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EBP Compta Libérale
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Compta Libérale 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation
y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en
mode "terminal server" (TSE) ou analogue.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Compta Libérale
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
EBP Compta Libérale 5
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Compta Libérale
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta Libérale et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
TABLE DES MATIERES
EBP Compta Libérale 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 11
1. AVANT DE COMMENCER 11
1.1. Accès au service technique................................................................11
1.2. Configuration requise .........................................................................12
1.3. Place disque nécessaire ................................ Erreur ! Signet non défini.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 14
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 15
4.1. Version d’évaluation............................................................................15
4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................15
4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................16
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 17
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................17
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................17
5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................17
5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................18
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................18
5.6. Etape 6 : Type de comptabilité ...........................................................18
5.7. Ecran de travail....................................................................................19
PRISE EN MAIN 21
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 21
1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................21
1.2. Les préférences de mon dossier........................................................22
1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................25
1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................26
1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................29
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 33
2.1. Quel mode de saisie choisir ?............................................................33
2.2. La saisie guidée...................................................................................33
2.3. La saisie comptable.............................................................................35
TABLE DES MATIERES
8 EBP Compta Libérale
3. JE GERE MES VENTES 41
3.1. Comment créer un devis ?..................................................................41
3.2. Comment transférer mon devis en facture ?.....................................43
3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux comptables ?..44
4. JE CONSULTE UN COMPTE 45
4.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................45
4.2. Comment consulter un compte ?.......................................................45
4.3. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................45
4.4. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................46
4.5. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................47
4.6. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................48
5. JE POINTE MA BANQUE 49
5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................49
5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................49
6. LA DECLARATION DE TVA 52
6.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................52
6.2. La déclaration CA3 ..............................................................................52
6.3. La déclaration CA12 ............................................................................53
7. LES IMPRESSIONS COURANTES 55
7.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................55
7.2. Comment imprimer le détail des comptes ? .....................................55
7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ?..................................56
8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 57
8.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................57
8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................58
8.3. Comment imprimer l’échéancier ?.....................................................58
8.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................59
9. LA CLOTURE MENSUELLE 60
9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................60
9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................60
10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 61
10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ..........................61
10.2. Je clôture mon exercice....................................................................61
11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 65
11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................65
11.2. Comment sauvegarder ?...................................................................65
TABLE DES MATIERES
EBP Compta Libérale 9
LES FONCTIONS AVANCEES 67
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 67
1.1. La création des guides d’écritures.....................................................67
1.2. La gestion des abonnements .............................................................67
1.3. La gestion des modes de règlement..................................................68
1.4. La gestion des devises .......................................................................68
1.5. La gestion des immobilisations .........................................................68
2. MENU QUOTIDIEN 69
2.1. Les encaissements..............................................................................69
2.2. Le rapprochement bancaire automatique .........................................69
2.3. La recherche d’écritures .....................................................................69
2.4. Les écritures de simulation ................................................................69
3. MENU CLOTURE 70
3.1. Validation des écritures ......................................................................70
3.2. La génération des soldes N-1.............................................................70
3.3. La génération des RAN provisoires ...................................................70
4. MENU OUTILS 71
4.1. Maintenance.........................................................................................71
4.2. Assistance comptable.........................................................................71
4.3. Communication entreprise-expert .....................................................71
4.4. Les importations et exportations de données ..................................72
INDEX 73
Avant de commencer
EBP Compta Libérale 11
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
12 EBP Compta Libérale
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;
Windows XP (1), Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2
(2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement
les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Compta Libérale 13
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux
différentes versions du produit.
3. Cliquez sur EBP Compta Libérale 2010. La procédure d’installation se lance
et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTALI14.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTALI14.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
INSTALLATION
14 EBP Compta Libérale
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta Libérale 14.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel.
Comment activer mon logiciel ?
EBP Compta Libérale 15
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Libérale reste en
version d’évaluation.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, elle sera limitée à 100 écritures et la mention Version de
démonstration apparaît sur toutes les impressions.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Libérale,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes
fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de
bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
INSTALLATION
16 EBP Compta Libérale
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta Libérale 17
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou
utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le
logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour
l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de
TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de
TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au
bilan et au compte de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
18 EBP Compta Libérale
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces
informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date,
ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la
date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice
suivant, sans faire de clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Type de comptabilité
Attention
Ce choix est définitif.
Le mode Recettes – Dépenses correspond au cas le plus courant et
concerne les Sociétés à Exercice Libéral (SEL) soumises au régime de
droit commun.
Cochez si besoin la case Comptabilité soumise à la TVA.
Pour l’étape suivante, reportez-vous à la partie 5.8.
Le mode Créances – Dettes concerne les Sociétés à Exercice Libéral
soumises au régime optionnel, qui vous permettra de tenir une
comptabilité générale avec enregistrement des écritures de ventes,
d’achats et de règlements, et de réaliser un suivi des tiers.
Choisissez le type de rapprochement bancaire que vous souhaitez
réaliser :
Le type par Journaux si vous utilisez une contrepartie « pied de
journal » dans les journaux de trésorerie.
Le type par Comptes si vous utilisez une contrepartie « ligne à
ligne » dans les journaux de trésorerie :
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta Libérale 19
5.7. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menu
Barre d’outils
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 21
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres
différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
PRISE EN MAIN
22 EBP Compta Libérale
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver
facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre
déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page
d’une de vos déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le
fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option
Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options
avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne
par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Si vous souhaitez que votre dossier soit automatiquement ouvert au
prochain lancement du logiciel, laissez la case Ouverture auto. du
dernier dossier cochée.
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 23
1.2.2. Onglet Saisie
Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice
en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case
Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.
Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture
sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal
déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée.
Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas
équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.
Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée,
cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants
négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.
Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la
saisie comptable des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si
vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la
première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les
lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus
fréquemment adopté.
Spécificités mode Créances – Dettes
Pour réaliser le lettrage en cours de saisie comptable des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule
échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée.
1.2.3. Onglet Consultation
Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans
l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent
généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans
l’option de consultation.
PRISE EN MAIN
24 EBP Compta Libérale
Spécificité mode Créances – Dettes
Pour suivre les impayés, vous pourrez réaliser un pointage entre les factures et
les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître
les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette
opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart
entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce
cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas
considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette
écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le
lettrage approché manuel (généralement un petit montant).
1.2.4. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
Pour votre déclaration 2035, renseignez le Code activité et la Date de début de
l’activité.
1.2.5. Autres onglets spécifiques au mode Créances – Dettes
Onglet Gestion
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser le module de facturation.
Renseignez les derniers numéros de pièces utilisés (lors de la création des
pièces, le logiciel ajoutera « 1 » aux numéros indiqués), ainsi que les comptes et
journaux qui seront utilisés par défaut lors de l’enregistrement en comptabilité :
référez vous au besoin à votre expert comptable.
Onglet Transfert en comptabilité
Il s’agit de paramétrer les libellés des écritures issus de l’enregistrement
automatique en comptabilité des factures. Le paramétrage le plus courant
consiste à inclure la raison sociale du tiers, c’est-à-dire le nom du client ou du
fournisseur. Le numéro de pièce s’affichera dans tous les cas dans la colonne
Pièce :
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 25
1.3. Je paramètre la TVA
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA,
accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le
bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous
utilisez.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
PRISE EN MAIN
26 EBP Compta Libérale
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le
détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges,
les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être
enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature
économique.
Exemples
Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un
compte bancaire.
Un compte de dépenses regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts,
de taxes etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Mon plan comptable
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Professionnel du
menu Données, ou par l’icône .
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine »
du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle
catégorie appartient le compte.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 27
Mode Recettes – Dépenses :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Tiers divers 42 à 49
Finances 5
Dépenses 6
Recettes 7
Mode Créances – Dettes :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Stocks 3
Fournisseurs 40
Clients 41
Autres Tiers 42 à 49
Finances 5
Achats 6
Ventes 7
1.4.3. Comment créer un compte de dépense ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable le compte 6062 « Fournitures de
bureau ». Cliquez sur le bouton Nouveau, et saisissez le numéro et le libellé du
compte :
Validez par OK : le compte apparaît dans votre plan comptable.
PRISE EN MAIN
28 EBP Compta Libérale
1.4.4. Comment créer un client (en mode Créances – Dettes) ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour
réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la
racine 411.
Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être
obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :
Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse.
Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel.
Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance.
Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique
(lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les
petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les
trois types de lettrage sont autorisés.
Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit,
afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la
saisie des factures sur ce compte.
Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer
les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces
informations n’apparaîtront nulle part par la suite.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 29
Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement
de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de
graphe, et de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez
à l’aide en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle.
Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des
écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes
inexistants au fur et à mesure.
1.4.5. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA.
Dans l’onglet Tiers divers (ou Autres Tiers en mode Créances – Dettes),
cliquez sur le compte « 44566 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez
également double-cliquer sur le compte.
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le
libellé peut être modifié, ce qui n’est pas le cas du numéro de compte. Si un
numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte
(bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type
d’opération (France) et le taux (19,60).
Spécificité mode Créances – Dettes
Dans ce mode, choisissez en plus le type de TVA, Débits ou Encaissements. Si
vous gérez les deux modes de TVA, vous devez obligatoirement créer un compte
par type afin de gérer correctement la déclaration de TVA.
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et
d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre
chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une
certaine catégorie d’opérations.
PRISE EN MAIN
30 EBP Compta Libérale
1.5.2. Comment paramétrer mon journal de décaissements ?
Remarque
En mode Créances – Dettes, cela correspond au paramétrage du journal de
banque (BQ).
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les
journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la
création de votre dossier.
Cliquez sur le journal DEC, Décaissements, puis sur le bouton Modifier, ou
double-cliquez dessus.
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si
besoin modifier le libellé.
Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par
un numéro, qui sera par exemple le numéro du chèque, de la facture...
Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de
fonctionnement. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez
Continue ou Périodique (une numérotation par mois).
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta Libérale 31
Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le
compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet
de programmer une contrepartie automatique : choisissez le mode
Ligne à Ligne et indiquez votre compte de banque (512) :
De cette façon, en saisie comptable, le logiciel passera lui-même
l’écriture de contrepartie.
Spécificité mode Créances – Dettes
Dans ce mode, vous avez le choix entre une contrepartie Ligne à Ligne ou Pied
de Journal :
Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.
Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans
les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 23).
Vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par
exemple, le même compte de dépenses 601 (Achats). Afin de gagner du
temps lors de la saisie comptable des écritures, nous allons créer un
raccourci pour ce compte. Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le
champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « A » comme Achats (mais vous pouvez choisir une
autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte d’achats. En
saisie comptable, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci
[Ctrl] + [A]. Validez par OK. Créez le raccourci [Ctrl] + [T] de la même
façon pour le compte de TVA 445661.
PRISE EN MAIN
32 EBP Compta Libérale
Enregistrez vos modifications par OK. Paramétrez le journal d’encaissements de
la même façon. Créez notamment les raccourcis [Ctrl] + [R] pour le compte
701(Recettes) et le raccourcis [Ctrl] + [T] pour le compte 445711 (TVA).
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide
en ligne par la touche F1.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 33
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En
effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux.
Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP
Comptabilité Libérale vous propose deux niveaux de saisie :
La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des
règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous
guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie
suivante 2.2.
La saisie comptable, qui nécessite un minimum de connaissances
comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle
écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.3 page 35.
2.2. La saisie guidée
2.2.1. Intérêt de la saisie guidée
Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux
avantages à la saisie guidée :
Sélection automatique du journal
Choix automatique des numéros de comptes
Libellés pré-paramétrés
Gain de temps
Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles
qu’elles apparaissent en saisie comptable, ce qui vous familiarise avec cette
option.
2.2.2. Comment saisir un achat ?
Accédez à l’option Saisie guidée du menu Quotidien ou par l’icône .
Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés.
Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie des dépenses, des recettes, ou
des opérations diverses.
PRISE EN MAIN
34 EBP Compta Libérale
Spécificité mode Créances – Dettes
Les onglets Dépenses et Recettes ne sont pas présents. A la place, vous
trouverez les onglets Achats, Ventes et Trésorerie.
Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Dépenses,
cliquez sur le guide D001, Achats, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez
dessus pour accéder à la saisie.7
L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les
écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.
Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le
logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal de décaissements DEC.
Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.
Saisissez le libellé de l’écriture dans le champ Libellé, par exemple le
nom du fournisseur ou le type d’achat réalisé.
Saisissez le montant HT de la facture dans la colonne Dépense.
La TVA et la contrepartie se calculent automatiquement : cliquez sur
Ajouter pour valider votre saisie ; Un message vous confirme
l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement
dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre.
Spécificité mode Créances – Dettes
Dans ce mode, vous pouvez saisir une date d’échéance. De plus, les numéros de
compte apparaissent, et vous pouvez accéder au plan comptable par l’icône
.
Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre
type d’opération.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 35
2.2.3. Comment modifier les écritures saisies ?
Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer
sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le
logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie comptable, dans laquelle
vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce,
compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus
d’informations sur la saisie comptable, consultez la partie suivante.
Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la
création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot
clé Guides d’écritures.
2.3. La saisie comptable
Munissez-vous d’une facture de vente réglée et accédez à l’option Saisie
Comptable par le menu Quotidien ou par l’icône .
En mode Recettes – Dépenses, reportez-vous au paragraphe suivant (2.3.1.),
en mode Créances – Dettes, reportez-vous au paragraphe 2.3.2.
2.3.1. Comment saisir une recette en mode Recettes - Dépenses?
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal d’encaissements
(ENC) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône .
Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de
paiement. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.
PRISE EN MAIN
36 EBP Compta Libérale
Dans la colonne Compte, vous avez plusieurs possibilités :
Si vous avez paramétré vos raccourcis comptes (voir
paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal de
décaissements ? page 30), tapez votre raccourci [Ctrl] + [R].
Ou tapez directement le compte voulu.
Ou accédez au plan comptable par l’icône , ou par la
touche , ou F4, et dans l’onglet Recettes, recherchez le
compte souhaité.
Astuce
Pour accéder au plan comptable directement dans le bon onglet, tapez le début
du numéro du compte, puis la touche ou F4, par exemple 7.
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des
écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le
libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.
Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la colonne
Encaissement : saisissez le HT de la facture.
Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Si vous
gérez la TVA, saisissez le compte de TVA (44571) dans la colonne
Compte, sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci
clavier [Ctrl] + [T] : le montant de la TVA se calcule
automatiquement en fonction du taux paramétré dans le compte .
Sur la ligne suivante, le logiciel passe automatiquement la contrepartie
sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le
journal (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment
paramétrer mon journal de décaissements ? page 30).
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 37
2.3.2. Comment saisir une vente et un paiement en mode Créances –
Dettes ?
La vente
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou
sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur
Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de
la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.
Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône ,
ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose
automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans
la liste ou créez-le par le bouton Nouveau.
Astuce
Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un
compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche ou F4, par
exemple 411P ouvrira le plan comptable directement à partir des clients dont le
nom commence par la lettre P.
Remarque
Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le
connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan
comptable, il vous proposera alors de le créer.
Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), saisissez la
date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
PRISE EN MAIN
38 EBP Compta Libérale
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des
écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le
libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.
Le logiciel se positionne ensuite automatiquement dans la bonne
colonne : saisissez le TTC de la facture.
Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas ;
Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, sélectionnez-le
dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si
vous l’avez créé lors du paramétrage du journal : Le montant de la TVA
se calcule automatiquement en fonction du taux paramétré dans le
compte de TVA.
Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat ou
utilisez le raccourci créé dans le journal, puis appuyez sur la touche F12
de votre clavier : le solde est automatiquement calculé.
Le règlement
Dans le champ Journal, choisissez le journal de banque dans laquelle
le paiement a été encaissé.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du
règlement.
Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .
Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro
de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de
fonctionnement.
Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan
comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.
Le logiciel se positionne automatiquement en Recette : saisissez le
montant du paiement.
Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 23), ou si vous
gérez la TVA sur les encaissements, l’échéancier du compte client
s’ouvre automatiquement :
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta Libérale 39
Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement.
Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris +
Rechercher.
Si vous avez saisi le même numéro de pièce entre la facture et
le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne
Règl. Euros.
Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette
colonne.
Cliquez sur Fermer.
Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?
L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;
Les écritures seront automatiquement lettrées ;
De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA
correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.
Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 23), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement :
sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.
Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de
banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque.
2.3.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures
Ajouter des écritures
Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis,
dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche ou Inser de votre
clavier.
Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et
appuyez sur la touche ou : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de
saisie.
Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une
ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la
PRISE EN MAIN
40 EBP Compta Libérale
ligne sélectionnée, la touche ajoute une ligne après la ligne
sélectionnée.
Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la
suppression.
Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la
ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
Remarques
Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la
souris).
Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie comptable,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.
Je gère mes ventes
EBP Compta Libérale 41
3. JE GERE MES VENTES
Attention
Cette partie ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes. En
mode Recettes – Dépenses, passez directement à la partie 4.
3.1. Comment créer un devis ?
Accédez aux devis par l’option Devis Clients du menu Quotidien + Ventes.
Cliquez sur le bouton Nouv. Grille. Utilisez la touche Tab pour passer d’un
champ à l’autre.
Saisissez le client du devis : cliquez sur l’icône pour accéder au
plan comptable. Si le compte du client n’a pas été créé préalablement,
cliquez sur le bouton Nouveau (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.4.4 Comment créer un client ? page 28). Sinon, double-cliquez
dessus.
Les comptes de vente et de TVA apparaissent automatiquement en
fonction du paramétrage des préférences (voir paragraphe 1.2.5
Onglets spécifiques au mode Créances - Dettes page 24).
Saisissez la date de votre devis dans le champ Date, et la date
d’échéance dans le champ Echéance.
Dans le corps de la pièce, un message vous affiche qu’il n’y a pas de
lignes : appuyez sur la touche ou Inser afin de saisir la première
ligne :
Si vous souhaitez référencer vos articles, créez-les
préalablement dans l’option Quotidien + Ventes + Articles, ou
cliquez sur l’icône puis sur le bouton Nouveau.
Sinon, saisissez directement le libellé de votre article dans la
colonne Libellé.
Saisissez la quantité, le prix unitaire, si besoin le taux de
remise.
Saisissez les comptes de ventes et de TVA. Par défaut les
comptes indiqués sont ceux paramétrés dans l’article
sélectionné. Si vous n’avez pas sélectionné d’article, ce sont
ceux paramétrés dans les préférences qui seront affichés.
PRISE EN MAIN
42 EBP Compta Libérale
Cliquez sur le bouton Imprimer pour imprimer et valider votre
devis.
Remarques
Vous pouvez utiliser jusqu’à 3 comptes de TVA par pièce et donc par
conséquent jusqu’à 3 taux de TVA.
Vous pouvez enregistrer votre devis en cliquant sur le bouton Valider et
l’imprimer plus tard à partir de la liste des devis par le bouton Imprimer.
Vous pouvez modifier le devis par le bouton Modifier. Pour ajouter une
nouvelle ligne dans le corps de la pièce, cliquez sur la dernière ligne et
appuyez sur la touche ou .
Si vous souhaitez saisir du texte en toute liberté dans le corps de la pièce,
pour créer le devis, utilisez le bouton Nouv. Texte au lieu de Nouv. Grille.
Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne
par la touche F1.
Je gère mes ventes
EBP Compta Libérale 43
3.2. Comment transférer mon devis en facture ?
Il suffit de se placer dans la liste des devis (Quotidien + Ventes + Devis Client),
de sélectionner le devis et de cliquer sur Trans. Facture. Confirmez la génération
de la facture : le logiciel ouvre automatiquement la facture obtenue. Vous pouvez
la modifier, et l’imprimer grâce au bouton Imprimer.
Vous pouvez également créer une facture directement, de la même façon que le
devis, par le bouton Nouv. Grille ou Nouv. Texte (consultez la partie
précédente). La liste des factures est accessible par l’option Factures / Avoirs
Clients du menu Quotidien + Ventes.
Remarques
Pour saisir un règlement dans une facture, il suffit de sélectionner en pied de
facture un mode de règlement, et de saisir le montant du règlement.
Pour saisir un avoir, saisissez des quantités ou des montants négatifs.
Vous pouvez obtenir un état des ventes par le menu Quotidien + Ventes.
Pour des informations sur les boutons non décrits, utilisez l'aide en ligne
par la touche F1.
PRISE EN MAIN
44 EBP Compta Libérale
3.3. Comment transférer ma facture dans les journaux
comptables ?
Attention
Les factures transférées dans les journaux comptables ne pourront plus être
modifiées.
Pour transférer une facture précise, placez-vous dans la liste des factures par le
menu Quotidien + Ventes. Sélectionnez la facture et cliquez sur Comptabiliser.
Pour transférer un ensemble de factures, par exemple toutes les factures de la
semaine, utilisez l’option Enregistrement en Comptabilité du menu Quotidien +
Ventes et indiquez la période à transférer.
Pour visualiser ou réimprimer les factures transférées, accédez à la liste des
factures (Quotidien + Ventes + Factures / Avoirs Clients) et changez
d’onglet : cliquez sur l’onglet Factures et Avoirs Comptabilisés.
Vous pouvez bien entendu visualiser les écritures générées dans l’option de
Saisie Comptable du menu Quotidien.
Je consulte un compte
EBP Compta Libérale 45
4. JE CONSULTE UN COMPTE
4.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et
ainsi de visualiser toutes les opérations d’un compte d’achats, de ventes, de
banque …
Spécificité mode Créances – Dettes
Vous pourrez visualiser toutes les factures et règlements des comptes clients et
fournisseurs, et procéder au lettrage.
4.2. Comment consulter un compte ?
Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez
l’icône . Dans le champ Compte, tapez le compte voulu, ou cherchez-le
dans le plan comptable par l’icône .
Attention
Les quatre parties suivantes ne concernent que le mode Créances – Dettes. En
mode Dépenses – Recettes, passez directement au paragraphe 5 page 49.
4.3. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et
ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en
effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir
de l’option de consultation. Les comptes de TVA ou des organismes sociaux
peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expertcomptable).
PRISE EN MAIN
46 EBP Compta Libérale
4.4. Comment lettrer mon compte client ?
Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie comptable, la
facture d’un client et le règlement correspondant.
Accédez à l’option Consultation de Comptes du menu Quotidien, ou utilisez
l’icône .
Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou
cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou
411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la
période de consultation).
Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en
surbrillance.
Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code,
validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées.
Quelles en sont les conséquences ?
Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de
lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de
règlement, car elles sont considérées comme payées.
En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case
Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :
Je consulte un compte
EBP Compta Libérale 47
4.5. Comment lettrer de façon automatique ?
Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le
compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.
Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) ;
Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer,
et confirmez.
Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage
Automatique :
La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre
client.
Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le
même numéro de pièce entre la facture et le règlement ; Si ce n’est pas
le cas, pointez Lettrage par montants.
Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau
lettrés.
PRISE EN MAIN
48 EBP Compta Libérale
Remarques
Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à
cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par
exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.
Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez
la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement,
« 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la
profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.
Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport
avant de lancer le lettrage automatique.
Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien.
Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en
ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique.
4.6. Comment lettrer en cours de saisie ?
4.6.1. Vous gérez les échéances
Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37), le lettrage s’effectue
automatiquement, à condition toutefois que le montant de la facture et le montant
du règlement soient identiques.
4.6.2. Vous ne gérez pas les échéances
Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie
des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés.
Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du
règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37).
Je pointe ma banque
EBP Compta Libérale 49
5. JE POINTE MA BANQUE
5.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes
dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer
périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant
sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ».
5.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi un certain
nombre de règlements, et vous munir de votre relevé bancaire.
Accédez au rapprochement bancaire par le menu Quotidien.
Spécificité mode Créances - Dettes
Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez
choisir le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal)
ou le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne).
5.2.1. Rapprochement bancaire Manuel par Compte
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).
Choisissez le compte à pointer dans le champ Compte.
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une
PRISE EN MAIN
50 EBP Compta Libérale
erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon
rapprochement bancaire est faux).
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non
Rapprochées (case Rapp.).
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
5.2.2. Rapprochement bancaire Manuel par Journal (spécifique au mode
Créances – Dettes)
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).
Choisissez la banque concernée dans le champ Journal.
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant ; dans le cas contraire, une
erreur s’est produite (voir plus loin le paragraphe 4.2.3. Mon
rapprochement bancaire est faux).
Je pointe ma banque
EBP Compta Libérale 51
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône : attention, ne demandez que les écritures Non
Rapprochées (case Rapp.).
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
5.2.3. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou
de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous
vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements
verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ
Relevé.
5.2.4. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?
Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis :
saisissez-les et pointez-les.
Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants
du relevé de banque.
Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé :
dépointez-les en redouble-cliquant dessus.
Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ
Solde final du relevé).
PRISE EN MAIN
52 EBP Compta Libérale
6. LA DECLARATION DE TVA
L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de
paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si
besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20.
6.1. Rappel : comment gérer la TVA ?
Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été
abordé :
Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés +
Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le
NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 21).
Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données +
Plan Comptable Professionnel.
Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux
factures (France, UE, encaissements, débits…).
En cas de TVA sur les encaissements (mode Créances – Dettes),
renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37).
Remarque
Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures,
depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient
validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70
Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de
TVA provisoire
6.2. La déclaration CA3
La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué
dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le
menu Quotidien + Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
La déclaration de TVA
EBP Compta Libérale 53
Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez le mois ou le trimestre voulu.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel.
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé
CA3.
6.3. La déclaration CA12
La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au
régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien +
Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez la date limite de dépôt.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.
PRISE EN MAIN
54 EBP Compta Libérale
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.
Les impressions courantes
EBP Compta Libérale 55
7. LES IMPRESSIONS COURANTES
7.1. Comment imprimer un journal ?
Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre
journal d’encaissements, de décaissements, d’opérations diverses, et d’à
nouveaux, et en mode Créances – Dettes, le journal d’achats, de ventes, de
trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux.
Accédez à l’option Journaux du menu Impression, ou cliquez sur l’icône .
Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journal (impression).
7.2. Comment imprimer le détail des comptes ?
Pour obtenir le détail des comptes (état appelé Grand-livre en comptabilité
générale), accédez à l’option Détail des comptes du menu Impression, ou
cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de comptes souhaités : la fourchette de comptes
s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Détail des comptes.
PRISE EN MAIN
56 EBP Compta Libérale
7.3. Comment imprimer les soldes des comptes ?
Les soldes des comptes correspondent à un état appelé Balance en comptabilité
générale.
Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de
contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit
du même montant ». En effet, « la somme des débit est égale à la somme des
crédit et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ».
Accédez à l’option Soldes des Comptes du menu Impression, ou cliquez sur
l’icône .
Choisissez le type de balance souhaité : la fourchette de comptes
s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Solde des comptes.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta Libérale 57
8. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
Attention
Ce chapitre ne concerne que les dossiers créés en mode Créances – Dettes.
Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non
réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.3.2 page 37) ou lettrées (paragraphe 4.4 page 46)
n’apparaissent donc pas dans les différents états.
8.1. Comment imprimer les retards de paiements ?
Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu
Impressions.
Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
L’état se présente ainsi :
Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les
différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard.
PRISE EN MAIN
58 EBP Compta Libérale
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Balance âgée.
8.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?
Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.
Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les prévisions seront calculées par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez :
Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates
d’échéance.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clés Prévisions de règlements.
8.3. Comment imprimer l’échéancier ?
Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par
ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu
Impressions.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta Libérale 59
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la période à prendre en compte.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clés Echéancier prévisionnel.
8.4. Comment imprimer les lettres de relance ?
Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions.
Renseignez la date de référence avec la date du jour.
Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de
dépassement.
Comment fonctionnent les niveaux de relance ?
Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance,
c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et
la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3.
Comment gérer les niveaux de relance ?
Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de
relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.
Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi,
le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client.
Pour des informations sur les autres options des lettres de relance,
consultez dans l’aide en ligne la mot clé Lettre de relance.
PRISE EN MAIN
60 EBP Compta Libérale
9. LA CLOTURE MENSUELLE
9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les
écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du
logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation
fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne
pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les
écritures.
Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les
journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture
doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la
période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta Libérale 61
10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
10.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ?
En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 6 Les impressions courantes page
52), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que la
déclaration 2035.
10.1.1. Le journal centralisateur
Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier
mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal.
10.1.2. La déclaration 2035
Attention
Vous devez au préalable référencer vos immobilisations par l’option Gestion
des immobilisations du menu Données + Autres fichiers +
Immobilisations.
Vous devez également créer vos associés dans l’option Associés du menu
Données + Autres fichiers.
Accédez à cet état par le menu Clôtures. Remplissez les informations des
différents onglets, puis cliquez sur OK et Imprimer.
10.2. Je clôture mon exercice
10.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en
empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :
Solder les comptes de classes 6 et 7 ;
Calculer le résultat de l’exercice ;
Générer les écritures de reports à nouveaux.
PRISE EN MAIN
62 EBP Compta Libérale
10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur
l’exercice suivant.
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant
les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur,
sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de
résultat (compte 120 ou 129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux
pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des
informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante
(partie 11 Comment sauvegarder mon dossier ? page 65).
10.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez
l’assistant de clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de
l’exercice soient validées. Voir paragraphe 3.1 Validation des écritures page 70
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :
Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par
l’option Quotidien + Ecritures de Simulation ;
Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront
encore possibles après clôture);
La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
Spécificité mode Créances – Dettes
Autre opération à réaliser avant clôture : le lettrage des comptes de tiers doit être
à jour.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta Libérale 63
Etape 2 : Nouvel exercice
Indiquez ici les dates du nouvel exercice; La date maximum de saisie
est calculée automatiquement.
Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports
à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du
journal des opérations diverses pour la génération des écritures de
clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la
génération du résultat.
Etape 3 : Options
Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées
cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés
bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée ;
Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez
cette option.
Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le
logiciel saisisse les OD de clôture.
Spécificités mode Créances – Dettes
Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin
de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les
factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage,
décochez cette option.
Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés
cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture
Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et
archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance
définitive
Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise
et archive un export total de toute la base.
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit
où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du
journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
PRISE EN MAIN
64 EBP Compta Libérale
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.
Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message
vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les
clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est
équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos
journaux.
Un message vous annonce enfin que la clôture annuelle est terminée.
Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran
ont changé.
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste
des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier
concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Compta Libérale 65
11. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
11.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un
répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et
dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme
l'incendie).
11.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer
votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors
de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers
avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un
mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de
passe.
Traitements particuliers
EBP Compta Libérale 67
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Compta Libérale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous
pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1,
cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot
clé.
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.1. La création des guides d’écritures
Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée
du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en
ligne mot clé Création d’un guide d’écritures).
1.2. La gestion des abonnements
Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers
(semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges
ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des
abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un
guide d’abonnement).
LES FONCTIONS AVANCEES
68 EBP Compta Libérale
1.3. La gestion des modes de règlement
Uniquement en mode Créances – Dettes.
Les modes de règlements permettent de saisir un paiement dans le pied d’une
facture, de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les
règlements d’un certain type, et de saisir, dans l’échéancier, le mode de règlement
utilisé pour le règlement d’une échéance. (aide en ligne mot clé Mode de
règlement).
1.4. La gestion des devises
Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devise).
1.5. La gestion des immobilisations
Vous pouvez enregistrer vos fiches d’immobilisations, calculer les plan
d’amortissement, réaliser des cessions, et imprimer les immobilisations et les
cessions (aide en ligne mot clé Immobilisations).
Menu Quotidien
EBP Compta Libérale 69
2. MENU QUOTIDIEN
2.1. Les encaissements
Uniquement en mode Créances – Dettes.
Il s’agit de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de
valeurs en attente, et de déposer les règlements en banque (aide en ligne mot clé
Encaissements).
2.2. Le rapprochement bancaire automatique
Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque
communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé
Rapprochement automatique).
2.3. La recherche d’écritures
La recherche d’écritures, accessible par le menu Quotidien, permet de définir des
critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous
pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne
mot clé Recherche d’écritures).
2.4. Les écritures de simulation
Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées
ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecriture de simulation).
LES FONCTIONS AVANCEES
70 EBP Compta Libérale
3. MENU CLOTURE
3.1. Validation des écritures
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable,
c’est-à-dire tout ce qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront
encore possibles sur les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée
comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables.
Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement
conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation
écritures.
3.2. La génération des soldes N-1
Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir
des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à
partir du menu Clôtures.
3.3. La génération des RAN provisoires
Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en
ligne, mot clé A nouveaux provisoires).
Menu Outils
EBP Compta Libérale 71
4. MENU OUTILS
4.1. Maintenance
Les outils de maintenance sont scindés en deux menus :
- la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du
fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation
par date …
- la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le
contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la
suppression d’écritures …
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance.
4.2. Assistance comptable
Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à
l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez
sur la touche F1.
Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures
d’un compte à un autre, ou d’un journal à un autre.
Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule
manipulation une sélection de comptes non mouvementés.
4.3. Communication entreprise-expert
Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et
d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé
Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les
logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX
Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité,
Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS
Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta.
LES FONCTIONS AVANCEES
72 EBP Compta Libérale
4.4. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides
d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils +
Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces
options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
INDEX
EBP Compta Libérale 73
INDEX
A
Abonnements ......................................................................................................66
Achat ...................................................................................................................33
Activation.............................................................................................................15
Adresse ................................................................................................... 17, 21, 28
Aide en ligne....................................................................................................5, 22
Annexe 3310 A....................................................................................................52
Articles.................................................................................................................41
Avoir ....................................................................................................................43
B
Balance ...............................................................................................................56
Balance âgée ......................................................................................................57
C
CA12 ...................................................................................................................53
CA3 .....................................................................................................................52
Centralisation ......................................................................................................69
Clôture annuelle ............................................................................................61, 62
Clôture mensuelle ...............................................................................................60
Communication entreprise-expert .......................................................................70
Compte..........................................................................................................26, 45
Compte client ......................................................................................................28
Compte de dépense ............................................................................................27
Compte de TVA...................................................................................................29
Comptes associés ...............................................................................................28
Configuration requise ..........................................................................................11
Consulter un compte ...........................................................................................45
Contact.................................................................................................... 18, 21, 28
Contrepartie automatique....................................................................................31
Créances - dettes ................................................................................................18
INDEX
74 EBP Compta Libérale
D
Dates d’exercice ............................................................................................18, 24
Déclaration 2035..................................................................................................61
Déclaration CA12.................................................................................................53
Déclaration CA3...................................................................................................52
Déclaration de TVA..............................................................................................52
Détail des comptes ..............................................................................................55
Devis....................................................................................................................41
Devises................................................................................................................67
E
Ecart de rapprochement ................................................................................49, 50
Echéancier...............................................................................................23, 38, 48
Echéancier prévisionnel.......................................................................................58
Ecritures de simulation ..................................................................................62, 68
E-mail ..................................................................................................................10
Encaissements ....................................................................................................68
Enregistrement en comptabilité ...........................................................................44
Equilibrage virtuel des journaux...........................................................................23
Etat des ventes ....................................................................................................43
Evaluation............................................................................................................14
Exportations.........................................................................................................71
F
Facture...........................................................................................................34, 43
G
Grand-livre...........................................................................................................55
Guides d’abonnements........................................................................................66
Guides d’écritures................................................................................................66
H
Horaires ...............................................................................................................10
I
Identification...................................................................................................17, 21
Immobilisations ....................................................................................................67
INDEX
EBP Compta Libérale 75
Importations.........................................................................................................71
Installation ...........................................................................................................12
J
Journal...........................................................................................................29, 55
Journal centralisateur ..........................................................................................61
Journal de décaissements...................................................................................30
Journal général....................................................................................................61
L
Lancement...........................................................................................................13
Lettrage ................................................................................................... 28, 45, 63
Lettrage approché ...............................................................................................24
Lettrage automatique...........................................................................................47
Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 23, 39, 48
Lettres de relance................................................................................................59
Libellé de l’écriture...............................................................................................31
Libellés des écritures......................................................................... 23, 24, 36, 38
Libellés types.................................................................................................36, 38
Lisezmoi ................................................................................................................5
M
Maintenance........................................................................................................70
Mode de saisie ....................................................................................................33
Modes de règlement............................................................................................67
Mot de passe.......................................................................................................21
MSA.....................................................................................................................17
N
NAF ...............................................................................................................17, 21
Nouveau dossier .................................................................................................17
Numéro de TVA.............................................................................................17, 21
Numérotation des pièces...............................................................................24, 30
P
Plan comptable.................................................................................. 26, 36, 37, 70
Préférences .........................................................................................................22
Prévisions de règlements ....................................................................................58
INDEX
76 EBP Compta Libérale
R
Raccourcis comptes ............................................................................................31
RAN provisoires...................................................................................................69
Rapprochement bancaire.........................................................................18, 49, 63
Rapprochement bancaire automatique................................................................68
Recette ................................................................................................................35
Recettes - dépenses............................................................................................18
Recherche d’écritures..........................................................................................68
Règlement .....................................................................................................38, 43
Réimputation........................................................................................................70
Report à nouveau ..........................................................................................61, 62
Reports à nouveaux.............................................................................................63
Retards de paiements..........................................................................................57
Révision comptable .............................................................................................70
S
Saisie comptable ...........................................................................................33, 35
Saisie guidée .................................................................................................33, 66
Sauvegarde .........................................................................................................65
Service technique ................................................................................................10
Solde .......................................................................................................38, 49, 50
Soldes des comptes ............................................................................................56
Soldes N-1...........................................................................................................69
T
Taux.....................................................................................................................29
Taux de TVA........................................................................................................25
Transférer le devis ...............................................................................................43
Transférer une facture .........................................................................................44
Trésor public........................................................................................................22
TVA......................................................................17, 22, 25, 29, 36, 38, 39, 52, 53
Type de comptabilité............................................................................................18
Type de contrepartie............................................................................................31
V
Vente ...................................................................................................................37
Ventes .................................................................................................................43
NOTES
NOTES
NOTES
NOTES
EBP Compta et Facturation
Pour Windows XP et Vista
Manuel utilisateur
i
1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1
2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3
3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5
4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7
5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19
49 Dossier.................................................................................................................................................... 25
119 Affichage............................................................................................................................................... 43
122 Gestion ................................................................................................................................................. 45
165 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 57
313 Impressions ........................................................................................................................................ 109
372 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 139
RÈvision Client........................................................................................................................................... 165
464 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 167
508 Outils................................................................................................................................................... 175
Index .......................................................................................................................................................... 221
1
1 FÈlicitations !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡
son installation et ‡ sa dÈcouverte.
3
2 Convention d'utilisation díEBP
PrÈambule
En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou
professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou
sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des
progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡
des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve
le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention
expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3
jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de
tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution
de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le
territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne
peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du
logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen
du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services
est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est
fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le
logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles
requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les
problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP
qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et
níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site
une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance
tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un
professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu
responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Printed Documentation
4
Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la
sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle
sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui
pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut
rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa
responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers
ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de
perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude
‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel
sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡
líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute
garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la
fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la
disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle
disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner,
interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun
retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des
services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ
de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun
dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses
progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡
raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice
dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de
ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les
sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon
approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses
besoins. Dispositions finales
Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention
du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet
effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou
díappel en garantie.
5
3 A lire attentivement
Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et
aux artisans.
Il vous permet de traiter líensemble des t‚ches comptables : Saisie des Ècritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, DÈclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, Ètats prÈparatoires au
Compte de RÈsultat et au Bilan Ö
Le code díactivation
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la
saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code
d'activation ?). Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le
fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et
Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde
La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes
enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque
dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes.
7
4 Licence d'utilisation
Comment saisir le code díactivation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de
líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300
Ècritures ou 20 piËces commerciales. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique
Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez
pas de code ‡ saisir. Activation manuelle
Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez
accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre
introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une
option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible.
9
5 L'assistance technique
EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ... Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne
pourront vous rÈpondre sans ce numÈro. La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur,
fonctionnement rÈseau ou monoposte...) Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00
Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le :
0811 65 20 00
(co˚t díun appel local)
Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au :
compta.support.fr@ebp.com
En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit.
11
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit
7 DÈmarrage
Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :
CrÈer un dossier
Initialiser le dossier
Initialiser le plan comptable
Initialiser les journaux
GÈrer les prospects
CrÈer des clients, des fournisseurs
CrÈer des piËces de vente, d'achat
Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables :
o En utilisant des guides prÈdÈfinis
o En saisie comptable standard
Consulter et lettrer un compte
Pointer la banque
Imprimer des donnÈes comptables
o Journaux
o Grand-Livre
o Balance
Sauvegarder le dossier
8 Installation rÈseau des produits de la gamme PRO d'EBP
ConÁus pour un environnement en mode ´ poste ‡ poste ª ou en mode ´ client/serveur ª, les produits
de la Gamme PRO ´ en rÈseau ª utilisent les technologies les plus avancÈes pour accÈder aux bases
de donnÈes. Une application de gestion/comptabilitÈ en rÈseau utilise votre installation de maniËre plus
intensive que les applications de bureautique. Elle peut par consÈquent rÈvÈler des dÈfauts non
constatÈs par le passÈ. Pour votre installation en rÈseau, il est recommandÈ de vous adresser ‡ un centre de compÈtence EBP
agrÈÈ qui devra valider líintÈgration du logiciel avec un matÈriel professionnel de qualitÈ installÈ dans les
rËgles de líart. Il sera nÈcessaire díinterroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou
validations complÈmentaires. FiabilitÈ
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un rÈseau qui
fonctionne de faÁon fiable. EBP ne saurait Ítre tenu responsable de pertes de donnÈes
causÈes par un dÈfaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matÈriel. Pour obtenir un rÈseau de bonne qualitÈ, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes : Eviter les rÈseaux ‡ base de c‚bles coaxiaux, Avoir un c‚blage de bonne qualitÈ rÈalisÈ par du personnel qualifiÈ : paire
torsadÈe certifiÈe de catÈgorie 5 (c‚blage 100 Mbits),
Printed Documentation
12
Utiliser des cartes rÈseaux et des concentrateurs (hubs) ‡ 100 Mb de
marque rÈputÈe (EBP a identifiÈ certaines cartes posant des problËmes;
en cas de doute n'hÈsitez pas ‡ nous consulter), Utiliser une version ‡ jour des pilotes de cartes rÈseaux (de prÈfÈrence
certifiÈs Microsoft), En cas d'installation ‡ fort trafic (plusieurs postes sur le mÍme dossier
et/ou grande quantitÈ de documents dans un dossier), il est indispensable
d'avoir un rÈseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expÈrimentÈ. EBP fournit ‡ ses centres de compÈtences un outil ENetTest pour tester
votre rÈseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre rÈseau est dÈfectueux et nos produits ne peuvent
donc pas fonctionner correctement. NÈanmoins, ENetTest ne peut dÈtecter que les problËmes les
plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilitÈ de votre rÈseau. MÍme si votre rÈseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer rÈguliËrement des
sauvegardes (quotidiennes de prÈfÈrence). En effet, vous n'Ítes pas ‡ l'abri d'une dÈfaillance
ultÈrieure de votre matÈriel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du rÈseau ou de l'alimentation
Èlectrique). En cas de coupure brutale de courant, les donnÈes indispensables au bon fonctionnement peuvent
Ítre dÈtruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos donnÈes
sur un seul ordinateur, protÈgÈ des dÈfaillances du rÈseau Èlectrique ‡ l'aide d'un onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrÍter correctement les stations de travail en utilisant la procÈdure
prÈvue par Microsoft pour arrÍter Windows. En effet, un arrÍt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraÓner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc ‡ vÈrifier que tous les utilisateurs de votre rÈseau connaissent et appliquent
parfaitement la procÈdure d'arrÍt. Pour plus de certitudes ou un complÈment d'information, n'hÈsitez pas ‡ contacter le service
technique d'EBP avec une description prÈcise (matÈriel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de donnÈes
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de donnÈes
Pervasive.SQL V8. Les versions PRO rÈseau Poste ‡ Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO rÈseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une mÍme machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs diffÈrents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres Èditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de donnÈes Btrieve 6.15 ou
Pervasive.SQL 2000i, vous devez impÈrativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de
ces moteurs en cas d'installation rÈseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous
devez vÈrifier la compatibilitÈ de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de donnÈes
auprËs de son Èditeur. Sinon, placer les donnÈes sur deux ordinateurs diffÈrents (l'un faisant
fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). 9 DÈsinstallation du produit
Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier
programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout /
Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure
díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 10 Lien ODBC
GÈnÈralitÈs sur le Produit
13
Une option de gÈnÈration ODBC est disponible en version PRO et vous permet de rÈcupÈrer les
donnÈes afin de les exploiter via une base de donnÈes comme Access, gr‚ce ‡ des drivers ODBC. Attention : Aucune assistance technique ne sera apportÈe par nos techniciens sur líutilisation de
cette option. Utilisateurs díune version PRO
Installez la version complËte de Pervasive.SQL V8 prÈsente sur votre CD-Rom díinstallation dans le
rÈpertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code díactivation DDF (consultez la partie
intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Les fichiers DDF seront simplement gÈnÈrÈs, lors de líouverture du dossier, dans le rÈpertoire du
dossier, sous TPE.0 (ou TPE.x). Utilisateurs díune version Standard
Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20. 11 PrÈsentation gÈnÈrale
Les barres d'outils
Les listes et grilles de saisie
L'impression
L'aperÁu Ècran
12 Mise ‡ jour d'un dossier
En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera
proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre
dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur
une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin
Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures
ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
13 Formats de Variables
14 Comment crÈer un nouveau format de variable ?
Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et
accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format
‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2
Printed Documentation
14
Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire
DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par
exemple E, Euros...)
Format Date
DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de
líannÈe et leur longueur. Format Heure
DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle
longueur. Format Logique
Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est
fausse. Format ChaÓne
Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez
indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut
impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant
líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et
doit Ítre mise de cÙtÈ. 15 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 16 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les
caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun
calcul. 17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
18 Ecran d'Accueil
19 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ)
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des
fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous
níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures ou 20 piËces commerciales.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
15
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez
Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette
Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version
díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web
EBP. Activez
Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez : Ouvrir : Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche
afin de sÈlectionner un ancien exercice. Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration. Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir. Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de
sÈlectionner un ancien exercice. CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier. Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un
dossier. 21 Grilles de Saisie
22 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de
liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent
apparaÓtre en totalitÈ.
Printed Documentation
16
Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :
Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
ParamÈtrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriÈtÈs de la grille
Filtrer vos enregistrements
23 Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. 24 Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant
un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des
donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 25 Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie
que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du
nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 26 Ordre des colonnes
Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour
qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 27 Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
17
5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon
un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 28 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡
votre convenance. Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement
choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres
Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres
díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 29 Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :
crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que
vous souhaitez appliquer
activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres
dÈfinis dans le filtre. 30 Comment crÈer un filtre ?
Pour crÈer un filtre sur une grille :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la
gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que
vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant
succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers
uniquementÖ.).
Printed Documentation
18
6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de
Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le
bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par
un carrÈ gris. 7. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un
critËre prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une
borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la
premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme
condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit
un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les
enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la
condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest
absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la
grille. 31 Comment activer un filtre ?
Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements
(lignes) rÈpondant aux critËres du filtre :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est
alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste.
19
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
33 Ecritures types
Vente
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
4457Ö TVA collectÈe 196,00
7Ö Produit 1000,00
Achat
Compte Description DÈbit CrÈdit
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1000,00
4456Ö TVA dÈductible 196,00
40Ö Fournisseur 1196,00
RËglement client
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
RËglement fournisseur
Compte Description DÈbit CrÈdit
40Ö Fournisseur 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
Remarque : Le sens des Ècritures nía pas díimportance. Vous pouvez, si vous le dÈsirez, commencer la
saisie systÈmatiquement par le compte de tiers afin díen rÈcupÈrer son libellÈ.
34 Quíest-ce que le Lettrage ?
Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les
impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront
aux factures non payÈes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque
Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de
conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :
Le Lettrage manuel
Printed Documentation
20
Le Lettrage Automatique
Le Lettrage en cours de saisie
Le Lettrage partiel
Tout au long de líannÈe, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prÈcision ‡ partir
des traitements suivants :
Consultation d'un Compte (Type díÈcritures), Impression du Grand-Livre (bouton Options), Relances clients, Balance AgÈe, PrÈvisions de RËglements. 35 Les ÈchÈances
La saisie díune date díÈchÈance lors de líenregistrement de vos factures permet de tenir un EchÈancier
PrÈvisionnel contenant toutes les lignes díÈchÈances de vos tiers. Remarque : Les ÈchÈances des factures saisies dans le menu Gestion ne seront prises en
compte dans les ÈchÈanciers quí‡ partir du moment o˘ les factures seront comptabilisÈes.
Lors de líenregistrement du rËglement díun tiers, les lignes díÈchÈances en cours vous seront
proposÈes, vous pourrez ainsi solder la ligne díÈchÈance partiellement ou en totalitÈ. Le montant d˚ sera
alors mis ‡ jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du
rËglement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un ÈchÈancier, pointez Une ÈchÈance (toutes versions), ou EchÈancier DÈtaillÈ
(en version PRO) dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. De plus, vous pourrez prÈciser, dans le paramÈtrage du Compte (DonnÈes + Plan Comptable
Entreprise), si vous souhaitez que la fenÍtre díÈchÈances soit ou non ouverte en saisie díÈcritures (case
Sans ÈchÈance). Consultez les parties suivantes :
Enregistrement d'une facture avec ÈchÈance
Pointage d'une ÈchÈance
36 Impression et suivi des ÈchÈances
Les impressions de la Balance AgÈe, des PrÈvisions de RËglements, de líEchÈancier PrÈvisionnel et
de líEchÈancier DÈtaillÈ permettent de suivre vos encaissements et dÈcaissements en retard, ou ‡
venir. Les Lettres de Relance síappliquent aux clients en retard de paiement par rapport ‡ la date
díÈchÈance. 37 EchÈancier : Enregistrement díune facture avec ÈchÈance
Saisissez la date díÈchÈance des factures par les options suivantes : Par le menu Gestion
Par la Saisie Comptable
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
21
Par la Saisie GuidÈe
Par la Saisie au KilomËtre
Le logiciel propose par dÈfaut, la date du jour ou la date calculÈe ‡ partir des indications saisies dans la
fiche du compte. 38 La gestion analytique
39 Quíest-ce quíune gestion analytique ?
La ventilation analytique consiste ‡ associer chaque dÈpense et chaque recette ‡ des postes (ou
centres de profit) prÈcis. Alors que l'Ècriture comptable classique enregistre la dÈpense de faÁon globale, l'Ècriture analytique
va attribuer pour chaque centre de profit ou de co˚t concernÈ, le montant de la dÈpense ou de la
charge qui lui revient. La gestion analytique correspond donc ‡ une gestion dÈtaillÈe de vos charges et de vos produits afin
de suivre l'Èvolution de votre sociÈtÈ pour un poste et une pÈriode prÈcise. De cette analyse dÈcoule
certaines dÈcisions concernant la rentabilitÈ d'un secteur, díun service, díun produit, díun atelier... Remarque : En version millÈsimÈe, vous ne pouvez ventiler une Ècriture que sur un seul poste. En version PRO, vous pouvez ventiler une Ècriture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes. 40 La gestion analytique multi-axes (en version PRO)
Il síagit de suivre le dÈtail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques
distincts. La gestion par axe vous permet de procÈder ‡ une analyse des charges et des produits
suivant des critËres d'analyses diffÈrents. De ce fait, la somme ‡ enregistrer devra Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la
ventilation díune somme ne concerne pas un axe, ou est ventilÈe ‡ moins de 100% sur un axe, le
logiciel enregistre automatiquement la diffÈrence sur un poste DIVERS. Exemple de ventilation multi-axes
Vous suivez deux axes : líaxe Services et líaxe Produits. Dans l'axe Services, vous dÈfinissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous dÈfinissez les postes : Outils, Produits MÈnagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les Ècritures correspondant aux opÈrations suivantes : 2 000 Euros de dÈpenses correspondant ‡ des frais de publicitÈ (PROMO sur le bois), 1 500 Euros de ventes correspondant ‡ une scie sauteuse
1 000 Euros correspondant au loyer. Les ventilations analytiques seront les suivantes :
Ecriture comptable Axe Services Axe Produits
Frais de publicitÈ (2000) Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 %
Scie sauteuse (1500) Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 %
Loyer (1000) Poste Administratif : 30 %
Poste Marketing : 40 %
Poste Logistique : 40 %
Poste Divers : 100 %
41 Mise en place de votre gestion analytique
Printed Documentation
22
1. Dans líonglet Analytique de líoption Dossier + PrÈfÈrences + PrÈfÈrences, nommez líaxe ou les
axes que vous souhaitez suivre. 2. CrÈez vos postes analytiques par líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et
BudgÈtaire. 3. CrÈez vos grilles analytiques par líoption Grilles de Ventilations du menu DonnÈes + Analytique
et BudgÈtaire. 4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans líonglet Analytique de la fiche du
compte, accessible par le menu DonnÈes + Plan Comptable Entreprise. 5. Dans la mÍme option, dÈcochez líoption Sans analytique pour les comptes de charge et de produit
que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie díÈcritures. 42 Saisie analytique
Pour gÈrer líanalytique, cochez líoption Analytique en temps rÈel dans les propriÈtÈs de votre
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). 43 En version MillÈsimÈe
En Saisie Comptable, une colonne Poste vous permet díindiquer le poste analytique sur lequel
vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou sÈlectionnez-le dans la liste accessible
par líicÙne , ou par les touches ou F4. Si aucun poste níest prÈcisÈ, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS. 44 En version PRO
En Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre, sur une Ècriture avec un compte de vente ou
díachat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associÈe au compte pour
chacun des axes. Si aucune grille nía ÈtÈ associÈe au compte, vous devez vous mÍme saisir les
postes et le pourcentage ‡ leur ventiler. Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage níest pas atteint, vous pouvez dÈfinir une nouvelle ligne de ventilation. Vous pouvez bien entendu renseigner les postes díun seul axe, dans ce cas le montant sera
imputÈ automatiquement ‡ 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseignÈs. Utilisez la touche EntrÈe pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour
vous dÈplacer de colonne en colonne. Utilisez la touche FlËche Basse pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible
uniquement si le montant ventilÈ est infÈrieur ‡ 100%). Utilisez le bouton Solder pour gÈnÈrer automatiquement le pourcentage et le montant restant ‡
ventiler. Une colonne A permet de signaler avec une flËche les Ècritures sur lesquelles une ventilation
analytique a ÈtÈ enregistrÈe. Pour ajouter cette colonne, dans líoption de saisie, utilisez le clic
droit de la souris afin díatteindre le menu contextuel et choisissez líoption PropriÈtÈs. Cochez la
variable A, et validez par OK. 45 Suivi analytique
La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet díanalyser la productivitÈ de
votre sociÈtÈ de faÁon dÈtaillÈe. 46 Encaissements et DÈcaissements
Encaissements
La saisie des encaissements síeffectue en deux temps :
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
23
La saisie des paiements reÁus
Le dÈpÙt des valeurs en attente
La saisie des paiements reÁus permet de gÈrer vos paiements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rËglements sont
comptabilisÈs en tant que valeurs encaissÈes mais non encore enregistrÈs en banque. Vous pouvez
donc vÈrifier vos valeurs encaissÈes, les regrouper et les dÈposer en banque les rËglements díun
certain mode (par exemple tous les chËques ‡ la banque BGP, et toutes les espËces ‡ une autre
banque). Avant de dÈposer les valeurs en attente, vous pouvez gÈnÈrer un fichier ‡ la norme AFB contenant
les rËglements de type LCR ou les rËglements de type PrÈlËvement. La gÈnÈration de l'Ècriture comptable du rËglement client s'effectue donc en deux fois :
1. Lors de la saisie des paiements reÁus, une premiËre Ècriture de type : 411 -> 511, gÈnÈrÈe dans un
journal de valeurs ‡ líencaissement, enregistre le rËglement comme valeurs encaissÈes et utilise le
numÈro de compte indiquÈ dans chaque fiche Mode de rËglement. 2. Lors du dÈpÙt en banque, une seconde Ècriture impute le rËglement ‡ la banque (511 -> 512). DÈcaissements
Le rËglements des tiers permet de solder trËs rapidement des ÈchÈances en attente de rËglement et
díenregistrer des rËglements partiels. La saisie díun mode de rËglement permet de retrouver les
rËglements selon leur mode (ChËque, Virements..) et díÈditer, dans le cas díun rËglement par
chËque, une lettre-chËque. Vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier bancaire ‡ la norme AFB
des rËglements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
47 Enregistrement d'un paiement reÁu
Un paiement client peut Ítre enregistrÈ de plusieurs faÁon :
Par la Saisie Comptable : il síagit de la saisie comptable classique ;
Par la Saisie au KilomËtre : il síagit díune saisie en vrac ;
Par la Saisie GuidÈe : il síagit de saisir dans une grille prÈdÈfinie ;
Par les masques de saisie non comptable : il síagit de saisir des recettes sans notion
comptable ;
Par l'enregistrement en pied de facture ;
Par líoption de Saisie des Paiements ReÁus : il síagit de traiter vos paiements reÁus comme
valeurs en attente pour pouvoir les dÈposer ultÈrieurement sur la banque de votre choix en
fonction du mode de rËglement. 48 NumÈrotation des piËces
Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement
conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes
doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces
Printed Documentation
24
Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme
irrÈguliËre ou non probante. Au niveau de votre logiciel, ce numÈro est obligatoire dans les cas suivants : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numÈro de
piËce pour vos Ècritures de ventes et díachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne
pointez pas vos ÈchÈances, indiquez le mÍme numÈro de piËce sur la facture et le rËglement pour un
pointage automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements. Le numÈro de piËce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par piËce. Pour chaque journal (accessible par DonnÈes + Journaux), le logiciel met ‡ votre disposition trois
modes de numÈrotation diffÈrents : En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce. En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous
pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous
proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le
journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce
peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la
partie numÈrique est incrÈmentÈe. La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre
Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce
numÈro et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous
saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª
‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des
piËces est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques :
Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et
de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou
inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la
validation des modifications par le bouton OK.
25
49 Dossier
50 Gestion des Dossiers
Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :
Ouvrir un dossier Recopier un dossier ConnaÓtre les informations sur un dossier Saisir des notes sur un dossier
51 CrÈation d'un Dossier
52 Comment crÈer un nouveau dossier ?
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Dossier + Nouveau
Raccourci clavier Ctrl + N
Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de
bienvenue. Comment procÈder ?
Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 53 Etapes de l'assistant
54 Nouveau Dossier
Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 55 Nouveau Dossier : Nom et emplacement
Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des
espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire :
EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion
Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 56 Nouveau Dossier : Identification
Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour
líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE.
Printed Documentation
26
Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 57 Nouveau Dossier : Adresse
Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la
combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 58 Nouveau Dossier : Contact
Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont
facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 59 Nouveau Dossier : Dates d'exercice
Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe.
La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur
líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs.
Important : Si vous avez dÈj‡ tenu une comptabilitÈ et que vous souhaitez rÈcupÈrer vos
soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. 60 Nouveau Dossier : RÈgime Fiscal et Rapprochement Bancaire
Cette Ètape permet d'indiquer au logiciel votre rÈgime fiscal et le type de rapprochement bancaire que
vous dÈsirez effectuer. RÈgime Fiscal En mode BIC, vous pourrez imprimer líÈtat prÈparatoire au Bilan et au Compte de RÈsultat. En mode BNC, vous pourrez imprimer votre DÈclaration 2035 agrÈÈe par la DGI. Type de Rapprochement Bancaire
Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie
avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal.
Dossier
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Vous pourrez modifier ces paramËtres dans líonglet CrÈation de líoption Dossier + PropriÈtÈs +
PrÈfÈrences. 61 Nouveau Dossier : Plan Comptable
Choisissez ici le plan comptable gÈnÈral qui convient ‡ votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur
la flËche et choisissez AbrÈgÈ, De Base, DÈveloppÈ. Les autres plans comptables (suisse ou marocain)
ne sont disponibles quíen version spÈcifique. Vous pourrez ensuite paramÈtrer les comptes, et crÈer vos propres comptes dans líoption Plan
comptable Entreprise du menu DonnÈes. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la crÈation de votre dossier. Une fois, le dossier crÈÈ, vous devez initialiser son fonctionnement avant de crÈer les fichiers de travail
(comptes, journaux, guides ,..)
62 OpÈrations sur le Dossier
63 Comment mettre en place votre dossier ?
Il síagit de paramÈtrer votre dossier en accÈdant aux options suivantes : Líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les coordonnÈes de votre sociÈtÈ, de votre expert-comptable et du trÈsor public. Elle vous permet Ègalement de crÈer un mot de passe. Líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les choix díutilisation des
diffÈrentes options du logiciel. Líoption Racines des Comptes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les racines comptables
et les taux de TVA. 64 Comment rÈcupÈrer les soldes N-1 ?
Utiliser la GÈnÈration des Soldes N-1
Il síagit díune option du menu ClÙtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1
du Bilan et du Compte de RÈsultat. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de classe 6 et 7.
Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures. Cette
gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou
CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une
Ècriture sur le compte 120 ou 129 (rÈsultat de l'exercice). RÈcupÈrer les Ècritures N-1 non pointÈes
Pour le rapprochement bancaire par compte
CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant.
Printed Documentation
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En Saisie Comptable, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent, sauf pour le compte de
banque. Pour ce compte, saisissez en dÈtail les Ècritures de banque non pointÈes, et le reste
sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal
1 CrÈez votre dossier sur l'exercice N-1. 2 En Saisie Comptable, saisissez dans le journal de trÈsorerie, ‡ la date que vous souhaitez, le
dÈtail des Ècritures non pointÈes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le
compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces Ècritures. Equilibrez votre journal par un
compte d'attente, Ècriture que vous pointerez. 3 Effectuez la clÙture annuelle par le menu ClÙtures. 4 Supprimez les ‡ nouveaux gÈnÈrÈs dans le journal d'AN de janvier N. 5 RÈsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dÈtail des Ècritures non pointÈes. 65 Comment sauvegarder votre dossier ?
Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la
disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 66 DÈtails de donnÈes ‡ recopier
Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour
les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail : Comptes gÈnÈraux, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 67 PropriÈtÈs d'un Dossier
68 Notes sur le Dossier
Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes
Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces
informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 69 Informations sur le Dossier
Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre
dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations
70 CoordonnÈes
Dossier
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71 CoordonnÈes : Onglet Adresse
Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date
limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM
au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe. Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
72 CoordonnÈes : Onglet Contact
Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 73 CoordonnÈes : Onglet Identification
Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la
prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret
Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne
de Classement). N° de TVA
Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat
membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les
dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune
clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne
prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant
Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les
dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA
Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF
Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis
janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 74 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ
Printed Documentation
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Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez
celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes.
Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe
propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !!
75 CoordonnÈes : Onglet Dossier
Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 76 CoordonnÈes : Onglet Expert
Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 77 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public
Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez
renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code
service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ
AET SimplifiÈ agricole Trimestriel
AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel
EM RÈel normal Mensuel
ES RÈel normal Saisonnier
ET RÈel normal Trimestriel
NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable
RM Mini rÈel Mensuel
RS Mini rÈel Saisonnier
RT Mini rÈel Trimestriel
ST SimplifiÈ Trimestriel
Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ
obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 78 PrÈfÈrences
79 PrÈfÈrences : Onglet Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ.
Dossier
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Gestion des Utilisateurs
Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accÈdez alors ‡ la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert
Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case.
Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡
líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu
ComptabilitÈ. S vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pourrez rÈaliser un dÈverrouillage des
Ècritures. Gestion auto. des Abonnements
Les Ècritures d'abonnements pourront Ítre automatiquement proposÈes au lancement de votre
comptabilitÈ et vous pourrez ainsi gÈnÈrer les Ècritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu ComptabilitÈ + GÈnÈration
des Abonnements. Gestion des Modes de RËglement
Lors de la saisie díun paiement, cette option permet díindiquer, dans líÈchÈancier - rËglement, le
mode de rËglement utilisÈ. Devise locale
Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste
possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Devise de contre-valeur
Cette devise permet díobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Comptable, au
KilomËtre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de dÈcimales
Choisissez ici le nombre de dÈcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilitÈ. Ce choix est
utile selon les rÈglementations des pays ou dÈpartements. Attention : Ce choix doit Ítre fait avant toute saisie díÈcritures. Ce nombre de dÈcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dÈcimales appropriÈ
en affichage et dans les impressions, vous devez impÈrativement changer le nombre de dÈcimales
des paramËtres rÈgionaux de Windows (accessibles gÈnÈralement par DÈmarrer + ParamËtres +
Panneau de configuration + Options rÈgionales). Format des Comptes
Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ
de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils +
Maintenance Utilisateur.
Printed Documentation
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80 PrÈfÈrences : Onglet Saisie
Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Comptable et Saisie au KilomËtre
du menu ComptabilitÈ.
Saisie de líanalytique en temps rÈel
Cochez cette case pour rÈaliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6)
ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard : Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalitÈ du
montant ‡ un poste analytique (en Saisie standard). Soit une fenÍtre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez
affecter le montant ‡ plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes
(en version PRO uniquement). Cette fenÍtre pourra Ègalement Ítre
ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au KilomËtre). Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice
Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la
Saisie Comptable le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois
courant. Affichage des raccourcis libellÈs
Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en
saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran,
lors de la saisie. Analytique sur comptes díimmos
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de líanalytique sur un compte
díimmobilisation (de racine 2). Equilibrage virtuel des journaux
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente
lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs
Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera
saisi. Lettrage
en cours de saisie
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser le lettrage en cours de saisie des rËglements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si
líune des options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe, la fenÍtre de
lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. sur rËglement ÈchÈance
Dossier
33
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage automatique lors de líaffectation des
rËglements aux ÈchÈances. Cette option est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances. partiel sur rËglement ÈchÈance
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage partiel automatique lors de líaffectation
díun rËglement partiel ‡ une ÈchÈance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances et le lettrage partiel. Journaux par dÈfaut
En Saisie
Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut lors de líappel de la
Saisie Comptable. Banque principale
Indiquez le code journal qui sera automatiquement affectÈ aux ÈchÈances des Ècritures de
ventes et díachats (permet de gÈrer les prÈvisions de trÈsorerie). Ce code sera Ègalement utilisÈ
par dÈfaut dans les options de Saisie des Paiements ReÁus et RËglements des Tiers.. Si vous
gÈrez líEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de tÈlÈ-
rËglement (et modifiable). EchÈance en saisie
La tenue díun ÈchÈancier permet de gÈrer la TVA sur les encaissements, de suivre vos ÈchÈances
clients, ÈchÈances en retard, ‡ venir, et díÈditer des lettres de relances. Si vous ne souhaitez pas suivre vos ÈchÈances, pointez Aucune. Si vous choisissez Une EchÈance, une colonne Date díÈchÈance vous
sera proposÈe en Saisie Comptable et au KilomËtre. De plus, vous aurez
la possibilitÈ de pointer líÈchÈancier lors de la saisie du paiement. Si vous choisissez EchÈancier dÈtaillÈ (uniquement en version PRO), vous pourrez enregistrer plusieurs ÈchÈances pour une facture. Líouverture de líÈchÈancier dÈtaillÈ pourra Ítre activÈe ou dÈsactivÈe dans
la fiche de chaque compte de tiers. LíÈchÈancier pourra Ègalement Ítre
appelÈ par la touche F7. LibellÈ
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables :
6 Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ;
7 Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ;
8 Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 81 PrÈfÈrences : Onglet Gestion
Cet onglet permet de paramÈtrer líutilisation de votre gestion (documents, Ècritures comptables
gÈnÈrÈes...). Dernier N°
Indiquez ici le numÈro de chaque document, ‡ prendre en compte pour la numÈrotation automatique
des documents. Vous pouvez saisir un numÈro ou un code composÈ d'un prÈfixe (caractËres
alphabÈtiques), suivi de chiffres.
Printed Documentation
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Le prÈfixe ne change pas tandis que la partie numÈrique est incrÈmentÈ de 1 ‡ chaque nouveau
document. Lorsque vous modifiez le dernier numÈro, vous devez obligatoirement indiquer un
numÈro ou un prÈfixe supÈrieur. Exemple : Si vous indiquez en n° de Facture Client FC0000, le prochain numÈro proposÈ sera le
FC0001. Pour plus díinformations sur le prÈfixe CLIQUEZ ICI. Nous vous conseillons vivement de dÈterminer ‡ líavance la longueur des numÈros de piËces et de
complÈter le dernier numÈro ‡ gauche par des zÈros (Exemple : FC00000264 ou 00000264). En effet, si vous níutilisez pas une longueur fixe pour vos numÈros de piËces, dans la liste de vos
factures, celles-ci ne seront pas forcÈment dans líordre. Remarque : Le fait de changer de numÈrotation est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe. Un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si vous effectuez une telle action, vous devrez saisir une
justification lors de la validation des modifications pas le bouton OK. Journaux
Indiquez ici les codes journaux dans lesquels vous souhaitez que le logiciel gÈnËre les Ècritures
comptables de ventes, díachats et de rËglements. Comptes par dÈfaut
Indiquez ici les racines ou les comptes ‡ proposer par dÈfaut en entÍte de document (devis, facture)
pour rechercher rapidement les comptes de ventes et de TVA. Vous pouvez par exemple indiquer le
compte de vente le plus utilisÈ. Les comptes de banque ne sont pas ‡ saisir ici, mais dans les journaux de banque, ou dans les
modes de rËglements, selon votre mode de fonctionnement :
1
er cas : paramÈtrage du compte dans le journal
La fiche du journal de trÈsorerie est paramÈtrÈe avec un compte de contrepartie pour que toutes
vos Ècritures de rËglements soient imputÈes sur ce mÍme compte, sans tenir compte du mode
de rËglement. 2
Ëme cas : paramÈtrage du compte dans les modes de rËglement
La fiche du journal de trÈsorerie nía pas de compte de contrepartie, et vous devez indiquer un
compte de trÈsorerie dans les fiches de vos modes de rËglements (menu DonnÈes). Exemple :
CHEQUE -> 512BNP
CB -> 512BNP
ESPECE -> 530000
Validation des factures
Si vous cochez cette option, une Ètape de validation des factures sera alors accessible : Les factures crÈÈes síimpriment dans un premier temps avec la mention
´ Provisoire ª.
Dossier
35
A partir de la liste des factures, le bouton Valider Fact permet la validation
des factures. La mention ´ Provisoire ª ne síimprime plus et un cadenas
síaffiche sur les factures validÈes pour les identifier. Si vous ne cochez pas cette option, la mention ´ Provisoire ª ne síimprime pas. 82 PrÈfÈrences : Onglet Transfert en comptabilitÈ
Cet onglet permet de dÈterminer le libellÈ ‡ utiliser pour le transfert comptable des factures et avoirs
crÈÈs en gestion. Saisissez le libellÈ et indiquez si le numÈro de la piËce ainsi que la raison sociale du
tiers doivent Ítre inclus dans le libellÈ du transfert. 83 PrÈfÈrences : Onglet Consultation
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la
consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel
Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici,
le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture
díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier +
PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits
gestion courante. 84 PrÈfÈrences : Onglet Impressions
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes
díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression
Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer
dans toutes les boites de dialogue díimpression. 85 PrÈfÈrences : Onglet Exercice
Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin
d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul
des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur.
86 PrÈfÈrences : Onglet Format
Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005
ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors.
Printed Documentation
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Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une
liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines
variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡
existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode
Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format
En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 87 PrÈfÈrences : Onglet CrÈation
Choisissez le type de rapprochement bancaire ‡ rÈaliser : Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec
une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. 88 PrÈfÈrences : Onglet Analytique
Le logiciel vous permet de procÈder ‡ líanalyse de vos charges et produits suivant trois critËres
d'analyses diffÈrents. Une mÍme somme peut donc Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes (si
vous le souhaitez). Exemple
Vous avez 1000 Euros de charges pour du matÈriel de bureau. Vous disposez de deux axes : líaxe Formateurs, et líaxe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur. Dans l'axe Services, vous avez un poste par service. Vos 1000 Euros seront ventilÈs ‡ 100% sur líaxe Formateurs, et ‡ 100% sur líaxe Services. Vous savez donc de cette faÁon ce que reprÈsente vos 1000 Euros de charges par rapport ‡
vos formateurs et vos services.
Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critËres diffÈrents. Si
vous avez demandÈ la gestion analytique en temps rÈel dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier), il est possible de demander en saisie díÈcritures quíune fenÍtre de saisie analytique síouvre
automatiquement ; ceci est ‡ dÈterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits. 89 PrÈfÈrences des Immobilisations
90 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Comptes
Dossier
37
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines pour la comptabilisation de vos Ècritures
díimmobilisations. Le bouton ParamÈtrage par dÈfaut permet de remettre le paramÈtrage díorigine en cas de modification
de cette fenÍtre. Cochez la case Ne pas contrÙler les racines si vous n'utilisez pas le plan comptable franÁais. 91 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet VÈhicules
Cet onglet permet de prendre en compte les changements intervenus dans la lÈgislation concernant les
limites de dÈduction imposÈes pour l'amortissement des vÈhicules de tourisme. Cet onglet affiche
automatiquement les plafonds imposÈs jusqu'au 01/01/2002. Si un autre plafond est dÈfini au niveau de
la lÈgislation, saisissez le manuellement dans la zone prÈvue ‡ cet effet. A partir du
Saisissez la date de líarrÍtÈ ‡ laquelle un nouveau plafond de dÈduction a ÈtÈ votÈ. Le choix du
plafond fiscal varie en fonction de la date de la premiËre mise en circulation du vÈhicule. Plafond
Saisissez le plafond maximum dÈductible applicable ‡ partir de la date inscrite prÈcÈdemment. Les
amortissements rÈalisÈs au del‡ du plafond doivent Ítre rÈintÈgrÈs de faÁon extra comptable au
bÈnÈfice imposable. 92 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Divers
Calculs
Consultez le nombre de jours par annÈe pris en compte pour les calculs des plans díamortissements. Codification
Consultez les derniers numÈros de fiches utilisÈs. RÈgime díimposition
Indiquez votre rÈgime díimposition.
