque Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc pas la possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques dans le back office. Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un maximum de clarté et le libellé. ? Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque. ? Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer. Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.PRISE EN MAIN 44 EBP Point de vente 1.12. Les fidélités clients Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités client du menu Données. Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches de fidélité qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de passages) et les seuils à atteindre pour l’obtention d’un gain. Remarque Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser et indiquez un libellé. ? L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en compte lors d’un passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les paramètres de la fiche de fidélité seront appliqués. ? Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de chaque ticket pour un même client, le type de carte Par point permet de cumuler des points en fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et d’un nombre de points attribués à chaque article et le type de carte Par nombre de passages en caisse permet de cumuler un passage en caisse par ticket créé. ? Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un article offert, un bon d’achat ou une remise sur le CA cumulé). Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches que vous avez de seuils. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1.La gestion des ventes EBP Point de vente 45 2. LA GESTION DES VENTES Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs types de paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les préférences de fonctionnement de votre front office. 2.1. Paramétrage de l’écran de ventes 2.1.1. Application d’un thème L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par le menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des vues Bandeau, Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse, Rayons, Familles d’articles et Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un des thèmes proposés par défaut. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les vues Fonctions de caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages. Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et dans la liste déroulante, choisir un thème. Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider votre choix.PRISE EN MAIN 46 EBP Point de vente 2.1.2. Paramétrage classique et paramétrage avancé Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos attentes. Vous pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons différentes : ? Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les boutons dans une même vue auront tous la même apparence. Les rayons, les familles d’articles et les articles sont alors affichés par ordre alphabétique et organisés en fonction des informations indiquées dans les fiches. On parle alors de paramétrage classique. ? Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de façon plus approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour chaque bouton de chaque vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article à lui affecter (Option Personnaliser l’affichage des rayons, des familles et des articles dans les préférences). On parlera alors de paramétrage avancé. Exemple Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille A et cette famille est rattachée à l’article A. Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A dans l’écran de ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez sur le bouton de la famille A. En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors choisir le bouton sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc absolument pas obligés de suivre la même logique que le paramétrage classique. Vous pouvez aussi bien ne rattacher votre article qu’au rayon, ne le rattacher qu’à la famille ou même à aucun rayon et à aucune famille. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.La gestion des ventes EBP Point de vente 47 2.2. Les périphériques Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet de déclarer les périphériques utilisés sur votre point d’encaissement. Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous souhaitez créer et cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone Quel type de périphérique voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur port COM ou Périphérique OPOS. Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver, choisissez le driver que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante. Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers OPOS que vous avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser. Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la même procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la classe Afficheur. Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.PRISE EN MAIN 48 EBP Point de vente 2.3. Préférences de fonctionnement du front office Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés + Préférences. 2.3.1. Onglet Numérotation des pièces / Fidélité ? Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée. Exemple Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001. ? Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire sur deux données : le numéro du jour et le numéro de ticket.La gestion des ventes EBP Point de vente 49 Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du ticket soit automatique en cochant l’option Gestion automatique du numéro du jour et du numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro correspondra à la date du jour + 0001. Donc, si nous sommes le 02 Janvier 07, le premier ticket sera alors numéroté 701020001. De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les jours puisque le début du numéro correspond à la date du jour et la deuxième partie du numéro recommence à 0001. 2.3.2. Onglet Caisse ? Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier tactile permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel dès que vous cliquerez dans une zone de saisie. ? Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui sera par défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas de client, à chaque nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un client. 2.3.3. Onglet Règlements ? Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de règlement, si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par exemple, si vous ne rangez pas vos reçus de cartes bancaires dans le tiroir caisse, il n’est alors pas nécessaire que celui-ci s’ouvre systématiquement lors du règlement. ? L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la clôture d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de règlement Espèces, Chèques, Cartes bancaires et Tickets restaurants. Si une différence est constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel) et le montant saisi, un écart de clôture est alors généré. 2.3.4. Onglet Impressions ? Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante le ticket et la facturette doivent être imprimés et à partir de quel modèle. ? De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer les chèques, cochez l’option Impression des chèques afin que vous puissiez les imprimer lors d’un règlement par chèque d’un ticket. PRISE EN MAIN 50 EBP Point de vente 2.3.5. Onglet Périphériques Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de Paiement Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur quel périphérique ils sont connectés. 2.4. Création d’un ticket Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Nouveau ticket de caisse. 2.4.1. Saisie des articles Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités : ? Lire le code-barre de l’article, ? Saisir le code article au clavier, ? Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article, ? Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles, ? Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles. Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans le ticket, saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le bouton Qté ou P.U. de ce même pavé. Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.1 Onglet Ventes page 48). Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en cliquant sur le bouton Client dans la vue Fonctions de caisse. 2.4.2. Règlement du ticket Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités : ? Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou Espèces, vous pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans la vue Fonctions de caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation de cette fenêtre entraîne l’enregistrement et l’impression du ticket. Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché l’option Impression des chèques dans les préférences (voir partie PRISE EN La gestion des ventes EBP Point de vente 51 MAIN, paragraphe 2.3.4 Onglet Impressions page 49), à la validation de la vente, une fenêtre est proposée afin d’imprimer le chèque, ? Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de règlement non représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez sur le bouton Règlements dans cette même vue. Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton Valider pour l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et Réglés de la liste des tickets qui est accessible par le menu Ventes + Liste des tickets. Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.PRISE EN MAIN 52 EBP Point de vente 2.5. Comment imprimer mon journal des tickets Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets sur une période donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif par taux de TVA. ? Indiquez la période d’impression à prendre en compte. ? Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total selon différentes périodicités. ? Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par le bouton Paramétrer. ? Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier. 2.6. Comment suivre l’activité de mon magasin Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées : ? Activité du magasin par tranche horaire, ? Activité du magasin par vendeur, ? Statistiques de ventes par tarif, ? Résultat des ventes. Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez imprimer cet état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont indiqués le chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles retournés, le nombre d’articles offerts… Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.La gestion des ventes EBP Point de vente 53 2.7. La clôture de caisse La clôture de caisse a pour conséquences : ? La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront plus être supprimés, ? La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des règlements en espèces, ? La clôture des mouvements de caisse, ? La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des cartes bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans le solde antérieur. Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu Caisse. ? Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates auxquelles vous avez enregistré vos ventes et vos règlements. ? Choisissez sur quelle imprimante vous souhaitez effectuer l’impression : Imprimante ou Imprimante ticket. ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture. ? Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des montants en caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 Onglet Caisse page 49), une fenêtre est alors affichée afin de saisir les montants réels en caisse pour les types Espèces, Cartes bancaires, Chèques et Tickets restaurant. ? Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture. Cliquez sur Oui. Pour avoir des informations supplémentaires sur la clôture de caisse, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.PRISE EN MAIN 54 EBP Point de vente 2.8. La remise en banque La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à l’exception des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque, vous devez auparavant créer un retrait de caisse par le menu Caisse + Mouvements de caisse. Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements de type Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire. En effet, les règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque automatiquement. 2.8.1. Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket restaurant, lancez la commande Remise en banque du menu Opérations. ? Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés. ? Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous souhaitez remettre qu’un type de règlement. ? Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la remise en banque. De toute façon, sans cette information, vous ne pourrez pas valider la remise en banque. ? Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le bouton OK. ? Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise en banque. Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un message demande de confirmer la remise en banque. Confirmez. 2.8.2. Des règlements de type Carte bancaire Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise en banque automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner dans la fiche du mode de règlement la banque à prendre en compte pour la remise en banque. Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont été clôturés, un message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque de ces règlements. En répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée pour éditer le bordereau de remise en banque.Traitements dans le back office EBP Point de vente 55 3. TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE 3.1. Liste des tickets de caisse Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et cette liste de tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic sur l’onglet Tickets de caisse. Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont enregistrées dans le front office. En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous pouvez visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps, apparaissent tous les articles composant le ticket et dans l’onglet Pied, le règlement saisi dans le ticket apparaît dans la zone Acompte. 3.2. Historique clients Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers + Clients, option Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans lequel apparaissent tous les tickets affectés au client. PRISE EN MAIN 56 EBP Point de vente Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce dans le volet de navigation. Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été ajouté.Traitements dans le back office EBP Point de vente 57 3.3. Transfert en comptabilité Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les tickets de caisse, les règlements en caisse et les mouvements de caisse. 3.3.1. Les 2 types de transfert comptable Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes : ? Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité. ? Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable. 3.3.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents éléments : ? Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques, ? Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier + Propriétés + Préférences, ? Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences, Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. ? Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Tous les tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans cet intervalle seront transférés. ? Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Tickets de caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse). ? Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 29 pour paramétrer cette option). PRISE EN MAIN 58 EBP Point de vente ? Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients seront centralisés en une seule écriture pour une même journée. En revanche, vous perdez tout le détail de ces comptes. ? Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.La gestion des gammes EBP Point de vente 59 4. LA GESTION DES GAMMES Point de vente permet de gérer des gammes. Une gamme correspond à un axe et peut être adaptée à différents types de commerce : les vêtements (taille, couleur), la lingerie (taille, couleur, bonnet), les chaussures (pointure, couleur)… Cette option n’est accessible que pour la version Mode de Point de vente. 4.1. Création des données de base 4.1.1. Définition des gammes Après la création de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 0 Comment créer mon dossier Point de vente page 20), vous devez définir vos gammes par le menu Dossier + Propriétés + Préférences et cliquez sur le bouton Gestion des gammes. Par défaut, l’option Gérer les gammes est cochée et le nombre de gammes est fixée à 2. Cependant, le logiciel permet de gérer jusqu’à 3 gammes. Les gammes définies par défaut sont nommées Gamme 1 et Gamme 2 mais vous pouvez, bien évidemment, les renommer à votre convenance.PRISE EN MAIN 60 EBP Point de vente Pour chaque gamme, vous devez définir son libellé au singulier et au pluriel ainsi que la longueur du code en cliquant sur la gamme correspondante sous l’option Gestion des gammes à gauche de votre écran. Le libellé que vous indiquez permet d’identifier chaque gamme dans le logiciel. Par exemple, vous tenez un magasin de sport dans lequel vous vendez des vêtements, des chaussures et de la lingerie. Vous avez donc besoin de définir 3 gammes : une pour les tailles, une pour les couleurs et une pour les bonnets (pour les articles de lingerie). Les deux premières étant par défaut définies, vous devez donc en créer une 3 ème . Pour gérer une 3 ème gamme correspondant au bonnet pour la lingerie, vous devez indiquer dans le champ Nombre de gammes, la valeur 3. Le logiciel crée alors une 3 ème gamme qui est par défaut nommée Bonnets. Vous pouvez fixer la longueur du code de la gamme Taille à 5, celle de la gamme Couleur et Bonnet à 2. Remarque La somme des codes des gammes doit être obligatoirement égale à 9 caractères. Si cette somme est inférieure ou supérieure à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. Attention Dès que vous avez créé un ou plusieurs éléments dans une gamme, vous ne pouvez alors plus modifier le nombre de gammes que vous souhaitez gérer. La gestion des gammes EBP Point de vente 61 4.1.2. Ajout d’éléments dans les gammes Dès que vous avez défini vos gammes, vous pouvez alors créer les éléments s’y rapportant par le menu Données + Stock. Chaque gamme a une entrée dans ce menu. Pour chaque élément de gamme, vous devez renseigner le code, le libellé et vous pouvez y associer une image. Dans notre exemple de magasin de sport, vous allez avoir une entrée Tailles, une entrée Couleurs et une entrée Bonnets dans le menu Données + Stock. Pour créer une taille, allez dans le menu Données + Stock + Tailles, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Indiquez un code et un libellé. Comme indiqué dans les préférences (voir PARTIE PRISE EN MAIN, paragraphe 4.1.1 Définition des gammes page 59), le code Taille doit être obligatoirement sur 5 caractères. Procédez de la même manière pour les couleurs et les bonnets, tout en sachant que le code Couleur et le code Bonnet doivent être sur 2 caractères comme vous l’avez précisé dans les préférences. 4.1.3. Les collections La collection permet de gérer la saisonnalité de vos articles. Ainsi, vous pourrez éditer des statistiques par collection et également mettre en sommeil les articles d’une collection c’est-à-dire ne plus les destiner à la vente. Pour créer une collection, allez dans le menu Données + Stock + Collections. Dans notre exemple de magasin de sport, vous souhaitez créer la collection Automne – Hiver 2006-2007. Cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Indiquez le code et le libellé. Lorsque vous aurez enregistré des pièces de ventes d’achats et de stock, vous pourrez visualiser les statistiques se rapportant à la collection dans l’onglet Statistiques.PRISE EN MAIN 62 EBP Point de vente 4.1.4. Les articles collectifs Dès que vous avez créé tous les éléments nécessaires à chaque gamme, vous pouvez alors créer vos articles collectifs. L’article collectif permet de définir les caractéristiques générales des articles à facturer. Pour créer un article collectif, allez dans le menu Données + Stock + Articles et cliquez sur l’onglet Articles Collectifs. Cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Dans notre exemple de magasin de sport, vous vendez une paire de chaussures pour bébé. Nous allons donc créer l’article collectif Chaussures bébé. Indiquez le code CHENFA1 (le code est obligatoirement sur 7 caractères), une désignation, une famille d’articles et une collection. Ensuite, vous devez créer la combinaison se rapportant à l’article collectif. Une combinaison correspond à un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles facturables puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Pour notre article collectif Chaussures bébé, seules les gammes Tailles et Couleurs sont concernées, les bonnets étant réservées à la lingerie. Pour créer la combinaison correspondante, sélectionnez l’option Ajouter Tailles Couleurs Bonnets par le menu contextuel. 1. Dans la fenêtre affichée, sélectionnez les gammes Tailles et Couleurs et cliquez sur le bouton Suivant. 2. Si toutes les tailles sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, toutes les tailles ne le sont pas puisqu’il y a des tailles de vêtements, de lingerie et de chaussures. Donc, cochez seulement les pointures bébé puis cliquez sur le bouton Suivant. 3. Si toutes les couleurs sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, les chaussures ne sont disponibles que dans certaines couleurs. Donc, cochez seulement les couleurs adéquates. 4. Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel indique alors le nombre de combinaisons qui vont être créées. Cliquez sur le bouton Terminer. La liste des combinaisons apparaît sous forme d’arbre et toutes les couleurs sont regroupées par pointure.La gestion des gammes EBP Point de vente 63 Remarque Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes tailles et les mêmes couleurs, vous pouvez également créer vos combinaisons par le menu Données + Stock + Combinaisons. Elles serviront alors de modèles. Vous pouvez, ensuite, renseigner les différents onglets de l’article collectif qui alimenteront les fiches des articles facturables. Pour avoir des informations plus précises sur les articles collectifs, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. 4.1.5. Génération des articles facturables Dès que vous avez renseigné la fiche de l’article collectif, vous pouvez alors enregistrer votre saisie. L’enregistrement permet alors de générer les articles facturables. Ces articles sont créés à partir de l’article collectif et de la combinaison indiquée dans cet article. Donc, seuls les tailles, les couleurs et les bonnets sélectionnés dans la combinaison ont des articles correspondants. Les articles sont alors visualisables par le menu Données + Stock + Articles. Le code d’un article facturable est la concaténation des codes suivants : ? Les 7 premiers caractères correspondent au code de l’article collectif, ? Les 5 suivants au code Taille, ? Les 2 suivants au code Couleur, ? Les 2 derniers au code Bonnet. Dans notre exemple, pour l’article collectif Chaussures bébé, le code de chaque article facturable commencera par CHENFA1 (code de l’article collectif) et finira par 00 puisque la combinaison indiquée dans l’article collectif ne tient pas compte des bonnets.PRISE EN MAIN 64 EBP Point de vente 4.2. La saisie des pièces Que ce soit pour les pièces de stock, d’achats ou de ventes, la saisie des articles gammés est spécifique. 4.2.1. Les pièces de stock Pour créer une pièce de stock, allez dans le menu Stock + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Entrée de stock. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif CHENFA1. La fenêtre suivante apparaît : Sont alors affichées toutes les tailles et les couleurs rattachées à cet article collectif. Par défaut, dans l’arbre représenté à gauche de l’écran, Tous est sélectionné. Le tableau de saisie est alors collectif c’est-à-dire toutes les tailles-couleurs sont affichées et la saisie concerne la même information. Par défaut, il s’agit de la quantité. Vous pouvez modifier cette information en la sélectionnant dans le champ Sélection. Vous pouvez également saisir les valeurs individuellement c’est-à-dire taille-couleur par taille-couleur. Sélectionnez, dans l’arbre, une pointure. Le tableau de saisie est alors adapté et affiche les couleurs de la pointure sélectionnée en ligne et les informations modifiables en colonnes. La gestion des gammes EBP Point de vente 65 Dès que vous avez saisi les valeurs, cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux tailles-couleurs saisies apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les sorties de stock et les inventaires est identique à celle dans les entrées de stock. 4.2.2. Les pièces d’achats Pour créer une pièce d’achats, allez dans le menu Achats + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Commande fournisseur. Indiquez un fournisseur et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif CHENFA1. La fenêtre suivante apparaît : Comme pour les pièces de stock, le principe de saisie est le même. Saisissez les valeurs et cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux tailles-couleurs saisies apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les bons de réception et les factures fournisseurs est identique à celle dans les commandes fournisseurs.PRISE EN MAIN 66 EBP Point de vente 4.2.3. Les pièces de vente Pour créer une pièce de ventes, allez dans le menu Ventes + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Devis. Indiquez un client et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code article collectif CHENFA1. La liste des tailles disponibles pour cet article collectif apparaissent : Sélectionnez une taille et validez par le bouton OK. La liste des couleurs disponibles dans cette taille apparaît :La gestion des gammes EBP Point de vente 67 Sélectionnez une couleur et validez par le bouton OK. L’article correspondant à la taille et la couleur sélectionnée apparaît. La saisie des articles gammés dans les commandes clients, bons de livraison et factures clients est identique à celle dans les devis. 4.2.4. Les tickets de caisse Allez dans le menu Opérations + Front office + Lancer le front office pour accéder au front office. Ensuite, sélectionnez l’option Nouveau ticket de caisse du menu Ventes. Cliquez sur un rayon, puis une famille d’articles. Dans la vue Articles, apparaissent les articles collectifs. Cliquez sur le bouton de l’article collectif Chaussures bébé. La fenêtre suivante apparaît : Cliquez alors sur une taille. La liste des couleurs est alors affichée. PRISE EN MAIN 68 EBP Point de vente Cliquez sur une couleur. L’article correspondant à la taille et à la couleur sélectionnées est alors inséré dans le ticket. Dans les colonnes Tailles et Couleurs, sont indiqués le code de la taille et le code de la couleur de l’article.La gestion des gammes EBP Point de vente 69 4.3. Les impressions 4.3.1. Statistiques mensuelles par collection Ces statistiques permettent d’obtenir par collection et sur la période demandée la quantité vendue, le chiffre d’affaires et la marge. 4.3.2. Synthèse des achats / ventes par collection Cette impression permet de connaître pour chaque collection et par fournisseur les quantités achetées, les quantités vendues, le montant des achats et le montant des ventes ainsi que la différence entre les deux.PRISE EN MAIN 70 EBP Point de vente 5. LA GESTION DU MULTI-DEPOT Vous stockez vos produits dans plusieurs dépôts ? Point de vente répond à ce besoin et vous permet de gérer vos différents dépôts de stockage dans votre dossier. Attention, cette fonctionnalité n’est accessible que pour la version PRO de Point de vente. 5.1. Création des données de base 5.1.1. Les dépôts Vous stockez votre marchandise dans 2 entrepôts : le dépôt principal et la réserve. Pour créer vos dépôts, vous devez aller dans le menu Données + Stock + Dépôts. Par défaut, un dépôt est déjà créé et est défini comme dépôt principal. Pour créer votre dépôt « Réserve », sélectionnez l’option Nouveau dans le volet de navigation ou cliquez sur l’icône . Renseignez le code, le libellé, l’adresse et les informations concernant le responsable du dépôt. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation pour sauvegarder votre saisie. 5.1.2. Les articles Lors de la création d’un article (menu Données + Stock + Articles), un onglet supplémentaire est disponible : Quantité initiale.La gestion du multi-dépôt EBP Point de vente 71 Cet onglet permet de renseigner la quantité en stock de votre article dans chaque dépôt. A la validation de l’article, un bon d’entrée est généré pour chaque dépôt mouvementé. 5.2. Les pièces de stock 5.2.1. Un dépôt Lors de la création d’une pièce de stock, par exemple un bon d’entrée, vous devez choisir le dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, le dépôt principal est sélectionné. Cependant, si vous souhaitez le modifier, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Le dépôt de l’entête est affecté à toutes les lignes articles. Mais, vous pouvez également le modifier dans la colonne Code dépôt. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés du menu contextuel afin de l’afficher. A la validation de la pièce, c’est le dépôt indiqué dans les lignes qui est mouvementé. 5.2.2. Tous les dépôts Vous pouvez également créer une pièce de stock sur tous les dépôts. Pour effectuer cette opération, dans le champ Dépôt de l’entête de la pièce, vous devez sélectionner Tous les dépôts. Ensuite, saisissez un article. La fenêtre suivante apparaît :PRISE EN MAIN 72 EBP Point de vente Vous pouvez alors saisir la quantité de l’article pour chaque dépôt. Lorsque vous validez cette fenêtre, une ligne est alors insérée dans la pièce pour chaque dépôt où une quantité a été saisie. La saisie dans un dépôt ou tous les dépôts est identique pour tous les types de pièces de stock. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de stock, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. 5.3. Les pièces de ventes et d’achats 5.3.1. Dépôt dans la fiche Tiers Vous avez plusieurs dépôts qui ne sont pas à la même adresse que votre société. Lorsqu’un client vous commande un produit, vous le prélevez du dépôt le plus proche de votre client. Il est donc intéressant, dans ce cas, de pouvoir rattacher un dépôt à un client. Dans l’onglet Vente de la fiche client, on a cette possibilité avec le champ Dépôt par défaut. Vous devez y indiquer le dépôt qui sera, par défaut, sélectionné à la création d’une pièce pour ce client. Ce champ est, par défaut, vide. Ce principe existe également pour les fournisseurs. On peut renseigner un dépôt dans l’onglet Achat.La gestion du multi-dépôt EBP Point de vente 73 5.4. Création d’une pièce de vente En création d’une pièce de vente (depuis le menu Ventes + Nouvelle pièce), lorsque vous choisissez un client, le dépôt sélectionné dans sa fiche est indiqué dans le champ Dépôt présent dans l’onglet Corps. Si aucun dépôt n’est précisé dans la fiche du client, il s’agit du dépôt principal. Le dépôt indiqué dans les lignes articles correspond au dépôt choisi dans l’entête du corps. Vous pouvez cependant le modifier en le sélectionnant dans la colonne Code dépôt source. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés par le menu contextuel et affichez la colonne. Le fonctionnement est identique pour tous les types de pièces de ventes ainsi que pour tous les types de pièces d’achats. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de ventes et d’achats, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. 5.5. Les statistiques L’onglet Statistiques dans les articles et les familles d’articles propose les résultats tous dépôts confondus ou par dépôt.PRISE EN MAIN 74 EBP Point de vente 6. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER 6.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 6.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données : ? Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés possibles) . ? Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.Back office EBP Point de vente 75 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Point de vente. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. BACK OFFICE 1.1. Menu Dossier 1.1.1. La recopie La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé Recopie). 1.1.2. Les utilisateurs Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs). 1.2. Menu Données 1.2.1. Grilles de tarifs Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs par article, par famille d’articles et par client (aide en ligne, mot clé Grille de tarifs). 1.2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise Cette fonctionnalité permet de définir des conditions de remise pour un client et un article donné.LES FONCTIONS AVANCEES 76 EBP Point de vente 1.2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer Dans une famille articles (ou dans une fiche article), il est maintenant possible d’utiliser les dimensions (Largeur, Longueur et Hauteur disponibles dans l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur) pour calculer une surface ou un volume. Le résultat de ce calcul est reporté dans le champ Coefficient Multiplicateur de la ligne de pièce, celui-ci étant multiplié par le nombre pour obtenir la quantité facturée. 1.2.4. Les promotions ou Soldes Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé Promotions ou soldes).Back office EBP Point de vente 77 1.3. Menu Ventes 1.3.1. L’état des devis Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis. 1.3.2. La recherche sur un N° de série Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des recherches. 1.3.3. Les relances commandes clients Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients). 1.3.4. Les factures d’acompte Cette option permet de gérer les acomptes versés par les clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Lors de la saisie d’un règlement dans une commande, vous pourrez préciser si vous souhaitez ou non générer une facture d’acompte (aide en ligne, mot clé Facture d acompte). 1.4. Menu Achats 1.4.1. La recherche des articles par référence fournisseur Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce. 1.4.2. Le réapprovisionnement automatique Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement).LES FONCTIONS AVANCEES 78 EBP Point de vente 1.5. Menu Stock 1.5.1. La mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs : ? Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente, ? Recopier des tarifs entre-eux très rapidement, ? Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure, ? Modifier éventuellement la date d’application, ? Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient. (Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs). 1.6. Menu Opérations 1.6.1. Les écarts de règlement Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements). 1.6.2. Les relances La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance). 1.6.3. La DEB La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. Les états édités par le logiciel sont des états PREPARATOIRES. Cependant, vous avez la possibilité de générer un fichier Intracom (aide en ligne, mot clé DEB et Intracom).Back office EBP Point de vente 79 1.7. Menu Impressions 1.7.1. Les courriers et lettres types Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers). 1.7.2. L’historique des ventes Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client). 1.7.3. Les statistiques Dans le logiciel EBP Point de vente, vous pouvez éditer différents états concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs. 1.7.4. Les relevés de factures Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi).LES FONCTIONS AVANCEES 80 EBP Point de vente 1.8. Menu Outils 1.8.1. Les champs personnalisés Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en ligne, mot clé Champs personnalisés). 1.8.2. L’agenda L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également afficher l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi dans Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda). 1.8.3. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. 1.9. Menu Internet 1.9.1. La solution OXATIS La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé Oxatis).Front office EBP Point de vente 81 2. FRONT OFFICE 2.1. Menu Ventes 2.1.1. Génération d’une facture Vous avez des clients en compte dans le back office (à qui vous générez des factures régulièrement) qui passent occasionnellement à la caisse. En cochant l’option Générer une facture au lieu d’un ticket dans la fiche de ce client, lors de la mise en compte d’un ticket, au lieu qu’un ticket soit généré pour ce client, une facture sera alors générée dans le back office. 2.2. Menu Opérations 2.2.1. Génération de bons d’achat ou chèques cadeau Comme l’indique son nom, cette option permet de générer des bons d’achat ou chèques cadeau selon plusieurs critères. Vous pouvez en générer soit dans le cadre de la fidélité client soit dans le cadre de la vente de chèque cadeau (aide en ligne, mot clé Chèque cadeau ou Bons d’achat). 2.2.2. Saisie des règlements Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de saisie des règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit (aide en ligne, mot clé Règlements). 2.2.3. Regroupement de tickets Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer les clients de ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le regroupement de tickets va vous permettre de générer une facture par client pour l’ensemble des ventes en compte de ce client (aide en ligne, mot clé Regroupement).LES FONCTIONS AVANCEES 82 EBP Point de vente 2.3. Menu Caisse 2.3.1. Fond de caisse Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant les espèces, cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en ligne, mot clé Fond de caisse). 2.3.2. Mouvements de caisse Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de caisse (aide en ligne, mot clé Mouvements). 2.4. Menu Outils 2.4.1. Raccourcis clavier Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran de ventes un raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous pouvez également affecter un raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot clé Raccourcis clavier). 2.4.2. Paramétrage des modèles de ticket Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez paramétrer vos modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide en ligne, mot clé Editeur).Index EBP Point de vente 83 Index A Activer..................................................................................................................... 21 Activité .................................................................................................................... 52 Adresse de la société ....................................................................................... 23, 27 Agenda ................................................................................................................... 81 Aide en ligne (utilisation)........................................................................................... 7 Article...................................................................................................................... 41 Articles collectifs ..................................................................................................... 62 Assistance technique.............................................................................................. 13 B Banque ................................................................................................................... 43 C Champ personnalisé............................................................................................... 81 Chiffre d’affaires...................................................................................................... 52 Civilités ................................................................................................................... 29 Client ...................................................................................................................... 36 Client bloqué........................................................................................................... 37 Clôture de caisse .................................................................................................... 53 Codification automatique ........................................................................................ 28 Collectifs ................................................................................................................. 62 Collection ................................................................................................................ 61 Combinaison........................................................................................................... 62 Commercial............................................................................................................. 32 Comptabilisation des avoirs .................................................................................... 28 Configuration requise.............................................................................................. 14 Contact de la société ........................................................................................ 24, 27 Coordonnées .......................................................................................................... 27 Courriers ................................................................................................................. 80 Création de dossier................................................................................................. 23 D DEB ........................................................................................................................ 79 Déclaration.............................................................................................................. 49 Dépôt ...................................................................................................................... 70 Devise du dossier ................................................................................................... 24INDEX 84 EBP Point de vente E Ecart de règlement ................................................................................................. 79 E-mail EBP ............................................................................................................. 13 Encours maximum .................................................................................................. 37 Evaluation ............................................................................................................... 20 Exportation.............................................................................................................. 81 F Famille articles........................................................................................................ 39 Familles clients ....................................................................................................... 35 Fichier texte ............................................................................................................ 57 Fidélité .................................................................................................................... 30 Fidélités clients ....................................................................................................... 44 G Gammes ................................................................................................................. 59 H Historique des clients.............................................................................................. 55 Historique des ventes ............................................................................................. 80 I Identification de la société....................................................................................... 27 Importation.............................................................................................................. 81 Installation monoposte............................................................................................ 15 J Journal des tickets .................................................................................................. 52 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 19 Lettre de relance..................................................................................................... 79 Lettres types ........................................................................................................... 80 Lisezmoi.txt............................................................................................................... 7 Liste des tickets de caisse ...................................................................................... 55Index EBP Point de vente 85 M Magasin .................................................................................................................. 52 Mise à jour des tarifs............................................................................................... 79 Mode de règlement................................................................................................. 34 Montants en caisse................................................................................................. 49 Mot de passe .......................................................................................................... 27 Multi-dépôt.............................................................................................................. 70 N NAF .................................................................................................................. 23, 27 NII ..................................................................................................................... 23, 27 Nouveau dossier..................................................................................................... 23 Numérotation des pièces ........................................................................................ 48 O Oxatis ..................................................................................................................... 81 P Paramétrage avancé .............................................................................................. 46 Paramétrage classique ........................................................................................... 46 Paramétrage des taux de TVA................................................................................ 31 Périphérique ........................................................................................................... 47 Préférences du dossier ........................................................................................... 28 Promotion ............................................................................................................... 78 Protocoles validés................................................................................................... 16 R Racines de comptes ............................................................................................... 29 Rayon ..................................................................................................................... 38 Réapprovisionnement....................................................................................... 78, 79 Recopie................................................................................................................... 77 Regroupement........................................................................................................ 82 Relance................................................................................................................... 79 Relances commandes clients ................................................................................. 78 Relevés de factures ................................................................................................ 80 Remise en banque.................................................................................................. 54 Réseaux validés ..................................................................................................... 16INDEX 86 EBP Point de vente S Sauvegarde ............................................................................................................ 75 Service technique (e-mail) ...................................................................................... 13 Service technique (téléphone) ................................................................................ 13 Statistiques ............................................................................................................. 80 Synthèse................................................................................................................. 69 T Téléphone EBP....................................................................................................... 13 Thème..................................................................................................................... 45 Ticket ...................................................................................................................... 50 Transfert comptable................................................................................................ 57 U Utilisateurs .............................................................................................................. 77NotesNotes EBP Agence ImmobiliËre 3 Pour Windows 98, Me, NT, 2000 et XP Guide díinstallation et díinitiation EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 1999-2006 EBP Informatique, Èdition mai 2006CONVENTION DíUTILISATION DíEBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur 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Vous ne pouvez pas transfÈrer le programme vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut Ítre copiÈ qu'‡ des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installÈ doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit quíaux seules licences d'utilisation indiquÈes selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences rÈseau x postes. L'ensemble des programmes est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur le site une difficultÈ technique dont la cause níaurait pas pu Ítre dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, il reconnaÓt avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP.Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre du contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme que EBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat díassistance. Le programme est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance de ce programme sont assumÈs par l'acheteur. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie.FELICITATIONS ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide prÈsente le logiciel EBP Agence ImmobiliËre 3 et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particuliËres non traitÈs dans le guide, consultez líaide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : ? La touche F1 pour un accËs direct ‡ líaide. ? Pour une aide gÈnÈrale, lancez la commande Aide sur Agence ImmobiliËre ou Sommaire et index du menu ?. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.RTF qui est proposÈ ‡ la fin de líinstallation du logiciel. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis que cette documentation a ÈtÈ imprimÈe y seront consignÈes.EBP Agence ImmobiliËre 3 7 TABLE DES MATIERES AVANT DE COMMENCER 11 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 11 1.1. AccËs.....................................................................................................11 1.2. Horaires .................................................................................................11 2. PRESENTATION DU LOGICIEL 12 2.1. CaractÈristiques gÈnÈrales ....................................................................12 2.2. Les points forts díEBP Agence ImmobiliËre 3........................................12 3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE 14 4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE 15 5. LE FICHIER LISEZ-MOI 15 6. LíAIDE 15 INSTALLATION ET LANCEMENT 17 1. INSTALLATION MONOPOSTE 17 2. INSTALLATION EN RESEAU 18 2.1. Liste des rÈseaux validÈs ......................................................................18 2.2. Protocoles rÈseaux validÈs....................................................................18 2.3. Installation et configuration en rÈseau poste ‡ poste.............................19 2.4. Installation et configuration en rÈseau dÈdiÈ .........................................20 2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10....20 2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 ...............21 2.7. Mises ‡ jour et nouvelles versions .........................................................21 2.8. ProblËme díutilisation.............................................................................21 3. LANCEMENT DU LOGICIEL 22 4. CODE DE DEBRIDAGE 22 5. VERSIONS DISPONIBLES 23 6. OUVERTURE DíUN DOSSIER 238 EBP Agence ImmobiliËre 3 PRINCIPES DíUTILISATION 24 1. PRESENTATION 24 2. LES BARRE D'OUTILS 24 3. LA BARRE OUTLOOK 28 4. LA BARRE DíETAT 29 5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS 30 6. LA GESTION DES FENETRES 31 7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES 32 8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION 34 PRISE EN MAIN 35 1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION 35 2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR 36 2.1. Les options du dossier...........................................................................36 2.2. Les informations sociÈtÈ ........................................................................37 2.3. Initialiser les diffÈrentes commissions....................................................38 2.4. Les autres options .................................................................................39 3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 41 3.1. Les donnÈes obligatoires.......................................................................41 3.2. Les autres paramËtres...........................................................................44 CREER SES PREMIERS VENDEURS 45 1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS 45 2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 46 2.1. Les Ètapes ‡ suivre pas ‡ pas ...............................................................46 2.2. Les diffÈrents textes pour les Èditions....................................................50 3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR 51 4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR 52 4.1. Rechercher un vendeur .........................................................................53 4.2. ComplÈter la fiche du vendeur ...............................................................54 4.3. Imprimer la fiche / la liste .......................................................................54EBP Agence ImmobiliËre 3 9 5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR 55 CR…ER SES PREMIERS ACQUEREURS 57 1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS 57 2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 58 2.1. CrÈer une fiche acquÈreur .....................................................................58 2.2. ConnaÓtre les critËres de son futur achat...............................................59 3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR 60 3.1. Rechercher un acquÈreur ......................................................................61 3.2. ComplÈter la fiche de líacquÈreur ..........................................................61 3.3. Imprimer la fiche / la liste .......................................................................62 RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 63 1. PRESENTATION 63 2. FICHE VENDEUR 64 2.1. Onglet AcquÈreur / CritËre de rapprochement.......................................64 2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu ...............................................65 2.3. La relance ‡ l'acquÈreur ........................................................................67 3. FICHE ACQUEREUR 68 3.1. Onglet vendeur / CritËre de rapprochement / ........................................68 3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquÈreur potentiel ..............69 4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE 70 4.1. Promesse díachat..................................................................................70 4.2. La transaction ........................................................................................71 5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES 72 6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 73 6.1. Organiser des nouvelles visites / GÈrer son agenda .............................73 6.2. PrÈsenter des nouvelles affaires............................................................73 6.3. Supprimer un acquÈreur qui níest plus intÈressÈ...................................74 TRAITEMENTS PARTICULIERS 76 1. FAIRE DES DIAPORAMA 76 1.1. RÈcupÈrer les diffÈrentes photos de l'affaire..........................................76 1.2. Elaborer un diaporama ..........................................................................78 2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES 7910 EBP Agence ImmobiliËre 3 3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES 80 4. PREPARER LES MAILINGS 83 5. FAIRE UNE SIMULATION DíEMPRUNT 84 6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT 85 7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES 86 8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES87 9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS 88 AUTRES TRAITEMENTS 90 1. SAUVEGARDE DU DOSSIER 90 2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES 91 INDEX 93Assistance technique EBP Agence ImmobiliËre 3 11 AVANT DE COMMENCER 1. ASSISTANCE TECHNIQUE 1.1. AccËs L'achat du logiciel en version complËte donne droit ‡ l'usage de notre service technique . Pour y accÈder, munissez-vous de votre numÈro de licence puis au choix: ? utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe : un serveur vocal vous permet de demander le service que vous dÈsirez contacter. Si en fonction du trafic, une attente est nÈcessaire, vous en Ítes informÈs et vous pouvez alors dÈcider de surseoir ‡ votre demande en connaissance de cause. 01 34 94 20 00 ?exposez votre problËme par e-mail immobilier.support@ebp.com *Ce droit ‡ l'assistance technique dÈpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetÈe et du contrat souscrit. 1.2. Horaires Du lundi au jeudi ? 8h00 ‡ 19h00 Le vendredi ? 8h00 ‡ 18h00AVANT DE COMMENCER 12 EBP Agence ImmobiliËre 3 2. PRESENTATION DU LOGICIEL 2.1. CaractÈristiques gÈnÈrales EBP Agence ImmobiliËre 3 est un logiciel destinÈ aux PME. Son principal atout est de fournir tous les ÈlÈments nÈcessaires pour gÈrer au mieux toutes les affaires confiÈes et de leur trouver des acquÈreurs gr‚ce ‡ des critËres multiples. Gr‚ce ‡ son ergonomie conviviale et simple, vous saisissez les biens immobiliers et les acquÈreurs potentiels. Toutes les informations seront alors entrÈes au fur et ‡ mesure. Puis des outils de suivi vous permettront de rapprocher ces deux types de donnÈes. A tout moment, il est possible de modifier des fiches, en fonction des nouvelles exigences des clients. Au jour le jour, vous avez ‡ votre disposition un agenda qui vous permet de planifier et de suivre toutes les Ètapes importantes de vos transactions. LíÈditeur de texte fourni avec le logiciel offre líavantage de crÈer ses propres documents (mandat, promesse, courriers diversÖ) en rÈcupÈrant par simple copier-coller ses textes dÈj‡ crÈÈs par un traitement de texte ou de modifier les documents proposÈs par dÈfaut dans le logiciel. Enfin, dans une agence ayant plusieurs nÈgociateurs, le logiciel permet de travailler simultanÈment sur un mÍme dossier. Ainsi, chacun pourra consulter ou mettre ‡ jour les diffÈrents fichiers de travail. Ceci optimisera alors le partage des t‚ches au sein díune mÍme sociÈtÈ. 2.2. Les points forts díEBP Agence ImmobiliËre 3 Agence ImmobiliËre 3 est un logiciel conÁu pour des systËmes fonctionnant sous Windows 95 ou supÈrieurs. Son environnement síinspire de Microsoft Office 2000. Des menus dÈroulants, des menus contextuels, la barre Outlook. Líenvironnement de travail est paramÈtrable (Barres díoutils, barre de raccourcis,Ö). La possibilitÈ de faire appel ‡ des outils Microsoft Office, ‡ líexplorateur, directement ‡ partir du logiciel.PrÈsentation du logiciel EBP Agence ImmobiliËre 3 13 LES DIFFERENTES FONCTIONS PROPOSEES PAR LE LOGICIEL : Fonctions gÈnÈrales ? RÈcupÈration des donnÈes de la version antÈrieure EBP Agence 1 (exceptÈ les photos), ? Travailler en MDI (Interface ‡ Documents Multiples), ? Nombre illimitÈ de bases de donnÈes, ? Travailler en monoposte ou en rÈseau jusquí‡ 11-13 postes, ? CrÈer des utilisateurs avec blocages de sÈcuritÈ aprËs 3 essais de connexion et affichage des utilisateurs connectÈs, ? Travailler simultanÈment en Euro ou en devise locale, ? Connexion directe au site des interlocuteurs, ‡ partir des adresses internet saisies dans la base, ? Envoyer des messages Èlectroniques ‡ un contact, ? ParamÈtrer les sauvegardes automatiques au format ZIP, ? PrÈparer la rÈpartition des commissions effectuÈes sur les affaires rÈalisÈes, ? Installation personnalisÈe : choix des disques, chemins pour les diffÈrents fichiers installÈs, ? Aide en ligne contextuelle, ? Assistant de dÈmarrage, ? Astuces du jour, Saisie des donnÈes ? A la crÈation du dossier, possibilitÈ de rÈcupÈration des donnÈes de bases (vues, type díaffaires, Ètat gÈnÈralÖ), ? Personnaliser ensuite ces listes pour ses propres besoins, ? Des champs obligatoires lors de la saisie des affaires et des acquÈreurs : pas díoubli possible des donnÈes importantes (comme le nom du vendeur, le type díaffaireÖ), ? En temps rÈel, les donnÈes de base sont mises ‡ jour par simple ajout (exposition, Èvacuation, agents,Ö) sans annuler la saisie en cours, ? Notion de marque page (il est possible de marquer une fiche pour y revenir rapidement), ? PossibilitÈ de cacher les informations confidentielles díun vendeur pour permettre ‡ un client de consulter la fiche de líaffaire ‡ líÈcran. ? Des visites, des rendez-vous avec les diffÈrents intervenants peuvent Ítre dÈclenchÈs au moment de la saisie, ? Suppression des fiches perdues ou anciennes avec conservation díune archive, ? Consultation rapide de líhistorique des affaires et des acquÈreurs avec modification possible ou rÈÈdition, ? Stockage, mise en place des photos au format BMP, GIF, JPEG, TIFF ou PNG,AVANT DE COMMENCER 14 EBP Agence ImmobiliËre 3 ? Retouche des images, ? Import díimage depuis un fichier existant, le presse papier, ou tout pÈriphÈrique compatible TWAIN, ? Saisie rapide des textes pour la diffusion commerciale, ? Mise en forme des mÈmos, des textes, des annonces. Traitements ? Recherche rapide selon diffÈrents critËres (statut, nature, secteurÖ), ? Recherche contextuelle sur níimporte quel champ díune fiche, ? Rapprochement simple et rapide entre affaires et acquÈreurs selon critËres, ? Modification des donnÈes de rapprochement, ? Suivi des diffÈrentes Ètapes : mandat, promesse Ö, ? ParamÈtrage des documents type : modification et crÈation de nouveaux modËles, ? Calcul des commissions dËs la vente. Autres Traitements ? Gestion de líagenda avec niveau de prioritÈ, ? Elaboration díun diaporama paramÈtrable gr‚ce ‡ un assistant, ? GÈnÈration automatique des petites annonces ‡ publier sur un site internet ou un journal, ? Gestion ÈvoluÈe de la pige, ? Gestion de líhistorique selon critËres, ? Impression des fiches de donnÈes, personnalisation des modËles díÈdition, ? GÈnÈration de mailings, ? Simulation de calculs díemprunts, ? Enregistrement de toute impression dans un fichier RTF, XLS, WQ1(Corel QuattroPro)Ö, ou dans un fichier díarchive pour une consultation ultÈrieure, ? DiffÈrents graphiques reprÈsentatifs de líactivitÈ de líagence et export en WMF ou BMP. Exportation des valeurs au format Excel ou Html. ? Outils de sauvegarde et de maintenance intÈgrÈs. 3. LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE EBP Agence ImmobiliËre 3 fonctionne avec des systËmes Windows 95, 98, 2000, XP ou NT. 32 Mo de RAM minimum sont nÈcessaires pour une bonne utilisation du programme. Une rÈsolution graphique minimum de 800 *600 est conseillÈe. Les systËmes díexploitation sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire líacquisition au prÈalable.La place disque nÈcessaire EBP Agence ImmobiliËre 3 15 4. LA PLACE DISQUE NECESSAIRE Líinstallation complËte du logiciel nÈcessite environ 12 Mo de place disque disponible sur votre disque dur. Le dossier de dÈmonstration prend environ 2 Mo. Vous pouvez níinstaller que certains composants si vous choisissez une installation personnalisÈe. Cependant, votre propre dossier díagence nÈcessitera de la place disque et il grossira en fonction des donnÈes saisies. Aussi, il est conseillÈ díavoir une place disque qui soit au minimum le double de ce que nÈcessite líinstallation. 5. LE FICHIER LISEZ-MOI Nous vous conseillons vivement de lire le fichier Lisez-moi. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis que cette documentation a ÈtÈ imprimÈe y seront consignÈes. 6. LíAIDE Un fichier díaide est accessible directement ‡ partir du logiciel en cliquant sur F1 sur une commande particuliËre ou en utilisant le menu ? Aide sur Agence ImmobiliËre. Au dÈmarrage du programme vous pouvez en 15 minutes, connaÓtre les principales Ètapes ‡ suivre. ? Sommaire et IndexÖvous offre un guide de rÈfÈrence complet sur chaque commande, ainsi quíun guide díutilisateur et quelques astuces de ´ comment faire Ö ª.Installation monoposte EBP Agence ImmobiliËre 3 17 INSTALLATION ET LANCEMENT 1. INSTALLATION MONOPOSTE Líinstallation díEBP Agence ImmobiliËre 3 síeffectue ‡ partir du CD Rom. Si vous avez un lecteur de CD Rom : 1 ñ Placez le CD Rom dans le lecteur de líordinateur. Si líautorun de votre systËme est activÈ alors passez ‡ líÈtape 4. 2 ñ Cliquez sur le menu DÈmarrer/ExÈcuter 3 ñ Tapez X:\Install.exe en remplaÁant X par la lettre de votre CD Rom. Un assistant vous accueille. 4 ñ Cliquez sur Produit pour passer ‡ líÈtape suivante. 5 ñ Pointez Installation du logiciel pour Agence ImmobiliËre. 1. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Acceptez les termes du contrat de licence en cliquant sur Oui. 2. LíÈtape suivante est le choix de votre installation. Par dÈfaut, il est conseillÈ de faire une installation ComplËte qui installe alors tous les composants. Si vous Ítes un utilisateur averti, vous pouvez effectuer une installation personnalisÈe afin de dÈterminer les composants ‡ installer ou RÈseau pour des besoins spÈcifiques ‡ votre agence ; les chemins rÈseau seront alors signalÈs.INSTALLATION ET LANCEMENT 18 EBP Agence ImmobiliËre 3 3. LíÈtape suivante est importante puisquíelle indique le dossier díinstallation du produit. Par dÈfaut, le logiciel est installÈ dans le dossier \ProgramFiles\EBP\Agence3. Vous pouvez modifier ce chemin par le bouton Parcourir. Les derniËres Ètapes vous permettent de sÈlectionner le dossier Programme, par dÈfaut EBP. Puis des icÙnes de lancement peuvent Ítre crÈÈes sur le bureau. Enfin un rÈcapitulatif des paramËtres ‡ installer vous permet de revenir en arriËre par le bouton PrÈcÈdent. Pour dÈmarrer líinstallation cliquez sur Suivant. 2. INSTALLATION EN RESEAU Veuillez trouver ci-dessous les informations nÈcessaires ‡ une installation correcte du logiciel sur votre rÈseau. 2.1. Liste des rÈseaux validÈs Veuillez trouver ci-dessous, la liste des rÈseaux validÈs par EBP. RÈseaux Poste ‡ poste Windows 95, Windows 98 Windows NT4 Workstation Serveur dÈdiÈ Windows NT Server 3.51 / 4.0 Novell Netware 3.12 et supÈrieur 2.2. Protocoles rÈseaux validÈs Vous pouvez utiliser au choix les protocoles : TCP/IP , IPX/SPX NETBEUI (exceptÈ pour Novell). Il suffit que le protocole choisi soit installÈ sur toutes les stations et le serveur.Installation en rÈseau EBP Agence ImmobiliËre 3 19 2.3. Installation et configuration en rÈseau poste ‡ poste IMPORTANT ! ! Pour des configurations comprenant jusquí‡ 3 ou 4 postes, vous pouvez utiliser un rÈseau poste ‡ poste WindowsÆ 95/98/NT. Au del‡ et/ou pour un usage intensif, il est trËs vivement conseillÈ díutiliser un serveur dÈdiÈ. 2.3.1. Installation du logiciel sur le PC serveur de donnÈes Sur la station choisie comme serveur de donnÈes, faites une installation dans le rÈpertoire de votre choix (par dÈfaut C:\Program Files\EBP). RÈpertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\ RÈpertoire de donnÈes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Data ModËles díimpression C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Report ModËles de documents C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Document ModËles de donnÈes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Template Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help Sauvegardes C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Backup 2.3.2. Mise en place de líaccËs aux donnÈes Le rÈpertoire de la station serveur doit Ítre partagÈ en accËs complet via líExplorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le rÈpertoire et choisissez "PartagerÖ"). Ensuite, sur toutes les stations clients qui utiliseront le logiciel, et gr‚ce au voisinage rÈseau, crÈez un lecteur rÈseau pour le rÈpertoire C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3 partagÈ, en lui affectant une lettre, X par exemple. 2.3.3. Installation du logiciel sur tous les autres PC Faites une installation (voir ß Installation et lancement - 1.) sur tous les PC concernÈs. Vous sÈlectionnez alors Installation RÈseau ‡ líÈtape 4, qui vous permettra alors de sÈlectionner les diffÈrents chemins du rÈseau pour les fichiers installÈs. Aussi, vous devez avoir les chemins suivants : RÈpertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\ RÈpertoire de donnÈes X:\Data ModËles díimpression X\Report ModËles de documents X :\Document ModËles de donnÈes X :\Template Aide en ligne C:\PROGRAM FILES\EBP\AGENCE3\Help Sauvegardes X :\BackupINSTALLATION ET LANCEMENT 20 EBP Agence ImmobiliËre 3 2.4. Installation et configuration en rÈseau dÈdiÈ L'installation avec un serveur dÈdiÈ est identique ‡ líinstallation poste ‡ poste, ‡ une exception prËs : le logiciel n'est pas installÈ sur le serveur. ATTENTION : Il est conseillÈ de ne pas utiliser le volume SYS du serveur Netware comme volume de donnÈes. 2.4.1. Mise en place des rÈpertoires sur le serveur dÈdiÈ Vous devez crÈer sur le serveur dÈdiÈ un rÈpertoire (par exemple EBP) puis le partager en accËs complet pour tous les utilisateurs susceptibles díutiliser le logiciel (seul líadministrateur peut donner ces droits). 2.4.2. Installation du logiciel sur tous les autres PC L'installation sur les stations est identique ‡ celle du rÈseau poste ‡ poste (voir ß Installation et lancement - 2.3). Cependant, au lieu d'utiliser la commande "Connecter un lecteur rÈseau", vous pouvez crÈer des scripts de login Netware ou NT pour crÈer automatiquement votre lecteur rÈseau sur l'ensemble des stations (voir votre revendeur). 2.5. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 3.1x et 4.10 - Pour les rÈseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du systËme pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations ‡ apporter sont les suivantes : Sur le poste serveur, taper la commande LOAD OS2.NAM. - Sur le poste serveur, taper la commande : ADD NAME SPACE OS2 TO ëNom du volumeí (nom du volume netware sur lequel les donnÈes seront installÈes). - Modifier ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la commande suivante : LOAD OS2.NAM. - RedÈmarrer le serveur.Installation en rÈseau EBP Agence ImmobiliËre 3 21 2.6. Gestion des noms longs sur un serveur Novell Netware 4.11 Pour les rÈseaux de type Novell, il faut apporter une modification au niveau du systËme pour que les noms longs soient reconnus, les manipulations ‡ apporter sont les suivantes : - Sur le poste serveur, tapez la commande LOAD LONG - Sur le poste serveur, tapez la commande : ADD NAME SPACE LONG TO ëNom du volumeí (nom du volume netware sur lequel les donnÈes seront installÈes) - Modifiez ensuite le fichier AUTOEXEC.NCF (via Load Install), en ajoutant la commande suivante : LOAD LONG - RedÈmarrez le serveur 2.7. Mises ‡ jour et nouvelles versions Attention ! ! A chaque mise ‡ jour du logiciel, tous les postes utilisant le produit doivent faire une mise ‡ jour. 2.8. ProblËme díutilisation IMPORTANT ! ! Nous vous rappelons qu'il est impÈratif que votre rÈseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problËmes (mÍme trËs alÈatoires) lors de líutilisation de votre logiciel, vÈrifiez votre rÈseau dans sa globalitÈ : - les c‚bles rÈseaux, - les cartes rÈseaux, - procurez-vous la derniËre version du pilote de votre carte rÈseau Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problËme. Pour se faire, travaillez sur un poste ‡ la fois pour dÈterminer lequel est ‡ l'origine des problËmes.INSTALLATION ET LANCEMENT 22 EBP Agence ImmobiliËre 3 3. LANCEMENT DU LOGICIEL Pour lancer le logiciel, utilisez le menu : DÈmarrer/Programme/EBP/Agence ImmobiliËre 3/ Vous pouvez Ègalement repÈrer líicÙne crÈÈe sur votre bureau et lancer le logiciel par un double-clic. 4. CODE DE DEBRIDAGE Lors de líachat du logiciel, une licence vous a ÈtÈ accordÈe. Une carte díenregistrement retournÈe ‡ EBP vous a permis díobtenir un code de dÈbridage sur votre Raison Sociale qui dÈpend de la version achetÈe (monoposte ou rÈseau). Ainsi, lorsque vous lancez le logiciel Agence ImmobiliËre 3, vous devez enregistrer votre licence exactement comme indiquÈe sur le courrier. Ceci vous permettra alors de travailler en mode complet. Puis validez par Ok. Si les informations ne sont pas correctes, le logiciel vous líindique et vous travaillez en mode restreint. Au prochain lancement du programme, ou par le menu /Outils/Options/ et líonglet Licence, ou encore par ?/Code de dÈbridage, vous devez ressaisir les informations de votre licence en respectant tous les caractËres que vous lisez sur le courrier EBP. Lance líapplication Lance le fichier díaide Tapez la raison sociale inscrite sur le courrier. Tapez le code de dÈbridage inscrit sur le courrier. Saisissez votre numÈro de licenceVersions disponibles EBP Agence ImmobiliËre 3 23 5. VERSIONS DISPONIBLES Il existe deux versions du logiciel : la version monoposte et la version rÈseau. La version que vous possÈdez dÈpend de votre achat. Vous pouvez la vÈrifier en allant dans le menu /Outils/Options/ et líonglet Licence ou par ?/Code de dÈbridage. 6. OUVERTURE DíUN DOSSIER Au premier lancement du logiciel, vous obtenez la base ´ Agence de dÈmonstration ª. Son nom síaffiche en bas ‡ droite dans la barre díÈtat. Puis vous allez crÈer votre base de donnÈes pour votre propre agence. Dans le menu /Outils/Options et líonglet des options GÈnÈrales, il est conseillÈ díactiver ´ Ouvrir la derniËre base ª afin que ce soit votre base qui soit ouverte ‡ chaque lancement. Toutefois, si votre base níest pas ouverte ou que vous souhaitez ouvrir une autre base, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou Ctrl + O ou líicÙne . Choisissez alors dans la liste des bases celle qui vous intÈresse (par exemple Demo.aid).PRINCIPES DíUTILISATION 24 EBP Agence ImmobiliËre 3 PRINCIPES DíUTILISATION 1. PRESENTATION Agence ImmobiliËre 3 Èvolue dans un environnement Windows 95 ou supÈrieur. Aussi, les rËgles de fonctionnement ‡ líintÈrieur du logiciel restent les mÍmes que votre environnement de travail quotidien : des menus dÈroulants avec une liste de commandes ‡ exÈcuter. Des barres díoutils permettent líaccËs rapide aux commandes les plus utilisÈes par simple clic sur les icÙnes. Une barre Outlook permet de naviguer rapidement entre les donnÈes. Une barre díÈtat rappelle le nom de la base ouverte. 2. LES BARRE D'OUTILS Les barres d'outils permettent d'organiser les commandes díAgence ImmobiliËre de la maniËre qui vous convient le mieux, afin de pouvoir y accÈder rapidement. Vous pouvez facilement personnaliser les barres d'outils, par exemple en ajoutant ou en supprimant des menus et des boutons. Vous pouvez Ègalement crÈer des barres d'outils personnelles, ou encore masquer, afficher ou dÈplacer les barres d'outils. Par le menu /Affichage/Barre díoutils/Personnaliser, vous adaptez le logiciel ‡ vos besoins. A chaque bouton est associÈe une commande. Pour cela , il est conseillÈ díactiver dans les /Options du logiciel ´ Afficher les infos bulles ª de maniËre ‡ connaÓtre lors du passage de la souris sur le bouton la commande associÈe. IcÙnes Fichiers Nouvelle base de donnÈes (Ctrl+N). Ouvrir une base de donnÈes (Ctrl +O). Imprime les donnÈes en cours. AperÁu ‡ líÈcran.Les Barre d'outils EBP Agence ImmobiliËre 3 25 IcÙnes Edition Annuler (Ctrl + Z). RÈtablir (Ctrl + Y). Couper une sÈlection pour la placer dans le presse-papiers en attente díun Coller. Copier les donnÈes du presse papier. Coller les donnÈes du presse papier Rechercher . Rechercher suivant (F3). PropriÈtÈs. IcÙnes Affichage BoÓte de regroupement Dimensionnent. Euro activÈ/dÈsactivÈ. IcÙne Navigation Premier. Page prÈcÈdente. PrÈcÈdent. Suivant. Page suivante. Dernier.PRINCIPES DíUTILISATION 26 EBP Agence ImmobiliËre 3 RafraÓchir. Rechercher . Rechercher suivant (F3). Nouveau. Supprimer. Enregistrer. Annuler. Marque page. Retrouver marque page. Aller ‡ la page. Enregistrer sous. IcÙnes DonnÈes AcquÈreurs. Vendeurs. NÈgociateurs. Supports publicitaires.Les Barre d'outils EBP Agence ImmobiliËre 3 27 IcÙne Traitements Agenda. Diaporama. Graphique. IcÙne Format Remplacer (Ctrl + H). Mettre texte en gras. Mettre texte en italique. Mettre texte en soulignÈ. Aligner le texte ‡ gauche. Centrer le texte. Aligner le texte ‡ droite. Ajouter une puce au paragraphe. Police et Taille du texte. IcÙnes Outils Options. ParamÈtrage du modËle. Sauvegarde.PRINCIPES DíUTILISATION 28 EBP Agence ImmobiliËre 3 3. LA BARRE OUTLOOK La barre Outlook, visible sur la gauche de votre espace de travail, permet un accËs direct aux commandes les plus courantes. Cela vous permet de lancer une opÈration sans ouvrir le menu adÈquat. Par exemple lorsque vous faites appel aux vendeurs, vous cliquez sur Vendeurs de la barre plutÙt que de passer par le menu /DonnÈes/Vendeurs. Pour afficher ou dÈsactiver la barre, utilisez le menu /Affichage/Barre Outllok. Pour accÈder aux commandes de traitement, cliquez sur le bouton Traitement La liste des boutons change ; síaffichent líagenda, les graphiques, le diaporama. SÈlectionnez celui qui vous intÈresse parmi les trois. Commandes du menu DonnÈes. Commandes du menu Traitement. Commandes du menu Impression. Commandes du menu Outils. AccËs aux outils Microsoft.La Barre díÈtat EBP Agence ImmobiliËre 3 29 4. LA BARRE DíETAT La barre díÈtat visible en bas de votre espace de travail , indique le nom de la base de donnÈes ouverte. Si vous Ítes en rÈseau, alors vous aurez Ègalement le mode díouverture de cette base (exclusif ou partagÈ). Mode díouverture exclusif ou partagÈ. Nom de la Base de donnÈes.PRINCIPES DíUTILISATION 30 EBP Agence ImmobiliËre 3 5. LES TOUCHES DE RACCOURCIS Les touches de raccourcis permettent d'exÈcuter rapidement les t‚ches les plus courantes. Par exemple, l'appui sur les touches CTRL+ C permet de copier le contenu du presse-papiers, tout comme la sÈlection du bouton de la barre d'outils Format ou l'activation du menu /Edition/Copier. F1 Affiche líaide correspondant ‡ líÈlÈment sÈlectionnÈ. F2 ou Enter Enregistrer fiche si activÈe dans les options du logiciel Ctrl + Enter F4 Appelle la liste dans un champ liste. F5 RafraÓchir. F6-F7 Passer díun onglet ‡ líautre dans une fenÍtre. ALT + F4 Fermer le programme Agence. Ctrl + Esc Afficher le menu DÈmarrer. CTRL + X Couper. CTRL + C Copier. CTRL + V Coller. CTRL + Supp supprimer. CTRL + Z Annuler. TAB ou Enter Champ suivant. MAJ + TAB Ou Champ prÈcÈdent. MAJ + Enter Esc Annuler les modifications de la fiche en cours de modification ou ferme la fiche. Enter Enregistre les modifications de la fiche ou rÈcupËre une fiche dans un champ liste.La gestion des fenÍtres EBP Agence ImmobiliËre 3 31 6. LA GESTION DES FENETRES ? Chaque fois que vous sÈlectionnez une commande, soit par la barre des menus, soit par les boutons de raccourci, une fenÍtre, encore appelÈe grille, apparaÓt. Dans les /Options du logiciel, vous avez la possibilitÈ de travailler en MDI. Ceci permet díavoir pour un mÍme fichier de donnÈes, deux fenÍtres ‡ líÈcran. Par exemple, pour le fichier des affaires, vous pouvez demander ‡ avoir líonglet DÈtail et líonglet Texte en mÍme temps. ? Líappel ‡ des fiches en standard, comme les types díaffaires, est basÈ sur la mÍme prÈsentation : une liste et le dÈtail de la fiche sÈlectionnÈe. Il est conseillÈ de choisir un modËle de base de donnÈes Standard pour avoir, dans un premier temps, les donnÈes nÈcessaires ‡ une bonne publication díannonces, puis de le complÈter avec les donnÈes souhaitÈes. La liste prÈsente líensemble des donnÈes crÈÈes avec un certain nombre de colonnes affichÈes. Par le clic droit et propriÈtÈs vous pouvez personnaliser les colonnes affichÈes. Le dÈtail est la description complËte de la fiche. Dans la liste de la grille, chaque colonne a une largeur standard quíil est possible de modifier. Pour cela, faites glisser la bordure situÈe ‡ droite de la colonne jusqu'‡ ce que vous obteniez la largeur de colonne souhaitÈe.PRINCIPES DíUTILISATION 32 EBP Agence ImmobiliËre 3 Si plusieurs fenÍtres sont ouvertes simultanÈment, alors vous pouvez organiser en cascade ou en mosaÔque votre plan de travail par le menu /FenÍtres. Manuellement vous dÈplacez une fenÍtre en cliquant-glissant la barre de titre. Si dans les options du logiciel, vous cochez ´ Enregistrer líenvironnement ª alors chaque fenÍtre sera ouverte comme lors de sa derniËre ouverture. Enfin, pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit de la souris. Ce menu propose les principales fonctions utiles. 7. RECHERCHE / TRI DE LA LISTE / PROPRIETES ? La recherche est possible sur níimporte quel champ díune grille. Il suffit de se positionner sur le champ en question et de cliquer sur le bouton recherche ou CTRL + F. Une boÓte de dialogue apparaÓt dans laquelle vous saisissez votre requÍte. Par le bouton suivant vous obtiendrez tous les objets de votre recherche. ? Il existe deux niveaux de tri dans une grille : - Le tri en fonction díune colonne par simple clic. Par exemple, le tri des affaires par Secteur. - Le regroupement des donnÈes en fonction díune colonne. Par exemple, faire une liste des affaires en les regroupant par statut. La boÓte de regroupement est activÈe par le menu /Affichage/BoÓte de regroupement. Puis par un ´ Drag and Drop ª, la colonne sÈlectionnÈe est amenÈe sur la zone de regroupement de la liste. Une fois le regroupement effectuÈ, il est Ègalement possible de faire un tri par colonne.Recherche / Tri de la liste / PropriÈtÈs EBP Agence ImmobiliËre 3 33 Par exemple, essayez de regrouper les vendeurs par Statut, et triÈs par numÈro : ? Les propriÈtÈs accessibles par le clic droit, dans une liste donnÈe permettent de rendre visibles ou pas les colonnes. Regroupement par Drag and Drop de la colonne Tri par colonne par simple clic.PRINCIPES DíUTILISATION 34 EBP Agence ImmobiliËre 3 8. GESTION DES DONNEES : CREATION, MODIFICATION, SUPPRESSION ? Pour crÈer une nouvelle fiche, clic sur le bouton ou CTRL + Ins. Vous avez alors accËs aux diffÈrents champs de la fiche. Pour líenregistrer clic sur le bouton ou la touche paramÈtrÈe dans les /options du logiciel (F2/Ctrl + EntrÈe / EntrÈe). ? Dans certains fichiers de donnÈes, comme les affaires ou les acquÈreurs, la validation de la fiche dÈpend de zones obligatoires qui devront Ítre renseignÈes (les champs sont en gras). ? Pour modifier une fiche, il suffit de la repÈrer dans la liste puis de modifier les champs concernÈs. Le bouton est alors actif pour enregistrer votre saisie. Si vous souhaitez annuler, alors utilisez le bouton . ? Pour supprimer une fiche, une fois repÈrÈe, cliquez sur le bouton . LíÈlÈment ne pourra pas Ítre supprimÈ síil est utilisÈ dans une autre fiche. ? Cas particuliers : en ce qui concerne les affaires et les acquÈreurs, un historique des fiches est conservÈ. Un motif de suppression peut-Ítre renseignÈ (par exemple ´affaire perdue ª), cette liste ayant ÈtÈ crÈÈe par le menu /DonnÈes/Motifs de suppression.AccËs au dossier de dÈmonstration EBP Agence ImmobiliËre 3 35 PRISE EN MAIN Un dossier de dÈmonstration est fourni avec le logiciel. Pour dÈcouvrir les principales fonctions du logiciel, nous allons nous appuyer sur ce dossier tout au long des chapitres suivants. Aussi, vous pouvez ‡ tout moment effectuer vos propres essais avant de travailler en rÈel sur votre sociÈtÈ díagence. 1. ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION Pour accÈder au dossier de dÈmonstration, lancez le logiciel par líicÙne de votre bureau. Si vous ne voyez pas dans la barre díÈtat ´ Agence de dÈmonstration ª, alors utilisez le menu /Fichier/Ouvrir ou CTRL + O ou . Une liste des dossiers crÈÈs par Agence ImmobiliËre apparaÓt. Dans notre exemple, vous devez voir la sociÈtÈ exemple (Demo.aid) que vous sÈlectionnez par un simple clic, puis vous cliquez sur Ouvrir pour accÈder ‡ la base. Vous accÈdez alors ‡ la base de donnÈes. Le nom de la sociÈtÈ apparaÓt en bas dans la barre díÈtat. Ouvre la base en mode consultation. En rÈseau, ouvre le dossier en exclusif Demo.aid est le fichier de dÈmonstration.PRISE EN MAIN 36 EBP Agence ImmobiliËre 3 2. LES PREMIERES INFORMATIONS A SAISIR La base de donnÈes est ouverte, et vous allez dÈcouvrir toutes les possibilitÈs du logiciel ‡ travers cette sociÈtÈ de dÈmonstration. 2.1. Les options du dossier Par le menu /Outils/Options, vous personnalisez votre mÈthode de travail. Toutes les options par dÈfaut sont modifiables. Líonglet des options GÈnÈrales Pour personnaliser votre travail, diffÈrents choix sont proposÈs. Ci dessous les options les plus importantes. - Option ´ Ouvrir la derniËre base ª : permet díouvrir la derniËre base ouverte par líutilisateur. - Option Raccourcis clavier : lors de la validation díune fiche, vous avez le choix entre F2, Enter ou Ctrl +Enter ; ouvrez la liste pour sÈlectionner votre choix.Les premiËres informations ‡ saisir EBP Agence ImmobiliËre 3 37 De mÍme pour se dÈplacer de champ en champ, utilisez la touche qui vous convient le mieux entre TAB et Enter. - Option ´ Enregistrer líenvironnement ª : garde en mÈmoire la derniËre position de chacune de vos fenÍtres. - Option ´ Plusieurs documents MDI ª : pour un mÍme fichier avoir plusieurs fenÍtres ouvertes. - Option ´ FenÍtres maximisÈes ª : chaque fenÍtre est en plein Ècran. 2.2. Les informations sociÈtÈ Líonglet SociÈtÈ Lors de la crÈation de votre dossier, vous avez peut-Ítre omis de renseigner toutes les informations de vos coordonnÈes. Vous pouvez les complÈter maintenant par cet onglet. AccÈdez au champ Ville et complÈtez-le avec CEDEX. Clic ici pour envoyer un message Èlectronique. CEDEXPRISE EN MAIN 38 EBP Agence ImmobiliËre 3 2.3. Initialiser les diffÈrentes commissions Líonglet commissions Lors de la vente díune affaire, le calcul des commissions et la rÈpartition entre les diffÈrents intervenants se fera par dÈfaut ‡ partir des ÈlÈments que vous indiquez ici. Indiquez les commissions par type díaffaires. Puis donnez la rÈpartition.Les premiËres informations ‡ saisir EBP Agence ImmobiliËre 3 39 2.4. Les autres options Líonglet Rapprochement Lors du rapprochement díun vendeur avec les acquÈreurs, les critËres par dÈfaut sont dÈterminÈs en fonction de vos options. La fourchette de prix ‡ prendre en compte par dÈfaut est ñ5% et +20%. Vous pouvez modifier ces valeurs si besoin. De mÍme que les critËres de rapprochement par dÈfaut sont modifiables si vous cochez ou dÈcochez les options. Líonglet Euro Vous travaillez dans la devise locale qui vous est favorable, en indiquant le taux de conversion devise locale/euro. Ainsi, lors de la mise en place de vos affaires, vous travaillerez aussi bien en Euro quíen devise locale, par simple activation du bouton .PRISE EN MAIN 40 EBP Agence ImmobiliËre 3 Líonglet Format Par dÈfaut, le format E a ÈtÈ utilisÈ pour symboliser líEuro pour faciliter le fonctionnement des systËmes díexploitation ne reconnaissant pas le sigle Ä. Vous pouvez remplacer ce format par le sigle Ä si vous le dÈsirez. Líonglet RÈpertoires Líemplacement des diffÈrents fichiers peut Ítre personnalisÈ. Par exemple, vous pouvez placer les sauvegardes sur un disque rÈseau. Líonglet Sauvegarde Afin de ne pas oublier les sauvegardes, vous demandez au logiciel quíil vous propose une sauvegarde un jour ou plusieurs jours de la semaine. Líonglet Documents Lors des impressions et afin de faciliter les t‚ches quotidiennes, vous dÈfinissez ici les modËles de documents ‡ prendre par dÈfaut. De mÍme que vous pouvez imprimer le logo de votre agence sur tous les documents.Les premiËres donnÈes ‡ saisir EBP Agence ImmobiliËre 3 41 3. LES PREMIERES DONNEES A SAISIR 3.1. Les donnÈes obligatoires Líenregistrement díun vendeur ou díun nouvel acquÈreur est díautant plus simple et rapide quíun certain nombre díÈlÈments est dÈj‡ crÈÈ dans la base. Cependant si ce níest pas le cas, vous pourrez le faire au moment de la saisie, mais cette derniËre en sera simplifiÈe et plus agrÈable si vous prenez le temps de mettre en place tous ces fichiers de base. Il síagit ainsi de toutes les informations communes ‡ plusieurs affaires ou acquÈreurs. Par exemple, les types díaffaires vendues, les secteurs, les vues, les agents, etcÖ.Toutes ces donnÈes sont accessibles par le menu DonnÈes. Lorsque vous sÈlectionnez une ligne du menu /DonnÈes, vous obtenez alors la grille.PRISE EN MAIN 42 EBP Agence ImmobiliËre 3 Dans notre exemple, les types díaffaires reprÈsentent les affaires classÈes selon leur nature. DÈj‡, vous pouvez comprendre que les rapprochements entre affaires / acquÈreurs síeffectueront selon ces critËres. Aussi il est trËs important de savoir ce que le rapprochement devra inclure (tous les appartements ou certains type F2, AncienÖ). Pour crÈer un nouveau type, clic sur le bouton ou Ctrl + Ins. Les tables Types díaffaires, Etat gÈnÈral et Chauffages ont une correspondance ‡ dÈfinir avec les sites díenvoi des annonces. Saisissez la description. ´ Chalet ª. Modifiez la description annonce si elle est diffÈrente. Par dÈfaut, est reprise la description ´ Chalet ª. Chalet Chalet DÈfinissez la catÈgorie ‡ laquelle elle appartient. DÈfinissez la correspondance avec les sites pour líenvoi des annoncesLes premiËres donnÈes ‡ saisir EBP Agence ImmobiliËre 3 43 Le code est gÈrÈ par le logiciel. Validez la fiche par ou la touche que vous avez paramÈtrÈe dans les options du logiciel. La liste contient alors un ÈlÈment de plus. CrÈez ainsi tous les types díaffaires par ce mÍme procÈdÈ. Utilisez le menu /DonnÈes pour crÈer les autres fiches. Par exemple, nous allons crÈer un nouveau secteur ´ Tignes ª. Pour cela, nous sÈlectionnons le menu /DonnÈes/Secteurs. La liste des secteurs dÈj‡ crÈÈs apparaÓt. Nous ajoutons la fiche par Ctrl+Ins, puis nous enregistrons par . ? Les types díaffaires et les secteurs sont des donnÈes obligatoires ‡ la validation díun vendeur ou díun acquÈreur. Tignes TignesPRISE EN MAIN 44 EBP Agence ImmobiliËre 3 3.2. Les autres paramËtres Tous les autres fichiers de base seront crÈÈs selon le mÍme principe. Ces donnÈes seront ensuite utilisÈes dans les fiches acquÈreurs et vendeurs. ? Níoubliez pas quí‡ la crÈation díun nouveau dossier, les donnÈes standard peuvent Ítre rÈcupÈrÈes. Le but est de vous simplifier la saisie. Il est conseillÈ, lors de la crÈation díun nouveau dossier, de rÈcupÈrer les donnÈes standard pour avoir les donnÈes correspondant aux sites díenvoi díannonces, puis de rajouter les donnÈes que vous dÈsirez. Vous pouvez imprimer les listes par le menu /Impression ou le bouton dans la liste. Des modËles listes ou fiches sont disponibles. Ils peuvent Ítre personnalisÈs en utilisant la boÓte /Outils/ParamÈtrage du modËle lorsque vous Ítes dans la boÓte díimpression. Vous crÈez alors votre propre modËle en partant du modËle sÈlectionnÈ (Voir ß Traitements Particuliers ñ 9.).PrÈsentation des donnÈes vendeurs EBP Agence ImmobiliËre 3 45 CREER SES PREMIERS VENDEURS 1. PRESENTATION DES DONNEES VENDEURS ? Pour accÈder au fichier vendeur de la sociÈtÈ de dÈmonstration, utilisez les options au choix : - Menu /DonnÈes/Vendeurs, - Barre Outlook et Vendeurs, - IcÙne Vendeurs de la barre díoutils si vous avez personnalisÈ vos barres. Une liste de vendeurs dÈj‡ enregistrÈs affiche un certain nombre díinformations intÈressantes (mandat effectuÈ ou pas, type díaffaires vendues, secteurÖ). Elles peuvent Ítre personnalisÈes par les propriÈtÈs de la grille : clic droit de la souris et propriÈtÈs. Díautres informations peuvent alors Ítre affichÈes. ? De mÍme que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne (tri par NumÈro, NomÖ). Ou encore en affichant la boÓte de regroupement (menu /Affichage), vous pouvez regrouper les vendeurs en fonction de vos besoins ; pour cela ´ Drag an Drop ª le titre de la colonne dans la boÓte de regroupement. (voir ß Principes díutilisation ñ 5.). ? Pour visualiser les donnÈes díune fiche vendeur, sÈlectionnez díabord sa fiche (dans notre exemple, FURET). Puis en cliquant sur les diffÈrents onglets, vous allez dÈcouvrir les champs de saisie.CREER SES PREMIERS VENDEURS 46 EBP Agence ImmobiliËre 3 ? Líonglet SÈlection permet díafficher par dÈfaut les vendeurs ayant un statut dÈterminÈ. Ces critËres sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez rechercher un vendeur en particulier non prÈsent dans la liste. ? Et en plus níoubliez pas díutiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur un champ en particulier (voir ß Principes díutilisation ñ 5.). 2. CREATION D'UN NOUVEAU VENDEUR 2.1. Les Ètapes ‡ suivre pas ‡ pas permet de crÈer un nouveau vendeur. Renseignez toutes les zones intÈressantes. Celles qui sont en gras (Prix de vente, Type, Secteur) sont obligatoires pour la validation de la fiche. Pour vous dÈplacer au champ suivant utilisez la touche que vous avez paramÈtrÈe dans les options du logiciel. Dans cet onglet DÈtail, vous trouvez les informations coordonnÈes de líaffaire. Lorsque vous consulterez cette fiche avec un acquÈreur potentiel, vous pourrez masquer les informations confidentielles, en utilisant le petit cadenas / . 9 1000000 Maison Rambouillet Recopier les coordonnÈes entre Affaire / vendeurCrÈation d'un nouveau vendeur EBP Agence ImmobiliËre 3 47 Líonglet DÈtail2 Une fois les informations coordonnÈes saisies, vous passez ‡ líonglet DÈtail2 pour saisir une description dÈtaillÈe de cette affaire. Pour les rapprochements avec les acquÈreurs, ces informations sont importantes. Le descriptif dÈtaillÈ des piËces est accessible aprËs validation de la fiche. Líajout de plusieurs lignes de description se fait par la flËche basse.CREER SES PREMIERS VENDEURS 48 EBP Agence ImmobiliËre 3 Líonglet Textes Lorsque vous allez Èditer des annonces diverses, faire des diaporama, les textes saisis ici seront repris automatiquement. Ils peuvent Ítre les mÍmes par simple recopie ou diffÈrents pour chaque zone. Rendez líannonce active pour pouvoir la sÈlectionner lors díune parution ou díune publication de petites annonces. Recopier le texte de líaffichette. Recopier le texte de la petite annonce. Rendre líannonce activeCrÈation d'un nouveau vendeur EBP Agence ImmobiliËre 3 49 Líonglet Gestion Il concerne les informations entre le vendeur et líagence. Cet onglet est masquÈ si vous utilisez le cadenas en haut ‡ droite. Renseignez ici le mandat síil est nÈgociÈ avec le vendeur. Vous pourrez ensuite líÈditer par simple clic sur le bouton Mandat aprËs validation de la fiche. La promesse díachat intervient lorsquíun acheteur intÈressÈ rÈserve une affaire. Dans la fiche du vendeur, la zone Promesse Achat est alors cochÈe. Le statut dans la liste change ´ Promesse ª. Líonglet MÈmo Il permet la saisie díinformations diverses qui seront mises en relation avec les mots-clÈ de la fiche acquÈreur. A ce stade, vous pouvez enregistrer votre fiche par . Puis vous allez complÈter la fiche, en ajoutant par exemple des photos (onglet Photos voir ß Traitements Particuliers - 1.).CREER SES PREMIERS VENDEURS 50 EBP Agence ImmobiliËre 3 2.2. Les diffÈrents textes pour les Èditions Comme nous líavons abordÈ plus haut, les textes que vous saisissez dans líonglet Textes de la fiche Vendeur seront utilisÈs pour les Èditions commerciales. Tous les textes proposÈs contenant des sommes sont Èditables au choix en francs ou en euros. ? ´ Le texte de líaffichette ª sera ÈditÈ sur les Ètats AfficheV (vertical) / AfficheH (horizontal) accessibles par le bouton Affichette lorsque vous Ítes sur le fichier des vendeurs. Plusieurs modËles verticaux et horizontaux sont accessibles par le bouton Affichette. Níoubliez pas : Vous pouvez crÈer votre propre modËle ‡ partir du modËle par dÈfaut. (Menu /Outils/ParamÈtrage du modËle lorsque vous avez la boÓte díimpression). ? ´ Le texte de la petite annonce ª identique ou pas au prÈcÈdent apparaÓt lors du traitement des parutions et des publications si ´ Annonce active ª est activÈe. (menu /Traitement/Parution et /Traitement/Publication). ? ´ Le texte du descriptif commercial ª apparaÓt dans les fiches complËtes que vous Èditez pour un acquÈreur intÈressÈ.Le mandat avec le vendeur EBP Agence ImmobiliËre 3 51 3. LE MANDAT AVEC LE VENDEUR A líenregistrement díune affaire, un mandat avec le vendeur peut Ítre dÈclenchÈ immÈdiatement ou plus tard. Dans les deux cas, il suffit díactiver le mandat dans la fiche du vendeur et líonglet Gestion. Le logiciel reprend le prix de líaffaire et la durÈe du mandat ‡ partir de la date du jour. (la durÈe dÈpend de vos prÈfÈrences dans les /options du logiciel et onglet infos2). Vous pouvez modifier toutefois ces dates. Renseignez les honoraires et la nature du mandat. Une fois líenregistrement du mandat effectuÈ, vous pouvez Èditer líÈtat ‡ partir díAgence ImmobiliËre directement. Pour cela cliquez sur le bouton Mandat dans la fiche du vendeur. TrËs simplement vous obtenez un mandat que vous pouvez personnaliser par le menu /Outils/ParamÈtrage de document. Toutes les informations sont modifiables. Validez le mandat par le bouton ou annuler si vous avez fait une erreur. DiffÈrents modËles en fonction du type de mandat.CREER SES PREMIERS VENDEURS 52 EBP Agence ImmobiliËre 3 AprËs la validation un simple clic sur ouvre la boÓte de dialogue pour líimpression. Le mandat pourra trËs rapidement Ítre rÈÈditÈ, puisque dËs son enregistrement, il est stockÈ dans líhistorique du vendeur. Vous pouvez le consulter en vous positionnant sur líhistorique de la fiche (voir ß CrÈer ses premiers vendeurs - 4.). 4. MODIFIER LES DONNEES D'UN VENDEUR Une fois les donnÈes du vendeur enregistrÈes, vous pouvez les modifier en fonction de líÈvolution de líaffaire. Les modifications simples sont celles liÈes ‡ la fiche mÍme du vendeur (onglet dÈtail), et celles liÈes ‡ la description de líaffaire (DÈtail2, textes). Puis il y a le suivi de líaffaire vendue. Au fur et ‡ mesure que vous ferez des actions, vous pouvez faire un certain nombre de t‚ches. (Voir ß Rapprocher les diffÈrents vendeurs avec les acquÈreurs ñ 5.). Par exemple, vous allez appeler le vendeur ou recevoir un appel. Cet appel sera alors enregistrÈ par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un rÈsumÈ de líappel sera saisi et enregistrÈ dans líhistorique. Tout courrier sera de la mÍme maniËre enregistrÈe. DiffÈrents modËles sont dÈj‡ crÈÈs. Vous pouvez ajouter tous les modËles de votre agence de maniËre ‡ ce quíils soient disponibles dans les listes (voir ß Traitements particuliers ñ 6.). A chaque fois cliquez sur le bouton qui rÈpond ‡ la t‚che souhaitÈe (appel/courrier/rendez-vousÖ).Modifier les donnÈes d'un vendeur EBP Agence ImmobiliËre 3 53 4.1. Rechercher un vendeur Pour rechercher un vendeur en particulier, placez-vous sur la liste des vendeurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher, ouvre une boÓte de dialogue en proposant en prioritÈ le champ. Imaginons que nous voulons retrouver la fiche du vendeur CERF. Dans la liste des vendeurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F ou icÙne . Saisissez dans la zone Valeur ´ CERF ª et clic sur Suivant. Le logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante. Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, cliquez sur suivant pour accÈder aux autres fiches. CERFCREER SES PREMIERS VENDEURS 54 EBP Agence ImmobiliËre 3 4.2. ComplÈter la fiche du vendeur Sur la fiche du vendeur identifiÈe par la recherche ou tout simplement en se positionnant dessus, vous pouvez modifier ou complÈter les diffÈrents champs de sa fiche. Une fois les saisies effectuÈes, enregistrer la fiche par le bouton de validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler. 4.3. Imprimer la fiche / la liste Il est intÈressant díimprimer la fiche du vendeur ou la liste de tous les vendeurs enregistrÈs selon des critËres que vous dÈfinissez. Cliquez sur le bouton Imprimer. Une boÓte de dialogue vous propose diffÈrents modËles. Entrez vos critËres puis faites un aperÁu ou directement une impression en cliquant ‡ nouveau sur le bouton Imprimer. ?Níoubliez pas que tous ces modËles peuvent Ítre personnalisÈs par vos soins. CritËres díÈditionHistorique de la fiche vendeur EBP Agence ImmobiliËre 3 55 5. HISTORIQUE DE LA FICHE VENDEUR Líonglet Historique de la fiche du vendeur donne la liste de tous ses ÈvÈnements. Ainsi, trËs rapidement vous pouvez consulter les appels prÈcÈdents ou les courriers reÁus ou envoyÈs en double-cliquant sur la ligne correspondante. Vous pouvez ajouter ici díautres donnÈes, toujours en sÈlectionnant le bouton adÈquat. Par ailleurs, par le menu /Traitement/Historique, vous retrouvez tous les traitements effectuÈs díaprËs une sÈlection que vous dÈfinissez par líonglet SÈlection. Ce peut Ítre ainsi pour un vendeur en particulier ou tous; ce peut Ítre pour un acquÈreur ou tous, etcÖCREER SES PREMIERS VENDEURS 56 EBP Agence ImmobiliËre 3 De la mÍme maniËre que dans la fiche du vendeur, chaque ligne peut Ítre consultÈe et/ou modifiÈe par líonglet ´ DÈtail ª. Vous pouvez Èditer chacune des sÈlections qui vous intÈressent.PrÈsentation des donnÈes acquÈreurs EBP Agence ImmobiliËre 3 57 CR…ER SES PREMIERS ACQUEREURS 1. PRESENTATION DES DONNEES ACQUEREURS ? Pour accÈder au fichier acquÈreurs de la sociÈtÈ de dÈmonstration, utilisez les options au choix : - Menu /DonnÈes/AcquÈreurs, - Barre Outlook et AcquÈreurs, - IcÙne AcquÈreurs de la barre díoutils si vous avez personnalisÈ vos barres. Une liste díacquÈreurs dÈj‡ enregistrÈs affiche un certain nombre díinformations intÈressantes (le type díaffaires recherchÈe, le secteur, le prix ‡ mettreÖ). Elles peuvent Ítre personnalisÈes par les propriÈtÈs de la grille : clic droit de la souris et propriÈtÈs. Díautres informations peuvent alors Ítre affichÈes. ? De mÍme que vous pouvez effectuer un tri par un clic sur le titre de la colonne (tri par NumÈro, NomÖ). Ou encore en affichant la boÓte de regroupement (menu /Affichage), vous pouvez regrouper les acquÈreurs en fonction de vos besoins ; pour cela ´ drag and drop ª le titre de la colonne dans la boÓte de regroupement (voir ß Principes díutilisation ñ 6.).CR…ER SES PREMIERS ACQUEREURS 58 EBP Agence ImmobiliËre 3 ? Pour visualiser les donnÈes díune fiche acquÈreur, sÈlectionnez díabord sa fiche (dans notre exemple, LECOEUR). Puis en cliquant sur les diffÈrents onglets, vous allez dÈcouvrir les champs de saisie. ? Líonglet SÈlection permet díafficher par dÈfaut les acquÈreurs ayant un statut dÈterminÈ. Ces critËres sont modifiables notamment lorsque vous souhaitez rechercher un acquÈreur en particulier non prÈsent dans la liste. Et en plus níoubliez pas díutiliser la touche de raccourci CTRL+F pour rechercher ensuite sur un champ en particulier. 2. CREATION D'UN NOUVEL ACQUEREUR 2.1. CrÈer une fiche acquÈreur permet de crÈer un nouvel acquÈreur. Renseignez toutes les zones intÈressantes. Celle qui est en gras (le nom) est obligatoire pour la validation de la fiche. Pour vous dÈplacer au champ suivant, utilisez la touche que vous avez paramÈtrÈe dans les options du logiciel. Líonglet DÈtail 2 Lorsquíune promesse díachat (onglet Gestion de la fiche Vendeur) ou une vente est enregistrÈe par une transaction, alors la fiche de líacquÈreur est mise ‡ jour.CrÈation d'un nouvel acquÈreur EBP Agence ImmobiliËre 3 59 Líonglet MÈmo Saisissez des informations complÈmentaires sur líacquÈreur. 2.2. ConnaÓtre les critËres de son futur achat Líonglet CritËre Dans cet onglet, vous dÈfinissez tous les critËres de líacquÈreur. Les champs en gras sont obligatoires (Prix maximum, secteur, type). Tous ces critËres permettront ensuite le rapprochement entre acquÈreur et vendeur. Les champs Secteurs, Types font appel ‡ des listes que vous avez prÈparÈes auparavant. Cependant il se peut que certaines donnÈes soient absentes. Dans ce cas, au moment de líappel de la liste vous pouvez crÈer une nouvelle entrÈe puis la rÈcupÈrer ensuite dans votre fiche acquÈreur. Validez la fiche par le bouton . Pour crÈer un nouveau secteur.CR…ER SES PREMIERS ACQUEREURS 60 EBP Agence ImmobiliËre 3 3. MODIFICATION DE LA FICHE ACQUEREUR Une fois les donnÈes de líacquÈreur enregistrÈes, vous pouvez les modifier en fonction de son suivi. Les modifications simples sont celles liÈes ‡ la fiche mÍme de líacquÈreur (onglet dÈtail, dÈtail2 et critËres). Par exemple, le client peut mettre un prix plus important. Dans ce cas, dans líonglet critËre, il suffit de modifier le prix maximum. Puis il y a le suivi de líacquÈreur. Au fur et ‡ mesure que vous ferez des actions, vous devrez faire un certain nombre de t‚ches. Par exemple, vous allez appeler líacquÈreur pour visiter des affaires intÈressantes. Cet appel sera alors enregistrÈ par simple clic sur le bouton Appel de sa fiche. Un rÈsumÈ de líappel sera saisi et enregistrÈ pour líhistorique. Tout courrier sera de la mÍme maniËre enregistrÈ. DiffÈrents modËles sont dÈj‡ crÈÈs. Vous pouvez ajouter dans cette liste les documents de votre agence. (voir ß Traitements particuliers - 6.). A chaque fois, cliquez sur le bouton qui rÈpond ‡ la t‚che souhaitÈe (appel / courrier / rendez-vousÖ). Chacune de ces t‚ches est enregistrÈe dans líhistorique de la fiche ou accessible par le menu /Traitement/Historique. Dans cet onglet, vous pouvez ajouter des lignes complÈmentaires par simple clic sur le bouton concernÈ (Appel, Courrier,Ö)Modification de la fiche acquÈreur EBP Agence ImmobiliËre 3 61 3.1. Rechercher un acquÈreur Pour rechercher un acquÈreur en particulier, placez-vous sur la liste des acquÈreurs et sur le champ de recherche. Puis Ctrl+F ou /Edition/Rechercher ouvre une boÓte de dialogue en proposant en prioritÈ le champ . Imaginons que nous voulons retrouver la fiche de ´ LES ETOILES ª. Dans la liste des acquÈreurs, nous nous positionnons sur la colonne Nom puis Ctrl+F. Puis saisissez dans la zone Valeur ´ LES ETOILES ª et cliquez sur Suivant. Le logiciel se positionne alors sur la fiche correspondante. Lorsque vous recherchez plusieurs fiches, alors cliquez sur suivant pour accÈder aux autres fiches. 3.2. ComplÈter la fiche de líacquÈreur Sur la fiche de líacquÈreur identifiÈ par la recherche ou tout simplement en se positionnant dessus, vous pouvez modifier ou complÈter les diffÈrents champs de sa fiche. Une fois les saisies effectuÈes, enregistrez la fiche par le bouton de validation. Vous pouvez annuler par le bouton Annuler. LES ETOILESCR…ER SES PREMIERS ACQUEREURS 62 EBP Agence ImmobiliËre 3 3.3. Imprimer la fiche / la liste Il est intÈressant díimprimer la fiche de líacquÈreur ou la liste de tous les acquÈreurs enregistrÈs selon des critËres que vous dÈfinissez. Cliquez sur le bouton Imprimer. Une boÓte de dialogue vous propose diffÈrents modËles. Entrez vos critËres puis faÓtes un aperÁu ou directement une impression en cliquant ‡ nouveau sur le bouton Imprimer. ? Níoubliez pas que tous ces modËles peuvent Ítre personnalisÈs par vos soins.PrÈsentation EBP Agence ImmobiliËre 3 63 RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 1. PRESENTATION Le rapprochement entre vendeurs et acquÈreurs est la prochaine Ètape aprËs la saisie de leur fiche. Le rapprochement consiste ‡ trouver pour un vendeur, les acquÈreurs qui rÈpondent le mieux aux dÈtails de líaffaire vendue. Ou encore, il consiste ‡ trouver pour un acquÈreur, les affaires intÈressantes qui rÈpondent ‡ ses critËres díachat. Le rapprochement peut aussi bien síeffectuer ‡ partir de la fiche vendeur que de la fiche acquÈreur. Aussi, comme nous líavons vu prÈcÈdemment, il est trËs important de dÈfinir ces dÈtails ou critËres de chacune des fiches acquÈreurs et vendeurs.RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 64 EBP Agence ImmobiliËre 3 2. FICHE VENDEUR 2.1. Onglet AcquÈreur / CritËre de rapprochement Dans la fiche du vendeur, vous avez saisi une description de son affaire. Alors vous allez rechercher les acquÈreurs potentiels. SÈlectionnez la fiche ´ Vinou ª, puis positionnez-vous sur líonglet AcquÈreurs. De suite, ‡ partir des critËres par dÈfaut Prix / Secteur / Type, il apparaÓt un acquÈreur potentiel. Si vous souhaitez affiner les recherches, vous pouvez cocher les autres critËres, comme par exemple les particularitÈs. Dans notre exemple líacquÈreur disparaÓt car il ne rÈpond plus aux critËres de sÈlection. Bien entendu, il peut Ítre intÈressant de modifier dans la fiche mÍme du vendeur certaines de ses donnÈes. Par exemple, le vendeur vous appelle pour baisser le prix de son affaire.Fiche vendeur EBP Agence ImmobiliËre 3 65 Vous lui envoyez un courrier de confirmation, qui est un avenant ‡ son mandat. Ainsi trËs rapidement, vous pouvez continuer sur ces nouvelles bases et trouver díautres acquÈreurs. 2.2. La visite d'une affaire / Le compte rendu Lorsque vous avez trouvÈ des acquÈreurs, vous les contactez par courrier, par tÈlÈphone, afin de convenir díun rendez-vous. Toujours sur le mÍme principe. Directement ‡ partir de la fiche vendeur vous pouvez lancer un appel chez líacquÈreur. Líenregistrement de cet appel se fera alors dans la fiche de líacquÈreur et dans la fiche du vendeur si vous mettez dans líappel la rÈfÈrence au vendeur.RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 66 EBP Agence ImmobiliËre 3 Dans le mÍme temps, vous enregistrez le rendez-vous du 10/10/99. Ainsi par líagenda du menu /Traitement/Agenda, vous aurez la liste de tous vos rendezvous ‡ venir. Si vous consultez líhistorique du vendeur et de líacquÈreur, vous retrouvez les actions en cours. Met ‡ jour líhistorique vendeur Met ‡ jour líhistorique acquÈreurFiche vendeur EBP Agence ImmobiliËre 3 67 2.3. La relance ‡ l'acquÈreur AprËs la visite du bien vous allez enregistrer le compte rendu. Sur la ligne du rendez-vous, vous allez saisir ´ Le client est trËs intÈressÈ par cette affaire. RÈflÈchit quelques jours avant de se dÈcider ª. Puis une semaine aprËs, le client níayant pas donnÈ son avis favorable, vous le lui envoyez un courrier. Dans sa fiche, cliquez sur Courrier et dans la zone ´ Lettre Type ª, sÈlectionnez un modËle existant ou crÈez-en un nouveau. Vous pouvez modifier le texte rÈcupÈrÈ puis vous líimprimez pour lui envoyer.RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 68 EBP Agence ImmobiliËre 3 3. FICHE ACQUEREUR 3.1. Onglet vendeur / CritËre de rapprochement / Vous avez saisi la fiche de líacquÈreur ainsi que ses critËres en matiËre d'achat. Vous allez donc rechercher les affaires potentielles. Comme pour le vendeur, il suffit, sur la fiche de líacquÈreur, de sÈlectionner líonglet Vendeur puis de modifier les critËres de recherche en fonction des rÈsultats. Puis dËs que vous repÈrez une affaire intÈressante, vous pouvez la consulter directement en cliquant sur ´ Modifier ª et en utilisant le cadenas pour masquer les informations confidentielles si le client est en face de vous. Vous pouvez ainsi dÈcrire le bien visÈ, Èventuellement en Èditant une fiche descriptive, si vous le souhaitez. Cache les infos confidentielles Appelle la fiche de líaffaireFiche acquÈreur EBP Agence ImmobiliËre 3 69 3.2. Organiser une visite du bien / Appeler un acquÈreur potentiel Si líaffaire intÈresse líacquÈreur, alors vous organisez une visite. Comme avec la fiche vendeur (voir ß Rapprocher les diffÈrents vendeurs avec les acquÈreurs ñ 3.2), vous faites appel au diffÈrents boutons Rendez-vous ou Appel si vous devez díabord appeler le client. Chaque enregistrement de ces actions sera prÈsent dans líhistorique.RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 70 EBP Agence ImmobiliËre 3 4. SIGNER UNE PROMESSE OU UN COMPROMIS DE VENTE DiffÈrentes actions ont ÈtÈ menÈes entre le vendeur et líacquÈreur. Vous aboutissez ‡ une nÈgociation. 4.1. Promesse díachat La premiËre Ètape peut Ítre une promesse díachat faite par líacquÈreur. Ainsi dans la fiche du vendeur en question, et dans líonglet Gestion, il suffit simplement de cocher Promesse díachat et díindiquer líacquÈreur. Si vous consultez la liste des acquÈreurs, le statut de ´ Les Etoiles ª a changÈ (la ligne est díune autre couleur).Signer une promesse ou un compromis de vente EBP Agence ImmobiliËre 3 71 4.2. La transaction La transaction est simple et rapide. Dans la fiche du vendeur cliquez sur Transaction, vous faites un Compromis de vente ou une Promesse de vente. Cette phase ne suppose pas que vous ayez fait la promesse díachat prÈalablement, cette derniËre níÈtant pas obligatoire. Renseignez alors toutes les donnÈes de la transaction. La vente Ètant faite, les commissions des diffÈrents intervenants sont dÈgagÈes en fonction du prix de la vente. Líonglet Honoraires permet de visualiser et modifier ces diffÈrentes commissions. Enfin, aprËs validation de la transaction, le statut de la fiche de líacquÈreur (via la liste) est devenu Acheteur.RAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 72 EBP Agence ImmobiliËre 3 5. EFFECTUER UN SUIVI DES AFFAIRES Lorsque vous consultez la liste de tous les vendeurs, Èventuellement triÈe par statut, vous pouvez trËs facilement repÈrer les vendeurs pour lesquels des actions sont ‡ entreprendre. Par exemple, les vendeurs qui níont pas de mandat, car ce sont des fiches que vous avez saisies par un repÈrage dans la presse Ècrite. Vous souhaitez leur envoyer un courrier. Dans la liste des vendeurs, faites un regroupement par statut puis repÈrez les fiches qui níont pas de mandat. Puis cliquez sur courrier et dans la liste des modËles, prenez le modËle en standard ou celui que vous avez personnalisÈ.Effectuer un suivi des acquÈreurs EBP Agence ImmobiliËre 3 73 6. EFFECTUER UN SUIVI DES ACQUEREURS 6.1. Organiser des nouvelles visites / GÈrer son agenda Líagenda est líoutil au quotidien. Gr‚ce ‡ lui, vous pouvez planifier tous les rendezvous, les contactsÖ. Jour par jour, vous connaissez les actions en cours par nÈgociateur, par type díactions (appel, rendez-vous, courrierÖ). Pour ajouter une action, sÈlectionnez celle qui vous intÈresse dans la barre de menu et saisissez les donnÈes. De la mÍme maniËre, líhistorique du vendeur ou de líacquÈreur sera mis ‡ jour. Vous pourrez ainsi retrouver dans sa fiche líaction enregistrÈe ici. 6.2. PrÈsenter des nouvelles affaires Par des rapprochements avec les vendeurs, vous pouvez prÈsenter des nouvelles affaires ‡ un acquÈreur. Dans la fiche concernÈe, et par líonglet Vendeur, si vous avez plusieurs nouvelles affaires, vous pouvez dÈclencher un courrier qui lui prÈsentera les nouvelles affaires en cours. Pour chacune de ces affaires, vous Èditez une fiche que vous joindrez au courrier. Si líacquÈreur vous appelle, alors par simple clic sur Appel puis Appel entrant, vous ferez un compte rendu rapide. Nouvelle action NÈgociateurRAPPROCHER LES DIFFERENTS VENDEURS AVEC LES ACQUEREURS 74 EBP Agence ImmobiliËre 3 6.3. Supprimer un acquÈreur qui níest plus intÈressÈ Il arrive quíun acquÈreur ne soit plus intÈressÈ du fait díun achat dans une autre agence. Vous souhaitez alors dÈtruire sa fiche. Dans la liste, sÈlectionnez la fiche et combinez CTRL+Supp ou . Une boÓte de suppression vous demande le motif de suppression.Effectuer un suivi des acquÈreurs EBP Agence ImmobiliËre 3 75 Validez la suppression aprËs avoir renseignÈ le motif. ? Sa fiche níest pas complËtement dÈtruite. Si par líonglet SÈlection, vous demandez le statut SupprimÈes ou Toutes les fiches, vous retrouvez les acquÈreurs supprimÈs. Si aprËs avoir supprimÈ une affaire, vous voulez la rÈcupÈrer pour la remettre en vente ou autre, par líonglet SÈlection, demandez le statut SupprimÈes ou Toutes les fiches, puis supprimez par la mÍme commande que prÈcÈdemment líaffaire supprimÈe ; une boÓte de dialogue apparaÓt, vous demandant si vous voulez remettre líaffaire en vente ; si vous rÈpondez oui, elle aura de nouveau le statut díaffaire ‡ la vente ; sinon elle gardera le statut díaffaire supprimÈe.TRAITEMENTS PARTICULIERS 76 EBP Agence ImmobiliËre 3 TRAITEMENTS PARTICULIERS 1. FAIRE DES DIAPORAMA Agence ImmobiliËre 3 vous permet trËs rapidement díeffectuer des diaporama pour des affaires que vous sÈlectionnez. Ainsi vous pouvez trËs bien avoir une prÈsentation dans votre vitrine qui tourne sur un Ècran en continu. 1.1. RÈcupÈrer les diffÈrentes photos de l'affaire La premiËre Ètape est díintÈgrer les photos dans líaffaire vendue. Le logiciel vous permet ‡ travers un pÈriphÈrique TWAIN de communiquer avec le logiciel de votre appareil photo numÈrique. TrËs rapidement vous rÈcupÈrez les photos qui vous intÈressent. De plus vous pouvez retoucher les photos (par exemple jouer sur la luminositÈ). Si vous possÈdez dÈj‡ des fichiers photos, les formats JPG, GIF, TIF, PNG, BMP sont reconnus dans le logiciel. Lorsque vous avez crÈÈ une affaire, positionnez-vous sur líonglet Photo. Puis cliquez sur Ajouter pour ajouter une photo. Un Èditeur vous permet alors díouvrir un fichier dÈj‡ existant, ou de travailler via líinterface TWAIN.Faire des diaporama EBP Agence ImmobiliËre 3 77 Par exemple, vous pouvez diminuer la luminositÈ de líimage. Plusieurs photos peuvent Ítre intÈgrÈes ‡ une affaire. Parmi elles, vous sÈlectionnez celles qui feront partie du diaporama, et celle qui est la photo principale. A chaque fois, vous cochez líoption adÈquate. Chaque photo intÈgrÈe dans une affaire est enregistrÈe dans un rÈpertoire ´ Dossier.IMG ª o? ´ Dossier ª est le nom de votre agence. Interface TWAINTRAITEMENTS PARTICULIERS 78 EBP Agence ImmobiliËre 3 1.2. Elaborer un diaporama Pour mettre en place une prÈsentation, utilisez le menu /Traitement/Diaporama. Un assistant vous permet de sÈlectionner les affaires ‡ inclure, les photos ‡ prendre en compte et les effets de la prÈsentation ainsi que la durÈe entre deux photos.PrÈparer la parution des petites annonces EBP Agence ImmobiliËre 3 79 2. PREPARER LA PARUTION DES PETITES ANNONCES RÈguliËrement, vous allez faire paraÓtre des annonces de vos affaires en cours. PremiËre Ètape : Les supports publicitaires ont ÈtÈ crÈÈs dans les donnÈes. A la mise en place de ces fiches, vous avez renseignÈ Ègalement le prix de la petite annonce. Vous pouvez modifier les fiches si besoin. La deuxiËme Ètape : Lors de la mise en place des affaires, vous avez renseignÈ les diffÈrents textes commerciaux. Le texte de la petite annonce doit avoir ´ Annonce active ª si vous souhaitez quíil soit pris dans les parutions. Dans le fichier des vendeurs, vous pouvez modifier líensemble de vos affaires si besoin. La troisiËme Ètape : Par le menu /Traitement/Parutions, pour un NÈgociateur et un support publicitaire, vous allez dÈclencher une Èdition de toutes les annonces concernÈes. Vous pouvez dÈsactiver dans cette Ètape certaines affaires que vous rÈservez par exemple pour un autre support. Vous pouvez Ègalement modifier les textes pour chacune díentre elles.TRAITEMENTS PARTICULIERS 80 EBP Agence ImmobiliËre 3 3. PREPARER LA PUBLICATION DES PETITES ANNONCES Vous pourrez Ègalement envoyer des annonces de vos affaires en cours sur des sites internet immobiliers. Les deux premiËres Ètapes sont identiques ‡ celles de la parution. Il est toutefois conseillÈ, lors de la crÈation díune nouvelle base, de sÈlectionner une base Standard, car elle contiendra entre autre par dÈfaut les valeurs des tables Transports, Vue et Exposition utilisÈs par les sites internet destinataires des annonces. Les tables Chauffages, Etat gÈnÈral, Supports et Types díaffaires sont aussi remplies avec les correspondances adÈquates. Si la crÈation díune nouvelle base se fait avec une base Vide ou si le but est de rÈcupÈrer une ancienne base, les champs seront crÈÈs mais non remplis ; pour la meilleure publication possible, les valeurs suivantes au minimum doivent Ítre saisies, en respectant la premiËre lettre en Majuscule : ? Table Transports : AÈroport, Gare, Transports en commun, Car, Bus. ? Table Vue : Belle, DÈgagÈe, Mer. ? Table Exposition : Est, Ouest, Nord, Sud. ? Table Chauffage : Non prÈcisÈ, Radiateurs Èlectriques avec les correspondances de types des sites. ? Table Etat gÈnÈral : A rafraÓchir, A rÈnover, Bon, Non prÈcisÈ avec les correspondances de types des sites. ? Table Type díaffaire : Appartement, Locaux, Maison, Terrain avec les correspondances de types des sites. La troisiËme Ètape : Par le menu /Traitement/Publication, pour un NÈgociateur et un support publicitaire, vous allez dÈclencher líenvoi de toutes les annonces concernÈes. Vous pouvez dÈsactiver dans cette Ètape certaines affaires que vous rÈservez par exemple pour un autre support. Vous pouvez Ègalement modifier les textes des annonces ; le nombre de caractËres est limitÈ pour les sites du SNPI et SeLoger ‡ 1024 caractËres, et ‡ 2000 caractËres pour le site díImmoStreet. Vous pouvez choisir les photos accompagnant les annonces. Pour 123Immo, il faut choisir pour chaque annonce ‡ paraÓtre, un type de pack ; le pack Classique correspond ‡ une photo normale, le pack Vision ‡ trois photos normales et le pack Panoramique correspond ‡ 2 photos normales et deux photos panoramiques. Pour le SNPI et SeLoger, il faut prÈciser le nombre de photos pour chaque annonce (celui-ci pouvant aller de 1 ‡ 4 photos).PrÈparer la publication des petites annonces EBP Agence ImmobiliËre 3 81 Pour ImmoStreet, pour chaque annonce, on doit prÈciser le nombre de photos, de 1 ‡ 6, et le type de chaque annonce (annonce ‡ crÈer, supprimer, modifier ou affaire vendue). Vous pouvez choisir le type díaction sur les annonces ‡ envoyer. Pour 123Immo, on doit indiquer líaction voulue : annuler et remplacer les annonces (qui se fait au premier envoi ou quand on veut remplacer toutes les annonces prÈsentes sur le site par des nouvelles), ajouter, supprimer ou modifier des annonces. Pour SeLoger, on doit indiquer si on veut publier les annonces sur le journal SeLoger et/ou sur le site internet SeLoger (par dÈfaut le site SeLoger seul est sÈlectionnÈ). Pour ce dernier et le SNPI, un message síaffiche prÈcisant que chaque transfert conduit au remplacement intÈgral de toutes les annonces prÈsentes prÈcÈdemment dans la base de donnÈes du site et quíun client SeLoger doit envoyer sous son code SeLoger, un client SNPI sous sa rÈfÈrence SNPI, un client SeLoger ET SNPI doit envoyer sous son code SeLoger uniquement. Pour ImmoStreet, on doit choisir entre líoption Annuler ñ Remplacer toutes les annonces ou Ajout ñ Suppression ñ Modification ; pour cette derniËre option, vous devrez choisir ensuite un type díaction pour chaque annonce. Pour un support choisi, il vous sera demandÈ de saisir, lors du premier envoi, votre identifiant et les paramËtres de votre compte FTP (identifiant et mot de passe de connexion, et paramËtres de votre serveur proxy si vous en avez un). Finalement, en cliquant sur le bouton Terminer, líenvoi se lance et sur la derniËre page síaffiche le compte rendu de líenvoi. Líassistant de Publication permet de gÈrer les publications díannonces díaffaires ‡ la vente sur des sites internet immobiliers ou dans des journaux. Pour cette version díAgence, les sites de 123Immo, le SNPI, SeLoger et ImmoStreet vous sont proposÈs. Voici comment les contacter pour obtenir vos paramËtres de connexion : ? 123Immo : adresse du site : http://fr.123immo.com/ adresse mail : service.clientele@123immo.com tÈlÈphone : 0 826 00 31 31. ? SNPI : adresse du site : http://www.snpi.fr/ envoi díune demande ‡ líadresse : http://www.snpi.fr/nous_ecrire.htm tÈlÈphone : 01.53.64.91.91. ? SeLoger : adresse du site : http://www.seloger.com/ demande díinformations ‡ líadresse : http://www.seloger.com/offres_annonces/contactsite.htm tÈlÈphone : 0800 089 089.TRAITEMENTS PARTICULIERS 82 EBP Agence ImmobiliËre 3 ? ImmoStreet : adresse du site : http://www.immostreet.com/ adresse mail : contact@immostreetpro.com demande díinformations ‡ líadresse : http://www.immostreet.com/is/commun/template.php?U=apropos&P=nous_con tacter. Chaque agence pourra ainsi obtenir un identifiant, un login et un mot de passe par site choisi pour líenvoi díannonces.PrÈparer les mailings EBP Agence ImmobiliËre 3 83 4. PREPARER LES MAILINGS RÈguliËrement, vous allez faire des mailings ‡ plusieurs clients. Par le menu /Traitement/Mailings : A partir de la liste díun type díAcquÈreurs ou de Vendeurs, on sÈlectionne les destinataires du mailing, la lettre type et on gÈnËre le mailing. On peut modifier le texte du mailing pour chaque destinataire. Par le rapprochement AcquÈreur sur la fiche Vendeur : En cliquant sur ´ Mailings ª, la fenÍtre Mailings síouvre et vous pouvez sÈlectionner parmi la liste des acquÈreurs, les destinataires du mailing et gÈnÈrer les mailings. Par le rapprochement Vendeur sur la fiche AcquÈreur : En cliquant sur ´ Mailings ª, la fenÍtre Mailings síouvre et vous pouvez sÈlectionner parmi la liste des vendeurs, les destinataires du mailing et gÈnÈrer les mailings.TRAITEMENTS PARTICULIERS 84 EBP Agence ImmobiliËre 3 5. FAIRE UNE SIMULATION DíEMPRUNT Lors de la prÈsentation díaffaires ‡ la vente ‡ des acquÈreurs potentiels, vous pourrez simuler un calcul díemprunt et faire une comparaison de deux calculs par le menu /Traitement/Simulation díemprunt. Prenez de prÈfÈrence la partie gauche de la fenÍtre pour mettre en valeur un des deux calculs si la fenÍtre est redimensionnÈe. Pour chaque calcul, vous devez choisir un mode de remboursement (annuitÈs constantes ou annuitÈs ‡ amortissement constant), un paramËtre ‡ calculer parmi le capital empruntÈ, le montant des mensualitÈs ou de líamortissement et le nombre díannÈes díemprunt, le taux díintÈrÍts et le nombre de remboursements par an. En cliquant sur le bouton Calcul, la valeur du paramËtre ‡ calculer choisi apparaÓtra, le co°t du crÈdit et le plan de remboursement seront calculÈs et le graphique de ce plan sera construit. Vous pourrez faire la comparaison de deux calculs en cliquant sur le bouton DiffÈrence.Comment faire une pige trËs rapidement EBP Agence ImmobiliËre 3 85 6. COMMENT FAIRE UNE PIGE TRES RAPIDEMENT Une pige permet de retrouver trËs rapidement un interlocuteur, Agent, Vendeur, AcquÈreurÖdont le numÈro de tÈlÈphone ou fax est connu. Par le menu /Traitement/Pige, sÈlectionnez le type de fiche entre Vendeurs, AcquÈreursÖ, que vous recherchez. Puis sÈlectionnez les champs sur lesquels effectuer la recherche (tÈlÈphone, tÈl bureau, tÈl portableÖ). Enfin tapez le dÈbut du numÈro recherchÈ. Le bouton Rechercher affiche les occurrences. Si dans la liste se trouve celle qui vous intÈresse, alors sÈlectionnez-la et double cliquez pour líouvrir.TRAITEMENTS PARTICULIERS 86 EBP Agence ImmobiliËre 3 7. FAIRE DES STATISTIQUES GRAPHIQUES Il est toujours utile de connaÓtre sous forme de graphiques un certain nombre de statistiques. Par le menu /Traitement/Graphiques, vous pouvez avoir des statistiques par vendeur ou par acquÈreur. Le rÈsultat graphique peut Ítre personnalisÈ par le clic droit de la souris et propriÈtÈs (par exemple modifier les lÈgendes). Ces graphiques peuvent Ítre sauvegardÈs au format BMP ou WMF. La reprÈsentation graphique pourra Ègalement Ítre fournie en valeurs (Onglet donnÈes). Ainsi il sera trËs facile díexporter vers Excel ces donnÈes afin de les exploiter, ou de les publier sur votre site en gÈnÈrant des pages HTML.Imprimer l'ensemble des listes / Personnaliser les modËles EBP Agence ImmobiliËre 3 87 8. IMPRIMER L'ENSEMBLE DES LISTES / PERSONNALISER LES MODELES Tous vos fichiers de donnÈes peuvent Ítre imprimÈs. Par le menu /Impression, vous sÈlectionnez le fichier qui vous intÈresse. Des modËles Liste ou Fiche sont proposÈs en standard. Vous pouvez les personnaliser en utilisant le menu /Outils/ParamÈtrage du modËle. Vous crÈez alors un nouveau modËle dans lequel vous placez les variables du fichier. Menu /Outils/ParamÈtrage du modËleTRAITEMENTS PARTICULIERS 88 EBP Agence ImmobiliËre 3 9. PERSONNALISER / CREER SES PROPRES DOCUMENTS Tous les documents (lettres, contrats, Ö) sont personnalisables. Sur le mÍme principe que les modËles, vous pouvez ‡ partir díun modËle standard crÈer un nouveau document. LíintÈrÍt est effectivement de mettre en place líensemble de vos courriers et contrats que vous avez líhabitude díutiliser dans votre agence. Par le menu /Outils/ParamÈtrage de documents, vous entrez dans un Èditeur de texte simple. Soit vous ouvrez un modËle existant, soit vous crÈez votre propre modËle. Il se peut trËs certainement que vous ayez dÈj‡ des documents sous Word ou autre traitement de texte. Aussi par simple Copier/Coller, vous rÈcupÈrez dans Agence vos donnÈes. Puis vous pouvez effectuer la mise en forme ou complÈter le document. Enfin vous enregistrez votre document, en le rÈpertoriant dans la catÈgorie souhaitÈe. De cette maniËre vous le retrouverez lors des Èditons.Personnaliser / crÈer ses propres documents EBP Agence ImmobiliËre 3 89 CatÈgorie Format du fichier Nom de votre documentAUTRES TRAITEMENTS 90 EBP Agence ImmobiliËre 3 AUTRES TRAITEMENTS 1. SAUVEGARDE DU DOSSIER A ce stade des dÈcouvertes, il est nÈcessaire díeffectuer une sauvegarde des donnÈes saisies. Il faut sans cesse garder ‡ líesprit que la sauvegarde est le seul moyen de pouvoir restaurer votre travail si votre base a ÈtÈ malencontreusement supprimÈe ou endommagÈe. La sauvegarde dÈpend des options que vous avez dÈfinies : Afin de ne pas oublier de sauvegarder, il suffit de proposer une sauvegarde automatique, par exemple tous les deux jours. Ainsi, ‡ chaque fermeture du dossier, un message vous proposera une sauvegarde si cíest un jour prÈfÈrentiel. Sinon, par le menu /Outil/Sauvegarde, vous accÈdez ‡ un assistant qui vous permettra de sÈlectionner les options de sauvegardes, ainsi que le chemin (par dÈfaut sur le lecteur A : ) et le nom du fichier zip. La sauvegarde peut Ítre allÈgÈe, en fonction des options sÈlectionnÈes. Par dÈfaut, tout est sauvegardÈ (images, donnÈes, archives).Maintenance de la base de donnÈes EBP Agence ImmobiliËre 3 91 2. MAINTENANCE DE LA BASE DE DONNEES Il peut arriver que votre base de donnÈes soit endommagÈe ou dÈsorganisÈe suite ‡ une dÈfaillance de votre disque dur ou ‡ une coupure de courant. La premiËre opÈration ‡ lancer est la maintenance de la base. Menu /Outil/Maintenance de la base de donnÈes : un assistant vous permet alors de vÈrifier la base et/ou les compteurs. Si malgrÈ cette opÈration, votre base est toujours dÈsorganisÈe, alors contactez le service technique díEBP (01.34.94.20.00) ou votre revendeur.Index EBP Agence ImmobiliËre 3 93 INDEX A AccËs ‡ la dÈmonstration ......................................................................................................35 AcquÈreur .............................................................................................................................57 CrÈer un acquÈreur............................................................................................................58 CritËres .............................................................................................................................59 Imprimer ...........................................................................................................................62 MÈmo................................................................................................................................59 Modifier............................................................................................................................60 Rechercher ........................................................................................................................61 Supprimer un acquÈreur....................................................................................................74 Agenda................................................................................................................12, 14, 66, 73 Aide en Ligne .................................................................................................................13, 19 Assistance technique.............................................................................................................11 B Barre díÈtat .....................................................................................................................29, 35 Barre Outlook .......................................................................................................................28 C Code de dÈbridage ................................................................................................................22 Commissions ............................................................................................................13, 14, 71 CrÈation Secteur ..............................................................................................................................43 Type d'affaires ..................................................................................................................42 CrÈation du dossier ...............................................................................................................13 CrÈation d'une fiche ..............................................................................................................34 D Diaporama .................................................................................................... 