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Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : LES 3 POINTS CLÉS Pour toutes les associations 2014 Avec EBP Mon Association, quel que soit votre domaine d’activité (sport, culture, loisir, social…), vous gérez vos adhérents, organisez vos activités et suivez votre trésorerie… L’essentiel y est pour vous faire gagner un temps précieux dans vos tâches quotidiennes ! Gérez vos adhérents Créez une fiche par adhérent centralisant leurs données personnelles : coordonnées, cotisation, participation aux activités, règlements... Vous pouvez même imprimer des cartes d’adhésion avec votre logo et aux couleurs de votre association ! Suivez votre trésorerie Saisissez toutes les dépenses et recettes de votre association pour maîtriser votre budget. Si vous travaillez avec un Expert-Comptable, vous pouvez lui envoyer automatiquement vos écritures comptables sans aucune ressaisie. Organisez vos activités Préparez efficacement vos évènements grâce aux fiches détaillées (lieu, partenaires, tarif, descriptif...) et suivez leur déroulement directement dans le planning. Au fur et à mesure des inscriptions, vous visualisez les places disponibles, vendues ou en surréservation. Mon Association La solution simple et pratique pour gérer votre association ! Plus d’astuces ! • Données statistiques de votre association • Modèles de lettres prêts à l’emploi et infos pratiques • Envoi de courrier en publipostage Fonctions Principales Caractéristiques générales • Multi-dossiers • Nombre illimité d’adhérents • Tableau de bord avec alertes • Informations pratiques sur l’administration d’une association • 40 modèles types de documents (statuts, règlement intérieur, demande de subvention…) Propriétés du dossier • Insertion du logo de l’association • Coordonnées des membres du bureau • Coordonnées de l’association • Coordonnées bancaires, RIB et contrôle de la clé RIB Cotisations / Activités / Matériel • Création de différentes cotisations • Duplication des fiches cotisations, activités et matériels • Gestion des remises sur les cotisations et les activités • Rattachement de plusieurs adhérents à une cotisation ou à une activité • Fiche détaillée pour chaque activité • Définition de la périodicité des activités • Gestion du matériel avec caution et suivi de stock • Planning des activités et du matériel utilisé • Possibilité d’ajouter, de supprimer ou de modifier les activités et le matériel dans le planning • Possibilité d’affecter jusqu’à 4 contacts ou partenaires à chaque activité et matériel • Gestion des places disponibles, vendues et des surréservations • Gestion des activités multi-tarifs • Insertion d’une photographie de l’activité Adhérents • Gestion du fichier adhérents • Gestion des adhérents payeurs • Gestion des adhérents en sommeil • Renseignement d’informations médicales dans la fiche adhérent (personne à prévenir, certificat médical...) • Visualisation des activités affectées à chaque adhérent • Insertion d’une photo d’identité dans la fiche adhérent • Impression de cartes d’adhésion • Impression du trombinoscope • Gestion des NPAI et impression de la liste des adresses erronées • Renseignement dans la fiche adhérent des «anciens adhérents» et des membres du bureau • Statistiques sur les adhérents • Visualisation du solde de chaque adhérent (arriéré, cotisations, activités) • Filtres multi-critères pré-définis ou à définir • Recherche multi-critères sur les champs principaux des fichiers adhérents, cotisations, activités, règlements, matériels et contacts • Possibilité de trier et de regrouper par cliquer-glisser les données des fiches adhérents (adresse, CP, ville, statut...), cotisations, activités, règlements, contacts dans une zone de regroupement • Création de champs perso dans les fiches adhérents avec possibilité de les renommer • Gestion des arriérés • Envoi de SMS via les partenaires(1) Eco.sms, SMS Envoi et SMS to b (hors coût de SMS) (1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM www.ebp.com • + de 40 modèles de courriers • Un guide d’infos pratiques et juridiques • Le plan comptable Associations Loi 1901 INCLUS ZOOM sur Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 le tableau de bord Avec le tableau de bord, vous avez une vision globale sur votre gestion et vous pouvez prendre les bonnes décisions pour votre association. Une visualisation globale des informations A l’ouverture du logiciel le tableau de bord se lance automatiquement. Composé de différentes rubriques, il reprend les principaux éléments nécessaires à la gestion de votre activité. Vous pouvez visualiser le nombre d’adhérents inscrits à votre association et le nombre d’activités enregistrées. L’intégration de notes et d’alertes L’encart « Notes » vous permet d’insérer des commentaires de toutes sortes afin de donner des indications aux autres personnes utilisant le logiciel ou encore de vous rappeler une tâche à effectuer. La rubrique « Alertes » vous indique le nombre d’adhérents ayant des cotisations et/ou activités non réglées, les adhésions et certificats médicaux expirés… En un clic vous accédez à la liste souhaitée et pouvez ainsi prendre les mesures nécessaires pour informer vos adhérents. Des graphiques clairs pour une meilleure analyse Enfin, 5 graphiques sont à votre disposition, vous permettant de visualiser instantanément les informations clés de votre association comme l’évolution de vos recettes et dépenses sur les 12 derniers mois, le solde des postes de trésorerie ou encore la répartition de vos dépenses pour l’exercice. Règlements • Suivi des règlements des cotisations, des arriérés et des activités • Gestion des remboursements • Filtres multi-critères sur les règlements • Gestion détaillée des règlements Trésorerie • Gestion des recettes / dépenses • Enregistrement automatique des écritures comptables liées aux cotisations et aux règlements • Génération des écritures comptables à partir des recettes / dépenses • Plan comptable Associations Loi 1901 • Virements entre trésoreries, entre postes de recettes et de dépenses • Gestion des postes de recettes / dépenses • Gestion des postes analytiques • Gestion des comptes et chéquiers • Tri sur tous les champs des listes recettes / dépenses • Recherche multi-critères sur les champs principaux des fichiers recettes/dépenses • Possibilité de trier et regrouper par cliquer-glisser les données des fichiers recettes/dépenses Reçu fiscal • Saisie de l’objet et de la nature de l’association • Modèle de reçu fiscal personnalisable • Edition de reçus fiscaux Cerfa 11580*02 et 11580*03 • Reçus fiscaux par donateur à l’année ou par don Impressions • Impression des états avec le nom de l’association et/ ou le nom du dossier • Impression des listes et fiches des adhérents, des cotisations, des activités, des matériels, des contacts, • Impression des lettres de relance du solde dû • Création de courriers personnalisés • Publipostage e-mail et courrier • Impression de courriers types pour les assemblées • Impression des activités avec contacts, personnes à prévenir... • Export des états aux formats Excel®, HTML, PDF Sécurité et maintenance • Outils de sauvegarde multi-supports (CD-Rom, clé USB...) • Outils de restauration de dossiers • Outils de maintenance de la base Importation / Exportation • Recopie des données d’un dossier vers un autre • Clôture de l’exercice du dossier avec recopie des données et génération des écritures d’A-nouveaux • Import des adhérents à partir d’un fichier texte • Export des adhérents en fichier texte • Export des graphiques (JPG ou BMP) • Export des postes analytiques via l’export des écritures comptables • Export des écritures comptables au format de nombreux logiciels de comptabilité* via le module Communication Entreprise-Expert. * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Le tableau de bord vous donne les indications clés pour gérer l’essentiel de votre association. 271 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau LES 5 POINTS CLES DEVELOPPER Gamme Classic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau Un logiciel intégré Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en affichant sa facture d’origine issue de la Gestion. Gérez vos achats et vos stocks Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos inventaires. Personnalisez vos devis, vos factures, vos commandes... Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report Designer™. Contrôlez votre activité Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA, de la marge, palmarès des ventes… Editez vos documents comptables Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Pour l’ensemble des petites entreprises Compta & Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2012 Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce logiciel offre une multitude de fonctionnalités. www.ebp.com MOBILITY Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : 2013 Envie de développer le chiffre d’affaires de votre commerce ? Optez pour cette solution 2 en 1 : la rapidité d’une caisse enregistreuse et la puissance d’une gestion commerciale. Encaissements, gestion des ventes, consultation du stock en temps réel, fidélisation des clients et transfert des données en comptabilité sans aucune ressaisie. N’attendez plus pour accroître la rentabilité de votre magasin ! VERSION Mode VERSION PRO VERSION Commerce de détail Choisissez le produit adapté à vos besoins : Point de Vente Commerce de détail www.ebp.com Point de Vente Commerce de détail 2013 Pour tous les commerçants LES 5 POINTS CLÉS Pilotez votre activité Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour gérer l’ensemble de votre activité : gestion des achats, des ventes, des stocks, gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité. Gagnez en performance Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Dynamisez vos ventes Réalisez des opérations commerciales à l’occasion de soldes, de promotions... Et fidélisez votre clientèle à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux, édition de tickets supplémentaires... Analysez efficacement Profitez d’une puissance d’analyse importante avec des statistiques détaillées (tarifs, articles, clients…) mais aussi personnalisables selon vos besoins à l’aide de tableaux croisés. Communiquez facilement En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*. * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Une caisse entièrement paramétrable Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences. Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton. Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité : verrouillage manuel ou automatique. Le mode écran tactile Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile. La facturation Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les étiquettes codes-barres de leurs articles. Le paiement Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…). Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle, un nouveau produit... Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse L’encaissement Besoin d’encaisser rapidement les règlements de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable. Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux outils personnalisables. Votre activité nécessite la gestion des clients en compte ? EBP vous accompagne dans la rédaction de vos documents de vente : de la rédaction d’une commande à l’impression d’une facture. De la commande à la facture en un clic Gagnez du temps au quotidien dans la réalisation de vos documents de vente. Évitez les ressaisies inutiles et transférez automatiquement votre commande client en facture. Vous pouvez également saisir directement une facture. L’échéancier client Offrez la possibilité à vos clients de régler le montant de leurs achats en plusieurs fois. Puis éditez un échéancier afin de visualiser très rapidement les sommes non réglées. Vous pourrez ainsi agir sur votre trésorerie et relancer vos clients. Relance clients Un client tarde à payer ? Relancez-le sans plus attendre ! Sélectionnez le niveau de relance adapté. Puis, d’un simple clic, envoyez-lui la lettre par e-mail au format PDF. Présentez à vos clients des documents professionnels Les documents de vente et relances clients Monsieur DEHAUMONT 25 place dy Lycée 59000 LILLE N° TVA : GP & Cie Tél : Fax : Date Numéro 10/04/2008 DE00008 CL00002 09/06/2008 Code client Date de validité Mode règlement Date de livraison 10/04/2008 Code article Description Qté PU HT Montant HT Image TVA AR00007 8,00 167,22 1 337,76 19,60 AR00021 8,00 74,41 595,28 19,60 Dont 1,60 € d'éco-contribution (0,20 € unitaire) AR00004 8,00 12,54 100,32 19,60 Dont 0,40 € d'éco-contribution (0,05 € unitaire) Total TVA Total TTC 2 033,36 398,54 Total HT Signature du client : 2 431,90 € Devis gratuit. Les prix TTC sont établis sur la base des taux de TVA en vigueur à la date de remise de l'offre. Toute variation de ces taux sera répercutée sur les prix. 2 033,36 398,54 Taux Base Montant 19,60 Dont 2,00 € d'éco-contribution SIRET : - NAF : - RCS : - N° TVA : Sarransi 69 rue de la cathédrale 69001 LYON N° TVA : GP & Cie Tél : Fax : Date Numéro 03/01/2008 FA00013 CL00010 03/01/2008 Carte bancaire Code client Date d'échéance Mode règlement 03/01/2008 Date de livraison Image Code article Description Qté PU HT Montant HT TVA AR00014 2,00 108,70 217,40 19,60 AR00011 2,00 54,35 108,70 19,60 AR00016 2,00 41,81 83,62 19,60 AR00008 1,00 27,59 27,59 19,60 Dont 0,05 € d'éco-contribution (0,05 € unitaire) Total TVA Total TTC Acompte 437,31 85,71 523,02 Total HT Net à payer 0,00 523,02 € Escompte pour règlement anticipé : 0% En cas de retard de paiement, une pénalité égale à 1.5 fois le taux intérêt légal sera exigible (loi du 31/12/93) 437,31 85,71 Taux Base Montant 19,60 Dont 0,05 € d'éco-contribution SIRET : - NAF : - RCS : - N° TVA : Monsieur DEHAUMONT 25 place dy Lycée 59000 LILLE N° TVA : GP & Cie Tél : Fax : Date Numéro 06/02/2008 FA00017 CL00002 07/03/2008 Chèque paiement à 30 jours Code client Date d'échéance Mode règlement 06/02/2008 Date de livraison Code article Description Qté PU HT Montant HT Image TVA AR00013 4,00 75,25 301,00 AR00012 19,60 4,00 209,03 836,12 19,60 Dont 6,00 € d'éco-contribution (1,50 € unitaire) AR00010 4,00 125,42 501,68 19,60 Total TVA Total TTC Acompte 1 638,80 321,20 1 960,00 Total HT Net à payer 0,00 1 960,00 € Escompte pour règlement anticipé : 0% En cas de retard de paiement, une pénalité égale à 1.5 fois le taux intérêt légal sera exigible (loi du 31/12/93) 1 638,80 321,20 Taux Base Montant 19,60 Dont 6,00 € d'éco-contribution SIRET : - NAF : - RCS : - N° TVA : ZOOM sur les fonctions clés La gestion des stocks Les cartes de fidélité Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon d’achat. Les chèques cadeaux Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients. Les soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez les dates de début et fin d’opération. La fidélisation de votre clientèle Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de fidélisation pertinente et efficace. Les documents de stocks La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes et d’achats. Le réapprovisionnement automatique Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de réapprovisionnement automatique. Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. L’inventaire Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi. Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Commerce de détail met à votre disposition une gestion complète des stocks : de la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire. Consultez en temps réel l’état de vos stocks depuis votre écran de vente Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux… Les statistiques Les palmarès des articles Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré. Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent le moins de succès. La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition de votre activité. Les statistiques de ventes par tarif Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter». Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Commerce de détail vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre activité. Visualisez l’essentiel de votre activité Document non contractuel • Janvier 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 333 Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des fichiers • Nombre illimité de dossiers • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables Gestion des achats et des ventes • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements Electriques et Electroniques) • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée des devis, commandes, bons de livraison et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat et les pièces de vente • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier Gestion de la Relation Client • Qualification des clients selon une grille de classification (16 statuts maximum) • Création d’une action (appel téléphonique, rendez-vous, note, e-mail, courrier, vente) • Rattachement des actions d’un client à une affaire • Rappel automatique des rendez-vous et appels téléphoniques à honorer • Statistiques de temps passé, chiffre d’affaires généré par affaire Fidélité client • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL ®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien avec le logiciel EBP Cartographie & Décisions PRO (à acquérir séparément) • Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Encaissement (Front Office) • Mode RDS** • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente, avec impression du ticket en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Gestion des retours articles • Gestion des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition d’un ticket supplémentaire (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (regroupement des tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse • Gestion des abonnements • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Ecran de comptage de caisse Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB *Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. Fonctions Principales EBP Point de Vente Commerce de détail 2013 Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement Compatible OPOS EBP Point de Vente Commerce de détail est compatible avec les principaux périphériques d’encaissement du marché. Toutes les imprimantes tickets, afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS avec interface série ou parallèle pourront fonctionner avec EBP Point de Vente Commerce de détail. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste des périphériques com - patibles, consultez notre site : www.ebp.com COMPATIBLE OPOS Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP2 • Windows Vista ® SP1 32 bits et 64 bits • Windows ® 7 32 bits et 64 bits • Windows ® 8 32 bits et 64 bits Windows XP ®, Vista ®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : DEMARRER Gamme Pratic DEVELOPPER Gamme Cl assic OPTIMISER Gamme PR O et Réseau LES 5 POINTS CLES Pour les créateurs, indépendants et petites entreprises Devis et Facturation Pratic 2010 Faites confi ance à un outil simple et effi cace pour informatiser en douceur votre gestion commerciale. Réalisez vos documents de ventes en toute simplicité : rédaction rapide de vos devis, transfert en factures et envoi en comptabilité sans aucune ressaisie et en toute sécurité… Sautez le pas et professionnalisez votre gestion pour gagner en effi cacité ! Gagnez du temps Editez des devis aussi facilement qu’avec un traitement de texte puis transférez-les en factures sans aucune ressaisie. Visualisez votre activité Plus besoin de chercher, le logiciel vous offre l’essentiel en un regard grâce au tableau de bord : vision globale de l’activité de votre entreprise (CA, statistiques), présentation des priorités de la journée (échéances échues, devis à relancer). Suivez vos clients Profi tez d’un logiciel intuitif, et soyez prévenu quotidiennement, depuis le tableau de bord : des devis en fi n de validité et des retards de paiement client. Puis éditez automatiquement les relances de ces clients. Facilitez les règlements Sélectionnez en un clic le mode de règlement parmi sa large palette de choix : carte bancaire, espèces, prélèvement, virement… Communiquez facilement Transformez vos factures et règlements en écritures comptables sans aucune ressaisie et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Fiduciaire*. *EBP, Winbooks, Popsy, Bob, Pro Acc. Fonctions Principales Caractéristiques générales • Tableau de bord en page d’accueil • Barre de Navigation contextuelle : accès aux menus principaux et aide en ligne • Look Microsoft® et adaptation aux thèmes Windows XP® et Windows Vista® Suivi des clients • Relances automatiques (3 modèles en fonction du niveau de relance) • Saisie des règlements • Possibilité d’indiquer le solde initial et l’encours maximum autorisé • Suivi des échéances et des factures non réglées Clients, contacts et articles • Fiches clients et prospects • Saisie d’un taux de remise par défaut dans la fi che client • Fiches articles avec saisie de codes-barres et gestion des lecteurs de codes-barres (douchette + stylo) • Saisie d’articles non référencés puis enregistrement dans la base • Accès direct aux statistiques de vente depuis une fi che article • Mise en sommeil des articles non utilisés • Description des articles en 3 langues Devis et factures • Création de devis • Transfert automatique des devis en factures • Couper-copier-coller des lignes d’un devis à l’autre • Affi chage en rouge des lignes dont la marge est négative • Gestion de la taxe Recupel • Possibilité d’enrichir les documents avec des soustotaux, sauts de page, lignes blanches, styles de police • Correcteur orthographique • Plus de 30 modèles d’impression • Saisie de remise et de frais de port • Choix du taux de TVA pour chaque article • Récapitulatif par taux de TVA dans les documents • Saisie des mentions obligatoires sur les devis • Modifi cation possible du nom du contact dans les documents Acomptes et bons de livraison • Saisie de factures d’acompte • Impression d’un bon de livraison Analyse • Historique des ventes clients/prospects • Statistiques commerciales sous forme de graphiques ou de tableaux • Suivi du chiffre d’affaires 30 jours d’Assistance offerts pour bien démarrer ! la réalisation d’un devis Vos documents de vente représentent l’image de votre entreprise. C’est pourquoi, il est essentiel de présenter à vos clients des documents professionnels. Avec EBP Devis et Facturation Pratic 2010, gagnez du temps au quotidien. Réalisez vos documents de vente et constituez en même temps votre base articles. La saisie d’un devis En quelques clics, réalisez vos premiers devis. Travaillez comme dans un traitement de texte et disposez de nombreux outils pour personnaliser vos devis. Puis éditez des documents professionnels aux couleurs de votre entreprise (logo, images,...). La création des articles à la volée Inutile de créer votre base articles avant même de faire votre premier devis. Saisissez directement vos articles dans vos documents de vente et d’un simple clic intégrez-les dans votre catalogue articles. Vous gagnez ainsi un temps considérable. Import/Export des fi chiers • Génération des écritures comptables au format EBP, texte, ou sous le format de votre fi duciaire ( Winbooks, Popsy, Bob, Pro Acc ) • Import/export des fi chiers clients, prospects, articles au format texte ou Microsoft EXCEL®. • Envoi par e-mail de toutes les éditions au format PDF • Evolution possible vers EBP Bâtiment ou EBP Gestion Commerciale Sauvegarde multi-supports • Assistant de sauvegarde à la fermeture Travaillez comme dans un traitement de texte : police, gras, italique, correcteur orthographique… Quel logiciel choisir ? EBP Devis et Facturation Pratic EBP Gestion Commerciale 2010 Fichiers clients, fournisseurs et articles Gestion des prospects Transfert comptable au format du logiciel de l’Expert-Comptable* Bon de commande et bon de livraison client Gestion des achats et des stocks Gestion des promotions et du multi-tarifs *EBP, Winbooks, Bob, Popsy, Solid Data Document non contractuel • Août 2009 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs European Business Products Sprl • Avenue des Cerisiers, 15 • 1030 Bruxelles • Tél : 02 737 95 90 • Fax : 02 737 95 91 • Email : info.be@ebp.com Confi gurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 1,5 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP2 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ® Fonctionne avec Windows XP®, Vista® etWindows® 7 668 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau LES 5 POINTS CLES DEVELOPPER Gamme Classic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau Un logiciel intégré Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en affichant sa facture d’origine issue de la Gestion. Gérez vos achats et vos stocks Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos inventaires. Personnalisez vos devis, vos factures, vos commandes... Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report Designer™. Contrôlez votre activité Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA, de la marge, palmarès des ventes… Editez vos documents comptables Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Pour l’ensemble des petites entreprises Compta & Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2012 Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce logiciel offre une multitude de fonctionnalités. www.ebp.com MOBILITY ZOOM sur des fonctions clés Une prise en main facilitée Open Guide, le chemin de navigation vous indique les étapes à accomplir dans chaque situation de travail. Par exemple, pour réaliser une vente, vous devez simplement créer vos clients, rédiger vos devis, vos factures… Une interface personnalisable Personnalisez la consultation de toutes vos listes. Par exemple, grâce à la fonction « Regroupement Intelligent », regroupez vos factures par date et par nom de client. Très puissant, vous pouvez également réaliser tous types de requête (des filtres, des conditions…) dans toutes vos listes de gestion commerciale comme de comptabilité. La recherche intelligente Elle permet de rechercher tous types d’informations : une date, un montant, un nom... et ce sur toutes les colonnes. Elle permet aussi d’effectuer une recherche multicritères, comme un nom et un montant. Cette recherche intelligente est disponible à tout moment, quelle que soit la fenêtre du logiciel. L’Open Guide: L’assistant de navigation L’ergonomie intuitive Un logiciel de gestion se doit d’être simple d’utilisation pour faire gagner du temps à l’utilisateur et lui permettre de se consacrer pleinement à son coeur de métier. Aussi, l’environnement de travail de ce logiciel, proche d’internet et des outils bureautiques (Excel®, e-mail) garantit une prise en main rapide du logiciel. Le mot « intégration » veut simplement dire que votre facturation et votre comptabilité travaillent ensemble. Un logiciel tout-en-un Gérez votre entreprise : de la chaîne commerciale (achats, ventes, gestion de stock…) à la tenue comptable (saisie, déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques, Bilan…). Un logiciel intégré L’intégration de la facturation et de la comptabilité vous garantit la cohérence des informations saisies. Evitez les ressaisie inutiles : toutes les modifications apportées depuis la fiche client de la facturation seront automatiquement intégrées en comptabilité. Et inversement. Un logiciel tout-en-un, intégré La Gestion La Compta Données communes ACHATS STATISTIQUES BILAN FACTURES STOCKS SAISIE Les tableaux de bord Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi, comparez les résultats de vos exercices N et N-1. Consultez à tout moment les devis à relancer, vos meilleurs clients, vos meilleurs articles… Les statistiques Réalisez des statistiques par client et par article : évolution du chiffre d’affaires, de la marge, palmarès clients… Visualisez vos données sous forme de graphique (barre, aire, secteur....). Exportez librement vos données vers Excel® pour les analyser. Des modèles prêts à l’emploi Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes… sont disponibles. La personnalisation des modèles d’impression Open Report Designer™ vous permet de personnaliser tous vos modèles d’impression. En plus de l’intégration très simple de votre logo, personnalisez les informations présentes dans un modèle en fonction du résultat d’un calcul (couleur, gras, souligné…), créez un sommaire interactif, des liens hypertextes… Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report Designer™. Open Report Designer™, le générateur d’états Le paramétrage des éditions L’un de vos tableaux de bord L’analyse de votre activité Open Report Designer™ est un outil puissant de paramétrage des éditions. Il vous permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Ce logiciel vous permet d’analyser les résultats de votre entreprise grâce à des tableaux de bord et à des statistiques détaillées. Vos données présentées sous forme de tableaux Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de sociétés: 5 • Aide en ligne • Recherche multi-critères • Recherche incrémentale • Tri, regroupement avancé • Plan Comptable Entreprise • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) Suivi des tiers • Envoi de SMS via des partenaires(1) (Hors coût de sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Fichiers clients, prospects, fournisseurs • Familles clients, prospects, fournisseurs • Mise en sommeil (client, fournisseurs) • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses de facturation et de livraison • Contact divers • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing(1) Gestion des articles • Articles/Famille articles • Code article type bien ou service • Etiquettes avec code-barres • Gestion de l’éco contribution en HT ou TTC • Article de remplacement, facturable, non imprimable, non inclus • Article prix fixe • Article stock, «quantité maximum en stock» • Article/fournisseur : prix de vente conseillé • Sous famille article • Mise en sommeil • Gestion des tarifs • Mise à jour automatique du prix d’achat de la fiche article Gestion des stocks • Bons d’entrées et de sorties • Valorisation du stock au PUMP • Visualisation des mouvements de stocks • Saisie des inventaires • Réapprovisionnement Gestion des ventes et des achats • Devis, commandes, factures, avoirs • Bons de livraison, bons de retour • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Livraison, réception totale ou partielle • Commandes fournisseurs • Bons de réception, bons de retour • Factures d’achat et avoir • Planning des livraisons • Facturation HT ou TTC • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Echéancier • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Règlement sur commande • Gestion des écarts de règlements • Remise en banque, décaissement • Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d’un client • Historique des lignes de chaque pièce • Transfert de documents • Remises complémentaires • Escompte inconditionnel • Calcul de la marge brute sur le prix d’achat ou le PUMP Gestion des commerciaux • Fichier et famille commerciaux • Mise en sommeil • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements Transfert comptable • Comptabilisation des documents de vente, d’achat et des règlements • Historique des transferts comptables • Comptabilisation de l’inventaire • Comptabilisation des écarts de règlement • Lettrage issu du pointage Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie par guide et saisie simplifiée • Ventes comptoir • Abonnements • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Calcul automatique de la TVA • Transfert des écritures d’un journal à un autre, d’un mois à un autre ou d’un compte à un autre • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Lettrage automatique découlant du pointage • Lettrage en cours de saisie • Rapprochement bancaire manuel • Documents associés à une ligne d’écriture • TVA sur les débits, sur les encaissements • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexes 3310A • Justificatif de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Grand-Livre et Balance interatifs • Balance d’ouverture (saisie ou génération automatique) • Clôtures mensuelles, clôture annuelle • Gestion des notes de frais Editions • Open Report Designer™ : 300 modèles d’impressions • Assistant de paramétrage des documents • Personnalisation des modèles d’impression • Encours clients • Journaux, Grand-Livre • Balance, balance âgée par pointage ou par lettrage • Echéancier • Bilan et Compte de Résultat • Plan de regroupement paramétrable Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import-Export des bases contacts, clients, articles, fournisseurs, familles au format CSV • Import paramétrable des articles, familles articles, sous familles articles, clients, familles clients, fournisseurs, familles fournisseurs, contacts, commerciaux/ collaborateurs, familles commerciaux/ collaborateurs, barèmes eco-contribution, secteurs géographiques. • Export schéma de la base • Outils de requêtage • Import paramétrable des écritures, comptes et journaux • Import au format texte EBP • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML. • Export art L215-3 (du code de la consommation) • Lien e-Commerce(1) Oxatis ou Epages : Envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP • Export Interface Expert • Export paramétrable • Import / export des guides de saisie Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques (courbes, 3D...) : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line(2) (un service Cloud) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Android et échange des données avec EBP Compta & Gestion Commerciale (1) Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Service inclus dans les Packs de Services PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Document non contractuel • Février 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 324 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Compatible uniquement sur EBP Compta Classic, Gestion Commerciale Classic et Immobilisations Classic. * Sous réserve de l’installation de l’un des trois émulateurs(1) Parallel Desktop 5 et 6 ; VMWare Fusion 3 ; BootCamp 3.0. (1) Logiciels à acquérir séparément. Nécessite de posséder une licence Windows. Mac Fonctionne sur avec émulateur * Sous réserve de l’installation de l’un des trois émulateurs(1) Parallel Desktop 5 et 6 ; VMWare Fusion 3 ; BootCamp 3.0. (1) Logiciels à acquérir séparément. Nécessite de posséder une licence Windows. LES 5 POINTS CLES Un logiciel intégré Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en affichant sa facture d’origine issue de la Gestion. Gérez vos achats et vos stocks Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos inventaires. Personnalisez vos devis, vos factures, vos commandes... Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisezles (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report Designer™. Contrôlez votre activité Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA, de la marge, palmarès des ventes… Editez vos documents comptables Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Pour l’ensemble des petites entreprises Compta & Gestion Commerciale Classic Open LineTM 2012 Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce logiciel offre une multitude de fonctionnalités. www.ebp.com MOBILITY Pour gérer votre entreprise Ce logiciel couvre tous vos besoins en gestion d’entreprise : de la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stock…) à la tenue de la comptabilité (déclaration de TVA, Bilan, Compte de Résultat…). Souple, personnalisable et performant, ce logiciel offre une multitude de fonctionnalités. LES 5 POINTS CLÉS Un logiciel intégré Toute modification d’une fiche client en Gestion Commerciale est immédiatement prise en compte en Comptabilité et inversement. Vous pouvez aussi contrôler une écriture comptable en affichant sa facture d’origine issue de la Gestion. Gérez vos achats et vos stocks Saisissez vos bons d’entrée, vos bons de sortie, vos bons de réception fournisseurs et effectuez vos réapprovisionnements en toute simplicité. Gérez vos reliquats de commande et réalisez vos inventaires. Personnalisez vos devis, vos factures, vos commandes... Soignez l’image de votre entreprise. Utilisez l’un des 300 modèles disponibles ou personnalisez-les (devis, factures...). Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à l’Assistant Open Report DesignerTM. Contrôlez votre activité Grâce aux statistiques détaillées suivez les indicateurs clés de votre entreprise : évolution du CA, de la marge, palmarès des ventes… Etablissez vos documents comptables Etablissez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et éditez en quelques clics votre Bilan et Compte de Résultat. Compta & Gestion Commerciale www.ebp.com EBP Compta & Gestion Commerciale Classic 2014 Classic La Gestion La Compta Données communes ACHATS STATISTIQUES BILAN FACTURES STOCKS SAISIE L’Open Guide : L’assistant de navigation Un logiciel de gestion se doit d’être simple d’utilisation pour faire gagner du temps à l’utilisateur et lui permettre de se consacrer pleinement à son coeur de métier. Aussi, l’environnement de travail de ce logiciel, proche d’internet et des outils bureautiques (Excel®, e-mail) garantit une prise en main rapide du logiciel. Le mot « intégration » veut simplement dire que votre facturation et votre comptabilité travaillent ensemble. Une prise en main facilitée L’Open Guide (l’assistant de navigation) personnalisable vous indique les étapes à accomplir dans chaque situation de travail. Par exemple, pour réaliser une vente, vous devez simplement créer vos clients, rédiger vos devis, vos factures… Une interface personnalisable Personnalisez la consultation de toutes vos listes. Par exemple, grâce à la fonction « Regroupement Intelligent », regroupez vos factures par date et par nom de client. Très puissant, vous pouvez également réaliser tous types de requête (des filtres, des conditions…) dans toutes vos listes de gestion commerciale comme de comptabilité. La recherche intelligente Elle permet de rechercher tous types d’informations : une date, un montant, un nom... et ce sur toutes les colonnes. Elle permet aussi d’effectuer une recherche multicritères, comme un nom et un montant. Cette recherche intelligente est disponible à tout moment, quelle que soit la fenêtre du logiciel. Un logiciel tout-en-un Gérez votre entreprise : de la chaîne commerciale (achats, ventes, gestion de stock…) à la tenue comptable (saisie, déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques, Bilan…). Un logiciel intégré L’intégration de la facturation et de la comptabilité vous garantit la cohérence des informations saisies. Evitez les ressaisie inutiles : toutes les modifications apportées depuis la fiche client de la facturation seront automatiquement intégrées en comptabilité. Et inversement. L’ergonomie intuitive Un logiciel tout-en-un, intégré ZOOM sur les fonctions clés Open Report Designer™, le générateur d’états Open Report Designer™ est un outil puissant de paramétrage des éditions. Il vous permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Ce logiciel vous permet d’analyser les résultats de votre entreprise grâce à des tableaux de bord et à des statistiques détaillées. Des modèles prêts à l’emploi Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes… sont disponibles. La personnalisation des modèles d’impression Open Report Designer™ vous permet de personnaliser tous vos modèles d’impression. En plus de l’intégration très simple de votre logo, personnalisez les informations présentes dans un modèle en fonction du résultat d’un calcul (couleur, gras, souligné…), créez un sommaire interactif, des liens hypertextes… Des plus simples aux plus complexes, élaborez vos propres modèles grâce à Open Report Designer™. Les tableaux de bord Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Mais aussi, comparez les résultats de vos exercices N et N-1. Consultez à tout moment les devis à relancer, vos meilleurs clients, vos meilleurs articles… Les statistiques Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes… sont disponibles. La personnalisation des modèles d’impression Réalisez des statistiques par client et par article : évolution du chiffre d’affaires, de la marge, palmarès clients… Visualisez vos données sous forme de graphique (barre, aire, secteur....). Exportez librement vos données vers Excel® pour les analyser. Le paramétrage des éditions L’analyse de votre activité Vos données présentées sous forme de tableaux L’un de vos tableaux de bord Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de sociétés : 5 • Aide en ligne • Recherche multi-critères • Tri, regroupement avancé • Plan Comptable Entreprise • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) • Gestion des Favoris • Assistant de navigation personnalisable • Archivage des données Suivi des tiers • Envoi de SMS via des partenaires(1) (Hors coût de sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Fichiers clients, prospects, fournisseurs • Familles clients, prospects, fournisseurs • Mise en sommeil (client, fournisseurs) • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses de facturation et de livraison • Contact divers • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing(1) Gestion des articles • Articles/Famille articles • Article type bien ou service • Etiquettes avec code-barres • Gestion de l’éco contribution en HT ou TTC • Article de remplacement, facturable, non imprimable, non inclus • Article prix fixe • Article stock, «quantité maximum en stock» • Article/fournisseur : prix de vente conseillé • Sous famille article • Mise en sommeil • Gestion des tarifs • Mise à jour automatique du prix d’achat de la fiche article Gestion des stocks • Bons d’entrée et de sortie • Valorisation du stock au PUMP • Visualisation des mouvements de stocks • Saisie des inventaires • Réapprovisionnement Gestion des ventes et des achats • Devis, commandes, factures, avoirs • Regroupement de plusieurs devis en un seul devis • Révision de devis • Bons de livraison, bons de retour • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Livraison, réception totale ou partielle • Commandes fournisseurs • Bons de réception, bons de retour • Factures d’achat et avoir • Planning des livraisons • Facturation HT ou TTC • Facturation d’articles non référencés dans la base articles • Echéancier • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Règlement sur commande • Gestion des écarts de règlements • Remise en banque, décaissement • Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d’un client • Historique des lignes de chaque pièce • Transfert de documents • Remises complémentaires • Escompte inconditionnel • Calcul de la marge brute sur le prix d’achat ou le PUMP Gestion des commerciaux • Fichier et famille commerciaux • Mise en sommeil • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements Transfert comptable • Comptabilisation des documents de vente, d’achat et des règlements • Historique des transferts comptables • Comptabilisation de l’inventaire • Comptabilisation des écarts de règlement • Lettrage issu du pointage Traitements comptables • Désactivation des comptes inutilisés • Saisie par journal et par mois • Saisie par guide et saisie simplifiée • Saisie multi-échéances • Ventes comptoir • Abonnements • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Relevés bancaires • Transfert des écritures d’un journal à un autre, d’un mois à un autre ou d’un compte à un autre • Lettrage manuel partiel, approché, automatique, simplifié • Pointage automatique découlant du lettrage • Lettrage automatique découlant du pointage • Lettrage en cours de saisie • Rapprochement bancaire manuel • Documents associés à une ligne d’écriture • Formulaires d’impôts sur les sociétés (n°2571 et 2572) • TVA sur les débits, sur les encaissements • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexes 3310A • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire 3514 (acomptes trimestriels) • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2) • Justificatif de TVA • Report automatique du crédit de TVA • Grand-Livre interactif • Balance inter-exercices • Balance d’ouverture (saisie ou génération automatique) • Clôtures mensuelles, clôture annuelle • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques Editions • Open Report Designer™ : 300 modèles d’impressions • Assistant de paramétrage des documents • Personnalisation des modèles d’impression • Encours clients • Journaux, Grand-Livre • Balance, balance âgée par pointage ou par lettrage • Bilan et Compte de Résultat • Plan de regroupement paramétrable Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import-Export des bases contacts, clients, articles, fournisseurs, familles au format CSV • Import paramétrable des articles, familles articles, sous familles articles, clients, familles clients, fournisseurs, familles fournisseurs, contacts, commerciaux/collaborateurs, familles commerciaux/collaborateurs, barèmes ecocontribution, secteurs géographiques. • L’import des relevés bancaires, des documents de vente, d’achat, des règlements clients et fournisseurs • Export schéma de la base • Outils de requêtage • Import paramétrable des écritures, comptes et journaux • Import au format texte EBP • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML. • Export art L215-3 (du code de la consommation) • Lien e-Commerce(1) : Envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP • Export Interface Expert • Export contrôle fiscal • Export paramétrable • Import / export des guides de saisie Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques (courbes, 3D...) : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs Compatible • EBP Reports On Line(3) : consultation à distance des données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta & Gestion Commerciale (1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Plus de détails sur www.ebp.com (3) Service inclus dans les Assistances PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 324 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. PRO Gérez efficacement votre comptabilité générale (saisie, déclaration de TVA, rapprochement bancaire…) et analytique grâce à ce logiciel qui allie convivialité et performance. Etablissez votre Bilan et votre Compte de Résultat, gérez vos immobilisations et exploitez vos données grâce aux prévisions de trésorerie et à la gestion des budgets. Profitez aussi de l’univers Open Line Technology™ qui vous assure une maîtrise rapide et totale de votre logiciel. Prévision de trésorerie atouts du 3logiciel La Fiche Produit Analytique Budgets Recherche intelligente Intuitif Open Line TechnologyTM Open Guide Comptabilité générale Communication Entreprise-Expert Immobilisations E RGONOMIQUE DECISIONNEL Puissant Tableau de bord Compta 2012 Compta PUISSANT Une bonne gestion d’entreprise passe par un traitement efficace de la comptabilité. Grâce à EBP Compta PRO Open Line™, retrouvez l’ensemble des outils nécessaires à la création de vos états comptables (Bilan, Compte de Résultat, Déclaration de TVA, …) et à la gestion de vos immobilisations. Le lettrage Grâce à la gestion des échéances, le lettrage d’une écriture est automatique si le règlement correspond exactement au montant de la facture. + du logiciel : lettrage simplifié, automatique, délettrage automatique Le rapprochement bancaire Importez vos relevés bancaires au format ETEBAC ou tout autre format et pointez manuellement ou automatiquement vos relevés avec le compte banque de votre logiciel EBP. + du logiciel : pointage automatique, import paramétrable des relevés bancaires, critères de comptabilisation des lignes de relevés La Déclaration de TVA Ne perdez plus de temps à remplir manuellement votre Déclaration de TVA, EBP Compta PRO Open LineTM le fait pour vous. Le logiciel calcule automatiquement le montant de votre déclaration à payer. Il ne vous reste plus qu’à l’éditer et à l’envoyer à votre centre des impôts ou bien optez pour la télédéclaration au format EDI*. + du logiciel : Déclaration de TVA agréée par la DGFiP, télédéclaration au format EDI*, génération du fichier de virement de la TVA *Nécessite la souscription à une assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. La gestion des immobilisations Gérez simplement les amortissements et les cessions de vos biens d’équipement conformé- ment à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée. Créez vos fiches d’immobilisations, vos composants, exploitez une fraction d’un même bien en gérant les éclatements et visualisez vos plans d’amortissement. Vous suivez ainsi précisément la situation actuelle de vos immobilisations. + du logiciel : calcul du plan d’amortissement, cession, mise au rebut. La communication Entreprise-Expert Pour la vérification de vos comptes, échangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable au format de son logiciel*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST. A partir de 5 postes, le logiciel est proposé avec le moteur de base de données Client/Serveur Microsoft® SQL Server 2008 Workgroup, Edition 32 bits. La version réseau ouvre les portes du travail simultané et à plusieurs. Un mode réseau perfomant La gestion de vos immobilisations PRO Plus qu’un simple outil de gestion comptable, EBP Compta PRO Open LineTM vous aide à prendre les bonnes décisions au quotidien grâce à la prévision de trésorerie, à la comptabilité analytique et à la gestion des budgets. La prévision de trésorerie Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances dues afin de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également ces données par les charges et les produits à venir pour une meilleure anticipation. La comptabilité analytique La ventilation des charges et des produits sur 1, 2 ou 3 plans (axes) analytiques vous permet de réaliser des analyses selon différents critères. Consultez vos ventilations analytiques sous forme de tableaux paramétrables pour une exploitation approfondie de vos données. Editez également votre Balance analytique, Grand-Livre analytique,… La gestion des budgets Grâce à la gestion des budgets de types général et analytique vous pouvez comparer les dépenses estimées avec les dépenses réellement effectuées et ainsi ajuster ou modifier votre stratégie pour atteindre les objectifs fixés. DECISIONNEL ERGONOMIQUE Ce logiciel a été développé sous la technologie « Open Line technologyTM » qui vous assure une prise en main rapide et un confort d’utilisation. Il offre une interface de travail proche de vos usages quotidiens en informatique. Une ergonomie intuitive Travaillez dans un environnement familier. La nouvelle ergonomie se base sur les modes de fonctionnement utilisés chaque jour (web, outils bureautiques…), ceci permettant de vous adapter à votre logiciel dès la première utilisation. L’Open Guide Pour retrouver les tâches à accomplir dans chaque situation de travail, référez-vous à l’Open Guide de la rubrique correspondante : consultation, trésorerie, analytique,… La recherche intelligente Profitez d’un moteur de recherche puissant pour retrouver tous types d’informations dans vos listes que ce soit un compte, une date, un montant… L’Open Guide : l’assistant de navigation La consultation analytique permet de visualiser la rentabilité d’un secteur, d’un service,… Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de sociétés : 5 ou 10 • Aide en ligne • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Association • Plan Comptable Syndicat • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Version réseau (en option) : jusqu’à 3 postes ou jusqu’à 10 postes Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) Traitements comptables • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Saisie par écriture • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Rapprochement par compte • Rapprochement par journal • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Moyens de paiement • TVA sur les débits et encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Modification des informations de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Déclaration 3519 • Déclaration au format EDI* • Télé-paiement au format EDI* • Demande de remboursement au format EDI * • Génération du fichier de virement de TVA • Documents associés aux lignes d’écritures • Libellés types • Libellés enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des lignes de relevés au format ETEBAC • Suppression des écritures • Grand-Livre et Balance interactifs • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévision de trésorerie • Gestion des chéquiers et des lettres-chè- ques • Purge du plan comptable • Reformatage des comptes • Purge des relevés bancaires • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle • Virements internationaux • Virements et prélèvements ETEBAC • Virements et prélèvements SEPA • Comptabilisation manuelle des lignes de relevés • Comptabilisation automatique des lignes de relevés bancaires • Gestion des notes de frais • Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis un mobile sous Android et échange des données* avec EBP Compta PRO Open Line™* Analytique et budgets • 3 plans (axes) • Ventilations analytiques • Grilles analytiques • Outil d’application de grilles analytiques • Consultation interactive • Gestion des budgets généraux et analytiques Immobilisations • Codification automatique en Alpha-numérique des codes immobilisations d’immobilisations • Localisation, fournisseur • Notion de famille (héritage des paramètres de la famille) • Consultation du plan d’amortissement • Mode d’amortissement linéaire et non amortissable • Mode d’amortissement dégressif • Gestion comptable et fiscale • Simulation d’achat d’une immobilisation • Recherche d’une immobilisation à partir du numéro, de son libellé • Gestion des cessions d’immobilisations, de la mise au rebut • Gestion des éclatements (fractionnement d’immobilisations en plusieurs immobilisations) • Gestion des mutations • Gestion des composants • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Génération des écritures de dotation annuelle, choix de la période • Génération des écritures d’achat • Génération des écritures de cession • Gestion des interventions (réparations...) Editions • Journaux • Grand-Livre • Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Rapprochement bancaire • Bilan • Compte de Résultat • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients / Dettes fournisseurs • Comparatif N / N-1 • Impressions annuelles • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Balance analytique • Grand-Livre analytique • Grilles analytiques • Cerfa 2054 : récapitulatif des mouvements des immobilisations au cours de l’exercice • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Export Interface Expert Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs *Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. • Fonctions accessibles à partir de la version Classic • Fonctions supplémentaires à partir de la version PRO Document non contractuel • Septembre 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 915 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Communiqué de presse / Rambouillet, le 17 octobre 2011 Quels équipements, quels usages numériques professionnels (UNP) pour les entreprises de moins de 20 salariés ? Comment développer ces UNP auprès d’un plus grand nombre ? C’est le défi qu’EBP veut relever aujourd’hui avec son initiative Lancez-vous : • Le Baromètre des Usages Numériques Professionnels EBPOpinionWay avec le soutien d’Orange • Le site lancez vous.com • La suite logicielle gratuite pendant un an : La Solution Entrepreneur™ Un nouveau baromètre EBP-OpinionWay* avec le soutien d’Orange auprès de 600 entreprises de 0 à 19 salariés pour étudier les UNP : 1. Equipements : Encore 21% d’entreprises ne possèdent pas d’ordinateur, 36% pas de téléphone portable, 82% pas de smartphone … et 95% pas de tablettes. 87% sont connectées à Internet, dont 57% via une Box Internet+3G+téléphone. 2. Equipés, mais pour quoi faire ? 35% envoient ou reçoivent au moins 5 mails par jour. Avec Internet, 44% effectuent des opérations bancaires mais seulement 17% télédéclarent. Et pour 52%, « déclarer les impôts en ligne n’est pas indispensable ». Parmi les utilisateurs de smartphone, 18% des sondés, l’envoi de SMS (utilisé par 71% d’entre eux) est le premier usage en plus de la fonction principale, le téléphone. 3. Et les logiciels ? 52% déclarent utiliser des logiciels de bureautique, essentiellement pour le tableur. 36% possèdent au moins un logiciel de gestion, 24% un logiciel de Comptabilité, 17% un logiciel de facturation et … 6% un logiciel de GRC. 4. Le Cloud ?? 6% des entreprises qui utilisent une application de Comptabilité y accèdent via le Cloud ! 5. Visible sur internet ? 33% déclarent être visible sur Internet (site, blog, nom de domaine), 27% publient leur propre site web avec ou sans boutique, 4% possèdent une boutique en ligne. 6. Et demain, quelles intentions d’usages pour les non utilisateurs ? 10% veulent augmenter leur présence sur Internet, 5% veulent s’équiper d’un logiciel de gestion, 2% veulent d’équiper d’un ordinateur. *Enquête téléphonique réalisée entre le 14 et le 27 septembre 2011. Redressements réalisés sur la taille salariale, le secteur d’activité et la région. Une présentation détaillée des résultats sera disponible sur simple demande. Fort d décou de l’en LancezL’object numériq partena l’Indust industri En iden compte La So gestio Dans la propose 27 ans salariés les ava gain de Avec La apprend • G • • • T • • « Soupl besoins informa Plan, de l’espéro Marketi Pour u d’Assist de ces co vrir et ad ntreprise -vous est u tif est d’ap que. Le po aires instit trie, le CE iels apporta ntifiant les e à terme a lution En on ! a logique d e La Solutio après sa c s utilisent a ntages de « productivi a Solution dre pendan Gérer son p Réaliser so Faire ses d Tenir son li Déclarer se Remplir ses les, person s essentiels atisée. Cett evis, factur ons, séduir ng d’EBP. un accomp tance Onlin nstats, E dopter de : télépho une initiati pporter un ortail lancez utionnels f EFAC, l’ACS ant des solu 5 leviers n pporter une ntreprene ’accompag on Entrepre création, E au quotidien « l’Usage » té, docume Entreprene nt un an à m projet d’ent n business evis et ses ivre achats es charges s déclaratio nnalisables s d’un béot te nouvelle res, livre a re bon nom pagnement e (accessib EBP lance es UNP d onie, inte ive EBP po n soutien a z-vous.com forts tels SEL (l’Asso utions et du numériques e réponse g eur™ d’E nement de eneur™ à p EBP constat n un logicie » d’une app ents profess eur™, l’ent mieux gére treprise plan factures -recettes en tant qu’ ons de serv et perform tien qui va e solution, chats-recet mbre de je complet, ble 24h/24 e www.lan ans tous ernet, log our démocr aux créate m a pour vo que le Mi ociation de u contenu p s moteurs globale aux BP : une es TPE et d partir du site te que seu el de gestio plication déd sionnels, de repreneur r son activi ’auto-entre vices à la pe mants, la S créer son gratuite du ttes…l’esse eunes entr La Solut et 7j/7). ncez-vous. les doma iciels, ap ratiser les urs et ent ocation de inistère de e l’Econom pédagogiqu de croissan x besoins de solution es auto-en e www.lanc lement 36 on ! 6 entre diée à la fa evis percut va faire se ité à l’aide epreneur ersonne Solution En entreprise urant un an ntiel de la reprises » tion Entre com, un aines d’e plications usages nu trepreneurs rassemble e l’Econom ie Numériq ue. nce en ent es entrepri n gratuite ntrepreneur cez-vous.co % des ent epreneurs s acturation o tants… es premiers d’un outil s trepreneur ou qui veu n regroup gestion ! U souligne E preneur™ site qui a exploratio s en ligne umériques s dans leu r des contr mie, des Fi que) et de treprise, lan ses. e pour a rs dans leu om. treprises de sur 10 ne co ou à la sais s pas en g simple pour r™ répond ut se mettr pe des outi Une solutio Etienne Ast s’accompa apprend, on au ser e en entrepr r adoption ributeurs : inances et es partena ncez-vous.c pprendre ur activité, e moins de onnaissent sie comptab estion et a r : d aux prem re à la ges ils de Busin n qui va, n truc, Direc agne d’un fait rvice rise. n du des t de aires com e la EBP e 20 pas ble : ainsi miers stion ness nous teur an Des partenaires « contributeurs » comme l’opérateur Orange accompagnent EBP Orange, l’un des principaux opérateurs européens du mobile et de l’accès internet ADSL et l’un des leaders mondiaux des services de télécommunications au service des entreprises, soutient l’initiative Lancez-vous notamment à travers son Baromètre. Toujours aux côtés des entrepreneurs pour soutenir leurs projets, Orange propose également dans le portail www.lancez-vous.com des solutions professionnelles simples, claires et économiques, à prix préférentiels. La liste des premiers contributeurs est disponible sur www.lancez-vous.com. VERSION Commerce de détail VERSION PRO VERSION Mode Choisissez le produit adapté à vos besoins : Pour tous les professionnels du commerce C’est le logiciel de gestion haut de gamme pour tous les professionnels du commerce : en plus des fonctions traditionnelles d’encaissement, de suivi de la clientèle, de gestion d’articles par gamme… vous pouvez connecter plusieurs caisses en réseau* et profiter d’une gestion de stocks en multi-dépôts. www.ebp.com EBP Point de Vente PRO 2014 Point de Vente PRO 2014 LES 5 POINTS CLÉS Encaissez simplement Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Personnalisez vos gammes Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile : enregistrez les achats de vos clients puis choisissez le mode de règlement. En plus, vous pouvez paramétrer l’écran à vos couleurs. Travaillez en multi-dépôts Gérez plusieurs dépôts de stockage. Les possibilités sont multiples : transfert de dépôt à dépôt pour pallier une rupture de stock, définition de plusieurs dépôts (magasins, vente sur Internet, vente par correspondance...), statistiques articles détaillées par dépôt… Partagez vos données Travaillez en mode réseau* au sein de votre commerce. A distance, vous pouvez ouvrir une caisse et centraliser les informations de vos différentes caisses**. Communiquez facilement En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable***. * En option ** En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. *** EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. • Changement taux de TVA • Contrôle fiscal pour les comptabilités informatisées CONFORME LFR 2012 Point de Vente Visualisez vos comptes de façon plus détaillée et suivez l’évolution de votre société pour un poste et une période précise. Une caisse entièrement paramétrable Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences. Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre écran : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton. Sécurisez votre caisse en choisissant l’option la plus adaptée à votre activité : verrouillage manuel ou automatique. Le mode écran tactile Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile. La facturation Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les étiquettes codes-barres de leurs articles. Le paiement Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Offrez leur la possibilité de régler le montant avec plusieurs moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, ticket restaurant…). Lors de la sortie du ticket de caisse, profitez-en pour éditer un coupon supplémentaire vous permettant de mettre en avant une offre promotionnelle, un nouveau produit... Les documents pour gérer le stock en multi-dépôts Pour les achats : lors de la réception d’une commande, dispatchez les articles dans les dépôts de votre choix. Pour les ventes : saisissez votre facture et choisissez le dépôt qui s’appliquera à l’ensemble de votre facture. Les bons de transfert inter-dépôts Afin d’optimiser la gestion de plusieurs stocks, le logiciel identifie automatiquement les ruptures de stock sur tel ou tel article et propose des solutions de transfert : choix du ou des dépôts où l’article est disponible. Puis le logiciel édite automatiquement le bon de transfert inter-dépôts. Vous avez également la possibilité de gérer les cas particuliers en transférant des articles manuellement d’un dépôt à un autre, en vue par exemple d’une importante commande. L’inventaire Réalisez votre inventaire sur chaque dépôt ou sur tous les dépôts. A la validation du document, les stocks sont automatiquement mis à jour. Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable. Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux outils personnalisables. Optez pour une plus grande productivité ! Ce logiciel vous permet de gérer plusieurs dépôts de stockage. Il peut s’agir de dépôts classiques (magasin, entrepôt,…) ou de dépôts spécifiques (salon, vente par correspondance, Internet…). L’encaissement La gestion des stocks en multi-dépôts Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse Les statistiques Consultez pour un article donné, le stock contenu dans chaque dépôt ou pour tous les dépôts. Puis éditez les états correspondants : état de stock, mouvement de stock, état de réapprovisionnement. Visualisez en un clin d’oeil le stock disponible pour chaque dépôt ou en totalité PRO Les cartes de fidélité Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon d’achat. Les chèques cadeaux Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients. Les soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de début et une date de fin d’opération. La personnalisation des gammes selon 3 critères Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et matières de vos articles. La déclinaison de vos articles de référence Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à cette référence la déclinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera automatiquement les combinaisons d’articles possibles ! Une gestion des stocks simplifiée Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes codes-barres que d’articles réceptionnés. Le palmarès des articles Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré. Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent le moins de succès. La répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition de votre activité. Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de fidélisation pertinente et efficace. Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. En effet, vous pouvez décliner vos articles selon 3 critères personnalisables et ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/ millésime. Véritable outil d’aide à la décision, le logiciel vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre activité. La fidélisation de votre clientèle La gestion des gammes de produits Les statistiques Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux… Le suivi des collections Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection. Visualisez en un clin d’oeil les informations clés tels que le stock, le CA, ou encore les différents tarifs Visualisez l’essentiel de votre activité Document non contractuel • Septembre 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 335 Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Consultation et filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. • Version réseau (en option) Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des fichiers • Nombre de dossiers : 10 • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables Gestion des achats et des ventes • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements Electriques et Electroniques) • Gestion de l’éco-contribution ameublement • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée des devis, commandes, bons de livraison et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat et les pièces de vente • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Virements et prélèvement SEPA • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier • Gestion des stocks en multi-dépôts • Transfert de dépôt à dépôt • Statistiques articles détaillées par dépôt ou pour tous les dépôts • Génération automatique de bon de transfert lors de rupture de stock Gestion des gammes • Déclinaison des articles selon 3 critères personnalisables • Visualisation du stock par article ou par gamme d’articles • Résultats des ventes par collection Gestion de la Relation Client • Grille de classification • Rattachement des actions d’un client à une affaire Fidélité client • Historique de la fidélité par client • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Envoi de SMS via des partenaires* : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL ®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM • Imports et exports paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien avec le logiciel EBP Cartographie & Décisions PRO (à acquérir séparément) • Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Encaissement (Front Office) • Mode RDS** • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte • Gestion des retours articles et des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Gestion des abonnements • Visualisation des stocks par dépôt • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) • Édition de tickets supplémentaires (offre promotionnelle, nouveau produit...) Caisse • Verrouillage de la caisse, manuel ou automatique • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (regroupement des tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Fonctions Principales EBP Point de Vente PRO 2014 Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement Compatible OPOS EBP Point de Vente PRO est compatible avec les principaux périphériques d’encaissement du marché. Toutes les imprimantes tickets, afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS avec interface série ou parallèle pourront fonctionner avec EBP Point de Vente PRO. