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 EBP-Compta_et_Factur..> 02-Apr-2015 19:18  2.2M  

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 Compta_et_Facturatio..> 02-Apr-2015 19:15  6.9M  

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 EBP-Tutoriel-logicie..> 16-Mar-2015 19:12  2.7M  

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 EBP-Devis-et-Factura..> 16-Mar-2015 19:08  2.7M  

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 EBP-Presta-Paye-exte..> 16-Mar-2015 19:08  2.7M  

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 EBP-Trouvez-la-solut..> 16-Mar-2015 19:07  2.7M
EBP Automobile V10 Pour Windows 2000, XP et Vista Manuel Utilisateur 1 AVANT DE COMMENCER ................................................................................................................................................................................. 1 1.1 A LIRE .................................................................................................................................................................................................................. 1 1.1.1 Le code d’activation ................................................................................................................................................................................... 1 1.1.2 Le fichier LISEZMOI .................................................................................................................................................................................. 1 1.1.3 La sauvegarde ............................................................................................................................................................................................ 1 1.2 ASSISTANCE TECHNIQUE .......................................................................................................................................................................................... 1 1.2.1 Comment contacter le service technique ? ................................................................................................................................................. 1 1.3 CONFIGURATION RECOMMANDÉE ............................................................................................................................................................................... 1 1.3.1 Liste des réseaux ........................................................................................................................................................................................ 1 1.3.2 Protocole validé ......................................................................................................................................................................................... 2 1.3.3 Matériel conseillé ....................................................................................................................................................................................... 2 2 INSTALLATION .................................................................................................................................................................................................... 3 2.1 INSTALLATION EN RÉSEAU ........................................................................................................................................................................................ 3 2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) ........................................................................................................ 3 2.1.2 Installation et configuration client/serveur ................................................................................................................................................ 4 2.2 LANCEMENT DU LOGICIEL ........................................................................................................................................................................................ 4 2.2.1 Par le menu Démarrer ............................................................................................................................................................................... 4 2.2.2 A partir du bureau ...................................................................................................................................................................................... 4 2.3 CODE D'ACTIVATION ................................................................................................................................................................................................ 4 2.3.1 Comment saisir le code d’activation ? ....................................................................................................................................................... 4 2.4 DÉSINSTALLATION DU PROGRAMME ............................................................................................................................................................................ 4 3 PRÉSENTATION ET UTILISATION DU LOGICIEL ..................................................................................................................................... 5 3.1 PROPRIÉTÉS GÉNÉRALES DES LISTES / GRILLES ............................................................................................................................................................. 5 3.1.1 Présentation générale ................................................................................................................................................................................. 5 3.2 GESTION DES FICHIERS DE DONNÉES ........................................................................................................................................................................... 5 3.2.1 Liste ........................................................................................................................................................................................................... 5 3.2.2 Fiche ........................................................................................................................................................................................................... 6 3.3 CHAMPS DE SAISIE .................................................................................................................................................................................................. 7 3.3.1 Saisie d’une date ....................................................................................................................................................................................... 7 3.3.2 Champ avec choix prédéfinis .................................................................................................................................................................... 7 3.3.3 Saisie d’un montant .................................................................................................................................................................................... 7 3.3.4 Champ Texte ............................................................................................................................................................................................... 8 3.3.5 Champ avec appel de liste ......................................................................................................................................................................... 8 4 CRÉATION ET PARAMÉTRAGE D'UNE SOCIÉTÉ ...................................................................................................................................... 9 4.1 CRÉATION D'UNE NOUVELLE SOCIÉTÉ ......................................................................................................................................................................... 9 4.2 PRÉFÉRENCES DE LA SOCIÉTÉ ................................................................................................................................................................................... 9 4.3 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UNE ANCIENNE VERSION ................................................................................................................................. 9 4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6 .................................................................................................................. 9 4.3.2 EBP Garage V5 .......................................................................................................................................................................................... 9 4.4 RÉCUPÉRATION DES DOSSIERS CRÉES SOUS UN AUTRE LOGICIEL ....................................................................................................................................... 9 4.4.1 EBP Garage sous DOS ............................................................................................................................................................................... 9 4.4.2 API Garage sous Dos ............................................................................................................................................................................... 10 4.4.3 API sous Windows .................................................................................................................................................................................... 10 4.4.4 AssLog ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.5 Solycar ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.6 Vulcain ...................................................................................................................................................................................................... 10 4.4.7 IDS/VEGA ................................................................................................................................................................................................ 10 5 DONNÉES ............................................................................................................................................................................................................. 11 5.1 ARTICLES ............................................................................................................................................................................................................ 11 5.1.1 Articles ...................................................................................................................................................................................................... 11 5.1.2 Pièces ........................................................................................................................................................................................................ 11 5.1.3 Main d'œuvre ............................................................................................................................................................................................ 14 5.1.4 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 16 5.1.5 Forfaits ..................................................................................................................................................................................................... 16 5.1.6 Groupes de pièces .................................................................................................................................................................................... 17 5.1.7 Familles d'articles .................................................................................................................................................................................... 17 5.1.8 Remises ..................................................................................................................................................................................................... 18 5.2 VÉHICULES .......................................................................................................................................................................................................... 19 5.2.1 Véhicules .................................................................................................................................................................................................. 19 5.2.2 Options ..................................................................................................................................................................................................... 22 5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules ................................................................................................................................................... 22 5.2.4 Couleurs ................................................................................................................................................................................................... 22 5.3 TIERS ................................................................................................................................................................................................................. 22 5.3.1 Compagnons ............................................................................................................................................................................................. 22 Table des matières 5.3.2 Fournisseurs ............................................................................................................................................................................................. 23 5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien ..................................................................................................................... 23 5.3.4 Clients ....................................................................................................................................................................................................... 23 5.4 AUTRES .............................................................................................................................................................................................................. 25 5.4.1 Ateliers ...................................................................................................................................................................................................... 25 5.4.2 Tarifs ........................................................................................................................................................................................................ 26 5.4.3 Activités .................................................................................................................................................................................................... 27 5.4.4 Modes de règlements ................................................................................................................................................................................ 27 5.4.5 Dépôts de stock ......................................................................................................................................................................................... 27 5.4.6 Emplacements ........................................................................................................................................................................................... 28 5.4.7 Villes, départements et pays ..................................................................................................................................................................... 28 5.4.8 Mémos ...................................................................................................................................................................................................... 28 5.4.9 Banques .................................................................................................................................................................................................... 28 6 VENTES ................................................................................................................................................................................................................ 29 6.1 RECHERCHE DES VENTES ........................................................................................................................................................................................ 29 6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente .................................................................................................................................... 29 6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche ..................................................................................................................................................... 29 6.2 GESTION DES GARANTIES ....................................................................................................................................................................................... 30 6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie ................................................................................................................................................. 30 6.3 GESTION DES TEMPS BARÊMÉS ................................................................................................................................................................................ 30 6.3.1 Temps passé par défaut ............................................................................................................................................................................ 30 6.3.2 Temps barêmés ......................................................................................................................................................................................... 30 6.4 GESTION DE LA MAIN D’ŒUVRE PEINTURE ................................................................................................................................................................. 31 6.4.1 Ingrédient ................................................................................................................................................................................................. 31 6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture ......................................................................................................................................... 31 6.5 DOCUMENTS DE VENTE .......................................................................................................................................................................................... 31 6.5.1 Facture ..................................................................................................................................................................................................... 32 6.5.2 Autres types de documents de Vente ......................................................................................................................................................... 37 7 TRAITEMENTS ................................................................................................................................................................................................... 39 7.1 SAISIE DES RÈGLEMENTS ........................................................................................................................................................................................ 39 7.1.1 Consultation des règlements .................................................................................................................................................................... 39 7.1.2 Assistant de saisie des règlements ............................................................................................................................................................ 39 7.1.3 Affectation manuelle des règlements ........................................................................................................................................................ 40 7.1.4 Validation du règlement ........................................................................................................................................................................... 41 7.2 REMISE EN BANQUE .............................................................................................................................................................................................. 41 7.2.1 Remise en banque ..................................................................................................................................................................................... 41 7.2.2 Remise de règlements de type lettre de change ........................................................................................................................................ 41 7.2.3 Remise de règlement de type prélèvement ................................................................................................................................................ 42 7.3 TRANSFERT COMPTABLE ......................................................................................................................................................................................... 42 7.3.1 Paramétrage du transfert ......................................................................................................................................................................... 42 7.3.2 Lancement du transfert ............................................................................................................................................................................. 42 7.3.3 Réexportation comptable .......................................................................................................................................................................... 43 7.4 GESTION DES HEURES ............................................................................................................................................................................................ 43 7.4.1 Saisie des heures compagnons ................................................................................................................................................................. 43 7.4.2 Historique des heures ............................................................................................................................................................................... 43 7.4.3 Calendrier ................................................................................................................................................................................................ 43 7.4.4 Statistique ................................................................................................................................................................................................. 43 7.4.5 Re-calcul Rendement Compagnon ........................................................................................................................................................... 44 7.5 TRAITEMENTS DEPUIS LES DOCUMENTS DE VENTE ....................................................................................................................................................... 44 7.5.1 Impression du document ........................................................................................................................................................................... 44 7.5.2 Transfert d’un document .......................................................................................................................................................................... 44 7.5.3 Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR ..................................................................................................................... 44 7.5.4 Travaux des compagnons pour le document ............................................................................................................................................ 44 8 ACHATS ................................................................................................................................................................................................................ 45 8.1 COMMANDE FOURNISSEUR ...................................................................................................................................................................................... 45 8.1.1 Création d’une commande fournisseur .................................................................................................................................................... 45 8.2 APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE ........................................................................................................................................................................ 45 8.2.1 Procédure ................................................................................................................................................................................................. 45 9 INVENTAIRE ....................................................................................................................................................................................................... 48 9.1 VALIDATION DE L'INVENTAIRE ................................................................................................................................................................................ 48 9.2 VISUALISATION DE L'INVENTAIRE ............................................................................................................................................................................. 48 10 IMPRESSIONS ................................................................................................................................................................................................... 49 10.1 FONCTIONS COMMUNES AUX IMPRESSIONS ............................................................................................................................................................... 49 10.1.1 Les imprimante utilisateurs .................................................................................................................................................................... 49 Table des matières 10.1.2 Le menu Impressions .............................................................................................................................................................................. 49 10.2 APERÇU À L'ÉCRAN ............................................................................................................................................................................................. 50 10.2.1 Présentation des fenêtres d'aperçu ......................................................................................................................................................... 50 11 OUTILS ............................................................................................................................................................................................................... 52 11.1 SAUVEGARDE ET RESTAURATION ............................................................................................................................................................................ 52 11.1.1 Options de sauvegarde et de restauration .............................................................................................................................................. 52 11.1.2 Sauvegarde ............................................................................................................................................................................................. 52 11.1.3 Sauvegarde et restauration des modèles et des formats ......................................................................................................................... 53 11.1.4 Lancer une restauration ......................................................................................................................................................................... 53 11.2 IMPORTATION ET EXPORTATION DES DONNÉES .......................................................................................................................................................... 54 11.2.1 Importation des bibliothèques constructeurs ......................................................................................................................................... 54 11.2.2 Importation/Exportation personnalisée ................................................................................................................................................. 54 12.1 MODULE COMPTOIR ........................................................................................................................................................................................... 57 12.1.1 Les bons de livraison .............................................................................................................................................................................. 57 12.1.2 La facture Comptoir ............................................................................................................................................................................... 57 12.2 MODULE VN/VO ............................................................................................................................................................................................. 57 12.2.1 Le parc de véhicule VN/VO .................................................................................................................................................................... 58 12.2.2 Les réparations sur véhicule VN/VO ...................................................................................................................................................... 58 12.2.3 Facturation VN/VO ................................................................................................................................................................................ 59 12.2.4 Les impressions ...................................................................................................................................................................................... 59 12.3 MODULE POINTEUSE ........................................................................................................................................................................................... 60 12.3.1 Spécificité du module .............................................................................................................................................................................. 60 13 INDEX .................................................................................................................................................................................................................. 61 Avant de commencer 1 Avant de commencer 1.1 A lire Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. - Pour une aide directe sur un écran précis, utilisez la touche F1, - Pour une aide générale, lancez la commande Rubriques d'aide du menu ?. Les onglets Index et Recherche vous permettent de retrouver l’aide souhaitée très rapidement et de manière approfondie. 1.1.1 Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours. Au delà de ces 40 jours, la saisie sera limitée en nombre de documents de vente. 1.1.2 Le fichier LISEZMOI Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. 1.1.3 La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 1.2 Assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez: − Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous -répondre sans ce numéro. − La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) − Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 1.2.1 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). - Composez le 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local). - Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail à vwin.support@ebp.com en précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 1.3 Configuration recommandée 1.3.1 Liste des réseaux 1.3.1.1 Poste à poste (jusqu’à 4 postes) Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows 2000 (Service Pack 4) - Windows XP - Windows Vista Attention 1 Le processeur et la mémoire vive du poste doivent être adaptés au système d’exploitation. La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : Un processeur Intel Pentium 4 (2 ghz) et 512 Mo de RAM. 1.3.1.2 Serveur dédié Les systèmes d’exploitation validés dans cette configuration sont : - Windows 2000 Serveur - Windows 2003 Serveur 1.3.2 Protocole validé Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur les stations et le serveur. 1.3.3 Matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil (Wifi) et du courant porteur en ligne (CPL, technologie visant à faire passer de l'information à bas ou haut débit sur les lignes électriques). Ces types de réseau présentent un manque de fiabilité et ne présentent pas une vitesse de réseau suffisante. Nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. 2 2 Installation 2.1 Installation en réseau 2.1.1 Installation et configuration réseau poste à poste (jusqu’à 4 postes) 2.1.1.1 Installation sur le serveur de données (serveur dédié ou non). Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation du logiciel de type personnalisé en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Attention Dans le cas d’une installation sur un serveur dédié, il est impératif de débrider le produit EBP sur le serveur. Partagez C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP en accès complet via l’Explorateur Windows (cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire et choisissez Partage et sécurité). Attention Vérifiez dans l’onglet Sécurité que l’utilisateur du produit EBP a un contrôle total sur le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP 2.1.1.2 Installation sur les postes clients. Sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP de la station. Pour cela ouvrez le voisinage réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage". (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionner Propriétés). Puis faîtes une installation du logiciel de type personnalisée sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel: C:\PROGRAM FILES\EBP Répertoire des dossiers de démonstration: C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoires données: X:\PARTAGE Attention Vérifiez que l’utilisateur du poste client a un contrôle total sur le répertoire C:\PROGRAM FILES 2.1.2 Installation et configuration client/serveur 2.1.2.1 Installation sur le serveur L'installation de l’application sur le serveur est identique à celle poste à poste, sauf que le logiciel n'est pas installé sur le serveur. Par conséquent, vous devez créer sur le serveur un répertoire EBP puis le partager en accès complet pour les utilisateurs pouvant utiliser le logiciel (vous devez pour cela disposer du droit d'administrateur). Dans ce répertoire, créez le sous-répertoires PARTAGE. 2.1.2.2 Installation sur les postes clients. L'installation sur les postes clients est identique à celle poste à poste. 2.2 Lancement du Logiciel 2.2.1 Par le menu Démarrer Après installation du logiciel, un icône EBP Automobile V10 est créée dans le groupe EBP, accessible par le menu Démarrer / Programmes / EBP / Automobile V10. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 2.2.2 A partir du bureau Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône EBP Automobile V10 sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. 2.3 Code d'activation 2.3.1 Comment saisir le code d’activation ? Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d’activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. 2.3.1.1 Activer manuellement Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs (Pour obtenir ces informations composez le 0811 65 80 61). Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d’assistance souscrit. 2.4 Désinstallation du programme Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez l’Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. 4 3 Présentation et utilisation du logiciel 3.1 Propriétés générales des listes / grilles Une grille est composée de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. Exemple Le corps d’une facture et d’une commande fournisseur, la liste des articles et des véhicules sont des grilles. Comme telles, elles ont des propriétés générales communes. Pour toute grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille (sur le bord grisé des lignes dans le corps d’un document). Ce menu propose les principales commandes utiles dans la grille en cours et spécifiques à celle-ci. Il donne également accès aux propriétés de la grille. 3.1.1 Présentation générale La ligne courante est repérée par la flèche située sur le bord grisé et une couleur précise. - Pour effectuer une multi sélections, utilisez la touche Ctrl + clic sur le carré gris situé en début de ligne. - Clic gauche sélectionne l'ensemble des lignes de la grille. - Clic droit dans une liste (sur le bord des lignes d’articles dans un corps de document) donne accès au menu contextuel qui propose : - les commandes spécifiques à la grille en cours, - la commande Propriétés commune à toutes les grilles permettant de modifier les colonnes de la grille et son apparence (couleur, motif), - la commande Filtres permet de définir des filtres de sélection permettant de n’afficher que certaines données répondant à des critères précis (voir plus loin, la création d’un filtre). 3.2 Gestion des fichiers de données La gestion (création, modification, duplication, suppression, recherche) de vos données (articles, clients, véhicules, tarifs, assurances, ateliers, activités, compagnons ...) s’effectue à partir d’une liste dont vous devez maîtriser le fonctionnement. Remarque Nous allons ici décrire le fonctionnement de la gestion des données sur un fichier de pièces sachant que le fonctionnement est identique pour tous les fichiers de données. Lancez la commande Articles + Pièces du menu Données, la liste des pièces existantes s’affiche. C’est à partir de la liste que vous allez pouvoir : - Trier ou filtrer la liste suivant des critères précis et rechercher une donnée précise, - Créer de nouvelles données, - Modifier et consulter plusieurs informations en simultanée et très rapidement, - Dupliquer une fiche, - Imprimer les états associés. 3.2.1 Liste 3.2.1.1 Tri de la liste Si vous souhaitez avoir un autre tri par défaut, il faut aller le changer dans les propriétés de la grille décrites dans le chapitre suivant « Propriétés Générales des listes/grilles » . 3.2.1.2 Rechercher une donnée précise Pour rechercher une donnée, il vous faut tout d’abord sélectionner le critère de tri (voir paragraphe précédent) sur lequel vous désirez lancer la recherche puis saisir les premiers caractères de la donnée à rechercher. Si vous validez la saisie par la touche Entrée, elle sera enregistrée dans le menu déroulant et pourra être utilisée pour d’autres recherches. Le champ Recherche vous permet de saisir les caractères de recherche (suivant le critère de tri courant). Si vous saisissez les premiers caractères de la référence de l’article à rechercher, le logiciel affiche la liste des articles dont la référence commence par ces caractères. 3.2.2 Fiche 3.2.2.1 Ouverture automatique de la fiche Pour que la fiche s’ouvre automatiquement à l’ouverture d’une liste, il suffit : - de punaiser la fiche (via l’icône en haut à gauche de la fiche), - de positionner la fiche à l’écran de manière à pouvoir consulter fiche et liste simultanément, - de fermer la liste (ce qui fermera la fiche en même temps). A la prochaine ouverture de la liste, la fiche sera automatiquement ouverte. Pour désactiver ce mode, il suffit de dépunaiser la fiche ou de fermer la fiche avant la liste. Rappel Lorsque vous vous déplacez dans la liste et qu’une fiche est ouverte et punaisée, les informations de la fiche sont automatiquement mises à jour pour correspondre à la donnée courante dans la liste. 3.2.2.2 Suppression d’une fiche Pour supprimer une pièce dans la liste, sélectionnez la ligne correspondante et appuyez au choix sur : - la touche Suppr de votre clavier, - l’icône de suppression de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Supprimer » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. 3.2.2.3 Création d’une fiche Pour créer une nouvelle fiche (pièce) dans votre fichier, utilisez au choix : - la touche Inser de votre clavier (Ctrl + Inser en mode Edition) - l’icône de création de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Saisie des informations Une fiche vierge apparaît ce qui vous permet de saisir toutes les informations concernant la pièce. Saisissez obligatoirement la référence et le libellé pour avoir accès à la saisie des onglets. Saisissez toutes les informations concernant la pièce à créer. Remarque Pour passer de champ en champ, utilisez la touche 8 (Entrée) et les touches de direction. Enregistrement de la fiche Pour enregistrer les informations saisies dans la fiche et ouvrir une autre fiche vierge, utilisez au choix : - la touche F2, - l’icône « Enregistrer et nouveau » de la barre de navigation « Fiches », - l‘entrée « Enregistrer et nouveau » du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Sortie de fiche La touche Echap permet de fermer la fiche sans enregistrer les modifications apportées : un message de confirmation s’affiche, répondez NON pour fermer sans enregistrer les modifications. 3.2.2.4 Duplication de fiche Pour dupliquer une fiche existante, sélectionnez-la dans la liste et cliquez au choix sur : - l’icône « Dupliquer » de la barre de navigation « Fiches » 6 Création et paramétrage d'une société - l‘entrée « Dupliquer» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes. Le logiciel affiche une nouvelle fiche reprenant les informations de la fiche d’origine et propose un numéro dans la zone Référence. Saisissez la référence de la nouvelle fiche et enregistrez-la. 3.2.2.5 Modification d’une fiche Pour modifier le contenu d’une fiche, activez dans la liste la donnée à consulter/modifier et validez la ligne avec la touche « Entrée » ou avec le menu contextuel + Modifier. La fiche apparaît. Faites les modifications souhaitées. 3.2.2.6 Les impressions liées aux données courantes Cliquez sur, au choix sur : - l’icône « Imprimer » de la barre de navigation « Fiches » - l‘entrée « Impression» du sous-menu Action de la barre des tâches courantes - clic droit + Imprimer. 3.3 Champs de saisie 3.3.1 Saisie d’une date La saisie d'une date complète est très simple. Vous saisissez les deux premiers chiffres du jour, du mois et les deux derniers chiffres de l'année (05). Vous pouvez aussi appeler le calendrier en cliquant sur la flèche à droite du champs, et sélectionne votre date. Exemple Date de 1ère mise en circulation (fiche Véhicule / onglet Carte grise) 3.3.2 Champ avec choix prédéfinis Ce type de champ correspond à une liste déroutante qui apparaît quand vous cliquez sur la flèche. Sélectionnez l’une des informations proposées. Sur un champ Date, un calendrier est ouvert, c’est un jour que vous sélectionnez. Exemple Emballage (fiche Article / onglet tarification) 3.3.3 Saisie d’un montant La seule caractéristique d'une saisie de montant réside dans les caractères que vous êtes autorisés à taper. En effet, la vérification du format du montant est effectuée au fur et à mesure de la frappe. Une fois le montant validé, le logiciel met le nombre au format par défaut défini dans l'onglet Format (Commande Préférences). 7 La saisie accepte le point et la virgule comme séparateur décimal. Le résultat imprimé dépend du format par défaut associé à ce type de variable ou du format choisi dans le modèle d'impression pour cette variable précise. Exemple Prix de revient (fiche Article / onglet tarification) 3.3.4 Champ Texte Dans un champ Texte de plusieurs lignes (adresse, commentaire…), utilisez la touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante. Exemple Libellé (fiche Article / onglet tarification) 3.3.5 Champ avec appel de liste Pour ce type de champs, vous pouvez accéder à la liste des données existantes avec F4 ou en cliquant sur l’icône située sur la droite du champ. Exemple Carrosserie (fiche Véhicule / onglet Carte grise) 8 4 Création et paramétrage d'une société 4.1 Création d'une nouvelle société Activez la commande Nouvelle Société du menu Société. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille une à une les étapes à renseigner. 1- Cette première étape vous permet de créer un dossier. Saisissez les informations concernant votre société (raison sociale, adresse, téléphone). La combinaison de touches Ctrl + Entrée permet de passer à la ligne suivante dans les zones de type Adresse. 2 - Utilisez le bouton Suivant pour passer d’étape en étape et cliquez sur le bouton Terminer en fin d’assistant. Vous pouvez revenir sur une étape avec le bouton Précédent. Remarque Ces informations sont consultables par la commande Préférences du menu Société (onglet Société). 4.2 Préférences de la Société Après création du dossier société et avant de définir vos fichiers de travail (dépôts, fournisseurs, familles de pièces, pièces, mains-d’œuvre, tarifs, ateliers, véhicules, clients,...), il est indispensable de définir les différents paramètres de fonctionnement propres à votre société. Pour cela, lancez la commande Préférences du menu Société et renseignez tous les onglets proposés. 4.3 Récupération des dossiers crées sous une ancienne version 4.3.1 Solution EBP Automobile V8 et EBP Garage/Carrosserie V6 Lors d’une mise à jour de EBP Garage/Carrosserie V6 ou EBP Automobile V8 en EBP Automobile V10, les dossiers sont automatiquement convertis pour fonctionner avec ce logiciel. 4.3.2 EBP Garage V5 Pour connaître les modalités de migration de EBP Garage V5 en EBP Automobile V10, merci de contacter notre support client. 4.4 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel Vous avez la possibilité de récupérer les données créées sous EBP Garage sous DOS, API Garage, ASSLOG (Assutor), Solycar, Vulcain, IDS/Vega). Pour cela, 1. Lancez la commande Import de données + Fichiers issus d’un autre logiciel du menu Outils, 2. Sélectionnez le logiciel dans lequel vous travailliez précédemment. 3. Si le dossier à importer est en euro, cochez l’option Les données importées sont en euros. 4. Sélectionnez avec le bouton le répertoire du dossier à récupérer. 5. Lancez l’import en cliquant sur le bouton OK. 4.4.1 EBP Garage sous DOS Avant de lancer l’importation d’un dossier, vous devez impérativement renseigner un dépôt de stock par défaut, définir les codes de TVA et créer les codes couleur (voir plus haut les chapitres Initialisation des fichiers de paramétrage et Préférences de la société). Important Toutes les informations concernant votre ancien dossier seront récupérées. - Articles : Pièces, Main-d'œuvre, Forfaits, Familles, Import des articles de remplacement, Import de l'emplacement, des quantités en stock et quantité minimum, Import de la liaison fournisseurs/articles - Clients : Clients, Familles, Modes de règlement, Récupération de la remise facture. - Véhicules : Véhicules, Récupération des champs Conducteur, Réf. Peinture, Info1 et Info2, Création du code Carrosserie s'il n'existe pas, Association avec la table des couleurs, Récupération des modèles - Documents : Ordres de réparation, Factures non imprimées deviennent des Ordres de réparation dans Garage, Factures imprimées deviennent des Factures dans Garage. - Divers : Import des compteurs, des fournisseurs principaux, des salariés. 4.4.2 API Garage sous Dos La récupération d’un dossier venant d’API Dos permet d’intégrer les mêmes fichiers que de Garage Dos. 4.4.3 API sous Windows Remarque La récupération d’un dossier venant d’API Windows permet d’intégrer les fichiers suivants : clients, véhicules, fournisseurs, salariés, assureurs, familles clients, secteurs géographiques, marques, modèles, modes de règlements, banques de remise et départements. 4.4.4 AssLog La récupération d’un dossier venant d’AssLog permet d’intégrer uniquement les clients, les véhicules et les intermédiaires. Avant de lancer l’importation de ces données, vous devez paramétrer la société et initialiser vos fichiers de paramétrage. 4.4.5 Solycar L’exportation à partir de Solycar permet la création des 9 fichiers suivants : Article, Cartegrise, client, fournisseu, histveh, param-cate, param-fami, param-sect, véhicule qui sont récupérable dans EBP Garage. 4.4.6 Vulcain EBP Automobile V10 permet de récupérer les fichiers d’une base Vulcain. Les fichiers récupérés sont les suivants : clients, véhicules, fournisseurs, salariés, experts, secteurs géographiques, marques, modèles. 4.4.7 IDS/VEGA EBP Garage permet la récupération des fichiers clients, véhicules et historiques issus d’IDS6 V5 et VEGA. Pour plus d’information, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.00. 10 5 Données 5.1 Articles 5.1.1 Articles Vous avez la possibilité d’intégrer des bibliothèques de pièces et de temps barêmés (voir la partie Import de bibliothèques) ce qui crée automatiquement les fiches de vos articles de type Pièce et Main-d’œuvre. Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel autre qu’EBP et que vous souhaitez récupérer les articles déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Important Une fois vos pièces enregistrées, vous devez ensuite effectuer une saisie d’inventaire pour toutes les pièces que vous souhaitez suivre en stock (case Gestion de Stock cochée dans l’onglet Stock). 5.1.2 Pièces Pour accéder à une fiche pièce, à partir de la liste des pièces : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la pièce. Ce choix est indispensable si vous avez défini des tarifications particulières ou des comptes comptables propres aux familles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. 5.1.2.1 Onglet Tarification Prix de revient Le calcul du prix de revient dépend des paramètres que vous avez renseignés dans l’onglet Stock des Préférences de votre dossier. - Si vous avez coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est recalculé à chaque réception ou entrée de stock dont le prix d’achat est différent de celui de la fiche. Exemple Une entrée en stock de 10 lots de bougies à 4,50 €, suivie d’une entrée de stock de 5 lots de bougies à 4,90 € donnera un prix de revient pondéré à : [(4,50 * 10) + (4,90 * 5) ] / 15 soit : 4,63 (où 15 est la quantité totale). - Si vous n’avez pas coché Calcul du Prix Moyen Pondéré, le prix de revient est celui du dernier prix entré ou réceptionné (soit dans l’exemple ci-dessus, 4,90 €) Majoration Permet de définir un coefficient (ou un pourcentage) de majoration du prix de revient de la pièce afin de définir le prix de vente HT. Prix de vente HT - Si vous avez coché la case Mise à jour du prix de vente lors de la réception, dans l’onglet Stock des préférences de votre société, une fois le prix de revient mis à jour, le logiciel recalcule le prix de vente à partir du nouveau prix de revient sans modifier le coefficient de la fiche. Exemple Dans le cas d’un lot de bougies. : Prix de revient : 4,50 Coef : 1,5 et Prix HT : 6,75. Après entrée de 5 lots à 4,90 Euros, le prix de vente passe à : 6,95 lorsque le calcul est effectué à partir du prix moyen pondéré (4,63 * 1.5) 7,35 lorsque le calcul est effectué à partir du dernier prix d’achat/de revient (4,90*1.5) - Si vous ne cochez pas cette case, le prix de vente reste inchangé : 6,75 mais le coefficient est recalculé. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente TTC Le prix de vente TTC est calculé automatiquement. Quantité La quantité indiquée est automatiquement proposée à la facturation. Si rien n’est saisi l’article est facturé à l’unité. Code remise Le code de remise de la pièce est généralement intégré à l’import d’un panier de pièces constructeur, mais peut- être défini par l’utilisateur. CORT (Option disponible en version Renault) Emballage Permet de définir le type d’emballage de la pièce (en bidon, en carton ou en vrac). Chaînage Cette zone permet de lier automatiquement un autre article à la pièce définie ici. A la facturation, ce deuxième article sera automatiquement appelé à l’appel de la pièce d’origine. Pièce constructeur Cochez cette case pour intégrer une pièce que vous avez manuellement créée à votre panier de pièce constructeur. Pièce à ne pas commander sur OR Cochez cette case si vous ne désirez pas que l’article apparaisse dans les commandes fournisseurs générées à partir de l’OR (voir les parties La réparation collision et Les achats, ainsi que Génération des commandes à partir de l’OR). TVA sur huile Cette case permet d’effectuer une distinction entre la TVA standard et la TVA sur huile à l’édition de la facture et dans le journal de vente. Cette option peut être définie au niveau de la famille de l’article. Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Quantité, Chiffre et Marge sur le mois courant et l’année courante. 12 Données Calculer la quantité à partit du TTC Cette option permet de modifier la quantité de facturation, et non le prix unitaire de vente de la pièce, lors de la modification du prix TTC en facturation. Lubrifiant / pneumatique Permet de définir la nature de la pièce. Remarque Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. Code Divers Permet de rensigner un code divers constructeur. Petite fourniture (Option du module de liaison avec D’Arva direct). Permet de définir les petites fournitures appliquée à la pièce. 5.1.2.2 Onglet Stock Gestion du stock Cochez la case Gestion du stock si vous désirez gérer le stock de cette pièce et pouvoir également effectuer un réapprovisionnement automatique (voir la partie Le suivi de stock + Le réapprovisionnement automatique). Dépôt Permet de visualiser le stock ainsi que les mouvements de la pièce dans le dépôt sélectionné. Emplacement Permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Un état par emplacement pourra être édité. Minimum L’état de réapprovisionnement signalera cet article si sa quantité en stock est inférieure à la quantité indiquée ici. Remarque Les zones Cmdes Frs (commandes Fournisseurs), Entrées, Sorties et En Stock sont inaccessibles à la saisie. Elles sont automatiquement mises à jour à partir des commandes et des réceptions de commandes fournisseurs, des saisies d’inventaire, d’entrées et de sorties de stock et bien entendu de la facturation. La grille affiche un historique de tous les mouvements de stock (entrées/sorties/inventaire/facture..) pour tous les articles à partir du moment où la case Mouvementer le stock est cochée dans l’onglet Stock des préférences de la société et suivant le dépôt sélectionné. 5.1.2.3 Onglet fournisseur Pour pouvoir générer automatiquement des commandes fournisseurs à partir d’un OR ou de l’opération de Réapprovisionnement automatique (voir la partie Les achats), vous devez indiquer au moins un fournisseur. Remarque Si des colonnes n’apparaissent pas, ajoutez-les avec les propriétés de la grille. Fournisseur 13 Saisissez ici le nom du ou des différents fournisseurs de la pièce. Repérez le fournisseur habituel en cochant la case Fournisseur principal. Vous pourrez en effet réaliser un réapprovisionnement automatique en tenant compte du fournisseur principal ou du fournisseur proposant le meilleur prix d’achat. La liste des fournisseurs peut être automatiquement mise à jour si vous cochez l’option « Alimentation du fichier Article / Fournisseur automatique » de l’onglet Stock des préférences. A chaque réception de pièces venant d’un nouveau fournisseur ou avec un nouveau prix d’achat, le nouveau fournisseur et/ou le nouveau prix seront pris en compte. Référence fournisseur Saisissez ici la référence de la pièce chez le fournisseur. A l’impression de la commande, vous pourrez ainsi obtenir la référence de la pièce chez vous et chez le fournisseur. Cette référence pourra ou non être imprimée sur la facture fournisseur en fonction du modèle d’impression choisi. Prix d'achat Saisissez le prix d’achat de la pièce ou du conditionnement si la pièce est achetée avec un conditionnement particulier. Conditionnement Saisissez ici la quantité de pièces contenues dans le conditionnement minimum de votre fournisseur. Quantité minimum Saisissez ici la quantité minimale de pièces ou de conditionnement à commander chez ce fournisseur. Le logiciel tiendra compte de ces renseignements pour calculer la quantité à commander. 5.1.2.4 Onglet Remplacement Cet onglet permet de renseigner les pièces qui seront proposés en remplacement de la référence saisie lors de la facturation si la quantité de celle-ci est épuisée. Il permet aussi de visualiser le dépôt dans lequel est stockée la pièce de remplacement ainsi que sa quantité en stock. Exemple 1 - Si la quantité en stock de la référence saisie est épuisée on proposera de facturer la référence remplaçante avec la quantité saisie dans la facture. 2 - Si la quantité en stock de la référence saisie n'est pas épuisée mais que la quantité facturée est supérieure à celle du stock. Alors on facturera en premier lieu la référence saisie avec une quantité correspondant à son stock et on proposera de facturer la référence remplaçante pour le reste. Par exemple nous avons un référence A avec un stock de 5 qui a pour référence remplaçante B. Nous faisons une facture en saisissant la référence A et une quantité de 7. A ce moment on facturera la référence A avec une quantité de 5 et la référence B avec une quantité de 2. Important Dans tous les cas si on refuse d'utiliser la référence remplaçante, c'est la référence saisie qui sera facturée. 5.1.2.5 Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. 5.1.2.6 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique. 5.1.2.7 Onglet Commentaire Cet onglet permet de saisir un commentaire. 5.1.3 Main d'œuvre 14 Données Pour accéder à une fiche main d’œuvre, à partir de la liste des mains d’œuvres : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient la M.O.. Cette saisie est indispensable si vous appliquez des tarifications ou des comptes comptables spécifiques à certaines familles d’articles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. 5.1.3.1 Onglet Tarification Prix de revient Il vous est possible de saisir, dans cette zone, le prix de revient de votre main d’œuvre. Tarif M.O. Choisissez dans la liste déroulante le type de M.O. à appliquer sur l’opération de main-d’œuvre à créer. A la facturation, le logiciel ira rechercher dans le tarif actif, le taux horaire correspondant au type de main-d’œuvre de cette fiche. Pour définir un montant MO forfaitaire, sélectionnez Forfait. Vous avez alors accès aux zones Prix de Vente. Prix de vente HT Le calcul du prix de vente de votre main d’œuvre dépend du tarif renseigné dans vos grilles de Tarifs (voir la rubrique Les Tarifs). Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. Prix de vente TTC Le calcul du prix de vente TTC est automatiquement calculé. Temps Saisissez ici le temps à facturer correspondant au temps nécessaire pour réaliser cette opération de maind’œuvre. Remarque Le bouton Calculer sert à calculer les statistiques Temps, Chiffre, Marge, Temps passé et Productivité sur le mois courant et l’année courante. 5.1.3.2 Onglet Temps barêmés Cet onglet permet de consulter ou de définir des temps particuliers à certains types de véhicules. Cet onglet est généralement mis à jour automatiquement après import d’une bibliothèque des temps barêmés (voir les parties Import d’une bibliothèque et Gestion des temps barêmés). 5.1.3.3 Onglet Statistique Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) contenant cette pièce. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. 5.1.3.4 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir la quantité vendue, le chiffre d’affaire, le prix de revient et la marge réalisée pour une année sous forme de tableau ou l’évolution du CA sous forme de graphique. 15 5.1.4 Ingrédient (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Lors de la facturation des opérations de main-d’œuvre Peinture (voir la partie Main-d’œuvre Peinture), le logiciel recherche l’ingrédient associé au véhicule pour appliquer le tarif correspondant (Opaque, Vernis, Nacré ou Autres). Des ingrédients par défaut sont proposés (menu Données \ Articles). Complétez le fichier afin de pouvoir rapidement renseigner les fiches véhicules. 5.1.5 Forfaits Un forfait est une prestation composée de plusieurs articles, généralement M.O. + pièces, facturée à un prix forfaitaire. Pour accéder à une fiche forfait , à partir de la liste des forfaits : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle main d’œuvre. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Référence et libellé Ces zones doivent doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie de la composition du forfait. Famille Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le forfait. Cette saisie est indispensable pour appliquer les tarifications et/ou les comptes comptables particuliers définis éventuellement dans les familles d’articles ou simplement pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. Type Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré modélisés : les forfaits Génériques, les forfaits Par Marque, les forfaits Par Modèle et les forfaits Par Type Véhicule. - Un forfait Générique est un forfait dont le contenu de base (onglet Détail) s’applique pour tous les véhicules. - Un forfait de type « Par Marque » est un forfait dont le pré-modèle (onglet Détail) sert pour définir des forfaits spécifiques à chaque marque. Les forfaits associés (onglet Liste des références) sont alimentés directement à partir de la facturation. Exemple Vous facturez un forfait VIDANGE de type Par marque pour un véhicule de marque Renault, le logiciel ouvre automatiquement une fenêtre contenant le pré modèle du forfait ce qui vous permet de définir le forfait spécifique à cette marque. Après validation, la fiche du forfait (onglet Liste des références) est automatiquement mise à jour et vous voyez apparaître la marque Renault et son forfait spécifique. A la prochaine vidange sur un véhicule de marque Renault, le logiciel ira automatiquement chercher dans l’onglet Liste des références du forfait, le forfait spécifique à la marque Renault. - Un forfait de type « Par Modèle » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est que les forfaits spécifiques sont associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque particulière. - Un forfait de type « Par Type Véhicule » fonctionne comme un forfait de type « Par Marque » si ce n’est que les forfaits spécifiques sont associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise. Taux de TVA Vous pouvez sélectionner un des différents taux de TVA qui sont définis dans l’onglet TVA des Préférences. 16 Données Prix de vente Cette information est obligatoire pour pouvoir valider la création/modification du forfait. Valider Ce bouton valide la création/modification du forfait. 5.1.5.1 Onglet Détail Pour les forfaits de type Générique, saisissez les différents articles composant le forfait. Les montants HT et TTC affichés en bas à droite de l’écran correspondent à l’addition des différents articles. Le logiciel affiche automatiquement la plus-value réalisée sur les pièces et la M.O. Remarque Pour les trois autres types de forfait saisissez seulement les libellés des articles, vous composerez votre forfait au moment de la facturation. Tarif et ingrédient L’onglet Détail fait apparaître les zones Tarif et Ingrédient. Choisissez ici le tarif sur lequel la base de calcul du forfait s’effectuera. Important Pour un forfait comportant de la main-d’œuvre Peinture, saisissez l’ingrédient utilisé. 5.1.5.2 Onglet Liste des références de forfaits Cet onglet est utile uniquement pour les forfaits de type par Marque, par Modèle et par Type Véhicule (voir plus haut, onglet Détail). Il vous permet de consulter les forfaits particuliers à : - une marque si le forfait est de type Par Marque, - un modèle de voitures dans une marque précise si le forfait est de type Par Modèle, - un type mine de voitures, dans un modèle et une marque précise si le forfait est de type Par Type mine. Double-cliquez sur la ligne du forfait pour consulter/modifier son détail. Remarque Cet onglet est automatiquement alimenté par les facturations successives. 5.1.6 Groupes de pièces Un groupe est un ensemble de pièces et d’opérations qui s’intégreront automatiquement dans le document en une seule opération. 5.1.7 Familles d'articles Une famille d’articles permet de regrouper les articles selon leur type. Vous pourrez obtenir des statistiques par famille d’articles, générer des écritures comptables distinctes pour chaque famille d’articles, éditer divers états classés par famille et gérer une tarification spécifique à une famille (voir la partie La tarification). La liste des familles (menu Données/Articles) vous permet de créer, modifier vos familles d’articles. Lors du transfert en comptabilité, si vous ne saisissez pas de comptes comptables dans vos fiches famille, le logiciel prendra alors en considération les comptes comptables saisis dans l’Atelier, ou dans l’onglet Comptes des Préférences s’il n’y en a pas de renseignés dans l’Atelier. Important La création des familles est automatique si vous vous procurez un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’ un panier de pièces). Il vous restera simplement à modifier leur fiche si vous souhaitez effectuer un traitement comptable particulier sur certaines d’entre elles. 17 5.1.8 Remises 5.1.8.1 Codes remises Les codes remises (menu Données / Articles) fournies par le constructeur doivent être importés ou créés pour être associées aux fournisseurs ou aux clients. Pour intégrer la liste des codes remises, il faut effectuer l’import d’un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’une bibliothèque). 5.1.8.2 Grilles de remises Les grilles de remises vous permettent d’appliquer un taux de remise aux articles ayant le même code remise. Cette remise pourra être appliquée aux clients comme aux fournisseurs. - Pour les fournisseurs, le prix de revient sera calculé à partir de la remise appliquée au prix d’achat. - Pour les clients ce sera à partir de la remise appliquée que le prix de vente sera calculé. Une fois l’import du panier de pièces effectué, vous pouvez visualiser et compléter la grille de remises en passant par la commande « Articles/Grille de remises » du menu Données. Pour saisir les taux de remise il suffit de faire un double clic sur le code remise et de renseigner le pourcentage ou de sélectionner la ligne et de cliquer sur le bouton « modifier ». Important Après avoir rempli la grille de remises il faut faire à nouveau un import du panier de pièces pour que le logiciel puisse calculer le prix de revient des articles en fonction du code remise. De plus, après chaque modification de la grille de remise fournisseur, il est impératif de refaire un import du panier de pièces. Si vous ne le faîtes pas, les modifications ne seront pas prises en compte. 5.1.8.3 Modèles de grille de remises La création de modèle La création de modèle de remises vous permettra d’associer les mêmes remises à différents clients sans avoir à le faire pour chaque client. Pour cela il faut tout d’abord créer un modèle en passant par la commande « Articles/ Grille modèle » du menu données. Une fois le modèle de grille de remises créé, il faut y saisir le code remise et le pourcentage de remise. Pour cela il faut ouvrir la grille de remises en passant par la commande « Articles/Grille de remises », sélectionner le bouton modèle qui se trouve dans le cadre remise en haut à gauche de la fenêtre et cliquer sur le bouton nouveau. Renseignez les divers champs de la fenêtre qui apparaît. Affectation d’un modèle de remise Les modèles de remises créés et remplis, il ne vous reste plus qu’à les associer à des clients et/ou des fournisseurs. Pour cela il faut aller dans l’onglet remise de la fiche client ou fournisseur, sélectionner un modèle et cliquer sur le bouton « Affecter modèle». La suppression d’un modèle de remise Pour supprimer un modèle de remises dans une fiche client ou fournisseur, il faut sélectionner dans la zone « Grille modèle » le modèle à supprimer et de cliquer sur le bouton « Annuler Modèle » pour obtenir le message suivant : Voulez-vous supprimer les remises associées au modèle ? Remarque - Si vous répondez par la positive le modèle de remises et ses lignes seront supprimées. - Si vous répondez par la négative seul le modèle de remise sera supprimé et ses lignes seront conservées Affectation multiple de modèle de remises Vous avez la possibilité d’affecter plusieurs modèles de remises dans une fiche client ou fournisseur. Pour ce faire sélectionnez le modèle de remises et cliquez sur le bouton « Affecter Modèle ». Il faut répéter autant de fois cette opération qu’il y a de modèle de remises à affecter. 18 Données 5.2 Véhicules 5.2.1 Véhicules Pour accéder à une fiche véhicule, à partir de la liste des véhicules (menu Données/Véhicules) : - Utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce. - Appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les véhicules déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancer la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Immatriculation Cette zone doit obligatoirement être renseignée pour accéder à la saisie des onglets. Propriétaire Le nom ou la raison sociale sélectionnée dans cette zone sera automatiquement proposé lors de la réalisation d’un document sur ce véhicule si l’option affichage du propriétaire après le véhicule est cochée dans les préférences du dossier. Type de véhicule – Utilitaires – Achat soumis à TVA Pointez ici le type de véhicule ainsi que la TVA souhaitée. (voir la partie Le module VN/VO). 5.2.1.1 Onglet Carte grise Cet onglet permet la saisie de divers informations concernant le véhicule. Marque Renseignez ici la marque véhicule. Remarque - A la saisie des opérations de main-d’œuvre, la marque saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés de la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés). - A la génération des commandes fournisseurs à partir d’un OR, si la marque du véhicule a un fournisseur associé, ce dernier sera automatiquement proposé pour l’ensemble des pièces à commander (n’ayant pas de fournisseur principal dans leur fiche). - En facturation d’un forfait de type Par Marque, le logiciel recherchera la marque du véhicule traité pour retrouver le forfait associé (voir rubrique Les Forfait, onglet Détail). Modèle Renseignez ici le modèle du véhicule Remarque En facturation d’un forfait de type Par Modèle, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. N° de série - Type mine Renseignez ici le numéro de série et le type mine du véhicule. Type véhicule 19 Renseignez ici le type véhicule. Remarque - A la saisie des opérations de main-d’œuvre, le type véhicule saisie sera automatiquement recherchée dans l’onglet Temps barêmés dans la fiche de l’article (voir la partie La gestion des temps barêmés). - En facturation d’un forfait de type Par Type véhicule, le logiciel recherchera le modèle du véhicule traité pour retrouver le forfait associé. Code identification Renseignez ici le code national d’identification du type (en cas de réception CE). Numéro pièce Renseignez ici le numéro de pièce du véhicule. Date 1ère MEC Renseignez ici la date de première mise en circulation du véhicule, qui permettra de calculer le millésime et la date du prochain contrôle technique (onglet informations). Dans cet onglet vous pouvez aussi renseigner d’autres informations du véhicule (carrosserie, genre …) Vous pouvez de plus connaître précédente immatriculation. Important En cas de changement d’immatriculation, il vous faudra activer la fiche du véhicule et lancer la commande Véhicules\Changement d’immatriculation du menu Données. 5.2.1.2 Onglet Informations Autres Informations / Informations mécaniques Renseigner ici le numéro DRIR, le numéro clé, le code alarme, le code autoradio, le numéro et le type de boîte, le numéro de châssis et le numéro de moteur. Assurance Renseignez les informations concernant l’assurance du véhicule. Contrat d’entretien Si le véhicule possède un contrat d’entretien, renseignez-le dans cette zone. Garantie Cette zone permet de définir le contrat de Garantie du véhicule. 5.2.1.3 Onglet Mémos/Autres Saisissez ici les informations concernant la dernière vidange et la prochaine vidange ainsi le contrôle technique. Vidange Pour la vidange, vous pouvez indiquer un kilométrage pour la prochaine vidange et un intervalle de kilomètres pour l’espacement des vidanges suivantes. Contrôle technique Si vous souhaitez être averti, 2 mois avant la date prévue pour le contrôle technique (si la date du prochain contrôle technique est prévu le 26/09/2001, vous serez averti le 01/07/2001) ou 1000 kilomètres avant le kilométrage prévu de la vidange cochez l’option dans les préférences de la société (onglet Facturation). Dans cet onglet, vous pourrez aussi : 20 Données - visualiser les informations concernant la dernière facture effectuée pour ce véhicule, - renseigner le numéro de flotte du véhicule, - assigner une alerte technique au véhicule (voir la partie Les Alertes Techniques). 5.2.1.4 Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des documents réalisés sur ce véhicule. - Si vous double-cliquez sur l’une des lignes, vous ouvrez le document correspondant. - Si vous cochez la case archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. L’icône permet d’imprimer ces informations. 5.2.1.5 Onglet Historique Détaillé Cet onglet permet d’obtenir la liste détaillée des interventions effectuées sur le véhicule avec, entre autre, des tris sur les mémos, les pièces et la main-d’œuvre. Il est aussi possible d’obtenir la liste détaillée des interventions archivées. 5.2.1.6 Onglet Statistique Cet onglet permet d’obtenir des statistiques mensuelles : Marge, temps total facturé/prévu, chiffre d’affaires, par type de document. Il est aussi possible d’obtenir les statistiques des documents archivés. 5.2.1.7 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce véhicule pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 5.2.1.8 Onglet VN/VO (Option du module VN/VO) Informations marchandes Cette zone permet d’obtenir les informations sur le coût total, le montant des cessions et la marge. Saisissez ici le prix de d’achat, de vente et la valeur Argus du véhicule. Immobilisation Saisissez ici la date d’entrée et de sortie d’immobilisation et le coût journalier de l’immobilisation si vous ne l’avez pas renseigné dans l’onglet Vn/Vo des préférences. Stockage Saisissez ici les numéros de stockage, de lot et le lieu de stockage. Vous pourrez aussi préciser si le véhicule est une première main ou s’il est en dépôt. Le numéro de livre de police s’incrémentera automatiquement à chaque entrée de véhicule dans le parc. La zone ancien propriétaire est à remplir si le véhicule est déjà vendu sinon il se remplira automatiquement lors de la vente du véhicule. Ancien propriétaire Renseignez ici les informations concernant l’ancien propriétaire du véhicule. 