14, 48, 76, 77, 78 E E-mail ...................................................................................................................................11 G Gestion des fenÍtres..............................................................................................................31 Graphiques......................................................................................................................14, 86 H Horaires ................................................................................................................................11INDEX 94 EBP Agence ImmobiliËre 3 I Impression ............................................................................................................................87 CrÈer ses modËles .............................................................................................................88 Liste de donnÈes ...............................................................................................................44 Installation Mise ‡ jour........................................................................................................................21 Monoposte ........................................................................................................................17 RÈseau ..............................................................................................................................18 RÈseau dÈdiÈ.....................................................................................................................20 RÈseau poste ‡ poste .........................................................................................................19 RÈseaux validÈs ................................................................................................................18 L La configuration matÈrielle...................................................................................................14 La place disque .....................................................................................................................15 Lancement du logiciel...........................................................................................................22 Les Barre d'outils..................................................................................................................24 IcÙnes................................................................................................................................24 Les points forts .....................................................................................................................12 Ligne tÈlÈphonique ...............................................................................................................11 Lisezmoi ...............................................................................................................................15 M Maintenance de la base de donnÈes ......................................................................................91 Marque page .........................................................................................................................13 MDI ..........................................................................................................................13, 31, 37 Messages Èlectroniques ........................................................................................................13 Modifier une fiche ................................................................................................................34 Moteur Client/Serveur ..........................................................................................................19 O Options Commissions ....................................................................................................................38 Documents......................................................................................................................40 Euro ............................................................................................................................39, 40 GÈnÈrales ..........................................................................................................................36 Rapprochement.................................................................................................................39 RÈpertoires........................................................................................................................40 Sauvegardes...................................................................................................................40 SociÈtÈ ..............................................................................................................................37 Ouverture díun dossier .........................................................................................................23 P Petites annonces..................................................................................................79, 80, 83, 84 Photos Mise en place des photos ..................................................................................................76 Pige.................................................................................................................................14, 85Index EBP Agence ImmobiliËre 3 95 PrÈsentation du logiciel.........................................................................................................12 PropriÈtÈs d'une liste.............................................................................................................32 Protocoles validÈs .................................................................................................................18 R Rapprochement...............................................................................................................14, 63 Dans la fiche AcquÈreur ...................................................................................................68 Dans la fiche Transaction .................................................................................................71 Dans la fiche Vendeur ......................................................................................................64 Promesse díachat ..............................................................................................................70 Relance de líacquÈreur......................................................................................................67 Vente ................................................................................................................................70 Visite-Compte rendu.........................................................................................................69 VisiteñCompte rendu ........................................................................................................65 Recherche .......................................................................................................................14, 32 RÈseaux validÈs ....................................................................................................................18 S Sauvegardes ..............................................................................................................13, 40, 90 Statistiques............................................................................................................................86 Suivi des acquÈreurs .............................................................................................................73 Suivi des affaires ..................................................................................................................72 Supprimer une fiche..............................................................................................................34 T Touches de raccourcis...........................................................................................................30 Tri de la liste.........................................................................................................................32 TWAIN.................................................................................................................................76 V Vendeur ................................................................................................................................45 CrÈer un nouveau vendeur ................................................................................................46 Historique .........................................................................................................................55 Informations confidentielles .............................................................................................46 Mandat........................................................................................................................49, 51 MÈmo................................................................................................................................49 Modifier ses donnÈes ........................................................................................................52 Onglet DÈtail.....................................................................................................................46 Onglet DÈtail2...................................................................................................................47 Onglet Gestion..................................................................................................................49 Onglet textes Affichette ......................................................................................................................50 Annonce........................................................................................................................50 Commercial ..................................................................................................................50 Onglet Textes....................................................................................................................48 Rechercher ........................................................................................................................53 SÈlection des vendeurs......................................................................................................46 Versions disponibles.............................................................................................................23 Guide pratique de l’AutoEntrepreneur En partenariat avec 10 ? ches thématiquesEBP Depuis 25 ans, EBP édite des logiciels de comptabilité, de gestion commerciale et de paye, pour les entrepreneurs et les PME. Son offre complète et évolutive se distingue par sa simplicité d’utilisation qui en fait l’allié indispensable des créateurs d’entreprise, gérants de PME, professeurs, étudiants… Le principal atout du statut d’auto-entrepreneur réside dans sa simplicité. Néanmoins, il demeure essentiel de gérer son auto-entreprise avec la même rigueur qu’une entreprise classique. C’est pourquoi, EBP à mis un point d’honneur a développer pour les autoentrepreneurs, un logiciel pratique et performant. Etienne Astruc, Directeur Marketing EBP Edito Fédération des Auto-Entrepreneurs Constituant le 1er réseau social des auto-entrepreneurs, la Fédération des Auto-Entrepreneurs repose sur une plateforme Web et un maillage territorial. Soutenue par des partenaires de renom, elle met à disposition de ses membres une approche complète de l’actualité, un réseau d’auto-entreprises mettant leurs idées en commun, ainsi qu’une liste de ? ches pratiques et techniques sur le nouveau statut. Fiche 1 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Le statut Fiche 2 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Les impôts Fiche 3 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Auto-entrepreneur, qui est-il ? Fiche 4 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Demandeur d’emplois Fiche 5 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 1 Auto-entrepreneur et rSa Fiche 6 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 3 Déclarer son début d’activité Fiche 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 5 Choisir un nom commercial Fiche 8 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 7 Les obligations comptables Fiche 9 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1 9 Embaucher un salarié Fiche 10 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1 La retraite SommaireEBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010 C’est simple et ef? cace ! Registre des achats Mentions obligatoires Evolution du chiffre d’affaires Devis Factures Livre des recettesLancez-vous ! Le statut d’auto-entrepreneur, en place depuis le 1er janvier 2009, s’adresse à toute personne souhaitant créer une entreprise individuelle pour exercer une activité commerciale, artisanale ou libérale, à titre principal ou complémentaire, et dont le chiffre d’affaires ne dépasse pas en 2009 : 80 000 euros HT pour une activité d’achat/revente, de vente à consommer sur place et de prestation d’hébergement, et 32 000 euros HT pour les prestations de services. Les avantages • une dispense d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) pour les commerçants, ou au répertoire des métiers (RM) pour les artisans, • une exonération de TVA, • un régime micro-social simpli? é, et sur option, un régime micro-? scal simpli? é (versement libératoire de l’impôt sur le revenu) et une exonération temporaire de taxe professionnelle. Calcul de cotisations sociales simpli? é L’auto-entrepreneur adopte un régime simpli? é de calcul et de paiement des cotisations sociales qui ouvre des droits à l’assurance maladie et à la retraite. Chaque mois ou chaque trimestre, selon votre choix, vous paierez des cotisations sociales en fonction des recettes encaissées au cours de la période retenue. Le montant de vos cotisations sera de : • 12 % du chiffre d’affaires pour une activité d’achat-revente, de vente à consommer sur place et de prestation d’hébergement, • 21,3 % du chiffre d’affaires pour les prestations de services, • 18,3 % des recettes pour les professions libérales. Le statut Calcul de cotisations sociales Fiche 1 34 Vous avez déjà une société ? Si vous avez une entreprise individuelle déjà créée, vous pouvez béné? cier de ces nouveaux avantages, à l’exception de la dispense d’immatriculation. Et après ? Votre entreprise dépasse les plafonds autorisés (32 000 ou 80 000 €) pour le statut d’auto-entrepreneur ? A? n de béné? cier d’une sortie en douceur, il est prévu que le régime d’auto-entrepreneur puisse continuer à s’appliquer pendant deux ans, à la double condition que le seuil de 88 000 € ou de 34 000 € ne soit pas franchi. Le béné? ce de la franchise est accordé en année « N » si : • Le chiffre d’affaires de l’année N ne dépasse pas 88 000 € et le chiffre d’affaires de l’année N-1 ne dépassait pas 80 000 € ; OU • le chiffre d’affaires de l’année N ne dépasse pas 88 000 € et le chiffre d’affaires de l’année N-1 ne dépassait pas 88 000 € et le chiffre d’affaires de l’année N-2 ne dépassait pas 80 000 €. Attention ! Si le seuil de 88 000 € est dépassé : l’entreprise devient redevable de la TVA dès le 1er jour du mois de dépassement des 88 000 euros. Elle sort du régime micro-? scal pour son béné? ce et entre dans le régime de la microentreprise. En bref : Pas de chiffre d’affaires, pas de cotisations ! En savoir plus : • Pour estimer le montant de vos charges, consultez le site Internet de l’Agence Pour la Création d’Entreprises (APCE) : www.apce.com. • Pour déclarer vos charges sociales, rendez-vous sur www.lautoentrepreneur.fr.Les impôts Fiche 2 5 En tant qu’auto-entrepreneur, vous serez obligatoirement soumis au régime ? scal de la micro-entreprise. A ce titre, vous ne facturez pas de TVA et vous êtes redevable de l’impôt sur le revenu (IR). Vous pouvez choisir entre deux modes d’imposition à l’IR : • le nouveau régime micro-? scal simpli? é (versement libératoire de l’impôt sur le revenu), • le calcul et le paiement de l’impôt l’année suivant la réalisation du béné? ce. Le régime micro-? scal simpli? é Si vous optez pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, vous déclarerez et paierez l’impôt sur le revenu (IR) chaque mois ou chaque trimestre. Le montant de votre IR correspondra à un pourcentage de vos recettes encaissées au cours de cette période : • 1% s’il s’agit d’entreprises dont l’activité principale est l’achat/revente, la vente à consommer sur place et la prestation d’hébergement, • 1,7% pour les activités de services relevant des béné? ces industriels et commerciaux (BIC), • 2,2 % pour les activités libérales. Plus besoin de payer l’impôt sur les béné? ces l’année suivante ! Pour y prétendre, vous devrez avoir opté pour le régime micro-social simpli? é et avoir un revenu ? scal de référence n’excédant pas 25 195 euros par part de quotient familial, soit 25 195 euros pour une personne béné? ciant d’une part, ou 50 390 euros pour un couple sans enfant avec 2 parts etc. (plafonds applicables aux revenus de 2007, pour une option pour 2009). En optant pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu, vous serez également exonéré de taxe professionnelle l’année de la création de votre entreprise et les deux années suivantes ! A noter : avec cette option, vous ne pouvez pas déduire vos charges de fonctionnement. Plus besoin de payer l’impôt sur les 6 Calcul de l’IR à défaut de prélèvement libératoire Les règles suivantes s’appliquent à défaut d’option pour le régime du versement libératoire de l’impôt sur le revenu. Les entrepreneurs déclarent sur leur déclaration de revenu du foyer ? scal, le chiffre d’affaires et les recettes réalisées durant l’année civile dans le cadre de leur activité. Celles-ci servent à déterminer un béné? ce. Pour le calcul de l’impôt sur le revenu, l’administration pratique un abattement forfaitaire correspondant aux charges ; celui-ci diffère selon l’activité, il est de : • 71% pour les entreprises dont l’activité principale est de vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place ou de fournir le logement, • 50% pour les entreprises dont l’activité principale est de fournir des prestations autres que celles relevant du seuil de 80 000 euros, • 34% pour les activités non commerciales. C’est le chiffre d’affaires abattu qui sert d’assiette pour l’application du barême progressif de l’impôt sur le revenu. Cet impôt est payé par tiers ou mensuellement l’année suivant celle de l’exercice de l’activité. Les obligations déclaratives sont simples et la détermination forfaitaire des charges permet la tenue d’une comptabilité très simpli? ée.Auto-entrepreneur, qui est-il ? Fiche 3 7 Depuis la création du statut d’autoentrepreneur en janvier 2009, tout le monde s’interroge sur le réel pro? l de l’auto-entrepreneur, et sa motivation. Est-ce un créateur attiré par les facilités du statut ou un actif tenté par un revenu complémentaire ? « La Caravane des entrepreneurs » offre un début de réponse dans une étude dont elle a publié les résultats en mai 2009, à partir des réponses de 705 auto-entrepreneurs ayant assisté à la conférence « L’Autoentrepreneur en pratique » de la Caravane. Qui est ce fameux autoentrepreneur ? Son pro? l : c’est un homme à 54%, âgé en moyenne de 40 ans (42 pour les femmes). Il est demandeur d’emploi en majorité ( à 52%) mais le statut semble attirer tous les pro? ls : salariés (22%), étudiants, retraités, et fonctionnaires. A noter que les femmes, d’ordinaire timides dans la création d’entreprise se lancent plus volontiers en tant qu’auto-entrepreneur. Auto-entrepreneur, qui est-il ? Qui est ce fameux autoLes auto-entrepreneurs sont en majorité des demandeurs d’emploi. Demandeurs d’emploi 52 % Inactifs 2,58 % Fonctionnaires 3,38 % Etudiants 3,38 % Retraités 5,81 % Entrepreneurs 10 % Salariés 22%8 Ce qu’ils attendent de leur activité d’auto-entrepreneur ? Attirés par la simplicité du statut et son faible taux d’imposition, les auto-entrepreneurs espèrent travailler à temps plein sur leur activité. Ils sont d’ailleurs 26% à espérer générer 20 à 30 K€ de résultat. L’étude souligne cependant des points noirs : • 15% d’entre eux n’ont réalisé aucune prévision de chiffre d’affaires avant de se lancer. • 97% des auto-entrepreneurs n’ont pas béné? cié de conseils, leur principal vecteur d’information restant Internet. En bref : Il n’y a pas UN auto-entrepreneur, mais plusieurs : celui qui a pensé son projet pour en faire son activité principale (65 %) et tous les autres pour qui le statut sert à tester une idée (13%), gagner plus (12%) ou régulariser sa situation (6%). En savoir plus : Vous pouvez retrouver l’étude complète sur le site de la Caravane des entrepreneurs www.caravanedesentrepreneurs.com.Demandeur d’emploi Fiche 4 9 L’ACCRE Depuis le 1er mai, les chômeurs qui optent pour le statut d’auto-entrepreneur, peuvent béné? cier de l’ACCRE (Aide pour les Chômeurs Créateurs ou Repreneurs d’Entreprise). Pour les entrepreneurs “classiques”, l’ACCRE donne droit à une exonération totale des charges sociales pendant la première année. Pour les auto-entrepreneurs, l’ACCRE prend la forme d’une exonération partielle de ces charges. Ainsi, l’auto-entrepreneur béné? ciera d’un taux de cotisations égal à : • un quart du taux de prélèvement social normal la première année, • la moitié du taux normal la deuxième année, • aux trois quarts du taux normal la troisième année. Il peut également percevoir une somme égale à la moitié de son reliquat d’indemnités chômage, versée en deux fois (à l’acceptation du dossier et 6 mois plus tard). Pendant la durée de l’exonération ACCRE, les taux à retenir sont les suivants : • La première année d’activité : - 3% pour les ventes de marchandises, - 5,40% pour les activités de prestations de services, - 5,30% pour les professions libérales. • La deuxième année d’activité : - 6% pour les ventes de marchandises, - 10,70% pour les activités de prestations de services, - 9,20% pour les professions libérales. • La troisième année d’activité : - 9% pour les ventes de marchandises, - 16% pour les activités de prestations de services, - 13,80% pour les professions libérales. Pendant la durée de l’exonération ACCRE, 10 En bref : Vous êtes demandeur d’emploi et vous souhaitez vous lancer en tant qu’auto-entrepreneur ? Deux possibilités s’offrent à vous : • Pôle Emploi peut vous verser une aide à la création d’entreprise sous forme de capital. • Pôle Emploi peut maintenir une partie de vos allocations de chômage pendant la phase de démarrage de votre entreprise. Les deux options n’étant pas cumulables, passez avant tout par la case Pôle Emploi. Les agents sauront vous renseigner de manière concrète sur le cas le plus adapté à votre situation. L’attribution de l’ACCRE n’est pas automatique, il faut en faire la demande ! Pour pro? ter de cette aide, vous devrez déposer votre dossier ACCRE auprès de votre centre de formalités des entreprises (CFE) en même temps que votre déclaration de création ou de reprise d’entreprise. Si vous ne souhaitez pas faire de votre activité d’auto-entrepreneur votre principale activité, vous pouvez continuer à percevoir des indemnités de chômage. Dans ce cas, le montant de vos indemnités sera recalculé en tenant compte des revenus tirés de votre auto-entreprise. Ceux-ci seront rapprochés de votre salaire journalier de référence pour en tirer un nombre de jours non indemnisables. En savoir plus : Pour connaître vos droits, rendez-vous sur le site www.assedic.fr/accueil/ puis cliquez sur les Textes Unijuridis et choisir demandeur d’emploi dans les notices d’information (menu de gauche). Ensuite sélectionnez « Demandeur d’emploi » et « L’accompagnement des chômeurs créateurs ou repreneurs d’entreprise ».Un décret du 14 avril 2009 remplace le RMI (Revenu Minimum d’Insertion) par le rSa (revenu de Solidarité active) depuis le 1er juin 2009. Ce nouveau dispositif permet le cumul de votre allocation avec des revenus professionnels, en particulier ceux provenant d’une activité d’auto-entrepreneur. Vous devez savoir comment votre activité va impacter votre allocation. Montant forfaitaire du rSa En l’absence de revenu d’activité, le rSa est égal à un montant forfaitaire, soit : Règles de cumul De façon générale, le rSa est calculé sans tenir compte des ressources issues de la nouvelle activité de l’auto-entrepreneur pendant les 3 premiers mois. C’est à dire que vous cumulez votre allocation et le revenu lié à votre activité. Ensuite, le rSa est calculé de la façon suivante : rSa = (+) Montant forfaitaire (+) 62% du revenu d’activité* (-) Revenu de l’activité (-) Forfait d’aide au logement** *Le revenu d’activité est égal à : • 13% du chiffre d’affaires pour une activité de ventes • 23% du chiffre d’affaires pour une activité de prestations • 20,5% du chiffre d’affaires pour une profession libérale **Evaluation forfaitaire des aides au logement versées par la CAF : 55 € (arrondi) pour 1 personne, 109 € pour 2 personnes, 135 € pour 3 personnes. Auto-entrepreneur et rSa Fiche 5 11 Ensuite, le rSa est calculé de la façon N o mbr e d ’ e n f a n t s P e r s o nne s e u l e C o u p l e 0 4 5 5 € 6 8 2 € 1 6 8 2 € 8 1 8 € 2 8 1 8 € 9 5 5 € P a r e n f a n t s u p p l é m e n t a i r e 1 8 2 € 1 8 2 €12 Prenons un exemple Dans le cas d’une personne seule sans enfant, inscrite au 1er juin 2009 comme auto-entrepreneur avec une activité de prestations et un chiffre d’affaires de 1 000 € par mois de juin à octobre et 2 000 € par mois à partir de novembre, le rSa mensuel devrait être de : • De juin à août : - rSa = 455 € (on ne tient pas compte de son nouveau revenu pendant 3 mois) - Revenu global de 455 € + les gains nets dus à l’auto-entreprise 870 € = 1 325 € par mois. • Septembre et octobre : - rSa = 455 € + (62% x 23% x 1000 €) - (23% x 1000 €) - 55 € - rSa = 312 €, soit un revenu global net de 1182 € par mois. • Novembre et décembre : - rSa = 455 € + (62% x 23% x 2000 €) - (23% x 2000 €) – 55 € - rSa = 225 €, soit un revenu global net de 1 965 € par mois. En savoir plus : Vous pouvez évaluer le montant de votre rSa sur le site www.caf.fr.Déclarer son début d’activité Fiche 6 13 Le nouveau statut d’auto-entrepreneur mise sur la simplicité. Ainsi, pour vous déclarer en tant qu’auto-entrepreneur, vous pouvez : • Faire une déclaration en ligne, directement et en quelques minutes sur le site www.lautoentrepreneur.fr. • Vous rendre au CFE (Centre de Formalité des Entreprises) de votre chambre de commerce pour les activités commerciales, de votre chambre des métiers pour les activités artisanales ou des URSSAF pour les activités libérales. Quel que soit l’endroit où vous allez vous enregistrer, il vous faudra avoir un justi? catif d’identité type carte d’identité. S’enregistrer sur Internet Connectez-vous sur : www.lautoentrepreneur.fr. Sur la page d’accueil du site, cliquez sur « adhérez au régime ». Selon votre statut, cliquez ensuite sur : • « déclarez votre activité » si vous créez votre entreprise, • « optez pour le paiement simpli? é des charges sociales et ? scales » si vous avez déjà une activité commerciale ou artisanale et que vous voulez béné? cier des avantages du statut auto-entrepreneur. Il ne vous reste plus qu’à remplir en ligne les éléments constitutifs de votre création d’entreprise en tant qu’auto-entrepreneur sur le support intitulé « déclaration de début d’activité ». Déclarer son début d’activité S’enregistrer sur Internet14 Fournir un justi? catif d’identité Pour fournir votre justi? catif d’identité, vous avez alors deux choix : • Le télécharger et le joindre avec la mention « j’atteste sur l’honneur que la copie de cette pièce d’identité est conforme à l’original. », le tout daté et signé, en format électronique (scanné). Votre dossier est immédiatement constitué et enregistré. Un mail de con? rmation vous sera adressé. • L’envoyer par La Poste. Pour des raisons techniques ou autre, vous ne pouvez pas fournir un justi? catif d’identité par voie électronique. Vous adressez donc par voie postale la déclaration imprimée, signée accompagnée d’une photocopie de votre pièce d’identité au CFE compétent de votre département. Un mail de con? rmation vous sera adressé dès réception de votre courrier. Il ne vous reste plus qu’à attendre l’envoi par la Poste de votre numéro SIREN, qui arrivera environ sous 15 jours. Vous voilà auto-entrepreneur, félicitations ! En bref : Avant de déclarer votre activité, vous devez savoir : • si vous préférez payer vos cotisations sociales de façon mensuelle ou trimestrielle (cf Fiche 1), • si vous optez pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu ou non (cf Fiche 2), • quelles activités principales et secondaires vous souhaitez déclarer.Lors de votre déclaration en tant qu’autoentrepreneur, aucune indication concernant le nom commercial de l’entreprise n’est demandé. Doit-elle alors porter obligatoirement votre nom ? Nom commercial et nom juridique Lorsque l’auto-entrepreneur se déclare, il ne lui est pas demandé de donner de nom à son auto-entreprise. En effet, au niveau juridique, le nom est celui de l’autoentrepreneur lui-même. L’auto-entreprise n’est autre qu’une entreprise individuelle, c’est à dire créée en nom propre. C’est pourquoi il est indispensable de faire ? gurer le nom et l’adresse de l’auto-entrepreneur sur l’ensemble de ses documents commerciaux. D’un point de vue juridique, le nom de l’auto-entrepreneur dé? nit son activité. En revanche, rien interdit à l’autoentrepreneur de donner à son entreprise un nom commercial autre que le sien. En plus des mentions légales, l’autoentrepreneur peut faire apparaître sur ses documents (cartes de visite, devis, factures, etc.) le nom qu’il a choisi et qu’il peut protéger en le déposant à l’Institut National de la Propriété Intellectuelle (INPI). Le coût est de 200 € pour 10 ans, durée au bout de laquelle le nom de marque (vous avez en fait déposé une marque, au sens juridique) retombe dans le domaine public. Fiche 7 Choisir un nom commercial 15 En plus des mentions légales, l’autoentrepreneur peut faire apparaître sur ses 16 Marque déposée Ce qu’il faut bien savoir, c’est que vous devez véri? er, avant tout dépôt, que votre nom de marque n’est pas déjà déposé dans les classes (activités) de votre entreprise. Auquel cas, votre dépôt serait nul et vos 200 € perdus ! Vous pouvez en plus de cela vous protéger sur le Web en achetant les URL correspondant à votre nom de marque (qui vous donne la jouissance de tous les URL éponymes, de manière théorique). Vous avez ainsi la certitude, pour quelques euros de plus par an, que personne n’essayera d’utiliser de manière indirecte votre marque, puisque vous avez le contrôle du Web. Cependant, des questions restent en suspend. A quel nom adresser un règlement ? Quel nom donner dans le cadre d’une relation avec une administration ? Par exemple, puisque le nom légal est celui de l’auto-entrepreneur, votre banque refusera un chèque adressé au nom commercial de l’auto-entreprise. En bref : Pour éviter les problèmes, il est donc conseillé d’ajouter le nom de l’auto-entrepreneur au nom commercial, même sur des prospectus promotionnels. On comprend cependant aisément que cette pratique diminue l’impact du nom. En savoir plus : Pour déposer une marque, rendez-vous sur le site de l’INPI www.inpi.fr. Choisissez soigneusement les classes (activités) dans lesquelles vous déposez votre marque. Par exemple, EBP Informatique est une marque déposée dans les classes : • 09 - Logiciels (programmes enregistrés) • 35 - Gestion des affaires commerciales - comptabilité • 42 - Conception et développement d’ordinateurs et de logicielsLa possibilité de tenir une comptabilité simpli? ée fait partie des avantages du statut d’auto-entrepreneur. La gestion de votre auto-entreprise devient presque un jeu d’enfant. Une comptabilité allégée Vous n’êtes pas contraint de tenir une comptabilité au sens strict. Un simple livrejournal détaillant vos recettes de façon chronologique et éventuellement le détail de vos achats suf? ra. Il faudra préciser la provenance des recettes ainsi que le mode de règlement (chèque, espèces, CB…) et les références des pièces justi? catives (factures, notes...). Cependant, le suivi rigoureux de vos comptes, vous permettra de veiller à la bonne santé de votre auto-entreprise. Comme pour une entreprise classique, la trésorerie sera l’élément déterminant dans la réussite à long terme de votre projet. Notez également que vous devrez conserver précieusement l’ensemble des factures et pièces justi? catives relatives à vos achats, ventes et prestations de services. Fiche 8 Les obligations comptables 17 Cependant, le suivi rigoureux de vos 18 Des devis et factures spéci? ques En plus des éléments obligatoires habituels à porter sur une facture (adresse, n° SIRET…), l’auto-entrepreneur doit mentionner des éléments spéci? ques. Il devra entre autre indiquer la mention suivante : « Dispensé d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) » en dessous de ses coordonnées. Par ailleurs, ce statut ne permettant pas de collecter de la TVA ni de la déduire, la facture indiquera un montant HT uniquement, suivi de la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Facture produite avec le logiciel EBP Auto-Entrepreneur Pratic 2010Embaucher un salarié Fiche 9 19 Le statut d’auto-entrepreneur suscite de nombreuses interrogations au sujet de l’embauche. En réalité, le statut d’autoentrepreneur n’est pas adapté aux activités nécessitant l’emploi d’un salarié. Embaucher un salarié ? Un calcul simple suf? t à comprendre cela : sur une année complète, le chiffre d’affaires ne peut dépasser les 32.000 € (pour une activité de services). Cela signi? e que le béné? ce maximal tiré de ce chiffre d’affaires est de 32.000 € brut, soit 24.640 € net (une fois les impôts payés). Somme à partager en deux en cas d’embauche, soit 1 026 € par mois et par personne. A peine le SMIC si l’on omet le fait que vous devez également payer les charges sociales pour votre salarié qui devra en outre percevoir au minimum le SMIC. Votre salaire fond alors comme neige au soleil. Les avantages du statut de l’autoentrepreneur sont donc limités, en ce qui concerne l’embauche d’un salarié. Mais : • le chiffre d’affaires est annuel, et vous pouvez très bien n’embaucher que sur 4 ou 6 mois en CDD, et ainsi retomber sur vos pieds, • l’embauche d’un stagiaire est beaucoup plus accessible en termes de charges et de salaire. Il est aujourd’hui courant de prendre un stagiaire pour 500 à 800 € par mois sur une durée allant de 3 à 6 mois. Embaucher un stagiaire ? L’accueil d’un stagiaire doit être obligatoirement encadré par une convention de stage signée par les trois parties (école, entreprise, stagiaire). Si le stagiaire perçoit une grati? cation inférieure aux limites d’exonération, aucune démarche n’est à effectuer auprès de l’administration. De plus, le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié, le bulletin de paie n’est pas utile. Si la grati? cation est supérieure aux limites d’exonération, il convient de déclarer le stagiaire auprès de l’URSSAF. Les cotisations patronales et salariales (hors retraite complémentaire et cotisations chômage) seront dues pour la rémunération versée au-delà des limites d’exonération. l’embauche d’un stagiaire est 20 En bref : Le statut d’auto-entrepreneur permet de tester en réel une nouvelle activité, mais pas de se développer au-dessus d’une certaine limite : le dépassement du plafond du chiffre d’affaire (80 000 € ou 32 000 € selon le type d’activité) et la nécessité d’embaucher un salarié vous obligeront alors à changer de statut, et à vous orienter vers l’EURL ou la SARL. C’est un peu l’objectif d’ailleurs, non ? L’entreprise a l’obligation de rémunérer le stagiaire dès lors que la durée du stage à temps complet continu dépasse les 3 mois. Dans ce cas, le stagiaire est indemnisé à 30% du SMIC, soit 398,13 euros bruts mensuels. Cependant, si le stage est supérieur à trois mois et que l’étudiant accepte de ne pas être rémunéré, la loi n’impose pas à l’entreprise de le payer, à condition de le préciser sur la convention de stage. Même chose si le stage est inférieur à deux mois ou s’il est à temps partiel. Les charges sociales sur l’indemnité de stage se réduisent alors à 30% du SMIC. Cependant, si vous accordez une indemnité de 500 euros à un stagiaire, les charges (totalité des cotisations patronales et salariales) ne seront dues que sur la somme au-delà des 398,13 euros. Autant dire que c’est peut être la solution à envisager pour commencer... En savoir plus : Le décret n° 2006-757 du 29 Juin 2006 a ? xé les limites d’exonération de cotisations et contributions sociales. Ces nouvelles dispositions sont applicables depuis le 1er Juillet 2006. Les grati? cations sont exonérées de cotisations sociales à hauteur de 12,5% du plafond de la Sécurité Sociale multiplié par le nombre d’heures de stage rémunéré - soit 360 euros par mois pour une durée de travail hebdomadaire de 35h.21 La retraite Fiche 10 En droit commun, pour valider un trimestre, il faut avoir cotisé sur la base d’un salaire égal à 200 fois le smic horaire (400 fois pour deux trimestres, 600 fois pour trois et 800 fois pour quatre). Valider ses trimestres Pour les auto-entrepreneurs, la validation d’un trimestre de retraite est acquise la première année quel que soit le chiffre d’affaires réalisé, dès lors que l’activité a été exercée durant la totalité de l’année civile. La validation de trimestres supplémentaires dépend du niveau de revenu, obtenu après un abattement forfaitaire sur le chiffre d’affaires (CA). On distingue les commerçants des artisans (et autres prestataires de services) et des professions libérales. Pour les premiers, l’abattement forfaitaire est de 71%, pour les seconds de 50% et pour les derniers de 34%. Prenons un exemple • Pour les commerçants : - CA à réaliser pour valider 1 trimestre : inférieur à 12 014€ - CA à réaliser pour valider 2 trimestres : 12 014€ - CA à réaliser pour valider 3 trimestres : 18 021€ - CA à réaliser pour valider 4 trimestres : 24 028€ • Pour les artisans / services : - CA à réaliser pour valider 1 trimestre : inférieur à 6 968€ - CA à réaliser pour valider 2 trimestres : 6 968€ - CA à réaliser pour valider 3 trimestres : 10 452€ - CA à réaliser pour valider 4 trimestres : 13 936€ • Pour les professions libérales : - CA à réaliser pour valider 1 trimestre : inférieur à 5 279€ - CA à réaliser pour valider 2 trimestres : 5 279€ - CA à réaliser pour valider 3 trimestres : 7 919€ - CA à réaliser pour valider 4 trimestres : 10 558€ Près de 7% des auto-entrepreneurs sont des retraités ou pensionnés. En effet, depuis peu, les retraités des régimes général, agricole et alignés peuvent cumuler leur pension et un revenu d’activité sous réserve qu’ils aient liquidé leurs pensions, à partir de 60 ans s’ils ont suf? samment cotisé pour avoir une retraite à taux plein, à partir de 65 ans, dans le cas contraire. Pour les artisans / services : 22 Retraité ET auto-entrepreneur Le retraité qui reprend une activité professionnelle est redevable des cotisations sociales au taux et dans les conditions de droit commun. Il paie les cotisations d’assurance vieillesse de base et complémentaire dans les conditions identiques à tout créateur. Les revenus tirés de son activité s’ajoutent à sa pension de retraite. Mais si l’activité relève du même régime qui verse la pension, elle ne crée pas de droits supplémentaires pour ce qui concerne la pension de base et la pension complémentaire pour les libéraux et salariés. En revanche, il y a création de droits pour la retraite complémentaire pour les artisans et les commerçants/ industriels. Si l’activité ne relève pas du régime qui verse la pension de retraite, les cotisations versées auprès des régimes de base et complémentaires sont productives de droits supplémentaires.Un business plan tu élaboreras Faire un business plan demeure un excellent moyen de rassembler ses idées, au fur et à mesure qu’elles arrivent. Budget prévisionnel, recettes attendues, charges diverses, tout y est noté et examiné. Il est d’usage de dire que le business plan sert à emprunter et à convaincre vos investisseurs du sérieux de votre entreprise et de la viabilité de votre projet : c’est vrai et c’est faux, parce que ce n’est pas que ça ! Ce business plan sera votre boussole pendant les premiers mois de votre activité. 1 Un réseau tu construiras Un entrepreneur seul est un entrepreneur voué à l’échec... Faites-vous imprimer des cartes de visites, intégrez les réseaux sociaux (Facebook®, Viadeo®, Twitter®…), créez un groupe autour de votre savoir faire, inscrivez-vous dans les annuaires de sites spécialisés sans pour autant délaisser votre réseau de connaissances 2 Tes dépenses tu maîtriseras Ne partez pas à l’aventure ? nancière, en dépensant des sommes astronomiques pour créer votre site web ou vous faire connaître : le statut d’auto-entrepreneur ne vous permet pas de déduire vos charges. Vous ne déclarez que votre chiffre d’affaires, c’est à dire vos recettes. Faites donc votre comptabilité, non pas parce que c’est obligatoire, mais parce que ça sert, tous les jours, tous les mois, tout le temps ! 3 Trois conseils pour réussir 23 Faire un business plan demeure un excellent moyen de rassembler ses idées, au fur et à mesure qu’elles arrivent. Budget prévisionnel, recettes NotesEBP Informatique - RCS Versailles B 33083894700043 Rue de Cutesson - ZA du Bel Air - 78513 Rambouillet CEDEX Tél. : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste ? xe) Fax : 01 34 85 62 07 - www.ebp.com Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Document non contractuel. Images non contractuelles. Juin 2009. Auto-entrepreneur Pratic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition J u i n 2009EBP Auto-Entrepreneur Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichie r s de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.EBP Auto-Entrepreneur Pratic 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 20096 EBP Auto-Entrepreneur PraticEBP Auto-Entrepreneur Pratic 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP A u t o-Entrepreneur Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.8 EBP Auto-Entrepreneur PraticAvant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 9 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 11 1.1. Accès au service technique.......................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée................................................................ 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................ 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................... 13 4.1. Version d’évaluation..................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................ 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 15 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 15 PRISE EN MAIN..................................................................................................... 16 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 16 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................................................... 16 1.2. Les autres options........................................................................................ 16 1.3. Gestion des fenêtres .................................................................................... 17 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 17 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?..................................................................... 17 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?........................................................................ 18 4.1. L'en-tête du devis ......................................................................................... 18 4.2. Le corps ....................................................................................................... 18 4.3. Le pied ......................................................................................................... 19 4.4. La liste des devis.......................................................................................... 19 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .............................................................. 20 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? .......................... 21 6.1. Transfert de documents ............................................................................... 21 6.2. Duplication ................................................................................................... 21INSTALLATION 10 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?................................... 21 8. COMMENT SAISIR UN A C O M P T E ?................................................................. 22 9. COMMENT SAISIR UN REG L E M E N T ? ............................................................ 22 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? ............................................................. 23 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? ............................................................. 23 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ?........................................................................ 24 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ?................................................................................... 24 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 25 LES FONCTIONS AVANCEES.............................................................................. 26 1. LE TABLEAU DE BORD..................................................................................... 26 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................ 26 2.1. Création du barème...................................................................................... 27 2.2. Utilisation du barème éco-contribution ......................................................... 27 3. HISTORIQUE DES VENTES.............................................................................. 28 4. LES ECHEANCIERS .......................................................................................... 28 5. LES STATISTIQUES .......................................................................................... 28 6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................................................... 29 7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEM E N T S ? ...................... 29 INDEX..................................................................................................................... 31Avant de commencer EBP Auto-Entrepreneur Pratic 11 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » x Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista) ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : ? Windows XP SP2 ? Windows Vista SP1* * Windows Vista version 32 bitsINSTALLATION 12 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP A u t o-Entrepreneur Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.Comment lancer mon logiciel ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 13 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR03. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.INSTALLATION 14 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. x Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). x Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; x Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 15 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationPRISE EN MAIN 16 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options/Sociétés du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. Comment créer un article ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 17 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 s u r chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tar if, indiquez le prix de vente HT de votre article puis tapez sur Entrée. La partie Description générale permet de définir le l'unité et l'écocontribution associé à l'article. 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les informations de règlement ainsi que les coordonnées du client/prospect et du/des contact/s associé/s.PRISE EN MAIN 18 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : ? l'entête, ? le corps ? le pied. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions ( Fa i r e F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.Comment saisir un devis ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 19 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné. ? Historique client/prospect Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.PRISE EN MAIN 20 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous disposez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré- renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.Comment Transferer, dupliquer un document ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 21 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. PRISE EN MAIN 22 EBP Auto-Entrepreneur Pratic A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACO MP T E ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Ti e r s » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REG L E ME N T ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : x affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, x saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.Comment saisir une Recette ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 23 10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE ? Pour saisir une recette, vous devez accéder à la liste des recettes par le menu Règlements - Clients - Livre des recettes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, une nouvelle fiche recette s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un client, une référence, une nature, un montant, un moyen de paiement et répartir le montant en Bien ou en Service. Lorsque vous enregistrez un règlement, une recette est automatiquement générée. Elle sera répartie en bien ou en service en fonction de l’échéance ou des échéances associée/s au règlement. Remarque Si vous créez un règlement sans affecter d’échéance, la recette sera automatiquement répartie en Bien. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes. 11. COMMENT SAISIR UNE DEPENSE ? Pour saisir une dépense, vous devez accéder au registre des achats par le menu Règlements - Clients – Registre des achats. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter , une nouvelle fiche dépense s’ouvre. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une date, un fournisseur, une référence, une nature, un montant et un moyen de paiement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les dépenses.PRISE EN MAIN 24 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 12. COMMENT VISUALISER LES CHARGES SOCIALES ET LES IMPOTS MENSUELS OU TRIMESTRIELS ? Afin de pouvoir visualiser les charges sociales et impôt sur les ventes de bien et services, vous devez définir préalablement le Seuil pour le Chiffre d’affaires, les taux de cotisation et d’imposition dans les Options/Sociétés du menu Paramètres, partie « Charges sociales/Impôts ». Ensuite par le menu Règlements - Client s- Charges sociales/Impôts vous devez définir la période de visualisation des charges sociales/Impôts. Par défaut, le tableau et le graphique s’affiche pour l’année et le mois système en cours (année et mois en cours du PC). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les recettes. 13. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT, LE LIVRE DES RECETTE OU LE REGISTRE DES ACHATS ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Recette, Dépense ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 25 14. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-R O M . Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).LES FONCTIONS AVANCEES 26 EBP Auto-Entrepreneur Pratic Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP A u t o-Entrepreneur Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : x Les devis à relancer ; x Les échéances échues ; x Les statistiques des ventes ; x Les meilleurs clients ; x Les meilleurs articles ; x Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.La Gestion de l’éco-contribution EBP Auto-Entrepreneur Pratic 27 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : ? saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution, ? d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 2.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Auto-Entrepreneur Pratic 3. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 4. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? du menu Ventes - Règlements – Échéanciers, ? du menu Règlements - Clients – Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 5. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques) . Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. Comment archiver mes données ? EBP Auto-Entrepreneur Pratic 29 6. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 7. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Out ils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : x le manque d'un n° TVA intracommunautaire, x la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Auto-Entrepreneur PraticIndex EBP Auto-Entrepreneur Pratic 31 Index A Accès au service technique .................................................................................... 11 Acompte.................................................................................................................. 22 Aide sur EBP Auto-Entrepreneur Pratic.................................................................... 7 Archivage................................................................................................................ 29 Articles.............................................................................................................. 16, 17 B Barème eco-contribution......................................................................................... 26 C Charges sociales .................................................................................................... 24 Clients..................................................................................................................... 17 Code d'activation .................................................................................................... 13 Configuration minimale ........................................................................................... 11 Corps du devis........................................................................................................ 18 Création de dossier................................................................................................. 15 D Dépenses................................................................................................................ 23 Devis....................................................................................................................... 18 Duplication de documents....................................................................................... 21 E Echéances .............................................................................................................. 28 Echéancier.............................................................................................................. 28 Eco-contribution...................................................................................................... 26 Ecran de travail....................................................................................................... 15 e-mail...................................................................................................................... 21 F Facture.................................................................................................................... 20 Facture d’acompte .................................................................................................. 22 Fonctions avancées................................................................................................ 26 G Gestion des fenêtres............................................................................................... 17INDEX 32 EBP Auto-Entrepreneur Pratic H Historique clients .............................................................................................. 19, 28 Historique eco-contribution ..................................................................................... 27 I Impôts..................................................................................................................... 24 Imprimer.................................................................................................................. 24 Initialisation du dossier ........................................................................................... 16 Installation............................................................................................................... 12 J Journal des événements......................................................................................... 29 L Lancement du logiciel............................................................................................. 13 Livre des recettes ................................................................................................... 24 M Mot de passe .......................................................................................................... 16 N Nouveau devis ........................................................................................................ 18 Nouvelle Facture..................................................................................................... 20 Numerotation .......................................................................................................... 16 O Options du dossier.................................................................................................. 16 P Pied de devis .......................................................................................................... 19 Prospects................................................................................................................ 17 R Recettes.................................................................................................................. 23 Registre des achats ................................................................................................ 24 Règlement .............................................................................................................. 22 S Sauvegarde ............................................................................................................ 25 Statistiques ............................................................................................................. 28 T Tableau de bord...................................................................................................... 26 Tarif article.............................................................................................................. 17 Transfert de documents.......................................................................................... 21 Liasse fiscale Pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Février 2011EBP Liasse fiscale 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Liasse fiscale Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.EBP Liasse fiscale 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2: Juin 2010EBP Liasse fiscale 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Liasse fiscale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Sommaire de l'aide pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.Table des matières EBP Liasse fiscale 9 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 11 1.1. Accès au service technique.......................................................................... 11 1.2. Configurations .............................................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 13 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................ 14 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................... 14 4.1. Version d’évaluation ..................................................................................... 14 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 14 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................ 15 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL ................................................................................ 16 6. MISES A JOUR .................................................................................................. 17 7. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 18 8. IMPORTER LES MODELES EBP ...................................................................... 19 9. COMMENT IMPORTER VOTRE DOSSIER EBP ETATS FINANCIERS 2009 V13 DANS VOTRE DOSSIER DE TRAVAIL ?............................................................... 19 PRISE EN MAIN..................................................................................................... 21 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? ............................ 21 1.1. Société ......................................................................................................... 21 1.2. Divers ........................................................................................................... 22 1.3. Les autres données...................................................................................... 22 1.4. La gestion des fenêtres ................................................................................ 23 2. LE DOSSIER (SIREN) ? ..................................................................................... 24 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ?.......................................................... 24 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) ......................................... 25 3. LA LIASSE.......................................................................................................... 26 3.1. Comment créer une liasse ? ........................................................................ 26 3.2. Onglet Général............................................................................................. 27TABLE DES MATIERES 10 EBP Liasse fiscale 3.3. Onglet Formulaire......................................................................................... 28 3.4. Onglet Plan de regroupement ...................................................................... 33 3.5. Onglet Balance............................................................................................. 28 3.6. Onglet Contrôles .......................................................................................... 33 3.7. Onglet Télédéclarations ............................................................................... 34 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ?................................................................. 34 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? ....................................................... 35 6. FIN DE LA LIASSE ............................................................................................. 36 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES........................................... 36 8. LES MODELES UTILISATEUR .......................................................................... 37 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ?.......................... 38 INDEX..................................................................................................................... 39Avant de commencer EBP Liasse fiscale 11 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configurations 1.2.1. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista) ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).INSTALLATION 12 EBP Liasse fiscale 1.2.2. Configuration recommandée ? Processeur : Intel Core 2 Duo ou équivalent ? Mémoire : 2 Go ? Espace disque libre : 10 Go Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.Comment installer mon logiciel ? EBP Liasse fiscale 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le lien Liasse fiscale Millésime 2011 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel. 3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Liasse fiscale Millésime 2011. 4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement. 5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre identifiant et votre mot de passe. Validez. 6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez. 7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier. 8. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 9. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.INSTALLATION 14 EBP Liasse fiscale 12. Cliquez sur Installation monoposte. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 13. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\Program Files\EBP\FinState4.0FR20 pour une installation sous Xp et C:\.Programmes\EBP\FinState4.0FR20 pour une installation sous Vista. 14. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 15. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Liasse fiscale. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez tester les différentes fonctionnalités de l’application uniquement sur le dossier de démonstration. Certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles en version non activée : - la création de dossier, - l’import de balance, - l’ajout, la suppression et l’insertion de lignes dans l’onglet Balance de la liasse, - un filigrane apparaît sur les documents imprimés et exportés en PDF, - l’export EDI, - l’import des dossiers EBP Etats Financiers 2009 v13. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.Comment activer mon logiciel ? EBP Liasse fiscale 15 Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Clé PC Cette clé PC est calculée à partir des informations matérielles de votre machine. ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Saisissez la clé web. ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.INSTALLATION 16 EBP Liasse fiscale 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL Pour créer votre dossier de travail, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer à l’étape suivante ou précédente dans la procédure de création du dossier. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.Mises à jour EBP Liasse fiscale 17 6. MISES A JOUR Après avoir installé une nouvelle version de l’application EBP Liasse Fiscale, un message de mise à jour apparaît à la 1 ère ouverture de l’application vous proposant d’effectuer une mise à jour avec ou sans sauvegarde. Il est fortement recommandé d’effectuer cette mise à jour avec sauvegarde. Cette mise à jour prendra en compte les dernières modifications que nous avons apportées aux formules, au paramétrage des cellules (notamment pour l’EDI) et aux fonds. Ces modifications sont appliquées aux modèles EBP, aux modèles utlisateurs et aux liasses. En ce qui concerne les formules, elles ne seront mises à jour dans les modèles utilisateurs et dans les liasses que seulement si elles n’ont pas été personnalisées par l’utilisateur.INSTALLATION 18 EBP Liasse fiscale 7. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus De raccourcis. La barre de navigationImporter les modèles EBP EBP Liasse fiscale 19 8. IMPORTER LES MODELES EBP A la création de votre dossier de travail, les modèles EBP 2011 sont automatiquement importés. Si vous souhaitez importer d’autres modèles après la création de votre dossier de travail, cliquez sur Outils + Importer des Modèles de liasses EBP depuis le menu principal de l’application. Si vous souhaitez faire des imports de dossier de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13, il faut d’abord que vous importiez les modèles EBP 2009. Les différentes étapes de l’assistant d’import des modèles EBP sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 9. COMMENT IMPORTER VOTRE DOSSIER EBP ETATS FINANCIERS 2009 V13 DANS VOTRE DOSSIER DE TRAVAIL ? Les données qui peuvent être importées des dossiers EBP Etats Financiers 2009 v13 sont : - les données du dossier (accessibles par Dossier + Propriétés + Préférences du dossier…), - les valeurs de la liasse millésimée 2009 (uniquement les données transmissibles en EDI). Les formules EBP Etats Financiers 2009 v13 ne sont pas importées. Remarque Votre nouveau produit EBP Liasse Fiscale doit être activé. Une fois EBP Liasse Fiscale activé, suivez les différentes étapes de l'assistant d’import de dossier. L’accès à cet assistant se fait en cliquant sur Outils + Importer vos anciens dossiers EBP Etats Financiers 2009 du menu principal de l’application. Les différentes étapes de l’assistant d’import de dossiers sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.Comment paramétrer mon dossier de travail ? EBP Liasse fiscale 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en précisant comment paramétrer votre dossier de travail, votre dossier (SIREN) et comment traiter votre liasse de sa création à son impression. 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Après la création de votre dossier de travail, nous vous conseillons tout d’abord de renseigner les informations générales de votre société. Ces informations sont accessibles en cliquant sur le bouton Paramètres se situant sous la barre de navigation. 1.1. Société Cliquez sur l’un des sous répertoire du répertoire Société de la barre de navigation pour ouvrir la fiche de votre société. Celle-ci est composée de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options et les données correspondantes sur la partie droite. 1.1.1. Le paramétrage EDI Ce sous-répertoire concerne votre paramétrage EDI. Il est donc à remplir impérativement si vous envoyez vos liasses au format EDI : ? Emetteur de la télédéclaration L'émetteur initial correspond au tiers qui génère et envoie le fichier EDI. ? Intermédiaire Si ce n’est pas l’émetteur de la télédéclaration qui envoie le fichier EDI, indiquez les coordonnées de celui qui envoie le fichier EDI appelé Intermédiaire. ? Partenaire EDI Le partenaire EDI est le portail déclaratif à qui vous transmettez vos fichiers EDI. Si vous passez par Jedeclare.com, vous retrouverez les informations à renseigner pour le partenaire EDI dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.PRISE EN MAIN 22 EBP Liasse fiscale Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.1.2. Les chemins Ce sous-répertoire vous permet de personnaliser vos chemins de sauvegarde/génération de fichiers. Ces chemins seront indiqués par défaut lors de vos différentes actions. Si vous les modifiez lors de vos actions, les chemins renseignés ici seront remplacés. 1.1.3. Export PDF Ce sous-répertoire vous permet de paramétrer vos exports PDF. 1.1.4. Options des liasses Ce sous répertoire vous permet d’ouvrir ou non vos liasses avec le mode Vue avancée activé. Lorsque le mode Vue avancée est activé, la saisie et la modification sont possibles dans toutes les cellules de la liasse. Si le mode Vue avancée est désactivé, seules les cellules ne contenant pas de formules sont saisissables. 1.1.5. Général Ce sous-répertoire vous permet de modifier la police et la taille par défaut des onglets Notes. 1.2. Divers Cette partie contient plusieurs listes. Certaines sont déjà remplies et peuvent être complétées/modifiées par vous : Civilités, Codes NAF, Codes postaux, Départements, Pays, OGA. D’autres peuvent être reprises dans votre dossier (SIREN) : OGA, Contacts, Banques. Pour les entreprises souhaitant envoyer leur liasse à leurs banques commerciales, il est impératif de créer des fiches Banque dans la liste des banques. 1.3. Les autres données En cliquant sur Outils + Options du menu principal de l’application, vous avez accès à d’autres données personnalisables, comme l’emplacement du dossier de travail, le chemin de sauvegarde et le paramétrage de l’apparence de l’application.Comment paramétrer mon dossier de travail ? EBP Liasse fiscale 23 Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran d’option. 1.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 depuis chaque fenêtre. PRISE EN MAIN 24 EBP Liasse fiscale 2. LE DOSSIER (SIREN) 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? Un dossier (SIREN) correspond à un dossier client pour lequel vous devez établir une liasse. Pour créer un dossier (SIREN), vous devez accéder à la liste des dossiers (SIREN) par le menu Quotidien + Dossiers (SIREN). Utilisez ensuite la touche [Inser] du clavier ou le bouton Ajouter. En version Liasse Fiscale, vous pouvez créer 1 dossier (SIREN). La fenêtre d’un dossier (SIREN) se compose de 4 onglets à renseigner avec attention, car ces données sont reprises dans les liasses. ? Onglet Coordonnées Renseignez ici les informations concernant l’identification, l’adresse, les identifiants et les éléments de cessation de l’entité à créer.Le dossier (SIREN) EBP Liasse fiscale 25 ? Onglet Informations DGFIP Renseignez ici les identifiants, l’adresse du centre des impôts et les informations concernant la personne responsable des liasses. Si vous avez créé des fiches Contact, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. ? Onglet Intervenants Renseignez ici les informations relatives aux intervenants. Si vous avez créé des fiches Contact et/ou Banque, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à un Organisme de Gestion Agréé, il est impératif de renseigner l’intervenant OGA. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à vos banques commerciales, il est impératif de renseigner l’intervenant Banques. ? Onglet Notes Vous pouvez donner des indications sur le dossier. Cette colonne est affichable dans la liste des Dossiers (SIREN). Pour plus d’informations concernant la création des dossiers (SIREN), utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) Lorsque vous êtes dans la liste des Dossiers (SIREN), le menu contextuel vous propose une série d’actions : ? Archiver (ou sauvegarde partielle) Cette action vous permet d’archiver une sélection de liasses. Pour cela, sélectionnez votre dossier (SIREN) dans la liste des Dossiers (SIREN). Dans l’assistant d’archivage, sélectionnez les liasses que vous souhaitez sauvegarder, puis lancez l’archivage. ? Restaurer Cette action vous permet de restaurer un .zip d’une sauvegarde partielle. Vous ne pouvez pas restaurer ici un .zip d’une sauvegarde complète (Outils + Restauration). ? Visualiser les anciennes liasses Cette action permet d’ouvrir l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 d’un dossier importé. ? Visualiser les liasses Cette action permet de passer sur la liste des liasses de votre dossier (SIREN).PRISE EN MAIN 26 EBP Liasse fiscale 3. LA LIASSE 3.1. Comment créer une liasse ? Une liasse correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer les formulaires fiscaux. Pour créer une liasse, accédez à la Liste des liasses par le menu Quotidien + Liasses. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. En version Liasse Fiscale, le nombre de liasse est limité à 1 par millésime. Sélectionnez votre dossier (SIREN). Choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse.La liasse EBP Liasse fiscale 27 Indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre liasse. Les régimes traités par l’application sont : IS/RS, IS/RN, IR/RS, IR/RN, BA/RS, BA/RN, BNC, SCI, SCM/RS et SCM/RN. Cliquez sur le bouton OK pour créer la liasse. 3.2. Onglet Général Dans cet onglet, vous devez renseigner le type de la liasse. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la liasse dans l'onglet Formulaire ainsi qu'à l'impression. Si vous choisissez le type Déclaration Onglets de la liasse. Menu principal de la liasse. Menu des onglets . Liste des pages de la liasse. Partie Détails des cellules. Accès à l’Editeur de formules.PRISE EN MAIN 28 EBP Liasse fiscale Provisoire / Simulation, la mention Déclaration provisoire apparaît sur chaque page de la liasse. Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration rectificative apparaît sur chaque page de la liasse. Vous avez également la possibilité d’associer une liasse précédente à votre liasse en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la liasse précédente sur la période N-1 de la liasse en cours et d’importer certaines valeurs de votre liasse N-1 dans votre liasse en cours. 3.3. Onglet Balance Cet onglet contient la balance permettant de calculer votre liasse fiscale. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles : 3.3.1. La saisie Vous pouvez saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1. Remarque Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances. 3.3.2. L’import Vous pouvez importer une balance en cliquant sur le bouton Importer. 2 types d’imports sont possibles : Fichier .bal et Autre type de fichier. ? Import d’un fichier .bal Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .bal. Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case Type de caractère. ? Import d’un autre type de fichier (ou import paramétrable) Suivez les étapes de l’assistant d’import paramétrable. Dans la 2 ème étape, vous devez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur l’icône . Dans les 3 ème et 4 ème étapes, choisissez les séparateurs ainsi que le codage des textes. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case codage de la 3 ème étape.La liasse EBP Liasse fiscale 29 Dans la 5 ème étape, attribuez à chaque ligne de la partie haute (structure de la balance de l’application) une colonne de la partie du bas (balance importée). Pour plus d’informations concernant l’import de balance, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles : ? Mise à zéro Cette option permet de remplacer tous les montants des balances par des zéros. ? Suppression des lignes vides Cette option permet de supprimer toutes les lignes des balances qui sont à zéros. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.4. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la liasse sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées. 3.4.1. Les modes de saisie Dans cet onglet, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par le bouton Vue avancée du menu de cet onglet. Selon que le bouton soit activé ou non, vous ne pouvez pas saisir dans les mêmes cellules. ? Vue avancée désactivée Cette vue permet de renseigner uniquement les champs non cadenassés. Par défaut, toutes les cellules qui font appel à des formules de calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. De plus, ce mode n’autorise pas la suppression et l’ajout de pages dans la liasse. ? Vue avancée activée Cette vue permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules. PRISE EN MAIN 30 EBP Liasse fiscale Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ Formule de la zone Détails qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La Vue avancée permet également la suppression ou l’ajout de pages rattachées au régime fiscal de la liasse. Pour cela, passez en Vue avancée puis cliquez sur le bouton Modifier la liste des formulaires. La fenêtre Sélection de formulaires s’ouvre. Dans la partie gauche, sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour les ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des formulaires de la liste de votre liasse, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les formulaires à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Par défaut, l’application ouvre les liasses avec la Vue avancée désactivée. Si vous souhaitez les ouvrir en Vue avancée activée, cliquez sur Paramètres + Options des liasses de la barre de navigation ou du menu principal de l’application, puis cochez la case Activer le Mode avancé par défaut dans les liasses. Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la liasse en cliquant sur le bouton Calculer la liasse. La sauvegarde de la liasse permet également de recalculer automatiquement la liasse. Pour créer une formule, cliquez sur le bouton Editer… de la partie Détails de l’onglet Formulaire. Un éditeur de formule vous aidera à créer vos propres formules.La liasse EBP Liasse fiscale 31 Pour plus d’informations concernant l’éditeur de formules, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1 depuis cette fenêtre. 3.4.2. La recherche Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la liasse. Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur l’icône . Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule précédé d’un point. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page 2050, saisissez alors 2050.AF. Visualisez votre formule ici. Faites glisser les fonctions de ce cadre vers le cadre Formule ci-dessus. Descriptif et exemple des fonctions. Faites glisser les noms des cellules ou des pages dans le cadre Formule cidessus.PRISE EN MAIN 32 EBP Liasse fiscale 3.4.3. Les actions du menu principal de la liasse Depuis le menu principal de la liasse, les actions suivantes sont disponibles : ? Calculer la liasse Cette action permet de lancer le calcul de la liasse. ? Vérifier les contrôles Cette action permet de lancer les contrôles de l’onglet Contrôles. Cette action commence par le calcul de la liasse. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît et l’impression de votre liasse se fera avec un filigrane. Dans tous les cas, les anomalies sont expliquées dans la partie Détails de l’onglet Formulaire. ? Exporter en PDF Permet d’exporter toutes les pages de l’onglet Formulaire au format PDF. Si vous souhaitez exporter seulement une partie des pages de l’onglet Formulaire, passez par la fenêtre d’impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 4 Comment imprimer la liasse ? page 34) ? Changer de millésime Permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés. 3.4.4. Les actions du menu contextuel Depuis le menu contextuel, les actions suivantes sont disponibles : ? Restaurer la formule du modèle Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez cette option. Il est également possible de restaurer toutes les formules du modèle d’une même page en choisissant l’option Restaurer les formules du modèle dans la page. ? Supprimer la valeur saisie Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur cette option. Il est La liasse EBP Liasse fiscale 33 également possible de supprimer toutes les valeurs saisies d’une page en choisissant l’option Supprimer les valeurs saisies dans la page. ? Affichage des codes Cette option permet de visualiser à l'écran le nom de chaque cellule. ? Comparatif des calculs Si vous avez modifié une formule de calcul, cette option vous permettra de comparer la formule du modèle et celle que vous avez saisi. ? Détail des calculs Cette option indique les valeurs par compte utilisé dans le calcul de la valeur affichée. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.5. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste les cellules des pages se situant dans l’onglet Formulaire. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. Comme dans l’onglet Formulaire, la Vue avancée doit être activée pour modifier des formules. Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée. Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non. 3.6. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la liasse. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse.PRISE EN MAIN 34 EBP Liasse fiscale Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 3.7. Onglet Télédéclarations Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la liasse pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 35). 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ? Pour imprimer une liasse, positionnez-vous dans l'onglet Formulaire et cliquez sur l'icône . Un aperçu de chaque page de la liasse est alors affiché. Vous pouvez sélectionner l’exemplaire voulu ou tous les exemplaires. Si vous avez des contrôles bloquants dans votre liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.6 Onglet Contrôles page 33), la mention Anomalie – Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Provisoire / Simulation, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 27), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Rectificative, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 27), la mention Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez également effectuer un export PDF des feuillets sélectionnés en cliquant sur le bouton Exporter en PDF. Vous pouvez également imprimer les noms des cellules de la liasse en cliquant sur l’icône de la fenêtre d’impression. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1.Comment générer un fichier EDI ? EBP Liasse fiscale 35 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? Après avoir renseigné les paramètres de la société (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Société page 21) et du dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 24), accédez à votre liasse, puis cliquez sur l’onglet Télédéclarations puis sur le bouton Ajouter. Cette action permet de générer un envoi EDI. Ces envois sont disponibles dans l’onglet Télédéclarations de la liasse ou depuis la Liste des télédéclarations accessible depuis le menu Quotidien + Télédéclarations. Sélectionnez les destinataires de votre choix ainsi que les éléments à envoyer. Les banques commerciales que vous avez renseignées dans le Dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 24) sont indiquées dans la partie Banques commerciales. Pour effectuer l’envoi, cochez les options correspondantes. Vous pouvez envoyer un fichier de test en cliquant sur l’option Déclaration de test. Cliquez ensuite sur le bouton Générer. Une ligne est alors créée dans l’onglet Télédéclarations avec la date de génération et le statut de la télédéclaration.PRISE EN MAIN 36 EBP Liasse fiscale Si vous effectuez votre télédéclaration avec le portail Je Déclare, les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale sont alors renseignés. Vous pouvez accéder à toutes vos fiches d’envoi EDI en cliquant sur Quotidien + Télédéclarations. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 6. FIN DE LA LIASSE Lorsque votre liasse est terminée ou envoyée à la DGFiP, dans l'onglet Général de la liasse, vous pouvez alors cocher l’option Verrouiller les valeurs. Cette option a pour effet de griser tous les onglets à l’exception de l’onglet Télédéclarations. Seule la consultation est possible. La mise à jour de ces liasses n’est plus possible. 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES Lorsque vous êtes dans la liste des liasses, le menu contextuel vous propose une série d’actions : 7.1.1. Créer la liasse au millésime suivant Cette action vous permet de créer la liasse dans un millésime différent. La liasse initiale est conservée. La liasse créée ne récupère ni la balance ni les montants saisis. Par contre, les formules personnalisées dans la liasse initiale seront conservées dans la liasse créée. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 7.1.2. Exporter en CSV Cette action vous permet d’exporter les cellules d’une liasse et leurs valeurs dans un fichier .csv (compatible avec Excel). 7.1.3. Créer un modèle utilisateur Cette action permet de créer un modèle conservant vos formules personnalisées, dont vous pourrez vous servir pour créer d’autres liasses (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 8 Les modèles utilisateur page 37).Les modèles utilisateur EBP Liasse fiscale 37 7.1.4. Transférer la liasse au millésime suivant Cette option permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés. 8. LES MODELES UTILISATEUR Lorsque vous créez une liasse, vous pouvez la créer à partir d'un modèle EBP ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur à partir d’une liasse, cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur du menu contextuel et accessible depuis la liste des liasses. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le en cliquant sur les boutons Sauvegarder, Sauvegarder et Fermer ou Sauvegarder et Nouveau. Vous pouvez également créer un modèle utilisateur en dupliquant un modèle utilisateur déjà existant. Pour cela, cliquez sur le lien Modèles de liasses + Modèles utilisateurs de la partie Quotidien (dans la barre de navigation ou le menu de l’application), sélectionnez le modèle utilisateur à dupliquer, puis cliquez sur le bouton Dupliquer. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le. Lorsque vous affichez un modèle de liasse, seuls les onglets Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Général sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1 Comment créer une liasse ? page 26) à l’exception de l’onglet Général. Cet onglet permet de sélectionner le régime du modèle utilisateur. Ce choix est important pour l’ajout de formulaires. En effet, en fonction des régimes choisis, seuls les formulaires associés à ces régimes seront proposés.PRISE EN MAIN 38 EBP Liasse fiscale 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape de l’assistant est détaillée dans l’aide en ligne accessible par la touche F1.Index EBP Liasse fiscale 39 Index A Accès au service technique...................................................................................................11 Aide sur EBP Etats Open Line TM ..........................................................................................7 Archivage/Restauration partielle ..........................................................................................25 C Changer le millésime d’une liasse ........................................................................................30 Code d'activation ..................................................................................................................14 Configuration minimale........................................................................................................11 Contrôles ..............................................................................................................................33 Créer la liasse suivante .........................................................................................................36 D Dossier (SIREN)...................................................................................................................24 Dossier de travail..................................................................................................................16 E Ecran de travail.....................................................................................................................18 Export CSV (compatible avec Excel) ...................................................................................36 Export de la liasse complète en PDF ....................................................................................30 G Générer un fichier EDI .........................................................................................................35 Gestion des fenêtres..............................................................................................................23 I Import des dossiers v13 dans le dossier de travail unique ....................................................19 Importer une balance .bal......................................................................................................32 Importer une balance .txt ou.csv ...........................................................................................32 Impression ............................................................................................................................34 Installation ............................................................................................................................13 L Lancement du logiciel...........................................................................................................14 Liasse....................................................................................................................................26 Liasse figée...........................................................................................................................36INDEX 40 EBP Liasse fiscale M Modeles utilisateur ...............................................................................................................37 P Paramétrage des chemins de sauvegarde ..............................................................................22 Paramétrage des exports PDF ...............................................................................................22 Paramétrage EDI...................................................................................................................21 Paramétrage-Liste des banques.............................................................................................22 Paramétrage-Liste des civilités .............................................................................................22 Paramétrage-Liste des codes NAF........................................................................................22 Paramétrage-Liste des codes postaux ...................................................................................22 Paramétrage-Liste des contacts.............................................................................................22 Paramétrage-Liste des départements.....................................................................................22 Paramétrage-Liste des OGA .................................................................................................22 Paramétrage-Liste des pays ..................................................................................................22 Paramétrage-Options des liasses...........................................................................................22 Paramétrer mon dossier de travail.........................................................................................21 Plan de regroupement ...........................................................................................................31 S Sauvegarde ...........................................................................................................................37 V Visualiser les liasses de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 .................................25 Vue avancée..........................................................................................................................28 Guide Report Designer Guide d’initiation et de prise en main Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, version 1.0, édition Janvier 2009Table des matières PRESENTATION 4 1. ACCEDER AU GENERATEUR D’ETAT DEPUIS UN MODELE EXISTANT ............................................................................... 4 2. PRESENTATION DE L’OUTIL..................................................................................................................................................... 5 COMMENT FAIRE ? 6 1. COMMENT MODIFIER LA POLICE, LA TAILLE, L’ALIGNEMENT D’UN CHAMP ?................................................................... 6 2. COMMENT MODIFIER LE FORMAT D’AFFICHAGE D’UNE VARIABLE ? ................................................................................ 6 3. COMMENT AJOUTER UN LOGO ? ............................................................................................................................................ 7 4. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ?................................................ 8 5. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES NON DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ?....................................... 9 6. COMMENT AJOUTER UN NUMERO DE PAGE, DATE D’IMPRESSION … ?......................................................................... 10 7. COMMENT INSERER UN TOTAL, UNE MOYENNE … ?......................................................................................................... 11 8. COMMENT SUPPRIMER UN CHAMP ? ................................................................................................................................... 12 CREATION D’UN MODELE LISTE CLI E N T P A S A PAS 13 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 15 2. MISE EN FORME DU M O D E L E................................................................................................................................................ 19 2.1. Insertion date du jour .................................................................................................................................................... 21 2.2. Insertion d’un titre de modèle....................................................................................................................................... 24 2.3. Insertion des titres des colonnes................................................................................................................................. 28 2.4. Insertion des données................................................................................................................................................... 29 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes ................................................................................................ 33 2.6. Insertion du numéro de page : ..................................................................................................................................... 37 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LISTE DES CLIENTS.................................................................................................. 39 CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISS E U R P A S A P A S 40 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 40 2. MISE EN FORME DU MODELE :.............................................................................................................................................. 47 2.1. Insertion date du jour :.................................................................................................................................................. 48 2.2. Insertion titre du modèle :............................................................................................................................................. 51 2.3. Mise en place du regroupement et insertion des titres des colonnes :.................................................................... 54 2.4. Insertion des données : ................................................................................................................................................ 56 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes :.............................................................................................. 60 2.6. Insertion du numéro de page : ..................................................................................................................................... 64 2.7. Formatage des champs : .............................................................................................................................................. 65 2.8. Insertion d’un total ........................................................................................................................................................ 67 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LA LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR :..................................................... 68 CREATION D’UN DOCUMENT DE VENTE, DEVIS, P A S A P A S 70 1. SELECTION DES DONNEES ................................................................................................................................................... 70 1.1. Sélection de la table « Options ».................................................................................................................................. 70 1.2. Sélection de la table principale « Document de vente » ............................................................................................ 72 1.3. Sélection de la table secondaire « Ligne de document de vente » ........................................................................... 78 2. MISE EN FORME DU M O D E L E................................................................................................................................................ 80 2.1. Conception du modèle .................................................................................................................................................. 80 2.2. Insertion des titres des colonnes................................................................................................................................. 88 2.3. Insertion des champs.................................................................................................................................................... 89 2.4. Formatage des champs................................................................................................................................................. 90 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes ................................................................................................ 92 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DEVIS ............................................................................................................................... 95Présentation 4 Report Designer Présentation Le logiciel EBP Compta Gestion Commerciale Open Line TM dispose d’un générateur d’état qui associe convivialité et puissance. Open Report Designer permet d’exploiter l’ensemble des données saisies dans votre logiciel. Ces données pourront être classées et triées…Des fonctions et des formules de calculs sont à votre disposition pour obtenir les résultats que vous souhaitez. Vous avez également la possibilité de personnaliser la présentation de vos documents (insertion de logo, polices, cadres, etc.….) A travers ce guide, vous verrez les différentes étapes nécessaires à la modification puis à l’élaboration de quelques modèles. 1. ACCEDER AU GENERATEUR D’ETAT DEPUIS UN MODELE EXIST ANT L’accès au générateur d’état de votre logiciel s’effectue depuis le volet de navigation par exemple dans le menu « Ventes »/ « Impressions » (1). Sélectionnez la catégorie « Devis », le modèle d’impression (2) puis cliquez sur l’icône « Modifier » (3) dans la barre d’outils. Vous pourrez ainsi effectuer des modifications sur ce modèle. Lors de la sauvegarde des changements, un nouveau modèle est créé et ajouté dans la liste des modèles. Le nom du modèle apparait en caractères gras, ce qui permet de le distinguer facilement. 1 3 2Report Designer 5 2. PRESENTATION DE L’OUTIL Open Report Designer peut être découpé en 4 parties : 1- Une barre d’outils qui contient les outils de mise en forme et de conception des modèles. 2- Une barre d’insertion de composants et de bandes nécessaires à la conception du modèle (barre verticale à gauche de l’écran). 3- Un volet « Propriétés », « Dictionnaire » et « Arborescence » disponible pour les champs et les composants. 4- Une partie Conception qui permet de mettre en forme le modèle. Cette partie est elle-même composée de trois onglets : Page 1, Aperçu et Prévisualisation HTML - La partie « Page1 » permet de mettre en forme le modèle. C’est à cet endroit que vous allez définir les différentes parties de notre modèle, insérer les champs et autres composants. - L’onglet « Aperçu » permet de visualiser à l’écran sans quitter le modèle, les changements apportés au modèle. - L’onglet HTML « Prévisualisation HTML » permet de visualiser à l’écran les changements apportés au modèle au format HTML. 1 2 4 3Comment faire ? 6 Report Designer Comment faire ? Comment faire ? Dans ce chapitre, nous allons vous indiquer comment réaliser les principales modifications que vous pouvez effectuer sur un modèle. Pour accéder au paramétrage d’un modèle, placez-vous dans le volet de navigation « Vente – Impressions - Documents de vente – Devis (ou commandes …) »par exemple. Sélectionnez le modèle à paramétrer et cliquez sur « Modifier » dans la barre d’outils. 1. COMMENT MODIFIER LA POLICE, LA TAILLE, L’ALIGNEMENT D’UN CHAMP ? Chaque champ peut avoir des caractéristiques différentes. Pour changer la police d’un champ, sélectionnez-le en cliquant dessus. Le champ est alors entouré par des petits carrés noirs . Ensuite à l’aide de la barre d’outils , vous pouvez changer la taille, la police … Vous pouvez également modifier l’alignement de chaque champ grâce à cette barre d’outils . Remarque : Cette modification ne peut pas être effectuée sur les champs de type Mémo (voir partie Ajout d’un champ de donnée) pour lesquels une police par défaut, et des attributs (gras, italique, couleur etc..) peuvent être paramétrés directement dans le logiciel. 2. COMMENT MODIFIER LE FORMAT D’AFFICHAGE D’UNE VARIABLE ? Pour formater un champ de type montant par exemple, vous devez sélectionner la variable souhaitée en cliquant dessus, puis cliquer sur l’icône qui apparaît à droite de la variable et sélectionner « Format du texte ». L’assistant suivant s’ouvre : Sélectionnez le format à appliquer, et validez par la touche OK.Comment faire ? Report Designer 7 3. COMMENT AJOUTER UN LOGO ? Il est possible d’ajouter une image ou le logo de votre entreprise. Pour cela, à partir de la barre d’outils cliquez sur « Image » Cliquez à l’endroit ou vous souhaitez ajouter cette image. Une fenêtre « Image » s’ouvre. Il est alors possible de sélectionner et d’afficher une image stockée sur votre disque dur en cliquant sur le bouton « Ouvrir » de cette même fenêtre. Il est aussi possible d’afficher le logo de votre société (ajouté préalablement dans les options de votre dossier). Pour cela, à partir de la fenêtre « image », cliquez sur « Colonne des données », puis déroulez l’arborescence des « Options » et sélectionnez la variable « Logo ».Comment faire ? 8 Report Designer 4. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ? Pour ajouter un champ dans votre document, placez-vous sur le dictionnaire des données situé dans le volet de navigation à droite de l’écran. Sélectionnez à partir du dictionnaire des données (sources de données…) le champ à ajouter et effectuez un glisser-déplacer, à l’aide de la souris, vers l’emplacement souhaité sur le modèle.Comment faire ? Report Designer 9 5. COMMENT AJOUTER UN CHAMP DE DONNEES NON DISPONIBLE DANS LE DICTIONNAIRE ? Les champs proposés dans le dictionnaire, correspondent aux champs sélectionnés à la création du modèle. Par défaut, toutes les données d’une table ne sont pas disponibles dans le dictionnaire. Pour ajouter un nouveau champ, placez-vous dans le dictionnaire des données (volet situé à droite de l’écran). Sont alors visibles les tables et les champs utilisés à la création du modèle. Sélectionnez une table à partir du dictionnaire, puis par le clic droit, sélectionnez Propriétés . L’éditeur de requêtes s’ouvre et affiche les tables et les champs proposés dans le dictionnaire. Placez-vous sur la table concernée, et cliquez sur « Ajouter une colonne ». Comment faire ? 10 Report Designer La liste de tous les champs de la table est alors visible, cochez le(s) champ(s) à ajouter puis validez votre sélection en cliquant sur « OK ». Le(s) champ(s) ajouté(s) est (sont) alors visible(s) dans la liste des champs du dictionnaire. Sélectionnez à partir du dictionnaire des données le champ à ajouter et effectuez un glisser-déplacer, à l’aide de la souris, vers l’emplacement souhaité sur le modèle. 6. COMMENT AJOUTER UN NUMERO DE PAGE, DATE D’IMPRESSION … ? Pour ajouter sur votre document, la date, le compteur de pages ou l’heure d’impression du document, vous disposez de plusieurs variables systèmes accessibles à partir du dictionnaire des données (Volet situé à droite de l’écran), « Variables systèmes » que vous pouvez glisser / déplacer sur votre modèle. Pour les variables de type « date », il est possible de les formater (CF point 2. Comment modifier le format d’affichage d’une variable ? ).Comment faire ? Report Designer 11 7. COMMENT INSERER UN TOTAL, UNE MOYENNE … ? Pour insérer un total, imprimer le nombre d’éléments d’une liste ou calculer une moyenne, vous disposez dans le dictionnaire des données situé dans le volet de navigation à droite de l’écran (cf. ci-dessous) de plusieurs Fonctions systèmes regroupées dans l’arborescence «Totals» du dictionnaire. Déroulez cette arborescence, sélectionnez ensuite le type de total souhaité et faites un glisser-déplacer de la variable sur votre modèle. Double cliquez ensuite sur la variable que vous venez de glisser sur votre modèle. La fenêtre suivante apparaît : Dans la fenêtre affichée, vous pourrez alors modifier le type de calcul à effectuer dans la partie « Fonction résumé ». Sélectionnez ensuite la bande de données sur laquelle se trouve la variable à totaliser dans la partie « Bande de données» Enfin, dans la partie « Colonne de données », indiquez le nom de la variable sur laquelle s’effectue le calcul en déroulant la liste des variables. Remarque : Dans la partie « Résumé en cours d’exécution », cochez « Rapport » si vous souhaitez que le calcul se fasse sur la dernière page de l’impression. Cochez « Page », si vous souhaitez que le calcul s’affiche sur chaque page de l’impression. Comment faire ? 12 Report Designer 8. COMMENT SUPPRIMER UN CHAMP ? Pour supprimer un champ dans un document, sélectionnez-le en cliquant dessus. Des petits points noirs apparaissent autour du champ : appuyez alors sur la touche « Suppr » de votre clavier pour le supprimer du modèle.Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 13 Création d’un modèle liste client pas à pas Afin d’accéder au générateur d’état Open Report Designer, sélectionnez « Editeur de modèle d’impression » depuis le menu « Outils » du logiciel. Au démarrage du générateur d’état, la fenêtre « nouveau modèle » apparaît. Cette fenêtre permet de sélectionner la catégorie du modèle que vous souhaitez créer. Une case à cocher, vous permet d’afficher ou non un assistant de création de modèle. Pour utiliser l’assistant de création de modèle, cochez la case « Afficher l’assistant de création de modèle » : Une fois les choix de la catégorie et de l’assistant de création définis, validez en cliquant sur « OK ». La fenêtre « Données» est proposée. Elle contient une sélection de champs pré-paramétrés correspondant à la catégorie sélectionnée précédemment. Cochez les champs que vous souhaitez voir figurer sur votre impression. Vous pouvez également cocher « En-tête » et « Pied » si vous souhaitez avoir des titres de colonne : Validez votre sélection en cliquant sur « OK ».Création d’un modèle liste client pas à pas 14 Report Designer Le modèle d’impression sera automatiquement créé : Et vous obtiendrez une liste exploitable sans devoir la retoucher : Si vous souhaitez réaliser vous-même votre propre modèle, suivez les différentes étapes décrites ci-après : La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. Pour l’exemple « Création de la liste des clients », les données nécessaires sont : - Code (tiers) - Nom - Adresse 1 (Facturation) - Code Postal (Facturation) - Ville (Facturation) - Téléphone fixe (Facturation).Création d’un modèle liste client pas à p a s Report Designer 15 1. SELECTION DES DONNEES Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » permet d’accéder aux informations contenues dans les options du dossier et celui de « Données d’ensemble de requêtes » permet d’accéder à toutes les tables de votre application. Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » :Création d’un modèle liste client pas à pas 16 Report Designer La fenêtre « Editeur de requêtes » apparaît. Seul « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît : Afin de réaliser notre fiche client, sélectionnez la table « Client » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 17 Puis cliquez sur « OK ». La table «Requête Client » apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail » : Vous venez de sélectionner la table de données à partir de laquelle vous allez travailler. Sélectionnez ensuite les différentes variables que vous souhaitez utiliser et imprimer sur notre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » :Création d’un modèle liste client pas à pas 18 Report Designer La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez en cochant chacune des variables que vous souhaitez utiliser dans votre impression : Cliquez sur « OK ». Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 19 Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de notre modèle « Liste des clients » vous allez trier le modèle par « code client ». Pour cela, cliquez sur la variable « Code client » et sélectionnez « Ascendant » en type de tri, dans la partie « Tr i » à droite de la fenêtre. Indiquez également un indice de tri à 0 dans le cas où le tri est effectué sur une donnée uniquement ou un ordre de priorité dans le cas où le tri est effectué sur plusieurs données : 2. MISE EN FORME DU MODELE Les manipulations précédentes vous ont permis d’ajouter la table « Client » et les variables souhaitées, dans le dictionnaire des données du modèle d’impression. Maintenant, vous pouvez voir apparaître, sur la partie à droite de l’écran, la table « Client » ainsi que les variables préalablement sélectionnées:Création d’un modèle liste client pas à pas 20 Report Designer Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés à gauche de la fenêtre que nous appellerons « Barre de conception » Pour cela, vous allez utiliser différents types de bande dans lesquelles vous ajouterez vos variables.Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 21 2.1. Insertion date du jour Dans un premier temps, ajoutez la date du jour. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez « En-tête de page » : Cliquez sur la page vierge. Une bande grise apparaît : N.B : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmanter ou diminuer la hauteur de cette bande. Sur la partie de droite, déroulez le menu « Variables système » : Flèche permettant d’agrandir ou de diminuer la bandeCréation d’un modèle liste client pas à pas 22 Report Designer Faites glisser la variable système « Today » dans la bande « En_têteDePage1 » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 23 Cette variable doit être formatée avec le style de date que vous souhaitez. Pour cela, sélectionnez la variable « Today » et cliquez sur l’onglet « Propriétés », en bas de la partie de droite : Cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut » du champ « Format du texte » : Sélectionnez l’onglet « Date ». Plusieurs formats de date sont proposés. Sélectionnez le format que vous souhaitez afficher et validez en cliquant sur « OK ».:Création d’un modèle liste client pas à pas 24 Report Designer 2.2. Insertion d’un titre de modèle L’insertion d’un titre de modèle s’effectue à l’aide de la bande « Titr e ». Comme pour l’insertion de la bande « Entête de page », cliquez sur l’icône , sur la partie gauche de la fenêtre, et sélectionnez « Titr e » : Puis cliquez sur la page. La bande « Titr e » vient se positionner après la bande « Entête de page » : Pour saisir le titre, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle puis cliquer sur la bande « Titr e ». Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 25 La fenêtre « Editeur de texte » s’affiche. Vous pouvez alors saisir votre texte, « Liste des clients » par exemple et en cliquant sur « OK ». Vous obtenez alors le résultat suivant : Il est possible de modifier la couleur de fond du texte. Pour cela, sélectionnez le texte et utilisez l’icône dans la barre d’outils. Une palette de couleurs vous est proposée, sélectionnez celle que vous souhaitez. Création d’un modèle liste client pas à pas 26 Report Designer Pour ajouter un cadre autour du titre cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle et sélectionnez « Fo r me » : Cliquer sur la bande « Titr e ». Ajustez ensuite le cadre pour qu’il entoure parfaitement le titre « Liste des clients » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 27 Sélectionnez le cadre et cliquez sur l’onglet « Propriétés ». Dans l’arborescence de droite, sur la partie « Type de forme » sélectionnez « Rectangle à coins arrondis » : Le résultat obtenu est :Création d’un modèle liste client pas à pas 28 Report Designer 2.3. Insertion des titres des colonnes Notre liste sera réalisée sous forme de tableau. Pour ajouter les titres des colonnes, cliquez sur l’icône dans la barre de conception et sélectionnez la bande « En-tête ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « En-tête » se positionne en dessous de la bande « Titr e » : A l’aide de l’icône , vous pouvez saisir le titre de première colonne : Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 29 Suite à la validation de cette première colonne, vous devez recommencer l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées : 2.4. Insertion des données De la même manière que les points précédents, ajoutez la bande nécessaire à l’insertion des champs de données. Cliquez sur l’icône et sélectionnez « Données » :Création d’un modèle liste client pas à pas 30 Report Designer Cliquez sur la page du rapport. La fenêtre « Paramétrage des données » apparaît. Double-cliquez sur la table « Clients », visible dans l’onglet « Source de données », afin de l’associer à la bande de données ajoutée précédemment : La bande « Données ; Source de données : Clients » apparaît sous la bande « En-tête » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 31 Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Clients » afin de visualiser les variables disponibles : A partir du dictionnaire, sélectionnez les variables une à une et glissez-les sur la bande de « Données » : Variable « Code client » sélectionnée et glissée vers la bande « Données »Création d’un modèle liste client pas à pas 32 Report Designer Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données » : Ensuite, ajoutez la bande « Pie d ». Cliquez sur l’icône et sélectionnez « Pied » :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 33 Cliquez sur la page du rapport. La bande pied apparaît sous la bande « Données » : 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes Une liste est plus facilement lisible si les différentes données sont bien séparées. Pour cela, ajoutez des traits de séparation entre chaque colonne. Afin d’encadrer les titres des différentes colonnes, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle :Création d’un modèle liste client pas à pas 34 Report Designer Cliquez sur la bande « En-tête » : Ajustez le cadre de façon à ce qu’il encadre la totalité des titres des colonnes : Cadre inséré dans le modèleCréation d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 35 De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le de façon à ce qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied » : Une fois le cadre de la liste réalisé, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception à gauche du modèle: Deuxième cadre inséréCréation d’un modèle liste client pas à pas 36 Report Designer Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent commencer sur la bande « En-tête » et finir sur la bande « Pied » : Cette opération est à répéter autant de fois qu’il y a de colonnes. Le résultat obtenu est : Trait inséréCréation d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 37 2.6. Insertion du numéro de page : Pour insérer le numéro de page, cliquez sur l’icône et sélectionner la bande « Pied de page ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « PiedDePage » apparaît en bas de la page du rapport : Comme pour la date du jour, déroulez les variables système du dictionnaire (Partie droite du modèle). Sélectionnez la variable système «PageNumber » : Faites-la glisser dans la bande « PiedDePage1 » :Création d’un modèle liste client pas à pas 38 Report Designer Votre modèle « Liste des clients » est maintenant réalisé. Voici un aperçu de l’impression obtenue :Création d’un modèle liste client pas à pas Report Designer 39 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LISTE DES CLIENTS Pour enregistrer votre modèle et lui donner un nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… » : La fenêtre « Enregistrer le modèle » apparaît. Saisissez son nom dans le champ « Nom du modèle : » et sélectionnez « Clients » dans la partie « Catégorie du modèle : » : Cliquez sur « OK ». Votre modèle est maintenant ajouté à la liste des modèles déjà existants.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 40 Report Designer CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. Pour l’exemple, les données nécessaires sont : - Code article, - Code du fournisseur, - Description commerciale, - Libellé, - Prix de revient, - PV HT, - PV TTC, - Code Famille Articles (Code famille Articles -> Familles Articles), - Nom (Code du fournisseur -> Fournisseur), - Taux de TVA (Code TVA (article) -> TVA). 1. SELECTION DES DONNEES Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » correspond aux tables des options du dossier et celui « Données d’ensemble de requêtes » correspond aux tables des données.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 41 Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » : La fenêtre « Editeur de requêtes » apparait. Seul « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît : Afin de réaliser votre fiche article, sélectionnez la table « Ar tic l e » : Puis cliquez sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 42 Report Designer La table « Article » apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence suivante : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail » : Vous venez de sélectionner la table de données à partir de laquelle vous allez travailler. Sélectionner ensuite les différentes variables que vous souhaitez utiliser et imprimer sur votre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 43 La fenêtre suivante apparaît : Sélectionnez les champs que vous souhaitez utiliser dans votre impression : NB : A la fin de la liste des champs de la table « Article », apparaît en gras un certain nombre d’autres tables déjà jointes avec la table « Article » parce qu’elles ont un identifiant commun. Par exemple, pour afficher le libellé de la famille article, vous ne pouvez pas l’afficher depuis la table « Article ». Seul le champ « Code famille articles » est disponible. Pour récupérer le libellé, il faut utiliser la table « Famille articles » et cocher le champ « Famille articles ». Cliquez sur « OK ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 44 Report Designer Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes : Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de votre modèle « Liste articles par fournisseur » vous allez trier le modèle par « Code article » et aussi par « Code du fournisseur » compte tenu du regroupement par fournisseur. Pour cela, cliquez sur les variables « Code du fournisseur » puis « Code article » et sélectionnez « Ascendant » dans « Type de tri », dans la partie « Tr i » à droite de la fenêtre. Vous devez également indiquer un indice de tri qui va définir l’ordre de priorité du tri : 0 pour le premier champ trié, dans notre cas « code fournisseur », puis 1 pour le second champ, « Code article ». Dans le cas d’un seul type de donnée à trier, il faut toujours utiliser 0 en indice de tri.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 45 Vous pouvez, également filtrer vos données, ici pour les articles, et faire une distinction entre les articles de type « Bien » et les articles de type « Service ». Vous allez donc réaliser un filtre pour afficher uniquement les articles de type « Bi e n ». Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une condition ». Dans la liste des champs, sélectionnez « Type d’article », puis cliquez sur « OK ». Maintenant, il faut définir le filtre : - pour l’opérateur, sélectionnez « Egal », - pour la valeur, choisissez « Bie n ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 46 Report Designer Validez votre requête en cliquant sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 47 2. MISE EN FORME DU MODELE : Les manipulations précédentes vous ont permis de créer la table « Article » et d’ajouter les champs souhaités pour l’impression. Maintenant, vous pouvez voir apparaître, sur la partie à droite de l’écran, dans l’onglet « Dictionnaire », la table « Ar ticle » avec les champs sélectionnés au préalable. Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés à gauche de la fenêtre que nous appellerons « Barre de conception ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 48 Report Designer Pour cela, utilisez différentes types de bandes dans lesquelles vous y ajouterez nos variables. 2.1. Insertion date du jour : Dans un premier temps, ajoutez la date du jour. Pour cela, cliquez sur l’icône et sélectionnez « En-tête de page » : Cliquez sur la page vierge. Une bande grise apparaît : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur de la bande. Flèche permettant d’agrandir ou de diminuer la bandeCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 49 Sur la partie de droite, déroulez le menu « Variables système » : Faites glisser la variable système « Today » dans la bande « En_têteDePage1 » : Cette variable doit être formatée avec le style date que vous souhaitez. Pour cela, sélectionnez la variable « Today » et cliquez sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite. CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 50 Report Designer Dans la rubrique, « 1- T e x t e », sélectionnez « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ». Sélectionnez « Da te ». Plusieurs formats de date sont proposés. Sélectionnez le format que vous souhaitez afficher et valider par « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 51 2.2. Insertion titre du modèle : L’insertion d’un titre de modèle s’effectue à l’aide de la bande « Titr e ». Comme pour l’insertion de la bande « Entête de page », cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception et sélectionnez « Titr e ». Puis cliquez sur la page. La bande « Titr e » vient se positionner après la bande « Entête de page » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 52 Report Designer Pour saisir le titre, cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception, puis cliquez sur la bande « Titr e ». La fenêtre d’éditeur de texte apparaît. Tapez votre texte, « Liste des articles par fournisseur » par exemple et validez en cliquant sur « OK ». Ajustez votre champ avec les outils de disposition et de formatage disponibles afin d’obtenir le résultat suivant : Il est possible de modifier la couleur de fond du texte. Pour cela sélectionnez le champ correspondant au texte et utilisez l’icône situé dans la barre d’outils. Pour notre exemple, utilisez la couleur « Gris clair ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 53 Pour ajouter un cadre autour du titre cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « For me ». Cliquez sur la bande « Titr e ». Ajustez le cadre pour qu’il entoure parfaitement le titre « Liste des articles par fournisseur ». Sélectionnez le cadre et cliquez sur l’onglet « Propriétés ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 54 Report Designer Dans l’arborescence de droite, sur la partie « Type de forme » sélectionnez « Rectangle à coins arrondis ». Le résultat obtenu est : 2.3. Mise en place du regroupement et insertion des titres des colonnes : Notre liste sera regroupée par fournisseur, il faut donc ajouter la bande « Entête de groupe ». Pour ajouter les titres des colonnes, cliquez sur l’icône et sélectionner « En-tête de groupe». Cliquez sur la page du rapport. La bande « En-tête de groupe » vient se positionner en dessous de la bande « Titr e », et la fenêtre des conditions de regroupement apparaît. Sélectionnez le champ « Code du fournisseur » dans la requête « Article », puis cliquez sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 55 Dans un premier temps, pour distinguer le regroupement, il faut afficher le nom du fournisseur. Pour cela, cliquez sur l’icône texte de la barre de conception puis cliquez sur la bande « Entête de groupe », l’éditeur de texte s’ouvre. Ensuite, double cliquez sur le champ « Nom (Code du fournisseur -> Fournisseur) », la variable apparaît dans l’onglet « Expression ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 56 Report Designer L’étape suivante consiste à saisir les titres des colonnes. Cliquez sur l’icône texte de la barre de conception puis sur la bande entête de groupe et saisissez votre texte : Suite à la validation de cette première colonne, recommencez l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées pour obtenir ce résultat : 2.4. Insertion des données : De la même manière que dans les points précédents, ajoutez la bande nécessaire à l’insertion des champs de données. Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Données » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 57 Cliquez sur la page du rapport. La fenêtre « Paramétrage des données » apparaît. Cliquez sur la table « Requête Article », visible dans l’onglet « Source de données », et cliquez sur « OK » afin de l’associer au rapport d’impression. La bande « Données ; Source de données : Requête Article » apparaît sous la bande « En-tête de groupe» :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 58 Report Designer Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Article » afin de visualiser les variables disponibles : Maintenant il suffit de sélectionner les variables à afficher sur votre impression en les glissant dans la bande « Données ». Si ce n’est pas déjà le cas, décocher l’option « Créer un label » pour ajouter uniquement le champ de données.CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 59 Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données » : Ajoutez ensuite la bande « Pi e d de groupe». Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Pied de groupe » : Variable « Code ar tic l e » sélectionnée et glissée vers la bande « Données »CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 60 Report Designer Cliquez sur la page du rapport. La bande « Pied de groupe » apparaît sous la bande « Données » : 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes : Une liste est plus facilement lisible si les différentes données sont bien séparées. Pour cela, créez le colonage avec des traits de séparation et des cadres. Afin d’encadrer les titres des colonnes, cliquez sur l’icône de la barre de conception sur la partie gauche de la fenêtre :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 61 Cliquez sur la bande « En-tête de groupe» : Ajustez le cadre pour qu’il encadre la totalité des titres des colonnes : Cadre inséré dans le modèleCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 62 Report Designer De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le pour qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied de groupe» : Une fois le cadre de la liste réalisé, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône de la barre de conception sur la partie gauche de la fenêtr e : Deuxième cadre inséréCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 63 Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent partir de la bande « En-tête de groupe » et descendre jusqu’à la bande « Pied de groupe » : Trait inséréCREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 64 Report Designer Cette opération est à répéter autant de fois qu’il existe de colonnes. Le résultat obtenu est : 2.6. Insertion du numéro de page : Pour insérer le numéro de page, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez la bande « Pied de page ». Cliquez sur la page du rapport. La bande « PiedDePage » apparaît en bas de la page du rapport : Comme pour la date du jour, déroulez les variables système du dictionnaire (Partie droite de la fenêtre). Sélectionnez la variable système «PageNumber », et faites la glisser dans la bande « PiedDePage » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 65 2.7. Formatage des champs : Par défaut, les champs ne sont pas formatés, pour que la liste soit lisible. Un formatage est donc à effectuer. Pour votre liste les champs « Libellé » et « Famille » peuvent être long, il faut donc les ajuster. Pour cela, sélectionnez le champ « Libellé » (idem pour « Famille ») dans la bande « Données ». Dans l’onglet « Propriétés » à droite, mettez « Retour automatique à la ligne » et « Auto-extensible » à « Oui ». CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 66 Report Designer Formatez aussi les champs numériques (Prix de revient, PV HT, TVA, PV TTC). Pour cela, sélectionnez les variables une à une et sur l’onglet « Propriétés », en bas à droite, sélectionnez dans la rubrique, « 1- T e x t e », « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ». Sélectionnez le format « Nombre » et cliquez sur « OK ».CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 67 2.8. Insertion d’un total Pour insérer le total d’une colonne, cliquez sur l’icône dans la barre de conception et positionnez le champ dans la bande « Pied de groupe ». L’éditeur de texte s’ouvre, sélectionnez l’onglet « Résumé ». Dans « Fonction résumé » prenez « Sum », dans « Bande de données » choisir » Données1 ». Dans « Colonne de données » double-cliquez sur PV TTC. Puis cliquez sur « OK ». Ensuite rajoutez un texte « Total », et formatez le champ au format « Nombre ». Votre modèle « Liste des articles par fournisseurs » est maintenant terminé. Voici un aperçu de l’impression obtenue :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS 68 Report Designer 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DE LA LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR : Pour enregistrer votre modèle et lui donner son propre nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… » :CREATION D’UNE LISTE DES ARTICLES PAR FOURNISSEUR PAS A PAS Report Designer 69 La fenêtre « Enregistrer le modèle » apparaît. Saisissez son nom dans le champ « Nom du modèle : » et sélectionnez « Article » dans la partie « Catégorie du modèle : » : Cliquez sur « OK ». Votre modèle est enregistré dans votre base de données, il s’ajoute alors à la liste des modèles.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 70 Report Designer Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Afin d’accéder au générateur d’état Open Report Designer, sélectionnez « Editeur de modèle d’impression » depuis le menu « Outils » du logiciel. Au démarrage du générateur d’état, la fenêtre « Nouveau modèle » apparaît. Cette fenêtre permet de sélectionner la catégorie du modèle que vous souhaitez créer. Sélectionnez la catégorie « Devis » dans l’arborescence « Documents de vente », décochez la case « Afficher l’assistant de création de modèle » et validez par « OK ». La première étape dans la création d’un modèle consiste à sélectionner les données dont vous avez besoin. 1. SELECTION DES DONNEES Un document de vente quel qu’il soit est composé d’une entête de document, d’un corps de document et d’un pied de document. Les données concernant l’entête et le pied du document sont stockés dans la table « Document de vente ». Les données concernant le corps du document sont stockées dans la table « Lignes du document de vente ». Une relation entre la table « Document de vente » et « Lignes de document de vente » est alors nécessaire pour afficher à l’impression les informations d’entête et de pied de chaque document ainsi que le détail des lignes correspondant à ce même document. Cette partie du paramétrage sera développée dans ce chapitre. 1.1. Sélection de la table « Options » Vous avez besoin de la table de données « Options » pour afficher les coordonnées de votre société. Nous allons maintenant voir la procédure à suivre. Dans un modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » apparaît. Le choix « Données d’objets métiers » permet d’accéder aux informations contenues dans les options du dossier et « Données d’ensemble de requêtes » permet d’accéder à toutes les tables de votre application. Sélectionnez « Données d’objets métiers » et cliquez sur « OK ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 71 Une fenêtre s’affiche avec deux choix possibles : « Filtres utlisateurs » et « Options ». Cochez « Options » et cliquez sur « Ok ». La table des options du dossier est alors ajoutée dans le dictionnaire des données. C’est à partir de cette table que vous pourrez imprimer les coordonnées de votre société.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 72 Report Designer 1.2. Sélection de la table principale « Document de vente » Dans le modèle vierge, cliquez en haut à droite sur l’icône et sélectionnez « Nouvelle source de données… » : Une fenêtre permettant de sélectionner « Données d’ensembles de requêtes » et « Données d’objets métiers » appar aît. Sélectionnez « Données d’ensemble de requêtes » et validez en cliquant sur « OK ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 73 La fenêtre « Editeur de requêtes » s’affiche. Seul le bouton « Ajouter une requête » est accessible : Cliquez sur « Ajouter une requête ». La liste de toutes les tables de données apparaît :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 74 Report Designer Afin de réaliser votre devis, sélectionnez la table « Document de vente» : Puis cliquez sur « OK ». La table « Document de vente» apparaît alors dans l’éditeur de requêtes avec l’arborescence suivante : « Colonnes », « Filtre » et « Requêtes de détail ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 75 Sélectionnez les différentes variables que vous souhaitez utiliser sur le modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne » : La fenêtre suivante apparaît :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 76 Report Designer Sélectionnez (en cliquant sur les cases à cocher à gauche de la variable) chacune des données que vous souhaitez utiliser dans votre impression : Cliquez sur « OK ». Toutes les données sélectionnées apparaissent dans l’éditeur de requêtes :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 77 Il est possible et même conseillé de trier les modèles réalisés. Dans le cas de votre modèle « Devis » vous allez trier le modèle par « Numéro de document». Pour cela, cliquez sur la variable « Numé r o de document», dans la partie « Tr i » à droite de la fenêtre, indiquer « Ascendant » en type de tri et 0 en indice de tri. Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 78 Report Designer 1.3. Sélection de la table secondaire « Ligne de document de vente » A partir de l’ »Editeur de requêtes », placez-vous sur « Requêtes de détail », Faites un clic droit et sélectionnez « Ajouter une requête de détail ». Plusieurs propositions sont disponibles, cliquez sur « Ligne de document de vente (Depuis Code document) ». Vous obtenez une nouvelle table dans l’éditeur de requêtes :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 79 Sélectionner les différentes variables que vous souhaitez utiliser sur votre modèle d’impression. Pour cela, cliquez sur le bouton « Ajouter une colonne », cochez les champs à afficher sur le modèle et validez votre sélection en cliquant sur « OK » jusqu’à ce que vous sortiez de l’éditeur de requêtes.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 80 Report Designer 2. MISE EN FORME DU MODELE Après les manipulations précédentes, vous disposez des champs nécessaires pour conception de votre devis. Vous pouvez alors passer à l’étape suivante : la conception du modèle. 2.1. Conception du modèle Vous allez réaliser la partie graphique du modèle à l’aide des icônes situés dans la barre à gauche du modèle que nous appellerons « Barre de conception » : Pour cela, vous allez utiliser différentes types de bandes dans lesquelles vous ajouterez vos variables. La première étape consiste à ajouter l’entête du document. Pour cela, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez l’onglet « Données » :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 81 Cliquez ensuite sur la page de modèle vierge. Une bande de données apparaît et une fenêtre « Paramétrage des données » s’affiche. Par défaut, la bande de données n’est affectée à aucune table. Il faut donc l’associer à la table de données « Document de vente » afin que les informations d’entête des devis s’impriment dans cette partie du modèle. Sélectionnez « Document de vente » et validez en cliquant sur « OK ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 82 Report Designer La bande de données est alors affectée à la table « Document de vente » : En cliquant sur la flèche, vous pouvez augmenter ou diminuer la hauteur de la bande. Cliquez sur la bande de données. A partir de l’onglet « Propriétés » du volet de navigation, déroulez l’arborescence « Comportement ». Sélectionnez « Nouvelle page » et mettez cette option à « Oui ». Cette fonctionnalité permet d’imprimer chaque document sur une page indépendante. Pour afficher les lignes du document, cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « En-tête », cliquez ensuite sur le modèle. Une bande « En tête » s’affiche en dessous de la bande de données. Cette bande vous permettra d’afficher le colonage du corps du document. Flèche permettant d’augmenter ou de diminuer la taille de la bandeCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 83 Une fois la bande « En-tête » ajoutée, ajoutez une nouvelle bande de données dans laquelle s’imprimeront les informations relatives au corps du document. Pour cela, procéderez de la même façon que précédemment. Cliquez sur l’icône de la barre de conception, sélectionnez « Données» et cliquez sur le modèle. Une nouvelle bande de données, s’ajoute sur le modèle avec une fenêtre « Paramétrage des données » qui s’ouvre afin d’affecter cette nouvelle bande à une table. Dans la source de données, sélectionnez la table « Ligne de document de vente (depuis code document) »Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 84 Report Designer Cliquez ensuite sur « Relation » et sélectionnez « Document de vente » Cliquez enfin sur « Composant maîtr e », sélectionnez « Données 1 » et validez en cliquant sur « OK ». La bande de données est alors affectée à la table « Ligne de document de vente » :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 85 La dernière étape consiste à ajouter le pied du document. Cliquez sur l’icône de la barre de conception et sélectionnez « Pied ». Cliquez ensuite sur le modèle. Une nouvelle bande est ajoutée. Lorsque la bande « Pi e d » est ajoutée, cliquez sur l’onglet « Propriétés » du volet de navigation. A partir de l’onglet « Comportement », sélectionnez « Imprimer en bas » et mettez cette option sur « Oui ». Cette option permet d’imprimer le pied du document en pied de document :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 86 Report Designer Vous pouvez maintenant créer les cadres du modèle et ajouter les champs qui seront imprimés par la suite. Vous avez vu précédemment que la bande de données « Document de vente », sera utilisée pour la partie en-tête du document. A partir du dictionnaire des données, glissez et déplacez vos champs dans cette bande de données à partir de la table document de vente. Pour saisir un libellé de champ, par exemple « Numéro de document », cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception, puis cliquez sur la bande « Données 1». La fenêtre « Editeur de texte » s’affiche. Saisissez votre texte, « Numéro de document » par exemple et validez en cliquant sur « OK ». Vous obtiendrez alors le résultat suivant :Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 87 Attention : Par défaut l’option « Créer un label » est cochée dans le générateur d’état, les libellés sont alors ajoutés automatiquement avec la variable déposées sur le modèle. Pour désactiver cette fonctionnalité, il suffit de décocher « Créer un label » comme suit : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 88 Report Designer 2.2. Insertion des titres des colonnes Votre modèle de document nécessite un colonage pour les différentes colonnes que vous retrouverez dans le corps du document. A l’aide de l’icône , créez les différents libellés qui serviront de titres de colonnes et placez-les dans la bande « En-tête ». Suite à la validation de cette première colonne, recommencez l’opération pour les colonnes suivantes. Positionnez chaque colonne dans l’ordre, avec la taille et la trame de fond souhaitées pour obtenir ce résultat : Montant TTC.Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 89 2.3. Insertion des champs De la même manière que les points précédents, ajoutez les champs nécessaires à l’impression du corps du document. Dans l’onglet « Dictionnaire », sur la partie droite de la fenêtre, déroulez l’arborescence de la table « Lignes de document de vente » afin de visualiser les variables disponibles : Maintenant, il vous suffit de sélectionner les bonnes variables et de les glisser sur la page du rapport dans la bande « Données 2» : Voici le résultat obtenu une fois toutes les variables insérées dans la bande « Données 2». Variable « Description» sélectionnée et glissée vers la bande « Données 2»Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 90 Report Designer 2.4. Formatage des champs Ensuite, il faut formater les champs numériques (PV HT, TVA, Montant TTC). Pour cela, sélectionnez les variables et s u r l’onglet « Propriétés », en bas à droite, sélectionnez dans la rubrique, « 1- T e x t e », puis « Format du texte » et cliquez sur les trois petits points à droite de « Défaut ».Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 91 Sélectionnez le format « Nombre » et cliquez sur OK. Dernière étape : ajoutez les champs nécessaires au pied du document. Pour cela, procédez de la même manière que précédemment. Ces champs seront insérés sur la bande pied du document. Il suffit alors de les glisser – déplacer à partir du dictionnaire des données et de la table « Document de vente ». Créez ensuite les libellés des variables. Vous obtenez alors le résultat suivant : Création d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 92 Report Designer A cette étape de la conception, le modèle est quasiment finalisé. Ne reste plus qu’à insérer les cadres pour que l’impression soit plus lisible. 2.5. Insertion des traits de séparation entre les colonnes Afin d’encadrer les titres des colonnes, vous devez cliquer sur l’icône situé dans la barre de conception. Cliquez ensuite sur la bande « En-tête ». Un cadre s’affiche. Cliquez ensuite sur la bande « En-tête » : Cadre inséré dans le modèleCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 93 Ajustez le cadre de façon à ce qu’il encadre la totalité des titres des colonnes de gauche à droite. Le résultat attendu sera comme suit : De la même manière, insérez un nouveau cadre et ajustez-le pour qu’il encadre les titres des colonnes et le titre de la bande « Pied ». Une fois les cadres insérés, séparez les différentes colonnes. Cliquez sur l’icône situé dans la barre de conception. Deuxième cadre inséréCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas 94 Report Designer Positionnez les traits entre chaque titre de colonnes et entre chaque variable. Ils doivent partir de la bande « En-tête » et descendre jusqu’à la bande « Pied ». Cette opération est à répéter autant de fois qu’il existe de colonnes. Le résultat obtenu est le suivant : Votre modèle de devis est maintenant terminé. Voici un aperçu : Trait inséréCréation d’un document de vente, Devis, Pas à Pas Report Designer 95 3. ENREGISTREMENT DU MODELE DEVIS Pour enregistrer votre modèle et lui donner son propre nom, cliquez sur le menu « Fichier » et sélectionnez « Enregistrer le rapport sous… ». La fenêtre « Enregistrer le modèle » s’affiche. Saisissez le nom du modèle dans le champ « Nom du modèle » et sélectionnez « Devis » dans la partie « Catégorie du modèle ». Cliquez sur « OK ». Votre modèle est enregistré dans votre base de modèles et s’ajoute à la liste des modèles déjà proposée. © GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Bienvenue dans Location immoBiLière, votre LogicieL de gestion Locative. Ce Guide de prise en main va vous aider à réaliser vos premières saisies. Un Manuel utilisateur complet est accessible depuis le répertoire du logiciel (Menu ‘démarrer’ de Windows). Le Manuel utilisateur est livré sous forme de fichier .pdf et sa lecture est facilitée par l’usage des ‘signets’. 2© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société démonstration, conversion, remise à zéro ? Je veux me familiariser avec le programme avant de commencer à saisir … Utilisez les données de démonstration mises à votre disposition. Vous pouvez ajouter de nouveaux propriétaires, de nouveaux immeubles, de nouveaux lots … puis lancer les calculs de loyers, imprimer les appels, saisir des encaissements, imprimer les quittances … Je veux supprimer les données de démonstration ... Dans le menu cliquer sur “Outils” puis sur “RAZ de toutes les tables”. Seules les tables Annexes vont être conservées. J’ai la Version 4 de Location Immobilière et je veux utiliser mes données dans la Version 5 Pour transférer vos données d’une version à l’autre, il vous suffit : • de créer un fichier de sauvegarde depuis Location immobilière 4 (Menu Outils / Sauvegarder) • de charger ces données dans votre nouveau logiciel (Menu Outils / Restaurer) A l’issue de la restauration des données, une Mise à jour de la structure vous sera demandée par Location immobilière 5 : se rendre dans le Menu Outils et sélectionner Mise à jour de la structure. Comme demandé, redémarrez votre logiciel : vous pouvez immédiatement reprendre votre Gestion locative. Le premier lancement de Location Immobilière. Cliquer sur l’icône Location Immobilière placée sur votre bureau : le programme démarre. Sur la page d’accueil, vous devez saisir votre nom de licencié et votre code de débridage en respectant la casse (majuscules et minuscules) ainsi que les espaces blancs. Après avoir saisi vos codes personnels, cliquez sur Activer. Un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. Vous pouvez également Activer votre logiciel depuis le menu ? du logiciel. 3© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société comment fonctionnent Les différentes zones de L’écran ? L’interface de travail se compose de 3 éléments principaux : 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les diffé- rentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La Fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 4 Le volet d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert et vous renvoie aux pages complémentaires du Manuel utilisateur 5 La fenêtre Assistant - Tableau de bord vous permet d’organiser et de planifier votre gestion locative ainsi que vos tâches personnelles Deux outils destinés à faciliter votre gestion locative sont également accesibles en cliquant sur 1 2 3 4 5 1 4© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société enchaînement des cLics à L’écran Chaque fois que vous désirez lancer une action : Cliquez sur la liste d’options et choisissez l’option à lancer. Sélectionnez dans la liste de sélection le niveau (propriétaire, immeuble, locataire …) sur lequel vous allez travailler. Contrôlez que les informations de la fenêtre de visualisation correspondent à celles sur lesquelles vous souhaitez travailler. Si elles n’apparaissent pas, vérifiez votre sélection initiale ou modifiez la période affichée grâce à l’outil de recherche saisir Les premières fiches Location Immobilière est un logiciel multipropriétaires. En fonction de votre version, vous avez droit à 10, 50, ou 250 locations. Avant de commencer à gérer les loyers vous devez créer les fiches propriétaires, les patrimoines (immeubles, lots isolés), et renseigner les fiches locataires. Pour chaque propriétaire, vous devrez aussi créer au moins une banque et un fournisseur. Par la suite, il sera peut-être nécessaire de vérifier votre Plan comptable et de modifier certaines tables Annexes, c’est à dire les tables contenant tous les codes (modes de règlements, TVA, indices de révision des loyers …). Dans la liste d’options, cliquez sur “Base”, puis sur “Propriétaire”. Dans la barre de boutons, cliquer sur “Créer”. Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Saisissez les informations et terminez votre saisie par le bouton “Valider”. La fenêtre se referme et une nouvelle ligne apparaît dans la Fenêtre de visualisation. Vous pourrez par la suite modifier la Fiche du propriétaire en cliquant sur cette ligne puis sur le bouton “Ouvrir” dans la barre de boutons (ou plus simplement en double cliquant sur son nom). 1 2 3 Comment créer ou modifier un propriétaire ? Si vous possédez plusieurs lots à la même adresse, il suffit de créer un immeuble en indiquant le nombre de lots loués et le nom générique pour chaque lot. Par exemple si vous possédez trois appartements dans un immeuble situé Avenue Jean Jaurès, vous pouvez le nommer “Imble Jean Jaurès” et le nom générique des lots “Jaurès”. Par la suite vous pourrez encore singulariser le nom des lots en précisant l’étage, le numéro, etc. Quand dois-je créer un immeuble ? Si vous possédez un lot à une adresse singulière, vous pouvez le créer directement sans passer par l’option “Immeuble”. Cliquer sur “Base” puis “Lot” et enfin, sur le bouton “Créer”. N’oubliez pas, dans la liste de sélection, de vous positionner sur le propriétaire adéquat (ou sur le niveau “lots isolés”, qui s’affiche si ce type de bien existe déjà dans le patrimoine). Continuez votre saisie comme pour les immeubles. Quand dois-je créer un lot isolé ? 5© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Comment créer un locataire ? Que me reste-t-il à faire sur les tables de base ? Une fois votre patrimoine saisi, il convient de créer les locataires. Cliquez sur “Base” puis “Locataire”. Dans la liste de sélection, cliquer sur le lot auquel vous souhaitez affecter ce locataire. Cliquer sur le bouton “Créer” et saisir les informations relatives au locataire et au bail. Chaque propriétaire doit disposer d’au moins une banque et d’un fournisseur. Vérifiez également le Plan comptable et les tables Annexes (mise à jour des indices de référence des loyers par exemple…) Les appeLs de Loyers Vous avez créé les éléments de base, vous pouvez à présent débuter votre gestion locative. Dans la liste d’options, cliquez sur “Loyers” puis sur “Appel”. Dans la liste de sélection, cliquez sur le niveau proprié- taire. Enfin, dans la barre de boutons, cliquer sur “Nouvel appel”. Une fenêtre s’ouvre, la période du loyer à calculer doit être sélectionnée. Complétez cet écran en indiquant la période et la date d’édition des loyers puis cliquez sur “Valider” pour lancer le calcul. Un message vous indique la fin du calcul (qui par défaut intègre les impayés, les révisions, etc.) 6© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le dernier loyer calculé s’affiche automatiquement dans la fenêtre de visualisation. Vous pouvez bien évidemment faire varier la période affichée : en cliquant directement sur l’icône de recherche (saisir alors la période souhaitée) en sélectionnant une période pré-définie (mensuelle ou par Exercice annuel) dans la liste associée à l’icône de recherche Remarques • si vous lancez le calcul de loyer en étant positionné sur le niveau immeuble, ou sur un lot en particulier, seuls les locataires de cet immeuble ou de ce lot seront concernés par ce calcul. • n’oubliez pas que le calcul s’opère à partir des éléments du bail du locataire (périodicité, montant du loyer brut, montant des charges locatives, APL, TVA, révision, etc.) Appels et quittances Vous pouvez visualiser le détail d’un appel de loyer et - le cas échéant - en modifier le contenu : doublecliquez sur l’écriture (ou encore la sélectionner et cliquer sur le bouton “Voir l’appel”). La modification d’un appel particulier permet de saisir des montants complémentaires ou d’ y ajouter des informations afin de les faire figurer sur l’avis d’échéance. La saisie des encaissements peut s’effectuer de deux manières différentes. Sur l’option “Appel”, sélectionnez un appel et cliquez sur le bouton “Encaissement”. Si vous ne savez pas exactement à quel loyer correspond le règlement que vous avez reçu, vous pouvez effectuer la saisie par l’intermédiaire de l’option “Encaissement”. L’option “Quittance”, propose par défaut les locataires ayant acquittés leur loyer. En cochant la case “Quittances non lettrées (non réglées)”, vous pouvez néanmoins imprimer les quittances des locataires en défaut de paiement (ou leur adresser un simple reçu). ë 7© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 Le propriétaire peut faire parvenir à ses locataires sur une page unique l’Avis d’échéance en cours et la quittance de la période précédente.© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de quittance éditée en utilisant de manière combinée Location immobilière et Microsoft Word. 9© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Double-cliquez sur les lignes correspondant aux chèques à déposer en banque : le cumul s’affiche au fur et à mesure. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton “Toutes les lignes” pour sélectionner toutes les lignes affichées dans la fenêtre de visualisation. Terminez la préparation du bordereau en cliquant sur le bouton “Valider” et imprimez le bordereau. La gestion de La trésorerie Location Immobilière vous propose d’établir un bordereau de remise en banque. Dans la liste d’options, cliquez sur “Trésorerie” puis sur “Remise”. Dans la liste de sélection, choisissez la banque dans laquelle vous voulez remettre les chèques. Enfin cliquez sur le bouton “Préparer” et renseignez les informations requises (les dates de sélection des chèques correspondent aux dates que vous avez indiquées lors de la procédure d’encaissement de loyers). Le rapprochement bancaire se déroule sur le même principe que la remise en banque. Après avoir cliqué sur “Trésorerie” puis sur “Historique”, sélectionnez le compte sur lequel vous souhaitez travailler. Vous pouvez “filtrer” les écritures qui apparaissent en cliquant sur le bouton de recherche. Cliquer sur le bouton “Rapprocher”. Vous pouvez indiquer le code à prendre pour identifier ce rapprochement (comme par exemple un numéro de relevé ou un code propre à votre banque). Par défaut, ce sera la date du jour qui servira d’identifiant. Comment faire un rapprochement bancaire avec Location Immobilière ? commencer à gérer Les charges Si c’est la première fois que vous travaillez avec ce fournisseur, il vous faut au préalable créer sa fiche dans le module “Base”, option “Fournisseur”. A présent, cliquez sur “Charges” puis sur “Facture”. Sélectionnez le fournisseur et cliquez sur “Nouvelle Facture”. Dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez les informations relatives au document (N° Facture, …), la date et le libellé de cette facture. Vous disposez d’une zone Notes dans laquelle vous pouvez saisir des annotations particulières. Cliquez maintenant sur le bouton “Ajouter ligne”. Dans la fenêtre qui s’ouvre, renseignez la nature de la charge (vous pouvez créer de nouveaux types de charges dans la table Annexe des charges). Complétez le libellé de cette charge, indiquez son montant. Sélectionnez à présent les lignes correspondant à votre relevé bancaire en double-cliquant sur la ligne (si vous double-cliquez à nouveau sur une ligne déjà sélectionnée, elle sera désélectionnée). Terminez votre saisie en cliquant sur le bouton “Valider”. Prenons à titre d’exemple une charge locative que vous payez pour le compte d’un locataire. Dans cet exemple, l’enregistrement se fait TTC car aucun des locataires n’est soumis à la TVA. Si cette charge doit être répartie ulté- rieurement par volume (eau par exemple), vous pouvez indiquer ici le volume correspondant. Indiquez sur quel immeuble et / ou lot cette charge doit doit être imputée. Terminez votre saisie en cliquant sur le bouton “ Valider”. 10© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Faut-il saisir tout de suite le règlement de cette facture ? La saisie des règlements se déroule sur le même principe que la saisie des encaissements. Vous pouvez soit saisir le règlement à partir de la liste des charges par fournisseurs (Bouton “Régler” de l’option Facture), soit vous rendre dans l’option “Règlement”. Cette dernière option permet la saisie d’un règlement sans affecter immédiatement la charge correspondante (cas des règlements partiels). Remarque Il existe souvent un décalage entre le moment où vous recevez la facture (ou honoraires) à payer et le moment où vous payez réellement cette charge. Il est cependant préférable d’enregistrer tout de suite la charge. Vous pourrez en permanence faire le point sur les factures non réglées. ë Peut-on faire des répartitions de charges par compteurs ? Seules les charges que vous avez réellement payées seront prises en compte lors de la régularisation des charges. Mais vous pouvez quand-même réaliser la répartition avant de régler votre fournisseur. un peu de comptaBiLité ! … Le module de comptabilité permet de saisir les écritures qui ne sont pas gérées par les autres modules. Par exemple vous souhaitez régulariser un compte suite à un problème d’arrondi de centimes, vous souhaitez saisir des opérations d’amortissements … Saisir une nouvelle écriture Cliquez sur le module “Comptabilité”, puis sur l’option “Comptabilité”. Sélectionnez le propriétaire concerné, puis cliquez sur le bouton “Nouvelle écriture”. Terminez votre saisie en cliquant sur le bouton “Valider”. Existe-t-il des états comptables ? Vous pouvez imprimer toutes les écritures comptables à travers les Journaux ou les Grands Livres. La balance vous donne le solde des comptes. 11© GUIDEV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société et pour continuer ? Ces quelques manipulations simples vous ont fait découvrir Location Immobilière. Pour aller plus loin, vous disqposez du Manuel utilisateur sous forme de fichier PDF. Les mises à jour fiscaLes Chaque début d’année, une mise à jour du Module Fiscalité vous est proposée, en vue de la Déclaration des revenus fonciers. Nous vous conseillons de visiter régulièrement notre site www.ebp.com pour vous tenir informé des nouveautés et des améliorations. 12 © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société IntroductIon ? A qui s’Adresse ce MAnueL ? ? queLs sont Les AVAntAGes de LA session GérAnce ? ? coMMent utiLiser ce MAnueL ? chapItre I - Interface A / orGAnisAtion de Votre espAce de trAVAiL B / choix de LA session c / Liste GénérALe des ModuLes d / Listes détAiLLées des ModuLes 1 ? Liste détaillée du module gérance 2 ? Liste détaillée du module base 3 ? Liste détaillée du module loyers 4 ? Liste détaillée du module charges 5 ? Liste détaillée du module trésorerie 6 ? Liste détaillée du module comptabilité 7 ? Liste détaillée du module fiscalité 8 ? Liste détaillée du module analyse 9 ? Liste détaillée du module outils 10 ? Liste détaillée du module documents chapItre II - Gérance A / Fiches A reMpLir AVAnt de coMMencer 1 ? Créer la fiche du Mandataire 2 ? Créer une fiche Propriétaire (mandant) 3 ? Modification des taux d’honoraires 4 ? créer un patrimoine 5 ? Créer la fiche d’un locataire 6 ? créer les comptes bancaires du mandataire B / créAtion d’honorAires 1 ? Créer des honoraires manuels ou automatiques 2 ? Encaisser des honoraires : 2 méthodes 3 ? Consulter le détail des honoraires 4 ? Impression des listes d’honoraires et des factures c / edition d’un rApport de Gestion 1 ? Création, impression et suppression d’un rapport de gestion 2 ? Virements : 2 méthodes 3 ? Historique de gestion d / trésorerie 1 ? Prélèvement d’honoraires 2 ? Historique de Trésorerie SoMMaIre 2© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Avant d’entamer la lecture de ce Guide, il est vivement conseillé de consulter le Manuel d’utilisateur complet, également fourni sur le CD-ROM. coMMent utiLiser ce MAnueL ? Ces pages concernent les utilisateurs qui souhaitent travailler en mode (ou «session») Gérance. Il peut donc s’agir : • d’un particulier chargé de gérer un patrimoine familial • d’un mandataire • d’une agence immobilière spécialisée dans la gestion locative • de sociétés proposant des services aux propriétaires. Quelque soit leur rôle, ils sont soumis à reddition de compte et doivent donc opter pour la session Gérance. A qui s’Adresse ce MAnueL ? queLs sont Les AVAntAGes de LA session GérAnce ? Tout en gardant les fonctionnalités de la session classique (consulter le Manuel utilisateur qui s’y rapporte), la session gérance offre des possibilités étendues telles que la publication : • de factures d’honoraires • de rapports de gestion complets • du suivi de trésorerie du compte de Gestion • des comptes du propriétaire mandant La session Gérance n’est pas exclusive : il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ? Situez rapidement dans le logiciel les actions expliquées dans chaque chapitre : 3 Retrouvez rapidement le liens du Sommaire dans le volet Signets (ou bookmarks) d’Acrobat reader.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société chapItre I - Interface A / orGAnisAtion de Votre espAce de trAVAiL 4 L’interface de travail se compose de 3 éléments principaux : 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 4 Le volet d’aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert et vous renvoie aux pages complémentaires du Manuel utilisateur 5 La fenêtre assistant - tableau de bord vous permet d’organiser et de planifier votre gestion locative ainsi que vos tâches personnelles Deux outils destinés à faciliter votre gestion locative sont également accessibles en cliquant sur 1 2 3 4 1 5© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société changement de session Votre logiciel s’adapte à vos besoins : • si vous êtes gestionnaire en biens propres utilisez la “Session classique” • si vous êtes gérant utilisez la “Session Gérance” • il demeure possible pour l’utilisateur qui cumule la fonction de gérant et le statut de propriétaire de basculer d’une session à une autre. Les données saisies et les manipulations effectuées sont rigoureusement indépendantes. ë Si vous travaillez sur une session Gérance, le premier module affiché est le module Gérance. si vous travaillez sur une session classique, le module Gérance n’apparaît pas. Dans la partie inférieure gauche est affiché l’intitulé de la session en cours Différenciez graphiquement vos sessions en utilisant le Module outils / Apparence. ? Manipulation des sauvegardes : • la sauvegarde des données ne concerne que la session ouverte. Par conséquent pour enregistrer les données des deux sessions, procéder successivement à leur sauvegarde • si l’option “Sauvegarder à la fermeture” est activée, la sauvegarde automatique est effective lorsque vous quittez l’application mais ne concerne que la Session quittée en dernier B / choix de LA session ? Pour éviter les confusions entre les sessions : ? Le choix initial s’opère dans le menu Fichier / Changer de Session : 5© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société c / Liste GénérALe des ModuLes MODuLE GéRAnCE (7 OPTIOnS) Le module GERAnCE est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Il ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 6 MODuLE BASE (11 OPTIOnS) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. MODuLE LOyERS (12 OPTIOnS ) Le module LOyERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation les charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. MODuLE CHARGES (7 OPTIOnS) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. MODuLE TRéSORERIE (5 OPTIOnS) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. MODuLE COMPTABILITé (6 OPTIOnS) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. MODuLE AnALySE (5 OPTIOnS) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. MODuLE OuTILS (2 OPTIOnS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). MODuLE DOCuMEnTS (2 OPTIOnS) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. MODuLE FISCALITé (1 OPTIOn + MISES A JOuR AnnuELLES) Les déclarations sont imprimables dans le module FiscALite directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société d / Listes détAiLLées des ModuLes MODuLE GéRAnCE (7 OPTIOnS) Le module Gérance est destiné aux Gérants, particuliers ou professionnels, chargés de la gestion locative du parc immobilier d’un propriétaire foncier. Les relations gérant / propriétaire s’organisent à partir de ce module, qui ne s’affiche que lorsque vous ouvrez une «Session Gérance». m 1 ? Liste détaillée du module gérance Création du mandataire (désignation, coordonnées, taux de tva et forme abrégée des honoraires). Cette option est identique à celle située dans le module Base. Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque) Calcul des honoraires et encaissement des honoraires (du compte du propriétaire vers le compte de gestion) avec lettrage automatique. Edition du rapport de gestion et virement (du compte de gestion vers le compte du propriétaire) Virement des loyers vers le compte du propriétaire et encaissement des honoraires vers le compte de gestion (sans lettrage automatique). L’encaissement peut également s’effectuer depuis le module Gérance / Honoraires. Historique des mouvements de trésorerie et lettrage des écritures. Création, modification et suppression des honoraires (si ceux définis par défaut ne correspondent pas au contrat liant le mandataire aux propriétaires). 7© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ? Liste détaillée du module base 8 MODuLE BASE (11 OPTIOnS) Le module de BASE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 ? Liste détaillée du module loyers MODuLE LOyERS (12 OPTIOnS) Le module LOyERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des APL et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, propriétaires ou immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles).© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 10 ? Liste détaillée du module charges MODuLE CHARGES (7 OPTIOnS) Le module CHARGES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 11 ? Liste détaillée du module trésorerie MODuLE TRéSORERIE (5 OPTIOnS) Dans le module TRESORERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] création des comptes bancaires du propriétaire. Prélèvements d’honoraires (depuis le compte de Gestion vers le compte du mandataire). ? Liste détaillée du module comptabilité MODuLE COMPTABILITé (6 OPTIOnS) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la COMPTABILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 12 ? Liste détaillée du module fiscalité MODuLE FISCALITé (1 OPTIOn + MISES A JOuR AnnuELLES) Les déclarations sont imprimables dans le module FiscALite directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) ? Liste détaillée du module analyse MODuLE AnALySE (5 OPTIOnS) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. Rapports de gestion locative (général ou détaillé). ? Liste du module outils MODuLE OuTILS (2 OPTIOnS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 ? Liste détaillée du module documents MODuLE DOCuMEnTS (2 OPTIOnS) Ce module vous donne accès aux modèles de courriers Microsoft Word qui peuvent être employés dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société chapItre II - Gérance A / Fiches à reMpLir AVAnt de coMMencer 1 ? Créer la fiche du Mandataire ? Onglet Mandataire saisir les coordonnées du mandataire. note : un seul mandataire peut être créé. Les données relatives au mandataire doivent être saisies en premier. Pour créer la fiche du mandataire, se rendre dans le Module Gérance / Mandataire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. une nouvelle fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. Votre logiciel contient par défaut des données de démonstration afin d’en faciliter la prise en main. Avant de saisir vos informations personnelles, veillez à supprimer ces données initiales : • déroulez le menu Outils • sélectionnez RAZ de toutes les tables 14© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Onglet Société Si le gérant est une société, renseigner correctement les champs. ? Onglet Facturation • Déterminer la TVA à appliquer aux honoraires du mandataire • Indiquer le numéro de compte comptable concerné par la tVA collectée sur les honoraires (la valeur par défaut peut être changée si vous disposez d’un numéro comptable propre mais ne doit en aucun cas être modifié en cours d’exercice) • Saisir la forme (préfixe) et le numéro (qui s’incrémente d’1 en 1) pour singulariser vos factures une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Il est possible de supprimer la fiche d’un mandataire : cette suppression ne doit pas être entreprise en cours d’exercice. ? Manipulation des données saisies 15© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ? Créer une fiche propriétaire (mandant) ? Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) Pour créer une fiche de propriétaire, se rendre dans le Module Gérance / Propriétaire et cliquer sur le bouton Créer situé au sommet de la fenêtre de visualisation. une nouvelle fenêtre disposant de quatre onglets s’ouvre. 16 ? Onglet Société si le propriétaire a le statut de société, sci ou indivision compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 17 ? Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de facture. ? Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / comptabilité.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Onglet mandat : Compléter les champs et - pour les propriétaires mandants - conserver cochée la case Mandat : l’adresse du mandataire apparaîtra en lieu et place de celle du propriétaire dans les correspondances adressées aux locataires. Les types d’honoraires à appliquer sont prédéfinis mais peuvent être personnalisés (voir 3 ? Modification des taux d’honoraires) Le transfert des dépôts de garantie sur les comptes du propriétaire peut être systé- matique en cochant la case [Reverser les dépôts de garantie au propriétaire]. • Onglet Banque de virement : Indiquer les coordonnées bancaires du propriétaire. L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. 18© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer la liste des propriétaires Le bouton Imprimer de la barre d’outils (fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possible - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). Légende colonne « T » 0 : propriétaire en nom propre 1 : SCI familliale 2 : SCI 3 : indivision une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ? Manipulation des données saisies 19© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Dans le menu déroulant, choisir le modèle adapté et saisir librement le taux qui convient. Enfin, cliquer sur Valider. un nouvel honoraire apparaît dans la liste. Les taux d’honoraires, employés pour établir les factures d’honoraires (proportionnels et / ou forfaitaires), se déterminent contractuellement entre le propriétaire et son mandataire. Si les valeurs présentes par défaut dans le logiciel ne conviennent pas, il est possible de : • créer de nouveaux taux • supprimer les taux présents par défaut • modifier les taux existants Pour créer un nouveau taux d’honoraires, se rendre dans le Module Gérance / Taux Honoraire et cliquer sur le bouton Créer. une fenêtre s’ouvre : 3 ? Modification des taux d’honoraires Pour supprimer de la liste un taux d’honoraire, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir (ou effectuer un double-clic). Le détail des honoraires s’affiche : cliquer sur supprimer pour effacer le taux d’honoraire. 20 Double-cliquer sur un taux particulier pour lui attribuer un pourcentage spécifique. Pour supprimer le taux d’honoraires concerné, cliquer sur le bouton supprimer. Il disparaît définitivement de la liste. Pour observer en détail la source des honoraires, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Ouvrir.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 ? Créer un patrimoine La saisie des informations relatives au mandataire et au(x) propriétaires(s) réalisée, il s’agit ensuite de créer un patrimoine (lots isolés et / ou immeubles). Sont rappelées ici les manipulations de base. pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire. Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ? Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Dé- claration de revenus fonciers avec votre logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ Fonds de roulement concerne la copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. 21 ? Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot: nom et adresse. note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble, le nombre de lots, etc. La saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée a posteriori. note : l’onglet Informations complémentaires est destiné à la gestion des grilles de répartition. Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. Type de lot (présent en majorité dans l’immeuble) Type de fiscalité (présent en majorité dans l’immeuble) Taux de réduction appliqué en majorité dans l’immeuble. Cette zone est importante pour générer la Déclaration de revenus fonciers. note : le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être affinée en complétant la fiche de chaque lot : • ouvrir le Module Base / Option Lot • sélectionner le propriétaire et l’immeuble • choisir le lot dans la fenêtre de visualisation • cliquer sur le bouton Ouvrir • cliquer sur le bouton Modifier • saisir les modifications et cliquer sur le bouton Valider 22© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Les numéros de lot et d’immeuble (générés automatiquement par le logiciel) ne doivent pas être modifiés à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot Manipulation des données saisies : 23 5 ? Créer la fiche d’un locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ? Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). note : le contenu du champ Titre de correspondance est celui employé dans les correspondances adressées aux locataires.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Onglet Bail détaille la nature, la durée... du Bail 7 8 2 3 4 5 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Calcul automatique du prorata temporis. 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est- à-dire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de la crL récupérable auprès du locataire. 8 Montant de l’APL perçue directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 24© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire à certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ? Onglet Révision : contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent être remplis convenablement. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. A la création du locataire, elle doit être renseignée. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 25 4 2 5 6 7 3 1© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 ? Créer les comptes bancaires du mandataire Le mandataire doit avoir à sa disposition au moins deux comptes : • le premier, doit être le compte de gestion (indispensable pour effectuer les opérations relatives à la gestion locative) • le second est destiné à recevoir les honoraires du mandataire (compte de l’agence, compte commercial, etc.) Pour créer les comptes du mandataire, se rendre dans le module Base / Banque et cliquer sur le bouton créer. Renseigner les informations relatives à la Banque (nom, coordonnées...) et cocher la case appropriée s’il s’agit d’un compte de gestion. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer votre bancaire. Les options avancées sont «contextuelles» : elles sont opérantes propriétaire par propriétaire. Il convient donc d’effectuer deux sélections avant de définir par défaut ou de masquer une banque : • sélectionnez en premier le propriétaire dans la liste des Propriétaires • sélectionnez ensuite la banque sur laquelle agir • enfin, cliquez sur le bouton Définir par défaut (la colonne par défaut se remplit) ou cliquer sur le bouton Masquer / Démasquer (la colonne Activée change d’aspect) 26 Le bouton Options avancées situé au sommet de la fenêtre de visualisation permet : • de définir une banque par défaut afin qu’elle apparaîsse, pour le propriétaire choisi, en premier dans les listes déroulantes • de masquer une banque via le bouton Masquer / Démasquer de façon à ce qu’elle n’apparaisse plus, pour le propriétaire choisi, dans les listes déroulantes © MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / créAtion d’honorAires 1 ? Créer des honoraires manuels ou automatiques La création d’honoraires s’effectue depuis le module Gérance / Honoraires et en deux étapes : • dans la liste de sélection, cliquer sur le propriétaire concerné ; si la mention Liste complète est sélectionnée, les honoraires seront générés pour l’ensemble des propriétaires • cliquer sur le bouton Créer Honoraires ; selon la sélection initiale, une fenêtre différente s’affiche honoraires manuels et honoraires automatiques Le mandataire a la possibilité de facturer deux types d’honoraires : • les «honoraires manuels» sont ponctuels, sans lien direct avec les encaissements des loyers (par exemple lorsqu’une prestation de services supplé- mentaire est assurée par le mandataire, tels que les honoraires de location) • les «honoraires automatiques» sont générés de manière périodique, automatique et proportionnelle, conformément au taux indiqué dans la fiche signalétique du propriétaire (Onglet Gérance) ë Les fenêtres de calcul des honoraires permettent : • de choisir la période à facturer (la périodisation se détermine dans la fiche signalétique de chaque propriétaire à l’onglet Gérance). Par exemple, dans le cas où la facturation des honoraires s’effectue par trimestre, choisir le mois de mars revient à calculer les honoraires de janvier, février et mars. • et lorsque le choix initial se porte sur un propriétaire unique, de déterminer le type de prélèvement d’honoraires (section Mode de facturation : Automatique ou Manuelle). Pour des «honoraires manuels», de nouveaux champs sont à renseigner, comme indiqué ci-après. Lorsque la liste de sélection pointe sur un propriétaire en particulier, les honoraires créés le concernent exclusivement. Choix d’un propriétaire Lorsque la liste de sélection pointe sur la mention Liste complète, les honoraires créés concernent l’ensemble des propriétaires. Choix de la liste complète 27© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La fenêtre de saisie permet d’indiquer le détail des honoraires (dé- signation, montant, tva et lot ciblé). Les «honoraires manuels» sont signalés par un cadenas. Cliquer sur le bouton Valider pour créer les honoraires. une nouvelle ligne apparaît dans la liste, affichant le montant des honoraires. 28 Cliquer sur le bouton Ajouter ligne pour accéder à la fenêtre de saisie des «honoraires manuels». Plusieurs actions peuvent être menées depuis cette liste, grâce aux boutons :© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ? Encaisser des honoraires : 2 méthodes L’encaissement des honoraires peut être effectué selon deux méthodes : • pour encaisser le montant d’une facture préalablement établie, il convient d’utiliser le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Honoraires • employer le bouton Encaisser qui se situe dans le module Gérance / Virer - Encaisser si vous souhaitez indiquer librement le montant des honoraires Créditer le compte de gestion avec les honoraires sélectionnés dans la liste. Créditer le compte de gestion avec des honoraires dont le montant est saisi librement. une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne d’encaissement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne d’encaissement d’honoraires (à condition que celleci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 29© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 ? Consulter le détail des honoraires 30 Sélectionner dans la liste la ligne d’honoraires à consulter. Cliquer sur le bouton Voir honoraires. Le détail des honoraires s’affiche dans une nouvelle fenêtre. Pour connaître la provenance des lignes de revenus affichées ou pour procéder à des modifications, cliquer sur le bouton Modifier. note : la modification d’honoraires n’est pas possible lorsque l’écriture apparaît dans un rapport de gestion. Il convient de supprimer ce dernier avant de modifier les honoraires concernés. Trois fonctions sont activées. Elles permettent d’ajouter ou de supprimer des honoraires et - en cliquant sur le bouton Voir détail ligne - de visualiser en détail la provenance des honoraires et de modifier si né- cessaire les données.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des honoraires peut être globale ou sélective selon le choix opéré via le bouton Imprimer : dé- rouler le menu associé au bouton imprimer pour appliquer un filtre ou cliquer directement sur Imprimer pour générer la liste de tous les honoraires. 4 ? Impression des listes d’honoraires et des factures 31 Impression de la liste complète des honoraires.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Impression des factures 32© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société c / edition d’un rApport de Gestion Le rapport de Gestion permet au mandataire de rendre compte de sa gestion aux propriétaires mandants. Il s’agit de mettre en évidence : • les montants encaissés et les montants décaissés pour le compte du propriétaire • le montant des honoraires du mandataire • les accomptes éventuellement versés au propriétaire • le montant à virer au propriétaire note : la périodicité des rapports de gestion se détermine dans la fiche signalétique du propriétaire (elle peut être mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle). Les mouvements de trésorerie en session gérance (du point de vue du mandataire) Actions menées par le mandataire : • encaisser * • virer • règler * • prélever * se reporter au Manuel d’utilisateur général 33 v i r e m e n t compte de Gestion p r é l è v e m e n t r è g l e m e n t c h a r g e s e n c a i s s e m e n t e n c a i s s e m e n t compte de l’agence© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 ? Création, impression et suppression d’un rapport de gestion préalables à la création d’un rapport de gestion Avant de créer un rapport de gestion, il faut impérativement avoir : • saisi l’ensemble des encaissements • saisi l’ensemble des règlements de charges • établi les factures d’honoraires ë note : en sélectionnant par exemple décembre dans la liste, le rapport de gestion concernera : • les mois d’octobre, novembre et décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité trimestrielle • le seul mois de décembre pour le propriétaire dont la fiche spécifie une périodicité mensuelle. Pour créer un rapport de gestion, sélectionnez la date de votre choix dans les listes déroulantes. 34 Pour supprimer un rapport de gestion, sélectionner le rapport dans la liste et cliquer sur supprimer. Il convient de procéder de manière antechronologique (du plus récent au plus ancien) : toute discontinuité chronologique dans les rapports est ainsi impossible. Les rapports de gestion sont systématiquement accompagnés d’un cadenas : les écritures qui y figurent ne peuvent plus être modifiées.© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer un rapport de gestion, cliquer sur le bouton Imprimer (impression de la liste affichée des rapports) ou sur la liste déroulante associée pour une édition sélective. 35© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le virement est un mouvement bancaire qui consiste à transférer un montant (loyers, charges, accomptes délivrés par le mandataire) depuis le compte de gestion jusqu’au compte du propriétaire. 2 ? Virement : 2 méthodes Le virement peut être effectué selon deux méthodes : • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Rapport de gestion permet de créditer automatiquement le compte du propriétaire avec le solde indiqué sur le rapport • utiliser le bouton Virer situé dans le module Gérance / Virer - Encaisser permet de transférer une somme dont le montant est saisi librement créditer le compte du proprié- taire avec le solde indiqué dans le rapport de gestion. 36 créditer le compte du propriétaire avec un montant à saisir librement. report du solde d’un rapport de gestion Lorsqu’un rapport de gestion n’est pas soldé en fin de période, le solde est reporté sur le rapport de gestion suivant. ë© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de virement à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Au préalable s’assurer que l’écriture ne figure pas dans un rapport de gestion (auquel cas supprimer ledit rapport et procéder ensuite à la modification). Manipulation des données saisies : Il est possible de supprimer une ligne de virement (à condition que celle-ci ne soit pas présente dans un rapport de gestion). 37 3 ? Historique de Gestion L’historique du compte Propriétaire est le reflet exact des rapports de gestion. Il met en évidence : • les encaissements et décaissements faits pour le compte du propriétaire • les honoraires facturés • les mouvements de trésorerie • le solde (négatif : montant dû par le propriétaire / positif : dû par le mandataire au propriétaire) La consultation et l’impression de l’historique vous renseignent sur l’ensemble des écritures générées dans votre logiciel. En outre, la fonction de lettrage vous permet de rapprocher des écritures par un couple de lettres (AA, AB, AC...). Historique du compte propriétaire© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 38 courrier de situation de compte© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour créditer le compte du mandataire depuis le compte de gestion, cliquer sur le bouton Prélever. Le prélèvement peut s’effectuer : • en cliquant sur Prélever (dans ce cas saisir librement le montant) • en sélectionnant une des deux propositions de la liste associée au bouton Prélever (le calcul du montant est alors automatique) 1 ? Prélèvement d’honoraires Le prélèvement consiste à opérer le transfert d’honoraires depuis le compte de gestion jusqu’au compte du mandataire d / trésorerie une fois les informations saisies dans les différents champs, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : sélectionner la ligne de prélèvement d’honoraires à modifier, cliquer sur le bouton Ouvrir et à l’ouverture de la fenêtre de détails, cliquer sur le bouton Modifier pour accéder aux champs de saisie. Manipulation des données saisies : Cliquer sur Supprimer pour effacer une ligne de prélèvement d’honoraires. 39© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’impression des prélèvements est conditionnelle : en cliquant sur le bouton Imprimer, vous éditerez ce qui est affiché à l’écran. Il convient donc de manipuler l’outil loupe pour filtrer les informations par période. 40© MGV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Rapprocher vous permet d’associer des écritures du logiciel à vos archives papier. Cliquer sur le bouton, saisir la référence de l’archive et double-cliquer sur les lignes à rapprocher de manière sucessive. Valider pour mémoriser. 2 ? Historique de Trésorerie L’historique du Compte Banque met en évidence l’ensemble des transactions survenues sur les comptes bancaires du mandataire. Son affichage peut être organisé du point de vue bancaire ou du point de vue des propriétaires grâce aux onglets secondaires présents à la base de la liste de sélection. La puce rouge indique la pointe maximale du compte (cette ligne est colorée en bleu, le rouge étant réservé aux montants négatifs). 41 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ? Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ? ChapItrE I - InstaLLatIon Et prIsE En MaIn ? ChapItrE II - GEstIon LoCatIVE ? ChapItrE III - GEstIon dEs CharGEs ? ChapItrE IV - CoMptabILIté, trésorErIE, tVa Et d.r.F. ? ChapItrE V - ManIpuLatIon dEs donnéEs ? annExE - LIstE dEs doCuMEnts édItabLEs CoMMEnt utILIsEr CE ManuEL ? FéLICItatIons ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ? Emploi des signets (ou ‘bookmarks’) dans le logiciel acrobat reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre i - inStallation et priSe en main 4 a / pré-rEquIs 5 ? Matériel et applications recommandés b / InstaLLatIon 6 ? Installer / désinstaller le logiciel C / IntErFaCE 9 ? présentation de l’interface Chapitre ii - GeStion loCatiVe 23 a / rEnsEIGnEMEnt dEs ForMuLaIrEs dE basEs 26 ? saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... b / GEstIon dEs LoyErs 51 ? Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paraMètrEs aVanCés 76 ? Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre iii - GeStion deS CharGeS 90 a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 ? saisir une charge et règler le fournisseur b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE 93 ? Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur 100 ? Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 ? suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre iV - Comptabilité, tréSorerie tVa et d.r.F. 107 a / GEstIon dE La CoMptabILIté 108 ? saisie des écritures comptables et clôture des exercices b / GEstIon dE La trésorErIE 111 ? suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / déCLaratIon dE tVa 113 ? déclaration des montants de tVa réglés d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117 ? Imprimer la d.r.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - manipulation deS donnéeS 118 a / sauVEGardE dEs donnéEs 119 ? sauvegarder ses données sur différents supports b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE 120 ? restaurer une sauvegarde C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon 120 ? remettre à zéro les données du logiciel d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE 121 ? optimiser le fonctionnement du logiciel E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121 ? Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité annexe - liSte deS doCumentS éditableS 122© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre i - inStallation et priSe en main 4 a / pré-rEquIs 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 b / InstaLLatIon 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / IntErFaCE 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ? redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ? Fonction de tri croissant / décroissant 10 ? personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ? afficher le volet d’aide 12 ? L’assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ? Liste générale des modules 16 ? Liste détaillée du module base 17 ? Liste détaillée du module loyers 18 ? Liste détaillée du module charges 19 ? Liste détaillée du module trésorerie 20 ? Liste détaillée du module comptabilité 20 ? Liste détaillée du module fiscalité 21 ? Liste détaillée du module tva 21 ? Liste détaillée du module analyse 21 ? Liste détaillée du module outils 22 ? Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre i - inStallation et priSe en main Configuration minimale requise : processeur : Intel pentium III système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / xp / VIsta Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo navigateur : Internet Explorer Logiciel : acrobat reader, Microsoft Word résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : processeur : Intel pentium IV ou supérieur système d’exploitation : Microsoft xp / VIsta Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : acrobat reader 7, Microsoft Word et Excel résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels adobe acrobat reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (appels, quittances, etc.). se reporter à l’annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. a / pré-rEquIs Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le Cd-roM dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’assistant d’installation. b / InstaLLatIon 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘j’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur suivant. note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - sélectionner tous les utilisateurs du système et cliquer sur suivant.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur terminer pour clôre l’installation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «activation produit». saisir votre nom de licencié et votre code. Cliquer sur activer. un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. pour désinstaller votre logiciel : ? dans le menu démarrer de Windows, cliquer sur panneau de configuration ? double cliquer sur ajouter ou supprimer des programmes ? sélectionner le programme dans la liste ? Cliquer sur supprimer. ? redémarrer votre ordinateur. 8© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / IntErFaCE 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module base La Liste des sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 rétablir l’affichage original des colonnes. 5 quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’aide du logiciel. deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 affiche le volet d’aide Cliquer sur l’icône pdF pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’aide 12 • afficher le volet d’aide© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’assistant Le logiciel dispose d’un assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal pour accéder à l’assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner ouvrir l’asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : assistant tableau de bord tâche effectuée tâche en cours© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord pour accéder au tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner ouvrir l’asssistant. une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . Letableau de bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du tableau de bord s’effectue de manière identique à celle de l’assistant. 1 accès aux rubriques du tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options ModuLE basE (11 optIons) Le module de basE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. ModuLE LoyErs (12 optIons) Le module LoyErs gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. a tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. ModuLE CharGEs (7 optIons) Le module CharGEs concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. ModuLE trésorErIE (5 optIons) dans le module trEsorErIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. ModuLE CoMptabILIté (6 optIons) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écritures dans la CoMptabILItE. journaux, Grands Livres, balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. ModuLE FIsCaLIté (1 optIon + MIsEs a jour annuELLEs) Les déclarations sont imprimables dans le module FIsCaLItE directement sur le support de l’administration fiscale (déclaration 2044 ou 2072 pour les sCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la dGI. ModuLE anaLysE (5 optIons) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. ModuLE outILs (2 optIons) Le module outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). ModuLE doCuMEnts (2 optIons) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. ModuLE tVa (3 optIons) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de tVa. 16 ? Liste générale des modules© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module base ModuLE basE (11 optIons) Le module de basE vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la déclaration de revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de tVa, etc. répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une sCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module loyers ModuLE LoyErs (12 optIons) Le module LoyErs gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. a tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des apL et de la CaF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. semblable au Module base / Locataire, l’option départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module charges ModuLE CharGEs (7 optIons) Le module CharGEs concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module trésorerie ModuLE trésorErIE (5 optIons) dans le module trEsorErIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ? Liste détaillée du module comptabilité ModuLE CoMptabILIté (6 optIons) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précé- dents par la saisie d’écriture dans la CoMptabILItE. journaux, Grands Livres, balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La balance présente les totaux et le solde des comptes. permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste détaillée du module fiscalité ModuLE FIsCaLIté (1 optIon + MIsEs a jour annuELLEs) Les déclarations sont imprimables dans le module FIsCaLItE directement sur le support de l’administration comptable (déclaration 2044 ou 2072 pour les sCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CrL, loi besson ...). ? Liste détaillée du module tva ModuLE tVa (3 optIons) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de tVa. ? Liste détaillée du module analyse ModuLE anaLysE (5 optIons) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. permet de calculer n’importe quel type de déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) permet une édition détaillée des déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) permet de consulter l’historique de tous les paiments de tVa et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». permet d’afficher les montants de tVa collectée et de tVa déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de tVa à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 rapports de gestion locative (général ou détaillé).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Liste du module outils ModuLE outILs (2 optIons) paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ? Liste détaillée du module documents ModuLE doCuMEnts (2 optIons) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). accès au Manuel utilisateur et emploi de l’aide interne au logiciel. 22 permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre ii - GeStion loCatiVe 23 a / renSeiGnement deS FormulaireS de baSe 26 1 - Propriétaire 26 ? Création d’un propriétaire 26 ? Manipulation des données saisies 28 ? Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ? Création d’un immeuble 29 ? Manipulation des données saisies 30 ? Visualisation des lots d’immeubles 30 ? singularisation des lots d’immeubles 31 ? ajout d’un lot dans un immeuble 32 ? Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ? Création d’un lot isolé 33 ? Manipulation des données saisies 34 ? Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ? Création d’une fiche locataire 35 ? Manipulation des données saisies 36 ? suppression d’une fiche locataire 37 ? Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ? Création d’une fiche fournisseur 39 ? Manipulation des données saisies 39 ? Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ? Création d’une banque du propriétaire 41 ? Manipulation des données saisies 41 ? Imprimer la liste des banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ? Exemple de report à nouveau pour un locataire 43 ? Manipulation de la Liste de sélection du Module base / soldes initiaux 44 ? Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ? Création et mise à jour du plan comptable 45 ? Imprimer le plan comptable 46 9 - Tables annexes 47© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 b / GeStion deS loyerS 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ? règle générale 51 ? Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ? Encaissement 53 ? remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ? Compenser un dépôt de Garantie 54 ? Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ? Calcul de l’appel de loyer 57 ? paramètres de génération des loyers 58 ? Modifier un appel de loyer 59 ? Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ? Encaissement du montant appelé (Module Loyers / appel) 65 ? Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ? Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ? Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ? Imprimer une quittance lettrée 68 ? Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ? Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ? Consultation des écritures 72 ? Lettrage des écritures 73 ? Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètreS aVanCéS 76 1 - Gestion des APL 76 ? Intégration du montant des apL dans les appels de loyer 76 ? Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des apL 77 ? Consultation des encaissements 78 ? Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ? données requises 80 ? Générer un appel de loyer avec révision 81 ? anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ? Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ? Clôre le bail du locataire sortant 83 ? Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ? premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ? premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ? dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ? dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ? numéroter une relance et expédier avec accusé de réception 87 ? Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société a / rEnsEIGnEMEnt dEs ForMuLaIrEs dE basEs Le Module base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - banque 1 - Propriétaire ? Création d’un propriétaire pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ? onglet propriétaire renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ? onglet société si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, sCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la sCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module base / option associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ? onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de quittance et de factures. ? onglet tVa Informations concernant seulement les propriétaires soumis à tVa. dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de tVa à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ? onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ? Imprimer la liste des propriétaires une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ? Manipulation des données saisies 28© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? onglet Informations communes à tous les lots... remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de ré- partition est facultative et peut être effectuée à posteriori pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ? Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ? onglet Informations complé- mentaires onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ? Manipulation des données saisies : ? Visualisation des lots d’immeubles créés pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module base / option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. sélectionner le lot et cliquer sur le bouton ouvrir pour accéder au détail. 30© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module base / option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton ouvrir puis sur le bouton Modifier. ? onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’option Immeuble. 31 ? onglet tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. pour plus d’informations, se reporter au ChapItrE III - GEstIon dEs CharGEs© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module base / option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ? ajout d’un lot dans un immeuble ? onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ? Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Lot puis développer l’arborescence du propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ? Création d’un lot isolé ? onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. notes : • si vous envisagez d’effectuer votre déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique autres, la zone EdF et GdF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ? onglet tantièmes onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ? onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de sélection et cliquer sur Imprimer. une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ? Manipulation des données saisies : 34© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ? onglet Locataires recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). note : le contenu des champs titre de correspondance, nom et prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ? Création d’une fiche locataire ? onglet bail détaille la nature, la durée... du bail 7 2 3 5 4 6 1 1 type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-à- dire à l’heure actuelle. s’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 désignation du loyer actuel. dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’apL perçu directement de la CaF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? onglet révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. dans ce cas, les champs dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ? onglets facultatifs concernant le locataire : • banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : trésor public dont dépend le locataire • références : historique des locations • assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ? Manipulation des données saisies : 36© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ? suppression d’une fiche locataire ? Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de sélection. par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée historique des mouvements 38© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module base, sélectionner l’option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ? Création d’une fiche fournisseur une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ? Manipulation des données saisies : 39© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ? Imprimer la liste des fournisseurs 40© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque dans la fenêtre banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ? Manipulation des données saisies : pour créer une banque se rendre dans le Module base / banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. notes : • La case à cocher «banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ? Création d’une banque de propriétaire 41© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer la liste des banques pour imprimer la liste des banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module base / soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction soldes initiaux. ? Exemple de report à nouveau pour un solde de loyer dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. se rendre dans le Module base / soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • une écriture est créée portant le nom de pièce ran2006 pour report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Manipulation de la Liste hiérarchique du Module base / soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module base / soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par propriétaires / banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CaF/apL. 44 Liste de sélection par propriétaires / Locataires. ? Imprimer la liste des soldes initiaux pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module base / soldes initiaux, sélectionner le proprié- taire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. plan comptable à la création d’un propriétaire quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier plan comptable (ajout des comptes créés depuis) suppression du plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ? Création et mise à jour du plan comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer le plan comptable pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module base / pC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘titres’ • règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘type de mouvement’ • regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘nature des revenus’ • journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘taux de réduction’ • tVa : répertorie tous les taux de tVa disponibles ? présentation générale 47© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Code / Charges ? table Codes / Civilités ? table Codes / règlements pour créer un nouveau type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner non dEduCtIbLE. pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘type de mouvement), cliquer sur règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir un code non employé et le libellé. notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Codes / regroupements ? table Codes / revenus ? table Codes / journaux ? table Codes / Compteurs pour créer un nouveau libellé, cliquer sur regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé. note Il est déconseillé de modifier la table des regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘nature de revenus’), cliquer sur revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé. sélectionner dans la liste regr. déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir non dECLarE) pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code et le libellé du nouveau journal. note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? table Indices / Construction ? table Indices / référence des Loyers ? table Indices / Coût de la vie ? table taux / Fiscaux ? table taux / tVa pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur référence des Loyers dans la Liste de sé- lection puis sur le bouton Créer. saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. pour créer un nouveau taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et le taux. note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. pour créer un nouveau taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. saisir le Code, le libellé et le taux. note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de tVa de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / GEstIon dEs LoyErs 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / appel en cliquant sur le bouton nouvel appel. selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. sous-onglet propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ? règle générale ? Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 options propres au module Loyers options identiques à celles du module base© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire, onglet bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 n° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ? Encaissement 52© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton rembourser. notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (aa, ab, aC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 notes quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - se rendre dans le Module Loyers / historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ? Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ? Calcul de l’appel de loyer pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton nouvel appel. 1 période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable terme à échoir / terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 n° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 n° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’appel. pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente par ailleurs, l’option ‘tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir détails / sans détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ? paramètres de génération des loyers paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet révision). notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Modifier un appel de loyer pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre appel loyer. 1 adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 postes supplémentaires du loyer 6 annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. a l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ? Edition d’un appel de loyer pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CtrL enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 sélection du format d’impression. 3 ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 appel de loyer pleine page© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits s’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. de manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ? Encaissement du montant appelé (Module Loyers / appel) pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / historique pour procéder au lettrage des deux écritures note : le Module Loyers / appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ? Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. se rendre dans le Module Loyers / historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne Lt • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CtrL et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ? Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Imprimer les encaissements / remboursements trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). journal des encaissements (pour un locataire en particulier) reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CtrL et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ? Imprimer une quittance lettrée© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ? Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. dans le Module Loyers / historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CtrL) et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. trois écritures complé- tent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Impression des quittances de loyers journal des quittances (version détaillée) quittance 1/3 de page Le Module Loyers / quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CtrL vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des dépôts de garantie et des apL. ? Consultation des écritures Le Module Loyers / historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne Lt signale graphiquement le lettrage plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CaF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ? Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CtrL permet d’opérer des sélections discontinues, la touche Maj une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de rappel pour loyer impayé 74 tableau récapitulatif du compte locatif© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / paraMètrEs aVanCés Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des apL opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - apL = somme dûe par le locataire. Le montant de l’apL auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module base / Locataire, onglet bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’apL et opère automatiquement la soustraction. ? Intégration du montant des apL dans les appels de loyer 76© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société s’agissant d’un locataire bénéficiaire des apL, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CaF (se rendre dans le Module Loyers / appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CaF-apL puis Encaisser apL) ? Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des apL En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des apL via le Module Loyers / appel, le lettrage des écritures appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des apL. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des apL. 2nd étape L’encaissement du versement de la CaF s’effectue depuis le Module Loyers / appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CaF-apL’ et ‘Encaisser apL’.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / historique. ? Consultation des encaissements ? Fonction de compensation Lorsque le montant de l’apL versé par la CaF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’apL afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. ne pas oublier de rétablir le montant des apL perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / historique et afficher le sous-onglet CaF-apL. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / historique, sous onglet CaF-apL) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CaF.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CaF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CaF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. dans l’exemple ci-dessus : • l’appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CaF • le versement effectif de la CaF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ? données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module base / annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne r. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne r affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module base / annexe.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / appel, bouton nouvel appel). ? Générer un appel de loyer avec révision ? anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘prochain loyer’. si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IrL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ? Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ? Clôre le bail du locataire sortant avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. dans le module base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. se rendre dans le Module base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module outils / paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ? Masquer les locataires sortis© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ? premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. début de bail : le bail débute en cours de mois. règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ? dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ? dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ? premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de bail pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ? numéroter une relance et expédier avec accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module base / Locataire). ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (ar ou non) se rendre dans le Module Loyers / alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ? Imprimer un courrier de relance© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par adobe acrobat reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le document à visualiser • cliquer sur le bouton document note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre iii - GeStion deS CharGeS 90 a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ? 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ? 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ? Calculer la régularisation des charges 96 ? régulariser les charges 99 C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ? Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ? La répartition par compteur 100 ? paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ? 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ? 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module base / Fournisseurs). pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge a / saIsIE Et rèGLEMEnt d’unE CharGE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘ajouter ligne’. saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la table des Codes charges du Module base / annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon unE GrILLE une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - rdc droite : 10 - rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ? 1ère étape : création de la Grille de répartition pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module base / Immeuble. sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. saisir le libellé de la Grille (exemple GEnEraL) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? 2nd étape : affectation des quotes-parts dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton tantièmes pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (rdc droite dans notre exemple). par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge important ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le document informatif fourni dans le Module documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module base / annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECart indique 0). Cliquer sur le bouton répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module base / Lot via le bouton tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / répartition et sélectionner la facture à répartir.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. important ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la ré- partition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 a l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ? Calculer la régularisation des charges une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. dans le Module Loyers / régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘détail des charges’... appel de régularisation des charges 98© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ? régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation journal des régularisations 99© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / répartItIon d’unE CharGE d’IMMEubLE sELon un CoMptEur ? Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel a partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ? paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ? La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. lot 1 : Locataire avec compteur particulier lot 2 : Locataire avec compteur particulier lot 3 : Locataire avec compteur particulier lot 4 : Locataire avec compteur particulier lot 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ? 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module base / Lot. 3 - dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton retour.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / relevés. 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton ouvrir pour accéder au détail. 4 - sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa nature (réel, Estimé ou relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs important ! pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / relevés. 3 - un nouveau relevé apparaît dans la Fenê- tre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur ouvrir pour accéder au détail. sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton retour pour clôre la fenêtre de détail. 104 1 - dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa nature (réel, Estimé ou relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / répartition. dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. dans la Fenê- tre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ type • choisir la nature du compteur (Eau dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton retour pour clôre la fenêtre de détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges d / suIVI dEs CharGEs Et GEstIon dEs doCuMEnts dEs FournIssEurs 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (adobe), .jpg / .gif (images).© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre iV - Comptabilité, tréSorerie, tVa et d.r.F. 107 a / GEstIon dE La CoMptabILIté 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 b / GEstIon dE La trésorErIE 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / déCLaratIon dE tVa 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ? régime réel 113 ? régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ? Choix du régime de tVa 114 ? tVa déductible 114 ? tVa collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel 115 ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société a / GEstIon dE La CoMptabILIté Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) au démarrage, le Module Comptabilité / journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complé- tée via le Module base / annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / historique et Charges / historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures au démarrage, le Module Comptabilité / balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton nouvelle écriture. dans la fenêtre intitulée ‘saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs journal, date, le nom de la pièce (n° de chèque, n° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. sélectionner le n° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton supprimer. dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du plan comptable) • reporter les a nouVEau des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces b / GEstIon dE La trésorErIE Le Module trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le bouton ‘toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module trésorerie / remise permet ensuite de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton supprimer) n’affecte pas les règlements 111 pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module trésorerie / historique. L’affichage : • s’organise par banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton rapprocher : • cliquer sur le bouton rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / prêts. pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir éché- ances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) a partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton réviser taux)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / déCLaratIon dE tVa ? régime réel Le logiciel prépare les déclarations de tVa, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de tVa collectée le montant de tVa déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € service fiscaux facture règlement facture FaCturE 100 € dont 19,6 € tVa LoyEr 500 € dont 98 € tVa appel règlement loyer ? régime réel simplifié (tva co ectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur propriétaire Locataire service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ? Choix du régime de tVa ? tVa déductible La tVa déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘taxe (%)’. note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module base / annexe, liste des taux. ? tVa collectée La tVa collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à tVa la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module base / Locataire, onglet tVa / CrL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de tVa, sélectionner ‘pas tVa’ • si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module base / annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel simplifié une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux services fiscaux, via le Module tVa / paiement tVa. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de tVa déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ? déclaration de tVa pour une gestion soumise au régime réel La tVa se déclare dans le Module tVa / déclaration tVa. s’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • tVa collectée • tVa déductible • arrondi • règlement tVa Cliquer sur le bouton régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de tVa s’effectuera ultérieurement via le Module tVa / déclaration tVa : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module tVa / justificatif tVa permet d’afficher le détail des montants de tVa collectée et déductible. afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de tVa. 116 tableau récapitulatif de la tVa collectée (classement chronologique)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société d / déCLaratIon dEs rEVEnus FonCIErs 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité standard permet de remplir une déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la déclaration fiscale au format pdF (nécessite l’application adobe acrobat reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module drF est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la dGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module drF (exemple 2006)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - manipulation deS donnéeS 118 a / sauVEGardE dEs donnéEs 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE 120 C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon 120 d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE 121 E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 a / sauVEGardE dEs donnéEs La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu outils, en sélectionnant “sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “sauvegarder à la fermeture” du menu outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire sauvegarde et portent l’extension .zip. par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un Cdrom ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé usb plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société b / rEstauratIon dEs donnéEs dE sauVEGardE La fonction ‘restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. dérouler le menu outils et sé- lectionner ‘restaurer’. avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire sauvegarde. si les données se situent dans un emplacement différent, dé- rouler le menu ‘regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton ouvrir. 120 C / supprEssIon dEs donnéEs dE déMonstratIon Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘raZ de toutes les tables’ (menu outils) provoque - qu’il s’agisse des données de dé- monstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé dEMo.zip peut être restauré.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société d / CoMprEssIon dEs tabLEs Et MIsE à jour dE La struCturE E / IntErFaÇaGE aVEC un LoGICIEL standard dE CoMptabILIté 121 deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (Ebp Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu outils pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité.© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. annexe - liSte deS doCumentS éditableS 122 ? doCuMEnts rECapItuLatIFs Issus du ModuLE anaLysE Le Module analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module analyse / appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module analyse / règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux pour chacun des Modules analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CtrL + clic (sélection ligne à ligne) et Maj + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires base / propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires base / Locataire ou Loyers / départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux base / Locataire ou Loyers / départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des apL • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire base / Locataire ou Loyers / départ récapitule sur une page a4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) historique des mouvements base / Locataire ou Loyers / départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques base / banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (assurances, plomberie, EdF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges base / annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités base / annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements base / annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements base / annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la déclaration fiscale des revenus fonciers. note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus base / annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux base / annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux achat (aC), a nouveau (an), banque (bq), opérations diverses (od) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur base / annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction base / annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers base / annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie base / annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux base / annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: déclaration foncière taux 1, 2, 3, 4 , 5, droit au bail, taxe additionnelle, amortissement perissol et besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de tVa base / annexe Imprime la liste des taux de tVa saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. plan comptable base / p.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des associés base / associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en sCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des soldes initiaux - Compte locatif base / soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des soldes initiaux - Compte garantie base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des soldes initiaux - Compte CaF base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux apL du locataire. Liste des soldes initiaux - Compte fournisseur base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des soldes initiaux - Compte banque base / soldes initiaux document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. s’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. journal des appels Loyers / appel Impression de la liste des appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’apL et la tVa journal détaillé des appels Loyers / appel document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période journal des encaissements apL Loyer / Encaissement (sous-onglet CaF-apL) Impression de la liste des encaissements d’apL. Ce document indique : • les appels et encaissements d’apL • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu journal des quittances Loyers / quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’apL et de tVa • la somme du montant de toutes les quittances journal détaillé des quittances Loyers / quittance document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. historique (= historique compte lcatif) Loyers / historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage situation du compte Loyers / historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) historique Compte apL Loyers / historique Impression de la liste des montants d’apL versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) journal des régularisations de charges Loyers / régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à ré- gulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée journal des régularisations planifiées Loyers / régularisation (attente appel) affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / alerte (sous-onglet assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes ramonage Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes Contrats 1 - 2 Loyers / alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des alertes Fin de bail Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) Impression de la liste des baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). historique des documents locatifs Loyers / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance proprié- taire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (géné- rés via le Module Loyers / autres revenus) 125© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge journal des règlements de charges Charges / règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé historique Compte fournisseur Charges / historique ou Charges / analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements relevés de compteurs (= détail de tous les relevés) Charges / relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates relevés de compteurs (= détail du relevé sélectionné) Charges / relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. relevés de compteurs (= relevés à remplir) Charges / relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. journal des charges réparties Charges / répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot historique des documents fournisseurs Charges / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) journal des remises en banque trésorerie / remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. historique compte banque trésorerie / historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sé- lectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts trésorerie / prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le proprié- taire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement historique des documents trésorerie trésorerie / document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition balance (= balance générale) Comptabilité / balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance débit / Crédit. Edition balance (= balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition balance (= balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la tVa Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des revenus gé- nérés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la tVa, ... récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard pour l’exercice en cours, impression des charges ré- glées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module drF Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la dGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module drF (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) Impression du justificatif de la tVa collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants ht, ttC, et la part de tVa. 127© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa collectée) Impression du justificatif de la tVa collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) Impression du justificatif de la tVa déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants ht, ttC, et la part de tVa. Etat résumé par lots tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date tVa / justificatif tVa (sous-onglet tVa déductible) Impression du justificatif de la tVa déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. tVa à reporter tVa / déclaration tVa ( sous-onglet a reporter) Impression du récapitulatif de la déclaration de tVa. Ce document indique : • le montant de tVa collectée • le montant de tVa déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter tVa à verser tVa / déclaration tVa (sous-onglet a verser) Impression du récapitulatif de la déclaration de tVa. Ce document indique : • le montant de tVa collectée • le montant de tVa déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser journal des paiements de tVa tVa / paiement tVa Impression des acomptes de tVa versés aux services fiscaux (régime réel simplifié)© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ? documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu bail habitation base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées bail commercial base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (6 pages), personnalisable. bail professionnel base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking base / Locataire ou Loyer / départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux base / Locataire ou Loyer / départ document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution base / Locataire ou Loyer / départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. domiciliation bancaire base / Locataire ou Loyer / départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le rIb du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au rIb du propriétaire (nécessairement joint au courrier) note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) base / Locataire ou Loyer / départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing base / Locataire ou Loyer / départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. avis d’échéance pleine page Loyers / appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. avis d’échéance tiers de page Loyers / appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. quittance et avis d’échéance Loyers / appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / appel ou Loyers / révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). quittance pleine page Loyers / quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés quittance tiers de page Loyers / quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. quittance sur pré-imprimé Loyers / quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. rappel (= relance) Loyers / historique ou Loyers / alerte document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. note : dans le Module Loyers / alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. situation de compte Loyers / historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le rIb du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélè- vement automatique • fait référence au rIb du propriétaire (nécessairement joint au courrier) domiciliation bancaire - révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / révision document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. révision prélèvement banque Loyers / révision document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu détail des charges locatives Loyers / régularisation document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. détail des acomptes Loyers / régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) document identique au précédent mais au format tiers de page. relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / alerte (sous-onglet assurance) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. attestation de ramonage Loyers / alerte (sous-onglet ramonage) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. attestation de Contrat d’entretien Loyers / alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. renouvellement bail habitation Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées renouvellement bail commercial Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. renouvellement bail professionnel Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132© MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu renouvellement location meublée Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. renouvellement location parking Loyers / alerte (sous-onglet Fin bail) renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / autres revenus document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. relevés de compteurs (= bordereaux individuels à remplir) Charges / relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133 Grâce à ce module, développez le chiffre d’affaires de votre entreprise avec une gestion poussée de votre relation client. Il regroupe les phases fondamentales d’un CRM pour transformer vos opportunités en vente : recueil d’informations, identification de besoins, appui marketing ciblé. Avec le PGI ou la Gestion Commerciale de la Ligne PME, vous bénéficiez ainsi d’une solution globale, de la détection de leads jusqu’à la vente. Module CRM La Fiche Module Ligne PMELe cube OLAP* Grâce à cet outil, réalisez des statistiques croisées de façon intuitive et rapide sur l’ensemble des données du logiciel : opportunités, collaborateurs, pistes, contacts, comptes... Le phoning Réalisez des listes de campagnes d’appels ciblées en fonction de filtres répondant à des critères précis. Très utile, par exemple pour mener une opération de phoning sur un département (filtre sur le téléphone et tri par code postal). Une fiche de détection de prospects / clients Enregistrez une multitude d’informations précises afin de qualifier vos contacts. Ligne PMERecueil d’informations Enregistrez une multitude d’informations sur vos clients et prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, historique… Archivez tous les échanges commerciaux (appels, RDV, emails…) dans le but d’affiner la connaissance de chacun. Centralisez toutes ces informations au sein du logiciel pour disposer ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact. Classification Classez vos clients/prospects selon leur statut (pistes, contacts ou comptes) pour obtenir une base de données qualitative. Les « pistes » regroupent les prospects peu qualifiés dans le but de les identifier et de les qualifier ultérieurement. Tout ceci pour les faire évoluer en contact (personne physique) ou en compte (personne morale) lorsque la piste sera suffisamment renseignée pour envisager une action commerciale. Identification des besoins Grâce à cette connaissance accrue sur votre client ou prospect et par effet d’entonnoir, vous pourrez identifier ou anticiper des besoins précis et in fine concevoir une proposition commerciale personnalisée. Opportunités de ventes Créez des opportunités de ventes en indiquant l’offre concernée, l’état d’avancement, le montant des ventes estimées, réelles… pour un suivi minutieux. Afin de favoriser l’impact de votre offre, rédigez et imprimez un devis avec les produits/services concernés. Vous disposez ainsi de tous les outils pour transformer votre opportunité en vente. Opérations marketing Exploitez à 100% votre base de données en réalisant des campagnes de fidélisation ou de prospection avec une offre commerciale répondant aux attentes des clients ou prospects ciblés. Réalisez des actions de marketing direct à l’aide de courriers, d’emails ou de SMS. Puis grâce à un assistant, profitez de modèles pré-établis pour vos supports marketing ou personnalisez-les avec votre propre charte graphique. Segmentation A chaque action, une cible ! Segmentez vos contacts sur des critères précis : typologie de client avec un profil commun, opportunité de vente additionnelle ou croisée, données géographiques et autres. Cette distinction vous permettra d’adopter un marketing one to one (personnalisé) : « un message orienté client sera toujours mieux perçu ». QUALIFICATION ACTIONS Ce module regroupe toutes les caractéristiques propres d’un CRM alliant à la fois performance et personnalisation pour répondre aux exigences des PME. C’est le complément idéal à la Gestion Commerciale pour instaurer une relation étroite avec vos clients et ainsi développer votre business. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module CRM s’interface et communique en temps réel avec le PGI et la Gestion Commerciale de la Ligne PME (Gestion des tiers, coordonnées, contacts). L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PMEModule CRM Ligne PME Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 833 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP® , Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le Tiers • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer Gestion des collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur (journalier, hebdomadaire…) • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Objectifs de vente • Famille collaborateurs pour les classer par secteur géographique, par service ou autres Opportunité de vente • Création d’une fiche « opportunité » lorsqu’un besoin est identifié • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création, motif de gain/perte, montant estimé pondéré… • Etat d’avancement de l’opportunité : découverte, analyse des besoins, négociation… • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Historique de tous les échanges par opportunité pour un suivi minutieux • Edition d’un devis • Fichier articles (liste des produits/services) : libellé, descriptif, taux de TVA, montant HT ou TTC • Analyse des résultats : cube de données OLAP(1) pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage (courriers) et d’emailing • Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Duplication et impression automatique des courriers grâce à l’assistant de publipostage • Envoi automatique d’emails en nombre • Modèles de lettres pré-établies : lettres types de courriers (charte graphique + visuels) pour une utilisation immédiate • Extraction de liste de Tiers selon des critères précis pour réaliser des actions marketing (phoning, emailing...), grâce à la personnalisation des vues • Campagne de SMS via des partenaires(2) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Personnalisation • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches Tiers , fiches articles et devis • Personnalisation des modèles d’impression : activité de la journée, entreprise à fort potentiel, opportunités à venir… • Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités…) : choix des colonnes, filtres sur critères précis… • Personnalisation des devis • Création ou modification des courriers existants Agenda • Un agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des tâ- ches directement depuis l’agenda • Synchronisation des événements avec le calendrier Outlook® • Import/Export des événements au Format iCalendar (.ics) et vCalendar (.vcs) Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) • Futures tâches à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client) • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du chiffre d’affaires • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Lien vers un logiciel de Gestion Commerciale • Lien avec EBP Gestion Commerciale Ligne PME Open Line TM (à acquérir séparément) pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) et facturer les ventes (1) OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD. (2) Nécessite la souscription à un contrat d’Assistance EBP, hors coût de SMS. Le module CRM est également disponible en version autonome. Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Aide en ligne • Barre de tâche et de navigation • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration • Recherche multi-critères sur des mots clés • Mode réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur Gestion de clients/prospects • Recueil d’informations clients/ prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses… • Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes • Sous catégorie des contacts et comptes : classification des prospects, clients et fournisseurs • Gestion des pistes : tiers peu qualifiés • Conversion sans ressaisie de piste en compte (entreprise) et/ ou contact lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par compte (entreprise) • Classification des comptes (clients/prospects et fournisseurs) par famille (association par type) • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des Tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Yahoo France, Bing • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt issus d’Excel®, d’Outlook® ou d’une base de données achetée • Export vers Excel® Echange avec un Tiers • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, tâches, événements • Création de fiche appel, email… pour archiver les informations liées à un échange avec un Tiers : motif, date, heure, durée, compte rendu • Affectation de cette fiche au Tiers • Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers, fax…) La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée vous permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Totalement interfacé avec la Comptabilité et le PGI Ligne PME Open Line TM , le Module Immobilisations vous permet d’accéder à toutes les informations né- cessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos immobilisations. Module Immobilisations Ligne PME La Fiche ModuleLe plan d’amortissement Obtenez un plan d’amortissement clair et détaillé pour suivre en temps réel vos immobilisations. Le calcul de votre taxe Etablissez en toute simplicité votre Taxe sur les véhicules de Société (TVS). Vos déclarations fiscales obligatoires Calculez vos déclarations fiscales : déclaration 2054 et 2055 directement depuis le logiciel. Vous gagnez ainsi un temps précieux. Ligne PMEOPTIMISATION ANALySES La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée vous permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Grâce à ce module, vous accédez à toutes les informations nécessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos immobilisations. Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module Immobilisations s’interface et communique en temps réel avec la Comptabilité et le PGI de la Ligne PME. L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME La notion d’héritage Créez vos fiches d’immobilisations en toute simplicité grâce à la notion de famille. Vous paramé- trez un ensemble de règles communes aux immobilisations appartenant à la même famille. Les déclarations fiscales Calculez en toute simplicité vos déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 et établissez votre Taxe sur les Véhicules de Société (TVS). Le transfert en comptabilité Le module Immobilisations est intégré à la Comptabilité ou au PGI ce qui réduit considérablement le risque d’erreur lié à la ressaisie. Les écritures de dotation et d’acquisition sont ainsi directement transférées en comptabilité. Calcul du plan d’amortissement Définissez le type de calcul de votre amortissement (économique et fiscal) et obtenez en quelques clics le plan d’amortissement détaillé de vos immobilisations. La prévision des dotations Le module Immobilisations vous permet d’établir un état prévisionnel de vos dotations sur 5 ans pour une gestion plus précise du budget de votre entreprise. Personnalisation des résultats Grâce à un plan détaillé, vous avez toutes les cartes en main pour contrôler en temps réel la valeur nette comptable, vos amortissements cumulés... Personnalisez la visualisation de vos plans d’amortissement et modifiez à votre guise le résultat calculé par le logiciel.Module Immobilisations • Gestion des mutations • Gestion des composants • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Inventaire interactif • Fiche et liste des barèmes • Reprise économique par étalement ou par ajustement • Reprise fiscale par étalement ou par ajustement • Réintégration par ajout • Historique des cessions • Historique des révisions • Historique des transferts des écritures • Gestion du crédit-bail • Gestion des locations • Gestion des emprunts Génération des écritures • Génération des écritures de dotation annuelle, choix de la période • Génération des écritures d’achat • Génération des écritures de cession • Centralisation Editions • Liste des immobilisations - Données économiques et fiscales • Liste des immobilisations - Entrées de l’exercice • Liste des immobilisations - Existant en fin d’exercice • Liste des immobilisations par compte • Liste des immobilisations par lieu • Liste des immobilisations par poste analytique • Liste des immobilisations non inventoriées • Liste des codes barres • Liste des dotations par type • Liste des dotations par mode • Liste des dépréciations • Liste du dérogatoire • Liste des entrées • Liste des sorties • Statistiques annuelles par compte • Statistiques annuelles par famille • Statistiques annuelles par lieu • Statistiques annuelles par poste analytique • Fiche des immobilisations • Fiche famille • Liste des mutations • Plan d’amortissement économique • Plan d’amortissement fiscal Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 834 Ligne PME Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Aide en ligne • Barre de tâche • Barre de navigation • Notion d’exercice courant • Clôture Sécurité des dossiers et outils de maintenance • Sauvegarde des données • Restauration des données Gestion des immobilisations • Codification automatique en Alpha-numérique des codes immobilisations • Paramétrage des comptes comptables des fiches d’immobilisations • Plan d’amortissement calculé sur 360 jours • Plan d’amortissement calculé sur 365 jours • Personnalisation des plans d’amortissement • Gestion de la localisation (code barre, libellé,...) • Compte fournisseur • Notion de famille (héritage des paramètres de la famille) • Proratisation de la 1ère annuité selon la date de mise en service du bien • Consultation du plan d’amortissement • Mode d’amortissement linéaire • Mode d’amortissement dégressif • Mode d’amortissement dégressif personnalisé • Gestion des immobilisations non amortissables • Gestion comptable • Gestion fiscale • Simulation d’achat d’une immobilisation • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion de la mise au rebut • Gestion des véhicules de la société • Gestion des véhicules de location • Gestion des véhicules salariés • Gestion des amortissements non déductibles • Gestion des éclatements (fractionnement d’immobilisations en plusieurs immobilisations) Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP® , Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Etat des amortissements dérogatoires avec base • Etat des amortissements dérogatoires sans base • Etat des amortissements dérogatoires regroupés par compte • Suivi des dotations mensuelles à une date d’arrêté • Réintégration fiscale • Suivi des amortissements non déductibles • Historique de transferts des écritures • Liste des éclatements • Liste des écritures à générer • Inventaire • Plus ou moins values • TVA à reverser • Liste des véhicules • Cumul des dotations par compte et par exercice • Fiche barème • Liste des barèmes • Etat prévisionnel des dotations Editions des états préparatoires • Cerfa 2054 • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires • Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés (et les véhicules loués et salariés) Importation-Exportation • Transfert comptable des écritures d’amortissements vers EBP PGI ou Comptabilité Ligne PME Open Line TM • Exportation des éditions au format PDF, Excel, txt • Import paramétrable Le module Immobilisations est également disponible en version autonome. Le module de gestion des Numéros de Série/Lot de la ligne PME permet de retrouver et de tracer simplement un article par son numéro de série ou son n° de lot, de le visualiser sur les commandes, livraisons, factures… La recherche multi-critères permet d’accéder instantanément à l’information recherchée par la saisie du numéro. Totalement interfacé avec la Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME Open Line TM , ce module s’adapte aux entreprises souhaitant identifier les entrées et les sorties de stocks d’articles sérialisés ou gérés en lots qui ont été fabriqués, achetés, livrés et vendus. Module N° de Série/Lot Ligne PME La Fiche ModuleLa traçabilité Cette recherche permet de bénéficier d’un historique inversé en affichant tout type de document, soit en partant du plus récent, soit en partant du plus ancien. La création d’une nomenclature de fabrication Une nomenclature de fabrication peut être créée à partir d’articles composés et de composants gérés en numéro de série ou en n° de lot. Une grande souplesse dans la création des numéros de série/lot Dans vos documents de stock, mentionnez vos numéros de série ou lot de manière efficace : immédiatement grâce à l’incrémentation automatique des numéros ou manuellement, selon votre propre numérotation ou celle de vos fournisseurs.PERSONNALISATION TRACABILITE PRODUCTIVITE Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module N° de Série/Lot s’interface et communique en temps réel avec la Gestion Commerciale et le PGI de la Ligne PME. L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME La gestion des n° de série et des n° de lot L’attribution d’un numéro de série ou d’un n° de lot à un article est complètement personnalisable et peut se composer de caractères alphanumériques. Ainsi, la saisie des numéros est rapide et adaptée aux exigences de votre entreprise. Une création rapide Dans le cas de la création d’un nombre important d’articles, le logiciel peut générer automatiquement, à partir du premier numéro saisi, les numéros suivants. Un gain de temps considérable dans la création de ces articles. A chaque impression, son numéro Les numéros de série ou n° de lot peuvent apparaître sur les impressions des documents de type achat, vente, stock… Une recherche efficace Grâce à un outil de recherche spécialement créé, il est possible d’afficher instantanément tous les documents (achat, ventes, stocks...) dans lesquels un n° se série ou un n° de lot à été utilisé, vendu, acheté, assemblé... Cette recherche permet de bénéficier d’un historique inversé permettant d’afficher tout type de document soit en partant du plus récent, soit en partant du plus ancien. Un suivi précis Le logiciel EBP Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME gèrent la traçabilité de chaque numéro de série ou n° de lot. Tout comme la gestion des articles dits « classiques », il est possible de suivre précisément tous les mouvements de stock : date d’entrée et de sortie du stock, type de document généré… Tout événement le concernant sera répertorié dans le logiciel EBP Gestion Commerciale ou PGI que vous possédez. Une utilisation optimale Un document (facture, BL, document de stock…) peut contenir des articles avec et sans numéro (série ou lot). Lors de l’utilisation d’articles avec numéro de série ou lot, le logiciel va générer automatiquement le nombre de ligne article correspondant à chaque unité demandée. Il suffit alors de renseigner manuellement ou en scannant un numéro de série ou lot par article ou de le choisir dans une liste de numéros de série ou lot en stock. Une gestion des numéros de série ou lot à tous niveaux Il est tout à fait possible d’utiliser un numéro de série ou lot dans une nomenclature de fabrication. Un article composé tout comme un composant peut être géré en numéro de série ou en lot.Module N° de Série/Lot Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 835 Ligne PME Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP® , Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. PGI La Fiche Produit Progiciel de Gestion Intégré Ligne PMELe pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Ligne PMELe PGI Ligne PME Open Line TM est un logiciel de gestion qui allie richesse fonctionnelle, simplicité, puissance et performance pour répondre aux besoins les plus pointus des PME. Ligne PME DECISIONNEL PERSONNALISABLE INTEGRE Le PGI Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. La richesse fonctionnelle Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan, la comptabilité analytique, la gestion budgétaire... Les tableaux de bord personnalisables Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale ou de votre comptabilité (meilleurs clients, évolution de CA, trésorerie, budget réalisé...). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS… Les statistiques paramétrables Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. L’analyse des résultats et OLAP Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel® , Reporting Services® ... La personnalisation Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager... Le paramétrage des éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARDFonctions Principales Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Syndicat • Champs personnalisés • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients et prospects : choix du mode de relance (courrier, email, téléphone), modification de la date d’échéance, du niveau de relance... • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses de facturation et de livraison • Publipostage • Clients/fournisseurs en sommeil/bloquésc/partiellement bloqués Gestion des articles • Articles/Famille articles • Code article type bien ou service • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/partiellement bloqués • Articles non facturable Gestion des stocks • Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit • Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Possibilité de compléter une commande fournisseur existante • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats • Devis, Commandes, BL, BR • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Facturation d’articles non référencés • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération de fichier SEPA : virement SEPA, prélèvement SEPA, virement international • Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d’un client, d’un fournisseur • Historique d’un document • Historique des lignes de chaque document (pièce) • Transfert de documents • Journal des évènements • Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée Gestion des commerciaux/ collaborateurs • Fichier commerciaux/collaborateurs • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Commerciaux/collaborateurs en sommeil/bloqués/partiellement bloqués Gestion des nomenclatures • Nomenclature de type fabrication • Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants • Multi-niveaux • Gestion de la somme des prix d’achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient • Ordres de fabrication/Bons de fabrication (traitement total ou partiel) • Ordres d’assemblage/Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances et des pointages Traitements comptables • Saisie par journal et au kilomètre • Saisie pratique et guidée • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des relevés au format ETEBAC • Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Télédéclaration de TVA au format EDI* • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Grand-Livre/Balance interactifs • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Justificatif de TVA • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Gestion automatique de l’OD de TVA • Génération de fichier SEPA : virement SEPA, prélèvement SEPA, virement international • Echéancier interactif Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP® , Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Ligne PME Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Consultation interactive • Grilles analytiques • Réaffectation analytique • Gestion des budgets analytiques et généraux • Statistiques budgétaires Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation des comptes clients et fournisseurs avec saisie du texte du courrier • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/ dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB / DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Grilles analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV • Import paramétrable des clients, prospects, articles, fournisseurs, commerciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, barème des éco-contribution, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word® , Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel® , HTML • Import de pièces (Devis, commande, facture de vente) • Import de règlements Client Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe • Gestion des droits par colonne *Nécessite la souscription à un contrat de Services. Pack de Gestion 2009 Compta Classic 2009 Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très complet, il permet de gérer ef? cacement votre trésorerie grâce au tableau de prévisions de trésorerie et aux lettres de relance totalement personnalisables. Béné? ciez d’une suite de logiciels pour gérer l’ensemble de votre activité. Réalisez rapidement vos devis et factures, tenez votre comptabilité et gérez les salaires de vos collaborateurs. Immobilisations 2009 Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement dans ce logiciel conforme à la réglementation CRC 2002-10 méthode simpli? ée. Créez vos ? ches d’immobilisations, de crédit-bail, vos composants et visualisez vos plans d’amortissement. Gestion Commerciale 2009 Cette solution complète est l’outil idéal pour répondre à tous vos besoins, tout en s’adaptant aux spéci? cités de votre activité. Gestion des achats, des ventes, des stocks, suivi des règlements clients, courriers, transfert des écritures comptables. Paye 2009 En quelques clics, éditez les bulletins de paye, les contrats, les lettres-types et les déclarations de vos salariés. Allez encore plus loin dans la tenue de votre paye en analysant en détail les informations du bulletin grâce aux différentes éditions (état des charges, livre de paye...). Compta Classic Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les 5 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise Pack Juridique 2009 Consultez en quelques clics des explications des textes de loi et rédigez des lettres et contrats grâce aux modèles pré-paramétrés et modi? ables sous Word®.Document non contractuel - juillet 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP2 • Windows Vista® SP1* *Windows Vista® version 32 bits Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Con? gurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista®) • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 500 Mo Avec EBP Gestion Commerciale, personnalisez vos factures (logo, images,...) Fonctions Principales Compta Classic 2009* Conforme au Bulletin Of? ciel des Impôts 13 L-1-06 n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées • Saisie simpli? ée, saisie guidée, saisie avancée • TVA sur les débits et les encaissements • Lettrage et dé-lettrage manuels et automatiques • Rapprochement bancaire manuel • Tableau de prévisions de trésorerie • Gestion du budget • Déclarations de TVA CA3, CA12, annexe 3310A et n°3519 agréées DGI • Journaux, Grand-Livre et Balance • Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires) • Export et import des écritures au format du logiciel du cabinet comptable**. Gestion Commerciale 2009* • Fichiers clients, fournisseurs, commerciaux et articles • Gestion des prospects • Gestion de la DEEE (Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques) • Facturation HT ou TTC • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Suivi clients (règlements, relances, relevés de factures, remise en banque) • Message d’avertissement si vente à perte • Gestion des achats et des stocks avec saisie de l’inventaire • Transfert des ventes, achats et règlements clients vers EBP Compta • Génération comptable des règlements clients et des factures au format du logiciel du cabinet comptable** Immobilisations 2009* Intégré à EBP Compta Classic 2009 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simpli? ée • Paramétrage des comptes comptables des ? ches d’équipements • Plans d’amortissement calculés sur 360 jours • Modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des véhicules de tourisme et des cessions d’immobilisations • Gestion et impressions des éclatements, des mutations et des dépréciations • Gestion des composants, des Unités Génératrices de Trésorerie • Gestion des crédits-bails Paye 2009* • Plans de paye pré-paramétrés (association, VRP, BTP, hôtel-restaurant, garage...) • Nombreux pro? ls proposés : 35 heures, cadre, apprenti, contrat professionnalisation, Ci RMA... • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Etat préparatoire à la DADS • Déclaration Unique d’Embauche (DUE) - régime général • Gestion du Droit Individuel à la Formation (DIF) : jours acquis, pris, à prendre, et suivi des formations prises • Gestion des heures supplémentaires (loi TEPA) • Gestion du rachat exceptionnel des jours de repos • Etat des charges (choix de la périodicité) avec visualisation des effectifs. • Livre et Journal de paye (choix de la périodicité). • Documents administratifs (contrats de travail, certi? cat de travail, reçu pour solde de tout compte...) • Export des écritures de paye au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable** Pack Juridique 2009 Assistant en Droit des Sociétés 2009 : constitution, statuts, dissolution... Assistant en Droit des Affaires 2009 : fonds de commerce, vente, justice… Assistant en Droit du Travail 2009 : contrats, congés, délégués du personnel… Assistant en Droit Immobilier 2009 : location, vente, construction, SCI… Assistant en Droits du Particulier 2009 : voyages, famille, voisinage, dettes… *Multi-sociétés (5 dossiers) **EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM. En import uniquement HELIAST (disponible sur EBP Compta) Avec EBP Gestion Commerciale, Avec EBP Compta Classic, établissez votre déclaration de TVA Avec EBP Paye, accédez à plusieurs modèles de bulletins de payes à l’emploi EBP Paye EBP Gestion Commerciale Assistance Utilisateur INCLUS 30 jours EBP Paye EBP Compta Classic EBP Gestion Commerciale Compta & Gestion Commerciale PRO 2009 C e Progiciel de Gestion Intégré (PGI) intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock, nomenclature, gestion des relances..) et comptable (Bilan, compte de résultat, déclaration TVA…) dans un environnement ergonomique. Ce logiciel couvre tous les besoins en gestion des petites entreprises et des PME. Pour les PME Un Progiciel de Gestion Intégré (PGI) Pour une homogénéité et une totale cohérence des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en Gestion Commerciale a un impact immédiat en Comptabilité et inversement. Depuis une écriture comptable, la facture d’origine issue de la Gestion peut s’afficher. Gérez les nomenclatures Les nomenclatures de type fabrication comme commercial offre un nombre illimité de niveaux d’imbrication. Gestion des ordres de fabrication (assemblage, désassemblage) et du stock du produit fini. Gérez vos achats et vos stocks Etablissement des bons d’entrées, de sorties, bons de réceptions fournisseurs et réapprovisionnements en toute simplicité. Gestion des reliquats de commande et réalisation des inventaires. Contrôlez votre activité Suivi des indicateurs clés de l’entreprise grâce aux statistiques détaillées. Le tableau de gestion des relances permet de préparer, de suivre et de contrôler les relances clients. Editez vos documents comptables La déclaration de TVA, le Bilan et le Compte de Résultat sont préétablis par le logiciel grâce aux données issues de la comptabilité.ZOOM sur des fonctions clés Une nouvelle ergonomie L’environnement de travail, proche d’internet et des outils bureautiques (Excel®, e-mail) vous garantit une prise en main rapide du logiciel. Une navigation intuitive Open Guide, le chemin de navigation vous indique les étapes à accomplir dans chaque situation de travail. Par exemple, pour réaliser une vente, vous devez simplement créer vos clients, rédiger vos devis, vos factures… Une interface personnalisable Personnalisez la consultation de toutes vos listes. Par exemple, grâce à la fonction « Regroupement Intelligent », regroupez vos factures par date et par nom de client. Très puissant, vous pouvez également réaliser tous types de requête (des filtres, des conditions…) dans toutes vos listes de gestion commerciale comme de comptabilité. Un logiciel tout-en-un Gérez votre entreprise : de la chaîne commerciale (achats, ventes, gestion de stock…) à la tenue comptable (saisie, déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Impôts, Bilan…). Un logiciel intégré L’intégration puissante de la facturation et de la comptabilité vous garantit la cohérence des informations saisies. Evitez les ressaisie inutiles : toutes les modifications apportées depuis la fiche clients de la facturation seront automatiquement intégrées en comptabilité. Et inversement. Une nouvelle ergonomie intuitive La nouvelle technologie « Open Line technology™ » Un logiciel tout-en-un, intégré La nouvelle technologie utilisée pour le développement de ce logiciel offre de nombreux avantages. Le mot « intégration » veut simplement dire que votre facturation et votre comptabilité travaillent ensemble. Avec EBP, donnez la priorité à la gestion de votre entreprise. La Gestion La Compta DOnnéES COMMUnES ACHATS STATISTIQUES BILAn FACTURES STOCKS SAISIEDes modèles prêts à l’emploi Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes… sont disponibles. La personnalisation des modèles d’impression Open Report Designer™ vous permet de personnaliser tous vos modèles d’impression. En plus de l’intégration très simple de votre logo, personnalisez les informations présentes dans un modèle en fonction du résultat d’un calcul (couleur, gras, souligné…), créez un sommaire interactif, des liens hypertextes… Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report Designer™. Les tableaux de bord Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi, comparez les résultats de vos exercices N et N-1. Consultez à tout moment les devis à relancer, vos meilleurs clients, vos meilleurs articles… Les statistiques Réalisez des statistiques par clients et par articles : évolution du chiffre d’affaires, de la marge, palmarès clients… Visualisez vos données sous forme de graphique (barre, aire, secteur....). Exportez librement vos données vers Excel® pour les analyser. Open Report Designer™, le générateur d’états Le paramétrage des éditions L’analyse de votre activité Open Report Designer™ est un outil puissant de paramétrage des éditions. Il vous permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Ce logiciel vous permet d’analyser les résultats de votre entreprise grâce à des tableaux de bord et à des statistiques détaillées. L’un de vos tableaux de bord Vos données présentées sous forme de tableauxCaractéristiques générales • Nombre illimité de sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Plan Comptable Entreprise • Recherche multi-critères • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs • Famille clients/prospects/fournisseurs • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples u Tableau de gestion des relances clients et prospects : choix du mode de relance (courrier, email, téléphone), modification de la date d’échéance, du niveau de relance, solder une échéance... • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses de facturation et de livraison u Publipostage Gestion des articles • Articles / Famille articles • Code article type bien ou service • Image associée à l’article • Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) Gestion des stocks • Bons d’entrées et de sorties • Valorisation du stock au PUMP • Visualisation des mouvements de stocks • Saisie des inventaires • Justification des écarts • Transfert comptable de l’inventaire Gestion des ventes et des achats • Devis, Commandes • Bons de livraison, bons de retour • Factures, Avoirs • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, BL, commandes) • Livraison/réception totate ou partielle • Demandes de prix • Commandes fournisseurs • Bons de réception/ retour • Factures d’achat et avoirs • Historique fournisseurs/clients • Envoi des documents par e-mails • Planning des livraisons • Facturation HT ou TTC • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlements • Préparation à la remise en banque • Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d’un client, d’un fournisseur • Historique des lignes de chaque pièce • Transfert de documents • Journal des évènements Gestion des commerciaux • Fichier commerciaux • Famille commerciaux • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements Gestion des nomenclatures u Nomenclature de type fabrication u Nomenclature de type commercial u Multi-niveaux u Gestion de la somme des prix d’achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient u Ordre de fabrication / Bon de fabrication u Assemblage, désassemblage u Impact dans les statistiques avec prise en compte du niveau de nomenclature Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques (courbes, 3D...) : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances et des pointages Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie guidée • Saisie par classeur • Association de comptes pour automatiser la saisie • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Calcul automatique de la TVA en cours de saisie • Transfert des écritures d’un journal à un autre et d’un mois à un autre • Consultation de comptes • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Rapprochement bancaire manuel et automatique u Import des relevés bancaires • Pointage, dépointage par code u Ecritures de régularisation charges et produits constatés d’avance u Ecritures de régularisation charges à payer et produits à recevoir • TVA sur les débits, sur les encaissements • Déclarations de TVA agréées DGI : CA3, CA12 et annexe 3310A • Grand-Livre interactif et Balance interactive • Validation des écritures • Clôture mensuelles et annuelle Editions • Open Report Designer™ : 300 modèles d’impressions • Personnalisation des modèles d’impression • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier • Rapprochement bancaire • Bilan, Compte de Résultat Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST • Import-Export des bases clients, articles, fournisseurs, familles au format CSV • Exportation des impressions au format PDF, Word® , Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel® , HTML. Version réseau (en option) u Gestion des droits par utilisateur u Gestion des droits par groupe d’utilisateurs u Gestion des droits par colonne u ce pictogramme vous indique la liste des fonctionnalités disponibles uniquement en version PRO Conforme au Bulletin Officiel des Impôts 13 L-1-06 n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées Fonctions principales Configurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista®) • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP2 • Windows Vista® SP1* *Windows Vista® version 32 bits Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel - avril 2009 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 Vos devis en quelques minutes Rédigez des devis et des factures professionnels prenant en compte les spéci? cités du bâtiment. Et pour gagner toujours plus de temps, vous pouvez importer des bibliothèques d’ouvrages et de nombreux tarifs fournisseurs dans le logiciel. Gérez vos contrats et interventions Réalisez vos contrats de maintenance, créez vos ? ches d’interventions, facturez périodiquement vos clients et enregistrez les informations de garantie et les numéros de série de vos produits. Gagnez du temps en facturation Fini les ressaisies inutiles ! Vous facturez vos clients rapidement en transformant d’un simple clic un devis ou une intervention en facture ou en facture d’avancement de travaux. Gagnez en organisation Organisez ef? cacement vos journées grâce au tableau de bord qui vous liste l’ensemble des interventions à réaliser. De retour du chantier vous pouvez saisir le rapport de l’intervention dans votre logiciel. Analysez vos chantiers Avez-vous dépensé plus d’argent que prévu sur un chantier ? Avec le suivi de chantier vous pouvez contrôler facilement votre budget et analyser la rentabilité de vos affaires. Vous obtenez rapidement une synthèse de vos dépenses pour les fournitures, la main d’œuvre, le matériel… LES 5 POINTS CLES Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Archivage du dossier Fichier clients • Fiches clients et prospects détaillées • Historique des documents de vente • Encours, plafond et détail des échéances échues et non échues • Edition automatique de courriers de relance (3 niveaux de relance) Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Import des bibliothèques d’ouvrages (1) Annuel des Prix, ArtiPrix (Bâtirama), Batiprix, Gible (Capeb) • Import des tarifs fournisseurs (1) Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, So? p, Canal Pro Club Privilège, Réseau Pro, Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP, Sider, Comptoir du Sud Ouest, Vaillant, Le Gallais • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Fichier éléments • Création d’éléments de type fourniture, main d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le béné? ce… • Grille multi-tarifs • Gestion des promotions • Mise en sommeil des éléments obsolètes Métrés • Assistant métré avec fonctions spé- ci? ques (surfaces, périmètre…) • Métrés types avec variables, nombre illimité de lignes de calcul Documents de vente • Création de l’ensemble des documents de la chaîne commerciale : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Possibilité d’associer un document Word ou Excel® , une image ou un plan à un devis, une facture ou une ? che client • Gestion de la DEEE • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit (attestation normale et simpli? ée) • Modèles d’impression pré-paramétrés Devis • Réalisation de devis par tranche et sous-tranche de travaux • TVA neuf (19,6%) ou rénovation (5,5%) • Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police • Ajout de variantes ou d’options dans le devis • Logiciel compatible avec la solution de mobilité MOBIBAT • Insertion d’une lettre d’accompagnement en début et ? n de devis • Saisie en heures ou en jours du matériel et de la main d’œuvre • Date de validité et impression de relances de devis • Calcul de la retenue de garantie • Af? chage en rouge des éléments dont la marge est négative Avec EBP Bâtiment & Maintenance vous avez un logiciel complet et adapté à votre métier qui vous permet de réaliser vos devis et vos factures, suivre vos chantiers, gérer vos contrats de maintenance et le S.A.V. de vos produits. Pour toutes les entreprises du bâtiment 2009 Bâtiment & MaintenanceQuel logiciel choisir ? EBP Bâtiment & Maintenance 2009 EBP Bâtiment PRO v10 Devis, facturation d’avancement, ouvrages ? ? Import de tarifs fournisseurs et de bibliothèques d’ouvrages ? ? Suivi de chantier et gestion des stocks ? ? Contrats de maintenance et interventions ? ? Planning salariés, gestion des achats et des affaires ? Travail en réseau (en option) ? Con? gurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista® ) • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 500 Mo Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP2 • Windows Vista® SP1* *Windows Vista® version 32 bits Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel - octobre 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 Facturation • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis • Saisie de factures d’acompte • Création de factures d’avancement de travaux en quantité, pourcentage ou montant • Gestion de l’avancement sur le global ou sur le détail sur la facture • Edition d’un décompte dé? nitif • Regroupement d’une sélection de bons de livraison sur une même facture Gestion du stock • Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock • Calcul du PUMP Suivi de chantier • Suivi de chantier simpli? é ou détaillé • Saisie de la feuille des temps salariés • Analyse de la rentabilité de chantier Maintenance / S.A.V. • Tableau de bord Maintenance indiquant les contrats à reconduire, à facturer, les interventions à préparer… • Saisie des informations de garantie dans les ? ches éléments • Saisie du numéro de série et de la garantie dans les documents de vente • Historique maintenance / S.A.V. Contrats • Saisie et impression de contrats de maintenance • Possibilité de créer un nouveau contrat à partir d’une facture client • Facturation périodique des contrats • Reconduction des contrats • Impression de lettres de reconduction tacite • Analyse de la rentabilité du contrat à partir du suivi de chantier simpli? é Interventions • Génération de ? ches d’intervention • Impression de bons d’intervention et saisie de rapports • Facturation directe de l’intervention • Saisie des actions clients Règlements • Enregistrement des règlements clients • Bordereaux de remise en banque Importation - Exportation • Import/export paramétrable des ? chiers clients, prospects, fournisseurs, articles au format ASCII délimité ou ? xe • Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004 à 2009) et d’EBP Devis et Facturation Bâtiment Pratic 2009 • Génération et transfert automatique des écritures comptables vers EBP Compta Classic 2009 ou au format : EBP, APISOFT, CEGID (PGI et SISCO), CCMX (Winner et AS400), SAGE-COALA, SAGE LIGNE 100, GESTIMUM, CIEL, COTE-OUEST, AZUR, QUADRATUS, ISAGRI, CADOR-DORAC (1) les bibliothèques d‘ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel Gagnez un temps précieux en renseignant les informations standard dans votre contrat-type. Vous pouvez ensuite créez et imprimer rapidement tous vos contrats. ZOOM sur contrats et interventions types Pratique pour gagner du temps dans la saisie, les contrats ou interventions types vous permettent de créer des documents «modèles» et de pré-remplir les informations qui vous seront demandées lors de l’établissement d’un nouveau contrat ou d’une nouvelle intervention Vous remplissez toutes les informations nécessaires à votre contrat modèle comme le libellé, la description, la périodicité, le montant du contrat, le type de facturation, la fréquence d’intervention… Vous avez alors un document prêt à l’emploi que vous pouvez utiliser et modi? er pour vos contrats les plus courants (ex : un contrat type pour un entretien de chaudière). Il ne vous reste ensuite qu’à spéci? er les détails propres à chaque client (date de souscription, mode de paiement, période de facturation...). Vous pouvez de la même manière créer des interventions types (ex : intervention plomberie, intervention sur une chaudière…). En effet, les interventions que vous êtes amené à réaliser peuvent souvent se reproduire d’un client à l’autre. Vous pouvez donc créer des interventions modèles, vous permettant de préciser la durée moyenne d’intervention, les salariés et le matériel à prévoir. Ainsi, lors de la saisie d’une nouvelle intervention, ces données seront automatiquement reprises. Elles restent bien sûr entièrement modi? ables mais vous permettent de gagner du temps sur des tâches récurrentes. DBATMAINT 30 jours d’Assistance offerts pour bien démarrer ! Compta & Devis - Factures Pratic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition J u i n 2009EBP Compta & Devis-Factures Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduir e la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.EBP Compta & Devis-Factures Pratic 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 20096 EBP Compta & Devis-Factures PraticEBP Compta & Devis-Factures Pratic 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Devis-Factures Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.8 EBP Compta & Devis-Factures PraticEBP Compta & Devis-Factures Pratic 9 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 13 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 13 1.1. Accès au service technique.......................................................................... 13 1.2. Configuration minimale conseillée................................................................ 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................ 15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................... 15 4.1. Version d’évaluation..................................................................................... 15 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 15 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................ 16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 17 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 18 PRISE EN MAIN..................................................................................................... 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 19 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................................................... 19 1.2. Les autres options........................................................................................ 20 1.3. Gestion des fenêtres .................................................................................... 20 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 20 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?..................................................................... 21 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?........................................................................ 21 4.1. L'en-tête du devis ......................................................................................... 21 4.2. Le corps ....................................................................................................... 21 4.3. Le pied ......................................................................................................... 22 4.4. Les autres onglets........................................................................................ 22 4.5. Les actions d'un devis .................................................................................. 22 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .............................................................. 23 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ................................................................................................................................ 2410 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 6.1. Transfert de documents ............................................................................... 24 6.2. Regroupement ............................................................................................. 24 6.3. Duplication ................................................................................................... 24 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?................................... 25 8. COMMENT SAISIR UN A C O M P T E ?................................................................. 25 9. COMMENT SAISIR UN REG L E M E N T ? ............................................................ 26 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?......................... 26 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ......................................................... 27 12. COMMENT CREER UN C O M P T E ? ................................................................ 28 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ............................................................... 28 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?..................................... 28 14.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 28 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? .................................................. 30 14.3. Comment saisir dans un guide ?................................................................ 30 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ........... 31 15.1. Comment saisir une facture d’achat ?........................................................ 31 15.2. Comment saisir une facture de vente ?...................................................... 31 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................. 31 16. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?....................................................... 32 16.1. L’en-tête ..................................................................................................... 32 16.2. Le corps ..................................................................................................... 32 16.3. Le pied ....................................................................................................... 32 16.4. Accès à la saisie......................................................................................... 32 17. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?............................................................. 33 18. COMMENT POINTER LA BANQUE ? .............................................................. 33 19. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?.................................... 34 20. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?...................................................... 34 21. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? .................. 35 22. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...................................................... 35EBP Compta & Devis-Factures Pratic 11 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...................................................... 36 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 36 LES FONCTIONS AVANCEES.............................................................................. 37 1. LE TABLEAU DE BORD..................................................................................... 37 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................ 37 2.1. Création du barème...................................................................................... 38 2.2. Utilisation du barème éco-contribution ......................................................... 38 3. LES HISTORIQUES ........................................................................................... 39 3.1. Historique de la ligne article ......................................................................... 39 3.2. Historique du document ............................................................................... 39 3.3. Historique des ventes................................................................................... 40 4. LES ECHEANCIERS .......................................................................................... 40 5. LA CONSULTATION FICHE CLIENT ET COMPTE D’UN CLIENT.................... 41 6. LES RELANCES................................................................................................. 41 7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................... 41 8. LES STATISTIQUES .......................................................................................... 42 9. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ................................................ 42 10. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ...................................................................... 42 11. LA BALANCE INTERACTIVE........................................................................... 42 12. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................... 43 13. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .................... 43 INDEX..................................................................................................................... 4412 EBP Compta & Devis-Factures PraticAvant de commencer EBP Compta & Devis-Factures Pratic 13 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » x Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : x Processeur : P4 2 GHz ou équivalent x Mémoire : 1 Go x Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits x Espace disque libre : 1.5 GoINSTALLATION 14 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire sous XP, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta & Devis-Factures Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR10. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.INSTALLATION 16 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. x Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). x Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; x Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Ac tivez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.INSTALLATION 18 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut : Affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 19 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Pa r amètres et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'entête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. ? Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).PRISE EN MAIN 20 EBP Compta & Devis-Factures Pratic ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 s u r chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tar if, indiquez le prix de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un client ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 21 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : ? l'entête, ? le corps ? le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. PRISE EN MAIN 22 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. 4.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : ? L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que des statistiques. ? L’onglet Notes permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 4.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné. ? Historique client/prospect Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.Comment créer une facture ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 23 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité. ? Régler une facture : Pe r met de générer une fiche règlement pré- renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.PRISE EN MAIN 24 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer une nouvelle facture pour N devis sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Devis 2. sélectionnez les devis initiaux 3. cliquez sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.Comment envoyer un document par e-mail ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 25 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACO MP T E ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables - Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Ti e r s » et la « TVA » sont indiqués. PRISE EN MAIN 26 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 9. COMMENT SAISIR UN REG L E ME N T ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : x affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, x saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement. 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées. Pour transférer des éléments en compta, vous devez définir au préalable dans les options du dossier du menu Paramètres : ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, ? la méthode de comptabilisation.comment gerer les Exercices ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 27 Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ». Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées). La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour cela, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ? choisir l’exercice que vous souhaitez créer (le suivant ou le précédent de l’exercice courant), ? modifier si besoin les dates d’exercice, ? indiquer les paramètres par défaut qui seront repris sur les fiches lors de la création de compte. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel. L’exercice courant est identifié par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application.PRISE EN MAIN 28 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien - Plan comptable. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ? Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ? Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 14.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien - Saisie par journal - Mois en cours.comment saisir une ecriture comptable ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 29 Ensuite, utilisez le double clic ou la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionner la tâche "Saisie" dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 14.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. La navigation entre les journaux et les mois est possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période désirés dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. 14.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ? Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Actions sur les écritures (statuts Simulé, Validé, Confirmé). ? Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ? N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ? Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.PRISE EN MAIN 30 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 14.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ? Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ? Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, vous pouvez accéder à la liste des guides déjà créés par Quotidien – Saisie par guide puis choisir le type de guide voulu (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations diverses). Ensuite utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Avant de saisir le corps du guide, il faut renseigner dans l’en-tête le modèle de guide, son libellé et le mois sur lequel vous souhaitez saisir. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seuls les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Pour modifier ou supprimer une écriture provenant d’un guide, il faut aller en saisie par journal.COMMENT SAISIR une ecriture sans notion comptable ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 31 Actions possibles : ? Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu’il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. ? Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer les écritures en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION C O MP TABLE ? 15.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 15.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ? Les encaissements ? Les décaissements ? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ? Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.PRISE EN MAIN 32 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 16. COMMENT CONSULTER UN C O MP T E ? Pour consulter un compte, vous pouvez y accéder par le menu Quotidien – Consultation. 16.1. L’en-t êt e La sélection du compte se fait dans le champ "Identification - Compte". Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Sont repris automatiquement après sélection du compte : ? intitulé du compte, ? cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, ? cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, ? solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant, ? solde antérieur représentant le solde réel du compte au jour précédent le premier jour de la période sélectionnée. 16.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. 16.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 16.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant "Saisie" dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.comment lettrer un compte ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 33 17. COMMENT LETTRER UN CO MP T E ? Le lettrage est une opération consistant à pointer les factures avec leurs règlements. Ainsi, toutes les factures non pointées correspondent aux factures non encore réglées. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien – Lettrage simplifié. ? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ? Sélectionner une facture et son règlement. ? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 18. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante.PRISE EN MAIN 34 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage. ? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 19. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ? Choisissez la déclaration à effectuer et indiquez la période. Cliquez sur Valider. ? Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 20. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures - Valider l’écriture courante.comment cloturer mensuellement les journaux ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 35 Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 21. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 22. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ? manuellement par le menu Outils – A Nouveaux – Générer les A Nouveaux. ? automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans la fiche Exercice. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.PRISE EN MAIN 36 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-R O M . Par le menu Out ils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord EBP Compta & Devis-Factures Pratic 37 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Devis-Factures Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : x Les devis à relancer ; x Les échéances échues ; x Les statistiques des ventes ; x Les meilleurs clients ; x Les meilleurs articles ; x Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; x L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; x Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; x Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).LES FONCTIONS AVANCEES 38 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : ? saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution, ? d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 2.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.Les historiques EBP Compta & Devis-Factures Pratic 39 3. LES HISTORIQUES 3.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé x issu d'un autre document x transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". 3.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé x issu d'un autre document x transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples.LES FONCTIONS AVANCEES 40 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 3.3. Historique des ventes Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 4. LES ECHEANCIERS Dans le module Devis-Factures, la consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Pour gérer les échéanciers dans le module compta, vous devez au préalable activer l’option sur l’exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent : ? Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures. ? Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements.La Consultation fiche client et compte d’un client EBP Compta & Devis-Factures Pratic 41 Il se décompose en trois parties : ? L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d’échéances créés dans la partie ventilation. ? La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. ? La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoir s, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton pointer permet de rattacher une ligne d’échéance de la partie ventilation à une ligne d’échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. 5. LA CONSULTATION FICHE CLIENT ET COMPTE D’UN CLIENT A partir d’une fiche Client du module Devis-Factures, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du client. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte client du module Compta. 6. LES RELANCES Il existe deux types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, ? les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 7. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions - Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.LES FONCTIONS AVANCEES 42 EBP Compta & Devis-Factures Pratic 8. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques) . Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 9. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 10. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 11. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique.Comment archiver mes données ? EBP Compta & Devis-Factures Pratic 43 12. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 13. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Out ils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : x la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, x le manque d'un n° TVA intracommunautaire, x la suppression de documents, x le changement de code, x la clôture mensuelle, x la validation des écritures, x le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.INDEX 44 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Index A A nouveaux............................................................................................................. 35 Accès au service technique .................................................................................... 13 Acompte.................................................................................................................. 25 Aide sur EBP Compta & Devis-Factures Pratic ........................................................ 7 Archivage................................................................................................................ 43 Articles.................................................................................................................... 20 B Balance interactive ................................................................................................. 42 Barème eco-contribution......................................................................................... 37 C Clients..................................................................................................................... 21 Clôture annuelle...................................................................................................... 35 Clôture mensuelle................................................................................................... 35 Code d'activation .................................................................................................... 15 Communication Entreprise-Expert.......................................................................... 42 Compte ................................................................................................................... 28 Consultation d'un compte ....................................................................................... 32 Corps du devis........................................................................................................ 21 Création de dossier................................................................................................. 17 D Dates d'exercices.............................................................................................. 17, 27 Déclaration de TVA................................................................................................. 34 Devis....................................................................................................................... 21 Duplication de documents....................................................................................... 24 E Echéances ........................................................................................................ 23, 40 Echéancier.............................................................................................................. 40 Eco-contribution...................................................................................................... 37 Ecran de travail....................................................................................................... 18 Ecritures de simulation ........................................................................................... 29 e-mail...................................................................................................................... 25 Encaissement ......................................................................................................... 31 Expert Comptable ............................................................................................. 20, 41Index EBP Compta & Devis-Factures Pratic 45 F Facture.................................................................................................................... 23 Facture d’achat....................................................................................................... 31 Facture d’acompte .................................................................................................. 25 Facture de vente..................................................................................................... 31 Fonctions avancées................................................................................................ 37 G Gestion des fenêtres............................................................................................... 20 Grand Livre interactif .............................................................................................. 42 H Historique client ...................................................................................................... 22 Historique de la ligne .............................................................................................. 39 Historique des ventes ............................................................................................. 40 Historique du document.................................................................................... 22, 39 Historique eco-contribution ..................................................................................... 38 I Imprimer.................................................................................................................. 36 Initialisation du dossier ........................................................................................... 19 Installation............................................................................................................... 14 J Journal.................................................................................................................... 28 Journal des événements......................................................................................... 43 L Lancement du logiciel............................................................................................. 15 Lettrage automatique.............................................................................................. 42 Lettrer un compte.................................................................................................... 33 M Mot de passe .......................................................................................................... 20 N Nouveau devis ........................................................................................................ 21 Nouvelle Facture..................................................................................................... 23 Numerotation .......................................................................................................... 19 Numérotation des pièces ........................................................................................ 28 O Options du dossier.................................................................................................. 19 P Pied de devis .......................................................................................................... 22INDEX 46 EBP Compta & Devis-Factures Pratic Plan comptable ....................................................................................................... 17 Prospects................................................................................................................ 21 R Racines interdites ................................................................................................... 28 Rapprochement bancaire........................................................................................ 33 Règlement .............................................................................................................. 26 Regroupement de devis.......................................................................................... 24 Relances................................................................................................................. 41 Relances devis ....................................................................................................... 41 Remise de chèques ................................................................................................ 31 S Saisir dans un classeur........................................................................................... 30 Saisir dans un guide ............................................................................................... 30 Saisir dans un journal ............................................................................................. 28 Sauvegarde ............................................................................................................ 36 Statistiques ............................................................................................................. 42 T Tableau de bord...................................................................................................... 37 Tarif article.............................................................................................................. 20 Transfert comptable................................................................................................ 26 Transfert de documents.......................................................................................... 24 TVA............................................................................................................. 19, 28, 34 V Validation des écritures .......................................................................................... 34 Virement ................................................................................................................. 31 Compta & Gestion Commerciale Classic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 20096 EBP Compta & Gestion Commerciale ClassicEBP Compta & Gestion Commerciale Classic 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.8 EBP Compta & Gestion Commerciale ClassicEBP Compta & Gestion Commerciale Classic 9 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 13 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 13 1.1. Accès au service technique.......................................................................... 13 1.2. Configuration minimale conseillée................................................................ 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................ 15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................... 15 4.1. Version d’évaluation..................................................................................... 15 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 15 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................ 16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 17 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 18 PRISE EN MAIN..................................................................................................... 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 19 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................................................... 19 1.2. Les autres options........................................................................................ 20 1.3. La gestion des fenêtres ................................................................................ 20 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 20 3. COMMENT CREER UN TIERS ? ....................................................................... 21 3.1. Création d’un client....................................................................................... 21 3.2. Création d’un fournisseur ............................................................................. 21 4. COMMENT GERER LES VENTES ? ................................................................. 21 4.1. Comment saisir un devis ? ........................................................................... 21 4.2. Comment créer une commande ?................................................................ 23 4.3. Comment livrer une commande ? ................................................................ 24 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? ........................................... 24 4.5. Comment créer une facture ?....................................................................... 25 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ................................................................. 26 5.1. Comment commander ?............................................................................... 2610 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 5.2. Comment réceptionner les achats ?............................................................. 26 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?.................................................. 27 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ................................................................................................................................ 27 6.1. Transfert....................................................................................................... 27 6.2. Regroupement ............................................................................................. 27 6.3. Duplication ................................................................................................... 28 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?................................... 28 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ............................. 29 8.1. Comment saisir un acompte ?...................................................................... 29 8.2. Comment saisir un règlement ? ................................................................... 29 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................................................. 30 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ............................................ 30 9.2. Comment saisir un inventaire ?.................................................................... 31 9.3. Les mouvements de stock............................................................................ 32 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?......................... 33 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ......................................................... 34 12. COMMENT CREER UN C O M P T E ? ................................................................ 34 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? ............................................................... 35 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?..................................... 35 14.1. Comment saisir dans un journal ?.............................................................. 35 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? .................................................. 37 14.3. Comment saisir dans un guide ?................................................................ 37 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? ........... 38 15.1. Comment saisir une facture d’achat ?........................................................ 38 15.2. Comment saisir une facture de vente ?...................................................... 38 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement ............................. 38 16. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?....................................................... 39 16.1. L’en-tête ..................................................................................................... 39 16.2. Le corps ..................................................................................................... 39 16.3. Le pied ....................................................................................................... 39 16.4. Accès à la saisie......................................................................................... 39 17. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?............................................................. 40EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 11 18. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.................................................... 40 19. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?.................................... 41 20. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?...................................................... 42 21. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? .................. 42 22. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...................................................... 42 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...................................................... 43 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 44 LES FONCTIONS AVANCEES.............................................................................. 45 1. LE TABLEAU DE BORD..................................................................................... 45 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS ................................................. 45 3. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................ 46 3.1. Création du barème éco-contribution ........................................................... 46 3.2. Utilisation du barème éco-contribution ......................................................... 46 4. LA GESTION DES FRAIS DE PORT.................................................................. 47 4.1. Création d’un frais de port............................................................................ 47 4.2. Utilisation des frais de port........................................................................... 48 5. LA GESTION DES COMMISSIONS ................................................................... 48 6. LES HISTORIQUES ........................................................................................... 49 6.1. Historique de la ligne article ......................................................................... 49 6.2. Historique du document ............................................................................... 49 6.3. Historique des ventes................................................................................... 50 6.4. Historique des achats................................................................................... 50 7. LES ECHEANCIERS .......................................................................................... 51 8. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS ........................ 52 9. LES RELANCES................................................................................................. 52 10. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ..................................... 52 11. LES STATISTIQUES ........................................................................................ 5212 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .............................................. 53 13. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ...................................................................... 53 14. LA BALANCE INTERACTIVE........................................................................... 53 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..................................................... 54 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? .................... 54 INDEX..................................................................................................................... 55Avant de commencer EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 13 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » x Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : x Processeur : P4 2 GHz ou équivalent x Mémoire : 1 Go x Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits x Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.INSTALLATION 14 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta & Gestion Commerciale Classic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR20. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.Comment lancer mon logiciel ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.INSTALLATION 16 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). x Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; x Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, les dates d’exercice et le plan de comptable souhaité. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.INSTALLATION 18 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus Barre de navigationComment initialiser mon dossier ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 19 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'entête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. ? Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).PRISE EN MAIN 20 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bie n » ou « Se r v i c e ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tar if, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.Comment créer un Tiers ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 21 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.PRISE EN MAIN 22 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : ? L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le commercial, le détail de la TVA, ainsi que des statistiques. ? L’onglet Notes permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.Comment gérer les ventes ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 23 ? Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. ? Appliquer les tarifs Ce bouton permet d’utiliser les nouveaux tarifs articles sur le document. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s. ? Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. ? Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".PRISE EN MAIN 24 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : ? les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer ? La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…) ? La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). 4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. ? Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis.Comment gérer les ventes ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 25 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Ac ti v e r la validation des données à comptabiliser ». ? Régler une facture : Permet de générer une fiche règlement pré- renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.PRISE EN MAIN 26 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. 5.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.2. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?).Comment Transferer, regrouper ou dupliquer un document ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 27 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.PRISE EN MAIN 28 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – « Type du document à regrouper » ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.Le suivi financier des clients et fournisseurs EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 29 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 8.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Ti e r s » et la « TVA » sont indiqués. 8.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ; ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement.PRISE EN MAIN 30 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles + Stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie, ? Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.Comment gérer les stocks ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 31 9.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (ArticlesStock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré- remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes : x Quantité Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock. x Nouveau PUMP Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. x Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. 9.3. Les mouvements de stock Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Articles - Stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la page des mouvements de stock, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.Comment transférer les éléménts en compta ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 33 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, ? les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en compta, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres : ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA, ? la méthode de comptabilisation des stocks, ? les comptes de stock pour chaque fiche articles, ? la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique. La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ». Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées). La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.PRISE EN MAIN 34 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour cela, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite : ? utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter, ? choisir l’exercice que vous souhaitez créer (le suivant ou le précédent de l’exercice courant), ? modifier si besoin les dates d’exercice, ? indiquer les paramètres par défaut qui seront repris sur les fiches lors de la création de compte. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel. L’exercice courant est identifié par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien - Plan comptable. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte.Comment créer un Journal ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 35 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ? Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ? Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 14.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic ou la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionner la tâche "Saisie" dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 14.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. La navigation entre les journaux et les mois est possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période désirés dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes. 14.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ? Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Actions sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider)PRISE EN MAIN 36 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic ? Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ? N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ? Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. 14.1.3. Le pied Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ? Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. ? Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.comment saisir une ecriture comptable ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 37 14.2. Comment saisir une écriture comptable ? Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, vous pouvez accéder à la liste des guides déjà créés par Quotidien – Saisie par guide puis choisir le type de guide voulu (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations diverses). Ensuite utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Avant de saisir le corps du guide, il faut renseigner dans l’en-tête le modèle de guide, son libellé et le mois sur lequel vous souhaitez saisir. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Pour modifier ou supprimer une écriture provenant d’un guide, il faut aller en saisie par journal. Actions possibles : ? Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu’il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. ? Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer les écritures en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.PRISE EN MAIN 38 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION COMPTABLE ? 15.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 15.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajo uter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez Encaissement client, Décaissement fournisseur…. Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ? Les encaissements ? Les décaissements ? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ? Les remises de chèques Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.comment consulter un compte ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 39 16. COMMENT CONSULTER UN C O MP T E ? Pour consulter un compte, vous pouvez y accéder par le menu Quotidien – Consultation. 16.1. L’en-t êt e La sélection du compte se fait dans le champ "Identification - Compte". Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Sont repris automatiquement après sélection du compte : ? intitulé du compte, ? cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, ? cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant, ? solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant, ? solde antérieur représentant le solde réel du compte au jour précédent le premier jour de la période sélectionnée. 16.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. 16.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 16.4. Accès à la saisie En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant "Saisie" dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.PRISE EN MAIN 40 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 17. COMMENT LETTRER UN CO MP T E ? Le lettrage est une opération consistant à pointer les factures avec leurs règlements. Ainsi, toutes les factures non pointées correspondent aux factures non encore réglées. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien – Lettrage simplifié. ? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ? Sélectionner une facture et son règlement. ? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 18. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante.comment établir une déclaration de TVA ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 41 Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage. ? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 19. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ? Choisissez la déclaration à effectuer et indiquez la période. Cliquez sur Valider. ? Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration.PRISE EN MAIN 42 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 20. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 21. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 22. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).Comment imprimer un document ? EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 43 La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ? manuellement par le menu Outils – A N ouveaux – Générer les A Nouveaux. ? automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans la fiche Exercice. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.PRISE EN MAIN 44 EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-R O M . Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 45 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion Commerciale Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : x Les devis à relancer ; x Les échéances échues ; x Les statistiques des ventes ; x Les meilleurs clients et ar ticles ; x Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; x L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; x Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; x Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, famille clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promot ion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs.LES FONCTIONS AVANCEES 46 EBP Compta & Gestion commerciale Classic 3. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 3.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 3.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'éco au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document.La Gestion des frais de port EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 47 Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 4. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 4.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 4.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont : ? Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. ? % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 4.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : ? Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document. ? Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". ? Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document.LES FONCTIONS AVANCEES 48 EBP Compta & Gestion commerciale Classic Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ». 4.1.3. Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 4.2. Utilisation des frais de port 4.2.1. Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 4.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. Remarque Pour un frais de port défini avec un mode de calcul « Montant Fixe », vous pouvez saisir un montant différent dans le pied de l’onglet Détail. 5. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison, facture et avoir) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction : ? des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial, ? des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer.Les historiques EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 49 Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou tiers. Le barème est alors associé à la fiche des commerciaux devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions. 6. LES HISTORIQUES 6.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé, x issu d'un autre document, x transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". 6.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte.LES FONCTIONS AVANCEES 50 EBP Compta & Gestion commerciale Classic L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : x enregistré/validé x issu d'un autre document x transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 6.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Client s - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste 6.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles.les écheanciers EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 51 7. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion Commerciale, la consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients menu Ventes - Clients - Client s, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne suivant le même principe. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Pour gérer les échéanciers dans le module compta, vous devez au préalable activer l’option sur l’exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent : ? Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures. ? Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties : ? L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d’échéances créés dans la partie ventilation. ? La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. ? La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton pointer permet de rattacher une ligne d’échéance de la partie ventilation à une ligne d’échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement.LES FONCTIONS AVANCEES 52 EBP Compta & Gestion commerciale Classic 8. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS A partir d’une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion Commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 9. LES RELANCES Il existe deux types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, ? les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. 10. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 11. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. la communication entreprise expert EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 53 12. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 13. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 14. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique.LES FONCTIONS AVANCEES 54 EBP Compta & Gestion commerciale Classic 15. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 16. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Out ils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : x la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, x le manque d'un n° TVA intracommunautaire, x la suppression de documents, x le changement de code, x la clôture mensuelle, x la validation des écritures, x le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 55 Index A A nouveaux............................................................................................................. 43 Accès au service technique .................................................................................... 13 Achats..................................................................................................................... 26 Acompte.................................................................................................................. 29 Aide sur EBP Compta & Gestion Commerciale Classic............................................ 7 Archivage................................................................................................................ 54 Articles.................................................................................................................... 20 B Balance interactive ................................................................................................. 53 Barème des commissions....................................................................................... 48 Barème eco-contribution......................................................................................... 46 BL ........................................................................................................................... 24 Bon d’entrée ........................................................................................................... 30 Bon de livraison ...................................................................................................... 24 Bon de retour .......................................................................................................... 24 Bon de sortie........................................................................................................... 30 BR........................................................................................................................... 24 C Clients..................................................................................................................... 21 Clôture annuelle...................................................................................................... 42 Clôture mensuelle................................................................................................... 42 Code d'activation .................................................................................................... 15 Commande ............................................................................................................. 23 Commandes fournisseurs....................................................................................... 26 Commerciaux.......................................................................................................... 48 Commissions .......................................................................................................... 48 Communication Entreprise-Expert.......................................................................... 53 Compte ................................................................................................................... 34 Configuration minimale ........................................................................................... 13 Consultation d'un compte ....................................................................................... 39 Création de dossier................................................................................................. 17 D Dates d'exercices.............................................................................................. 17, 34 Déclaration de TVA................................................................................................. 41 Devis....................................................................................................................... 21INDEX 56 EBP Compta & Gestion commerciale Classic Documents d’achat................................................................................................. 26 Documents de stock ............................................................................................... 30 Documents de vente............................................................................................... 21 Duplication de documents....................................................................................... 28 E Echéances ........................................................................................................ 25, 51 Echéancier.............................................................................................................. 51 Eco-contribution...................................................................................................... 46 Ecran de travail....................................................................................................... 18 Ecritures de simulation ........................................................................................... 35 e-mail...................................................................................................................... 28 Encaissement ......................................................................................................... 38 Expert Comptable ............................................................................................. 20, 52 F Facture.............................................................................................................. 25, 27 Facture d’achat....................................................................................................... 38 Facture d’acompte .................................................................................................. 29 Facture de vente..................................................................................................... 38 Fonctions avancées................................................................................................ 45 Fournisseurs ........................................................................................................... 21 Frais de port............................................................................................................ 47 G Gestion des fenêtres............................................................................................... 20 Grand Livre interactif .............................................................................................. 53 H Historique client ...................................................................................................... 23 Historique de la ligne .............................................................................................. 49 Historique des achats ............................................................................................. 50 Historique des ventes ............................................................................................. 50 Historique du document.................................................................................... 23, 49 Historique eco-contribution ..................................................................................... 47 I Imprimer.................................................................................................................. 43 Initialisation du dossier ........................................................................................... 19 Installation............................................................................................................... 14 Inventaire................................................................................................................ 31 J Journal.................................................................................................................... 35 Journal des événements......................................................................................... 54Index EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 57 L Lancement du logiciel............................................................................................. 15 Lettrage automatique.............................................................................................. 53 Lettrer un compte.................................................................................................... 40 Livrer une commande ............................................................................................. 24 M Mot de passe .......................................................................................................... 20 Mouvements de stock............................................................................................. 32 N Numerotation .......................................................................................................... 19 Numérotation des pièces ........................................................................................ 35 O Options du dossier.................................................................................................. 19 P Plan comptable ....................................................................................................... 17 Promotions.............................................................................................................. 45 Prospects................................................................................................................ 21 R Racines interdites ................................................................................................... 35 Rapprochement bancaire........................................................................................ 40 Récéptionner une commande................................................................................. 26 Règlement .............................................................................................................. 29 Règlement client..................................................................................................... 29 Règlement fournisseur............................................................................................ 29 Regroupement de documents................................................................................. 27 Relances................................................................................................................. 52 Relances devis ....................................................................................................... 52 Remise de chèques ................................................................................................ 38 S Saisir dans un guide ............................................................................................... 37 Saisir dans un journal ............................................................................................. 35 Sauvegarde ............................................................................................................ 44 Statistiques ............................................................................................................. 52 Stocks..................................................................................................................... 30 T Tableau de bord...................................................................................................... 45 Tarif article.............................................................................................................. 20 Tar ifs....................................................................................................................... 45 Transfert comptable................................................................................................ 33 Transfert de documents.......................................................................................... 27INDEX 58 EBP Compta & Gestion commerciale Classic TVA............................................................................................................. 19, 34, 41 V Validation des écritures .......................................................................................... 42 Ventes .................................................................................................................... 21 Virement ................................................................................................................. 38 Etats Financiers Pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Février 2011EBP Etats Financiers 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Etats Financiers Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers.EBP Etats Financiers 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2: Juin 2010EBP Etats Financiers 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Etats Financiers et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Sommaire de l'aide pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.Table des matières EBP Etats Financiers 9 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 11 1.1. Accès au service technique.......................................................................... 11 1.2. Configurations .............................................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................ 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................... 14 4.1. Version d’évaluation ..................................................................................... 14 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 14 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................ 14 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE ................................................................. 15 6. MISES A JOUR .................................................................................................. 16 7. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 17 8. IMPORTER LES MODELES EBP ...................................................................... 18 9. COMMENT IMPORTER VOS DOSSIERS EBP ETATS FINANCIERS 2009 V13 DANS VOTRE DOSSIER DE TRAVAIL ?............................................................... 18 PRISE EN MAIN..................................................................................................... 19 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? ............................ 19 1.1. Société ......................................................................................................... 19 1.2. Divers ........................................................................................................... 20 1.3. Les autres données...................................................................................... 21 1.4. La gestion des fenêtres ................................................................................ 21 2. LE DOSSIER (SIREN) ? ..................................................................................... 22 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ?.......................................................... 22 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) ......................................... 23 3. LA LIASSE.......................................................................................................... 24 3.1. Comment créer une liasse ? ........................................................................ 24 3.2. Onglet Général............................................................................................. 26TABLE DES MATIERES 10 EBP Etats Financiers 3.3. Onglet Balance............................................................................................. 26 3.4. Onglet Formulaire......................................................................................... 27 3.5. Onglet Contrôles .......................................................................................... 31 3.6. Onglet Plan de regroupement ...................................................................... 31 3.7. Onglet Télédéclarations ............................................................................... 32 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ?................................................................. 32 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? ....................................................... 33 6. FIN DE LA LIASSE ............................................................................................. 34 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES........................................... 34 7.1. Créer la liasse au millésime suivant ............................................................. 34 7.2. Exporter en CSV .......................................................................................... 34 7.3. Créer un modèle utilisateur .......................................................................... 34 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant...................................................... 34 8. LES PLAQUETTES ............................................................................................ 35 8.1. Comment créer une plaquette ?................................................................... 35 9. LES MODELES UTILISATEUR ? ....................................................................... 39 9.1. Modèle de liasse .......................................................................................... 39 9.2. Modèle de plaquette..................................................................................... 39 9.3. Les actions de la liste des modèles.............................................................. 39 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ?........................ 41 11. LES FONCTIONS EXPERT.............................................................................. 41 11.1. Les traitements par lot................................................................................ 41 11.2. Utilisateurs ................................................................................................. 42 INDEX..................................................................................................................... 43Avant de commencer EBP Etats Financiers 11 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configurations 1.2.1. Configurations minimales conseillées La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista) ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).INSTALLATION 12 EBP Etats Financiers 1.2.2. Configurations recommandées ? Processeur : Intel Core 2 Duo ou équivalent ? Mémoire : 2 Go ? Espace disque libre : 10 Go 1.2.3. Versions de Microsoft Office validés pour la plaquette ? Microsoft Office 2007 ? Microsoft Office 2003 (avec le Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word 2007) Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le lien Etats Financiers Entreprises Millésime 2011 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel. 3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Etats Financiers Entreprises Millésime 2011. 4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement. 5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre numéro de licence et votre clé web. Validez. 6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez.Comment lancer mon logiciel ? EBP Etats Financiers 13 7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier. 8. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 9. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 12. Cliquez sur Installation monoposte. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 13. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\Program Files\EBP\FinState4.0FR30 pour une installation sous Xp et C:\.Programmes\EBP\FinState4.0FR30 pour une installation sous Vista. 14. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 15. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Etats Financiers Entreprises 2011 4.0.INSTALLATION 14 EBP Etats Financiers 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez tester les différentes fonctionnalités de l’application uniquement sur le dossier de démonstration. Certaines fonctionnalités ne sont pas disponibles en version non activée : - la création de dossier, - l’import de balance, - l’ajout, la suppression et l’insertion de lignes dans l’onglet balance de la liasse, - un filigrane apparaît sur les documents imprimés et exportés en PDF, - l’export EDI, - l’import des dossiers EBP Etats Financiers 2009 v13. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : ? Clé PC Cette clé PC est calculée à partir des informations matérielles de votre machine. ? Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).Le dossier de travail unique EBP Etats Financiers 15 ? Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. ? Clé WEB Saisissez la clé web. ? Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activez votre logiciel. Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE Votre dossier de travail est maintenant unique et c’est dans ce dossier de travail que vous allez centraliser vos données communes ainsi que tous les dossiers clients nommés « dossiers (SIREN) ». Pour créer votre dossier de travail, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer à l’étape suivante ou précédente dans la procédure de création du dossier. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.INSTALLATION 16 EBP Etats Financiers 6. MISES A JOUR Après avoir installé une nouvelle version de l’application EBP Etats Financiers, un message de mise à jour apparaît à la 1 ère ouverture de l’application vous proposant d’effectuer une mise à jour avec ou sans sauvegarde. Il est fortement recommandé d’effectuer cette mise à jour avec sauvegarde. Cette mise à jour prendra en compte les dernières modifications que nous avons apportées aux formules, au paramétrage des cellules (notamment pour l’EDI) et aux fonds. Ces modifications sont appliquées aux modèles EBP, aux modèles utlisateurs et aux liasses. En ce qui concerne les formules, elles ne seront mises à jour dans les modèles utilisateurs et dans les liasses que seulement si elles n’ont pas été personnalisées par l’utilisateur.Ecran de travail EBP Etats Financiers 17 7. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus De raccourcis. La barre de navigationINSTALLATION 18 EBP Etats Financiers 8. IMPORTER LES MODELES EBP Lors de la création de votre dossier de travail, Les modèles EBP 2011 sont automatiquement importés. Si vous souhaitez importer d’autres modèles après la création de votre dossier de travail, cliquez sur Outils + Importer des Modèles de liasse EBP depuis le menu principal de l’application. Si vous souhaitez faire des imports de dossier de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13, il faut d’abord que vous importiez les modèles EBP 2009. Les différentes étapes de l’assistant d’import des modèles EBP sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 9. COMMENT IMPORTER VOS DOSSIERS EBP ETATS FINANCIERS 2009 V13 DANS VOTRE DOSSIER DE TRAVAIL ? Les données qui peuvent être importées des dossiers EBP Etats Financiers 2009 v13 sont : - les données des dossiers (accessibles par Dossier + Propriétés + Préférences du dossier…), - les valeurs des liasses millésimées 2009 (uniquement les données transmissibles en EDI). Les formules EBP Etats Financiers 2009 v13 ne sont pas importées. Remarque Votre nouveau produit EBP Etats Financiers doit être activé. Une fois EBP Etats Financiers activé, suivez les différentes étapes de l'assistant d’import de dossiers. L’accès à cet assistant se fait en cliquant sur Outils + Importer vos anciens dossiers EBP Etats Financiers 2009 du menu principal de l’application. Les différentes étapes de l’assistant d’import de dossiers sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran de l’assistant.Comment paramétrer mon dossier de travail ? EBP Etats Financiers 19 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en précisant comment paramétrer votre dossier de travail, vos dossiers (SIREN) et comment traiter votre liasse de sa création à son impression. 1. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Après la création de votre dossier de travail, nous vous conseillons tout d’abord de renseigner les informations générales de votre société. Ces informations sont accessibles en cliquant sur le bouton Paramètres se situant sous la barre de navigation. 1.1. Société Cliquez sur l’un des sous répertoire du répertoire Société de la barre de navigation pour ouvrir la fiche de votre société. Celle-ci est composée de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options et les données correspondantes sur la partie droite. 1.1.1. Le paramétrage EDI Ce sous-répertoire concerne votre paramétrage EDI. Il est donc à remplir impérativement si vous envoyez vos liasses au format EDI : ? Emetteur de la télédéclaration L'émetteur initial correspond au tiers qui génère et envoie le fichier EDI. ? Intermédiaire Si ce n’est pas l’émetteur de la télédéclaration qui envoie le fichier EDI, indiquez les coordonnées de celui qui envoie le fichier EDI appelé Intermédiaire. ? Partenaire EDI Le partenaire EDI est le portail déclaratif à qui vous transmettez vos fichiers EDI. Si vous passez par Jedeclare.com, vous retrouverez les informations à renseigner pour le partenaire EDI dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.PRISE EN MAIN 20 EBP Etats Financiers Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran d’option. 1.1.2. Les chemins Ce sous-répertoire vous permet de personnaliser vos chemins de sauvegarde/génération de fichiers. Ces chemins seront indiqués par défaut lors de vos différentes actions. Si vous les modifiez lors de vos actions, les chemins renseignés ici seront remplacés. 1.1.3. Export PDF Ce sous-répertoire vous permet de paramétrer vos exports PDF. 1.1.4. Options des liasses Ce sous répertoire vous permet d’ouvrir ou non vos liasses avec le mode Vue avancée activée. Lorsque le mode Vue avancée est activé, la saisie et la modification sont possibles dans toutes les cellules de la liasse. Si le mode Vue avancée est désactivé, seules les cellules ne contenant pas de formules sont saisissables. 1.1.5. Options des plaquettes Le logiciel permet de générer simultanément 3 plaquettes avec des présentations différentes. Ce sous-répertoire vous permet donc de préciser pour chaque modèle de plaquette son nom ainsi que le thème associé. 1.1.6. Général Ce sous-répertoire vous permet de modifier la police et la taille par défaut des onglets Notes. 1.2. Divers Cette partie contient plusieurs listes. Certaines sont déjà remplies et peuvent être complétées/modifiées par vous : Civilités, Codes NAF, Codes postaux, Départements, Pays, OGA. D’autres peuvent être reprise dans vos dossiers (SIREN) : OGA, Contacts, Banques. Ainsi, si vous avez un même centre des impôts pour plusieurs dossiers (SIREN), créez une fiche contact en renseignant les coordonnées du centre des impôts. Il suffira ensuite de sélectionner ce contact dans vos dossiers (SIREN). Pour les entreprises souhaitant envoyer leur liasse à leurs banques commerciales, il est impératif de créer des fiches Banque dans la liste des banques.Comment paramétrer mon dossier de travail ? EBP Etats Financiers 21 1.3. Les autres données En cliquant sur Outils + Options du menu principal de l’application, vous avez accès à d’autres données personnalisables, comme l’emplacement du dossier de travail, le chemin de sauvegarde et le paramétrage de l’apparence de l’application. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. PRISE EN MAIN 22 EBP Etats Financiers 2. LE DOSSIER (SIREN) ? 2.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? Un dossier (SIREN) correspond à un dossier client pour lequel vous devez établir une liasse. Pour créer un dossier (SIREN), vous devez accéder à la liste des dossiers (SIREN) par le menu Quotidien + Dossiers (SIREN). Utilisez ensuite la touche [Inser] du clavier ou le bouton Ajouter. En version Entreprises, vous pouvez créer 10 dossiers (SIREN). La fenêtre d’un dossier (SIREN) se compose de 4 onglets à renseigner avec attention, car ces données sont reprises dans les liasses. ? Onglet Coordonnées Renseignez ici les informations concernant l’identification, l’adresse, les identifiants et les éléments de cessation de l’entité à créer.Le dossier (SIREN) ? EBP Etats Financiers 23 ? Onglet Informations DGFIP Renseigner ici les identifiants, l’adresse du centre des impôts et les informations concernant la personne responsable des liasses. Si vous avez créé des fiches Contact, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. ? Onglet Intervenants Renseigner ici les informations relatives aux intervenants. Si vous avez créé des fiches Contact et/ou Banque, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à un Organisme de Gestion Agréé, il est impératif de renseigner l’intervenant OGA. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à vos banques commerciales, il est impératif de renseigner l’intervenant Banques. ? Onglet Notes Vous pouvez donner des indications sur le dossier. Cette colonne est affichable dans la liste des Dossiers (SIREN). Pour plus d’informations concernant la création des dossiers (SIREN), utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) Lorsque vous êtes dans la liste des Dossiers (SIREN), le menu contextuel vous propose une série d’actions : ? Archiver (ou sauvegarde partielle) Cette action vous permet d’archiver les dossiers (SIREN) sélectionnés dans la liste des Dossiers (SIREN). Dans l’assistant d’archivage, vous pouvez également sélectionner certaines liasses des dossiers (SIREN) que vous avez sélectionné dans la liste des Dossiers (SIREN). ? Restaurer Cette action vous permet de restaurer un .zip d’une sauvegarde partielle. Vous ne pouvez pas restaurer ici un .zip d’une sauvegarde complète (Outils + Restauration). ? Visualiser les anciennes liasses Cette action permet d’ouvrir l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 d’un dossier importé. ? Visualiser les liasses Cette action permet de passer sur la liste des Liasses du dossier (SIREN) sélectionné.PRISE EN MAIN 24 EBP Etats Financiers 3. LA LIASSE 3.1. Comment créer une liasse ? Une liasse correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer différents documents tels que les formulaires fiscaux, les états de gestion, les tableaux de détails et les plaquettes. Une liasse peut être créée soit pour établir une déclaration fiscale, soit pour faire des situations. Vous pouvez créer autant de liasses que vous souhaitez dans un exercice au sein d’un même dossier (SIREN). Exemples de liasses pour l’exercice 2008 : - 1 ère liasse : Situation 1 er trimestre 2008 - 2 ème liasse : Situation 2 ème trimestre 2008 - 3 ème liasse : Situation 3 ème trimestre 2008 - 4 ème liasse : Situation 4 ème trimestre 2008 - 5 ème liasse : déclaration fiscale 2008 - 6 ème liasse : déclaration rectificative 2008 Pour créer une liasse, accédez à la liste des Liasses par le menu Quotidien + Liasses. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. La liasse EBP Etats Financiers 25 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre liasse, choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre liasse. Les régimes traités par l’application sont : IS/RS, IS/RN, IR/RS, IR/RN, BA/RS, BA/RN, BNC, SCI, SCM/RS, SCM/RN, Intégration Groupe et Intégration Membre. Si vous souhaitez également générer des plaquettes, indiquez, dans le champ Modèle de plaquette, le modèle à utiliser. Par défaut, il existe un modèle BIC/RN, BIC/RS, BA/RN, BA/RS et BNC. Remarque Ces modèles ne peuvent pas être utilisés pour les régimes SCI, SCM et Intégration. Cliquez sur le bouton OK pour créer la liasse. Onglets de la liasse. Menu principal de la liasse. Menu des onglets. Liste des pages de la liasse. Accès à l’Editeur de formules. Partie Détails des cellules.PRISE EN MAIN 26 EBP Etats Financiers 3.2. Onglet Général Dans cet onglet, vous devez renseigner le type de la liasse. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la liasse dans l'onglet Formulaire ainsi qu'à à l'impression. Si vous choisissez le type Déclaration Provisoire / Simulation, la mention Déclaration provisoire apparaît sur chaque page de la liasse. Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration rectificative apparaît sur chaque page de la liasse. Vous avez également la possibilité d’associer une liasse précédente à votre liasse en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la liasse précédente sur la période N-1 de la liasse en cours et d’importer certaines valeurs de votre liasse N-1 dans votre liasse en cours. 3.3. Onglet Balance Cet onglet contient la balance permettant de calculer votre liasse fiscale, les états de gestion et les plaquettes si vous basez votre plaquette sur la liasse. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles : 3.3.1. La saisie Vous pouvez saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1. Remarque Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances. 3.3.2. L’import Vous pouvez importer une balance en cliquant sur le bouton Importer. 2 types d’imports sont possibles : Fichier .bal et Autre type de fichier. ? Import d’un fichier .bal Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .bal. Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case Type de caractère. ? Import d’un autre type de fichier (ou import paramétrable) Suivez les étapes de l’assistant d’import paramétrable. La liasse EBP Etats Financiers 27 Dans la 2 ème étape, vous devez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur l’icône . Dans les 3 ème et 4 ème étapes, choisissez les séparateurs ainsi que le codage des textes. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case codage de la 3 ème étape. Dans la 5 ème étape, attribuez à chaque ligne de la partie haute (structure de la balance de l’application) une colonne de la partie du bas (balance importée). Pour plus d’informations concernant l’import de balance, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles : ? Mise à zéro Cette option permet de remplacer tous les montants des balances par des zéros. ? Suppression des lignes vides Cette option permet de supprimer toutes les lignes des balances qui sont à zéros. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.4. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la liasse sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées. 3.4.1. Les modes de saisie Dans cet onglet, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par le bouton Vue avancée du menu de cet onglet. Selon que le bouton soit activé ou non, vous ne pouvez pas saisir dans les mêmes cellules. ? Vue avancée désactivée Cette vue permet de renseigner uniquement les champs non cadenassés. Par défaut, toutes les cellules qui font appel à des formules de calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. De plus, ce mode n’autorise pas la suppression et l’ajout de pages dans la liasse.PRISE EN MAIN 28 EBP Etats Financiers ? Vue avancée activée Cette vue permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ Formule de la zone Détail qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La Vue avancée permet également la suppression ou l’ajout de pages rattachées au régime fiscal de la liasse. Pour cela, passez en Vue avancée puis cliquez sur le bouton Modifier. Une fenêtre Sélection de formulaires s’ouvre. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour les ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des formulaires de la liste de votre liasse, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les formulaires à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Par défaut, l’application ouvre les liasses avec la Vue avancée désactivée. Si vous souhaitez les ouvrir en Vue avancée activée, cliquez sur Paramètres + Options des liasses de la barre de navigation ou du menu principal de l’application, puis cochez la case Activer le Mode avancé par défaut dans les liasses. Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la liasse en cliquant sur le bouton Calculer la liasse. La sauvegarde de la liasse permet également de recalculer automatiquement la liasse. Pour créer une formule, cliquez sur le bouton Editer… de la partie Détail de l’onglet Formulaire. Un éditeur de formule vous aidera à créer vos propres formules.La liasse EBP Etats Financiers 29 Pour plus d’informations concernant l’éditeur de formules, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1 depuis cette fenêtre. 3.4.2. La recherche Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la liasse. Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule précédé d’un point. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page 2050, saisissez alors 2050.AF. Visualisez votre formule ici. Faites glisser les noms des cellules ou des pages dans le cadre Formule cidessus. Descriptif et exemple des fonctions. Faites glisser les fonctions de ce cadre vers le cadre Formule ci-dessus.PRISE EN MAIN 30 EBP Etats Financiers 3.4.3. Les actions du menu principal de la liasse Depuis le menu principal de la liasse, les actions suivantes sont disponibles : ? Calculer la liasse Cette action permet de lancer le calcul de la liasse. ? Vérifier les contrôles Cette action permet de lancer les contrôles de l’onglet Contrôles. Cette action commence par le calcul de la liasse. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît et l’impression de votre liasse se fera avec un filigrane. Dans tous les cas, les anomalies sont expliquées dans la partie Détail de l’onglet Formulaire. ? Exporter en PDF Permet de d’exporter toutes les pages de l’onglet Formulaire au format PDF. Si vous souhaitez exporter seulement une partie des pages de l’onglet Formulaire, passez par la fenêtre d’impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 4 Comment imprimer la liasse ? page 32) ? Voir la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet d’ouvrir la plaquette. ? Supprimer la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet de supprimer la plaquette. 3.4.4. Les actions du menu contextuel Depuis le menu contextuel, les actions suivantes sont disponibles : ? Restaurer la formule du modèle Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez cette option. Il est également possible de restaurer toutes les formules du modèle d’une même page en choisissant l’option Restaurer les formules du modèle dans la page. ? Supprimer la valeur saisie Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur cette option. Il est La liasse EBP Etats Financiers 31 également possible de supprimer toutes les valeurs saisies d’une page en choisissant l’option Supprimer les valeurs saisies dans la page. ? Affichage des codes Cette option permet de visualiser à l'écran le nom de chaque cellule. ? Comparatif des calculs Si vous avez modifié une formule de calcul, cette option vous permettra de comparer la formule du modèle et celle que vous avez saisi. ? Détail des calculs Cette option indique les valeurs par compte utilisé dans le calcul de la valeur affichée. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 3.5. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la liasse. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 3.6. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules des pages se situant dans l’onglet Saisie de la liasse et dans l’onglet Plaquette d’une liasse. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Saisie de la liasse et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Saisie de la liasse sont reportées dans cet onglet.PRISE EN MAIN 32 EBP Etats Financiers Comme dans l’onglet Saisie de la liasse, la Vue avancée doit être activée pour modifier des formules. Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée. Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non. 3.7. Onglet Télédéclarations Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la liasse pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 33). 4. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ? Pour imprimer une liasse, les états de gestion et les annexes fiscales, positionnezvous dans l'onglet Saisie de la liasse et cliquez sur l'icône . Un aperçu de chaque page de la liasse est alors affiché. Vous pouvez sélectionner l’exemplaire voulu ou tous les exemplaires. Si vous avez des contrôles bloquants dans votre liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.5 Onglet Contrôles page 31), la mention Anomalie – Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Provisoire / Simulation, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 26), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Rectificative, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.2 Onglet Général page 26), la mention Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez également effectuer un export PDF des formulaires sélectionnés en cliquant sur le bouton Export PDF…. Vous pouvez également imprimer les noms des cellules de la liasse en cliquant sur l’icône de la fenêtre d’impression. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1.Comment générer un fichier EDI ? EBP Etats Financiers 33 5. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? Après avoir renseigné les paramètres de la société (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Société page 19) et du dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 22), accédez à votre liasse, puis cliquez sur l’onglet Télédéclarations puis sur le bouton Ajouter. Sélectionnez les destinataires de votre choix ainsi que les éléments à envoyer. Les banques commerciales que vous avez renseignées dans le Dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 22) sont indiquées dans la partie Banques commerciales. Pour effectuer l’envoie, cochez les case correspondantes. Vous pouvez envoyer un fichier de test en cliquant sur la case Déclaration de test. Cliquez ensuite sur le bouton Générer. Une ligne est alors créée dans l’onglet Télédéclarations avec la date de génération et le statut de la télédéclaration. Si vous effectuez votre télédéclaration avec le portail Je Déclare, les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale sont alors renseignés.PRISE EN MAIN 34 EBP Etats Financiers Vous pouvez accéder à toutes vos fiches d’envoi EDI en cliquant sur Quotidien + Télédéclarations. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 6. FIN DE LA LIASSE Lorsque votre liasse est terminée ou envoyée à la DGFiP, dans l'onglet Général de la liasse, vous pouvez alors cocher l'option Liasse figée. Cette option a pour effet de griser tous les champs. Seule la consultation est possible. Les mises à jour de ces liasses n’est plus possible. 7. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES Lorsque vous êtes dans la liste des liasses, le menu contextuel vous propose une série d’actions : 7.1. Créer la liasse au millésime suivant Cette action vous permet de créer la liasse dans un millésime différent. La liasse initiale est conservée. La liasse créée ne récupère ni la balance ni les montants saisis. Par contre, les formules personnalisées dans la liasse initiale seront conservées dans la liasse créée. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 7.2. Exporter en CSV Cette action vous permet d’exporter les cellules d’une liasse et leur valeur dans un fichier .csv (compatible avec Excel). 7.3. Créer un modèle utilisateur Cette action permet de créer un modèle conservant vos formules personnalisées, dont vous pourrez vous servir pour créer d’autres liasses (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 9 Les modèles utilisateurs page 39). 7.4. Transférer la liasse au millésime suivant Cette option permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés.Les plaquettes EBP Etats Financiers 35 8. LES PLAQUETTES Il existe deux types de plaquette : - Les plaquettes associées à une liasse c’est-à-dire qu’elles sont créées à partir d’une liasse, - Les plaquettes dites autonomes c’est-à-dire qu’elles ne sont pas associées à une liasse et elles sont calculées à patir d’une balance. La gestion des plaquettes s’effectue par le menu Plaquettes + Toutes. 8.1. Comment créer une plaquette ? Pour créer une plaquette, accédez à la liste des plaquettes par le menu Quotidien + Plaquettes. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. PRISE EN MAIN 36 EBP Etats Financiers Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre plaquette, choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de plaquette à partir duquel vous souhaitez créer votre plaquette. Vous pouvez choisir un modèle EBP ou un modèle utilisateur. Si votre plaquette n’est pas liée à une liasse, vous devez alors sélectionner un modèle de plaquette basé sur une balance. Dans le champ Liasse associée, indiquez la liasse à partir de laquelle la plaquette sera basée. Cliquez sur le bouton OK pour créer la plaquette. 8.1.1. Onglet Général Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette qui n’est pas liée à une liasse donc basée sur une balance. Dans cet onglet, sont donc indiqués : ? Le dossier SIREN, ? Le régime. A partir de cette information, seuls les modèles de plaquettes associés à ce régime sont proposés lors de la modification de la liste des chapitres, ? La période de la liasse N, ? La période de la liasse N-1. 8.1.2. Onglet Aperçu du document Si, à la création de votre plaquette, vous avez sélectionné un modèle de plaquettes, dans cet onglet, apparaissent alors toutes les pages qui composent votre plaquette. Si vous n'avez rien sélectionné, la liste des documents est vide. Modifier la liste des chapitres Vous pouvez ajouter des pages en cliquant sur le bouton Modifier la liste des chapitres. Une fenêtre Sélection de pages s’ouvre. Elle se compose de 2 listes : la liste de gauche correspond à toutes les pages que vous pouvez insérer dans votre plaquette, la liste de droite correspond aux pages de votre plaquette. Vous pouvez filtrer ces listes en sélectionnant le type de modèle dans la liste déroulante en haut de la fenêtre. Dans la liste de gauche, sélectionnez les pages que vous souhaitez ajouter dans votre plaquette. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour l’ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des pages de votre plaquette, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les pages de plaquette à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer.Les plaquettes EBP Etats Financiers 37 L'ordre dans lequel les pages sont affichées dans cet onglet correspond à l'ordre dans lequel elles seront dans le fichier généré. Si vous souhaitez modifier l'ordre cliquez sur les icônes ou pour respectivement monter ou descendre la page sélectionnée. Personnaliser la plaquette Pour personnaliser les pages de la plaquette, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Editer le document dans Word. Pour ajouter des cellules dans la plaquette, déroulez la liste dans le dictionnaire et faites glisser le nom des cellules du dictionnaire dans la page Word. Pour insérer des pages de la liasse, faites glisser le nom de la page du dictionnaire dans la page Word de votre plaquette. Remarque Si vous souhaitez insérer des pages entières dans votre plaquette, vous devez d’abord insérer ces pages dans l’onglet Formulaire. 