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com COMPATIBLE OPOS *Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM. **En option. Remote Desktop Services (RDS) est un service roposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits et 64 bits • Windows ® 7 32 bits et 64 bits • Windows ® 8 32 bits et 64 bits Windows XP ®, Vista ®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 2 Go (1) Excepté pour le Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 Choisissez le produit adapté à vos besoins : LES 5 POINTS CLES VERSION PRO VERSION Commerce de détail VERSION MODE Gérez votre activité Appuyez-vous sur un logiciel puissant pour piloter l’ensemble de votre activité : gestion des achats, des ventes, des stocks, Gestion de la Relation Client, multi-devises, transfert en comptabilité. Gagnez du temps Scannez les étiquettes codes-barres de vos articles et enregistrez vos ventes. Puis encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Gérez vos gammes Déclinez vos articles selon 3 critères de votre choix (ex : taille, matière, couleur) en fonction de votre activité afin de personnaliser vos gammes. Puis visualisez votre stock par article ou par gamme d’articles. Optimisez vos ventes Fidélisez votre clientèle à l’aide de cartes de fidélité, bons d’achat, chèques cadeaux… Puis évitez les ruptures de stock en consultant en temps réel l’état de vos stocks et réapprovisionnez si nécessaire. Communiquez facilement En fin de journée, éditez votre Z de caisse. Puis générez sans ressaisie vos écritures comptables et transférez-les au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable*. * EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Pour les magasins spécialisés dans le textile Point de Vente Mode 2012 Pour répondre aux besoins des magasins de prêt-à-porter, de lingerie, de chaussures, de sport, de maroquinerie, EBP propose une solution performante pour gérer votre activité en toute simplicité. Encaissements, gestion des articles en tailles/couleurs, consultation du stock en temps réel, fidélisation des clients et transfert des données en comptabilité sans aucune ressaisie. www.ebp.com ZOOM sur des fonctions clés Une caisse entièrement paramétrable Personnalisez votre écran de vente selon vos besoins et vos préférences. Choisissez les fonctions de caisse dont vous avez besoin et paramétrez votre écran de vente : de la couleur du fond d’écran jusqu’à la taille d’un bouton. Le mode écran tactile Retrouvez tous les réflexes d’une caisse standard avec le mode écran tactile. La facturation Gagnez en efficacité ! Enregistrez les achats de vos clients et scannez les étiquettes codes-barres de leurs articles. Le paiement Encaissez les règlements de vos clients aussi rapidement qu’avec une caisse enregistreuse. Offrez la possibilité à vos clients de régler le montant avec plusieurs moyens de paiement (carte bleue, chèque, espèces, chèque cadeau...). Personnalisez votre écran de vente et vos tickets de caisse L’encaissement Besoin d’encaisser rapidement le règlement de vos clients ? Faites le choix d’une solution simple, innovante et personnalisable. Afin de professionnaliser l’image de votre entreprise et répondre aux spécificités de votre activité, ce logiciel propose de nombreux outils personnalisables. Avec EBP, adaptez le logiciel aux spécificités de votre activité. En effet, le logiciel vous permet de décliner les articles selon 3 critères personnalisables. Vous pourrez ainsi constituer vos différentes gammes de produits : taille/couleur/matière, ou encore appellation/domaine/millésime. La déclinaison sur 3 critères Personnalisez vos gammes de produits selon les critères de votre choix. Vous travaillez dans le secteur du textile ? Déclinez toutes les tailles, couleurs et matières de vos articles. L’article de référence Créez votre article de référence « robe d’été ». D’un simple clic, rattachez à cette référence la combinaison qui lui convient. Par exemple, la «robe d’été» est disponible en 3 couleurs, 5 tailles et 2 matières. Le logiciel créera automatiquement tous ces articles. Une gestion des stocks simplifiée Rupture de stock ? Etablissez très rapidement votre bon de commande fournisseur. Une fois les articles réceptionnés, imprimez autant d’étiquettes codes-barres que d’articles réceptionnés. Le suivi des collections Un document intitulé « synthèse des achats/ventes par collection » vous permet d’analyser les écarts entre les achats et les ventes d’une collection. Visualisez toutes les tailles et les couleurs disponibles pour cet article La gestion des gammes de produits La gestion des stocks Cartes de fidélité Automatisez la gestion de vos cartes de fidélité en fonction d’un nombre de points, d’un chiffre d’affaires ou d’un nombre de passages en caisse. Vous attribuez ensuite le type de gain : une remise, un article offert ou un bon d’achat. Chèques cadeaux Proposez à vos clients l’achat de chèques cadeaux. Ils pourront les offrir à leurs proches et vous pourrez ainsi conquérir de nouveaux clients. Soldes et promotions Rythmez votre activité commerciale en fonction des saisons et des événements. Mettez en place des opérations ciblées et déterminez une date de début et une date de fin d’opération. La fidélisation de votre clientèle Gérez efficacement votre commerce et développez votre chiffre d’affaires. Mettez en place, très simplement, une stratégie de fidélisation pertinente et efficace. Les documents pour gérer les stocks La gestion des stocks s’effectue au fur et à mesure des bons d’entrées et des bons de sorties ainsi que lors de la validation des documents de ventes et d’achats. Le réapprovisionnement automatique Evitez les ruptures de stock et mettez en place un système de réapprovisionnement automatique. Pour chacun des articles, définissez le stock minimum et le stock d’alerte. L’inventaire Saisissez votre inventaire à l’aide d’un assistant et d’un document de synthèse prêt à l’emploi. Pour gérer vos stocks en toute tranquillité, EBP Point de Vente Mode met à votre disposition une gestion complète des stocks : de la saisie des bons d’entrées et des bons de sorties, à la gestion de l’inventaire. Indiquez les quantités en fonction des tailles et des couleurs Fidélisez vos clients à l’aide de cartes de fidélité, chèques cadeaux… Les statistiques Palmarès des articles Imprimez le palmarès de vos articles et analysez le chiffre d’affaires généré. Envie de doper vos ventes ? Accordez des remises sur les articles qui remportent le moins de succès. Répartition des ventes par tranche horaire et par vendeur Obtenez, sous forme de tableaux, des statistiques détaillées sur la répartition de votre activité. Statistiques de ventes par tarif Analysez le nombre de ventes réalisées par tarif. Vous tenez un magasin de vente à emporter ? Vous pourrez identifier très clairement la répartition du chiffre d’affaires entre «les ventes sur place» et «les ventes à emporter». Véritable outil d’aide à la décision, EBP Point de Vente Mode vous permet de visualiser très rapidement les chiffres clés de votre activité. Visualisez en un clin d’oeil les résultats de vos ventes en fonction des différentes collections Caractéristiques générales • Personnalisation des listes et de tous les modèles d’impression • Outil de sauvegarde multi-supports et restauration des données • Gestion des utilisateurs avec définition des droits • Tableau de bord (CA journalier, indice de vente, fréquentation/CA) • Consultation et filtrage des tickets : en attente, en compte, réglés, transférés en factures • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing*. Gestion Commerciale (Back Office) Gestion des fichiers • Nombre illimité de dossiers • Fichiers clients, commerciaux, articles • Gestion des codes-barres à prix et poids variables Gestion des achats et des ventes • Devis, commandes, bons de livraison, factures • Gestion de la DEEE (Déchets des Equipements Electriques et Electroniques) • Recherche sur les lignes de pièces : numéro de série, code article... • Saisie déportée des devis, commandes, bons de livraison et factures • Transferts et regroupements de pièces • Facturation HT ou TTC • Gestion multi-devises, multi-échéances • Livraison/réception globale ou partielle des commandes avec gestion des reliquats • Gestion des remises articles ou clients avec choix de la priorité • Multi-facturation périodique • Grille tarifaire par client • Gestion des soldes et promotions • Relance Clients personnalisée • Recherche des articles par référence fournisseur dans les pièces d’achat et les pièces de vente • Impression des étiquettes avec prix normal et prix soldé • Consultation des tickets de caisse • Remise en banque centralisée : Back et Front Office • Contremarque : détection de commandes clients à livrer suite à la réception de commandes fournisseurs • Réservation d’articles en rupture de stock avec versement d’arrhe ou d’acompte Gestion des stocks • Bons d’entrées, bons de sorties • Fabrication des articles composés • Saisie de l’inventaire complet • Inventaire tournant : sélection d’une liste d’articles à inventorier Gestion des tailles/couleurs • Gestion des articles en tailles/couleurs (jusqu’à 3 critères personnalisables) • Visualisation du stock par article ou par gamme d’articles • Résultats des ventes par collection Gestion de la Relation Client • Grille de classification • Rattachement des actions d’un client à une affaire Fidélité client • Historique de la fidélité par client (tickets, gains) • Gestion des cartes de fidélité (par point, par chiffre d’affaires, par nombre de passages en caisse) • Calcul du CA hors promotion • Gestion des remises, articles offerts, bons d’achat • Chèques cadeaux • Envoi de SMS via des partenaires*: Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Sélection et exclusion des articles concernés par la fidélité client (en cas de promotion...) Statistiques • Consultation des statistiques depuis la fiche tiers et la fiche article • Palmarès des articles, meilleurs vendeurs • Activité du magasin par tranche horaire et par vendeur • Panier moyen, indice de vente • Statistiques globales illustrées par un graphique (tableau de bord) Import/Export des fichiers • Génération de fichiers PDF avec envoi par e-mail depuis toutes les éditions et exportations au format EXCEL®, JPEG, TIFF, HTML, RTF • Transfert en comptabilité des factures, tickets de caisse et mouvements de caisse au format du logiciel de l’Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADORDORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. • Importations et exportations paramétrables des fichiers articles, familles d’articles, clients, fournisseurs et contacts • Lien avec le logiciel EBP Cartographie & Décisions PRO (à acquérir séparément) • Lien e-Commerce* Oxatis ou Epages : envoi des articles/clients vers le site Web puis récupération automatique des commandes en ligne sur le logiciel EBP Encaissement (Front Office) • Mode RDS** • Personnalisation de l’écran de vente • Mode écran tactile Gestion des ventes comptoir • Saisie des articles • Ventes en attente, avec impression du ticket en attente • Gestion des articles liés pour les ventes additionnelles • Modification du mode de règlement sur un ticket validé • Ventes en compte (différé et rattaché à un client) • Gestion des retours articles • Gestion des avoirs • Multi-règlements : carte bancaire, chèque, espèces, ticket restaurant, bon d’achat, chèque cadeau, avoir • Regroupement de tickets en facture • Gestion des abonnements • Statistiques sur les bons d’achats et chèques cadeaux • Saisie du code postal à chaque saisie de ticket (édition de statistiques) • Edition de ticket sans prix avec le détail des articles (ticket cadeau) • Tri des articles par famille sur le ticket de caisse • Impression automatique d’une facturette à chaque vente (en plus du ticket) Caisse • Suivi du fond de caisse • Mouvements de caisse avec la création de types de mouvements de caisse • Clôture de caisse avec déclaration des montants en caisse, impression du Z de caisse et du Z de caisse consolidé (regroupement des tickets de plusieurs caisses) • Impression du X de caisse, journal de caisse • Ecran de comptage de caisse Suivi des clients • Saisie du multi-règlements pour les ventes en compte • Remise en banque automatique des paiements CB Fonctions Principales EBP Point de Vente Mode 2012 Logiciel 2 en 1 : Gestion Commerciale + Encaissement *Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. **RDS : Remote Desktop Services Compatible OPOS EBP Point de Vente Mode est compatible avec les principaux périphériques d’encaissement du marché. Toutes les imprimantes tickets, afficheurs, tiroirs caisse, compatibles OPOS avec interface série ou parallèle pourront fonctionner avec EBP Point de Vente Mode. Parmi les marques compatibles : EPSON, TOSHIBA, AURES, METROLOGIC, ZEBRA Pour connaître la liste des périphériques compatibles, consultez notre site : www.ebp.com COMPATIBLE OPOS Document non contractuel • Janvier 2012 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 334 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2GHz ou supérieur • Mémoire : 2 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits(1) • Espace disque libre : 2 Go (1)Excepté pour EBP Point de Vente Front Office : écran supportant une résolution de 800*600 Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. ® Fonctionne avec Windows XP®, Vista® etWindows® 7 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : OPTIMISER Gamme PR O et Réseau LES 5 POINTS CLES DEMARRER Gamme Pr atic DEVELOPPER Gamme Classic Pour l’ensemble des petites entreprises Compta Classic Open LineTM 2011 Ce logiciel facile à prendre en main offre toutes les fonctionnalités essentielles à la tenue d’une comptabilité générale : saisie des écritures, TVA, Bilan… Très complet, il permet de gérer effi cacement votre trésorerie grâce au tableau de bord. Une prise en main facilitée Naviguez intuitivement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail, proche de vos usages quotidiens (Excel®, e-mail). Retrouvez toutes les fonctions utiles au quotidien pour votre entreprise : saisie des écritures, lettrage, déclaration de TVA, Bilan... Saisissez rapidement Choisissez la saisie qui vous convient : simplifi ée, par guide ou par journal et par mois. Gagnez du temps en automatisant les saisies grâce à l’association de comptes et aux abonnements. Le tableau de bord Visualisez très rapidement les indicateurs clés de performance : solde de compte de banque, état des créances clients, des dettes fournisseurs. Editez simplement Imprimez en toute simplicité votre déclaration de TVA agréée par la Direction Générale des Finances Publiques et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Communiquez facilement Echangez simplement et de façon sécurisée vos données avec votre Expert-Comptable, pour la vérifi cation de vos comptes, au format de nombreux logiciels comptables*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST www.ebp.com Fonctions Principales Caractéristiques générales • Version monoposte • Version réseau : jusqu’à 3 postes (en option) • nombre de sociétés : 5 • Aide en ligne • Assistant de navigation • Tableau de bord • Plan Comptable Général (abrégé, de base, développé) • Plan comptable entreprise • Plan comptable association • Recherche multi-critères • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Solvabilité avec Société.com, Managéo, Bilansgratuits.fr(1) • Envoi de SMS via des partenaires(2) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie par guide • Saisie simplifi ée • Ventes comptoir • Gestion des abonnements • Gestion des échéances • Recherche d’écritures • Consultation de comptes • Association de comptes pour automatiser la saisie • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Calcul automatique de la TVA en cours de saisie • Transfert des écritures d’un journal à un autre, d’un mois à un autre ou d’un compte à un autre • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifi é • Lettrage automatique découlant du pointage • Rapprochement bancaire manuel • Documents associés à une ligne d’écriture • TVA sur les débits, sur les encaissements • Grand-Livre interactif • Balance interactive • Balance d’ouverture (saisie ou génération automatique) • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Consultation inter-exercice (interactive) Editions • Open Report Designer™ : nombreux modèles d’impression • Assistant de paramétrage des documents • Journaux • Grand-Livre • Balance • Balance âgée par pointage ou par lettrage • Echéancier • Encours clients • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Rapprochement bancaire • Déclarations de TVA : CA3, CA12 et annexes 3310A agréées DGFiP • Déclaration 3519 • Justifi catif de TVA • Bilan (Etat préparatoire) • Compte de Résultat (Etat préparatoire) Travaillez à plusieurs et en simultané avec la version réseau le tableau de bord EBP Compta Classic Open LineTM dispose d’un tableau de bord très complet pour aider le chef d’entreprise à contrôler en temps réel la situation de sa trésorerie, son résultat et son chiffre d’affaires. Vous disposez ainsi de toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. Une prise en main simple et rapide L’ergonomie intuitive du logiciel est également visible au travers du tableau de bord. Chaque rubrique est bien distincte pour faciliter l’accès à l’information. Des liens dynamiques sont également prévus pour accéder par exemple à l’impression des créances clients et des dettes fournisseurs. Suivi de la trésorerie Suivez effi cacement vos disponibilités en caisse et vos soldes bancaires et contrôlez l’état de vos créances clients et de vos dettes fournisseurs (échues et à échoir). Les graphiques Comparez, à l’aide de graphiques, les résultats mensuels de votre entreprise mais aussi votre chiffre d’affaires, le résultat comptable et la marge brute. Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable* • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML. • Import paramétrable des écritures, comptes et journaux • Import au format texte EBP • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Export Liasses fi scales • Export Interface Expert Statistiques • Solde de compte de banque • Etat des créances clients • Etat des dettes fournisseurs (1) Pour toute information sur les services et conditions proposés par ces partenaires, consultez les sites dédiés (2) Nécessite la souscription à un contrat d’Assistance EBP, hors coût de SMS. (3) EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST Le tableau de gestion de trésorerie Quel logiciel choisir ? EBP Compta Classic Open LineTM EBP Compta PRO Open LineTM Saisie simplifi ée, saisie guidée, saisie avancée D D Déclaration de TVA, Grand-Livre, Balance, Bilan, Compte de Résultat D D Gestion des échéances multiples D D Tableau de prévision de trésorerie D Comptabilité analytique multi-axes D Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifi ée D Confi gurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel • février 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 279 Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : Compta Pratic 2014 LES 5 POINTS CLÉS Pour démarrer en Compta Ce logiciel est l’outil idéal pour bien démarrer en comptabilité. Il permet de saisir sans connaissance comptable les factures d’achat, de vente, les opérations bancaires et les ventes comptoir. Son interface de saisie spécialement étudiée pour les novices en comptabilité vous garantit une prise en main immédiate de votre logiciel. Sa facilité d’accès s’accompagne de fonctions essentielles pour une petite entreprise : déclaration de TVA, Bilan, Compte de Résultat... Naviguez intuitivement Naviguez facilement dans votre logiciel grâce à son environnement de travail familier, proche de vos usages quotidiens (Excel®, Internet…). Démarrez rapidement Enregistrez en toute simplicité vos écritures d’achat, de vente, les opérations bancaires et les ventes comptoir grâce à des masques de saisies pré-paramétrés. Ce logiciel prêt à l’emploi facilite vos premiers pas en comptabilité. Suivez votre activité Visualisez en un coup d’oeil l’essentiel de votre activité grâce au tableau de bord. Suivez ainsi en temps réel les indicateurs clés de performance de votre entreprise. Travaillez à votre rythme Saisissez vos écritures puis établissez votre déclaration de TVA agréée par la DGFiP, votre Bilan et votre Compte de Résultat ou confiez ces missions à votre Expert-Comptable. Communiquez facilement Echangez simplement vos données avec votre Expert-Comptable, au format de nombreux logiciels comptables*. *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST Fonctions Principales Caractéristiques générales • Version monoposte • Mono-société • Sauvegarde multi-supports • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec société.com, bilansgratuits.fr, mappy, yahoo France, Bing(1) • Envoi de SMS via des partenaires(1) (hors coût de sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Gestion des Favoris • Assistant de navigation personnalisable • Sauvegarde automatique à la fermeture d’un dossier • Exercice de 24 mois maximum Aide • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Assistant de navigation Traitements comptables • Saisie de la balance d’ouverture ou génération automatique • Paramétrage des comptes • Création de journaux • Création de clients et fournisseurs sans notion comptable • Cumuls et graphiques dans la fiche compte • Enregistrement des factures de vente sans notion comptable • Enregistrement des factures d’achat sans notion comptable • Enregistrement des opérations de trésorerie en caisse ou en banque sans notion comptable • Ventes comptoir • Liste des écritures • Génération automatique des écritures en débit/crédit • Mono-échéance • Consultation de comptes • Lettrage simplifié des comptes sans notion comptable • Rapprochement bancaire • Gestion de la TVA sur les débits • Déclarations de TVA CA3, 3310A et CA12 agréées par la Direction Générale des Finances Publiques • Déclaration 3519 (demande de remboursement) • Formulaire 3514 (acomptes trimestriels) • Justificatif de TVA • Télédéclaration et télépaiement EDI-TVA(2) • Validation des écritures • Clôture mensuelle, clôture annuelle • Journal des événements • Balance inter-exercice • Pointage automatique au lettrage • Raccourcis comptes et libellés Suivi de l’activité • Tableau de bord affichant l’essentiel de l’activité • Affichage des soldes de trésorerie www.ebp.com ZOOM sur Document non contractuel • Juillet 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 la simplicité d’utilisation Pour bien démarrer en comptabilité, l’utilisation d’un logiciel simple à prendre en main est primordiale. La navigation et la saisie des écritures doivent être intuitives. La prise en main rapide L’environnement de travail proche d’internet et des outils bureautiques (Excel®, e-mail) vous garantit une prise en main rapide du logiciel. Un chemin de navigation vous indique les étapes à accomplir pour tenir efficacement votre entreprise. Une tenue de la comptabilité simplifiée Grâce aux masques de saisie simplifiés, spécialement étudiés pour les novices en comptabilité, saisissez vos ventes, vos achats, votre trésorerie et vos ventes comptoir, sans notion de débit/crédit et sans notion de compte propres à la comptabilité. Impressions • Liste des factures saisies • Echéancier détaillé (basé sur le lettrage) • Balance âgée (basé sur le lettrage) • Liste des opérations de trésorerie enregistrées en caisse ou en banque • Journaux, Grand-Livre, Balance • Bilan (état préparatoire) • Compte de Résultat (état préparatoire) • Journal centralisateur • Impressions annuelles Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import au format texte EBP • Exportation des impressions au format PDF, Word, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Importation du transfert d’EBP Facturation Pratic • Export Liasses fiscales Compatible • EBP Reports On Line(3) : consultation à distance des données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette et un smartphone.. (1) Nécessite la souscription à une Assistance PRIVILEGE ou PREMIUM (2) Plus de détails sur www.ebp.com (3) Service inclus dans les Assistances PRIVILEGE, PREMIUM ou payable séparément. Pour plus de détails, nous consulter. La saisie pratique, sans notion de comptabilité. Gagnez du temps, les montants de la TVA et du HT se calculent automatiquement. Quel logiciel choisir ? EBP Compta Pratic 2014 EBP Compta Classic 2014 Aucune connaissance comptable requise   Saisie simplifiée des achats, des ventes et de la trésorerie   Déclaration de TVA et états préparatoires du Bilan et du Compte de Résultat   Saisie guidée d’écritures et saisie avancée  Lettrage automatique et gestion des échéances  Grand-Livre interactif et Balance interactive  Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. 282 Communiqué de presse - Rambouillet et Paris, le 27 août 2009 Bouygues Telecom Entreprises et Itool Systems, filiale d’EBP, s’associent pour offrir toujours plus de mobilité aux professionnels L’opérateur télécoms et la filiale ASP d’EBP proposent une offre attractive combinant un forfait Internet 3G+/EDGE illimité et une solution de facturation en ligne pour faciliter le quotidien des entrepreneurs. Itool Systems, filiale ASP de l’éditeur de logiciels de gestion EBP, et Bouygues Telecom Entreprise, annoncent la signature d’un partenariat. Dans le cadre de cet accord, les deux sociétés proposent aux professionnels, souscrivant au nom de leur entreprise, un forfait Internet 3G+/EDGE illimité associé au service de facturation en ligne Itool Facto pour seulement 29 euros HT/mois au lieu de 34 euros HT/mois. Une réponse aux attentes des professionnels Ce partenariat témoigne de la volonté des deux entreprises de répondre aux attentes des professionnels, de plus en plus demandeurs de solutions mobiles pour leurs applications métier. L’association de ces deux offres facilitera le travail des professionnels en situation de mobilité. - Un artisan souhaite réaliser un devis directement chez son client ? - Un entrepreneur en déplacement souhaite traiter ses emails dans sa chambre d’hôtel ? - Un patron en déplacement désire consulter tous les devis et factures émis par ses collaborateurs ? Tous ces usages deviennent une évidence au quotidien grâce à l’offre conjointe d’Itool Systems et de Bouygues Telecom Entreprises. Mes devis, mes factures clients, c'est où je veux, quand je veux ! Avec une couverture de 75% de la population en 3G+, et 94% en Edge, le réseau mobile de Bouygues Telecom permet aux clients d’accéder à Internet partout en France. Grâce au forfait Internet 3G+/EDGE illimité, les professionnels peuvent naviguer sur le web, consulter leurs e-mails et utiliser leurs applications en ligne à tout moment et sans aucune restriction. En associant cette offre à la solution en ligne Itool Facto d’Itool Systems, ils peuvent dorénavant consulter et éditer leurs devis et factures, les fiches clients et bons de commandes, ou encore, analyser leur chiffre d’affaires grâce aux statistiques graphiques, le tout facilement, à distance pour un gain de temps et de productivité immédiatement mesurable. Pour profiter de l'offre conjointe, rien de plus simple. Il suffit aux professionnels de : Filiale ASP du groupe EBP, éditeur majeur de logiciels de gestion, Itool Systems édite des solutions de comptabilité, facturation, reporting et gestion de documents en ligne. Très simples d’utilisation, les solutions Itool permettent de gérer son entreprise depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet, quel que soit son environnement de travail (Windows, Macintosh, Linux…). Bouygues Telecom Entreprises Alexandre André / Clémentine Sillam Tél : 01 39 26 62 42 / 01 41 09 54 17 aandre@bouyguestelecom.fr csillam@bouyguestelecom.fr EBP-Itool Clipping-traitdunion Relations Presse Soline Peschard / Florine Lainé Tél. : 01 44 52 50 11 / 01 44 59 69 04 soline@clipping-tu.com florine@clipping-tu.com Depuis 1997, Bouygues Telecom dispose d’une activité dédiée aux entreprises et aux professionnels. Promoteur du forfait, des offres à la seconde et des accès data illimités, Bouygues Telecom Entreprises a obtenu la confiance d’un million de professionnels et d’entreprises partout en France. Plus de 200 grands comptes (le Conseil de l’Europe, l’Ecole du Ski Français (ESF), La Poste, BNP Paribas, EDF, les Douanes, Nestlé, la Mairie de Lyon, LVMH...) ou PME bénéficient des solutions de communication fixe, mobile ou internet. Grâce aux équipements IP répartis et maîtrisés sur l’ensemble du territoire, Bouygues Telecom contrôle de bout en bout la qualité du service rendu aux entreprises. Le réseau Internet mobile de Bouygues Telecom associant les technologies Edge et 3G+ permet de profiter d’une excellente couverture partout en France et de très hauts débits dans les principales villes pour une qualité de service adaptée aux besoins de ses clients. Afin d’accompagner les entreprises pour le choix, l’installation ou le suivi de ses solutions de communications fixes ou mobiles, Bouygues Telecom Entreprises a choisi d’implanter à Paris et en régions ses 10 agences commerciales qui regroupent 750 collaborateurs dédiés aux professionnels. 800 points de service après-vente et près de 200 distributeurs accrédités sont répartis sur l’ensemble du territoire métropolitain. 1- souscrire au forfait illimité Internet 3G+/EDGE Bouygues Telecom 2- souscrire au logiciel de facturation en ligne Itool Facto (engagement 24 mois) 3- Une fois les deux offres activées : s’inscrire sur le site www.bouyguestelecom.fr, rubrique PRO/vos avantages/offres partenaires/EBP, dans un délai de 6 semaines. L’offre prend la forme d’une remise de 2,5 € HT par mois sur le forfait Internet 3G+/Edge illimité et de 2,5 € HT par mois sur l’offre ITool Facto pendant 24 mois. Les professionnels bénéficient ainsi d'une économie de 120 € HT sur 24 mois ! Pour souscrire à l’offre ou pour toute information complémentaire : www.bouyguestelecom.fr, Rubrique PRO, vos avantages, offres partenaires, EBP. A propos de Bouygues Telecom Entreprises A propos d’Itool Systems Contacts presse document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 1/14 PROCEDURE D’INSTALLATION DES LOGICIELS EBP EN ENVIRONNEMENT IACA Mode opératoire réalisé en collaboration avec : EBP SOLUTIONS EDUCATION 2009 Mr Cyril Doillon Point Ac@r Istres acar.istres@ac-aix-marseille.fr Mr Thierry Pouplier IANTE Economie et Gestion Académie Aix Marseille thierry.pouplier@ac-aix-marseille.fr EBP Informatique SA ZA Bel Air – BP 95 78513 Rambouillet Cedex www.ebp.com Tel : 01 34 94 83 82 Fax : 01 34 94 83 42 education.fr@ebp.com PREFACE document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 2/14 Soucieux de la qualité de ses services, EBP s’est attaché à fournir un document technique facilitant l’installation de ses logiciels dans l’environnement IACA. IACA (Installation Automatique de Comptes et Administration) est un programme développé par le CRDP de Champagne-Ardenne, qui simplifie et automatise le travail de l'administrateur du réseau. IACA crée les utilisateurs automatiquement, offre un répertoire sécurisé à chaque utilisateur, permet d'observer les ordinateurs à distance, d'autoriser ou d'interdire un programme immédiatement, de créer des répertoires partagés, de déterminer les droits et les restrictions en fonction de l'utilisateur et de l'ordinateur… Pour obtenir plus d’informations ou acheter le logiciel, rendez-vous sur http://www.crdp-reims.fr/iaca/ IACA équipe aujourd’hui 1600 établissements dont les établissements de l’académie d’AixMarseille. Ceux-ci sont en grand nombre utilisateurs de solutions EBP. C’est pourquoi EBP a particulièrement travaillé au sein de cette académie afin de développer une procédure d’installation de ses logiciels dans cet environnement. Monsieur Pouplier et Monsieur Doillon ont collaboré avec les équipes techniques EBP en vue d’établir ce document. Nous leur adressons nos plus sincères remerciements eu égard à l’implication dont ils ont fait preuve lors de cette démarche. Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs SOMMAIRE document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 3/14 I – Introduction……………………………………………………………………………………………………………………4 II – Installation du serveur………………………………………….………………………………………………. 5 III – Installation du poste client………………………………………………………………………………….6 1 - Installation du moteur Pervasive sur le poste client…………..………………………………………7 1.1 – Désactivation du Service Pervasive………….………………………....……………..……..………….9 1.2 – Remarques sur le paramétrage des postes clients………….……………………....………….10 2 - Installation du logiciel EBP sur le poste client……………………………………………………….… 12 2.1 – Informations importantes……….………………………………………………………………..…..13 IV – L’Equipe Education EBP…………….……………………………………………………………………......14 I – INTRODUCTION Environnement technique Environnement spécifique : IACA (lecteur U) Postes Serveurs : Microsoft Active Directory 2000 ou 2003 Postes Clients : Windows XP PRO SP1 ou SP2 Produits EBP : EBP Pack Education (A partir des versions 2008) document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 4/14 II – INSTALLATION DU SERVEUR document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 5/14 En environnement IACA, il n’y a pas d’installation spécifique sur le serveur de données. III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 6/14 Connectez-vous sur le poste client en ADMINISTRATEUR de MODELE. A partir de version 2008 du Pack Education, vous devez dans un premier temps installer le moteur de base de données avant d’installer le logiciel EBP. Si vous effectuez une mise à jour depuis une version 2007 ou antérieure et que le moteur Pervasive est déjà présent sur le poste client, vous pouvez passer directement à l’étape 2 : Installation du logiciel. III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 7/14 1 – Installation du moteur Pervasive sur le poste client Pervasive SQL 8 est une base de données haute performance complète, choisie par EBP pour ses gammes de logiciels. Cliquez sur l’onglet Aide du CD-Rom EBP et cliquez sur le lien : Pervasive.SQL V8 Mono-poste et Poste à Poste. Etape 1 Ecran d’accueil Cliquez sur Next. Etape 2 Contrat de licence Validez la licence d’utilisation. Cliquez sur Next. III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 8/14 Etape 3 Type d’installation Sélectionnez Complète. Cliquez sur Next. Remarque : Le moteur Pervasive sera alors installé sur C:\PVSW Etape 4 Installation Cliquez sur Install. Etape 5 Fin de l’installation Cliquez sur Finish pour terminer l’installation. III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT A la fin de l’installation, il vous est proposé de vous enregistrer auprès de Pervasive. Vous pouvez fermer cette fenêtre sans vous enregistrer. III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 9/14 1.3 – Désactivation du Service Pervasive Le moteur Pervasive s’installe par défaut en tant que Service Windows. Il est nécessaire de désactiver ce service de la façon suivante : - Depuis le bureau de Windows, faire un clic-droit de souris sur le poste de travail et sélectionner « Gérer » dans le menu contextuel. - Une fois dans l’interface « Gestion de l’ordinateur » sélectionner l’entrée « Service » du groupe « Services et Applications ». - Double-cliquer alors sur le service « EBP – Pervasive.SQL Workgroup » et passer le type de démarrage en mode « Désactivé ». - Valider en cliquant sur « OK ». III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 10/14 2 – Installation du logiciel EBP sur le poste client Etape 1 Ecran d’accueil et contrat de licence Validez la licence d’utilisation. Cliquez sur Suivant. Etape 2 Type d’installation Cliquez sur « Installation Personnalisée » Etape 3 Chemins d’installation Conservez les chemins proposés par défaut pour le Répertoire d’installation du programme et le Répertoire d’installation des dossiers de démonstration Vérifiez que le chemin du Répertoire partagé du logiciel est bien : « U:\EBP\Partage ». Cliquez sur le bouton Installer pour démarrer l’installation. Licence éducation III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 11/14 Etape 4 Fin de l’installation Cliquez sur Terminer pour valider l’installation. 1.1 –Remarques sur le paramétrage des postes clients Afin que les élèves puissent utiliser le logiciel EBP, il faut donner un contrôle total au groupe élèves sur les répertoires suivants : - C:\Program Files\EBP - C:\PVSW document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 12/14 III – INSTALLATION DU POSTE CLIENT document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 13/14 1.2 – Informations importantes Lors de l’installation d’un logiciel EBP sur un poste client une imprimante PDF est installée et définie par défaut. Une fois cette imprimante installée, lorsque l’on demande une impression on obtient un fichier pdf et non un document papier. Or, sous environnement IACA, l’impression depuis un poste client ne peut s’effectuer que via l’imprimante définie par défaut sur ce poste. Cela signifie qu’à la suite de l’installation du logiciel sur un poste client tous les documents demandés en impression seront obtenus en format pdf via l’imprimante pdf définie par défaut. Il ne sera plus possible d’éditer des documents sur papier depuis ce poste via une autre imprimante. Configuration par défaut Manipulation à effectuer pour permettre les impressions : Pour pouvoir effectuer les impressions sur papier à partir de votre poste client, via l’imprimante du serveur IACA, il vous suffit de supprimer l’imprimante EBP PDF. Configuration permettant l’impression papier Cependant, notez que cette manipulation entraînera alors la perte de la fonctionnalité «Export PDF» pour les logiciels EBP Comptabilité et EBP Paye ainsi que de la fonctionnalité «Export PDF, Word et Excel» de EBP Gestion Commerciale. Attention Démarrage du poste Client Imprimante 1 Serveur IACA Imprimante 1 (Défaut) Client IACA avec une imprimante PDF définie par défaut Imprimante PDF (Défaut) Imprimante 2 Serveur IACA Imprimante 1 (Défaut) Client IACA sans imprimante Imprimante 1 (Défaut) Démarrage du poste Client Imprimante 2 IV – L’EQUIPE EDUCATION D’EBP document non contractuel - version 2.1 Manuel Technique - août 08 page 14/14 Pour toute information complémentaire vous pouvez contacter l’équipe Education d’EBP, par téléphone : 01 34 94 83 82 par fax : 01 34 94 83 42 par e-mail : education.fr@ebp.com Venez également découvrir notre offre de solutions et services dédiés dans l’espace Education de notre site Internet sur le www.ebp.com/fr/espaces/education.aspx MRA Réparateurs agréés Agents de marque Carrossiers Les solutions de gestion EBP pour la réparation automobile Proximité, Service, Disponibilité… Appuyez-vous sur notre réseau de revendeurs certifiés Nos revendeurs certifiés « Centre de Solutions Automobile EBP» sont à votre disposition pour vous conseiller dans l’achat de votre logiciel et vous accompagner grâce à différents niveaux de prestations et de services : installation, formation, contrat d’assistance, paramétrage… Ils sont régulierement formés à nos logiciels Automobile et connaissent parfaitement les contraintes de votre métier en matière de gestion. Pour connaître le revendeur certifié « Centre de Solutions Automobile EBP» le plus proche de chez vous, n’hésitez pas à contacter un de nos conseillers au 0811 65 80 35 (prix d’un appel local depuis un poste fixe) Découvrez dans ce catalogue les solutions de gestion qui vous sont réservées : • simples et pratiques d’utilisation au quotidien • adaptées à votre métier • communicantes avec de nombreux outils extérieurs : outils de chiffrage, tarifs constructeurs, SIV, DARVA… EBP aux côtés des professionnels de la réparation automobile Créée en 1984, EBP est un acteur majeur dans l’édition des logiciels de gestion pour les entreprises. Fort de son expérience de plus de 25 ans auprès des professionnels de la réparation et de l’entretien automobile, EBP est à vos côtés pour vous encourager et vous accompagner dans l’informatisation de votre gestion. Piloter efficacement son activité tout en se consacrant à son cœur de métier Suivre son parc véhicules, fidéliser ses clients, chiffrer efficacement ses prestations, facturer rapidement, analyser avec précision la situation de son entreprise, tenir sa comptabilité… que vous soyez agent de marque, réparateur agréé, MRA, ou carrossier, EBP a une solution de gestion adaptée à vos besoins et répondant aux spécificités de votre métier. Les contrats d’Assistance, pour travailler sereinement Travaillez en toute tranquillité grâce aux Packs de services EBP. Pendant 1 an, ils vous assurent un accès illimité à l’assistance téléphonique, la mise à disposition de toutes les mises à jour de votre logiciel ainsi que de nombreux autres services. La formation, un atout pour gagner en productivité Elle vous assure une prise en main efficace pour maîtriser rapidement votre logiciel de gestion et exploiter pleinement ses possibilités. EBP vous accompagne au quotidien L’offre de gestion EBP : pour une parfaite maîtrise de votre croissance EBP Automobile Votre DMS complet et intuitif pour la gestion de votre garage Carrosserie Dépannage Prêt de véhicules Vn / Vo Ventes Comptoir Pointeuse Atelier Fidélisation clients Indicateurs clés Forfaits Temps barémés Pièces et références constructeurs Gestion d’atelier Clients et véhicules OR - Devis Factures Avis de sinistre Factures Suivis de dossier Des liaisons vous permettant de récupérer les données de différents outils de chiffrage dans votre devis EBP La gestion des immatriculations en liaison directe avec votre logiciel EBP Un accès aux informations de plus de 40 millions de véhicules récupérables dans votre logiciel EBP Modules complémentaires Interfaces outils de chiffrage Interface SIV Interface FNA-Cartegrise nI terface DARVA Direct Fonctions principales des solutions Automobile Les fonctions notées en orange ne sont pas disponibles dans EBP Auto Start, mais uniquement accessibles à partir d’EBP Automobile. Caractéristiques générales • Menu contextuel et volet de navigation • Ergonomie paramétrable : formats d’affichage des données, personnalisation des listes • Aide en ligne • Tableau de bord personnalisable • Version réseau (en option) Sécurité des dossiers • Dossier protégé par un mot de passe • Gestion des utilisateurs avec définition de droits • Archivage des données et visualisation de l’archivage en temps réel Gestion des articles • Fichier articles avec pièces, main d’oeuvre, forfaits, ingrédients • Gestion des pneumatiques • Création de forfaits : génériques, par marque, par modèle ou par type de véhicule • Création de groupes de pièces avec possibilité de chaîner des articles • Choix du tarif main d’oeuvre (Mécanique, Tôlerie, Peinture, Forfaitaire) • TVA sur huile • Gestion des temps barèmés Tarifs • Main d’oeuvre : 3 taux et 3 remises paramétrables par type de main d’oeuvre (Mécanique, Tôlerie ou Peinture) • Ingrédient : 4 taux et 4 remises paramétrables en fonction de l’ingrédient (Opaque, Vernis, Nacré ou Autre) • 7 taux de remise applicables en pied de document (pièce, M.O. forfaitaire, peinture, ingrédient, mécanique, tôlerie, facture) Ateliers • Création des différents ateliers : carrosserie, garage, bris de glace, Vn/Vo.... • Fiches ateliers avec type de facturation, tarif par défaut, dépôt de stock • Statistiques de CA par atelier Fichier clients • Envoi de SMS* via les partenaires Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b (hors coût de SMS) • Affectation d’une grille de remise à un client • Possibilité de soumettre ou non un client à la TVA • Liste des véhicules associés à un client • Historique des documents de vente • Possibilité d’imprimer un relevé de factures • Possibilité de bloquer le compte client et de mettre un plafond • Solvabilité, localisation clients et calcul d’itinéraire avec societe.com, manageo, bilansgratuits.fr, Mappy, Yahoo France, Bing* Fichier véhicules • Renseignements des informations de la carte grise • Changement d’immatriculation • Gestion des informations vidange et contrôle technique (dates, alertes…) • Association de plusieurs clients à un même véhicule en indiquant leur fonction • Création d’alertes techniques sur les véhicules • Historique des réparations • Insertion de photos et envoi par e-mail Pré-contrôle technique • Création des familles de points de contrôle, des points de contrôle et des défauts techniques • Identification des défauts techniques sur un schéma de véhicule • Possibilité d’indiquer si le défaut entraîne une contre visite obligatoire • Possibilité de créer ses propres modèles de pré-contrôle • Impression du modèle de pré-contrôle pour le compagnon qui effectue le diagnostic du véhicule • Saisie du rapport de pré-contrôle • Impression du bilan de pré-contrôle pour le client • Génération automatique d’un devis pour le client à partir des défauts techniques constatés dans le pré-contrôle • Possibilité d’importer et de créer automatiquement dans le logiciel 10 familles de point de contrôle, 125 points de contrôle, 266 défauts techniques et 2 modèles de pré-contrôle. Gestion des ventes • Création des documents de vente : estimation de travaux, devis de réparation, ordre de réparation, facture de réparation, avoirs... • Recherche multicritères intelligente par type de document et personnalisation de la grille de recherche par des couleurs • Transfert d’un devis ou O.R. en facture sans ressaisie • Envoi des documents de vente par e-mail au format PDF • Création de facture de garantie • Duplication des documents de vente (devis X en devis Y, duplication d’une facture en avoir...) • Saisie du port et du divers TTC en pied de document • Reprise automatique des remises clients • Génération d’une échéance Règlements • Saisie des règlements à partir du document de vente • Gestion de plusieurs types de règlement : chèque, espèces, CB, traite... • Lettre de change et de prélèvement • Création de factures d’acompte lors de la validation d’un règlement d’acompte pour les factures de réparation, bris de glace, Vn/Vo, comptoir, dépannage, remorquage ainsi que pour les documents de garantie • Tableau récapitulatif des règlements • Remise en banque • Virements et prélèvements au format ETEBAC et SEPA • Gestion des écarts de règlements Achats • Approvisionnement automatique des articles • Génération d’une commande à partir d’un O.R. • Recherche multicritères par fournisseur, commande, facture, date… • Suivi des stocks (en commande et à commander) • Réception partielle ou complète des commandes • Regroupement des bons de réception • Inventaires simples et rétroactifs Traitements • Relances clients • Gestion des heures compagnons : saisie des heures, historique, statistiques • Agenda dynamique EasyView : synchronisation des données avec l’agenda Outlook® Statistiques • Statistiques et évolution du CA détaillé depuis chaque fiche : client, véhicule, main d’oeuvre, pièce, forfaits... • Tableaux et graphiques de l’évolution globale du CA du garage Tarifs constructeurs et temps barémés** • Import des tarifs constructeurs** : Renault, Peugeot, Citroen, Fiat, Lancia, Alfa Roméo, Volkswagen, Audi, Seat, Skoda, Lada • Import des temps barémés** : Renault, Peugeot, Citroen • Possibilité d’importer de nombreux autres tarifs constructeurs via notre partenaire IMES** (nous consulter pour la liste et les tarifs) • Import des tarifs équipementiers** issus du site GOLDA (www.golda.fr) : Bosch, Continental, Delphi, Facom, Starexcel, Valeo, Group Auto Union… et de nombreux autres ! Impressions • Listes clients, véhicules, articles • Relevés de factures • Mouvements de stocks • Résultat des ventes, résultat par articles, par forfait • Traites, échéanciers Importation - Exportation • Import des fichiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6 prologue (nous consulter), Vega (nous consulter), Solycar, AssLog et autres (nous consulter) • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables** Accès aux interfaces • Outils de chiffrage • FNA-Cartegrise • SIV • Darva Direct Abonnement annuel via les bouquets de services Mécanique ou Carrosserie, plus d’infos en p11 Modules optionnels (à acquérir en plus du logiciel) Véritables compléments du logiciel, ils vous permettent de disposer de fonctionnalités supplémentaires selon votre activité. 6 modules sont disponibles : Collision, Dépannage, Vn/Vo, Ventes Comptoir, Pointeuse Atelier et Prêt de véhicules * L’utilisation de cette fonctionnalité nécessite la souscription à un contrat de services EBP **EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE Ligne 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Configurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP2 • Windows® 7 Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Fonctionne avec Windows XP®, Vista® etWindows® 7 Conditions d’abonnement aux bouquets de services (accès aux interfaces) L’accès aux bouquets de services nécessite un abonnement préalable à un contrat de services EBP de type contrat de Mises à jour, Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. L’abonnement est souscrit pour une durée de 12 mois et tacitement reconduit. EBP ne garantit le bon fonctionnement des interfaces que si votre logiciel est à jour de la dernière version en cours. Créez des fiches client complètes Accédez facilement aux dernières interventions réalisées sur un véhicule EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier Les fiches clients vous permettent de disposer d’informations générales sur vos clients et prospects (coordonnées, conditions de facturation…) mais également d’informations détaillées comme l’historique des ventes réalisées, des statistiques, l’évolution du CA client… Les fiches véhicules vous permettent, quant à elles, d’enregistrer toutes les informations liées à la carte grise, d’indiquer les dates de vidange et de contrôle technique… et de disposer d’informations essentielles comme l’historique des réparations. Cet historique est disponible dans chaque fiche véhicule et vous permet de visualiser immédiatement l’ensemble des réparations effectuées. En cliquant sur une ligne, vous accédez directement au document de vente correspondant. Votre fichier clients et véhicules, le cœur de votre système d’information Créez vos propres forfaits avect les prestations que vous souhaitez Disposez de fiches article détaillées. Vous pouvez également gérer les articles de type Pneumatique en renseignant la marque et en attribuant une remise spécifique (pneus été, hiver, 4X4…) EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier Votre base pièces, temps et forfaits, l’essentiel pour facturer efficacement Constituez-vous un fichier pièces et main d’œuvre complet, indiquez le tarif de MO (Mécanique, Tôlerie, Peinture, T1-2-3) et les temps barémés, créez des groupes de pièces ainsi que des grilles de remises spécifiques. Le logiciel vous permet aussi de gérer les forfaits, c’est à dire de proposer des prestations composées de pièces et de main d’œuvre à un prix forfaitaire. Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré-modélisés : • les forfaits génériques, dont le contenu de base s’applique pour tous les véhicules. • les forfaits par marque, permettant de définir des forfaits spécifiques à chaque marque de véhicule. • les forfaits par modèles, associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque particulière. • les forfaits par type de véhicule, associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise Enfin, vous avez également la possibilité d’importer de nombreux tarifs constructeurs, temps barémés et tarifs équipementiers provenant directement des constructeurs (voir liste p13) ou de nos partenaires Imes et Golda. EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier Elaborez des documents de vente détaillés, aux couleurs de votre entreprise Gérez vos ventes Gérez l’ensemble des documents de la chaîne commerciale dans votre logiciel : devis, estimation, ordre de réparation, facture... ainsi que les règlements de vos clients. Créez facilement vos documents de vente Une fois votre client sélectionné, vous récupérez toutes ses informations dans l’entête de votre document et pouvez accéder en un clic à l’historique des réparations de son véhicule. Vous élaborez ensuite votre devis ou votre estimation en utilisant votre fichier articles ou bien à partir d’outils de chiffrage. Vous pouvez personnaliser tous vos documents aux couleurs de votre entreprise, en insérant votre logo, vos conditions commerciales... Facturez efficacement vos prestations Gagnez du temps au quotidien ! Le transfert d’un devis en O.R ou en facture se fait en un clic, sans aucune ressaisie. Bien entendu, vous pouvez toujours à chaque étape modifier vos documents de vente si besoin (ajout ou suppression d’un article, modification du prix...) sans être bloqué. Suivez précisément vos échéances Vous pouvez saisir le règlement d’un client directement dans le pied de votre facture. Le tableau récapitulatif vous permet de savoir si votre client vous doit encore de l’argent et si besoin vous pouvez lui établir des lettres de relance pour lui rappeler ses échéances restantes. EBP Automobile : votre système de gestion 100% métier Retrouvez rapidement le document d’achat que vous souhaitez grâce à la fonction de recherche Maîtrisez vos achats et vos stocks Le logiciel vous permet de traiter l’ensemble des opérations liées à vos fournisseurs : commandes, factures, réception des livraisons… jusqu’à la réalisation de l’inventaire.… Optimisez la gestion de vos commandes fournisseurs Vous pouvez effectuer vos commandes de pièces directement à partir d’un document de vente ou bien créer une commande de manière manuelle. Grâce au réapprovisionnement automatique, vous générez rapidement les commandes fournisseurs pour vos articles dont la quantité en stock est inférieure à la quantité minimum renseignée dans la fiche article. Sachez toujours où vous en êtes dans le suivi de vos commandes. La fonction de recherche du logiciel vous liste l’ensemble des documents d’achats et vous pouvez affiner les résultats selon ce que vous souhaitez visualiser : commandes, factures, commandes en réception partielle, commandes issues du portail Autossimo Web. Réceptionnez facilement vos commandes ! Renseignez dans votre document la quantité livrée et le logiciel vous génère automatiquement une facture fournisseur. Dans le cas ou votre commande n’est pas complète, vous pouvez gérer le reliquat en effectuant une réception partielle. Le logiciel vous génère alors automatiquement un bon de réception correspondant, que vous pourrez ensuite regrouper pour disposer d’une facture unique, reprenant le global de la commande. EBP Automobile : au centre de votre relation client Enregistrez les alertes techniques à rappeler à vos clients et créez vos modèles de mailings. Prévenir vos clients de la disponibilité de leur véhicule, les informer d’un RDV, d’une journée porte ouverte, d’une promotion ou bien leur rappeler un règlement… avec EBP Automobile vous pouvez envoyer des SMS* à vos clients directement depuis la fiche client ou depuis un document de vente (devis, OR, facture). Vous pouvez même planifier l’heure et la date d’envoi ! *voir conditions en p13 Informez vos clients grâce aux SMS Grâce à la fonction « Alertes techniques », définissez les réparations d’entretien courant à rappeler à vos clients sur leur véhicule (vidange, pneumatique, amortisseurs, freinage...) et mettez en place des opérations commerciales comme la révision du véhicule avant le départ en vacances. Le logiciel vous permet de générer automatiquement un courrier à envoyer à votre client et vous disposez d’un tableau de bord vous indiquant les alertes prévues, effectuées, dépassées... Vous optimisez votre relation client ! Fidélisez vos clients au travers d’opérations d’entretiens ciblées Une gestion efficace de la relation client est un gage de rentabilité pour votre entreprise. EBP Automobile vous aide à fidéliser vos clients et à leur proposer des services adaptés à leurs besoins pour être au plus proche de leurs attentes. EBP Automobile : au centre de votre relation client EBP Automobile offre la possibilité d’établir un diagnostic de points de contrôle ou un pré-contrôle technique pour un véhicule, en vérifiant des points précis : plaquette de freins, plaque d’immatriculation, colonne de direction, pare-brise, feu de route… Vous créez vos propres modèles de diagnostics listant les points de contrôle et les défauts techniques. Une fois le contrôle effectué, vous pouvez imprimer pour votre client un bilan détaillé et générer automatiquement un devis portant sur les réparations à effectuer si nécessaire. Vous développez et augmentez votre valeur ajoutée. Proposez à vos clients un diagnostic de points de contrôle Procédez facilement à une vérification de différents points de contrôle. Avec ce module, optionnel au logiciel EBP Automobile, vous suivez intégralement la gestion des prêts de véhicules de courtoisie à vos clients : édition du contrat de prêt, tarification spécifique (à titre gratuit, forfaitaire, journalier…), suivi des réservations dans le planning, gestion des véhicules disponibles... Vous apportez un service de qualité à vos clients. Profitez d’un planning de location interactif vous permettant de visualiser et de gérer les prêts en cours, à venir, terminés...et d’un simple clic sur les dates souhaitées vous pouvez créer une nouvelle réservation de véhicule. Gérez le prêt de véhicules et améliorez la satisfaction de vos clients EBP Automobile : l’outil de pilotage de votre activité Le logiciel vous permet de créer très simplement votre propre tableau de bord et de disposer ainsi d’indicateurs clés de performance pour la gestion de votre garage. Vous pouvez configurer votre tableau avec plus ou moins de lignes et de colonnes selon le nombre et le type d’informations que vous souhaitez afficher : • des graphiques : C.A ventes, pièces, M.O… • des palmarès : meilleurs clients, meilleures ventes de pièces, palmarès par marque… • des listes de documents de vente : derniers OR et devis, dernières factures, volumes des documents de vente • des listes de documents d’achats • des alertes techniques • la liste des prêts de véhicules en cours ou en retard (nécessite de posséder le module Prêt de véhicules) Vous obtenez en quelques clics un outil de pilotage efficace pour votre garage, interactif et adapté à vos besoins. Disposez d’indicateurs clés de performance au quotidien Analysez finement votre activité EBP Automobile vous propose différentes statistiques avec des présentations graphiques et des tableaux. • des statistiques sur les ventes par pièce, main d’œuvre, ingrédients, clients, véhicules, factures… • des statistiques sur les achats par pièces ou fournisseurs • l’évolution du chiffre d’affaires sur différentes années Vous bénéficiez également de nombreux états d’impression sur la rentabilité des travaux (temps passé, temps vendu, rendement), sur l’analyse de la productivité (par type d’atelier, marque de véhicule, client…). Disposez de statistiques détaillées, véritables aides à la décision pour suivre votre activité dans le détail. Visualisez immédiatement les chiffres clés de l’activité de votre garage. Gérez intégralement et efficacement votre activité de carrosserie grâce à deux options spécifiques, complémentaires au logiciel. Le module Collision Le bouquet de services Carrosserie Il a été développé pour gérer les spécificités de la facturation Carrosserie. Il permet de disposer des fonctions suivantes : • fiches tiers Assurance, Expert, Intermédiaires (courtiers) • gestion du multi-règlements pour une même facture : part client, assurance, intermédiaire • définition graphique des chocs sur le véhicule : angle, point d’impact, intensité • gestion des montants de franchises, prises en charge particulières et vétustés • facturation des temps de peinture et de main d’œuvre Il s’agit d’un abonnement annuel vous permettant d’utiliser les fonctions d’interfaces d’EBP Automobile avec les outils extérieurs, et notamment les interfaces spécialisées dans la Carrosserie : Liaisons avec les outils de chiffrage Carrosserie : • Sidexa • Diva Lacour • SilverDAT Ces liaisons vous permettent de récupérer directement dans le devis, l’OR ou la facture de votre logiciel EBP, les informations du chiffrage réalisé dans un des outils cité ci-dessus. Vous évitez ainsi les ressaisies fastidieuses entre votre outil de chiffrage et votre logiciel de gestion, puisque toutes les informations sont automatiquement récupérées. Un gain de temps appréciable au quotidien ! EBP ne propose aucun outil de chiffrage à la vente. Pour plus de renseignement sur les solutions, contactez directement la société éditrice du logiciel. Liaison directe avec DARVA EBP a développé une interface directe avec la plateforme d’échanges de données informatisées DARVA. Certifiée par DARVA, cette liaison facilite vos échanges avec les assurances, directement depuis votre logiciel Automobile : • Réception directe des avis de sinistre • Etablissement des factures issues de la réception des avis de sinistre • Envoi direct des factures à DARVA • Réception des avis de paiements • Réception et envoi des suivis de dossier • Factures bris de glace La liaison EBP DARVA nécessite de posséder le logiciel EDITEL, disponible auprès de DARVA. EBP Automobile : une gestion optimale de la Carrosserie Les modules D’EBP Automobile Pour la vente des véhicules • Suivi et gestion des véhicules neufs, d’occasions et utilitaires • Factures spécifiques liées à l’activité • Gestion des commandes de voitures neuves et du parc de vente • Impression d’affichettes de vente et d’affichettes de consommation en CO2 et carburant • Gestion de la reprise véhicule Pour la gestion des compagnons • Saisie des heures journalières • Saisie des heures en automatique avec utilisation ou non d’une douchette • Rapprochement des activités atelier avec les heures facturées Pour la vente de pièces détachées • Gestion des ventes de pièces et accessoires • Factures spécifiques liées à l’activité • Création et regroupement de bons de livraison • Gestion multi-ateliers et multi-dépôts Pour la gestion de la facturation Carrosserie Plus d’infos en page 9 Pour la gestion des contrats de prêt • Fichier de véhicules de prêt • Gestion des différents tarifs (forfaitaire, journalier, km supplémentaire...) • Création et édition des contrats de prêts • Tableau de bord de suivi des prêts : réservation, en cours, en retard... • Gestion des prêts à titre gratuit • Facturation spécifique des prêts • Planning interactif des prêts de véhicules Pour gérer les interventions de dépannage • Création d’interventions • Facture de dépannage ou de remorquage avec ou sans bon d’intervention • Gestion de différents tarifs (jour / nuit / km) • Gestion des véhicules et clients génériques • Suivi des véhicules d’intervention • Saisie des informations de dépannage sur autoroute : sens de circulation, numéro de portail, lieu de départ et lieu d’arrivée sur l’intervention (entrée péage X, sortie portail Y)… • Renseignement du niveau de carburant des véhicules dépannés sur les bons d’intervention Le module Vn/Vo Le module Pointeuse Atelier Le module Ventes Comptoir Le module Collision Le module Prêt de véhicules Le module Dépannage Véritables compléments du logiciel Automobile, les modules vous permettent de disposer de fonctionnalités supplémentaires selon votre activité. Totalement intégrés au logiciel, ils viennent enrichir l’offre déjà existante. Chaque module est à acquérir en plus du logiciel EBP Automobile. Les interfaces d’EBP Automobile Ouvert sur l’extérieur, votre DMS EBP Automobile peut échanger et communiquer avec divers outils. De nombreuses interfaces ont été développées au fil des années, vous permettant ainsi de gagner du temps au quotidien dans la rédaction de vos devis et de vos factures, en évitant des ressaisies fastidieuses. Les interfaces d’EBP Automobile sont regroupées dans les bouquets de services, abonnements annuels à souscrire en complément de votre logiciel EBP Automobile. Bouquet de services Mécanique Bouquet de services Carrosserie SIV - Système d’Immatriculation des Véhicules   FNA-Cartegrise   Outils de chiffrage ETAI Versions CD : Autopass, XCat II, Atelio, Cromauto II, Motorcraft, ETAI Interfacio, Atelio Chiffrage, Atelion, Gefisio, Précisio, Motelio Versions Internet : Atelio Online, Motelio Online, CatTronic Online, Atelio Aftermarket Online   Peugeot Service Box   Citroën Service   Autossimo Web (AutoDistribution)   AutoData – DataBox   GT Estimate (GT Motive)   GtGo ! (GT Motive)   Sidexa  Diva Lacour  SilverDAT  DARVA Direct  En savoir plus sur l’interface SIV… EBP est interfacé avec le logiciel de télétransmission MiSIV (édité par la société TMS) permettant de réaliser par Internet, un certain nombre de formalités administratives. L’interface proposée par EBP vous permet de réaliser plusieurs types d’opérations : • immatriculation d’un VN ou d’un VO • visualisation des opérations en cours ou réalisation d’autres démarches (D.A., cession, non-gage, ...) • récupération automatique des nouvelles immatriculations dans EBP Automobile En savoir plus sur l’interface FNA-Cartegrise… A partir d’un VIN et/ou d’une immatriculation FNACartegrise vous fournit l’ensemble des informations (hors données nominatives) contenues dans la carte grise et complétées de certaines données additionnelles. L’interface avec EBP Automobile vous permet de récupérer automatiquement dans la fiche véhicule de votre logiciel l’ensemble de ces informations, sans aucune ressaisie. Gagnez du temps ! Récupérez automatiquement dans votre devis ou facture EBP le chiffrage que vous avez réalisé dans votre outil. 1 an d’accès aux interfaces d’EBP Automobile EBP Compta Pratic Pour Windows XP et Vista Manuel utilisateur i 1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1 2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3 3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5 4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7 5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11 29 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 17 36 Dossier.................................................................................................................................................... 19 85 Affichage................................................................................................................................................. 31 88 OpÈrations Comptables Courantes ........................................................................................................ 33 181 Impressions .......................................................................................................................................... 67 192 Fichiers de DonnÈes............................................................................................................................. 71 237 OpÈrations de ClÙture .......................................................................................................................... 83 272 Outils..................................................................................................................................................... 89 Index .......................................................................................................................................................... 133 1 1 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. 3 2 Convention d'utilisation díEBP PrÈambule En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Printed Documentation 4 Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. 5 3 A lire attentivement Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et aux artisans. Il vous permet de traiter : la saisie des Ècritures sans notion comptable, le lettrage, les impressions des donnÈes saisies, les impressions comptables telles que Journaux, Grand-livre et BalanceÖ Le code díactivation Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes. 7 4 Licence d'utilisation Comment saisir le code díactivation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300 Ècritures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez pas de code ‡ saisir. Activation manuelle Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡ Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible. 9 5 L'assistance technique EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ...  Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous rÈpondre sans ce numÈro.  La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur, fonctionnement rÈseau ou monoposte...)  Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00 Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (co˚t díun appel local) Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au : compta.support.fr@ebp.com En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit. 11 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit 7 DÈmarrage Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :  CrÈer un dossier  Saisir : o Des achats o Des ventes o Des ventes comptoir o Des rËglements en caisse o Des rËglements sur la banque principale  Pointer des factures et des rËglements  Pointer la banque  Sauvegarder le dossier  Travailler avec mon Expert-Comptable 8 DÈsinstallation du produit Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 9 PrÈsentation gÈnÈrale  Les barres d'outils  Les listes et grilles de saisie  L'impression  L'aperÁu Ècran 10 Mise ‡ jour d'un dossier En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables. 11 Formats de Variables 12 Comment crÈer un nouveau format de variable ? Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Printed Documentation 12 Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1 Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format ‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2 Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...) Format Date DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de líannÈe et leur longueur. Format Heure DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur. Format Logique Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse. Format ChaÓne Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et doit Ítre mise de cÙtÈ. 13 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient : - des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..) - des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 14 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul. 15 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). GÈnÈralitÈs sur le Produit 13 Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur 16 Ecran d'Accueil 17 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ) Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 18 Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenÍtre, vous pouvez :  Ouvrir :  Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration.  Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir.  Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier.  Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier.  Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier. 19 Grilles de Saisie Printed Documentation 14 20 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent apparaÓtre en totalitÈ. Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :  Modifier la largeur des colonnes  Trier la liste suivant une colonne  ParamÈtrer l'affichage des colonnes  Choisir l'ordre des colonnes  Modifier le format d'affichage des colonnes  Changer les propriÈtÈs de la grille  Filtrer vos enregistrements 21 Largeur des colonnes Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. 22 Tri suivant colonne Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 23 Affichage des colonnes Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 24 Ordre des colonnes Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. GÈnÈralitÈs sur le Produit 15 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 25 Format d'affichage des colonnes Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage. 5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 26 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets Onglet Formats Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡ votre convenance. Onglet Variables Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 27 Les filtres Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :  crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que vous souhaitez appliquer  activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres dÈfinis dans le filtre. 28 Comment activer un filtre ? Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements (lignes) rÈpondant aux critËres du filtre : Printed Documentation 16 1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste. 17 29 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs) 30 Quíest-ce que le Lettrage ? Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Le lettrage síeffectue :  Dans líoption Pointage du menu Quotidien (aucune connaissance comptable requise)  Ou dans líoption Consultation / Lettrage du menu Quotidien. 31 Travailler avec mon Expert-Comptable Votre logiciel comprend deux types de fonctions : les fonctions simples et les fonctions Expert. 