EBP Pack Bâtiment 2013

EBP Pack Bâtiment 2013Pour toutes les entreprises du bâtiment

• 4 logiciels essentiels pour gérer votre entreprise du bâtiment

EBP propose une offre complète aux artisans du bâtiment comprenant un pack de 4 logiciels : devis, facturation, suivi de chantier, tenue de la trésorerie et de la comptabilité, réalisation de bulletins de salaires.

EBP Bâtiment 2013

Réalisation de devis et factures prenant en compte les spécificités du bâtiment et import de nombreux tarifs fournisseurs. Analyse de la rentabilité des chantiers en fonction des consommations prévues et réalisées.

EBP Compta Classic Open Line™ 2013

Edition de la déclaration de TVA et établissement du Bilan et du Compte de Résultat. Suivi de la trésorerie grâce aux tableaux de bord.

EBP Immobilisations Classic Open Line™ 2013

Gestion des immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002-10 méthode simplifiée.

EBP Paye Bâtiment Open Line™ 2013

Gestion efficace de la paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Réalisation simple des bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et déclarations (DADS-U, DADS-U CI-BTP, DUCS, DPAE) conformes à la législation.

EBP Bâtiment 2013

- Fiches prospects et clients détaillées

- Création d'éléments de type fourniture, main d'oeuvre, ouvrages, divers

- Réalisation de devis et factures spécifiques au BTP : ouvrages, tranches de travaux, TVA neuf ou rénovation, ajout de variantes...

- Suivi de chantier et saisie des temps salariés

- Génération et transfert automatique des écritures comptables au format : Génération et transfert automatique des écritures comptables au format : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE

EBP Compta Classic Open Line™ 2013

- Saisie simplifiée, guidée, par journal et par mois

- TVA sur les débits et les encaissements

- Déclarations de TVA CA3, CA12, annexe 3310A et n°3519 agréées DGFiP

- Bilan et Compte de Résultat (états préparatoires) et édition des Journaux, Grand-Livre, Balance

EBP Immobilisations Open Line™ 2013

- Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée

- Plans d’amortissement calculés sur 360 jours ou 365 jours

- Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable

- Génération des écritures de dotation annuelle, d’achat, de cession

- Editions des états préparatoires Cerfa 2054 et 2055

EBP Paye Bâtiment Open Line™ 2013

- Plan de paye pré-paramétré BTP

- Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc.

- Journal, livre de paye, état des charges

- Déclaration Unique d'Embauche (DUE) - régime général

- Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou à celui de votre Expert-Comptable : EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE

Configurations Minimales Requises :

Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur

Mémoire : 3 Go*

Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits

Espace disque libre : 3 Go* 

Systemes d'exploitation supportés :

Windows XP® SP3

Windows Vista® SP2

Windows® 7 32 bits et 64 bits

Windows® 8

Windows XP®, Vista®,7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel

*sauf pour EBP Bâtiment 2013: Mémoire 1 Go // Espace disque libre 2 Go

M. Fabrice Voisins 
Gérant de DFG RENOVATION
Entreprise Générale de Bâtiment

« Aujourd’hui j’utilise EBP Bâtiment PRO au quotidien avec 4 de mes salariés en version réseau. Le logiciel s’avère très pratique pour la réalisation des devis : l’interface est agréable, simple et proche de celle des tableurs. Je peux organiser mon devis avec des tranches de travaux et comme j’ai souvent des chantiers qui se ressemblent, je peux dupliquer un devis déjà fait et le réutiliser pour de nouveaux clients. Une fois les devis acceptés je les transfère en commande puis en facture d’acompte pour débuter le chantier. Au fur et à mesure de l’avancée des travaux EBP Bâtiment PRO me permet de réaliser des factures d’avancement.

Autre aspect intéressant du logiciel, la gestion des affaires. Chez DFG, chaque nouveau chantier est traité en affaire :EBP Bâtiment PRO nous permet ainsi de rattacher tous les documents réalisés pour le client (devis, commandes client, factures, achats) dans un même dossier. Et pour optimiser au maximum mon organisation je peux associer le planning réalisé dans mon outil Microsoft® Project dans les documents de mon affaire. Quand je souhaite le consulter depuis EBP, j’y accède ainsi immédiatement. Enfin, toutes les factures réalisées dans EBP Bâtiment PRO sont transférées dans EBP Compta PRO : aucune ressaisie et là encore nous gagnons du temps pour ma comptable qui peux se concentrer sur son métier. »

Voir également : 

Manuels Utilisateurs et documentation EBP :

 EBP-Gestion-Commerci..> 22-Jun-2013 16:29  2.5M  

 EBP-Pack-Eco-Entrepr..> 22-Jun-2013 16:25  2.4M  

 EBP-Pack-Batiment-PR..> 22-Jun-2013 16:21  2.4M  

 EBP-Coiffure-et-Esth..> 22-Jun-2013 16:20  2.3M  

 EBP-Compta-Liberale-..> 22-Jun-2013 16:13  2.4M  

 EBP-Compta-Devis-Fac..> 22-Jun-2013 16:07  2.4M  

 EBP-Liasse-Fiscale-C..> 22-Jun-2013 16:02  2.4M  

 EBP-Business-Plan-Pr..> 22-Jun-2013 15:55  2.3M  

 EBP-Business-Plan-Pr..> 22-Jun-2013 15:48  2.4M  

 EBP-Compta-Gestion-C..> 22-Jun-2013 15:42  2.4M  

 EBP-PGI-Open-Line-ve..> 22-Jun-2013 15:37  2.4M 

 EBP-PGI-Open-Line-ve..> 20-Jun-2013 22:18  2.4M  

 EBP-Batiment-2013-Te..> 20-Jun-2013 22:17  2.4M  

 EBP-Pack-de-Gestion-..> 20-Jun-2013 22:17  2.4M  

 EBP-EBP_Etats_Financ..> 20-Jun-2013 22:16  1.4M  

 EBP-Guide_EBP_Devis.htm 20-Jun-2013 22:16  1.5M  

 EBP-Pack-de-Gestion-..> 20-Jun-2013 22:15  1.5M  

 EBP-Guide_EBP_Gestio..> 20-Jun-2013 22:15  1.5M  

 EBP-ebp-manuel-techn..> 20-Jun-2013 22:15  1.5M  

 EBP-EBP_Paye_V17_Aid..> 20-Jun-2013 22:14  2.3M  

 EBP-Etats-Financiers..> 20-Jun-2013 22:13  2.4M  

 EBP-Pack-Eco-Associa..> 20-Jun-2013 22:13  2.4M  

 EBP-Immobilisations-..> 20-Jun-2013 22:12  2.4M  

 EBP-Immobilisations-..> 20-Jun-2013 22:12  2.4M  

 EBP-Decouvrez-Votre-..> 16-Jun-2013 11:09  1.4M  

 EBP-Bar-Restaurant-2..> 16-Jun-2013 11:01   66K  

 EBP-Bar-Restaurant-2..> 16-Jun-2013 11:00    -   

 EBP-Compta-Pour-Wind..> 16-Jun-2013 11:00  1.3M  

 EBP-Contabilidad-Cla..> 16-Jun-2013 10:43  1.3M  

 EBP-La-Ficha-de-Prod..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M  

 EBP-Comptabilite-pou..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M  

 EBP-Associaciones-20..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M

 EBP-Decouvrez-Votre-..> 16-Jun-2013 11:07  1.4M  

 EBP-Bar-Restaurant-2..> 16-Jun-2013 11:01   66K  

 EBP-Bar-Restaurant-2..> 16-Jun-2013 11:00    -   

 EBP-Compta-Pour-Wind..> 16-Jun-2013 11:00  1.3M  

 EBP-Contabilidad-Cla..> 16-Jun-2013 10:43  1.3M  

 EBP-La-Ficha-de-Prod..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M  

 EBP-Comptabilite-pou..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M  

 EBP-Associaciones-20..> 16-Jun-2013 10:39  1.3M 

 EBP-Pack-Eco-Artisan..> 14-Jun-2013 17:27    -   

 EBP-Pack-Eco-Artisan..> 14-Jun-2013 17:27   67K  

 EBP-Compta-Gestion-C..> 14-Jun-2013 17:20    -   

 EBP-Compta-Gestion-C..> 14-Jun-2013 17:20   73K  

 EBP-Gestion-Commerci..> 14-Jun-2013 17:13   68K  

 EBP-Gestion-Commerci..> 14-Jun-2013 17:13    -   

 EBP-Pack-de-Gestion-..> 14-Jun-2013 17:05    -   

 EBP-Pack-de-Gestion-..> 14-Jun-2013 17:05   70K  

 EBP-Pack-de-Gestion-..> 14-Jun-2013 17:04    - 

 EBP-CRM-Ligne-PME-Op..> 14-Jun-2013 16:40  2.1M  

 EBP-Compta-Pratic-Po..> 14-Jun-2013 16:40  2.1M  

 EBP-Compta-Pour-Wind..> 14-Jun-2013 16:39  2.2M  

 EBP-Assistants-jurid..> 14-Jun-2013 16:39  2.3M  

 EBP-Location-Immobil..> 14-Jun-2013 16:39  1.3M  

 EBP-Aide-EBP-Devis-F..> 14-Jun-2013 16:39  1.1M 

 EBP-CRM-Ligne-PME-Op..> 14-Jun-2013 14:24  2.1M  

 EBP-Business-Plan-Po..> 14-Jun-2013 14:21  2.7M  

 EBP-Devis-et-Factura..> 14-Jun-2013 14:21  2.7M  

 EBP-Win-Generateur-A..> 14-Jun-2013 14:20  2.8M  

 EBP-Aide-Business-Pl..> 14-Jun-2013 14:20  2.0M  

 EBP-Gestion-Commerci..> 14-Jun-2013 14:10  2.5M  

 zoom_captpage12.swf     14-Jun-2013 14:09   96K  

 EBP-Bouw-Voor-Window..> 14-Jun-2013 14:09  2.6M  

 EBP-Comptabilite-pou..> 14-Jun-2013 13:56  1.7M  

 EBP-Batiment-Pour-Wi..> 14-Jun-2013 13:56  1.8M  

 EBP-Devis-Facturatio..> 14-Jun-2013 13:56  1.7M  

 EBP-Paye-Pour-Window..> 14-Jun-2013 13:37  1.6M 

 EBP_Batiment_2009_10..> 14-Jun-2013 08:04  3.2M  

 EBP-ebp-ch-logiciel-..> 14-Jun-2013 08:04  825K  

 EBP-logiciel-pack-ec..> 14-Jun-2013 08:04  3.3M  

 EBP-ebp-logiciel-poi..> 14-Jun-2013 08:03  1.9M  

 EBP-ebp-logiciel-pay..> 14-Jun-2013 08:02  1.9M  

 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:02  1.9M  

 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:02  758K  

 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:02  750K  

 EBP-ebp-logiciel-Com..> 14-Jun-2013 08:02  781K  

 EBP-ebp-logiciel-pay..> 14-Jun-2013 08:02  768K  

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 EBP-ebp-logiciel-pac..> 14-Jun-2013 08:01  789K  

 EBP-ebp-logiciel-Com..> 14-Jun-2013 08:01  819K  

 EBP-ebp-logiciel-poi..> 14-Jun-2013 08:01  811K 

EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

EBP-Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_Assistants_Juridiques_Pratic_Open_Line_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Classic_2013_auto-Manuels-EBP

Guide_Compta-GC_Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Gestion-Commerciale_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta-Open_Line_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Compta_Pratic_2013-Manuels-EBP

Guide_CRM_PRO_2013-Manuels-EBP

Guide_Devis_et_Facturation_Batiment_Classic_2013-Manuels-Utilisateur EBP

Guide_EBP_Facturation_Pratic_2013-Manuels-Utilisateur-EBP

toutsavoirlignepme.pdf-EBP

EBP_Gestion_Commerciale_PRO_Plus_V14_Aide-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Agence-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Assistants_juridiques_2009_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

Guide_Auto-entrepreneur_Pratic_2010.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Bar_Restaurant_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

EBP_Batiment_2009_10_Guide.pdf-Manuels-Utilisateurs-EBP

 Aide_Assistants_Juri..> 26-Sep-2012 12:50  303K  

 Aide_Auto-Entreprene..> 06-Jan-2012 17:45  1.0M  

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 Aide_EBP_Paye_PRO_Op..> 26-Sep-2012 12:49  4.0M  

 Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:39  2.1M  

 Aide_Gestion_Commerc..> 06-Jan-2012 17:38  2.7M  

 DEMO/                   13-Jul-2009 19:40    -   

 EBP-Batiment-2013.htm   11-Mar-2013 16:40   65K  

 EBP-Batiment-2013_fi..> 11-Mar-2013 16:35    -   

 EBP-Devis-et-Factura..> 11-Mar-2013 16:29   47K  

 EBP-Devis-et-Factura..> 11-Mar-2013 16:29    -   

 EBP-Guide_Auto-entre..> 26-Sep-2012 15:59   78K  

 EBP-Mon-Association-..> 07-Sep-2012 10:03   45K  

 EBP-Mon-Association-..> 07-Sep-2012 10:03    -   

 EBP-Pack-de-Gestion-..> 11-Mar-2013 16:20   54K  

 EBP-Pack-de-Gestion-..> 11-Mar-2013 16:20    -   

 EBP-Paye-Agricole-20..> 16-Mar-2013 10:04   62K  

 EBP-Paye-Agricole-20..> 16-Mar-2013 10:04    -   

 EBP Business Plan Gu..> 02-Sep-2012 16:49  522K  

 EBPComptaPROOpenLine..> 25-Jan-2012 10:27   15K  

 EBPComptaPROOpenLine..> 25-Jan-2012 10:27   17K  

 EBPGestionCommercial..> 22-Sep-2011 15:50   13K  

 EBPGestionCommercial..> 23-Jan-2012 17:48  1.4M  

 EBPGestioncommercial..> 25-Jan-2012 10:36   17K  

 EBP Immobilisations ..> 26-Sep-2012 12:48  546K  

 EBPOL_2013_Classic_C..> 17-Dec-2012 09:22   54M  

 EBPPAYEV14manuelutil..> 23-Jan-2012 17:38  865K  

 EBPPayeAgricole2012.htm 07-Oct-2011 20:23   50K  

 EBPPayeAgricole2012_..> 07-Oct-2011 20:19    -   

 EBPPointdeventebacko..> 23-Jan-2012 17:43  736K  

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 EBP_Assistants_ juri..> 06-Jan-2012 17:53  321K  

 EBP_Assistants_jurid..> 05-Oct-2012 12:36  3.3M  

 EBP_Assistants_jurid..> 06-Jan-2012 17:47  274K  

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 EBP_Bar_Restaurant_G..> 20-Nov-2011 20:47  664K  

 EBP_Bar_Restaurant_G..> 05-Oct-2012 12:40  3.1M  

 EBP_Batiment_2009_10..> 06-Jan-2012 17:44  1.7M  

 EBP_Batiment_2009_10..> 06-Jan-2012 17:53  1.2M  

 EBP_Batiment_2009_10..> 05-Oct-2012 12:50  3.2M  

 EBP_BusinessPlan_200..> 13-Jul-2009 17:06  397K  

 EBP_BusinessPlan_201..> 06-Jan-2012 17:53  350K  

 EBP_BusinessPlan_201..> 17-Feb-2010 10:50  350K  

 EBP_Compta_14_Aide.pdf  06-Jan-2012 17:43  1.3M  

 EBP_Compta_14_Guide.pdf 06-Jan-2012 17:53  1.4M  

 EBP_Compta_Liberale_..> 06-Jan-2012 17:52  1.3M  

 EBP_Compta_Liberale_..> 06-Jan-2012 17:42  1.0M  

 EBP_Compta_Pratic_20..> 06-Jan-2012 17:44  767K  

 EBP_Compta_Pratic_20..> 20-Nov-2011 20:46  510K  

 EBP_Compta_et_Factur..> 06-Jan-2012 17:42  1.2M  

 EBP_Devis_et_Factura..> 20-Nov-2011 20:45  290K  

 EBP_Devis_et_Factura..> 06-Jan-2012 17:40  852K  

 EBP_Devis_et_Factura..> 06-Jan-2012 17:51  339K  

 EBP_Fiche_AutoSIV_05..> 27-Jul-2009 11:40  383K  

 EBP_GestionCommercia..> 06-Jan-2012 17:51  724K  

 EBP_Gestion_Commerci..> 05-Oct-2012 12:32  3.2M  

 EBP_Gestion_Commerci..> 06-Jan-2012 17:33  4.0M  

 EBP_Gestion_Commerci..> 06-Jan-2012 17:37  2.7M  

 EBP_Gestion_de_Conta..> 06-Jan-2012 17:38  485K  

 EBP_Gestion_des_35_h..> 06-Jan-2012 17:36  167K  

 EBP_Guide_Assistants..> 31-Aug-2012 15:40  801K  

 EBP_Guide_Auto-entre..> 31-Aug-2012 15:34  752K  

 EBP_Guide_EBP_Factur..> 31-Aug-2012 15:58  881K  

 EBP_Immobilisations_..> 26-Sep-2012 12:48  481K  

 EBP_Immobilisations_..> 26-Sep-2012 12:48  444K  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:54  1.9M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:50  1.9M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:28  1.6M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:34  1.8M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:33  1.0M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:38  1.1M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:44  1.2M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 16:39  1.9M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:48  1.3M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 01-Sep-2012 21:55  1.4M  