Import Immobilisations V5
En cas de rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel, Cochez cette case si
vous souhaitez automatiser la crÈation des comptes. Dans ce cas, les comptes prÈsents dans les
fiches díimmobilisations seront automatiquement crÈÈs dans votre Plan Comptable Entreprise avec
le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. GÈnÈration des Ecritures
Indiquez ici le code du journal díOD dans lequel seront gÈnÈrÈes les Ècritures díimmobilisations
annuelles. 93 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Exercices
Nouveau dossier
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Si vous avez besoin de crÈer une immobilisation
acquise sur une pÈriode antÈrieure, il vous suffit díeffectuer les manipulations suivantes :
Printed Documentation
38
Cliquez sur la premiËre ligne du tableau. Appuyez sur la touche ´ Inser ª de votre clavier ou cliquez sur le bouton InsÈrer. Une nouvelle ligne
síaffiche alors. Saisissez les dates de la nouvelle pÈriode. Validez la ligne puis cliquez sur OK : maintenant, vous pouvez crÈer une fiche díimmobilisation avec
une date díachat comprise sur cette pÈriode. Utilisez le bouton Supprimer en cas díerreur. Seuls le premier et le dernier exercice peuvent Ítre
supprimÈs par ce bouton, et uniquement si aucune immobilisation níest acquise sur cet exercice. RÈcupÈration díImmobilisations 2005
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Cette liste se modifie automatiquement lors de la
rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel. 94 PrÈfÈrences EDI
95 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur initial
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur initial, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui gÈnËre le
fichier EDI (líentreprise ou le cabinet de líexpert-comptable). Lorsque líÈmetteur initial est le cabinet de líexpert comptable, choisissez Tiers dÈclarant. Attention : Pour pouvoir tÈlÈdÈclarer les tableaux OG, vous devez impÈrativement paramÈtrer ce
champ en Tiers dÈclarant.
Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 96 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui transmet le
fichier EDI au partenaire EDI (líentreprise ou líun des cabinets de líexpert-comptable). Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 97 PrÈfÈrences EDI : onglet Donneur d'ordre
Renseignez ici les coordonnÈes du donneur díordre, cíest-‡-dire les coordonnÈes du partenaire EDI qui
envoie la dÈclaration ‡ la DGI. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 98 PrÈfÈrences EDI : onglet ParamÈtrage jedeclare.com
Renseignez ici les informations qui vous ont ÈtÈ communiquÈes lors de votre inscription au portail
jedeclare.com. Cochez tout díabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complÈtez les
diffÈrents champs. Pour líenvoi de la dÈclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Pour líenvoi de la dÈclaration 2035, tableaux OG ou balance, indiquez edi-tdfc@jedeclare.com.
Dossier
39
Ainsi, lors de la tÈlÈtransmission, le logiciel vous ouvrira une boÓte díenvoi díun mail vers líadresse
indiquÈemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si cette option níest pas cochÈe, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ sur votre disque, dans le rÈpertoire du
dossier. De plus, les diffÈrents liens vers le site de jedeclare resteront grisÈs. 99 Racine des Comptes
100 Racines : Onglet Comptes de TVA
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le
mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes
Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris
en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA
est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous
pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA
Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 101 Taux de TVA
Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60
%) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0. Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez
associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
102 Racines : Onglet Comptes de Tiers
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les
comptes rattachÈs. Le logiciel pourra ainsi reconnaÓtre les comptes de tiers pour des traitements
spÈcifiques : lettrage, Ètat de TVA, ÈchÈancier, Balance AgÈe, relances. 103 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. Racine des Comptes de Banque
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de banque
(Rapprochement Bancaire, remise en banque...). Valeurs ‡ líencaissement
Printed Documentation
40
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de valeurs ‡
líencaissement et sont utilisÈs pour les Ècritures de paiements reÁus, associÈs ‡ un mode de
rËglement. 104 Racines : Onglet Comptes de Gestion
Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de
charges et de produits. 105 Racines : Onglet Comptes Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture
annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 106 Gestion des Utilisateurs
107 Comment crÈer un Nouvel Utilisateur ?
Vous dÈbutez avec líoption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste
des Utilisateurs). Vous avez dÈj‡ crÈÈ un utilisateur et souhaitez en crÈer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un
code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant líouvrir en tant quíadministrateur, en
passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer díUtilisateur. Saisissez le code ADM, et
le mot de passe si nÈcessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des
utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). Cliquez sur le bouton Nouv. LíAdministrateur pourra suivre pour líensemble des utilisateurs les transactions effectuÈes sur les
diffÈrents dossiers. 108 Nouvel Utilisateur
Choisissez un code díutilisateur : il sera demandÈ ‡ líouverture du produit. Puis, remplissez les
diffÈrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches
Ctrl + EntrÈe. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet
utilisateur. Pour dÈfinir un nouveau mot de passe, accÈdez ‡ líoption Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. 109 Les Utilisateurs
Vous souhaitez gÈrer des utilisateurs, lesquels auront accËs ‡ tout ou partie des options díun ou
plusieurs dossiers : cíest líobjet de la gestion des utilisateurs. Les utilisateurs sont communs ‡ toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mÍme
dossier de paye et de compta crÈÈs dans le mÍme rÈpertoire, auront les mÍmes utilisateurs. Si un
utilisateur est crÈÈ dans la paye, alors dans la comptabilitÈ, la saisie du code utilisateur sera demandÈe. La crÈation de vos utilisateurs níest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quíadministrateur : en
effet, un utilisateur par dÈfaut existe dÈj‡, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les
dossiers.
L'Administrateur Comment crÈer un Utilisateur ?
Modification du mot de passe
Dossier
41
Changer d'Utilisateur
110 L'Administrateur
Líadministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accËs ‡ toutes les options. Vous pouvez modifier líidentitÈ et les droits de líadministrateur dans la liste des utilisateurs du menu
Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il níest tout de mÍme pas conseillÈ de modifier
les droits. Conseil : Líadministrateur ADM est par dÈfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin
díen limiter son accËs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dÈsignÈes
connaÓtront. Pour cela, placez-vous dans líoption Modifier le mot de passe, et saisissez le
nouveau mot de passe. 111 Comment changer d'Utilisateur ?
La commande Changer díUtilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet ‡ un nouvel utilisateur de
prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associÈ. 112 Comment crÈer ou modifier le mot de passe ?
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra Ítre saisi ainsi que le mot de passe associÈ. Pour dÈfinir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe níest encore dÈfini pour líutilisateur en cours, passez au champ suivant. En
revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez líancien mot de passe. Les
caractËres saisis seront affichÈs sous forme díÈtoiles. Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractËres au maximum. Les caractËres saisis seront
affichÈs sous forme díÈtoiles. Confirmer le mot de passe
Afin díÈviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le ‡ nouveau pour
confirmation. Le logiciel vÈrifie la correspondance entre cette saisie et la prÈcÈdente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. 113 Les Transactions
Seul líAdministrateur a accËs ‡ la gestion des transactions. Il síagit de dÈfinir les transactions ‡ suivre sur
líensemble des dossiers pour líapplication courante.
SÈlection des Transactions
Impression des Transactions
Purge des Transactions
114 SÈlection des Transactions
La commande Utilisateur + SÈlection des Transactions du menu Dossier, permet de sÈlectionner les
transactions ‡ suivre. Une transaction est une opÈration particuliËre effectuÈe dans le logiciel. Chaque
fois quíun utilisateur travaille dans une transaction cochÈe, le code de líutilisateur et sa durÈe díutilisation
de la fonction sont mÈmorisÈs.
Printed Documentation
42
Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. 115 Impression des Transactions
Seul líadministrateur peut accÈder ‡ líimpression des transactions (Utilisateurs + Impression des
Transactions du menu Dossier). Vous dÈfinissez les critËres de sÈlection díimpression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions
pour le dossier courant ou líensemble des dossiers et sÈlectionner une date particuliËre. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperÁu ou imprimer la liste des transactions. Par
dÈfaut, il existe un seul modËle díimpression mais vous pouvez le personnaliser avec líÈditeur
WinGÈnÈrateur accessible par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des
Impressions. 116 Purge des Transactions
Seul líadministrateur a accËs ‡ la purge des transactions qui efface toutes les transactions rÈalisÈes sur
les applications. Indiquez une date ‡ partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. 117 Sauvegarde
118 La Sauvegarde
Quíest-ce que la sauvegarde ?
Les donnÈes de travail peuvent, pour diffÈrentes raisons, Ítre perdues ou dÈtÈriorÈes. Cela arrive
trËs rarement mais vous devez vous protÈger de ces risques en rÈalisant un archivage de vos
donnÈes. Gr‚ce ‡ ces sauvegardes, la plupart des problËmes rencontrÈs sur vos fichiers de travail, pourront Ítre rÈsolus par la restauration des donnÈes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste ‡ regrouper un ensemble de donnÈes dans un unique fichier, dit fichier
d'archive, qui peut Ítre conservÈ sur un disque dur dans un rÈpertoire de sauvegarde ou un lecteur
amovible. Les sauvegardes sont ‡ effectuer rÈguliËrement (semaine, mois, Ètape de gestion particuliËre)
et doivent Ítre soigneusement dÈcrites : date de rÈalisation, nom du dossier, contenu (par
exemple donnÈes avant clÙture septembre, donnÈe aprËs recalcul des soldes, donnÈes aprËs
clÙture annuelle, donnÈes aprËs RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Sauvegarde du dossier
Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui síaffiche devant le
nom du dossier ‡ partir de líÈcran de bienvenue, ou lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu
Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sÈlectionnez ensuite líoption
Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complËte
Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modËles díimpressions personnalisÈs et les format,
lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier et sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde
complËte.
43
119 Affichage
120 Le paramÈtrage des Barres d'Outils
Il síagit soit de personnaliser les barres díoutils, soit díactiver ou dÈsactiver certains ÈlÈments de
líaffichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Affichage + Barre díoutils + Personnaliser
Onglet Barres díoutils
Cet onglet vous permet de dÈsactiver les barres inutilisÈes. La Barre de menus níest pas dÈsactivable : elle permet díaccÈder ‡ toutes les fonctions
du logiciel. La barre Standard comprend toutes les icÙnes associant une commande des menus. La barre NAV permet de naviguer dans un aperÁu de page en page. Onglet Commandes
Cet onglet vous permet díajouter ou de retirer une commande ‡ une barre díoutils, en la faisant
glisser gr‚ce ‡ la souris. Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramÈtrer le mode díaffichage des menus, des icÙnes et des info-bulles. Activer les ÈlÈments de líaffichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dÈsactiver díautres ÈlÈments : La Barre díÈtat, qui correspond ‡ la barre grise en bas díÈcran dans laquelle des informations
utiles síaffichent en fonction de la fenÍtre dans laquelle vous vous trouvez. La Barre de fenÍtre qui permet díafficher en haut díune fenÍtre un onglet, afin de passer
facilement díune fenÍtre ‡ líautre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanÈment. Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical ‡ droite qui permet de naviguer
facilement dans le logiciel. Le Tableau de bord qui síaffiche automatiquement ‡ líouverture du dossier. Pour dÈplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci ‡
l'emplacement dÈsirÈ. Vous pouvez dÈplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par dÈfaut en haut de l'Ècran
vers n'importe quel autre endroit de l'Ècran, pour la rendre plus accessible. Si vous dÈplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'Ècran ou jusqu'au bas de
l'Ècran, elle devient "ancrÈe" dans sa nouvelle position. Si vous la dÈplacez partout ailleurs, elle
devient une fenÍtre flottante. 121 Tableau de Bord
Printed Documentation
44
Le tableau de bord síaffiche ‡ líouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les
informations suivantes : TrÈsorerie : Il síagit des soldes de chaque compte de trÈsorerie (de racine 512, 514, 53) ‡ la
date du dernier jour du mois. Cliquez sur un compte afin díaccÈder ‡ la consultation de ce
compte. EchÈancier : Il síagit díune part des rËglements clients ‡ recevoir aujourdíhui (factures arrivÈes
‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des impayÈs, et díautre part des rËglements
fournisseurs ‡ payer aujourdíhui (factures arrivÈes ‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des
impayÈs. Cliquez sur RËglements clients ou RËglements fournisseurs afin díimprimer
líÈchÈancier. Factures ‡ relancer : Cliquez sur Liste des factures afin díimprimer les lettres de relances. Situation au : Il síagit des totaux des comptes de rÈsultat et de bilan, ainsi que des comptes de
TVA. Chiffre díaffaires : Consultez le CA du jour et de líexercice, et le graphique comparatif.
Important : Si vous dÈbutez dans votre logiciel, cliquez ici.
45
122 Gestion
123 La Gestion
Avant díutiliser votre gestion, vous devez effectuer le paramÈtrage dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences
du dossier. La gestion vous permet de :
RÈfÈrencer un fichier d'articles
RÈfÈrencer les clients et les fournisseurs
Faire de la prospection
GÈrer les piËces d'achat et de vente : devis prospects, devis et factures/avoirs clients, commandes et factures fournisseurs
Obtenir un Ètat des ventes et des achats et un Ètat des rËglements enregistrÈs dans les piËces de
vente
Saisir les rËglements
GÈnÈrer des Ècritures comptables ‡ partir des piËces commerciales
Saisir le rËglement d'une facture
124 Articles
125 Les Articles
Les articles pourront Ítre appelÈs par leur code dans les piËces de type Grille, et les informations les
concernant seront automatiquement reprises (libellÈ, prix, comptes et taux de TVA, comptes de charges
ou produits). Vous pouvez au prÈalable crÈer des familles d'articles afin de rÈaliser des tris par famille. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Articles
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer de nouveaux articles
Consulter la liste des articles crÈÈs
Modifier une fiche article
Supprimer un article que vous níutilisez plus
La liste des articles peut Ítre triÈe par ordre de code article, vous pouvez rechercher un article
díaprËs les premiers caractËres du code. Une impression de la liste des articles est possible par le menu Gestion + Impressions. 126 CrÈation díun Article
Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Articles
Comment crÈer un article ?
Printed Documentation
46
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. Prix de revient HT et prix de ventes HT
Calcul pour passer du prix díachat HT au prix de revient HT
En saisissant un taux de marge : Prix díachat + ( Prix díachat * taux de marge)
En saisissant un taux de marque : Prix díachat / (1-tx de marque)
En saisissant une marge en valeur : Prix díachat + Marge en valeur
Calcul pour passer du prix de revient HT au prix de vente HT
En saisissant un taux de marge : Prix de revient + (Prix de revient * taux de marge)
En saisissant un taux de marque : PRHT/(1-tx de marque)
En saisissant une marge en valeur : Prix de revient HT + Marge en valeur
Remarque : Le prix de revient HT peut dans certains cas correspondre au prix díachat de líarticle. Comptes
Lors du transfert comptable, le logiciel utilisera les comptes de ventes et díachats dÈfinis dans
líonglet Gestion des prÈfÈrences du dossier mais si vous souhaitez effectuer un suivi comptable
particulier pour certains articles, prÈcisez ici les numÈros de comptes. 127 Impression des articles
La liste des articles peut Ítre imprimÈe. Un tri par famille est possible en cochant la case correspondante. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Impressions
128 Prospects
129 Les Prospects : Les diffÈrents fichiers utiles
Afin de gÈrer au mieux vos prospects, vous pouvez crÈer les fichiers suivants :
Les secteurs d'activitÈ de vos prospects
Les secteurs gÈographiques de vos prospects
Les commerciaux qui suivent vos prospects
Les ÈvÈnements qui permettront de rÈaliser le suivi de vos prospects
130 Les Prospects : Les Secteurs d'ActivitÈs
Dans une fiche prospect, il est intÈressant de pouvoir prÈciser son secteur díactivitÈ, afin de rÈaliser
ensuite un suivi des prospects selon líactivitÈ. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Secteurs díActivitÈ
Comment crÈer un prospect ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 131 Les Prospects : Les Secteurs GÈographiques
Gestion
47
Dans une fiche prospect, il est intÈressant de pouvoir prÈciser son secteur gÈographique, afin de rÈaliser
ensuite un suivi des prospects selon ce secteur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Secteurs GÈographiques
Comment crÈer un secteur ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 132 Les Prospects : Les Commerciaux
Vous pouvez associer un prospect ‡ un commercial, ‡ partir de la fiche prospect. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Commerciaux
Comment crÈer un commercial ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 133 Les Prospects : Les EvÈnements
Le suivi des prospects consiste ‡ conserver une trace de toutes les opÈrations, actions ou ÈvÈnements
relatifs ‡ chaque prospect. Les ÈvÈnements les plus courants doivent Ítre crÈÈs avec un code et une description afin díÍtre appelÈs
lors de líenregistrement de líaction. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + EvÈnements
Comment crÈer un ÈvÈnement ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 134 Les Prospects : Les Modes de Transport
Un mode de transport pourra Ítre indiquÈ pour information en pied des documents de vente. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Modes de Transport
Comment crÈer un mode de transport ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. 135 La Prospection
La gestion des prospects permet de :
CrÈer les prospects
Suivre les ÈvÈnements les concernant
Imprimer un mailing
RÈaliser un devis
TransfÈrer le prospect en client via le transfert du devis en facture
136 La liste des Prospects
Printed Documentation
48
Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Gestion des Prospects
La liste des prospects peut Ítre triÈe par ordre de code prospect, raison sociale, activitÈ, et secteur, et
vous pouvez rechercher un prospect díaprËs les premiers caractËres du code, de la raison sociale, Ö(en
fonction du tri courant). Comment crÈer un prospect ?
Cliquez sur le bouton Nouveau et complÈtez la fiche. Avant de crÈer la fiche du prospect, il peut Ítre utile de crÈer les fichiers suivants :
Les secteurs d'activitÈ de vos prospects
Les secteurs gÈographiques de vos prospects
Les commerciaux qui suivent vos prospects
Les ÈvÈnements qui permettront de rÈaliser le suivi de vos prospects
137 Les Prospects : La fiche Prospect
Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Gestion des Prospects
Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau. 2. Saisissez obligatoirement le code du prospect (sur 8 caractËres maximum). 3. Indiquez, si besoin, son secteur d'activitÈ, son secteur gÈographique, le commercial qui le suit,
líobjectif CA, et les informations sur la taille de líentreprise. 4. Dans líonglet Adresse, complÈtez les diffÈrents champs, et notamment la raison sociale et líadresse. 5. Si besoin, complÈtez líonglet Contact et Infos. 138 Comment suivre vos Prospects ?
Pour suivre vos Prospects, vous devez tout díabord :
1. DÈfinir les fichiers de base : activitÈs, secteur gÈographique, commerciaux, ÈvÈnements. 2. Enregistrer chacun de vos prospects et saisir toutes les informations le concernant. Vous pouvez ensuite commencer votre prospection et enregistrer les diffÈrentes actions rÈalisÈes ou ‡
rÈaliser sur vos prospects. Remarque : Vous pouvez Ègalement effectuer un suivi des clients et enregistrer de la mÍme
maniËre toutes vos actions (appel pour rÈabonnement, demande díinformations, )
Le suivi des prospects (menu Gestion + Prospects) permet díenregistrer une action que vous associez
ou non ‡ un code ÈvÈnement. Saisissez alors des informations complÈmentaires dans les zones Objet et
RÈsultat. La saisie díun code ÈvÈnement níest pas obligatoire mais permet díeffectuer des recherches
sur le code ÈvÈnement.
Gestion
49
La rÈalisation díun devis prospect sera enregistrÈe automatiquement comme action dans le suivi de
votre prospect, tout comme la rÈalisation díun document de vente sera enregistrÈe dans le suivi des
clients. Par le menu Gestion + Impressions + Suivi des Prospects (suivi des clients), vous pouvez imprimer
les actions enregistrÈes pour chacun des prospects (ou des clients) pour une pÈriode donnÈe. 139 Suivi des Prospects ou des Clients
Le suivi des prospects (puis des clients) vous permet díenregistrer toutes les actions rÈalisÈes ou ‡
rÈaliser sur vos prospects (ou clients). Les documents rÈalisÈs ‡ líattention de vos prospects (le devis) et de vos clients (devis, factures) sont
automatiquement enregistrÈs dans le suivi. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Suivi des Prospects
Ou Gestion + Ventes + Suivi des Clients
Pour ajouter une action en cours, passÈe ou ‡ venir, sÈlectionnez le prospect ou le client
concernÈ, puis cliquez sur le bouton Ajouter, et complÈter les informations. Pour imprimer le suivi, cliquez sur le bouton Imprimer. 140 Suivi des Prospects : Saisie d'un EvÈnement
Renseignez la date de líÈvÈnement, puis, gr‚ce au bouton , faites appel ‡ un ÈvÈnement prÈdÈfini
dans le fichier des ÈvÈnements. ComplÈtez si besoin les zones Objet et RÈsultat. 141 Impression du Suivi des Prospects, ou des Clients
Gr‚ce au suivi des prospects (ou des clients), les actions enregistrÈes pourront Ítre imprimÈes, soit : Par le bouton Imprimer, dans líoption Gestion + Prospects + Suivi des Prospects (ou
Gestion + Ventes + Suivi des Clients). Par le menu Gestion + Impressions. 142 Les Prospects : Liste des Prospects, et Mailing
Vous pouvez imprimer la liste de prospects (par le menu Gestion + Prospects) rÈpondant ‡ un secteur
díactivitÈ ou un secteur gÈographique prÈcis. De plus, vous pouvez envoyer un mailing ‡ des prospects rÈpondant ‡ certains critËres (activitÈs, secteurs gÈographique). Le modËle díimpression par dÈfaut peut Ítre dupliquÈ (bouton ParamÈtrer) puis
modifiÈ avec WinGÈnÈrateur pour crÈer votre propre modËle. Toutes les impressions ont un
fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 143 Tiers
144 Les Clients et les Fournisseurs
Le fichier des clients ou des fournisseurs reprend tout simplement les comptes comptables de tiers
dÈfinis dans votre plan comptable. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Ventes + Clients
Ou Gestion + Achats + Fournisseurs
Printed Documentation
50
La liste des tiers est classÈe par ordre croissant de numÈros et peut Ítre triÈe par ordre díintitulÈ (raison
sociale du tiers). Pour crÈer un nouveau tiers, cliquez sur le bouton Nouveau. Pour rechercher un tiers, sÈlectionnez le critËre (numÈro ou intitulÈ) et saisissez les premiers numÈros
ou caractËres du tiers recherchÈ. 145 Suivi des Prospects ou des Clients
Le suivi des prospects (puis des clients) vous permet díenregistrer toutes les actions rÈalisÈes ou ‡
rÈaliser sur vos prospects (ou clients). Les documents rÈalisÈs ‡ líattention de vos prospects (le devis) et de vos clients (devis, factures) sont
automatiquement enregistrÈs dans le suivi. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Prospects + Suivi des Prospects
Ou Gestion + Ventes + Suivi des Clients
Pour ajouter une action en cours, passÈe ou ‡ venir, sÈlectionnez le prospect ou le client
concernÈ, puis cliquez sur le bouton Ajouter, et complÈter les informations. Pour imprimer le suivi, cliquez sur le bouton Imprimer. 146 PiËces
147 Gestion des PiËces
A chaque onglet correspond un type de documents. Líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs affiche
la liste des factures qui ont dÈj‡ ÈtÈ transfÈrÈes en Ècritures comptables. Tous les documents de vente crÈÈs sont enregistrÈs en tant quíÈvÈnements dans le suivi clients. Comment crÈer une piËce ?
Comment imprimer une piËce ?
Comment transfÈrer une piËce ?
Comment valider une facture ?
Comment comptabiliser une piËce ?
Comment dupliquer une piËce ?
Comment rechercher une piËce ?
Comment supprimer une facture ?
Cas particulier : les factures d'acompte
148 Gestion des Documents : AccÈder ‡ la liste de PiËces
Les listes des piËces de ventes et díachats dÈj‡ enregistrÈes sont accessibles ‡ partir du menu
Gestion, par les commandes suivantes : Prospects + Devis aux Prospects
Ventes + Devis Client Ventes + Facture/Avoir Client
Gestion
51
Achats + Commande Fournisseur Achats + Facture Fournisseur
Vous pouvez Ègalement utiliser le volet de navigation sur votre droite (volet Ventes ou volet Achats). A partir de ces listes, vous pouvez gÈrer l'ensemble des piËces : modification, crÈation, impression, duplication et transfert. 149 PiËce de type Grille ou de type Texte
Il existe deux types de piËces :
Le mode Grille
Cíest une facturation ´ standard ª qui permet de facturer plusieurs lignes díarticles et de
commentaires. La piËce est composÈe des ÈlÈments suivants :
EntÍte de la piËce
Corps de la piËce (saisie des articles)
Pied de la piËce
Le mode Texte
Cíest une facturation de type ´ prestations de service ª qui permet de saisir la description dÈtaillÈe
avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe, pour un prix unique. La piËce est composÈe
des ÈlÈments suivants :
EntÍte de la piËce
Corps de la piËce
Pied de la piËce
Consultez aussi les parties :
Comment saisir le rËglement d'une piËce ?
Cas particulier : les factures d'acompte
Comment faire un avoir ?
150 CrÈer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces puis cliquez soit : sur le bouton Nouv. Grille, afin de rÈaliser une facturation ´ standard ª qui permet de facturer
plusieurs lignes díarticles et de commentaires. sur le bouton Nouv. Texte, afin de rÈaliser une facturation de type ´ prestations de service ª qui
permet de saisir la description dÈtaillÈe avec mise en forme du texte, de la prestation facturÈe. Remarque : Ces boutons ne sont pas actifs dans les onglets Devis FacturÈs, Factures et Avoirs
ComptabilisÈs, Commandes FacturÈes et Factures ComptabilisÈes, puisque ces piËces sont obtenus par
transfert ou comptabilisation. 151 EntÍte de la PiËce
Utilisez la touche Tabulation pour passer de champ en champ. NumÈro de document
Printed Documentation
52
Le numÈro du document est automatiquement proposÈ ‡ partir du dernier numÈro utilisÈ, indiquÈ
dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences du dossier. Ce numÈro níest pas modifiable dans la piËce. Lorsque líon transfËre un devis prospect en devis puis en facture, le numÈro de piËce du devis et du
devis prospect est repris dans la facture afin díavoir un meilleur suivi. EchÈance
La date d'ÈchÈance est automatiquement calculÈe ‡ partir de l'ÈchÈance dÈfinie dans la fiche du
compte de tiers (onglet Fact. ). Compte de tiers
SÈlectionnez le compte du tiers. Les coordonnÈes síaffichent alors automatiquement, mais vous
pouvez changer líadresse pour la piËce. Cette modification níaura pas díimpact sur le compte. En cas
de changement díadresse dÈfinitif, mettez directement ‡ jour líonglet Adresse du compte. Attention : La piËce ne pourra Ítre enregistrÈe si líadresse nía pas ÈtÈ complÈtÈe. Autres comptes
Choisissez, dans une piËce de type Texte, un compte de Vente (ou díAchat), et de TVA. Les
comptes proposÈs par dÈfaut correspondent ‡ ceux dÈfinis dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences
du dossier. Pour sÈlectionner un compte dans le plan comptable, utilisez la touche ou F4, ou
cliquez sur l'icÙne . DÈcochez la case TVA si vous souhaitez rÈaliser un document sans TVA. Dans une piËce de type Grille, vous pouvez dÈfinir des comptes sur chaque ligne díarticle. 152 Corps de la PiËce (de type Texte)
Le corps de la piËce vous permet de saisir une description dÈtaillÈe ‡ un prix unique. Cette description peut Ítre mise en forme gr‚ce ‡ la barre Texte suivante :
\__________________________________/ \____________/ \_______/ \____/
pour modifier la police et la taille Pour mettre en
gras, italique, soulignÈ et
choisir une
couleur
Pour aligner
le texte ‡
gauche, au
centre et ‡
droite
Pour
appliquer
ou
dÈsactiver
une puce
(gros point)
‡ gauche
de la ligne
Vous pouvez utiliser les raccourcis Ctrl + C et Ctrl + V pour respectivement copier et coller du texte. 153 Pied de la PiËce
Le montant Total brut HT est automatiquement calculÈ ‡ partir de la saisie des lignes facturÈes (piËce
de type Grille), ou saisi (piËce de type Texte). La Remise síapplique sur le total brut HT, alors que líEscompte síapplique sur le net commercial (brut ñ
remise). La remise et líescompte síappliquent automatiquement síils ont ÈtÈ paramÈtrÈs dans líonglet
Fact. de la fiche client ou fournisseur.
Gestion
53
Le Total TVA est automatiquement calculÈ en fonction du taux associÈ au compte de TVA sÈlectionnÈ
en entÍte pour une piËce de type texte et un dÈtail des diffÈrents taux de TVA est fait (limitÈ ‡ 3 taux)
pour les piËces de types grilles. 154 Saisie du RËglement díune Facture
Vous pouvez saisir le rËglement díune facture de deux faÁons : Soit directement dans la piËce : il síagit díun rËglement au comptant. Soit en dehors de la piËce : il síagit díun rËglement non comptant, ou en devise. Saisie du rËglement dans la facture
SÈlectionnez le mode de rËglement du client (‡ crÈer ‡ partir du menu DonnÈes) et indiquez le
montant rÈglÈ. Lors de líopÈration de comptabilisation, líÈcriture de rËglement sera gÈnÈrÈe en plus
de la facture. Saisie du rËglement hors de la facture
Utilisez les options Saisie des Paiements ReÁus (Gestion + Encaissements) et RËglements des
Tiers (Gestion + DÈcaissements) . 155 Imprimer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce ‡ imprimer et cliquez sur le bouton Imprimer. Choisissez le modËle díimpression et lancez líimpression. Vous pouvez Ègalement cliquer sur líicÙne
de la barre díoutils, ou utiliser le menu contextuel (clic droit de la souris). Remarque : Si vous imprimez une piËce de type texte avec un corps contenant beaucoup de lignes, vous
pouvez avoir besoin díutiliser les modËles dit ´ sans mise en forme ª. Ainsi, le saut de page síeffectuera
correctement, mais vous perdrez la mise en forme de votre corps de piËce. 156 Dupliquer une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Dupliquer. Modifiez les
ÈlÈments que vous souhaitez et enregistrez les modifications. 157 Corps de la PiËce (de type Grille)
Pour enregistrer vos articles, cliquez dans le corps de la piËce et appuyez sur la touche Inser ou + pour
ouvrir une ligne, et passez de colonne en colonne gr‚ce ‡ la touche Tab ou EntrÈe. 1. Choisissez un article rÈfÈrencÈ dans le fichier des articles, ou tapez le code díun article non
rÈfÈrencÈ. Dans le cas díun article non rÈfÈrencÈ, le code níest pas obligatoire. 2. Le libellÈ, le compte de vente ou díachat ainsi que le compte et le taux de TVA síaffiche
automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon, renseignez-le. Le champ libelle permet Ègalement
de saisir un commentaire. Vous pouvez Ègalement modifier le compte de TVA de vente ou
díachat ainsi que le compte de TVA. 3. Saisissez la quantitÈ. 4. Le prix unitaire brut (avant remise) síaffiche automatiquement si líarticle est rÈfÈrencÈ, sinon
saisissez-le. 5. Saisissez si besoin un taux de remise. Le nombre de taux de TVA est limitÈ ‡ 3 taux. 158 TransfÈrer une PiËce
Printed Documentation
54
Il síagit de transfÈrer : un devis en facture (pour les piËces de ventes) une commande en facture (pour les piËces díachats). AccÈdez ‡ la liste des piËces. SÈlectionnez la piËce puis cliquez sur le bouton Trans. Facture et
confirmez líopÈration. Remarque : Les devis transfÈrÈs síaffichent dans líonglet spÈcifique Devis FacturÈs. De mÍme, les
commandes transfÈrÈes síaffichent dans líonglet spÈcifique Commandes FacturÈes.
159 Rechercher une PiËce
AccÈdez ‡ la liste des piËces. Dans Rechercher, saisissez le numÈro du document ‡ rechercher. La
numÈrotation des documents est dÈfinie dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Gestion). 160 Comptabilisation des Factures
Tant quíune facture níest pas comptabilisÈe, elle níexiste pas en comptabilitÈ. La comptabilisation des factures peut síeffectuer de deux faÁons : Soit ‡ partir de la liste des factures : sÈlectionnez la facture et cliquez sur le bouton
Comptabiliser. Soit ‡ partir de la commande Enregistrement en comptabilitÈ du menu Gestion + Ventes ou
Gestion + Achats. Ainsi, vous comptabilisez toutes les factures de la pÈriode indiquÈe en une
seule fois. Les factures comptabilisÈes síaffichent dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs de la liste des
piËces. Remarques : ParamÈtrez le libellÈ de vos Ècritures dans líonglet Transfert en comptabilitÈ des prÈfÈrences du
dossier. Si vous avez enregistrÈ des rËglements dans vos factures, le logiciel gÈnËre ‡ la fois les
Ècritures de ventes ou díachat, et de rËglements. Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes seront automatiquement en mode validÈ. Une facture comptabilisÈe ne peut plus Ítre ni supprimÈe, ni modifiÈe. En cas díerreur, vous
devez nÈcessairement passer par une facture d'avoir. Il est obligatoire de comptabiliser toutes les factures díun exercice pour pourvoir clÙturer cet
exercice. Tant que les factures díun mois níauront pas ÈtÈ comptabilisÈes, il ne sera pas possible de
clÙturer les journaux correspondants pour ce mois.
Les Ècritures comptables sont gÈnÈrÈes dans les journaux indiquÈs dans líonglet Gestion des
PrÈfÈrences du dossier. Pour les Ècritures de rËglement, le logiciel utilise le compte de contrepartie indiquÈ dans la fiche du
journal de trÈsorerie.
Gestion
55
161 Comment gÈrer les Factures d'Acompte ?
1. CrÈation díun article ´ Acompte ª Allez líoption Articles du menu Gestion et cliquez sur le bouton Nouveau. CrÈez un article nommÈ
´ Acompte ª, sans tarif. Associez-le ‡ un compte de vente correspondant ‡ la vente future. Bien
entendu, cet article níest crÈÈ quíune seule fois et sera utilisÈ dans toutes les factures díacompte. Vous pouvez Ègalement prÈvoir un article par type de vente (par compte). 2. CrÈation de la facture díacompte
Allez líoption Facture / Avoir Client du menu Gestion + Ventes, choisissez líonglet Factures
díAcompte Clients, et cliquez sur le bouton Nouv. Grille afin de crÈer la facture. Utilisez dans le
corps de la piËce líarticle crÈÈ au point 1, et saisissez le montant HT de líacompte dans la colonne
PU Brut. Dans le pied de la piËce, saisissez le mode de rËglement dans le champ RÈglÈ, et indiquez
le montant du rËglement reÁu (montant TTC de líacompte). 3. Impression de la facture díacompte
Imprimez la facture gr‚ce au bouton Imprimer, et sÈlectionnez le modËle nommÈ ´ Facture
díacompte ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 4. Comptabilisation de la facture et de son rËglement
A partir de la liste des factures díacompte, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la
facture dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes
‡ partir de la Saisie Comptable (menu ComptabilitÈ) :
Journal de vente
Compte DÈbit CrÈdit
411Ö 100,00
44571Ö 16,39
70Ö 83,61
Journal de trÈsorerie
Compte DÈbit CrÈdit
512Ö 100,00
411Ö 100,00
5. Saisie de la facture finale : facture de type Grille
Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le
corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC dans la
colonne LibellÈ, et saisissez le montant HT de líacompte, en nÈgatif, dans la colonne PU Brut.
Attention : Vous ne devez pas utiliser ici líarticle ´ Acompte ª prÈcÈdemment crÈÈ, car les Ècritures
comptables gÈnÈrÈes lors de la comptabilisation de la facture ne seraient pas correctes. 5bis. Saisie de la facture finale : facture de type Texte
Printed Documentation
56
Lors de la saisie de la facture finale, vous devez rappeler les factures díacompte ‡ dÈduire : dans le
corps de la piËce, saisissez le numÈro de la facture díacompte ainsi que son montant TTC. Dans le
pied de la piËce, vous devez dÈduire manuellement le total HT des acomptes du total HT brut. 6. Impression de la facture finale
Cliquez pour cela sur le bouton Imprimer, et choisissez le modËle ´ Facture avec N°TVA ª ou
´ Facture texte avec N°TVA ª. La validation de la facture peut Ítre nÈcessaire avant líimpression. 7. Comptabilisation de la facture finale
A partir de la liste des factures, cliquez sur le bouton Comptabiliser. Retrouvez ensuite la facture
dans líonglet Factures et Avoirs ComptabilisÈs. Visualisez si besoin les Ècritures gÈnÈrÈes ‡ partir
de la Saisie Comptable (menu ComptabilitÈ). 162 RÈaliser un Devis
Pour rÈaliser un devis ‡ un prospect, accÈdez ‡ líoption Devis aux Prospects du menu Gestion +
Prospects, et consultez la partie suivante : CrÈer une piËce. 163 Impressions
164 Etat des Ventes, Etat des Achats, Etat des Paiements
Ces Ètats contiennent l'ensemble des factures, comptabilisÈes ou non, ou líensemble des rËglements
saisis en pied de facture. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Ventes + Etat des Ventes
Ou Gestion + Achats + Etat des Achats
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de comptes concernÈs. 2. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer. 3. SÈlectionnez le type des documents ‡ prendre en compte. 4. Choisissez le modËle Etat des Ventes, Etat des Achats, ou Etat des RËglements. 5. Cliquez sur Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
57
165 OpÈrations Comptables Courantes
166 OpÈrations de Saisie
167 Saisie Standard
168 La Saisie Comptable
La Saisie Comptable permet de :
9 Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux, 10 Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, 11 Modifier les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel,
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans ComptabilitÈ
Barre de menu ComptabilitÈ + Saisie Comptable
Raccourci clavier Ctrl + S
Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?
Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal
prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice
apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au
mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie. Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture
existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic
droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie
pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le
type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle
ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Consultez aussi les parties suivantes :
6. Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Printed Documentation
58
7. Nouvelle ligne d'Ècriture
8. Modification d'une ligne d'Ècriture
9. Suppression d'une ligne d'Ècriture
10. OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
11. Contrepasser une Ècriture
12. RÈimputer une Ècriture
13. Automatiser la saisie des factures
14. Lettrer en cours de saisie
169 Nouvelle Ècriture
Pour crÈer une nouvelle Ècriture :
15. Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou
16. Appuyez sur la touche du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne
courante sÈlectionnÈe. 17. Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne
en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est dÈfini avec une centralisation
en pied de journal, líinsertion díÈcriture peut uniquement síeffectuer au-dessus des lignes
centralisatrices.
170 Sens de l'Ècriture
En Saisie Comptable, et au KilomËtre, pour Èviter des erreurs de saisie dans le sens díune Ècriture,
le logiciel effectue un prÈ-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Journal de Vente
18. Sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, 19. sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, 20. sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit. Journal díAchat Sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit. Journal de TrÈsorerie
21. sur un compte client, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, 22. sur un compte fournisseur, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit.
OpÈrations Comptables Courantes
59
Remarque : Retrouvez des modËles díÈcritures dans la partie Ecritures types. 171 Validation / Sortie du journal
La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois
courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de
ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si
vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit
dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du
mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 172 Ligne d'Ecriture
173 Saisie de la ligne d'Ècriture
Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en
paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants :
M
Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures
par le bouton . V
Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des
Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation
Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. A
Cette colonne signale par une flËche jaune une Ècriture analytique Ètendue, cíest-‡-dire ventilÈe sur
un poste autre que le poste DIVERS. Jour
La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance
Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes.
Printed Documentation
60
PiËce
Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le
numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences
de la piËce justificative qui líappuie. La saisie du numÈro de piËce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse
gÈrer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numÈro de piËce
sur vos Ècritures de ventes et díachats. Le pointage díÈchÈances fera le reste. N° Document
Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte
Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci
n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte
Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis
cliquez sur l'icÙne ou la touche ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne
le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement
l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier
Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans
la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans
la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit
automatiquement le numÈro de compte associÈ. Compte de contrepartie
Lorsque votre journal est de type TrÈsorerie, vous pouvez indiquer un numÈro de compte de
contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en
contrepartie ligne ‡ ligne ou en contrepartie globale du journal . Date de saisie
Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. LibellÈ
Saisissez le libellÈ de líÈcriture, ou sÈlectionnez-le dans la liste dÈroulante si vous avez au prÈalable
crÈÈ des libellÈs types dans líoption LibellÈs des Ècritures du menu DonnÈes. Liste des libellÈs des Ècritures
OpÈrations Comptables Courantes
61
La touche F6, ou le bouton F6 LibellÈ, vous permet díajouter le libellÈ saisi ‡ la liste des libellÈs
types. Cette liste de libellÈs peut Ítre paramÈtrÈe ‡ partir du menu DonnÈes. LibellÈs par dÈfaut
Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte
ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences
(accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre
modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ
Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . Devise
Cette colonne fait apparaÓtre la devise du montant de la transaction lorsquíelle est diffÈrente de la
devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux
montants de la transaction (montant liÈ ‡ une piËce commerciale) des colonnes correspondant aux
montants de la contre-valeur. DÈbit / CrÈdit
Un positionnement automatique est proposÈ par le logiciel pour respecter le sens "normal" de
l'Ècriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. En fonction du type de contrepartie dÈfini pour le journal, le logiciel peut vous proposer
automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. DÈbit / CrÈdit de contre-valeur
Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre- valeur indiquÈe dans les prÈfÈrences du dossier. 174 Choix du compte
NumÈro inexistant
A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous
propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte
Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche du clavier
numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la
liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres
saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste
A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. 175 LibellÈ de l'Ècriture
Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris.
Printed Documentation
62
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal :
23. Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte. 24. Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie. 25. Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 176 Modification d'une ligne
Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier
numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est
clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 177 Suppression d'une ligne
Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et
confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme
mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 178 Saisie Comptable : Saisie en devise
26.Pointez Montant en devise. 27.Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur líicÙne . 28.VÈrifiez le cours ou la paritÈ. 29.Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. 179 Options disponibles
180 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Permet díajouter le libellÈ saisie ‡ la liste des libellÈs types dÈj‡ existants. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre des ÈchÈances en cours pour ce tiers. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre de ventilations analytiques sur une ligne
díÈcriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flËche
jaune líÈcriture sur laquelle une ventilation analytique Ètendue (plus de
deux postes affectÈs) a ÈtÈ enregistrÈe. Permet díaccÈder ‡ la Saisie GuidÈe. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier
ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. Permet díenregistrer des montants en devises.
OpÈrations Comptables Courantes
63
181 Options de saisie
Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs
dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix
concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour
modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options
du menu contextuel. Mode de saisie
Vous pouvez modifier le mode de saisie des Ècritures ‡ venir : Mode RÈel ou Simulation. LibellÈ de l'Ècriture
Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ
automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous
pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie
manuelle du libellÈ. PiËces
Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le
type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 182 OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
Permet de consulter les Ècritures du compte associÈ ‡ líÈcriture courante. Permet de rechercher une Ècriture prÈcise suivant plusieurs critËres. Permet díimprimer le brouillard, Ècritures du mois pour le journal courant. Permet díenregistrer un montant en devise dans un journal dÈfini en devise locale (EUR).
183 Saisie Comptable : RÈimputer une Ècriture
Vous pouvez rÈimputer automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel dÈplacera líÈcriture
dans le journal et ‡ la date demandÈs. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Comptable par le menu ComptabilitÈ. Faites un clic droit avec la souris sur
líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption RÈimputer. Indiquez le code du journal et
la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 184 Saisie Comptable : Contrepasser une Ècriture
Printed Documentation
64
En version PRO uniquement, vous pouvez contrepasser
automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel passera
líÈcriture inverse dans le journal et le mois souhaitÈ. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Comptable par le menu ComptabilitÈ. Faites un clic droit avec la souris sur
líune des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption Contrepasser. Indiquez le code du
journal et la date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 185 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures
Comment automatiser la saisie des factures clients ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
411 TTC
44541 TVA
70 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes :
30. AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. 31. Ouvrez le compte client de votre choix. 32. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA collectÈe et un compte de produit. 33. AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable ou Saisie au KilomËtre du menu ComptabilitÈ. 34. Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
401 TTC
44566 TVA
60 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. Ouvrez le compte fournisseur de votre choix. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA dÈductible et un compte de charge.
OpÈrations Comptables Courantes
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AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Comptable ou Saisie au KilomËtre du menu ComptabilitÈ. Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou
supprimables. 186 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie
Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ?
Lors de la saisie du rËglement en Saisie Comptable ou au kilomËtre, il est possible díobtenir
automatiquement une fenÍtre afin de lettrer le rËglement saisi avec líune des factures non encore
lettrÈes du compte (ou avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher líoption Lettrage en cours de saisie dans les prÈfÈrences du dossier
(Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des
options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe dans les prÈfÈrences, la fenÍtre
de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. En effet, lors de
la saisie du rËglement, lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, si le montant de la facture et le
montant du rËglement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez
cela dans la fiche du compte, en accÈdant au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. 187 EchÈancier
188 EchÈancier : Pointage díune ÈchÈance
En saisie d'Ècritures de rËglements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, vous
soldez directement la ou les lignes díÈchÈance correspondant au rËglement. La fenÍtre díÈchÈances est
automatiquement ouverte, mais vous pouvez la rappeler par la touche F7. 35. Positionnez-vous sur l'ÈchÈance ‡ rÈgler : une zone DÈtails Ecriture vous permet de reconnaÓtre
facilement l'Ècriture ‡ solder (gr‚ce au numÈro de piËce par exemple). 36. Saisissez le montant rÈglÈ ‡ cette date dans la colonne RËglement (lorsque le montant du rËglement
correspond ‡ plusieurs ÈchÈances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du rËglement se
reportera alors automatiquement dans la colonne RËglement. 37. Indiquez Èventuellement le code du mode rËglement. Remarque : Si vous indiquez le mÍme numÈro de piËce entre líÈcriture de la facture et líÈcriture
du rËglement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, ‡ ouverture de líÈchÈancier, vous
pourrez constater que la colonne RËglement est dÈj‡ renseignÈe. 189 Recherche díune ÈchÈance
Printed Documentation
66
Si vous ne retrouvez pas líÈchÈance ‡ pointer, vous pouvez utiliser líoption de recherche díune
ÈchÈance. Pour cela, faites un clic droit avec la souris afin díaccÈder au menu contextuel, et
choisissez líoption Rechercher. 190 Epuration des ÈchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre
besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans
un ÈchÈancier de taille rÈduite. Cliquez sur le bouton Epurer. 191 Lettrage par líÈchÈancier
Lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, un lettrage ou un lettrage partiel peut síeffectuer
automatiquement, selon le paramÈtrage choisi dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 192 EchÈancier : Recherche d'une ÈchÈance
Choisissez votre critËre de recherche (date de la facture, montant de líÈchÈance, numÈro de la piËce ou
libellÈ de líÈcriture). Cliquez sur OK, le logiciel trouve alors la premiËre ÈchÈance correspondant au
critËre indiquÈ. Si líÈchÈance trouvÈe níest pas la bonne, appuyez sur la touche F3 : la recherche se
poursuit alors. 193 Saisie GuidÈe
194 La Saisie GuidÈe
La Saisie GuidÈe permet de gÈnÈrer des Ècritures ‡ partir díun modËle (le guide) prÈ-paramÈtrÈ. Vous
pouvez ainsi gÈnÈrer plusieurs Ècritures successives et de mÍme type trËs rapidement. La crÈation des guides síeffectue par la commande Guides díÈcritures du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans ComptabilitÈ
Barre de menu ComptabilitÈ + Saisie GuidÈe
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment faire ?
38. Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, TrÈsorerie, OpÈrations Diverses. 39. SÈlectionnez la liste souhaitÈe : liste de base ou liste dÈveloppÈe. 40. Double-cliquez sur le guide ‡ utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. 195 La saisie dans un guide
LíÈcran est divisÈ en deux parties : la saisie síeffectue en haut de la fenÍtre, les Ècritures enregistrÈes
apparaissent en bas de la fenÍtre. Utilisez la touche Tab ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 41. Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous
convient pas, choisissez dans la liste (icÙne , touche F4 ou astÈrisque ) le code du journal
dans lequel vous souhaitez que líÈcriture soit gÈnÈrÈe. 42. Saisissez la date de la piËce. 43. Saisissez la date díÈchÈance. 44. Saisissez le numÈro de la piËce (numÈro de facture, de chËque Ö). Le numÈro de piËce
proposÈ dÈpend du paramÈtrage effectuÈ dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral).
OpÈrations Comptables Courantes
67
45. Le curseur se positionne sur la premiËre ligne díÈcriture, et propose en blanc les zones
accessibles et modifiables : chaque ligne est composÈe díun numÈro de compte, díun intitulÈ de
compte, díun libellÈ et díun montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones
vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur
chacune des zones ‡ renseigner. 46. Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre
automatiquement les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de
confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et
une nouvelle Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type. 47. Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement
en Saisie Comptable. 196 Encaissements
197 Saisie des Paiements ReÁus
Cette commande permet de gÈrer vos rËglements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes) et prÈciser pour chaque mode, le numÈro de compte (511xxx) sur lequel seront imputÈs les
paiements reÁus. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Encaissements + Saisie des Paiements ReÁus
Comment faire ?
48. Dans le champ Code journal, sÈlectionnez le journal (de type TrÈsorerie ou Divers) sur lequel vous
dÈsirez travailler. Utilisez l'icÙne pour sÈlectionner le journal dans la liste. Vous pouvez
paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 49. Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste dÈroulante le mois sur lequel vous dÈsirez
travailler. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches ´ FlËche basse ª ou ´ FlËche Haute ª pour
passer au mois prÈcÈdent ou suivant. 50. La grille de saisie affiche les paiements dÈj‡ reÁus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la
touche Inser : Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Les Ècritures comptables sont alors
enregistrÈes. Elles sont consultables par le menu ComptabilitÈ + Saisie Comptable. LíÈchÈancier du compte síouvre afin díen rÈaliser le pointage. Si vous níutilisez pas cette
fonctionnalitÈ, refermez la fenÍtre. Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau rËglement. Ecritures comptables gÈnÈrÈes
Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes dans le journal díencaissement ont la forme suivante :
411GESPI 200
5111 200
411ELAT 500
Printed Documentation
68
5112 500
411CAA 1500
5113 1500
Autres fonctions
12Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche EntrÈe. 13Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 14Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 15Ouvrir líÈchÈancier du compte : utilisez le bouton EchÈancier. 16Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple
clic droit sur la grille de saisie. 198 Saisie des Paiements ReÁus : Bouton Ajouter
Tiers
51. Saisissez le numÈro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant líicÙne
, ou crÈez un nouveau compte. RËglement
52. Si le rËglement est en devise ÈtrangËre, saisissez le code de la devise (ou sÈlectionnez-le par
líicÙne ) et saisissez le montant du rËglement dans la case Montant en devise ÈtrangËre, sinon saisissez directement le rËglement dans la case Montant en devise locale. Type
53. Saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un
rËglement en chËque, vous pouvez saisir le N° de chËque, et indiquer síil síagit díun chËque hors- place. Ecriture
54. ComplÈtez la date de líÈcriture en saisissant le jour. 55. Renseignez le numÈro de piËce et le libellÈ de líÈcriture. 56. Modifiez si besoin le compte proposÈ en contrepartie, selon le mode de rËglement. 199 DÈpÙt des Valeurs en Attente
Tous les rËglements enregistrÈs par la commande Saisie des Paiements ReÁus sont des valeurs en
attente. LíopÈration de dÈpÙt est nÈcessaire pour que les Ècritures comptables de banque soient
gÈnÈrÈes. Attention : Si vous souhaitez gÈnÈrer un fichier bancaire de vos LCR/BOR ou de vos prÈlËvements,
lancez la remise en banque avant díeffectuer le dÈpÙt. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Encaissements + DÈpÙt des Valeurs en Attente
OpÈrations Comptables Courantes
69
Comment faire ?
57. Choisissez le mode de rËglement, et la pÈriode díenregistrement des rËglements que vous souhaitez
dÈposer en banque. La liste des rËglements encaissÈs sous ce mode et pendant la pÈriode síaffiche
automatiquement. 58. SÈlectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez dÈposer ces valeurs et prÈcisez la date
de dÈpÙt. Les Ècritures correspondant ‡ ce dÈpÙt seront gÈnÈrÈes dans ce journal ‡ cette date. De
plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de banque (onglet Banque) seront
reprises sur le bordereau de remise en banque. 59. Saisissez un numÈro de remise et un libellÈ. Ces informations apparaÓtront sur le bordereau de
remise en banque. Le libellÈ sera repris sur les Ècritures gÈnÈrÈes. 60. Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes díencaissement en attente ‡ dÈposer. 61. Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau. 62. La validation du dÈpÙt (bouton Valider) permet de dÈposer effectivement les valeurs encaissÈes, de
gÈnÈrer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenÍtre de dÈpÙt. Une confirmation vous
est donc demandÈe. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les valeurs sont effectivement dÈposÈes. AprËs dÈpÙt, le journal de banque affichera ce type díÈcritures (si 512BANQUE a ÈtÈ dÈfini dans la
fiche du journal de banque en mode pied de journal) :
5111 ChËque 200
5113 1800
512BANQUE 2000
Comment rÈimprimer un ancien bordereau ?
Utilisez le bouton Liste des dÈpÙts antÈrieurs, en bas de la fenÍtre. Il vous permettra díouvrir un
bordereau dÈj‡ validÈ. RÈimprimez ensuite le bordereau gr‚ce au bouton Bordereau. 200 DÈpÙt des Valeurs : DÈpÙts antÈrieurs
63.Affichez la liste des dÈpÙts pour toutes les banques, ou sÈlectionnez un journal en particulier. 64.SÈlectionnez un dÈpÙt dans la liste en vous aidant du numÈro et de la date de remise en banque. 65.Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dÈpÙt et Èventuellement rÈimprimer le bordereau par le bouton
Bordereau. 66.Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les rËglements de cette remise seront ‡ nouveau
dÈposables dans un autre bordereau, et les Ècritures de banque correspondant ‡ la remise supprimÈe
seront supprimÈes. 201 DÈpÙt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque
1. ContrÙlez les coordonnÈes bancaires de votre sociÈtÈ (ces coordonnÈes síimprimeront sur le
bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de líonglet Banque du journal de
banque indiquÈ dans líentÍte de la fenÍtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou AperÁu pour une sortie papier ou Ècran. Toutes les impressions
proposent des boutons identiques. 202 DÈcaissements
203 RËglements des Tiers
Cette commande permet de saisir rapidement les rËglements des fournisseurs en fonction des
ÈchÈances.
Printed Documentation
70
Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes). Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + DÈcaissements + RËglements des Tiers
Comment faire ?
67. Dans líentÍte de la fenÍtre, saisissez le numÈro de compte du fournisseur ainsi que la pÈriode
des ÈchÈances en attente de rËglement que vous souhaitez afficher. 68. Choisissez, si vous le souhaitez, le type díÈchÈances ‡ afficher ainsi que le mode de rËglement
(critËres facultatifs). 69. La grille affiche les ÈchÈances en attente de rËglement. 70. Enregistrez ensuite le rËglement :
a. RËglement total : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton Solder, ou
double-cliquez dessus. b. RËglement partiel : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton RËgl. Partiel, saisissez le montant du rËglement et validez. RÈsultat : le montant du rËglement síaffiche dans la colonne Montant. 71. Cliquez sur le bouton Valider. Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Votre
rËglement est alors enregistrÈ. Elles sont consultables et modifiables par le menu ComptabilitÈ +
Saisie Comptable. 72. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer un courrier : choisissez le modËle souhaitÈ
(courrier, lettre-chËque, lettre-traite) et cliquez sur Imprimer, ou cliquez sur Annuler si vous ne
souhaitez pas imprimer de courrier. Les coordonnÈes du fournisseur sont automatiquement reprises
de la fiche du compte (onglet Adresse). 204 RËglement des Tiers : Bouton Valider
73. Choisissez le code du Journal de banque sur lequel le rËglement doit Ítre enregistrÈ (icÙne ). Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. Le
compte de Contrepartie síaffiche automatiquement. 74. Tapez la date du paiement ou sÈlectionnez-la par líicÙne . 75. Renseignez le dÈtail de líÈcriture : NumÈro de piËce et LibellÈ. 76. Si besoin, saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un
rËglement en chËque, vous pouvez saisir le Code chÈquier et le N° de chËque. 77. Pour un paiement en devise ÈtrangËre, sÈlectionnez le code de la devise. 78. Si vous souhaitez que líÈcriture de rËglement soit automatiquement lettrÈe avec líÈchÈance
prÈcÈdemment sÈlectionnÈe, laissez la case Lettrer cochÈe et validez par OK. Vous pourrez
consulter le lettrage par líoption ComptabilitÈ + Consultation de Comptes. 205 Remises en Banque (gÈnÈration de Fichiers)
206 Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
ParamÈtrez vos comptes de tiers
OpÈrations Comptables Courantes
71
AccÈdez au Plan Comptable par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque compte client ou fournisseur
concernÈ. Pour chaque compte, accÈdez ‡ líonglet Banque et complÈtez les coordonnÈes bancaires
de vos tiers. ParamÈtrez vos journaux
AccÈdez aux Journaux par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque journal de banque (un journal de
banque correspond ‡ une banque de la sociÈtÈ). Pour chaque banque, accÈdez ‡ líonglet Banque et
complÈtez les coordonnÈes bancaires de vos banques. CrÈez vos modes de rËglements
AccÈdez aux Modes de RËglements par le menu DonnÈes. Par le bouton Nouveau, crÈez les
modes de rËglements nÈcessaires , de type L.C.R / B.O.R, PrÈlËvement ou Virement. Utilisez líoption adÈquate
Pour les LCR et les PrÈlËvements, saisissez les paiements clients dans líoption Saisie des
Paiements ReÁus du menu Gestion + Encaissements, en utilisant le mode de rËglement crÈÈ
prÈcÈdemment, de type L.C.R / B.O.R ou PrÈlËvement. AccÈdez ensuite soit ‡ líoption Remise de L.C.R / B.O.R, soit Remise de PrÈlËvements. Pour les Virements, saisissez les rËglements fournisseurs dans líoption RËglements des Tiers du
menu Gestion + DÈcaissements, en utilisant le mode de rËglement de type Virement crÈÈ
prÈcÈdemment. AccÈdez ensuite ‡ líoption Remise de Virements. 207 Remises en Banque
Les remises au format CFONB (norme AFB) fonctionnent toutes de la
mÍme maniËre. Comment y accÈder ?
Barre de menu Gestion + Encaissements + Remise de LCR / BOR
Gestion + Encaissements + Remise de PrÈlËvements
Gestion + DÈcaissements + Remise de Virements
Comment faire ?
79. SÈlectionnez le journal de valeurs ‡ líencaissement qui contient les rËglements ‡ dÈposer, puis
prÈcisez la pÈriode. Les rËglements de type LCR, PrÈlËvements ou Virements síaffichent
automatiquement. 80. Double-cliquez sur chaque ligne ‡ prendre en compte dans la remise et complÈtez les
informations bancaires : celles du client (ou du fournisseur) sont automatiquement reprises si vous
avez complÈtÈ la fiche du compte. 81. Un astÈrisque apparaÓt ‡ gauche de la ligne pour indiquer quíelle a bien ÈtÈ prise en compte. 82. Lorsque tous les rËglements voulus ont ÈtÈ sÈlectionnÈs, cliquez sur le bouton Valider et
GÈnÈrer un fichier aux normes AFB. ComplÈtez les informations concernant la remise elle-mÍme. Le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de líapplication. 83. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer la liste des paiements remis en banque. 84. Les lignes de rËglements disparaissent de la fenÍtre de remise.
Printed Documentation
72
Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
208 Informations bancaires
Renseignez les informations manquantes. Si toutes ces informations sont correctes, validez par OK. Le
logiciel rÈalise alors un contrÙle du RIB et vous affiche un message lorsquíil est invalide. 209 Remise en Banque : Validation et gÈnÈration du fichier
85. Choisissez le Code entrÈe (pour une LCR / BOR), le Type prÈlËvement (pour un
prÈlËvement), ou le Type de virement (pour un virement). 86. ContrÙlez les informations de votre sociÈtÈ (N° Èmetteur, Raison sociale, RIB etc.) : ces
informations sont automatiquement reprises des coordonnÈes du dossier, ainsi que de líonglet
Banque du journal de banque. 87. Indiquez la rÈfÈrence de la remise. 88. Modifiez si besoin la Date de valeur. 89. Pour un virement, choisissez le format de fichier (ETEBAC ou CollectivitÈs locales). 90. Cochez si la banque vous le demande la case Saut de ligne entre chaque enregistrement. 91. Validez par OK : le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de
líapplication. 210 Consultation de Comptes et Lettrage
211 Consultation de Comptes - Lettrage
La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode
de rÈfÈrence. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans ComptabilitÈ
Barre de menu ComptabilitÈ + Consultation de Comptes
Raccourci clavier Ctrl + I
Comment consulter un compte ?
Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix :
17les boutons et , 18les flËches et de votre clavier, 19les touches et de votre clavier numÈrique.
OpÈrations Comptables Courantes
73
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des
colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui
fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage
peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du
compte, en cliquant sur le bouton , ou en accÈdant au plan comptable.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur
líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ?
Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code
lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et
que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le
logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au
menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche.
Consultez aussi les parties suivantes :
92. Lettrer en cours de saisie
93. Lettrage partiel
212 Lettrage manuel
Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la
fiche du compte. Le lettrage manuel síeffectue de la maniËre suivante :
94. 95. Activez líoption Consultation de Comptes du menu ComptabilitÈ. 96. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 97. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez lettrer.
Printed Documentation
74
98. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. 99. Si la sÈlection des Ècritures est ÈquilibrÈe, le logiciel vous propose automatiquement le dernier
code lettrage (AAA Ètant le premier), indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez
sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ
dans les prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer
une Ècriture díÈcart de rËglement. 100. Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors
pointÈes. Remarques : Le lettrage manuel est accessible en Saisie Comptable par clic sur l'icÙne . Le lettrage manuel peut Ítre rÈalisÈ au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant díune Ècriture lettrÈe entraÓne automatiquement sont
dÈlettrage. 213 Consultation : Recherche
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
101. Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. 102. Tapez un montant. 103. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 104. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture. En fonction du critËre choisi : Saisissez la date de líÈcriture. Pointez le sens de líÈcriture ou solde et saisissez un montant. Saisissez le numÈro de piËce. Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 214 Lettrage Automatique
Le lettrage automatique est une opÈration globale qui permet de lettrer les Ècritures de maniËre
automatique suivant le numÈro de piËce ou les montants.
OpÈrations Comptables Courantes
75
Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Consultation de Comptes + bouton Auto
Barre de menu ComptabilitÈ + Lettrage Automatique
Comptes
Indiquez la fourchette de comptes ‡ lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage
automatique est autorisÈ seront lettrÈs. Líautorisation síeffectue ‡ partir de líonglet Divers de la fiche
du compte. PÈriode
Le logiciel vous propose díeffectuer le lettrage jusquí‡ la date du jour, mais vous pouvez modifier
cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer ‡ cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de líexercice en cours
puissent Ítre lettrÈes avec des lignes des exercices antÈrieurs. Cela suppose quíil ne síagit pas du
1
er exercice et que lors des clÙtures, la conservation des Ècritures de tiers non lettrÈes ait ÈtÈ
demandÈe. Type de lettrage
Choisissez le critËre de lettrage en pointant :
105. Par piËces : le logiciel recherche les lignes díÈcritures qui ont le mÍme numÈro de piËce et dont
les montants se compensent. ou
106. Par montants : le logiciel recherche les lignes díÈcritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement)
La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes díÈcritures pouvant se compenser (par
dÈfaut 2, par exemple pour une facture et son rËglement). Une profondeur de 3 signifie que le
logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux rËglements, ou deux factures avec un
rËglement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de
possibilitÈs sont examinÈes) mais plus la durÈe de l'opÈration est longue. Au del‡ de 6, un message
vous avertira que líopÈration peut Ítre longue. Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement)
Lorsque cette case níest pas cochÈe, un code lettrage diffÈrent est attribuÈ ‡ chaque groupe de
lignes díÈcritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochÈe, le fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes du compte sont balayÈes jusquí‡ ce que
le solde progressif de ces lignes soit Ègal ‡ zÈro. Si cíest le cas, toutes les lignes díÈcritures lues
sont lettrÈes avec les mÍmes lettres, puis les lignes díÈcritures suivantes sont balayÈes, et ainsi
de suite. Dans un deuxiËme temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes restantes sont lettrÈes en fonction de la
profondeur de lettrage. Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement)
Cette option níest accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochÈe.
Printed Documentation
76
Elle fonctionne de la mÍme faÁon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif díun
groupe de lignes díÈcritures ne sera pas Ègal ‡ zÈro, mais infÈrieur ‡ líÈcart maximal autorisÈ indiquÈ
dans la fenÍtre de lettrage approchÈ. Le logiciel gÈnËre alors une Ècriture d'opÈration diverse pour compenser l'Ècart. Pour dÈfinir cet Ècart, cliquez sur le bouton Lettrage ApprochÈ. Bouton Lettrage approchÈ (en lettrage par montants uniquement)
Ce bouton vous permet de dÈfinir les options de lettrage approchÈ, notamment l'Ècart maximum
autorisÈ. Par exemple on peut dÈcider quíun Ècart de 1 euro est tolÈrable. Le logiciel gÈnËrera alors une
Ècriture d'opÈration diverse si un Ècart infÈrieur ou Ègal ‡ 1 entre plusieurs lignes díÈcritures (selon la
profondeur indiquÈe) est trouvÈ. Avant de gÈnÈrer l'Ècriture d'opÈration diverse de l'Ècart, le logiciel peut vous demander une
confirmation. Si vous refusez la gÈnÈration de l'Ècriture, le lettrage sera classique. Rapport
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de
tous les lettrages effectuÈs par cette option. 215 Lettrage Automatique approchÈ
Cette option permet de lettrer des Ècritures mÍme lorsquíun Ècart de rËglement apparaÓt. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Consultation de Comptes + bouton Auto
Barre de menu ComptabilitÈ + Lettrage Automatique
SÈlectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approchÈ. Options
Saisissez líÈcart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin díobtenir un message de
confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de rÈgularisation
Indiquez ici les paramËtres des Ècritures d'OD ‡ gÈnÈrer. 216 DÈlettrage
Le dÈlettrage síeffectue de la maniËre suivante :
107. Activez líoption Consultation de Comptes du menu ComptabilitÈ. 108. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ dÈlettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. 109. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez dÈlettrer. 110. Cliquez sur le bouton DÈlettrer.
OpÈrations Comptables Courantes
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111. Saisissez le code lettrage ‡ annuler. 112. Cliquez sur OK. Vous pouvez Ègalement lancer un DÈlettrage automatique (menu ComptabilitÈ) pour dÈlettrer les
Ècritures díun compte ou díune fourchette de comptes, pour une pÈriode donnÈe, suivant un intervalle
de codes lettrage ‡ prÈciser. 217 Ecriture de rÈgularisation (lettrage)
Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez
paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez
paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier +
PropriÈtÈs). 218 Rapprochement Bancaire
219 Rapprochement Bancaire
Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de
compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire
113. Par compte
114. Par journal
115. Automatique par Journal ou par compte (en version PRO)
Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ?
Le choix du type de rapprochement que vous allez rÈaliser síeffectue dans les prÈfÈrences du
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet CrÈation). Dans un pointage par journal, vous obtenez les Ècritures saisies dans le journal de trÈsorerie, ‡
l'exception des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque
vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre díÈcritures dans le journal de banque est divisÈ par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type
de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne. Avantages : La premiËre annÈe, lí‡ nouveau du compte de banque pourra Ítre saisi de faÁon dÈtaillÈe
pour faciliter le dÈmarrage du pointage. Les Ècritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple
OD) apparaÓtront lors du rapprochement. Certaines Ècritures de tiers pourront Ítre regroupÈes sur une seule ligne de banque (par
exemple toutes les Ècritures díune remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique
Printed Documentation
78
en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de
Tiers (401 et 411). 220 Rapprochement Bancaire incorrect
Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡
vÈrifier :
116. Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais
bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les. 117. Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents
dans le relevÈ de banque. 118. Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les
en redouble-cliquant dessus. 119. Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et
modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevÈ). 221 Rapprochement Manuel
222 Rapprochement par Compte
Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡
la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin
que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
120. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 121. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). 122. SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. 123. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les
Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 124. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 125. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
126. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage
des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 127. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil
ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 128. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne .
OpÈrations Comptables Courantes
79
129. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce
relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
20Pointer ou dÈpointer une Ècriture. 21DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. 22Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. 23Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. 24Basculer en consultation du compte de banque. 25Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. 26Imprimer le rapprochement. 27Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
223 Rapprochement par Journal
Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du
relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la
clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous
puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires.
Printed Documentation
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Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
130. Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). 131. PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). 132. SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. 133. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Les
Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. 134. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. 135. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
136. Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ líaffichage
des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran. 137. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil
ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. 138. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 139. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
OpÈrations Comptables Courantes
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Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
Pointer ou dÈpointer une Ècriture. DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe. Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. Imprimer le rapprochement. Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
224 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
140. Tapez un montant. 141. Choisissez le sens de líÈcriture. 142. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. 143. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture. En fonction du critËre choisi :
28Saisissez la date de líÈcriture. 29Pointez le sens de líÈcriture et saisissez une fourchette de montants. 30Saisissez le numÈro de piËce. 31Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture non trouvÈe ! ª.
Printed Documentation
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225 Rapprochement Automatique
226 Rapprochement Automatique (en version PRO)
Cette option vous permet :
144. Soit de rÈaliser un pointage automatique de vos Ècritures de banque : le logiciel rÈalise
lui-mÍme le rapprochement. 145. Soit d'importer dans votre comptabilitÈ les Ècritures de banque afin de ne pas les saisir. 146. Soit de visualiser le relevÈ bancaire ‡ líÈcran et de rÈaliser un pointage manuel. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal
ou
par Compte
La partie haute de líÈcran est rÈservÈe aux Ècritures comptables, la partie basse au relevÈ de banque. 227 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des Ècritures
Comment comptabiliser des Ècritures ?
Il síagit díimporter les Ècritures du relevÈ bancaire. Pour cela :
147. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du
journal de banque (en rapprochement par journal). 148. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. 149. SÈlectionnez la ligne ‡ comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et
renseignez les diffÈrents critËres. AprËs validation, líÈcriture apparaÓtra dans la partie haute de
la fenÍtre. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. 228 Rapprochement Automatique : Pointage manuel
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ.
OpÈrations Comptables Courantes
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Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
Vous pouvez pointer vos Ècritures de deux faÁons :
a. Soit double-cliquez sur líÈcriture ‡ rapprocher ;
b. Soit sÈlectionnez la ligne de votre extrait de compte et líÈcriture ‡ rapprocher. Le logiciel
vÈrifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que lorsque les
montants sont identiques. Remarque : Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une
Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.
Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡- dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :
32Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. 33Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour
les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier.
Printed Documentation
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Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
229 Rapprochement Automatique : Pointage automatique
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre)
150. SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). 151. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. 152. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures. 153. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
154. Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le
bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
155. Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les diffÈrents critËres. 156. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . 157. Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
OpÈrations Comptables Courantes
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Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
230 Rapprochement Automatique : Bouton Purger
Il síagit de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur :
158. Indiquez la pÈriode ‡ purger en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . 159. Indiquez la fourchette de piËces ‡ purger. 160. Cochez le type de lignes ‡ supprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 231 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer
Il síagit díimprimer votre relevÈ bancaire :
161. Indiquez la pÈriode ‡ imprimer en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . 162. Indiquez la fourchette de piËces ‡ imprimer. 163. Choisissez le type de lignes ‡ imprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les
deux. 232 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser
Il síagit de comptabiliser la ligne du relevÈ bancaire sÈlectionnÈe :
164. Indiquez le Journal de banque dans lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe. 165. Indiquez la Date de líÈcriture. 166. Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel líÈcriture doit
Ítre comptabilisÈe. 167. Confirmez le compte de trÈsorerie pour la Contrepartie. 168. Si besoin, modifiez le NumÈro de piËce et le LibellÈ de líÈcriture. Validez par OK : líÈcriture apparaÓt dans la partie haute de la fenÍtre. 233 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique
Code
Ce code sera reportÈ sur les Ècritures pointÈs. Il peut síagir par exemple du numÈro du relevÈ. Síil
síagit díun numÈro de ligne, vous pouvez demander líincrÈmentation automatique de ce code.
Printed Documentation
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Date de valeur
Cette date sera reportÈe sur les Ècritures pointÈes. Vous pouvez choisir : La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez ‡ quelle date les
Ècritures auront ÈtÈ pointÈes. La date de valeur de líextrait de compte : ainsi, la date du relevÈ est reportÈe sur líÈcriture. Si
plusieurs lignes sont pointÈes avec une seule Ècriture, le logiciel prend la date la plus rÈcente. Ecart maximal
Vous pouvez prÈciser ici le nombre de jours díÈcart autorisÈ entre la date de líÈcriture et la date de
rÈfÈrence. Si líÈcart est supÈrieur, le rapprochement ne síappliquera pas sur líÈcriture. Type
Choisissez le type de rapprochement ‡ lancer :
169. Par piËces et par montants : le logiciel vÈrifie la concordance des numÈros de piËces et des
montants. 170. Par montants : le logiciel ne vÈrifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevÈs avec une
seule Ècriture, ou inversement. 234 Rapprochement Automatique : Bouton CritËres
Choisissez ici les critËres díaffichage des lignes des relevÈ de compte :
171. Indiquez la pÈriode en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . 172. Choisissez le type de lignes ‡ afficher : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 235 DÈclaration de TVA
236 Gestion de la TVA
Il existe deux types de TVA :
34TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou
d'achat. 35TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement
comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 237 Comment mettre en place votre TVA ?
Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous
devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le
choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des
racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA
‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix
du compte qui est dÈterminant. Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en
cliquant sur le bouton Taux.
OpÈrations Comptables Courantes
87
ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez
impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le
logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 238 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ?
Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants
saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 239 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ?
Vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats
et tenir ‡ jour votre ÈchÈancier (pointage de la ligne díÈchÈance lors de líenregistrement du
rËglement). Si vous ne souhaitez pas gÈrer vos ÈchÈances (bien que cela soit vivement conseillÈ), la TVA sur les
encaissements pourra toutefois Ítre reconnue si vous saisissez vos Ècritures avec un numÈro de
piËce identique sur líÈcriture de vente ou díachat et líÈcriture de rËglement. 240 Acomptes et TVA sur encaissements
241 Acompte
Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez
impÈrativement saisir une facture díacompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit
saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de líÈchÈancier puisse avoir lieu. 242 RËglement partiel
Si vous saisissez le rËglement partiel díune facture, renseignez votre ÈchÈancier : le logiciel
recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du rËglement. 243 Consultez aussi les parties suivantes :
1 ModËles d'Ècritures
2 La dÈclaration CA3
3 La dÈclaration CA12
244 TVA : Acquisitions Intracommunautaires
Dans la dÈclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitÈe de la faÁon suivante :
lorsqu'une entreprise achËte un bien dans líUnion EuropÈenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle
calcule elle-mÍme puisque la facture du fournisseur est valorisÈe HT). L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
6Ö UE Montant HT
44566Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Pour une acquisition intracommunautaire díimmobilisations, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
2Ö UE Montant HT
44562Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
Printed Documentation
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4452 Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6011 Achats UE 1000,00
4456611 TVA dÈductible UE ‡ 19,60 196,00
401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00
4452 TVA due intracommunautaire 196,0
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4452 doit Ítre ressaisi (ou
recalculÈ par la touche F12). 245 TVA : Achats auprËs d'un assujetti non Ètabli en France
Il síagit díun achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France dans le cas díune opÈration díautoliquidation.