32 Les fonctions simples Il síagit des options ‡ utiliser tous les jours pour saisir votre comptabilitÈ. Accessibles ‡ partir du menu Quotidien, elles vous permettent de saisir vos achats, ventes, ventes comptoir, et rËglements, et de pointer les factures et les rËglements. Accessibles ‡ partir du menu Impressions, elles vous permettent díimprimer vos achats, ventes, ventes comptoir et rËglements. 33 Les Fonctions Expert Il síagit des options nÈcessitant des connaissances comptables, destinÈes principalement ‡ votre Expert-Comptable. Ces options sont grisÈes par dÈfaut. Pour les rendre accessibles, il suffit de sÈlectionner líoption Fonctions Expert du menu Affichage. Accessibles ‡ partir du menu Quotidien, elles permettent ‡ votre Expert-Comptable de saisir des opÈrations diverses en saisie standard, de procÈder au lettrage, au rapprochement bancaireÖ Accessibles ‡ partir du menu Impressions, elles permettent díimprimer un journal, un grand-livre, une balanceÖ A partir du menu ClÙtures, elles permettent de rÈaliser les opÈrations de clÙture mensuelle, clÙture annuelleÖ Remarque : Líapplication díun paramÈtrage de menus rendra toutes les options cochÈes dans ce paramÈtrable accessibles et líoption Fonction Expert níapparaÓtra plus. 34 Communication avec mon Expert-Comptable Pour communiquer avec votre expert-comptable, il existe deux possibilitÈs :  Votre expert utilise EBP ComptabilitÈ. RÈalisez une sauvegarde de votre dossier ‡ partir de líoption Sauvegarde du menu Dossier, et transmettez-lui.  Votre expert utilise un autre logiciel. Utilisez líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils, ‡ partir de laquelle vous pourrez exporter vos Ècritures comptables au format de son logiciel. Printed Documentation 18 35 NumÈrotation des piËces Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme irrÈguliËre ou non probante. Pour les journaux autorisÈs en saisie standard (type Divers et A-nouveaux), le logiciel met ‡ votre disposition 3 modes de numÈrotation diffÈrents (‡ paramÈtrer dans DonnÈes + Journaux) :  En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce.  En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la partie numÈrique est incrÈmentÈe.  La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce numÈro et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª ‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des piËces est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques : Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 19 36 Dossier 37 Gestion des Dossiers Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :  Ouvrir un dossier  Recopier un dossier  ConnaÓtre les informations sur un dossier  Saisir des notes sur un dossier 38 CrÈation d'un Dossier 39 Comment crÈer un nouveau dossier ? Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu Dossier + Nouveau Raccourci clavier Ctrl + N Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de bienvenue. Comment procÈder ? Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 40 Etapes de l'assistant 41 Nouveau Dossier Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 42 Nouveau Dossier : Nom et emplacement Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire : EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 43 Nouveau Dossier : Identification Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE. Printed Documentation 20 Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 44 Nouveau Dossier : Adresse Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 45 Nouveau Dossier : Contact Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 46 Nouveau Dossier : Dates d'exercice Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe. La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs. 47 OpÈrations sur le Dossier 48 Comment sauvegarder votre dossier ? Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 49 DÈtails de donnÈes ‡ recopier Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail :  Comptes gÈnÈraux,  Comptes clients,  Comptes fournisseurs,  Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 50 PropriÈtÈs d'un Dossier 51 Notes sur le Dossier Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Dossier 21 Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 52 Informations sur le Dossier Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations 53 CoordonnÈes 54 CoordonnÈes : Onglet Adresse Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe. Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 55 CoordonnÈes : Onglet Contact Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 56 CoordonnÈes : Onglet Identification Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne de Classement). N° de TVA Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant Printed Documentation 22 Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 57 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes. Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !! 58 CoordonnÈes : Onglet Dossier Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 59 CoordonnÈes : Onglet Expert Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 60 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ AET SimplifiÈ agricole Trimestriel AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel EM RÈel normal Mensuel ES RÈel normal Saisonnier ET RÈel normal Trimestriel NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable Dossier 23 RM Mini rÈel Mensuel RS Mini rÈel Saisonnier RT Mini rÈel Trimestriel ST SimplifiÈ Trimestriel Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 61 PrÈfÈrences 62 PrÈfÈrences : Onglet Divers Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case. Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Sandard du menu Quotidien. S vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pourrez rÈaliser un dÈverrouillage des Ècritures. Devise locale Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Format des Comptes Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur. 63 PrÈfÈrences : Onglet Saisie Comptable Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Standard du menu Quotidien. Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la Saisie Standard le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois courant. Affichage des raccourcis libellÈs Printed Documentation 24 Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran, lors de la saisie. Equilibrage virtuel des journaux Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera saisi. Journal par dÈfaut Dans cette zone, vous pouvez prÈciser le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut en Saisie Standard. LibellÈ Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables :  Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ;  Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ;  Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 64 PrÈfÈrences : Onglet Saisie non comptable Cet onglet permet de prÈparer líutilisation de la saisie non comptable (options Mes Achats, Mes Ventes et Ma TrÈsorerie du menu Quotidien). Modifiez si besoin le paramÈtrage par dÈfaut. 65 PrÈfÈrences : Onglet Consultation Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici, le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier + PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits gestion courante. 66 PrÈfÈrences : Onglet Impressions Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin Dossier 25 Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer dans toutes les boites de dialogue díimpression. 67 PrÈfÈrences : Onglet Exercice Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur. 68 PrÈfÈrences : Onglet Format Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005 ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors. Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡ existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 69 PrÈfÈrences : Onglet CrÈation Choisissez le type de rapprochement bancaire ‡ rÈaliser : 1 er cas : vous saisissez les rËglements dans le logiciel Choisissez le mode par Comptes car chaque compte de trÈsorerie contiendra le dÈtail de toutes les opÈrations. 2 Ëme cas : vous importez les rËglements díun autre logiciel Choisissez par Comptes si les Ècritures de contrepartie sont en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si les Ècritures de contrepartie sont en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Printed Documentation 26 70 Racine des Comptes 71 Racines : Onglet Comptes de TVA Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 72 Taux de TVA Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60 %) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0. Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 73 Racines : Onglet Comptes de Tiers Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les comptes rattachÈs. 74 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. 75 Racines : Onglet Comptes de Gestion Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de charges et de produits. 76 Racines : Onglet Comptes Divers Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 77 ParamÈtrage des Menus 78 ParamÈtrage des Menus Vous Ítes utilisateur de Compta Pratic Dossier 27 Cette option vous permet de sÈlectionner les options des menus et sous-menus que vous souhaitez voir síafficher. Ainsi, vos menus sont allÈgÈs et ne contiennent que les options utiles. Vous Ítes Expert Comptable et vos clients utilisent Compta Pratic Cette option va vous permettre de rÈaliser des paramÈtrages personnalisÈs pour chacun de vos clients, selon leur activitÈ. ParamÈtrez ainsi un profil ´ Commerce ª dans lequel les ventes comptoir sont activÈes, un profil ´ Entreprise ª dans lequel les achats et les ventes sont activÈs, etc. Une fois les paramÈtrages crÈÈs, envoyez-les par email ‡ vos clients gr‚ce au bouton TransfÈrer. Le bouton Importer permettra ‡ vos clients de dÈcompresser un fichier zip et de copier le fichier de paramÈtrage dans le rÈpertoire de configuration du programme. Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus Comment faire ? 1. Cochez ou dÈcochez les options ‡ afficher ou ‡ masquer. 2. Cliquez sur le bouton Enregistrer sous afin de sauvegarder votre paramÈtrage. Le paramÈtrage síenregistre alors dans le rÈpertoire de configuration du programme. 3. Le logiciel vous propose ensuite díappliquer ce paramÈtrage : rÈpondez Oui et constatez le rÈsultat. 4. Vous pourrez modifier ce paramÈtrage en retournant simplement dans líoption. Le bouton enregistrer sous vous permettra díÈcraser le paramÈtrage incorrect. Consultez aussi les parties suivantes :  CrÈer plusieurs paramÈtrages  Ne plus appliquer un paramÈtrage  TransfÈrer un paramÈtrage par email  Importer le paramÈtrage de votre Expert-Comptable 79 CrÈer plusieurs paramÈtrages Vous Ítes utilisateur et vous souhaitez crÈer plusieurs paramÈtrages pour diffÈrents dossiers. Vous Ítes Expert-Comptable et vous souhaitez crÈer plusieurs paramÈtrages pour vos clients. Comment accÈder ‡ líoption ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus Comment faire ? 1. Cochez ou dÈcochez les options ‡ afficher ou ‡ masquer. 2. Cliquez sur le bouton Enregistrer sous afin de sauvegarder le paramÈtrage. Le paramÈtrage síenregistre alors dans le rÈpertoire de configuration du programme. 3. Le logiciel vous propose ensuite díappliquer ce paramÈtrage : rÈpondez Non. 4. CrÈez un autre paramÈtrage de la mÍme faÁon, et ainsi de suite. Printed Documentation 28 5. Utilisez le bouton Appliquer pour appliquer le paramÈtrage sÈlectionnÈ : vous pouvez ainsi crÈer tous vos paramÈtrages ‡ partir díun seul dossier, puis appliquer un paramÈtrage diffÈrent par dossier. 6. TransfÈrez si besoin les paramÈtrages crÈÈs par email. 80 Ne plus appliquer de paramÈtrage Vous ne souhaitez plus appliquer de paramÈtrage sur les menus. Comment accÈder ‡ líoption ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus Comment faire ? Supprimez le chemin affichÈ dans le champ ParamÈtrage et cliquez sur Appliquer. Vous pouvez Ègalement appliquer le paramÈtrage ´ Par Defaut ª. 81 Transfert du ParamÈtrage des Menus Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 2. SÈlectionnez le paramÈtrage ‡ envoyer. Par dÈfaut, le paramÈtrage appliquÈ est proposÈ. 3. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 4. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les paramÈtrages de menus ne pourront Ítre importÈs. 5. Saisissez ou sÈlectionnez líadresse e-mail de votre correspondant : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Import du ParamÈtrage des Menus. 82 Import du ParamÈtrage des Menus Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + ParamÈtrage des Menus Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Importer. 2. SÈlectionnez le fichier ‡ importer. Dossier 29 3. Cochez si besoin la case Fichier protÈgÈ par un mot de passe, et dans ce cas, indiquez le mot de passe. 4. Cliquez sur OK : le paramÈtrage síapplique immÈdiatement. 83 Sauvegarde 84 La Sauvegarde Quíest-ce que la sauvegarde ? Les donnÈes de travail peuvent, pour diffÈrentes raisons, Ítre perdues ou dÈtÈriorÈes. Cela arrive trËs rarement mais vous devez vous protÈger de ces risques en rÈalisant un archivage de vos donnÈes. Gr‚ce ‡ ces sauvegardes, la plupart des problËmes rencontrÈs sur vos fichiers de travail, pourront Ítre rÈsolus par la restauration des donnÈes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste ‡ regrouper un ensemble de donnÈes dans un unique fichier, dit fichier d'archive, qui peut Ítre conservÈ sur un disque dur dans un rÈpertoire de sauvegarde ou un lecteur amovible. Les sauvegardes sont ‡ effectuer rÈguliËrement (semaine, mois, Ètape de gestion particuliËre) et doivent Ítre soigneusement dÈcrites : date de rÈalisation, nom du dossier, contenu (par exemple donnÈes avant clÙture septembre, donnÈe aprËs recalcul des soldes, donnÈes aprËs clÙture annuelle, donnÈes aprËs RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Sauvegarde du dossier Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui síaffiche devant le nom du dossier ‡ partir de líÈcran de bienvenue, ou lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complËte Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modËles díimpressions personnalisÈs et les format, lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier et sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde complËte. 31 85 Affichage 86 Le paramÈtrage des Barres d'Outils Il síagit soit de personnaliser les barres díoutils, soit díactiver ou dÈsactiver certains ÈlÈments de líaffichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Affichage + Barre díoutils + Personnaliser Onglet Barres díoutils Cet onglet vous permet de dÈsactiver les barres inutilisÈes.  La Barre de menus níest pas dÈsactivable : elle permet díaccÈder ‡ toutes les fonctions du logiciel.  La barre Standard comprend toutes les icÙnes associant une commande des menus.  La barre NAV permet de naviguer dans un aperÁu de page en page. Onglet Commandes Cet onglet vous permet díajouter ou de retirer une commande ‡ une barre díoutils, en la faisant glisser gr‚ce ‡ la souris. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramÈtrer le mode díaffichage des menus, des icÙnes et des info-bulles. Activer les ÈlÈments de líaffichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dÈsactiver díautres ÈlÈments : 5. La Barre díÈtat, qui correspond ‡ la barre grise en bas díÈcran dans laquelle des informations utiles síaffichent en fonction de la fenÍtre dans laquelle vous vous trouvez. 6. La Barre de fenÍtre qui permet díafficher en haut díune fenÍtre un onglet, afin de passer facilement díune fenÍtre ‡ líautre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanÈment. 7. Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical ‡ droite qui permet de naviguer facilement dans le logiciel. 8. Les Fonctions Expert qui correspondent aux options nÈcessitant des connaissances comptables (ParamÈtrage des Menus, Saisie Standard, Consultation / Lettrage, Rapprochement Bancaire, DÈclaration de TVA, Recherche díEcritures, Journaux, Grand-Livre, Balance, ClÙture Mensuelle, Journal GÈnÈral, Bilan, Compte de RÈsultat, GÈnÈration des soldes N-1, ClÙture Annuelle, Maintenance des Journaux, Suppression díEcritures, Reformater les Comptes, Plan de Regroupement, RÈvision Comptable, Archivage des DonnÈes, Import de DonnÈes et Export de DonnÈes). 9. Le Tableau de bord qui síaffiche automatiquement ‡ líouverture du dossier. Pour dÈplacer une barre Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci ‡ l'emplacement dÈsirÈ. Vous pouvez dÈplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par dÈfaut en haut de l'Ècran vers n'importe quel autre endroit de l'Ècran, pour la rendre plus accessible. Printed Documentation 32 Si vous dÈplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'Ècran ou jusqu'au bas de l'Ècran, elle devient "ancrÈe" dans sa nouvelle position. Si vous la dÈplacez partout ailleurs, elle devient une fenÍtre flottante. 87 Tableau de Bord Le tableau de bord síaffiche ‡ líouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les informations suivantes : 10. TrÈsorerie : Il síagit des soldes de chaque compte de trÈsorerie ‡ la date du dernier jour du mois, ainsi que le total des chËques ‡ remettre en banque. Cliquez sur un compte afin díaccÈder ‡ la consultation de ce compte. 11. Soldes Clients : Les cinq soldes clients les plus ÈlevÈs, cíest-‡-dire les cinq clients les plus redevables. Cliquez sur le compte du client afin díaccÈder ‡ la consultation de ce compte. 12. Chiffre díaffaires : Consultez le CA du jour et de líexercice, et le graphique comparatif. Important : Si vous dÈbutez dans votre logiciel, cliquez ici. 33 88 OpÈrations Comptables Courantes 89 OpÈrations de Saisie 90 Saisie Standard 91 La Saisie Standard La Saisie Standard permet de :  Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel,  ,  Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux de type Divers ou A- nouveaux,  Consulter les Ècritures enregistrÈes dans cette option, ou saisies dans Mes Achats, Mes Ventes ou Ma TrÈsorerie, ou importÈes díun autre logiciel,  Modifier les Ècritures enregistrÈes dans cette option, ou importÈes díun autre logiciel. La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Saisie Standard Raccourci clavier Ctrl + S Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ? 1. Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. 2. Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie. 3. Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Printed Documentation 34 Consultez aussi les parties suivantes :  Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre  Nouvelle ligne d'Ècriture  Modification d'une ligne d'Ècriture  Suppression d'une ligne d'Ècriture 92 Nouvelle Ècriture Pour crÈer une nouvelle Ècriture, dans un journal de type Divers ou A-nouveaux uniquement :  Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou  Appuyez sur la touche  du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne courante sÈlectionnÈe.  Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Si vous essayez de modifier une Ècriture saisie dans Mes Achats, Mes Ventes ou Ma TrÈsorerie, le masque de saisie ‡ partir duquel la modification pourra Ítre rÈalisÈe síouvrira automatiquement. 93 Validation / Sortie du journal La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 94 Ligne d'Ecriture 95 Saisie de la ligne d'Ècriture Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants : M Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures par le bouton . OpÈrations Comptables Courantes 35 V Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. Jour La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes. PiËce Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. N° Document Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis cliquez sur l'icÙne ou la touche  ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit automatiquement le numÈro de compte associÈ. Date de saisie Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. Printed Documentation 36 LibellÈ Saisissez le libellÈ. LibellÈs par dÈfaut Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences (accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . DÈbit / CrÈdit La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. 96 Choix du compte NumÈro inexistant A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche  du clavier numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. 97 LibellÈ de l'Ècriture Cette partie ne concerne que les utilisateurs de la Saisie Standard (menu Quotidien). Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris. Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal :  Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte.  Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie.  Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 98 Modification d'une ligne OpÈrations Comptables Courantes 37 Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 99 Suppression d'une ligne Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 100 Options disponibles 101 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. 102 Options de saisie Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options du menu contextuel. LibellÈ de l'Ècriture Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie manuelle du libellÈ. PiËces Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 103 Saisie non Comptable 104 Mes Achats Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos fournisseurs, et de les consulter. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Mes Achats Printed Documentation 38 PrÈsentation de la fenÍtre La fenÍtre est partagÈe en deux parties :  En haut : la liste des factures.  En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. 2. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. 3. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. 4. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, fournisseur, description, total HT ou TTC, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau Fournisseur dans le volet de navigation Mes achats. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture aprËs remises et aprËs escomptes. 5. Pour saisir les ventilations par nature díachat et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre clavier (ou  du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA síaffiche alors automatiquement. 6. Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Comment corriger une facture ? Il suffit de sÈlectionner la facture ‡ modifier et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer dessus. Comment saisir un avoir ? La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ? Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat et de saisir le montant de la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Comment saisir un escompte ? OpÈrations Comptables Courantes 39 Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Escomptes obtenus et de saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Compte DÈbit CrÈdit 401Ö Montant TTC 44566Ö Montant TVA 60Ö Montant HT Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures díachat ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne A (Achats) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 105 Mes Ventes Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos clients, et de les consulter. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes PrÈsentation de la fenÍtre La fenÍtre est partagÈe en deux parties :  En haut : la liste des factures.  En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. 2. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. 3. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. 4. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, client, description, total HT ou TTC, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau client, cliquez sur Nouveau Client dans le volet de navigation Mes ventes. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture aprËs remises et aprËs escomptes. 5. Pour saisir les ventilations par nature de vente et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre clavier (ou  du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations Printed Documentation 40 est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA síaffiche alors automatiquement. 6. Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Comment corriger une facture ? Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer dessus. Comment saisir un avoir ? La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ? Pour saisir une remise dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature de vente Rabais, remises et ristournes accordÈs par líentreprise et de saisir le montant de la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Comment saisir un escompte ? Pour saisir un escompte dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature de vente Escomptes accordÈs et de saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Compte DÈbit CrÈdit 411Ö Montant TTC 44571Ö Montant TVA 70Ö Montant HT Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 106 Mes Ventes Comptoir 107 Mes Ventes Comptoir Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les ventes comptoir rÈalisÈs dans la journÈe. OpÈrations Comptables Courantes 41 Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir PrÈsentation de la fenÍtre La fenÍtre se prÈsente sous forme díun tableau mensuel. Comment saisir un ticket Z de caisse ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre ticket. 2. Cliquez sur le jour de votre ticket. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter et suivez les Ètapes de líassistant. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Journal des ventes comptoir (VC) Compte DÈbit CrÈdit 5111 Recette en espËces 5112 Recette en chËques 5113 Recette en CB 5114 Recette autres modes 70Ö Montant HT 44571Ö Montant TVA Journal de caisse (CA) Compte DÈbit CrÈdit 530 Recette en espËces 5111 Recette en espËces 530 Montant remis en banque 580 Montant remis en banque Journal de banque (BP ou BS) Compte DÈbit CrÈdit 5121 EspËces caisse remis en banque 580 EspËces caisse remis en banque 5121 Recette en chËques 5112 Recette en chËques 5121 Recette en CB 5113 Recette en CB 5121 Recette autres modes Printed Documentation 42 5114 Recette autres modes Comment corriger une vente ? Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Consulter, ou de double-cliquer dessus. 108 Ventes Comptoir : Ventilations par modes de rËglement Dans cette Ètape, saisissez le numÈro de piËce de la vente comptoir. Ce numÈro sera repris sur les Ècritures de la vente, de caisse et de remises en banque gÈnÈrÈes par cet assistant. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Saisissez les montants des recettes du jour par mode de rËglement, puis passez ‡ líÈtape suivante. 109 Ventes Comptoir : Ventilations par natures de produit Cette Ètape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Choisissez le type de saisie : pointez HT ou TTC, pour effectuer la saisie par les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA sera calculÈe (sauf pour les saisies effectuÈes dans la colonne Exo). Appuyez sur la touche Inser pour dÈmarrer (ou  du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Saisissez toutes les ventilations de votre vente comptoir. Remarques : Vous ne pouvez saisir au maximum quíun seul taux de TVA par ligne. De plus, il se peut que le montant de TVA soit ‡ ressaisir en cas díÈcarts díarrondis avec le ticket Z de caisse. Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 110 Ventes Comptoir : Remises en banque Dans cette Ètape, saisissez les montants remis en banque, par mode de rËglement, et cliquez sur Terminer. 111 Ma TrÈsorerie 112 Ma Caisse Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les entrÈes et sorties de caisse. Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Caisse Comment saisir un rËglement ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas : a. Síil síagit díune sortie de caisse (paiement ou dÈpÙt vers une banque), cliquez sur Nouvelle dÈpense, b. síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette. OpÈrations Comptables Courantes 43 Comment corriger un paiement ? Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette ou une dÈpense gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente comptoir directement. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. 113 Ma Banque Principale Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou virements internes) et les rËglements reÁus sur votre banque principale. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Banque Principale Comment saisir un rËglement ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas : a. Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, b. síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, c. síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau bordereau. Comment corriger un paiement ? Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente comptoir directement. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. 114 Mon Autre Banque Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou virements internes) et les rËglements reÁus sur votre deuxiËme banque. Comment y accÈder ? Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Mon Autre Banque Printed Documentation 44 Comment saisir un rËglement ? 1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas : a. Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, b. síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, c. síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau bordereau. Comment corriger un paiement ? Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente comptoir directement. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. 115 TrÈsorerie : DÈpense Cette option vous permet de saisir un rËglement Èmis, ou un virement interne. Comment faire ? Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement, si besoin, le n° de chËque (ce champ est grisÈ pour la caisse), et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement fournisseur, Autre charge ou frais ou Virement interne vers : a. RËglement fournisseur : Le rËglement est destinÈ ‡ un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura ÈtÈ prÈalablement saisie dans líoption Mes Achats du menu Quotidien. b. Autre charge ou frais : Le rËglement níest pas rattachÈ ‡ un fournisseur habituel ou la facture correspondante nía pas ÈtÈ prÈalablement saisie (par exemple des frais postaux, des frais de dÈplacement ou de restaurant Ö). Vous pouvez Ègalement utiliser cette option pour saisir les paiements de TVA, salaires, etc. c. Virement interne vers : Cette option vous permet de saisir un virement díune banque ‡ líautre, de la caisse vers une banque ou díune banque vers la caisse. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre charge ou frais, indiquez le type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la dÈpense suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ? OpÈrations Comptables Courantes 45  Pointez RËglement fournisseur, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau fournisseur.  Pointez Autre charge ou frais, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte de charge ou frais. Ecritures comptables Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : RËglement fournisseur Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 401Ö Montant Autre charge ou frais Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 60Ö Montant HT 44566Ö Montant TVA Virement interne Journal source Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 581 Montant Journal cible Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 581 Montant Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres charges ou frais ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne D (DÈpense) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 116 TrÈsorerie : Recette Cette option vous permet de saisir un rËglement reÁu. Comment faire ? Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement client ou Autre recette : Printed Documentation 46 a. RËglement client : Le rËglement provient díun client. La facture du client, TVA comprise, aura ÈtÈ prÈalablement saisie dans líoption Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. b. Autre recette : Le rËglement ne provient pas díun client habituel ou la facture correspondante nía pas ÈtÈ prÈalablement saisie. Vous pouvez Ègalement utiliser cette option pour saisir le remboursement díindemnitÈs journaliËres díassurance maladie, un nouvel emprunt bancaire, etc. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la recette suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?  Pointez RËglement client, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau client.  Pointez Autre recette, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte de recette. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : RËglement client Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 411Ö Montant Autre recette Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant 70Ö Montant HT 44571Ö Montant TVA Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres recettes ? AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne R (Recette) sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 117 TrÈsorerie : Bordereau Cette option vous permet de saisir líensemble des chËques reÁus et dÈposÈs sur un unique bordereau de remise en banque. PlutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par cette option. Comment faire ? Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour de la remise, le numÈro de la remise, et le libellÈ. 2. Dans le tableau des chËques remis, appuyez comme indiquÈ sur la touche Inser pour ajouter une ligne (ou  du clavier numÈrique). Sur chaque ligne, sÈlectionnez le client, et saisissez les diffÈrentes informations. OpÈrations Comptables Courantes 47 3. Une fois tous les chËques saisis, cliquez sur la touche Ajouter pour enregistrer la remise, et saisir la remise suivante. Ecritures gÈnÈrÈes Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme : Compte DÈbit CrÈdit 530 ou 5121 ou 5122 Montant de la remise 411Ö Montant du chËque 1 411Ö Montant du chËque 2 411Ö Montant du chËque 3 118 Consultation de Comptes et Lettrage 119 Pointage Quíest-ce que le pointage ? Il síagit de pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Pointage Comment pointer les lignes díun tiers ? 1. Pointez le type de tiers concernÈs : Clients ou Fournisseurs. 2. SÈlectionnez le tiers dans la liste. 3. Choisissez la pÈriode de consultation : les factures síaffichent alors dans la liste de gauche, alors que les rËglements et les avoirs síaffichent dans la liste de droite. 4. Cliquez sur une facture et le rËglement correspondant. 5. Cliquez sur Pointer. 6. Modifier si besoin le code et validez. Pour afficher les factures non payÈes, sÈlectionnez les Ècritures Non pointÈes (dans líentÍte de la fenÍtre). Remarque : Si vous avez des connaissances comptables, utilisez líoption Consultation / Lettrage. 120 Consultation de Comptes - Lettrage A chaque fournisseur, client, nature díachat, nature de vente est attribuÈ un code qui correspond ‡ un compte comptable. Il en est de mÍme pour chaque taux de TVA, chaque banque, la caisse, etc. Le numÈro de compte níest pas attribuÈ au hasard : selon la nature du compte, une norme impose des ´ racines ª prÈdÈfinies. Printed Documentation 48 Toutes les opÈrations saisies dans Mes Achats, Mes Ventes et Ma TrÈsorerie sont simultanÈment enregistrÈes sous forme díÈcritures comptables sur les comptes correspondants. La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode de rÈfÈrence. La consultation de compte vous permet de connaÓtre toutes les opÈrations rÈalisÈes sur un compte. Vous pourrez visualiser par exemple toutes les factures et les rËglements díun compte client, tous les mouvements díun compte de banque. La Consultation - Lettrage est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Remarque : Vous pouvez aussi utiliser líoption de Pointage pour lettrer vos Ècritures. Comment y accÈder ? Barre díoutils Raccourci clavier Ctrl + I Comment consulter un compte ? Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix :  les boutons et ,  les flËches et de votre clavier,  les touches et de votre clavier numÈrique. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ? 1. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. OpÈrations Comptables Courantes 49 2. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. 3. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche. 121 Consultation : Recherche 1. Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. 2. Tapez un montant. 3. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 4. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 122 Ecriture de rÈgularisation (lettrage) Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier + PropriÈtÈs). 123 Rapprochement Bancaire 124 Rapprochement Bancaire Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Le Rapprochement Bancaire est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire  Par compte  Par journal Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ? Le choix du type de rapprochement que vous allez rÈaliser síeffectue dans les prÈfÈrences du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet CrÈation). Nous vous conseillons díopter pour le rapprochement par compte. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de Printed Documentation 50 Tiers (401 et 411). 125 Rapprochement Bancaire incorrect Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡ vÈrifier :  Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents dans le relevÈ de banque.  Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et modifiezle si besoin (champ Solde final du relevÈ). 126 Rapprochement Manuel 127 Rapprochement par Compte Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡ la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Le Rapprochement Bancaire est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire 1. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 2. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ). 3. SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. 4. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 5. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 6. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures 7. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 8. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. OpÈrations Comptables Courantes 51 9. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 10. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de  Pointer ou dÈpointer une Ècriture.  DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage.  Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs.  Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher.  Basculer en consultation du compte de banque.  Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque.  Imprimer le rapprochement.  Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 128 Rapprochement par Journal Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Printed Documentation 52 Le Rapprochement Bancaire est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire 1. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 2. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ). 3. SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. 4. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 5. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 6. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures 7. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 8. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 9. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 10.Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. OpÈrations Comptables Courantes 53 Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de  Pointer ou dÈpointer une Ècriture.  DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage.  Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs.  Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher.  Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe.  Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque.  Imprimer le rapprochement.  Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 129 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant 1.Tapez un montant. 2.Choisissez le sens de líÈcriture. 3.Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 4.Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. 130 DÈclaration de TVA 131 Gestion de la TVA Il existe deux types de TVA :  TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou d'achat.  TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 132 Comment mettre en place votre TVA ?  Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs.  Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA ‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix du compte qui est dÈterminant. Printed Documentation 54  Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en cliquant sur le bouton Taux.  ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 133 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ? Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 134 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ? Vous devez saisir les rËglements des factures concernÈes par la TVA sur les encaissements en indiquant le mÍme n° de piËce que celui attribuÈ ‡ la facture. En cas díacompte, une facture díacompte doit nÈcessairement Ítre saisie, pour que le montant de TVA soit saisi. 135 Consultez aussi les parties suivantes :  La dÈclaration CA3  La dÈclaration CA12 136 TVA : Impression de la DÈclaration et des Annexes Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ, puis cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque pour la CA3 : Si vous saisissez dans les lignes 10 et 11, un document annexe (3310M) doit obligatoirement Ítre joint ‡ votre dÈclaration de TVA. Cette annexe níest pas imprimÈe par le logiciel, contactez votre centre des impÙts pour obtenir ce document. 137 Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la DÈclaration de TVA Vous devez tout díabord saisir le code d'activation adÈquat. Ensuite, les ÈlÈments suivants, ‡ saisir dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, font l'objet d'un contrÙle strict et sont imposÈs par la DGI :  Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise : o Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse) o Siret et NumÈro de TVA (onglet Identification)  Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) : o Adresse du TrÈsor Public o Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. OpÈrations Comptables Courantes 55 138 TVA : Montants calculÈs, montants ‡ saisir Líassistant de prÈparation vous affiche automatiquement les montants calculÈs ‡ partir des Ècritures enregistrÈes et vous donne accËs aux zones que vous avez ‡ complÈter manuellement. Les valeurs portÈes sur ces lignes sont calculÈes en fonction de la racine du compte de TVA, et du type díopÈration choisi dans la fiche des comptes de TVA, díachats, de ventes ou díimmobilisations (onglet Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Consultez la partie : ModËles d'Ècritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. 139 DÈclaration CA3 140 La DÈclaration de TVA du RÈgime RÈel Normal et Mini RÈel (CA3) Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles Cette fenÍtre liste toutes les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez :  PrÈparer une nouvelle dÈclaration  Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe, líannexe 3310 A ou 3519  Supprimer une dÈclaration incorrecte, líannexe 3310 A ou 3519  Imprimer une dÈclaration, une annexe 3310 A ou 3519  PrÈparer une nouvelle annexe 3310 A  PrÈparer un nouveau formulaire 3519 Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA3, annexes 3310A ou annexes 3519 nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification. Parties ‡ consulter  Gestion de la TVA  Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration  Comment prÈparer la dÈclaration ?  Montants calculÈs, montants ‡ saisir  ModËles d'Ècritures  Virements bancaires  Comment imprimer la dÈclaration ? 141 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA3 Printed Documentation 56 Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ? 1. Cliquer sur le bouton Nouveau. 2. Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez crÈer cette annexe. 3. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 4. Le type de PÈriodicitÈ dÈpend du code rÈgime sÈlectionnÈ dans les coordonnÈes de votre dossier (onglet TrÈsor Public). 5. La Date limite de dÈpÙt est calculÈe automatiquement en fonction : du premier caractËre de la raison sociale de votre sociÈtÈ, de son dÈpartement, du SIRET, du rÈgime et du statut. Si la date limite de dÈpÙt est erronÈe, vÈrifiez ces ÈlÈment dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 6. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760 000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. 7. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 142 TVA : Annexe 3310 A Les montants de líannexe 3310 A doivent Ítre saisis manuellement. Le total des lignes 35 ‡ 46 sera reportÈ en ligne 14 de la dÈclaration CA3, et le total des lignes 47 ‡ 71 sera reportÈ en ligne 29. 143 TVA : PrÈparation de l'Annexe 3310 A Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre nía pas encore ÈtÈ Ètablie Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. ComplÈtez ensuite les pages des assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a dÈj‡ ÈtÈ Ètablie 1. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez líannexe 3310A. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. OpÈrations Comptables Courantes 57 Attention : Dans ce cas, aprËs la prÈparation de líannexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le bouton Modifier et re-parcourir toutes les Ètapes de líassistant afin que les montants de líannexe soient bien reportÈs sur les lignes 14 et 29. 144 TVA : Formulaire 3519 Les champs suivants doivent obligatoirement Ítre renseignÈs :  Nom du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire  LocalitÈ du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire  Nom du demandeur  LocalitÈ du demandeur  CoordonnÈes bancaires 145 TVA : PrÈparation du formulaire 3519 Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3 Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Comment faire ? 1. Vous devez tout díabord prÈparer la dÈclaration CA3 du mois ou du trimestre. 2. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez le formulaire 3519. 3. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. 146 Etapes de l'assistant CA3 147 CA3 : Introduction Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA3. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 148 CA3 : OpÈrations imposables (HT) Paiement par imputation Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Ligne 02 Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Dont ventes ‡ distance ou opÈrations de montage Printed Documentation 58 Saisissez manuellement ce montant. Ligne 3C Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ le montant du chiffre díaffaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? 149 CA3 : OpÈrations non imposables Ligne 04 Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 05 Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 06 Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 6A Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 07 Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces achats. Ligne 7A Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 7B Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ les opÈrations non imposables (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? 150 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer RÈgularisation CP Cette option permet de saisir les montants des taxes des lignes 08 et 09 en cas de rÈgularisation de la dÈclaration que vous avez effectuÈe pour la pÈriode de congÈs payÈs. Ligne 08, Taxe due OpÈrations Comptables Courantes 59 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 19,60, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 19,60, Livraisons de gaz imposables ‡ 19,60 et Assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60. Ligne 09, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 5,50, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 5,50, Livraisons de gaz imposables ‡ 5,50 et Assujetti non Ètabli en France ‡ 5,50. Ligne 10, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 11, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. Ligne 13, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ un taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10 (et ni 8,50 si DOM), ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ un taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10. Ligne 14, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 2,10, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 2,10. Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 35 ‡ 46 de la 3310A. Ligne 15 Saisissez ici le reversement de la TVA antÈrieurement dÈduite lorsque des rÈgularisations de dÈductions sont nÈcessaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? 151 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer (suite) Ligne 18 Saisissez ici les acquisitions sur opÈrations ‡ destination de Monaco. 152 CA3 : TVA dÈductible Ligne 19 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. Ligne 20 Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Printed Documentation 60 Ligne 21 Saisissez ici le complÈment de la taxe dÈductible (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 22 Reportez ici le crÈdit de la prÈcÈdente dÈclaration. Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ? 153 CA3 : CrÈdit de TVA et Taxe ‡ payer Ligne 26 Dans le cas díun crÈdit de TVA, vous pouvez saisir une demande de remboursement. Ligne 29 Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 47 ‡ 71 de la 3310A. Ligne 30 Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 31 Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). Formulaire NEANT Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Cliquez sur le bouton Terminer afin díenregistrer la dÈclaration : elle síaffichera automatiquement dans líhistorique. Si votre logiciel est activÈ avec líEDI, ou pour un paiement par virement, cliquez sur le bouton Suivant. 154 TVA : Paiement Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 155 TVA : Virement Bancaire  Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public.  SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque.  Indiquez le type et la date du rËglement.  Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 156 DÈclaration CA12 157 La DÈclaration de TVA SimplifiÈe (CA12) OpÈrations Comptables Courantes 61 Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12A Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles Cette fenÍtre liste les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez :  PrÈparer une nouvelle dÈclaration  Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe  Supprimer une dÈclaration incorrecte  Imprimer une dÈclaration Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA12 nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification. Parties ‡ consulter  Gestion de la TVA  Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration  Comment prÈparer la dÈclaration ?  Montants calculÈs, montants ‡ saisir  ModËles d'Ècritures  Virements bancaires  Comment imprimer la dÈclaration ? 158 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA12 Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ CA12A Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ? 1. Cliquer sur le bouton Nouveau. 2. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 3. Saisissez la Date limite de dÈpÙt. Printed Documentation 62 4. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760 000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. 5. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 159 Etapes de l'assistant CA12 160 CA12 : Introduction Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA12. Cliquez sur le bouton Suivant afin de parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 161 CA12 : OpÈrations non imposables Paiement par imputation Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Entreprise inscrite ‡ la chambre des mÈtiers Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention CM. Elle Èquivaut ‡ 1 si líentreprise est inscrite ‡ la chambre des mÈtiers et ‡ 0 dans le cas contraire. ClÙture de líexercice rÈalisÈe en cours díannÈe Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention OPT. Elle Èquivaut ‡ 1 si la clÙture de líexercice est rÈalisÈe en cours díannÈe et ‡ 0 dans le cas contraire. Ligne 01 Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces achats. Ligne 02 Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 03 Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 04 Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4B OpÈrations Comptables Courantes 63 Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4D Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. 162 CA12 : OpÈrations imposables Ligne 05, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 19,60. Ligne 06, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 5,50. Ligne 07, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 08, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. 163 CA12 : OpÈrations imposables (suite) Ligne 09, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 0,90 / 2,10 / 8,00 ou 13,00 et de type DOM ‡ 1,05 ou 1,75. Ligne 10, Taxe due Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ou DOM ‡ 20,60 ou 9,50. Ligne 13 Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. 164 CA12 : TVA dÈductible Lignes 24, 25, 26 Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (consultez la notice et la partie Saisie des rÈgularisations). 165 CA12 : Imputations / RÈgularisations Les acomptes doivent Ítre saisis manuellement. Ligne 31 Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 32 Printed Documentation 64 Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). 166 CA12 : RÈsultat net Le rÈsultat net est calculÈ automatiquement. 167 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 168 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes (suite) Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 169 CA12 : RÈcapitulation Formulaire NEANT Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Ligne 58 Cochez les mois correspondants aux acomptes dÈduits et saisissez líannÈe. 170 CA12 : Demande de remboursement Remplissez si besoin la demande de remboursement (voir notice). 171 TVA : Paiement Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 172 TVA : Virement Bancaire  Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public.  SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque.  Indiquez le type et la date du rËglement.  Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 173 EDI-TVA 174 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission 175 TÈlÈtransmettre : Etape 2 ComplÈtez dans cette Ètape si besoin líadresse du redevable. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI 176 Recherche d'Ecritures 177 Recherche d'Ecritures La recherche díÈcritures permet de dÈfinir des critËres de recherche et díobtenir les Ècritures rÈpondant ‡ ces critËres. Vous pouvez Ègalement imprimer et exporter au format ASCII, cette sÈlection díÈcritures. OpÈrations Comptables Courantes 65 La Recherche díÈcritures est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Recherche díÈcritures Raccourci clavier Ctrl + F Comment effectuer une recherche ? Choisissez le niveau dÈsirÈ ‡ partir des onglets suivants :  Simple  CritËres Lorsque les critËres ont ÈtÈ dÈfinis, cliquez sur le bouton Lancer la recherche pour afficher les Ècritures rÈpondant aux critËres dÈfinis dans líonglet courant. 178 Recherche d'Ecritures : Onglet Simple Líonglet Simple en recherche d'Ècritures permet de trouver une Ècriture suivant les critËres suivants : numÈro de compte, date de saisie, montant, sens de líÈcriture. Cochez les critËres dont vous avez besoin et renseignez les fourchettes. RÈsultat de la recherche Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et choisissez dans le menu contextuel (clic droit) líoption Saisie des Ècritures, ou appuyez sur Ctrl + S. 179 Recherche d'Ecritures : Onglet CritËres Líonglet CritËres en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir une requÍte sur plusieurs conditions. Toutes ces conditions sont exclusives, cela signifie que si vous crÈez deux conditions, seules les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Par exemple, si vous dÈfinissez les deux conditions suivantes :  JOURNAL est Ègal ‡ VE  LibellÈ contient Remise Le rÈsultat de la recherche díÈcritures affichera toutes les Ècritures du journal VE ayant dans leur libellÈ le mot ´ Remise ª. Comment dÈfinir une condition ? 1. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre prÈcis. 2. Choisissez la relation. 3. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale...). La condition est alors complËte. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider cette premiËre condition. Printed Documentation 66 5. Si vous souhaitez dÈfinir une nouvelle condition, recommencez les Ètapes de 1 ‡ 4. Une fois la requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la fenÍtre. RÈsultat de la recherche Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et choisissez dans le menu contextuel (clic droit) líoption Saisie des Ècritures, ou appuyez sur Ctrl + S. 180 Impression d'une recherche Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Pour exporter vos Ècritures, cochez la case Exporter vers un fichier. Vous entrez alors dans l'assistant d'exportation. 67 181 Impressions 182 Les boÓtes d'impression Toutes les impressions fonctionnent de maniËre identique et proposent les boutons suivants : Imprimer Permet d'Èditer sur papier l'impression, suivant le modËle sÈlectionnÈ. AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe. Une barre d'outils est alors chargÈe. Cela vous permet ainsi d'en vÈrifier le contenu, et si besoin est d'effectuer des modifications sur le modËle (par le bouton ParamÈtrer) avant de lancer l'impression papier. ParamÈtrer Lance le gÈnÈrateur d'Ètat Win GÈnÈrateur et charge le modËle sÈlectionnÈ. Vous pouvez alors modifier, adapter le modËle d'impression ‡ votre convenance. Annuler Permet de sortir de la boÓte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. Options Facultatif. Permet de dÈfinir des options díimpression propre ‡ líÈdition courante. 183 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ? Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. 184 Nouveau modËle d'impression Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standards. Vous avez la possibilitÈ de modifier ou crÈer de nouveaux modËles ‡ l'aide du gÈnÈrateur d'Ètat WinGen. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par la commande ParamÈtrage des impressions du menu Outils. 185 AperÁu Ècran Le bouton AperÁu proposÈ sur toutes les boÓtes de dialogue d'impression ouvre une fenÍtre contenant une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimÈe sur papier. Cette fonction vous permet ainsi de vÈrifier le contenu de l'impression ‡ Èditer ainsi que sa prÈsentation. La barre d'outils en aperÁu Au lancement díun aperÁu, une barre de navigation síactive : permet de se positionner sur la premiËre page du document. Printed Documentation 68 permet de se positionner sur la page prÈcÈdente. permet de se positionner sur la page suivante du document. permet de se positionner sur la derniËre page du document. Remarque : L'aperÁu Ècran peut ensuite Ítre imprimÈ par la commande Imprimer du menu Dossier ou líicÙne de la barre díoutils Standard. Plusieurs aperÁus peuvent Ítre visualisÈs en mÍme temps, ils sont gÈrÈs comme des fenÍtres, par le menu FenÍtre. Imprimer un aperÁu Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez la commande Imprimer du menu Dossier. Fermer un aperÁu Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. RafraÓchir un aperÁu La touche F5 permet de rÈactualiser le contenu de líaperÁu afin de prendre en compte les donnÈes les plus rÈcentes (par exemple, si des modifications ont ÈtÈ apportÈes sur un autre poste aprËs son lancement , en mode rÈseau). Menu contextuel Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose les commandes suivantes :  Lancer líimpression du document complet  Envoyer les pages par mail au format pdf  Exporter au format PDF, Excel, HTLM, RTF, JPEG et TIFF  Copier le contenu de la page en cours  les commandes de zoom sur la fenÍtre. 186 Configuration de l'impression Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + Configuration de líimpression Onglet Configurer les imprimantes Líonglet Configurer les imprimantes du menu Dossier + Configuration de líimpression affiche la liste des imprimantes, fax connectÈs ‡ votre poste et paramÈtrÈs sous Windows. Pour que vos impressions soient correctes, utilisez le bouton Configurer pour leur associer le driver correspondant au matÈriel (imprimante ou fax) ‡ utiliser. Impressions 69 Onglet Options diverses Sauvegarder les rÈglages de líimprimante principale Il síagit de conserver la configuration de líimprimante principale rÈalisÈe dans líonglet Configurer les imprimantes. Faire apparaÓtre les modËles díimpression destinÈs ‡ líexport de donnÈes Il síagit de faire apparaÓtre, dans la liste des modËles (dans les boÓtes de dialogue des impressions), les modËles utilisÈs pour líexport Excel, afin de les modifier. Faire apparaÓtre la boÓte de configuration de líimprimante lors díune impression Cela permet de choisir líimprimante au moment de líimpression. No Data 187 Impressions Comptables Courantes No Data No Data No Data No Data No Data No Data 188 Balances No Data No Data 189 Impressions non Comptables No Data No Data No Data 190 Listes diverses No Data No Data 191 Journal d'ÈvËnements No Data No Data No Data 71 192 Fichiers de DonnÈes 193 Comptes 194 TÈlÈchargement de Plan Comptable Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ? Barre de menu Internet + TÈlÈchargement Comment faire ? 1. Identifiez-vous. 2. SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel Compta Pratic. 3. Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier. 4. Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 195 Onglets du PCE Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une classe du plan comptable. A chaque onglet est associÈe une racine comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1 Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2 Stock Les comptes commenÁant par 3 Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40 Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41 Autres tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA) Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5 Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6 Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7 ClÙture Les comptes commenÁant par 8 Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences + Racines comptes. 196 CrÈation de Comptes Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre activÈes. Cependant, vous pouvez crÈer des comptes sans accÈder au Plan Comptable : en utilisant les options Fournisseurs, Clients, Achats, Ventes et Banques du menu DonnÈes. Printed Documentation 72 Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise Raccourci clavier Ctrl + B Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer. 3. Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de partager en partie votre plan comptable. 4. Saisissez líintitulÈ du compte. 5. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs : Divers, Adresse, Contact, Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 197 Modifier un Compte Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre activÈes. Cependant, vous pouvez modifier des comptes sans accÈder au Plan Comptable : en utilisant les options Fournisseurs, Clients, Achats, Ventes et Banques du menu DonnÈes. AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 198 Supprimer un Compte Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre activÈes. Cependant, vous pouvez supprimer des comptes inutilisÈs sans accÈder au Plan Comptable : en utilisant les options Fournisseurs, Clients, Achats, Ventes et Banques du menu DonnÈes. AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 199 Impression du Grand-Livre Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre activÈes. AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le Compte et cliquez sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte. Fichiers de DonnÈes 73 200 IntÈgrat ion de C omptes Il síagit de rÈcupÈrer des Comptes du Plan Comptable GÈnÈral dans votre Plan Comptable Entreprise. Pour accÈder au Plan Comptable Entreprise, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre activÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise Raccourci clavier Ctrl + B Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton PCG. La liste des comptes apparaÓt. 2. Pour sÈlectionner les Comptes ‡ intÈgrer, cliquez dessus pour les mettre en surbrillance. 3. Puis, cliquez sur le bouton TransfÈrer. Les Comptes sont alors recopiÈs dans votre plan comptable. 201 Recherche d'un C ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Entreprise, en bas de votre liste, sÈlectionnez le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou son intitulÈ. Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du compte ‡ rechercher. Remarque : Dans le Plan Comptable Entreprise uniquement (accessible sur activation des Fonctions Expert du menu Affichage), en cas de recherche par numÈro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de votre plan comptable, et en cas de recherche par intitulÈ, le logiciel recherche le compte uniquement parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif. 202 Colonnes AVDR Que signifient ´ AVDR ª ? Ces lettres font rÈfÈrences aux masques de saisies accessibles par le menu Quotidien :  A : Mes Achats  V : Mes Ventes ou Mes Ventes Comptoir  D : Nouvelle DÈpense (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie)  R : Nouvelle Recette (‡ partir díune banque de Ma TrÈsorerie) A quoi servent ces colonnes dans le plan comptable entreprise ? Il síagit de paramÈtrer les listes de comptes qui síafficheront dans les masques de saisies non comptables :  Si vous cochez la colonne A pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats. Printed Documentation 74  Si vous cochez la colonne V pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes et Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir.  Si vous cochez la colonne D pour un compte (par exemple 601), il síaffichera dans la liste des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie.  Si vous cochez la colonne R pour un compte (par exemple 701), il síaffichera dans la liste des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie. Pourquoi ? EBP vous propose un paramÈtrage par dÈfaut de ses listes, mais vous pouvez avoir besoin de líadapter. ParamÈtrage par dÈfaut Comptes síaffichant dans la liste des natures díachat dans líoption Quotidien + Mes Achats : Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles Comptes de racine 60 Achats Comptes de racine 61 Services extÈrieurs Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs Compte 765 Escomptes obtenus Comptes síaffichant dans la liste des natures de vente dans les options Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes et Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir : Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises Compte 665 Escomptes accordÈs Comptes síaffichant dans la liste des autres charges ou frais dans líoption Nouvelle DÈpense accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie : Comptes de racine 21 Immobilisations corporelles Compte 421 Personnel - RÈmunÈrations dues Compte 444 Etat - ImpÙts sur les bÈnÈfices Compte 44551 TVA ‡ dÈcaisser Compte 455 AssociÈs - Comptes courants Compte 470 Compte díattente Comptes de racine 60 Achats Comptes de racine 61 Services extÈrieurs Comptes de racine 62 Autres services extÈrieurs Compte 765 Escomptes obtenus Comptes síaffichant dans la liste des autres recettes dans líoption Nouvelle Recette accessible par Quotidien + Ma TrÈsorerie : Compte 455 AssociÈs - Comptes courants Compte 665 Escomptes accordÈs Comptes de racine 70 Ventes de produits, prestations de services, marchandises 203 Description de la Fiche Fichiers de DonnÈes 75 204 Compte : Onglet Divers DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte :  La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes.  La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement.  La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice :  Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes díÈcritures de ce compte.  Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte.  Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des Ècritures (en Saisie Standard uniquement) :  Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit (colonne de gauche en saisie díÈcritures).  Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit (colonne de droite en saisie díÈcritures). OpÈrations Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Taux et type de TVA Printed Documentation 76 Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents montants en fonction de líopÈration. Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 205 Tiers : Onglet Adresse Cet onglet vous permet de renseigner toutes les informations concernant le tiers.  Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la liste dÈroulante.  Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante.  Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4.  Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire.  Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par líintermÈdiaire díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous permet de sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express.  Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom du champ ´ Site Web ª. 206 Tiers : Onglet Contact Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 207 Compte : Onglet Banque Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse et coordonnÈes bancaires). 208 Onglet S oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 209 Onglet G raphe Fichiers de DonnÈes 77 Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par mois. 210 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 211 Journaux 212 Gestion des Journaux Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs : Code LibellÈ Type AC Achats de marchandises Achats AN A-nouveaux A-nouveaux BP Banque principale TrÈsorerie BS Banque secondaire TrÈsorerie CA Caisse TrÈsorerie OD OpÈrations diverses Divers VC Ventes comptoir Ventes VE Ventes et prestations Ventes La liste des journaux est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Journaux Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer un journal  Modifier un journal  Supprimer un journal inutilisÈe  Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 213 CrÈation d'un Journal Pour accÈder ‡ la liste des journaux, les Fonctions Expert du menu Affichage doivent Ítre activÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Journaux Printed Documentation 78 Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum). 3. Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal 4. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs : GÈnÈral, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 214 Type du Journal Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes :  Un journal de ventes enregistre vos produits.  