Pack de Gestion Entreprise Classic 2013 - EBP

Pack de Gestion Entreprise Classic 2013 - EBP

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Pack de Gestion Entreprise Classic 2013

Le haut de gamme de la gestion commerciale : achats, ventes, gestion des stocks en multi-dépôts, gestion des tiers, gestion des gammes de produits, grilles de tarifs personnalisées, statistiques avancées… Faites le choix d’un logiciel riche en fonctionnalités !

 

Gestion Commerciale Classic Open Line™ 2013

 

Le logiciel reste en version d’évaluation tant que le code d’activation n’a pas été saisi.Vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours à compter de son installation, puis ensuite il sera limité en nombre de données et les impressions porteront la mention Démonstration. 
Pour télécharger ce logiciel en version d’évaluation, vous devez d'abord vousidentifier avec un identifiant et un mot de passe choisis lors de la création de votre compte. Ils vous seront demandés quand vous cliquerez sur « télécharger ».

Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows 7® 32 bits et 64 bits
Windows 8® Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement.

Configurations requises

 

Mémoire : 3 GO
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 GO

Compta Classic Open Line™ 2013

 

Le logiciel reste en version d’évaluation tant que le code d’activation n’a pas été saisi. Vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours à compter de son installation, puis ensuite il sera limité en nombre de données et les impressions porteront la mention Démonstration. 
Pour télécharger ce logiciel en version d’évaluation, vous devez d'abord vousidentifier avec un identifiant et un mot de passe choisis lors de la création de votre compte. Ils vous seront demandés quand vous cliquerez sur « télécharger ».

Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows 7® 32 bits et 64 bits
Windows 8® Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement.

Configurations requises

 

Mémoire : 3 GO
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 GO

EBP Compta Classic Open Line

Taille : 56,94 Mo
Date : 09/08/2012
Version : 5

Immobilisations Classic Open Line™ 2013

 

Le logiciel reste en version d’évaluation tant que le code d’activation n’a pas été saisi. Vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours à compter de son installation, puis ensuite il sera limité en nombre de données et les impressions porteront la mention Démonstration. 
Pour télécharger ce logiciel en version d’évaluation, vous devez d'abord vousidentifier avec un identifiant et un mot de passe choisis lors de la création de votre compte. Ils vous seront demandés quand vous cliquerez sur « télécharger ».

Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows 7® 32 bits et 64 bits
Windows 8® Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement.

Configurations requises

 

Mémoire : 3 GO
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 GO

Paye Classic Open Line 2013

 

Le logiciel reste en version d’évaluation tant que le code d’activation n’a pas été saisi. Vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours à compter de son installation, puis ensuite il sera limité en nombre de données et les impressions porteront la mention Démonstration. 
Pour télécharger ce logiciel en version d’évaluation, vous devez d'abord vousidentifier avec un identifiant et un mot de passe choisis lors de la création de votre compte. Ils vous seront demandés quand vous cliquerez sur « télécharger ».

Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows 7® 32 bits et 64 bits
Windows 8® Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement.

Configurations requises

 

Mémoire : 3 GO
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 3 GO

EBP Paye Classic Open Line

Taille : 56,46 Mo
Date : 09/08/2012
Version : 5

Pack Juridique 2013

 

Le logiciel reste en version d’évaluation tant que le code d’activation n’a pas été saisi. Vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours à compter de son installation, puis ensuite il sera limité en nombre de données et les impressions porteront la mention Démonstration. 
Pour télécharger ce logiciel en version d’évaluation, vous devez d'abord vousidentifier avec un identifiant et un mot de passe choisis lors de la création de votre compte. Ils vous seront demandés quand vous cliquerez sur « télécharger ».

Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP2 
Windows 7® 
Windows XP®, Vista® et 7 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel.

Configurations requises

 

Mémoire : 1 GO
Processeur : Intel P4 2 GHz ou équivalent
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 GO

Gestion de Contacts 2013

 

Le logiciel reste en version d’évaluation tant que le code d’activation n’a pas été saisi. Vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours à compter de son installation, puis ensuite il sera limité en nombre de données et les impressions porteront la mention Démonstration. 
Pour télécharger ce logiciel en version d’évaluation, vous devez d'abord vousidentifier avec un identifiant et un mot de passe choisis lors de la création de votre compte. Ils vous seront demandés quand vous cliquerez sur « télécharger ».

Systèmes d'exploitation supportés

 

Windows XP® SP3
Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
Windows 7® 32 bits et 64 bits
Windows 8® Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement.

Configurations requises

 

Mémoire : 3 GO
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
Résolution écran : 1024 x 768 en 16 bits
Espace disque libre : 2 GO

 

Voir également : 

 

Manuels Utilisateurs et documentation EBP :

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 EBP-Decouvrez-Votre-..> 16-Jun-2013 11:07  1.4M  

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 EBP-Bar-Restaurant-2..> 16-Jun-2013 11:01   66K  

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 EBP-Bar-Restaurant-2..> 16-Jun-2013 11:00    -   

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 EBP-Compta-Pour-Wind..> 16-Jun-2013 11:00  1.3M  

[TXT]

 EBP-Contabilidad-Cla..> 16-Jun-2013 10:43  1.3M  

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 EBP-La-Ficha-de-Prod..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M  

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 EBP-Comptabilite-pou..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M  

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 EBP-Associaciones-20..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M 

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 EBP-Pack-Eco-Artisan..> 14-Jun-2013 17:27   67K  

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 EBP-Compta-Gestion-C..> 14-Jun-2013 17:20    -   

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 EBP-Compta-Gestion-C..> 14-Jun-2013 17:20   73K  

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 EBP-Gestion-Commerci..> 14-Jun-2013 17:13   68K  

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 EBP-Gestion-Commerci..> 14-Jun-2013 17:13    -   

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 EBP-Pack-de-Gestion-..> 14-Jun-2013 17:05    -   

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 EBP-Pack-de-Gestion-..> 14-Jun-2013 17:05   70K  

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 EBP-Pack-de-Gestion-..> 14-Jun-2013 17:04    - 

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 EBP-CRM-Ligne-PME-Op..> 14-Jun-2013 16:40  2.1M  

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 EBP-Compta-Pratic-Po..> 14-Jun-2013 16:40  2.1M  

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 EBP-Compta-Pour-Wind..> 14-Jun-2013 16:39  2.2M  

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 EBP-Assistants-jurid..> 14-Jun-2013 16:39  2.3M  

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 EBP-Location-Immobil..> 14-Jun-2013 16:39  1.3M  

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 EBP-Aide-EBP-Devis-F..> 14-Jun-2013 16:39  1.1M 

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 EBP-CRM-Ligne-PME-Op..> 14-Jun-2013 14:24  2.1M  

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 EBP-Business-Plan-Po..> 14-Jun-2013 14:21  2.7M  

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 EBP-Devis-et-Factura..> 14-Jun-2013 14:21  2.7M  

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 EBP-Win-Generateur-A..> 14-Jun-2013 14:20  2.8M  

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 EBP-Aide-Business-Pl..> 14-Jun-2013 14:20  2.0M  

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 EBP-Gestion-Commerci..> 14-Jun-2013 14:10  2.5M  

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 zoom_captpage12.swf     14-Jun-2013 14:09   96K  

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 EBP-Bouw-Voor-Window..> 14-Jun-2013 14:09  2.6M  

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 EBP-Comptabilite-pou..> 14-Jun-2013 13:56  1.7M  

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 EBP-Batiment-Pour-Wi..> 14-Jun-2013 13:56  1.8M  

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 EBP-Devis-Facturatio..> 14-Jun-2013 13:56  1.7M  

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 EBP-Paye-Pour-Window..> 14-Jun-2013 13:37  1.6M 

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 EBP_Batiment_2009_10..> 14-Jun-2013 08:04  3.2M  

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 EBP-ebp-ch-logiciel-..> 14-Jun-2013 08:04  825K  

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 EBP-logiciel-pack-ec..> 14-Jun-2013 08:04  3.3M  

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 EBP-ebp-logiciel-poi..> 14-Jun-2013 08:03  1.9M  

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 EBP-ebp-logiciel-pay..> 14-Jun-2013 08:02  1.9M  

[TXT]

 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:02  1.9M  

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 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:02  758K  

[TXT]

 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:02  750K  

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 EBP-ebp-logiciel-Com..> 14-Jun-2013 08:02  781K  

[TXT]

 EBP-ebp-logiciel-pay..> 14-Jun-2013 08:02  768K  

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 EBP-ebp-logiciel-Bus..> 14-Jun-2013 08:01  796K  

[TXT]

 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:01  789K  

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 EBP-ebp-logiciel-Com..> 14-Jun-2013 08:01  819K  

[TXT]

 EBP-ebp-logiciel-poi..> 14-Jun-2013 08:01  811K 

 

EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_Assistants_Juridiques_Pratic_Open_Line_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Classic_2013_auto-Manuels-EBP

Guide_Compta-GC_Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Gestion-Commerciale_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_CRM_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Devis_et_Facturation_Batiment_Classic_2013-Manuels-Utilisateur EBP

Guide_EBP_Facturation_Pratic_2013-Manuels-Utilisateur-EBP

toutsavoirlignepme.pdf-EBP

EBP_Gestion_Commerciale_PRO_Plus_V14_Aide-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Agence-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Assistants_juridiques_2009_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2010.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Bar_Restaurant_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Batiment_2009_10_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

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 Aide_Assistants_Juri..> 26-Sep-2012 12:50  303K  

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 Aide_Compta_Pratic_2..> 06-Jan-2012 17:45  1.3M  

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 Aide_Devis-Factures_..> 06-Jan-2012 17:40  1.3M  

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 Aide_EBP_Facturation..> 06-Jan-2012 17:38  1.1M  

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 Aide_EBP_Gestion_Com..> 26-Sep-2012 12:50  3.6M  

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 Aide_EBP_Paye_PRO_Op..> 26-Sep-2012 12:49  4.0M  

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 Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:39  2.1M  

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 Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:38  2.7M  

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 DEMO/                   13-Jul-2009 19:40    -   

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 EBP-Batiment-2013_fi..> 11-Mar-2013 16:35    -   

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 EBP-Devis-et-Factura..> 11-Mar-2013 16:29   47K  

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 EBP-Devis-et-Factura..> 11-Mar-2013 16:29    -   

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 EBP-Mon-Association-..> 07-Sep-2012 10:03   45K  

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 EBP-Mon-Association-..> 07-Sep-2012 10:03    -   

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 EBP-Pack-de-Gestion-..> 11-Mar-2013 16:20   54K  

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 EBP-Pack-de-Gestion-..> 11-Mar-2013 16:20    -   

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 EBP-Paye-Agricole-20..> 16-Mar-2013 10:04    -   

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 EBPPayeAgricole2012_..> 07-Oct-2011 20:19    -   

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 EBP_2013_Paye_17_0_4..> 20-Dec-2012 15:32   74M  

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 EBP_Assistants_ juri..> 06-Jan-2012 17:53  321K  

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 EBP_Automobile_v11_A..> 06-Jan-2012 17:46  612K  

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 EBP_Bar_Restaurant_G..> 20-Nov-2011 20:47  664K  

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 EBP_Bar_Restaurant_G..> 05-Oct-2012 12:40  3.1M  

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 EBP_Batiment_2009_10..> 06-Jan-2012 17:53  1.2M  

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 EBP_Batiment_2009_10..> 05-Oct-2012 12:50  3.2M  

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 EBP_BusinessPlan_200..> 13-Jul-2009 17:06  397K  

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 EBP_BusinessPlan_201..> 06-Jan-2012 17:53  350K  

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 EBP_BusinessPlan_201..> 17-Feb-2010 10:50  350K  

[   ]

 EBP_Compta_14_Aide.pdf  06-Jan-2012 17:43  1.3M  

[   ]

 EBP_Compta_14_Guide.pdf 06-Jan-2012 17:53  1.4M  

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 EBP_Compta_Liberale_..> 06-Jan-2012 17:52  1.3M  

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 EBP_Compta_Liberale_..> 06-Jan-2012 17:42  1.0M  

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 EBP_Compta_Pratic_20..> 06-Jan-2012 17:44  767K  

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 EBP_Compta_Pratic_20..> 20-Nov-2011 20:46  510K  

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 EBP_Compta_et_Factur..> 06-Jan-2012 17:42  1.2M  

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 EBP_Devis_et_Factura..> 20-Nov-2011 20:45  290K  

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 EBP_Devis_et_Factura..> 06-Jan-2012 17:40  852K  

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 EBP_Devis_et_Factura..> 06-Jan-2012 17:51  339K  

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 EBP_Fiche_AutoSIV_05..> 27-Jul-2009 11:40  383K  

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 EBP_GestionCommercia..> 06-Jan-2012 17:51  724K  

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 EBP_Gestion_Commerci..> 05-Oct-2012 12:32  3.2M  

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 EBP_Gestion_Commerci..> 06-Jan-2012 17:33  4.0M  

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 EBP_Gestion_Commerci..> 06-Jan-2012 17:37  2.7M  

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 EBP_Gestion_de_Conta..> 06-Jan-2012 17:38  485K  

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 EBP_Gestion_des_35_h..> 06-Jan-2012 17:36  167K  

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 EBP_Guide_Assistants..> 31-Aug-2012 15:40  801K  

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 EBP_Guide_Auto-entre..> 31-Aug-2012 15:34  752K  

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 EBP_Guide_EBP_Factur..> 31-Aug-2012 15:58  881K  

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 EBP_Immobilisations_..> 26-Sep-2012 12:48  481K  

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 EBP_Immobilisations_..> 26-Sep-2012 12:48  444K  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:54  1.9M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:50  1.9M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:28  1.6M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:34  1.8M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:33  1.0M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:38  1.1M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:44  1.2M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:39  1.9M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:48  1.3M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:55  1.4M  

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 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 11:37  1.5M  

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 EBP_Mon_Association_..> 06-Jan-2012 17:36  1.4M  

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 EBP_Mon_Association_..> 06-Jan-2012 17:50  309K  

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 EBP_Mon_Budget_Perso..> 06-Jan-2012 17:37  737K  

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 EBP_Mon_Budget_Perso..> 06-Jan-2012 17:50  814K  

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 EBP_Paye_Editeur_DAD..> 06-Jan-2012 17:36  261K  