L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44566Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Pour une acquisition díimmobilisations auprËs díun assujetti non Ètabli en France, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
20Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44562Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6013 Achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France 1000,00
4456616 TVA dÈductible auprËs díun assujetti non Ètabli
en France ‡ 19,60
196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
OpÈrations Comptables Courantes
89
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 246 TVA Livraisons gaz imposables
Il síagit díun achat de gaz ou díÈlectricitÈ imposable dans le cas díune opÈration díauto-liquidation. L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Livraisons gaz imposables Montant HT
44566Ö Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6012 Livraisons gaz imposables 1000,00
4456615 TVA dÈductible sur livraison de gaz ‡ 19,60 196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 247 TVA : Impression de la DÈclaration et des Annexes
Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ, puis
cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque pour la CA3 : Si vous saisissez dans les lignes 10 et 11, un document annexe (3310M) doit
obligatoirement Ítre joint ‡ votre dÈclaration de TVA. Cette annexe níest pas imprimÈe par le logiciel, contactez votre centre des impÙts pour obtenir ce document. 248 Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la DÈclaration de TVA
Vous devez tout díabord saisir le code d'activation adÈquat. Ensuite, les ÈlÈments suivants, ‡ saisir dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs,
font l'objet d'un contrÙle strict et sont imposÈs par la DGI :
173. Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise :
Printed Documentation
90
a. Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse)
b. Siret et NumÈro de TVA (onglet Identification)
174. Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) :
a. Adresse du TrÈsor Public
b. Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 249 TVA : Montants calculÈs, montants ‡ saisir
Líassistant de prÈparation vous affiche automatiquement les montants calculÈs ‡ partir des Ècritures
enregistrÈes et vous donne accËs aux zones que vous avez ‡ complÈter manuellement. Les valeurs portÈes sur ces lignes sont calculÈes en fonction de la racine du compte de TVA, et du type
díopÈration choisi dans la fiche des comptes de TVA, díachats, de ventes ou díimmobilisations (onglet
Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en
franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Consultez la partie : ModËles d'Ècritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. 250 DÈclaration CA3
251 La DÈclaration de TVA du RÈgime RÈel Normal et Mini RÈel (CA3)
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste toutes les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez : PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe, líannexe 3310 A ou 3519
Supprimer une dÈclaration incorrecte, líannexe 3310 A ou 3519
Imprimer une dÈclaration, une annexe 3310 A ou 3519
PrÈparer une nouvelle annexe 3310 A
PrÈparer un nouveau formulaire 3519
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA3, annexes 3310A ou
annexes 3519 nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces
actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
OpÈrations Comptables Courantes
91
Parties ‡ consulter
175. Gestion de la TVA
176. Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
177. Comment prÈparer la dÈclaration ?
178. Montants calculÈs, montants ‡ saisir
179. ModËles d'Ècritures
180. Virements bancaires
181. Comment imprimer la dÈclaration ?
Voir aussi
36Option EDI
252 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA3
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis
le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne
sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?
182. Cliquer sur le bouton Nouveau. 183. Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez crÈer cette annexe. 184. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration
de TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 185. Le type de PÈriodicitÈ dÈpend du code rÈgime sÈlectionnÈ dans les coordonnÈes de votre dossier
(onglet TrÈsor Public). 186. La Date limite de dÈpÙt est calculÈe automatiquement en fonction : du premier caractËre de la raison
sociale de votre sociÈtÈ, de son dÈpartement, du SIRET, du rÈgime et du statut. Si la date limite de
dÈpÙt est erronÈe, vÈrifiez ces ÈlÈment dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. 187. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre
760 000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. Remarque : Pour avoir accËs au mode de rËglement TÈlÈ RËglement, vous devez acquÈrir le module
TVA EDI. Pour cela, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com. 188. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 253 TVA : Annexe 3310 A
Printed Documentation
92
Les montants de líannexe 3310 A doivent Ítre saisis manuellement. Le total des lignes 35 ‡ 46 sera
reportÈ en ligne 14 de la dÈclaration CA3, et le total des lignes 47 ‡ 71 sera reportÈ en ligne 29. 254 TVA : PrÈparation de l'Annexe 3310 A
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre nía pas encore ÈtÈ Ètablie
Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. ComplÈtez ensuite les pages des
assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a dÈj‡ ÈtÈ Ètablie
189. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez líannexe 3310A. 190. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. Attention : Dans ce cas, aprËs la prÈparation de líannexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le
bouton Modifier et re-parcourir toutes les Ètapes de líassistant afin que les montants de líannexe soient
bien reportÈs sur les lignes 14 et 29. 255 TVA : Formulaire 3519
Les champs suivants doivent obligatoirement Ítre renseignÈs :
191. Nom du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
192. LocalitÈ du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
193. Nom du demandeur
194. LocalitÈ du demandeur
195. CoordonnÈes bancaires
256 TVA : PrÈparation du formulaire 3519
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Comment faire ?
196. Vous devez tout díabord prÈparer la dÈclaration CA3 du mois ou du trimestre. 197. Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez le formulaire 3519. 198. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. 257 Etapes de l'assistant CA3
258 CA3 : Introduction
OpÈrations Comptables Courantes
93
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA3. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 259 CA3 : OpÈrations imposables (HT)
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Ligne 02
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. Ligne 03
Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis
de saisie de ces achats. Dont ventes ‡ distance ou opÈrations de montage
Saisissez manuellement ce montant. Ligne 3A
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces achats. Ligne 3B
Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 3C
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ le montant du chiffre díaffaires (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
260 CA3 : OpÈrations non imposables
Ligne 04
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 05
Printed Documentation
94
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes. Ligne 06
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 6A
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 07
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 7A
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 7B
Saisissez ici les correctifs qui ont affectÈ les opÈrations non imposables (voir notice et la partie Saisie
des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
261 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer
RÈgularisation CP
Cette option permet de saisir les montants des taxes des lignes 08 et 09 en cas de rÈgularisation de
la dÈclaration que vous avez effectuÈe pour la pÈriode de congÈs payÈs. Ligne 08, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 19,60, Livraisons de gaz imposables ‡ 19,60 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 19,60. Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 5,50, Livraisons de gaz imposables ‡ 5,50 et
Assujetti non Ètabli en France ‡ 5,50. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 11, Taxe due
OpÈrations Comptables Courantes
95
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. Ligne 13, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ un
taux autre que 19,60, 5,50 ou 2,10 (et ni 8,50 si DOM), ainsi que les montants saisis sur les comptes
de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ un taux
autre que 19,60, 5,50 ou 2,10. Ligne 14, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
2,10, ainsi que les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566 et TVA sur
immobilisations de racine 44562 de type UE ‡ 2,10. Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette
ligne reprendra automatiquement le montant du total des lignes 35 ‡ 46 de la 3310A. Ligne 15
Saisissez ici le reversement de la TVA antÈrieurement dÈduite lorsque des rÈgularisations de
dÈductions sont nÈcessaires (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
262 CA3 : DÈcompte de la TVA ‡ payer (suite)
Ligne 17
Pour gÈrer correctement les acquisitions intracommunautaires, cliquez ici. Ligne 18
Saisissez ici les acquisitions sur opÈrations ‡ destination de Monaco. 263 CA3 : TVA dÈductible
Ligne 19
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. Ligne 20
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 21
Saisissez ici le complÈment de la taxe dÈductible (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 22
Reportez ici le crÈdit de la prÈcÈdente dÈclaration. Voir aussi : Comment gÈrer les TVA sur les encaissements ?
264 CA3 : CrÈdit de TVA et Taxe ‡ payer
Ligne 26
Dans le cas díun crÈdit de TVA, vous pouvez saisir une demande de remboursement.
Printed Documentation
96
Ligne 29
Si une annexe 3310 A a ÈtÈ effectuÈe, cette ligne reprendra automatiquement le montant du total des
lignes 47 ‡ 71 de la 3310A. Ligne 30
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 31
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Cliquez sur le bouton Terminer afin díenregistrer la dÈclaration : elle síaffichera automatiquement dans
líhistorique. Si votre logiciel est activÈ avec líEDI, ou pour un paiement par virement, cliquez sur le
bouton Suivant. 265 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 266 TVA : Virement Bancaire
199. Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. 200. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. 201. Indiquez le type et la date du rËglement. 202. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 267 TVA : TÈlÈ rËglement
Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur
vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence
de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le
cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡
zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis
une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration,
les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page
que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption
AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 268 DÈclaration CA12
269 La DÈclaration de TVA SimplifiÈe (CA12)
OpÈrations Comptables Courantes
97
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ
CA12
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez : PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe
Supprimer une dÈclaration incorrecte
Imprimer une dÈclaration
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA12 nÈcessitant díÍtre
tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces actions. Parmi ces actions, les
modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
Parties ‡ consulter
203. Gestion de la TVA
204. Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
205. Comment prÈparer la dÈclaration ?
206. Montants calculÈs, montants ‡ saisir
207. ModËles d'Ècritures
208. Virements bancaires
209. Comment imprimer la dÈclaration ?
Voir aussi
37Option EDI
270 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA12
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu ComptabilitÈ + DÈclaration de TVA + RÈgime simplifiÈ - ImprimÈ
CA12
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque :
Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis le dÈbut de
líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire. Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI.
Printed Documentation
98
Comment faire ?
210. Cliquer sur le bouton Nouveau. 211. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de
TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. 212. Saisissez la Date limite de dÈpÙt. 213. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760
000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. 214. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 271 Etapes de l'assistant CA12
272 CA12 : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de prÈparation de la dÈclaration CA12. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. 273 CA12 : OpÈrations non imposables
Paiement par imputation
Cochez cette case si besoin et joignez le feuillet 3616. Mention expresse
Cochez cette case pour faire apparaÓtre ´ Mention expresse ª dans la partie rÈservÈe ‡ la
correspondance et saisissez votre commentaire. Commentaires
Saisissez ici les commentaires qui síimprimeront dans le cadre rÈservÈ ‡ la correspondance. Entreprise inscrite ‡ la chambre des mÈtiers
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention CM. Elle Èquivaut ‡
1 si líentreprise est inscrite ‡ la chambre des mÈtiers et ‡ 0 dans le cas contraire. ClÙture de líexercice rÈalisÈe en cours díannÈe
Cochez cette case si besoin. Sur líimprimÈ, cette option correspond ‡ la mention OPT. Elle Èquivaut
‡ 1 si la clÙture de líexercice est rÈalisÈe en cours díannÈe et ‡ 0 dans le cas contraire. Ligne 01
Pour obtenir le montant des achats en franchise, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
achats. Ligne 02
Pour obtenir le montant des exportations hors UE, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces
ventes. Ligne 03
Pour obtenir le montant des autres opÈrations non imposables, vous devez suivre le schÈma de
saisie de ces ventes.
OpÈrations Comptables Courantes
99
Ligne 04
Pour obtenir le montant des livraisons intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma de saisie
de ces ventes. Ligne 4B
Pour obtenir le montant des ventes de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma de saisie de ces ventes. Ligne 4D
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ non imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces ventes. 274 CA12 : OpÈrations imposables
Ligne 05, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
19,60. Ligne 06, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡
5,50. Ligne 07, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 8,50. Ligne 08, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type DOM ‡ 2,10. 275 CA12 : OpÈrations imposables (suite)
Ligne 09, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ‡ 0,90
/ 2,10 / 8,00 ou 13,00 et de type DOM ‡ 1,05 ou 1,75. Ligne 10, Taxe due
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA collectÈe de racine 4457 de type France ou
DOM ‡ 20,60 ou 9,50. Ligne AA
Pour obtenir le montant des livraisons de gaz ou díÈlectricitÈ imposables, vous devez suivre le
schÈma de saisie de ces achats. Ligne AB
Pour obtenir le montant des achats de biens ou prestations de services rÈalisÈs auprËs díun assujetti
non Ètabli en France, vous devez suivre le schÈma prÈcis de saisie de ces achats. Ligne 13
Printed Documentation
100
Pour obtenir le montant des autres opÈrations imposables, vous devez suivre le schÈma de saisie de
ces ventes. Ligne 14, ligne 15
Pour obtenir le montant des acquisitions intracommunautaires, vous devez suivre le schÈma prÈcis
de saisie de ces achats. 276 CA12 : Autre TVA due
Lignes 17, 18, 21
Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (voir notice et la partie Saisie des rÈgularisations). Ligne 20
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA dÈductible de racine 44566. Ligne 23
Reprend les montants saisis sur les comptes de TVA sur immobilisations de racine 44562. 277 CA12 : TVA dÈductible
Lignes 24, 25, 26
Ces lignes sont ‡ saisir manuellement (consultez la notice et la partie Saisie des rÈgularisations). 278 CA12 : Imputations / RÈgularisations
Les acomptes doivent Ítre saisis manuellement. Ligne 31
Saisissez ici les sommes ‡ imputer (voir notice). Ligne 32
Saisissez ici les sommes ‡ ajouter (voir notice). 279 CA12 : RÈsultat net
Le rÈsultat net est calculÈ automatiquement. 280 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 281 CA12 : DÈcompte des taxes assimilÈes (suite)
Les dÈcomptes doivent Ítre saisis manuellement. 282 CA12 : RÈcapitulation
Formulaire NEANT
Cochez cette case si vous níavez ‡ remplir aucune ligne de ce formulaire. Ligne 58
Cochez les mois correspondants aux acomptes dÈduits et saisissez líannÈe. 283 CA12 : Demande de remboursement
Remplissez si besoin la demande de remboursement (voir notice).
OpÈrations Comptables Courantes
101
284 TVA : Paiement
Retrouvez ici le mode de paiement sÈlectionnÈ lors de la prÈparation de la dÈclaration, ainsi que la
rÈfÈrence de paiement (selon le type du paiement). 285 TVA : Virement Bancaire
215. Pour gÈnÈrer un fichier de paiement, indiquez les coordonnÈes bancaires du TrÈsor Public. 216. SÈlectionnez le journal de banque ‡ partir duquel le virement doit Ítre effectuÈ. Les
coordonnÈes bancaires de cette banque de doivent obligatoirement Ítre enregistrÈes dans la
fiche du journal. Si cela nía pas ÈtÈ fait, accÈdez ‡ la liste des journaux par líicÙne, cliquez sur
Modifier et saisissez les coordonnÈes bancaires dans líonglet Banque. 217. Indiquez le type et la date du rËglement. 218. Le logiciel propose de gÈnÈrer un fichier TVA de type TVAmmaa.afb (mm correspond au mois, aa correspond ‡ líannÈe) dans le rÈpertoire díinstallation du produit, mais le nom et le rÈpertoire
peuvent Ítre modifiÈs ‡ votre convenance. 286 TVA : TÈlÈ rËglement
Vous devez rÈpartir le montant ‡ payer (qui síaffiche sur la premiËre ligne de cette boÓte de dialogue) sur
vos diffÈrents comptes. Pour cela, saisissez chaque RIB avec le montant correspondant. Une rÈfÈrence
de paiement vous est donnÈe. Le total des montants des prÈlËvements doit correspondre au montant total ‡ payer. Si ce níest pas le
cas, vous ne pourrez valider cette Ètape. Exception : Si la dÈclaration est effectuÈe entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt, alors le total des montants des prÈlËvements peut Ítre infÈrieur au montant ‡ total ‡ payer, voire Ègal ‡
zÈro. En effet, vous devez savoir que lorsque vous Ítes dans ce cas, et que vous avez dÈj‡ tÈlÈtransmis
une dÈclaration pour cette pÈriode, bien que la dÈclaration prÈsente remplace la prÈcÈdente dÈclaration,
les deux tÈlÈ rËglements vont Ítre pris en compte par la DGI. Vous ne devez donc saisir dans cette page
que le restant d˚. Consultez vos prÈcÈdents tÈlÈ rËglement sur le site de jedeclare.com par líoption
AccÈder ‡ www.jedeclare.com du menu Quotidien + DÈclaration de TVA. 287 EDI-TVA
288 TVA : EDI (Echange de DonnÈes InformatisÈes)
Pour acquÈrir le module TVA-EDI, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web
www.ebp.com. TÈlÈtransmettre
Pour pouvoir tÈlÈtransmettre vos dÈclarations, vous devez au prÈalable renseigner les PrÈfÈrences
EDI (menu Dossier + PropriÈtÈs). SÈlectionnez la dÈclaration ‡ tÈlÈtransmettre, cliquez sur ce bouton et suivez les diffÈrentes Ètapes
de líassistant. Le logiciel vous ouvre ensuite la boÓte díenvoi díun mail vers líadresse editva@jedeclare.com
avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si vous níavez pas cochÈ líoption Utilisation de www.jedeclare.com dans líonglet ParamÈtrage
jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ directement sur votre disque, dans le rÈpertoire du dossier. Remarques :
38Il est fortement conseillÈ díimprimer et de conserver la dÈclaration avant de la tÈlÈtransmettre. 39La tÈlÈtransmission de la dÈclaration de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
Printed Documentation
102
40Cette option níest pas accessible si votre dÈclaration de TVA est provisoire. AccÈder ‡ JDC
Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement dans la page de suivi de vos
tÈlÈdÈclarations. Ce bouton níest actif que si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe
dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com des PrÈfÈrences EDI. Etat
AprËs tÈlÈtransmission, líÈtat de la dÈclaration passera automatiquement ‡ ´ EnvoyÈe ª. Date de la derniËre tÈlÈtransmission
Ce champ affiche automatiquement la date de la derniËre tÈlÈtransmission effectuÈe pour la
dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de dÈpÙt
Cette date est automatiquement reprise de la dÈclaration sÈlectionnÈe. Date limite de substitution (uniquement pour la CA3)
Il síagit de la date limite de dÈpÙt - 3 jours. Il existe plusieurs cas :
219. Vous tÈlÈtransmettez plusieurs fois la dÈclaration díune mÍme pÈriode avant la date limite de
substitution : dans ce cas, cíest la derniËre dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la
DGI. 220. Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration avant la date limite de substitution et la dÈclaration modifiÈe
entre la date limite de substitution et la date limite de dÈpÙt : dans ce cas, cíest la derniËre
dÈclaration envoyÈe qui est prise en compte par la DGI, mais attention, en cas de tÈlÈ
rËglement, les deux tÈlÈpaiements seront pris en compte par la DGI (celui díavant la date limite
de substitution et le dernier). Remarque : Lorsque vous prÈparez une dÈclaration entre la date limite de dÈpÙt et la date limite de
substitution, dans la derniËre Ètape de tÈlÈ rËglement, vous pouvez saisir un tÈlÈ rËglement de 0 si le
tÈlÈ rËglement antÈrieur couvrait la totalitÈ du montant d˚, ou saisir ce que vous devez. Les tÈlÈ
rËglements pris en compte par la DGI apparaissent dans la page de suivi des tÈlÈdÈclarations sur le site
www.jedeclare.com. 221. Vous tÈlÈtransmettez la dÈclaration aprËs la date limite de dÈpÙt : vous paierez des pÈnalitÈs de
retard. Autres options jedeclare
Si líoption Utilisation de www.jedeclare.com est cochÈe dans líonglet ParamÈtrage jedeclare.com
des PrÈfÈrences EDI, trois options sont accessibles ‡ partir du menu Quotidien + DÈclaration de
TVA : Inscription ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au formulaire díinscription ‡
jedeclare.com. AccÈder ‡ www.jedeclare.com : Il síagit díaccÈder au site www.jedeclare.com, directement
dans la page de suivi de vos tÈlÈdÈclarations. Aide www.jedeclare.com : Il síagit díune page díaide vous indiquant le paramÈtrage Outlook ‡
effectuer pour utiliser jedeclare.com.
OpÈrations Comptables Courantes
103
289 Etapes de l'assistant ‡ la tÈlÈtransmission
290 TÈlÈtransmettre : Introduction
Vous Ítes dans líassistant de tÈlÈtransmission de la dÈclaration. Cliquez sur le bouton Suivant afin de
parcourir les diffÈrentes Ètapes de cet assistant. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
291 TÈlÈtransmettre : Etape 1
Cochez dans cette Ètape les diffÈrents ÈlÈments ‡ prendre en compte pour la tÈlÈtransmission (par
exemple CA3 + annexe 3310A). Remarque : Le formulaire 3519 doit faire líobjet díune tÈlÈtransmission sÈparÈe. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
292 TÈlÈtransmettre : Etape 2
ComplÈtez dans cette Ètape si besoin líadresse du redevable. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
293 TÈlÈtransmettre : Etape 3
Modifiez ou complÈtez si besoin les donnÈes díidentification de redevable et en cas de cession ou de
cessation, cochez la case correspondante. Cliquez enfin sur Terminer pour valider la tÈlÈtransmission. Voir aussi : GÈnÈralitÈs sur l'option EDI
294 Recherche d'Ecritures
295 Recherche d'Ecritures
La recherche díÈcritures permet de dÈfinir des critËres de recherche et díobtenir les Ècritures rÈpondant
‡ ces critËres. Vous pouvez Ègalement imprimer et exporter au format ASCII, cette sÈlection díÈcritures. Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Recherche díÈcritures
Raccourci clavier Ctrl + F
Comment effectuer une recherche ?
Choisissez le niveau dÈsirÈ ‡ partir des onglets suivants :
222. Simple
223. CritËres
224. AvancÈs
Lorsque les critËres ont ÈtÈ dÈfinis, cliquez sur le bouton Lancer la recherche pour afficher les
Ècritures rÈpondant aux critËres dÈfinis dans líonglet courant. 296 Recherche d'Ecritures : Onglet Simple
Printed Documentation
104
Líonglet Simple en recherche d'Ècritures permet de trouver une Ècriture suivant les critËres suivants :
numÈro de compte, date de saisie, montant, sens de líÈcriture. Cochez les critËres dont vous avez
besoin et renseignez les fourchettes. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Comptable) . 297 Recherche d'Ecritures : Onglet CritËres
Líonglet CritËres en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir une requÍte sur plusieurs conditions. Toutes ces conditions sont exclusives, cela signifie que si vous crÈez deux conditions, seules les
Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Par exemple, si vous dÈfinissez les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE
LibellÈ contient Remise
Le rÈsultat de la recherche díÈcritures affichera toutes les Ècritures du journal VE ayant dans leur libellÈ
le mot ´ Remise ª. Comment dÈfinir une condition ?
225. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre
prÈcis. 226. Choisissez la relation. 227. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale...). La condition est alors complËte. 228. Cliquez sur le bouton Ajouter pour valider cette premiËre condition. 229. Si vous souhaitez dÈfinir une nouvelle condition, recommencez les Ètapes de 1 ‡ 4. Une fois la
requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la fenÍtre. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Comptable) . 298 Recherche d'Ecritures : Onglet AvancÈs
Líonglet AvancÈs en recherche d'Ècritures vous permet de dÈfinir plusieurs conditions afin de lancer
une recherche trËs prÈcise et pointue. La ligne marquÈe díun triangle bleu et portant le nom correspond au nom par dÈfaut donnÈ ‡
votre requÍte. Double-cliquez dessus si vous souhaitez modifier le nom par dÈfaut. Si vous souhaitez dÈfinir plusieurs conditions, cliquez sur le bouton Ajouter, pour crÈer autant de lignes
que de conditions ‡ dÈfinir. Le nom de la requÍte devient par dÈfaut . Chaque
ligne de condition est reprÈsentÈe par un carrÈ gris.
OpÈrations Comptables Courantes
105
Comment dÈfinir les diffÈrentes conditions ?
230. Double-cliquez sur la ligne de la condition ‡ dÈfinir, une boÓte síouvre alors. 231. Modifiez le nom par dÈfaut. 232. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un critËre
prÈcis. 233. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante la relation ‡ appliquer (commence par, infÈrieur ‡ Ö). 234. Saisissez la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximaleÖ). La condition est alors complËte. 235. Cliquez sur le bouton OK. 236. DÈfinissez ainsi chacune des lignes de votre requÍte. 237. DÈterminez alors pour chaque condition son type : exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit un
ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, seules les Ècritures rÈpondant ‡ la
condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈes. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU,
toutes les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 1, plus toutes les Ècritures rÈpondant ‡ la condition 2
seront affichÈes. Exemple : Pour les deux conditions suivantes : JOURNAL est Ègal ‡ VE OU LibellÈ contient Facture, vous obtenez toutes les Ècritures du journal VE et toutes les Ècritures (pour tous les journaux) ayant
dans leur libellÈ le mot ´ Factureª. Pour les deux mÍmes conditions reliÈes par un ET, vous obtenez
uniquement les Ècritures du journal VE qui ont dans leur libellÈ le mot ´ Facture ª.
238. Une fois la requÍte dÈfinie, lancez la recherche par le bouton de mÍme nom situÈ en bas de la
fenÍtre. RÈsultat de la recherche
Pour imprimer ou exporter au format ASCII, les Ècritures affichÈes dans le rÈsultat de la recherche, cliquez sur le bouton . Pour modifier une Ècriture, sÈlectionnez-la et cliquez sur líicÙne (Saisie Comptable). 299 Impression d'une recherche
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Pour exporter vos Ècritures, cochez la case Exporter vers un fichier. Vous entrez alors dans
l'assistant d'exportation. 300 Divers
301 Modes de saisie (Simulation / RÈel)
Le mode Simulation permet de saisir des Ècritures simulÈes, qui pourront ‡ tout moment Ítre
confirmÈes, donc transformÈes en mode RÈel, ou supprimÈes. 302 Pourquoi utiliser le mode Simulation ?
239. Pour pouvoir saisir trËs rapidement des Ècritures comptables ´ au kilomËtre ª, puis aprËs
vÈrification, confirmer les Ècritures.
Printed Documentation
106
240. Pour saisir des Ècritures correspondant ‡ des transactions que vous prÈvoyez ‡ courte
ÈchÈance. Si la transaction se rÈalise, vous confirmez l'Ècriture correspondante, sinon vous la
supprimez. 303 Comment saisir des Ècritures de simulation ?
Vous pouvez paramÈtrer un journal en mode simulation en cochant la case Mode simulation dans la
fiche du journal (accessible par DonnÈes + Journaux). Vous pouvez díautre part saisir des Ècritures de simulation de faÁon ponctuelle. Pour cela, accÈdez
‡ la Saisie Comptable par le menu ComptabilitÈ. Modifiez ensuite le mode de saisie par líicÙne . Vous pouvez Ègalement changer le mode díune ligne díÈcriture par le menu contextuel (clic droit de
la souris sur la ligne). En importation d'Ècritures, vous pouvez demander que vos Ècritures soient mises en mode
Simulation afin de les contrÙler avant de les valider. 304 Comment confirmer les Ècritures de simulation ?
A tout moment, vous pouvez confirmer ou supprimer les Ècritures de simulation pour un compte
prÈcis, un journal et une pÈriode. Pour cela, utilisez la commande Ecritures de Simulation du menu
ComptabilitÈ. 305 Type díopÈration ‡ effectuer
Si vous dÈsirez transformer les Ècritures de simulation en Ècritures comptables fermes (sur la
pÈriode ‡ prÈciser en dessous), pointez Confirmer. Si vous dÈsirez supprimer les Ècritures de simulation enregistrÈes (sur la pÈriode ‡ prÈciser en
dessous), pointez Supprimer. 306 PÈriode
Saisissez dans ces deux zones les dates de dÈbut et de fin de pÈriode sur laquelle vous
souhaitez que le logiciel applique líopÈration. La pÈriode par dÈfaut va du premier jour de
l'exercice jusqu'au jour maximal de saisie. Utilisez l'icÙne Date pour accÈder au calendrier. 307 Intervalle compte
Indiquez l'intervalle des comptes sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 308 Intervalle journal
Indiquez l'intervalle des journaux sur lequel vous dÈsirez lancer líopÈration. 309 Les Ècritures d'abonnements
Toutes les lignes díabonnements, rÈsultant de la prÈparation lancÈe ‡ partir de la fiche du ou des guides
d'abonnement apparaissent ici. Les lignes cochÈes sont celles dont la date est arrivÈe ‡ expiration. Le bouton GÈnÈrer vous permet de gÈnÈrer les Ècritures comptables correspondant aux lignes
díabonnement cochÈes. Les Ècritures comptables seront ensuite consultables et modifiables par le
menu Quotidien + Saisie ComptabilitÈ + Saisie Comptable. Le bouton Supprimer permet de supprimer les lignes díabonnement si vous ne souhaitez pas les
transformer en Ècritures comptables. 310 Les PrÈvisions de TrÈsorerie
Les prÈvisions de trÈsorerie permettent díÈtablir une situation prÈvisionnelle des entrÈes et des sorties ‡
venir.
OpÈrations Comptables Courantes
107
Comment y accÈder ?
Barre de menu ComptabilitÈ + Recherche de TrÈsorerie
RÈcupÈration des ÈchÈances
Il est possible de gÈrer un tableau de prÈvisions unique pour toutes les ÈchÈances, ou de gÈrer un
tableau de prÈvision banque par banque en version PRO uniquement. Vous gÈrez un tableau unique pour toutes les ÈchÈances
Cliquez sur le bouton EchÈancier. Laissez líoption pointÈe par dÈfaut (RÈcupÈrer toutes les
ÈchÈances) et validez. Vous gÈrez un tableau par banque en version PRO
Vous pouvez prÈciser votre banque principale dans les prÈfÈrences. Ainsi, lors de la saisie des
Ècritures de ventes et díachats, les ÈchÈances seront automatiquement affectÈes ‡ cette
banque. Cependant, vous pouvez changer cette affectation par líÈchÈancier - facturation. Pour
effectuer cette modification, sÈlectionnez la ligne díÈcriture correspondant au tiers et cliquez sur
le bouton F7. Puis, indiquez le code du journal ‡ affecter dans la colonne Banque. Dans líoption des prÈvisions, cliquez sur le bouton EchÈancier, pointez líoption RÈcupÈrer
uniquement les ÈchÈances associÈes au journal de trÈsorerie courant et validez. Changez de journal de banque et renouvelez líopÈration. Remarque : Cette option permet díimporter toutes les ÈchÈances saisies lors de la saisie des factures. Elle vous permet donc de mettre ‡ jour votre tableau de prÈvision avec les donnÈes comptables. Cíest
pourquoi toutes les saisies effectuÈes manuellement dans ce tableau sont annulÈes pour Ítre
remplacÈes par des ÈchÈances rÈelles. Vous pouvez auparavant si vous le souhaitez sauvegarder votre
tableau dans un fichier de votre choix gr‚ce au bouton Sauvegarder afin de le consulter ultÈrieurement. PrÈsentation du tableau
Choisissez vos paramËtres en haut de líÈcran : pÈriodicitÈ et date de rÈfÈrence. Les montants peuvent Ítre affichÈs en milliers cíest-‡-dire que les montants sont divisÈs par mille ou
en unitÈs, les montants sont affichÈs en nombre entier. Les ÈchÈances clients sont listÈes dans la partie supÈrieure de la fenÍtre et les ÈchÈances
fournisseurs dans la partie infÈrieure de la fenÍtre. A partir de ce tableau, vous pouvez :
241. DÈplacer des ÈchÈances par les fonctions Couper et Coller du menu contextuel, 242. InsÈrer des lignes par la touche Inser, 243. Saisir des montants. En bas de líÈcran, vous avez le solde progressif qui tient compte des entrÈes et des sorties. Autres options
Le bouton Imprimer permet díÈditer vos prÈvisions. Le bouton Sauvegarder permet de stocker vos prÈvisions dans un fichier de votre choix afin de le
consulter ultÈrieurement gr‚ce au bouton Charger et de le comparer ‡ vos nouvelles prÈvisions.
Printed Documentation
108
311 Impression des PrÈvisions
Les paramËtres indiquÈs par dÈfaut sont ceux qui ont ÈtÈ dÈfinis dans la fenÍtre prÈcÈdente pour Ètablir
votre situation prÈvisionnelle. Si vous souhaitez imprimer la situation que vous avez dÈfini, ne modifiez
pas les paramËtres. Le modËle proposÈ par dÈfaut est paramÈtrable par le bouton ParamÈtrer. Avant díimprimer le
document, vous pouvez effectuer un aperÁu du document pour vÈrifier les valeurs imprimÈes. Export vers Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 312 Les Graphiques
Quelques petites prÈcisions sur les graphiques (Graphiques du menu ComptabilitÈ) afin de mieux
comprendre leur fonctionnement :
244. Le solde du compte est Ègal au total du dÈbit moins le total du crÈdit. 245. L'option Soldes normaux sert ‡ visualiser le solde d'un compte dÈbiteur (exemple : 411 pour les
clients et les comptes de classe 6. Líoption Inverser les soldes sert dans le cas des comptes crÈditeurs (exemple : 401 pour les
comptes fournisseurs et les comptes de classe 7)
246. Líoption Evolution donne une courbe qui indique pour chaque mois le solde du compte
Líoption Cumul donne un graphique en b‚tons qui montre les soldes cumulÈs. Líoption RÈpartition donne un graphique en camembert qui permet de visualiser par exemple la
rÈpartition des soldes par clients.
109
313 Impressions
314 Les boÓtes d'impression
Toutes les impressions fonctionnent de maniËre identique et proposent les boutons suivants :
Imprimer Permet d'Èditer sur papier l'impression, suivant le modËle sÈlectionnÈ. AperÁu Permet de visualiser ‡ l'Ècran l'impression demandÈe. Une barre d'outils est
alors chargÈe. Cela vous permet ainsi d'en vÈrifier le contenu, et si besoin est
d'effectuer des modifications sur le modËle (par le bouton ParamÈtrer) avant
de lancer l'impression papier. ParamÈtrer Lance le gÈnÈrateur d'Ètat Win GÈnÈrateur et charge le modËle sÈlectionnÈ. Vous pouvez alors modifier, adapter le modËle d'impression ‡ votre
convenance. Annuler Permet de sortir de la boÓte de dialogue d'impression en annulant toute saisie. Options Facultatif. Permet de dÈfinir des options díimpression propre ‡ líÈdition
courante. 315 Comment crÈer un nouveau modËle d'impression ?
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standard. Ces modËles ne sont pas modifiables mais vous avez la possibilitÈ de les dupliquer afin de pouvoir
travailler sur de nouveaux modËles et effectuer toutes les modifications souhaitÈes. Pour crÈer ou modifier un modËle, vous devez lancer le gÈnÈrateur díÈtat. Ce gÈnÈrateur est accessible
directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils +
ParamÈtrage des impressions. Pour líutilisation de WinGen, consultez l'aide en ligne de ce gÈnÈrateur. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. 316 Nouveau modËle d'impression
Pour chaque impression, le logiciel met ‡ votre disposition des modËles standards. Vous avez la
possibilitÈ de modifier ou crÈer de nouveaux modËles ‡ l'aide du gÈnÈrateur d'Ètat WinGen. Ce gÈnÈrateur est accessible directement ‡ partir de la boÓte d'impression par le bouton ParamÈtrer ou
par la commande ParamÈtrage des impressions du menu Outils. 317 AperÁu Ècran
Le bouton AperÁu proposÈ sur toutes les boÓtes de dialogue d'impression ouvre une fenÍtre contenant
une visualisation de l'impression telle qu'elle sera imprimÈe sur papier. Cette fonction vous permet ainsi
de vÈrifier le contenu de l'impression ‡ Èditer ainsi que sa prÈsentation. La barre d'outils en aperÁu
Au lancement díun aperÁu, une barre de navigation síactive :
permet de se positionner sur la premiËre page du document.
Printed Documentation
110
permet de se positionner sur la page prÈcÈdente. permet de se positionner sur la page suivante du document. permet de se positionner sur la derniËre page du document. Remarque : L'aperÁu Ècran peut ensuite Ítre imprimÈ par la commande Imprimer du menu
Dossier ou líicÙne de la barre díoutils Standard. Plusieurs aperÁus peuvent Ítre visualisÈs
en mÍme temps, ils sont gÈrÈs comme des fenÍtres, par le menu FenÍtre.
Imprimer un aperÁu
Pour imprimer directement un aperÁu, cliquez sur l'icÙne de la barre d'outils standard ou utilisez
la commande Imprimer du menu Dossier. Fermer un aperÁu
Valable pour toutes les fenÍtres Windows. Cliquez sur la croix situÈe en haut ‡ droite de la
fenÍtre de l'aperÁu ‡ fermer. RafraÓchir un aperÁu
La touche F5 permet de rÈactualiser le contenu de líaperÁu afin de prendre en compte les donnÈes
les plus rÈcentes (par exemple, si des modifications ont ÈtÈ apportÈes sur un autre poste aprËs son
lancement , en mode rÈseau). Menu contextuel
Par simple clic droit sur une fenÍtre d'aperÁu, vous obtenez un menu contextuel qui vous propose les
commandes suivantes : Lancer líimpression du document complet Envoyer les pages par mail au format pdf Exporter au format PDF, Excel, HTLM, RTF, JPEG et TIFF
Copier le contenu de la page en cours
les commandes de zoom sur la fenÍtre. 318 Configuration de l'impression
Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + Configuration de líimpression
Onglet Configurer les imprimantes
Líonglet Configurer les imprimantes du menu Dossier + Configuration de líimpression affiche la
liste des imprimantes, fax connectÈs ‡ votre poste et paramÈtrÈs sous Windows. Pour que vos
impressions soient correctes, utilisez le bouton Configurer pour leur associer le driver correspondant
au matÈriel (imprimante ou fax) ‡ utiliser.
Impressions
111
Onglet Options diverses
Sauvegarder les rÈglages de líimprimante principale
Il síagit de conserver la configuration de líimprimante principale rÈalisÈe dans líonglet
Configurer les imprimantes. Faire apparaÓtre les modËles díimpression destinÈs ‡ líexport de donnÈes
Il síagit de faire apparaÓtre, dans la liste des modËles (dans les boÓtes de dialogue des
impressions), les modËles utilisÈs pour líexport Excel, afin de les modifier. Faire apparaÓtre la boÓte de configuration de líimprimante lors díune impression
Cela permet de choisir líimprimante au moment de líimpression. 319 L'export vers Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes vers Microsoft Excel. Un ficher au format CSV est gÈnÈrÈ, et est directement rÈcupÈrÈ sous Excel depuis le logiciel de
comptabilitÈ. Pour effectuer cette opÈration, un modËle díimpression a ÈtÈ crÈÈ. Il est nommÈ ´ Export ª. Lors de
líexport, le logiciel exporte toutes les informations contenues dans ce modËle díimpression. Cependant, vous pouvez dÈfinir un autre format díexport afin de rÈcupÈrer uniquement les informations
que vous souhaitez. Dans ce cas, vous Ítes guidÈ par líassistant de líexport paramÈtrable. Dans la derniËre Ètape, níoubliez pas díenregistrer le format que vous avez dÈfini afin de pouvoir le
rÈutiliser lors des prochains exports. Votre format ne doit pas Ítre nommÈ ´ ExportApercu ª dans la
mesure o˘ ce dernier correspond au format systËme dÈfini pour líexport Excel. Líexport vers Excel est disponible dans la plupart des impressions. 320 Impressions Comptables Courantes
321 Les Journaux
Le Journal est un document qui permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures enregistrÈes sur la pÈriode de
rÈfÈrence, classÈes par ordre chronologique. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Journaux
Comment faire ?
1. SÈlectionnez les journaux ‡ imprimer en cliquant simplement sur les lignes correspondantes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
Printed Documentation
112
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos journaux vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 322 Options d'impression des Journaux
Centralisation des comptes autorisÈs
Cochez cette case pour centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans
líonglet Divers du compte, case Centralisation Journal cochÈe).. Sous-totaux mensuels
Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Si cette case níest pas cochÈe, et que les
mois ont ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, le journal imprimÈ sera considÈrÈ comme provisoire. RÈcapitulatif par compte
Cochez cette case pour obtenir le total DÈbit/CrÈdit et le solde par compte.
Imprimer les journaux sans Ècritures
Permet díimprimer Ègalement les journaux níayant pas díÈcritures. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les Ècritures de votre ou vos journaux
au format ASCII.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. Ruptures du rÈcapitulatif
A la fin de líÈdition des journaux, un rÈcapitulatif par compte est ÈditÈ. Par cette option, vous avez la
possibilitÈ díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change dans ce rÈcapitulatif. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 323 Le Grand-Livre
Le Grand-Livre permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le dÈtail des Ècritures pour chaque compte
díune fourchette ‡ prÈciser. Comment y accÈder ?
Impressions
113
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Grand-Livre
Comment faire ?
1. Choisissez le type de Grand-Livre. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈral : les comptes de tiers sont centralisÈs, Global. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre grand livre vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 324 Options d'impression du Grand-Livre
Centralisation des comptes autorisÈs
Permet de centraliser les Ècritures des comptes dÈfinis comme centralisables (dans líonglet Divers
du compte, case Centralisation Grand-Livre cochÈe). Sous-totaux mensuels
Permet díobtenir un sous total mensuel, pour chaque compte, ‡ l'Èdition. Saut de page aprËs chaque compte
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Cumul des mouvements antÈrieurs
Permet díimprimer le cumul des mouvements antÈrieurs. Reports ‡ nouveau dÈtaillÈs
Printed Documentation
114
Permet díimprimer les ‡-nouveaux des comptes de tiers de faÁon dÈtaillÈe, et non en cumul (possible
si un exercice N-1 existe et si le dÈtail a ÈtÈ reportÈ lors de la clÙture). Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre grand-livre au format ASCII.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Cette option níest disponible que pour líimpression du grand livre clients et fournisseurs et permet
díimprimer tous ces comptes de tiers par ordre díintitulÈ de comptes. Lettrage
Vous pouvez choisir díimprimer un certain type díÈcritures par rapport au lettrage : Toutes les
Ècritures (lettrÈes et non lettrÈes), uniquement les Ecritures lettrÈes, uniquement les Ecritures
non lettrÈes. Si vous utilisez le lettrage partiel, vous pouvez demander ‡ tenir compte ou non des lettrages partiels
effectuÈs. Date de lettrage
Lors du lettrage des comptes, la date ‡ laquelle le lettrage est rÈalisÈ (date systËme) est enregistrÈe
par le logiciel, ce qui permet, ‡ líimpression du grand-livre, de faire une sÈlection sur ce critËre
(disponible en version PRO). Pour choisir la pÈriode, vous devez sÈlectionner, dans líoption
prÈcÈdente, les Ecritures lettrÈes ou non lettrÈes. Exemple : A la fin de líexercice N, un certain nombre díÈcritures restent non lettrÈes. Le grand-livre des
Ècritures non lettrÈes est imprimÈ. On dÈbute líexercice N+1, et on saisit un certain nombre de rËglements, ce qui permet de rÈaliser des
lettrages avec des Ècritures de líexercice N. La date de lettrage permet de ressortir le grand-livre des Ècritures non lettrÈes en N, sans tenir compte
du lettrage rÈalisÈ ‡ cheval sur les deux exercices : il suffit de sÈlectionner, dans les options du grandlivre,
les Ècritures non lettrÈes, et díindiquer en date de lettrage les dates de líexercice N. Ainsi, les
Ècritures lettrÈes en dehors de ces dates seront considÈrÈes comme non lettrÈes. Attention : Cette fonctionnalitÈ ne concerne que les lettrages rÈalisÈs ‡ partir de la version PRO v8.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer. 325 Centralisation ‡ l'impression
La centralisation en impression du Grand-Livre ou en impression des Journaux permet díÈditer une
ligne Ècriture de centralisation au lieu du dÈtail des lignes díÈcritures pour les comptes dont vous avez
autorisÈ la centralisation dans la fiche du compte (DonnÈes + Plan Comptable Entreprise). .
Impressions
115
Cette centralisation nía aucune incidence sur vos Ècritures. Cochez cette option au moment de
líimpression, dans le bouton Options. 326 Impression du Rapprochement Bancaire par relevÈ
Cette impression vous permet díimprimer votre rapprochement bancaire en cours, ou un rapprochement
dÈj‡ verrouillÈ. Comment y accÈder ?
Barre díoutils ‡ partir du rapprochement bancaire uniquement
Barre de menu Impressions + Rapprochement Bancaire + Par relevÈ
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le compte ou le journal concernÈ. 2. Choisissez dans líhistorique le rapprochement ‡ imprimer. 3. Cliquer sur Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 327 Impression de la DÈclaration de TVA
Remarque : Avant díimprimer la dÈclaration de TVA, vous devez prÈparer la CA3 ou la CA12 !
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + DÈclaration de TVA
Comment faire ?
1. Dans líhistorique, cliquez sur la dÈclaration ou líannexe ‡ imprimer. 2. Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ. 3. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 328 Balances
329 La Balance
La Balance permet díobtenir pour une pÈriode donnÈe, le solde de chacun des comptes ainsi que le
total des comptes de gestion et le total des comptes de bilan. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Balance
Comment faire ?
Printed Documentation
116
1. Choisissez le type de Balance. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque : La mention ´ Provisoire ª sera prÈsente tant que líexercice níaura pas ÈtÈ clÙturÈ. Pour
obtenir vos Ètats dÈfinitifs, retournez sur líarchive aprËs clÙture annuelle (voir la partie Ouvrir un dossier). Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. Voir aussi la partie
Option EDI
330 Options d'impression de la Balance
Imprimer les comptes soldÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes soldÈs.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer en plus des autres les comptes sans mouvement.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Permet díimprimer les comptes par ordre díintitulÈ. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Ecritures
Choisissez le type des Ècritures ‡ imprimer.
Impressions
117
Ruptures
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 331 Suivi de Balance Mensuel
Ce suivi permet díobtenir líÈvolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Suivi de Balance Mensuel
Comment faire ?
1. Choisissez la prÈsentation sur 6 ou 12 mois. 2. Indiquez la pÈriode de dÈbut. 3. Choisissez le type de la balance : Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 4. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 332 Options d'impression du Suivi de Balance Mensuel
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation. Ruptures
Printed Documentation
118
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx seront imprimÈs en
sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx. 333 Comparatif N / N-1
Cet Ètat permet díobtenir un comparatif des soldes entre l'exercice courant et l'exercice N-1, pour la
pÈriode souhaitÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Comparatif N / N-1
Comment faire ?
1. Choisissez le type de comparatif. Clients, Fournisseurs, Clients et fournisseurs, GÈnÈrale : les comptes de tiers sont centralisÈs, Globale. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. 334 Options d'impression du Comparatif
Exporter vers un fichier
Donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer votre balance au format ASCII. Ruptures
Permet díinsÈrer des sous-totaux dËs que le niËme chiffre du compte change. Exemple : Si vous choisissez un niveau de rupture 2, les comptes 12xxxxxxxx ,seront imprimÈs
en sÈquence et un sous-total sera imprimÈ avant díenchaÓner sur le compte 13xxxxxxxx.
335 EchÈanciers
336 La Balance AgÈe
La Balance AgÈe est un Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes antÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le
total des ÈchÈances Èchues non rÈglÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Balance AgÈe
Impressions
119
Comment faire ?
1. Choisissez le type de la balance. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre balance ‚gÈe vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 337 Options d'impression de la Balance AgÈe
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer la Balance AgÈe dans la devise de votre choix en indiquant le code de la
devise. Options
Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0.
Printed Documentation
120
Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Cet Ètat affichera les lignes suivantes : Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. 338 Les PrÈvisions de RËglements
Il síagit díun Ètat qui calcule, pour quatre pÈriodes postÈrieures ‡ la date de rÈfÈrence, le total des
ÈchÈances prÈvues. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + PrÈvisions de RËglement
Comment faire ?
1. Choisissez le type de prÈvisions. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : les ÈchÈances seront comparÈes ‡
cette date. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos prÈvisions de rËglement
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 339 Options d'impression des PrÈvisions de RËglements
Intervalles
Permet de dÈfinir les quatre pÈriodes sur lesquelles vous souhaitez obtenir vos totaux. Ecritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Impressions
121
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Vous pouvez imprimer les PrÈvisions de RËglement dans la devise de votre choix en indiquant le
code de la devise. Options
Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Cet Ètat affichera toutes les ÈchÈances ‡ venir, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe ; Le solde restant d˚ díune ÈchÈance rÈglÈe partiellement. Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Uniquement sur Ècritures non lettrÈes
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. La colonne ´ Echu ª tiendra compte de toutes ces lignes: Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Les autres colonnes afficheront les ÈchÈances ‡ venir. 340 L'EchÈancier PrÈvisionnel
LíEchÈancier PrÈvisionnel est un Ètat qui affiche le dÈtail des ÈchÈances sur une pÈriode donnÈe. Il
peut Ítre demandÈ sur une pÈriode, une fourchette de comptes et une fourchette de modes de
rËglement particuliers. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈs sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + EchÈancier PrÈvisionnel
Comment faire ?
1. Choisissez le type díÈchÈancier. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers.
Printed Documentation
122
2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Indiquez si besoin les fourchettes de banques (en version PRO) et de modes de rËglement ‡
prendre en compte. 5. Choisissez le modËle díimpression et cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Le bouton Options vous permet de dÈfinir des Options particuliËres. Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier prÈvisionnel
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus sur líexport Excel, cliquez ici. 341 Options d'impression de l'EchÈancier PrÈvisionnel
Tri
Pointez le tri que vous dÈsirez ‡ l'impression, les ÈchÈances seront imprimÈes par ordre croissant de
numÈro ou par ordre chronologique. Type díÈcritures
Si vous avez enregistrÈ des Ècritures de simulation, vous pouvez choisir toutes les Ècritures, les
Ècritures rÈelles ou les Ècritures de simulation.
Imprimer en devise
En version millÈsimÈe, vous pouvez demander ‡ imprimer en devise auxiliaire. En version PRO, choisissez la devise de votre choix. Cumuls et sous-totaux accessibles en tri par ordre chronologique
Cumuler par date en milliers : Permet díimprimer 1 pour 1000 euros (kilo-euros).
Imprimer un sous-total par demi-dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les
5 jours.
Imprimer un sous-total par dÈcade (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total tous les
10 jours. Sous-total par semaine le (version PRO) : Permet díobtenir un sous-total chaque semaine sur le
jour sÈlectionnÈ.
Imprimer un sous-total par mois (version PRO) : Permet díimprimer un sous-total chaque mois. Sous total par compte
Pour obtenir un sous-total par compte, vous devez choisir le tri par numÈro de compte.
Imprimer un rÈcapitulatif par banque (version PRO)
Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par banque.
Imprimer un rÈcapitulatif par mode de rËglement
Permet díimprimer sur la derniËre page un rÈcapitulatif par mode de rËglement. 342 LíEchÈancier DÈtaillÈ (version PRO)
Impressions
123
Cette fonctionnalitÈ permet díimprimer líÈchÈancier dÈtaillÈ renseignÈ lors de la saisie des factures
clients et fournisseurs et des charges sociales, cíest-‡-dire les ÈchÈances dues par rapport ‡ une date
de rÈfÈrence, avec le nombre de jours de retard. Cet Ètat tient compte de l'ÈchÈancier et du lettrage effectuÈ sur les Ècritures soldÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + EchÈancier DÈtaillÈ
Comment faire ?
1. Choisissez le type díÈchÈancier. Clients, Fournisseurs, Tous les tiers. 2. Modifiez si besoin la fourchette de comptes. 3. Indiquez la date de rÈfÈrence, gÈnÈralement la date du jour : seules les ÈchÈances antÈrieures ‡
cette date síimprimeront (ÈchÈances dÈpassÈes), et cíest par rapport ‡ cette date que se
calculeront le nombre de jours de retard. 4. Demandez si besoin un sous-total par compte. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre ÈchÈancier dÈtaillÈ vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 343 Les Lettres de Relance
La Relance Client consiste ‡ envoyer une lettre de rappel aux clients en retard de rËglement. L'automatisation de cette opÈration nÈcessite donc que les coordonnÈes du client soient saisies dans
líonglet Adresse de la fiche du compte. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
Quelle mÈthode choisir ?
Il existe ‡ prÈsent deux mÈthodes pour rÈaliser les lettres de relances. MÈthode classique
Il síagit de la mÈthode proposÈe depuis toujours dans le logiciel. Cette mÈthode se base sur l'ÈchÈancier. Une lettre de relance affichera toutes les ÈchÈances dues, ‡ savoir : Une ÈchÈance non soldÈe et dont la facture níest pas lettrÈe. Une ÈchÈance rÈglÈe partiellement, avec le solde restant d˚.
Printed Documentation
124
Cette mÈthode est donc efficace si líÈchÈancier est soigneusement gÈrÈ. Cependant, elle ne
prend pas en compte díautres types de lignes díÈcritures (comme les opÈrations diverses). Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes. Nouvelle mÈthode
Il síagit díune mÈthode disponible depuis la version 13.0.0. Cette mÈthode se base en partie sur líÈchÈancier, et en partie sur les Ècritures non lettrÈes. Une lettre de relance affichera les lignes suivantes : Les ÈchÈances dont la facture correspondante níest pas lettrÈe. Les factures non lettrÈes sans ÈchÈances. Les rËglements non lettrÈs. Les opÈrations diverses non lettrÈes. Les ‡-nouveaux non lettrÈs dans certains cas (‡-nouveau manuel ou en cas
díabsence de dÈtail). Cette mÈthode est utile si líÈchÈancier níest pas systÈmatiquement renseignÈ, mais implique un
lettrage rigoureux des Ècritures. De plus, díautres types díÈcritures sont pris en compte. Pour choisir cette mÈthode, sÈlectionnez Uniquement sur Ècritures non lettrÈes. Les options (mÈthode classique ñ Sur ÈchÈances non rÈglÈes et non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Codes rËglements
Cette option permet díÈditer les lettres de relance pour un type de mode de rËglement prÈcis. Par dÈfaut, líintervalle indiquÈ comprend tous les modes de rËglements prÈsents dans votre
dossier. Vous pouvez, cependant, indiquer le mÍme code de rËglement dans líintervalle afin de
relancer uniquement les ÈchÈances affectÈes ‡ ce mode de rËglement. Pour affecter un mode de rËglement ‡ une ÈchÈance, vous devez : soit indiquer dans la fiche du client le mode de rËglement utilisÈ par ce client, soit indiquer, ‡ chaque saisie de rËglement, dans líÈchÈancier, le mode de rËglement employÈ
(pour accÈder ‡ cette colonne, cochez la case Gestion des modes de rËglement des
prÈfÈrences du dossier, onglet Divers). Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances seront considÈrÈes
comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant.
Impressions
125
Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance
Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Pour gÈrer les niveaux de relance automatiques :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Pour indiquer le niveau de relance de votre choix :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois. Les options (Nouvelle mÈthode ñ Uniquement sur Ècritures non lettrÈes)
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les
comptes clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Les ÈchÈances, et ‡ dÈfaut les lignes
díÈcritures, seront considÈrÈes comme dues lorsquíelles sont antÈrieures ‡ cette date. Nombre minimal de jours de dÈpassement
Laissez 1 si vous souhaitez que toutes les ÈchÈances dÈpassÈes soient prises en compte, ou
indiquez un nombre de jours (x) de dÈpassement, pour que seules les ÈchÈances dont le retard
date de plus de x jours ressortent. Seuil
Le seuil minimal de relance permet de relancer uniquement les clients ayant un montant d˚
supÈrieur ‡ un certain montant. Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur du seuil de relance indiquÈ dans
líonglet Fact. de la fiche du compte.
Printed Documentation
126
Pointez Fixe pour indiquer un montant unique de rÈfÈrence pour líensemble des clients. Niveaux de relance
Le logiciel gËre jusquí‡ trois niveaux de relance, avec trois textes diffÈrents adaptÈs. Modifiez si
besoin le contenu de ces textes. Attention : Le logiciel níimprime pas une lettre de relance par ÈchÈance. Par exemple, le 15 mai, vous
imprimez la lettre de relance de niveau 1 du client DUPONT pour líÈchÈance du 30 avril. Le 31 mai, vous imprimez une deuxiËme relance. Cependant, entre temps, líÈchÈance du 20 mai est arrivÈe ‡
terme. Bien que cette derniËre ÈchÈance níait jamais ÈtÈ relancÈe, le logiciel imprimera une lettre de
relance de niveau 2 pour les deux ÈchÈances. Astuce : Pour que líÈchÈance du 20 mai níapparaisse pas, il suffit de renseigner la case Nombre
minimal de jour de dÈpassement díun nombre suffisant (10 dans notre exemple). Niveau de relance automatique, selon le nombre de relances effectuÈes :
SÈlectionnez líoption IncrÈmentation automatique du niveau de relance : ainsi, votre client
va changer de niveau ‡ chaque impression ;
Niveau de relance manuel :
SÈlectionnez líoption Indiquer le niveau de relance et renseignez le niveau dÈsirÈ ;
Niveau de relance personnalisÈ, selon le retard :
SÈlectionnez líoption Niveau de relance personnalisÈ et cliquer sur le bouton ParamËtres
pour dÈfinir les fourchettes de jours de retard. Attention : Síil síagit díun essai, ou si vous avez besoin de rÈimprimer les lettres suite ‡ une erreur de
manipulation, sÈlectionnez Indiquer le niveau de relance, et non IncrÈmentation automatique, afin de
ne pas modifier le niveau de relance du client une seconde fois.
Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Le contenu des lettres de relance est modifiable. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
344 Modification des Lettres de Relance
Le contenu de la lettre de relance peut Ítre modifiÈ gr‚ce ‡ l'Èditeur d'EBP : Win GÈnÈrateur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Lettres de Relance
puis clic sur ParamÈtrer
Ou Barre de menu Outils + ParamÈtrage des Impressions
puis sÈlection du modËle :
Impressions
127
La modification du modËle par dÈfaut est impossible, un message vous en avertit. Cliquez sur Oui pour
crÈer une copie de ce modËle, saisissez alors un nom ‡ ce nouveau modËle. Le modËle est maintenant
modifiable et vous pouvez saisir le texte souhaitÈ. Ce modËle regroupe le texte des trois niveaux de relance et cela, dans 3 sections distinctes. Double- cliquez sur le texte ‡ modifier. 345 Les Encours Clients
Il síagit díimprimer la liste des clients dont líencours maximal autorisÈ, indiquÈ dans líonglet Fact. de la
fiche du compte, est dÈpassÈ. Vous obtenez alors la liste des clients avec leur encours, leur encours
autorisÈ et líÈcart entre les deux. Attention, les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Encours Clients
Comptes
L'intervalle des numÈros de compte, tel qu'il est donnÈ par dÈfaut, permet de traiter tous les comptes
clients. Vous pouvez toutefois dÈfinir un intervalle prÈcis. Date de rÈfÈrence
Saisissez la date de rÈfÈrence, par dÈfaut la date du jour. Líencours client sera calculÈ ‡ cette date. Encours maximal accordÈ
Pointez Automatique pour prendre en compte la valeur de líencours accordÈ indiquÈ dans líonglet
Fact. de la fiche du compte. Pointez Fixe pour saisir un montant qui síappliquera ‡ tous les clients. Cliquez sur AperÁu afin de visualiser le rÈsultat de l'impression ‡ l'Ècran. Lancez ensuite líimpression
en cliquant sur . Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons
identiques. 346 Analytique
347 Le Grand-Livre Analytique
Le Grand-Livre Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ et pour chaque
poste, le dÈtail des Ècritures ventilÈes sur la pÈriode de rÈfÈrence. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes.
Printed Documentation
128
2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Sous-totaux mensuels
Cochez cette case pour obtenir des sous-totaux mensuels. Saut de page aprËs chaque poste
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre Grand-Livre vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 348 RÈsultat Analytique
Le RÈsultat Analytique est un document qui permet díobtenir pour un axe donnÈ le total et le solde de
chaque poste. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes. 2. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Imprimer le dÈtail par compte
Cochez cette case pour obtenir le dÈtail par compte de chaque poste.
Imprimer par ordre alphabÈtique
Il síagit de trier les postes par ordre alphabÈtique.
Imprimer les postes non mouvementÈs
Impressions
129
Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre rÈsultat analytique
vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 349 Ventilations Analytiques par Poste
Líimpression des Ventilations Analytiques par Poste donne pour un axe donnÈ et pour chacun des
postes, le dÈtail compte par compte des Ècritures ainsi que le total par compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de postes. 2. Choisissez la fourchette de comptes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Saut de page aprËs chaque poste
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque poste.
Imprimer les postes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les postes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations
analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 350 Ventilations Analytiques par Compte
Printed Documentation
130
Líimpression des Ventilations Analytiques par Compte donne pour un axe donnÈ et pour chacun des
comptes, le dÈtail poste par poste des Ècritures ainsi que le total par poste. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de comptes. 2. Choisissez la fourchette de postes. 3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
Saut de page aprËs chaque compte
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque compte.
Imprimer les comptes non mouvementÈs
Permet díimprimer Ègalement les comptes sans mouvement. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Exclure le poste DIVERS
Cette option vous permet díobtenir un Ètat dans lequel le poste DIVERS est ignorÈ. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans vos ventilations
analytiques vers Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 351 BudgÈtaire
352 Budget : SynthËse des Ecarts BudgÈtaires
La SynthËse des Ecarts BudgÈtaires un document qui permet díobtenir l'Ècart en pourcentage et en
valeur entre le prÈvu (saisie budgÈtaire) et le rÈalisÈ (saisie analytique ou saisie gÈnÈrale) pour un axe
donnÈ, avec sous-totaux mensuels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique).
Impressions
131
3. DÈfinissez la pÈriode ‡ prendre en compte. 4. Choisissez líaxe analytique concernÈ. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Autres options
DÈtail par mois
Le logiciel donne le dÈtail mois par mois de chaque budget. Saut de page aprËs chaque budget
Le logiciel gÈnËre un saut de page aprËs l'impression de chaque budget. Exporter vers un fichier
Cette option donne accËs ‡ l'assistant d'exportation et permet de rÈcupÈrer les donnÈes au
format ASCII. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers
Microsoft Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 353 Budget : SynthËse des Ecarts N / N-1
Cet Ètat donne un Ètat comparatif budgÈtaire entre N et N-1, ou entre N et N+1. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Analytique et BudgÈtaire
Comment faire ?
1. Choisissez la fourchette de budgets. 2. Pointez le type de budgets concernÈ (gÈnÈral ou analytique). 3. Choisissez líaxe analytique concernÈ, et le modËle díimpression. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Export Excel
Le bouton Excel vous permet díexporter les donnÈes contenues dans votre synthËse vers Microsoft
Excel. Pour en savoir plus, cliquez sur Export Excel. 354 Statistiques et Autres Etats
355 La RÈmunÈration d'un Compte
Le montant de la RÈmunÈration est calculÈ comme suit : (solde du compte taux) / 365 pour avoir la
rÈmunÈration journaliËre multipliÈ par le nombre de jours entre deux mouvements du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + RÈmunÈration de Compte
Printed Documentation
132
Comment faire ?
1. Indiquez le numÈro du compte. 2. Indiquez la pÈriode ‡ prendre en compte. 3. ComplÈtez les paramËtres : Taux annuel pour solde positif. Taux annuel pour solde nÈgatif. Plafond du solde rÈmunÈrÈ : Le plafond est appliquÈ lorsque le solde du compte est
supÈrieur au plafond. Le calcul de la rÈmunÈration est donc alors Ègal ‡ (plafond taux) /
365 pour avoir la rÈmunÈration journaliËre. Inversion du solde : Le choix díinversion du solde entraÓne la valorisation en positif ou
en nÈgatif du solde du compte. Ainsi, pour un compte dont le solde est dÈbiteur, si vous
ne cochez pas l'option, le solde sera affichÈ en nÈgatif. Si vous avez saisi un plafond, et
cochÈ inversion des soldes, si le solde du compte est supÈrieur au plafond, la
rÈmunÈration sera calculÈe sur le plafond. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 356 Tableaux de Gestion
Il síagit díimprimer la Marge Brute, le RÈsultat díExploitation et le RÈsultat Net Comptable. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Tableaux de Gestion
Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage du tableau, cliquez ici. 357 Listes diverses
358 Impression du Plan Comptable
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Plan Comptable Entreprise
Comment faire ?
1. Choisissez le type de plan comptable : uniquement les clients, les fournisseurs, ou tous les
comptes. 2. Modifiez si besoin la fourchette de compte. 3. Si vous cochez líoption Imprimer le plan comptable par ordre alphabÈtique, les comptes
seront triÈs par ordre des intitulÈs, sinon par ordre des numÈros. 4. DÈfinissez le modËle díimpression que vous souhaitez utiliser. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 359 Impression de la liste des Journaux
Impressions
133
Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Journaux
Comment faire ?
1. DÈfinissez la fourchette des journaux ‡ imprimer. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 360 Imprimer la liste des guides
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et cliquez sur le bouton Imprimer, ou utilisez
líoption Guides díÈcritures du menu Impressions + Listes Diverses. 361 Impression de la liste des Devises
Il síagit díimprimer les devises dÈfinies dans líoption Devises du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Devises
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 362 Impression de la liste des Modes de RËglement
Il síagit díimprimer es modes de rËglement dÈfinis dans líoption Modes de RËglement du menu
DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Modes de RËglement
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 363 Impression de la liste des ChÈquiers
Il síagit díimprimer la liste des chÈquiers dÈfinis dans líoption ChÈquiers du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + ChÈquiers
Comment faire ?
1. Renseignez líintervalle des codes chÈquiers ‡ prendre en compte. 2. PrÈcisez la pÈriode díouverture ‡ prendre en compte. 3. Renseignez líÈtat du chÈquier : Ouvert, FermÈ, AnnulÈ ou Tous. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 364 Impression de la liste des Postes Analytiques
Printed Documentation
134
Il síagit díimprimer la liste des postes dÈfinis dans líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes +
Analytique et BudgÈtaire. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Postes Analytiques
Comment faire ?
1. Renseignez líintervalle des postes ‡ prendre en compte. 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 365 Les Grilles Analytiques
Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des
montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce
cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de
certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3
postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Fonctions disponibles
Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 366 Impression de la liste des Budgets
Il síagit díimprimer la liste des budgets dÈfinis dans líoption Budgets du menu DonnÈes + Analytique et
BudgÈtaire. Comment y accÈder ?
Barre de menu Impressions + Listes Diverses + Budgets
Comment faire ?
1. SÈlectionnez le type de budgets ‡ imprimer (gÈnÈraux, analytiques, tous). 2. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 367 Journal d'ÈvËnements
368 Journal des ÈvÈnements
Le Journal des ÈvÈnements vous permet de visualiser ou díimprimer la liste des ÈvÈnements. En effet un certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes dans un souci de
traÁabilitÈ.
Impressions
135
Par dÈfaut tous les ÈvÈnements apparaissent mais vous pouvez, gr‚ce au volet de gauche, afficher les
ÈvÈnements díune pÈriode donnÈe ou sÈlectionner les ÈvÈnements prÈcis que vous souhaitez afficher. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Journal díÈvÈnements
369 EvÈnements
Dans le but de pouvoir les tracer, certaines actions rÈalisÈes dans le logiciel sont archivÈes par la
crÈation díÈvÈnements. Remarque :
La traÁabilitÈ díun certain nombre díactions rÈalisÈes dans le logiciel a ÈtÈ mise en place dans le cadre
du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le Bulletin
Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006. Ces ÈvÈnements sont stockÈs dans votre dossier et sont consultables ‡ tout moment dans le Journal
d'ÈvÈnements. Quelques ÈvÈnements nÈcessitent une justification qui vous sera demandÈe au moment de rÈaliser
certaines actions. Voici une liste des actions qui entraÓnent la crÈation díun ÈvÈnement :
Import / Export
Type díaction Justification demandÈe
Import Communication Entreprise Expert
Export Communication Entreprise Expert
Import Compta Dos X
Import Compta Plus X
Import Win Compta 3 X
Import V3 avec entÍte (logiciel EBP)
Import V3 sans entÍte X
Import V5 (transfert comptable)
Import paramÈtrable X
Recopie de donnÈes X
Maintenance
Type díaction Justification demandÈe
Maintenance des journaux X
Maintenance du dÈtail des A-nouveaux X
Archivage de pÈriode
ParamÈtrage de la TVA
Type díaction Justification demandÈe
Printed Documentation
136
CatÈgorie de TVA du compte
Taux de TVA du compte
Type de TVA du compte X
Taux de TVA
DÈclaration de TVA
Type díaction Justification demandÈe
Etablissement díune dÈclaration de TVA ou díune annexe
Modification d'une dÈclaration de TVA ou díune annexe X
Suppression díune dÈclaration de TVA ou díune annexe X
TÈlÈtransmission EDI
ClÙture
Type díaction Justification demandÈe
ClÙture annuelle
ClÙture de pÈriode
Archivage des donnÈes en clÙture
GÈnÈration des PDF en clÙture
Validation des Ècritures
Centralisation physique dans les journaux
Gestion
Type díaction Justification demandÈe
Modification des prÈfÈrences de gestion
Divers
Type díaction Justification demandÈe
NumÈrotation des piËces d'un journal
ParamËtres sociÈtÈ
Sauvegarde / Restauration
Type díaction Justification demandÈe
Sauvegarde
Restauration X
370 Modification d'un compte
Un ÈvÈnement est crÈÈ dans les cas suivants : Modification de la catÈgorie de TVA du compte : France, UE, Export, Dom, Autres imposables Ö
Modification du taux de TVA
Modification du type de TVA : DÈbits ou Encaissements.
Impressions
137
371 Modification des prÈfÈrences de gestion
Un ÈvÈnement est crÈÈ lorsque le dernier numÈro de piËce dans líonglet Gestion des PrÈfÈrences est
modifiÈ.
139
372 Fichiers de DonnÈes
373 Comptes
374 TÈlÈchargement de Plan Comptable
Si vous avez besoin de comptes spÈcifiques ‡ une activitÈ dans votre dossier comptable, vous
pouvez tÈlÈcharger des plans comptables professionnels via notre site Internet. Comment y accÈder ?
Barre de menu Internet + TÈlÈchargement
Comment faire ?
1. Identifiez-vous. 2. SÈlectionnez la Gamme ComptabilitÈ, puis le logiciel ComptabilitÈ et Facturation. 3. Choisissez le plan comptable souhaitÈ en fonction de votre mÈtier. 4. Cliquez sur TÈlÈcharger et enregistrez le fichier Comptes.btr dans le rÈpertoire BaseVide du
rÈpertoire du produit. Cette opÈration doit Ítre effectuÈe avant de crÈer votre dossier afin de rÈcupÈrer tous les comptes
tÈlÈchargÈs dËs la crÈation du dossier. 375 Onglets du PCE
Chaque onglet donne accËs en prioritÈ ‡ une classe du plan comptable. A chaque onglet est associÈe
une racine comptable sur le premier et parfois le deuxiËme caractËre de votre liste de compte. Capitaux Les comptes de capitaux, comptes de líexploitant, commenÁant par 1
Immobilisations Les comptes díimmobilisations, commenÁant par 2
Stock Les comptes commenÁant par 3
Fournisseurs GÈnÈralement les comptes commenÁant par 40
Clients GÈnÈralement les comptes commenÁant par 41
Autres tiers GÈnÈralement les comptes commenÁant par 42 ‡ 44 (TVA)
Finances Les comptes de banque, de caisse, les comptes commenÁant par 5
Achats Les comptes de dÈcaissements (ou achats), commenÁant par 6
Ventes Les comptes díencaissements (ou ventes), commenÁant par 7
ClÙture Les comptes commenÁant par 8
Ces racines dÈpendent des racines saisies dans le menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences +
Racines comptes. 376 CrÈation de Comptes
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Printed Documentation
140
Comment faire ?
5. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 6. Saisissez le numÈro du compte ‡ crÈer. 7. Cliquez sur la flËche basse pour sÈlectionner le type du compte : DÈtail ou Racine. Vous ne pouvez
mouvementer un compte de type Racine. Un compte de type Racine est un compte qui permet de
partager en partie votre plan comptable. 8. Saisissez líintitulÈ du compte. 9. Renseignez ensuite les informations concernant le compte dans les diffÈrents onglets proposÈs :
Divers, Prospect, Adresse, Contact, Banque, Fact., Analytique, Soldes, Graphe, Infos. Les zones et les onglets accessibles dÈpendent de la racine du compte. 377 Modifier un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Modifier. Remarque : Le numÈro du compte ne pourra Ítre modifiÈ. Si le numÈro de compte est incorrect, vous
devez le supprimer et crÈer un nouveau compte. 378 Supprimer un Compte
AccÈdez aux comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le compte et cliquez
sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. Remarque : Un Compte ne pourra Ítre supprimÈ síil est mouvementÈ. 379 Impression du Grand-Livre
AccÈdez aux Comptes par DonnÈes + Plan Comptable Entreprise, sÈlectionnez le Compte et cliquez
sur le bouton Grand-Livre afin díimprimer le dÈtail des Ècritures de ce Compte. 380
IntÈgrat
ion de C
omptes
Il síagit de rÈcupÈrer des Comptes du Plan Comptable GÈnÈral dans votre Plan Comptable
Entreprise. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu DonnÈes + Plan comptable Entreprise
Raccourci clavier Ctrl + B
Comment faire ?
10. Cliquez sur le bouton PCG. La liste des comptes apparaÓt. 11. Pour sÈlectionner les Comptes ‡ intÈgrer, cliquez dessus pour les mettre en surbrillance. 12. Puis, cliquez sur le bouton TransfÈrer.
Fichiers de DonnÈes
141
Les Comptes sont alors recopiÈs dans votre plan comptable. 381 Recherche
d'un C
ompte Dans la zone Rechercher par de votre Plan Comptable Entreprise, en bas de votre liste, sÈlectionnez
le critËre de recherche sur lequel vous dÈsirez rechercher votre compte : son numÈro ou son intitulÈ. Dans la zone , saisissez soit les premiers caractËres de líintitulÈ, soit les chiffres du numÈro du
compte ‡ rechercher. Remarque : Dans le cas de la saisie du numÈro, le logiciel recherche le compte sur l'ensemble de
votre plan comptable. Dans le cas d'une saisie sur l'intitulÈ, le logiciel recherche le compte uniquement
parmi ceux proposÈs dans l'onglet actif.