5.2.1.9 Onglet Photo Cet onglet permet d’insérer des photos du véhicule. Il faut auparavant avoir paramétré le chemin où vous stockerez les photos dans l’onglet Vn/Vo des préférences de votre société. 5.2.1.10 Onglet Clients Cet onglet permet d’ajouter des clients au véhicule en indiquant leur fonction (Loueur, Conducteur, Assurance). Si l’option Affichage du propriétaire après le véhicule n’est pas cochée dans les préférences de votre dossier, à l’insertion du véhicule une fenêtre comprenant les clients associés s’ouvrira pour faire le choix du client à facturer. 5.2.1.11 Onglet Codes Types Cet onglet permet de lister les codes types du véhicule. 5.2.1.12 Onglet Options 21 (Option du module VN/VO) Cet onglet permet de saisir les options du véhicule destiné à la vente. 5.2.2 Options (Option du module VN/VO) Cette liste permet de créer les options des véhicules destinés à la vente. 5.2.3 Marques, modèles et types de véhicules La marque, le modèle et le type de véhicule doivent être renseignés dans la fiche des véhicules. Ces informations servent pour la gestion des temps barêmés, pour les forfaits non génériques et l’ouverture automatique des outils de chiffrage en fonction de la marque et du modèle. En création d’une société, un fichier de marques et un fichier de modèles vous sont fournis. En import d’une bibliothèque de temps barêmés (voir la partie Import d’une bibliothèque), les types de véhicule sont automatiquement créés. Important Pour que la gestion des temps barêmés fonctionne (voir la partie Gestion des temps barêmés) il faut obligatoirement préciser dans la fiche du véhicule, le type de véhicule. 5.2.4 Couleurs Les codes couleurs se créent directement depuis la fiche du véhicule (Onglet Carte Grise) 5.3 Tiers 5.3.1 Compagnons Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. 5.3.1.1 Onglet adresse Renseignez ici les informations concernant l’identité du compagnon. 5.3.1.2 Onglet infos (Option du module Pointeuse) Saisie journalière Pour chaque compagnon, vous devez indiquer s’il est chef d’atelier ou non et s’il saisit ses heures en mode Automatique ou en mode Saisie Journalière. En mode Automatique, le compagnon vient pointer à chaque début et fin de travail et ne gère ni la date de saisie, ni la date de début et de fin. - En mode Saisie journalière, le compagnon enregistre généralement ses heures en fin de journée, il peut agir sur la date de saisie (dans un écart paramétrable dans l’onglet pointeuse des préférences du dossier). Chaque devis, OR, facture réparation pourra être associé à un compagnon (Réceptionnaire en entête du document) et vous pourrez accéder à la commande Saisie des Travaux par le menu contextuel (ou le menu Ventes). En Saisie des Heures Compagnon (Commande gestion des heures+saisie des heures compagnons du menu traitement), vous pourrez enregistrer les temps passés compagnon par compagnon. Chef d'atelier Le chef d’atelier pourra enregistrer les heures de tous les compagnons et cela sans avoir à saisir leur mot de passe. 5.3.1.3 Onglet coût 22 Données Définissez dans cet onglet , les coûts de revient du compagnon. 5.3.1.4 Onglet infos dépannage (Option du module Dépannage) Permet de définir les taux de commissions du compagnon, concernant le dépannage. 5.3.1.5 Onglet évolution du rendement Statistiques sur le rendement du compagnon. 5.3.2 Fournisseurs La gestion des fournisseurs (menu Données) permet de gérer les achats (réapprovisionnement, commande fournisseur, réception de marchandise, facture fournisseur, règlement fournisseur). Pour chaque pièce (voir la partie Les Articles), vous pouvez renseigner le ou les noms des différents fournisseurs de l’article (dont le fournisseur principal). Une option permet d’alimenter automatiquement le nom et le prix d’achat fournisseur d’un article suite à la validation d’une facture fournisseur (voir l’onglet Stock des préférences de la société). Remarque Vous pouvez importer un panier de pièces constructeur (voir la partie Import d’une bibliothèque). Dans ce cas, la création des fournisseurs est obligatoire (Le constructeur est alors fournisseur). De plus, le compte comptable défini dans la fiche du fournisseur est automatiquement repris lors du transfert comptable des achats. 5.3.3 Assurances, intermédiaires, experts et sociétés d'entretien (Option du module Collision / Pack Carrosserie) La réparation collision fait intervenir les tiers suivants : Assurances, intermédiaires (assureurs, courtiers, …) et experts. De plus, vous pourrez enregistrer pour un même document les règlements clients, assurances, intermédiaires. En création d’une société, un fichier d’assurances vous est fourni avec les codes GTA/Abonné vous permettant d’exploiter la liaison ArcAuto. 5.3.4 Clients 5.3.4.1 Clients Le logiciel propose une gestion des clients approfondie qui permet d’obtenir la liste des véhicules appartenant au client et un historique des documents, de suivre les échéances et les règlements clients et d’effectuer des relances clients. A partir de la liste des clients (menu Données), utilisez la touche Inser pour créer la fiche d’un nouveau client ou la touche Entrée pour modifier la fiche du client courant. Les zones Code et Nom doivent obligatoirement être renseignées pour accéder à la saisie des onglets. La case avec TVA doit être cochée si le client est soumis à TVA. Pour accéder à une fiche client , à partir de la liste des clients (menu Données/Clients) : - utilisez la touche Inser ou la commande Nouveau du menu Action de la barre des tâches courantes pour créer une nouvelle pièce, - appuyez la touche entrée ou double-cliquez sur une référence pour modifier la fiche de l’article courant. Important Si vous avez déjà travaillé sur un logiciel (autre qu’EBP) et que vous souhaitez récupérer les clients déjà enregistrés, vous devez générer un fichier ASCII à partir de ce logiciel puis lancez la procédure d’import dans EBP Garage (voir la partie Import Personnalisé). Onglet Adresse 23 Adresse Vous avez la possibilité de saisir 4 adresses: - 2 adresses de facturation, dont une principale qui sera automatiquement proposée lors de la réalisation d’un document sur ce client. - 2 adresses de livraison qui pourront être insérées dans un modèle d’impression. Contact Saisissez ici le nom, le numéro de téléphone et de portable du contact. Contact Avancé Saisissez ici le numéro de fax, l’adresse mail et URL du contact. Onglet Conditions de facturation Zone informations diverses Famille Client Indiquez la référence de la famille à laquelle appartient le client pour obtenir des états et des statistiques divers classés par famille. Commercial Indiquez le compagnon auquel est rattaché le client. Secteur Indiquez le Secteur auquel est rattaché le client. N°TVA Saisissez ici le numéro de TVA intra-communautaire. Zone remises Si le client à une remise particulière, celle-ci sera prise automatiquement à la facturation. Ces remises seront calculées dans le pied du document, c’est à dire que si vous saisissez 10 dans pièce, le logiciel appliquera 10% de remise sur le montant total des pièces. Zone Options Mode de Règlement Le mode de règlement indiqué sera automatiquement proposé en saisie d’un règlement en pied de document. Si le mode de règlement est de type Lettre de change ou Prélèvements, vous pourrez générer un fichier bancaire à l’attention de votre banque. Relevé de Factures Cochez cette case pour pouvoir imprimer un état comprenant les factures du client pour une période précise. Nombre de Factures Saisissez ici le nombre d’exemplaires souhaité à l’impression. Tarif Saisissez ici le tarif qui sera utilisé en facturation pour ce client. Il est possible par la suite de modifier le tarif dans le document de vente. Onglet Comptabilité 24 Données Cette zone permet de connaître l’encours client et assurance, les montants réglés par le client et l’assurance. On ne peut rien saisir dans ces zones. Elle permet aussi de connaître le numéro de la dernière facture, la date à laquelle elle a été établie et son montant. Onglet historique Cet onglet affiche la liste des documents facturés à ce client et qui ne sont pas archivés. Si vous cochez la case archive, il n’y aura dans la liste que les documents archivés. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes, vous ouvrez le document correspondant. Onglet statistiques Cet onglet est automatiquement mis à jour à chaque réalisation d’un document (Facture, Ordre de réparation, Devis) concernant ce client. Il est aussi possible d’avoir les statistiques des documents archivés. Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur ce client pour une année sous forme de tableau ou de graphique. Onglet Remises Cet onglet permet de visualiser le pourcentage de remise qui sera appliqué aux articles lors de la facturation par rapport au code remise renseigné dans la fiche article. Onglet Véhicules Cet onglet affiche la liste des véhicules appartenant au client. Si vous faîtes un double clic sur l’une des lignes, vous ouvrez la fiche du véhicule correspondant. 5.3.4.2 Familles clients Si vous souhaitez obtenir des états statistiques par famille de clients (particuliers, concessionnaires,…), créez des familles de clients (commande Clients / Familles du menu Données) et associez à chaque fiche client un code famille. 5.4 Autres 5.4.1 Ateliers A toute réalisation de documents (devis, ordre de réparation, facture) est associée un atelier. Sa saisie est obligatoire et très importante. L’atelier intervient dans la facturation et permet d’appliquer automatiquement sur le document des paramètres par défaut (voir la partie La Réparation Collision). Enfin, vous pourrez imprimer différents états et statistiques sur chacun des ateliers. Une fiche Atelier (menu Données) se présente ainsi : 5.4.1.1 Onglet Description Type Facturation Le choix du type de facturation permet de générer des documents avec des options particulières et dans certains cas un traitement comptable particulier. Mécanique C’est le mode de facturation standard. Carrosserie (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Permet d’accéder aux options liées à l’assurance (franchise, prise en charge, ArcAuto...), 25 Comptoir Le véhicule n’intervient pas et la facturation s’effectue uniquement pour des pièces, Cession Permet de distinguer les documents internes (Factures Cessions). Une facture de type Cession pourra être intégrée dans une Facture VN/VO, VN/VO (Option du module VN/VO) Permet de distinguer les ateliers traitant du VN/VO. Garantie Permet de distinguer les ateliers traitant des garanties. Dépannage (Option du module Dépannage) Permet de distinguer les ateliers traitant du Dépannage. Remorquage (Option du module Dépannage) Permet de distinguer les ateliers traitant du Remorquage. Tarif par défaut Le tarif indiqué ici sera automatiquement appliqué aux articles du document rattaché à cet atelier. Le tarif sera toutefois modifiable ponctuellement dans le document à partir de l’onglet tarif dans l’entête du document. Dépôt Si vous gérez plusieurs dépôts de stock, indiquez le dépôt à mouvementer lors de la réalisation des documents sur cet atelier. 5.4.1.2 Onglet Comptabilité Par défaut, le logiciel traite les ventes suivant le paramétrage effectué dans les préférences du dossier (onglet Comptabilité et Comptes) mais vous pouvez définir un journal et des comptes de ventes particuliers à chaque atelier ou à un atelier particulier. Ces comptes seront prioritaires par rapport aux comptes des préférences. 5.4.1.3 Onglet Evolution du CA Cet onglet permet d’obtenir le chiffre d’affaire mensuel réalisé sur cet atelier pour une année sous forme de tableau ou de graphique. 5.4.2 Tarifs Lorsque vous facturez un article (pièces, mains-d’œuvre, forfaits et groupes), le logiciel calcule automatiquement son prix à partir du tarif appliqué sur le document et des renseignements saisis dans la fiche Article (prix, tarif MO, famille). Sa saisie est obligatoire et très importante. Un tarif est un tableau qui permet de : - définir les taux de chaque type de main-d’œuvre, - d’appliquer des remises pour des mains-d’œuvre précises. Une fiche Tarif (menu Données) se présente ainsi : 5.4.2.1 Onglet Général 26 Données Tarif MO La partie Tarif M.O vous permet de définir les différents taux de main-d’œuvre. Les colonnes Remises permettent de saisir des remises à appliquer sur les tarifs main-d’œuvre de base. Tarif Ingrédient La partie Tarif Ingrédient permet de définir les différents montants à ajouter à l’heure de peinture qui varient selon l’ingrédient peinture utilisé. Les ingrédients sont définis dans le menu Données par la commande Articles + Ingrédients. A chaque fiche ingrédient est associé l’un des 4 tarifs Ingrédient du tarif. Petites Fournitures Dans la partie Petites Fournitures [calcul possible malgré le changement de législation qui ne l’autorise plus], vous pouvez appliquer un pourcentage supplémentaire sur le montant total des pièces, de la MO et/ou des ingrédients. La zone Plafond permet de saisir soit un plafond, soit un forfait de petites fournitures. La valeur saisie correspondra à un plafond lorsqu’un pourcentage a été indiqué dans les zones précédentes. Remises Dans la partie Remises, vous pouvez définir des taux de remise par types d’articles (Pièces,MO…), pris en compte automatiquement en facturation. 5.4.2.2 Onglet Détail L’onglet Détail vous permet de préciser une remise globale sur une main-d’œuvre. Pour que la tarification s’applique, un tarif par défaut devra être associé à chaque atelier (tout document étant associé obligatoirement à un atelier). Important Des remises particulières peuvent être directement définies dans la fiche des clients, si vous ne souhaitez pas créer un tarif particulier. 5.4.3 Activités Si vous souhaitez suivre le détail des heures travaillées de votre personnel (employés et compagnons), créez pour chacun d’entre eux une fiche compagnon et définissez les différentes activités. Pour chaque activité, vous devez indiquer : - Son regroupement : Heures productives, Heures non productives, Absences, Congés, Maladie, Autres. (Pour le regroupement Heures productives, indiquez le type d’activité productive : Autres, Peinture, Mécanique, Tôlerie.) - Le montant des charges fixes mensuelles ou annuelles et le nombre d’heures réalisées qui permettra de calculer un coût horaire. 5.4.4 Modes de règlements Les modes de règlement (menu Données) permettent : - de distinguer le type de paiements de vos tiers (clients et fournisseurs), - d’automatiser le calcul des échéances (fin de mois, net, 30 jours,..), - d’éditer des traites, - de générer les écritures comptables sur des comptes spécifiques à chaque mode de règlement, - d’envoyer un fichier au format Etebac à votre banque (pour les règlements de type Lettre de change et Prélèvements), Pour chaque fiche client et fournisseur, indiquez le mode de règlement par défaut. 5.4.5 Dépôts de stock Le dépôt MAGASIN est créé par défaut mais vous avez la possibilité de gérer plusieurs dépôts (menu Données/Articles). Un dépôt particulier peut ainsi être associé à certains ateliers (voir la partie Les ateliers). 27 Dans les préférences de la société (onglet Stock/MO), indiquez le dépôt qui sera proposé par défaut en gestion de Stock. 5.4.6 Emplacements Un emplacement permet d’indiquer la position de la pièce dans le stock. Une fois cette liste créée, vous pourrez renseigner l’emplacement de la pièce dans l’onglet stock de la fiche article si la case gestion du stock est cochée. 5.4.7 Villes, départements et pays Le fichier des départements contient la totalité des départements Français. Les fichiers des codes postaux et des pays contiennent quelques codes par défaut. Ces fichiers sont modifiables à partir de la commande Autres du menu Données. 5.4.8 Mémos Par la commande Autres \ Mémos du menu Données, vous pourrez créer des textes qui seront insérables dans vos documents de ventes. 5.4.9 Banques Tous les règlements de vos clients, assureurs, intermédiaires et les paiements aux fournisseurs doivent être remis en banque pour générer les écritures comptables correspondantes. L’onglet RIB doit être renseigné si vous souhaitez générer un fichier au format ETEBAC au moment de la remise en banque. 28 6 Ventes 6.1 Recherche des ventes La gestion complète des pièces de vente est regroupée dans une fenêtre unique. Pour y accéder, passez par la commande Recherche du menu Ventes ou par l’icône Recherche Ventes de la barre de navigation Standard, ou bien encore par l’entrée Recherche du sous menu ventes de la barre des tâches courantes. 6.1.1 Les modes de recherche des documents de Vente 6.1.1.1 La recherche Rapide Cet onglet permet de faire une recherche rapide des documents de vente par numéro, client, véhicule et par la date. 6.1.1.2 La recherche Multicritères Cet onglet permet de filtrer les documents de vente par type de document (devis, O.R., estimation, facture, avoir, B.L.), par type de facturation (mécanique, garantie, carrosserie, Dialogys, comptoir, Vn/Vo, log’pro, cession), le niveau du règlement (non réglé, en cours, totalement) ainsi que son état (comptabilisé, imprimé). Exemple - Si vous cochez la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche que les documents de type devis. - Si vous cochez deux fois la case devis, vous n’aurez dans la fenêtre de recherche tous les documents qui ne sont pas de type devis. Vous avez la possibilité de rechercher des documents en cochant un type de document et un type de facturation. Exemple Cochez facture et mécanique pour obtenir les factures mécaniques. Vous pouvez aussi faire un tri directement dans la fenêtre de recherche en double cliquant sur le titre de la colonne que vous souhaitez trier. 6.1.1.3 La personnalisation Cet onglet permet de personnaliser la fenêtre de recherche en changeant la couleur des lignes par catégorie. Cette option facilitera la recherche des documents. 6.1.2 Les options de la fenêtre de recherche Remarque Options accessibles par le menu contextuel (clic droit) dans la fenêtre de recherche, ou par le sous menu Action de la barre des tâches courantes. 6.1.2.1 Nouvelle Pièce Pour créer une nouvelle pièce, cliquez sur le bouton Nouveau et choisissez le type de document que vous souhaitez créer. 6.1.2.2 Modification d'une pièce existante Pour modifier une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Modification. 6.1.2.3 Visualisation d'une pièce existante Pour visualiser une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Visualisation. 6.1.2.4 Suppression d'une pièce Pour supprimer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Suppression. 6.1.2.5 Impression d'une pièce Pour imprimer une pièce, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Impression. 6.1.2.6 Transfert d’un document (Option non valable pour les factures) Cette manipulation permet de transférer un type de document (Devis, OR) en un autre (OR, Facture). Pour transférer une pièce existante, sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Transfert. 6.1.2.7 Duplication Pour dupliquer une pièce existante, sélectionnez le document en cliquant sur le carré gris en début de ligne concernant la pièce et cliquez sur le bouton Dupliquer, sélectionnez le client, le véhicule et le type de copie. Il y a quatre types de copie possible : - Dupliquer tous les éléments - Dupliquer tous les éléments mais en négatif (Avoir) - Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges - Dupliquer tous les éléments sans les prises en charges et les lignes 6.2 Gestion des garanties 6.2.1 Création du tarif et de l’atelier Garantie 6.2.1.1 Création du tarif Avant tout, vous devez créer un tarif GARANTIE et un atelier de type facturation Garantie. Pour créer le tarif Garantie, passez par la commande Tarifs du menu données. Important Vous devez impérativement mettre GARANTIE en code puis saisissez vos taux de main-d’œuvre applicables pour les garanties. 6.2.1.2 Création de l’atelier Pour créer l’atelier Garantie, passez par la commande Ateliers du menu Données. Dans la fiche de l’atelier le type de facturation doit être de type Garantie, le tarif par défaut doit reprendre le tarif GARANTIE précédemment créé. Il faut aussi renseigner le dépôt de stock qui sera utilisé pour ce type de facturation. Une fois l’atelier crée, allez le renseigner dans l’onglet Facturation des préférences de votre dossier. 6.3 Gestion des temps barêmés Remarque Vous avez la possibilité d’importer des bibliothèques de temps barêmés, voir la partie Import de bibliothèques. 6.3.1 Temps passé par défaut Une opération de main-d’œuvre prend un certain temps qui est généralement le même pour la plupart des véhicules. Celui-ci est indiqué dans l’onglet Tarification de a fiche Main-d’œuvre. Lorsque vous facturez ce code Main-d’œuvre, le logiciel indique automatiquement le temps dans la colonne Qté/Temps. 6.3.2 Temps barêmés L’onglet Temps Barêmés permet de définir des temps de travail différents pour le même travail lorsqu’il s’agit d’un type de véhicule particulier nécessitant plus (ou moins) de temps de travail. En facturation de MO, le logiciel recherche automatiquement dans la fiche MO le temps indiqué. Il contrôle également dans l’onglet Temps barêmés si un temps particulier a été précisé pour la marque et le type du véhicule à réparer. Si oui, ce temps particulier est alors pris en compte. Exemple 30 Ventes Pour cette opération de main-d’œuvre, sur les véhicules de type JP08 Renault, 0.40 heures seront nécessaires pour effectuer la pose contre 0.30 pour les autres véhicules. 6.4 Gestion de la main d’œuvre peinture (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Le prix de la main-d’œuvre Peinture correspond au total : - du taux horaire peinture augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur MO. - du montant d’ingrédient (correspondant à la peinture utilisée) augmenté et/ou diminué respectivement d’un pourcentage correspondant aux petites fournitures et à une remise sur Ingrédient. Remarque Le taux horaire Peinture est unique pour un tarif alors que quatre tarifs Ingrédient sont possibles pour un même tarif. 6.4.1 Ingrédient La fiche Ingrédient est accessible via le menu Données + Articles. Lorsque vous définissez un ingrédient, vous définissez un tarif Ingrédient associé: - Lorsque cet ingrédient sera utilisé sur un véhicule, le logiciel ira donc chercher le montant correspondant au Tarif Ingrédient inscrit ici. Ingrédient par défaut: - Lorsque vous réalisez un document, le logiciel propose automatiquement l’ingrédient paramétré dans Préférences. 6.4.1.1 Ingrédient du véhicule Lorsque vous réparez un véhicule, à la saisie de l’immatriculation du véhicule à traiter, le logiciel recherche l’ingrédient associé à la fiche du véhicule. Si celui-ci a été renseigné, le logiciel prend alors en compte l’ingrédient du véhicule. Remarque L’ingrédient peut être modifié pour une ligne précise lorsque vous utilisez deux types d’ingrédients différents pour un même véhicule. Pour cela, accédez aux options de la ligne avec F7 et indiquez l’ingrédient (Par exemple : un bouclier en opaque alors que le véhicule est en vernis). 6.4.2 Saisie d’une heure de main-d’œuvre Peinture La saisie d’un code article Main-d’œuvre avec un tarif de type Peinture ou, la saisie directe d’un P dans la colonne MO permet de facturer automatiquement de la main-d’œuvre Peinture au prix indiqué dans la fiche Tarif. 6.5 Documents de vente 31 6.5.1 Facture 6.5.1.1 Saisie d'une facture Pour réaliser un document de vente, vous pouvez : - Utiliser la commande Nouveau du menu Ventes, et choisir le type de document : devis réparation, facture réparation ou Ordre de Réparation… - Choisir un type de document dans le sous-menu Ventes de la barre des tâches courantes. Important Dans ce chapitre, nous allons prendre l’exemple d’une Facture réparation. Le fonctionnement d’un devis réparation ou d’un Ordre de réparation est identique à quelques points près qui seront signalés par un astérisque (*). 6.5.1.2 Entête de facture Onglet Général Date Saisissez ici la date de la facture. Atelier Saisissez ici l’atelier de facturation. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document. Réceptionnaire Saisissez ici le nom du compagnon qui prend en charge le véhicule. Véhicule Saisissez ici l’immatriculation du véhicule. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document. Kilométrage Saisissez ici le kilométrage du véhicule. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document si vous avez coché l’option dans les préférences (Onglet facturation). Client Saisissez ici le code du client. Ce champ est obligatoire pour pouvoir accéder au corps du document. Avec TVA La case Avec TVA permet d’appliquer ou de ne pas appliquer de TVA pour le document. Détail Forfait La case Détail Forfait permet d’afficher ou de ne pas afficher les lignes composant le forfait. Onglet Véhicule Cet onglet permet de renseigner l’immatriculation, le kilométrage, l’horométrage (pour les véhicules utilisant un horodateur), la marque, le modèle et le type véhicule (nécessaire pour les temps barêmés et les forfaits). Onglet Client Cet onglet permet de renseigner le code, le nom, l’adresse, le complément d’adresse, le numéro de téléphone, le code postal, la ville, le pays de facturation du client mais aussi si le client est soumis ou pas à la TVA. 32 Ventes Onglet Tarif Cet onglet permet de renseigner le tarif utilisé avec les taux de main-d’œuvre ainsi que l’ingrédient avec son taux et sa remise. Les taux sont modifiables. Le tarif et l’ingrédient sont obligatoires pour pouvoir accéder au corps du document. Onglet mémos Cet onglet permet de saisir ou d’appeler un commentaire ou une note pour l’associer à ce document. Si vous le souhaitez (option Alarme : mémo, dans les préférences de votre dossier), ce mémo s’affichera à la prochaine ouverture de ce document. Onglet Assurance (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Cet onglet permet de renseigner les informations sur l’assurance qui traite le sinistre. Assurance Saisissez le nom de l’assurance. Intermédiaire Saisissez le nom de l’intermédiaire. Sinistre Renseignez le numéro de dossier du sinistre et sa date. Règlement direct accordé par l’Assurance Si le règlement direct est accordé par l’assurance, cochez la case correspondante, le montant A Charge pourra être enregistré en saisie des règlements. Franchise Le pourcentage de franchise se calcule sur le montant total de la facture après déduction des montants à la charge du client. Si un montant est saisi dans minimum/maximum, la franchise ne pourra être inférieure/supérieure à ce montant. Complément Cliquez sur le bouton Complément pour définir des prises en charge particulières. Tableau de complément de Franchise Le tableau Complément Franchise permet de définir des franchises particulières pour certains types d’articles. - La ligne Totalité correspond à la prise en charge de la totalité du véhicule mise à jour à partir de l’écran précédent. - Les lignes suivantes vous permettent de définir des prises en charge particulières (pneus, véhicules, optiques, options..). Pour les définir, cliquez droit sur le bord grisé de la ligne et choisissez le type de prise en charge puis définissez le montant, le pourcentage et /ou la borne de cette franchise. - Colonne V (Vétusté) : à cocher si vous souhaitez prendre en compte la vétusté. - Colonne C (Calcule de la franchise) : à cocher si vous souhaitez inclure le montant de franchise de la ligne dans le montant total de franchise. - Colonne T (TVA récupérable) : doit être cochée si vous facturez un véhicule dont la TVA est récupérable, elle sera ajoutée au Dû Client. Chocs 33 Le bouton permet d’accéder à la définition graphique des chocs. Définissez pour chaque choc, l’intensité, l’angle et le point d’impact. - Pour définir l’intensité du choc, cliquez autant de fois que nécessaire sur la voiture à l’emplacement du choc, pour obtenir la couleur correspondant à l’intensité à indiquer. - Pour déterminer l’angle de choc, cliquez sur les degrés proposés en haut à droite de la boîte. Cliquez sur le point d’interrogation lorsque l’angle d’impact est indéterminé. - Pour indiquer le point d’impact, cliquez sur INTERIEUR, DESSOUS, ENSEMBLE ou INDETERMINE. Recliquez dessus pour désactiver un point d’impact. Ces choix mettent automatiquement à jour les champs situés en bas de l’écran. Cliquez sur le bouton Valider pour valider vos indications. Onglet Expert (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Cet onglet permet de renseigner le nom de l’expert, le numéro de mission et la date de l’expertise. 6.5.1.3 Corps de facture Le corps d’une facture est une grille permettant de saisir, appeler, modifier des lignes d’articles et appliquer des paramètres particuliers à certains articles. - La ligne d’article courante est repérée par sa couleur particulière. - Ctrl + Inser permet d’insérer un nouvel article au-dessus de la ligne d’article courante. - La touche Tab permet de passer de colonne en colonne sur une même ligne. - Utilisez les flèches de direction Haut/Bas/Gauche/Droite pour aller au champ situé au-dessus/en dessous/ A gauche/ A droite du champ en cours. - Ctrl + Entrée permet de valider la ligne et de passer à la ligne suivante ou de créer une nouvelle ligne. Si l’option a été cochée dans les préférences, la quantité en stock de l’article courant apparaîtra dans la barre d’état. Remarque Un menu contextuel est accessible par clic droit dans l’entête ou le pied du document (hors de la grille) et permet d’accéder à la plupart des fonctions utiles au document (enregistrement, création, impression, transfert, saisie des travaux,...). Le choix d'un article Dans la colonne Article, saisissez la référence de l’article ou appelez la liste des articles avec F4. La totalité des articles (pièces, groupe, forfait et MO) est proposée. Remarque Utilisez la touche Tabulation pour vous déplacer de champ en champ dans l’entête et pour passer à la liste. Sélectionnez l’article à facturer et validez le avec la touche Entrée du clavier . La ligne d’article est automatiquement insérée dans le document. Elle est facturée par défaut à l’unité. Vous pouvez également sélectionner plusieurs articles (touches Ctrl) et les incorporer en une seule fois. Validation d'une ligne d'article Pièce Lorsque vous facturez une pièce, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche : prix, quantité à facturer (par défaut 1), article chaîné,..... Si l’article facturé ou la famille de l’article est associé à un prix ou à une remise particulière définie dans l’onglet Détail du tarif en cours, le logiciel applique automatiquement ce tarif. 34 Ventes Main-d'œuvre Lorsque vous facturez une main-d’œuvre, le logiciel récupère automatiquement les informations saisies dans sa fiche (prix, tarif MO, temps passé, ... ). Temps passé Le temps passé indiqué dans la fiche est facturé par défaut. Si la marque et le type du véhicule réparé sont définis dans l’onglet Temps barêmés, le logiciel facture le temps correspondant (voir la partie Gestion des Temps barêmés). Calcul du prix Dans la colonne M.O., le logiciel affiche le code main-d’œuvre (les codes 1,2 et 3 pour la Mécanique T1,T2 et T3, les codes 4,5 et 6 pour la Tôlerie T1,T2 et T3, le code P pour la peinture) correspondant à la main-d’œuvre facturée. Le logiciel prend en compte le code M.O. de la fiche Main-d’œuvre et recherche, dans le tarif en cours, le tarif M.O. à facturer. Pour une main-d’œuvre forfaitaire, le tarif n’intervient pas. Le taux horaire est fixe et il est indiqué dans la fiche. Peinture (Option du module Collision / Pack Carrosserie) Lorsque vous facturez de la main-d’œuvre Peinture, le logiciel ajoute au taux M.O. le montant d’ingrédient défini également dans le tarif en cours. L’ingrédient pris en compte est celui défini dans la fiche du véhicule s’il est indiqué ou sinon celui indiqué dans les Préférences. Pour que l’ingrédient apparaisse comme un article à l’impression d’un document, cochez cette option dans l’onglet Facturation des Préférences du dossier. Forfait Remarque Lorsque vous facturez un forfait, le logiciel le considère comme un article simple d’une seule ligne. En gestion de stock, les articles le composant seront bien entendus mis à jour. MO Dans l’onglet Stock/MO des préférences de votre dossier, sont affichés les coefficients de MO applicables par taux. Ils seront par défaut de 50% pour la T1, de 45% pour la T2 et la T3. Ces taux sont modifiables et seront utilisés lors de la facturation de vos forfaits afin de déterminer les plus ou moins values réalisées. Type Un forfait peut être de type Générique (pour tous les véhicules), Par Marque (pour tous les véhicules ayant la même marque), Par Modèle (pour les véhicules ayant le même modèle) et Par Type Véhicule (pour tous les véhicules ayant le même type véhicule). Pour les forfaits de type Par Marque, Par Modèle, Par Type Véhicule, une fenêtre s’ouvre automatiquement si le forfait n’a pas encore été défini pour. Si vous facturez un forfait déjà défini pour une marque, un modèle ou un type véhicule, la fenêtre de création de forfait ne s’ouvrira plus pour les véhicules d’une même marque, modèle ou type véhicule sauf si vous cochez l’option visualiser le détail du forfait, lors de la facturation dans l’onglet facturation des préférences de votre dossier. Tous les forfaits définis sont stockés dans l’onglet Liste des références de forfaits de la fiche du forfait source. Important Il se peut que vous tentiez d’intégrer, en facturation, un forfait en « Vente à perte ». C’est à dire que le prix de vente Hors Taxes du forfait est inférieur à l’ensemble des prix de revient des composants. Dans ce cas le bouton Valider reste grisé et vous ne pourrez pas facturer ce forfait. De plus, un message vous signalera cet état : « Attention, risque de vente à perte des composants du forfait. Groupe 35 Lorsque vous facturez un groupe, le logiciel récupère tous les articles du groupe un à un. Il les traite alors comme des articles indépendants. Commentaire Pour insérer un commentaire dans le corps du document, cliquez droit sur le bord gauche grisé de la ligne et sélectionnez Commentaire. Indiquez ou sélectionnez dans la liste, le code d’un des mémos (définis par le menu Données + Autres). Rappel Pour valider la ligne et saisir un autre article, appuyez sur la touche Ü. Si vous ne validez pas, la ligne n’est pas prise en compte. Saisie « à la volée » Vous pouvez également facturer un article non référencé en stock. Saisissez alors simplement la quantité, le libellé et le prix. Lorsque vous désirez facturer de la main-d’œuvre, saisissez dans la colonne MO, le code correspondant à l’opération à réaliser. Le logiciel récupère automatiquement le prix correspondant dans le tarif en cours. - Mécanique T1 / T2 / T3, saisissez le code 1 / 2 / 3 - Tôlerie T1 / T2 / T3, saisissez le code 4 / 5 / 6 - Peinture, saisissez le code P - Pour une main-d’œuvre forfaitaire, saisissez le code F. Le code F permet uniquement de considérer l’article comme tel, et d’obtenir ainsi des statistiques de ventes par type d’opérations (MO, Peinture, Pièce, Forfait). Spécificité de la facturation Carrosserie (Option du module Collision / Pack Carrosserie) La vétusté En atelier Carrosserie, vous pouvez définir un pourcentage de vétusté sur une ligne d’article. Activez la ligne sur laquelle vous désirez appliquer cette vétusté et appuyez sur la touche F7 (ou utilisez le menu contextuel en cliquant sur le bord grisé de la ligne et choisissez Options). Dans l’écran qui apparaît saisissez le pourcentage de vétusté à appliquer sur le prix de la réparation. Exemple Si vous saisissez 10, un coefficient de 10% de vétusté sera appliqué. La vétusté sera calculée sur 10% du montant. Remarque Pour faire apparaître la vétusté d’une ligne d’article, vous avez la possibilité d’ajouter la colonne «Vétusté» dans la grille par les propriétés (voir la partie Propriétés générales des listes/grilles + Colonnes et ordre des colonnes d’une grille). Prise en charge particulière Certains articles ont des prises en charges particulières définies dans le tableau des franchises complémentaires (Voir plus haut la partie Franchise) Activez la ligne sur laquelle vous désirez appliquer la prise en charge particulière. - Appuyez sur la touche F7 (ou utilisez le menu contextuel en cliquant sur le bord grisé de la ligne et choisissez Options). Sélectionnez dans la liste déroulante de la zone Prise en charge, le type à lui associer et le Selon Garantie Contractuelle. - Sélectionnez par exemple Pneus défini dans le tableau des prises en charge particulières. 36 Ventes Récapitulatif Cette zone en fin de document vous donne le montant de la franchise et de la vétusté (accessible uniquement avec la version Carrosserie), le temps de peinture et de main-d’œuvre facturé, le total hors taxe, le montant de TVA ainsi que le net à payer. Il est possible de filtrer ce récapitulatif par main-d’œuvre ou par pièce. 6.5.1.4 Pied de facture Détails - Les champs non grisés (Remise, Port, ..) vous permettent de saisir des montants et remises de pied de facture. - Les champs grisés sont automatiquement calculés à partir de la saisie des articles, du tarif et des options de franchise et ne peuvent être modifiés manuellement. Statistiques Vous pouvez obtenir des statistiques sur le document en cours. Le tableau vous affiche alors la marge réalisée par type d’articles (Pièce, MO, ingrédient...). Ce calcul est possible uniquement si le logiciel a connaissance du prix de revient des articles facturés. Lorsque pour certains articles de votre document, le prix d’achat (prix de revient) n’est pas renseigné dans leur fiche, vous pouvez toutefois saisir manuellement (et pour le document courant) un prix d’achat. Cette possibilité vous est offerte par la touche F7. Saisissez alors prix d’achat, temps prévu, ingrédient... Règlements Vous pouvez enregistrer un règlement client directement en pied de facture à partir du bouton Règlements. Règlement direct accordé par l’Assurance Un montant A charge pour l’assurance peut être enregistré si une convention existe entre le garagiste et l’assurance et que vous avez coché la case Règlement direct accordé par l’assurance (voir plus haut le paragraphe Assurance/Franchise). L’onglet Assurance apparaît alors. Remarque La saisie des règlements clients, assurances et intermédiaires peut s’effectuer de façon globale à partir de la commande Saisie des Règlements du menu Traitements. Echéances Si vous avez renseigné un mode de règlement dans la fiche du client, celui ci est automatiquement proposé en première échéance du montant total de la facture. Si non, vous pouvez en générer manuellement. 6.5.2 Autres types de documents de Vente 6.5.2.1 Estimation de Travaux La réalisation d’une estimation de travaux suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la partie Les factures pour une explication détaillée. L’estimation de travaux peut être transférée en ordre de réparation ou en facture. 6.5.2.2 Devis La réalisation d’un devis suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la partie Les factures pour une explication détaillée. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des devis : - Un devis peut être transféré en ordre de réparation ou en facture. - La réalisation d’un devis n’a aucune incidence sur votre stock ou votre chiffre d’affaires. 6.5.2.3 Ordre de réparation 37 La réalisation d’un ordre de réparation suit le même principe que la réalisation d’une facture, consultez donc la partie Les factures pour une explication détaillée. Trouvez ci-dessous, les points spécifiques à la gestion des ordres de réparation : - Un ordre de réparation peut être transféré en facture. - Il est possible de générer une commande fournisseur à partir de cet ordre de réparation. Important La génération d’un ordre de réparation met à jour le stock. 6.5.2.4 Document de Garantie Pour effectuer une facture de garantie, il faut demander la création d’un nouveau document de Garantie. Remarque La saisie d’un document de garantie s’effectue de la même façon qu’un autre type de document de vente. 38 7 Traitements 7.1 Saisie des règlements 7.1.1 Consultation des règlements On accède à la consultation des règlements par le menu Traitements / Saisie des Règlements Cette fenêtre affiche les règlements passés, une ligne représentant un paiement. 7.1.1.1 Filtres On peut filtrer ces règlements grâce à différents critères : - Le type de tiers (client, assurance…) - Le mode de règlement (chèque, CB…) - La banque - La date du règlement - Le numéro de facture sur laquelle a été fait le règlement - Si c’est un règlement remis en banque ou pas. Par sélection des paiements, vous pouvez décider de les supprimer et donc d’annuler le règlement passé antérieurement, à la condition que ces derniers ne soient pas déjà remis en banque. 7.1.1.2 Détail du paiement Ce bouton permet, pour un paiement donné, de visualiser les différents pointages effectués. Autrement dit, on peut savoir quelles factures ont été réglées pour chaque paiement. 7.1.1.3 Saisie règlement Ce bouton permet de rentrer dans l’assistant de saisie des règlements. 7.1.2 Assistant de saisie des règlements L’assistant de règlement comporte 3 étapes : - Sélection du tiers et du montant à pointer - Affectation du montant pointé aux factures souhaitées - Validation du règlement. 7.1.2.1 Sélection du tiers et du montant à pointer Dans cette première étape de l’interface, vous devez sélectionner un tiers et un montant à pointer (facultatif). Important Les champs en jaune sont obligatoires avant de passer à l’étape 2. Le tiers L’utilisateur doit d’abord indiquer sur quel type de tiers le règlement s’effectue : - Client - Intermédiaire - Assurance - Fournisseur Remarque Le champ Gérer permet de filtrer la sélection du tiers : - Tiers ayant des règlements en attente : on filtre sur les tiers ayant un encours positif donc des règlements en attente. - Tous les tiers. Il suffit ensuite de renseigner le champ Code Tiers. Le montant à pointer Il suffit de renseigner le champ Mode de règlement (prend par défaut celui du tiers précédemment sélectionné). Important Si vous ne renseignez pas le champs Montant à pointer, vous ne pourrez lors de l’étape 2 qu’associé des avoirs à des factures. Remarque - Les autres champs sont facultatifs. - Le champ Commission n’est disponible que pour un tiers de type Assurance ou Intermédiaire. - Le champ Reste à payer vous renseigne sur le montant que le tiers doit encore régler. Une fois tous les champs renseignés, cliquez sur le bouton Suivant. 7.1.2.2 Affectation des factures Cette étape consiste à choisir les factures qui feront partie du règlement. Tout d’abord dans l’entête de l’assistant des règlements est rappelé sur quel tiers est effectué le règlement et quel en est le montant à pointer. Ensuite apparaissent 2 listes : - La première (à gauche) représente toutes les factures et avoirs ayant encore un montant à régler différent de 0. Les avoirs sont en rouge et sont placés en tête de la liste. - La deuxième liste (à droite) représente les affectations effectuées sur les factures et avoirs. Autrement dit, les factures et avoirs qui vont être soldés par le règlement courant. - Une information en bas de l’écran rappelle le montant que le tiers doit encore payer. - Une autre information indique le montant que le tiers peut encore pointer. - Deux boutons également se distinguent Tout Pointer et Tout Dépointer. - Le bouton Suivant reste grisé tant qu’aucun règlement n’est effectué. 7.1.2.3 Les boutons Tout Pointer et Tout Dépointer Remarque C’est l’option la plus facile pour régler vos factures. Tout Pointer Il suffit de cliquer sur ce bouton pour que l’assistant affecte aux factures le règlement. Il procèdera dans l’ordre de haut en bas de la première liste. Tout Dépointer Ce bouton permet d’annuler toutes les manipulations faites sur cette page. Autrement dit, on revient à la situation du début. 7.1.3 Affectation manuelle des règlements 7.1.3.1 Cas sans avoir Il suffit de sélectionner les factures à régler dans la première grille, soit en double cliquant dessus ou en les sélectionnant puis en cliquant sur le bouton >>. On peut effectuer cette opération tant que le champ Reste à pointer est différent de 0. Remarque On peut annuler l’opération d’affectation en double cliquant dans la deuxième grille sur la facture voulue ou en cliquant sur le bouton <<. Les boutons >> et << permettent de faire passer les documents dans un sens ou dans l’autre. 7.1.3.2 Cas avec avoir 40 Traitements On peut comme dans le précédent cas affecter une facture mais l’annulation devient impossible à partir du moment qu’un avoir intervient dans le règlement. Vous pouvez tout de même tout annuler grâce au bouton Tout Dépointer. Pour affecter un avoir à une facture, il suffit de double cliquer sur l’avoir (il bascule alors dans la deuxième grille) puis de double cliquer sur la facture sur laquelle on veut affecter l’avoir. 7.1.4 Validation du règlement Après l’affectation des factures au paiement, on arrive sur la dernière étape qui est la validation du règlement. Une grille reprend la liste des factures prêtes à passer en règlement (les avoirs n’apparaissent pas). Il vous suffit de cliquer sur le bouton Terminer. Attention Plusieurs messages peuvent cependant apparaître. 7.1.4.1 Message sur la commission - Dans le cas d’un règlement Intermédiaire ou Assurance si l’utilisateur saisit un montant de commission, cette commission ne pourra être affectée que si le règlement s’effectue sur une facture. - Dans le cas où cette condition n’est pas respectée alors un message d’avertissement apparaît et propose de continuer le règlement sans tenir compte de la commission ou d’annuler le règlement. 7.1.4.2 Message spécifique au client sur le rendu monnaie Si vous avez pointé une somme plus grande que la totalité à payer. Dans le cas d’un règlement Client un message vous demande si vous avez rendu la monnaie. 7.1.4.3 Message d’OD Si vous n’avez pas payé la somme exacte. Un message vous demande si vous voulez passer la différence en montant d’OD. 7.1.4.4 Message de validation Une fois le règlement bien effectué, un message vous demande si vous voulez continuer la saisie des règlements. Si oui, vous retournez à l’étape 1 (sélection du tiers et du montant à pointer). 7.2 Remise en banque L’interface de remise en banque s’effectue par l’entrée Remise en banque du menu traitements. Elle permet de pointer les factures soldées que vous allez remettre en banque. Important Cette opération est obligatoire pour générer les écritures comptables correspondant aux règlements. La remise en banque permet également de générer un fichier ETEBAC à l’attention de votre banque pour les règlements de type LCR ou Prélèvements. 7.2.1 Remise en banque 7.2.1.1 Sélection des règlements Sélectionnez le mode des règlements (onglet Recherche rapide) que vous souhaitez déposer et la banque à laquelle vous allez les déposer (onglet Infos). Définissez ensuite la période, le type de règlement (client, assurance, assureur, fournisseur). Vous pouvez également saisir un code tiers pour obtenir uniquement les règlements de ce tiers. 7.2.1.2 Pointage des règlements Pour pointer les règlements que vous souhaitez déposer, cochez la case de la colonne Pointage. Vous pouvez également tout pointer à partir du menu contextuel. 7.2.1.3 Validation de la remise Lorsque vous validez la remise avec le menu contextuel. Le logiciel vous propose alors d’éditer un bordereau de remise en banque. Une fois validés, ces règlements pourront être transférés en comptabilité. 7.2.2 Remise de règlements de type lettre de change 41 Pour les règlements de type Lettre de change ou Prélèvement, la remise en banque permet de générer un fichier au format ETEBAC à transmettre à votre banque. Important Le mode de règlement choisi en entête doit être Lettre de change ou Prélèvement. - Les informations bancaires concernant la banque à laquelle vous allez remettre ce fichier sont reprises automatiquement à partir de la fiche de la banque (commande Autres+Banques du menu Données). - Les informations bancaires du client sont automatiquement reprises à partir de la fiche du client. Si vous souhaitez compléter le RIB du tiers, cliquez droit pour ouvrir le menu contextuel et sélectionnez Modifiez le R.I.B. - Les informations bancaires définies dans la fiche du tiers apparaissent. Après pointage des lignes et validation (clic droit + Valider), effectuez les manipulations ci-dessous, à l’écran suivant : - Le code Entrée et le code Acceptation par défaut sont punaisées. Double-cliquez pour modifier le mode d’encaissement et le type de LCR. - Validez ou modifiez la date de remise. Lorsque vous cliquez sur OK, la boite suivante vous est proposée afin de générer le fichier des LCR au format ETEBAC. Vous pouvez bien entendu générer ce fichier dans un autre répertoire ou directement sur une disquette. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour générer le fichier. La boîte d’impression du bordereau de remise vous est alors proposée. 7.2.3 Remise de règlement de type prélèvement La remise en banque des règlements de type Prélèvements s’effectue de manière identique à la remise des règlements de type LCR et permet de générer un fichier de prélèvements à l’attention de votre banque. 7.3 Transfert comptable Important Le transfert comptable des ventes et des achats est possible à partir du moment où la facture de vente et/ou d’achat est créée. Le transfert des règlements n’est, quant à lui, possible qu’à partir du moment où les valeurs ont été remises en banque (voir le chapitre Remise en banque). 7.3.1 Paramétrage du transfert Pour que le transfert comptable fonctionne correctement, vous devez tout d’abord indiquer la comptabilité que vous possédez et les différents comptes et codes des journaux comptables à utiliser pour les écritures comptables. Pour cela, renseignez les comptes et les racines de comptes à utiliser par défaut, dans les onglets Comptabilité et Comptes des Préférences et précisez si vous souhaitez que le compte de tiers soit généré automatiquement et dans ce cas sur combien de caractères. Remarque Des comptes comptables spécifiques (Ventes/Achat Pièces ou MO) dans la fiche famille d’articles, ateliers et (Tiers) dans la fiche des clients et des fournisseurs peuvent être définis. 7.3.2 Lancement du transfert Pour lancer l’assistant du transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Traitements. Puis effectuez les manipulations suivantes : - Cliquez sur le bouton suivant pour sélectionner le type journal ainsi que la période que vous souhaitez générer. - Cliquez sur le bouton suivant pour visualiser les lignes de transfert. 42 Traitements Remarque Dans cet aperçu vous pouvez visualiser les écritures du journal des ventes, achats et règlements. Vous avez aussi la possibilité de supprimer certaines lignes. Pour réintégrer les lignes en cas d’erreur cliquez sur le bouton Annuler Modification. Si les lignes sont correctes, cliquez sur le bouton suivant pour afficher le rapport sur le transfert effectué. Les documents ayant des erreurs y seront répertoriés. - Si le rapport de transfert est vierge cliquez sur le bouton Terminer pour achever le transfert comptable des écritures. - Si le rapport de transfert constate des erreurs sur certains documents cliquez sur le bouton Annuler pour aller les corriger et relancez le transfert. Pour visualiser/imprimer les écritures comptables générées, lancez la commande Etats comptables du menu Impressions. Puis cochez la case Edition sous forme Comptable pour consulter/imprimer les écritures comptables. 7.3.3 Réexportation comptable La commande Export de données+Export vers comptabilité du menu Outils permet de réexporter des écritures déjà transférées pour un journal et une période donnée. La réexportation comptable des documents utilise le même assistant que celui du transfert comptable expliqué précédemment. 7.4 Gestion des heures 7.4.1 Saisie des heures compagnons Pour saisir les heures passées de vos compagnons pour un document de vente, lancez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements Sélectionnez le compagnon, la date des travaux, l’activité, la facture ou l’ordre de réparation ainsi que le rendement et le temps passé. Important Vous pouvez aussi saisir les heures directement depuis un document de vente, en effectuant un clic droit dans le corps du document et en sélectionnant « Saisie des travaux » après avoir validé le document. 7.4.2 Historique des heures (Option du module Pointeuse) L’historique des heures est un récapitulatif de toutes les heures passées par vos compagnons. Vous aurez aussi la possibilité de rechercher les heures passées. 7.4.3 Calendrier Avec le calendrier vous connaîtrez pour un compagnon et un mois précis le nombre de jours ouvrables, le nombre d’heures mensuelles que votre compagnon est censé travaillé, le nombre d’heures travaillées, productives et non productives. Remarque Le nombre d’heures mensuelles dépend du nombre d’heures dues par jour renseigné dans l’onglet coût de la fiche du compagnon. 7.4.4 Statistique (Option du module Pointeuse) Avec le module pointeuse vous pourrez imprimer des statistiques sur vos compagnons ainsi que le tableau de marche. 43 7.4.5 Re-calcul Rendement Compagnon Cette commande de l’entrée Gestion des heures+Saisie des heures compagnons du menu Traitements, permet de recalculer le rendement de vos compagnons. 7.5 Traitements depuis les documents de vente 7.5.1 Impression du document Utilisez la commande Imprimer du menu Société, l’icône de la barre d’outils Fichiers ou encore l’entrée du sousmenu Action de la barre des tâches courantes pour imprimer le document. Une boîte d’impression s’ouvre qui affiche la liste des modèles possibles pour ce document. Remarque - Le choix des modèles dépend du document à imprimer. - Le numéro d’une facture peut être attribué uniquement à l’impression si vous le demandez dans l’onglet Facturation des Préférences, sinon celle-ci est numérotée à la réalisation. - A partir du moment où la facture est numérotée, elle peut être transférée en comptabilité. - Si vous souhaitez imprimer une traite (lorsque le mode de règlement est de type Impression Traite), passez par la commande Traites du menu Impressions. 7.5.2 Transfert d’un document (Option non valable pour une facture) Utilisez la commande Transfert du menu Ventes ou le menu contextuel général pour transférer un document d’un certain type vers un autre. 7.5.3 Génération des commandes fournisseurs à partir de l’OR Pour générer les commandes fournisseurs à partir de l’ordre de réparation, utilisez le menu contextuel général et choisissez Génération commande fournisseur. Le logiciel génère automatiquement la commande des pièces facturées pour lesquelles la case Pièce à ne pas commander à partir de l’OR n’est pas cochée dans la fiche. 7.5.4 Travaux des compagnons pour le document Pour enregistrer le détail des heures travaillées sur ce document pour chacun de vos compagnons, utilisez la commande Saisie des Travaux du menu contextuel. - Le tableau propose les activités qui ont un lien avec les mains-d’œuvre de la facture, par exemple si vous n’insérez qu’une main-d’œuvre de type mécanique, le tableau ne sera composé que de l’onglet mécanique et des activités de type mécanique. - Saisissez l’activité, le compagnon, le rendement et le temps passé. Remarque Pour obtenir les heures travaillées par un compagnon sur l’ensemble des documents, utilisez la commande Gestion des heures+Saisie des heures compagnon du menu Traitements. 44 8 Achats 8.1 Commande fournisseur 8.1.1 Création d’une commande fournisseur 8.1.1.1 Commande à partir d'un OR La réalisation des commandes de pièces peut s’effectuer directement à partir d’un document, ce qui permet de commander directement une pièce qui vient de sortir. Remarque La case « Pièce à ne pas commander sur OR » de la fiche des pièces ne doit pas être cochée pour que la pièce soit prise en compte. Procédure - A partir du menu contextuel général (clic droit dans le document de vente), choisissez la commande « Génération Commandes Fournisseurs » - Cliquez sur le bouton « Calcul » pour que le logiciel recherche les articles à commander et le fournisseur correspondant (Vous pouvez choisir Fournisseur Principal ou Meilleur prix d’achat (si plusieurs fournisseurs ont été définis dans les fiches article)). La commande générée peut alors être retrouvée par la fenêtre de recherche des documents d’achat. (menu Achat s/ Recherche). Remarque Le calcul des quantités à commander est similaire au réapprovisionnement automatique. 8.1.1.2 Commande fournisseur manuelle Vous avez également la possibilité de réaliser des commandes fournisseurs d’articles ou de véhicules (Option du module VN/VO) manuellement à partir de la commande Commande du menu Achats. La saisie d’un document d’Achat s’effectue de la même façon que pour un document de Vente (voir la rubrique Documents de Vente). Remarque La colonne Réf Fournisseur peut être affichée ou non dans la grille de saisie (voir la partie Fonctionnement Général + Propriétés des listes). Impression de la commande Les modèles de commande peuvent être paramétré avec l’éditeur Win générateur. Vous pouvez, par exemple, modifier le modèle pour inscrire automatiquement la référence de l’article chez le fournisseur. 8.2 Approvisionnement automatique Pour lancer l’assistant approvisionnement utilisez la commande Approvisionnement du menu Achats. Important Le réapprovisionnement automatique s’applique uniquement aux articles pour lesquels vous avez coché la case Gestion de Stock. 8.2.1 Procédure 1. Sélectionnez le fournisseur pour lequel vous désirez commander les pièces en rupture. Remarque Pour lancer un réapprovisionnement sur la totalité des articles gérés en stock, laissez la zone Fournisseur vide. 2. Le champ Mode est uniquement actif lorsque le champ précédent est vide. - Sélectionnez Fournisseurs principaux pour générer les lignes des pièces et la quantité à commander au fournisseur principal. - Sélectionnez Meilleurs Prix d’achat pour générer les lignes des pièces et la quantité à commander au fournisseur dont le prix d’achat est le meilleur. 3. Saisissez le nom du dépôt à approvisionner. Puis cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la rechercher des pièces à réapprovisionner. 4. Les pièces à approvisionner sont alors listées. Remarque Le logiciel tient compte uniquement des pièces dont la quantité en stock est inférieure au seuil minimum introduit dans la fiche article. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer pour générer les commandes. 8.2.1.1 Comment le logiciel calcul les quantités à commander ? 1. Le réapprovisionnement intervient pour tous les articles dont la quantité en stock est inférieure à la quantité minimum. Exemple La quantité à commander est d’au moins 6 filtres pour atteindre le seuil minimum. 2. En fonction du type de réapprovisionnement (fournisseurs principaux ou les fournisseurs proposant le meilleur prix d’achat), le nom du fournisseur et les quantités calculées diffèrent : Exemple - Si vous choisissez un réapprovisionnement au meilleur prix d’achat, le logiciel vous proposera de commander 6 filtres chez le fournisseur 2. - Si vous choisissez un réapprovisionnement par Fournisseurs Principaux, le logiciel vous proposera de commander 6 filtres chez le fournisseur 1 puisque la case Fournisseur Principal est cochée. 46 Achats 47 9 Inventaire 9.1 Validation de l'inventaire A la première utilisation du logiciel, utilisez la commande Inventaire de stock du menu Achats pour enregistrer les quantités en stock de vos articles dans chacun de vos dépôts. - Cochez la case « pointer » et saisissez la quantité des articles que vous souhaitez inventorier. - Après vérification saisissez un intitulé (par défaut vous aurez l’intitulé « Inventaire datant du … »), choisissez la date de l’inventaire puis cliquez sur le bouton Valider. - La mise à jour des quantités dans l’onglet Stock de vos articles s’effectue alors. Attention Avant de faire l’inventaire, cochez la case gestion du stock qui se trouve dans l’onglet stock des fiches pièces que vous souhaitez gérer dans votre stock. Les articles n’ayant pas la case cochée n’apparaîtront pas dans l’inventaire. 9.2 Visualisation de l'inventaire Une fois l’inventaire validé vous pouvez le visualiser en passant par la commande Mouvements de stock+Inventaires du menu Achats. Dans cette fenêtre vous pourrez faire une recherche par date, dépôt, emplacement et fourchette d’articles. 10Impressions 10.1Fonctions communes aux impressions Important L'impression est une des plus importantes fonctions de votre logiciel. Pour que ces impressions soient correctes, vous devez indiquer au logiciel le type d'imprimante utilisée. Lorsqu'il imprime, le logiciel fait appel à un modèle d'impression (que vous pouvez paramétrer dans la plupart des cas), et construit son état à partir des variables introduites dans le modèle et des données enregistrées dans le logiciel. 10.1.1Les imprimante utilisateurs Les imprimantes sont gérées directement par Windows. Celui-ci doit connaître le type d'imprimante que vous utilisez pour que les impressions lancées sous EBP Automobile soient correctes. Le menu Démarrer + Paramétrer + Imprimantes permet d’accéder à la liste des imprimantes que Windows peut actuellement piloter. Pour rendre active votre imprimante, cliquez sur la commande Impressions+Configuration de l'impression du menu Société dans EBP Automobile. Remarque Si votre imprimante n'apparaît pas, ajoutez-la. En cas de problème, consultez votre revendeur EBP ou Windows. 10.1.1.1 L’assistant des imprimantes Le logiciel EBP Garage permet l’utilisation de plusieurs imprimantes. Pour configurer vos différentes imprimantes, cliquez sur la commande Impressions+Assistant des imprimantes du menu Société dans EBP Automobile. Il est aussi possible de désigner une imprimante pour un modèle d’impression précis, cliquez sur la commande Impressions+Paramétrage des modèles du menu Société. Sélectionnez l’imprimante, le modèle en cliquant sur le carré gris qui se situe à gauche de la famille du modèle et cliquez sur le bouton Affecter pour associer le modèle et l’imprimante. 10.1.1.2 Impression à partir d’une liste ou d’un document La commande impression du menu Action de la barre des tâches courantes (ou le raccourci clavier Ctrl+P) permet d’accéder à la boîte d’impression de la fenêtre courante. Les modèles d’impression proposés dépendent donc du type de la fenêtre active. 10.1.2Le menu Impressions Le menu Impressions vous permet d’imprimer différents états très intéressants et parfois indispensables à la bonne gestion de votre facturation (traite, relevé de facture, journal de vente, quantités en stock, résultat, productivité et coût moyen, …). 10.1.2.1 Fonctions disponibles à l’impression Filtrer les données qui seront prises en compte. Exemple Définir le mode de tri de votre état grâce à l’imbrication de différents tris successifs. Exemple Ici, vous obtiendrez le résultat par mois pour toute l’année, atelier par atelier et pour chaque marque. Choisir un modèle d'impression parmi une liste. Exemple Vous pouvez ensuite : - Paramétrer les modèles existants grâce à l'éditeur intégré EBP Win Générateur accessible par le bouton Paramétrer et en créer de nouveaux. Pour des explications concernant l'utilisation de cet éditeur, consultez son guide d'utilisation. - Lancer un aperçu écran. En effet, avant d'imprimer définitivement un document, il est intéressant de vérifier son aspect. - Configurer l’impression avec le bouton Configurer pour, par exemple, définir un autre format de papier.. - Imprimer l'état sur support papier en cliquant sur OK. Remarque Pendant l'impression d'un document, le logiciel vous indique dans la barre d’état la progression de l’impression (Préparation, Impression...). Les commandes Configuration de l’impression et Arrêt des impressions sont disponibles à partir du menu Société. 10.2Aperçu à l'écran Important Le bouton Aperçu proposé sur toutes les boîtes de dialogue d'impression ouvre une fenêtre contenant une visualisation de l’état tel qu'il sera imprimé sur papier, ce qui permet ainsi de vérifier son contenu et sa présentation. 10.2.1Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre distincte. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leurs dispositions et d'activer celle que vous souhaitez. 10.2.1.1 Fermer un aperçu Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer ou utilisez les touches Ctrl + F4. Remarque Cette manipulation est valable pour toutes les fenêtres Windows. 10.2.1.2 Rafraîchir un aperçu 50 Impressions La touche F5 permet de réactualiser le contenu de l’aperçu afin de prendre en compte les données les plus récentes (par exemple, si des modifications ont été apportées sur un autre poste après son lancement, en mode réseau). 10.2.1.3 Les boutons de l’aperçu - permet d’afficher la première/dernière page de l’édition - permet d’afficher la page précédente/suivante. 10.2.1.4 Options disponibles sur un aperçu Pensez à utiliser le menu contextuel disponible dans toutes les fenêtres. Un clic droit sur un aperçu affiche les commandes les plus courantes (lancement de l’impression, zoom …). 51 11Outils 11.1Sauvegarde et restauration Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Cela arrive très rarement mais vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Grâce à cette sauvegarde, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde. La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un unique fichier dit fichier d'archive qui peut être conservé sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde et/ou sur un support amovible (disquette, lecteur amovible (ZIP), CD-ROM). Attention - Le support physique disquette n'est pas complètement fiable. Nous vous conseillons fortement de réaliser également des sauvegardes sur disque fixe ou sur bande, en plus des sauvegardes sur disquette. - Conservez des sauvegardes d'archives (que vous ne réutilisez pas), dans un répertoire précis ET sur disquettes. - Les sauvegardes doivent être effectuées régulièrement (jour, semaine, mois) et doivent être soigneusement commentées : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant inventaire, semaine 10, mois 07/01...). - Ne conservez pas vos jeux de sauvegardes au même endroit. Avant de lancer la sauvegarde de vos données, vous pouvez modifier les paramètres par défaut : préciser un nombre de jeux de sauvegarde, indiquer un répertoire par défaut dans lequel vous souhaitez créer vos fichiers de sauvegarde, … 11.1.1Options de sauvegarde et de restauration Par défaut, la sauvegarde s’effectue sur disque dans le répertoire EBP\BACKUP et le nombre de jeu de sauvegarde disquette est unique. Si vous souhaitez modifier ces options par défaut, lancez la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils, cliquez sur le bouton Précédent, pointez ensuite Modifier la configuration de la sauvegarde/restauration et cliquez sur le bouton Suivant. Attention Ces options sont à modifier avec prudence. Nous vous conseillons fortement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique. 11.1.1.1 Répertoire par défaut pour la sauvegarde dans un fichier ZIP Vous pouvez ici modifier le répertoire par défaut de la sauvegarde sur disque : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Sauvegardes\. 11.1.1.2 Nombre de jeux de sauvegarde à effectuer Indiquez le nombre de jeux à réaliser pour une sauvegarde sur disque amovible. Le logiciel vous demandera d'introduire autant de disquettes que nécessaire pour réaliser le nombre de jeux souhaité. 11.1.1.3 Vérifier l'archive pendant la sauvegarde C’est une vérification automatique : cette opération ne peut toutefois pas garantir la qualité du support physique (faîtes parallèlement une sauvegarde sur disque dur). 11.1.1.4 Lancer l'outil de mise à jour après la restauration des modèles d'impression Cette case doit rester cochée. Elle pourra être désactivée dans certains cas très spécifiques, sous la conduite du service technique EBP. 11.1.2Sauvegarde Lancer la commande Sauvegarde ou Restauration du menu Outils. 11.1.2.1 Choix des dossiers à sauvegarder Sélectionnez le dossier ou les dossiers à sauvegarder. Par défaut, le logiciel positionne le curseur automatiquement sur le dossier courant. Modules Remarque Vous pouvez toutefois choisir de sauvegarder la totalité des dossiers. Tous les dossiers ci-dessous ou un autre dossier. Pour passer à l’étape suivante, double-cliquez sur votre choix ou cliquez sur le bouton OK. 11.1.2.2 Support de sauvegarde Par défaut, le logiciel propose de faire une sauvegarde Dans un fichier, c’est-à-dire sur votre disque dur. Vous pouvez toutefois pointer Sur un disque amovible, c’est à dire sur disquette ou sur tout autre lecteur amovible connecté à votre poste. Remarque Pour une sauvegarde dans un fichier ZIP, indiquez le nom du répertoire dans lequel vous souhaitez générer le fichier de sauvegarde. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la sauvegarde selon les paramètres que vous venez de préciser. Important Si la sauvegarde s’effectue sur un disque amovible, vous devez introduire le premier disque (ou la première disquette) de sauvegarde. Un message vous le signale. 11.1.3Sauvegarde et restauration des modèles et des formats Si vous avez défini des modèles ou des formats supplémentaires, il est important de les sauvegarder car ceux-ci ne sont pas pris en compte dans la sauvegarde du dossier. Si pour une raison ou une autre, vous installez le produit sur un autre poste, il faudra restaurer dans un premier temps la sauvegarde de votre dossier puis la sauvegarde des informations de configuration. La sauvegarde/la restauration s’effectue comme celle du dossier mais il faut choisir ‘Informations de configuration’. Généralement la sauvegarde s’effectue après création/modification de modèles et/ou de formats spécifiques. La restauration des modèles et des formats sert uniquement lorsque vous êtes amené à installer de nouveau complètement votre logiciel. 11.1.4Lancer une restauration Attention - La restauration d’une sauvegarde doit être effectuée avec prudence, et ne doit être lancée que si toutes les opérations de vérification et de contrôle de données n’ont pu résoudre le problème rencontré. Contactez donc votre revendeur EBP ou le service technique EBP. - Toutes les données enregistrées entre la date de sauvegarde et le jour de la restauration seront perdues. La restauration de données s’effectue à partir du menu Outils. Vous entrez alors dans un assistant qui détaille les étapes une à une. 11.1.4.1 Emplacement de la sauvegarde à restaurer Par défaut, le logiciel vous propose le fichier de la dernière sauvegarde réalisée. - Pointez Disque Amovible si la sauvegarde à restaurer est sur une disquette ou sur un lecteur externe à votre ordinateur, sélectionnez alors le nom du lecteur. - Pointez Dans un fichier, si la sauvegarde à restaurer est dans un fichier Zip. Saisissez le chemin d’accès et le nom du fichier à restaurer ou sélectionnez le directement dans les répertoires à partir du bouton. 11.1.4.2 Contenu de la sauvegarde à restaurer Le logiciel affiche ici le contenu de la sauvegarde. Cochez le dossier à restaurer et cliquez sur le bouton Suivant. 11.1.4.3 Choisir de restaurer le dossier complet ou une sélection 53 Choisissez ici de restaurer le dossier complet (option recommandée) ou une sélection de fichiers (nous vous conseillons vivement de consulter le service technique d’EBP avant de restaurer uniquement une partie d'un dossier) et cliquez sur le bouton Suivant. 11.1.4.4 Répertoire de restauration des données Le logiciel propose automatiquement de restaurer les données du dossier dans le même répertoire que lors de la sauvegarde. Vous pouvez toutefois indiquer un autre nom de répertoire. Lorsque vous cliquez sur le bouton Suivant, le logiciel verrouille les fichiers. Si certains sont en cours d'utilisation, le logiciel vous en avertit. 11.1.4.5 Contrôle et avertissement Le logiciel effectue un contrôle entre les fichiers à restaurer et les fichiers existants dans le répertoire du dossier et le répertoire commun à toutes les applications EBP. Une main rouge signale les risques encourus par cette restauration (contactez votre revendeur ou notre service technique avant de lancer cette restauration). - La restauration va remplacer des données existantes dans le répertoire actuel. Ce message est tout à fait normal puisque vous restaurez des données. Comme toute restauration, les données courantes seront écrasées par les données de la sauvegarde. Tout travail effectué entre la date de sauvegarde et la date de la restauration sera perdu. - La restauration va remplacer des données communes à plusieurs applications. Ce message est important puisque si vous continuez la restauration vous allez affecter des données d’autres applications. Dans ce cas, contactez notre service technique. Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer la restauration. 11.2Importation et exportation des données 11.2.1Importation des bibliothèques constructeurs 11.2.1.1 Procédure 1 - Avant de lancer l’importation d’un panier de pièces, vous devez créer vos fiches fournisseur et vos grilles de remise. Les grilles de remise sont des informations fournies par le constructeur. 2 - L’importation d’un panier de pièces ou de temps barêmés s’effectue à partir de la commande Import de données+Panier de pièces/Temps barêmés du menu outils, choisissez le type de panier ou de temps barêmés, 3 - Indiquez alors manuellement le chemin du fichier à importer, ou bien recherchez le en cliquant sur l’icône de l’explorateur disponible dans la fenêtre d’importation. Remarque Le répertoire dans lequel se trouve le fichier sera conservé pour la prochaine importation, 4 - Choisissez le nom du fournisseur. 11.2.2Importation/Exportation personnalisée L’import paramétrable (commande Import paramétrable+import de données du menu Outils) vous permet de récupérer des fichiers ASCII provenant d’autres logiciels. Vous pouvez ainsi récupérer de nombreuses informations : clients, fournisseurs, véhicules, pièces, maind’œuvre, activité, assurance, … Cette opération s’effectue dans un assistant qui détaille étape par étape la procédure à suivre. Attention L’opération d’import de données est une opération délicate. Nous vous recommandons vivement d’effectuer une sauvegarde avant de la lancer. 