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EBP Devis & Facturation Pratic pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp-software.be © Copyright 2012 EBP Business Software sprl, édition 2013 EBP Devis & Facturation 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU ET CONTRAT DE LICENCE DES PROGICIELS EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SPRL immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 3. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut 4 EBP Devis & Facturation d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 4. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 5. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 6. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au EBP Devis & Facturation 5 total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 7. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. CONTRAT DE SERVICES EBP ENTRE : La société EBP SPRL ayant son siège Avenue de Cerisiers 15 à 1030 Bruxelles et immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp-software.be/services/accueil.html. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp-software.be avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. 6 EBP Devis & Facturation Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hotline) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de Belgique o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp-software.be. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. EBP Devis & Facturation 7 En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et 8 EBP Devis & Facturation étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. EBP Devis & Facturation 9 Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi belge. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998 le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Bruxelles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. MODE LOCATIF Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B 10 EBP Devis & Facturation Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Juin 2012 EBP Devis & Facturation 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. TABLE DES MATIERES 12 EBP Devis & Facturation Table des matières INSTALLATION 14 1. AVANT DE COMMENCER 14 1.1. Accès au service technique ................................................................... 14 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 16 4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 16 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 16 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 18 6. ECRAN DE TRAVAIL 19 PRISE EN MAIN 20 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 20 1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 21 1.2. Les autres options ................................................................................. 21 1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 21 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 22 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 23 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 24 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 25 5.1. L'entête du devis .................................................................................... 26 5.2. Le corps ................................................................................................. 26 5.3. Le pied ................................................................................................... 26 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 27 7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? 27 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 27 8.1. Transfert de documents ......................................................................... 27 8.2. Duplication ............................................................................................. 28 8.3. Impression des documents .................................................................... 28 8.4. Envoi par mail ........................................................................................ 28 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 29 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 29 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 31 11.1. Le tableau de bord .............................................................................. 31 11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 31 11.3. L’historique Recupel ............................................................................ 31 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 32 12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 32 12.2. Le transfert .......................................................................................... 32 TABLE DES MATIERES EBP Devis & Facturation 13 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 33 LES FONCTIONS AVANCEES 35 1. L’ECHEANCIER CLIENT 35 2. LES RELANCES 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? 35 4. LES EPURATIONS 35 5. LES STATISTIQUES 36 6. LE MENU INTERNET 36 14 EBP Devis & Facturation INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95  Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 9h00 à 17h00 Pause 12h30 à 13h30 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont :  Windows XP  Windows Vista Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 15  Windows 7 Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis & Facturation Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète. 8. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\VENTES. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. 16 EBP Devis & Facturation Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. 11. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. 12. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. 13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis & Facturation Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 17 d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp-software.be. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible. 18 EBP Devis & Facturation 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus De La barre de fenêtres 20 EBP Devis & Facturation PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc.. Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 22 EBP Devis & Facturation 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 23 La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, Activer le menu Données + Clients / Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. 24 EBP Devis & Facturation Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenue dans l'onglet Détail et validez par OK. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le mode de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement. Exemple: Code : 01 Mode de paiement : Chèque Echéance : 30 jours. Règlement : Net le Le : 15 Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 25 Ainsi, pour une facture du 01/01/2011, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net le 15, ce qui donnera une date d’échéance au 15/02/2011. La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures. 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation, Le menu Traitements + Nouveau devis, Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. 26 EBP Devis & Facturation 5.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 27 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, Le menu Traitements + Nouvelle facture, Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. 7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Note de crédit. Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients. 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en note de crédit. 28 EBP Devis & Facturation Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 8.4. Envoi par mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 29 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée. Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. 30 EBP Devis & Facturation Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 31 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  les derniers documents  les devis à relancer  les échéances échues  des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11.3. L’historique Recupel Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. 32 EBP Devis & Facturation 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 12.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements : Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables et les comptes de TVA. Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options. Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options. Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 12.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer. Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants: EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 33 Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis & Facturation Pratic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi. 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. 34 EBP Devis & Facturation Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer 36 EBP Devis & Facturation 5. LES STATISTIQUES EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. . 6. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis & Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Manuel utilisateur i Table des Matières Félicitations !...................................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP........................................................................................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP...............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site............................................................................................................2 Limitation de garantie.................................................................................................................................2 Dossier...........................................................................................................................................................4 Procédure de création................................................................................................................................4 Gestion des dossiers.................................................................................................................................5 Onglet Adresse..........................................................................................................................................7 Onglet Contact...........................................................................................................................................7 Onglet Identification...................................................................................................................................7 Onglet Sécurité..........................................................................................................................................7 Onglet Dossier...........................................................................................................................................8 Les formats................................................................................................................................................8 Créer un nouveau format de variable........................................................................................................8 Préférences Générales..............................................................................................................................9 Onglet Régime...........................................................................................................................................9 Onglet Dates d'exercice...........................................................................................................................10 Onglet Autorisations.................................................................................................................................10 Balance.........................................................................................................................................................13 Saisie / Modification de la balance..........................................................................................................13 • Les touches à utiliser sont les suivantes : 13 Onglet variables des propriétés de la liste...............................................................................................13 Onglet Formats des propriétés de la liste................................................................................................14 Consultation du PCG...............................................................................................................................14 Edition de la balance................................................................................................................................14 Importation d'une balance EBP...............................................................................................................14 Importation d'une balance texte...............................................................................................................15 • Fichier à importer 15 • Type du fichier importé 15 • Fichier de type Délimité 15 • Fichier de type Fixe 16 • Association du fichier source avec la table 16 • Sauvegarde Validation 16 Sauvegarde du format d'importation........................................................................................................17 Utilisation des comptes............................................................................................................................17 La centralisation.......................................................................................................................................17 Purge de la balance.................................................................................................................................17 Liasses.........................................................................................................................................................19 ii Table des Matières Saisie des liasses....................................................................................................................................19 Calculer tous les feuillets.........................................................................................................................20 Le contrôle de cohérence........................................................................................................................20 Listes des rubriques.................................................................................................................................20 Plan de regroupement du dossier............................................................................................................21 Le plan de regroupement commun à tous les dossiers...........................................................................21 Voir plan de regroupement commun.......................................................................................................21 Utiliser le plan de regroupement commun...............................................................................................22 Restaurer les formules de la plaquette....................................................................................................22 Impression d'un feuillet............................................................................................................................22 Impression d'une annexe.........................................................................................................................22 Impression de la liasse............................................................................................................................23 Export vers Excel.....................................................................................................................................23 Visualisation des feuillets exportés..........................................................................................................23 Plaquette......................................................................................................................................................25 Base des documents...............................................................................................................................25 Création d'un profil de plaquette..............................................................................................................26 Plaquette du dossier................................................................................................................................26 Index.............................................................................................................................................................29 iii Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Etats Financiers et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 1 Etats Financiers Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis 2 Dossier par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Etats Financiers Dossier Procédure de création Raison sociale et répertoire du dossier Indiquez la raison sociale (sur 32 caractères maximum) du nouveau dossier. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire en fonction du nom saisi. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire commun à tous les logiciels EBP de la même gamme défini à l’installation du premier logiciel : par défaut EBP\Dossiers. Ceci facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d’accès en cliquant sur . Identification - Adresse - Contact Ces étapes donnent accès à : - l’étape Identification qui permet de définir le statut, l'activité, les informations juridiques de la société (le NII correspond au numéro de TVA), - l’étape Adresse qui permet de saisir les coordonnées de la société (utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse), - l’étape Contact qui permet de saisir les coordonnées du contact de la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Les préférences du dossier Cette étape vous permet de spécifier le type de déclaration, le régime et les exercices N -1 et N. BIC En mode BIC, pointez le type de déclaration que vous désirez constituer. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Impôt sur les sociétés : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065 sont proposés. • Impôt sur le revenu : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031 sont proposés. Régime Pointez le type de régime auquel est soumis la société. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Régime Normal : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050 sont proposés, 4 Dossier • Régime Simplifié : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033 sont proposés. BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FRP Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Exercice Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case « Exercice N-1 présent». Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Vous pourrez modifier ces paramètres en passant par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés + Préférences du dossier. Gestion des dossiers Création d'un nouveau dossier Pour créer un nouveau dossier, lancez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix vous sont proposés : 􀂃 Sélectionnez Créer un dossier Etats Financiers dans un nouveau répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers spécifiques à votre application. 􀂃 Sélectionnez Placer les données de Etats Financiers dans un dossier existant, si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel EBP de la même gamme (en EBP Comptabilité, Gestion Commerciale...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels, c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que \ EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir. Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source. 5 Etats Financiers Un assistant de création vous est alors proposé. Ouvrir un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes : 􀂃 A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans les préférences « Ouverture automatique du dernier dossier » , il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier. 􀂃 A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers - Démonstration pour lancer directement la démonstration. 􀂃 A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Etats Financiers vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit de double-cliquer sur le dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir. Le logiciel propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Dossiers\). Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier *.EEF qui apparaît. Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. 􀂃 Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus. 􀂃 A partir de l'Explorateur, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EEF). Vous avez également la possibilité d'obtenir la liste des dossiers des autres applications de la même gamme (Compta, Gestion Commerciale, Immos, Paye, Garage…) en cliquant sur la case Voir tous les dossiers de la gamme. Vous pouvez donc à partir d'une application, ouvrir un dossier d'une autre application (l'application associée est automatiquement ouverte). Nouvel exercice Pour les utilisateurs d’une version N-1 d’Etats Financiers, il suffit d’installer la nouvelle version, puis de créer un nouvel exercice (commande Nouvel exercice du menu Dossier) dans chacun des dossiers existants. L’accès à cette commande dépend du code de débridage introduit. En effet, à chaque année correspond un code de débridage différent afin d’obtenir les feuillets de la liasse correspondante. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Etats Financiers garde la trace des quatre derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillés. Vous pourrez ainsi ouvrir le dernier dossier utilisé en le sélectionnant en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier. Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau ou Quitter. 6 Dossier Lorsque vous quittez un dossier, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n’y a plus de dossier en cours, et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus (Dossier, Affichage et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Supprimer un dossier Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier. Dans le cadre, s’affiche automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier(s) à supprimer puis cliquez sur le bouton désiré : • OK : Supprime le dossier sélectionné • Annuler : Annule l’opération • Parcourir : permet d’accéder à d’autres répertoires et donc à d’autres dossiers. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne d’adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne de Notes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Le NII correspond au Numéro d’Identification Intracommunautaire, c’est-à-dire le numéro de TVA. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l’accès à votre dossier par un mot de passe. Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et de sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. 7 Etats Financiers Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l’oubliez pas ! !! Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier, donc les fichiers de données. Les formats L’onglet Format des Préférences Générales du dossier vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : Gain), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé (􀂃) correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un 􀂃 . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il le sera à l'impression. Créer un nouveau format de variable Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences Générales. Cliquez sur le bouton Nouveau : un assistant à la création s’ouvre alors. 8 Dossier Saisissez le nom du nouveau format et sa description. Choisissez ensuite le type du format à créer. Vous devez enfin définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. De plus vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £ ou $ ou F ou encore Livre, Dol, Frs,...) Attention : nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple le nombre de mois d’ancienneté, vous devez indiquer comme précision après la virgule « Pas de précision ». Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous avez également la possibilité d’afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous avez également la possibilité d’afficher l’abréviation de heure et minute. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vrai et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Préférences Générales Les préférences générales s’applique à l’ensemble des dossiers de votre logiciel. Ouverture automatique du dernier dossier Cochez cette case pour que le logiciel ouvre automatiquement le dernier dossier sur lequel vous avez travaillé. Onglet Régime Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Les BIC 9 Etats Financiers Si vous pointez BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), choisissez ensuite le type de déclaration. De ce choix, découle une liste particulière de feuillets. Si vous optez pour Impôt sur les sociétés, en saisie des feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065, et pour Impôt sur le revenu tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031. Choisissez également le régime. Si vous optez pour le régime Normal, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050, et pour le régime Simplifié tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033. Les BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FPR (TDFC) Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Onglet Dates d'exercice Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case Exercice précédent (N-1). Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Onglet Autorisations Cochez les cases en fonction du niveau de protection à appliquer en saisie des feuillets : 􀃎 Aucune case cochée : donne accès aux champs de type A saisir. 􀃎 Autoriser la modification des champs non protégés : donne accès aux champs contenant une variable non protégée (tous les champs sauf les totaux). 􀃎 Autoriser la modification des champs protégés : donne accès à tous les champs. 􀃎 Autoriser la modification des formules : donne accès à la modification des formules dans le plan de regroupement. En fonction des niveaux cochés, le contenu des cellules se présente ainsi : - en caractère normal : la modification du champ n’est pas autorisée, - en caractère gras : la modification du champ est autorisée, - en rouge : la valeur du champ, normalement résultant d’une formule, a été modifiée manuellement. 10 Dossier 11 Balance Saisie / Modification de la balance Pour effectuer une saisie manuelle de la balance, ou un contrôle des comptes de la balance, utilisez la commande Saisie / Modification du menu Balance. Cette fonction permet de modifier ou de saisir manuellement votre balance, ou, suite à un import de balance, de contrôler quels sont les comptes à réimputer car non présent dans le plan de regroupement. Contrôle des comptes : Pour importer la balance, utilisez le menu Balance + Importer + Balance EBP si vous travaillez sur le logiciel EBP Comptabilité ou Wincompta 3 d’EBP, ou Balance + Importer + Balance texte pour importer une balance provenant d’un autre logiciel que EBP. La balance importée peut contenir des comptes qui ne sont pas paramétrés dans le plan de regroupement d’Etats Financiers. Deux solutions sont envisageables : la modification du plan de regroupement, ou, plus simplement, la réimputation vers un autre compte. Pour afficher dans la balance les comptes à réimputer, veuillez lancer auparavant l’option Balance + Utilisation des comptes. Consultez ensuite la balance dans Balance + Saisie / Modification. La colonne Compte d’imputation affiche <à réimputer> lorsque le compte n’est pas repris dans le plan de regroupement. Utilisez alors cette colonne pour réaffecter le compte concerné, en indiquant un autre numéro de compte. Saisie de la balance : La saisie de la balance s’effectue simplement dans une grille composée des colonnes Débit N, Crédit N, Solde N, Débit N-1, Crédit N-1 et Solde N-1. Chaque colonne contient un même type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement existant dans la base. Lorsque la fenêtre ne permet pas de visualiser la totalité des grilles et des colonnes, cliquez sur les barres de défilement gauche / droite et haut / bas pour les afficher. Vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en plaçant la souris sur le trait séparant deux colonnes. Ensuite, il faut tirer sur la droite ou la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne Vous avez également la possibilité de modifier les colonnes affichées. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés. Les touches à utiliser sont les suivantes : ENTREE : permet de modifier la ligne du compte courant. INSER : permet d’ajouter un nouveau compte au dessus de la ligne sélectionnée. TAB : permet de se déplacer de champ en champ en modification d’une ligne. SUPPR : permet de supprimer une ligne de compte. Pour rechercher un compte, saisissez les premiers chiffres du numéro de compte à rechercher dans la zone blanche prévue à cet effet et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la balance est déséquilibrée, le logiciel vous le signale par un message d’avertissement. En bas de la fenêtre, vous avez la possibilité de visualiser les totaux de chaque colonne. La commande Purge du menu Balance vous permet à tout moment de supprimer les montants de l’exercice N et/ou N – 1 ainsi que de supprimer les comptes dont les montants débit et crédit sont nuls. Onglet variables des propriétés de la liste 13 Etats Financiers Une liste de variables apparaît. A chaque variable correspond une colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l’ordre des colonnes de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui sont affichées. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de respectivement cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable pour cocher ou décocher la colonne correspondante. Un carré grisé signifie que cette colonne est obligatoire Pour modifier l’ordre des colonnes, sélectionnez la variable à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre. Onglet Formats des propriétés de la liste Cet onglet permet de modifier le format d'affichage de chaque colonne en fonction de ce que vous souhaitez. Format pour la variable Sélectionnez dans la liste déroulante le nom de la variable dont vous souhaitez modifier le format. Choix des formats La liste qui apparaît ici correspond aux formats définis dans l’option Formats du menu Dossier + Propriétés. Choisissez le format d'affichage que vous désirez appliquer sur la colonne sélectionnée. Les formats appliqués aux variables dans les grilles n'ont aucune incidence sur les impressions. Consultation du PCG Pour visualiser le PCG, lancez la commande Voir le PCG du menu Balance. Cette fenêtre vous permet de consulter la liste des comptes du Plan Comptable Général. Cette liste est classée par ordre croissant de numéros de compte. Dans le champ Chercher, saisissez les premiers chiffres du numéro du compte à rechercher. Le logiciel affiche automatiquement le compte s'en rapprochant le plus. Edition de la balance Pour imprimer la balance, lancez la commande Edition de la balance du menu Balance. Cette fenêtre permet d’effectuer une édition de la balance en aperçu écran, ou sur papier. Importation d'une balance EBP Vous avez la possibilité d’importer dans le logiciel une balance provenant des logiciels EBP Comptabilité ou Wincompta 3. Pour cela, lancez la commande Balance EBP du menu Balance + Importer. Vous pouvez importer les exercices N et / ou N – 1. Si vous souhaitez importer les deux exercices, l’importation doit se faire en deux temps. En effet, le fichier généré en EBP Comptabilité ne reprend que l’exercice en cours. Il faut donc générer un fichier pour l’exercice N, et un pour l’exercice N – 1. En revanche, si vous importez votre balance de Wincompta 3, vous pourrez importer en même temps l’exercice N et N – 1 car le fichier comporte les valeurs des deux années. Les informations de votre dossier peuvent être également importées si vous souhaitez renseigner automatiquement les coordonnées du dossier Etats Financiers à partir de celles du dossier comptable. 14 Balance Les comptes de Tiers 401 et 411 peuvent être centralisés automatiquement lors de l’import si vous le souhaitez. Cependant, vous pourrez lancer cette centralisation par la suite grâce à la commande Centralisation du menu Balance. Importation d'une balance texte Pour effectuer un import de balance texte, lancez la commande Balance texte du menu Balance + Importer. Fichier à importer L’import permet d’importer une source en mode Fichier, ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier. Cliquez sur le bouton pour rechercher le fichier texte ou DBF dans le répertoire d’installation du logiciel. Le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques, il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table Balance. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Type du fichier importé Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte ou autre) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Fichier de type Délimité Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. 15 Etats Financiers Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Fichier de type Fixe Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs des uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table Balance. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Sauvegarde Validation Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. 16 Balance Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Si vous importez un fichier alors que la balance contient déjà des enregistrements, le logiciel met à jour les enregistrements existants et crée les lignes inexistantes. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Sauvegarde du format d'importation Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut pas supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Si vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire d’Etats Financiers (par défaut \Program Files\EBP \ Etats Financiers). Utilisation des comptes Cette commande permet de contrôler l'utilisation des comptes. Le logiciel affiche la liste des comptes non utilisés dans les feuillets mais mouvementés dans la balance. Il affiche également la liste des comptes qui ne sont pas présents dans le PCG. Vous pouvez également effectuer un contrôle de cohérence pour vérifier la cohérence du plan de regroupement. La centralisation Pour effectuer une centralisation des comptes de Tiers, lancez la commande Centralisation du menu Balance. Cette commande permet après import d’une balance avec des comptes de Tiers détaillés de centraliser les comptes. Vous pouvez également utiliser cette commande si vous souhaitez centraliser vos comptes de Tiers après avoir saisi manuellement votre balance. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Indiquez la racine de vos comptes fournisseurs puis clients. Par défaut, le logiciel propose 401 et 411. Vous pouvez toutefois centraliser d'autres comptes en indiquant une autre racine. Purge de la balance 17 Etats Financiers Vous pouvez effectuer une purge de la balance sur l’exercice N et N – 1, ainsi que supprimer les lignes nulles de la balance. • Pour effectuer une purge de l’exercice N, lancez la commande Purger l’exercice N du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande supprime tous les montants dans les colonnes Débit N, Crédit N et solde N. La balance est réinitialisée sur l’exercice N. • Pour effectuer une purge de l’exercice N – 1, lancez la commande Purger l’exercice N – 1 du menu Balance + Purge de la Balance. Cette commande tous les montants dans les colonnes Débit N – 1, Crédit N – 1 et Solde N – 1. La balance est alors réinitialisée sur l’exercice N – 1. Pour effacer les lignes nulles de la balance, lancez la commande Effacer les lignes nulles du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande permet de purger les lignes des comptes dont les montants au débit et au crédit sont nuls. 18 Liasses Saisie des liasses Utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Cette commande permet de saisir et de vérifier le contenu des feuillets. La liste des feuillets obtenus dépend des choix effectués dans les Préférences du dossier du menu Dossier + Propriétés. Le menu feuillet Choisissez le feuillet à visualiser et modifiez-le si nécessaire. Lorsque vous entrez en saisie des feuillets, le menu Feuillet s’active et vous propose les principales fonctions utilisables. Ce menu vous permet de : 􀂃 Visualiser les feuillets suivants et précédents, 􀂃 Connaître les comptes affectés à un champ particulier, 􀂃 Visualiser les variables associées à chaque champ, 􀂃 Recalculer le champ en cours d’après la formule de calcul d’origine, 􀂃 Imprimer le feuillet en cours, 􀂃 Visualiser les propriétés du champ en cours. Ce menu est accessible également en cliquant sur le bouton droit de la souris (=menu contextuel). La saisie dans un feuillet s'effectue comme dans un tableur à quelques différences près (différence de largeur de champ, zones non accessibles par l'utilisateur). Pour vous déplacer d’un champ à un autre, utilisez les flèches de direction (Haut, bas, gauche et droite). Les variables A chaque champ est associée une variable dont le nom peut être connu en cliquant sur l’icône . La variable peut être de type « vide », c’est alors à vous de saisir manuellement la valeur de cette variable, ou de type calculée, c’est le logiciel qui calcule automatiquement la valeur du champ à partir de la formule associée à la variable. La valeur et / ou la formule des variables de chacun des champs proposés dans le feuillet est modifiable. Toutefois, leur modification n'est autorisée que si vous avez coché Autoriser la modification des champs non protégés dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés. Les valeurs proposées dans le feuillet dépendent de la formule paramétrée. Cette formule est une somme ou une soustraction d'éléments. Vous pouvez également à tout moment revenir à la formule d’origine de la rubrique en cliquant sur le bouton Restaurer la formule standard dans les Propriétés que vous obtenez soit par le menu Feuillet soit par le clic avec le bouton droit de la souris. En fonction du niveau de protection demandée dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés, le contenu d'un champ apparaît en caractères particuliers : 􀂃 En caractères normaux pour les champs non modifiables, 􀂃 En caractères gras pour les champs accessibles à la saisie, 􀂃 En caractères rouge pour les champs modifiés. 19 Etats Financiers Manipulation de plusieurs feuillets Chaque feuillet ouvert est considéré par le logiciel comme une fenêtre ouverte. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre, utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Pour disposer vos fenêtres de telle manière qu'elles apparaissent toutes à l'écran, utilisez la commande Mosaïque du menu Fenêtre. Cette option provoque la diminution de la taille des fenêtres afin qu’elles puissent toutes être juxtaposées les unes en dessous des autres. En revanche, la largeur est conservée. Pour passer d'un feuillet à un autre dans une fenêtre, cliquez sur les icônes et qui affiche respectivement le feuillet précédent et suivant (par ordre de numéro). Sauvegarder les modifications sur un feuillet La mise à jour de l'ensemble des feuillets ouverts est automatique lorsque vous modifiez une valeur ou une formule dans un des feuillets. La sauvegarde des modifications du feuillet est automatique lorsque vous quittez le feuillet, toutefois en cours de saisie, vous pouvez utiliser ces icônes : : sauvegarde et lance l’impression du feuillet au format agréé par la Direction Générale es Impôts. : Sauvegarde les modifications faites sur le feuillet en cours et permet de continuer la saisie. : annule les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde. Vous pouvez imprimer le feuillet en cliquant sur l’icône ou en lançant la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Calculer tous les feuillets Pour calculer tous les feuillets, lancez la commande Calculer tous les feuillets du menu Liasses. Vous pouvez également cliquer sur l’icône pour un accès plus rapide. Cette commande permet de recalculer les liasses à partir des valeurs d’origine de la balance. Donc, si vous avez modifié des champs qui normalement sont calculés à partir d’une formule, les modifications effectuées sont perdues. Sélectionnez l’exercice à recalculer et lancez l’opération. Le contrôle de cohérence Pour effectuer un contrôle de cohérence, lancez la commande Contrôles de cohérence du menu Liasses. Cette commande permet de vérifier la cohérence des plans de regroupement. Listes des rubriques Pour obtenir la liste des rubriques, lancez la commande Listes des rubriques du menu Liasses. 20 Liasses Cette commande permet d'afficher et d’imprimer la liste des variables (rubriques) feuillet par feuillet, c'est-à-dire le plan de regroupement de la liasse. Vous obtenez ainsi pour chaque variable d'un feuillet, sa formule associée. Plan de regroupement du dossier Pour visualiser et modifier le plan de regroupement du dossier, lancez la commande Voir plan de regroupement du dossier du menu Liasses + Plan de Regroupement. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les variables qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une variable. En fonction de vos choix dans les préférences, la partie peut être grisée donc non-accessible. Si tel est le cas, pour avoir à la modification, vous devez cocher dans les préférences du dossier les 3 niveaux de protection. Propriétés d’une variable Les propriétés de chaque variable s’affichent à droite de l’écran. Vous avez deux types de variables : les variables à saisir et les variables calculées. Pour les variables à saisir, la case A saisir est cochée. Pour les variables calculées, vous pouvez demander la protection du champ en modification. L’intérêt de cette protection consiste à éviter que ce champ ne soit modifié par erreur. Si toutefois il l’était, le logiciel le signale en affichant la valeur du champ modifié en caractère rouge. Pour chaque variable, vous pouvez définir des caractéristiques qui leur sont propres. Une variable à saisir est représentée par un crayon. Une variable calculée est représentée par le signe fx. Le plan de regroupement commun à tous les dossiers Pour rendre un plan de regroupement commun, lancez la commande Rendre ce plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet de rendre le plan de regroupement du dossier courant commun à tous les dossiers. Il pourra être récupéré dans les autres dossiers par la commande Utiliser le Plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. L’intérêt de cette fonction est de pouvoir récupérer dans les autres dossiers les modifications effectuées dans le dossier courant. Vous n’aurez donc pas à faire les mêmes modifications dans chaque dossier. ATTENTION !! Le plan de regroupement d'origine ne pourra plus être appliqué. Voir plan de regroupement commun Pour consulter le plan de regroupement commun, lancez la commande Voir plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. 21 Etats Financiers Le plan de regroupement commun est le plan qui a été défini comme plan de référence pour tous les dossiers. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les rubriques qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une rubrique. Une rubrique à saisir est représentée par un crayon. Une rubrique calculée est représentée par le signe fx. Vous pouvez également créer par ce menu des variables pour vos plaquettes. Pour définir des variables personnalisées utilisables dans la plaquette, sélectionnez la rubrique Rubriques Utilisateurs qui se situe en dernière position. Le bouton Créer une rubrique personnalisée apparaît. Définissez ainsi vos variables. 􀂃 Pour avoir la valeur d'un compte dans la formule, saisissez simplement le numéro du compte (par exemple 707). 􀂃 Pour avoir la valeur d'un champ d'une liasse, saisissez le libellé de la ligne puis entre crochets le numéro de la liasse (par exemple S210 [2033B] ). 􀂃 Pour calculer un ratio, saisissez le nom du premier opérateur, le signe % puis le deuxième opérateur (par exemple pour mesurer le chiffre d’affaires par rapport aux capitaux propres, on aura CAHT%KP). Utiliser le plan de regroupement commun Pour utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant, lancez la commande Utiliser le plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet d’utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant. En revanche, vous perdez les modifications apportées sur le plan de regroupement du dossier. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Restaurer les formules de la plaquette Cette commande permet de récupérer les formules d’origine de la plaquette. Pour cela, lancez la commande Restaurer les formules de la plaquette du menu Liasses + Plan de regroupement. Impression d'un feuillet Pour imprimer un feuillet, lancez la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner un feuillet à imprimer. Choisissez le modèle à utiliser. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer le feuillet sélectionné. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression d'une annexe Pour imprimer une annexe, lancez la commande Impression d’une annexe du menu Liasses. 22 Liasses Cette fenêtre permet de sélectionner une des annexes à imprimer. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression de la liasse Pour imprimer la liasse, lancez la commande Impression de la liasse du menu Liasses. Cette fenêtre permet d'imprimer la totalité de la liasse (annexes comprises) ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’imprimer la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout Désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des impressions proposées, annexes comprises. Pour imprimer certains états, cochez-les simplement. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Export vers Excel Pour réaliser des exports vers Excel, utilisez la commande Export vers Excel du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner la totalité de la liasse (annexes comprises) à exporter ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’exporter la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des feuillets proposés, annexes comprises. Pour exporter certains états, cochez-les simplement. Une fois choisis, cliquez sur Exporter. Le logiciel traite alors les feuillets que vous désirez exporter et vous permet de visualiser le contenu de l'export dans une fenêtre à onglets. Visualisation des feuillets exportés Cette fenêtre permet de vérifier et modifier si nécessaire les valeurs reprises. Le logiciel a traité l’ensemble des feuillets que vous désirez exporter. Il affiche un onglet pour chacun des feuillets en cours d’exportation. Chaque onglet affiche la liste des rubriques du feuillet avec les valeurs N et N -1 correspondantes. Cette grille peut encore être modifiée. Lorsque le contenu de l'exportation est vérifié, lancez la génération du fichier d'export en cliquant sur le bouton Exporter et indiquez le nom de fichier ainsi que le répertoire dans lequel vous désirez le générer. Ce fichier aura pour extension .XLS. 23 Plaquette Base des documents Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. La commande Base des documents du menu Plaquette donne accès à une fenêtre qui permet de supprimer, créer, dupliquer et renommer des documents. La liste des documents proposés en standard s'affiche mais ils ne sont pas modifiables. Pour pouvoir les modifier, vous devez les dupliquer. Chaque document est classé dans une catégorie particulière. Le dossier Documents Personnalisés contiendra tous les nouveaux documents que vous allez créer. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur une catégorie pour afficher les documents qui s'y rattachent. Création d'un nouveau document Vous pouvez créer un document vierge ou travailler à partir de la copie d'un document standard. Document vierge : Sélectionnez le dossier Documents Personnalisés ou l'un de ses sous-dossiers et cliquez sur le bouton Nouveau modèle. Le logiciel vous propose automatiquement le nom : Défaut. Saisissez le nom du modèle. Copie de document : Sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Copier le document. Le logiciel crée une copie du document dans le dossier Documents Personnalisés et affiche son nom en sur brillance. Saisissez le nom du nouveau document et placez-le dans la catégorie souhaitée. Mettre en forme le document dans le traitement de texte Une fois le document ajouté dans l'arborescence, cliquez sur le bouton Editer le modèle. Le document est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Par l’explorateur Windows, aller dans le répertoire EBP / Dossiers / XXXX / Etatfina.0 / PLAQUET, où XXXX est le nom de votre dossier. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l’un des fichiers, puis, dans le menu contextuel, choisir Ouvrir avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme voulu (Word ou Wordpad…) puis cocher l’option Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type. IMPORTANT ! ! Indiquez les paramètres suivants dans votre traitement de texte : Par la commande Options du menu Outils, sélectionnez l'onglet Impression et cochez la case Mettre à jour les champs : cela mettra automatiquement à jour les valeurs de vos documents à l'impression. Dans l'onglet Affichage, vérifiez que la case à cocher Codes de champs ne soit pas cochée afin d'afficher les valeurs de vos variables. Toutefois, si vous souhaitez afficher le nom des variables, cocher cette case. 25 Etats Financiers Le dictionnaire propose l'ensemble des variables existantes, feuillet par feuillet, ainsi que la liste des variables spécifiques aux documents de la plaquette. Réalisez votre document et placez les variables en tirant-glissant chaque variable jusqu'à la position souhaitée. Le nom de la variable apparaît alors dans le document : sa valeur apparaîtra en impression. Enregistrez en cliquant sur l’icône . Création d'un profil de plaquette Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Lorsque vos documents sont créés, vous pouvez réaliser votre plaquette. Vous avez la possibilité de créer une plaquette à partir d'un profil ou de réaliser la plaquette de A à Z par ajout des modèles de documents de votre choix. Les plaquettes sont communes à tous les dossiers. Création d'un profil de plaquette Pour créer une nouvelle plaquette, lancez la commande Nouveau du menu Plaquette + Profils de plaquette. Indiquez ensuite le nom du profil de plaquette que vous souhaitez constituer dans le champ réservé à cet effet (en haut de l’écran). Sur la partie droite, la liste des documents existant apparaît. Sélectionnez le document à intégrer et cliquez sur le bouton Insérer. Recommencez ainsi pour chaque document. Complétez les documents de la plaquette (bouton Modifier). Le document est imprimable dans le traitement de texte. Plaquette à partir d'un profil Pour réaliser une plaquette à partir d’un profil existant, lancez la commande Ouvrir du menu Plaquette + Profils de plaquette. Sélectionnez le fichier *.pla correspondant au profil de plaquette que vous souhaitez. La plaquette intègre automatiquement les documents du profil. Pour enlever un document du profil, sélectionnez-le dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour enregistrer le profil de plaquette que vous constituez, lancez la commande Enregistrer sous pour une création et Enregistrer pour une modification. Plaquette du dossier Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Cette fonction permet d’associer un profil de plaquette à votre dossier. La première fois que vous lancerez la commande Plaquette du dossier du menu Plaquette, le message suivant apparaîtra «Voulez-vous charger un profil de plaquette existant », si vous le souhaitez, confirmez sinon annulez. Ensuite, apparaît la totalité des documents qui constituent le profil de plaquette. A partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier le contenu du profil en insérant ou supprimant des documents, modifier l’ordre des documents et charger un autre profil. Cependant, le chargement d’un autre profil entraîne la perte du profil existant et des modifications éventuellement effectuées. Vous pouvez également regénérer la plaquette d’origine à partir du menu Plaquette + Regénérer. Vous perdrez alors toutes vos modifications. Si vous modifiez certains documents dans cette option, il faut savoir qu'ils ne seront modifiés que dans ce dossier. En effet les documents présents dans cette option sont une copie des documents originaux. Impression de la plaquette 26 Plaquette Pour visualiser la plaquette avant impression, lancez la commande Aperçu du menu Plaquette. Pour imprimer la plaquette, lancez la commande Imprimer du menu Plaquette ou cliquez sur l'icône . La totalité des documents intégrés dans la plaquette s'impriment. 