382 Description de la Fiche
383 Compte : Onglet Divers
DÈfinissez ici le type du compte et son mode de fonctionnement. Lettrage
Cochez le type de lettrage que vous souhaitez pouvoir effectuer sur le compte :
13. La case Manuel autorise le pointage manuel des Ècritures, ‡ condition que les Ècritures
sÈlectionnÈes soient ÈquilibrÈes. 14. La case ApprochÈ autorise le pointage manuel approchÈ, cíest-‡-dire que si la sÈlection des
Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet
Consultation des prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous permettra de saisir
automatiquement une Ècriture díÈcart de rËglement. 15. La case Automatique autorise le lettrage automatique de ce compte. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable díautoriser au moins le lettrage manuel pour les comptes de TVA sur
encaissements. Ainsi, le dÈtail des lignes non rÈglÈes pourra Ítre recopiÈ sur líexercice suivant et
servir aux prochaines dÈclarations de TVA. Centralisation
La centralisation permet de regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ, en une seule ligne díÈcriture centralisatrice : Si vous cochez Centralisation Physique, vous pourrez, aprËs avoir paramÈtrÈ les
fourchettes de centralisation des journaux, effectuer une centralisation physique des lignes
díÈcritures de ce compte. Si vous cochez Centralisation Grand-Livre, vous pourrez demander, lors de cette
impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. Si vous cochez Centralisation Journal, vous pourrez demander, lors de cette impression, par les options, une ligne díÈcriture centralisÈe pour ce compte. ContrÙles : DÈbit et CrÈdit GelÈ
Printed Documentation
142
Cochez le type de contrÙle que vous souhaitez appliquer au compte lors de la saisie des Ècritures :
41Si vous cochez DÈbit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au dÈbit
(colonne de gauche en saisie díÈcritures). 42Si vous cochez CrÈdit GelÈ, le logiciel refusera la saisie de nouvelles Ècritures au crÈdit
(colonne de droite en saisie díÈcritures). Sans EchÈance
Lorsque vous travaillez en ÈchÈancier dÈtaillÈ (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du dossier), une
fenÍtre díÈchÈances sera automatiquement ouverte ‡ la saisie díune Ècriture sur le compte de tiers si
vous dÈcochez cette case. Sans analytique
Lorsque vous travaillez en analytique en temps rÈel (option ‡ dÈfinir dans les prÈfÈrences du
dossier), une fenÍtre de saisie analytique peut ou non Ítre automatiquement ouverte sur chaque
compte de charge et de produit. Comptes associÈs
Vous avez la possibilitÈ díassocier vos comptes clients et fournisseurs ‡ un compte de TVA et ‡ un
compte de produit ou de charge. Ce paramÈtrage vous permettra ensuite de gagner un temps
considÈrable en Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre, lorsque les factures díun client ou díun
fournisseur utilisent le plus souvent les mÍmes comptes. Attention, ce paramÈtrage ne concerne pas
la saisie des factures dans le menu Gestion. Principe :
Compte client Compte de TVA collectÈe / Compte de produit
Compte fournisseur Compte de TVA dÈductible / Compte de charge
Compte fournisseur Compte de TVA sur immobilisations / Compte díimmobilisations
Exemple :
Dans la fiche de votre client 411DUPONT, vous indiquez, dans la zone Comptes associÈs, le
compte de TVA ´ 445711 ª et le compte de produit ´ 707 ª. En Saisie Standard, ou au
KilomËtre, lorsque vous saisirez la facture en dÈbutant par le compte 411DUPONT (saisie du
TTC), les lignes de TVA et de HT síafficheront automatiquement sur les comptes prÈvus, sans
avoir besoin de les saisir. Cependant, la modification ou la suppression de ces lignes restera
possible. OpÈrations
Pointez le type díopÈration que vous allez enregistrer avec ce compte. Ce choix est indispensable
pour obtenir un calcul correct des montants de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Pour connaÓtre les Ècritures ‡ saisir lors díune acquisition intracommunautaire, cliquez ici. Remarque : La modification díun paramËtre de cette zone nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. DÈcouvert autorisÈ
Dans un compte de banque, vous pouvez indiquer un montant de dÈcouvert autorisÈ. Ainsi, lors de la
saisie sur ce compte, quelle que soit líoption de saisie utilisÈe, un message vous avertira que le
dÈcouvert est dÈpassÈ, mais ne bloquera pas votre saisie. Si vous le souhaitez, cochez la case
DÈcouvert autorisÈ et saisissez le montant.
Fichiers de DonnÈes
143
Taux et type de TVA
Cliquez sur la flËche pour choisir dans la liste dÈroulante líun des taux dÈfinis dans les propriÈtÈs du
dossier (menu Dossier + PropriÈtÈs + Racines de compte) ‡ associer au compte de TVA. PrÈcisez le type de TVA ‡ traiter : par dÈfaut, le logiciel propose le mode de gestion de TVA choisi
dans les propriÈtÈs du dossier. La dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) prendra en compte ce taux pour calculer les diffÈrents
montants en fonction de líopÈration. Remarque : Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur
encaissements ou inversement) ou le taux de TVA du compte nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs
saisir une justification lors de la validation des modifications par le bouton OK. 384 Compte : Onglet Prospect
Lorsque vous facturez un prospect, il devient client et de ce fait la fiche du compte client doit Ítre crÈÈe. Lors de cette conversion, les informations saisies dans la fiche du prospect sont reprises ici. Ces
informations (activitÈ, secteur, commercial, objectif CA, ..) serviront pour diffÈrents Ètats statistiques. 385 Tiers : Onglet Adresse
Cet onglet est accessible uniquement sur la fiche díun compte de tiers et vous permet de renseigner
toutes les informations concernant la sociÈtÈ ou líindividu associÈ au numÈro de compte. Ces
renseignements seront utilisÈs, par exemple, lors de l'impression des lettres de relance. 16. Le nom saisi dans le champ Nom / RS de líentÍte est automatiquement reportÈ. ComplÈtez-le si
besoin de la civilitÈ, en la saisissant dans la zone ‡ gauche du nom, ou en la sÈlectionnant dans la
liste dÈroulante. 17. Dans la zone Adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne
suivante. 18. Le fichier des codes postaux est accessible par líicÙne ou la touche F4. 19. Si le tiers appartient ‡ líUE, vous pouvez saisir le numÈro de TVA intracommunautaire. Gr‚ce ‡ líicÙne vous pouvez díaccÈder directement au site www.inforisk.fr afin de vÈrifier
la fiabilitÈ de la sociÈtÈ. 20. Vous pouvez renseigner líadresse E-mail de votre tiers et lui envoyer un message par
líintermÈdiaire díOutlook Express en cliquant sur le nom du champ ´ E-mail ª. Le bouton vous
permet de sÈlectionner líadresse dans le carnet díadresses díOutlook Express. 21. Vous pouvez renseigner le site Internet de votre tiers et accÈder au site en cliquant sur le nom
du champ ´ Site Web ª. 386 Tiers : Onglet Contact
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la ou les personnes ‡ contacter dans la
sociÈtÈ (Responsable administratif, Directeur des ventes, des achats, de la logistique..). 387 Compte : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir pour chacune des trois banques possibles tous les renseignements (adresse
et coordonnÈes bancaires). Les renseignements de la premiËre banque seront utilisÈs lors de la gÈnÈration des fichiers AFB (en
version PRO).
Printed Documentation
144
388 Compte : Onglet Fact. Vous dÈfinissez ici le mode de rËglement par dÈfaut, le type de la premiËre ÈchÈance et le mode de
rËglement de votre client, fournisseur ou organisme social. Mode de rËglement
Le mode de rËglement indiquÈ ici sera proposÈ automatiquement lors de líenregistrement díun
paiement díun client, ou díun rËglement auprËs díun fournisseur ou díun organisme social, par le
menu Quotidien + Encaissements ou DÈcaissements (en version PRO). EchÈance
Indiquez ici le type de la premiËre ÈchÈance, le logiciel calculera automatiquement la date de la
premiËre ÈchÈance en saisie díÈcritures ‡ partir de ces informations. ‡
Saisissez le nombre de jours (par dÈfaut 0). Jours
Choisissez le type d'ÈchÈance :
X jours nets Date de facture nombre de jours X
X jours fin de mois Date de facture nombre de jours X et reportÈe ‡ la fin du mois
X jours fin de mois le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe ‡ la fin du mois et
ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
X jours fin de dÈcade Date de facture nombre de jours X, et reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois
X jours fin de dÈcade le Y Date de facture nombre de jours X, reportÈe au 10, 20 ou 30/31
du mois et ensuite reportÈe au numÈro du jour Y
Exemple :
Jour ‡ Type díÈchÈance le Date díÈchÈance
16/06 30 jours nets 16/07
16/06 30 jours fin de mois 31/07
16/06 30 jours fin de mois 20 20/08
16/06 30 jours fin de dÈcade 20/07
16/06 30 jours fin de dÈcade 10 10/08
Encours maximal accordÈ
Líencours maximal vous permet de contrÙler le solde du client. Vous pourrez ensuite imprimer la liste
des clients dont líencours est dÈpassÈ gr‚ce ‡ líoption Encours Clients du menu Impressions. Attention : Les clients dont l'encours autorisÈ est ‡ 0 seront considÈrÈs par le logiciel comme des clients
pour lesquels on ne gËre pas díencours. Si vous ne souhaitez pas autoriser d'encours pour certains
clients et les avoir ensuite dans líimpression, il faut leur autoriser au moins 1 centime. Seuil de relance
Fichiers de DonnÈes
145
Lors des relances clients, vous pourrez demander au logiciel de prendre en compte ce seuil de
relance. Un courrier lui sera envoyÈ uniquement si le montant des ÈchÈances en retard de rËglement
dÈpasse le montant du seuil indiquÈ ici. Type de relance
SÈlectionnez le type de relance ‡ effectuer : sur imprimante ou par fax (pensez ‡ configurer votre fax
dans Configuration de líimpression du menu Dossier). 389 Compte : Onglet Analytique
Vous pouvez ici associer aux comptes de ventes ou díachats, une grille analytique pour chacun des
axes. Une grille analytique contient les postes analytiques et le pourcentage ‡ ventiler sur chacun
díentre eux. En saisie díÈcritures sur ce compte, le logiciel pourra ainsi ventiler automatiquement le montant de
líÈcriture sur les postes dÈfinis dans la grille. 390 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 391 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 392 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 393 Journaux
394 Gestion des Journaux
Un journal est un document (dans le logiciel, une fenÍtre) dans lequel toutes les opÈrations comptables
vont Ítre enregistrÈes. Le journal est obligatoire pour enregistrer les Ècritures que vous allez
gÈnÈrer par les options de saisie du menu Quotidien. DËs la crÈation de votre dossier, les principaux journaux sont automatiquement crÈÈs :
Code LibellÈ Type
AC Achats de marchandises Achats
AN A-nouveaux A-nouveaux
BP Banque principale TrÈsorerie
BS Banque secondaire TrÈsorerie
CA Caisse TrÈsorerie
Printed Documentation
146
OD OpÈrations diverses Divers
VC Ventes comptoir Ventes
VE Ventes et prestations Ventes
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
22. CrÈer un journal
23. Modifier un journal
24. Supprimer un journal inutilisÈe
25. Imprimer la liste des journaux par líicÙne ou par le bouton Imprimer. 395 CrÈation d'un Journal
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Journaux
Comment faire ?
26. Cliquez sur le bouton Nouveau (ou appuyez sur la touche Inser). Une fiche vierge apparaÓt alors. 27. La saisie du code journal est obligatoire (sur 8 caractËres maximum). 28. Le type du journal doit Ítre choisi en fonction du type díÈcritures que vous souhaitez saisir dans le
nouveau journal. Le type níest plus modifiable aprËs validation de la fiche journal. Du choix de
ce type dÈcoule un traitement diffÈrent en saisie d'Ècritures et des paramËtres particuliers ‡ la
dÈfinition du journal. 29. En version Standard, vous pouvez uniquement crÈer un journal en devise locale ou en auxiliaire. En
version PRO, il est possible de choisir la devise de votre choix : USD, CHF Ö Si vous souhaitez crÈer
un journal en euros, ne saisissez rien. 30. Renseignez ensuite les informations concernant le journal dans les diffÈrents onglets proposÈs :
GÈnÈral, Banque, Raccourcis, Comptes, Soldes, Graphe, Infos
Les zones et les onglets accessibles dÈpendent du type de journal. 396 Type du Journal
Chaque type de journal a les propriÈtÈs particuliËres suivantes :
31. Un journal de ventes enregistre vos produits. 32. Un journal díachats enregistre vos charges. 33. Un journal díopÈrations diverses enregistre par exemple des Ècritures díimmobilisations, des
Ècritures de salaire, et permet Ègalement díenregistrer les effets de commerceÖ
34. Un journal dí‡ nouveaux reÁoit les Ècritures dí‡ nouveaux, en clÙture annuelle.
Fichiers de DonnÈes
147
35. Un journal de trÈsorerie permet díenregistrer les rËglements correspondant aux ventes et aux
achats enregistrÈs dans les journaux adÈquats. Une contrepartie Ligne ‡ Ligne ou en Pied de
journal peut Ítre demandÈe. 397 Contrepartie automatique
La contrepartie automatique consiste ‡ gÈnÈrer automatiquement le solde díune Ècriture sur le compte
de trÈsorerie (banque, caisse, ..), indiquÈ dans la fiche du journal (accessible par DonnÈes +
Journaux). La contrepartie est paramÈtrable sur les journaux de type TrÈsorerie :
36. En contrepartie ligne ‡ ligne, la ligne de contrepartie est gÈnÈrÈe pour chaque Ècriture. 37. En contrepartie en pied de journal, le montant de la contrepartie est cumulÈ chaque mois en
deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en pied de journal. Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Le choix de la contrepartie automatique a des consÈquences prÈcises quand au rapprochement
bancaire ‡ effectuer : Avec une contrepartie Ligne ‡ Ligne, vous devez rÈaliser un rapprochement bancaire par
compte (pointage du compte de banque ou de caisse). Avec une contrepartie En Pied de Journal, vous devez utiliser le rapprochement par journal
(pointage des Ècritures du journal, car le compte de banque ou de caisse ne contient pas le
dÈtail des montants). 398 Types de contrepartie dans un journal de TrÈsorerie
Voici des exemples de contrepartie dans un journal de trÈsorerie :
399 Contrepartie ligne ‡ ligne
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie ligne ‡ ligne signifie que chaque Ècriture est soldÈe
par une Ècriture passÈe sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
1
401LIB
5121
Librairie Pater
Librairie Pater
450,00 450,00
2
2
401COMPO
5121
Compo SA
Compo SA
500,00 500,00
3
3
411TONIER
5121
Tonier
Tonier
800,00 800,00
400 Contrepartie pied de journal
Dans un journal de trÈsorerie, une contrepartie pied de journal signifie que toutes les Ècritures du
mois sont soldÈes par deux Ècritures globales passÈes sur le compte de banque :
PiËce Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
1
2
3
401LIB
401COMPO
411TONIER
Librairie Pater
Compo SA
Tonier
450,00
500,00 800,00
5121
5121
DÈpenses
Recettes
950,00 800,00
Printed Documentation
148
401 Raccourci Compte
38. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 39. Indiquez le compte. Exemple
CTRL + T N° Compte 44566
CTRL + T N° Compte 1170
402 Raccourci LibellÈ
40. Indiquez la lettre ou le chiffre correspond au raccourci. 41. Indiquez le libellÈ. Exemple
CTRL + F LibellÈ Facture n° 403 Comptes interdits
Saisissez la fourchette de comptes ‡ interdire dans ce journal. 404 Description de la Fiche
405 Journal : Onglet GÈnÈral
Indiquez ici le mode de fonctionnement du journal concernant :
42. La numÈrotation des piËces
43. La contrepartie automatique
44. Le libellÈ de l'Ècriture
45. Le Mode simulation
46. La Saisie au KilomËtre
406 Journal : Onglet Banque
Cet onglet permet de saisir tous les renseignements concernant la banque associÈe au journal de
TrÈsorerie. Ces renseignements seront utiles pour les remises en banque avec gÈnÈration d'un fichier
aux normes AFB (en version PRO). N° Compte TP
Ce champ ne concerne que les collectivitÈs locales qui utilisent le format de fichier de virement
spÈcifique pour les collectivitÈs locales ETEBAC sur 240 caractËres. Renseignez ici les 6 derniers
chiffres du n° de compte du RIB ´ compte de dÈpÙt de fonds ª. 407 Journal : Onglet Raccourcis
Les raccourcis clavier permettent díinscrire trËs rapidement un compte ou un libellÈ díÈcriture par simple
appui sur la touche Ctrl + une lettre ou un chiffre. Les raccourcis sont trËs utiles pour inscrire les numÈros de compte et les libellÈs que vous utilisez
souvent dans un journal.
Fichiers de DonnÈes
149
Vous pouvez crÈer 10 raccourcis clavier compte et 10 raccourcis clavier libellÈ par journal. En saisie
díÈcritures dans ce journal, les raccourcis comptes dÈfinis ici vous seront rappelÈs en bas ‡ gauche de
votre fenÍtre. Dans le champ Raccourcis Comptes ou Raccourcis LibellÈs, cliquez sur le bouton Ajouter pour
dÈfinir le raccourci. Consultez aussi la partie LibellÈs des Ècritures. 408 Journal : Onglet Comptes
Comptes Interdits
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de comptes interdits en saisie sur ce
journal, pour Èviter ensuite des erreurs de saisie. Vous pouvez interdire la saisie díun montant sur un
compte ou une fourchette de comptes, et interdire la saisie díun montant pour un sens prÈcis (DÈbit /
CrÈdit). Fourchettes de Centralisation
Cliquez sur le bouton Ajouter afin de dÈfinir une fourchette de centralisation. Cette opÈration vous
permettra ensuite, ‡ condition díen autoriser les comptes concernÈs, de faire une centralisation des
journaux. 409 Onglet S
oldes Les cumuls mensuels pour líannÈe en cours et les annÈes prÈcÈdentes (mÍme si les exercices sont
clÙturÈs) peuvent Ítre consultÈs pour chaque compte et pour chaque journal ‡ partir de líonglet Soldes
de la fiche du compte ou du journal. Utilisez les boutons AnnÈe Suivante et AnnÈe PrÈcÈdente pour passer d'un exercice ‡ l'autre. Pour obtenir le dÈtail mois par mois des totaux et des soldes du compte ou du journal, cliquez sur le
bouton Consulter le dÈtail des cumuls mensuels. 410 Onglet G
raphe Cet onglet permet de visualiser graphiquement l'Èvolution du solde du compte ou du journal mois par
mois. 411 Onglet Infos Saisissez ici toutes les informations complÈmentaires concernant le compte ou le journal. Utilisez la combinaison de touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante. 412 Guides d'Ecritures
413 Gestion des Guides d'Ecritures
Un guide díÈcritures permet de prÈ-enregistrer des lignes díÈcritures pour automatiser la saisie des
Ècritures rÈpÈtitives : factures, rËglements, OD de salaires, OD de TVAÖ
Un guide díÈcritures, entiËrement automatisÈ, permet Ègalement de crÈer des guides d'abonnement :
loyer, abonnement Ö
Les guides sont utilisÈs dans líoption Saisie GuidÈe du menu Quotidien.
Printed Documentation
150
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
47. CrÈer de nouveaux guides
48. Consulter ou modifier un guide
49. Supprimer les guides que vous níutilisez plus
50. Imprimer la liste des guides
51. Dupliquer un guide
52. Saisir ou consulter un mÈmo sur un guide
53. Exporter une sÈlection de guides
54. Exporter tous les guides
55. Importer des guides
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de nom ou de description. Chaque onglet affiche la liste des guides pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces guides dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du guide. Pour rechercher un guide díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 414 CrÈation de Guides díEcritures
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díEcritures
Comment faire ?
56. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 57. Saisissez le nom du guide. 58. Saisissez la description du guide, ce qui vous permettra de vous souvenir plus facilement de son
contenu (par exemple : Ventes ‡ 19,6 %, Achats 5,5 %, Virement de compte ‡ compte, Ö). 59. SÈlectionnez dans la liste dÈroulante, le type du journal dans lequel vous souhaitez utiliser ce guide. 60. Choisissez de faire apparaÓtre le guide dans la liste de base, ou dans la liste complËte en pointant la
bonne case. 61. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour dÈfinir les lignes prÈ-paramÈtrÈes du guide. Vous avez la possibilitÈ de classer les lignes des guides que vous crÈez dans líordre que vous
souhaitez en cliquant sur les flËches ‡ droite du bouton Modifier. Cette fonction est Ègalement
disponible pour les guides dÈj‡ crÈÈs. 415 Lignes du guide
Une ligne díun guide permet de paramÈtrer la ligne de saisie. Pour chacun des composants de la ligne,
indiquez síil sera ou non accessible lors de la saisie guidÈe : de ce choix dÈcoule une automatisation
plus ou moins grande. Un guide doit contenir autant de lignes que de comptes imputÈs par líopÈration. Chaque ligne est
repÈrÈe par son numÈro díordre.
Fichiers de DonnÈes
151
Aide ‡ afficher lors de la saisie
Saisissez dans cette zone le message qui síaffichera lors de la saisie de cette ligne. NumÈro de compte
62. Si le compte doit Ítre saisi en appel du guide, laissez la zone vierge et cochez la case
A Saisir. 63. Si le compte doit impÈrativement correspondre ‡ un certain type de compte, saisissez
la racine et cochez la case A Saisir. En saisie guidÈe, líappel de la liste des comptes
avec ou F4 affichera automatiquement les comptes dont le numÈro commence par
la racine paramÈtrÈe. 64. Si le compte est fixe, saisir le numÈro de compte en entier manuellement. Vous pouvez
Ègalement choisir le compte dans la liste (icÙne ou touche F4). LibellÈ
Saisissez ici le libellÈ de la ligne díÈcriture. Si vous souhaitez reprendre líintitulÈ du compte, saisissez $L. Si vous souhaitez reprendre le libellÈ de la ligne díÈcriture prÈcÈdent, saisissez IDEM. Montant ou Formule
Saisissez ici un montant ou une formule :
43Pour un guide correspondant ‡ un mouvement enregistrÈ rÈguliËrement pour un mÍme
montant, saisissez directement la valeur. Ce guide pourra peut Ítre faire líobjet díun
guide d'abonnement. 44Si le montant níest pas connu, laissez cette zone vide. 45Si le montant peut Ítre calculÈ ‡ partir díune ligne prÈcÈdente, saisissez la formule de
calcul en utilisant les opÈrations suivantes : ñ /
46Le montant díune ligne peut Ítre rÈcupÈrÈe par le signe $x o˘ x est le numÈro de
position de la ligne. 47Enfin, des formules prÈdÈfinies peuvent Ítre choisies dans la liste dÈroulante
accessible par la flËche noire : SOLDE, TVA_sur_HT, TVA_sur_TTC. Les formules
TVA_sur_HT et TVA_sur_TTC supposent que la ligne díÈcriture prÈcÈdemment
paramÈtrÈe contient respectivement le montant HT ou TTC. A saisir
Cette case est ‡ cocher pour accÈder ‡ la saisie ou ‡ la modification de la zone lors de la saisie. Sens de l'Ècriture
Pointez le sens de la ligne d'Ècriture, pour indiquer s'il s'agit d'un montant ‡ inscrire au dÈbit ou au
crÈdit. Ces cases sont mutuellement exclusives : vous pouvez ne sÈlectionner que l'une d'entre elles.
416 Consulter ou modifier un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures et double-cliquez sur un guide, ou utilisez le
bouton Modifier.
Printed Documentation
152
417 Dupliquer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Dupliquer. Saisissez le nom du nouveau guide. 418 Supprimer un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures, sÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton
Supprimer. Confirmez la suppression. Attention, la suppression est irrÈversible. 419 Exporter une sÈlection de guide
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures
Comment faire ?
65. Dans chaque onglet, cochez les guides ‡ exporter gr‚ce ‡ la colonne E. 66. Cliquez sur le bouton Exporter. 67. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. 68. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la taille du fichier soit
rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. 69. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case correspondante et en
saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les
guides ne pourront Ítre importÈs.
70. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et indiquez líadresse
du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie Importation des Guides d'Ecritures. 420 Saisir ou lire un mÈmo sur un guide
AccÈdez aux guides par DonnÈes + Guides díÈcritures. Les guides avec MÈmo affichent un trombone
dans la colonne M. SÈlectionnez le guide et cliquez sur le bouton MÈmo. 421 Guides d'Abonnements
422 Gestion des Guides d'Abonnements
Quíest-ce quíun guide díabonnements ?
Un guide díabonnement permet de gÈnÈrer automatiquement, ‡ intervalles rÈguliers (mensuels,
trimestriels, Ö) les Ècritures comptables correspondant ‡ des charges ou des produits díun montant
fixe et pÈriodiques (abonnement revue, loyer, Ö). Pour que les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance soient automatiquement proposÈes ‡
líouverture du dossier, cochez la case GÈnÈration automatique des abonnements dans menu
Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration
des Abonnements du menu ComptabilitÈ.
Fichiers de DonnÈes
153
PerpÈtuitÈ des abonnements
Chaque abonnement sera automatiquement reportÈ sur le nouvel exercice lors de la clÙture
annuelle, et ses dates automatiquement mises ‡ jour. Cíest pourquoi, dans le paramÈtrage du guide, vous devez indiquer une pÈriode sur N (et non sur N
et N+1). Si le guide díabonnement crÈÈ níÈtait valable que pour un seul exercice, supprimez-le aprËs la
clÙture annuelle. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Guides díAbonnements
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
71. CrÈer de nouveaux abonnements
72. Consulter ou modifier un guide
73. Supprimer un guide que vous níutilisez plus
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un guide
díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 423 CrÈation d'un Guide d'Abonnement
74. CrÈez un guide d'Ècritures complËtement automatisÈ (toutes les cases A saisir dÈcochÈes). 75. AccÈdez aux guides díabonnements par DonnÈes + Guides díAbonnements, et cliquez sur le
bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 76. Saisissez obligatoirement le code du guide ‡ crÈer (sur 8 caractËres maximum). 77. Saisissez la description du guide díabonnement ce qui vous permettra de vous souvenir plus
facilement de son contenu. 78. Saisissez le code du guide díÈcriture dont vous souhaitez rÈcupÈrer les Ècritures ou cliquez sur líicÙne
pour le sÈlectionner dans la liste. 79. Saisissez le code du journal dans lequel vous dÈsirez gÈnÈrer les Ècritures de cet abonnement ou
cliquez sur líicÙne pour le sÈlectionner dans la liste. 80. Saisissez la date de dÈbut, date ‡ partir de laquelle le logiciel doit gÈnÈrer les Ècritures d'abonnement. Si le dÈbut coÔncide avec le dÈbut de l'exercice, pointez Exercice sinon saisissez la date ‡ partir de
laquelle l'Ècriture doit Ítre gÈnÈrÈe. Utilisez l'icÙne pour accÈder au calendrier. 81. Saisissez ensuite la date de fin, date ‡ laquelle le logiciel arrÍtera de gÈnÈrer les Ècritures. Remarque : Pour un guide ‡ utiliser sur plusieurs exercices, paramÈtrez la pÈriode sur líexercice
courant. Les dates seront mises ‡ jour automatiquement ‡ chaque clÙture annuelle et les Ècritures
seront donc gÈnÈrÈes exercice par exercice, au fur et ‡ mesure des clÙtures annuelles.
82. Choisissez líune des frÈquences díabonnement suivantes : Hebdomadaire, Mensuelle, Trimestrielle, Semestrielle, Annuelle. 83. Avec le bouton ParamÈtrer, dÈterminez le jour exact (pour une frÈquence Hebdomadaire, par
exemple tous les mardis), le jour dans le mois (pour une frÈquence Mensuelle, par exemple, le 1
er jour
du mois) et le mois (pour une frÈquence Trimestrielle, par exemple le deuxiËme mois du trimestre). En
Printed Documentation
154
choisissant une frÈquence mensuelle, vous avez Ègalement la possibilitÈ de dÈterminer une
frÈquence annuelle en ne sÈlectionnant quíun seul mois. 84. Cliquez sur OK pour valider. Toutes les lignes díabonnement arrivÈes ‡ ÈchÈance ‡ la date du jour seront proposÈes ‡ líouverture du
dossier si vous avez activÈ la gÈnÈration automatique dans les prÈfÈrences du dossier, onglet Divers. Autrement, toutes les Ècritures díabonnement pourront Ítre produites par la commande GÈnÈration des
Abonnements du menu ComptabilitÈ. 424 Guide d'Abonnement : ParamÈtrage de la frÈquence
Dans cette fenÍtre, vous devez prÈciser un jour, un mois ou une pÈriode sur laquelle líabonnement doit
Ítre gÈnÈrÈ. En fonction de la frÈquence choisie, les options proposÈes ne sont pas les mÍmes. Pour une frÈquence
hebdomadaire, vous devez indiquer le ou les jours de la semaine, pour une frÈquence mensuelle, le jour
du mois et pour une frÈquence trimestrielle, le mois du trimestre ainsi que le jour. 425 LibellÈs des Ecritures
426 LibellÈs des Ecritures
Cette option vous permet de crÈer une liste des libellÈs les plus utilisÈs dans vos Ècritures comptables, et ainsi de gagner du temps en Saisie Comptable ou en Saisie au KilomËtre. Cette liste níest cependant
pas indispensable, líintitulÈ du compte pouvant se reporter automatiquement en libellÈ de líÈcriture. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
85. CrÈer de nouveaux libellÈs
86. Consulter ou modifier une fiche
87. Supprimer les libellÈs que vous níutilisez plus
88. Imprimer la liste des libellÈs
89. Trier la liste
90. Importer des libellÈs
91. Exporter des libellÈs
Chaque onglet affiche la liste des libellÈs pouvant Ítre utilisÈ pour chaque type de journal. La
rÈpartition de ces libellÈs dans les onglets dÈpend uniquement du type choisi ‡ la crÈation du libellÈ. Pour rechercher un libellÈ díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone
Rechercher. 427 CrÈation de LibellÈs
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + LibellÈs des Ecritures
Comment faire ?
92. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors.
Fichiers de DonnÈes
155
93. Saisissez le libellÈ. 94. Indiquez le type de journal dans lequel le libellÈ doit síafficher, et cliquez sur OK. En saisie díÈcritures, vous pourrez complÈter automatiquement la liste des libellÈs gr‚ce ‡ la touche
F6. 428 Consulter ou modifier une fiche LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et double-cliquez sur un
libellÈ, ou utilisez le bouton Modifier. Le type de journal ne peut Ítre modifiÈ. Síil est incorrect, supprimez le libellÈ et recrÈez-le. 429 Supprimer un LibellÈ
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures, sÈlectionnez le libellÈ et
cliquez sur le bouton Supprimer. Confirmez la suppression. 430 Imprimer la liste des LibellÈs
AccÈdez aux libellÈs des Ècritures par DonnÈes + LibellÈs des Ecritures et cliquez sur le bouton
Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 431 Trier la liste des LibellÈs
Trier les libellÈs des Ècritures vous permettra de positionner les libellÈs les plus utilisÈs en haut de liste. Pour cela :
95. SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Monter. 96. SÈlectionnez un libellÈ et cliquez sur le bouton Descendre. 97. Pour retrouver un classement alphabÈtique, cliquez dans líentÍte de la colonne LibellÈ. 432 Exporter des LibellÈs
Cette option vous permet díexporter les libellÈs des Ècritures. Comment faire ?
a. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. b. Cliquez sur le bouton Exporter. c. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter. d. Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. e. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : ce mot de passe ne doit
pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et les libellÈs ne
pourront Ítre importÈs.
f. Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. 433 Importer des LibellÈs
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les libellÈs des Ècritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable
ou votre revendeur.
Printed Documentation
156
Comment faire ?
g. AccÈdez ‡ líoption DonnÈes + LibellÈs des Ecritures. h. Cliquez sur le bouton Importer.
i. Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer.
j. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe, puis cliquez sur OK. 434 Modes de RËglements
435 Les Modes de RËglements
Pour utiliser la Saisie des Paiements reÁus et RËglements des Tiers , vous devez dÈfinir les diffÈrents
modes de rËglements. Ces options vous permettent de :
98. gÈnÈrer un fichier LCR et un fichier PrÈlËvements au format ETEBAC, 99. gÈnÈrer un fichier de virements, 100. gÈnÈrer des lettres-chËques. Les modes de rËglements permettent de :
101. distinguer les rËglements clients encaissÈs et de dÈposer en banque les rËglements díun certain
type, 102. suivre vos rËglements fournisseurs en fonction de leur mode de rËglement, 103. de saisir dans líÈchÈancier, le mode de rËglement utilisÈ pour le rËglement díune ÈchÈance. Si le mode de rËglement habituel du client ou du fournisseur est connu, saisissez le directement dans la
fiche du compte tiers : il sera automatiquement proposÈ en saisie díun paiement reÁu et en saisie díun
rËglement de tiers. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Modes de RËglements
crÈer un mode de rËglement ?
AccÈdez ‡ la gestion des modes de rËglements par le menu DonnÈes + Modes de RËglements. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. Saisissez le code du mode de rËglement, le libellÈ, le type et le numÈro de compte comptable de
valeurs ‡ líencaissement. Le type du mode de rËglement est important puisquíil permettra de gÈnÈrer un fichier au format
CFONB (LCR, PrÈlËvements et virements), et une lettre-chËque ‡ líattention du fournisseur (type
ChËque).
Fichiers de DonnÈes
157
Exemples de comptes de valeurs ‡ líencaissement :
ChËque : 5111
Carte Bleue : 5112
LCR : 5113
436 ChÈquiers
437 Gestion des ChÈquiers
La gestion des chÈquiers permet, lors de la saisie des rËglements de tiers, díaffecter un numÈro de
chËque ‡ votre Ècriture de rËglement. Ce numÈro permet, par la suite, díeffectuer une recherche
díÈcritures sur ce critËre. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers
Comment crÈer un chÈquier ?
Pour crÈer un nouveau chÈquier :
104. AccÈdez au chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers. 105. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 106. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. 107. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier. 108. Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas
disponible dans un autre journal. 109. Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ. Fonctions disponibles
Vous pouvez consulter la liste des chÈquiers existants, modifier un chÈquier, ou encore en supprimer
un. Vous avez Ègalement la possibilitÈ de suivre de maniËre simple et claire líutilisation des chËques au
sein díun mÍme chÈquier par le bouton ChËques. 438 CrÈation d'un ChÈquier
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + ChÈquiers
Comment faire ?
110. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 111. Saisissez le code et la date díouverture qui correspond ‡ la date du premier chËque. 112. Saisissez le numÈro du premier et du dernier chËque de votre chÈquier. 113. Indiquez le code journal dans lequel le chÈquier doit Ítre utilisÈ. Ce chÈquier ne sera pas
disponible dans un autre journal. 114. Indiquez líÈtat du chÈquier ‡ savoir síil est terminÈ, en cours díutilisation ou annulÈ.
Printed Documentation
158
439 Suivi d'un ChÈquier
Par cet Ècran, vous pouvez connaÓtre trËs rapidement les chËques qui sont utilisÈs et ceux qui ne le sont
pas. Pour chaque chËque utilisÈ, vous avez la date du chËque, le montant du chËque et le tiers rÈglÈ, ce qui
permet de retrouver facilement un chËque Èmis. Vous pouvez Ègalement indiquer quíun chËque est annulÈ ou bloquÈ. Ainsi, lors des prochains
rËglements, le logiciel ignore le chËque annulÈ et propose le numÈro suivant. Le bouton Imprimer vous permet de sortir un Ètat de votre chÈquier. 440 Impression du contenu d'un ChÈquier
Il síagit díimprimer le contenu díun chÈquier, soit la liste des chËques du chÈquier. Comment faire ?
115. AccÈdez ‡ la gestion des chÈquiers par le menu DonnÈes + ChÈquiers. 116. SÈlectionnez le chÈquier ‡ imprimer et cliquez sur le bouton ChËques. 117. Cliquez sur le bouton Imprimer. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 441 Devises
442 Les Devises
Pour enregistrer des montants en devise, vous devez crÈer un code pour chacune des devises avec
lesquelles vous travaillez. Cette commande permet de dÈfinir les codes devises et le taux de change associÈ. Ces codes serviront
‡ la conversion des devises OUT en FRF. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Devises
Comment crÈer une devise ?
118. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 119. Saisissez le code et le libellÈ de la devise. 120. Saisissez le nom de líunitÈ et de la sous-unitÈ (centimes, cents, ..). 121. Indiquez si la devise fait partie de la zone euros. 122. Saisissez le cours de la devise par rapport ‡ la monnaie locale. 443 Analytique
444 Les Postes Analytiques
La gestion analytique permet de rÈpartir les montants des charges ou des produits sur des postes
analytiques, et selon des axes analytiques. Pour plus díinformations, consultez la partie La gestion
analytique. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques
Fichiers de DonnÈes
159
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
123. CrÈer de nouveaux postes
124. Modifier un poste existant
125. Supprimer des postes que vous níutilisez plus
Vous pouvez Ègalement imprimer la liste des postes par líicÙne ou par le bouton Imprimer, et
trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Le poste DIVERS est un poste rÈservÈ, sur lequel seront automatiquement ventilÈs les
montants non ventilÈs ‡ 100%. 445 CrÈation des Postes Analytiques
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Postes Analytiques
Comment crÈer un poste analytique ?
126. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 127. Saisissez le code et le libellÈ du poste ‡ crÈer. 128. Vous pouvez introduire un report si besoin. 129. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser le poste dÈfini ici. Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion
analytique. 446 Les Grilles Analytiques
Certaines charges courantes sont ventilÈes de la mÍme maniËre, sur les mÍmes postes et pour des
montants reprÈsentant un pourcentage fixe de la valeur de la charge ou du produit d'origine. Dans ce
cas, il est intÈressant de dÈfinir des grilles afin de rendre trËs rapide, la ventilation analytique de
certaines Ècritures. Par exemple, les frais du loyer seront toujours ventilÈs suivant un rapport particulier sur chacun des 3
postes suivants : Service administratif, Service Logistique, Service Marketing. Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Fonctions disponibles
Vous pouvez crÈer une nouvelle grille, modifier une grille, ou encore en supprimer une. 447 CrÈation des Grilles Analytiques
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Grilles Analytiques
Comment crÈer une grille ?
Printed Documentation
160
130. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 131. Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer. 132. Cochez la case des axes pour lesquels vous allez utiliser la grille dÈfinie ici. 133. Saisissez les diffÈrents postes de ventilation et indiquez le taux ‡ ventiler. La grille doit ensuite Ítre associÈe au(x) compte(s) comptable(s) qui vont líutiliser. Pour cela,
indiquez dans líonglet Analytique des Comptes pouvant utiliser une grille, le code des grilles pour
chacun des axes. Par exemple, líonglet Analytique du compte de charge 614, Charge Locatives et
de CopropriÈtÈs est associÈ ‡ la grille G02 pour líaxe analytique Services. Pour plus díinformations, notamment sur la notion díaxe analytique, consultez la partie La gestion
analytique. 448 Budgets
449 Les Budgets
Les budgets vous permettent de contrÙler si les rÈalisations sont ou non conformes aux prÈvisions. Vous avez la possibilitÈ de dÈfinir deux types de budget :
134. Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). 135. GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes). Exemple : L'annÈe prÈcÈdente, votre sociÈtÈ a fait un chiffre d'affaires de 1000000,00. Vous prÈvoyez et
espÈrez une progression de 5%. Vous allez donc crÈer des budgets et introduire les montants que vous
prÈvoyez (calculÈs ‡ partir du CA rÈalisÈ líannÈe prÈcÈdente majorÈs de 5%). Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets
Fonctions disponibles
Vous pouvez : CrÈer un nouveau budget Ouvrir la fiche pour saisir des donnÈes, la mettre ‡ jour ou la consulter Supprimer une fiche inutilisÈe
Imprimer la liste des budgets
Suivi budgÈtaire
La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet de comparer prÈvisions et
rÈalisÈs, chaque mois de maniËre dÈtaillÈe . 450 Budget : CrÈation
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire + Budgets
Fichiers de DonnÈes
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Comment crÈer un budget ?
a. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt
alors. b. Saisissez le code et le libellÈ de la grille ‡ crÈer. Type de budget
136. Analytique : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie analytique (ventilations sur les postes). 137. GÈnÈral : Il síagit de comparer le prÈvu avec la saisie comptable (sur les comptes). Sens
SÈlectionnez-le sens de calcul des soldes (sens DÈbit pour dÈbit ñ crÈdit, sens CrÈdit pour crÈdit ñ
dÈbit). Onglet Postes ñ Onglet Comptes
DÈfinissez ici la fourchette de comptes ou de poste concernÈs. Pour cela, cliquez sur le bouton
Ajouter. Onglets Axe
Saisissez le montant prÈvu pour chaque axe. Pour un budget de type GÈnÈral, les axes peuvent vous servir ‡ dÈfinir plusieurs prÈvisions
(Èvolution de 5%, Èvolution de 10%, Èvolution baisse 0,5%, Ö). Vous inscrivez donc pour
chaque pÈriode et chaque budget, le rÈsultat ‡ atteindre. Pour un budget de type Analytique, les axes correspondent aux axes analytiques dÈfinis
dans líonglet Analytique des prÈfÈrences du dossier. Cliquez sur le bouton Recalcul pour obtenir la mise ‡ jour de votre grille. Remarque : Pour accÈder aux onglets Axe, vous devez tout díabord enregistrer la fiche. 451 Budgets : Impression
Vous pouvez imprimer la liste de vos budgets par líicÙne ou par le bouton Imprimer ou encore par
la commande Listes diverses du menu Impressions. Choisissez alors díimprimer tous les budgets
gÈnÈraux, les budgets analytiques ou les deux. 452 Fichiers non Comptables
453 Les Pays
Par dÈfaut, les pays les plus courants sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, vous pouvez crÈer des pays supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez alors le
nom du pays, la devise et si le pays est membre de la UE ou non. Avant de crÈer le pays, vous devez crÈer la devise qui lui correspond par le menu DonnÈes + Devises
puisque toutes les devises ne sont pas crÈÈes. 454 Les DÈpartements
Par dÈfaut, tous les dÈpartements sont dÈj‡ crÈÈs.
Printed Documentation
162
Cependant, vous pouvez crÈer des dÈpartements supplÈmentaires gr‚ce au bouton Nouveau. Indiquez
alors le code et le nom du dÈpartement. 455 Les Codes Postaux
Par dÈfaut, tous les codes postaux franÁais sont dÈj‡ crÈÈs. Cependant, aucun code postal pour les autres pays nía ÈtÈ crÈÈ. Vous avez donc la possibilitÈ díajouter
un code postal franÁais, ou pour un autre pays, gr‚ce au bouton Nouveau.
Indiquez alors le code postal, la ville, le dÈpartement et le pays. En revanche, le dÈpartement et le pays
doivent Ítre crÈÈs auparavant. 456 Immobilisations
457 Les Immobilisations
Le suivi des immobilisations permet díobtenir automatiquement le calcul des plus ou moins values pour
la dÈclaration 2035 (mode BNC). La liste des immobilisations (Gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres fichiers +
Immobilisations) est classÈe par ordre croissant de code article. Pour crÈer une nouvelle
immobilisation, cliquez sur le bouton Nouveau et dÈfinissez sa fiche. 458 La fiche de líImmobilisation
Date díachat/ Date de mise en service
Pour une immobilisation en mode DÈgressif, la date díachat est obligatoire, la premiËre annuitÈ est
calculÈe ‡ partir de cette date (au prorata du nombre de mois, le premier mois Ètant le mois de la
date díachat). Pour une immobilisation en mode LinÈaire, la date de mise en service est obligatoire pour le calcul
de la premiËre annuitÈ (au prorata du nombre de jours). Mode díamortissement
Vous pouvez choisir parmi l'un des six modes d'amortissement proposÈs :
Le mode Aucun
Lorsque le bien n'est pas amortissable, un terrain ‡ b‚tir par exemple, le logiciel gÈnËre aucun
renseignement relatif ‡ un amortissement. Le mode LinÈaire
Il rÈpartit de maniËre Ègale les dÈprÈciations sur la durÈe de vie du bien. Le taux
d'amortissement linÈaire est obtenu en divisant 100 par le nombre d'annÈes de la durÈe de vie
du bien. Le montant de la derniËre annuitÈ, correspond ‡ la diffÈrence entre une annuitÈ complËte
et le montant amorti lors de la premiËre annuitÈ. Le mode DÈgressif
Ce systËme est caractÈrisÈ par l'application d'un taux constant ‡ une valeur dÈgressive. Le taux
d'amortissement est Ègal au produit du taux linÈaire par un coefficient qui varie suivant la durÈe
de vie du bien. Un bien d'occasion et/ou un bien dont la durÈe de vie est infÈrieure ‡ trois ans ne
Fichiers de DonnÈes
163
peut faire l'objet d'un amortissement dÈgressif. Le logiciel applique les coefficients suivants au
taux constant. Cependant vous pouvez modifier un coefficient dans la zone coefficient dÈgressif. DurÈe d'utilisation du bien = d Coefficient
3 =< d <= 4 1,5
4 < d <= 6 2
d > 6 2,5
Le mode Exceptionnel
Il est accordÈ pour encourager certains investissements mobiliers ou immobiliers, tels que la
recherche scientifique et technique, la lutte contre la pollution de l'air atmosphÈrique et des eaux
industrielles... Les taux calculÈs sont linÈaires. Le logiciel fait une distinction entre des amortissements exceptionnels :
138. MDEE (MatÈriel DestinÈ ‡ Economiser líEnergie) : DurÈe d'amortissement sur un
an. 139. Logiciel : DurÈe variable (un an en gÈnÈral). 140. Mode Aucun : Ce mode doit Ítre sÈlectionnÈ pour une immobilisation non
amortissable. 141. Mode VÈhicule de Tourisme : Ce mode correspond ‡ un amortissement dÈgressif. DurÈe díamortissement (annÈe)
Indiquez la durÈe en annÈe. DurÈe díamortissement (mois)
Si vous gÈrez une durÈe d'amortissement qui n'est pas un nombre d'annÈes entier, indiquez le
nombre de mois supplÈmentaires (6 pour une demi-annÈe). La saisie de la durÈe díun amortissement
dÈgressif a pour effet díappliquer un taux bien prÈcis. Coefficient dÈgressif
Cette zone est uniquement accessible dans le cas d'un amortissement dÈgressif. Plan díamortissement
A la validation de la fiche díimmobilisation, le plan díamortissement calculÈ automatiquement par le
logiciel síaffiche. Il reste consultable ‡ tout moment ‡ partir du bouton Plan. Cessions díimmobilisations
En cas de cession díune immobilisation, ouvrez la fiche díimmobilisation et cliquez sur le bouton
Cession. Une impression des immobilisations sorties est disponible. En impression de la dÈclaration 2035, les immobilisations sont automatiquement reprises et un calcul
des plus ou moins values est effectuÈ pour les immobilisations sorties. 459 Impression des Immobilisations et des Cessions
Vous pouvez imprimer vos immobilisations et vos cessions par le menu DonnÈes + Autres fichiers +
Immobilisations.
Printed Documentation
164
Par dÈfaut, le logiciel vous propose líimpression pour toutes les immobilisations, mais vous pouvez
sÈlectionner une autre fourchette. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 460 AssociÈs
461 Les AssociÈs
Les associÈs seront automatiquement repris dans la dÈclaration 2035 (mode BNC). Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
142. CrÈer de nouveaux associÈs
143. Consulter la liste des associÈs
144. Modifier une fiche
145. Supprimer les fiches que vous níutilisez plus
Vous pouvez trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code. Pour rechercher un associÈ
díaprËs son code, saisissez les premiers caractËres dans la zone Rechercher. 462 CrÈation díun AssociÈ
Comment y accÈder ?
Barre de menu DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs
Comment faire ?
146. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 147. Renseignez les diffÈrentes coordonnÈes de votre associÈ et validez en cliquant sur OK..
165
RÈvision Client
RÈvision du Dossier
463 Supprimer une Campagne de RÈvision
Comment y accÈder ?
Barre de menu RÈvision Client + RÈvision du Dossier
Comment faire ?
SÈlectionnez la derniËre campagne et cliquez sur le bouton Supprimer, puis confirmez. Attention : Seule la derniËre campagne de líhistorique peut Ítre supprimÈe.
167
464 OpÈrations de ClÙture
465 Validation des Ecritures
La Validation permet de rendre irrÈversible le contenu díune Ècriture comptable, cíest-‡-dire tout ce qui
la compose. Seuls líÈchÈancier, líanalytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les
lignes validÈes. Cette opÈration est indispensable afin que votre comptabilitÈ soit considÈrÈe comme sincËre, rÈguliËre et
probante par líadministration fiscale. Cette Ètape est nÈcessaire avant la clÙture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention : Une fois les Ècritures validÈes, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opÈration est irrÈversible. Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Vous
pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles Ècritures. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 466 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Validation des Ecritures
467 Comment faire ?
SÈlectionnez les critËres des Ècritures ‡ valider : pÈriode et fourchette de journaux. Sur cette
pÈriode, líajout díÈcritures sera toujours possible. Lancez la validation en cliquant sur OK. 468 Messages survenus lors de la validation
48 ´ Le journal VE contient des Ècritures de simulation sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez
confirmer ou supprimer ces Ècritures avant la validation. ª : La commande Ecritures de
simulation du menu Quotidien vous permettra de confirmer ces Ècritures. 49 ´ Le journal VE est dÈsÈquilibrÈ pour le mois de janvier et une Ècriture de rÈÈquilibrage sur un
compte díattente a ÈtÈ gÈnÈrÈe par le logiciel. Vous devez supprimer cette ligne et saisir la
contrepartie adÈquate. ª : Vous devez supprimer la ligne gÈnÈrÈe par le logiciel sur le compte 470 et
saisir la contrepartie correcte ou corriger le dÈsÈquilibre. 50 ´ Certaines Ècritures de TVA sur les encaissements níont pas de numÈro de piËce. Nous
vous rappelons que pour pouvoir gÈrer la dÈclaration de TVA, vous devez indiquer sur
toutes les factures avec de la TVA sur les encaissements un numÈro de piËce unique. ª : Si
vous gÈrez la dÈclaration de TVA et la TVA sur les encaissements, le n° de piËce est
indispensable sur toutes vos factures avec TVA sur encaissements. Vous devez donc corriger vos
Ècritures. 51 ´ Certaines Ècritures sur la pÈriode spÈcifiÈe níont pas de numÈro de piËceÖ ª :
ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les
rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. Le logiciel vous affiche ce message car certaines
Ècritures níont pas de numÈros de piËce. Si vous rÈpondez Non ‡ ce message, le logiciel vous
ouvrira automatiquement la Saisie Standard sur les Ècritures sans n° de piËces afin que vous les
complÈtiez. Vous pouvez cependant poursuivre líopÈration de validation en rÈpondant Oui, par
exemple si cette rÈfÈrence a ÈtÈ saisie dans un autre champ (N° de document, LibellÈÖ).
Printed Documentation
168
52 ´ Le journal AC prÈsente un dÈsÈquilibre pour la pÈriode spÈcifiÈe. ª : Vous devez
impÈrativement Èquilibrer le journal. 469 ConsÈquences de la validation
Les Ècritures validÈes ne peuvent plus Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes. Seuls le lettrage et le
rapprochement bancaire sont encore possibles (et Èventuellement la saisie díun mÈmo). Vous
pouvez identifier les lignes validÈes par un cadenas en Saisie Standard et en Consultation de
Comptes, sur líimpression des Journaux et du Grand-Livre. 470 Cas particulier : la contrepartie en pied de journal
Vous avez peut-Ítre paramÈtrÈ vos journaux de banque en contrepartie pied de journal. Dans ce cas,
le montant des contreparties est cumulÈ chaque mois en en deux lignes (total dÈbit, total crÈdit), en
pied de journal. La validation des Ècritures a pour but de rendre intangibles vos Ècritures comptables. AprËs
validation des Ècritures du mois, les lignes de contrepartie ne seront donc plus modifiables (‡ noter
que vous ne pourrez pas valider une partie du mois puisque líÈquilibre des Ècritures ‡ valider ne sera
pas respectÈ). Si vous ajoutez alors de nouvelles Ècritures dans le mois concernÈ, la contrepartie se fera
automatiquement en ligne ‡ ligne, puisque les lignes de contrepartie globales seront figÈes. Par contre, sur un mois sur lequel aucune Ècriture níaura ÈtÈ validÈe, la contrepartie se fera toujours
en pied de journal. 471 La Centralisation
La Centralisation consiste ‡ regrouper toutes les lignes díÈcritures díun compte pour un mois donnÈ en
une seule Ècriture. Voici les diffÈrents types de centralisation : La centralisation ‡ l'impression des journaux ou du grand-livre, La centralisation physique dÈfinitive des journaux. 472 La ClÙture Mensuelle
La ClÙture Mensuelle a pour effet de verrouiller les journaux et díempÍcher tout nouvel ajout. Avant de
clÙturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les Ècritures. Líabsence de ClÙture Mensuelle níempÍche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est
indispensable pour Ítre en conformitÈ avec la lÈgislation fiscale. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est vivement conseillÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 473 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + ClÙture Mensuelle
474 Comment faire ?
53 SÈlectionnez le ou les journaux ‡ clÙturer par simple clic dans la liste. 54 SÈlectionnez ensuite le mois jusqu'auquel vous dÈsirez clÙturer les mouvements. 55 Lancez la clÙture en cliquant sur OK. Attention : AprËs la clÙture des journaux, aucune Ècriture sur la pÈriode antÈrieure (mois
compris) ne pourra Ítre modifiÈe. Toutefois, une maintenance des journaux pourra Ítre
OpÈrations de ClÙture
169
demandÈe par le menu Outils + Maintenance Technique, mais nÈcessitant un mot de passe
que vous pourrez acquÈrir en appelant le service technique. Remarque : Vous devez comptabiliser les factures avant de lancer la clÙture mensuelle des
journaux concernÈs. 475 Messages survenus lors de la clÙture
´ Le journal VE contient des Ècritures non validÈes sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez valider
ou supprimer ces Ècritures avant la clÙture. ª : La commande Validation des Ecritures du
menu ClÙtures vous permettra de valider vos Ècritures. ´ Le compte 530 du journal CA est crÈditeur. ª : VÈrifiez les saisies du compte 530. Une caisse
ne doit en aucun cas Ítre crÈditrice. ´ Impossible de clÙturer le journal VE sur la pÈriode spÈcifiÈe : veuillez comptabiliser les
factures avant la clÙture. ª : Cliquez sur le bouton DÈtails si vous souhaitez obtenir et imprimer
la liste des factures concernÈes, puis comptabilisez ces factures. 476 GÈnÈration des Soldes N-1
Cette option vous permet d'obtenir des montants dans les colonnes N-1 du Bilan et du Compte de
RÈsultat. 477 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des Soldes de líExercice N-1
478 Comment faire ?
CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de charges et de produits. Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures, en
indiquant le code du journal AN. Cette gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le
journal AN dans la colonne DÈbit ou CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes de charges et de produits, pour les
remplacer par une Ècriture sur le compte rÈsultat de l'exercice. 479 GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
La GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1 permet díeffectuer une simulation de la clÙture annuelle. Cette gÈnÈration a lieu au premier mois de líexercice suivant et síapplique aux comptes díactif et de
passif, cíest-‡-dire appartenant aux classes 1 ‡ 5. Ces ‡ nouveaux provisoires seront bien entendu
regÈnÈrÈs lors de la ClÙture Annuelle dÈfinitive. 480 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + GÈnÈration des RAN Provisoires sur N+1
481 La numÈrotation interne
Dans le cadre du contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes pour lequel líadministration fiscale a publiÈ le
Bulletin Officiel des ImpÙts de la DGI n°12 du 24 janvier 2006, toutes les lignes díÈcritures díun
líexercice sont numÈrotÈes lors de la clÙture annuelle.
Printed Documentation
170
Pour voir ce numÈro interne, il y plusieurs possibilitÈs :
Vous pouvez ouvrir líexercice archivÈ aprËs la clÙture annuelle et gÈnÈrer l'Export ContrÙle Fiscal . Vous pouvez, toujours depuis líexercice archivÈ, imprimer les journaux et/ou un grand livre en
utilisant les modËles díimpressions ´ Paysage ª paramÈtrÈs ‡ cet effet. Vous pouvez accepter líarchivage des donnÈes en clÙture annuelle (Etape Options de clÙture). Le
fichier gÈnÈrÈ contiendra dans un rÈpertoire Archive notamment un fichier nommÈ
Ecriture.csv (exploitable hors du produit, par exemple par Excel)
Ce fichier contient les ÈlÈments qui composent toutes les lignes díÈcriture, notamment le
numÈro interne. Vous pouvez, depuis líexercice archivÈ, gÈnÈrer le fichier díarchivage des donnÈes qui contient, comme líarchivage ‡ la clÙture, le fichier Ecriture.csv. 482 Impressions
483 Le Journal GÈnÈral
Le Journal GÈnÈral, appelÈ aussi Journal Centralisateur est un Ètat de fin díexercice qui permet
díobtenir, pour chaque journal et pour chaque mois de la pÈriode de rÈfÈrence, le total DÈbit et CrÈdit.
484 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Journal GÈnÈral
Remarque : En impression, le journal est considÈrÈ comme ´ Provisoire ª tant que les Ècritures prises
en compte níont pas ÈtÈ validÈes. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 485 Le Bilan (mode BIC)
LíÈtat prÈparatoire au Bilan peut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 486 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + Bilan
487 Comment faire ?
SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du bilan. 488 Le Compte de RÈsultat(mode BIC)
LíÈtat prÈparatoire au Compte de RÈsultatpeut Ítre Èditer ‡ tout moment pour une pÈriode donnÈe. 489 Comment y accÈder ?
OpÈrations de ClÙture
171
Barre de menu ClÙtures + Compte de RÈsultat
490 Comment faire ?
SÈlectionnez la pÈriode ‡ prendre en compte. Indiquez votre rÈgime fiscal : RÈel Normal ou RÈel SimplifiÈ. Choisissez le type díÈcritures ‡ prendre en compte. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Vous
pouvez si besoin modifier le paramÈtrage du compte de rÈsultat. 491 La DÈclaration 2035 (mode BNC)
LíaccËs ‡ líimpression de la dÈclaration 2035 agrÈÈe nÈcessite un code díactivation particulier
(contactez notre service commercial au 01 34 94 80 20 pour vous le procurer). De ce fait, vous
pouvez directement imprimer cette dÈclaration et líenvoyer ‡ votre centre díimpÙt. La dÈclaration 2035 est un Ètat de fin díannÈe, mais vous avez la possibilitÈ de líÈditer ‡ tout moment
pour une pÈriode. Cette option propose automatiquement des onglets qui vous permettent de saisir des
informations complÈmentaires : montant brut des salaires, crÈdit de formation, immobilisationsÖ
Si vous souhaitez modifier le paramÈtrage de la dÈclaration 2035, cliquez ici. Vous pourrez aussi tÈlÈ-transmettre votre dÈclaration 2035 par EDI ‡ votre centre díimpÙt et votre
association de gestion agrÈe. 492 Comment y accÈder ?
Barre de menu ClÙtures + DÈclaration 2035
Certains ÈlÈments doivent Ítre saisis au prÈalable dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs : Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise : Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse) Siret, NumÈro de TVA et NAF (onglet Identification) Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) : Adresse du TrÈsor Public
Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. 493 Les associÈs
Si vous avez des associÈs, crÈez-les dans DonnÈes + Autres fichiers + AssociÈs. Ils seront
automatiquement repris dans líimpression de la 2035. 494 Les immobilisations
Toutes les immobilisations crÈÈes par la gestion des immobilisations du menu DonnÈes + Autres
fichiers + Immobilisations síaffichent. Les fiches sont modifiables ce qui permet de saisir le
montant dÈj‡ amorti. 495 Plus ou moins values
Printed Documentation
172
Les plus ou moins values rÈalisÈes sont calculÈes automatiquement ‡ partir des informations saisies
en cession des immobilisations. Elles restent modifiables. 496 Lancement de líimpression
Lorsque vos onglets sont complÈtÈs, cliquez sur le bouton OK pour accÈder ‡ la boÓte díimpression
et lancez líimpression avec le modËle 2035. 497 Voir aussi la partie
56 Option EDI
498 Etapes de l'assistant ‡ la ClÙture Annuelle
499 ClÙture Annuelle : Etape Nouvel exercice
VÈrifiez la date de fin d'exercice proposÈe pour líexercice suivant, les diffÈrents journaux proposÈs
par dÈfaut puis passez ‡ líÈtape suivante. 500 ClÙture Annuelle : Etape Options
501 Conserver les Ècritures de tiers non lettrÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir rÈaliser, líannÈe suivante, le lettrage des rËglements avec
les factures de líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, dÈcochez cette option. Remarque : Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et la dÈclaration de TVA, il est
indispensable de garder cette case cochÈe afin de conserver le dÈtail des lignes de TVA
(notamment pour les factures non encore rÈglÈes). Les comptes de TVA sur encaissements
doivent auparavant Ítre paramÈtrÈs pour le lettrage (onglet Divers du compte). 502 Conserver les Ècritures de banque non rapprochÈes
Laissez cette case cochÈe, afin de pouvoir pointer, ‡ partir des nouveaux relevÈs bancaires, les
montants de la banque saisis sur líannÈe clÙturÈe. Cependant, si vous ne faites pas de
rapprochement bancaire, dÈcochez cette option
Pour un Rapprochement par Compte, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de banque non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. Pour un Rapprochement par Journal, le logiciel recherche toutes les lignes d'Ècritures des comptes
de tiers non pointÈes et conserve les Ècritures correspondantes. 503 GÈnÈrer des Ècritures de regroupement (OD de clÙture)
Cochez cette case afin que le logiciel saisisse les OD de clÙture. Cela consiste ‡ calculer, dans
líexercice ‡ clÙturer, le bÈnÈfice (ou la perte) dans le journal díOD, et díannuler par une
contrepartie le dÈtail de vos Ècritures des comptes de charges et de produits. Ces Ècritures seront
automatiquement validÈes. Pour le nouvel exercice, cette option nía aucune influence puisque les
comptes de charges et de produits sont automatiquement remis ‡ zÈro. Attention : Cela signifie qu'‡ la rÈÈdition de la balance de l'exercice archivÈ, tous les comptes
de la classe 6 et 7 Ètant soldÈs, ceux-ci ne seront pas ÈditÈs par dÈfaut, par contre, dans le
compte 120 sera ventilÈ le rÈsultat de l'exercice. 504 Supprimer les comptes de tiers non mouvementÈs
Laissez cette case cochÈe si vous souhaitez que le logiciel Èpure le plan comptable. Cela permet
díallÈger votre plan comptable entreprise de numÈros de comptes inutiles. Toutefois, une relance
OpÈrations de ClÙture
173
commerciale sera toujours possible ‡ partir de ces comptes de tiers, en reprenant le dossier
d'archive contenant l'exercice N-1. 505 ClÙture Annuelle : Etape Options de clÙture
Remarque : Ces actions nÈcessitant díÍtre tracÈes, un ÈvÈnement est crÈÈ.
Laissez la case GÈnÈrer des PDF pour líimpression du journal, grand livre et balance dÈfinitive
cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive des PDF pour líimpression du journal, grand livre et
balance dÈfinitive
Laissez la case Archivage de la base cochÈe afin que le logiciel rÈalise et archive un export total de
toute la base.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers
CSV qui sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels comme
EXCEL, Wordpad Ö. Un archivage similaire est possible hors de la clÙture, cíest líArchivage des donnÈes
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces donnÈes líendroit o˘ seront placÈs la
sauvegarde automatique du dossier, les PDF pour líimpression du journal, grand-livre et balance, ainsi que líarchivage de la base. Le nom du fichier est : Cloture-Compta-Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ 0107-1207
correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin de líexercice en cours de clÙture ( dans
notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). 506 ClÙture Annuelle : Etape Confirmation
Cliquez sur Suivant pour procÈder au lancement de la clÙture. 57 Si les journaux níont pas ÈtÈ clÙturÈs mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur
OUI pour que la clÙture annuelle gÈnËre les clÙtures mensuelles et donc poursuivre la clÙture. 58 Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilitÈ níest ÈquilibrÈe, la clÙture est
abandonnÈe : vous devez Èquilibrer vos journaux. Un message vous annonce enfin que la clÙture annuelle est terminÈe. Cliquez sur Terminer : vous
constatez que les dates en haut de líÈcran ont changÈ.
507 ConsÈquences de la ClÙture Annuelle
La clÙture annuelle a pour effet : de vÈrifier que toutes les pÈriodes sont clÙturÈes ; de figer les opÈrations effectuÈes pendant cet exercice : il n'est alors plus possible de saisir ou
modifier des Ècritures ; de numÈroter les lignes díÈcritures de líexercice clÙturÈ ; de gÈnÈrer les Ècritures d'A-Nouveaux (dÈtaillÈes ou non pour les Ècritures de tiers ou de trÈsorerie)
dans le journal AN ; ces Ècritures seront automatiquement validÈes ; de gÈnÈrer l'Ècriture de rÈsultat dans un journal (OD).
Printed Documentation
174
175
508 Outils
509 Maintenance
510 Maintenance
Les outils de maintenance sont scindÈs en deux menus : la Maintenance Utilisateur regroupant des
fonctionnalitÈs relevant du fonctionnement usuel du logiciel, et la Maintenance Technique regroupant
des fonctionnalitÈs ‡ exÈcuter sous le contrÙle du service technique d'EBP. Maintenance Utilisateur Recalcul des Soldes
RÈindexation par Date
RÈorganisation des Fichiers
Reformatage des Comptes
ParamÈtrage du Plan de Regroupement
Maintenance Technique
Maintenance des Journaux
Maintenance du dÈtail des A-Nouveaux
Purge des EchÈances
59 Suppression d'Ecritures Comptables
DÈverrouillage des Ecritures
511 Maintenance Utilisateur
512 Archivage des DonnÈes
LíArchivage des DonnÈes est un export total de votre base exploitable indÈpendamment du produit. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
Il síagit díexporter les tables de votre dossier (Comptes, Ecritures, JournauxÖ) dans des fichiers CSV. Ces fichiers CSV sont exploitables hors de votre logiciel. Ils peuvent Ítre ouverts par des logiciels
comme EXCEL, Wordpad Ö. Les fichiers gÈnÈrÈs sont compressÈs dans un fichier ZIP. Ce dernier contient aussi un fichier doc.xml
qui contient les noms et descriptions de chacune des tables ainsi que les noms et descriptions de
chacune des colonnes de chaque table. Le fichier ZIP est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire de sauvegarde, et se nomme Archive-Compta- Nomdudossier-0107-1207.zip o˘ ´ 0107-1207 ª correspond au mois et ‡ líannÈe du dÈbut et de la fin
de líexercice ( dans notre exemple janvier 2007 ‡ dÈcembre 2007). Ce fichier peut Ítre fourni ‡ l'administration en cas de contrÙle fiscal. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Archivage des DonnÈes
Printed Documentation
176
513 Maintenance : Recalcul des Soldes
Le Recalcul des Soldes va remettre ‡ zÈro et recalculer les soldes et les cumuls mensuels N et N+1
des comptes et des journaux. De plus, si dans les prÈfÈrences et les racines de comptes, les options
Aucune ÈchÈance et TVA sur les dÈbits (aussi bien pour les ventes que pour les achats) sont
cochÈes, la zone Sans ÈchÈance dans chaque compte de tiers sera activÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Recalcul des Soldes
514 Maintenance : RÈindexation par Date
Par dÈfaut, dans les journaux, vos Ècritures sont classÈes par ordre de saisie. La RÈindexation permet
de les classer par ordre chronologique. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈindexation par Date
515 Maintenance : RÈorganisation des Fichiers
La RÈorganisation permet de rÈduire la taille de vos fichiers de donnÈes si des suppressions
díenregistrements ont ÈtÈ rÈalisÈes. De plus, si vous possÈdez líoption DDF (gÈnÈration ODBC), la
rÈorganisation a pour effet de gÈnÈrer ces fichiers. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + RÈorganisation des Fichiers
Ce traitement peut Ítre assez long, nous vous conseillons donc de le lancer pendant une pause. 516 Maintenance : Reformater les Comptes
La longueur des comptes est par dÈfaut sur 10 caractËres pour tous les comptes. Vous pouvez modifier
cette longueur et prÈciser si le logiciel doit complÈter ou non les comptes par des zÈros. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Reformater les Comptes
Type de comptes
Il est possible de dÈfinir des longueurs de compte diffÈrentes selon le type de comptes. Comptes gÈnÈraux : Regroupe tous les comptes, sauf les clients et les fournisseurs. Comptes auxiliaires : Regroupe tous les clients et les fournisseurs. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe. 517 ParamÈtrage du plan de regroupement
Outils
177
Vous avez la possibilitÈ de modifier le paramÈtrage du Bilan, du Compte de RÈsultat, de la 2035 et des
Tableaux de Gestion, si par exemple, certains comptes particuliers ne sont pas repris dans le
regroupement de base.
Important : Notez bien toutes les modifications apportÈes, afin de pouvoir les rÈcupÈrer lors
díune mise ‡ jour. 518 AccËs au plan de regroupement
Le paramÈtrage est aussi nommÈ ´ Plan de regroupement ª. Pour modifier le plan de regroupement, vous devez accÈder ‡ líoption Plan de regroupement du menu Outils + Maintenance Utilisateur. Recherchez dans le fichier de paramÈtrage le bloc correspondant ‡ líÈtat ‡ modifier. Le bloc
commence par :
{2033A[BIC,SIM]=2033A : Bilan SimplifiÈ Pour le bilan rÈgime simplifiÈ
{2033B[BIC,SIM]=2033B : Compte de rÈsultat
simplifiÈ
Pour le compte de rÈsultat rÈgime simplifiÈ
{2035[BNC,CONTROL]=2035 : RÈgime de la
DÈclaration ContrÙlÈe
Pour la dÈclaration 2035
{2050[BIC,NOR]=2050 : Bilan-Actif Pour le bilan rÈgime normal
{2052[BIC,NOR]=2052 : Compte de RÈsultat
de l'exercice
Pour le compte de rÈsultat rÈgime normal
{SIG=SIG Soldes IntermÈdiaires de Gestion Pour les tableaux de gestion
519 Syntaxe ‡ utiliser
Sur líimpression du Bilan ou du Compte de RÈsultat, vous constatez que chaque case est identifiÈe
par un ensemble de deux lettres (AA, AB, etc.). Dans le fichier contenant le plan de regroupement ‡
modifier (regroup.ini), vous retrouvez ces codes en dÈbut de ligne. Gr‚ce ‡ ce code, positionnez- vous sur la ligne ‡ modifier. Sur líimpression des tableaux de gestion, les cases ne sont pas identifiÈes. Chaque ligne a donc ÈtÈ
numÈrotÈe (SIG1, SIG2, etc.) pour la paramÈtrer. Voici la signification de la syntaxe utilisÈe :
Extrait du regroup.ini 520 Signification
´ AA=109 ª La case AA reprend le solde de tous les comptes de
racine 109
´ AC=-2801 ª La case AC reprend le solde de tous les comptes de
racine 2801 (comptes gÈnÈralement crÈditeurs, dío˘ le
signe ñ qui inverse le montant) ´ AG=-2805-2905 ª La case AG cumule les soldes de tous les comptes de
racine 2805 et 2905
´ BX=41...411+41A...41Z+413 ª La case BX cumule les soldes de tous les comptes
compris entre la racine 41 et 411, de tous les comptes
compris entre la racine 41A et 41Z, et de tous les
comptes de racine 413, Ö
´ CF=51(D)-5186(D) ª La case CF reprend les soldes de tous comptes de
racine 51 si le solde est dÈbiteur, moins le solde des
comptes de racine 5186 si le solde est dÈbiteur, Ö
Printed Documentation
178
´ DU=-164-512(C)-514(C) ª La case DU cumule le solde de tous les comptes de
racine 164, de tous les comptes de racine 512 si le
solde est crÈditeur, et de tous les comptes de racine
514 si le solde est crÈditeur ´ DR:=DP+DQ ª La case DR cumule le rÈsultat de la case DP et de la
case DQ
521 Maintenance Technique
522 Mot de passe
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. 523 Maintenance des journaux
Tant que vous níavez pas clÙturÈ líexercice, il vous est possible de dÈclÙturer vos journaux afin díajouter
des Ècritures manquantes. Toutefois, les Ècritures dÈj‡ prÈsentes sur les pÈriodes clÙturÈes ne pourront
Ítre ni modifiÈes, ni supprimÈes, puisquíelles ont ÈtÈ validÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Maintenance des Journaux
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ la Maintenance des journaux vous devez díailleurs saisir une justification. Comment faire ?
SÈlectionnez le ou les journaux ‡ dÈclÙturer. SÈlectionnez le mois ‡ partir duquel la dÈclÙture doit avoir lieu. Validez et saisissez le motif de líutilisation de cette fonctionnalitÈ. Cette justification est
susceptible díÍtre vÈrifiÈe en cas de contrÙle fiscal. Log sur Maintenance
Pour consulter líhistorique des maintenances sur les journaux effectuÈes, accÈdez ‡ líoption Log sur
Maintenance du menu Outils + Maintenance Technique. 524 Maintenance : Purge des EchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre besoin
díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans un
ÈchÈancier de taille rÈduite. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible.
Outils
179
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Purge des EchÈances
Attention : Cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Indiquez la fourchette de comptes de tiers concernÈs. Indiquez la pÈriode de dates ‡ supprimer et cliquez sur OK.
Il existe une autre possibilitÈ pour Èpurer vos ÈchÈances. Une fois la gestion des ÈchÈances mise en
place, líÈchÈancier síouvrira automatiquement lors de la saisie díun rËglement afin de solder
líÈchÈance correspondant au rËglement saisi. Dans la fenÍtre de líÈchÈancier, dans laquelle vous
visualisez les ÈchÈances du compte, un bouton Epurer vous permet de supprimer les anciennes
ÈchÈances. Líavantage de cette option est que vous visualisez les ÈchÈances avant de les
supprimer. 525 Maintenance : Suppression d'Ecritures
Vous avez la possibilitÈ de supprimer une sÈrie díÈcritures. Pour supprimer les Ècritures non
comptables, cliquez ici. Attention : Vous devez impÈrativement rÈaliser une sauvegarde avant cette manipulation. Cette
opÈration est irrÈversible. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + Suppression d'Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Choisissez les diffÈrents critËres de la suppression :
En version millÈsimÈe : Fourchette de journaux
Fourchette de comptes
PÈriode
En version PRO : Fourchette de journaux
Fourchette de comptes
PÈriode
Fourchette de numÈros de piËces
Codes lettrage
Printed Documentation
180
Fourchette de montants
Sens des Ècritures. Remarque : Vous ne pouvez supprimer ici que les Ècritures de líexercice courant ou les
Èventuelles Ècritures saisies sur líexercice suivant. Pour toute suppression díÈcritures de dÈtail
díA-nouveaux, voir Maintenance du dÈtail des A-nouveaux. 526 Maintenance : DÈverrouillage des Ecritures
Si la case Verrouillage des Ècritures en communication entreprise-expert de líonglet Divers des
prÈfÈrences du dossier est cochÈe, cela signifie que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption
Communication Entreprise-Expert sont verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables et non supprimables, pour Èviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡ líExpert- Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síaffichent en rouge foncÈ dans líoption Saisie Comptable du menu
ComptabilitÈ. Cependant, si vous importez ou exportez par erreur des Ècritures, vous pouvez rÈaliser un
dÈverrouillage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Maintenance Technique + DÈverrouillage des Ecritures
Attention : cette option de maintenance donne accËs ‡ une opÈration qui ne relËve pas du
fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrÙle du service technique
d'EBP qui vous donnera un code d'accËs temporaire valable pour la journÈe. Comment faire ?