Un journal díachats enregistre vos charges.  Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des Ècritures de salaire, et permet Ègalement díenregistrer les effets de commerceÖ  Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle.  Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements correspondant aux ventes et aux achats enregistrÈs dans les journaux adÈquats. Une contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de journal peut Ítre demandÈe. 215 Contrepartie automatique La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). 216 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie : 217 Contrepartie ligne ‡ ligne Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe par une Ècriture passÈe sur le compte de banque : PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 1 1 401LIB 5121 Librairie Pater Librairie Pater 450,00 450,00 2 2 401COMPO 5121 Compo SA Compo SA 500,00 500,00 3 3 411TONIER 5121 Tonier Tonier 800,00 800,00 218 Contrepartie pied de journal Fichiers de DonnÈes 79 Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque : PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 1 2 3 401LIB 401COMPO 411TONIER Librairie Pater Compo SA Tonier 450,00 500,00 800,00 5121 5121 DÈpenses Recettes 950,00 800,00 219 Raccourci Compte 1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le compte. Exemple CTRL + T N° Compte 44566 CTRL + T N° Compte 1170 220 Raccourci LibellÈ 1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le libellÈ. Exemple CTRL + F LibellÈ Facture n° 221 Comptes interdits Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 222 Description de la Fiche 223 Journal : Onglet GÈnÈral Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :  La numÈrotation des piËces (journaux de type Divers ou A-nouveaux)  La contrepartie automatique (journaux de type TrÈsorerie)  Le libellÈ de l'Ècriture (journaux de type Divers ou A-nouveaux)  Le Mode simulation (journaux de type Divers ou A-nouveaux) 224 Journal : Onglet Raccourcis Cette partie ne concerne que les utilisateurs de la Saisie Standard (menu Quotidien). Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Printed Documentation 80 Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez souvent dans un journal. Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour dÈfinir le raccourci. 225 Journal : Onglet Comptes Cette partie ne concerne que les utilisateurs de la Saisie Standard (menu Quotidien). Attention : La Saisie Standard est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, et accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comptes Interdits Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit / CrÈdit). Fourchettes de Centralisation Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des journaux. 226 Onglet S oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 227 Onglet G raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par mois. 228 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 229 Fichiers non Comptables 230 Liste des DonnÈes Fichiers de DonnÈes 81 Les DonnÈes sont indispensables ‡ la saisie des achats, des ventes et des rËglements. Il síagit des fournisseurs, clients, natures díachat, natures de vente et banques. Vous pourrez par la suite consulter ou imprimer :  toutes les opÈrations concernant un fournisseur,  toutes les opÈrations concernant un client,  vos charges par nature díachat,  vos produits par nature de vente. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes Fonctions disponibles A partir de cette fenÍtre, vous pouvez crÈer ou modifier une fiche, ou supprimer une fiche inutilisÈe. De plus, vous pouvez trier la liste par ordre díintitulÈs ou de numÈros, et rechercher une fiche díaprËs les premiers caractËres de son intitulÈ ou de son numÈro. 231 CrÈation díun Tiers 1. Saisissez le nom du tiers. Remarque : Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la civilitÈ dans le champ Nom/RS de líentÍte. Utilisez plutÙt la zone prÈvue ‡ cet effet dans líonglet Adresse. 2. AccÈdez aux onglets Adresse et Contact. 3. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre tiers. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) : 401 + nom du fournisseur + chiffres ou 411 + nom du client + chiffres 232 CrÈation díune Nature d'Achat ou díune Nature de Vente 1. Saisissez líintitulÈ de la nature díachat ou de vente. 2. SÈlectionnez le type díachat ou de vente adÈquat. Printed Documentation 82 Remarques :  Les trois types díachat les plus courants sont Achats de marchandises, Achats non stockÈs et Achats stockÈs.  Les trois types de vente les plus courants sont Ventes de marchandises, Ventes de produits finis et Travaux et prestations de services. 3. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre nature díachat. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) : Racine (3 caractËres) du type díachat + chiffres 233 CrÈation díune Banque 1. Saisissez líintitulÈ de la banque. 2. Validez la fiche en cliquant sur le bouton OK. Un code sera automatiquement attribuÈ ‡ votre banque. Il síagit du compte comptable, qui est composÈ de la faÁon suivante (sur 10 caractËres) : 512 + chiffres 234 Les Pays Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 235 Les DÈpartements Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code et le nom du dÈpartement. 236 Les Codes Postaux Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays doivent Ítre crÈÈs auparavant. 83 237 OpÈrations de ClÙture 238 Validation des Ecritures La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 239 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures 240 Comment faire ? 1 SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette pÈriode, líajout díÈcritures sera toujours possible. 2 Lancez la validation en cliquant sur OK. 241 Messages survenus lors de la validation  ´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un compte díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la contrepartie adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et saisir la contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre.  ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous vous rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si vous gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos Ècritures.  ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª : ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ).  ´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez impÈrativement Èquilibrer le journal. 242 ConsÈquences de la validation Printed Documentation 84 Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 243 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas, le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours en pied de journal. 244 La Centralisation La Centralisation consiste ‡ regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ en une seule Ècriture. Voici les diffÈrents types de centralisation :  La centralisation ‡ l'impression des journaux ou du grand-livre,  La centralisation physique dÈfinitive des journaux. Il síagit díune centralisation ‡ líimpression des journaux ou du grand-livre. 245 La ClÙture Mensuelle La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. La ClÙture Mensuelle est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 246 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle 247 Comment faire ? 1. SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. 2. SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. 3. Lancez la clÙture en cliquant sur OK. 248 Messages survenus lors de la clÙture Index 85  ´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez valider ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures du menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. 249 GÈnÈration des Soldes N-1 Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de RÈsultat. La GÈnÈration des Soldes N-1 est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. 250 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1 251 Comment faire ? 1. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de charges et de produits. 3. Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). 4. AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 252 La numÈrotation interne Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle. Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs :  Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle Fiscal .  Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet.  Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel) Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le numÈro interne.  Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 253 Impressions 254 Le Journal GÈnÈral Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit. Printed Documentation 86 Le Journal GÈnÈral est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. 255 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 256 Le Bilan LíÈtat prÈparatoire au Bilan peut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. Le Bilan est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. 257 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Bilan 258 Comment faire ? 1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 2. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. 3. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du bilan. 259 Le Compte de RÈsultat LíÈtat prÈparatoire au Compte de RÈsultatpeut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. Le Compte de RÈsultat est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. 260 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Compte de RÈsultat 261 Comment faire ? 1. SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. 2. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. 3. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du compte de rÈsultat. 262 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle 263 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice Index 87 VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 264 ClÙture Annuelle : Etape Options 265 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA (notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 266 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, dÈcochez cette option Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. 267 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture) Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 268 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier d'archive contenant l'exercice N-1. 269 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ.  Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive Printed Documentation 88  Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total de toute la base. Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207 correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 270 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture.  Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux. Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ. 271 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle La clÙture annuelle a pour effet :  de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ;  de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou modifier des Ècritures ;  de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ;  de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de trÈsorerie) dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ;  de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD). 89 272 Outils 273 Maintenance 274 Maintenance Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur  Recalcul des Soldes  RÈindexation par Date  RÈorganisation des Fichiers  Reformatage des Comptes Maintenance Technique  Maintenance des Journaux  Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux 1 Suppression d'Ecritures Comptables 2 Suppression d'Ecritures non Comptables  DÈverrouillage des Ecritures 275 Maintenance Utilisateur 276 Archivage des DonnÈes LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes 277 Maintenance : Recalcul des Soldes Printed Documentation 90 Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1 des comptes et des journaux. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes 278 Maintenance : RÈindexation par Date Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date 279 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 280 Maintenance : Reformater les Comptes La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Le Reformatage des Comptes est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes Type de comptes Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 281 ParamÈtrage du plan de regroupement Index 91 Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage du Bilan et du Compte de RÈsultat, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le regroupement de base. Cette option est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors díune mise ‡ jour. 282 AccËs au plan de regroupement Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc commence par : {2033A[BIC,SIM]=2033A : Bilan SimplifiÈ Pour le bilan rÈgime simplifiÈ {2033B[BIC,SIM]=2033B : Compte de rÈsultat simplifiÈ Pour le compte de rÈsultat rÈgime simplifiÈ {2050[BIC,NOR]=2050 : Bilan-Actif Pour le bilan rÈgime normal {2052[BIC,NOR]=2052 : Compte de RÈsultat de l'exercice Pour le compte de rÈsultat rÈgime normal 283 Syntaxe ‡ utiliser Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡ modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe : Extrait du regroup.ini 284 Signification ´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de racine 109 ´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de racine 2805 et 2905 ´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les comptes de racine 413, Ö ´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö ´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine 514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la Printed Documentation 92 case DQ 285 Maintenance Technique 286 Mot de passe Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 287 Maintenance des journaux Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. La Maintenance des Journaux est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ?  SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer.  SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu.  Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 288 Maintenance : Suppression d'Ecritures Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures saisies en Saisie Standard ou importÈes. Pour supprimer les Ècritures non comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opÈration est irrÈversible. La Suppression díEcritures est une fonction nÈcessitant des connaissances comptables, accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Index 93 Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ? Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression : Fourchette de journaux Fourchette de comptes PÈriode Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 289 Maintenance : Suppression d'Ecritures non Comptables Il síagit de supprimer les Ècritures saisies dans les options non comptables : Mes Achats, Mes Ventes, Ma TrÈsorerie. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures non Comptables Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?  Indiquez la pÈriode ‡ supprimer.  Cochez líoption dans laquelle les Ècritures ‡ supprimer ont ÈtÈ saisies.  Cliquez sur OK pour lancer líopÈration. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail díA-Nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 290 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables, Printed Documentation 94 pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Standard du menu Quotidien. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un dÈverrouillage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?  Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes).  SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 291 Assistance Comptable 292 Assistance Comptable Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Voici les outils de líAssistance Comptable :  RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux  RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes  Epuration du Plan Comptable 293 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux) Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et Journaux) Comment faire ?  Choisissez la pÈriode. Index 95  Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux.  Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.)  Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. 294 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes Comment faire ?  Indiquez le journal concernÈ.  Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer.  Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. 295 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡ prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Les options díAssistance Comptable nÈcessitent des connaissances comptables, et sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable Printed Documentation 96 296 Communication Entreprise - Expert 297 Communication Entreprise - Expert Il síagit de rÈaliser :  Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP.  Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert Comment faire ? Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡ chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 298 Recevoir des donnÈes Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Index 97 Remarques :  Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan Comptable Entreprise.  Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation) dans les cas suivants :  Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur + Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des comptes ‡ importer.  Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier. 299 Transmettre des donnÈes Renseignez les informations suivantes : PÈriode Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de líexercice N. Journaux Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas ! Envoi ‡ líadresse email Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 300 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Printed Documentation 98 Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ? exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ? 3 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 4 Cochez Transmettre des donnÈes. 5 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou ´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA Index 99 ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ? Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les donnÈes díun dossier.  CrÈez ou ouvrez un dossier vierge.  AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va Ècraser les donnÈes du dossier.  Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 301 Format COALA ComptabilitÈ - journaux Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ? Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ?  Ouvrez un journal.  AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier.  Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ? 6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ? 1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. 3 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ Printed Documentation 100 Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou ´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ? Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les donnÈes díun dossier. 1 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer + Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 2 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu Edition. 3 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu Utilitaires. 4 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 302 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00 API ComptabilitÈ Gamme 8 Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ? 5 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 6 Renseignez les informations suivantes : Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix) Table ‡ exporter : ECRITURES Type díexport : ASCII DÈlimitÈ Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix) Enregistrement EntÍte : Non SÈparateurs : ´ ; ª Index 101 Suppression des espaces : Oui 7 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 8 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ? 1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ? 1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ Les Journaux Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ? Printed Documentation 102 1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes : 9 ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix) 10 SÈparateur : ´ ; ª 11 Convers. CaractËre : Non 12 Format Date : 1 - JJMMAA 13 Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö 14 Sens CrÈdit : -1 15 Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT) 3 Renseignez la position des champs suivants : 4 Journal : 2 5 RÈfÈrence : 3 6 Compte : 4 7 Date : 5 8 LibManu : 6 9 Montant : 7 10Sens : 8 4 Cliquez sur le bouton Importer. 303 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ?  AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export.  Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer.  Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante : 4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411 5 Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ? 16 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 17 Cochez Recevoir des donnÈes. 18 Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ? 11AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 12Cochez Transmettre des donnÈes. 13Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Index 103 A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ? 9 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 10 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 11 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 304 Transmettre des donnÈes - AZUR Racines des comptes Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 305 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ?  Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation.  Cochez Export Ècritures.  Indiquez la pÈriode ‡ exporter.  Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ? 19 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 20 Cochez Recevoir des donnÈes. 21 Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ? 14AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 15Cochez Transmettre des donnÈes. 16Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC Les Journaux Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ ‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux Printed Documentation 104 BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code BQUE. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ? 12 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 13 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 306 Format CCMX Expert Winner Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ? 14 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 15 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 16 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 17 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 18 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 19 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII. 20 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ? 6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ? 4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner Index 105 Les Journaux Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6 caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code ´ ACHATS ª. Les Comptes Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡ 25 caractËres. Les accents seront supprimÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ? 1 Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois) 5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon :  CODE : EBP (au choix)  IntitulÈ : EBP Compta (au choix)  Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT  Longueur de líenregistrement : rien  Code enreg. spÈcifique : rien  Code enreg. ‡ exclure : rien  Position : rien  Position : rien  Cochez SÈparateur de champs et indiquez ,  Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez .  Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez "  Ne cochez pas SÈparateur de millier 8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ : Printed Documentation 106 22 Code journal : 3 23 Date : 2 24 Date (position du jour) : 1 25 Date (position du mois) : 3 26 Date (position de líannÈe) : 5 27 Compte gÈnÈral : 4 28 IntitulÈ du compte : 5 29 Montant DÈbit : 8 30 Montant CrÈdit : 9 31 PiËce : 7 32 LibellÈ : 6 33 Date díÈchÈance : 10 34 Date (position du jour) : 1 35 Date (position du mois) : 3 36 Date (position de líannÈe) : 5 10Validez. 2 Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation) 17Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 18SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures 19Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 20SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez. 21Validez les deux fenÍtres suivantes. 22Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 307 Format CCMX Expert AS400 Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez.  SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ? 37 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 38 Cochez Transmettre des donnÈes. 39 Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 308 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis. Index 107 Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 309 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8 Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ?  AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid.  RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements.  RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable.  Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter.  A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun journal particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois.  Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et 411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ? 40 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 41 Cochez Recevoir des donnÈes. 42 Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ? 23AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 24Cochez Transmettre des donnÈes. 25Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ? Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable. Printed Documentation 108 Les Journaux Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡ 10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6 caractËres). Les numÈros de piËces La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ? 21 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 22 Choisissez SISCO II. 23 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 24 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 25 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 26 Validez líimportation des Ècritures. 27 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 310 Format CEGID PGI Version S5 Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ? 26Utilisez le module ´ Communication SX ª. 27Cliquez sur Envoyer. 28SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 29Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 30SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier. 31Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 32DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport. Index 109 A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ? 43 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 44 Cochez Transmettre des donnÈes. 45 Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ? 28 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 29 Cliquez sur Recevoir. 30 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 31 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 311 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ? 33Export des Ècritures : 34AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables  EBP du menu Tenue + Exporter + COPMVTSEBP. 35Choisissez líexercice. 36Choisissez Mouvements par FTP. Printed Documentation 110 37SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 38ProcÈdure de transfert : 39AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 40Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 41Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 42SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ? 46 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47 Cochez Transmettre des donnÈes. 48 Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta Les Comptes Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ? 32 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des correspondances journaux micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 33 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des correspondances comptes micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 34 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 35 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN : 10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le serveur. 13Double-cliquez sur le fichier. 14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer. Index 111 36 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta : 7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue + Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 37 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 38 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 312 Format CICERON HÈliast Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CICERON - HÈliast. 313 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00 Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?  AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires.  SÈlectionnez les critËres de líexport.  Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant.  Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez.  Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ? 49 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50 Cochez Recevoir des donnÈes. 51 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ? 43AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 44Cochez Transmettre des donnÈes. 45Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes Printed Documentation 112 Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ? 39 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 40 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 41 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP. Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert / Import du menu Utilitaires. 314 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00 Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?  Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes.  SÈlectionnez les critËres de líexport.  Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant.  Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez.  Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ? 52 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53 Cochez Recevoir des donnÈes. 54 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ? 46AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47Cochez Transmettre des donnÈes. 48Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ Les Journaux Index 113 Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ? 42 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes. 43 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 315 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1 Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ?  AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant.  SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture.  Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail.  Indiquez le chemin du fichier díexport.  Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule.  SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte.  Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien.  Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export pour EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant.  Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les Comptes La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Les Exercices Printed Documentation 114 Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ? 55 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56 Cochez Recevoir des donnÈes. 57 Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ? 49AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50Cochez Transmettre des donnÈes. 51Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ? 44 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler líassistant. 45 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 46 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 47 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 48 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 49 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 50 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 51 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres choix par dÈfaut. 52 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape 1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs automatiquement lors de líimportation. 316 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 317 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5 Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les Comptes Index 115 La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Les Exercices Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 318 Format EBP - ComptabilitÈ Windows Ce format permet :  Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP.  Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre logiciel EBP. Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation. Comment importer des Ècritures au format EBP ? 58 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59 Cochez Recevoir des donnÈes. 60 Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ? 52AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53Cochez Transmettre des donnÈes. 54Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 319 Format Interface Expert (Coala) Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Printed Documentation 116 Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ? 61 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62 Cochez Transmettre des donnÈes. 63 Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ? Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA.  Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe.  Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ.  Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡ importer.  Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats.  Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport.  Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1 er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK.  Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP.  Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue.  Indiquez la taille des comptes.  Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer.  Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer.  Cliquer sur OK.  SÈlectionner le fichier ‡ importer. 320 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ?  AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable.  SÈlectionnez Autre.  Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer.  DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ? 64 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 65 Cochez Recevoir des donnÈes. Index 117 66 Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ? 55AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56Cochez Transmettre des donnÈes. 57Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ? 53 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 54 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 55 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 56 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 321 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ?  AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers.  SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer.  Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter.  En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout.  Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien.  Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie de Tenue.  Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante : 17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411 18Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ? 67 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 68 Cochez Recevoir des donnÈes. 69 Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ? 58AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59Cochez Transmettre des donnÈes. Printed Documentation 118 60Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta Les Journaux Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005. Les NumÈros de PiËce La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ? 57 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 58 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 322 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 323 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ?  AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter.  DÈfinissez les critËres de líexport et validez.  Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ? 70 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 71 Cochez Recevoir des donnÈes. 72 Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ? Index 119 61AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62Cochez Transmettre des donnÈes. 63Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ? 59 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 60 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 61 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 324 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum Comment importer des Ècritures au format Gestimum ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format Gestimum et validez. Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ? 73 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 74 Cochez Transmettre des donnÈes. 75 Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 325 Import de donnÈes 326 Import ParamÈtrable 327 Importation ParamÈtrable Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes et Ècritures. LíImport ParamÈtrable est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification Comment faire ?  GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou ASCII). Printed Documentation 120  Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de DonnÈes.  Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures  Cliquez sur OK.  Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 328 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel ParticularitÈs  Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du fichier sera ignorÈe lors de líimport.  Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs s'associent automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des champs ‡ importer).  Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes dans Excel : 76 SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du menu DonnÈes. 77 …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant. 78 …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme Identificateur de texte. 79 …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 329 Etape de l'assistant 330 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC.  En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. 80 En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC correspondants. Format d'import Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. Index 121 331 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. SÈparation des champs Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer. Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. DÈbut des donnÈes Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 332 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ) Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier : SÈparateur de champs Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix prÈcisÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 333 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe) Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position souhaitÈe. 334 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer. Printed Documentation 122 Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 335 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le Format Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 336 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 337 Import d'Ecritures 338 Importation díEcritures Cette fonction vous permet d'importer des fichiers ASCII contenant des Ècritures venant des logiciels de gestion EBP, Gestion3 pour Windows, NÈgoce sous Dos, Facture Plus, Compta Plus. Cette option vous permet Ègalement de rÈcupÈrer les Ècritures venant díun autre logiciel si vous respectez la structure des fichiers ‡ importer reconnus par le logiciel. LíImport díEcritures est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures Index 123 Les formats díimport  Format EBP v3  Format EBP v5  Format Gestimum v1  Format ASIE  Format ASI7 Attention : Avant importation, vÈrifiez que le journal qui reÁoit les Ècritures est bien dans la devise des Ècritures importÈes. 339 Importation : Chemin du fichier et Options Fichier Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Options  Cochez la premiËre option afin le logiciel crÈe automatiquement les comptes et journaux qui níauraient pas ÈtÈ crÈÈs prÈalablement.  Il est conseillÈ de laisser la derniËre option cochÈe afin que le logiciel vÈrifie vos soldes une fois líimportation rÈalisÈe. 340 Formats 341 Importation : Format ASI7 Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels Compta Plus et Paye 7. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier : ASI7YYXX.DAT (YY = N° du journal, XX = N° de la sociÈtÈ) Position Longueur LibellÈ 1 8 PiËce comptable 9 9 Compte Comptable 18 6 Date Ècriture (jjmmaa) 24 2 N° de libellÈ automatique 26 26 LibellÈ manuel 52 10 Montant DÈbit (xxxxxxx.xx) 62 10 Montant CrÈdit(xxxxxxx.xx) 72 160 Date ÈchÈance (6) + Montant (10) 232 120 Poste analytique (2) + Montant (10) 352 2 Fin de ligne 0D0A 342 Importation : Format ASIE Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels NÈgoce, Facture Plus, Compta Plus. Printed Documentation 124 Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier ASIEXXYY.DAT avec XX = NumÈro du journal (01 ‡ 15) YY = NumÈro de la sociÈtÈ (01 ‡ 99) Record = 222 POSITION LONGUEUR TYPE DESCRIPTION 1 1 V ou Blanc CaractËres de dÈbut de ligne " V " si ligne mouvementÈe. 2 7 AlphanumÈriq ue NumÈro de PiËce 9 7 AlphanumÈriq ue Compte comptable (2 Premiers caractËres numÈriques, compte complÈtÈ ‡ Droite par 0) 16 6 NumÈrique Date (jjmmaa) appartenant ‡ líexercice en cours 22 2 NumÈrique LibellÈ Automatique enregistrÈs dans le fichier (complÈtÈ ‡ gauche par 0) 24 26 AlphanumÈriq ue LibellÈ manuel de líÈcriture 50 10 NumÈrique Montant dÈbit (7 entiers, 2 dÈcimales) 60 10 NumÈrique Montant CrÈdit (7 entiers, 2 dÈcimales) 70 1 O/N TVA sur Encaissement 71 1 O/N EchÈancier 72 5 NumÈrique Pointeur ÈchÈance (interne ‡ la comptabilitÈ) 77 6 NumÈrique 1° date ÈchÈance (jjmmaa) 83 10 NumÈrique 1° montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales) 93 6 NumÈrique 2° Date ÈchÈance (jjmmaa) 99 10 NumÈrique 2° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales) 109 6 NumÈrique 3° Date ÈchÈance (jjmmaa) 115 10 NumÈrique 3° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales) 125 2 NumÈrique 1° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 127 10 NumÈrique 1° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 137 2 NumÈrique 2° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 139 10 NumÈrique 2° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 149 2 NumÈrique 3° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 151 10 NumÈrique 3° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 161 2 NumÈrique 4° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 163 10 NumÈrique 4° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 173 2 NumÈrique 5° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 175 10 NumÈrique 5° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 185 2 NumÈrique 6° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 187 10 NumÈrique 6° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 197 2 NumÈrique 7° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 199 10 NumÈrique 7° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 209 2 NumÈrique 8° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0 211 10 NumÈrique 8° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales) 221 2 0D0A CaractËres Fin de ligne Index 125 343 Importation : Format EBP V3 Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líimport au format EBP V3, si le fichier níest pas reconnu comme un fichier venant díun autre logiciel EBP, vous devrez saisir une justification. Le fichier des Ècritures Exemple : 1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,EUR Description des champs du fichier Ligne : il síagit díun numÈro de ligne ignorÈ lors de líimportation. Date : JJMMAA ou JJMMAAAA. Code journal : alphanumÈrique sur 4 caractËres maximum. Compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. LibellÈ automatique : sur 2 caractËres, ignorÈ lors de líimportation. LibellÈ manuel : entre guillemets et sur 40 caractËres maximum. NumÈro de piËce : entre guillemets et alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. Montant : numÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit. Date díÈchÈance : JJMMAA ou JJMMAAAA. Devise : (champ facultatif, ‡ prÈciser uniquement si vous importez des Ècritures dont les montants sont dans une devise diffÈrente de celle du dossier). Ajoutez le code ISO de la devise concernÈe. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ LibellÈ manuel et NumÈro de piËce. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir leur emplacement. Exemple : Le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application : 1,010101,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301, Exemple : 1,010101, Printed Documentation 126 VE,701,FA , "Ventes díordinateu r ", "123 ",12548.95 ,C,010301, Le fichier des comptes Nom et emplacement du fichier Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit Ítre placÈ dans le mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures. Le programme dÈtectera automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, et líimportera avant les Ècritures. En l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera "Compte crÈÈ pendant transfert". Description des champs du fichier NumÈro de compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. IntitulÈ : alphanumÈrique sur 60 caractËres maximum (ce champ correspond au libellÈ du compte). Raison sociale : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum (ce champ correspond ‡ la raison sociale de líonglet Adresse). Adresse : alphanumÈrique sur 100 caractËres maximum. Code postal : numÈrique sur 5 caractËres maximum. Ville : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum. Pays : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. Interlocuteur : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. TÈlÈphone : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. Fax : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application de facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide. Votre enregistrement sera donc de la forme : 411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475 Importation automatique Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Compta.x (x Ètant le numÈro de l'exercice courant, sous le rÈpertoire du Index 127 dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier, et un message vous proposera díeffectuer le transfert immÈdiatement. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes inexistants avec leur intitulÈ. Remarque : Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 344 Importation : Format EBP V5 Cette option vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures gÈnÈrÈes par un autre logiciel EBP (Gestion Commerciale, Paye Ö). Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Le logiciel vous propose :  De crÈer automatiquement les comptes et journaux inexistants :  Pour la crÈation des journaux, le logiciel vous ouvrira une fenÍtre pour indiquer le libellÈ et le type du journal.  Pour les comptes, le logiciel indiquera en libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Vous pourrez ensuite, par líoption Plan Comptable Entreprise du menu DonnÈes, rectifier les libellÈs.  Díeffectuer un recalcul des soldes : le logiciel vÈrifiera ainsi la cohÈrence de votre dossier. Transfert comptable depuis EBP Gestion Commerciale Le logiciel EBP Gestion Commerciale vous permet de saisir des factures et des rËglements en devises. Vous pouvez les transfÈrer dans votre comptabilitÈ, le cours de la devise saisi dans EBP Gestion Commerciale Ètant transfÈrÈ. Cependant, la devise locale du dossier doit Ítre la mÍme dans les deux logiciels (par exemple líeuro dans les deux dossiers). Depuis EBP Gestion Commerciale, vous pouvez paramÈtrer les prÈfÈrences de faÁon ‡ transfÈrer en mÍme temps que les factures et les rËglements les pointages rÈalisÈs. Le transfert des pointages vous Èvitera de repointer les ÈchÈanciers et de lettrer les lignes díÈcritures. Remarque : Lors de líimportation une analyse est effectuÈe. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 345 Importation : Format Gestimum Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures comptables venant de Gestimum v1 Gestion Commerciale, et Gestimum Paye. ion de Gestimum Gestion Commerciale Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Gestion Commerciale 81 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. Printed Documentation 128 82 Indiquez le type de transfert : Ventes, Achats ou RËglements. 83 Indiquez le code journal. 84 SÈlectionnez les piËces ‡ transfÈrer, soit par numÈro, soit par date. Le logiciel demandera ensuite de prÈciser le nom du fichier díexport (ECRITURES par exemple) dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Líextension du fichier sera un .emc Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit 64SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 65Le logiciel vous demande ensuite de prÈciser le chemin díaccËs complet, contenant le fichier des Ècritures comptables ‡ importer, prÈcÈdemment gÈnÈrÈ (C:\EBP\GESTIMUM\ECRITURES.EMC par exemple). Le bouton permet de se positionner directement sur le bon rÈpertoire et de sÈlectionner le fichier. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí. ion de Gestimum Paye 1.5 Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Paye 62 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 63 Indiquez les diffÈrents paramËtres, type de transfert, Ètablissement (Tous par dÈfaut), et la pÈriode. Le logiciel proposera le fichier Salaires.emc puis Charges.emc dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit 19SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 20Le logiciel affiche ensuite une fenÍtre qui permet de rechercher les fichiers ‡ importer, en sÈlectionnant le rÈpertoire et le fichier Salaires.emc, puis le fichier Charges.emc. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí. 346 Export de DonnÈes 347 Exportations particuliËres Ces exportations sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes :  Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance Index 129  Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert  Exportation díun arrÍtÈ de Comptes 348 Export Liasses Fiscales / Balance Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant : Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier Compte IntitulÈ du compte Total DÈbit Total CrÈdit Solde DÈbit Solde CrÈdit La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. LíExport Liasses Fiscales est accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance Comment faire ?  Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes.  Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui du dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier.  Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs  Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser.  Cliquez sur Exporter. 349 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert Ces exports sont accessibles uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. ContrÙle Fiscal Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de la date díarchive. Printed Documentation 130 Interface Expert Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 350 Export ArrÍtÈ de Comptes Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple : En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes :  Ecritures datÈes du 1 er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes 1 ‡ 8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN.  Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. LíExport Balance est accessible uniquement en activant les Fonctions expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes 351 Exportation ParamÈtrable Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de donnÈes). Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure (sÈparateur, dÈlimiteur..) LíExport ParamÈtrable est une fonction accessible uniquement en activant les Fonctions Expert ‡ partir du menu Affichage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable Comment faire ?  Choisissez la table ‡ exporter.  Cliquez sur OK.  Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. 352 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable 353 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT. Index 131 Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 354 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier ‡ obtenir. 355 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier SÈparateur de champs SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 356 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements quíil contient. 357 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation. Printed Documentation 132 Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements quíil contient. 133 Index A A nouveaux.......................................................87 Achats...............................................................37 Activation ........................................................7, 9 Activer filtre.......................................................16 Adresse client ...................................................71 Adresse fournisseur..........................................71 Affichage colonnes ...........................................14 AnnÈes antÈrieures ....................................77, 81 Annexe 3310 A.................................................56 AperÁu ..............................................................67 Archivage..........................................................93 ASI7 ................................................................128 ASIE................................................................128 Assistance comptable.......................................98 Assistance technique..........................................9 AVDR................................................................73 B Balance.............................................................69 Banque principale.............................................43 Banque secondaire...........................................43 Barre d'outils d'aperÁu ......................................67 Barre outils........................................................31 Bilan..................................................................88 BoÓtes impressions ...........................................67 C CA12.................................................................61 CA3...................................................................55 Caisse...............................................................42 Centralisation....................................................86 Client Adresse.........................................................71 ClÙture mensuelle.............................................86 Code activation...................................................9 Codes postaux..................................................83 Colonnes...........................................................14 Communication entreprise - expert ................100 Compte Attente...........................................................27 BÈnÈfice ........................................................27 Centralisation ................................................77 Charge ..........................................................26 Comptes interdits ..........................................77 Contrepartie.................................................. 78 Gestion ......................................................... 26 Perte............................................................. 27 Produit .......................................................... 26 Raccourci ..................................................... 78 TVA .............................................................. 26 Compte Colonnes AVDR ........................................... 73 Comptes interdits ......................................... 79 Modification .................................................. 72 Reformatage................................................. 94 Suppression ........................................... 72, 99 Compte rÈsultat................................................ 89 Configuration impression ................................. 68 Consultation comptes ...................................... 47 Recherche .................................................... 49 ContÙle dÈbit crÈdit.......................................... 71 Contrepartie automatique ................................ 78 Convention......................................................... 3 CoordonnÈes dossier....................................... 21 CrÈation Compte......................................................... 71 Format variable ............................................ 11 CrÈation Dossier ......................................................... 19 Filtres............................................................ 16 Journal.......................................................... 78 Cumuls mensuels compte ......................... 77, 81 D DÈclÙture.......................................................... 96 DÈmarrage....................................................... 11 DÈpartements .................................................. 83 DÈsintallation logiciel ....................................... 11 DÈverrouillage Ècritures................................... 98 Dossier CrÈation........................................................ 19 GÈnÈral......................................................... 19 E Ecart rËglement................................................ 17 Ecritures Exportation ................................................. 135 Importation ................................................. 124 RÈimputation .......................................... 98, 99 Printed Documentation 134 Ecritures Saisie ............................................................33 Suppression ............................................96, 97 E-mail EBP .........................................................9 EvÈnements......................................................69 Evolution Compte....................................................77, 81 Excel .................................................................69 Expert comptable..............................................17 Exportation ArrÍtÈ de comptes.......................................134 Balance .......................................................133 Exportations particuliËres............................133 Grand-livre ....................................................69 Exportation Balance .........................................................69 Excel .............................................................69 Journaux .......................................................69 ParamÈtrable...............................................135 F Filtres ................................................................16 Format Affichage colonnes........................................15 DonnÈes........................................................14 Variables .......................................................11 Formulaire 3519 ...............................................57 G Gestimum .......................................................132 Gestion TVA ...............................................................53 Grand-livre........................................................69 Grilles Saisie ............................................................14 H Heures ouverture................................................9 I IcÙnes ...............................................................31 Import paramÈtrage menus ..............................29 Importation Ecritures ......................................................127 ParamÈtrable...............................................124 Impression Achats ...........................................................69 Balance .........................................................69 DÈclaration TVA......................................54, 69 Grand-Livre .................................................. 69 Journaux....................................................... 69 Rapprochement bancaire............................. 69 RËglements .................................................. 69 TrÈsorerie..................................................... 69 Ventes .......................................................... 69 Ventes comptoir ........................................... 69 Informations dossier......................................... 21 J Journal Centralisateur............................................... 88 CrÈation........................................................ 78 Gestion journaux .......................................... 77 Impression.................................................... 69 Journal gÈnÈral............................................. 88 Options de saisie.......................................... 37 Saisie............................................................ 33 Journal ÈvÈnements ........................................ 69 L Largeur colonnes ............................................. 14 Lettrage............................................................ 17 Lettrage ApprochÈ ...................................................... 49 Licence............................................................... 9 Ligne Ècriture ................................................... 34 Liste PropriÈtÈs ..................................................... 14 Liste DonnÈes ....................................................... 81 M Mail EBP ............................................................ 9 Maintenance .................................................... 93 Mise ‡ jour dossier........................................... 11 ModËle impression CrÈation........................................................ 67 Mot de passe ................................................... 96 N Notes dossier................................................... 21 Nouveau ModËle impression ....................................... 67 Nouveau Dossier ......................................................... 19 Ecriture ......................................................... 34 NumÈrotation interne ....................................... 87 NumÈrotation piËces........................................ 18 Index 135 O Ordre colonnes ...........................................14, 15 P ParamÈtrage Bilan ..............................................................88 Menus ...........................................................27 Plan de regroupement ..................................95 Pays..................................................................82 PiËce NumÈrotation.................................................18 Plan comptable.................................................71 Plan de regroupement ......................................95 Pointage............................................................47 PrÈsentation gÈnÈrale ......................................11 PropriÈtÈs Filtres ............................................................14 PropriÈtÈs Grille..............................................................15 R Raccourci Compte..........................................................77 LibellÈ............................................................77 Raccourci Compte..........................................................79 LibellÈ............................................................79 Racines comptes Clients ...........................................................26 Fournisseurs .................................................26 TrÈsorerie......................................................26 Rapport incident .................................................9 Rapprochement bancaire .................................49 Impression.....................................................69 Incorrect ........................................................50 Recalcul soldes ................................................94 Recevoir donnÈes...........................................100 Recherche Compte..........................................................73 Ecritures ....................................................... 65 RÈimputation Ècritures............................... 98, 99 RÈindexation .................................................... 94 RÈorganisation fichiers .................................... 94 S Saisie Sans notions comptables ....................... 40, 43 Standard....................................................... 33 Saisie Sans notions comptables ................. 37, 39, 42 Sauvegarde...................................................... 29 Sauvegarde Dossier ......................................................... 20 Service technique Horaires.......................................................... 9 Seuil relance .................................................... 71 Suppression Ligne............................................................. 37 T Tableau de bord............................................... 32 Taux de TVA.................................................... 26 TÈlÈchargement............................................... 71 TÈlÈphone technique ......................................... 9 Transfert paramÈtrage menus ......................... 28 Tri suivant colonne........................................... 14 TVA DÈbits ........................................................... 53 Encaissements ....................................... 18, 53 GÈnÈral......................................................... 53 Types Journaux....................................................... 78 V Validation Ècritures .......................................... 85 Ventes.............................................................. 39 Ventes comptoir............................................... 40 W Win Compta 3 ................................................ 129 EBP Compta LibÈrale Pour Windows XP et Vista Manuel utilisateur i 1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1 2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3 3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5 4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7 5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11 30 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19 40 Dossier.................................................................................................................................................... 25 95 Affichage................................................................................................................................................. 39 96 Gestion ................................................................................................................................................... 41 120 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 49 192 GÈnÈralitÈs sur le Produit..................................................................................................................... 78 232 Impressions .......................................................................................................................................... 87 269 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 105 346 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 129 383 Outils................................................................................................................................................... 137 Index .......................................................................................................................................................... 177 1 1 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. 3 2 Convention d'utilisation díEBP PrÈambule En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Printed Documentation 4 Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. 5 3 A lire attentivement Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et aux artisans. Vous disposez de tous les outils nÈcessaires ‡ la bonne gestion de votre comptabilitÈ (saisie des encaissements et des dÈcaissements, opÈrations diverses, suivi des tiers possibles, Èdition de la 2035Ö). De plus, en mode CrÈances / Dettes, vous permet de traiter une comptabilitÈ de type ´ Commercial ª tout en Èditant la 2035. Le code díactivation Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes. 7 4 Licence d'utilisation Comment saisir le code díactivation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 100 Ècritures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez pas de code ‡ saisir. Activation manuelle Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡ Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible. 9 5 L'assistance technique EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ...  Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous rÈpondre sans ce numÈro.  La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur, fonctionnement rÈseau ou monoposte...)  Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00 Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (co˚t díun appel local) Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au : compta.support.fr@ebp.com En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit. 11 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit 7 DÈmarrage Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :  CrÈer un dossier  Initialiser le dossier  Initialiser le plan comptable  Initialiser les journaux  CrÈer des piËces de vente (en mode CrÈances / Dettes)  Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables : o En utilisant des guides prÈdÈfinis o En saisie comptable standard  Consulter et lettrer un compte  Consulter un compte  Pointer la banque  Imprimer des donnÈes comptables o Journaux o DÈtails des comptes (Grand-Livre) o Soldes des comptes (Balance)  Sauvegarder le dossier 8 DÈsinstallation du produit Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 9 PrÈsentation gÈnÈrale  Les barres d'outils  Les listes et grilles de saisie  L'impression  L'aperÁu Ècran 10 Mise ‡ jour d'un dossier En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables. 11 Formats de Variables Printed Documentation 12 12 Comment crÈer un nouveau format de variable ? Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1 Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format ‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2 Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...) Format Date DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de líannÈe et leur longueur. Format Heure DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur. Format Logique Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse. Format ChaÓne Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et doit Ítre mise de cÙtÈ. 13 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient : - des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..) - des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. GÈnÈralitÈs sur le Produit 13 Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 14 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul. 15 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur 16 Ecran d'Accueil 17 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ) Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 100 Ècritures. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 18 Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenÍtre, vous pouvez :  Ouvrir :  Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration.  Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir.  Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier.  Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Printed Documentation 14  Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier. 19 Grilles de Saisie 20 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent apparaÓtre en totalitÈ. Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :  Modifier la largeur des colonnes  Trier la liste suivant une colonne  ParamÈtrer l'affichage des colonnes  Choisir l'ordre des colonnes  Modifier le format d'affichage des colonnes  Changer les propriÈtÈs de la grille  Filtrer vos enregistrements 21 Largeur des colonnes Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. 22 Tri suivant colonne Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 23 Affichage des colonnes Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 24 Ordre des colonnes GÈnÈralitÈs sur le Produit 15 Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 25 Format d'affichage des colonnes Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage. 5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 26 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets Onglet Formats Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡ votre convenance. Onglet Variables Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 27 Les filtres Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critËres approfondis. Printed Documentation 16 Pour cela, vous devez :  crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que vous souhaitez appliquer  activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres dÈfinis dans le filtre. 28 Comment crÈer un filtre ? Pour crÈer un filtre sur une grille : 1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers uniquementÖ.). 6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par un carrÈ gris. 7. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la grille. 29 Comment activer un filtre ? Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements (lignes) rÈpondant aux critËres du filtre : 1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). GÈnÈralitÈs sur le Produit 17 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste. 19 30 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs) 31 Ecritures types Mode Recettes / DÈpenses Encaissement sans TVA Compte Description DÈpense Recette 7Ö Produit 1196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 Encaissement avec TVA Compte Description DÈpense Recette 7Ö Produit 1000,00 4457Ö TVA collectÈe 196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 DÈcaissement sans TVA Compte Description DÈpense Recette 6Ö ou 2Ö Charge ou Immobilisation 1196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 DÈcaissement avec TVA Compte Description DÈpense Recette 6Ö ou 2Ö Charge ou Immobilisation 1000,00 4456Ö TVA dÈductible 196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 Mode CrÈances / Dettes Vente avec TVA Compte Description DÈpense Recette 41Ö Client 1000,00 4457Ö TVA collectÈe 196,00 7Ö Produit 1196,00 Ventes sans TVA Compte Description DÈpense Recette 41Ö Client 1000,00 7Ö Produit 1000,00 Printed Documentation 20 Achat avec TVA Compte Description DÈpense Recette 6Ö ou 2Ö Charge ou Immobilisation 1000,00 4456Ö TVA dÈductible 196,00 40Ö Fournisseur 1196,00 Achat sans TVA Compte Description DÈpense Recette 6Ö ou 2Ö Charge ou Immobilisation 1000,00 40Ö Fournisseur 1000,00 RËglement client Compte Description DÈpense Recette 41Ö Client 1196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 RËglement fournisseur Compte Description DÈpense Recette 40Ö Fournisseur 1196,00 5Ö TrÈsorerie 1196,00 Remarque : Le sens des Ècritures nía pas díimportance. Vous pouvez, si vous le dÈsirez, commencer la saisie systÈmatiquement par le compte de tiers afin díen rÈcupÈrer son libellÈ. 32 Quíest-ce que le Lettrage ? (mode CrÈances / Dettes) Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage. Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :  Le Lettrage manuel  Le Lettrage Automatique  Le Lettrage en cours de saisie Tout au long de líannÈe, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prÈcision ‡ partir des traitements suivants :  Consultation d'un Compte (Type díÈcritures),  Impression du Grand-Livre (bouton Options), ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs) 21  Relances clients,  Balance AgÈe,  PrÈvisions de RËglements. 33 Les ÈchÈances (mode CrÈances / Dettes) La saisie díune date díÈchÈance lors de líenregistrement de vos factures permet de tenir un EchÈancier PrÈvisionnel contenant toutes les lignes díÈchÈances de vos tiers. Lors de líenregistrement du rËglement díun tiers, les lignes díÈchÈances en cours vous seront proposÈes, vous pourrez ainsi solder la ligne díÈchÈance partiellement ou en totalitÈ. Le montant d˚ sera alors mis ‡ jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du rËglement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un ÈchÈancier, pointez Une ÈchÈance dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. De plus, vous pourrez prÈciser, dans le paramÈtrage du Compte (DonnÈes + Plan Comptable Entreprise), si vous souhaitez que la fenÍtre díÈchÈances soit ou non ouverte en saisie díÈcritures (case Sans ÈchÈance). Consultez les parties suivantes :  Enregistrement d'une facture avec ÈchÈance  Pointage d'une ÈchÈance 34 Impression et suivi des ÈchÈances Les impressions de la Balance AgÈe, des PrÈvisions de RËglements, de líEchÈancier PrÈvisionnel et de líEchÈancier DÈtaillÈ permettent de suivre vos encaissements et dÈcaissements en retard, ou ‡ venir. Les Lettres de Relance síappliquent aux clients en retard de paiement par rapport ‡ la date díÈchÈance. 35 EchÈancier : Enregistrement díune facture avec ÈchÈance Saisissez la date díÈchÈance des factures par les options suivantes :  Par le menu Quotidien + Ventes  Par la Saisie Comptable  Par la Saisie GuidÈe Le logiciel propose par dÈfaut, la date du jour ou la date calculÈe ‡ partir des indications saisies dans la fiche du compte. 36 Encaissements et DÈcaissements Encaissements La saisie des encaissements síeffectue en deux temps :  La saisie des paiements reÁus  Le dÈpÙt des valeurs en attente Printed Documentation 22 La saisie des paiements reÁus permet de gÈrer vos paiements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rËglements sont comptabilisÈs en tant que valeurs encaissÈes mais non encore enregistrÈs en banque. Vous pouvez donc vÈrifier vos valeurs encaissÈes, les regrouper et les dÈposer en banque les rËglements díun certain mode (par exemple tous les chËques ‡ la banque BGP, et toutes les espËces ‡ une autre banque). Avant de dÈposer les valeurs en attente, vous pouvez gÈnÈrer un fichier ‡ la norme AFB contenant les rËglements de type LCR ou les rËglements de type PrÈlËvement. La gÈnÈration de l'Ècriture comptable du rËglement client s'effectue donc en deux fois : 1. Lors de la saisie des paiements reÁus, une premiËre Ècriture de type : 411 -> 511, gÈnÈrÈe dans un journal de valeurs ‡ líencaissement, enregistre le rËglement comme valeurs encaissÈes et utilise le numÈro de compte indiquÈ dans chaque fiche Mode de rËglement. 2. Lors du dÈpÙt en banque, une seconde Ècriture impute le rËglement ‡ la banque (511 -> 512). DÈcaissements Le rËglements des tiers permet de solder trËs rapidement des ÈchÈances en attente de rËglement et díenregistrer des rËglements partiels. La saisie díun mode de rËglement permet de retrouver les rËglements selon leur mode (ChËque, Virements..) et díÈditer, dans le cas díun rËglement par chËque, une lettre-chËque. Vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier bancaire ‡ la norme AFB des rËglements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ? 37 Enregistrement d'un paiement reÁu Un paiement client peut Ítre enregistrÈ de plusieurs faÁon :  Par la Saisie Comptable : il síagit de la saisie comptable classique ;  Par la Saisie GuidÈe : il síagit de saisir dans une grille prÈdÈfinie ;  Par les masques de saisie non comptable : il síagit de saisir des recettes sans notion comptable ;  Par líoption de Saisie des Paiements ReÁus : il síagit de traiter vos paiements reÁus comme valeurs en attente pour pouvoir les dÈposer ultÈrieurement sur la banque de votre choix en fonction du mode de rËglement. 38 NumÈrotation des piËces Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme irrÈguliËre ou non probante. ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs) 23 Au niveau de votre logiciel, ce numÈro est obligatoire dans les cas suivants (mode CrÈances / Dettes) :  Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce pour vos Ècritures de ventes et díachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne pointez pas vos ÈchÈances, indiquez le mÍme numÈro de piËce sur la facture et le rËglement pour un pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements.  Le numÈro de piËce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par piËce. Pour chaque journal (accessible par DonnÈes + Journaux), le logiciel met ‡ votre disposition trois modes de numÈrotation diffÈrents :  En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce.  En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la partie numÈrique est incrÈmentÈe.  La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce numÈro et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª ‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des piËces est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques : Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 39 Type de comptabilitÈ Le logiciel vous propose de gÈrer deux types de comptabilitÈ, ayant pour fin líimpression de la dÈclaration 2035.  Le mode Recettes / DÈpenses correspond au cas des SociÈtÈs ‡ Exercice LibÈral (SEL) soumises au rÈgime de droit commun : cíest le cas le plus courant.  Le mode CrÈances / Dettes correspond au cas des SEL qui ont demandÈ ‡ Ítre soumises au rÈgime optionnel. Cette option fiscale, Ètablie sur papier libre, doit Ítre exercÈe avant le 1 er fÈvrier de líannÈe díimposition. En mode CrÈances / Dettes, la constitution de provisions est autorisÈe ´ sous certaines conditions ª , de ce fait, le mode CrÈances / Dettes permet de tenir une comptabilitÈ dite ´ GÈnÈrale ª, dans laquelle vous avez la possibilitÈ díenregistrer des Ècritures de ventes, díachats et de rËglements. Un suivi comptable des tiers vous est donc proposÈ : ÈchÈances, lettrage, relances, Ö 25 40 Dossier 41 Gestion des Dossiers Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :  Ouvrir un dossier  Recopier un dossier  ConnaÓtre les informations sur un dossier  Saisir des notes sur un dossier 42 CrÈation d'un Dossier 43 Comment crÈer un nouveau dossier ? Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu Dossier + Nouveau Raccourci clavier Ctrl + N Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de bienvenue. Comment procÈder ? Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 44 Etapes de l'assistant 45 Nouveau Dossier Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 46 Nouveau Dossier : Nom et emplacement Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire : EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 47 Nouveau Dossier : Identification Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE. Printed Documentation 26 Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 48 Nouveau Dossier : Adresse Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 49 Nouveau Dossier : Contact Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 50 Nouveau Dossier : Dates d'exercice Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe. La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs. Important : Si vous avez dÈj‡ tenu une comptabilitÈ et que vous souhaitez rÈcupÈrer vos soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. 51 Nouveau Dossier : Type de ComptabilitÈ et Rapprochement Bancaire Cette Ètape permet d'indiquer au logiciel votre type de comptabilitÈ et le type de rapprochement bancaire que vous dÈsirez effectuer. Attention : Ces choix sont dÈfinitifs. Mode de ComptabilitÈ  Le mode Recettes - DÈpenses correspond au cas des SociÈtÈs ‡ Exercice LibÈral (SEL) soumises au rÈgime de droit commun : cíest le cas le plus courant.  Le mode CrÈances - Dettes correspond au cas des SEL qui ont demandÈ ‡ Ítre soumises au rÈgime optionnel. Cette option fiscale, Ètablie sur papier libre, doit Ítre exercÈe avant le 1 er fÈvrier de líannÈe díimposition. En mode CrÈances-Dettes, la constitution de provisions est autorisÈe ´ sous certaines conditions ª , de ce fait, le mode CrÈances-Dettes permet de tenir une comptabilitÈ dite ´ GÈnÈrale ª, dans laquelle vous avez la possibilitÈ díenregistrer des Ècritures de ventes, díachats et de rËglements. Un suivi comptable des tiers vous est donc proposÈ : ÈchÈances, lettrage, relances, Ö Dossier 27 Rapprochement Bancaire  En mode Recettes / DÈpenses, le mode de rapprochement bancaire vous est imposÈ : il síagit du rapprochement par Comptes  En mode CrÈances / Dettes : o Choisissez le mode par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). o Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. 52 OpÈrations sur le Dossier 53 Comment mettre en place votre dossier ? Il síagit de paramÈtrer votre dossier en accÈdant aux options suivantes : 1. Líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les coordonnÈes de votre sociÈtÈ, de votre expert-comptable et du trÈsor public. Elle vous permet Ègalement de crÈer un mot de passe. 2. Líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les choix díutilisation des diffÈrentes options du logiciel. 3. Líoption Racines des Comptes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les racines comptables et les taux de TVA. 54 Comment rÈcupÈrer les soldes N-1 ? Utiliser la GÈnÈration des Soldes N-1 Il síagit díune option du menu ClÙtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de RÈsultat. 1. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de classe 6 et 7. 3. 4. Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). 5. AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une Ècriture sur le compte 120 ou 129 (rÈsultat de l'exercice). RÈcupÈrer les Ècritures N-1 non pointÈes Pour le rapprochement bancaire par compte 1. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. 2. En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent, sauf pour le compte de Printed Documentation 28 banque. Pour ce compte, saisissez en dÈtail les Ècritures de banque non pointÈes, et le reste sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal (mode CrÈances / Dettes) 1. CrÈez votre dossier sur l'exercice N-1. 2. En Saisie Comptable, saisissez dans le journal de trÈsorerie, ‡ la date que vous souhaitez, le dÈtail des Ècritures non pointÈes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces Ècritures. Equilibrez votre journal par un compte d'attente, Ècriture que vous pointerez. 3. Effectuez la clÙture annuelle par le menu ClÙtures. 4. Supprimez les ‡ nouveaux gÈnÈrÈs dans le journal d'AN de janvier N. 5. RÈsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dÈtail des Ècritures non pointÈes. 55 Comment sauvegarder votre dossier ? Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 56 DÈtails de donnÈes ‡ recopier Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail :  Comptes gÈnÈraux,  Comptes clients,  Comptes fournisseurs,  Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 57 PropriÈtÈs d'un Dossier 58 Notes sur le Dossier Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 59 Informations sur le Dossier Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ? Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations 60 CoordonnÈes 61 CoordonnÈes : Onglet Adresse Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. Dossier 29 La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe. Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 62 CoordonnÈes : Onglet Contact Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 63 CoordonnÈes : Onglet Identification Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne de Classement). N° de TVA Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 64 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Printed Documentation 30 Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes. Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !! 65 CoordonnÈes : Onglet Dossier Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 66 CoordonnÈes : Onglet Expert Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 67 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ AET SimplifiÈ agricole Trimestriel AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel EM RÈel normal Mensuel ES RÈel normal Saisonnier ET RÈel normal Trimestriel NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable RM Mini rÈel Mensuel RS Mini rÈel Saisonnier RT Mini rÈel Trimestriel ST SimplifiÈ Trimestriel Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 68 PrÈfÈrences 69 PrÈfÈrences : Onglet Divers Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ. Gestion des Utilisateurs Dossier 31 Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accÈdez alors ‡ la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case. Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. S vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pourrez rÈaliser un dÈverrouillage des Ècritures. Gestion auto. des Abonnements Les Ècritures d'abonnements pourront Ítre automatiquement proposÈes au lancement de votre comptabilitÈ et vous pourrez ainsi gÈnÈrer les Ècritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Quotidien + GÈnÈration des Abonnements. Gestion des Modes de RËglement Lors de la saisie díun paiement, cette option permet díindiquer, dans líÈchÈancier - rËglement, le mode de rËglement utilisÈ. Devise locale Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Devise de contre-valeur Cette devise permet díobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Comptabl, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de dÈcimales Choisissez ici le nombre de dÈcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilitÈ. Ce choix est utile selon les rÈglementations des pays ou dÈpartements. Attention : Ce choix doit Ítre fait avant toute saisie díÈcritures. Ce nombre de dÈcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dÈcimales appropriÈ en affichage et dans les impressions, vous devez impÈrativement changer le nombre de dÈcimales des paramËtres rÈgionaux de Windows (accessibles gÈnÈralement par DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration + Options rÈgionales). Format des Comptes Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Printed Documentation 32 70 PrÈfÈrences : Onglet Saisie Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la Saisie Comptable le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois courant. Affichage des raccourcis libellÈs Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran, lors de la saisie. Equilibrage virtuel des journaux Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera saisi. Lettrage en cours de saisie Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser le lettrage en cours de saisie des rËglements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líoption Une seule ÈchÈance est sÈlectionnÈe, la fenÍtre de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. sur rËglement ÈchÈance Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage automatique lors de líaffectation des rËglements aux ÈchÈances. Cette option est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances. Journaux par dÈfaut En Saisie Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut lors de líappel de la Saisie Comptable. Banque principale Indiquez le code journal qui sera automatiquement utilisÈ par dÈfaut en Saisie des Paiement ReÁus. Si vous gÈrez líEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de tÈlÈ-rËglement (et modifiable). EchÈance en saisie (mode CrÈances / Dettes) La tenue díun ÈchÈancier permet de gÈrer la TVA sur les encaissements, de suivre vos ÈchÈances clients, ÈchÈances en retard, ‡ venir, et díÈditer des lettres de relances. Dossier 33  Si vous ne souhaitez pas suivre vos ÈchÈances, pointez Aucune.  Si vous choisissez Une EchÈance, une colonne Date díÈchÈance vous sera proposÈe en Saisie Comptable . De plus, vous aurez la possibilitÈ de pointer líÈchÈancier lors de la saisie du paiement. LibellÈ Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables :  Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ;  Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ;  Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 71 PrÈfÈrences : Onglet Gestion (mode CrÈances / Dettes) Cet onglet permet de paramÈtrer líutilisation de votre gestion (documents, Ècritures comptables gÈnÈrÈes...). Dernier N° Indiquez ici le numÈro de chaque document, ‡ prendre en compte pour la numÈrotation automatique des documents. Vous pouvez saisir un numÈro ou un code composÈ d'un prÈfixe (caractËres alphabÈtiques), suivi de chiffres. Le prÈfixe ne change pas tandis que la partie numÈrique est incrÈmentÈ de 1 ‡ chaque nouveau document. Lorsque vous modifiez le dernier numÈro, vous devez obligatoirement indiquer un numÈro ou un prÈfixe supÈrieur. Exemple : Si vous indiquez en n° de Facture Client FC0000, le prochain numÈro proposÈ sera le FC0001. Pour plus díinformations sur le prÈfixe CLIQUEZ ICI. Nous vous conseillons vivement de dÈterminer ‡ líavance la longueur des numÈros de piËces et de complÈter le dernier numÈro ‡ gauche par des zÈros (Exemple : FC00000264 ou 00000264). En effet, si vous níutilisez pas une longueur fixe pour vos numÈros de piËces, dans la liste de vos factures, celles-ci ne seront pas forcÈment dans líordre. Remarque : Le fait de changer de numÈrotation est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe. Un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si vous effectuez une telle action, vous devrez saisir une justification lors de la validation des modifications pas le bouton OK. Journaux Indiquez ici les codes journaux dans lesquels vous souhaitez que le logiciel gÈnËre les Ècritures comptables de ventes, et de rËglements. Comptes par dÈfaut Indiquez ici les racines ou les comptes ‡ proposer par dÈfaut en entÍte de document (devis, facture) pour rechercher rapidement les comptes de ventes et de TVA. Vous pouvez par exemple indiquer le compte de vente le plus utilisÈ. Printed Documentation 34 Les comptes de banque ne sont pas ‡ saisir ici, mais dans les journaux de banque, ou dans les modes de rËglements, selon votre mode de fonctionnement : 1 er cas : paramÈtrage du compte dans le journal La fiche du journal de trÈsorerie est paramÈtrÈe avec un compte de contrepartie pour que toutes vos Ècritures de rËglements soient imputÈes sur ce mÍme compte, sans tenir compte du mode de rËglement. 2 Ëme cas : paramÈtrage du compte dans les modes de rËglement La fiche du journal de trÈsorerie nía pas de compte de contrepartie, et vous devez indiquer un compte de trÈsorerie dans les fiches de vos modes de rËglements (menu DonnÈes). Exemple : CHEQUE -> 512BNP CB -> 512BNP ESPECE -> 530000 Validation des factures Si vous cochez cette option, une Ètape de validation des factures sera alors accessible :  Les factures crÈÈes síimpriment dans un premier temps avec la mention ´ Provisoire ª.  A partir de la liste des factures, le bouton Valider Fact permet la validation des factures. La mention ´ Provisoire ª ne síimprime plus et un cadenas síaffiche sur les factures validÈes pour les identifier. Si vous ne cochez pas cette option, la mention ´ Provisoire ª ne síimprime pas. 72 PrÈfÈrences : Onglet Transfert en comptabilitÈ Cet onglet permet de dÈterminer le libellÈ ‡ utiliser pour le transfert comptable des factures et avoirs crÈÈs en gestion. Saisissez le libellÈ et indiquez si le numÈro de la piËce ainsi que la raison sociale du tiers doivent Ítre inclus dans le libellÈ du transfert. 73 PrÈfÈrences : Onglet Consultation Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel (mode CrÈances / Dettes) Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici, le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier + PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits gestion courante. 74 PrÈfÈrences : Onglet Impressions Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin Dossier 35 Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer dans toutes les boites de dialogue díimpression. 75 PrÈfÈrences : Onglet Exercice Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur. Si vous Ítes un professionnel de la santÈ, choisissez le code activitÈ qui vous correspond. Ce code sera utilisÈ dans la dÈclaration 2035. 76 PrÈfÈrences : Onglet Format Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005 ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors. Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡ existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 77 PrÈfÈrences EDI 78 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur initial Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur initial, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui gÈnËre le fichier EDI (líentreprise ou le cabinet de líexpert-comptable). Lorsque líÈmetteur initial est le cabinet de líexpert comptable, choisissez Tiers dÈclarant. Attention : Pour pouvoir tÈlÈdÈclarer les tableaux OG, vous devez impÈrativement paramÈtrer ce champ en Tiers dÈclarant. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 79 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur Printed Documentation 36 Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui transmet le fichier EDI au partenaire EDI (líentreprise ou líun des cabinets de líexpert-comptable). Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 80 PrÈfÈrences EDI : onglet Donneur d'ordre Renseignez ici les coordonnÈes du donneur díordre, cíest-‡-dire les coordonnÈes du partenaire EDI qui envoie la dÈclaration ‡ la DGI. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 81 PrÈfÈrences EDI : onglet ParamÈtrage jedeclare.com Renseignez ici les informations qui vous ont ÈtÈ communiquÈes lors de votre inscription au portail jedeclare.com. Cochez tout díabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complÈtez les diffÈrents champs. Pour líenvoi de la dÈclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Pour líenvoi de la dÈclaration 2035, tableaux OG ou balance, indiquez edi-tdfc@jedeclare.com. Ainsi, lors de la tÈlÈtransmission, le logiciel vous ouvrira une boÓte díenvoi díun mail vers líadresse indiquÈemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si cette option níest pas cochÈe, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ sur votre disque, dans le rÈpertoire du dossier. De plus, les diffÈrents liens vers le site de jedeclare resteront grisÈs. 82 Racine des Comptes 83 Racines : Onglet Comptes de TVA Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 84 Taux de TVA Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60 %) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0. Dossier 37 Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 85 Racines : Onglet Comptes de Tiers Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les comptes rattachÈs. 86 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. 87 Racines : Onglet Comptes de Gestion Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de charges et de produits. 88 Racines : Onglet Comptes Divers Cette option níapparaÓt pas en mode Recettes / DÈpenses sans TVA. Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 89 Gestion des Utilisateurs 90 Comment crÈer un Nouvel Utilisateur ? 1. Vous dÈbutez avec líoption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). 2. Vous avez dÈj‡ crÈÈ un utilisateur et souhaitez en crÈer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant líouvrir en tant quíadministrateur, en passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer díUtilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nÈcessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). 3. Cliquez sur le bouton Nouv. LíAdministrateur pourra suivre pour líensemble des utilisateurs les transactions effectuÈes sur les diffÈrents dossiers. 91 Nouvel Utilisateur Choisissez un code díutilisateur : il sera demandÈ ‡ líouverture du produit. Puis, remplissez les diffÈrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet utilisateur. Pour dÈfinir un nouveau mot de passe, accÈdez ‡ líoption Modifier le Mot de Passe du menu Dossier + Utilisateurs. 92 Les Utilisateurs Printed Documentation 38 Vous souhaitez gÈrer des utilisateurs, lesquels auront accËs ‡ tout ou partie des options díun ou plusieurs dossiers : cíest líobjet de la gestion des utilisateurs. Les utilisateurs sont communs ‡ toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mÍme dossier de paye et de compta crÈÈs dans le mÍme rÈpertoire, auront les mÍmes utilisateurs. Si un utilisateur est crÈÈ dans la paye, alors dans la comptabilitÈ, la saisie du code utilisateur sera demandÈe. La crÈation de vos utilisateurs níest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quíadministrateur : en effet, un utilisateur par dÈfaut existe dÈj‡, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers.  L'Administrateur  Comment crÈer un Utilisateur ?  Modification du mot de passe  Changer d'Utilisateur 93 L'Administrateur Líadministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accËs ‡ toutes les options. Vous pouvez modifier líidentitÈ et les droits de líadministrateur dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il níest tout de mÍme pas conseillÈ de modifier les droits. Conseil : Líadministrateur ADM est par dÈfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin díen limiter son accËs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dÈsignÈes connaÓtront. Pour cela, placez-vous dans líoption Modifier le mot de passe, et saisissez le nouveau mot de passe. No Data No Data No Data No Data No Data No Data 94 Sauvegarde No Data 39 95 Affichage No Data 41 96 Gestion 97 La Gestion (mode CrÈances / Dettes) Avant díutiliser votre gestion, vous devez effectuer le paramÈtrage dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. La gestion vous permet de :  RÈfÈrencer un fichier d'articles  RÈfÈrencer les clients  GÈrer les piËces de vente : devis et factures/avoirs clients  Obtenir un et un Ètat des rËglements enregistrÈs dans les piËces de vente  Saisir les rËglements  GÈnÈrer des Ècritures comptables ‡ partir des piËces commerciales  Saisir le rËglement d'une facture 98 Articles 99 Les Articles (mode CrÈances / Dettes) Les articles pourront Ítre appelÈs par leur code dans les piËces de type Grille, et les informations les concernant seront automatiquement reprises (libellÈ, prix, comptes et taux de TVA, comptes de charges ou produits). Vous pouvez au prÈalable crÈer des familles d'articles afin de rÈaliser des tris par famille. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Ventes + Articles Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer de nouveaux articles  Consulter la liste des articles crÈÈs  Modifier une fiche article  Supprimer un article que vous níutilisez plus La liste des articles peut Ítre triÈe par ordre de code article, vous pouvez rechercher un article díaprËs les premiers caractËres du code. 100 CrÈation díun Article Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Ventes + Articles Comment crÈer un article ? Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. Prix de revient HT et prix de ventes HT Printed Documentation 42 Calcul pour passer du prix díachat HT au prix de revient HT En saisissant un taux de marge : Prix díachat + ( Prix díachat * taux de marge) En saisissant un taux de marque : Prix díachat / (1-tx de marque) En saisissant une marge en valeur : Prix díachat + Marge en valeur Calcul pour passer du prix de revient HT au prix de vente HT En saisissant un taux de marge : Prix de revient + (Prix de revient * taux de marge) En saisissant un taux de marque : PRHT/(1-tx de marque) En saisissant une marge en valeur : Prix de revient HT + Marge en valeur Remarque : Le prix de revient HT peut dans certains cas correspondre au prix díachat de líarticle. Comptes Lors du transfert comptable, le logiciel utilisera les comptes de ventes et díachats dÈfinis dans líonglet Gestion des prÈfÈrences du dossier mais si vous souhaitez effectuer un suivi comptable particulier pour certains articles, prÈcisez ici les numÈros de comptes. 101 Tiers 102 Les Clients Le fichier des clients reprend tout simplement les comptes comptables de tiers dÈfinis dans votre plan comptable. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Ventes + Clients La liste des tiers est classÈe par ordre croissant de numÈros et peut Ítre triÈe par ordre díintitulÈ (raison sociale du tiers). Pour crÈer un nouveau tiers, cliquez sur le bouton Nouveau. Pour rechercher un tiers, sÈlectionnez le critËre (numÈro ou intitulÈ) et saisissez les premiers numÈros ou caractËres du tiers recherchÈ. 103 PiËces 104 Gestion des PiËces A chaque onglet correspond un type de documents. Líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs affiche la liste des factures qui ont dÈj‡ ÈtÈ transfÈrÈes en Ècritures comptables.  Comment crÈer une piËce ?  Comment imprimer une piËce ?  Comment transfÈrer une piËce ?  Comment valider une facture ?  Comment comptabiliser une piËce ?  Comment dupliquer une piËce ?  Comment rechercher une piËce ? Gestion 43  Comment supprimer une facture ?  Cas particulier : les factures d'acompte 105 PiËce de type Grille ou de type Texte Il existe deux types de piËces : Le mode Grille Cíest une facturation ´ standard ª qui permet de facturer plusieurs lignes díarticles et de commentaires. La piËce est composÈe des ÈlÈments suivants :  EntÍte de la piËce  Corps de la piËce (saisie des articles)  Pied de la piËce Le mode Texte Cíest une facturation de type ´ prestations de service ª qui permet de saisir la description dÈtaillÈe avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe, pour un prix unique. La piËce est composÈe des ÈlÈments suivants :  EntÍte de la piËce  Corps de la piËce  Pied de la piËce Consultez aussi les parties :  Comment saisir le rËglement d'une piËce ?  Cas particulier : les factures d'acompte  Comment faire un avoir ? 106 CrÈer une PiËce AccÈdez ‡ la liste des piËces puis cliquez soit :  sur le bouton Nouv. Grille, afin de rÈaliser une facturation ´ standard ª qui permet de facturer plusieurs lignes díarticles et de commentaires.  sur le bouton Nouv. Texte, afin de rÈaliser une facturation de type ´ prestations de service ª qui permet de saisir la description dÈtaillÈe avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe. Remarque : Ces boutons ne sont pas actifs dans les onglets Devis FacturÈs, Factures et Avoirs ComptabilisÈs, puisque ces piËces sont obtenus par transfert ou comptabilisation. 107 EntÍte de la PiËce Utilisez la touche Tabulation pour passer de champ en champ. NumÈro de document Le numÈro du document est automatiquement proposÈ ‡ partir du dernier numÈro utilisÈ, indiquÈ dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. Ce numÈro níest pas modifiable dans la piËce. Lorsque líon transfËre un devis prospect en devis puis en facture, le numÈro de piËce du devis et du devis prospect est repris dans la facture afin díavoir un meilleur suivi. EchÈance La date d'ÈchÈance est automatiquement calculÈe ‡ partir de l'ÈchÈance dÈfinie dans la fiche du compte de tiers (onglet Fact. ). Printed Documentation 44 Compte de tiers SÈlectionnez le compte du tiers. Les coordonnÈes síaffichent alors automatiquement, mais vous pouvez changer líadresse pour la piËce. Cette modification níaura pas díimpact sur le compte. En cas de changement díadresse dÈfinitif, mettez directement ‡ jour líonglet Adresse du compte. Attention : La piËce ne pourra Ítre enregistrÈe si líadresse nía pas ÈtÈ complÈtÈe. Autres comptes Choisissez, dans une piËce de type Texte, un compte de Vente , et de TVA. Les comptes proposÈs par dÈfaut correspondent ‡ ceux dÈfinis dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. Pour sÈlectionner un compte dans le plan comptable, utilisez la touche  ou F4, ou cliquez sur l'icÙne . DÈcochez la case TVA si vous souhaitez rÈaliser un document sans TVA. Dans une piËce de type Grille, vous pouvez dÈfinir des comptes sur chaque ligne díarticle. 108 Corps de la PiËce (de type Texte) Le corps de la piËce vous permet de saisir une description dÈtaillÈe ‡ un prix unique. Cette description peut Ítre mise en forme gr‚ce ‡ la barre Texte suivante : \__________________________________/ \____________/ \_______/ \____/ pour modifier la police et la taille Pour mettre en gras, italique, soulignÈ et choisir une couleur Pour aligner le texte ‡ gauche, au centre et ‡ droite Pour appliquer ou dÈsactiver une puce (gros point) ‡ gauche de la ligne Vous pouvez utiliser les raccourcis Ctrl + C et Ctrl + V pour respectivement copier et coller du texte. 109 Pied de la PiËce Le montant Total brut HT est automatiquement calculÈ ‡ partir de la saisie des lignes facturÈes (piËce de type Grille), ou saisi (piËce de type Texte). La Remise síapplique sur le total brut HT, alors que líEscompte síapplique sur le net commercial (brut ñ remise). La remise et líescompte síappliquent automatiquement síils ont ÈtÈ paramÈtrÈs dans líonglet Fact. de la fiche client ou fournisseur. Le Total TVA est automatiquement calculÈ en fonction du taux associÈ au compte de TVA sÈlectionnÈ en entÍte pour une piËce de type texte et un dÈtail des diffÈrents taux de TVA est fait (limitÈ ‡ 3 taux) pour les piËces de types grilles. 110 Saisie du RËglement díune Facture Vous pouvez saisir le rËglement díune facture de deux faÁons :  Soit directement dans la piËce : il síagit díun rËglement au comptant.  Soit en dehors de la piËce : il síagit díun rËglement non comptant, ou en devise. Gestion 45 Saisie du rËglement dans la facture SÈlectionnez le mode de rËglement du client (‡ crÈer ‡ partir du menu DonnÈes) et indiquez le montant rÈglÈ. Lors de líopÈration de comptabilisation, líÈcriture de rËglement sera gÈnÈrÈe en plus de la facture. Saisie du rËglement hors de la facture Utilisez les options Saisie des Paiements ReÁus (Quotidien + Encaissements) ou utilisez la Saisie Comptable. 111 Imprimer une PiËce AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce ‡ imprimer et cliquez sur le bouton Imprimer. Choisissez le modËle díimpression et lancez líimpression. Vous pouvez Ègalement cliquer sur líicÙne de la barre díoutils, ou utiliser le menu contextuel (clic droit de la souris). Remarque : Si vous imprimez une piËce de type texte avec un corps contenant beaucoup de lignes, vous pouvez avoir besoin díutiliser les modËles dit ´ sans mise en forme ª. Ainsi, le saut de page síeffectuera correctement, mais vous perdrez la mise en forme de votre corps de piËce. 112 Dupliquer une PiËce AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Dupliquer. Modifiez les ÈlÈments que vous souhaitez et enregistrez les modifications. 113 Corps de la PiËce (de type Grille) Pour enregistrer vos articles, cliquez dans le corps de la piËce et appuyez sur la touche Inser ou + pour ouvrir une ligne, et passez de colonne en colonne gr‚ce ‡ la touche Tab ou EntrÈe. 1. Choisissez un article rÈfÈrencÈ dans le fichier des articles, ou tapez le code díun article non rÈfÈrencÈ. Dans le cas díun article non rÈfÈrencÈ, le code níest pas obligatoire. 2. Le libellÈ, le compte de vente ou díachat ainsi que le compte et le taux de TVA síaffiche automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon, renseignez-le. Le champ libelle permet Ègalement de saisir un commentaire. Vous pouvez Ègalement modifier le compte de TVA de vente ou díachat ainsi que le compte de TVA. 3. Saisissez la quantitÈ. 4. Le prix unitaire brut (avant remise) síaffiche automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon saisissez-le. 5. Saisissez si besoin un taux de remise. Le nombre de taux de TVA est limitÈ ‡ 3 taux. 114 TransfÈrer une PiËce Il síagit de transfÈrer un devis en facture. AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Trans. Facture et confirmez líopÈration. Remarque : Les devis transfÈrÈs síaffichent dans líonglet spÈcifique Devis FacturÈs. 115 Rechercher une PiËce Printed Documentation 46 AccÈdez ‡ la liste des piËces. Dans Rechercher, saisissez le numÈro du document ‡ rechercher. La numÈrotation des documents est dÈfinie dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Gestion). 116 Comptabilisation des Factures Tant quíune facture níest pas comptabilisÈe, elle níexiste pas en comptabilitÈ. La comptabilisation des factures peut síeffectuer de deux faÁons :  Soit ‡ partir de la liste des factures : sÈlectionnez la facture et cliquez sur le bouton Comptabiliser.  Soit ‡ partir de la commande Enregistrement en comptabilitÈ du menu Quotidien + Ventes . Ainsi, vous comptabilisez toutes les factures de la pÈriode indiquÈe en une seule fois. Les factures comptabilisÈes síaffichent dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs de la liste des piËces. Remarques :  ParamÈtrez le libellÈ de vos Ècritures dans líonglet Transfert en comptabilitÈ des prÈfÈrences du dossier.  Si vous avez enregistrÈ des rËglements dans vos factures, le logiciel gÈnËre ‡ la fois les Ècritures de ventes ou díachat, et de rËglements.  Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes seront automatiquement en mode validÈ.  Une facture comptabilisÈe ne peut plus Ítre ni supprimÈe, ni modifiÈe. En cas díerreur, vous devez nÈcessairement passer par une facture d'avoir.  Il est obligatoire de comptabiliser toutes les factures díun exercice pour pourvoir clÙturer cet exercice.  Tant que les factures díun mois níauront pas ÈtÈ comptabilisÈes, il ne sera pas possible de clÙturer les journaux correspondants pour ce mois. Les Ècritures comptables sont gÈnÈrÈes dans les journaux indiquÈs dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. Pour les Ècritures de rËglement, le logiciel utilise le compte de contrepartie indiquÈ dans la fiche du journal de trÈsorerie. 117 Comment gÈrer les Factures d'Acompte ? 1. CrÈation díun article ´ Acompte ª Allez líoption Articles du menu Quotidien + Ventes et cliquez sur le bouton Nouveau. CrÈez un article nommÈ ´ Acompte ª, sans tarif. Associez-le ‡ un compte de vente correspondant ‡ la vente future. Bien entendu, cet article níest crÈÈ quíune seule fois et sera utilisÈ dans toutes les factures díacompte. Vous pouvez Ègalement prÈvoir un article par type de vente (par compte). 2. CrÈation de la facture díacompte Allez líoption Facture / Avoir Client du menu Quotidien + Ventes, choisissez líonglet Factures díAcompte Clients, et cliquez sur le bouton Nouv. Grille afin de crÈer la facture. Utilisez dans le corps de la piËce líarticle crÈÈ au point 1, et saisissez le montant HT de líacompte dans la colonne PU Brut. Dans le pied de la piËce, saisissez le mode de rËglement dans le champ RÈglÈ, et indiquez le montant du rËglement reÁu (montant TTC de líacompte). Gestion 47 3. Impression de la facture díacompte Imprimez la facture gr‚ce au bouton Imprimer, et sÈlectionnez le modËle nommÈ ´ Facture díacompte ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 4. Comptabilisation de la facture et de son rËglement A partir de la liste des factures díacompte, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la facture dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes ‡ partir de la Saisie Comptable (menu Quotidien) : Journal de vente Compte DÈbit CrÈdit 411Ö 100,00 44571Ö 16,39 70Ö 83,61 Journal de trÈsorerie Compte DÈbit CrÈdit 512Ö 100,00 411Ö 100,00 5. Saisie de la facture finale : facture de type Grille Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC dans la colonne LibellÈ, et saisissez le montant HT de líacompte, en nÈgatif, dans la colonne PU Brut. Attention : Vous ne devez pas utiliser ici líarticle ´ Acompte ª prÈcÈdemment crÈÈ, car les Ècritures comptables gÈnÈrÈes lors de la comptabilisation de la facture ne seraient pas correctes. 5bis. Saisie de la facture finale : facture de type Texte Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC. Dans le pied de la piËce, vous devez dÈduire manuellement le total HT des acomptes du total HT brut. 6. Impression de la facture finale Cliquez pour cela sur le bouton Imprimer, et choisissez le modËle ´ Facture avec N°TVA ª ou ´ Facture texte avec N°TVA ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 7. Comptabilisation de la facture finale A partir de la liste des factures, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la facture dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes ‡ partir de la Saisie Comptable (menu Quotidien). 118 Impressions 119 Etat des Ventes, Etat des Paiements Printed Documentation 48 Ces Ètats contiennent l'ensemble des factures, comptabilisÈes ou non, ou líensemble des rËglements saisis en pied de facture. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Ventes + Etat des Ventes Comment faire ? 1. Choisissez la fourchette de comptes concernÈs. 2. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer. 3. SÈlectionnez le type des documents ‡ prendre en compte. 4. Choisissez le modËle Etat des Ventes, ou Etat des RËglements. 5. Cliquez sur Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 49 120 OpÈrations Comptables Courantes 121 OpÈrations de Saisie 122 Saisie Standard 123 La Saisie Comptable La Saisie Comptable permet de : 1 Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux, 2 Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, 3 Modifier les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Saisie Comptable Raccourci clavier Ctrl + S Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?  Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois.  Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie.  Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Consultez aussi les parties suivantes : 6. Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre 7. Nouvelle ligne d'Ècriture Printed Documentation 50 8. Modification d'une ligne d'Ècriture 9. Suppression d'une ligne d'Ècriture 10. OpÈrations disponibles ‡ partir du journal 11. Contrepasser une Ècriture 12. RÈimputer une Ècriture 13. Automatiser la saisie des factures 14. Lettrer en cours de saisie 124 Nouvelle Ècriture Pour crÈer une nouvelle Ècriture : 15. Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou 16. Appuyez sur la touche  du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne courante sÈlectionnÈe. 17. Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est dÈfini avec une centralisation en pied de journal, líinsertion díÈcriture peut uniquement síeffectuer au-dessus des lignes centralisatrices. 125 Sens de l'Ècriture En Saisie Comptable, pour Èviter des erreurs de saisie dans le sens díune Ècriture, le logiciel effectue un prÈ-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Mode Recettes / DÈpenses Journal díEncaissement  sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette,  sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette,  sur un compte de trÈsorerie, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense. Journal de DÈcaissement  sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense,  sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense,  sur un compte de trÈsorerie, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette. Mode CrÈances / Dettes Journal de Vente  sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette,  sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette, OpÈrations Comptables Courantes 51  sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense. Journal díAchat  sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense,  sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense,  sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette. Journal de TrÈsorerie 18. sur un compte client, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne Recette, 19. sur un compte fournisseur, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈpense. Remarque : Retrouvez des modËles díÈcritures dans la partie Ecritures types. 126 Validation / Sortie du journal La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 127 Ligne d'Ecriture 128 Saisie de la ligne d'Ècriture Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants : M Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures par le bouton . V Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. Printed Documentation 52 Jour La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes. PiËce Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. N° Document Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis cliquez sur l'icÙne ou la touche  ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit automatiquement le numÈro de compte associÈ. Compte de contrepartie Lorsque votre journal est de type TrÈsorerie, vous pouvez indiquer un numÈro de compte de contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en contrepartie ligne ‡ ligne ou en contrepartie globale du journal (en mode crÈances / dettes). Date de saisie Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. LibellÈ OpÈrations Comptables Courantes 53 Saisissez le libellÈ de líÈcriture, ou sÈlectionnez-le dans la liste dÈroulante si vous avez au prÈalable crÈÈ des libellÈs types dans líoption LibellÈs des Ècritures du menu DonnÈes. Liste des libellÈs des Ècritures La touche F6, ou le bouton F6 LibellÈ, vous permet díajouter le libellÈ saisi ‡ la liste des libellÈs types. Cette liste de libellÈs peut Ítre paramÈtrÈe ‡ partir du menu DonnÈes. LibellÈs par dÈfaut Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences (accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . Devise Cette colonne fait apparaÓtre la devise du montant de la transaction lorsquíelle est diffÈrente de la devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux montants de la transaction (montant liÈ ‡ une piËce commerciale) des colonnes correspondant aux montants de la contre-valeur. DÈpense / Recette Un positionnement automatique est proposÈ par le logiciel pour respecter le sens "normal" de l'Ècriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. En fonction du type de contrepartie dÈfini pour le journal, le logiciel peut vous proposer automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. DÈbit / CrÈdit de contre-valeur Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre- valeur indiquÈe dans les prÈfÈrences du dossier. 129 Choix du compte NumÈro inexistant A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche  du clavier numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour retrouver facilement le compte que vous recherchez. Printed Documentation 54 130 LibellÈ de l'Ècriture Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris. Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal : 20. Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte. 21. Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie. 22. Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 131 Modification d'une ligne Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 132 Suppression d'une ligne Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 133 Saisie Comptable : Saisie en devise 23.Pointez Montant en devise. 24.Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur líicÙne . 25.VÈrifiez le cours ou la paritÈ. 26.Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. 134 Options disponibles 135 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre Permet díajouter le libellÈ saisie ‡ la liste des libellÈs types dÈj‡ existants. Permet díaccÈder ‡ la Saisie GuidÈe. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. Permet díenregistrer des montants en devises. 136 Options de saisie Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix OpÈrations Comptables Courantes 55 concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options du menu contextuel. Mode de saisie Vous pouvez modifier le mode de saisie des Ècritures ‡ venir : Mode RÈel ou Simulation. LibellÈ de l'Ècriture Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie manuelle du libellÈ. PiËces Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 137 OpÈrations disponibles ‡ partir du journal Permet de consulter les Ècritures du compte associÈ ‡ líÈcriture courante. Permet de rechercher une Ècriture prÈcise suivant plusieurs critËres. Permet díimprimer le brouillard, Ècritures du mois pour le journal courant. Permet díenregistrer un montant en devise dans un journal dÈfini en devise locale (EUR). 138 Saisie Standard Comptable : RÈimputer une Ècriture Vous pouvez rÈimputer automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel dÈplacera líÈcriture dans le journal et ‡ la date demandÈs. Comment faire ? AccÈdez ‡ la Saisie Standard Comptable par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption RÈimputer. Indiquez le code du journal et la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 139 Saisie Comptable : Contrepasser une Ècriture Vous pouvez contrepasser automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel passera líÈcriture inverse dans le journal et le mois souhaitÈ. Comment faire ? Printed Documentation 56 AccÈdez ‡ la Saisie Comptable par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption Contrepasser. Indiquez le code du journal et la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 140 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures (mode CrÈances / Dettes) Comment automatiser la saisie des factures clients ? Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures : Compte DÈbit CrÈdit 411 TTC 44541 TVA 70 HT Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : 27. AccÈdez au Plan Comptable Professionnel par le menu DonnÈes. 28. Ouvrez le compte client de votre choix. 29. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA collectÈe et un compte de produit. 30. AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. 31. Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les comptes paramÈtrÈs dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ? Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures : Compte DÈbit CrÈdit 401 TTC 44566 TVA 60 HT Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes :  AccÈdez au Plan Comptable Professionnel par le menu DonnÈes.  Ouvrez le compte fournisseur de votre choix.  Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA dÈductible et un compte de charge.  AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. ComptabilitÈ.  Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les comptes paramÈtrÈs dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. OpÈrations Comptables Courantes 57 141 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie (mode CrÈances / Dettes) Quíest-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ? Lors de la saisie du rËglement en Saisie Comptable , il est possible díobtenir automatiquement une fenÍtre afin de lettrer le rËglement saisi avec líune des factures non encore lettrÈes du compte (ou avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher líoption Lettrage en cours de saisie dans les prÈfÈrences du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe dans les prÈfÈrences, la fenÍtre de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. En effet, lors de la saisie du rËglement, lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, si le montant de la facture et le montant du rËglement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du compte, en accÈdant au Plan Comptable Professionnel par le menu DonnÈes. 142 EchÈancier 143 EchÈancier : Pointage díune ÈchÈance En saisie d'Ècritures de rËglements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, vous soldez directement la ou les lignes díÈchÈance correspondant au rËglement. La fenÍtre díÈchÈances est automatiquement ouverte. 32. Positionnez-vous sur l'ÈchÈance ‡ rÈgler : une zone DÈtails Ecriture vous permet de reconnaÓtre facilement l'Ècriture ‡ solder (gr‚ce au numÈro de piËce par exemple). 33. Saisissez le montant rÈglÈ ‡ cette date dans la colonne RËglement (lorsque le montant du rËglement correspond ‡ plusieurs ÈchÈances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du rËglement se reportera alors automatiquement dans la colonne RËglement. 34. Indiquez Èventuellement le code du mode rËglement. Remarque : Si vous indiquez le mÍme numÈro de piËce entre líÈcriture de la facture et líÈcriture du rËglement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, ‡ ouverture de líÈchÈancier, vous pourrez constater que la colonne RËglement est dÈj‡ renseignÈe. 144 Epuration des ÈchÈances Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un ÈchÈancier de taille rÈduite. Cliquez sur le bouton Epurer. 145 Lettrage par líÈchÈancier Lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, un lettrage peut síeffectuer automatiquement, selon le paramÈtrage choisi dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. Printed Documentation 58 146 Saisie GuidÈe 147 La Saisie GuidÈe La Saisie GuidÈe permet de gÈnÈrer des Ècritures ‡ partir díun modËle (le guide) prÈ-paramÈtrÈ. Vous pouvez ainsi gÈnÈrer plusieurs Ècritures successives et de mÍme type trËs rapidement. La crÈation des guides síeffectue par la commande Guides díÈcritures du menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans OpÈrations courantes Barre de menu Quotidien + Saisie GuidÈe Raccourci clavier Ctrl + G Comment faire ? 35. Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, TrÈsorerie, OpÈrations Diverses. 36. SÈlectionnez la liste souhaitÈe : liste de base ou liste dÈveloppÈe. 37. Double-cliquez sur le guide ‡ utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. 148 La saisie dans un guide LíÈcran est divisÈ en deux parties : la saisie síeffectue en haut de la fenÍtre, les Ècritures enregistrÈes apparaissent en bas de la fenÍtre. Utilisez la touche Tab ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 4 Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous convient pas, choisissez dans la liste (icÙne , touche F4 ou astÈrisque ) le code du journal dans lequel vous souhaitez que líÈcriture soit gÈnÈrÈe. 5 Saisissez la date de la piËce. 6 Saisissez la date díÈchÈance. 7 Saisissez le numÈro de la piËce (numÈro de facture, de chËque Ö). Le numÈro de piËce proposÈ dÈpend du paramÈtrage effectuÈ dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral). 8 Saisissez le libellÈ du mouvement. Ce libellÈ sera repris sur la totalitÈ des lignes díÈcritures de líopÈration. 9 Si le guide appelÈ a ÈtÈ paramÈtrÈ avec dÈpense mixte, saisissez le pourcentage de quote-part professionnel. Le reste ira sur le compte personnel de líexploitant. En mode Recettes / DÈpenses 38.Le curseur se positionne sur la premiËre ligne du guide ‡ complÈter. Le logiciel affiche automatiquement le libellÈ du compte paramÈtrÈ dans le guide. Lorsque la ligne correspond ‡ un compte de trÈsorerie (dÈfinie dans le guide avec un compte commenÁant par 5), vous avez la possibilitÈ de choisir dans la liste dÈroulante un autre compte de contrepartie (compte de trÈsorerie ou compte exploitant 108). Cela est trËs utile pour imputer une dÈpense sur le compte de banque de votre choix. 39.Saisissez le montant pour chaque ligne díÈcriture. Ce montant est automatiquement traitÈ dans la devise du journal qui reÁoit líÈcriture. 40.Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune des zones ‡ renseigner. OpÈrations Comptables Courantes 59 41.Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre automatiquement les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de confirmation ; Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et une nouvelle Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type. 42.Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement en Saisie Comptable. En mode CrÈances / Dettes  Le curseur se positionne sur la premiËre ligne díÈcriture, et propose en blanc les zones accessibles et modifiables : chaque ligne est composÈe díun numÈro de compte, díun intitulÈ de compte, díun libellÈ et díun montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur chacune des zones ‡ renseigner.  Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre automatiquement les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et une nouvelle Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type.  Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement en Saisie Comptable. 149 Encaissements 150 Saisie des Paiements ReÁus (mode CrÈances / Dettes) Cette commande permet de gÈrer vos rËglements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu DonnÈes) et prÈciser pour chaque mode, le numÈro de compte (511xxx) sur lequel seront imputÈs les paiements reÁus. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Encaissements + Saisie des Paiements ReÁus Comment faire ? 43. Dans le champ Code journal, sÈlectionnez le journal (de type TrÈsorerie ou Divers) sur lequel vous dÈsirez travailler. Utilisez l'icÙne pour sÈlectionner le journal dans la liste. Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 44. Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste dÈroulante le mois sur lequel vous dÈsirez travailler. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches ´ FlËche basse ª ou ´ FlËche Haute ª pour passer au mois prÈcÈdent ou suivant. 45. La grille de saisie affiche les paiements dÈj‡ reÁus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche Inser :  Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Les Ècritures comptables sont alors enregistrÈes. Elles sont consultables par le menu Quotidien + Saisie Comptable.  LíÈchÈancier du compte síouvre afin díen rÈaliser le pointage. Si vous níutilisez pas cette fonctionnalitÈ, refermez la fenÍtre. Printed Documentation 60  Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau rËglement. Ecritures comptables gÈnÈrÈes Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes dans le journal díencaissement ont la forme suivante : 411GESPI 200 5111 200 411ELAT 500 5112 500 411CAA 1500 5113 1500 Autres fonctions 10Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche EntrÈe. 11Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 12Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 13Ouvrir líÈchÈancier du compte : utilisez le bouton EchÈancier. 14Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic droit sur la grille de saisie. 151 Saisie des Paiements ReÁus : Bouton Ajouter Tiers 46. Saisissez le numÈro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant líicÙne , ou crÈez un nouveau compte. RËglement 47. Si le rËglement est en devise ÈtrangËre, saisissez le code de la devise (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ) et saisissez le montant du rËglement dans la case Montant en devise ÈtrangËre, sinon saisissez directement le rËglement dans la case Montant en devise locale. Type 48. Saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un rËglement en chËque, vous pouvez saisir le N° de chËque, et indiquer síil síagit díun chËque hors- place. Ecriture 49. ComplÈtez la date de líÈcriture en saisissant le jour. 50. Renseignez le numÈro de piËce et le libellÈ de líÈcriture. 51. Modifiez si besoin le compte proposÈ en contrepartie, selon le mode de rËglement. 152 DÈpÙt des Valeurs en Attente (mode CrÈances / Dettes) Tous les rËglements enregistrÈs par la commande Saisie des Paiements ReÁus sont des valeurs en attente. LíopÈration de dÈpÙt est nÈcessaire pour que les Ècritures comptables de banque soient gÈnÈrÈes. OpÈrations Comptables Courantes 61 Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Encaissements + DÈpÙt des Valeurs en Attente Comment faire ? 52. Choisissez le mode de rËglement, et la pÈriode díenregistrement des rËglements que vous souhaitez dÈposer en banque. La liste des rËglements encaissÈs sous ce mode et pendant la pÈriode síaffiche automatiquement. 53. SÈlectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez dÈposer ces valeurs et prÈcisez la date de dÈpÙt. Les Ècritures correspondant ‡ ce dÈpÙt seront gÈnÈrÈes dans ce journal ‡ cette date. De plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de banque (onglet Banque) seront reprises sur le bordereau de remise en banque. 54. Saisissez un numÈro de remise et un libellÈ. Ces informations apparaÓtront sur le bordereau de remise en banque. Le libellÈ sera repris sur les Ècritures gÈnÈrÈes. 55. Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes díencaissement en attente ‡ dÈposer. 56. Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau. 57. La validation du dÈpÙt (bouton Valider) permet de dÈposer effectivement les valeurs encaissÈes, de gÈnÈrer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenÍtre de dÈpÙt. Une confirmation vous est donc demandÈe. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les valeurs sont effectivement dÈposÈes. AprËs dÈpÙt, le journal de banque affichera ce type díÈcritures (si 512BANQUE a ÈtÈ dÈfini dans la fiche du journal de banque en mode pied de journal) : 5111 ChËque 200 5113 1800 512BANQUE 2000 Comment rÈimprimer un ancien bordereau ? Utilisez le bouton Liste des dÈpÙts antÈrieurs, en bas de la fenÍtre. Il vous permettra díouvrir un bordereau dÈj‡ validÈ. RÈimprimez ensuite le bordereau gr‚ce au bouton Bordereau. 153 DÈpÙt des Valeurs : DÈpÙts antÈrieurs 58.Affichez la liste des dÈpÙts pour toutes les banques, ou sÈlectionnez un journal en particulier. 59.SÈlectionnez un dÈpÙt dans la liste en vous aidant du numÈro et de la date de remise en banque. 60.Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dÈpÙt et Èventuellement rÈimprimer le bordereau par le bouton Bordereau. 61.Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les rËglements de cette remise seront ‡ nouveau dÈposables dans un autre bordereau, et les Ècritures de banque correspondant ‡ la remise supprimÈe seront supprimÈes. 154 DÈpÙt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque 1. ContrÙlez les coordonnÈes bancaires de votre sociÈtÈ (ces coordonnÈes síimprimeront sur le bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de líonglet Banque du journal de banque indiquÈ dans líentÍte de la fenÍtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou AperÁu pour une sortie papier ou Ècran. Toutes les impressions proposent des boutons identiques. 155 Consultation de Comptes et Lettrage Printed Documentation 62 156 Consultation de Comptes - Lettrage La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode de rÈfÈrence. De plus, en mode CrÈances - Dettes, la consultation díun compte de tiers vous permet díeffectuer un lettrage des Ècritures. Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu Quotidien + Consultation de Comptes Raccourci clavier Ctrl + I Comment consulter un compte ? Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix :  les boutons et ,  les flËches et de votre clavier,  les touches et de votre clavier numÈrique. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ? (en mode crÈances - dettes) Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du compte, en cliquant sur le bouton , ou en accÈdant au plan comptable. Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ? (en mode crÈances - dettes) 62. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 63. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et OpÈrations Comptables Courantes 63 que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. 64. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche. Consultez Ègalement la partie : Lettrer en cours de saisie. 157 Lettrage manuel (mode CrÈances / Dettes) Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du compte. Le lettrage manuel síeffectue de la maniËre suivante : 65. Activez líoption Consultation de Comptes du menu Quotidien. 66. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 67. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez lettrer. 68. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 69. Si la sÈlection des Ècritures est ÈquilibrÈe, le logiciel vous propose automatiquement le dernier code lettrage (AAA Ètant le premier), indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans les prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. 70. Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarques : Le lettrage manuel est accessible en Saisie Comptable par clic sur l'icÙne . Le lettrage manuel peut Ítre rÈalisÈ au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant díune Ècriture lettrÈe entraÓne automatiquement sont dÈlettrage. 158 Consultation : Recherche 71. Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. 72. Tapez un montant. 73. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 74. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 159 Lettrage Automatique (mode CrÈances / Dettes) Printed Documentation 64 Le lettrage automatique est une opÈration globale qui permet de lettrer les Ècritures de maniËre automatique suivant le numÈro de piËce ou les montants. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Consultation de Comptes + bouton Auto Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique Comptes Indiquez la fourchette de comptes ‡ lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage automatique est autorisÈ seront lettrÈs. Líautorisation síeffectue ‡ partir de líonglet Divers de la fiche du compte. PÈriode Le logiciel vous propose díeffectuer le lettrage jusquí‡ la date du jour, mais vous pouvez modifier cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer ‡ cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de líexercice en cours puissent Ítre lettrÈes avec des lignes des exercices antÈrieurs. Cela suppose quíil ne síagit pas du 1 er exercice et que lors des clÙtures, la conservation des Ècritures de tiers non lettrÈes ait ÈtÈ demandÈe. Type de lettrage Choisissez le critËre de lettrage en pointant : 75. Par piËces : le logiciel recherche les lignes díÈcritures qui ont le mÍme numÈro de piËce et dont les montants se compensent. ou 76. Par montants : le logiciel recherche les lignes díÈcritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement) La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes díÈcritures pouvant se compenser (par dÈfaut 2, par exemple pour une facture et son rËglement). Une profondeur de 3 signifie que le logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux rËglements, ou deux factures avec un rËglement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de possibilitÈs sont examinÈes) mais plus la durÈe de l'opÈration est longue. Au del‡ de 6, un message vous avertira que líopÈration peut Ítre longue. Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement) Lorsque cette case níest pas cochÈe, un code lettrage diffÈrent est attribuÈ ‡ chaque groupe de lignes díÈcritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochÈe, le fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes du compte sont balayÈes jusquí‡ ce que le solde progressif de ces lignes soit Ègal ‡ zÈro. Si cíest le cas, toutes les lignes díÈcritures lues sont lettrÈes avec les mÍmes lettres, puis les lignes díÈcritures suivantes sont balayÈes, et ainsi de suite. Dans un deuxiËme temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes restantes sont lettrÈes en fonction de la profondeur de lettrage. OpÈrations Comptables Courantes 65 Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement) Cette option níest accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochÈe. Elle fonctionne de la mÍme faÁon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif díun groupe de lignes díÈcritures ne sera pas Ègal ‡ zÈro, mais infÈrieur ‡ líÈcart maximal autorisÈ indiquÈ dans la fenÍtre de lettrage approchÈ. Le logiciel gÈnËre alors une Ècriture d'opÈration diverse pour compenser l'Ècart. Pour dÈfinir cet Ècart, cliquez sur le bouton Lettrage ApprochÈ. Bouton Lettrage approchÈ (en lettrage par montants uniquement) Ce bouton vous permet de dÈfinir les options de lettrage approchÈ, notamment l'Ècart maximum autorisÈ. Par exemple on peut dÈcider quíun Ècart de 1 euro est tolÈrable. Le logiciel gÈnËrera alors une Ècriture d'opÈration diverse si un Ècart infÈrieur ou Ègal ‡ 1 entre plusieurs lignes díÈcritures (selon la profondeur indiquÈe) est trouvÈ. Avant de gÈnÈrer l'Ècriture d'opÈration diverse de l'Ècart, le logiciel peut vous demander une confirmation. Si vous refusez la gÈnÈration de l'Ècriture, le lettrage sera classique. Rapport Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de tous les lettrages effectuÈs par cette option. 160 Lettrage Automatique approchÈ Cette option permet de lettrer des Ècritures mÍme lorsquíun Ècart de rËglement apparaÓt. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Consultation de Comptes + bouton Auto Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique SÈlectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approchÈ. Options Saisissez líÈcart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin díobtenir un message de confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de rÈgularisation Indiquez ici les paramËtres des Ècritures d'OD ‡ gÈnÈrer. 161 DÈlettrage Le dÈlettrage síeffectue de la maniËre suivante : 77. Activez líoption Consultation de Comptes du menu Quotidien. Printed Documentation 66 78. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ dÈlettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 79. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez dÈlettrer. 80. Cliquez sur le bouton DÈlettrer. 81. Saisissez le code lettrage ‡ annuler. 82. Cliquez sur OK. Vous pouvez Ègalement lancer un DÈlettrage automatique (menu Quotidien) pour dÈlettrer les Ècritures díun compte ou díune fourchette de comptes, pour une pÈriode donnÈe, suivant un intervalle de codes lettrage ‡ prÈciser. 162 Ecriture de rÈgularisation (lettrage) Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier + PropriÈtÈs). 163 Rapprochement Bancaire 164 Rapprochement Bancaire Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire 83. Par compte 84. Par journal (en mode crÈances / dettes) 85. Automatique par Journal ou par compte (en mode crÈances / dettes) En mode CrÈances / Dettes uniquement, quel rapprochement effectuer ? Dans un pointage par journal, vous obtenez les Ècritures saisies dans le journal de trÈsorerie, ‡ l'exception des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre díÈcritures dans le journal de banque est divisÈ par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en ligne ‡ ligne. Avantages :  La premiËre annÈe, lí‡ nouveau du compte de banque pourra Ítre saisi de faÁon dÈtaillÈe pour faciliter le dÈmarrage du pointage.  Les Ècritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple OD) apparaÓtront lors du rapprochement. OpÈrations Comptables Courantes 67  Certaines Ècritures de tiers pourront Ítre regroupÈes sur une seule ligne de banque (par exemple toutes les Ècritures díune remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de Tiers (401 et 411). 165 Rapprochement Bancaire incorrect Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡ vÈrifier : 86. Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les. 87. Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents dans le relevÈ de banque. 88. Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les en redouble-cliquant dessus. 89. Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevÈ). 166 Rapprochement Manuel 167 Rapprochement par Compte Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡ la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire 90. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 91. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ). 92. SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. 93. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 94. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 95. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures 96. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. Printed Documentation 68 97. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 98. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 99. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de 15Pointer ou dÈpointer une Ècriture. 16DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. 17Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. 18Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. 19Basculer en consultation du compte de banque. 20Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. 21Imprimer le rapprochement. 22Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 168 Rapprochement par Journal (mode CrÈances / Dettes) OpÈrations Comptables Courantes 69 Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire 100. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 101. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ). 102. SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. 103. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 104. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 105. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures 106. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 107. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 108. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 109. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Printed Documentation 70  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel Le menu contextuel (clic droit) permet de  Pointer ou dÈpointer une Ècriture.  DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage.  Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs.  Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher.  Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe.  Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque.  Imprimer le rapprochement.  Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 169 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant 110. Tapez un montant. 111. Choisissez le sens de líÈcriture. 112. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 113. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. 170 Rapprochement Automatique 171 Rapprochement Automatique Cette option vous permet : 114. Soit de rÈaliser un pointage automatique de vos Ècritures de banque : le logiciel rÈalise lui-mÍme le rapprochement. 115. Soit d'importer dans votre comptabilitÈ les Ècritures de banque afin de ne pas les saisir. 116. Soit de visualiser le relevÈ bancaire ‡ líÈcran et de rÈaliser un pointage manuel. Comment y accÈder ? Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal ou par Compte La partie haute de líÈcran est rÈservÈe aux Ècritures comptables, la partie basse au relevÈ de banque. OpÈrations Comptables Courantes 71 172 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des Ècritures Comment comptabiliser des Ècritures ? Il síagit díimporter les Ècritures du relevÈ bancaire. Pour cela : 117. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal). 118. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. 119. SÈlectionnez la ligne ‡ comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et renseignez les diffÈrents critËres. AprËs validation, líÈcriture apparaÓtra dans la partie haute de la fenÍtre. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur. Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. 173 Rapprochement Automatique : Pointage manuel Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre)  Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ).  PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la date du relevÈ).  SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal).  SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes.  Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Importation du relevÈ bancaire  Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage  Vous pouvez pointer vos Ècritures de deux faÁons : a. Soit double-cliquez sur líÈcriture ‡ rapprocher ; b. Soit sÈlectionnez la ligne de votre extrait de compte et líÈcriture ‡ rapprocher. Le logiciel vÈrifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que lorsque les montants sont identiques. Printed Documentation 72 Remarque : Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.  Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡- dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ..  Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne .  Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : 23Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. 24Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur. Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 174 Rapprochement Automatique : Pointage automatique Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) 120. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de banque (en rapprochement par journal). 121. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. OpÈrations Comptables Courantes 73 122. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures. 123. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Importation du relevÈ bancaire 124. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage 125. Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les diffÈrents critËres. 126. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 127. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ? Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :  Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas.  Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ. Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur. Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ? 175 Rapprochement Automatique : Bouton Purger Printed Documentation 74 Il síagit de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur : 128. Indiquez la pÈriode ‡ purger en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . 129. Indiquez la fourchette de piËces ‡ purger. 130. Cochez le type de lignes ‡ supprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 176 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer Il síagit díimprimer votre relevÈ bancaire : 131. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . 132. Indiquez la fourchette de piËces ‡ imprimer. 133. Choisissez le type de lignes ‡ imprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 177 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser Il síagit de comptabiliser la ligne du relevÈ bancaire sÈlectionnÈe : 134. Indiquez le Journal de banque dans lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe. 135. Indiquez la Date de líÈcriture. 136. Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe. 137. Confirmez le compte de trÈsorerie pour la Contrepartie. 138. Si besoin, modifiez le NumÈro de piËce et le LibellÈ de líÈcriture. Validez par OK : líÈcriture apparaÓt dans la partie haute de la fenÍtre. 178 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique Code Ce code sera reportÈ sur les Ècritures pointÈs. Il peut síagir par exemple du numÈro du relevÈ. Síil síagit díun numÈro de ligne, vous pouvez demander líincrÈmentation automatique de ce code. Date de valeur Cette date sera reportÈe sur les Ècritures pointÈes. Vous pouvez choisir :  La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez ‡ quelle date les Ècritures auront ÈtÈ pointÈes.  La date de valeur de líextrait de compte : ainsi, la date du relevÈ est reportÈe sur líÈcriture. Si plusieurs lignes sont pointÈes avec une seule Ècriture, le logiciel prend la date la plus rÈcente. Ecart maximal Vous pouvez prÈciser ici le nombre de jours díÈcart autorisÈ entre la date de líÈcriture et la date de rÈfÈrence. Si líÈcart est supÈrieur, le rapprochement ne síappliquera pas sur líÈcriture. Type OpÈrations Comptables Courantes 75 Choisissez le type de rapprochement ‡ lancer : 139. Par piËces et par montants : le logiciel vÈrifie la concordance des numÈros de piËces et des montants. 140. Par montants : le logiciel ne vÈrifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevÈs avec une seule Ècriture, ou inversement. 179 Rapprochement Automatique : Bouton CritËres Choisissez ici les critËres díaffichage des lignes des relevÈ de compte : 141. Indiquez la pÈriode en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . 142. Choisissez le type de lignes ‡ afficher : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 180 DÈclaration de TVA 181 Gestion de la TVA Il existe deux types de TVA : 25TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou d'achat. 26TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 182 Comment mettre en place votre TVA ? Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA ‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix du compte qui est dÈterminant. Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en cliquant sur le bouton Taux. ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 183 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ? Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 184 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ? Vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats et tenir ‡ jour votre ÈchÈancier (pointage de la ligne díÈchÈance lors de líenregistrement du rËglement). Si vous ne souhaitez pas gÈrer vos ÈchÈances (bien que cela soit vivement conseillÈ), la TVA sur les encaissements pourra toutefois Ítre reconnue si vous saisissez vos Ècritures avec un numÈro de piËce identique sur líÈcriture de vente ou díachat et líÈcriture de rËglement. Printed Documentation 76 185 Acomptes et TVA sur encaissements 186 Acompte Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez impÈrativement saisir une facture díacompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de líÈchÈancier puisse avoir lieu. 187 RËglement partiel Si vous saisissez le rËglement partiel díune facture, renseignez votre ÈchÈancier : le logiciel recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du rËglement. 188 Consultez aussi les parties suivantes : 1 ModËles d'Ècritures 2 La dÈclaration CA3 3 La dÈclaration CA12 189 TVA : Acquisitions Intracommunautaires Dans la dÈclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitÈe de la faÁon suivante : lorsqu'une entreprise achËte un bien dans líUnion EuropÈenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle calcule elle-mÍme puisque la facture du fournisseur est valorisÈe HT). L'Ècriture sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 6Ö UE Montant HT 44566Ö UE Montant TVA 401Ö Montant HT 4452 Montant TVA Pour une acquisition intracommunautaire díimmobilisations, elle sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 2Ö UE Montant HT 44562Ö UE Montant TVA 401Ö Montant HT 4452 Montant TVA Exemple : Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 6011 Achats UE 1000,00 4456611 TVA dÈductible UE ‡ 19,60 196,00 401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00 4452 TVA due intracommunautaire 196,0 Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4452 doit Ítre ressaisi (ou recalculÈ par la touche F12). OpÈrations Comptables Courantes 77 190 TVA : Achats auprËs d'un assujetti non Ètabli en France Il síagit díun achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France dans le cas díune opÈration díautoliquidation. L'Ècriture sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 60Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT 44566Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA 401Ö Montant HT 4455.. Montant TVA Pour une acquisition díimmobilisations auprËs díun assujetti non Ètabli en France, elle sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 20Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT 44562Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA 401Ö Montant HT 4455.. Montant TVA Exemple : Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 6013 Achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France 1000,00 4456616 TVA dÈductible auprËs díun assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60 196,00 401Y Fournisseur Y 1000,00 44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00 Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi (ou recalculÈ par la touche F12). 191 TVA Livraisons gaz imposables Il síagit díun achat de gaz ou díÈlectricitÈ imposable dans le cas díune opÈration díauto-liquidation. L'Ècriture sera de la forme : Compte Type du compte DÈbit CrÈdit 60Ö Livraisons gaz imposables Montant HT 44566Ö Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA 401Ö Montant HT 4455.. Montant TVA Exemple : Printed Documentation 78 Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 6012 Livraisons gaz imposables 1000,00 4456615 TVA dÈductible sur livraison de gaz ‡ 19,60 196,00 401Y Fournisseur Y 1000,00 44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00 Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi (ou recalculÈ par la touche F12). 192 GÈnÈralitÈs sur le Produit 193 DÈmarrage Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez : 1 CrÈer un dossier 2 Initialiser le dossier 3 Initialiser le plan comptable 4 Initialiser les journaux 5 CrÈer des piËces de vente (en mode CrÈances / Dettes) 6 Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables : 7 En utilisant des guides prÈdÈfinis 8 En saisie comptable standard 9 Consulter et lettrer un compte 10Consulter un compte 11Pointer la banque 12Imprimer des donnÈes comptables 13Journaux 14DÈtails des comptes (Grand-Livre) 15Soldes des comptes (Balance) 16Sauvegarder le dossier 194 DÈsinstallation du produit Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 195 PrÈsentation gÈnÈrale 1 Les barres d'outils 2 Les listes et grilles de saisie 3 L'impression 4 L'aperÁu Ècran 196 Mise ‡ jour d'un dossier OpÈrations Comptables Courantes 79 En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables. 197 Formats de Variables 198 Comment crÈer un nouveau format de variable ? Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1 Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format ‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2 Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...) Format Date DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de líannÈe et leur longueur. Format Heure DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur. Format Logique Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse. Format ChaÓne Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Printed Documentation 80 Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et doit Ítre mise de cÙtÈ. 199 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient : - des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..) - des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 200 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul. 201 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur 202 Ecran d'Accueil 203 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ) Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 100 Ècritures. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 204 Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenÍtre, vous pouvez :  Ouvrir : OpÈrations Comptables Courantes 81  Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration.  Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir.  Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier.  Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier.  Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier. 205 Grilles de Saisie 206 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent apparaÓtre en totalitÈ. Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :  Modifier la largeur des colonnes  Trier la liste suivant une colonne  ParamÈtrer l'affichage des colonnes  Choisir l'ordre des colonnes  Modifier le format d'affichage des colonnes  Changer les propriÈtÈs de la grille  Filtrer vos enregistrements 207 Largeur des colonnes Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. 208 Tri suivant colonne Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 209 Affichage des colonnes Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie : Printed Documentation 82  AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit).  SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe.  Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du nom de la variable.  Cliquez sur le bouton OK pour valider. 210 Ordre des colonnes Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :  AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit).  SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes.  SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite.  Cliquez sur le bouton OK pour valider . 211 Format d'affichage des colonnes Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie : AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit).  SÈlectionnez líonglet Format.  Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche.  SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage.  Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne .  Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format.  Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 212 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets Onglet Formats Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡ votre convenance. Onglet Variables Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. OpÈrations Comptables Courantes 83 Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 213 Les filtres Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez : 1. crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que vous souhaitez appliquer 2. activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres dÈfinis dans le filtre. 214 Comment crÈer un filtre ? Pour crÈer un filtre sur une grille : Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe.  AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste.  Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que vous allez dÈfinir.  Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers uniquementÖ.).  Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par un carrÈ gris.  Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte.  Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Printed Documentation 84 Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider.  Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la grille. 215 Comment activer un filtre ? Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements (lignes) rÈpondant aux critËres du filtre : Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe.  AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). SÈlectionnez líonglet Filtre. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste. No Data No Data 216 DÈclaration CA3 No Data No Data No Data No Data No Data No Data 217 Etapes de l'assistant CA3 No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data 218 DÈclaration CA12 No Data No Data 219 Etapes de l'assistant CA12 No Data OpÈrations Comptables Courantes 85 No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data No Data 220 EDI-TVA No Data 221 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission No Data No Data No Data No Data 222 Recherche d'Ecritures No Data No Data No Data No Data No Data 223 Divers 224 Modes de saisie (Simulation / RÈel) Le mode Simulation permet de saisir des Ècritures simulÈes, qui pourront ‡ tout moment Ítre confirmÈes, donc transformÈes en mode RÈel, ou supprimÈes. 225 Pourquoi utiliser le mode Simulation ? 143. Pour pouvoir saisir trËs rapidement des Ècritures comptables ´ au kilomËtre ª, puis aprËs vÈrification, confirmer les Ècritures. 144. Pour saisir des Ècritures correspondant ‡ des transactions que vous prÈvoyez ‡ courte ÈchÈance. Si la transaction se rÈalise, vous confirmez l'Ècriture correspondante, sinon vous la supprimez. 226 Comment saisir des Ècritures de simulation ? Vous pouvez paramÈtrer un journal en mode simulation en cochant la case Mode simulation dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). Printed Documentation 86 Vous pouvez díautre part saisir des Ècritures de simulation de faÁon ponctuelle. Pour cela, accÈdez ‡ la Saisie Comptable par le menu Quotidien. Modifiez ensuite le mode de saisie par líicÙne . Vous pouvez Ègalement changer le mode díune ligne díÈcriture par le menu contextuel (clic droit de la souris sur la ligne). En importation d'Ècritures, vous pouvez demander que vos Ècritures soient mises en mode Simulation afin de les contrÙler avant de les valider. 227 Comment confirmer les Ècritures de simulation ? A tout moment, vous pouvez confirmer ou supprimer les Ècritures de simulation pour un compte prÈcis, un journal et une pÈriode. Pour cela, utilisez la commande Ecritures de Simulation du menu Quotidien. 228 Type díopÈration ‡ effectuer Si vous dÈsirez transformer les Ècritures de simulation en Ècritures comptables fermes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Confirmer. Si vous dÈsirez supprimer les Ècritures de simulation enregistrÈes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Supprimer. 229 PÈriode Saisissez dans ces deux zones les dates de dÈbut et de fin de pÈriode sur laquelle vous souhaitez que le logiciel applique líopÈration. La pÈriode par dÈfaut va du premier jour de l'exercice jusqu'au jour maximal de saisie. Utilisez l'icÙne Date pour accÈder au calendrier. 230 Intervalle compte Indiquez l'intervalle des comptes sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 231 Intervalle journal Indiquez l'intervalle des journaux sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. No Data No Data 87 232 Impressions No Data 233 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ? Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. No Data No Data No Data 234 L'export vers Excel Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes vers Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est gÈnÈrÈ, et est directement rÈcupÈrÈ sous Excel depuis le logiciel de comptabilitÈ. Pour effectuer cette opÈration, un modËle díimpression a ÈtÈ crÈÈ. Il est nommÈ ´ Export ª. Lors de líexport, le logiciel exporte toutes les informations contenues dans ce modËle díimpression. Cependant, vous pouvez dÈfinir un autre format díexport afin de rÈcupÈrer uniquement les informations que vous souhaitez. Dans ce cas, vous Ítes guidÈ par líassistant de líexport paramÈtrable. Dans la derniËre Ètape, níoubliez pas díenregistrer le format que vous avez dÈfini afin de pouvoir le rÈutiliser lors des prochains exports. Votre format ne doit pas Ítre nommÈ ´ ExportApercu ª dans la mesure o˘ ce dernier correspond au format systËme dÈfini pour líexport Excel. Líexport vers Excel est disponible dans la plupart des impressions. 235 Impressions Comptables Courantes 236 Les Journaux Le Journal est un document qui permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures enregistrÈes sur la pÈriode de rÈfÈrence, classÈes par ordre chronologique. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans Impressions Printed Documentation 88 Barre de menu Impressions + Journaux Comment faire ? 1. SÈlectionnez les journaux ‡ imprimer en cliquant simplement sur les lignes correspondantes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 237 Options d'impression des Journaux Centralisation des comptes autorisÈs Cochez cette case pour centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers du compte, case Centralisation Journal cochÈe).. Sous-totaux mensuels Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Si cette case níest pas cochÈe, et que les mois ont ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, le journal imprimÈ sera considÈrÈ comme provisoire. RÈcapitulatif par compte Cochez cette case pour obtenir le total DÈbit/CrÈdit et le solde par compte. Imprimer les journaux sans Ècritures Permet díimprimer Ègalement les journaux níayant pas díÈcritures. Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les Ècritures de votre ou vos journaux au format ASCII. Imprimer en devise Vous pouvez imprimer les journaux dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Ecritures Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures du rÈcapitulatif A la fin de líÈdition des journaux, un rÈcapitulatif par compte est ÈditÈ. Par cette option, vous avez la possibilitÈ díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change dans ce rÈcapitulatif. Impressions 89 Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 238 Le DÈtail des Comptes (ou Grand-Livre) Le DÈtail des comptes permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le dÈtail des Ècritures pour chaque compte díune fourchette ‡ prÈciser. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + DÈtail des comptes Comment faire ? 1. Choisissez le type de Grand-Livre. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre grand livre vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 239 Options d'impression du Grand-Livre Centralisation des comptes autorisÈs Permet de centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers du compte, case Centralisation Grand-Livre cochÈe). Sous-totaux mensuels Permet díobtenir un sous total mensuel, pour chaque compte, ‡ l'Èdition. Saut de page aprËs chaque compte Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte. Imprimer les comptes non mouvementÈs Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Printed Documentation 90 Cumul des mouvements antÈrieurs Permet díimprimer le cumul des mouvements antÈrieurs. Reports ‡ nouveau dÈtaillÈs Permet díimprimer les ‡-nouveaux des comptes de tiers de faÁon dÈtaillÈe, et non en cumul (possible si un exercice N-1 existe et si le dÈtail a ÈtÈ reportÈ lors de la clÙture). Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre grand-livre au format ASCII. Imprimer par ordre alphabÈtique Cette option níest disponible que pour líimpression du grand livre clients et fournisseurs et permet díimprimer tous ces comptes de tiers par ordre díintitulÈ de comptes. Lettrage Vous pouvez choisir díimprimer un certain type díÈcritures par rapport au lettrage : Toutes les Ècritures (lettrÈes et non lettrÈes), uniquement les Ecritures lettrÈes, uniquement les Ecritures non lettrÈes. Imprimer en devise Vous pouvez imprimer le DÈtail des Comptes dans la devise de votre choix en prÈcisant le code de la devise. Ecritures Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. 240 Centralisation ‡ l'impression La centralisation en impression du DÈtail des Comptes ou en impression des Journaux permet díÈditer une ligne Ècriture de centralisation au lieu du dÈtail des lignes díÈcritures pour les comptes dont vous avez autorisÈ la centralisation dans la fiche du compte (DonnÈes + Plan Comptable Professionnel). Cette centralisation nía aucune incidence sur vos Ècritures. Cochez cette option au moment de líimpression, dans le bouton Options. 241 Impression du Rapprochement Bancaire par relevÈ Cette impression vous permet díimprimer votre rapprochement bancaire en cours, ou un rapprochement dÈj‡ verrouillÈ. Comment y accÈder ? Barre díoutils ‡ partir du rapprochement bancaire uniquement Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par relevÈ Comment faire ? 1. SÈlectionnez le compte ou le journal concernÈ. Impressions 91 2. Choisissez dans líhistorique le rapprochement ‡ imprimer. 3. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 242 Impression de la DÈclaration de TVA Remarque : Avant díimprimer la dÈclaration de TVA, vous devez prÈparer la CA3 ou la CA12 ! Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + DÈclaration de TVA Comment faire ? 1. Dans líhistorique, cliquez sur la dÈclaration ou líannexe ‡ imprimer. 2. Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 243 Balances 244 Les Solde des Comptes (ou Balance) La Balance permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le solde de chacun des comptes ainsi que le total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Comment y accÈder ? Barre díoutils Volet de navigation dans Impressions Barre de menu Impressions + Solde des Comptes Comment faire ? 1. Choisissez le type de Balance. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options Printed Documentation 92 Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Voir aussi la partie  Option EDI 245 Options d'impression de la Balance Imprimer les comptes soldÈs Permet díimprimer en plus des autres les comptes soldÈs. Imprimer les comptes non mouvementÈs Permet díimprimer en plus des autres les comptes sans mouvement. Imprimer par ordre alphabÈtique Permet díimprimer les comptes par ordre díintitulÈ. Exporter vers un fichier Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Imprimer en devise Vous pouvez imprimer le Solde des Comptes dans la devise de votre choix en prÈcisant le code de la devise. Ecritures Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 246 EchÈanciers 247 La Balance AgÈe (mode CrÈances / Dettes) La Balance AgÈe est un Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes antÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des ÈchÈances Èchues non rÈglÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Balance AgÈe Comment faire ? 1. Choisissez le type de la balance. Impressions 93  Clients,  Fournisseurs,  Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡ cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance ‚gÈe vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 248 Options d'impression de la Balance AgÈe Intervalles Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Imprimer en devise Vous pouvez imprimer la Balance AgÈe dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Options Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir :  Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ;  Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Cet Ètat affichera les lignes suivantes :  Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe.  Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Printed Documentation 94  Les rËglements non lettrÈs.  Les opÈrations diverses non lettrÈes.  Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. 249 Les PrÈvisions de RËglements (mode CrÈances / Dettes) Il síagit díun Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes postÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des ÈchÈances prÈvues. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + PrÈvisions de RËglement Comment faire ? 1. Choisissez le type de prÈvisions.  Clients,  Fournisseurs,  Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡ cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos prÈvisions de rËglement vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 250 Options d'impression des PrÈvisions de RËglements Intervalles Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Imprimer en devise Vous pouvez imprimer les PrÈvisions de RËglement dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Options Impressions 95 Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances ‡ venir, ‡ savoir :  Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ;  Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. La colonne ´ Echu ª tiendra compte de toutes ces lignes:  Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe.  Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances.  Les rËglements non lettrÈs.  Les opÈrations diverses non lettrÈes.  Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas díabsence de dÈtail). Les autres colonnes afficheront les ÈchÈances ‡ venir. 251 L'EchÈancier PrÈvisionnel (mode CrÈances / Dettes) LíEchÈancier PrÈvisionnel est un Ètat qui affiche le dÈtail des ÈchÈances sur une pÈriode donnÈe. Il peut Ítre demandÈ sur une pÈriode, une fourchette de comptes et une fourchette de modes de rËglement particuliers. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈs sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + EchÈancier PrÈvisionnel Comment faire ? 1. Choisissez le type díÈchÈancier.  Clients,  Fournisseurs,  Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez le modËle díimpression et cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Printed Documentation 96 Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier prÈvisionnel vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 252 Options d'impression de l'EchÈancier PrÈvisionnel Tri Pointez le tri que vous dÈsirez ‡ l'impression, les ÈchÈances seront imprimÈes par ordre croissant de numÈro ou par ordre chronologique. Type díÈcritures Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Imprimer en devise Vous pouvez imprimer líEchÈancier dans la devise de votre choix en indiquant le code de la devise. Cumuls et sous-totaux accessibles en tri par ordre chronologique Cumuler par date en milliers : Permet díimprimer 1 pour 1000 euros (kilo-euros). Imprimer un sous-total par demi-dÈcade : Permet díimprimer un sous-total tous les 5 jours. Imprimer un sous-total par dÈcade : Permet díimprimer un sous-total tous les 10 jours. Sous-total par semaine le : Permet díobtenir un sous-total chaque semaine sur le jour sÈlectionnÈ. Imprimer un sous-total par mois : Permet díimprimer un sous-total chaque mois. Sous total par compte Pour obtenir un sous-total par compte, vous devez choisir le tri par numÈro de compte. 253 Les Lettres de Relance (mode CrÈances / Dettes) La Relance Client consiste ‡ envoyer une lettre de rappel aux clients en retard de rËglement. L'automatisation de cette opÈration nÈcessite donc que les coordonnÈes du client soient saisies dans líonglet Adresse de la fiche du compte. Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu Impressions + Lettres de Relance Quelle mÈthode choisir ? Il existe ‡ prÈsent deux mÈthodes pour rÈaliser les lettres de relances. MÈthode classique Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Une lettre de relance affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir :  Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe.  Une ÈchÈance rÈglÈe partiellement, avec le solde restant d˚. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Impressions 97 Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes. Nouvelle mÈthode Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Une lettre de relance affichera les lignes suivantes :  Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe.  Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances.  Les rËglements non lettrÈs.  Les opÈrations diverses non lettrÈes.  Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Uniquement sur Ècritures non lettrÈes. Les options (mÈthode classique ñ Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes) Comptes L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Codes rËglements Cette option permet díÈditer les lettres de relance pour un type de mode de rËglement prÈcis. Par dÈfaut, líintervalle indiquÈ comprend tous les modes de rËglements prÈsents dans votre dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le mÍme code de rËglement dans líintervalle afin de relancer uniquement les ÈchÈances affectÈes ‡ ce mode de rËglement. Pour affecter un mode de rËglement ‡ une ÈchÈance, vous devez :  soit indiquer dans la fiche du client le mode de rËglement utilisÈ par ce client,  soit indiquer, ‡ chaque saisie de rËglement, dans líÈchÈancier, le mode de rËglement employÈ (pour accÈder ‡ cette colonne, cochez la case Gestion des modes de rËglement des prÈfÈrences du dossier, onglet Divers). Date de rÈfÈrence Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard date de plus de x jours ressortent. Seuil Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚ supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Printed Documentation 98 Niveaux de relance Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡ terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Pour gÈrer les niveaux de relance automatiques : SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client va changer de niveau ‡ chaque impression ; Pour indiquer le niveau de relance de votre choix : SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Les options (Nouvelle mÈthode ñ Uniquement sur Ècritures non lettrÈes) Comptes L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances, et ‡ dÈfaut les lignes díÈcritures, seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard date de plus de x jours ressortent. Seuil Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚ supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance Impressions 99 Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡ terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuÈes : SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client va changer de niveau ‡ chaque impression ; Niveau de relance manuel : SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ ; Niveau de relance personnalisÈ, selon le retard : SÈlectionnez líoption Niveau de relance personnalisÈ et cliquer sur le bouton ParamËtres pour dÈfinir les fourchettes de jours de retard. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression en cliquant sur . Le contenu des lettres de relance est modifiable. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 254 Modification des Lettres de Relance Le contenu de la lettre de relance peut Ítre modifiÈ gr‚ce ‡ l'Èditeur d'EBP : Win GÈnÈrateur. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Lettres de Relance puis clic sur ParamÈtrer Ou Barre de menu Outils + ParamÈtrage des Impressions puis sÈlection du modËle : Printed Documentation 100 La modification du modËle par dÈfaut est impossible, un message vous en avertit. Cliquez sur Oui pour crÈer une copie de ce modËle, saisissez alors un nom ‡ ce nouveau modËle. Le modËle est maintenant modifiable et vous pouvez saisir le texte souhaitÈ. Ce modËle regroupe le texte des trois niveaux de relance et cela, dans 3 sections distinctes. Double- cliquez sur le texte ‡ modifier. 255 Les Encours Clients (mode CrÈances / Dettes) Il síagit díimprimer la liste des clients dont líencours maximal autorisÈ, indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte, est dÈpassÈ. Vous obtenez alors la liste des clients avec leur encours, leur encours autorisÈ et líÈcart entre les deux. Attention, les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Encours Clients Comptes L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Líencours client sera calculÈ ‡ cette date. Encours maximal accordÈ Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur de líencours accordÈ indiquÈ dans líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour saisir un montant qui síappliquera ‡ tous les clients. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 256 Statistiques et Autres Etats 257 La RÈmunÈration d'un Compte Le montant de la RÈmunÈration est calculÈ comme suit : (solde du compte  taux) / 365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre multipliÈ par le nombre de jours entre deux mouvements du compte. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + RÈmunÈration de Compte Comment faire ? 1. Indiquez le numÈro du compte. 2. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. ComplÈtez les paramËtres :  Taux annuel pour solde positif. Impressions 101  Taux annuel pour solde nÈgatif.  Plafond du solde rÈmunÈrÈ : Le plafond est appliquÈ lorsque le solde du compte est supÈrieur au plafond. Le calcul de la rÈmunÈration est donc alors Ègal ‡ (plafond  taux) / 365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre.  Inversion du solde : Le choix díinversion du solde entraÓne la valorisation en positif ou en nÈgatif du solde du compte. Ainsi, pour un compte dont le solde est dÈbiteur, si vous ne cochez pas l'option, le solde sera affichÈ en nÈgatif. Si vous avez saisi un plafond, et cochÈ inversion des soldes, si le solde du compte est supÈrieur au plafond, la rÈmunÈration sera calculÈe sur le plafond. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 258 Listes diverses 259 Impression du Plan Comptable Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Plan Comptable Professionnel Comment faire ? 1. Choisissez le type de plan comptable : uniquement les clients, les fournisseurs, ou tous les comptes. 2. Modifiez si besoin la fourchette de compte. 3. Si vous cochez líoption Imprimer le plan comptable par ordre alphabÈtique, les comptes seront triÈs par ordre des intitulÈs, sinon par ordre des numÈros. 4. DÈfinissez le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 260 Impression de la liste des Journaux Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Journaux Comment faire ? 1. DÈfinissez la fourchette des journaux ‡ imprimer. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 261 Imprimer la liste des guides AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et cliquez sur le bouton Imprimer, ou utilisez líoption Guides díÈcritures du menu Impressions + Listes Diverses. 262 Impression de la liste des Devises Il síagit díimprimer les devises dÈfinies dans líoption Devises du menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Printed Documentation 102 Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Devises Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 263 Impression de la liste des Modes de RËglement Il síagit díimprimer es modes de rËglement dÈfinis dans líoption Modes de RËglement du menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Modes de RËglement Comment faire ? Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 264 Journal d'ÈvËnements 265 Journal des ÈvÈnements Le Journal des ÈvÈnements vous permet de visualiser ou díimprimer la liste des ÈvÈnements. En effet un certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes dans un souci de traÁabilitÈ. Par dÈfaut tous les ÈvÈnements apparaissent mais vous pouvez, gr‚ce au volet de gauche, afficher les ÈvÈnements díune pÈriode donnÈe ou sÈlectionner les ÈvÈnements prÈcis que vous souhaitez afficher. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Journal díÈvÈnements 266 EvÈnements Dans le but de pouvoir les tracer, certaines actions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes par la crÈation díÈvÈnements. Remarque : La traÁabilitÈ díun certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel a ÈtÈ mise en place dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006. Ces ÈvÈnements sont stockÈs dans votre dossier et sont consultables ‡ tout moment dans le Journal d'ÈvÈnements. Quelques ÈvÈnements nÈcessitent une justification qui vous sera demandÈe au moment de rÈaliser certaines actions. Voici une liste des actions qui entraÓnent la crÈation díun ÈvÈnement : Impressions 103 Import / Export Type díaction Justification demandÈe Import Communication Entreprise Expert Export Communication Entreprise Expert Import Compta Dos X Import Compta Plus X Import Win Compta 3 X Import V3 avec entÍte (logiciel EBP) Import V3 sans entÍte X Import V5 (transfert comptable) Import paramÈtrable X Recopie de donnÈes X Maintenance Type díaction Justification demandÈe Maintenance des journaux X Maintenance du dÈtail des A-nouveaux X Archivage de pÈriode Suppression des immos V5 ParamÈtrage de la TVA Type díaction Justification demandÈe CatÈgorie de TVA du compte Taux de TVA du compte Type de TVA du compte X Taux de TVA DÈclaration de TVA Type díaction Justification demandÈe Etablissement díune dÈclaration de TVA ou díune annexe Modification d'une dÈclaration de TVA ou díune annexe X Suppression díune dÈclaration de TVA ou díune annexe X TÈlÈtransmission EDI ClÙture Type díaction Justification demandÈe ClÙture annuelle ClÙture de pÈriode Archivage des donnÈes en clÙture GÈnÈration des PDF en clÙture Validation des Ècritures Centralisation physique dans les journaux Printed Documentation 104 Gestion Type díaction Justification demandÈe Modification des prÈfÈrences de gestion Divers Type díaction Justification demandÈe NumÈrotation des piËces d'un journal ParamËtres sociÈtÈ Sauvegarde / Restauration Type díaction Justification demandÈe Sauvegarde Restauration X 267 Modification d'un compte Un ÈvÈnement est crÈÈ dans les cas suivants :  Modification de la catÈgorie de TVA du compte : France, UE, Export, Dom, Autres imposables Ö  Modification du taux de TVA  Modification du type de TVA : DÈbits ou Encaissements. 268 Modification des prÈfÈrences de gestion Un ÈvÈnement est crÈÈ lorsque le dernier numÈro de piËce dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences est modifiÈ. 105 269 Fichiers de DonnÈes 270 Comptes 271 TÈlÈchargement de Plan Comptable Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ? Barre de menu Internet + TÈlÈchargement Comment faire ? 1. Identifiez-vous. 2. SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel ComptabilitÈ LibÈrale. 3. Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier. 4. Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 272 Onglets du PCP Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une partie du plan comptable. A chaque onglet est associÈ une classe comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. En mode Recettes / DÈpenses Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1 Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2 Tiers divers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA) Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5 DÈpenses Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6 Recettes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7 Remarquez líintitulÈ des comptes de classes 6 et 7, certains font apparaÓtre un numÈro entre parenthËse. Cíest le numÈro de la ligne 2035. En mode CrÈances / Dettes Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1 Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2 Stock Les comptes commenÁant par 3 Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40 Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41 Autres Tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA) Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6 Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7 Printed Documentation 106 Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences + Racines comptes. 273 CrÈation de Comptes Comment y accÈder ? Barre díoutils Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Professionnel Raccourci clavier Ctrl + B Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer. 3. Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de partager en partie votre plan comptable. 4. Saisissez líintitulÈ du compte. 5. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs : Divers, Adresse, Contact, Banque, Fact., Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 274 Modifier un Compte AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Professionnel, sÈlectionnez le compte et cliquez sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 275 Supprimer un Compte AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Professionnel, sÈlectionnez le compte et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 276 Impression du Grand-Livre AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Professionnel, sÈlectionnez le Compte et cliquez sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte. 277 Recherche d'un C ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Professionnel, en bas de votre liste, sÈlectionnez le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou son intitulÈ. Fichiers de DonnÈes 107 Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du compte ‡ rechercher. Remarque : Dans le cas de la saisie du numÈro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de votre plan comptable. Dans le cas d'une saisie sur l'intitulÈ, le logiciel recherche le compte uniquement parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif. 278 Taux et Comptes de TVA En comptabilitÈ libÈrale, líenregistrement de la TVA se fait sur les encaissements, ce qui signifie que la TVA est prise en compte au moment de líenregistrement du rËglement. Les taux et les racines des comptes de TVA par dÈfaut sont ‡ paramÈtrer dans les propriÈtÈs du dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes). Lors de la crÈation d'un compte de TVA (racine 445), vous indiquez le taux ‡ appliquer et le type díopÈration pour que le regroupement dans la dÈclaration de TVA CA3 ou CA12 soit correct. 279 Description de la Fiche 280 Compte : Onglet Divers DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte :  La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes.  La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement.  La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice :  Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes díÈcritures de ce compte.  Si vous cochez Centralisation Imp. DÈtails, vous pourrez demander, lors de líimpression du DÈtail des comptes, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. Printed Documentation 108  Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des Ècritures :  Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit (colonne de gauche en saisie díÈcritures).  Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit (colonne de droite en saisie díÈcritures). Comptes associÈs Vous avez la possibilitÈ díassocier vos comptes clients et fournisseurs ‡ un compte de TVA et ‡ un compte de produit ou de charge. Ce paramÈtrage vous permettra ensuite de gagner un temps considÈrable en Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre, lorsque les factures díun client ou díun fournisseur utilisent le plus souvent les mÍmes comptes. Principe : Compte client  Compte de TVA collectÈe / Compte de produit Compte fournisseur  Compte de TVA dÈductible / Compte de charge Compte fournisseur  Compte de TVA sur immobilisations / Compte díimmobilisations Exemple : Dans la fiche de votre client 411DUPONT, vous indiquez, dans la zone Comptes associÈs, le compte de TVA ´ 445711 ª et le compte de produit ´ 707 ª. En Saisie Standard, ou au KilomËtre, lorsque vous saisirez la facture en dÈbutant par le compte 411DUPONT (saisie du TTC), les lignes de TVA et de HT síafficheront automatiquement sur les comptes prÈvus, sans avoir besoin de les saisir. Cependant, la modification ou la suppression de ces lignes restera possible. OpÈrations Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Pour connaÓtre les Ècritures ‡ saisir lors díune acquisition intracommunautaire, cliquez ici. Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. DÈcouvert autorisÈ Dans un compte de banque, vous pouvez indiquer un montant de dÈcouvert autorisÈ. Ainsi, lors de la saisie sur ce compte, quelle que soit líoption de saisie utilisÈe, un message vous avertira que le dÈcouvert est dÈpassÈ, mais ne bloquera pas votre saisie. Si vous le souhaitez, cochez la case DÈcouvert autorisÈ et saisissez le montant. Taux et type de TVA Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents montants en fonction de líopÈration. Fichiers de DonnÈes 109 Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 281 Tiers : Onglet Adresse Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche díun compte de tiers et vous permet de renseigner toutes les informations concernant la sociÈtÈ ou líindividu associÈ au numÈro de compte. Ces renseignements seront utilisÈs, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance.  Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la liste dÈroulante.  Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante.  Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4.  Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire.  Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par líintermÈdiaire díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous permet de sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express.  Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom du champ ´ Site Web ª. 282 Tiers : Onglet Contact Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 283 Compte : Onglet Banque Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse et coordonnÈes bancaires). 284 Compte : Onglet Fact. Vous dÈfinissez ici le mode de rËglement par dÈfaut, le type de la premiËre ÈchÈance et le mode de rËglement du client. Mode de rËglement Le mode de rËglement indiquÈ ici sera proposÈ dans votre module de vente (mode CrÈances / Dettes) lors de líenregistrement du rËglement. EchÈance Indiquez ici le type de la premiËre ÈchÈance, le logiciel calculera automatiquement la date de la premiËre ÈchÈance en saisie díÈcritures ‡ partir de ces informations. ‡ Saisissez le nombre de jours (par dÈfaut 0). Jours Printed Documentation 110 Choisissez le type d'ÈchÈance : X jours nets Date de facture  nombre de jours X X jours fin de mois Date de facture  nombre de jours X et reportÈe ‡ la fin du mois X jours fin de mois le Y Date de facture  nombre de jours X, reportÈe ‡ la fin du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y X jours fin de dÈcade Date de facture  nombre de jours X, et reportÈe au 10, 20 ou 30/31 du mois X jours fin de dÈcade le Y Date de facture  nombre de jours X, reportÈe au 10, 20 ou 30/31 du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y Exemple : Jour ‡ Type díÈchÈance le Date díÈchÈance 16/06 30 jours nets 16/07 16/06 30 jours fin de mois 31/07 16/06 30 jours fin de mois 20 20/08 16/06 30 jours fin de dÈcade 20/07 16/06 30 jours fin de dÈcade 10 10/08 Encours maximal accordÈ Líencours maximal vous permet de contrÙler le solde du client. Vous pourrez ensuite imprimer la liste des clients dont líencours est dÈpassÈ gr‚ce ‡ líoption Encours Clients du menu Impressions. Attention : Les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Taux de remise Le taux de pourcentage de remise consenti au client est automatiquement appliquÈ lors de líenregistrement díune vente par le module de vente (mode CrÈances / Dettes). Taux d'escompte Le taux de pourcentage d'escompte consenti au client est automatiquement appliquÈ lors de líenregistrement díune vente par le module de vente (mode CrÈances / Dettes). Seuil de relance Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de relance. Un courrier lui sera envoyÈ uniquement si le montant des ÈchÈances en retard de rËglement dÈpasse le montant du seuil indiquÈ ici. Type de relance SÈlectionnez le type de relance ‡ effectuer : sur imprimante ou par fax (pensez ‡ configurer votre fax dans Configuration de líimpression du menu Dossier). 285 Onglet S oldes Fichiers de DonnÈes 111 Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 286 Onglet G raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par mois. 287 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 288 Journaux 289 Gestion des Journaux Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs : Code LibellÈ Type AC Achats de marchandises Achats AN A-nouveaux A-nouveaux BP Banque principale TrÈsorerie BS Banque secondaire TrÈsorerie CA Caisse TrÈsorerie OD OpÈrations diverses Divers VC Ventes comptoir Ventes VE Ventes et prestations Ventes Mode Recettes - DÈpenses : Code LibellÈ Type AN A-nouveaux A-nouveaux DEC DÈcaissements DÈcaissements ENC Encaissements Encaissements OD OpÈrations diverses Divers Mode CrÈances - Dettes : Code LibellÈ Type AC Achats de marchandises Achats AN A-nouveaux A-nouveaux Printed Documentation 112 BQ Banque TrÈsorerie CA Caisse TrÈsorerie OD OpÈrations diverses Divers VE Ventes et prestations Ventes Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Journaux Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer un journal  Modifier un journal  Supprimer un journal inutilisÈe  Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 290 CrÈation d'un Journal Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Journaux Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum). 3. Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal. Du choix de ce type dÈcoule un traitement diffÈrent en saisie d'Ècritures et des paramËtres particuliers ‡ la dÈfinition du journal. 4. Si vous souhaitez crÈer un journal en devise, indiquez le code de la devise, si vous souhaitez crÈer un journal en Euros, ne saisissez rien. 5. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs : GÈnÈral, Banque, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 291 Type du Journal Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes :  Un journal díencaissements enregistre les recettes et peut Ítre dÈfini avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne sur un compte de banque, de caisse (5) ou mÍme un compte díExploitant (108).  Un journal de dÈcaissements enregistre les dÈpenses et peut Ègalement Ítre dÈfini avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne.  Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des Ècritures de salaire, Ö  Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle. Fichiers de DonnÈes 113  (En mode CrÈances / Dettes) Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements correspondant aux ventes et aux achats enregistrÈs dans les journaux correspondants. Une contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de journal peut Ítre demandÈe. Important : En mode CrÈances / Dettes, si vous souhaitez enregistrer une Ècriture type Recettes / DÈpenses, saisissez dans ce cas vos recettes et vos dÈpenses dans un journal de type TrÈsorerie. 292 Contrepartie automatique La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). En mode Recettes / DÈpenses, vous pouvez demander díappliquer une contrepartie Ligne ‡ Ligne pour les journaux de type Encaissement et DÈcaissement. En mode CrÈances / Dettes, la contrepartie est paramÈtrable sur les journaux de type TrÈsorerie :  En contrepartie ligne ‡ ligne, la ligne de contrepartie est gÈnÈrÈe pour chaque Ècriture.  En contrepartie en pied de journal, le montant de la contrepartie est cumulÈ chaque mois en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. En mode CrÈances / Dettes attention ! Le choix de la contrepartie automatique a des consÈquences prÈcises quand au rapprochement bancaire ‡ effectuer :  Avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne, vous devez rÈaliser un rapprochement bancaire par compte (pointage du compte de banque ou de caisse).  Avec une contrepartie En Pied de Journal, vous devez utiliser le rapprochement par journal (pointage des Ècritures du journal, car le compte de banque ou de caisse ne contient pas le dÈtail des montants). 293 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie : 294 Contrepartie ligne ‡ ligne Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe par une Ècriture passÈe sur le compte de banque : PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit 1 1 401LIB 5121 Librairie Pater Librairie Pater 450,00 450,00 2 2 401COMPO 5121 Compo SA Compo SA 500,00 500,00 3 3 411TONIER 5121 Tonier Tonier 800,00 800,00 295 Contrepartie pied de journal Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque : PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit Printed Documentation 114 1 2 3 401LIB 401COMPO 411TONIER Librairie Pater Compo SA Tonier 450,00 500,00 800,00 5121 5121 DÈpenses Recettes 950,00 800,00 296 Raccourci Compte 1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le compte. Exemple CTRL + T N° Compte 44566 CTRL + T N° Compte 1170 297 Raccourci LibellÈ 1. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 2. Indiquez le libellÈ. Exemple CTRL + F LibellÈ Facture n° 298 Comptes interdits Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 299 Description de la Fiche 300 Journal : Onglet GÈnÈral Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :  La numÈrotation des piËces  La contrepartie automatique  Le libellÈ de l'Ècriture  Le Mode simulation 301 Journal : Onglet Banque Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la banque associÈe au journal de TrÈsorerie. 302 Journal : Onglet Raccourcis Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez souvent dans un journal. Fichiers de DonnÈes 115 Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour dÈfinir le raccourci. Consultez aussi la partie LibellÈs des Ècritures. 303 Journal : Onglet Comptes Comptes Interdits Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit / CrÈdit). Fourchettes de Centralisation Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des journaux. 304 Onglet S oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 305 Onglet G raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par mois. 306 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 307 Guides d'Ecritures 308 Gestion des Guides d'Ecritures Un guide díÈcritures permet de prÈ-enregistrer des lignes díÈcritures pour automatiser la saisie des Ècritures rÈpÈtitives : factures, rËglements, OD de salaires, OD de TVAÖ Un guide díÈcritures, entiËrement automatisÈ, permet Ègalement de crÈer des guides d'abonnement : loyer, abonnement Ö Les guides sont utilisÈs dans líoption Saisie GuidÈe du menu Quotidien. Printed Documentation 116 Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer de nouveaux guides  Consulter ou modifier un guide  Supprimer les guides que vous níutilisez plus  Imprimer la liste des guides  Dupliquer un guide  Saisir ou consulter un mÈmo sur un guide  Exporter une sÈlection de guides  Exporter tous les guides  Importer des guides Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de nom ou de description. Chaque onglet affiche la liste des guides pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La rÈpartition de ces guides dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du guide. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 309 CrÈation de Guides díEcritures Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le nom du guide. 3. Saisissez la description du guide, ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son contenu (par exemple : Ventes ‡ 19,6 %, Achats 5,5 %, Virement de compte ‡ compte, Ö). 4. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante, le type du journal dans lequel vous souhaitez utiliser ce guide. 5. Choisissez de faire apparaÓtre le guide dans la liste de base, ou dans la liste complËte en pointant la bonne case. 6. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour dÈfinir les lignes prÈ-paramÈtrÈes du guide. Vous avez la possibilitÈ de classer les lignes des guides que vous crÈez dans líordre que vous souhaitez en cliquant sur les flËches ‡ droite du bouton Modifier. Cette fonction est Ègalement disponible pour les guides dÈj‡ crÈÈs. 310 Lignes du guide (en mode DÈpenses / Recettes) En mode CrÈances / Dettes, cliquez sur Lignes du guide. Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne, indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation plus ou moins grande. Fichiers de DonnÈes 117 Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est repÈrÈe par son numÈro díordre. Aide ‡ afficher lors de la saisie Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte Utilisez líicÙne ou touche F4 pour ouvrir la liste des comptes. A líexception des comptes de trÈsorerie (banque, caisse, ) et des comptes de líexploitant (108), le numÈro de compte que vous saisissez ici, ne sera pas modifiable lors de la saisie guidÈe. Pour la saisie díune ligne sur un compte de trÈsorerie, saisissez le numÈro du compte le plus utilisÈ ou saisissez un 5. Dans les deux cas, lors de la saisie, vous aurez la possibilitÈ de sÈlectionner un autre compte de banque, de caisse, et mÍme un des comptes de líexploitant. LibellÈ  Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture.  Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L.  Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule Saisissez ici un montant ou une formule. Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ rÈguliËrement pour un mÍme montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre faire líobjet díun guide d'abonnement.  Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide.  Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule de calcul en utilisant les opÈrations suivantes :  ñ  /  Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de position de la ligne.  Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante accessible par la flËche noire : SOLDE, TVA sur HT, TVA sur TTC. Les formules TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment paramÈtrÈe contient respectivement le montant HT ou TTC (saisi ou ‡ saisir). Comptabilisation díune dÈpense mixte Exemple Un mÈdecin reÁoit une facture de loyer de 1000 Ä. Mais son cabinet se trouve dans son domicile. La charge est donc ‡ la fois professionnelle et personnelle. Dans certains guides, (voir 14 Loyer et charges locatives) vous pouvez saisir un pourcentage (%FP) permettant de dÈfinir la part professionnelle de la charge. Seule la quote-part du loyer affÈrente ‡ líutilisation professionnelle est dÈductible du rÈsultat fiscal. Pour traiter ce type de dÈpense, nous vous proposons la mÈthode suivante : la quote-part professionnelle de la dÈpense est seule comptabilisÈe en charge ce qui Èvite la rÈintÈgration fiscale. Saisissez votre formule suivie (sans espace) de %FG/100. Pour paramÈtrer ce type de guide, vous devez dÈfinir vos lignes díÈcritures suivant cet ordre : Printed Documentation 118  PremiËre ligne : Saisissez le compte de trÈsorerie qui rËgle la dÈpense globale et pointez le sens DÈpense, le montant est ‡ saisir.  DeuxiËme ligne : Saisissez le compte de charge (6xx) et saisissez dans la zone Montant la formule suivante : $1*%FG/100. Cette formule permet de reprendre le montant de la ligne 1 et de calculer le montant ‡ imputer en charge professionnelle. Le montant de ce pourcentage sera ‡ renseigner lors de líutilisation du guide.  TroisiËme ligne (si TVA) : Saisissez le compte de TVA (4456) et saisissez dans la zone Montant la formule suivante : $2*0,196 ce qui permettra de calculer la TVA uniquement sur la part professionnelle.  