27 Index A Autorisations 7 B Base des documents 21 C Calculer tous les feuillets 16 Centralisation 13 Comptes de réimputation 9 Consultation du PCG 10 Contrôles de cohérence 16 Création d'un profil de plaquette 22 D Dates d'exercice 7 Dossier (création) 1, 2 F Formats 5 I Import balance EBP 10 Import balance texte 10 Impression de la liasse 19 Impression d'un feuillet 18 Impression d'une annexe 18 L Liste des rubriques 16 N Niveau de protection 7 O Ouverture du dernier dossier ouvert 6 Ouvrir un dossier 2 P Plan de regroupement commun 17 Plan de regroupement du dossier 17 Plaquette du dossier 22 Préférences Générales 6 Protection des champs de saisie 7 Purge de la balance 13 R Régime 1 Régime BIC 6 Régime BNC 6 Réimputation de comptes 9 Rendre un plan de regroupement commun 17 Répertoire d'export 6 Répertoire du logiciel TransLiasse 6 Restaurer les formules de la plaquette 18 S Saisie balance 9 Saisie des liasses 15 T TranLiasse (répertoire d'installation) 6 Type de déclaration 1 U Utilisation des comptes 13 Utiliser le plan de regroupement commun 18 V Variable calculée 7 29 Contabilidad 5 Puntos clave Para todas las pequeñas empresas Un software fácil de manejar que ofrece todas las funcionalidades esenciales necesarias para llevar una contabilidad general: asientos, IVA, Balance… Un software completo que permite gestionar eficazmente su tesorería gracias al panel resumen. Fácil adaptación a la aplicación Navegue intuitivamente a través de su software en un entorno de trabajo cercano a Office (Excel®, e-mail). Seleccione la entrada de asientos que desea. Panel de resumen Visualice rápidamente los indicadores clave de rendimiento: saldo de la cuenta del banco, el estado de los créditos por ventas, cuentas por pagar... Simplifique los procedimientos administrativos Ahorre tiempo con el cálculo y complementación automática de los modelos de presentación a la Agencia Tributaria. Configure su balance y cuenta de resultados. Gane tiempo Elija la entrada que le convenga: simplificada, guiada o diaria y mensual. Gane tiempo automatizando las entradas gracias a la asociación de las cuentas y abonos. Comunique fácilmente Intercambie de forma simple y segura sus datos con su asesor contable para la verificación de sus cuentas, en el formato de numerosos software contables. Escoja su herramienta de gestión: Línea Gestión Comercial Línea Particulares Línea Sectorial LíNEA Contabilidad Línea CRM Línea Emprendedores Clásica Open LineTM 2013 Funciones Principales Características generales • Versión red: hasta tres puestos (opcional) • Número de empresas: 5 • Ayuda en Línea • Panel resumen • Búsqueda multicriterios • Clasificación, agrupación avanzada • Copia de seguridad y restauración Tratamientos contables • Asientos simplificados, por predefinidos, por día y por mes • Ventas en mostrador • Gestión de vencimientos • Gestión de cartera • Cálculo automático del IVA • Presentación telemática de IVA • Casación manual, conciliación automática, simplificada • Conciliación manual de banco • Documentos asociados a una línea de asiento • Libro Mayor y Balance interactivo • Cierres mensuales y anuales • Consulta entre ejercicios • Introducción guiada • Entrada simplificada • Gestión de suscripciones • Consulta de las cuentas • Asociación de cuentas para automatizar la captura • Reversión de la escritura • Las letras en el marcador automático • Validación de los registros • Gestión de los gastos Impresiones • Libro Mayor y Balance • Vencimientos • Clientes con saldo pendiente • Conciliación bancaria • Declaración de IVA Modelo 303, 340 y 347 • Balance y cuenta de resultados • Open Report Designer™ : numerosos modelos de impresión • Asistente de configuración de los documentos • Balance anterior por punteo o por casación • Diario central • Justificante del IVA Importación/Exportación • Importación/Exportación de registros al formato de EBP • Exportación de información fiscal • Importación configurable de las escrituras, cuentas y diarios • Exportación de las impresiones al formato PDF, Word, Excel® Estadísticas • Balance de las cuentas bancarias • Estado de las reclamaciones de los clientes www.ebp.esAnálisis Documento no contractual - agosto 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios Panel de Control EBP Contabilidad Clásica Open Line TM dispone de un panel de control muy completo que le ayudará a controlar a tiempo real el estado de su flujo de caja sus ingresos y su volumen de negocio. Usted dispondrá por lo tanto de todos los datos para tomar las decisiones adecuadas. Una puesta en marcha rápida y sencilla La ergonomía intuitiva del software es igualmente visible a través del panel de control. Cada sección está separada para facilitar el acceso a la información. Los enlaces dinámicos también están previstos para acceder por ejemplo a la impresión de los cobros de los clientes y las deudas de proveedores. Seguimiento de su actividad Siga eficazmente su disponibilidad en caja y sus saldos bancarios y controle el estado de sus cuentas por cobrar y por pagar vencidas y por vencer. Tablas y gráficos Comparar, mediante gráficos, los resultados mensuales de su empresa, y también su volumen de negocio, sus ingresos contables y su dinero en efectivo. Flujo de trabajo para la gestión del Diario. ¿Qué versión elegir? EBP Contabilidad Práctica Open LineTM EBP Contabilidad Clásica Open LineTM EBP Contabilidad PYME Open LineTM EBP Contabilidad BUSINESS Open Line TM Contabilidad Analítica  (3 ejes)  (ejes limitados) Vencimientos  (mono)  (multi)  (multi)  (multi) Gestión de IVA Devengado     Libro Mayor y Balance de Sumas y Saldos interactivo    Previsiones de flujo de efectivo mono banco  multi banco Versión en red (opcional) 1 puesto hasta 3 puestos  hasta 5 puestos ilimitado Requisitos Mínimos: • Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente • Memoria: 1 Gb • Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits • Espacio libre del disco: 2 Gb Sistema Operativo: • Windows® XP*, VistaTM, 7 • Windows® XP , VistaTM, 7, son productos de Microsoft® que debe adquirir anteriormente a la instalación del software. Windows® XP Home SP2 y Windows® XP Pro SP2. EBP Contabilidad Business Open LineTM le permite llevar eficazmente su contabilidad general y analítica. Este software le ofrece más que un tratamiento contable, es un verdadero apoyo a la hora de tomar una decisión. La Gestión Comercial, y el CRM Open Line pueden interactuar y comunicarse en tiempo real con la Contabilidad con el fin de responder con mayor precisión a las necesidades específicas de las PYMES. La Ficha de Producto Contabilidad Business Decisivo Vencimientos Ventas Finanzas Stocks CRMContabilidad analítica Refine su gestión empresarial según diversos ejes de análisis (filiales, fábricas, servicios...) para una evaluación precisa y en profundidad del sector de su actividad. Conciliación bancaria Importe o introduzca sus extractos de cuenta para hacer su las conciliaciones bancarias de forma automática o manualmente. Previsión de su tesorería Visualice de forma esquemática el estado financiero de su empresa para prever mejor el impacto en su cuenta bancaria.EBP Contabilidad Business Open Line es un software de contabilidad intuitivo, personalizable y de gran alcance que permite satisfacer las necesidades más exigentes de las PYME. Línea BuSInESS COMunICACIÓn DECISIVO Contabilidad General Introduzca los asientos contables (ventas, compras, préstamos…) en diferentes modos y consulte rápidamente los indicadores necesarios para controlar su empresa (cobros, cifra de negocio…). Contabilidad Analítica Realice su contabilidad analítica sobre un número de planes (ejes) ilimitado y 12 posiciones para perfeccionar la gestión de su empresa. Los niveles de los elementos se presentan en forma de árbol permitiendo su fácil creación, modificación, consulta y comprensión. Realice igualmente su Balance y Cuenta de resultados analíticos. Las previsiones de tesorería Consulte todos los movimientos de las cuentas bancarias y todos los vencimientos pendientes con el fin de prever la situación de su tesorería. Complete también los datos por ingresos y desembolsos para una mejor anticipación. La introducción de los asientos Elija el tipo de introducción que mejor se adapte a sus necesidades. La introducción por diario permite una introducción por tipo de diario (compra, venta…). La introducción rápida se utiliza para introducir los asientos contables en todos diarios y combinar todos los periodos para ganar en productividad. Personalización Cree su propia lista de consulta ordenando por fecha, por descripción pero también efectuando reagrupamientos de información con un simple arrastrar y soltar. Personalice sus estados contables seleccionando la información que desea que aparezca (periodo, tipo de cuenta…). Defina igualmente sus propias ediciones de las más sencillas a las más complejas gracias al generador de informes Open Report Designer. La red y la configuración de los derechos de acceso (opcional) Instale su software en red y configure sus derechos de acceso. Asigne los derechos de cada usuario o por grupo de usuarios, teniendo la posibilidad de gestionar las excepciones dentro de un grupo. Consulte las informaciones comerciales (si el software tiene una interfaz con EBP Gestión Comercial Business Open LineTM) Visualice los documentos comerciales (facturas, fichas de clientes…) desde el software de Contabilidad. Los elementos se sincronizan en las dos aplicaciones: las modificaciones hechas en una aplicación serán tenidas en cuenta de inmediato en la otra. Conciliación bancaria Importe sus estados bancarios en formato (importación configurable, Qif) y puntee manual o automáticamente sus registros con la cuenta o el diario de su software EBP. Los registros se conservan en un histórico que permite buscar rápidamente y con gran precisión un asiento punteado en un extracto antiguo por ejemplo. Comunicación Empresa-Asesor Simplifique su relación con su Asesor Contable importando o exportando sus asientos contables. Las opciones de Importación y Exportación parametrizables convierte los datos contables que proceden o se destinan a otro software para administrar mejor su contabilidad. PERSOnALIZABLEDocumento no contractual - marzo 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios Requisitos mínimos: • Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente • Memoria: 1 Gb • Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits • Espacio libre del disco: 2 Gb Sistema Operativo: • Windows® XP*, SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits y 64 bis • Windows® 7 32 bits y 64 bits Windows® XP , VistaTM, y 7, son productos de Microsoft® que debe adquirir anteriormente a la instalación del software. Línea BuSInESS Funciones Principales Características generales • Creación de un máximo de 10 empresas • Ayuda en línea • Barra de tareas y navegación • Búsqueda avanzada de asientos • Búsqueda incremental en consulta de cuenta, en conciliación bancaria y en entrada por diario • Clasificación, reagrupación avanzada • Copia de seguridad y restauración • Panel de control configurable • Pantalla de inicio de tareas principales • Tareas contextuales • notas en las fichas • Envío de SMS a través de socios (con exclusión del coste SMS): Publi SMS, Esendex * • Campos personalizados Cuentas • Planes contables (Estándar y PYME) • numerosas vistas predefinidos para filtrar las cuentas • Transferencia de las cuentas desde el PCG • Acumulados y gráficos en la ficha de cuentas • Terceros • Cambio de formato de las cuentas Transferencia contable • Histórico de las transferencias contables • Importación de las transferencias contables (asientos, vencimientos, resultados) Tratamientos contables • Introducción por diario y por mes • Introducción rápida • Asientos predefinidos • Introducción práctica y de ventas en mostrador • Introducción por asiento • Asientos periódicos • Vinculación de cuentas para automatizar la entrada por diario • Asientos simulados • Contraprestación de los asientos • numeración automática o manual de asientos • Reimputación de cargo de las asientos de cuenta a cuenta, de diario a diario y de un periodo a otro • Consulta de las cuentas • Consulta de las cuentas inter-ejercicios • Casación manual, por aproximación, automática, simplificada • Casación automática del punteo de vencimientos • Quitar la casación automática • Conciliación por cuenta • Conciliación por diario • Generación de asientos contables desde los extractos bancarios • Conciliación bancaria manual y automá- tica • Importación configurable de los registros bancarios • Importación de las líneas de registro en el formato Qif • Punteo, despunteo por código • Automatización de la contabilidad de las líneas de extracto • Contabilidad manual y automática de las líneas de extractos bancarios • Vencimientos en la línea de asiento • Vencimientos detallados • Punteo de vencimientos • Formas de pago • Generación de vencimientos por lote • IVA devengado • Calculo automático del IVA • Modificación de la información del IVA • Lista de información de IVA • Actualización de la información del IVA según la configuración de las cuentas • Declaraciones de IVA aprobadas por la Agencia Tributaria: Modelo 303 y Modelo 347 • Formulario de pago de liquidación de IVA Modelo 303 • Generación de los ficheros de presentación telemática • Presentación electrónica del IVA • Gestión de los duplicados en los números de asientos • Documentos asociados a las líneas de asiento • Textos estándar • Textos enriquecidos • Recálculo de los saldos • Clasificación por fecha • Conciliación bancaria manual y automá- tica • Importación configurable de los registros bancarios • Importación de las líneas de extractos al formato Qif • Punteo y despunteo por código • Automatización de la compatibilidad de las líneas de extracto • Eliminación de asientos • Libro Mayor y Balance de Sumas y Saldos interactivo • Vencimientos interactivos entre clientes y proveedores • Cobros/Pagos a terceros • Gestión de reclamaciones: selección de tipo de reclamación (teléfono, e-mail, correo), generación de asientos de sanciones por retraso o de impagos, consulta de la lista de reclamaciones • Validación de los asientos • Cierres mensuales y anuales • Previsión de tesorerías ilimitadas • Gestión de talonarios • Transferencias internacionales SEPA • Transferencias o extracciones SEPA • Depuración del Plan General de Contabilidad • Contabilidad manual y automática de los extractos de cuenta bancarios • Cambio de formato de las cuentas • Depuración de extractos bancarios • Diario de eventos • Archivado de datos • Cierres mensuales • Gestión de las notas de gastos Analítica y presupuestaria • Creación de n planes (ejes) y 12 niveles de posición • Asistente de creación de planes • Desglose analítico en la línea de asientos • Desglose analítico multipuesto y multiplanes • Acumulados y gráficos por plan y por puesto • Consulta interactiva • Herramienta de aplicación de tablas analíticas • Tablas analíticas • Estadísticas analíticas y presupuestarias en forma de tablas personalizables • Estadísticas analíticas en forma de gráficos personalizables • Herramienta de reasignación analítica • Gestión de presupuestos generales y analíticas Ediciones • Personalización de modelos de impresión • Diarios, Libro Mayor, Balance de Sumas y Saldos • Balance anterior por vencimiento o por casación • Vencimientos por punteo o por casación • Balance mensual o trimestral • Conciliación bancaria • Cuentas anuales normalizadas por el Registro Mercantil • Balance de Situación normal/Abreviado • Balance de Situación PYME • Cuenta de Pérdidas y Ganancias normal/Abreviada • Cuenta de Pérdidas y Ganancias PYME • Saldo Intermediario de Gestión • Situación de las cuentas • Clientes pendientes • Cobros de clientes / deudas de proveedores • Comparativa n / n-1 • Impresión de cuentas anuales • Diario centralizado • Progreso de introducción • Seguimiento de asientos • Talonarios y cheques • Balance de Situación analítico • Cuenta de Pérdidas y Ganancias analítica • Balance de Sumas y Saldos analítico • Libro Mayor analítico • Presupuestos y variaciones presupuestarias n / n-1 Importación / Exportación • Importación / Exportación de vencimientos en el formato de su asesor contable: EBP • Importación y exportación configurable de vencimientos, cuentas y diarios • Exportación de impresiones al formato PDF, Word®, Excel® • Exportación de listas en el formato XML, TXT, Excel®, HTML • Exportación de declaraciones de impuestos • Importación de texto de asientos y de cuentas al formato EBP • Importación de texto automática al abrir un archivo • Exportación de Interfaz Experto Versión en red (opcional) • Gestión de permisos de usuario • Gestión de permisos por un grupo de usuarios * Es necesaria la suscripción a un Servicio de Mantenimiento. Consúltenos. Associaciones 5 Puntos clave Para Asociaciones, Colegios Profesionales, ONGs, Comunidades EBP Asociaciones es un programa desarrollado con la idea de facilitar a cualquier entidad física o jurídica que tenga que mantener y gestionar un listado de registros a los que generar unas cuotas regularmente o especí- ficamente. Con un interfaz agradable e intuitivo que le permitirá realizar fácilmente todas sus tareas habituales y conocer en todo momento el estado de sus cobros de su caja de efectivo. Puede generar remesas bancarias con el sistema del cuaderno CSB19. Gestione las cuotas Gestione fácil y rápidamente las cuotas de su asociación. Configure el importe y la periodicidad de las cuotas así como la fecha de inicio. Asigne todos los socios con un clic de ratón. Controle sus asociados Añada sus asociados manualmente o importándolos de un fichero externo. En las fichas de los asociados puede introducir toda la información que necesita para llevar un control exhaustivo de ellos: datos personales, bancarios, situación económica en la asociación. Actividades y Materiales Administre todas las actividades de la asociación. Podrá saber en una misma pantalla qué asociados estás inscritos y quienes están pendientes de abonar. También puede realizar las mismas operaciones con el material de la asociación. Generación de vencimientos Genere todos los vencimientos a cobrar automáticamente tanto de las cuotas como de las actividades y materiales. El cobro de estos vencimientos puede ser manual (uno a uno o en bloque) o mediante generación de remesa bancaria CSB19. Realice mailing y e-mailing Realice combinación de correo para poder agilizar las notificaciones a realizar a los asociados registrados. Podrá generar plantillas nuevas y/o reutilizar plantillas que ya haya utilizado. Escoja su herramienta de gestión: Línea Gestión Comercial Línea Particulares LínEA Sectorial Línea Contabilidad Línea CRM Línea Emprendedores 2013 Funciones Principales Características generales • Monopuesto • Multi-asociación • número ilimitado de miembros • Panel resumen • Panel de reservas • Importación de datos externos • Módulo de Gestión de Reservas y de alquiler de Material • Módulo de Creación de cartas personalizadas • Combinación de correo • Envío de correo por e-mail • Generación de etiquetas de asociados • Fichas de personal • Numerosos informes (con visualización previa) • Numerosos gráficos • Seguimiento automático de cuotas • Generación automática de vencimientos • Cobro de vencimientos en bloque • Gestión del fichero de Asociados • numeración automática o manual de asociado • Datos de Asociados: nombre, dirección, teléfono, e-mail, etc. • Datos económicos en ficha de asociados • Gestión de caja • Gestión de Actividades • Gestión de Actividades Multi-tarifa • Gestión de plazas disponibles en Actividades • Fichas detalladas de cada Actividad • Gestión detallada de cobros • Histórico de movimientos • Actualización de la caja de efectivo en tiempo real • Módulo de Tesorería Básica (Ingresos/ Gastos) • Generación Automática de Recibos de las cuotas de los asociados • Generación de ficheros para envío del Cuaderno 19 del CSB • Gráficos estadísticos para controlar el estado de su Asociación • Cuadro de búsqueda global • Envío e-mails con SMTP seguro • Gráficos en los informes • Personalización de las pantallas de trabajo • Filtro avanzado de búsquedas www.ebp.esAnálisis Documento no contractual - agosto 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios Gestión de cuotas • Centralice todas las informaciones relativas a su asociación (datos de contacto, cargos, etc.) y a las de sus miembros, gracias a las fichas individuales completas que permiten la inclusión de fotografías. • Reactive automáticamente las cuotas de sus asociados. • Establezca la lista de sus actividades y defina distintas tarifas (miembro, grupos, infantil...). • Inscriba a sus miembros en la actividad deseada y consulte en tiempo real el número de vacantes. • Haga una relación de su material e instalaciones y realice un seguimiento de los préstamos y las reservas. • Haga las cuentas de su asociación fácilmente: simplemente refleje sus ingresos y sus gastos. • Podrá consultar a cada momento su saldo de tesorería: el software calcula automáticamente la diferencia entre los ingresos percibidos y los gastos realizados. Dispone de diferentes gráficos que analizan la distribución de sus ingresos y gastos. Asigne a cada cuota los asociados y genere automáticamente todos los vencimientos del periodo seleccionado. Requisitos Mínimos: • Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente • Memoria: 1 Gb • Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits • Espacio libre del disco: 2 Gb Sistema Operativo: • Windows® XP*, VistaTM, 7 • Windows® XP , VistaTM, 7, son productos de Microsoft® que debe adquirir anteriormente a la instalación del software. Windows® XP Home SP2 y Windows® XP Pro SP2. EBP Comptabilité pour Windows 2000, XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010 TABLE DES MATIERES Convention d’Utilisation d’EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération TABLE DES MATIERES des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. TABLE DES MATIERES Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne : Le menu ? + Manuel d’utilisation pour obtenir une aide générale. TABLE DES MATIERES Table des matières INSTALLATION 8 1. AVANT DE COMMENCER 8 1.1. Accès au service technique.....................................................................8 1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8 1.3. La place disque nécessaire.....................................................................9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9 2.1. Version monoposte..................................................................................9 2.2. Version réseau.......................................................................................10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10 4.1. Version d’évaluation..............................................................................10 4.2. Comment activer mon logiciel?..............................................................10 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11 5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 15 1.1. Les raccourcis clavier............................................................................15 1.2. La saisie dans un journal.......................................................................15 2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 16 2.1. Onglet Création......................................................................................16 2.2. Onglet Périodes.....................................................................................17 2.3. Onglet Paramétrage..............................................................................17 3. COMMENT CREER UN JOURNAL? 18 4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? 19 5. COMMENT CREER UN CLIENT? 20 6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? 22 7. COMMENT CREER UN TIERS? 23 8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? 24 8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables..............................25 8.2. Encodage vente Intracom......................................................................26 8.3. Encodage vente Cocontractant..............................................................28 9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? 28 9.1. Encodage achat Intracom......................................................................30 9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)........................30 9.3. Encodage d’un investissement..............................................................32 9.4. Encodage honoraire..............................................................................34 10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? 35 10.1. Comment créer un nouveau journal financier ?...................................35 10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ?.........................................36 10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ?................................38 10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ?................................................40 TABLE DES MATIERES 10.5. Comment rechercher une informartion?..............................................41 11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? 45 12. LA DECLARATION TVA INTERVAT 45 12.1. Génération du fichier « .XML »............................................................46 12.2. Intervat.................................................................................................46 13. SAUVEGARDE 47 14. PARAMETRES EBP COMPTA 48 LES FONCTIONS AVANCEES 8 1. L’ECHEANCIER 54 2. LES RAPPELS 54 3. L’ANALYTIQUE 54 ERROR! STYLE NOT DEFINED. INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95 • Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 9h00 à 17h00 Pause 12h30 à 13h30 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : • Pentium 4 - 2 gHz avec processeur Intel et 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista), • Microsoft Windows 2000 SP4, XP Pro SP2, XP Familiale SP2 ou Vista • Microsoft Internet Explorer 5.5 SP 2 • Un écran supportant la résolution 1024*768 (24 bits), • Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. • Le logiciel tourne sur Windows Vista 32-bits Edition et pas sur 64-bits. Error! Style not defined. Remarque Windows 2000, XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 120 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 2.1. Version monoposte 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Entreprise pour accéder à la présentation et à l’installation EBP Comptabilité. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Vous sélectionnez la langue et vous cliquez sur le bouton OK pour démarrer la procédure. Vous arrivez sur l’écran d’installation et vous cliquez sur Suivant. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. 6. Cliquez sur Je comprends et j’accepte les conditions pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Je refuse les termes et l’installation s’arrêtera. Vous cliquez sur Suivant. 7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\EBP\Accounting. Vous cliquez sur Suivant. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 8. Dans l’écran Installation vous cliquer sur le bouton Installer. 9. Sur l’écran InstallShield Self-extraction vous répondez Oui. 10. Après vous pouvez redémarrer votre ordinateur. Vous devez cliquer sur le bouton Terminer. 2.2. Version réseau Pour les installations en réseau, installez d'abord le logiciel sur le serveur. Ensuite, complétez l’installation sur les postes clients en installant le fichier « DLLEBPAS.exe ». Ce fichier se trouve dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\BIN. Sur chaque poste de travail, il faudra créer un raccourci en cherchant le fichier « EBPAS.exe » sur le serveur. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, une icône s’est créée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Comptabilité. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment activer mon logiciel? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Il nous faut les éléments suivant afin de pouvoir vous renvoyez votre code : • Le n° de série ou le n° de licence (se trouve dans la boîte), • La zone « Clé » à l’écran d’activation. Pour cela il faut installer le logiciel. Error! Style not defined. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'activation s’ouvre et vous avez accès aux zones suivantes : • Nom Vous devez impérativement saisir le même nom qu’EBP vous communique en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • Clé La zone Clé est une clé propre à votre ordinateur et se calcule automatiquement. • N° série Le n° de série vous sera communiqué par EBP et est à introduire dans cette zone. • Code d’activation Saisir le code comme communiqué par EBP. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Suivant. Un message pourrait s’afficher : • Si le code a été correctement saisi, vous avez le choix de la société. ERROR! STYLE NOT DEFINED. • Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : « Code d’activation invalide ! ». Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code et bien vérifier que la zone « Nom » est renseignée correctement. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? Après avoir renseigner votre code d’activation, vous arrivez sur l’écran de « Choix de la société ». Tant que vous n’avez pas créée votre propre dossier, vous faites des écritures de tests dans la société de démo. L’utilisateur est par défaut ADMIN et le mot de passe est par défaut 0001. Error! Style not defined. 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation. Cliquez ici pour changer de langue. ERROR! STYLE NOT DEFINED. PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer des journaux, comment créer un client / fournisseur et en vous guidant dans la réalisation des écritures comptables. Il est recommandé de passer chaque zone via la touche [Entrée]. La comptabilité existe en deux versions : Standard et Pro. Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Comptabilité apparaîtront avec le picto suivant :. Avec la version standard vous pouvez créer 5 dossier. Avec la version Pro c’est limité jusqu’ à 10. Error! Style not defined. 1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 1.1. Les raccourcis clavier 1.2. La saisie dans un journal Si vous encodez dans une période ultérieure lors de la validation de la pièce le message suivant apparaît : Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 2.1. Onglet Création Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier\Nouveau onglet Création. Dans la partie Fichier vous renseignez le nom de votre société et le nom que portera votre dossier sur le disque dur. Dans la partie Importations vous sélectionnez pour chaque rubrique la législation souhaitée. Par défaut, c’est mis sur « Législation Belge (F) ». Afin de créer votre dossier comptable vous cliquez sur le bouton Création . Après création la fenêtre suivante apparaît : Error! Style not defined. 2.2. Onglet Périodes Si vous cliquez sur le bouton OK, le logiciel se positionne dans l’onglet Périodes. Vous renseignez votre Excecice 1 et vous cliquez sur le bouton Enregistrer. 2.3. Onglet Paramétrage Dans cet onglet vous renseignez les coordonnées de votre société et vous cliquez sur le bouton Enregistrer. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 3. COMMENT CREER UN JOURNAL? Par défaut une liste des journaux est créée. Vous pouvez les modifier, supprimer ou en ajouter. Si vous souhaitez créer un nouveau journal du type « Financier », il faut d’abord créer le compte comptable de la classe 55 afin de le rattacher à votre journal financier. Dans les Financiers, vous pouvez faire l’imputation directe de la TVA. Error! Style not defined. Les codes journaux *xx* sont des journaux utilisé par le soft et donc ne pas à supprimer. 4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? Pour accéder au plan comptable vous utilisez le menu Données\Comptes Généraux. Afin de rechercher un compte vous tapez les premiers chiffres. Le logiciel se positionne sur le premier compte en question. Exemple : Vous tapez 6111, le logiciel se met sur le premier compte 6111 qui est « Entretien et meubles ». Pour ajouter un compte général, vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte général, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous remplissez le n° de compte à créer ainsi que son libellé. Si le compte n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ». Vous enregistrez la fiche du compte en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un compte via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un compte mouvementé. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur l’icône . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. 5. COMMENT CREER UN CLIENT? Pour accéder à la liste des clients vous passez via le menu Données\Comptes Clients. Pour ajouter un client vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un client, • La touche [Insert] de votre clavier. Error! Style not defined. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre client. Si le client n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ». Vous pouvez rattacher un compte d’imputation au client. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du client en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Le message Vous pouvez supprimer un client via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un client mouvementé. Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux clients. Ceci facilite l’encodage des écritures. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? Pour accéder à la liste des fournisseurs vous passez via le menu Données\Comptes fournisseurs. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur, • La touche [Insert] de votre clavier. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre fournisseur. Si le fournisseur n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ». Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux fournisseurs. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du fournisseur en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un fournisseur via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un fournisseur mouvementé. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Error! Style not defined. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. : Dans la version Pro vous pouvez imprimer les fiches 281.50. Pour cela il faudra renseigner sur la fiche du fournisseur la zone « Fiche 281 à établir ». 7. COMMENT CREER UN TIERS? Pour accéder à la liste des tiers vous passez via le menu Données\Comptes tiers. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre employé. Si l’employé n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ». Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux tiers. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un tiers via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un tiers mouvementé. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. 8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux de ventes, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage. ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît : Error! Style not defined. Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. 8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez]. Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement. Dans la zone « Code client », s’il s’agit d’un client déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Vous sélectionnez le client avec les flèches et [Entrez]. Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F2]. En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année. Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture. Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche client. Cette zone est modifiable. En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche client, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premiers chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés. Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne « Montant HTVA » et vous encodez le montant HTVA. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne « Montant HTVA » *+ le pourcentage TVA. Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code. Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . 8.2. Encodage vente Intracom Afin d’encoder une vente Intracom, il faut vous assurer que sur la fiche du client vous avez renseigné le pays européen ainsi que le taux qui doit être 0.00 %. Error! Style not defined. Après vous allez dans le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Ci-dessous l’écran d’un encodage INTRACOM. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Il met automatiquement le Code TVA. Ce code est modifiable en cliquant dans la case. Il vous laisse choisir un autre code de TVA. Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. 8.3. Encodage vente Cocontractant Dans l’écriture, vous sélectionnez dans le champ Taux de TVA 0.00. Sur la ligne de l’écriture vous changer dans le champ Code TVA le code en Vente Co-contractant (VCC). Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. 9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Achats ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux d’achats, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage. ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît : Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez]. Error! Style not defined. Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement. Dans la zone « Code Fournissseur », s’il s’agit d’un fournisseur déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F3]. Le programme vous propose toutes les coordonnées du fournisseur. En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année. Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture. Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche fournisseur. Cette zone est modifiable. En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche fournisseur, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premières chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés. Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne ’Montant’ et vous encodez le montant HTVA. Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne Montant *+ le pourcentage TVA. Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code. Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . ERROR! STYLE NOT DEFINED. Ci-dessous quelques encodages particuliers dans les achats. 9.1. Encodage achat Intracom En fonction du type de compte utilisé il faudra modifier le Code TVA en cliquant sur la flèche. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. 9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible) Ce régime est géré automatiquement par EBP Comptabilité grâce au paramétrage du logiciel. Ci-dessous un exemple d’un compte : Error! Style not defined. Lors de l’encodage de cette écriture, la case TVA non-déductible est automatiquement calculée. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Pour l’impression de la liste des Dépenses Non Admissible, reportez-vous à l’aide en ligne . ERROR! STYLE NOT DEFINED. 9.3. Encodage d’un investissement EBP Comptabilité gére les amortissements en automatique. Pour cette raison, les comptes comptables d’investissements sont préparamètrés. Dans la partie Liaison à d’autres comptes en bas à droite le compte est mis comme type Investissement. Après vous faites l’encodage de votre investissement. EBP Comptabilité reprend le bon code TVA. Error! Style not defined. En validant votre écriture via le bouton ou la touche [Page Down], l’écran Ecritures automatiques liées avec le compte s’ouvre. Il faudra renseigner le libellé de l’investissement. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Pour contrôler et générer votre tableau d’amortissement il faut cliquer sur le bouton en bas à gauche. Ensuite il génère votre tableau d’amortissement. Si vous apportez des modifications à ce tableau, il faut cliquer sur le bouton Regénérer le tableau. Pour l’impression des Immobilisations, reportez-vous à l’aide en ligne. 9.4. Encodage honoraire Avant d’encoder un honoraire il faut vérifier que sur le fournisseur vous avez bien indiqué la fiche 281 à établir. Error! Style not defined. Après vous encodez votre écriture comme vu précèdement. Pour l’impression de la liste des Fiches 281.50, reportez-vous à l’aide en ligne . 10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? Pour accéder à l’encodage du financier vous passez via le menu Saisies\Financiers ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux financiers, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. 10.1. Comment créer un nouveau journal financier ? Avant de pouvoir créer votre journal financier, il faudra créer le compte général. Pour cela vous allez dans le menu Données \ Comptes Généraux. Pour ajouter un compte financier vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Après vous prenez le menu Fichier \ Journaux et vous cliquez sur le bouton . Dans le champ « Type », il faut sélectionner Financiers. Dans le champ Centralisateur, vous tapez le compte financier que vous venez de créer. 10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ? Si vous avez votre balan d’ouverte, vous faites la récupération du solde financier comme décrit ci-dessous: 1) Dans l’OD d’ouverture vous indiquez le solde repris du bilan sur le compte d’attente 499000. Error! Style not defined. 2) Dans le journal Financier, vous indiquez sur la 1ière ligne le compte d’attente 499000 et vous le lettrez avec le montant du solde initial. Pour cela vous cliquez sur le bouton à côté du champ « Lettrage ». L’écran suivant s’ouvre. Vous sélectionnez la ligne et vous cliquez sur le bouton « OK ». Vous validez deux fois avec la touche [Entrez] afin d’enregistrer la ligne. 3) Ensuite vous encodez le reste de votre extrait de compte. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Si un client/fournisseur/tiers vous paie vous tapez dans la zone « Compte » C, F ou T et [Entrez]. Vous arrivez sur la liste des clients/fournisseurs et vous le sélectionnez. Si vous n’avez pas votre bilan d’ouverture, vous faites d’abord 2 et 3. Dès que le bilan est en votre possession, vous l’encodez dans le journal Divers. 10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ? Taper dans la zone « Lettrage » « * » pour ouvrir l’écran de lettrage et sélectionner la facture avec les lfèches et la barre d’espacement. Error! Style not defined. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Aller avec [Entrez] jusque dans la champ « Montant EUR ». 10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ? Nous avons une facture mais le client nous paie moins. Vous tapez le montant reçu a la place du montant et on fait [Entrez]. Taper « * » dans case « Lettrage » à côté du champ « Ecart ». Error! Style not defined. Le lettrage devient imparfait. Le « # » devant la référence de lettrage nous le signale et on voit un écart. Pour le gérer, la seule chose à faire est de taper « * » dans le champ « Lettrage » à côté de la zone « Ecart ». Et un écran « Ecart de paiement » s’ouvre automatiquement. Il n’y a plus qu’à le compléter en avançant avec [Entrez] et en mettant la différence dans la bonne case puis continuez en laissant [Entrez] appuyé. Vou sortez de cet écran avec le bouton OK. 10.5. Comment rechercher une informartion? Supposons maintenant que vous avez un montant mais vous savez plus de quoi il s’agit. De nouveau taper « * » dans le champ « Compte » et faire [Entrez]. ERROR! STYLE NOT DEFINED. La fenêtre « Paramètres de sélection » s’ouvre. Par défaut on est positionné sur le plus fréquent, le montant. Taper le montant recherché dans la zone « Cible » et faire 2x [Entrez]. Error! Style not defined. Et on a retrouvé Belgacom. Vous allez dans zone « Lettrage » et taper « * » et pointer toutes les factures Belgacom avec la barre d’espacement et les flèches. Laisser ensuite [Entrez] appuyé pour revenir sur le compte. Valider via [Page Down]. Vous devez renseigner votre nouveau solde dans le champ « Nouveau ». ERROR! STYLE NOT DEFINED. Si le solde n’est pas correct, il affiche un message. Après correction de votre extrait bancaire, la validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . Error! Style not defined. 11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? Pour accéder à l’encodage des opérations diverses vous passez via le menu Saisies\Opérations diverses ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. L’encodage d’une opération diverse se fait comme décrit pour les ventes/achats sauf qu’il faut ajouter dans le champ « Montant EUR » le signe D ou C pour indiquer le sens de l’écriture Débit ou Crédit. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . 12. LA DECLARATION TVA INTERVAT Pour imprimer votre déclaration de TVA vous allez dans le menu Impression\Déclaration TVA. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 12.1. 12.2. Génération du fichier « .XML » • Entrer dans le menu « Impressions\Déclaration TVA », • Indiquer les bons paramètres nécessaires à l’envoi de la déclaration, • Cocher la case « Fichier XML – Déclaration Unique », • Cliquer sur l’icône « Prévisualiser » ou [F9]. Lors de la prévisualisation, un fichier « DECLUNIBE…_....XML » se génère dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA. Le fichier est déterminé comme suite : Déclaration Unique BE + n° de TVA + date de création du fichier. Imprimer la déclaration et sortir de l’écran de prévisualisation. Intervat Au préalable, il faut avoir un certificat valable pour accéder aux fonctions Intervat. Vous pouvez obtenir ce certificat : • Sur le site internet des autorités de certification concernées. La procédure à suivre y est décrite en détails. - Global Sign - Isabel - Certipost • Vous pouvez également obtenir un accès via votre carte d'identité électronique. Pour ce faire, vous devez disposer d'un lecteur de carte et d'un software. Vous trouverez plus de renseignements à ce sujet sur http://readers.eid.belgium.be Le site ne fonctionne, pour l’instant, qu’avec « Microsoft Internet Explorer ». • Introduire votre carte d’identité dans le lecteur d’ID, Error! Style not defined. • Entrer dans le site du Ministère des finances (icône « .be »), • Cliquer sur le lien « INTERVAT », • Cliquer sur « Authentification par carte d’identité électronique », • Cliquer sur le bouton « LOGIN ». A la première entrée de la journée, un écran d’identification numérique apparaît. Sélectionner l’identifiant et introduire le code PIN. 12.2.1. La déclaration manuelle • Cliquer sur le lien « Déclaration manuelle » à gauche de l’écran, • Cliquer sur « Ouvrir » ; • Cliquer sur le bouton « Parcourir… » afin de sélectionner le fichier « .XML » de la déclaration TVA unique, à envoyer, dans le répertoire C:\EBP/ACCOUNTING/EXPORTTVA, • Cliquer sur le bouton « Ouvrir » (ceci peut prendre plusieurs minutes), • Vérifier les renseignements repris sur la déclaration. Les montants sur la déclaration e-TVA doit(vent) avoir le format suivant : 00 000.00. Si ce n’est pas le cas, merci de vérifier les paramètres régionaux de votre ordinateur. Ci-dessous les paramètres requit : • Symbole décimal : un point • Symbole de groupement des chiffres: un espace • Format de l’heure: HH :mm :ss • Format de date courte : jj/MM/aaaa) Vous redemandez la prévisualisation de votre déclaration TVA dans EBP Comptabilité 2008. Une fois la vérification terminée, remplir les champs obligatoires dans le Cadre VIII de la déclaration et cliquer sur le bouton « Envoyer » ; Vous suivez les instructions reprisent à l’écran afin d’enregistrer/imprimer votre accusé de réception de la déclaration TVA qui vient d’être envoyée. 13. SAUVEGARDE Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. ERROR! STYLE NOT DEFINED. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, clé USB ou CD-ROM. Ceci se fait en prenant une copie de votre dossier avec extension EBP. Votre dossier se trouve par défaut dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\AS\DATA. 14. PARAMETRES EBP COMPTA Si vos chiffres sont multiplié par 100, il faudra modifier les options régionales. Pour cela vous cliquez sur le bouton « Démarrer » en bas à gauche de votre écran. Vous sélectionnez Panneau de configuration – Options régionales et vous cliquez sur “Personnaliser”. Error! Style not defined. • Sous-menu « Nombres » ERROR! STYLE NOT DEFINED. 1 espace 1 point Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider Error! Style not defined. • Sous-menu « Symbole monétaire » 1 point 1 espace Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider ERROR! STYLE NOT DEFINED. • Sous-menu « Heure » HH:mm:ss Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider. Error! Style not defined. • Sous menu « Date » jj/MM/aaaa Cliquer sur la touche « Appliquer » ensuite sur la touche « OK » A l’écran « Options régionales et linguistiques », cliquer sur la touche « Appliquer » puis « OK » ERROR! STYLE NOT DEFINED. LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité. 1. L’ECHEANCIER Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances. 2. LES RAPPELS Il existe cinq niveaux de relances. Vous pouvez indiquer un texte pour les 4 langues. En fonction de la langue du client le rappel sera imprimé. 3. L’ANALYTIQUE EBP Comptabilité gére 5 niveaux analytiques. Vous pouvez aussi imprimer la balance analytique. Pour l’impression de l’analytique, reportez-vous à l’aide en ligne. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ● Chapitre I - Install ation et Prise en main ● Chapitre II - Gestion LOCAT IVE ● Chapitre III - Gestion des charge s ● Chapitre IV - comptabili té, trésorerie , tva et D.R.F. ● Chapitre V - Manipulation des données ● Annexe - Liste des docume nts éditable s Comme nt utili ser ce manuel ? Félici tations ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ● Emploi des Signets (ou ‘Bookmarks’) Dans le logiciel Acrobat Reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 ► Matériel et applications recommandés B / Install ation 6 ► Installer / désinstaller le logiciel C / Interface 9 ► Présentation de l’interface Chapitre II - Gestion LOCATI VE 23 A / Re nseig neme nt des formulaires de bases 26 ► Saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... B / gEST ION des loyers 51 ► Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paramètres avancés 76 ► Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre III - Gestion des charges 90 A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 ► Saisir une charge et règler le fournisseur B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 ► Suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre IV - comptabilité, trésorerie tva et D.R.F. 107 A / Gestion de la comptabili té 108 ► Saisie des écritures comptables et clôture des exercices B / Gestion de la trésorerie 111 ► Suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / Décl aration de tva 113 ► Déclaration des montants de TVA réglés D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 ► Imprimer la D.R.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauveg arde des données 119 ► Sauvegarder ses données sur différents supports B / Re stauration des données de sauveg arde 120 ► Restaurer une sauvegarde C / Suppression des données de démonstration 120 ► Remettre à zéro les données du logiciel D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121 ► Optimiser le fonctionnement du logiciel E / interfaÇage avec un logiciel standard de comptabili té 121 ► Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité Annexe - liste des documents éditables 122 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 B / Install ation 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / Interface 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ● Redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ● Fonction de tri croissant / décroissant 10 ● Personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ● Afficher le volet d’Aide 12 ● L’Assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ● Liste générale des modules 16 ● Liste détaillée du module base 17 ● Liste détaillée du module loyers 18 ● Liste détaillée du module charges 19 ● Liste détaillée du module trésorerie 20 ● Liste détaillée du module comptabilité 20 ● Liste détaillée du module fiscalité 21 ● Liste détaillée du module tva 21 ● Liste détaillée du module analyse 21 ● Liste détaillée du module outils 22 ● Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société chapitre I - installation et prise en main Configuration minimale requise : Processeur : Intel Pentium III Système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / XP / VISTA Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo Navigateur : Internet Explorer Logiciel : Acrobat Reader, Microsoft Word Résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : Processeur : Intel Pentium IV ou supérieur Système d’exploitation : Microsoft XP / VISTA Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo Navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : Acrobat Reader 7, Microsoft Word et Excel Résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels Adobe Acrobat Reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les Déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (Appels, Quittances, etc.). Se reporter à l’Annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. A / Pré-requis Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le CD-RO M dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’Assistant d’installation. B / Install ation 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur Suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘J’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur Suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - Si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur Suivant. Note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - Sélectionner Tous les utilisateurs du système et cliquer sur Suivant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). Au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). Des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur Terminer pour clôre l’installation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. Pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «Activation produit». Saisir votre Nom de licencié et votre code. Cliquer sur Activer. Un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. Pour désinstaller votre logiciel : ● Dans le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Panneau de configuration ● Double cliquer sur Ajouter ou supprimer des Programmes ● Sélectionner le programme dans la liste ● Cliquer sur Supprimer. ● Redémarrer votre ordinateur. 8 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Interface 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • Redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. Pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 Sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 Par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (Supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 Déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 Rétablir l’affichage original des colonnes. 5 Quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 Pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. Paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre Personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’Aide du logiciel. Deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’Aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 Affiche le volet d’Aide Cliquer sur l’icône PD F pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’Aide 12 • Afficher le volet d’Aide © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’Assistant Le logiciel dispose d’un Assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. Pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au Démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa Déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal Pour accéder à l’Assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’Assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu Outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : Assistant Tableau de bord tâche effectuée tâche en cours © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord Pour accéder au Tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. Pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le Tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . LeTableau de Bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du Tableau de Bord s’effectue de manière identique à celle de l’Assistant. 1 Accès aux rubriques du Tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 Barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le Tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le Journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique Tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique Alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «Tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton Nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le Tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). Une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options Module base (11 options) Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options) Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charge s (7 options) Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabili té (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents par la saisie d’écritures dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outil s (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module docume nts (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. 16 ● Liste générale des modules © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module base Module base (11 options) Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 options) Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des AP L et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module charges Module charge s (7 options) Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 options) Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. Déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabili té (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents par la saisie d’écriture dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module fiscalité Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). ● Liste détaillée du module tva Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) Permet de consulter l’historique de tous les paiments de TVA et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». Permet d’afficher les montants de TVA collectée et de TVA déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. Permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de TVA à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 Rapports de gestion locative (général ou détaillé). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste du module outils Module outil s (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ● Liste détaillée du module documents Module docume nts (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. 22 Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - Gestion LOCATI VE 23 A / Renseignement des formulaires de base 26 1 - Propriétaire 26 ● Création d’un Propriétaire 26 ● Manipulation des données saisies 28 ● Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ● Création d’un immeuble 29 ● Manipulation des données saisies 30 ● Visualisation des lots d’immeubles 30 ● Singularisation des lots d’immeubles 31 ● Ajout d’un lot dans un immeuble 32 ● Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ● Création d’un lot isolé 33 ● Manipulation des données saisies 34 ● Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ● Création d’une fiche locataire 35 ● Manipulation des données saisies 36 ● Suppression d’une fiche locataire 37 ● Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ● Création d’une fiche fournisseur 39 ● Manipulation des données saisies 39 ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ● Création d’une banque du propriétaire 41 ● Manipulation des données saisies 41 ● Imprimer la liste des Banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ● Exemple de Report à nouveau pour un locataire 43 ● Manipulation de la Liste de sélection du Module Base / Soldes initiaux 44 ● Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable 45 ● Imprimer le Plan comptable 46 9 - Tables annexes 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 B / gESTION des loyers 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ● Règle générale 51 ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ● Encaissement 53 ● Remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ● Compenser un dépôt de Garantie 54 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ● Calcul de l’appel de loyer 57 ● Paramètres de génération des loyers 58 ● Modifier un appel de loyer 59 ● Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) 65 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ● Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ● Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ● Imprimer une quittance lettrée 68 ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ● Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ● Consultation des écritures 72 ● Lettrage des écritures 73 ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètres avancés 76 1 - Gestion des APL 76 ● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer 76 ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L 77 ● Consultation des encaissements 78 ● Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ● Données requises 80 ● Générer un appel de loyer avec révision 81 ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ● Clôre le bail du locataire sortant 83 ● Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ● Premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception 87 ● Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Re nseig neme nt des formulaires de bases Le Module Base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - Propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - Banque 1 - Propriétaire ● Création d’un Propriétaire Pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ● Onglet Société Si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, SCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de factures. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ● Onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ● Imprimer la liste des Propriétaires Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 28 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. Notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée à posteriori Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ● Onglet Informations complémentaires Onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. Toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ● Manipulation des données saisies : ● Visualisation des lots d’immeubles créés Pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. Sélectionner le lot et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au détail. 30 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton Ouvrir puis sur le bouton Modifier. ● Onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’Option Immeuble. 31 ● Onglet Tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module Base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton Tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. Pour plus d’informations, se reporter au Chapitre III - Gestion des charge s © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module Base / Option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ● Ajout d’un lot dans un immeuble ● Onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ● Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ● Création d’un lot isolé ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ● Onglet Tantièmes Onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. Sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. Note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de Sélection et cliquer sur Imprimer. Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ● Manipulation des données saisies : 34 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu des champs Titre de correspondance, Nom et Prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ● Création d’une fiche locataire ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 2 3 5 4 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-àdire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’AP L perçu directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ● Manipulation des données saisies : 36 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Suppression d’une fiche locataire ● Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. Astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de Sélection. Par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée Historique des mouvements 38 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs Pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. Saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). Note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ● Création d’une fiche fournisseur Une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. Toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ● Manipulation des données saisies : 39 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque Dans la fenêtre Banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. Une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ● Manipulation des données saisies : Pour créer une banque se rendre dans le Module Base / Banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. Notes : • La case à cocher «Banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. Si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • Si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ● Création d’une banque de propriétaire 41 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des banques Pour imprimer la liste des Banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module Base / Soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. Note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction Soldes initiaux. ● Exemple de Report à nouveau pour un solde de loyer Dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. Se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • Une écriture est créée portant le nom de pièce RAN 2006 pour Report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la Nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 Sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Manipulation de la Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par Propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par Propriétaires / Banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CAF/AP L. 44 Liste de sélection par Propriétaires / Locataires. ● Imprimer la liste des soldes initiaux Pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux, sélectionner le propriétaire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le Plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le Plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les Plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. Pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. Plan comptable à la création d’un propriétaire Quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). Déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier Plan comptable (ajout des comptes créés depuis) Suppression du Plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : Attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer le Plan comptable Pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / PC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les Titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘Titres’ • Règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘Type de mouvement’ • Regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • Revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des revenus’ • Journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Taux de réduction’ • TVA : répertorie tous les taux de TVA disponibles ● Présentation générale 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Code / Charges ● Table Codes / Civilités ● Table Codes / Règlements Pour créer un nouveau Type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce Type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner NON DEDU CTIBLE. Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Type de mouvement), cliquer sur Règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé et le libellé. Notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Codes / Regroupements ● Table Codes / Revenus ● Table Codes / Journaux ● Table Codes / Compteurs Pour créer un nouveau libellé, cliquer sur Regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Note Il est déconseillé de modifier la table des Regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale Pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Nature de revenus’), cliquer sur Revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Sélectionner dans la liste Regr. Déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir NON DECLAR E) Pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur Journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé du nouveau journal. Note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. Pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Indices / Construction ● Table Indices / Référence des Loyers ● Table Indices / Coût de la vie ● Table Taux / Fiscaux ● Table Taux / TVA Pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. Pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur Référence des Loyers dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de TVA de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / GEST ION DES LOY ERS 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / Appel en cliquant sur le bouton Nouvel Appel. Selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine Pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. Sous-onglet Propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire Sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, Propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) Sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ● Règle générale ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : Propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 Options propres au module Loyers Options identiques à celles du module Base © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire, onglet Bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ Dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie Actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 Date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 Banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 Nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 N° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) Un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ● Encaissement 52 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. Pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton Rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Rembourser. Notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (AA , AB , AC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. Si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 Notes Quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - Procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. Dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - Depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’Historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. Sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Se rendre dans le Module Loyers / Historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / Historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ● Calcul de l’appel de loyer Pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) Dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. Sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton Nouvel appel. 1 Période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable Terme à échoir / Terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 Date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 N° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 N° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’Appel. Pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente Par ailleurs, l’option ‘Tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir Détails / Sans Détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ● Paramètres de génération des loyers Paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet Révision). Notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. Note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Modifier un appel de loyer Pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre Appel loyer. 1 Adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section Références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 Numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 Postes supplémentaires du loyer 6 Annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 Notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. Sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. A l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre Appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre Appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée Appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ● Edition d’un appel de loyer Pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. Si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. Deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher Tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CTR L enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher Appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 Sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 Sélection du format d’impression. 3 Ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 Appel de loyer pleine page © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. Appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits S’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module Documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. Toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers Selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. De manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) Pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / Appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / Historique pour procéder au lettrage des deux écritures Note : le Module Loyers / Appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. Pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. Se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. Dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. Se rendre dans le Module Loyers / Historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne LT • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CTR L et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / Appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ● Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer les encaissements / remboursements Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Journal des encaissements (pour un locataire en particulier) Reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer Pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CTR L et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). Avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre Quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ● Imprimer une quittance lettrée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / Quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘Quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. Dans le Module Loyers / Historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. Pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / Délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CTR L) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. Trois écritures complétent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des quittances de loyers Journal des quittances (version détaillée) Quittance 1/3 de page Le Module Loyers / Quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CTR L vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / Historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 Sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des Dépôts de garantie et des AP L. ● Consultation des écritures Le Module Loyers / Historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. Afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne LT signale graphiquement le lettrage Plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CAF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la Déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé Pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ● Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - Sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CTR L permet d’opérer des sélections discontinues, la touche MAJ une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / Historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de Rappel pour loyer impayé 74 Tableau récapitulatif du compte locatif © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / PARA MÈTR ES AVAN CÉS Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des AP L opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - AP L = Somme dûe par le locataire. Le montant de l’AP L auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module Base / Locataire, onglet Bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’AP L et opère automatiquement la soustraction. ● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer 76 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société S’agissant d’un locataire bénéficiaire des AP L, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CAF (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CAF-AP L puis Encaisser AP L) ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. Rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des AP L via le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures Appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des AP L. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des AP L. 2nd étape L’encaissement du versement de la CAF s’effectue depuis le Module Loyers / Appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CAF-AP L’ et ‘Encaisser AP L’. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / Historique. ● Consultation des encaissements ● Fonction de compensation Lorsque le montant de l’AP L versé par la CAF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module Base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’AP L afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. Ne pas oublier de rétablir le montant des AP L perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / Historique et afficher le sous-onglet CAF-AP L. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / Historique, sous onglet CAF-AP L) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. Si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / Historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CAF. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CAF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton Supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CAF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. Dans l’exemple ci-dessus : • l’Appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CAF • le versement effectif de la CAF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 Saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 Année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 Année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ● Données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module Base / Annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee Si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne R. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne R affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module Base / Annexe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’Appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / Appel, bouton Nouvel Appel). ● Générer un appel de loyer avec révision ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable Dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) Sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘Prochain loyer’. Si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IRL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. Sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. Note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / Révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer Trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / Révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer Tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module Base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de Dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ● Clôre le bail du locataire sortant Avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. Dans le module Base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. Se rendre dans le Module Base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet Bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. Pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module Outils / Paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ● Masquer les locataires sortis © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ● Premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘Recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case Recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. Début de bail : le bail débute en cours de mois. Règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / Alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. Une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de Bail Pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘Avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire). Ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘Relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (AR ou non) Se rendre dans le Module Loyers / Alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘Avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 Dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. Sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ● Imprimer un courrier de relance © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / Document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. Pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par Adobe Acrobat Reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) Pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. Dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le Document à visualiser • cliquer sur le bouton Document Note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre III - GESTION DES CHARGES 90 A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ● 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ● 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ● Calculer la régularisation des charges 96 ● Régulariser les charges 99 C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ● La répartition par compteur 100 ● Paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ● 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module Base / Fournisseurs). Pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. Sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘Nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘Ajouter ligne’. Saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. Notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la Table des Codes charges du Module Base / Annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. Dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘Régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. Si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / Règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE Une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - Rdc droite : 10 - Rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 Pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. Deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ● 1ère étape : création de la Grille de répartition Pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module Base / Immeuble. Sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton Ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le libellé de la Grille (exemple GENERA L) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). Note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : affectation des quotes-parts Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton Tantièmes Pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module Base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (Rdc droite dans notre exemple). Par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 Afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge IMPORTANT ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. Pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le Document informatif fourni dans le Module Documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module Base / Annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. Recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECART indique 0). Cliquer sur le bouton Répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module Base / Lot via le bouton Tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider Une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / Répartition et sélectionner la facture à répartir. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. IMPORTANT ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la répartition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 A l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ● Calculer la régularisation des charges Une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / Régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. Sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘Détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. Dans le Module Loyers / Régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. Saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘Régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘Détail des charges’... Appel de régularisation des charges 98 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ● Régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. Pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. Pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation Journal des régularisations 99 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel A partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ● Paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ● La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. LOT 1 : Locataire avec compteur particulier LOT 2 : Locataire avec compteur particulier LOT 3 : Locataire avec compteur particulier LOT 4 : Locataire avec compteur particulier LOT 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € Propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ● 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module Base / Lot. 3 - Dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. Répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - Une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton Retour. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / Relevés. 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. Sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au Détail. 4 - Sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton Ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton Nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le Type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. Recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs IMPORTANT ! Pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / Relevés. 3 - Un nouveau relevé apparaît dans la Fenêtre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur Ouvrir pour accéder au détail. Sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de Détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. 104 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton Nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le Type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / Répartition. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. Dans la Fenêtre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre Répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ Type • choisir la nature du compteur (EAU dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / Historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / Document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton Document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (Adobe), .jpg / .gif (images). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre IV - comptabilité, Trésorerie, tva et d.r.f. 107 A / Gestion de la comptabili té 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 B / Gestion de la trésorerie 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / Décl aration de tVA 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ● Régime réel 113 ● Régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ● Choix du régime de TVA 114 ● TVA déductible 114 ● TVA collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Gestion de la Comptabili té Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). Au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / Journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. Des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) Au démarrage, le Module Comptabilité / Journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. Note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complétée via le Module Base / Annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / Historique et Charges / Historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) Au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou Revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures Au démarrage, le Module Comptabilité / Balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées Au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. Une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. Pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture. Dans la fenêtre intitulée ‘Saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs Journal, Date, le nom de la pièce (N° de chèque, N° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 Une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. Sélectionner le N° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 Si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton Supprimer. Dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du Plan comptable) • reporter les A NOU VEAU des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) Avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton Balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) Pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces B / Gestion de la Trésorerie Le Module Trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts Pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton Préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider Sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le Bouton ‘Toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / Appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / Règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module Trésorerie / Remise permet ensuite de regrouper sur une Banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. Notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton Supprimer) n’affecte pas les règlements 111 Pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module Trésorerie / Historique. L’affichage : • s’organise par Banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) Pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton Rapprocher : • cliquer sur le bouton Rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / Prêts. Pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • Saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies Notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 Pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir échéances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) A partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un Taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton Réviser taux) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / Décl aration de TVA ● Régime réel Le logiciel prépare les déclarations de TVA, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de TVA collectée le montant de TVA déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € Service fiscaux facture règlement facture FACTUR E 100 € dont 19,6 € TVA LOY ER 500 € dont 98 € TVA appel règlement loyer ● Régime réel simplifié (tva collectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ● Choix du régime de TVA ● TVA déductible La TVA déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘Taxe (%)’. Note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module Base / Annexe, liste des Taux. ● TVA collectée La TVA collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / Appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à TVA la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module Base / Locataire, onglet TVA / CRL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié Note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • Si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de TVA, sélectionner ‘PAS TVA’ • Si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module Base / Annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié Une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux Services fiscaux, via le Module TVA / Paiement TVA. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de TVA déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel La TVA se déclare dans le Module TVA / Déclaration TVA. S’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • TVA collectée • TVA déductible • arrondi • règlement TVA Cliquer sur le bouton Régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de TVA s’effectuera ultérieurement via le Module TVA / Déclaration TVA : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module TVA / Justificatif TVA permet d’afficher le détail des montants de TVA collectée et déductible. Afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de TVA. 116 Tableau récapitulatif de la TVA collectée (classement chronologique) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité Standard permet de remplir une Déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. Se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton Préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la Déclaration fiscale au format PD F (nécessite l’application Adobe Acrobat Reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de Déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module DR F est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la DGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module DR F (exemple 2006) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauveg arde des données 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 B / Re stauration des données de sauveg arde 120 C / suppression des données de démonstration 120 D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121 E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té 121 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 A / SAU VEGARD E des données La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu Outils, en sélectionnant “Sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire Sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “Sauvegarder à la fermeture” du menu Outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire Sauvegarde et portent l’extension .zip. Par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le Bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un CDR om ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé USB plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / restauration des données de sauveg arde La fonction ‘Restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. Dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Restaurer’. Avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur Quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre Ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire Sauvegarde. Si les données se situent dans un emplacement différent, dérouler le menu ‘Regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton Ouvrir. 120 C / Suppression des données de démonstration Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘RA Z de toutes les tables’ (menu Outils) provoque - qu’il s’agisse des données de démonstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé DEMO.zip peut être restauré. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Compression des table s et mi se à jour de la structure E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té 121 Deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (EBP Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu Outils Pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. Nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module Analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. Annexe - liste des documents éditables 122 ● DO CUMENTS RECAP ITU LAT IFS ISSUS DU MODU LE ANA LYS E Le Module Analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module Analyse / Appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module Analyse / Règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux Pour chacun des Modules Analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce Pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CTR L + clic (sélection ligne à ligne) et MAJ + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires Base / Propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots Base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des AP L • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire Base / Locataire ou Loyers / Départ Récapitule sur une page A4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) Historique des mouvements Base / Locataire ou Loyers / Départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques Base / Banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs Base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (Assurances, plomberie, EDF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles Base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges Base / Annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités Base / Annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements Base / Annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements Base / Annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la Déclaration fiscale des revenus fonciers. Note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus Base / Annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux Base / Annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux Achat (AC), A nouveau (AN ), Banque (BQ ), Opérations diverses (OD ) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur Base / Annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers Base / Annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux Base / Annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: Déclaration foncière Taux 1, 2, 3, 4 , 5, Droit au bail, Taxe additionnelle, Amortissement Perissol et Besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de TVA Base / Annexe Imprime la liste des taux de TVA saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. Plan comptable Base / P.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des Associés Base / Associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en SCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des Soldes initiaux - Compte locatif Base / Soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des Soldes initiaux - Compte garantie Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte CAF Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux AP L du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte fournisseur Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des Soldes initiaux - Compte banque Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. Journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. S’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. Journal des appels Loyers / Appel Impression de la liste des Appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’AP L et la TVA Journal détaillé des appels Loyers / Appel Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période Journal des encaissements AP L Loyer / Encaissement (sous-onglet CAF-AP L) Impression de la liste des encaissements d’AP L. Ce document indique : • les appels et encaissements d’AP L • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des quittances Loyers / Quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’AP L et de TVA • la somme du montant de toutes les quittances Journal détaillé des quittances Loyers / Quittance Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Historique (= historique compte lcatif) Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage Situation du compte Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) Historique Compte AP L Loyers / Historique Impression de la liste des montants d’AP L versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / Révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) Journal des régularisations de charges Loyers / Régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à régulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée Journal des régularisations planifiées Loyers / Régularisation (Attente Appel) Affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Contrats 1 - 2 Loyers / Alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Fin de Bail Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Impression de la liste des Baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). Historique des documents locatifs Loyers / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / Autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (générés via le Module Loyers / Autres revenus) 125 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge Journal des règlements de charges Charges / Règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé Historique Compte fournisseur Charges / Historique ou Charges / Analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements Relevés de compteurs (= Détail de tous les relevés) Charges / Relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates Relevés de compteurs (= Détail du relevé sélectionné) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. Relevés de compteurs (= Relevés à remplir) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. Journal des charges réparties Charges / Répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot Historique des documents fournisseurs Charges / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) Journal des remises en banque Trésorerie / Remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. Historique compte banque Trésorerie / Historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sélectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts Trésorerie / Prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le propriétaire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement Historique des documents Trésorerie Trésorerie / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / Journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition Balance (= Balance générale) Comptabilité / Balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance Débit / Crédit. Edition Balance (= Balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / Balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. Détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition Balance (= Balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. Pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la TVA Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. Pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts Récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des revenus générés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la TVA, ... Récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des charges réglées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. Déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module DR F Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. Toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la DGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module DR F (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT , TT C, et la part de TVA. 127 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT , TT C, et la part de TVA. Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. TVA à reporter TVA / Déclaration TVA ( sous-onglet A reporter) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter TVA à verser TVA / Déclaration TVA (sous-onglet A verser) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser Journal des paiements de TVA TVA / Paiement TVA Impression des acomptes de TVA versés aux services fiscaux (régime réel simplifié) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu Bail habitation Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Bail commercial Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- commerçant (6 pages), personnalisable. Bail professionnel Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux Base / Locataire ou Loyer / Départ Document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. Domiciliation bancaire Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / Révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux Services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé Reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) Remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Avis d’échéance pleine page Loyers / Appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et Provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. Avis d’échéance tiers de page Loyers / Appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. Avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / Appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. Avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / Appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / Appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un Avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. Quittance et avis d’échéance Loyers / Appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / Appel ou Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / Révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). Reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. Remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). Remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). Quittance pleine page Loyers / Quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés Quittance tiers de page Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. Quittance sur pré-imprimé Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. Quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / Quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Rappel (= relance) Loyers / Historique ou Loyers / Alerte Document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. Note : dans le Module Loyers / Alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. Situation de compte Loyers / Historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. Domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Domiciliation bancaire - Révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. Révision prélèvement banque Loyers / Révision Document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / Régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. Ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Détail des charges locatives Loyers / Régularisation Document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. Détail des acomptes Loyers / Régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Document identique au précédent mais au format tiers de page. Relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé Trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. Attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. Attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. Attestation de ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. Attestation de Contrat d’entretien Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Renouvellement Bail habitation Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Renouvellement Bail commercial Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. Renouvellement Bail professionnel Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Renouvellement location meublée Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Renouvellement location parking Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘Appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). Appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. Relevés de compteurs (= Bordereaux individuels à remplir) Charges / Relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133 Aide EBP Devis & Facturation Table des matières Félicitations !........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site........................................................................................................3 Limitation de garantie.........................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence...................................................................................................................................5 Les pages..........................................................................................................................................5 Installation...........................................................................................................................................7 Configuration minimale........................................................................................................................7 Installation du logiciel..........................................................................................................................7 Installation depuis le CD-ROM EBP.....................................................................................................7 Répertoires d'installation.....................................................................................................................8 Lancement du logiciel..........................................................................................................................8 Code d'activation................................................................................................................................8 Comment obtenir le code d'activation?................................................................................................9 Saisie du code d'activation................................................................................................................9 Guide d'utilisation................................................................................................................................11 Comment commencer ?.....................................................................................................................11 Présentation de l'interface...............................................................................................................11 Comment gérer le Recupel?.............................................................................................................11 Le dossier de démonstration............................................................................................................12 Création d'un nouveau dossier.........................................................................................................12 Saisie des fiches............................................................................................................................13 Tout est prêt !...............................................................................................................................14 Les devis.........................................................................................................................................14 Comment saisir un devis ?..............................................................................................................14 Comment imprimer un devis ?.........................................................................................................15 Comment envoyer un devis par e-mail ?...........................................................................................15 Comment transférer un devis en facture ?.........................................................................................16 Comment relancer les devis?...........................................................................................................16 Les factures.....................................................................................................................................16 Comment créer une facture ?..........................................................................................................16 Comment imprimer une facture ?.....................................................................................................17 Comment régler une facture ?.........................................................................................................17 Comment créer une note de crédit ?.................................................................................................17 Les factures d'acompte......................................................................................................................18 Principe de fonctionnement.............................................................................................................18 La gestion des règlements clients.......................................................................................................19 Comment enregistrer un règlement ?...............................................................................................19 Echéancier et relances clients..........................................................................................................19 Le transfert en comptabilité...............................................................................................................20 Les données à renseigner avant transfert..........................................................................................20 Comment transférer en comptabilité ?..............................................................................................20 Les impressions................................................................................................................................20 Comment personnaliser les documents ?...........................................................................................20 Comment ajouter un logo ?.............................................................................................................21 Les principales impressions.............................................................................................................21 Historiques et statistiques..................................................................................................................21 Comment obtenir un historique des ventes ?.....................................................................................21 Quelles statistiques peut-on obtenir ?...............................................................................................21 L'import / export de fichiers...............................................................................................................21 Comment importer un fichier ?........................................................................................................21 Comment exporter un fichier ?........................................................................................................22 Sauvegarde / restauration.................................................................................................................22 Comment sauvegarder les données ?................................................................................................22 Comment restaurer ?......................................................................................................................22 Manuel de référence............................................................................................................................23 Caractéristiques générales et ergonomie..............................................................................................23 Menus et barres d'affichage.............................................................................................................23 Les listes.......................................................................................................................................25 Les masques de saisie....................................................................................................................28 Fichier.............................................................................................................................................29 Nouveau.......................................................................................................................................29 Supprimer.....................................................................................................................................31 Données..........................................................................................................................................31 Clients/ Prospects..........................................................................................................................31 Historique clients/prospects.............................................................................................................34 iii Aide Devis & Facturation Fournisseurs..................................................................................................................................35 Contact tiers..................................................................................................................................36 Article...........................................................................................................................................37 Famille article................................................................................................................................40 Unité............................................................................................................................................40 Civilité..........................................................................................................................................40 Barème Recupel.............................................................................................................................40 Famille Client / Prospect.................................................................................................................41 Familles Recupel............................................................................................................................41 Mode de règlement........................................................................................................................41 Banque.........................................................................................................................................42 Code postal...................................................................................................................................42 Régions........................................................................................................................................43 Pays.............................................................................................................................................43 Traitements.....................................................................................................................................43 Documents de vente.......................................................................................................................43 Règlements...................................................................................................................................48 Nouveau règlement........................................................................................................................48 Echéancier....................................................................................................................................49 Transfert en comptabilité................................................................................................................50 Tableau de bord.............................................................................................................................51 Statistiques...................................................................................................................................51 Impressions.....................................................................................................................................52 Les boîtes d'impression...................................................................................................................52 L'aperçu avant impression...............................................................................................................52 Les propriétés des impressions........................................................................................................53 Outils..............................................................................................................................................54 Sauvegarde...................................................................................................................................54 Restauration..................................................................................................................................54 Import..........................................................................................................................................55 Export..........................................................................................................................................56 Maintenance..................................................................................................................................57 Epuration dossier...........................................................................................................................58 Options.........................................................................................................................................58 Internet........................................................................................................................................66 Journal d'événements.....................................................................................................................66 Envie de plus de fonctionnalités ?..........................................................................................................67 Assistance technique............................................................................................................................71 Nous contacter....................................................................................................................................73 iv Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis .rtf qui sera proposé à l'installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis la dernière mise à jour y seront consignées. 1 Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice 3 Aide Devis & Facturation dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis & Facturation Pratic. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractérisées par une petite icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante: Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits, Espace disque libre : 500 Mo, Imprimante laser ou jet d'encre supportée par Windows, Internet Explorer 6 Les systèmes d'exploitation supportés sont : Windows XP SP2 Windows Vista SP1 * Remarque Windows® XP, Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'installation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits Installation du logiciel Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. L'écran d'accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. Sélectionnez Installation du logiciel. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Ventes. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 7 Aide Devis & Facturation En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le lancer. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite. Répertoires d'installation Les répertoires d'installation par défaut d'EBP Devis & Facturation Pratic sont les suivants : Program Files\EBP\Ventes Dans ce sous-repertoire, sont installés tous les fichiers programmes et exécutables. Répertoire partagé par tous les utilisateurs du poste Il s'agit du répertoire C:\Documents and Settings\All users\Application Data\EBP\Ventes Remarque Dans certains cas, la procédure d'installation modifie les droits paramétrés par défaut sous Windows pour ce répertoire partagé. Ils passent en Lecture/écriture pour tous les utilisateurs. Dans ce répertoire, sont stockés votre dossier (la base de donnée au format Microsoft Access), les modèles d'impressions fournis avec le logiciel et ceux que vous personnaliserez, et les fichiers de configuration du logiciel. Cette procédure d"installation vous permet d'utiliser le logiciel quels que soient les droits qui vous ont été alloués sous Windows (que vous soyez administrateur, simple utilisateur, ou utilisateur avec des droits restreints sur votre machine). Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis & Facturation Pratic 2010. Remarque EBP Devis & Facturation Pratic fonctionne sous Windows 2000, XP et Vista. et Dans le cas où vous installez le logiciel sous les environnements 98, NT, ME ou 2000 et vous décidez de migrer vers Windows XP, il n'est pas nécessaire de réinstaller le logiciel. Toutefois, si le compte Utilisateur de Windows que vous utilisez est de type restreint, un message d'avertissement apparaîtra au moment où vous lancerez le logiciel après avoir installé Windows XP. En effet, les bons privilèges devront être remis à jour et seul l'administrateur de la machine est habilité à effectuer cette opération. Pour mettre à jour les privilèges, l'Administrateur devra lancer EBP Devis & Facturation Pratic et activer l'option disponible dans le menu Outils - Maintenance - Mettre à jour les droits du répertoire des données. Code d'activation Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version bridée. Cela signifie qu’il est limité en 40 jours et les impressions porteront la mention Démonstration. 8 Installation Au-delà de cette limite, le logiciel vous affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Comment obtenir le code d'activation? Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Saisie du code d'activation Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Choissisez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'activation vous avez alors accès aux zones suivantes : Nom de l'entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier " Licence d’Utilisation" en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le "Licence d’Utilisation" joint avec la boîte du logiciel. Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel... Code d'activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code (ex.: 2008 monoposte). Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant: le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 9 Guide d'utilisation Comment commencer ? Présentation de l'interface EBP Devis & Facturation évolue dans un environnement Windows 2000 ou supérieur. Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien: Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. Une barre de navigation (sur le côté droite de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. Une barre d’état (en bas de l'écran) rappelle le nom de la base ouverte. Une gestion des listes associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie Des boutons identiques dans chaque fenêtre pour enregistrer vos saisies. Comment gérer le Recupel? Depuis juillet 2001, une solution est prévue pour l'obligation de reprise pour les fabricants et importateurs d’appareils électriques et électroniques. L’asbl Recupel a été créée pour organiser la collecte et le recyclage des Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques (‘DEEE’) partout en Belgique. Pour ce faire, Recupel collabore étroitement avec les détaillants, les communes, les intercommunales et les entreprises d’économie sociale, ainsi qu’avec des entreprises spécialisées dans le transport et le traitement écologique des appareils. Dans EBP Devis & Facturation Pratic, le paramétrage de la gestion du Recupel s'effectue en plusieurs étapes. Définition du Recupel Le montant du Recupel comme intégrer au prix de l'article (dont Recupel). Création du barème Recupel Pour créer le barème, vous avez la possibilité de : saisir les fiches que vous souhaitez, sélectionnez "créer le barème Recupel" lors de la création de dossier, importer le barème. Utilisation du barème Recupel Sur la fiche article Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche Article. Le montant de cette Recupel est TTC. Le prix de vente TTC de l'article contient le montant du Recupel. 