8.1.3. Onglet Plan de regroupement Cet onglet correspond au plan de regroupement de pages insérées dans la plaquette. Pour chaque page, apparaissent les formules des cellules propres aux plaquettes. A partir de cet onglet, vous pouvez également modifier ces formules. La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.4.1 Les modes de saisie page 27).PRISE EN MAIN 38 EBP Etats Financiers 8.1.4. Onglet Balance Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette dite autonome qui n’est donc pas liée à une liasse. Le fonctionnement de cet onglet est le même que celui dans la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.3 Onglet Balance page 26) 8.1.5. Onglet Présentation Cet onglet permet de personnaliser la présentation de la plaquette. Vous pouvez générer jusqu'à 3 exemplaires de la plaquette. Par défaut, chaque exemplaire a pour nom 1 er Modèle, 2 ème Modèle et 3 ème Modèle mais vous pouvez modifier ce nom. Indiquez également le thème associé à chaque plaquette, un thème correspondant à un style de présentation (police, couleur….). Comme vous pouvez générer jusqu’à 3 plaquettes, vous devez, pour chaque page de la plaquette, cocher les colonnes 1 er modèle, 2 ème modèle et 3 ème modèle si vous souhaitez que la page apparaisse dans les 3 exemplaires. Si vous ne cochez pas une des colonnes, la page n'apparaîtra alors pas dans l'exemplaire que vous avez décoché. 8.1.6. Génération et mise à jour de la plaquette Dès que votre plaquette est correcte, générez-la en cliquant sur le bouton Générer la plaquette… dans l’onglet Aperçu du document puis cliquez sur l’option Génération de plaquette. Cette option permet d’ouvrir l’assistant de génération de plaquette. Dans la 2 ème étape, choisissez en 1 er lieu le chemin de génération des 3 plaquettes. Par défaut, le répertoire indiqué correspond au répertoire renseigné dans les paramètres de la société du menu Paramètres + Société + Chemins. Sélectionnez ensuite les modèles à générer en indiquant leur nom. Dans la 3 ème étape, cliquez sur Lancer. A la fin de la génération, la fenêtre d’ouverture des fichiers générés apparaît. Pour mettre à jour les valeurs d’une plaquette déjà générée, (après avoir modifié des montants sur les pages de l’onglet Formulaire de la liasse par exemple), cliquez sur le bouton Générer la plaquette…, puis sélectionnez l’option Mise à jour des valeurs….Les modèles utilisateur EBP Etats Financiers 39 9. LES MODELES UTILISATEUR 9.1. Modèle de liasse Lorsque vous créez une liasse, vous pouvez la créer à partir d'un modèle EBP ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur depuis une liasse, cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur du menu contextuel depuis la liste des liasses. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le en cliquant sur les boutons Sauvegarder, Sauvegarder et Fermer ou Sauvegarder et Nouveau. Vous pouvez également créer un modèle utilisateur à partir d’un modèle EBP. Pour cela, cliquez sur le lien Modèles EBP de la partie Quotidien + Modèles de liasses (dans la barre de navigation ou le menu de l’application), sélectionnez le modèle EBP à dupliquer, puis cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur dans la barre des tâches ou dans le menu contextuel. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le. Lorsque vous affichez un modèle de liasse, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.1 Comment créer une liasse ? page 24). 9.2. Modèle de plaquette Pour créer un modèle de plaquette, procédez comme pour les modèles de liasse. Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez. Enregistrez votre modèle en cliquant sur les boutons Sauvegarder, Sauvegarder et Fermer ou Sauvegarder et Nouveau. Lorsque vous affichez un modèle de plaquette, seuls les onglets Régime, Aperçu du document, Plan de regroupement et Présentation sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une plaquette (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe Erreur ! Source du renvoi introuvable. Comment créer une plaquette page Erreur ! Signet non défini.). Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 9.3. Les actions de la liste des modèles 9.3.1. Dupliquer le modèle au millésime suivantPRISE EN MAIN 40 EBP Etats Financiers Cette action vous permet de dupliquer un modèle utilisateur dans un millésime différent. Le modèle initial est conservé. Le modèle dupliqué conserve les formules personnalisées du modèle initial. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 9.3.2. Comparer deux versions Cette option permet de comparer deux millésimes et ainsi de voir les évolutions de formules entre les deux.Comment sauvegarder mon dossier de travail ? EBP Etats Financiers 41 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape de l’assistant est détaillée dans l’aide en ligne accessible par la touche F1. 11. LES FONCTIONS EXPERT 11.1. Les traitements par lot Cette action vous permet d’appliquer une action à plusieurs liasses en même temps. Avant de lancer le traitement par lot, sélectionnez les liasses concernées dans la liste. Les actions disponibles dans ce traitement par sont : ? Transférer les liasses au millésime suivant Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 7.4 Transférer la liasse au millésime suivant page 34 pour plus de précisions. ? Créer les liasses au millésime suivant Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 7.1 Créer la liasse page 34 pour plus de précisions. ? Verrouiller les plans de regroupement des liasses Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 6 Fin de la liasse page 34 pour plus de précisions. ? Imprimer les liasses Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 4 Comment imprimer la liasse ? page 32 pour plus de précisions.PRISE EN MAIN 42 EBP Etats Financiers ? Export .PDF (tous les formulaires) Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 3.4.3 Les actions du menu principal de la liasse page 30 pour plus de précisions. ? Générer les plaquettes Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 8.1.6 Génération et mise à jour de la plaquette page 38 pour plus de précisions. ? Imprimer les plaquettes ? Générer et envoyer les fichiers EDI Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Comment générer un fichier EDI ? page 33 pour plus de précisions. 11.2. Utilisateurs Par le menu Paramètres + Utilisateurs, Vous pouvez gérer le droit d’accès et les autorisations sur certaines actions des personnes ayant accès à l’application. Vous pouvez également gérer des groupes d’utilisateurs avec des droits communs. Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1.Index EBP Etats Financiers 43 Index A Accès au service technique .................................................................................... 11 Aide sur EBP Etats Open Line TM ............................................................................ 7 Archivage/Restauration partielle ............................................................................. 23 C Changer de millésime en traitement par lot ............................................................ 41 Code d'activation .................................................................................................... 14 Configuration minimale ........................................................................................... 11 Contrôles ................................................................................................................ 31 Créer les liasses suivantes en traitement par lot .................................................... 41 D Dossier (SIREN) ..................................................................................................... 22 Dossier de travail unique ........................................................................................ 15 E Ecran de travail....................................................................................................... 17 Export .pdf en traitement par lot.............................................................................. 42 Export de la liasse complète en PDF...................................................................... 30 F Figer/défiger les liasses en traitement par lot ......................................................... 41 G Générer et envoyer les fichiers EDI en traitement par lot ....................................... 42 Générer les plaquettes en traitement par lot........................................................... 42 Générer un fichier EDI ............................................................................................ 33 Gestion des fenêtres............................................................................................... 21 I Import des dossiers v13 dans le dossier de travail unique ..................................... 18 Importer une balance .bal ....................................................................................... 26 Importer une balance .txt ou.csv............................................................................. 26 Impression .............................................................................................................. 32 Imprimer les liasses en traitement par lot ............................................................... 41 Imprimer les plaquettes en traitement par lot.......................................................... 42 Installation............................................................................................................... 12 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 13INDEX 44 EBP Etats Financiers Liasse ..................................................................................................................... 24 Liasse figée............................................................................................................. 34 M Modeles utilisateur .................................................................................................. 39 P Paramétrage des chemins de sauvegarde ............................................................. 20 Paramétrage des exports PDF ............................................................................... 20 Paramétrage EDI .................................................................................................... 19 Paramétrage-Gestion des utilisateurs..................................................................... 42 Paramétrage-Liste des banques............................................................................. 20 Paramétrage-Liste des civilités ............................................................................... 20 Paramétrage-Liste des codes NAF......................................................................... 20 Paramétrage-Liste des codes postaux ................................................................... 20 Paramétrage-Liste des contacts ............................................................................. 20 Paramétrage-Liste des départements..................................................................... 20 Paramétrage-Liste des OGA................................................................................... 20 Paramétrage-Liste des pays ................................................................................... 20 Paramétrage-Options des liasses........................................................................... 20 Paramétrer mon dossier de travail.......................................................................... 19 Plan de regroupement ............................................................................................ 31 S Sauvegarde ............................................................................................................ 41 V Visualiser les liasses de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13.................... 23 Vue avancée........................................................................................................... 27 Gestion de Contacts Pratic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 6 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 7 Table des matières INSTALLATION ....................................................................................................... 9 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................... 9 1.1. Accès au service technique ............................................................................ 9 1.2. Configuration minimale conseillée .................................................................. 9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ............................................................ 11 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ........................................................... 11 4.1. Version d’évaluation ..................................................................................... 11 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 11 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 12 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 13 5.1. La gestion des fenêtres ................................................................................ 13 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 14 PRISE EN MAIN ..................................................................................................... 15 1. ECRAN DE DEMARRAGE ................................................................................. 16 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? ..................................................................... 17 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? ................................................................ 18 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? .................................................................. 18 5. COMMENT GERER LES ACTIVITES ? ............................................................. 19 5.1. Création d’une activité .................................................................................. 19 5.2. Rappel .......................................................................................................... 19 5.3. Suivre une activité ........................................................................................ 20 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ..................................................... 20 6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................ 20 6.2. Comment suivre une opportunité ? .............................................................. 20 7. L’AGENDA .......................................................................................................... 218 8. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? ........................................................ 22 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................... 22 LES FONTIONS AVANCEES ................................................................................ 23 1. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? ............................................................... 23 2. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................... 23 2.1. Publipostage par courrier ............................................................................. 24 2.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................. 24 3. L’’ENVOI DE MAIL .............................................................................................. 25 4. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES ............................................................... 25 5. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? .................................................. 25 6. LE TABLEAU DE BORD ..................................................................................... 26 7. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? ........................................ 26 8. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES ........................ 26 8.1. La solvabilité ................................................................................................ 26 8.2. La géolocalisation ......................................................................................... 26 9. FONCTIONNALITES SUPPLEMENTAIRES SUR LES PISTES ........................ 27 9.1. La conversion de piste ................................................................................. 27 9.2. La modification par lot des pistes ................................................................. 27 AUTRES FONCTIONS PRATIQUES ..................................................................... 28 1. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES ....................... 28 1.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 28 1.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 28 2. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ..................................................... 29 INDEX ..................................................................................................................... 31Avant de commencer 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : ? Windows XP SP2 ? Windows Vista SP1 (32 et 64 bits) ? Windows 7 (32 et 64 bits)INSTALLATION 10 Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécuter sous Vista. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Gestion de Contacts Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les prérequis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Comment lancer mon logiciel ? 11 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module ». Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. INSTALLATION 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 13 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. INSTALLATION 14 6. ECRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail s’articule de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque le menu Contacts est ouvert, dans la barre des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 2 1 3 4Ecran de travail 15 PRISE EN MAIN Le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos prospects et clients et ainsi de leur assurer un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP Gestion de Contacts Pratic vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. PRISE EN MAIN 16 1. ECRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes : ce sont des prospects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qualifiée et intéressée c’est-à-dire dont on sait que l’on pourra faire des affaires avec. - Comptes : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents… Comment créer une piste ? 17 - Activités : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) afin d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec votre compte. - Agenda : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer une piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Tiers - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. PRISE EN MAIN 18 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Tiers - Contacts. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. Remarque Une fiche contact ne peut être enregistrée sans le nom du contact. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Tiers - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. Comment gerer les activites ? 19 L’onglet Liste de contacts vous permet d’avoir un accès direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également créer de nouveaux contacts et ouvrir les fiches des contacts de la liste. Remarque Une fiche compte ne peut être enregistrée sans nom et code. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’activité page 19, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). Pour accéder aux activités, cliquez sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou allez dans le menu Actions - Activités. 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendezvous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une case Rappel que vous pouvez cocher ou décocher. Une fois cochée, cette option vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. PRISE EN MAIN 20 Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser ou en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 19, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Ecran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires - Opportunités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez impérativement renseigner le champ « Nom ». 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Etape en cours et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec). Ainsi dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). L’agenda 21 Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 27). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment ou vous en êtes dans votre activité commerciale. Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’Agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning (par jour, semaine, mois, collaborateur(s) et types d’activités). Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez deux possibilités : - Sélectionnez un créneau horaire à la date sur laquelle vous souhaitez ajouter une activité, cliquez avec le bouton droit de votre souris puis sélectionner le type d’activité à ajouter. L’activité apparaît sur le créneau horaire sélectionné. - Cliquez avec le bouton droit de votre souris puis sélectionnez le type d’activité. Elle apparaît alors à la date sélectionnée, en haut du planning. PRISE EN MAIN 22 8. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. ? Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 9. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui ou se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Comment importer des tiers ? 23 LES FONTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP Gestion de Contacts Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils- Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Remarque Pour importer un fichier, celui-ci doit auparavant être enregistré au format csv… Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 2. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. Le logiciel EBP Gestion de Contacts contient des modèles types de lettre ainsi que des thèmes d’envois que vous pouvez modifier et adapter selon vos besoins. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. LES FONTIONS AVANCEES 24 2.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. A partir, d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. A partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. L’assistant de publipostage par courrier s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Word 2003 ou version plus élevée. 2.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. A partir, d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. A partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Word et Outlook 2003 ou version plus élevée doivent être installés sur votre ordinateur. L’’envoi de mail 25 3. L’’ENVOI DE MAIL Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail Outlook s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 4. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 5. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Le logiciel EBP Gestion de Contacts Pratic permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Une fiche collaborateur ne peut être enregistrée sans nom et code. LES FONTIONS AVANCEES 26 6. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 7. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Tiers – Familles de comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Remplissez alors le nom de la famille et son code. 8. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES 8.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 8.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. Fonctionnalités supplémentaires sur les pistes 27 9. FONCTIONNALITES SUPPLEMENTAIRES SUR LES PISTES 9.1. La conversion de piste La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu, une boîte de dialogue s’ouvre. Il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 9.2. La modification par lot des pistes La modification par lot des pistes vous permet d’affecter en nombre une origine de piste, un statut de piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. AUTRES FONCTIONS PRATIQUES 28 AUTRES FONCTIONS PRATIQUES 1. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 1.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : - Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. - Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 1.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : - Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. - Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : - Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. - Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. Comment restaurer mon dossier ? 29 2. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). AUTRES FONCTIONS PRATIQUES 30 Comment restaurer mon dossier ? 31 INDEX A Accès au service technique ...................................................................................... 9 Actions .................................................................................................................... 19 Actions contextuelles .............................................................................................. 14 Activités ...................................................................................................... 15, 17, 19 Agenda ............................................................................................................. 17, 21 Archivage ................................................................................................................ 28 B Barre de navigation ................................................................................................. 14 Barre de statut ........................................................................................................ 14 C Code d'activation .................................................................................................... 11 Collaborateurs ........................................................................................................ 25 Comptes ..................................................................................................... 15, 16, 18 Configuration minimale ............................................................................................. 9 Contacts ...................................................................................................... 15, 16, 18 Convention d'utilisation EBP ..................................................................................... 3 Conversion .............................................................................................................. 27 Création de dossier ................................................................................................. 13 D Désarchivage .......................................................................................................... 28 Documents associés ............................................................................................... 25 Duplication .............................................................................................................. 28 E Ecran de démarrage ............................................................................................... 16 Ecran de travail ....................................................................................................... 14 E-mailing ................................................................................................................. 24 Envoi d'e-mail ......................................................................................................... 25 F Familles de comptes ............................................................................................... 26 Fonctions avancées ................................................................................................ 23 Fonctions pratiques ................................................................................................ 28 G Géolocalisation ....................................................................................................... 26 Gestion des fenêtres ............................................................................................... 13 INDEX 32 I Import...................................................................................................................... 23 Imprimer .................................................................................................................. 22 Installation ........................................................................................................... 9, 10 Itinéraire .................................................................................................................. 26 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 11 M Menus ..................................................................................................................... 14 Modification par lot .................................................................................................. 27 N Notes ...................................................................................................................... 25 O Opportunités ............................................................................................... 15, 17, 20 Options ................................................................................................................... 13 P Pistes .................................................................................................... 15, 16, 17, 27 Prise en main .......................................................................................................... 15 Publipostage ..................................................................................................... 23, 24 Publipostage par courrier ........................................................................................ 24 R Rappel .................................................................................................................... 19 Restaurer mon dossier............................................................................................ 29 S Sauvegarde ............................................................................................................ 22 Solvabilité ............................................................................................................... 26 T Tableau de bord ...................................................................................................... 26 Tiers .................................................................................................................. 17, 18 Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO pour Windows XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 3Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 4 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROEBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM PRO et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 7Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 13 1. AVANT DE COMMENCER ........................................................................................... 13 1.1. Accès au service technique ........................................................................................ 13 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................................ 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ............................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ..................................................................... 15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? .................................................................... 15 4.1. Version d’évaluation .................................................................................................. 15 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................................ 15 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?..................................... 16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................................... 17 6. ECRAN DE TRAVAIL .................................................................................................... 18 PRISE EN MAIN ..................................................................................................... 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ............................................................... 19 1.1. Les options à remplir dès maintenant ......................................................................... 19 1.2. Les autres options ...................................................................................................... 20 1.3. La gestion des fenêtres ............................................................................................... 20 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ............................................................................. 20 3. COMMENT CREER UN TIERS ? ................................................................................... 21 3.1. Création d’un client ................................................................................................... 21 3.2. Création d’un fournisseur .......................................................................................... 21 4. COMMENT GERER LES VENTES ? ............................................................................. 21 4.1. Comment saisir un devis ? ......................................................................................... 21 4.2. Comment créer une commande ? ............................................................................... 23 4.3. Comment livrer une commande ? .............................................................................. 24 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? .................................................... 24 4.5. Comment créer une facture ? ..................................................................................... 25 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? ............................................................................ 26 5.1. Comment créer une commande ? ............................................................................... 26 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 95.2. Comment réceptionner une commande ? ................................................................... 26 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? ................................................................. 27 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? ... 27 6.1. Transfert ..................................................................................................................... 27 6.2. Regroupement ............................................................................................................ 27 6.3. Duplication ................................................................................................................ 28 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? .......................................... 28 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ...................................... 29 8.1. Comment saisir un acompte ? .................................................................................... 29 8.2. Comment saisir un règlement ? .................................................................................. 29 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? ............................................................................. 30 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? ........................................................... 30 9.2. Comment saisir un inventaire ? .................................................................................. 30 9.3. Comment créer des ordres de fabrication ou de désassemblage ? .............................. 31 9.4. Comment créer des bons de fabrication et de désassemblage ? ................................. 32 9.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? ........................................................ 33 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?.................................. 34 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? ..................................................................... 35 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? ............................................................................ 35 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? .......................................................................... 36 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? ............................................. 36 14.1. Comment saisir dans un journal ? ............................................................................ 36 14.2. Comment saisir dans un classeur ? ........................................................................... 38 14.3. Comment saisir dans un guide ? .............................................................................. 39 15. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? ................................................................. 40 15.1. L’en-tête ................................................................................................................... 40 15.2. Le corps ................................................................................................................... 40 15.3. Le pied ..................................................................................................................... 40 15.4. Les différents accès .................................................................................................. 40 16. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? ....................................................................... 41 16.1. L’en-tête ................................................................................................................... 41 16.2. Le corps ................................................................................................................... 41 16.3. Le pied ..................................................................................................................... 41 17. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? .............................................................. 42 10 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO17.1. Liste des rapprochements ......................................................................................... 42 17.2. Création d'un nouveau rapprochement ..................................................................... 42 17.3. Principes du rapprochement bancaire ...................................................................... 42 18. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? .......................................... 43 18.1. Création d'une nouvelle déclaration de TVA ........................................................... 43 18.2. Présentation de la déclaration TVA ......................................................................... 43 19. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? ............................................................... 43 20. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ......................... 44 21. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ................................................................ 44 22. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? .............................................................. 45 23. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ....................................................... 45 24. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ............................................................... 46 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............................ 46 26. COMMENT GERER LES GROUPES D’UTILISATEURS, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? ..................................................................................................................... 47 26.1. Les groupes d’utilisateurs ........................................................................................ 47 26.2. Les utilisateurs ......................................................................................................... 47 26.3. Les droits utilisateurs ............................................................................................... 48 LES FONCTIONS AVANCEES .............................................................................. 49 1. LE TABLEAU DE BORD ............................................................................................... 49 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS ........................................................... 49 3. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ................................................................. 50 3.1. Création du barème éco-contribution ......................................................................... 50 3.2. Utilisation du barème éco-contribution ...................................................................... 50 4. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ............................................................................. 51 4.1. Création d’un frais de port ......................................................................................... 51 4.2. Utilisation des frais de port ........................................................................................ 52 5. LA GESTION DES COMMISSIONS .............................................................................. 53 6. LES HISTORIQUES ........................................................................................................ 53 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 1112 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 6.1. Historique de la ligne article ...................................................................................... 53 6.2. Historique du document ............................................................................................. 54 6.3. Historique des ventes ................................................................................................. 54 6.4. Historique des achats ................................................................................................. 54 7. LES ECHEANCIERS ....................................................................................................... 55 8. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS ............................... 56 9. LES RELANCES.............................................................................................................. 56 10. LE PUBLIPOSTAGE ..................................................................................................... 57 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ............................................... 57 12. LES STATISTIQUES..................................................................................................... 57 13. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT ....................................................... 57 14. LA DECLOTURE MENSUELLE .................................................................................. 58 15. LE GRAND LIVRE INTERACTIF ............................................................................... 58 16. LA BALANCE INTERACTIVE .................................................................................... 58 17. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE .................................................. 58 18. ECRITURES DE REGULARISATION ......................................................................... 58 INDEX ..................................................................................................................... 59Avant de commencer Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista) ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : ? Windows XP SP2 ? Windows Vista SP1* * Windows Vista version 32 bits EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 130BINSTALLATION Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. L’installation Monoposte permet de travailler sur un ordinateur. Le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur. 14 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment lancer mon logiciel ? L’installation réseau permet de définir le type de l’installation : - Poste client : le logiciel est installé sur cet ordinateur et les données sont sur un autre ordinateur, - Poste client/serveur : le logiciel et les données sont installés sur cet ordinateur, - Poste serveur : les données sont installées sur cet ordinateur (Installation de « Microsoft SQL Server Express 2005 »). Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activer votre logiciel » du menu ?. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 150BINSTALLATION L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement ». Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; • Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 16 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment créer mon dossier ? 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou depuis le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données, o Saisir l'identification et les coordonnées de la société, o Saisir d'autres informations et les informations de TVA, o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 170BINSTALLATION 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 18 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Identification : o Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'entête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève. ? Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...). EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 191BPRISE EN MAIN ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Bien », « Service », « nomenclature de fabrication » ou de « nomenclature commerciale ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. 20 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment créer un Tiers ? 3. COMMENT CREER UN TIERS ? 3.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation. L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 3.2. Création d’un fournisseur Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation. L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter. 4. COMMENT GERER LES VENTES ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. 4.1. Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 211BPRISE EN MAIN 4.1.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.1.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.1.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. 4.1.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : ? L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. ? L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. ? L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le commercial, le détail de la TVA, ainsi que des statistiques. ? L’onglet Notes permet d’associer des documents et de saisir un commentaire. 4.1.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné. 22 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment gérer les ventes ? ? Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaitée pour le/les document/s à générer. ? Historique du document L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. ? Appliquer les tarifs Ce bouton permet d’utiliser les nouveaux tarifs articles sur le document. 4.2. Comment créer une commande ? Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis. La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande. Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s. ? Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" ou « Commande non-livrée » en "Commande livrée totalement" c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. ? Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" c'est-à-dire « Soldée » en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 231BPRISE EN MAIN 4.3. Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : ? Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer, ? La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…), ? La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement la disponibilité des articles en stock. Les commandes qui peuvent être livrées ont une coche verte et celles qui ne peuvent pas être livrées ont une croix rouge. 4.4. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. ? Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser]. Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison. Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis. 24 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment gérer les ventes ? 4.5. Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis). En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité. Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Outils. ? Régler une facture : Permet de générer une fiche règlement pré- renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 251BPRISE EN MAIN 5. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte. 5.1. Comment créer une commande ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis). Remarque Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de : ? l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document. Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. 5.2. Comment réceptionner une commande ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés. La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?). 26 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment Transferer, regrouper ou dupliquer un document ? 5.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. 6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 271BPRISE EN MAIN Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – « Type du document à regrouper » ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.3. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 28 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROLe suivi financier des clients et fournisseurs 8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous. 8.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la commande). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. 8.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : ? affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ; ? saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 291BPRISE EN MAIN 9. COMMENT GERER LES STOCKS ? La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles + Stock. Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires. 9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons d’entrée ou Bons de sortie, ? Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser]. Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir. A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé. A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 9.2. Comment saisir un inventaire ? Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire. Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (ArticlesStock) cliquer sur le bouton Ajouter et choisir le type de document Inventaire. L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre. Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant. La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré- remplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..). 30 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment gérer les stocks ? Remarque La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire. Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire. Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement. Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour créer la feuille d’inventaire. La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes : • Quantité Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock. • Nouveau PUMP Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. • Valeur nouveau stock Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP). Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton Lancer l’assistant. Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité". Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document. 9.3. Comment créer des ordres de fabrication ou de désassemblage ? Pour accéder à la création d’un ordre de fabrication ou de désassemblage, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Ordres de fabrication ou de désassemblage, ? Le menu Articles - Stock – Ordres de fabrication ou de désassemblage puis la touche [Inser]. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 311BPRISE EN MAIN Un ordre de fabrication ou désassemblage permet de préparer l'entrée en stock d'un article composé (ordre de fabrication) ou préparer la sortie du stock un article composé (ordre de désassemblage). Les fiches Ordres de fabrication ou de désassemblage se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. L’état est renseigné automatiquement Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles à nomenclature de fabrication, la quantité en stock à fabriquer ou désassembler. A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock virtuel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A partir d’un ordre, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. 9.4. Comment créer des bons de fabrication et de désassemblage ? Pour accéder à la création d’un bon de fabrication ou de désassemblage, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Articles - Stock, le bouton Ajouter puis Bons de fabrication ou de désassemblage, ? Le menu Articles - Stock – Bons de fabrication ou de désassemblage puis la touche [Inser]. Un bon de fabrication ou désassemblage permet d'entrée en stock d'un article composé (bon de fabrication) ou de sortir du stock un article composé (bon de désassemblage). Un bon de fabrication ou désassemblage peut être créé à partir d'un ajout de bon de fabrication/ désassemblage ou à partir d'un transfert d'un ordre de fabrication ou désassemblage. Les fiches Bons et bons de fabrication ou de désassemblage se composent d'un entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation. Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles à nomenclature de fabrication, la quantité en stock à fabriquer ou désassembler. 32 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment gérer les stocks ? A la validation (enregistrement) d'un ordre de fabrication ou de désassemblage, le stock réel des articles composés est incrémenté. C'est à dire que le stock réel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de fabrication ou de désassemblage, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour. A partir d’un ordre, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks. 9.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Articles - Stock - Mouvements de stock. Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document) et cliquez sur le bouton Actualiser la liste pour afficher les mouvements. Remarque Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la page des mouvements de stock, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 331BPRISE EN MAIN 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, ? les stocks (inventaires). Pour transférer des éléments en Compta, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Outils : ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA, ? la méthode de comptabilisation des stocks, ? les comptes de stock pour chaque fiche articles, ? la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). La méthode « Automatique » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Si vous ne souhaitez pas avoir à valider les documents, règlements…, vous devez sélectionner la méthode de transfert « Manuel » et décocher l’option « Activer la validation des données à comptabiliser ». Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant, vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées). 34 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROcomment gerer les Exercices ? 11. COMMENT GERER LES EXERCICES ? Pour gérer les exercices, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôture - Exercices. Avant de travailler ou de consulter sur un exercice, il faut le définir comme « Exercice courant » quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel. Il est identifié dans la liste des exercices par une mise en gras des caractères et dans la barre de titre de l’application qui affiche les dates de l’exercice courant. Pour créer un exercice, vous devez : ? utiliser la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. ? choisir l’exercice que vous souhaitez créer (le suivant ou le précédent de l’exercice courant). ? modifier si besoin les dates d’exercice ? indiquer les paramètres par défaut qui seront repris sur les fiches lors de la création de compte. 12. COMMENT CREER UN COMPTE ? Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Tenue comptable - Plan comptable. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé. Dans l’onglet Options diverses, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner une fiche compte dans sa totalité. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 351BPRISE EN MAIN 13. COMMENT CREER UN JOURNAL ? Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Tenue comptable - Journaux - Plan journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description. Dans l’onglet Saisie : ? Dans le cadre Racines interdites, vous pouvez écrire toutes les racines de comptes que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal. ? Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ? 14.1. Comment saisir dans un journal ? Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Tenue comptable - Saisie par journal - Mois en cours. Ensuite, utilisez le double clic ou la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionner la tâche "Saisie" dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. 14.1.1. L’en-tête Dans cette partie, vous pouvez sélectionner le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. La navigation entre les journaux et les mois est possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période désirés dans les listes déroulantes. 36 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment saisir une ecriture comptable ? 14.1.2. Le corps Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires : ? Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture par le clic droit de la souris (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider). ? Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier. ? N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné. ? Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur. ? Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice. Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles. Remarque Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 371BPRISE EN MAIN 14.1.3. Le pied Onglet Totaux Ces cumuls sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal. ? Débit : Affiche la somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois. ? Crédit : Affiche la somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois. ? Ecriture en cours : Affiche la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs de l'écriture en cours de saisie. La colonne "Solde" indique l'écart de masses (Débit-Crédit) existant dans cette écriture et qui empêche de l'équilibrer. ? Compte général : Affiche le compte et son intitulé sélectionné sur la ligne en cours de saisie, ainsi que la somme des montants débiteurs et la somme des montants créditeurs intervenus sur ce compte à la fin du mois en cours de saisie, tous journaux confondus. Onglet Echéances Un icône "i" s’affiche si une ou plusieurs échéances existent pour la ligne d'écriture sélectionnée. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.2. Comment saisir dans un classeur ? Pour saisir dans un classeur, vous pouvez accéder à la liste des classeurs déjà créés par Tenue comptable - Saisie par classeurs puis choisir le type de classeur voulu (Achat, Vente, Trésorerie). Ensuite utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. 14.2.1. L’onglet Saisie Avant de saisir le corps, il faut renseigner dans l’en-tête le modèle de classeur, son libellé et le mois sur lequel vous souhaitez saisir. Le corps se présente sous forme de grille avec différentes ventilations en fonction du modèle de classeur choisi. Le nombre de ventilation est maximum de dix. Pour modifier ou supprimer une écriture saisie dans un classeur, il faut aller en saisie par journal. 38 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment saisir une ecriture comptable ? Actions possibles : ? Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un classeur avec tout ce qu'il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. ? Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un classeur mais aussi de générer les écritures en comptabilité. 14.2.2. Onglet Aperçu Cet onglet permet de visualiser les lignes saisies dans un classeur sous la forme d'écritures dans un journal. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. 14.3. Comment saisir dans un guide ? Pour saisir dans un guide, vous pouvez accéder à la liste des guides déjà créés par Tenue comptable – Saisie par guide puis choisir le type de guide voulu (Achat, Vente, Trésorerie, Opérations diverses). Ensuite utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Avant de saisir le corps du guide, il faut renseigner dans l’en-tête le modèle de guide, son libellé et le mois sur lequel vous souhaitez saisir. Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles. Pour modifier ou supprimer une écriture provenant d’un guide, il faut aller en saisie par journal. Actions possibles : ? Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu’il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune écriture en comptabilité. ? Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer les écritures en comptabilité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 391BPRISE EN MAIN 40 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 15. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ? Pour consulter un compte, vous pouvez y accéder par le menu Tenue comptable - Consultation / Lettrage. 15.1. L’en-tête La sélection du compte se fait dans le champ "Identification - Compte". Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant. Sont repris automatiquement après sélection du compte : ? intitulé du compte ; ? cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant ; ? cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant ; ? solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant ; ? solde antérieur représentant le solde réel du compte au jour précédent le premier jour de la période sélectionnée. Remarque Plusieurs filtres permettent d’affiner la sélection des comptes (mouvementés, soldés…) et des lignes d’écriture en fonction de leur statut (validé, non validé, simulé) et des codes lettrages (lettrées, non lettrées). 15.2. Le corps L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres. 15.3. Le pied Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées. 15.4. Les différents accès Accès à la fenêtre de lettrage : En cliquant sur l'onglet "Lettrage", il est possible d'accéder à la fenêtre "Lettrage" en conservant tous les filtres précédemment renseignés dans la fenêtre "Consultation". Accès à la saisie : En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant "Saisie" dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.comment lettrer un compte ? 16. COMMENT LETTRER UN COMPTE ? Pour lettrer un compte, vous pouvez y accéder par le menu Tenue comptable - Lettrage simplifié. 16.1. L’en-tête L’en-tête du lettrage est le même que celui de la consultation. Elle est complémentaire de la fenêtre de consultation. 16.2. Le corps Dans la même fenêtre que la consultation dans l’onglet « Lettrage », deux grilles se superposent et distinguent les factures/avoirs des règlements. Le lettrage consiste à sélectionner sur un compte au moins deux lignes d'écritures dont les montants s'équilibrent et qui ont trait à une opération commune, puis à leur appliquer un même code par l’intermédiaire du bouton Lettrer. La sélection des lignes peut se faire de plusieurs façons : ? soit, grâce à la souris seule, en cochant la case située sur chaque ligne à l'extrême gauche de la fenêtre ; ? soit en combinant le clavier et la souris (touche Ctrl + clic gauche) ; ? soit uniquement par le clavier (touche Ctrl + barre d’espace). 16.3. Le pied Un "total des lignes sélectionnées" apparaît. Cette ligne de totalisation est calculée en temps réel au fur et à mesure des sélections des lignes d'écritures. Elle permet de contrôler immédiatement l'équilibrage de ces lignes qui conditionne l'exécution du traitement. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 411BPRISE EN MAIN 17. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ? Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Tenue comptable - Rapprochements. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter 17.1. Liste des rapprochements Un compte peut être rapproché s’il est de nature « Compte pour rapprochement » et que l'option "Type de rapprochement " est renseignée dans la fiche de ce compte. 17.2. Création d'un nouveau rapprochement Il est nécessaire de renseigner des informations avant tout rapprochement : ? le compte à rapprocher, qui peut être saisi directement ou sélectionné grâce à la liste déroulante ; ? le libellé du rapprochement, qui est saisissable et laissé au libre choix de l'utilisateur ; ? la date de rapprochement, qui peut être saisie ou sélectionnée grâce au calendrier. 17.3. Principes du rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire permet d’attribuer un code pointage et une date de pointage (égale à la date de rapprochement) à toutes les lignes d'écriture qui figurent à la fois dans le compte "Banque" de l'entreprise et dans le relevé bancaire. Le rapprochement bancaire doit être équilibré, c'est-à-dire que l'écart de rapprochement doit afficher un solde nul (0,00). ? Les paramètres : Les paramètres sont l’ensemble des éléments définis cidessus. ? La zone Ecart : La zone Ecart permet de contrôler que le rapprochement en cours atteint un solde nul. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 42 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROcomment établir une déclaration de TVA ? 18. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ? Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Tenue comptable - Etats fiscaux - TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes (voir descriptions dans les parties définies ci dessus). Remarque Il n’est pas nécessaire de valider les écritures pour établir une déclaration de TVA. 18.1. Création d'une nouvelle déclaration de TVA Une boite de dialogue permet de choisir les paramétrages de la déclaration à créer. - Déclaration : Une liste déroulante affiche la liste des déclarations fournies par défaut. - Période : Une liste déroulante affiche les périodes autorisées, dépendantes du régime défini dans le dossier. 18.2. Présentation de la déclaration TVA Deux onglets présentent l’ensemble des lignes d’écritures incluses dans la déclaration de TVA. Ils distinguent les lignes calculées selon les débits de celles calculées selon les encaissements. Un troisième onglet est l’aperçu final de la déclaration de TVA. Enfin, le dernier onglet présente toutes les lignes d’écritures non incluses dans la déclaration de TVA. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 19. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ? Pour valider les écritures, plusieurs approches existent : ? Validation des écritures pour un mois entier, par le menu Exercices/Clôture - Gestionnaire de journaux, puis sélectionnez les mois souhaités et dans la barre de taches Valider les écritures ou lors de la saisie par journal, par le clic droit - Valider - Tout. ? Validation d’une écriture, lors de la saisie par journal, dans le journal/mois voulus, dans le clic droit - Valider - Ecriture en cours. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 431BPRISE EN MAIN 20. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? Pour clôturer un mois ou un journal, vous devez accéder à la liste par le menu Exercices/Clôture - Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle s'applique à la totalité des écritures d'un journal, jusqu’au mois sélectionné et vise à en interdire la modification. Pour pouvoir être clôturé mensuellement, un journal ne doit posséder que des écritures ayant le statut Validé. Tous les journaux et tous les mois de l'exercice courant doivent être clôturés mensuellement pour pouvoir faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 21. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices/Clôture - Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite de vérifier au préalable le respect de certaines conditions réalisées par le logiciel lui même (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux …). La génération des à nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les « A Nouveaux » de deux manières différentes : ? manuellement par le menu Outils - Génération des à nouveaux ? automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans la fiche Exercice. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 44 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROComment imprimer un document ? 22. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 23. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 451BPRISE EN MAIN 46 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 24. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 25. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : • la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, • le manque d'un n° TVA intracommunautaire, • la suppression de documents, • le changement de code, • la clôture mensuelle, • la validation des écritures, • le changement de type de numérotation d’un journal… Lors de certaines opérations - telles que la clôture mensuelle, la validation d'écritures ou la modification du type de numérotation d'un journal... - des logs automatiques ou avec justification sont effectués. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. Comment gérer les groupes d’utilisateurs, les utilisateurs et les droits ? 26. COMMENT GERER LES GROUPES D’UTILISATEURS, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? La version Pro vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 26.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez vous à l’aide en ligne (F1). 26.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou en Comptabilité. Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Compta ou Gestion commerciale. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 471BPRISE EN MAIN 48 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 26.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : - Visualisation et Modification - Exécution - Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez vous à l’aide en ligne (F1). Le Tableau de bord Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • Les devis à relancer ; • Les échéances échues ; • Les statistiques des ventes ; • Les meilleurs clients et articles ; • Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; • L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde des échéances (échues et à échoir) ; • Le comparatif du résultat comptable entre l'exercice courant et l'exercice précédent ; • Le comparatif entre le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes en fonction d’un classement (à définir dans les options), d’une période, des quantités ou du chiffre d’affaires et d’une population. Un tarif est défini par la sélection d’une population (clients, famille clients, catégories tarifaires), d’une sélection d’articles (articles, familles articles), et de paliers. La définition de palier consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué, une formule et un prix ou une remise. L’application d’une promotion dans les documents de ventes est identique à la gestion des tarifs. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 492BLES FONCTIONS AVANCEES 3. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. 3.1. Création du barème éco-contribution Lors de la création du dossier le barème éco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de saisir une nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème éco-contribution ou d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 3.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'éco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'éco-contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'écocontribution au montant TTC) ou non (dont montant éco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Outils. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est exprimé en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction de la quantité d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes - Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents. 50 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROLa gestion des frais de port 4. LA GESTION DES FRAIS DE PORT Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port. Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente. La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, une formule de calcul. Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note. 4.1. Création d’un frais de port Vous avez la possibilité de saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Divers – Frais de port. Après avoir saisi le code et le libellé, vous devez définir dans l’onglet « Calcul » la formule de calcul du frais de port. Le montant du frais de port se calcule en fonction du « mode de calcul » sélectionné (simple ou par palier). 4.1.1. Frais de port simple Les modes de calcul des frais de port simple sont : ? Montant fixe : Permet de saisir une valeur unique pour le frais de port. Cette valeur est modifiable ponctuellement dans le pied de document. ? % du total HT : Permet de saisir une valeur qui correspond à un pourcentage. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner les champs « Valeur » et « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. 4.1.2. Frais de port par palier Les modes de calcul des frais de port par palier sont : ? Palier sur Montant HT facturé : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le champ total net HT du document. ? Palier sur Poids total Brut : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le poids total brut présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Nombre total de colis : Permet de définir un palier qui sera comparé avec le nombre de colis présent dans l'onglet compléments du document. ? Palier sur Quantité totale facturée : Permet de définir un palier qui sera comparé avec la quantité totale des lignes article de types "Biens". ? Palier sur volume total : ce mode permet de définir un palier qui sera comparé avec le volume total présent dans l'onglet compléments du document. Suite à la sélection de l’un de ces modes, vous devez renseigner le champ « Taux de TVA » à prendre en compte par défaut. La définition des paliers s'effectue à l'aide des boutons "Ajouter, Insérer, Supprimer, Couper, Copier, Coller" et suivant les critères « Jusqu’à » et « Valeur ». EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 512BLES FONCTIONS AVANCEES 4.1.3. Compte comptable de la fiche L’onglet comptabilité permet de visualiser ou personnaliser les comptes comptables d’un frais de port pour chaque taux de TVA. Par défaut, les taux de TVA de la territorialité du dossier sont affichés. Pour chaque Taux de TVA, un compte comptable est associé. 4.2. Utilisation des frais de port 4.2.1. Sur la fiche client Dans l’onglet Gestion de la fiche client, vous avez la possibilité de définir un frais de port par défaut. Celui-ci sera alors affecté automatiquement en pied de l’onglet Détail des documents réalisés pour ce client. Le frais de port reste toutefois modifiable. 4.2.2. Dans les documents Dans les documents de ventes, le frais de port est à affecter dans le pied de l’onglet Détail. Lors de l'affectation de la fiche frais de port sur le document de vente, le montant et le taux de TVA sont automatiquement repris. Vous avez toutefois la possibilité de modifier ceux-ci à votre convenance. Remarque Pour un frais de port défini avec un mode de calcul « Montant Fixe », vous pouvez saisir un montant différent dans le pied de l’onglet Détail. 52 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROLa gestion des commissions 5. LA GESTION DES COMMISSIONS Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (commande, bons de livraison et facture) rattachés à ce dernier. Le calcul des commissions varie en fonction : ? des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial, ? des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements). Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions. Le menu Ventes - Commerciaux - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants et permet de les gérer. Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers. Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fenêtre principale de navigation des commissions. 6. LES HISTORIQUES 6.1. Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de document. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton Détail (Historique pour les documents de stock). Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document est : • enregistré/validé, • issu d'un autre document, • transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 532BLES FONCTIONS AVANCEES 6.2. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente/achat/stock. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : • enregistré/validé • issu d'un autre document • transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’historique du document ou de la ligne pour voir des exemples. 6.3. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. 6.4. Historique des achats Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 54 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROles écheanciers 7. LES ECHEANCIERS Dans le module Gestion commerciale, la consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? de la fiche client, ? du menu Règlements - Clients - Échéanciers, ? du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Pour gérer les échéanciers dans le module Compta, vous devez au préalable activer l’option sur l’exercice et les fiches comptes. Deux échéanciers existent : ? Dans les journaux de types achats, ventes et opérations diverses, vous pouvez accéder à l’échéancier factures. ? Dans les journaux de types trésorerie vous pouvez accéder à l’échéancier règlements. Il se décompose en trois parties : ? L’entête reprend les éléments saisis sur la ligne comptable et est non saisissable. Une zone « Reste à répartir » calcule la différence existant entre le montant de la pièce et le montant des lignes d’échéances créés dans la partie ventilation. ? La ventilation affiche par défaut toutes les échéances prévues qui résultent du respect du mode de règlement renseigné sur la fiche du compte saisi. ? La zone de pointage affiche les échéances des factures, avoirs, règlements qui n’ont pas encore été totalement soldées. Seul le champ Montant imputé est saisissable, le bouton Pointer permet de rattacher une ligne d’échéance de la partie ventilation à une ligne d’échéance de la partie pointage et le bouton dépointer permet de supprimer ce rattachement. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 552BLES FONCTIONS AVANCEES 8. LA CONSULTATION FICHE TIERS ET COMPTE D’UN TIERS A partir d’une fiche Tiers (client ou fournisseur) du module Gestion commerciale, vous avez la possibilité de voir la fiche Compte du tiers. Il en va de même pour la consultation de la fiche Tiers à partir de la fiche Compte Tiers (client ou fournisseur) du module Compta. 9. LES RELANCES Il existe différents types de relances : ? Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ; ? Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme ; ? Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi. Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et ajouter une nouvelle fiche Lettre de relance. La lettre de relance permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements. Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous souhaiter relancer. Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer. Une fois la lettre de relance sauvegardée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la fiche lettre de relance. Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de relance puis cliquer sur la tâche "Renvoyer les relances". Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis la fiche « Lettre de relance » pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 56 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROLe publipostage 10. LE PUBLIPOSTAGE Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-rempli. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement. Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée par défaut. Plusieurs accès au publipostage sont possibles : - depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects. Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur l’action Publipostage, puis sélectionnez le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word. - depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du courrier dès le lancement du publipostage 11. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 12. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 13. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Cet outil permet de : ? Recevoir des données, c’est à dire de réaliser des importations d’écritures d’autres logiciels dans le logiciel EBP. ? Transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’assistant Outils - Communication Entreprise-Expert pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 572BLES FONCTIONS AVANCEES 58 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 14. LA DECLOTURE MENSUELLE Si une clôture mensuelle a été effectuée à tort, il est possible d’en demander la déclôture. Dans le menu Outils, il faut sélectionner «Réaliser une déclôture mensuelle » afin de réaliser, sous certaines conditions, la déclôture d’un mois et d’un journal. 15. LE GRAND LIVRE INTERACTIF Cet outil permet une visualisation plus rapide du contenu d’un ou plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions. Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer en automatique mais également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne. 16. LA BALANCE INTERACTIVE Elle permet d’afficher à l’écran le cumul des mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou plusieurs comptes. Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique. 17. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE Le logiciel permet d’effectuer des rapprochements bancaires automatiques. Dans un premier temps, il est nécessaire de créer une banque à partir du menu Paramètres, de créer un relevé bancaire à partir du menu Tenue comptable et d’importer le fichier de relevé bancaire (norme Etebac 3). Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Tenue comptable. Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d’écritures et les lignes de relevés puis de les pointer manuellement ou automatiquement. 18. ECRITURES DE REGULARISATION Le logiciel permet de générer automatiquement les écritures de régularisation (Charges à payer et Produits à recevoir – Charges et Produits constatés d’avance). En saisie par journal ou en Consultation de compte, il faut sélectionner une ligne d’écriture, cliquer sur le bouton qui convient (Facture non parvenue ou à émettre – Charge ou Produit constaté d’avance) et compléter la fenêtre de paramétrage. Des listes des écritures de régularisation sont disponibles dans le menu Tenue comptable. Index Index A A nouveaux ........................................................................................................................... 44 Accès au service technique ................................................................................................... 13 Achats ................................................................................................................................... 26 Acompte ............................................................................................................................... 29 Aide sur EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO ....................................... 7 Archivage ............................................................................................................................. 46 Articles ................................................................................................................................. 20 B Balance interactive ............................................................................................................... 58 Barème des commissions ...................................................................................................... 53 Barème eco-contribution....................................................................................................... 50 BL ......................................................................................................................................... 24 Bon d’entrée ......................................................................................................................... 30 Bon de désassemblage .......................................................................................................... 32 Bon de fabrication ................................................................................................................ 32 Bon de livraison .................................................................................................................... 24 Bon de retour ........................................................................................................................ 24 Bon de sortie ......................................................................................................................... 30 BR ......................................................................................................................................... 24 C Clients ................................................................................................................................... 21 Clôture annuelle .................................................................................................................... 44 Clôture mensuelle ................................................................................................................. 44 Code d'activation .................................................................................................................. 15 Commande ............................................................................................................................ 23 Commandes fournisseurs ...................................................................................................... 26 Commerciaux ....................................................................................................................... 53 Commissions ........................................................................................................................ 53 Communication Entreprise-Expert ....................................................................................... 57 Compte ................................................................................................................................. 35 Configuration minimale ........................................................................................................ 13 Consultation d'un compte ..................................................................................................... 40 Création de dossier ............................................................................................................... 17 D Dates d'exercices................................................................................................................... 35 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 593BINDEX Déclaration de TVA .............................................................................................................. 43 Déclôture mensuelle ............................................................................................................. 58 Devis ..................................................................................................................................... 21 Documents d’achat ............................................................................................................... 26 Documents de stock .............................................................................................................. 30 Documents de vente .............................................................................................................. 21 Droits utilisateurs .................................................................................................................. 48 Duplication de documents .................................................................................................... 28 E Echéances ................................................................................................................. 25, 38, 55 Echéancier ............................................................................................................................ 55 Eco-contribution ................................................................................................................... 50 Ecran de travail ..................................................................................................................... 18 Ecritures de régularisation .................................................................................................... 58 Ecritures de simulation ......................................................................................................... 37 e-mail .................................................................................................................................... 28 Exercice ................................................................................................................................ 35 Expert Comptable ........................................................................................................... 20, 57 F Facture ............................................................................................................................ 25, 27 Facture d’acompte ................................................................................................................ 29 Fonctions avancées ............................................................................................................... 49 Fournisseurs .......................................................................................................................... 21 Frais de port .......................................................................................................................... 51 G Gestion des fenêtres .............................................................................................................. 20 Grand Livre interactif ........................................................................................................... 58 Groupe d'utilisateurs ............................................................................................................. 47 H Historique client ................................................................................................................... 23 Historique de la ligne ............................................................................................................ 53 Historique des achats ............................................................................................................ 54 Historique des ventes ............................................................................................................ 54 Historique du document .................................................................................................. 23, 54 Historique eco-contribution .................................................................................................. 50 I Imprimer ............................................................................................................................... 45 Initialisation du dossier ......................................................................................................... 19 Installation ............................................................................................................................ 14 Inventaire .............................................................................................................................. 30 60 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PROIndex J Journal .................................................................................................................................. 36 Journal des événements ........................................................................................................ 46 L Lancement du logiciel ........................................................................................................... 15 Lettrage automatique ............................................................................................................ 58 Lettre de relance ................................................................................................................... 56 Lettrer un compte .................................................................................................................. 41 Livrer une commande ........................................................................................................... 24 M Mouvements de stock ........................................................................................................... 33 N Numerotation ........................................................................................................................ 19 Numérotation des pièces ....................................................................................................... 36 O Options du dossier ................................................................................................................ 19 Ordre de déssassemblage ...................................................................................................... 31 Ordre de fabrication .............................................................................................................. 31 P Promotions ............................................................................................................................ 49 Prospects ............................................................................................................................... 21 Publipostage ......................................................................................................................... 57 R Racines interdites .................................................................................................................. 36 Rapprochement bancaire................................................................................................. 42, 58 Récéptionner une commande ................................................................................................ 26 Règlement ............................................................................................................................. 29 Règlement client ................................................................................................................... 29 Règlement fournisseur .......................................................................................................... 29 Regroupement de documents ................................................................................................ 27 Relances ................................................................................................................................ 56 Relances devis ...................................................................................................................... 56 S Saisir dans un classeur .......................................................................................................... 38 Saisir dans un guide .............................................................................................................. 39 Saisir dans un journal ............................................................................................................ 36 Sauvegarde ........................................................................................................................... 45 Statistiques ............................................................................................................................ 57 Stocks ................................................................................................................................... 30 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO 613BINDEX 62 EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM PRO T Tableau de bord .................................................................................................................... 49 Tarif article ........................................................................................................................... 20 Tarifs .................................................................................................................................... 49 Transfert comptable .............................................................................................................. 34 Transfert de documents ......................................................................................................... 27 TVA .......................................................................................................................... 19, 35, 43 U Utilisateurs ............................................................................................................................ 47 V Validation des écritures ........................................................................................................ 43 Ventes ................................................................................................................................... 21 Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste fixe), Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2007 EBP Informatique, édition Juin 2009 Cartographie & Décisions Pour Windows®, 2000, XP et VISTA Guide d’installation et d’initiation EBP Cartographie & Décisions 3 Convention d’Utilisation GEOTEQ et EBP Convention d’Utilisation GEOTEQ En achetant ce programme, vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme et ses données de cartographie vers d'autres ordinateurs via un réseau. Selon la loi en vigueur, il est strictement interdit de reproduire le programme, ses données de cartographie et sa documentation. Le programme et ses données de cartographie ne peuvent être copiés qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu'aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright de GEOTEQ. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Le logiciel et ses données de cartographie sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. GEOTEQ se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage de ce progiciel dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Propriétés des données de cartographie Le contenu des données cartographiques fournies avec ce logiciel appartient à la société NAVTEQ. Le CLIENT s'engage à ne pas exploiter le contenu de ces 4 EBP Cartographie & Décisions données dans un cadre autre que celui de l'utilisation courante de ce logiciel. Les termes et conditions propres aux données NAVTEQ sont définis plus bas. Cartographie & Décisions ne peut être utilisé : - pour le géocodage (affichage et exportation) des bases externes, - pour les centres d'appels téléphoniques, - pour internet, - pour la navigation, - avec des capteurs (pas de GPS), - pour la gestion de flotte (pas de suivi, pas d'optimisation et pas de calcul de route avec gestion de flotte), - pour le calcul déporté, - avec des données de recensement (pas de données INSEE) - pour le géomarketing au sens de NAVTEQ - avec des nouvelles fonctions développées par l'utilisateur final à l'aide d'outils de programmation. Le format des données de cartographie (fichiers *.CTV) appartient à la société GEOTEQ, et ne peut être utilisé pour une autre application sans l'accord de GEOTEQ. En outre, le client s'engage à ne pas utiliser avec ce logiciel, des données de cartographie qui ne seraient pas mise au format CTV par la société GEOTEQ. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par GEOTEQ et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. GEOTEQ ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitations de responsabilité Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. GEOTEQ ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses logiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que GEOTEQ et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. EBP Cartographie & Décisions 5 Termes et Conditions d’Utilisation de l'Utilisateur Final concernant les données NAVTEQ Les Données NAVTEQ vous sont fournies uniquement pour un usage personnel ou interne, et pas pour être revendues. Elles sont protégées par des droits d'auteurs et sont soumises aux termes et conditions ci-dessous que vous, d'une part, et GEOTEQ (y compris ses concesseurs de licence et fournisseurs) d'autre part, acceptez : Utilisation personnelle uniquement : Vous acceptez d'utiliser ces Données avec "Cartographie & Décisions" pour votre seul usage personnel, dans les buts non commerciaux pour lesquels vous avez obtenu licence, et non dans des buts de bureau de services, sur base de multipropriété, ou dans d'autres buts similaires. En vertu de ceci, mais conformément aux restrictions établies ci-dessous dans les paragraphes suivants, vous pouvez copier ces données uniquement si cela est nécessaire à votre usage personnel (i), les visualiser et (ii) les sauvegarder, pour peu que vous ne supprimiez aucunes notifications de droits d'auteurs y apparaissant et que vous ne modifiez pas les Données d'une quelconque manière. Vous acceptez de ne pas reproduire, copier, modifier, décompiler, désassembler ou inverser d'une quelconque autre manière aucune partie de ces Données et vous ne pouvez les transférer ou les distribuer sous n'importe quelle forme, dans n'importe quel but, sauf dans la mesure autorisée par les lois impératives. Restrictions: Sauf là où vous avez spécifiquement reçu licence pour ce faire par GEOTEQ, et sans restreindre le sens du paragraphe précédent, vous ne pouvez (a) utiliser ces Données avec n'importe quel produit, système ou application installés ou connectés d'une autre manière ou en communication avec des applications pour véhicules, des applications capables de navigation pour véhicules, des applications de positionnement, de transmission, de guidage sur routes en temps réel, de gérance de parc de véhicules ou des applications similaires; ou (b) avec ou en communication avec n'importe quel équipement de positionnement ou n'importe quel équipement mobile ou à raccordement sans fil ou informatique, y compris mais sans s'y limiter, les téléphones cellulaires, les ordinateurs de poche, les logiciels de messagerie instantanée et les assistants numériques personnels ou PDAs. 6 EBP Cartographie & Décisions Avertissement: Les données peuvent contenir des informations incomplètes ou erronées en raison des changements dans le temps, des sources utilisées , de la méthode utilisée pour collecter les données géographiques et ainsi donner de mauvais résultats. Non-garantie: Ces Données vous sont fournies "comme elles sont" et vous acceptez de les utiliser à vos propres risques. GEOTEQ et ses concesseurs de licence (et leurs concesseurs de licence et fournisseurs) n'accordent aucune garantie ou responsabilité, de quelque manière que ce soit, expresse ou implicite, sur base légale ou autre, y compris mais sans s'y limiter, quant au contenu, à la qualité, la justesse, l'exhaustivité, la fiabilité, la conformité à un but particulier, l'utilité, l'utilisation des résultats obtenus de ces Donnés, ou quant au fait que les Données ou le serveur seront ininterrompus ou sans erreur. Dénégation de garantie: GEOTEQ ET SES CONCESSEURS DE LICENCE (Y COMPRIS LEURS CONCESSEURS DE LICENCE ET LEURS FOURNISSEURS) RENONCENT À TOUTE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, DE QUALITÉ, DE PRESTATIONS, DE COMMERCIABILITÉ, DE CONFORMITÉ À UN BUT PARTICULIER OU DE NON-INFRACTION. Certains Etats, territoires ou pays ne permettent pas certaines exclusions de garanties. L'exclusion ci-dessus peut ne pas vous être applicable dans cette mesure. Dénégation de responsabilité: GEOTEQ ET SES CONCESSEURS DE LICENCE (Y COMPRIS LEURS CONCESSEURS DE LICENCE ET LEURS FOURNISSEURS) NE SERONT RESPONSABLES À VOTRE ÉGARD: POUR N'IMPORTE QUELLE RÉCLAMATION, DEMANDE OU ACTION EN JUSTICE, QUELLE QUE SOIT LA NATURE OU LA CAUSE DE LA RÉCLAMATION, DE LA DEMANDE OU DE L'ACTION EN JUSTICE ALLÉGUANT N'IMPORTE QUELLE PERTE, BLESSURE OU DOMMAGES, DIRECTS OU INDIRECTS, QUI POURRAIENT RÉSULTER DE L'UTILISATION OU DE LA POSSESSION DES INFORMATIONS, OU POUR N'IMPORTE QUELLE PERTE DE BÉNÉFICES, DE REVENUS, DE CONTRATS OU D'ÉPARGNES OU POUR N'IMPORTE QUEL AUTRE DOMMAGE DIRECT, INDIRECT, ACCIDENTEL, SPÉCIAL OU CONSÉCUTIF, SURVENANT DE VOTRE UTILISATION OU DE VOTRE INCAPACITÉ À UTILISER CES INFORMATIONS, DE TOUT DÉFAUT DANS CES INFORMATIONS OU DE TOUT MANQUEMENT À CES TERMES ET CONDITIONS, QUE CE SOIT DANS UNE ACTION POUR UN DROIT DANS LE CADRE D'UN CONTRAT OU POUR CAUSE D'INFRACTION, OU SUR BASE DE GARANTIE, MÊME SI GEOTEQ OU SES CONCESSEURS DE LICENCE ONT ÉTÉ AVISÉS DE LA POSSIBILITÉ DE CES DOMMAGES. Certains Etats, territoires et pays ne permettent pas certaines exclusions de responsabilité ou de limitation de dommages. L'exclusion ci-dessus peut ne pas vous être applicable dans cette mesure. EBP Cartographie & Décisions 7 Contrôle d'exportation: Vous acceptez de ne pas exporter de n'importe où, n'importe quelle partie des Données qui vous sont fournies ou tout produit direct de celles-ci, hormis en conformité avec et avec toutes les licences et approbations requises sous les lois, les règles et les règlements qui s'appliquent à l'exportation. Intégralité du contrat: Ces termes et conditions constituent l'intégralité du contrat entre GEOTEQ (et ses concesseurs de licence et fournisseurs) et vous-même, concernant le sujet de ce contrat, et celui-ci remplace dans leur intégralité tous les autres contrats écrits ou verbaux passés entre nous et lui étant préalables, sur ce sujet. Droit applicable: Aux termes et conditions ci-dessus s'appliquent les lois “des Pays-Bas” sans donner d'effet à (i) aux conditions légales en conflit avec celui-ci ou (ii) à la Convention des Nations Unies pour les Contrats sur la Vente Internationale des Marchandises, qui est explicitement exclue. Vous acceptez de soumettre à la juridiction des Pays-Bas” tout litige, toute réclamation et toute action en justice surgissant de ou en relation avec les Données qui vous sont fournies dans le cadre de ce contrat. Le Gouvernement comme utilisateur final : Si les données NAVTEQ sont acquises par ou au profit du Gouvernement des Etats-Unis ou de n'importe quelle autre entité cherchant à obtenir ou appliquant des droits similaires à ceux généralement revendiqués par le gouvernement des EtatsUnis, (i) pour des acquisitions conduites par le Ministère de la Défense, les Données sont protégées par une licence avec "Droits Limités", établie à DFARS 252.227- 7013(b)(3), TECHNICAL DATA-NONCOMMERCIAL ITEMS, et les Données NAVTEQ livrées ou fournies d'une autre manière avec "Droits Limités" seront accompagnées de la "Notification de Droits Limités" ci-dessous, établie à DFARS 252.227-7013(f)(3), et seront traitées conformément à cette Notification: DROITS LIMITÉS N°CONTRAT.: NOM DU CONTRACTANT (FABRICANT / FOURNISSEUR): NAVTEQ ADRESSE DU CONTRACTANT (FABRICANT/FOURNISSEUR): 222 Merchandise Mart Plaza, Suite 900, Chicago, Illinois 60654 Les droits du Gouvernement à utiliser, modifier, reproduire, publier, appliquer, afficher ou révéler ces données techniques sont restreintes par le paragraphe (b)(3) des Droits en Données Techniques- articles non commerciaux, contenus dans le contrat établi ci-dessus. Toute reproduction de données techniques ou de parties de celles-ci accompagnées de cette légende doivent aussi reproduire les mentions 8 EBP Cartographie & Décisions l'accompagnant. Toute personne autre que le Gouvernement, qui aura obtenu l'accès à ces données doit rapidement le faire savoir au Contractant dénommé cidessus. et; (ii) pour les acquisitions par des agences civiles, les données NAVTEQ sont protégées par une licence conforme aux droits établis à FAR 52.227-14(g)(1), RIGHTS IN DATA-GENERAL (Protection des données et des logiciels d'ordinateur à droits limités). Au cas où le Cadre Contractant demanderait la livraison de données NAVTEQ à droits limités qui n'ont pas été accessibles ou d'une autre manière n'auraient pas été accessibles conformément à FAR 52.227-14(g)(1), les données NAVTEQ seront protégées par une licence avec "Droits Limités" ainsi qu'il est établi dans la "Notification de Droits Limités" suivante auprès de FAR 52.227- 14(g)(2) (Alternate II), qui accompagnera les données NAVTEQ et les données NAVTEQ seront traitées conformément à cette Notification (qui accompagnera toute reproduction, totale ou partielle de ces données) NOTIFICATION DE DROITS LIMITÉS (JUIN 1987) Ces données sont proposées avec droits limités sous le N° de Contrat Gouvernemental _____ (et sous-contrat ______, si approprié). Ces données peuvent être reproduites et utilisées par le Gouvernement avec la limitation expresse qu'elles ne seront pas, sans la permission écrite du Contractant, utilisées dans des buts de fabrication, ni révélées en dehors du Gouvernement, hormis que le Gouvernement peut révéler ces données en dehors du Gouvernement dans des buts consécutifs, s'il y a lieu, pour peu que le Gouvernement soumette cette révélation à l'interdiction de toute utilisation et révélation ultérieure. Il n'y a pas d'autres buts permettant de révéler ces Données. Le fabricant/ fournisseur des Données est NAVTEQ, 222 Merchandise Mart Plaza, Suite 900, Chicago, Illinois 60654. Si le Fonctionnaire Contractant refuse d'utiliser l'une ou l'autre des licences accordées en (i) ou (ii), dans ce contrat, le Fonctionnaire Contractant doit le faire savoir à NAVTEQ avant de chercher à obtenir d'autres droits ou des droits alternatifs sur les Données NAVTEQ. © 2006 NAVTEQ “source: Géoroute® IGN France & BD Carto® IGN France” Tous droits réservés. EBP Cartographie & Décisions 9 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel distribué par EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Cartographie & Décisions et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1. ? Le menu ? + Aide de "Cartographie & Décisions". TABLE DES MATIERES 10 EBP Cartographie & Décisions Table des matières INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER ..............................................................................11 1.1. Accès au service technique ...................................................................11 1.2. Configuration requise.............................................................................12 1.3. Place disque nécessaire........................................................................12 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .......................................................13 2.1. Installation monoposte...........................................................................13 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ............................................................14 4. COMMENT DEVERROUILLER MON LOGICIEL ? .........................................15 4.1. Version bridée........................................................................................15 4.2. Comment obtenir mon code de débridage ?..........................................15 4.3. Comment introduire mon code de débridage ?......................................16 5. PROBLEME D'AFFICHAGE ............................................................................17 PRISE EN MAIN 18 1. COMMENT RECHERCHER UNE LOCALITE, UNE ADRESSE ?...................18 1.1. Recherche d'une localité........................................................................18 1.2. Recherche d'une adresse ......................................................................19 2. AFFICHAGE DES CONTACTS .......................................................................20 2.1. Affichage des contacts Outlook®...........................................................20 2.2. Affichage des contacts *.LCA (Base France prospects…).....................22 2.3. Affichage des contacts en *.CSV...........................................................24 3. OUVERTURE D’UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE .....................26 3.1. Cas des fichiers CSV.............................................................................26 3.2. Cas des fichiers générés par les applications EBP................................30 4. REPERAGE AUTOUR D'UN CONTACT .........................................................31 4.1. Critères du repérage..............................................................................31 4.2. Résultat du repérage .............................................................................32 4.3. Actions sur le repérage..........................................................................34 5. AFFICHAGE DE STATISTIQUES ...................................................................35 5.1. Statistique de répartition clients .............................................................35 5.2. Statistique de répartition des ventes......................................................36 5.3. Option d’affichage..................................................................................36 6. CALCUL D’ITINERAIRES................................................................................37 6.1. Options ..................................................................................................37 6.2. Etapes ...................................................................................................38 6.3. Itinéraires ...............................................................................................39 7. OPTIONS CARTES .........................................................................................40 INDEX 41 NOTES 43 Avant de commencer EBP Cartographie & Décisions 11 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 01.34.94.20.00 ? Exposez votre problème par e-mail. gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 i * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 12 EBP Cartographie & Décisions 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un processeur PC Intel pentium III, 450 Mhz et 512 Mo de RAM ; ? Windows® 2000, XP ou VISTA; ? Carte graphique 32 Mo minimum; ? Connection internet ; ? Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows® 2000, XP ou VISTA sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1 Go d’espace disque disponible, exemples et aide en ligne compris. Comment installer mon logiciel EBP Cartographie & Décisions 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Si une version antérieure est déjà installée, veuillez l'enlever de votre ordinateur. (Menu Démarrer/Programmes/GeoTeq/Cartographie & Décisions/Désinstaller). 1. Placez le CD-Rom Cartographie & Décisions dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\CartoSetup.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Suivant pour accéder aux différentes informations sur le produit qui va être installé. 3. Cliquez sur Suivant pour accéder aux conditions d'utilisation du logiciel. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Je suis d'accord avec les termes et conditions cidessus. si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Je ne suis pas d'accord. , l’installation s’arrêtera. 5. Le répertoire d’installation par défaut est : C: \ PROGRAM FILES \ GEOTEQ \ CARTODECISIONS. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton …. 6. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. 7. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. 8. Cliquez sur Suivant . Le répertoire sélectionné est ensuite rappelé, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour copier les fichiers sur votre disque. La décompression de certains fichiers nécessite plusieurs minutes. A la fin de l’installation, un écran vous propose de lancer Cartographie & Décisions. Vous pouvez cliquer sur les boutons Suivant et Terminer, votre installation est effectuée. Il n'est pas nécessaire de relancer l'ordinateur pour utiliser ce logiciel. En revanche, vous devrez débrider l’application avec la clé fournie par EBP. INSTALLATION 14 EBP Cartographie & Décisions 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL Lancez le produit : ? A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône , ? A partir du menu Démarrer + Programmes + EBP Cartographie + Cartographie & Décisions. Au lancement du produit, un message vous propose de : ? Déverrouiller le logiciel, ? Essayer le logiciel en version bridée. Comment déverrouiller mon logiciel ? EBP Cartographie & Décisions 15 4. COMMENT DEVERROUILLER MON LOGICIEL ? 4.1. Version bridée Tant que le code de débridage n’est pas saisi, le logiciel n'ouvre que les exemples non modifiables fournis lors de l'installation. Les fonctions d'impression, de mise en presse papier de l'image carte, d'exportation (fichier ou courriel) de l'image carte, et de courrier électronique "géographique" sont inhibées. Vous ne pouvez pas non plus rechercher une adresse, une localité ou un contact. Remarque Le logiciel contient deux dossiers dans le répertoire Exemples. Ils vous permettent de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de les ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant d'exploiter vos propres données. Dans ce cas, il faut aller dans le menu Fichier + Ouvrir un dossier EBP + Parcourir et sélectionner le répertoire CartoDecisions disponible dans : [x]\Program Files\GeoTeq\CartoDecisions\Exemples\Demo. ou bien : Fichier + Importer des fichiers CSV et choisir l'un des 4 fichiers csv du répertoire : [x]\Program Files\GeoTeq\CartoDecisions\Exemples\Demo CSV. [X] étant la lettre du lecteur sur lequel Cartographie & Décisions a été installé. Les logiciels EBP Gestion Commerciale 2006 et PRO V10 (et versions supérieures) génèrent avec la licence Cartographie & Décisions les répertoires de données CartoDecisions, placés chacun dans chaque dossier de gestion Commerciale. 4.2. Comment obtenir mon code de débridage ? Pour pouvoir utiliser le logiciel en version complète, vous devez utiliser un code de débridage qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code de débridage soit : ? En vous connectant sur le site Web d’EBP, en passant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr). INSTALLATION 16 EBP Cartographie & Décisions ? En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d’enregistrement. Complétez-le avec soin, le code étant calculé à partir de la raison sociale que vous allez noter. 4.3. Comment introduire mon code de débridage ? Aller au menu ? + Licence, et saisissez la raison sociale que vous nous avez communiquée, le code retourné par EBP, ainsi que votre numéro de licence. A la fin du dialogue, si le code saisi est correct, les fonctions d'impression et de copie d'image carte (menu Fichier+Imprimer et Edition+Copier l'image carte) se dégrisent. Vous pourrez saisir ultérieurement votre code en passant par le menu ? + Licence. Problème d'affichage EBP Cartographie & Décisions 17 5. PROBLEME D'AFFICHAGE D'un ordinateur à l'autre, il se peut que la carte graphique n'ait pas exactement les mêmes caractéristiques et, en conséquent, ne fonctionne pas de manière identique. La qualité, l'affichage et la mise à jour du dessin de la fenêtre de cartographie peuvent en être altérés. En général, ce genre d'inconvénients arrive principalement sur les ordinateurs portables. Bien que le logiciel Cartographie & Décisions soit conçu pour le comportement le plus standard, il se peut que certains réglages s'imposent pour son bon fonctionnement. Si un problème d’affichage se présente, veuillez consulter l’aide en ligne à la rubrique : III.1 Dépannage – Problèmes d’affichage. PRISE EN MAIN 18 EBP Cartographie & Décisions Prise en main 1. COMMENT RECHERCHER UNE LOCALITE, UNE ADRESSE ? 1.1. Recherche d'une localité Allez au menu : Outils + Rechercher ou cliquez directement sur l’icône . Un panneau avec deux onglets s'affiche. Sélectionnez l'onglet Localité. A l'aide la liste déroulante intitulée Niveau, sélectionnez quel type de localité vous souhaitez rechercher (Région, Département, Commune ou Agglomération). Tapez les premières lettres de la localité dans le champ de saisie intitulé Nom. La liste se positionne automatiquement sur le nom le plus proche. Lorsque le nom de la localité recherchée est présenté et /ou sélectionné dans la liste, appuyez sur Entrée. Vous pouvez aussi sélectionner la localité dans la liste à l'aide d'un simple clic de la souris. La carte se centre alors sur la localité sélectionnée. Comment rechercher une localité, une adresse ? EBP Cartographie & Décisions 19 1.2. Recherche d'une adresse Allez au menu : Outils + Rechercher ou cliquez directement sur l’icône . Un panneau avec deux onglets s'affiche. Sélectionnez l'onglet Adresses. Tapez le numéro de rue (facultatif) et le nom de la rue dans les deux premiers champs de saisie N° et Nom. Tapez si possible dans le champ de saisie CP le code postal entier ou ses 2 premiers chiffres (06 pour les Alpes-Maritimes, 20 pour la Corse par exemple). En cas de doute : ne rien mettre, un code postal faux gêne la recherche. Tapez le nom de la ville (nom de commune ou d'agglomération) dans le champ de saisie Ville. En cliquant sur , le logiciel cherche la rue avec cette orthographe exacte. En cliquant sur , le logiciel élargit sa recherche. SI la recherche vous semble trop longue, vous pouvez l'arrêter en appuyant sur la touche "Echap". - Si le nom de la ville est défini mais pas le nom de la rue, le logiciel recherchera l’ensemble des rues de cette ville. - Si vous saisissez uniquement le code postal, la recherche des rues des communes associées à ce code postal sera moins précise (En France, Le découpage administratif des communes ne correspond pas au découpage postal). Remarque La base de données cartographique NAVTEQ (Version France 2008-Q1) ne contient pas toutes les petites rues de France. Dans certains villages, seuls les grands axes sont répertoriés. Dans tous les cas, la liste des rues possibles et disponibles s’affichent dans une liste. Un simple-clic de souris vous permet de centrer la carte sur la rue sélectionnée dans cette liste. PRISE EN MAIN 20 EBP Cartographie & Décisions 2. AFFICHAGE DES CONTACTS Dès l’ouverture de « Cartographie & Décisions », le logiciel va rechercher sur votre ordinateur la présence des contacts Outlook® et si ce dernier est votre logiciel de messagerie par défaut, « Cartographie & Décisions » géocodera automatiquement les contacts disposant d’une adresse postale valide. 2.1. Affichage des contacts Outlook® Cette fonction n’est exploitable que lorsque le logiciel Cartographie & Décisions est débridé. Allez au menu : Outils + Affichage des Contacts ou cliquez sur l’onglet . Un panneau avec un onglet s'affiche. 2.1.1. Ouverture des contacts Outlook® Le répertoire des contacts courriel par défaut de Microsoft Outlook Express®, Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook 2003® et Microsoft Outlook 2007® est présenté dans une liste Outlook®. Si l'adresse de domicile ou de bureau d'un contact est correctement renseignée, ce dernier se positionnera automatiquement sur la carte avec le symbole suivant : Si l'adresse d'un contact Outlook® n'est pas renseignée et que vous souhaitez la compléter en l'éditant, il n'est pas nécessaire de lancer votre logiciel de messagerie Microsoft®. Il vous suffit de sélectionnez le contact dans la liste des contacts Outlook® puis cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez « Redéfinir ce contact » ou cliquer sur l’icône . Une boîte de dialogue vous permet alors de modifier les données de votre correspondant. Une autre méthode consiste à sélectionner directement le contact sur la carte ou dans la liste puis de faire un clic droit sur ce dernier et sélectionner « propriétés contact et actions » N.B. : Pour s’assurer de la mise à jour de l’ensemble de vos contacts, vous pouvez rafraîchir la fenêtre en cliquant sur l’icône Affichage des contacts EBP Cartographie & Décisions 21 Remarque : Pour chaque contact de cette liste, une puce de couleur indique si les contacts ont été correctement localisés. Voici la signification des couleurs : - Couleur bleu : localisation au numéro de rue, - Couleur verte vive : localisation à la rue, - Couleur verte pâle : localisation au centre de la commune, - Couleur jaune : localisation au centre du département, - Couleur orange : localisation au centre de la région, - Couleur rouge : pas de localisation, - Couleur grise : la base de données du pays n'est pas disponible. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette mauvaise localisation : - Le nom de la commune est erroné, - Le code postal n'existe pas, est faux ou n'est pas reconnu (le logiciel ignore les cedex), - Le contact est en dehors de la cartographie disponible. 2.1.2. Action sur les contacts Outlook® Une fois vos contacts Outlook® localisés sur la carte, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (N° de mobile, fax, adresse postale), mettre en place une Action : Cette fonction permet d’envoyer un mail au destinataire sélectionné. Cette fonction permet d’envoyer un SMS au destinataire sélectionné si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un FAX au destinataire sélectionné si le numéro de fax est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER au destinataire. Enfin, en cliquant droit sur la liste de points, vous arriver sur un menu contextuel qui vous permet de : o Classer vos contacts par Nom/Prénom/Entreprises o Cocher/Décocher vos contacts afin de les rendre visible ou non sur la carte. o Redéfinir ou Créer un contact o Ecrire un message à ce contact ou aux contacts proches Nota bene: L’action SMS, FAX ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. PRISE EN MAIN 22 EBP Cartographie & Décisions 2.2. Affichage des contacts *.LCA (Base France prospects…) Cette fonction est disponible lorsque le logiciel Cartographie & Décisions est débridé. Allez au menu : Outils + Affichage des Contacts. Un panneau avec un onglet s'affiche. 2.2.1. Ouverture des contacts *.LCA Le Format xxxx.LCA est un format propriétaire mis au point pour vous permettre de charger automatiquement des fichiers externes dans « Cartographie & Décisions » sans manipulation. Ce format est disponible en export de la version Géo « France Prospect » commercialisée par France Prospect mais également chez d’autres partenaires qui vendent des bases de données en B to B. Aussi, nous avons sélectionné pour vous d’autres partenaires chez qui vous pourrez récupérer des fichiers de type *.LCA. Aussi, suivez les liens disponibles dans le menu : Fichier + Charger une base de Contacts ou bien encore via l’onglet . Si vous souhaitez simplement ouvrir un fichier *.LCA stockée sur votre ordinateur, il vous suffit de la rechercher en cliquant sur Cette action ouvre une fenêtre de recherche de fichier. Sélectionnez ensuite le fichier *.LCA que vous désirez visualiser. Pour fermer un fichier ouvert, allez dans le menu : Fichier + Fermer la base de contacts… Affichage des contacts EBP Cartographie & Décisions 23 2.2.2. Action sur les contacts *.LCA Vous pouvez enrichir votre fichier de contacts Outlook® en basculant un contact *.LCA en contact Outlook®. La méthode consiste à sélectionner le contact dans la liste des contacts LCA importés en cliquant sur le bouton puis de renseigner au moins l’adresse Email. Une fois validé, le contact *.LCA va intégrer automatiquement votre base de contacts Outlook®. Concernant les autres Actions disponibles, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (Email, N° de mobile, fax), mettre en place une Action de communication: Cette fonction permet d’envoyer un mail au destinataire sélectionné si l’adresse Email est renseignée. Cette fonction permet d’envoyer un SMS au destinataire sélectionné si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un FAX au destinataire sélectionné si le numéro de fax est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER au destinataire. Enfin, en cliquant droit sur la liste de points, vous arriver sur un menu contextuel qui vous permet de classer vos points et Cocher/Décocher ceux-ci afin de les rendre visible ou non sur la carte. Nota bene : L’action SMS, FAX ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. PRISE EN MAIN 24 EBP Cartographie & Décisions 2.3. Affichage des contacts en *.CSV La majorité des logiciels de tableur et la plupart des logiciels de base de données du marché permettent l'exportation de leurs données dans des fichiers de type CSV. Ces fichiers sont en réalité de simples fichiers «texte» utilisant le point-virgule comme séparateur de champ. Ils permettent les échanges entre diverses applications, et notamment Cartographie & Décisions. 2.3.1. Exemple d'exportation CSV avec Excel (Microsoft ®) Sous Excel (Microsoft ®), il suffit d'aller au menu : Fichier + Enregistrer un fichier sous, de sélectionner dans la liste déroulante Type de fichier le type suivant : CSV: séparateur point-virgule. Cliquer ensuite sur le bouton Enregistrer. Cliquer sur OK, puis sur Oui. Indiquer ensuite le nom de votre choix. Pour fonctionner, ce fichier.csv doit comporter les champs suivant : Au moins 4 colonnes, sont obligatoires et 10 000 lignes maximum. Le bandeau contenant les étiquettes marquées « Obligatoire » ici présentées en gras sont obligatoires. Champ Obligatoire Champ Obligatoire Champ Obligatoire Champ Obligatoire OPTION OPTION OPTION SOCIETE ADRESSE CP VILLE TELEPHONE MESSAGERIE MOBILE SARL DE L'ODET Zone de Pentaparc 56000 VANNES 0297526444 Test@hotmail.fr 06.05.02.22.65 LE FEUILLETINE 104 Rue des Romains 51100 REIMS Tatat@hotmail.fr LES PINS 907 Avenue du Las 33127 ST JEAN 0142255555 06.05.02.22.64 LE FOURNIL Avenue Per- jackez-helias 29500 GABERIC LOU PAN 40 Rue Felix Arnaudin 40160 YCHOUX 0445253565 Toto@hotmail.fr 06.05.02.22.68 N.B. : Le Nom des champs ci-dessus doit être impérativement respecté pour que l’import du fichier *.CSV se déroule normalement. Cependant vous pouvez compléter votre fichier par des champs optionnels cidessous : « TELEPHONE » pour le téléphone, « FAX » pour une télécopie, « MESSAGERIE » pour l’email, « MOBILE » pour le téléphone cellulaire, « COMPL.ADRES » pour complément d’adresse, « BP » pour boîte postale, « GERANT » pour le nom du gérant ou responsable, « NAF » pour le code Naf. Affichage des contacts EBP Cartographie & Décisions 25 2.3.2. Ouverture des contacts *.CSV Le Format xxxx.CSV est un format ouvert. Pour fonctionner avec « Cartographie & Décisions », vous devez IMPERATIVEMENT avoir respecté le nom des champs listés dans le paragraphe 2.3.1. Pour ouvrir un fichier *.CSV stockée sur votre ordinateur, il vous suffit de le rechercher en cliquant sur Fichier + Charger une base de Contacts ou bien encore via l’onglet puis Cette action ouvre une fenêtre vous proposant d’ouvrir un fichier. Sélectionnez ensuite le fichier *.CSV que vous désirez visualiser. Pour fermer un fichier ouvert, allez dans le menu : Fichier + Fermer la base de contacts… 2.3.3. Action sur les contacts *.CSV Vous pouvez enrichir votre fichier de contacts Outlook® en basculant un contact *.CSV en contact Outlook®. La méthode consiste à sélectionner le contact dans la liste des contacts CSV importés en cliquant sur le bouton puis de renseigner au moins l’adresse Email. Une fois validé, le contact *.CSV va intégrer automatiquement votre base de contacts Outlook®. Concernant les autres Actions disponibles, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (Email, N° de mobile), mettre en place une Action de communication: Cette fonction permet d’envoyer un mail au destinataire sélectionné si l’adresse Email est renseignée. Cette fonction permet d’envoyer un SMS au destinataire sélectionné si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un FAX au destinataire sélectionné si le numéro de fax est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER au destinataire. Enfin, en cliquant droit sur la liste de points, vous arriver sur un menu contextuel qui vous permet de classer vos points et Cocher/Décocher ceux-ci afin de les rendre visible ou non sur la carte. Nota : L’action SMS ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. PRISE EN MAIN 26 EBP Cartographie & Décisions 3. OUVERTURE D’UN DOSSIER DE GESTION COMMERCIALE Cette fonction est disponible lorsque le logiciel Cartographie & Décisions est débridé. Dans le cas contraire, vous pouvez ouvrir les exemples fournis avec l'application ([X]\Program Files\GeoTeq\CartoDecisions\Exemples\). 