Cochez líoption adÈquate (dÈverrouiller les Ècritures exportÈes ou importÈes). SÈlectionnez le transfert concernÈ et cliquez sur OK. 527 Assistance Comptable
528 Assistance Comptable
Voici les outils de líAssistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures entre Comptes, ou entre Journaux
RÈimputation d'Ecritures entre PÈriodes
Epuration du Plan Comptable
Comparatif N / N-1
Etats de Suivi et d'Anomalies
529 Assistance Comptable : RÈimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux)
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun compte ‡ líautre, ou
díun journal ‡ líautre, pour une pÈriode donnÈe. Cette option ne concerne pas les saisies non
comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Outils
181
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation (Comptes et
Journaux)
Comment faire ?
Choisissez la pÈriode. Cochez líoption souhaitÈe : entre comptes, ou entre journaux. Indiquez le compte ou le journal dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer (la source.) Indiquez le compte ou le journal sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes (la cible). Remarque : Concernant la rÈimputation entre comptes, si vous avez effectuÈ des ventilations
analytiques sur vos Ècritures, ces ventilations seront rÈcupÈrÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 530 Assistance Comptable : RÈimputation entre PÈriodes
Suite ‡ une erreur de saisie, vous avez la possibilitÈ de dÈplacer les Ècritures díun mois ‡ líautre, pour
un journal donnÈ. Cette option ne concerne pas les saisies non comptables. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + RÈimputation entre PÈriodes
Comment faire ?
Indiquez le journal concernÈ. Choisissez le mois dont les Ècritures sont ‡ rÈimputer. Choisissez le mois sur lequel les Ècritures seront rÈimputÈes. Attention : Si vous avez lettrÈ ou pointÈ des Ècritures, vous devrez recommencer le lettrage ou
le pointage. 531 Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable
Il vous est possible de supprimer les comptes non mouvementÈs pour un intervalle de comptes ‡
prÈciser ou sur la totalitÈ du plan comptable. Attention : Une sauvegarde de vos donnÈes est fortement recommandÈe.
Printed Documentation
182
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Epuration du Plan Comptable
532 Assistance Comptable : Suivi et Anomalies
Ces Ètats permettent díobtenir des informations concernant líÈtat de vos comptes et de vos journaux :
comptes non mouvementÈs, avancement des journaux, montants nÈgatifs Ö
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Assistance Comptable + Suivi et Anomalies
533 Communication Entreprise - Expert
534 Communication Entreprise - Expert
Il síagit de rÈaliser : Des importations des Ècritures díautres logiciels dans votre logiciel EBP. Des exportations des Ècritures de votre logiciel EBP vers díautres logiciels. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Communication Entreprise ñ Expert
Comment faire ?
Choisissez le type díaction ‡ rÈaliser : Recevoir (pour importer) ou Transmettre (pour exporter). Recevoir des donnÈes
Cochez la case CrÈation automatique des comptes afin que tous les comptes inexistants
soient crÈÈs automatiquement avec le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Ces libellÈs
seront modifiables par la suite dans le Plan Comptable. Si vous ne cochez pas líoption, ‡
chaque nouveau compte, une fiche complËte de crÈation du compte síouvrira afin díen
renseigner les paramËtres. Transmettre des donnÈes
Cochez la case Dossier complet afin díexporter la totalitÈ de vos Ècritures comptables, ou
dÈfinissez vos critËres díexport en indiquant la pÈriode et la fourchette de journaux ‡ prendre en
compte. Cochez la case Exporter en devise du dossier pour exporter les montants des Ècritures dans
la devise du dossier. Sinon, les montants seront exportÈs dans la devise de saisie des piËces. Remarques :
Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Avant de rÈaliser tout transfert díÈcritures, vous devez vous assurer que les dates díexercice du
dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un dÈsÈquilibre, une
ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport síaffichera ‡ líÈcran
afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le
cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 535 Recevoir des donnÈes
Outils
183
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Remarques : Si le fichier ‡ importer contient un journal ou un compte inexistant dans le logiciel
EBP, la crÈation du journal ou du compte sera automatiquement proposÈe lors de
líimportation. Cependant, si vous cochez, dans líÈtape prÈcÈdente la case
Automatiser la crÈation de comptes, les comptes seront automatiquement crÈÈs
avec pour libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. Cela Èvitera de ralentir
líimport. Vous pourrez par la suite modifier líintitulÈ de ces comptes, par le Plan
Comptable Entreprise. Líimportation níaura pas lieu (un message vous avertira de líÈchec de líimportation)
dans les cas suivants : Si les comptes sont reformatÈs (menu Outils + Maintenance utilisateur +
Reformater les comptes) dans une longueur infÈrieure ‡ la longueur des
comptes ‡ importer. Si le fichier contient des Ècritures níappartenant pas ‡ líexercice du dossier.
536 Transmettre des donnÈes
Renseignez les informations suivantes :
PÈriode
Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose les dates de
líexercice N. Journaux
Indiquez la fourchette de journaux ‡ exporter. Par dÈfaut, le logiciel vous propose líexportation de
tous les journaux (du premier au dernier). Fichier ‡ gÈnÈrer
Un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposÈs. Si vous le souhaitez, vous pouvez
changer ce paramËtre. Compresser ce fichier au format Zip
Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit rÈduite, ce qui peut Ítre trËs utile pour
des transferts par disquette, ou par Internet. ProtÈger le fichier Zip par un mot de passe
Cette case devient active si vous avez demandÈ la compression du fichier, et permet de protÈger
líarchive par un mot de passe, qui sera demandÈ lors de la dÈcompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe dans les deux champs. Ne le perdez pas !
Envoi ‡ líadresse email
Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyÈ par email. Ce dernier sera tout de
mÍme gÈnÈrÈ sur votre disque, puis sera joint ‡ votre email. 537 Format COALA ComptabilitÈ - dossier complet
Printed Documentation
184
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
60 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 61 Cochez Transmettre des donnÈes. 62 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COALAD.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Attention : Il est impÈratif díexporter toutes les Ècritures du dossier (en sÈlectionnant une
pÈriode et une fourchette de journaux englobant toutes les Ècritures), car dans le logiciel
COALA ComptabilitÈ, líimportation síeffectuera dans un dossier vierge. Si vous dÈsirez
níexporter quíune partie des donnÈes, afin de faire un import partiel dans COALA ComptabilitÈ
dans un dossier existant, utilisez plutÙt le format COALA ComptabilitÈ journaux. A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Outils
185
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. CrÈez ou ouvrez un dossier vierge. AccÈdez ‡ líoption Importer du menu Fichier. Un message vous rappelle que líimportation va
Ècraser les donnÈes du dossier. Confirmez pour passer ‡ la fenÍtre suivante, dans laquelle vous devez sÈlectionner le fichier
gÈnÈrÈ par EBP puis validez. 538 Format COALA ComptabilitÈ - journaux
Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. Comment faire ?
Comment exporter des Ècritures depuis COALA ComptabilitÈ ?
Ouvrez un journal. AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Fichier. Choisissez le nom du fichier díexport ainsi que le chemin o˘ il doit Ítre crÈÈ et validez. Comment importer les Ècritures COALA dans EBP ?
63 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 64 Cochez Recevoir des donnÈes. 65 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. exporter des Ècritures au format COALA depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format COALA - ComptabilitÈ - journaux et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut COALAJ.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP.
Printed Documentation
186
A lire avant díimporter dans COALA ComptabilitÈ
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, quelque soit la longueur de leur code. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. De plus, COALA ComptabilitÈ ne pourra importer un fichier díÈcritures síil contient des
numÈros de comptes utilisant des points ou des espaces (par exemple ´ 401 DUPONT ª ou
´ 601.1 ª). Si de tels comptes sont prÈsents dans EBP, ‡ la fin de líexportation, un rapport
síaffichera automatiquement pour le signaler. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs des Ecritures
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 10 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. De plus, si des guillemets ont ÈtÈ saisis dans les libellÈs des Ècritures, ils seront
automatiquement supprimÈs, car ils rendraient líimportation impossible dans COALA
ComptabilitÈ. Dans ce cas, ‡ la fin de líexportation dans EBP, un rapport síaffichera
automatiquement pour le signaler. Comment importer les Ècritures EBP dans COALA ComptabilitÈ ?
Líimportation ne peut Ítre rÈalisÈe que dans un dossier vierge, car cette fonction Ècrase toutes les
donnÈes díun dossier. 1 Ouvrez le Bloc-notes de Windows (gÈnÈralement accessible par le menu DÈmarrer +
Programmes + Accessoires). Utilisez la commande Ouvrir du menu Fichier afin díouvrir le
fichier exportÈ depuis EBP (COALAJ.txt). 2 Utilisez la commande SÈlectionner tout du menu Edition, puis la commande Copier du menu
Edition. 3 Dans COALA ComptabilitÈ, accÈdez ‡ líoption Coller les lignes du presse-papier du menu
Utilitaires. 4 Modifiez si besoin le type des journaux crÈÈs automatiquement. 539 Formats APISOFT ComptabilitÈ Expert Version 2.00
API ComptabilitÈ Gamme 8
Comment exporter des Ècritures depuis APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
5 AccÈdez ‡ líoption Export de donnÈes du menu Utilitaires + Export. 6 Renseignez les informations suivantes : Nom de líexport : EXPORT EBP (au choix) Table ‡ exporter : ECRITURES
Type díexport : ASCII DÈlimitÈ
Nom du fichier ‡ gÈnÈrer : C:\APISOFT\EBP.TXT (au choix) Enregistrement EntÍte : Non
Outils
187
SÈparateurs : ´ ; ª
Suppression des espaces : Oui
7 Par le bouton +, sÈlectionnez les champs suivants : Date, Journal, Compte, LibellÈ Ècriture, RÈfÈrence, Montant, Sens. 8 Cliquez sur le bouton Exporter. Remarque : Les logiciels APISOFT ComptabilitÈ et API ComptabilitÈ ne permettant pas de
sÈlectionner les dates des Ècritures au moment de líexportation, toutes les Ècritures du dossier
seront exportÈes. Cela signifie que les Ècritures du dossier de EBP devront Ítre supprimÈes dans
leur totalitÈ avant líimportation du fichier díÈcritures, sous peine de doublons, ou que líimportation
soit faite dans un dossier vierge. Cela entraÓne la perte des ÈchÈances, du lettrage et des
ventilations analytiques. Comment importer les Ècritures API dans EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Recevoir des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format API depuis EBP ?
1 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 2 Cochez Transmettre des donnÈes. 3 Choisissez le format APISOFT - ComptabilitÈ Expert Version 2.00 ou API ComptabilitÈ
Gamme 8 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut APISOFT.txt (pour APISOFT
ComptabilitÈ) ou API.txt (pour API ComptabilitÈ) et se trouve dans le rÈpertoire de votre
dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation. Attention : Les codes journaux sont limitÈs ‡ 5 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur Ètant
limitÈe ‡ 9 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves : dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 4010002154 et 4010002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 401000215. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure.
Printed Documentation
188
Comment importer les Ècritures EBP dans APISOFT ComptabilitÈ ou API ComptabilitÈ ?
1 AccÈdez ‡ líoption Import de donnÈes du menu Utilitaires. 2 Renseignez les informations suivantes :
66 ParamÈtrage : IMPORTEBP (au choix)
67 SÈparateur : ´ ; ª
68 Convers. CaractËre : Non
69 Format Date : 1 - JJMMAA
70 Type Montant : 3 - Un champ Montant Ö
71 Sens CrÈdit : -1
72 Nom fichier Ècriture : APISOFT.TXT (ou API.TXT)
3 Renseignez la position des champs suivants :
7 Journal : 2
8 RÈfÈrence : 3
9 Compte : 4
10Date : 5
11LibManu : 6
12Montant : 7
13Sens : 8
4 Cliquez sur le bouton Importer. 540 Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0
Comment exporter des Ècritures depuis AZUR Dia-Compta ?
AccÈdez ‡ líoption Ascii Standard Azur du menu Outils + Export. Choisissez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer. Cliquez sur OK et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Dia-Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de comptes
fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
4 Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
5 Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer des Ècritures au format AZUR dans EBP ?
73 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 74 Cochez Recevoir des donnÈes. 75 Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert 4.2.0 et validez. Comment exporter des Ècritures au format AZUR depuis EBP ?
14AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 15Cochez Transmettre des donnÈes.
Outils
189
16Choisissez le format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut AZUR.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A noter que les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. A lire avant díimporter les Ècritures dans Azur
Les comptes clients auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Comment importer les Ècritures EBP dans AZUR Dia-Compta ?
9 AccÈdez ‡ líoption Ascii standard Azur du menu Outils + Import. 10 Pointez Mise ‡ jour comptes et Ècritures. 11 Indiquez le chemin et le nom du fichier et cliquez sur OK. 541 Transmettre des donnÈes - AZUR
Racines des comptes
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans AZUR Dia Compta. Les comptes
clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. Code dossier
Indiquez ici le code de votre dossier chez votre Expert-Comptable. 542 Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15
Comment exporter des Ècritures depuis CADOR - DORAC ?
Utilisez líoption ComptabilitÈ du menu Outils + Exportation. Cochez Export Ècritures. Indiquez la pÈriode ‡ exporter. Changez si besoin le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer, puis cliquez sur OK. Comment importer les Ècritures CADOR dans EBP ?
76 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 77 Cochez Recevoir des donnÈes. 78 Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CADOR depuis EBP ?
17AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 18Cochez Transmettre des donnÈes. 19Choisissez le format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CADORIN et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans CADOR - DORAC
Les Journaux
Printed Documentation
190
Les journaux inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur code Ètant limitÈ
‡ 4 caractËres, les codes plus longs seront tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux
BQUE1 et BQUE2 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
BQUE. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 12 caractËres, les comptes de
longueur supÈrieure seront tronquÈs. Les NumÈros de PiËces
Etant limitÈs ‡ 8 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CADOR - DORAC ?
12 AccÈdez ‡ líoption ComptabilitÈ CADOR-DORAC (Format IN) du menu Outils + Importation. 13 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez líimportation. 543 Format CCMX Expert Winner
Comment exporter des Ècritures depuis CCMX Expert Winner ?
14 AccÈdez ‡ líoption Emettre du menu Dossier + Echange. 15 Cochez Les Ècritures et choisissez les journaux ‡ exporter. 16 Cochez Comptable et indiquez la pÈriode ‡ exporter. 17 Dans les ParamËtres díenvoi des journaux, indiquez En dÈtail. 18 Ne cochez rien de plus. Indiquez le chemin de destination. 19 Dans le champ Produit de destination, sÈlectionnez ASCII. 20 Dans le champ Emission avec, sÈlectionnez Lettrage, date Ècrit., et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle EXXXX.CO, o˘ XXXX est remplacÈ par le nom du dossier. Remarque : Ne cochez pas la case avec les ‡ nouveaux, car dans ce cas, les Ècritures de
líexercice N-1 seraient exportÈes, et líimportation sur líexercice N ne pourrait pas fonctionner
dans votre logiciel EBP. Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
6 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 7 Cochez Recevoir des donnÈes. 8 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. 9 SÈlectionnez le fichier EXXXX.CO. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
4 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 5 Cochez Transmettre des donnÈes. 6 Choisissez le format CCMX - Expert Winner et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMX.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP.
Outils
191
A lire avant díimporter dans CCMX Expert Winner
Les Journaux
Ils doivent Ítre crÈÈs avant líimportation, et doivent Ítre de type Bordereau. Lors de
líimportation, une fenÍtre permet díaffecter chaque journal du fichier díimport au journal crÈÈ. Cependant, dans cette fenÍtre, les codes des journaux du fichier díimport sont tronquÈs ‡ 6
caractËres. Dans EBP supposons que des journaux portant les codes ´ ACHATS ª et ´ ACHATS01 ª soient utilisÈs, leurs Ècritures seront importÈes sur un seul journal de code
´ ACHATS ª. Les Comptes
Les comptes inexistants sont crÈÈs automatiquement lors de líimportation. Leur longueur, dÈfinie
dans les prÈfÈrences du dossier, pouvant aller de 5 ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs
seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 601002154 et 601002153 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur líunique compte 60100215 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes
sur 8 caractËres). De plus, dans CCMX Expert Winner, les comptes sont complÈtÈs ‡ droite par des zÈros. Dans
EBP, supposons que les comptes 601 et 601000001 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 60100000. Les NumÈros de PiËces et les LibellÈs
Etant limitÈs ‡ 7 caractËres dans CCMX Expert Winner, les numÈros de piËces seront tronquÈs
si leur longueur est supÈrieure. De plus, les libellÈs des Ècritures seront quant ‡ eux tronquÈs ‡
25 caractËres. Les accents seront supprimÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CCMX Expert Winner ?
1
Ëre Ètape : CrÈation díun ´ tracÈ ASCII ª (‡ faire une seule fois)
5 AccÈdez ‡ líoption TracÈ ASCII du menu Dossier + Echanges + ParamËtre ASCII. 6 Cliquez sur le bouton Ècritures. 7 ComplÈtez la fenÍtre de cette faÁon : CODE : EBP (au choix) IntitulÈ : EBP Compta (au choix) Nom du fichier ‡ traiter : CCMX.TXT
Longueur de líenregistrement : rien
Code enreg. spÈcifique : rien
Code enreg. ‡ exclure : rien
Position : rien
Position : rien
Cochez SÈparateur de champs et indiquez , Cochez SÈparateur de dÈcimales et indiquez . Cochez DÈlimiteur de zones et indiquez "
Ne cochez pas SÈparateur de millier
Printed Documentation
192
8 Ne cochez rien díautre et cliquez sur DÈfinition du tracÈ. 9 Indiquez le rang de chaque champ :
79 Code journal : 3
80 Date : 2
81 Date (position du jour) : 1
82 Date (position du mois) : 3
83 Date (position de líannÈe) : 5
84 Compte gÈnÈral : 4
85 IntitulÈ du compte : 5
86 Montant DÈbit : 8
87 Montant CrÈdit : 9
88 PiËce : 7
89 LibellÈ : 6
90 Date díÈchÈance : 10
91 Date (position du jour) : 1
92 Date (position du mois) : 3
93 Date (position de líannÈe) : 5
10Validez. 2
Ëme Ètape : Importation des Ècritures (‡ faire ‡ chaque importation)
20Utilisez le menu Dossier + Echanges + Recevoir. 21SÈlectionnez líoption TracÈ ASCII Ècritures
22Indiquez le chemin du fichier ‡ importer et validez. 23SÈlectionnez le tracÈ crÈÈ dans la premiËre Ètape (EBP) et validez. 24Validez les deux fenÍtres suivantes. 25Dans la derniËre fenÍtre, affectez ‡ chaque journal EMETTEUR le journal RECEPTEUR
prÈsent dans CCMX Expert Winner et validez. 544 Format CCMX Expert AS400
Comment importer les Ècritures CCMX dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. SÈlectionnez le fichier exportÈ depuis CCMX Expert AS400. Comment exporter des Ècritures au format CCMX depuis EBP ?
94 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 95 Cochez Transmettre des donnÈes. 96 Choisissez le format CCMX - Expert AS400 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut
CCMXEXPERT.dat et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 545 Transmettre et recevoir des donnÈes - CCMX
Outils
193
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans CCMX. Les comptes clients et
fournisseurs seront ainsi convertis. Pour CCMX Expert AS 400 uniquement, indiquez le numÈro du dossier. 546 Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID Sisco II ?
AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + Envoi EDI Cegid. RÈpondez Non ‡ la demande díun arrÍt provisoire de la pÈriode de mouvements. RÈpondez Oui pour transfÈrer le plan comptable. Indiquez la pÈriode des Ècritures ‡ exporter. A la sÈlection du code journal, indiquez un code pour níexporter que les Ècritures díun journal
particulier, ou appuyez sur la touche EntrÈe pour exporter tous les journaux ‡ la fois. Confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID Sisco II seront
convertis avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID Sisco II (401 et
411 ou 400 et 410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID Sisco II et le dossier de votre logiciel EBP soient tous
les deux paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ
crÈÈ dans le dossier CEGID Sisco II. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de
líimportation dans votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour
Èviter cela, il peut Ítre intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12
caractËres dans votre logiciel EBP, en utilisant líoption Reformater les comptes du menu
Outils + Maintenance utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
97 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 98 Cochez Recevoir des donnÈes. 99 Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
26AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 27Cochez Transmettre des donnÈes. 28Choisissez le format CEGID - Sisco II Cabinet Version 6.8 et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle SIXXXXX.TRT, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel
CEGID. Le fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP.
Printed Documentation
194
A lire avant díimporter les Ècritures dans CEGID Sisco II
O˘ placer le fichier díÈcritures issu díEBP ?
Le fichier ‡ importer doit Ítre placÈ dans le rÈpertoire du dossier SISCO afin díÍtre importable. Les Journaux
Les journaux inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, il est
prÈfÈrable de les crÈer prÈalablement afin de leur attribuer un type correct. Leur code Ètant limitÈ ‡ 2 caractËres, les codes des journaux de longueur supÈrieure seront
tronquÈs. Dans EBP, supposons que les journaux AC1 et AC2 soient utilisÈs, leurs Ècritures
seront importÈes sur un seul journal de code AC. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Cependant, les
comptes collectifs doivent Ítre prÈalablement crÈÈs et dÈfinis. Dans le fichier díÈcritures issu dí EBP les comptes de racine 401 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 0 ou F, et les comptes de racine 411 ont automatiquement ÈtÈ
convertis en comptes de racine 9 ou C. La longueur des comptes, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant aller de 6 ‡
10 caractËres dans CEGID Sisco II, les comptes plus longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 6010001 et 6010002 soient utilisÈs, leurs Ècritures seront
importÈes sur líunique compte 601000 (pour un dossier paramÈtrÈ pour des comptes sur 6
caractËres). Les numÈros de piËces
La longueur des numÈros de piËces, dÈfinie dans les paramËtres gÈnÈraux du dossier, pouvant
aller de 6 ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID Sisco II ?
21 AccÈdez ‡ líoption Ecritures du menu EDI + RÈception EDI Cegid. 22 Choisissez SISCO II. 23 Indiquez le numÈro du dossier saisi lors de líexportation. 24 Dans la liste des emplacements, sÈlectionnez RÈpertoire Dossier. 25 Confirmez le traitement du fichier mouvements et la mise ‡ jour des intitulÈs de compte. 26 Validez líimportation des Ècritures. 27 RÈpondez Oui pour conserver le fichier de mouvements. 547 Format CEGID PGI Version S5
Comment exporter des Ècritures depuis CEGID PGI ?
29Utilisez le module ´ Communication SX ª. 30Cliquez sur Envoyer. 31SÈlectionnez le type de transfert Business/Expert. 32Indiquez la nature du transfert Dossier Complet. 33SÈlectionnez le type díenvoi par Fichier.
Outils
195
34Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 35DÈroulez líassistant jusquíau bout et confirmez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation. Les comptes fournisseurs
de racine 0 ou F et les comptes clients de racine 9 ou C utilisÈs dans CEGID PGI seront convertis
avec les racines correspondant aux comptes collectifs dÈfinis dans CEGID PGI (401 et 411 ou 400 et
410). Attention : Cela implique que les comptes peuvent Ítre tronquÈs lors de líimportation. Supposons que le dossier CEGID PGI et le dossier de votre logiciel EBP soient tous les deux
paramÈtrÈs sur 10 caractËres pour les comptes. Le compte ´ 0123000789 ª a ÈtÈ crÈÈ dans le
dossier CEGID PGI. Ce compte sera converti en ´ 4011230007 ª lors de líimportation dans
votre logiciel EBP, les deux derniers chiffres sont alors perdus. Pour Èviter cela, il peut Ítre
intÈressant díallonger la longueur des comptes auxiliaires ‡ 12 caractËres dans votre logiciel
EBP en utilisant líoption Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser líimportation.
Comment importer les Ècritures CEGID dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet pour un fichier contenant un
dossier complet ou CEGID - PGI Version S5 - journaux pour un fichier contenant une partie díun
dossier et validez. Comment exporter des Ècritures au format CEGID depuis le logiciel EBP ?
100 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 101 Cochez Transmettre des donnÈes. 102 Choisissez le format CEGID - PGI Version S5 - dossier complet et validez Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle PGIXXXXX.TRA, o˘ XXXXX correspondra au numÈro du dossier du logiciel CEGID. Le
fichier se trouve dans le rÈpertoire du dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans CEGID PGI ?
28 Utilisez le module ´ Communication SX ª. 29 Cliquez sur Recevoir. 30 Indiquez le chemin et le nom du fichier díÈchange. 31 DÈroulez líassistant jusquíau bout. 548 Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert
Comment exporter des Ècritures depuis Expert Compta ?
36Export des Ècritures :
Printed Documentation
196
37AccÈdez ‡ líoption Les mouvements comptables EBP du menu Tenue +
Exporter + COPMVTSEBP. 38Choisissez líexercice. 39Choisissez Mouvements par FTP. 40SÈlectionnez une plage de comptes puis validez. 41ProcÈdure de transfert :
42AccÈdez au serveur FRP par líoption SVRFTP du menu Services (F24). 43Positionnez la souris sur la ligne de transfert concernÈe. 44Faites un clic droit et cliquez sur Enregistrer la cible sous. 45SÈlectionner le rÈpertoire, changez le nom du fichier puis vÈrifiez que le type du
fichier est bien .txt. Comment importer les Ècritures Expert Compta dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Comment exporter des Ècritures au format Expert Compta depuis EBP ?
103 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 104 Cochez Transmettre des donnÈes. 105 Choisissez le format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut CHAMPAGNE.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans Expert Compta
Les Comptes
Les comptes inexistants seront crÈÈs avec le libellÈ du compte EBP ComptabilitÈ. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 6 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans Expert Compta ?
32 Etablissez une correspondance des codes journaux par líoption Mise ‡ jour des
correspondances journaux micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 33 Etablissez une correspondance des numÈros de comptes par líoption Mise ‡ jour des
correspondances comptes micro EXPERT du menu Tenue + Importer + CORJNL. 34 Enregistrez les mouvements exportÈs depuis EBP sur le serveur du bureau. 35 Demandez le transfert ‡ partir du logiciel MINIKIT FCN :
10Ouvrez le logiciel MINIKIT FCN. 11AccÈdez ‡ líoption Transfert de Balances et Mouvements du menu Outils. 12Utilisez les trois petits points pour aller chercher les mouvements dans le dossier client sur le
serveur. 13Double-cliquez sur le fichier.
Outils
197
14Choisissez le type de fichier EBP CI. 15Cliquez sur le bouton ContrÙle afin de tester vos donnÈes et de vÈrifier les mouvements
gÈnÈrÈs. 16Cliquez sur le bouton TransfÈrer. 36 Importez les mouvements comptables dans Expert Compta :
7 Fermez le logiciel MINIKIT FCN. 8 Dans Expert Compta, accÈdez ‡ líoption Importer les Ècritures comptables du menu Tenue
+ Importer + RECMVTS. 9 Choisissez le format 10 : KIT Transfert de balances et Mouvements. 37 Affichez les mouvements comptables avant líintÈgration par líoption Afficher les Ècritures
comptables importÈes du menu Tenue + Importer + AFFMVTS. 38 IntÈgrez les mouvements comptables dans Expert Compta par líoption IntÈgrer les Ècritures
comptables dans EXPERT du menu Tenue + Importer + INTMVTS. 549 Format CICERON HÈliast
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Comment importer les Ècritures CICERON HÈliast dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format CICERON - HÈliast. 550 Format CIEL ComptabilitÈ Version 8.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
AccÈdez ‡ líoption Relation Expert / Export du menu Utilitaires. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
106 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 107 Cochez Recevoir des donnÈes. 108 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
46AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 47Cochez Transmettre des donnÈes. 48Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 8.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Printed Documentation
198
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation, avec un code sur 2 caractËres. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
Les numÈros de piËces Ètant limitÈs ‡ 12 caractËres, ils seront tronquÈs si leur longueur est
supÈrieure. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
39 AccÈdez ‡ líoption Import standards du menu Utilitaires + Importations. 40 Cochez la case Logiciels spÈcifiques tout euro et cliquez sur Suivant. 41 SÈlectionnez le fichier gÈnÈrÈ par EBP. Remarque : Líimportation peut Ègalement Ítre rÈalisÈe ‡ partir de líoption Relations Expert /
Import du menu Utilitaires. 551 Format CIEL ComptabilitÈ Version 11.00
Comment exporter des Ècritures depuis CIEL ComptabilitÈ ?
Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur Envoyer des donnÈes. SÈlectionnez les critËres de líexport. Cochez si besoin les cases En brouillard et ValidÈes et cliquez sur Suivant. Cochez líoption Par fichier, renseignez le chemin du fichier díexport et validez. Confirmez le message si les Ècritures affichÈes correspondent bien aux Ècritures ‡ exporter. Comment importer les Ècritures CIEL dans EBP ?
109 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 110 Cochez Recevoir des donnÈes. 111 Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Comment exporter des Ècritures au format CIEL depuis EBP ?
49AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 50Cochez Transmettre des donnÈes. 51Choisissez le format CIEL - ComptabilitÈ Version 11.00 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut CIEL.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter dans CIEL ComptabilitÈ
Outils
199
Les Journaux
Les journaux sont crÈÈs lors de líimportation. Attention, le format díimport Ètant prÈvu pour des
codes journaux sur 2 caractËres, les codes plus longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration
du fichier díÈcritures. Les Comptes
Les comptes sont crÈÈs lors de líimportation. Etant limitÈs ‡ 11 caractËres, les comptes plus
longs seront tronquÈs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel
EBP, supposons que les comptes 401000000054 et 401000000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 40100000005. Les NumÈros de PiËces
le format díimport Ètant prÈvu pour des numÈros de piËces sur 12 caractËres, les numÈros plus
longs auront ÈtÈ tronquÈs lors de la gÈnÈration du fichier díÈcritures. Comment importer les Ècritures EBP dans CIEL ComptabilitÈ ?
42 Dans le volet de navigation Expert comptable, cliquez sur RÈcupÈrer des donnÈes. 43 Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer, puis validez. 552 Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1
Comment exporter des Ècritures depuis Bilan Plus Version 7.1 ?
AccÈdez ‡ líoption Exporter du menu Dossiers + Utilitaires et dÈrouler líassistant. SÈlectionnez le type díexportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ exporter Ecriture. Choisissez Un seul fichier avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. Indiquez le chemin du fichier díexport. Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit, IntitulÈ de compte. Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ export pour
EBP ª). Ainsi, lors des prochaines exportations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans la
premiËre Ètape, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes de líassistant. Choisissez les critËres de líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 7.1, il
est impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Printed Documentation
200
Dans Bilan Plus 7.1, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture
annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie
dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 7.1 dans EBP ?
112 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 113 Cochez Recevoir des donnÈes. 114 Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1. Comment exporter des Ècritures au format Bilan Plus 7.1 depuis EBP ?
52AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 53Cochez Transmettre des donnÈes. 54Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 7.1 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut COTEOUEST.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Bilan Plus 7.1 ?
44 AccÈdez ‡ líoutil díimportation par le menu Dossiers + Utilitaires + Importer et dÈrouler
líassistant. 45 SÈlectionnez le type díimportation Nouveau modËle, et le fichier ‡ importer Ecriture. 46 Choisissez Enregistrement avec des enregistrements maÓtre et dÈtail. 47 Indiquez le chemin du fichier ‡ importer. 48 Choisissez le type DÈlimitÈ et le sÈparateur Point-Virgule. 49 SÈlectionnez les champs suivants : Date díeffet, Journal, Compte, LibellÈ, NumÈro de piËce, DÈbit, CrÈdit. 50 Dans líÈtape suivante, ne saisissez rien. 51 Cochez numÈro de piËce dans la zone Regroupement des Ècritures par. Laissez les autres
choix par dÈfaut. 52 Sauvegardez les diffÈrentes Ètapes en donnant un nom au modËle (par exemple ´ EBP
import ª). Ainsi, lors des prochaines importations, il suffira de sÈlectionner ce nom dans líÈtape
1, et vous níaurez pas besoin de refaire toutes les Ètapes. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs au prÈalable. Les comptes, eux, seront crÈÈs
automatiquement lors de líimportation. 553 Recevoir des donnÈes - COTE OUEST
Renseignez le chemin du rÈpertoire contenant votre dossier COTE OUEST. 554 Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5
Ce format níest disponible quíen importation de donnÈes. Il níy a pas díexport ‡ effectuer depuis le
logiciel Bilan Plus Version 6.5 car EBP importe directement les fichiers de donnÈes. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Les Comptes
Outils
201
La longueur des comptes pouvant Ítre paramÈtrÈe jusquí‡ 13 caractËres dans Bilan Plus 6.5, il est
impÈratif reformater les comptes dans EBP sur une longueur similaire en utilisant líoption
Reformater les Comptes du menu Outils + Maintenance Utilisateur, et ce avant de rÈaliser
líimportation. Les Exercices
Dans Bilan Plus 6.5, il est possible de saisir des Ècritures sans jamais rÈaliser de clÙture annuelle. Dans EBP on ne rÈcupËrera les Ècritures que jusquí‡ la date maximum de saisie dÈfinie dans lí onglet Exercice du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. Comment importer les Ècritures Bilan Plus 6.5 dans EBP ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format COTE OUEST - Bilan Plus Version 6.5. 555 Format EBP - ComptabilitÈ Windows
Ce format permet : Díexporter les Ècritures de votre logiciel EBP vers un autre logiciel de comptabilitÈ EBP. Díimporter des Ècritures saisies dans un autre logiciel de comptabilitÈ EBP dans votre logiciel
EBP. Les logiciels de comptabilitÈ EBP sont les suivants : EBP ComptabilitÈ, EBP Compta Pratic, EBP
ComptabilitÈ LibÈrale, EBP ComptabilitÈ et Facturation. Comment importer des Ècritures au format EBP ?
115 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 116 Cochez Recevoir des donnÈes. 117 Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Comment exporter des Ècritures au format EBP ?
55AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 56Cochez Transmettre des donnÈes. 57Choisissez le format EBP - ComptabilitÈ Windows et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par
dÈfaut EBP.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 556 Format Interface Expert (Coala)
Ce format níest disponible quíen exportation de donnÈes. Il correspond ‡ líoption Export Interface
Expert disponible dans le menu Outils + Export de DonnÈes. Quel format utiliser pour exporter des Ècritures vers COALA ComptabilitÈ ?
Format COALA - ComptabilitÈ - journaux
Les Ècritures seront ajoutÈes dans un dossier existant de COALA ComptabilitÈ gr‚ce ‡ une
commande de Copier / Coller. Comment faire ?
Format COALA - ComptabilitÈ - dossier complet
Les Ècritures seront ‡ importer cÙtÈ COALA ComptabilitÈ dans un dossier vierge, car líoutil
díimport utilisÈ Ècrase les donnÈes. Comment faire ?
Printed Documentation
202
Format Interface Expert (Coala)
Les Ècritures pourront Ítre ajoutÈes dans un dossier existant, ‡ condition díacquÈrir auprËs de
COALA líoption díimport au format EBP. exporter des Ècritures au format Interface Expert depuis EBP ?
118 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 119 Cochez Transmettre des donnÈes. 120 Choisissez le format Interface Expert (Coala) et validez. Comment importer les Ècritures EBP (format Interface Expert) dans COALA ComptabilitÈ ?
Note : Pour obtenir la clÈ ARF permettant díimporter le fichier EBP dans COALA ComptabilitÈ, veuillez contacter le Service Clients de COALA.
Ouvrez le dossier dans lequel líimportation doit Ítre effectuÈe. Double-cliquez dans la fenÍtre de droite sur ComptabilitÈ. Dans la fenÍtre de gauche, positionnez-vous sur líexercice correspondant au fichier ‡ importer. Dans le menu dÈroulant o˘ se trouve Journaux, sÈlectionnez Etats. Dans la fenÍtre centrale, cliquez sur Import ComptabilitÈ, dans Etats díimport. Si cette option níest pas prÈsente (pour un 1
er import dans le dossier), faites clic droit + Ajouter, ouvrez Etats díimport et cochez Import ComptabilitÈ, puis cliquez sur OK. Dans la fenÍtre de droite (nommÈe Attributs), dans le menu dÈroulant Fournisseur, sÈlectionnez EBP. Dans le menu dÈroulant Logiciel, sÈlectionnez la version voulue. Indiquez la taille des comptes. Dans la fenÍtre du milieu (nommÈe Etats), faites clic droit + Importer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ importer. Cliquer sur OK. SÈlectionner le fichier ‡ importer. 557 Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010
Comment exporter des Ècritures depuis Isacompta ?
AccÈdez ‡ líoption Envoyer du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. SÈlectionnez Autre. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Comment importer les Ècritures ISAGRI dans EBP ?
121 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 122 Cochez Recevoir des donnÈes.
Outils
203
123 Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Comment exporter des Ècritures au format ISAGRI depuis EBP ?
58AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 59Cochez Transmettre des donnÈes. 60Choisissez le format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ
síappelle par dÈfaut ISAGRI.isa et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans Isacompta ?
53 AccÈdez ‡ líoption Recevoir du menu Fichier + Echanges prestataire comptable. 54 Cliquez sur le bouton ´ Ö ª. 55 Dans le champ Type, sÈlectionnez Fichiers díÈchange Isacompta V 4.00 et infÈrieur. 56 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 558 Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4
Comment exporter des Ècritures depuis Quadra Compta ?
AccÈdez ‡ líoption Export ASCII du menu Outils + Suivi des dossiers. SÈlectionnez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer. Indiquez si besoin la pÈriode ‡ exporter. En Choix des donnÈes ‡ exporter, choisissez Tout. Dans les zones Mises ‡ zÈro et RenumÈrotation, ne cochez rien. Pour exporter dans la devise du dossier, cochez Exporter tous les montants dans la monnaie
de Tenue. Validez líexport. A lire avant díimporter les Ècritures dans EBP
Le logiciel Quadra Compta permettant de gÈrer x racines de comptes clients et y racines de
comptes fournisseurs, les comptes sont convertis lors de líimport de la faÁon suivante :
17Les racines 00 ‡ 07 deviennent 411
18Les racines 08 et 09 deviennent 401
Comment importer les Ècritures QUADRATUS dans EBP ?
124 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 125 Cochez Recevoir des donnÈes. 126 Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Comment exporter des Ècritures au format QUADRATUS depuis EBP ?
61AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 62Cochez Transmettre des donnÈes.
Printed Documentation
204
63Choisissez le format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 et validez. Le fichier
gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut QUADRA.txt et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. A lire avant díimporter les Ècritures dans Quadra Compta
Les Journaux
Les journaux inexistants ne sont pas crÈÈs lors de líimportation. Cíest pourquoi, il est nÈcessaire
de les crÈer, soit avant, soit aprËs líimportation (si les journaux sont inexistants, les Ècritures
sont malgrÈ tout importÈes). Attention : Les codes des journaux ne doivent pas dÈpasser 3 caractËres. Les Comptes
Les comptes inexistants sont automatiquement crÈÈs lors de líimportation, sans intitulÈ. Etant
limitÈs ‡ 8 caractËres, les comptes plus longs seront tronquÈs. A noter que les comptes clients
auront tous une unique racine, comme les comptes fournisseurs. Attention : Tronquer les comptes peut avoir des consÈquences graves. Dans votre logiciel EBP
ComptabilitÈ, supposons que les comptes 601000054 et 601000053 soient utilisÈs, leurs
Ècritures seront importÈes sur líunique compte 60100005. Les NumÈros de PiËce
La longueur des numÈros de piËces Ètant limitÈe ‡ 10 caractËres, les numÈros plus longs seront
tronquÈs. Comment importer les Ècritures EBP dans Quadra Compta ?
57 Utilisez líoption Import ASCII (Compta) du menu Outils + Suivi des dossiers. 58 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et validez. 559 Transmettre des donnÈes - QUADRATUS
Renseignez les racines des comptes auxiliaires utilisÈes dans QUADRATUS Quadra Compta. Les
comptes clients et fournisseurs seront ainsi convertis dans le fichier díexport. 560 Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01
Comment exporter des Ècritures depuis SAGE Ligne 100 ?
AccÈdez ‡ líoption Format Sage du menu Fichiers + Exporter. DÈfinissez les critËres de líexport et validez. Choisissez le nom et líemplacement du fichier ‡ gÈnÈrer et validez. Comment importer les Ècritures SAGE dans EBP ?
127 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 128 Cochez Recevoir des donnÈes. 129 Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Comment exporter des Ècritures au format SAGE depuis EBP ?
Outils
205
64AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 65Cochez Transmettre des donnÈes. 66Choisissez le format SAGE - Ligne 100 Version 11.01 et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle
par dÈfaut SAGE100.pnm et se trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. Comment importer les Ècritures EBP dans SAGE Ligne 100 ?
59 AccÈdez ‡ líoption Format ligne 100 et 30 du menu Fichier + Importer. 60 Dans le champ Type, sÈlectionnez Ecritures Sage (*.pnm). 61 SÈlectionnez le fichier ‡ importer et cliquez sur Ouvrir. Remarque : Les journaux doivent Ítre crÈÈs avant de rÈaliser líimportation. 561 Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum
Comment importer des Ècritures au format Gestimum ?
AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. Cochez Recevoir des donnÈes. Choisissez le format Gestimum et validez. Comment exporter des Ècritures au format Gestimum ?
130 AccÈdez ‡ líoption Communication Entreprise-Expert du menu Outils. 131 Cochez Transmettre des donnÈes. 132 Choisissez le format Gestimum et validez. Le fichier gÈnÈrÈ síappelle par dÈfaut EBP.txt et se
trouve dans le rÈpertoire de votre dossier EBP. 562 Import de donnÈes
563 Importation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les guides díÈcritures paramÈtrÈs par votre Expert-Comptable ou
votre revendeur. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Guides Ecritures
Comment faire ?
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Si le fichier est protÈgÈ par un mot de passe, cochez la case et tapez le mot de
passe. Cochez la case Mise ‡ jour des guides díÈcritures uniquement si les guides
existant dÈj‡ dans votre dossier doivent Ítre modifiÈs. 564 Import ParamÈtrable
565 Importation ParamÈtrable
Printed Documentation
206
Vous avez travaillÈ jusqu'‡ maintenant sur un logiciel et vous souhaitez rÈcupÈrer vos journaux, comptes
et Ècritures. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import ParamÈtrable
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líaccËs ‡ líImport ParamÈtrable vous devez saisir une justification
Comment faire ?
GÈnÈrez ‡ partir de votre ancien logiciel les fichiers ‡ rÈcupÈrer au format texte (ou ASCII). Dans votre produit EBP, crÈez le dossier comptable dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos
donnÈes, ouvrez-le et accÈdez ‡ líoption Import ParamÈtrable du menu Outils + Import de
DonnÈes. Choisissez la table ‡ importer : Journaux, Comptes ou Ecritures
Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 566 Importation ParamÈtrable d'un fichier Excel
ParticularitÈs
Le fichier Excel doit impÈrativement comporter des intitulÈs de colonnes, car la 1Ëre ligne du fichier
sera ignorÈe lors de líimport. Lorsque le fichier Excel contient des intitulÈs de comptes, lors de l'import, les champs s'associent
automatiquement, ‡ condition que le libellÈ soit suffisamment clair (Ètape Choix des champs ‡
importer). Si le fichier Excel contient des comptes alpha-numÈriques, vous devez rÈaliser les opÈrations
suivantes dans Excel :
133 SÈlectionnez la colonne des comptes puis accÈdez ‡ líoption Convertir du
menu DonnÈes. 134 …tape 1 : Cochez l'option DÈlimitÈ puis cliquez sur Suivant. 135 …tape 2 : Ne cochez aucun sÈparateur et indiquez Aucun comme
Identificateur de texte. 136 …tape 3 : SÈlectionnez le format texte et validez. 567 Etape de l'assistant
568 Importation ParamÈtrable : Source de l'Import
Choisissez dans Type de la source, Fichier ou ODBC. En mode Fichier, vous indiquez ensuite le fichier ‡ importer, y compris un fichier díextension DSN. Saisissez le nom du fichier ‡ importer prÈcÈdÈ de son chemin d'accËs ou cliquez sur le bouton
Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire. SÈlectionnez le fichier ‡ importer et
Outils
207
cliquez sur le bouton Ouvrir ou double-cliquez directement sur le nom du fichier. Le nom de fichier
s'inscrit automatiquement dans la zone Nom du fichier. 137 En mode ODBC, le bouton Modifier vous permet de pointer directement la base ODBC (Access, Excel, Lotus,..). Cette importation est possible uniquement si vous ayez installÈ les pilotes ODBC
correspondants. Format d'import
Si vous avez dÈj‡ importÈ un fichier ayant la mÍme structure que le fichier que vous souhaitez
maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ enregistrÈ par le
logiciel lors de la prÈcÈdente importation, sÈlectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera
automatiquement les champs du fichier source (‡ importer) ‡ la table sÈlectionnÈ prÈcÈdemment. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 569 Importation ParamÈtrable : Type du Fichier
Le logiciel reconnaÓt automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette Ètape
permet de valider ou de complÈter le type de fichier proposÈ par dÈfaut. Le fichier est au format DOS
Cochez cette case si le fichier est au format txt DOS. SÈparation des champs
Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de sÈparateur entre chaque champ. C'est
un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur
constante. C'est alors ‡ vous de dÈfinir les largeurs des colonnes ‡ importer. Pointez DÈlimitÈ lorsque votre fichier contient des sÈparateurs (virgule, tabulation, espace, ...) entre
chaque champ. DÈbut des donnÈes
Si votre fichier contient des lignes (de texte, ou autres) avant les champs ‡ importer, indiquez ici le
nombre de lignes ‡ ne pas prendre en compte. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 570 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type DÈlimitÈ)
Pour un fichier DÈlimitÈ, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaÓt. Si les colonnes
reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez prÈciser vous
mÍme le sÈparateur (et le dÈlimiteur) contenu dans le fichier :
SÈparateur de champs
Si le sÈparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez-le dans Autre. Les champs Texte sont entourÈs par
Si vos champs de type Texte sont entourÈs par des guillemets ou des apostrophes, sÈlectionnez le
dÈlimiteur dans la liste dÈroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix
prÈcisÈs.
Printed Documentation
208
Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 571 Importation ParamÈtrable : Champs du Fichier (de type Fixe)
Pour un fichier de type Fixe, le logiciel affiche la totalitÈ du fichier en continu. DÈlimitez vous mÍme les
colonnes correspondant aux diffÈrents champs. Cliquez dans la rËgle pour positionner un trait de
dÈlimitation de colonne. Ce trait peut ensuite Ítre dÈplacÈ en tirant-glissant le trait ‡ la position
souhaitÈe. 572 Importation ParamÈtrable : Choix des Champs
Cette Ètape permet d'associer ‡ chaque champ du fichier source (correspondant ‡ un champ du fichier
importÈ) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table . La liste de droite contient la liste des
colonnes que vous venez de dÈfinir. Vous devez associer uniquement les colonnes que vous souhaitez
importer, ‡ un champ de la table, gr‚ce au bouton Associer. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 573 Importation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Importation
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre importÈ. VÈrifiez que les donnÈes
correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le Format
Si vous pensez rÈcupÈrer par la suite d'autres fichiers ayant la mÍme structure que le fichier actuel, vous avez la possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et donnez un nom au format du fichier. A la
prochaine importation d'un fichier de mÍme structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le
logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminÈe, le logiciel
affiche le nombre d'enregistrements ajoutÈs ‡ la table de votre dossier. Si vous importez un fichier dans une table qui contient dÈj‡ des enregistrements, le logiciel vous
propose d'Ècraser les enregistrements prÈcÈdents ou de les mettre ‡ jour (enregistrement par
enregistrement ou Tous). Dans ce dernier cas, il conserve les champs de l'enregistrement qui ne sont
pas importÈs. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici. 574 Importation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líimportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líimportation. Lorsque líimportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nombre díenregistrements ajoutÈs, modifiÈs, dÈj‡ prÈsents, ou ignorÈs si le fichier contient des erreurs ou des champs non importables. Dans ce cas, un bouton Erreurs síaffiche. Cliquez dessus pour connaÓtre le dÈtail des enregistrements
non importÈs. Cas particulier : Pour líimport díun fichier Excel, cliquer ici.
Outils
209
575 Import d'Ecritures
576 Importation díEcritures
Cette fonction vous permet d'importer des fichiers ASCII contenant des Ècritures venant des logiciels de
gestion EBP, Gestion3 pour Windows, NÈgoce sous Dos, Facture Plus, Compta Plus. Cette option
vous permet Ègalement de rÈcupÈrer les Ècritures venant díun autre logiciel si vous respectez la
structure des fichiers ‡ importer reconnus par le logiciel. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Les formats díimport Format EBP v3
Format EBP v5
Format Gestimum v1
Format ASIE
Format ASI7
Attention : Avant importation, vÈrifiez que le journal qui reÁoit les Ècritures est bien dans la
devise des Ècritures importÈes. 577 Importation : Chemin du fichier et Options
Fichier
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ importer. Options
Cochez la premiËre option afin le logiciel crÈe automatiquement les comptes et journaux qui
níauraient pas ÈtÈ crÈÈs prÈalablement. Les Ècritures peuvent Ítre importÈes en mode simulation : elles devront alors Ítre confirmÈes
par líoption ComptabilitÈ + Ecritures de Simulation. Il est conseillÈ de laisser la derniËre option cochÈe afin que le logiciel vÈrifie vos soldes une
fois líimportation rÈalisÈe. 578 Formats
579 Comment rÈcupÈrer des donnÈes díune ancienne version ?
Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les dossiers comptables crÈÈs sous Win Compta 3, Compta- Plus sous Dos et Compta 7 sous Dos.
138 CrÈez le dossier dans lequel vous dÈsirez rÈcupÈrer vos donnÈes en indiquant comme dates
díexercice le dernier exercice et ouvrez-le. 139 SÈlectionnez líoption Import Win Compta, ou Import Compta-Plus, ou Import Compta 7 du menu
Outils + Import de DonnÈes. 140 Saisissez une justification. Cette action de rÈcupÈration des donnÈs díune ancienne version
nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
Printed Documentation
210
141 Cliquez sur l'icÙne pour indiquer le chemin d'accËs au rÈpertoire dans lequel se trouve les
donnÈes de la sociÈtÈ ‡ rÈcupÈrer. GÈnÈralement ce rÈpertoire est :
67\WCPTA3\SOCXXX o˘ XXX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Win Compta 3. 68EBP\Compta\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta Plus. 69COMPTA7\XX o˘ XX est le numÈro de la sociÈtÈ pour Compta 7. 142 Cochez les cases des fichiers que vous dÈsirez rÈcupÈrer : Plan comptable, Journaux, Ecritures, EchÈanciers (en version PRO). Remarque : En import des Ècritures sous Compta 7, le code pointage est rÈcupÈrÈ
143 Cochez la case Importer les Ècritures comptables en mode simulation si vous dÈsirez vÈrifier
auparavant que les Ècritures importÈes correspondent exactement ‡ celles saisies sur votre
comptabilitÈ prÈcÈdente. Vous pourrez ensuite les passer en mode RÈel par la commande
Ecritures de simulation du menu Quotidien. 144 La case Effectuer un recalcul des soldes doit Ítre cochÈe pour lancer la vÈrification des soldes
des Ècritures importÈes. Cette commande peut toutefois Ítre lancÈe par le menu Outils +
Maintenance utilisateur. Les nouvelles options proposÈes par votre logiciel (dans PrÈfÈrences) seront ‡ dÈfinir aprËs
l'importation de vos donnÈes. Cliquez sur OK pour lancer l'importation. 580 Importation : Format ASI7
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels Compta Plus et Paye 7. Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier : ASI7YYXX.DAT (YY = N° du journal, XX = N° de la sociÈtÈ)
Position Longueur LibellÈ
1 8 PiËce comptable
9 9 Compte Comptable
18 6 Date Ècriture (jjmmaa)
24 2 N° de libellÈ automatique
26 26 LibellÈ manuel
52 10 Montant DÈbit (xxxxxxx.xx)
62 10 Montant CrÈdit(xxxxxxx.xx)
72 160 Date ÈchÈance (6) + Montant (10)
232 120 Poste analytique (2) + Montant (10)
352 2 Fin de ligne 0D0A
581 Importation : Format ASIE
Ce format correspond ‡ celui des fichiers Ècritures provenant des logiciels NÈgoce, Facture Plus, Compta Plus.
Outils
211
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Fichier ASIEXXYY.DAT avec XX = NumÈro du journal (01 ‡ 15) YY = NumÈro de la sociÈtÈ (01 ‡
99) Record = 222
POSITION LONGUEUR TYPE DESCRIPTION
1 1 V ou Blanc CaractËres de dÈbut de ligne " V " si ligne mouvementÈe. 2 7 AlphanumÈriq
ue NumÈro de PiËce
9 7 AlphanumÈriq
ue Compte comptable (2 Premiers caractËres numÈriques, compte complÈtÈ ‡ Droite par 0)
16 6 NumÈrique Date (jjmmaa) appartenant ‡ líexercice en cours 22 2 NumÈrique LibellÈ Automatique enregistrÈs dans le fichier
(complÈtÈ ‡ gauche par 0)
24 26 AlphanumÈriq
ue
LibellÈ manuel de líÈcriture
50 10 NumÈrique Montant dÈbit (7 entiers, 2 dÈcimales)
60 10 NumÈrique Montant CrÈdit (7 entiers, 2 dÈcimales)
70 1 O/N TVA sur Encaissement
71 1 O/N EchÈancier 72 5 NumÈrique Pointeur ÈchÈance (interne ‡ la comptabilitÈ)
77 6 NumÈrique 1° date ÈchÈance (jjmmaa)
83 10 NumÈrique 1° montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
93 6 NumÈrique 2° Date ÈchÈance (jjmmaa)
99 10 NumÈrique 2° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
109 6 NumÈrique 3° Date ÈchÈance (jjmmaa)
115 10 NumÈrique 3° Montant ÈchÈance (7 entiers, 2 dÈcimales)
125 2 NumÈrique 1° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
127 10 NumÈrique 1° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
137 2 NumÈrique 2° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
139 10 NumÈrique 2° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
149 2 NumÈrique 3° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
151 10 NumÈrique 3° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
161 2 NumÈrique 4° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
163 10 NumÈrique 4° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
173 2 NumÈrique 5° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
175 10 NumÈrique 5° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
185 2 NumÈrique 6° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
187 10 NumÈrique 6° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
197 2 NumÈrique 7° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
199 10 NumÈrique 7° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
209 2 NumÈrique 8° Poste analytique complÈtÈ ‡ gauche par 0
211 10 NumÈrique 8° Montant analytique (7 entiers, 2 dÈcimales)
221 2 0D0A CaractËres Fin de ligne
Printed Documentation
212
582 Importation : Format EBP V3
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Import Ecritures
Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Lors de
líimport au format EBP V3, si le fichier níest pas reconnu comme un fichier venant díun autre
logiciel EBP, vous devrez saisir une justification.
Le fichier des Ècritures
Exemple :
1,010196,VE,411ART,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301,EUR
Description des champs du fichier
Ligne : il síagit díun numÈro de ligne ignorÈ lors de líimportation. Date : JJMMAA ou JJMMAAAA. Code journal : alphanumÈrique sur 4 caractËres maximum. Compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. LibellÈ automatique : sur 2 caractËres, ignorÈ lors de líimportation. LibellÈ manuel : entre guillemets et sur 40 caractËres maximum. NumÈro de piËce : entre guillemets et alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum. Montant : numÈrique, avec le point comme sÈparateur de dÈcimale. Sens : D ou C pour DÈbit ou CrÈdit. Date díÈchÈance : JJMMAA ou JJMMAAAA. Devise : (champ facultatif, ‡ prÈciser uniquement si vous importez des Ècritures dont les
montants sont dans une devise diffÈrente de celle du dossier). Ajoutez le code ISO de la devise
concernÈe. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ LibellÈ manuel et NumÈro de
piËce. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Le champ LibellÈ automatique níexiste pas dans votre application :
1,010101,VE,411ART,, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,D,010301, Ventilations analytiques
La structure d'une ligne de ventilation analytique est de la forme suivante :
Outils
213
>Poste analytique, clef de rÈpartition, montant ‡ rÈpartir
Cette ligne est prÈcÈdÈe de la ligne d'Ècriture de comptabilitÈ gÈnÈrale ‡ laquelle elle appartient. Exemple :
1,010101,VE,701,FA, "Ventes díordinateur ", "123 ",12548.95,C,010301, >POSTE1,100.00,12548.95
Le fichier des comptes
Nom et emplacement du fichier
Le fichier des comptes se nomme obligatoirement COMPTES.TXT. Il doit Ítre placÈ dans le
mÍme rÈpertoire que celui contenant le fichier des Ècritures. Au moment de líimportation, vous sÈlectionnez le fichier des Ècritures. Le programme dÈtectera
automatiquement la prÈsence du fichier COMPTES.TXT, et líimportera avant les Ècritures. En
l'absence de ce fichier des comptes, le libellÈ des comptes crÈÈs sera "Compte crÈÈ pendant
transfert". Description des champs du fichier
NumÈro de compte : alphanumÈrique sur 15 caractËres maximum.
IntitulÈ : alphanumÈrique sur 60 caractËres maximum (ce champ correspond au libellÈ du
compte). Raison sociale : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum (ce champ correspond ‡ la raison
sociale de líonglet Adresse). Adresse : alphanumÈrique sur 100 caractËres maximum. Code postal : numÈrique sur 5 caractËres maximum. Ville : alphanumÈrique sur 30 caractËres maximum. Pays : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum.
Interlocuteur : alphanumÈrique sur 35 caractËres maximum. TÈlÈphone : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. Fax : alphanumÈrique sur 20 caractËres maximum. La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. En supposant que tous les champs ne soient pas renseignÈs, vous devez obligatoirement prÈvoir
leur emplacement. Exemple : Vous ne disposez ni de raison sociale ni díinterlocuteur dans votre application de
facturation, votre exportation devra cependant contenir ces champs, mÍme vide. Votre
enregistrement sera donc de la forme :
411DUPOND,DUPOND,,21 rue du bois, 78120, Rambouillet, France,,0135698475,0135698475
Importation automatique
Si le fichier d'Ècritures se nomme ECRITURES.TXT, qu'il respecte la structure dÈcrite plus haut et est
gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire Compta.x (x Ètant le numÈro de l'exercice courant, sous le rÈpertoire du
Printed Documentation
214
dossier comptable), le programme dÈtectera automatiquement sa prÈsence ‡ l'ouverture du dossier, et un message vous proposera díeffectuer le transfert immÈdiatement. La prÈsence du fichier COMPTES.TXT au mÍme emplacement permettra de crÈer les comptes
inexistants avec leur intitulÈ. Remarque : Lors de líimportation le fichier est analysÈ. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 583 Importation : Format EBP V5
Cette option vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures gÈnÈrÈes par un autre logiciel EBP (Gestion
Commerciale, Paye Ö). Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Le logiciel vous propose : De crÈer automatiquement les comptes et journaux inexistants : Pour la crÈation des journaux, le logiciel vous ouvrira une fenÍtre pour indiquer le
libellÈ et le type du journal. Pour les comptes, le logiciel indiquera en libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le
transfert ª. Vous pourrez ensuite, par líoption Plan Comptable Entreprise du menu
DonnÈes, rectifier les libellÈs. Díimporter les Ècritures en mode simulation : les Ècritures de simulation apparaissent en
bleu dans les journaux, et devront Ítre confirmÈes par líoption Ecritures de Simulation du
menu ComptabilitÈ. Díeffectuer un recalcul des soldes : le logiciel vÈrifiera ainsi la cohÈrence de votre
dossier. Transfert comptable depuis EBP Gestion Commerciale
Le logiciel EBP Gestion Commerciale vous permet de saisir des factures et des rËglements en
devises. Vous pouvez les transfÈrer dans votre comptabilitÈ, le cours de la devise saisi dans EBP
Gestion Commerciale Ètant transfÈrÈ. Cependant, la devise locale du dossier doit Ítre la mÍme
dans les deux logiciels (par exemple líeuro dans les deux dossiers). Depuis EBP Gestion Commerciale, vous pouvez paramÈtrer les prÈfÈrences de faÁon ‡ transfÈrer
en mÍme temps que les factures et les rËglements les pointages rÈalisÈs. Le transfert des pointages
vous Èvitera de repointer les ÈchÈanciers et de lettrer les lignes díÈcritures. Remarque : Lors de líimportation une analyse est effectuÈe. Si une anomalie est dÈtectÈe (un
dÈsÈquilibre, une ligne Ècriture qui nía pas de montant, un compte trop long Ö) un rapport
síaffichera ‡ líÈcran afin de vous avertir des anomalies prÈsentes. Certaines anomalies sont
bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulÈ. 584 Importation : Format Gestimum
Votre logiciel vous permet de rÈcupÈrer les Ècritures comptables venant de Gestimum v1 Gestion
Commerciale, et Gestimum Paye.
ion de Gestimum Gestion Commerciale
Outils
215
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Gestion Commerciale
145 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 146 Indiquez le type de transfert : Ventes, Achats ou RËglements. 147 Indiquez le code journal. 148 SÈlectionnez les piËces ‡ transfÈrer, soit par numÈro, soit par date. Le logiciel demandera ensuite de prÈciser le nom du fichier díexport (ECRITURES par exemple)
dans lequel les Ècritures comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire
pour retrouver le fichier ñ exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Líextension du fichier sera un
.emc
Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
70SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 71Le logiciel vous demande ensuite de prÈciser le chemin díaccËs complet, contenant le fichier des
Ècritures comptables ‡ importer, prÈcÈdemment gÈnÈrÈ (C:\EBP\GESTIMUM\ECRITURES.EMC par
exemple). Le bouton permet de se positionner directement sur le bon rÈpertoire et de sÈlectionner
le fichier. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
ion de Gestimum Paye 1.5
Etape 1 : Exportation des Ècritures comptables dans Gestimum Paye
62 SÈlectionnez líoption Mise ‡ jour de la comptabilitÈ du menu ProcÈdure. 63 Indiquez les diffÈrents paramËtres, type de transfert, Ètablissement (Tous par dÈfaut), et la pÈriode. Le logiciel proposera le fichier Salaires.emc puis Charges.emc dans lequel les Ècritures
comptables seront gÈnÈrÈes (veuillez Ègalement noter le rÈpertoire pour retrouver le fichier ñ
exemple : ´ C:\EBP\GESTIMUM ª). Etape 2 : Importation des Ècritures comptables dans votre nouveau produit
19SÈlectionnez líoption Import Ecritures du menu Outils + Import de DonnÈes. Une fenÍtre apparaÓt
avec une liste de logiciels. SÈlectionnez Logiciel de la gamme Gestimum pour Windows. 20Le logiciel affiche ensuite une fenÍtre qui permet de rechercher les fichiers ‡ importer, en
sÈlectionnant le rÈpertoire et le fichier Salaires.emc, puis le fichier Charges.emc. Attention : Si líimportation ne passe pas, veuillez vÈrifier le paramÈtrage de la date dans les
paramËtres rÈgionaux le format de líannÈe doit Ítre sur 4 caractËres ëaaaaí.
585 Export de DonnÈes
586 Exportations particuliËres
Le logiciel vous permet les exportations particuliËres suivantes : Exportation au format Liasses Fiscales (Etats Financiers) ou de la Balance
Printed Documentation
216
Exportation au format ContrÙle Fiscal ou Interface Expert Exportation díun arrÍtÈ de Comptes
587 Export Liasses Fiscales / Balance
Si vous souhaitez Èditer votre liasse et que vous possÈdez EBP Etats Financiers, vous pouvez exporter
une balance au format Liasses. Vous pouvez Ègalement exporter une balance au format suivant :
Une entÍte reprenant les coordonnÈes de la sociÈtÈ. Description des champs du fichier
Compte
IntitulÈ du compte
Total DÈbit
Total CrÈdit
Solde DÈbit
Solde CrÈdit
La fin de chaque enregistrement est un retour chariot. Le sÈparateur de champs est la virgule. Le dÈlimiteur de champs est le guillemet, il est prÈsent sur le champ IntitulÈ du compte. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export Liasses Fiscales / Balance
Comment faire ?
Indiquez le mois jusquíauquel les Ècritures doivent Ítre exportÈes. Indiquez le nom et le chemin du fichier ‡ gÈnÈrer : par dÈfaut, le chemin proposÈ est celui du
dossier, et le nom du fichier correspond au nom du dossier. Cochez si besoin la centralisation des clients et des fournisseurs
Choisissez le type díexport ‡ rÈaliser. Cliquez sur Exporter. 588 Export ContrÙle Fiscal ou Interface Expert
ContrÙle Fiscal
Il síagit de copier les Ècritures comptables dans un fichier exploitable indÈpendamment du produit. Le
fichier gÈnÈrÈ est conforme ‡ líarticle L47A du Livre de ProcÈdures Fiscales et peut Ítre fourni ‡
l'administration en cas de contrÙle fiscal. Cette exportation des Ècritures est possible par la commande Export ContrÙle Fiscal du menu
Outils + Export de DonnÈes. Le fichier est gÈnÈrÈ dans le rÈpertoire díinstallation de votre logiciel, et se nomme ARCHIVE suivi de
la date díarchive.
Interface Expert
Une exportation des Ècritures au format EBP Interface Expert est possible par la commande Export
Interface Expert du menu Outils + Export de DonnÈes.
Outils
217
Le fichier gÈnÈrÈ par dÈfaut sera : EBP.EDI. Voir aussi la partie Format Interface Expert (Coala) de líoption Communication Entreprise - Expert. 589 Export ArrÍtÈ de Comptes
Cette option permet díexporter les Ècritures sous forme díun arrÍtÈ de comptes afin de repartir dans un
nouveau dossier dans un nouvel exercice par exemple. Exemple :
En indiquant une date ‡ fin dÈcembre N, les Ècritures suivantes seront exportÈes : Ecritures datÈes du 1
er janvier N+1 contenant tous les comptes mouvementÈs des classes 1 ‡
8 pendant líexercice N, associÈ au journal díAN. Toutes les Ècritures N+1. Le fichier gÈnÈrÈ est au format v3. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ArrÍtÈ de Comptes
590 Exportation ParamÈtrable
Vous souhaitez extraire des donnÈes enregistrÈes sous votre logiciel pour les utiliser sous une autre
application. Vous devez donc lancer une exportation du fichier de donnÈes souhaitÈ (dit aussi table de
donnÈes). Avant de lancer l'exportation d'une table, nous vous conseillons de rechercher le format de fichier relu
par le logiciel cible afin díexporter un format de fichier qui puisse Ítre relu par líapplication extÈrieure
(sÈparateur, dÈlimiteur..)
Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Export de DonnÈes + Export ParamÈtrable
Comment faire ?
Choisissez la table ‡ exporter. Cliquez sur OK. Suivez les diffÈrentes Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent. 591 Exportation des Guides d'Ecritures
Cette option vous permet díexporter les guides díÈcritures paramÈtrÈs gr‚ce au menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre de menu Outils + Import de DonnÈes + Export Guides Ecritures
Barre de menu DonnÈes + Guides díÈcritures + bouton Exporter
Comment faire ?
Indiquez le chemin et le nom du fichier ‡ exporter.
Printed Documentation
218
Cochez la case Compresser ce fichier au format Zip si vous souhaitez que la
taille du fichier soit rÈduite, pour un envoi par e-mail par exemple. Vous pouvez protÈger le fichier par un mot de passe, en cochant la case
correspondante et en saisissant le mot de passe : il sera demandÈ lors de la
dÈcompression, au moment de líimportation. Attention : Ce mot de passe ne doit pas Ítre perdu, sinon la dÈcompression sera impossible, et
les guides ne pourront Ítre importÈs.
Afin díenvoyer le fichier directement par e-mail, cochez la case correspondante et
indiquez líadresse du destinataire : un nouvel e-mail sera automatiquement
ouvert, avec le fichier en piËce jointe. Consultez aussi la partie : Importation des Guides d'Ecritures. 592 Etape de l'assistant ‡ l'Export ParamÈtrable
593 Exportation ParamÈtrable : Format et Nom du Fichier
SÈlectionnez Texte pour gÈnÈrer un fichier de type TXT ou DAT. Le mode Automatique (non disponible pour le moment) vous permettra de gÈnÈrer des fichiers ‡ un
format prÈdÈfini (dbf, xls, ..). Saisissez le nom du fichier exportÈ (extension DAT ou TXT) et le rÈpertoire dans lequel vous souhaitez
le gÈnÈrer. Cliquez sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier texte dans son rÈpertoire, si vous
souhaitez Ècraser un fichier existant. Format d'export
Si vous avez dÈj‡ exportÈ un fichier ayant la mÍme structure (ordre et champs) que le fichier que
vous souhaitez maintenant exporter (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a ÈtÈ
enregistrÈ par le logiciel lors de la prÈcÈdente exportation, sÈlectionnez le format dans la liste. Les champs ‡ exporter seront automatiquement sÈlectionnÈs. 594 Exportation ParamÈtrable : Choix des Champs
La liste de droite affiche la totalitÈ des champs de la table ‡ exporter. SÈlectionnez le champ ‡ placer en
premier et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs, en respectant l'ordre du
fichier ‡ obtenir. 595 Exportation ParamÈtrable : Type du Fichier
SÈparateur de champs
SÈlectionnez le sÈparateur de champs ‡ appliquer au fichier ‡ exporter (tabulation, espace, point
virgule, virgule) ou encore un caractËre de votre choix. Les champs Texte sont entourÈs par
Vous pouvez ici indiquer un dÈlimiteur pour entourer les champs de type Texte. Choisissez entre
guillemets ou des apostrophes. Le fichier est automatiquement adaptÈ en fonction des choix effectuÈs. 596 Exportation ParamÈtrable : RÈsumÈ de l'Exportation
Outils
219
Le logiciel vous affiche alors un aperÁu du fichier qui va Ítre exportÈ. VÈrifiez que les donnÈes sont
celles que vous souhaitez rÈcupÈrer et que leur ordre est correct. Enregistrer le Format
Si vous pensez exporter de nouveau cette table pour gÈnÈrer ce mÍme type de fichier, vous avez la
possibilitÈ de mÈmoriser sa structure. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format et
donnez un nom au format du fichier. A la prochaine exportation de cette table, vous pourrez ainsi
appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramËtres dÈfinis dans les
Ètapes prÈcÈdentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Exporter. Le fichier est alors gÈnÈrÈ. A la fin de líexportation, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre díenregistrements
quíil contient. 597 Exportation ParamÈtrable : DerniËre Etape
Líexportation est lancÈe. Cliquez sur Pause ou Interrompre pour arrÍter momentanÈment ou dÈfinitivement líexportation. Lorsque líexportation est terminÈe, le logiciel vous indique le nom du fichier gÈnÈrÈ et le nombre
díenregistrements quíil contient.