 EBP_Manuel_Utilisate..> 02-Sep-2012 11:37  1.5M  

 EBP_Mon_Association_..> 06-Jan-2012 17:36  1.4M  

 EBP_Mon_Association_..> 06-Jan-2012 17:50  309K  

 EBP_Mon_Budget_Perso..> 06-Jan-2012 17:37  737K  

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Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009 EBP Gestion Commerciale Pour Windows® XP, Vista et Seven Guide d’installation et d’initiation 3 Convention d’Utilisation d’EBP Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. 5 Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un 6 préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. 7 Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend :  L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine  la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas :  le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.)  la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.  l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.  les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)  la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP  la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils 8 nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. 9 Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. 10 C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées :  l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A  la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 3 : Mai 2013 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT accessible depuis le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été imprimée y seront consignées. 12 Table des matières 13 Table des matières INSTALLATION ................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ...................................................................................... 17 1.2. Configuration requise ................................................................................................ 18 1.3. Place disque nécessaire ........................................................................................... 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ...................................................... 19 2.1. Installation monoposte .............................................................................................. 19 2.2. Installation réseau ..................................................................................................... 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ........................................................... 23 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 24 4.1. Version d’évaluation .................................................................................................. 24 4.2. Comment activer le logiciel ? .................................................................................... 25 4.3. Activation manuelle du logiciel .................................................................................. 25 4.4. Evaluez une version après activation ....................................................................... 26 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ............................................................. 27 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................................ 27 5.2. Etape 2 : Identification .............................................................................................. 27 5.3. Etape 3 : Adresse...................................................................................................... 28 5.4. Etape 4 : Contact ...................................................................................................... 28 5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ................................................................... 28 5.6. Ecran de travail ......................................................................................................... 29 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 31 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ................................................... 31 1.1. Les coordonnées de mon dossier ............................................................................. 31 1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA ................................................................... 32 1.3. Les préférences de mon dossier .............................................................................. 33 1.4. Les commerciaux ...................................................................................................... 37 1.5. Les modes de règlements......................................................................................... 40 1.6. Les familles clients .................................................................................................... 41 1.7. Les clients ................................................................................................................. 42 1.8. Les familles d’articles ................................................................................................ 45 1.9. Les articles ................................................................................................................ 47 1.10. Les banques ............................................................................................................ 48 2. GESTION DES VENTES ................................................................................ 49 2.1. Comment créer une commande ? ............................................................................ 49 2.2. Comment livrer partiellement une commande .......................................................... 52 2.3. Livraison globale du reliquat ..................................................................................... 53 2.4. Regroupement de BL ................................................................................................ 53 2.5. Comment imprimer une facture ? ............................................................................. 54 14 2.6. Comment imprimer le journal de ventes ? ................................................................ 55 2.7. Impression des statistiques commerciaux ................................................................ 56 3. GESTION DES REGLEMENTS...................................................................... 58 3.1. Comment régler une facture ? .................................................................................. 58 3.2. Règlement d’une facture ........................................................................................... 58 3.3. Remise en banque du règlement .............................................................................. 59 4. LE TRANSFERT COMPTABLE ...................................................................... 61 4.1. Les 2 types de transfert comptable........................................................................... 61 4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité ............................................................. 61 5. LA GESTION DE STOCK ............................................................................... 63 5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ? .......................................................................... 63 5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock ............................................................ 63 5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage ...................................................... 64 5.4. Les impressions de stock .......................................................................................... 66 6. LA GESTION DES GAMMES ......................................................................... 67 6.1. Création des données de base ................................................................................. 67 6.2. La saisie des pièces .................................................................................................. 71 7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT ................................................................... 75 7.1. Création des données de base ................................................................................. 75 7.2. Les pièces de stock .................................................................................................. 76 7.3. Les pièces de ventes et d’achats .............................................................................. 77 7.4. Création d’une pièce de vente .................................................................................. 78 7.5. Les statistiques ......................................................................................................... 78 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................... 79 8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ................................................................................ 79 8.2. Comment sauvegarder ? .......................................................................................... 79 LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 81 1. MENU DOSSIER ............................................................................................ 81 1.1. La recopie ................................................................................................................. 81 1.2. Les utilisateurs .......................................................................................................... 81 2. MENU DONNEES .......................................................................................... 81 2.1. Grilles de tarifs .......................................................................................................... 81 2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise ........................................................ 81 2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer ........................................................ 82 2.4. Les promotions ou Soldes ........................................................................................ 82 2.5. La gestion des prospects .......................................................................................... 82 2.6. La facturation périodique .......................................................................................... 82 2.7. La gestion des articles liés ........................................................................................ 82 3. MENU VENTES ............................................................................................. 83 3.1. L’état des devis ......................................................................................................... 83 3.2. La recherche sur un N° de série ............................................................................... 83 3.3. Les relances commandes clients .............................................................................. 83 Table des matières 15 4. MENU ACHATS ............................................................................................. 83 4.1. La recherche des articles par référence fournisseur ................................................ 83 4.2. Le réapprovisionnement automatique ...................................................................... 83 5. MENU STOCK ............................................................................................... 84 5.1. La mise à jour des tarifs ............................................................................................ 84 6. MENU OPERATIONS .................................................................................... 84 6.1. Générer les prélèvements / virements ...................................................................... 84 6.2. Les écarts de règlement ........................................................................................... 84 6.3. Les relances .............................................................................................................. 84 6.4. La DEB ...................................................................................................................... 85 6.5. La classification client ............................................................................................... 85 6.6. La relation client ........................................................................................................ 85 7. MENU IMPRESSIONS ................................................................................... 85 7.1. Les courriers et lettres types ..................................................................................... 85 7.2. L’historique des ventes ............................................................................................. 85 7.3. Les statistiques ......................................................................................................... 85 7.4. Les relevés de factures ............................................................................................. 85 8. MENU OUTILS ............................................................................................... 86 8.1. Les champs personnalisés ....................................................................................... 86 8.2. L’agenda ................................................................................................................... 86 8.3. Les importations et exportations de données ........................................................... 86 8.4. Import du catalogue fournisseurs ............................................................................. 86 9. MENU INTERNET .......................................................................................... 87 9.1. La solution OXATIS .................................................................................................. 87 9.2. La saisie déportée ..................................................................................................... 87 INDEX ................................................................................................................ 89 NOTES .............................................................................................................. 93 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. gestion.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 18 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  OS : Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 2 GO d’espace disque disponible. Comment installer mon logiciel 19 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Gestion Commerciale pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Gestion Commerciale 2013, EBP Gestion Commerciale PRO v17, EBP Gestion Commerciale PRO v17 Gammes ou EBP Gestion Commerciale PRO v17 Multi-dépôts pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 20). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. INSTALLATION 20 A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Windows® 7 Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel 21 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire des logiciels EBP  C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire des logiciels EBP  C:\ PROGRAM FILES \ EBP Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 22 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel 23 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL Lancez le produit :  A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône,  Démarrer + Programmes + EBP + Gestion Commerciale 17.0. Au lancement du produit, un écran d'accueil vous permet de :  Essayer le logiciel en version d’évaluation,  D’activer le logiciel. INSTALLATION 24 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Gestion Commerciale reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Millésime,  Version PRO, Ou  Version PRO + Gammes,  Version PRO + Multi-dépôts Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées.  Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Gestion Commerciale de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Gestion Commerciale, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, PRO, PRO + Gammes, PRO + Multi-dépôts). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Comment activer mon logiciel ? 25 Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. INSTALLATION 26 Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier 27 5. COMMENT CREER MON DOSSIER La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l'écran d'accueil, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau, ou l’icône. Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 5.2. Etape 2 : Identification Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur . Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB). Le NAF signifie Nomenclature d’Activités Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. INSTALLATION 28 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 5.4. Etape 4 : Contact Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression. 5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre dossier seront alors exprimées dans cette devise. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une devise de facturation différente de la devise du dossier. Comment créer mon dossier 29 5.6. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Barre de menus Barres d'outils Volet de navigation : il se décline en différents thèmes. La majorité de ces thèmes se composent des mêmes fonctionnalités. Quant aux autres, ils s'adaptent au traitement en cours. Il peut être désactivé par le menu Affichage. Tableau de bord : il donne les priorités du jour (commandes à traiter et rendez-vous), les meilleurs clients, le chiffre d'affaires du jour, des 12 derniers mois, les articles les plus vendus, les paiements en retard et ceux à venir. 30 Comment initialiser mon dossier ? 31 Prise en main 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !! PRISE EN MAIN 32 1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite, ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles.  Les taux 19,60 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant, vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable dans les Préférences, en cliquant sur l’icône , vous accédez au plan comptable de votre dossier.  Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité.  Pour les sociétés résidant en DOM-TOM, créez un taux de TVA spécifique et cochez la case Dom-Tom ce qui vous permettra de calculer une TVA dans la facture mais qui ne sera pas prise en compte dans le net à payer.  Pour les utilisateurs de la version PRO, vous devez préciser pour chaque taux de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et paramétrer les comptes comptables en conséquence. Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier ? 33 1.3. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. 1.3.1. Le bouton Articles  Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et un taux de TVA. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.  Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article. 1.3.2. Le bouton Comptabilité  Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer un transfert direct de vos données (ventes, achats et règlements) vers votre dossier comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.  Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en cliquant sur l’icône , vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.  Le transfert du pointage des règlements en Comptabilité, disponible uniquement en version PRO, permet de récupérer dans l’échéancier-règlements, accessible depuis le journal de banque de la Comptabilité, les factures affectées à chaque règlement. PRISE EN MAIN 34 1.3.3. Le bouton Divers Cet écran permet de paramétrer les libellés à indiquer lors de différents traitements.  Pour le transfert ou copie de pièces, précisez le texte qui apparaîtra dans le corps de la pièce issue de l’opération. Vous pouvez inclure le numéro de pièce et / ou la date.  Pour le transfert comptable des pièces de ventes et d’achats, indiquez le libellé que vous souhaitez obtenir sur chaque ligne d’écriture. Vous pouvez y inclure le numéro de la pièce et / ou la raison sociale du tiers.  Pour le transfert des règlements, vous pouvez soit saisir un libellé dans cette fenêtre en y incluant le numéro de la pièce réglée et / ou la raison sociale du tiers soit utiliser le commentaire que vous saisissez lors de la saisie de votre règlement par le menu Opérations. Ce choix est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs. 1.3.4. Le bouton Numéros de pièces  Dans cet onglet, vous devez paramétrer la numérotation de chaque type de pièce (Ventes, Achats, Stock et Autres). Indiquez donc le dernier numéro. Exemple Vous indiquez le numéro FC 20050000. La prochaine pièce portera alors le numéro FC 20050001.  Précisez pour les ventes et les achats, les modèles d’impression HT et TTC à utiliser. La notion HT et TTC correspond à la base de calcul choisie pour la création des pièces (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page). Choisissez également les modèles d’impression pour les pièces de stock. 1.3.5. Le bouton Pièces  Si vous souhaitez avoir un message d’avertissement lors de la facturation d’articles dont le stock est égal ou inférieur à 0, cochez l’option Message d’avertissement sur les articles en rupture de stock. Ceci peut éviter toute erreur de gestion de stock et de valorisation de PMP.  Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif, cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir est comptabilité au débit du compte de vente.  L’option Mode de calcul TTC permet d’établir vos pièces de ventes à partir des prix de vente TTC. Donc, toute modification dans le corps de la pièce, influe sur les prix TTC. Dans le cas contraire, vous travaillerez sur les prix de vente HT.  Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur encaissements (disponible uniquement en version PRO). Ce choix a une influence Comment initialiser mon dossier ? 35 pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA page 32).  Cochez la case Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes et Bons de livraison si vous souhaitez lors de la création de ces différentes pièces accéder à leurs numéros. Le numéro de la pièce est automatiquement indiqué en fonction du dernier numéro attribué mais il reste modifiable. Dans le cas contraire, le numéro ne sera pas accessible lors de la création et sera attribué à la validation de la pièce.  Si vous cochez la case Recherche des tiers par raison sociale, lors de la création de vos pièces de ventes, vous pourrez alors effectuer la recherche d’un client sur sa raison sociale. Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3.6. Le bouton Racines de comptes comptables  Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour les clients, les fournisseurs, les ventes, les achats et les banques. Ces racines seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du transfert comptable.  Les comptes comptables que vous indiquez pour la remise, la remise supplémentaire, l’escompte global et le divers TTC sont ceux qui seront repris lors du transfert comptable. Pour la remise et la remise supplémentaire, la case Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le montant sur le compte de ventes ou d’achats correspondra au montant des ventes HT remisé.  Pour les tiers, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients ou fournisseurs. PRISE EN MAIN 36 1.3.7. Le bouton Tiers  Le bouton vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône ou changer leur position dans la liste en cliquant sur les icônes et .  Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le code doit être calculé.  Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la zone du numéro de compte sera grisé et le compte sera indiqué en fonction du choix que vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs. Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Comment initialiser mon dossier ? 37 1.4. Les commerciaux Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande Commerciaux du menu Données. La gestion des commerciaux permet d’affecter un commercial à un client mais elle permet surtout de calculer des commissions pour les commerciaux en fonction des ventes réalisées. 1.4.1. Je crée une fiche commercial Vous souhaitez créer le commercial « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial, les autres zones étant facultatives.  Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans l’onglet Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter par e-mail ou lui envoyer des documents.  Dans l’onglet Région, précisez les départements que le commercial gère. Ce choix est important car, lors de la création des fiches clients, le commercial sera automatiquement associé au client en fonction des départements indiqués dans cet onglet. PRISE EN MAIN 38 1.4.2. Je crée une formule de commissions Pour calculer des commissions à votre commercial, vous devez créer une formule par l’intermédiaire de sa fiche qui s’appliquera sur les factures de ventes que vous lui affecterez. Positionnez-vous dans l’onglet Formules de commissions et cliquez sur l’option Nouvelle formule présent dans le volet de navigation.  Indiquez si la commission doit être calculée sur la pièce, tous les articles, un article précis ou une famille d’articles.  Choisissez la base de calcul de la commission : Marge, Chiffre d’affaires, Chiffre d’affaires HT des pièces entièrement réglées ou Chiffre d’affaires encaissé TTC. Si vous avez choisi d’appliquer une commission sur la pièce, les quantités ne pourront pas être la base de calcul de votre commission. Si vous choisissez Chiffre d’affaires encaissé, seules les factures de ventes réglées seront prises en compte dans la base de calcul. Précisez l’intervalle de variation.  Choisissez le type de résultat de la formule : un montant, un % de la marge ou un % du Chiffre d’affaires. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la formule de commission. Cliquez sur l’icône pour enregistrer la fiche et répondez Non à la question qui vous est posée dans la mesure où aucune fiche client n’est créée. Procédez de la même manière pour créer vos autres fiches commerciaux. Comment initialiser mon dossier ? 39 1.4.3. Présentation de la liste des données Dès que votre fiche commercial est enregistrée, elle apparaît dans une liste. Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :  Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.  Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.  Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis.  Mettre en forme la liste à partir de l’icône. Vous pouvez alors supprimer ou ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes…. Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données dans laquelle vous êtes. PRISE EN MAIN 40 1.5. Les modes de règlements Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de règlement du menu Données. La création des modes de règlement est indispensable afin d’enregistrer les règlements clients et fournisseurs. Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.  Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du règlement découle des traitements bien spécifiques. Exemple Si un client vous règle avec une lettre de change, lors de la remise en banque, vous avez la possibilité de générer un fichier au format ETEBAC à remettre à votre banque.  Cochez la case Echéance si vous souhaitez définir une échéance pour ce mode de règlement. Plusieurs types d’échéances sont possibles : Net, Fin de décade, Fin de mois ou Fin de mois + Nb jours. Si vous êtes en version PRO, vous pouvez définir jusqu’à 10 échéances. Ainsi, en facturation, l’échéancier de la pièce est automatiquement généré en fonction des paramètres du mode de règlement. Exemple Nous sommes le 12 Septembre 2008. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera calculée au 12 Octobre 2008. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance sera calculée au 1 Novembre 2008.  Si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement pour le transfert comptable des règlements, indiquez les comptes comptables et les journaux à prendre en compte pour effectuer cette opération. Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne par la touche F1. Comment initialiser mon dossier ? 41 1.6. Les familles clients La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les clients rattachés à cette famille. Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Renseignez le code et le libellé de la famille clients.  Précisez le type du client : National, U.E, International ou Exonération de taxe. Pour les 3 derniers types énoncés, le logiciel appliquera automatiquement une TVA de type Exo dans les différentes pièces de ventes.  La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Bouton Racines de comptes comptables page 35). Cependant, vous pouvez le modifier.  Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.  Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise supplémentaire dans le pied des pièces de ventes aux clients de cette famille, renseignez les zones Remise et Remise supplémentaire. Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres familles clients. PRISE EN MAIN 42 1.7. Les clients Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données + Tiers. Vous souhaitez créer votre client « ECCA ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 36), renseignez la raison sociale, la civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son code. 1.7.1. Onglet Adresses Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez Livraison et saisissez l’adresse. Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option Ajouter une adresse dans le volet de navigation. Les adresses illimitées ne sont pas disponibles en version millésimée. Comment initialiser mon dossier ? 43 1.7.2. Onglet Contacts Cet onglet n’est pas disponible en version millésimée. Saisissez les différents renseignements concernant les contacts qui représentent la société. Vous pouvez saisir autant de contacts que vous le souhaitez puisque le nombre de contacts n’est pas limité. Les options Principal Facturation et Principal Livraison permettent de définir le contact de facturation et le contact de livraison avec lesquels vous serez les plus souvent en relation. En création de pièces de ventes, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris dans les champs Contact de facturation et Contact de livraison. 1.7.3. Onglet Vente  Le type de client sélectionné est celui indiqué dans la famille de clients. Vous pouvez, cependant, le modifier. Rappel Pour les types U.E., International et Exonération de taxe, le logiciel appliquera une TVA de type Exo sur toutes les pièces de ventes.  Indiquez le Numéro de TVA Intracommunautaire (NII) de votre client. Cette information est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (D.E.B).  Pour les utilisateurs de la version PRO, choisissez la devise dans laquelle vous souhaitez facturer votre client. Cette devise peut donc être différente de la devise du dossier.  Le commercial est automatiquement indiqué en fonction de l’adresse du client. En effet, dans la fiche commercial (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4.1 Je crée une fiche commercial page 37), vous avez renseigné les départements que le commercial a en charge donc le logiciel compare le code postal du client avec les départements de la fiche commercial. Cependant, vous pouvez le modifier.  Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles de clients. Cependant, vous pouvez les modifier. PRISE EN MAIN 44 1.7.4. Onglet Banque / Mode de règlement Renseignez les coordonnées bancaires de votre client. Vous pouvez saisir le RIB ou l’IBAN. En fonction de l’information que vous saisissez (RIB ou IBAN), le logiciel reconstitue l’autre donnée. Vous pouvez indiquer jusqu’à 4 banques différentes pour le même client. Ces informations sont nécessaires pour la génération des fichiers LCR (Disponible uniquement en version PRO). Le logiciel effectue un contrôle sur le RIB que vous saisissez. Donc, si la clé RIB n’est pas correcte le logiciel vous avertit en affichant le message suivant : Clef R.I.B. inexacte Voulez-vous la vérifier ? Si votre client règle ses factures avec le même mode de règlement, cet onglet vous permet également de lui attribuer un mode de règlement précis. Ainsi, lors de la création de vos factures, ce mode de règlement sera automatiquement indiqué mais cela ne vous empêchera pas de choisir un autre mode de règlement si besoin est. 1.7.5. Onglet Compte  Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 36), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé.  L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au delà d’un certain montant, indiquez alors l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que le client a dépassé son encours maximum.  Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de pièces de ventes au nom de ce client. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres clients. Comment initialiser mon dossier ? 45 1.8. Les familles d’articles Pour accéder à la liste des familles articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les modifications effectuées dans les fiches familles articles sur les articles appartenant à ces familles. Vous souhaitez créer la famille d’articles « Fournitures ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé. 1.8.1. Onglet Généralités  Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif, vous pourrez insérer l’article dans toutes les pièces de ventes en positif comme en négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article ne pourra pas être inséré dans une pièce de ventes.  Cochez l’option Facturable (Achats) afin que vous puissiez ajouter les articles de cette famille dans les pièces d’achats. Cette option pourra être modifiée ponctuellement dans les fiches articles.  Cochez les cases Imprimable (Ventes) et Imprimable (Achats) afin que les articles de cette famille soient édités lors de l’impression des pièces de ventes et d’achats.  Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez la case Hors Stock.  Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge. 1.8.2. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes et les achats à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Le bouton Racines de comptes comptables page 35). PRISE EN MAIN 46 1.8.3. Onglet Coefficients / Arrondis  Les coefficients indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 33). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles.  Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC.  Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors de la saisie ou de la modification du prix d’achat. 1.8.4. Onglet TVA / TPF Le taux de TVA indiqué pour chaque tarif a été paramétré dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3.1 Le bouton Articles page 33). Cependant, vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles. Choisissez également le taux de TVA à appliquer sur les pièces d’achats pour les articles de cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par le menu Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres familles articles. Comment initialiser mon dossier ? 47 1.9. Les articles La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Vous souhaitez créer l’article « Agrafeuse ». Pour cela, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser.  Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse, saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis à l’article.  Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, de créer une facture de ventes sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite tout problème de gestion de stock.  Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.  La TVA appliquée sur chaque tarif correspond à la TVA sélectionnée sur chacun de ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans la liste déroulante si besoin est. PRISE EN MAIN 48 Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres articles. 1.10. Les banques Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données. La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque. Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un maximum de clarté et le libellé.  Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque.  Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.  Dans l’onglet R.I.B. / N° émetteur, renseignez vos coordonnées bancaires à cette banque. Cette information est nécessaire pour générer des fichiers au format ETEBAC (disponible uniquement en version PRO). Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres banques. Gestion des ventes 49 2. GESTION DES VENTES La gestion des ventes regroupe les devis, les commandes, les bons de livraison et les factures. Toutes ces pièces sont regroupées dans une seule fenêtre. A partir de cette fenêtre, vous pouvez rechercher, trier et filtrer vos pièces. Des boutons donnent accès à toutes les fonctions de gestion des pièces. Pour de plus amples informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 2.1. Comment créer une commande ? Accédez à la liste des pièces de ventes par le menu Ventes + Commande. Cliquez sur le bouton Nouvelle. 2.1.1. Onglet Entête Pour affecter un client à la pièce, vous pouvez :  Saisir le code du client si vous le connaissez,  Rechercher le client par son code en cliquant sur l’icône dans la zone Code,  Rechercher le client par sa raison sociale, si vous avez coché l’option Recherche des tiers par raison sociale dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 le bouton Pièces page 34), en cliquant sur l’icône dans la zone Raison Sociale. Dès que vous avez indiqué le client, toutes les zones concernant le client sont automatiquement renseignées. Si vous avez renseigné plusieurs contacts dans la fiche client, vous pouvez choisir les contacts de facturation et de livraison à affecter à cette pièce en cliquant sur l’icône . En fonction de votre choix dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page 34), la pièce est établie sur les prix de vente TTC (base de calcul TTC cochée) ou HT. Cependant, vous pouvez ponctuellement changer ce paramètre lors de la création d’une pièce. PRISE EN MAIN 50 2.1.2. Onglet Corps Pour insérer un article, vous pouvez :  Saisir le code de l’article si vous le connaissez,  Rechercher un article en cliquant sur l’icône . Dès que vous avez indiqué un code article, le prix de l’article et le taux de TVA à appliquer sont automatiquement renseignés. Ces informations peuvent être modifiées en vous positionnant dans la colonne appropriée grâce à la touche Tabulation ou Entrée. Ensuite, saisissez la quantité (dans notre exemple 10 afin d’effectuer une livraison partielle par la suite) et indiquez une remise si vous souhaitez en appliquer une. Vous pouvez également effectuer différentes opérations :  Insérer un sous-total en cliquant sur l’icône ,  Insérer une ligne texte en cliquant sur l’icône ,  Supprimer une ligne article en cliquant sur l’icône ,  Modifier l’ordre des lignes en cliquant sur les icônes et . 2.1.3. Onglet Pied Les montants et les informations qui apparaissent dans le pied de la commande, sont automatiquement calculés ou repris. Gestion des ventes 51  Le détail par taux de TVA est affiché. Chaque montant de TVA est calculé en fonction des articles saisis dans le corps de la pièce et n’est donc pas modifiable dans le pied de la pièce.  Si vous avez indiqué une remise et une remise supplémentaire dans la fiche du client, ces informations sont reprises dans le pied de la pièce mais elles restent modifiables. Ces remises sont appliquées en cascade. Exemple Vous appliquez deux remises de 10 % sur un montant de 100 €. 100 – 10 % = 90 € 90 – 10 % = 81 € Soit un taux de 19 % : 1-(1-0,1)*(1-0,1).  Si vous avez des frais accessoires à ajouter au net à payer (frais d’emballage, par exemple), saisissez le libellé dans la zone Divers TTC et le montant.  Si le client vous a versé un acompte, vous pouvez le saisir à deux endroits différents : - Dans la zone Acomptes déjà comptabilisés, auquel cas ce montant ne sera pas repris lors du transfert comptable puisqu’il est considéré comme étant enregistré en comptabilité, - Dans la zone Acompte, si vous souhaitez que ce montant soit transféré en comptabilité. Pour enregistrer votre commande, cliquez sur l’icône et appuyez sur la touche Echap de votre clavier pour fermer la commande. Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Le masque de saisie pour modifier ou créer une pièce est identique pour chaque type de pièce. PRISE EN MAIN 52 2.2. Comment livrer partiellement une commande Vous souhaitez livrer partiellement votre commande. Pour effectuer cette opération, cliquez sur la commande Livraison globale ou partielle des commandes clients du menu Ventes.  La liste des commandes à livrer apparaît. Si votre commande n’apparaît pas, indiquez Année en cours dans la zone Dates de Commande. Sélectionnez votre commande et cliquez sur le bouton Livraison partielle.  Sur la ligne article, cliquez dans la colonne Qté à livrer et saisissez la quantité que vous souhaitez livrer. Puis, cliquez sur le bouton OK.  Cliquez sur le bouton Transfert en BL afin de créer un bon de livraison. Indiquez la date du BL à générer et cliquez sur le bouton OK. Confirmez l’opération puis répondez OUI afin de visualiser le BL généré.  Sélectionnez le BL créé et cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur l’onglet Corps. Une première ligne indique de quelle commande le BL découle et suivent les articles qui ont été livrés. La livraison partielle peut également s’effectuer depuis la liste des commandes en sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison partielle dans le volet de navigation. Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Gestion des ventes 53 2.3. Livraison globale du reliquat Votre commande vient d’être livrée partiellement, il reste donc un reliquat. Pour livrer tout le reliquat, accédez à l’option Livraison globale ou partielle des commandes clients … du menu Ventes. Sélectionnez votre commande et cochez la case Globale. Cliquez alors sur le bouton Transfert en BL et indiquez la date du BL à générer. Validez l’opération par le bouton OK et confirmez. Si vous souhaitez visualiser la pièce générée, répondez OUI. La livraison globale peut également s’effectuer depuis la liste des pièces en sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison globale dans le volet de navigation. 2.4. Regroupement de BL Vous souhaitez regrouper en une seule facture les deux bons de livraison générés par la livraison globale et partielle. Pour effectuer ce regroupement, sélectionnez la commande BL du menu Ventes. Remarque Le regroupement de BL peut s’effectuer par le menu Ventes + Regroupement + Bons de livraison.  Pour sélectionner les deux BL à regrouper, cliquez sur le premier BL, appuyez sur la touche Ctrl du clavier et sélectionnez le deuxième. Cliquez alors sur le bouton Regrouper.  Indiquez la date de la facture à générer. Si vos deux BL ont des lignes articles en commun et que vous souhaitez les regrouper dans la facture, cochez l’option Regrouper les articles. Par contre, si vous souhaitez avoir le détail de chaque BL, cochez l’option Générer un sous-total par Bon de livraison.  Cliquez sur le bouton Terminer, confirmez l’opération et répondez OUI afin de visualiser la facture générée. Sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton Modifier. Positionnez-vous dans le corps de la pièce et contrôlez les informations affichées. Pour plus d'informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. PRISE EN MAIN 54 2.5. Comment imprimer une facture ? Afin d’imprimer votre facture, cliquez sur l’onglet Factures. Sélectionnez votre facture à imprimer et cliquez sur le bouton OK. En fonction de la base de calcul choisie (HT ou TTC), sont proposés les modèles HT ou TTC. Le modèle d’impression sélectionné correspond au modèle que vous avez choisi dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.4 Le bouton Numéros de pièces page 34). Cependant, vous pouvez en choisir un autre. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer la facture sur papier. Vous avez également la possibilité d’imprimer vos pièces par le menu Impressions + Pièces. Gestion des ventes 55 2.6. Comment imprimer le journal de ventes ? Pour imprimer le journal de ventes, lancez la commande Ventes du menu Impressions + Journaux. Cet état édite la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif par taux de TVA et un récapitulatif des règlements saisis dans les factures.  Choisissez la période d’impression à prendre en compte.  Dans l’onglet Options, définissez les critères d’impression tels que le tri et les ruptures ( exemple : Imprimer un sous-total par jour).  Choisissez le modèle d’impression. Les modèles sont d’ailleurs paramétrables par le bouton Paramétrer.  Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer le journal des ventes sur papier. 1ère page 2ème page La gestion des achats est similaire à la gestion des ventes mais consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir des informations. PRISE EN MAIN 56 2.7. Impression des statistiques commerciaux Comme indiqué dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Les commerciaux page 37, vous pouvez éditer des statistiques commerciaux. Rappel Pour avoir cette possibilité, vous devez :  Créer des commerciaux par le menu Données + Commerciaux.  Associer vos commerciaux à vos clients par le menu Données + Tiers + Clients.  Vérifier qu’un commercial est bien affecté à vos factures de ventes. La formule qui a été initialisée lors de la création des fiches commerciaux est la suivante : Appliquer une commission globale sur un chiffre d’affaires de 1,00 à 1000000,00 et la commission est 5,00 % du chiffre d’affaires. Sélectionnez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions + Statistiques.  Indiquez la période de ventes à prendre en compte pour le calcul des commissions.   Si la formule de commissions est basée ou calculée sur le chiffre d’affaires encaissé (factures réglées), précisez la période d’encaissement à prendre en compte.   Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer les statistiques commissions commerciaux sur papier. Gestion des ventes 57 Dans notre exemple, la commission est de 5,52 €. En effet, dans la facture générée par le regroupement de BL, l’article « Agrafeuse » a été vendu au prix unitaire de 12,24 € pour une quantité de 10, soit 12,24 X 10 = 122,40 € Mais, le client bénéficie à la fois d’une remise de 5,00 % et d’une remise supplémentaire de 5,00 %, remises qui s’appliquent en cascade. Donc, 122,40 X 0,95 X 0,95 = 110,466 €, ce qui correspond à la base de calcul pour la commission. Le commercial bénéficie de 5,00 % du chiffre d’affaires réalisé. Donc, 110,466 X 5,00 % = 5,52 €. PRISE EN MAIN 58 3. GESTION DES REGLEMENTS 3.1. Comment régler une facture ? Pour régler une facture, plusieurs possibilités vous sont offertes :  Par le menu Opérations + Règlements Clients. L’intérêt principal de saisir vos règlements par cette option est de pouvoir régler plusieurs factures par un même règlement.  Par l’onglet Règlements de la facture. Le règlement est alors automatiquement lié à la pièce.  Par le bouton Régler dans la liste des pièces de ventes. C’est la solution la plus simple et la plus rapide mais à condition de régler la facture dans son intégralité. 3.2. Règlement d’une facture Vous souhaitez régler votre facture. Pour effectuer cette opération, lancez la commande Facture du menu Ventes.  Sélectionnez la facture que vous souhaitez régler et cliquez sur le bouton Modifier. Positionnez-vous dans l’onglet Règlements de la facture. Gestion des règlements 59  Indiquez le mode de règlement, la date et le montant. Enregistrez les modifications en cliquant sur l’icône . Le règlement apparaît alors dans la remise en banque. 3.3. Remise en banque du règlement La remise en banque permet d’imprimer un bordereau avec les règlements que vous avez déposé en banque et les valider pour les transférer en comptabilité. Avant d’effectuer la remise en banque de votre règlement, sélectionnez la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés. Cliquez sur le bouton Général et précisez une banque dans la zone Banque. Cette information est nécessaire pour la remise en banque. Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pourrez lors de chaque remise en banque, précisez une banque.  Ensuite, sélectionnez la commande Remise en banque (Clients) du menu Opérations. Tous vos règlements à remettre en banque apparaissent. Si votre règlement n’apparaît pas, sélectionnez Année en cours dans la zone Période.  PRISE EN MAIN 60  Dans la zone Infos. Remise, apparaît la banque que vous venez de paramétrer dans les Préférences. Indiquez la date de remise en banque et le libellé qui sera repris sur le bordereau.  Cochez la case dans la colonne Pointage et validez votre remise en banque par l’icône ou en sélectionnant la commande Valider du menu contextuel (clic droit).  Une fenêtre apparaît pour imprimer le bordereau de remise en banque. Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer le bordereau sur papier. Remarque L’impression du bordereau valide définitivement votre remise en banque. Vous avez la possibilité de réimprimer un bordereau par le menu Impressions + Bordereaux de remise en banque. Si vous avez validé trop vite une remise en banque, vous pouvez la débloquer par le menu Opérations + Règlements clients à l’aide d’un mot de passe que vous obtiendrez par notre service technique. La gestion des règlements fournisseurs est comparable à la gestion des règlements clients mais consultez l’aide en ligne pour obtenir des informations supplémentaires. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. Le transfert comptable 61 4. LE TRANSFERT COMPTABLE Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les ventes, les achats et les règlements. 4.1. Les 2 types de transfert comptable Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :  Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité, cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité.  Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable. 4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents éléments :  Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, fournisseurs et banques,  Les comptes comptables dans le bouton Racines de comptes comptables du menu Dossier + Propriétés + Préférences,  Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité du menu Dossier + Propriétés + Préférences,  Définir si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement (voir l’aide en ligne). Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité du menu Opérations.  Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Toutes les pièces de ventes, les pièces d’achats et les règlements compris dans cet intervalle seront transférés.  Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Ventes, Achats, Paiements Clients et Paiements fournisseurs).  Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 33 pour paramétrer cette option). PRISE EN MAIN 62  Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre, vous devrez de nouveau sélectionner la commande Transfert en comptabilité du menu Opérations. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées. Pour plus d’informations concernant le transfert comptable, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1. La gestion de stock 63 5. LA GESTION DE STOCK 5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ? La gestion de stock permet de suivre les mouvements d’entrées et de sorties d’un article. Pour suivre l’évolution du stock d’un article, plusieurs impressions sont à votre disposition :  Impression de l’état de stock,  Impression des mouvements de stock,  Impression du palmarès de rotation,  Impression de la disponibilité. Afin que votre gestion de stock soit correcte et votre stock correctement valorisé, le stock doit obligatoirement être supérieur à 0 pour effectuer des pièces de ventes. Donc, si vous êtes en rupture de stock, vous devez impérativement créer des pièces d’achats ou de stock avant de facturer vos clients. Dans la Gestion Commerciale, il existe deux notions de stock : le stock actuel et le stock virtuel. Le stock actuel correspond aux mouvements réels d’un article (différence entre les entrées et les sorties). Quant au stock virtuel, il s’agit d’un stock prévisionnel qui tient compte des commandes clients et fournisseurs (Stock actuel + Commandes fournisseurs – Commandes clients). 5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock Le stock des articles est mouvementé par différents types de pièces :  Les pièces d’achats : - Le bon de réception. Par contre, si vous transférez votre BR en facture d’achat, le stock ne sera pas de nouveau mouvementé puisqu’il l’a été par le BR, - La facture.  Les pièces de stock : - Les bons d’entrées, - Les bons de sorties, - L’inventaire, - Les ordres de fabrication (voir paragraphe suivant). PRISE EN MAIN 64  Les pièces de ventes : - Les bons de livraison. Par contre, si vous transférez votre BL en facture, le stock ne sera pas mouvementé puisqu’il l’a été par le BL, - La facture. Le stock virtuel est, quant à lui, mouvementé par les commandes clients et les commandes fournisseurs. 5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage L’assemblage – désassemblage permet de mouvementer le stock des articles composés. L’assemblage va permettre de « fabriquer » un article composé, donc, le stock de l’article composé va être incrémenté et celui des composants décrémenté. Quant au désassemblage, c’est l’opération inverse c’est-à-dire l’article composé va être « annulé », donc, le stock de l’article composé va être décrémenté et celui des articles composants incrémenté. 5.3.1. Je crée un article composé Un article composé est constitué d’au moins deux articles. Dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 47, vous avez créé l’article « Agrafeuse », vous devez donc créer un deuxième article. Créez l’article « Agrafes » en vous référant à la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 47. Pour créer l’article composé « Ensemble Agrafeuse + Agrafes », cliquez sur l’icône dans la liste articles.  Si vous êtes en codification automatique, saisissez la désignation de l’article sinon indiquez également le code article. Précisez la famille à laquelle vous souhaitez rattacher l’article. Enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône .  Dans l’onglet Composants, sélectionnez Composé pour le type d’article. Remarque Consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir une explication sur la différence entre un article composé et un article au forfait. La gestion de stock 65  Indiquez les deux articles qui composent cet article : Agrafeuse + Agrafes. vous avez la possibilité de calculer son prix d’achat ou ses prix de vente à partir des articles qui le composent. Cliquez alors sur le bouton Recalcul et choisissez la donnée à calculer. Vous pouvez également saisir ces informations dans l’onglet Tarifs. Pour enregistrer la fiche, cliquez sur l’icône et quittez la fiche. Attention La création d’un article composé n’a aucune incidence sur le stock des articles composants. Il faut donc créer des ordres de fabrication par l’intermédiaire des assemblages et désassemblages. 5.3.2. L’assemblage L’assemblage va donc vous permettre de fabriquer votre article composé. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel de la liste articles. Remarque Vous pouvez également passer par le menu Stock + Assemblage / Désassemblage ….  Cliquez sur l’option Assemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à fabriquer et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.  Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composants afin de vous assurer que le stock des articles composants est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.  Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le stock de l’article composé sera alors incrémenté et celui des articles composants décrémenté. PRISE EN MAIN 66 5.3.3. Le désassemblage Le désassemblage implique le résultat inverse de l’assemblage. Pour accéder au désassemblage, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel de la liste articles.  Cliquez sur l’option Désassemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à « annuler » et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.  Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composés afin de vous assurer que le stock de l’article composé est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un stock négatif après l’opération.  Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le stock de l’article composé sera alors décrémenté et celui des articles composants incrémenté. 5.4. Les impressions de stock Pour suivre votre gestion de stock, différentes impressions sont proposées à partir du menu Impressions + Stock :  Impressions des mouvements de stock. Cet état reprend l’ensemble des mouvements d’un article.  Impression de l’état de stock. Cet état édite les quantités et les sorties de chaque article.  Impression du palmarès de rotation. Cet état permet de connaître le nombre de jours restant avant la rupture de stock pour chaque article.  Impression du palmarès des commandes. Cet état permet de connaître le nombre d’articles commandés par référence.  Impression du réapprovisionnement. Cet état indique les articles que vous devez commander pour honorer vos commandes clients.  Impression de la disponibilité. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article par article en fonction des commandes clients et fournisseurs. La gestion des gammes 67 6. LA GESTION DES GAMMES Gestion commerciale permet de gérer des gammes. Une gamme correspond à un axe et peut être adaptée à différents types de commerce : les caves (appellation, domaine, millésime)… Cette option n’est accessible que pour la version Pro Plus de Gestion commerciale. 6.1. Création des données de base 6.1.1. Définition des gammes Après la création de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe Erreur ! Source du renvoi introuvable. Comment créer mon dossier page 27), vous devez définir vos gammes par le menu Dossier + Propriétés + Préférences et cliquez sur le bouton Gestion des gammes. Par défaut, l’option Gérer les gammes est cochée et le nombre de gammes est fixée à 2. Cependant, le logiciel permet de gérer de 1 à 3 gammes. Les gammes définies par défaut sont nommées Gamme 1 et Gamme 2 mais vous pouvez, bien évidemment, les renommer à votre convenance. Pour chaque gamme, vous devez définir son libellé au singulier et au pluriel ainsi que la longueur du code en cliquant sur la gamme correspondante sous l’option Gestion des gammes à gauche de votre écran. Le libellé que vous indiquez permet d’identifier chaque gamme dans le logiciel. Par exemple, vous tenez une cave à vins et vendez des vins de différentes régions. Vous pouvez donc définir 3 gammes : une pour l’appellation (Pomerol, Cabernet d’Anjou), une pour les domaines (Pétrus, Château Margaux) et une pour les millésimes. Par défaut, les deux premières existent cependant, vous devez les renommer en Appellation et en Domaine. Ensuite, vous devez créer la 3ème gamme. Pour la créer, vous devez indiquer dans le champ Nombre de gammes, la valeur 3. Le logiciel crée alors une 3ème gamme qui est par défaut nommée Gamme 3. Renommez-la en Millésimes. Vous pouvez fixer la longueur du code de la gamme Appellation à 5 et celle des gammes Domaine et Millésime à 2. Remarque La somme des codes des gammes doit être obligatoirement égale à 9 caractères. Si cette somme est inférieure ou supérieure à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les préférences. PRISE EN MAIN 68 Attention Dès que vous avez créé un ou plusieurs éléments dans une gamme, vous ne pouvez alors plus modifier le nombre de gammes que vous souhaitez gérer. 6.1.2. Ajout d’éléments dans les gammes Dès que vous avez défini vos gammes, vous pouvez alors créer les éléments s’y rapportant par le menu Données + Stock. Chaque gamme a une entrée dans ce menu. Pour chaque élément de gamme, vous devez renseigner le code, le libellé et vous pouvez y associer une image. Dans notre exemple de cave à vins, vous allez avoir une entrée Appellations, une entrée Domaines et une entrée Millésimes dans le menu Données + Stock. Pour créer une appellation, allez dans le menu Données + Stock + Appellations, cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Indiquez un code et un libellé. Comme indiqué dans les préférences (voir PARTIE PRISE EN MAIN, paragraphe 6.1.1 Définition des gammes page 67), le code Appellation doit être obligatoirement sur 5 caractères. Procédez de la même manière pour les domaines et les millésimes, tout en sachant que le code Domaine et le code Millésime doivent être sur 2 caractères comme vous l’avez précisé dans les préférences. 6.1.3. Les articles collectifs Dès que vous avez créé tous les éléments nécessaires à chaque gamme, vous pouvez alors créer vos articles collectifs. L’article collectif permet de définir les caractéristiques générales des articles à facturer. Pour créer un article collectif, allez dans le menu Données + Stock + Articles et cliquez sur l’onglet Articles Collectifs. Cliquez sur l’icône ou appuyez sur la touche Inser. Dans notre exemple de cave à vins, vous vendez un bordeaux rouge. Nous allons donc créer l’article collectif Bordeaux rouge. Indiquez le code BOR0001 (le code est obligatoirement sur 7 caractères), une désignation et une famille d’articles. Ensuite, vous devez créer la combinaison se rapportant à l’article collectif. Une combinaison correspond à un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles facturables puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer. Pour créer la combinaison correspondante, sélectionnez l’option Ajouter Appellations Domaines Millésimes par le menu contextuel. La gestion des gammes 69 1. Si toutes les appellations sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, toutes les appellations ne le sont pas puisqu’une appellation est propre à une région. Donc, cochez seulement les appellations de Bordeaux puis cliquez sur le bouton Suivant. 2. Si tous les domaines sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, un domaine ne produit pas toutes les appellations. Donc, cochez seulement les domaines adéquates puis cliquez sur le bouton Suivant. 3. Si tous les millésimes sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans notre exemple, une bouteille n’est pas forcément disponible dans tous les millésimes. Donc, cochez seulement les millésimes disponibles. 4. Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel indique alors le nombre de combinaisons qui vont être créées. Cliquez sur le bouton Terminer. La liste des combinaisons apparaît sous forme d’arbre et toutes les appellations sont regroupées par domaine puis par millésime. Remarque Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes appellations, les mêmes domaines et les mêmes millésimes, vous pouvez également créer vos combinaisons par le menu Données + Stock + Combinaisons. Elles serviront alors de modèles. Vous pouvez, ensuite, renseigner les différents onglets de l’article collectif qui alimenteront les fiches des articles facturables. Pour avoir des informations plus précises sur les articles collectifs, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. PRISE EN MAIN 70 6.1.4. Génération des articles facturables Dès que vous avez renseigné la fiche de l’article collectif, vous pouvez alors enregistrer votre saisie. L’enregistrement permet alors de générer les articles facturables. Ces articles sont créés à partir de l’article collectif et de la combinaison indiquée dans cet article. Donc, seuls les appellations, les domaines et les millésimes sélectionnés dans la combinaison ont des articles correspondants. Les articles sont alors visualisables par le menu Données + Stock + Articles. Le code d’un article facturable est la concaténation des codes suivants :  Les 7 premiers caractères correspondent au code de l’article collectif,  Les 5 suivants au code Appellation,  Les 2 suivants au code Domaine,  Les 2 derniers au code Millésime. Dans notre exemple, pour l’article collectif Bordeaux rouge, le code de chaque article facturable commencera par BOR0001 (code de l’article collectif). La gestion des gammes 71 6.2. La saisie des pièces Que ce soit pour les pièces de stock, d’achats ou de ventes, la saisie des articles gammés est spécifique. 6.2.1. Les pièces de stock Pour créer une pièce de stock, allez dans le menu Stock + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Entrée de stock. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît : Sont alors affichées toutes les appellations, les domaines et les millésimes rattachés à cet article collectif. Par défaut, dans l’arbre représenté à gauche de l’écran, la première appellation est sélectionnée. La saisie est alors individuelle c’est-à-dire que la valeur est saisie pour chaque domaine et chaque millésime. La saisie concerne la même information et il s’agit de la quantité. Vous pouvez modifier cette information en la sélectionnant dans le champ Sélection. Si vous sélectionnez, dans l’arbre, un domaine, le tableau de saisie est alors adapté et affiche les millésimes disponibles pour le domaine sélectionné en ligne et les informations modifiables en colonnes. Si vous sélectionnez Tous dans l’arbre, la saisie est alors collective c’est-à-dire que la valeur est commune à tous les millésimes pour un même domaine. PRISE EN MAIN 72 Dès que vous avez saisi les valeurs, cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes saisis apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les sorties de stock et les inventaires est identique à celle dans les entrées de stock. 6.2.2. Les pièces d’achats Pour créer une pièce d’achats, allez dans le menu Achats + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Commande fournisseur. Indiquez un fournisseur et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît : Comme pour les pièces de stock, le principe de saisie est le même. Saisissez les valeurs et cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes saisies apparaissent dans le corps de la pièce. La saisie des articles gammés dans les bons de réception et les factures fournisseurs est identique à celle dans les commandes fournisseurs. 6.2.3. Les pièces de vente Pour créer une pièce de ventes, allez dans le menu Ventes + Nouvelle pièce et double-cliquez sur Devis. Indiquez un client et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez le code article collectif BOR0001. La liste des appellations disponibles pour cet article collectif apparaissent : La gestion des gammes 73 Sélectionnez une appellation et validez par le bouton OK. La liste des domaines pour cette appellation apparaît : PRISE EN MAIN 74 Sélectionnez un domaine et validez par le bouton OK. La liste des millésimes pour ce domaine apparaît : La saisie des articles gammés dans les commandes clients, bons de livraison et factures clients est identique à celle dans les devis. La gestion du multi-dépôt 75 7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT Vous stockez vos produits dans plusieurs dépôts ? Gestion Commerciale répond à ce besoin et vous permet de gérer vos différents dépôts de stockage dans votre dossier. Attention, cette fonctionnalité n’est accessible que pour la version Pro Multi-dépôts de Gestion Commerciale. 7.1. Création des données de base 7.1.1. Les dépôts Vous stockez votre marchandise dans 2 entrepôts : le dépôt principal et la réserve. Pour créer vos dépôts, vous devez aller dans le menu Données + Stock + Dépôts. Par défaut, un dépôt est déjà créé et est défini comme dépôt principal. Pour créer votre dépôt « Réserve », sélectionnez l’option Nouveau dans le volet de navigation ou cliquez sur l’icône . Renseignez le code, le libellé, l’adresse et les informations concernant le responsable du dépôt. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation pour sauvegarder votre saisie. 7.1.2. Les articles Lors de la création d’un article (menu Données + Stock + Articles), un onglet supplémentaire est disponible : Quantité initiale. PRISE EN MAIN 76 Cet onglet permet de renseigner la quantité en stock de votre article dans chaque dépôt. A la validation de l’article, un bon d’entrée est généré pour chaque dépôt mouvementé. 7.2. Les pièces de stock 7.2.1. Un dépôt Lors de la création d’une pièce de stock, par exemple un bon d’entrée, vous devez choisir le dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, le dépôt principal est sélectionné. Cependant, si vous souhaitez le modifier, sélectionnez-le dans la liste déroulante. Le dépôt de l’entête est affecté à toutes les lignes articles. Mais, vous pouvez également le modifier dans la colonne Code dépôt. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés du menu contextuel afin de l’afficher. A la validation de la pièce, c’est le dépôt indiqué dans les lignes qui est mouvementé. 7.2.2. Tous les dépôts Vous pouvez également créer une pièce de stock sur tous les dépôts. Pour effectuer cette opération, dans le champ Dépôt de l’entête de la pièce, vous devez sélectionner Tous les dépôts. Ensuite, saisissez un article. La fenêtre suivante apparaît : La gestion du multi-dépôt 77 Vous pouvez alors saisir la quantité de l’article pour chaque dépôt. Lorsque vous validez cette fenêtre, une ligne est alors insérée dans la pièce pour chaque dépôt où une quantité a été saisie. La saisie dans un dépôt ou tous les dépôts est identique pour tous les types de pièces de stock. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de stock, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. 7.3. Les pièces de ventes et d’achats 7.3.1. Dépôt dans la fiche Tiers Vous avez plusieurs dépôts qui ne sont pas à la même adresse que votre société. Lorsqu’un client vous commande un produit, vous le prélevez du dépôt le plus proche de votre client. Il est donc intéressant, dans ce cas, de pouvoir rattacher un dépôt à un client. Dans l’onglet Vente de la fiche client, on a cette possibilité avec le champ Dépôt par défaut. Vous devez y indiquer le dépôt qui sera, par défaut, sélectionné à la création d’une pièce pour ce client. Ce champ est, par défaut, vide. Ce principe existe également pour les fournisseurs. On peut renseigner un dépôt dans l’onglet Achat. PRISE EN MAIN 78 7.4. Création d’une pièce de vente En création d’une pièce de vente (depuis le menu Ventes + Nouvelle pièce), lorsque vous choisissez un client, le dépôt sélectionné dans sa fiche est indiqué dans le champ Dépôt présent dans l’onglet Corps. Si aucun dépôt n’est précisé dans la fiche du client, il s’agit du dépôt principal. Le dépôt indiqué dans les lignes articles correspond au dépôt choisi dans l’entête du corps. Vous pouvez cependant le modifier en le sélectionnant dans la colonne Code dépôt source. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés par le menu contextuel et affichez la colonne. Le fonctionnement est identique pour tous les types de pièces de ventes ainsi que pour tous les types de pièces d’achats. Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de ventes et d’achats, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1. 7.5. Les statistiques L’onglet Statistiques dans les articles et les familles d’articles propose les résultats tous dépôts confondus ou par dépôt. Comment sauvegarder mon dossier 79 8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER 8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 8.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés possibles) .  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable.  Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. 80 Menu Dossier 81 Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. MENU DOSSIER 1.1. La recopie La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé Recopie). 1.2. Les utilisateurs Non disponible en version millésimée Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs). 2. MENU DONNEES 2.1. Grilles de tarifs Non disponible en version millésimée Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs par article, par famille d’articles et par client (aide en ligne, mot clé Grille de tarifs). 2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise Non disponible en version millésimée LES FONCTIONS AVANCEES 82 Une fonctionnalité qui permet de définir des conditions de remise pour un client et un article donné. 2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer Non disponible en version millésimée Dans une famille articles (ou dans une fiche article), il est maintenant possible d’utiliser les dimensions (Largeur, Longueur et Hauteur disponibles dans l’onglet Formule de calcul du coefficient multiplicateur) pour calculer une surface ou un volume. Le résultat de ce calcul est reporté dans le champ Coefficient Multiplicateur de la ligne de pièce, celui-ci étant multiplié par le nombre pour obtenir la quantité facturée. 2.4. Les promotions ou Soldes Non disponible en version millésimée Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière automatique pour des périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé Promotions ou soldes). 2.5. La gestion des prospects Gestion commerciale propose 3 statuts (client, Prospect, Inactif) que vous pouvez affecter à chacun de vos clients par une opération de mise à jour. 2.6. La facturation périodique Non disponible en version millésimée Cette option permet de générer automatiquement une ou plusieurs factures à intervalle régulier pour le même client (aide en ligne, mot clé Facturation périodique). Depuis la facturation périodique, vous pouvez également paramétrer une alerte sur cette facturation afin d’éditer une liste des clients ou un courrier à éditer (aide en ligne, mot clé Alerte). 2.7. La gestion des articles liés Non disponible en version millésimée Cette option permet de lier un article à un autre. Ainsi, lors de la facturation, lorsque vous insérez un article lié à un autre, ce dernier est automatiquement inséré dans le corps de la pièce. Vous pouvez ainsi gérer, par exemple, les contrats de garantie. Menu Ventes 83 3. MENU VENTES 3.1. L’état des devis Non disponible en version millésimée Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité. Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez également la possibilité d’associer un commentaire à chaque état du devis. Un devis dont la date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis. 3.2. La recherche sur un N° de série Non disponible en version millésimée Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des recherches. 3.3. Les relances commandes clients Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients). 4. MENU ACHATS 4.1. La recherche des articles par référence fournisseur Non disponible en version millésimée Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la pièce. 4.2. Le réapprovisionnement automatique Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement). LES FONCTIONS AVANCEES 84 5. MENU STOCK 5.1. La mise à jour des tarifs La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :  Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,  Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,  Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,  Modifier éventuellement la date d’application,  Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient. (Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs). 6. MENU OPERATIONS 6.1. Générer les prélèvements / virements A partir d’échéances non réglées, le logiciel va générer des règlements correspondants à ces échéances. Toutes les échéances sont traitées quelque soit leur mode de règlement (aide en ligne, mot clé Générer). 6.2. Les écarts de règlement Non disponible en version millésimée Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé Ecart de règlements). 6.3. Les relances L’impression des lettres de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance). Les relances avancées (Non disponible en version millésimée) permettent d’envoyer des relances par email. Menu Impressions 85 6.4. La DEB Non disponible en version millésimée La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne. Les états édités par le logiciel sont des états PREPARATOIRES (aide en ligne, mot clé DEB). 6.5. La classification client Non disponible en version millésimée Cette fonctionnalité permet d'attribuer un statut à tous vos clients en fonction de 2 critères qui sont la périodicité et le chiffre d'affaires (aide en ligne, mot clé Classification). 6.6. La relation client Non disponible en version millésimée La relation client permet de suivre toutes les actions menées auprès d'un client : envoi d'un e-mail, prise de rendez-vous… (aide en ligne, mot clé Relation client). 7. MENU IMPRESSIONS 7.1. Les courriers et lettres types Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et / ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers). 7.2. L’historique des ventes Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client). 7.3. Les statistiques Dans le logiciel EBP Gestion Commerciale, vous pouvez éditer différents états concernant les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs. 7.4. Les relevés de factures LES FONCTIONS AVANCEES 86 Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction du modèle choisi). 8. MENU OUTILS 8.1. Les champs personnalisés Non disponible en version millésimée Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en ligne, mot clé Champs personnalisés). 8.2. L’agenda L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. En version PRO, vous pourrez également afficher l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi dans Outlook (aide en ligne, mot clé Agenda). 8.3. Les importations et exportations de données Non disponible en version millésimée Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, familles d’articles, clients et fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. 8.4. Import du catalogue fournisseurs Non disponible en version millésimée Cette option permet de mettre à jour les prix d’achats de chaque fournisseur indiqué dans l’onglet Fournisseurs de la fiche article (aide en ligne, mot clé catalogue). Menu Internet 87 9. MENU INTERNET 9.1. La solution OXATIS La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration, consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé Oxatis). 9.2. La saisie déportée Non disponible en version millésimée La saisie déportée permet d'envoyer par e-mail des pièces de ventes créées dans EBP Gestion commerciale afin de les importer dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale (aide en ligne, mot clé Saisie déportée). Cette option correspond aux entrées Envoi de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale et Réception de pièces de ventes EBP Gestion Commerciale. 88 Index 89 Index A Acompte ............................................................................................................... 45 Adresse de la société ..................................................................................... 22, 25 Aide en ligne (utilisation) ........................................................................................ 6 Article ................................................................................................................... 41 article composé .................................................................................................... 58 Articles collectifs ................................................................................................... 62 Assemblage ......................................................................................................... 59 Assistance technique ........................................................................................... 11 B Banque ................................................................................................................ 42 Bon de livraison .................................................................................................... 46 Bordereau de remise en banque .......................................................................... 54 C Champ personnalisé ............................................................................................ 79 Civilités ................................................................................................................ 30 Client .................................................................................................................... 36 Collectifs .............................................................................................................. 62 Combinaison ........................................................................................................ 62 Commande client ................................................................................................. 43 Commercial .......................................................................................................... 31 Composant ........................................................................................................... 58 Composé .............................................................................................................. 58 Comptabilisation des avoirs .................................................................................. 28 Configuration requise ........................................................................................... 12 Contact de la société ...................................................................................... 22, 25 Coordonnées........................................................................................................ 25 Corps ................................................................................................................... 44 Courriers .............................................................................................................. 78 INDEX 90 D DEB ..................................................................................................................... 78 Dépôt ................................................................................................................... 69 Désassemblage ................................................................................................... 60 Devise du dossier ................................................................................................. 22 Disponibilité .......................................................................................................... 60 Dom-Tom ............................................................................................................. 26 E Ecart de règlement ............................................................................................... 77 E-mail EBP ........................................................................................................... 11 Entête .................................................................................................................. 43 Etat de stock ........................................................................................................ 60 Exportation ........................................................................................................... 79 F Facturation périodique .......................................................................................... 75 Facture ................................................................................................................. 47 Famille articles ..................................................................................................... 39 Familles clients ..................................................................................................... 35 Fichier texte ......................................................................................................... 55 Formule de commissions ...................................................................................... 32 G Gammes .............................................................................................................. 61 Gestion de stock .................................................................................................. 57 Gestion des règlements........................................................................................ 52 Gestion des ventes............................................................................................... 43 H Historique des ventes ........................................................................................... 78 I Identification de la société .................................................................................... 25 Importation ........................................................................................................... 79 Imprimer une facture ............................................................................................ 48 Installation monoposte ......................................................................................... 13 Index 91 J Journal de ventes ................................................................................................. 49 L Lancement du logiciel ........................................................................................... 17 Lettre de relance .................................................................................................. 77 Lettres types ........................................................................................................ 78 Lisezmoi.txt ............................................................................................................ 6 Livraison globale .................................................................................................. 47 Livraison partielle ................................................................................................. 46 M Mise à jour des tarifs ............................................................................................ 77 Mode de calcul TTC ............................................................................................. 28 Mode de règlement .............................................................................................. 34 Modèles d’impression ........................................................................................... 28 Modification du n° compte .................................................................................... 30 Mot de passe........................................................................................................ 25 Mouvement .......................................................................................................... 60 Multi-dépôt ........................................................................................................... 69 N NAF ................................................................................................................ 21, 25 NII .................................................................................................................. 21, 25 Numérotation des pièces ...................................................................................... 28 O Oxatis ................................................................................................................... 80 P Palmarès de rotation ............................................................................................ 60 Palmarès des commandes ................................................................................... 60 Paramétrage des taux de TVA ............................................................................. 26 Pied ...................................................................................................................... 44 Préférences du dossier ........................................................................................ 27 Protocoles validés ................................................................................................ 14 R Racines de comptes ............................................................................................. 29 INDEX 92 Réapprovisionnement .............................................................................. 60, 75, 76 Recopie ................................................................................................................ 74 Règlement ............................................................................................................ 52 Régler .................................................................................................................. 52 Regroupement ..................................................................................................... 47 Relance ................................................................................................................ 77 Relevés de factures .............................................................................................. 78 Reliquat ................................................................................................................ 47 Remise en banque ............................................................................................... 53 Réseaux validés ................................................................................................... 14 Rotation................................................................................................................ 60 S Sauvegarde .......................................................................................................... 73 Service technique (e-mail) .................................................................................... 11 Service technique (téléphone) .............................................................................. 11 Statistiques .......................................................................................................... 78 Statistiques commerciaux ..................................................................................... 50 Stock actuel ......................................................................................................... 57 Stock virtuel ......................................................................................................... 57 T Téléphone EBP .................................................................................................... 11 U Utilisateurs ........................................................................................................... 74 Notes Notes Notes Notes DEMARRER Gamme Pratic OPTIMISER Gamme PRO et Réseau DEVELOPPER Gamme Classic Choisissez la gamme adaptée à vos besoins : 4 logiciels de pointe pour gérer votre entreprise du bâtiment Un pack complet de logiciels pour piloter l’ensemble de votre entreprise du bâtiment : vente, achat, suivi de chantier, statistiques, trésorerie, budget, compte de résultat, immobilisations, paye... Paye Bâtiment Open LineTM 2013 Compta PRO Open LineTM 2013 Grâce à ce logiciel convivial et puissant, effectuez vos traitements quotidiens (saisie, lettrage, déclaration de TVA…) et établissez votre Bilan et votre Compte de Résultat. Exploitez vos données grâce à la tenue d’une comptabilité analytique, à la gestion des budgets et à la prévision de trésorerie. Bâtiment PRO v14 Bénéficiez d’un logiciel 100% bâtiment riche en fonctionnalités, vous permettant de piloter efficacement votre activité commerciale : ventes, achats, stocks, suivi de chantier, contrats de maintenance… Le tout dans un environnement de travail simple et ergonomique. PRO v14 Gérez efficacement votre paye grâce à une solution adaptée au secteur du bâtiment. Vous réalisez simplement vos bulletins de salaires grâce au plan de paye spécifique bâtiment et vous effectuez vos déclarations (DADS-U, DADS-U CI-BTP, DUCS, DPAE) conformément à la législation. Immobilisations PRO Open LineTM 2013 Gérez efficacement vos immobilisations conformément à la réglementation CRC 2002- 10 méthode simplifiée. Etablissez vos plans d’amortissement, contrôlez vos acquisitions en crédit-bail, vos locations et vos emprunts et suivez très précisément la situation actuelle de vos immobilisations. Analysez également leur répartition grâce à la fonction analytique. Pack BâtimentDocument non contractuel • Avril 2013 • Toutes les marques et les produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs • RCS Versailles B 330838947 Fonctions principales Bâtiment PRO v14 • Nombre de dossiers illimité • Tableau de bord en page d’accueil • Version réseau (en option) • Fiches prospects et clients détaillées • Historique des documents de vente • Edition automatique de courriers de relance • Création d’une bibliothèque interne avec fourniture, main d’œuvre, matériel, ouvrage, divers et texte • Création de fournitures avec temps de pose • Calcul des prix de vente suivant le déboursé sec, les frais généraux, la main d’œuvre, le bénéfice, le prix de revient • Historique des éléments • Mise en sommeil des éléments obsolètes • Gestion des promotions • Bibliothèque interne • Import de nombreux tarifs fournisseurs (Cédéo, Rexel, la Plateforme du Bâtiment, Dupont...)**** • Imports des bibliothèques d’ouvrages Annuel des Prix, Artiprix (Batirama), Batiprix, Gible (Capeb)**** • Création des documents : devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs... • TVA neuf ou rénovation • Saisie de factures d’acompte • Étude des déboursés • Réapprovisionnement automatique • Suivi de chantier simplifié/détaillé • Saisie par salarié ou par chantier des heures effectuées • Gestion des contrats de maintenance et interventions • Planning • Gestion des affaires • Gestion des achats (fournisseurs et sous-traitants) • Enregistrement des règlements clients • Génération et transfert automatique des écritures comptables au format de nombreux logiciels comptables* Compta PRO Open LineTM 2013 • Réseau : jusqu’à 10 postes (option) • Gestion de groupes d’écritures • Gestion des favoris • Saisie pratique et guidée • Saisie par journal et par mois • Saisie au kilomètre • Gestion des abonnements • Consultation des comptes inter-exercices • Lettrage manuel, approché, automatique, simplifié • Délettrage automatique • Echéancier détaillé • Déclarations de TVA agréées DGFiP : CA3, CA12 et annexe 3310A • Télédéclaration et télépaiement de la TVA au format EDI** • Rapprochement bancaire manuel et automatique • Import paramétrable des relevés • Import des lignes de relevés au format CFONB, Qif • Grand-Livre et Balance interactifs • Clôtures mensuelles et annuelles • Prévision de trésorerie • Comptabilité analytique • Gestion des budgets généraux et analytiques • Journaux, Grand-Livre, Balance • Bilan et Compte de Résultat • Balance et Grand-Livre analytiques • Comparatif N / N-1 • Virements et prélèvements • Comptabilisation des lignes de relevés bancaires • Gestion des notes de frais • Gestion des indemnités kilométriques • Possibilité de saisie des notes de frais dans l’application EBP Notes de Frais depuis un smartphone et échange des données avec EBP Compta PRO Open LineTM • Import-Export des écritures au format du logiciel du cabinet comptable* Immobilisations PRO Open LineTM 2013 • Gestion des immobilisations conforme CRC 2002-10 méthode simplifiée • Plan d’amortissement économique et fiscal • Gestion des modes d’amortissement linéaire, dérogatoire, dégressif, non amortissable • Gestion des cessions d’immobilisations • Gestion du crédit-bail, des locations et des emprunts • Déclarations fiscales obligatoires 2054 et 2055 • Gestion de l’analytique • Gestion des interventions (réparations...) • Exportation paramétrable des écritures vers EBP Compta Paye Bâtiment Open LineTM 2013 • Tableau de bord • Nombre de dossiers : 10 • Plan de paye pré-paramétré BTP • Nombreux profils proposés : cadre, non cadre, apprenti, contrat professionnalisation etc. • Profils de paye Bâtiment • Gestion des congés payés légaux, supplémentaires et ancienneté sur les périodes N-1 et N • Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) - régime général • Saisie semi-automatique des formules • Explication des calculs de paye • Définition des taux de cotisations et plafonds avec date d’application • Nombreuses impressions disponibles : état des charges avec répartition hommes/ femmes, journal de paye, livre de paye, état récapitulatif Fillon etc. • Documents administratifs (contrats de travail, certificat de travail, reçu pour solde de tout compte...) • Historisation des paramétrages de paye • DUCS EDI*** URSSAF et Retraite • Génération du fichier DADS-U à la norme 4DS*** • Génération du fichier DADS-U CI BTP à la norme 4DS*** • Attestation Employeur Dématérialisée (AED)*** • Export des données au format de votre logiciel de comptabilité ou au format du logiciel de votre Expert Comptable* *EBP, ITOOL, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM, INFORCE. Et en import uniquement HELIAST (sur EBP Compta Classic). **Plus de détails sur www.ebp.com ***Nécessite la souscription à un Pack de Services PRIVILEGE ou PREMIUM. ****Les bibliothèques d‘ouvrages et les tarifs fournisseurs ne sont pas fournis dans le logiciel * * DADS-U CI-BTP + Systèmes d’exploitation supportés : • Windows XP® SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits • Windows® 7 32 bits et 64 bits • Windows® 8 Windows XP®, Vista®, 7 et 8 sont des logiciels dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’utilisation du logiciel. Configurations Minimales Requises : • Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur • Mémoire : 3 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Espace disque libre : 3 Go Les attestations et déclarations d’EBP Bâtiment PRO nècessitent l’utilisation d’Adobe® Acrobat® 9 Paye Pour Windows® XP, Vista et 7 Manuel utilisateur Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 0811 65 20 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2013 EBP Informatique, édition juin 2012 Table des matières Félicitations ! .................................................................................................................................... 1 A lire attentivement .......................................................................................................................... 3 Le code d’activation ..................................................................................................................... 3 Le fichier Alire attentivement ........................................................................................................ 3 La sauvegarde ............................................................................................................................. 3 L'assistance technique .................................................................................................................... 5 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP ....................................................... 7 A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP ..................................................................... 7 B. Contrat de services EBP ......................................................................................................... 8 C. Mode locatif ........................................................................................................................... 12 Licence d'utilisation ........................................................................................................................ 13 Activation automatique ............................................................................................................... 13 Activation manuelle .................................................................................................................... 13 Configuration minimale requise ..................................................................................................... 15 La gestion des 35 heures .............................................................................................................. 17 Comment y accéder ? ................................................................................................................ 17 A quoi sert ce module ? ............................................................................................................. 17 Code d'activation ........................................................................................................................... 19 Comment activer mon logiciel ? .................................................................................................... 21 Activation manuelle du logiciel ...................................................................................................... 23 Evaluer une version d'évaluation ................................................................................................... 25 Rechercher les mises à jour .......................................................................................................... 27 Général .......................................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue ................................................................................................................... 29 Ecran de bienvenue (version d'essai) ........................................................................................ 29 Installation du logiciel .................................................................................................................... 31 Installation monoposte ............................................................................................................... 31 Installation gestion des 35 heures ............................................................................................. 31 Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP ....................................................... 31 Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) ................................................................... 33 Désinstallation du produit ........................................................................................................... 34 Menu Dossier ................................................................................................................................. 35 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................... 35 La suppression de dossiers ....................................................................................................... 35 Fermer un dossier ...................................................................................................................... 35 Création d'un dossier ................................................................................................................. 36 La recopie à partir d'un autre dossier ........................................................................................ 41 La recopie vers plusieurs dossiers ............................................................................................ 43 Les propriétés du dossier ........................................................................................................... 45 Les utilisateurs ........................................................................................................................... 64 La sauvegarde ........................................................................................................................... 66 La sauvegarde en ligne .............................................................................................................. 67 La restauration ........................................................................................................................... 68 Menu Edition .................................................................................................................................. 71 Rechercher une fiche ................................................................................................................. 71 Les fiches ................................................................................................................................... 71 La fiche salarié ......................................................................................................................... 112 Menu Affichage ............................................................................................................................ 159 Recherche dans l'arborescence .............................................................................................. 159 Le paramétrage des barres d'outils ......................................................................................... 159 Tableau de Bord ...................................................................................................................... 160 Menu Gestion .............................................................................................................................. 163 Mois courant ............................................................................................................................. 163 EBP Paye V17 Saisie des variables ................................................................................................................. 163 Saisie des variables : Choix des variables à saisir .................................................................. 164 Saisie des congés / heures ...................................................................................................... 164 Préparation des bulletins ......................................................................................................... 165 Généralisation de la date de la paye ....................................................................................... 166 Généralisation des jours travaillés ........................................................................................... 166 Calcul de la paye ..................................................................................................................... 167 Cumuls de la société ................................................................................................................ 167 Historique des bulletins ............................................................................................................ 167 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF .............................. 168 Historique des bulletins de tous les salariés ............................................................................ 168 Interrogation des données de paye ......................................................................................... 169 Postes analytiques ................................................................................................................... 170 La clôture des bulletins ............................................................................................................ 170 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 171 La clôture annuelle................................................................................................................... 172 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 172 Envoi du bulletin par e-mail ...................................................................................................... 174 Le virement des salaires .......................................................................................................... 177 Menu Impression ......................................................................................................................... 181 Impressions : Choix des établissements ................................................................................. 181 Impression des bulletins .......................................................................................................... 182 Impression des lettres-chèque ................................................................................................. 182 Impression des lettres-chèque des acomptes ......................................................................... 183 Impression des salariés ........................................................................................................... 183 Impression des fiches individuelles.......................................................................................... 184 Impression de la liste des salariés ........................................................................................... 184 Impression des imputations analytiques .................................................................................. 185 Impression du trombinoscope .................................................................................................. 185 Impression de l'état des heures ............................................................................................... 185 Comment y accéder ? .............................................................................................................. 186 Généralités : ............................................................................................................................. 186 Impression des organismes ..................................................................................................... 187 Impression des profils .............................................................................................................. 187 Impression des rubriques ......................................................................................................... 188 Impression des tables de calcul ............................................................................................... 189 Impression des variables ......................................................................................................... 189 Impression des cumuls ............................................................................................................ 190 Impression de la liste des acomptes ........................................................................................ 190 Impression de l'état des congés .............................................................................................. 191 Impression liste des congés et absences ................................................................................ 191 Impression de la provision de Congés Payés .......................................................................... 192 Impression du DIF .................................................................................................................... 193 Impression du livre des variables............................................................................................. 194 Impression des états salariés .................................................................................................. 195 Impression de l'état des variables ............................................................................................ 195 Impression du récapitulatif des allégements ............................................................................ 196 Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................................ 196 Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) ........................................................... 196 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 196 Impression de l'enquête sociale............................................................................................... 198 Impression de l'état MSA ......................................................................................................... 198 Impression des états préparatoires ......................................................................................... 199 Impression des cumuls des salariés ........................................................................................ 199 Impression des cumuls de la société ....................................................................................... 200 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 201 Table des matières Conséquence sur le registre .................................................................................................... 202 Impression de la liste des entrées/sorties ................................................................................ 204 Les interactions ........................................................................................................................ 204 Aperçu ...................................................................................................................................... 205 Export au format Microsoft Excel ............................................................................................. 205 Export aux différents formats. .................................................................................................. 205 Les filtres .................................................................................................................................. 206 Les impressions de fin de mois ................................................................................................ 206 Menu WebPaye ........................................................................................................................... 213 Menu WebPaye ....................................................................................................................... 213 Menu Outils .................................................................................................................................. 217 Fiche salarié : Les Champs personnalisés .............................................................................. 217 Envoi d'un SMS ........................................................................................................................ 217 Intéressement et participation .................................................................................................. 218 Archivage des données ........................................................................................................... 219 Journal des événements .......................................................................................................... 219 Justificatif de l'événement ........................................................................................................ 219 Import/Export ............................................................................................................................ 219 Maintenance Utilisateur ........................................................................................................... 230 Maintenance Technique ........................................................................................................... 231 La reprise de paye ................................................................................................................... 233 Les statistiques ........................................................................................................................ 236 Contrat et lettre type ................................................................................................................ 237 Etats Administratifs ...................................................................................................................... 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Onglet Administratif .................................................................................................................. 241 Paramétrage des Attestations .................................................................................................. 242 Nouveau document administratif ............................................................................................. 242 Paramétrage des contrats et lettres types ............................................................................... 243 La modification d'un contrat et d'une lettre type ...................................................................... 244 Les contrats et lettres types : Modification d’un document ...................................................... 245 Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? ............................. 245 L'attestation d'Employeur ......................................................................................................... 245 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité ................................................................ 257 L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) .................................... 261 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle ................................................................ 265 La Déclaration d'accident du travail ......................................................................................... 268 Feuilles d'aide aux calculs ....................................................................................................... 271 FAQ .......................................................................................................................................... 271 Paye Agricole ............................................................................................................................... 275 La DAS Bilatérale ..................................................................................................................... 275 Le fichier MSA .......................................................................................................................... 278 La DUCS ...................................................................................................................................... 283 La DUCS .................................................................................................................................. 283 Paramétrage de la DUCS ........................................................................................................ 283 Préparation de la DUCS .......................................................................................................... 285 Mise à jour de la DUCS ........................................................................................................... 287 Le fichier DADS-U : Préparer ................................................................................................... 287 Sélection des déclarations ....................................................................................................... 288 Déclarer votre fichier DUCS EDI .............................................................................................. 288 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......................................................................................... 289 La DUCS : Fonctionnement général ........................................................................................ 290 Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? .............................. 290 DADS-U ....................................................................................................................................... 293 Qu'est-ce que la DADS-U ? ..................................................................................................... 293 Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? ............................ 295 EBP Paye V17 Les déclencheurs automatiques DADS-U ............................................................................... 295 Configuration des cumuls DADS-U ......................................................................................... 296 Avertissement .......................................................................................................................... 299 Le rapport DADS-U .................................................................................................................. 299 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 300 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 301 Import des cumuls DADS-U ..................................................................................................... 301 Export des Cumuls DADS-U .................................................................................................... 301 L'éditeur DADS-U ..................................................................................................................... 302 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? ......................... 302 Notice de génération ................................................................................................................ 303 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) ........................................................................................................ 313 Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? ........................................................................................ 313 Préparation du fichier DADS-U CI-BTP ................................................................................... 314 Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) ......................................................................................................................................... 315 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? .............................................. 316 Notice de génération ................................................................................................................ 317 DADS-U Prévoyance ................................................................................................................... 323 Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ............................................ 323 Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation ......................... 324 Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? ................................. 324 Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? .. 325 Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) .................................... 325 Notice de génération ................................................................................................................ 326 FAQ ............................................................................................................................................. 333 Liste des questions .................................................................................................................. 333 Création d'un nouveau dossier ................................................................................................ 334 Ouverture d'un dossier ............................................................................................................. 334 Création d'un salarié ................................................................................................................ 335 La Déclaration Unique d'Embauche ........................................................................................ 335 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? ................. 336 Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? ......................................................... 336 La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? ........................................................... 337 La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? ................................... 337 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? ................................. 338 La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? .............................................. 338 La fiche Variable : A quoi servent les variables ? .................................................................... 338 Virement des salaires .............................................................................................................. 338 Le transfert en comptabilité ...................................................................................................... 340 Impression du Registre Unique du personnel .......................................................................... 340 Conséquence sur le registre .................................................................................................... 341 Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? ..................... 343 Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos .......................................................................................................................... 343 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? .............................................................. 345 Comment supprimer une fiche salarié ? .................................................................................. 346 Comment supprimer un organisme ? ...................................................................................... 346 La clôture mensuelle ................................................................................................................ 347 Préparation du fichier DADS-U ................................................................................................ 348 Historique des bulletins ............................................................................................................ 348 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? ............................................................................................................... 349 Gestion des entrées / Sorties ................................................................................................... 349 Les sommes isolées ................................................................................................................ 352 Table des matières Vendeur Représentant Placier (VRP) ...................................................................................... 353 La gestion des Congés Payés / DIF ........................................................................................ 357 Index ............................................................................................................................................ 373 1 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Paye et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 3 A lire attentivement Votre logiciel est prêt à l’emploi et s’adapte complètement aux petites entreprises. Vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne gestion de votre paye. Le code d’activation Le programme vous est livré en version d’évaluation qui propose l’ensemble des fonctionnalités, selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue ). Au delà de ces 40 jours, les fonctionnalités seront limitées (consultez la partie intitulée Comment saisir le code d'activation ? ). Le fichier Alire attentivement Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez consulter le fichier A lire attentivement est accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été réalisées. La sauvegarde La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données correctes. 5 L'assistance technique EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions. Avant de nous contacter, notez ... • Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne pourront vous répondre sans ce numéro. • La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur, fonctionnement réseau ou monoposte...) • Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) . Notre support téléphonique technique est ouvert : Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00 Le vendredi : 8H00 à 18H00 Comment contacter le service technique ? Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente). Composez le : 0811 65 20 00 (coût d’un appel local) Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-mail au : paye.support.fr@ebp.com En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit. 7 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. EBP Paye V17 8 Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. Contrat de services EBP Convention d'utilisation d'EBP 9 ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du EBP Paye V17 10 Code de la consommation (« loi Chatel ») le service hot-line d’EBP est accessible depuis le territoire métropolitain, par un numéro d’appel fixe et non surtaxé. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées ( Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, Convention d'utilisation d'EBP 11 il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. EBP Paye V17 12 Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Décembre 2011 13 Licence d'utilisation Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d’évaluation, c’est-à-dire que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera bridé. Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?. Activation automatique L'activation se fait via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Activation manuelle Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs. Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous avez accès au service technique d'EBP pour une durée en fonction du contrat d’assistance souscrit. Pour l’installation de la version complète de Pervasive.SQL V8, une procédure est disponible sur votre CD-rom d’installation : pour y accéder, insérez le CD-rom dans le lecteur, puis, dans l’onglet Aide, cliquez sur Procédures d’installation de Pervasive.SQL V8 Poste à Poste. 