3.1. Cas des fichiers CSV 3.1.1. Etes-vous concerné ? Si vous avez des données à disposition, provenant d'un logiciel de gestion commerciale autre que : - EBP Gestion Commerciale 2006 (ou version supérieure), - EBP Gestion Commerciale PRO V.10 (ou version supérieure), vous pouvez utiliser Cartographie & Décisions avec vos données, à la condition de les exporter dans des fichiers de type CSV et de respecter les règles définies plus loin. En revanche, si vous avez déjà l'un de ces deux logiciels EBP, le transfert des données est semi-automatique et ce chapitre 2.1 ne vous concerne pas. Veuillez vous reporter au chapitre 2.2. La majorité des logiciels de tableur et la plupart des logiciels de base de données du marché permettent l'exportation de leurs données dans des fichiers de type CSV. Ces fichiers sont en réalité de simples fichiers «texte» utilisant le point-virgule comme séparateur de champ. Ils permettent les échanges entre diverses applications, et notamment Cartographie & Décisions. Pour Cartographie & Décisions, deux à quatre fichiers sont nécessaires. Ils doivent être placés dans le même dossier et leur nom doivent obligatoirement être : Titre.csv, client.csv, Vente.csv et Action.csv. 3.1.2. Exemple d'exportation CSV avec Excel (Microsoft ®) Sous Excel (Microsoft ®), il suffit d'aller au menu : Fichier + Enregistrer un fichier sous, de sélectionner dans la liste déroulante Type de fichier le type suivant : CSV: séparateur point-virgule. Cliquer ensuite sur le bouton Enregistrer. Cliquer sur OK, puis sur Oui. Ouverture d’un dossier de gestion commerciale EBP Cartographie & Décisions 27 3.1.3. Titre.csv Titre.csv permet d'indiquer le nom de votre société ou de votre organisation. Ce fichier est très simple, et, une fois élaboré, ne devrait plus changer. Voici son format (1 colonne, 2 lignes.) Ce fichier est indispensable. Le bandeau "Titre" est obligatoire. TITRE Démo 3.1.4. Client.csv Client.csv permet d'élaborer des statistiques de répartition de clientèle sur un territoire. A chaque nouveau client, il devra être recréé. Avec ce fichier, vous pourrez aussi rechercher tous les clients dans le voisinage d'un autre. Ce fichier est indispensable (au moins 6 colonnes, N+1 lignes de clients). Le bandeau contenant les étiquettes ici présentées en gras est obligatoire. Le code client ne doit pas dépasser 12 caractères. CODECLIENT NOMCLIENT TYPECLIENT VILLE CODEPOSTE PAYS C00001 Client 01 PME BREST 29 France C00002 Client 02 PME BORDEAUX 33 France C00003 Client 03 PME LYON 69 France C00004 Client 04 GRAND COMPTE MARSEILLE 13 France C00005 Client 05 GRAND COMPTE TOULOUSE 31 France C00006 Client 06 GRAND COMPTE NICE 06 France C00007 Client 07 GRAND COMPTE PARIS 75011 France C00008 Client 08 PROSPECT ISSY-LESMOULINEAUX 92 France C00009 Client 09 PROSPECT NANTERRE 92 France C00010 Client 10 PROSPECT NEUILLY-SURSEINE 92 France Vous pouvez également ajouter des colonnes supplémentaires et facultatives pour renseigner les numéros de téléphone fixe et portable du client, le fax ou tout autre information vous étant nécessaire. Si vous définissez une colonne MESSAGERIE, vous pourrez envoyer un courriel à tous les clients situés dans un rayon défini. ADRESSE TELFIXE FAX TELPORT MESSAGERIE DATE D'ANNIVERSAIRE PRISE EN MAIN 28 EBP Cartographie & Décisions 3.1.5. Vente.csv Vente.csv permet d'élaborer des statistiques de ventes sur un territoire. Le client de chaque vente devra être défini dans le fichier précédent Client.csv. Ce fichier n'est pas obligatoire, mais il est indispensable si vous souhaiter des statistiques de ventes. On doit avoir au plus 6 colonnes, N+1 lignes de ventes. Le bandeau contenant les étiquettes ici présentées en gras est obligatoire. DATE MONTANT CODECLIENT CODECOMMERCIAL DEVISE CHANGE 01.01.2005 1000.00 C00001 MICHEL EUR 1.00 05.01.2005 2000.00 C00002 FRANCOIS EUR 1.00 10.01.2005 3000.00 C00007 JEAN-CLAUDE EUR 1.00 15.01.2005 500.00 C00001 MICHEL EUR 1.00 20.01.2005 -500.00 C00003 MICHEL EUR 1.00 25.01.2005 2000.00 C00002 JEAN-CLAUDE EUR 1.00 01.02.2005 5000.00 C00008 MICHEL EUR 1.00 05.02.2005 2000.00 C00004 FRANCOIS EUR 1.00 10.02.2005 3000.00 C00005 FRANCOIS EUR 1.00 15.02.2005 7000.00 C00007 JEAN-CLAUDE EUR 1.00 20.02.2005 5600.00 C00008 JEAN-CLAUDE EUR 1.00 25.02.2005 2500.00 C00002 FRANCOIS EUR 1.00 01.03.2005 1320.00 C00001 FRANCOIS EUR 1.00 05.03.2005 18000.00 C00010 FRANCOIS EUR 1.00 10.03.2005 500.00 C00003 MICHEL EUR 1.00 15.03.2005 7500.00 C00006 MICHEL EUR 1.00 20.03.2005 10000.00 C00009 FRANCOIS EUR 1.00 25.03.2005 2600.00 C00002 FRANCOIS EUR 1.00 01.04.2005 3500.00 C00007 JEAN-CLAUDE EUR 1.00 05.04.2005 8000.00 C00008 JEAN-CLAUDE EUR 1.00 Les colonnes CODECOMMERCIAL, DEVISE et CHANGE sont facultatives Si aucun taux de change euro n'est spécifié, ou si sa valeur est nulle, on prend en compte 1.00. Si aucun code commercial n'est spécifié, on prend en compte le code commercial "non défini". Ouverture d’un dossier de gestion commerciale EBP Cartographie & Décisions 29 3.1.6. Action.csv Action.csv permet de préciser quelles sont les tâches associées à chaque client. La présence de ce fichier est facultative. Avec ce fichier, vous pourrez en revanche rechercher tous les clients voisins d'un autre, avec qui vous avez rendez-vous par exemple. Ce fichier contient trois colonnes, N+1 lignes d'actions. Les trois colonnes sont obligatoires. Le bandeau contenant les étiquettes ici présentées en gras est obligatoire. DATE CODECLIENT CODEACTION 01.01.2005 C00001 FAX 05.01.2005 C00002 FAX 10.01.2005 C00007 TEL 15.01.2005 C00001 RDV 20.01.2005 C00003 RDV 25.01.2005 C00002 RDV 01.02.2005 C00008 TEL 05.02.2005 C00004 TEL 10.02.2005 C00005 TEL 15.02.2005 C00007 TEL 20.02.2005 C00008 FAX 25.02.2005 C00002 RDV 01.03.2005 C00001 RDV 05.03.2005 C00010 RDV 10.03.2005 C00003 RDV 15.03.2005 C00006 RDV 20.03.2005 C00009 RDV 25.03.2005 C00002 RDV 01.04.2005 C00007 RDV 05.04.2005 C00008 RDV 3.1.7. Ouverture des fichiers CSV Dans Cartographie & Décisions, allez au menu : Fichier + Importer des fichiers CSV. Une boîte de dialogue apparaît. Sélectionnez l'un des quatre fichiers CSV (Titre.csv, Client.csv, Vente.csv et Action.csv), et cliquez sur le bouton Ouvrir. Vos données sont alors importées dans le logiciel. PRISE EN MAIN 30 EBP Cartographie & Décisions 3.2. Cas des fichiers générés par les applications EBP 3.2.1. Etes-vous concerné ? Vous devez avoir acheté l'un des deux logiciel EBP de gestion commerciale suivant: - EBP Gestion Commerciale 2006 (ou version supérieure), - EBP Gestion Commerciale PRO V.10 (ou version supérieure), et avoir débridé le logiciel EBP de Gestion Commerciale avec l'option Cartographie & Décisions. 3.2.2. Génération des fichiers depuis le logiciel EBP Gestion Commerciale Dans le logiciel EBP Gestion Commerciale, après avoir ouvert un dossier, une procédure génère automatiquement les fichiers à ouvrir par Cartographie & Décisions. Ces fichiers sont créés par défaut dans l'un des sous-répertoires du dossier, intitulé CartoDecisions. Pour générer les fichiers d'un dossier ouvert dans EBP Gestion Commerciale, il faut aller au menu : Outils+Export des données vers le logiciel de cartographie. 3.2.3. Ouverture des fichiers Dans Cartographie & Décisions, allez ensuite au menu : Fichier + Ouvrir un dossier EBP. Une boîte de dialogue apparaît. Choisissez dans la liste déroulante le nom du dossier de gestion commerciale et cliquez sur le bouton OK. Si le nom du dossier de gestion commerciale ne figure pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir. Sélectionnez alors le répertoire CartoDecisions de votre dossier et cliquez sur OK. Vos données sont alors importées dans le logiciel. reperage autour d'un CONTACT EBP Cartographie & Décisions 31 4. REPERAGE AUTOUR D'UN CONTACT Cette fonction n’est réellement pertinente que lorsque vous avez ouvert une base de donnée (Dossier Gestion commerciale, Outlook®, France Prospect ou *.CSV,…). D’autre part, cette fonction n’est disponible qu’après débridage du logiciel Cartographie & Décisions. Allez au menu : Outils + Repèrage ou bien cliquez directement sur l’onglet . Un panneau avec deux onglets s'affiche. 4.1. Critères du repérage Sélectionnez l'onglet Critères. Choisissez la Base pour laquelle vous souhaitez faire votre repérage (Dossier Gestion commerciale, Outlook, *.LCA ou *.CSV). Vous pouvez affiner vos critères à l’aide des fonctions Type. Si aucune base n’est chargée, allez dans Fichier puis charger une base de contacts ou cliquez directement sur l’icône Vous devez ensuite déterminer à l’aide de la carte le centre de votre repérage en faisant l’action clic droit sur la carte puis repérage sur ce point. Saisissez enfin le rayon du repérage. Le rayon est exprimé en KM avec une possibilité de trois décimales après le point. Puis, actionnez le bouton Calculer. Vous obtiendrez le résultat de votre repérage dans une nouvelle fenêtre Résultats. Pour le fichier issu de la gestion commerciale EBP, vous disposez d’un plus large choix de sélection, à savoir en plus de la liste ci-dessus, d’une liste déroulante de vos points ainsi qu’un rapprochement par tâche commune entre votre sélection et cela sur une période donnée. N.B. : en cochant la case Zoom auto, la carte s’ajustera au rayon de votre repérage. Remarque : Pour chaque contact de cette liste, une puce de couleur indique si les contacts ont été correctement localisés. Voici la signification des couleurs : - Couleur bleu : localisation au numéro de rue, - Couleur verte vive : localisation à la rue, - Couleur verte pâle : localisation au centre de la commune, - Couleur jaune : localisation au centre du département, - Couleur orange : localisation au centre de la région, - Couleur rouge : pas de localisation, - Couleur grise : la base de donnée du pays n'est pas disponible. PRISE EN MAIN 32 EBP Cartographie & Décisions Plusieurs raisons peuvent expliquer cette mauvaise localisation : - Le nom de la commune est erroné, - Le code postal n'existe pas, est faux ou n'est pas reconnu (le logiciel ignore les cedex), - Le contact est en dehors de la cartographie disponible. 4.2. Résultat du repérage Voici comment le résultat du rapprochement est dessiné dans la fenêtre Carte : Sur le côté de la carte, vous disposez d’une fenêtre listant l’ensemble des contacts issus de votre repérage. En cliquant sur l’une des lignes, la carte se positionne automatiquement sur le contact sélectionné et la fiche de ce dernier apparaît dans la fenêtre de droite. reperage autour d'un CONTACT EBP Cartographie & Décisions 33 En haut de cette fenêtre, vous avez les boutons suivants : o vous permet d’ajuster la palette couleur du cercle issu de votre repérage. o vous permet d’imprimer le résultat de votre repérage. o vous permet d’exporter le résultat dans un fichier .CSV qui pourra être réutilisé par Excel® de Microsoft® ou encore le logiciel Cartographie & Décisions. o vous permet de supprimer le résultat de votre repérage. 4.3. Actions sur le repérage Vous pouvez enrichir directement votre fichier de contacts Outlook® en basculant un contact issu d’un fichier externe en contact Outlook®. La méthode consiste à sélectionner le contact dans la liste des contacts LCA importés en cliquant sur le bouton puis de renseigner au moins l’adresse Email. Une fois validé, le contact va intégrer automatiquement votre base de contacts Outlook®. Concernant les autres Actions disponibles, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (Email, N° de mobile, fax), mettre en place une Action de communication : Cette fonction permet d’envoyer un mail aux destinataires sélectionnés si l’adresse Email est renseignée. Cette fonction permet d’envoyer un SMS aux destinataires sélectionnés si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un FAX aux destinataires sélectionnés si le numéro de fax est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER aux destinataires sélectionnés. Enfin, en cliquant droit sur la fenêtre, vous retrouverez le même menu contextuel que celui exposé dans le chapitre 2-1-2, 2-2-2 ou 2-3-3. En plus de la fonction cocher et décocher, vous disposez de la fonction permettant de déplacer les colonnes (champs). Nota bene : L’action SMS, FAX ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. PRISE EN MAIN 34 EBP Cartographie & Décisions 5. AFFICHAGE DE STATISTIQUES Ces fonctions sont disponibles seulement si vous avez ouvert un dossier de gestion commerciale. 5.1. Statistique de répartition clients Allez au menu : Outils + Statistiques ou cliquez directement sur l’onglet . Un panneau avec trois onglets s'affiche. Sélectionnez l'onglet Clients. Vous pouvez prendre en compte les clients par catégorie à l'aide de la liste déroutante intitulée Type de clients. Si aucune catégorie n'a été utilisée lors de la définition de votre clientèle, ce filtrage est sans objet. Pour une vue en 3D, allez au menu Carte + Vue 3D. Remarque : Pour chaque contact de cette liste, une puce de couleur indique si les contacts ont été correctement localisés. Voici la signification des couleurs : - Couleur bleu : localisation au numéro de rue, - Couleur verte vive : localisation à la rue, - Couleur verte pâle : localisation au centre de la commune, - Couleur jaune : localisation au centre du département, - Couleur orange : localisation au centre de la région, - Couleur rouge : pas de localisation, - Couleur grise : la base de données du pays n'est pas disponible. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette mauvaise localisation : - Le nom de la commune est erroné, - Le code postal n'existe pas, est faux ou n'est pas reconnu (le logiciel ignore les cedex), - Le contact est en dehors de la cartographie disponible. N.B. : Seuls les clients suffisamment localisés seront pris en compte dans la statistique. Pour afficher une des cartes statistiques, cliquez sur le bouton et sélectionnez dans la liste déroulante de la barre d'outils, l'un des trois derniers profils de carte. Affichage de statistiques EBP Cartographie & Décisions 35 5.2. Statistique de répartition des ventes Allez au menu : Outils + Statistiques ou cliquez directement sur l’onglet .. Sélectionnez l'onglet Ventes. Vous devez choisir la période de vente considérée avec les listes déroulantes intitulées Date Début et Date Fin. Dans le cadre intitulé Objet, vous pouvez prendre en compte soit l'ensemble des ventes soit les ventes d'un commercial seulement. Les ventes concernées par la statistique s'affichent dans une liste en dessous. Une puce de couleur indique si le client de la vente a été correctement localisé. Voici la signification des puces : N.B. : Comme pour le paragraphe précédent, seules les ventes des clients suffisamment localisés seront prises en compte dans la statistique. Pour afficher une des cartes statistiques, cliquez sur le bouton et sélectionnez dans la liste déroulante de la barre d'outils, l'un des trois derniers profils de carte. Pour une vue en 3D, allez au menu Carte + Vue 3D. 5.3. Option d’affichage Dans la fenêtre Statistique, vous disposez d’un onglet Options. Cette fenêtre vous permet de paramétrer de façon très intuitive les vues de la statistique clients ainsi que celle de vos ventes. PRISE EN MAIN 36 EBP Cartographie & Décisions 6. CALCUL D’ITINERAIRES Allez au menu : Outils + Calcul d’itinéraires ou bien cliquez directement sur l’onglet . Un panneau avec trois onglets s'affiche. 6.1. Options Les options ici proposées vous permettent de mieux gérer vos critères de routes mais également de vous fournir des renseignements financiers sur le coûts de vos trajets. Afin d’utiliser au mieux le calcul d’itinéraires, nous vous conseillons de prendre le temps de renseigner les différentes champs. CALCUL D’ITINERAIRES EBP Cartographie & Décisions 37 6.2. Etapes Afin de créer les différentes étapes de votre itinéraire, vous avez deux méthodes : o Utiliser l’outil de recherche (N°/Nom de rue/CP/Ville/Pays) o Clic droit sur la carte puis Ajouter une étape. Le logiciel vous permet de créer un maximum de 10 étapes dans un trajet. Pour affiner votre trajet, vous disposez de plusieurs boutons : permet de créer une étape à partir d’une adresse issue de votre recherche. permet de descendre et monter une étape sélectionnée dans la fenêtre des étapes. permet de supprimer l’étape sélectionnée. permet de supprimer l’ensemble de la liste des étapes. permet d’inverser le sens du trajet. permet de calculer l’itinéraire avec l’ensemble des étapes. En cliquant sur calculer, vous êtes redirigé sur l’autre onglet Itinéraires de la fenêtre Calcul d’itinéraires. PRISE EN MAIN 38 EBP Cartographie & Décisions 6.3. Itinéraires En actionnant le bouton Calculer, le calcul se lance et une road book s’affiche dans la fenêtre Itinéraires. Vous disposez du bouton pour imprimer cette feuille de route qui se présente comme suit : OPTIONS CARTES EBP Cartographie & Décisions 39 7. OPTIONS CARTES Allez au menu : Carte + Options Carte… ou bien cliquez directement sur l’onglet . Un panneau s'affiche. Cette fonction n’est pas sans intérêt, car elle vous permet de personnaliser chacune des 5 niveaux de cartes prédéfinis dans le logiciel. Pour modifier ces critères, vous n’avez qu’une action à réaliser, cocher ou décocher les cases souhaitées pour chaque niveau que vous retrouvez dans l’onglet . N.B. : vous pouvez revenir aux réglages d’origines en cliquant sur « Réglages par défaut » INDEX 40 EBP Cartographie & Décisions Index 3 3D ...................................................................................................................................35, 36 A Action.csv.............................................................................................................................29 Affichage de statistiques.......................................................................................................35 Assistance technique.............................................................................................................11 C Client de référence....................................................................................................31, 37, 40 Client.csv ........................................................................................................................24, 27 Code de débridage ................................................................................................................15 Configuration requise ...........................................................................................................12 Courriel.................................................................................................................................27 D Débridage .............................................................................................................................15 Dépannage ............................................................................................................................17 Dossier programme...............................................................................................................13 E EBP Gestion Commerciale ...................................................................................................30 E-mail EBP...........................................................................................................................11 Excel...............................................................................................................................24, 26 Exportation CSV avec Excel ..........................................................................................24, 26 F Fichier CSV ..........................................................................................................................26 Fichiers générés par la Gestion Commerciale EBP ..............................................................30 I Installation monoposte..........................................................................................................13 OPTIONS CARTES EBP Cartographie & Décisions 41 L Lancement du logiciel...........................................................................................................14 M Messagerie............................................................................................................................27 O Ouverture de dossier .............................................................................................................26 Ouverture des fichiers...........................................................................................................30 Ouverture des fichiers CSV ..................................................................................................29 P Problème d'affichage ............................................................................................................17 R Rapprochement client ...............................................................................................31, 37, 40 Recherche d’un contact...................................................................................................20, 22 Recherche d’une adresse.......................................................................................................19 Recherche d'une localité .......................................................................................................18 Répartition des ventes...........................................................................................................36 Repérage client .........................................................................................................31, 37, 40 S Service technique (e-mail) ....................................................................................................11 Service technique (téléphone)...............................................................................................11 Statistique ventes ..................................................................................................................36 T Téléphone EBP .....................................................................................................................11 Titre.csv................................................................................................................................27 V Vente.csv ..............................................................................................................................28 Vue 3D ...........................................................................................................................35, 36 INDEX 42 EBP Cartographie & Décisions Notes Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste fixe), Fax : 01 34 85 62 07 Site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 Localisation & Actions Pour Windows®, 2000, XP et VISTA Guide d’installation et d’initiation EBP Localisation & Actions Pratic 2010 3 Convention d’Utilisation CARTOLAB et EBP Convention d’Utilisation CARTOLAB En achetant ce programme, vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme et ses données de cartographie vers d'autres ordinateurs via un réseau. Selon la loi en vigueur, il est strictement interdit de reproduire le programme, ses données de cartographie et sa documentation. Le programme et ses données de cartographie ne peuvent être copiés qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu'aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright de CARTOLAB. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Le logiciel et ses données de cartographie sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. CARTOLAB se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage de ce progiciel dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Propriétés des données de cartographie Le contenu des données cartographiques fournies avec ce logiciel appartient à la société NAVTEQ. Le CLIENT s'engage à ne pas exploiter le contenu de ces 4 EBP Localisation & Actions Pratic 2010 données dans un cadre autre que celui de l'utilisation courante de ce logiciel. Les termes et conditions propres aux données NAVTEQ sont définis plus bas. Localisation & Actions ne peut être utilisé : - pour le géocodage (exportation) des bases externes, - pour les centres d'appels téléphoniques, - pour internet, - pour la navigation, - avec des capteurs (pas de GPS), - pour la gestion de flotte (pas de suivi, pas d'optimisation et pas de calcul de route avec gestion de flotte), - pour le calcul déporté, - avec des données de recensement (pas de données INSEE) - pour le géomarketing au sens de NAVTEQ - avec des nouvelles fonctions développées par l'utilisateur final à l'aide d'outils de programmation. Le format des données de cartographie (fichiers *.LCA) appartient à la société CARTOLAB, et ne peut être utilisé pour une autre application sans l'accord de CARTOLAB. En outre, le client s'engage à ne pas utiliser avec ce logiciel, des données de cartographie qui ne seraient pas mise au format LCA par la société CARTOLAB. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par CARTOLAB et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. CARTOLAB ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitations de responsabilité Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. CARTOLAB ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses logiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que CARTOLAB et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. EBP Localisation & Actions Pratic 2010 5 Termes et Conditions d’Utilisation de l'Utilisateur Final concernant les données NAVTEQ Les Données NAVTEQ vous sont fournies uniquement pour un usage personnel ou interne, et pas pour être revendues. Elles sont protégées par des droits d'auteurs et sont soumises aux termes et conditions ci-dessous que vous, d'une part, et CARTOLAB (y compris ses concesseurs de licence et fournisseurs) d'autre part, acceptez : Utilisation personnelle uniquement : Vous acceptez d'utiliser ces Données avec "Localisation & Actions" pour votre seul usage personnel, dans les buts non commerciaux pour lesquels vous avez obtenu licence, et non dans des buts de bureau de services, sur base de multipropriété, ou dans d'autres buts similaires. En vertu de ceci, mais conformément aux restrictions établies ci-dessous dans les paragraphes suivants, vous pouvez copier ces données uniquement si cela est nécessaire à votre usage personnel (i), les visualiser et (ii) les sauvegarder, pour peu que vous ne supprimiez aucunes notifications de droits d'auteurs y apparaissant et que vous ne modifiez pas les Données d'une quelconque manière. Vous acceptez de ne pas reproduire, copier, modifier, décompiler, désassembler ou inverser d'une quelconque autre manière aucune partie de ces Données et vous ne pouvez les transférer ou les distribuer sous n'importe quelle forme, dans n'importe quel but, sauf dans la mesure autorisée par les lois impératives. Restrictions: Sauf là où vous avez spécifiquement reçu licence pour ce faire par CARTOLAB, et sans restreindre le sens du paragraphe précédent, vous ne pouvez (a) utiliser ces Données avec n'importe quel produit, système ou application installés ou connectés d'une autre manière ou en communication avec des applications pour véhicules, des applications capables de navigation pour véhicules, des applications de positionnement, de transmission, de guidage sur routes en temps réel, de gérance de parc de véhicules ou des applications similaires; ou (b) avec ou en communication avec n'importe quel équipement de positionnement ou n'importe quel équipement mobile ou à raccordement sans fil ou informatique, y compris mais sans s'y limiter, les téléphones cellulaires, les ordinateurs de poche, les logiciels de messagerie instantanée et les assistants numériques personnels ou PDAs. 6 EBP Localisation & Actions Pratic 2010 Avertissement: Les données peuvent contenir des informations incomplètes ou erronées en raison des changements dans le temps, des sources utilisées, de la méthode utilisée pour collecter les données géographiques et ainsi donner de mauvais résultats. Non-garantie: Ces Données vous sont fournies "comme elles sont" et vous acceptez de les utiliser à vos propres risques. CARTOLAB et ses concesseurs de licence (et leurs concesseurs de licence et fournisseurs) n'accordent aucune garantie ou responsabilité, de quelque manière que ce soit, expresse ou implicite, sur base légale ou autre, y compris mais sans s'y limiter, quant au contenu, à la qualité, la justesse, l'exhaustivité, la fiabilité, la conformité à un but particulier, l'utilité, l'utilisation des résultats obtenus de ces Donnés, ou quant au fait que les Données ou le serveur seront ininterrompus ou sans erreur. Dénégation de garantie: CARTOLAB ET SES CONCESSEURS DE LICENCE (Y COMPRIS LEURS CONCESSEURS DE LICENCE ET LEURS FOURNISSEURS) RENONCENT À TOUTE GARANTIE, EXPRESSE OU IMPLICITE, DE QUALITÉ, DE PRESTATIONS, DE COMMERCIABILITÉ, DE CONFORMITÉ À UN BUT PARTICULIER OU DE NON-INFRACTION. Certains Etats, territoires ou pays ne permettent pas certaines exclusions de garanties. L'exclusion ci-dessus peut ne pas vous être applicable dans cette mesure. Dénégation de responsabilité: CARTOLAB ET SES CONCESSEURS DE LICENCE (Y COMPRIS LEURS CONCESSEURS DE LICENCE ET LEURS FOURNISSEURS) NE SERONT RESPONSABLES À VOTRE ÉGARD: POUR N'IMPORTE QUELLE RÉCLAMATION, DEMANDE OU ACTION EN JUSTICE, QUELLE QUE SOIT LA NATURE OU LA CAUSE DE LA RÉCLAMATION, DE LA DEMANDE OU DE L'ACTION EN JUSTICE ALLÉGUANT N'IMPORTE QUELLE PERTE, BLESSURE OU DOMMAGES, DIRECTS OU INDIRECTS, QUI POURRAIENT RÉSULTER DE L'UTILISATION OU DE LA POSSESSION DES INFORMATIONS, OU POUR N'IMPORTE QUELLE PERTE DE BÉNÉFICES, DE REVENUS, DE CONTRATS OU D'ÉPARGNES OU POUR N'IMPORTE QUEL AUTRE DOMMAGE DIRECT, INDIRECT, ACCIDENTEL, SPÉCIAL OU CONSÉCUTIF, SURVENANT DE VOTRE UTILISATION OU DE VOTRE INCAPACITÉ À UTILISER CES INFORMATIONS, DE TOUT DÉFAUT DANS CES INFORMATIONS OU DE TOUT MANQUEMENT À CES TERMES ET CONDITIONS, QUE CE SOIT DANS UNE ACTION POUR UN DROIT DANS LE CADRE D'UN CONTRAT OU POUR CAUSE D'INFRACTION, OU SUR BASE DE GARANTIE, MÊME SI CARTOLAB OU SES CONCESSEURS DE LICENCE ONT ÉTÉ AVISÉS DE LA POSSIBILITÉ DE CES DOMMAGES. Certains Etats, territoires et pays ne permettent pas certaines exclusions de responsabilité ou de limitation de dommages. L'exclusion ci-dessus peut ne pas vous être applicable dans cette mesure. EBP Localisation & Actions Pratic 2010 7 Contrôle d'exportation: Vous acceptez de ne pas exporter de n'importe où, n'importe quelle partie des Données qui vous sont fournies ou tout produit direct de celles-ci, hormis en conformité avec et avec toutes les licences et approbations requises sous les lois, les règles et les règlements qui s'appliquent à l'exportation. Intégralité du contrat: Ces termes et conditions constituent l'intégralité du contrat entre CARTOLAB (et ses concesseurs de licence et fournisseurs) et vous-même, concernant le sujet de ce contrat, et celui-ci remplace dans leur intégralité tous les autres contrats écrits ou verbaux passés entre nous et lui étant préalables, sur ce sujet. Droit applicable: Aux termes et conditions ci-dessus s'appliquent les lois “des Pays-Bas” sans donner d'effet à (i) aux conditions légales en conflit avec celui-ci ou (ii) à la Convention des Nations Unies pour les Contrats sur la Vente Internationale des Marchandises, qui est explicitement exclue. Vous acceptez de soumettre à la juridiction des Pays-Bas” tout litige, toute réclamation et toute action en justice surgissant de ou en relation avec les Données qui vous sont fournies dans le cadre de ce contrat. Le Gouvernement comme utilisateur final : Si les données NAVTEQ sont acquises par ou au profit du Gouvernement des Etats-Unis ou de n'importe quelle autre entité cherchant à obtenir ou appliquant des droits similaires à ceux généralement revendiqués par le gouvernement des EtatsUnis, (i) pour des acquisitions conduites par le Ministère de la Défense, les Données sont protégées par une licence avec "Droits Limités", établie à DFARS 252.227- 7013(b)(3), TECHNICAL DATA-NONCOMMERCIAL ITEMS, et les Données NAVTEQ livrées ou fournies d'une autre manière avec "Droits Limités" seront accompagnées de la "Notification de Droits Limités" ci-dessous, établie à DFARS 252.227-7013(f)(3), et seront traitées conformément à cette Notification: DROITS LIMITÉS N°CONTRAT: NOM DU CONTRACTANT (FABRICANT / FOURNISSEUR): NAVTEQ ADRESSE DU CONTRACTANT (FABRICANT/FOURNISSEUR): 222 Merchandise Mart Plaza, Suite 900, Chicago, Illinois 60654 Les droits du Gouvernement à utiliser, modifier, reproduire, publier, appliquer, afficher ou révéler ces données techniques sont restreintes par le paragraphe (b)(3) des Droits en Données Techniques- articles non commerciaux, contenus dans le contrat établi ci-dessus. Toute reproduction de données techniques ou de parties de celles-ci accompagnées de cette légende doivent aussi reproduire les mentions 8 EBP Localisation & Actions Pratic 2010 l'accompagnant. Toute personne autre que le Gouvernement, qui aura obtenu l'accès à ces données doit rapidement le faire savoir au Contractant dénommé cidessus. et; (ii) pour les acquisitions par des agences civiles, les données NAVTEQ sont protégées par une licence conforme aux droits établis à FAR 52.227-14(g)(1), RIGHTS IN DATA-GENERAL (Protection des données et des logiciels d'ordinateur à droits limités). Au cas où le Cadre Contractant demanderait la livraison de données NAVTEQ à droits limités qui n'ont pas été accessibles ou d'une autre manière n'auraient pas été accessibles conformément à FAR 52.227-14(g)(1), les données NAVTEQ seront protégées par une licence avec "Droits Limités" ainsi qu'il est établi dans la "Notification de Droits Limités" suivante auprès de FAR 52.227- 14(g)(2) (Alternate II), qui accompagnera les données NAVTEQ et les données NAVTEQ seront traitées conformément à cette Notification (qui accompagnera toute reproduction, totale ou partielle de ces données) NOTIFICATION DE DROITS LIMITÉS (JUIN 1987) Ces données sont proposées avec droits limités sous le N° de Contrat Gouvernemental _____ (et sous-contrat ______, si approprié). Ces données peuvent être reproduites et utilisées par le Gouvernement avec la limitation expresse qu'elles ne seront pas, sans la permission écrite du Contractant, utilisées dans des buts de fabrication, ni révélées en dehors du Gouvernement, hormis que le Gouvernement peut révéler ces données en dehors du Gouvernement dans des buts consécutifs, s'il y a lieu, pour peu que le Gouvernement soumette cette révélation à l'interdiction de toute utilisation et révélation ultérieure. Il n'y a pas d'autres buts permettant de révéler ces Données. Le fabricant/ fournisseur des Données est NAVTEQ, 222 Merchandise Mart Plaza, Suite 900, Chicago, Illinois 60654. Si le Fonctionnaire Contractant refuse d'utiliser l'une ou l'autre des licences accordées en (i) ou (ii), dans ce contrat, le Fonctionnaire Contractant doit le faire savoir à NAVTEQ avant de chercher à obtenir d'autres droits ou des droits alternatifs sur les Données NAVTEQ. © 2008 NAVTEQ “source: Géoroute® IGN France & BD Carto® IGN France” Tous droits réservés. EBP Localisation & Actions Pratic 2010 9 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel distribué par EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel Localisation & Actions et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1. ? Le menu ? + Aide de "Localisation & Actions ". TABLE DES MATIERES 10 EBP Localisation & Actions Pratic 2010 Table des matières INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER ..............................................................................11 1.1. Accès au service technique ...................................................................11 1.2. Configuration requise.............................................................................12 1.3. Place disque nécessaire........................................................................12 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .......................................................13 2.1. Installation monoposte...........................................................................13 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ............................................................14 4. COMMENT DEVERROUILLER MON LOGICIEL ? .........................................15 4.1. Version bridée........................................................................................15 4.2. Comment obtenir mon code de débridage ?..........................................15 4.3. Comment introduire mon code de débridage ?......................................16 5. PROBLEME D'AFFICHAGE ............................................................................17 PRISE EN MAIN 18 1. COMMENT RECHERCHER UNE LOCALITE, UNE ADRESSE ?...................18 1.1. Recherche d'une localité........................................................................18 1.2. Recherche d'une adresse ......................................................................19 2. AFFICHAGE DES CONTACTS .......................................................................20 2.1. Affichage des contacts Outlook®...........................................................20 2.2. Affichage des contacts *.LCA (Base France prospects…).....................22 2.3. Affichage des contacts en *.CSV...........................................................24 3. REPERAGE AUTOUR D'UN CONTACT .........................................................26 3.1. Critères du repérage..............................................................................26 3.2. Résultat du repérage .............................................................................27 3.3. Actions sur le repérage..........................................................................28 4. CALCUL D’ITINERAIRES................................................................................29 4.1. Etapes ...................................................................................................29 4.2. Itinéraires ...............................................................................................30 5. OPTIONS CARTES .........................................................................................31 INDEX 32 NOTES 34 Avant de commencer EBP Localisation & Actions Pratic 2010 11 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. Tél : 0811 65 80 80 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) ? Exposez votre problème par e-mail. gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 i * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 12 EBP Localisation & Actions Pratic 2010 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un processeur PC Intel pentium IV, 450 Mhz et 512 Mo de RAM ; ? Connection internet ; ? Windows® 2000, XP ou VISTA; ? Carte graphique 32 Mo minimum; ? Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows® 2000, XP ou VISTA sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1 Go d’espace disque disponible, exemples et aide en ligne compris. Comment installer mon logiciel EBP Localisation & Actions Pratic 2010 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Si une version antérieure est déjà installée, veuillez l'enlever de votre ordinateur. (Menu Démarrer/Programmes/CARTOLAB/Localisation & Actions/Désinstaller). 1. Placez le CD-Rom Localisation & Actions dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\ActionSetup.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Suivant pour accéder aux différentes informations sur le produit qui va être installé. 3. Cliquez sur Suivant pour accéder aux conditions d'utilisation du logiciel. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Je suis d'accord avec les termes et conditions cidessus. si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Je ne suis pas d'accord. , l’installation s’arrêtera. 5. Le répertoire d’installation par défaut est : C: \ PROGRAM FILES \ CARTOLAB \ LOCALACTION. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton …. 6. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. 7. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. 8. Cliquez sur Suivant. Le répertoire sélectionné est ensuite rappelé, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Démarrer pour copier les fichiers sur votre disque. La décompression de certains fichiers nécessite plusieurs minutes. A la fin de l’installation, un écran vous propose de lancer Localisation & Actions. Vous pouvez cliquer sur les boutons Suivant et Terminer, votre installation est effectuée. Il n'est pas nécessaire de relancer l'ordinateur pour utiliser ce logiciel. En revanche, vous devrez débrider l’application avec la clé fournie par EBP. INSTALLATION 14 EBP Localisation & Actions Pratic 2010 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL Lancez le produit : ? A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône , ? A partir du menu Démarrer + Programmes + EBP Cartographie + Localisation & Actions. Au lancement du produit, un message vous propose de : ? Déverrouiller le logiciel, ? Essayer le logiciel en version bridée. Comment déverrouiller mon logiciel ? EBP Localisation & Actions Pratic 2010 15 4. COMMENT DEVERROUILLER MON LOGICIEL ? 4.1. Version bridée Tant que le code de débridage n’est pas saisi, le logiciel ouvre toute les fenêtres mais n’exécutes aucun géocodage. Aussi, l’intérêt du produit est fortement limité Remarque Le logiciel contient deux fichiers dans le répertoire Exemples. Ils vous permettent de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de les ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant d'exploiter vos propres données. Dans ce cas, il faut aller dans le menu Fichier + Charger une base de contacts + Charger une base + Parcourir et sélectionner le répertoire CartoAction disponible dans : [x]\Program Files\Cartolab\LocalAction\Exemples\Demo.LCA ou bien : [x]\Program Files\ Cartolab \ LocalAction \Exemples\Demo CSV. [X] étant la lettre du lecteur sur lequel Localisation & Actions a été installé. 4.2. Comment obtenir mon code de débridage ? Pour pouvoir utiliser le logiciel en version complète, vous devez utiliser un code de débridage qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code de débridage soit : ? En vous connectant sur le site Web d’EBP, en passant par le menu Internet + Débridage en ligne (www.ebp.com/enr). ? En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d’enregistrement. Complétez-le avec soin, le code étant calculé à partir de la raison sociale que vous allez noter. INSTALLATION 16 EBP Localisation & Actions Pratic 2010 4.3. Comment introduire mon code de débridage ? Aller au menu ? + Licence, et saisissez la raison sociale que vous nous avez communiquée, le code retourné par EBP, ainsi que votre numéro de licence. A la fin du dialogue, si le code saisi est correct, la fonction de débridage ne devrait plus apparaître à l’ouverture de « EBP Localisation & Actions Pratic 2010 ». Ainsi, la fonction qui permet le géocodage des adresses postales sera activée. Vous pourrez saisir ultérieurement votre code en passant par le menu ? + Licence. Problème d'affichage EBP Localisation & Actions Pratic 2010 17 5. PROBLEME D'AFFICHAGE D'un ordinateur à l'autre, il se peut que la carte graphique n'ait pas exactement les mêmes caractéristiques et, en conséquent, ne fonctionne pas de manière identique. La qualité, l'affichage et la mise à jour du dessin de la fenêtre de cartographie peuvent en être altérés. En général, ce genre d'inconvénients arrive principalement sur les ordinateurs portables. Bien que le logiciel Localisation & Actions soit conçu pour le comportement le plus standard, il se peut que certains réglages s'imposent pour son bon fonctionnement. Si un problème d’affichage se présente, veuillez consulter l’aide en ligne à la rubrique : III.1 Dépannage – Problèmes d’affichage. Prise en main 1. COMMENT RECHERCHER UNE LOCALITE, UNE ADRESSE ? 1.1. Recherche d'une localité Allez au menu : Outils + Rechercher ou cliquez directement sur l’icône . Un panneau avec deux onglets s'affiche. Sélectionnez l'onglet Localité. A l'aide la liste déroulante intitulée Niveau, sélectionnez quel type de localité vous souhaitez rechercher (Région, Département, Commune ou Agglomération). Tapez les premières lettres de la localité dans le champ de saisie intitulé Nom. La liste se positionne automatiquement sur le nom le plus proche. Lorsque le nom de la localité recherchée est présenté et /ou sélectionné dans la liste, appuyez sur Entrée. Vous pouvez aussi sélectionner la localité dans la liste à l'aide d'un simple clic de la souris. La carte se centre alors sur la localité sélectionnée. Comment rechercher une localité, une adresse ? EBP Localisation & Actions Pratic 2010 19 1.2. Recherche d'une adresse Allez au menu : Outils + Rechercher ou cliquez directement sur l’icône . Un panneau avec deux onglets s'affiche. Sélectionnez l'onglet Adresses. Tapez le numéro de rue (facultatif) et le nom de la rue dans les deux premiers champs de saisie N° et Nom. Tapez si possible dans le champ de saisie CP le code postal entier ou ses 2 premiers chiffres (06 pour les Alpes-Maritimes, 20 pour la Corse par exemple). En cas de doute : ne rien mettre, un code postal faux gêne la recherche. Tapez le nom de la ville (nom de commune ou d'agglomération) dans le champ de saisie Ville. En cliquant sur , le logiciel cherche la rue avec cette orthographe exacte. En cliquant sur , le logiciel élargit sa recherche. SI la recherche vous semble trop longue, vous pouvez l'arrêter en appuyant sur la touche "Echap". - Si le nom de la ville est défini mais pas le nom de la rue, le logiciel recherchera l’ensemble des rues de cette ville. - Si vous saisissez uniquement le code postal, la recherche des rues des communes associées à ce code postal sera moins précise (En France, Le découpage administratif des communes ne correspond pas au découpage postal). Remarque La base de données cartographique NAVTEQ (Version France 2008-Q1) ne contient pas toutes les petites rues de France. Dans certains villages, seuls les grands axes sont répertoriés. Dans tous les cas, la liste des rues possibles et disponibles s’affichent dans une liste. Un simple-clic de souris vous permet de centrer la carte sur la rue sélectionnée dans cette liste. 2. AFFICHAGE DES CONTACTS Dès l’ouverture de « Localisation & Actions », le logiciel va rechercher sur votre ordinateur la présence des contacts Outlook® et si ce dernier est votre logiciel de messagerie par défaut, « Localisation & Actions » géocodera automatiquement les contacts disposant d’une adresse postale valide. 2.1. Affichage des contacts Outlook® Cette fonction n’est exploitable que lorsque le logiciel Localisation & Actions est débridé. Allez au menu : Outils + Affichage des Contacts ou cliquez sur l’onglet . Un panneau avec un onglet s'affiche. 2.1.1. Ouverture des contacts Outlook® Le répertoire des contacts courriel par défaut de Microsoft Outlook Express®, Microsoft Windows Mail, Microsoft Outlook 2003® et Microsoft Outlook 2007® est présenté dans une liste Outlook®. Si l'adresse de domicile ou de bureau d'un contact est correctement renseignée, ce dernier se positionnera automatiquement sur la carte avec le symbole suivant : Si l'adresse d'un contact Outlook® n'est pas renseignée et que vous souhaitez la compléter en l'éditant, il n'est pas nécessaire de lancer votre logiciel de messagerie Microsoft®. Il vous suffit de sélectionnez le contact dans la liste des contacts Outlook® puis cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez « Redéfinir ce contact » ou cliquer sur l’icône . Une boîte de dialogue vous permet alors de modifier les données de votre correspondant. Une autre méthode consiste à sélectionner directement le contact sur la carte ou dans la liste puis de faire un clic droit sur ce dernier et sélectionner « propriétés contact et actions » N.B. : Pour s’assurer de la mise à jour de l’ensemble de vos contacts, vous pouvez rafraîchir la fenêtre en cliquant sur l’icône Affichage des contacts EBP Localisation & Actions Pratic 2010 21 Remarque : Pour chaque contact de cette liste, une puce de couleur indique si les contacts ont été correctement localisés. Voici la signification des couleurs : - Couleur bleu : localisation au numéro de rue, - Couleur verte vive : localisation à la rue, - Couleur verte pâle : localisation au centre de la commune, - Couleur jaune : localisation au centre du département, - Couleur orange : localisation au centre de la région, - Couleur rouge : pas de localisation, - Couleur grise : la base de données du pays n'est pas disponible. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette mauvaise localisation : - Le nom de la commune est erroné, - Le code postal n'existe pas, est faux ou n'est pas reconnu (le logiciel ignore les cedex), - Le contact est en dehors de la cartographie disponible. 2.1.2. Action sur les contacts Outlook® Une fois vos contacts Outlook® localisés sur la carte, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (N° de mobile, fax, adresse postale), mettre en place une Action : Cette fonction permet d’envoyer un mail au destinataire sélectionné. Cette fonction permet d’envoyer un SMS au destinataire sélectionné si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un FAX au destinataire sélectionné si le numéro de fax est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER au destinataire. Enfin, en cliquant droit sur la liste de points, vous arriver sur un menu contextuel qui vous permet de : - Classer vos contacts par Nom/Prénom/Entreprises - Cocher/Décocher vos contacts afin de les rendre visible ou non sur la carte. - Redéfinir ou Créer un contact - Ecrire un message à ce contact ou aux contacts proches Nota bene: L’action SMS, FAX ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. 2.2. Affichage des contacts *.LCA (Base France prospects…) Cette fonction est disponible lorsque le logiciel Localisation & Actions est débridé. Allez au menu : Outils + Affichage des Contacts. Un panneau avec un onglet s'affiche. 2.2.1. Ouverture des contacts *.LCA Le Format xxxx.LCA est un format propriétaire mis au point pour vous permettre de charger automatiquement des fichiers externes dans « Localisation & Actions » sans manipulation. Ce format est disponible en export de la version Géo « France Prospect » commercialisée par France Prospect mais également chez d’autres partenaires qui vendent des bases de données en B to B. Aussi, nous avons sélectionné pour vous d’autres partenaires chez qui vous pourrez récupérer des fichiers de type *.LCA. Aussi, suivez les liens disponibles dans le menu : Fichier + Charger une base de Contacts ou bien encore via l’onglet . Si vous souhaitez simplement ouvrir un fichier *.LCA stockée sur votre ordinateur, il vous suffit de la rechercher en cliquant sur Cette action ouvre une fenêtre de recherche de fichier. Sélectionnez ensuite le fichier *.LCA que vous désirez visualiser. Pour fermer un fichier ouvert, allez dans le menu : Fichier + Fermer la base de contacts… Affichage des contacts EBP Localisation & Actions Pratic 2010 23 2.2.2. Action sur les contacts *.LCA Vous pouvez enrichir votre fichier de contacts Outlook® en basculant un contact *.LCA en contact Outlook®. La méthode consiste à sélectionner le contact dans la liste des contacts LCA importés en cliquant sur le bouton puis de renseigner au moins l’adresse Email. Une fois validé, le contact *.LCA va intégrer automatiquement votre base de contacts Outlook®. Concernant les autres Actions disponibles, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (Email, N° de mobile, fax), mettre en place une Action de communication: Cette fonction permet d’envoyer un mail au destinataire sélectionné si l’adresse Email est renseignée. Cette fonction permet d’envoyer un SMS au destinataire sélectionné si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un FAX au destinataire sélectionné si le numéro de fax est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER au destinataire. Enfin, en cliquant droit sur la liste de points, vous arriver sur un menu contextuel qui vous permet de classer vos points et Cocher/Décocher ceux-ci afin de les rendre visible ou non sur la carte. Nota bene : L’action SMS, FAX ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. 2.3. Affichage des contacts en *.CSV La majorité des logiciels de tableur et la plupart des logiciels de base de données du marché permettent l'exportation de leurs données dans des fichiers de type CSV. Ces fichiers sont en réalité de simples fichiers «texte» utilisant le point-virgule comme séparateur de champ. Ils permettent les échanges entre diverses applications, et notamment Localisation & Actions. 2.3.1. Exemple d'exportation CSV avec Excel (Microsoft ®) Sous Excel (Microsoft ®), il suffit d'aller au menu : Fichier + Enregistrer un fichier sous, de sélectionner dans la liste déroulante Type de fichier le type suivant : CSV: séparateur point-virgule. Cliquer ensuite sur le bouton Enregistrer. Cliquer sur OK, puis sur Oui. Indiquer ensuite le nom de votre choix. Pour fonctionner, ce fichier.csv doit comporter les champs suivant : Au moins 4 colonnes, sont obligatoires et 10 000 lignes maximum. Le bandeau contenant les étiquettes marquées « Obligatoire » ici présentées en gras sont obligatoires. Champ Obligatoire Champ Obligatoire Champ Obligatoire Champ Obligatoire OPTION OPTION OPTION SOCIETE ADRESSE CP VILLE TELEPHONE MESSAGERIE MOBILE SARL DE L'ODET Zone de Pentaparc 56000 VANNES 0297526444 Test@hotmail.fr 06.05.02.22.65 LE FEUILLETINE 104 Rue des Romains 51100 REIMS Tatat@hotmail.fr LES PINS 907 Avenue du Las 33127 ST JEAN 0142255555 06.05.02.22.64 LE FOURNIL Avenue Per- jackez-helias 29500 GABERIC LOU PAN 40 Rue Felix Arnaudin 40160 YCHOUX 0445253565 Toto@hotmail.fr 06.05.02.22.68 N.B. : Le Nom des champs ci-dessus doit être impérativement respecté pour que l’import du fichier *.CSV se déroule normalement. Affichage des contacts EBP Localisation & Actions Pratic 2010 25 2.3.2. Ouverture des contacts *.CSV Le Format xxxx.CSV est un format ouvert. Pour fonctionner avec « Localisation & Actions », vous devez IMPERATIVEMENT avoir respecté le nom des champs listés dans le paragraphe 2.3.1. Pour ouvrir un fichier *.CSV stockée sur votre ordinateur, il vous suffit de le rechercher en cliquant sur Fichier + Charger une base de Contacts ou bien encore via l’onglet puis Cette action ouvre une fenêtre vous proposant d’ouvrir un fichier. Sélectionnez ensuite le fichier *.CSV que vous désirez visualiser. Pour fermer un fichier ouvert, allez dans le menu : Fichier + Fermer la base de contacts… 2.3.3. Action sur les contacts *.CSV Vous pouvez enrichir votre fichier de contacts Outlook® en basculant un contact *.CSV en contact Outlook®. La méthode consiste à sélectionner le contact dans la liste des contacts CSV importés en cliquant sur le bouton puis de renseigner au moins l’adresse Email. Une fois validé, le contact *.CSV va intégrer automatiquement votre base de contacts Outlook®. Concernant les autres Actions disponibles, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (Email, N° de mobile), mettre en place une Action de communication: Cette fonction permet d’envoyer un mail au destinataire sélectionné si l’adresse Email est renseignée. Cette fonction permet d’envoyer un SMS au destinataire sélectionné si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER au destinataire. Enfin, en cliquant droit sur la liste de points, vous arriver sur un menu contextuel qui vous permet de classer vos points et Cocher/Décocher ceux-ci afin de les rendre visible ou non sur la carte. Nota : L’action SMS ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. 3. REPERAGE AUTOUR D'UN CONTACT Cette fonction n’est réellement pertinente que lorsque vous avez ouvert et renseigné vos contacts Outlook® ou si un fichier contacts (France Prospect, .CSV,…). D’autre part, cette fonction n’est disponible qu’après débridage du logiciel Localisation & Actions. Allez au menu : Outils + Repèrage ou bien cliquez directement sur l’onglet . Un panneau avec deux onglets s'affiche. 3.1. Critères du repérage Sélectionnez l'onglet Critères. Choisissez la Base contact pour laquelle vous souhaitez faire votre repérage (Outlook, *.LCA ou *.CSV). Vous pouvez affiner vos critères à l’aide des fonctions Type. Si aucune base n’est chargée, allez dans Fichier puis charger une base de contacts ou cliquez directement sur l’icône Vous devez ensuite déterminer à l’aide de la carte le centre de votre repérage en faisant l’action clic droit sur la carte puis repérage sur ce point. Saisissez enfin le rayon du repérage. Le rayon est exprimé en KM avec une possibilité de trois décimales après le point. N.B. : en cochant la case Zoom auto, la carte s’ajustera au rayon de votre repérage. Puis, actionnez le bouton Calculer. Vous obtiendrez le résultat de votre repérage dans une nouvelle fenêtre Résultats. Remarque : Pour chaque contact de cette liste, une puce de couleur indique si les contacts ont été correctement localisés. Voici la signification des couleurs : - Couleur bleu : localisation au numéro de rue, - Couleur verte vive : localisation à la rue, - Couleur verte pâle : localisation au centre de la commune, - Couleur jaune : localisation au centre du département, - Couleur orange : localisation au centre de la région, - Couleur rouge : pas de localisation, - Couleur grise : la base de donnée du pays n'est pas disponible. Plusieurs raisons peuvent expliquer cette mauvaise localisation : - Le nom de la commune est erroné, - Le code postal n'existe pas, est faux ou n'est pas reconnu (le logiciel ignore les cedex), - Le contact est en dehors de la cartographie disponible. reperage autour d'un CONTACT EBP Localisation & Actions Pratic 2010 27 3.2. Résultat du repérage Voici comment le résultat du rapprochement est dessiné dans la fenêtre Carte : Sur le côté de la carte, vous disposez d’une fenêtre listant l’ensemble des contacts issus de votre repérage. En cliquant sur l’une des lignes, la carte se positionne automatiquement sur le contact sélectionné et la fiche de ce dernier apparaît dans la fenêtre de droite. En haut de cette fenêtre, vous avez les boutons suivants : - vous permet d’ajuster la palette couleur du cercle issu de votre repérage. - vous permet d’imprimer le résultat de votre repérage. - vous permet d’exporter le résultat dans un fichier .CSV qui pourra être réutilisé par Excel® de Microsoft® ou encore le logiciel Localisation & Actions. - vous permet de supprimer le résultat de votre repérage. 3.3. Actions sur le repérage Vous pouvez enrichir directement votre fichier de contacts Outlook® en basculant un contact issu d’un fichier externe en contact Outlook®. La méthode consiste à sélectionner le contact dans la liste des contacts LCA importés en cliquant sur le bouton puis de renseigner au moins l’adresse Email. Une fois validé, le contact va intégrer automatiquement votre base de contacts Outlook®. Concernant les autres Actions disponibles, vous pouvez en fonction du niveau de renseignements fournis (Email, N° de mobile, fax), mettre en place une Action de communication : Cette fonction permet d’envoyer un mail aux destinataires sélectionnés si l’adresse Email est renseignée. Cette fonction permet d’envoyer un SMS aux destinataires sélectionnés si le numéro de mobile est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un FAX aux destinataires sélectionnés si le numéro de fax est bien renseigné. Cette fonction permet d’envoyer un COURRIER aux destinataires sélectionnés. Enfin, en cliquant droit sur la fenêtre, vous retrouverez le même menu contextuel que celui exposé dans le chapitre 2-1-2, 2-2-2 ou 2-3-3. En plus de la fonction cocher et décocher, vous disposez de la fonction permettant de déplacer les colonnes (champs). Nota bene : L’action SMS, FAX ou COURRIER nécessite de s’enregistrer, de créditer au préalable un compte et de disposer d’une liaison internet. CALCUL D’ITINERAIRES EBP Localisation & Actions Pratic 2010 29 4. CALCUL D’ITINERAIRES Allez au menu : Outils + Calcul d’itinéraires ou bien cliquez directement sur l’onglet . Un panneau avec deux onglets s'affiche. 4.1. Etapes Afin de créer les différentes étapes de votre itinéraire, vous avez deux méthodes : - Utiliser l’outil de recherche (N°/Nom de rue/CP/Ville/Pays) - Clic droit sur la carte puis Ajouter une étape. Le logiciel vous permet de calculer un itinéraire d’un point A à un point B. Pour affiner votre trajet, vous disposez de plusieurs boutons : permet de créer une étape à partir d’une adresse issue de votre recherche. permet de descendre et monter une étape sélectionnée dans la fenêtre des étapes. permet de supprimer l’étape sélectionnée. permet de supprimer l’ensemble de la liste des étapes. permet d’inverser le sens du trajet. permet de calculer l’itinéraire avec l’ensemble des étapes. En cliquant sur calculer, vous êtes redirigé sur l’autre onglet Itinéraires de la fenêtre Calcul d’itinéraires. 4.2. Itinéraires En actionnant le bouton Calculer, le calcul se lance et un road book s’affiche dans la fenêtre Itinéraires. Vous disposez du bouton pour imprimer cette feuille de route qui se présente comme suit : OPTIONS CARTES EBP Localisation & Actions Pratic 2010 31 5. OPTIONS CARTES Allez au menu : Carte + Options Carte… ou bien cliquez directement sur l’onglet . Un panneau s'affiche. Cette fonction n’est pas sans intérêt, car elle vous permet de personnaliser chacune des 5 niveaux de cartes prédéfinis dans le logiciel. Pour modifier ces critères, vous n’avez qu’une action à réaliser, cocher ou décocher les cases souhaitées pour chaque niveau que vous retrouvez dans l’onglet . N.B. : vous pouvez revenir aux réglages d’origines en cliquant sur « Réglages par défaut » Index A Assistance technique.............................................................................................................11 C Client de référence....................................................................................................26, 29, 31 Client.csv ..............................................................................................................................24 Code de débridage ................................................................................................................15 Configuration requise ...........................................................................................................12 D Débridage .............................................................................................................................15 Dépannage ............................................................................................................................17 Dossier programme...............................................................................................................13 E E-mail EBP...........................................................................................................................11 Excel.....................................................................................................................................24 Exportation CSV avec Excel ................................................................................................24 I Installation monoposte..........................................................................................................13 L Lancement du logiciel...........................................................................................................14 O Ouverture des fichiers CSV ..................................................................................................25 P Problème d'affichage ............................................................................................................17 OPTIONS CARTES EBP Localisation & Actions Pratic 2010 33 R Rapprochement client ...............................................................................................26, 29, 31 Recherche d’un contact...................................................................................................20, 22 Recherche d’une adresse.......................................................................................................19 Recherche d'une localité .......................................................................................................18 Repérage client .........................................................................................................26, 29, 31 S Service technique (e-mail) ....................................................................................................11 Service technique (téléphone)...............................................................................................11 T Téléphone EBP .....................................................................................................................11 Notes Notes Notes ReportBuilder Pour EBP B‚timent et EBP Devis et Facturation Guide díinitiation et de prise en main EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2003 EBP Informatique, Èdition juin 2006Table des matiËres PRESENTATION 2 1. ACCES AU GENERATEUR DíETAT 2 2. PRESENTATION DE LíOUTIL 3 MODIFICATION DíUN MODELE 5 1. MODIFIER LA POLICE, LE FORMAT OU LíALIGNEMENT DíUN OBJET 5 1. Modifier la police et la taille de caractËres ..........................................5 2. Formater un champ de type montant..................................................5 3. Alignement..........................................................................................6 2. AJOUT DíUN LOGO 6 3. AJOUT OU SUPPRESSION DíUN OBJET 7 1. Ajout díun champ de donnÈe ..............................................................7 2. Ajout de numÈro de page, date díimpression, etcÖ ...........................8 3. Insertion de compteurs, sous-totaux ou moyennes ............................8 4. Insertion de variables calculÈes..........................................................9 4. SUPPRESSION DE DONNEES 10 1. Suppression díun champ ..........................................................................10 2. Ajout ou suppression díune colonne dans un document de vente............10 3. Supprimer líaffichage du sous-dÈtail.........................................................10 4. Ajouter une lettre díaccompagnement au document de vente..................12 CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 14 1. LISTE SIMPLE 14 1. SÈlection des donnÈes .....................................................................14 2. Mise en forme du modËle .................................................................15 2. LISTE DES CLIENTS ET PROSPECTS, REGROUPES PAR FAMILLE 19 1. Ajout de champs supplÈmentaires............................................................19 2. Il faut maintenant regrouper nos clients et prospects par famille..............21 3. Le tri par famille. .......................................................................................22 3. LISTE DES CLIENTS REGROUPES PAR FAMILLE 23 4. INSERTION DE SOUS -TOTAUX 24 4. PARAMETRAGE DíUNE FICHE 26 1. Impression díune fiche par page.......................................................26 2. Impression díune fiche client, avec un contenu variable...................26PRESENTATION 2 ReportBuilder PrÈsentation Les logiciels EBP B‚timent et EBP Devis et Facturation disposent díun gÈnÈrateur díÈtat qui associe convivialitÈ et puissance. ReportBuilder permet díexploiter líensemble des donnÈes saisies dans votre logiciel. Ces donnÈes pourront Ítre classÈes et triÈesÖDes fonctions, des formules de calculs sont ‡ votre disposition pour obtenir les rÈsultats que vous souhaitez, ainsi que des grandes capacitÈs díenrichissement (insertion de logo, polices, cadres, etcÖ.) A travers ce guide, nous allons voir les principales modifications que vous pourriez effectuer sur les documents de vente. Puis, nous verrons les diffÈrentes Ètapes nÈcessaires ‡ líÈlaboration díun modËle, en partant díune liste simple jusquí‡ obtenir un modËle plus dÈtaillÈ. 1. ACCES AU GENERATEUR DíETAT LíaccËs au gÈnÈrateur díÈtat dans votre logiciel síeffectue depuis toutes les boÓtes díimpression via le bouton MODIFIER LE MODELE. Le modËle sÈlectionnÈ apparaÓt ‡ líÈcran.PRESENTATION ReportBuilder 3 Vous pouvez donc : ? Effectuer des modifications directement sur ce modËle. Au moment de sauvegarder les changements, ReportBuilder crÈera un autre fichier ayant pour extension *.RTU. A noter que les modËles díorigine ont pour extension *.RTM. Dans les boÓtes díimpression, les modËles díorigine ( *.RTM) se reconnaissent facilement car ils apparaissent avec líicÙne devant leur nom, et les modËles personnalisÈs avec la mÍme icÙne sans point rouge. ? Ou crÈer un nouveau modËle. 2. PRESENTATION DE LíOUTIL ReportBuilder est constituÈ de 4 onglets : DonnÈes, Calc, Conception et AperÁu : ? La partie DonnÈes permet de rassembler les donnÈes. Nous allons sÈlectionner et lier les tables qui contiennent tous les champs dont nous avons besoin dans notre modËle. ? La partie Calc donne accËs ‡ la partie la plus puissante du gÈnÈrateur, o? nous pourrons effectuer des calculs complexes. ? La partie Conception permet de mettre en forme le modËle. Cíest ‡ cet endroit que nous allons dÈfinir les diffÈrentes parties de notre Ètat, insÈrer les champs et autres composants. ? Líonglet AperÁu permet de visualiser ‡ líÈcran ce que donne le paramÈtrage sur lequel nous travaillons.PRESENTATION 4 ReportBuilderMODIFICATION DíUN MODELE ReportBuilder 5 MODIFICATION DíUN MODELE Dans ce chapitre, nous allons vous indiquer comment rÈaliser les principales modifications que vous pouvez effectuer sur un modËle de document de vente. Pour accÈder au paramÈtrage díun document de vente, placez-vous dans le menu Impressions ñ Document de vente ñ Devis (ou factures). Dans la boÓte díimpression, sÈlectionnez le modËle ‡ modifier et cliquez sur le bouton Modifier le modËle. 1. MODIFIER LA POLICE, LE FORMAT OU LíALIGNEMENT DíUN OBJET 1. Modifier la police et la taille de caractËres Chaque objet peut avoir des caractÈristiques diffÈrentes. Pour changer la police díun objet, sÈlectionnez-le dans votre document, en cliquant dessus. Des petits carrÈs noirs apparaissent : . Changez alors dans la barre díoutils, la police ou la taille affichÈe. Vous pouvez Ègalement utiliser le gras, líitalique ou le soulignÈ. Remarque Cette modification ne peut Ítre effectuÈe sur les champs de type MÈmo (voir partie Ajout díun champ de donnÈe) pour lesquels une police par dÈfaut, et des attributs (gras, italique, couleur etc..) peuvent Ítre paramÈtrÈs directement dans le logiciel. 2. Formater un champ de type montantMODIFICATION DíUN MODELE 6 ReportBuilder Pour formater les montants qui apparaissent sur votre document, sÈlectionnez le champ souhaitÈ en cliquant dessus. Des petits carrÈs noirs apparaissent : . Effectuez un clic droit de la souris et choisissez líoption Format díAffichage. SÈlectionnez le format ‡ appliquer, avec ou sans dÈcimales, suivi ou non de la devise. Remarque Certains champs peuvent Ítre en arriËre-plan, síils sont placÈs dans un cadre. Dans ce cas, vous devez les ramener en avant ñplan, en cliquant sur líicÙne afin de pouvoir les sÈlectionner. 3. Alignement Vous pouvez modifier líalignement díun objet gr‚ce aux icÙnes de la barre díoutils. SÈlectionnez par exemple un champ de type montant , et cliquez sur líicÙne díalignement ‡ droite. 2. AJOUT DíUN LOGO Pour personnaliser votre document, et ajouter une image ou un logo, vous devez vous placez dans líonglet Conception et procÈder de la faÁon suivante :MODIFICATION DíUN MODELE ReportBuilder 7 ? SÈlectionnez líicÙne de la barre díoutils et placez-l‡ dans la bande Titre. Un cadre appelÈ image apparaÓt. Effectuez un clic droit de la souris et choisissez líoption PhotoÖet recherchez, sur votre disque dur, líimage que vous souhaitez intÈgrer. ? Líimage arrive sur votre document. Elle apparaÓt souvent en partie. Pour la visualiser en entier, effectuez un clic droit ‡ líaide de la souris, et choisissez líoption Etirer, puis líoption Conserver le Ratio visuel. ? Ajustez sa taille et son emplacement ‡ líaide de la souris. Remarque Pour reprendre le logo de votre sociÈtÈ, insÈrÈ dans le menu Outils ñ Options- Logo, sÈlectionnez líicÙne , insÈrez-la l‡ o? vous le souhaitez dans votre document et sÈlectionnez dans la zone de sÈlection des champs, Ajustez ensuite sa taille comme indiquÈ dans les points ci-dessus. 3. AJOUT DíUN OBJET 1. Ajout díun champ de donnÈe (disponible dans líarborescence des donnÈes) Pour ajouter un champ dans votre document, sÈlectionnez-le dans líarborescence des donnÈes et effectuez un glisser-dÈplacer, ‡ líaide de la souris, vers líemplacement souhaitÈ. Remarque Si le champ ne figure pas dans líarborescence des donnÈes, vous devez vous placer dans líonglet DonnÈe et ajouter la table contenant le champ ou le champ lui-mÍme, comme dÈcrit dans le paragraphe intitulÈ SÈlection des donnÈes en partie 2 de ce guide.MODIFICATION DíUN MODELE 8 ReportBuilder Remarque Pour les champs de type MÈmo, (champs qui peuvent contenir plus de 255 caractËres), vous devez insÈrer líicÙne et sÈlectionner le champ ‡ afficher dans la zone Champs donnÈes de la barre díoutils. 2. Ajout díun champ de donnÈe non disponible dans líarborescence Les champs proposÈs dans líarborescence, sont ceux qui ont ÈtÈ sÈlectionnÈs dans les tables de líonglet DonnÈe. Par dÈfaut, toutes les donnÈes díune table ne sont pas mises dans líarborescence, pour Èviter une lenteur au niveau de líimpression du document. Pour ajouter un nouveau champ, placez-vous dans líonglet DonnÈe. Vous pouvez alors visualiser les tables disponibles. SÈlectionnez le champ ‡ ajouter et double-cliquez dessus, ‡ líaide de la souris. Le champ passe alors dans le cadre du bas, et devient disponible dans líarborescence des donnÈes de líonglet Conception. Suivez alors les Ètapes dÈcrites dans le paragraphe ci- dessus. Remarque Si vous avez crÈÈ des champs personnalisÈs* (* sous EBP B‚timent version PRO), ceuxñci apparaissent avec les noms suivants : XFIELD1, pour le premier champ ajoutÈ, XFIELD2, pour le second,etc. Si vous souhaitez insÈrer un champ qui níest pas disponible dans les tables proposÈes, vous devez alors sÈlectionner la table correspondante et effectuer une jointure avec celle affichÈe. Pour cela, rÈferez-vous ‡ la procÈdure dÈcrite dans la partie CrÈation díun nouveau modËle, partie 2, ß1, de ce manuel. 3. Ajout de numÈro de page, date díimpression, etcÖ Pour ajouter sur votre document, la date, le compteur de pages o? líheure díimpression du document, vous disposez des variables systËmes. SÈlectionnez líicÙne de la barre díoutils, placez-l‡ sur votre document, et choisissez dans la zone Type variable de la barre díoutils, celle que vous souhaitez imprimer. 4. Insertion de compteurs, sous-totaux ou moyennesMODIFICATION DíUN MODELE ReportBuilder 9 Pour insÈrer un total, imprimer le nombre díÈlÈments de la liste, ou bien calculer une moyenne, vous devez cliquer sur líicÙne de la barre díoutils de líonglet Conception , la placer dans votre document, effectuer un clic droit de la souris et choisir líoption Calculs. Dans la fenÍtre affichÈe, vous pourrez alors sÈlectionner le type de calcul ‡ effectuer. SÈlectionnez ensuite dans la zone Champs donnÈe de la barre díoutils (comme affichÈ dans la partie 1 de ce chapitre), le champ sur lequel le calcul doit síeffectuer. 5. Insertion de variables calculÈes ReportBuilder vous offre la possibilitÈ de pouvoir crÈer vos propres variables calculÈes. Pour cela, cliquez sur líicÙne de la barre díoutils, placez-l‡ dans votre document, effectuez un clic droit de la souris et choisissez líoption Calculs. Vous disposez alors díune feuille blanche, pour effectuer vos calculs. Vous pouvez utiliser les diffÈrents champs de votre document dont la liste figure dans la partie droite de líÈcran, en les faisant glisser, ‡ líaide de la souris, sur votre feuille blanche. Vous pouvez Ègalement utiliser tous les opÈrateurs mathÈmatiques que vous souhaitez. Par exemple : Value := Entetedesdocumentsdevente['Montant HT Net 0']* Entetedesdocumentsdevente['Taux Tva 1'] ;MODIFICATION DíUN MODELE 10 ReportBuilder 4. SUPPRESSION DE DONNEES 1. Suppression díun champ Pour supprimer un champ dans un document, sÈlectionnez-le en doublecliquant dessus. Des petites poignÈes noires apparaissent : Appuyez alors sur la touche de votre clavier. 2. Ajout ou suppression díune colonne dans un document de vente Le corps du document se prÈsente dans une grille composÈe de plusieurs colonnes. Pour ajouter ou supprimer une colonne, vous devez procÈdez de la faÁon suivante : ? Cliquez sur líonglet en bas de page, intitulÈ Ligne1 : lignesdesdocumentsdevente. ? SÈlectionnez le cadre avec les entÍtes de colonnes, effectuez un clic droit de la souris et choisissez líoption Colonnes. (voir page 15) ? Ajoutez ou supprimez la colonne souhaitÈe. Attention, vous devez rÈajuster alors la taille des autres colonnes, en modifiant la largeur indiquÈe. Cliquez sur Fermer ? Ajustez les champs, et replacez-les dans les colonnes correspondantes. ? Effectuez la mÍme manipulation pour toutes les lignes (ou rÈgions) de la partie DÈtail. 3. Supprimer líaffichage du sous-dÈtail Cette partie ne concerne que le logiciel EBP B‚timent Si vous souhaitez que le sous-dÈtail des ouvrages ne soit pas imprimÈ sur votre document de vente, vous devez procÈder de la faÁon suivante :MODIFICATION DíUN MODELE ReportBuilder 11 ? Cliquez sur líonglet en bas de page, intitulÈ Ligne1 : lignesdesdocumentsdevente. ? Dans la partie DÈtail, figurent toutes les types de lignes qui peuvent apparaÓtre sur un document : les tranches, sous-tranches, ouvrages et sous-dÈtail. Ces diffÈrentes parties sont intÈgrÈes dans des rÈgions, (voir page 26) et síimpriment en fonction de ce que vous saisissez dans votre document. ? Pour ne jamais imprimer le sous-dÈtail, placez-vous dans líonglet Calc. Dans la partie Object du Rapport, sÈlectionnez DÈtail. Dans la partie EvÈnement, sÈlectionnez BeforeGenerate. Dans la procÈdure qui síaffiche au dessous, modifiez líÈtat díaffichage de la rÈgion souhaitÈe (Par dÈfaut, cíest la rÈgion 4 dans les documents de vente existants) et passez-le ‡ False, comme prÈsentÈ ci-dessous :MODIFICATION DíUN MODELE 12 ReportBuilder 4. Ajouter une lettre díaccompagnement au document de vente Cette partie ne concerne que le logiciel EBP B‚timent ReportBuilder permet díassocier deux modËles diffÈrents et de les imprimer en mÍme temps. Ainsi, on peut imprimer le devis, suivi díune lettre díaccompagnement pour le client. Pour cela, nous devons utiliser les sous-rapports et les groupes. Les groupes permettent de gÈnÈrer un saut de page aprËs líimpression díun document. AprËs líimpression du devis, nous souhaitons effectivement que la lettre síimprime sur une page ‡ part. Les sous-rapports sont des sous-Ètats, rattachÈs ‡ líÈtat principal et qui se prÈsentent exactement comme un nouveau modËle. Vous devez suivre les Ètapes suivantes depuis líonglet Conception: ? Placez-vous dans le menu Rapport ñ Groupe. SÈlectionnez EntÍtedesdocumentsdevente.code et cliquez sur Ajouter (voir page 21). Sur le groupe [0], sÈlectionnez les paramËtres Nouvelle Page et Remise ‡ zÈro des numÈros de page. ? De nouvelles bandes grises apparaissent sur votre modËle. SÈlectionnez la bande Bas de groupe [0] et dÈcalez-l‡ vers le bas de votre document ? Cliquez sur líicÙne et placez-l‡ dans la bande Bas de Groupe [0]. Le sous-rapport apparaÓt. Remarque Si vous souhaitez supprimer un sousñrapport (comme par exemple, la feuille RÈsumÈ, qui síimprime aprËs le devis), vous devez sÈlectionnez le sousrapport dans cette section Bas de Groupe et appuyer sur la touche de votre clavier. ? Pour concevoir votre lettre díaccompagnement, sÈlectionnez au bas de la page, líonglet Subreport : No data pipeline assigned. ? InsÈrez les champs ‡ afficher sur votre lettre díaccompagnement (coordonnÈes sociÈtÈ client et sociÈtÈ, date etcÖ). Pour le texte de la lettre, saisissez-le dans líonglet Lettre-type de votre document dans EBP B‚timent, et utilisez le champ Lettre Pied ou lettre EntÍte.MODIFICATION DíUN MODELE ReportBuilder 13 Si vous souhaitez saisir un texte fixe, qui sera commun ‡ tous vos documents et clients, vous pouvez le saisir directement dans ReportBuilder, ‡ líaide de líicÙne de la barre díoutils : Placez-l‡ dans votre document, effectuez un clic droit de la souris, choisissez líoption Edition, et saisissez alors votre texte.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 14 ReportBuilder CrÈation díun nouveau modËle, Ètape par Ètape Pour crÈer un nouveau modËle, vous devez vous placer dans le menu Fichier ñ Nouvel Etat, disponible ‡ partir de líonglet Conception. 1. LISTE SIMPLE Nous allons paramÈtrer un modËle pour imprimer la liste des clients/prospects. 1. SÈlection des donnÈes La premiËre Ètape dans la crÈation díun modËle, consiste ‡ sÈlectionner les donnÈes dont nous avons besoin. Pour cela, placez-vous dans líonglet DonnÈes. Les donnÈes qui servaient au modËle que nous avons ouvert pour accÈder au gÈnÈrateur díÈtat, sont affichÈes. Utilisez le clic droit + Supprimer pour les effacer. SÈlectionnez ensuite le menu Fichier ñ Nouveau et choisissez líassistant de requÍte : la liste de toutes les tables du logiciel apparaÓt. Pour imprimer la liste des clients/prospects, nous avons besoin de la table Clients. SÈlectionnez-l‡ et cliquez sur Suivant. Dans líÈcran suivant, sÈlectionnez Champs sÈlectionnÈs, puis choisissez dans líÈcran suivant, les champs de la table ÈlÈments dont nous avons besoin : double-cliquez sur le code, la civilitÈ, le nom, et líadresse complËte (Adresse, Adresse suite, code postal, ville..).CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 15 Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. La liste des donnÈes sÈlectionnÈes síaffiche. Cet ensemble de donnÈes constitue ce que líon appelle une vue. 2. Mise en forme du modËle Cíest dans líonglet Conception que les donnÈes vont pouvoir Ítre intÈgrÈes au modËle. Dans la partie gauche de líÈcran, nous pouvons faire apparaÓtre les donnÈes que nous avons sÈlectionnÈes en activant le menu Affichage ñ barre díoutils ñ Arborescence des donnÈes. Activez toutes les autres barres díoutils disponibles dans ce menu (qui ne sont pas cochÈes par dÈfaut).CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 16 ReportBuilder Dans la partie droite de líÈcran, apparaissent les principales parties du modËle : LíentÍte, le dÈtail et le bas. Une barre díoutils complËte est ‡ votre disposition pour agrÈmenter le modËle. Au dessous de chaque icÙne apparaÓt une info-bulle qui vous indique ‡ quoi elle correspond. ? Pour insÈrer un titre ‡ notre document, cliquez sur líicÙne de la barre díoutils et placez-la dans la bande EntÍte. Un cadre apparaÓt avec la mention Label. Dans la zone de saisie en haut ‡ gauche, remplacez cette mention par le titre ´ Liste des clients et prospects ª. Ce titre síimprimera sur toutes les pages de notre document. On peut procÈder diffÈremment et ajouter une bande qui síappelle Titre, en cochant le menu Rapport ñ Titre, et saisir notre titre dans cette partie. Tout ce qui sera alors ajoutÈ dans cette bande ne síimprimera quíune seule fois sur le document, uniquement en haut de la premiËre page. ? Pour crÈer les entÍtes de colonnes de la liste, cliquez sur líicÙne et placez-l‡ dans le bas de la bande EntÍte. A líaide du clic droit de la souris, choisissez líoption Colonnes.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 17 Cliquez sur le bouton Ajouter pour crÈer 6 colonnes, et indiquez dans le cadre de droite, la largeur de chacune des colonnes, puis fermez. Dans chaque colonne, insÈrez líicÙne ´ Texte ª , et indiquez son libellÈ (Code, CivilitÈ, Nom, Adresse Code postal et Ville). Pour les aligner dans la grille, utilisez les icÙnes et . ? Pour insÈrer la variable correspondante ‡ chaque colonne, sÈlectionnez líicÙne de la barre díoutils, faites-l‡ glisser, ‡ líaide de la souris sur votre modËle, dans la partie DÈtail, au dessous de la colonne correspondante. SÈlectionnez dans la zone ´ Nom du pipeline de donnÈes ª situÈe juste au dessous de votre barre díoutils, la source de donnÈe, et choisissez ensuite, dans la zone ´ champs de donnÈe ª, juste ‡ cÙtÈ, le champ ‡ insÈrer.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 18 ReportBuilder ? Dans la bande Bas, nous pouvons ajouter un compteur pour le nombre de pages. Cliquez sur líicÙne Variable systËme et placez-l‡ dans la bande bas. SÈlectionnez ensuite dans la zone en haut ‡ gauche la variable appelÈe EnsembledePage. A chaque fois que vous insÈrez un objet (champ, texte, variable, etc..) dans le modËle, un cadre muni de poignÈes noires apparaÓt. Vous pouvez ainsi dÈplacer líobjet et ajuster sa taille, ‡ líaide de la souris. Notre modËle est terminÈ. Cliquez sur líonglet AperÁu pour visualiser le rÈsultat.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 19 2. LISTE DES CLIENTS ET PROSPECTS, REGROUPES PAR FAMILLE La liste des clients et prospects que nous avons obtenue doit Ítre imprimÈe par famille. Il faudrait donc indiquer le code famille, son libellÈ, et au dessous, les clients et prospects qui lui sont rattachÈs. 1. Ajout de champs supplÈmentaires. Pour afficher le code famille et son libellÈ, nous devons insÈrer des champs supplÈmentaires dans la vue que nous avons crÈÈe. ? Placez-vous dans líonglet DonnÈe ? SÈlectionnez dans la barre díoutils de la vue, líicÙne avec les deux tables. ? La liste des tables disponibles apparaÓt. Double-cliquez sur la table FamilleClientsprospect. ? Dans la nouvelle fenÍtre, choisissez le type de joint ExtÈrieur gauche et sÈlectionnez líidentifiant commun entre les donnÈes de la vue et la nouvelle table. Dans notre cas, il síagit du champCREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 20 ReportBuilder CodeFamille dans la table clientsprospects et du champ Code dans la table des familles díÈlÈments, puis cliquez sur Ajouter et OK. ? Dans líonglet Champs, sÈlectionnez les champs de la table Famille ‡ insÈrer dans la vue. Remarque Nous vous conseillons díinsÈrer uniquement les champs dont vous avez besoin. Cela Èvite de trop charger la liste des champs disponibles dans la vue et de ralentir líimpression du modËle. Dans notre cas, nous avons besoin du Code Famille de la table Clientsprospects et le LibellÈ famille de la table Familleclientsprospects.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 21 ? Dans líonglet Conception, vous retrouvez le libellÈ de la famille díarticle dans la vue, que vous pourrez glisser-dÈplacer dans le paramÈtrage du modËle. 2. Il faut maintenant regrouper nos clients et prospects par famille. Pour cela, nous devons crÈer un groupe. ? Placez-vous dans líonglet Conception ? Modifiez le titre de votre document et indiquez : ´ Liste des articles par famille ª ? Dans le menu Rapport, sÈlectionnez Groupes. La liste de tous les champs de votre vue apparaissent dans la zone Groupes. SÈlectionnez ClientsProspects.CodeFamille et cliquez sur le bouton Ajouter, puis OK. Dans votre page, deux bandes (ou parties) ont ÈtÈ ajoutÈes : líentÍte et le bas de groupe. ? Cliquez sur la bande EntÍte de groupe et faites-l‡ glisser ‡ líaide de la souris vers le bas de la page, afin de pouvoir y insÈrer des composants.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 22 ReportBuilder ? Effectuez alors un glisser-dÈplacer des champs code et famille clients de la vue, vers la bande EntÍte de groupe, ainsi que les champs qui se trouvent dans la partie EntÍte. 3. Le tri par famille. Lorsque vous insÈrez des groupes dans un modËle, vous devez penser ‡ trier vos donnÈes en fonction de ces groupes. Cette manipulation síeffectue dans líonglet DonnÈe. ? SÈlectionnez líicÙne de la barre díoutils de la vue, et dans la liste des champs disponibles, double-cliquez sur le champ Code Famille. ? Cliquez sur líonglet AperÁu pour apprÈcier le rÈsultat.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 23 3. LISTE DES CLIENTS REGROUPES PAR FAMILLE Maintenant, seule la liste des clients nous intÈresse. Pour cela, nous devons indiquer une condition supplÈmentaires dans nos donnÈes, en sÈlectionnant uniquement le type Client. Pour cela, placez-vous dans líonglet DonnÈe. ? Cliquez sur líicÙne Recherche, et sÈlectionnez le champ Type. Celui-ci síaffiche alors dans la partie CritËres ? Indiquez, dans ces critËres, la condition que nous souhaitons appliquer, ‡ savoir Type = C (C comme Clients).CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 24 ReportBuilder ? Enregistrez la modification et relancez líaperÁu de votre modËle. Seuls les clients apparaissent dans la liste. 4. INSERTION DE SOUS -TOTAUX Pour chaque famille clients , nous aimerions obtenir un total des soldes d°. Pour cela, nous devons nous placer dans líonglet DonnÈe, et sÈlectionner, ‡ líaide de líicÙne Champs, le champ Solde d° de la table clientsprospects. Placez-vous ensuite dans líonglet Conception, et effectuez les manipulations suivantes : ? SÈlectionnez la bande Bas de Groupe et dÈplacez-l‡ vers le bas de votre page ? InsÈrez un label dans la bande Bas de Groupe , ‡ líaide de líicÙne et saisissez le libellÈ suivant : Total Solde d°s. ? Cliquez ensuite sur líicÙne de la barre díoutils et placez-l‡ dans la bande Bas de Groupe, ‡ cotÈ du libellÈ. Par dÈfaut, apparaÓt Total( ?). Par un clic droit de la souris + Calculs, choisissez díafficher un Total.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 25 Dans notre cas, cíest le total des soldes d°s que nous souhaitons obtenir. Pour indiquer quíil síagit du solde d°, choisissez dans la zone blanche, intitulÈe ´ Nom du pipeline de donnÈe ª de la barre díoutils, le champ Solde d°. Notre modËle est terminÈ. Cliquez sur líonglet AperÁu pour contrÙler le rÈsultat.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 26 ReportBuilder 4. PARAMETRAGE DíUNE FICHE Nous allons maintenant crÈer un modËle pour imprimer une fiche client. La premiËre Ètape est la crÈation díun nouveau modËle et la sÈlection des donnÈes. La fiche article fait appel ‡ la table article. Suivez par consÈquent les Ètapes dÈcrites en page 14. Placez-vous ensuite dans líonglet Conception. 1. Impression díune fiche par page Depuis le logiciel, on peut demander líimpression de plusieurs fiches articles en mÍme temps. Nous souhaitons imprimer une fiche par page. Pour cela, nous devons crÈer un groupe : ? Placez-vous dans le menu Rapport ñ Groupes ? SÈlectionnez Clientsprospects.code et cliquez sur le bouton Ajouter. Cochez ensuite la zone ´ Nouvelle Page ª dans la section Sur changement de groupe. Ainsi, pour chaque nouvel ÈlÈment ‡ imprimer, un saut de page sera gÈnÈrÈ. ? Des bandes supplÈmentaires apparaissent dans votre modËle :líentÍte de Groupe et la bande Bas de groupe. ? A líaide de la souris, faites glisser ces deux bandes grises vers le bas du document, et insÈrez ensuite les champs et composants de votre fiche client, dans les bandes EntÍte de groupe, DÈtail et Bas de Groupe. Cliquez ensuite sur líonglet AperÁu pour contrÙler le rÈsultat. 2. Impression díune fiche client, avec un contenu variable Les fiches clients et prospects ne contiennent pas les mÍmes champs. Nous souhaitons notamment faire apparaÓtre la partie Gestion pour les clients, mais pas pour les prospects. On pourrait crÈer un modËle pour les fiches clients et un autre modËle pour les fiches prospects, mais il est plus simple, de crÈer un seul modËle et de dÈfinir des contenus diffÈrents en fonction du type de tiers.CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 27 La premiËre Ètape consiste ‡ sÈlectionner les donnÈes dont nous avons besoin : ? Dans líonglet DonnÈe, cliquez sur líicÙne , ? SÈlectionnez dans la table des ÈlÈments, les champs suivants : Type comptable, compte comptable, mode de rËglement , encours maxi, contact principal, et solde d°. Pour choisir les variables ‡ imprimer en fonction du type díÈlÈment, nous disposons des rÈgions. Pour cela, nous disposons des rÈgions. Il est possible díinsÈrer des rÈgions dans toutes les bandes díun Ètat. Les rÈgions se prÈsentent comme un cadre, dans lequel nous pouvons faire glisser un ou plusieurs composants et attributs. On peut ainsi affecter ‡ cet ensemble de donnÈes des propriÈtÈs spÈcifiques : ? Le cadre de la rÈgion peut Ítre dÈfini comme visible ou transparent ? La rÈgion peut Ítre facilement dÈplacÈe. Les composants conservent alors leurs propriÈtÈs (espacement, alignement, etc..) ? Les donnÈes insÈrÈes dans les rÈgions peuvent Ítre visibles ou non ? Líemplacement des rÈgions sur le document imprimÈ peut varier en fonction de líimpression díautres rÈgions Pour crÈer une rÈgion, cliquez sur líicÙne de líonglet Conception et placez-l‡ dans la bande DÈtail Vous pouvez alors : ? AccÈder par un clic droit de la souris aux fonctions Transparent ou Visible. ? Dans la bande DÈtail, insÈrez dans la rÈgion tous les champs que nous venons de rajouter dans les donnÈes, comme ci-dessous :CREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE 28 ReportBuilder Remarque 1 Pour afficher Fiche prospect ou Fiche Client dans le titre, nous avons insÈrÈ une variable. Nous avons utilisÈ líicÙne de la barre díoutils, que vous avons placÈ ‡ cÙtÈ du libellÈ Fiche. Puis, dans le menu contextuel , nous avons utilisÈ líoption Calcul et renseignÈ la variable comme suit : if ClientsProspects['Type']='C' then value:= 'Client' else value:= 'Prospect'; Remarque 2 Pour faciliter la crÈation de toutes les donnÈes inclues dans la rÈgion, il faut cocher la zone ´ Tout ª dans líonglet Disposition de líarborescence des donnÈes. Ainsi, lorsque vous effectuez un glisser-dÈplacer díun champ vers la rÈgion de la bande DÈtail, nous avons ‡ la fois, le nom de la variable et la variable qui apparaissent. Nous devons ensuite dÈfinir dans quel cas, la rÈgion doit s ëimprimer. Pour cela, nous devons passer par líonglet Calc. ? Placez-vous dans le menu Affichage, et cochez EvËnementsCREATION DíUN NOUVEAU MODELE, ETAPE PAR ETAPE ReportBuilder 29 ? SÈlectionnez dans la fenÍtre en haut ‡ gauche, la partie DÈtail et cochez dans la fenÍtre de droite líÈvËnement ´ Beforegenerate ª, puis saisissez les lignes de code suivantes, en respectant la syntaxe, dans le cadre du bas : Cliquez sur líonglet AperÁu pour visualiser le rÈsultat. Si votre fichier contient des prospects, la partie Gestion ne sera pas imprimÈe. Mon Association Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2011 3 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4 Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 5 Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2 : Juin 2010 6 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour un accès direct à l’aide. • Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION .................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 12 3.1. Lancement du produit .................................................................................... 12 3.2. Ecran d’accueil ............................................................................................... 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ................................................. 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 14 6. ECRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 15 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 16 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? .................................................... 16 1.1. Les options à renseigner dès maintenant ...................................................... 16 1.2. Les autres options .......................................................................................... 17 1.3. Les tables annexes ........................................................................................ 17 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche ............................................................. 18 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ? ....................................................... 18 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? ............................................................. 19 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ? .............................................................. 20 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE? ..................................... 23 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ? ............................................................ 23 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ? ...................... 26 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ....................................................... 26 7.2. Les règlements divers .................................................................................... 26 7.3. Les remboursements ..................................................................................... 26 7.4. La validation d’un règlement / remboursement .............................................. 26 7.5. La liste des règlements / remboursements .................................................... 27INSTALLATION 8 7.6. Les lignes de règlements / remboursements ................................................. 27 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? ................................................................ 27 8.1. La fiche remise ............................................................................................... 27 8.2. La liste des remises ....................................................................................... 28 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS ........................................................ 28 9.1. Généralités ..................................................................................................... 28 9.2. Les boutons d’accès ...................................................................................... 28 9.3. Les onglets ..................................................................................................... 29 10. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................. 29 11. LES GRAPHIQUES ........................................................................................ 30 12. LE PLANNING ................................................................................................ 30 12.1. Planning matériels ........................................................................................ 30 12.2. Planning activités ......................................................................................... 30 12.3. Planning activités par adhérent .................................................................... 30 13. LES IMPRESSIONS ....................................................................................... 31 13.1. Impression des fiches et listes de données ................................................. 31 13.2. Impression du récapitulatif ........................................................................... 31 13.3. Impression des règlements et des remises .................................................. 31 13.4. Impression des reçus de dons ..................................................................... 31 13.5. Impression des Recettes / Dépenses .......................................................... 31 13.6. Lettres de relance ........................................................................................ 32 13.7. Export des états ........................................................................................... 32 13.8. Modèles personnels ..................................................................................... 32 14. LES COURRIERS ........................................................................................... 32 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL ........................................................................... 33 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES ............................................................. 33 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER ............................................................... 33 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER ............................................................ 34 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER ........................................................................ 34 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER .............................................................. 34 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER .................................... 35 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 36 1. EDITEUR D’ETAT ............................................................................................. 36 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS ....................................................... 369 3. EXPORT DES ECRITURES ............................................................................. 36 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .................................................... 37 5. EBP WEB ASSO ............................................................................................... 37 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS ............................................................. 37 INDEX ................................................................................................................... 38INSTALLATION 10Avant de commencer 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local » • Exposez votre problème par e-mail association.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 1.5 Go • Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser). INSTALLATION 12 Les systèmes d'exploitation supportés sont : • Windows XP SP2 • Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit • Windows 7 32 bit & 64 bit Remarque Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Mon Association. 3. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 4. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 6. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso16.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 7. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 8. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 3.1. Lancement du produit Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Tous les programmes + EBP + EBP Mon Association 2012 16.0. Comment Activer mon logiciel ? 13 3.2. Ecran d’accueil Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet : • D’évaluer le logiciel, • D’acheter le logiciel • D’activer le logiciel. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données notamment 10 adhérents, le champ Association des propriétés du dossier a la Mention « Logiciel non enregistré » et il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer, d'exporter, de réaliser des modèles personnalisés … Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir le dossier de Démonstration afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : • En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code d’activation instantanément. • En nous envoyant, par voie postale, le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. INSTALLATION 14 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel » Vous avez alors accès à quatre zones : • Nom de l’entreprise (association) Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc… • Code d’activation Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît. - Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : version standard) correspond ce code. - Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les touches de raccourci clavier [Ctrl]+[N]. La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît. Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le fermer avant d’accéder à la boite de dialogue. Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci puis cliquez sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci automatiquement et vous propose de saisir les informations qui lui sont spécifiques dans les propriétés du dossier. Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi 1901. » Ecran de travail 15 6. ECRAN DE TRAVAIL La barre d’état ou de statut affiche le nombre d’adhérents de votre association, le filtre adhérent appliqué, des messages d’aide, … Barre d’outils Fenêtres Les menus Fiche adhérent La liste des adhérents Barre de navigation Barre de regroupement Appel du Tableau de bord PRISE EN MAIN 16 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment les gérer, comment les imprimer, comment paramétrer les nouveaux modèles, courriers, publipostage-Email, enveloppes et étiquettes. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel. Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier + Propriétés du dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou « Propriétés du dossier » de la barre de navigation. 1.1. Les options à renseigner dès maintenant Il est important de remplir les parties suivantes : • Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code d’activation est saisi. • Exercice : Les dates d’exercice sont initialisées sur l’année civile en cours. Ces dates de début et de fin d’exercice ne sont prises en compte que pour le tableau de bord. • Dossier : Le nom du dossier peut être modifié. • Symbole et libellé du symbole : Ces zones permettent d’indiquer le symbole monétaire qui est utilisé sur les impressions et l’affichage à l’écran. Par défaut, c’est le symbole monétaire ‘€’ qui est proposé avec les libellés Euro(s) et Cent(s) qui sont utilisés pour l’impression des reçu des dons aux œuvres au format PDF. • Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et est obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF. • Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être saisis et modifiés à tout moment. • Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations Comment initialiser mon dossier ? 17 administratives de l’association (N° déclaration, N° agrément, Siret…). • Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées bancaires de l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également être renseignés et contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la clef ». • Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la qualité de l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF. • Comptes : Cet onglet permet de paramétrer les comptes de gain, de perte et de virement. Les comptes de gain et de perte sont utilisé notamment lors de la clôture du dossier et le compte de virement est utilisé lors de virement entre trésoreries, recettes ou dépenses • Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé notamment lors de l’impression des cartes d’adhérents. • Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises, des recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses), des contacts / partenaires et des matériels. • Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord, le nombre d’année pour les statistiques et l’impression du nom du dossier et / ou de l’association pour les différentes impressions. • Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des adhérents. • Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à tous les adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date, d’appliquer la gestion des places et de créer les comptes inexistant 1.2. Les autres options D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de sécuriser l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir des informations concernant les modifications générales à effectuer sur le dossier. 1.3. Les tables annexes Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la barre de navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent, Familles, Sources, Natures, Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types d'activité, Types de contact / partenaire, Action de matériel. PRISE EN MAIN 18 Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent, dernier) et gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste. 1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient la liste du fichier et le bas la fiche en cours. Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet d’indiquer les colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes et cliquez sur OK. Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre chaque fiche. Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. De même, un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci. La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du clavier ou à l’aide de la souris. La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste. Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée puis effectuer la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F. Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un enregistrement contenant la donnée recherchée. Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne. 2. COMMENT CREER UNE COTISATION ? Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période et de visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci. Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée, à l’aide de cette liste en utilisant la touche Inser ou le bouton présent dans le pied de la liste. A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois, plusieurs adhérents à la cotisation sélectionnée avec une quantité de cotisation pour une période définie, Comment créer une activité ? 19 Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent, onglet Cotisations. Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une cotisation, vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des cotisations. 3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ? Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche activité est composée d’un entête et d’onglets : • L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de début et de fin ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande éventuelle d’Arrhes et la présence ou non de l’activité sur le site de l’association. • L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité. • L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires à l’activité. • L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la surréservation. • L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les différents tarifs de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. • L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents attachés à l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en utilisant la touche Inser ou le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Ce rattachement sera PRISE EN MAIN 20 automatiquement reporté dans l’onglet Activités de la fiche Adhérent. Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour un tarif et une quantité de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à l’activité. • L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La gestion des horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des horaires » permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec une heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires » permettant de supprimer des horaires entre deux dates. • L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une photo. Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité s’effectue dans l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et / ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous avez choisi. Remarque Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir les différents modes possibles. Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste des activités. 4. COMMENT CREER UN MATERIEL ? Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche matériel est composée d’un entête, d’onglets et de boutons : • L’entête permet de définir un code, un libellé (matériel, objet ou mobilier), une description du matériel et le montant de la caution. Onglets : • Contacts / Partenaires : L’onglet permet d’affecter au maximum 4 contacts / partenaires au matériel. • Evénements : L’onglet affiche la liste des adhérents ayant empruntés et / ou rendus le Comment créer un matériel ? 21 matériel. Pour une gestion simple, cette liste vous permet d’ajouter un adhérent au matériel en utilisant la touche Inser ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables en cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des opérations. Pour une gestion avec caution, vous devez passer par les boutons Prêt et Retour. • Cautions : L’onglet affiche la liste des cautions qui ont été demandées. Dans la grille, vous pouvez savoir si la caution a été reçue, rendue ou réglées grâce à la date et au mode de règlement. • Mouvements de stock : l’onglet vous permet d’avoir la liste des mouvements de stock effectué sur le matériel. Boutons : • Stock : Dans cette fenêtre, vous pouvez saisir des mouvements de stock de type Inventaire, Entrée ou sortie de transit ou Sortie définitive. • Prêt : Dans cette fenêtre, vous pouvez indiquer la date et l’horaire de début et de fin du prêt, la quantité empruntée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution reçue », vous devez indiquer la date où vous avez reçu la caution et sous quel mode de règlement. PRISE EN MAIN 22 • Retour : Dans cette fenêtre, vous pouvez modifier la date et l’horaire de fin, la quantité retournée et le montant de la caution s’il est différent. En cochant « Caution rendue », vous devez indiquer la date où vous avez rendu la caution et sous quel mode de règlement. Remarque Ce bouton est accessible uniquement si vous vous trouvez sur une ligne d’événement de type Prêt. • Modifier : Ce bouton vous permet de rouvrir les fenêtres de type Prêt, Retour ou Stock selon la ligne d’événement ou de mouvement sélectionnée. Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche existante. Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportez-vous à l’aide en ligne de la liste du matériel. Comment créer un Contact / partenaire? 23 5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE? Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts / Partenaires depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches Activités et Matériels. La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties : • La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les contacts / partenaires de votre association. • La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts, les activités et les matériels liés, et éventuellement une note. Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT CREER UN ADHERENT ? Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton qui se situe en bas à gauche de la liste. La fiche adhérent est composée d’un entête et d’onglets : PRISE EN MAIN 24 ? Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de l’adhérent ainsi que sa date d’adhésion et la date d’expiration de sa carte d’adhérent. Le titre est paramétrable à partir des tables annexes. La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier). La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas été réglé par l’adhérent. La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés appartenant à cet adhérent. La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet autre adhérent. Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés. Remarque Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses cotisations, ses activités ou ses arriérés. Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés. ? L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les numéros de téléphone de l’adhérent. L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir l’adresse de l’adhérent comme inexacte. ? Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe et la date de naissance de l’adhérent, le quotient familial ainsi que les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, enfant…).Il est également possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats. ? Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des statuts. Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes). ? Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones : Général (Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à prévenir. ? L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la fiche adhérent, vous devez utiliser la touche Inser ou sur le bouton qui se situe à gauche dans le pied de la liste. Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation et saisir la quantité. Le prix unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation. La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main). Comment créer un adhérent ? 25 Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation. Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ? ? Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations. Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total se calculera automatiquement. La colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette activité. Comme pour les cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité. La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le bouton Régler l’activité. Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ? ? L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements et lignes de règlements / remboursements pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement, reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ? ? L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent. Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie Comment saisir une remise ? ? La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association s’effectuent dans l’onglet Champs perso. Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Créer… puis saisissez le nom du champ et sélectionnez son type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de caractères. Enfin, cliquez sur Ok pour valider la création de ce champ dans la table Adhérents. Cette validation peut prendre plusieurs secondes. Remarque Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en cliquant sur le bouton « Renommer… ». ? Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque adhérent. PRISE EN MAIN 26 7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ? Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si le règlement / remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres (dons, arriérés…). 7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations ou Activités puis par le bouton Régler la cotisation… ou Régler l’activité… de la fiche Adhérent. La fenêtre « Régler… » affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation ou d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation. Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est automatiquement renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de règlement et la trésorerie qui sera créditée. L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un règlement créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné. 7.2. Les règlements divers La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …). Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation. 7.3. Les remboursements La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de la fiche Adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels. La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un remboursement d’activité ou de cotisation (le code de chacune doit être renseigné). 7.4. La validation d’un règlement / remboursement Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne nommée V indique si le règlement / remboursement est validé ou non. La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de recette (règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non validée pour générer une ligne d’écriture. Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez presser à nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement et le modifier ensuite. La colonne nommée Reçu Fiscal indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez sélectionner la ligne de règlement dans le détail, puis aller dans la colonne Reçu Fiscal et cocher la case ou presser sur la touche R. Comment saisir une remise ? 27 La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour l’impression du Cerfa 11580*03. Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 7.5. La liste des règlements / remboursements Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône « Règlements / Remboursements » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Règlements / remboursements depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne soient pas validés. Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière que dans l’onglet Règlements / remboursements de la fiche Adhérent. La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet d’afficher uniquement les règlements / remboursements non confirmés. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives. Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des modes de règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une trésorerie et un type. Cliquez sur Fermer pour valider la fiche. 7.6. Les lignes de règlements / remboursements Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionnée. Vous ne pouvez pas les modifier si le règlement / remboursement est validé. Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou supprimer des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent en bas à gauche de la liste. 8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ? 8.1. La fiche remise La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche Adhérent permet d’enregistrer des remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité. La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de la cotisation ou de l’activité à sélectionner. PRISE EN MAIN 28 8.2. La liste des remises Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le menu Edition. Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent. Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. 9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS 9.1. Généralités EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des opérations de recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes (Simplifiée, En partie double, Avec un logiciel de comptabilité externe ). Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 ou le menu ? + Aide. Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes / Dépenses » de la barre principale ou de la barre de navigation. Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers. 9.2. Les boutons d’accès 9.2.1. Les postes de recettes et dépenses Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le montant (N-1). 9.2.2. Les postes analytiques Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu, le montant (N-1) pour les recettes et dépenses analytiques. 9.2.3. Les modes de règlements Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la trésorerie sont également disponibles. 9.2.4. Les trésoreries Le Tableau de bord 29 Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont également disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1). 9.2.5. Les comptes Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous permet d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan comptable des associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si vous utilisez un logiciel de comptabilité externe. 9.2.6. Les chéquiers Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs suivants sont également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de fermeture, les numéros de début et de fin du chéquier. 9.3. Les onglets Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et les dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes de recettes, de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Spécificités des onglets : 1. Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont possibles uniquement pour les lignes non validées (La validation et la dévalidation de la ligne s’effectuent par la touche Espace). 2. Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de recettes et de dépenses validées. Les lignes d’écritures rapprochées ne sont pas regénérées. Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et Communication Entreprise expert reportez-vous aux fonctions avancées. 3. Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les onglets Recettes et dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils soient pris en compte au niveau des écritures. 10. LE TABLEAU DE BORD EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce au tableau de bord. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord. La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les compteurs des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les expirations, les adhérents présents et l’évolution d’une année à l’autre, les alertes, les notes du dossier et la situation financière de l'association. PRISE EN MAIN 30 Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. 11. LES GRAPHIQUES EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce aux graphiques. Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la barre de navigation. Différents types de graphiques sont disponibles. Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d’outils principale. 12. LE PLANNING EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités et des activités par adhérent. Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de navigation ou sélectionnez le menu Edition puis Planning. A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter, de modifier ou supprimer un événement. Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités. 12.1. Planning matériels Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini des actions avec dates et heures dans la fiche Matériel. 12.2. Planning activités Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une activité et définir les horaires de celle-ci. 12.3. Planning activités par adhérent Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez créer une activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité. Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Impressions 31 13. LES IMPRESSIONS Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes : • Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton « Imprimer » de la barre principale. • Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation. • Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous vous trouvez. 13.1. Impression des fiches et listes de données Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou contact… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression. Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez enfin les éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur Imprimer pour lancer l’édition. 13.2. Impression du récapitulatif Utilisez la commande Récapitulatif… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Vous pouvez avec un récapitulatif individuelle ou payeur de la situation de l’adhérent. 13.3. Impression des règlements et des remises Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements. Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement est le même que celui de l’impression des adhérents. 13.4. Impression des reçus de dons Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un don pour un adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent pour l’année). Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander l’impression ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le modèle d’impression….. La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet de sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du reçu fiscal à la norme Cerfa. Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types, des Propriétés du dossier. 13.5. Impression des Recettes / Dépenses Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite, choisissez la période ainsi que les éléments à imprimer. PRISE EN MAIN 32 Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments analytiques, ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les opérations en partie double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.6. Lettres de relance Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des lettres de relance. Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la lettre. Les retours à la ligne sont pris en compte. Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer. 13.7. Export des états Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton Exporter de la fenêtre d’aperçu avant impression. Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le nom du fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou partie des données de l’état seront exportées. 13.8. Modèles personnels Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite d’édition des modèles personnels. Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le bouton Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur de modèle. 14. LES COURRIERS EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra de réaliser des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer via le réseau Internet sous forme de courriers électroniques. Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la barre de navigation. Vous pouvez demander à éditer les courriers selon une cotisation ou une activité. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur des courriers. Le publipostage Email 33 Remarque Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une cinquantaine de lettres types. 15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande Impression + Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou « Publipostage Email » de la barre de navigation. La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets : • Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés, • Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes, • Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur. Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le bouton Envoyer. Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en ligne. 16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des étiquettes qui complète le module de réalisation des courriers. Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu Impression ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de navigation. Choisissez l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser. Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation ou une activité avec le choix du tri. Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une étiquette, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes. 17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque dur) ou différent (disquette) de celui ou réside le dossier habituellement. Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres, les modèles personnalisés, les enveloppes et les étiquettes. PRISE EN MAIN 34 C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir les informations sur le disque dur. IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement. Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la commande Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Sauvegarder » de la barre d’outils. Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde puis cliquez sur Sauvegarder. EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE. 18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la commande Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton « Restaurer » de la barre d’outils principale. Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour démarrer. 19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant, dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier. Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à cocher. Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…). Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné. La recopie de dossier peut vous permettre aussi de clôture un exercice et de générer les écritures d’à nouveau pour le nouveau dossier. 20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier. Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée. CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE. La vérification et réparation du dossier 35 Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le supprimer. 21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer l’application de vérification et de réparation des dossiers. Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil. IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de les réparer. Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier. Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de sauvegarde, puis essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire. Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers.LES FONCTIONS AVANCEES 36 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible à partir de l’aide du menu ?. 1. EDITEUR D’ETAT La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet d’accéder à la liste de vos modèles d’impressions personnels. Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur « Imprimer ». Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit, cliquez sur « Modifier ». Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné, « Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle sélectionné. Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau classeur pour regrouper vos modèles. Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre souris. Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en ligne. 2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des adhérents. Le format d’export est le format texte. Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’import des adhérents. Le fichier à importer doit être au format texte. Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. EXPORT DES ECRITURES Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Communication entreprise expert 37 L’export se réalise uniquement au format texte. Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du logiciel dans lequel vous comptez importer ces écritures. Remarques Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de transfert au format EBP Compta afin de simplifier la procédure. Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case Exporter les informations analytiques. 4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des opérations, les journaux puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export vers Communication Entreprise Expert. 5. EBP WEB ASSO La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur Internet (création, administration, consultation...) de manière simple et rapide. Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement d'abonnement et cela pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous lancer. EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site les activités de votre association. Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite les coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association. Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir exploiter le fichier exporté d'EBP Mon Association. Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans EBP Cartographie & Décisions, vous devez renseigner le code postal, la ville et le pays sur chaque fiche adhérent. Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de Cartographie pour effectuer l'export des données. L'export est réalisé automatiquement au format csv. Pour plus de renseignements sur EBP Cartographie & Décisions, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 38 INDEX A Accès au service technique ................................................................................... 11 Activités ............................................................................................................ 19, 25 Adhérent ................................................................................................................. 23 Affichage des colonnes .......................................................................................... 18 Aide sur Association ................................................................................................. 6 C Cartographie & Décisions ...................................................................................... 37 Champs personnalisés ........................................................................................... 25 Chéquiers ............................................................................................................... 29 Code d’activation .................................................................................................... 13 Code d'activation .................................................................................................... 13 Comptes comptables ............................................................................................. 29 Configuration minimale .......................................................................................... 11 Contacts ........................................................................................................... 19, 23 Cotisations ....................................................................................................... 18, 24 Courriers ................................................................................................................ 32 Création dossier ..................................................................................................... 14 D Dons aux oeuvres .................................................................................................. 31 E Ecran d'accueil ....................................................................................................... 13 Ecran de travail ...................................................................................................... 15 Editeur d'état .......................................................................................................... 36 En sommeil ............................................................................................................ 24 Enregistrements des opérations (généralités) ....................................................... 28 Enveloppes - Etiquettes ......................................................................................... 33 Export des adhérents ............................................................................................. 36 Export des écritures ................................................................................... 29, 36, 37 Export des états ..................................................................................................... 32 G Générer les écritures .............................................................................................. 29 Index 39 Graphiques ............................................................................................................. 30 I Import des adhérents ............................................................................................. 36 Impression des lettres de relance .......................................................................... 32 Impressions ............................................................................................................ 31 Initialisation du dossier ........................................................................................... 16 L Lancement du logiciel ............................................................................................ 12 Logo ....................................................................................................................... 17 M Matériels ................................................................................................................. 20 Modèles personnels ............................................................................................... 32 Modes de règlements ....................................................................................... 27, 28 Mot de passe .......................................................................................................... 17 P Partenaires ....................................................................................................... 19, 23 Payeur .................................................................................................................... 24 Planning ................................................................................................................. 30 Postes de Recettes / Dépenses / Analytiques ....................................................... 28 Publipostage Email ................................................................................................ 33 R Récapitulatif ........................................................................................................... 31 Recopier un dossier ............................................................................................... 34 Reçu fiscal .................................................................................................. 16, 26, 31 Règlements ............................................................................................................ 26 Régler une activité / cotisation ............................................................................... 25 Remboursements ................................................................................................... 26 Remise ............................................................................................................. 27, 28 Réparer un dossier ................................................................................................. 35 Restaurer un dossier .............................................................................................. 34 S Sauvegarder un dossier ......................................................................................... 33 Supprimer un dossier ............................................................................................. 34 T Tableau de bord ..................................................................................................... 29 Trésorerie ............................................................................................................... 29 INDEX 40 V Vérifier un dossier .................................................................................................. 35 Virements ............................................................................................................... 29 W Web Asso ............................................................................................................... 37 1 Compta Pratic pour Windows XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition Juin 2009 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP Compta Open Line TM Pratic 3EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. 4 EBP Compta Open Line TM PraticEBP Compta Open Line TM Pratic 5 EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis ? Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. EBP Compta Open Line TM Pratic 7Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 11 1.1. Accès au service technique .......................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................ 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ............................................................ 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ........................................................... 13 4.1. Version d’évaluation ..................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 15 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 16 PRISE EN MAIN ..................................................................................................... 17 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 17 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? .................................... 17 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? .......................................................... 17 2.2. Comment saisir une facture de vente ? ........................................................ 18 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? ........................................................ 18 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? ........................................................... 18 3.1. Comment saisir un encaissement client ? .................................................... 18 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? ........................................... 18 3.3. Comment saisir une autre opération ? ......................................................... 18 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? ................................................................... 19 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? ................................................................ 19 6. MES IMPRESSIONS COURANTES ................................................................... 20 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................... 20 EBP Compta Open Line TM Pratic 910 EBP Compta Open Line TM Pratic OPERATIONS COMPTABLES .............................................................................. 22 1. GESTION DES EXERCICES.............................................................................. 22 2. CREATION D’UN COMPTE ............................................................................... 22 3. CREATION D’UN JOURNAL .............................................................................. 23 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE .......................................................... 23 5. DECLARATION DE TVA .................................................................................... 24 6. VALIDATION DES ECRITURES ........................................................................ 24 7. CLOTURES MENSUELLES ............................................................................... 25 8. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX ......................................................... 25 INDEX ..................................................................................................................... 27Avant de commencer INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » ? Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : ? Processeur : P4 2 GHz ou équivalent ? Mémoire : 1 Go ? Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits ? Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : ? Windows XP SP2 ? Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit ? Windows 7 32 bit & 64 bit EBP Compta Open Line TM Pratic 110BINSTALLATION Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Compta Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP. 9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 12 EBP Compta Open Line TM PraticComment lancer mon logiciel ? 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite, les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. EBP Compta Open Line TM Pratic 130BINSTALLATION 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activez Manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : ? Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; ? Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? – Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 14 EBP Compta Open Line TM PraticComment créer mon dossier ? 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. EBP Compta Open Line TM Pratic 150BINSTALLATION 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. 16 EBP Compta Open Line TM PraticComment initialiser mon dossier ? Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 2. COMMENT SAISIR MES ACHATS ET MES VENTES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. ? Indiquez la date de la facture. ? Conservez le numéro de pièce proposé automatiquement ou indiquez le numéro de la facture. ? Choisissez un fournisseur dans la liste. Si le fournisseur n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau fournisseur, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. ? Complétez la description si vous souhaitez apporter une précision. ? Saisissez le total TTC. ? Indiquez le type de TVA : le montant se calcule automatiquement. Vérifiez la cohérence avec la facture. Le montant doit être modifié s’il est différent de votre document. ? Choisissez la nature d’achat correspondant au type de la facture et contrôlez le montant. ? Un message vous propose ensuite d’effectuer une nouvelle saisie : répondez Oui pour continuer. EBP Compta Open Line TM Pratic 171BPRISE EN MAIN 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat. 2.3. Comment saisir un avoir, une remise ? Pour saisir un avoir, saisissez une facture avec des montants négatifs. Pour saisir une remise, utilisez la nature « Remises obtenues » ou « Remises accordées ». 3. COMMENT SAISIR MA TRESORERIE ? 3.1. Comment saisir un encaissement client ? Pour saisir un encaissement client, vous devez accéder au menu Quotidien – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez « Encaissement ». ? Sélectionnez « Encaissement client ». ? Indiquez la date de l’encaissement. ? Choisissez la banque ou la caisse concernée. ? Indiquez un n° de pièce, une description, le montant de l’encaissement. ? Choisissez un client dans la liste. Si le client n’est pas présent, cliquez sur le bouton Nouveau client, indiquez son nom, éventuellement son adresse et sauvegardez la fiche. ? A la fin de la saisie, un message vous propose de saisir une nouvelle opération : répondez Oui pour continuer. 3.2. Comment saisir un décaissement fournisseur ? Pour saisir un décaissement fournisseur, vous devez accéder au menu Quotidien – Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser], et choisissez « Décaissement ». Sélectionnez « Décaissement fournisseur » et remplissez les différents champs comme pour l’encaissement client. 3.3. Comment saisir une autre opération ? Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations : ? Les encaissements ? Les décaissements ? Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …) ? Les remises de chèques 18 EBP Compta Open Line TM PraticComment lettrer un tiers ? Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc. Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide. 4. COMMENT LETTRER UN TIERS ? Le lettrage est une opération consistant à pointer les factures avec leurs règlements. Ainsi, toutes les factures non pointées correspondent aux factures non encore réglées. Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien – Lettrage simplifié. ? Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde. ? Sélectionner une facture et son règlement. ? Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées. ? Répétez l’opération pour toutes les factures réglées. ? Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en Type de ligne. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. COMMENT POINTER LA BANQUE ? Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires. Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser]. ? Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher. ? Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider. ? Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé. ? Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez EBP Compta Open Line TM Pratic 191BPRISE EN MAIN Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes. ? Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro. ? S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante. Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants : ? Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage. ? Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire. ? Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les. ? Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 6. MES IMPRESSIONS COURANTES Pour imprimer les achats, les ventes, la trésorerie, les journaux, la balance, le Grand-Livre, accédez à l’option Quotidien – Impressions. Puis dans la liste des catégories, choisissez l’état que vous souhaitez. Cliquez ensuite sur le bouton Imprimer. L’onglet Filtres vous permet de définir les options de l’impression. Cliquez ensuite sur Imprimer pour lancer l’édition. 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. 20 EBP Compta Open Line TM PraticComment sauvegarder mon dossier ? En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils – Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegarde et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). EBP Compta Open Line TM Pratic 212BOPERATIONS COMPTABLES Opérations comptables 1. GESTION DES EXERCICES A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés. Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice. Pour cela, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices/Clôture – Exercices. Vous devez ensuite : ? utiliser la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, ? choisir l’exercice que vous souhaitez créer (le suivant ou le précédent de l’exercice courant), ? modifier si besoin les dates d’exercice, ? indiquer les paramètres par défaut qui seront repris sur les fiches lors de la création de compte. Pour changer d’exercice, il faut le définir comme « Exercice courant » quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut : ? se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices, ? sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel. L’exercice courant est identifié par une mise en gras des caractères dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application. 2. CREATION D’UN COMPTE Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien – Plan comptable. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez indiquer le numéro de compte et son intitulé. L’intitulé court est l’intitulé qui apparaîtra dans les saisies pratiques. L’onglet Paramétrage vous permet de renseigner les paramètres de lettrage, échéance et TVA du compte. Les cases Nature d’achat et Nature de vente 22 EBP Compta Open Line TM PraticCréation d’un journal servent à former la liste des natures d’achat ou de vente qui s’affiche lors de la saisie dans Mes achats et Mes ventes. L’onglet Facturation contient les coordonnées des tiers. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte. 3. CREATION D’UN JOURNAL Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses) et une description. Dans l’onglet Saisie : ? Vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal. ? Vous devez indiquer le compte de contrepartie des journaux de trésorerie. Les autres paramètres ne sont utiles que si vous utilisez la saisie des écritures comptables. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche. 4. SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE Pour saisir une écriture comptable, accédez à l’option Quotidien – Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’entête et de chaque ligne composant l’écriture. Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie. EBP Compta Open Line TM Pratic 232BOPERATIONS COMPTABLES 5. DECLARATION DE TVA Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes. Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. ? Choisissez la déclaration à effectuer et indiquez la période. Cliquez sur Valider. ? Vous obtenez : o L’aperçu de la déclaration. o Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration. 6. VALIDATION DES ECRITURES Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture : ? De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures. ? Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien – Mes écritures comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider l’écriture courante. Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 24 EBP Compta Open Line TM PraticClôtures mensuelles EBP Compta Open Line TM Pratic 25 7. CLOTURES MENSUELLES Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Gestionnaire de journaux. La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées. Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 8. CLOTURE ANNUELLE ET A NOUVEAUX La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de l’exercice courant. Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle. L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…). La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice. En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes : ? manuellement par le menu Outils – A Nouveaux – Générer les A Nouveaux. ? automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans la fiche Exercice. D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien – Mes écritures comptables puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Index Index A A nouveaux ........................................................................................................................... 25 Accès au service technique ................................................................................................... 11 Aide sur EBP Compta Pratic .................................................................................................. 7 Avoir ..................................................................................................................................... 18 C Clôture annuelle .................................................................................................................... 25 Clôture mensuelle ................................................................................................................. 25 Code d'activation .................................................................................................................. 13 Compte ................................................................................................................................. 22 Configuration minimale ........................................................................................................ 11 Création de dossier ............................................................................................................... 15 D Dates d'exercices............................................................................................................. 15, 22 Décaissement ........................................................................................................................ 18 Déclaration de TVA .............................................................................................................. 24 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 16 Ecriture comptable ................................................................................................................ 23 Encaissement ........................................................................................................................ 18 Exercices............................................................................................................................... 22 F Facture d’achat ..................................................................................................................... 17 Facture de vente .................................................................................................................... 18 I Impressions ........................................................................................................................... 20 Initialisation du dossier ......................................................................................................... 17 Installation ............................................................................................................................ 12 J Journal .................................................................................................................................. 23 L Lancement du logiciel ........................................................................................................... 13 EBP Compta Open Line TM Pratic 273BINDEX 28 EBP Compta Open Line TM Pratic Lettrage ................................................................................................................................. 19 M Ma trésorerie ......................................................................................................................... 18 Mes achats ............................................................................................................................ 17 Mes ventes ............................................................................................................................ 17 N Numérotation des pièces ....................................................................................................... 23 P Pointage ................................................................................................................................ 19 Pointage de banque ............................................................................................................... 19 R Rapprochement bancaire....................................................................................................... 19 Remise .................................................................................................................................. 18 Remise de chèques ................................................................................................................ 18 S Sauvegarde ........................................................................................................................... 20 T TVA ...................................................................................................................................... 24 V Validation des écritures ........................................................................................................ 24 Virement ............................................................................................................................... 18 Facturation Pratic pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.c o m © Copyright 2009 EBP Informatique, édition J u i n 2009EBP Facturation Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.4 EBP Facturation Pratic Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité.EBP Facturation Pratic 5 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 20096 EBP Facturation PraticEBP Facturation Pratic 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : x La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis x Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.8 EBP Facturation PraticAvant de commencer EBP Facturation Pratic 9 Table des matières INSTALLATION ..................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ................................................................................. 11 1.1. Accès au service technique.......................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée................................................................ 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ....................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?............................................................ 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?........................................................... 13 4.1. Version d’évaluation..................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?........................ 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .............................................................. 15 6. ECRAN DE TRAVAIL ......................................................................................... 15 PRISE EN MAIN..................................................................................................... 16 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...................................................... 16 1.1. Les options à remplir dès maintenant........................................................... 16 1.2. Les autres options........................................................................................ 17 1.3. Gestion des fenêtres .................................................................................... 17 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?................................................................... 17 3. COMMENT CREER UN CLIENT ?..................................................................... 18 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?........................................................................ 18 4.1. L'en-tête du devis ......................................................................................... 18 4.2. Le corps ....................................................................................................... 18 4.3. Le pied ......................................................................................................... 19 4.4. La liste des devis.......................................................................................... 19 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? .............................................................. 20 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? .......................... 21 6.1. Transfert de documents ............................................................................... 21 6.2. Duplication ................................................................................................... 21INSTALLATION 10 EBP Facturation Pratic 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?................................... 21 8. COMMENT SAISIR UN A C O M P T E ?................................................................. 22 9. COMMENT SAISIR UN REG L E M E N T ? ............................................................ 22 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?......................... 23 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...................................................... 23 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............................................. 24 LES FONCTIONS AVANCEES.............................................................................. 25 1. LE TABLEAU DE BORD..................................................................................... 25 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ........................................................ 25 2.1. Création du barème...................................................................................... 26 2.2. Utilisation du barème éco-contribution ......................................................... 26 3. HISTORIQUE DES VENTES.............................................................................. 27 4. LES ECHEANCIERS .......................................................................................... 27 5. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ....................................... 27 6. LES STATISTIQUES .......................................................................................... 28 7. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ....................................................... 28 8. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEM E N T S ? ...................... 28 INDEX..................................................................................................................... 29Avant de commencer EBP Facturation Pratic 11 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : x Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » x Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : x Processeur : P4 2 GHz ou équivalent x Mémoire : 1 Go x Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits x Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits).INSTALLATION 12 EBP Facturation Pratic Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Facturation Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée.Comment lancer mon logiciel ? EBP Facturation Pratic 13 10. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 1.0FR07. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement.INSTALLATION 14 EBP Facturation Pratic 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option « Activez votre logiciel » du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activez Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : x Clé PC Cette clé, calculée à partir des informations matérielles de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée lors de l’activation. x Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). x Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. x Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Code d’activation Saisissez en majuscules le code que nous vous avons communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activez votre logiciel ». Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ; x Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.Comment créer mon dossier ? EBP Facturation Pratic 15 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Menus La barre de navigationPRISE EN MAIN 16 EBP Facturation Pratic Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture, dans la saisie d’un règlement ou la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : ? Identification : Permet de saisir les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...) ? Options comptables : Permet de définir les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. ? Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). ? Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. ? Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.Comment créer un article ? EBP Facturation Pratic 17 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 s u r chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article bien ou service. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tar if, indiquez le prix de revient de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.PRISE EN MAIN 18 EBP Facturation Pratic 3. COMMENT CREER UN CLIENT ? Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche vous devez renseigner les coordonnées du client/prospect ainsi que le/s contact/s associé. L’onglet Gestion, permet de saisir le compte comptable, les options de facturation, règlement… 4. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes puis le bouton Ajouter puis Devis, ? Le menu Ventes - Documents de ventes - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : ? l'entête, ? le corps ? le pied. 4.1. L'en-tête du devis Dans cette partie, vous visualisez les informations de votre dossier/société (logo, adresse site web…). Saisissez le code client ou faites appel à la liste des clients pour le sélectionner. Les coordonnées du client peuvent être modifiées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 4.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : ? Dans le corps d'un document, d'un menu contextuel (clic droit) avec de nombreuses fonctions ( Fa i r e F1 pour plus de détails). ? D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.Comment saisir un devis ? EBP Facturation Pratic 19 ? D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). ? D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 4.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Remarque Lors du transfert du devis en facture, une facture d’acompte sera automatiquement créée ainsi que son règlement. Le montant total des lignes articles avec éco-contribution est affiché. 4.4. La liste des devis A partir de la liste des devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : ? Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affecté au document sélectionné. ? Historique client/prospect Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/prospects avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. ? Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document Facture et la date souhaités pour le/les document/s à générer. ? Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact.PRISE EN MAIN 20 EBP Facturation Pratic 5. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : ? La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ? Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis). En entête de document, vous disposez également définir la date d'échéance. Par l'icône à droite du champ, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La date d'échéance est calculée en fonction du mode de règlement sélectionné. En pied, vous avez la possibilité de saisir un acompte. La sauvegarde de la facture entraîne la création de la facture d'acompte et de son règlement. Remarque La saisie d’un acompte négatif entraîne une augmentation du net à payer et la génération d'un avoir d'acompte ainsi que son règlement associé. Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus : ? Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré- renseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée. ? Valider : Permet de valider une facture afin de pouvoir la transférer comptabilité. ? Dévalider : Permet de dévalider une facture afin de pouvoir la modifier qu’elle soit validée ou transférée en comptabilité.Comment Transferer, dupliquer un document ? EBP Facturation Pratic 21 6. COMMENT TRANSFERER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 6.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents de vente – Tous 2. sélectionner le document initial 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 6.2. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous » ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : ? Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de tâches de la liste des documents. ? Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche. PRISE EN MAIN 22 EBP Facturation Pratic A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseigné l'adresse e-mail du contact principal lié à votre client dans la fiche client, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. 8. COMMENT SAISIR UN ACO MP T E ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI). La création d’une facture d’acompte s’effectue depuis le champ « Acompte » présent dans le pied de la facture. Depuis le menu Paramètres/Société, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Ti e r s » et la « TVA » sont indiqués. 9. COMMENT SAISIR UN REG L E ME N T ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ou saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement.Comment transférer les éléménts en compta ? EBP Facturation Pratic 23 10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent : ? les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), ? les échéances, ? les règlements. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres : ? les libellés des écritures, ? les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), ? les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, ? la méthode de comptabilisation. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Cet assistant, vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées). Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 11. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : ? Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. ? Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer". ? Par les menus XX - Impressions puis la catégorie souhaitée - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.PRISE EN MAIN 24 EBP Facturation Pratic 12. COMMENT SAUVEGARDER MO N DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-R O M . Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).Le Tableau de bord EBP Facturation Pratic 25 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : x Les devis à relancer ; x Les échéances échues ; x Les statistiques des ventes ; x Les meilleurs clients ; x Les meilleurs articles ; x Un graphique représentant votre chiffre d’affaires ; Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.LES FONCTIONS AVANCEES 26 EBP Facturation Pratic 2.1. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : ? saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème ecocontribution, ? d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. 2.2. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC" présente dans les options du dossier menu Paramètres. Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’écocontribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, vous trouverez en pied de chaque document (Devis, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution. Il sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Depuis le menu Ventes – Impressions - Documents de ventes - Historique écocontribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'écocontribution utilisés dans les documents.historique des ventes EBP Facturation Pratic 27 3. HISTORIQUE DES VENTES Depuis le menu ventes - Clients - Historique clients/prospects, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser la liste Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis l’écran de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 4. LES ECHEANCIERS La consultation des échéances clients s'effectue à partir : ? de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, ? du menu Ventes - Règlements – Échéanciers, ? du menu Règlements - Clients – Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. 5. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Facturation Pratic 6. LES STATISTIQUES Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients - Statistiques ou Articles - Statistiques) . Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. 7. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 8. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Out ils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : x la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, x le manque d'un n° TVA intracommunautaire, x la suppression de documents… Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements.Index EBP Facturation Pratic 29 Index A Accès au service technique .................................................................................... 11 Acompte.................................................................................................................. 22 Aide sur EBP Facturation Pratic ............................................................................... 7 Archivage................................................................................................................ 28 Articles.............................................................................................................. 16, 17 B Barème eco-contribution......................................................................................... 25 C Clients..................................................................................................................... 18 Code d'activation .................................................................................................... 13 Corps du devis........................................................................................................ 18 Création de dossier................................................................................................. 15 D Devis....................................................................................................................... 18 Duplication de documents....................................................................................... 21 E Echéances .............................................................................................................. 27 Eco-contribution...................................................................................................... 25 Ecran de travail....................................................................................................... 15 e-mail...................................................................................................................... 21 Expert Comptable ............................................................................................. 17, 27 F Facture.................................................................................................................... 20 Facture d’acompte .................................................................................................. 22 Fonctions avancées................................................................................................ 25 G Gestion des fenêtres............................................................................................... 17 H Historique client ...................................................................................................... 19 Historique des ventes ............................................................................................. 27 Historique eco-contribution ..................................................................................... 26INDEX 30 EBP Facturation Pratic I Imprimer.................................................................................................................. 23 Initialisation du dossier ........................................................................................... 16 Installation............................................................................................................... 12 J Journal des événements......................................................................................... 28 L Lancement du logiciel............................................................................................. 13 M Mot de passe .......................................................................................................... 17 N Nouveau devis ........................................................................................................ 18 Nouvelle Facture..................................................................................................... 20 Numerotation .......................................................................................................... 16 O Options du dossier.................................................................................................. 16 P Pied de devis .......................................................................................................... 19 Prospects................................................................................................................ 18 R Règlement .............................................................................................................. 22 S Sauvegarde ............................................................................................................ 24 Statistiques ............................................................................................................. 28 T Tableau de bord...................................................................................................... 25 Tarif article.............................................................................................................. 17 Transfert comptable................................................................................................ 23 Transfert de documents.......................................................................................... 21 Etats Financiers Pour Windows® 2000 et XP MANUEL D’UTILISATION Edité par : EBP-INFORMATIQUE Rue de Cutesson BP 95 - 78513 RAMBOUILLET Tél : 01 34 94 80 00 - Site Web : http://www.ebp.com © Copyright 2004 EBP-INFORMATIQUE - Edition février 2007 Convention d’utilisation Convention d'utilisation En achetant ce programme vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque utilisateur doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Le concepteur se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Clause de limitation de responsabilité Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L'éditeur, le distributeur ou le revendeur ne peuvent être en aucun cas être considérés comme responsables des dommages éventuels, directs ou indirects, accidentels ou non, subis par le client au cas où le programme s'avérait inapte ou en l'absence de sauvegarde faite par le client. Avertissement Vous êtes responsable de l'intégrité de vos fichiers. Votre seule assurance de les conserver est la sauvegarde régulière. Vous ne ferez jamais assez de SAUVEGARDES. Un "crach" du disque dur peut arriver sans prévenir et vous faire perdre des jours ou des semaines de travail. Faites des sauvegardes tournantes avec des jeux de sauvegarde différents. (ex : jeu "1" pour les jours impairs, jeu "2" pour les jours pairs). Faites aussi des sauvegardes historiques (disquettes que vous conservez et archivez sans les réutiliser). Garantie La mise au point et la fabrication de ce produit a fait l'objet d'un contrôle rigoureux de notre part. Si néanmoins vous constatez une imperfection nous vous remercions de bien vouloir nous le retourner. Nous procéderons à un échange par retour du courrier. 2 _____________________________________________ EBP Etats Financiers Table des matières 1. AVANT DE COMMENCER 7 1.1 ASSISTANCE TECHNIQUE 7 1.2 CARACTERISQUES DU LOGICIEL 8 1.3 VERSIONS DISPONIBLES 9 1.4 LA CONFIGURATION MATERIELLE NECESSAIRE 9 1.5 PLACE DISQUE NECESSAIRE 9 2. INSTALLATION ET DEMARRAGE 11 2.1 INSTALLATION 11 2.2 MISE A JOUR ANNUELLE (NOUVEL EXERCICE) 16 2.3 LANCEMENT DU LOGICIEL 16 2.4 CODE DE DEBRIDAGE 16 2.5 DESINSTALLATION DU PROGRAMME 17 2.6 ACCES AU DOSSIER DE DEMONSTRATION 17 2.7 OUVERTURE D’UN DOSSIER 18 3. CREATION ET MISE EN PLACE D’UN DOSSIER 19 3.1. CREATION D’UN DOSSIER 19 3.2. PARAMETRAGE DU DOSSIER 23 3.3. INTEGRATION DE BALANCES DES COMPTABILITES EBP 25 A. Utilisateur de EBP Comptabilité 25 B. A partir d’EBP WinCompta 3 26 3.4. IMPORTATION D’UNE BALANCE 28 A. Nom du fichier Balance à importer 28 B. Type du fichier 29 C. Les champs du fichier 30 D. Association du fichier source avec la table Balance 31 E. Récapitulatif et sauvegarde du format 33 F. Les variables de la table Balance d’Etats Financiers 34 G. Comment travailler sur les balances N et N-1 35 H. Consultation de la balance importée 35 EBP Etats Financiers ______________________________________________ 3 Tables des matières 4. UTILISATION COURANTE DU LOGICIEL 37 4.1. SAISIE DES VALEURS DANS LES FEUILLETS 37 A. Fonctions disponibles en saisie des feuillets 38 B. Le menu contextuel 38 C. Les champs de saisie 39 D. Les variables associées 39 E. Les formules des variables 40 F. Manipulation de plusieurs feuillets 41 G. Sauvegarde ou annulation des modifications du feuillet 41 4.2. IMPRESSION 42 A. Impression brouillon d'un feuillet avec les valeurs ou les noms de variable 42 B. Impression agréée par la D.G.I. 42 C. Impression du plan de regroupement 42 5. LA PLAQUETTE 43 5.1. GESTION DES DOCUMENTS 43 5.2. CONSTITUTION D’UN PROFIL DE PLAQUETTE 46 5.3. REALISATION DE LA PLAQUETTE DU DOSSIER 47 5.4. IMPRESSION/APERÇU DE LA PLAQUETTE 48 6. FONCTIONNEMENT GENERAL DU LOGICIEL 49 6.1. LES MENUS 49 6.2. LES BARRES D’ICONES 51 6.3. LE CHOIX DES COMMANDES 53 6.4. LES BOITES DE DIALOGUE 54 6.5. FONCTIONNEMENT GENERAL DES IMPRESSIONS 56 6.6. FONCTIONNEMENT DE L'APERÇU ECRAN 58 7. ANNEXES 59 7.1. VERIFICATIONS 59 7.2. NOM DES FEUILLETS DU PLAN DE REGROUPEMENT 59 7.3. CONSULTATION/MODIFICATION DU PLAN DE REGROUPEMENT 61 4 _____________________________________________ EBP Etats Financiers UAssistance technique Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce manuel présente le logiciel Etats Financiers pour Windows 2000 et XP et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Il vous indique également comment réaliser les étapes nécessaires à la constitution de votre liasse. Cette documentation est composée des 6 chapitres suivants : le chapitre 1 Avant de commencer le chapitre 2 Installation et démarrage la chapitre 3 Création et mise en place d’un dossier le chapitre 4 Utilisation courante du logiciel le chapitre 5 La plaquette le chapitre 6 Fonctionnement général le chapitre 7 Nom des feuillets et vérifications de la liasse Vous pourrez ainsi rapidement installer votre logiciel, découvrir et comprendre ses fonctionnalités principales. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1 ou le bouton Aide, • Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie. )Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT qui est proposé à la fin de l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. EBP Etats Financiers ______________________________________________ 5 . UAssistance technique 1. Avant de commencer 1.1 Assistance technique A. Accès L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : ? utilisez notre ligne téléphonique directe : un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 01 34 94 20 00 ? exposez votre problème par e-mail compta.support.fr@ebp.com *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. B. Horaires Du lundi au jeudi Æ 8h00 à 19h00 Le vendredi Æ 8h00 à 18h00 EBP Etats Financiers ______________________________________________ 7Avant de commencer 1.2 Caractérisques du logiciel • Gestion multi-dossier - Création des dossiers en mode Assistant, - Paramétrage du type de déclaration, - Protection par mot de passe. • Importation des balances - Importation des balances standards N et N-1 en provenance de divers logiciels, - Récupération des balances N et N-1 provenant des comptabilités EBP. • La liasse - Saisie manuelle de la balance, - Calcul des liasses de type BIC et BNC, - Constitution des déclarations 2031, 2065 et 2035, - Saisie de la liasse avec paramétrage d'un niveau de protection, - Transfert de la balance N en balance N-1. • La Plaquette ** disponible uniquement en version Expert ** • Impressions (agréées par la DGI) - Possibilité d'imprimer au choix un feuillet ou la liasse, - Possibilité d'imprimer des annexes (détail de bilan, tableau de financement), - Impression laser des liasses sur papier vierge. • Design - Possibilité d’adapter la grille de saisie de la balance à votre travail (affichage ou non de certaines colonnes, déplacement des colonnes pour un ordre précis), - Possibilité d’appliquer des formats d’affichage pour une colonne précise (couleur, séparateur, présentation, ...). • Impressions techniques Possibilité d'imprimer chaque feuillet avec le nom de variable associée à chaque champ. 8 _____________________________________________EBP Etats FinanciersUVersions disponibles 1.3 Versions disponibles Le logiciel EBP Etats Financiers, existe en 2 versions : - Version Pro (5 dossiers), - Version Expert Comptable (nombre illimité de dossiers) + plaquette Consultez notre service commercial pour tout renseignement complémentaire au : 01 34 94 80 20 1.4 La configuration matérielle nécessaire La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un Pentium ou équivalent avec au moins 32 Mo de RAM, ? Windows 2000 et XP ? Un écran 15'' minimum est conseillé, résolution 800 * 600, ? Une imprimante avec un driver Windows. Windows 98, millenium, NT4, 2000 et XP sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.5 Place disque nécessaire Etats Financiers nécessite 20 Mo de disponible sur votre disque pour être installé. EBP Etats Financiers ______________________________________________ 9. UInstallation 2. Installation et démarrage ATTENTION : Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 2.1 Installation ATTENTION : avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement si l’autorun de votre système est actif. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. 3. Sélectionnez EBP Etats Financiers, l’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 11 Installation et démarrage 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 5. Cliquez directement sur le type de l’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de sélectionner Complète. Pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 12 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersUInstallation 6. Le répertoire d’installation proposé par défaut est votre ancien répertoire (si vous avez installé Etats Financiers l’année précédente). En première installation, un nouveau répertoire vous est proposé sous Program Files\EBP\ . Pour modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 7. S’il s’agit du premier produit EBP, le répertoire EBP\Dossiers vous est proposé. Ce répertoire est important car tous les dossiers des logiciels EBP, de la même gamme, s’y trouveront. De plus, en création ou en ouverture d’un dossier, le logiciel vous proposera automatiquement ce répertoire. Pour modifier le nom proposé par défaut, cliquez sur le bouton Parcourir. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 13 Installation et démarrage 8. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. 9. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant l’accès au logiciel : Créer une icône sur le bureau pour l’ouverture des dossiers Permet d’accéder à l’ensemble des dossiers créés par un logiciel EBP de la même gamme. Créer une icône sur le bureau pour Etats Financiers Permet de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. 14 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersT TMise à jour annuelle (nouvel exercice) 10. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Si vous désirez modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent pour revenir aux étapes précédentes. 11. A la fin de l’installation, un écran vous propose de lire le fichier Lisezmoi et de lancer la société de démonstration. Le fichier Lisezmoi contient les modifications apportées au logiciel depuis la parution du manuel. Vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui, si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. Remarque : Depuis les versions 2004 et PRO v8, les produits EBP sont livrés avec le nouveau moteur de base de données Pervasive SQL V8. Ce moteur permet de fonctionner aussi bien en monoposte qu’en réseau Poste à Poste. L’installation de ce nouveau moteur est optionnelle et vous sera proposée par le logiciel lors du débridage de celui-ci. Afin de conserver la compatibilité technique entre les moteurs de bases des différentes applications que vous pouvez posséder, vous pourrez être amenés, en fonction de votre configuration, à ne pas installer ce nouveau moteur. Nous vous invitons donc à prendre connaissance avec attention des informations techniques contenues sur le CD. Pour y accéder, cliquez sur Aide présent dans l’écran d’accueil. Ensuite, cliquez sur le lien Note technique de Pervasive.SQL V8. 2.2 EBP Etats Financiers ____________________________________________ 15 Installation et démarrage Mise à jour annuelle (nouvel exercice) Si vous êtes déjà utilisateur du logiciel Etats financiers, vous devez installer une mise à jour du logiciel (contactez votre revendeur EBP ou notre service commercial au 01 34 94 80 20). Lorsque vous ouvrez votre dossier, les valeurs N-1 sont présentes, ils vous suffit donc d’ouvrir un nouvel exercice par la commande Nouvel exercice du menu Dossier puis d’importer votre balance N (voir Création et mise en place + Intégration d’une balance). 2.3 Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Vous pouvez également lancer le logiciel à partir de Démarrer + Programmes + EBP. Un écran présentant l'astuce du jour vous est présenté à chaque démarrage du logiciel. Vous pouvez bien entendu désactiver cette fenêtre. L’écran suivant vous demander d’introduire votre code de débridage. Cliquez directement sur OK si vous travaillez en version bridée ou saisissez votre code de débridage. Voir paragraphe suivant. 2.4 Code de débridage Lorsque vous lancez Etats Financiers, vous êtes invité à déverrouiller le logiciel. Pour obtenir le code de débridage permettant le déverrouillage, vous devez impérativement envoyer, par courrier uniquement, la partie COUPON A RETOURNER du carton de licence joint à votre logiciel. Complétez celui-ci avec soin, le code de débridage étant calculé à partir de la raison sociale que vous allez saisir. Cliquer sur Déverrouiller mon logiciel, et saisissez votre raison sociale, telle que vous l’avez écrite sur le coupon, votre code de débridage et votre numéro de licence. Tant que vous ne saisissez pas de code, le logiciel fonctionne en mode restreint : toutes vos impressions apparaissent avec le mot Démonstration en fond de page. Vous pouvez également introduire votre code de débridage par l’option Licence du menu ?. 16 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersDésinstallation du programme 2.5 Désinstallation du programme Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celleci a l’avantage de supprimer uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur (dossier, société...). Pour lancer la désinstallation, cliquez directement sur : Démarrer + Programmes + EBP + Etats Financiers, puis choisir l’option Désinstaller. Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation. 2.6 Accès au logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 17 Installation et démarrage 2.7 Ouverture d’un dossier Pour ouvrir un dossier, plusieurs possibilités vous sont offertes. A. Ouvrir un dossier à partir du bureau Pour ouvrir un dossier précis à partir de votre bureau, cliquez sur l’icône de gestion des dossiers EBP (créée lors de l’installation du logiciel), B. Ouvrir un dossier dans le logiciel Pour ouvrir un dossier dans le logiciel, lancez la commande Ouvrir du menu Dossier (ou clic sur l’icône de la barre d’outils). Vous obtenez alors la boîte d’ouverture et de création d’un dossier. Double-cliquez sur le dossier que vous désirez ouvrir. Si le dossier à ouvrir n’apparaît pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher son chemin d’accès. Il apparaîtra dans la liste à la prochaine ouverture. Le dossier de démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel (en version Expert), et de vous familiariser avec votre logiciel. 18 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersCréation d’un dossier 3. Création et mise en place d’un dossier Ce chapitre permet de créer votre dossier, de le paramétrer et d’importer les montants nécessaires à la génération de vos feuillets. 3.1 Création d’un dossier Lancez le logiciel et activez la commande Nouveau du menu Dossier (ou clic sur l’icône de la barre d’outils). Vous obtenez l’écran suivant : Etape 1 : Création d’un dossier Cas 1 : Vous désirez créer un nouveau dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route, pointez alors Créer un dossier Etats Financiers dans un nouveau répertoire, puis cliquez sur le bouton Suivant. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 19 Création et mise en place d’un dossier Cas 2 : Vous désirez créer un dossier concernant une entreprise déjà initialisée par un autre logiciel EBP de la même gamme (en compta, en paye, en gestion commerciale ...). Pointez alors Placer les données de Etats Financiers … et sélectionnez la société concernée. Ceci vous permettra de récupérer les informations société déjà saisies dans l’autre logiciel (coordonnées, informations légales, mot de passe). Si le dossier concerné n'apparaît pas dans la liste, indiquez alors le répertoire dans lequel il se trouve en cliquant sur le bouton Parcourir. Pour passer à l’étape suivante, cliquez sur le bouton Suivant. Etape 2 : Raison sociale Cette étape n’est proposée que dans le cas 1. En effet, dans le cas 2, la raison sociale est automatiquement reprise du dossier sélectionné. Indiquez la raison sociale (sur 32 caractères maximum) du nouveau dossier. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire en fonction du nom saisi. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire commun à tous les logiciels EBP de la même gamme défini à l’installation du premier logiciel : par défaut EBP\Dossiers. Vous pouvez indiquer un autre chemin d'accès en cliquant sur . Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder aux étapes suivantes. Etapes 3 / 4 / 5 : Identification et coordonnées Ces autres étapes ne sont proposées que dans le cas 1. En effet, dans le cas 2, les informations à saisir sont automatiquement reprises du dossier sélectionné. Ces étapes donnent accès à : - l’étape Identification, qui permet de définir le statut, l'activité, les informations juridiques de la société (NII signifie Numéro d’Identification Intracommunautaire, il s’agit donc du numéro de TVA), - l’étape Adresse, qui permet de saisir les coordonnées de la société (utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse), - l’étape Contact, qui permet de saisir les coordonnées du contact de la société. 20 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersCréation d’un dossier Etape 6 : Régime fiscale et dates d’exercice BIC En mode BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), pointez le type de déclaration que vous désirez constituer. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Impôt sur les sociétés : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065 sont proposés. • Impôt sur le revenu : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031 sont proposés. Régime Pointez le type de régime auquel est soumise la société. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Régime Normal : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050 sont proposés, • Régime Simplifié : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033 sont proposés. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 21 Création et mise en place d’un dossier BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices Non Commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FRP Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du numéro de dossier du redevable (6 caractères). Exercice Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case « Exercice N-1 présent». Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du nouveau dossier ou revenez aux étapes précédentes (bouton Précédent) pour modifier un paramètre. Vous retrouverez ces informations dans l’option Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. 22 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersParamétrage du dossier . 3.2 Paramétrage du dossier A. Informations sur le dossier Lors de la création du votre dossier, les informations relatives à la société ont été saisies. Elles restent modifiables par la commande Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Adresse, Contact et Identification Ces trois onglets comprennent toutes les informations relatives aux caractéristiques administratives de la société (coordonnées et forme juridique) et au contact principal. Utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans la zone Adresse. Sécurité Cet onglet permet de protéger le dossier par un mot de passe. Pour cela, cochez la case Dossier protégé par mot de passe et saisissez votre mot de passe dans les cases Mot de passe et Confirmation. Dossier Cet onglet affiche le répertoire dans lequel se trouvent les fichiers de données du dossier en cours. Régime et Dates d’exercices Retrouvez ici les choix concernant le type de liasse effectués à la création du dossier. Consultez le chapitre Installation et démarrage et Création d’un dossier pour des explications détaillées. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 23Création et mise en place d’un dossier Autorisations Cochez les cases en fonction du niveau de protection à appliquer en saisie des feuillets : Î Aucune case cochée : donne accès aux champs de type A saisir. Î Autoriser la modification des champs non protégés : donne accès aux champs contenant une variable non protégée (tous les champs sauf les totaux). Î Autoriser la modification des champs protégés : donne accès à tous les champs. Î Autoriser la modification des formules : donne accès à la modification des formules dans le plan de regroupement. En fonction des niveaux cochés, le contenu des cellules se présente ainsi : - en caractère normal : la modification du champ n’est pas autorisée, - en caractère gras : la modification du champ est autorisée, - en rouge : la valeur du champ, normalement résultant d’une formule, a été modifiée manuellement. B. Préférences générales Les préférences générales s’appliquent à l’ensemble des dossiers de votre logiciel. Pour accéder aux préférences générales, sélectionnez la commande Propriétés + Préférences générales du menu Dossier. Ouverture automatique du dernier dossier Cochez cette case pour que le logiciel ouvre automatiquement le dernier dossier sur lequel vous avez travaillé. Formats L’onglet Format vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. 24 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImportation de balance 3.3 Intégration de balances venant des comptabilités EBP Si vous êtes utilisateur d’une comptabilité EBP, vous avez la possibilité de récupérer automatiquement votre balance. A. Utilisateur d’EBP Comptabilité Pour importer les valeurs N et N-1 d'un dossier d’EBP Comptabilité, vous devez procéder comme suit. Nous vous rappelons que les exercices sont gérés distinctement dans ce programme, il s'agit donc de procéder à une exportation et une importation en deux temps : a. Exportation de la balance depuis EBP Comptabilité • Exportation de l'exercice N-1 Dans EBP Comptabilité, ouvrez l'exercice N-1 par Dossier + Ouvrir, en sélectionnant l’exercice en bas de la fenêtre. Allez dans le menu Outils + Export de données + Export Liasses fiscales, sélectionnez le dernier mois de l'exercice N-1 puis validez l'exportation. Cette manipulation va permettre la génération d'un fichier dans lequel vous aurez le compte, son libellé, la valeur Débit et Crédit de l'exercice N-1. L'exportation considère les valeurs exportées comme les valeurs de l'exercice N, il s'agira donc de les transformer en valeurs N-1 depuis le logiciel Etats financiers (voir plus bas). • Exportation de l'exercice N Dans EBP Comptabilité, ouvrez l'exercice N par Dossier + Ouvrir. Allez dans le menu Outils + Export de données + Export Liasses fiscales, sélectionnez le dernier mois de l'exercice N puis validez l'exportation en changeant le nom du fichier par défaut pour ne pas écraser l'exportation précédente (N-1). EBP Etats Financiers ____________________________________________ 25Création et mise en place d’un dossier b. Importation de la balance dans le logiciel Etats financiers Rappel : Si vous souhaitez récupérer votre balance N-1, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1, les dates N-2, et comme dates N, les dates N-1. • Importation de la balance N-1. Par le menu Balance + Importer + Balance EBP, cochez les options Exercice N et Importer les infos du dossier, sélectionnez le fichier contenant les valeurs N-1 et validez l'importation. Les valeurs seront importées dans la balance, colonne Débit et Crédit N. Ces valeurs étant réellement les valeurs N-1, il est nécessaire de les basculer dans les colonnes Débit et Crédit N-1. Pour ce faire, allez dans le menu Dossier + Nouvel Exercice : cette procédure va permettre le basculement des valeurs N (pour le logiciel) dans les colonnes N-1 de la balance, et la création de l'exercice N avec les Feuillets adéquats (feuillets N+1). • Importation de la balance N Par le menu Balance + Importer + Balance EBP, cochez l'option Exercice N, sélectionnez le fichier contenant les valeurs N et validez l'importation. Vous disposez maintenant dans votre dossier de la balance N et N-1 (voir menu Balance, Saisie/Modification) et des feuillets N+1. B. A partir d’EBP WinCompta 3 a. Exportation de la balance depuis WinCompta3 • Afin d'exporter les exercices N et N-1 depuis le logiciel de comptabilité v3, vous allez vérifier dans un premier temps que l'exercice sur lequel vous êtes est effectivement l'exercice N (menu Dossier + Modifier, champ Exercice en cours). • Choisissez ensuite le menu Dossier + Données + Export Liasses fiscales, le fichier généré contiendra à la fois les valeurs N et N-1 26 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImportation de balance b. Importation de la balance dans le logiciel Etats financiers • Créez votre dossier. • Importez la balance par le menu Balance + Importer + Balance EBP. Sélectionnez votre fichier, demandez à importer les valeurs de l'exercice N et N-1 en même temps, demandez également à importer les informations du dossier (les dates d'exercices seront alors récupérées), et validez votre importation. • Les données N et N-1 sont maintenant importées et peuvent être visualisées depuis le menu Balance + Saisie/Modification. Les balances EBP ont toutes le même format : - en entête du fichier, les lignes commençant par un dièse (#) donnent les coordonnées de la société comptable ; - ensuite, les enregistrements ont le format suivant : séparateur virgule, délimiteur guillemet pour les champs de type Texte (ici le libellé du compte). EBP Etats Financiers ____________________________________________ 27Création et mise en place d’un dossier 3.4 Importation d’une balance Pour tous les utilisateurs d’une comptabilité autre qu’EBP, vous devez passer par la procédure d’importation de « balance texte » décrite ci-dessous. Pour commencer, vous devez exporter une balance à partir de votre logiciel de comptabilité. Dans Etats Financiers, lancez l’importation à partir de la commande Importer + Balance texte du menu Balance. Un assistant détaille alors étape par étape le processus d'importation. Utilisez les boutons Suivant et Précédent pour vous déplacer d'une étape à l'autre. Après l’écran de bienvenue, vous trouverez les étapes suivantes : A. Nom du fichier à importer Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte contenant la balance. 28 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImportation de balance Par défaut, le logiciel affiche les fichiers d’extension « txt » présents sur le bureau. Sélectionnez le fichier contenant la balance à récupérer et cliquez sur le bouton Ouvrir, ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier s'inscrit alors automatiquement dans la zone Nom du fichier. Format d’import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier à importer (type et ordre des champs), et qu'un nom de format a été enregistré lors du précédent import, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table (dans Etats Financiers). B. Type du fichier Cette étape permet de préciser et de modifier le type de fichier proposé automatiquement par le logiciel qui reconnaît la plupart des fichiers texte de structure standard. Dans certains cas, le logiciel ne reconnaît pas la structure du fichier à importer, à vous de la préciser : EBP Etats Financiers ____________________________________________ 29Création et mise en place d’un dossier Le fichier est au format DOS Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C’est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. C. Les champs du fichier a. Pour un fichier délimité Pour un fichier délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu’il reconnaît. Dans notre exemple, le logiciel reconnaît le séparateur Tabulation et propose les différents champs du fichier sous forme de colonnes. Les colonnes reconnues étant correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous-même le séparateur (et le délimiteur) contenus dans le fichier : Séparateur de champs Si le séparateur n’est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. 30 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImportation de balance Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 31Création et mise en place d’un dossier b. Pour un fichier fixe Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalité du fichier en continu. Délimitez vous même les colonnes correspondant aux différents champs. Cliquez dans la règle pour positionner un trait de délimitation de colonne. Ce trait peut ensuite être déplacé en tirant-glissant le trait à la position souhaitée. D. Association du fichier source avec la table Balance Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table Balance. La liste de gauche propose la liste des champs de la table Balance. La liste de droite contient la liste des colonnes que vous venez de définir. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table Balance. Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Pour un même dossier, vous pouvez réaliser des importations successives comme par exemple, une première importation pour récupérer le Débit et Crédit N-1 d'un premier fichier TXT, et la seconde pour récupérer le Débit et Crédit N d'un second fichier. 32 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImportation de balance Dans notre exemple, sélectionnez Colonne1 dans la liste de droite, et N° Compte dans la liste de gauche, puis cliquez sur le bouton Associer. Vous obtenez l’écran suivant : Le champ Colonne 1 disparaît de la liste. Continuez ainsi pour les autres colonnes du fichier à importer. Associez les différentes colonnes de haut en bas : Numéro, Intitulé, Débit N, Crédit N , Débit N-1, Crédit N-1. Une fois les colonnes nommées, vous obtenez l'écran suivant : Passez à l’étape suivante. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 33Création et mise en place d’un dossier E. Récapitulatif et sauvegarde du format Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Si vous pensez récupérer par la suite d’autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine importation d’un fichier de même structure, vous pourrez ainsi rappeler ce format : le logiciel appliquera alors automatiquement au nouveau fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. 34 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImportation de balance Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. L’importation de la balance est lancée. Une fois l’importation terminée, le logiciel affiche le nombre d’enregistrements ajoutés à la balance du dossier. Dans notre exemple, les enregistrements ont tous été ajoutés puisque la table était vide. Si vous importez une balance dans un dossier qui contient déjà des enregistrements, le logiciel vous proposera d'écraser les enregistrements précédents ou de les mettre à jour (enregistrement par enregistrement, ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont pas importés. Cela vous permet d'importer successivement une balance N-1 puis N à partir de deux fichiers txt distincts. Dans notre exemple, les valeurs des balances N et N-1 sont regroupées dans un même fichier mais vous pouvez parfaitement importer les balances à partir de deux fichiers distincts. Deux points importants !! - Dans les deux importations, il faudra impérativement récupérer le champ Numéro. - Lorsque vous importez une balance N alors qu'une balance N-1 est déjà intégrée, le logiciel juxtapose automatiquement les deux exercices (qu'il repère à partir du numéro de compte). Autrement, le logiciel écrase automatiquement les données existantes. F. Les variables de la table Balance d’Etats Financiers Nom Longueur Description N°Compte 16 N° du compte Libellé 64 Libellé du compte Débit N 8 Débit de l'exercice N Crédit N 8 Crédit de l'exercice N Débit N-1 8 Débit de l'exercice N-1 Crédit N-1 8 Crédit de l'exercice N-1 Débit N-2 8 Débit de l'exercice N-2 Crédit N-2 8 Crédit de l'exercice N-2 Débit N-3 8 Débit de l'exercice N-3 Crédit N-3 8 Crédit de l'exercice N-3 Débit N-4 8 Débit de l'exercice N-4 Crédit N-4 8 Crédit de l'exercice N-4 EBP Etats Financiers ____________________________________________ 35Création et mise en place d’un dossier G. Comment travailler sur les balances N et N-1. L'importation d’une balance Texte est très souple, vous pouvez jouer sur l'importation de balances d'origines et d'exercices différents. Par exemple : - importer une balance N-1 d'une comptabilité externe, puis une balance N d'un logiciel EBP, - ou encore récupérer une balance dite N-1 dans le logiciel de comptabilité et l'importer comme balance N dans Etats Financiers. H. Consultation de la balance importée Maintenant que vos enregistrements sont récupérés, vous pouvez consulter votre balance par la commande Saisie manuelle du menu Balance. Cette fonction permet en effet de saisir les montants d'une balance vide, ou de modifier certaines valeurs après importation. Vous obtenez cet écran : Pour créer un nouveau compte, utilisez la touche Inser. Pour modifier une valeur, placez-vous simplement sur la cellule à modifier et saisissez la valeur. 36 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImportation d’une balance . EBP Etats Financiers ____________________________________________ 37Utilisation courante du logiciel 4. Utilisation courante du logiciel 4.1 Saisie des valeurs dans les feuillets Utilisez la commande Saisie du menu Liasses. La liste des feuillets obtenus dépend des Préférences du dossier définies dans le menu Dossier + Propriétés. 38 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersSaisie des valeurs dans les feuillets A. Fonctions disponibles en saisie des feuillets Lorsque vous entrez en saisie des feuillets, la barre d'outils suivante apparaît : permet d'ouvrir le feuillet précédent (par ordre décroissant de numéro). permet d'ouvrir le feuillet suivant (par ordre croissant de numéro). sauvegarde et imprime le feuillet en cours au format agréé par la D.G.I. sauvegarde les modifications faites sur le feuillet en cours. annule les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde. affiche le nom des variables de chacun des champs du feuillet. lance l'impression brouillon (non agréée) du feuillet (avec les valeurs ou les noms des champs). lance le recalcul de la variable du champ en cours. permet d'accéder aux propriétés de la variable du champ en cours. permet d'obtenir l'intervalle des comptes utilisés dans la formule de la variable. La saisie dans un feuillet s'effectue comme dans un tableur à quelques différences près (différence de largeur de champ, zones non accessibles par l'utilisateur). B. Le menu contextuel Pensez à utiliser le menu contextuel (clic droit sur votre feuillet) pour accéder directement aux fonctions les plus courantes. : EBP Etats Financiers ____________________________________________ 39Utilisation courante du logiciel C. Les champs de saisie Déplacement d'un champ à l'autre : Utilisez les flèches de direction (Haut, Bas, Gauche et Droite) pour vous déplacer de champ en champ accessibles à la saisie. Variable d'un champ : A chaque champ de saisie est associée une variable dont le nom peut être connu en cliquant sur l'icône . Vous pouvez éditer chaque feuillet avec ses variables associées avec l'icône . D. Les variables associées a. Type de la variable La variable peut être : - "vide", c'est alors à vous de saisir manuellement la valeur de cette variable ou - calculée, c'est alors le logiciel qui calcule automatiquement la valeur du champ à partir de la formule associée à la variable. b. Propriétés d'une variable Le type et la formule de la variable d'un champ peuvent être consultés et modifiés par simple clic droit de la souris sur le champ, puis sélection de l’option Propriétés (ou clic sur ). Vous remarquez que dans le cas d'une variable "vide", la case A saisir est cochée, alors que dans le cas d’une variable calculée, elle ne l'est pas. Pour les variables calculées, vous pouvez demander ou non la protection du champ. L'intérêt de cette protection consiste à éviter que le champ ne soit modifié par erreur. Si toutefois il l'était, le logiciel le signale en affichant la valeur du champ modifié protégé en caractère ROUGE. 40 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersSaisie des valeurs dans les feuillets c. Modification d'une formule La valeur et la formule des variables de chacun des champs proposés dans le feuillet sont modifiables. Toutefois leurs modifications ne sont autorisées que si vous cochez le niveau 3 dans les Préférences du dossier du menu Dossier + Propriétés. Voir partie 4.2 Paramétrage du dossier. Le contenu d'un champ apparaît en caractères particuliers en fonction de ses propriétés : - en caractères normaux, les champs non modifiables, - en caractères gras, les champs accessibles à la saisie, - en caractères rouge, les champs de type Protégé qui ont été modifiés. E. Les formules des variables Les valeurs proposées dans le feuillet dépendent de la formule associée à la variable du champ. Cette formule est une somme ou une soustraction d'éléments. Un élément peut être : - une valeur numérique, - un intervalle de compte, - une variable. Un intervalle de compte définit un ensemble de comptes. Seuls les comptes créditeurs et débiteurs sont pris en compte si la syntaxe (C) ou (D) est précisée. Par exemple : 401 désigne les comptes de 401 à 401ZZZZZZ. 401...408 désigne les comptes de 401 à 408ZZZZZZ. 401(C) désigne les comptes créditeurs de 401 à 401ZZZZZZ. 401+408 désigne l'addition des comptes 401 à 401ZZZZZZ et des comptes 408 à 408ZZZZZZ. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 41Utilisation courante du logiciel Pour obtenir la liste des comptes utilisés par la formule d'une variable, cliquez sur l'icône : Les variables sont désignées par une chaîne de caractères alphanumériques de type : AA, FE, AA3 BZ2 ... . Lorsque dans une formule, vous désirez faire appel à une variable existant dans un autre feuillet, il vous suffit de saisir le nom de la variable suivi du nom du feuillet entre parenthèse. Vous trouverez la liste des noms des feuillets en annexe du manuel. F. Manipulation de plusieurs feuillets Chaque feuillet ouvert est considéré par le logiciel comme une fenêtre ouverte. • Pour ouvrir un nouvelle fenêtre, utilisez la commande Saisie du menu Liasse. • Pour disposer vos fenêtres de telle manière qu'elles apparaissent toutes à l'écran : utilisez la commande Mosaïque du menu Fenêtre. • Pour passer d'un feuillet à un autre dans une fenêtre, cliquez sur les icônes et qui affichent respectivement le feuillet précédent et le suivant (par ordre de numéro). G. Sauvegarde ou annulation des modifications du feuillet La mise à jour des feuillets ouverts est automatique lorsque vous modifiez une valeur ou formule. • La sauvegarde des modifications du feuillet est automatique lorsque vous quittez le feuillet, toutefois en cours de saisie, vous pouvez utiliser l'icône pour sauvegarder les modifications faites sur le feuillet et continuez la saisie. 42 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImpression • Pour annuler les modifications effectuées, cliquez sur l'icône . • Pour sauvegarder un feuillet et l’imprimer, utilisez l'icône . Attention, l’icône n’imprimera qu’un brouillon du feuillet. 4.2 Impression A. Impression brouillon d'un feuillet En cours de saisie, cliquez sur l'icône pour imprimer le feuillet tel qu'il apparaît à l'écran. B. Impression agréée par la D.G.I. - En cours de saisie, cliquez sur l'icône , pour valider et imprimer le feuillet agréé par la D.G.I. - En impression globale, passez par les commandes Impression d'un feuillet, Impression de la liasse (tous les feuillets sont cochés) et Impression d'une annexe du menu Liasse. Pour l'impression de la liasse, le logiciel imprime par défaut la totalité des feuillets, décochez alors les feuillets que vous ne désirez pas imprimer. Choisissez dans Modèle, le type d'exemplaire à imprimer : Premier, Deuxième ou Troisième Exemplaire. C. Impression du plan de regroupement Vous pouvez éditer et visualiser le plan de regroupement (formules utilisées par le logiciel pour le calcul de la liasse). Vous y trouverez la liste des variables et leur formule associée feuillet par feuillet. Pour cela, utilisez la commande Liste des rubriques du menu Liasses . Pour obtenir le nom des variables des champs d'un feuillet, entrez dans le feuillet par la commande Saisie du menu Liasse, cliquez sur l'icône pour faire apparaître le nom des variables et lancez l'impression en cliquant sur l'icône . EBP Etats Financiers ____________________________________________ 43La plaquette 5. La plaquette ** La plaquette est disponible uniquement en version Expert ** Le menu Plaquette vous permet d’utiliser les documents standards proposés par le logiciel, de créer vos propres documents (modèles), de définir des profils de plaquettes, de constituer la plaquette du dossier (réalisation du document, placement des variables et saisie des montants). 5.1 Gestion des documents La commande Base des documents du menu Plaquette vous permet de créer les documents (modèles) et de les regrouper par catégorie. La liste des documents d’origine s’affiche. Chaque document est classé dans une catégorie particulière. Utilisez la touche + du clavier numérique sur une catégorie pour afficher les documents qui s'y rattachent. Aucun document standard ne peut être modifié, vous devez passer par la copie du document. Vous remarquez le dossier Documents Personnalisés qui contiendra tous les nouveaux documents que vous allez créer ou copier à partir d’un modèle existant. 44 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersGestion des documents A. Création de documents a. Nouveau document Sélectionnez le dossier Documents Personnalisés ou l’un de ses sous-dossiers et cliquez sur le bouton Nouveau modèle. Le logiciel vous propose automatiquement le nom : Défaut. Saisissez le nom du modèle. b. Copie d’un document existant Sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Copier le document. Le logiciel crée une copie du document dans le dossier Documents Personnalisés et affiche son nom en surbrillance. Saisissez le nom du nouveau document et placez-le dans la catégorie souhaitée. B. Propriétés du document Pour chaque document, le bouton Propriétés permet de préciser dans quel régime, le document pourra être imprimé. Si vous choisissez Indépendant, le modèle sera disponible à la fois en régime normal et en régime simplifié. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 45La plaquette C. Mettre en forme le document Une fois le document ajouté dans l’arborescence, cliquez sur le bouton Editer le modèle. Le logiciel lance alors Microsoft Word et ouvre le document (format Rtf). Si Microsoft Word n’est pas présent, le logiciel ouvre le document avec l’outil WordPad. IMPORTANT ! ! Indiquez les paramètres suivants dans votre traitement de texte : 1) Par la commande Options du menu Outils, sélectionnez l’onglet Impression et cochez la case Mettre à jour les champs : cela mettra automatiquement à jour les valeurs de vos documents à l’impression. 2) Dans l’onglet Affichage, vérifiez que la case Codes de champs ne soit pas cochée, afin d’afficher les valeurs de vos variables. Toutefois, si vous souhaitez afficher le nom des variables, cochez cette case. Le dictionnaire propose l’ensemble des variables existantes, feuillet par feuillet ; ainsi que la liste des variables spécifiques aux documents de la plaquette. Réalisez votre document et placez les variables en tirant-glissant chaque variable jusqu’à la position souhaitée. Le nom de la variable apparaît alors dans le document : sa valeur apparaîtra à la prochaine ouverture. D. Création de variable personnalisée Pour définir des variables personnalisées utilisables dans la plaquette, vous devez passer par la commande Voir Plan de regroupement commun du menu Liasses. Sélectionnez Rubriques Utilisateurs, puis cliquez sur le bouton Créer une variable personnalisée. Définissez ainsi vos variables. 46 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersConstitution d’un profil de plaquette 5.2 Constitution d’un profil de plaquette Un profil est un ensemble de documents qui pourra être appelé pour constituer la plaquette. La commande Profils de plaquette du menu Plaquette permet de modifier ou de créer des profils de plaquettes par regroupement de documents. Ces profils pourront être utilisés dans des dossiers différents. Pour créer une nouveau profil, sélectionnez Nouveau. Le logiciel vous affiche sur la droite la liste des documents disponibles. Important : Si certains documents n’apparaissent pas, cela signifie que leurs propriétés ne correspondent pas au régime de votre dossier. Vérifiez dans la liste des documents (Base des documents), les propriétés de ces documents. Donnez le nom du profil de plaquette que vous souhaitez constituer, puis sélectionnez dans la liste de droite le document à intégrer, et cliquez sur le bouton Insérer pour l'ajouter au profil, ou double-cliquez sur le document. Pour enlever un document du profil, sélectionnez-le dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Supprimer. Une fois les documents insérés, vous pouvez les replacer dans l’ordre souhaité avec les boutons Monter et Descendre. La plaquette sera imprimée en suivant cet ordre. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 47La plaquette 5.3 Réalisation de la plaquette du dossier Lorsque vos documents sont créés, vous pouvez réaliser la plaquette propre au dossier par la commande Plaquette du dossier. Vous pouvez la créer soit à partir d'un profil, soit en ajoutant un à un les documents. Deux cas se présente à vous : A. Aucun profil de plaquette n'a encore été choisi Si aucun profil de plaquette n'a encore été choisi dans votre dossier, le message suivant apparaîtra à l'écran : "Voulez-vous charger un profil de plaquette existant ?". Si vous répondez Oui, la liste des profils existants apparaîtra à l'écran et vous pourrez sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser. Si vous répondez Non, une fenêtre vierge apparaîtra à l'écran et vous pourrez insérer les documents que vous voulez ajouter en cliquant sur le bouton Insérer puis en les sélectionnant dans la liste proposée. 48 ____________________________________________ EBP Etats FinanciersImpression / Aperçu de la plaquette B. Un profil de plaquette a déjà été choisi Si un profil de plaquette a déjà été sélectionné lors d'une précédente utilisation, vous aurez à l'écran l'ensemble des documents qui le compose. Vous pouvez dans cet écran, déplacer des documents, les supprimer et aussi en ajouter tout en sachant que ces modifications ne modifieront que la plaquette de ce dossier, sans toucher au profil correspondant. Vous pouvez également charger un nouveau profil en cliquant sur le bouton Utiliser un profil. Si vous souhaitez supprimer le contenu d’un plaquette, appelez le profil VIDE.PLA qui est un profil sans documents avec le bouton Utiliser un profil. C. Modification d’un document Important ! ! Si vous modifiez ici certains documents (bouton Modifier), la modification s’appliquera uniquement dans ce dossier, en effet les documents présents dans la plaquette sont une copie des documents originaux. 5.4 Impression / Aperçu de la plaquette Pour visualiser la plaquette avant impression, lancez la commande Aperçu de la plaquette. Pour imprimer la plaquette, lancez la commande Impression de la plaquette ou cliquez sur l’icône . La totalité des documents intégrés dans la plaquette s’impriment. Pour le sommaire comme pour les champs calculés, utilisez la touche F9 (ou la commande Mettre à jour les champs du menu contextuel) pour mettre à jour les informations et les recalculer. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 49Fonctionnement général du logiciel 6. Fonctionnement général du logiciel 6.1 Les menus Le logiciel Etats Financiers évolue dans l’environnement Windows et de ce fait obéit aux quelques règles de fonctionnement décrites dans le manuel d’utilisation Windows. Consultez-le si vous découvrez cet environnement. Les différentes commandes du logiciel sont accessibles par l’intermédiaire de menus déroulants. Chacun d’eux regroupe des commandes ayant trait à un même sujet. Le logiciel Etats Financiers propose les menus suivants lorsque aucun dossier n’est ouvert : ? le menu Dossier ? Ce menu permet d’effectuer toutes les opérations sur les dossiers : ouvrir, créer, modifier, paramétrer et annoter, créer des formats de variable, configurer l’impression. Vous pouvez par exemple, modifier le mot de passe, choisir un format de page à l’italienne (position Paysage). ? le menu Edition ? Ce menu n’est actif que lorsque l’aperçu d’une impression est lancé. Il permet de passer d’une page à l’autre, de réaliser des zooms, et de copier l’aperçu (afin de le coller dans un autre logiciel). ? le menu Affichage ? Les commandes proposées par ce menu permettent de cacher ou afficher les barres d’icônes (la barre d’outils standard, la barre d’aperçu et la barre d’état). Lorsque vous ouvrez un dossier, Etats Financiers propose alors les menus suivants : ? le menu Balance ? Les commandes proposées par ce menu permettent d'importer des balances standards et EBP, de saisir manuellement une balance, de vérifier les plans de regroupement et l'utilisation des comptes, et de passer une balance en balance N-1. ? le menu Liasse ? Ce menu permet de constituer vos liasses, d'imprimer feuillets, annexes, de recalculer votre liasse à partir des valeurs d'origine de la balance importée, d'obtenir la liste des variables utilisées dans les feuillets. 50 ____________________________________________ EBP Etats Financiers Les barres d’icônes ? le menu Feuillet ? Ce menu s’affiche uniquement en saisie d’un feuillet et permet de naviguer d’un feuillet à un autre, de visualiser les noms des champs ... ? le menu Plaquette ? ** Disponible uniquement en version Expert ** Ce menu permet de définir une plaquette bien déterminée et de l’imprimer. ? le menu Fenêtre ? Ce menu est un menu standard à Windows qui permet de réorganiser les fenêtres de l’écran de différentes manières, lorsque plusieurs aperçu écran ou formulaires de saisie sont ouverts simultanément. ? le menu ? ? Ce menu donne accès à l’aide générale du logiciel (la partie Les menus et les commandes donne une description détaillée de chaque commande, boîte de dialogue et champs). La commande Licence permet d'introduire le code de débridage, le numéro de licence, de consulter les astuces. 6.2 Les barres d’icônes Les icônes permettent d’accéder rapidement à une fonction sans passer par les menus. )Remarque Lorsque vous passez la souris sur les icônes de la barre d’outils une bulle d’aide vous est proposée. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 51 Fonctionnement général du logiciel A. La barre d’outils standard La barre d’outils standard se présente ainsi : Explication des icônes : permet de définir un nouveau dossier. Cette icône correspond à la commande Nouveau du menu Dossier. permet d’ouvrir un dossier existant. Cette icône correspond à la commande Ouvrir du menu Dossier. permet d’imprimer directement le contenu d'un aperçu écran. Cette icône correspond à la commande Imprimer du menu Dossier. permet de couper la sélection pour la placer dans le Presse-papiers en attente d’un Coller. Cette icône correspond à la commande Couper du menu Edition. permet de copier la sélection pour la placer dans le Presse-papiers en attente d’un Coller. Cette icône correspond à la commande Copier du menu Edition permet de coller le contenu du Presse-papiers récupéré par un Couper ou un Copier. Cette icône correspond à la commande Coller du menu Edition permet de lancer le recalcul de la liasse à partir des valeurs de la balance. Cette icône correspond à la commande Calculer tous les feuillets du menu Liasse. active l’impression d'un feuillet. active l’impression de la liasse. affiche le numéro et le copyright de la version d’Etats Financiers. Cette icône correspond à la commande A propos du menu ?. 52 ____________________________________________ EBP Etats Financiers Les barres d’icônes B. La barre d’outils de saisie La barre de saisie s'active dès que vous entrez dans l’option de Saisie du menu Liasse et se présente ainsi : Pour une explication détaillée, consultez la partie Exemple d'utilisation (paragraphe 4.4) de votre manuel. C. La barre d’outils pour l’aperçu écran L’aperçu écran permet de visualiser à l’écran le document à imprimer, les boutons suivants sont disponibles dans la partie supérieure de l’écran sous la barre d’outils standard. La barre d’outils Aperçu se présente ainsi : . Elle ne s’active que lorsqu’un aperçu écran est demandé. Explication des icônes : / permet de se positionner sur la première / dernière page du document. / permet de se positionner sur la page précédente / suivante. permet de modifier la taille et la précision de la page Aperçu. ) Remarque Plusieurs aperçus peuvent être visualisés en même temps, ils sont gérés comme des fenêtres par le menu Fenêtre. D. La barre d’état Placée en bas de la fenêtre du logiciel, cette zone est réservée aux messages d’aide ou d’information, et contient également des indications relatives à l’état de votre clavier (clavier numérique, fonction Majuscule...). EBP Etats Financiers ____________________________________________ 53 Fonctionnement général du logiciel 6.3 Le choix des commandes Etats Financiers vous offre plusieurs manières de choisir une commande : • à partir de l'un des menus se trouvant sur la barre de menus ; • à partir de l'un des boutons des barres d’outils ; • en tapant sur la combinaison de touches équivalente. A. Choix d'une commande dans la barre de menus Les commandes du logiciel sont regroupées dans des menus. Certains noms de commande apparaissent parfois estompés. Cela indique que la commande ne s'applique pas à la situation actuelle, ou que vous devez d'abord effectuer une sélection ou terminer une action avant de choisir la commande. a. Choisir une commande dans un menu 1. Cliquez dans la barre de menus sur le nom du menu qui contient la commande à choisir, déplacez la souris jusqu'à cette commande, puis relâchez le bouton de la souris. 2. Si la commande affiche une boîte de dialogue, fournissez les informations demandées. 3. Lorsque vous en avez fini avec la boîte de dialogue, choisissez le bouton qui déclenche l'exécution de la commande. Dans la plupart des cas, vous devrez choisir pour provoquer l'exécution de la commande. Il se peut que, dans certains cas, le bouton de commande porte une autre mention, telle que . b. Choix d'une commande depuis la barre d’outils Les icônes placées en dessous de la barre de menus se rapportent aux commandes les plus utilisées dans une gestion d’immobilisations. Ces commandes sont dupliquées dans la barre de menus. Vous les choisirez indifféremment dans la barre d’outils, la barre de menus ou l'équivalent au clavier. A droite de cette barre, est rappelé le nom de l'application et le fichier gestion en cours d'utilisation. Pour choisir une commande de la barre d’outils, placez le curseur de la souris sur le bouton de la commande choisie et cliquez. 54 ____________________________________________ EBP Etats Financiers Les boîtes de dialogue 6.4 Les boîtes de dialogue A. Présentation Une boîte de dialogue permet de saisir des informations. Une boîte de dialogue peut être composée de plusieurs fiches accessibles par un onglet situé en haut de la boîte. Chaque fois que vous passez d'une fiche à l'autre, les informations saisies sont automatiquement mémorisées mais ne sont pas encore enregistrées sur votre disque. Pour toutes les boîtes de dialogue, les trois boutons suivants auront toujours la même action : enregistre l'ensemble des données saisies dans la boîte de dialogue. Vous pouvez ainsi continuer à travailler sur cette même boîte. enregistre sur disque l'ensemble des données saisies dans la boîte et ferme celle-ci. ne prend pas en compte les modifications effectuées depuis l'ouverture de la boîte ou depuis la dernière action Appliquer. B. La grille de la balance En saisie manuelle de la balance, vous voyez apparaître une liste de comptes, celle-ci se présente comme une grille composée de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. Lorsque la fenêtre de la grille ne permet pas de visualiser la totalité des colonnes et des lignes proposées par le logiciel, cliquez sur les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour les afficher. Sur toute la grille, vous pouvez modifier la largeur des colonnes, le contenu des colonnes et leur présentation. a. Ajout d'un compte dans la grille Pour ajouter un compte dans la balance, utilisez au choix la touche ENTREE ou INSER pour ajouter le compte sur la ligne suivant ou précédant la ligne sélectionnée. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 55 Fonctionnement général du logiciel b. Largeur des colonnes de la grille Modifiez manuellement la largeur de vos colonnes avec votre souris en tirantglissant sur le bord des titres de la colonne à élargir ou à diminuer. En automatique, le logiciel donne une largeur minimal à la colonne pour que son contenu ne soit pas tronqué : pour cela, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne (forme de la souris : ). c. Tri d’une grille Lorsqu'un petit triangle tête en bas marque un titre de colonne cela signifie que votre liste peut être triée (ordre croissant ou décroissant) suivant ce champ. Un clic sur le titre de la colonne met à jour la liste, et la trie suivant ce champ. La colonne de tri active est repérée par un triangle de couleur, les colonnes inactives affichent un triangle grisé. Pour certaines colonnes, ce tri est à bascule, un clic classe en ordre croissant, un autre clic par ordre décroissant, toujours bien entendu suivant la colonne en cours. d. Accès au menu contextuel d’une grille Pour toutes les grilles, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Ce menu propose les principales fonctions utiles sur la grille. Pour toutes les grilles, le menu contextuel donne accès aux propriétés de la grille et à son rafraîchissement. La fiche Variables permet de modifier et disposer l’ordre des colonnes comme bon vous semble, d’ajouter et de cacher des colonnes en fonction de leur intérêt. La fiche Filtres permet de visualiser uniquement les enregistrements répondant à certains critères. La fiche Formats permet de donner une présentation particulière au contenu de vos variables à l'impression (voir Propriétés + Formats du menu Dossier). 56 ____________________________________________ EBP Etats Financiers Fonctionnement général des impressions 6.5 Fonctionnement général des impressions L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel. Pour que ces impressions soit correctes, vous devez indiquer au logiciel le type d'imprimante utilisé. Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (Premier Exemplaire, Deuxième Exemplaire, Troisième Exemplaire), et construit son état à partir des variables introduites dans le modèle et des données enregistrées dans le logiciel. A. Type de papier à utiliser Vous devez respecter la couleur des liasses administratives pour la déclaration de résultats : - jaune 001 U pour la déclaration n°2031, - orange 150 U pour la déclaration n° 2065, - rose 507 U pour les déclarations n os 2037 et 2035. B. L'impression à partir de la saisie d'un feuillet Lorsque vous êtes en modification d'un feuillet (option Saisie du menu Liasse), vous pouvez à tout moment valider puis lancer l'impression du feuillet agréé par la D.G.I. en cliquant sur l'icône . Tous les exemplaires sont imprimés. C. Impression de l’exemplaire Déclarant Lorsque vous êtes en modification d'un feuillet (option Saisie du menu Liasse), vous pouvez à tout moment lancer l'impression rapide du feuillet que vous visualisez (avec les valeurs ou les noms des variables) en cliquant sur l'icône . L’exemplaire Déclarant est imprimé. D. L'impression générale Le menu Liasses offre toutes les impressions disponibles. Celles-ci fonctionnent toutes de manière identique. Pour chaque impression d'un feuillet, vous pouvez : - choisir un modèle d'impression (premier, deuxième ou troisième exemplaire), - lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer un document, il est important de vérifier quel aspect il aura une fois imprimé. Il vous permet EBP Etats Financiers ____________________________________________ 57 Fonctionnement général du logiciel de voir à l'écran la page en entier pour effectuer des changements de dernière minute, - imprimer l'état agréé D.G.I. sur support papier. Le choix de l'imprimante ainsi que le paramétrage de l'impression sont réalisés dans l’option Configuration de l'impression du menu Dossier. E. Boutons communs à toutes les impressions Plusieurs modèles peuvent être rattachés à un même type d'impression. Chaque modèle propose ainsi pour un même type d'impression une mise en forme et un contenu. Ce bouton vous permet d'éditer sur papier l'impression, suivant l'exemplaire (le modèle) sélectionné. Ce bouton vous permet de visualiser à l'écran l'impression demandée. Une barre d'outils spécifique est alors chargée. Cela vous permet ainsi d'en vérifier le contenu, et si besoin d'effectuer des modifications dans l’option Saisie du menu Liasse avant de lancer l'impression papier. Ce bouton vous permet de sortir de la boîte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. F. L'imprimante utilisateur a. Activation de l'imprimante utilisateur Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le type d'imprimante que vous utilisez pour que les impressions lancées sous EBP Etats Financiers soient correctes. Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes fait apparaître la liste des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Configuration de l'impression du menu Dossier. b. Lancement et suivi de l'impression Utilisez le menu Liasses pour lancer les impressions. Un aperçu est possible avant d'imprimer. Pendant l'impression d'un document, une icône d'imprimante apparaît à côté de l'horloge dans la barre des tâches. Quand cette icône disparaît, l'impression est achevée. 58 ____________________________________________ EBP Etats Financiers Fonctionnement de l'aperçu écran 6.6 Fonctionnement de l'aperçu écran Le bouton proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimée sur papier. Cette fonction vous permet ainsi de vérifier le contenu de l'impression à éditer ainsi que sa présentation. A. La barre d'outils aperçu Lorsque vous lancez un aperçu écran, une barre d'outils spécifique est automatiquement activée. Cette barre vous permet de passer d'une page à l'autre, d'accéder directement à la première page et à la dernière page ainsi que modifier la taille de votre fenêtre aperçu. Lorsque vous fermez un aperçu, la barre d'outils disparaît également. B. Le menu contextuel Par simple clic droit sur une fenêtre d'aperçu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose des commandes comme copier le contenu de la page en cours, imprimer le document complet ainsi que des commandes de zoom sur la fenêtre du menu Edition. C. Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre. Le menu Fenêtre, vous permet de gérer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez. D. Imprimer un aperçu Pour imprimer directement un aperçu, cliquez sur l'icône de la barre d'outils standard ou utilisez la commande Imprimer du menu Dossier. C'est la fenêtre active qui sera imprimée. E. Fermer un aperçu Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 59 Annexes 7. Annexes 7.1 Vérifications Le logiciel Etats Financiers vous propose deux fonctions de contrôle de vos données. L’utilisation des numéros de compte La commande Utilisation des comptes du menu Balance permet d’afficher : - la liste des comptes non utilisés dans les feuillets mais mouvementés dans la balance, - des comptes utilisés deux fois ou plus dans le même feuillet. Le plan de regroupement La commande Contrôles de cohérence du menu Liasses permet de vérifier la cohérence des plans de regroupement. 7.2 Nom des feuillets du plan de regroupement En définition d'une formule, pour appeler une variable définie dans un autre feuillet, saisissez le nom de la variable suivi du nom du feuillet entre crochets. Par exemple : AA[2050]. Liste des noms de feuillet 2050 Bilan-Actif (2050) 2051 Bilan-Passif (2051) 2052 Compte de Résultat de l'exercice (2052) 2053 Compte de Résultat d'exercice (suite) (2053) 2054 Immobilisations (2054) 2054B Tableau des écarts de réévaluation (2054 bis) 2055 Amortissements (2055) 2056 Provisions Inscrites au Bilan (2056) 2057 Etat des Echéances et des Dettes (2057) 2058A Résultat Fiscal (2058 A) 2058B Déficits, Indemnités et Provisions (2058 B) 2058C Tableau d'affectation du résultat (2058 C) 2059A Détermination des plus values (long terme) (2059 A) 2059B Détermination des plus values (court terme) (2059 B) 2059C Détermination des moins values (long terme) (2059 C) 2059D Détermination des moins values (court terme) (2059 D) 60 ____________________________________________ EBP Etats Financiers Nom des feuillets du plan de regroupement 2065A Impôt sur les sociétés (2065) 2065B Impôt sur les sociétés (2065 Bis) 2065Ter Impôt sur les sociétés (2065 Ter) 2031A Impôt sur le revenu (2031 A) 2031B Impôt sur le revenu (2031 B) 2031C Impôt sur le revenu (2031C) 2033A Bilan Simplifié (2033 A) 2033B Compte de résultat simplifié (2033 B) 2033C Immobilisations, amort. plus et moins values (2033 C) 2033D Immobilisations - Amortissements - Plus-Values, Moins-Values 2035M Revenus Commerciaux et Assimilés (2035M) 2035 Revenus Commerciaux et Assimilés (2035) 2035A Régime de la déclaration contrôlée (2035A) 2035B Revenus (2035B) 2037 Impôt sur le revenu (2037) 2037M Impôt sur le revenu (2037M) 2037b Impôt sur le revenu (2037 page II) 2067 Frais Généraux(2067) TABFIN Tableau de financement Par exemple, dans le plan de regroupement du Bilan-Passif (2051) suivant, la variable EG reprend la formule de la variable VZ du feuillet 2057. Pour obtenir le nom des variables d’un feuillet, ouvrez un feuillet et activez la commande Voir les noms du menu Feuillet puis sur le nom de la variable à consulter, ouvrez le menu contextuel avec un clic droit, et sélectionnez Propriétés. La formule associée s’affiche alors. EBP Etats Financiers ____________________________________________ 61 Annexes 7.3 Consultation et modification du plan de regroupement L’option Plan de regroupement du menu Liasses vous permet de gérer (modification, consultation) le plan de regroupement du dossier et le plan de regroupement commun à tous les dossiers, et permet également d'accéder aux rubriques personnalisées que vous pouvez utiliser dans la plaquette. La commande Voir… permet d’accéder aux formules du plan de regroupement pour éventuellement les modifier puis les enregistrer. Un plan de regroupement spécifique à un dossier peut être rendu commun (Rendre ce plan de regroupement commun) si vous souhaitez l’utiliser dans d’autres dossiers, ou si vous souhaitez qu’il soit proposé en création d’un nouveau dossier. Pour des dossiers existants, il vous faudra lancer la commande Utiliser le plan de regroupement commun. 62 ____________________________________________ EBP Etats Financiers Consultation et modification du plan de regroupement . EBP Etats Financiers ____________________________________________ 63 Annexes INDEX B Balance saisie manuelle ......................37, 59 Barre d'Aperçu ................................ 63 Barre standard ............................55, 56 Boîte de dialogue utilisation..................................... 59 C Choisir une commande dans un menu57 Choisir une commande de la barre de fonctions...................................... 58 Choix d’une commande .................. 57 Choix d'une commande ................... 57 Choix d'une commande dans la barre de menus .......................................... 57 Choix d'une commande depuis la barre de fonctions ................................. 57 Code de débridage........................... 16 Configuration de l'impression ......... 62 Configuration matérielle ................... 9 Contrôles de la liasse....................... 64 Création de dossier.................... 19 D Désinstallation du logiciel............... 17 Document Plaquette ...................... 46 Dossier création de................................ 19 ouvrir un dossier.......................... 18 Dossier de démonstration ............. 17 E e-mail EBP ........................................ 7 Exemple d'importation ................. 29 F Fenêtre active...................................63 Fichier de largeur Fixe.....................30 Fichier Délimité ...............................30 Fonctionnement de la saisie.............40 Fonctionnement des grilles ..............59 Fonctions principales .....................19 Formule de calcul...........................45 H Horaires d’ouverture du service technique........................................7 I Import de la balance Exemple ......29 Impression d'un feuillet .................45 Imprimante utilisateur......................61 Informations société.........................23 Installation et démarrage..................11 Intervalle de comptes.....................43 L Lancement du logiciel......................16 Licence ............................................16 M Menus présentation des ...........................53 N Nom des feuillets reconnus par le logiciel .........................................64 64 _____________________________________________ EBP Etats Financiers Index Numéro de licence........................... 16 O Ouverture d’un dossier .................... 18 P Place disque disponible ..................... 9 Plan de regroupement ................... 66 Plaquette ........................................ 46 Plaquette rubriques personnalisées .......... 66 Protection des champs .................. 43 Protection des champs de saisie ... 25 R Régime............................................ 21 Rubriques personnalisées ............. 66 S Saisie dans un feuillet ....................39 Saisie manuelle de la balance ........37 Sauvegarde d'un feuillet ................44 T Téléphone commercial EBP ..............9 Téléphone technique..........................7 Type de déclaration .......................21 Type de la variable ..........................41 Type de liasse .................................25 Type du fichier d'import ..................30 V Variable calculée............................25 Variable personnalisée ..................48 Variables définition.....................................44 Variables de la table Balance.....33, 36 Versions disponibles ..........................9 EBP Etats Financiers ____________________________________________ 65 Assistants en Droit Pour Windows XP et Vista Guide díinstallation et díinitiation EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, ZA du Bel Air, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2006 EBP Informatique, Èdition Juin 2008Convention díUtilisation díEBP PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o? le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …TENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT DíEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, maisEBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaÓt avoir Ítre informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement nonconforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide prÈsente le logiciel EBP assistants en droit et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. La gamme des Assistants en Droit est composÈe de vÈritables bibliothËques díactes juridiques qui vous aident dans la rÈalisation, la modification et líimpression de lettres rÈpondant ‡ une situation juridique particuliËre. DestinÈe aux particuliers comme aux sociÈtÈs, leur utilisation est immÈdiate et ne requiert pas de connaissances techniques prÈalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothËques suivantes : ? Droits du Particulier, ? Droit des SociÈtÈs Pratic, ? Droit du Travail Pratic, ? Droit des Affaires Pratic, ? Droit Immobilier Pratic. Pour des explications sur des points ou des fonctions particuliËres non traitÈs dans le guide, consultez líaide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un Ècran prÈcis. ? Le menu ? + Aide sur Assistants juridiques pour obtenir une aide gÈnÈrale composÈe díun index qui affiche líensemble des informations traitÈes dans líaide et du dÈtail de líÈlÈment que vous avez demandÈ ‡ consulter. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposÈ ‡ líinstallation du logiciel. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis líimpression de ce manuel y seront consignÈes.Les assistants en Droit 9 Tables des matiËres INSTALLATION 10 1. AVANT DE COMMENCER 10 1.1. Assistance pendant un mois..................................................................10 1.2. Configuration minimale conseillÈe .........................................................10 1.3. Enregistrement par Internet ...................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12 4. PRESENTION GENERALE 13 4.1. LíÈcran de travail ...................................................................................13 4.2. Les barres..............................................................................................14 4.3. La vue BibliothËque ...............................................................................15 4.4. La vue Document...................................................................................18 REALISATION DíUNE LETTRE 19 1. ETAPES A SUIVRE 19 2. LíACTE-TYPE 20 2.1. Le texte constant ...................................................................................20 2.2. Les zones rÈservÈes..............................................................................20 2.3. Les parties ‡ complÈter .........................................................................20 2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ...............................20 3. LíEDITEUR DE TEXTE 21 3.1. Choix de líÈditeur ...................................................................................21 3.2. Utilisation de Microsoft Word?..............................................................21 4. LES FONCTIONS DE LíEDITEUR INTERNE 21 4.1. Les onglets ............................................................................................21 4.2. Les pages de la lettre ............................................................................22 4.3. Recherche /Remplace dans le texte ......................................................22 4.4. Mise en forme du texte ..........................................................................23 4.5. Mise en forme de la page ......................................................................26 4.6. Suivi de la lettre .....................................................................................27 INDEX 29INSTALLATION 10 Les assistants en Droit INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Assistance pendant un mois Pendant un mois, ‡ compter de la date d'achat du logiciel, EBP met ‡ votre disposition une ligne tÈlÈphonique pour les problËmes de dÈmarrage et d'installation que vous pourriez rencontrer. Pour y accÈder, composez-le : 01 34 94 80 26 Du lundi au vendredi : 10 h ‡ 12 h 1.2. Configuration minimale conseillÈe La configuration minimale conseillÈe pour líutilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un processeur Intel Pentium 4 ñ2 gHz ou Èquivalent ? MÈmoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Vista), ? Microsoft Windows SP2 ou Vista SP1* ? Un Ècran 15íí minimum est conseillÈ, rÈsolution 1024 * 768 en 16 bits ? Espace disque libre : 500 Mo ? Une imprimante avec un driver Windows* (Jet díencre ou laser). Remarque WindowsÆ XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire líacquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits 1.3. Enregistrement par Internet Si vous dÈsirez vous enregistrer par Internet, vous devez vous connecter sur WWW.ebp.com/enr, avant díinstaller votre assistant.Comment installer mon logiciel ? Les assistants en Droit 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours díexÈcution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement si líautorun de votre systËme est actif. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu et sÈlectionnez ExÈcuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe o? X est la lettre reprÈsentant líunitÈ de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. LíÈcran díaccueil apparaÓt. Cliquez sur Produit pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation des produits EBP. 3. SÈlectionnez dans la gamme Les Indispensables, Les assistants en Droit : les caractÈristiques gÈnÈrales du produit síaffichent alors. 4. Cliquez sur le bouton INSTALLER pour lancer la procÈdure díinstallation du produit. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Utilisez les boutons Suivant pour passer díune Ètape ‡ une autre et cliquez sur PrÈcÈdent afin de revenir aux Ètapes prÈcÈdentes. 5. Líaccord de licence doit Ítre lu et acceptÈ pour installer le logiciel. Cliquez sur Oui pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, líinstallation síarrÍtera. 6. Introduisez ensuite votre mot de passe en faisant bien attention ‡ respecter majuscules et minuscules comme indiquÈ sur votre carton de licence EBP. 7. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Assistants. Vous pouvez bien entendu choisir un autre rÈpertoire et/ou une autre unitÈ. 8. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de conserver líoption Installation complËte. 9. Par dÈfaut, líaccËs au logiciel síeffectuera ‡ partir du dossier programme EBP\Assistants en Droit. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.INSTALLATION 12 Les assistants en Droit 10. Un rÈcapitulatif des options et des rÈpertoires demandÈs vous est ensuite prÈsentÈ, lorsque vous validez líinstallation dÈmarre. 11. La derniËre Ètape vous permet de lancer directement le logiciel aprËs installation. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si ‡ líinstallation du logiciel, vous avez demandÈ la crÈation díune icÙne sur le bureau, vous pouvez directement lancer Les assistants en Droit en cliquant dessus. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par + Programmes + EBP + Les assistants en Droit.PrÈsention gÈnÈrale Les assistants en Droit 13 4. PRESENTION GENERALE 4.1. LíÈcran de travail 2. Les barres díoutils Nom de la bibliothËque courante 3. Barre díÈtat 4. Vue BibliothËque composÈe des onglets Sommaire, Recherche et Signet. 5. Vue Document composÈe des onglets Guide et Acte-type 1. La barre de Raccourcis : chaque icÙne de la vue EBP correspond ‡ une bibliothËque de la gamme des assistants en droit díEBP et permet díactiver la bibliothËque de votre choix.INSTALLATION 14 Les assistants en Droit 4.2. Les barres 4.2.1. La barre de raccourcis Cette barre est composÈe de 3 vues : EBP, Outils et MS Office. Cliquez sur la vue pour obtenir les icÙnes quíelle contient. ? La vue EBP donne accËs aux bibliothËques juridiques. Leur nombre dÈpend du nombre díassistant que vous possÈdez. ? La vue Outils donne accËs aux options du logiciel, ‡ líexplorateur et ‡ Interne Explorer (síil est installÈ). ? La vue MS Office donne accËs aux applications de MS Office (Word, Excel, Ö) si elles sont installÈes. 4.2.2. Les barres díoutils La barre Format Cette barre permet de mettre en forme le texte (police, taille, gras,Ö). La barre Standard Cette barre permet de gÈrer vos documents et vos lettres. Pour connaÓtre la fonction díun icÙne, passez votre souris dessus. Lorsquíun raccourci-clavier existe, il vous est Ègalement indiquÈ. 4.2.3. La barre díÈtat Cette barre affiche des messages díaide et díÈtat concernant votre clavier ou la zone courante. Toutes les barres peuvent Ítre affichÈes ou masquÈes ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel (Menu Outils + Options), vous pouvez dÈterminer si la barre de raccourcis et la barre de statut doivent ou non síafficher par dÈfaut.PrÈsention gÈnÈrale Les assistants en Droit 15 4.3. La vue BibliothËque Cette vue concerne la bibliothËque courante ouverte. Une bibliothËque contient tous les documents díun assistant juridique. 4.3.1. Comment ouvrir une bibliothËque ? Une bibliothËque síouvre, soit ‡ partir de la barre de raccourcis en cliquant sur líicÙne de la bibliothËque ‡ ouvrir, soit ‡ partir du menu Fichier + Ouvrir une base de donnÈe. Si vous activez plusieurs bibliothËques, plusieurs fenÍtres sont alors ouvertes ‡ líÈcran. La disposition, líactivation, la fermeture des celles-ci síeffectue ‡ partir du menu FenÍtre. 4.3.2. Le sommaire PrÈsentation du sommaire Le sommaire est un plan composÈ de deux sortes díÈlÈments : ? les dossiers, sous-dossiers reprÈsentÈs par un icÙne Livre. ? les documents, reprÈsentÈs par líicÙne Feuille. Un sommaire peut Ítre comparÈ ‡ une armoire ‡ dossiers suspendus, eux-mÍmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de mÍme niveau sont reprÈsentÈs par le mÍme icÙne. DÈplacement rapide dans le sommaire Ctrl + dÈplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin dÈplace le curseur sur le dernier dossier DÈveloppement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sÈlectionnÈ : + affiche les dossiers et documents du niveau infÈrieur - cache tous les niveaux infÈrieurs * affiche tous les niveaux infÈrieurs Vous pouvez Ègalement cliquer sur les + ou ñ situÈs ‡ gauche des icÙnes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau infÈrieur du dossier.INSTALLATION 16 Les assistants en Droit 4.3.3. Recherche dans la bibliothËque Pour rechercher un dossier ou un document prÈcis dans la bibliothËque, activez líonglet Rechercher, saisissez le texte ‡ rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche síapplique sur líensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherchÈ(s) seront affichÈs : Cliquez sur le document qui vous intÈresse et cliquez sur Afficher ou doublecliquez directement sur le nom du document.PrÈsention gÈnÈrale Les assistants en Droit 17 4.3.4. Les signets de la bibliothËque Un signet sert ‡ repÈrer les documents que vous allez souvent consulter. Le signet vous permettra de vous dÈplacer rapidement dans la bibliothËque et díaccÈder directement ‡ líÈlÈment du sommaire rattachÈ au signet. CrÈation díun signet Activez dans líonglet Sommaire, líÈlÈment ‡ repÈrer, puis activez líonglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. DËs quíun 1 er signet est crÈÈ, les boutons Supprimer et Aller ‡ síactivent. AccËs ‡ un signet Activez líonglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller ‡. La vue Document est automatiquement mise ‡ jour.INSTALLATION 18 Les assistants en Droit 4.4. La vue Document Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement mise ‡ jour. 4.4.1. Guide díun document Líonglet Guide contient un commentaire qui permet de vÈrifier la concordance entre la dÈmarche que vous entreprenez et le contenu de líacte type. Vous pouvez Ègalement y trouver des rÈfÈrences juridiques, des explications et des conseils. 