221
Index
A
A nouveaux.....................................................179
A nouveaux provisoires ..................................180
Acquisitions intracommunautaires....................93
Activation ........................................................7, 9
Activer filtre.......................................................18
Administrateur...................................................43
Adresse client .................................................147
Adresse fournisseur........................................147
Affichage colonnes ...........................................16
Analytique.........................................................23
AnnÈes antÈrieures ................................153, 157
Annexe 3310 A.................................................98
Anomalies .......................................................194
AperÁu ............................................................117
Archivage........................................................187
Articles ..............................................................49
ASI7 ................................................................223
ASIE................................................................223
Assistance comptable.....................................192
Assistance technique..........................................9
AssociÈs .........................................................173
Automatiser saisie ............................................70
Avoir..................................................................64
B
Balance...........................................................123
Balance ‚gÈe..................................................127
Barre d'outils d'aperÁu ....................................117
Barre outils........................................................47
Bilan................................................................181
BoÓtes impressions .........................................117
Budgets...........................................................169
C
CA12...............................................................103
CA3...................................................................96
Centralisation..........................................122, 178
Changer utilisateur ...........................................43
ChÈquier .........................................................165
Client.................................................................54
Adresse.......................................................147
ClÙture mensuelle...........................................178
Code activation...................................................9
Codes postaux................................................170
Colonnes.......................................................... 16
Commande fournisseur ................................... 55
Communication entreprise - expert................ 194
Comparatif N / N-1......................................... 126
Comptabilisation factures .......................... 49, 59
Compte
Attente .......................................................... 42
BÈnÈfice ....................................................... 42
Centralisation ............................................. 153
Charge.......................................................... 42
Comptes interdits ....................................... 153
Contrepartie................................................ 155
Gestion ......................................................... 42
Perte............................................................. 42
Produit .......................................................... 42
Raccourci ................................................... 154
TVA .............................................................. 41
Compte
Comptes interdits ....................................... 156
Modification ................................................ 148
Reformatage............................................... 188
Suppression ....................................... 148, 194
Compte rÈsultat.............................................. 181
Configuration impression ............................... 118
Consultation comptes ...................................... 78
Recherche .................................................... 80
ContÙle dÈbit crÈdit........................................ 147
Contrepartie automatique .............................. 155
Contrepasser Ècriture ...................................... 69
Convention......................................................... 3
CoordonnÈes dossier....................................... 31
CrÈation
Compte....................................................... 147
Format variable ............................................ 13
Guide abonnements................................... 161
Guide Ècritures ........................................... 158
Utilisateur ..................................................... 42
CrÈation
ChÈquier..................................................... 166
Dossier ......................................................... 27
Filtres............................................................ 17
Journal........................................................ 154
Cumuls mensuels compte ..................... 153, 157
Printed Documentation
222
D
DÈcaissements .................................................25
DÈclaration 2035 ............................................181
DÈclÙture ........................................................190
Delettrage .........................................................82
DÈmarrage........................................................11
DÈpartements .................................................170
DÈpÙt valeurs attente .......................................74
DÈsintallation logiciel ........................................12
DÈverrouillage Ècritures..................................192
Devis.................................................................55
Devises ...........................................................167
Dossier
CrÈation.........................................................27
GÈnÈral .........................................................27
E
Ecart rËglement ................................................21
EchÈances ........................................................22
EchÈances
Suppression ................................................191
EchÈancier dÈtaillÈ .........................................131
EchÈancier prÈvisionnel .................................129
Ecritures
Exportation..................................................230
Importation ..................................................218
RÈimputation...............................................193
Simulation ...................................................112
Ecritures
Ecritures types ..............................................21
Saisie ............................................................63
Suppression ................................................191
EDI..................................................................108
E-mail EBP .........................................................9
Encaissements .................................................25
Encours clients ...............................................135
Etat ventes achats ............................................61
EvÈnements....................................................143
Evolution
Compte................................................153, 158
Excel ...............................................................119
Exercice N-1 .....................................................29
Exportation
ArrÍtÈ de comptes.......................................229
Balance .......................................................228
Exportations particuliËres............................228
Grand-livre.................................................. 120
Guides Ècritures ......................................... 230
Exportation
Balance ...................................................... 123
Excel........................................................... 119
Journaux..................................................... 119
ParamÈtrable.............................................. 230
F
Facture............................................................. 55
Facture acompte .......................................... 59
Fichiers bancaires............................................ 77
Filtres ............................................................... 17
Format
Affichage colonnes....................................... 17
DonnÈes ....................................................... 16
Variables ...................................................... 13
Formulaire 3519............................................... 98
G
Gestimum....................................................... 227
Gestion
TVA .............................................................. 92
Ventes et achats........................................... 49
Gestion
ChÈquiers ................................................... 165
Grand-livre ..................................................... 120
Analytique................................................... 136
Graphique ...................................................... 114
Grilles
Saisie............................................................ 16
Grilles
Analytiques......................................... 142, 168
Guides abonnements..................................... 161
CrÈation...................................................... 161
Guides Ècritures............................................. 158
Consultation ............................................... 160
CrÈation...................................................... 158
H
Heures ouverture ............................................... 9
I
IcÙnes .............................................................. 47
Immobilisations .............................................. 171
Importation
Guides Ècritures ......................................... 218
Importation
Ecritures ..................................................... 221
Index
223
ParamÈtrable...............................................218
Impression
Balance .......................................................123
DÈclaration TVA....................................95, 123
Grand-Livre .................................................120
Journaux .....................................................119
Rapprochement bancaire............................123
Impression des articles.....................................50
Informations dossier .........................................31
Installation rÈseau ............................................11
J
Journal
Centralisateur..............................................180
CrÈation.......................................................154
Gestion journaux.........................................153
Impression...................................................119
Journal gÈnÈral ...........................................180
Options de saisie ..........................................69
Saisie ............................................................63
Journal ÈvÈnements .......................................143
L
Largeur colonnes..............................................16
LCR...................................................................77
Lettrage.............................................................21
En cours de saisie.........................................71
Lettrage
ApprochÈ.......................................................83
Automatique..................................................80
Manuel ..........................................................79
Lettres chËque..................................................75
Lettres relance................................................131
Lettres traite......................................................75
LibellÈs Ècritures.............................................162
LibellÈs rÈpÈtitifs.............................................162
Licence ...............................................................9
Lien ODBC........................................................13
Ligne Ècriture....................................................65
Liste
LibellÈs ........................................................162
PiËces ...........................................................55
PropriÈtÈs......................................................16
Liste
Prospects ......................................................52
Livraisons gaz imposables ...............................95
M
Mail EBP ............................................................ 9
Maintenance .................................................. 187
Marge brute.................................................... 140
Mise ‡ jour dossier........................................... 13
Mise en place dossier ...................................... 29
Mode rÈel ....................................................... 112
Mode simulÈ................................................... 112
ModËle impression
CrÈation...................................................... 117
Mot de passe ........................................... 43, 190
N
Notes dossier................................................... 30
Nouveau
ModËle impression ..................................... 117
Nouveau
Dossier ......................................................... 27
Ecriture ......................................................... 64
Utilisateur ..................................................... 43
NumÈrotation interne ..................................... 180
NumÈrotation piËces........................................ 26
O
Ordre colonnes ................................................ 16
P
Paiements reÁus .............................................. 73
ParamÈtrage
Bilan ........................................................... 181
Plan de regroupement................................ 189
Pays ............................................................... 170
PiËce
NumÈrotation................................................ 26
PiËce
Transfert....................................................... 58
Plan comptable .............................................. 147
Plan de regroupement ................................... 189
Postes analytiques......................................... 167
PrÈlËvements ................................................... 77
PrÈsentation gÈnÈrale...................................... 13
PrÈvisions rËglements ................................... 128
PrÈvisions trÈsorerie ...................................... 113
PropriÈtÈs
Filtres............................................................ 16
PropriÈtÈs
Grille ............................................................. 17
Prospect........................................................... 52
Printed Documentation
224
Purge transactions............................................44
R
Raccourci
Compte........................................................153
LibellÈ..........................................................153
Raccourci
Compte........................................................156
LibellÈ..........................................................156
Racines comptes
Clients ...........................................................42
Fournisseurs .................................................42
TrÈsorerie......................................................42
Rapport incident .................................................9
Rapprochement bancaire .................................83
Automatique..................................................88
Correct ..........................................................29
Impression...................................................123
Incorrect ........................................................84
Recalcul soldes ..............................................188
Recevoir donnÈes...........................................195
Recherche
Compte........................................................149
EchÈance ......................................................72
Ecritures ......................................................110
RÈcupÈrer dossier ..........................................222
RËglements
Tiers ..............................................................75
RÈimputation Ècritures....................................193
RÈindexation...................................................188
Relances.........................................................131
Modification modËle ....................................135
Remise en banque ...........................................77
Option............................................................77
Principe .........................................................76
RÈmunÈration compte ....................................140
RÈorganisation fichiers ...................................188
RÈseau .............................................................11
RÈsultat
Exploitation..................................................140
Net comptable.............................................140
RÈsultat
Analytique ...................................................136
S
Saisie
Paiements reÁus ...........................................73
Standard....................................................... 63
Saisie
GuidÈe.......................................................... 72
Sauvegarde...................................................... 45
Sauvegarde
Dossier ......................................................... 30
SÈlection transactions...................................... 44
Sens Ècriture.................................................... 64
Service technique
Horaires.......................................................... 9
Seuil relance .................................................. 147
Simulation ...................................................... 112
Soldes N-1 ....................................................... 29
Suivi
Balance mensuel........................................ 125
ChÈquier..................................................... 166
Suppression
EchÈances.................................................... 22
Guide.......................................................... 160
Ligne............................................................. 68
SynthËse
Ecarts budgÈtaires ..................................... 139
Ecarts N / N-1............................................. 139
T
Tableau de bord............................................... 48
Taux de TVA.................................................... 41
TÈlÈchargement............................................. 147
TÈlÈphone technique ......................................... 9
Transactions .................................................... 44
Tri suivant colonne........................................... 16
TVA
DÈbits ........................................................... 92
EDI ............................................................. 108
Encaissements ....................................... 26, 92
GÈnÈral......................................................... 92
TÈlÈtransmission ........................................ 108
Types
Journaux..................................................... 155
U
Utilisateurs ....................................................... 43
V
Valeurs encaissement ..................................... 25
Validation Ècritures ........................................ 177
Ventes
Etat ............................................................... 49
Index
225
Ventilations analytiques
Compte........................................................138
Poste ...........................................................137
Virements......................................................... 77
W
Win Compta 3 ................................................ 224
EBP Compta
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
EBP Compta 3
Convention d’Utilisation d’EBP
1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une
utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de
faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation
y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en
mode "terminal server" (TSE) ou analogue.
2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
4 EBP Compta
3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
EBP Compta 5
7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
6 EBP Compta
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée
d’un sommaire.
Table des matières
EBP Compta 7
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION 11
1. AVANT DE COMMENCER 11
1.1. Accès au service technique................................................................11
1.2. Configuration requise .........................................................................12
1.3. Place disque nécessaire .....................................................................12
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13
2.1. Installation monoposte .......................................................................13
2.2. Installation réseau ...............................................................................14
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18
4.1. Version d’évaluation............................................................................18
4.2. Comment activer le logiciel ? .............................................................19
4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................19
4.4. Evaluez une version après activation................................................20
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................21
5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................21
5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................21
5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................22
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................22
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ...................................................22
5.7. Etape 7 : Plan Comptable....................................................................23
5.8. Ecran de travail....................................................................................24
PRISE EN MAIN 25
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25
1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................25
1.2. Les préférences de mon dossier........................................................26
1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................29
1.4. Je paramètre mon plan comptable.....................................................30
1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................34
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37
2.1. Quel mode de saisie choisir ?............................................................37
2.2. La saisie non comptable .....................................................................37
2.3. La saisie guidée...................................................................................43
2.4. La saisie standard ...............................................................................45
TABLE DES MATIERES
8 EBP Compta
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50
3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................50
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................50
3.3. Comment lettrer mon compte client ? ...............................................50
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?..........................................51
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?................................................52
4. JE POINTE MA BANQUE 53
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................53
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ...........................................53
5. LA DECLARATION DE TVA 55
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ......................................................55
5.2. La déclaration CA3 ..............................................................................55
5.3. La déclaration CA12 ............................................................................56
6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58
6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................58
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?...............................................58
6.3. Comment imprimer ma balance ? ......................................................59
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?................................60
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?.........................61
7.3. Comment imprimer l’échéancier ?.....................................................62
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ......................................63
8. LA CLOTURE MENSUELLE 64
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................64
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................64
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................65
9.2. Je clôture mon exercice......................................................................65
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................69
10.2. Comment sauvegarder ?...................................................................69
LES FONCTIONS AVANCEES 71
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71
1.1. La création des guides d’écritures.....................................................71
1.2. La gestion des abonnements .............................................................71
1.3. La gestion des modes de règlement..................................................71
1.4. La gestion analytique ..........................................................................72
1.5. La gestion budgétaire .........................................................................72
Table des matières
EBP Compta 9
1.6. Les chéquiers (version PRO)..............................................................72
1.7. La gestion des devises (version PRO)...............................................72
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul)......72
2. MENU QUOTIDIEN 73
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................73
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO).................73
2.3. La recherche d’écritures .....................................................................73
2.4. Les écritures de simulation ................................................................73
2.5. Les prévisions de trésorerie...............................................................73
3. MENU IMPRESSIONS 74
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) .....................................74
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO).........................74
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) .............................................74
3.4. Les listes diverses...............................................................................74
4. MENU CLOTURE 75
4.1. Validation des écritures ......................................................................75
4.2. La génération des soldes N-1.............................................................75
4.3. La génération des RAN provisoires ...................................................75
5. MENU OUTILS 76
5.1. Maintenance.........................................................................................76
5.2. Assistance comptable.........................................................................76
5.3. Communication entreprise-expert .....................................................76
5.4. Les importations et exportations de données ..................................77
INDEX 79
Avant de commencer
EBP Compta 11
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au
choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez
patienter, vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(coût d’un appel local)
Exposez votre problème par e-mail.
compta.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00
Le vendredi 8h00 à 18h00
* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
INSTALLATION
12 EBP Compta
1.2. Configuration requise
La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est
la suivante :
Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;
Windows XP (1)
, Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;
Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent
supporter cette résolution ;
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Remarque
Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
(1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2
(2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que
certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de
démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement
les composants désirés.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Compta 13
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux
différentes versions du produit.
3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure
d’installation se lance et l’assistant apparaît.
4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous
acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton
Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation
Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation
personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires
d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14).
6. Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation
personnalisée.
INSTALLATION
14 EBP Compta
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est
effectuée.
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain
redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes
les stations et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources
réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de
type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises
concernant les cartes réseaux validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un
manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
Comment installer mon logiciel ?
EBP Compta 15
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le
rôle de serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau
du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un
autre lecteur) :
Répertoire du logiciel C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA14.0
Répertoire des données C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau
qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double
cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le
répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur
l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et
choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous
pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de
travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC
concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X:
correspond au lecteur réseau précédemment créé) :
Répertoire du logiciel C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0
Répertoire des dossiers de démonstration C:\ DOCUMENTS AND
SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \
COMPTA14.0
Répertoire des données X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste
à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur
cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le
répertoire Produits \ Outils \ Réseau.
INSTALLATION
16 EBP Compta
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer
cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement
pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation
de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les
cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau.
Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire,
travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
Comment lancer mon logiciel ?
EBP Compta 17
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Lancez le produit :
Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;
Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0.
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;
D’activer le logiciel.
INSTALLATION
18 EBP Compta
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version
d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :
Version Immobilisations,
Version Millésime,
Version Pro,
Version Pro révisions et prévisions.
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une
période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas
votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.
Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes
versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le
site Web EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportezvous
aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de
découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation
que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce
dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités
avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez
sur la société de Démonstration ou Créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de
Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant
précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en
guise de dossier REEL.
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation,
lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez
créé votre dossier.
Comment activer mon logiciel ?
EBP Compta 19
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser
toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir
votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est
pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et
sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).
Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site
www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
INSTALLATION
20 EBP Compta
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous
n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi
exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir
en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin
d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez
achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :
Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez
votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de
procédure d’activation puisque votre code a été conservé.
Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous
devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta 21
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de
travail.
Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou
utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône .
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le
logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
5.2. Etape 2 : Identification
Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour
l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de
TVA et du code APE.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le
sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône .
Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne
que les entreprises agricoles.
Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé
auparavant numéro d’APE.
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de
TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au
bilan et au compte de résultat …
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl
+ Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
INSTALLATION
22 EBP Compta
5.4. Etape 4 : Contact
Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
5.5. Etape 5 : Dates d’exercice
Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date,
ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier.
Attention
La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une
clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper.
Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la
date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice
suivant, sans faire de clôture annuelle.
5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire
Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel
l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement
bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous
réaliserez vos journaux de banque.
Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En
effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera
alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape
n’est pas irréversible.
En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne
« Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque,
la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque
(512).
Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :
La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque
règlement. Exemple :
Comment créer mon dossier ?
EBP Compta 23
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire
par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.
La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale
chaque mois. Exemple :
Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire
par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque.
5.7. Etape 7 : Plan Comptable
Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la
suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je
paramètre mon plan comptable page 30).
INSTALLATION
24 EBP Compta
5.8. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Volet de navigation : ce
menu vous permet
d’accéder rapidement aux
options les plus
courantes. Il peut être
fermé et réactivé par le
menu Affichage.
Barre de menu Barre d’outils
Tableau de bord : ce
tableau s’affichera la
prochaine fois que vous
ouvrirez votre dossier, et
vous donne des
informations sur votre
comptabilité (F1 pour plus
d’informations).
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 25
PRISE EN MAIN
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez
aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de
la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier,
ainsi que l’emplacement du dossier.
Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner
l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre
dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et
saisissez-le dans les deux cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres
différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez
pas !!!
PRISE EN MAIN
26 EBP Compta
1.1.3. Onglet Expert
Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable,
afin de les retrouver facilement grâce au logiciel.
1.1.4. Onglet Trésor public
Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre
déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page
d’une de vos déclarations.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche
Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
1.2. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le
fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option
Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont
détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options
avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne
par la touche F1.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la
rubrique recherchée (recherche intuitive).
1.2.1. Onglet Divers
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 27
1.2.2. Onglet Saisie
Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice
en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case
Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.
Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de
règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie.
Attention
Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si
l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée,
la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera
par échéancier.
Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture
sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal
déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée.
Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas
équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.
Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée,
cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants
négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.
Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et
fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule
échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La
case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO,
permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit
la saisie.
Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la
saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous
préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la
première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les
lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus
fréquemment adopté.
PRISE EN MAIN
28 EBP Compta
1.2.3. Onglet Saisie non comptable
Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit
d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z
de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable.
Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre
expert comptable.
1.2.4. Onglet Consultation
Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment
choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées
par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera
modifiable directement dans l’option de consultation.
Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage
entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou
fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire
celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le
lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une
facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce
cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne
pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la
passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart
maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement
un petit montant).
1.2.5. Onglet Exercice
Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier.
1.2.6. Onglet Création
Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la
création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en
fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :
En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie
globale chaque mois, pointez par Journaux.
En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à
chaque règlement, pointez par Compte.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 29
Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
1.3. Je paramètre la TVA
Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA,
accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le
bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous
utilisez.
Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les
modes de TVA les plus fréquemment utilisés :
« Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la
facture.
« Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie
du règlement.
En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement
paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un
compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant.
Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces
informations n’ont généralement pas à être modifiées.
PRISE EN MAIN
30 EBP Compta
1.4. Je paramètre mon plan comptable
1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ?
Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le
détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges,
les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être
enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature
économique.
Exemples
Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit
toutes ses factures et tous ses règlements.
Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un
compte bancaire.
Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de
taxes etc.
Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes.
1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise
Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du
menu Données, ou par l’icône .
Vous obtenez la fenêtre suivante :
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 31
Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine »
du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle
catégorie appartient le compte :
Catégorie (onglets) Racine (début du numéro)
Capitaux 1
Immobilisations 2
Stocks 3
Fournisseurs 40
Clients 41
Autres Tiers 42 à 49
Finances 5
Achats 6
Ventes 7
Clôture 8
1.4.3. Comment créer un client ?
Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour
réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la
racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte :
Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être
obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :
Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse.
Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel.
Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance.
PRISE EN MAIN
32 EBP Compta
Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des
règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique
(lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les
petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les
trois types de lettrage sont autorisés.
Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet
d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit,
afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la
saisie des factures sur ce compte.
Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer
les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces
informations n’apparaîtront nulle part par la suite.
Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement
de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de
graphe, et de saisir des commentaires.
Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez
à l’aide en ligne par la touche F1.
Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle.
Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des
écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes
inexistants au fur et à mesure.
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 33
1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ?
Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA.
Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton
Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez
l’écran suivant :
Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le
libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes.
Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro
de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton
Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro.
Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type
d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits).
Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par
type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le
compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur
Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE).
PRISE EN MAIN
34 EBP Compta
1.5. Je paramètre mes journaux
1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ?
Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et
d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre
chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une
certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les
opérations diverses, les à nouveaux.
1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ?
Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les
journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la
création de votre dossier.
Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier,
ou double-cliquez dessus :
Comment initialiser mon dossier ?
EBP Compta 35
Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si
besoin modifier le libellé.
Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de
numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par
un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il
peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de
fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque
écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une
numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une
numérotation par mois).
Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans
les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 27).
Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes
comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de
gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons
créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et
services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ
Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter.
Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une
autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie
standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] +
[T]. Validez par OK.
Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de
ventes de la même façon.
PRISE EN MAIN
36 EBP Compta
1.5.3. Comment créer mon journal de banque ?
Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un
nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du
journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin
de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le
libellé de la banque :
Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des
pièces.
Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le
compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet
de programmer une contrepartie automatique :
Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de
Journal :
Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,
Pied de Journal : une contrepartie globale chaque
mois.
Indiquez le compte de banque (par exemple 5121).
De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture
de contrepartie.
Enregistrez le journal par OK.
Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses.
Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide
en ligne par la touche F1.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 37
2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ?
2.1. Quel mode de saisie choisir ?
Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En
effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux.
Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP
Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :
La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et
fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans
notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.
La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des
règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous
guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3
page 43.
La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances
comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle
écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version
PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre.
2.2. La saisie non comptable
Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les
tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements.
La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en
banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des
ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente,
règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…)
Rappel
Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans
l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier +
Propriétés + Préférences).
PRISE EN MAIN
38 EBP Compta
2.2.1. Facture d’achat et facture de vente
Comment saisir une facture d’achat ?
Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option
Mes Achats du menu Quotidien.
L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le
détail d’une facture.
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le
bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture
devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat.
Astuce
Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation ou
Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera
plus rapide.
Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez
saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA
pourra être calculée.
Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.
Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture
en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première
lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la
touche .
Le champ Description correspond à la description de la facture. Par
défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous
pouvez bien sûr saisir une autre information.
Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la
facture.
En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche
dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour
ajouter une ventilation.
Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne
s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche de votre clavier
numérique.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 39
Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le
type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il
est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une
fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en
appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.
Saisissez toutes les ventilations nécessaires.
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur
La facture s’ajoute alors dans la liste des
factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante.
Comment saisir une facture de vente ?
Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par
l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes.
Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats.
Comment saisir un avoir ?
Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs.
Comment saisir un escompte et une remise ?
Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient
« Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » :
Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais,
remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ».
PRISE EN MAIN
40 EBP Compta
Comment corriger une facture ?
En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit
ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la
facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications
saisies, cliquez sur Enregistrer la facture.
2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ?
Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes
Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous
permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque.
Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel
chaque ligne correspond à un jour.
Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle
fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies
se font dans cet assistant.
Etape 1 : Ventilation par mode de règlement
Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de
règlement.
Etape 2 : Ventilation par nature de vente
Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux
de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou pour démarrer. Sélectionnez une
nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre
grâce à la touche Tabulation ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations
de votre ticket Z :
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 41
Etape 3 : Remise en banque
Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de
règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque
seront reportées dans les saisies suivantes :
Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la
caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne
devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie.
2.2.3. Comment saisir un règlement ?
Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre
Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie.
Je saisis une dépense
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.
Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ
est grisé pour la caisse).
Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou
frais :
Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un
fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été
préalablement saisie.
Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à
un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas
été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement,
de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA.
PRISE EN MAIN
42 EBP Compta
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante.
Je saisis une recette
Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.
Saisissez le jour du règlement.
Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.
Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une
autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA.
Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans
le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante.
Je saisis un bordereau de remise en banque
Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau.
Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le
tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour
ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les
différentes informations.
Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ
Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le
tableau est précédée de la lettre B.
Je pointe mes écritures
Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de
banque, par un simple clic de la souris :
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 43
2.3. La saisie guidée
2.3.1. Intérêt de la saisie guidée
Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux
avantages à la saisie guidée :
Sélection automatique du journal
Proposition des numéros de comptes
Positionnement automatique au débit ou au crédit
Libellés pré-paramétrés
Gain de temps
Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles
qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette
option.
2.3.2. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -,
une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par
convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur
dans la mauvaise colonne.
2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ?
Accédez à la saisie guidée :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée
Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de
l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides
essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous
permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie
et de vos opérations diverses.
Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats,
cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou
double-cliquez dessus pour accéder à la saisie.
L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les
écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre.
PRISE EN MAIN
44 EBP Compta
Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le
logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.
Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.
Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.
Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.
Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous
indique ce que vous devez faire :
Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur
l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du
fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton
Nouveau .
Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et
le HT se calculent automatiquement.
Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous
confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent
automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre.
Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre
type d’opération.
2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ?
Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de doublecliquer
sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le
logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle
vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce,
compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus
d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante.
Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la
création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot
clé Guides d’écritures.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 45
2.4. La saisie standard
2.4.1. Principe du débit et du crédit
Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -,
une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par
convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ».
En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne
colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne
vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir).
2.4.2. Comment saisir une facture de vente ?
Accédez à la saisie standard :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard
Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée.
Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou
sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur
Tabulation ou Entrée.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de
la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.
Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche
(du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à
la saisie de la première ligne.
Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.
Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône ,
ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose
automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans
la liste ou créez-le par le bouton Nouveau.
PRISE EN MAIN
46 EBP Compta
Astuce
Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un
compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche ou F4.
Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis ou F4, le
logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le
nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client.
Remarque
Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le
connaissez par cœur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan
comptable, il vous proposera alors de le créer.
Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la
date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.
La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte.
Astuce
Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des
écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le
libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.
Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez
le TTC de la facture.
Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez
le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le
plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez
créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ?
page 34) .
Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne
Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA.
Attention
Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte
correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50,
débits, encaissements.
Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis
appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est
automatiquement calculé.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 47
Remarque
Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde,
vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de
les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont
peut-être différentes.
Points à retenir :
Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez vos écritures :
ou F4 ouvre le plan comptable
F12 solde l’écriture
2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ?
Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de
journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.
Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement
a été encaissé.
Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du
règlement.
Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .
Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.
Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro
de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de
fonctionnement.
Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan
comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.
Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le
montant du paiement.
Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous
gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre
la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre
automatiquement.
PRISE EN MAIN
48 EBP Compta
Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ;
Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris +
Rechercher.
Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et
sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la
colonne Règl. Euros.
Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette
colonne.
Cliquez sur Fermer.
Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?
L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;
Les écritures seront automatiquement lettrées ;
De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA
correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.
Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos
préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet
Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement :
sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.
Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de
banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir
partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal
de banque ? page 36).
Points à retenir :
Choisissez un journal ;
Choisissez un mois ;
Saisissez la ligne du paiement ;
Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture.
Comment saisir mes écritures ?
EBP Compta 49
2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures
Ajouter des écritures
Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis,
dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche ou Inser de votre
clavier.
Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et
appuyez sur la touche ou : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de
saisie.
Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une
ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la
ligne sélectionnée, la touche ajoute une ligne après la ligne
sélectionnée.
Supprimer des écritures
Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la
suppression.
Modifier des écritures
Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la
ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche .
Remarques
Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la
souris).
Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard,
utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.
En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous
permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois
confondus.
PRISE EN MAIN
50 EBP Compta
3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE
3.1. Pourquoi consulter un compte ?
Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et
ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un
compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque
par exemple.
3.2. Qu’est-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et
ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en
effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées.
Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir
de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des
banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre
expert-comptable).
3.3. Comment lettrer mon compte client ?
Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la
facture d’un client et le règlement correspondant.
Accédez à la consultation :
Par la barre d’outils :
Ou par le volet de navigation :
Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage
Et procédez comme suit :
Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou
cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou
411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la
période de consultation).
Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en
surbrillance.
Je consulte et je lettre un compte
EBP Compta 51
Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code,
validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées.
Quelles en sont les conséquences ?
Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de
lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de
règlement, car elles sont considérées comme payées.
En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case
Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’œil les factures dues :
3.4. Comment lettrer de façon automatique ?
Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le
compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.
Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .
Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer,
et confirmez.
Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage
Automatique :
La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre
client.
Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le
même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas
le cas, pointez Lettrage par montants.
Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau
lettrés.
PRISE EN MAIN
52 EBP Compta
Remarques
Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à
cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par
exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.
Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez
la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement,
« 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la
profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.
Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport
avant de lancer le lettrage automatique.
Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien.
Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en
ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique.
3.5. Comment lettrer en cours de saisie ?
3.5.1. Vous gérez les échéances
Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon
client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement.
3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances
Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie
des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés.
Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du
règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le
paiement de mon client ? page 47).
Je pointe ma banque
EBP Compta 53
4. JE POINTE MA BANQUE
4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?
Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes
dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer
périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant
sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ».
4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire
Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez
choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou
le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal).
Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la
partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22.
Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos
règlements et vous munir de votre relevé bancaire.
Remarque
Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies
non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque).
Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur
dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.
Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par
exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date
de relevé).
Choisissez la banque concernée dans le champ Compte
(rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).
Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la
date du relevé.
Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde
final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.
PRISE EN MAIN
54 EBP Compta
Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche
Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur
la ligne.
Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas
de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une
erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement
bancaire est faux ») .
S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant
sur l’icône .
Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton
Verrouiller.
Remarques
Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le
champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures
disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il
faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.
Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du
menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation.
Pourquoi verrouiller mon rapprochement ?
Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou
de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous
vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements
verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ
Relevé.
Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?
Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été
saisis : saisissez-les et pointez-les.
Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les
montants du relevé de banque.
Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le
relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.
Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case
(champ Solde final du relevé).
La déclaration de TVA
EBP Compta 55
5. LA DECLARATION DE TVA
L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de
paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si
besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20.
5.1. Rappel : comment gérer la TVA ?
Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été
abordé :
Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés +
Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le
NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25).
Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données +
Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de
TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez
l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.
Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux
factures (France, UE, encaissements, débits…).
En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors
de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47).
Remarque
Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures,
depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient
validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de
TVA provisoire
5.2. La déclaration CA3
La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué
dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le
menu Quotidien + Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
PRISE EN MAIN
56 EBP Compta
Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez le mois ou le trimestre voulu.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel.
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé
CA3.
5.3. La déclaration CA12
La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au
régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien +
Déclaration de TVA.
Cliquer sur le bouton Nouveau.
Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case
Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.
Indiquez la date limite de dépôt.
Indiquez le mode de paiement.
Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui
vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne
sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés
par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin.
La déclaration de TVA
EBP Compta 57
Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur
Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.
Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton
Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA.
Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12.
PRISE EN MAIN
58 EBP Compta
6. LES IMPRESSIONS COURANTES
6.1. Comment imprimer un journal ?
Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre
journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux.
Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône
.
Sélectionnez le journal souhaité.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux,
consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression).
6.2. Comment imprimer mon grand-livre ?
Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne
les écritures classées compte par compte.
Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de grand-livre souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le
détail des clients et des fournisseurs
Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre,
consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre.
Les impressions courantes
EBP Compta 59
6.3. Comment imprimer ma balance ?
La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit,
le solde débiteur et le solde créditeur.
Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de
contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit
du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des
crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ».
Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .
Choisissez le type de balance souhaité :
Clients
Fournisseurs
Clients et Fournisseurs
Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur
deux lignes
Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.
La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.
Choisissez la période.
Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance,
consultez l’aide en ligne, mot clé Balance.
PRISE EN MAIN
60 EBP Compta
7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS
Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non
réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50)
n’apparaissent donc pas dans les différents états.
7.1. Comment imprimer les retards de paiements ?
Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu
Impressions.
Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
L’état se présente ainsi :
Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les
différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Balance âgée.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta 61
7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ?
Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.
Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les
deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet,
les prévisions seront calculées par rapport à cette date.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez :
Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates
d’échéance.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Prévisions de règlements.
PRISE EN MAIN
62 EBP Compta
7.3. Comment imprimer l’échéancier ?
7.3.1. L’échéancier prévisionnel
Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par
ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu
Impressions.
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la période à prendre en compte.
Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .
Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne,
mot clé Echéancier prévisionnel.
7.3.2. L’échéancier détaillé
Attention
Cette option n’est disponible qu’en version PRO.
Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque
échéance, le nombre de jours de retard.
Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.
La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.
Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le
nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.
Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.
Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une
sortie papier.
Je réalise le suivi de mes tiers
EBP Compta 63
7.4. Comment imprimer les lettres de relance ?
Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou
cliquez sur l’icône .
Renseignez la date de référence avec la date du jour.
Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de
dépassement.
Comment fonctionnent les niveaux de relance ?
Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance,
c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et
la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3.
Comment gérer les niveaux de relance ?
Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de
relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.
Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi,
le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client.
Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante :
PRISE EN MAIN
64 EBP Compta
8. LA CLOTURE MENSUELLE
8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ?
La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les
écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999).
L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du
logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation
fiscale.
Attention
Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne
pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal.
8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?
Remarque
Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les
écritures.
Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les
journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture
doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK.
Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la
période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta 65
9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE
9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ?
En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page
55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état
préparatoire au bilan et au compte de résultat.
9.1.1. Le journal centralisateur
Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier
mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier.
Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal.
9.1.2. Le bilan et le compte de résultat
Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime,
sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer.
Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé
Paramétrage du bilan.
9.2. Je clôture mon exercice
9.2.1. Pourquoi clôturer ?
La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en
empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :
Solder les comptes de classes 6 et 7 ;
Calculer le résultat de l’exercice ;
Générer les écritures de reports à nouveaux.
PRISE EN MAIN
66 EBP Compta
9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ?
Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur
l’exercice suivant.
En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque,
clients, fournisseurs …).
Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant
les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur,
sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de
résultat (compte 120 ou 129).
Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture.
9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture
Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux
pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des
informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante
(partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69).
9.2.4. Comment lancer la clôture ?
Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez
l’assistant de clôture.
Remarque
Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de
l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75
Etape 1 : Clôture Annuelle
Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :
Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.
Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par
l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.
Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront
encore possibles après clôture).
La sauvegarde du dossier doit être effectuée.
Les opérations de fin d’exercice
EBP Compta 67
Etape 2 : Nouvel exercice
Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie
est calculée automatiquement.
Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports
à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du
journal des opérations diverses pour la génération des écritures de
clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la
génération du résultat.
Etape 3 : Options
Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée,
afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements
avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites
aucun lettrage, décochez cette option.
Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées
cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés
bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée.
Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez
cette option.
Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le
logiciel saisisse les OD de clôture.
Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés
cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable.
Etape 4 : Options de clôture
Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal,
grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et
archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance
définitive
Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise
et archive un export total de toute la base.
Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit
où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du
journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base.
Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier.
PRISE EN MAIN
68 EBP Compta
Etape 5 : Lancement de la clôture
Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.
Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message
vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les
clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.
Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est
équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos
journaux.
Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez
sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont
changé.
Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste
des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier
concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche.
Comment sauvegarder mon dossier ?
EBP Compta 69
10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier
unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement
compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou
détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant
régulièrement des sauvegardes de vos données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un
répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet.
Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et
dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme
l'incendie).
10.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de
dialogue Sauvegarde de données :
Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.
Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer
votre dossier sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre
service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les
sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors
de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers
avec un partenaire comme votre expert comptable.
Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un
mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de
passe.
Traitements particuliers
EBP Compta 71
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en
ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué cidessous
pour chaque fonctionnalité.
Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche
F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et
tapez le mot clé.
1. TRAITEMENTS PARTICULIERS
1.1. La création des guides d’écritures
Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie
guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données
(aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures).
1.2. La gestion des abonnements
Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles
réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à
des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le
paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot
clé Création d’un guide d’abonnement).
1.3. La gestion des modes de règlement
Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients
encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version
PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de
règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement
utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version
PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC,
générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot
7clé Mode de règlement).
LES FONCTIONS AVANCEES
72 EBP Compta
1.4. La gestion analytique
La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à
des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion
détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre
société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique).
1.5. La gestion budgétaire
La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non
conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets).
1.6. Les chéquiers (version PRO)
La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers,
d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro
permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en
ligne mot clé Chéquier).
1.7. La gestion des devises (version PRO)
Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises).
1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit
seul)
Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de
consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie
(linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures
de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les
éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations).
Menu Quotidien
EBP Compta 73
2. MENU QUOTIDIEN
2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO)
Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un
journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de
prélèvements, puis de déposer les règlements en banque.
Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux
fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin
une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité
de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements).
2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO)
Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque
communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé
Rapprochement automatique).
2.3. La recherche d’écritures
La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir
les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et
exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche
d’écritures).
2.4. Les écritures de simulation
Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être
confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation).
2.5. Les prévisions de trésorerie
Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des
entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie).
LES FONCTIONS AVANCEES
74 EBP Compta
3. MENU IMPRESSIONS
3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO)
Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze
mois.
3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO)
Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne
mot clé Statistiques et ratios de gestion).
3.3. Les tableaux de gestion (version PRO)
Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et
résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute)
3.4. Les listes diverses
Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données.
Menu Clôture
EBP Compta 75
4. MENU CLOTURE
4.1. Validation des écritures
La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable,
c’est-à-dire tout ce qui la compose.
Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront
encore possibles sur les lignes validées.
Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée
comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale.
Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre
exercice.
Attention
Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables.
Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement
conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation
écritures.
4.2. La génération des soldes N-1
Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir
des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à
partir du menu Clôtures.
4.3. La génération des RAN provisoires
Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en
ligne, mot clé A nouveaux provisoires).
LES FONCTIONS AVANCEES
76 EBP Compta
5. MENU OUTILS
5.1. Maintenance
Les outils de maintenance sont scindés en deux menus :
- la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du
fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation
par date …
- la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le
contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la
suppression d’écritures …
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé
Maintenance.
5.2. Assistance comptable
Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à
l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez
sur la touche F1.
Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection
d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à
un autre.
Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule
manipulation une sélection de comptes non mouvementés.
Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre
d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO).
5.3. Communication entreprise-expert
Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable,
et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot
clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec
les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX
Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité,
Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS
Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta.
Menu Outils
EBP Compta 77
5.4. Les importations et exportations de données
Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides
d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils +
Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces
options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
INDEX
EBP Compta 79
INDEX
A
Abonnements ......................................................................................................71
Achats ...........................................................................................................38, 43
Activation.............................................................................................................19
Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31
Aide à la révision...............................................................................................76
Aide en ligne....................................................................................................5, 26
Analytique............................................................................................................72
Annexe 3310 A....................................................................................................55
Avoir ....................................................................................................................39
B
Balance ...............................................................................................................59
Balance âgée ......................................................................................................60
Bilan ....................................................................................................................65
Bordereau de remise en banque .........................................................................42
Budget.................................................................................................................72
C
CA12 ...................................................................................................................56
CA3 .....................................................................................................................55
Chéquiers ............................................................................................................72
Client ...................................................................................................................31
Clôture annuelle ............................................................................................65, 66
Clôture mensuelle ...............................................................................................64
Communication entreprise-expert .......................................................................76
Compte..........................................................................................................30, 50
Compte de résultat ..............................................................................................65
Comptes associés ...............................................................................................32
Configuration requise ..........................................................................................12
Consulter un compte ...........................................................................................50
Contact.................................................................................................... 22, 25, 32
Contrepartie automatique....................................................................................36
Corriger une facture.............................................................................................40
Crédit.............................................................................................................43, 45
INDEX
80 EBP Compta
D
Dates d’exercice ............................................................................................22, 28
Débit ..............................................................................................................43, 45
Décaissements ....................................................................................................73
Déclaration CA12.................................................................................................56
Déclaration CA3...................................................................................................55
Déclaration de TVA..............................................................................................55
Dépense ..............................................................................................................41
Devises................................................................................................................72
E
Ecart de rapprochement ......................................................................................54
Echéance.............................................................................................................44
Echéancier...............................................................................................27, 47, 52
Echéancier détaillé ..............................................................................................62
Echéancier prévisionnel.......................................................................................62
Ecritures de simulation ..................................................................................66, 73
E-mail ..................................................................................................................11
Encaissements ....................................................................................................73
Equilibrage virtuel des journaux...........................................................................27
Escompte.............................................................................................................39
Evaluation............................................................................................................18
Exportations.........................................................................................................77
F
Facture...............................................................................................38, 39, 43, 45
G
Grand-livre...........................................................................................................58
Guide d’abonnement ...........................................................................................71
Guides d’écritures................................................................................................71
H
Horaires ...............................................................................................................11
I
Identification...................................................................................................21, 25
Immobilisations ....................................................................................................72
Importations.........................................................................................................77
Installation monoposte.........................................................................................13
Installation réseau................................................................................................15
INDEX
EBP Compta 81
J
Journal...........................................................................................................34, 58
Journal centralisateur ..........................................................................................65
Journal d’achats ..................................................................................................34
Journal de banque...............................................................................................36
Journal général....................................................................................................65
L
Lancement...........................................................................................................17
LCR .....................................................................................................................73
Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67
Lettrage approché ...............................................................................................28
Lettrage automatique...........................................................................................51
Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52
Lettres chèques...................................................................................................73
Lettres de relance................................................................................................63
Libellé de l’écriture...............................................................................................35
Libellés des écritures.....................................................................................27, 46
Libellés types.......................................................................................................46
Lisezmoi ................................................................................................................5
M
Marge brute .........................................................................................................74
Mode de saisie ....................................................................................................37
Modes de règlement............................................................................................71
Monoposte...........................................................................................................13
Mot de passe.......................................................................................................25
MSA.....................................................................................................................21
N
NAF ...............................................................................................................21, 25
Natures d’achat ...................................................................................................39
Nouveau dossier .................................................................................................21
Numéro de TVA.............................................................................................21, 25
Numérotation des pièces.....................................................................................35
P
Plan comptable.................................................................................. 23, 30, 45, 76
Pointer les règlements.........................................................................................42
Préférences .........................................................................................................26
Prélèvements ......................................................................................................73
Prévisions de règlements ....................................................................................61
Prévisions de trésorerie.......................................................................................73
Protocoles validés ...............................................................................................14
INDEX
82 EBP Compta
R
Raccourcis comptes ............................................................................................35
RAN provisoires...................................................................................................75
Rapprochement bancaire...................................................................22, 28, 53, 67
Rapprochement bancaire automatique................................................................73
Recette ................................................................................................................42
Recherche d’écritures..........................................................................................73
Règlement .....................................................................................................41, 47
Réimputation........................................................................................................76
Remise.................................................................................................................39
Remise en banque...............................................................................................41
Report à nouveau ................................................................................................66
Reports à nouveaux.......................................................................................65, 67
Réseau ................................................................................................................15
Réseaux validés ..................................................................................................14
Résultat d’exploitation..........................................................................................74
Résultat net comptable ........................................................................................74
Retards de paiements..........................................................................................60
Révision comptable .............................................................................................76
S
Saisie guidée ...........................................................................................37, 43, 71
Saisie non comptable ....................................................................................28, 37
Saisie standard..............................................................................................37, 45
Sauvegarde .........................................................................................................69
Service technique ................................................................................................11
Solde .............................................................................................................46, 53
Soldes N-1...........................................................................................................75
Statistiques ..........................................................................................................74
Suivi de balance mensuel....................................................................................74
T
Tableaux de gestion ............................................................................................74
Taux.....................................................................................................................33
Taux de TVA........................................................................................................29
Traite ...................................................................................................................73
Trésor public........................................................................................................26
Trésorerie ............................................................................................................41
TVA......................................................................21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56
V
Vente .............................................................................................................39, 45
Ventes comptoir...................................................................................................40
Virements.............................................................................................................73
INDEX
EBP Compta 83
Z
Z de caisse..........................................................................................................40
NOTES
EBP Compta
Pour Windows XP et Vista
Manuel utilisateur
i
1 FÈlicitations !............................................................................................................................................... 1
2 Convention d'utilisation díEBP.................................................................................................................... 3
3 A lire attentivement..................................................................................................................................... 5
4 Licence d'utilisation..................................................................................................................................... 7
5 L'assistance technique ............................................................................................................................... 9
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit......................................................................................................................... 11
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)....................................................................................................................... 19
49 Dossier.................................................................................................................................................... 25
118 Affichage............................................................................................................................................... 43
121 Immobilisations..................................................................................................................................... 45
143 OpÈrations Comptables Courantes ...................................................................................................... 57
306 Impressions ........................................................................................................................................ 119
375 Fichiers de DonnÈes........................................................................................................................... 149
463 RÈvision Client.................................................................................................................................... 175
486 OpÈrations de ClÙture ........................................................................................................................ 185
523 Outils................................................................................................................................................... 191
Index .......................................................................................................................................................... 237
1
1 FÈlicitations !
Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle prÈsente votre logiciel et donne toutes les informations nÈcessaires ‡
son installation et ‡ sa dÈcouverte.
3
2 Convention d'utilisation díEBP
PrÈambule
En achetant un progiciel EBP (de la StÈ EBP SA au capital díun million díeuros immatriculÈe au RCS de Versailles N° 330 838 947), ´ le Client ª fait líacquisition du droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou
professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transfÈrer ou laisser transfÈrer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou
sa documentation selon la loi en vigueur sauf ‡ des fins exclusives de sauvegarde. Chaque
utilisateur sur son poste de travail doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel ´ monoposte ª ne donne droit qu'‡ UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou rÈseau nÈcessite une licence correspondante. L'ensemble des
progiciels est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡
des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve
le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rÈtractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de líarticle L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP síengage, sauf mention
expresse et spÈciale sur ses documents commerciaux, ‡ livrer les progiciels au plus tard dans les 3
jours ouvrÈs qui suivent la commande. A ce dÈlai, síajoutent les dÈlais postaux en vigueur. En cas de
tÈlÈchargement, les progiciels sont disponibles immÈdiatement. En conformitÈ avec líarticle L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre líexÈcution
de sa commande, par un numÈro díappel tÈlÈphonique fixe et non surtaxÈ accessible depuis le
territoire mÈtropolitain. En conformitÈ avec líarticle L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informÈ quíil ne
peut pas exercer son droit de rÈtractation auquel il renonce expressÈment et ce dËs la livraison du
logiciel dans la mesure o˘ le Client ou líun de ses prÈposÈs fait une demande díactivation au moyen
du N° de licence du produit et díune ´ raison sociale ª. Il en est de mÍme si un contrat de services
est souscrit dont líexÈcution commence immÈdiatement ‡ compter de líactivation du logiciel qui est
fait de faÁon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de mÍme si le
logiciel complet est tÈlÈchargÈ par Internet. …tendue des obligations de support díEBP
Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles
requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les
problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP
qui font líobjet díun contrat distinct des prÈsentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et
níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site
Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur son site
une difficultÈ technique dont la cause ne serait pas dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance
tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, le Client reconnaÓt conclure avec un distributeur ou un
professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu
responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations
rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes
Printed Documentation
4
Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la
sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle
sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui
pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut
rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa
responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers
ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de
perte de donnÈes. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude
‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance du progiciel
sont assumÈs par l'acheteur. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡
líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute
garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la
fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre díun contrat díassistance dÈpend de la
disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et quíEBP ne peut garantir une telle
disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ
Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner,
interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun
retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des
services de support, alors mÍme quíEBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ
de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun
dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses
progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt quíEBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡
raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice
dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ díEBP ou de
ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les
sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP (ou ‡ son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat díassistance. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon
approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses
besoins. Dispositions finales
Ces conditions gÈnÈrales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passÈes par tÈlÈphone, fax, courrier, email, formulaire Èlectronique ‡ l'attention
du service clients díEBP ou díun distributeur EBP. La validation díun formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des prÈsentes CGV dËs lors que ce dernier a cochÈ la case prÈvue a cet
effet sur le formulaire. Les CGV font partie intÈgrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses prÈposÈs. ConformÈment ‡ Loi ´ Informatique et libertÈs ª du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accËs et de rectification aux donnÈes le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou
díappel en garantie.
5
3 A lire attentivement
Votre logiciel est prÍt ‡ líemploi et síadapte complËtement aux petites entreprises, aux prestataires et
aux artisans.
Il vous permet de traiter líensemble des t‚ches comptables : Saisie des Ècritures, Lettrage, Rapprochement Bancaire, DÈclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, Ètats prÈparatoires au
Compte de RÈsultat et au Bilan Ö
Le code díactivation
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation qui propose líensemble des fonctionnalitÈs, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au del‡ de ces 40 jours, la
saisie sera limitÈe en nombre díÈcritures (consultez la partie intitulÈe Comment saisir le code
d'activation ?). Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous rÈinstallez une mise ‡ jour de version, veuillez consulter le
fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel ‡ partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et
Èvolutions apportÈes au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont ÈtÈ rÈalisÈes. La sauvegarde
La sauvegarde est trËs importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des donnÈes
enregistrÈes par votre logiciel sur un support extÈrieur. Ainsi, en cas de problËme sur votre disque
dur ou sur vos fichiers, vous pourrez ‡ tout moment retrouver des donnÈes correctes.
7
4 Licence d'utilisation
Comment saisir le code díactivation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version díÈvaluation, cíest-‡-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une pÈriode de 40 jours ‡ compter de
líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous níactivez pas votre application, le logiciel sera bridÈ ‡ 300
Ècritures. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code díactivation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique
Líactivation se fait via le site Internet díEBP, la connexion ‡ notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose díInternet. Ensuite, laissez-vous
guider par les instructions ‡ líÈcran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous níaurez
pas de code ‡ saisir. Activation manuelle
Cette option est ‡ utiliser si le poste sur lequel vous avez installÈ le logiciel níest pas connectÈ ‡
Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de líÈcran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. AprËs enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activÈe du logiciel et vous avez
accËs au service technique d'EBP pour une durÈe fonction du contrat díassistance souscrit. Pour obtenir la dÈclaration de TVA agrÈÈe, un code díactivation particulier doit Ègalement Ítre
introduit. Si vous souhaitez exploiter les donnÈes du logiciel via une base de donnÈes (type Access), une
option de gÈnÈration ODBC est Ègalement disponible.
9
5 L'assistance technique
EBP Informatique met ‡ votre disposition une assistance technique qui rÈpond ‡ vos questions. Avant de nous contacter, notez ... Votre numÈro de licence, envoyÈ par notre service commercial : nos techniciens ne
pourront vous rÈpondre sans ce numÈro. La description du type de configuration matÈriel (type de l'ordinateur, l'Ètat du disque dur,
fonctionnement rÈseau ou monoposte...) Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support tÈlÈphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 ‡ 19H00
Le vendredi : 8H00 ‡ 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne tÈlÈphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente). Composez le :
0811 65 20 00
(co˚t díun appel local)
Pour tout problËme technique, vous pouvez Ègalement nous adresser vos problËmes par e-mail au :
compta.support.fr@ebp.com
En prÈcisant votre numÈro de licence donnant droit ‡ l'assistance, le nom et la version du produit.
11
6 GÈnÈralitÈs sur le Produit
7 DÈmarrage
Bienvenue dans líaide de votre logiciel. Vous souhaitez :
CrÈer un dossier
Initialiser le dossier
Initialiser le plan comptable
Initialiser les journaux
Saisir sans aucune connaissance comptable :
Des achats, des ventes, des ventes comptoir, des rËglements en caisse, des rËglements en
banque. Saisir des Ècritures avec des connaissance comptables :
o En utilisant des guides prÈdÈfinis
o En saisie comptable standard
Consulter et lettrer un compte
Pointer la banque
Imprimer des donnÈes comptables
o Journaux
o Grand-Livre
o Balance
Sauvegarder le dossier
8 Installation rÈseau des produits de la gamme PRO d'EBP
ConÁus pour un environnement en mode ´ poste ‡ poste ª ou en mode ´ client/serveur ª, les produits
de la Gamme PRO ´ en rÈseau ª utilisent les technologies les plus avancÈes pour accÈder aux bases
de donnÈes. Une application de gestion/comptabilitÈ en rÈseau utilise votre installation de maniËre plus
intensive que les applications de bureautique. Elle peut par consÈquent rÈvÈler des dÈfauts non
constatÈs par le passÈ. Pour votre installation en rÈseau, il est recommandÈ de vous adresser ‡ un centre de compÈtence EBP
agrÈÈ qui devra valider líintÈgration du logiciel avec un matÈriel professionnel de qualitÈ installÈ dans les
rËgles de líart. Il sera nÈcessaire díinterroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou
validations complÈmentaires. FiabilitÈ
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un rÈseau qui
fonctionne de faÁon fiable. EBP ne saurait Ítre tenu responsable de pertes de donnÈes
causÈes par un dÈfaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matÈriel. Pour obtenir un rÈseau de bonne qualitÈ, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes : Eviter les rÈseaux ‡ base de c‚bles coaxiaux, Avoir un c‚blage de bonne qualitÈ rÈalisÈ par du personnel qualifiÈ : paire
torsadÈe certifiÈe de catÈgorie 5 (c‚blage 100 Mbits),
Printed Documentation
12
Utiliser des cartes rÈseaux et des concentrateurs (hubs) ‡ 100 Mb de
marque rÈputÈe (EBP a identifiÈ certaines cartes posant des problËmes;
en cas de doute n'hÈsitez pas ‡ nous consulter), Utiliser une version ‡ jour des pilotes de cartes rÈseaux (de prÈfÈrence
certifiÈs Microsoft), En cas d'installation ‡ fort trafic (plusieurs postes sur le mÍme dossier
et/ou grande quantitÈ de documents dans un dossier), il est indispensable
d'avoir un rÈseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expÈrimentÈ. EBP fournit ‡ ses centres de compÈtences un outil ENetTest pour tester
votre rÈseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre rÈseau est dÈfectueux et nos produits ne peuvent
donc pas fonctionner correctement. NÈanmoins, ENetTest ne peut dÈtecter que les problËmes les
plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilitÈ de votre rÈseau. MÍme si votre rÈseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer rÈguliËrement des
sauvegardes (quotidiennes de prÈfÈrence). En effet, vous n'Ítes pas ‡ l'abri d'une dÈfaillance
ultÈrieure de votre matÈriel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du rÈseau ou de l'alimentation
Èlectrique). En cas de coupure brutale de courant, les donnÈes indispensables au bon fonctionnement peuvent
Ítre dÈtruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos donnÈes
sur un seul ordinateur, protÈgÈ des dÈfaillances du rÈseau Èlectrique ‡ l'aide d'un onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrÍter correctement les stations de travail en utilisant la procÈdure
prÈvue par Microsoft pour arrÍter Windows. En effet, un arrÍt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraÓner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc ‡ vÈrifier que tous les utilisateurs de votre rÈseau connaissent et appliquent
parfaitement la procÈdure d'arrÍt. Pour plus de certitudes ou un complÈment d'information, n'hÈsitez pas ‡ contacter le service
technique d'EBP avec une description prÈcise (matÈriel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de donnÈes
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de donnÈes
Pervasive.SQL V8. Les versions PRO rÈseau Poste ‡ Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO rÈseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une mÍme machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs diffÈrents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres Èditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de donnÈes Btrieve 6.15 ou
Pervasive.SQL 2000i, vous devez impÈrativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de
ces moteurs en cas d'installation rÈseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous
devez vÈrifier la compatibilitÈ de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de donnÈes
auprËs de son Èditeur. Sinon, placer les donnÈes sur deux ordinateurs diffÈrents (l'un faisant
fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). 9 DÈsinstallation du produit
Si vous avez besoin de dÈsinstaller le programme (procÈdure díinstallation interrompue, problËme fichier
programme...), allez dans DÈmarrer + ParamËtres + Panneau de configuration et lancez líAjout /
Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installÈs par la procÈdure
díinstallation sans toucher aux fichiers crÈÈs par líutilisateur. 10 Lien ODBC
GÈnÈralitÈs sur le Produit
13
Une option de gÈnÈration ODBC est disponible en version PRO et vous permet de rÈcupÈrer les
donnÈes afin de les exploiter via une base de donnÈes comme Access, gr‚ce ‡ des drivers ODBC. Attention : Aucune assistance technique ne sera apportÈe par nos techniciens sur líutilisation de
cette option. Utilisateurs díune version PRO
Installez la version complËte de Pervasive.SQL V8 prÈsente sur votre CD-Rom díinstallation dans le
rÈpertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code díactivation DDF (consultez la partie
intitulÈe Comment saisir le code d'activation ?). Les fichiers DDF seront simplement gÈnÈrÈs, lors de líouverture du dossier, dans le rÈpertoire du
dossier, sous Compta.0 (ou Compta.x). Utilisateurs díune version Standard
Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20. 11 PrÈsentation gÈnÈrale
Les barres d'outils
Les listes et grilles de saisie
L'impression
L'aperÁu Ècran
12 Mise ‡ jour d'un dossier
En cas díinstallation díune nouvelle version de votre logiciel, une mise ‡ jour de votre dossier vous sera
proposÈe dËs líouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise ‡ jour pour accÈder ‡ votre
dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillÈe avant cette opÈration. A noter que les Ècritures appartenant ‡ des mois clÙturÈs, et qui ne seraient pas validÈes car saisies sur
une version antÈrieure ‡ la 11.3, seront automatiquement validÈes afin díÍtre conforme au Bulletin
Officiel des ImpÙts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrÙle des comptabilitÈs informatisÈes. Ces Ècritures
ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
13 Formats de Variables
14 Comment crÈer un nouveau format de variable ?
Pour crÈer un format de variable, lancez líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs et
accÈdez ‡ líonglet Formats. Ces formats pourront Ítre applicables sur vos modËles díimpressions. Cliquez sur le bouton Nouveau afin díaccÈder ‡ líassistant qui dÈtaille toutes les Ètapes de la crÈation. Níoubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modËles díimpression. Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du format
‡ crÈer : NumÈrique ou MonÈtaire , Date, Heure, Logique et ChaÓne . Etape 2
Printed Documentation
14
Cette Ètape consiste ‡ dÈfinir l'apparence du format. Format NumÈrique ou MonÈtaire
DÈterminez le nombre de dÈcimales aprËs la virgule, líapparence du montant (couleur, parenthËse) en fonction de son signe (positif, nÈgatif ou nul), le choix díun sÈparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisÈ par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres. De plus, vous pouvez dÈfinir un format MonÈtaire en prÈcisant le symbole de la monnaie (par
exemple E, Euros...)
Format Date
DÈterminez ici la couleur de la date, líaffichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou de
líannÈe et leur longueur. Format Heure
DÈterminez ici la couleur de líheure, líaffichage ou non des heures et des minutes et sur quelle
longueur. Format Logique
Indiquez le texte ‡ inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition est
fausse. Format ChaÓne
Indiquez la couleur de la chaÓne. Dans le cas particulier d'une chaÓne vide, vous pouvez
indiquer un texte ‡ faire apparaÓtre (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Cliquez sur le bouton Terminer une fois dÈfinie l'apparence de votre format. Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats níÈtant pas intÈgrÈs ‡ la sauvegarde du dossier, il vous faut
impÈrativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en choisissant
líoption ëInformations de configurationí. Cette sauvegarde níest ‡ effectuer quíaprËs crÈation et
doit Ítre mise de cÙtÈ. 15 Une variable de type NumÈrique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront Ítre repris pour des calculs prÈcis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec dÈcimales avec choix d'un sÈparateur. Une variable de type MonÈtaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie. 16 Une variable de type ChaÓne est une variable qui autorise tous les caractËres de saisie. Les
caractËres saisis sont pris dans leur ensemble (chaÓne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun
calcul. 17 Une variable de type Logique est une variable qui prend comme Ètat (Oui ou Non, soit 1 ou 0). Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
18 Ecran d'Accueil
19 Ecran d'Accueil (logiciel non activÈ)
Le programme vous est livrÈ en version díÈvaluation du produit. Cette version propose líensemble des
fonctionnalitÈs, et est limitÈe ‡ 40 jours díutilisation ‡ compter de líinstallation. AprËs ce dÈlai, si vous
níactivez pas votre application, le logiciel sera limitÈe ‡ 300 Ècritures.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
15
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les diffÈrentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web díEBP. Evaluez
Vous souhaitez Èvaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez rÈaliser cette
Èvaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilitÈ R…EL en version
díÈvaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetÈe est la mÍme que la version avec laquelle vous avez crÈÈ votre dossier. Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web
EBP. Activez
Vous souhaitez continuer ‡ utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 20 Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
A partir de cette fenÍtre, vous pouvez : Ouvrir : Un dossier ouvert rÈcemment : cliquez sur le nom du dossier ‡ ouvrir, ou cliquez sur la flËche
afin de sÈlectionner un ancien exercice. Le dossier de dÈmonstration : cliquez sur DÈmonstration. Un dossier non listÈ : cliquez sur Parcourir. Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flËche afin de
sÈlectionner un ancien exercice. CrÈer un dossier : cliquez sur CrÈer un nouveau dossier. Sauvegarder un dossier en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur líicÙne sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est dÈfinitive. Retrouvez la liste des dossiers par líoption Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir un
dossier. 21 Grilles de Saisie
22 PropriÈtÈs des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes díÈcritures, de comptes, de journaux, de guides, Ö, ont des propriÈtÈs communes. Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accËs aux principales fonctions courantes, aux propriÈtÈs de la grille et ‡ la possibilitÈ de rafraÓchir les donnÈes affichÈes (touche F5). Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en dÈbut de
liste. Utilisez les barres de dÈfilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les donnÈes qui ne peuvent
apparaÓtre en totalitÈ.
Printed Documentation
16
Voici les diffÈrentes opÈrations que vous pouvez rÈaliser :
Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
ParamÈtrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriÈtÈs de la grille
Filtrer vos enregistrements
23 Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris ‡ hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrÈmitÈ droite. Le curseur prend alors la forme suivante : . Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne. Pour Èlargir automatiquement une colonne afin quíaucun caractËre ne soit tronquÈ, double-cliquez sur le
bord du titre de la colonne. 24 Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut Ítre triÈe suivant
un ordre croissant ou dÈcroissant, un ordre alphabÈtique ou un ordre chronologique en fonction des
donnÈes de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne. 25 Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ l'ordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. Un carrÈ grisÈ signifie
que la colonne ne peut Ítre dÈsactivÈe. 3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carrÈ ‡ gauche du
nom de la variable. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider. 26 Ordre des colonnes
Pour modifier líordre par dÈfaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable correspond ‡ une
colonne de la grille. Líordre des variables de haut en bas correspond ‡ líordre des colonnes dans la
grille, de gauche ‡ droite. La coche signale les colonnes qui seront affichÈes. 3. SÈlectionnez la variable colonne ‡ dÈplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre pour
qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se dÈplace vers la gauche ou vers la droite. 4. Cliquez sur le bouton OK pour valider . 27 Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format díaffichage des donnÈes dans une liste ou une grille de saisie :
1. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 2. SÈlectionnez líonglet Format. 3. Ouvrez la liste dÈroulante des variables disponibles par simple clic sur la flËche. 4. SÈlectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format díaffichage.
GÈnÈralitÈs sur le Produit
17
5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sÈlectionnez le format ‡ appliquer. Pour
appliquer le format par dÈfaut, sÈlectionnez líicÙne . 6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le format. 7. Cliquez sur le bouton OK pour valider. La modification du format díaffichage díune grille nía aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimÈe selon le format par dÈfaut. Pour imprimer une variable selon
un format prÈcis, vous devez paramÈtrer le modËle díimpression avec le gÈnÈrateur díÈtat EBP. 28 PropriÈtÈs de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des donnÈes de la grille/liste afin de les adapter ‡
votre convenance. Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez Ègalement
choisir l'ordre d'affichage des colonnes. Onglet Filtres
Cet onglet permet de gÈrer des filtres pour la grille/liste courante. Vous pouvez ainsi crÈer un nouveau filtre, activer/dÈsactiver un filtre existant, modifier les critËres
díun filtre et supprimer un filtre inutile. Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronquÈ (lorsque la largeur d'une colonne est infÈrieure ‡ la largeur du contenu de la zone). 29 Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critËres approfondis. Pour cela, vous devez :
crÈer les filtres que vous souhaitez utiliser, cíest-‡-dire dÈfinir les sÈlections multicritËres que
vous souhaitez appliquer
activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements rÈpondant aux critËres
dÈfinis dans le filtre. 30 Comment crÈer un filtre ?
Pour crÈer un filtre sur une grille :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. Si des filtres ont dÈj‡ ÈtÈ dÈfinis, ils apparaissent dans la liste. 4. Cliquez sur le bouton Nouveau pour dÈfinir un nouveau filtre, le logiciel crÈe une ligne marquÈe sur la
gauche par un triangle bleu et portant le nom . Cette ligne correspond au nouveau filtre que
vous allez dÈfinir. 5. Cliquez sur le bouton Renommer pour modifier le nom par dÈfaut. Saisissez alors un nom dÈcrivant
succinctement líobjet du filtre (par exemple, Montant>500, ou encore Compte de Tiers
uniquementÖ.).
Printed Documentation
18
6. Pointez maintenant le type de filtre ‡ crÈer . Si le filtre rÈpond ‡ un critËre unique, pointez Une condition. Si vous dÈsirez crÈer un filtre rÈpondant ‡ plusieurs critËres de sÈlection, pointez Groupe de
Conditions : le nom du filtre devient par dÈfaut . Cliquez alors sur le
bouton Ajouter pour dÈfinir la premiËre condition, reprÈsentÈe par une sous-ligne signalÈe par
un carrÈ gris. 7. Pour dÈfinir la condition, vous devez indiquer la variable sur laquelle vous dÈsirez appliquer un
critËre prÈcis, choisir la relation et saisir la valeur de comparaison (qui peut correspondre ‡ une
borne infÈrieure, supÈrieure, une date maximale, Ö. . La condition est alors complËte. 8. Si le filtre est de type Une condition, cliquez sur OK pour valider. Si le filtre est de type Groupe de conditions, cliquez sur le bouton Ajouter pour valider la
premiËre condition et dÈfinir la suivante. Vous devez alors dÈterminer si cette deuxiËme
condition est exclusive (OU) ou inclusive (ET). Pour cela, cliquez sur le petit carrÈ gris situÈ ‡ gauche de la condition pour faire apparaÓtre soit
un ET, soit un OU. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un ET, ‡ líapplication du filtre, seuls les
enregistrements rÈpondant ‡ la condition 1 ET ‡ la condition 2 seront affichÈs. Si vous crÈez deux conditions reliÈes par un OU, tous les enregistrements rÈpondant ‡ la
condition 1 ou ‡ la condition 2 seront affichÈs. Comme vous le voyez le rÈsultat níest
absolument pas le mÍme. CrÈez autant de conditions que souhaitez et cliquez sur le bouton OK pour valider. 9. Le nouveau filtre est crÈÈ est apparaÓt dans la liste. Vous pourrez ‡ tout moment l'appliquer sur la
grille. 31 Comment activer un filtre ?
Pour activer un filtre sur une liste ou une grille de saisie, et afficher uniquement les enregistrements
(lignes) rÈpondant aux critËres du filtre :
1. Ouvrez tout díabord la liste ou la grille de saisie concernÈe. 2. AccÈdez ‡ líoption PropriÈtÈs du menu contextuel (clic droit). 3. SÈlectionnez líonglet Filtre. 4. Cochez la case Utiliser un filtre et pointez le filtre ‡ appliquer. 5. Cliquez sur le bouton Appliquer pour lancer le filtre sans sortir de la gestion des filtres. La liste est
alors filtrÈe, seuls les enregistrements rÈpondant aux critËres du filtre apparaissent. 6. Cliquez sur OK pour conserver ce filtre et revenir ‡ la grille/liste.
19
32 ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
33 Ecritures types
Vente
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
4457Ö TVA collectÈe 196,00
7Ö Produit 1000,00
Achat
Compte Description DÈbit CrÈdit
6Ö
ou 2Ö
Charge
ou Immobilisation
1000,00
4456Ö TVA dÈductible 196,00
40Ö Fournisseur 1196,00
RËglement client
Compte Description DÈbit CrÈdit
41Ö Client 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
RËglement fournisseur
Compte Description DÈbit CrÈdit
40Ö Fournisseur 1196,00
5Ö TrÈsorerie 1196,00
Remarque : Le sens des Ècritures nía pas díimportance. Vous pouvez, si vous le dÈsirez, commencer la
saisie systÈmatiquement par le compte de tiers afin díen rÈcupÈrer son libellÈ.
34 Quíest-ce que le Lettrage ?
Le Lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre les
impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointÈes correspondront
aux factures non payÈes. Le Lettrage concerne donc les comptes de tiers. Dans la fiche de chaque
Compte, vous pouvez autoriser ou interdire le Lettrage.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de
conserver sur líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Plusieurs types de lettrage sont disponibles :
Le Lettrage manuel
Printed Documentation
20
Le Lettrage Automatique
Le Lettrage en cours de saisie
Le Lettrage partiel
Tout au long de líannÈe, le lettrage vous permet de suivre vos comptes de tiers avec prÈcision ‡ partir
des traitements suivants :
Consultation d'un Compte (Type díÈcritures), Impression du Grand-Livre (bouton Options), Relances clients, Balance AgÈe, PrÈvisions de RËglements. 35 Les ÈchÈances
La saisie díune date díÈchÈance lors de líenregistrement de vos factures permet de tenir un EchÈancier
PrÈvisionnel contenant toutes les lignes díÈchÈances de vos tiers.
Lors de líenregistrement du rËglement díun tiers, les lignes díÈchÈances en cours vous seront
proposÈes, vous pourrez ainsi solder la ligne díÈchÈance partiellement ou en totalitÈ. Le montant d˚ sera
alors mis ‡ jour, et le lettrage se fera automatiquement si le montant de la facture et le montant du
rËglement sont identiques. Si vous souhaitez tenir un ÈchÈancier, pointez Une ÈchÈance (toutes versions), ou EchÈancier DÈtaillÈ
(en version PRO) dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences. De plus, vous pourrez prÈciser, dans le paramÈtrage du Compte (DonnÈes + Plan Comptable
Entreprise), si vous souhaitez que la fenÍtre díÈchÈances soit ou non ouverte en saisie díÈcritures (case
Sans ÈchÈance). Consultez les parties suivantes :
Enregistrement d'une facture avec ÈchÈance
Pointage d'une ÈchÈance
36 Impression et suivi des ÈchÈances
Les impressions de la Balance AgÈe, des PrÈvisions de RËglements, de líEchÈancier PrÈvisionnel et
de líEchÈancier DÈtaillÈ permettent de suivre vos encaissements et dÈcaissements en retard, ou ‡
venir. Les Lettres de Relance síappliquent aux clients en retard de paiement par rapport ‡ la date
díÈchÈance. 37 EchÈancier : Enregistrement díune facture avec ÈchÈance
Saisissez la date díÈchÈance des factures par les options suivantes : Par Mes Achats ou Mes Ventes
Par la Saisie Standard
Par la Saisie GuidÈe
Par la Saisie au KilomËtre
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
21
Le logiciel propose par dÈfaut, la date du jour ou la date calculÈe ‡ partir des indications saisies dans la
fiche du compte. 38 La gestion analytique
39 Quíest-ce quíune gestion analytique ?
La ventilation analytique consiste ‡ associer chaque dÈpense et chaque recette ‡ des postes (ou
centres de profit) prÈcis. Alors que l'Ècriture comptable classique enregistre la dÈpense de faÁon globale, l'Ècriture analytique
va attribuer pour chaque centre de profit ou de co˚t concernÈ, le montant de la dÈpense ou de la
charge qui lui revient. La gestion analytique correspond donc ‡ une gestion dÈtaillÈe de vos charges et de vos produits afin
de suivre l'Èvolution de votre sociÈtÈ pour un poste et une pÈriode prÈcise. De cette analyse dÈcoule
certaines dÈcisions concernant la rentabilitÈ d'un secteur, díun service, díun produit, díun atelier... Remarque : En version millÈsimÈe, vous ne pouvez ventiler une Ècriture que sur un seul poste. En version PRO, vous pouvez ventiler une Ècriture sur plusieurs postes et sur plusieurs axes. 40 La gestion analytique multi-axes (en version PRO)
Il síagit de suivre le dÈtail de vos charges et de vos produits sur un, deux ou trois axes analytiques
distincts. La gestion par axe vous permet de procÈder ‡ une analyse des charges et des produits
suivant des critËres d'analyses diffÈrents. De ce fait, la somme ‡ enregistrer devra Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes. Lorsque la
ventilation díune somme ne concerne pas un axe, ou est ventilÈe ‡ moins de 100% sur un axe, le
logiciel enregistre automatiquement la diffÈrence sur un poste DIVERS. Exemple de ventilation multi-axes
Vous suivez deux axes : líaxe Services et líaxe Produits. Dans l'axe Services, vous dÈfinissez les postes : Administratif, Logistique, Marketing. Dans l'axe Produits, vous dÈfinissez les postes : Outils, Produits MÈnagers, Peinture, Bois. Vous enregistrez les Ècritures correspondant aux opÈrations suivantes : 2 000 Euros de dÈpenses correspondant ‡ des frais de publicitÈ (PROMO sur le bois), 1 500 Euros de ventes correspondant ‡ une scie sauteuse
1 000 Euros correspondant au loyer. Les ventilations analytiques seront les suivantes :
Ecriture comptable Axe Services Axe Produits
Frais de publicitÈ (2000) Poste Marketing : 100 % Poste Bois : 100 %
Scie sauteuse (1500) Poste Divers : 100 % Poste Outils : 100 %
Loyer (1000) Poste Administratif : 30 %
Poste Marketing : 40 %
Poste Logistique : 40 %
Poste Divers : 100 %
41 Mise en place de votre gestion analytique
1. Dans líonglet Analytique de líoption Dossier + PrÈfÈrences + PrÈfÈrences, nommez líaxe ou les
axes que vous souhaitez suivre.
Printed Documentation
22
2. CrÈez vos postes analytiques par líoption Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et
BudgÈtaire. 3. CrÈez vos grilles analytiques par líoption Grilles de Ventilations du menu DonnÈes + Analytique
et BudgÈtaire. 4. Associez les grilles aux comptes de charges et de produits, dans líonglet Analytique de la fiche du
compte, accessible par le menu DonnÈes + Plan Comptable Entreprise. 5. Dans la mÍme option, dÈcochez líoption Sans analytique pour les comptes de charge et de produit
que vous souhaitez ventiler automatiquement en saisie díÈcritures. 42 Saisie analytique
Pour gÈrer líanalytique, cochez líoption Analytique en temps rÈel dans les propriÈtÈs de votre
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). 43 En version MillÈsimÈe
En Saisie Standard, une colonne Poste vous permet díindiquer le poste analytique sur lequel
vous souhaitez ventiler le montant. Saisissez le poste ou sÈlectionnez-le dans la liste accessible
par líicÙne , ou par les touches ou F4. Si aucun poste níest prÈcisÈ, le logiciel impute automatiquement le montant au poste DIVERS. 44 En version PRO
En Saisie Standard ou en Saisie au KilomËtre, sur une Ècriture avec un compte de vente ou
díachat, le logiciel applique automatiquement la grille de ventilation associÈe au compte pour
chacun des axes. Si aucune grille nía ÈtÈ associÈe au compte, vous devez vous mÍme saisir les
postes et le pourcentage ‡ leur ventiler. Pour chaque axe analytique, vous devez imputer 100% du montant total. Tant que ce pourcentage níest pas atteint, vous pouvez dÈfinir une nouvelle ligne de ventilation. Vous pouvez bien entendu renseigner les postes díun seul axe, dans ce cas le montant sera
imputÈ automatiquement ‡ 100% sur le poste DIVERS dans les axes non renseignÈs. Utilisez la touche EntrÈe pour modifier une ligne de ventilation et la touche Tabulation pour
vous dÈplacer de colonne en colonne. Utilisez la touche FlËche Basse pour ajouter une nouvelle ligne de ventilation (possible
uniquement si le montant ventilÈ est infÈrieur ‡ 100%). Utilisez le bouton Solder pour gÈnÈrer automatiquement le pourcentage et le montant restant ‡
ventiler. Une colonne A permet de signaler avec une flËche les Ècritures sur lesquelles une ventilation
analytique a ÈtÈ enregistrÈe. Pour ajouter cette colonne, dans líoption de saisie, utilisez le clic
droit de la souris afin díatteindre le menu contextuel et choisissez líoption PropriÈtÈs. Cochez la
variable A, et validez par OK. 45 Suivi analytique
La commande Analytique et BudgÈtaire du menu Impressions permet díanalyser la productivitÈ de
votre sociÈtÈ de faÁon dÈtaillÈe. 46 Encaissements et DÈcaissements
Encaissements
La saisie des encaissements síeffectue en deux temps :
La saisie des paiements reÁus
Le dÈpÙt des valeurs en attente
ComptabilitÈ (gÈnÈralitÈs)
23
La saisie des paiements reÁus permet de gÈrer vos paiements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Ces rËglements sont
comptabilisÈs en tant que valeurs encaissÈes mais non encore enregistrÈs en banque. Vous pouvez
donc vÈrifier vos valeurs encaissÈes, les regrouper et les dÈposer en banque les rËglements díun
certain mode (par exemple tous les chËques ‡ la banque BGP, et toutes les espËces ‡ une autre
banque). Avant de dÈposer les valeurs en attente, vous pouvez gÈnÈrer un fichier ‡ la norme AFB contenant
les rËglements de type LCR ou les rËglements de type PrÈlËvement. La gÈnÈration de l'Ècriture comptable du rËglement client s'effectue donc en deux fois :
1. Lors de la saisie des paiements reÁus, une premiËre Ècriture de type : 411 -> 511, gÈnÈrÈe dans un
journal de valeurs ‡ líencaissement, enregistre le rËglement comme valeurs encaissÈes et utilise le
numÈro de compte indiquÈ dans chaque fiche Mode de rËglement. 2. Lors du dÈpÙt en banque, une seconde Ècriture impute le rËglement ‡ la banque (511 -> 512). DÈcaissements
Le rËglements des tiers permet de solder trËs rapidement des ÈchÈances en attente de rËglement et
díenregistrer des rËglements partiels. La saisie díun mode de rËglement permet de retrouver les
rËglements selon leur mode (ChËque, Virements..) et díÈditer, dans le cas díun rËglement par
chËque, une lettre-chËque. Vous avez la possibilitÈ de gÈnÈrer un fichier bancaire ‡ la norme AFB
des rËglements de type Virement. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
47 Enregistrement d'un paiement reÁu
Un paiement client peut Ítre enregistrÈ de plusieurs faÁon :
Par la Saisie Standard : il síagit de la saisie comptable classique ;
Par la Saisie au KilomËtre : il síagit díune saisie en vrac ;
Par la Saisie GuidÈe : il síagit de saisir dans une grille prÈdÈfinie ;
Par les masques de saisie non comptable : il síagit de saisir des recettes sans notion
comptable ;
Par líoption de Saisie des Paiements ReÁus : il síagit de traiter vos paiements reÁus comme
valeurs en attente pour pouvoir les dÈposer ultÈrieurement sur la banque de votre choix en
fonction du mode de rËglement. 48 NumÈrotation des piËces
Lorsque vous saisissez une Ècriture, vous pouvez saisir un numÈro de piËce. Cette saisie est vivement
conseillÈe pour un meilleur suivi de vos Ècritures (numÈrotation des Ècritures, numÈro de facture, numÈro de chËque Ö). Nous vous rappelons que conformÈment ‡ líarticle 420-2 du Plan comptable GÈnÈral, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. ConformÈment ‡ líarticle 410-3 du Plan Comptable GÈnÈral, les comptabilitÈs informatisÈes
doivent permettre de retrouver ‡ partir des Ècritures comptables les piËces justificatives de ces
Ècritures. En cas díabsence de ce lien, la comptabilitÈ informatisÈe peut Ítre considÈrÈe comme
irrÈguliËre ou non probante.