11.2.2.1 Procédure Etape 1 Choisissez tout d’abord la table que vous souhaitez importer puis cliquez sur OK. 54 Modules Attention Si vous souhaitez importer un fichier d’articles ! Il est possible d'intégrer un panier de pièces à partir de l'import paramétrable. Il va de soit qu'il ne s'agit pas du même traitement et ne peut pas être comparé à un import de paniers de pièces constructeurs via le menu Outils\Import de données\Paniers de pièces. Pour faire l'import paramétrable de la table article, les champs obligatoires sont : - La référence, - Le libellé, - Le type article (qui doit être à 1 pour les pièces, 2 pour la MO et 3 pour les forfaits. Ce champ sera associé au champ Type de l’article dans la table). - Le prix de revient, - Le coefficient, - Le pourcentage de majoration, - Le prix de vente Ht, - Le prix de vente Ttc, - Le code Tva. Attention à bien vérifier avant de faire l'import qu'il n'y ai pas de MO, Forfait ou Groupe de pièces ayant un code identique à une pièce du fichier que la personne souhaites importer. Cette méthode d'import paramétrable correspond et réagit dans garage comme une création manuelle de pièces. Etape 2 - Type de la source L’import permet d’importer une source en mode Fichier ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier. - Fichier à importer Sélectionnez le fichier à importer en cliquant sur l’icône. - Format - Utilisation du format Si vous avez déjà importé un fichier de même structure et qu'un nom de format a été enregistré dans le logiciel, sélectionnez le dans la liste des formats. Etape 3 Le logiciel reconnaît automatiquement le format du fichier mais vous devez toutefois valider, compléter ou confirmer ici le type du fichier à importer. - Fichier au format DOS Cochez cette case si le fichier à importer est au format Txt sous DOS. - Séparation des champs Le logiciel reconnaît automatiquement le type de fichier que vous souhaitez importer, lorsqu’il rencontre des séparateurs de champs (point-virgule, virgule, tabulation..), il pointe alors automatiquement Délimité. Autrement, le logiciel pointe Fixe. - Début des données Dans certains fichiers, des informations textes sont inscrites avant la table d’enregistrements elle-même. Dans ce cas, précisez au logiciel le nombre des lignes qu’il ne doit pas prendre en compte. Cliquez sur le bouton Suivant pour mettre en forme le fichier suivant le type précisé. Etape 4: Pour un fichier de type Délimité Le logiciel dispose le fichier en séparant les champs les uns des autres. Si le séparateur reconnu ne correspond pas aux séparateurs du fichier, précisez le en pointant Autre. Si les champs de type Texte (chaîne de caractères) sont entourés par un délimiteur : guillemets ou apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Sinon, laissez Rien. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer l’import et associer à chaque colonne de votre fichier, la variable correspondante dans la table du logiciel. 55 Etape 4bis: Pour un fichier de type Fixe Si le logiciel reconnaît certains champs, il dispose le fichier en séparant en colonnes chacun des champs. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu'à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne. Remarque Utilisation du clavier : - Le triangle blanc est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. - Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. - Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche Suppr. Cliquez sur le bouton Suivant pour continuer l’import et associer à chaque colonne de votre fichier, la variable correspondante dans la table du logiciel. Etape 5 Vous devez maintenant associer chaque champ (colonne) de votre fichier (liste de droite) à un champ de la table du logiciel (liste de gauche). Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier n’ont pas été associées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier votre importation. Etape 6 Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier que vous allez récupérer. Cliquez sur le bouton Enregistrer le format si vous souhaitez conserver le format d’importation défini pour ce fichier (cela est intéressant si vous pensez lancer régulièrement ce même type d’importation pour, par exemple, mettre à jour votre fichier de données. Indiquez un nom de format et cliquez sur le bouton Sauver.) Remarque A la prochaine importation d’un fichier de même structure, vous pourrez, dès la première étape, utiliser ce nom de format pour que le logiciel applique lui-même les paramètres (largeur de colonnes, association de colonnes) que vous venez de définir. Pour lancer l’importation, cliquez sur le bouton Importer. La procédure est lancée. 56 Modules 12 Modules 12.1Module Comptoir Le module Comptoir vous permet de réaliser : - une facturation comptoir, - des bons de livraison avec regroupement possible vers la facturation. Important Le module Comptoir est disponible en option. Si vous souhaitez vous le procurer, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 ou votre revendeur habituel. Introduisez ensuite le code d’accès du module par la commande Licence du menu ?. 12.1.1Les bons de livraison Le bon de livraison est un document de vente qui se traite comme tel à partir de la commande Création ou Recherche du menu Ventes ( Voir les parties Les ventes pour la réalisation d’un document et son traitement). Un bon de livraison peut uniquement être transféré en facture Comptoir par le menu contextuel (clic droit) sur le bon de livraison lui-même. 12.1.1.1 Regroupement des bons de livraison L’option de Regroupement de bons de livraison (commande Regroupement des B.L. du menu Traitements) permet de générer une facture client pour une sélection de bons de livraison réalisés sur une période donnée. Remarque Dans ce regroupement vous pouvez copier les lignes textes, générer une ligne libellé pour chaque B.L. et de supprimer la pièce d’origine après le regroupement. 12.1.2La facture Comptoir La facturation comptoir consiste à facturer des pièces sans passer par une réparation et donc sans l’associer obligatoirement à un véhicule. Pour créer une facture comptoir, utilisez la commande Création du menu Ventes et sélectionnez Facture Comptoir (Voir la partie La réparation collision pour le fonctionnement général d’une facture). 12.1.2.1 Points particuliers à la facture Comptoir - La saisie du client est obligatoire. - Si le client est en compte et que vous avez renseigné un mode de règlement par défaut, celui-ci s’affiche automatiquement lors de la saisie du règlement dans le document. - En saisie d’articles, la liste des articles fait apparaître uniquement les pièces. 12.1.2.2 Suivi des ventes Comptoir En éditions Statistiques, le montant des ventes Comptoir est automatiquement attribué à l’atelier COMPTOIR créé par défaut dont le type de facturation est Comptoir. 12.2Module VN/VO Le module VN/VO vous permet de gérer un parc de véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société, d’enregistrer des réparations sur ces véhicules et de les facturer en prenant en compte les réparations effectuées. Remarque Le module VN/VO est disponible en option. Si vous souhaitez vous le procurer, contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20 ou votre revendeur habituel. 57 Introduisez ensuite le code d’accès du module par la commande Licence du menu ?. 12.2.1Le parc de véhicule VN/VO Les véhicules du parc Le logiciel vous propose une gestion approfondie d’un parc de véhicules neufs ou d’occasions, de véhicules utilitaires et de sociétés. Tous les véhicules destinés à la vente sont stockés dans la liste des véhicules du parc. Pour y accéder cliquez sur la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo. Entrée dans le parc Pour entrer un véhicule dans le parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc en passant par la commande Véhicule du parc du menu Vn/Vo puis cliquez sur la commande Entrée dans le parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Une fois dans le parc, le véhicule peut-être facturé. Transfert dans le parc Vous avez la possibilité de transférer un véhicule de la liste des véhicules (menu Données) dans le parc en sélectionnant le véhicule et en cliquant sur Transfert dans le parc du menu contextuel (clic droit sur la ligne du véhicule que vous souhaitez transférer). Sortie du parc Pour sortir manuellement un véhicule du parc, il faut ouvrir la liste des véhicules du parc puis cliquez sur la commande Sortie du parc du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. Un véhicule sorti du parc se retrouvera dans la liste des véhicules (menu Données). 12.2.1.1 Estimation du prix Vous avez la possibilité de calculer un prix de vente pour vos véhicules en fonction de la marge désirée. Pour accéder à l’Assistant Estimation Prix Vente, il faut tout d’abord ouvrir la liste des véhicules du parc et de cliquez sur la commande Estimation Prix du menu Vn/Vo ou en passant par le menu contextuel. 12.2.1.2 Numérotation, gestion et facturation des lots Avant toute création de lots, vous devez créer un numéro de lot en passant par la commande Numéro de lots du menu Vn/Vo. Vous avez la possibilité de créer et de gérer des lots de véhicules qui seront destinés à la vente en passant par la commande Gestion des lots du menu Vn/Vo. La gestion des lots vous permettra de créer, ajouter, transférer ou sortir un véhicule d’un lot. La facturation d’un lot se fait à l’aide d’un assistant en passant par la commande Facturation d’un lot du menu Vn/Vo. Cet assistant créera une facture par véhicule du lot, avant de générer les factures vous avez encore la possibilité d’enlever ou d’ajouter un véhicule du lot. 12.2.1.3 Calcul de l’emprunt Vous avez la possibilité de calculer l’emprunt et l’amortissement pour un véhicule en passant par la commande Calcul de l’emprunt du menu Vn/Vo. Pour cela il vous suffit de renseigner le capital, le taux annuel et la durée en nombre de mois. Important Ce calcul n’a pas de valeur contractuelle, il s’agit d’une simulation de calcul d’un emprunt. 12.2.1.4 Statistiques Par la commande statistiques du menu Vn/Vo, vous pourrez visualiser sous forme de tableau ou de graphique des statistiques sur les compagnons, la progression de ventes, la durée d’immobilisation, les entrées et sorties du parc ainsi que les lots. Des filtres sont applicables pour le calcul des statistiques. 12.2.2Les réparations sur véhicule VN/VO Pour enregistrer des réparations sur un véhicule VN ou VO, vous devez passer par la facturation Cession (commande Création+Facture Cession du menu Ventes). 58 Modules Remarque Cette facture est automatiquement attribuée à l’atelier Cession défini dans les préférences de la société. 12.2.2.1 Factures de cession Les factures Cessions permettent d’enregistrer les réparations internes dans lesquelles la saisie d’un tiers n’est pas obligatoire et la TVA bien entendue n’apparaît pas. Toutes les réparations enregistrées pour un véhicule VO, sur un même document, pourront ensuite être intégrées à la vente du véhicule. 12.2.3Facturation VN/VO La facturation VN/VO consiste à facturer des véhicules neufs ou d’occasion, utilitaires ou de société. Pour créer une facture VN/VO, utilisez la commande Nouveau du menu Documents et sélectionnez Facture VN/VO. 12.2.3.1 L’entête - Possibilité de saisir le nom du vendeur, l’immatriculation du véhicule vendu, le nom de l’acheteur, le tarif à appliquer et des mémos, - Atelier : La vente d’un véhicule est automatiquement associée à l’atelier par défaut indiqué dans l’onglet Facturation des Préférences. - Numéro de police obligatoire : l’appel du véhicule intègre automatiquement le numéro de police saisi dans la fiche du véhicule. 12.2.3.2 Le corps de la facture Cette zone permet de saisir diverses informations concernant la vente (délai de livraison, garantie, ..) ou encore d’ajouter des options (pare-chocs métallisé, plaque d’immatriculation, essence…). Remarque Saisie conforme à la procédure de saisie du corps des autres types de documents de Vente de EBP Automobile V10 12.2.3.3 Le pied de facture Le pied de facture est automatiquement renseigné à partir des renseignements saisis dans la fiche du véhicule qui peuvent bien entendu être saisis directement ou modifiés. La zone Cession Cette zone permet d’appeler une facture de type Cession dans laquelle vous avez enregistré les opérations effectuées pour la remise en état du véhicule avant la vente. En pied de la facture, le montant Cession/Garantie est alors mis à jour. Le montant de cette facture peut soit être ajouté au montant de vente du véhicule, soit être ajouté au prix d’achat (ce qui diminue votre marge). C’est un choix à déterminer dans les préférences de la société (onglet Vn/Vo + Imputer le montant des cessions au prix de vente de véhicule). TVA - Pour un véhicule neuf, la TVA sera calculée sur le montant total hors taxe du véhicule. - Pour un véhicule d’occasion : - Si la case « Achat soumis a TVA » est cochée dans sa fiche, la TVA sera calculée sur la marge. - Si la case « Achat soumis a TVA » est décochée dans sa fiche, la TVA sera calculée sur le montant total hors taxe du véhicule. Remarque : Le logiciel applique automatiquement le taux de TVA du code 1. Le prix de vente HT du véhicule est soit le prix de vente, soit le prix de vente augmenté du montant de la facture de Cession associée (choix à déterminer dans les préférences de la société). 12.2.4Les impressions 12.2.4.1 Documents administratifs La commande Vn/Vo+documents administratifs du menu impression permet d’obtenir des documents administratifs (exemple : Demande d’immatriculation, Déclaration de cession …). 59 12.2.4.2 Ventes VN/VO La commande VN/VO+Ventes VN/VO du menu Impressions propose un état des ventes de vos véhicules VN/VO pour la totalité des véhicules vendus sur la période ou pour un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de sociétés. Vous obtenez ainsi les renseignements suivants : la date de la vente, le modèle du véhicule, la date de première mise en circulation, le montant de la réparation cession, le prix de vente, la marge réalisée. 12.2.4.3 Parc VN/VO La commande VN/VO+Parc VN/VO du menu Impressions permet d’obtenir un état des véhicules entrés ou sortis sur une période donnée pour la totalité des types de véhicules ou un type donné : Véhicules Neufs, Véhicules d’Occasions et /ou Véhicules Utilitaires, Véhicule de Sociétés. 12.3Module Pointeuse Le module Pointeuse est une option du logiciel EBP Automobile V10. Pour vous le procurer, consultez notre service commercial au : 01 34 94 80 20. Une fois en possession du code d’accès, activez le menu ? + Licence + 1er bouton Changer puis cochez la case Modules, et introduisez-le dans la zone pointeuse. Puis validez. 12.3.1Spécificité du module La pointeuse permet d’enregistrer le détail des heures achetées à vos compagnons grâce à une saisie automatique ou journalière. La gestion des heures permet de transformer les heures achetées en heures vendues par rattachement à un OR ou une facture et plus encore à une ou plusieurs opération(s) de Main-d’œuvre. Pour utiliser ce module, l’administrateur doit : - Créer les fiches activités - Créer les fiches compagnons - Paramétrer l’onglet Pointeuse dans le Société + Préférences + Onglet Pointeuse - Paramétrer dans les options de la pointeuse à partir du menu Outils. 60 13Index A Achat 42 Aide 1 Aperçu à l écran 50 Article 11, 14, 16, 17, 18, 26, 48 Assistance technique 1 B Banque 28 C Code de débridage 4 Codes remises 18 Compagnon 5, 27, 43, 44, 60 Corps de facture 34 Couleurs 22 D Dépôts de stock 27 Désinstallation du programme 4 Document 28 E Echéance 37 Emplacements 28 Enregistrement 5 F Facture 37, 38 Famille 25 Franchise 32 G Gestion des garanties 30 H Historique 23 I Immatriculation 19 Importation 54 Imprimante 49 Installation du produit........................................3 Intermédiaire..................................................23 L Lancement du logiciel........................................4 Lettre de change.............................................27 Liste................................................................7 M Modèles..........................................................22 O Opération.......................................................30 Option............................................................22 Ordre de réparation.........................................37 P Pays..............................................................28 Peinture.........................................................31 Pointer......................................................39, 41 Pointeuse.......................................................22 R Récupération des dossiers crées sous EBP Garage. 9 Récupération des dossiers crées sous un autre logiciel..........................................................9 Regroupement...........................................45, 57 Réparation......................................................57 Réseau............................................................1 S Saisie.............................................................32 Sauvegarde et restauration...............................52 Société............................................................9 Stock.............................................11, 23, 45, 48 T Transfert........................................................29 Type de facturation..........................................25 V Vernis............................................................16 Pour les MRA, réparateurs agréés et Agents Automobile v10 Que vous soyez MRA, réparateur agréé, agent de marque ou carrossier, EBP Automobile vous permet de gérer toute votre activité commerciale : devis, O.R., factures, interfaces avec les outils de chiffrage, règlements, suivi de votre activité et transfert en comptabilité. Facturez rapidement Réalisez rapidement vos O.R ou devis et transférez-les en un clic en facture. Et pour gagner toujours plus de temps le logiciel propose des interfaces avec de nombreux outils de chiffrage mécanique et carrosserie. Importez vos tarifs Importez de nombreux tarifs constructeurs* dans le logiciel. Vous disposez ainsi de prix toujours à jour et pouvez les utiliser immédiatement pour rédiger vos devis. Gérez les forfaits Pour facturer plus rapidement vos prestations vous pouvez appliquer des forfaits génériques ou pour un type particulier de véhicule. Suivez vos clients Fidélisez vos clients en pensant à leur rappeler les interventions obligatoires sur leurs véhicules. Vous pouvez créer dans le logiciel autant d’alertes techniques que vous le souhaitez (vidange, plaquette de freins…). Analysez votre activité Combien d’O.R. sont en cours ? Sur quels modèles de voitures intervenez-vous le plus souvent ? Quel est votre C.A. du mois ? Analysez rapidement votre activité à l’aide des statistiques détaillées. LES 5 POINTS CLES * nous consulter pour obtenir la liste et les tarifs Les outils de chiffrage et catalogues électroniques La récupération des données Vous pouvez coupler l’utilisation de votre logiciel de gestion EBP avec celle de votre outil de chiffrage. Une fois les paramétrages effectués vous pouvez lancer votre outil de chiffrage directement depuis EBP Automobile, effectuer votre devis et récupérer les données directement dans l’O.R. ou la facture de votre logiciel. Cette utilisation vous évite de ressaisir les informations issues de votre outil de chiffrage et vous gagnez en effi cacité et en rapidité ! Nos principaux partenaires EBP propose des interfaces avec plusieurs partenaires du chiffrage automobile mais aussi plusieurs catalogues électroniques constructeurs (Bosch, AD…). Vous disposez de la liste complète de nos interfaces dans les fonctions principales au dos de cette fi che. Les tarifs constructeurs Vous pouvez importer la plupart des tarifs* constructeurs dans le logiciel ainsi que certains temps barèmés. * nous consulter pour connaître la liste et les conditions ZOOM sur des fonctions clés La création d’une pièce de vente Une fois votre client sélectionné, vous récupérez toutes ses informations dans l’entête de votre document et pouvez accéder en un clic à l’historique des réparations de son véhicule. Vous élaborez ensuite votre devis ou votre estimation en utilisant votre fi chier articles ou bien à partir d’outils de chiffrage. Le transfert des pièces de vente Gagnez du temps au quotidien ! Le transfert d’une estimation en O.R ou en facture se fait en un clic, sans aucune ressaisie. Bien entendu, vous pouvez toujours à chaque étape modifi er vos documents de vente si besoin (ajout ou suppression d’un article, modifi cation du prix...) sans être bloqué. Transférez votre devis en facture en un clic et sans aucune ressaisie. Les documents de vente Gérez l’ensemble de la chaîne commerciale dans votre logiciel : devis, estimation, ordre de réparation, facture… Le métier de la réparation automobile nécessite d’utiliser un logiciel de gestion capable d’échanger et de communiquer avec d’autres outils et solutions. C’est pour cela qu’EBP Automobile dispose d’interfaces avec plusieurs outils de chiffrage et catalogues électroniques et permet d’importer de nombreux tarifs constructeurs.... Optez pour une solution métier 100% ouverte sur l’extérieur ! Utilisez les interfaces avec les outils de chiffrage pour réaliser rapidement vos devis et vos factures Créez jusqu’à 4 types de forfaits différents Vous pouvez créer quatre sortes de forfaits pré-modélisés : • les forfaits génériques, dont le contenu de base s’applique pour tous les véhicules. • les forfaits par marque, permettant de défi nir des forfaits spécifi ques à chaque marque de véhicule. • les forfaits par modèles, associés à une gamme de véhicule dans un modèle et une marque particulière. • les forfaits par type de véhicule, associés à un type de véhicule dans un modèle et une marque précise. Les forfaits La gestion des forfaits permet de défi nir des prestations composées de plusieurs articles (pièces et main-d’œuvre) facturées à un prix forfaitaire. Par exemple un forfait vidange ou un forfait amortisseurs. Transférez votre devis en facture La communication avec les outils extérieurs Créez jusqu’à 4 types de forfaits différents Utilisez les interfaces avec les outils de chiffrage L’historique des réparations Cet historique est disponible dans chaque fi che véhicule et vous permet de visualiser immédiatement l’ensemble des réparations effectuées. En cliquant sur une ligne vous accédez directement au document de vente correspondant. Les alertes techniques Pour chaque véhicule vous pouvez défi nir des alertes techniques afi n de rappeler à vos clients les interventions obligatoires sur leur voiture. Vous pouvez créer autant d’alertes que vous le souhaitez : usure des pneus, changement des plaquettes de freins, vidange... Un moyen rapide de fi déliser vos clients sur des opérations courantes ! Grâce à l’historique détaillé et aux alertes techniques vous pouvez suivre effi cacement vos clients et les fi déliser sur les interventions les plus courantes. Module Collision Conçu pour les carrossiers il permet de traiter effi cacement la facturation carrosserie : multi-chocs, prise en charge assurance, franchise, vétustés, SGC, interfaces avec les outils de chiffrage spécialisés carrosserie (Sidexa, Lacour...), liaison directe DARVA via le module DARVA. Module DARVA Direct (uniquement avec le Pack Carrosserie ou le module Collision) Grâce à l’interface directe avec DARVA, vous échangez facilement avec les assurances et mutuelles : vous récupérez automatiquement les avis de sinistre dans votre logiciel EBP et vous envoyez vos factures et suivis de dossier. Module Dépannage Ce module permet la gestion des interventions de dépannage et de remorquage de A à Z. Il prend également en compte la création de différents tarifs (jour / nuit / km...) et la gestion des véhicules d’interventions. Module Vn/Vo Spécifi que à la vente de véhicules il permet la gestion de véhicules neufs, utilitaires ou d’occasion, la gestion du parc de vente et l’élaboration de factures spécifi ques à l’activité. Module Ventes Comptoir Conçu pour la vente de pièces détachées et accessoires il permet de réaliser des factures spécifi ques à l’activité, de gérer le multi-ateliers et le multi-dépôts. Module Pointeuse (uniquement avec le Pack Carrosserie ou le module Collision) Il permet de saisir les heures journalières des compagnons, en automatique avec utilisation ou non d’une douchette. Le module permet aussi de rapprocher les activités de l’atelier avec les heures facturées et d’éditer des statistiques. * Tout les modules sont à acquérir séparément du logiciel EBP Automobile EBP Automobile est conçu pour s’adapter à votre activité. Que vous soyez carrossier, mécanicien, dépanneur ou que vous ayez une activité de vente de véhicules ou de pièces détachées, nous avons la solution de gestion qui répond à vos besoins. Choisissez les modules* qui vous conviennent ! Les modules La gestion de vos clients Accédez rapidement aux fi ches sur les réparations antérieures d’un véhicule. Document non contractuel - octobre 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 Fonctions Principales Caractéristiques générales • Menu contextuel et volet de navigation • Aide en ligne • Version réseau (en option) Sécurité des dossiers • Dossier protégé par un mot de passe • Gestion des utilisateurs avec défi nition de droits • Archivage des données et visualisation de l’archivage en temps réel Fichier clients • Possibilité de soumettre ou non un client à la TVA • Liste des véhicules associés à un client • Historique des documents de vente Fichier véhicules • Renseignements des informations de la carte grise • Gestion des informations vidange et contrôle technique (dates, alertes…) • Association de plusieurs clients à un même véhicule en indiquant leur fonction • Création illimité d’alertes techniques (par dates, par kilométrage…) Pièces et main d’œuvre • Création de groupes de pièces avec possibilité de chaîner des articles • Création de forfaits : génériques, par marque, par modèle ou par type de véhicule • Choix du tarif main d’œuvre (Mécanique, Tôlerie, Peinture, Forfaitaire) • Gestion des temps barèmés Tarifs et remises • Affectation d’une grille de remise à un client, un fournisseur ou une assurance • 7 taux et 7 remises de main-d’œuvre paramétrable et 4 taux et 4 remises d’ingrédient • 6 taux de remise applicables en pied de document (pièce, peinture, ingrédient, mécanique, tôlerie, facture) Ateliers • Type de facturation par atelier • Association d’un tarif et d’un dépôt Devis - Facturation • Recherche multicritères intelligente par type de document et personnalisation de la grille de recherche par des couleurs • Création des différents documents de vente : estimation de travaux, devis de réparation, ordre de réparation, facture de réparation… • Transfert d’un devis ou O.R. en facture sans ressaisie • Création de facture de garantie • Duplication des factures en avoirs • Saisie du port et du divers TTC en pied de document • Génération d’une échéance Outils de chiffrage mécanique et carrosserie • Interfaces disponibles avec les outils suivants : Cromauto II (ETAI), AutoPass (ETAI), XCat II (ETAI), Atelio (ETAI), CatTronic (ETAI), Sidexa, Diva (Lacour), SilverDAT, Interfacio (ETAI), Atelio Chiffrage, Motelio (réseau MOTRIO), Motorcraft (agents Ford), Atelion (agents Peugeot), Gefi sio (réseau Gef’Auto), Precisio (réseau Precisium), Atelio AfterMarket Catalogues électroniques • Interfaces disponibles avec les outils suivants : Dialogys (Renault), Autossimo (réseau Autodistribution), EsiTronic (réseau Bosch) Données constructeurs • Import de plupart des tarifs constructeurs et de certains temps barèmés* Règlements • Saisie des règlements à partir du document de vente • Lettre de change et de prélèvement Achats • Approvisionnement automatique des articles • Génération d’une commande à partir d’un O.R. • Recherche multicritères par fournisseur, commande, facture, date… • Suivi des stocks (en commande et à commander) • Réception partielle ou complète des commandes • Regroupement des bons de réception • Inventaires simples et rétroactifs Statistiques • Statistiques et évolution du CA par fi ches (clients, véhicules, ventes…) Traitements • Gestion des écarts de règlement • Remise en banque avec génération du fi chier ETEBAC • Agenda (RDV client, fournisseur, experts…) et alertes Impressions • Impression de traites, de relevés de factures, d’échéanciers, d’états comptables… • Impression des mouvements de stock, des listes clients, véhicules, articles… Importation - Exportation • Import des fi chiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6 prologue (nous consulter), Vega (nous consulter), Solycar, AssLog et autres (nous consulter) • Transfert des écritures vers EBP Compta Classic 2009 ou PRO v13 * nous consulter pour obtenir la liste et les tarifs Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP2 • Windows Vista ® SP1* *Windows Vista ® version 32 bits Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Confi gurations Minimales Requises : • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista ® ) • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 500 Mo 30 jours d’Assistance offerts pour bien démarrer ! Gagnez du temps Grâce à la recherche multicritères « intelligente » du logiciel vous trouvez instantanément le document dont vous avez besoin : O.R en cours, factures à payer, factures réglées… Facturez simplement Rédigez vos estimations ou vos O.R. et par un simple clic transférezles directement en factures sans avoir à ressaisir vos données. Suivez vos clients Grâce à l’historique des réparations, vous pouvez visualiser en un coup d’oeil la liste des interventions effectuées par véhicule. Vous savez toujours où vous en êtes lorsqu’un client revient vous voir. Gérez les règlements Enregistrez facilement les règlements de vos clients grâce à l’assistant de saisie. Il suffi t de suivre le guide ! Vous savez ainsi en temps réel si un client vous doit encore de l’argent ou non. Communiquez facilement Transformez vos factures et vos règlements en écritures comptables et, sans aucune ressaisie, transférez-les dans EBP Compta 2009. LES 5 POINTS CLES Fonctions Principales Caractéristiques générales • Menu contextuel et Volet de Navigation intelligent • Ergonomie paramétrable (formats d’affi chage des données, personnalisation des listes) Sécurité des dossiers • Dossier protégé par un mot de passe • Archivage des données et visualisation de l’archivage en temps réel Pièces et main d’œuvre • Création de forfaits génériques, par marque, par modèle ou par type de véhicule • Choix du tarif main d’œuvre (Mécanique, Tôlerie, Peinture, Forfaitaire) • TVA sur huile • Famille d’articles avec choix des comptes comptables Tarifs et remises • Affectation d’une grille de remise à un client • 7 taux et 7 remises de main-d’œuvre paramétrable et 4 taux et 4 remises d’ingrédient • 6 taux de remise applicables en pied de document (pièce, peinture, ingrédient, mécanique, tôlerie, facture) Fichier clients • Possibilité de soumettre ou non un client à la TVA • Liste des véhicules associés à un client • Paramétrage d’un mode de règlement, d’un tarif • Possibilité d’imprimer un relevé de factures • Possibilité de bloquer le compte client et de mettre un plafond • Historique des documents de vente Fichier véhicules • Renseignements des informations de la carte grise • Gestion des informations vidange et contrôle technique (dates, alertes…) • Association de plusieurs clients à un même véhicule en indiquant leur fonction • Insertion de photos • Changement d’immatriculation Ateliers • Type de facturation par atelier (Mécanique, Cession, Garantie) • Association d’un tarif et d’un dépôt Devis - Facturation • Création des différents documents de vente : estimation de travaux, devis de réparation, ordre de réparation, facture de réparation… • Recherche multicritères intelligente par type de documents et personnalisation de la grille de recherche par des couleurs • Reprise automatique des remises clients • Saisie du port et du divers TTC en pied de document • Duplication des factures en avoirs Règlements • Saisie des règlements à partir du document de vente Un logiciel simple d’utilisation, idéal pour les MRA et réparateurs agréés pour une première informatisation. Il vous permet de suivre vos fi chiers clients et véhicules, de facturer vos prestations (devis, O.R., factures) et d’enregistrer vos règlements. Pour les MRA et réparateurs agréés Auto Start v10 Quel logiciel choisir ? EBP Auto Start v10 EBP Automobile v10 Gestion des clients et des véhicules   Création de documents de vente (devis, O.R., factures) et de forfaits   Saisie des règlements et transfert en comptabilité   Interfaces avec les outils de chiffrage (Atelio, Cromauto, Autopass…)  Gestion des heures compagnons  Version réseau (en option)  Confi gurations Minimales Requises : • Processeur : Intel Pentium 4 - 2 gHz ou équivalent • Mémoire : 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista) • Ecran supportant une résolution de 1024x768 (24 bits) Systèmes d’exploitation supportés : • Windows® 2000 SP4, XP SP2 ou Vista® Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Document non contractuel - octobre 2008 - Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 Statistiques • Statistiques et évolution du CA par fi ches (pièces et main d’œuvre, clients, véhicules, ateliers, ventes) Traitements • Remise en banque Impressions • Impression de relevés de factures, d’états comptables… • Impression des listes clients, véhicules, articles • Impression du résultat des ventes, du résultat par articles Importation - Exportation • Import/export paramétrable des fi chiers clients, véhicules et pièces • Import des fi chiers API, Vulcain 4.5 et 4.02, IDS6 prologue (nous consulter), Vega (nous consulter), Solycar, AssLog et autres (nous consulter) • Transfert des écritures vers EBP Compta Classic 2009 ou PRO v13 Défi nissez des couleurs pour identifi er rapidement vos documents (factures, devis…) ZOOM sur la recherche multicritères Cette fonction du logiciel vous permet d’obtenir une vue rapide de tous vos documents de vente et de les retrouver facilement. Grâce à la recherche multicritères d’Auto Start vous pouvez retrouver rapidement le document dont vous avez besoin. Il vous suffi t de choisir les critères du document souhaité et la liste apparaît automatiquement en dessous. Vous pouvez par exemple faire une recherche pour obtenir toutes les factures non réglées : un moyen rapide de savoir quels clients vous doivent de l’argent ! Vous pouvez aussi rechercher tous les O.R. en cours afi n d’évaluer la charge de travail de l’atelier... Pratique ! Vous pouvez paramétrer votre grille de recherche en attribuant des couleurs à chaque document de vente : bleu pour les O.R., orange pour les factures… Un moyen facile de s’y retrouver plus rapidement. 30 jours d’Assistance offerts pour bien démarrer ! EBP Assistants juridiques 2010 Aide ii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation EBP....................................................................................................................2 Préambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des données .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 Présentation du logiciel ..........................................................................................................................5 Comment ouvrir un assistant juridique ?...................................................................................................6 Affichage du contenu de l'assistant ..........................................................................................................7 Impression du contenu de l'assistant........................................................................................................8 Les éditeurs de texte..............................................................................................................................9 Choix de l’éditeur................................................................................................................................9 Ouverture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Fermeture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Les barres ..........................................................................................................................................10 Les barres d’outils.............................................................................................................................10 La barre Format.............................................................................................................................10 La barre Standard ..........................................................................................................................10 La barre de raccourcis .......................................................................................................................11 La barre de statut.............................................................................................................................11 Affichage des barres d’outils...............................................................................................................11 La bibliothèque juridique ......................................................................................................................12 Le sommaire ....................................................................................................................................12 Déplacement dans le sommaire .......................................................................................................12 Développement du sommaire ..........................................................................................................12 Ajout dans le sommaire ..................................................................................................................12 Supprimer dans le sommaire ...........................................................................................................12 Modifier dans le sommaire...............................................................................................................12 Disposition des zones d'affichage ........................................................................................................14 Recherche dans la bibliothèque...........................................................................................................15 Signet .............................................................................................................................................16 Création d’un signet .......................................................................................................................16 Accès à un signet...........................................................................................................................16 L'acte-type.......................................................................................................................................17 Contenu d’un Acte-type ..................................................................................................................17 Utilisation d’un acte-type ................................................................................................................17 Les guides ..........................................................................................................................................18 La lettre .............................................................................................................................................19 Comment créer sa propre lettre ? .......................................................................................................19 Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type ..................................................................................19 Créer une lettre vierge....................................................................................................................19 Mise en forme du texte......................................................................................................................20 Déplacement dans le texte ..............................................................................................................20 Sélection de texte ..........................................................................................................................20 Saisie de texte...............................................................................................................................20 Déplacement /Copie de paragraphe..................................................................................................21 Attributs .......................................................................................................................................21 Bordure et trame ...........................................................................................................................21 Insertion dans le texte....................................................................................................................22 Correcteur orthographique ..............................................................................................................22 Annulation ou répétition d’une fonction.............................................................................................22 Travail sur la lettre............................................................................................................................23 Les pages de la lettre .....................................................................................................................23 Enregistrement de la lettre..............................................................................................................23 Aperçu écran de la lettre.................................................................................................................23 Impression de la lettre....................................................................................................................23 Ouvrir une lettre ............................................................................................................................24 L'éditeur interne ...............................................................................................................................25 Entête et Pied de page....................................................................................................................25 Corps de la page............................................................................................................................25 Le contenu de la lettre....................................................................................................................25 Table des matières iii Mise en forme de la page...................................................................................................................26 Le contenu de la lettre.......................................................................................................................27 Recherche/Remplace d'un mot.........................................................................................................27 Visitez le site EBP ................................................................................................................................28 Nous contacter ....................................................................................................................................29 Index .................................................................................................................................................31 1 Félicitations ! Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Assistants juridiques et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : - La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. - Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter. 2 Convention d'utilisation EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la Convention d'utilisation EBP 3 récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages : Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des avertissements, remarques, astuces et exemples : Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Présentation du logiciel La gamme des Assistants Juridiques est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique particulière. Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de connaissances techniques préalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes : Assistants en Droits du Particulier Pratic, Assistants en Droit des Sociétés Pratic, Assistants en Droit du Travail Pratic, Assistants en Droit des Affaires Pratic, Assistants en Droit Immobilier Pratic. 6 Comment ouvrir un assistant juridique ? La barre de raccourcis (vue EBP) affiche un icône par assistant juridique (bibliothèque) installé. Cliquez dessus pour ouvrir la vue de la bibliothèque correspondante. Vous pouvez également ouvrir un assistant juridique à partir du menu Fichier + Ouvrir base de données. Sélectionnez alors le fichier d’extension KMD correspondant à l’assistant. 7 Affichage du contenu de l'assistant Le contenu de l'assistant peut être afficher dans un document à partir du menu Outils + Afficher le contenu complet. Il contient le guide de chaque catégorie ou sous-catégorie du sommaire. Il peut être imprimé à l'aide du raccourci clavier CTRL + P ou du menu Fichier + Imprimer. 8 Impression du contenu de l'assistant L'impression du contenu de l'assistant (Guides de chaque catégorie ou sous catégorie du sommaire) est possible à partir du moment ou vous avez sélectionné "afficher le contenu complet de l'assistant". 9 Les éditeurs de texte Pour réaliser votre lettre, le logiciel peut lancer deux éditeurs de texte : un éditeur interne, Microsoft Word ™ (si vous le possédez). Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. Choix de l’éditeur Pour choisir l’éditeur, activez les options du logiciel, puis : Cochez l’option Utiliser Microsoft Word pour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet d’effectuer des mises en forme plus poussées) Ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser l’éditeur interne). Ouverture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre automatiquement lorsque : vous créez une lettre vierge (commande Nouveau du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + N), vous créez une lettre à partir d’un modèle d'acte-type (commande Nouveau depuis modèle du menu Fichier ou icône ), vous ouvrez un document existant (commande Ouvrir du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + O). Fermeture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre dans une fenêtre. Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer la fenêtre avec la croix ou avec le menu Fenêtre ou le raccourci clavier Ctrl + F4. 10 Les barres Les barres d’outils La barre Format Permet de choisir la police de caractères. Permet de choisir la taille des caractères Met en gras Met en italique Souligne le texte Barre le texte Couleur du texte / Couleur du fond de paragraphe Alignement de texte dans le paragraphe (gauche, centré, droit, justifié) La barre Standard Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge. Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge à partir de l'acte-type courant. Ouvre une lettre Enregistre la lettre courante. Annuler les dernières manipulations Répète la dernière manipulation Lance l’aperçu de la lettre. Lance l’impression de la lettre ou de l'acte-type courant Lance le correcteur orthographique Copie la sélection dans le presse-papiers Coupe la sélection dans le presse-papiers Colle le contenu du presse-papiers à la position du curseur Ouvre la boite de dialogue de recherche d’un mot dans la lettre Recherche le mot suivant Ouvre la boite de dialogue de remplacement Zoom ou réduit la page Ouvre l’aide en ligne Active Internet Explorer Les barres 11 La barre de raccourcis La barre de raccourcis est composée de plusieurs vues : Vue EBP Chaque icône correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP. Leur nombre dépend du nombre d’assistant que vous possédez. Vue Outils Elle donne accès aux options du logiciel, à l’explorer, à Internet Explorer. Vue MS Office Elle donne accès aux logiciels du pack MS Office. La barre de statut Cette barre affiche des messages d’aide et d’état (numéro de la page courante, ...) Affichage des barres d’outils Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel, vous déterminez si les barres de raccourcis et de statut doivent ou non s’afficher par défaut. 12 La bibliothèque juridique Le sommaire Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments : les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre, les documents représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône. Déplacement dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. Ajout dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + Ajouter. Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image : - Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. - Les feuilles sont les documents. Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du chapitre. Remarque ! Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au document. Supprimer dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + supprimer. Un message, vous demande de confirmer la suppression. Attention ! La suppression est irréversible. Modifier dans le sommaire La bibliothèque juridique 13 A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + modifier. Le titre et l'image de votre sélection s'affichent automatiquement. Vous pouvez ensuite réaliser les modifications que vous souhaitez (modification du titre, changement de l'image, de l'ordre dans le chapitre...). Rappel ! Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. Les feuilles sont les documents. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 14 Disposition des zones d'affichage Il est possible de modifier la disposition des zones d'affichage (sommaire, signet, recherche, guide, acte) par le menu Affichage + Disposition. Par défaut, vous visualisez la disposition du modèle 2. Différentes possibilités d'affichage sont disponibles : Modèle 1 Vous disposez de 2 zones verticales d'affichage : une zone contenant les 3 onglets (Sommaire, Signets et Recherche) une zone contentant les 2 onglets (Guide et acte type) Modèle 2 Vous disposez de 3 zones d'affichage : une zone à gauche contenant les 3 onglets : Sommaire, Signets et Recherche une zone contentant les Guides une zone contenant les actes types Les 2 dernières zones sont affichées l'une en dessus de l'autre. Personnalisée Vous disposez des zones d'affichage de base et vous avez la possibilité de changer la disposition, modifier la taille de celles-ci, ... La bibliothèque juridique 15 Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés. Sélectionnez le document et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Afficher. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 16 Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Elément que vous pensez consulter régulièrement). Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent. Accès à un signet Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à. Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour. La bibliothèque juridique 17 L'acte-type L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre lettre. Les Actes-types et les guides sont modifiables. Contenu d’un Acte-type L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données différents : Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. Utilisation d’un acte-type Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités : modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type) activez le menu Fichier + Nouveau depuis modèle. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle lettre contenant le texte-type. 18 Les guides L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type. Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone guide vos informations. Les guides de l'assistant peuvent également être éditer. 19 La lettre Comment créer sa propre lettre ? Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte. Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge. Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de : Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle, Cliquer sur l’icône de la barre Standard : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l'acte-type, Faire les modifications de texte souhaitées, Faire la mise en page de la lettre, Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre, Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier, Lancer l'impression. Créer une lettre vierge Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 20 Mise en forme du texte Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre lettre. Déplacement dans le texte Sélection de texte Saisie de texte Déplacement/Copie de texte Attributs de texte, de paragraphe Insertion de données (image, fichier, symbole, tableau) Correcteur orthographique Annulation/Répétition d'une fonction Encadrement et trame de paragraphe Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection de tableau Cliquez dans le tableau, activez le menu Edition + Sélectionner le tableau. Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère La lettre 21 Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches  + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper… ou le raccourci clavier Ctrl + X. Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. La copie de texte correspond à Copie/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format. Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d'outil Format propose quelques raccourcis icônes. Bordure et trame Encadrement La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés (voir Retour à la ligne). EBP Assistants juridiques 2010 Aide 22 L’icône encadre le contour de la sélection. Trame La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP. Correcteur orthographique Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignoré ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot). Annulation ou répétition d’une fonction Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire ou le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Shift + Z. La lettre 23 Travail sur la lettre Cette partie permet de voir les points suivants : - Les pages de la lettre - L'enregistrement de la lettre - L'aperçu de la lettre - L'impression de la lettre - La fermeture de la lettre - L'ouverture d'une lettre Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir du menu Affichage. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu. Avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page. Déplacement de page en page Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou les raccourcis clavier Ctrl + et Ctrl + . Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Aperçu écran de la lettre Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu. Impression de la lettre EBP Assistants juridiques 2010 Aide 24 Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + O et choisissez la lettre de votre choix. La lettre 25 L'éditeur interne La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pied. Entête et Pied de page Les onglets Entête et Pied servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répétera sur toutes les pages de votre lettre. Corps de la page L’onglet Corps reçoit la copie de l'acte-type et permet de définir la lettre elle même. Astuce Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé. Le contenu de la lettre Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante, en mettant en forme le texte (déplacement, copie, attribut), la page, en recherchant un mot, en le remplaçant par un autre, ... EBP Assistants juridiques 2010 Aide 26 Mise en forme de la page Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier : le format de la page, les marges d’impression l’orientation du papier (Portrait ou Paysage). La lettre 27 Le contenu de la lettre Recherche/Remplace d'un mot Recherche d'un mot La fonction de Recherche de l’éditeur permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. Remplacement d'un mot La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Astuce Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Crtl + F3 pour passer de mot en mot recherché. Remarque La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses. 28 Visitez le site EBP Cette fenêtre est accessible par le menu Internet. Pour avoir la possibilité d'accéder au site EBP, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 29 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 31 Index A Acte-type ......................................................17 Affichage du contenu de l'assistant .....................7 Aide................................................................4 Ajouter dans le sommaire................................12 Alignement ....................................................20 Annuler une fonction.......................................20 Aperçu de la lettre ..........................................23 Assistant juridique ........................................5, 6 B Barre de raccourcis .........................................10 Barre de statut...............................................10 Barre d'état ...................................................10 Barre d'outils .................................................10 Barre Format .................................................10 Barre Standard...............................................10 Base de donnée Ouvrir ..........................................................6 Bibliothèque Ouvrir ..........................................................6 C Comment créer sa propre lettre ? .....................19 Comment ouvrir un assistant juridique ?..............6 Contenu de l'assistant.......................................8 Convention d'utilisation EBP...............................2 Correcteur orthographique...............................20 Couleur de fond de paragraphes .......................20 Création de lettre ...........................................19 D Déplacement dans la lettre ..............................20 Déplacement de texte .....................................20 Développement du plan...................................12 Disposition des zones d'affichage......................14 Document......................................................12 Dossier..........................................................12 E Editeur de texte.......................................... 9, 25 Editeur interne ........................................... 9, 25 Encadrement de paragraphes...........................20 Encadrement de tableaux ................................20 F Félicitation.......................................................1 Fermeture de l'éditeur.......................................9 Fichier (insertion) ...........................................20 Fin de paragraphe...........................................20 G Gras .............................................................20 Guide............................................................18 I Image (insertion) ...........................................20 Impression de la lettre ....................................23 Impression du contenu de l'assistant...................8 Insérer un fichier HTML ...................................20 Insérer un tableau ..........................................20 L Le sommaire..................................................12 Les barres .....................................................10 Les signets ....................................................16 Lettre............................................................19 Ligne de pointillés...........................................23 M Marges de la page ..........................................26 Microsoft Word.................................................9 Mise en forme de la page.................................26 Mise en forme du texte....................................20 Mode Insertion...............................................20 Mode Normal .................................................23 Mode Page.....................................................23 Mode Refrappe ...............................................20 Modification dans le sommaire..........................12 N Nous contacter ...............................................29 Nouvelle lettre................................................19 O Onglet Acte-type ............................................17 Onglet Guide..................................................18 Orientation de la page.....................................26 Ouverture de l'éditeur .......................................9 Ouverture d'une lettre.....................................23 Ouvrir un assistant ...........................................6 Ouvrir une bibliothèque .....................................6 P Page mise en forme .............................................26 Page d'une lettre ............................................23 Paysage ........................................................26 Plan ..............................................................12 Portrait..........................................................26 Présentation de l'aide........................................4 Présentation du logiciel .....................................5 R Recherche dans la bibliothèque ........................15 Recherche d'un mot........................................27 Rechercher un document.................................15 Remplacement d'un mot..................................27 Répéter une fonction.......................................20 Retour à la ligne.............................................20 Retrait...........................................................20 S Saisie de texte ...............................................20 Saut de page .................................................23 Sauvegarde de la lettre ...................................23 Sélection de toute la lettre..........................................20 d'un mot.....................................................20 Signets..........................................................16 Site EBP ........................................................28 Sommaire......................................................12 Souligné........................................................20 Suppression dans le sommaire .........................12 T Tableau (insertion) .........................................20 Texte attributs .....................................................20 Travail sur la lettre .........................................23 Trouver rapidement un document.....................16 Z Zones à renseigner .........................................17 Zoom............................................................23 Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances…), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA...) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. PGI La Fiche Produit Progiciel de Gestion Intégré Ligne PME Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Ligne PME Le PGI Ligne PME Open LineTM est un logiciel de gestion qui allie richesse fonctionnelle, simplicité, puissance et performance pour répondre aux besoins les plus pointus des PME. Ligne PME Decisionnel PERSONNALISABLE INTEGRE Le PGI Ce logiciel est un intégré, cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks…) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. La richesse fonctionnelle Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôt, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan, la comptabilité analytique, la gestion budgétaire... Les tableaux de bord personnalisables Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performances de votre activité commerciale ou de votre comptabilité (meilleurs clients, évolution de CA, trésorerie, budget réalisé...). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS… Les statistiques paramétrables Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article… Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. L’analyse des résultats et OLAP Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... La personnalisation Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer…. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager... Le paramétrage des éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Fonctions Principales Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Plan Comptable Entreprise • Plan Comptable Syndicat • Champs personnalisés • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients et prospects : choix du mode de relance (courrier, email, téléphone), modification de la date d’échéance, du niveau de relance... • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses de facturation et de livraison • Publipostage • Clients/fournisseurs en sommeil/bloquésc/partiellement bloqués Gestion des articles • Articles/Famille articles • Code article type bien ou service • Image associée à l’article • Etiquettes avec code-barres • Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/partiellement bloqués • Articles non facturable Gestion des stocks • Gestion de stock en multi-dépôts dont dépôt de transit • Ordres et bons de transfert (traitement total ou partiel) • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Possibilité de compléter une commande fournisseur existante • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et des achats • Devis, Commandes, BL, BR • Frais de port • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Facturation d’articles non référencés • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération de fichier SEPA : virement SEPA, prélèvement SEPA, virement international • Historique simple ou détaillé de toutes les pièces d’un client, d’un fournisseur • Historique d’un document • Historique des lignes de chaque document (pièce) • Transfert de documents • Journal des évènements • Gestion du multi-devises (règlements, écarts, téléchargement des cours) • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée Gestion des commerciaux/ collaborateurs • Fichier commerciaux/collaborateurs • Barème de commissionnement • Liste avec détail du calcul des commissionnements • Commerciaux/collaborateurs en sommeil/bloqués/partiellement bloqués Gestion des nomenclatures • Nomenclature de type fabrication • Nomenclature de type commercial avec prise en compte de la TVA sur les composants • Multi-niveaux • Gestion de la somme des prix d’achat ou des prix de vente HT, TTC ou prix de revient • Ordres de fabrication/Bons de fabrication (traitement total ou partiel) • Ordres d’assemblage/Bons de désassemblage (traitement total ou partiel) Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances et des pointages Traitements comptables • Saisie par journal et au kilomètre • Saisie pratique et guidée • Association de comptes pour automatiser la saisie journal • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des relevés au format ETEBAC • Télédéclaration de TVA multi-destinataires: DGFiP et OGA • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Déclaration 3519 • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Télédéclaration de TVA au format EDI* • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Grand-Livre/Balance interactifs • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Justificatif de TVA • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Gestion automatique de l’OD de TVA • Génération de fichier SEPA : virement SEPA, prélèvement SEPA, virement international • Echéancier interactif Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 837 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Ligne PME Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Consultation interactive • Grilles analytiques • Réaffectation analytique • Gestion des budgets analytiques et généraux • Statistiques budgétaires Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation des comptes clients et fournisseurs avec saisie du texte du courrier • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/ dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB/DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Grilles analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation/Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV • Import paramétrable des clients, prospects, articles, fournisseurs, commerciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, barème des éco-contribution, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, facture de vente) • Import de règlements Client Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs et financières (répartitions des règlements et des échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe • Gestion des droits par colonne *Nécessite la souscription à un contrat de Services. Le module de gestion des Numéros de Série/Lot de la ligne PME permet de retrouver et de tracer simplement un article par son numéro de série ou son n° de lot, de le visualiser sur les commandes, livraisons, factures… La recherche multi-critères permet d’accéder instantanément à l’information recherchée par la saisie du numéro. Totalement interfacé avec la Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME Open LineTM, ce module s’adapte aux entreprises souhaitant identifier les entrées et les sorties de stocks d’articles sérialisés ou gérés en lots qui ont été fabriqués, achetés, livrés et vendus. Module N° de Série/Lot Ligne PME La Fiche Module La traçabilité Cette recherche permet de bénéficier d’un historique inversé en affichant tout type de document, soit en partant du plus récent, soit en partant du plus ancien. La création d’une nomenclature de fabrication Une nomenclature de fabrication peut être créée à partir d’articles composés et de composants gérés en numéro de série ou en n° de lot. Une grande souplesse dans la création des numéros de série/lot Dans vos documents de stock, mentionnez vos numéros de série ou lot de manière efficace : immédiatement grâce à l’incrémentation automatique des numéros ou manuellement, selon votre propre numérotation ou celle de vos fournisseurs. PERSONNALISATION TRACABILITE PRODUCTIVITE Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module N° de Série/Lot s’interface et communique en temps réel avec la Gestion Commerciale et le PGI de la Ligne PME. L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME La gestion des n° de série et des n° de lot L’attribution d’un numéro de série ou d’un n° de lot à un article est complètement personnalisable et peut se composer de caractères alphanumériques. Ainsi, la saisie des numéros est rapide et adaptée aux exigences de votre entreprise. Une création rapide Dans le cas de la création d’un nombre important d’articles, le logiciel peut générer automatiquement, à partir du premier numéro saisi, les numéros suivants. Un gain de temps considérable dans la création de ces articles. A chaque impression, son numéro Les numéros de série ou n° de lot peuvent apparaître sur les impressions des documents de type achat, vente, stock… Une recherche efficace Grâce à un outil de recherche spécialement créé, il est possible d’afficher instantanément tous les documents (achat, ventes, stocks...) dans lesquels un n° se série ou un n° de lot à été utilisé, vendu, acheté, assemblé... Cette recherche permet de bénéficier d’un historique inversé permettant d’afficher tout type de document soit en partant du plus récent, soit en partant du plus ancien. Un suivi précis Le logiciel EBP Gestion Commerciale et le PGI Ligne PME gèrent la traçabilité de chaque numéro de série ou n° de lot. Tout comme la gestion des articles dits « classiques », il est possible de suivre précisément tous les mouvements de stock : date d’entrée et de sortie du stock, type de document généré… Tout événement le concernant sera répertorié dans le logiciel EBP Gestion Commerciale ou PGI que vous possédez. Une utilisation optimale Un document (facture, BL, document de stock…) peut contenir des articles avec et sans numéro (série ou lot). Lors de l’utilisation d’articles avec numéro de série ou lot, le logiciel va générer automatiquement le nombre de ligne article correspondant à chaque unité demandée. Il suffit alors de renseigner manuellement ou en scannant un numéro de série ou lot par article ou de le choisir dans une liste de numéros de série ou lot en stock. Une gestion des numéros de série ou lot à tous niveaux Il est tout à fait possible d’utiliser un numéro de série ou lot dans une nomenclature de fabrication. Un article composé tout comme un composant peut être géré en numéro de série ou en lot. Module N° de Série/Lot Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 835 Ligne PME Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits Windows XP ®, Vista ® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée vous permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Totalement interfacé avec la Comptabilité et le PGI Ligne PME Open LineTM, le Module Immobilisations vous permet d’accéder à toutes les informations né- cessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos immobilisations. Module Immobilisations Ligne PME La Fiche Module Le plan d’amortissement Obtenez un plan d’amortissement clair et détaillé pour suivre en temps réel vos immobilisations. Le calcul de votre taxe Etablissez en toute simplicité votre Taxe sur les véhicules de Société (TVS). Vos déclarations fiscales obligatoires Calculez vos déclarations fiscales : déclaration 2054 et 2055 directement depuis le logiciel. Vous gagnez ainsi un temps précieux. Ligne PME Optimisation Analyses La gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée vous permet de suivre très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Grâce à ce module, vous accédez à toutes les informations nécessaires à l’analyse et à la prise de décision quant au renouvellement de vos immobilisations. Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module Immobilisations s’interface et communique en temps réel avec la Comptabilité et le PGI de la Ligne PME. L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME La notion d’héritage Créez vos fiches d’immobilisations en toute simplicité grâce à la notion de famille. Vous paramé- trez un ensemble de règles communes aux immobilisations appartenant à la même famille. Les déclarations fiscales Calculez en toute simplicité vos déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 et établissez votre Taxe sur les Véhicules de Société (TVS). Le transfert en comptabilité Le module Immobilisations est intégré à la Comptabilité ou au PGI ce qui réduit considérablement le risque d’erreur lié à la ressaisie. Les écritures de dotation et d’acquisition sont ainsi directement transférées en comptabilité. Calcul du plan d’amortissement Définissez le type de calcul de votre amortissement (économique et fiscal) et obtenez en quelques clics le plan d’amortissement détaillé de vos immobilisations. La prévision des dotations Le module Immobilisations vous permet d’établir un état prévisionnel de vos dotations sur 5 ans pour une gestion plus précise du budget de votre entreprise. Personnalisation des résultats Grâce à un plan détaillé, vous avez toutes les cartes en main pour contrôler en temps réel la valeur nette comptable, vos amortissements cumulés... Personnalisez la visualisation de vos plans d’amortissement et modifiez à votre guise le résultat calculé par le logiciel. Module Immobilisations • Gestion des mutations • Gestion des composants • Gestion des dépréciations • Gestion de la valeur de revente dans les calculs d’amortissements (avec ou sans dérogatoire) • Inventaire interactif • Fiche et liste des barèmes • Reprise économique par étalement ou par ajustement • Reprise fiscale par étalement ou par ajustement • Réintégration par ajout • Historique des cessions • Historique des révisions • Historique des transferts des écritures • Gestion du crédit-bail • Gestion des locations • Gestion des emprunts Génération des écritures • Génération des écritures de dotation annuelle, choix de la période • Génération des écritures d’achat • Génération des écritures de cession • Centralisation Editions • Liste des immobilisations - Données économiques et fiscales • Liste des immobilisations - Entrées de l’exercice • Liste des immobilisations - Existant en fin d’exercice • Liste des immobilisations par compte • Liste des immobilisations par lieu • Liste des immobilisations par poste analytique • Liste des immobilisations non inventoriées • Liste des codes barres • Liste des dotations par type • Liste des dotations par mode • Liste des dépréciations • Liste du dérogatoire • Liste des entrées • Liste des sorties • Statistiques annuelles par compte • Statistiques annuelles par famille • Statistiques annuelles par lieu • Statistiques annuelles par poste analytique • Fiche des immobilisations • Fiche famille • Liste des mutations • Plan d’amortissement économique • Plan d’amortissement fiscal Document non contractuel • Mai 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 834 Ligne PME Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Aide en ligne • Barre de tâche • Barre de navigation • Notion d’exercice courant • Clôture Sécurité des dossiers et outils de maintenance • Sauvegarde des données • Restauration des données Gestion des immobilisations • Codification automatique en Alpha-numérique des codes immobilisations • Paramétrage des comptes comptables des fiches d’immobilisations • Plan d’amortissement calculé sur 360 jours • Plan d’amortissement calculé sur 365 jours • Personnalisation des plans d’amortissement • Gestion de la localisation (code barre, libellé,...) • Compte fournisseur • Notion de famille (héritage des paramètres de la famille) • Proratisation de la 1ère annuité selon la date de mise en service du bien • Consultation du plan d’amortissement • Mode d’amortissement linéaire • Mode d’amortissement dégressif • Mode d’amortissement dégressif personnalisé • Gestion des immobilisations non amortissables • Gestion comptable • Gestion fiscale • Simulation d’achat d’une immobilisation • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion de la mise au rebut • Gestion des véhicules de la société • Gestion des véhicules de location • Gestion des véhicules salariés • Gestion des amortissements non déductibles • Gestion des éclatements (fractionnement d’immobilisations en plusieurs immobilisations) Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Etat des amortissements dérogatoires avec base • Etat des amortissements dérogatoires sans base • Etat des amortissements dérogatoires regroupés par compte • Suivi des dotations mensuelles à une date d’arrêté • Réintégration fiscale • Suivi des amortissements non déductibles • Historique de transferts des écritures • Liste des éclatements • Liste des écritures à générer • Inventaire • Plus ou moins values • TVA à reverser • Liste des véhicules • Cumul des dotations par compte et par exercice • Fiche barème • Liste des barèmes • Etat prévisionnel des dotations Editions des états préparatoires • Cerfa 2054 • Cerfa 2055 : situations et mouvements des dotations de l’exercice et ventilation des amortissements dérogatoires • Déclaration TVS : Taxe sur les Véhicules des Sociétés (et les véhicules loués et salariés) Importation-Exportation • Transfert comptable des écritures d’amortissements vers EBP PGI ou Comptabilité Ligne PME Open LineTM • Exportation des éditions au format PDF, Excel, txt • Import paramétrable Le module Immobilisations est également disponible en version autonome. Grâce à ce module, développez le chiffre d’affaires de votre entreprise avec une gestion poussée de votre relation client. Il regroupe les phases fondamentales d’un CRM pour transformer vos opportunités en vente : recueil d’informations, identification de besoins, appui marketing ciblé. Avec le PGI ou la Gestion Commerciale de la Ligne PME, vous bénéficiez ainsi d’une solution globale, de la détection de leads jusqu’à la vente. Module CRM La Fiche Module Ligne PME Le cube OLAP* Grâce à cet outil, réalisez des statistiques croisées de façon intuitive et rapide sur l’ensemble des données du logiciel : opportunités, collaborateurs, pistes, contacts, comptes... Le phoning Réalisez des listes de campagnes d’appels ciblées en fonction de filtres répondant à des critères précis. Très utile, par exemple pour mener une opération de phoning sur un département (filtre sur le téléphone et tri par code postal). Une fiche de détection de prospects / clients Enregistrez une multitude d’informations précises afin de qualifier vos contacts. Ligne PME Recueil d’informations Enregistrez une multitude d’informations sur vos clients et prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, historique… Archivez tous les échanges commerciaux (appels, RDV, emails…) dans le but d’affiner la connaissance de chacun. Centralisez toutes ces informations au sein du logiciel pour disposer ainsi d’une vision exhaustive de chaque contact. Classification Classez vos clients/prospects selon leur statut (pistes, contacts ou comptes) pour obtenir une base de données qualitative. Les « pistes » regroupent les prospects peu qualifiés dans le but de les identifier et de les qualifier ultérieurement. Tout ceci pour les faire évoluer en contact (personne physique) ou en compte (personne morale) lorsque la piste sera suffisamment renseignée pour envisager une action commerciale. Identification des besoins Grâce à cette connaissance accrue sur votre client ou prospect et par effet d’entonnoir, vous pourrez identifier ou anticiper des besoins précis et in fine concevoir une proposition commerciale personnalisée. Opportunités de ventes Créez des opportunités de ventes en indiquant l’offre concernée, l’état d’avancement, le montant des ventes estimées, réelles… pour un suivi minutieux. Afin de favoriser l’impact de votre offre, rédigez et imprimez un devis avec les produits/services concernés. Vous disposez ainsi de tous les outils pour transformer votre opportunité en vente. Opérations marketing Exploitez à 100% votre base de données en réalisant des campagnes de fidélisation ou de prospection avec une offre commerciale répondant aux attentes des clients ou prospects ciblés. Réalisez des actions de marketing direct à l’aide de courriers, d’emails ou de SMS. Puis grâce à un assistant, profitez de modèles pré-établis pour vos supports marketing ou personnalisez-les avec votre propre charte graphique. Segmentation A chaque action, une cible ! Segmentez vos contacts sur des critères précis : typologie de client avec un profil commun, opportunité de vente additionnelle ou croisée, données géographiques et autres. Cette distinction vous permettra d’adopter un marketing one to one (personnalisé) : « un message orienté client sera toujours mieux perçu ». QUALIFICATION ACTIONS Ce module regroupe toutes les caractéristiques propres d’un CRM alliant à la fois performance et personnalisation pour répondre aux exigences des PME. C’est le complément idéal à la Gestion Commerciale pour instaurer une relation étroite avec vos clients et ainsi développer votre business. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Le concept modulaire EBP propose des modules pour répondre à des besoins spécifiques et apporter aux PME une solution globale en matière de gestion d’entreprise. Le module CRM s’interface et communique en temps réel avec le PGI et la Gestion Commerciale de la Ligne PME (Gestion des tiers, coordonnées, contacts). L’ergonomie et le mode de fonctionnement de ce module sont identiques à ceux des logiciels de la Ligne PME, facilitant ainsi la prise en main et la maîtrise de cet outil de gestion. Ligne PME Module CRM Ligne PMEDocument non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 833 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits & 64 bits • Windows® 7 32 bits & 64 bits Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. • Onglet « Activités » dans chaque fiche piste, contact et compte pour visualiser tous les échanges enregistrés avec le Tiers • Alerte de rappel sur les tâches à effectuer Gestion des collaborateurs • Gestion d’agenda par collaborateur (journalier, hebdomadaire…) • Affectation d’un collaborateur unique par tiers • Objectifs de vente • Famille collaborateurs pour les classer par secteur géographique, par service ou autres Opportunité de vente • Création d’une fiche « opportunité » lorsqu’un besoin est identifié • Informations sur l’offre commerciale concernée, la date de création, motif de gain/perte, montant estimé pondéré… • Etat d’avancement de l’opportunité : découverte, analyse des besoins, négociation… • Pourcentage de réussite par défaut • Ventes estimées et réelles • Suivi des opportunités (affaires en cours) • Historique de tous les échanges par opportunité pour un suivi minutieux • Edition d’un devis • Fichier articles (liste des produits/services) : libellé, descriptif, taux de TVA, montant HT ou TTC • Analyse des résultats : cube de données OLAP(1) pour élaborer des statistiques croisées sur toutes les données du logiciel Opérations marketing • Actions marketing ciblées (prospection ou fidélisation) • Envoi ciblé de courriers ou d’emails grâce à l’assistant de publipostage (courriers) et d’emailing • Segmentation des contacts sur des critères précis pour les regrouper selon un profil ou un besoin commun (Code Postal, classification, évaluation, origine, statut…) • Duplication et impression automatique des courriers grâce à l’assistant de publipostage • Envoi automatique d’emails en nombre • Modèles de lettres pré-établies : lettres types de courriers (charte graphique + visuels) pour une utilisation immédiate • Extraction de liste de Tiers selon des critères précis pour réaliser des actions marketing (phoning, emailing...), grâce à la personnalisation des vues • Campagne de SMS via des partenaires(2) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b Personnalisation • Champs personnalisés : possibilité d’ajouter des champs supplémentaires (texte, date/heure, champ booléen, menu déroulant) dans les fiches Tiers , fiches articles et devis • Personnalisation des modèles d’impression : activité de la journée, entreprise à fort potentiel, opportunités à venir… • Personnalisation des vues dans tous les fichiers/listes (contacts, appels, opportunités…) : choix des colonnes, filtres sur critères précis… • Personnalisation des devis • Création ou modification des courriers existants Agenda • Un agenda par collaborateur • Présentation paramétrable par jour, semaine, mois • Création et modification des tâ- ches directement depuis l’agenda • Synchronisation des événements avec le calendrier Outlook® • Import/Export des événements au Format iCalendar (.ics) et vCalendar (.vcs) Tableau de bord • Tableau de bord paramétrable et dynamique (accès aux fiches) • Futures tâches à traiter classées par priorité (ex : appel à effectuer à tel client) • Opportunités en cours à traiter • Graphique de l’évolution du chiffre d’affaires • Evolution de la qualification des tiers • Pipeline : statistiques sur l’ensemble des étapes du CRM pour évaluer l’efficacité commerciale Lien vers un logiciel de Gestion Commerciale • Lien avec EBP Gestion Commerciale Ligne PME Open LineTM (à acquérir séparément) pour synchroniser ses données sur les tiers (client, prospect, fournisseur) et facturer les ventes (1) OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD. (2) Nécessite la souscription à un contrat d’Assistance EBP, hors coût de SMS. Le module CRM est également disponible en version autonome. Fonctions Principales Caractéristiques générales • Nombre de dossiers : 10 • Aide en ligne • Barre de tâche et de navigation • Archivage des fiches • Sauvegarde et restauration • Recherche multi-critères sur des mots clés • Mode réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur Gestion de clients/prospects • Recueil d’informations clients/ prospects : coordonnées, société, CA, effectif, évaluation (froid, tiède, chaud), collaborateur unique, multi-adresses… • Classification des Tiers selon leur statut : pistes, contacts, comptes • Sous catégorie des contacts et comptes : classification des prospects, clients et fournisseurs • Gestion des pistes : tiers peu qualifiés • Conversion sans ressaisie de piste en compte (entreprise) et/ ou contact lorsque la piste est qualifiée • Multiples contacts par compte (entreprise) • Classification des comptes (clients/prospects et fournisseurs) par famille (association par type) • Respect de l’Opt-In (réglementation sur l’envoi d’informations et offres commerciales) • Localisation des Tiers et calcul d’itinéraires avec Mappy, Yahoo France, Bing • Informations sur la solvabilité des clients avec société.com, manageo, bilansgratuits.fr • Import/Export des contacts Outlook® et de Google Contacts • Import paramétrable de tiers à partir de fichiers csv ou txt issus d’Excel®, d’Outlook® ou d’une base de données achetée • Export vers Excel® Echange avec un Tiers • Fichiers e-mails, appels, courriers, fax, tâches, événements • Création de fiche appel, email… pour archiver les informations liées à un échange avec un Tiers : motif, date, heure, durée, compte rendu • Affectation de cette fiche au Tiers • Historique complet de tous les échanges (e-mails, appels, courriers, fax…) PGI 2015 www.ebp.com Ce PGI intègre la comptabilité et la gestion commerciale. Il permet de maîtriser parfaitement la chaîne commerciale (ventes, achats, gestion de stocks, nomenclatures, gestion des relances, etc.), la comptabilité générale (Bilan, Compte de Résultat, déclaration de TVA, etc.) et analytique dans un environnement de travail puissant et ergonomique. Des modules peuvent s’interfacer et communiquer avec le PGI en temps réel pour répondre aux besoins spécifiques des PME  : modules CRM, N° de Série/Lot et Immobilisations. Il est également possible d’associer le logiciel EBP Etats Financiers Ligne PME pour l’établissement des liasses fiscales ainsi que le logiciel de paye pour la gestion de vos salariés. Fonctions Principales 837 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Plans Comptables Entreprise, Syndicat, Association • Champs personnalisés (dont calculés) • Tableau de bord personnalisable • Recherche multi-critères • Sauvegarde et restauration • Gestion des favoris • Gestion du multi-devises • Gestion des alertes • Champs obligatoires (personnalisables) Suivi des tiers • Fichiers clients, prospects et fournisseurs, famille, sous-famille • Gestion des modes de règlement et des échéances multiples • Tableau de gestion des relances clients • Consultation des écritures comptables en temps réel depuis la fiche tiers • Multi-adresses facturation/livraison • Clients/fournisseurs en sommeil/bloqués/ partiellement bloqués Gestion des articles • Articles / Famille articles/sous famille • Article type bien ou service • Gestion multi-tarifs et promotion client/ fournisseur • Gestion et historique des Eco-Contributions (Ecotaxe) • Articles liés et de remplacement • Articles en sommeil/bloqués/partiellement bloqués Gestion des stocks • Gestion des stocks en multi-dépôts • Gestion de stock en multi-emplacements • Gestion des douchettes pour import des données • Gestion du multi-emplacement par dépôt • Ordres et bons de transfert • Bons d’entrée et de sortie • Visualisation des mouvements de stocks • Valorisation du stock au PUMP • Saisie des inventaires • Transfert comptable de l’inventaire • Réapprovisionnement automatique • Contremarque pour une gestion des stocks en flux tendus Gestion des ventes et achats • Devis/Commandes/BL/BR/Factures/Avoirs • Factures d’acompte, Avoirs d’acompte • Regroupement de documents (devis, commandes, BL, facture…) • Livraison/réception totale ou partielle • Demandes de prix, commandes fournisseurs, bons de réception/retour • Factures d’achat et avoirs • Gestion du tiers payeur • Envoi des documents par e-mails • Facturation HT ou TTC • Escompte inconditionnel • Règlements clients et fournisseurs complets ou partiels • Gestion des écarts de règlement • Préparation à la remise en banque • Génération fichier SEPA, LCR : virement/ prélèvement SEPA/virement international • Transfert de documents • Gestion des affaires : rentabilité avec analyse synthétique et détaillée • Gestion de la DEEE sur les achats et les ventes Gestion des commerciaux / collaborateurs • Barème de commissionnement • Calcul des commissions Gestion des nomenclatures • Nomenclature commerciale et de fabrication • Multi-niveaux • Ordres de fabrication/Bons de fabrication • Ordres et bons de désassemblage Transfert comptable • Comptabilisation des documents de ventes, d’achats et des règlements • Historique des transferts comptables • Echange des échéances, pointages • Gestion de l’analytique Traitements comptables • Saisie par journal et par mois, au kilomètre, guidée • Abonnements • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal, période à période et de groupe à groupe • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Pointage au lettrage • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Import paramétrable des relevés bancaires • Télédéclaration de TVA multi-destinataires : DGFiP, OGA et Cabinet d’expertise comptable • Télédéclaration EDI* : CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519 • Télépaiement EDI* : CA3, CA12, acompte de TVA 3514 • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Génération de l’OD de TVA depuis la déclaration • Consultation des comptes • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Balance inter-exercice • Clôtures mensuelles et annuelles • Gestion des écritures de régularisation • Echéancier interactif • Acompte sur les IS: formulaire 2571 (acomptes), 2572 (paiement du solde) et 2572A (annexe) • Génération de l’OD de liquidation (à partir de la déclaration 2572) • Gestion des LCR/BOR Analytique et budgétaire • Sur N plans et 12 niveaux de postes • Ventilations analytiques • Solde par poste de détail • Grilles analytiques • Gestion des budgets analytiques et généraux • OD Analytiques Editions • Personnalisation des modèles • Journaux, Grand Livre, Balance • Balance âgée par échéance/lettrage • Echéancier par pointage ou lettrage • Situation comptes clients/fournisseurs • Balance mensuelle, trimestrielle • Créances clients/dettes fournisseurs • Règlements • Comparatif N/N-1 • Rapprochement bancaire • Déclaration DEB/DES (Déclaration d’Echange de Biens et de Services) • Bilan et Compte de Résultat • Bilan et Compte de Résultat analytiques • Balance et Grand Livre analytiques • Planning des livraisons • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, INFORCE, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et HELIAST (import) • Import-Export des bases clients, articles, unités, localisations, fournisseurs, familles, barème des éco-contibution au format CSV • Import/Export paramétrable des clients, prospects, pièces (Devis, commande, facture de vente), règlements Client, articles, fournisseurs, commerciaux, familles, sous familles d’articles, secteurs géographiques, RIB, groupes, des inventaires, des documents d’achat, des règlements d’achat, des comptes, des journaux, des écritures • Export Interface Expert • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Import de pièces (Devis, commande, bon de livraison, facture de vente), de documents de stocks et des nomenclatures • Import de règlements Client • Export des Liasses Fiscales • Envoi / Réception d’un dossier ExpertComptable / clients • Export Comptabilités informatisées L. 47 A • Export Article L215-3 Statistiques • Statistiques clients, articles, documents sous forme de tableaux, graphiques : CA, marge, palmarès clients… • Statistiques fournisseurs, financières (répartitions des règlements, échéances) • Statistiques paramétrables • SQL Server Analysis Services (nécessite Microsoft® SQL Standard) • Groupes statistiques par famille • Statistiques analytiques sous forme de données et graphiques personnalisables Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur, groupe, colonne, valeur Open LineTM Mobility • EBP Reports On Line** : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Windows Phone 7 et 8, iPhone, iPad et Androïd et échange des données avec EBP Comptabilité Ligne PME *En savoir plus sur www.ebp.com **Ce service est inclus dans les offres de services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 49 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Mai 2014. ZOOM sur les fonctions clés L’amélioration des processus de gestion Ce logiciel est un intégré. Cela signifie qu’il permet de gérer son activité commerciale (achats, ventes, stocks, etc.) et de tenir sa comptabilité, de la saisie à l’élaboration du Bilan et du Compte de Résultat. La synchronisation des données : de la gestion commerciale à la comptabilité, en toute simplicité Pour une totale cohérence et une homogénéité des informations, les données se synchronisent. La modification d’une fiche client en gestion commerciale a un impact immédiat en comptabilité et inversement. Ce PGI permet aussi de transférer en comptabilité les factures émises depuis la gestion commerciale. La souplesse de ce logiciel vous offre la possibilité de choisir le mode d’enregistrement : automatique ou manuel. Un large périmètre fonctionnel Ce PGI offre des fonctionnalités très pointues qui répondent aux besoins les plus exigeants telles que le multi-dépôts, les statistiques avancées, les champs personnalisés, la gestion des commissionnements des commerciaux, la gestion fine des relances clients, les différents niveaux de saisie comptable, la déclaration de TVA, le bilan, etc. INTégré Décisionnel Les tableaux de bord : du contrôle de l’activité à la prise de décision Disposez de tableaux de bord pré-paramétrés ou créez vos propres tableaux de bord pour visualiser de manière synthétique les indicateurs clés de performance de votre activité commerciale (meilleurs clients, évolution de CA, etc.). Vous pouvez insérer toutes les informations disponibles dans votre logiciel mais aussi avoir des liens directs vers des pages internet, des flux RSS, etc. Créez des tableaux de bord par utilisateur pour les adapter à leurs besoins. Des statistiques paramétrables pour encore plus de précision dans le pilotage de l’entreprise Créez vos propres tableaux d’analyse et suivez vos résultats au jour le jour pour anticiper et piloter votre entreprise efficacement : CA par client, par article, évolution de CA par fournisseur, par article, etc. Vous avez ainsi toutes les cartes en main pour prendre de bonnes décisions. Une nouvelle dimension analytique grâce au cube OLAP* Allez plus loin dans l’exploitation de vos données grâce à l’analyse multi-dimensionnelle. Le PGI met à disposition un cube de données OLAP* pour élaborer des statistiques encore plus poussées. L’analyse via ce cube de données permet d’obtenir une réponse immédiate dans le traitement de la statistique. Il permet aussi de pouvoir interroger en temps réel ses données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®, etc. *OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD Les tableaux de bord personnalisables Créez vos propres tableaux de bord pour suivre, en temps réel, les indicateurs clés de votre activité commerciale. personnalisation Une personnalisation sans limites Personnalisez votre logiciel de gestion en fonction de vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Créez vos propres listes de consultation de documents, de présentation des éléments comme par exemple en triant les champs de vos listes par date, par nom de client mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simple glisser-déplacer, etc. Quel que soit votre manière de travailler, d’organiser, de manager. L’outil Report Designer : un paramétrage complet de toutes les éditions Open Report Designer est un outil puissant de paramétrage des impressions. Il permet de soigner l’image de votre entreprise auprès de vos clients grâce à des documents professionnels. Plus de 300 modèles de devis, de factures, de commandes sont disponibles. Il est également possible de concevoir ses propres modèles d’impression, des plus simples aux plus complexes. Un mode réseau ultra performant Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, indépendamment pour la comptabilité et la gestion commerciale, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Le pilotage de l’entreprise Pilotez votre entreprise grâce à des statistiques personnalisées ou prêtes à l’emploi. Paramétrez vos propres éléments d’analyse pour suivre les résultats de votre entreprise. Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services, etc.) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. EBP Comptabilité Ligne PME Open LineTM permet de tenir efficacement votre comptabilité. Outre la réalisation des états comptables, le logiciel offre une véritable aide à la décision grâce à diverses fonctionnalités telles que la comptabilité analytique. L’échange de données entre votre logiciel EBP et la solution de votre Expert-Comptable est intégré via l’outil de communication Entreprise-Expert. La Gestion Commerciale et le module Immobilisations Ligne PME Open LineTM peuvent s’interfacer et communiquer en temps réel avec la Comptabilité afin de répondre plus précisément aux besoins spécifiques des PME. La Fiche Produit Comptabilité Ligne PME Comptabilité analytique Affinez la gestion de votre entreprise selon divers axes d’analyses (filiales, usines, services…) pour une évaluation précise et approfondie de vos secteurs d’activité. Rapprochement bancaire Importez ou saisissez vos relevés pour effectuer vos rapprochements bancaires automatiquement ou manuellement. Prévision de trésorerie Visualisez de manière synthétique la santé financière de votre entreprise afin de mieux anticiper l’impact sur votre solde bancaire. EBP Compta Ligne PME Open LineTM est un logiciel de gestion comptable intuitif, personnalisable et performant qui permet de répondre aux besoins les plus pointus des PME. Ligne PME Communicant Decisionnel La comptabilité générale Saisissez les écritures comptables (ventes, achats, emprunts…) selon différents modes et consultez rapidement les indicateurs indispensables au pilotage de votre entreprise (créances, trésorerie, chiffre d’affaires réalisé, ….) La comptabilité analytique Réalisez votre comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes pour affiner la gestion de votre entreprise à travers divers axes d’analyses. Les niveaux de postes sont présentés sous forme d’arborescence permettant ainsi une simplicité de création, de modification, de consultation et de compréhension. Réalisez également votre Bilan et Compte de résultat analytiques. Les prévisions de trésorerie Consultez tous les mouvements effectués sur les comptes bancaires et toutes les échéances dues afin de prévoir votre situation de trésorerie. Complétez également ces données par les encaissements et les décaissements à venir pour une meilleure anticipation. La saisie des écritures Choisissez le type de saisie le plus adapté à vos besoins. La saisie par journal permet une saisie par type de journal (achat, vente,…). La saisie au km permet de renseigner les écritures comptables tous journaux et toutes périodes confondus pour gagner en productivité. La personnalisation Créez votre propre liste de consultation en triant par date, par libellé mais aussi en effectuant des regroupements d’informations par de simples glisser-déplacer. Personnalisez l’édition de vos états comptables en sélectionnant les renseignements que vous souhaitez faire apparaître (période, nature de compte, …). Définissez également vos propres éditions des plus simples aux plus complexes grâce au générateur d’états Open Report Designer. Le réseau et le paramétrage des droits d’accès (en option) Installez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès. Affectez des droits par utilisateur ou par groupe d’utilisateurs, tout en ayant la possibilité de gérer des exceptions au sein d’un groupe. Consultation des informations commerciales (si le logiciel est interfacé avec EBP Gestion Commerciale ligne PME Open LineTM) Visualisez les documents commerciaux (factures, fiches clients,…) à partir du logiciel de comptabilité. Les différents éléments sont synchronisés dans les deux applications: les modifications faites dans une application seront immédiatement prises en compte dans l’autre. Rapprochement bancaire Importez vos relevés bancaires au format ETEBAC ou tout autre format (import paramétrable, Qif)) et pointez manuellement ou automatiquement vos relevés avec le compte ou le journal de votre logiciel EBP. Les relevés sont conservés dans un historique permettant de rechercher plus rapidement et plus précisément une écriture pointée sur un ancien relevé par exemple. Communication Entreprise-Expert Facilitez vos relations avec votre Expert Comptable en important ou en exportant vos écritures comptables. L’outil de communication Entreprise-Expert convertit les données comptables en provenance ou à destination d’un autre logiciel pour une meilleure gestion de votre comptabilité. PERSONNALISABLE Document non contractuel • Avril 2011 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 917 Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 2 Go Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP ® SP3 • Windows Vista ® SP1 32 bits & 64 bits • Windows ® 7 32 bits & 64 bits Windows XP ®, Vista ® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Ligne PME Fonctions Principales Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Recherche d’écritures multi-critères • Tri, regroupement avancé • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne* • Tableau de bord paramétrable • Ecran de démarrage des tâches principales • Tâches contextuelles • Notes dans les fiches • Envoi de SMS via des partenaires* (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Champs personnalisés Comptes • 3 plans comptables généraux • Plan Comptable Entreprise • Plan Compta syndicat • Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes • Transfert de comptes depuis le PCG • Cumuls et graphes dans la fiche compte • Tiers Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritu - res, échéances, pointages) Traitements comptables • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Saisie guidée • Saisie pratique et ventes comptoir • Saisie par écriture • Abonnements • Association de comptes pour automati - ser la saisie journal • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte, de journal à journal et de période à période • Consultation des comptes • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, automati - que, simplifié • Lettrage automatique au pointage • Délettrage automatique • Rapprochement par compte • Rapprochement par journal • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Moyens de paiement • Génération des règlements par lot • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Modification des informations de TVA • Liste des informations de TVA • Mise à jour des informations de TVA selon le paramétrage des comptes • Déclarations de TVA agréées Direction Générale des Finances Publiques : CA3, CA12 et annexe 3310A • Formulaire d’acompte de TVA 3514 • Gestion automatique de l’OD de TVA • Télédéclaration de TVA multi-destinatai - res: DGFiP et OGA • Télédéclaration au format EDI* • Télépaiement au format EDI* • Demande de remboursement au format EDI* • Déclaration 3519 • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Gestion des doublons des numéros de pièces • Documents associés aux lignes d’écriture • Libellés types • Libellés enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des lignes de relevés au format ETEBAC et Qif • Pointage, dépointage par code • Automatisation de la comptabilisation des lignes de relevés • Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d’avance • Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir • Suppression des écritures • Grand-Livre et Balance interactifs • Echéancier interactif clients et four - nisseurs • Règlements des Tiers • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévisions de trésorerie illimitées • Gestion des chéquiers • Virements internationaux • Virements/prélèvements SEPA • Purge du plan comptable • Reformatage des comptes • Purge des relevés bancaires • Journal des événements • Archivage des données • Déclôture mensuelle Analytique et budgétaire • Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture • Ventilations analytiques multi-postes et multi-plans • Cumuls et graphes par plan et par poste • Consultation interactive • Outil d’application de grilles analytiques • Grilles analytiques • Statistiques analytiques sous forme de tableaux personnalisables • Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables • Outil de réaffectation analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques • Statistiques budgétaires Editions • Personnalisation des modèles d’im - pression • Journaux, Grand-Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Rapprochement bancaire • Bilan • Compte de Résultat • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients /Dettes fournisseurs • Comparatif N /N-1 • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Avancement de saisie • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Bilan analytique • Compte de Résultat analytique • Balance analytique • Grand-Livre analytique • Grilles analytiques • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 Importation /Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRA - TUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM et en import uniquement HELIAST • Import paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word ®, Excel ® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel ®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Import texte automatique à l’ouverture du dossier • Export Interface Expert Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utili - sateurs *Nécessite la souscription à un contrat d’Assis - tance EBP. Immobilisations PRO Open Line pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Immobilisations PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 13 Table des matières FELICITATIONS !.............................................................................................. 11 TABLE DES MATIERES.................................................................................... 13 INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options du dossier................................................................................. 21 1.2. La gestion des fenêtres ............................................................................... 21 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? ............................................................ 22 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? .............................................. 22 3.1. Onglet Amortissement ................................................................................. 23 3.2. Onglet Général............................................................................................ 23 3.3. Onglet Historique......................................................................................... 23 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?.......................... 24 4.1. L’entête ....................................................................................................... 24 4.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 24 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? .......................................... 24 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ............................................. 26 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? ................................ 26 14 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?........................ 27 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 29 3. LA REVISION................................................................................................. 30 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 30 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 31 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? ............................. 31 7. LE ROL .......................................................................................................... 32 7.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 32 8. LES FONCTIONS PRO.................................................................................. 34 8.1. Les contrats................................................................................................. 34 8.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 34 INDEX................................................................................................................ 35 NOTES .............................................................................................................. 37 NOTES .............................................................................................................. 38 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Immobilisations PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 8. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 30 immobilisations, les déclarations 2054 et 2055 ne sont pas disponibles et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. INSTALLATION 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur l’option Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou sur le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite :  Saisir le nom de la base de données,  Saisir l'identification et les coordonnées de la société,  Saisir les dates d'exercice, choisir la méthode de calcul et le régime fiscal. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Les menus De raccourcis. Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la préparation des déclarations 2054 et 2055 ainsi que dans la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les options du dossier Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : Ces informations sont reprises sur les différents états proposés.  Immobilisation : Permet de définir la méthode de calcul pour les plans d’amortissement, le régime fiscal pour les plus ou moins-values ainsi que la codification automatique pour les immobilisations, les familles et les lieux.  Options comptables : Permet de définir les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.2. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. PRISE EN MAIN 22 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? Pour créer une famille, vous devez accéder à la liste des familles par le menu Paramètres + Familles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche et si vous avez choisi la numérotation automatique des familles dans les paramètres du dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les options du dossier, page 21), vous devez saisir un libellé et renseignez le mode d’amortissement économique ainsi que la durée. Si vous souhaitez également amortir fiscalement les immobilisations de cette famille, précisez le mode d’amortissement fiscal et la durée. Renseignez les comptes comptables pour la génération des écritures comptables ainsi que le type de l’immobilisation. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu Immobilisations+ Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Si vous avez choisi la numérotation automatique des immobilisations, le code est alors grisé et vous devez renseigner le libellé. Indiquez la date d’acquisition de votre immobilisation. Automatiquement, la saisie est reportée dans le champ Date de mise en service. Cependant, le champ reste modifiable. Ce champ est important puisqu’il va déterminer la date de début du calcul du plan d’amortissement économique. Sélectionnez la famille que vous souhaitez rattacher à l’immobilisation. Si vous avez défini des paramètres dans la famille, ils seront alors appliqués à l’immobilisation. Indiquez le prix d’acquisition de votre bien. La TVA et le montant TTC sont automatiquement calculés sur une base de TVA à 19,60%. Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la génération des écritures comptables. Ces comptes sont automatiquement renseignés si vous avez sélectionné une famille dans laquelle ils étaient indiqués. Comment créer une immobilisation ? 23 3.1. Onglet Amortissement Dans cet onglet, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan d’amortissement économique :  Le mode d’amortissement. Vous avez le choix entre Non amortissable, Linéaire, Dégressif et Dégressif Personnalisé.  La durée en mois. Indiquez la durée en mois sur laquelle le bien doit être amorti,  La base amortissable. Par défaut, elle correspond au prix d’acquisition HT saisi,  La valeur de revente. Ce champ permet d’indiquer la valeur à laquelle votre bien sera revendu. Dans ce cas, le plan d’amortissement sera calculé à partir de la base amortissable – la valeur de revente. Si vous souhaitez également calculer un plan d’amortissement fiscal, renseignez alors les champs Mode, Durée en mois et Base amortissable. 3.2. Onglet Général Cet onglet permet de renseigner différentes informations concernant l’immobilisation :  Le lieu. Ce champ est nécessaire pour l’inventaire. Par défaut, il est indiqué Non défini.  Le numéro de série,  Le numéro de pièce comptable. Ce champ peut être utilisé dans le cas d’un transfert comptable avec l’outil Communication Entreprise Expert,  Le mode simulation. Cette option permet de créer des immobilisations qui ne seront pas prises en compte dans les déclarations et dans le transfert comptable,  Le nombre de pièces. Ce champ peut être utile lors d’un éclatement ou d’une mise en composant. Par défaut, le logiciel proposera d’éclater ou de mettre en composant en fonction de la valeur indiquée dans ce champ,  La date de sortie. Si vous avez sorti votre bien, la date apparaîtra alors dans ce champ. 3.3. Onglet Historique Dans cet onglet, apparaissent toutes les actions effectuées sur l’immobilisation :  La création,  L’éclatement,  La mise en composant,  La révision. Pour chaque action, sont indiqués la date à laquelle l’opération a été effectuée et le libellé de l’action. Ainsi, cet onglet permet d’avoir un suivi des opérations enregistrées sur l’immobilisation. PRISE EN MAIN 24 Dans le cas de la révision, si vous avez lors de l’opération demandé à archiver vos données, la colonne Données associées est cochée et cet archivage sera alors visible en cliquant sur le bouton Afficher les données. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ? Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez alors visualiser le plan d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches accessible depuis la liste des immobilisations. 4.1. L’entête Dans l’entête de la fenêtre, sont rappelées les caractéristiques de l’immobilisation utilisées pour le calcul du plan d’amortissement :  La date d’acquisition et de mise en service,  Les paramètres de l’amortissement économique,  Les paramètres de l’amortissement fiscal. 4.2. Les plans d’amortissements périodiques Par défaut, est affiché le plan d’amortissement annuel économique. Pour visualiser le plan d’amortissement fiscal ou toute autre information relative au plan d’amortissement, il suffit de changer la vue dans le champ Vues puisqu’un certain nombre de vues est par défaut proposé. Il est également possible de visualiser les plans d’amortissements selon une périodicité mensuelle, trimestrielle et annuelle en sélectionnant le ou les type(s) de plan souhaité(s) dans les Paramètres Sociétés + Immobilisations. 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? Pour éclater une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Eclater dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Eclater dans le volet de tâches accessible depuis la liste des immobilisations. L’assistant d’éclatement d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Comment éclater une immobilisation ? 25 Vous devez alors :  Sélectionner la méthode d’éclatement. Vous avez le choix entre Pourcentage, Montant et Nombre,  Saisir la valeur,  Choisir l’exercice d’éclatement sachant que la date sera au premier jour de l’exercice choisi. Dès que vous avez renseigné tous ces paramètres, dans l’étape suivante, une répartition est appliquée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez alors conserver cette répartition ou la modifier à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer. Dès que la répartition est effectuée, vous pouvez alors effectuer l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. L’éclatement a pour conséquence de griser la fiche de l’immobilisation mère. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère apparaît barrée et les immobilisations filles en italique. Le code immobilisation des filles correspond au code immobilisation de la mère + _+ un incrément. Exemple : IM000001_001. PRISE EN MAIN 26 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez alors :  Renseigner la date de sortie. Par défaut, est indiquée la date du jour,  Le type de sortie. Vous avez le choix entre Mise au rebut et Cession,  Si c’est une cession, indiquez le prix de cession ainsi que la TVA,  Dans le cas d’un bien de type Immeuble, vous pouvez renseigner la TVA à reverser. Dès que vous avez renseigné ces informations, l’étape suivante permet de visualiser la plus ou moins value à court ou long terme. Validez la sortie par le bouton Lancer. La sortie a pour conséquence de griser la fiche immobilisation. Elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation apparaît en gras. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? Pour créer une déclaration 2054, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2054. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Indiquez la période de déclaration qui doit correspondre à votre exercice comptable et validez. La déclaration est pré remplie avec toutes les informations présentes dans le dossier. Le paramétrage des comptes de la déclaration est accessible depuis le menu Paramètres + Plan de regroupement. Pour chaque ligne de la déclaration, sont indiqués les comptes repris. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce paramétrage. Toutes les colonnes qui apparaissent en gras sont des colonnes pour lesquelles la valeur doit être saisie. Toutes les autres colonnes sont calculées. Le bouton Recalculer permet de recalculer la déclaration et le bouton Clôturer permet de rendre intangible la déclaration. Comment transférer les éléménts en compta ? 27 La déclaration 2055 fonctionne de manière identique. Pour créer une déclaration 2055, vous devez accéder à la liste des déclarations 2055 par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2055. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  Les acquisitions,  les dotations,  les cessions. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres les journaux et les comptes ainsi que le répertoire pour générer le fichier. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable depuis le menu Opérations + Transfert comptable. L’assistant du transfert comptable s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez ensuite :  Sélectionner l’exercice comptable à partir duquel vous souhaitez transférer les écritures comptables. Par défaut, est proposé l’exercice courant,  Choisir le type de transfert. Par défaut, est indiqué OpenLine et ce format permet de transférer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité Open Line. Le format ComExpert permet de transférer les écritures comptables par l’outil Communication Entreprise Expert,  Indiquer si besoin un intervalle d’immobilisations,  Si vous avez créé des immobilisations en mode Simulation, vous pouvez demander à les transférer ou non,  Paramétrer les journaux. Par défaut, les journaux paramétrés dans les paramètres société sont indiqués. Mais vous pouvez les modifier,  Indiquer si vous souhaitez activer la centralisation par compte. Cette option permet, pour les écritures de dotation uniquement, de générer une seule écriture par compte comptable,  Préciser si les écritures d’acquisition doivent être générées. Si vous n’avez pas paramétré dans toutes vos fiches d’immobilisations le compte de TVA sur les ventes, le compte de TVA sur les achats et le compte fournisseur, l’étape suivante qui s’affiche vous permet de les renseigner. Si vous avez tout renseigné, cette étape ne s’affichera alors pas. Cliquez sur le bouton Lancer pour effectuer le transfert comptable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 28 Le tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Immobilisations PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Vous pouvez visualiser le tableau de bord par le menu Affichage. Les informations suivantes apparaissent :  Le suivi des dotations. Ce graphique correspond à l’évolution du cumul des dotations par exercice,  La répartition des immobilisations. Ce graphique correspond au cumul du montant d’acquisition HT par racine de compte. La répartition des comptes est la même que dans la déclaration 2054,  Les immobilisations qui seront finies d’amortir dans les 6 mois à venir,  Les immobilisations qui sont complètement amorties dans les 6 mois précédant la date du jour. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA MISE EN COMPOSANT Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Vous devez ensuite :  Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants,  Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants,  Sélectionner l’exercice de mise en composant. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en italique. LES FONCTIONS AVANCEES 30 3. LA REVISION Pour effectuer la révision d’une immobilisation, cliquez sur le bouton Réviser dans la fiche immobilisation ou cliquez sur l’option Réviser dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Trois types de révision sont possibles :  La valeur actuelle?. Si en cours d’amortissement, le bien a perdu de la valeur, cette option va permettre de diminuer la valeur nette comptable du bien sur un exercice donné,  La valeur d’acquisition. Ce choix va permettre de modifier la valeur d’acquisition du bien,  La durée en mois. Cette option permet de modifier la durée d’amortissement et de l’augmenter. Dès que vous avez choisi la donnée à réviser, vous devez sélectionner l’exercice de révision puis indiquer la nouvelle valeur. Vous pouvez également historiser la fiche immobilisation avant révision ce qui permet de conserver l’immobilisation avant modification. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La révision a pour conséquence de griser la fiche immobilisation, elle n’est alors plus modifiable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Comment sauvegarder mon dossier ? 31 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? Par le menu Outils + Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable des immobilisations. Indiquez le fichier que vous souhaitez importer. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». Pour rappel les codes de correspondances pour les différents modes d’amortissement sont : 0 : Non amortissable 1 : Linéaire 2 : Dégressif et Dégressif personnalisé LES FONCTIONS AVANCEES 32 7. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 7.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 7.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 7.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 7.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Le ROL 33 Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 7.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 7.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). LES FONCTIONS AVANCEES 34 Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site ROL Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 8. LES FONCTIONS PRO 8.1. Les contrats Par le menu Contrats + Ajouter, vous pouvez créer une fiche Crédit-bail. Vous devez renseigner un code si vous n’êtes pas en numérotation manuelle et un libellé. Vous pouvez ensuite choisir la périodicité du contrat, le nombre d’échéances, indiquez le montant du bien financé, le montant de l’assurance ainsi que le montant des redevances et les frais de dossiers éventuels. L’onglet Tableau des échéances calcule automatiquement le montant de vos échéances individuelles et cumulées. Il en sera de même pour la location et les emprunts. Vous pourrez ainsi transférer vos écritures liées à vos contrats en Compta par l’assistant de transfert comptable disponible dans le menu Opérations. 8.2. Les plans d’amortissements périodiques Dans le menu Paramètres sociétés + Immobilisations, vous pouvez sélectionner la périodicité des plans d’amortissements, que vous souhaitez. Chaque choix n’est pas exclusif. Le choix de cette option entraine un re-calcul de vos plans d’amortissements, ainsi vos disposerez des plans d’amortissements périodiques dans la fiche Immobilisation par l’intermédiaire du bouton Voir le plan d’amortissement. La ou les périodicité(s) choisie(s) seront également disponibles dans certains filtres d’éditions ainsi que dans l’assistant de transfert comptable. Ainsi vous pourrez transférer vos dotations mensuelles, trimestrielles, ou semestrielles. 35 Index A Accès au service technique..................................................................................20 Aide sur EBP Immobilisations Classic Open Line .................................................16 Amortissements périodiques ................................................................................47 C Cession................................................................................................................35 Code d'activation..................................................................................................22 Composant...........................................................................................................39 Configuration minimale.........................................................................................20 Contrats ...............................................................................................................46 Création de dossier..............................................................................................26 Création de modèle..............................................................................................41 D Déclaration 2054..................................................................................................36 E Eclatement...........................................................................................................33 Eclater..................................................................................................................33 Ecran de travail ....................................................................................................27 F Famille .................................................................................................................29 Fonctions avancées .............................................................................................39 G Gestion des fenêtres ............................................................................................29 H Historique.............................................................................................................31 Index 36 I Import paramétrable.............................................................................................42 Initialisation du dossier.........................................................................................28 Installation............................................................................................................21 L Lancement du logiciel...........................................................................................22 M Mise au rebut .......................................................................................................35 Mise en composant ..............................................................................................39 Modèle .................................................................................................................41 R Reports On Line...................................................................................................43 Révision ...............................................................................................................40 ROL .....................................................................................................................43 S Sauvegarde..........................................................................................................42 Sortie ...................................................................................................................35 T Tableau de bord...................................................................................................39 Transfert comptable .............................................................................................36 V Valeur actuelle .....................................................................................................40 37 Notes 38 Notes 39 Notes 40 Notes Compta 2015 EBP Comptabilité Ligne PME vous permet d’obtenir tous les outils performants qui permettent de tenir une comptabilité générale et analytique des plus pointues. Plus qu’un traitement comptable, ce logiciel est un véritable outil d’aide à la décision. Profitez d’une gestion de votre comptabilité ajustée à votre activité, personnalisée et adaptée à vos besoins quel que soit votre secteur d’activité. L’échange des données entre votre logiciel EBP et la solution de votre ExpertComptable est intégré grâce à l’outil de Communication Entreprise-Expert. Pour obtenir une solution de finance complète, vous pouvez associer votre comptabilité au logiciel d’immobilisations, d’Etats Financiers et au module de Reporting (OLAP). www.ebp.com ZOOM sur les fonctions clés L’analyse de la rentabilité de l’entreprise Saisissez vos écritures comptables (ventes, achats, emprunts, etc.) selon différents modes et consultez immédiatement les indicateurs indispensables au bon déroulement de votre activité. Réalisez efficacement votre comptabilité analytique sur un nombre de plans (axes) illimité et 12 niveaux de postes. Cela vous permettra ainsi d’affiner la gestion de votre entreprise en facilitant la création, la modification, la consultation et la compréhension de vos données. Vous pouvez également réaliser vos Bilan et Compte de résultat analytiques. La maitrise de ses budgets Etablissez des prévisions financières et comparez vos dépenses estimées à vos dépenses réelles. Cet indicateur est une aide dans les prises de décision stratégique. Bénéficiez d’une vision globale de votre activité grâce aux budgets généraux (contrôle des subventions, et autres allocations). Mais profitez également d’une vision plus pointue grâce aux budgets analytiques proposés par nos solutions. La gestion des budgets prend en compte l’estimé ou le réalisé de l’année précédente avec l’outil de report budgétaire, ce qui offre un gain de temps dans l’établissement des nouveaux budgets. De nombreux reportings complets et détaillés Réalisez des statistiques précises et toujours plus pointues grâce au cube OLAP. Cet outil prend en compte et met en relation de nombreuses données de votre comptabilité pour en sortir des statistiques. Cela en utilisant un nombre important de règles de calcul qui vous aideront dans les prises de décisions stratégiques. Décisionnel personnalisable Une saisie adaptée, un gage de simplicité Saisissez vos écritures sur un écran ergonomique selon différents niveaux de saisie en fonction de vos connaissances en gestion comptable. Adaptez le type de saisie en fonction de vos besoins avec la saisie guidée ou par journal. Gagnez en productivité avec la saisie au kilomètre qui permet de renseigner les écritures comptables tous journaux et toutes périodes confondus. Une personnalisation sans limites Créez votre propre liste de consultation en triant et regroupant, par date, par libellé. Adaptez l’édition de vos états comptables selon vos besoins en sélectionnant les renseignements que vous souhaitez faire apparaître (période, nature de compte,etc.). Grâce au générateur d’états Open Report Designer, définissez vos propres éditions des plus simples aux plus complexes. Personnalisez la consultation des données en fonction de vos besoins grâce à la notion de « vues » paramétrables par utilisateur pour les logiciels installés en réseau. La gestion de favoris, une optimisation de l’espace de travail La gestion des favoris permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme souhaité les fonctionnalités du volet de navigation que vous utilisez au quotidien. Ajoutez vos fonctions favorites dans un menu, par exemple lle type de saisie que vous utilisez au quotidien, la fonction de lettrage... Prévision de trésorerie Visualisez de manière synthétique la santé financière de votre entreprise afin de mieux anticiper l’impact sur votre solde bancaire. Un mode réseau performant Utilisez votre logiciel en réseau et paramétrez les droits d’accès soit par utilisateur soit par groupe d’utilisateurs en fonction de leurs actions. Les spécificités des utilisateurs peuvent être prises en compte grâce à la puissance et à la finesse de la gestion des droits. Ainsi, chacun bénéficie de son propre univers de travail. Communiquant La tracabilité des informations commerciales, pour une analyse précise de l’activité (si le logiciel est interfacé avec EBP Gestion Commerciale Ligne PME) Récupérez vos documents commerciaux dans votre logiciel de comptabilité. La synchronisation permet d’enregistrer automatiquement une facture en comptabilité sans aucune ressaisie. Lors de la validation de vos écritures vous pouvez donc facilement retrouver l’origine de certaines écritures en visualisant les factures correspondantes. Une communication efficace avec son Expert-Comptable Echangez vos écritures avec votre Expert-Comptable en toute facilité avec l’outil de Communication Entreprise-Expert qui convertit les données comptables en provenance ou à destination d’un autre logiciel pour une meilleure gestion de votre comptabilité. Le service de télédéclaration : efficacité, gain de temps et rapidité Déclarez votre TVA sans perdre de temps grâce au logiciel qui calcule automatiquement le montant de votre déclaration à payer et optez pour la télédéclaration EDI. En effet, afin de répondre à l’obligation de télédéclaration, EBP a mis en place un service, pour aider les entreprises à télédéclarer leur TVA directement depuis le logiciel. Tableau de bord Personnalisez vos propres tableaux de bord pour visualiser synthétiquement les indicateurs clés de performance de votre choix. Centre des impôts Envoi simultané aux différentes administrations Accusé de réception et de validation Télétransmission sécurisée des données en EDI Service EBP Télédéclaration Sécurité Suivi Gain de temps Simplicité Télédéclaration et télépaiement directement depuis le logiciel EBP EBP INFORMATIQUE SA • Rue de Cutesson - ZA du Bel Air BP 95 • 78513 Rambouillet CEDEX Tél : 01 34 94 80 49 • Fax : 01 34 85 62 07 • www.ebp.com SA au capital de 1 million d’euros RCS VERSAILLES B 330 838 947 NAF 5829C • TVA IC FR 49330838947 • Document non contractuel. • Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs. • Mai 2014. Fonctions Principales • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 32 bits et 64 bits Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Systèmes d’exploitation supportés : 917 Caractéristiques générales • Création jusqu’à 10 sociétés • Aide en ligne • Barre de tâches et de navigation • Tris, regroupements avancés • Sauvegarde et restauration • Sauvegarde en ligne(1) • Tableau de bord paramétrable • Ecran de démarrage des tâches principales • Tâches contextuelles • Notes dans les fiches • Envoi de SMS via des partenaires(1) (hors coût sms) : Eco.sms, SMS Envoi, SMS to b • Champs personnalisés (dont calculés) • Gestion des favoris • Gestion du multi-devises • Alertes paramétrables • Champs obligatoires personnalisables Comptes • Plans comptables (abrégé, de base, développé, association, syndicat) • Nombreuses vues pré-définies pour filtrer les comptes • Transfert de comptes depuis le PCG • Cumuls et graphes dans la fiche compte • Tiers • Reformatage des comptes Transfert comptable • Historique des transferts comptables • Import du transfert comptable (écritures, échéances, pointages) • Transfert comptable avec champs personnalisés Traitements comptables • Saisie par journal, par mois, au kilomètre, guidée et par écriture • Saisie pratique et ventes comptoir • Abonnements • Association de comptes pour automatiser la saisie • Recherche d’écritures multi-critères • Groupes d’écriture • Ecritures simulées • Contre-passation d’écritures • Numérotation automatique ou manuelle des pièces • Réimputation des écritures de compte à compte par exercice, de journal à journal, de période à période et de groupe à groupe • Réimputation en consultation • Consultation des comptes par exercice • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Lettrage partiel • Lettrage automatique au pointage d’échéances • Pointage automatique au lettrage des lignes d’écriture • Délettrage automatique • Rapprochement par compte, journal • Génération d’écritures comptables depuis le relevé bancaire • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés bancaires • Import des lignes de relevés au format CFONB, qif • Pointage, dépointage par code • Echéance sur la ligne d’écriture • Echéancier détaillé • Pointage des échéances • Modes de règlement • Moyens de paiement • Génération des règlements par lot • TVA sur les débits, sur les encaissements • Calcul automatique de la TVA • Justificatif de TVA • Génération automatique de l’OD de TVA depuis la déclaration • Modification des informations de TVA • Liste des informations de TVA • Télédéclaration de TVA multi-destinataires : DGFiP, OGA et cabinet d’expertise comptable • Télédéclaration EDI(2) : CA3, CA12, annexe 3310A, acompte de TVA 3514 et demande de remboursement 3519 • Télépaiement EDI(2) : CA3, CA12, acompte de TVA 3514 • Génération d’un fichier de virement pour le règlement de la TVA • Report automatique du crédit TVA • Gestion des devises, OD de réévaluation • Documents associés aux lignes d’écriture • Libellés types/enrichis • Recalcul des soldes • Tri par date • Ecritures de régularisation périodique • Ecritures de régularisation : charges et produits constatés d’avance • Ecritures de régularisation : charges à payer et produits à recevoir • Grand Livre et Balance interactifs • Echéancier interactif clients et fournisseurs • Règlements des Tiers • Gestion des relances : sélection du type de relance (téléphone, e-mail, courrier), génération des écritures de pénalités de retard ou de frais d’impayés, consultation de la liste des relances, gestion des niveaux de sévérité, calcul du nombre de jours de retard • Validation des écritures • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévisions de trésorerie (illimitées en nombre) • Gestion des chéquiers • Balance inter-exercices • Gestion des LCR/BOR • Virements internationaux • Virements/prélèvements • Journal des événements • Archivage des données • Gestion des notes de frais • Paiement de l’impôt sur les sociétés : déclaration 2571 (acompte trimestriel), déclaration 2572 (solde de l’impôt), et annexe 2572A • Génération de l’OD de liquidation de l’IS • Télépaiement de l’IS Analytique et budgétaire • Création sur N plans (axes) et 12 niveaux de postes • Assistant à la création de plans • Ventilations analytiques sur la ligne d’écriture, multi-postes et multi-plans • Cumuls et graphes par plan et par poste • Consultation interactive • Grilles analytiques • Outil d’application de grilles analytiques • Statistiques analytiques sous forme de graphiques personnalisables • Outil de réaffectation analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques • OD analytiques Editions • Personnalisation des impressions • Journaux, Grand Livre, Balance • Balance âgée par échéance ou par lettrage • Echéancier par pointage ou par lettrage • Balance mensuelle, trimestrielle • Compte de Résultat et Bilan • Solde Intermédiaire de Gestion (SIG) • Situations des comptes • Encours clients • Créances clients /Dettes fournisseurs • Comparatif N/N-1 • Impressions annuelles • Journal centralisateur • Avancement de saisie • Suivi des écritures • Chéquiers et lettres-chèques • Compte de Résultat analytique • Balance, Bilan, Grand Livre analytique • Budgets et écarts budgétaires N/N-1 • Rémunération des comptes courants et associés Importation / Exportation • Import-Export des écritures au format du logiciel de cabinet comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, INFORCE, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE et en import uniquement HELIAST • Import et export paramétrable des écritures, des comptes et des journaux • Exportation des impressions au format PDF, Word®, Excel® • Exportation des listes au format XML, TXT, Excel®, HTML • Export des liasses fiscales • Import texte des écritures et des comptes au format EBP • Import texte automatique à l’ouverture du dossier • Export Interface Expert • Envoi / réception d’un dossier expertcomptable / client • Export Comptabilités informatisées L. 47 A  • Export Article L215-3  Version réseau (en option) • Gestion des droits par utilisateur • Gestion des droits par groupe d’utilisateurs • Droit par valeurs (gestion des journaux interdits en saisie par utilisateur) Cube OLAP(3) • Analyse multidimensionnelle Compatible • EBP Reports On Line(4) : accès à distance aux données du logiciel EBP via un espace dédié sur Internet depuis un ordinateur, une tablette ou un Smartphone. • EBP Notes de Frais : saisie des notes de frais depuis un mobile sous Windows Phone 7 et 8, iPhone, iPad et Androïd et échange des données avec EBP Comptabilité Ligne PME (1) En option, nous consulter pour plus de détails (2) Nécessite la souscription à une offre de services (PRIVILEGE ou PREMIUM) et au service EBP Télédéclaration. Offre non commercialisée aux cabinets d’expertise comptable. (3) OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD (4) Ce service est inclus dans les offres de Services PRIVILEGE ou PREMIUM ou Contrat de Service SILVER et peut être également acheté séparément. Pour connaître les conditions tarifaires, merci de nous contacter. Immobilisations PRO Open Line pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2010 EBP Informatique, édition Juin 2012 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : 6 Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. 7 Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci 8 Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; 9 Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Immobilisations PRO Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 13 Table des matières FELICITATIONS !.............................................................................................. 11 TABLE DES MATIERES.................................................................................... 13 INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ............................................................... 15 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 16 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 17 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 17 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 18 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Les options du dossier................................................................................. 21 1.2. La gestion des fenêtres ............................................................................... 21 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? ............................................................ 22 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? .............................................. 22 3.1. Onglet Amortissement ................................................................................. 23 3.2. Onglet Général............................................................................................ 23 3.3. Onglet Historique......................................................................................... 23 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ?.......................... 24 4.1. L’entête ....................................................................................................... 24 4.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 24 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? .......................................... 24 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? ............................................. 26 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? ................................ 26 14 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?........................ 27 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 29 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 29 2. LA MISE EN COMPOSANT ........................................................................... 29 3. LA REVISION................................................................................................. 30 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT.......................... 30 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?............................................ 31 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? ............................. 31 7. LE ROL .......................................................................................................... 32 7.1. Comment créer et gérer ROL ? ................................................................... 32 8. LES FONCTIONS PRO.................................................................................. 34 8.1. Les contrats................................................................................................. 34 8.2. Les plans d’amortissements périodiques ..................................................... 34 INDEX................................................................................................................ 35 NOTES .............................................................................................................. 37 NOTES .............................................................................................................. 38 Avant de commencer 15 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local »  Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 3 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 3 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows® XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. INSTALLATION 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\EBP_CD.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Immobilisations PRO Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 8. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\ « Nom du module » 5.0FR30. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 11. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône est créé sur le bureau. Vous pouvez lancer directement le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP « Nom du module ». Comment Activer Mon logiciel ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctionnalités du logiciel pendant 40 jours. Après la période de 40 jours, le logiciel sera limité en nombre de données : 30 immobilisations, les déclarations 2054 et 2055 ne sont pas disponibles et les impressions porteront la mention "Démonstration". Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, munissez-vous de la Clé Web et du N° de licence fournis par EBP et laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. INSTALLATION 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer Manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement ;  Si le code saisi n'est pas valide, un message vous informe du nombre de jours restant pour évaluer le logiciel ainsi que les informations pour obtenir un code correct. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activer votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. Comment créer mon dossier ? 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur l’option Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou sur le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite :  Saisir le nom de la base de données,  Saisir l'identification et les coordonnées de la société,  Saisir les dates d'exercice, choisir la méthode de calcul et le régime fiscal. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. INSTALLATION 20 6. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de navigation Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Les menus De raccourcis. Comment initialiser mon dossier ? 21 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la préparation des déclarations 2054 et 2055 ainsi que dans la réalisation du transfert comptable. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les options du dossier Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre Société du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes :  Identification : Ces informations sont reprises sur les différents états proposés.  Immobilisation : Permet de définir la méthode de calcul pour les plans d’amortissement, le régime fiscal pour les plus ou moins-values ainsi que la codification automatique pour les immobilisations, les familles et les lieux.  Options comptables : Permet de définir les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.2. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. PRISE EN MAIN 22 Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UNE FAMILLE ? Pour créer une famille, vous devez accéder à la liste des familles par le menu Paramètres + Familles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche et si vous avez choisi la numérotation automatique des familles dans les paramètres du dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les options du dossier, page 21), vous devez saisir un libellé et renseignez le mode d’amortissement économique ainsi que la durée. Si vous souhaitez également amortir fiscalement les immobilisations de cette famille, précisez le mode d’amortissement fiscal et la durée. Renseignez les comptes comptables pour la génération des écritures comptables ainsi que le type de l’immobilisation. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 3. COMMENT CREER UNE IMMOBILISATION ? Pour créer une immobilisation, vous devez accéder à la liste des immobilisations par le menu Immobilisations+ Immobilisations + Toutes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Si vous avez choisi la numérotation automatique des immobilisations, le code est alors grisé et vous devez renseigner le libellé. Indiquez la date d’acquisition de votre immobilisation. Automatiquement, la saisie est reportée dans le champ Date de mise en service. Cependant, le champ reste modifiable. Ce champ est important puisqu’il va déterminer la date de début du calcul du plan d’amortissement économique. Sélectionnez la famille que vous souhaitez rattacher à l’immobilisation. Si vous avez défini des paramètres dans la famille, ils seront alors appliqués à l’immobilisation. Indiquez le prix d’acquisition de votre bien. La TVA et le montant TTC sont automatiquement calculés sur une base de TVA à 19,60%. Dans la zone Comptabilité, vous devez renseigner tous les comptes nécessaires à la génération des écritures comptables. Ces comptes sont automatiquement renseignés si vous avez sélectionné une famille dans laquelle ils étaient indiqués. Comment créer une immobilisation ? 23 3.1. Onglet Amortissement Dans cet onglet, vous devez renseigner les paramètres nécessaires au calcul du plan d’amortissement économique :  Le mode d’amortissement. Vous avez le choix entre Non amortissable, Linéaire, Dégressif et Dégressif Personnalisé.  La durée en mois. Indiquez la durée en mois sur laquelle le bien doit être amorti,  La base amortissable. Par défaut, elle correspond au prix d’acquisition HT saisi,  La valeur de revente. Ce champ permet d’indiquer la valeur à laquelle votre bien sera revendu. Dans ce cas, le plan d’amortissement sera calculé à partir de la base amortissable – la valeur de revente. Si vous souhaitez également calculer un plan d’amortissement fiscal, renseignez alors les champs Mode, Durée en mois et Base amortissable. 3.2. Onglet Général Cet onglet permet de renseigner différentes informations concernant l’immobilisation :  Le lieu. Ce champ est nécessaire pour l’inventaire. Par défaut, il est indiqué Non défini.  Le numéro de série,  Le numéro de pièce comptable. Ce champ peut être utilisé dans le cas d’un transfert comptable avec l’outil Communication Entreprise Expert,  Le mode simulation. Cette option permet de créer des immobilisations qui ne seront pas prises en compte dans les déclarations et dans le transfert comptable,  Le nombre de pièces. Ce champ peut être utile lors d’un éclatement ou d’une mise en composant. Par défaut, le logiciel proposera d’éclater ou de mettre en composant en fonction de la valeur indiquée dans ce champ,  La date de sortie. Si vous avez sorti votre bien, la date apparaîtra alors dans ce champ. 3.3. Onglet Historique Dans cet onglet, apparaissent toutes les actions effectuées sur l’immobilisation :  La création,  L’éclatement,  La mise en composant,  La révision. Pour chaque action, sont indiqués la date à laquelle l’opération a été effectuée et le libellé de l’action. Ainsi, cet onglet permet d’avoir un suivi des opérations enregistrées sur l’immobilisation. PRISE EN MAIN 24 Dans le cas de la révision, si vous avez lors de l’opération demandé à archiver vos données, la colonne Données associées est cochée et cet archivage sera alors visible en cliquant sur le bouton Afficher les données. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. COMMENT VISUALISER LE PLAN D’AMORTISSEMENT ? Dès que vous avez enregistré votre immobilisation, vous pouvez alors visualiser le plan d’amortissement en cliquant sur le bouton Voir le plan d’amortissement dans la fiche immobilisation ou sur l’option Voir le plan d’amortissement dans le volet des tâches accessible depuis la liste des immobilisations. 4.1. L’entête Dans l’entête de la fenêtre, sont rappelées les caractéristiques de l’immobilisation utilisées pour le calcul du plan d’amortissement :  La date d’acquisition et de mise en service,  Les paramètres de l’amortissement économique,  Les paramètres de l’amortissement fiscal. 4.2. Les plans d’amortissements périodiques Par défaut, est affiché le plan d’amortissement annuel économique. Pour visualiser le plan d’amortissement fiscal ou toute autre information relative au plan d’amortissement, il suffit de changer la vue dans le champ Vues puisqu’un certain nombre de vues est par défaut proposé. Il est également possible de visualiser les plans d’amortissements selon une périodicité mensuelle, trimestrielle et annuelle en sélectionnant le ou les type(s) de plan souhaité(s) dans les Paramètres Sociétés + Immobilisations. 5. COMMENT ECLATER UNE IMMOBILISATION ? Pour éclater une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Eclater dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Eclater dans le volet de tâches accessible depuis la liste des immobilisations. L’assistant d’éclatement d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Comment éclater une immobilisation ? 25 Vous devez alors :  Sélectionner la méthode d’éclatement. Vous avez le choix entre Pourcentage, Montant et Nombre,  Saisir la valeur,  Choisir l’exercice d’éclatement sachant que la date sera au premier jour de l’exercice choisi. Dès que vous avez renseigné tous ces paramètres, dans l’étape suivante, une répartition est appliquée en fonction des critères sélectionnés. Vous pouvez alors conserver cette répartition ou la modifier à l’aide des boutons Ajouter et Supprimer. Dès que la répartition est effectuée, vous pouvez alors effectuer l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. L’éclatement a pour conséquence de griser la fiche de l’immobilisation mère. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère apparaît barrée et les immobilisations filles en italique. Le code immobilisation des filles correspond au code immobilisation de la mère + _+ un incrément. Exemple : IM000001_001. PRISE EN MAIN 26 6. COMMENT SORTIR UNE IMMOBILISATION ? Pour sortir une immobilisation, cliquez sur le bouton Sortir dans la fiche immobilisation ou sur l’option Sortir dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. L’assistant de sortie d’une immobilisation s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez alors :  Renseigner la date de sortie. Par défaut, est indiquée la date du jour,  Le type de sortie. Vous avez le choix entre Mise au rebut et Cession,  Si c’est une cession, indiquez le prix de cession ainsi que la TVA,  Dans le cas d’un bien de type Immeuble, vous pouvez renseigner la TVA à reverser. Dès que vous avez renseigné ces informations, l’étape suivante permet de visualiser la plus ou moins value à court ou long terme. Validez la sortie par le bouton Lancer. La sortie a pour conséquence de griser la fiche immobilisation. Elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation apparaît en gras. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 7. COMMENT EFFECTUER UNE DECLARATION 2054 ? Pour créer une déclaration 2054, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2054. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Indiquez la période de déclaration qui doit correspondre à votre exercice comptable et validez. La déclaration est pré remplie avec toutes les informations présentes dans le dossier. Le paramétrage des comptes de la déclaration est accessible depuis le menu Paramètres + Plan de regroupement. Pour chaque ligne de la déclaration, sont indiqués les comptes repris. Vous pouvez si vous le souhaitez modifier ce paramétrage. Toutes les colonnes qui apparaissent en gras sont des colonnes pour lesquelles la valeur doit être saisie. Toutes les autres colonnes sont calculées. Le bouton Recalculer permet de recalculer la déclaration et le bouton Clôturer permet de rendre intangible la déclaration. Comment transférer les éléménts en compta ? 27 La déclaration 2055 fonctionne de manière identique. Pour créer une déclaration 2055, vous devez accéder à la liste des déclarations 2055 par le menu Immobilisations+ Déclarations + Déclarations 2055. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter 8. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie compta. Ces écritures concernent :  Les acquisitions,  les dotations,  les cessions. Pour transférer des éléments via un fichier, vous devez définir au préalable dans les options du menu Paramètres les journaux et les comptes ainsi que le répertoire pour générer le fichier. Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable depuis le menu Opérations + Transfert comptable. L’assistant du transfert comptable s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l’assistant. Vous devez ensuite :  Sélectionner l’exercice comptable à partir duquel vous souhaitez transférer les écritures comptables. Par défaut, est proposé l’exercice courant,  Choisir le type de transfert. Par défaut, est indiqué OpenLine et ce format permet de transférer les écritures comptables dans le logiciel de comptabilité Open Line. Le format ComExpert permet de transférer les écritures comptables par l’outil Communication Entreprise Expert,  Indiquer si besoin un intervalle d’immobilisations,  Si vous avez créé des immobilisations en mode Simulation, vous pouvez demander à les transférer ou non,  Paramétrer les journaux. Par défaut, les journaux paramétrés dans les paramètres société sont indiqués. Mais vous pouvez les modifier,  Indiquer si vous souhaitez activer la centralisation par compte. Cette option permet, pour les écritures de dotation uniquement, de générer une seule écriture par compte comptable,  Préciser si les écritures d’acquisition doivent être générées. Si vous n’avez pas paramétré dans toutes vos fiches d’immobilisations le compte de TVA sur les ventes, le compte de TVA sur les achats et le compte fournisseur, l’étape suivante qui s’affiche vous permet de les renseigner. Si vous avez tout renseigné, cette étape ne s’affichera alors pas. Cliquez sur le bouton Lancer pour effectuer le transfert comptable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 28 Le tableau de bord 29 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Immobilisations PRO Open Line. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. LE TABLEAU DE BORD Vous pouvez visualiser le tableau de bord par le menu Affichage. Les informations suivantes apparaissent :  Le suivi des dotations. Ce graphique correspond à l’évolution du cumul des dotations par exercice,  La répartition des immobilisations. Ce graphique correspond au cumul du montant d’acquisition HT par racine de compte. La répartition des comptes est la même que dans la déclaration 2054,  Les immobilisations qui seront finies d’amortir dans les 6 mois à venir,  Les immobilisations qui sont complètement amorties dans les 6 mois précédant la date du jour. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 2. LA MISE EN COMPOSANT Pour mettre en composant une immobilisation, vous pouvez cliquer sur le bouton Mettre en composants dans la fiche immobilisation ou cliquer sur l’option Mettre en composants dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Vous devez ensuite :  Ajouter autant de lignes que vous souhaitez créer de composants,  Répartir le montant de l’immobilisation mère entre les composants,  Sélectionner l’exercice de mise en composant. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La mise en composants a pour conséquence de griser la fiche immobilisation mère ; elle n’est alors plus modifiable. Dans la liste des immobilisations, l’immobilisation mère est barrée et les immobilisations filles sont en italique. LES FONCTIONS AVANCEES 30 3. LA REVISION Pour effectuer la révision d’une immobilisation, cliquez sur le bouton Réviser dans la fiche immobilisation ou cliquez sur l’option Réviser dans le volet des tâches depuis la liste des immobilisations. Trois types de révision sont possibles :  La valeur actuelle?. Si en cours d’amortissement, le bien a perdu de la valeur, cette option va permettre de diminuer la valeur nette comptable du bien sur un exercice donné,  La valeur d’acquisition. Ce choix va permettre de modifier la valeur d’acquisition du bien,  La durée en mois. Cette option permet de modifier la durée d’amortissement et de l’augmenter. Dès que vous avez choisi la donnée à réviser, vous devez sélectionner l’exercice de révision puis indiquer la nouvelle valeur. Vous pouvez également historiser la fiche immobilisation avant révision ce qui permet de conserver l’immobilisation avant modification. Cliquez sur le bouton Lancer pour valider l’opération. La révision a pour conséquence de griser la fiche immobilisation, elle n’est alors plus modifiable. Consultez l’aide en ligne par la touche F1 pour obtenir de plus amples informations. 4. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT Cet assistant de création de modèle de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèle. Comment sauvegarder mon dossier ? 31 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 6. COMMENT REALISER UN IMPORT PARAMETRABLE ? Par le menu Outils + Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable des immobilisations. Indiquez le fichier que vous souhaitez importer. Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :  le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de  Codage du fichier...),  le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,  les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton « Afficher le détail ». Pour rappel les codes de correspondances pour les différents modes d’amortissement sont : 0 : Non amortissable 1 : Linéaire 2 : Dégressif et Dégressif personnalisé LES FONCTIONS AVANCEES 32 7. LE ROL Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. 7.1. Comment créer et gérer ROL ? Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. 7.1.1. Principe A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur ROL, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion. Deux termes essentiels à retenir donc :  Les publications : ces fiches contiennent les documents à générer et à diffuser sur ROL.  Les comptes : identifiés par un email et un mot de passe, ils sont autorisés à consulter les documents sur l’espace de publication ROL (site web). 7.1.2. La mise en place des publications Dans l’application Openline, depuis une liste de données, ou depuis l’aperçu d’un document, dans la barre d’outils, vous disposez d’une action nommée ROL "Publier sur le Web dans le report On Line : http://reports-on-line.ebp.com". C’est cette action qui constitue la création ou la complétion de vos publications, elle entraîne :  La sauvegarde des paramètres permettant la génération et la diffusion de la publication : c’est la ligne ajoutée automatiquement dans la publication, dans l’onglet Liste des documents  La possibilité d’indiquer quels sont les comptes autorisés à consulter ces documents à travers l’onglet Comptes  La proposition d’une diffusion immédiate au moment de l’enregistrement de votre publication si vous n’avez pas défini une diffusion automatique à travers l’onglet Périodicité Remarque Une publication peut contenir plusieurs documents, un compte peut être défini pour plusieurs publications, une publication peut être diffusée même si aucun compte n’est paramétré. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. 7.1.3. La diffusion des publications sur votre espace dédié Deux moyens pour diffuser vos publications :  Manuellement : Le ROL 33 Depuis la liste des publications, menu Paramètres, l’action Envoyer dans la barre des tâches permet de déclencher la diffusion de la publication sélectionnée. Depuis l’assistant de publication, menu Opérations, après avoir sélectionné les publications à diffuser.  Automatiquement La définition d’une périodicité dans la fiche publication entraîne la création d’une tâche de mise à jour automatique dans le planificateur de tâches de Windows. Cette tâche permet aux applications Open-Line EBP de mettre à jour automatiquement sur votre espace dédié vos publications. Elle peut-être mise à jour via l'application (grâce aux actions Mettre à jour le planificateur et Supprimer la tâche du planificateur depuis la liste des publications) qui l'a créée et sera supprimée lors d'une désinstallation du logiciel Open-Line EBP qui l'a créée. Dans les deux cas, la diffusion se réalise en tâche de fond (bouton "Traitements ..." dans la barre d'état), et ne vous empêche pas d’utiliser vos applications EBP simultanément. La diffusion consiste à créer et envoyer les documents sur votre espace de publication ROL, sous forme de miniatures (une par page du document) pour une consultation rapide, et sous forme de PDF, pour vous permettre de le télécharger. La diffusion met également à jour les comptes, et par conséquent, leurs droits par rapport aux publications. Remarque Une limite en nombre de pages par document est fixée ainsi que le nombre de miniatures par document. Par conséquent, si votre document comporte plus de pages que la limite, vous verrez sous forme de miniatures les premières pages autorisées. Il en va de même pour les PDF. Pour plus d'informations voir les conditions générales d'utilisation. Si la diffusion est interrompue, les publications non envoyées le seront de façon automatique, dans les 3 à 30 minutes après l’ouverture de votre dossier. 7.1.4. La consultation de votre espace de publication Pour consulter votre espace de publication, vous disposez dans votre application Openline d’un lien Site Web (Menu Opérations - Publier dans ROL - Site web). Vous pouvez également transmettre aux utilisateurs concernés l’adresse web sur laquelle se connecter pour consulter les documents sur votre site ROL. Après avoir saisi son email et son mot de passe, votre utilisateur accède à l’ensemble des documents diffusés à son attention, regrouper par application/dossier EBP (les documents issus de la comptabilité sont dans un dossier différent des documents issus de la gestion commerciale par exemple). Une zone de recherche est disponible, elle est effectuée sur le champ nom de la publication, date de dernière diffusion, description de la publication Enfin, chaque publication mentionne sur fond rouge le nombre de document non encore lus. 7.1.5. L’administration de votre espace de publication Parmi les comptes créés, un compte devra être administrateur (case à cocher dans la fiche compte). LES FONCTIONS AVANCEES 34 Cela permet d’accéder à des fonctionnalités supplémentaires sur l’espace de publication du site ROL :  Voir tous les documents diffusés  Voir les comptes  Supprimer les publications  Supprimer des documents  Mise à jour des publications sur le site ROL Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le ROL. 8. LES FONCTIONS PRO 8.1. Les contrats Par le menu Contrats + Ajouter, vous pouvez créer une fiche Crédit-bail. Vous devez renseigner un code si vous n’êtes pas en numérotation manuelle et un libellé. Vous pouvez ensuite choisir la périodicité du contrat, le nombre d’échéances, indiquez le montant du bien financé, le montant de l’assurance ainsi que le montant des redevances et les frais de dossiers éventuels. L’onglet Tableau des échéances calcule automatiquement le montant de vos échéances individuelles et cumulées. Il en sera de même pour la location et les emprunts. Vous pourrez ainsi transférer vos écritures liées à vos contrats en Compta par l’assistant de transfert comptable disponible dans le menu Opérations. 8.2. Les plans d’amortissements périodiques Dans le menu Paramètres sociétés + Immobilisations, vous pouvez sélectionner la périodicité des plans d’amortissements, que vous souhaitez. Chaque choix n’est pas exclusif. Le choix de cette option entraine un re-calcul de vos plans d’amortissements, ainsi vos disposerez des plans d’amortissements périodiques dans la fiche Immobilisation par l’intermédiaire du bouton Voir le plan d’amortissement. La ou les périodicité(s) choisie(s) seront également disponibles dans certains filtres d’éditions ainsi que dans l’assistant de transfert comptable. Ainsi vous pourrez transférer vos dotations mensuelles, trimestrielles, ou semestrielles. 35 Index A Accès au service technique..................................................................................20 Aide sur EBP Immobilisations Classic Open Line .................................................16 Amortissements périodiques ................................................................................47 C Cession................................................................................................................35 Code d'activation..................................................................................................22 Composant...........................................................................................................39 Configuration minimale.........................................................................................20 Contrats ...............................................................................................................46 Création de dossier..............................................................................................26 Création de modèle..............................................................................................41 D Déclaration 2054..................................................................................................36 E Eclatement...........................................................................................................33 Eclater..................................................................................................................33 Ecran de travail ....................................................................................................27 F Famille .................................................................................................................29 Fonctions avancées .............................................................................................39 G Gestion des fenêtres ............................................................................................29 H Historique.............................................................................................................31 Index 36 I Import paramétrable.............................................................................................42 Initialisation du dossier.........................................................................................28 Installation............................................................................................................21 L Lancement du logiciel...........................................................................................22 M Mise au rebut .......................................................................................................35 Mise en composant ..............................................................................................39 Modèle .................................................................................................................41 R Reports On Line...................................................................................................43 Révision ...............................................................................................................40 ROL .....................................................................................................................43 S Sauvegarde..........................................................................................................42 Sortie ...................................................................................................................35 T Tableau de bord...................................................................................................39 Transfert comptable .............................................................................................36 V Valeur actuelle .....................................................................................................40 37 Notes 38 Notes 39 Notes 40 Notes EBP Business Plan Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2012 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 12 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 16 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version non activée............................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 21 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 21 1.3. Les options............................................................................................ 22 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 22 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 22 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 22 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 23 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 23 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 23 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 23 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 24 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 24 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 24 3.3. Spécificités............................................................................................ 25 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 27 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 28 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 28 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 29 14 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 29 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 29 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 30 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 34 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 34 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 34 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 34 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 35 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES........................................................ 35 4.1. Dossier économique EDEN................................................................... 35 4.2. Formulaire ACCRE................................................................................ 35 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 16 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2013. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 20 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? 21 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Préférences de prévisions PRISE EN MAIN 22 Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-mêmes. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? 23 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 24 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de trois onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. L’onglet Activités permet de ventiler vos prévisions par activité selon un pourcentage que vous aurez défini. Pour cela vous devez au préalable avoir définit vos différentes activités dans les Préférences Dossiers + Dossier Permanent. Comment saisir les prévisions ? 25 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.4. Les achats PRISE EN MAIN 26 Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Comment consulter les résultats ? 27 Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. PRISE EN MAIN 28 Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 29 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. PRISE EN MAIN 30 Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Comment sauvegarder les donnees ? 31 Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. 32 Le tableau de bord 33 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ;  La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 34 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Vous pouvez également consulter votre compte de résultat par activité. Pour cela vous devez au préalable avoir créer vos différentes activités dans les préférences dossiers et ventiler vos prévisions dans l’onglet Activités. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives 35 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifié grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les versions 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. 36 Index 37 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 ACCRE ................................................................................................................28 Achats..................................................................................................................19 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................27 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................27 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................19 38 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................20 Impressions Des grilles ........................................................................................................27 Dossier.............................................................................................................27 Exportations .....................................................................................................27 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................19 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................20 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23 Index 39 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................21 Exportation.......................................................................................................27 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................27 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................27 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................26 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................12 40 NOTES EBP Business Plan Pour Windows 2000 et XP Guide díinstallation et díinitiation EditÈ par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 ñ 78513 Rambouillet Cedex TÈl : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2005 EBP Informatique, Èdition Juin 2006 CONVENTION DíUTILISATION DíEBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser ‡ des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transfÈrer le programme vers d'autres ordinateurs via un rÈseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut Ítre copiÈ qu'‡ des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installÈ doit bÈnÈficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit quíaux seules licences d'utilisation indiquÈes selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences rÈseau x postes. L'ensemble des programmes est protÈgÈ par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu ‡ des poursuites judiciaires civiles et/ou pÈnales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire líobjet díun nantissement ou díune location ‡ aucun titre que ce soit. EBP se rÈserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. …tendue des obligations de support díEBP Les services díassistance díEBP sont destinÈs ‡ fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs ‡ líusage des progiciels EBP dans les configurations matÈrielles et logicielles requises. EBP síengage ‡ fournir au CLIENT les conseils les plus adÈquats pour aider ‡ rÈsoudre les problËmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans líutilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de rÈsolution des problËmes. Les services de support díEBP níincluent pas le support sur site. Assistance de proximitÈ sur le site Líutilisateur doit pouvoir faire appel ‡ un professionnel de líinformatique pour dÈnouer sur le site une difficultÈ technique dont la cause níaurait pas pu Ítre dÈterminÈe ou rÈsolue par líassistance tÈlÈphonique díEBP. Pour ce faire, il reconnaÓt avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de líinformatique une convention pour líassister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions díintervention de ce professionnel. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun dÈfaut díaccord ou des consÈquences díun non-respect des obligations rÈciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des donnÈes Le CLIENT reconnaÓt avoir ÈtÈ informÈ par EBP et/ou par son distributeur quíil est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procÈder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures ‡ la sauvegarde des systËmes, programmes et fichiers de donnÈes, et que líabsence díune telle sauvegarde rÈduit de maniËre significative ses chances de limiter líimpact des dommages qui pourraient rÈsulter díune irrÈgularitÈ dans le fonctionnement de son systËme ou ses progiciels et peut rÈduire la portÈe des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaÓt quíil est de sa responsabilitÈ de mettre en úuvre une procÈdure pour assurer la rÈcupÈration des donnÈes, fichiers ou programmes dÈtruits, endommagÈs ou perdus. EBP ne saurait Ítre tenue responsable en cas de perte de donnÈes. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des prÈsentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin díun utilisateur standard. En toute hypothËse, EBP níassume que des obligations de moyens ‡ líexclusion de toute obligation de rÈsultat. La prÈsente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de maniËre non limitative, toute garantie de qualitÈ ou díadÈquation ‡ un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaÓt que la fourniture des services de support tÈlÈphonique dans le cadre du contrat díassistance dÈpend de la disponibilitÈ ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilitÈ. Limitations de responsabilitÈ Sauf disposition contraire díordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable ‡ raison de prÈjudices directs ou indirects (y compris les manques ‡ gagner, interruptions díactivitÈ, pertes díinformations ou autres pertes de nature pÈcuniaire) rÈsultant díun retard ou díun manquement commis par EBP dans la fourniture ou líabsence de fourniture des services de support, alors mÍme que EBP ou ses fournisseurs auraient ÈtÈ informÈs de l'ÈventualitÈ de tels prÈjudices. EBP ne peut Ítre rendu responsable díun fonctionnement non conforme, díun dysfonctionnement, díune inaptitude particuliËre ou díune absence de fonctionnalitÈ dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaÓt que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables ‡ raison díaucun manque ‡ gagner subi par un tiers et d'aucune rÈclamation ou action en justice dirigÈe ou intentÈe contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothËse, la responsabilitÈ de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excÈder, au total, les sommes payÈes par le CLIENT ‡ EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat díassistance. Le programme est fourni en l'Ètat sans garantie d'aptitude ‡ une utilisation particuliËre, tous les risques relatifs aux rÈsultats et ‡ la performance de ce programme sont assumÈs par l'acheteur. Líutilisateur reconnaÓt avoir ÈvaluÈ le logiciel de faÁon approfondie par une dÈmonstration ou un test rÈel pour vÈrifier quíil est en adÈquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, mÍme en cas de pluralitÈ de dÈfendeurs ou díappel en garantie. FELICITATIONS ! Vous venez díacquÈrir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide prÈsente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nÈcessaires ‡ son installation et ‡ sa dÈcouverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particuliËres non traitÈs dans le guide, consultez líaide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise ‡ jour rÈguliËrement et doit rÈpondre ‡ la totalitÈ des questions que vous pourriez vous poser. Pour accÈder ‡ líaide en ligne, deux possibilitÈs sont ‡ votre disposition :  La touche F1 pour un accËs direct ‡ líaide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide gÈnÈrale. SÈlectionnez líicÙne de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de líaide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposÈ ‡ líinstallation du logiciel. Toutes les modifications apportÈes au logiciel depuis líimpression de ce manuel y seront consignÈes. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer............................................................................................9 1.1. AccËs au service technique .....................................................................9 1.2. Configuration minimale conseillÈe .........................................................10 1.3. La place disque nÈcessaire ...................................................................10 2. Comment installer mon logiciel ?........................................................................11 3. Comment lancer mon logiciel ?...........................................................................12 4. Comment dÈbrider mon logiciel ? .......................................................................12 4.1. Version bridÈe........................................................................................12 4.2. Comment obtenir mon code de dÈbridage ?..........................................12 4.3. Comment introduire mon code de dÈbridage ?......................................13 5. Comment crÈer mon dossier ?............................................................................13 6. Ecran de travail ..................................................................................................14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ?......................................................................15 1.1. AccËs aux PrÈfÈrences..........................................................................15 1.2. Saisie des PrÈfÈrences..........................................................................15 1.3. Les options ............................................................................................16 1.4. Líaide dynamique...................................................................................16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ?...............................................................16 2.1. CrÈer une fiche ......................................................................................16 2.2. Modifier une fiche ..................................................................................17 2.3. Annuler une modification sur une fiche..................................................17 2.4. Supprimer une fiche...............................................................................17 3. Comment saisir les prÈvisions ? .........................................................................18 3.1. AccËs aux PrÈvisions.............................................................................18 3.2. GÈnÈralitÈ sur les PrÈvisions .................................................................18 3.3. SpÈcificitÈs.............................................................................................19 4. Comment consulter les rÈsultats ?......................................................................22 4.1. Les tableaux de rÈsultats.......................................................................22 4.2. Les graphiques et les ratios...................................................................22 8 EBP Business Plan 5. Comment reprendre une entreprise ?.................................................................23 6. Comment accÈder au Rapport ?.........................................................................23 6.1. Elaboration du rapport ...........................................................................24 7. Comment sauvegarder les donnees ? ................................................................25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord..............................................................................................27 2. Types de consultation des rÈsultats....................................................................28 3. Les impressions et les exportations....................................................................28 3.1. Líimpression et líexportation des grilles .................................................28 3.2. Líimpression du rapport .........................................................................28 4. Le dossier ACCRE..............................................................................................29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. AccËs au service technique L'achat du logiciel en version complËte donne droit ‡ l'usage de notre service technique*. Pour y accÈder, munissez vous de votre numÈro de licence puis au choix : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous Ítes sur une file d'attente. 01 34 94 20 00  Exposez votre problËme par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 ‡ 19h00 Le vendredi 8h00 ‡ 18h00 *Ce droit ‡ l'assistance technique dÈpend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetÈe et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillÈe La configuration minimale conseillÈe pour líutilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur Pentium III - 256 Mo,  Ecran supportant une rÈsolution de 1024*768 (24 bits),  Imprimante jet d'encre ou laser supportÈe par WindowsÆ,  20 Mo d'espace disque disponible pour l'installation,  Internet Explorer 5.5 SP2,  SystËme Windows 2000 ou XP. Remarque WindowsÆ 2000 et XP sont des logiciels MicrosoftÆ dont vous devez faire l'acquisition prÈalablement ‡ líinstallation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. 1.3. La place disque nÈcessaire Líinstallation complËte du logiciel nÈcessite 20 Mo díespace disque disponible. Líinstallation du dossier de dÈmonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de dÈmonstration), cliquez sur le bouton Installation PersonnalisÈe et cochez uniquement les composants dÈsirÈs. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer líinstallation du logiciel, fermez toutes les applications en cours díexÈcution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de líordinateur. LíÈcran díaccueil síaffiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu DÈmarrer et sÈlectionnez ExÈcuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe o˘ X est la lettre reprÈsentant líunitÈ de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. LíÈcran díaccueil apparaÓt. Cliquez sur le bouton Produits pour accÈder ‡ la prÈsentation et ‡ líinstallation díEBP Business Plan. 3. SÈlectionnez líinstallation du logiciel. 4. Líassistant díinstallation du logiciel apparaÓt. Suivez les Ètapes une ‡ une, cliquez sur le bouton Suivant pour dÈmarrer la procÈdure. 5. Le texte affichÈ correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. Líinstallation et líutilisation du logiciel dÈpendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention díutilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, líinstallation síarrÍtera. 7. Cliquez directement sur le type díinstallation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une premiËre installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou dÈfinir des rÈpertoires particuliers, cliquez sur PersonnalisÈe. 9. Le rÈpertoire díinstallation par dÈfaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour Èventuellement modifier ce rÈpertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin díinstallation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer líordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si ‡ líinstallation du produit, vous avez demandÈ la crÈation díun icÙne sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut Ègalement Ítre lancÈ par DÈmarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2007. 4. COMMENT DEBRIDER MON LOGICIEL ? 4.1. Version bridÈe Tant que le code de dÈbridage nía pas ÈtÈ saisi, le logiciel reste en version bridÈe. Cela signifie quíil est limitÈ dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours díÈvaluation pour dÈcouvrir toutes les fonctionnalitÈs du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de DÈmonstration, qui vous permet de dÈcouvrir líensemble des fonctionnalitÈs du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement díouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de crÈer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code de dÈbridage ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code de dÈbridage qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code de dÈbridage soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + DÈbridage en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de dÈbridage instantanÈment.  En nous envoyant par voie postale le coupon dÈtachable de la carte d'enregistrement, complÈtÈ avec soin. AprËs rÈception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code de dÈbridage. Comment crÈer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code de dÈbridage ? Au lancement du logiciel, líÈcran díintroduction apparaÓt. Choisissez líoption DÈverrouillez votre logiciel, afin díouvrir la fenÍtre ´ DÈbridage ª. Vous avez alors accËs ‡ quatre zones :  Raison sociale Vous devez impÈrativement saisir la mÍme raison sociale que vous nous avez communiquÈe sur le COUPON A RETOURNER en respectant la mÍme syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code de dÈbridage Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiquÈ.  NumÈro de licence Saisissez le numÈro de licence indiquÈ sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boÓte du logiciel.  ClÈ web Votre clÈ web vous sera demandÈe lors de l'accËs ‡ l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les derniËres nouveautÈs, de tÈlÈcharger les derniËres mises ‡ jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton DÈbrider. Si toutefois le bouton níest pas accessible, cíest quíune information níest pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera o˘ est líerreur. Remarque Par mesure de sÈcuritÈ et une fois validÈ, votre code de dÈbridage ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour crÈer un nouveau dossier, trois possibilitÈs vous sont offertes :  SÈlectionnez directement l'option CrÈer un nouveau projet depuis l'Ècran d'accueil qui apparaÓt au dÈmarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icÙne Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposÈ afin de crÈer votre business plan. Vous avez la possibilitÈ de crÈer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise díÈlÈments antÈrieurs Si vous rÈalisez une reprise de sociÈtÈ, vous devez sÈlectionner les options ´ Bilan & ÈlÈments associÈs ª et ´ Compte de rÈsultat ª puis les cases ‡ cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complÈment díinformations dans líaide en ligne, accessible par le bouton situÈ en bas ‡ droite du formulaire de crÈation. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilitÈ de crÈer un nombre limitÈ de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichÈe. Grille de saisie des donnÈes. Navigation dans les diffÈrentes catÈgories. Arborescence contenant les donnÈes du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez dÈcouvrir les principales fonctionnalitÈs du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment crÈer vos principales prÈvisions, comment consulter les rÈsultats et rÈaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. AccËs aux PrÈfÈrences Pour accÈder ‡ la saisie des prÈfÈrences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accÈder aux prÈfÈrences par l'intermÈdiaire du menu Affichage + PrÈfÈrences. Cette partie permet de :  DÈfinir les PrÈfÈrences du dossier,  Etablir le paramÈtrage des DonnÈes de base,  ParamÈtrer par dÈfaut la crÈation des fiches de prÈvisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez- nous. 1.2. Saisie des PrÈfÈrences Les prÈfÈrences du dossier Les prÈfÈrences du Dossier/Partie ´ GÈnÈral ª seront saisies directement lors de la crÈation du dossier. Pour saisir les autres PrÈfÈrences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitÈe dans líarborescence et de saisir les informations souhaitÈes. Les donnÈes de base Les diffÈrentes informations ‡ saisir dans cette partie permettent de prÈ-paramÈtrer les combo-listes des options des prÈvisions. Vous trouverez les donnÈes de base concernant les taux de TVA, les saisonnalitÈs, les ÈchÈanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de dÈtail sur la saisie, reportez-vous ‡ líaide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les PrÈfÈrences de prÈvisions Les diffÈrentes informations ‡ saisir dans cette partie, permettent de prÈ-paramÈtrer la majoritÈ des options de saisie des PrÈvisions elles-mÍme. La crÈation de prÈvisions devient alors plus rapide puisquíil níy a quí‡ intervenir sur les montants. 1.3. Les options AprËs la crÈation d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenÍtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont dÈterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. Líaide dynamique Vous disposez díune aide dynamique que vous pouvez ou non afficher gr‚ce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenÍtre díaide vous disposez de diffÈrents raccourcis. Des informations complÈmentaires sont proposÈes par líintermÈdiaire du raccourci ´ Voir aussi ª. 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. CrÈer une fiche Toutes les fiches peuvent Ítre crÈÈes au fur et ‡ mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont dÈj‡ proposÈes telles que les TVA, les SaisonnalitÈs et les Profils de personnel (La crÈation díautres profils níest disponible quíen Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous crÈez votre dossier depuis le squelette ´ EBP.Standard ª existant, vous aurez Ègalement des fiches díInvestissements, de Charges externes et díImpÙts & taxes de proposÈes. Pour crÈer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez crÈer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, ‡ droite de l'Ècran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche crÈÈe puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accËs ‡ la modification d'une fiche peut se rÈaliser de deux faÁons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau rÈcapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en dÈveloppant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche ‡ modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitÈe. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitÈes. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification rÈalisÈe, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectuÈ. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportÈes seront alors supprimÈes et la fiche retrouvera son Ètat initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermÈdiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernÈe dans le tableau rÈcapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenÍtre. Remarque La crÈation et la suppression díune fiche peuvent Ítre rÈalisÈes ‡ partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus díinformations, reportez-vous ‡ líaide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. AccËs aux PrÈvisions Pour accÈder ‡ la saisie des prÈvisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accÈder aux prÈvisions par l'intermÈdiaire du menu Affichage + PrÈvisions. Cette partie permet de paramÈtrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prÈvisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions díimmobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants díassociÈ, Emprunts, CrÈdits bails, Subventions) ;  Les Ventes (NÈgoce, Produits & services);  Les Achats (NÈgoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (SalariÈ et GÈrant non salariÈ) et les Autres charges de personnel ;  Les ImpÙts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prÈvisions (Production immobilisÈ, Autres produits et autres charges, Charges ‡ rÈpartir, Produits et Charges financiËres, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatÈes díavance, et ImpÙt SociÈtÈ) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;  Les ElÈments antÈrieurs (Bilan & ÈlÈments antÈrieurs et Compte de RÈsultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. GÈnÈralitÈ sur les PrÈvisions Chaque type de prÈvisions possËde une liste rÈcapitulative des diffÈrentes fiches crÈÈes. Cette liste synthÈtise les principales informations pour vous aider dans líanalyse des rÈsultats. Pour crÈer une nouvelle fiche de prÈvision, vous devez vous placer sur le type de prÈvision souhaitÈ (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, ‡ droite de l'Ècran. Toutes les fiches se dÈcomposent en deux parties : líentÍte et le corps. L'entÍte permet d'identifier la prÈvision (Ex : Nom de la prÈvision) et le corps se compose de deux onglets nÈcessaires ‡ la saisie des donnÈes. Líonglet Option permet de paramÈtrer au mieux la fiche que vous crÈez. Pour líensemble des combos listes, un choix sera fait par dÈfaut. Toutefois, il vous sera possible díadapter ces zones aux diffÈrents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prÈvisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options rÈalisÈes, il ne vous restera plus quí‡ saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par líintermÈdiaire díun onglet prÈvu ‡ cet effet. 3.3. SpÈcificitÈs Pour líensemble des prÈvisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options rÈalisÈes, il ne vous restera plus quí‡ saisir le ou les montants nÈcessaires aux diffÈrents tableaux de rÈsultats. 3.3.1. Les investissements Trois types díinvestissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions díimmobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catÈgories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composÈes díun onglet DÈfinition et díun onglet EchÈancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la mÍme. Toutefois pour les Emprunts et les CrÈdits-Bails toutes les informations devront Ítre saisies dans líonglet DÈfinition. Líonglet EchÈancier permettra de mettre en avant le calcul des diffÈrentes ÈchÈances. La subvention díexploitation est une aide financiËre non remboursable accordÈe le plus souvent par l'Etat ou une CollectivitÈ locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise ‡ acquÈrir certains Èquipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetÈs puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services rÈalisÈs par líentreprise). Remarque A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les annÈes supÈrieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prÈvision díachat sera liÈe ‡ une vente lors de la crÈation de celle-ci. Le montant des prÈvisions díachats sera calculÈ en fonction díun Taux de Marge/Marque ou díun Coefficient appliquÈ aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution annuel ou mensuel de vos achats pour les annÈes supÈrieures au premier exercice. Pour avoir plus de dÈtail sur les prÈvisions díachats, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront Ítre prises en compte dans le plan díaffaires mais qui ne sont pas liÈes directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais rÈguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activitÈ.  les charges Variables : Egalement appelÈes "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activitÈ de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % Èvol., vous avez la possibilitÈ de saisir un % d'Èvolution annuel ou mensuel de vos charges pour les annÈes supÈrieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant líensemble des co˚ts qui sont liÈs aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les SalariÈs et les GÈrants non salariÈs. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gÈrer le personnel Èquivalent sur un mÍme poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le mÍme profil, vous níavez pas besoin de crÈer 2 fiches. Suite ‡ la crÈation de la fiche pour le 1 er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prÈvisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impÙts et taxes Le principe de crÈation de fiche reste le mÍme que pour les autres prÈvisions. Dans líonglet Montant, vous devez saisir le montant díimpÙt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation díimpÙt, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 3.3.8. Les autres prÈvisions Les prÈvisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les PrÈvisions díExploitation Cette catÈgorie de prÈvisions regroupe líensemble des prÈvisions qui sont moins ´ courantes ª telles que : la Production immobilisÈe, les Autres produits, les Charges ‡ rÈpartir et les Autres charges. Les PrÈvisions FinanciËres Cette catÈgorie de prÈvisions regroupe líintÈgralitÈ des prÈvisions financiËres. On retrouvera donc les prÈvisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financiËres et les Dividendes. Les PrÈvisions Exceptionnelles Les prÈvisions dites ´ Exceptionnelles ª regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les PrÈvisions Diverses Cette catÈgorie regroupe le reste des prÈvisions nÈcessaires pour Ètablir les tableaux de rÈsultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatÈs díavance et les Charges constatÈes díavance. LíImpÙt SociÈtÈ Le rÈcapitulatif proposÈ, a pour objectifs de fournir une liste prÈcise des montants d'IS ‡ payer. De plus, il met en avant líIFA et les Èventuels remboursements de crÈdit d'impÙt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les rÈsultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accÈder aux rÈsultats par l'intermÈdiaire du menu Affichage + RÈsultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus gr‚ce aux diffÈrentes saisies effectuÈes pour líÈlaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de rÈsultats Les tableaux de rÈsultats disponibles sont :  Le compte de rÈsultat,  Le tableau de trÈsorerie,  Le seuil de rentabilitÈ,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les rÈcapitulatifs de TVA : ils permettent díexpliquer, exactement, comment la TVA due ou le crÈdit de TVA sont calculÈs.  Les autres rÈcapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de dÈtail sur le contenu des tableaux, reportez-vous ‡ líaide en ligne. Vous retrouverez ces diffÈrents rÈsultats dans le Rapport (Partie Rapport situÈe en bas ‡ gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rÈsultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprÈtation des tableaux prÈcÈdents. Chaque graphique ou ratio est dÈfini par son nom. L'onglet DÈfinition permet de voir les paramËtres qui constituent :  le graphique : ElÈments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le NumÈrateur, le DÈnominateur, líUnitÈ (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez crÈer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de dÈtail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la crÈation de ceux-ci, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les donnÈes de la reprise dans le Bilan et le Compte de rÈsultat pour, au maximum, 3 annÈes. Pour cela, vous devez paramÈtrer les prÈfÈrences en consÈquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antÈrieur auront un impact sur les rÈsultats prÈvisionnels. Le Compte de rÈsultat antÈrieur est lui facultatif. La saisie du bilan antÈrieur ayant un impact sur diffÈrents calcul, et notamment sur la trÈsorerie prÈvisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les dÈcaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants díassociÈs,  les emprunts,  les crÈdits-bails,  líimpÙt sur les sociÈtÈs. Pour reprendre une entreprise, deux possibilitÈs síoffrent ‡ vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de rÈsultat antÈrieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de rÈsultat antÈrieur. Pour avoir plus de dÈtail sur líimport de la balance, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accÈder ‡ la rÈdaction et ‡ l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accÈder au dossier par l'intermÈdiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez ‡ vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complËte du dossier prÈsentant votre projet. Cette structure Ètant non modifiable, vous avez la possibilitÈ de ne pas imprimer l'intÈgralitÈ des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez díune case ‡ cocher permettant díinclure ou non la page sÈlectionnÈe lors de líimpression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins dÈtaillÈes sont proposÈes. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de crÈer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de dÈtail sur la crÈation de rapport, reportez-vous ‡ líaide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposÈe par EBP Business Plan sera alimentÈe par certaines donnÈes saisies dans les prÈvisions ainsi que par les rÈsultats qui en dÈcoulent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces donnÈes par l'intermÈdiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de donnÈes sont repris, vous pouvez les reconnaÓtre gr‚ce ‡ líicÙne associÈ :  Les tableaux sont indiquÈs par l'icÙne ,  Les graphiques sont indiquÈs par l'icÙne ,  Les ratios sont indiquÈs par l'icÙne . Remarque Vous pourrez agrÈmenter chacune des pages rÈcupÈrÈe de votre prÈvisionnel par un texte aussi bien avant, quíaprËs la donnÈe. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de rÈcupÈrer líensemble des modifications rÈalisÈes dans líapplication, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez díun icÙne Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Pour plus díinformations sur la sauvegarde des donnÈes, reportez-vous ‡ líaide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthËse de votre Business Plan. Remarque Les donnÈes affichÈes sont mises ‡ jour en temps rÈel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prÈvisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prÈvisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont ÈtÈ saisies ;  La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de crÈation du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de derniËre impression du dossier final ;  La liste des diffÈrentes alertes et anomalies rencontrÈes : Cette zone permet de rÈcapituler les diffÈrentes incohÈrences rencontrÈes dans le Business Plan crÈÈ ;  La rentabilitÈ du dossier : Ce tableau est la version synthÈtique du seuil de rentabilitÈ. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et ‡ quel moment ;  Une prÈsentation des donnÈes importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'Èvolution du chiffre d'affaires, du co˚t total des charges et du rÈsultat net sur les diffÈrentes pÈriodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de dÈtail sur le tableau de bord, reportez-vous ‡ líaide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des rÈsultats est possible sous diffÈrentes formes. En fonction des paramËtres, il est possible de visualiser certains rÈsultats mensuellement, cumulÈe ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulÈes, des boutons pour les diffÈrents exercices sont disponibles. Si vous rÈalisez une reprise díÈlÈments antÈrieurs, suivant le nombre d'annÈes de reprise, vous disposerez des ÈlÈments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sÈlectionnÈs, plusieurs niveaux díaffichage des donnÈes sont possibles. Vous pourrez affiche diffÈrents niveau de DÈtail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et PrÈvisions), pour des lignes Non valorisÈes et pour diffÈrents parties. Pour avoir plus de dÈtail sur la consultation des rÈsultats, reportez-vous ‡ líaide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. Líimpression et líexportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les PrÈvisions comme dans les RÈsultats, peuvent Ítre imprimÈs ou exportÈs. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaitÈ, puis d'actionner líicÙne Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les donnÈes, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. Líimpression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complËtes du rapport prÈsentant votre projet. Ces structures Ètant non modifiables, vous avez la possibilitÈ de ne pas imprimer l'intÈgralitÈ des parties gr‚ce ‡ la coche Inclus que vous trouverez ‡ gauche de líÈcran. Le dossier ACCRE EBP Business Plan 29 Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposÈe par EBP Business Plan sera alimentÈe par certaines donnÈes saisies dans les prÈvisions ainsi que par les rÈsultats qui en dÈcoulent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces donnÈes par líintermÈdiaire de líonglet Commentaires. 4. LE DOSSIER ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bÈnÈficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous permet de gÈnÈrer le formulaire nÈcessaire ‡ l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan ÈlaborÈ, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire ACCRE. Cependant, quelques prÈcisions sur les saisies rÈalisÈes vous seront demandÈes. L'Èlaboration du formulaire se fera en 3 Ètapes : 1. le paramÈtrage des prÈvisions nÈcessaire ‡ l'Èlaboration des tableaux, 2. la rÈdaction des rÈponses aux diffÈrentes questions du formulaire, 3. la gÈnÈration et l'impression du formulaire. Pour avoir plus de dÈtail sur líÈlaboration du dossier ACCRE, reportez-vous ‡ líaide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A AccËs au service technique.....................................................................................................9 ACCRE.................................................................................................................................28 Achats...................................................................................................................................20 Aide dynamique....................................................................................................................16 Aide sur Business Plan ...........................................................................................................5 B Balance .................................................................................................................................23 C Charges.................................................................................................................................20 Configuration minimale........................................................................................................10 CrÈer le dossier.....................................................................................................................13 D DÈbridage .............................................................................................................................12 DÈbrider le logiciel ...............................................................................................................13 Dossier final GÈnÈralitÈs........................................................................................................................23 Impression ........................................................................................................................27 E Ecran de travail.....................................................................................................................14 Elements antÈrieurs...............................................................................................................14 Exportation des grilles..........................................................................................................27 F Fiches Annulation ........................................................................................................................17 CrÈation ............................................................................................................................16 Modification .....................................................................................................................17 Suppression.......................................................................................................................17 Financements........................................................................................................................19 G Graphiques............................................................................................................................22 Index EBP Business Plan 31 I ImpÙt SociÈtÈ........................................................................................................................21 ImpÙts et taxes......................................................................................................................21 Impressions Des grilles.........................................................................................................................27 Dossier..............................................................................................................................27 Exportations......................................................................................................................27 Installation ............................................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................................12 O Options .................................................................................................................................16 P Personnels.............................................................................................................................20 Place disque nÈcessaire.........................................................................................................10 PrÈfÈrences AccÈder.............................................................................................................................15 de PrÈvisions.....................................................................................................................15 DonnÈes de base ...............................................................................................................15 du Dossier.........................................................................................................................15 Saisir.................................................................................................................................15 PrÈvisions AccÈder.............................................................................................................................18 Achats...............................................................................................................................20 Charges.............................................................................................................................20 Financements....................................................................................................................19 GÈnÈralitÈs........................................................................................................................18 ImpÙt sociÈtÈ.....................................................................................................................21 ImpÙts et taxes..................................................................................................................21 Personnels.........................................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................................19 Subventions d'investissements..........................................................................................19 Ventes...............................................................................................................................19 R Ratios....................................................................................................................................22 Reprise de societe .................................................................................................................23 Reprise de sociÈtÈ .................................................................................................................14 RÈsultats Consultation......................................................................................................................22 Exportation .......................................................................................................................27 Graphiques........................................................................................................................22 Impression ........................................................................................................................27 Ratios................................................................................................................................22 INDEX 32 EBP Business Plan Tableaux ...........................................................................................................................22 Types de consultation .......................................................................................................27 S Sauvegarde des donnÈes.......................................................................................................25 Subventions d'exploitation....................................................................................................19 Subventions d'investissements..............................................................................................19 T Tableau de bord ....................................................................................................................26 TVA......................................................................................................................................22 V Ventes...................................................................................................................................19 Version bridÈe ......................................................................................................................12 EBP Business Plan Pour Windows XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2012 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 11 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour un accès direct à l’aide.  Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 12 13 TABLE DES MATIERES INSTALLATION................................................................................................. 15 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 15 1.1. Accès au service technique................................................................... 15 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 16 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 16 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 18 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 18 4.1. Version non activée............................................................................... 18 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?............................................. 18 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?......................................... 19 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? .......................................................... 19 6. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 20 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 21 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 21 1.1. Accès aux Préférences ......................................................................... 21 1.2. Saisie des Préférences ......................................................................... 21 1.3. Les options............................................................................................ 22 1.4. L’aide dynamique.................................................................................. 22 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? ......................................... 22 2.1. Créer une fiche...................................................................................... 22 2.2. Modifier une fiche.................................................................................. 23 2.3. Annuler une modification sur une fiche.................................................. 23 2.4. Supprimer une fiche .............................................................................. 23 2.5. Les Notes perso.................................................................................... 23 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? ....................................................... 24 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................ 24 3.2. Généralité sur les Prévisions................................................................. 24 3.3. Spécificités............................................................................................ 25 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ?.............................................. 27 4.1. Les tableaux de résultats....................................................................... 28 4.2. Les graphiques et les ratios................................................................... 28 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ?........................................... 29 14 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ?........................................................ 29 6.1. Elaboration du rapport........................................................................... 29 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ?............................................ 30 LES FONCTIONS AVANCEES.......................................................................... 33 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................ 33 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS........................................... 34 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS ............................................. 34 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 34 3.2. L’impression du rapport......................................................................... 34 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 35 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES........................................................ 35 4.1. Dossier économique EDEN................................................................... 35 4.2. Formulaire ACCRE................................................................................ 35 INDEX................................................................................................................ 37 NOTES .............................................................................................................. 40 Avant de commencer 15 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 16 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 2 Go  Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows.  Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2013. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :  En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément.  En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones :  Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules).  Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.  Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel.  Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes :  Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel,  Passez par le menu Fichier + Nouveau,  Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 20 Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? 21 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de :  Définir les Préférences du dossier,  Etablir le paramétrage des Données de base,  Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combolistes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. Les Préférences de prévisions PRISE EN MAIN 22 Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-mêmes. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? 23 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons :  Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page.  Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note :  Un correcteur d’orthographe,  Un outils d’insertion de champs variables,  Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 24 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes :  Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ;  Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ;  Les Ventes (Négoce, Produits & services);  Les Achats (Négoce, Produits & services);  Les Charges Externes ;  Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ;  Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ;  Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ;  Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de trois onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. L’onglet Activités permet de ventiler vos prévisions par activité selon un pourcentage que vous aurez défini. Pour cela vous devez au préalable avoir définit vos différentes activités dans les Préférences Dossiers + Dossier Permanent. Comment saisir les prévisions ? 25 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.4. Les achats PRISE EN MAIN 26 Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges :  les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité.  les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Comment consulter les résultats ? 27 Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. PRISE EN MAIN 28 Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont :  Le compte de résultat,  Le tableau de trésorerie,  Le seuil de rentabilité,  Le bilan,  Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert),  Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés.  Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent :  le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ;  le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. Comment reprendre une entreprise ? 29 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes :  les stocks,  les encaissements et les décaissements,  la TVA,  les amortissements,  les comptes courants d’associés,  les emprunts,  les crédits-bails,  l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. PRISE EN MAIN 30 Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé :  Les tableaux sont indiqués par l'icône ,  Les graphiques sont indiqués par l'icône ,  Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Comment sauvegarder les donnees ? 31 Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. 32 Le tableau de bord 33 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ;  La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ;  La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ;  La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ;  Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 34 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Vous pouvez également consulter votre compte de résultat par activité. Pour cela vous devez au préalable avoir créer vos différentes activités dans les préférences dossiers et ventiler vos prévisions dans l’onglet Activités. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives 35 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifié grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les versions 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. 36 Index 37 INDEX A Accès au service technique....................................................................................9 ACCRE ................................................................................................................28 Achats..................................................................................................................19 Aide dynamique ...................................................................................................16 Aide sur Business Plan ..........................................................................................6 B Balance................................................................................................................23 C Charges ...............................................................................................................20 Créer le dossier....................................................................................................13 D Débridage ............................................................................................................12 Débrider le logiciel................................................................................................13 Dossier final Généralités.......................................................................................................23 Impression .......................................................................................................27 E Ecran de travail ....................................................................................................14 Elements antérieurs .............................................................................................14 Exportation des grilles ..........................................................................................27 F Fiches Annulation........................................................................................................17 Création ...........................................................................................................16 Modification......................................................................................................17 Suppression .....................................................................................................17 Financements.......................................................................................................19 38 G Graphiques ..........................................................................................................22 I Impôt Société .......................................................................................................21 Impôts et taxes.....................................................................................................20 Impressions Des grilles ........................................................................................................27 Dossier.............................................................................................................27 Exportations .....................................................................................................27 Installation............................................................................................................11 L Lancer le logiciel ..................................................................................................12 O Options ................................................................................................................16 P Personnels ...........................................................................................................20 Place disque nécessaire.......................................................................................10 Préférences Accéder............................................................................................................15 de Prévisions....................................................................................................15 Données de base .............................................................................................15 du Dossier........................................................................................................15 Saisir................................................................................................................15 Prévisions Accéder............................................................................................................18 Achats..............................................................................................................19 Charges ...........................................................................................................20 Financements...................................................................................................19 Généralités.......................................................................................................18 Impôt société....................................................................................................21 Impôts et taxes.................................................................................................20 Personnels .......................................................................................................20 Subventions d'exploitation................................................................................19 Subventions d'investissements.........................................................................19 Ventes..............................................................................................................19 R Ratios...................................................................................................................22 Reprise de societe................................................................................................23 Index 39 Reprise de société................................................................................................14 Résultats Consultation .....................................................................................................21 Exportation.......................................................................................................27 Graphiques ......................................................................................................22 Impression .......................................................................................................27 Ratios...............................................................................................................22 Tableaux ..........................................................................................................22 Types de consultation ......................................................................................27 S Sauvegarde des données.....................................................................................24 Subventions d'exploitation....................................................................................19 Subventions d'investissements.............................................................................19 T Tableau de bord...................................................................................................26 TVA......................................................................................................................22 V Ventes..................................................................................................................19 Version bridée......................................................................................................12 40 NOTES web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Essential Guide for Business Plan Creation Basic 12 step guide for executing a successful Business Plan EBP Business Plan Designer Written by Matthew Parfitt EBP International Sales Executive web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 The Essential Guide for Business Plan Creation was written by EBP, the leader in providing small and medium sized business software solutions in Europe. EBP Business Plan Designer is software available in 5 languages. For more information: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44(0)1189 657 850 web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Introduction This book is intended to be a quick guide to help you design a business plan for you company. The sections in this guide are the essential aspects of any business plan and are also the main points that a potential investor or bank will look for when considering investing in your project. It is best not to make the document more than 25 pages long, but anywhere between 20 and 50 pages is acceptable, so long as the content is relevant. As well as the basic information we have also included a number of tips in each chapter that should help you to complete each section appropriately. Finally, do not forget that the business plan is the most important document you will create for your company. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Contents 1. Objectives 2. Executive review 3. Market analysis 4. Demand analysis 5. Environmental analysis 6. Company analysis 7. Analysis of the competition 8. Marketing strategy 9. Success factors 10. Economic analysis 11. Finance 12. Conclusion web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 1. OBJECTIVES This section explains why you are creating this business plan and what it is, in brief, that you intend to do. It could be for different reasons: To look for investors for a new project, to launch a new line of products, to market the company, or to create a new business unit. TIPS • Do not elaborate at all, get to the point and be brief, each sentence is important. If a sentence does not hold important information, delete it. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 2. EXEUCTIVE SUMMARY Here you will give a review of the whole plan, you will define the market, the product or service, your competitive advantage over the competition, the investment required and the predicted results over a given period of time. This section is very important if you require investment to execute the plan. It allows both your executives and any potential external investors to understand the entire plan in a few paragraphs; more importantly it also permits the executive or investor to quickly see if the project demands more attention without having to read the entire plan. The summary should be simple and well written with only the essential information included. It should be clear to the reader in the proposal what the possibilities of success are. TIPS • Write with a positive and authoritative tone, do not use if's, do not write ‘we could’, write ‘we will’. • The reader should have a clear idea of your business plan just by reading this page. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 3. MARKET ANALYSIS In this chapter you will define: 3.1The market 3.2Geographical area 3.3Consumer behavior 3.4Market segmentation 3.1 The market is the people or organizations that will participate in the buying and selling processes of the products or services or use these products or services. 3.2 The geographical area refers to a type or range of products in a defined geographical zone, for example, the automobile market in the USA or the cosmetic market in the UK. 3.3 Once you have defined the market and the geographical area you need to summarize the needs and behaviors of the consumers. Who are they? Why do they need the product or service? 3.4 Different groups of customers will have different requirements. The market for any product can be split into individual segments, where each segment describes customers with similar web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 requirements, tastes, characteristics, interests, or lifestyles. Segmentation indicates gaps in the market and highlights requirements of different types of users, enabling products to be positioned to meet those needs. TIPS • If you do not know your market, you can not create a viable plan, so do your homework. • Think about the behaviors and habits of each of the segments. • Identify consumer needs that the competition does not cater for, and make sure that these are highlighted clearly in the customer requirements. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 4. DEMAND ANALYSIS In this section you are going to make a numerical evaluation of the market and the segments of the market that you have defined in the following areas: 4.1 Potential demand 4.2 Actual demand 4.3 Future demand 4.4 Evolution of demand 4.1 The potential demand is the maximum the consumers could buy in a determined period of time. 4.2 Actual demand is the demand for the product or service this year or the previous year if the data is not available. It is possible to obtain sales data on a national or regional level from many different sources. If there is no data available you need to make estimates using other methods. 4.3 To establish future demand, estimate the increase in demand for the next year as a percentage of actual demand. For example the market for video games will go up by 10% in the next year. You can also make estimate for the medium and long term, 3-5 years would give you web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 information to provide for and create future strategies. 4.4 To see the potential evolution of demand make a graph of historical sales in your sector, using this you can see the market trends and define the phases of the product life cycle. Using the actual, potential and future demand figures and applying them to the market segments previously identified by geographical region, objectives can be created as detailed later. TIPS • Do not commit the error of being over optimistic with demand forecasts. • Define the life cycle of your product or service, apply this to future demand. • The launch phase of many products is slow; sometimes it is better to enter a market after others when the demand has already been created. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 5. ENVIRONMENTAL ANALYSIS There are a number of environmental factors that can influence the behaviors of the market place affecting the consumers or the competition just as much as you. To introduce the variables you consider important you can see how they will influence the decisions you have to make or the decisions the consumers make. Environmental conditions to consider: • Economic • Cultural • Social • Technical • Legal • Demographic • Political • Religious TIPS • Think about unemployment, average income, interest rate changes and technological advances in your field. • Analyze the socio-cultural changes in society. • Compile relevant information using newspapers, magazines, TV and the internet. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 6. COMPANY ANALYSIS This section is like a brief presentation of your company and its capabilities. The history, philosophy, installations, personnel and the financial situation and resources. The main points to be highlighted are: • Management team • Company history • Technical capability • Products • Strengths and weaknesses • Strategic objectives • Infrastructure, offices, transport Include some information on the capabilities of the company, how it is expected to work and the volumes it can handle. TIPS • Be optimistic but realistic. • Emphasize the major strengths. • Highlight the management team remembering that the potential investors are trusting them just as much as you with their investment. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 7. ANALYSIS OF THE COMPETITION Describe your competitors, their history, their resources, their products and services and how they operate in the competitive market place. In the same way as you have analyzed your company do the same for the competition, what are their capabilities, how do they operate and what volumes can they handle. TIPS • It is very important that you understand your competitors in order to attack their market place, to defend against their moves to increase their share of the market or even to avoid them all together if appropriate. • Do not be worried about including information on the competition; there is room in the market place for everyone. • Include the differences between your business and the competition. • Be thorough. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 8. MARKETING STRATEGY Once you have established the market, the competition and the factors that affect it you need to detail the strategy of how you will enter the market place. The four principle strategies are: • Penetrate in new markets • To increase your share of the existing market • To entrench yourself in the market • To withdraw from the market place Possible strategic objectives: • Sales objectives • Number of clients won • Profit or margin objectives • Share of the market • Penetrate into new areas • Penetrate into new market segments • Positioning objectives • Launching new products • Withdrawing products from the market place web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Now the objectives of the business are identified you need to look at the marketing mix, these are the four elements that are at the heart of marketing: product, price, distribution, and promotion. 1. Product There are three types of product decisions that can be made: • Create a new product • Modify a current product • Withdraw a product These decisions need to based on gaps in the current market, gaps in other markets and short fallings of the competition. 2. Price The most common pricing objectives are as follows: • To obtain profit on the capital invested • To obtain profit on sales • To gain a share of the market web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 There are basically three price strategies: • Pricing low for penetration • Price to match the competition • High pricing These pricing strategies can be applied: • Generically across all products • With each line of products having a different pricing structure • With each product priced independently • By geographical area 3. Distribution Distribution is the movement of merchandise from the place of production to the end consumer and all the processes in between. All products that you sell can be sold in the same way or can be split by product or line of products, different market segments may be better served in different ways or different geographical regions may be better covered through different channels. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 The distribution channel allows the business access to a market, to transport and sell products to the consumer; there are two routs to reach the customer: • Direct sales. From manufacturer direct to the end consumer. • Via resellers. Through agents, wholesale or retail. Direct sales Direct sales can be executed via the telephone, through your web page, via sales people visiting customers, by mail or through your high-street outlet or office. Agents Agents organize distribution to the end consumer through wholesale and retail. They will normally offer further services to aid this process including: • Transport • Sales promotion • A sales team • Accounts facilities web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 • Giving credit to clients • Giving advise on the sector Distributors Distributors are companies that are authorized to distribute products in a determined graphical area. They will then sell direct to large clients or use wholesale or retail as appropriate. Wholesale They buy the product and sell it onto other wholesalers or direct to retailers. Retail Retail sell the product direct to the end consumer. They can acquire the product via any or through all of the above channels depending on their activity, their location or product type. Retail takes two forms, independent stores that have one or a few outlets and retail multiples which may have many outlets over a large geographical area. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Franchises Franchising is the process of a set formula being applied by the franchisee that has been set up, tried, tested and proven by the franchisor. The franchisee is responsible for following the set plan and the franchisor is responsible for supporting the franchisee, providing operational advice and often advertising or promotional material. The franchisee has to pay the franchisor regular royalties or a management fee from the operation and there is often an initial buy in fee. 4. Promotion There are four basic forms of promotion • Personal sales • Sales promotion • Advertising • Public relations TIPS • Be direct. Define the essential characteristics of your products and how they satisfy the needs of the market. • Do not be excessively technical. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 • It is very important to define the distribution strategy. Many products have failed because they have not organized distribution correctly or not supplied the necessary resources. • Be realistic with the promotional budget, remembering that the products or services are as yet unknown in the market place. • Be very careful when deciding on pricing strategy and all its variants. • This section is right at the heart of the business plan along with the figures, so be thorough. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 9. SUCCESS FACTORS This section is very important as it provides a summary explaining why the plan will succeed. You could have a good marketing plan, an excellent management team, sufficient capital and a strong product, but what makes all the things you have to offer different. You need a unique selling point or points for your plan. What do you have that will make it succeed? These factors could be very different, for example: • Strong initial advertising • The ability to offer low prices • Quality of service • A product or products with their own unique selling points • Pre-agreed channels and volumes • Capacity to innovate or modify products quickly • Exclusive distribution channels All businesses, from fruit shops to car manufacturers, cafes to banks have their own success factors and in many cases there is only one factor that creates this success. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 For a hairdresser it could be the quality and price, or just the quality; for easyJet it is the price; for Rolls Royce the quality and status; for a builder a specialist area of expertise. The secret is to identify these points and then to highlight them. TIPS • Write only the important points. • Get to the point and be brief, each sentence is important. If a sentence does not hold important information, delete it. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 10. FINANCIAL ANALYSIS This should include the following information: 10.1 Profit and Loss statement for previous X years 10.2 Balance Sheet for previous X years 10.3 Fixed and variable cost projections 10.4 Sales projections for the next 3-5 years 10.5 Projected Cash Flow analysis for the next 3-5 years 10.6 Projected Profit and Loss statements for the next 3-5 years 10.7 Projected Balance Sheets for the next 3-5 years 10.1 If you have been trading previously, company history is imperative when projecting future success. The Profit and Loss accounts give a picture of a company’s trading performance over a period of time in terms of income, sales and expenditure. 10.2 As with the Balance Sheet a historical perspective will provide a sound basis for future projections. A Balance Sheet is a snapshot of a company’s assets (what is owned) and liabilities (what is owed). web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 Total assets should always equal total liabilities, hence the ‘balance’. For example the money value of what you invest in the business (an asset) is owed to you by the business (a liability). 10.3 Establishing the fixed cost and the variable costs, when put together with the sales figures will establish the break even point of the business, the point at which the business start to make a profit. 10.4 Using historical information, your knowledge of the market place and your product or service, you will be able to project future sales. 10.5 A Cash Flow statement, usually constructed over the course of a year, compares your cash position at the end of the year to the position at the start, and the constant flow of money into and out of the business over the course of that year. A Cash Flow statement deals only with the money circulating in the business. Projecting Cash Flow for a 3-5 year period will provide a useful tool in establishing whether your business is eating up cash or generating cash. 10.6 Using the projected sales and expenditures you will be able to put together a projected Profit and Loss statement. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 10.7 Projecting a Balance Sheet allows you to see the funds that will be required as the business matures. TIPS • Make sure all graphs and charts are clear and well laid out. • Prepare all information by year for a period of 3 to 5 years. • Display at least the first year of Cash Flow information by month. • Use accounting terms where appropriate, and always be clear when expressing a point. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 PROFIT AND LOSS STATEMENT Turnover £600,000 Less Costs of goods sold Opening stock/work in progress £60,000 Raw materials £100,000 Employee wages £200,000 Totals £360,000 Less closing stock £40,000 £320,000 Gross Profit £280,000 Less indirect costs eg Rent £10,000 eg Rates £8,000 eg Depreciation £5,000 Totals £23,000 Operating Profit £257,000 BALANCE SHEET Assets Fixed assets Property, plant and equipment £1,430,000.00 Available-for-sales investments £43,000.00 Long-term loans receivable £75,000.00 £1,548,000.00 Current assets Inventories £40,000.00 Prepaid expenses and accrued income £7,500.00 Short-term loans receivable £8,900.00 Available for sales investments, cash equivalents £15,400.00 Bank and cash £64,500.00 £136,300.00 Total assets £1,684,300.00 web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 11. FINANCE Here you need to lay out the capital you require to start the business. Don’t just think about what you need in the start up phase, but also think about any further investment needed at a later date, which if requested at the time when required will be seen as a failure to plan properly or a failure to execute your plan effectively. These are the basic ways of obtaining the finance you will require: • Business associates • External investors • Finance companies • Public grants TIPS • Be brief and to the point, the financial information already supplied will support this section. • Do not elaborate at all, get to the point and be brief, each sentence is important. If a sentence does not hold important information, delete it. web: www.ebp.com e-mail: sales@ebp.com telephone: +44 (0)1189 657 850 12. CONCLUSION Congratulations, you have completed your business plan. Conclude by highlighting the main items that point to success of your plan and why your organization is in a position to execute it. Finally add any appendices that are relevant and will support the plan. TIPS • Be brief. • This is the best section to transmit your optimism without exaggerating. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 iii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3 Préambule .........................................................................................................................................3 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3 Sauvegarde des données .....................................................................................................................3 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................4 Dispositions finales .............................................................................................................................4 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence ...................................................................................................................................5 Les pages ..........................................................................................................................................5 MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7 Configuration minimale requise ...............................................................................................................7 Installation ...........................................................................................................................................8 Le dossier de démonstration ...................................................................................................................9 Activation du logiciel ............................................................................................................................10 Comment obtenir le code d'activation ? ...............................................................................................10 Introduction du code d'activation manuellement ...................................................................................10 INFORMATIONS GÉNÉRALES.................................................................................................................11 Interface ............................................................................................................................................11 Présentation du volet de navigation .......................................................................................................12 Détail des menus et fonctions associées ..............................................................................................12 Les Actions .........................................................................................................................................13 LES MASQUES DE SAISIE ..................................................................................................................14 Les champs de saisie ...........................................................................................................................14 Liste déroulante...................................................................................................................................15 Ouverture de la liste..........................................................................................................................15 Sélection des données .......................................................................................................................15 Fonctions de la liste ..........................................................................................................................15 La barre d'outils des textes enrichis .......................................................................................................16 Barres d'outils du corps des documents ..................................................................................................17 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION..............................................................................................19 La fenêtre principale de navigation ........................................................................................................19 Menu contextuel des colonnes...............................................................................................................20 Export à partir de la fenêtre principale de navigation................................................................................21 Les filtres ...........................................................................................................................................22 Filtre automatique.............................................................................................................................22 Effacer le filtre..................................................................................................................................22 Les vues.............................................................................................................................................23 GESTION D'UNE FICHE......................................................................................................................24 Gestion d'une fiche ..............................................................................................................................24 Création d'une fiche ..........................................................................................................................24 Sauvegarde d'une fiche .....................................................................................................................24 Autres .............................................................................................................................................24 Gestion des données .........................................................................................................................24 Navigation .......................................................................................................................................24 Aide ................................................................................................................................................25 Notes .................................................................................................................................................26 GUIDE................................................................................................................................................27 COMMENT COMMENCER ? ..................................................................................................................27 Interface ............................................................................................................................................27 Comment commencer ?........................................................................................................................28 Options à remplir dès maintenant..........................................................................................................29 Les données de base............................................................................................................................30 Comment créer les données principales ? ...............................................................................................31 Création d'un article..........................................................................................................................31 Création d'un Client / Prospect ...........................................................................................................31 Tout est prêt !.....................................................................................................................................32 COMMENT GÉRER UN DEVIS ?............................................................................................................33 Comment créer un devis ? ....................................................................................................................33 Comment accepter un devis ? ...............................................................................................................34 Transférer un document .......................................................................................................................35 Préparation du transfert.....................................................................................................................35 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................35 Conséquences du transfert.................................................................................................................35 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................36 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 iv Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................36 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................36 Regrouper les documents .....................................................................................................................37 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................37 Depuis la liste des documents..........................................................................................................37 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................37 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................37 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................37 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................37 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................38 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................38 Lancement du regroupement...........................................................................................................39 Conséquences du regroupement.........................................................................................................39 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................39 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................39 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................39 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................40 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................41 Comment relancer un devis ?................................................................................................................42 Transfert d'un prospect en client............................................................................................................43 Transfert depuis la fenêtre principale de navigation...............................................................................43 Transfert depuis la fiche ....................................................................................................................43 Transfert d'un document....................................................................................................................43 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? ..................................................................................................44 Comment créer une commande ? ..........................................................................................................44 Comment livrer une commande ? ..........................................................................................................45 Comment solder une commande ? .........................................................................................................46 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................47 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?..................................................................................48 Saisir un acompte sur un devis ...........................................................................................................48 Saisir une facture d'acompte ..............................................................................................................48 Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture .............................48 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? .......................................................................49 Comment créer un bon de livraison ? .....................................................................................................49 Comment créer un bon de retour ? ........................................................................................................50 Transférer un document .......................................................................................................................51 Préparation du transfert.....................................................................................................................51 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................51 Conséquences du transfert.................................................................................................................51 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................52 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................52 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................52 Regrouper les documents .....................................................................................................................53 Préparation au regroupement de documents ........................................................................................53 Depuis la liste des documents..........................................................................................................53 Depuis la barre de navigation ..........................................................................................................53 Fenêtre de regroupement ..................................................................................................................53 1ère étape : Bienvenue...................................................................................................................53 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper............................................................53 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper...............................................................................54 4ème étape : Choix du document à générer ......................................................................................54 Lancement du regroupement...........................................................................................................54 Conséquences du regroupement.........................................................................................................55 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................55 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................55 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................55 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................56 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ......................................................................................................57 Comment créer une facture ?................................................................................................................57 Transférer un document .......................................................................................................................58 Préparation du transfert.....................................................................................................................58 Fenêtre de transfert ..........................................................................................................................58 Conséquences du transfert.................................................................................................................58 Dans l'onglet Détail du document.....................................................................................................59 Dans l'onglet Échéances..................................................................................................................59 Dans l'onglet Acompte ....................................................................................................................59 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................60 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................61 COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................62 Comment créer un avoir ? ....................................................................................................................62 Comment envoyer un document par e-mail ? ..........................................................................................63 Comment imprimer un document ? ........................................................................................................64 Table des matières v Historique de la ligne ...........................................................................................................................65 Présentation de l'historique ................................................................................................................65 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................65 Exemples.........................................................................................................................................66 Historique du document .......................................................................................................................67 Présentation de l'historique ................................................................................................................67 Fonctionnement de l'historique ...........................................................................................................67 Exemples.........................................................................................................................................67 Comment gérer l'éco contribution ?........................................................................................................69 Création du barème ..........................................................................................................................69 Utilisation du barème éco-contribution.................................................................................................69 Historique Clients/Articles.....................................................................................................................70 Historique par documents ..................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................70 Lignes de document .......................................................................................................................70 Historique par Articles .......................................................................................................................70 Filtres...........................................................................................................................................71 Lignes articles ...............................................................................................................................71 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?................................................................................72 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ?.........................................................73 Consultation de l'échéancier ...............................................................................................................73 Relances clients ................................................................................................................................73 Comment gérer le stock d'un article ? ....................................................................................................74 Comment visualiser le stock d'un article ?...............................................................................................75 Comment réaliser un publipostage ? ......................................................................................................76 Comment gérer les champs personnalisés ? ............................................................................................77 Le Transfert Comptable ........................................................................................................................78 Comment sauvegarder ?.......................................................................................................................79 Comment restaurer ? ...........................................................................................................................80 Comment consulter le journal des événements ? .....................................................................................81 MANUEL .............................................................................................................................................83 FICHIER ..........................................................................................................................................83 Nouveau dossier..................................................................................................................................83 Créer un nouveau raccourci ..................................................................................................................84 Ouvrir un dossier.................................................................................................................................85 Fermer un dossier................................................................................................................................86 Quitter l'application..............................................................................................................................87 VENTES ...........................................................................................................................................88 Ventes - Démarrer une tâche ................................................................................................................88 DOCUMENTS DE VENTE ..................................................................................................................89 Documents de vente - Fenêtre principale de navigation............................................................................89 Actions spécifiques............................................................................................................................90 Devis .................................................................................................................................................91 L'entête ........................................................................................................................................91 Le corps........................................................................................................................................91 Le pied .........................................................................................................................................91 Les autres onglets..........................................................................................................................91 Les actions d'un devis.....................................................................................................................92 Commandes de vente...........................................................................................................................93 L'entête de la commande ................................................................................................................93 Le corps de la commande................................................................................................................93 Le pied de la commande .................................................................................................................93 Les autres onglets..........................................................................................................................93 Les actions d'une commande...........................................................................................................93 Bons de livraison .................................................................................................................................95 L'entête du bon de livraison.............................................................................................................95 Le corps du bon de livraison ............................................................................................................95 Le pied du bon de livraison..............................................................................................................95 Les autres onglets..........................................................................................................................95 Les actions d'un bon de livraison......................................................................................................95 Bons de retour ....................................................................................................................................97 L'entête du bon de retour................................................................................................................97 Le corps du bon de retour ...............................................................................................................97 Le pied du bon de retour.................................................................................................................97 Les autres onglets..........................................................................................................................97 Les actions d'un bon de retour .........................................................................................................97 Factures .............................................................................................................................................99 L'entête de la facture......................................................................................................................99 Le corps de la facture .....................................................................................................................99 Le pied de la facture.......................................................................................................................99 Les autres onglets..........................................................................................................................99 Les actions d'une facture.................................................................................................................99 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 vi Avoirs .............................................................................................................................................. 101 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 101 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 101 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 101 Les autres onglets........................................................................................................................ 101 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 101 Factures d'acompte............................................................................................................................ 103 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 103 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 103 Les autres onglets........................................................................................................................ 103 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 103 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 105 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 105 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 105 Les autres onglets........................................................................................................................ 105 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 105 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 107 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 107 Préparation à la copie de document................................................................................................... 107 Traitement de la duplication............................................................................................................. 107 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 107 Regrouper les documents ................................................................................................................... 108 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 108 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 108 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 108 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 108 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 108 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 108 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 109 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 109 Lancement du regroupement......................................................................................................... 110 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 110 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 110 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 110 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 110 Supprimer un document..................................................................................................................... 111 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 111 Transférer un document ..................................................................................................................... 112 Préparation du transfert................................................................................................................... 112 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 112 Conséquences du transfert............................................................................................................... 112 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 113 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 113 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 113 CLIENTS ..................................................................................................................................... 114 Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation............................................................................. 114 Clients / Prospects ............................................................................................................................. 115 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 117 Contacts........................................................................................................................................... 118 Entête ........................................................................................................................................... 118 Contact....................................................................................................................................... 118 Tiers........................................................................................................................................... 118 Onglets.......................................................................................................................................... 119 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 119 Notes ......................................................................................................................................... 120 Familles de tiers ................................................................................................................................ 121 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 122 Historique par documents ................................................................................................................ 122 Filtres......................................................................................................................................... 122 Lignes de document ..................................................................................................................... 122 Historique par Articles ..................................................................................................................... 122 Filtres......................................................................................................................................... 123 Lignes articles ............................................................................................................................. 123 Statistiques....................................................................................................................................... 124 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 124 L'onglet Données ............................................................................................................................ 125 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 125 Facturation périodique........................................................................................................................ 126 Entête ........................................................................................................................................... 126 Onglets.......................................................................................................................................... 126 Paramètres ................................................................................................................................. 126 Clients ........................................................................................................................................ 126 Table des matières vii Famille clients.............................................................................................................................. 127 Notes ......................................................................................................................................... 127 Actions .......................................................................................................................................... 127 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 128 Échéancier ........................................................................................................................................ 128 Les onglets .................................................................................................................................... 128 Les filtres....................................................................................................................................... 128 Les actions..................................................................................................................................... 129 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 130 Les onglets .................................................................................................................................... 130 Les filtres....................................................................................................................................... 130 Les actions..................................................................................................................................... 130 Lettres de relance.............................................................................................................................. 132 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 133 Filtres............................................................................................................................................ 133 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 133 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 134 COMMERCIAUX............................................................................................................................ 135 Commercial ...................................................................................................................................... 135 Onglet Coordonnées........................................................................................................................ 135 Adresse ...................................................................................................................................... 135 Contact....................................................................................................................................... 136 Onglet Barèmes.............................................................................................................................. 136 Onglet Notes .................................................................................................................................. 136 Familles commerciaux........................................................................................................................ 137 Barèmes........................................................................................................................................... 138 Entête ........................................................................................................................................... 138 Onglets.......................................................................................................................................... 