11 Aide Devis & Facturation Remarque Si vous souhaitez que le montant du Recupel que vous avez sélectionné soit intégré dans le prix de vente TTC de l'article vous devez modifier manuellement ce prix. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un article dans un document (Devis, Factures, Notes de crédits), le barème du Recupel associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total Recupel TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. Vous avez la possibilité de changer ou supprimer ce barème sur chaque ligne article. En pied de chaque document (Devis, Factures, Note de crédit)vous avez le montant total du Recupel inclus dans le Total TTC de la pièce (Dont Recupel...). Impressions A partir de la liste des barèmes et du menu Impression - Données - Barème Recupel, il est possible d'imprimer la liste des barèmes Recupel. Sur tous les modèles d'impression des documents (Devis, Factures,Notes de crédits), lorsque du Recupel est appliqué, une phrase supplémentaire s'imprime après chaque ligne article concernée. Il en va de même en pied de document afin d'indiquer la somme total du Recupel. Par le menu Impressions - Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. Le dossier de démonstration Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Société de démonstration0700.emd, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité. Cette page s'affichera également à l'ouverture de votre dossier (hormis la première fois que vous le créez, puisqu'aucune donnée n'a été encore saisie dans le dossier) Création d'un nouveau dossier Comment créer un nouveau dossier ? Pour créer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sélectionner directement l'option Ouvrir ma société depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel. Vous devez ensuite suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création de dossier. Après la création de votre dossier, cliquez sur Fermer. Les options importantes à renseigner 12 Guide d'utilisation Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : Numérotation Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..à utiliser si vous le souhaitez. Sauvegarde Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Articles Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Logo Option non indispensable mais très pratique. Vous insérez l'image du logo de votre société ici, et tous vos documents (devis, factures..) le reprendront automatiquement. Décimales Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Comptabilité Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. TVA Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. Saisie d'un mot de passe EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de passe. Pour cela, placez-vous dans le menu Outils - Options - Mot de passe. Saisie des fiches Fiches Diverses Toutes les données accessibles par le menu Données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Par exemple, les articles que vous saisirez dans vos documents de vente pourront être automatiquement intégrés dans votre fichier article, et vous pourrez accéder à la fiche pour la compléter. Dans les fiches diverses, vous avez la possibilité de créer : Articles Familles Unités Civilités Modes de règlements Banques Codes postaux Régions Pays 13 Aide Devis & Facturation Remarque A la création du dossier, l'assistant vous propose de créer automatiquement les fiches codes postaux, régions et pays. De même, les principales civilités les plus utilisées sont déjà créées par défaut. Clients et prospects Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : Sélectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation Par le menu Données - Clients /prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remarque Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clique sur l'option Transférer en client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille, et sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales informations concernant votre client dans l'onglet Détail. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Fournisseurs EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de créer vos fournisseurs. Pour accéder à la liste des fournisseurs, vous devez vous placer dans le menu Données - Fournisseurs. Pour créer un fournisseur, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille. Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans l'onglet détail. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos devis, comment les transférer en factures, comment effectuer le suivi des vos clients, enregistrer vos règlements, imprimer et transférer vos données vers la comptabilité. Les devis Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : l'option Nouveau devis depuis la barre de navigation Le menu Traitements - Nouveau devis Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. 14 Guide d'utilisation Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...) La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqué dans les options. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : d'une barre d'outils juste au dessus de la grille. Le bouton Saisie Plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes sont à votre disposition. d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou bien d'un document à un autre. Le pied Le pied est la partie Totalisation du devis. Vous avez la possibilité d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et de saisir une remise. Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : TVA et Compléments. Le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, , les montants totaux en contre valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Comment imprimer un devis ? EBP Devis & Facturation Pratic vous offre un large de choix de modèles d'éditions pour vos impressions de devis. Vos modèles reprennent automatiquement le logo de votre société paramétré dans les options du dossier, certains modèles impriment les images associées à vos articles... Les modèles de devis sont entièrement paramétrables (police, couleurs, etc...), via le bouton Editer le modèle, disponible dans toutes les boîtes d'impressions du logiciel. L'impression du devis peut être activée : depuis le bouton au bas de la fenêtre du devis (à condition que vous ayez déjà enregistré votre devis) Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis. depuis le bouton Imprimer disponible sur la liste des devis. Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Comment envoyer un devis par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : 15 Aide Devis & Facturation En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseignée l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. Comment transférer un devis en facture ? Pour cela, vous devez suivre les étapes du transfert de document. La facture se présente exactement comme le devis. Dans le bouton Complément au bas de la fenêtre, un commentaire indiquera de quel devis est issue cette facture. Remarque Le devis transféré ne sera plus modifiable et son état sera marqué comme "accepté". Comment relancer les devis? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez les critères et le modèle que vous souhaitez et validez. Les factures Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : l'option Nouvelle facture depuis la barre de Navigation Le menu Traitements - Nouvelle facture Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une nouvelle facture apparaît à l'écran. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement, afin de calculer la date d'échéance. 16 Guide d'utilisation Le corps Le corps de la facture est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles. Pour faciliter la saisie, vous disposez : d'une barre d'outils juste au dessus de la grille. Le bouton Saisie Plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes sont à votre disposition. d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou bien d'un document à un autre. Le pied Le pied est la partie Totalisation. Vous avez la possibilité d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et de saisir une remise. Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : TVA et Compléments. Le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, , les montants totaux en contre valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Vous pouvez aussi saisir une facture d'acompte et son règlement, depuis l'onglet Acomptes. Comment imprimer une facture ? EBP Devis & Facturation vous offre un large de choix de modèles d'éditions pour l' impression de vos factures. Vos modèles reprennent automatiquement le logo de votre société paramétré dans les options du dossier, certains modèles impriment les images associées à vos articles... Les modèles de factures sont entièrement paramétrables (police, couleurs etc...) L'impression d'une facture peut être activée : depuis le bouton au bas de la fenêtre de la facture (à condition que vous ayez déjà enregistré votre facture) depuis le Traitements - Factures et le bouton Imprimer depuis le menu Traitements - Documents d'achats - Factures et le bouton Imprimer pour les documents d'achat. Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Comment régler une facture ? Si vous avez rattaché un mode de règlement à votre client, les échéances sont automatiquement calculées. Vous pouvez les consulter à partir de l'onglet Echéances de votre facture. Vous pouvez aussi les modifier ou en ajouter. Vous disposez dans la barre de navigation, du raccourci Nouveau réglement. Cette option vous permet d'enregistrer directement le règlement de votre échéance. Par la suite, vous pouvez, depuis la liste des factures, cliquer sur l'option Règlement de votre barre de navigation, ou encore, vous placer directement dans le menu Traitements - Règlements. Vous arrivez alors dans la saisie d'un nouveau règlement. Comment créer une note de crédit ? Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. 17 Aide Devis & Facturation Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements - Nouvelle Note de crédit . Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements. Les factures d'acompte Principe de fonctionnement Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué sur les commandes à livrer, les travaux à effectuer ou les services à rendre. Le cas traité dans le logiciel correspond aux acomptes à court terme. Quelle solution vous propose EBP Devis & Facturation Pratic ? Création d’une facture d'acompte A partir de la liste des documents de vente, dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilité d'indiquer les coordonnées de votre client, une description, et de saisir le montant HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA à appliquer. A la validation de la facture, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le mode de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. La facture d'acompte est modifiable (et peut être supprimée) tant qu'elle n'a pas été transférée en comptabilité ou qu'elle n'est pas rattachée à une facture. Elle peut être imprimée à partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document. Rattachement de l'acompte à la facture finale Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Dans le cas où l'acompte versé est supérieur au montant de la facture, créez un avoir d'acompte (depuis la liste des documents de vente, en transférant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi à la facture finale. Impression de la facture finale Sur votre facture*, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux : du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. *Les modifications ont été réalisées sur tous les modèles de factures d'origine livrés avec EBP Devis & Facturation Pratic Transfert comptable de la facture d'acompte Dans les options du dossier, partie Comptabilité - Tiers, de nouveaux comptes ont été ajoutés pour la comptabilisation des factures d’acomptes. Le compte de TVA en attente et le compte Tiers pour les acomptes. Le transfert en comptabilité de la facture d'acompte s'effectuera selon le modèle suivant : La facture d'acompte 400000 Client au débit pour le solde TTC à payer 451000 TVA au crédit pour le montant de la TVA 460000 Acompte au crédit pour le montant de l'acompte à recevoir Règlement de l'acompte 555000 Banque au débit TTC 400000 Client au crédit TTC Facture finale 400000 Client au débit pour le solde de la facture finale TTC 461000 Acompte au débit pour le montant de l'acompte versé 451000 TVA au crédit pour solder la TVA 700000 Ventes au crédit HT du montant total des ventes. 18 Guide d'utilisation Règlement de la facture 40000 Clients TTC au crédit du montant de la facture finale 55000 Banque au débit TTC. Remarque Les factures d’acomptes n’apparaissent pas dans les éditions de statistiques, ni les historiques clients. Par contre, vous trouverez une édition de la liste des factures d’acomptes (menu Impression, liste des pièces), un journal des factures d’acomptes. Remarque L'écriture à passer dans le journal d'OD pour solder le compte 460000 par le compte 461000 doit être passée directement en comptabilité. La gestion des règlements clients Comment enregistrer un règlement ? Pour saisir un règlement client, vous pouvez : Vous placer dans le menu Traitements - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Faire appel au menu Traitements - Nouveau règlement. Utiliser l'option Nouveau Règlement de la barre de navigation. Vous renseignerez alors les informations concernant votre client, le montant du règlement reçu et vous pourrez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes, en saisissant le montant à affecter sur les lignes correspondantes. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Echéancier et relances clients La saisie de vos factures et règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier et les relances clients. L'échéancier clients Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Echéancier, qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez également imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - Echéancier Clients. Les relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Remarque Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de relance et fixer la date à laquelle vous souhaitez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'échéance dûe arrive à terme. Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Règlements - Relance et saisir les paramètres souhaités. 19 Aide Devis & Facturation Le transfert en comptabilité Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements: Dans le menu Options, les journaux et les comptes généraux comptables peuvent être désignés par défaut. Les comptes généraux et journaux comptables plus spécifiques que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches données : Données - Articles - Comptes Données - Clients/Prospect - Comptabilité Données - Banques - Comptes, pour l'écriture de règlements clients. Comment transférer en comptabilité ? EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de transférer vos écritures comptables en comptabilité (factures et notes de crédit) et de règlements. Remarque Vous pouvez aussi générer un fichier d'écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, BOB, Winbooks, Popsy et Solid data. Pour réaliser le transfert, vous devez renseigner un certain nombre de données. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert (pour la date, le fichier, et le type d'écritures à transférer) et lancer la procédure. Remarque Le logiciel prend, prioritairement, les comptes généraux et journaux comptables indiqués dans les fiches données (articles, banques, clients). Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris par défaut pour les besoins du transfert des écritures. La procédure de transfert crée un fichier de type texte, que votre logiciel EBP Comptabilité pourra intégrer. Les impressions Comment personnaliser les documents ? EBP Devis & Facturation Pratic est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Vous pouvez accéder au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle dans toutes les boîtes d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramétrage du modèle sélectionné dans la boite d'impression. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles. N'hésitez pas à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. 20 Guide d'utilisation Comment ajouter un logo ? Les modèles d'impressions des documents sont prévus pour afficher le logo de votre société. Pour insérer votre logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modèles via le générateur d'état. Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils. Les principales impressions Un grand nombre de modèles d'impressions sont disponibles dans le logiciel. Tous les documents et données de bases peuvent être imprimées depuis le menu Impressions ou directement depuis les listes, fiches ou documents affichés à l'écran. Vous disposez de plusieurs modèles d'impression pour les documents : des modèles en TTC, des modèles prévus pour du papier pré-imprimé, des modèles classiques ou en couleur... Vous pouvez connaître à tout moment l'état de votre activité financière, en consultant vos échéances, et règlements Envoyez un dossier complet à votre expert comptable avec l'impression du dossier expert comptable. Relancez régulièrement vos devis, et les clients qui doivent vous régler des factures. Prévoyez et anticipez vos ventes grâces aux statistiques sur les ventes articles et les clients. Historiques et statistiques Comment obtenir un historique des ventes ? Depuis le menu Données - Historique clients/fournisseurs vous pouvez obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Quelles statistiques peut-on obtenir ? EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d'obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau, sous forme texte ou Microsoft Excel. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Statistiques, choisir la statistique que vous souhaitez obtenir, ainsi que les différents filtres à appliquer, et naviguer entre les onglets Données et Graphiques. L'import / export de fichiers Comment importer un fichier ? La plupart des données de base du logiciel peuvent être importées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, articles, familles, etc.. Remarque L'importation de fichier ajoute des données dans votre fichier existant et n'écrase pas celles qui existent déjà. Par contre, en cas de mise à jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier articles avec de nouveaux tarifs), les champs des données ayant le même identifiant (ou code) seront actualisés par celles du nouveau fichier. Vous devez définir pour chaque fichier, la forme (délimitée ou non), le séparateur, et les colonnes que vous souhaitez importer. 21 Aide Devis & Facturation Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et suivre une à une les étapes de l'assistant d'importation de données. Comment exporter un fichier ? La plupart des données de base du logiciel peuvent être exportées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, articles, familles, etc... Vous devez pour chaque fichier la forme (délimitée ou non), le séparateur, et les colonnes que vous souhaitez exporter. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une à une les étapes de l'assistant d'exportation de données. Sauvegarde / restauration Comment sauvegarder les données ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). *La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez posséder un CD-ROM vierge, un graveur et un utilitaire permettant de graver vos données. Sauvegardez le fichier correspondant à votre dossier (Par défaut, il se situe dans PROGRAM FILES\Ventes-\Data\ sur votre disque dur) Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Attention Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. 22 Manuel de référence Caractéristiques générales et ergonomie Menus et barres d'affichage Modification des menus Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non les menus les plus souvent utilisés (pour éviter d'avoir à l'écran une longue liste d'options) Les options de la barre de navigation peuvent aussi être déplacées. Remarque Vous pouvez à tout moment revenir à l'affichage standard des menus. Pour cela, vous devez lancer l'option Réinitialisation à partir du menu Affichage/Barres d'outils. Modification du contenu des menus Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet commande, vous avez deux fenêtres : à gauche, vos menus principaux et à droite, vos sous menus. Pour déplacer un sous-menu, d'un menu à l'autre, il suffit de le sélectionner et de le glisser-déplacer, à l'aide de la souris, vers le menu souhaité, en haut de l'écran du logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directement dans la barre d'application. Affichage des sous-menus récemment utilisés Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-à-dire ceux utilisés récemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Affichage - Barre d'outils - Personnaliser et dans l'onglet Options, cocher ou décocher la zone Afficher en haut des menus les dernières commandes utilisées. Options de la barre de navigation Les raccourcis disponibles dans la barre de navigation peuvent être déplacés d'une partie à une autre par un simple Glisser-déplacer, à l'aide de la souris Remarque Les options de la partie contextuelle appelée Navigation ne sont pas modifiables car elles sont liées à la fenêtre ouverte dans le logiciel. Astuce Vous pouvez aussi plier certaines parties de votre barre de Navigation si vous ne les utilisez pas en cliquant sur l'icône . Ce paramétrage sera conservé même après fermeture et réouverture de votre dossier Les barres d'affichage Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage des barres de fenêtres, barre de navigation, et barre de statut. Pour cela, il suffit de cliquer sur le sousmenu correspondant du menu Affichage. Si la barre était déjà cochée, la coche disparaît et la barre sélectionnée s'efface. Et inversement si la barre n'était pas cochée. Remarque Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre écran de travail. Si vous souhaitez définir un type d'affichage par défaut, vous devez le paramétrer dans les options générales. 23 Aide Devis & Facturation Les boites de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions éléments, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs : Couper Permet de couper la partie de texte sélectionnée Copier Permet de copier la partie de texte sélectionnée Coller Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie de texte précédemment copiée (dans le logiciel ou dans une autre application) Couleur Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné Italique Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné Souligné Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné Gras Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné Police Cliquez sur cette icône pour choisir la police à appliquer sur le texte sélectionné Barré Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné Orthographe Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe dans votre texte. Remarque Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Par le clic droit de la souris, des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été notées. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Réinitialisation des menus Si vous souhaitez retrouver la liste des menus telle qu'elle était lors de la première ouverture du logiciel, vous devez sélectionner l'option Réinitialisation, à partir du menu Affichage/Barres d'outils. 24 Manuel de référence Les listes Gestion des listes Une liste se présente comme un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. Toutes les listes ont un comportement commun que nous détaillons ci-dessous. Sélection d'une donnée dans une liste Pour sélectionner un élément dans une liste, vous devez cliquer dessus à l'aide de la souris, ou bien vous déplacer à l'aide des flèches haut et bas de votre clavier. Devant la donnée sélectionnée, apparaît une petite flèche dans la première colonne. Si vous avez coché l'option de Multi-sélection dans les options générales, vous pouvez sélectionner simultanément plusieurs données dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intégrer dans un document). Recherche dans la liste Il existe plusieurs méthodes pour rechercher une information. La recherche simple. Sélectionnez dans la zone de saisie du haut, une des colonnes affichée dans la liste et indiquez sa valeur ou les premiers caractères correspondant à la valeur recherchée. La liste est automatiquement filtrée selon les critères saisis. Recherche sur une des colonnes de la liste [Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition à laquelle doivent répondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accès à toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitée dans la colonne Valeur et faites la sélection de la condition dans la colonne Opérateur, puis utilisez les boutons Précédent et Suivant pour faire défiler les éléments répondant à la condition. Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes de votre choix. En utilisant le Tri simple Le menu contextuel Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les principales fonctions utiles avec entre autres, l’accès aux propriétés et à la gestion des fiches de données. Propriétés des listes Le menu contextuel + Propriétés donne accès à plusieurs onglets : Colonnes, Filtres et Tris qui permettent respectivement de modifier l’affichage et le choix des colonnes, d’appliquer des filtres et des tris dans vos listes. Largeur de colonnes Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de séparation des deux colonnes, et déplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'étirer ou diminuer la largeur de la colonne souhaitée. Pour donner à la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronqué, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. Remarque Vous pourrez également fixer la largeur des colonnes dans les paramétrages de colonnes. Ajout, modification.....de données dans une liste 25 Aide Devis & Facturation Les boutons situés au bas de la liste et le menu contextuel servent à gérer les données (création, modification, suppression, duplication) et à lancer des opérations spécifiques au fichier de données courant. Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser] Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la liste. Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [Entrée] Permet de modifier l'élément sélectionné Permet de dupliquer l'élément sélectionné. Permet d'ouvrir la boite d'impression liée aux données affichées. Supprime l’enregistrement de la donnée courante si celle-ci n’est pas en cours d’utilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr] Remarque Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les clients, il y a les onglets Tous, Clients et Prospects. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous et que vous demandez à ajouter un client, une fenêtre apparaît pour sélectionner le type de tiers à ajouter. Par contre, si vous êtes placés sur l'onglet client, vous ajoutez automatiquement un tiers de type client. Export Excel des données courantes Les données affichées peuvent être exportées au format Excel. Pour cela, il suffit de sélectionner la commande Enregistrer sous des Propriétés de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel à générer. Le fichier sera généré par défaut sur votre bureau mais vous pouvez préciser un répertoire précis. Rafraîchir une grille Lorsqu'une donnée dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + Rafraîchir) permet de réactualiser le contenu de la grille. Propriétés des listes Colonnes Onglet colonnes Cet onglet affiche la liste des paramétrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de colonnes Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de colonnes. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de colonnes. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de colonnes. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de colonnes. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de colonnes s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de colonnes. Remarque 26 Manuel de référence A coté de chacun des paramétrages de colonnes existants, apparaît la colonne Défaut, avec une petite case à cocher. Cochez-la en fonction du paramétrage de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramétrage d'origine, décochez tous les paramétrages. Paramétrage de colonnes Liste des champs Cette liste présente tous les champs rattachés à vos données. Tous peuvent être affichés. Pour sélectionner un champ, double-cliquez dessus à l'aide de la souris, ou bien sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ajouter. Champs sélectionnés Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichées dans votre liste. Astuce Le bouton Standard permet d'ajouter automatiquement toutes les colonnes affichées par défaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez. Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les colonnes sélectionnées. Propriétés Les propriétés permettent de modifier le mode d''affichage de chaque colonne. Italique Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en italique dans votre liste. Gras Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en gras dans votre liste. Largeur permet de fixer la largeur de la colonne : Sélectionnez la colonne dans la partie champs sélectionnés et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone. Filtres Onglet Filtres Cet onglet affiche la liste des paramétrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de filtres Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de filtres. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de filtres. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de filtres. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de filtres. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de filtre s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de filtres. Astuce A côté du nom des filtres créés apparaissent deux cases à cocher : Actif et Défaut. Vous pouvez activer autant de filtres que vous souhaitez..ils apparaîtront sous forme d'onglets supplémentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres créés, cochez la zone Défaut. 27 Aide Devis & Facturation Paramétrage d'un filtre Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et cliquez sur le bouton Ajouter. Le champ apparaît dans la partie Condition, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un champ ou tous les champs sélectionnés de la partie Condition. Puis sélectionnez dans la partie Détail de la condition, pour chaque champ de la partie Condition, l'opérateur et la (ou les) condition(s) souhaitées. Cliquez sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau paramétrage de colonnes et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramétrage apparaît dans l’onglet Filtres. Tris Onglet Tri Cet onglet affiche la liste des paramétrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de tris Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de tris. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de tris. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de tris. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de tris. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de tris s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de tris. Remarque A coté de chacun des paramétrages de tris existants, apparaît la colonne Défaut, avec une petite case à cocher. Cochez-la en fonction du paramétrage de tris que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramétrage d'origine, décochez tous les paramétrages. Paramétrage d'un tri Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un tri et cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaît dans la partie Champs selectionnés, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un, ou tous les champs sélectionnés. Puis choisissez dans la partie propriétés à droite de la fenêtre, le tri que vous souhaitez appliquer (ascendant ou descendant) sur chacun des champs sélectionnés. Cliquer sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramétrage apparaît dans l’onglet Tri. Les masques de saisie Les champs de saisie 28 Manuel de référence Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés : Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. Raccourci clavier [F4]. Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4]. Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse]. Dans les listes déroulantes qui font appel aux fichiers de base (civilité, famille, banque, etc..), vous retrouvez l'option Nouveau, qui vous permet d'accéder directement à la création d'une nouvelle fiche, sans passer par la liste des fiches existantes. Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : [Ctrl]+[Entrée] pour passer à la ligne suivante. [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. Remarque Les zones de texte simple (comme la colonne Désignation dans les documents, ou bien la désignation d'un article) peuvent être enrichies, grâce à la barre d'outils située au dessus de la zone. Vous pouvez appliquer du gras, de l'italique, du souligné ou du barré, et vous pouvez choisir la police et la couleur d'affichage. Les champs inaccessibles sont grisés. Les boutons de validation Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des boutons spécifiques pour faciliter l'enregistrement de vos données. Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte (Dans le corps d'un document, il est intéressant de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup d'articles). Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de sortir de la fenêtre ouverte pour revenir à l'écran précédent. Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Permet d'imprimer la donnée affichée. Fichier Nouveau Assistant de création de dossier Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création du dossier. Répertoire des données du nouveau dossier 29 Aide Devis & Facturation Par défaut, le logiciel propose de créer le nouveau répertoire dans un sous-répertoire DATA du répertoire d’installation du logiciel. Remarque Nous vous conseillons de laisser le chemin indiqué par défaut pour la création de votre dossier. Nom du dossier Cette étape permet d’indiquer la raison sociale de la société ou de recréer le raccourci d’un dossier existant déjà. Données par défaut Nous vous proposons d'intégrer par défaut une liste de pays, départements et codes postaux proposés par EBP Devis et Facturation Pratic. Vous pouvez les décocher si vous ne souhaitez pas les intégrer. Attention Cette opération peut être un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements. Coordonnées du dossier Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Identification de la société Saisissez les N° d'Entreprise, RPM, N.A.C.E, N° TVA et montant du Capital de votre dossier-société. Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les contre valeurs soient affichées dans vos documents et fiches articles. Logo Vous pouvez insérer ici le logo de votre société, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modèles de document avec logo. Pour cela, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre logo a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affiché. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Raccourci pour le nouveau dossier société Cette étape permet de créer une icône donnant directement accès au dossier que vous venez de créer. Astuce L'option de création d'un raccourci sur le bureau est cochée par défaut. Vous pourrez ainsi démarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icône depuis votre bureau. 30 Manuel de référence En fin d’assistant, cliquez sur Terminer. Supprimer Assistant de suppression Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression de dossier. Choix du dossier Attention Cette opération est irréversible ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Pratic à supprimer à l'aide de l'icône , cliquez sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous êtes sûrs de vouloir effectuer cette opération. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sélectionné. Données Clients/ Prospects Client Fiche Client Le client est défini par quatre champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom, la civilité, et la famille. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle famille client ou une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : • Détail Permet de saisir les coordonnées du client et informations financières. Divers Permet d'associer un document. Notes Zone de saisie libre. Détail client Coordonnées Saisissez les coordonnées de facturation du client, ainsi que son code NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône 31 Aide Devis & Facturation Remise Saisissez, en pourcentage, le taux de remise par défaut que vous accordez à votre client. Ce taux sera repris en pied de tous vos documents de vente Gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramétrer les informations financières et comptables concernant votre client. Mode de règlement Sélectionnez à l'aide de l'icône le mode de règlement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, la date d'échéance, et le mode de paiement seront automatiquement calculés. Le Cette zone correspond au jour de règlement de votre client. Ne le renseigner que s'il est différent de celui indiqué dans la fiche mode de règlement sélectionnée ci-dessus. Remarque Le jour de règlement sera pris en compte pour le calcul de l'échéance dans le cas où le mode de règlement sélectionné contient un règlement du type Fin de mois Le ou bien Net Le N° de compte Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sélectionné dans la partie Comptabilité - Tiers des options du dossier. Type Choisissez le type de votre client. Attention Les clients de type UE ou EXPORT seront exonérés de TVA par défaut dans tous les documents. Encours Saisissez le montant de l'encours autorisé pour votre client. Au delà de cette limite, un message d'avertissement apparaîtra lorsque vous facturerez le client. Remarque Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum à votre client, laissez le montant à 0.00. Taux de remise Echéances Cette partie affiche les montants des échéances clients dûes. La mention Bon payeur apparaît si votre client a l'habitude de vous régler dans les délais convenus. Vous pouvez consulter les totaux des échéances échues (ont à 1 mois, à 2 mois ou à plus de 2 mois) et non échues. Statut Client bloqué Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse lorsque vous sélectionnerez le client dans vos documents de vente. Contacts client Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre client. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre client. 32 Manuel de référence Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce client. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce client. Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche client et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Prospect Fiche prospect Le prospect est défini par quatre champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom, la civilité, et la famille du prospect. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle famille prospect ou une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . La fiche du prospect se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de saisir les coordonnées du prospect. Contacts Affiche la liste des contacts rattachés au prospect. Divers Permet d'associer un document. Notes Saisie libre. Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche prospect et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. 33 Aide Devis & Facturation Détail prospect Coordonnées Saisissez les coordonnées de facturation du prospect, ainsi que ses codes: NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche prospect en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône . Remarque Un prospect est automatiquement transféré en client lorsque vous le facturez (en passant par le transfert d'un devis en facture). Vous pouvez aussi le transférer en client en cliquant sur le bouton Transférer en client disponible au bas de cette fenêtre. Contacts prospect Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre prospect. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre prospect. Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce prospect. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce prospect. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Historique clients/prospects L'historique clients vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de client, les documents qui ont été réalisés. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs articles) qui ont été vendus à un (ou plusieurs) tiers. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où l'article a été vendu, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où l'(ou les) article(s) ont été vendus. Pour cela, vous disposez des options suivantes : 34 Manuel de référence Période... du... au ... Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte Famille tiers Sélectionnez, à l'aide de l'icône , la famille de tiers à afficher. Tiers Sélectionnez, à l'aide de l'icône , le tiers sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez, à l'aide de l'icône , la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Article Sélectionnez, à l'aide de l'icône , l'article sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critères, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille article X, ne sélectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser. Documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Historique détaillé Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique détaillé, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critères sélectionnés. Si vous dé-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critères sélectionnés. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez le montant Net HT, la marge HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche article (en mode détaillé), la fiche client ou le document, en sélectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis Article, Tiers ou Documents disponibles dans la barre de navigation. Fournisseurs Fiche fournisseur Le fournisseur est défini par trois champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom et la civilité. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de saisir les coordonnées du fournisseur. Contacts Affiche la liste des contacts rattachés au fournisseur. Divers Permet d'associer un document. Notes Saisie libre. 35 Aide Devis & Facturation Détail fournisseur Coordonnées Saisissez les coordonnées de commande du fournisseur, ainsi que son code NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche fournisseur et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. Contacts fournisseur Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre fournisseur. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre fournisseur. Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce fournisseur. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce fournisseur. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Contact tiers 36 Manuel de référence Un contact est défini par quatre champs principaux : son code (il s'agit d'un compteur généré automatiquement), son nom, sa civilité et sa fonction. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . Vous disposez ensuite de deux onglets à remplir avec soin : Détail et Notes. Détail Saisissez les coordonnées de facturation du contact. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche contact en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône La zone Tiers vous permet de rattacher votre contact à un tiers, en le sélectionnant à l'aide de l'icône . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Article Un article est défini par 4 éléments principaux qui sont : Le code article Le code article se crée automatiquement en fonction de la numérotation automatique que vous avez fixée dans les options du dossier. Si vous n'avez pas activé cette fonction, vous avez alors accès à cette zone et pouvez saisir le code souhaité. Remarque Une fois la fiche article validée, le code article n'est plus modifiable. Utilisez l'option Recoder disponible dans la barre de navigation pour changer le code de votre article. La famille A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille n'existe pas dans la liste déroulante, vous pouvez la créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche famille, celle-ci sera automatiquement affichée. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche famille, à l'aide de l'icône . L'unité A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionnez l'unité de vente de votre article. Si l'unité n'existe pas dans la liste déroulante, vous pouvez la créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche unité, celle-ci sera automatiquement affichée. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche unité, à l'aide de l'icône . Le résumé Le résumé est une description courte de votre article. La fiche article est ensuite composée de trois onglets : Détail, Image, Stock et Notes. L'onglet Comptes s'affiche de façon optionnelle. Détail 37 Aide Devis & Facturation Description commerciale Saisissez ici la description complète de votre article qui sera utilisée dans tous vos documents. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Fournisseur A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner le nom du fournisseur de votre article. Si le fournisseur n'existe pas dans la liste dé-roulante, vous pouvez le créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche fournisseur, celui-ci sera automatiquement affiché. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche fournisseur, à l'aide de l'icône . Code à barres Indiquez le code barres de vos articles, afin d'imprimer l'étiquette correspondante. Astuce Vous pourrez scanner l'étiquette code barres pour insérer l'article dans votre document de vente. Recupel Sélectionnez le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables. Si le barème, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barèmes, vous pouvez le créer. Lors de l'appel de l'article dans un document de vente, le barème sera automatiquement repris dans le document. En sommeil Cochez cette option si vous souhaitez que cet article ne soit plus utilisé dans vos documents. Astuce Pour ne plus voir les articles en sommeil dans la liste de sélection des articles en création de document, vous devez avoir paramétrer les Options/Articles. Tarif Prix de revient Saisissez ici le prix d'achat de votre article. Le prix de vente HT sera calculé en fonction du taux de marge affiché. Taux de marge Le taux de marge affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier. Il permet de calculer le prix de vente de l'article à partir de son prix de revient. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du montant de la marge, du prix de vente HT, du taux de marque et des montants TVA et TTC. Montant de la marge Le montant de la marge est calculé en fonction du prix de revient et du pourcentage de marge. Il est possible de le modifier, ce qui entraînera le recalcul de la marge en pourcentage et des autres zones (PV HT, taux de marque, TVA, TTC...) Prix de vente HT Le montant du prix de vente HT de l'article est calculé en fonction du prix de revient et du taux de marge. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge, taux de marque et des montants TVA et TTC. Taux de marque Le taux de marque permet de calculer quel pourcentage il faut appliquer au prix de vente HT pour retrouver le prix de revient. Par défaut, le taux de marque affiché correspond à celui indiqué dans les options du dossier. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge, et les montants HT, TVA et TTC. Taux de TVA Le taux de TVA coché par défaut dans les options du dossier apparaît. Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux, ce qui entraînera le re-calcul du montant TTC de l'article. Prix de vente TTC Le prix de vente TTC de l'article est calculé à partir du prix de vente HT et du taux de TVA de l'article. 38 Manuel de référence Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du prix de vente HT et des taux de marge / marque. Remarque Dans la partie tarif, vous pouvez saisir les montants dans l'ordre que vous souhaitez. Par contre, si votre article n'a pas de prix de revient, saisissez d'abord le prix de vente HT de votre article, puis indiquez son prix de revient à 0.00. Contre valeurs en francs Ce cadre s'affiche à l'écran si vous avez coché dans les options du dossier la zone intitulée Afficher les contre-valeurs. Prix de revient Affiche le prix de revient de l'article en contre valeurs (en tenant compte du taux de conversion défini dans les options du dossier) Prix de vente HT Affiche le prix de vente HT de l'article en contre valeurs. Prix de vente TTC Affiche le prix de vente TTC de l'article exprimé en contre valeurs. Image Vous pouvez insérer une image de votre article, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des articles, fiche article ou devis) avec images. Pour insérer une image, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre image a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la re-dimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer l'image affichée. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Comptes Cet onglet s'affiche si vous avez coché l'option Afficher l'onglet Compte dans la partie Vente/Banque du paramétrage comptable dans les options du dossier. Indiquez les comptes de vente, compte vente Export et U.E de l'article. Vous pouvez les sélectionner directement dans votre dossier comptable, en cliquant sur l'icône . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, souligné, couleur, police...) à votre texte. 39 Aide Devis & Facturation Famille article La famille article se compose de deux champs, à saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'à 8 caractères alpha-numériques. Le libellé famille Indiquez le nom de la famille article. Onglet Notes Il contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Vous pouvez sélectionner la famille article dans l'entête de la fiche article. Unité Saisissez le code unité (ex : M3), le libellé (ex : mètres cube) et le nombre de décimales pour cette unité (ex: 3). Les unités pourront être saisies dans la fiche article, le devis et la facture. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche unité. Civilité Saisissez le libellé de la civilité. Les civilités seront utilisées notamment dans les fiches Tiers. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, souligné, couleur, police...) à votre texte. Barème Recupel Le barème Recupel est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes. La liste des barèmes Recupel peut être renseignée automatiquement lors de la création du dossier ou lors d'un import du barème Recupel. Entête L'entête du barème Recupel est composé : du Code Recupel Le code Recupel est généré automatiquement. Il n'est pas saisissable, ni modifiable. De la famille Recupel Sélectionnez la famille que vous souhaitez. Cette sélection est facultative. Détail 40 Manuel de référence L'onglet Détail se compose de 2 zones à renseigner : Libellé Recupel Indiquez le libellé du barème. Montant U Recupel TTC Indiquez le montant unitaire TTC du Recupel. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Famille Client / Prospect La famille client ou prospect se compose de deux champs, à saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'à 8 caractères alpha-numériques. Le libellé famille Indiquez le nom de la famille client / prospect. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Vous pouvez sélectionner la famille tiers dans l'entête de la fiche client ou dans la fiche prospect. Familles Recupel La famille Recupel se compose de 2 onglets. Vous pouvez sélectionner la famille dans l'entête de la fiche barème Recupel. Onglet Détail Cet onglet vous permet de définir 2 champs : Code famille Il peut comporter jusqu'à 15 caractères alpha-numériques. Libellé famille Indiquez le nom de la famille. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Mode de règlement La fiche Mode de règlement se compose de quatre zones à remplir : 41 Aide Devis & Facturation Le code Indiquez un code pour votre mode de règlement Le libellé Saisissez le libellé du mode de règlement. Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. Ex : Virement à 30 jours. Le type de paiement Sélectionnez le type de paiement dans la liste déroulante. L'échéance (en nb jours) indiquez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document. Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul de votre échéance. Le Si vous avez choisi le mode de calcul Fin de mois Le ou bien Net Le, précisez le jour de règlement. Exemple L'échéance, le règlement et Le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Par exemple, si vous paramétrez : échéance : 20 j Règlement : Fin de mois le Le : 10 alors si la date de facture est au 01/01/2008, votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 20J soit le 21/01/2008, puis Fin de mois, ce qui donnera le 31/01/2008 et enfin le 10, ce qui donnera une date d'échéance au 10/02/2008. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Banque Détail L'onglet Détail se compose de deux zones à renseigner : Le code banque Saisissez un identifiant unique pour votre banque Le nom de la banque Comptes Cet onglet s'affiche si vous avez coché l'option Afficher l'onglet Compte dans la partie Banque du paramétrage comptable dans les options du dossier. Vous pouvez saisir le compte de banque ou le sélectionner directement dans votre dossier comptable, en cliquant sur l'icône . Si vous n’en indiquez aucun, c’est celui paramétré dans les options qui sera utilisé par défaut lors des transferts comptables. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Code postal 42 Manuel de référence La fiche se compose de quatre zones à remplir : Le code postal Le nom de la ville La région Le pays (que vous pouvez sélectionner avec l'icône ). L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche. Régions La fiche régions est caractérisée par 4 champs : Numéro Saisissez le code de la région. Région Saisissez le nom ou le libellé de la région. Pays Sélectionnez, à l'aide de l'icône , le pays. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Pays La fiche Pays se compose de deux zones à remplir : Le code pays. Indiquez son code, sur deux caractères. Le nom du pays. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur Valider pour enregistrer la fiche. Traitements Documents de vente Documents de vente Cette fenêtre affiche tous les documents de vente qui ont été créés, et vous permet d'en ajouter, modifier, dupliquer, imprimer, supprimer ou transférer. 43 Aide Devis & Facturation La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes), et présente en plus, une recherche avancée La recherche avancée La recherche avancée contient des champs supplémentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez. Période Sélectionnez la période désirée. Plusieurs périodes sont disponibles par défaut : mois précédent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc... Du ...A... Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant à une période précise, indiquez l'intervalle de date souhaité. Client Sélectionnez à l'aide de l'icône , le client correspondant aux documents que vous recherchez. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les onglets par type de documents Il existe plusieurs types de documents : Devis, Factures, Note de crédit, Factures d'acompte et NC d'acompte. La liste des documents est donc classée en fonction de ces différents types grâce aux onglets disponibles pour chacun d'eux. Les fonctions de la barre de navigation (ou boutons supplémentaires) La barre de navigation permet d'accéder à des fonctions supplémentaires pour effectuer les transferts de document Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date et le nom du client si nécessaire. Astuce Vous pouvez ainsi créer des "devis-type" ou modèles de devis. Remarque Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis à jour, le message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs éventuels sur les éléments ?" apparaît. - Si vous répondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vérifiés, calculés et appliqués s'il y a lieu. - Si vous répondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vérifiés et le document sera dupliqué tel qu'il est. Si une remise ou un prix différent de la fiche élément est sur le document d'origine, ce sont ces données qui seront reprises sur le document final. Transférer Permet de transférer un document. Les possibilités de transfert changent en fonction du type de document. Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Il pourra être dupliqué. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements - Documents de vente (ou en sélectionnant l'option Documents de vente depuis la barre de navigation) 44 Manuel de référence Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation (ou bien à droite de la liste des documents). Choisissez le type de document que vous souhaitez générer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré et vous propose d'ouvrir le document généré. Remarque La saisie du n° de document est possible uniquement si les options du dossier, la saisie manuelle des n° de document est paramétrée. Remarque Si le document de destination est supprimé, le document provenant du transfert est de nouveau en cours. Exemple Transfert d'un devis en facture, puis suppression de la facture. Les informations du devis sont de nouveaux accessibles. Devis Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose des parties suivantes : l'entête le corps le pied l'onglet notes Devis Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Devis a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des devis existants. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des devis. Dupliquer un document Tous les documents de ventes peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Remarque Il est possible de dupliquer un document transféré ou comptabilisé. Attention Les factures d'acompte et les notes de crédits ne peuvent pas être dupliqués. Pour dupliquer un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements - Documents de vente (ou en sélectionnant l'option Documents de vente depuis la barre de navigation). Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Dupliquer disponible dans le pied de la liste des documents. Choisissez le client que vous souhaitez avoir sur le nouveau document (pas défaut le client affiché est celui du document d'origine), la date, le numéro du nouveau document et validez par OK. Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré et vous propose d'ouvrir le document généré. Remarque 45 Aide Devis & Facturation La saisie du n° de document est possible uniquement si les options du dossier, la saisie manuelle des n° de document est paramétrée. Facture Une facture apparaît à l'écran. La facture se compose des parties suivantes : l'entête le corps l'onglet Acomptes le pied l'onglet notes Factures Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Factures a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des factures existantes. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des factures. Note de crédit Un document de type avoir apparaît à l'écran. L'avoir se compose des parties suivantes : l'entête le corps le pied l'onglet notes Note de crédit Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Notes de crédit a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des notes de crédits existantes. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer et Supprimer des notes de crédits. Facture d'acompte Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La facture d'acompte se compose des éléments suivants : Numéro et date de la facture La zone Numéro est accessible si vous avez coché l'option de Saisie des numéros de documents dans les Options du dossier, partie Documents. Vous pouvez indiquer le numéro de la facture d'acompte à générer. Dans le cas contraire, le numéro de la facture sera attribué à la validation du document et prendra le dernier numéro de facture d'acompte + 1 (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options 46 Manuel de référence du dossier, dans la partie Numérotation). Les coordonnées clients Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors. Vous pouvez les modifier sur la facture si nécessaire. Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône , un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre facture d'acompte, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône . La description de l'acompte Vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reçu au titre de ......". Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer. Etat de règlement L'état est attribué au moment de la validation du document quand les échéances se créent et il ne peut pas être modifié. L'état peut avoir la valeur : "Non payé" : si aucun règlement n'existe pour le document "Partiellement payé" : s'il existe un ou plusieurs règlements réglant partiellement le document "Payé" : si le document est réglé totalement Les informations complémentaires Au bas du document, vous pouvez accéder au bouton Complément. Vous retrouvez les numéros de téléphone, fax et e-mail de votre client, ainsi que les montants exprimés en contre valeurs (si vous avez coché l'option Afficher les contre valeurs dans le menu Outils - Options, partie Devises). Attention A la validation de la facture, l'écran de saisie d'un nouveau règlement apparaît. Le type de paiement Chèque est indiqué par défaut. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Indiquez le code banque associé à votre acompte et validez par OK Remarque La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachée à une facture ou qu'elle n'est pas transférée en comptabilité. Note de crédit d'acompte La note de crédit d'acompte est un document qui fait suite à la facture d'acompte (consulter ici le principe de fonctionnement des factures d'acomptes). Vous pouvez le créer directement à partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter, ou bien en sélectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sélectionnant le raccourci Transférer disponible dans la barre de navigation. Numéro et date de la note de crédit La zone Numéro est accessible si vous avez coché l'option de Saisie des numéros de documents dans les Options du dossier, partie Documents. Vous pouvez indiquer le numéro de la note de crédit à générer. Dans le cas contraire, le numéro de la note de crédit sera attribué à la validation du document et prendra le dernier numéro de la note de crédit d'acompte + 1 (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options du dossier, dans la partie Numérotation). Les coordonnées clients Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors. Vous pouvez les modifier sur de la note de crédit si nécessaire. 47 Aide Devis & Facturation Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône , un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre note de crédit d'acompte, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône . La description de l'acompte Vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Annulation de l'acompte reçu au titre de ......". Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer. Etat de règlement L'état est attribué au moment de la validation du document quand les échéances se créent et il ne peut pas être modifié. L'état peut avoir la valeur : "Non payé" : si aucun règlement n'existe pour le document "Partiellement payé" : s'il existe un ou plusieurs règlements réglant partiellement le document "Payé" : si le document est réglé totalement Les informations complémentaires Au bas du document, vous pouvez accéder au bouton Complément. Vous retrouvez les numéros de téléphone, fax et e-mail de votre client, ainsi que les montants exprimés en contre valeurs (si vous avez coché l'option Afficher les contre valeurs dans le menu Outils - Options, partie Devises). Remarque A la validation du document, une échéance négative est générée. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des règlements (en enregistrant un règlement à 0). Remarque La note de crédit d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattaché à une facture et qu'il n'est pas transféré en comptabilité. Règlements La fenêtre règlement correspond à la liste des règlements clients. Elle a les mêmes propriétés de recherches, de filtre et de tris décrits dans la gestion des listes. Vous disposez en plus d'un filtre sur le tiers, et d'onglets, qui permettent de classer vos règlements (partiellement affectées, totalement affectés, tous et en banque). A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des règlements. Remarque Une fois transféré en comptabilité, vous pourrez consulter le règlement, mais vous ne pourrez plus modifier son montant. Nouveau règlement Pour enregistrer un règlement, vous devez remplir les zones suivantes : Tiers Sélectionnez le client à l'aide de l'icône . Date Indiquez la date du règlement ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible en cliquant sur 48 Manuel de référence l'icône . Paiement Par Sélectionnez le mode de paiement dans la liste déroulante accessible par l'icône . Montant Saisissez le montant du règlement client. Montant d’escompte conditionnel Montant d'escompte conditionnel accorder au client ou par le fournisseur sur l’échéance. Banque Sélectionnez la banque sur laquelle vous allez remettre le règlement. Remarque Saisissez le montant d'escompte et le montant du règlement. Placez vous ensuite sur l'échéance à traiter. Enfin, cliquez sur l'icône Solder l'échéance ou faites Ctrl + F comme indiqué dans le menu contextuel. Attention Seuls les règlements pour lesquels vous avez indiqué une banque seront transférés en comptabilité. Dans la grille apparaissent les échéances de votre client. Pour affecter le montant du règlement reçu à une (ou plusieurs) échéance(s), vous disposez des icônes suivantes : Solder l'échéance Permet de solder une échéance. Elle n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Annuler Solde échéance Annule la fonction précédente. Affecter Permet d'affecter le montant du règlement à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). Désaffecter Permet de désaffecter le montant du règlement affecté sur la ligne d'échéance sélectionnée. Astuce Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner les deux échéances (positive et négative) afin de les solder, et enregistrer un montant de règlement à 0.00. Remarque Vous pouvez aussi utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant. Vous pouvez aussi saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) à affecter sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. Remarque Vous pouvez enregistrer un règlement sans l'affecter à une échéance. Vous pourrez aussi le transférer en comptabilité et l'affecter plus tard à une échéance si vous le souhaitez. Au bas de la fenêtre, vous retrouvez le Total échéances, Le Total des échéances dûes et le Reste à affecter. Echéancier Cette fenêtre affiche la liste de toutes vos échéances dûes. La liste a les mêmes propriétés de recherches, de tris et de filtres comme indiqué dans la gestion des listes. 49 Aide Devis & Facturation Des filtres supplémentaires vous sont proposés sur le client et sur la période. Pour mettre à jour des données de la liste par rapport à ces critères, vous devez utilisez l'icône . Vous avez la possibilité d'imprimer et de solder ou dé-solder une échéance (option disponible dans la barre de navigation ou par le menu contextuel). Transfert en comptabilité La fenêtre de transfert en comptabilité se présente comme une boîte d'impression. Vous disposez d'un onglet Propriétés pour sélectionner les données à transférer et un onglet Aperçu pour contrôler les données qui vont être transférées en comptabilité. Vous devez sélectionner les paramètres suivants: Date Période Sélectionnez la période des éléments à transférer Du ... Au... Précisez, le cas échéant, les dates exactes de début et de fin des éléments à transférer Transfert Type Sélectionnez le format du fichier de transfert à générer. Plusieurs choix sont possibles : - Le format Format Texte France. - Le format EBP Comptabilité correspond au format texte qui peut être récupéré dans l'application EBP Comptabilité. - Le format BOB, Winbooks, Popsy et Solid Data pour générer un fichier qui sera lisible par ces logiciels. Fichier Dans le cas d'un transfert aux formats Texte ou Expert, indiquez le nom complet du répertoire de destination et le nom du fichier à générer. Ex : C:\Document & Settings\All users\Application data\EBP\Ventes\EXPORT\ecritures.txt. Pièces à comptabiliser Ventes Cochez cette zone si vous souhaitez transférer les écritures de ventes (factures) en comptabilité. Règlements clients Cochez cette zone si vous souhaitez que vos règlements soient transférées en comptabilité. Remarque Seuls les règlements enregistrés avec un code banque seront transférés en comptabilité. Attention Les documents et règlements transférés en comptabilité ne pourront plus être modifiés, ni supprimés. Inclure les documents déjà comptabilisés Oui Par défaut, les éléments qui ont été transférés en comptabilité sont marqués comme tels et ne sont pas transférés une deuxième fois. Néanmoins, si vous modifiez des éléments dans votre facturation ou dans les options de votre dossier, ou si avez besoin de re-transférer les écritures, il suffit de cocher cette zone. 50 Manuel de référence Attention Cette option est à utiliser avec précaution. Si vous avez déjà intégré les écritures dans votre comptabilité, vous devez les contrepasser avant de les réimporter. Cliquez sur le bouton Aperçu pour contrôler, avant transfert, les écritures qui seront générées dans votre comptabilité. Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la procédure afin de générer le fichier de transfert. Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Remarque Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Derniers documents Affiche les 10 derniers documents que vous avez créé dans EBP Devis & Facturation Pratic. Devis à relancer Affiche les devis (10 maximum) dont la date de validité arrive bientôt à échéance, ou les devis dont la date de validité est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier. Echéances échues Affiche la liste des factures (10 maximum) dont l'échéance arrive bientôt à terme ou dont l'échéance est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier. Astuce Lorsque vous placez le curseur de votre souris sur les documents affichés dans la liste des derniers documents, la liste des devis à relancer et la liste des échéances échues, une ligne horizontale apparaît pour souligner la ligne en cours de sélection, et vous pouvez double-cliquer, à l'aide de la souris, pour visualiser le document sélectionné. Statistiques Affiche les statistiques sur le nombre de devis, facture, note de crédit, etc... Chiffre d'affaires HT Vous permet de visualiser sous forme de graphique, l'évolution de votre chiffre d'affaires sur les douze derniers mois saisis dans le logiciel. Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos clients, articles, documents et finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de tableau ou de graphique. Choisissez la statistique souhaitée en cliquant dessus... Remarque Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ..puis renseignez les zones suivantes : Période du... au... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. 51 Aide Devis & Facturation Les ... premiers uniquement Cette zone s'affiche si vous sélectionnez des statistiques sur les Documents ou Finances. Indiquez si vous souhaitez restreindre le nombre de données à afficher dans le résultat des statistiques demandées. Remarque Par défaut l'option est à 0, ainsi toutes les données sont à l'écran. Code Sélectionnez les codes articles ou codes clients sur lesquels effectuer les statistiques. Famille Vous pouvez sélectionner une famille d'article ou une famille client. Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet Graphique et Donnée pour consulter les résultats obtenus. L'onglet Graphique Vous disposez d'icônes pour changer les caractéristiques du graphique. Les infos-bulles s'affichant au dessous de chaque icône vous indiquent à quelles fonctions elles correspondent : Normal, Tourner, Déplacer, Zoom, Profondeur, 3D, Editer, Imprimer, Copier ou Sauver. L'onglet Donnée Affiche le tableau des données obtenues sur les critères sélectionnés. Vous disposez des icônes Export Excel, Export HTML, Export XML et Export texte pour générer un fichier avec les données dans l'un des 4 formats proposés. Impressions Les boîtes d'impression A chaque lancement d’une impression, une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes : Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. Un onglet Aperçu avant impression. L'aperçu avant impression Lorsque vous lancez un aperçu écran, une barre de navigation s’affiche : Permet d'imprimer le document affiché Permet d"afficher toute la page à l'écran (correspond à un zoom d'environ 50%) Permet d'afficher l'aperçu en plein écran (correspond à un zoom d'environ 130%) Permet d'afficher l'aperçu du devis à la taille réelle, c'est-à-dire en 100% Permet d'agrandir la taille de la page d'environ 10% Permet de réduire la taille de la page d'environ 10% Permet d'afficher la première page 52 Manuel de référence Affiche la page précédente Affiche la page suivante Permet d'afficher la dernière page Permet d'envoyer le document par e-mail Le bouton Fermer permet de fermer la fenêtre d'aperçu et le bouton Annuler, annule la génération de l'aperçu avant impression. Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez. Imprimer un aperçu Pour imprimer directement un aperçu, cliquez sur l'icône de la barre d'outils standard ou utilisez le menu Dossier + Imprimer. C'est la fenêtre active qui sera imprimée. Fermer un aperçu Valable pour toutes les fenêtres. Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer. Les propriétés des impressions L'onglet Propriétés vous permet de choisir vos différents critères d'impressions, de sélectionner, trier et classer les données que vous souhaitez imprimer. Plusieurs modèles peuvent être rattachés à un même type d'impression. Chaque modèle propose ainsi pour un même type d'impression une mise en forme et un contenu différent. Ces modèles sont paramétrables via le générateur d'état intégré. Vous avez accès aux boutons suivants: Fermer Ferme la fenêtre d'impression Imprimer Permet d'imprimer le document sur l'imprimante sélectionnée. Aperçu Permet de visualiser à l'écran l'impression demandée et de vérifier son contenu. Enregistrer sous Permet d'exporter votre impression sous différents formats type Excel, Acrobat Reader, Html, Rtf, Quattro Pro etc... Envoyer par e-mail Permet d'envoyer directement votre impression par e-mail. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de choisir le modèle et le format dans lequel vous souhaitez que le fichier soit transmis. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Modifier le modèle Permet d'accéder au générateur d'état pour personnaliser le modèle d'impression sélectionné. Choisissez ensuite le modèle dans la liste proposée, et l'imprimante que vous souhaitez. L'imprimante affichée par défaut, est celle qui a été marquée par défaut dans Windows. 53 Aide Devis & Facturation Outils Sauvegarde Bienvenue.. ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Remarque L'assistant de sauvegarde apparaît automatiquement lorsque vous clôturez votre dossier, si vous avez coché, dans les options du dossier, les jours où vous travaillez dans le logiciel. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Choisissez les informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône pour sélectionner un autre dossier. Par défaut, toutes les informations sont cochées. Nous vous conseillons de conserver vos modèles si vous avez personnalisé vos documents. De même, si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, sauvegardez les informations de configuration. Astuce Vous pouvez effectuer une sauvegarde ne comprenant que vos modèles et vos informations de configuration (en décochant la zone inclure le dossier). Gardez cette sauvegarde de côté, et ne sauvegardez plus ces informations avec vos sauvegardes du dossier. La sauvegarde quotidienne sera plus rapide. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Type de sauvegarde Sélectionnez le support sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Vous avez le choix entre les disquettes ou le disque dur. Par défaut, le support externe A: pour les disquettes, est sélectionné. Si vous possédez un lecteur ZIP, indiquez l'unité amovible correspondant à votre lecteur ZIP. Si vous souhaitez sauvegarder sur votre disque dur, vous pouvez choisir l'emplacement (le répertoire) sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Remarque Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Assurez-vous que votre disquette, ou votre disque ZIP soit inséré et cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la procédure. Restauration Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. 54 Manuel de référence Attention Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Informations à inclure dans la restauration Attention Lisez bien le paragraphe Rappel Important, qui vous indique de quand date la sauvegarde que vous avez sélectionnée pour être restaurée. Cochez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier, modèles ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Sélection de la sauvegarde à restaurer Si vous avez effectué une sauvegarde sur votre disque dur, l'assistant de restauration vous propose par défaut de restaurer cette sauvegarde. Si vous souhaitez récupérer des données stockées sur un support externe, saisissez dans la zone Nom du fichier, l'unité amovible correspondant à ce support, et utilisez l'icône pour sélectionner votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Où seront restaurés les fichiers Sélectionnez le répertoire dans lequel vos fichiers de données doivent être restaurés. Par défaut, le répertoire d'origine est coché. Remarque La zone Autre répertoire est à sélectionner, par exemple, dans le cas où vous avez changé d'ordinateur, et le dossier que vous aviez avant sur un disque D, se trouve désormais sur le disque C. Cliquez le bouton Terminer pour lancer l'opération Import Assistant d'import Attention L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez beaucoup d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer la sauvegarde. Sélection du fichier à importer Dans l'étape suivante, vous devez sélectionner dans la liste proposée, la table (ou le fichier) que vous souhaitez importer, et définir le chemin où il se trouve sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Astuce 55 Aide Devis & Facturation Si vous avez déjà effectué une importation de cette table, et enregistré un nom de format, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de redéfinir le format de votre fichier, et arriverez directement à l'étape de sélection des champs à importer. Les premières lignes de votre fichier apparaissent à l'écran, et vous pouvez indiquer, la séparation des champs (Délimité ou largeur fixe) et le type de format de votre fichier. Si votre fichier est en délimité, il contient sûrement des séparateurs de champs. Vous devez donc choisir celui correspondant à votre fichier, en cochant la zone correspondante. Remarque Si votre fichier a un format standard, EBP Devis & Facturation Pratic le détecte automatiquement et coche par défaut les séparateurs et délimiteurs correspondants. Vous pouvez choisir d'importer ou non la première ligne de votre fichier (au cas où elle ne comporte pas de données, ou un titre...) et indiquer le nombre de lignes d'exemple à afficher dans l'assistant d'import (En principe, les 10 premières lignes suffisent). Sélection des champs à importer Les premières lignes de votre fichier à importer apparaissent. Vous pouvez alors affecter, par colonne, les différents champs que vous souhaitez importer. Pour cela, cliquez sur l'intitulé d'une colonne et sélectionnez le champ correspondant de la table dans la liste déroulante en haut de la fenêtre. Le nom du champ est alors automatiquement affecté à la colonne. Procédez de la même façon pour toutes les colonnes que vous voulez importer. Remarque Si un champ de votre fichier n'existe pas dans la table d'EBP Devis & Facturation Pratic laissez la colonne avec l'intitulé "ignoré". Le bouton Recommencer vous permet d'effacer toutes les entêtes de colonnes et les remettre en IGNORE, afin de pouvoir les redéfinir si vous vous êtes trompé. Dans l'écran suivant, vous pouvez enregistrer le format sous le nom que vous avez indiqué. Cela est utile si vous devez faire des importations régulières du fichier. Cliquer sur Terminer pour lancer la procédure. Export Assistant d'export Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Sélection du fichier à exporter Vous devez sélectionner dans la liste proposée, la table (ou le fichier) que vous souhaitez exporter Astuce Si vous avez déjà effectué une exportation de cette table, et défini un format d'exportation, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de sélectionner les champs à exporter et arriverez directement à l'étape de définition du format de fichier à exporter. Sélection des champs à exporter Dans l'étape suivante, vous pouvez choisir les différents champs de la table que vous souhaitez exporter. Si vous voulez tout exporter, cliquez sur le bouton Tout Ajouter. Dans le cas contraire, sélectionnez dans la liste un champ et cliquez sur le bouton Ajouter. Et procédez de la même façon pour chaque champ. Un extrait des données sélectionnées apparaît au fur et à mesure dans le tableau des données à exporter. 56 Manuel de référence Remarque Si vous vous êtes trompé, vous pouvez cliquer sur le bouton Recommencer : Toutes les données à exporter, sélectionnées dans le tableau, s'effaceront. Si vous vous êtes trompé sur une seule colonne, sélectionnez-là en cliquant sur son entête et cliquez sur le bouton Retirer. Sélection du format de fichier Vous devez ensuite définir le format de votre fichier d'export, en cochant la zone du séparateur de champs souhaité, et en sélectionnant éventuellement des caractères entourant les champs, et un caractère de fin de ligne. Remarque Le caractère CR correspond à la touche entrée et LF au retour à la ligne suivante. L'assistant vous propose de sauvegarder vos sélections dans un format d'exportation. Nous vous conseillons de le laisser, si vous avez besoin d'exporter à nouveau la même table. Par défaut, le fichier d'export a pour nom, le nom de la table choisie avec l'extension CSV. Il sera enregistré dans le sous-répertoire EXPORT, d'EBP Devis & Facturation Pratic. Exemple Si vous exportez la table clients, le fichier d'export s'appellera par défaut clients.csv Vous pouvez modifier ce nom si vous le souhaitez et modifier l'emplacement du fichier sur votre disque en cliquant sur l'icône (Par défaut, le fichier sera généré dans le répertoire \Documents & Settings\All users\Application data\EBP\Ventes\Export\). Cliquez sur Terminer pour lancer la procédure d'exportation du fichier. Maintenance Assistant de maintenance des dossiers Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Choix du dossier Attention Cette opération peut modifier le contenu de vos données ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Pratic à traiter à l'aide de l'icône et cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle. Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Recalculer Permet de contrôler les échéanciers clients (si un règlement client est pointé avec une échéance d'un autre client, alors le règlement sera dépointé), de recalculer les montants d'encours clients, et tous les compteurs des fichiers (articles, clients, fournisseurs, documents, etc...) 57 Aide Devis & Facturation Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opération. Epuration dossier Assistant d'épuration de dossiers Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'épuration des dossiers. Dossier à épurer Attention Cette opération est irréversible ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Praticà épurer à l'aide de l'icône et cliquez sur le bouton Suivant. Données à épurer Sélectionnez les différents types de documents à épurer, en précisant si besoin : Pour les devis : l'état. Seuls les devis correspondant à l'état sélectionné seront supprimés, Pour les factures, note de crédit, factures d'acompte, NC d'acompte et règlements : s'il faut supprimer uniquement les documents comptabilisés ou non (dans le dernier cas, dé-cocher la zone) Cliquez sur le bouton Suivant, contrôlez la liste des données sélectionnées, puis cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opération. Options Options Générales Remarque Ces options s’appliquent à tous les dossiers. Ouvrir la dernière base Le logiciel garde en mémoire le dernier dossier-société ouvert afin de le proposer au prochain lancement du logiciel. Remarque Toutes les barres peuvent ou non être affichées, ceci afin de moduler votre écran de travail. Cochez celles que vous souhaitez. La barre de fenêtre Il s'agit de la barre au bas de la fenêtre, sur laquelle apparaissent les différentes fenêtres. La barre de statut Il s'agit de la barre au bas de la fenêtre, sur laquelle apparaît le nom de votre dossier. Barre de navigation C'est la barre qui se situe par défaut à droite de votre écran de travail. Vous pouvez l'afficher à droite, à gauche, ou la supprimer de votre écran. Elle vous permet d'accéder rapidement aux options du logiciel. Vous pouvez, par un glisser-déplacer, à l'aide de la souris, organiser vos raccourcis et les placer dans les groupes que vous souhaitez. 58 Manuel de référence Astuce Le groupe Navigation est une partie dynamique qui affiche des raccourcis différents en fonction de la fenêtre affichée à l'écran. Les raccourcis affichés sont ceux les plus pertinents et vous permettent de pré-remplir certaines zones. Exemple Lorsqu'une fiche client est affichée, j'ai, dans la partie Navigation, le raccourci Nouveau règlement, qui me permet d'accéder à la saisie d'un nouveau règlement, et le code client sera déjà saisi dans la nouvelle fenêtre. Barre de titre C'est la barre juste au dessous de vos menus en haut de l'écran. Style plat Modifie l’apparence des boutons de la barre d'outils et menus de votre logiciel. Enregistrer l’environnement Les choix concernant la taille et la position de vos fenêtres sont conservées. Infos bulles Les info-bulles qui apparaissent sur vos icônes ou dans certaines zones particulières peuvent ou non être affichées. Ecran d'accueil L’écran d’accueil propose la gestion des dossiers au démarrage du logiciel. Ecran d'introduction L’écran d’introduction est simplement une image qui apparaît au lancement du logiciel. Astuces du jour Chaque jour, au démarrage de votre logiciel, une petite astuce apparaît si vous cochez cette zone. Multi-sélection Si vous cochez cette zone, vous pourrez sélectionner plusieurs éléments contenus dans une liste : En utilisant la touche [Ctrl] de votre clavier et le clic gauche de la souris, pour des éléments qui ne suivent pas dans une liste. Ou en utilisant les touches [shift]+[flèche basse] de votre clavier pour sélectionner plusieurs éléments qui se suivent dans une liste. C'est utile lorsque vous souhaitez insérer plusieurs éléments dans votre devis en même temps, ou bien quand vous souhaitez supprimer plusieurs éléments dans une liste en même temps. Fenêtres toujours maximisées Permet d'afficher toutes les fenêtres en plein écran. Image de fond d'écran A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner une image au format BMP, JPG, ou TIF qui apparaîtra en fond d'écran du logiciel. Pour retrouver celle par défaut, supprimez le chemin indiqué dans cette zone. Police des textes enrichis Vous pouvez sélectionner une police par défaut pour tous les textes enrichis, comme la désignation des articles dans les fiches et dans les documents de vente, et les champs notes. Sélectionnez la police dans la liste déroulante et indiquez sa taille au dessous. Remarque Cette police par défaut sera automatiquement reprise à l'impression de vos documents et fiches articles. Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Informations Saisissez les codes N° entreprise, RPM et N.A.C.E, N° TVA et le montant du Capital de votre société. Ces informations seront imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...). 59 Aide Devis & Facturation Expert Comptable Vous pouvez saisir ici les coordonnées de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Mot de passe Nouveau mot de passe Permet de saisir un mot de passe pour protéger l'ouverture de votre dossier. Il vous sera donc demandé à la prochaine ouverture de votre dossier. Remarque Après validation de votre mot de passe, celui-ci ne sera plus visible. Pour changer de mot de passe, vous devrez saisir votre nouveau mot de passe directement dans cette zone. Supprimer le mot de passe Permet de supprimer le mot de passe existant. Logo Vous pouvez insérer ici le logo de votre société, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modèles de document avec logo. Pour cela, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre logo a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affiché. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Devises Paramétrez la devise de votre dossier et la devise de contre valeur que vous souhaitez utilisez. Devises Devise du dossier Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. Par défaut, il est indiqué Euro. Abréviation Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. Devise de contre-valeur Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur dans le logiciel, saisissez ici le libellé complet de cette devise. 60 Manuel de référence Abréviation Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. Nombre de décimales Indiquez le nombre de décimales à afficher pour la devise de contre-valeur. Taux de conversion Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. Afficher les contre-valeurs Si vous cochez cette zone, les contre-valeurs en seront affichées : - dans la fiche article, - sur les lignes d'articles dans vos documents de vente, - les montants totaux des documents de vente seront affichés dans la partie Complément du document. Sauvegarde Planning de sauvegarde L'assistant de sauvegarde peut vous être proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Pour cela, il suffit de cocher les jours où vous travaillez dans le logiciel. Numérotation Documents Ventes Pour chaque type de document, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Le logiciel incrémentera automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Exemple D0804001 pour les devis de l’année 2008 au mois d'avril : le numéro suivant sera le D0804002. F0805001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mai :le numéro suivant sera le F0805002. Divers Pour chacun des fichiers de données suivants : Articles, Clients, et Fournisseurs, vous pouvez utiliser ou non la numérotation automatique des fiches, en cochant la zone Utiliser le compteur. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Remarque Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Décimales Indiquez le nombre de décimales à afficher (entre 0 et 4) dans toutes les zones de type montants, quantités et prix de votre dossier. Articles Marge Saisissez les taux de marge/marque par défaut qui seront repris à la création d'une fiche article. 61 Aide Devis & Facturation Taux de marge par défaut Indiquez le taux de marge à appliquer sur le prix de revient de l'article (et de calculer ainsi le prix de vente HT) Taux de marque Indiquez le taux de marque à appliquer sur le prix de vente de l'article (qui permet de calculer le prix de revient) Remarque La saisie du taux de marge calcule automatiquement le taux de marque correspondant et inversement Exemple Un taux de marge de 20% sur le prix de revient d'un article, équivaut à un taux de marque de 16.67% sur le prix de vente de l'article. Article en sommeil Sélectionner l'option "Ne pas afficher les articles en sommeil" afin que les articles marqués "En sommeil" ne s'affichent plus dans la liste de sélection des articles en création de document. Documents Etat des devis Vous disposez de 10 zones pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance. L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivant ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Remarque Le libellé indiqué dans la zone Etat 4 sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en facture. Comptabilité EBP Comptabilité Journaux Vous allez reprendre de votre dossier comptable les journaux de vente et banque sur lesquels vous souhaitez transférer vos écritures comptables. Remarque Vos journaux comptables doivent être paramétrés en euro dans votre dossier comptable. Ventes Cette partie vous permet de renseigner les comptes de vente par défaut. Ventes Articles Indiquez le compte de vente article par défaut pour les transactions belges. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles U.E. Indiquez le compte de vente article U.E. par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches 62 Manuel de référence articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles Export Indiquez le compte de vente article export par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles Exonéré Indiquez le compte de vente article pour les transactions Exonéré par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisés pour le transfert comptable au détail. Articles Cocontractant Indiquez le compte de vente article pour les transactions Cocontractant par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisés pour le transfert comptable au détail. Global Indiquez le compte de vente global qui sera utilisé pour les transferts des factures de vente au global. Frais de port Indiquez le compte de vente à utiliser pour le transfert comptable des frais de port liés à une facture. Remise Indiquez le compte comptable à utiliser pour le transfert de remise. Cochez la zone Comptabilisée si vous souhaitez que la remise soit transférée indépendamment du total de la facture, si le compte comptable précisé ici. Escompte cond Indiquez le compte d’escompte conditionnel d’achat et vente à utiliser lors du transfert comptable d’un escompte conditionnel associé à une facture. Escompte TVA à 0% Indiquez le compte de vente et achats associés au montant d’escompte conditionnel avec un taux de TVA de 0%. Tiers Racine compte tiers Racine compte client La racine 400 est renseignée par défaut. Vous pouvez la modifier. Numérotation compte tiers Longueur Indiquez la longueur des comptes clients par défaut. Attention La longueur des comptes clients ne doit pas être supérieure à celle définie dans votre dossier comptable. La création du numéro de compte est du type Indiquez le système que vous préférez pour créer vos numéros de comptes comptables tiers. Vous avez le choix entre une saisie libre du numéro de compte dans la fiche client, ou la génération du numéro de compte client à partir de la racine du compte et des premiers caractères du nom, ou du code client. AcomptesAcompte Indiquez le compte Tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le 460 est indiqué. Compléter les comptes à droite par des zéros 63 Aide Devis & Facturation Cochez cette case si vous souhaitez que les comptes comptables contiennent toujours le même nombre de caractères. Ce nombre de caractères est défini dans la partie transfert des options de comptabilité. Banque Cette partie vous permet de renseigner les comptes généraux comptables par défaut pour vos banques et caisses. Ceux-ci seront reprises dans les fiches données par défaut. La valeur définie par EBP, par défaut et pour votre facilité, peut être modifiée. Banques Indiquez le compte de banque par défaut, ou sélectionnez le à l'aide de l'icône . Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches, c'est le compte précisé ici qui sera utilisé pour le transfert comptable de vos règlements. Afficher l'onglet Comptes sur les fiches Si vous cochez cette zone, un onglet supplémentaire apparaîtra dans la fiche article et dans la fiche banque pour paramétrer les comptes comptables. Compléter les comptes à droite par des zéros Cochez cette case si vous souhaitez que les comptes comptables contiennent toujours le même nombre de caractères. Ce nombre de caractères est défini dans la partie transfert des options de comptabilité. Transfert Transférer pour les factures de vente Vous pouvez choisir entre deux possibilités pour le transfert de vos factures : Le détail L'écriture comptable détaillera tous les comptes de ventes paramétrés sur les fiches articles. Si plusieurs articles ont le même compte comptable, les montants seront regroupés par compte. Le global L'écriture comptable sera composée d'un compte de vente par facture. Dans ce cas, le compte de vente utilisé pour le transfert comptable correspond à celui indiqué par défaut dans les options. Longueur des comptes La détermination d'une longueur de comptes permet de définir la saisie des zones comptes dans le logiciel. Cette longueur est prise en compte pour toutes les saisies de comptes (ventes, TVA, port...). Vous pouvez définir une longueur de compte entre 2 et 15 caractères. La longueur de compte paramètré par défaut est de 10. Libellés Transfert EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Vous devez donc indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable: dans la partie Vente , pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement , pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes suivantes : {0} = Type du document de vente (ex : Facture, Note de crédit..) {1} = Numéro du document {2} = Type de document acompte (Documents d'acompte) {3} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {4} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {5} = Nom tiers {6} = Terme 'Banque' {7} = Code banque 64 Manuel de référence Vos macros pourront alors avoir les formes suivantes : En saisissant : {0} N° {1} dans le champ 'Documents' du cadre 'Ventes', vous obtiendrez : Facture N° FA0001. En saisissant : {2} N° {1} dans le champ Acomptes', vous obtiendrez : Document d'acompte N° FD0001. En saisissant : {3} {4} {5} dans le champ 'Tiers' du cadre 'Règlement', vous obtiendrez : Client Monsieur Dupont. En saisissant : {6} {7} dans le champ Banque, vous obtiendrez : Banque FOR. Remarque Par défaut, des macros sont proposées pour vos écritures comptables. TVA / Comptes Vous pouvez créer jusqu'à 11 taux de TVA différents et créer des documents de vente contenant jusqu'à 6 taux de TVA différents. Le 11ième taux est le taux Récupel. Taux Indiquez la valeur du taux de TVA que vous allez utiliser dans votre dossier. Remarque Le taux 0 traite les exonérations, vous ne pouvez pas le modifier. Taux par défaut Cochez l’option Taux par défaut, si ce taux correspond à celui que vous utilisez le plus souvent. Il sera alors repris par défaut en entête de vos documents de vente. Comptes Indiquez les comptes comptables à utiliser pour ce taux de TVA lors du transfert comptable des factures. Répertoires Les répertoires d'installation standard du logiciel sont affichés. Si vous souhaitez les modifier, vous devez cliquer dans la zone Répertoires personnalisés et sélectionner, à l'aide de l'icône les nouveaux répertoires de travail. Remarque Nous vous conseillons de conserver les répertoires standards pour un faciliter la maintenance de votre logiciel (Installation de nouvelles mises à jour, etc..). Remarque Les fichiers liés correspondent aux images que vous intégrez dans votre fichier article. Licence Cette partie affiche les informations relatives à l'achat du logiciel : Votre numéro de licence et raison sociale, le nom du logiciel, et la version en cours. Vous pouvez les modifier, en cliquant sur le bouton Modifier. Suivez ensuite la procédure de saisie du code de débridage. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 65 Aide Devis & Facturation Tableau de bord A l’ouverture du dossier, le tableau de bord de votre société s'ouvre. Vous pouvez fixer quelques paramètres sur les données à afficher : Afficher le tableau de bord à l'ouverture du dossier Par défaut, la zone est cochée. Si vous ne souhaitez plus que le tableau de bord s'affiche à l'ouverture de votre dossier, dé-cochez-là. Nombre de jours pour l’alerte des échéances Les factures dont l’échéance arrive bientôt à terme sont affichées dans la partie Echéances échues. Précisez le nombre de jours avant la date d’échéance pour afficher l’alerte (30 jours maximum). Nombre de jours pour l’alerte de validité des devis Indiquez le nombre de jours avant la fin de validité des devis, pour afficher une alerte dans la partie Devis à relancer (30 jours maximum). Etat des devis à relancer Sélectionnez l’état des devis à prendre en compte pour afficher la liste des devis à relancer. Nombre de mois pour le graphe du CA HT Indiquez le nombre de mois à afficher sur le graphique du CA qui apparait au bas de votre tableau de bord Internet EBP sur le Web Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis et Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le web, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Journal d'événements Journal des événements Le journal des événements affiche la liste de tous les documents créés ou modifiés avec un numéro ou une date inférieurs au dernier document enregistré dans votre dossier. Remarque Nous vous rappelons que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. 66 Envie de plus de fonctionnalités ? ...C'est désormais possible* ! Le logiciel EBP Bâtiment permet de récupérer toutes vos données d'EBP Devis & Facturation et de bénéficier notamment des fonctionnalités suivantes : Edition de devis spécifiques au bâtiment. Pour réaliser simplement des devis professionnels : tranches de travaux, ouvrages, différents taux de TVA, calcul des métrés selon le corps d’état, variantes etc. Factures de situations, avec saisie en pourcentage, quantité ou montant. Suivi de chantier Pour contrôler son budget en comparant les écarts entre dépenses prévues et dépenses réalisées. Gestion de votre stock. *Si vous n'avez pas utilisé plus de 5 taux de TVA différents dans vos documents d'EBP Devis &Facturation Pratic. 67 69 Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix: Par téléphone, au 02 737 95 95 : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00. Par e-mail, à l'adresse suivante : support.be@ebp.com. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. 71 Nous contacter EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 bt 6 B - 1030 Bruxelles Tel : 02 737 95 90 Fax: 02 737 95 91 Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, débrider en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 73 EBP Assistants juridiques 2010 Aide ii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation EBP....................................................................................................................2 Préambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des données .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 Présentation du logiciel ..........................................................................................................................5 Comment ouvrir un assistant juridique ?...................................................................................................6 Affichage du contenu de l'assistant ..........................................................................................................7 Impression du contenu de l'assistant........................................................................................................8 Les éditeurs de texte..............................................................................................................................9 Choix de l’éditeur................................................................................................................................9 Ouverture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Fermeture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Les barres ..........................................................................................................................................10 Les barres d’outils.............................................................................................................................10 La barre Format .............................................................................................................................10 La barre Standard ..........................................................................................................................10 La barre de raccourcis .......................................................................................................................11 La barre de statut .............................................................................................................................11 Affichage des barres d’outils...............................................................................................................11 La bibliothèque juridique ......................................................................................................................12 Le sommaire ....................................................................................................................................12 Déplacement dans le sommaire .......................................................................................................12 Développement du sommaire ..........................................................................................................12 Ajout dans le sommaire ..................................................................................................................12 Supprimer dans le sommaire ...........................................................................................................12 Modifier dans le sommaire...............................................................................................................12 Disposition des zones d'affichage ........................................................................................................14 Recherche dans la bibliothèque...........................................................................................................15 Signet .............................................................................................................................................16 Création d’un signet .......................................................................................................................16 Accès à un signet ...........................................................................................................................16 L'acte-type.......................................................................................................................................17 Contenu d’un Acte-type ..................................................................................................................17 Utilisation d’un acte-type ................................................................................................................17 Les guides ..........................................................................................................................................18 La lettre .............................................................................................................................................19 Comment créer sa propre lettre ? .......................................................................................................19 Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type ..................................................................................19 Créer une lettre vierge....................................................................................................................19 Mise en forme du texte......................................................................................................................20 Déplacement dans le texte ..............................................................................................................20 Sélection de texte ..........................................................................................................................20 Saisie de texte...............................................................................................................................20 Déplacement /Copie de paragraphe..................................................................................................21 Attributs .......................................................................................................................................21 Bordure et trame ...........................................................................................................................21 Insertion dans le texte....................................................................................................................22 Correcteur orthographique ..............................................................................................................22 Annulation ou répétition d’une fonction.............................................................................................22 Travail sur la lettre............................................................................................................................23 Les pages de la lettre .....................................................................................................................23 Enregistrement de la lettre..............................................................................................................23 Aperçu écran de la lettre.................................................................................................................23 Impression de la lettre....................................................................................................................23 Ouvrir une lettre ............................................................................................................................24 L'éditeur interne ...............................................................................................................................25 Entête et Pied de page....................................................................................................................25 Corps de la page............................................................................................................................25 Le contenu de la lettre....................................................................................................................25 Table des matières iii Mise en forme de la page...................................................................................................................26 Le contenu de la lettre.......................................................................................................................27 Recherche/Remplace d'un mot.........................................................................................................27 Visitez le site EBP ................................................................................................................................28 Nous contacter ....................................................................................................................................29 Index .................................................................................................................................................31 1 Félicitations ! Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Assistants juridiques et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : - La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. - Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter. 2 Convention d'utilisation EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la Convention d'utilisation EBP3 récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages : Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des avertissements, remarques, astuces et exemples : Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Présentation du logiciel La gamme des Assistants Juridiques est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique particulière. Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de connaissances techniques préalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes : Assistants en Droits du Particulier Pratic, Assistants en Droit des Sociétés Pratic, Assistants en Droit du Travail Pratic, Assistants en Droit des Affaires Pratic, Assistants en Droit Immobilier Pratic. 6 Comment ouvrir un assistant juridique ? La barre de raccourcis (vue EBP) affiche un icône par assistant juridique (bibliothèque) installé. Cliquez dessus pour ouvrir la vue de la bibliothèque correspondante. Vous pouvez également ouvrir un assistant juridique à partir du menu Fichier + Ouvrir base de données. Sélectionnez alors le fichier d’extension KMD correspondant à l’assistant. 7 Affichage du contenu de l'assistant Le contenu de l'assistant peut être afficher dans un document à partir du menu Outils + Afficher le contenu complet. Il contient le guide de chaque catégorie ou sous-catégorie du sommaire. Il peut être imprimé à l'aide du raccourci clavier CTRL + P ou du menu Fichier + Imprimer. 8 Impression du contenu de l'assistant L'impression du contenu de l'assistant (Guides de chaque catégorie ou sous catégorie du sommaire) est possible à partir du moment ou vous avez sélectionné "afficher le contenu complet de l'assistant". 9 Les éditeurs de texte Pour réaliser votre lettre, le logiciel peut lancer deux éditeurs de texte : un éditeur interne, Microsoft Word ™ (si vous le possédez). Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. Choix de l’éditeur Pour choisir l’éditeur, activez les options du logiciel, puis : Cochez l’option Utiliser Microsoft Wordpour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet d’effectuer des mises en forme plus poussées) Ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser l’éditeur interne). Ouverture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre automatiquement lorsque : vous créez une lettre vierge (commande Nouveau du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + N), vous créez une lettre à partir d’un modèle d'acte-type (commande Nouveau depuis modèle du menu Fichier ou icône ), vous ouvrez un document existant (commande Ouvrir du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + O). Fermeture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre dans une fenêtre. Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer la fenêtre avec la croix ou avec le menu Fenêtre ou le raccourci clavier Ctrl + F4. 10 Les barres Les barres d’outils La barre Format Permet de choisir la police de caractères. Permet de choisir la taille des caractères Met en gras Met en italique Souligne le texte Barre le texte Couleur du texte / Couleur du fond de paragraphe Alignement de texte dans le paragraphe (gauche, centré, droit, justifié) La barre Standard Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge. Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge à partir de l'acte-type courant. Ouvre une lettre Enregistre la lettre courante. Annuler les dernières manipulations Répète la dernière manipulation Lance l’aperçu de la lettre. Lance l’impression de la lettre ou de l'acte-type courant Lance le correcteur orthographique Copie la sélection dans le presse-papiers Coupe la sélection dans le presse-papiers Colle le contenu du presse-papiers à la position du curseur Ouvre la boite de dialogue de recherche d’un mot dans la lettre Recherche le mot suivant Ouvre la boite de dialogue de remplacement Zoom ou réduit la page Ouvre l’aide en ligne Active Internet Explorer Les barres 11 La barre de raccourcis La barre de raccourcis est composée de plusieurs vues : Vue EBP Chaque icône correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP. Leur nombre dépend du nombre d’assistant que vous possédez. Vue Outils Elle donne accès aux options du logiciel, à l’explorer, à Internet Explorer. Vue MS Office Elle donne accès aux logiciels du pack MS Office. La barre de statut Cette barre affiche des messages d’aide et d’état (numéro de la page courante, ...) Affichage des barres d’outils Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel, vous déterminez si les barres de raccourcis et de statut doivent ou non s’afficher par défaut. 12 La bibliothèque juridique Le sommaire Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments : les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre, les documents représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône. Déplacement dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. Ajout dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + Ajouter. Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image : - Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. - Les feuilles sont les documents. Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du chapitre. Remarque ! Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au document. Supprimer dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + supprimer. Un message, vous demande de confirmer la suppression. Attention ! La suppression est irréversible. Modifier dans le sommaire La bibliothèque juridique 13 A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + modifier. Le titre et l'image de votre sélection s'affichent automatiquement. Vous pouvez ensuite réaliser les modifications que vous souhaitez (modification du titre, changement de l'image, de l'ordre dans le chapitre...). Rappel ! Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. Les feuilles sont les documents. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 14 Disposition des zones d'affichage Il est possible de modifier la disposition des zones d'affichage (sommaire, signet, recherche, guide, acte) par le menu Affichage + Disposition. Par défaut, vous visualisez la disposition du modèle 2. Différentes possibilités d'affichage sont disponibles : Modèle 1 Vous disposez de 2 zones verticales d'affichage : une zone contenant les 3 onglets (Sommaire, Signets et Recherche) une zone contentant les 2 onglets (Guide et acte type) Modèle 2 Vous disposez de 3 zones d'affichage : une zone à gauche contenant les 3 onglets : Sommaire, Signets et Recherche une zone contentant les Guides une zone contenant les actes types Les 2 dernières zones sont affichées l'une en dessus de l'autre. Personnalisée Vous disposez des zones d'affichage de base et vous avez la possibilité de changer la disposition, modifier la taille de celles-ci, ... La bibliothèque juridique 15 Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés. Sélectionnez le document et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Afficher. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 16 Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Elément que vous pensez consulter régulièrement). Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent. Accès à un signet Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à. Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour. La bibliothèque juridique 17 L'acte-type L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre lettre. Les Actes-types et les guides sont modifiables. Contenu d’un Acte-type L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données différents : Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. Utilisation d’un acte-type Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités : modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type) activez le menu Fichier + Nouveau depuis modèle. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle lettre contenant le texte-type. 18 Les guides L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type. Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone guide vos informations. Les guides de l'assistant peuvent également être éditer. 19 La lettre Comment créer sa propre lettre ? Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte. Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge. Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de : Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle, Cliquer sur l’icône de la barre Standard : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l'acte-type, Faire les modifications de texte souhaitées, Faire la mise en page de la lettre, Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre, Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier, Lancer l'impression. Créer une lettre vierge Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 20 Mise en forme du texte Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre lettre. Déplacement dans le texte Sélection de texte Saisie de texte Déplacement/Copie de texte Attributs de texte, de paragraphe Insertion de données (image, fichier, symbole, tableau) Correcteur orthographique Annulation/Répétition d'une fonction Encadrement et trame de paragraphe Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection de tableau Cliquez dans le tableau, activez le menu Edition + Sélectionner le tableau. Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère La lettre 21 Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches  + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper… ou le raccourci clavier Ctrl + X. Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. La copie de texte correspond à Copie/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format. Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d'outil Format propose quelques raccourcis icônes. Bordure et trame Encadrement La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés (voir Retour à la ligne). EBP Assistants juridiques 2010 Aide 22 L’icône encadre le contour de la sélection. Trame La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP. Correcteur orthographique Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignoré ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot). Annulation ou répétition d’une fonction Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire ou le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Shift + Z. La lettre 23 Travail sur la lettre Cette partie permet de voir les points suivants : - Les pages de la lettre - L'enregistrement de la lettre - L'aperçu de la lettre - L'impression de la lettre - La fermeture de la lettre - L'ouverture d'une lettre Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir du menu Affichage. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu. Avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page. Déplacement de page en page Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou les raccourcis clavier Ctrl + et Ctrl + . Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Aperçu écran de la lettre Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu. Impression de la lettre EBP Assistants juridiques 2010 Aide 24 Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + Oet choisissez la lettre de votre choix. La lettre 25 L'éditeur interne La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pied. Entête et Pied de page Les onglets Entête et Pied servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répétera sur toutes les pages de votre lettre. Corps de la page L’onglet Corps reçoit la copie de l'acte-type et permet de définir la lettre elle même. Astuce Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé. Le contenu de la lettre Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante, en mettant en forme le texte (déplacement, copie, attribut), la page, en recherchant un mot, en le remplaçant par un autre, ... EBP Assistants juridiques 2010 Aide 26 Mise en forme de la page Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier : le format de la page, les marges d’impression l’orientation du papier (Portrait ou Paysage). La lettre 27 Le contenu de la lettre Recherche/Remplace d'un mot Recherche d'un mot La fonction de Recherche de l’éditeur permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. Remplacement d'un mot La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Astuce Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Crtl + F3 pour passer de mot en mot recherché. Remarque La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses. 28 Visitez le site EBP Cette fenêtre est accessible par le menu Internet. Pour avoir la possibilité d'accéder au site EBP, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 29 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 31 Index A Acte-type ......................................................17 Affichage du contenu de l'assistant .....................7 Aide................................................................4 Ajouter dans le sommaire................................12 Alignement ....................................................20 Annuler une fonction.......................................20 Aperçu de la lettre ..........................................23 Assistant juridique ........................................ 5, 6 B Barre de raccourcis .........................................10 Barre de statut ...............................................10 Barre d'état ...................................................10 Barre d'outils .................................................10 Barre Format .................................................10 Barre Standard...............................................10 Base de donnée Ouvrir ..........................................................6 Bibliothèque Ouvrir ..........................................................6 C Comment créer sa propre lettre ? .....................19 Comment ouvrir un assistant juridique ?..............6 Contenu de l'assistant .......................................8 Convention d'utilisation EBP...............................2 Correcteur orthographique...............................20 Couleur de fond de paragraphes .......................20 Création de lettre ...........................................19 D Déplacement dans la lettre ..............................20 Déplacement de texte .....................................20 Développement du plan...................................12 Disposition des zones d'affichage......................14 Document......................................................12 Dossier..........................................................12 E Editeur de texte.......................................... 9, 25 Editeur interne ........................................... 9, 25 Encadrement de paragraphes...........................20 Encadrement de tableaux ................................20 F Félicitation.......................................................1 Fermeture de l'éditeur.......................................9 Fichier (insertion) ...........................................20 Fin de paragraphe...........................................20 G Gras .............................................................20 Guide............................................................18 I Image (insertion) ...........................................20 Impression de la lettre ....................................23 Impression du contenu de l'assistant...................8 Insérer un fichier HTML ...................................20 Insérer un tableau ..........................................20 L Le sommaire..................................................12 Les barres .....................................................10 Les signets ....................................................16 Lettre............................................................19 Ligne de pointillés...........................................23 M Marges de la page ..........................................26 Microsoft Word.................................................9 Mise en forme de la page.................................26 Mise en forme du texte....................................20 Mode Insertion ...............................................20 Mode Normal .................................................23 Mode Page.....................................................23 Mode Refrappe ...............................................20 Modification dans le sommaire..........................12 N Nous contacter ...............................................29 Nouvelle lettre................................................19 O Onglet Acte-type ............................................17 Onglet Guide..................................................18 Orientation de la page.....................................26 Ouverture de l'éditeur .......................................9 Ouverture d'une lettre.....................................23 Ouvrir un assistant ...........................................6 Ouvrir une bibliothèque .....................................6 P Page mise en forme .............................................26 Page d'une lettre ............................................23 Paysage ........................................................26 Plan ..............................................................12 Portrait..........................................................26 Présentation de l'aide........................................4 Présentation du logiciel .....................................5 R Recherche dans la bibliothèque ........................15 Recherche d'un mot ........................................27 Rechercher un document .................................15 Remplacement d'un mot..................................27 Répéter une fonction.......................................20 Retour à la ligne.............................................20 Retrait...........................................................20 S Saisie de texte ...............................................20 Saut de page .................................................23 Sauvegarde de la lettre ...................................23 Sélection de toute la lettre..........................................20 d'un mot.....................................................20 Signets..........................................................16 Site EBP ........................................................28 Sommaire......................................................12 Souligné........................................................20 Suppression dans le sommaire .........................12 T Tableau (insertion) .........................................20 Texte attributs .....................................................20 Travail sur la lettre .........................................23 Trouver rapidement un document .....................16 Z Zones à renseigner .........................................17 Zoom............................................................23 EBP Compta Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Compta 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 EBP Compta 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. EBP Compta 5 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Compta Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER 11 1.1. Accès au service technique ................................................................ 11 1.2. Configuration requise ......................................................................... 12 1.3. Place disque nécessaire ..................................................................... 12 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13 2.1. Installation monoposte ....................................................................... 13 2.2. Installation réseau ............................................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18 4.1. Version d’évaluation ............................................................................ 18 4.2. Comment activer le logiciel ? ............................................................. 19 4.3. Activation manuelle du logiciel .......................................................... 19 4.4. Evaluez une version après activation ................................................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ........................................................... 21 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................ 21 5.3. Etape 3 : Adresse ................................................................................. 21 5.4. Etape 4 : Contact ................................................................................. 22 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice .................................................................. 22 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ................................................... 22 5.7. Etape 7 : Plan Comptable .................................................................... 23 5.8. Ecran de travail .................................................................................... 24 PRISE EN MAIN 25 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25 1.1. Les coordonnées de mon dossier ...................................................... 25 1.2. Les préférences de mon dossier ........................................................ 26 1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................ 29 1.4. Je paramètre mon plan comptable ..................................................... 30 1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................ 34 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37 2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................ 37 2.2. La saisie non comptable ..................................................................... 37 2.3. La saisie guidée ................................................................................... 43 2.4. La saisie standard ............................................................................... 45 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50 3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................ 50 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? .................................................................. 50 3.3. Comment lettrer mon compte client ? ............................................... 50 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? .......................................... 51 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? ................................................ 52 4. JE POINTE MA BANQUE 53 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ..................................... 53 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ........................................... 53 5. LA DECLARATION DE TVA 55 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ...................................................... 55 5.2. La déclaration CA3 .............................................................................. 55 5.3. La déclaration CA12 ............................................................................ 56 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58 6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................ 58 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? ............................................... 58 6.3. Comment imprimer ma balance ? ...................................................... 59 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? ................................ 60 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? ......................... 61 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ..................................................... 62 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ...................................... 63 8. LA CLOTURE MENSUELLE 64 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................ 64 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? .......................................... 64 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................ 65 9.2. Je clôture mon exercice ...................................................................... 65 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................ 69 10.2. Comment sauvegarder ? ................................................................... 69 LES FONCTIONS AVANCEES 71 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71 1.1. La création des guides d’écritures..................................................... 71 1.2. La gestion des abonnements ............................................................. 71 1.3. La gestion des modes de règlement .................................................. 71 1.4. La gestion analytique .......................................................................... 72 1.5. La gestion budgétaire ......................................................................... 72 Table des matières EBP Compta 9 1.6. Les chéquiers (version PRO) .............................................................. 72 1.7. La gestion des devises (version PRO) ............................................... 72 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) ...... 72 2. MENU QUOTIDIEN 73 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................ 73 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ................. 73 2.3. La recherche d’écritures ..................................................................... 73 2.4. Les écritures de simulation ................................................................ 73 2.5. Les prévisions de trésorerie ............................................................... 73 3. MENU IMPRESSIONS 74 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ..................................... 74 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) ......................... 74 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ............................................. 74 3.4. Les listes diverses ............................................................................... 74 4. MENU CLOTURE 75 4.1. Validation des écritures ...................................................................... 75 4.2. La génération des soldes N-1 ............................................................. 75 4.3. La génération des RAN provisoires ................................................... 75 5. MENU OUTILS 76 5.1. Maintenance ......................................................................................... 76 5.2. Assistance comptable ......................................................................... 76 5.3. Communication entreprise-expert ..................................................... 76 5.4. Les importations et exportations de données .................................. 77 INDEX 79 Avant de commencer EBP Compta 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00  Le vendredi 8h00 à 18h00 * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 12 EBP Compta 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;  Windows XP (1), Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 (2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. INSTALLATION 14 EBP Compta A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 15 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 16 EBP Compta 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? EBP Compta 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 18 EBP Compta 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Compta 19 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. INSTALLATION 20 EBP Compta Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? EBP Compta 21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 22 EBP Compta 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? EBP Compta 23 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 30). INSTALLATION 24 EBP Compta 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 25 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 26 EBP Compta 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 27 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 29 Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. PRISE EN MAIN 30 EBP Compta 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 31 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 33 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits). Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). PRISE EN MAIN 34 EBP Compta 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 35 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 37 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 43.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). PRISE EN MAIN 38 EBP Compta 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 39  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». PRISE EN MAIN 40 EBP Compta Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 41 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. PRISE EN MAIN 42 EBP Compta Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 43 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. PRISE EN MAIN 44 EBP Compta Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 45 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 46 EBP Compta Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par coeur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 34) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 47 Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement. PRISE EN MAIN 48 EBP Compta  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne.  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 36). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 49 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. PRISE EN MAIN 50 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance. Je consulte et je lettre un compte EBP Compta 51  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’oeil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. PRISE EN MAIN 52 EBP Compta Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Je pointe ma banque EBP Compta 53 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. PRISE EN MAIN 54 EBP Compta  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux ») .  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). La déclaration de TVA EBP Compta 55 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 56 EBP Compta  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin. La déclaration de TVA EBP Compta 57  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. PRISE EN MAIN 58 EBP Compta 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Les impressions courantes EBP Compta 59 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. PRISE EN MAIN 60 EBP Compta 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 61 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. PRISE EN MAIN 62 EBP Compta 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 63 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : PRISE EN MAIN 64 EBP Compta 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 65 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 66 EBP Compta 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 67 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 68 EBP Compta Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Compta 69 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers EBP Compta 71 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 72 EBP Compta 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien EBP Compta 73 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 74 EBP Compta 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture EBP Compta 75 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 76 EBP Compta 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils EBP Compta 77 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX EBP Compta 79 INDEX A Abonnements ...................................................................................................... 71 Achats ........................................................................................................... 38, 43 Activation ............................................................................................................. 19 Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31 Aide à la révision ............................................................................................... 76 Aide en ligne .................................................................................................... 5, 26 Analytique ............................................................................................................ 72 Annexe 3310 A .................................................................................................... 55 Avoir .................................................................................................................... 39 B Balance ............................................................................................................... 59 Balance âgée ...................................................................................................... 60 Bilan .................................................................................................................... 65 Bordereau de remise en banque ......................................................................... 42 Budget ................................................................................................................. 72 C CA12 ................................................................................................................... 56 CA3 ..................................................................................................................... 55 Chéquiers ............................................................................................................ 72 Client ................................................................................................................... 31 Clôture annuelle ............................................................................................ 65, 66 Clôture mensuelle ............................................................................................... 64 Communication entreprise-expert ....................................................................... 76 Compte .......................................................................................................... 30, 50 Compte de résultat .............................................................................................. 65 Comptes associés ............................................................................................... 32 Configuration requise .......................................................................................... 12 Consulter un compte ........................................................................................... 50 Contact .................................................................................................... 22, 25, 32 Contrepartie automatique .................................................................................... 36 Corriger une facture............................................................................................. 40 Crédit ............................................................................................................. 43, 45 INDEX 80 EBP Compta D Dates d’exercice ............................................................................................ 22, 28 Débit .............................................................................................................. 43, 45 Décaissements .................................................................................................... 73 Déclaration CA12 ................................................................................................. 56 Déclaration CA3 ................................................................................................... 55 Déclaration de TVA .............................................................................................. 55 Dépense .............................................................................................................. 41 Devises ................................................................................................................ 72 E Ecart de rapprochement ...................................................................................... 54 Echéance ............................................................................................................. 44 Echéancier ............................................................................................... 27, 47, 52 Echéancier détaillé .............................................................................................. 62 Echéancier prévisionnel ....................................................................................... 62 Ecritures de simulation .................................................................................. 66, 73 E-mail .................................................................................................................. 11 Encaissements .................................................................................................... 73 Equilibrage virtuel des journaux ........................................................................... 27 Escompte ............................................................................................................. 39 Evaluation ............................................................................................................ 18 Exportations ......................................................................................................... 77 F Facture............................................................................................... 38, 39, 43, 45 G Grand-livre ........................................................................................................... 58 Guide d’abonnement ........................................................................................... 71 Guides d’écritures ................................................................................................ 71 H Horaires ............................................................................................................... 11 I Identification ................................................................................................... 21, 25 Immobilisations .................................................................................................... 72 Importations ......................................................................................................... 77 Installation monoposte ......................................................................................... 13 Installation réseau ................................................................................................ 15 INDEX EBP Compta 81 J Journal ........................................................................................................... 34, 58 Journal centralisateur .......................................................................................... 65 Journal d’achats .................................................................................................. 34 Journal de banque ............................................................................................... 36 Journal général .................................................................................................... 65 L Lancement ........................................................................................................... 17 LCR ..................................................................................................................... 73 Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67 Lettrage approché ............................................................................................... 28 Lettrage automatique........................................................................................... 51 Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52 Lettres chèques ................................................................................................... 73 Lettres de relance ................................................................................................ 63 Libellé de l’écriture............................................................................................... 35 Libellés des écritures ..................................................................................... 27, 46 Libellés types ....................................................................................................... 46 Lisezmoi ................................................................................................................ 5 M Marge brute ......................................................................................................... 74 Mode de saisie .................................................................................................... 37 Modes de règlement ............................................................................................ 71 Monoposte ........................................................................................................... 13 Mot de passe ....................................................................................................... 25 MSA..................................................................................................................... 21 N NAF ............................................................................................................... 21, 25 Natures d’achat ................................................................................................... 39 Nouveau dossier ................................................................................................. 21 Numéro de TVA ............................................................................................. 21, 25 Numérotation des pièces ..................................................................................... 35 P Plan comptable .................................................................................. 23, 30, 45, 76 Pointer les règlements ......................................................................................... 42 Préférences ......................................................................................................... 26 Prélèvements ...................................................................................................... 73 Prévisions de règlements .................................................................................... 61 Prévisions de trésorerie ....................................................................................... 73 Protocoles validés ............................................................................................... 14 INDEX 82 EBP Compta R Raccourcis comptes ............................................................................................ 35 RAN provisoires ................................................................................................... 75 Rapprochement bancaire................................................................... 22, 28, 53, 67 Rapprochement bancaire automatique ................................................................ 73 Recette ................................................................................................................ 42 Recherche d’écritures .......................................................................................... 73 Règlement ..................................................................................................... 41, 47 Réimputation ........................................................................................................ 76 Remise................................................................................................................. 39 Remise en banque ............................................................................................... 41 Report à nouveau ................................................................................................ 66 Reports à nouveaux ....................................................................................... 65, 67 Réseau ................................................................................................................ 15 Réseaux validés .................................................................................................. 14 Résultat d’exploitation .......................................................................................... 74 Résultat net comptable ........................................................................................ 74 Retards de paiements .......................................................................................... 60 Révision comptable ............................................................................................. 76 S Saisie guidée ........................................................................................... 37, 43, 71 Saisie non comptable .................................................................................... 28, 37 Saisie standard .............................................................................................. 37, 45 Sauvegarde ......................................................................................................... 69 Service technique ................................................................................................ 11 Solde ............................................................................................................. 46, 53 Soldes N-1 ........................................................................................................... 75 Statistiques .......................................................................................................... 74 Suivi de balance mensuel .................................................................................... 74 T Tableaux de gestion ............................................................................................ 74 Taux ..................................................................................................................... 33 Taux de TVA ........................................................................................................ 29 Traite ................................................................................................................... 73 Trésor public ........................................................................................................ 26 Trésorerie ............................................................................................................ 41 TVA ...................................................................... 21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56 V Vente ............................................................................................................. 39, 45 Ventes comptoir ................................................................................................... 40 Virements............................................................................................................. 73 INDEX EBP Compta 83 Z Z de caisse .......................................................................................................... 40 NOTES EBP Compta Pratic Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition juillet 2008 EBP Compta Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais 4 EBP Compta Pratic EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même EBP Compta Pratic 5 qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0 : Janvier 2008 6 EBP Compta Pratic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celleci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta Pratic 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique..................................................................9 1.2. Configuration requise .........................................................................10 1.3. Place disque nécessaire .....................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 13 4.1. Version d’évaluation............................................................................13 4.2. Comment activer le logiciel ?.............................................................13 4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 15 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................15 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................15 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................15 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................15 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................16 5.6. Ecran de travail....................................................................................17 PRISE EN MAIN 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 19 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................19 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients...........................................20 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente...........................................22 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 23 2.1. Comment saisir une facture d’achat ?...............................................23 2.2. Comment saisir une facture de vente ?.............................................26 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ?.....................27 2.4. Comment corriger une facture ? ........................................................27 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ?............................................28 2.6. Comment saisir un règlement ? .........................................................30 3. JE POINTE MES TIERS 33 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 34 4.1. Comment imprimer mes achats ? ......................................................34 4.2. Comment imprimer mes ventes ? ......................................................34 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ?......................................35 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta Pratic 4.4. Comment imprimer mes règlements ? ..............................................35 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 36 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?..........................................................36 5.2. Comment sauvegarder ?.....................................................................36 LES OPTIONS EXPERT 37 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? 37 2. LE PLAN COMPTABLE 37 3. LES JOURNAUX 39 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? ...................................................................39 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? ..........................................39 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 40 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ?.....................................................40 4.2. Comment saisir des écritures ? .........................................................40 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures ......................41 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 42 5.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................42 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................42 5.3. Comment lettrer un compte ?.............................................................42 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 43 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................43 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...........................................43 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 45 7.1. Les journaux ........................................................................................45 7.2. Le grand-livre.......................................................................................45 7.3. La balance............................................................................................46 8. VALIDATION DES ECRITURES 47 9. LA CLOTURE MENSUELLE 48 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................48 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................48 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 49 10.1. Le journal général..............................................................................49 10.2. Clôture de l’exercice..........................................................................49 INDEX 53 Avant de commencer EBP Compta Pratic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Compta Pratic 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 512 Mo de RAM ;  Windows XP (1) ou Vista ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 30 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Compta Pratic 2009 pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ FLASH13.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ FLASH13.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 12 EBP Compta Pratic 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic 13.0 Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel . Comment activer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Pratic reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, elle sera limitée à 300 écritures et la mention Version de démonstration apparaît sur toutes les impressions. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Pratic, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créer un nouveau dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. INSTALLATION 14 EBP Compta Pratic 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 15 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier. Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse Saisissez si vous le souhaitez l’adresse de votre société. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. INSTALLATION 16 EBP Compta Pratic 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer la saisie sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. Cliquez sur Terminer : le dossier se crée. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 17 5.6. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 19 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. PRISE EN MAIN 20 EBP Compta Pratic 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients 1.2.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les fournisseurs et clients (tiers) de votre entreprise, pour pouvoir, lors de la saisie des factures et des règlements, attribuer chaque opération au tiers correspondant. Ainsi, vous pourrez ensuite consulter ou imprimer toutes les opérations concernant un tiers particulier. 1.2.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Fournisseurs du menu Données, ou à l’option Clients du menu Données. Vous obtenez alors la liste des fournisseurs ou des clients. Cliquez sur le bouton Nouveau afin d’obtenir la fiche d’un nouveau tiers. Renseignez le nom ou la raison sociale du tiers dans le champ Nom / RS : Astuce Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la civilité dans le champ Nom/RS. Utilisez plutôt la zone prévue à cet effet dans l’onglet Adresse : Complétez si vous le souhaitez les informations des onglets Adresse et Contact. Ces renseignements sont facultatifs. Cliquer sur OK : votre tiers est créé et apparaît dans la liste des fournisseurs ou des clients. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 21 Comme vous pouvez le constater, un code a été automatiquement attribué à votre tiers. Il s’agit en fait d’un compte comptable, limité à 10 caractères. Il est composé de la façon suivante :  401 + nom du fournisseur + chiffres (pour un fournisseur)  411 + nom du client + chiffres (pour un client). Grâce au bouton Nouveau, créez vos autres tiers. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pourrez également créer vos tiers au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Correspond à la racine comptable des fournisseurs ou des clients. Permettent d’attribuer un code unique (lorsque plusieurs tiers portent le même nom). PRISE EN MAIN 22 EBP Compta Pratic 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente 1.3.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les différentes natures d’achat et de vente de votre entreprise. Cela vous permettra par la suite de ventiler le total HT de chaque facture. Ainsi, vous pourrez obtenir le total de vos charges et de vos produits par nature. Exemple Une société fabriquant des chaussures a besoin de connaître ses charges en cuir, fil, caoutchouc, lacet, etc. De plus, elle a besoin de connaître le montant de ses ventes de chaussures, sandales, bottes … Elle va donc créer les natures d’achat et de vente qui l’intéresse : cuir, fil caoutchouc, lacet… pour les natures d’achat, chaussures, sandales, bottes … pour les natures de vente. 1.3.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Achats du menu Données ou à l’option Ventes du menu Données. Vous obtenez alors la liste des natures les plus courantes. Cliquez sur le bouton Nouveau. Renseignez l’intitulé de la nature d’achat ou de vente, pointez l’opération correspondante, et sélectionnez le type d’achat ou de vente. Le type d’achat (ou de vente) est indispensable car il permet au logiciel d’associer à la nature créée un code identifiant. Ce code correspond au compte comptable, et est calculé en concaténant la racine de trois caractères du type d’achat (601, 607, 701 …) et un chiffre. Cliquez sur OK pour enregistrer la nature d’achat ou de vente. Grâce au bouton Nouveau, vous pouvez créer vos autres natures, ou vous les créerez plus tard au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 23 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Achats L’écran est partagé en deux parties : En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Liste des factures Détail d’une facture PRISE EN MAIN 24 EBP Compta Pratic Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  . Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau fournisseur dans le volet de navigation Mes achats.  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche ensuite dans le tableau de ventilation des montants de la facture : Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 25  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Remarque A la place de la touche Inser, vous pouvez également utiliser la touche  du clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture : le montant saisi dans le logiciel doit être celui affiché sur la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires. Exemple :  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. PRISE EN MAIN 26 EBP Compta Pratic 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 27 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ? 2.3.1. Je saisis un avoir Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs : 2.3.2. Je saisis un escompte et/ou une remise Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». 2.4. Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta Pratic 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse : Session du : 10/03/2006 à 00 : 00 Jusqu’au : 10/03/2006 à 23 : 59 ** VENTILATION PAR FAMILLE ** Code Libellé Mnt HT Mnt TTC 001 Chaussures 2926,42 3500,00 002 Cirage 418,06 500,00 003 Lacets 41,81 50,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR MDR ** MDR Mnt HT Mnt TTC Carte bleue 2090,30 2500,00 Chèque 836,12 1000,00 Crédit 41,81 50,00 Espèces 418,06 500,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR TAUX TVA ** Taux Mnt HT Mnt TVA 19,60 3386,29 663,71 Total : 3386,29 663,71 Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 29 2.5.1. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement : 2.5.2. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 30 EBP Compta Pratic 2.5.3. Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlement dans le module Ma Trésorerie. 2.6. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée :  Par la barre d’outils : (banque principale uniquement)  Ou par le volet de navigation : ou ou  Ou par la barre de menu : Quotidien + Ma Trésorerie Cette option ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) 2.6.1. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 31  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie dans l’option Mes Achats du menu Quotidien.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, des frais de déplacement ou de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. 2.6.2. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. 2.6.3. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta Pratic 2.6.4. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Je pointe mes tiers EBP Compta Pratic 33 3. JE POINTE MES TIERS Il s’agit de pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Pour réaliser ce pointage, saisissez la facture d’un client (Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes) et le règlement correspondant (Quotidien + Ma Trésorerie). Accédez à l’option Pointage du menu Quotidien. Pointez Clients et choisissez votre client dans la liste. Les factures apparaissent à gauche, les règlements à droite : Sélectionnez une facture et son règlement, cliquez sur le bouton Pointer et validez le code proposé. Répétez cette opération pour toutes les factures réglées et pour tous les clients et les fournisseurs. Grâce à cela, vous pouvez désormais sélectionner en haut de la fenêtre la case Non (non pointées) et visualiser en un coup d’oeil les factures dues : PRISE EN MAIN 34 EBP Compta Pratic 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 4.1. Comment imprimer mes achats ? Accédez à l’option Mes Achats du menu Impressions.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.2. Comment imprimer mes ventes ? Accédez à l’option Mes Ventes du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Mes impressions courantes EBP Compta Pratic 35 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ? Accédez à l’option Mes Ventes Comptoir du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez la case Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.4. Comment imprimer mes règlements ? Accédez à l’option Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque du menu Impressions + Ma Trésorerie.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Pour obtenir le détail des chèques remis en banque, cochez la case Imprimer le détail des bordereaux (non disponible pour la caisse).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta Pratic 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 5.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Qu’est-ce que les options expert ? EBP Compta Pratic 37 LES OPTIONS EXPERT 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? Il s’agit d’options nécessitant des connaissances comptables (paramétrage du plan comptable et des journaux, saisie standard, rapprochement bancaire…). En fonctionnement par défaut, elles ne sont pas accessibles. Pour les activer, cochez l’option Fonctions expert du menu Affichage. 2. LE PLAN COMPTABLE Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données. Vous obtenez la fenêtre suivante : Les comptes sont répartis racine par racine dans les onglets adéquats. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez obligatoirement les champs Numéro et Intitulé. Les autres champs sont facultatifs. Les colonnes A V D et R signifient « Achats », « Ventes », « Dépense » et « Recette ». Elles vous permettent de paramétrer les listes de comptes qui s’afficheront dans les masques de saisies non comptables :  Tous les comptes dont la colonne A est cochée s’afficheront dans la liste des natures d’achat dans l’option Mes Achats.  Tous les comptes dont la colonne V est cochée s’afficheront dans la liste des natures de vente dans l’option Mes Ventes. LES OPTIONS EXPERT 38 EBP Compta Pratic  Tous les comptes dont la colonne D est cochée s’afficheront dans la liste des autres charges dans l’option Nouvelle dépense de Ma Trésorerie.  Tous les comptes dont la colonne R est cochée s’afficheront dans la liste des autres recettes dans l’option Nouvelle recette de Ma Trésorerie. Pour des informations sur les onglets ou les options non décrites, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Pour des informations supplémentaires sur le paramétrage des comptes par les colonnes AVDR, consultez l’aide en ligne, mot clé AVDR. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). Les journaux EBP Compta Pratic 39 3. LES JOURNAUX 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Pour créer un nouveau journal, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez le code, le type et le libellé du journal. Pour paramétrer un journal existant, cliquez sur le journal puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus. Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Au besoin, vous pouvez modifier le libellé. LES OPTIONS EXPERT 40 EBP Compta Pratic 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ? La saisie standard permet de :  Saisir manuellement des écritures dans les journaux de type Divers ou A-nouveaux ;  Consulter les écritures enregistrées dans cette option, ou saisies dans Mes Achats, Mes Ventes ou Ma Trésorerie, ou importées d’un autre logiciel ;  Modifier les écritures enregistrées dans cette option, ou importées d’un autre logiciel. 4.2. Comment saisir des écritures ? Accédez à l’option Saisie Standard par le menu Quotidien. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Attention, vous ne pouvez ajouter des écritures que dans les journaux de type Divers ou Anouveaux.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date des écritures à saisir. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne d’écriture.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de l’écriture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro identifiant l’écriture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , par la touche , ou par la touche F4. Vous pouvez également taper un nouveau compte, ou taper le début d’un numéro suivi de  ou F4. La saisie des écritures en mode standard EBP Compta Pratic 41  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte : complétez ou modifiez-le.  Saisissez le montant, puis les lignes suivantes.  Sur la dernière ligne de votre écriture, choisissez le compte adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures 4.3.1. Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. 4.3.2. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. 4.3.3. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . LES OPTIONS EXPERT 42 EBP Compta Pratic 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 5.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. Vous pourrez visualiser par exemple toutes les factures et les règlements d’un compte client, tous les mouvements d’un compte de banque. 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés. 5.3. Comment lettrer un compte ? Accédez à l’option Consultation – Lettrage du menu Quotidien, ou cliquez sur l’icône .  Dans le champ Compte, tapez le compte concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou en tapant le numéro suivi de la touche  ou F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur les écritures à lettrer afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK. Le rapprochement bancaire EBP Compta Pratic 43 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire s’effectue à l’aide de votre relevé bancaire. Les écritures peuvent être déjà en partie pointées directement dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque grâce à la colonne P : Pour réaliser le rapprochement bancaire complet et le valider, accédez au rapprochement bancaire Manuel par Compte du menu Quotidien + Rapprochement bancaire.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (5121 pour la banque principale ou 5122 pour l’autre banque).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. Les écritures pointées dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque apparaissent avec un « OK » dans la colonne Rapp.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. LES OPTIONS EXPERT 44 EBP Compta Pratic  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Le rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller le rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Le rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). Les impressions comptables EBP Compta Pratic 45 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 7.1. Les journaux 7.1.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations saisies dans Mes Achats, Mes Ventes et Ma Trésorerie sont simultanément enregistrées sous forme d’écritures comptables dans des journaux. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse… 7.1.2. Comment imprimer un journal ? Accédez à l’option Journaux du menu Impressions.  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 7.2. Le grand-livre 7.2.1. Qu’est-ce qu’un grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte, afin de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. 7.2.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions.  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. LES OPTIONS EXPERT 46 EBP Compta Pratic  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Vous pouvez notamment, dans les options, n’obtenir que les écritures non lettrées. 7.3. La balance 7.3.1. Qu’est-ce qu’une balance ? Contrairement au grand-livre, la balance ne vous donnera pas le détail des opérations de chaque compte, mais le cumul. Ainsi, vous obtiendrez pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. 7.3.2. Comment imprimer ma balance ? Accédez à l’option Balance du menu Impression.  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Validation des écritures EBP Compta Pratic 47 8. VALIDATION DES ECRITURES La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. LES OPTIONS EXPERT 48 EBP Compta Pratic 9. LA CLOTURE MENSUELLE 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 49 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 10.1. Le journal général Il s’agit d’un état de fin d’exercice vous donnant pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. Pour l’imprimer, accédez à l’option Journal Général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. 10.2. Clôture de l’exercice 10.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. 