Printed Documentation
24
Au niveau de votre logiciel, ce numÈro est obligatoire dans les cas suivants :
1 Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce
pour vos Ècritures de ventes et díachats pour que la TVA soit reconnue. De plus, si vous ne pointez
pas vos ÈchÈances, indiquez le mÍme numÈro de piËce sur la facture et le rËglement pour un pointage
automatique, ce qui est indispensable en gestion de TVA sur les encaissements. 2 Le numÈro de piËce est obligatoire si vous souhaitez effectuer un lettrage automatique par piËce. Pour chaque journal (accessible par DonnÈes + Journaux), le logiciel met ‡ votre disposition trois
modes de numÈrotation diffÈrents :
3 En numÈrotation manuelle, vous saisissez vous-mÍme le numÈro de piËce. 4 En numÈrotation continue, le logiciel propose le dernier numÈro de piËce augmentÈ de 1. Vous
pouvez toutefois saisir un numÈro de piËce qui ne suit pas le dernier numÈro, le logiciel vous
proposera alors le numÈro de piËce disponible mÍme s'il est infÈrieur. Lorsque vous paramÈtrez le
journal, saisissez le numÈro de piËce qui correspond ‡ la derniËre piËce crÈÈe. Le numÈro de piËce
peut comporter des caractËres alphabÈtiques et numÈriques, par exemple ´ VE/0001 ª. Seule la partie
numÈrique est incrÈmentÈe. 5 La numÈrotation pÈriodique propose par dÈfaut le numÈro de piËce 1 ‡ la saisie de la premiËre
Ècriture du mois. Si vous saisissez un numÈro de piËce prÈcis, le logiciel garde en mÈmoire ce numÈro
et l'incrÈmente automatiquement ‡ la prochaine Ècriture du mÍme mois. Par exemple, si vous
saisissez le numÈro de piËce ´ AA1 ª sur une Ècriture, le logiciel proposera automatiquement ´ AA2 ª
‡ la prochaine Ècriture saisie dans le mÍme mois et dans le mÍme journal. La numÈrotation des piËces
est remise ‡ zÈro en dÈbut de chaque mois. Remarques :
Concernant vos factures díachat, nous vous conseillons díutiliser une numÈrotation continue et
de reporter le numÈro gÈnÈrÈ par le logiciel sur les factures imprimÈes. Le fait de changer le type de TVA (passage de TVA sur dÈbits ‡ TVA sur encaissements ou
inversement) est une action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est donc crÈÈ et archivÈ. Si une telle modification est effectuÈe, vous devrez díailleurs saisir une justification lors de la
validation des modifications par le bouton OK.
25
49 Dossier
50 Gestion des Dossiers
Les gestion des dossiers vous permet de rÈaliser les opÈrations suivantes :
Ouvrir un dossier Recopier un dossier ConnaÓtre les informations sur un dossier Saisir des notes sur un dossier
51 CrÈation d'un Dossier
52 Comment crÈer un nouveau dossier ?
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Barre de menu Dossier + Nouveau
Raccourci clavier Ctrl + N
Vous pouvez Ègalement simplement cliquer sur CrÈer un nouveau dossier dans líÈcran de
bienvenue. Comment procÈder ?
Suivez les Ètapes de líassistant en utilisant les boutons Suivant et PrÈcÈdent . 53 Etapes de l'assistant
54 Nouveau Dossier
Pour crÈer un nouveau dossier, cliquez sur le bouton Suivant et parcourez les Ètapes de líassistant. 55 Nouveau Dossier : Nom et emplacement
Saisissez ici le nom du dossier. La longueur de la raison sociale est limitÈe ‡ 31 caractËres. Automatiquement, le logiciel crÈe un rÈpertoire avec le nom de la raison sociale ‡ líexception des
espaces et des caractËres spÈciaux. Par dÈfaut, les dossiers seront regroupÈs dans le rÈpertoire :
EBP\Dossiers\, commun ‡ tous les logiciels de la mÍme gamme (EBP Paye, EBP Gestion
Commerciale).Ce rÈpertoire a ÈtÈ validÈ ou dÈfini ‡ líinstallation du premier logiciel. Pour prÈciser un autre rÈpertoire, cliquez sur . 56 Nouveau Dossier : Identification
Saisissez ici les informations lÈgales de votre sociÈtÈ. Ces donnÈes sont utiles notamment pour
líÈtablissement de la dÈclaration de TVA. Le numÈro MSA concerne les entreprises agricoles. Le NAF correspond au NumÈro díAppartenance FranÁaise, anciennement APE.
Printed Documentation
26
Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 57 Nouveau Dossier : Adresse
Saisissez ici líadresse de votre sociÈtÈ. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la
combinaison des touches Ctrl + EntrÈe. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 58 Nouveau Dossier : Contact
Saisissez ici si vous le souhaitez les coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Ces informations sont
facultatives. Ces informations pourront Ítre modifiÈes ultÈrieurement dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier +
PropriÈtÈs. 59 Nouveau Dossier : Dates d'exercice
Saisissez ici vos dates díexercice. Attention : La date de dÈbut díexercice ne pourra plus Ítre modifiÈe.
La date maximum de saisie est automatiquement calculÈe : vous pourrez commencer ‡ saisir sur
líexercice N+1 sans avoir besoin de clÙturer líexercice N. Retrouvez les dates díexercice dans líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs.
Important : Si vous avez dÈj‡ tenu une comptabilitÈ et que vous souhaitez rÈcupÈrer vos
soldes N-1, cliquez sur Soldes N-1. 60 Nouveau Dossier : Rapprochement Bancaire
Cette Ètape permet d'indiquer au logiciel le type de rapprochement bancaire que vous dÈsirez effectuer. Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie
avec une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois). Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. Vous pourrez modifier ce paramËtre dans líonglet CrÈation de líoption Dossier + PropriÈtÈs +
PrÈfÈrences. 61 Nouveau Dossier : Plan Comptable
Choisissez ici le plan comptable gÈnÈral qui convient ‡ votre gestion comptable. Pour cela, cliquez sur
la flËche et choisissez AbrÈgÈ, De Base, DÈveloppÈ. Les autres plans comptables (suisse ou marocain)
ne sont disponibles quíen version spÈcifique.
Dossier
27
Vous pourrez ensuite paramÈtrer les comptes, et crÈer vos propres comptes dans líoption Plan
comptable Entreprise du menu DonnÈes. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la crÈation de votre dossier. Une fois, le dossier crÈÈ, vous devez initialiser son fonctionnement avant de crÈer les fichiers de travail
(comptes, journaux, guides ,..)
62 OpÈrations sur le Dossier
63 Comment mettre en place votre dossier ?
Il síagit de paramÈtrer votre dossier en accÈdant aux options suivantes : Líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les coordonnÈes de votre sociÈtÈ, de votre expert-comptable et du trÈsor public. Elle vous permet Ègalement de crÈer un mot de passe. Líoption PrÈfÈrences du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les choix díutilisation des
diffÈrentes options du logiciel. Líoption Racines des Comptes du menu Dossier + PropriÈtÈs, qui regroupe les racines comptables
et les taux de TVA. 64 Comment rÈcupÈrer les soldes N-1 ?
Utiliser la GÈnÈration des Soldes N-1
Il síagit díune option du menu ClÙtures vous permettra d'obtenir des montants dans les colonnes N-1
du Bilan et du Compte de RÈsultat. CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent. Le principe est de saisir la
balance avec les comptes de classe 6 et 7.
Lancez ensuite l'option GÈnÈration des soldes de l'exercice N-1 du menu ClÙtures. Cette
gÈnÈration entraÓne la copie de la valeur saisie dans le journal AN dans la colonne DÈbit ou
CrÈdit N-1 du compte (dans le plan comptable). AprËs ce traitement, supprimez les Ècritures des comptes 6 et 7, pour les remplacer par une
Ècriture sur le compte 120 ou 129 (rÈsultat de l'exercice). RÈcupÈrer les Ècritures N-1 non pointÈes
Pour le rapprochement bancaire par compte
CrÈez votre dossier sur votre exercice comptable courant. En Saisie Standard, dans le journal AN, saisissez une balance de dÈbut d'exercice, correspondant ‡ la balance de fin d'annÈe de l'exercice prÈcÈdent, sauf pour le compte de
banque. Pour ce compte, saisissez en dÈtail les Ècritures de banque non pointÈes, et le reste
sur une seule ligne. Pour le rapprochement bancaire par journal
1 CrÈez votre dossier sur l'exercice N-1.
Printed Documentation
28
2 En Saisie Standard, saisissez dans le journal de trÈsorerie, ‡ la date que vous souhaitez, le
dÈtail des Ècritures non pointÈes sur un compte divers (de tiers par exemple), mais pas sur le
compte de banque, puisque vous ne pointez pas ces Ècritures. Equilibrez votre journal par un
compte d'attente, Ècriture que vous pointerez. 3 Effectuez la clÙture annuelle par le menu ClÙtures. 4 Supprimez les ‡ nouveaux gÈnÈrÈs dans le journal d'AN de janvier N. 5 RÈsultat : Dans le rapprochement bancaire, vous voyez le dÈtail des Ècritures non pointÈes. 65 Comment sauvegarder votre dossier ?
Lorsque votre dossier est ouvert, la sauvegarde síeffectue ‡ partir du menu Dossier + Sauvegarde. Lorsque vous Ítes dans la liste des dossiers, dans líÈcran de bienvenue, vous pouvez cliquer sur la
disquette situÈe ‡ cÙtÈ du nom du dossier ‡ sauvegarder. 66 DÈtails de donnÈes ‡ recopier
Chaque donnÈe proposÈe ‡ la recopie se compose de plusieurs types de donnÈes. Par exemple, pour
les donnÈes comptes et journaux, vous avez comme dÈtail : Comptes gÈnÈraux, Comptes clients, Comptes fournisseurs, Journaux. Cela vous permet de ne recopier quíune partie des donnÈes. 67 PropriÈtÈs d'un Dossier
68 Notes sur le Dossier
Des informations concernant le dossier en cours peuvent Ítre saisies. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Notes
Ces notes síaffichent automatiquement au lancement du logiciel. Pour dÈsactiver líapparition de ces
informations, cochez la case Ne plus afficherÖ. 69 Informations sur le Dossier
Cette commande donne le nombre de journaux, comptes, guides, et Ècritures existants dans votre
dossier ainsi que l'historique comptable complet et mois par mois. Comment y accÈder ?
Barre de menu Dossier + PropriÈtÈs + Informations
70 CoordonnÈes
71 CoordonnÈes : Onglet Adresse
Utilisez les touches Ctrl + EntrÈe pour passer ‡ la ligne suivante dans la zone Adresse. La dÈnomination commerciale est obligatoire pour votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12) dont la date
limite de dÈpÙt est calculÈe en fonction du premier caractËre. Par exemple, la saisie de PRENOM NOM
au lieu NOM PRENOM peut Ítre la raison d'une date limite de dÈpÙt erronÈe.
Dossier
29
Remarque : La modification de la raison sociale et de líadresse nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ.
72 CoordonnÈes : Onglet Contact
Il síagit des coordonnÈes du contact de la sociÈtÈ. Cette saisie est facultative. 73 CoordonnÈes : Onglet Identification
Vous devez obligatoirement saisir le Siret et le N° de TVA intracommunautaire pour accÈder ‡ la
prÈparation de la dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12). Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. Siret
Il síagit díun identifiant díÈtablissement de 14 chiffres composÈ du SIREN et du NIC (NumÈro Interne
de Classement). N° de TVA
Il síagit díun numÈro individuel attribuÈ aux entreprises assujetties redevables de la TVA dans un Etat
membre par líadministration fiscale. Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les
dÈclarations d'Èchange de biens et les dÈclarations de TVA de l'entreprise. Ce numÈro de 13 caractËres est composÈ díun code pays (2 caractËres, FR pour la France), díune
clÈ (2 caractËres, ‡ saisir) et du numÈro SIREN (9 caractËres, recopiÈs du SIRET saisi sur la ligne
prÈcÈdente). L'entreprise doit s'adresser au service des impÙts des entreprises dont elle dÈpend pour obtenir son identifiant
Ce numÈro doit obligatoirement figurer sur les factures, les dÈclarations d'Èchange de biens et les
dÈclarations de TVA de l'entreprise. MSA
Il síagit du n° díadhÈsion ‡ la MutualitÈ Sociale Agricole. NAF
Il síagit du numÈro de la Nomenclature des ActivitÈs Èconomiques en vigueur en France. Depuis
janvier 2008, ce code est sur 5 caractËres. Remarque : La modification du Siret, N° de TVA, MSA et NAF nÈcessitant díÍtre tracÈe, un
ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. 74 CoordonnÈes : Onglet SÈcuritÈ
Cet onglet permet de dÈfinir ou de modifier un mot de passe pour protÈger líaccËs au dossier. Saisissez
celui-ci dans les deux champ Mot de passe et Confirmation. Attention : Les majuscules et les minuscules sont considÈrÈes comme des lettres diffÈrentes.
Printed Documentation
30
Le mot de passe sera demandÈ ‡ chaque ouverture du dossier, en plus díun Èventuel mot de passe
propre ‡ líutilisateur. Ne l'oubliez pas !!
75 CoordonnÈes : Onglet Dossier
Cette onglet indique le rÈpertoire dans lequel sont vos fichiers de travail. 76 CoordonnÈes : Onglet Expert
Il síagit des coordonnÈes de líExpert-Comptable. 77 CoordonnÈes : Onglet TrÈsor Public
Attention : Pour la prÈparation de votre dÈclaration de TVA (CA3 ou CA12),vous devez
renseigner avec soin les ÈlÈments suivants : Adresse du TrÈsor Public, Code postal, Ville, Recette (7 caractËres), N° de dossier (6 caractËres), ClÈ (2 caractËres), CDI (2 caractËres), Code
service (3 caractËres), RÈgime et Statut. En fonction du code rÈgime indiquÈ ici, vous aurez accËs ‡ une dÈclaration mensuelle ou trimestrielle. RÈgime Signification PÈriodicitÈ
AET SimplifiÈ agricole Trimestriel
AM RÈel normal ñ Acomptes provisionnels Mensuel
EM RÈel normal Mensuel
ES RÈel normal Saisonnier
ET RÈel normal Trimestriel
NI RÈel normal ou simplifiÈ non imposable
RM Mini rÈel Mensuel
RS Mini rÈel Saisonnier
RT Mini rÈel Trimestriel
ST SimplifiÈ Trimestriel
Cochez la case DOM si besoin. Ainsi, le numÈro de TVA (onglet Identification) ne sera plus un champ
obligatoire pour imprimer la dÈclaration. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 78 PrÈfÈrences
79 PrÈfÈrences : Onglet Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer le mode de gestion gÈnÈrale de votre sociÈtÈ. Gestion des Utilisateurs
Si vous voulez identifier les utilisateurs susceptibles de travailler sur le dossier, cochez cette case. Vous accÈdez alors ‡ la commande Utilisateurs du menu Dossier. Verrouillage des Ècritures en Communication Entreprise-Expert
Dossier
31
Si vous souhaitez que les Ècritures importÈes ou exportÈes par líoption Communication Entreprise- Expert soient verrouillÈes, cíest-‡-dire non modifiables ni supprimables, cochez cette case.
Il síagit díÈviter de modifier les Ècritures saisies par votre Expert-Comptable, ou celles transmises ‡
líExpert-Comptable, afin de ne pas fausser son travail. Les Ècritures verrouillÈes síafficheront en rouge foncÈ dans líoption Saisie Sandard du menu
Quotidien. Gestion auto. des Abonnements
Les Ècritures d'abonnements pourront Ítre automatiquement proposÈes au lancement de votre
comptabilitÈ et vous pourrez ainsi gÈnÈrer les Ècritures en attente. Si vous ne cochez pas cette case, vous pouvez les obtenir par le menu Quotidien + GÈnÈration des
Abonnements. Gestion des Modes de RËglement
Lors de la saisie díun paiement, cette option permet díindiquer, dans líÈchÈancier - rËglement, le
mode de rËglement utilisÈ. Devise locale
Pour un dossier en Euros, laissez le code EUR par dÈfaut. La modification de cette devise reste
possible tant quíaucune Ècriture nía ÈtÈ saisie. Devise de contre-valeur
Cette devise permet díobtenir un double affichage des montants saisis en Saisie Standard e, au
KilomËtre, Consultation de Comptes, Rapprochement Bancaire et dans le Plan Comptable. Nombre de dÈcimales
Choisissez ici le nombre de dÈcimales dont vous avez besoin pour votre comptabilitÈ. Ce choix est
utile selon les rÈglementations des pays ou dÈpartements. Attention : Ce choix doit Ítre fait avant toute saisie díÈcritures. Ce nombre de dÈcimales ne concerne que la saisie. Pour avoir le nombre de dÈcimales appropriÈ
en affichage et dans les impressions, vous devez impÈrativement changer le nombre de dÈcimales
des paramËtres rÈgionaux de Windows (accessibles gÈnÈralement par DÈmarrer + ParamËtres +
Panneau de configuration + Options rÈgionales). Format des Comptes
Les comptes sont sur 10 caractËres alphanumÈriques par dÈfaut. Vous avez toutefois la possibilitÈ
de modifier cette longueur par la commande Reformater les Comptes du menu Outils +
Maintenance Utilisateur. 80 PrÈfÈrences : Onglet Saisie
Cet onglet permet de paramÈtrer le fonctionnement de líoption Saisie Standard et Saisie au KilomËtre du
menu Quotidien.
Saisie de líanalytique en temps rÈel
Printed Documentation
32
Cochez cette case pour rÈaliser des ventilations analytiques sur les comptes de charge (de racine 6)
ou de produit (de racine 7). Selon votre version, vous obtiendrez en Saisie Standard : Soit une colonne Poste dans laquelle vous pourrez affecter la totalitÈ du
montant ‡ un poste analytique (en Saisie standard). Soit une fenÍtre de ventilation analytique dans laquelle vous pourrez
affecter le montant ‡ plusieurs postes analytiques, et selon plusieurs axes
(en version PRO uniquement). Cette fenÍtre pourra Ègalement Ítre
ouverte par la touche F8 (en Saisie Standard et en Saisie au KilomËtre). Saisie des AN par dÈfaut sur le 1er mois de l'exercice
Cochez cette case si vous souhaitez quíen ouvrant le journal AN (journal des ‡ nouveaux) dans la
Saisie Standard le logiciel affiche automatiquement le premier mois de l'exercice au lieu du mois
courant. Affichage des raccourcis libellÈs
Si vous souhaitez paramÈtrer des raccourcis libellÈs (utilisation de raccourcis par la touche Ctrl en
saisie du libellÈ de líÈcriture), cochez cette case afin de les voir apparaÓtre en rappel, en bas díÈcran,
lors de la saisie. Analytique sur comptes díimmos
Cochez cette case si vous souhaitez pouvoir enregistrer de líanalytique sur un compte
díimmobilisation (de racine 2). Equilibrage virtuel des journaux
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera automatiquement une Ècriture sur un compte d'attente
lorsque vous tenterez de quitter un journal dÈsÈquilibrÈ. Avertissement sur montants nÈgatifs
Si vous cochez cette case, un message díavertissement síaffichera lorsquíun montant nÈgatif sera
saisi. Lettrage
en cours de saisie
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser le lettrage en cours de saisie des rËglements. Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si
líune des options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe, la fenÍtre de
lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. sur rËglement ÈchÈance
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage automatique lors de líaffectation des
rËglements aux ÈchÈances. Cette option est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances. partiel sur rËglement ÈchÈance
Cochez cette case si vous souhaitez rÈaliser un lettrage partiel automatique lors de líaffectation
díun rËglement partiel ‡ une ÈchÈance. Cette option, disponible uniquement en version PRO, est trËs utile si vous gÈrez les ÈchÈances et le lettrage partiel.
Dossier
33
Journaux par dÈfaut
En Saisie
Indiquez le code journal sur lequel le logiciel doit se positionner par dÈfaut lors de líappel de la
Saisie Standard. Banque principale
Indiquez le code journal qui sera automatiquement affectÈ aux ÈchÈances des Ècritures de
ventes et díachats (permet de gÈrer les prÈvisions de trÈsorerie). Ce code sera Ègalement utilisÈ
par dÈfaut dans les options de Saisie des Paiements ReÁus et RËglements des Tiers.. Si vous
gÈrez líEDI TVA, le RIB de la banque principale sera automatiquement repris en RIB de tÈlÈ-
rËglement (et modifiable). EchÈance en saisie (pour la Saisie Standard et la saisie non comptable)
La tenue díun ÈchÈancier permet de gÈrer la TVA sur les encaissements, de suivre vos ÈchÈances
clients, ÈchÈances en retard, ‡ venir, et díÈditer des lettres de relances. Si vous ne souhaitez pas suivre vos ÈchÈances, pointez Aucune. Si vous choisissez Une EchÈance, une colonne Date díÈchÈance vous
sera proposÈe en Saisie Standard et au KilomËtre, et un champ
EchÈance apparaÓtra dans Mes Achats et dans Mes Ventes. De plus, vous aurez la possibilitÈ de pointer líÈchÈancier lors de la saisie du
paiement. Si vous choisissez EchÈancier dÈtaillÈ (uniquement en version PRO), vous pourrez enregistrer plusieurs ÈchÈances pour une facture. Líouverture de líÈchÈancier dÈtaillÈ pourra Ítre activÈe ou dÈsactivÈe dans
la fiche de chaque compte de tiers. LíÈchÈancier pourra Ègalement Ítre
appelÈ par la touche F7. LibellÈ
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour vos Ècritures comptables :
6 Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte ;
7 Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie ;
8 Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 81 PrÈfÈrences : Onglet Saisie non comptable
Cet onglet permet de prÈparer líutilisation de la saisie non comptable (options Mes Achats, Mes Ventes
et Ma TrÈsorerie du menu Quotidien). Modifiez si besoin le paramÈtrage par dÈfaut. 82 PrÈfÈrences : Onglet Consultation
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour la consultation de comptes. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle lors de la
consultation díun compte. Ecart maximal autorisÈ pour le lettrage approchÈ manuel
Lors du lettrage approchÈ manuel, si le montant ‡ solder est supÈrieur ‡ líÈcart maximal indiquÈ ici,
le lettrage approchÈ ne síeffectuera pas. Sinon, le logiciel vous proposera de passer une Ècriture
Printed Documentation
34
díÈcart, dont le compte est paramÈtrÈ dans líonglet Comptes de Gestion de líoption Dossier +
PropriÈtÈs + Racines des Comptes, dans les cases Charges gestion courante et Produits
gestion courante. 83 PrÈfÈrences : Onglet Impressions
Cet onglet permet de dÈfinir certaines prÈfÈrences pour líimpression de vos documents. Date de dÈbut / Date de fin
Pointez la pÈriode de dÈbut et de fin. Le logiciel proposera par dÈfaut cet intervalle dans les boÓtes
díimpression. Autorisation du paramÈtrage des modËles díimpression
Permet díinterdire le paramÈtrage des modËles d'impression par suppression du bouton ParamÈtrer
dans toutes les boites de dialogue díimpression. 84 PrÈfÈrences : Onglet Exercice
Ces donnÈes ont ÈtÈ saisies lors de la crÈation du dossier. Vous pouvez modifier si besoin la date de fin
d'exercice et la date maximum de saisie. Suite ‡ cette modification, il est conseillÈ de lancer un Recalcul
des Soldes depuis le menu Outils + Maintenance Utilisateur.
85 PrÈfÈrences : Onglet Format
Les formats sont trËs utiles lorsque vous souhaitez obtenir vos donnÈes selon un format prÈcis. Par exemple, si vous souhaitez afficher ou imprimer vos dates en toutes lettres : Mardi 11 Janvier 2005
ou au contraire au plus simple : 110105. Pour chaque type de variable, vous devez indiquer au logiciel le format ‡ appliquer par dÈfaut. Pour cela, sÈlectionnez le format et cliquez sur le bouton DÈfaut. Un petit . le signale alors. Les formats dÈfinis dans cet onglet permettront de modifier le format d'affichage des donnÈes dans une
liste/grille et de modifier ‡ líimpression, avec WingÈnÈrateur le format des donnÈes de certaines
variables. La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numÈrique) les formats dÈj‡
existants. Pour dÈfinir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau. Vous entrez alors en mode
Assistant. Pensez ‡ sauvegarder ces nouveaux formats. Tester le nouveau format
En bas de líÈcran, une zone Test permet de saisir une donnÈe et díobtenir dans la zone AperÁu, son apparence suivant le format en cours. 86 PrÈfÈrences : Onglet CrÈation
Choisissez le type de rapprochement bancaire ‡ rÈaliser : Choisissez par Comptes si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne (une contrepartie ‡ chaque Ècriture). Choisissez le mode par Journaux si vous souhaitez paramÈtrer vos journaux de trÈsorerie avec
une contrepartie en pied de journal (une contrepartie globale par mois).
Dossier
35
Si besoin, consultez un exemple de contrepartie en ligne ‡ ligne et en pied de journal. 87 PrÈfÈrences : Onglet Analytique
Le logiciel vous permet de procÈder ‡ líanalyse de vos charges et produits suivant trois critËres
d'analyses diffÈrents. Une mÍme somme peut donc Ítre ventilÈe ‡ 100% sur chacun des trois axes (si
vous le souhaitez). Exemple
Vous avez 1000 Euros de charges pour du matÈriel de bureau. Vous disposez de deux axes : líaxe Formateurs, et líaxe Services. Dans l'axe Formateurs, vous avez un poste par formateur. Dans l'axe Services, vous avez un poste par service. Vos 1000 Euros seront ventilÈs ‡ 100% sur líaxe Formateurs, et ‡ 100% sur líaxe Services. Vous savez donc de cette faÁon ce que reprÈsente vos 1000 Euros de charges par rapport ‡
vos formateurs et vos services.
Cette option vous permet d'avoir une vision de vos charges et produits suivant trois critËres diffÈrents. Si
vous avez demandÈ la gestion analytique en temps rÈel dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier), il est possible de demander en saisie díÈcritures quíune fenÍtre de saisie analytique síouvre
automatiquement ; ceci est ‡ dÈterminer dans la fiche des comptes de charges et de produits. 88 PrÈfÈrences des Immobilisations
89 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Comptes
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines pour la comptabilisation de vos Ècritures
díimmobilisations. Le bouton ParamÈtrage par dÈfaut permet de remettre le paramÈtrage díorigine en cas de modification
de cette fenÍtre. Cochez la case Ne pas contrÙler les racines si vous n'utilisez pas le plan comptable franÁais. 90 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet VÈhicules
Cet onglet permet de prendre en compte les changements intervenus dans la lÈgislation concernant les
limites de dÈduction imposÈes pour l'amortissement des vÈhicules de tourisme. Cet onglet affiche
automatiquement les plafonds imposÈs jusqu'au 01/01/2002. Si un autre plafond est dÈfini au niveau de
la lÈgislation, saisissez le manuellement dans la zone prÈvue ‡ cet effet. A partir du
Saisissez la date de líarrÍtÈ ‡ laquelle un nouveau plafond de dÈduction a ÈtÈ votÈ. Le choix du
plafond fiscal varie en fonction de la date de la premiËre mise en circulation du vÈhicule. Plafond
Saisissez le plafond maximum dÈductible applicable ‡ partir de la date inscrite prÈcÈdemment. Les
amortissements rÈalisÈs au del‡ du plafond doivent Ítre rÈintÈgrÈs de faÁon extra comptable au
bÈnÈfice imposable. 91 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Divers
Printed Documentation
36
Calculs
Consultez le nombre de jours par annÈe pris en compte pour les calculs des plans díamortissements. Codification
Consultez les derniers numÈros de fiches utilisÈs. RÈgime díimposition
Indiquez votre rÈgime díimposition.
Import Immobilisations V5
En cas de rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel, Cochez cette case si
vous souhaitez automatiser la crÈation des comptes. Dans ce cas, les comptes prÈsents dans les
fiches díimmobilisations seront automatiquement crÈÈs dans votre Plan Comptable Entreprise avec
le libellÈ ´ Compte crÈÈ pendant le transfert ª. GÈnÈration des Ecritures
Indiquez ici le code du journal díOD dans lequel seront gÈnÈrÈes les Ècritures díimmobilisations
annuelles. 92 PrÈfÈrences Immobilisations : onglet Exercices
Nouveau dossier
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Si vous avez besoin de crÈer une immobilisation
acquise sur une pÈriode antÈrieure, il vous suffit díeffectuer les manipulations suivantes : Cliquez sur la premiËre ligne du tableau. Appuyez sur la touche ´ Inser ª de votre clavier ou cliquez sur le bouton InsÈrer. Une nouvelle ligne
síaffiche alors. Saisissez les dates de la nouvelle pÈriode. Validez la ligne puis cliquez sur OK : maintenant, vous pouvez crÈer une fiche díimmobilisation avec
une date díachat comprise sur cette pÈriode. Utilisez le bouton Supprimer en cas díerreur. Seuls le premier et le dernier exercice peuvent Ítre
supprimÈs par ce bouton, et uniquement si aucune immobilisation níest acquise sur cet exercice. RÈcupÈration díImmobilisations 2005
Lors de la crÈation díun nouveau dossier, la liste des exercices se crÈe automatiquement gr‚ce aux
dates de dÈbut et de fin díexercice comptable. Cette liste se modifie automatiquement lors de la
rÈcupÈration des fiches díimmobilisations de votre ancien logiciel. 93 PrÈfÈrences EDI
94 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur initial
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur initial, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui gÈnËre le
fichier EDI (líentreprise ou le cabinet de líexpert-comptable). Lorsque líÈmetteur initial est le cabinet de líexpert comptable, choisissez Tiers dÈclarant.
Dossier
37
Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 95 PrÈfÈrences EDI : onglet Emetteur
Renseignez ici les coordonnÈes de líÈmetteur, cíest-‡-dire les coordonnÈes de celui qui transmet le
fichier EDI au partenaire EDI (líentreprise ou líun des cabinets de líexpert-comptable). Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 96 PrÈfÈrences EDI : onglet Donneur d'ordre
Renseignez ici les coordonnÈes du donneur díordre, cíest-‡-dire les coordonnÈes du partenaire EDI qui
envoie la dÈclaration ‡ la DGI. Les champs suivis díune astÈrisque sont obligatoires. 97 PrÈfÈrences EDI : onglet ParamÈtrage jedeclare.com
Renseignez ici les informations qui vous ont ÈtÈ communiquÈes lors de votre inscription au portail
jedeclare.com. Cochez tout díabord la case Utilisation de www.jedeclare.com et complÈtez les
diffÈrents champs. Pour líenvoi de la dÈclaration de TVA, indiquez edi-tva@jedeclare.com. Ainsi, lors de la tÈlÈtransmission, le logiciel vous ouvrira une boÓte díenvoi díun mail vers líadresse
indiquÈemailto:edi-tva@jedeclare.com avec en piËce jointe le fichier EDI gÈnÈrÈ. Si cette option níest pas cochÈe, alors le fichier EDI sera gÈnÈrÈ sur votre disque, dans le rÈpertoire du
dossier. De plus, les diffÈrents liens vers le site de jedeclare resteront grisÈs. 98 Racine des Comptes
99 Racines : Onglet Comptes de TVA
Cet onglet permet de paramÈtrer les diffÈrentes racines de TVA, les taux de TVA les plus utilisÈs, le
mode de gestion de la TVA ‡ utiliser par dÈfaut pour les achats et les ventes, le calcul de la TVA. TVA sur Achats / TVA sur Ventes
Pointez le mode de gestion de TVA ‡ utiliser par dÈfaut. Sur DÈbits, votre montant de TVA est pris
en compte ‡ la saisie de l'Ècriture d'achat ou de vente. Sur Encaissements, votre montant de TVA
est pris en compte lors de la saisie du rËglement et est calculÈ au prorata du montant rÈglÈ. A la crÈation d'un compte de TVA, le logiciel proposera automatiquement ce mode de gestion, vous
pourrez toutefois le modifier pour un compte particulier. Taux de TVA
Ce bouton permet de dÈfinir les diffÈrents taux de TVA utilisÈs. 100 Taux de TVA
Dans cette liste, apparaissent les principaux taux de TVA en vigueur, ‡ savoir le taux normal (19,60
%) et le taux rÈduit (5,50 %). Pour crÈer un nouveau taux, utilisez les autres champ ‡ 0.
Printed Documentation
38
Ces taux seront automatiquement proposÈs lors de la crÈation d'un compte de TVA et vous pourrez
associer au compte le taux et le type de TVA ‡ appliquer. Remarque : La modification díun taux de TVA nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ
et archivÈ.
101 Racines : Onglet Comptes de Tiers
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de tiers, c'est-‡-dire clients, fournisseurs et les
comptes rattachÈs. Le logiciel pourra ainsi reconnaÓtre les comptes de tiers pour des traitements
spÈcifiques : lettrage, Ètat de TVA, ÈchÈancier, Balance AgÈe, relances. 102 Racines : Onglet Comptes de TrÈsorerie
Cet onglet permet de paramÈtrer les racines des comptes de trÈsorerie. Racine des Comptes de Banque
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de banque
(Rapprochement Bancaire, remise en banque...). Valeurs ‡ líencaissement
Tous les comptes ayant cette racine seront considÈrÈs comme des comptes de valeurs ‡
líencaissement et sont utilisÈs pour les Ècritures de paiements reÁus, associÈs ‡ un mode de
rËglement. 103 Racines : Onglet Comptes de Gestion
Cet onglet permet de paramÈtrer les valeurs limites de la fourchette des numÈros de comptes de
charges et de produits. 104 Racines : Onglet Comptes Divers
Cet onglet permet de paramÈtrer les numÈros des comptes de bÈnÈfice et de perte (pour la clÙture
annuelle), et le compte díattente (pour le rÈÈquilibrage virtuel des journaux). 105 Gestion des Utilisateurs
106 Comment crÈer un Nouvel Utilisateur ?
Vous dÈbutez avec líoption : placez-vous dans la liste des utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste
des Utilisateurs). Vous avez dÈj‡ crÈÈ un utilisateur et souhaitez en crÈer de nouveaux : ouvrez votre dossier avec un
code utilisateur et un mot de passe, vous devez maintenant líouvrir en tant quíadministrateur, en
passant par le menu Dossier + Utilisateurs + Changer díUtilisateur. Saisissez le code ADM, et
le mot de passe si nÈcessaire, sinon, validez par OK. Puis placez-vous dans la liste des
utilisateurs (Dossier + Utilisateurs + Liste des Utilisateurs). Cliquez sur le bouton Nouv. LíAdministrateur pourra suivre pour líensemble des utilisateurs les transactions effectuÈes sur les
diffÈrents dossiers. 107 Nouvel Utilisateur
Dossier
39
Choisissez un code díutilisateur : il sera demandÈ ‡ líouverture du produit. Puis, remplissez les
diffÈrentes informations. Pour saisir des notes sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touches
Ctrl + EntrÈe. En modification, le bouton Effacer le mot de passe permet de supprimer le mot de passe de cet
utilisateur. Pour dÈfinir un nouveau mot de passe, accÈdez ‡ líoption Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. 108 Les Utilisateurs
Vous souhaitez gÈrer des utilisateurs, lesquels auront accËs ‡ tout ou partie des options díun ou
plusieurs dossiers : cíest líobjet de la gestion des utilisateurs. Les utilisateurs sont communs ‡ toutes les applications sauf Gestion Commerciale. Aussi, un mÍme
dossier de paye et de compta crÈÈs dans le mÍme rÈpertoire, auront les mÍmes utilisateurs. Si un
utilisateur est crÈÈ dans la paye, alors dans la comptabilitÈ, la saisie du code utilisateur sera demandÈe. La crÈation de vos utilisateurs níest possible que si vous ouvrez le dossier en tant quíadministrateur : en
effet, un utilisateur par dÈfaut existe dÈj‡, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les
dossiers.
L'Administrateur Comment crÈer un Utilisateur ?
Modification du mot de passe
Changer d'Utilisateur
109 L'Administrateur
Líadministrateur est un utilisateur qui a tous les droits, et a accËs ‡ toutes les options. Vous pouvez modifier líidentitÈ et les droits de líadministrateur dans la liste des utilisateurs du menu
Dossier + Utilisateurs, en cliquant sur le bouton Modif. Il níest tout de mÍme pas conseillÈ de modifier
les droits. Conseil : Líadministrateur ADM est par dÈfaut sans mot de passe, nous vous conseillons, afin
díen limiter son accËs, de lui attribuer un mot de passe que seules les personnes dÈsignÈes
connaÓtront. Pour cela, placez-vous dans líoption Modifier le mot de passe, et saisissez le
nouveau mot de passe. 110 Comment changer d'Utilisateur ?
La commande Changer díUtilisateur du menu Dossier + Utilisateurs permet ‡ un nouvel utilisateur de
prendre le relais sur le poste. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associÈ. 111 Comment crÈer ou modifier le mot de passe ?
Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra Ítre saisi ainsi que le mot de passe associÈ. Pour dÈfinir ou modifier le mot de passe, lancez la commande Modifier le Mot de Passe du menu
Dossier + Utilisateurs. Ancien mot de passe
Si aucun mot de passe níest encore dÈfini pour líutilisateur en cours, passez au champ suivant. En
revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez líancien mot de passe. Les
caractËres saisis seront affichÈs sous forme díÈtoiles.
Printed Documentation
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Nouveau mot de passe
Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractËres au maximum. Les caractËres saisis seront
affichÈs sous forme díÈtoiles. Confirmer le mot de passe
Afin díÈviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le ‡ nouveau pour
confirmation. Le logiciel vÈrifie la correspondance entre cette saisie et la prÈcÈdente. Si les deux
mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. 112 Les Transactions
Seul líAdministrateur a accËs ‡ la gestion des transactions. Il síagit de dÈfinir les transactions ‡ suivre sur
líensemble des dossiers pour líapplication courante.
SÈlection des Transactions
Impression des Transactions
Purge des Transactions
113 SÈlection des Transactions
La commande Utilisateur + SÈlection des Transactions du menu Dossier, permet de sÈlectionner les
transactions ‡ suivre. Une transaction est une opÈration particuliËre effectuÈe dans le logiciel. Chaque
fois quíun utilisateur travaille dans une transaction cochÈe, le code de líutilisateur et sa durÈe díutilisation
de la fonction sont mÈmorisÈs. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. 114 Impression des Transactions
Seul líadministrateur peut accÈder ‡ líimpression des transactions (Utilisateurs + Impression des
Transactions du menu Dossier). Vous dÈfinissez les critËres de sÈlection díimpression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions
pour le dossier courant ou líensemble des dossiers et sÈlectionner une date particuliËre. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperÁu ou imprimer la liste des transactions. Par
dÈfaut, il existe un seul modËle díimpression mais vous pouvez le personnaliser avec líÈditeur
WinGÈnÈrateur accessible par le bouton ParamÈtrer ou par le menu Outils + ParamÈtrage des
Impressions. 115 Purge des Transactions
Seul líadministrateur a accËs ‡ la purge des transactions qui efface toutes les transactions rÈalisÈes sur
les applications. Indiquez une date ‡ partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. 116 Sauvegarde
117 La Sauvegarde
Quíest-ce que la sauvegarde ?
Les donnÈes de travail peuvent, pour diffÈrentes raisons, Ítre perdues ou dÈtÈriorÈes. Cela arrive
trËs rarement mais vous devez vous protÈger de ces risques en rÈalisant un archivage de vos
donnÈes. Gr‚ce ‡ ces sauvegardes, la plupart des problËmes rencontrÈs sur vos fichiers de travail, pourront Ítre rÈsolus par la restauration des donnÈes du fichier d'archive. La sauvegarde consiste ‡ regrouper un ensemble de donnÈes dans un unique fichier, dit fichier
d'archive, qui peut Ítre conservÈ sur un disque dur dans un rÈpertoire de sauvegarde ou un lecteur
amovible.
Dossier
41
Les sauvegardes sont ‡ effectuer rÈguliËrement (semaine, mois, Ètape de gestion particuliËre)
et doivent Ítre soigneusement dÈcrites : date de rÈalisation, nom du dossier, contenu (par
exemple donnÈes avant clÙture septembre, donnÈe aprËs recalcul des soldes, donnÈes aprËs
clÙture annuelle, donnÈes aprËs RAZ, semaine 10...). Remarque : Cette action nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Sauvegarde du dossier
Pour sauvegarder uniquement votre dossier de travail, cliquez sur la disquette qui síaffiche devant le
nom du dossier ‡ partir de líÈcran de bienvenue, ou lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu
Dossier lorsque votre dossier est ouvert. Dans tous les cas, sÈlectionnez ensuite líoption
Sauvegarde du dossier CIBLE. Sauvegarde complËte
Pour sauvegarder tous les dossiers, ainsi que les modËles díimpressions personnalisÈs et les format,
lancez líoption Sauvegarde ‡ partir du menu Dossier et sÈlectionnez ensuite líoption Sauvegarde
complËte.
43
118 Affichage
119 Le paramÈtrage des Barres d'Outils
Il síagit soit de personnaliser les barres díoutils, soit díactiver ou dÈsactiver certains ÈlÈments de
líaffichage. Comment y accÈder ?
Barre de menu Affichage + Barre díoutils + Personnaliser
Onglet Barres díoutils
Cet onglet vous permet de dÈsactiver les barres inutilisÈes. La Barre de menus níest pas dÈsactivable : elle permet díaccÈder ‡ toutes les fonctions
du logiciel. La barre Standard comprend toutes les icÙnes associant une commande des menus. La barre NAV permet de naviguer dans un aperÁu de page en page. Onglet Commandes
Cet onglet vous permet díajouter ou de retirer une commande ‡ une barre díoutils, en la faisant
glisser gr‚ce ‡ la souris. Onglet Options
Cet onglet vous permet de paramÈtrer le mode díaffichage des menus, des icÙnes et des info-bulles. Activer les ÈlÈments de líaffichage
A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou dÈsactiver díautres ÈlÈments : La Barre díÈtat, qui correspond ‡ la barre grise en bas díÈcran dans laquelle des informations
utiles síaffichent en fonction de la fenÍtre dans laquelle vous vous trouvez. La Barre de fenÍtre qui permet díafficher en haut díune fenÍtre un onglet, afin de passer
facilement díune fenÍtre ‡ líautre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanÈment. Le Volet de navigation qui correspond au menu vertical ‡ droite qui permet de naviguer
facilement dans le logiciel. Le Tableau de bord qui síaffiche automatiquement ‡ líouverture du dossier. Pour dÈplacer une barre
Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci ‡
l'emplacement dÈsirÈ. Vous pouvez dÈplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par dÈfaut en haut de l'Ècran
vers n'importe quel autre endroit de l'Ècran, pour la rendre plus accessible. Si vous dÈplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'Ècran ou jusqu'au bas de
l'Ècran, elle devient "ancrÈe" dans sa nouvelle position. Si vous la dÈplacez partout ailleurs, elle
devient une fenÍtre flottante. 120 Tableau de Bord
Printed Documentation
44
Le tableau de bord síaffiche ‡ líouverture du dossier, ou par le menu Affichage. Il vous apporte les
informations suivantes : TrÈsorerie : Il síagit des soldes de chaque compte de trÈsorerie (de racine 512, 514, 53) ‡ la
date du dernier jour du mois. Cliquez sur un compte afin díaccÈder ‡ la consultation de ce
compte. EchÈancier : Il síagit díune part des rËglements clients ‡ recevoir aujourdíhui (factures arrivÈes
‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des impayÈs, et díautre part des rËglements
fournisseurs ‡ payer aujourdíhui (factures arrivÈes ‡ ÈchÈance aujourdíhui) et le montant total des
impayÈs. Cliquez sur RËglements clients ou RËglements fournisseurs afin díimprimer
líÈchÈancier. Factures ‡ relancer : Cliquez sur Liste des factures afin díimprimer les lettres de relances. Situation au : Il síagit des totaux des comptes de rÈsultat et de bilan, ainsi que des comptes de
TVA. Chiffre díaffaires : Consultez le CA du jour et de líexercice, et le graphique comparatif.
Important : Si vous dÈbutez dans votre logiciel, cliquez ici.
45
121 Immobilisations
122 Gestion des Immobilisations et des CrÈdits-Bails
La gestion des immobilisations vous permet de gÈrer díune part vos immobilisations et díautre part vos
crÈdits-bails. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations
Choisissez ensuite líonglet concernÈ : Immobilisations ou CrÈdits-Bails. Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer une fiche immobilisation ou crÈdit-bail
Modifier une fiche
Supprimer une immobilisation inutilisÈe
CrÈer un composant
Eclater une immobilisation ou faire muter une immobilisation
Imprimer la fiche de líimmobilisation ou du crÈdit-bail
Visualiser votre Plan d'amortissement. Remarque :
La suppression díune immobilisation est une action devant Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est donc
crÈÈ et archivÈ. Lors de cette action, vous devez saisir un justification (sauf si líimmobilisation
supprimÈe níest pas utilisÈe.
123 CrÈation d'une fiche Immobilisation ou CrÈdit-Bail
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations
Choisissez ensuite líonglet concernÈ : Immobilisations ou CrÈdits-Bails. Comment faire ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou utilisez le raccourci clavier Alt + N. 2. Renseignez les informations concernant la fiche díimmobilisation dans les diffÈrents onglets
proposÈs : Identification, Amortissement, et CrÈdit-bail pour une fiche de crÈdit-bail uniquement. Attention : Líonglet Sortie níest accessible quíen modification díune fiche díImmobilisation.
124 Les Composants
Un composant est un ÈlÈment díune immobilisation ayant une durÈe díutilisation ou un mode de
dÈprÈciation diffÈrent de cette immobilisation.
Printed Documentation
46
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations
Comment faire ?
1. CrÈez líimmobilisation composÈe gr‚ce au bouton Nouveau et complÈtez sa fiche. 2. SÈlectionnez líimmobilisation crÈÈe dans la liste, et cliquez sur le bouton Composants. 3. Gr‚ce au bouton Nouveau, crÈez les diffÈrentes immobilisations composants líimmobilisation
source. Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues
de la fiche díimmobilisation. Ces donnÈes sont modifiable par líonglet Identification de la fiche
díimmobilisation.
125 Eclater ou Muter
LíÈclatement permet de scinder une immobilisation en plusieurs autres et cela afin de pouvoir gÈrer
autant d'immobilisations qu'il y a de sous-ÈlÈments ‡ l'immobilisation. La mutation permet de changer la destination du compte comptable de líimmobilisation. Comment faire pour Èclater une immobilisation ?
1. AccÈdez ‡ líoption Immobilisations du menu Immobilisations. 2. SÈlectionnez líimmobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter. 3. SÈlectionnez líoption Eclatement. 4. Choisissez la mÈthode díÈclatement :
a. Eclatement par montant : Cette option vous permet de saisir le montant de la
partie ‡ Èclater. Le solde reste sur líimmobilisation mËre. Le montant de
líÈclatement ne peut Ítre supÈrieur ‡ la valeur HT du bien ‡ amortir. b. Pourcentage : Cette option vous permet de saisir le pourcentage de la partie ‡
Èclater. Le solde reste sur líimmobilisation mËre. Le montant de líÈclatement ne
peut Ítre supÈrieur ou Ègal ‡ 100% . c. Nombre : Cette option vous permet de dÈterminer le nombre díimmobilisations ‡
crÈer ‡ partir de líimmobilisation source. Comment faire pour faire muter une immobilisation ?
1. AccÈdez ‡ líoption Immobilisations du menu Immobilisations. 2. SÈlectionnez líimmobilisation dans la liste, et cliquez sur le bouton Eclater/Muter. 3. SÈlectionnez líoption Eclatement. 4. SÈlectionnez les nouveaux comptes. Remarque : Dans le cadre Immobilisation source, vous retrouvez certaines informations issues
de la fiche díimmobilisation. Ces donnÈes sont modifiable par líonglet Identification de la fiche
díimmobilisation.
Immobilisations
47
126 Les UGT
U.G.T signifie UnitÈ GÈnÈratrice de TrÈsorerie. Cíest la plus petite unitÈ de líentreprise pouvant
gÈnÈrer de la trÈsorerie. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + U.G.T
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer une catÈgorie
Modifier une fiche
Supprimer une catÈgorie inutilisÈe
Trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code ou de libellÈ. Comment crÈer une U.G.T ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge
apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de líU.G.T ‡ crÈer. 3. La case Actif est cochÈe par dÈfaut, si cette U.G.T níest plus utilisable dans la fiche
díimmobilisation, dÈcochez cette option. 127 Les CatÈgories
Les catÈgories permettent de regrouper vos immobilisations. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + CatÈgories
Fonctions disponibles
Vous pouvez :
CrÈer une catÈgorie
Modifier une fiche
Supprimer une catÈgorie inutilisÈe
Trier la liste par ordre croissant ou dÈcroissant de code ou de libellÈ. Comment crÈer une catÈgorie ?
1. Cliquez sur le bouton Nouveau ou appuyez sur la touche Inser. Une fiche vierge apparaÓt alors. 2. Saisissez le code et le libellÈ de la catÈgorie. 3. La case Actif est cochÈe par dÈfaut, si cette catÈgorie níest plus utilisable dans la fiche díimmobilisation, dÈcochez cette option. 128 GÈnÈration des Ecritures
Il síagit de gÈnÈrer les Ècritures díimmobilisations annuelles au dernier jour de votre exercice.
Printed Documentation
48
Remarque : Cette action nÈcessitant dí Ítre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + GÈnÈration des Ecritures
Comment faire ?
Les Ècritures ‡ gÈnÈrer síaffichent. Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier, et sur GÈnÈrer pour
que les Ècritures se gÈnËrent dans le journal indiquÈ dans líonglet Divers des PrÈfÈrences
Immobilisations. 129 Description de la Fiche
130 Onglet Identification
Cet onglet permet de visualiser les informations díune immobilisation. Attention : Avant de crÈer vos immobilisations, vous devez paramÈtrer le menu PrÈfÈrences
Immobilisations du menu Dossier + PropriÈtÈs. Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Nouveau puis saisissez les diffÈrents renseignements demandÈs. NumÈro díimmobilisation
Le code proposÈ est alpha-numÈrique sur 8 caractËres. Il síagit díune codification automatique et non
modifiable. Nature de líimmobilisation
Saisissez ici le descriptif de líimmobilisation. NumÈro de sÈrie
Permet de saisir le numÈro de sÈrie du matÈriel. Achat
Date díachat
Pour les exercices ouverts ‡ compter du 01/01/2005, la date díachat níest plus prise en compte
pour le mode díamortissement dÈgressif, cíest la date de mise en service qui est prise en
compte pour les calculs. Cependant, pour les exercices antÈrieurs, líancienne rËgle comptable est conservÈe, cíest-‡-dire
que pour le mode dÈgressif, la saisie de cette date est obligatoire puisque la premiËre annuitÈ
est calculÈe ‡ partir de cette date (plus prÈcisÈment au prorata du nombre de mois). En mode
linÈaire, cette date est facultative. Saisissez la date ‡ laquelle vous avez achetÈ líÈquipement. Vous pouvez utiliser líicÙne pour accÈder au calendrier. Lors de la validation de la fiche, si vous obtenez le message ´ Date díachat invalide ou non
comprise dans un exercice connu ª, alors que la date est correcte, vous devez crÈer un exercice
antÈrieur dans les PrÈfÈrences Immobilisations, onglet Exercices, accessibles par le menu
Dossier + PropriÈtÈs. Date de mise en service
Immobilisations
49
Pour les exercices ouverts ‡ compter du 01/01/2005, cíest la date de mise en service qui est
prise en compte, aussi bien pour le mode díamortissement linÈaire que dÈgressif. Cependant, pour les exercices antÈrieurs, líancienne rËgle comptable est conservÈe, cíest-‡-dire
que pour le mode linÈaire, la saisie de cette date est obligatoire. En mode dÈgressif, en
revanche, elle ne líest pas. Saisissez la date ‡ laquelle vous avez achetÈ líÈquipement. Vous
pouvez utiliser líicÙne pour accÈder au calendrier. Montant HT
Saisissez ici la valeur HT de votre bien, cette valeur sera prise en compte pour le calcul du plan
díamortissement. TVA
Le montant de la TVA se calcule automatiquement, au taux de 19,60, gr‚ce ‡ la valeur HT
saisie prÈcÈdemment. Cette valeur est modifiable manuellement et níest prÈsente quí‡ titre
indicatif et nía aucune incidence sur les calculs effectuÈs par le logiciel. TTC
Cette valeur est un cumul de la valeur HT et de la valeur de la TVA. Cette valeur níest prÈsente
quí‡ titre indicatif et nía aucune incidence sur les calculs effectuÈs par le logiciel. Divers
Nombre de piËces
Saisir manuellement le nombre de piËces susceptibles díÍtre crÈÈes. Cette information níest
prÈsente quí‡ titre indicatif. Localisation
Saisir manuellement la localisation de votre bien. Cette information níest prÈsente quí‡ titre
indicatif. Fournisseur
Vous pouvez sÈlectionner le compte du fournisseur en cliquant sur líicÙne . Ensuite, sÈlectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Regroupement
Vous pouvez cliquer sur líicÙne et sÈlectionner dans la liste líimmobilisation ‡ rattacher. Cette information níest prÈsente quí‡ titre indicatif. VÈhicule
Si votre bien fait partie de la famille des vÈhicules, cochez cette case, qui permet díaccÈder ‡ la
saisie du Type, de líImmatriculation et de la Limite de dÈductibilitÈ. Limite de dÈductibilitÈ
Cette limite síaffiche automatiquement. Cette valeur se calcule en fonction de votre date de mise
en service et des valeurs indiquÈes dans líonglet VÈhicules des prÈfÈrences immobilisations
(menu Dossier + PropriÈtÈs). Classement
Section analytique
Printed Documentation
50
Pour crÈer une nouvelle section analytique (poste analytique) vous pouvez utiliser líoption
Postes Analytiques du menu DonnÈes + Analytique et BudgÈtaire, ou cliquer sur líicÙne
. Vous pourrez sÈlectionner votre poste analytique en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-le dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Un seul poste analytique peut Ítre
saisi. U.G.T. (UnitÈ GÈnÈratrice de TrÈsorerie)
Pour crÈer une U.G.T., vous pouvez utiliser líoption U.G.T du menu Immobilisations ou cliquer
sur líicÙne . Vous pourrez sÈlectionner votre U.G.T. en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. CatÈgorie
Pour crÈer une catÈgorie, vous pouvez utiliser líoption CatÈgories du menu Immobilisations ou
cliquer sur líicÙne . Vous pourrez sÈlectionner votre catÈgorie en cliquant sur cette icÙne. Ensuite, sÈlectionnez-la dans la liste puis cliquez sur le bouton OK. Comptabilisation
Compte díimmobilisation
Vous pouvez crÈer et sÈlectionner votre compte díimmobilisation gr‚ce ‡ líicÙne . Compte díamortissement et compte de dotation
Les comptes díamortissements et de dotation sont proposÈs par dÈfaut. Ils sont dÈfinis ‡ partir
du numÈro de compte sÈlectionnÈ dans la case Compte díimmobilisation. Vous pouvez les
modifier si vous le souhaitez. Compte díorigine
Cette case est non modifiable par líutilisateur, le compte se renseigne lors de la mutation díune
immobilisation. 131 Onglet CrÈdit-bail
Cet onglet vous permet de saisir le montant de votre loyer, la valeur rÈsiduelle ainsi que la durÈe en
mois. 132 Onglet Amortissement
Cet onglet permet de visualiser les informations suivanteS :
Valeur actuelle
Ce champ est inactif (grisÈ) en crÈation díune immobilisation. La valeur peut Ítre saisie lors de la
modification sur une pÈriode diffÈrente de la crÈation de la fiche díimmobilisation. DurÈe en mois
Ce champ doit Ítre saisi manuellement afin de permettre le calcul du plan díamortissement. Base amortissable
Le contenu du champ Montant HT de líonglet Identification est automatiquement reportÈ dans ce
champ. Cette valeur est modifiable mais ne peut Ítre supÈrieure ‡ la valeur H.T. Date de fin díamortissement
Immobilisations
51
Cette date est calculÈe gr‚ce ‡ la date de mise en service et ‡ la durÈe en mois de votre
immobilisation. Cette donnÈe níest pas modifiable. Mode díamortissement
Plusieurs modes díamortissement vous sont proposÈs :
Non amortissable
Aucun plan díamortissement ne sera calculÈ. LinÈaire
Le champ Taux se calcule automatiquement gr‚ce au nombre díannÈes díamortissement de
líimmobilisation. Le calcul pris en compte est le suivant : (100/durÈe en mois)12
DÈgressif
Coefficient
Le coefficient se calcule automatiquement gr‚ce ‡ la durÈe en mois de líamortissement. Bien acquis ou fabriquÈs ‡ compter du 01/01/2001
DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif
3 et 4 ans 1,25
5 et 6 ans 1,75
> ‡ 6 ans 2,25
Bien acquis avant le 01/02/1996 et aprËs le 31/01/1997
DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif
3 et 4 ans 1,50
5 et 6 ans 2,00
> ‡ 6 ans 2,25
Bien acquis entre le 01/02/1996 et le 31/01/1997
DurÈe de vie du bien Coefficient dÈgressif
3 et 4 ans 2,50
5 et 6 ans 3,00
> ‡ 6 ans 3,50
Coefficient spÈcifique
Ce champ est ‡ saisir par líutilisateur, dans le cas ou cette valeur est renseignÈ, cíest ce
coefficient qui sert pour le calcul de la case Taux. Taux
Si la case coefficient est cochÈ cíest ce coefficient qui sert pour le calcul du taux, sinon cíest le
coefficient spÈcifique. Le calcul est le suivant : ((100/durÈe en mois)*12)*coefficient
DÈrogatoire
DÈgressif moins linÈaire
Cette option permet díappliquer le mode díamortissement dÈgressif sur le plan fiscal, alors que
le mode díamortissement Èconomique (technique) est le linÈaire. Logiciel
Cette option permet díappliquer les avantages fiscaux liÈs ‡ líamortissement des logiciels.
Printed Documentation
52
Economie díÈnergie
Cette option permet díappliquer les avantages fiscaux liÈs ‡ líamortissement des biens
concernant líÈconomie díÈnergie. Valeur de revente
Ces options permettent díÍtre en conformitÈ avec la nouvelle rÈglementation mis en place ‡ compter
du 1
er janvier 2005. 133 Onglet Sortie
Cet onglet permet d'enregistrer la sortie de líÈquipement, de gÈrer comptablement les amortissements
de cession et de visualiser la sortie d'un Èquipement. Si vous dÈsirez sortir une immobilisation, pointez la
case Sortie. Les champs Date de sortie, Prix de vente et Type de sortie deviennent alors accessibles.
Indiquez la date de cession ainsi que le prix de vente, puis choisissez la destination de líÈquipement
dans la liste proposÈe. Ces ÈlÈments permettent le calcul des plus ou moins value. 134 Impressions
135 Impression des Fiches Immobilisations
La Fiche Immobilisation permet díobtenir le plan díamortissement mensuel pour líannÈe en cours et le
plan díamortissement complet. Cette fiche donne Ègalement les informations suivantes : nature de
líimmobilisation, date díacquisition et de mise en service, valeur díachat, mode díamortissement, durÈeÖ
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Fiches Immobilisations
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Plan
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin les fourchettes de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de catÈgories ou díU.G.T. 3. DÈfinissez la pÈriode de rÈfÈrence ‡ prendre en compte et le modËle díimpression que
vous souhaitez utiliser. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 136 Impressions de la Liste des Immobilisations
La Liste des immobilisations permet díobtenir la listes des biens acquis depuis le dÈbut de votre
activitÈ, afin de connaÓtre la date díachat, le prix, le mode díamortissement, sa durÈe, le cumul
amortissement ainsi que la valeur nette comptable. Vous pouvez Ègalement obtenir líinventaire de vos biens en sÈlectionnant le modËle Inventaire. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Listes des Immobilisations
Barre de menu Immobilisations + Immobilisations + bouton Imprimer
Comment faire ?
Immobilisations
53
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. SÈlectionnez le modËle Inventaire ou Liste des immobilisations. 5. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 137 Impressions des Dotations
Cette impression permet díobtenir le dÈtail des dotations en fonction du type díamortissement pratiquÈ
pour líexercice en cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Dotations
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 138 Impression des EntrÈes / Sorties
Cette impression permet díobtenir la liste des entrÈes et sorties de biens effectuÈs sur líexercice en
cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + EntrÈes / Sorties
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 139 Impression des Eclatements
Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi un Èclatement sur líexercice en
cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Eclatements
Printed Documentation
54
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 140 Impression du Suivi des DÈprÈciations
Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi une dÈprÈciation sur líexercice
en cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des DÈprÈciations
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 141 Impression du Suivi des Mutations
Cette impression permet díobtenir la liste des immobilisations ayant subi une mutation sur líexercice en
cours. Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Suivi des Mutations
Comment faire ?
1. Choisissez le type de fiche : Immobilisations ou CrÈdits bails. 2. Modifiez si besoin la fourchette de fiches Immobilisations, de comptes, de sections, de
catÈgories ou díU.G.T. 3. Choisissez le critËre de tri. 4. Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. 142 Etats prÈparatoires
Il síagit díimprimer les Ètats prÈparatoires aux Cerfa 2054, 2055 et 2033C : Immobilisations
Situations et mouvements
Ventilations des dotations
Plus-values, moins-values
Immobilisations
55
Comment y accÈder ?
Barre de menu Immobilisations + Impressions + Etats PrÈparatoires
Comment faire ?
Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Toutes les impressions ont un
fonctionnement commun et proposent des boutons identiques.
57
143 OpÈrations Comptables Courantes
144 OpÈrations de Saisie
145 Saisie Standard
146 La Saisie Standard
La Saisie Standard permet de :
9 Saisir manuellement des Ècritures dans les journaux, 10 Consulter les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, ou importÈes díun autre logiciel, 11 Modifier les Ècritures enregistrÈes dans le produit, quelque soit le mode de saisie
utilisÈ, sauf la saisie non comptable (Mes Achats, Mes Ventes, Ma TrÈsorerie), ou
importÈes díun autre logiciel,
Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Saisie Standard
Raccourci clavier Ctrl + S
Comment saisir, modifier ou supprimer une Ècriture ?
Choisissez le journal dans lequel la saisie doit avoir lieu. Utilisez l'icÙne pour obtenir la liste. Vous pouvez Ègalement utiliser les deux icÙnes situÈes au-dessus du champ pour passer au journal
prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer du journal au mois. Choisissez le mois dans la liste dÈroulante en cliquant sur la flËche. La liste des mois de l'exercice
apparaÓt. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches FlËche basse et FlËche haute pour passer au
mois prÈcÈdent et au suivant. Utilisez la touche Tabulation pour passer ‡ la grille de saisie. Une fois dans líÈcran de saisie, vous pouvez enregistrer une nouvelle Ècriture, modifier une Ècriture
existante, ou supprimer une Ècriture. Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple clic
droit sur la grille de saisie. La zone Information en bas ‡ gauche de votre Ècran se met ‡ jour au fur et ‡ mesure de votre saisie
pour vous donner diffÈrentes informations telles que les raccourcis comptes, l'intitulÈ du compte, le
type du compte, ce qui est ‡ saisir dans le champ en cours... Vous pouvez recopier une ligne complËte en utilisant les raccourcis Ctrl+C et Ctrl+V. La nouvelle
ligne sera ajoutÈe ‡ la fin. Consultez aussi les parties suivantes : Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Printed Documentation
58
Nouvelle ligne d'Ècriture
Modification d'une ligne d'Ècriture
Suppression d'une ligne d'Ècriture
OpÈrations disponibles ‡ partir du journal Contrepasser une Ècriture
RÈimputer une Ècriture
Automatiser la saisie des factures
Lettrer en cours de saisie
147 Nouvelle Ècriture
Pour crÈer une nouvelle Ècriture : Appuyez sur la touche Inser : la ligne est insÈrÈe au-dessus de la ligne courante sÈlectionnÈe, ou
Appuyez sur la touche du clavier numÈrique pour insÈrer une ligne en dessous de la ligne
courante sÈlectionnÈe. Saisissez ensuite la ligne d'Ècriture en utilisant la touche EntrÈe pour vous dÈplacer de colonne
en colonne et pour valider la ligne. Pour annuler la saisie dans une ligne díÈcriture, appuyez sur la touche Echap. Remarque : Lorsque le journal (de banque) dans lequel vous travaillez est dÈfini avec une centralisation
en pied de journal, líinsertion díÈcriture peut uniquement síeffectuer au-dessus des lignes
centralisatrices.
148 Sens de l'Ècriture
En Saisie Standard, et au KilomËtre, pour Èviter des erreurs de saisie dans le sens díune Ècriture, le
logiciel effectue un prÈ-positionnement dans la colonne qui doit "normalement" recevoir le montant. Journal de Vente
Sur un compte de produit, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit. Journal díAchat Sur un compte de charge, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de TVA, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit, sur un compte de tiers, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit. Journal de TrÈsorerie
sur un compte client, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne CrÈdit, sur un compte fournisseur, le prÈ-positionnement se fait dans la colonne DÈbit.
OpÈrations Comptables Courantes
59
Remarque : Retrouvez des modËles díÈcritures dans la partie Ecritures types. 149 Validation / Sortie du journal
La touche Echap ou clic sur permet de quitter la saisie comptable. Le changement de mois dans un journal a Ègalement pour effet díenregistrer la saisie sur le mois
courant. Si le journal níest pas ÈquilibrÈ (suite ‡ une suppression incomplËte díun mouvement ou díun ajout de
ligne), la sortie est INTERDITE. Vous avez toutefois la possibilitÈ de demander un Èquilibrage virtuel si
vous souhaitez pouvoir sortir díun journal dÈsÈquilibrÈ (paramÈtrez líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier). Dans ce cas, le logiciel gÈnËre une contrepartie soit, dans un compte díattente (par dÈfaut 470), soit
dans le compte indiquÈ dans la fiche du journal. Cette Ècriture devra Ítre rÈgularisÈe. En clÙture du
mois, si le logiciel rencontre des Ècritures díattente, un message vous le signale. 150 Ligne d'Ecriture
151 Saisie de la ligne d'Ècriture
Remarque : Les diffÈrents ÈlÈments díune ligne díÈcriture peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en
paramÈtrant líAffichage des colonnes. Une ligne d'Ècriture se compose des ÈlÈments suivants :
M
Cette colonne fait apparaÓtre un trombone lorsqu'un commentaire a ÈtÈ associÈ aux lignes d'Ècritures
par le bouton . V
Cette colonne fait apparaÓtre un cadenas lorsque la ligne a ÈtÈ validÈe par líoption Validation des
Ecritures du menu ClÙtures. Date de validation
Cette colonne fait apparaÓtre la date de validation des Ècritures. A
Cette colonne signale par une flËche jaune une Ècriture analytique Ètendue, cíest-‡-dire ventilÈe sur
un poste autre que le poste DIVERS. Jour
La date du jour s'inscrit automatiquement. Saisissez le jour souhaitÈ. Provenance
Cette colonne fait apparaÓtre la provenance des Ècritures lorsquíelles ont ÈtÈ importÈes ou recopiÈes.
Printed Documentation
60
PiËce
Lorsque votre journal est de type NumÈrotation automatique (‡ dÈfinir dans la fiche du journal), le
numÈro de piËce est automatiquement proposÈ. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences
de la piËce justificative qui líappuie. La saisie du numÈro de piËce est dans certains cas obligatoire. En effet, pour que le logiciel puisse
gÈrer votre TVA sur les encaissements, vous devez indiquer obligatoirement un numÈro de piËce
sur vos Ècritures de ventes et díachats. Le pointage díÈchÈances fera le reste. N° Document
Permet díindiquer une information complÈmentaire concernant líÈcriture. En recherche d'Ècritures, une Ècriture pourra donc Ítre retrouvÈe suivant le numÈro du document díorigine. Compte
Saisissez dans cette colonne le numÈro du compte que vous voulez mouvementer. Si celui-ci
n'existe pas, le logiciel vous en avertit et vous propose de le crÈer. Rechercher un compte
Avec l'icÙne ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez les premiers caractËres du numÈro ou les premiers caractËres de l'intitulÈ du compte puis
cliquez sur l'icÙne ou la touche ou F4. Le logiciel affiche alors le plan comptable. Il positionne
le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres saisis et active automatiquement
l'onglet de la racine correspondante. A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. Utilisation des raccourcis clavier
Vous pouvez dÈfinir pour un journal les numÈros de comptes les plus couramment utilisÈs (dans
la fiche du journal, onglet Raccourcis). En colonne Compte, leur raccourci clavier apparaÓt dans
la zone Informations. La combinaison de touches clavier Ctrl + une lettre inscrit
automatiquement le numÈro de compte associÈ. Compte de contrepartie
Lorsque votre journal est de type TrÈsorerie, vous pouvez indiquer un numÈro de compte de
contrepartie (dans la fiche du journal) qui sera repris automatiquement par le logiciel en
contrepartie ligne ‡ ligne ou en contrepartie globale du journal . Date de saisie
Cette colonne fait apparaÓtre la date de saisie ou díimport de líÈcriture. LibellÈ
Saisissez le libellÈ de líÈcriture, ou sÈlectionnez-le dans la liste dÈroulante si vous avez au prÈalable
crÈÈ des libellÈs types dans líoption LibellÈs des Ècritures du menu DonnÈes. Liste des libellÈs des Ècritures
OpÈrations Comptables Courantes
61
La touche F6, ou le bouton F6 LibellÈ, vous permet díajouter le libellÈ saisi ‡ la liste des libellÈs
types. Cette liste de libellÈs peut Ítre paramÈtrÈe ‡ partir du menu DonnÈes. LibellÈs par dÈfaut
Vous pouvez paramÈtrer le libellÈ afin de voir apparaÓtre automatiquement líintitulÈ du compte
ou le libellÈ de la premiËre Ècriture. Ce choix est ‡ effectuer dans líonglet Saisie des prÈfÈrences
(accessibles par le menu Dossier + PropriÈtÈs) ou dans le journal. Ce paramÈtrage pourra Ítre
modifiÈ ponctuellement dans les options de saisies par le bouton . Recopie du libellÈ
Vous pouvez reprendre le libellÈ de la ligne prÈcÈdente gr‚ce ‡ la touche . Devise
Cette colonne fait apparaÓtre la devise du montant de la transaction lorsquíelle est diffÈrente de la
devise locale (devise du dossier). La devise permet de distinguer les colonnes correspondant aux
montants de la transaction (montant liÈ ‡ une piËce commerciale) des colonnes correspondant aux
montants de la contre-valeur. DÈbit / CrÈdit
Un positionnement automatique est proposÈ par le logiciel pour respecter le sens "normal" de
l'Ècriture. La touche F12 ou le bouton Solder permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. En fonction du type de contrepartie dÈfini pour le journal, le logiciel peut vous proposer
automatiquement une ligne de contrepartie sur le compte de banque. DÈbit / CrÈdit de contre-valeur
Un double affichage permet de consulter automatiquement le montant saisi dans la devise de contre- valeur indiquÈe dans les prÈfÈrences du dossier. 152 Choix du compte
NumÈro inexistant
A partir de líoption Saisie, si le numÈro de compte saisi n'existe pas, le logiciel vous avertit et vous
propose de le crÈer. Cliquez sur Oui et dÈfinissez la fiche du nouveau compte. Rechercher un compte
Pour afficher la liste des comptes, cliquez sur l'icÙne ou appuyez sur la touche du clavier
numÈrique ou encore sur la touche F4. Vous pouvez Ègalement saisir les premiers caractËres du numÈro du compte puis ouvrir ensuite la
liste des comptes. Il positionne le curseur sur le compte qui se rapproche le plus des caractËres
saisis et active automatiquement l'onglet de la racine correspondante. Tri de la liste
A partir de la liste des comptes, vous pouvez classer vos comptes par IntitulÈ ou NumÈro pour
retrouver facilement le compte que vous recherchez. 153 LibellÈ de l'Ècriture
Par dÈfaut, cíest le paramÈtrage rÈalisÈ dans vos prÈfÈrences qui est repris.