138 Commissions..................................................................................................................................... 140 Les filtres....................................................................................................................................... 140 Liste des commissions ..................................................................................................................... 140 Les actions..................................................................................................................................... 140 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 141 Catégories ..................................................................................................................................... 141 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 141 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 141 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 141 RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 142 Règlements - Démarrer une tâche ....................................................................................................... 142 CLIENTS ..................................................................................................................................... 143 Échéancier ........................................................................................................................................ 143 Les onglets .................................................................................................................................... 143 Les filtres....................................................................................................................................... 143 Les actions..................................................................................................................................... 144 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 145 Les onglets .................................................................................................................................... 145 Les filtres....................................................................................................................................... 145 Les actions..................................................................................................................................... 145 Lettres de relance.............................................................................................................................. 147 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 148 Filtres............................................................................................................................................ 148 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 148 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 149 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 150 Échéancier ........................................................................................................................................ 150 Les onglets .................................................................................................................................... 150 Les filtres....................................................................................................................................... 150 Les actions..................................................................................................................................... 151 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 152 Les onglets .................................................................................................................................... 152 Les filtres....................................................................................................................................... 152 Les actions..................................................................................................................................... 152 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 154 Filtres............................................................................................................................................ 154 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 154 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 155 DONNÉES.................................................................................................................................... 156 Banque ............................................................................................................................................ 156 Onglet Adresse ............................................................................................................................... 156 Adresse ...................................................................................................................................... 156 Contact....................................................................................................................................... 157 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 157 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 viii Onglet Coordonnées bancaires ......................................................................................................... 157 Onglet Notes .................................................................................................................................. 158 Moyens de paiement.......................................................................................................................... 159 Modes de règlement........................................................................................................................... 160 Onglet détail .................................................................................................................................. 160 Création des lignes....................................................................................................................... 160 Test des lignes créées................................................................................................................... 160 Les actions possibles dans la liste................................................................................................... 161 Onglet Notes .................................................................................................................................. 161 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 162 Catégories ..................................................................................................................................... 162 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 162 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 162 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 162 ACHATS......................................................................................................................................... 163 Achats - Démarrer une tâche .............................................................................................................. 163 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 164 Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation............................................................................ 164 Actions spécifiques.......................................................................................................................... 165 Demandes de prix.............................................................................................................................. 166 Le corps...................................................................................................................................... 166 Le pied ....................................................................................................................................... 166 Les autres onglets........................................................................................................................ 166 Les actions d'une demande de prix................................................................................................. 166 Commande d'achat............................................................................................................................ 168 L'entête de la commande .............................................................................................................. 168 Le corps de la commande.............................................................................................................. 168 Le pied de la commande ............................................................................................................... 168 Les autres onglets........................................................................................................................ 168 Les actions d'une commande......................................................................................................... 168 Bon de réception ............................................................................................................................... 170 L'entête du bon de réception ......................................................................................................... 170 Le corps du bon de réception......................................................................................................... 170 Le pied du bon de réception .......................................................................................................... 170 Les autres onglets........................................................................................................................ 170 Les actions d'un bon de réception .................................................................................................. 170 Bon de retour d'achat......................................................................................................................... 172 L'entête du bon de retour.............................................................................................................. 172 Le corps du bon de retour ............................................................................................................. 172 Le pied du bon de retour............................................................................................................... 172 Les autres onglets........................................................................................................................ 172 Les actions d'un bon de retour ....................................................................................................... 172 Facture d'achat ................................................................................................................................. 174 L'entête de la facture.................................................................................................................... 174 Le corps de la facture ................................................................................................................... 174 Le pied de la facture..................................................................................................................... 174 Les autres onglets........................................................................................................................ 174 Les actions d'une facture............................................................................................................... 174 Avoir d'achat..................................................................................................................................... 176 L'entête de l'avoir ........................................................................................................................ 176 Le corps de l'avoir ........................................................................................................................ 176 Le pied de l'avoir.......................................................................................................................... 176 Les autres onglets........................................................................................................................ 176 Les actions d'un avoir ................................................................................................................... 176 Factures d'acompte............................................................................................................................ 178 L'entête de la facture d'acompte .................................................................................................... 178 Le corps de la facture d'acompte.................................................................................................... 178 Les autres onglets........................................................................................................................ 178 Les actions d'une facture d'acompte ............................................................................................... 178 Avoirs d'acompte............................................................................................................................... 180 L'entête de l'avoir d'acompte ......................................................................................................... 180 Le corps de l'avoir d'acompte ........................................................................................................ 180 Les autres onglets........................................................................................................................ 180 Les actions d'un avoir d'acompte.................................................................................................... 180 TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 182 Dupliquer un document ...................................................................................................................... 182 Préparation à la copie de document................................................................................................... 182 Traitement de la duplication............................................................................................................. 182 Conséquences de la duplication ........................................................................................................ 182 Regrouper les documents ................................................................................................................... 183 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 183 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 183 Table des matières ix Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 183 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 183 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 183 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 183 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 184 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 184 Lancement du regroupement......................................................................................................... 185 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 185 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 185 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 185 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 185 Supprimer un document..................................................................................................................... 186 Conséquences de la suppression d'un document................................................................................. 186 Transférer un document ..................................................................................................................... 187 Préparation du transfert................................................................................................................... 187 Fenêtre de transfert ........................................................................................................................ 187 Conséquences du transfert............................................................................................................... 187 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 188 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 188 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 188 FOURNISSEURS........................................................................................................................... 189 Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation ..................................................................................... 189 Fournisseurs ..................................................................................................................................... 190 Contacts - Fenêtre principale de navigation........................................................................................... 192 Contacts........................................................................................................................................... 193 Entête ........................................................................................................................................... 193 Contact....................................................................................................................................... 193 Tiers........................................................................................................................................... 193 Onglets.......................................................................................................................................... 194 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 194 Notes ......................................................................................................................................... 195 Familles de tiers ................................................................................................................................ 196 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 197 Historique par documents ................................................................................................................ 197 Filtres......................................................................................................................................... 197 Lignes de document ..................................................................................................................... 197 Historique par Articles ..................................................................................................................... 197 Filtres......................................................................................................................................... 198 Lignes articles ............................................................................................................................. 198 Statistiques....................................................................................................................................... 199 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 199 L'onglet Données ............................................................................................................................ 200 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 200 RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 201 Échéancier ........................................................................................................................................ 201 Les onglets .................................................................................................................................... 201 Les filtres....................................................................................................................................... 201 Les actions..................................................................................................................................... 202 Règlements - Fenêtre principale de navigation ...................................................................................... 203 Les onglets .................................................................................................................................... 203 Les filtres....................................................................................................................................... 203 Les actions..................................................................................................................................... 203 Remise en banque / Décaissement ...................................................................................................... 205 Filtres............................................................................................................................................ 205 Traitement de la remise en banque ................................................................................................... 205 Visualisation d’une remise en banque ................................................................................................ 206 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 207 Catégories ..................................................................................................................................... 207 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 207 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 207 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 207 STOCK / ARTICLES ......................................................................................................................... 208 Articles - Démarrer une tâche ............................................................................................................. 208 STOCK........................................................................................................................................ 209 Bons de stock ................................................................................................................................... 209 Bons de stock ................................................................................................................................... 210 Assistant d'inventaires ....................................................................................................................... 211 Bienvenue...................................................................................................................................... 211 Préparation des données d'inventaire ................................................................................................ 211 Classement des données préparées................................................................................................... 212 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 212 Feuille d'inventaire............................................................................................................................. 213 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 x Entête ........................................................................................................................................... 213 Onglets.......................................................................................................................................... 213 Actions .......................................................................................................................................... 214 Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 215 Entête ........................................................................................................................................ 215 Onglets....................................................................................................................................... 215 Enregistrement du document......................................................................................................... 216 Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 216 Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 217 Entête ........................................................................................................................................ 217 Onglets....................................................................................................................................... 217 Enregistrement du document......................................................................................................... 218 Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 218 Ordre de fabrication ou désassemblage ................................................................................................ 219 Entête ........................................................................................................................................ 219 Onglets....................................................................................................................................... 219 Enregistrement du document......................................................................................................... 220 Les actions d'un ordre de fabrication ou désassemblage.................................................................... 220 Bon de fabrication ou désassemblage................................................................................................... 221 Entête ........................................................................................................................................ 221 Onglets....................................................................................................................................... 221 Enregistrement du document......................................................................................................... 222 Les actions d'un bon de fabrication ou désassemblage ...................................................................... 222 Ordre de transfert.............................................................................................................................. 223 Entête ........................................................................................................................................ 223 Onglets....................................................................................................................................... 223 Enregistrement du document......................................................................................................... 224 Les actions d'un ordre de transfert ................................................................................................. 224 Bon de transfert ................................................................................................................................ 225 Entête ........................................................................................................................................ 225 Onglets....................................................................................................................................... 225 Enregistrement du document......................................................................................................... 226 Les actions d'un bon de transfert ................................................................................................... 226 Stock - Fenêtre principale de navigation ............................................................................................... 227 Mouvements de stock......................................................................................................................... 228 Filtres............................................................................................................................................ 228 Lignes de mouvement ..................................................................................................................... 228 ARTICLES.................................................................................................................................... 230 Articles - Fenêtre principale de navigation............................................................................................. 230 Article .............................................................................................................................................. 231 Familles articles................................................................................................................................. 233 Sous familles articles ......................................................................................................................... 234 Statistiques....................................................................................................................................... 235 Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)......................................................................... 235 L'onglet Données ............................................................................................................................ 236 L'onglet Graphique.......................................................................................................................... 236 Historique Clients/Articles................................................................................................................... 237 Historique par documents ................................................................................................................ 237 Filtres......................................................................................................................................... 237 Lignes de document ..................................................................................................................... 237 Historique par Articles ..................................................................................................................... 237 Filtres......................................................................................................................................... 238 Lignes articles ............................................................................................................................. 238 Historique Fournisseurs/Articles........................................................................................................... 239 Historique par documents ................................................................................................................ 239 Filtres......................................................................................................................................... 239 Lignes de document ..................................................................................................................... 239 Historique par Articles ..................................................................................................................... 239 Filtres......................................................................................................................................... 240 Lignes articles ............................................................................................................................. 240 TARIFS ....................................................................................................................................... 241 Fiche Tarif ........................................................................................................................................ 241 Entête ........................................................................................................................................... 241 Onglets.......................................................................................................................................... 241 Détail ......................................................................................................................................... 241 Notes ......................................................................................................................................... 242 Fiche Promotion................................................................................................................................. 243 Entête ........................................................................................................................................... 243 Onglets.......................................................................................................................................... 243 Détail ......................................................................................................................................... 243 Notes ......................................................................................................................................... 244 Catégories tarifaires........................................................................................................................... 245 Table des matières xi Entête ........................................................................................................................................... 245 Onglets.......................................................................................................................................... 245 Simulation de tarif ............................................................................................................................. 246 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 247 Catégories ..................................................................................................................................... 247 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 247 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 247 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 247 OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 248 Opérations - Démarrer une tâche ........................................................................................................ 248 DOCUMENTS DE VENTE ................................................................................................................ 249 Regrouper les documents ................................................................................................................... 249 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 249 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 249 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 249 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 249 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 249 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 249 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 250 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 250 Lancement du regroupement......................................................................................................... 251 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 251 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 251 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 251 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 251 Livraison de commandes .................................................................................................................... 252 Les filtres....................................................................................................................................... 252 Pièce à générer............................................................................................................................... 252 Commandes................................................................................................................................... 253 Conséquences de la livraison............................................................................................................ 253 Lettres de relance.............................................................................................................................. 255 Générer les factures........................................................................................................................... 256 Les filtres....................................................................................................................................... 256 Factures à générer .......................................................................................................................... 256 Conséquences de la facturation ........................................................................................................ 257 DOCUMENTS D'ACHAT.................................................................................................................. 258 Regrouper les documents ................................................................................................................... 258 Préparation au regroupement de documents ...................................................................................... 258 Depuis la liste des documents........................................................................................................ 258 Depuis la barre de navigation ........................................................................................................ 258 Fenêtre de regroupement ................................................................................................................ 258 1ère étape : Bienvenue................................................................................................................. 258 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper.......................................................... 258 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper............................................................................. 259 4ème étape : Choix du document à générer .................................................................................... 259 Lancement du regroupement......................................................................................................... 260 Conséquences du regroupement....................................................................................................... 260 Dans l'onglet Détail du document................................................................................................... 260 Dans l'onglet Échéances................................................................................................................ 260 Dans l'onglet Acompte .................................................................................................................. 260 Réception de commandes ................................................................................................................... 261 Les filtres....................................................................................................................................... 261 Pièce à générer............................................................................................................................... 261 Commandes................................................................................................................................... 261 Conséquences de la réception .......................................................................................................... 262 Réapprovisionnement......................................................................................................................... 263 Bienvenue...................................................................................................................................... 263 Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 263 Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 263 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 264 Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 264 DOCUMENTS DE STOCK................................................................................................................ 265 Réapprovisionnement......................................................................................................................... 265 Bienvenue...................................................................................................................................... 265 Préparation des articles à réapprovisionner ........................................................................................ 265 Traitement à réaliser ....................................................................................................................... 265 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 266 Traitements du réapprovisionnement ................................................................................................ 266 TRANSFERT EN COMPTABILITE ...................................................................................................... 267 Le Transfert Comptable ...................................................................................................................... 267 Historique des transferts comptables.................................................................................................... 268 Entête ........................................................................................................................................... 268 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 xii Pièces transférées........................................................................................................................... 268 Détail des traitements ..................................................................................................................... 268 Actions .......................................................................................................................................... 268 Assistant de publipostage ................................................................................................................... 269 Bienvenue...................................................................................................................................... 269 Action de publipostage .................................................................................................................... 269 Choix des destinataires.................................................................................................................... 269 Modèle et document........................................................................................................................ 269 Publipostage avec un nouveau modèle............................................................................................ 269 Publipostage avec un modèle existant............................................................................................. 270 Destination .................................................................................................................................... 270 Document destination................................................................................................................... 270 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 270 Réalisation du publipostage.............................................................................................................. 270 Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 272 Définition des critères et visualisation des résultats............................................................................. 272 Modèle de statistiques ..................................................................................................................... 272 Map Point ......................................................................................................................................... 273 Choix des filtres (onglet Sélection).................................................................................................... 273 Aperçu de la sélection en cours (Onglet Données)............................................................................... 273 Carte (Onglet Carte) ....................................................................................................................... 273 Recherche des adresses................................................................................................................... 274 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 275 Catégories ..................................................................................................................................... 275 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 275 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 275 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 275 PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 276 Paramètres - Démarrer une tâche........................................................................................................ 276 TAXES ........................................................................................................................................ 277 Taux de TVA ..................................................................................................................................... 277 Onglet Comptabilité ........................................................................................................................ 277 Onglet Notes .................................................................................................................................. 278 Types de TVA.................................................................................................................................... 279 Territorialités .................................................................................................................................... 280 Barème Eco-contribution .................................................................................................................... 281 DIVERS....................................................................................................................................... 282 Civilités ............................................................................................................................................ 282 Contacts........................................................................................................................................... 283 Entête ........................................................................................................................................... 283 Contact....................................................................................................................................... 283 Tiers........................................................................................................................................... 283 Onglets.......................................................................................................................................... 284 Adresse et Autre adresse .............................................................................................................. 284 Notes ......................................................................................................................................... 285 Codes postaux .................................................................................................................................. 286 Les actions des codes postaux ....................................................................................................... 286 Départements ................................................................................................................................... 287 Pays................................................................................................................................................. 288 Codes NAF........................................................................................................................................ 289 Remises complémentaires .................................................................................................................. 290 Frais de port ..................................................................................................................................... 291 Onglet Calcul.................................................................................................................................. 291 Onglet Coordonnées transporteur ..................................................................................................... 291 Adresse ...................................................................................................................................... 292 Contact....................................................................................................................................... 292 Onglet comptabilité......................................................................................................................... 293 Onglet Notes .................................................................................................................................. 293 Secteurs géographiques ..................................................................................................................... 294 Unités .............................................................................................................................................. 295 STOCK........................................................................................................................................ 296 Localisation....................................................................................................................................... 296 Dépôts ............................................................................................................................................. 297 Entête ........................................................................................................................................ 297 Onglets....................................................................................................................................... 297 SOCIETE..................................................................................................................................... 298 Options - Coordonnées....................................................................................................................... 298 Identification.................................................................................................................................. 298 Adresse de la société....................................................................................................................... 298 Autres informations......................................................................................................................... 299 Options - Identification....................................................................................................................... 300 Informations administratives............................................................................................................ 300 Table des matières xiii Informations TVA............................................................................................................................ 300 Options - Logo .................................................................................................................................. 302 Options - Expert- Cabinet ................................................................................................................... 303 Cabinet.......................................................................................................................................... 303 Identification ............................................................................................................................... 303 Adresse du cabinet....................................................................................................................... 303 Options - Expert - Contacts................................................................................................................. 305 Contacts ........................................................................................................................................ 305 Expert Comptable ........................................................................................................................ 305 Collaborateur............................................................................................................................... 305 Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation .................................................................. 306 Options - Options comptables - Tiers.................................................................................................... 307 Clients........................................................................................................................................... 307 Fournisseurs .................................................................................................................................. 307 Options - Options comptables - Libellé des écritures .............................................................................. 308 Macro............................................................................................................................................ 308 Ventes et achats............................................................................................................................. 308 Règlements.................................................................................................................................... 308 Stock ............................................................................................................................................ 308 Options - Options comptables - Stock................................................................................................... 310 Options - Options comptables - Journaux et comptes divers.................................................................... 311 Journaux ....................................................................................................................................... 311 Tiers ............................................................................................................................................. 311 Règlements.................................................................................................................................... 311 Remises / Escomptes ...................................................................................................................... 311 Options - Numérotation...................................................................................................................... 313 Ventes........................................................................................................................................... 313 Achats........................................................................................................................................... 314 Stocks ........................................................................................................................................... 314 Autres ........................................................................................................................................... 315 Options - Articles............................................................................................................................... 317 Options - Tarifs et promotions............................................................................................................. 318 Utiliser le tarif le plus avantageux pour le client.................................................................................. 318 Application des............................................................................................................................... 318 Ordre d'application des tarifs et promotions ....................................................................................... 318 Options - Documents de vente - Options générales................................................................................ 319 Gestion des messages ..................................................................................................................... 319 Options - Documents de vente - Devis ................................................................................................. 320 Etat Accepté................................................................................................................................... 320 États des devis ............................................................................................................................... 320 Options - Documents de vente - Mentions légales des devis.................................................................... 321 Options - Documents de vente - Mentions légales des factures................................................................ 322 Options - Règlements......................................................................................................................... 323 Lettres de relance ........................................................................................................................... 323 Options - Documents de stock - Options générales ................................................................................ 324 Options - Multi-dépôts........................................................................................................................ 325 Options - Paramétrages...................................................................................................................... 326 Décimales...................................................................................................................................... 326 Devise........................................................................................................................................... 326 Codes alpha-numériques ................................................................................................................. 326 Transfert de documents................................................................................................................... 327 Statistiques OLAP .............................................................................................................................. 328 Import d'un cube ............................................................................................................................ 328 Options - Général .............................................................................................................................. 329 Police par défaut............................................................................................................................. 329 UTILISATEURS............................................................................................................................. 330 Les Utilisateurs.................................................................................................................................. 330 Création d'un utilisateur................................................................................................................... 330 Groupes associés ............................................................................................................................ 330 Gestion des droits........................................................................................................................... 330 Les Groupes d'utilisateurs................................................................................................................... 332 Création d'un groupe....................................................................................................................... 332 Utilisateurs associés ........................................................................................................................ 332 Gestion des droits........................................................................................................................... 332 Les Droits utilisateurs......................................................................................................................... 333 Types de droits............................................................................................................................... 333 Application des droits ...................................................................................................................... 333 Gestion commerciale .................................................................................................................... 333 Comptabilité................................................................................................................................ 333 Champs personnalisés........................................................................................................................ 335 Création des champs personnalisés ................................................................................................... 335 Modification des champs personnalisés .............................................................................................. 336 EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 xiv Suppression des champs personnalisés............................................................................................. 336 Validation de la création de champs personnalisés .............................................................................. 336 Visualisation des champs personnalisés ............................................................................................. 336 Impression - Fenêtre principale de navigation ....................................................................................... 337 Catégories ..................................................................................................................................... 337 Modèles disponibles ........................................................................................................................ 337 Image de l'aperçu du modèle ........................................................................................................... 337 Filtres et aperçu de l'édition ............................................................................................................. 337 OUTILS.......................................................................................................................................... 338 Sauvegarde rapide............................................................................................................................. 338 Sauvegarde ...................................................................................................................................... 339 Bienvenue...................................................................................................................................... 339 Choix des informations à inclure dans la sauvegarde ........................................................................... 339 Informations nécessaires à la sauvegarde .......................................................................................... 339 Choix de la destination de la sauvegarde ........................................................................................... 339 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 340 Restauration ..................................................................................................................................... 341 Bienvenue...................................................................................................................................... 341 Sélection de la sauvegarde à restaurer .............................................................................................. 341 Choix des informations à inclure dans la restauration .......................................................................... 341 Choix du type d'installation .............................................................................................................. 341 Choix de la destination de la restauration .......................................................................................... 341 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 342 Historique de sauvegarde ................................................................................................................... 343 Sauvegarde en ligne .......................................................................................................................... 344 Export du schéma de la base de données ............................................................................................. 345 Bienvenue...................................................................................................................................... 345 Sélection des paramètres d'export du schéma .................................................................................... 345 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 345 Opération terminée ......................................................................................................................... 345 Imports paramétrables....................................................................................................................... 346 Destination source de l'import .......................................................................................................... 346 Codage du fichier............................................................................................................................ 346 Délimités : Champs séparés par des caractères .................................................................................. 346 Association des champs de la table avec les champs du fichier ............................................................. 347 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 347 Traitement de l'import..................................................................................................................... 347 Import de données ............................................................................................................................ 348 Format des fichiers ......................................................................................................................... 348 Sélection du fichier à importer.......................................................................................................... 348 Aperçu du fichier ............................................................................................................................ 349 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 349 Traitement de l'import..................................................................................................................... 349 Export de données............................................................................................................................. 350 Format des fichiers ......................................................................................................................... 350 Structure des fichiers exportés ......................................................................................................... 350 Sélection du fichier à exporter .......................................................................................................... 350 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 350 Traitement de l'export..................................................................................................................... 350 Export art L 215-3 ............................................................................................................................. 352 Type de données ............................................................................................................................ 352 Emplacement du fichier d'export et Format du fichier .......................................................................... 352 Sélection du type de données........................................................................................................... 352 Editeur de requêtes......................................................................................................................... 352 Aperçu des données ........................................................................................................................ 352 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 352 Traitement de l'export..................................................................................................................... 352 Assistant de maintenance des données................................................................................................. 353 Bienvenue...................................................................................................................................... 353 Choix du dossier ............................................................................................................................. 353 Opérations de maintenance à effectuer.............................................................................................. 353 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 353 Traitement de la maintenance .......................................................................................................... 354 Supprimer un dossier ......................................................................................................................... 355 Bienvenue...................................................................................................................................... 355 Choix du raccourci vers le dossier à supprimer ................................................................................... 355 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 355 Editeur de modèles ............................................................................................................................ 356 Import/Export de la configuration........................................................................................................ 357 Bienvenue...................................................................................................................................... 357 Choix de l'opération à effectuer ........................................................................................................ 357 Emplacement du fichier ................................................................................................................... 357 Table des matières xv Eléments à traiter ........................................................................................................................... 357 Résumé des paramètres .................................................................................................................. 357 Archivage ......................................................................................................................................... 358 Traitement de l'archivage ................................................................................................................ 358 Bienvenue................................................................................................................................... 358 Choix du dossier .......................................................................................................................... 358 Résumé des paramètres ............................................................................................................... 358 Format du fichier d'archive............................................................................................................... 358 Journal des événements ..................................................................................................................... 359 Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente ...................................................................... 359 Onglet TVA intracommunautaire ....................................................................................................... 359 Onglet Suppression......................................................................................................................... 359 Onglet Dévalidation d'inventaire ....................................................................................................... 360 Onglet Changement de code ............................................................................................................ 360 Onglet Dévalidation d'une facture ou un avoir de vente ou achat .......................................................... 360 OPTIONS .................................................................................................................................... 361 Options - Services Internet................................................................................................................. 361 Proxy HTTP / FTP............................................................................................................................ 361 Sauvegarde en ligne........................................................................................................................ 361 INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 363 Assistance technique.......................................................................................................................... 363 Nous contacter .................................................................................................................................. 364 Glossaire .......................................................................................................................................... 365 Index ............................................................................................................................................... 367 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale. Elle est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 3 Convention d'utilisation d'EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 4 y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 5 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit "Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Gestion commerciale Open Line TM Pro. L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. L'arborescence de la partie "Manuel" reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes, Règlements, Articles, Opérations, Paramètres). Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés dans le logiciel. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Champs obligatoires Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière le champ. Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant l'option "Précédent" du menu contextuel. Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône permettant d'accéder à la définition de ce terme. Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire. Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Exemple... Remarque Exemple...Astuce Exemple...Exemples... Exemple...Règles de calcul Exemple...Avertissement EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 6 Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fur et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 7 MISE EN ROUTE Configuration minimale requise La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP2 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 8 Installation Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée : Windows installer 3.1 Internet Explorer 6.0 SP1 Framework 2.0 SP1 S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure. SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp". L'instance"ebp" permet de réaliser des créations de dossiers, sauvegarde et restauration simplifiées. Ensuite, les éléments composant l'intégré sont installés. MISE EN ROUTE 9 Le dossier de démonstration Accès : Menu Fichier / Ouvrir Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité (tableau de bord). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 10 Activation du logiciel Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir votre code d'activation pour ouvrir votre dossier. Comment obtenir le code d'activation ? Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activer votre logiciel). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d'Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Introduction du code d'activation manuellement Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel. La fenêtre d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : x La Clé PC Elle est renseignée automatiquement et est indispensable pour l'activation de votre logiciel. x Le nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en respectant la même syntaxe (points, majuscules). x La licence Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte du logiciel. x Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. x Le code d’activation Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espace ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : x Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code. x Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activer votre logiciel. 11 INFORMATIONS GÉNÉRALES Interface EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 12 Présentation du volet de navigation Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données. Il est composé de 3 parties : 5 menus, une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu, une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction. Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut de l'application (Fichier, édition, affichage...) Il est possible de réduire << ou agrandir >> la barre de navigation. En mode réduit, il vous suffit de cliquer ensuite à l’intérieur du bandeau, cela ouvre le contenu du volet de navigation. La nouvelle configuration de la barre sera sauvegardée à la fermeture de l'application. Détail des menus et fonctions associées Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Contact, Statistiques, Famille, Historique), Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Lettres de relance, Impressions ; Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier, Lettres de relance), Fournisseurs (Règlements, Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement) , Impressions ; Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Ordres de fabrication ou de désassemblage, Bons de fabrication ou de désassemblage, Ordres et bons de transfert, Mouvements de stock), Articles (Fiche, Famille, Statistiques, Historique clients, Historique fournisseurs), Tarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire), Impressions ; Opérations : Démarrer une tâche, Documents de vente (Regrouper les documents, Livraison de commandes, Lettres de relances), Documents d'achat (Regrouper les documents, Réception de commandes), Transfert en comptabilité, Assistant de publipostage, Impressions; Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Divers (Civilités, Contact, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Remises complémentaires, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités, ), , DépôtImpressions. Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. En bas du volet de navigation, en cliquant sur l'icone >>, vous avez la possibilité de déplacer les menus en icônes grace à l'option "Afficher moins de boutons". Ainsi, vous n'aurez plus d'ascenseur dans les fonctions associées de chaque menu. INFORMATIONS GÉNÉRALES 13 Les Actions Les Actions sont accessibles à partir : de la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation, du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation, du menu Actions de la barre de menus des fiches. Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 14 LES MASQUES DE SAISIE Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont proposés : x Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. x Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4] x Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse] x Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). x Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes : o [Entrée] pour passer à la ligne suivante. o [Ctrl] + [flèche biai] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. o [flèche biai] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. x Les champs inaccessibles sont grisés. INFORMATIONS GÉNÉRALES 15 Liste déroulante La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône . Elle permet d'afficher la liste des données d'une table. - Champ "Code Client" en entête de document - Champ "Pays" dans les parties Adresses - Champ "Article" dans le corps du document ... Ouverture de la liste Une liste peut être ouverte par : la touche [F4], l'icône , la touche [Flèche basse] du clavier. Sélection des données La sélection des données s'effectue soit : par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante, par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante, puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner. Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie. Cette sélection peut être : mono : sélection d'une seule donnée choix d'un code client en entête de document ou multi : sélection de plusieurs données choix de plusieurs articles dans le corps d'un document Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est "vide". Fonctions de la liste La liste déroulante contient les fonctions suivantes : Sélectionner Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données. Fermer Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données. Ajouter Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données. Modifier Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si au moins une donnée est cochée dans la liste. Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification. Rafraîchir Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante. Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est annulée. Sélection d'une Vue Cette liste permet de changer l'affichage de la liste. Éditeur de vue La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 16 La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichi (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...), vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs : Police Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné. Nombre de caractères Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné. Gras Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné. Italique Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné. Souligné Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné. Barré Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné. Aligné à gauche Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche. Centré Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné. Aligné à droite Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite. Justifié Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à gauche). Puce Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce. Diminuer le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la gauche). Augmenter le retrait Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte positionné vers la droite). Couleur de police Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir. Couleur de sur-lignage Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné. Annuler Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées. Refaire Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Orthographe Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi. Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). INFORMATIONS GÉNÉRALES 17 Barres d'outils du corps des documents Dans le corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions : Insérer Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné. Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer : o une ligne article de type Bien o une ligne article de type Service o une ligne article de type Nomenclature Commerciale o un texte o un texte standard o un Saut de page Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un imprimé sur 2 pages. o un Sous total Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne. Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente. Supprimer Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée. Editer les Vues Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie. Saisissez le nom de la nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de chacune de celles-ci. Monter/Descendre Ces boutons permettent de modifier la position des lignes. Couper/Copier/Coller Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller. Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas. Générer l'article Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles. L'article généré contiendra les informations suivantes : o Code Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur. Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente. o Libellé Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document. o Type Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document. Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien". Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service". o Description commerciale La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document. o Prix de revient Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document. o Quantité par défaut La quantité par défaut sera 1. Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1. o Unité L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document. Détail Ce bouton permet d'accéder à : EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 18 o à L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs) et d'achat (demandes de prix, commande, bons de réception, bons de retours, factures, avoirs). o au détail du tarif appliqué. o au bouton "Recalculer" qui permet le recalcul des nomenclatures de type de calcul "Libre" Voir la fiche article pour le détail des types de calcul. INFORMATIONS GÉNÉRALES 19 FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION La fenêtre principale de navigation Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans la liste. Vue - Précédent Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente. Vue - Suivant Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante. Rafraîchir Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation. Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale de navigation. Ajouter Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge. Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter. Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un Client ou créer un Prospect. Modifier Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier... Supprimer Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s). Dupliquer Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s). En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document). Rechercher Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de navigation. Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en fonction du texte de votre recherche. Sélectionner tout ou Crtl+A Permet de sélectionner automatiquement toutes les lignes de la fenêtre de navigation. Imprimer Permet d'imprimer :  la fiche de la liste avec choix du modèle et des filtres : Imprimer... ou Ctrl + P,  la liste ouverte : Imprimer la liste. Exporter Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout. Pour plus d'explications, cliquez ici. Vue Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation. Pour plus d'explications, cliquez ici. Sauvegarde rapide Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations de listes (vues). Vous pouvez accéder également à ces différentes fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre principale de navigation. Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 20 Menu contextuel des colonnes A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la possibilité de : Trier Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant sur l'une des fonctions ci-dessous : o Trier par ordre croissant o Trier par ordre décroissant o Annuler le tri (permet de revenir au tri précédent) Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant. Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de l'intitulé de la colonne triée. Regrouper o Grouper sur cette colonne Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée. Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les données associées. Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci. o Panneau de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit). Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. Ajuster la taille des colonnes o Ajustement automatique La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous êtes positionné en fonction des données qu'elle contient. o Ajustement automatique de toutes les colonnes La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction des données qu'elles contiennent. Filtrer Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition. INFORMATIONS GÉNÉRALES 21 Export à partir de la fenêtre principale de navigation Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt). Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de navigation (clic droit). Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer. Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir un répertoire précis. En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports : x "Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation sélectionnées. x "Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient visibles ou pas dans la vue. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 22 Les filtres Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans une liste. Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne. Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que vous ne souhaitez pas afficher. Filtre automatique Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples. Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en en-tête de colonne. Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides (constitués uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée. En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions pour la colonne. Pour créer un filtre, vous devez choisir : l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée, une condition (Et, Ou), l'opérateur souhaité, la valeur souhaitée. L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée. Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues. Effacer le filtre Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction "Supprimer les filtres". INFORMATIONS GÉNÉRALES 23 Les vues L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et des Listes déroulantes. Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages. Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables. Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue "système" puis lui donner un autre nom. Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système sera automatiquement créée. Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut". Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes. Cet éditeur permet : d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ; d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ; d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les données à afficher ; d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre 2 tables (requêtes). de supprimer un élément : permet de supprimer une requête, colonne, condition, relation... ; d'importer ou exporter une requête (fichier qry). Ci-dessous quelques exemples : Définir une vue par défaut Ajouter une colonne dans une vue Supprimer des colonnes dans une vue Ajouter une condition Ajouter une requête de détail Ajouter une somme EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 24 GESTION D'UNE FICHE Gestion d'une fiche Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion de vos données, le déplacement dans le fichier... Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils située en dessous de la barre de menu de la fiche. Création d'une fiche Fichier - Nouveau ou Ctrl + I Permet de créer une nouvelle fiche vierge. Fichier - Dupliquer Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine. En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…). Sauvegarde d'une fiche Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte. Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup de données. Fichier - Sauvegarder et Nouveau Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche. Fichier - Sauvegarder et Fermer Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent. Autres Fichier - Supprimer ou Ctrl + D Permet de supprimer la fiche. Fichier - Imprimer ou Ctrl + P Permet d'imprimer la fiche sélectionnée. Le positionnement du curseur sur cet icône permet de visualiser dans une info bulle le nom de l'imprimante et le modèle utilisé. Fichier - Fermer Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Gestion des données Edition - Annuler ou Ctrl + Z Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche. Edition - Refaire ou Ctrl + Y Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées. Edition - annuler tout ou Ctrl + U Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement. Edition - Couper ou Ctrl + X Permet de couper la partie du texte sélectionnée. Edition - Copier ou Ctrl + C Permet de copier la partie du texte sélectionnée. Edition - Coller ou Ctrl + V Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou dans une autre application). Navigation INFORMATIONS GÉNÉRALES 25 Actions -... Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche. Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier... Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture... Vues - Précédent Permet d’accéder à la fiche précédente. Vues - Suivant Permet d’accéder à la fiche suivante. Fenêtre - Fermer tout Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction. Fenêtre - liste des fenêtres Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertes. Aide ? - Aide Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 26 Notes La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches. La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils. 27 GUIDE COMMENT COMMENCER ? Interface EBP Compta & Gestion commerciale Open Line TM Pro évolue dans un environnement Windows XP ou supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que dans votre environnement de travail quotidien : x Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. x Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. x Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. x Une barre d’état (en bas de l'écran) qui contient :  Le nom du dossier : Le positionnement du curseur sur le nom du dossier permet d'afficher le chemin du raccourci du dossier, Un clic sur le nom du dossier affiche la volumétrie des tables de la base de données (tables et nombre d'enregistrements).  L'utilisateur connecté : Le positionnement du curseur sur le code utilisateur permet d'afficher le nom complet de cet utilisateur, Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur.  L'icône EBP : Un clic sur l'icône permet d'accéder à la page d'accueil du site EBP. Lorsque vous êtes sur une liste, le nombre d'enregistrements sélectionné et le nombre d'enregistrements total sont affichés. Exemple : pour une liste clients de 20 enregistrements et sélection de 2 lignes, l'affichage dans la barre d'état sera 2/20. x Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) x Des champs de saisie avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie. x Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 28 Comment commencer ? Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose : d'Ouvrir le dernier dossier, de Créer un nouveau dossier, d'Ouvrir le dossier de démonstration, d'Ouvrir l'aide en ligne. Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales. GUIDE 29 Options à remplir dès maintenant Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à partir du menu Paramètres - Options. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Il est important de renseigner les parties suivantes : Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable. Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), numéros de documents d'achat (demandes de prix, factures, etc..), numéros de stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 30 Les données de base Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans vos fiches clients : x Les familles clients, x Les modes de règlements, x Les banques. D'autres vous aideront dans la saisie de vos fiches articles : x Les unités, x Les familles articles, x Les localisations, x Les barèmes éco-contribution, x Les fournisseurs, x Les tarifs. Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier : x Les civilités, x Les codes postaux, x Les départements, x Les pays, x Les codes NAF. GUIDE 31 Comment créer les données principales ? Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients. Création d'un article Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles. La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez. Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services. Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service ou nomenclature de fabrication ou commerciale. Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail et l'onglet Nomenclatures pour les article de type nomenclature de fabrication ou commercial. Création d'un Client / Prospect Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients. La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects. Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet Facturation. L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 32 Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir : Comment rédiger un devis ? Comment relancer un devis ? Comment transférer un devis en facture ? Comment rédiger une facture ? Comment saisir un acompte ? Comment saisir un règlement client ? Comment transférer vos données vers la comptabilité ? Comment imprimer vos données ? Comment gérer l'eco-contribution ? Comment consulter le journal des événements ? Comment sauvegarder un dossier ? Comment restaurer un dossier ? ... GUIDE 33 COMMENT GÉRER UN DEVIS ? Comment créer un devis ? Pour créer un devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis. Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. . Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 34 Comment accepter un devis ? Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités : changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ; transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé) Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis. GUIDE 35 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 36 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 37 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 38 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. GUIDE 39 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 40 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 41 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 42 Comment relancer un devis ? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils. GUIDE 43 Transfert d'un prospect en client Le transfert d'un prospect en client permet de considérer un client potentiel en client acheteur occasionnel ou régulier. Ce transfert peut s'effectuer soit par transfert de fiche prospect en client, soit par transfert d'un devis en document supérieur. Transfert depuis la fenêtre principale de navigation A partir de la fenêtre principale de navigation des Clients/prospects, sélectionner l'onglet Prospects et une fiche prospect puis cliquer dans la barre de tâches l'option "Transférer en client". Le prospect passe alors automatiquement en type client et dans l'onglet Client de la fenêtre principale de navigation. Transfert depuis la fiche A partir de la fiche Prospect, cliquer sur "Transférer en client" dans la barre d'outils ou le menu "Action". La fiche Prospect passe alors automatiquement en fiche client. Transfert d'un document Une fiche prospect peut être appeler en entête de tous les documents de ventes. Dès lors qu'un prospect est affecté à une commande, un bon de livraison, un bon de retour, une facture ou un avoir, la fiche Prospect se transforme en fiche Client. De plus, si un prospect est affecté à un Devis, lors d'un transfert de devis, la fiche Prospect passe en fiche Client. Il en va de même pour le regroupement de documents. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 44 COMMENT GERER UNE COMMANDE ? Comment créer une commande ? Pour créer une commande, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Commandes. Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 45 Comment livrer une commande ? La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures. Cette fonction est accessible depuis : la barre de navigation/Opération la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente l'action "livrer" de la fiche Commande. La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture. Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois. La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties : x les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer x La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles …) x La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment. Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas). Remarque Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 46 Comment solder une commande ? Pour solder une commande, il faut se positionner sur une commande non livrée ou livrée partiellement. La commande est accessible depuis : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - Commande Le menu Ventes - Documents de vente - Commande Suite à la sélection d'une commande dans la liste des commandes ou l'ouverture d'une commande, vous devez cliquez sur le bouton Solder. Ce bouton permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Ce reliquat permet en cas de désolde d'une commande de pouvoir livrer le reste à livrer (reliquat) de celleci. GUIDE 47 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 48 Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? La saisie d'un acompte est possible depuis : un devis, une commande, un bon de livraison, une facture d'acompte, une facture. Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document. Saisir un acompte sur un devis Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le montant souhaité dans la zone Acompte. Ce montant ne génère pas de règlement. Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une facture d'acompte qui elle génèrera un règlement. Saisir une facture d'acompte La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte. La liste des factures d'acompte déjà effectuées apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle facture d'acompte. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant de l'acompte. A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. Rattacher une facture d'acompte à une commande, un bon de livraison ou une facture Lors de la confirmation de la vente par une commande ou la livraison de la commande, il vous est possible de rattacher une/des facture/s d'acompte qui ont été enregistrées précédemment. De même, lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Pour rattacher une factures d'acompte à un document vous devez : ouvrir le document, aller sur l'onglet Acompte, cliquer sur le bouton Affecter, sélectionner la facture d'acompte à associer. GUIDE 49 COMMENT GERER UN BON DE LIVRAISON OU RETOUR ? Comment créer un bon de livraison ? Pour créer un Bon de livraison, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de livraison. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 50 Comment créer un bon de retour ? Pour créer un Bon de retour, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Bons de retour. Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de retour puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 51 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 52 Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. GUIDE 53 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 54 x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. GUIDE 55 Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 56 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 57 COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? Comment créer une facture ? Pour créer une Facture, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures. Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. . La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 58 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. GUIDE 59 Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 60 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 61 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 62 COMMENT GÉRER UN AVOIR ? Comment créer un avoir ? Pour créer un Avoir, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs. Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser]. La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. . L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. GUIDE 63 Comment envoyer un document par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients/fournisseurs. Pour cela, vous avez deux possibilités : En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran. En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client/fournisseur dans la fiche client/fournisseur ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 64 Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc... Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...) L'impression d'un document peut être activée : x Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document). x Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer". x Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ... Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. GUIDE 65 Historique de la ligne L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte. Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Quantité livrée (vente) ou réceptionnée (achat) Ce champ contient les quantités livrées/réceptionnées, il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou, transfert d'une commande en document supérieur. Reliquat Ce champ contient les quantités en attente de livraison/réception (non livrées/réceptionnées), il est renseigné uniquement à partir de la livraison/réception ou transfert d'une commande en document supérieur. La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande : Exemple : - Sur une ligne de Bon de livraison/réception s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande. - Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande. La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de Bon de livraison/réception. En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés. Vous pouvez augmenter ou diminuer une quantité sur un bon de livraison ou sur un facture. De ce fait, la commande sera mise à jour (quantité livrée). Si vous décidez d'augmenter la quantité, vous avez le choix de : - tous répartir, la commande (quantité livrée) et le bon de livraison seront mis à jour. - mettre cette quantité en supplémentaire (cocher la cas) sur le bon de livraison, dans ce cas la quantité livrée sur la commande ne sera pas mise à jour. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la "Quantité de l'article". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez : EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 66 Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Dans le cas d'une livraison/réception partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée/réceptionnée" et "Reliquat" seront renseignés. Exemples Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture. GUIDE 67 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou achat. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL, Facture. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. (voir exemple) Présentation de l'historique L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Chaque zone contient les champs : N° de document Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents. Date du document Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents. Type de document Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents. Code du client ou Code du fournisseur Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents. Nom du client ou Nom du fournisseur Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou précédents. Net à payer Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents. Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée. Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document. Fonctionnement de l'historique L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez : Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du nouveau document, Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements du document d'origine. Exemples Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de vente : Création d'un Devis, Transfert d'un Devis en Commande, Réalisation d'un Bon de livraison par la Livraison partielle d'une Commande, Réalisation d'un Bon de livraison en 2ème Livraison partielle d'une Commande, Regroupement de Bons de livraison en Facture, Création d'un Bon de retour puis transfert en Avoir Création d'une Facture puis transfert en Avoir, Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte, EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 68 GUIDE 69 Comment gérer l'éco contribution ? Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes. Création du barème Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé. Vous avez la possibilité de : saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution, d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données. Utilisation du barème éco-contribution L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article. Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC". Depuis la fiche article vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris automatiquement et est en TTC. Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document. Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 70 Historique Clients/Articles Accès : Ventes - Clients - Historique Clients/Articles ou Articles - Historique Clients/Articles L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents. La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s), c'est l'historique par articles. Historique par documents L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s). Filtres L'affichage de l'historique par documents s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes de document Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT, le Solde dû, le dépôt et la notion de Multi dépôts (plusieurs dépôts dans les lignes du document). Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Historique par Articles GUIDE 71 L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu. Filtres L'affichage de l'historique par articles s'effectue en fonction des options suivantes : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier. Client (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Article (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Famille client Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Sous famille article Sélectionnez la sous famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Types de documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Types d'articles Cochez les différents types d'articles sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Dépôt (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de dépôts sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock. A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Actualiser la liste". Lignes articles Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT, la Marge nette HT et le Dépôt. Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Afficher le document Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée. Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique. Afficher la famille clients/prospects Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans l'historique. Afficher l'article Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique. Afficher la famille article Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 72 Comment saisir un règlement client ou fournisseur ? Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou Règlements - Fournisseurs - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Vous renseignerez alors les informations concernant votre clientou fournisseur et le montant du règlement reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes. Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement. Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. GUIDE 73 Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fournisseurs ? L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients. Consultation de l'échéancier La consultation des échéances s'effectue à partir : de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs, de la fiche clientou fournisseur, du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou Règlements fournisseurs- Echéancier. Relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Relances Clients. Si vous souhaitez gérer les lettres de relance en fonction d'un niveau et historiser ces lettres, vous devez vous placer dans le menu Règlement - Clients puis lettres de relance. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 74 Comment gérer le stock d'un article ? Pour qu'un article puisse être géré en stock, il faut qu'il soit de type bien ou nomenclature de fabrication. Ensuite, à partir de l'onglet stock de la fiche article, vous devez cocher la case "Géré en stock". Pour entrer des articles en stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon d'entrée, - réaliser un inventaire, - réceptionner une commande fournisseur (bon de réception), - réaliser un bon de retour et/ou un avoir client, - réaliser un bon et/ou un ordre de fabrication (entrée d'un article fabriqué et sortie de ses composants). Pour sortir des articles du stock, vous avez plusieurs possibilités : - créer un bon de sortie, - livrer une commande ou réaliser une facture de vente, - réaliser un bon de retour et/ou un avoir Fournisseur, - réaliser un bon et/ou un ordre de désassemblage (sortie d'un article fabriqué et entrée de ses composants). La page mouvements de stock permet de vérifier les différentes variations de stock d'un article. GUIDE 75 Comment visualiser le stock d'un article ? La visualisation du stock virtuel et réel d'un article peut s'effectuer à partir : x La liste des articles (menu Articles/Articles), x La fiche article / onglet Stock, x Les mouvements de stock (Menu Articles/Documents de stock). A chaque sélection d'un article par la liste déroulante, vous avez également accès à ces informations si la vue est de type "Défaut (Système)". EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 76 Comment réaliser un publipostage ? Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-remplis. Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Le publipostage est possible avec Word 2003 et Word 2007 uniquement. Le publipostage depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects est une version simplifiée. L'assistant de publipostage vous permet de réaliser étape par étape le paramétrage du publipostage jusqu'au document final "fusionné". GUIDE 77 Comment gérer les champs personnalisés ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables : o Clients, o Fournisseurs, o Articles, o Documents (stock, vente, achat), o Lignes de document (stock, vente, achat). Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables Clients, Fournisseurs, Articles, Documents (stock, vente, achat), un onglet "Champs personnalisés" contenant les nouveaux champs sera créé sur les fiches. Suite à la création d'un champ personnalisé pour les tables de lignes de document, il faudra réaliser une nouvelle vue pour insérer les champs personnalisés dans la grille de saisie. Les types de champs personnalisés disponibles sont : o Mémo : Permet de définir une zone de texte. o Texte enrichi : Permet de définir une zone de texte avec possibilité de paramétrer la police de caractères, alignement, couleurs... o Texte : Permet de définir un champ qui autorise la saisie de tous les caractères. Les caractères saisis sont pris dans leur ensemble et ne peuvent faire l’objet d’aucun calcul. o Entier : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres sans décimales. o Décimal : Permet de définir un champ qui autorise uniquement la saisie de nombres avec un nombre défini de décimales. o Date : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date ou la sélection d'une date depuis un calendrier. o Date/heure : Permet de définir un champ qui autorise la saisie d'une date et une heure ou la sélection depuis un calendrier. o Booléen : Permet de définir un état soit Oui ou Non. Ce champ se matérialise par une case à cocher. Pour les champs personnalisés de type Texte et Entier, vous avez la possibilité de définir une liste de valeurs autorisées. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 78 Le Transfert Comptable Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité. Ces écritures concernent : Les documents de vente (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), Les échéances, Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées, Les documents d'achat (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les inventaires. Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...), Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA, L'option de comptabilisation des stocks (inventaire), Les comptes de stock, La méthode de comptabilisation. Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à définir dans les options comptables. En méthode de transfert "manuel" (Méthode par défaut), vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser". Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser" est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Chaque transfert comptable est archivé dans la page "Historique des transferts". GUIDE 79 Comment sauvegarder ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde rapide. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 80 Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. GUIDE 81 Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements Il stocke chaque information concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation le manque d'un n° TVA intracommunautaire la suppression de documents la dévalidation d'inventaire le changement de code, la dévalidation de document. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des événements. 83 MANUEL FICHIER Nouveau dossier Accès : Fichier - Nouveau Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du dossier. Vous avez également la possibilité de créer un raccourci pour un dossier existant. Ces étapes consistent à : Sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : Saisir le nom du dossier, Saisir l'identification et les coordonnées de la société, Saisir d'autres informations et les informations de TVA, La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application comme par exemple les taux de TVA pour le dossier. Il en va de même pour l'option de calcul de la TVA Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée (codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris). Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de dossier. Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer. Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables par défaut. A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir les infos de société et les options générales du dossier afin de contrôler les informations que vous venez de saisir et de renseigner les autres options. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 84 Créer un nouveau raccourci Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourci Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application. La création d'un raccourci de la base passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création d'un raccourci. x La 1ère étape vous présente l'assistant de création ; vous devez ensuite, sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes : - Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, l'étape suivante consiste à : Saisir le nom du serveur, La case à cocher "Afficher les options de connexions avancées" permet de : Sélectionner le protocole, Saisir l'authentification de l'utilisateur. La suite de la création du dossier est identique à "les données sont installées sur l'ordinateur". - Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : x L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom du dossier (nom de la base de données) que vous souhaitez ouvrir ; x Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour créer le raccourci. x Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données. Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler. MANUEL 85 Ouvrir un dossier Accès : Fichier - Ouvrir Cette fonction permet d'ouvrir un dossier. Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche. Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la base que vous souhaitez ouvrir. Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un nouveau raccourci" du menu Fichier. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 86 Fermer un dossier Accès : Fichier - Fermer Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application. Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. MANUEL 87 Quitter l'application Accès : Fichier - Quitter Cette fonction permet de fermer l'application. Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application, vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 88 VENTES Ventes - Démarrer une tâche Accès : Ventes - Démarrer une tâche Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu. Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée : Clients Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Client. Nouveau devis Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis. Nouvelle facture Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures. Saisir un règlement Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Règlements. Transfert en comptabilité Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable. MANUEL 89 DOCUMENTS DE VENTE Documents de vente - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Documents de vente - Tous La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation). La liste des documents de vente contient différents onglets. A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison, Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte. Pour chaque onglet, des filtres suivants sont disponibles : Période (Du ... Au ...) Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Clients (Du ... Au ...) Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez voir les documents En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes : Familles clients Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez voir les documents. Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible : Afficher le client Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou : - le document n'a pas déjà été transféré - le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte). Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la date et les options souhaités pour le/les document/s à générer. Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés. Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 90 Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. Cette action est accessible uniquement pour les factures et avoirs. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. Actions spécifiques Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique : Commandes Livrer Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de type commande est sélectionné. Factures Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. MANUEL 91 Devis Accès : Ventes - Documents de vente - Devis La gestion de la fiche "Devis" est commune à toutes les fiches. Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer : o L'état du devis Sélectionnez ici l'état du devis. Les état sont définis dans les options du dossier. Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut. Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en bon de livraison, commande ou facture. o La date de validité Indiquez ici la date de validité du devis. Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du dossier. Date du document : 15/02/2008 Durée de validité des devis (jours) : 10 Date de validité : 25/02/2008 Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement) Le corps Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre devis : En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 92 Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 93 Commandes de vente Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes La gestion de la fiche "Commande" est commune à toutes les fiches. La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la commande Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue : Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande. Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier. La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du document. Pour cela, vous devez confirmer le message. Le corps de la commande Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre commande : En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la commande Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Pour les commandes, vous avez également la possibilité de définir une priorité (Haute, Normal, Faible). Cette priorité permet de réaliser un tri supplémentaire lors de la livraison des commandes. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une commande A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 94 Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Livrer Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes. Solder Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent. Dé-Solder Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée". Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 95 Bons de livraison Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison La gestion de la fiche "Bon de livraison" est commune à toutes les fiches. Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de livraison. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de livraison Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps du bon de livraison Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de livraison : En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de livraison Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de livraison A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 96 Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 97 Bons de retour Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour La gestion de la fiche "Bon de retour" est commune à toutes les fiches. Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête du bon de retour Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps du bon de retour Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Bon de retour : En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied du bon de retour Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un bon de retour A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Regrouper Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 98 L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. MANUEL 99 Factures Accès : Ventes - Documents de vente - Factures La gestion de la fiche "Facture" est commune à toutes les fiches. La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente. Le corps de la facture Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre facture : En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de la facture Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Echéances Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Acomptes Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 100 Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Nouveau règlement Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement. Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées. Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 101 Avoirs Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs La gestion de la fiche "Avoir" est commune à toutes les fiches. L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode de règlement qui n'est pas présent. Le corps de l'avoir Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre Avoir : En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition. En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez. Le pied de l'avoir Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en appliquant éventuellement une remise complémentaire. Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative. Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix de revient total, Marge en % et montant. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 102 L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider Permet de valider définitivement un document et de passer le document de l'état "Provisoire" en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité". En fonction des options comptables choisies, cette validation permet de transférer automatiquement le document en comptabilité. Dévalider Permet de dévalider un document en état "Validé" ou "Transféré en comptabilité" et de le passer en état "Provisoire". Cette dévalidation permet de pouvoir modifier le document. La dévalidation génère une ligne dans le journal des événements. MANUEL 103 Factures d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte La gestion de la fiche "Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de la facture d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire. Le corps de la facture d'acompte Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant de votre facture d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'une facture d'acompte A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client/prospect ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Transférer Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. Valider EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 104 Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 105 Avoirs d'acompte Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte La gestion de la fiche "avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches. Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes. L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. L'entête de l'avoir d'acompte Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du mode de règlement. En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante. Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Le corps de l'avoir d'acompte Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les montants de votre avoir d'acompte. Les autres onglets A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets : Facturation Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné. Livraison Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné. Compléments Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA. Notes Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. Les actions d'un avoir d'acompte A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions : Afficher le client ou fournisseur Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné. Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur" sélectionné. Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document. En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement. Envoyer par mail L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse e-mail du contact de l'adresse de facturation du document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 106 Valider Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est cochée dans les options comptables Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité. MANUEL 107 TRAITEMENTS... Dupliquer un document Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé. Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués. Préparation à la copie de document Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Traitement de la duplication Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou fournisseur. Ces informations sont : x les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur, x son mode de règlement, x ses conditions commerciales (remise accordée). Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué. Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau document. Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur. Conséquences de la duplication Le nouveau document est à la date du jour. Elle contient toutes les informations du document d'origine. Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez : x modifier la date, x changer de client ou fournisseur, x ajouter, modifier ou supprimer des articles x ... Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas repris dans le document final. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 108 Regrouper les documents Accès : Opérations - Regrouper les documents Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes : x Même type de document, x Même code client ou fournisseur, x Même civilité, x Même nom de client ou fournisseur, x Même adresse de facturation, x Même adresse de livraison, x Même taux de TVA sur les frais de port , S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux de TVA appliqué soit le même sur tous les documents. x Même remise en pied, x Même mode de règlement. Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à regrouper est inférieur ou égal à 6. Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation au regroupement de documents Depuis la liste des documents Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis / Demandes de prix, Commande, BL ou BR) et cliquer sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Depuis la barre de navigation Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis sélectionner l'option "Regrouper les documents". Fenêtre de regroupement Le regroupement passe par un assistant. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de regroupement des documents L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3). 1ère étape : Bienvenue... ...dans l'assistant de regroupement des documents. Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement. 2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s) concerné(s) par le regroupement. MANUEL 109 Les types de documents disponibles sont : x Les Devis (vente) / Demandes de prix (achat), x Les Commandes, x Les Bons de livraison (vente) / Bons de réception (achat), x Les Bons de retour. La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par défaut. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement. 3ème étape : Aperçu des documents à regrouper Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment. Vous avez la possibilité de modifier cette sélection : en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ; en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération uniquement). Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement. 4ème étape : Choix du document à générer Cette étape permet de choisir : x le Type du document que vous voulez générer. Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements précédents : - Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures, - Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures, - Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs. x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x Regrouper les articles Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les documents sélectionnés. Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques : o Code, o Description, o Prix unitaire brut, o Montant de la remise, o Taux de TVA, o Unité. x Copier les lignes de texte Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de chaque document d'origine. x Générer un sous-total par document La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles". Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée. Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2008", après les articles appartenant au document. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 110 Lancement du regroupement Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer. Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué. Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons de l'échec du traitement. Conséquences du regroupement Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s. Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé. Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable). Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents pour le client B, les documents générés seront : - Un document pour le client ou le fournisseur A - Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la rubrique) Dans l'onglet Détail du document... Suivant les options sélectionnées, les documents générés comportent : o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée), o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles), o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte). Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description : " Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008." Pour chaque document regroupé avec l'option "générer un sous total par document" , vous aurez : o en 1ère ligne la référence du document d'origine, o les articles du document d'origine, o un sous-total pour le document. Dans l'onglet Échéances Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet. Dans l'onglet Acompte Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. MANUEL 111 Supprimer un document Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier : n’est pas validé, n’est pas transféré ou regroupé, n’est pas comptabilisé. Pour supprimer un document, vous devez : soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit + supprimer ou touche "suppr" au clavier soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D. Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert ou regroupement est supprimé auparavant. Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la suppression du devis ou demande de prix est impossible. Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible. Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message : « Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ? Cette suppression sera définitive. » Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message : Pour un document déjà transféré ou regroupé : « Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"&ldots;&ldots;. Supprimer d’abord ce document ». Pour un document transféré en comptabilité : « Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ». Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI d'avertissement s'affichera. La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements. Conséquences de la suppression d'un document Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat, l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques... Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état. Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous souhaitez ne plus avoir ce règlement. Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé sont également supprimées. Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 112 Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement. Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le prospect passe automatiquement en client. Préparation du transfert Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats - Documents d'achat - Tous ou Articles - Documents de Stock - Tous). Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche. Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le transfert. Fenêtre de transfert La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer. Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué. Le transfert de document permet de choisir : x la date du/des document/s à générer. Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système). Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des événements. x le type de document que vous voulez générer Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts précédents: - Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison ou facture. - la demande de prix (achat) peut être transféré en commande, bon de réception ou facture. - La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture. - Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir. - Le bon de retour peut être transféré en avoir. - La facture peut être transférée en avoir. - La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte. - Un ordre de fabrication en bon de fabrication. - un ordre de désassemblage en bon de désassemblage. x l'ouverture après le transfert du document généré. La sélection ou pas de cette case est définie par défaut dans les options/paramétrage. Elle est également modifiable au moment de la réalisation du transfert. Une fois les paramètres sélectionnés, cliquer sur le bouton Lancer pour réaliser le traitement. A la fin du traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés et vous êtes informé du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert demandé. Conséquences du transfert MANUEL 113 Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez ouvrir le/les documents générés. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ». Dans l'onglet Détail du document... Les documents générés comportent : x l’intégralité des informations du document d'origine. x en 1ère ligne la référence du document d'origine. Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour description : " Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008." Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document de vente, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de livraison ou une Facture : Mouvement de stock négatif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock positif. Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document d'achat, un mouvement de stock sera généré : x pour une Commande : Pas de mouvement. x Pour un Bon de réception ou une Facture : Mouvement de stock positif. x pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif. Pour chaque ligne article de type « Nomenclature de fabrication » (gérée en stock) du nouveau document de stock, un mouvement de stock sera généré : x Pour un Ordre de fabrication, un bon de fabrication sera généré : Mouvement de stock positif pour l'article composé et négatif pour les composants. x Pour un Ordre de désassemblage, un bon de désassemblage sera généré : Mouvement de stock négatif pour l'article composé et positif pour les composants. Dans l'onglet Échéances Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne d'échéance dans l'onglet échéances de la facture. Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci. Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif. Dans l'onglet Acompte Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents d’origine. Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents d’origine. Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document généré. Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir généré. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 114 CLIENTS Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes. La liste des clients/prospects contient les onglets : Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés, Clients, Prospects. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Transférer en client Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de renseignements. Action disponible uniquement pour une fiche prospect. Historique clients/articles Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du client ou prospect" sélectionné. Consultation de compte Permet de consulter le compte comptable du tiers. Échéancier Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du client" sélectionné. Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client. Créer un document de vente Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer. Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement, n° de TVA...) seront automatiquement renseignées. Changer un code client Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...). Statistiques Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ... pour chaque Clients. Simulation du tarif La simulation de tarif permet de trouver rapidement le tarif d'un article pour une sélection de client à une date donnée. Publipostage Permet de définir le modèle d'envoi de publipostage pour le/les client/s sélectionné/s, puis visualiser le publipostage généré dans word. Changer le statut Permet de modifier le statut d'un ensemble de fiches. Générer les factures Permet de générer les factures périodiques d'un ensemble de fiches. MANUEL 115 Clients / Prospects Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches. La fiche client et la fiche prospect se composent d'une entête et d'onglets. Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Code * Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce dernier cas la zone sera inaccessible. Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques. Famille client / prospects Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect. Si cette famille a une territorialité et/ou une remise, ces informations seront automatiquement reprises sur la fiche clients/prospect Si la famille que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le client est une personne physique (cochée) ou une personne morale (décochée). Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères alphanumériques). Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Nom * Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques). La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Facturation Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client. Livraison Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client. Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation". Il en va de même pour le contact. Adresses Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses. Contacts Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts. Gestion Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas. Tarifs Cet onglet permet de visualiser les tarifs en cours associés à la fiche tarifaire (bouton "Voir la fiche Tarif"). Vous pouvez également définir un nouveau tarif en cliquant sur le bouton "Ajouter". Le Bouton "Afficher uniquement les tarifs du jour" permet de visualiser les tarifs en cours à la date du jour (date système de l'ordinateur). EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 116 Si le tarif n'est pas utiliser dans un document de vente, il est possible de le supprimer à l'aide du bouton "Supprimer". Divers Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives. Vous pouvez également renseigner les coordonnées bancaires du client. Options de facturation Cet onglet permet : o de visualiser la liste des facturations périodiques affectées à ce client ainsi que d’en créer d’autres. o de visualiser et renseigner les modèles de documents qui seront pris en compte en impression d’un type de document précis ainsi que le nombre d’exemplaires. Notes Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire. La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches. Champs personnalisés Permet de saisir les données des champs personnalisés. A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des clients/prospects. MANUEL 117 Contacts - Fenêtre principale de navigation Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la liste des Contacts est commune à toutes les listes. La liste des contacts contient les onglets : Tous : Tous les contacts sont affichés, Contacts autonomes : Contient la liste des contacts sans tiers associé. Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation : Créer le tiers Permet de créer le tiers (client/prospect ou fournisseur) associé au contact. Suite à la sélection de cette action, une boite s'affiche et vous permet de sélectionner le tiers à créer. Afficher le tiers Permet d'afficher la fiche du client/prospect ou fournisseur associé à la fiche contact. EBP Gestion Commerciale Open Line PRO 2010 118 Contacts Accès : Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs - Contacts La gestion de la fiche "Contact" est commune à toutes les fiches. La fiche contact se composent d'une entête et d'onglets. A partir de la fiche Contact vous avez à votre disposition les actions définis également dans la fenêtre principale de navigation des contacts. Entête Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants : Contact Civilité Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique). Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône . Personne physique Case à cocher permettant de définir si le contact est une personne physique (exemple : M. Durant) ou morale (exemple : SARL La tour). Prénom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Nom Champ saisissable, limité à 60 caractères alpha-numérique. Fonction Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Service/Bureau Champ saisissable, limité à 40 caractères alpha-numérique. Permet de saisir le service, bureau... ou se situe le contact Téléphone fixe Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Fax Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. Téléphone portable Champ saisissable, limité à 20 caractères alpha-numérique. e-mail Champ saisissable, limité à 100 caractères alpha-numérique. Permet de saisir l'e-mail du contact. Accepter de recevoir des informations et offres commerciales (Emailing autorisé) Case à cocher permettant de définir si ce contact accepte ou pas de recevoir un e-mailing. Tiers Cette partie permet de sélectionner le tiers (Client/Prospect, Fournisseur) associé à ce contact.