15 Configuration minimale requise Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu'à 4 postes (1) : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 2 Go Systèmes d'exploitation supportés : o Windows XP SP3 o Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, o Windows 7 32 bits & 64 bits (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de revendeurs. Windows XP, Vista et 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 17 La gestion des 35 heures Votre logiciel de paye est livré avec le module de Gestion des 35 heures. Vous devez au préalable l’installer avec votre CD d’installation. Comment y accéder ? Par le menu Dossier + Gestion des 35 heures A quoi sert ce module ? o Planifier les heures de travail à effectuer pour un salarié ou un ensemble de salariés, o Enregistrer pour chaque jour de la semaine les écarts entre les heures théoriques de travail et les heures réellement effectuées, o Enregistrer les heures maladie, maternité, absences non payées, congés payés, heures supplémentaires, absences diverses, o Suivre en temps réel le solde des RTT de chacun de vos salariés, o Editer différents états récapitulatifs, o Transférer le RTT Solde et Période vers EBP Paye pour une impression éventuelle sur les bulletins. En version d’évaluation, vous ne pouvez ni créer de nouveaux dossiers et de nouveaux salariés, ni communiquer avec EBP Paye. Un dossier de démonstration ’Démo’ vous permet de découvrir les possibilités de ce module. Nous vous conseillons vivement de l’ouvrir (commande Ouvrir du menu Dossier) pour vous familiariser avec le module avant de créer votre propre dossier. Une aide détaillée est accessible directement dans le module par le menu ?. 19 Code d'activation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel de paye reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées : • Version Millésime, • Version Pro, • Version Bâtiment, • Version Agricole. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période prédéfinie. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien ’’comparer les versions de EBP paye’’ de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Remarque Le logiciel contient trois dossiers de Démonstration pré-remplis vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro, Agricole, Bâtiment). Il est fortement recommandé d’ouvrir un ou plusieurs de ces dossiers afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur une des sociétés de Démonstration ou créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Paye REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Paye REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créée votre dossier. Consultez aussi : • Comment activer mon logiciel ? • Activation manuelle du logiciel • Evaluer une version après activation 21 Comment activer mon logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Retour à code d'activation 23 Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si vous ne possédez pas Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ puis sur le bouton "Activer Manuellement". Vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom de l'entreprise que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules). • Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. • Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : • Si le code a été correctement saisi, un message vous indique à quelle version du logiciel correspond le code. • Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Retour à code d'activation 25 Evaluer une version d'évaluation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de la paye que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit : • réactiver votre produit tel qu’il était avant de basculer en mode d’évaluation en cliquant sur le lien ’’Activer votre logiciel’’ de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre la procédure d’activation puisque votre code a été conservé. • répéter la procédure d’activation du début pour basculer vers une nouvelle version. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Retour à code d'activation 27 Rechercher les mises à jour Le logiciel fait une recherche afin de savoir s'il y a des versions plus récentes que celle installée sur votre ordinateur. 29 Général Ecran de bienvenue Sous chaque dossier figure le dernier exercice. L’accès aux exercices précédents se fait en cliquant sur la petite flèche située à côté de l’exercice en cours. Les dossiers sont suivis d’une disquette vous permettant d’effectuer vos sauvegardes. Ils peuvent être suivis d’une mention indiquant qu’il est nécessaire d’effectuer une mise à jour avant ouverture du dossier. Remarque !!! Pour ouvrir un dossier, il vous suffit de sélectionner l’exercice souhaité du dossier que vous souhaitez ouvrir. A partir de cette fenêtre, vous pouvez : • Ouvrir : • Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration. • Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir. • Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin de sélectionner un ancien exercice. • Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier. • Sauvegarder un dossier en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. • Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l’icône sur la ligne du dossier. Attention, cette suppression est définitive. Retrouvez la liste des dossiers par l’option Ouvrir du menu Dossier.. Cet écran de bienvenue s’affichera à chaque lancement du logiciel. Cependant, si vous préférez que votre dossier soit ouvert directement, sans passer par cet écran, cochez la case située en bas de la fenêtre : La prochaine fois, ouvrir directement mon dossier sans afficher cet écran. Ecran de bienvenue (version d'essai) Le programme vous est livré en version d’évaluation du produit. Cette version propose l’ensemble des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d’utilisation à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, le logiciel sera limité en fonctionnalités. Comparez Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel. Ce lien vous renverra sur le site Web d’EBP. Evaluez Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser cette évaluation. Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée est la EBP Paye V17 30 même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Achetez Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site Web EBP. Activez Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre logiciel. 31 Installation du logiciel Installation monoposte Attention !!! Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Votre Paye pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Paye pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir chapitre Installation Réseau). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. Installation gestion des 35 heures Le module Gestion des 35 heures est installé en même temps que votre logiciel de paye. Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des défauts non constatés par le passé. Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence EBP agréé qui devra valider l’intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé dans les règles de l’art. Il sera nécessaire d’interroger le service technique d'EBP pour des renseignements ou validations complémentaires. EBP Paye V17 32 Fiabilité Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre matériel. Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations suivantes : • Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux, • Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits), • Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée (EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à nous consulter), • Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft), • En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits, Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de votre réseau. Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation électrique). En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un onduleur (ou UPS). Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers. Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent parfaitement la procédure d'arrêt. Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation. Informations sur le moteur de base de données Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de données Pervasive.SQL V8. Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur. Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15, Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8, vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un Installation du logiciel 33 faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8). Installation réseau (Un seul utilisateur par dossier) Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® 2000 Windows® Vista Serveur dédié Windows® 2000, Windows® 2003 Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention !!! Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel 􀃆 C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ PAYE Répertoire des dossiers de démonstration 􀃆 C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS\PAYE12.0 Répertoire des données 􀃆 C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et EBP Paye V17 34 sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel 􀃆 C:\PROGRAM FILES\EBP\PAYE Répertoire des dossiers de démonstration 􀃆 X:\DEMONSTRATIONS Répertoire des données 􀃆 X:\PARTAGE Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. Problème d’utilisation Important !!! Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurezvous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Désinstallation du produit Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d’installation interrompue, problème fichier programme...), utilisez la procédure suivante. Celle-ci a l’avantage de supprimer uniquement les fichiers installés par la procédure d’installation sans toucher aux fichiers créés par l’utilisateur. Comment y accéder ? Démarrer de Windows Pramètres + panneau de configuration + Ajout/Suppression de programmes Suivez les étapes proposées par la procédure de désinstallation. 35 Menu Dossier Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). La suppression de dossiers Cette fonction permet de Supprimer définitivement un dossier de votre ordinateur. Comment y accéder ? Ecran de bienvenue Icône qui se trouve sur la ligne de votre dossier dans l'écran de bienvenue . Fermer un dossier Cette fonction permet de Fermer un dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Fermer EBP Paye V17 36 Dans le logiciel Par la croix (en haut à droite de l’écran) Création d'un dossier Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Etape 1 : Partage de données Cette première étape vous permet de créer un nouveau dossier dans un nouveau répertoire (Cas 1) ou dans le répertoire d’un dossier créé avec un autre logiciel EBP (Cas 2) Cas 1 : Votre dossier n’a été créé dans aucun autre logiciel de cette gamme (EBP Comptabilité, EBP Gestion Commerciale, EBP Garage &ldots;), pointez alors Créer un dossier Paye dans un nouveau répertoire. Cas 2 : Votre dossier a déjà été créé dans un autre logiciel de cette gamme, pointez Placer les données &ldots; et choisissez le dossier dans la liste. Cela vous évitera de ressaisir les coordonnées et le mot de passe de votre dossier, ces données seront communes aux deux logiciels. Vous passerez alors directement à l’étape 6. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 2 : Nom et emplacement Menu Dossier 37 Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 2 : Nom et emplacement Saisissez la raison sociale de votre société (31 caractères maximum). La raison sociale sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire avec le nom de la raison sociale saisie, à l’exception des espaces et des caractères spéciaux, dans lequel seront stockées toutes les données du dossier. Tous les dossiers EBP sont regroupés dans le répertoire EBP\DOSSIERS : ce répertoire a été créé à l’installation du premier logiciel EBP. Pour préciser un autre répertoire (non conseillé), cliquez sur . Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 3 : Identification Saisissez l’identification de votre société. Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Identification. • Le SIRET est obligatoire pour les déclarations de fin d’année (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF correspond au numéro d'appartenance française (anciennement APE). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant EBP Paye V17 38 Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 4 : Adresse Saisissez l’adresse de votre société. L’adresse sera modifiable par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Adresse. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche CTRL + Entrée pour passer à la ligne suivante. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 5 : Contact Saisissez les informations du contact de la société (non obligatoire). Ces informations seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Coordonnées onglet Contact. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 6 : Paramétrage du dossier Attention !!! Ce choix est TRES important. Choisissez le paramétrage correspondant à votre activité, afin que le logiciel crée les données vous concernant. Si vous englobez plusieurs types d’activités pour une même société, choisissez le paramétrage Standard. Vous pourrez par la suite, dans votre dossier, importer les rubriques d’un autre paramétrage. Remarque !!! Menu Dossier 39 Le paramétrage Agricole et Bâtiment sont disponibles à partir de la version PRO. Les dossiers de démonstration Agricole et Bâtiment sont toutefois à votre disposition. Attention !!! Le paramétrage Vide génère un dossier sans aucune rubrique ou profil. Il crée uniquement les variables. Il est utile pour : - récupérer les données d’un dossier existant (menu Dossier + Recopier), - sélectionner une partie seulement des données à importer (menu Outils + Importer). Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 7 : Exercice courant Paye Décalée Un exercice de paye démarre généralement en janvier et termine en décembre. Si votre exercice de paye démarre en décembre et termine en novembre, le mois de décembre (N-1) fera alors partie de votre exercice. Choisir entre les options suivantes : • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car ces informations seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Si votre dossier n’est pas en paye décalé choisir l’option Sans décalage de paye Mois et Année Indiquez le mois et l’année à partir duquel vous voulez démarrer les payes. Attention, si vous indiquez un autre mois que janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées), vous aurez à saisir les cumuls de tous vos salariés (reprise de paye), ce qui est une opération lourde et risquée. Il est préférable de démarrer la paye en janvier (ou décembre (N-1) pour les payes décalées). Pour les payes décalées, indiquez N pour l’année, et décembre (N-1) pour le mois. Attention !!! Ces informations ne seront pas modifiables lorsque le dossier sera créé. EBP Paye V17 40 Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 8 : Paramètres Saisissez les paramètres de votre société. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Paramètres. Heures mensuelles de références Saisissez les heures mensuelles de référence de la société (par défaut 151,67 heures). Le nombre d’heures de référence sera automatiquement proposé dans la fiche d’un salarié comme nombre d’heures mensuelles travaillées mais pourra être modifié. Convention collective Saisissez ici la convention collective de l’entreprise en sélectionnant le code IDDC. Une convention différente pourra toutefois être indiquée pour un salarié. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la création d’un nouveau dossier : Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 9 : Congés payés Saisissez les paramètres des congés payés. Ces paramètres seront modifiables par la suite dans Dossier + Propriétés + Préférences onglet Congés / DIF. Congés Payés La durée du congé mensuel peut être déterminée au choix : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total trente jours ouvrables, • 2,08 jours ouvrés par mois de travail sans qu'elle puisse excéder au total vingt cinq jours ouvrés, Ces deux premiers cas sont les plus courants. Vous pouvez toutefois indiquer un nombre de jours particuliers (par exemple 0 pour certaines sociétés dans les DOM-TOM). Date de clôture des congés payés Le mois de mai est proposé automatiquement. Pour les entreprises du bâtiment, vous devez indiquer le mois de mars. L’exercice de congés payés est fixé par la convention collective ou, à défaut, par l'employeur conformément aux usages et après consultation des délégués du personnel et du comité d'entreprise. Menu Dossier 41 Suivi des étapes Voici la dernière étape de la création d’un nouveau dossier : Etape 10 : Banque Retour à la fenêtre de création de dossier Etape 10 : La banque Saisissez les coordonnées de la banque de la société à partir de laquelle vous souhaitez faire les virements. Ces paramètres seront modifiables dans le classeur Banques de votre arborescence, dans lequel vous pourrez créer d’autres banques. Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la création du dossier, ou utilisez le bouton Précédent pour revenir sur les étapes précédentes. Retour à la fenêtre de création de dossier La recopie à partir d'un autre dossier La recopie à partir d'un autre dossier Cette option permet de recopier des données d’un dossier à l’autre. Pourront être recopiés les organismes, les tables de calcul, les variables, les rubriques, les profils et les salariés. Attention !!! La recopie à partir d’un autre dossier est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + à partir d’un autre dossier Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier cible (celui qui reçoit les données) et lancez la commande Dossier + recopie + A partir d’un autre dossier. Choisissez le dossier source (celui à partir duquel vous souhaitez recopier les données). Si le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier les données est protégé par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des organismes Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Récupération des organismes Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. EBP Paye V17 42 Cochez les organismes à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des tables de calcul Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des tables de calcul Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des variables Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des variables Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des rubriques Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des rubriques Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Menu Dossier 43 Cochez les rubriques à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des profils Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des profils Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie à partir d’un autre dossier : Récupération des salariés Retour à la fenêtre de recopie Récupération des salariés Cette étape affiche la liste des salariés du dossier source. Cochez les salariés à récupérer. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des salariés. Cliquez ensuite sur le bouton Terminer. Retour à la fenêtre de recopie La recopie vers plusieurs dossiers La recopie vers plusieurs dossiers Cette option permet de recopier des données d’un dossier vers plusieurs autres dossiers. Pourront être recopiés les rubriques, variables, profils, organismes et tables de calcul. Attention !!! La recopie vers plusieurs dossiers est disponible qu’en version EXPERT. EBP Paye V17 44 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Recopie + Vers plusieurs dossiers Comment faire la recopie ? Ouvrez le dossier source (celui qui contient les données à recopier) et lancez la commande Dossier + recopie + Vers plusieurs dossiers. Choisissez les dossiers cibles (ceux qui vont recevoir les données). Le bouton Tous permet de sélectionner tous les dossiers et le bouton Aucun permet d’annuler la sélection en cours. Si les dossiers dans lesquels vous souhaitez recopier les données sont protégés par un mot de passe, vous devez le saisir afin de pouvoir continuer la recopie. Suivi des étapes Voici les différentes étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des rubriques Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Choix des rubriques à recopier Cette étape affiche la liste des rubriques contenues dans le dossier source. Cochez les rubriques à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des rubriques. Si les rubriques à récupérer contiennent dans leur formule des variables ou des tables de calcul, il faut recopier également les variables et les tables de calcul concernées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des variables Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des variables à recopier Cette étape affiche la liste des variables contenues dans le dossier source. Cochez les variables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des variables. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Menu Dossier 45 Recopie des profils Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des profils à recopier Cette étape affiche la liste des profils contenus dans le dossier source. Cochez les profils à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des profils. Les rubriques contenues dans les profils doivent également être recopiées. Suivi des étapes Voici les autres étapes de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des organismes Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des organismes à recopier Cette étape affiche la liste des organismes contenus dans le dossier source. Cochez les organismes à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des organismes. Suivi des étapes Voici la dernière étape de la recopie vers plusieurs dossiers : Recopie des tables de calcul Retour à la fenêtre de recopie Choix des tables de calcul à recopier Cette étape affiche la liste des tables de calculs contenues dans le dossier source. Cochez les tables à recopier. Les boutons Tous et Aucun vous permettent respectivement de sélectionner et de désélectionner la totalité des tables. Retour à la fenêtre de recopie Les propriétés du dossier Les notes personnelles Vous pouvez saisir vos notes personnelles par dossier. EBP Paye V17 46 Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Notes Barre d’outils , Notes Généralités : Cette option équivaut à un pense-bête, vous pourrez y noter les actions à ne pas oublier : changer un taux, augmenter un salarié, changer son coefficient, saisir ses congés&ldots; Ces notes s’afficheront automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour ne pas afficher les notes à l’ouverture du dossier, cochez la case Ne plus afficher cette boîte à l’ouverture du dossier. Les paramètres généraux Onglet Options Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez choisir les paramètres de fonctionnement de l’ensemble des dossiers de paye. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Options Explication des différents choix : • Ne pas afficher les séparateurs de lignes de bulletin : en consultation du bulletin à l’écran, vous pouvez demander des lignes séparatrices horizontales entre chaque rubriques en cochant l'option. • Vérifier la cohérence des données DADS-U à la clôture : vous pouvez désactiver cette option si vous ne souhaitez pas que le logiciel vérifie vos données de paye en vue de votre déclaration DADS-U de fin d’année. Le rapport DADS-U ne sera donc pas généré à la clôture de vos bulletins. Nous vous conseillons de laisser actif ce contrôle si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) • Arrondir les montants calculés des bulletins à x décimales : Indiquez le nombre de chiffres après la virgule que vous souhaitez (deux généralement). • Modèle par défaut pour imprimer les bulletins : choisissez ici votre modèle préféré, pour ne pas avoir à faire ce choix à chaque impression. • Afficher les avertissements de la liaison avec le lecteur de PDF : Lors de la création des états administratifs un message d’avertissement apparaît à l’écran, vous avez la possibilité de désactiver ce message en décochant l’option. Onglet Formats Dans les Paramètres Généraux du logiciel de paye, vous pouvez définir des formats de variable Menu Dossier 47 d’impression (utilisateurs expérimentés). Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Formats Comment créer un format ? Pour définir un nouveau format de variable, cliquez sur le bouton Nouveau et suivez les étapes de l’assistant : • Faites Suivant pour poursuivre ; • Saisissez le nom et la description du format, ainsi que son type : numérique ou monétaire, date, heure, logique (= oui ou non), chaîne (= texte) : • Définissez l’apparence du format, en fonction des choix proposés, puis cliquez sur le bouton Terminer. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. Vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £, ou $,ou Livre, Dol...). Attention !!! Le format Nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limités tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous pouvez également afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous pouvez également afficher heure et minute en abrégé. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Onglet Emetteur / Déclarant EBP Paye V17 48 Vous devez renseigner dans cet onglet les informations sur l’émetteur DADS-U, les contacts DADS-U, ainsi que les informations sur le destinataire du compte rendu d’exploitation (CRE). Attention !!! Si votre dossier est de type agricole les informations de cet onglet ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Paramètres Généraux onglet Emetteur / Déclarant L’émetteur DADS-U Il faut noter ici le nom et l’adresse de l’émetteur de la DADS-U. Il peut être soit l’entreprise soit un tiers déclarant (expert-comptable par exemple). L’émetteur sera commun à l’ensemble des dossiers de paye et il sera repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Attention !!! Les informations de l'émetteur doivent être obligatoirement saisies pour la génération du fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Si ce n’est pas le cas, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Si vous souhaitez gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U, reportez-vous cidessous à la question : Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les contacts Vous avez la possibilité de créer jusqu'à trois contacts maximum. Par défaut, les contacts sont communs à l’ensemble des dossiers de paye. Ils sont repris lors de la génération des données DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) effectuée à partir du logiciel de paye. Si vous souhaitez gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U reportez-vous, ci-dessous à la question : Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADSU ? Le compte rendu d’exploitation (CRE) Le compte rendu d’exploitation est un bilan global du traitement de votre déclaration. Ce compte rendu comprendra, le cas échéant: • Le bilan quantitatif qui constitue un document comptable à conserver ou à transmettre à votre comptable ; • Les Reports Non Effectués (RNE) : liste des salariés pour lesquels le salaire n’a pas été reporté sur le compte vieillesse ; • Les solutions d’identification de salariés vous permettant de mettre à jour vos fichiers. Pour recevoir ce bilan vous devez renseigner : • le SIREN et le NIC de l'établissement • l'adresse e-mail de la personne Questions Menu Dossier 49 Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Les coordonnées Onglet Adresse L’adresse de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Adresse Barre d’outils , onglet Adresse Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes d’adresse. Onglet Contact Le contact de la société est renseigné lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Contact Barre d’outils , onglet Contact Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée pour saisir plusieurs lignes de notes Onglet Identification L’identification de la société est renseignée lors de la création du dossier. Vous pouvez cependant le compléter ou modifier les informations dans cet onglet. Comment y accéder ? EBP Paye V17 50 Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Identification Barre d’outils , onglet Identification Raccourci clavier Alt + Entrée Explications : • Utilisez la touche Tabulation ou la souris pour passer d'un champ à un autre. • Le SIRET est obligatoire pour la DADS-U (ne saisissez pas les espaces). • Le NII correspond au numéro d’identification intra-communautaire. • Le NAF (4 car.) correspond à l'ancien numéro d'appartenance française (anciennement APE) • La NAF (5 car.) correspond au nouveau numéro d'appartenance française applicable au 1er janvier 2008. Remarque!!! Par défaut en mise à jour de dossier, le code NAF 4 caractères est reporté dans la zone Code NAF 5 caractères. Pour toutes les impressions, c'est le code NAF (5 caractères) qui est repris. Pour la déclaration DADS-U 2007 (Disponible à partir de la version PRO) c'est le code NAF (4 car.) qui est utilisé. Onglet sécurité Vous pouvez protéger votre dossier par un mot de passe. Il vous sera demandé à l’ouverture du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Sécurité Barre d’outils , onglet Sécurité Raccourci clavier Alt + Entrée Comment le saisir ? • Cochez la case Dossier protégé par un mot de passe ; • Saisissez le mot de passe dans les deux champs, Mot de passe et Confirmation. Attention !!! Vérifiez si vous tapez en majuscule ou en minuscule. N’oubliez pas votre mot de passe. Menu Dossier 51 Onglet Dossier Cet onglet vous indique le chemin d’accès au répertoire de votre dossier, soit l’emplacement des fichiers de données, ainsi que le nom du dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Dossier. Barre d’outils , onglet Dossier Raccourci clavier Alt + Entrée Onglet Correspondance Vous devez indiquer ici l’adresse de correspondance pour votre DUE si elle est différente de l’adresse de votre établissement. Vous recevrez l'accusé de réception à cette adresse au cas où le numéro de télécopie n'est pas mentionné. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées, onglet Correspondance. Barre d’outils , onglet Correspondance Raccourci clavier Alt + Entrée Préférences Onglet Paramètres Les paramètres généraux de l’entreprise sont renseignés lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier certaines informations dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Caractéristiques de l’entreprise : L’année de l’exercice courant n’est pas modifiable. La clôture annuelle effectuera le changement automatiquement. La section prud’homale doit être renseignée pour les élections prud’homales. En effet, c’est à travers la DADS-U que les informations seront transmises. Précisez ici, la section prud’homale de EBP Paye V17 52 votre dossier de paye. A la validation des préférences, un message vous demandera si vous souhaitez appliquer cette section à tous vos salariés. La coche régime Alsace-Moselle’’ permet lorsqu’elle est cochée de mettre à disposition la liste des codes DUCS applicables à ce régime. C’est à partir de cette liste que sera paramétrée votre DUCS URSSAF. Cocher l’option Entreprise de travail temporaire (ETT) si vous êtes une entreprise de travail temporaire. En effet, cette option vous permettra de réaliser la Déclaration Unique d'Embauche spécifiquement réservée aux salariés intérimaires. L’effectif de la société affiche le nombre de salariés créés et pour lesquels l’option du bulletin ’r;’Hors effectif’’ n’est pas cochée dans la fiche salarié. Le bouton Détails permet de réaliser des modifications mois par mois. Options par défaut pour tous les salariés Si vous souhaitez une numérotation automatique des matricules salariés, cochez alors l’option et saisissez le prochain numéro souhaité. Choisissez le type de régularisation à appliquer sur les tranches des cotisations plafonnées, Mensuelle étant le choix par défaut et celui le plus fréquemment utilisé. Indiquez le nombre d’heures de référence de la société (151,67 si vous êtes aux 35 heures). Cochez Calculer la variable PRORATA E/S selon la règle du trentième si vous souhaitez que le salaire, les heures et les plafonds soient proratisés selon la règle du 30ème. La variables PRORATA intervient dans le cas où la période de paye pour un salarié serait incomplète sur le mois (embauche ou départ en cours de mois). Cochez Afficher uniquement les profils correspondant au statut du salarié si vous souhaitez que le logiciel ne vous propose que les profils correspondant au statut Catégoriel du salarié. Tous les profils sont rattachés à un statut catégoriel. Attention !!! Le statut n’est plus modifiable. Vous devez obligatoirement choisir un des statuts proposés. Fraction du dossier La gestion des fractions se réalise par dossier de Paye. En effet, si vous souhaitez fractionner votre fichier DADS-U vous devez créer un dossier par Fraction et renseigner dans les préférences de votre dossier le n° de fraction que vous attribuez à votre dossier et le nombre total de fraction que vous possédez. Pour un même établissement le nombre total de fraction doit rester constant. Vous pourrez ensuite générer un fichier DADS-U par dossier comportant les numéros de fraction, dans la rubrique S20.G01.00.005 Numéro de fraction de déclaration. Exemple !!! Vous avez 3 fractions. Dans votre dossier n° 1 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 1 sur 3 Dans votre dossier n° 2 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 2 sur 3 Dans votre dossier n° 3 il faut noter dans les préférences de votre dossier le n° de fraction 3 sur 3 Menu Dossier 53 Type du dossier Si vous êtes une entreprise du bâtiment, sélectionnez Bâtiment. Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou BATIMENT, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DADS-U CI-BTP et vous aurez accès à l’onglet Bâtiment de la fiche de vos salariés. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Si vous êtes une entreprise agricole, sélectionnez Agricole Remarque !!! Si vous possédez une version EXPERT ou AGRICOLE, cette option va vous permettre de réaliser votre fichier DAS Bilatérale ou votre déclaration MSA sur disquette. Si vous possédez une version PRO ou une version Millésimée et que ces options vous intéressent, contactez notre service commercial. Pour tous les autres types de dossier sélectionnez Standard Gestion de la DNA Si vous souhaitez générer la DNA, vous devez cocher Gestion de la DNA UNEDIC, ceci vous permettra d'accéder à l'onglet DNA de la fiche de votre salarié et générer mensuellement le fichier DNA (Option disponible en version PRO). Gestion des acomptes En activant cette option, vous aurez ainsi la possibilité de saisir plusieurs acomptes dans le mois. Vous pourrez effectuer les transferts en comptabilité des règlements d'acomptes. Décalages de paye Après la création de votre dossier, ou le premier mois de votre exercice, vous avez la possibilité de choisir entre les options suivantes : • sans décalage de paye : si votre dossier n’est pas en paye décalée • Adoption : si vous adoptez depuis cette année le décalage de paye • Constant : si votre société est déjà en décalage de paye • Suppression : si vous ne procédez plus au décalage de paye depuis cette année. Attention !!! Le choix entre ces différentes informations est important car elles seront reprises lors de la génération de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Vous ne pourrez changer ces options que le premier mois de l’exercice courant, et si aucun bulletin n’a été calculé. Convention collective par défaut Chaque salarié relève d’une convention collective . Le choix de la convention collective s’initialise à la création du dossier. Il est possible de la modifier à cet emplacement. Elle sera reprise à la création d’une nouvelle fiche salarié dans l’onglet Affectations Cependant, vous pourrez sélectionner directement une autre convention dans la fiche salarié pour les personnes concernées. Effectif de la société EBP Paye V17 54 Cette fonctionnalité vous permet de modifier les effectifs de votre société mois par mois. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres, bouton Détails Comment modifier l’effectif affiché ? Cochez le mois à modifier puis saisissez le bon effectif Convention collective La convention collective peut être paramétré dans les préférences du dossier ou dans la fiche du salarié. Pour la norme DADS-U, la convention collective doit être sélectionnée dans la liste officielle des Identifiants Des Conventions Collectives (IDCC). Si vous ne connaissez pas votre code IDCC, vous pouvez aller sur le site : http://www.travail.gouv.fr/idcc/rech_emploi.asp Le champ IDCC : est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour la DADS-U. Le champ Libellé pour impressions : Le libellé de la convention sélectionné s’indique automatiquement si le champ est vide. En cas de mise à jour de dossier c’est votre convention collective saisie dans les préférences du dossier qui sera reprise. Dans tous les cas, c’est le champ Libellé pour impressions qui est repris sur l’édition du bulletin. Lorsque vous sélectionnez un code IDCC et que le champ Libellé pour impressions est déjà renseigné, un message vous demande alors si vous souhaitez remplacer le libellé existant par celui de la convention sélectionnée ou conserver le libellé en cours. Une fois le code IDCC et le libellé sélectionnés, le logiciel va appliquer cette convention uniquement aux salariés présents dans le dossier de paye et rattachés à la convention de l’entreprise par défaut. Tout nouveau salarié sera également initialisé avec cette convention par défaut et modifiable si besoin. Onglet Congés / DIF Complétez dans cet onglet toutes les informations de votre dossier relatives aux congés payés et au DIF (Droit Individuel à la Formation). Certains choix concernant les congés payés sont définis lors de la création du dossier. Vous pouvez compléter ou modifier ces choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Congés / DIF Menu Dossier 55 Généralité : Toutes les informations saisies dans cet onglet seront reprises par défaut lors de la création de vos salariés. Les Congés Payés Choisissez le mode d'acquisition des congés payés : en jours ouvrés (5 jours par semaine), en jours ouvrables (6 jours par semaine) ou Autres. Si vous choisissez Autres, renseignez le nombre de jours de congés à acquérir pour un mois ainsi que le nombre de jours qui permet de calculer la retenue de l'absence CP. La zone Calcul de l'absence CP sert au calcul de la retenue de l'absence CP. La valeur saisie alimente la variable "JABSENCECP". Indiquez également le nombre de jours de congés supplémentaires à acquérir par mois auxquels ont droit vos salariés. Indiquez le mois de clôture des congés (généralement le mois de mai, ou le mois de mars pour les entreprises de bâtiment). Si vous souhaitez imprimer les valeurs de congés payés sur le bulletin des salariés sortants, vous devez cocher l'option "Imprimer valeurs des congés sur bulletins des salariés sortants". Par défaut cette option est décochée. Si vos salariés bénéficient de congés d'anciennetés indiquez l'ordre de décompte des CP. En effet, lorsque votre salarié prend des congés d'anciennetés, ils seront décomptés soit en premier (avant les CP N-1) soit en dernier (lorsque les CP N-1 seront épuisés) Les provisions pour Congés Payés Indiquez le taux de charges sociales et fiscales applicables dans votre entreprise pour le calcul de la provision pour Congés Payés. Ces informations servent à l'impression de la provision pour congés payés (Option disponible à partir de la version PRO) Le Droit Individuel à la Formation Chaque année un salarié bénéficiant du DIF acquiert 20h (sauf accord collectif prévoyant une durée supérieure), modifier dans la zone Droit annuel au DIF le nombre d'heure s'il est différent de 20. Ce nombre d'heure sera reporté dans la fiche du salarié, dès que l'option Acquisition du DIF sera cochée. Ce droit annuel est cumulable sur 6 ans, il faut donc indiquer dans la zone Plafond du droit au DIF le nombre d'heures maximum à acquérir soit 120h si le droit annuel au DIF est de 20h. Le salarié bénéficie de ces heures tous les ans, pour cela, vous devez indiquer le mois de clôture du DIF (dit mois anniversaire), afin de mettre à jour les compteurs DIF dans la fiche du salarié (onglet DIF). Lors de la clôture du DIF, vous pouvez appliquer un arrondi en choisissant l'une des options suivantes : • Ne pas arrondir • Au nombre entier supérieur d'heures EBP Paye V17 56 • Au nombre entier inférieur d'heures • A l'heure la plus proche Onglet Banque La banque proposée est celle définie lors de la création du dossier. Vous pouvez modifier votre choix dans cet onglet. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Banque. Généralité : La banque indiquée ici servira automatiquement lors des virements de salaire. Les banques sont créées et modifiées à partir du classeur Banques de votre arborescence. Onglet URSSAF Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme URSSAF ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet s'appelle MSA en version agricole. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF. Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme URSSAF en ouvrant la liste déroulante. L’organisme URSSAF est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Groupement d'employeurs (option disponible en paye AGRICOLE) Si vous n'êtes pas un groupement d'employeurs la ligne TOP FILLON BONIFIEE (PE31) de votre déclaration trimestrielle des salaires ne doit pas être renseignée. Par conséquent vous ne devez pas cocher cette option. Par contre, si vous êtes un groupement d'employeurs, il faut indiquer dans votre déclaration trimestrielle des salaires et pour chaque salarié s'il y a de la TOP FILLON BONIFIEE (PE31 de votre déclaration) ou non. Vous devez donc cocher cette option afin d'indiquer que vous êtes bien un groupement d'employeurs, puis dans la fiche de chaque salarié, onglet Info.Paye, vous devez cocher ou non la case TOP FILLON BONIFIEE. Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau, car pour chaque salarié, ces informations doivent obligatoirement apparaître dans la DADS-U et pour chacune de ses situations déclarées pendant un exercice. Menu Dossier 57 Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés afin de préparer le fichier DADS-U et d'éditer la DUCS. Remarque !!! la génération du fichier DADS-U et l’impression de l’état préparatoire à la DUCS sont des options uniquement disponibles à partir de la version PRO. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 7 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemples de paramétrage des taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par ce cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet MSA Dans cet onglet, vous avez la possibilité de paramétrer l’organisme MSA ainsi que les différents taux d’Accident du travail et de Transport. Attention !!! Cet onglet est spécifique à la paye Agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet MSA Comment sélectionner l’organisme ? Vous devez sélectionner ici l’organisme MSA en ouvrant la liste déroulante. L’organisme MSA est sélectionné par défaut. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. EBP Paye V17 58 Pourquoi paramétrer le taux d’accident du travail et de Transport ? Chaque taux accident du travail doit être complété avec son code risque, son code section, son code bureau pour chaque salarié. Les différents taux d’accident du travail et de Transport doivent être paramétrés. Comment paramétrer le taux d’Accident du travail et de Transport ? C’est ici que le paramétrage des taux AT et de Transport s’effectue. Il est important de vous souvenir du taux associé à chaque numéro pour le paramétrage de la DUCS. Attention !!! Le premier taux porte le n° 0, et vous devez entre chaque taux cliquer sur le bouton Appliquer. Pour chaque taux renseigné, il est important de définir les codes risque, section et bureau. • Exemples de paramétrage des taux de 0 à 8 Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquez sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. De cette manière, tous les salariés rattachés à un taux AT seront initialisés avec les informations de ce taux, dans l’onglet Info-Paye de leur fiche. • Exemple de paramétrage du taux 9 Le taux AT N°9 permet de gérer un salarié qui relève d'un taux récemment créé : Renseigner : N° d’ordre = 9 Code section=99 Taux AT=99999 Code Risque = 99999 Si vous avez des salariés concernés par un de ces cas, affectez, alors, le taux 9 dans l'onglet Infos-Paye de la fiche du salarié. Aucun calcul de cotisation AT ne sera effectué dans le bulletin de salaire. Onglet Pôle emploi Dans cet onglet, vous devez sélectionner les organismes : • pour le Pôle emploi • pour les caisses de retraite Cadre et Non cadre et pour les cadres. Attention !!! Cet onglet n’existe pas en version agricole Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Pôle emploi. Comment sélectionner l’organisme ? Menu Dossier 59 Vous devez sélectionner ici les organismes associés à chaque zone en ouvrant la liste déroulante des organismes. Le nom et les coordonnées des organismes sont modifiables dans le classeur Organisme de votre arborescence. Onglet Médecine du travail Vous devez saisir ici les informations concernant votre service de santé au travail. La saisie de ces éléments est obligatoire pour la réalisation de la Déclaration Unique d'Embauche. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Médecine du travail Généralités : Tout établissement employeur doit être inscrit à un service de santé au travail pour l’ensemble de ses salariés. Reportez le code, le nom et l’adresse du service de santé au travail auquel vous adhérez ou que vous souhaitez adhérer. Comment trouver ses informations ? La Direction Départementale du travail, de l’emploi et de la formation professionnelle (DDTEFP), ou l’URSSAF peuvent vous mettre à disposition les différentes coordonnées des services de santé au travail. Onglet siège Vous devez renseigner dans cet onglet les coordonnées de l’entreprise siège, si elle est différente de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférence, onglet Siège Généralités : Par défaut se sont les informations saisies dans les coordonnées de votre dossier qui sont reprises. Si vous souhaitez indiquer les coordonnées de l’entreprise siège, cochez l’option Siège autre que le dossier, puis modifier les coordonnées. Attention !!! Les informations de cet onglet sont utilisées uniquement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Onglet taxes EBP Paye V17 60 Dans cet onglet, vous devez renseigner si votre entreprise est assujettie ou non à la taxe sur les salaires, à la taxe d'apprentissage ou à la formation professionnelle continue. Attention !!! Toutes ces informations servent à la génération de votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Taxes. Assujettissement à la taxe sur les salaires Cocher l’option Assujettissement à la taxe sur les salaires si l’établissement est assujetti à la taxe sur les salaires. Si tel est le cas, les rubriques de cotisations Taxes sur salaires devront être présentes dans les bulletins afin que les sommes soient correctement renseignées dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO). Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage (TA/CDA) Il n'y a pas de seuil d'effectif pour déclarer la TA/CDA par le biais de la DADS-U. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la taxe d'apprentissage et contribution au développement de l'apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base arrondie de la taxe et contribution, dans la zone prévue à cet effet. La valeur à renseigner est le total arrondi des rémunérations versées sur l'année (en pratique, il s'agit de la même base que celle retenue pour le calcul des cotisations de sécurité sociale). Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage Cette contribution est due par les entreprises d'au moins 250 salariés qui sont redevables de la taxe d'apprentissage et dont le nombre annuel moyen de salariés en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation et de jeunes accomplissant un volontariat international en entreprise ou bénéficiant d'une convention industrielle de formation par la recherche en entreprise (CIFRE) est inférieur à 3% de l'effectif annuel moyen. Elle remplace le taux majoré de taxe d'apprentissage prévu aux troisième et quatrième alinéas de l'article 225 du CGI. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la contribution supplémentaire apprentissage. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner la base de la contribution. Remarque !!! La base est remise à 0 lors de la clôture annuelle. Assujettissement à la participation à la formation professionnelle continue (FPC) Contrairement à la TA/CDA; il existe un seuil d'effectif pour déclarer la FPC par le biais de la DADS-U. Seules les entreprises de moins de 10 salariés peuvent utiliser cette déclaration, les autres devront remplir la déclaration 2483. Si vous êtes redevable de cette taxe, vous devez cocher l'option Assujettissement à la Menu Dossier 61 participation à la formation professionnelle continue. En fin d'année, il ne faut pas oublier de renseigner : • La base arrondie formation professionnelle continue à déclarer en DADS-U. • La base arrondie formation professionnelle continue (CDD) à déclarer en DADSU. Remarque !!! Ces bases sont remises à 0 lors de la clôture annuelle. Etats Administratifs Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) EBP Paye V17 62 Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Menu Dossier 63 Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. EBP Paye V17 64 La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT Les utilisateurs La liste des utilisateurs Attention !!! La gestion des utilisateurs est accessible uniquement en version PRO RESEAU ou EXPERT COMPTABLE. La gestion des utilisateurs permettra d’autoriser ou non l’accès aux différentes options. Les utilisateurs sont communs à toutes les applications EBP, sauf Gestion Commerciale. Aussi, un même dossier de paye et de compta créé dans le même répertoire auront les mêmes utilisateurs. La création de vos utilisateurs n’est possible que si vous ouvrez le dossier en tant qu’administrateur : en effet, un utilisateur par défaut existe déjà, il se nomme ADM et dispose de tous les droits sur les dossiers. Pour cet utilisateur, vous pouvez modifier son identité dans la liste des utilisateurs du menu Dossier + Utilisateurs en cliquant sur le bouton Modif et les droits qui lui sont attribués. Il n’est tout de même pas conseillé de les modifier. Conseil : l’administrateur n’a pas de mot de passe par défaut, il est donc préférable de lui attribuer un mot de passe afin d’en limiter son accès. Pour cela, faites Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Comment créer un utilisateur ? 1. Vous débutez avec l’option : placez-vous dans la liste des utilisateurs par Dossier + Menu Dossier 65 Utilisateurs + Liste des utilisateurs, et cliquez sur Nouv. 2. Vous avez déjà créé un utilisateur et vous souhaitez en créer de nouveaux : ouvrez votre dossier en tant qu’administrateur, par Dossier + Utilisateurs + Changer d’utilisateur. Saisissez le code ADM, et le mot de passe si nécessaire. Puis placezvous dans la liste des utilisateurs et cliquez sur Nouv. 3. Vous êtes en position d’Administrateur, la création de vos utilisateurs peut commencer. Définissez pour chaque utilisateur ses droits par dossier. L’Administrateur peut suivre pour l’ensemble des utilisateurs l’ensemble des transactions effectuées sur les différents dossiers. Définissez les transactions dans Dossier + Utilisateurs + Sélection des transactions, et imprimez le résultat dans Dossier + Utilisateurs + Impressions des transactions. Modification du mot de passe Changez le mot de passe de l’utilisateur par l’option Dossier + Utilisateurs + Modifier le mot de passe. Au lancement du logiciel, le code utilisateur devra être saisi ainsi que le mot de passe associé. Ancien mot de passe Si aucun mot de passe n’est encore défini pour l’utilisateur en cours, passez au champ suivant. En revanche, si vous voulez modifier le mot de passe actuel, saisissez l’ancien mot de passe. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Nouveau mot de passe Saisissez le nouveau mot de passe sur 8 caractères au maximum. Les caractères saisis seront affichés sous forme d’étoiles. Confirmer le mot de passe Afin d’éviter toute faute de frappe dans le nouveau mot de passe, saisissez-le à nouveau pour confirmation. Le logiciel vérifie la correspondance entre cette saisie et la précédente. Si les deux mots sont identiques, le logiciel valide ce nouveau mot de passe. Changer d'utilisateur Cette commande permet d’indiquer le code d’un autre utilisateur qui prend le relais et va travailler sur le dossier. Indiquez le nouveau code utilisateur et le mot de passe associé. La gestion des transactions Seul l’Administrateur a accès à cette commande. Elle permet de définir les transactions à suivre sur l’ensemble des dossiers pour l’application courante. Une transaction est une opération particulière effectuée dans le logiciel (une option). Chaque fois qu’un utilisateur travaille dans une transaction cochée, le code de l’utilisateur et sa durée d’utilisation de la fonction sont mémorisés. Vous pouvez ensuite imprimer un rapport de transactions. Impression des transactions EBP Paye V17 66 Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’imprimer toutes les transactions effectuées sur le dossier courant ou sur l’ensemble des dossiers. Cette fenêtre permet de définir les critères de sélection d’impression. Vous pouvez imprimer la liste des transactions pour le dossier courant ou l’ensemble des dossiers et sélectionner une date particulière. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Purge des transactions Seul l’administrateur a accès à cette commande. Cette fonction permet d’effacer l’historique de toutes les transactions. Indiquez une date à partir de laquelle vous souhaitez supprimer les transactions. La sauvegarde La sauvegarde La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit d'une copie (généralement compressée) de vos données. Vous pouvez sauvegarder un dossier ou l’ensemble de vos dossiers, les modèles et les formats. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Consultez aussi : • Que sauvegarder ? • Où sauvegarder ? • Comment y accéder • Comment procéder ? Sauvegarde - Que sauvegarder ? Deux types de sauvegardes existent : • La sauvegarde du dossier : Il s'agit de sauvegarder l’un de vos dossiers de travail. • La sauvegarde complète : vous sauvegardez la totalité de vos dossiers, les modèles et les formats. C’est-à-dire tout ce qui se trouve dans le répertoire Partage etc. Il s'agit notamment de sauvegarder l’ensemble vos dossiers, les modèles d'impression paramétrés par vos soins ou par votre revendeur, ainsi que les formats des variables qui auraient été créés afin d'être utilisés dans les modèles. Revenir à la sauvegarde Sauvegarde - Où sauvegarder ? Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur (dans un répertoire dédié à la sauvegarde), sur une disquette, une clé USB, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). Attention !!! Nous vous conseillons fortement de réaliser des sauvegardes sur disque fixe, sur bande, ou bien Menu Dossier 67 via le service EBP Sauvegarde en ligne. Conservez des sauvegardes d'archives (que vous stockez sans y toucher), dans un répertoire précis ET sur disquettes. Ces sauvegardes d'archives sont à effectuer régulièrement (semaine, mois, étape de gestion particulière) et doivent être soigneusement décrites : date de réalisation, nom du dossier, contenu (par exemple, données avant clôture septembre, données après recalcul des soldes, données après clôture annuelle 20XX, données après RAZ, semaine 10, mois 07/20XX...). Attention !!! Pour les logiciels de comptabilité et de paye, réalisez une sauvegarde de vos dossiers avant clôture annuelle, et conservez-les. Revenir à la sauvegarde Sauvegarder - Comment procéder ? • Accédez à la fonction de sauvegarde • Choisissez le type de sauvegarde que vous souhaitez effectuer (sauvegarde complète, sauvegarde d’un dossier) • Choisissez un fichier de destination • Cochez Crypter l’archive par un mot de passe si vous souhaitez protéger l’archive par un mot de passe • Cochez Ajout d’un commentaire à l’archive si vous souhaitez associer un commentaire à votre archive en cas de sauvegarde sur Internet. Ce commentaire sera affiché sur le site pour vous permettre d’identifier votre sauvegarde • Cochez Sauvegarde Internet si vous souhaitez effectuer une sauvegarde en ligne Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. • Sauvegardez Revenir à la sauvegarde La sauvegarde en ligne Sauvegarde en ligne EBP Sauvegarde en ligne est un service supplémentaire vous permettant de réaliser vos sauvegardes sur Internet. Il vous offre une façon simple et sécurisée de réaliser des sauvegardes externes à l'entreprise. Le service s'utilise aussi simplement qu'une sauvegarde classique de fichiers : vous sélectionnez "Internet" comme destination à la place de votre disque dur ou d'un périphérique de stockage. Vous pouvez ensuite accéder à vos sauvegardes n'importe où, n'importe quand 24h/24 7j/7 : il vous suffit d'un accès Web pour télécharger vos fichiers. Pour l'acquérir, veuillez contacter notre service commercial au 01 34 94 80 20 ou votre revendeur informatique. • Configuration de la sauvegarde sur Internet • Comment y accéder ? • Comment récupérer vos archives sur Internet ? Configuration de la sauvegarde en ligne Par le menu Dossier + Propriétés + Internet configurez votre sauvegarde en ligne. • Protégez votre site de sauvegarde par un mot de passe • Indiquez votre adresse e-mail, si vous souhaitez que le serveur vous adresse un EBP Paye V17 68 message dès que la sauvegarde sur Internet est terminée • Configurez des Proxys http et FTP Revenir à la sauvegarde en ligne Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? Barre d’outils Sauvegarde Barre de menu Dossier + Sauvegarde Ecran de bienvenue Sauvegarde La procédure de sauvegarde en ligne est identique à celle de la sauvegarde classique. Vous devez simplement au préalable configurer votre sauvegarde en ligne. Revenir à la sauvegarde en ligne Comment récupérer vos archives ? Pour récupérer vos archives sur Internet, ou faire du ménage dans les anciens fichiers, vous devez vous connecter à votre site de sauvegarde à l'aide de votre navigateur (par exemple Internet Explorer) grâce à l'adresse http://sauvegarde.ebp.com. Pour restaurer : • Indiquez le numéro de licence et la clé Internet fournis par le service commercial • Sélectionnez le pays associé à votre licence • Indiquez votre mot de passe personnel • Choisissez l'archive et cliquez sur le bouton de téléchargement • Validez et demandez à enregistrer le fichier sur votre disque dur • Dans votre logiciel, utilisez l'option de restauration habituelle (Dossier + Restauration) et choisissez le fichier contenant l'archive qui vient d'être récupérée Remarque !!! Cet outil ne vous dispense pas de réaliser des sauvegardes stockées dans vos locaux, ni de stocker des sauvegardes d'archive, mais vous offre une sécurité supplémentaire. Revenir à la sauvegarde en ligne La restauration La restauration La restauration consiste à récupérer les données de l'archive afin de les replacer sur votre disque dur. Grâce à cela, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus. Elle ne permet de restaurer qu’un seul et unique dossier à la fois. La restauration est uniquement nécessaire lorsque des erreurs ont été détectées dans certains de vos fichiers et qu'elles ne peuvent être résolues par une solution 'douce'. Ces erreurs apparaissent en général suite à une défaillance matériel ou un manque de mémoire vive. Si vous avez effectué des sauvegardes, la plupart des problèmes rencontrés sur vos fichiers de travail, pourront être résolus par la restauration des données du fichier de sauvegarde, mais attention car toutes les opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration seront à ressaisir. Menu Dossier 69 Attention !!! La restauration est une opération à effectuer avec prudence. Nous vous conseillons vivement de consulter auparavant votre revendeur EBP ou notre service technique qui étudiera si une solution moins 'radicale' est possible et vous donnera des pistes pour éviter que cela ne se reproduise. Consultez aussi : • Comment y accéder ? • Comment procéder ? Restauration - Comment y accéder ? Barre d’outils Restauration Barre de menu Dossier + Restauration Revenir à la restauration Restauration - Comment procéder ? • Indiquez le chemin de l’archive contenant les données à restaurer • Saisissez votre mot de passe (optionnel si l’archive est protégée) • Indiquez le dossier de destination des données à restaurer Attention !!! Cette opération va écraser les données concernées de votre disque, afin de les remplacer par les données archivées. Cela a pour conséquence d’engendrer la perte des opérations effectuées entre la date de la sauvegarde et la date de la restauration. Exemple : la sauvegarde a lieu le 10 juin, à la fin de la journée. Le 12 juin au matin, une restauration est lancée. Toutes les données saisies le 11 juin sont alors perdues. On se retrouve dans l'état où l'on était le 10 juin au soir. Revenir à la restauration 71 Menu Edition Rechercher une fiche Pour rechercher une fiche, lancez la commande Fiche + Rechercher, ou cliquez sur l’icône . Cochez le type de fiche concerné (salarié, rubrique, variable &ldots;) et tapez le nom ou la description de la fiche recherchée. Les fiches La fiche Banque Pour créer une fiche banque, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement le RIB de la banque si vous désirez effectuer des virements automatiques des salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Banque Barre d’outils , Banques Raccourci clavier Alt + 9 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Banques une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Explications : Le classeur Banques contient les banques de la société, qui vous permettront de réaliser des virements. Vous pouvez compléter les informations de la banque définie lors de la création du dossier, et créer de nouvelles banques. Le champ Titulaire du compte est utilisé dans le cas d'un télérèglement dans la DUCS EDI. La banque utilisée par défaut pour le transfert des salaires sur disquette (option Gestion + Virements) est celle indiquée dans l’onglet Banque de l’option Dossier + Propriétés + Préférences. La fiche Organisme Pour créer une fiche organisme, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Saisissez obligatoirement les comptes comptables si vous désirez effectuer des transferts en comptabilité. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Organismes EBP Paye V17 72 Barre d’outils , Organismes Raccourci clavier Alt + 6 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Organismes une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Description de la fiche : • Type de caisse : Sélectionnez le type de caisse URSSAF, IRC, IP ..... Le type Assurance correspond aux organismes qui sont considérés comme des sociétés d'assurances ou des courtiers délégataires de gestion qui couvrent la complémentaire santé, la prévoyance et la retraite supplémentaire. Celles qui ne sont pas garantie par votre société d'assurance doivent être déclarées en type Prévoyance/santé. Compléter ensuite vos différents contrats à l'aide de la fiche de paramétrage que votre société d'assurance vous a fourni. Le type IRC correspond aux caisses de retraites complémentaires. Ces caisses seront déclarées pour chaque salarié affilié, à l’intérieur de sa ou ses situations. Le type Prévoyance / Santé correspond aux Institutions de Prévoyance ou les mutuelles . Ces caisses permettent de gérer les différents contrats de prévoyance qui ne sont pas garantis par une société d'assurance. Elles sont rattachées ensuite au niveau de la fiche salarié. Pour chaque salarié affilié à un contrat de prévoyance, des informations seront consultables dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Le type Caisse de congés payés est réservé aux caisses de congés payés du BTP. Comme pour les caisses IRC, les salariés rattachés à une caisse de CP auront des informations sur cette caisse dans la préparation du fichier DADS-U CI-BTP (Options disponibles en version Bâtiment et EXPERT) Les types IRCANTEC (Institution de retraite complémentaire des agents non titulaires de l'État et des collectivités publiques), CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales), RAFP (Retraite Additionnelle de la Fonction Publique) sont réservés à la fonction publique. • Code : Le code de l’organisme dépend du type de l’organisme sélectionné (Assurance, IRC, Prévoyance, Caisse de congés payés). Une liste est proposée en fonction du type. Pour les types URSSAF, Pôle emploi, MSA et Autres, le code est grisé. Pour chaque organisme, complétez sa fiche. Le numéro correspond au numéro de rattachement communiqué par vos organismes de gestion. A la validation de la fiche, cette dernière est rangée dans le type qui lui correspond. • Compte de Tiers : Le logiciel propose automatiquement la racine 43 correspondant à la racine des comptes de sécurité sociale et des autres organismes sociaux. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera Menu Edition 73 par le nom du salarié concerné. • Compte de Charge : Le logiciel propose automatiquement la racine 645 correspondant à la racine des comptes de charges de sécurité sociale et de prévoyance. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. • Informations complémentaires Les coordonnées de l’organisme seront reprises dans les différentes impressions. Vous pouvez ensuite contrôler la bonne affectation des caisses dans l’option Dossier + Propriétés + Préférences, dans les onglets des organismes (URSSAF par exemple). Explications : Le classeur Organismes contient les différentes caisses de cotisations, classées par type de caisse. Chaque cotisation sera rattachée à un organisme. Vous pouvez compléter les coordonnées des organismes créés par défaut par le logiciel, changer leur nom, compléter les comptes comptables (compte de Tiers et compte de Charge), et créer de nouveaux organismes. Vous devez obligatoirement compléter le numéro de l’URSSAF. Cette partie est très importante car elle a des influences directes sur la déclaration des données pour un salarié, vous pouvez consulter les informations DADS-U dans la préparation du fichier DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, à l’intérieur d’une situation, il faut déclarer des informations complémentaires sur les organismes de retraite ou sur les régimes de prévoyance collective ou de complémentaire santé gérés par une institution de prévoyance. D’une part, le type de caisse permet de trier les organismes par type (URSSAF, Pôle emploi, IRC, IP &ldots;). Pourquoi le type de l’organisme est-il grisé ? L’organisme a déjà été rattaché à un de vos salariés dans l'onglet affectations de sa fiche pour une période d’activité, vous ne pouvez donc plus le changer. A quoi sert le lien : Où est utilisé cet organisme ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisations qui utilisent l’organisme sélectionné. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise l'organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables, les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Autres questions : EBP Paye V17 74 Comment supprimer un organisme ? Comment gérer les contrats dans un organisme Assurance ? Comment gérer les contrats dans un organisme de Prévoyance / Santé ? La fiche Organisme : Contrats pour les sociétés d'assurances Vous pouvez renseigner toutes les zones de cette fiche à l'aide de la fiche de paramétrage que vous a transmis votre société d'assurance. Remarque !!!! Toutes ces informations doivent être remplies pour la préparation de votre fichier DADS-U sociétés d'assurances (Option disponible à partir de la version PRO) Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Assurance Généralité • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat d'assurance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? • Le bouton Modifier, permet de modifier un contrat d'assurance, pour cela sélectionnez-le puis faites Modifier Remarque !!!! Si votre référence contrat est affectée à une rubrique de cotisation, la modification du Type nature cotisation ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des rubriques utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Qu'est-ce que la fiche de paramétrage ? La fiche de paramétrage est émise par les sociétés d'assurances que ce soit par des compagnies d'assurances ou par des sociétés de courtage en assurance. Cette fiche est mise à disposition à tous les clients des sociétés d'assurances. Vous la trouverez soit à partir du module fourni par SINTIA soit par demande auprès de votre société d'assurance. Comment renseigner les éléments de la fiche de paramétrage dans le logiciel ? Une fiche de paramétrage correspond à un organisme de type Assurance. Informations en entête de chaque fiche de paramétrage Code organisme destinataire est à renseigner dans la fiche organisme. Siren et la dénomination de l'entreprise souscriptrice est à renseigner dans les onglets Identification et Adresse des coordonnées du dossier. Date d'application de la fiche, permet d'avoir la date de début d'application du contrat. Les différentes zones des lignes d'information Menu Edition 75 Le code Unité de Gestion (UG) est à renseigner dans la zone UG. L'UG sert à la société d'assurance, elle permet de structurer en plusieurs UG le portefeuille de l'assurance collective (retraite, complémentaire santé, prévoyance décès invalidité) La périodicité vous permet de connaître la périodicité d'émission de votre DADS-U assurance. La référence contrat est à renseigner dans la zone Référence contrat. Chaque référence contrat correspond à une population de salariés ayant la même cotisation vis-à-vis d'un contrat d'assurance collective. Pour une même référence contrat vous pouvez avoir plusieurs natures de cotisation. La désignation commerciale est à renseigner dans la zone Désignation commerciale. Cette information permet de mieux identifier le groupe de salariés concerné par la référence du contrat. De plus elle apparaît dans la liste de choix de l'organisme à affecter à votre rubrique de cotisation. Les informations de cotisations sont à renseigner dans la zone Type nature de cotisation. Sélectionnez le code dans la liste déroulante, il vous permettra par la suite de renseigner correctement la base de votre cotisation. Exemple !!!! Si vous sélectionnez le code 001, la base de votre cotisation devra être TA Si vous sélectionnez le code 004, la base de votre cotisation devra être TB .... Le code organisme porteur de risques est à renseigner dans la zone Code porteur de risques. Saisissez le code de la compagnie d'assureur qui est le porteur de risques dans le cas où le contrat est souscrit avec un courtier d'assurance. A quoi sert le lien : Où est utilisé ce contrat ? Ce lien permet de déterminer dans quelles rubriques est utilisée la référence du contrat sélectionnée. Pour chaque rubrique de cotisation qui utilise la référence contrat dans votre organisme, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la rubrique de cotisation comme les rubriques de salaire, les variables et les cumuls rattachés permettant de calculer la rubrique dans le bulletin, ainsi que l'organisme et le contrat d'assurance associé (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée la rubrique de cotisation, comme le profil ou les cumuls qui sont alimentés par cette rubrique (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique de cotisation). Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Retour à la fiche Organisme La fiche Organisme : Contrats pour les caisses de Prévoyance Les informations de la fiche contrat de prévoyance vont servir à déclarer le contenu aux EBP Paye V17 76 différentes caisses à travers votre fichier DADS-U complète ou DADS-U Prévoyance. Comment y accéder ? Fiche Organismes Type = Prévoyance / Santé Généralité • Pour déterminer la fréquence de vos déclarations aux caisses de prévoyance, vous devez indiquer soit Annuelle ou Trimestrielle. • La coche Déclaré en DADS-U Complète permet de définir si les données du contrat de prévoyance seront intégrées dans le fichier de DADS-U complète ou non. • Le bouton Ajouter, permet d'ajouter un contrat de prévoyance, et compléter les différentes zones à l'aide de votre fiche de paramétrage. • Le bouton Modifier permet de modifier un contrat déjà existant. • Le bouton Supprimer, permet de supprimer un contrat de prévoyance, pour cela sélectionnez-le puis faites Supprimer. Remarque !!!! Si votre contrat est rattaché à un salarié, sa suppression ne sera pas possible. Pour obtenir la liste des salariés utilisant ce contrat sélectionnez le lien Où est utilisé ce contrat ? Les différentes zones de la fiche du contrat de prévoyance Pour chaque contrat vous aurez à indiquer : • une référence contrat, • une désignation commerciale, • s'il y a ou non une majoration pour enfants à charge, • Eventuellement, le nombre d'enfants à charge, • le code délégataire de gestion. Si vous ne connaissez pas un de ces éléments vous pouvez vous rapprocher auprès de votre caisse de prévoyance qui vous les communiquera. Retour à la fiche Organisme La fiche Table de calcul Pour créer une table de calcul, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Table de calcul Barre d’outils , Tables de calcul Raccourci clavier Alt + 8 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Tables de calcul une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi sert une table de calcul ? Les tables de calcul sont très utiles pour le calcul de la prime d’ancienneté, les primes sur chiffre Menu Edition 77 d’affaires, le remboursement des frais kilométriques... En fait dans tous les cas où une liste de valeurs est associée à une autre liste valeurs. Exemple !!! Le taux de la prime d’ancienneté dépend de l’ancienneté du salarié. La convention collective peut définir un tableau du type : Moins de 3 ans d’ancienneté 0 % De 3 ans à 6 ans 3 % De 6 ans à 9 ans 6 % ... La table de calcul intervient dans la formule de calcul d'une rubrique ou d'une variable. Vous pouvez modifier les tables créées par défaut pour les adapter à votre entreprise et en créer de nouvelles. Comment créer une table de calcul ? Pour créer une table de calcul, cliquez sur le classeur Table de calcul, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom et la description de la nouvelle table, • Pointez le type de la table (voir paragraphe suivant), • Enregistrez la nouvelle table avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation, • Définissez les valeurs de la table avec le bouton Ajouter, • Enregistrez de nouveau la table. Quels sont les différents types de tables de calcul : • Table de calcul à index Une table de calcul à index permet d'associer une valeur d’entrée à une valeur de retour. • Table de calcul à intervalles Une table de calcul à intervalle permet d’associer un intervalle à une valeur de sortie. Un intervalle comprend une borne inférieure, et une borne supérieure qui est exclue de l’intervalle. Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur d’entrée et à retourner le résultat qui lui est associé. • Table de calcul cumulative Le principe d'une table cumulative consiste à retourner le résultat total de toutes les valeurs de retour des lignes précédentes. • Table de calcul à intervalles progressifs Le principe d'une table de calcul de ce type consiste à retrouver l'intervalle où se situe la valeur recherchée et à retourner le résultat total de tous les montants calculés des intervalles précédents, y compris le montant calculé sur l’intervalle où se situe la valeur recherchée (la valeur d’entrée devenant le montant de la borne supérieure). • Appel d’une table dans une formule Pour faire appel à une table de calcul dans la formule d’une variable ou d’une rubrique, vous devez respecter la syntaxe suivante : NomDeLaTable[VARIABLE] EBP Paye V17 78 Indiquez alors entre les crochets le nom de la variable correspondant à la valeur d’entrée. Lors du calcul du bulletin, une valeur sera automatiquement retournée. Exemples !!! La table de calcul des indemnités kilométriques sera utilisée dans une rubrique avec la formule Indkm[CYLINDRE], où CYLINDRE contient le nombre de chevaux du véhicule. La table de calcul de la prime d’ancienneté est utilisée dans la rubrique GPAC (prime d’ancienneté) avec la formule Ancien[ANCIENNETE], où ANCIENNETE contient le nombre de mois d’ancienneté du salarié. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Pour chaque élément qui utilise la table de calcul, vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent la variable ou la rubrique, comme les rubriques de cotisation ou de salaire, et les variables rattachées permettant de calculer la table de calcul dans une variable ou dans une rubrique (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique de cotisation) ; • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : • pour les variables : la liste des rubriques associées est indiquée; • pour les rubriques : la liste des cumuls, rubriques ou profils associés sont indiqués. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Liste des organismes Sélectionnez l’organisme que vous souhaitez dans la liste puis faites OK. Tous les organismes proposés dans cette liste sont ceux de votre dossier. Pour créer ou modifier les données d’un organisme, sélectionnez dans votre arborescence la table Organisme puis l’organisme concerné. Pour obtenir de l’aide sur les organismes cliquez ici La fiche Rubrique de salaire brut Pour créer une rubrique de salaire brut, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de Salaire Brut Raccourci clavier Alt + 1 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de salaire brut une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. A quoi servent les rubriques de salaire brut ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Menu Edition 79 Si la rubrique à créer est soumise aux cotisations, elle se trouvera en haut du bulletin : il s’agit d’une rubrique de Salaire Brut. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les différents types des rubriques de Salaire Brut que vous pouvez créer : • Les gains qui augmentent le brut total et le net à payer (salaires, primes, heures supplémentaires...). • Les retenues qui diminuent le brut total et le net à payer (heures d’absence, ...), Remarque !!! Dans une rubrique de type Gain ou Retenue vous avez la possibilité de la rattacher à une nature dans la zone Nature de la rubrique. En effet, si la rubrique est une rubrique d'heures supplémentaires exonérées ou tout autres exonérations ( dans le cadre de la loi TEPA), de prime ou de frais professionnel, vous devez sélectionner les différentes natures concernées. • Les abattements sur le brut qui diminuent le brut (la base des cotisations), mais n’interviennent pas sur le net à payer (secteur du bâtiment et du transport), • Les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (vous devez obligatoirement sélectionner une des natures suivantes : avantage voiture, nourriture, logement, outils NTIC ou autres). Attention !!! Une rubrique de type Avantage en nature est automatiquement déduite du net. Vous insérerez éventuellement une rubrique de Commentaire pour la faire apparaître en bas de bulletin. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire brut sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire brut sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. EBP Paye V17 80 Autre question : Comment créer une rubrique de salaire brut ? A quoi servent les thèmes ? Comment créer une rubrique de salaire brut ? Pour créer une rubrique de Salaire Brut, cliquez sur le classeur Rubriques de Salaire Brut, • Sélectionnez le Type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain, AVN pour un avantage en nature, ABT pour un abattement sur le brut ou R pour une retenue. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. o Saisissez directement la formule dans l'une des zones. Si vous ne connaissez pas le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur un des boutons suivants : , , . o Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. o Pour le calcul d’une rubrique de Brut, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. o Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez un astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois, comme une prime de fin d’année). Menu Edition 81 • Indiquez les propriétés de la rubrique, cocher : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Non soumise aux cotisations classiques, si la rubrique ne doit pas intervenir dans le calcul des bases de cotisations. o Soumise à CSG / CRDS, si la rubrique entre dans le calcul de la base CSG-RDS o Soumise à abattement, si la rubrique entre dans le calcul des abattements. o Participe à la base dixième CP, le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte ou non dans la base 10ième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du 10ième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Participe au calcul absence CP, permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin afin de valoriser une journée d'absence CP (aide au calcul du cumul SBASEABSCP)) • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des heures exonérées, sélectionnez Exonérations des Heures dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Heures supplémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMHSEXO) 􀂃 Heures complémentaires exonérées (la rubrique alimentera le cumul SCUMCOMPEXO) 􀂃 Jours excédant le forfait exonérés (la rubrique alimentera le cumul SCUMJREXO) o Si la rubrique est une rubrique calculant des rachats de jours de repos, sélectionnez Rachat de jours de repos dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 RTT acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SRTTAVT311207) 􀂃 RTT acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SRTT) 􀂃 Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SFORFAVT311207) 􀂃 Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SFORF) 􀂃 CET acquis avant fin 12/07 (la rubrique alimentera le cumul SCETAVT311207) 􀂃 CET acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul SCET) 􀂃 Repos compensateur acquis depuis 01/08 (la rubrique alimentera le cumul STCR) Attention !!! EBP Paye V17 82 Si vous n'indiquez pas le type d'exonération dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'état récapitulatif des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) qui se trouve dans le menu Impressions. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Allocations forfaitaires, 􀂃 Remboursement des frais, 􀂃 Prise en charge par l’employeur 􀂃 Autres o Si la rubrique est une rubrique calculant une prime, sélectionnez Prime dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Autre 􀂃 Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) (la rubrique alimentera le cumul SPEXC) 􀂃 Exceptionnelle loi Revenus du Travail (avant fin 09/09) 􀂃 Exceptionnelle liée à l'activité 􀂃 Liée à l'activité avec période spécifique, en sélectionnant cette option, vous devrez renseigner dans le bulletin la période de rattachement de la prime. 􀂃 Non liée à l'activité - événement personnel o Si la rubrique est une rubrique calculant une indemnité versée tous les mois, sélectionnez Indemnité versée mensuellement dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Indemnité légale de fin de CDD 􀂃 Indemnité légale de fin de mission 􀂃 Indemnité compensatrice de congés payés o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Indemnité légale de licenciement 􀂃 Indemnité légale supplémentaire de licenciement 􀂃 Indemnité légale spéciale de licenciement 􀂃 Indemnité légale spécifique de licenciement 􀂃 Indemnité légale de fin de CDD 􀂃 Indemnité légale de fin de mission 􀂃 Indemnité légale de départ à la retraite 􀂃 Indemnité légale due aux journalistes 􀂃 Indemnité légale de clientèle 􀂃 Indemnité légale de due au personnel navigant de Menu Edition 83 l'aviation civile 􀂃 Indemnité légale versée à l'apprenti 􀂃 Dommage et intérêts dus à un CDD 􀂃 Indemnité due ne raison d'un sinistre 􀂃 Indemnité suite à clause de non concurrence 􀂃 Indemnité compensatrice de congés payés 􀂃 Indemnité conventionnelle 􀂃 Indemnité transactionnelle 􀂃 Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué 􀂃 Indemnité de fin de CNE 􀂃 ..... Attention !!! Si vous n'indiquez pas le type d'indemnité dans la rubrique, le montant de cette dernière ne sera pas repris dans l'impression de l'attestation d'employeur (option disponible à partir de la version PRO) qui se trouve dans l'onglet Administratif de la fiche de vos salariés. Concernant le rachat des jours de repos, seules les rubriques "acquis depuis 01/08" seront déclarées dans cet état. o Si la rubrique est une rubrique de paiement des Congés payés, uniquement en cas de paiement des CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : 􀂃 Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) 􀂃 Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP dans la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié) Remarque !!! Si vous souhaitez vous servir de l'état de provision des CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. o Si la rubrique est une rubrique d'absence et qu'elle est de type Retenue, sélectionnez Absence dans la liste déroulante, puis le calendrier correspondant à l'absence (la sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences de votre salarié sur son bulletin) o Si la rubrique est une rubrique de rappel de paye, sélectionnez Rappel de paie dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Rappel de paie sur évolution de salaire 􀂃 Rappel de paie sur heures supplémentaires 􀂃 Rappel de paie suite à une absence 􀂃 Autre rappel de paie Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DNA (disponible prochainement en Version EBP Paye V17 84 PRO de votre logiciel) o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Somme versée au départ de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'ircantec au moment du versement 􀂃 Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) 􀂃 Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Retour à la fiche Rubrique de salaire brut La fiche Rubrique de cotisation Pour créer une rubrique de cotisation, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de cotisation ? Un bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. La rubrique de cotisation sert à calculer une cotisation salariale ou patronale. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de cotisation sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique de cotisation dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de cotisation sélectionnée. Menu Edition 85 En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de cotisation sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de cotisation ? Pour créer une rubrique de cotisation, cliquez sur le classeur Rubriques de Cotisation. • Le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par COT. Complétez le nom, et la description que vous retrouverez sur les bulletins. • Le rattachement de la rubrique à un organisme est obligatoire pour obtenir des cumuls par caisse et générer les écritures comptables correspondantes. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction de l'organisme choisi (URSSAF, pôle emploi....). • Trois zones : Base, Taux Salarial et Taux Patronal permettent de définir la formule de calcul de la rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Le calcul d’une rubrique de Cotisation consiste à multiplier le contenu de la Base par celui du Taux Salarial et le contenu de la Base par celui du Taux Patronal. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; cette zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable dont vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin. Généralement, on ne renseigne pas cette case pour une cotisation car le calcul est entièrement automatique. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement). Si vous souhaitez qu'une rubrique se calcule seulement sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Calculer la rubrique pour le mois de sortie. Par EBP Paye V17 86 conséquent le mois de validité est ignoré. Si vous souhaitez qu'une rubrique ne se calcule pas sur le mois où le salarié a un statut sortant vous devez indiquer : Ne pas calculer la rubrique sur le mois de sortie. Par conséquent le mois de validité est ignoré. • Indiquez les propriétés de la rubrique, en cochant : o Participe au calcul du net imposable, si la rubrique de cotisation entre dans le calcul de la base imposable. Remarque !!! Le calcul du net imposable reprend le cumul de vos rubriques de Salaire Brut imposables - le montant des cotisations salariales + le montant des rubriques de cotisation cochées Participe au calcul du net imposable ( exemple : le montant de la CSG non déductible ). Dans le cas d'une réduction des cotisations salariales, il ne faut pas que cette réduction augmente le montant de votre salaire imposable, il faut donc cocher cette option afin qu'elle soit ignorée dans le calcul de votre salaire imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale o Part. sal. participe au taux de réduction loi TEPA, si la part salariale de la cotisation est soumise au calcul du taux de la réduction des charges salariales. o Ne pas tenir compte du taux (impression état des charges), si vous souhaitez ignorer le changement de taux de cotisation afin de ne pas imprimer une ligne différente par taux dans l'état des charges. o Part pat. soumise à CSG / RDS, si la part patronale de la cotisation est soumise à CSG / RDS (rubriques de retraite supplémentaire, prévoyance et mutuelle). o Participe à la Taxe sur la prévoyance, si la part salariale de la cotisation participe au calcul de la taxe de prévoyance. (calcul du cumul STAXPREV) o Participe au cumul de charges URSSAF o Régularisation de cotisation prévoyance ou assurance : Cette option est accessible si l'organisme de la rubrique de cotisation est de type Assurance ou Prévoyance/Santé. Si la rubrique est de type Assurance, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans votre fichier DADS-U Sociétés d'assurances en tant que régularisation. Si la rubrique est de type Prévoyance/Santé, les valeurs de cette rubrique seront déclarées dans la structure éléments de rémunération (S45.G05.15). Les montants de la rubrique ne déclencheront pas de nouvelle structure S45.G05.15. o Participe au cumul de charges exo. TO/DE : Cette propriété permet d'alimenter un nouveau cumul SCUMSSMSA. Ce cumul est utilisé pour calculer l'exonération concernant les travailleurs occasionnels. Si vous êtes dans le secteur agricole et que vous disposez de salariés travailleurs occasionnels, vous devez cocher toutes les rubriques de cotisation qui sont exonérées par ce dispositif. • Indiquez la nature de la rubrique : Menu Edition 87 o Cotisation Chômage (cette nature s'affiche seulement si votre organisme est de type Pôle emploi ou URSSAF). 􀂃 Cotisation chômage si la rubrique est une rubrique de cotisation chômage 􀂃 Cotisation AGS si la rubrique est une rubrique de cotisation AGS o Exonération TEPA 􀂃 Réduction salariale si la rubrique est une rubrique de réduction de cotisation salariale, tel que la COTRED par exemple. 􀂃 Déduction patronale si la rubrique est une rubrique de déduction de cotisation patronale, tel que la COTDEF01 par exemple. Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO), en effet, elle permet de renseigner automatiquement les rubriques de la structure S41.G30.35) o Part pat. au financement d'avantage particulier 􀂃 La présence de cette nature varie en fonction de l'organisme choisi. Par exemple, si l'organisme est Aucun la nature sera présente alors que si l'organisme est ARRCO, la nature ne sera pas présente. o Exonération MSA 􀂃 Cette nature sert à indiquer la rubrique de cotisation qui calcule l'exonération des travailleurs occasionnels dans le bulletin. Cette nature n'est visible que dans les dossiers de type agricole. o Si la rubrique est une rubrique qui rentre dans la base de calcul des sommes isolées, sélectionnez Sommes isolées dans la liste déroulante, puis l'un des types suivants : 􀂃 Somme versée au départ de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de l'entreprise 􀂃 Somme versée à un salarié ne faisant plus partie de la collectivité ou ne relevant plus de l'Ircantec au moment du versement 􀂃 Régularisation sur salaires (uniquement pour la DNA) 􀂃 Régularisation sur indemnités de rupture (uniquement pour la DNA) Remarque !!! Cette nature est indispensable pour votre déclaration DADS-U (disponible à partir de la Version PRO de votre logiciel). Une procédure est à votre disposition dans la veille sociale, pour la mise en place des sommes isolées. • Indiquez les Paramètres spécifiques Prévoyance (pour la DADS-U complète et la DADS-U prévoyance) EBP Paye V17 88 Si vous souhaitez transmettre via le fichier de DADS-U complète ou de DADS-U Prévoyance les éléments de salaire de vos salariés à vos caisses de prévoyance, vous devez impérativement compléter les Paramètres spécifiques Prévoyance. Important !!! Le bouton Paramètres spécifiques Prévoyance est visible seulement si l'organisme de la rubrique de cotisation sélectionné est de type Prévoyance/Santé. Remarque !!! Si vous constatez que votre organisme de prévoyance/santé à la notion "Par défaut", cela signifie que votre organisme ne dispose d'aucun contrat. Pour créer vos différents contrats, sélectionnez la fiche de votre organisme de prévoyance/santé et faire "Ajouter" les contrats. Explication de la boîte : Paramètres spécifiques Prévoyance • Base de calcul : cette information sert à déterminer si la base de la rubrique est un forfait, un salaire brut, une tranche, un plafond, ou un versement libre. A quoi va servir cette base de calcul ? Pour la DADS-U Prévoyance ou la DADS-U complète, vous devez déclarer dans la structure S45.G05.10 la période de cotisation. Une période s'arrête dès qu'un événement a lieu. Dès que vous effectuez une modification dans votre rubrique au niveau du taux, de la base ou du montant, la base de calcul indiquée nous permet de déterminer si le changement qui a été fait dans la rubrique est un élément déclencheur d'une nouvelle structure S45.G05.10 ou non. Exemple !!! Le forfait de votre cotisation augmente (suite à la naissance d'un enfant), une nouvelle période de cotisation doit être générée. Par conséquent, si vous avez choisi en base de calcul "Forfait", c'est le changement de montant du forfait dans la base de votre rubrique qui déclenchera une autre période de cotisation. Autre exemple !!! Vous avez choisi en base de calcul un salaire brut, c'est le changement de taux qui déclenchera une nouvelle période de cotisation. • Eléments de rémunération : Cette information va permettre de déclarer les montants dans la structure S45.G05.15 de votre déclaration DADS-U prévoyance ou complète. • Salaire brut prévoyance : Ce choix est à prendre lorsqu'en base de votre rubrique de cotisation vous avez SBRUTABT ou SBRUT • Montant de la tranche A prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est inférieure ou égale au plafond de la sécurité sociale • Montant de la tranche 2 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 3 fois ce plafond • Montant de la tranche B prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre le plafond de la sécurité sociale et 4 fois ce plafond • Montant de la tranche C prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 4 fois le plafond de la sécurité sociale et 8 fois ce plafond Menu Edition 89 • Montant de la tranche D prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est comprise entre 8 fois le plafond de la sécurité sociale et 12 fois ce plafond • Montant de la tranche D1 prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la tranche de salaire est au delà de 8 fois le plafond de la sécurité sociale. Son montant n'est pas plafonné. • Montant d'une base spécifique Prévoyance : ce choix est à prendre lorsque la base de votre rubrique de cotisation est calculée sur aucun des éléments cités ci-dessus. Le choix "Montant d'une base spécifique Prévoyance" implique d'indiquer la spécificité de la base. Pour cela une liste de choix apparaît. • base allocation spéciale PRP • base des salariés bénéficiaires de conventions FNE d'aide au passage à temps partiel • base des salariés qui acceptent de réduire leur temps de travail dans un contexte économique difficile • .......... La fiche Rubrique de net Pour créer une rubrique de salaire net, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de net Raccourci clavier Alt + 3 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Rubriques de net une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de net ? Si la rubrique à créer n’est pas soumise à cotisations, elle se trouvera en bas de bulletin : c’est une rubrique de Net. Quelles sont les types des rubriques ? Voici les types de rubriques de Net que vous allez rencontrer : • les gains qui augmentent le net à payer (remboursement carte orange, frais kilométrique, ..), • les retenues qui diminuent le net à payer (acompte). • les avantages en nature qui augmentent le brut, mais n’interviennent pas sur le net à payer (avantages voiture, nourriture, logement, outils NTCI ou autres seront à sélectionner). EBP Paye V17 90 A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) utilisés par la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant de calculer la rubrique dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de salaire net sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments qui sont alimentés par la rubrique de salaire net sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix : Traduction des formules et Modification des formules ? Le choix Traduction des formules permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification des formules permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de salaire net ? Pour créer une rubrique de net, cliquez sur le classeur Rubriques de Net. • Sélectionnez le type de la rubrique. • En fonction du type choisi, le nom (code) de la rubrique commence automatiquement par G pour un gain et R pour une retenue. Complétez le nom, et la description. • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre rubrique sera classée en fonction du type choisi (Gain, retenue, avantage en nature). • Saisissez le numéro de compte comptable correspondant. Si vous souhaitez personnaliser vos comptes comptables en y indiquant le nom du salarié sur chaque écriture, indiquez le début du compte + le caractère &. Ainsi, lors du transfert comptable, dès que le logiciel rencontrera ce caractère, il le remplacera par le nom du salarié concerné. • Trois zones : Base, Taux et Montant permettent de définir la formule de calcul d’une rubrique. Chaque zone peut être constituée d’une formule. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction des formules, sélectionnez le choix Modification des formules. • Saisissez directement la formule dans la zone adéquate si vous connaissez le nom des Menu Edition 91 variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir. Sinon utilisez l’éditeur de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. • Pour saisir directement dans le bulletin la valeur d’une de ces zones, ne saisissez rien ; la zone apparaîtra en vert dans le bulletin et pourra être renseignée. • Pour le calcul d’une rubrique de Net, le logiciel prend en compte en priorité, le contenu de Montant. Autrement, le logiciel multiplie le contenu de la zone Base par celui de la zone Taux. • Lorsque la zone n’intervient pas, saisissez une astérisque (*), sinon la zone est considérée comme étant égale à zéro, ou saisissable sur le bulletin. • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression, le plus souvent Si non nulle, ce qui signifie que la rubrique ne s’imprimera que si son résultat n’est pas zéro. • Si le calcul de la rubrique dépend d’une valeur qui doit être saisie, indiquez dans la zone Variable le nom de la variable pour laquelle vous souhaitez saisir la valeur sur le bulletin, le plus souvent la variable de la Base. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique. • Indiquez les propriétés de la rubrique, cochez : o Imposable, si la rubrique entre dans le calcul de la base imposable. o Participe à la Base brute fiscale, si le montant de la rubrique entre dans le calcul de la base brute fiscale • Indiquez la Nature de la rubrique : o Si la rubrique est une rubrique calculant des frais professionnels, sélectionnez Frais professionnels dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Allocations forfaitaires, 􀂃 Remboursement des frais, 􀂃 Prise en charge par l’employeur. 􀂃 Autres o Si la rubrique est une rubrique d'indemnité du solde de tout compte, sélectionnez Indemnité du solde de Tout Compte dans la liste déroulante, puis l'une des natures suivantes : 􀂃 Indemnité légale de licenciement, 􀂃 Indemnité légale supplémentaire de licenciement, 􀂃 Indemnité légale spéciale de licenciement, 􀂃 Indemnité légale spécifique de licenciement, 􀂃 Indemnité légale de fin de CDD, 􀂃 Indemnité légale de fin de mission, 􀂃 Indemnité légale de départ à la retraite, 􀂃 Indemnité légale due aux journalistes, EBP Paye V17 92 􀂃 Indemnité légale de clientèle, 􀂃 Indemnité légale de due au personnel navigant de l'aviation civile, 􀂃 Indemnité légale versée à l'apprenti, 􀂃 Dommage et intérêts dus à un CDD, 􀂃 Indemnité due ne raison d'un sinistre, 􀂃 Indemnité suite à clause de non concurrence, 􀂃 Indemnité compensatrice de congés payés, 􀂃 Indemnité conventionnelle, 􀂃 Indemnité transactionnelle, 􀂃 Indemnité compensatrice de préavis payé non effectué, 􀂃 Indemnité de fin de CNE. 􀂃 ...... o Si la rubrique est une rubrique calculant le net à payer négatif du mois en cours, sélectionnez Net à payer négatif dans la liste déroulante. (Pour savoir comment gérer le net à payer négatif dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est la rubrique calculant l’ajustement du net à payer du mois en cours, sélectionnez Ajustement du net à payer dans la liste déroulante.(Pour savoir comment gérer l'ajustement du net à payer dans vos bulletins cliquez ICI) o Si la rubrique est une rubrique permettant de calculer la part patronale au financement d'avantages particuliers, sélectionnez la nature Part. pat. au financement d'avantages particuliers, puis l'une des sousnatures suivantes : 􀂃 Participation patronale aux frais de transports publics 􀂃 Participation patronale aux frais de transports personnel o Si la rubrique est une rubrique permettant le versement d'un acompte, sélectionnez la nature Acompte. La sélection de cette nature a pour but d'imprimer, sur le bulletin, la date de versement de l'acompte. La fiche Rubrique de commentaire Pour créer une rubrique de commentaire, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de commentaire Raccourci clavier Alt + 4 (du clavier Numérique) Arborescence Clique sur le classeur Rubriques de commentaire une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran A quoi servent les rubriques de commentaire ? Menu Edition 93 Les rubriques de commentaire n’interviennent pas dans le calcul du bulletin, et permettent d’afficher un sous-total, d’insérer un saut de ligne entre deux rubriques, ou un commentaire. Pour aérer votre bulletin, le logiciel met à votre disposition une rubrique de commentaire un peu spéciale : COMVIDE qui permet d’insérer des sauts de ligne dans les bulletins. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, cumuls) utilisés par la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des éléments permettant d'alimenter ce commentaire dans le bulletin. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque élément de la liste l'endroit où il est utilisé et ce qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette rubrique ? Ce lien permet de déterminer dans quels profils est utilisée la rubrique de commentaire sélectionnée. En sélectionnant ce lien, vous aurez la liste des profils qui utilise la rubrique de commentaire sélectionnée. De plus vous pouvez de nouveau consulter pour chaque profil les éléments qui le compose. Un retour en arrière est possible par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi servent les choix entre Traduction de la formule et Modification de la formule ? Le choix Traduction de la formule permet de remplacer chaque élément de la formule par sa description afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Comment créer une rubrique de commentaire ? Pour créer une rubrique de Commentaire, cliquez sur le classeur Rubriques de Commentaires. • Le nom (code) commence automatiquement par COM. Complétez le nom et la description. • Cochez la case Ne pas imprimer le nom si vous ne souhaitez pas que le nom de la rubrique apparaisse sur le bulletin (seule la description apparaîtra). • Sélectionnez dans la zone Imprimer le mode de fonctionnement de la rubrique à l’impression. • Précisez dans la zone Validité la période de validité de la rubrique (une rubrique peut intervenir pour un ou plusieurs mois uniquement, comme une prime de fin d’année). • Indiquez, dans la zone Afficher le résultat dans la colonne, la colonne du bulletin dans laquelle vous souhaitez faire apparaître le résultat de la formule. • Paramétrez la formule de calcul. Saisissez-la directement si vous connaissez le nom des variables, des tables ou des rubriques à faire intervenir ; autrement utilisez l’éditeur EBP Paye V17 94 de formule en cliquant sur le bouton associé à la zone. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. La fiche Profil Comment y accéder ? Création à partir d’une nouvelle fiche profil Barre de menu Edition + Profil Barre d’outils , Profils Raccourci clavier Alt + 5 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Profil une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Création à partir de la fiche salarié Onglet bulletin Créer un profil Comment créer un profil ? Pour créer un nouveau Profil, vous pouvez : • A partir d’une nouvelle fiche profil o Accéder à une fiche profil vierge grâce aux raccourcis cités ci-dessus, o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). o Ajouter ensuite les rubriques souhaitées dans la partie gauche de l’écran • A partir de l’onglet bulletin de la fiche salarié o Sélectionner le profil Aucun ou un profil existant o Ajouter ou supprimer (profil existant) vos rubriques et cliquer sur le bouton Créer un profil o Affecter un nom et un statut à votre profil o Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre profil sera classé en fonction du statut choisi (cadre, non cadre....). A quoi servent les profils ? Un profil est un modèle de bulletin type. Il vous faut donc un profil par catégorie de salarié (cadre, employé, ouvrier, temps partiel, apprenti...). Plutôt que de créer un profil de A à Z, comparez les profils proposés aux bulletins de votre entreprise, et adaptez-les en ajoutant ou en supprimant des rubriques comme détaillé ci-après. Vous pouvez également dupliquer un profil existant par l’icône . Menu Edition 95 Comment modifier un profil ? Dans le classeur Profils choisissez le profil à paramétrer. Le contenu du profil s’affiche dans la partie gauche de l’écran. • Modifiez si vous le souhaitez le nom du profil. • Sélectionnez dans la liste déroulante le statut des salariés pour lesquels vous réalisez le profil. • Pour éditer la DUCS, vous devez la paramétrer grâce au bouton DUCS (disponible à partir de la version PRO). • La liste de gauche contient les rubriques du profil, celles que vous retrouverez ensuite sur le bulletin (Rappel : les rubriques qui auront zéro pour résultat ne s’imprimeront pas). • La liste de droite contient les rubriques disponibles. Le principe du paramétrage est le suivant : • Ajoutez la rubrique manquante en la sélectionnant dans la liste de droite, puis en cliquant sur le bouton Ajouter, ou en la faisant glisser de la liste de droite à la liste de gauche. Pour en sélectionner plusieurs, maintenez appuyée la touche Ctrl. • Retirez la rubrique inutile en la sélectionnant dans la liste de gauche, puis en cliquant sur le bouton Retirer, ou en la faisant glisser de la liste de gauche à la liste de droite. • Classez les rubriques par les boutons Monter ou Descendre. Important !!! Le logiciel calcule vos rubriques de haut en bas. Ainsi une rubrique qui utilise le résultat d’une autre rubrique devra obligatoirement être placée plus bas. Pour ajouter une rubrique à un profil vous pouvez aussi à partir de l’arborescence la sélectionner dans le classeur des Rubriques puis tirer l’icône de la rubrique vers l’icône du profil. Comment dupliquer un profil existant ? Pour dupliquer un profil : • Sélectionnez le profil qui se rapproche du profil à créer, cliquez sur l’icône de la barre de navigation (Ctrl + D). Le logiciel crée automatiquement une copie du profil et lui donne le même nom suivi du chiffre 1 (2, 3, ...), • Modifiez le contenu du profil. Comment supprimer un profil non utilisé ? Lorsque que vous avez mis en place vos profils, n’hésitez pas à supprimer les profils qui ne vous servent pas par l’icône . Cela allégera ainsi votre base des profils inutiles. Éditeur de formule Vous pouvez saisir manuellement les formules de calcul des variables et des rubriques, ou lancer l’éditeur de formule. Pour cela, cliquez sur le bouton situé à gauche de chaque zone de calcul à définir (Base, Taux, Montant, Tx sal., Tx pat., Formule). EBP Paye V17 96 L’écran se divise en cinq parties : • La formule, • La description de la formule, • Les fonctions disponibles, • Les données disponibles, • La calculatrice. Lorsque la saisie du code (dans la zone formule) d’une variable, d’une rubrique ou d’une table est incorrecte, le logiciel le signale en inscrivant les caractères en rouge. La traduction de la formule: Pour une meilleure compréhension des formules, ce cadre affiche la description que vous avez saisie dans les rubriques, les variables ou les tables de calcul à la place des codes. Fonctions disponibles : Le rôle d’une fonction est détaillé dans le cadre Information en bas de la boîte lorsque vous cliquez sur la fonction. Les lettres x, y, représentent des noms de variables que vous choisissez dans la fenêtre de droite. Pour insérer une fonction, cliquez sur le bouton Insérer la fonction. Données disponibles : Vous trouvez ici la liste des cumuls, des rubriques, des tables de calculs et des variables. L’élément le plus courant à insérer est une variable. La description de l’élément est affichée dans le cadre Information. Pour insérer une donnée, cliquez sur le bouton Insérer la donnée. Calculatrice : Vous pouvez utiliser indifféremment la calculatrice ou le clavier numérique. Les fonctions de l'éditeur de formule Les fonctions mathématiques Nom de la fonction Signification ABS (x) Retourne la valeur absolue du nombre x. ARRONDI (x) Retourne la valeur entière la plus proche du nombre x. BORNE (min, x, max) Compare une valeur à un intervalle, retourne 0 si x < min, retourne x-min si min < x < max et retourne max &endash; min si x > max. ENTIER (x) Retourne la valeur entière du nombre x. ENTSUP (x) Retourne la valeur entière supérieure du nombre x. MIN (x, y) Retourne la plus petite valeur entre x et y. MAX (x, y) Retourne la plus grande valeur entre x et y. RESTE (x, y) Retourne le reste de la division entière de x par y. Les fonctions logiques Nom de la fonction Signification X=Y Retourne vrai si x=y sinon faux. X <> Y Retourne vrai si x <> y sinon faux. Menu Edition 97 X > Y Retourne vrai si x est strictement supérieur à y sinon faux. X < Y Retourne vrai si x est strictement inférieur à y sinon faux. X >= Y Retourne vrai si x est supérieur ou égal à y sinon faux. X <= Y Retourne vrai si x est inférieur ou égal à y sinon faux. A et B Retourne vrai si les deux propositions a et b sont réalisées sinon faux. A ou B Retourne vrai si au moins l’une des deux propositions a ou b est réalisée sinon faux. NON (a) Retourne vrai si a est faux sinon faux. SI c ALORS x SINON y Retourne x si la condition c est réalisée sinon y. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL EBP Paye V17 98 Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. Les thèmes dans les fiches Les thèmes permettent de regrouper un certain nombre d'éléments de votre paye dans un groupe afin de vous faciliter par la suite le classement et ou la recherche. Par défaut la paye propose des thèmes pour chaque catégorie de l'arborescence. • Pour les organismes : C'est le type d'organisme (URSSAF, pôle emploi, IRC....) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les variables : c'est le type de la variable (constante, variable à saisir ou formule de calcul) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de brut et de net : c'est le type de la rubrique (Abattement sur le brut, avantage en nature, gain ou retenue) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les rubriques de cotisation : C'est l'organisme de la rubrique (URSSAF, pôle emploi...) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). • Pour les profils : c'est le statut du profil (cadre, non cadre, pas de statut..) qui définit le thème (sauf si vous en avez mis un autre). Comment créer un nouveau thème ? Pour créer un nouveau thème vous devez saisir dans la zone prévue à cet effet le nom du thème. Lors de l'enregistrement de votre fiche, vous aurez au niveau de l'arborescence sur votre gauche un classeur supplémentaire portant le nom du thème choisi. Comment supprimer un thème ? Le thème est automatiquement supprimé à partir de l'instant où il n'y a plus aucun élément rattaché à ce thème. Par conséquent, pour supprimer un thème vous devez modifier tous les éléments qui le compose. Que signifie le thème : cachées dans les versions précédentes ? Sur les versions antérieures à celles des V14, on avait la possibilité de masquer des variables, des rubriques, des tables de calcul...... Lors de la mise à jour en V14, tous les éléments cachés ont été récupérés dans le thème cachées dans les versions précédentes. Les variables La fiche Variable Pour créer une variable, vous devez compléter la fiche vierge dans la partie droite de l’écran. Menu Edition 99 Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Variables Barre d’outils , Variables Raccourci clavier Alt + 7 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Variables une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Comment créer une variable ? Pour créer une variable, cliquez sur le classeur Variables, et complétez la fiche vierge dans la partie droite de l’écran : • Saisissez le nom de la variable qui doit commencer par une lettre et est limité à 31 caractères maximum. • La description de la variable, • Choisissez ou non un thème proposé dans la liste. Si vous ne mettez rien, votre variable sera classée en fonction du type choisi (constante, variable à saisir ou formule de calcul). • Pointez le type de la variable (voir dans les Questions diverses). Un report mensuel et/ou à la clôture de l'exercice est possible pour les variables de type "Variable à saisir". Enregistrez la nouvelle variable avec Ctrl + Entrée ou clic sur l'icône de la barre de navigation. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par cette variable ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les éléments (variables, rubriques) utilisés par la variable sélectionnée. A quoi sert le lien : Où est utilisée cette variable ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Questions diverses : A quoi servent les variables ? Quels sont les types de variables ? Comment utiliser une variable dans une formule ? Comment obtenir le cumul d'une variable ? Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Comment supprimer une variable ? Pourquoi certaines variables sont grisées ? EBP Paye V17 100 A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule ? Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? A quoi sert l'option "Saisissable dans un calendrier (en heures)" ? La liste des variables standards Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standards : Nom Type Description ACOMPTE A saisir Acompte ACQ A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. AGE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. AJUSTNAPMM1 A saisir Ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent ASSUJASS A saisir Assujettis à l’assurance chômage AUBRY1 A saisir Montant par salarié et par mois de l’aide Aubry 1. BASEMINI Formule Base minimum, c'est-à-dire SMIC ou salaire conventionnel. BASESMIC Formule Calcul de la base du SMIC. CHIFFRE A saisir Chiffre d'affaires du mois, en vue du calcul de la prime sur chiffre d’affaire. COEFAUBRY Const. Coefficient pour le calcul de l’allègement Aubry II des Hôtels, Cafés, Restaurants. CONTRAT A saisir Année du contrat de travail pour les apprentis et les contrats de qualification (1 pour 1ère année, 2 pour 2ème année, 3 pour 3ème année), en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. CYLINDRE A saisir Nombre de chevaux de la voiture, en vue du calcul des indemnités kilométriques. ECHELON A saisir Echelon du salarié à saisir FORFAIT A saisir Montant du forfait. GMP Formule Salaire charnière pour le calcul de la Garantie Minimale de Points (pour les cadres). HEUBONI Formule Nombre d’heures de bonification. HEUCOMP A saisir Nombre d’heures complémentaires. HEUNTRAV Formule Total des heures non travaillées. HEUREEL Formule Nombre d'heures réellement travaillées. HEUREF A saisir Nombre d’heures de référence de la société, indiqué dans les préférences du dossier HEURTAV A saisir Heures travaillées dans le mois. HEUSU A saisir Nombre d’heures supplémentaires bonifiées en repos. HEUSU10 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 10%. HEUSU100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100%. Menu Edition 101 HEUSU25 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25%. HEUSU50 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50%. HEUCOMPEXO A saisir Nombre d'heures complémentaires exonérées HEU25EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 25 % exo IR HEU50EXO A saisir Nombre d'heures supplémentaires à 50 % exo IR HJOUR Formule Nombre d’heures moyen par jour (pour les conversion de jours en heures). JOURABSENCE A saisir Nombre de jours d'absence du mois. JOURMOIS A saisir Nombre de jours travaillés par mois. JOUROUVR A saisir Nombre de jours ouvrables (ou ouvrés) par mois en vue du calcul des congés payés. KMS A saisir Nombre de kilomètres effectués dans le mois, en vue du calcul des indemnités kilométriques. MAXABT Const. Abattement maximum autorisé pour l’année (entreprises de bâtiment et de transport). MC A saisir Minimum conventionnel mensuel. MG A saisir Minimum garanti NAPNEGMM1 A saisir Net à payer du mois en cours et du mois précédent NBHEUSUP Formule Total des heures supplémentaires. NBPERS A saisir Nombre de personnes à charge, en vue du calcul de la saisie sur arrêt. NIVEAU A saisir Niveau du salarié. PANIERS A saisir Nombre de paniers repas. PIECE A saisir Nombre de pièce pour le calcul de l’avantage en nature logement. PLAFA Formule Calcul du plafond tranche A. PLAFASS Const. Montant du plafond tranche A. PLAFB Formule Calcul du plafond tranche B. PLAFBSS Const. Montant du plafond tranche B. PLAFC Formule Calcul du plafond tranche C. PLAFCSS Const. Montant du plafond tranche C. PLAFD Formule Calcul du plafond tranche D. PLAFDSS Const. Montant du plafond tranche D. PLAFT2 Const. Montant du plafond tranche 2 caisses de retraite. PLAFT2CR Formule Calcul du plafond tranche 2 caisses de retraite. POINT Const. Valeur du point, en vue du calcul des salaires au point. POSITION A saisir Position du salarié. POURCMALA A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de maladie. POURCSUSP A saisir Pourcentage de rémunération pris à la charge de l’employeur en cas de suspension du contrat de travail. PRIME A saisir Montant de la prime exceptionnelle. PRORATA A saisir Coefficient de proratisation de la paye, se calcule automatiquement en fonction de la période de paye du bulletin. RAPHOR Formule Proratisation des heures pour le calcul des allègements bas salaires. REDB Formule Plafond pour les allègements bas salaires. EBP Paye V17 102 REMTACHE A saisir Rémunéré à la tâche. REPOSACQMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs acquis dans le mois REPOSOLDE Formule Nombre de jours de repos compensateurs à prendre. REPOSPRISMOIS A saisir Nombre de jours de repos compensateurs pris dans le mois REV A saisir Revenu brut du 1er juin N-1 au 31 mai N (provision congé), en vue du calcul des congés payés. RTTADIV A saisir Nombre d’heures d’absences diverses en provenance du module Gestion des 35 heures RTTAM A saisir Nombre d’heures d’absences maladie en provenance du module Gestion des 35 heures RTTANP A saisir Nombre d’heures d’absences non payées en provenance du module Gestion des 35 heures RTTCONGESPRIS A saisir Nombre d’heures de congés payés pris en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHREF A saisir Nombre d’heures de référence en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS025 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 25 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS050 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 50 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTS100 A saisir Nombre d’heures supplémentaires à 100 % en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTR A saisir Nombre d’heures de travail retenues en provenance du module Gestion des 35 heures RTTHTT A saisir Nombre d’heures théoriques de travail en provenance du module Gestion des 35 heures RTTM A saisir Nombre d’heures d’absences maternité en provenance du module Gestion des 35 heures RTTP A saisir Nombre d’heures collectif (planning collectif) en provenance du module Gestion des 35 heures RTTPERIODE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) du mois en provenance du module Gestion des 35 heures RTTSOLDE A saisir Nombre d’heures de RTT (+ ou -) de l’exercice (solde global) en provenance du module Gestion des 35 heures SALBASANC A saisir Salaire de base avant le passage à 35 heures, en vue du calcul du complément différentiel de salaire. SALMOIS Formule Salaire du mois, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SALPLEIN Formule Salaire temps plein, en vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels. SMI120 Formule 120 % du SMIC mensuel. SMI120A Formule 120 % du SMIC mensuel du 1er janvier SMI130 Formule 130 % d’un SMIC de 169 heures, en vue du calcul des allègements bas salaire. SMI150 Formule 150 % du SMIC mensuel. SMI169 Formule Smic de 169 heures. SMIC Const. Smic horaire. SMIC1 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 16/06/98 et Menu Edition 103 le 30/06/99. SMIC130 Formule 130 % du SMIC mensuel. SMIC2 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/99 et le 30/06/00. SMIC3 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures entre le 01/07/00 et le 30/06/01. SMIC4 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/01. SMIC5 Const. Smic des entreprises passées à 35 heures à partir du 01/07/02. SMICA Const. SMIC horaire au 1er janvier, en vue du calcul des bases forfaitaires de cotisations des apprentis. SMIMEN Formule SMIC mensuel. SOUMISABT A saisir Soumis à l’abattement. TAUXHOR Formule Taux horaire. TICKETS A saisir Nombre de tickets restaurant du mois. TOTSAL A saisir Total des salaires du mois pour les salariés multi employeurs. La liste des variables spécifiques à la paye Hôtel, Restaurant, Café Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Hôtel, Restaurant, Café : Nom Type Description AVREPAS A saisir Nombre de repas pris. INDREP A saisir Nombre de repas non pris. MG A saisir Minimum garanti. POURB A saisir Pourboires. REPDE A saisir Nombre de repas à déduire. La liste des variables spécifiques à la paye du Spectacle Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Spectacle : Nom Type Description CACHET A saisir Prix d’un cachet. FORFJOUR A saisir Prix du forfait journalier. FORFSEM A saisir Prix du forfait hebdomadaire. MG A saisir Minimum garanti. NBCAC12 A saisir Nombre de cachets de 12 heures. NBCAC8 A saisir Nombre de cachets de 8 heures. NBJOURS A saisir Nombre de jours de forfait. EBP Paye V17 104 NBSEM39 A saisir Nombre de semaines à 39 heures. NBSEM47 A saisir Nombre de semaines à 47 heures. PLAFJAS Const. Plafond journalier artiste du spectacle (12 fois le plafond horaire). PLAFJOUR Const. Plafond journalier. PLAFSEM Const. Plafond hebdomadaire. SEM39 A saisir Prix du forfait de semaines à 39 heures. SEM47 A saisir Prix du forfait de semaines à 47 heures. La liste des variables spécifiques à la paye du Bâtiment Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie du Bâtiment : Nom Type Description ANCPROF A saisir Nombre de mois d’ancienneté dans la profession. ANCPROFAN Formule Nombre d’année d’ancienneté dans la profession. HEUABSCHOP A saisir Nombre d’heures d’absence pour chômage partiel. HEUABSFAMIL A saisir Nombre d’heures d’absence pour évènements familiaux. HEUABSINT A saisir Nombre d’heures d’absence pour intempéries. HEUABSJFERIE A saisir Nombre d’heures d’absence pour jours fériés. HEUABSMATER A saisir Nombre d’heures d’absence pour maternité. HEUABSMNP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie non professionnelle. HEUABSMP A saisir Nombre d’heures d’absence pour maladie professionnelle. HEUABSNAISS A saisir Nombre d’heures d’absence pour naissance ou adoption. HEUABSPREAV A saisir Nombre d’heures d’absence pour préavis. HEUABSSTAGE A saisir Nombre d’heures d’absence pour stage de formation professionnelle et stage d’apprentissage. HEUFAMIL A saisir Nombre d’heures pour évènements familiaux payées. HEUINDAT A saisir Nombre d’heures d’indemnités accident du travail. HEUINDINT A saisir Nombre d’heures d’indemnités intempéries. HEUINDMATER A saisir Nombre d’heures d’indemnités maternité. HEUINDMNP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie non professionnelle. HEUINDMP A saisir Nombre d’heures d’indemnités maladie professionnelle. HEUJFERIE A saisir Nombre d’heures pour jours fériés payées. HEUNAISS A saisir Nombre d’heures pour congés naissance et adoption payées. HEUPAYE Formule Nombre d’heures payées. HEUPREAV A saisir Nombre d’heures de préavis payées. HEUSTAGE A saisir Nombre d’heures de stage de formation professionnelle et formation d’apprentissage payées. INDKMS Const. Pris du kilomètre pour les indemnités kilométriques non soumises à cotisation. MG Const. Minimum garanti. NJOURDP A saisir Nombre de jours de grands déplacements. NKMS A saisir Nombre de kilomètres pour les indemnités kilométriques. Menu Edition 105 NREPAS A saisir Nombre de repas. TRAJET A saisir Indemnité de trajet. VKMS A saisir Prix du kilomètre pour les indemnités kilométriques soumises à cotisation. VREPAS A saisir Valeur du repas soumis à CSG/RDS. La liste des variables spécifiques à la paye Agricole Définition des variables de la fiche salarié. Définition des variables du calendrier. Définition des variables standard Définition des variables spécifiques à la paie Agricole : Nom Type Description ABATCOT A saisir Acompte AC13M A saisir Nombre de jours de congés acquis du 1er juin N-1 au 31 mai N, en vue du calcul des congés payés. APE A saisir Age de l’apprenti ou du contrat de qualification, en vue du calcul automatique du salaire ou de la base de cotisation. BRUIT A saisir Travail dans le bruit. CONDLOURD A saisir Conduite de véhicules lourds. CRCCA A saisir Cotise à la CRCCA. EMBAUC1 A saisir Exonération pour 1ère embauche. ETRANG A saisir Domicilié fiscalement à l’étranger. HANDICAP A saisir Handicap reconnu. LICENCI A saisir Licenciement dans les 12 mois précédant l’embauche. MANIPLOURDES A saisir Manipulation de charges lourdes. MANIPPROD A saisir Manipulation de produits chimiques / traitement. MEDEC6 A saisir Médecine du travail avant 6 mois. NUIT A saisir Travail de nuit. REMNATURE A saisir Rémunéré en nature. RTT A saisir Concerné par l’aide. RTTAPPLI A saisir Application de l’aide. TXAT A saisir Calcul du taux en fonction du code APE (0 ou 1). TXEXO A saisir N° d’exonération des occasionnels pour la déclaration MSA. TXRED A saisir Taux de la réduction des TO / TODE en pourcentage. TXREDDE A saisir Taux de la réduction des demandeurs d’emploi en pourcentage. TXREDOCC A saisir Taux de la réduction des travailleurs occasionnels en pourcentage. La liste cumuls systèmes Les cumuls systèmes ne peuvent être modifiées, leur formule n’est pas visible. Lorsque le nom de la variable n’est pas précédé du signe $, il s’agit du cumul du mois, lorsque le nom de la variable est précédé du signe $, il s’agit du cumul depuis le début de l’exercice. Par exemple, la variable SNETIMP correspond au net imposable du mois, et la variable $SNETIMP au cumul du net imposable depuis le début de l’exercice. Tous les cumuls commençant par TOT ne peuvent pas être précédé du $ car ce sont des cumuls EBP Paye V17 106 progressifs. Nom Description Variables Servant au calcul des congés payés CPLEGACQUIS Nombre de jours de CP légal que le salarié acquiert sur sa période de paye CPSUPACQUIS Nombre de jours de CP supplémentaires que le salarié acquiert chaque mois JOURPRIS Nombre de jours de congés pris sur la période du bulletin. CPACQUISN1 Nombre total des CP acquis au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) CPPRISN1 Valeur des CP pris sur les CP acquis. TOTCPLEGACQUISN1 Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPSUPACQUISN1 Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP N-1 TOTCPACQUISN1 Reprend le total des CP acquis à la clôture des CP. ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTCPPRISN1 Reprend le total des CP N-1 pris depuis la clôture des CP ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPRESTEN1 C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N-1 diminués des CP pris N-1 total ( - TOTCPPRISN) TOTCPLEGACQUISN Reprend le cumul des CP légaux Acquis sur l'exercice CP (CPLEGACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPSUPACQUISN Reprend le cumul des CP supplémentaires Acquis sur l'exercice CP (CPSUPACQUIS et les valeurs de reprises) TOTCPACQUISN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux et supplémentaires (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN) ( zone CP N légaux + suppl. Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPPRISN Valeur des CP pris par anticipation sur le mois, dans le cas ou le CP reste N-1 est à 0. TOTCPPRISN Reprend le cumul de CPPRISN. Lors de la clôture des congés, la valeur de cette variable passe en reprise dans la variable TOTCPPRISN1. ( zone CP N légaux + suppl. Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) Menu Edition 107 CPRESTE C'est la somme des CP restants sur N-1 et N. CPRESTEN C'est une donnée calculée, qui reprend le résultat des CP acquis légaux N diminués des CP pris total (TOTCPLEGACQUISN + TOTCPSUPACQUISN - TOTCPPRISN) CPANCACQUISN Indique le nombre de jour total de CP d'ancienneté acquis pour l'année. Cette valeur est fixe. ( zone CP Ancienneté Acquis dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCPRISN Reprend la valeur du CP ancienneté pris sur la période. TOTCPANCPRISN Reprend la valeur de CPANCPRISN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone CP ancienneté Pris total dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CPANCRESTEN C'est une donnée calculé, qui reprend CPANCACQUISN - TOTCPANCP CONGE Provision congés sur la période : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option « Participe à la base dixième CP » est cochée sur la période TOTCONGEN Provision congés cumulée sur l'exercice CP : somme de la variables CONGE CONGEN1 Provision congés cumulée sur l'exercice CP précédent pour le paiement des congés acquis. ( zone Base CP n-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) MTCPVERSEEN Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N» sur le bulletin en cours MTCPVERSEEN1 Montant des rubriques ayant la nature « Paiement des CP pris N- 1» sur le bulletin en cours TOTMTCPVERSEEN Reprend la valeur de MTCPVERSEEN cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) TOTMTCPVERSEEN1 Reprend la valeur de MTCPVERSEEN1 cumulée mois pas mois sur la période de l'exercice CP ( zone Total ind CP versées en N-1 dans l'onglet Congés/Heure de la fiche du salarié) CONGESACQUIS Nombre de jours de congés payés acquis. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par les variables TOTCPACQUISN EBP Paye V17 108 CONGESPRIS Nombre de jours de congés pris. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable JOURPRIS CONGESRESTE Nombre de jours restant à prendre. Cette variable n'est plus utilisé depuis les V13. Elle a été remplacé par la variable CPRESTN1 Variables concernant le DIF DIFACQUISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié acquiert sur sa période de paye DIFPRISPERIODE Nombre d'heures de DIF que le salarié prend sur sa période de paye DIFAPRENDRE Cumul le DIF que le salarié dispose à la clôture du DIF (cette valeur est plafonnée) TOTDIFN Reprend le total du DIF cumulé sur l'année en cours et que le salarié pourra disposer dès la clôture du DIF. TOTDIFPRIS Reprend le total du DIF que le salarié à pris sur l'année en cours. DIFRESTE C'est une donnée calculée qui reprend DIFAPRENDRE - TOTDIFPRIS Variables diverses SABT Montant de l’abattement. SABTBASE Base de calcul de l’abattement : somme de toutes les rubriques de brut dans lesquelles l’option Soumise à abattement est cochée. SAJUSTNAPM Ajustement du net à payer du mois en cours SAVN Somme des avantages en nature. SAVNABT Somme des avantages en nature soumis à abattement. SAVNIC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et soumis aux cotisations. SAVNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, imposables et non soumis aux cotisations SAVNNINC Somme des avantages en nature soumis à abattement, non imposables et non soumis aux cotisations SBASEABSCP Somme des rubriques de salaire brut cochées Participe au calcul de l'absence CP. SBAT1 à SBAT20 Cumuls de l’onglet Bâtiment (disponible en version BATIMENT). SBRUT Brut : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations. SBRUTABT Brut abattu : somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations après abattement. SBRUTFISC Somme des rubriques qui participent au calcul de la base brute fiscale Menu Edition 109 SCOTFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature "Réduction Fillon" SCOTMAJFILLON Somme des rubriques de cotisation qui ont la nature 'Majoration réduction Fillon" SCOTPAT Somme des cotisations patronales. SCOTSAL Somme des cotisations salariales. SCOTSALNI Somme des cotisations salariales non imposables. SCOTSSSAL Somme des cotisations salariales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS salariales" SCOTSSPAT Somme des cotisations patronales qui ont la propriété montant limite "Total cotisations SS patronales" SCOTHS Somme des rubriques de cotisations qui ont la case Part sal. participe au taux de réduction loi TEPA de cochés. SCSG Somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG. SCSGCOMP Somme des rubriques qui ont la propriété "Base alimente assiette CSG abattue". SCSGABT Base de la CSG et de la RDS : somme des rubriques de brut soumises à CSG, et des cotisations patronales soumises à CSG, et multipliée par 0,97. SCUMSSMSA Somme des montants patronaux des rubriques de cotisation qui ont été cochées Participe au cumul de charges exo TO/DE SFRP Somme des rubriques de brut et de net dans lesquelles une des options qui se trouve dans Frais professionnels est sélectionnée. (nature de rubrique dans les rubriques de salaires brut) SGAIN Somme de tous les gains. SGAINABT Somme des rubriques de brut soumises à abattement. SGAINIC Somme des gains et des retenues imposables et soumis à cotisations. SGAININC Somme des gains et des retenues imposables et non soumis à cotisations. SGAINNIC Somme des gains et des retenues non imposables et soumis à cotisations. SGAINNINC Somme des gains et des retenues non imposables et non soumis à cotisations. SNAPNEGM Net à payer négatif du mois en cours SNET Net à payer. SNETIMP Net imposable. SNETNIMP Net non imposable. SRET Retenues sur le net. EBP Paye V17 110 TA Tranche A de cotisations. TB Tranche B de cotisations. TC Tranche C de cotisations. TD Tranche D de cotisations. Variables de cumuls créées dans la cadre de la loi TEPA SCUMCOMPEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures complémentaires exonérées est sélectionné. SCUMHSEXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Heures supplémentaires exonérées est sélectionné. SCUMJREXO Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Exonération des heures et que le type Jours excédants forfait exonérés est sélectionné. SPEXC Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Prime et que le type Exceptionnelle Loi Pouvoir d'Achat (avant fin 06/08) est sélectionné. SRTTAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SRTT Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type RTT acquis depuis 01/08 est sélectionné. SFORFAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SFORF Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 est sélectionné. SCETAVT311207 Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis avant fin 12/07 est sélectionné. SCET Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type CET acquis depuis 01/08 est sélectionné. STCR Somme de toutes les rubriques de salaire brut dans lesquelles la nature de la rubrique est Rachat des jours de repos et que le type Repos compensateur acquis depuis 01/08 est sélectionné. Menu Edition 111 STAXPREV Somme des tous les montants patronaux des rubriques de cotisation qui sont cochées Participe à la taxe sur la Prévoyance. CUMRACHAT07 Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis avant fin décembre 2007. Soit le cumul des variables : SRTTAVT311207 / SFORFAVT311207 / SCETANT311207. CUMRACHAT Somme de toutes les variables de cumuls concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 et qui sont exonérés de charges. Soit le cumul des variables : SRTT / SFORF / STCR, le cumul SCET n'est pas repris car il n'est pas concerné par les exonérations. La liste des variables alimentées par le calendrier Définition des variables alimentées par le calendrier : JOURPRIS A saisir Nombre de jours de congés pris dans le mois. HEUABS A saisir Nombre d’heures d’absence. JOURMALADIE A saisir Nombre de jours d'absence maladie non professionnelle du mois. JOURMALPROF A saisir Jours Maladie professionnelle JOURMATERPATER A saisir Jours Maternité/Paternité HEUABSAT A saisir Nombre d’heures d’absence pour accident du travail. JOURTRAJET A saisir Nombre de Jours Accident de trajet JOURINVAL1 A saisir Nombre de Jours Invalidité première catégorie JOURINVAL2 A saisir Nombre de Jours Invalidité deuxième catégorie JOURTHERA A saisir Nombre de Jours Mi-temps thérapeutiques HEUABSINT A saisir Heures Chômage intempéries JOURMALDEMI A saisir Nombre de Jours Maladie à demi traitement (CNRACL) JOURCPNONREM A saisir Jours CP non rémunérés par employeur JOURSUSPENSION A saisir Nombre de jours de suspension du contrat de travail, alimenté par le calendrier. La liste des variables alimentées par la fiche du salarié Définition des variables alimentées par la fiche salarié : Nom Type Description ADULTES A saisir Nombre d’adultes à charge ANCIENNETE A saisir Ancienneté du salarié en mois, s’incrémente automatiquement chaque mois de 1 (à la clôture mensuelle). ENFANTS A saisir Nombre d’enfants à charge HEUMOIS A saisir Nombre d'heures travaillées par mois (nombre fixe pour les mensuels). MULTI A saisir Permet la proratisation des plafonds pour les salariés multi employeurs. (zone Employeur multiple dans la fiche salarié) SALBASE A saisir Salaire de base mensuel. SALHOR A saisir Salaire horaire. TAUXAT A saisir Taux accident du travail, repris automatiquement des EBP Paye V17 112 préférences et renseigné dans la fiche du salarié TEMPSPARTIEL A saisir En vue du calcul des plafonds régularisés des temps partiels, 1 est indiqué si vous sélectionnez « Temps partiel » dans la zone Caractéristique de l’activité de la fiche salarié. POINTBASE A saisir Base forfaitaire pour les salariés payés au point. POINTCOEF A saisir Coefficient hiérarchique du salarié La fiche Variable : Pourquoi certaines variables sont grisées ? Les variables qui sont grisées dans l'arborescence sont les variables qui sont protégées. Vous ne pouvez ni les supprimer ni les modifier. De plus elles ne sont pas consultables dans la saisie des variables du menu Gestion. Retour à la fiche Variable. Fiche Variable : A quoi servent les choix Traduction de la formule et Modification de la formule dans une variable de type Formule de calcul? Le choix Traduction de la formule permet d’afficher une description pour chaque élément de la formule afin d’en faciliter sa compréhension. Le choix Modification de la formule permet de modifier une formule déjà existante ou d'en insérer une nouvelle dans la zone de saisie du calcul de la rubrique. Retour à la fiche Variable. Pourquoi le type de certaines variables est grisé ? Le type de certaines variables n'est pas modifiable afin de protéger des éléments indispensables pour le traitement de la paye. Retour à la fiche Variable. La fiche salarié Création d'un salarié Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ? Barre de menu Edition + Salarié Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez alors les éléments de la fiche, en commençant par l'entête. Fiche salarié : Entête Matricule : cette saisie est obligatoire * En numérotation automatique (option à demander dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Options), un numéro vous est automatiquement proposé. En numérotation manuelle, saisissez le matricule du salarié sur 10 caractères maximum. Menu Edition 113 Titre, Prénom, Nom de naissance, Nom marital / Usage : ces zones sont obligatoires * Le nom d’Usage est accessible pour tous. S’il est renseigné, il sera repris pour les impressions. Code Emploi (PCS-ESE) : cette saisie est obligatoire * C’est le code de la catégorie socioprofessionnelle. Selon le cahier des charges DADS-U, ce champ doit obligatoirement être renseigné pour les établissements de 20 salariés et plus. Cependant pour simplifier et faciliter les échanges avec les émetteurs du fichier DADS-U, tous les partenaires DADS-U conseillent toutes les entreprises de moins de 20 salariés de valoriser cette rubrique. C’est pourquoi, ce champ est devenu obligatoire dans votre logiciel de paye. Attention !!! Le code INSEE a changé pour les déclarations de fin d’année 2003. Il faut vérifier pour chacun des salariés que le code INSEE soit bien renseigné, sinon l’icône apparaîtra dans la zone. Certains des anciens codes ont une équivalence avec les nouveaux codes, ils seront donc automatiquement changés lors de la récupération de dossier. Code Employeurs multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ouvrez la liste et sélectionnez un autre choix si votre salarié travaille pour plusieurs employeurs. Ce champ est lié à une variable de paye MULTI. Par défaut, cette dernière est à 0 pour un choix Unique ou Non connu et s’initialise à 1 pour un choix Multiple. Attention !!! Si vous sélectionnez cette option veuillez vérifier le calcul de votre plafond de sécurité sociale (variable PLAFA). En effet, il se calcule différemment dans le cas d’un emploi multiple., Code Emplois multiples : cette saisie est obligatoire * Le choix Unique est proposé par défaut. Ce champ concerne uniquement les salariés ayant des emplois multiples simultanées chez un même employeur au cours d’une même période d’activité. Référence contrat Dans la cas d'un multi-contrat vous devez renseigner une référence. En effet, dans le cadre de la génération du fichier DNA (option disponible à partir de la version PRO) il est nécessaire d'identifier le contrat auquel se rattachent les informations transmises pour le salarié. Photo : Un clic droit dans le cadre Photo vous permet d’insérer un fichier au format JPEG, BMP, TGA et PCX représentant la photo du salarié, de supprimer la photo, ou de connaître le nom de l'image et sa taille par l’option Informations. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Etat civil EBP Paye V17 114 Adresse, CP / Ville, Pays : ces zones sont obligatoires Par défaut le pays France est sélectionné. S’il est différent, il faut donc le spécifier. E-mail : Renseignez éventuellement l’adresse e-mail de votre salarié. Option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail"’ : Cette option permet de marquer le salarié comme souhaitant recevoir ses bulletins par e-mail. Elle ne peut-être cochée sans l’accord préalable du salarié. Téléphone, Personne à charge Ces éléments sont à titre d’informations Situation familiale : Le code situation familiale n’est pas un champ obligatoire mais conseillé. Numéro de sécurité sociale : cette saisie est obligatoire En fonction de la civilité, le numéro S.S. est initialisé à 1 ou 2 lors de l’enregistrement. Si vous validez une fiche salarié sans numéro de sécurité sociale, car non connu, ce champ sera, alors, complété par des 999999999999 Date de naissance, Commune de naissance, Département de naissance : ces zones sont obligatoires* Dans le département de naissance, si le salarié est né à l’étranger, il faudra alors sélectionner le code 99 Pays étranger Pays de naissance : cette saisie est obligatoire Si le département de naissance est différent de 99 Pays étranger cette zone est inaccessible et FR apparaît par défaut. Si 99 Pays étranger est sélectionné dans le département de naissance, cette zone sera alors dégrisée et il faudra sélectionner le pays au choix. Nationalité : cette saisie est obligatoire Par défaut la nationalité sélectionnée est FR-France. Si le salarié a une nationalité différente, il faut sélectionner le pays concerné. N° titre de séjour, N° de carte de séjour, Libellé, validité et délivré par : Ces zones doivent être renseignées pour les salariés étrangers pour l’édition du registre unique du personnel. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Options de bulletin Menu Edition 115 Salaire et Durée du travail Classement conventionnel Contrat de Travail et statut catégoriel Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Info. Paye : options de bulletin Payé au point : La zone Payé à l’heure sera grisée et dans la zone Salaire, Base forfaitaire s’affichera et c’est la variable POINBASE qui sera alimentée. Payé à l’heure : La zone Payé au point sera grisée et dans la zone Salaire, Salaire horaire s’affichera et c’est la variable SALHOR qui sera alimentée. Pourboire Cochez l’option si le salarié est rémunéré au pourboire. Base de cotisation forfaitaire : Vous devez cocher cette option si les cotisations de votre salarié sont calculés sur une base forfaitaire. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Vacataire et Hors effectifs : Ces zones sont à titre indicatif. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Salaire Salaire mensuel : Selon les cases cochées précédemment, vous saisissez le salaire mensuel (variable SALBASE, pour les salariés mensuels), le salaire horaire (variable SALHOR, pour les salariés payés à l’heure), ou la base forfaitaire (variable POINTBASE, pour les salariés payés au point).. Nombre de payes par mois : Pour les salariés ayant plusieurs payes (bulletins) par mois, indiquez le nombre de payes (entre 1 et 20) que vous souhaitez pouvoir générer sur le mois. Taux A.T. : EBP Paye V17 116 Sélectionnez dans la liste déroulante le taux AT du salarié. Ce choix est nécessaire pour la DADS et il est reporté dans la variable TAUXAT qui est utilisé dans certaines rubriques. Chaque taux proposé ici a été défini dans Dossier + Propriétés + Préférences, Onglet URSSAF. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Durée de travail mensuelle : Renseignez ici, la durée de travail mensuelle contractuelle du salarié. Durée de travail hebdomadaire : La durée hebdomadaire est calculée de façon automatique en fonction de la durée de travail mensuelle. (Durée mensuelle / 4.33333333) Ancienneté : (variable ANCIENNETE) : Le nombre de mois d’ancienneté du salarié doit être saisi manuellement en création. Il sera incrémenté à chaque clôture du mois et pourra servir dans le calcul de la prime d’ancienneté. Unité horaire : Vous devez sélectionner le code unité horaire dans lequel est exprimé la durée contractuelle du temps de travail du salarié et de l'entreprise. Horaire entreprise : Vous devez indiquer ici l'horaire usuel de l'entreprise. Périodicité de paiement : Vous devez indiquer la fréquence pour le paiement des salaires. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Il est obligatoire de déclarer l’ensemble des exonérations auxquelles a droit un salarié. Par exemple, Loi Fillon (allégement de cotisations), Temps partiel exo 30 %... Même si le salaire brut du salarié ne justifie pas d’exonération, le nom de l’aide à laquelle il pourrait avoir droit doit être déclaré dans les déclarations de fin d'année (DADS-U) (Option disponible à partir de la version PRO). Pour sélectionner la ou les exonérations, cliquez sur Modifier. Une liste s’affiche. Sélectionnez toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple, les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II ne doit plus apparaître et mettre à la Fillon. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Menu Edition 117 Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. A quoi sert le bouton Généraliser ? Si vous avez renseigné en cours d’année vos exonérations URSSAF vous avez la possibilité de les généraliser depuis le début de l’année. Exemple !!! CAS N°1 : Jamais renseigné : Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous ne l’avez jamais renseigné. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée et si vous souhaitez l’appliquer depuis le début de l’année. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°2 : Renseigné au cours de l’année Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE depuis le début de l’année. Vous êtes sur le mois de Décembre et vous l’avez renseigné en Février. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît, il vous indique qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible. CAS N°3 : Renseigné au cours de l’année et changé en fin d’année. Votre salarié doit avoir l’exonération 10 CIE de janvier à juin, en février vous avez renseigné le code 10. En juillet vous avez renseigné le code 13 et vous êtes sur le mois de décembre. Sélectionner l’option Généraliser et un message apparaît en vous indiquant qu’aucune exonération n’a été trouvée en janvier et si vous souhaitez appliquer l’exonération 10 sur janvier. Si vous répondez oui, l’exonération se généralisera et le bouton ne sera plus accessible Le code 13 ne sera pas généralisé car vous avez renseigné avant ce code, le code 10. Pourquoi le bouton généraliser est grisé ? Soit vous avez déjà appliqué cette option à votre salarié, soit vous avez toujours renseigné vos exonérations à votre salarié depuis le début de leur période d’activité. Si vous constatez un erreur, vous devrez la modifier manuellement dans votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) Retour à l'onglet Affectations Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Classement conventionnel Renseignez les champs concernés pour déterminer le classement de votre salarié. Si aucun champ n’est renseigné, dans votre fichier DADS-U, (option disponible à partir de la version PRO) la rubrique concernant le classement conventionnel sera alors renseignée avec Sans classement conventionnel. La zone Coef. Hiérarchique alimente une variable POINTCOEF accessible par la saisie des variables et pouvant être utilisée dans les rubriques de paye. En revanche, le Niveau, l’Indice, la Position et l’Echelon sont des zones alphanumériques qui n’alimentent pas de variable accessible par la saisie des variables. Ces données peuvent toutefois être imprimées sur les bulletins de salaire. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Info. Paye : Contrat de Travail et Statut catégoriel EBP Paye V17 118 Code population : ce champ est obligatoire* Le code population permet de définir la situation administrative générale du salarié ou de l'agent. Ce champ est très important pour la déclaration N4DS. Nature du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut indiquer ici la nature du contrat de travail signé avec le salarié. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Intitulé du contrat de travail : ce champ est obligatoire* Il faut préciser l'intitulé du contrat de travail. Si aucun intitulé ne correspond à votre salarié, vous devez sélectionner "Autres contrats". Date de fin de contrat prévue Si le contrat de travail est un Contrat à Durée Déterminée vous devez obligatoirement renseigner la date de fin de CDD. Au moment de la préparation du bulletin, un message d'avertissement s'affichera dès que la date de fin de CDD arrive à échéance. Modalité de l'activité : ce champ est obligatoire* Ce champ permet d'indiquer la spécificité du contrat de travail. Si le contrat de travail de votre salarié ne dispose pas de l'une des spécificités proposées alors sélectionner "salarié non concerné". Modalité de l'exercice : ce champ est obligatoire* Il convient de renseigner sur ce champ les modalités de l'exercice du travail. Cette information est nécessaire notamment pour calculer les droits à l'assurance chômage. Taux de travail à temps partiel : ce champ est obligatoire* C’est le rapport entre l’horaire du salarié et la durée collective du travail. Par exemple 80.00 pour un salarié à 80%. Ce champ doit être renseigné si la caractéristique du contrat de travail est Temps partiel. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Statut catégoriel : ces champs sont obligatoires* • IRC : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens du régime de retraite complémentaire • CCN : Choisissez le code du statut catégoriel de votre salarié au sens de la convention collective de votre entreprise Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Nature d’emploi : ce champ est obligatoire* La nature d'emploi est un champ de saisie libre. Qualification : Cette information est reprise pour l’impression de l’attestation Pôle emploi et l’impression des bulletins Menu Edition 119 Service : Le service peut servir à faire un tri dans la saisie des variables. Le service est un champ de saisie libre. Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Retour à l'onglet Info. Paye Fiche salarié : Onglet Affectations Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Caisse de rattachement Exonérations URSSAF Régimes Convention Collective Attention !!! Tous les champs possédant un point rouge sont des champs obligatoires pour enregistrer la fiche du salarié. En effet, ils sont nécessaires pour vos déclarations de fin d’année. Fiche salarié : Onglet Affectation : Caisse de rattachement Attention !!! Cette zone n’est accessible qu’après l’enregistrement de la fiche du salarié. Attention !!! Vous devez obligatoirement renseigner cette zone avant la création de votre premier bulletin. Si vous ne le faites pas tout de suite, lors de la péparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) une nouvelle situation sera créée. A quoi sert cette option ? Chaque salarié est affilié, lorsqu’il est embauché, à un régime complémentaire, spécial ou de congés payés BTP. Il est obligatoire de préciser ici, les caisses pour lesquelles il va cotiser. Ces caisses ou organismes sont créés dans la table Organisme Remarque !!! Si vous êtes une entreprise du bâtiment, chaque salarié doit obligatoirement être rattaché à une caisse de congés payés BTP et une seule. Le salarié ne relève d’aucun régime : L’option Pas de régime complémentaire est sélectionnée par défaut. EBP Paye V17 120 Le salarié relève au moins d’une caisse : Désactivez l’option Pas de régime complémentaire et cliquez sur le bouton Modifier puis sélectionnez le ou les organismes du salarié. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans la préparation de votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) et pour chaque situation. Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. Souvent le changement de caisse est lié à un changement dans l’activité du salarié (ici, le statut professionnel). Le déclencheur (et motif de début de nouvelle situation) est la modification de son Statut professionnel. Aucun organisme n’apparaît dans la liste ? Aller dans la table Organisme, et vérifier que le type de caisse est bien renseigné (caisse de conges payés BTP, Cnracl, IRC ou IRCANTEC) Retour Fiche salarié : Onglet Affectation : Régimes Chaque salarié relève d’un ou plusieurs régimes de base obligatoire (200 : régime général, 300 : régime agricole...) pour couvrir les risques maladie, accident du travail, vieillesse. Renseignez alors le Régime Base Obligatoire si tous les risques sont couverts par le même régime. En revanche si pour l’un des risques, l’affiliation est différente, il ne faut alors pas renseigner le Régime de base obligatoire mais renseigner les quatre autres risques (maladie, Accident du travail, vieillesse). Le ou les régimes sont à déclarer dans la DADS-U (option disponible à partir de la version PRO) pour chaque situation. Le changement de régime est déclencheur de situation DADS-U Retour Sélection d'un organisme Vous devez cocher dans cette fenêtre la ou les caisses de retraite auxquels le salarié cotise. Pour les dossiers crées avec un type bâtiment, vous devez également affecter la caisse du Menu Edition 121 bâtiment dont dépend le salarié. Comment faire quand je n'ai pas mes organismes ou rien dans cette fenêtre ? Vous devez aller paramétrer la fiche de vos différents organismes. Pour cela : • allez dans le menu Edition + Organisme, • ouvrez le dossier Autres • sélectionnez votre organisme et indiquez le code de la caisse. • enregistrez la modification. Fiche salarié : Onglet Affectation : Convention Collective La convention collective est par défaut celle des préférences du dossier. Le champ IDCC est le code IDCC (Identifiant Des Conventions Collectives) demandé pour dans le fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO). Un champ Libellé pour impressions correspond au libellé qui est repris pour les éditions. Pour les salariés déjà présents avant la mise à jour de votre dossier, le libellé antérieurement saisi est repris ici ou réinitialisé avec le libellé des préférences du dossier si vous avez modifié vos préférences. Pour un nouveau salarié, Le code IDCC et le libellé sont repris à partir des préférences du dossier. Pour chacun de vos salariés, vous pouvez modifier le code IDCC et le libellé. Retour Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie Dans cet onglet plusieurs zones apparaissent : Gestion des Entrées / Sorties Gestion des situations Gestion du Solde de tout compte Fiche salarié : Onglet Entrée / Sortie : Gestion du Solde de Tout Compte Vous avez la possibilité, afin de créer votre attestation Pôle emploi ou pour la future génération du fichier DNA (Option disponible à partir de la version PRO), de typer le dernier bulletin de vos salariés solde de tout compte (STC). Dans la zone Changements de Situation, STC apparaît devant la date de début et de fin du bulletin. Comment créer un solde de tout compte ? Vous devez sélectionner le bulletin que vous souhaitez typer "Solde de Tout Compte" en vous positionnant sur la période de Début ou de Fin puis : • Cliquez sur le bouton Créer un STC • Complétez les informations dans la fenêtre Informations sur le Solde de Tout Compte Vous pouvez également Modifier ou Supprimer un STC en le sélectionnant dans la liste. EBP Paye V17 122 Remarque !!! Vous pouvez également créer votre STC sur le bulletin en cours Retour à l'onglet Entrée / Sortie Fiche salarié : Onglet chômage Assujettissement assurance chômage : Il faut sélectionner le code assujettissement de l'activité du salarié afin d'identifier s'il est assujetti à l'assurance chômage ou non. Exonération assurance chômage : Renseigner ici si votre activité est exonérée de cotisation à l'assurance chômage sur la part patronal ou salarié ou si vous n'êtes pas concerné par cette exonération. Assujettissement à l'AGS : Renseigner ici si votre activité est assujettie à titre obligatoire à l'AGS ou non. Contrat aidé au sens Pôle emploi : Renseignez, si vous avez signé ou non un contrat aidé avec votre assurance Chômage. Il existe 3 aides qui sont les suivantes : • Contrat jeune en entreprise • Aide dégressive à l'employeur (ADE) • Soutien à l'emploi des jeunes diplômés dans les DOM et à Saint-Pierre-et- Miquelon. Date de signature de la convention et la référence de la convention : Vous devez renseigner la date de signature avec le pôle emploi du contrat aidé et la référence de la convention. Fiche salarié : Onglet Congés / DIF Les congés Indiquez les différents éléments de congés liés au salarié : • Son droit aux congés payés par mois. Il faut y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés supplémentaires par mois. Si votre salarié a des congés Menu Edition 123 supplémentaires, vous devez y indiquer le nombre de jours acquis chaque mois par le salarié. Par défaut, c'est le nombre de jours indiqué dans les préférences du dossier qui est reporté. Vous pouvez le modifier manuellement pour chaque salarié. • Son droit aux congés ancienneté pour l’année. Si votre salarié acquiert des congés d'ancienneté, vous devez y indiquer le nombre de jour qui s'incrèmentera chaque année sur le premier mois de l'exercice des congés. Le bouton Reprise CP vous permet de reprendre l'intériorité des congés payés de votre salarié si vous créez votre dossier en cours d'exercice. Le DIF Cochez l’option Acquisition au DIF, si votre salarié en est bénéficiaire. Le nombre d'heure qui apparaît est celui qui est renseigné dans l'onglet Congés/DIF des préférences de votre dossier. Vous avez la possibilité de modifier ce nombre d'heure. Par exemple dans le cas de travail à temps partiel, indiquez lui son droit annuel proratisé. Remarque !!! Vous pouvez décocher l'option si vous souhaitez que le DIF ne se cumule plus lors de la clôture mensuelle. Le bouton Reprise DIF vous permet de mettre à jours le DIF de votre salarié. Remarque !!! Vous devez renseigner un mois de clôture du DIF dans les préférences de votre dossier (ce dernier permet de mettre à jour le droit annuel du DIF de vos salarié lors de la clôture mensuelle) Fiche salarié : Onglet Prévoyance/Assurance Qu’est-ce qu’une prévoyance ? Dans le cadre collectif des entreprises, les institutions de prévoyance apportent aux salariés des couvertures complémentaires liées à la personne humaine. Il s’agit des garanties de prévoyance (décès, invalidité, incapacité, ...) et de complémentaire santé (frais de soins de santé). La quasi totalité des institutions de prévoyance, sont adhérentes au CTIP (Centre Technique des Institutions de Prévoyance). Pourquoi renseigner l'onglet prévoyance/Assurance de votre salarié ? Les caisses de prévoyance et d'assurance ont besoin de connaître tous les événements (S45.G05.05) liés à un contrat. Il nous est impossible de déterminer d'après les bulletins les événements qui ont lieu sur le contrat. Par conséquent il est indispensable que vous indiquiez manuellement dans cet onglet les différents événements que le salarié a eu. Remarques !!! Pour la DADS-U, il faut déclarer la prévoyance dans les structures commençant par S45. Elles sont présentes par salarié et par période d’activité et uniquement si le salarié relève d’un régime de prévoyance. EBP Paye V17 124 Explication de l'onglet prévoyance/assurance : • Affilier à un contrat : Le bouton Affilier à un contrat sert à rattacher votre salarié aux différents contrats. • Supprimer une affiliation : Le bouton Supprimer une affiliation sert à retirer complètement un contrat auquel le salarié est rattaché. Important !!! Si vous supprimez une affiliation vous n'avez pas d'autre solution que de tout remettre manuellement. • Modifier les périodes : Le bouton modifier les périodes permet de changer les périodes de cotisation. Ces périodes sont automatiquement détectées en fonction de vos bulletins. Pour avoir plus d'informations sur la boîte Modifier les périodes, cliquez ici. • Contrat : Dans la zone contrat, vous n'avez que les contrats auxquels le salarié a été rattachés. • Ajouter : Le bouton ajouter permet d'ajouter un événement sur le contrat qui est sélectionné. Il n'est pas possible d'ajouter un nouveau contrat par ce bouton. Si vous souhaitez ajouter un contrat supplémentaire à votre salarié, vous devez passer par le bouton Affilier à un contrat. • Modifier : Le bouton modifier permet de modifier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Dupliquer : Le bouton Dupliquer permet de copier un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. • Supprimer : Le bouton Supprimer permet de supprimer un événement lié au contrat. Seuls les événements en noir peuvent être modifiés. Il n'est pas possible de supprimer un contrat dans sa totalité par ce bouton, si vous souhaitez supprimer un contrat dans sa totalité vous devez passer par le bouton Supprimer une affiliation. Comment sont générées les périodes de cotisation ? Dès que la salarié est affilié un à un contrat, et que ce dernier a dans son bulletin une ou plusieurs rubriques de cotisation rattachées à ce même contrat, une période de cotisation est créée. Combien de contrats peut-on gérer en même temps ? Le nombre de contrats par salarié n'est plus limité. Fiche salarié : Onglet Prévoyance, événement du contrat de prévoyance La prévoyance a besoin de connaître tous les événements liés à un contrat. Pour indiquer les événements qui sont intervenus tout au long du contrat vous devez indiquer dans cette boîte les informations concernant le changement dans le contrat. • Contrat Si vous faites une affiliation à un contrat vous devez indiquer à quel contrat votre salarié est affilié. Si vous ajouter un événement sur le contrat de prévoyance la zone est grisée. L'ajout d'un événement se fait obligatoirement sur le contrat de prévoyance qui est sélectionné. • A partir de Vous devez indiquer à partir de quelle date a lieu le motif de changement du contrat de prévoyance. • Le motif de changement du contrat Vous devez indiquer le motif du changement du contrat. • Code option Il s'agit des codes options définis dans le contrat, que le salarié peut choisir individuellement. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Menu Edition 125 • Code population Il s'agit du code population défini dans le contrat, auquel le salarié est rattaché. Les valeurs de code sont fournies par l'institution de prévoyance ou la mutuelle, et sont à renseigner sur sa demande. Fiche salarié : Onglet Complément Niveau d’études Sélectionnez ici le niveau d’étude de votre salarié. Lieu de travail à l'étranger Ce champ permet de préciser si le lieu de travail du salarié est situé en zone frontalière ou à l'étranger. Remarque !!! Cette option permet uniquement de renseigner une rubrique dans votre fichier DADS-U disponible à partir de la version PRO. Rémunération sur plusieurs établissements Cette zone doit être renseignée pour une entreprise soumise à la taxe sur les salaires, et dans le cas où le salarié travaillerait pour plusieurs établissements de l’entreprise : il faut préciser pour l’établissement en cours (dossier ouvert) s’il est Agglomérant ; c’est-à-dire si c’est cet établissement qui détermine la taxe sur les salaires pour l’ensemble des rémunérations perçues par le salarié. Dans ce cas la zone est renseignée à A pour le salarié. Si l’établissement agglomérant est un autre établissement que celui en cours, alors il faut renseigner la zone avec la lettre P + NIC de l’établissement agglomérant. Lieu de travail autre que l’établissement Indiquez ici l’adresse du lieu géographique de travail de votre salarié si elle est différente du lieu d’affectation. La raison sociale, l’adresse, CP, ville et SIRET sont des informations obligatoires pour la DADS. Salarié travaillant pour une entreprise étrangère Vous devez préciser le statut du salarié s'il travaille pour le compte d'une entreprise étrangère en sélectionnant un des choix de la liste. Elections prud’homales Les élections prud’homales ont lieu tous les 5 ans. Pour la procédure de constitution des listes électorales (C. trav., art. L. 513-3), la déclaration prud’homale ne prendra plus la forme d’une déclaration spécifique faite par l’employeur. Elle sera intégrée dans la DADS. Aussi, il faut dès maintenant renseigner les informations nécessaires au niveau de la fiche salarié. (Collège, Section) La zone Droit de contrat de travail doit obligatoirement être renseignée pour valider la fiche de votre salarié. Dans le secteur public, la zone Droit de contrat de travail doit être renseignée 02 - Pas de contrat de travail de droit privé, puis renseigner la Situation administrative du salarié. EBP Paye V17 126 Fiche salarié : Onglet Règlement Cet onglet permet de saisir les informations nécessaires au règlement du salarié, et le compte comptable. Le mode de règlement choisi vous permettra d’éditer une lettre-chèque par Impressions + Lettres chèque (disponible à partir de la version PRO), ou d’effectuer un virement sur disquette par Gestion + Virements + Des salaires (saisie du RIB obligatoire, le numéro d’IBAN sert uniquement pour des communications avec des banques étrangères). Le logiciel vous propose le numéro de compte 421 (Rémunérations dues) qui regroupera l'ensemble des salaires nets. Cliquez sur l'icône pour consulter le Plan Comptable Général. Fiche salarié : Onglet Commentaires Saisissez ici les commentaires concernant votre salarié. Cette zone est reprise lors de l’impression du bulletin du salarié. Fiche salarié : Les Champs personnalisés La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Champs personnalisés Fiche salarié Onglet Champs personnalisés Généralités : La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières. Ils pourront être édités sur les bulletins de paye. Important !!! L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés. Comment créer un champ personnalisé ? • Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ. • Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter. • Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère. Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui. De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette Menu Edition 127 zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ. Fiche salarié : Onglet DUCS Cet onglet affiche la liste des codes de personnel du profil rattaché au salarié. Il permet également de rajouter d'autres codes (URSSAF ou Pôle emploi) pour des rubriques de cotisations ajoutées dans le bulletin du salarié. L’ajout des codes personnels doit être effectué avant de lancer le calcul du bulletin pour que les montants soient correctement calculés. Ce paramétrage peut être réalisé également à partir des profils : voir la DUCS. Fiche salarié : Bouton Modifier Exonérations URSSAF Sélectionnez dans cette liste toutes les exonérations du salarié pour la période en cours. Par exemple !!! Les salariés bénéficiaient de la Loi Aubry II jusqu’au 01/07/2003. Puis à partir des bulletins de juillet 2003, Aubry II était détachée et Fillon était sélectionnée. Dans le dossier de paye, il faut de la même manière sélectionner les exonérations à partir du mois où elles doivent être prises en compte. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les exonérations correspondantes. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectations : Exonérations URSSAF Caisses de rattachement Sélectionnez dans cette liste toutes les caisses de rattachement de votre salarié pour la période en cours. Exemple !!! Pour un salarié cadre Un salarié Cadre relève d’une caisse ARRCO et d’une caisse AGIRC. Ces organismes devront être déclarés dans chaque situation DADS-U (S41.G01.01) Cela signifie que le changement de caisse en cours d’année est un DECLENCHEUR et génèrera une nouvelle situation. Exemple !!! Pour un salarié non-cadre qui devient cadre Un salarié est embauché au 01/01/2005 en Non Cadre. Il est affilié à une caisse ARRCO. Au 01/06/2005, ce salarié passe Cadre et donc est affilié en plus à une caisse AGIRC. Deux situations sont à déclarer : - Pour la première situation, seule la caisse ARRCO sera déclarée. - Pour la deuxième situation, les deux caisses ARRCO et AGIRC seront déclarées. C’est cette sélection qui permettra de déclarer par situation les caisses de rattachement de votre salarié. Pour valider votre sélection, cliquez sur valider. Retour Onglet Affectation : Caisse de rattachement Comment supprimer une fiche salarié ? EBP Paye V17 128 Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis sélectionnez « Masquer les salariés sortis » La DUE La Déclaration Unique d'Embauche La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un salarié. Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter votre DUE. Comment y accéder ? Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié Remarque !!! Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée. Comment paramétrer les différentes données ? Avant de lancer cette option, vous devez renseigner : • les coordonnées de votre dossier • les informations légales d'identification • les informations concernant le service de santé au travail Attention !!! Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner cette dernière dans les coordonnées de votre dossier. Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ? Menu Edition 129 • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Q'est-ce que la DUE régime général ? La déclaration unique d'embauche (DUE) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Qui doit déclarer ? Tous les employeurs, à l'exception des particuliers, quels que soient le secteur d'activité, les conditions d'exercice de la profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime général de la Sécurité Sociale. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche, notamment pour la DPAE. Que déclarer ? La DUE regroupe les 7 formalités suivantes : 􀂃 la déclaration préalable à l'embauche, 􀂃 la déclaration d'une première embauche dans un établissement, 􀂃 la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale, 􀂃 la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage, 􀂃 la demande d'adhésion à un service de santé au travail, 􀂃 la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, 􀂃 la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS). Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE peut être effectuée dans votre logiciel, soit sur papier soit directement par Internet, en passant par la fiche du salarié. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE qui aura pour effet : 􀂃 de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, 􀂃 de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, 􀂃 de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE Régime général : • Etape 2 : Choix DUE Papier ou Internet • Etape 3 : Internet : Lien sur le site Internet EBP Paye V17 130 • Etape 3 : Papier : Situation du salarié • Etape 4 : Papier : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise • Etape 10 : Demande d'immatriculation • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : régime général Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE régime général ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Renseignements sur l'entreprise Etape 10 : Demande d'immatriculation Etape 11 : Edition Qu'est-ce que la DUE MSA ? La déclaration unique d'embauche pour les salariés agricoles (DUE MSA) permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié, dont la déclaration préalable à l'embauche (DPE). Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Qui doit déclarer ? Tous les employeurs relevant du régime de protection sociale agricole, à l'exception de ceux qui utilisent le titre emploi simplifié agricole (TESA), pour toute embauche d'un salarié relevant du régime de protection sociale agricole. Quand ? Avant la prise de fonction effective ou la période d'essai du salarié et au plus tôt 8 jours avant l'embauche. Que déclarer ? La DUE MSA regroupe les formalités suivantes : 􀂃 la déclaration préalable à l'embauche (DPE), 􀂃 la déclaration d’embauche, 􀂃 la demande d'immatriculation d'un salarié au régime de protection sociale agricole, 􀂃 la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire, 􀂃 la demande d’affiliation des salariés auprès des institutions de retraite complémentaire obligatoire pour les entreprises adhérentes à la CAMARCA et à la CRCCA, 􀂃 la demande de bénéfice de taux réduits pour l'emploi d'un travailleur occasionnel ou Menu Edition 131 demandeur d'emploi, 􀂃 la demande de bénéfice de certaines mesures pour l’emploi, détaillées dans la notice explicative (à demander à votre MSA) Auprès de qui ? La DUE MSA doit être transmise à la caisse MSA dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE MSA peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Conséquences d'une déclaration incorrecte Une attention toute particulière doit être apportée au remplissage du formulaire. Une information incorrecte entraînera un retard dans le traitement de la DUE MSA qui aura pour effet : 􀂃 de pénaliser le salarié dans ses droits sociaux, 􀂃 de pénaliser l'employeur dans ses droits à exonération, 􀂃 de rendre l'employeur passible de sanctions. Suivi des étapes de la DUE MSA : • Etape 2 : Type de la déclaration • Etape 3 : Situation du salarié • Etape 4 : Date et Heure d'embauche • Etape 5 : Contrat de travail • Etape 6 : Eléments sur l'emploi • Etape 7 : Rémunération • Etape 8 : Durée du travail • Etape 9 : Conditions de travail • Etape 10 : Service de santé au travail • Etape 11 : Pièce à joindre • Etape 11 : Edition Les étapes DUE : Régime MSA Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE MSA ? Etape 2 : Type de la déclaration Etape 3 : Situation du salarié Etape 4 : Date et Heure d'embauche Etape 5 : Contrat de travail Etape 6 : Eléments sur l'emploi Etape 7 : Rémunération Etape 8 : Durée du travail Etape 9 : Conditions de travail Etape 10 : Service de santé au travail Etape 11 : Pièce à joindre Etape 11 : Edition Attention !!! Cette option est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO Qu'est-ce que la DUE Salarié intérimaire ? EBP Paye V17 132 La déclaration unique d'embauche pour un salarié intérimaire permet d'effectuer, en une seule fois, plusieurs formalités obligatoires liées à l'embauche d'un salarié. Votre logiciel vous permet d’imprimer cette Déclaration spécifique, cependant ce formulaire est disponible auprès de votre U.R.S.S.A.F. Attention !!! Cette option est uniquement disponible si vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier Pourquoi cette déclaration particulière ? Cette déclaration permet aux Entreprises de Travail Temporaire recrutant un salarié intérimaire de réaliser les seules formalités les concernant et de tenir compte des spécificités liées à l’embauche de personnels intérimaires. Que déclarer ? La DUE regroupe en une formalité les 5 obligations suivantes : - La déclaration préalable à l'embauche, - La demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la sécurité sociale, - La demande d'adhésion à un service de santé au travail, - La déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale d’embauche obligatoire, - La liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle de données sociales (DADS Auprès de qui ? La DUE doit être transmise à l'URSSAF dont relève l'établissement concerné par l'embauche. Comment ? La DUE E.T.T. peut être effectuée dans votre logiciel sur support papier. Suivi des étapes de la DUE E.T.T : • Etape 2 : Type de déclaration • Etape 3 : Date et Heure d'embauche • Etape 4 : Edition Les étapes DUE : Salarié Intérimaire Etape 1 : Qu'est-ce que la DUE Salarié Intérimaire Etape 2 : Type de déclaration Etape 3 : Date et Heure d'embauche Etape 4 : Edition DUE : Type de déclaration Choisissez le type de Déclaration que vous souhaitez réaliser pour votre salarié. • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) Menu Edition 133 Attention !!! Cette fenêtre ne s’affiche qu’à partir du moment ou vous avez coché l’option Entreprise de travail temporaire dans les préférences de votre dossier ou que vous êtes une société de type Agricole. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Choix du support Indiquez ici le type de support que vous souhaitez utiliser pour envoyer votre déclaration, soit sur papier, soit directement par Internet. Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Si vous choisissez de déclarer votre DUE par Internet, vous arriverez directement à l’étape Internet : Lien sur le site Internet. Sinon, complétez les informations demandées dans les différentes étapes. DUE : Accès au site Internet Si vous souhaitez que les informations de votre société ainsi que de votre salarié se préremplissent dans le formulaire, vous devez décocher l’option « Utiliser le navigateur Internet par défaut et ne pas tenter de pré-remplir le formulaire ». Cliquez ensuite sur Terminer pour accéder directement à votre DUE pré-remplie. Vous pouvez accéder directement au site de l’URSSAF sur la DUE en sélectionnant le lien Internet proposé (Attention, dans ce cas, le formulaire ne sera pas pré-rempli). Attention !!! L’option Internet est uniquement disponible pour la DUE Régime général. Remarque !!! Sous le sytème d'exploitation Windows Vista, votre DUE ne pourra pas être pré-remplie. En effet, cela est dû aux contraintes de sécurités imposées par ce système d'exploitation. DUE : Situation du salarié Sélectionnez ici la situation que votre salarié avait avant son arrivée dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Situation du salarié MSA Vous pouvez cocher l’une de ces deux cases si votre activité professionnelle est une activité de culture, élevage, dressage, pisciculture ou toute autre activité visée à l’article L.7222-1 1° et 4° du code rural et si le salarié que vous embauchez pour réaliser cette activité est : • un salarié, que vous occupez pour une durée de maximum de 132 jours de travail EBP Paye V17 134 effectif, consécutif ou non par année civile, sous contrat à durée déterminée. (sauf dérogations) • un demandeur d’emploi, inscrit à l’ANPE depuis au moins 4 mois ou depuis au moins 1 mois s’il s’agit d’une inscription consécutive à un licenciement (justificatif à joindre) Remarque !!! La durée maximum d’application des taux réduits est de 100 jours ouvrés par année civile, par salarié et par employeur. Pour bénéficier de la mesure, la demande doit intervenir au plus tard, dans les instants qui précédent l’embauche (délais de la DPE). Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Date et heures d'embauche Renseignez ici la date et l’heure prévisible d’arrivée de votre salarié dans votre établissement. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Contrat de travail DUE régime général : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez le type de contrat de votre salarié. Si le contrat est à Durée Déterminée, renseignez la date de fin du contrat. Si votre type de contrat est particulier (exemple : Contrat de vendange, contrat d’apprentissage&ldots;) veuillez le préciser. Vous devez impérativement joindre le justificatif, visé par l’administration compétente (volet spécifique ou photocopie du contrat). Ce justificatif est indispensable pour vous permettre de bénéficier d’une exonération de cotisations (à l’exception de certains contrats) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Menu Edition 135 DUE : Eléments sur l'emploi (MSA) Cochez l’option si votre salarié est cadre ou assimilé. Dans ce cas préciser s’il est déclaré ou non à la CRCCA (Caisse de Retraite Complémentaire des cadres de l’Agriculture) • Déclaré dans la catégorie art. 4 ou 4 bis : ce sont les cadres de plein droit du fait de leur fonction et de leur classification (ex : cadre dirigeant, ingénieur&ldots;) • Déclaré dans la catégorie art. 36 : il s’agit des agents de maîtrise et techniciens reconnus cadres par leur employeur (ex : chef d’équipe&ldots;) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Rémunération DUE régime général : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) : Renseignez les éléments sur la rémunération du salarié en saisissant le salaire brut mensuel de votre salarié. Précisez également si votre salarié est rémunéré exclusivement en nature ou s’il est domicilié fiscalement à l’étranger (dans ces cas, cochez les cases concernées) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Durée du travail Renseignez la durée du travail du salarié qui a été portée au contrat de travail. Sélectionnez dans la liste déroulante la périodicité et saisir la durée de travail. Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Conditions de travail Ces renseignements permettent de déterminer si votre salarié devra effectuer des travaux soumis à certaines exigences ou sera soumis de façon habituelle à des risques spéciaux EBP Paye V17 136 Renseignez les conditions de travail à l’embauche en sélectionnant les choix proposés. Si le salarié doit être soumis à un autre risque non listé, veuillez indiquer ce risque dans Autre risque (ex : travaux en hauteur, travaux comportant des gestes répétitifs à cadence élevée&ldots;) Remarque !!! Le médecin du travail peut vous aider à préciser les risques de votre salarié en fonction de l’emploi. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Service de santé au travail Cochez la case si le salarié : • a été examiné par un médecin du travail pour un emploi identique dans les 6 mois précédant l’embauche ; • a un handicap reconnu (soit par la COTOREP, soit à la suite d’un accident de travail ayant entraîné une incapacité permanente partiel (IPP) d’au moins 10%) ; • est un saisonnier recruté pour une durée égale ou supérieur à 45 jours (un emploi saisonnier : il s’agit de travaux qui sont normalement appelés à se répéter chaque année, à date à peu près fixe, en fonction du rythme des saisons) Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Pièces à joindre Cette étape vous permet de visualiser les pièces à joindre à votre déclaration. Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Attention !!! Cette fenêtre est uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) DUE : Demande d'immatriculation Menu Edition 137 Si le salarié n’est pas en mesure de fournir son numéro de sécurité, vous devez compléter ce cadre. Vous êtes tenu de déclarer dans les 8 jours qui suivent la date d’embauche, tout salarié non immatriculé au régime général de la sécurité sociale. Attention !!! Cette demande d’immatriculation apparaît à partir du moment ou vous n’avez pas renseigné le n° de sécurité sociale dans la fiche du salarié. Seuls les salariés ne possédant ce numéro d’immatriculation doivent faire l’objet d’une demande. Dans le cas ou vous avez oublié de le noter dans sa fiche, veuillez retourner dans la fiche du salarié puis le saisir dans l’onglet Etat civil. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Eléments sur l'emploi Renseignez les éléments décrivant l’emploi que votre salarié va occuper. Sélectionnez dans la liste proposée la nature de l’emploi et la qualification de votre salarié et renseignez la Durée en jour(s) de la période d’essai. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Renseignements sur l'entreprise Effectif de l’établissement Saisissez l’effectif de votre établissement avant l’embauche de ce salarié. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de votre établissement uniquement dans cette zone. Première embauche Si votre salarié est le premier embauché dans votre établissement, vous devez renseigner l’effectif complet de l’entreprise avant l’embauche. Attention !!! Si vous êtes un établissement dépendant juridiquement d’une entreprise, vous devez indiquer l’effectif de l’entreprise, sinon, laissez cette zone à 0. Liste des étapes pour la DUE régime Général DUE : Edition Editez votre Déclaration Unique d’Embauche en sélectionnant Terminer. Remarque !!! EBP Paye V17 138 Si vous souhaitez réaliser un aperçu écran avant d’imprimer votre DUE, cochez l’option «Ouvrir un aperçu à l’écran au lieu d’imprimer ». Liste des étapes pour la DUE régime Général Liste des étapes pour la DUE Salarié Intérimaire Liste des étapes pour la DUE MSA (Option disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) Eléments de la fiche Salarié Fiche salarié : Onglet Bulletin Cet onglet vous permet de contrôler, modifier, calculer, imprimer et envoyer par e-mail le bulletin de votre salarié. Pour réaliser un bulletin, vous devez : • Saisir les congés, à partir de l’onglet Congés/Heures, ou dans Gestion + Saisie des congés/heures. • Saisir les variables directement dans le bulletin, ou à partir du bouton Variables ou dans Gestion + Saisie des variables. • Lancer la préparation du bulletin à partir du bouton Préparer ou dans Gestion + Préparation des bulletins. • Lancer le calcul du bulletin, à partir du bouton Calculer ou dans Gestion + Calcul de la paye. • Imprimer le bulletin à partir du bouton Imprimer ou dans Impressions + Bulletins Ces opérations, sauf la saisie des congés, peuvent être réalisées directement dans l’onglet bulletin, ou d’une manière globale pour tous les salariés dans le menu Gestion ou Impressions. Le bulletin est composé de lignes. Chaque ligne correspond à une rubrique. Les rubriques sont regroupées dans des profils. Chaque salarié doit être associé à un profil pour que le logiciel calcule le bulletin. Vous devez auparavant vous assurer que les variables, rubriques et profils sont correctement paramétrés. Si vous avez un doute sur le résultat d'une rubrique, consultez le justificatif des calculs de la rubrique par le lien Expliquer la rubrique en ayant sélectionné au préalable la rubrique. Les zones vertes dans le bulletin sont des zones de saisie. Explication des options du bulletin : Période de paye : Le logiciel propose automatiquement le premier et dernier jour du mois en cours, sauf si le salarié est entré en cours de mois. Vous pouvez cependant la modifier. Date de paye : Le logiciel propose automatiquement la date du dernier jour du mois courant. Vous avez la possibilité de saisir une autre date de paye directement, ou de généraliser une date à l’ensemble des salariés, par Gestion + Date de la paye. Profil : Indispensable ! ! Sélectionnez ici le profil à associer au salarié. Les rubriques du profil sont automatiquement intégrées, et le bulletin calculé. Menu Edition 139 Régularisation : Le type de régularisation défini dans les préférences de votre dossier est proposé par défaut, vous pouvez bien entendu sélectionner une autre fréquence de régularisation pour le salarié. Pour un salarié Multi-bulletins, vous pouvez demander une régularisation bulletin par bulletin. Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant les rubriques : 􀂃 Ajouter permet d’ajouter une rubrique au bulletin. Cliquez sur le bouton et cochez la ou les rubriques à ajouter. Une zone de recherche est disponible afin d'atteindre plus facilement la rubrique désirée. 􀂃 Retirer permet de retirer une rubrique du bulletin. Cliquez sur la ligne à retirer puis sur le bouton. Dans tous les cas, les lignes à 0 ne s’impriment pas sur le bulletin. De ce fait, ne les retirez pas car si vous établissez sur le mois suivant un bulletin que vous aurez préparé à partir du bulletin précédent, alors, le bulletin préparé risquerait d’être erroné après calcul. 􀂃 Variables permet d’afficher les variables de la rubrique courante en vue de leur saisie. 􀂃 Monter permet de remonter la ligne courante. 􀂃 Descendre permet de descendre la ligne courante. 􀂃 Expliquer la rubrique ce lien permet d'afficher à l'écran le contenu de la rubrique avec une explication et le résultat des formules indiquées dans la rubrique. Cette aide est précieuse pour comprendre le résultat des formules. Remarques !!! - Les boutons Ajouter, Retirer, Monter et Descendre ne sont pas utiles si le profil a été correctement paramétré. - La saisie des variables peut être réalisée par le bouton Variables, ou directement en saisissant dans les cases vertes, ou par le clic droit Variables à saisir ou par la commande Gestion + Saisie des variables (très pratique à partir de cinq salariés). Voici les différents boutons présents en bas de l’écran, sous le bulletin concernant le bulletin : 􀂃 Préparer vous permet de construire le bulletin à partir du profil, à partir du bulletin précédent, ou encore, pour un salarié multi-bulletins, de détruire le bulletin afin de revenir au précédent. 􀂃 Calculer calcule les montants du bulletin. 􀂃 A l’envers vous permet de trouver un montant brut par rapport à un net voulu. 􀂃 Historique vous ouvre l’historique des bulletins de l’année, afin de les consulter, de les imprimer ou de les envoyer par e-mail. 􀂃 E-mail lance l’envoi par e-mail du bulletin. Il faut au préalable, avoir : renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux, l’adresse email du salarié dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et coché l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail". 􀂃 Clôturer n’est utilisé que pour les salariés multi-bulletins, et permet de passer au bulletin suivant. 􀂃 Aperçu affiche le bulletin à l'écran (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux 􀂃 Imprimer lance directement l’impression sans passer par l'aperçu (il faut au préalable, avoir renseigné le modèle de bulletin à utiliser par défaut dans les paramètres généraux 􀂃 Créer STC permet de créer un bulletin de solde de tout compte pour le salarié. Vous devez renseigner les différentes zones proposées dans la fenêtre "Informations sur le solde de tout compte (STC)". 􀂃 Modifier STC permet de modifier le solde de tout compte créé sur le bulletin. 􀂃 Suppr STC permet de supprimer le solde de tout compte créé. 