4.4.2. Acte type díun document Líonglet Acte-type contient le texte-type (ou líacte juridique) que vous pouvez consulter / imprimer et qui servira de modËle ‡ votre lettre (voir RÈalisation díune lettre). Remarque Les actes-types et les guides sont modifiables.Etapes ‡ suivre Les assistants en Droit 19 REALISATION DíUNE LETTRE 1. ETAPES A SUIVRE Pour rÈaliser votre lettre ‡ partir díun acte-type, suivez les Ètapes ci-dessous : 1. SÈlectionner dans le sommaire (voir page 15), líacte-type qui doit vous servir de modËle, 2. Cliquer sur líicÙne de la barre Standard (voir page 14) : la fenÍtre de líÈditeur de texte par dÈfaut (voir page 21) síouvre avec une copie de la lettretype (voir page 20), 3. FaÓtes les modifications de texte souhaitÈes (voir page 23), 4. FaÓtes la mise en forme de la page (voir page 26), 5. Lancer un aperÁu pour visualiser líapparence finale de votre lettre (voir page 27 ), 6. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 27), 7. Lancez líimpression (voir page 27).REALISATION DíUNE LETTRE 20 Les assistants en Droit 2. LíACTE-TYPE LíActe-type sert de modËle ‡ la rÈalisation de votre lettre. De ce fait elle est composÈe de quatre types de donnÈes diffÈrents : 2.1. Le texte constant Cíest un texte que vous pouvez gÈnÈralement reprendre tel quel Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilitÈ d'assister ‡ cette assemblÈe, vous avez la possibilitÈ de vous faire reprÈsenter par votre conjoint ou par un associÈ. 2.2. Les zones rÈservÈes Elles sont reprÈsentÈes par des parenthËses entourant l'information ‡ saisir. Exemple : (dÈnomination sociale) (nom de l'associÈ) (adresse) 2.3. Les parties ‡ complÈter Elles sont reprÈsentÈes par 3 petits points : Ö . Exemple de phrase : Nous vous informons qu'une assemblÈe gÈnÈrale aura lieu le ..., ‡ ... heures, ‡ ... (lieu). 2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent Ègalement entre parenthËses. Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gÈrant avant le ... (ou confier ‡ votre mandataire), est joint ‡ la prÈsente.LíÈditeur de texte Les assistants en Droit 21 3. LíEDITEUR DE TEXTE Pour rÈaliser votre lettre, le logiciel Les assistants en Droit met ‡ votre disposition deux Èditeurs de texte : ? Un Èditeur interne, ? Microsoft Word ?. 3.1. Choix de líÈditeur Pour choisir líÈditeur, activez le menu Outils + Options. Cochez líoption Utiliser Microsoft Word pour activer cet Èditeur si vous le possÈdez (il permet díeffectuer des mises en forme plus poussÈe) ou dÈcochez líoption si vous ne possÈdez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser líÈditeur interne). 3.2. Utilisation de Microsoft Word? Pour líutilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons ‡ votre manuel díutilisation ou ‡ líaide en ligne Microsoft. 4. LES FONCTIONS DE LíEDITEUR INTERNE La fenÍtre de líÈditeur interne est composÈe de trois onglets : Corps, EntÍte et Pieds. 4.1. Les onglets Les onglets EntÍte et Pieds servent ‡ introduire un contenu (texte, logo, Ö) qui se rÈpËtera sur toutes les pages de votre lettre. Líonglet Corps reÁoit la copie de líacte-type et permet de dÈfinir la lettre elle-mÍme. Pour visualiser dans líonglet Corps, la lettre avec son entÍte et son pied, activez le menu Affichage + Page avec EntÍte et Pied. LíentÍte et le pied apparaissent alors en grisÈ. Le contenu de votre lettre peut Ítre personnalisÈ comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par líinformation correspondante (voir page 18).REALISATION DíUNE LETTRE 22 Les assistants en Droit 4.2. Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut Ítre intÈressant de demander un certain type díaffichage ‡ partir du menu Affichage. 4.2.1. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu ; avec saut de page, des lignes de pointillÈs apparaissent pour signaler les coupures ‡ líimpression. 4.2.2. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa prÈsentation ; avec la commande Page avec EntÍte et Pied vous visualisez Ègalement les entÍtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille Ècran de la page. 4.2.3. DÈplacement de page en page Pour passer díune page ‡ une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page prÈcÈdente ou le raccourci clavier Ctrl + ou Ctrl + . 4.3. Recherche /Remplace dans le texte La fonction de Recherche permet de retrouver un mot dans líonglet courant. Elle est accessible ‡ partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherchÈ par un autre. Elle est accessible ‡ partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Une fois la fonction Recherche ou Remplace activÈe, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Ctrl + F3 pour passer de mot en mot recherchÈ. La fonction de Recherche peut Ítre trËs utile pour retrouver tous les emplacements ‡ renseigner comme les Ö (trois petits points) ou les parenthËses.Les fonctions de líÈditeur interne Les assistants en Droit 23 4.4. Mise en forme du texte 4.4.1. DÈplacement dans le texte pour aller en dÈbut de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en dÈbut de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ FlËche D ou G pour aller de mot en mot 4.4.2. SÈlection de texte SÈlection du mot Double-clic sur un mot. SÈlection de tout le texte Ctrl + A SÈlection díune partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au dÈbut du texte et tout en restant appuyÈ, tirer la souris jusquíen fin de texte. SÈlection díun tableau Utilisez la commande SÈlectionner le tableau du menu Edition. 4.4.3. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par dÈfaut dans l'Èditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractËres tapÈs s'insËrent ‡ l'emplacement du curseur en dÈcalant les mots suivants sans les Ècraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractËre Pour effacer un caractËre, placez votre curseur ‡ sa droite et appuyez sur la touche Retour ArriËre ou ‡ sa gauche et appuyez sur SupprREALISATION DíUNE LETTRE 24 Les assistants en Droit Retour ‡ la ligne ? Retour ‡ la ligne avec fin de paragraphe La touche EntrÈe permet díappliquer un retour ‡ la ligne avec fin de paragraphe. ? Retour ‡ la ligne simple La combinaison de touches ? + EntrÈe permet díappliquer un retour ‡ la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes díun mÍme paragraphe auront les mÍmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement, ...). ? Ligne vierge La ligne vierge dÈcoule du retour ‡ la ligne. En effet pour crÈer une ligne d'espace (sÈparatrice ou blanche), placez votre curseur en dÈbut ou fin de ligne et faites un ou deux retours ‡ la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en dÈbut de ligne vierge et appuyez sur Suppr . 4.4.4. DÈplacement /Copie de paragraphe ? Le dÈplacement de texte correspond ‡ un Couper/Coller : 1. SÈlectionnez le texte, 2. Couper le texte avec le menu Edition + CouperÖ. ou le raccourci clavier Ctrl + X. 3. Placez le curseur ‡ líendroit dÈsirÈ, 4. Coller le texte avec le menu Edition + CollerÖ. Ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez Ègalement utiliser le drag and drop qui consiste ‡ tirer la sÈlection ‡ dÈplacer ‡ líemplacement souhaitÈ. ? La copie de texte correspond ‡ un Copier/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez Ègalement utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activÈe, ‡ tirer la sÈlection ‡ copier ‡ líemplacement souhaitÈ. 4.4.5. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barrÈ, soulignÈ, couleur de texte et de fond) sont applicables ‡ partir du menu Format + Police ou avec la barre Format.Les fonctions de líÈditeur interne Les assistants en Droit 25 Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numÈrotation, alignementÖ) sont applicables ‡ partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre díoutils Format propose quelques raccourcis icÙnes. 4.4.6. Bordure de paragraphe Encadrement La zone Style permet de dÈterminer líapparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sÈlectionnÈs. LíicÙne encadre le contour de la sÈlection. Trame La zone Trame permet díappliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK.REALISATION DíUNE LETTRE 26 Les assistants en Droit 4.4.7. Annulation ou rÈpÈtition díune fonction Pour annuler/rÈpÈter une fonction que vous venez díappliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire. Ou le raccourci clavier Ctrl + Z / Ctrl + Shift + Z. 4.4.8. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet díinsÈrer ‡ líemplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier insÈrÈ peut Ítre aux formats RTF, Texte ou HTML. Líimage insÈrÈe doit Ítre au format BMP. 4.4.9. Correcteur orthographique Pour corriger díÈventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique ‡ partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot quíil ne reconnaÓt pas, celui-ci peut Ítre incorrect ; dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera acceptÈ. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche díautres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignorer ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus Ítre arrÍtÈ sur ce mot). 4.5. Mise en forme de la page Le menu Fichier + PropriÈtÈs de page permet de modifier le format de la page, les marges díimpression et líorientation du papier (Portrait ou Paysage).Les fonctions de líÈditeur interne Les assistants en Droit 27 4.6. Suivi de la lettre 4.6.1. Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminÈe, il est nÈcessaire de líenregistrer afin de pouvoir la conserver pour une Èventuelle consultation ou utilisation ultÈrieure. Líenregistrement síeffectue ‡ partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccouci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement díenregistrer votre lettre au format RTF dans le rÈpertoire díinstallation du logiciel (par dÈfaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu dÈterminer un autre rÈpertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner ‡ la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. 4.6.2. AperÁu Ècran de la lettre Avant de lancer líimpression de votre lettre, il est intÈressant de visualiser ‡ líÈcran la disposition quíaura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + AperÁu. 4.6.3. Impression de la lettre Une fois la lettre active, il suffit díactiver le menu Fichier + Imprimer ou la raccourci clavier Ctrl + P pour lancer líimpression. 4.6.4. Fermeture de líÈditeur Pour fermer líÈditeur, il suffit de fermer sa fenÍtre en cliquant sur la croix.REALISATION DíUNE LETTRE 28 Les assistants en Droit 4.6.5. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrÈe, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + O et choisissez la lettre. 4.6.6. CrÈer une lettre de A ‡ Z Vous avez la possibilitÈ de crÈer une lettre de A ‡ Z sans prendre en compte un acte-type comme modËle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N.Index Les assistants en Droit 29 INDEX A Acte-type....................................................................................................... 19, 21 Affichage EntÍte/Pied ......................................................................................... 23 Aide sur les assistants en droit ............................................................................. 7 AperÁu Ècran de la lettre..................................................................................... 28 Assistant Ouvrir un ......................................................................................................... 16 Attributs de paragraphe ...................................................................................... 26 Attributs de texte................................................................................................. 25 B Barre de raccourcis............................................................................................. 15 BibliothËque........................................................................................................ 16 C Configuration minimale ....................................................................................... 11 Contour ............................................................................................................... 26 Copie de texte..................................................................................................... 25 Correcteur orthographique.................................................................................. 27 D DÈfaire une fonction............................................................................................ 27 DÈplacement dans le sommaire ......................................................................... 16 DÈplacement dans le texte ................................................................................. 24 DÈplacement de page en page........................................................................... 23 DÈplacement de texte......................................................................................... 25 DÈveloppement du sommaire............................................................................. 16 Dictionnaire......................................................................................................... 27 Document ........................................................................................................... 19 E Encadrement ...................................................................................................... 26 Enregistrement par Internet ................................................................................ 11 EntÍte de page ................................................................................................... 22INDEX 30 Les assistants en Droit F Fermer une fenÍtre ............................................................................................. 28 Fin de ligne ......................................................................................................... 24 Fin de texte ......................................................................................................... 24 Fond ................................................................................................................... 26 G Guide .................................................................................................................. 19 I Impression de la lettre ........................................................................................ 28 Insertion díimage ................................................................................................ 27 Insertion de tableau ............................................................................................ 27 Insertion de texte ................................................................................................ 27 Installation........................................................................................................... 12 Internet................................................................................................................ 11 L Lettre Enregistrer....................................................................................................... 28 Imprimer .......................................................................................................... 28 Modifier ........................................................................................................... 29 Ligne pointillÈe.................................................................................................... 23 Ligne vierge ........................................................................................................ 25 M Mode Normal ...................................................................................................... 23 Mode Page ......................................................................................................... 23 Modifier une lettre ............................................................................................... 29 O Orthographe (correction)..................................................................................... 27 Ouvrir une bibliothËque....................................................................................... 16 Ouvrir une lettre .................................................................................................. 29 P Paragraphe Attributs ........................................................................................................... 26 Pied de page....................................................................................................... 22 R RÈaliser sa lettre................................................................................................. 20 Recherche díun mot............................................................................................ 17Index Les assistants en Droit 31 Remplacer dans le texte ..................................................................................... 23 RÈpertoire díinstallation ...................................................................................... 12 RÈpÈter une fonction .......................................................................................... 27 Retour ‡ la ligne.................................................................................................. 25 S Saisie de texte .................................................................................................... 24 SÈlection díune partie ......................................................................................... 24 SÈlection de mot................................................................................................. 24 SÈlection de tableau ........................................................................................... 24 SÈlection de tout le texte..................................................................................... 24 Signet ................................................................................................................. 18 Sommaire ........................................................................................................... 16 Suppression de texte .......................................................................................... 24 Symbole Insertion .......................................................................................................... 27 T Tableau Insertion .......................................................................................................... 27 SÈlection ......................................................................................................... 24 Texte Attributs ........................................................................................................... 26 Copie............................................................................................................... 25 DÈplacement................................................................................................... 25 Insertion .......................................................................................................... 27 Saisie .............................................................................................................. 24 Suppression .................................................................................................... 24 Trame ................................................................................................................. 26 Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition Décembre 2008 EBP Bar & Restaurant Pour Windows® XP et Vista Guide d’installation et d’initiation EBP Bar & Restaurant 3 CGV et Contrat de licence des progiciels EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents serveurs, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de 4 EBP Bar & Restaurant support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels EBP Bar & Restaurant 5 préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0 : Janvier 2008 EBP Bar & Restaurant 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Bar & Restaurant et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. ? Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT proposé à la fin de l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. TABLE DES MATIERES EBP Bar & Restaurant 9 Table des matières INSTALLATION 13 1 AVANT DE COMMENCER ........................................................................... 13 1.1 Accès au service technique ............................................................ 13 1.2 Présentation ..................................................................................... 14 1.3 Configuration requise ...................................................................... 14 1.4 Place disque nécessaire ................................................................. 14 2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL .................................................... 15 2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant ....................................... 15 2.2 Installation réseau ........................................................................... 16 3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR & RESTAURANT ? ................. 19 4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ..................................................... 20 4.1 Comment activer le logiciel ? ......................................................... 21 4.2 Activation manuelle du logiciel ...................................................... 21 4.3 Evaluez une version après activation ............................................ 22 5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ................... 23 5.1 Etape 1 : Nom et emplacement ....................................................... 23 5.2 Etape 2 : Identification ..................................................................... 23 5.3 Etape 3 : Adresse ............................................................................. 23 5.4 Etape 4 : Contact .............................................................................. 24 5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier ......................................... 24 5.6 Ecran de travail ................................................................................ 25 PRISE EN MAIN 27 1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? ........... 27 1.1 Les coordonnées de mon dossier .................................................. 27 1.2 Les préférences de mon dossier .................................................... 28 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ? ...................................... 31 1.4 Les Serveurs ................................................................................... 32 1.5 Les modes de règlements ............................................................... 34 1.6 Les tables ......................................................................................... 35 1.7 Les commentaires cuisines ............................................................ 35 1.8 Les familles clients .......................................................................... 36 1.9 Les clients ........................................................................................ 37 1.10 Les rayons .................................................................................... 39 1.11 Les familles d’articles .................................................................. 40 1.12 Les articles .................................................................................... 42 1.13 Les banques ................................................................................. 45 1.14 Les fidélités clients ...................................................................... 46TABLE DES MATIERES 10 EBP Bar & Restaurant 2 LA GESTION DES VENTES ........................................................................ 47 2.1 Paramétrage de l’écran de ventes .................................................. 47 2.2 Les périphériques ............................................................................ 49 2.3 Préférences de fonctionnement du front office ............................ 49 2.4 Création d’un ticket ......................................................................... 51 2.5 Comment imprimer mon journal des tickets ................................. 55 2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin .................................. 55 2.7 La clôture de caisse ......................................................................... 56 2.8 La remise en banque ....................................................................... 57 3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ................................................... 58 3.1 Liste des tickets de caisse .............................................................. 58 3.2 Historique clients ............................................................................. 59 3.3 Transfert en comptabilité ................................................................ 60 4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................ 62 4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ...................................................... 62 4.2 Comment sauvegarder ? ................................................................. 62 LES FONCTIONS AVANCEES 63 1 BACK OFFICE .............................................................................................. 63 1.1 Menu Dossier ................................................................................... 63 1.2 Menu Données ................................................................................. 63 1.3 Menu Ventes ..................................................................................... 63 1.4 Menu Achats ..................................................................................... 64 1.5 Menu Stock ....................................................................................... 65 1.6 Menu Opérations .............................................................................. 65 1.7 Menu Impressions ........................................................................... 66 1.8 Menu Outils ...................................................................................... 67 2 FRONT OFFICE ........................................................................................... 68 2.1 Menu Ventes ..................................................................................... 68 2.2 Menu Opérations .............................................................................. 68 2.3 Menu Caisse ..................................................................................... 69 2.4 Menu Outils ...................................................................................... 69 INDEX 70 Avant de commencer EBP Bar & Restaurant 11INSTALLATION 12 EBP Bar & Restaurant Avant de commencer EBP Bar & Restaurant 13 Installation 1 AVANT DE COMMENCER 1.1 Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix : ? Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) ? Exposez votre problème par e-mail. gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 i * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 14 EBP Bar & Restaurant 1.2 Présentation EBP Bar & Restaurant est un logiciel qui se compose d’un back office et d’un front office (= points d’encaissement). Le back office prend en charge tout ce qui est gestion des données, gestion des achats, gestion des stocks et transfert comptable des données. Quant au front office, il prend en charge tout ce qui est gestion des tickets de caisse, gestion des clients en compte, gestion du fond de caisse, clôture de caisse, et remise en banque. 1.3 Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un Processeur Intel pentium 4, 2 GHz et 512 Mo de RAM (1 Go pour Windows Vista) ; ? Windows® XP (1) ou Vista (2) ; ? Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l'écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ; ? Imprimantes jet d'encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows® XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2. (2) Service Pack Windows Vista SP1 (Version 32 Bits) 1.4 Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel EBP Bar & Restaurant 15 2 COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL 2.1 Installation du logiciel Bar & Restaurant Remarque Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre gestion métier puis sur EBP Bar & Restaurant version Commerce de détail, pour accéder à la présentation et à l’installation du produit. 3. Cliquez sur Installation du logiciel indiqué sous EBP Bar & Restaurant, la procédure d’installation se lance alors, et l’assistant apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour commencer. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit. Si vous cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 5. Cliquez directement sur la ou les applications que vous souhaitez installer (Back office + Front office, back office seul ou front office seul). 6. Sélectionnez le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation Personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 16). 7. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONSINSTALLATION 16 EBP Bar & Restaurant Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2 Installation réseau 2.2.1 Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® Seven Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2 Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3 Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel EBP Bar & Restaurant 17 2.2.4 Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire des logiciels EBP Æ C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option personnalisée du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel Æ C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire de données Æ C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire commun Æ X:\PARTAGE 2.2.5 Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 18 EBP Bar & Restaurant 2.2.6 Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7 Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 19 3 COMMENT LANCER MON LOGICIEL BAR & RESTAURANT ? Lancez le produit : ? A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône : , ? Démarrer + Programmes + EBP + EBP Bar & Restaurant (Back office) 14.1 Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet de : ? Essayer le logiciel en version d’évaluation, ? Activer le logiciel. INSTALLATION 20 EBP Bar & Restaurant 4 COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Bar & Restaurant reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Bar & Restaurant, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Bar & Restaurant REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Bar & Restaurant REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Commerce de détail) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Bar & Restaurant 21 4.1 Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.2 Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes : Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). • Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. INSTALLATION 22 EBP Bar & Restaurant Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.3 Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Bar & Restaurant que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : • Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé. • Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 23 5 COMMENT CREER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans le back office, utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1 Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez ici votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 5.2 Etape 2 : Identification Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur . Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Le NAF signifie Nomenclature d’Activité Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3 Etape 3 : Adresse L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 24 EBP Bar & Restaurant 5.4 Etape 4 : Contact Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression. 5.5 Etape 5 : Choix de la devise du dossier Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise. Vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise du dossier. Comment créer mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 25 5.6 Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Barre de menus Barres d’outils Tableau de bord : il donne, les meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour, des 12 derniers mois, les articles les plus vendus, les paiements en retard et ceux à venir. Volet de navigation : il se décline en différents thèmes. La majorité de ces thèmes se composent toujours des mêmes fonctionnalités. Quant aux autres, ils s'adaptent au traitement en cours. Il peut être désactivé par le menu Affichage. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 27 Prise en main 1 COMMENT INITIALISER MON DOSSIER BAR & RESTAURANT ? 1.1 Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1 Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2 Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!PRISE EN MAIN 28 EBP Bar & Restaurant 1.2 Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placezvous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. 1.2.1 Le bouton Articles ? Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et une méthode d’arrondi. Cette dernière permet d’arrondir le prix de vente HT ou TTC par défaut, par excès ou au plus juste. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles. ? Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article. 1.2.2 Le bouton Pièces ? Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilisé au débit du compte de vente. ? Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur encaissements. Ce choix a une influence pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA page 31). Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 29 1.2.3 Le bouton Tiers ? Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et . ? Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être calculé. ? Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisée et le compte sera indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs. 1.2.4 Le bouton Comptabilité ? Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer un transfert direct de vos données (tickets de caisse, paiements caisse et mouvements de caisse) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert. ? Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité. 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables ? Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour les clients, les ventes et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable. ? Le compte comptable que vous indiquez pour la remise est celui qui sera repris lors du transfert comptable. Pour la remise, la case Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes correspondra au montant des ventes HT remisé. PRISE EN MAIN 30 EBP Bar & Restaurant ? Pour les clients, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients. 1.2.6 Le bouton Caisse ? Si vous souhaitez mettre en place une gestion de cartes de fidélité, cochez l’option Gestion des cartes de fidélité et indiquez la durée de validité de vos cartes. Cette date permettra de calculer une date d’expiration et d’avertir le vendeur lors de la vente si la carte est périmée. ? Pour le transfert en comptabilité de vos ventes comptoir, vous pouvez choisir d’enregistrer toutes vos ventes sur le compte de caisse ou sur le compte client. Si vous souhaitez enregistrer vos ventes sur le compte de caisse, cochez l’option Comptabilisation des ventes comptoir sur le compte de caisse. ? Indiquez également tous les comptes comptables pour le transfert des mouvements de caisse, des bons d’achats et des écarts de caisse. Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 31 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA ? Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles. ? Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône , vous accédez au plan comptable de votre dossier. ? Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité. ? Vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes comptables en conséquence. Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 32 EBP Bar & Restaurant 1.4 Les Serveurs Pour accéder à la liste des serveurs, sélectionnez la commande Serveurs du menu Données. Remarque Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des serveurs. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche Serveurs proposée dans le front office est un condensé des informations du back office. 1.4.1 Je crée une fiche Serveur Vous souhaitez créer le Serveur « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code, le nom et le prénom du serveur, les autres zones étant facultatives. ? Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du serveur dans l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter par e-mail. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 33 1.4.2 Présentation de la liste des données Dès que votre fiche Serveur est enregistrée, elle apparaît dans une liste. Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations : ? Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant. ? Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante. ? Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis. ? Mettre en forme la liste à partir de l’icône . Vous pouvez alors supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes…. A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données dans laquelle vous êtes. Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 34 EBP Bar & Restaurant 1.5 Les modes de règlements Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de règlement du menu Données. Remarque Dans le front office, seule une liste de modes de règlement est proposée, vous n’aurez pas la possibilité de créer de modes de règlements. Pensez donc, bien, à créer tous les modes de règlements dont vous avez besoin. Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code et le libellé du mode de règlement. ? Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du règlement découle des traitements bien spécifiques, Exemple Si un client règle son ticket par un chèque, vous aurez alors la possibilité d’imprimer le chèque à condition que vous possédiez une imprimante ticket qui permet d’imprimer les chèques. ? Si lors de la saisie d’un règlement dans un ticket, vous souhaitez y associer un commentaire, cochez l’option Saisie d’un commentaire dans les ventes comptoirs. ? Si vous souhaitez transférer vos règlements saisis dans les tickets en fonction de leur type dans des comptes comptables distincts, renseignez alors le champ Compte de caisse. Cette fonctionnalité vous permettra alors d’obtenir pour chaque type de règlement, le montant global perçu. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 35 1.6 Les tables Pour accéder à la liste des tables, sélectionnez la commande Tables du menu Données + Restauration. Pour créer une nouvelle table, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code et le libellé de la table. ? Précisez le nombre de place sur cette table. Cette précision permettra d’attribuer automatiquement le nombre de couverts pour le ticket. ? L’Etat de la table changera en fonction de l’évolution des tickets fait pour celle-ci. Les différents états possibles sont : Libre, Niveau 1 à x et Encaissement. Afin de faciliter la création d’un groupe de table, depuis la liste des Tables, vous trouverez dans le volet de navigation l’outil de Création multiple. 1.7 Les commentaires cuisines Pour accéder à la liste des commentaires cuisine, sélectionnez la commande Commentaires cuisine du menu Données + Restauration. Pour créer un nouveau commentaire, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code et le libellé de la table. ? L’option Choix multiple en saisie de vente permet de faire une multi sélection dans un même commentaire cuisine. ? Le bouton vous permet de composer le commentaire cuisine. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et . Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 36 EBP Bar & Restaurant 1.8 Les familles clients La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille. Remarque Les fiches familles de clients ne sont pas visibles dans le front office. Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Renseignez le code et le libellé de la famille clients. ? Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients. ? La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences. Cependant, vous pouvez le modifier. ? Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise supplémentaire dans le pied des tickets aux clients de cette famille, renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire et précisez si la remise doit s’appliquer sur le montant brut TTC ou le montant brut HT. Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles clients. Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 37 1.9 Les clients Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données + Tiers. Remarque Depuis le front office, vous aurez également la possibilité de créer des clients. Cependant, vous ne pourrez pas renseigner tous les champs puisque la fiche client proposée dans le front office est un condensé des informations du back office. Vous souhaitez créer votre client « Société Dupont ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), renseignez la raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son code. PRISE EN MAIN 38 EBP Bar & Restaurant 1.9.1 Onglet Adresse Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse. Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation. 1.9.2 Onglet Compte ? Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 29), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé. ? L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au-delà d’un certain montant, indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum. ? Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de nouveaux tickets au nom de ce client. 1.9.3 Onglet Vente Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier. 1.9.4 Onglet Fidélité ? Si vous souhaitez attribuer une carte de fidélité à ce client, cochez l’option Gestion d’une carte de fidélité. Cette option n’est active que si vous avez correctement paramétré les préférences de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30). ? Si vos cartes de fidélité se composent d’un code barre, indiquez ce code barre dans le champ prévu à cet effet. Ce code barre vous permettra d’identifier votre client lors de son passage en caisse. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 39 ? La date d’expiration est calculée en fonction de la date d’ouverture de la carte et la durée de validité de vos cartes indiquée dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Caisse page 30). ? Dans les onglets Points, CA TTC et Nombre de passages, sont cumulés les points, le chiffre d’affaires réalisé ou le nombre de passages en fonction des fiches de fidélité que vous avez paramétré. ? Vous pouvez également renseigner la date anniversaire du client. Cette information vous permettra alors d’éditer un courrier à vos clients en proposant des conditions commerciales à l’occasion de leur anniversaire. Procédez de la même manière pour créer tous vos clients. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.10 Les rayons Pour accéder à la liste des rayons, sélectionnez la commande Localisations / Rayons du menu Données + Stock. Cette notion de rayon est très utile pour classer vos familles d’articles et articles par rayon. De plus, vous pourrez éditer des statistiques articles par rayon. Remarque Les fiches rayons ne sont pas visibles dans le front office. Vous souhaitez créer le rayon « Mobilier ». Cliquez, alors, sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser et indiquez le code et le libellé. Procédez de la même manière pour créer tous vos rayons. PRISE EN MAIN 40 EBP Bar & Restaurant 1.11 Les familles d’articles Pour accéder à la liste des familles d’articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles d’articles sur les articles appartenant à ces familles. Remarque Les fiches familles d’articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Vous souhaitez créer la famille d’articles « Entrées ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé. 1.11.1 Onglet Généralités ? Précisez le rayon auquel la famille d’articles est rattachée. ? Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans les tickets en positif comme en négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article n’apparaîtra pas dans le front office. ? Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez la case Hors Stock. ? Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge. ? Si votre gestion de fidélité est un cumul de points, vous pouvez, alors, paramétrer un nombre de points qui sera attribué à la vente d’un article de cette famille. 1.11.2 Onglet TVA / TPF Pour chacun des 5 tarifs, choisissez le taux de TVA à appliquer sur la vente des articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 41 1.11.3 Onglet Coefficients / Arrondis ? Les coefficients et les méthodes d’arrondis indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 28). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles. ? Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC. ? Si, dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 28), vous avez sélectionné une méthode d’arrondi pour chaque tarif, elle est alors reprise dans la colonne Méthode d’arrondi. Vous pouvez, cependant, la modifier. ? Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat. 1.11.4 Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Racines de comptes comptables page 29). Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer toutes vos familles articles. PRISE EN MAIN 42 EBP Bar & Restaurant 1.12 Les articles La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Remarque Les fiches articles sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Vous souhaitez créer l’article « Steack - Tartare ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. ? Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis à l’article. ? Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, d’enregistrer vos ventes comptoir dans le front office sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 43 1.12.1 Onglet Tarifs ? Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs. ? La TVA et la méthode d’arrondi appliquées sur chaque tarif correspondent à la TVA et à la méthode d’arrondi sélectionnées sur chacun de ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans les listes déroulantes si besoin est. 1.12.2 Onglet Composants Vous pouvez déterminer le type d’article dans cet onglet : Menu, Composé ou Forfait. PRISE EN MAIN 44 EBP Bar & Restaurant 1.12.3 Onglet Vignette, Raccourcis clavier et Fidélité ? La valeur indiquée, dans le champ Nombre de points, a été renseignée dans la famille d’articles. Vous pouvez, cependant, modifier ce nombre. ? Vous pouvez associer une vignette aux articles qui sera utilisée sur les boutons articles dans l’écran de ventes. 1.12.4 Restauration Pour un article donné vous allez pouvoir associer des commentaires cuisine. Par exemple, la cuisson pour une viande ou un parfum pour un dessert. Indiquez également sur quelle imprimante sera envoyé l’article lors des envois en cuisine. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer tous vos articles. Comment initialiser mon dossier Bar & Restaurant ? EBP Bar & Restaurant 45 1.13 Les banques Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque. Remarque Dans le front office, seule une liste des banques est proposée, vous n’aurez donc pas la possibilité de créer des banques. Pensez bien à créer toutes vos banques dans le back office. Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un maximum de clarté et le libellé. ? Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque. ? Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer. Procédez de la même manière pour créer toutes vos banques. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 46 EBP Bar & Restaurant 1.14 Les fidélités clients Pour accéder à la liste des fidélités clients, sélectionnez la commande Fidélités client du menu Données. Si vous souhaitez gérez des cartes de fidélités, vous devez alors créer des fiches de fidélité qui vont définir le type de fidélité (par point, par CA ou par nombre de passages) et les seuils à atteindre pour l’obtention d’un gain. Remarque Les fiches de fidélités clients sont visibles dans le front office mais vous ne pourrez pas les modifier. Pour créer une nouvelle fidélité client, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser et indiquez un libellé. ? L’option Activée permet d’indiquer que la fidélité est à prendre en compte lors d’un passage en caisse. Donc, si l’option est cochée, les paramètres de la fiche de fidélité seront appliqués. ? Le type de carte Par CA cumulé permet de cumuler le CA TTC de chaque ticket pour un même client, le type de carte Par point permet de cumuler des points en fonction d’un nombre de points par tranche d’Euros et d’un nombre de points attribués à chaque article et le type de carte Par nombre de passages en caisse permet de cumuler un passage en caisse par ticket créé. ? Indiquez le seuil d’attribution du gain et le gain obtenu (une remise, un article offert ou une remise sur le CA cumulé). Donc, si vous avez plusieurs seuils de fidélité, vous devez créer autant de fiches que vous avez de seuils. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne par la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 47 2 LA GESTION DES VENTES Avant d’utiliser votre module de ventes comptoir, vous devez effectuer plusieurs types de paramétrages : paramétrer l’écran de ventes, les périphériques et les préférences de fonctionnement de votre front office. 2.1 Paramétrage de l’écran de ventes 2.1.1 Application d’un thème L’écran de ventes proposé dans le Front office est entièrement paramétrable par le menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Cet écran se compose des vues Bandeau, Afficheur, Pavé numérique, Ticket, Fonctions de caisse, Rayons, Familles d’articles et Articles. Cependant, vous pouvez appliquer un des thèmes proposés par défaut. Pour effectuer cette opération, allez dans le menu Outils + Paramétrage de l’écran de ventes. Par un clic droit dans n’importe quelles vues (exceptées les vues Fonctions de caisse et Afficheur), cliquez sur l’option Paramétrages. Cliquez alors sur l’onglet Thèmes et dans la liste déroulante, choisir un thème. Cliquez sur le bouton OK ou Appliquer pour valider votre choix. PRISE EN MAIN 48 EBP Bar & Restaurant 2.1.2 Paramétrage classique et paramétrage avancé Cependant, les thèmes qui sont proposés peuvent ne pas correspondre à vos attentes. Vous pouvez donc paramétrer votre écran de ventes et de deux façons différentes : ? Personnaliser chaque vue dans son ensemble c’est-à-dire que les boutons dans une même vue auront tous la même apparence. Les rayons, les familles d’articles et les articles sont alors affichés par ordre alphabétique et organisés en fonction des informations indiquées dans les fiches. On parle alors de paramétrage classique. ? Personnaliser les vues Rayons, Familles d’articles et Articles de façon plus approfondie c’est-à-dire que vous pouvez choisir pour chaque bouton de chaque vue, le rayon, la famille d’articles ou l’article à lui affecter (Option Personnaliser l’affichage des rayons, des familles et des articles dans les préférences). On parlera alors de paramétrage avancé. Exemple Dans votre dossier, vous avez créé un rayon A que vous avez rattaché à la famille A et cette famille est rattachée à l’article A. Si vous choisissez le paramétrage classique, pour voir le bouton de l’article A dans l’écran de ventes, vous devez cliquer sur le bouton du rayon A puis cliquez sur le bouton de la famille A. En revanche, si vous optez pour le paramétrage avancé, vous pouvez alors choisir le bouton sur lequel votre article A apparaîtra. Vous n’êtes donc absolument pas obligés de suivre la même logique que le paramétrage classique. Vous pouvez aussi bien ne rattacher votre article qu’au rayon, ne le rattacher qu’à la famille ou même à aucun rayon et à aucune famille. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 49 2.2 Les périphériques Le menu Dossier + Périphériques + Paramétrage des périphériques permet de déclarer les périphériques utilisés sur votre point d’encaissement. Pour créer un périphérique, sélectionnez la classe de périphérique que vous souhaitez créer et cliquez sur le bouton Ajouter un périphérique. Dans la zone Quel type de périphérique voulez-vous ajouter ?, choisissez Périphérique sur port COM ou Périphérique OPOS. Si vous choisissez Périphérique sur port COM, dans le champ Driver, choisissez le driver que vous souhaitez utiliser pour votre imprimante. Si vous choisissez Périphérique OPOS, apparaissent alors tous les drivers OPOS que vous avez installé sur votre PC. Sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser. Si vous avez un afficheur qui est directement relié à votre ordinateur, suivez la même procédure que ci-dessus à l’exception près que vous devez sélectionner la classe Afficheur. Pour plus d’informations sur la gestion des périphériques, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.3 Préférences de fonctionnement du front office Le paramétrage des préférences s’effectue par le menu Dossier + Propriétés + Préférences. 2.3.1 Onglet Numérotation des pièces / Fidélité ? Indiquez le dernier numéro pour chaque type de donnée. Exemple Vous indiquez le numéro 000. La prochaine pièce portera alors le numéro 001. PRISE EN MAIN 50 EBP Bar & Restaurant ? Concernant la numérotation des tickets, le numéro peut se construire sur deux données : le numéro du jour et le numéro de ticket. Cependant, vous pouvez également choisir que la numérotation du ticket soit automatique en cochant l’option Gestion automatique du numéro du jour et du numéro de ticket. Dans ce cas, le numéro correspondra à la date du jour + 0001. Donc, si nous sommes le 02 Janvier 07, le premier ticket sera alors numéroté 701020001. De plus, avec cette option, la numérotation est réinitialisée tous les jours puisque le début du numéro correspond à la date du jour et la deuxième partie du numéro recommence à 0001. 2.3.2 Onglet Caisse ? La Gestion des tables permet de sélectionner la table sur laquelle sera saisi le ticket. Dans le cas où la gestion des serveurs est activée, le timer, permet de verrouiller l’écran des tables au bout du temps indiqué. ? Une option permet la gestion des serveurs pour chaque nouvelle vente ? Si vous travaillez avec un écran tactile, l’option Affichage du clavier tactile permettra d’afficher, dans l’écran de ventes, un clavier visuel dès que vous cliquerez dans une zone de saisie. ? Toutes les ventes devant être rattachées à un client, indiquez celui qui sera par défaut rattaché à toutes vos ventes. Si vous n’indiquez pas de client, à chaque nouvelle vente, vous devrez alors indiquer un client. 2.3.3 Onglet Règlements ? Si vous possédez un tiroir caisse, précisez, alors, pour chaque type de règlement, si le tiroir doit s’ouvrir lors du règlement du ticket. Par exemple, si vous ne rangez pas vos reçus de cartes bancaires dans le tiroir caisse, il n’est alors pas nécessaire que celui-ci s’ouvre systématiquement lors du règlement. ? L’option Déclaration des montants en caisse permet lors de la clôture d’enregistrer le montant réel en caisse pour les types de règlement Espèces, Chèques, Cartes bancaires et Tickets restaurants. Si une différence est constatée entre le montant théorique (calculé par le logiciel) et le montant saisi, un écart de clôture est alors généré. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 51 2.3.4 Onglet Impressions ? Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante le ticket et la facturette doivent être imprimés et à partir de quel modèle. ? De plus, si vous possédez une imprimante ticket qui permet d’éditer les chèques, cochez l’option Impression des chèques afin que vous puissiez les imprimer lors d’un règlement par chèque d’un ticket. 2.3.5 Onglet Imprimantes Cuisine • Dans cet onglet, vous devez indiquer sur quelle imprimante Cuisine les envois en cuisine doivent être imprimé et à partir de quel modèle. 2.3.6 Onglet Périphériques • Si vous avez connecté un afficheur, un tiroir caisse et un TPE (Terminal de Paiement Electronique), vous devez préciser pour chacun d’entre eux, sur quel périphérique ils sont connectés. 2.4 Création d’un ticket Pour enregistrer une vente, allez dans le menu Ventes + Prendre une commande. 2.4.1 Composition du ticket Afin de faire suivre les plats convenablement tout au long du repas, le ticket devra se découper en différents A suivre. Vous ajouterez, grâce à la fonction de caisse A suivre, autant de niveau que nécessaires. 2.4.2 Saisie des articles Pour insérer un article dans le ticket, vous avez plusieurs possibilités : ? Saisir le code article au clavier, ? Rechercher l’article en cliquant sur le bouton Recherche article, ? Cliquer sur le bouton de l’article dans la vue Articles, ? Double-cliquer sur l’article depuis la liste des articles. Pour modifier la quantité ou le prix unitaire d’un article, sélectionnez l’article dans le ticket, saisissez la nouvelle valeur dans le pavé numérique et cliquez sur le bouton Qté ou P.U. de ce même pavé. PRISE EN MAIN 52 EBP Bar & Restaurant Toutes les ventes sont donc affectées au client par défaut que vous avez indiqué dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.1 Onglet Ventes page 49). Cependant, vous pouvez bien entendu indiquer un autre client en cliquant sur le bouton Client dans la vue Fonctions de caisse. 2.4.3 Le menu 2.4.3.1 Saisie d’un menu La sélection d’un article de type menu ouvre un assistant qui vous permet de sélectionner chaque plat dans chaque niveau. Les boutons Suivant et Précédent vous permettent de naviguer dans l’assistant. 2.4.3.2 Modification d’un menu Au cours du repas un menu peut être modifié ou complété. Pour cela vous disposez, dans les fonctions de caisse, du bouton Modifier Menu. L’assistant de saisi du menu sera alors proposé. 2.4.4 Envoyer la suite La fonction de caisse Envoyer la suite vous permet d’envoyer en cuisine les plats qui seront à servir. A chaque Envoyer la suite, l’Etat de la table est modifié. 2.4.5 Les vues Deux manières de voir le ticket sont proposées : la vue cuisine et la vue ticket. • La vue Cuisine permet de visualiser le ticket avec les différents niveaux A suivre découpant le repas. Cette vue fait également ressortir l’ensemble des commentaires cuisines. De plus, dans cette vue, seul les plats composants un menu sont mentionnés. L’article menu en lui-même ne ressort pas. • La vue Ticket permet de visualiser le ticket dans l’état où il sera imprimé au client. De ce fait, les différents A suivre ne sont pas mentionnés ainsi que les commentaires cuisine. De plus, c’est sur cette vue que l’article menu sera mentionné. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 53 2.4.6 Règlement du ticket 2.4.6.1 Le règlement simple Pour régler un ticket, vous avez deux possibilités : ? Si c’est un règlement unique de type Carte bancaire, Chèque ou Espèces, vous pouvez alors cliquer sur le bouton correspondant dans la vue Fonctions de caisse. Un récapitulatif est affiché et la validation de cette fenêtre entraîne l’enregistrement et l’impression du ticket. Pour un mode de règlement de type Chèque, si vous avez coché l’option Impression des chèques dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Onglet Impressions page 51), à la validation de la vente, une fenêtre est proposée afin d’imprimer le chèque, ? Si la vente est réglée par plusieurs règlements ou par un type de règlement non représenté dans la vue Fonctions de caisse, cliquez sur le bouton Règlements dans cette même vue. PRISE EN MAIN 54 EBP Bar & Restaurant Dès que vous avez entièrement réglé le ticket, cliquez sur le bouton Valider pour l’enregistrer. Il apparaît alors dans les onglets Validés et Réglés de la liste des tickets qui est accessible par le menu Ventes + Liste des tickets. 2.4.6.2 Le partage de notes Pour régler un ticket, vous avez la possibilité de procéder au partage de note. Vous disposez du bouton Partage que vous trouvez dans l’écran des règlements. Cette option permet de sélectionner les plats à régler pour chaque convive. Il est également possible de réaliser un Multi-règlement dans le partage de note. 2.4.7 La note Le bouton Note vous permet d’imprimer une note reprenant le montant global du ticket, la ou les TVA figurant dans le ticket ainsi que le nombre de repas concernés par le ticket. Pour avoir des informations plus précises sur la création des tickets, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 55 2.5 Comment imprimer mon journal des tickets Pour imprimer le journal des tickets, utilisez la commande Journal des tickets du menu Impressions + Historique des ventes. Cet état édite la liste des tickets sur une période donnée, un récapitulatif par mode de règlement et un récapitulatif par taux de TVA. ? Indiquez la période d’impression à prendre en compte. ? Dans l’onglet Options, vous pouvez choisir d’imprimer un sous-total selon différentes périodicités. ? Un seul modèle d’impression est proposé mais il est paramétrable par le bouton Paramétrer. ? Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées ou cliquez sur le bouton Imprimer pour éditer le journal des ventes sur papier. 2.6 Comment suivre l’activité de mon magasin Pour suivre l’évolution de votre activité, différentes statistiques sont proposées : ? Activité du restaurant par tranche horaire, ? Activité du restaurant par serveur, ? Résultat des ventes, ? Statistiques de ventes par tarif, ? Graphique Restauration. Par exemple, pour imprimer le résultat des ventes, allez dans le menu Impressions + Statistiques + Chiffre d’affaires. Indiquez la période sur laquelle vous souhaitez imprimer cet état et cliquez sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Le résultat des ventes permet d’avoir une vision globale de l’activité puisque sont indiqués le chiffre d’affaires, le nombre d’articles vendus, le nombre d’articles retournés, le nombre d’articles offerts… Pour avoir des informations plus précises sur les statistiques, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 56 EBP Bar & Restaurant 2.7 La clôture de caisse La clôture de caisse a pour conséquences : ? La validation définitive de vos tickets. Ils seront clôturés et ne pourront plus être supprimés, ? La remise en banque de tous les règlements reçus à l’exception des règlements en espèces, ? La clôture des mouvements de caisse, ? La réinitialisation du fond de caisse. Le montant des chèques et des cartes bancaires sont remis à zéro et les espèces sont cumulées dans le solde antérieur. Pour effectuer la clôture de caisse, lancez la commande Clôture du menu Caisse. ? Indiquez la période à clôturer. Cette période correspond aux dates auxquelles vous avez enregistré vos ventes et vos règlements. ? Choisissez sur quelle imprimante vous souhaitez effectuer l’impression : Imprimante ou Imprimante ticket. ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer la clôture. ? Si, dans les préférences, vous avez coché l’option Déclaration des montants en caisse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 Onglet Caisse page 50), une fenêtre est alors affichée afin de saisir les montants réels en caisse pour les types Espèces, Cartes bancaires, Chèques et Tickets restaurant. ? Un message apparaît qui vous demande de confirmer la clôture. Cliquez sur Oui. Pour avoir des informations supplémentaires sur la clôture de caisse, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. La gestion des ventes EBP Bar & Restaurant 57 2.8 La remise en banque La clôture de caisse permet donc de remettre en banque les règlements reçus à l’exception des règlements en espèces. Pour remettre des espèces en banque, vous devez auparavant créer un retrait de caisse par le menu Caisse + Mouvements de caisse. Concernant les autres types de règlement, il convient de distinguer les règlements de type Chèque et Ticket Restaurant des règlements de type Carte bancaire. En effet, les règlements de type Carte bancaire peuvent être remis en banque automatiquement. 2.8.1 Des règlements de type Chèque et Ticket restaurant Pour effectuer la remise en banque de vos règlements de type Chèque et Ticket restaurant, lancez la commande Remise en banque du menu Opérations. ? Indiquez la période sur laquelle les règlements ont été enregistrés. ? Vous pouvez indiquer un intervalle de modes de règlement si vous souhaitez remettre qu’un type de règlement. ? Sélectionnez la banque auprès de laquelle vous souhaitez effectuer la remise en banque. De toute façon, sans cette information, vous ne pourrez pas valider la remise en banque. ? Pointez tous les règlements à remettre en banque et validez par le bouton OK. ? Une fenêtre apparaît et propose d’imprimer un bordereau de remise en banque. Cliquez alors sur le bouton Imprimer ou Aperçu. Un message demande de confirmer la remise en banque. Confirmez. 2.8.2 Des règlements de type Carte bancaire Pour les règlements de type Carte bancaire, vous pouvez paramétrer une remise en banque automatique. Pour effectuer cette opération, vous devez renseigner dans la fiche du mode de règlement la banque à prendre en compte pour la remise en banque. Ainsi, après la clôture de caisse, si des règlements de type Carte bancaire ont été clôturés, un message vous proposera alors d’effectuer la remise en banque de ces règlements. En répondant Oui, une boîte d’impression sera alors proposée pour éditer le bordereau de remise en banque. PRISE EN MAIN 58 EBP Bar & Restaurant 3 TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE 3.1 Liste des tickets de caisse Un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans la liste des pièces de ventes et cette liste de tickets est accessible par le menu Ventes + Factures puis un clic sur l’onglet Tickets de caisse. Cette liste est mise à jour à jour au fur et à mesure que les ventes sont enregistrées dans le front office. En cliquant sur l’option Modifier / Visualiser dans le volet de navigation, vous pouvez visualiser un ticket sous-forme de facture. Dans l’onglet Corps, apparaissent tous les articles composant le ticket et dans l’onglet Pied, le règlement saisi dans le ticket apparaît dans la zone Acompte. Traitements dans le back office EBP Bar & Restaurant 59 3.2 Historique clients Dans l’historique des clients, accessible depuis le menu Données + Tiers + Clients, option Consulter l’historique dans le volet de navigation, un onglet Tickets de caisse a été ajouté dans lequel apparaissent tous les tickets affectés au client. Vous pouvez même consulter le ticket en cliquant sur l’option Consulter la pièce dans le volet de navigation. Dans l’historique des articles, un onglet Tickets de caisse a également été ajouté. PRISE EN MAIN 60 EBP Bar & Restaurant 3.3 Transfert en comptabilité Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les tickets de caisse, les règlements en caisse et les mouvements de caisse. 3.3.1 Les 2 types de transfert comptable Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes : ? Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité. ? Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable. 3.3.2 Transfert comptable vers EBP Comptabilité Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents éléments : ? Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, et banques, ? Les comptes comptables dans le bouton Caisse du menu Dossier + Propriétés + Préférences, ? Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences, Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. ? Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Tous les tickets, les mouvements de caisse et les règlements compris dans cet intervalle seront transférés. ? Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Tickets de caisse, Paiements Caisse et Mouvements de caisse). Traitements dans le back office EBP Bar & Restaurant 61 ? Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 29 pour paramétrer cette option). ? Si vous souhaitez centraliser vos écritures de caisse, cochez l’option Centralisation de la caisse. Les comptes de ventes, de taxes et de clients seront centralisés en une seule écriture pour une même journée. En revanche, vous perdez tout le détail de ces comptes. ? Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande EBP Comptabilité du menu Opérations + Transfert en comptabilité. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées. PRISE EN MAIN 62 EBP Bar & Restaurant 4 COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER 4.1 Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 4.2 Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données : ? Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés possibles). ? Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Back office EBP Bar & Restaurant 63 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Bar & Restaurant. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1 BACK OFFICE 1.1 Menu Dossier 1.1.1 La recopie La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé Recopie). 1.1.2 Les utilisateurs Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs). 1.2 Menu Données 1.2.1 Onglet Restauration Cette fonctionnalité permet de gérer la création des tables et des commentaires cuisines. 1.3 Menu Ventes 1.3.1 L’état des devis Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque LES FONCTIONS AVANCEES 64 EBP Bar & Restaurant état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis. 1.3.2 La recherche sur un N° de série Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des recherches. 1.3.3 Les relances commandes clients Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients). 1.3.4 Les factures d’acompte Cette option permet de gérer les acomptes versés par les clients avant la réalisation de la prestation ou la livraison des biens. Lors de la saisie d’un règlement dans une commande, vous pourrez préciser si vous souhaitez ou non générer une facture d’acompte (aide en ligne, mot clé Facture d acompte). 1.4 Menu Achats 1.4.1 La recherche des articles par référence fournisseur Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce. 1.4.2 Le réapprovisionnement automatique Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement). Back office EBP Bar & Restaurant 65 1.5 Menu Stock 1.5.1 La mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs : ? Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente, ? Recopier des tarifs entre eux très rapidement, ? Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure, ? Modifier éventuellement la date d’application, ? Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient. (Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs). 1.6 Menu Opérations 1.6.1 Les écarts de règlement Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements). 1.6.2 Les relances La lettre de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance). LES FONCTIONS AVANCEES 66 EBP Bar & Restaurant 1.7 Menu Impressions 1.7.1 Les courriers et lettres types Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers). 1.7.2 L’historique des ventes Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client). 1.7.3 Les statistiques Dans le logiciel EBP Bar & Restaurant, vous pouvez éditer différents états concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs. 1.7.4 Les relevés de factures Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi). Back office EBP Bar & Restaurant 67 1.8 Menu Outils 1.8.1 Les champs personnalisés Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou serveurs (aide en ligne, mot clé Champs personnalisés). 1.8.2 L’agenda L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. Vous pourrez également afficher l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisis dans Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda). 1.8.3 Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, clients et fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. LES FONCTIONS AVANCEES 68 EBP Bar & Restaurant 2 FRONT OFFICE 2.1 Menu Ventes 2.1.1 Génération d’une facture Vous avez des clients en compte dans le back office (à qui vous générez des factures régulièrement) qui passent occasionnellement à la caisse. En cochant l’option Générer une facture au lieu d’un ticket dans la fiche de ce client, lors de la mise en compte d’un ticket, au lieu qu’un ticket soit généré pour ce client, une facture sera alors générée dans le back office. 2.2 Menu Opérations 2.2.1 Saisie des règlements Si vous gérez les ventes en compte, vous serez alors amené à utiliser l’option de saisie des règlements puisque cette dernière permet de régler les ventes à crédit (aide en ligne, mot clé Règlements). 2.2.2 Regroupement de tickets Vous avez des ventes en compte dans le front office et vous souhaitez relancer les clients de ces tickets ou échelonner le paiement de ces tickets ? Le regroupement de tickets va vous permettre de générer une facture par client pour l’ensemble des ventes en compte de ce client (aide en ligne, mot clé Regroupement). Front office EBP Bar & Restaurant 69 2.3 Menu Caisse 2.3.1 Fond de caisse Cette option vous permettra de suivre l’évolution de votre tiroir caisse concernant les espèces, cartes bancaires, chèques, tickets restaurant, avoirs, crédits (aide en ligne, mot clé Fond de caisse). 2.3.2 Mouvements de caisse Les mouvements de caisse permettent de réaliser des entrées et des sorties de caisse (aide en ligne, mot clé Mouvements). 2.4 Menu Outils 2.4.1 Raccourcis clavier Cette option permet d’associer à chaque fonctionnalité accessible depuis l’écran de ventes un raccourci clavier qui pourra être utilisé en cours de ventes. Vous pouvez également affecter un raccourci clavier à vos articles (aide en ligne, mot clé Raccourcis clavier). 2.4.2 Paramétrage des modèles de ticket Par le menu Outils + Paramétrage des modèles de ticket, vous pouvez paramétrer vos modèles de ticket en ajoutant ou supprimant des variables (aide en ligne, mot clé Editeur). Index A Activer ..................................................................................................................... 21 Activité .................................................................................................................... 52 Adresse de la société ....................................................................................... 23, 27 Agenda ................................................................................................................... 81 Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................... 7 Article ...................................................................................................................... 41 Articles collectifs ..................................................................................................... 62 Assistance technique .............................................................................................. 13 B Banque ................................................................................................................... 43 C Champ personnalisé ............................................................................................... 81 Chiffre d’affaires ...................................................................................................... 52 Civilités ................................................................................................................... 29 Client....................................................................................................................... 36 Client bloqué ........................................................................................................... 37 Clôture de caisse .................................................................................................... 53 Codification automatique ........................................................................................ 28 Collectifs ................................................................................................................. 62 Collection ................................................................................................................ 61 Combinaison ........................................................................................................... 62 Commercial ............................................................................................................. 32 Comptabilisation des avoirs .................................................................................... 28 Configuration requise .............................................................................................. 14 Contact de la société ........................................................................................ 24, 27 Coordonnées .......................................................................................................... 27 Courriers ................................................................................................................. 80 Création de dossier ................................................................................................. 23 D DEB ........................................................................................................................ 79 Déclaration .............................................................................................................. 49 Dépôt ...................................................................................................................... 70 Devise du dossier ................................................................................................... 24 Index EBP Bar & Restaurant 71 E Ecart de règlement ................................................................................................. 79 E-mail EBP ............................................................................................................. 13 Encours maximum .................................................................................................. 37 Evaluation ............................................................................................................... 20 Exportation .............................................................................................................. 81 F Famille articles ........................................................................................................ 39 Familles clients ....................................................................................................... 35 Fichier texte ............................................................................................................ 57 Fidélité .................................................................................................................... 30 Fidélités clients ....................................................................................................... 44 G Gammes ................................................................................................................. 59 H Historique des clients .............................................................................................. 55 Historique des ventes ............................................................................................. 80 I Identification de la société ....................................................................................... 27 Importation .............................................................................................................. 81 Installation monoposte ............................................................................................ 15 J Journal des tickets .................................................................................................. 52 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 19 Lettre de relance ..................................................................................................... 79 Lettres types ........................................................................................................... 80 Lisezmoi.txt ............................................................................................................... 7 Liste des tickets de caisse ...................................................................................... 55 INDEX 72 EBP Bar & Restaurant M Magasin .................................................................................................................. 52 Mise à jour des tarifs ............................................................................................... 79 Mode de règlement ................................................................................................. 34 Montants en caisse ................................................................................................. 49 Mot de passe .......................................................................................................... 27 Multi-dépôt .............................................................................................................. 70 N NAF .................................................................................................................. 23, 27 NII ..................................................................................................................... 23, 27 Nouveau dossier ..................................................................................................... 23 Numérotation des pièces ........................................................................................ 48 O Oxatis...................................................................................................................... 81 P Paramétrage avancé .............................................................................................. 46 Paramétrage classique ........................................................................................... 46 Paramétrage des taux de TVA ................................................................................ 31 Périphérique ........................................................................................................... 47 Préférences du dossier ........................................................................................... 28 Promotion ............................................................................................................... 78 Protocoles validés ................................................................................................... 16 R Racines de comptes ............................................................................................... 29 Rayon ..................................................................................................................... 38 Réapprovisionnement ....................................................................................... 78, 79 Recopie ................................................................................................................... 77 Regroupement ........................................................................................................ 82 Relance ................................................................................................................... 79 Relances commandes clients ................................................................................. 78 Relevés de factures ................................................................................................ 80 Remise en banque .................................................................................................. 54 Réseaux validés ..................................................................................................... 16 Index EBP Bar & Restaurant 73 S Sauvegarde ............................................................................................................ 75 Service technique (e-mail) ...................................................................................... 13 Service technique (téléphone) ................................................................................ 13 Statistiques ............................................................................................................. 80 Synthèse ................................................................................................................. 69 T Téléphone EBP ....................................................................................................... 13 Thème..................................................................................................................... 45 Ticket ...................................................................................................................... 50 Transfert comptable ................................................................................................ 57 U Utilisateurs .............................................................................................................. 77 NOTES 74 EBP Bar & Restaurant Notes Notes Notes Assistants en Droit Pour Windows XP et Vista Guide díinstallation et díinitiation EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, ZA du Bel Air, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2006 EBP Informatique, Èdition Juin 2008Convention díUtilisation díEBP PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o? le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …TENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT DíEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, maisEBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaÓt avoir Ítre informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement nonconforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. Version 2.0: Janvier 2008FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide prÈsente le logiciel EBP assistants en droit et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. La gamme des Assistants en Droit est composÈe de vÈritables bibliothËques díactes juridiques qui vous aident dans la rÈalisation, la modification et líimpression de lettres rÈpondant ‡ une situation juridique particuliËre. DestinÈe aux particuliers comme aux sociÈtÈs, leur utilisation est immÈdiate et ne requiert pas de connaissances techniques prÈalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothËques suivantes : ? Droits du Particulier, ? Droit des SociÈtÈs Pratic, ? Droit du Travail Pratic, ? Droit des Affaires Pratic, ? Droit Immobilier Pratic. Pour des explications sur des points ou des fonctions particuliËres non traitÈs dans le guide, consultez líaide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition : ? La touche F1 pour une aide directe sur un Ècran prÈcis. ? Le menu ? + Aide sur Assistants juridiques pour obtenir une aide gÈnÈrale composÈe díun index qui affiche líensemble des informations traitÈes dans líaide et du dÈtail de líÈlÈment que vous avez demandÈ ‡ consulter. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisezmoi.txt qui sera proposÈ ‡ líinstallation du logiciel. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis líimpression de ce manuel y seront consignÈes.Les assistants en Droit 9 Tables des matiËres INSTALLATION 10 1. AVANT DE COMMENCER 10 1.1. Assistance pendant un mois..................................................................10 1.2. Configuration minimale conseillÈe .........................................................10 1.3. Enregistrement par Internet ...................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12 4. PRESENTION GENERALE 13 4.1. LíÈcran de travail ...................................................................................13 4.2. Les barres..............................................................................................14 4.3. La vue BibliothËque ...............................................................................15 4.4. La vue Document...................................................................................18 REALISATION DíUNE LETTRE 19 1. ETAPES A SUIVRE 19 2. LíACTE-TYPE 20 2.1. Le texte constant ...................................................................................20 2.2. Les zones rÈservÈes..............................................................................20 2.3. Les parties ‡ complÈter .........................................................................20 2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte ...............................20 3. LíEDITEUR DE TEXTE 21 3.1. Choix de líÈditeur ...................................................................................21 3.2. Utilisation de Microsoft Word?..............................................................21 4. LES FONCTIONS DE LíEDITEUR INTERNE 21 4.1. Les onglets ............................................................................................21 4.2. Les pages de la lettre ............................................................................22 4.3. Recherche /Remplace dans le texte ......................................................22 4.4. Mise en forme du texte ..........................................................................23 4.5. Mise en forme de la page ......................................................................26 4.6. Suivi de la lettre .....................................................................................27 INDEX 29INSTALLATION 10 Les assistants en Droit INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Assistance pendant un mois Pendant un mois, ‡ compter de la date d'achat du logiciel, EBP met ‡ votre disposition une ligne tÈlÈphonique pour les problËmes de dÈmarrage et d'installation que vous pourriez rencontrer. Pour y accÈder, composez-le : 01 34 94 80 26 Du lundi au vendredi : 10 h ‡ 12 h 1.2. Configuration minimale conseillÈe La configuration minimale conseillÈe pour líutilisation de votre logiciel est la suivante : ? Un processeur Intel Pentium 4 ñ2 gHz ou Èquivalent ? MÈmoire de 512 Mo de RAM (1Go pour Vista), ? Microsoft Windows SP2 ou Vista SP1* ? Un Ècran 15íí minimum est conseillÈ, rÈsolution 1024 * 768 en 16 bits ? Espace disque libre : 500 Mo ? Une imprimante avec un driver Windows* (Jet díencre ou laser). Remarque WindowsÆ XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire líacquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits 1.3. Enregistrement par Internet Si vous dÈsirez vous enregistrer par Internet, vous devez vous connecter sur WWW.ebp.com/enr, avant díinstaller votre assistant.Comment installer mon logiciel ? Les assistants en Droit 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours díexÈcution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement si líautorun de votre systËme est actif. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu et sÈlectionnez ExÈcuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe o? X est la lettre reprÈsentant líunitÈ de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. LíÈcran díaccueil apparaÓt. Cliquez sur Produit pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation des produits EBP. 3. SÈlectionnez dans la gamme Les Indispensables, Les assistants en Droit : les caractÈristiques gÈnÈrales du produit síaffichent alors. 4. Cliquez sur le bouton INSTALLER pour lancer la procÈdure díinstallation du produit. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Utilisez les boutons Suivant pour passer díune Ètape ‡ une autre et cliquez sur PrÈcÈdent afin de revenir aux Ètapes prÈcÈdentes. 5. Líaccord de licence doit Ítre lu et acceptÈ pour installer le logiciel. Cliquez sur Oui pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, líinstallation síarrÍtera. 6. Introduisez ensuite votre mot de passe en faisant bien attention ‡ respecter majuscules et minuscules comme indiquÈ sur votre carton de licence EBP. 7. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Assistants. Vous pouvez bien entendu choisir un autre rÈpertoire et/ou une autre unitÈ. 8. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de conserver líoption Installation complËte. 9. Par dÈfaut, líaccËs au logiciel síeffectuera ‡ partir du dossier programme EBP\Assistants en Droit. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.INSTALLATION 12 Les assistants en Droit 10. Un rÈcapitulatif des options et des rÈpertoires demandÈs vous est ensuite prÈsentÈ, lorsque vous validez líinstallation dÈmarre. 11. La derniËre Ètape vous permet de lancer directement le logiciel aprËs installation. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si ‡ líinstallation du logiciel, vous avez demandÈ la crÈation díune icÙne sur le bureau, vous pouvez directement lancer Les assistants en Droit en cliquant dessus. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par + Programmes + EBP + Les assistants en Droit.PrÈsention gÈnÈrale Les assistants en Droit 13 4. PRESENTION GENERALE 4.1. LíÈcran de travail 2. Les barres díoutils Nom de la bibliothËque courante 3. Barre díÈtat 4. Vue BibliothËque composÈe des onglets Sommaire, Recherche et Signet. 5. Vue Document composÈe des onglets Guide et Acte-type 1. La barre de Raccourcis : chaque icÙne de la vue EBP correspond ‡ une bibliothËque de la gamme des assistants en droit díEBP et permet díactiver la bibliothËque de votre choix.INSTALLATION 14 Les assistants en Droit 4.2. Les barres 4.2.1. La barre de raccourcis Cette barre est composÈe de 3 vues : EBP, Outils et MS Office. Cliquez sur la vue pour obtenir les icÙnes quíelle contient. ? La vue EBP donne accËs aux bibliothËques juridiques. Leur nombre dÈpend du nombre díassistant que vous possÈdez. ? La vue Outils donne accËs aux options du logiciel, ‡ líexplorateur et ‡ Interne Explorer (síil est installÈ). ? La vue MS Office donne accËs aux applications de MS Office (Word, Excel, Ö) si elles sont installÈes. 4.2.2. Les barres díoutils La barre Format Cette barre permet de mettre en forme le texte (police, taille, gras,Ö). La barre Standard Cette barre permet de gÈrer vos documents et vos lettres. Pour connaÓtre la fonction díun icÙne, passez votre souris dessus. Lorsquíun raccourci-clavier existe, il vous est Ègalement indiquÈ. 4.2.3. La barre díÈtat Cette barre affiche des messages díaide et díÈtat concernant votre clavier ou la zone courante. Toutes les barres peuvent Ítre affichÈes ou masquÈes ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel (Menu Outils + Options), vous pouvez dÈterminer si la barre de raccourcis et la barre de statut doivent ou non síafficher par dÈfaut.PrÈsention gÈnÈrale Les assistants en Droit 15 4.3. La vue BibliothËque Cette vue concerne la bibliothËque courante ouverte. Une bibliothËque contient tous les documents díun assistant juridique. 4.3.1. Comment ouvrir une bibliothËque ? Une bibliothËque síouvre, soit ‡ partir de la barre de raccourcis en cliquant sur líicÙne de la bibliothËque ‡ ouvrir, soit ‡ partir du menu Fichier + Ouvrir une base de donnÈe. Si vous activez plusieurs bibliothËques, plusieurs fenÍtres sont alors ouvertes ‡ líÈcran. La disposition, líactivation, la fermeture des celles-ci síeffectue ‡ partir du menu FenÍtre. 4.3.2. Le sommaire PrÈsentation du sommaire Le sommaire est un plan composÈ de deux sortes díÈlÈments : ? les dossiers, sous-dossiers reprÈsentÈs par un icÙne Livre. ? les documents, reprÈsentÈs par líicÙne Feuille. Un sommaire peut Ítre comparÈ ‡ une armoire ‡ dossiers suspendus, eux-mÍmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de mÍme niveau sont reprÈsentÈs par le mÍme icÙne. DÈplacement rapide dans le sommaire Ctrl + dÈplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin dÈplace le curseur sur le dernier dossier DÈveloppement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sÈlectionnÈ : + affiche les dossiers et documents du niveau infÈrieur - cache tous les niveaux infÈrieurs * affiche tous les niveaux infÈrieurs Vous pouvez Ègalement cliquer sur les + ou ñ situÈs ‡ gauche des icÙnes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau infÈrieur du dossier.INSTALLATION 16 Les assistants en Droit 4.3.3. Recherche dans la bibliothËque Pour rechercher un dossier ou un document prÈcis dans la bibliothËque, activez líonglet Rechercher, saisissez le texte ‡ rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche síapplique sur líensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le ou les mot(s) recherchÈ(s) seront affichÈs : Cliquez sur le document qui vous intÈresse et cliquez sur Afficher ou doublecliquez directement sur le nom du document.PrÈsention gÈnÈrale Les assistants en Droit 17 4.3.4. Les signets de la bibliothËque Un signet sert ‡ repÈrer les documents que vous allez souvent consulter. Le signet vous permettra de vous dÈplacer rapidement dans la bibliothËque et díaccÈder directement ‡ líÈlÈment du sommaire rattachÈ au signet. CrÈation díun signet Activez dans líonglet Sommaire, líÈlÈment ‡ repÈrer, puis activez líonglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. DËs quíun 1 er signet est crÈÈ, les boutons Supprimer et Aller ‡ síactivent. AccËs ‡ un signet Activez líonglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller ‡. La vue Document est automatiquement mise ‡ jour.INSTALLATION 18 Les assistants en Droit 4.4. La vue Document Lorsque vous activez un document dans le sommaire, la vue Document est automatiquement mise ‡ jour. 4.4.1. Guide díun document Líonglet Guide contient un commentaire qui permet de vÈrifier la concordance entre la dÈmarche que vous entreprenez et le contenu de líacte type. Vous pouvez Ègalement y trouver des rÈfÈrences juridiques, des explications et des conseils. 4.4.2. Acte type díun document Líonglet Acte-type contient le texte-type (ou líacte juridique) que vous pouvez consulter / imprimer et qui servira de modËle ‡ votre lettre (voir RÈalisation díune lettre). Remarque Les actes-types et les guides sont modifiables.Etapes ‡ suivre Les assistants en Droit 19 REALISATION DíUNE LETTRE 1. ETAPES A SUIVRE Pour rÈaliser votre lettre ‡ partir díun acte-type, suivez les Ètapes ci-dessous : 1. SÈlectionner dans le sommaire (voir page 15), líacte-type qui doit vous servir de modËle, 2. Cliquer sur líicÙne de la barre Standard (voir page 14) : la fenÍtre de líÈditeur de texte par dÈfaut (voir page 21) síouvre avec une copie de la lettretype (voir page 20), 3. FaÓtes les modifications de texte souhaitÈes (voir page 23), 4. FaÓtes la mise en forme de la page (voir page 26), 5. Lancer un aperÁu pour visualiser líapparence finale de votre lettre (voir page 27 ), 6. Sauvegardez la lettre pour pouvoir la modifier (voir page 27), 7. Lancez líimpression (voir page 27).REALISATION DíUNE LETTRE 20 Les assistants en Droit 2. LíACTE-TYPE LíActe-type sert de modËle ‡ la rÈalisation de votre lettre. De ce fait elle est composÈe de quatre types de donnÈes diffÈrents : 2.1. Le texte constant Cíest un texte que vous pouvez gÈnÈralement reprendre tel quel Exemple de phrase : Si vous vous trouvez dans l'impossibilitÈ d'assister ‡ cette assemblÈe, vous avez la possibilitÈ de vous faire reprÈsenter par votre conjoint ou par un associÈ. 2.2. Les zones rÈservÈes Elles sont reprÈsentÈes par des parenthËses entourant l'information ‡ saisir. Exemple : (dÈnomination sociale) (nom de l'associÈ) (adresse) 2.3. Les parties ‡ complÈter Elles sont reprÈsentÈes par 3 petits points : Ö . Exemple de phrase : Nous vous informons qu'une assemblÈe gÈnÈrale aura lieu le ..., ‡ ... heures, ‡ ... (lieu). 2.4. Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent Ègalement entre parenthËses. Exemple de phrase : A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gÈrant avant le ... (ou confier ‡ votre mandataire), est joint ‡ la prÈsente.LíÈditeur de texte Les assistants en Droit 21 3. LíEDITEUR DE TEXTE Pour rÈaliser votre lettre, le logiciel Les assistants en Droit met ‡ votre disposition deux Èditeurs de texte : ? Un Èditeur interne, ? Microsoft Word ?. 3.1. Choix de líÈditeur Pour choisir líÈditeur, activez le menu Outils + Options. Cochez líoption Utiliser Microsoft Word pour activer cet Èditeur si vous le possÈdez (il permet díeffectuer des mises en forme plus poussÈe) ou dÈcochez líoption si vous ne possÈdez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser líÈditeur interne). 3.2. Utilisation de Microsoft Word? Pour líutilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons ‡ votre manuel díutilisation ou ‡ líaide en ligne Microsoft. 4. LES FONCTIONS DE LíEDITEUR INTERNE La fenÍtre de líÈditeur interne est composÈe de trois onglets : Corps, EntÍte et Pieds. 4.1. Les onglets Les onglets EntÍte et Pieds servent ‡ introduire un contenu (texte, logo, Ö) qui se rÈpËtera sur toutes les pages de votre lettre. Líonglet Corps reÁoit la copie de líacte-type et permet de dÈfinir la lettre elle-mÍme. Pour visualiser dans líonglet Corps, la lettre avec son entÍte et son pied, activez le menu Affichage + Page avec EntÍte et Pied. LíentÍte et le pied apparaissent alors en grisÈ. Le contenu de votre lettre peut Ítre personnalisÈ comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par líinformation correspondante (voir page 18).REALISATION DíUNE LETTRE 22 Les assistants en Droit 4.2. Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut Ítre intÈressant de demander un certain type díaffichage ‡ partir du menu Affichage. 4.2.1. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu ; avec saut de page, des lignes de pointillÈs apparaissent pour signaler les coupures ‡ líimpression. 4.2.2. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa prÈsentation ; avec la commande Page avec EntÍte et Pied vous visualisez Ègalement les entÍtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille Ècran de la page. 4.2.3. DÈplacement de page en page Pour passer díune page ‡ une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page prÈcÈdente ou le raccourci clavier Ctrl + ou Ctrl + . 4.3. Recherche /Remplace dans le texte La fonction de Recherche permet de retrouver un mot dans líonglet courant. Elle est accessible ‡ partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherchÈ par un autre. Elle est accessible ‡ partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Une fois la fonction Recherche ou Remplace activÈe, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Ctrl + F3 pour passer de mot en mot recherchÈ. La fonction de Recherche peut Ítre trËs utile pour retrouver tous les emplacements ‡ renseigner comme les Ö (trois petits points) ou les parenthËses.Les fonctions de líÈditeur interne Les assistants en Droit 23 4.4. Mise en forme du texte 4.4.1. DÈplacement dans le texte pour aller en dÈbut de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en dÈbut de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ FlËche D ou G pour aller de mot en mot 4.4.2. SÈlection de texte SÈlection du mot Double-clic sur un mot. SÈlection de tout le texte Ctrl + A SÈlection díune partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au dÈbut du texte et tout en restant appuyÈ, tirer la souris jusquíen fin de texte. SÈlection díun tableau Utilisez la commande SÈlectionner le tableau du menu Edition. 4.4.3. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par dÈfaut dans l'Èditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractËres tapÈs s'insËrent ‡ l'emplacement du curseur en dÈcalant les mots suivants sans les Ècraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractËre Pour effacer un caractËre, placez votre curseur ‡ sa droite et appuyez sur la touche Retour ArriËre ou ‡ sa gauche et appuyez sur SupprREALISATION DíUNE LETTRE 24 Les assistants en Droit Retour ‡ la ligne ? Retour ‡ la ligne avec fin de paragraphe La touche EntrÈe permet díappliquer un retour ‡ la ligne avec fin de paragraphe. ? Retour ‡ la ligne simple La combinaison de touches ? + EntrÈe permet díappliquer un retour ‡ la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes díun mÍme paragraphe auront les mÍmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement, ...). ? Ligne vierge La ligne vierge dÈcoule du retour ‡ la ligne. En effet pour crÈer une ligne d'espace (sÈparatrice ou blanche), placez votre curseur en dÈbut ou fin de ligne et faites un ou deux retours ‡ la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en dÈbut de ligne vierge et appuyez sur Suppr . 4.4.4. DÈplacement /Copie de paragraphe ? Le dÈplacement de texte correspond ‡ un Couper/Coller : 1. SÈlectionnez le texte, 2. Couper le texte avec le menu Edition + CouperÖ. ou le raccourci clavier Ctrl + X. 3. Placez le curseur ‡ líendroit dÈsirÈ, 4. Coller le texte avec le menu Edition + CollerÖ. Ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez Ègalement utiliser le drag and drop qui consiste ‡ tirer la sÈlection ‡ dÈplacer ‡ líemplacement souhaitÈ. ? La copie de texte correspond ‡ un Copier/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez Ègalement utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activÈe, ‡ tirer la sÈlection ‡ copier ‡ líemplacement souhaitÈ. 4.4.5. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barrÈ, soulignÈ, couleur de texte et de fond) sont applicables ‡ partir du menu Format + Police ou avec la barre Format.Les fonctions de líÈditeur interne Les assistants en Droit 25 Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numÈrotation, alignementÖ) sont applicables ‡ partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre díoutils Format propose quelques raccourcis icÙnes. 4.4.6. Bordure de paragraphe Encadrement La zone Style permet de dÈterminer líapparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sÈlectionnÈs. LíicÙne encadre le contour de la sÈlection. Trame La zone Trame permet díappliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK.REALISATION DíUNE LETTRE 26 Les assistants en Droit 4.4.7. Annulation ou rÈpÈtition díune fonction Pour annuler/rÈpÈter une fonction que vous venez díappliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire. Ou le raccourci clavier Ctrl + Z / Ctrl + Shift + Z. 4.4.8. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet díinsÈrer ‡ líemplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier insÈrÈ peut Ítre aux formats RTF, Texte ou HTML. Líimage insÈrÈe doit Ítre au format BMP. 4.4.9. Correcteur orthographique Pour corriger díÈventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique ‡ partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot quíil ne reconnaÓt pas, celui-ci peut Ítre incorrect ; dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera acceptÈ. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche díautres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignorer ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus Ítre arrÍtÈ sur ce mot). 4.5. Mise en forme de la page Le menu Fichier + PropriÈtÈs de page permet de modifier le format de la page, les marges díimpression et líorientation du papier (Portrait ou Paysage).Les fonctions de líÈditeur interne Les assistants en Droit 27 4.6. Suivi de la lettre 4.6.1. Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminÈe, il est nÈcessaire de líenregistrer afin de pouvoir la conserver pour une Èventuelle consultation ou utilisation ultÈrieure. Líenregistrement síeffectue ‡ partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccouci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement díenregistrer votre lettre au format RTF dans le rÈpertoire díinstallation du logiciel (par dÈfaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu dÈterminer un autre rÈpertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner ‡ la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. 4.6.2. AperÁu Ècran de la lettre Avant de lancer líimpression de votre lettre, il est intÈressant de visualiser ‡ líÈcran la disposition quíaura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + AperÁu. 4.6.3. Impression de la lettre Une fois la lettre active, il suffit díactiver le menu Fichier + Imprimer ou la raccourci clavier Ctrl + P pour lancer líimpression. 4.6.4. Fermeture de líÈditeur Pour fermer líÈditeur, il suffit de fermer sa fenÍtre en cliquant sur la croix.REALISATION DíUNE LETTRE 28 Les assistants en Droit 4.6.5. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrÈe, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + O et choisissez la lettre. 4.6.6. CrÈer une lettre de A ‡ Z Vous avez la possibilitÈ de crÈer une lettre de A ‡ Z sans prendre en compte un acte-type comme modËle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N.Index Les assistants en Droit 29 INDEX A Acte-type....................................................................................................... 19, 21 Affichage EntÍte/Pied ......................................................................................... 23 Aide sur les assistants en droit ............................................................................. 7 AperÁu Ècran de la lettre..................................................................................... 28 Assistant Ouvrir un ......................................................................................................... 16 Attributs de paragraphe ...................................................................................... 26 Attributs de texte................................................................................................. 25 B Barre de raccourcis............................................................................................. 15 BibliothËque........................................................................................................ 16 C Configuration minimale ....................................................................................... 11 Contour ............................................................................................................... 26 Copie de texte..................................................................................................... 25 Correcteur orthographique.................................................................................. 27 D DÈfaire une fonction............................................................................................ 27 DÈplacement dans le sommaire ......................................................................... 16 DÈplacement dans le texte ................................................................................. 24 DÈplacement de page en page........................................................................... 23 DÈplacement de texte......................................................................................... 25 DÈveloppement du sommaire............................................................................. 16 Dictionnaire......................................................................................................... 27 Document ........................................................................................................... 19 E Encadrement ...................................................................................................... 26 Enregistrement par Internet ................................................................................ 11 EntÍte de page ................................................................................................... 22INDEX 30 Les assistants en Droit F Fermer une fenÍtre ............................................................................................. 28 Fin de ligne ......................................................................................................... 24 Fin de texte ......................................................................................................... 24 Fond ................................................................................................................... 26 G Guide .................................................................................................................. 19 I Impression de la lettre ........................................................................................ 28 Insertion díimage ................................................................................................ 27 Insertion de tableau ............................................................................................ 27 Insertion de texte ................................................................................................ 27 Installation........................................................................................................... 12 Internet................................................................................................................ 11 L Lettre Enregistrer....................................................................................................... 28 Imprimer .......................................................................................................... 28 Modifier ........................................................................................................... 29 Ligne pointillÈe.................................................................................................... 23 Ligne vierge ........................................................................................................ 25 M Mode Normal ...................................................................................................... 23 Mode Page ......................................................................................................... 23 Modifier une lettre ............................................................................................... 29 O Orthographe (correction)..................................................................................... 27 Ouvrir une bibliothËque....................................................................................... 16 Ouvrir une lettre .................................................................................................. 29 P Paragraphe Attributs ........................................................................................................... 26 Pied de page....................................................................................................... 22 R RÈaliser sa lettre................................................................................................. 20 Recherche díun mot............................................................................................ 17Index Les assistants en Droit 31 Remplacer dans le texte ..................................................................................... 23 RÈpertoire díinstallation ...................................................................................... 12 RÈpÈter une fonction .......................................................................................... 27 Retour ‡ la ligne.................................................................................................. 25 S Saisie de texte .................................................................................................... 24 SÈlection díune partie ......................................................................................... 24 SÈlection de mot................................................................................................. 24 SÈlection de tableau ........................................................................................... 24 SÈlection de tout le texte..................................................................................... 24 Signet ................................................................................................................. 18 Sommaire ........................................................................................................... 16 Suppression de texte .......................................................................................... 24 Symbole Insertion .......................................................................................................... 27 T Tableau Insertion .......................................................................................................... 27 SÈlection ......................................................................................................... 24 Texte Attributs ........................................................................................................... 26 Copie............................................................................................................... 25 DÈplacement................................................................................................... 25 Insertion .......................................................................................................... 27 Saisie .............................................................................................................. 24 Suppression .................................................................................................... 24 Trame ................................................................................................................. 26 Professionnels du bâtiment, vous êtes exigeants pour la gestion de votre entreprise ? Choisissez un logiciel adapté à votre métier et riche en fonctionnalités qui vous permet de gérer votre activité commerciale de A à Z : réalisation de devis et de factures spéci? ques au BTP, rédaction de contrats de maintenance, gestion des achats et des stocks en multi-dépôts, travail en réseau... Le tout dans un environnement de travail simple et ergonomique. P O I N T S CLES L E S www.ebp.com Assistance Utilisateur INCLUS 60 jours 1 Rédigez des devis et des factures professionnels prenant en compte toutes les spéci? cités du bâtiment. Et pour gagner toujours plus de temps, importez les tarifs de vos fournisseurs dans votre logiciel. 2 Gérez la maintenance et le S.A.V. de vos produits. Rédigez vos contrats de maintenance, créez vos ? ches d’interventions, facturez périodiquement vos clients et enregistrez les informations de garantie et les numéros de série de vos produits. 3 Traitez l’ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : demandes de prix, commandes, réception partielle ou totale, réapprovisionnement automatique et gérez vos achats et vos stocks en multi-dépôts. 4 Organisez-vous. Grâce au planning intégré vous saisissez et visualisez par jour ou par mois, la disponibilité de vos salariés, les réservations de matériel et les interventions prévues. 5 Accédez au mode réseau*. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler simultanément sur le logiciel et vous pouvez même proposer des espaces de travail personnalisés et sécurisés. * en option, nous consulter Bâtiment PRO v9 La performance au service de votre gestion La mobilité vous intéresse ? Saisissez vos devis et vos factures directement sur vos chantiers avec le module MOBIBAT ! Nous consulter pour tous renseignementsLa gestion des achats Cette fonctionnalité disponible uniquement en version PRO vous permet de traiter l’ensemble des opérations liées à la gestion des fournisseurs. L’historique fournisseur Accessible depuis la liste des fournisseurs, il vous permet d’obtenir directement la liste de tous les documents réalisés pour le fournisseur sélectionné. Les commandes fournisseurs Vous avez le choix de passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l’option de réapprovisionnement automatique ou bien en créant vous-même une commande. Vous pouvez insérer dans votre commande des éléments issus de votre bibliothèque interne ou issus de vos tarifs fournisseurs. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés dans votre base article. La réception de vos commandes Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés et d’éditer le bon de réception correspondant. La facturation Une fois votre commande réceptionnée, vous pouvez générer votre facture fournisseur depuis votre commande ou votre bon de réception. Vous pouvez aussi créer directement une facture fournisseur. Pratique ! Vous pouvez regrouper pour un même fournisseur (et un même dépôt de stock) tous les bons de réception qui ont été effectués, en une seule facture. Réceptionnez vos commandes fournisseurs partiellement ou totalement. Saisissez la quantité reçue et le dépôt souhaité, le logiciel vous af? che automatiquement le reliquat de commande et vous génère le bon de livraison correspondant. La gestion des stocks EBP Bâtiment PRO met à votre disposition une gestion complète des stocks : du multi-dépôts à la saisie de l’inventaire. Les bons d’entrée et les bons de sortie En complément de la gestion automatique des stocks, vous pouvez enregistrer manuellement vos entrées ainsi que vos sorties (ou pertes) de stock. A la validation du bon, le stock est automatiquement mis à jour. Le multi-dépôts EBP Bâtiment PRO vous permet de gérer plusieurs dépôts de stocks. Vous pouvez visualiser ce que vous avez en stock dans chaque dépôt et réaliser des bons de transfert inter-stocks. Ces derniers vous permettent de dé-stocker des éléments d’un dépôt et de les transférer sur un autre dépôt (exemple : de l’atelier vers la camionnette). L’inventaire Vous pouvez saisir votre inventaire de stock sur chaque dépôt, par famille, groupe ou localisation. A la validation du document, vos stocks sont automatiquement mis à jour. Le réapprovisionnement automatique Vous avez la possibilité de lancer un réapprovisionnement de votre stock, qui va vous permettre de générer automatiquement les commandes fournisseurs. Vous pouvez effectuer un réapprovisionnement global, par dépôt ou par document. Gérez vos stocks en multi-dépôts. Vous pouvez déplacer vos éléments d’un stock à un autre par un simple bon de transfert. Il vous suf? t d’indiquer le dépôt souhaité. ZOOM sur des fonctions clés www.ebp.comLa maintenance et le S.A.V. Cet aspect du logiciel vous permet de gérer entièrement votre activité de maintenance / S.A.V. Les contrats de maintenance Vous enregistrez vos contrats en renseignant toutes les informations nécessaires : périodicité de facturation, périodicité d’intervention, liste des éléments sous contrat avec leur numéro de série, type et durée de garantie. Grâce aux données saisies, le logiciel vous permet de générer automatiquement les factures périodiques liées à vos contrats. Vous pouvez ainsi facturer votre client tous les mois, tous les trimestres, deux fois par an… Intelligent, le logiciel vous fait gagner du temps en vous informant de la liste des contrats arrivant à échéance. Vous pouvez ainsi imprimer les lettres de reconduction tacite et les lettre de relances. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite reconduire ou générer un nouveau contrat, en majorant ou non son montant. En? n, avec le suivi de chantier simpli? é vous visualisez rapidement si votre contrat est rentable. En récupérant les heures d’interventions de vos salariés et en saisissant les fournitures consommées, vous obtenez facilement un récapitulatif détaillé. Préparez rapidement vos contrats de maintenance détaillés, éditez un courrier rappelant à votre client la date de votre intervention, ainsi que vos lettres de reconduction. Le planning Il vous permet de saisir et de visualiser tous les rendez-vous de vos salariés, les réservations de votre matériel, et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V. Vous pouvez dé? nir jusqu’à 10 types de rendez-vous différents en indiquant leur nom, et préciser vos heures d’ouverture, qui apparaîtront ensuite de couleur différente dans votre planning. Vous avez également la possibilité de gérer vos dates d’intervention. En effet, lors de la création d’une intervention, le logiciel vous offre la possibilité de créer directement cette intervention dans le planning, suivant les heures et la date que vous aurez préalablement renseignées dans la ? che. Vous pouvez aussi mettre à jour l’intervention à partir du planning. Grâce au planning, visualisez rapidement la disponibilité de vos salariés et de votre matériel pour vos chantiers. La gestion de vos interventions Le logiciel vous permet également de gérer vos interventions, de la préparation jusqu’à la saisie du rapport d’intervention. Pour gagner du temps, le logiciel vous génère automatiquement les ? ches d’interventions à préparer, à partir d’un contrat de maintenance. Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée prévue, les frais de déplacement, et imprimer les bons d’interventions pour vos salariés. Les rendez-vous sont ensuite automatiquement générés dans le planning si vous le souhaitez. De retour du chantier, vous pouvez facturer directement l’intervention et saisir tout le détail de votre prestation dans l’onglet «Rapport d’intervention». Vous gardez ainsi une traçabilité de ce qui a été fait. Découvrez les avantages du partenariat EBP / Microsoft® : • La capacité à gérer de gros volumes de données Le volume de vos données stockées dans votre logiciel double tous les 18 mois. Microsoft® SQL Server garantit cette montée en charge, gage de pérennité pour votre outil informatique. • La disponibilité totale de vos données commerciales Les performances sont souvent liées à la rapidité d’accès aux données. Que vous soyez 2, 5 ou 10 utilisateurs connectés en même temps au logiciel EBP, le temps d’accès à vos données commerciales est le même que si il n’y avait qu’un seul utilisateur. De plus, en cas de maintenance du moteur SQL Server, l’accès aux données de votre logiciel EBP Bâtiment PRO reste disponible. • La sécurité de vos données stratégiques Protégez vos données stratégiques grâce à Microsoft® SQL Server. Les données stockées sur votre serveur sont automatiquement cryptées, les échanges de données entre les postes utilisateurs et le serveur le sont également. • Une solution informatique évolutive Garantissez la pérennité de vos investissements informatiques. Si vous êtes amené à faire évoluer votre matériel informatique ou votre logiciel EBP Bâtiment PRO, Microsoft® SQL Server permet d’anticiper ces évolutions en s’adaptant aux futures technologies. N’hésitez pas à contacter votre revendeur EBP pour plus d’informations ! *La version réseau d’EBP Bâtiment PRO v9 est proposée avec le moteur Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2005 à partir de 5 postes. La version réseau avec Microsoft® SQL Server* Avec EBP Bâtiment PRO vous accédez à la version réseau, vous permettant de travailler simultanément et à plusieurs personnes sur les mêmes dossiers. ZOOM sur des fonctions clésFonctions principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Archivage du dossier Version réseau (en option) Création de champs personnalisés dans les ? ches et les documents Clients • Fiches clients, prospects et fournisseurs détaillées • Historique des documents de vente d’un client • Encours, plafond et détail des échéances échues et non échues • Edition automatique de courriers de relance Assistant de création de mailings avec Microsoft Word® 97 et sup. Bibliothèques et tarifs fournisseurs • Import de bibliothèques d’ouvrages (1) : Annuel des Prix, ArtiPrix (Bâtirama), Batiprix, Gible (Capeb) • Import de tarifs fournisseurs (1) : Cédéo, Dupont, Semangles, Clim+, So? p, Brossette (Canal Pro et Réseau Pro), Rexel, Coaxel, La Plateforme du Bâtiment, Schneider Electric, Catelec, COVAP • Séparation entre chaque bibliothèque de tarifs et la bibliothèque interne Eléments - Articles • Création d’éléments de type fourniture, main d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Grille multi-tarifs • Gestion des promotions • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le béné? ce, le prix de revient Saisie du conditionnement avec distinction entre les unités d’achat, de stock et de vente Métrés • Assistant métré avec fonctions spéci? ques • Métrés types avec variables, nombre illimité de lignes de calcul et commentaires Documents de vente • Création de l’ensemble des documents de la chaîne commerciale : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • Possibilité d’associer un document Word® ou Excel® , une image ou un plan à un devis, une facture ou une ? che client • Gestion de l’éco-contribution (DEEE, Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques) • Modèles d’attestations de TVA à taux réduit (attestation normale et simpli? ée). • Différents modèles d’impression pré- paramétrés Création d’une commande fournisseur à partir d’un devis ou d’une commande client Import d’appels d’offres au format Excel® Devis • Réalisation de devis par tranche et soustranche de travaux • TVA neuf (19,6%) ou rénovation (5,5%) • Saisie de descriptions en couleur et choix du style de police • Logiciel compatible avec la solution de mobilité MOBIBAT • Date de validité et impression de relances de devis • Calcul de la retenue de garantie • Af? chage en rouge des éléments dont la marge est négative • Récapitulatif par taux de TVA Facturation • Génération automatique d’une facture à partir d’un devis • Saisie de factures d’acompte • Création de factures d’avancement de travaux en quantité, pourcentage ou montant • Gestion de l’avancement sur le global ou sur le détail de la facture • Edition d’un décompte dé? nitif • Regroupement d’une sélection de bons de livraison sur une même facture Gestion des affaires Fiche affaire détaillée Association des documents de vente, d’achat, de règlement et de suivis de chantier liés à l’affaire Possibilité d’intégrer jusqu’à 5 documents de liaison dans une ? che affaire : plans, courriers, e-mails… Gestion des achats Demandes de prix, bons de réception, commandes et factures fournisseurs Réception partielle ou globale des commandes Saisie de différentes affaires dans les lignes d’un document d’achat Gestion du stock • Saisie de bons d’entrée et de sortie de stock • Calcul du PUMP • Historique des mouvements de stock Gestion du multi-dépôts Saisie de bons de transfert inter-stocks Saisie de l’inventaire par famille, groupe ou localisation Suivi de chantier • Suivi de chantier simpli? é ou détaillé • Saisie de la feuille des temps salariés • Analyse de la rentabilité de chaque chantier Maintenance / S.A.V. • Tableau de bord Maintenance en page d’accueil indiquant les contrats à reconduire, les contrats à facturer, les interventions à préparer… • Saisie des informations de garantie dans les ? ches éléments • Saisie du numéro de série et de la garantie dans les documents de vente • Historique maintenance / S.A.V. par client et/ou par numéro de série Contrats • Saisie et impression de contrats de maintenance • Possibilité de créer un nouveau contrat à partir d’une facture client • Facturation périodique des contrats • Reconduction des contrats • Impression de lettres de reconduction tacite • Analyse de la rentabilité du contrat à partir du suivi de chantier simpli? é Interventions • Génération de ? ches d’intervention • Impression de bons d’intervention • Facturation directe de l’intervention • Possibilité de créer une nouvelle commande ou une nouvelle facture à partir d’un rapport d’intervention et de générer une nouvelle intervention • Création directe d’une intervention ou à partir d’un devis, d’une commande ou d’une facture • Saisie des actions clients Lien entre le planning et les interventions Planning Saisie des rendez-vous salariés et des réservations du matériel Création et consultation des ? ches d’interventions pour le S.A.V. Règlements • Enregistrement des règlements clients • Edition des bordereaux de remise en banque Enregistrement des paiements fournisseurs Echéancier fournisseurs Modes de règlement multi-échéances Génération du ? chier bancaire ETEBAC 5 pour les virements et prélèvements. Importation - Exportation • Import/export paramétrable des ? chiers clients, prospects, fournisseurs, éléments… au format ASCII délimité ou ? xe • Récupération automatique des données d’EBP Devis et Facturation (versions 2004 à 2008) • Génération et transfert automatique des écritures comptables vers EBP Comptabilité 2008 ou au format : EBP, APISOFT, CEGID (PGI et SISCO), CCMX (Winner et AS400), SAGECOALA, SAGE LIGNE 100, GESTIMUM, CIEL, COTE-OUEST, AZUR, QUADRATUS, ISAGRI, CADOR-DORAC (1) les bibliothèques d’ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel Document non contractuel - 12/07 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs RCS - Versailles B 330838947 Con? gurations Minimales Requises Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou équivalent Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista) Ecran supportant une résolution de 1024x768 (24 bits) Système d’exploitation Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou Vista TM Windows® 2000, XP et Vista TM sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. ce pictogramme vous indique la liste des fonctionnalités disponibles uniquement en version PRO