10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de constatation du résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. LES OPTIONS EXPERT 50 EBP Compta Pratic 10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 5 Comment sauvegarder mon dossier ? page 36). 10.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour ;  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture);  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 51  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Sauvegarde du dossier cochée, afin que le logiciel réalise et archive une sauvegarde de clôture de votre dossier.  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est pas équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. LES OPTIONS EXPERT 52 EBP Compta Pratic Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. INDEX EBP Compta Pratic 53 INDEX A Achats ...........................................................................................................23, 34 Activation.............................................................................................................13 Adresse .........................................................................................................16, 19 Aide en ligne..........................................................................................................5 AVDR ..................................................................................................................37 Avoir ....................................................................................................................27 B Balance ...............................................................................................................46 Bordereau de remise en banque .........................................................................31 C Clients .................................................................................................................20 Clôture annuelle ............................................................................................49, 50 Clôture mensuelle ...............................................................................................48 Compte....................................................................................................21, 37, 42 Configuration requise ..........................................................................................10 Consultation d’un compte....................................................................................42 Contact ..........................................................................................................16, 19 Corriger une facture.............................................................................................27 D Dates d’exercice..................................................................................................17 Démarrer .............................................................................................................16 Dépense........................................................................................................30, 38 E Ecart de rapprochement ......................................................................................44 Ecritures ..............................................................................................................40 Ecritures (modification)........................................................................................41 Ecritures (suppression)........................................................................................41 E-mail ....................................................................................................................9 Escompte ............................................................................................................27 Evaluation............................................................................................................13 INDEX 54 EBP Compta Pratic F Facture d’achat ....................................................................................................23 Facture de vente..................................................................................................26 Fonctions expert ..................................................................................................37 Fournisseurs........................................................................................................20 G Grand-livre...........................................................................................................45 H Horaires .................................................................................................................9 I Identification...................................................................................................16, 19 Installation............................................................................................................11 J Journal .................................................................................................................39 Journal général ....................................................................................................49 Journaux..............................................................................................................45 L Lancement ...........................................................................................................12 Lettrage....................................................................................................42, 50, 51 Lisezmoi.................................................................................................................5 M Modification d’écritures ........................................................................................41 Mot de passe .......................................................................................................19 MSA.....................................................................................................................16 N NAF .....................................................................................................................16 Natures d’achat........................................................................................22, 25, 37 Natures de vente ...........................................................................................22, 37 Nouveau dossier..................................................................................................16 O Options expert .....................................................................................................37 INDEX EBP Compta Pratic 55 P Plan comptable..............................................................................................37, 40 Pointage ..............................................................................................................33 Pointer les règlements.........................................................................................32 R Rapprochement bancaire ..............................................................................43, 51 Recette..........................................................................................................31, 38 Règlement ...........................................................................................................30 Règlements .........................................................................................................35 Remise ................................................................................................................27 Remise en banque ..............................................................................................30 Report à nouveau................................................................................................49 Reports à nouveaux ............................................................................................50 S Saisie standard....................................................................................................40 Sauvegarde.........................................................................................................36 Service technique..................................................................................................9 Solde ...................................................................................................................43 Suppression d’écritures.......................................................................................41 T Trésorerie......................................................................................................30, 35 V Ventes ...........................................................................................................26, 34 Ventes comptoir ............................................................................................28, 35 Ventilations..........................................................................................................25 Z Z de caisse..........................................................................................................28 NOTES NOTES CRM Ligne PME Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Édité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Octobre 2011 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 4 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2: Juin 2010 5 6 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières INSTALLATION .................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 15 5.1. La gestion des fenêtres .................................................................................. 15 6. ÉCRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 16 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 17 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE ............................................................................... 18 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? ................................................................... 19 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? .............................................................. 20 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................................ 20 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ........................................................... 21 5.1. Création d’une activité .................................................................................... 21 5.2. Rappel ............................................................................................................ 21 5.3. Suivre une activité .......................................................................................... 22 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................... 22 6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................. 22 6.2. Comment suivre une opportunité ? ................................................................ 22 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 23 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ................................................................. 23 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? ................................................................... 24 9.1. L'entête du devis ............................................................................................ 24 9.2. Le corps ......................................................................................................... 24 9.3. Le pied ........................................................................................................... 24 8 9.4. Les autres onglets .......................................................................................... 25 9.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 25 10. L’AGENDA ...................................................................................................... 25 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ........................................................... 26 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 26 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................................................. 27 13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 27 13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 27 13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 28 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? ............................. 28 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? ............... 29 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 30 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? ................................................ 30 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? ......................... 30 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? ....................... 31 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. ....................... 31 3.2. Import/Export du calendrier ............................................................................ 31 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? ................................................... 31 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 32 5.1. Comment préparer une campagne ? ............................................................. 32 5.2. Comment suivre une campagne ? ................................................................. 33 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................. 34 6.1. Publipostage par courrier ............................................................................... 34 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................... 35 7. L’ENVOI DE MAIL ............................................................................................. 35 8. COMMENT ENVOYER DES SMS .................................................................... 35 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES ............................................................. 36 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? ............................................... 36 11. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................. 36 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?.................................... 36 13. LA MODIFICATION PAR LOT ........................................................................ 37 9 10 13.1. Des pistes .................................................................................................... 37 13.2. Des contacts ................................................................................................ 37 13.3. Des comptes ................................................................................................ 37 13.4. Des activités ................................................................................................. 37 14. LA CONVERSION DE PISTE ......................................................................... 38 15. LES STATISTIQUES OLAP ............................................................................ 38 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? ........................................................... 39 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ............................... 39 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES ................... 40 18.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 40 18.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 40 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES .................... 41 19.1. La solvabilité ................................................................................................ 41 19.2. La géolocalisation ........................................................................................ 41 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ................................................. 41 INDEX ................................................................................................................... 42 0BINSTALLATION IN STALLATION 1. AV ANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L 'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 8h00 à 18h00 Le vendredi *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée L a configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : 􀂃 Processeur : P4 2 GHz ou équivalent 􀂃 Mémoire : 1 Go 􀂃 Écran : résolution 1024x768 en 16 bits 􀂃 Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 11 Comment installer mon logiciel ? 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne PME Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 12 0BINSTALLATION 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». 4. CO MMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Rema rque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si v ous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 13 Comment activer mon logiciel ? 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ». Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Re marque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 14 0BINSTALLATION 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Le s propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 15 Écran de travail 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 3 2 4 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 16 1BPRISE EN MAIN PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 17 Écran de démarrage 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … 18 1BPRISE EN MAIN - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 39 de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. 19 Comment créer un contact ? 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. 20 1BPRISE EN MAIN L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 21 Comment gérer une opportunité ? 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom. 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 36). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. 22 1BPRISE EN MAIN Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? Vous trouverez la définition de la campagne page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 33 de ce guide. 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre. Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche. 23 Comment gérer les devis ? 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. 9.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité. Le collaborateur associé peut y être renseigné. Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité. L’opportunité peut être créée directement depuis le devis. Remarque La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée. 9.2. Le corps Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis. P our faciliter la saisie, vous disposez : • D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails). • D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….). • D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier. • D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 9.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC). 24 1BPRISE EN MAIN 9.4. Les autres onglets À ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : • L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. • L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. • L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire • L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL. 9.5. Les actions d'un devis À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes : • Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis • Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité. • Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 10. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. V ous pouvez personnaliser l’affichage du planning : • En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). • En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. • En filtrant la liste des tâches à afficher. V ous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : • Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné. • Aj outer une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 25 Comment imprimer une fiche ? 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L 'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée : • Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche. • Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. • Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 26 1BPRISE EN MAIN 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application. À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. 27 Comment gérer les champs personnalisés ? Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. I l existe trois types de droit : • Visualisation et Modification • Exécution • Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Po ur avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis). Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. 28 1BPRISE EN MAIN 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 29 Comment créer un collaborateur ? LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne PME Open Line. L’ utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 30 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 3. CO MMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. S électionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 3.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. 31 Comment gérer une campagne ? 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? Accé dez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne. 5.1. C omment préparer une campagne ? 5.1.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne P aramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 32 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 5.1.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 5.2. C omment suivre une campagne ? 5.2.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une act ivité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 5.2.2. Gestion du statut V ous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 5.2.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. 33 Comment utiliser le publipostage ? 5.2.4. Statistiques L ’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou e-mail (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 6.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. 34 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 7. L’ENVOI DE MAIL Dè s lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 8. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. P our utiliser cette fonction, vous devez acquérir : • Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. • Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 35 Notes et documents associés 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 11. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Rem plissez alors le nom de la famille et son code. 36 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 13. LA MODIFICATION PAR LOT 13.1. Des pistes La modification par lot des pistes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine de piste, un statut de piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.2. Des contacts La modification par lot des contacts vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.3. Des comptes La modification par lot des comptes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du compte, un collaborateur, une famille de comptes, un groupe 1 et un groupe 2. Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.4. Des activités La modification par lot des activités vous permet d’affecter ou modifier en nombre une nouvelle Date, une nouvelle heure, repousser en nombre de jour la date d’une activité, une priorité, un statut, un collaborateur, une campagne. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 37 La conversion de piste 14. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 15. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multi-dimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...). L es avantages de ce système sont les suivants : • La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ; • Un temps de restitution immédiat ; • L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne PME Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®. 38 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. V ous pouvez importer les données suivantes : • Articles • Pistes clients/prospects • Pistes fournisseurs • Contacts • Comptes clients/prospects • Famille clients/prospects • Comptes fournisseurs • Familles fournisseurs • Collaborateurs • Familles collaborateur • Groupes • Secteurs géographiques • Origine d’une piste S uite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. 39 Actions pratiques communes à toutes les fiches Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il e st possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 18. AC TIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 18.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. P our pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : • Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. • Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 18.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. P our archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. P our désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 40 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 41 19. IN FORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES 19.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cli quant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 19.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Index INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 11 Actions .................................................................................................................................... 21 Actions contextuelles ............................................................................................................... 16 Activités ....................................................................................................................... 17, 19, 25 Agenda .............................................................................................................................. 19, 25 Archivage ................................................................................................................................ 40 Articles .............................................................................................................................. 23, 24 B Barre de navigation ................................................................................................................. 16 Barre de statut ......................................................................................................................... 16 C Campagnes Activités .............................................................................................................................. 33 Ciblage................................................................................................................................ 32 Coûts .................................................................................................................................. 32 Fiche ....................................................................................................................... 19, 23, 31 Modèles .............................................................................................................................. 33 Opportunités de ventes ....................................................................................................... 33 Statistiques ......................................................................................................................... 34 Vérifier les cibles ................................................................................................................. 32 Champs personnalisés ............................................................................................................ 28 Clients ..................................................................................................................................... 20 Code d'activation ..................................................................................................................... 13 Collaborateurs ......................................................................................................................... 30 Comptes Clients ................................................................................................................................. 17 Fournisseurs ....................................................................................................................... 36 Comptes clients ....................................................................................................................... 20 Comptes Clients ...................................................................................................................... 18 Comptes prospects .................................................................................................................. 20 Configuration minimale ............................................................................................................ 11 Contacts ...................................................................................................................... 17, 18, 20 Convention d'utilisation EBP ...................................................................................................... 3 Conversion .............................................................................................................................. 38 Création de dossier ................................................................................................................. 15 42 3BINDEX D Démarrer mes activités ............................................................................................................ 19 Désarchivage .......................................................................................................................... 40 DEVIS ..................................................................................................................................... 24 Documents associés ............................................................................................................... 36 Droits utilisateurs ..................................................................................................................... 28 Duplication ............................................................................................................................... 40 E Ecran de démarrage ................................................................................................................ 18 ÉCRAN de travail .................................................................................................................... 16 E-mailing ................................................................................................................................. 35 Envoi d'e-mail .......................................................................................................................... 35 Evénements ............................................................................................................................ 25 F Familles de comptes ................................................................................................................ 36 Fonctions avancées ................................................................................................................. 30 G Géolocalisation ........................................................................................................................ 41 Gestion des fenêtres ............................................................................................................... 15 Groupe d'utilisateurs ................................................................................................................ 27 I Import paramétrable ................................................................................................................ 39 Import paramétrables .............................................................................................................. 39 Import/Export de contacts ........................................................................................................ 30 Imprimer .................................................................................................................................. 26 Installation ......................................................................................................................... 11, 12 Itinéraire .................................................................................................................................. 41 L Lancement du logiciel .............................................................................................................. 12 Liaison de dossier .................................................................................................................... 29 M Menus ..................................................................................................................................... 16 Modification par lot Activités .............................................................................................................................. 37 Comptes ............................................................................................................................. 37 Contacts .............................................................................................................................. 37 Pistes .................................................................................................................................. 37 N Notes ....................................................................................................................................... 36 43 Index 44 O Opportunités % Probabilité ....................................................................................................................... 22 Etapes en cours .................................................................................................................. 22 Montant estimé ................................................................................................................... 23 Montant réalisé ................................................................................................................... 23 Motif de clôture ................................................................................................................... 22 Opportunités d’achats .............................................................................................................. 36 Opportunités de ventes ......................................................................................... 17, 19, 22, 24 Options .................................................................................................................................... 15 P Pistes .................................................................................................................... 17, 18, 19, 38 Plan ......................................................................................................................................... 41 Prise en main .......................................................................................................................... 17 Prospects ................................................................................................................................ 20 Publipostage ............................................................................................................................ 34 Publipostage par courrier ......................................................................................................... 34 Publipostage par e-mail ........................................................................................................... 35 R Rappel ..................................................................................................................................... 21 Restaurer mon dossier ............................................................................................................ 41 S Sauvegarde ............................................................................................................................. 26 SMS ........................................................................................................................................ 35 Solvabilité ................................................................................................................................ 41 Statistiques OLAP ................................................................................................................... 38 T Tableau de bord ................................................................................................................ 22, 36 Tiers .................................................................................................................................. 19, 20 U Utilisateurs ............................................................................................................................... 27 Aide Business Plan Table des matières Félicitations !........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP...........................................................................................3 Assistance de proximité sur le site.....................................................................................................3 Limitation de garantie.......................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence.................................................................................................................................5 Les pages.......................................................................................................................................5 Installation...........................................................................................................................................7 Configuration minimale........................................................................................................................7 Installation depuis le CD ROM EBP........................................................................................................7 Lancement du logiciel..........................................................................................................................7 Code d'activation................................................................................................................................8 Guide d'utilisation..................................................................................................................................9 Comment commencer ?.......................................................................................................................9 Le dossier de démonstration..............................................................................................................9 Création d'un nouveau dossier...........................................................................................................9 Saisie des prévisions......................................................................................................................11 Tout est prêt !...............................................................................................................................15 Les Prévisions..................................................................................................................................15 Comment saisir une prévision ?.......................................................................................................15 Comment saisir un investissement ?.................................................................................................15 Comment saisir une cession d'immobilisation ?..................................................................................17 Comment saisir un financement ?....................................................................................................18 Comment saisir une subvention d'exploitation ?.................................................................................19 Comment saisir une subvention d'investissement ?............................................................................20 Comment saisir une vente ?............................................................................................................21 Comment saisir un achat ?..............................................................................................................22 Comment saisir une charge ?..........................................................................................................23 Comment saisir une charge de personnel ?........................................................................................24 Comment saisir les autres charges de personnel ?..............................................................................26 Comment saisir un impôt ou une taxe ?............................................................................................26 Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?..........................................................................27 Autres prévisions...........................................................................................................................28 Eléments antérieurs.......................................................................................................................33 Les Résultats....................................................................................................................................36 Consulter les résultats....................................................................................................................36 Les graphiques..............................................................................................................................44 Les ratios......................................................................................................................................45 Les Impressions................................................................................................................................46 Comment imprimer ou exporter ?....................................................................................................46 Comment accéder au rapport ?........................................................................................................46 Le Rapport....................................................................................................................................46 Gestionnaire de rapport..................................................................................................................48 L'assistant de création de sections de rapport....................................................................................48 Rapports personnalisés...................................................................................................................48 Les Rapports pré-définis.................................................................................................................49 Les Outils.........................................................................................................................................49 L'assistant de recopie des données...................................................................................................49 Épuration des prévisions.................................................................................................................49 Paramétrage de la reprise de la balance............................................................................................49 L'assistant de reprise de la balance..................................................................................................50 Générer un diaporama....................................................................................................................50 La Visionneuse...............................................................................................................................51 Calculatrice...................................................................................................................................52 Les options du dossier....................................................................................................................52 Suppression d'un fichier..................................................................................................................53 Sauvegardes....................................................................................................................................53 Comment sauvegarder les données ?................................................................................................53 EBP sur le web.................................................................................................................................53 Page d'accueil du WEBeb...................................................................................................................53 EBP Business Plan sur le web.............................................................................................................53 Manuel de référence............................................................................................................................55 Caractéristiques générales.................................................................................................................55 Présentation de l'interface...............................................................................................................55 Fenêtre d'anomalies.......................................................................................................................55 Menus contextuels.........................................................................................................................55 Navigation dans l'interface..............................................................................................................58 iii Aide Business Plan Touches de raccourcis.....................................................................................................................59 Saisie de données..........................................................................................................................60 Données..........................................................................................................................................60 Préférences...................................................................................................................................60 Prévisions.....................................................................................................................................80 Résultats.......................................................................................................................................124 Visualisation des résultats.............................................................................................................124 Le compte de résultat...................................................................................................................125 Le Tableau de trésorerie...............................................................................................................126 Le Seuil de rentabilité...................................................................................................................127 Le bilan......................................................................................................................................129 Fonds de Roulement.....................................................................................................................130 Comment consulter le récapitulatif de TVA ?....................................................................................133 Autres listes................................................................................................................................134 Les Graphiques............................................................................................................................134 Visualisation des graphiques..........................................................................................................136 Les Ratios...................................................................................................................................136 Visualisation des ratios.................................................................................................................138 Impressions...................................................................................................................................139 Navigation dans le Rapport............................................................................................................139 Glossaire..........................................................................................................................................141 Assistance technique..........................................................................................................................145 Nous contacter..................................................................................................................................147 Index...............................................................................................................................................149 iv Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : Les raccourcis proposés dans la fenêtre d'aide proposée sur chacune des pages du logiciel, La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Business Plan pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 1 Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatives à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Business Plan. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention xemple d'avertissement e Remarque xemple de remarque e Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple... d'exemples... Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages où des fonctionnalités de version Edition PME d'EBP Business Plan apparaissent. Pour avoi mples informations concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. la r de plus a Remarque Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante: Processeur: Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, Ecran: supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. Installation depuis le CD ROM EBP Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, vous devez fermer toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Cliquez sur Gamme pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. Sélectionnez Installation du produit. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. Eventuellement, pour installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes ermettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. p Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un e ces paramètres, cliquez sur d Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. ncer. En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le laA partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite. Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan. 7 Aide Business Plan Code d'activation Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez saisir le code d'activation qui vous a été fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel est non activé, il est limité en nombre de jours d'utilisation et l'impression ou l'export des documents sont impossibles. Au-delà de la limite (40 jours), le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Comment obtenir le code d'activation ? Vous avez deux possibilités : En vous connectant sur le site web d'EBP (www.ebp.com/enr). Vous obtiendrez ainsi votre code d'activation instantanément. En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d'activation. Saisie du code d'activation Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Sélectionnez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'Activation, vous avez alors accès à quatre zones : La Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Le code d'activation Saisir en majuscules le code qu'EBP vous a communiqué. La licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé internet Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : Si le code a été correctement saisi, le message indique à quelle version du logiciel correspond ce code. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 8 Guide d'utilisation Comment commencer ? Le dossier de démonstration Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre Business Plan. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier / Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Démonstration.bp, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Création d'un nouveau dossier Comment créer le dossier ? Pour créer un nouveau dossier, vous avez trois possibilités: Passer par le menu Fichier - Nouveau, Passer par l'icône Nouveau, Sélectionner directement l'option Créer un nouveau projet -Création d'un nouveau Business Plan depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. L'assistant de création des dossiers Cet assistant vous permettra de créer votre propre Business Plan. La création d'un dossier se fera à partir d’un ‘’Squelette’’ créé par nos soins et contenant des fiches pré-créées mais non actives. Une succession de fenêtre vous guidera dans la mise en place du dossier. Vous passerez donc par les fenêtres suivantes: la fenêtre de choix du fichier de référence, la fenêtre de saisie des informations du dossier, la fenêtre de sélection des données. Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. L'assistant de duplication des dossiers L'assistant de duplication de dossier vous permettra de créer votre propre Business Plan en vous basant sur n Business Plan existant. u Remarque a duplication de dossier n'est accessible seulement dans le cas où un dossier est ouvert. L a duplication de business plan se fera en 2 étapes: L Saisie des Préférences générales du dossier, Sélection des données a récupérer du business plan d’origine. Vous pourrez, soit récupérer l’intégralité des données, soit choisir des données ponctuelles afin de réaliser un usiness plan plus adapté a votre situation. b 9 Aide Business Plan Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. Les options du dossier r celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble a fenêtr Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, t de rempli e du logiciel. L e des options se décompose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir. Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées lors de la création de votre dossier. Les options Générales n dis n O tigue trois grands types d'options : Les options d'affichage des écrans d'accueil. Ces options permettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la fenêtre d'accueil. Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique. Di Diverses options sur la gestion des dossiers. Les Fichiers an et des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export. Les Sauvegardes option vous permettra de générer des copies de sauvegardes et de faire des enregistrements en arrière- . vers L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Pl Cplan ette L'enregistrement en arrière-plan eux ca D spourront être gérés : La copie de reprise en cas d'incident Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation re du dossier il vous sera demandé si vous souhaitez récupérer les informations de complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disponible dans cette version). Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~nom.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la réouvertu celui-ci. L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version). Comment saisir les préférences ? P our accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous tdans la partie basse de l'arborescence. rouverez 'y accéder par l'intermédiaire du menu Affichage / Préférences. I l est toutefois possible d 10 Guide d'utilisation Cette partie permet de: définir les paramètres du dossier, établir le paramétrage des données de base, Remarque L'option Plein Écran permet de faciliter la saisie des préférences. Le Tableau de Bord Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les do n éel, au moment des saisies. Vous u nées affichées sont mises à jour en temps r povez visualiser les informations suivantes : La liste des principales prévisions saisies, La liste des dates importantes du dossier, La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées, La rentabilité du dossier, Une présentation des données importantes sous forme de graphique. AstuLorsque ce vous placez le curseur de votre souris sur un mot souligné en bleu dans le Tableau de Bord, vous pouvez par un simple clic à l'aide de la souris, visualiser les listes correspondantes. In fos La fenêtre Infos permet de saisir un commentaire sur le fichier. Cette information sera présente lors de l'utilisation des outils de récupération de fichiers. Exemple Si vous réalisez plusieurs Business Plan pour gérer des hypothèses différentes, vous pourrez qualifier chaque chier par une Info. Le bou ous permettra de modifier le style du texte saisie dans la partie commentaire. Vous aurez donc a ification des informations suivantes : fi ton Format v ccès à la mod la police, le style, la taille, les éffets. passe EBP Business Plan vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de Pour cela, vous disposez du menu Fichier / Mot de passe. Saisie des prévisions outes les listes se présentent sous la forme d'un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne istrement différent. T s ont pour but de récapituler les informations les plus importantes pour chaque donnée. n onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur les listes. M ot de passe. L es Listes T contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enreg outes les liste U 11 Aide Business Plan Remarque i. Toutes les listes sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ic Astuce Vous disposez d'un menu contextuel sur l'arborescence qui vous facilitera la saisie. des données de bases utes les listes des données de base contiennent une partie Entête composée de la colonne Nom de la onné nsuit importantes et particulières de chaque préférence/donnée de base Contenu des listes Td o e de base. e, vous pouvez visualiser les données E: Taux de TVA: Taux de la fiche, Saisonnalités: Nombres de mois répartis par exercice, Echéanciers: Pourcentage de répartition pour chaque échéance. Profils de gérant: Taux de cotisation par exercice, Profils de salarié: Taux salariaux et patronaux pour chaque exercice. ontenu des listes des prévisions outes le C T s listes des prévisions contiennent : ts. ement er les différentes catégories de données. une partie Entête composée de la colonne Nom de la prévision et d'une colonne Actif avec des casesà cocher qui indiquent si la prévision sera prise ou non en compte dans les résulta Pour les prévisions Personnel, Investissements et Charges externes, vous disposez égal'une colonne Type qui permet de distingu d let général. Les pré informa , quelle olonnes que d'exercices . ssements et de Subventions d'Investissements contiennent en plus une partie Amortissement qui possède la durée et le type d'amortissement. Pou x différentes fiches, il vous suffit de sélectionner dans le tableau la donnée souhaitée puis de une partie Montants qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier, ong visions ci-dessous ne contiennent pas de partie "Montants" mais des parties concernant des tions particulières: - Prévision Emprunts et Crédits-Bail : Partie Définition (montant, mois de réalisation, tauxdurée), partie Coût correspondant à la somme totale que coûte l'emprunt ou au loyer TTC du Crédit bail. - Prévision Achat : Partie Vente (Nom, type de vente et Actif ou non) qui référence à vente est associé l'achat, Partie Achats réels qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. - Prévision Personnel : Partie Coûts qui contient autant de c sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. Partie Equivalents Temps Plein qui contient les effectifs de personnel répartis sur autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général Les listes des prévisions d'Investi Ouverture d'une fiche par la liste r accéder au cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque Pour identifier la fiche qui sera ouverte, cliquez sur l'icône au début de la ligne et celle-ci sera mise en Créer une nouvelle fiche par la liste surbrillance. 12 Guide d'utilisation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous positionner sur le type de don