DerniËre ligne : Saisissez le compte de líexploitant (108) et indiquez SOLDE dans la zone Montant. A saisir Cette case est ‡ cocher pour accÈder ‡ la modification de la zone en vis ‡ vis lors de la saisie guidÈe. Sens de l'Ècriture Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous ne pouvez sÈlectionner que l'une d'entre elles. 311 Lignes du guide (en mode CrÈances / Dettes) Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne, indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation plus ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est repÈrÈe par son numÈro díordre. Aide ‡ afficher lors de la saisie Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte  Si le compte doit Ítre saisi en appel du guide, laissez la zone vierge et cochez la case A Saisir.  Si le compte doit impÈrativement correspondre ‡ un certain type de compte, saisissez la racine et cochez la case A Saisir. En saisie guidÈe, líappel de la liste des comptes avec  ou F4 affichera automatiquement les comptes dont le numÈro commence par la racine paramÈtrÈe.  Si le compte est fixe, saisir le numÈro de compte en entier manuellement. Vous pouvez Ègalement choisir le compte dans la liste (icÙne ou touche F4). LibellÈ  Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture.  Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L.  Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule Saisissez ici un montant ou une formule. Fichiers de DonnÈes 119  Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ rÈguliËrement pour un mÍme montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre faire líobjet díun guide d'abonnement.  Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide.  Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule de calcul en utilisant les opÈrations suivantes :  -  /  Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de position de la ligne.  Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante accessible par la flËche noire : SOLDE, TVA sur HT, TVA sur TTC. Les formules TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment paramÈtrÈe contient respectivement le montant HT ou TCC (saisi ou ‡ saisir). Comptabilisation díune dÈpense mixte Si vous avez installÈ votre cabinet dans líappartement qui constitue votre habitation, vous pouvez considÈrer que le pourcentage professionnel est de x%. Seule la quote-part du loyer affÈrente ‡ líutilisation professionnelle est dÈductible du rÈsultat fiscal. Pour traiter ce type de dÈpense, nous vous proposons la mÈthode suivante : la quote-part professionnelle de la dÈpense est seule comptabilisÈe en charge ce qui Èvite la rÈintÈgration fiscale. Le pourcentage díutilisation professionnelle devra Ítre indiquÈ lors de líutilisation du guide. Saisissez votre formule suivi (sans espace) de : %FG/100. Vous devez dÈfinir vos lignes díÈcritures suivant cet ordre :  PremiËre ligne : Saisissez le compte de tiers ‡ qui vous rÈglez la dÈpense globale et pointez le sens CrÈdit.  DeuxiËme ligne : Saisissez le compte de charge (6xx) et saisissez dans la zone Montant la formule suivante : $1*%FG/100. Cette formule permet de reprendre le montant de la ligne 1 et de calculer le montant ‡ imputer en charge professionnelle. Le montant de ce pourcentage sera ‡ renseigner lors de líutilisation du guide.  TroisiËme ligne (si TVA) : Saisissez le compte de TVA (4456) et saisissez dans la zone Montant la formule suivante : $2*0,196 ce qui permettra de calculer la TVA uniquement sur la part professionnelle.  DerniËre ligne : Saisissez le compte de líexploitant (108) et indiquez SOLDE dans la zone Montant. A saisir Cette case doit Ítre cochÈe pour accÈder ‡ la modification de la zone en vis ‡ vis lors de la saisie guidÈe. Sens de l'Ècriture Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous ne pouvez sÈlectionner que l'une d'entre elles. 312 Consulter ou modifier un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le bouton Modifier. Printed Documentation 120 313 Dupliquer un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton Dupliquer. Saisissez le nom du nouveau guide. 314 Supprimer un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. 315 Exporter une sÈlection de guide Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures Comment faire ? 1. Dans chaque onglet, cochez les guides ‡ exporter gr‚ce ‡ la colonne E. 2. Cliquez sur le bouton Exporter. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les guides ne pourront Ítre importÈs. 6. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie Importation des Guides d'Ecritures. 316 Saisir ou lire un mÈmo sur un guide AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures. Les guides avec MÈmo affichent un trombone dans la colonne M. SÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton MÈmo. 317 Guides d'Abonnements 318 Gestion des Guides d'Abonnements Quíest-ce quíun guide díabonnements ? Un guide díabonnement permet de gÈnÈrer automatiquement, ‡ intervalles rÈguliers (mensuels, trimestriels, Ö) les Ècritures comptables correspondant ‡ des charges ou des produits díun montant fixe et pÈriodiques (abonnement revue, loyer, Ö). Pour que les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance soient automatiquement proposÈes ‡ líouverture du dossier, cochez la case GÈnÈration automatique des abonnements dans menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des Abonnements du menu Quotidien. Fichiers de DonnÈes 121 PerpÈtuitÈ des abonnements Chaque abonnement sera automatiquement reportÈ sur le nouvel exercice lors de la clÙture annuelle, et ses dates automatiquement mises ‡ jour. Cíest pourquoi, dans le paramÈtrage du guide, vous devez indiquer une pÈriode sur N (et non sur N et N+1). Si le guide díabonnement crÈÈ níÈtait valable que pour un seul exercice, supprimez-le aprËs la clÙture annuelle. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Guides díAbonnements Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer de nouveaux abonnements  Consulter ou modifier un guide  Supprimer un guide que vous níutilisez plus Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 319 CrÈation d'un Guide d'Abonnement 1. CrÈez un guide d'Ècritures complËtement automatisÈ (toutes les cases A saisir dÈcochÈes). 2. AccÈdez aux guides díabonnements par DonnÈes + Guides díAbonnements, et cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 3. Saisissez obligatoirement le code du guide ‡ crÈer (sur 8 caractËres maximum). 4. Saisissez la description du guide díabonnement ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son contenu. 5. Saisissez le code du guide díÈcriture dont vous souhaitez rÈcupÈrer les Ècritures ou cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste. 6. Saisissez le code du journal dans lequel vous dÈsirez gÈnÈrer les Ècritures de cet abonnement ou cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste. 7. Saisissez la date de dÈbut, date ‡ partir de laquelle le logiciel doit gÈnÈrer les Ècritures d'abonnement. Si le dÈbut coÔncide avec le dÈbut de l'exercice, pointez Exercice sinon saisissez la date ‡ partir de laquelle l'Ècriture doit Ítre gÈnÈrÈe. Utilisez l'icÙne pour accÈder au calendrier. 8. Saisissez ensuite la date de fin, date ‡ laquelle le logiciel arrÍtera de gÈnÈrer les Ècritures. Remarque : Pour un guide ‡ utiliser sur plusieurs exercices, paramÈtrez la pÈriode sur líexercice courant. Les dates seront mises ‡ jour automatiquement ‡ chaque clÙture annuelle et les Ècritures seront donc gÈnÈrÈes exercice par exercice, au fur et ‡ mesure des clÙtures annuelles. 9. Choisissez líune des frÈquences díabonnement suivantes : Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle. 10. Avec le bouton ParamÈtrer, dÈterminez le jour exact (pour une frÈquence Hebdomadaire, par exemple tous les mardis), le jour dans le mois (pour une frÈquence Mensuelle, par exemple, le 1 er jour du mois) et le mois (pour une frÈquence Trimestrielle, par exemple le deuxiËme mois du trimestre). En Printed Documentation 122 choisissant une frÈquence mensuelle, vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈterminer une frÈquence annuelle en ne sÈlectionnant quíun seul mois. 11. Cliquez sur OK pour valider. Toutes les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance ‡ la date du jour seront proposÈes ‡ líouverture du dossier si vous avez activÈ la gÈnÈration automatique dans les prÈfÈrences du dossier, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des Abonnements du menu Quotidien. 320 Guide d'Abonnement : ParamÈtrage de la frÈquence Dans cette fenÍtre, vous devez prÈciser un jour, un mois ou une pÈriode sur laquelle líabonnement doit Ítre gÈnÈrÈ. En fonction de la frÈquence choisie, les options proposÈes ne sont pas les mÍmes. Pour une frÈquence hebdomadaire, vous devez indiquer le ou les jours de la semaine, pour une frÈquence mensuelle, le jour du mois et pour une frÈquence trimestrielle, le mois du trimestre ainsi que le jour. 321 LibellÈs des Ecritures 322 LibellÈs des Ecritures Cette option vous permet de crÈer une liste des libellÈs les plus utilisÈs dans vos Ècritures comptables, et ainsi de gagner du temps en Saisie Comptable . Cette liste níest cependant pas indispensable, líintitulÈ du compte pouvant se reporter automatiquement en libellÈ de líÈcriture. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer de nouveaux libellÈs  Consulter ou modifier une fiche  Supprimer les libellÈs que vous níutilisez plus  Imprimer la liste des libellÈs  Trier la liste  Importer des libellÈs  Exporter des libellÈs Chaque onglet affiche la liste des libellÈs pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La rÈpartition de ces libellÈs dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du libellÈ. Pour rechercher un libellÈ díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 323 CrÈation de LibellÈs Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Fichiers de DonnÈes 123 2. Saisissez le libellÈ. 3. Indiquez le type de journal dans lequel le libellÈ doit síafficher, et cliquez sur OK. En saisie díÈcritures, vous pourrez complÈter automatiquement la liste des libellÈs gr‚ce ‡ la touche F6. 324 Consulter ou modifier une fiche LibellÈ AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et double-cliquez sur un libellÈ, ou utilisez le bouton Modifier. Le type de journal ne peut Ítre modifiÈ. Síil est incorrect, supprimez le libellÈ et recrÈez-le. 325 Supprimer un LibellÈ AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures, sÈlectionnez le libellÈ et cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. 326 Imprimer la liste des LibellÈs AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et cliquez sur le bouton Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 327 Trier la liste des LibellÈs Trier les libellÈs des Ècritures vous permettra de positionner les libellÈs les plus utilisÈs en haut de liste. Pour cela :  SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Monter.  SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Descendre.  Pour retrouver un classement alphabÈtique, cliquez dans líentÍte de la colonne LibellÈ. 328 Exporter des LibellÈs Cette option vous permet díexporter les libellÈs des Ècritures. Comment faire ? 1. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. 2. Cliquez sur le bouton Exporter. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. 4. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 5. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les libellÈs ne pourront Ítre importÈs. 6. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. 329 Importer des LibellÈs Cette option vous permet de rÈcupÈrer les libellÈs des Ècritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou votre revendeur. Printed Documentation 124 Comment faire ? 1. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. 2. Cliquez sur le bouton Importer. 3. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. 4. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de passe, puis cliquez sur OK. 330 Modes de RËglements 331 Les Modes de RËglements (en mode CrÈances - Dettes) Le module de vente vous permet de rÈaliser des factures et díenregistrer un rËglement client. La gestion des modes de rËglements permet :  díimprimer en pied de facture, le mode de rËglement du client,  díenregistrer dans líÈchÈancier le mode de rËglement utilisÈ,  si vous le souhaitez, de gÈnÈrer des Ècritures de rËglements sur un compte de trÈsorerie spÈcifique ‡ chaque mode de rËglement. Si le mode de rËglement habituel du client est connu, saisissez le directement dans la fiche du compte client : il sera automatiquement proposÈ en rËglement de facture. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Modes de RËglements 332 CrÈation d'un Mode de RËglement 1. AccÈdez ‡ la gestion des modes de rËglements par le menu DonnÈes + Modes de RËglements. 2. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 3. Saisissez le code du mode de rËglement, le libellÈ, le type et le numÈro de compte comptable. 333 Devises 334 Les Devises Pour enregistrer des montants en devise, vous devez crÈer un code pour chacune des devises avec lesquelles vous travaillez. Cette commande permet de dÈfinir les codes devises et le taux de change associÈ. Ces codes serviront ‡ la conversion des devises OUT en FRF. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Devises Comment crÈer une devise ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de la devise. 3. Saisissez le nom de líunitÈ et de la sous-unitÈ (centimes, cents, ..). Fichiers de DonnÈes 125 4. Indiquez si la devise fait partie de la zone euros. 5. Saisissez le cours de la devise par rapport ‡ la monnaie locale. 335 Fichiers non Comptables 336 Les Pays Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 337 Les DÈpartements Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code et le nom du dÈpartement. 338 Les Codes Postaux Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays doivent Ítre crÈÈs auparavant. 339 Immobilisations 340 Les Immobilisations Le suivi des immobilisations permet díobtenir automatiquement le calcul des plus ou moins values pour la dÈclaration 2035. La liste des immobilisations (Gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres fichiers + Immobilisations) est classÈe par ordre croissant de code article. Pour crÈer une nouvelle immobilisation, cliquez sur le bouton Nouveau et dÈfinissez sa fiche. 341 La fiche de líImmobilisation Date díachat/ Date de mise en service Pour une immobilisation en mode DÈgressif, la date díachat est obligatoire, la premiËre annuitÈ est calculÈe ‡ partir de cette date (au prorata du nombre de mois, le premier mois Ètant le mois de la date díachat). Pour une immobilisation en mode LinÈaire, la date de mise en service est obligatoire pour le calcul de la premiËre annuitÈ (au prorata du nombre de jours). Mode díamortissement Vous pouvez choisir parmi l'un des six modes d'amortissement proposÈs : Printed Documentation 126 Le mode Aucun Lorsque le bien n'est pas amortissable, un terrain ‡ b‚tir par exemple, le logiciel gÈnËre aucun renseignement relatif ‡ un amortissement. Le mode LinÈaire Il rÈpartit de maniËre Ègale les dÈprÈciations sur la durÈe de vie du bien. Le taux d'amortissement linÈaire est obtenu en divisant 100 par le nombre d'annÈes de la durÈe de vie du bien. Le montant de la derniËre annuitÈ, correspond ‡ la diffÈrence entre une annuitÈ complËte et le montant amorti lors de la premiËre annuitÈ. Le mode DÈgressif Ce systËme est caractÈrisÈ par l'application d'un taux constant ‡ une valeur dÈgressive. Le taux d'amortissement est Ègal au produit du taux linÈaire par un coefficient qui varie suivant la durÈe de vie du bien. Un bien d'occasion et/ou un bien dont la durÈe de vie est infÈrieure ‡ trois ans ne peut faire l'objet d'un amortissement dÈgressif. Le logiciel applique les coefficients suivants au taux constant. Cependant vous pouvez modifier un coefficient dans la zone coefficient dÈgressif. DurÈe d'utilisation du bien = d Coefficient 3 =< d <= 4 1,5 4 < d <= 6 2 d > 6 2,5 Le mode Exceptionnel Il est accordÈ pour encourager certains investissements mobiliers ou immobiliers, tels que la recherche scientifique et technique, la lutte contre la pollution de l'air atmosphÈrique et des eaux industrielles... Les taux calculÈs sont linÈaires. Le logiciel fait une distinction entre des amortissements exceptionnels :  MDEE (MatÈriel DestinÈ ‡ Economiser líEnergie) : DurÈe d'amortissement sur un an.  Logiciel : DurÈe variable (un an en gÈnÈral).  Mode Aucun : Ce mode doit Ítre sÈlectionnÈ pour une immobilisation non amortissable.  Mode VÈhicule de Tourisme : Ce mode correspond ‡ un amortissement dÈgressif. DurÈe díamortissement (annÈe) Indiquez la durÈe en annÈe. DurÈe díamortissement (mois) Si vous gÈrez une durÈe d'amortissement qui n'est pas un nombre d'annÈes entier, indiquez le nombre de mois supplÈmentaires (6 pour une demi-annÈe). La saisie de la durÈe díun amortissement dÈgressif a pour effet díappliquer un taux bien prÈcis. Coefficient dÈgressif Cette zone est uniquement accessible dans le cas d'un amortissement dÈgressif. Fichiers de DonnÈes 127 Plan díamortissement A la validation de la fiche díimmobilisation, le plan díamortissement calculÈ automatiquement par le logiciel síaffiche. Il reste consultable ‡ tout moment ‡ partir du bouton Plan. Cessions díimmobilisations En cas de cession díune immobilisation, ouvrez la fiche díimmobilisation et cliquez sur le bouton Cession. Une impression des immobilisations sorties est disponible. En impression de la dÈclaration 2035, les immobilisations sont automatiquement reprises et un calcul des plus ou moins values est effectuÈ pour les immobilisations sorties. 342 Impression des Immobilisations et des Cessions Vous pouvez imprimer vos immobilisations et vos cessions par le menu DonnÈes + Autres fichiers + Immobilisations. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líimpression pour toutes les immobilisations, mais vous pouvez sÈlectionner une autre fourchette. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 343 AssociÈs 344 Les AssociÈs Les associÈs seront automatiquement repris dans la dÈclaration 2035. Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs Fonctions disponibles Vous pouvez :  CrÈer de nouveaux associÈs  Consulter la liste des associÈs  Modifier une fiche  Supprimer les fiches que vous níutilisez plus Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un associÈ díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 345 CrÈation díun AssociÈ Comment y accÈder ? Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs Comment faire ? 1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Renseignez les diffÈrentes coordonnÈes de votre associÈ et validez en cliquant sur OK.. 129 346 OpÈrations de ClÙture 347 Validation des Ecritures La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 348 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures 349 Comment faire ?  SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette pÈriode, líajout díÈcritures sera toujours possible.  Lancez la validation en cliquant sur OK. 350 Messages survenus lors de la validation 27 ´ Le journal VE contient des Ècritures de simulation sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez confirmer ou supprimer ces Ècritures avant la validation. ª : La commande Ecritures de simulation du menu Quotidien vous permettra de confirmer ces Ècritures. 28 ´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un compte díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la contrepartie adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et saisir la contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre. 29 ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous vous rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si vous gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos Ècritures. 30 ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª : ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ). Printed Documentation 130 31 ´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez impÈrativement Èquilibrer le journal. 351 ConsÈquences de la validation Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 352 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas, le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours en pied de journal. 353 La ClÙture Mensuelle La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 354 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle 355 Comment faire ? 32 SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. 33 SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. 34 Lancez la clÙture en cliquant sur OK. Attention : AprËs la clÙture des journaux, aucune Ècriture sur la pÈriode antÈrieure (mois compris) ne pourra Ítre modifiÈe. Toutefois, une maintenance des journaux pourra Ítre demandÈe par le menu Outils + Maintenance Technique, mais nÈcessitant un mot de passe que vous pourrez acquÈrir en appelant le service technique. Remarque : Vous devez comptabiliser les factures avant de lancer la clÙture mensuelle des journaux concernÈs. 356 Messages survenus lors de la clÙture OpÈrations de ClÙture 131 ´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez valider ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures du menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. ´ Le compte 530 du journal CA est crÈditeur. ª : VÈrifiez les saisies du compte 530. Une caisse ne doit en aucun cas Ítre crÈditrice. ´ Impossible de clÙturer le journal VE sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez comptabiliser les factures avant la clÙture. ª : Cliquez sur le bouton DÈtails si vous souhaitez obtenir et imprimer la liste des factures concernÈes, puis comptabilisez ces factures. 357 GÈnÈration des Soldes N-1 Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de RÈsultat. 358 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1 359 Comment faire ?  CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant.  En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la balance avec les comptes de charges et de produits.  Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable).  AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 360 GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 La GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 permet díeffectuer une simulation de la clÙture annuelle. Cette gÈnÈration a lieu au premier mois de líexercice suivant et síapplique aux comptes díactif et de passif, cíest-‡-dire appartenant aux classes 1 ‡ 5. Ces ‡ nouveaux provisoires seront bien entendu regÈnÈrÈs lors de la ClÙture Annuelle dÈfinitive. 361 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 362 La numÈrotation interne Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle. Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs :  Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle Fiscal .  Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet. Printed Documentation 132  Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel) Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le numÈro interne.  Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 363 Impressions 364 Le Journal GÈnÈral Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit. 365 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 366 La DÈclaration 2035 LíaccËs ‡ líimpression de la dÈclaration 2035 agrÈÈe nÈcessite un code díactivation particulier (contactez notre service commercial au 01 34 94 80 20 pour vous le procurer). De ce fait, vous pouvez directement imprimer cette dÈclaration et líenvoyer ‡ votre centre díimpÙt. La dÈclaration 2035 est un Ètat de fin díannÈe, mais vous avez la possibilitÈ de líÈditer ‡ tout moment pour une pÈriode. Cette option propose automatiquement des onglets qui vous permettent de saisir des informations complÈmentaires : montant brut des salaires, crÈdit de formation, immobilisationsÖ Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage de la dÈclaration 2035, cliquez ici. Vous pourrez aussi tÈlÈ-transmettre votre dÈclaration 2035 par EDI ‡ votre centre díimpÙt et votre association de gestion agrÈe. 367 Comment y accÈder ? Barre de menu ClÙtures + DÈclaration 2035 Certains ÈlÈments doivent Ítre saisis au prÈalable dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs : Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise :  Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse)  Siret, NumÈro de TVA et NAF (onglet Identification) Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) :  Adresse du TrÈsor Public OpÈrations de ClÙture 133  Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous Ítes un professionnel de la santÈ, renseignez votre code activitÈ dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs (onglet Exercice). 368 Les associÈs Si vous avez des associÈs, crÈez-les dans DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs. Ils seront automatiquement repris dans líimpression de la 2035. 369 Les immobilisations Toutes les immobilisations crÈÈes par la gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres fichiers + Immobilisations síaffichent. Les fiches sont modifiables ce qui permet de saisir le montant dÈj‡ amorti. 370 Plus ou moins values Les plus ou moins values rÈalisÈes sont calculÈes automatiquement ‡ partir des informations saisies en cession des immobilisations. Elles restent modifiables. 371 Lancement de líimpression Lorsque vos onglets sont complÈtÈs, cliquez sur le bouton OK pour accÈder ‡ la boÓte díimpression et lancez líimpression avec le modËle 2035. 372 Voir aussi la partie 35 Option EDI 373 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle 374 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 375 ClÙture Annuelle : Etape Options 376 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes (mode CrÈances / Dettes) Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA (notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 377 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes (mode CrÈances / Dettes) Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, dÈcochez cette option Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Printed Documentation 134 378 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture) Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 379 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier d'archive contenant l'exercice N-1. 380 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ. Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total de toute la base. Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207 correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 381 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture. 36 Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture. 37 Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux. OpÈrations de ClÙture 135 Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ. 382 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle La clÙture annuelle a pour effet : de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ; de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou modifier des Ècritures ; de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ; de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de trÈsorerie) dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ; de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD). 137 383 Outils 384 Maintenance 385 Maintenance Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur  Recalcul des Soldes  RÈindexation par Date  RÈorganisation des Fichiers  Reformatage des Comptes  ParamÈtrage du Plan de Regroupement Maintenance Technique  Maintenance des Journaux  Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux  Purge des EchÈances 38 Suppression d'Ecritures Comptables  DÈverrouillage des Ecritures 386 Maintenance Utilisateur 387 Archivage des DonnÈes LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes Printed Documentation 138 388 Maintenance : Recalcul des Soldes Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1 des comptes et des journaux. De plus, si dans les prÈfÈrences et les racines de comptes, les options Aucune ÈchÈance et TVA sur les dÈbits (aussi bien pour les ventes que pour les achats) sont cochÈes, la zone Sans ÈchÈance dans chaque compte de tiers sera activÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes 389 Maintenance : RÈindexation par Date Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date 390 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. De plus, si vous possÈdez líoption DDF (gÈnÈration ODBC), la rÈorganisation a pour effet de gÈnÈrer ces fichiers. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 391 Maintenance : Reformater les Comptes La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes Type de comptes Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 392 ParamÈtrage du plan de regroupement Outils 139 Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage de la 2035, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le regroupement de base. Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors díune mise ‡ jour. 393 AccËs au plan de regroupement Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc commence par : {2035[BNC,CONTROL]=2035 : RÈgime de la DÈclaration ContrÙlÈe Pour la dÈclaration 2035 394 Syntaxe ‡ utiliser Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡ modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe : Extrait du regroup.ini 395 Signification ´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de racine 109 ´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de racine 2805 et 2905 ´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les comptes de racine 413, Ö ´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö ´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine 514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la case DQ 396 Maintenance Technique 397 Mot de passe Printed Documentation 140 Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 398 Maintenance des journaux Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ?  SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer.  SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu.  Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 399 Maintenance : Purge des EchÈances Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un ÈchÈancier de taille rÈduite. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Purge des EchÈances Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ? Outils 141  Indiquez la fourchette de comptes de tiers concernÈs.  Indiquez la pÈriode de dates ‡ supprimer et cliquez sur OK. Il existe une autre possibilitÈ pour Èpurer vos ÈchÈances. Une fois la gestion des ÈchÈances mise en place, líÈchÈancier síouvrira automatiquement lors de la saisie díun rËglement afin de solder líÈchÈance correspondant au rËglement saisi. Dans la fenÍtre de líÈchÈancier, dans laquelle vous visualisez les ÈchÈances du compte, un bouton Epurer vous permet de supprimer les anciennes ÈchÈances. Líavantage de cette option est que vous visualisez les ÈchÈances avant de les supprimer. 400 Maintenance : Suppression d'Ecritures Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures. Pour supprimer les Ècritures non comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ? Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression : Fourchette de journaux Fourchette de comptes PÈriode Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 401 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables, pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu Quotidien. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un dÈverrouillage. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures Printed Documentation 142 Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?  Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes).  SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 402 Assistance Comptable 403 Assistance Comptable Voici les outils de líAssistance Comptable :  RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux  RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes  Epuration du Plan Comptable  Comparatif N / N-1  Etats de Suivi et d'Anomalies 404 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux) Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et Journaux) Comment faire ?  Choisissez la pÈriode.  Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux.  Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.)  Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. 405 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes Outils 143 Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes Comment faire ?  Indiquez le journal concernÈ.  Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer.  Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou le pointage. 406 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡ prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable 407 Communication Entreprise - Expert 408 Communication Entreprise - Expert Il síagit de rÈaliser :  Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP.  Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert Comment faire ? Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs Printed Documentation 144 seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡ chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 409 Recevoir des donnÈes Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Remarques :  Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan Comptable Entreprise.  Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation) dans les cas suivants :  Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur + Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des comptes ‡ importer.  Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier. 410 Transmettre des donnÈes Renseignez les informations suivantes : PÈriode Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de líexercice N. Journaux Outils 145 Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas ! Envoi ‡ líadresse email Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 411 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ? exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ? 39 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 40 Cochez Transmettre des donnÈes. 41 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux. Printed Documentation 146 A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou ´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ? Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les donnÈes díun dossier.  CrÈez ou ouvrez un dossier vierge.  AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va Ècraser les donnÈes du dossier.  Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 412 Format COALA ComptabilitÈ - journaux Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ? Outils 147 Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ?  Ouvrez un journal.  AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier.  Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ? 42 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 43 Cochez Recevoir des donnÈes. 44 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ? 4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou ´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ? Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les donnÈes díun dossier. Printed Documentation 148 1 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer + Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 2 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu Edition. 3 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu Utilitaires. 4 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 413 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00 API ComptabilitÈ Gamme 8 Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ? 5 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 6 Renseignez les informations suivantes : Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix) Table ‡ exporter : ECRITURES Type díexport : ASCII DÈlimitÈ Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix) Enregistrement EntÍte : Non SÈparateurs : ´ ; ª Suppression des espaces : Oui 7 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 8 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ? 1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ? 1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. Outils 149 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ Les Journaux Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ? 1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes : 45 ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix) 46 SÈparateur : ´ ; ª 47 Convers. CaractËre : Non 48 Format Date : 1 - JJMMAA 49 Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö 50 Sens CrÈdit : -1 51 Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT) 3 Renseignez la position des champs suivants : 7 Journal : 2 8 RÈfÈrence : 3 9 Compte : 4 10Date : 5 11LibManu : 6 12Montant : 7 13Sens : 8 4 Cliquez sur le bouton Importer. 414 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ? Printed Documentation 150  AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export.  Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer.  Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante : 4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411 5 Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ? 52 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53 Cochez Recevoir des donnÈes. 54 Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ? 14AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 15Cochez Transmettre des donnÈes. 16Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ? 9 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 10 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 11 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 415 Transmettre des donnÈes - AZUR Racines des comptes Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 416 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ?  Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation. Outils 151  Cochez Export Ècritures.  Indiquez la pÈriode ‡ exporter.  Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ? 55 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56 Cochez Recevoir des donnÈes. 57 Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ? 17AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 18Cochez Transmettre des donnÈes. 19Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC Les Journaux Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ ‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code BQUE. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ? 12 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 13 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 417 Format CCMX Expert Winner Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ? 14 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 15 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 16 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 17 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 18 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 19 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII. Printed Documentation 152 20 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ? 6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ? 4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner Les Journaux Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6 caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code ´ ACHATS ª. Les Comptes Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡ 25 caractËres. Les accents seront supprimÈs. Outils 153 Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ? 1 Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois) 5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon :  CODE : EBP (au choix)  IntitulÈ : EBP Compta (au choix)  Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT  Longueur de líenregistrement : rien  Code enreg. spÈcifique : rien  Code enreg. ‡ exclure : rien  Position : rien  Position : rien  Cochez SÈparateur de champs et indiquez ,  Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez .  Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez "  Ne cochez pas SÈparateur de millier 8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ : 58 Code journal : 3 59 Date : 2 60 Date (position du jour) : 1 61 Date (position du mois) : 3 62 Date (position de líannÈe) : 5 63 Compte gÈnÈral : 4 64 IntitulÈ du compte : 5 65 Montant DÈbit : 8 66 Montant CrÈdit : 9 67 PiËce : 7 68 LibellÈ : 6 69 Date díÈchÈance : 10 70 Date (position du jour) : 1 71 Date (position du mois) : 3 72 Date (position de líannÈe) : 5 10Validez. 2 Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation) 20Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 21SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures 22Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 23SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez. Printed Documentation 154 24Validez les deux fenÍtres suivantes. 25Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 418 Format CCMX Expert AS400 Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez.  SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ? 73 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 74 Cochez Transmettre des donnÈes. 75 Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 419 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis. Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 420 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8 Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ?  AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid.  RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements.  RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable.  Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter.  A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun journal particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois.  Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et 411 ou 400 et 410). Outils 155 Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ? 76 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 77 Cochez Recevoir des donnÈes. 78 Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ? 26AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 27Cochez Transmettre des donnÈes. 28Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ? Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable. Les Journaux Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡ 10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6 caractËres). Printed Documentation 156 Les numÈros de piËces La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ? 21 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 22 Choisissez SISCO II. 23 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 24 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 25 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 26 Validez líimportation des Ècritures. 27 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 421 Format CEGID PGI Version S5 Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ? 29Utilisez le module ´ Communication SX ª. 30Cliquez sur Envoyer. 31SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 32Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 33SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier. 34Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 35DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Outils 157  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ? 79 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 80 Cochez Transmettre des donnÈes. 81 Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ? 28 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 29 Cliquez sur Recevoir. 30 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 31 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 422 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ? 36Export des Ècritures : 37AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables  EBP du menu Tenue + Exporter + COPMVTSEBP. 38Choisissez líexercice. 39Choisissez Mouvements par FTP. 40SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 41ProcÈdure de transfert : 42AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 43Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 44Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 45SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ? 82 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 83 Cochez Transmettre des donnÈes. Printed Documentation 158 84 Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta Les Comptes Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ? 32 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des correspondances journaux micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 33 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des correspondances comptes micro  EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 34 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 35 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN : 10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le serveur. 13Double-cliquez sur le fichier. 14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 36 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta : 7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue + Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 37 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 38 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 423 Format CICERON HÈliast Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format CICERON - HÈliast. Outils 159 424 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00 Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?  AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires.  SÈlectionnez les critËres de líexport.  Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant.  Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez.  Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ? 85 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 86 Cochez Recevoir des donnÈes. 87 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ? 46AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47Cochez Transmettre des donnÈes. 48Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ? 39 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 40 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 41 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP. Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert / Import du menu Utilitaires. Printed Documentation 160 425 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00 Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?  Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes.  SÈlectionnez les critËres de líexport.  Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant.  Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez.  Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ? 88 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 89 Cochez Recevoir des donnÈes. 90 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ? 49AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50Cochez Transmettre des donnÈes. 51Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ Les Journaux Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Les Comptes Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ? 42 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes. 43 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 426 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1 Outils 161 Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ?  AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant.  SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture.  Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail.  Indiquez le chemin du fichier díexport.  Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule.  SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte.  Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien.  Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export pour EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant.  Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les Comptes La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Les Exercices Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ? 91 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 92 Cochez Recevoir des donnÈes. 93 Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ? 52AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53Cochez Transmettre des donnÈes. 54Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ? 44 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler líassistant. 45 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 46 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. Printed Documentation 162 47 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 48 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 49 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 50 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 51 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres choix par dÈfaut. 52 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape 1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs automatiquement lors de líimportation. 427 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 428 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5 Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Les Comptes La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation. Les Exercices Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 429 Format EBP - ComptabilitÈ Windows Ce format permet :  Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP.  Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre logiciel EBP. Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation. Outils 163 Comment importer des Ècritures au format EBP ? 94 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 95 Cochez Recevoir des donnÈes. 96 Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ? 55AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56Cochez Transmettre des donnÈes. 57Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 430 Format Interface Expert (Coala) Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ? Format COALA - ComptabilitÈ - journaux Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une commande de Copier / Coller. Comment faire ? Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ? Format Interface Expert (Coala) Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ? 97 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 98 Cochez Transmettre des donnÈes. 99 Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ? Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA.  Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe.  Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ.  Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡ importer.  Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats.  Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport. Printed Documentation 164  Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1 er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK.  Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP.  Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue.  Indiquez la taille des comptes.  Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer.  Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer.  Cliquer sur OK.  SÈlectionner le fichier ‡ importer. 431 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ?  AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable.  SÈlectionnez Autre.  Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer.  DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ? 100 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 101 Cochez Recevoir des donnÈes. 102 Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ? 58AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59Cochez Transmettre des donnÈes. 60Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ? 53 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 54 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 55 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 56 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 432 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ?  AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers.  SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer.  Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter. Outils 165  En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout.  Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien.  Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie de Tenue.  Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante : 17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411 18Les racines 08 et 09 deviennent 401 Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ? 103 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 104 Cochez Recevoir des donnÈes. 105 Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ? 61AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62Cochez Transmettre des donnÈes. 63Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta Les Journaux Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005. Les NumÈros de PiËce La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Printed Documentation 166 Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ? 57 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 58 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 433 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 434 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ?  AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter.  DÈfinissez les critËres de líexport et validez.  Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ? 106 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 107 Cochez Recevoir des donnÈes. 108 Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ? 64AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 65Cochez Transmettre des donnÈes. 66Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ? 59 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 60 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 61 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 435 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum Comment importer des Ècritures au format Gestimum ?  AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils.  Cochez Recevoir des donnÈes.  Choisissez le format Gestimum et validez. Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ? 109 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Outils 167 110 Cochez Transmettre des donnÈes. 111 Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 436 Import de donnÈes 437 Importation des Guides d'Ecritures Cette option vous permet de rÈcupÈrer les guides díÈcritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou votre revendeur. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Guides Ecritures Comment faire ?  Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer.  Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de passe.  Cochez la case Mise ‡ jour des guides díÈcritures uniquement si les guides existant dÈj‡ dans votre dossier doivent Ítre modifiÈs. 438 Import ParamÈtrable 439 Importation ParamÈtrable Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes et Ècritures. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification Comment faire ?  GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou ASCII).  Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de DonnÈes.  Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures  Cliquez sur OK.  Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 440 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel Printed Documentation 168 ParticularitÈs  Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du fichier sera ignorÈe lors de líimport.  Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs s'associent automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des champs ‡ importer).  Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes dans Excel : 112 SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du menu DonnÈes. 113 …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant. 114 …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme Identificateur de texte. 115 …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 441 Etape de l'assistant 442 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC.  En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. 116 En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC correspondants. Format d'import Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 443 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. SÈparation des champs Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer. Outils 169 Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre chaque champ. DÈbut des donnÈes Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 444 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ) Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier : SÈparateur de champs Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix prÈcisÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 445 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe) Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position souhaitÈe. 446 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 447 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le Format Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Printed Documentation 170 Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 448 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 449 Import d'Ecritures 450 Formats 451 Importation de Win Compta LibÈrale V2 EBP Compta LibÈrale rÈcupËre les comptes et les Ècritures de votre ancien dossier Win Compta LibÈrale V2. Dans votre ancien logiciel Compta LibÈrale V2  Ouvrez votre ancien dossier puis accÈdez ‡ líoption Export du menu Dossier + DonnÈes.  Choisissez d'exporter les Ècritures, sur la pÈriode souhaitÈe. (nous vous rappelons ici que vous disposez de deux exercices ouverts en mÍme temps dans votre nouveau logiciel EBP ComptabilitÈ LibÈrale, vous ne pouvez donc exporter que deux annÈes depuis la comptabilitÈ libÈrale).  Indiquez en nom de fichier ECRITURE.TXT pour les Ècritures, conservez le sÈparateur de champ par dÈfaut, soit la virgule. Validez par OK l'exportation, le fichier gÈnÈrÈ le sera dans le rÈpertoire LIBERALE (ou dans le rÈpertoire d'installation de votre comptabilitÈ libÈrale si vous avez changÈ le nom par dÈfaut). Faites de mÍme pour les comptes, nommez alors le fichier COMPTES.TXT et validez par OK son exportation. Dans votre nouveau logiciel EBP ComptabilitÈ LibÈrale Outils 171 117 AprËs avoir installÈ le programme et crÈÈ votre dossier comptable (dans lequel les dates de l'exercice courant correspondront aux dates du premier exercice OUVERT dans la comptabilitÈ libÈrale) Exemple : Dans votre nouveau logiciel EBP ComptabilitÈ libÈrale, vous avez deux exercices ouvert, 99 et 00, votre dossier sera crÈÈ sur 99, 00 Ètant par dÈfaut gÈnÈrÈ par le programme. 118 Lancez líoption Import libÈrale V2 du menu Outils + Import de DonnÈes et indiquez le fichier ECRITURE.TXT (du rÈpertoire LIBERALE), conservez les options par dÈfaut (Ècritures de simulation, recalcul des soldes) et validez l'importation. Attention : Si vous gÈriez les comptes de tiers dans la prÈcÈdente version (Version 2), vous devez impÈrativement rÈaliser cette importation dans un dossier de type CrÈances / Dettes (choix au moment de la crÈation du dossier sur votre nouveau logiciel). Vous avez maintenant rÈcupÈrÈ vos comptes et vos Ècritures dans votre nouveau logiciel. Vous pouvez commencer ‡ saisir vos nouvelles Ècritures. Description du fichier des Ècritures Líimportation de fichiers ASCII contenant des Ècritures síeffectue gr‚ce ‡ un fichier dont les Ècritures, sÈparÈes par un retour chariot, se prÈsenteront comme suit : 1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010396, Description des champs du fichier Ligne : il síagit díun numÈro de ligne qui peut Ítre alÈatoire ou chronologique, il est effectivement ignorÈ lors de líimportation. Date : elle est de la forme JJMMAA ou JJMMAAAA Code journal : il est alphanumÈrique sur 4 caractËres Compte : il est alphanumÈrique sur maximum 15 positions (dÈpend du paramËtre saisi lors de la crÈation du dossier en compta 5). LibellÈ automatique : il est sur deux positions LibellÈ manuel : entre guillemets sur 40 caractËres maximum NumÈro de piËce : entre guillemets alphanumÈrique sur 10 caractËres Montant : NumÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit Date díÈchÈance : elle est de la forme JJMMAA ou JJMMAAAA Type de TVA : E pour encaissement, D pour dÈbit Le sÈparateur de champs est la virgule Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il sera prÈsent sur le champ LIBELLE et NUMERO DE PIECE En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir leur emplacement. Printed Documentation 172 Exemple : le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application, le champ type de TVA níest pas renseignÈ sur les comptes autres que TVA, líÈcriture aura donc la forme : 1,010196,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010396, Le fichier des comptes Vous alimentez votre dossier comptable gr‚ce, entre autre, ‡ des Ècritures importÈes depuis un fichier ASCII. Ces Ècritures sont importÈes par líoption Import LibÈrale V2 du menu Outils + Import de DonnÈes. Cependant, ce fichier ne contenant que des Ècritures comptables, les comptes crÈÈs rÈcupËrent un libellÈ par dÈfaut qui est " compte crÈÈ pendant transfert ". Vous pouvez cependant rÈcupÈrer les libellÈs de vos comptes comptables, en plus des Ècritures, ceci dans la mÍme option díimportation. Il est nÈcessaire que vous gÈnÈriez, en plus de votre fichier díÈcritures, un fichier contenant vos comptes comptables. Ce fichier se nommera obligatoirement COMPTES.TXT et il contiendra la virgule comme sÈparateur de champ. Il contiendra les champs suivants : NumÈro de compte : maximum 15 caractËres IntitulÈ : maximum 60 caractËres (il síagit dans la comptabilitÈ du champ LibellÈ du compte) Raison sociale : maximum 30 caractËres (il síagit dans la comptabilitÈ du champ appartenant ‡ líonglet Adresse) Adresse : maximum 100 caractËres Code postal : maximum 5 caractËres Ville : maximum 30 caractËres Pays : maximum 35 caractËres Interlocuteur : maximum 35 caractËres TÈlÈphone : maximum 20 caractËres Fax : maximum 20 caractËres La fin de chaque enregistrement sera un retour chariot. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez pas ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application de facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide, votre enregistrement sera donc de la forme : 411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475 Ce fichier COMPTES.TXT sera alors placÈ dans le mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures et le programme dÈtectera automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, líimportera avant díimporter les Ècritures. En l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera donc "Compte crÈÈ pendant transfert". Outils 173 Importation automatique Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Comptali.x (avec X le numÈro de l'exercice courant, sous rÈpertoire du dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier et vous importera les Ècritures. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes inexistants avec leur intitulÈ et non "compte crÈÈ pendant le transfert". 452 Export de DonnÈes 453 Exportations particuliËres Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes :  Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance  Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert  Exportation díun arrÍtÈ de Comptes 454 Export Liasses Fiscales / Balance Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant : Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier Compte IntitulÈ du compte Total DÈbit Total CrÈdit Solde DÈbit Solde CrÈdit La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance Comment faire ?  Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes.  Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui du dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier.  Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs  Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser.  Cliquez sur Exporter. 455 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert Printed Documentation 174 ContrÙle Fiscal Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de la date díarchive. Interface Expert Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes. Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 456 Export ArrÍtÈ de Comptes Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple : En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes :  Ecritures datÈes du 1 er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes 1 ‡ 8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN.  Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes 457 Exportation ParamÈtrable Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de donnÈes). Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure (sÈparateur, dÈlimiteur..) Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable Comment faire ?  Choisissez la table ‡ exporter.  Cliquez sur OK.  Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Outils 175 458 Exportation des Guides d'Ecritures Cette option vous permet díexporter les guides díÈcritures paramÈtrÈs gr‚ce au menu DonnÈes. Comment y accÈder ? Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Export Guides Ecritures Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures + bouton Exporter Comment faire ?  Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter.  Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple.  Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les guides ne pourront Ítre importÈs.  Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importation des Guides d'Ecritures. 459 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable 460 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 461 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du fichier ‡ obtenir. 462 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier SÈparateur de champs Printed Documentation 176 SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 463 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements quíil contient. 464 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation. Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements quíil contient. 177 Index A A nouveaux.....................................................137 A nouveaux provisoires ..................................138 Acquisitions intracommunautaires....................78 Activation ........................................................7, 9 Activer filtre.................................................17, 86 Administrateur...................................................38 Adresse client .................................................112 Adresse fournisseur........................................112 Affichage colonnes .....................................15, 84 AnnÈes antÈrieures ................................117, 121 Annexe 3310 A.................................................87 AperÁu ..............................................................91 Archivage........................................................143 Articles ..............................................................43 Assistance comptable.....................................148 Assistance technique..........................................9 AssociÈs .........................................................134 Automatiser saisie ............................................58 Avoir..................................................................52 B Balance.............................................................95 Balance ‚gÈe....................................................97 Barre outils........................................................41 BoÓtes impressions ...........................................91 C CA12.................................................................87 CA3...................................................................87 Centralisation....................................................94 Changer utilisateur ...........................................38 Classe de compte...........................................111 Client.................................................................44 Adresse.......................................................112 ClÙture mensuelle...........................................136 Code activation...................................................9 Codes postaux................................................132 Colonnes.....................................................14, 83 Commande fournisseur ....................................44 Communication entreprise - expert ................149 Compta LibÈrale v2 ........................................177 Comptabilisation factures ...........................43, 48 Compte Attente...........................................................37 BÈnÈfice ....................................................... 37 Centralisation ............................................. 117 Charge.......................................................... 37 Comptes interdits ....................................... 117 Contrepartie................................................ 119 Gestion ......................................................... 37 Perte............................................................. 37 Produit .......................................................... 37 Raccourci ................................................... 118 TVA ...................................................... 36, 113 Compte Comptes interdits ....................................... 120 Modification ................................................ 112 Reformatage............................................... 144 Suppression ....................................... 112, 149 Configuration impression ................................. 91 Consultation comptes ...................................... 64 Recherche .................................................... 66 ContÙle dÈbit crÈdit........................................ 112 Contrepartie automatique .............................. 119 Contrepasser Ècriture ...................................... 57 Convention......................................................... 3 CoordonnÈes dossier....................................... 29 CrÈances dettes............................................... 23 CrÈation Compte....................................................... 112 Format variable ...................................... 12, 81 Guide abonnements................................... 127 Guide Ècritures ........................................... 122 Mode rËglement ......................................... 131 Utilisateur ..................................................... 37 CrÈation Dossier ......................................................... 25 Filtres...................................................... 16, 85 Journal........................................................ 118 Cumuls mensuels compte ..................... 117, 121 D DÈcaissements ................................................ 21 DÈclaration 2035............................................ 