Printed Documentation
62
Pointez le type de libellÈ dÈsirÈ pour l'ensemble des Ècritures comptables saisies dans ce journal : Soit le libellÈ reprendra líintitulÈ du compte. Soit le libellÈ reprendra le libellÈ de la premiËre ligne de líÈcriture saisie. Soit le libellÈ sera ‡ saisir manuellement. 154 Modification d'une ligne
Pour modifier une ligne d'Ècriture existante, utilisez la touche EntrÈe (ou Entr) de votre clavier
numÈrique pour vous dÈplacer de gauche ‡ droite de colonne en colonne dans la ligne. Si le mois est
clÙturÈ, la modification n'est pas autorisÈe. 155 Suppression d'une ligne
Si le mois n'a pas ÈtÈ clÙturÈ, la suppression d'une Ècriture est autorisÈe. Utilisez la touche Suppr et
confirmez en cliquant sur Oui. Pensez ‡ supprimer toutes les lignes correspondant au mÍme
mouvement. Votre journal doit Ítre ÈquilibrÈ. 156 Saisie Standard : Saisie en devise
Pointez Montant en devise. Indiquez le code de la devise, ou recherchez-le en cliquant sur líicÙne . VÈrifiez le cours ou la paritÈ. Saisissez le montant dans le champ en devises et validez. 157 Options disponibles
158 Les boutons de l'entÍte de la fenÍtre
Permet díajouter le libellÈ saisie ‡ la liste des libellÈs types dÈj‡ existants. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre des ÈchÈances en cours pour ce tiers. Permet díaccÈder ‡ la fenÍtre de ventilations analytiques sur une ligne
díÈcriture de charges ou de produits. La colonne A signalera par une flËche
jaune líÈcriture sur laquelle une ventilation analytique Ètendue (plus de
deux postes affectÈs) a ÈtÈ enregistrÈe. Permet díaccÈder ‡ la Saisie GuidÈe. Permet d'inscrire automatiquement le solde de l'Ècriture en cours. Permet díaccÈder aux options de saisie pour les consulter ou les modifier
ponctuellement. Permet díaccÈder ‡ la saisie díun commentaire sur líÈcriture courante. Permet díenregistrer des montants en devises.
OpÈrations Comptables Courantes
63
159 Options de saisie
Lorsque vous saisissez une Ècriture dans un journal, le logiciel prend en compte tous les choix effectuÈs
dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral) et dans les prÈfÈrences du dossier (onglet Saisie). Ces choix
concernent le mode de saisie des Ècritures, le libellÈ de l'Ècriture, la numÈrotation des piËces. Pour
modifier ponctuellement l'une de ces options, cliquez sur bouton ou lancez la commande Options
du menu contextuel. Mode de saisie
Vous pouvez modifier le mode de saisie des Ècritures ‡ venir : Mode RÈel ou Simulation. LibellÈ de l'Ècriture
Le choix effectuÈ dans líonglet Saisie du menu Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences est proposÈ
automatiquement, ou celui effectuÈ ‡ partir de paramÈtrage du journal (menu DonnÈes). Vous
pouvez ici choisir de reprendre le libellÈ du compte des Ècritures ‡ venir ou d'accÈder ‡ la saisie
manuelle du libellÈ. PiËces
Le choix effectuÈ dans la fiche du journal est proposÈ automatiquement. Vous pouvez modifier ici le
type de numÈrotation des piËces et indiquer le numÈro que vous dÈsirez. 160 OpÈrations disponibles ‡ partir du journal
Permet de consulter les Ècritures du compte associÈ ‡ líÈcriture courante. Permet de rechercher une Ècriture prÈcise suivant plusieurs critËres. Permet díimprimer le brouillard, Ècritures du mois pour le journal courant. Permet díenregistrer un montant en devise dans un journal dÈfini en devise locale (EUR).
161 Saisie Standard : RÈimputer une Ècriture
Vous pouvez rÈimputer automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel dÈplacera líÈcriture
dans le journal et ‡ la date demandÈs. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune
des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption RÈimputer. Indiquez le code du journal et la
date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 162 Saisie Standard : Contrepasser une Ècriture
Printed Documentation
64
En version PRO uniquement, vous pouvez contrepasser
automatiquement une Ècriture, cíest-‡-dire que le logiciel passera
líÈcriture inverse dans le journal et le mois souhaitÈ. Comment faire ?
AccÈdez ‡ la Saisie Standard par le menu Quotidien. Faites un clic droit avec la souris sur líune
des lignes composant líÈcriture, et choisissez líoption Contrepasser. Indiquez le code du journal et la
date des Ècritures et validez. Remarque : Les Ècritures ‡ contrepasser doivent Ítre saisies avec un numÈro de piËce. 163 Saisie Comptable : Automatiser la saisie des factures
Comment automatiser la saisie des factures clients ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
411 TTC
44541 TVA
70 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. Ouvrez le compte client de votre choix. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA collectÈe et un compte de produit. AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Standard ou Saisie au KilomËtre du menu Quotidien. Choisissez le journal des ventes, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte client : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du client. Ces lignes restent modifiables ou supprimables. Comment automatiser la saisie des factures fournisseurs ?
Le plus souvent, la saisie díune facture se fait sur trois lignes díÈcritures :
Compte DÈbit CrÈdit
401 TTC
44566 TVA
60 HT
Pour accÈlÈrer la saisie díune facture, le logiciel vous propose de ne saisir que la premiËre ligne
díÈcriture de la facture. Pour cela, vous devez rÈaliser les opÈrations suivantes : AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. Ouvrez le compte fournisseur de votre choix. Dans la zone Comptes associÈs, indiquez un compte de TVA dÈductible et un compte de charge.
OpÈrations Comptables Courantes
65
AccÈdez ensuite ‡ líoption Saisie Standard ou Saisie au KilomËtre du menu Quotidien. ComptabilitÈ. Choisissez le journal des achats, le mois de la facture, et saisissez líÈcriture en commenÁant par la
ligne du compte fournisseur : les lignes de TVA et de HT síaffichent alors automatiquement sur les
comptes paramÈtrÈs dans le compte du fournisseur. Ces lignes restent modifiables ou
supprimables. 164 Saisie Comptable : Lettrer en cours de saisie
Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Comment lettrer en cours de saisie ?
Lors de la saisie du rËglement en Saisie Standard ou au KilomËtre, il est possible díobtenir
automatiquement une fenÍtre afin de lettrer le rËglement saisi avec líune des factures non encore
lettrÈes du compte (ou avec plusieurs factures). Pour cela, vous devez cocher líoption Lettrage en cours de saisie dans les prÈfÈrences du dossier
(Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet Saisie). Attention : Cette gestion est incompatible avec la gestion des ÈchÈances. Cela signifie que si líune des
options Une seule ÈchÈance ou EchÈancier dÈtaillÈ est sÈlectionnÈe dans les prÈfÈrences, la fenÍtre
de lettrage en cours de saisie ne síaffichera pas, car le lettrage se fera par ÈchÈancier. En effet, lors de
la saisie du rËglement, lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, si le montant de la facture et le
montant du rËglement sont identiques, le lettrage se fait automatiquement. De plus, le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez
cela dans la fiche du compte, en accÈdant au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes. 165 EchÈancier
166 EchÈancier : Pointage díune ÈchÈance
En saisie d'Ècritures de rËglements sur les comptes clients, fournisseurs ou organismes sociaux, ou en
saisie des rËglements par Ma Banque Principale, Mon Autre Banque ou Ma Caisse, vous soldez
directement la ou les lignes díÈchÈance correspondant au rËglement. La fenÍtre díÈchÈances est
automatiquement ouverte, mais vous pouvez la rappeler par la touche F7. Positionnez-vous sur l'ÈchÈance ‡ rÈgler : une zone DÈtails Ecriture vous permet de
reconnaÓtre facilement l'Ècriture ‡ solder (gr‚ce au numÈro de piËce par exemple). Saisissez le montant rÈglÈ ‡ cette date dans la colonne RËglement (lorsque le montant du
rËglement correspond ‡ plusieurs ÈchÈances), ou utilisez le bouton Solder (le montant du
rËglement se reportera alors automatiquement dans la colonne RËglement. Indiquez Èventuellement le code du mode rËglement. Remarque : Si vous indiquez le mÍme numÈro de piËce entre líÈcriture de la facture et líÈcriture
du rËglement, le pointage se fera automatiquement, et ainsi, ‡ ouverture de líÈchÈancier, vous
pourrez constater que la colonne RËglement est dÈj‡ renseignÈe. 167 Recherche díune ÈchÈance
Printed Documentation
66
Si vous ne retrouvez pas líÈchÈance ‡ pointer, vous pouvez utiliser líoption de recherche díune
ÈchÈance. Pour cela, faites un clic droit avec la souris afin díaccÈder au menu contextuel, et
choisissez líoption Rechercher. 168 Epuration des ÈchÈances
Si vous mettez en place la gestion des ÈchÈances au cours de votre activitÈ, vous avez peut-Ítre
besoin díÈpurer les anciennes ÈchÈances (dÈj‡ rÈglÈes, mais non pointÈes) afin de commencer dans
un ÈchÈancier de taille rÈduite. Cliquez sur le bouton Epurer. 169 Lettrage par líÈchÈancier
Lorsque vous renseignez votre ÈchÈancier, un lettrage ou un lettrage partiel peut síeffectuer
automatiquement, selon le paramÈtrage choisi dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du dossier. 170 EchÈancier : Recherche d'une ÈchÈance
Choisissez votre critËre de recherche (date de la facture, montant de líÈchÈance, numÈro de la piËce ou
libellÈ de líÈcriture). Cliquez sur OK, le logiciel trouve alors la premiËre ÈchÈance correspondant au
critËre indiquÈ. Si líÈchÈance trouvÈe níest pas la bonne, appuyez sur la touche F3 : la recherche se
poursuit alors. 171 Saisie GuidÈe
172 La Saisie GuidÈe
La Saisie GuidÈe permet de gÈnÈrer des Ècritures ‡ partir díun modËle (le guide) prÈ-paramÈtrÈ. Vous
pouvez ainsi gÈnÈrer plusieurs Ècritures successives et de mÍme type trËs rapidement. La crÈation des guides síeffectue par la commande Guides díÈcritures du menu DonnÈes. Comment y accÈder ?
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Saisie GuidÈe
Raccourci clavier Ctrl + G
Comment faire ?
Choisissez le bon onglet : Achats, Ventes, TrÈsorerie, OpÈrations Diverses. SÈlectionnez la liste souhaitÈe : liste de base ou liste dÈveloppÈe. Double-cliquez sur le guide ‡ utiliser ou cliquez sur le bouton Saisir. 173 La saisie dans un guide
LíÈcran est divisÈ en deux parties : la saisie síeffectue en haut de la fenÍtre, les Ècritures enregistrÈes
apparaissent en bas de la fenÍtre. Utilisez la touche Tab ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Le logiciel propose automatiquement le premier journal du type du guide. Si celui-ci ne vous
convient pas, choisissez dans la liste (icÙne , touche F4 ou astÈrisque ) le code du journal
dans lequel vous souhaitez que líÈcriture soit gÈnÈrÈe. Saisissez la date de la piËce. Saisissez la date díÈchÈance. Saisissez le numÈro de la piËce (numÈro de facture, de chËque Ö). Le numÈro de piËce
proposÈ dÈpend du paramÈtrage effectuÈ dans la fiche du journal (onglet GÈnÈral).
OpÈrations Comptables Courantes
67
Le curseur se positionne sur la premiËre ligne díÈcriture, et propose en blanc les zones
accessibles et modifiables : chaque ligne est composÈe díun numÈro de compte, díun intitulÈ de
compte, díun libellÈ et díun montant. Comme vous le remarquez, le fait de renseigner les zones
vierges ou blanches modifie automatiquement le contenu des lignes suivantes. Continuez ainsi sur
chacune des zones ‡ renseigner. Lorsque la saisie est complËte, cliquez sur le bouton Ajouter. Le logiciel gÈnËre
automatiquement les lignes díÈcritures dans le journal correspondant et affiche un message de
confirmation. Les lignes saisies apparaissent automatiquement dans la partie basse de líÈcran, et
une nouvelle Ècriture vous est automatiquement proposÈe sur le mÍme guide que prÈcÈdemment. Vous pouvez donc enchaÓner des Ècritures de mÍme type. Pour modifier les Ècritures saisies, double-cliquez dessus : le logiciel bascule automatiquement
en Saisie Standard. 174 Saisie non Comptable
175 Mes Achats
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos fournisseurs, et
de les consulter. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Mes Achats
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre est partagÈe en deux parties : En haut : la liste des factures. En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?
En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, fournisseur, description, total HT ou
TTC, en utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau Fournisseur dans le volet de
navigation Mes achats. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture
aprËs remises et aprËs escomptes.
Pour saisir les ventilations par nature díachat et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre
clavier (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations
est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche
automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA
Printed Documentation
68
síaffiche alors automatiquement.
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute
alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Remarque : vous pouvez gÈrer vos ÈchÈances dans ce type de saisie. Comment corriger une facture ?
Il suffit de sÈlectionner la facture ‡ modifier et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de
double-cliquer dessus. Comment saisir un avoir ?
La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en
nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ?
Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Rabais, remises et
ristournes obtenus sur achat et de saisir le montant de la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ
du signe ñ. Comment saisir un escompte ?
Il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la nature díachat Escomptes obtenus et de
saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
401Ö Montant TTC
44566Ö Montant TVA
60Ö Montant HT
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures díachat ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne A (Achats) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 176 Mes Ventes
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les factures et avoirs de vos clients, et de
les consulter. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre est partagÈe en deux parties :
OpÈrations Comptables Courantes
69
En haut : la liste des factures. En bas : le dÈtail díune facture. Comment saisir une facture ?
En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre facture. Cliquez sur le bouton Nouvelle Facture. Choisissez le type de la facture : pointez HT ou TTC, selon que vous prÈfÈrez saisir les
montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra Ítre calculÈe. ComplÈtez les informations de la facture : jour, numÈro, client, description, total HT ou TTC, en
utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Remarques : Pour crÈer un nouveau client, cliquez sur Nouveau Client dans le volet de navigation Mes
ventes. De plus, dans le champ Total HT, vous devez saisir le total HT de la facture aprËs remises et
aprËs escomptes.
Pour saisir les ventilations par nature de vente et TVA, appuyez sur la touche Inser de votre
clavier (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne de saisie. Si le total des ventilations
est infÈrieur au total saisi dans líentÍte, une nouvelle ligne de ventilation síaffiche
automatiquement. Saisissez toutes les ventilations nÈcessaires. Astuce : Dans la colonne Type et taux de TVA, appuyez sur la touche ´ T ª : le premier type de TVA
síaffiche alors automatiquement.
Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur Enregistrer la facture : la facture síajoute
alors dans la liste des factures, et vous Ítes prÍt ‡ saisir la facture suivante. Remarque : vous pouvez gÈrer vos ÈchÈances dans ce type de saisie. Comment corriger une facture ?
Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Corriger la facture, ou de double-cliquer
dessus. Comment saisir un avoir ?
La saisie díun avoir est identique ‡ la saisie díune facture, sauf que les montants sont saisis en
nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈs par le signe ñ. Comment saisir une remise ?
Pour saisir une remise dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la
nature de vente Rabais, remises et ristournes accordÈs par líentreprise et de saisir le montant de
la remise en nÈgatif, cíest-‡-dire prÈcÈdÈ du signe ñ. Comment saisir un escompte ?
Printed Documentation
70
Pour saisir un escompte dans une facture, il suffit, dans le tableau des ventilations, de sÈlectionner la
nature de vente Escomptes accordÈs et de saisir le montant de líescompte en nÈgatif, cíest-‡-dire
prÈcÈdÈ du signe ñ. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
411Ö Montant TTC
44571Ö Montant TVA
70Ö Montant HT
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 177 Mes Ventes Comptoir
178 Mes Ventes Comptoir
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les ventes comptoir rÈalisÈs dans la
journÈe. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir
PrÈsentation de la fenÍtre
La fenÍtre se prÈsente sous forme díun tableau mensuel. Comment saisir un ticket Z de caisse ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois de votre ticket. 2. Cliquez sur le jour de votre ticket. 3. Cliquez sur le bouton Ajouter et suivez les Ètapes de líassistant. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Journal des ventes comptoir (VC)
Compte DÈbit CrÈdit
5111 Recette en espËces
5112 Recette en chËques
5113 Recette en CB
5114 Recette autres modes
70Ö Montant HT
44571Ö Montant TVA
Journal de caisse (CA)
OpÈrations Comptables Courantes
71
Compte DÈbit CrÈdit
530 Recette en espËces
5111 Recette en espËces
530 Montant remis en banque
580 Montant remis en banque
Journal de banque (BP ou BS)
Compte DÈbit CrÈdit
5121 EspËces caisse remis en
banque
580 EspËces caisse remis en
banque
5121 Recette en chËques
5112 Recette en chËques
5121 Recette en CB
5113 Recette en CB
5121 Recette autres modes
5114 Recette autres modes
Comment corriger une vente ?
Il suffit de la sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Consulter, ou de double-cliquer dessus. 179 Ventes Comptoir : Ventilations par modes de rËglement
Dans cette Ètape, saisissez le numÈro de piËce de la vente comptoir. Ce numÈro sera repris sur les
Ècritures de la vente, de caisse et de remises en banque gÈnÈrÈes par cet assistant. ConformÈment ‡
líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce
justificative qui líappuie. Saisissez les montants des recettes du jour par mode de rËglement, puis passez ‡ líÈtape suivante. 180 Ventes Comptoir : Ventilations par natures de produit
Cette Ètape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Choisissez le type de saisie : pointez HT ou TTC, pour effectuer la saisie par les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA sera calculÈe (sauf pour les saisies effectuÈes dans la colonne
Exo). Appuyez sur la touche Inser pour dÈmarrer (ou du clavier numÈrique), et complÈtez la ligne, en
utilisant la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. Saisissez toutes les
ventilations de votre vente comptoir. Remarques : Vous ne pouvez saisir au maximum quíun seul taux de TVA par ligne. De plus, il se peut
que le montant de TVA soit ‡ ressaisir en cas díÈcarts díarrondis avec le ticket Z de caisse. Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les natures de vente ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne V (Ventes) sur
la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 181 Ventes Comptoir : Remises en banque
Printed Documentation
72
Dans cette Ètape, saisissez les montants remis en banque, par mode de rËglement, et cliquez sur
Terminer. 182 Ma TrÈsorerie
183 Ma Caisse
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les entrÈes et sorties de caisse. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Caisse
Comment saisir un rËglement ?
En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. Choisissez selon les cas :
o Síil síagit díune sortie de caisse (paiement ou dÈpÙt vers une banque), cliquez sur
Nouvelle dÈpense, o síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette. Comment corriger un paiement ?
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette ou une dÈpense gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe
dans la vente comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 184 Ma Banque Principale
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou
virements internes) et les rËglements reÁus sur votre banque principale. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Ma Banque Principale
Comment saisir un rËglement ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas : Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir
les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau
bordereau. Comment corriger un paiement ?
OpÈrations Comptables Courantes
73
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente
comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 185 Mon Autre Banque
Cette option vous permet de saisir, sans notion comptable, les rËglements Èmis (paiements ou
virements internes) et les rËglements reÁus sur votre deuxiËme banque. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Ma TrÈsorerie + Mon Autre Banque
Comment saisir un rËglement ?
1. En haut de la fenÍtre, sÈlectionnez le mois du rËglement. 2. Choisissez selon les cas : Síil síagit díun rËglement Èmis (paiement ou virement interne), cliquez sur Nouvelle dÈpense, síil síagit díun rËglement reÁu, cliquez sur Nouvelle recette, síil síagit díun bordereau de remise en banque, plutÙt que de saisir
les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois en cliquant sur Nouveau
bordereau. Comment corriger un paiement ?
Il suffit de le sÈlectionner et de cliquer sur le bouton Modifier, ou de double-cliquer dessus. Attention : Une recette gÈnÈrÈe par la saisie díune vente comptoir devra Ítre modifiÈe dans la vente
comptoir directement.
Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. 186 TrÈsorerie : DÈpense
Cette option vous permet de saisir un rËglement Èmis, ou un virement interne. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement, si besoin, le n° de chËque (ce champ est grisÈ pour la caisse), et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout enregistrement comptable doit
prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement fournisseur, Autre charge ou frais ou Virement
interne vers :
Printed Documentation
74
RËglement fournisseur : Le rËglement est destinÈ ‡ un
fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura ÈtÈ
prÈalablement saisie dans líoption Mes Achats du menu Quotidien. Autre charge ou frais : Le rËglement níest pas rattachÈ ‡ un
fournisseur habituel ou la facture correspondante nía pas ÈtÈ
prÈalablement saisie (par exemple des frais postaux, des frais de
dÈplacement ou de restaurant Ö). Vous pouvez Ègalement utiliser
cette option pour saisir les paiements de TVA, salaires, etc. Virement interne vers : Cette option vous permet de saisir un
virement díune banque ‡ líautre, de la caisse vers une banque ou
díune banque vers la caisse. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre charge ou frais,
indiquez le type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la dÈpense suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?
Pointez RËglement fournisseur, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau
fournisseur. Pointez Autre charge ou frais, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau
compte de charge ou frais. Ecritures comptables
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
RËglement fournisseur
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
401Ö Montant
Autre charge ou frais
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
60Ö Montant HT
44566Ö Montant TVA
Virement interne
Journal source
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
581 Montant
Journal cible
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
581 Montant
OpÈrations Comptables Courantes
75
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres charges ou frais ?
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne D (DÈpense)
sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 187 TrÈsorerie : Recette
Cette option vous permet de saisir un rËglement reÁu. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour du rËglement et le n° de piËce. ConformÈment ‡ líarticle 420-2 du PCG, tout
enregistrement comptable doit prÈciser les rÈfÈrences de la piËce justificative qui líappuie. 2. Selon le cas, sÈlectionnez RËglement client ou Autre recette :
o RËglement client : Le rËglement provient díun client. La facture du client, TVA comprise, aura ÈtÈ prÈalablement saisie dans líoption Mes Ventes du menu Quotidien + Mes
Ventes. o Autre recette : Le rËglement ne provient pas díun client habituel ou la facture
correspondante nía pas ÈtÈ prÈalablement saisie. Vous pouvez Ègalement utiliser cette
option pour saisir le remboursement díindemnitÈs journaliËres díassurance maladie, un
nouvel emprunt bancaire, etc. 3. Saisissez la description et le montant du rËglement. Dans le cas díune autre recette, indiquez le
type et le montant de la TVA si nÈcessaire. 4. Cliquez sur Ajouter pour enregistrer, et saisissez la recette suivante. Comment crÈer un compte en cours de saisie ?
Pointez RËglement client, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau client. Pointez Autre recette, puis cliquez sur le bouton afin de crÈer un nouveau compte de
recette. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
RËglement client
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
411Ö Montant
Autre recette
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant
70Ö Montant HT
44571Ö Montant TVA
Comment utiliser un compte particulier qui ne síaffiche pas dans les autres recettes ?
Printed Documentation
76
AccÈdez au Plan Comptable Entreprise par le menu DonnÈes, et cochez la colonne R (Recette)
sur la ligne du compte ‡ ajouter. Vous pouvez Ègalement consulter la partie Colonnes AVDR. 188 TrÈsorerie : Bordereau
Cette option vous permet de saisir líensemble des chËques reÁus et dÈposÈs sur un unique bordereau
de remise en banque. PlutÙt que de saisir les chËques du bordereau un par un par le bouton Nouvelle
recette, saisissez-les en une fois par cette option. Comment faire ?
Utilisez la touche Tabulation ou EntrÈe pour passer díun champ ‡ líautre. 1. Saisissez le jour de la remise, le numÈro de la remise, et le libellÈ. 2. Dans le tableau des chËques remis, appuyez comme indiquÈ sur la touche Inser pour ajouter
une ligne (ou du clavier numÈrique). Sur chaque ligne, sÈlectionnez le client, et saisissez les
diffÈrentes informations. 3. Une fois tous les chËques saisis, cliquez sur la touche Ajouter pour enregistrer la remise, et
saisir la remise suivante. Ecritures gÈnÈrÈes
Les Ècritures gÈnÈrÈes sont de cette forme :
Compte DÈbit CrÈdit
530 ou 5121 ou 5122 Montant de la remise
411Ö Montant du chËque 1
411Ö Montant du chËque 2
411Ö Montant du chËque 3
189 Encaissements
190 Saisie des Paiements ReÁus
Cette commande permet de gÈrer vos rËglements par mode de rËglement (chËque, carte bleue, LCR, prÈlËvements, ...) dans un journal des valeurs en attente. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes) et prÈciser pour chaque mode, le numÈro de compte (511xxx) sur lequel seront imputÈs les
paiements reÁus. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + Saisie des Paiements ReÁus
Comment faire ?
Dans le champ Code journal, sÈlectionnez le journal (de type TrÈsorerie ou Divers) sur
lequel vous dÈsirez travailler. Utilisez l'icÙne pour sÈlectionner le journal dans la liste. Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier.
OpÈrations Comptables Courantes
77
Dans le champ Mois de saisie, choisissez dans la liste dÈroulante le mois sur lequel vous
dÈsirez travailler. Vous pouvez Ègalement utiliser les touches ´ FlËche basse ª ou ´ FlËche
Haute ª pour passer au mois prÈcÈdent ou suivant. La grille de saisie affiche les paiements dÈj‡ reÁus. Cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez
la touche Inser : Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Les Ècritures comptables sont alors
enregistrÈes. Elles sont consultables par le menu Quotidien + Saisie Standard. LíÈchÈancier du compte síouvre afin díen rÈaliser le pointage. Si vous níutilisez pas cette
fonctionnalitÈ, refermez la fenÍtre. Le logiciel vous propose alors de saisir un nouveau rËglement. Ecritures comptables gÈnÈrÈes
Les Ècritures comptables gÈnÈrÈes dans le journal díencaissement ont la forme suivante :
411GESPI 200
5111 200
411ELAT 500
5112 500
411CAA 1500
5113 1500
Autres fonctions
12Modifier un paiement : utilisez le bouton Modifier ou la touche EntrÈe. 13Supprimer un paiement : utilisez le bouton Supprimer ou la touche Suppr. 14Imprimer le journal : utilisez le bouton Imprimer. 15Ouvrir líÈchÈancier du compte : utilisez le bouton EchÈancier. 16Un menu contextuel proposant les opÈrations les plus courantes est accessible par simple
clic droit sur la grille de saisie. 191 Saisie des Paiements ReÁus : Bouton Ajouter
Tiers
Saisissez le numÈro du compte client, recherchez-le dans le plan comptable en utilisant líicÙne
, ou crÈez un nouveau compte. RËglement Si le rËglement est en devise ÈtrangËre, saisissez le code de la devise (ou sÈlectionnez-le par
líicÙne ) et saisissez le montant du rËglement dans la case Montant en devise ÈtrangËre, sinon saisissez directement le rËglement dans la case Montant en devise locale. Type
Saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un
rËglement en chËque, vous pouvez saisir le N° de chËque, et indiquer síil síagit díun chËque hors- place.
Printed Documentation
78
Ecriture
ComplÈtez la date de líÈcriture en saisissant le jour. Renseignez le numÈro de piËce et le libellÈ de líÈcriture. Modifiez si besoin le compte proposÈ en contrepartie, selon le mode de rËglement. 192 DÈpÙt des Valeurs en Attente
Tous les rËglements enregistrÈs par la commande Saisie des Paiements ReÁus sont des valeurs en
attente. LíopÈration de dÈpÙt est nÈcessaire pour que les Ècritures comptables de banque soient
gÈnÈrÈes. Attention : Si vous souhaitez gÈnÈrer un fichier bancaire de vos LCR/BOR ou de vos prÈlËvements,
lancez la remise en banque avant díeffectuer le dÈpÙt. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + DÈpÙt des Valeurs en Attente
Comment faire ?
Choisissez le mode de rËglement, et la pÈriode díenregistrement des rËglements que vous
souhaitez dÈposer en banque. La liste des rËglements encaissÈs sous ce mode et pendant
la pÈriode síaffiche automatiquement. SÈlectionnez le journal de la banque dans laquelle vous allez dÈposer ces valeurs et
prÈcisez la date de dÈpÙt. Les Ècritures correspondant ‡ ce dÈpÙt seront gÈnÈrÈes dans ce
journal ‡ cette date. De plus, les informations bancaires saisies dans la fiche du journal de
banque (onglet Banque) seront reprises sur le bordereau de remise en banque. Saisissez un numÈro de remise et un libellÈ. Ces informations apparaÓtront sur le bordereau
de remise en banque. Le libellÈ sera repris sur les Ècritures gÈnÈrÈes. Pour remettre les valeurs, cliquez simplement sur les lignes díencaissement en attente ‡
dÈposer. Pour imprimer un bordereau de remise, cliquez sur le bouton Bordereau. La validation du dÈpÙt (bouton Valider) permet de dÈposer effectivement les valeurs
encaissÈes, de gÈnÈrer un bordereau. Les valeurs disparaissent alors de la fenÍtre de
dÈpÙt. Une confirmation vous est donc demandÈe. Lorsque vous cliquez sur Imprimer, les
valeurs sont effectivement dÈposÈes. AprËs dÈpÙt, le journal de banque affichera ce type díÈcritures (si 512BANQUE a ÈtÈ dÈfini dans la
fiche du journal de banque en mode pied de journal) :
5111 ChËque 200
5113 1800
512BANQUE 2000
Comment rÈimprimer un ancien bordereau ?
Utilisez le bouton Liste des dÈpÙts antÈrieurs, en bas de la fenÍtre. Il vous permettra díouvrir un
bordereau dÈj‡ validÈ. RÈimprimez ensuite le bordereau gr‚ce au bouton Bordereau. 193 DÈpÙt des Valeurs : DÈpÙts antÈrieurs
OpÈrations Comptables Courantes
79
Affichez la liste des dÈpÙts pour toutes les banques, ou sÈlectionnez un journal en particulier. SÈlectionnez un dÈpÙt dans la liste en vous aidant du numÈro et de la date de remise en banque. Cliquez sur Ouvrir pour visualiser le dÈpÙt et Èventuellement rÈimprimer le bordereau par le bouton
Bordereau. Ou cliquer sur Supprimer pour supprimer la remise : les rËglements de cette remise seront ‡ nouveau
dÈposables dans un autre bordereau, et les Ècritures de banque correspondant ‡ la remise supprimÈe
seront supprimÈes. 194 DÈpÙt des Valeurs : Impression du bordereau de remise en banque
1. ContrÙlez les coordonnÈes bancaires de votre sociÈtÈ (ces coordonnÈes síimprimeront sur le
bordereau). Ces informations sont automatiquement reprises de líonglet Banque du journal de
banque indiquÈ dans líentÍte de la fenÍtre. 2. Cliquez sur Imprimer ou AperÁu pour une sortie papier ou Ècran. Toutes les impressions
proposent des boutons identiques. 195 DÈcaissements
196 RËglements des Tiers
Cette commande permet de saisir rapidement les rËglements des fournisseurs en fonction des
ÈchÈances. Avant díutiliser cette option, vous devez paramÈtrer les fiches de vos modes de rËglements (menu
DonnÈes). Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + DÈcaissements + RËglements des Tiers
Comment faire ?
Dans líentÍte de la fenÍtre, saisissez le numÈro de compte du fournisseur ainsi que la pÈriode
des ÈchÈances en attente de rËglement que vous souhaitez afficher. Choisissez, si vous le souhaitez, le type díÈchÈances ‡ afficher ainsi que le mode de rËglement
(critËres facultatifs). La grille affiche les ÈchÈances en attente de rËglement. Enregistrez ensuite le rËglement :
o RËglement total : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton Solder, ou
double-cliquez dessus. o RËglement partiel : SÈlectionnez líÈchÈance rÈglÈe et cliquez sur le bouton RËgl. Partiel, saisissez le montant du rËglement et validez. RÈsultat : le montant du rËglement síaffiche dans la colonne Montant. Cliquez sur le bouton Valider. Renseignez les diffÈrents champs et validez par OK. Votre
rËglement est alors enregistrÈ. Elles sont consultables et modifiables par le menu Quotidien +
Saisie Standard. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer un courrier : choisissez le modËle souhaitÈ
(courrier, lettre-chËque, lettre-traite) et cliquez sur Imprimer, ou cliquez sur Annuler si vous ne
souhaitez pas imprimer de courrier. Les coordonnÈes du fournisseur sont automatiquement reprises
de la fiche du compte (onglet Adresse). 197 RËglement des Tiers : Bouton Valider
Printed Documentation
80
Choisissez le code du Journal de banque sur lequel le rËglement doit Ítre enregistrÈ (icÙne
). Vous pouvez paramÈtrer le journal par dÈfaut dans líonglet Saisie des prÈfÈrences du
dossier. Le compte de Contrepartie síaffiche automatiquement. Tapez la date du paiement ou sÈlectionnez-la par líicÙne . Renseignez le dÈtail de líÈcriture : NumÈro de piËce et LibellÈ. Si besoin, saisissez le code du mode de rËglement (ou sÈlectionnez-le par líicÙne ). Pour un rËglement en chËque, vous pouvez saisir le Code chÈquier et le N° de chËque. Pour un paiement en devise ÈtrangËre, sÈlectionnez le code de la devise. Si vous souhaitez que líÈcriture de rËglement soit automatiquement lettrÈe avec líÈchÈance
prÈcÈdemment sÈlectionnÈe, laissez la case Lettrer cochÈe et validez par OK. Vous
pourrez consulter le lettrage par líoption Quotidien + Consultation ñ Lettrage. 198 Remises en Banque (gÈnÈration de Fichiers)
199 Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
ParamÈtrez vos comptes de tiers
AccÈdez au Plan Comptable par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque compte client ou fournisseur
concernÈ. Pour chaque compte, accÈdez ‡ líonglet Banque et complÈtez les coordonnÈes bancaires
de vos tiers. ParamÈtrez vos journaux
AccÈdez aux Journaux par le menu DonnÈes. Ouvrez chaque journal de banque (un journal de
banque correspond ‡ une banque de la sociÈtÈ). Pour chaque banque, accÈdez ‡ líonglet Banque et
complÈtez les coordonnÈes bancaires de vos banques. CrÈez vos modes de rËglements
AccÈdez aux Modes de RËglements par le menu DonnÈes. Par le bouton Nouveau, crÈez les
modes de rËglements nÈcessaires , de type L.C.R / B.O.R, PrÈlËvement ou Virement. Utilisez líoption adÈquate
Pour les LCR et les PrÈlËvements, saisissez les paiements clients dans líoption Saisie des
Paiements ReÁus du menu Quotidien + Encaissements, en utilisant le mode de rËglement crÈÈ
prÈcÈdemment, de type L.C.R / B.O.R ou PrÈlËvement. AccÈdez ensuite soit ‡ líoption Remise de L.C.R / B.O.R, soit Remise de PrÈlËvements. Pour les Virements, saisissez les rËglements fournisseurs dans líoption RËglements des Tiers du
menu Quotidien + DÈcaissements, en utilisant le mode de rËglement de type Virement crÈÈ
prÈcÈdemment. AccÈdez ensuite ‡ líoption Remise de Virements. 200 Remises en Banque
Les remises au format CFONB (norme AFB) fonctionnent toutes de la
mÍme maniËre. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Encaissements + Remise de LCR / BOR
OpÈrations Comptables Courantes
81
Quotidien + Encaissements + Remise de PrÈlËvements
Quotidien + DÈcaissements + Remise de Virements
Comment faire ?
SÈlectionnez le journal de valeurs ‡ líencaissement qui contient les rËglements ‡ dÈposer, puis
prÈcisez la pÈriode. Les rËglements de type LCR, PrÈlËvements ou Virements síaffichent
automatiquement. Double-cliquez sur chaque ligne ‡ prendre en compte dans la remise et complÈtez les
informations bancaires : celles du client (ou du fournisseur) sont automatiquement reprises si vous
avez complÈtÈ la fiche du compte. Un astÈrisque apparaÓt ‡ gauche de la ligne pour indiquer quíelle a bien ÈtÈ prise en compte. Lorsque tous les rËglements voulus ont ÈtÈ sÈlectionnÈs, cliquez sur le bouton Valider et
GÈnÈrer un fichier aux normes AFB. ComplÈtez les informations concernant la remise elle-mÍme. Le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de líapplication. Le logiciel vous propose automatiquement díÈditer la liste des paiements remis en banque. Les lignes de rËglements disparaissent de la fenÍtre de remise. Consultez aussi la partie : Comment gÈnÈrer un fichier de LCR, PrÈlËvements ou Virements ?
201 Informations bancaires
Renseignez les informations manquantes. Si toutes ces informations sont correctes, validez par OK. Le
logiciel rÈalise alors un contrÙle du RIB et vous affiche un message lorsquíil est invalide. 202 Remise en Banque : Validation et gÈnÈration du fichier Choisissez le Code entrÈe (pour une LCR / BOR), le Type prÈlËvement (pour un
prÈlËvement), ou le Type de virement (pour un virement). ContrÙlez les informations de votre sociÈtÈ (N° Èmetteur, Raison sociale, RIB etc.) : ces
informations sont automatiquement reprises des coordonnÈes du dossier, ainsi que de líonglet
Banque du journal de banque. Indiquez la rÈfÈrence de la remise. Modifiez si besoin la Date de valeur. Pour un virement, choisissez le format de fichier (ETEBAC ou CollectivitÈs locales). Cochez si la banque vous le demande la case Saut de ligne entre chaque enregistrement. Validez par OK : le fichier bancaire (*.AFB) sera gÈnÈrÈ automatiquement dans le rÈpertoire de
líapplication. 203 Consultation de Comptes et Lettrage
204 Consultation de Comptes - Lettrage
La Consultation de compte vous permet díobtenir la liste des Ècritures díun compte pour une pÈriode
de rÈfÈrence. Comment y accÈder ?
Printed Documentation
82
Barre díoutils
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + Consultation - Lettrage
Raccourci clavier Ctrl + I
Comment consulter un compte ?
Dans le champ Compte, cliquez sur líicÙne . Cela vous permet díaccÈder ‡ la liste des comptes, cíest-‡-dire au plan comptable de votre entreprise, afin de rechercher le compte ‡ consulter. Pour vous dÈplacer díun compte ‡ líautre, utilisez au choix :
17les boutons et , 18les flËches et de votre clavier, 19les touches et de votre clavier numÈrique. Les lignes prÈcÈdÈes par un cadenas ont ÈtÈ validÈes par líoption Validation des Ecritures du menu
ClÙtures. Remarque : Les diffÈrentes colonne peuvent Ítre affichÈs ou masquÈs en paramÈtrant líAffichage des
colonnes. Vous pouvez par exemple ajouter la colonne N° document, ou la colonne Provenance qui
fera apparaÓtre líorigine des lignes importÈes ou recopiÈes. Quíest-ce que le lettrage ?
Le lettrage consiste ‡ pointer les factures avec les rËglements correspondants, et ainsi de connaÓtre
les impayÈs de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointÈes
correspondront aux factures non payÈes. Le lettrage concerne donc vos comptes de tiers. Le lettrage
peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la fiche du
compte, en cliquant sur le bouton , ou en accÈdant au plan comptable.
Important : Lors de la clÙture annuelle, líopÈration de lettrage est líunique maniËre de conserver sur
líexercice suivant les Ècritures en attente de rËglement. Comment lettrer un compte ?
Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. Le logiciel vous propose automatiquement un code lettrage (AAA Ètant le premier). Indiquez le code
lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et
que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ dans líonglet Consultation des prÈfÈrences du dossier, le
logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer une Ècriture díÈcart de rËglement. Renseignez cette boÓte et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors pointÈes. Remarque : Pour retrouver une Ècriture ‡ lettrer, sÈlectionnez les Ècritures Non lettrÈes, accÈdez au
menu contextuel (par le clic droit de la souris), et choisissez líoption Recherche.
OpÈrations Comptables Courantes
83
Consultez aussi les parties suivantes : Lettrer en cours de saisie
Lettrage partiel
205 Lettrage manuel
Le lettrage peut Ítre autorisÈ pour certains comptes, et interdits pour díautres. DÈfinissez cela dans la
fiche du compte. Le lettrage manuel síeffectue de la maniËre suivante : Activez líoption Consultation - Lettrage du menu Quotidien. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ lettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez lettrer. Cliquez sur chaque ligne ‡ lettrer puis cliquez sur le bouton Lettrer. Si la sÈlection des Ècritures est ÈquilibrÈe, le logiciel vous propose automatiquement le dernier
code lettrage (AAA Ètant le premier), indiquez le code lettrage ‡ appliquer aux Ècritures et cliquez
sur OK. Si la sÈlection des Ècritures est dÈsÈquilibrÈe et que líÈcart est infÈrieur ‡ líÈcart autorisÈ
dans les prÈfÈrences du dossier, le logiciel vous affiche la boÓte de lettrage approchÈ pour gÈnÈrer
une Ècriture díÈcart de rËglement. Renseignez cette boite et cliquez sur OK : toutes les Ècritures sÈlectionnÈes sont alors
pointÈes. Remarques : Le lettrage manuel est accessible en Saisie Standard par clic sur l'icÙne . Le lettrage manuel peut Ítre rÈalisÈ au cours de la saisie : voir la partie Lettrer en cours de saisie. La modification du compte ou du montant díune Ècriture lettrÈe entraÓne automatiquement sont
dÈlettrage. 206 Consultation : Recherche
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
Choisissez le critËre de recherche : un montant au dÈbit, un montant au crÈdit, un solde. Tapez un montant. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture.
Printed Documentation
84
En fonction du critËre choisi : Saisissez la date de líÈcriture. Pointez le sens de líÈcriture ou solde et saisissez un montant. Saisissez le numÈro de piËce. Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Aucune Ècriture pour ces critËresÖ ª. 207 Lettrage Automatique
Le lettrage automatique est une opÈration globale qui permet de lettrer les Ècritures de maniËre
automatique suivant le numÈro de piËce ou les montants. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Consultation ñ Lettrage + bouton Auto
Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique
Comptes
Indiquez la fourchette de comptes ‡ lettrer. Dans cette fourchette, seuls les comptes dont le lettrage
automatique est autorisÈ seront lettrÈs. Líautorisation síeffectue ‡ partir de líonglet Divers de la fiche
du compte. PÈriode
Le logiciel vous propose díeffectuer le lettrage jusquí‡ la date du jour, mais vous pouvez modifier
cette date si vous le souhaitez. Cocher la case Lettrer ‡ cheval sur plusieurs exercices afin que les lignes de líexercice en cours
puissent Ítre lettrÈes avec des lignes des exercices antÈrieurs. Cela suppose quíil ne síagit pas du
1
er exercice et que lors des clÙtures, la conservation des Ècritures de tiers non lettrÈes ait ÈtÈ
demandÈe. Type de lettrage
Choisissez le critËre de lettrage en pointant : Par piËces : le logiciel recherche les lignes díÈcritures qui ont le mÍme numÈro de piËce et
dont les montants se compensent. ou
Par montants : le logiciel recherche les lignes díÈcritures dont les montants se compensent. Profondeur de lettrage (en lettrage par montants uniquement)
La profondeur de lettrage correspond au nombre de lignes díÈcritures pouvant se compenser (par
dÈfaut 2, par exemple pour une facture et son rËglement). Une profondeur de 3 signifie que le
logiciel pourra lettrer par exemple une facture avec deux rËglements, ou deux factures avec un
rËglement, etc. Plus la profondeur de lettrage est grande, plus le lettrage est performant (plus de
possibilitÈs sont examinÈes) mais plus la durÈe de l'opÈration est longue. Au del‡ de 6, un message
vous avertira que líopÈration peut Ítre longue.
OpÈrations Comptables Courantes
85
Lettrage sur solde progressif nul (en lettrage par montants uniquement)
Lorsque cette case níest pas cochÈe, un code lettrage diffÈrent est attribuÈ ‡ chaque groupe de
lignes díÈcritures qui se compensent. Lorsque cette case est cochÈe, le fonctionnement est le suivant : Dans un premier temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes du compte sont balayÈes jusquí‡ ce que
le solde progressif de ces lignes soit Ègal ‡ zÈro. Si cíest le cas, toutes les lignes díÈcritures lues
sont lettrÈes avec les mÍmes lettres, puis les lignes díÈcritures suivantes sont balayÈes, et ainsi
de suite. Dans un deuxiËme temps, les lignes díÈcritures non lettrÈes restantes sont lettrÈes en fonction de la
profondeur de lettrage. Lettrage sur solde progressif quasi nul (en lettrage par montants uniquement)
Cette option níest accessible que lorsque la case Lettrage sur solde nul est cochÈe. Elle fonctionne de la mÍme faÁon que le lettrage sur solde nul, sauf que le solde progressif díun
groupe de lignes díÈcritures ne sera pas Ègal ‡ zÈro, mais infÈrieur ‡ líÈcart maximal autorisÈ indiquÈ
dans la fenÍtre de lettrage approchÈ. Le logiciel gÈnËre alors une Ècriture d'opÈration diverse pour compenser l'Ècart. Pour dÈfinir cet Ècart, cliquez sur le bouton Lettrage ApprochÈ. Bouton Lettrage approchÈ (en lettrage par montants uniquement)
Ce bouton vous permet de dÈfinir les options de lettrage approchÈ, notamment l'Ècart maximum
autorisÈ. Par exemple on peut dÈcider quíun Ècart de 1 euro est tolÈrable. Le logiciel gÈnËrera alors une
Ècriture d'opÈration diverse si un Ècart infÈrieur ou Ègal ‡ 1 entre plusieurs lignes díÈcritures (selon la
profondeur indiquÈe) est trouvÈ. Avant de gÈnÈrer l'Ècriture d'opÈration diverse de l'Ècart, le logiciel peut vous demander une
confirmation. Si vous refusez la gÈnÈration de l'Ècriture, le lettrage sera classique. Rapport
Si vous cochez cette case, le logiciel gÈnËrera un fichier txt dans lequel vous trouverez la liste de
tous les lettrages effectuÈs par cette option. 208 Lettrage Automatique approchÈ
Cette option permet de lettrer des Ècritures mÍme lorsquíun Ècart de rËglement apparaÓt. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Consultation ñ Lettrage + bouton Auto
Barre de menu Quotidien + Lettrage Automatique
SÈlectionnez le Lettrage automatique par montants, et cliquez sur le bouton Lettrage approchÈ. Options
Printed Documentation
86
Saisissez líÈcart maximal pour le lettrage. Cochez la case Demander une confirmation pour chaque OD afin díobtenir un message de
confirmation en cours de lettrage. Un refus sera alors possible au cas par cas. Ecritures de rÈgularisation
Indiquez ici les paramËtres des Ècritures d'OD ‡ gÈnÈrer. 209 DÈlettrage
Le dÈlettrage síeffectue de la maniËre suivante :
Activez líoption Consultation - Lettrage du menu Quotidien. Saisissez le numÈro du compte de tiers ‡ dÈlettrer ou recherchez-le dans la liste avec l'icÙne
ou l'astÈrisque () du clavier numÈrique ou encore la touche F4. Saisissez la pÈriode de rÈfÈrence des Ècritures que vous souhaitez dÈlettrer. Cliquez sur le bouton DÈlettrer. Saisissez le code lettrage ‡ annuler. Cliquez sur OK. Vous pouvez Ègalement lancer un DÈlettrage automatique (menu Quotidien) pour dÈlettrer les
Ècritures díun compte ou díune fourchette de comptes, pour une pÈriode donnÈe, suivant un intervalle
de codes lettrage ‡ prÈciser. 210 Ecriture de rÈgularisation (lettrage)
Lorsquíun Ècart de rËglement ou un Ècart de conversion intervient lors du lettrage manuel, vous devez
paramÈtrer líÈcriture de rÈgularisation ‡ gÈnÈrer. Les comptes proposÈs par dÈfaut (6688 et 7688) síappliquent pour un Ècart de rËglement. Vous pouvez
paramÈtrer díautres comptes dans líonglet Comptes Divers des Racines de Comptes (Dossier +
PropriÈtÈs). 211 Rapprochement Bancaire
212 Rapprochement Bancaire
Le Rapprochement Bancaire vous permet de pointer les mouvements enregistrÈs sur votre extrait de
compte et ainsi de connaÓtre ‡ tout moment les sommes payÈes ou perÁues restant ‡ pointer. Comment effectuer son Rapprochement Bancaire
Par compte
Par journal Automatique par Journal ou par compte (en version PRO)
Quel rapprochement effectuer (par journal ou par compte) ?
Le choix du type de rapprochement que vous allez rÈaliser síeffectue dans les prÈfÈrences du
dossier (Dossier + PropriÈtÈs + PrÈfÈrences, onglet CrÈation).
OpÈrations Comptables Courantes
87
Dans un pointage par journal, vous obtenez les Ècritures saisies dans le journal de trÈsorerie, ‡
l'exception des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque
vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une contrepartie en pied de journal. Avantage : Le nombre díÈcritures dans le journal de banque est divisÈ par deux. Dans un pointage par compte, vous obtenez la liste des Ècritures du compte de trÈsorerie. Ce type
de rapprochement doit Ítre utilisÈ lorsque vous avez paramÈtrÈ vos journaux de trÈsorerie avec une
contrepartie en ligne ‡ ligne. Avantages : La premiËre annÈe, lí‡ nouveau du compte de banque pourra Ítre saisi de faÁon dÈtaillÈe
pour faciliter le dÈmarrage du pointage. Les Ècritures saisies sur le compte de banque mais dans un autre journal (par exemple
OD) apparaÓtront lors du rapprochement. Certaines Ècritures de tiers pourront Ítre regroupÈes sur une seule ligne de banque (par
exemple toutes les Ècritures díune remise en banque), ce qui facilitera le pointage. Attention : Dans le cas o˘ un journal de trÈsorerie est dÈfini avec une contrepartie automatique
en Pied de journal, le pointage par journal s'impose pour pointer directement les Ècritures de
Tiers (401 et 411). 213 Rapprochement Bancaire incorrect
Le rapprochement bancaire est incorrect tant quíil reste un Ècart de rapprochement. Voici les points ‡
vÈrifier : Certains rËglements du relevÈ bancaire níont peut-Ítre pas ÈtÈ saisis en comptabilitÈ (frais
bancaires, agiosÖ) : saisissez-les et pointez-les. Certains montants níont peut-Ítre pas ÈtÈ pointÈs : pointez bien tous les montants prÈsents
dans le relevÈ de banque. Certains montants ont peut-Ítre ÈtÈ pointÈs alors quíils ne sont pas sur le relevÈ : dÈpointez-les
en redouble-cliquant dessus. Le solde de la banque a peut-Ítre ÈtÈ mal saisi, ou dans le mauvais sens. VÈrifiez-le et
modifiez-le si besoin (champ Solde final du relevÈ). 214 Rapprochement Manuel
215 Rapprochement par Compte
Le rapprochement bancaire par compte permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du compte de banque ‡
la date du relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin
que vous puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Compte
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du
relevÈ).
Printed Documentation
88
PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple
la date du relevÈ). SÈlectionnez le numÈro du compte de banque ‡ rapprocher. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non
rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ
líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt
de líÈcran. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque
dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement, cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce
relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
OpÈrations Comptables Courantes
89
20Pointer ou dÈpointer une Ècriture. 21DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. 22Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. 23Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. 24Basculer en consultation du compte de banque. 25Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. 26Imprimer le rapprochement. 27Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
216 Rapprochement par Journal
Le rapprochement par journal permet díobtenir la totalitÈ des Ècritures du journal de banque ‡ la date du
relevÈ bancaire afin de rÈaliser le pointage des Ècritures relevÈes sur votre extrait de compte. Lors de la
clÙture annuelle, le logiciel pourra reporter automatiquement les Ècritures non pointÈes afin que vous
puissiez continuer le suivi de vos comptes bancaires. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Manuel par Journal
DÈfinissez les critËres de votre Rapprochement Bancaire
Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du
relevÈ). PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple
la date du relevÈ). SÈlectionnez le code du journal de banque ‡ rapprocher. SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non
rapprochÈes. Les Ècritures du compte síaffichent alors dans une grille. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite. Pointez vos Ècritures
Pointez ou dÈpointez une Ècriture en double-cliquant dessus. Si vous avez demandÈ
líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une Ècriture, celle-ci disparaÓt
de líÈcran. Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque
dans le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡-dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.
Printed Documentation
90
Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Le menu contextuel
Le menu contextuel (clic droit) permet de
Pointer ou dÈpointer une Ècriture. DÈpointer automatiquement des Ècritures selon leur code pointage. Tout pointer : cette option vous permet de rÈaliser un rapprochement ´ ‡ líenvers ª, ce qui est
utile lorsque líon dÈbute le rapprochement en cours díexercice par exemple. Il síagit de tout
pointer, puis de dÈpointer les Ècritures non encore passÈes dans vos relevÈs. Rechercher une Ècriture ‡ rapprocher. Basculer en consultation du compte de líÈcriture sÈlectionnÈe. Basculer en saisie des Ècritures dans le journal de banque. Imprimer le rapprochement. Modifier les propriÈtÈs de la grille. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
217 Rapprochement Bancaire : Recherche díun montant
Vous possÈdez une version millÈsimÈe
Tapez un montant. Choisissez le sens de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce montant.
OpÈrations Comptables Courantes
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Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de
votre clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture ‡ rapprocher non trouvÈe ª. Vous possÈdez une version PRO
Choisissez le critËre de recherche : la date de líÈcriture, un montant, le numÈro de piËce ou le libellÈ
de líÈcriture. En fonction du critËre choisi :
28Saisissez la date de líÈcriture. 29Pointez le sens de líÈcriture et saisissez une fourchette de montants. 30Saisissez le numÈro de piËce. 31Ou saisissez le libellÈ de líÈcriture. Cliquez sur OK : le logiciel se positionne sur la plus ancienne Ècriture pour ce critËre. Si líÈcriture trouvÈe ne correspond pas ‡ la piËce recherchÈe, appuyez sur la touche F3 de votre
clavier afin que le logiciel poursuive sa recherche. Lorsque le logiciel ne trouve pas díÈcriture pour le montant recherchÈ, un message vous indique
alors ´ Ecriture non trouvÈe ! ª. 218 Rapprochement Automatique
219 Rapprochement Automatique (en version PRO)
Cette option vous permet : Soit de rÈaliser un pointage automatique de vos Ècritures de banque : le logiciel rÈalise lui- mÍme le rapprochement. Soit d'importer dans votre comptabilitÈ les Ècritures de banque afin de ne pas les saisir. Soit de visualiser le relevÈ bancaire ‡ líÈcran et de rÈaliser un pointage manuel. Comment y accÈder ?
Barre de menu Quotidien + Rapprochement Bancaire + Automatique par Journal ou
par Compte
La partie haute de líÈcran est rÈservÈe aux Ècritures comptables, la partie basse au relevÈ de banque. 220 Rapprochement Automatique : Comptabilisation des Ècritures
Comment comptabiliser des Ècritures ?
Il síagit díimporter les Ècritures du relevÈ bancaire. Pour cela : SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal
de banque (en rapprochement par journal). Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher.
Printed Documentation
92
SÈlectionnez la ligne ‡ comptabiliser, puis cliquez sur le bouton Comptabiliser et
renseignez les diffÈrents critËres. AprËs validation, líÈcriture apparaÓtra dans la partie haute de
la fenÍtre. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. 221 Rapprochement Automatique : Pointage manuel
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) Indiquez le code pointage ‡ utiliser pour pointer les Ècritures (par exemple le numÈro du relevÈ). PrÈcisez la date que vous souhaitez prendre en compte comme date de valeur (par exemple la
date du relevÈ). SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal de
banque (en rapprochement par journal). SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non rapprochÈes. Si vous souhaitez pointer vos Ècritures, sÈlectionnez Toutes ou Non rapprochÈes. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures : gÈnÈralement la date du relevÈ. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez
sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher. Pointage
Vous pouvez pointer vos Ècritures de deux faÁons :
o Soit double-cliquez sur líÈcriture ‡ rapprocher ;
o Soit sÈlectionnez la ligne de votre extrait de compte et líÈcriture ‡ rapprocher. Le
logiciel vÈrifie ainsi la concordance des montants, et ne propose le pointage que
lorsque les montants sont identiques. Remarque : Si vous avez demandÈ líaffichage des Ecritures Non PointÈes, lorsque vous pointez une
Ècriture, celle-ci disparaÓt de líÈcran.
Le logiciel calcule automatiquement líÈcart entre le solde du compte et le solde de banque dans
le champ Ecart de rapprochement : celui-ci doit Ítre nul ‡ la fin du rapprochement , cíest-‡- dire quíil ne doit plus síafficher aucun montant dans ce champ.. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller.
OpÈrations Comptables Courantes
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Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que :
32Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. 33Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour
les distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
222 Rapprochement Automatique : Pointage automatique
Affichage des Ècritures (partie haute de la fenÍtre) SÈlectionnez le compte de la banque (en rapprochement par compte) ou le code du journal
de banque (en rapprochement par journal). SÈlectionnez le type des Ècritures ‡ afficher : Toutes, Ecritures rapprochÈes ou Non
rapprochÈes. Indiquez la date jusquí‡ laquelle afficher les Ècritures. Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevÈ. Un
solde CrÈditeur doit Ítre saisi ‡ droite.
Importation du relevÈ bancaire
Cliquez sur le bouton Importer. Choisissez le type díimport ‡ rÈaliser et complÈtez les
informations requises (voir Importation du relevÈ bancaire). Si aucune ligne níapparaÓt, cliquez sur le bouton CritËres, et vÈrifiez la pÈriode et le type des Ècritures ‡ afficher.
Printed Documentation
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Pointage
Cliquez sur le bouton Automatique et choisissez les diffÈrents critËres. Pour imprimer le rapprochement bancaire, cliquez sur líicÙne . Pour verrouiller le rapprochement bancaire, cliquez sur le bouton Verrouiller. Attention : Pour pouvoir verrouiller le rapprochement, vous devez afficher toutes les Ècritures, donc
sÈlectionner Toutes dans le champ Ecritures. En quoi consiste le verrouillage du Rapprochement Bancaire ?
Lorsque le rapprochement bancaire est terminÈ, cíest-‡-dire quíil níy a plus de montant dans le
champ Ecart de rapprochement, vous pouvez utiliser le bouton Verrouiller. Cela vous permettra de
valider le rapprochement en líÈtat. Ainsi, vous ne risquez plus de dÈpointer ou pointer une Ècriture
par erreur, ou de modifier par erreur une Ècriture pointÈe. Vous pouvez visualiser tous vos anciens rapprochements en sÈlectionnant la date du relevÈ
concernÈ dans le champ RelevÈ. Lorsque vous visualisez un rapprochement antÈrieur, il síaffiche tel quíil Ètait lors de sa validation, cíest-‡-dire que : Les Ècritures postÈrieures ‡ la date de relevÈ ne síaffichent pas. Les Ècritures pointÈes dans un relevÈ postÈrieur sont affichÈes pointÈes mais grisÈes, pour les
distinguer des autres. Elles ne sont pas considÈrÈes comme pointÈes pour ce relevÈ.
Il est possible de dÈverrouiller un rapprochement bancaire par le bouton DÈverrouiller, ‡ condition
que ce soit le dernier. C'est-‡-dire que pour dÈverrouiller líavant-dernier rapprochement, vous devrez
díabord dÈverrouiller le dernier. Autres fonctions
Purger : ce bouton vous permet de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir
le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur.
Imprimer : il síagit díimprimer les lignes du relevÈ bancaire. Mon Rapprochement Bancaire est faux : pourquoi ?
223 Rapprochement Automatique : Bouton Purger
Il síagit de purger les lignes des anciens relevÈs afin de ne pas trop alourdir le rapprochement bancaire, ou de supprimer des lignes importÈes par erreur : Indiquez la pÈriode ‡ purger en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . Indiquez la fourchette de piËces ‡ purger. Cochez le type de lignes ‡ supprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 224 Rapprochement Automatique : Bouton Imprimer
Il síagit díimprimer votre relevÈ bancaire :
OpÈrations Comptables Courantes
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Indiquez la pÈriode ‡ imprimer en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant
líicÙne . Indiquez la fourchette de piËces ‡ imprimer. Choisissez le type de lignes ‡ imprimer : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les
deux. 225 Rapprochement Automatique : Bouton Comptabiliser
Il síagit de comptabiliser la ligne du relevÈ bancaire sÈlectionnÈe : Indiquez le Journal de banque dans lequel líÈcriture doit Ítre comptabilisÈe. Indiquez la Date de líÈcriture. Indiquez le N° de compte de tiers (client ou fournisseur par exemple) sur lequel líÈcriture doit
Ítre comptabilisÈe. Confirmez le compte de trÈsorerie pour la Contrepartie. Si besoin, modifiez le NumÈro de piËce et le LibellÈ de líÈcriture. Validez par OK : líÈcriture apparaÓt dans la partie haute de la fenÍtre. 226 Rapprochement Automatique : Bouton Automatique
Code
Ce code sera reportÈ sur les Ècritures pointÈs. Il peut síagir par exemple du numÈro du relevÈ. Síil
síagit díun numÈro de ligne, vous pouvez demander líincrÈmentation automatique de ce code. Date de valeur
Cette date sera reportÈe sur les Ècritures pointÈes. Vous pouvez choisir : La date de rapprochement, par exemple la date du jour : ainsi, vous saurez ‡ quelle date les
Ècritures auront ÈtÈ pointÈes. La date de valeur de líextrait de compte : ainsi, la date du relevÈ est reportÈe sur líÈcriture. Si
plusieurs lignes sont pointÈes avec une seule Ècriture, le logiciel prend la date la plus rÈcente. Ecart maximal
Vous pouvez prÈciser ici le nombre de jours díÈcart autorisÈ entre la date de líÈcriture et la date de
rÈfÈrence. Si líÈcart est supÈrieur, le rapprochement ne síappliquera pas sur líÈcriture. Type
Choisissez le type de rapprochement ‡ lancer : Par piËces et par montants : le logiciel vÈrifie la concordance des numÈros de piËces et des
montants. Par montants : le logiciel ne vÈrifie que la concordance des montants. Remarque : Le logiciel tentera de multiples combinaisons afin de pointer plusieurs lignes du relevÈs avec une
seule Ècriture, ou inversement. 227 Rapprochement Automatique : Bouton CritËres
Printed Documentation
96
Choisissez ici les critËres díaffichage des lignes des relevÈ de compte : Indiquez la pÈriode en tapant directement la date de dÈbut et de fin ou en utilisant líicÙne . Choisissez le type de lignes ‡ afficher : les lignes pointÈes, les lignes non pointÈes ou les deux. 228 DÈclaration de TVA
229 Gestion de la TVA
Il existe deux types de TVA :
34TVA sur les dÈbits : La TVA est automatiquement comptabilisÈe lors de l'Ècriture de vente ou
d'achat. 35TVA sur les encaissements : La TVA de la piËce de vente ou díachat est automatiquement
comptabilisÈe lors de líÈcriture du rËglement. 230 Comment mettre en place votre TVA ?
Dans les racines de comptes du dossier (Dossier + PropriÈtÈs + Racines de comptes), vous
devez pointer, le mode de TVA par dÈfaut : TVA sur DÈbits ou TVA sur Encaissements. Le
choix indiquÈ ici sera automatiquement repris dans les nouveaux comptes de TVA crÈÈs. Si vous gÈrez les deux modes de TVA pour les achats et les ventes, peu importe le choix des
racines des comptes : vous pourrez choisir, compte de TVA par compte de TVA, le mode de TVA
‡ appliquer, et utiliser, lors de la saisie, le compte correspondant ‡ la facture saisie. Cíest le choix
du compte qui est dÈterminant. Toujours dans les racines de comptes, dÈfinissez les diffÈrents taux de TVA que vous utilisez, en
cliquant sur le bouton Taux. ParamÈtrez vos comptes de TVA ‡ partir du plan comptable (menu DonnÈes) : vous devez
impÈrativement dÈfinir un compte de TVA pour chaque taux, et pour chaque mode de TVA. Le
logiciel vous propose dÈj‡ un plan comptable avec un compte de TVA par type. 231 Comment gÈrer la TVA sur les dÈbits ?
Il suffit de saisir vos piËces de ventes et díachat en utilisant les comptes appropriÈs. Les montants
saisis sur les comptes de TVA sont automatiquement repris dans la dÈclaration de TVA. 232 Comment gÈrer la TVA sur les encaissements ?
Vous devez obligatoirement saisir un numÈro de piËce sur vos Ècritures de ventes et díachats
et tenir ‡ jour votre ÈchÈancier (pointage de la ligne díÈchÈance lors de líenregistrement du
rËglement). Si vous ne souhaitez pas gÈrer vos ÈchÈances (bien que cela soit vivement conseillÈ), la TVA sur les
encaissements pourra toutefois Ítre reconnue si vous saisissez vos Ècritures avec un numÈro de
piËce identique sur líÈcriture de vente ou díachat et líÈcriture de rËglement. 233 Acomptes et TVA sur encaissements
234 Acompte
Si vous gÈrez la TVA sur les encaissements, et que vous recevez des acomptes, vous devez
impÈrativement saisir une facture díacompte, afin que le montant de la TVA correspondant soit
saisi, sur le bon compte de TVA, et que le pointage de líÈchÈancier puisse avoir lieu. 235 RËglement partiel
Si vous saisissez le rËglement partiel díune facture, renseignez votre ÈchÈancier : le logiciel
recalcule automatiquement le montant de la TVA correspondant au montant du rËglement.
OpÈrations Comptables Courantes
97
236 Consultez aussi les parties suivantes :
1 ModËles d'Ècritures
2 La dÈclaration CA3
3 La dÈclaration CA12
237 TVA : Acquisitions Intracommunautaires
Dans la dÈclaration de TVA, l'acquisition intracommunautaire est traitÈe de la faÁon suivante :
lorsqu'une entreprise achËte un bien dans líUnion EuropÈenne, elle doit comptabiliser de la TVA (qu'elle
calcule elle-mÍme puisque la facture du fournisseur est valorisÈe HT). L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
6Ö UE Montant HT
44566Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Pour une acquisition intracommunautaire díimmobilisations, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
2Ö UE Montant HT
44562Ö UE Montant TVA
401Ö Montant HT
4452 Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6011 Achats UE 1000,00
4456611 TVA dÈductible UE ‡ 19,60 196,00
401DUPONT Fournisseur DUPONT 1000,00
4452 TVA due intracommunautaire 196,0
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4452 doit Ítre ressaisi (ou
recalculÈ par la touche F12). 238 TVA : Achats auprËs d'un assujetti non Ètabli en France
Il síagit díun achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France dans le cas díune opÈration díautoliquidation.
L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
Printed Documentation
98
44566Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Pour une acquisition díimmobilisations auprËs díun assujetti non Ètabli en France, elle sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
20Ö Assujetti non Ètabli en France Montant HT
44562Ö Assujetti non Ètabli en France Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6013 Achat auprËs díun assujetti non Ètabli en France 1000,00
4456616 TVA dÈductible auprËs díun assujetti non Ètabli
en France ‡ 19,60
196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 239 TVA Livraisons gaz imposables
Il síagit díun achat de gaz ou díÈlectricitÈ imposable dans le cas díune opÈration díauto-liquidation. L'Ècriture sera de la forme :
Compte Type du compte DÈbit CrÈdit
60Ö Livraisons gaz imposables Montant HT
44566Ö Livraisons gaz imposables 19,60 Montant TVA
401Ö Montant HT
4455.. Montant TVA
Exemple :
Compte LibellÈ DÈbit CrÈdit
6012 Livraisons gaz imposables 1000,00
4456615 TVA dÈductible sur livraison de gaz ‡ 19,60 196,00
401Y Fournisseur Y 1000,00
44551 TVA ‡ dÈcaisser 196,00
OpÈrations Comptables Courantes
99
Cette Ècriture doit impÈrativement Ítre saisie en líÈtat pour que líÈdition de la dÈclaration de TVA
soit cohÈrente. Par ailleurs, le montant calculÈ sur la ligne du compte 4455Ö doit Ítre ressaisi
(ou recalculÈ par la touche F12). 240 TVA : Impression de la DÈclaration et des Annexes
Cochez la case Imprimer un justificatif si vous souhaitez obtenir un justificatif aprËs líimprimÈ, puis
cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Remarque : Si vous níavez pas le code díactivation adÈquat, la dÈclaration imprimÈe est signalÈe
comme NON AGREEE. Toutes les impressions ont un fonctionnement commun et proposent des boutons identiques. Remarque pour la CA3 : Si vous saisissez dans les lignes 10 et 11, un document annexe (3310M) doit
obligatoirement Ítre joint ‡ votre dÈclaration de TVA. Cette annexe níest pas imprimÈe par le logiciel, contactez votre centre des impÙts pour obtenir ce document. 241 Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la DÈclaration de TVA
Vous devez tout díabord saisir le code d'activation adÈquat. Ensuite, les ÈlÈments suivants, ‡ saisir dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs,
font l'objet d'un contrÙle strict et sont imposÈs par la DGI : Les informations relatives ‡ l'identification de l'entreprise :
o Raison sociale et adresse de líentreprise (onglet Adresse)
o Siret et NumÈro de TVA (onglet Identification) Les informations relatives au TrÈsor Public (onglet TrÈsor Public) :
o Adresse du TrÈsor Public
o Recette, N° de dossier, clÈ, CDI, Code service, Code rÈgime et Statut. Si vous ne connaissez pas ces informations, vous les trouverez sur la dÈclaration de TVA prÈ-remplie
que votre centre des impÙts vous a envoyÈe. 242 TVA : Montants calculÈs, montants ‡ saisir
Líassistant de prÈparation vous affiche automatiquement les montants calculÈs ‡ partir des Ècritures
enregistrÈes et vous donne accËs aux zones que vous avez ‡ complÈter manuellement. Les valeurs portÈes sur ces lignes sont calculÈes en fonction de la racine du compte de TVA, et du type
díopÈration choisi dans la fiche des comptes de TVA, díachats, de ventes ou díimmobilisations (onglet
Divers) : France, UE, Export, DOM, Autres imposables, Autres non imposables, Achats en
franchise, Livraisons gaz imposables et Livraisons gaz non imposables. Consultez la partie : ModËles d'Ècritures. Voir aussi la gestion de la TVA sur les encaissements. 243 DÈclaration CA3
244 La DÈclaration de TVA du RÈgime RÈel Normal et Mini RÈel (CA3)
Printed Documentation
100
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Fonctions disponibles
Cette fenÍtre liste toutes les dÈclarations dÈj‡ effectuÈes. A partir de cette liste, vous pouvez : PrÈparer une nouvelle dÈclaration
Modifier une dÈclaration dÈj‡ enregistrÈe, líannexe 3310 A ou 3519
Supprimer une dÈclaration incorrecte, líannexe 3310 A ou 3519
Imprimer une dÈclaration, une annexe 3310 A ou 3519
PrÈparer une nouvelle annexe 3310 A
PrÈparer un nouveau formulaire 3519
Remarque : Les crÈations, modifications et suppressions de dÈclarations CA3, annexes 3310A ou
annexes 3519 nÈcessitant díÍtre tracÈe, un ÈvÈnement est crÈÈ et archivÈ lors de chacune de ces
actions. Parmi ces actions, les modifications et suppressions nÈcessitent la saisie díune justification.
Parties ‡ consulter Gestion de la TVA
Informations ‡ saisir pour accÈder ‡ la dÈclaration
Comment prÈparer la dÈclaration ?
Montants calculÈs, montants ‡ saisir ModËles d'Ècritures
Virements bancaires
Comment imprimer la dÈclaration ?
Voir aussi
36Option EDI
245 PrÈparation de la DÈclaration de TVA CA3
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Remarque : Pour gÈnÈrer une dÈclaration de TVA, il est nÈcessaire que toutes les Ècritures, depuis
le dÈbut de líexercice jusqu'‡ la fin de la pÈriode de la dÈclaration soient validÈes. Si les Ècritures ne
sont pas validÈes vous pourrez gÈnÈrer une dÈclaration de TVA provisoire.
OpÈrations Comptables Courantes
101
Pour plus díinformation sur la validation des Ècritures, cliquez ICI. Comment faire ?
Cliquer sur le bouton Nouveau. Cochez la case concernant la 3310 A si vous devez crÈer cette annexe. Pour rÈaliser une dÈclaration de TVA provisoire, laissez cochÈe la case GÈnÈrer votre dÈclaration de
TVA en mode provisoire, sinon dÈcochez la case. Le type de PÈriodicitÈ dÈpend du code rÈgime sÈlectionnÈ dans les coordonnÈes de votre dossier
(onglet TrÈsor Public). La Date limite de dÈpÙt est calculÈe automatiquement en fonction : du premier caractËre de la raison
sociale de votre sociÈtÈ, de son dÈpartement, du SIRET, du rÈgime et du statut. Si la date limite de
dÈpÙt est erronÈe, vÈrifiez ces ÈlÈment dans líoption CoordonnÈes du menu Dossier + PropriÈtÈs. Indiquez votre mode de paiement : Les entreprises ayant rÈalisÈ un chiffre díaffaires compris entre 760
000 Ä et 15 millions díeuros doivent obligatoirement choisir le mode Virement bancaire. Remarque : Pour avoir accËs au mode de rËglement TÈlÈ RËglement, vous devez acquÈrir le module
TVA EDI. Pour cela, contactez notre service commercial ou consultez notre site Web www.ebp.com. Cliquez ensuite sur le bouton PrÈparer pour accÈder ‡ líassistant de la dÈclaration de TVA. Celui-ci
dÈtaille Ètape par Ètape les informations ou valeurs que vous devez complÈter. 246 TVA : Annexe 3310 A
Les montants de líannexe 3310 A doivent Ítre saisis manuellement. Le total des lignes 35 ‡ 46 sera
reportÈ en ligne 14 de la dÈclaration CA3, et le total des lignes 47 ‡ 71 sera reportÈ en ligne 29. 247 TVA : PrÈparation de l'Annexe 3310 A
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrations courantes
Barre de menu Quotidien + DÈclaration de TVA + RÈgime normal - ImprimÈ CA3
Si son accËs reste refusÈ, complÈtez ou vÈrifiez les informations obligatoires ‡ saisir. Cas 1 : La CA3 du mois ou du trimestre nía pas encore ÈtÈ Ètablie
Cliquez sur Nouveau et cochez la case concernant la 3310 A. ComplÈtez ensuite les pages des
assistants (les pages concernant la CA3 suivront). Cas 2 : La CA3 du mois ou du trimestre a dÈj‡ ÈtÈ Ètablie
Dans la zone Annexe et Formulaire, sÈlectionnez líannexe 3310A. Cliquez sur le bouton Nouveau juste en dessous et complÈtez les pages de líassistant. Attention : Dans ce cas, aprËs la prÈparation de líannexe 3310 A, vous devrez rouvrir la CA3 par le
bouton Modifier et re-parcourir toutes les Ètapes de líassistant afin que les montants de líannexe soient
bien reportÈs sur les lignes 14 et 29. 248 TVA : Formulaire 3519
Printed Documentation
102
Les champs suivants doivent obligatoirement Ítre renseignÈs : Nom du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
LocalitÈ du reprÈsentant fiscal ou du liquidateur judiciaire
Nom du demandeur LocalitÈ du demandeur CoordonnÈes bancaires
249 TVA : PrÈparation du formulaire 3519
Comment y accÈder ?
Volet de navigation dans OpÈrati