139 DÈclÙture........................................................ 146 Delettrage ........................................................ 68 DÈmarrage................................................. 11, 80 DÈpartements ................................................ 132 Printed Documentation 178 DÈpense mixte................................................124 DÈpÙt valeurs attente .......................................63 DÈsintallation logiciel ..................................11, 81 DÈverrouillage Ècritures..................................147 Devis.................................................................44 Devises ...........................................................131 Dossier CrÈation.........................................................25 GÈnÈral .........................................................25 E Ecart rËglement ................................................20 EchÈances ........................................................21 EchÈances Suppression ................................................146 EchÈancier prÈvisionnel ...................................99 Ecritures Exportation..................................................181 Importation ..................................................174 RÈimputation.......................................148, 149 Simulation .....................................................88 Ecritures Ecritures types ..............................................19 Saisie ............................................................51 Suppression ................................................147 EDI....................................................................87 E-mail EBP .........................................................9 Encaissements .................................................21 Encours clients ...............................................104 Etat ventes achats ............................................50 EvÈnements....................................................107 Evolution Compte................................................117, 121 Excel .................................................................91 Exercice N-1 .....................................................27 Exportation ArrÍtÈ de comptes.......................................181 Balance .......................................................180 Exportations particuliËres............................180 Grand-livre ....................................................93 Guides Ècritures..........................................182 Exportation Balance .........................................................95 Excel .............................................................91 Journaux .......................................................91 ParamÈtrable...............................................181 F Facture............................................................. 44 Facture acompte .......................................... 49 Filtres ......................................................... 16, 85 Format Affichage colonnes................................. 15, 84 DonnÈes ................................................. 14, 83 Variables ................................................ 12, 81 Formulaire 3519............................................... 87 Frais professionnels....................................... 124 G Gestion TVA .............................................................. 77 Ventes et achats........................................... 43 Grand-livre ....................................................... 93 Graphique ........................................................ 89 Grilles Saisie...................................................... 14, 83 Guides abonnements..................................... 127 CrÈation...................................................... 127 Guides Ècritures............................................. 122 Consultation ............................................... 126 CrÈation...................................................... 122 H Heures ouverture ............................................... 9 I IcÙnes .............................................................. 41 Immobilisations .............................................. 132 Importation Ecritures ..................................................... 177 Guides Ècritures ......................................... 174 Importation ParamÈtrable.............................................. 174 Impression Balance ........................................................ 95 DÈclaration TVA ..................................... 80, 95 Grand-Livre .................................................. 93 Journaux....................................................... 91 Rapprochement bancaire............................. 94 Informations dossier......................................... 28 J Journal Centralisateur............................................. 138 CrÈation...................................................... 118 Gestion journaux ........................................ 117 Index 179 Impression.....................................................91 Journal gÈnÈral ...........................................138 Options de saisie ..........................................57 Saisie ............................................................51 Journal ÈvÈnements .......................................106 L Largeur colonnes........................................14, 84 Lettrage.............................................................20 En cours de saisie.........................................59 Lettrage ApprochÈ.......................................................68 Automatique..................................................66 Manuel ..........................................................65 Lettres relance................................................100 LibellÈs Ècritures.............................................128 LibellÈs rÈpÈtitifs.............................................128 Licence ...............................................................9 Ligne Ècriture....................................................53 Liste LibellÈs ........................................................128 PiËces ...........................................................44 PropriÈtÈs................................................14, 83 Livraisons gaz imposables ...............................80 M Mail EBP.............................................................9 Maintenance ...................................................143 Mise ‡ jour dossier .....................................11, 81 Mise en place dossier.......................................27 Mode comptabilitÈ ............................................23 Mode rÈel..........................................................88 Mode rËglement..............................................130 Mode simulÈ .....................................................88 ModËle impression CrÈation.........................................................91 Mot de passe ............................................38, 146 N Notes dossier....................................................28 Nouveau ModËle impression........................................91 Nouveau Dossier..........................................................25 Ecriture..........................................................52 Utilisateur ......................................................38 NumÈrotation interne ......................................138 NumÈrotation piËces.........................................22 O OpÈrations TVA ............................................. 113 Ordre colonnes .............................. 14, 15, 83, 84 P Paiements reÁus .............................................. 61 ParamÈtrage Plan de regroupement................................ 145 Pays ............................................................... 131 PiËce NumÈrotation................................................ 22 PiËce Transfert....................................................... 48 Plan comptable ...................................... 111, 112 Plan de regroupement ................................... 145 PrÈsentation gÈnÈrale................................ 11, 81 PrÈvisions rËglements ..................................... 98 PropriÈtÈs Filtres...................................................... 14, 83 PropriÈtÈs Grille ....................................................... 15, 85 Purge transactions ........................................... 39 Q Quote-part...................................................... 124 R Raccourci Compte....................................................... 117 LibellÈ ......................................................... 117 Raccourci Compte....................................................... 120 LibellÈ ......................................................... 120 Racines comptes Clients .......................................................... 37 Fournisseurs................................................. 37 TrÈsorerie..................................................... 37 Rapport incident................................................. 9 Rapprochement bancaire ................................ 68 Automatique ................................................. 73 Correct.......................................................... 27 Impression.................................................... 94 Incorrect ....................................................... 69 Recalcul soldes.............................................. 144 Recettes dÈpenses .......................................... 23 Recevoir donnÈes .......................................... 150 Recherche Compte....................................................... 113 Printed Documentation 180 Ecritures ........................................................88 RËglements Modes .........................................................130 RÈimputation Ècritures............................148, 149 RÈindexation...................................................144 Relances.........................................................100 Modification modËle ....................................104 RÈmunÈration compte ....................................105 RÈorganisation fichiers ...................................144 S Saisie Paiements reÁus ...........................................61 Standard........................................................51 Saisie GuidÈe...........................................................60 Sauvegarde ......................................................39 Sauvegarde Dossier..........................................................28 SÈlection transactions ......................................39 Sens Ècriture.....................................................52 Service technique Horaires...........................................................9 Seuil relance...................................................112 Simulation.........................................................88 Soldes N-1........................................................27 Suppression EchÈances ....................................................21 Guide.......................................................... 126 Ligne............................................................. 56 T Taux de TVA............................................ 37, 113 TÈlÈchargement............................................. 111 TÈlÈphone technique ......................................... 9 Transactions .................................................... 39 Tri suivant colonne............................... 14, 83, 84 TVA DÈbits ........................................................... 77 EDI ............................................................... 87 Encaissements ....................................... 22, 77 GÈnÈral......................................................... 77 Taux ........................................................... 113 TÈlÈtransmission .......................................... 87 Types Comptes ..................................................... 111 Types Journaux..................................................... 118 U Utilisateurs ....................................................... 38 V Valeurs encaissement ..................................... 21 Validation Ècritures ........................................ 135 Ventes Etat ............................................................... 43 EBP Compta Libérale Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Compta Libérale 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 EBP Compta Libérale 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. EBP Compta Libérale 5 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Compta Libérale Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Libérale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. TABLE DES MATIERES EBP Compta Libérale 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER 11 1.1. Accès au service technique................................................................11 1.2. Configuration requise .........................................................................12 1.3. Place disque nécessaire ................................ Erreur ! Signet non défini. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 14 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 15 4.1. Version d’évaluation............................................................................15 4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................15 4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................16 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 17 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................17 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................17 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................17 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................18 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................18 5.6. Etape 6 : Type de comptabilité ...........................................................18 5.7. Ecran de travail....................................................................................19 PRISE EN MAIN 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 21 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................21 1.2. Les préférences de mon dossier........................................................22 1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................25 1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................26 1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................29 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 33 2.1. Quel mode de saisie choisir ?............................................................33 2.2. La saisie guidée...................................................................................33 2.3. La saisie comptable.............................................................................35 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta Libérale 3. JE GERE MES VENTES 41 3.1. Comment créer un devis ?..................................................................41 3.2. Comment transférer mon devis en facture ?.....................................43 3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux comptables ?..44 4. JE CONSULTE UN COMPTE 45 4.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................45 4.2. Comment consulter un compte ?.......................................................45 4.3. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................45 4.4. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................46 4.5. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................47 4.6. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................48 5. JE POINTE MA BANQUE 49 5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................49 5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................49 6. LA DECLARATION DE TVA 52 6.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................52 6.2. La déclaration CA3 ..............................................................................52 6.3. La déclaration CA12 ............................................................................53 7. LES IMPRESSIONS COURANTES 55 7.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................55 7.2. Comment imprimer le détail des comptes ? .....................................55 7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ?..................................56 8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 57 8.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................57 8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................58 8.3. Comment imprimer l’échéancier ?.....................................................58 8.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................59 9. LA CLOTURE MENSUELLE 60 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................60 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................60 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 61 10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ..........................61 10.2. Je clôture mon exercice....................................................................61 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 65 11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................65 11.2. Comment sauvegarder ?...................................................................65 TABLE DES MATIERES EBP Compta Libérale 9 LES FONCTIONS AVANCEES 67 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 67 1.1. La création des guides d’écritures.....................................................67 1.2. La gestion des abonnements .............................................................67 1.3. La gestion des modes de règlement..................................................68 1.4. La gestion des devises .......................................................................68 1.5. La gestion des immobilisations .........................................................68 2. MENU QUOTIDIEN 69 2.1. Les encaissements..............................................................................69 2.2. Le rapprochement bancaire automatique .........................................69 2.3. La recherche d’écritures .....................................................................69 2.4. Les écritures de simulation ................................................................69 3. MENU CLOTURE 70 3.1. Validation des écritures ......................................................................70 3.2. La génération des soldes N-1.............................................................70 3.3. La génération des RAN provisoires ...................................................70 4. MENU OUTILS 71 4.1. Maintenance.........................................................................................71 4.2. Assistance comptable.........................................................................71 4.3. Communication entreprise-expert .....................................................71 4.4. Les importations et exportations de données ..................................72 INDEX 73 Avant de commencer EBP Compta Libérale 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 12 EBP Compta Libérale 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;  Windows XP (1), Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 (2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta Libérale 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Compta Libérale 2010. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTALI14.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTALI14.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 14 EBP Compta Libérale 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta Libérale 14.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. Comment activer mon logiciel ? EBP Compta Libérale 15 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Libérale reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, elle sera limitée à 100 écritures et la mention Version de démonstration apparaît sur toutes les impressions. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Libérale, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. INSTALLATION 16 EBP Compta Libérale 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Libérale 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 18 EBP Compta Libérale 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Type de comptabilité Attention Ce choix est définitif.  Le mode Recettes – Dépenses correspond au cas le plus courant et concerne les Sociétés à Exercice Libéral (SEL) soumises au régime de droit commun. Cochez si besoin la case Comptabilité soumise à la TVA. Pour l’étape suivante, reportez-vous à la partie 5.8.  Le mode Créances – Dettes concerne les Sociétés à Exercice Libéral soumises au régime optionnel, qui vous permettra de tenir une comptabilité générale avec enregistrement des écritures de ventes, d’achats et de règlements, et de réaliser un suivi des tiers. Choisissez le type de rapprochement bancaire que vous souhaitez réaliser :  Le type par Journaux si vous utilisez une contrepartie « pied de journal » dans les journaux de trésorerie.  Le type par Comptes si vous utilisez une contrepartie « ligne à ligne » dans les journaux de trésorerie : Comment créer mon dossier ? EBP Compta Libérale 19 5.7. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Barre de menu Barre d’outils Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 21 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 22 EBP Compta Libérale 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Si vous souhaitez que votre dossier soit automatiquement ouvert au prochain lancement du logiciel, laissez la case Ouverture auto. du dernier dossier cochée.  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 23 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie comptable des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. Spécificités mode Créances – Dettes  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie comptable des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. 1.2.3. Onglet Consultation Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation. PRISE EN MAIN 24 EBP Compta Libérale Spécificité mode Créances – Dettes Pour suivre les impayés, vous pourrez réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.4. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. Pour votre déclaration 2035, renseignez le Code activité et la Date de début de l’activité. 1.2.5. Autres onglets spécifiques au mode Créances – Dettes Onglet Gestion Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser le module de facturation. Renseignez les derniers numéros de pièces utilisés (lors de la création des pièces, le logiciel ajoutera « 1 » aux numéros indiqués), ainsi que les comptes et journaux qui seront utilisés par défaut lors de l’enregistrement en comptabilité : référez vous au besoin à votre expert comptable. Onglet Transfert en comptabilité Il s’agit de paramétrer les libellés des écritures issus de l’enregistrement automatique en comptabilité des factures. Le paramétrage le plus courant consiste à inclure la raison sociale du tiers, c’est-à-dire le nom du client ou du fournisseur. Le numéro de pièce s’affichera dans tous les cas dans la colonne Pièce : Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 25 1.3. Je paramètre la TVA Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. PRISE EN MAIN 26 EBP Compta Libérale 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de dépenses regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Mon plan comptable Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Professionnel du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 27 Mode Recettes – Dépenses : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Tiers divers 42 à 49 Finances 5 Dépenses 6 Recettes 7 Mode Créances – Dettes : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 1.4.3. Comment créer un compte de dépense ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable le compte 6062 « Fournitures de bureau ». Cliquez sur le bouton Nouveau, et saisissez le numéro et le libellé du compte : Validez par OK : le compte apparaît dans votre plan comptable. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta Libérale 1.4.4. Comment créer un client (en mode Créances – Dettes) ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance.  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 29  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. 1.4.5. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Tiers divers (ou Autres Tiers en mode Créances – Dettes), cliquez sur le compte « 44566 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié, ce qui n’est pas le cas du numéro de compte. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France) et le taux (19,60). Spécificité mode Créances – Dettes Dans ce mode, choisissez en plus le type de TVA, Débits ou Encaissements. Si vous gérez les deux modes de TVA, vous devez obligatoirement créer un compte par type afin de gérer correctement la déclaration de TVA. 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations. PRISE EN MAIN 30 EBP Compta Libérale 1.5.2. Comment paramétrer mon journal de décaissements ? Remarque En mode Créances – Dettes, cela correspond au paramétrage du journal de banque (BQ). Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal DEC, Décaissements, puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus. Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro du chèque, de la facture... Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Libérale 31  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique : choisissez le mode Ligne à Ligne et indiquez votre compte de banque (512) : De cette façon, en saisie comptable, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Spécificité mode Créances – Dettes Dans ce mode, vous avez le choix entre une contrepartie Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23).  Vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de dépenses 601 (Achats). Afin de gagner du temps lors de la saisie comptable des écritures, nous allons créer un raccourci pour ce compte. Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « A » comme Achats (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte d’achats. En saisie comptable, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [A]. Validez par OK. Créez le raccourci [Ctrl] + [T] de la même façon pour le compte de TVA 445661. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta Libérale Enregistrez vos modifications par OK. Paramétrez le journal d’encaissements de la même façon. Créez notamment les raccourcis [Ctrl] + [R] pour le compte 701(Recettes) et le raccourcis [Ctrl] + [T] pour le compte 445711 (TVA). Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 33 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité Libérale vous propose deux niveaux de saisie :  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie comptable, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.3 page 35. 2.2. La saisie guidée 2.2.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Choix automatique des numéros de comptes  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie comptable, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.2.2. Comment saisir un achat ? Accédez à l’option Saisie guidée du menu Quotidien ou par l’icône . Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie des dépenses, des recettes, ou des opérations diverses. PRISE EN MAIN 34 EBP Compta Libérale Spécificité mode Créances – Dettes Les onglets Dépenses et Recettes ne sont pas présents. A la place, vous trouverez les onglets Achats, Ventes et Trésorerie. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Dépenses, cliquez sur le guide D001, Achats, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie.7 L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal de décaissements DEC.  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Saisissez le libellé de l’écriture dans le champ Libellé, par exemple le nom du fournisseur ou le type d’achat réalisé.  Saisissez le montant HT de la facture dans la colonne Dépense.  La TVA et la contrepartie se calculent automatiquement : cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie ; Un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Spécificité mode Créances – Dettes Dans ce mode, vous pouvez saisir une date d’échéance. De plus, les numéros de compte apparaissent, et vous pouvez accéder au plan comptable par l’icône . Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 35 2.2.3. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie comptable, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie comptable, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. 2.3. La saisie comptable Munissez-vous d’une facture de vente réglée et accédez à l’option Saisie Comptable par le menu Quotidien ou par l’icône . En mode Recettes – Dépenses, reportez-vous au paragraphe suivant (2.3.1.), en mode Créances – Dettes, reportez-vous au paragraphe 2.3.2. 2.3.1. Comment saisir une recette en mode Recettes - Dépenses? Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal d’encaissements (ENC) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de paiement. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta Libérale  Dans la colonne Compte, vous avez plusieurs possibilités :  Si vous avez paramétré vos raccourcis comptes (voir paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal de décaissements ? page 30), tapez votre raccourci [Ctrl] + [R].  Ou tapez directement le compte voulu.  Ou accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou F4, et dans l’onglet Recettes, recherchez le compte souhaité. Astuce Pour accéder au plan comptable directement dans le bon onglet, tapez le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4, par exemple 7.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la colonne Encaissement : saisissez le HT de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Si vous gérez la TVA, saisissez le compte de TVA (44571) dans la colonne Compte, sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] : le montant de la TVA se calcule automatiquement en fonction du taux paramétré dans le compte .  Sur la ligne suivante, le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal de décaissements ? page 30). Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 37 2.3.2. Comment saisir une vente et un paiement en mode Créances – Dettes ? La vente Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4, par exemple 411P ouvrira le plan comptable directement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. PRISE EN MAIN 38 EBP Compta Libérale Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la bonne colonne : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas ; Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal : Le montant de la TVA se calcule automatiquement en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat ou utilisez le raccourci créé dans le journal, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Le règlement  Dans le champ Journal, choisissez le journal de banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement en Recette : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements, l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta Libérale 39  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement. Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce entre la facture et le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne.  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque. 2.3.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la PRISE EN MAIN 40 EBP Compta Libérale ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie comptable, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier. Je gère mes ventes EBP Compta Libérale 41 3. JE GERE MES VENTES Attention Cette partie ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes. En mode Recettes – Dépenses, passez directement à la partie 4. 3.1. Comment créer un devis ? Accédez aux devis par l’option Devis Clients du menu Quotidien + Ventes. Cliquez sur le bouton Nouv. Grille. Utilisez la touche Tab pour passer d’un champ à l’autre.  Saisissez le client du devis : cliquez sur l’icône pour accéder au plan comptable. Si le compte du client n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4.4 Comment créer un client ? page 28). Sinon, double-cliquez dessus.  Les comptes de vente et de TVA apparaissent automatiquement en fonction du paramétrage des préférences (voir paragraphe 1.2.5 Onglets spécifiques au mode Créances - Dettes page 24).  Saisissez la date de votre devis dans le champ Date, et la date d’échéance dans le champ Echéance.  Dans le corps de la pièce, un message vous affiche qu’il n’y a pas de lignes : appuyez sur la touche  ou Inser afin de saisir la première ligne :  Si vous souhaitez référencer vos articles, créez-les préalablement dans l’option Quotidien + Ventes + Articles, ou cliquez sur l’icône puis sur le bouton Nouveau.  Sinon, saisissez directement le libellé de votre article dans la colonne Libellé.  Saisissez la quantité, le prix unitaire, si besoin le taux de remise.  Saisissez les comptes de ventes et de TVA. Par défaut les comptes indiqués sont ceux paramétrés dans l’article sélectionné. Si vous n’avez pas sélectionné d’article, ce sont ceux paramétrés dans les préférences qui seront affichés. PRISE EN MAIN 42 EBP Compta Libérale  Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer et valider votre devis. Remarques  Vous pouvez utiliser jusqu’à 3 comptes de TVA par pièce et donc par conséquent jusqu’à 3 taux de TVA.  Vous pouvez enregistrer votre devis en cliquant sur le bouton Valider et l’imprimer plus tard à partir de la liste des devis par le bouton Imprimer.  Vous pouvez modifier le devis par le bouton Modifier. Pour ajouter une nouvelle ligne dans le corps de la pièce, cliquez sur la dernière ligne et appuyez sur la touche  ou .  Si vous souhaitez saisir du texte en toute liberté dans le corps de la pièce, pour créer le devis, utilisez le bouton Nouv. Texte au lieu de Nouv. Grille. Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. Je gère mes ventes EBP Compta Libérale 43 3.2. Comment transférer mon devis en facture ? Il suffit de se placer dans la liste des devis (Quotidien + Ventes + Devis Client), de sélectionner le devis et de cliquer sur Trans. Facture. Confirmez la génération de la facture : le logiciel ouvre automatiquement la facture obtenue. Vous pouvez la modifier, et l’imprimer grâce au bouton Imprimer. Vous pouvez également créer une facture directement, de la même façon que le devis, par le bouton Nouv. Grille ou Nouv. Texte (consultez la partie précédente). La liste des factures est accessible par l’option Factures / Avoirs Clients du menu Quotidien + Ventes. Remarques  Pour saisir un règlement dans une facture, il suffit de sélectionner en pied de facture un mode de règlement, et de saisir le montant du règlement.  Pour saisir un avoir, saisissez des quantités ou des montants négatifs. Vous pouvez obtenir un état des ventes par le menu Quotidien + Ventes. Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 44 EBP Compta Libérale 3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux comptables ? Attention Les factures transférées dans les journaux comptables ne pourront plus être modifiées. Pour transférer une facture précise, placez-vous dans la liste des factures par le menu Quotidien + Ventes. Sélectionnez la facture et cliquez sur Comptabiliser. Pour transférer un ensemble de factures, par exemple toutes les factures de la semaine, utilisez l’option Enregistrement en Comptabilité du menu Quotidien + Ventes et indiquez la période à transférer. Pour visualiser ou réimprimer les factures transférées, accédez à la liste des factures (Quotidien + Ventes + Factures / Avoirs Clients) et changez d’onglet : cliquez sur l’onglet Factures et Avoirs Comptabilisés. Vous pouvez bien entendu visualiser les écritures générées dans l’option de Saisie Comptable du menu Quotidien. Je consulte un compte EBP Compta Libérale 45 4. JE CONSULTE UN COMPTE 4.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les opérations d’un compte d’achats, de ventes, de banque … Spécificité mode Créances – Dettes Vous pourrez visualiser toutes les factures et règlements des comptes clients et fournisseurs, et procéder au lettrage. 4.2. Comment consulter un compte ? Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez l’icône . Dans le champ Compte, tapez le compte voulu, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône . Attention Les quatre parties suivantes ne concernent que le mode Créances – Dettes. En mode Dépenses – Recettes, passez directement au paragraphe 5 page 49. 4.3. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA ou des organismes sociaux peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expertcomptable). PRISE EN MAIN 46 EBP Compta Libérale 4.4. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie comptable, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez l’icône .  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues : Je consulte un compte EBP Compta Libérale 47 4.5. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) ;  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement ; Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. PRISE EN MAIN 48 EBP Compta Libérale Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 4.6. Comment lettrer en cours de saisie ? 4.6.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37), le lettrage s’effectue automatiquement, à condition toutefois que le montant de la facture et le montant du règlement soient identiques. 4.6.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37). Je pointe ma banque EBP Compta Libérale 49 5. JE POINTE MA BANQUE 5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi un certain nombre de règlements, et vous munir de votre relevé bancaire. Accédez au rapprochement bancaire par le menu Quotidien. Spécificité mode Créances - Dettes Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal) ou le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne). 5.2.1. Rapprochement bancaire Manuel par Compte  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez le compte à pointer dans le champ Compte.  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une PRISE EN MAIN 50 EBP Compta Libérale erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon rapprochement bancaire est faux).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non Rapprochées (case Rapp.).  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. 5.2.2. Rapprochement bancaire Manuel par Journal (spécifique au mode Créances – Dettes)  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Journal.  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon rapprochement bancaire est faux). Je pointe ma banque EBP Compta Libérale 51  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non Rapprochées (case Rapp.).  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. 5.2.3. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. 5.2.4. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). PRISE EN MAIN 52 EBP Compta Libérale 6. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 6.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 21).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Professionnel.   Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements (mode Créances – Dettes), renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 6.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. La déclaration de TVA EBP Compta Libérale 53  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 6.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin. PRISE EN MAIN 54 EBP Compta Libérale  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. Les impressions courantes EBP Compta Libérale 55 7. LES IMPRESSIONS COURANTES 7.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’encaissements, de décaissements, d’opérations diverses, et d’à nouveaux, et en mode Créances – Dettes, le journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’option Journaux du menu Impression, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journal (impression). 7.2. Comment imprimer le détail des comptes ? Pour obtenir le détail des comptes (état appelé Grand-livre en comptabilité générale), accédez à l’option Détail des comptes du menu Impression, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de comptes souhaités : la fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Détail des comptes. PRISE EN MAIN 56 EBP Compta Libérale 7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ? Les soldes des comptes correspondent à un état appelé Balance en comptabilité générale. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débit est égale à la somme des crédit et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Soldes des Comptes du menu Impression, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité : la fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Solde des comptes. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta Libérale 57 8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Attention Ce chapitre ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes. Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37) ou lettrées (paragraphe 4.4 page 46) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 8.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. PRISE EN MAIN 58 EBP Compta Libérale Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. 8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clés Prévisions de règlements. 8.3. Comment imprimer l’échéancier ? Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta Libérale 59  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clés Echéancier prévisionnel. 8.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions.  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Pour des informations sur les autres options des lettres de relance, consultez dans l’aide en ligne la mot clé Lettre de relance. PRISE EN MAIN 60 EBP Compta Libérale 9. LA CLOTURE MENSUELLE 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Libérale 61 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 6 Les impressions courantes page 52), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que la déclaration 2035. 10.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 10.1.2. La déclaration 2035 Attention  Vous devez au préalable référencer vos immobilisations par l’option Gestion des immobilisations du menu Données + Autres fichiers + Immobilisations.  Vous devez également créer vos associés dans l’option Associés du menu Données + Autres fichiers. Accédez à cet état par le menu Clôtures. Remplissez les informations des différents onglets, puis cliquez sur OK et Imprimer. 10.2. Je clôture mon exercice 10.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 62 EBP Compta Libérale 10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 11 Comment sauvegarder mon dossier ? page 65). 10.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation ;  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture);  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Spécificité mode Créances – Dettes Autre opération à réaliser avant clôture : le lettrage des comptes de tiers doit être à jour. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Libérale 63 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice; La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée ; Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture. Spécificités mode Créances – Dettes  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 64 EBP Compta Libérale Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce enfin que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Compta Libérale 65 11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 11.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers EBP Compta Libérale 67 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta Libérale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). LES FONCTIONS AVANCEES 68 EBP Compta Libérale 1.3. La gestion des modes de règlement Uniquement en mode Créances – Dettes. Les modes de règlements permettent de saisir un paiement dans le pied d’une facture, de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type, et de saisir, dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. (aide en ligne mot clé Mode de règlement). 1.4. La gestion des devises Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devise). 1.5. La gestion des immobilisations Vous pouvez enregistrer vos fiches d’immobilisations, calculer les plan d’amortissement, réaliser des cessions, et imprimer les immobilisations et les cessions (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien EBP Compta Libérale 69 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements Uniquement en mode Créances – Dettes. Il s’agit de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, et de déposer les règlements en banque (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures, accessible par le menu Quotidien, permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecriture de simulation). LES FONCTIONS AVANCEES 70 EBP Compta Libérale 3. MENU CLOTURE 3.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 3.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 3.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). Menu Outils EBP Compta Libérale 71 4. MENU OUTILS 4.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 4.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, ou d’un journal à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés. 4.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. LES FONCTIONS AVANCEES 72 EBP Compta Libérale 4.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX EBP Compta Libérale 73 INDEX A Abonnements ......................................................................................................66 Achat ...................................................................................................................33 Activation.............................................................................................................15 Adresse ................................................................................................... 17, 21, 28 Aide en ligne....................................................................................................5, 22 Annexe 3310 A....................................................................................................52 Articles.................................................................................................................41 Avoir ....................................................................................................................43 B Balance ...............................................................................................................56 Balance âgée ......................................................................................................57 C CA12 ...................................................................................................................53 CA3 .....................................................................................................................52 Centralisation ......................................................................................................69 Clôture annuelle ............................................................................................61, 62 Clôture mensuelle ...............................................................................................60 Communication entreprise-expert .......................................................................70 Compte..........................................................................................................26, 45 Compte client ......................................................................................................28 Compte de dépense ............................................................................................27 Compte de TVA...................................................................................................29 Comptes associés ...............................................................................................28 Configuration requise ..........................................................................................11 Consulter un compte ...........................................................................................45 Contact.................................................................................................... 18, 21, 28 Contrepartie automatique....................................................................................31 Créances - dettes ................................................................................................18 INDEX 74 EBP Compta Libérale D Dates d’exercice ............................................................................................18, 24 Déclaration 2035..................................................................................................61 Déclaration CA12.................................................................................................53 Déclaration CA3...................................................................................................52 Déclaration de TVA..............................................................................................52 Détail des comptes ..............................................................................................55 Devis....................................................................................................................41 Devises................................................................................................................67 E Ecart de rapprochement ................................................................................49, 50 Echéancier...............................................................................................23, 38, 48 Echéancier prévisionnel.......................................................................................58 Ecritures de simulation ..................................................................................62, 68 E-mail ..................................................................................................................10 Encaissements ....................................................................................................68 Enregistrement en comptabilité ...........................................................................44 Equilibrage virtuel des journaux...........................................................................23 Etat des ventes ....................................................................................................43 Evaluation............................................................................................................14 Exportations.........................................................................................................71 F Facture...........................................................................................................34, 43 G Grand-livre...........................................................................................................55 Guides d’abonnements........................................................................................66 Guides d’écritures................................................................................................66 H Horaires ...............................................................................................................10 I Identification...................................................................................................17, 21 Immobilisations ....................................................................................................67 INDEX EBP Compta Libérale 75 Importations.........................................................................................................71 Installation ...........................................................................................................12 J Journal...........................................................................................................29, 55 Journal centralisateur ..........................................................................................61 Journal de décaissements...................................................................................30 Journal général....................................................................................................61 L Lancement...........................................................................................................13 Lettrage ................................................................................................... 28, 45, 63 Lettrage approché ...............................................................................................24 Lettrage automatique...........................................................................................47 Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 23, 39, 48 Lettres de relance................................................................................................59 Libellé de l’écriture...............................................................................................31 Libellés des écritures......................................................................... 23, 24, 36, 38 Libellés types.................................................................................................36, 38 Lisezmoi ................................................................................................................5 M Maintenance........................................................................................................70 Mode de saisie ....................................................................................................33 Modes de règlement............................................................................................67 Mot de passe.......................................................................................................21 MSA.....................................................................................................................17 N NAF ...............................................................................................................17, 21 Nouveau dossier .................................................................................................17 Numéro de TVA.............................................................................................17, 21 Numérotation des pièces...............................................................................24, 30 P Plan comptable.................................................................................. 26, 36, 37, 70 Préférences .........................................................................................................22 Prévisions de règlements ....................................................................................58 INDEX 76 EBP Compta Libérale R Raccourcis comptes ............................................................................................31 RAN provisoires...................................................................................................69 Rapprochement bancaire.........................................................................18, 49, 63 Rapprochement bancaire automatique................................................................68 Recette ................................................................................................................35 Recettes - dépenses............................................................................................18 Recherche d’écritures..........................................................................................68 Règlement .....................................................................................................38, 43 Réimputation........................................................................................................70 Report à nouveau ..........................................................................................61, 62 Reports à nouveaux.............................................................................................63 Retards de paiements..........................................................................................57 Révision comptable .............................................................................................70 S Saisie comptable ...........................................................................................33, 35 Saisie guidée .................................................................................................33, 66 Sauvegarde .........................................................................................................65 Service technique ................................................................................................10 Solde .......................................................................................................38, 49, 50 Soldes des comptes ............................................................................................56 Soldes N-1...........................................................................................................69 T Taux.....................................................................................................................29 Taux de TVA........................................................................................................25 Transférer le devis ...............................................................................................43 Transférer une facture .........................................................................................44 Trésor public........................................................................................................22 TVA......................................................................17, 22, 25, 29, 36, 38, 39, 52, 53 Type de comptabilité............................................................................................18 Type de contrepartie............................................................................................31 V Vente ...................................................................................................................37 Ventes .................................................................................................................43 NOTES NOTES NOTES NOTES EBP Compta et Facturation Pour Windows XP et Vista Manuel utilisateur i 1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1 2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3 3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5 4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7 5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11 32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19 49 Dossier.................................................................................................................................................... 25 119 Affichage............................................................................................................................................... 43 122 Gestion ................................................................................................................................................. 45 165 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 57 313 Impressions ........................................................................................................................................ 109 372 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 139 RÈvision Client........................................................................................................................................... 165 464 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 167 508 Outils................................................................................................................................................... 175 Index .......................................................................................................................................................... 221 1 1 FÈlicitations ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. 3 2 Convention d'utilisation díEBP PrÈambule En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Printed Documentation 4 Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. 5 3 A lire attentivement Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et aux artisans. Il vous permet de traiter líensemble des t‚ches comptables : Saisie des Ècritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, DÈclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, Ètats prÈparatoires au Compte de RÈsultat et au Bilan Ö Le code díactivation Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes. 7 4 Licence d'utilisation Comment saisir le code díactivation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300 Ècritures ou 20 piËces commerciales. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez pas de code ‡ saisir. Activation manuelle Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡ Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible. 9 5 L'assistance technique EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ...  Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous rÈpondre sans ce numÈro.  La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur, fonctionnement rÈseau ou monoposte...)  Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00 Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (co˚t díun appel local) Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au : compta.support.fr@ebp.com En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit. 11 6 GÈnÈralitÈs sur le Produit 7 DÈmarrage Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :  CrÈer un dossier  Initialiser le dossier  Initialiser le plan comptable  Initialiser les journaux  GÈrer les prospects  CrÈer des clients, des fournisseurs  CrÈer des piËces de vente, d'achat  Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables : o En utilisant des guides prÈdÈfinis o En saisie comptable standard  Consulter et lettrer un compte  Pointer la banque  Imprimer des donnÈes comptables o Journaux o Grand-Livre o Balance  Sauvegarder le dossier 8 Installation rÈseau des produits de la gamme PRO d'EBP ConÁus pour un environnement en mode ´ poste ‡ poste ª ou en mode ´ client/serveur ª, les produits de la Gamme PRO ´ en rÈseau ª utilisent les technologies les plus avancÈes pour accÈder aux bases de donnÈes. Une application de gestion/comptabilitÈ en rÈseau utilise votre installation de maniËre plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par consÈquent rÈvÈler des dÈfauts non constatÈs par le passÈ. Pour votre installation en rÈseau, il est recommandÈ de vous adresser ‡ un centre de compÈtence EBP agrÈÈ qui devra valider líintÈgration du logiciel avec un matÈriel professionnel de qualitÈ installÈ dans les rËgles de líart. Il sera nÈcessaire díinterroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complÈmentaires. FiabilitÈ Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un rÈseau qui fonctionne de faÁon fiable. EBP ne saurait Ítre tenu responsable de pertes de donnÈes causÈes par un dÈfaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matÈriel. Pour obtenir un rÈseau de bonne qualitÈ, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes :  Eviter les rÈseaux ‡ base de c‚bles coaxiaux,  Avoir un c‚blage de bonne qualitÈ rÈalisÈ par du personnel qualifiÈ : paire torsadÈe certifiÈe de catÈgorie 5 (c‚blage 100 Mbits), Printed Documentation 12  Utiliser des cartes rÈseaux et des concentrateurs (hubs) ‡ 100 Mb de marque rÈputÈe (EBP a identifiÈ certaines cartes posant des problËmes; en cas de doute n'hÈsitez pas ‡ nous consulter),  Utiliser une version ‡ jour des pilotes de cartes rÈseaux (de prÈfÈrence certifiÈs Microsoft),  En cas d'installation ‡ fort trafic (plusieurs postes sur le mÍme dossier et/ou grande quantitÈ de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un rÈseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expÈrimentÈ. EBP fournit ‡ ses centres de compÈtences un outil ENetTest pour tester votre rÈseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre rÈseau est dÈfectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. NÈanmoins, ENetTest ne peut dÈtecter que les problËmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilitÈ de votre rÈseau. MÍme si votre rÈseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer rÈguliËrement des sauvegardes (quotidiennes de prÈfÈrence). En effet, vous n'Ítes pas ‡ l'abri d'une dÈfaillance ultÈrieure de votre matÈriel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du rÈseau ou de l'alimentation Èlectrique). En cas de coupure brutale de courant, les donnÈes indispensables au bon fonctionnement peuvent Ítre dÈtruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos donnÈes sur un seul ordinateur, protÈgÈ des dÈfaillances du rÈseau Èlectrique ‡ l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrÍter correctement les stations de travail en utilisant la procÈdure prÈvue par Microsoft pour arrÍter Windows. En effet, un arrÍt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraÓner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc ‡ vÈrifier que tous les utilisateurs de votre rÈseau connaissent et appliquent parfaitement la procÈdure d'arrÍt. Pour plus de certitudes ou un complÈment d'information, n'hÈsitez pas ‡ contacter le service technique d'EBP avec une description prÈcise (matÈriel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de donnÈes Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de donnÈes Pervasive.SQL V8. Les versions PRO rÈseau Poste ‡ Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO rÈseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une mÍme machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs diffÈrents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres Èditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de donnÈes Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impÈrativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation rÈseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vÈrifier la compatibilitÈ de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de donnÈes auprËs de son Èditeur. Sinon, placer les donnÈes sur deux ordinateurs diffÈrents (l'un faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). 9 DÈsinstallation du produit Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 10 Lien ODBC GÈnÈralitÈs sur le Produit 13 Une option de gÈnÈration ODBC est disponible en version PRO et vous permet de rÈcupÈrer les donnÈes afin de les exploiter via une base de donnÈes comme Access, gr‚ce ‡ des drivers ODBC. Attention : Aucune assistance technique ne sera apportÈe par nos techniciens sur líutilisation de cette option. Utilisateurs díune version PRO Installez la version complËte de Pervasive.SQL V8 prÈsente sur votre CD-Rom díinstallation dans le rÈpertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code díactivation DDF (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Les fichiers DDF seront simplement gÈnÈrÈs, lors de líouverture du dossier, dans le rÈpertoire du dossier, sous TPE.0 (ou TPE.x). Utilisateurs díune version Standard Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20. 11 PrÈsentation gÈnÈrale  Les barres d'outils  Les listes et grilles de saisie  L'impression  L'aperÁu Ècran 12 Mise ‡ jour d'un dossier En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables. 13 Formats de Variables 14 Comment crÈer un nouveau format de variable ? Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1 Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format ‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2 Printed Documentation 14 Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par exemple E, Euros...) Format Date DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de líannÈe et leur longueur. Format Heure DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle longueur. Format Logique Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est fausse. Format ChaÓne Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et doit Ítre mise de cÙtÈ. 15 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient : - des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..) - des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 16 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul. 17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur 18 Ecran d'Accueil 19 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ) Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures ou 20 piËces commerciales. GÈnÈralitÈs sur le Produit 15 Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers) A partir de cette fenÍtre, vous pouvez :  Ouvrir :  Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration.  Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir.  Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de sÈlectionner un ancien exercice.  CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier.  Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier.  Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un dossier. 21 Grilles de Saisie 22 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent apparaÓtre en totalitÈ. Printed Documentation 16 Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :  Modifier la largeur des colonnes  Trier la liste suivant une colonne  ParamÈtrer l'affichage des colonnes  Choisir l'ordre des colonnes  Modifier le format d'affichage des colonnes  Changer les propriÈtÈs de la grille  Filtrer vos enregistrements 23 Largeur des colonnes Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. 24 Tri suivant colonne Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 25 Affichage des colonnes Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 26 Ordre des colonnes Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 27 Format d'affichage des colonnes Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie : 1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage. GÈnÈralitÈs sur le Produit 17 5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 28 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets Onglet Formats Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡ votre convenance. Onglet Variables Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 29 Les filtres Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :  crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que vous souhaitez appliquer  activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres dÈfinis dans le filtre. 30 Comment crÈer un filtre ? Pour crÈer un filtre sur une grille : 1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers uniquementÖ.). Printed Documentation 18 6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plus