􀂃 Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un bulletin au format PDF. EBP Paye V17 140 Remarques !!! - Pour lancer une impression globale pour tous les bulletins, utilisez l’option Impressions + Bulletins. - Le bouton E-mail : Si l’adresse e-mail est renseignée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié et que l’option "Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée, vous pourrez envoyer exceptionnellement par e-mail le bulletin à votre salarié. Si aucun des deux champs n’est renseigné (adresse e-mail et coche), l’adresse du salarié ne sera pas pré-renseignée dans votre messagerie, vous devrez alors l’indiquer manuellement ou la renseigner dans la fiche de votre salarié. - L’historique des bulletins est accessible par le bouton Historique, ou par l’option Gestion + Historique des bulletins. - La préparation et le calcul du bulletin peuvent être lancer pour tous les salariés par Gestion + Préparation des bulletins et Gestion + Calcul de la paye. - La clôture des bulletins, pour les salariés multi-bulletins, peut être lancée par le bouton Clôturer ou d’une manière globale dans Gestion + Clôturer les bulletins. - La création, la modification ou la suppression du STC peut également se faire dans l'onglet entrée/sortie de la fiche du salarié Comment créer un solde de tout compte sur un bulletin ? Lors du départ d'un salarié, vous devez réaliser son bulletin 'Solde de tout compte". Vous avez la possibilité de renseigner sur le bulletin de votre salarié les informations concernant son solde de tout compte (date de préavis, s'il a été effectué ou non, payé ou non, ainsi que les informations concernant la rupture du contrat de travail) Comment accéder à la création d’un solde de tout compte ? L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Onglet bulletin + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur le bulletin courant) L'onglet bulletin Edition + Salarié + "nom du salarié" + Entrée sortie + Bouton créer STC (pour typer un solde de tout compte sur un des bulletins du salarié) Définition des différentes zones concernant le préavis Ces informations permettent de connaître la situation du salarié au regard du préavis. Cochez et indiquez les dates de références, si le préavis a été : • effectué et payé • non effectué et payé • non effectué et non payé S'il n'y a pas de clause de préavis applicable cochez l'option Pas de clause de préavis applicable. Définition des différentes zones concernant la rupture du contrat de travail Saisissez la date de dernier jours travaillé. Menu Edition 141 La date de fin de contrat se renseigne automatiquement avec la date de sortie du salarié. Si la date de fin de contrat est différentes, vous devez sélectionner dans cette zone la bonne date. Sélectionnez le motif de rupture du contrat. Si vous sélectionnez l'un des motifs suivants : licenciement pour liquidation judiciaire, fermeture définitive de l'établissement, pour motif économique vous devez renseigner la date d'engagement de la procédure de licenciement et la date de notification de la rupture. Précisez s'il existe une clause de non concurrence au contrat de travail du salarié Indiquez si le salarié a perçu une indemnité supra-légale lors du solde de tout compte lié a la rupture du contrat de travail. Si vous avez versé une indemnité compensatrice de CP, indiquez le nombre de jours ouvrables de CP correspondant. Remarques importantes !! Toutes les informations saisies dans cette fenêtre sont récupérées lors de l'édition de l'attestation d'employeur Fiche salarié : Onglet Bulletin : Période de rattachement Renseignez la période de rattachement de votre rubrique en indiquant la date de début et de fin de la période de rattachement de la prime. Pour pouvoir renseigner une période de rattachement vous devez avoir sélectionné dans votre rubrique : • la nature "Prime" et "Liée à l'activité avec période spécifique". Remarques !!! Cette période est reportée dans l'attestation Pôle emploi ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. • la nature "Rappel de paie" avec une des autres sous-natures Remarques !!! Cette période est reportée dans la DNA ainsi qu'à l'impression des bulletins de salaires. Liste des calendriers Le calendrier des Congés payés Ce calendrier permet de déclarer les jours de congés pris sur la période en cours. Les zones Pris, RST N-1, RST N et RST ANC s’alimentent avec la saisie dans le calendrier. Les rubriques associées sont RCONG, GCP, GCPA et GCPN1 . La variable alimentée est JOURPRIS. Le calendrier Absences non payées Ce calendrier reste inchangé. La saisie s’effectue en heures et alimente la variable HEUABS. La rubrique associée est RABS. Le calendrier des jours de suspension EBP Paye V17 142 Ce calendrier alimente la variable JOURSUSPENSION. Le calendrier Maladie non professionnelle Ce calendrier remplace l’ancien calendrier Maladie. Il alimente la variable JOURMALADIE. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAL (Ou RBR00107 pour le bâtiment). Le calendrier Maladie Professionnelle Ce calendrier alimente une variable JOURMALPROF. La saisie s’effectue en jours. La rubrique associée est RABSMAPR (Ou RBR00104 pour le bâtiment.). Le calendrier Maternité/Paternité Ce calendrier alimente une variable JOURMATERPATER. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSMAPA (Ou RBR00105 pour le bâtiment). Le calendrier Accident du travail Ce calendrier reste le même et alimente une variable HEUABSAT. La saisie s’effectue en heures. La rubrique associée est RABSAT (Ou RBR00103 pour le bâtiment) Le calendrier Accident de trajet Ce calendrier alimente une variable JOURTRAJET. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTRAJ (Ou RBR00116 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité première catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL1. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSINV1 (Ou RBR00114 pour le bâtiment). Le calendrier Invalidité deuxième catégorie Ce calendrier alimente une variable JOURINVAL2. La saisie est en jour. La rubrique associée est RABSINV2 (Ou RBR00115 pour le bâtiment). Le calendrier Mi-temps thérapeutique Ce calendrier alimente une variable JOURTHERA. La saisie est en jours. La rubrique associée est RABSTHER (Ou RBR00113 pour le bâtiment). Le calendrier Chômage Intempéries Ce calendrier alimente une variable HEUABSINT. La saisie est en heures. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP qui pratiquent le chômage intempéries. La rubrique associée est RABSINT. (Ou RBR00106 pour le bâtiment.). Le calendrier à demi traitement (CNRACL) Ce calendrier alimente une variable JOURMALDEMI. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du secteur public relevant de la CNRACL (Caisse Nationale de Retraites des Agents des Collectivités Locales). La rubrique associée est RABSMADE. (Ou RBR00112 pour le bâtiment). Le calendrier CP non rémunérés par l’employeur Ce calendrier alimente une variable JOURCPNONREM. La saisie est en jours. Ce calendrier est réservé aux entreprises du BTP pour lesquelles les congés pris ne sont pas Menu Edition 143 payés par l’entreprise mais par une caisse de congés payés. La rubrique associée est RABSNONRE (Ou la variable HEUCP = Min(JOURCPNONREM*HJOUR,HEUMOIS)). Paye à l'envers Pour réaliser une paye à l’envers, le bulletin doit être au préalable préparé et calculé. Dans l’onglet Bulletin de votre salarié, vous devez ajouter ou vérifier que la rubrique dans laquelle vous souhaitez ajuster votre salaire soit bien présente. Pour l'ajouter cliquez sur le bouton Ajouter une rubrique (icône +). Fonctionnement : Cliquez sur le bouton A l’envers. • Indiquez le Salaire net à payer désiré dans la zone de saisie ; • Dans le cadre Rubriques de brut, sélectionnez la rubrique que vous souhaitez modifier afin d'y intégrer la nouvelle valeur ; • Dans le cadre Eléments à saisir, sélectionnez la variable ou la zone de saisie dans laquelle vous souhaitez transférer le résultat du calcul. Les différentes zones de saisie sont les suivantes : o Base : si vous souhaitez modifier la base de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Base à saisir. o Taux : si vous souhaitez modifier le taux de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Taux à saisir. o Montant : si vous souhaitez modifier le montant de votre rubrique. Si une variable à saisir est présente dans la liste sélectionnez-là ou sinon sélectionnez directement le terme Montant à saisir. • Cliquez sur le bouton Calculer, la valeur qui permettra d'obtenir le salaire net à payer désiré s'affiche en bas de l'écran. Vous obtenez également un tableau qui vous affiche la base, le taux et le montant de la rubrique que vous avez sélectionné et qui permet d'obtenir le salaire net à payer désiré. • Cliquez sur le bouton Transférer, la valeur se transférera dans l'Elément à saisir choisi. Il n'y a pas de variable à saisir dans ma rubrique, que se passe-t'il ? Dans votre onglet bulletin lorsqu'il n'y a pas de variable associée ni de valeur fixe dans une de vos rubriques, la zone de calcul est vide et elle apparaît dans une zone de saisie avec un fond vert. Dans le calcul à l'envers dans le cadre Eléments à saisir, vous devez sélectionner soit base à saisir, taux à saisir, ou montant à saisir. Le salaire net à payer désiré n'est pas celui que j'ai demandé, il y a une erreur de centimes ? La variable sélectionnée a une formule de calcul qui ne peut pas donner le montant que vous souhaitez. Le logiciel vous propose donc une valeur approchée que vous pouvez transférer ou non. Ce cas peut se présenter si vous souhaitez modifier un nombre d'heures, ou une variable qui ont un coefficient multiplicateur. Pourquoi ce message apparaît : "La variable choisie n'est pas adaptée pour le net à payer désiré" ? EBP Paye V17 144 Il est possible que la variable que vous avez sélectionnée n'a pas d'incidence sur le résultat de votre salaire net à payer. Nous vous conseillons de sélectionner une autre variable ou de vérifier la formule de calcul dans votre rubrique. Exemple 1 : ajustement du salaire brut du salarié !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. Or, le salaire net à payer souhaité est de 1100 euros net. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1100, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez GMENS, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez SALBASE, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la variable SALBASE à indiquer afin d'obtenir le salaire net de 1100 euros.. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur de la variable SALBASE trouvée. Exemple 2 : indemnités journalières brutes à calculer !!! Le salaire brut d’un salarié qui a un profil mensuel 35h est de 1400 euros, ce qui lui donne (selon le contenu du bulletin), un salaire net de 1040 euros. L’employeur touche les indemnités journalières de la Sécurité Sociale de 380 euros, car le salarié était en maladie le mois précédent. En bas du bulletin, il faut saisir sur la rubrique des indemnités journalières nettes, les 380 euros : le net passe alors à 1420 euros. Cliquez sur A l’envers, Saisissez le Salaire net à payer désiré 1040, Dans la colonne Rubriques de brut, sélectionnez RINDB, Dans la colonne Eléments à saisir, sélectionnez Base à saisir, Cliquez sur Calculer Le logiciel vous indique la valeur de la Base à saisir afin d'obtenir le salaire net de 1040 euros. Cliquez sur Transférer afin de transférer la valeur directement dans la Base de la rubrique Retour à l'onglet bulletin de la fiche du salarié Ajouter une rubrique Sélectionner la ou les rubriques à ajouter. Le nombre de rubriques sélectionnées s’affiche et vous avez la possibilité d’annuler cette sélection par le bouton Aucun. Dans la zone de recherche, vous pouvez saisir le code de la rubrique ou un terme de la description afin d'atteindre plus rapidement la rubrique à ajouter. Fiche salarié : Onglet Congés / Heures Présentation Cet onglet permet de traiter les absences et les heures de travail. Les calendriers de type "Congés et absences" : Menu Edition 145 Il est indispensable de gérer toutes les absences qui ont lieu dans l'année, et qui doivent être déclarées dans la DADS-U car ce sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivités (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure à part S46. Pour la déclaration de fin d’année DADS-U, les dates début et fin sont à déclarer. Les calendriers Congés payés, Absences non payées et Absences pour suspension du CDT ne sont pas utiles pour la déclaration de fin d’année DADS-U. Pour avoir la liste des calendriers de type congés et absence, cliquez ICI Les calendriers de type "Heures de travail" : Les calendriers d'heures proposés sont ceux pour lesquels dans la fiche variable l'option "Saisissable dans un calendrier" est cochée. Pour savoir à quelle variable le calendrier fait référence, il suffit de regarder sous le calendrier le nom de la variable qui apparaît. Le nom du calendrier est repris du libellé de la variable. La saisie des heures se fait par jour. Le total qui découle de la saisie est repris pour la préparation du bulletin. Un nouvel état a été crée afin de pouvoir imprimer le détail des heures effectuées. L'impression se trouve dans le menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures. Fonctionnement général : • Les jours de travail hebdomadaire sont automatiquement indiqués, lors de la création d’un salarié, et sont par défaut fixés du Lundi au Vendredi. • Le mois en rouge correspond au mois en cours. Les jours en gris clair sont les samedis, en gris foncé les dimanches et les jours fériés. Le trait noir entre deux mois symbolise la clôture des congés (la clôture des congés sera automatique au moment de la clôture mensuelle). • Pour pointer : o Le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, o une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½, o un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼, o pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. • Utilisez la touche Tabulation ou les flèches de direction pour vous déplacer de gauche à droite. • A la première saisie, vous devez paramétrer les jours travaillés hebdomadaires au moins une fois, par l’icône , afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Cochez les jours travaillés et validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis pour tous les salariés de manière globale dans Gestion + Jours travaillés. • L’icône vous permettra d’imprimer le tableau des congés. Fonctionnement pour les congés : Pour obtenir des informations sur les différentes zones de l'encadré congés, cliquez ici EBP Paye V17 146 Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Gestion des CP Avant la réalisation des premiers bulletins, nous vous conseillons de réaliser une Reprise de vos congés payer. Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • CP légaux acquis période : indique le nombre de CP légal acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiquée dans le bulletin de paye ; • CP supp acquis période : indique le nombre de CP supplémentaires acquis pour la période de paye par le salarié en fonxction des éléments renseignés dans sa fiche et de l apériode indiquée dans le bulletin de paye ; • CP pris période : indique le nombre de CP supplémentaires et légaux pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster (en saisissant la différence uniquement). • Les congés payés acquis : • CP acquis N-1 : indique le total des CP acquis (légaux + supplémentaires) au 31/05/XX (ou à la fin du mois de clôture des CP) ; • CP pris N-1 : indique le total des CP N-1 (légaux + supplémentaires) pris depuis la clôture des CP ; • CP reste N1 : indique les CP (légaux + supplémentaires) restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP acquis N-1 diminués des CP pris N-1. Remarque !!! S'il reste de CP N-1, ils seront reportés lors de la clôture dans le CP total acquis N-1. • Les congés payés en cours : • CP acquis N : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours d'acquisition depuis le 01/06/N (ou le 1er mois de l'exercice des CP). Cette zone deviendra le CP N-1 acquis total à la prochaine clôture des CP ; • CP pris N (ou CP pris par anticipation) : indique le total des CP (légaux + supplémentaires) en cours pris depuis le 1er mois de l'exercice des CP après épuisement des CP N-1 et l'ancienneté s'il y a lieu. Cette zone deviendra le CP N-1 pris total à la prochaine clôture des CP ; • CP reste N : indique les CP acquis N diminués des CP pris sur l’année en cours. • Les congés payés d’ancienneté • CP anc acquis : indique le total des CP d’ancienneté pour l’année en cours (vous devez au préalable le noter dans la fiche du salarié). Cette zone s'incrémente le premier mois de l’exercice des CP ; • CP anc pris : Indique le total des CP d’ancienneté pris depuis la clôture des CP ; • CP anc reste : indique les CP ancienneté restant à prendre jusqu'à la prochaine clôture des CP. Ce reste se calcule en reprenant les CP ancienneté acquis diminués des CP ancienneté pris. Remarque !!! S'il reste des CP anciennetés à la clôture alors ils se reportent dans le CP total ancienneté acquis. Vous pouvez indiquer dans les préférences de votre dossier l'ordre de décompte des congés. Soit les congés N-1 en priorité soit les congés d'ancienneté. • Les bases de congés payés : Menu Edition 147 • Base CP période : indique le total des montants entrant dans la base CP ou la base 10ème pour la période de paye du salarié ; • Base CP N-1 : indique la base CP ou la base 10ème cumulée sur l'exercice des CP précédent ; • Total ind CP N-1 : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N-1 ; • Base CP N : indique le total de la base CP ou de la base 10ème depuis le début de l’exercice des CP en cours ; • Total ind CP N : indique le total des indemnités de CP versées depuis le début de l’exercice des CP et au titre des CP pris N. Pour avoir une explication complète sur la gestion des Congés payés, cliquez ici Fiche salarié : Onglet Congés / Heures : Ajuster ou Reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise des CP ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise des CP ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de CP de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement des CP ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet Congés/Heures de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre CP Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster ou reprendre une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un CP Acquis N de 10, et un CP Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le CP Acquis période, le CP Acquis N passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF : Saisie de la période du DIF Saisissez dans cette fenêtres : • la date de début et de fin de formation (la date de début est obligatoire, contrairement à EBP Paye V17 148 la date de fin • le motif ou un commentaire sur la formation qui a été prise • Le nombre d'heures prises pendant cette période • Le montant de l'allocation versée. Toutes ses informations peuvent être imprimé sur la lettre de DIF que vous communiquerez à vos salariés. Que doit-on saisir dans le montant de l'allocation versée ? La formation au titre du DIF se déroule en principe hors du temps de travail. Dans ce cas, elle donne lieu au versement d'une allocation de formation. Il est possible (en fonction d'un convention, accord collectif de branche ou d'entreprise) que le DIF s'exerce en partie pendant le temps de travail. Dans ce cas, les heures consacrées à la formation donne droit au maintien de la rémunération du salarié. Dans le cas contraire, où les heures de DIF ont été effectuées en dehors du temps de travail, le salarié bénéficie du versement d'une allocation de formation égale (le plus souvent) à 50¨% de la rémunération nette. Onglet DIF Ajuster ou reprise Pour connaître l'explications des différentes zones, cliquez ICI Comment faire une reprise du DIF ? Le bouton de reprise est disponible dans l'onglet Congés/DIF de la fiche de votre salarié. La reprise du DIF ne doit se faire qu'une seule fois et uniquement lors de la création de votre dossier avec les reprises des soldes de DIF de vos salarié. Si vous avez une erreur dans les cumuls affichés, vous devez effectuer un ajustement Comment faire un ajustement du DIF ? Le bouton de ajuster est disponible dans l'onglet DIF de la fiche de votre salarié. L'ajustement vous permet de corriger un montant qui est faux. Pour cela, vous devez ajouter ou déduire une valeur afin d'obtenir le bon montant. Exemple !!! Dans votre DIF Reste à prendre N-1, vous avez 10 alors que vous devriez avoir 9, vous devez donc saisir -1 dans la zone à ajuster Pourquoi le message suivant apparaît : Impossible d'enregistrer les changements car certains ajustement donnent un total négatif ? Vous ne pouvez pas ajuster une valeur qui rend un reste à prendre négatif. Exemple !!! Vous avez un DIF Acquis Année de 10, et un DIF Acquis période de 2 vous ne pouvez pas ajuster une valeur supérieur à -8. En effet, si vous souhaitez obtenir 0, vous devez remettre à 0 le DIF Acquis période, le DIF Menu Edition 149 Acquis année passe donc à 8, et l'ajustement peut donc se faire à -8. Onglet DIF Le DIF, le Droit Individuel à la Formation, permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans l’entreprise de bénéficier de formation professionnelle, rémunérée ou indemnisée, en dehors du temps de travail ou durant celui-ci. Pour cela vous devez cocher l'option Acquisition du DIF dans sa fiche. Les salariés acquièrent un crédit d’heures de formation annuel qu’ils peuvent cumuler pendant 6 ans (soit 120 heures ou plus en fonction des accords dans l’entreprise). Pour cela vous devez renseigner le nombre d'heures maximum à acquérir dans l'onglet congés / DIF des préférences. La date d’entrée en vigueur du Droit Individuel à la Formation est le 7 mai 2004. Le 7 mai 2005 est la date d’anniversaire de l’entrée en vigueur de la loi du 4 mai 2004, tous les salariés ayant plus de 12 mois d’ancienneté en CDI et 4 mois en CDD (dans les 12 derniers mois) ont acquis leur nombre d’heures de DIF. (20h ou plus en fonction de l’accord de branche) Pour certaines conventions comme la Syntec, l’acquisition des droits se fait au 1er janvier de chaque année. Vous avez donc la possibilité de sélectionner le mois d'anniversaire (mois de clôture) dans l'onglet congés / DIF des préférences.. Historisation des périodes du DIF pris Lorsque votre salarié fait une formation dans le cadre du DIF, vous pouvez saisir les périodes (dates de début et de fin, commentaire, nombre d'heures et montant de l'allocation versée) grâce au bouton Ajouter. Vous pouvez modifier ou supprimer les différentes périodes affichées. Remarque !!! Toutes ces informations sont saisies à titre informatifs. Vous pouvez toutefois les imprimer par le menu Impressions + DIF + Liste récapitulative du DIF pris Explication des zones Les zones suivantes sont saisissables sur la période : • DIF Acquis période : indique le DIF acquis pour la période de paye par le salarié en fonction des éléments renseignés dans sa fiche et de la période indiqués dans le bulletin de paye ; • DIF pris période : indique le nombre de DIF pris pour la période de paye par le salarié. Les zones suivantes ne sont pas saisissables. Si vous souhaitez modifier les valeurs, vous pouvez les ajuster grâce au bouton Ajuster. • Acquis année : indique le total du DIF en cours d'acquisition depuis la date d'anniversaire du DIF (mois d'acquisition du DIF). La valeur de cette zone alimente le DIF prendre lors de la clôture du DIF et se remet à 0. • DIF à prendre : indique le total du DIF que le salarié peut prendre au cours de l'année. Lors de la clôture, cette zone reprend le DIF reste à prendre ajouté du Acquis année (avant clôture). La valeur doit être limité à 6 fois l'acquisition annuel qui est le plafond indiqué dans les préférences du dossier. • DIF pris année : indique le total du DIF pris sur la période en cours. • DIF reste à prendre : indique le DIF qu'il reste à prendre au salarié. Cette zone est une zone calculée, la valeur indiquée est le résultat du DIF à prendre moins le DIF pris année. EBP Paye V17 150 Fiche salarié : Onglet Cumuls Cet onglet permet de consulter les cumuls d’un salarié, cumuls mensuels ou annuels. C’est également ici que vous pourrez saisir une partie des cumuls des salariés dans le cas d’une reprise de paye, lorsque vous créez un dossier de paye en cours d’année. • Sélectionnez la période concernée : choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d'exercice. • La case Autoriser la modification ne peut être cochée que lorsque Reprise de paye est sélectionnée. • Les Tranches de cotisations correspondent aux montants des tranches sur lesquelles le salarié a déjà cotisé. Le logiciel tient compte de ces valeurs pour calculer les régularisations de tranches. Saisie des variables par le bulletin • Dans la colonne Variables apparaît la liste des variables de la rubrique courante • Dans la colonne Valeurs saisissez la valeur de la variable Fiche salarié : Onglet Bâtiment Cet onglet contient les informations nécessaires pour les déclarations auprès des caisses de congés et de retraites. Vous avez la possibilité d’éditer les états préparatoires par le menu Impression + Etats préparatoires. Certaines de ces informations sont également nécessaires pour la déclaration DADS-U CI-BTP. Attention !!! Cet onglet n’est disponible qu’en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas Les cumuls Les différents cumuls sont repris dans la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés. Chaque cumul SABT est rattaché à une variable ou à une rubrique. Ces cumuls sont remis à zéro à la clôture des congés (à la clôture du mois de mars ou le mois que vous avez sélectionné dans l'onglet Congés de vos préférences), et non à la clôture annuelle : les états devront être édités avant la clôture de mars. Reportez-vous au paramétrage des cumuls bâtiment. Pour consulter vos cumuls, sélectionnez la période concernée, choisissez le Mois de consultation, ou pointez Exercice. La case Reprise de paye ne sert qu’en cas de reprise de cumuls en cours d’exercice de congés payés. La case Autoriser la modification ne doit être cochée QU’EN CAS DE REPRISE DE PAYE. DNA Ce cadre contient des informations nécessaires à la Déclaration Nominative Annuelle de la caisse des congés payés ainsi qu’à la DADS-U CI-BTP. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. Menu Edition 151 • Caisse : indiquez le type de caisse auquel est affilé votre salarié • Qualification : indiquez la qualification de votre salarié • Métier : choisissez le code métier correspondant à votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Statut cotisant : indiquez le mode de cotisation de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Rémunéré à la tâche : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. • Assujettis à l’Assurance Chômage : cochez ou non cette option en fonction de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée PROBTP Ce cadre contient les informations nécessaires à la déclaration auprès de la caisse de retraite. Sélectionnez les différents éléments dans les listes déroulantes. • Catégorie : sélectionnez la catégorie de votre salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Fin de contrat, Nature et Qualification : Indiquez des valeurs dans ces zones, elles permettent d’alimenter votre état préparatoire à la PROBTP. Autres • Taux d’abattement pour frais professionnel : Choisissez le taux d’abattement pour frais professionnels dont bénéficie le salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Entrée dans la profession : l’ancienneté de votre salarié dans sa profession actuelle peut être différente de l’ancienneté qu’il a dans l’entreprise, indiquez ici sa date d’entrée dans la profession. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. • Affiliation retraite complémentaire : Ce code précise le type d’affiliation à l’institution de retraite complémentaire qui peut être différent du rattachement conventionnel du salarié. Cette zone alimente une rubrique pour la DADS-U CI-BTP et doit être obligatoirement renseignée. Fiche salarié : Onglet Analytique Attention !!! Cet onglet est disponible à partir de la version PRO. L'analytique est une ventilation des coûts salariaux par poste. Sélectionnez en bas de la fenêtre le poste analytique concernant le salarié, puis le pourcentage du temps passé sur ce poste. Remarque !!! Pour faire par la suite le transfert en comptabilité de l’analytique, vous devez créer les postes analytiques dans le menu Gestion / Postes analytiques, et indiquer pour chaque poste un nom, et le code comptable du poste. Vous pourrez imprimer le livre analytique par le menu Impressions. EBP Paye V17 152 Fiche salarié : Onglet Historique Cet onglet affiche la liste des événements survenus pour le salarié depuis sa date d'entrée. Quels sont les événements indiqués avec l’icône ? Ce sont les changements effectués dans la fiche du salarié. Certains événements sont déclencheurs de nouvelles situations DADS-U. Ils sont à indiquer lors des déclarations de fin d’année. Il n’est pas possible de modifier ou d'ajouter des changements de situation car ils sont générés en fonction des éléments renseignés. Les motifs de déclenchement de situation DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o de contrat de travail, o de caractéristique de l'activité, o de statut professionnel, o du statut catégoriel AGIRC-ARRCO, o du taux accident du travail, o du taux de travail à temps partiel, o du type de déclarations (uniquement en agricole). • Dans l'onglet Affectations, le changement : o de caisse de rattachement, o de régime. Les motifs qui ne déclenchent pas de situation dans la DADS-U et présents dans l’onglet historique sont les suivants : • Dans l'onglet Info. Paye, le changement : o du montant du salaire, o de la coche étranger, o de la coche payé à l’heure, o de la coche payé au point, o de la coche hors effectif, o du nombre d’heures, o du niveau, o de l’indice, o de la position, o de l’échelon, o du coefficient hiérarchique, o du code CIPDZ (seulement en agricole) • Dans l'onglet Entrée/Sortie, le changement : o du motif de début ou de fin de situation Comment ajouter une note ? Vous avez la possibilité d’ajouter des notes manuellement (visites médicales, mariage…) grâce au bouton Ajouter. Toutes les informations possédant l’icône peuvent être modifiées ou supprimées. A quoi servent les différents boutons disponibles en bas de la fenêtre ? Ce bouton permet d’ajouter une note manuellement. Ce bouton permet de modifier uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Menu Edition 153 Ce bouton permet d’imprimer tous les événements qui se sont produits depuis l’embauche d’un salarié. Ce bouton permet de supprimer uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement de l’historique, le bouton est grisé. Ce bouton permet de vider toutes les notes et uniquement les notes. Lorsque l’on se positionne sur un événement automatique de l’historique, le bouton est grisé. Cumuls bâtiment • Indiquez pour chaque cumul le mois de clôture (mars est indiqué par défaut) SABT1 Heures de travail HEUPAYE (1) SABT2 Heures d’indemnités d’intempéries HEUINDINT SABT3 Heures d’indemnités d’accident du travail HEUINDAT SABT4 Heures de maladie professionnelle HEUINDMP SABT5 Heures de maternité HEUINDMATER SABT6 Heures de maladie non professionnelle HEUINDMNP SABT7 Salaires bruts (2) SABT8 Prime d’insalubrité et prime de risque Base(GTOT0003) SABT9 Indemnités d’intempéries Montant(GBR00303) SABT10 Indemnités d’accident du travail Montant(GBR00300) SABT11 Salaire maternité Montant(GBR00302) SABT12 Indemnités maladie professionnelle Montant(GBR00301) SABT13 Indemnités maladie non professionnelle Montant(GBR00304) SABT14 Tranche A TA SABT15 Tranche B TB SABT16 Tranche C TC SABT17 Montant chômage intempéries A définir SABT18 A définir A définir SABT19 A définir A définir SABT20 A définir A définir (1) HEUPAYE fait la somme des heures payées : HEUMOIS*PRORATA + NBHEUSUP + HEUCOMP + HEUPREAV + HEUNAISS + HEUFAMIL + HEUSTAGE + HEUJFERIE + REPOSPRISMOIS (2) « Salaires bruts » regroupe : o salaire mensuel o heures supplémentaires o heures complémentaires o prime d’ancienneté o prime de 13ème mois o prime d’insalubrité o prime de risque o avantages en nature o indemnité de préavis EBP Paye V17 154 o indemnités de sécurité sociale pour o maladie professionnelle o accident du travail o maladie non professionnelle Base(GTOT0002) + Base(GTOT0001) + Base(GTOT0003) + Base(GTOT0005) + Base(GTOT00004) + Base(GBR00310) 􀂃 Ce paramétrage est valable si vous utilisez dans vos payes ces variables et ces rubriques. Sinon, vous devez l’adapter à vos propres paramétrages. 􀂃 Si vous commencez une paye en cours d’exercice de congé, ou si vous bénéficiez de la version BATIMENT en cours d’exercice de congés, vous devez effectuer une reprise de paye. Cela consiste à saisir les cumuls des zones SBAT1 à SBAT20 pour les mois antérieurs au mois en cours, AVANT de réaliser les payes du mois en cours. Pour cela, pointez Reprise de paye et Autoriser la modification. Retour à l'onglet bâtiment de la fiche du salarié Onglet Administratif Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié. Attention !!! Cette option n’est disponible qu’en version Millésime. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Explications Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types. Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous avez sélectionnés. Remarque !!! Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos salariés. La régularisation Certaines cotisations sont dites plafonnées (vieillesse TA, FNAL TA, retraite TA, retraite Menu Edition 155 TB&ldots;), ce qui signifie que leur base de calcul ne doit pas dépasser un certain plafond. La régularisation des cotisations est un redressement des bases théoriques de cotisations en fonction des plafonds de la sécurité sociale. Elle se fait soit par un supplément de la base, soit par une diminution. Elle est obligatoire et s’effectue au moins une fois par an (décembre). Le logiciel vous évite d’attendre l’avis de régularisation des différentes caisses de cotisations en vous permettant de réaliser automatiquement ces calculs selon la fréquence souhaitée : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle. La fréquence généralement choisie est mensuelle, elle est déterminée dans Dossier + Propriétés + Préférences, onglet Paramètres. Remarque importante !!! Si vous avez choisi la régularisation annuelle, et que vous embauchez des salariés ne travaillant que quelques mois dans l’année, la régularisation ne va s’effectuer qu’au mois de décembre. Dans le cas de supplément de cotisations ou de diminution, il faudra reprendre contact avec le salarié (c’est pourquoi la fréquence mensuelle est souhaitable). Formules de calculs utilisées en régularisation : Cette formule doit impérativement être appliquée en commençant par le calcul de la tranche A, puis B, C et enfin D. • Si le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures • Si le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond de la tranche, alors le montant de la tranche est égal à : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Le plancher d’une tranche correspond au plafond de la tranche inférieure. Exemple !!! Le tableau ci-dessous correspond aux bulletins 2005 d’un salarié : (nous mettrons de côté les tranches C, D et 2 ) Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Cumuls 6250 5032 5032 20128 1218 En février, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 6250 > 5032 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 5032 - 2516 = 2516 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 6250 < 20128), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 6250 - 534 - 5032 = 684 Passons au mois de mars : EBP Paye V17 156 Mois Brut Plafond A TA Plafond B TB Janvier 3050 2516 2516 10064 534 Février 3200 2516 2516 10064 684 Mars 1500 2516 2516 10064 - 1016 Cumuls 7750 7548 7548 30192 202 En mars, le cumul Brut est supérieur au cumul Plafond A ( 7750 > 7428 ), donc la base de cotisation sur la tranche A est de : Cumul du plafond - Cumul déjà cotisé sur la tranche - Cumul du plancher de la tranche Soit 7428 - 4952 = 2476 Le cumul Brut est inférieur au cumul Plafond B ( 7750 < 29715 ), donc la base de cotisation sur la tranche B est de : Cumul brut - Cumul déjà cotisé sur la tranche et sur les tranches inférieures Soit 7750 - 1218 - 7548 = - 1016 Ce résultat est tout à fait normal. Le salarié a une baisse importante de salaire en mars, ce qui signifie qu’annuellement, il a trop cotisé sur la tranche B : on obtient alors une tranche B négative. Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Onglet Administratif Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet d’avoir un suivi complet de vos états administratifs. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Comment créer un document ou une attestation? Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer. Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants : Menu Edition 157 • L'attestation d'employeur (Pôle emploi) • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Explication des autres options : Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une attestation ou un document existant. Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré. Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou d’une lettre type. 159 Menu Affichage Recherche dans l'arborescence Vous avez la possibilité de faire une recherche d'un code, d'une description, d'un nom ou d'un prénom dans toute l'arborescence. Remarque !!! Si vous avez trié la liste de vos salariés par matricule, vous pouvez également rechercher un salarié par son matricule Exemple !!! Recherche d'une rubrique d'indemnité : - Saisir Indem dans la zone de recherche - Faire Entrée ou F3 ou - Recommencer pour passer à la fiche suivante Le paramétrage des barres d'outils Il s’agit soit de personnaliser les barres d’outils, soit d’activer ou désactiver certains éléments de l’affichage. Comment y accéder ? Barre de menu Affichage + Barre d’outils + Personnaliser ou Outils + Personnaliser Onglet Barres d’outils Cet onglet vous permet de désactiver les barres inutilisées. • La Barre de menus n’est pas désactivable : elle permet d’accéder à toutes les fonctions du logiciel. • La barre Standard comprend toutes les icônes associant une commande des menus. • La barre Fiche permet de naviguer dans un aperçu de page en page, et enregistrer, modifier, dupliquer les fiches. • La barre Impression comprend les icônes pour les éditions des éléments le l’arborescence. • La barre Gestion comprend les icônes du menu Gestion Onglet Commandes Cet onglet vous permet d’ajouter ou de retirer une commande à une barre d’outils, en la faisant glisser grâce à la souris. Onglet Options EBP Paye V17 160 Cet onglet vous permet de paramétrer le mode d’affichage des menus, des icônes et des infobulles. Activer les éléments de l’affichage A partir du menu Affichage, vous pouvez activer ou désactiver d’autres éléments : • La Barre d’état, qui correspond à la barre grise en bas d’écran dans laquelle des informations utiles s’affichent en fonction de la fenêtre dans laquelle vous vous trouvez. • La Barre de fenêtre qui permet d’afficher en haut d’une fenêtre un onglet, afin de passer facilement d’une fenêtre à l’autre lorsque plusieurs options sont ouvertes simultanément. • Le Tableau de bord qui s’affiche automatiquement à l’ouverture du dossier. Pour déplacer une barre Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d'outils, puis faites glisser celle-ci à l'emplacement désiré. Vous pouvez déplacer une barre d'outils de la position qu'elle occupe par défaut en haut de l'écran vers n'importe quel autre endroit de l'écran, pour la rendre plus accessible. Si vous déplacez une barre d'outils jusqu'au bord gauche ou droit de l'écran ou jusqu'au bas de l'écran, elle devient "ancrée" dans sa nouvelle position. Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante. Tableau de Bord Le tableau de bord s’affiche à chaque ouverture du dossier, si vous préférez que cet écran ne s’affiche pas, cochez la case située en bas de la fenêtre : Ne pas ouvrir le tableau de bord automatiquement à l’ouverture du dossier. Comment y accéder de nouveau ? Barre de menu Affichage + Tableau de bord Le tableau de bord a pour objectif de vous présenter les opérations courantes du logiciel de paye. Il est séparé en plusieurs parties : Les statistiques Plusieurs statistiques vous sont proposées : Répartition Hommes/Femmes Vous permet de déterminer rapidement le nombre d'hommes et de femmes présents dans votre dossier. Un pourcentage est calculé. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. Répartition en fonction de l'âge Vous permet de déterminer rapidement le nombre de salariés qui ont moins de 26 ans, entre 26 et 35, entre 36 et 45 ans ou plus de 45 ans qui sont présents dans votre dossier. L'âge des salariés est calculé en fonction de la date de naissance qui est saisie dans la fiche. Cette répartition ne tient pas compte des salariés sortis. La répartition des âges se fait en fonction de la date système de votre ordinateur. Menu Affichage 161 Evolution de la masse salariale Vous permet de contrôler l'évolution de votre masse salariale sur les 12 mois de l'exercice courant. En fonction de la rémunération brute des salariés. Répartition en fonction de l'ancienneté Vous permet de visualiser le nombre de salariés qui sont présents dans la société depuis plus ou moins longtemps. L'ancienneté qui est reprise est celle qui est indiquée dans la fiche du salarié (onglet Info paye). Les opérations courantes à réaliser Bulletins à préparer Les bulletins à préparer sont regroupés par profil, pour les réaliser, vous devez suivre les étapes suivantes : • Sélectionnez Saisie Variables pour accéder à la saisie des variables. • Sélectionnez Préparation pour accéder à la préparation des bulletins. Autres étapes Les opérations les plus couramment utilisées dans le logiciel vous sont proposées, telles que l'impression des bulletins, l'état des charges et la clôture mensuelle. Informations diverses Contrats arrivant à terme Dès qu'un contrat CDD arrive à échéance, les noms des salariés avec la date de fin du contrat s'affichent. Heures exonérées (Top 5) Vous permet de consulter rapidement le nombre d'heures supplémentaires (à 25 et 50%) et complémentaires cumulées depuis le début de l'année pour les 5 salariés ayant la plus grande quantité d'heures. 163 Menu Gestion Mois courant Cette option vous permet de consulter le mois de paye sur lequel vous êtes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Mois courant Saisie des variables La saisie des variables est indispensable pour obtenir le calcul correct des bulletins. Ce tableau vous permet de saisir chaque mois d'une façon globale les éléments variables pour l'ensemble des salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des variables Barre dӀoutils , Saisie des variables Raccourci clavier Ctrl + S Paramétrage d'un tableau de saisie adapté Important !!! Les variables de type Constante n'apparaissent pas dans ce tableau et les variables calculées apparaissent en gras. Généralement la première utilisation, il est nécessaire d'adapter ce tableau votre saisie mensuelle.. Par défaut, le logiciel vous affiche l'ensemble des salariés (zone Profil Tous) et la totalité des variables définies dans votre dossier ( l'exception des variables de type Constante). Vous allez donc afficher uniquement dans ce tableau, les variables que vous souhaitez saisir mensuellement Pour cela, cliquez sur l'icone de votre tableau. La liste des variables apparaît. Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l'ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être coches (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s'ajuste automatiquement. Cette sélection de variables est mémorise par le logiciel et s'affichera automatiquement la prochaine ouverture du tableau de saisie des variables (pour Profil = Tous). La sélection des variables peut se faire également pour les salariés d'un profil particulier. Pour cela, sélectionnez dans la zone Profil, le profil des salariés pour lesquels vous souhaitez saisir des variables particulières et définissez les variables renseigner. Saisie des valeurs Saisissez maintenant les valeurs de vos variables (chiffre d'affaires, nombre de tickets, acompte versé). Utilisez les touches de direction pour vous déplacer dans le tableau. Les valeurs saisies apparaissent en rouge : cela signifie qu'elles n'ont pas encore t sauvegardes. EBP Paye V17 164 Valeur identique pour tous les salariés (ou presque) Vous pouvez saisir la m me valeur dans toute une colonne (donc pour l'ensemble des salariés affichés). Pour cela, saisissez la valeur dans la première ligne de la colonne, positionnez le curseur sur cette case et cliquez sur l'icone : le montant s'inscrit sur toute la colonne. Si besoin, modifiez cette valeur pour certains salariés. Enregistrement des valeurs L'icone sert enregistrer la saisie des valeurs. Sinon, en quittant le tableau, le logiciel vous proposera d'enregistrer les modifications. Récupération des valeurs saisies par le client Cette fonction ne concerne que les clients qui disposent du service WebPaye (Version expert). La fonction permet de récupérer ou non les valeurs que le client a saisi sur WebPaye. Saisie des variables : Choix des variables à saisir Utilisez les boutons Aucun ou Tous pour respectivement décocher ou cocher l’ensemble des variables. Toutes les variables que vous souhaitez renseigner doivent être cochées (par exemple, cochez uniquement les variables TICKETS, ACOMPTE) puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement Dans le tableau de saisie des variables, vous pouvez trier vos salariés en fonction de leur nom, prénom, service, nature d’emploi ou Matricule Retour à la saisie des variables Saisie des congés / heures Cette option permet de saisir les différentes absences pour l’ensemble des salariés. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Saisie des congés / heures Barre d’outils , Saisie des congés Raccourci clavier Ctrl + G Comment les saisir ? Important !!! Toutes les absences qui ont lieu durant une année, doivent être déclarées dans la DADS-U car elles sont des situations particulières. Ces périodes d’inactivité (ou situations particulières) ne sont pas déclarées dans une période d’activité (S41) mais dans une structure séparée (S46). Vous pouvez consulter, sans générer le fichier DADS-U, les dates de début et de fin déclarées dans la préparation des données DADS-U (Options disponibles à partir de la version PRO) Menu Gestion 165 La saisie des congés pour l’ensemble des salariés peut s’effectuer très rapidement par cette commande. La saisie des congés peut également être réalisée salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de la fiche salarié. • Choisissez le mois de paye concerné. Lorsque vous êtes sur le mois en cours de paye, vous avez des colonnes supplémentaires ACQ L, ACQ S, PRIS, RST N-1, RST N et RST ANC. Vous pouvez saisir directement dans les colonnes ACQ L, ACQ S et PRIS. o La colonne ACQ L correspond au nombre de jours de congés légaux pour la période de paye. o La colonne ACQ S correspond au nombre de jours de congés supplémentaires pour la période de paye. o La colonne PRIS correspond au nombre de jours pris sur la période de paye. • Pour faciliter votre saisie, vous pouvez trier les salariés par nom, prénom, service, nature d’emploi ou matricule. Pour cela, sélectionnez le critère de tri dans le champ Trier par. • Pour changer de calendrier, il suffit de changer le type de saisie dans le champ Type de saisie. (explication et liste de chaque calendrier) • Les jours en gris clair correspondent aux samedis, les jours en gris foncé correspondent aux dimanches. Pointez les jours de congés pris par les salariés suivant le principe suivant : • le jour complet, appuyez sur 1 (clavier numérique) ou sur la Barre Espace, le logiciel signale la case en vert, • une demi-journée, appuyez sur 2, le logiciel affiche ½. • un quart de journée, appuyez sur 4, le logiciel affiche ¼. • pour supprimer un congé enregistré, appuyez sur 0 ou la touche Suppr. Utilisez les touches de direction : flèche gauche et droite pour vous déplacer de jour en jour dans le mois. Cette option intègre un bouton , qui permet d’exporter le tableau dans un fichier Excel. Sauvegardez votre saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau Préparation des bulletins La préparation des bulletins consiste à intégrer les rubriques dans les bulletins, à partir du profil associé, ou par recopie du bulletin du mois précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Préparation des bulletins Barre d’outils , Mise à jour des bulletins Choisissez le type de préparation voulu : • Reconstruction à partir du profil Le logiciel génère les bulletins en reportant les rubriques du profil dans les bulletins. EBP Paye V17 166 • Reconstruction à partir du bulletin précédent Le logiciel reprend dans ce cas les rubriques du bulletin du mois précédent. Utilisez cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans le bulletin. A ce stade, vos bulletins sont construits (c'est-à-dire qu’ils contiennent les rubriques) mais ne sont pas calculés, sauf si vous avez coché Recalculer les bulletins après mise à jour. Questions : Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Non, la préparation ne peut se faire que si un bulletin a été préparé le mois précédent. Généralisation de la date de la paye La date et la période de paye proposées par défaut par le logiciel sont le dernier jour et la période de votre mois de paye. Vous avez la possibilité de saisir une autre date ou une autre période et de la généraliser à l’ensemble de vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Date de la paye Comment modifier la date de la paye? Saisissez la date de paye, choisissez tous ou une partie des salariés, et validez par Ok. La date de paye est toutefois modifiable pour un salarié dans l’entête de l’onglet Bulletin de la fiche du salarié. La date de la paye sélectionnée s’imprimera sur vos bulletins. Comment modifier la période de paye? Vous devez cocher l’option Période de paye puis saisissez la bonne période de paye à généraliser. Sélectionnez ensuite les salariés qui doivent avoir dans leur bulletin la période saisie. Attention !!! La modification de la période de paye à une incidence sur le calcul de votre bulletin, veuillez le recalculer et le contrôler dans l’onglet bulletin de la fiche du salarié Généralisation des jours travaillés Vous devez indiquer au logiciel les jours travaillés de vos salariés, afin de gérer correctement les dates de congés sur les bulletins. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Jours travaillés Comment les modifier ? Vous devez cocher les jours travaillés, pour tous les salariés, ou les salariés appartenant à un certain profil, ou à une certaine nature d’emploi. Validez par Ok. Les jours travaillés peuvent être saisis salarié par salarié dans l’onglet Congés/Heures de chaque fiche salarié. Menu Gestion 167 Lorsque le salarié prendra deux semaines de congés, vous saisirez dans le tableau des congés deux fois cinq jours en jours ouvrés, ou deux fois six jours en jours ouvrables. Sachant que ni le samedi, ni le dimanche sont des jours travaillés, le logiciel saura que le week-end est compris dans les deux semaines de congés et affichera alors les bonnes dates de congés sur le bulletin. Par contre, si le salarié prend par exemple le lundi et le mardi, puis le jeudi et le vendredi, le logiciel saura que le mercredi est un jour travaillé, et affichera donc sur le bulletin deux périodes de congés distinctes. Calcul de la paye Le calcul de la paye consiste à calculer les différentes rubriques en fonction des valeurs saisies dans le tableau des variables. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Calcul de la paye Barre d’outils , Calcul de la paye Raccourci clavier Ctrl + R Comment calculer la paye ? Vous devez au préalable avoir préparé vos bulletins. Vous pouvez calculer les bulletins pour seulement quelques salariés. Pour ce faire utiliser les boutons Tous ou Aucun et sélectionner les salariés voulus. Si vous avez réalisé un bulletin de paye pour un salarié sorti, vous pouvez afficher la liste des salariés sortis en décochant l'option Cacher les salariés sortis, puis sélectionnez le salarié dont le bulletin est à calculer. Cliquez ensuite sur OK pour lancer le calcul. A ce stade, les bulletins de vos salariés sont prêts. Vous pouvez les contrôler à partir de l’onglet Bulletin de chaque salarié. Important !!!! Si vous rencontrez des bases de cotisations négatives sur la tranche B ou C, ne vous en étonnez pas. En effet, en cours d’année, pour un salarié dont le salaire varie (valeur en dessous puis en dessus ... du plafond de S.S.), le logiciel effectue les régularisations. Cumuls de la société Cette option vous permet de consulter ou recalculer les cumuls société. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Cumul de la société Explications : Par défaut, ce sont les cumuls de l’exercice qui s’affichent, mais vous pouvez sélectionner un mois précis. Le bouton Calculer recalculera tous les cumuls de la société (obligatoire après une reprise de paye). Le calcul tient compte de tous les bulletins, et d’une reprise de paye éventuelle. Historique des bulletins EBP Paye V17 168 Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié Barre d’outils , Historique des bulletins Raccourci clavier Ctrl + H Dans l’onglet bulletin de la fiche salarié Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce aux boutons Précédent et Suivant. Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Comment consulter la seconde page du bulletin ? Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2 Historique des bulletins : Imprimer, envoyer par e-mail, exporter en PDF Cochez les bulletins de l’historique de votre salarié que vous souhaitez imprimer, envoyer par email ou exporter au format PDF. Vous pouvez vous aider des boutons Tous et Aucun pour sélectionner ou désélectionner les bulletins. Retour à l'historique Historique des bulletins de tous les salariés Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer les bulletins de tous les salariés pour une période que vous souhaitez. Comment y accéder ? Menu Gestion 169 Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique de tous les salariés Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les bulletins de vos salariés. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer les bulletins de votre sélection de salarié sur toute l'année. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois sur laquelle vous souhaitez imprimer les bulletins. Interrogation des données de paye L'interrogation des données de paye consiste à rechercher la valeur d'une ou de plusieurs formules, variables ou rubriques pour un ensemble de salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Interrogation des données de paye Comment réaliser une interrogation des données de paye ? • Sélectionnez dans l’entête les salariés pour lesquels vous souhaitez obtenir des informations. Vous pouvez définir une fourchette (premier et dernier salarié) et/ou appliquer un filtre. • Pour définir les interrogations (voir L'éditeur de formule pour la saisie de la formule interrogative), utilisez l'onglet Interrogation simple pour le calcul d’une seule formule, ou l'onglet Interrogation multiple (non disponible en version STANDARD) pour le calcul de plusieurs formules. Exemple !!! EBP Paye V17 170 Vous souhaitez connaître le cumul des heures réellement travaillées pour votre salarié : - de Janvier à Mars, saisissez : $HEUREEL[Jan-Mar] - depuis le début de l’année, saisissez : $HEUREEL - sur le mois en cours, saisissez : HEUREEL Qu’est ce qu’une interrogation simple L'onglet Interrogation simple permet de saisir la formule dont vous désirez connaître la valeur. Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Cliquez ensuite sur le bouton Calculer pour obtenir automatiquement les valeurs calculées par salarié. Pour imprimer ce résultat, cliquez sur le bouton Imprimer. Le bloc-notes de Windows est automatiquement lancé et affiche le fichier d’interrogation. Utilisez le menu Fichier pour imprimer ou sauvegarder votre fichier. Qu’est-ce qu’une interrogation multiple Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO L'onglet Interrogation multiple permet d’obtenir la valeur de plusieurs formules (une à chaque ligne). Le bouton Formule permet d’accéder à l'éditeur de formule afin de créer votre formule. Une fois les formules saisies, cliquez sur le bouton Calculer pour obtenir le tableau des valeurs. Une saisie directe dans ce tableau est possible. Un export du tableau dans un fichier Excel peut être réalisé grâce à l'icône . Vous pouvez d’autre part enregistrer le résultat par l'icône . Celle-ci pourra être rappelée à partir de l'onglet Charger une interrogation. Dans l’onglet Interrogation multiple, vous pouvez sauvegarder vos formules par le bouton Enregistrer, et les rappeler (à une autre date par exemple) par le bouton Charger. Postes analytiques Cette option vous permet de créer, modifier ou supprimer des postes analytiques. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Postes analytiques Q’est-ce que les postes analytiques ? Les postes analytiques vous permettront de ventiler les gains et les charges patronales pour chaque bulletin à partir de l'onglet Analytique dans la fiche Salarié. Vous pourrez par la suite imprimer le livre analytique par Impressions + Livre analytique. Comment créer un poste analytique ? Dans la partie basse de la fenêtre, renseignez le nom du poste, et le code comptable si vous souhaitez réaliser des transferts comptables de l’analytique. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter, et recommencez l’opération pour tous les postes. La clôture des bulletins Si vous gérez plusieurs bulletins (différents) pour certains salariés dans le même mois, la clôture Menu Gestion 171 mensuelle ne doit être lancée qu’après la réalisation et l’impression du dernier bulletin du mois. Entre chaque bulletin, lancez la clôture Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer les bulletins Par la fiche salarié Bouton Clôturer dans l’onglet Bulletin Explications : Le logiciel liste les bulletins déjà réalisés pour les salariés multi-bulletin, c'est-à-dire ceux qui ont dans leur fiche un nombre de bulletin par mois supérieur à un. Cochez les salariés pour lesquels vous souhaitez clôturer le bulletin et cliquez sur Ok. Si vous devez annuler la clôture d’un bulletin, ouvrez le bulletin du salarié (onglet Bulletin), cliquez sur le bouton Préparer et choisissez l’option Détruire ce bulletin et revenir au précédent. Pourquoi y a-t-il un message d’erreur indiquant que des erreurs ont été détectées dans certaines fiches salarié et que la clôture a été interrompue ? Ce message est un message Bloquant, si vous rencontrez ce message c’est que vous n’avez pas complété toutes les données de la fiche du salarié. En effet, si toutes les informations obligatoires ne sont pas renseignées dans la fiche de votre salarié, alors cela peut fausser votre déclaration DADS-U de fin d’année. Pour avoir la liste des anomalies rencontrées dans la fiche de votre salarié, vous devez sélectionner Afficher le rapport. Vous devez donc corriger votre fiche salarié avant de pouvoir réaliser votre bulletin suivant. La clôture mensuelle Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer le mois Barre d’outils Clôture mensuelle Tableau de bord Clôture mensuelle Explications : Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois précédent. Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier, afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant EBP Paye V17 172 chaque clôture. Conséquences de la clôture : • Le mois en cours est modifié ; • L’ancienneté des salariés est augmentée de un ; • L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Que doit-on faire en décembre ? Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte lors de la génération de votre fichier DADS-U. Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre. La clôture annuelle Pour réaliser les payes de l’exercice suivant, lorsque les bulletins du mois de décembre ont été calculés, imprimés et clôturés, vous devez lancer la clôture annuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer l’exercice Conséquences de la clôture : • Les cumuls sont remis à zéro, hormis les cumuls de congés payés et les variables ayant de coché Report du cumul à la clôture annuelle ; • Les cumuls congés, ainsi que les nombres de jours acquis et restant à prendre sont reportés. • Les cumuls du DIF sont reportés Attention !!! Vous devez auparavant réaliser une sauvegarde de vos données par Dossier + Sauvegarde. Contrôlez également que tous vos états sont corrects : une fois l’exercice clôturé, vous pourrez consulter les états et les bulletins, mais vous ne pourrez rien modifier sur votre exercice archivé. Le transfert en comptabilité Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Menu Gestion 173 Le transfert vers EBP comptable Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + EBP Comptabilité Comment initialiser le dossier ? Vous devez vous assurer que les comptes comptables ont été paramétrés : dans les fiches organismes, dans les rubriques de brut, les rubriques de net, dans les fiches salariés. Comment initialiser le transfert des écritures de salaires et de paiements ? • Choisissez le mois à transférer. • Indiquez la date des écritures. La date de fin du mois de la paye est indiquée par défaut. • Coche "Salaires" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de salaires. • Indiquez le code du journal comptable. • Cochez la case Analytique si vous souhaitez transférer les ventilations analytiques sur les écritures de classe 6. • Coche "Paiements" : Cocher cette option si vous souhaitez effectuer un transfert des écritures de paiements des salaires. Information : Vous pouvez faire un transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires en même temps. Pour cela cocher les 2 options. Comment initialiser le transfert des règlements des acomptes? • Choisissez le mois à transférer. • Choisissez les dates d'acomptes • Transférer les écritures déjà comptabilisées : Si vous avez déjà réalisé le transfert comptable des règlements d'acomptes et que vous souhaitez le refaire, vous le pouvez en cochant "Transférer les écritures déjà comptabilisées" Remarque !!! Contrairement au transfert des écritures de salaires et de paiements des salaires le mois de paye n'a pas à être clôturé pour effectuer le transfert Comment transférer les écritures comptables vers EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée ? • Pour un transfert analytique vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), qui gère les axes analytiques, vous devez indiquer obligatoirement le numéro de l’axe (1, 2 ou 3). Si vous ne gérez pas les axes analytiques dans EBP Comptabilité, indiquez 1. • Pour un transfert vers EBP Comptabilité (ou EBP Comptabilité Facturation), cochez la première option, et sélectionnez le dossier comptable par l’icône . EBP Paye V17 174 • Sélectionner l'exercice comptable pour lequel vous souhaitez transférer vos écritures • Après transfert, à l'ouverture du logiciel de comptabilité la récupération automatiquement des écritures vous sera proposée. Comment transférer les écritures comptables vers un fichier texte ? Pour un transfert dans un fichier texte, cochez la seconde option et indiquez le nom du fichier à générer : le fichier est généré dans le répertoire du dossier. Comment imprimer les écritures comptables ? Pour imprimer les écritures comptables, cochez la troisième option, puis sélectionnez le bouton OK A quoi sert le lien : Où sont utilisés les comptes du transfert ? Il permet de connaître où sont paramétrés tous les numéros de compte qui composent le transfert comptable. Dans cette fenêtre sélectionnez dans la liste déroulante le n° de compte que vous souhaitez vérifier. Vous aurez ensuite la liste des employés, des rubriques ou des organismes qui utilisent le numéro de compte que vous avez sélectionné. Pour chaque élément de la liste vous avez la possibilité de consulter : • les éléments qui composent votre sélection, comme les rubriques de salaire, les variables ou les cumuls rattachés permettant de calculer le total du compte qui sera transféré en comptabilité (par la question : Quels sont les éléments utilisés par la rubrique, l'organisme ou le salarié). • où est utilisée votre sélection (par la question : Quels éléments utilisent la rubrique ou l'organisme) : Vous avez toujours la possibilité de revenir en arrière par le bouton Précédent. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Communication Entreprise Expert ... Une nouvelle fonctionnalité vous permet de transférer les Opérations Diverses (OD) de paye vers d'autres logiciels de comptabilité existants. Il s’agit des logiciels suivants : EBP, CEGID (Sisco et PGI), SAGE LIGNE 100, COALA, CCMX (Winner et AS400), CIEL, QUADRATUS, ISAGRI, AZUR, CADOR-DORAC, APISOFT, COTE OUEST, GESTIMUM. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Transfert en comptabilité + Communication Entreprises Experts Remarques !!! Avant de réaliser tout transfert d’écritures, vous devez vous assurer que les dates d’exercice du dossier de votre logiciel EBP et dans le logiciel Expert sont identiques. Certaines anomalies sont bloquantes, si tel est le cas, un message vous en avertira et le transfert sera annulé. Envoi du bulletin par e-mail Menu Gestion 175 Envoi des bulletins par e-mail Les employeurs peuvent envoyer à leurs salariés qui le souhaitent leurs bulletins de paye par voie électronique. Cette méthode permet d’une part, de faciliter les échanges (rapidité d’envoi par l’employeur et de réception par le salarié) et d’autre part, de faire des économies de papier. Remarque !!! Les bulletins de salaire électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Vous pouvez envoyer les bulletins par e-mail à vos salariés grâce à : • La boîte de dialogue d’envoi des bulletins par e-mail Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • L'onglet bulletin • L'historique des bulletins Comment envoyer les bulletins par e-mail Cette fonction vous permet d’envoyer les bulletins par voie électronique grâce au bouton E-mail, aux salariés pour lesquels : • L’adresse e-mail est renseignée dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié • La coche Préfère obtenir ses bulletins par e-mail est cochée Remarque !!! Les bulletins de salaires électroniques ne peuvent être adressés au salarié qu'avec l'accord préalable de ce dernier. Les salariés pour lesquels l’adresse e-mail n’est pas renseignée (et la coche ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas sélectionnée) ne seront pas concernés par l’envoi. Généralités : Vous pouvez envoyer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Modifier, vous permet de modifier ou supprimer l’objet ou le message de l’envoi par E-mail. Attention !!! Lorsque vous cliquez sur le bouton "Envoyer’’, une boîte de dialogue indiquant le message suivant apparaît. Il indique : ’’Un programme essaie d’envoyer le message électronique suivant de votre part : voulez-vous envoyer le message ?’’ EBP Paye V17 176 - Si vous répondez ’’Oui’’, votre messagerie s’ouvre et vous pouvez alors envoyer votre message. - Dans le cas contraire, la boîte de dialogue disparaît et l’envoi est annulé. Cependant, dans le Menu Impression + Bulletins, si vous effectuez une impression des bulletins en cochant l’option ’’Ignorer les salariés préférant obtenir leurs bulletins par e-mail’’, il faudra alors penser à envoyer les bulletins par courrier aux salariés pour lesquels l’envoi par e-mail a été annulé. Remarque !!! Dans le menu Impression des bulletins, vous pouvez soit, imprimer tous les bulletins soit, imprimer uniquement les bulletins des salariés pour lesquels l’option ’’Préfère obtenir ses bulletins par e-mail’’ n’est pas cochée. Si vous souhaitez envoyer exceptionnellement à un salarié son bulletin par voie électronique, vous devez alors passer par les accès suivants : L'onglet bulletin L'historique des bulletins Le menu contextuel dans le bulletin du salarié ou dans l’historique des bulletins Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Modifier le message d'envoi Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Envoyer les bulletins par e-mail Barre d’outils Envoi des bulletins par e-mail Raccourci clavier Ctrl + E • Les éléments par défaut Par défaut, l’objet et le message suivant apparaissent : o Objet : Votre bulletin de paye (Raison sociale) du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) o Message : Veuillez trouver en pièce jointe le bulletin de paye de (Prénom, Nom et matricule du salarié) pour la période du (début de période du bulletin) au (fin de période du bulletin) dans la société (Raison sociale) • La modification de l’objet et/ou du texte du courrier Vous pouvez si vous le souhaitez, personnaliser l’objet et/ou le message de votre dossier grâce au bouton, Modifier, . Ce nouveau message sera conservé après clôture mensuelle et annuelle. Vous pourrez ensuite envoyer vos bulletins par e-mail grâce au bouton , Envoyer. Lorsque vous cliquez sur le bouton , Modifier, le programme Bloc-notes s’ouvre et le modèle par défaut apparaît. Vous pouvez alors conserver, modifier ou supprimer l’objet et/ou le contenu du message. o L’objet : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le libellé existant (sans supprimer l’intitulé ’’Objet’’) ou saisir le nouvel objet que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’ insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez la ligne de l’objet (intitulé ’’Objet’’ + libellé) Menu Gestion 177 o Le message : Modification : Vous pouvez compléter et supprimer le message existant ou saisir le nouveau message que vous souhaitez faire apparaître. Pour cela, vous avez la possibilité d’insérer des données de la fiche de votre salarié ou de votre dossier Suppression : Effacez le message. Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou de votre dossier ? Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP. Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez la à l’endroit souhaité. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le Prénom d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Employé. - Sélectionnez la variable Prénom - Positionnez-la dans votre modèle. - ${Employe.Prénom,T:21} apparaît dans votre modèle La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus Vous l’avez fermée. Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge (en bas à droite de votre écran en règle générale). Retour à l'envoi des bulletins par e-mail Le virement des salaires Virement des salaires Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires. Comment y accéder ? EBP Paye V17 178 Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires Barre d’outils , Virement bancaire Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans la liste des virements. Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste. Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié s'affiche. Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion + Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants. Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois. Exemple !!! Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second bulletin (après avoir clôturé le premier). Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été effectué ou qui reste à effectuer. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que vous virez. Cette date est modifiable. • Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur . • Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de compensation proposée par défaut. • Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements Menu Gestion 179 bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué. Virement des acomptes Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des acomptes. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Des acomptes Dans quel cas peut-on générer un fichier de virement ? Le logiciel prend en compte tous les salariés pour lesquels la variable ACOMPTE contient un montant. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Lorsque le virement de l'acompte a déjà été effectué, dans la colonne Effectué apparaît un OUI. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • Le fichier sera généré par défaut dans votre répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur .. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique. Historique des virements Après avoir générer les virements de salaires ou d’acompte, un historique est créé. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Historique Explication : Cette fenêtre fait apparaître la liste des virements effectués (salaires et acomptes). A partir de cette fenêtre, vous pouvez imprimer, supprimer ou copier un fichier. 181 Menu Impression Impressions : Choix des établissements Cet écran vous permet de sélectionner votre établissement principal puis les établissements que vous souhaitez afin de les regrouper dans les éditions suivantes : • Journal de paye • Livre de paye • Livre des variables • Etat des charges • DUCS Attention !!! Les impressions multi-établissements sont disponibles à partir de la version PRO. Remarque !!! Dans votre logiciel de paye, les établissements sont vos différents dossiers. Comment y accéder par la barre de menu ? Journal de paye Impressions +Journal de paye périodique + Journal de paye multi-établissements Livre de paye Impressions + Livre de paye périodique + Livre de paye multi-établissements Livre des variables Impressions + Livre de paye périodique + Livre des variables multi-établissements Etat des Charges Impressions + Etat des charges périodique + Etat des charges multi-établissements DUCS Déclarations + DUCS + DUCS multi-établissements Généralités : Pour déterminer les différents établissements, vous devez sélectionner : • l'établissement principal (il sera automatiquement coché dans la liste des établissements concernés et le nom de l'établissement apparaîtra en gris clair). C'est le nom de l'établissement qui apparaîtra sur l'impression. • l'exercice que vous souhaitez imprimer. • le ou les établissements que vous souhaitez réunir dans les éditions. Le bouton Tous et Aucun est à votre disposition. Vous ne pouvez pas décocher le dossier que vous avez déterminé en tant qu'établissement principal. Remarque !!! Seuls les dossiers que vous avez mis à jour apparaissent dans la liste. Si vous ne voyez pas votre dossier, ouvrez-le puis refaites l'impression. Explications : Pour avoir des explications sur les différentes éditions sélectionnez les liens suivants : • Journal de paye multi-établissements • Livre de paye multi-établissements • Livre des variables multi-établissements • Etat des charges multi-établissements • DUCS multi-établissements EBP Paye V17 182 Impression des bulletins Cette édition vous permet d’imprimer les bulletins à fournir à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Bulletins Barre d’outils , Imprimer bulletins Raccourci clavier Ctrl + B Généralités : Vous pouvez imprimer les bulletins pour une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous pouvez indiquer le nombre d’exemplaires de bulletins que vous souhaitez. Vous pouvez imprimer les bulletins de vos salariés en ignorant ceux pour lesquels l’option ’'Préfère obtenir ses bulletins par e-mail ’’ est cochée dans l'onglet Etat civil de la fiche salarié. Vous pouvez ensuite choisir un modèle d’impression. En effet, il existe plusieurs modèles (en couleur, en noir et blanc, pour papier pré-imprimé &ldots;), que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu des bulletins vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression des lettres-chèque Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez imprimer les lettres-chèque pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des Menu Impression 183 impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. Si vous souhaitez imprimer plusieurs chèques par page (sans lettre), vous devez alors modifier le fichier PLAN.MSV, qui se trouve dans Program Files / EBP / Paye / Modeles, de cette manière : Vous remplacez : { LettreCheque: >Corps } Par : { LettreCheque: >>Corps } Vous devez ensuite créer un nouveau modèle d’impression, en indiquant que c'est un modèle étiquette. Vous pourrez alors définir le nombre de chèques par page et toutes les données à imprimer. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des lettres-chèque des acomptes Cette édition vous permet d’imprimer les lettres chèque pour les salariés ayant le mode de paiement chèque. Attention !!! L’impression des lettres-chèque des acomptes est disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impression + Lettres-chèque + Des acomptes Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Les lettres-chèque ne sont imprimées que pour les salariés dont le mode de règlement est Chèque, information indiquée dans l'onglet Règlement de la fiche Salarié. Généralités : Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer, ou par l’option Outils + Paramétrage des impressions. Le modèle existant imprime une lettre avec un chèque en pied. L’aperçu des lettres-chèque vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des salariés Vous pouvez imprimer les fiches des salariés ainsi que leurs historiques Comment accéder à l’impression de la fiche salarié ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches EBP Paye V17 184 Barre d’outils Impression fiches salariés Généralités : Vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression des fiches des salariés et de l’historique vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des fiches individuelles La fiche individuelle reprend mois par mois toutes les rubriques du bulletin. Les informations contractuelles du salariés sont présentes. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Fiches individuelles Généralités : Vous pouvez imprimer les fiches pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres . Vous devez également définir la période à prendre en compte pour l’impression. De plus, vous pouvez choisir de supprimer ou non les rubriques aux montants nuls, et d’imprimer ou non les bases de cotisations . Vous pouvez sélectionner les variables pour lesquelles vous souhaitez obtenir un détail. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des fiches individuelles vous permet de réaliser un export aux différents formats.. Impression de la liste des salariés Vous pouvez imprimer la liste des salariés ainsi que les étiquettes Attention !!! L’impression des étiquettes est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression de la liste des salariés ? Barre de menu Impressions + Salariés + Liste Barre d’outils Impression fiches salariés Comment accéder à l’impression des étiquettes? Menu Impression 185 Barre de menu Impressions + Salariés + Etiquettes Généralités : Pour chacune des impressions, vous pouvez demander une fourchette de salariés, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe des modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’impression de la liste des salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des imputations analytiques Cette édition vous permet d’imprimer les imputations analytiques par salarié. Attention !!! L’impression des imputations analytiques est disponible à partir de la version PRO. Comment accéder à l’impression des imputations analytiques ? Barre de menu Impressions + Salariés + Imputations analytiques Généralités : Vous pouvez imprimer les imputations analytiques pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu des imputations analytiques vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du trombinoscope Vous pouvez imprimer le trombinoscope de votre société, il reprend les photos que vous avez éventuellement insérées dans chaque fiche salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Salariés + Trombinoscope Généralités : Vous pouvez lancer un aperçu ou une impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du trombinoscope vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état des heures EBP Paye V17 186 Cette édition vous permet d'obtenir un état des heures effectuées par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Etat des heures Généralités : Vous pouvez imprimer un état des heures : • Par tranche de salarié, • En appliquant un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression "Etat des heures détaillé" et un modèle "Etat des heures" (non détaillé). Vous pouvez les personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des banques Vous pouvez imprimer la liste de vos banques paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Banques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs banques. Menu Impression 187 • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les banques à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les banques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des organismes Vous pouvez imprimer la liste de vos organismes paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Organismes Barre d’outils Impression Organismes Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs organismes. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les organismes à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les organismes à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les organismes sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques de cotisation qui utilisent l’organisme sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des profils Vous pouvez imprimer la liste de vos profils paramétrés dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Profils Barre d’outils Impression Profils Généralités : Vous pouvez imprimer cette liste pour une sélection de profils en indiquant l’intervalle à l’aide des EBP Paye V17 188 listes déroulantes. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des rubriques Vous pouvez imprimer la liste de vos rubriques de salaire brut, de cotisation, de net et de commentaire, que vous avez paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Rubriques Barre d’outils Impression Rubriques Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs rubriques en fonction du type et d'un thème. les thèmes proposés sont ceux présents au niveau de votre arborescence. • Type de rubriques vous permet de sélectionner dans la liste déroulante le type des rubriques qui s'afficheront dans la liste : • Toutes • Rubriques de salaire brut • Rubriques de cotisation • Rubriques de net • Rubriques de commentaire • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les rubriques à imprimer, en fonction du type choisi ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Le bouton Bulletins uniquement vous permet de sélectionner uniquement les rubriques qui apparaissent dans l'onglet bulletin de vos salariés ; • Cochez manuellement la ou les rubriques à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques, comptes comptables) qui sont utilisés par la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (rubriques, profils, cumuls) est utilisée la rubrique de brut sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Menu Impression 189 Impression des tables de calcul Vous pouvez imprimer la liste de vos tables de calcul paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Tables de calcul Barre d’outils Impression Tables de calcul Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs tables de calcul. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les tables de calcul à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les tables de calcul à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les tables de calcul sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (variables ou rubriques) qui sont utilisés par la table de calcul sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression des variables Vous pouvez imprimer la liste de vos variables paramétrées dans l’arborescence. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Variables. Barre d’outils Impression Variables. Généralités : Vous pouvez imprimer une ou plusieurs variables. Les variables sont classées par thème puis par ordre alphabétique. Si vous cochez la case devant un thème, automatiquement toutes les variables du thème seront cochées. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cochez manuellement la ou les variables à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des EBP Paye V17 190 impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer quels sont les éléments (tables de calcul, variables, rubriques) qui sont utilisés par la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisées les variables sélectionnées ? Ce lien permet de déterminer dans quels éléments (variables, rubriques) est utilisée la variable sélectionnée. Cliquez ici pour obtenir l'aide général de la fonctionnalité. Impression des cumuls Vous pouvez imprimer la liste de vos cumuls. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste / Etats généraux + Cumuls. Généralités : Vous pouvez imprimer un ou plusieurs cumuls. • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les cumuls à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les cumuls à imprimer. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. A quoi sert le lien : Quels sont les éléments utilisés par les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui alimentent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. A quoi sert le lien : Où sont utilisés les cumuls sélectionnés ? Ce lien permet de déterminer quelles sont les rubriques qui utilisent le cumul sélectionné. Cliquez ici pour obtenir l'aide générale de la fonctionnalité. Impression de la liste des acomptes Cette édition vous permet d'imprimer la liste des acomptes versés à vos salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des acomptes Menu Impression 191 Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des acomptes : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour le mois, le trimestre, l'année ou libre; Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de l'état des congés Cette édition vous permet de connaître les différents soldes des congés de tous les salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et absences + Etat des congés Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des congés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le solde des congés pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer le solde des congés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents solde de congés pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Remarque !!! Suite à cette nouvelle impression (à partir de la Version de paye 2009), le modèle Etat des congés du menu Impressions + États salariés n'est plus disponible. Impression liste des congés et absences Cette édition vous permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les périodes où le salarié a été en congé. EBP Paye V17 192 Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés, absences et heures + Liste des congés et absences Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des congés et absences des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître le planning des congés et des absences pour chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer la liste des congés et absences ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents congés et absences pour l'ensemble de l'exercice; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez avoir dans votre édition. • Pour les calendriers que vous souhaitez, pour cela : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner tous les calendriers ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner ; • Cocher manuellement la ou les calendriers à imprimer Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, cependant vous pouvez le personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression de la provision de Congés Payés Cet état permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié par salarié. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Congés et Absences + Provisions de Congés Payés Explications des différentes colonnes du tableau : • La colonne Provision brute totale correspond au total brut du salarié pour le mois multiplié par 10% • La colonne Ind. CP versée correspond au total des indemnités CP versées pour le salarié pour le mois correspondant Menu Impression 193 • La colonne Provision brute restante est égale à la colonne provision diminuée de la colonne Ind. CP versée • La colonne Charges Fiscales (le % est à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante l multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Charges Sociales (à renseigner dans les préférences du dossier) correspond à la colonne Provision Brute restante multipliée par le pourcentage renseigné. • La colonne Total à provisionner correspond à la somme des colonnes suivantes : • Provision Brute restante • charges fiscales • charges sociales • La colonne CP reste N-1 correspond aux CP restant à prendre avant le 31/05/N pour le salarié pour le mois correspondant • La colonne CP reste N correspond aux CP en cours d’acquisition pour le mois correspondant. Généralités Vous pouvez imprimer la provision de congés payés: • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur de la provision de CP pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre provision ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer la provision pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du DIF Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié le droit au DIF acquis et pris des heures correspondant. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Droit individuel à la formation Liste des modèles proposés : • Lettre DIF d'information annuelle : Cette édition est à remettre au moins une fois par an à tous vos salariés bénéficiant du DIF. • Liste récapitulative du DIF : Cette édition est un état récapitulatif du DIF Acquis / Pris / reste. • Liste récapitulative du DIF pris : Cette édition est un état récapitulatif des dates de EBP Paye V17 194 formation prises dans le cadre du DIF avec le nombre d’heure. (il reprend les périodes du DIF pris du salarié) Généralités : Vous pouvez imprimer les états concernant le DIF de vos salariés vous devez: • Sélectionner les salariés par tranche, choisir un tri par nom ou matricule, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Dans la zone, Imprimer les périodes de DIF, sélectionner la période dans lequel le détail par salarié du DIF pris s"imprimera. (cette option permet d'imprimer le modèle Liste récapitulative du DIF pris • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDI avec moins de 12 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDI qui ne bénéficient pas des 12 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Cocher l'option Ignorer les salariés en CDD avec moins de 4 mois d'ancienneté pour ne pas inclure dans les éditions les salariés en CDD qui ne bénéficient pas des 4 mois d'ancienneté requis pour disposer du DIF. • Sélectionner un mois donné, ce qui vous permet de connaître le DIF pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du livre des variables Cette édition est un état récapitulatif des heures pour la périodicité que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date) Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre des variables du dossier ou livre des variables multi-établissements. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre des heures pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du livre des heures vous permet de réaliser un export aux différents formats. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un livre des variables au format PDF. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre livre des heures. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de Menu Impression 195 début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre des heures cumulée sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Impression des états salariés Les états salariés vous permettent d’imprimer : • un récapitulatif du repos compensateur • un récapitulatif des RTT • la liste déclarative prud'homale Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat salariés Généralités : Vous pouvez imprimer les états salariés pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir le mois de paye concerné. Vous pouvez ensuite choisir le modèle d’impression correspondant à l’état désiré. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’impression des états salariés vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression de l'état des variables Cette édition vous permet de connaître pour chaque salarié la valeur de chaque variable. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat des variables Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des variables : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour un mois donné, ce qui vous permet de connaître la valeur d'une variable pour un mois précédent ou pour le mois en cours pour un salarié ; • Pour une ou plusieurs variables : • Le bouton Tous vous permet de sélectionner toutes les variables à imprimer ; • Le bouton Aucun vous permet de tout désélectionner. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. EBP Paye V17 196 L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du récapitulatif des allégements Cette édition vous permet d’obtenir la liste des salariés qui bénéficient de l’allégement sur la valeur des repas dans le secteur de l’hôtellerie restauration, avec le montant de la réduction. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des allégements HCR. Généralités : Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’allégement utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de Rubriques d’allégements. Vous devez ensuite choisir le mois concerné, et le modèle d’impression correspondant au type d’allégement souhaité. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du récapitulatif des allégements vous permet de réaliser un export aux différents formats. Coefficients à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de coefficients en cliquant sur le bouton . Seule la rubrique GCOEF4 doit être sélectionnée. Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Heures rémunérées à sélectionner (allégement Fillon) Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques d’heures rémunérées en cliquant sur le bouton . Sélectionnez la rubrique GHEUREMU Attention !!! Si vous utilisez un autre code que celui proposé dans nos paramétrages, sélectionnez votre propre rubrique. Préparation de la DUCS Cette fonctionnalité vous permet : • de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT. Menu Impression 197 Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Cette fonctionnalité vous permet également : • d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée, • d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee, • d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau récapitulatif), • d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite Complémentaire) Attention !!! Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF Déclarations + DUCS Pôle emploi Déclarations + DUCS IRC Explications • Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation. • Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement • Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement • Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement • Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires Attention !!! Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée. • Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. • J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible pour la DUCS URSSAF) • Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise, sinon elle s’ajoutera au total automatiquement. • Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure du paiement dans votre fichier EDI. • Références paiement : référence à renseigner. • Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société. • Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier DUCS. EBP Paye V17 198 • Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant son envoi. Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ? Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance. Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications. Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer. Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ? Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression". Retour à la DUCS Impression de l'enquête sociale Cette édition vous permet d’obtenir des informations concernant la rémunération et les primes de vos salariés par catégorie professionnelle. Attention !!! L’impression de l’enquête sociale est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Enquête sociale. Généralités : Vous devez sélectionner pour chaque type de gain, les rubriques utilisées sur les bulletins, pour que le logiciel puisse trouver les montants. Pour cela, cliquez successivement sur les boutons modifier. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’enquête sociale vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de l'état MSA Cette édition vous permet d’obtenir l’état préparatoire à la déclaration MSA pour une entreprise Agricole. Attention !!! L’impression de l’état MSA n’est proposée que si vous avez choisi un paramétrage agricole lors de la création du dossier, donc disponible à partir de la version PRO Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats MSA Menu Impression 199 Généralités : Vous pouvez imprimer cet état pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir la période concernée, et obligatoirement les rubriques d’ICCP (Indemnités Compensatrices de Congés Payés) et de CPC (Contribution de Prévoyance Complémentaire, c’est-à-dire taxe sur prévoyance) utilisées sur les bulletins, afin que le logiciel puisse trouver les montants, en utilisant les boutons . Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, qui est personnalisable par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’état MSA vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression des états préparatoires Il s’agit de l’état préparatoire à la DADS, de la lettre du net imposable du salarié, et, en version BATIMENT, de l’état préparatoire à la déclaration PROBTP, à la DNA et un récapitulatif des cumuls bâtiment. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats préparatoires à la DADS Généralités : Vous pouvez imprimer un état préparatoire pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez ensuite choisir votre modèle d’impression : DADS, lettre du net imposable, PROBTP, DNA, récapitulatif des cumuls bâtiment. Les états préparatoires à la DADS et à la DNA existent en présentation fiche ou liste, c’est-à-dire un salarié par page, ou tous les salariés en liste dans une même page. Les modèles sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Remarque!!! Pour obtenir de l’aide sur l’état préparatoire à la DADS, cliquez ici L’impression des états préparatoires vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Impression des cumuls des salariés Cette édition vous permet d’obtenir, pour un salarié ou la totalité, la valeur des cumuls du mois ou d'un période choisie. Une page sera imprimée par salarié. Comment y accéder ? EBP Paye V17 200 Barre de menu Impressions + Cumuls des salariés Généralités : Vous pouvez imprimer la liste des cumuls des salariés : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de chaque salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer les cumuls des salariés ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression des cumuls de la société Cette édition vous permet d’obtenir les cumuls de la société, tous salariés confondus Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Cumuls de la société Généralités : Vous pouvez imprimer les cumuls de la société : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. • Pour une période donnée (ce qui vous permet de connaître la valeur des cumuls de tous les salariés pour la période que vous aurez sélectionnée) : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer vos cumuls ; • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué ; • Annuelle : vous permet d’imprimer les différents cumuls pour l'exercice ; • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Menu Impression 201 Impression du Registre Unique du personnel Remarque !!! L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements postérieurs. Remarque !!! Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition : • des délégués du personnel • de l’inspecteur du travail • des contrôleurs URSSAF Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes : 􀂃 Date de l’événement 􀂃 Matricule 􀂃 Nom de naissance 􀂃 Nom d’usage 􀂃 Prénom 􀂃 Date de naissance 􀂃 Sexe 􀂃 Nationalité 􀂃 Titre ou carte de séjour avec le n° du document 􀂃 Emploi 􀂃 Qualification 􀂃 Date d’entrée 􀂃 Date de sortie 􀂃 Type de contrat 􀂃 Contrat particulier 􀂃 Caractéristique de l’activité Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie, contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de sanctions pénales. EBP Paye V17 202 Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel Fonctionnement du registre La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois. Evènement Conséquence sur le registre Nouveau salarié Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations renseignées dans la fiche du salarié. La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement. Changement de situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le 15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement ’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée indéterminée’’. Salarié ’r;’ sortant à la fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye. Salarié sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars. Menu Impression 203 Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre. Suppression d’un salarié créé à tort et supprimé sur le même mois Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée. Clôture mensuelle ou clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont définitivement enregistrées. Clôture annuelle Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements de situation postérieurs des salariés. Déclôture mensuelle ou annuelle Restauration de la sauvegarde avant clôture. Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas. Choix de la période de traitement : La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement. L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés. Exemple : Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître : Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur date d’entrée. Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007. Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué. Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent. Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007 sera indiqué. Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02 ne sera pas indiquée. L’ordre d’impression : Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par : • Date d’entrée • Matricule • Ordre alphabétique EBP Paye V17 204 Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression de la liste des entrées/sorties La liste des entrées/sorties identifie les contrats conclus et résiliés au cours d’une période donnée. Elle permet ainsi au gestionnaire de paye d’avoir un état des mouvements de l’entreprise et de déterminer les variations d’effectifs. Elle peut être une aide dans l’établissement de tableaux, d’autant plus, qu’elle est exportable sous Excel. Ainsi, le gestionnaire peut établir par exemple sa Déclaration des Mouvements de Main-d’oeuvre. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Liste des entrées sortie Vous avez le possibilité d’éditer une liste des entrées/sorties par : • Date d’entrée • Date de sortie La sélection de la coche ’’N’imprimer que les données comprises’’ permet de sélectionner la période pour laquelle vous souhaitez imprimer votre liste. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, la liste s’imprime entièrement. L’édition d’une liste des entrées/sorties pour une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. La liste des entrées/sorties vous permet de réaliser un export aux différents formats. Les interactions Les interactions vous permettent : • de déterminer où sont utilisés certains éléments dans votre dossier de paye, • de déterminer quels sont les éléments (rubriques, variables, organismes...) utilisés dans votre dossier de paye en fonction de l'élément que vous avez sélectionné. Liste des Interactions possibles : • Organismes • Contrat d'assurance • Variables • Tables de calcul • Rubriques de salaire brut ou net • Rubriques de commentaire • Rubriques de cotisation • Transfert comptable Comment y accéder ? Dans les impressions ou fiches comprenant des variables, rubriques, organismes... Questions : Où sont utilisées les rubriques sélectionnées ? Quels sont les éléments utilisés par les rubriques sélectionnées ? Menu Impression 205 Généralités : Pour chaque élément de la liste, vous avez la possibilité de connaître les éléments qui le compose et dans quel autre élément il est utilisé. Les boutons Suivant ou Précédent (représentés par les icônes flèche vers la droite ou vers la gauche) vous permettent de revenir à la fenêtre précédemment ouverte. Généralités d'impression : Vous pouvez imprimer une seule interaction à la fois. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats. Aperçu A l’aide du menu Contextuel, vous états pourront être : • Imprimés ; • Exportés aux différents formats; • Envoyés par E-Mail ; • Copiés et collés sur un autre support. Export au format Microsoft Excel A partir de certaines impressions, vous pouvez réaliser un export au format Microsoft Excel. Pour cela, cliquez sur le bouton Excel : un ficher CSV est alors créé et directement récupéré sous Excel. Les données qui sont exportées sont les informations contenues dans un modèle d’impression spécifique, nommé Export, et sélectionnées dans un format d’export, nommé ExportAperçu. Si vous le souhaitez, vous pouvez définir un autre format d’export afin de récupérer uniquement les informations dont vous avez besoin. Dans ce cas, répondez Non à la question Voulez-vous utiliser ce format par défaut, puis suivez l’assistant de l’export paramétrable. Dans la dernière étape, n’oubliez pas d’enregistrer le format que vous avez défini afin de pouvoir le réutiliser lors des prochains exports. Cependant, votre format ne doit pas être nommé ExportApercu car ce dernier est réservé au format système défini par EBP. Export aux différents formats. A partir d’une impression, vous pouvez réaliser un export aux formats PDF, .Excel, HTLM, RTF, JPEG, TIFF Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Exporter + Format PDF Menu contextuel Clic droit + Exporter au format PDF / Excel / HTLM / RTF / JPEG ou TIFF EBP Paye V17 206 Comment exporter aux différents formats? Pour cela, vous devez lancer un aperçu à l’écran grâce au bouton Aperçu. Vous devez ensuite soit faire un clic droit de la souris, puis choisir l’option Exporter + Format PDF (ou Excel / HTLM / RTF / JPEG / TIFF), soit utiliser la commande Dossier + Exporter au format PDF pour le format PDF uniquement. Indiquez ensuite le chemin et le nom du fichier à générer. Les filtres Un filtre permet de définir un ou plusieurs critères de sélection sur votre fichier Salarié. Les filtres sont applicables sur la plupart des impressions et en interrogation des données de paye.. Lorsque vous êtes dans une fenêtre d’impression, cliquez sur le bouton pour créer un nouveau filtre. La liste des filtres existants apparaît. Cliquez sur le bouton Nouveau. Le logiciel crée une ligne portant le nom . Cette ligne correspond au filtre que vous allez définir. Son nom pourra bien entendu être modifié avec le bouton Renommer. • Si le filtre à créer répond à un critère unique, pointez Une condition (le plus fréquent). Si vous désirez créer un filtre englobant plusieurs critères, pointez Groupe de Conditions. Le nom du filtre devient alors . Cliquez sur le bouton Ajouter pour créer deux sous-lignes correspondant aux deux critères que vous allez définir. Dans la case grise est affiché un « Et ». Un clic sur cette case et le « Et » devient « Ou ». • Sélectionnez dans la liste des variables celle sur laquelle portera le critère. • Choisissez une relation : Est égal à, Est supérieur à ... • Indiquez la valeur. Une fois, les trois champs renseignés, la condition est complète : vous pouvez enregistrer par le bouton Ok. Les impressions de fin de mois Impression du livre analytique Cette édition vous permet d’obtenir, salarié par salarié, les ventilations qui lui ont été imputées, et un cumul de tous les salariés poste par poste. Attention !!! L’impression du livre analytique est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre analytique. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre analytique pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir le mois de paye concerné, et vous pouvez demander la suppression des postes à zéro. Menu Impression 207 Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du livre analytique vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du journal de paye Cette édition vous donne pour chaque salarié les cumuls mensuels (brut, tranches de cotisations, net...) pour la période que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, de date à date ou annuelle). Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Journal de paye périodique + journal de paye du dossier ou journal de paye multi-établissements Remarque !!! L'impression du journal de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Vous pouvez imprimer le journal de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. L’impression du journal de paye vous permet de réaliser un export Excel, ainsi qu’un export aux différents formats. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un journal de paye au format PDF. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre journal de paye. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre journal de paye cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus vos modèles personnalisés ? L’édition du journal de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que mensuelle. Si vous souhaitez éditer vos anciens modèles, passer par le menu Impressions + Etat salariés Impression du livre de paye Cette édition vous permet de connaître pour chaque rubrique (salariale et patronale) la valeur EBP Paye V17 208 enregistrée dans le bulletin de chaque salarié, le cumul de chaque rubrique, pour la périodicité que vous souhaitez (mensuelle, trimestrielle, annuelle, de date à date) Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Livre de paye + Livre de paye périodique ou livre de paye multi-établissements Remarque !!! L'impression du livre de paye multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Vous pouvez imprimer le livre de paye pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres. De plus, vous devez choisir la périodicité de paye concernée. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe plusieurs modèles d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Les modèles proposés sont : o Livre de Paye périodique: toutes les rubriques de cotisations patronales et salariales sont incluses dans l’état. o Livre de Paye périodique (Salarial) : seules les rubriques de cotisations salariales apparaissent dans l’état. L’aperçu du livre de paye vous permet de réaliser un export aux différents formats. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre livre de paye. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre livre de paye cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un journal de paye au format PDF. Vous venez d’installer votre nouvelle version (V11) et vous ne retrouvez plus les modèles que vous avez personnalisés ? L’édition de votre livre de paye a évolué. Vous pouvez maintenant choisir une autre périodicité que mensuelle, vous devez donc re-personnaliser votre modèle. Auparavant, un récapitulatif des heures apparaissait en dernière page, vous pouvez maintenant l’éditer en passant pas le menu Impression + Livre de paye + Livre des variables. Impression de l'état des charges Cette édition vous permet de connaître le détail des cotisations salariales et patronales pour la périodicité que vous désirez, jusqu'à douze mois avant votre mois courant. Comment y accéder ? Menu Impression 209 Barre de menu Impressions + Etat des charges périodique + Etat des charges du dossier ou Etat des charges multiétablissements Remarque !!! L'impression de l'état des charges multi-établissements n'est disponible qu'à partir de la version PRO de votre logiciel. Généralités : Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu de l’état des charges vous permet de réaliser un export aux différents formats. Les organismes sont proposés par type de caisse (IRC, URSSAF...) puis classés par ordre alphabétique. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état des charges. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état des charges cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Choix des organismes : Vous pouvez imprimer l’état des charges pour un ou plusieurs organismes. Pour cela, cliquez sur le bouton Tous ou Aucun. Vous pouvez sélectionner les organismes en fonction de leur type (tous les IRC...) Cochez l'option Une page par organisme lorsque vous souhaitez avoir un saut de page par organisme. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état des charges au format PDF. Impression de l'état des paiements Cette édition vous donne pour chaque salarié : • Les informations bancaires de la banque du salarié ; • Les informations bancaires de la banque à partir de laquelle le virement est effectué (une des banques de la société) ; • Le montant du net à payer. Comment y accéder ? EBP Paye V17 210 Barre de menu Impressions + Etat des paiements Généralités : Vous pouvez imprimer l'état des paiements : • Par tranche de salarié, et vous avez la possibilité d'appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton pour accéder à la gestion des filtres ; • Pour un mois donné ; • Pour la banque de votre choix ou pour toutes les banques ; • Pour un ou tous les modes de règlements ; • L'option Regrouper par mode de règlement permet d'imprimer l'état des paiements pour tous les modes de règlements, avec un sous total du net à payer par mode de règlement ; • L'option Supprimer les lignes nulles permet de ne pas imprimer les salariés dont le net à payer est à zéro. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par le menu Outils + Paramétrage des impressions. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état des paiements au format PDF. L’aperçu vous permet de réaliser un export aux différents formats Impression du récapitulatif de la taxe sur les salaires Cette permet d’obtenir la liste des salariés, avec pour chacun, le montant de la taxe sur les salaires. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etats récapitulatifs + De la taxe sur les salaires. Généralités : Vous pouvez imprimer le récapitulatif pour une fourchette de salariés, et appliquer un filtre. Si aucun filtre n’a été défini, cliquez sur le bouton en face de filtre pour accéder à la gestion des filtres. Vous devez obligatoirement indiquer au logiciel les rubriques de taxe sur les salaires utilisées sur les bulletins, pour qu’il puisse trouver les montants, en cliquant sur le bouton en face de Rubriques. Vous devez ensuite choisir le mois concerné. Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. Il existe un modèle d’impression, que vous pouvez personnaliser par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. L’aperçu du récapitulatif de la taxe sur les salaires vous permet de réaliser un export aux différents formats. Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et Menu Impression 211 soumises à un allégement de charges. Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures supplémentaires. Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations. Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent. Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié. Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois : • les informations relatives à la réduction Fillon, • les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ? Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en cliquant sur le bouton . Attention !!! Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages, n'oubliez pas de les sélectionner. Dans la partie "Heures supplémentaires" : • Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques de salaires Brut. • Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX) ; • Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO, GHS50EXO) ; • Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique GJRCOREN). Remarque !!! Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer". • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations salariales (notamment COTRED). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19 EBP Paye V17 212 salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés). Dans la partie "Rachat jours de repos": Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent apparaître. Remarque !!! Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer. Dans la partie"Loi Fillon" : • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU). Généralités : Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état récapitulatif. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF. Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture de votre dossier. Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats. 213 Menu WebPaye Menu WebPaye Nouveau !!! Le menu WebPaye est disponible dès la version Expert de EBP Paye. Ce nouveau service donne accès à un espace privé pour échanger des informations avec les clients d'un expert-comptable (salariés, saisie de valeurs de variables, bulletins au format pdf, autres documents administratifs). Créer un compte Administrateur sur le site WebPaye A la première utilisation du service WebPaye, vous devez créer votre compte Administrateur. C'est à partir de ce compte, que vous pourrez administrer l'ensemble des dossiers clients. Créer le dossier WebPaye Saisir les informations de votre cabinet comptable. Créer le dossier du client sur WebPaye Au moment d'utiliser le menu Préparer les saisies du mois pour le client et si le dossier client n'existe pas, il vous est demandé de créer le dossier. Une page d’informations s’affiche avec les coordonnées du dossier du client. Validez la création du dossier sur WebPaye. L’étape suivante consiste à créer le compte client. Un email sera envoyé à votre client pour lui communiquer son identifiant et son mot de passe pour lui permettre de se connecter à WebPaye. Préparer les saisies du mois pour le client Chaque mois, vous mettez à disposition de votre clients les différentes variables nécessaires à la préparation des bulletins de paye. Le message d’accueil : personnalisez le message que vous souhaitez communiquer à votre client. Variables à saisir : toutes les variables du dossier de paye sont disponibles. Cependant, l’objectif est de ne communiquer au client, que les variables dont les valeurs sont connues par lui-même. Par exemple, le salaire de base, les heures supplémentaires, l’acompte versé en cours de mois…. • Ajouter : permet de sélectionner les variables à envoyer sur WebPaye • Propriétés : permet de modifier le libellé de la variable uniquement pour l’affichage dans WebPaye. Pour les variables de type heures, il est également possible d’indiquer que l’affichage sera sous forme d’heure. Dans ce cas, et uniquement sur WebPaye, 2heures s’afficheront sous la forme 2h. 2,50 s’afficheront 2h30. Salariés, bulletins à faire préparer par le client : sélectionnez les salariés pour lesquels vous souhaitez une saisie de variables par votre client. La sélection des salariés permettra également d’envoyer les fiches employé avec les informations essentielles (Nom, Prénom, Adresse, Sécurité sociale, Date Entrée / Sortie, Numéro de téléphone). Cochez « Envoyer les photos des salariés » si vous souhaitez les envoyer en même temps EBP Paye V17 214 que la fiche. Autoriser la saisie sur le site WebPaye par le client : vous avez le contrôle total sur le site WebPaye et les autorisations que vous donnez à votre client. Vous pouvez décider d’autoriser ou non la saisie sur WebPaye. Lorsque le site WebPaye est fermé, le client peut consulter, imprimer mais ne peut pas saisir des valeurs de variables, ne peut pas insérer des événements ou des documents. Cela peut s’avérer utile lorsque vous travaillez sur les bulletins de paye dans l’application EBP Paye. Afficher le site WebPaye après la mise à jour : une fois les variables du mois envoyées sur le site, le site WebPaye est automatiquement ouvert en mode administration. Ceci vous permet de visualiser les données présentes sur le site. Autoriser ou interdire la saisie sur le site par le client A tout moment, il est possible de modifier les autorisations pour votre client sur WebPaye. L’interdiction pour le client, de modifier les données du site, peut être intéressant lorsque vous avez téléchargé les valeurs de variables du mois en cours et ce, jusqu’à la prochaine publication des bulletins le mois suivant. Récupérer les valeurs saisies par le client Au moment de calculer les bulletins de paye, vous récupérez toutes les valeurs de variables saisies par votre client. Si le client n’a pas verrouillé ses saisies, une fenêtre s’ouvre avec les salariés pour lesquels la saisie par le client, risque d’être incomplète. Vous pouvez sélectionner les salariés pour lesquels vous souhaitez tout de même télécharger les valeurs de variables. Après le téléchargement, plusieurs cas de figure : • Vous récupérez les valeurs du mois pour la première fois. La grille de la saisie des variables (menu Gestion + Saisie des variables) s’ouvre filtrée uniquement sur les variables présentes sur WebPaye. Toutes les valeurs modifiées sont repérables facilement car elles sont en rouge. Vous pouvez alors accepter ou refuser les valeurs de votre client au moment de la sauvegarde de la grille. • Le client modifie les valeurs de variables après téléchargement et vous réimportez une nouvelle fois les variables. Dans ce cas, une grille s’affiche pour indiquer les valeurs du client, et celles de la paie. Vous avez alors la possibilité de reprendre les nouvelles valeurs du client ou de conserver celles de la paye. Suivi d’avancement client Très rapidement, vous pouvez avoir une vision globale des dossiers de vos clients. • Le nombre de bulletins en cours de saisie chez le client • Le nombre de bulletins saisis par le client et validés par le client • Le nombre d’événements saisis par le client Publier les bulletins du mois Une fois les bulletins de paye préparés et calculés, vous pouvez renvoyer vos bulletins au format pdf sur WebPaye. Votre client pourra rapidement récupérer ces documents. La publication des bulletins verrouille automatiquement la saisie des variables pour le mois en cours. De cette manière, le client ne pourra plus modifier des valeurs pour des bulletins imprimés. Une action Publier est disponible directement depuis l’onglet Bulletin. Menu WebPaye 215 Publier des bulletins de l’historique Si vous avez omis de publier les bulletins des mois précédents ou s’ils ont été effacés sur WebPaye : il est tout à fait possible de publier les historiques de bulletins. Une action Publier est disponible directement depuis le menu Gestion + Historique des bulletins. Publier l’état des paiements En communiquant l’état des paiements à votre client, il pourra avoir une vision rapide des salaires nets à payer. Publier le journal de paye / livre de paye Vous pouvez déposer un journal de paye et/ou un livre de paye à votre client. Publier l’état des charges Pour que votre client puisse connaître le montant des cotisations à payer, vous pouvez déposer l’état des charges mensuel ou trimestriel les états sur WebPaye . Administrer le site WebPaye Avec votre Identifiant Expert et votre mot de passe, vous pouvez administrer vos dossiers clients. Accéder aux pages du client Afin de vérifier les informations visibles par le client, vous pouvez vous connecter avec l’identifiant et le mot de passe du client. 217 Menu Outils Fiche salarié : Les Champs personnalisés La création d’un champ personnalisé permet de définir de nouveaux champs de saisie. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Champs personnalisés Fiche salarié Onglet Champs personnalisés Généralités : La création de champs personnalisés est très utile, car cela permet d’adapter la fiche Salarié en ajoutant une ou plusieurs zones et y saisir des informations particulières. Ils pourront être édités sur les bulletins de paye. Important !!! L’ajout de champ personnalisé est suivi d’une réorganisation des fichiers. Nous vous conseillons donc vivement de créer les champs avant de définir l’ensemble de vos salariés. Comment créer un champ personnalisé ? • Cliquez sur le bouton Ajouter/ Modifier/ Supprimer un champ. • Sélectionnez le champ Employé et cliquez sur le bouton Ajouter. • Saisissez alors sur la partie droite de l’écran le nom, la description, le type et la longueur du champ, puis cliquez sur OK. Attention : la longueur indiquée sera diminuée d’un caractère. Un message vous avertit que cette modification nécessite la fermeture et la réouverture du dossier. Cliquez sur Oui. De retour dans le dossier, la fiche Salarié contient un nouveau champ : pour saisir dans cette zone, cliquez sur Modifier la valeur du champ. Envoi d'un SMS Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir : • un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20, • un abonnement ou une offre d'essais auprès d'un fournisseur d'accès SMS (tel que EcoSms, SMSToB et SMSEnvoi) Vous pouvez envoyer des SMS à un ou plusieurs salariés, par exemple : pour leur rappeler leur rendez-vous à la médecine du travail, pour leur informer que le solde de tout compte est prêt ... Comment accéder à l'envoi des SMS à vos salariés ? EBP Paye V17 218 Barre de menu Outils+ Envoi d'un SMS à plusieurs salariés Icône Envoi de SMS Sur chaque zone N° de téléphone du logiciel Généralités : • Fournisseur : Vous devez sélectionner le fournisseur pour l'envoi de votre SMS (EcoSms, SMSToB, SMSEnvoi), Le fournisseur proposé par défaut est celui sélectionné dans les paramètres internet, onglet SMS. • Options : Le bouton "Options" permet de saisir les informations de configuration que votre fournisseur vous a communiqué lors de votre inscription, si ces informations ont été saisies dans les paramètres internet, onglet SMS, elles sont reprises automatiquement et vous n'avez rien à faire. • Ajouter : Le bouton "Ajouter" permet de choisir les destinataires pour lesquels vous souhaitez envoyer votre SMS. Remarque !!! Si votre salarié n'apparaît pas dans la liste, c'est que son n° de portable n'est pas renseigné dans sa fiche (onglet Etat civil). Dans le cas d'un envoi unique de SMS, le bouton Ajouter permet d'ajouter manuellement un numéro de téléphone. • Supprimer : Pour annuler un salarié de l'envoi cliquer sur le bouton "Supprimer" • Texte : Cet encadré vous permet de saisir le texte de votre SMS • Différer l'envoi à la date : Vous pouvez choisir de différer l'envoi de vos SMS à une autre date ou plus tard dans la journée. Pour cela, cocher la case "Différer l'envoi à la date" puis choisir la date et l'heure • Envoyer : Ce bouton permet d'envoyer votre SMS Intéressement et participation Vous pouvez effectuer une simulation du calcul de l’intéressement et de la participation. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO et elle est limitée à 400 salariés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Intéressement / Participation Comment l’effectuer ? Indiquez les différents éléments à prendre en compte pour une nouvelle simulation du calcul de la participation. Ensuite, cliquez sur OK. Vous pouvez compléter la simulation obtenue, en saisissant dans les cases écrites en bleu. Vous pouvez l’imprimer grâce à l’icône . Vous pouvez également l’exporter sous Excel en cliquant sur l’icône . Pour enregistrer la simulation, cliquez sur et saisissez le nom que vous souhaitez. Comment ouvrir une simulation précédemment crée ? Vous pourrez la re-consulter par Outils + Intéressement / Participation, en sélectionnant la simulation précédemment créée. Menu Outils 219 Archivage des données Archivez vos données au format CSV par cette option. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + archivage des données Pourquoi archiver les données Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, que les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération Selon l’art 99 du B.O. du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit être faite. Journal des événements Toutes les opérations de maintenance réalisées dans votre dossier sont conservées dans ce journal des événements. Remarque !!! Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous réalisez dans votre logiciel. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Journal des événements Explications Dans la partie droite de votre écran apparaît la liste complète des opérations de maintenance que vous avez réalisé sur votre dossier. Les événements sont classés par date et les commentaires qui apparaissent sont ceux que vous avez saisie dans le justificatif de l’opération de maintenance sur les bulletins ou annuelle ainsi que lors de la sauvegarde ou de la restauration de vos données. Dans la partie gauche de votre écran, vous avez la possibilité de faire apparaître les événements par tranche de date et afficher les événements par type de maintenance. Justificatif de l'événement Noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance. Le commentaire que vous noterez sera conservé dans le livre des événements. Remarque !!! Dans le cadre du BOI (Bulletin Officiel des Impôts 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées), vous devez justifier les opérations de maintenance que vous réalisez dans votre logiciel. Import/Export EBP Paye V17 220 Import des cumuls DADS-U Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus. Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer. Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ? Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant dans cette fenêtre sont donc : • Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier + Dadsu + Configuration des cumuls). • Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une modification de formule mieux adaptée. Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Import des variables Vous pouvez importer deux éléments différents : des variables, ou des valeurs de variables. Import de variables : Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Variables Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier var qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des variables relatives au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des variables, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les variables voulues. Les variables en gras sont celles que vous ne possédez pas, les variables précédées par # sont celles que vous possédez déjà. Menu Outils 221 Attention !!! Si vous importez une variable que vous possédez déjà, votre variable sera écrasée. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Import de valeurs de variables : Il s’agit de l’import d’un fichier .VAL, qui respecte la structure suivante : [Matricule du salarié][séparateur][nom de variable][séparateur][valeur][retour chariot] Le séparateur désigne un ou plusieurs caractères tabulations ou espace. Exemple !!! 1 SALBASE 2500 0002 HEUTRAV 151.67 0002 HEUSU50 12 Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Variables , choisissez dans la zone Type, en bas de la fenêtre, Valeur de variables. Sélectionnez ensuite le fichier Import des salariés Cette fonction permet de récupérer des salariés définis dans un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Salariés Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .sal, en double-cliquant dessus. L’importation se fait. Import des tables de calcul Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Tables de calcul Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier tdc qui s’affiche : toutes les tables de calcul sont alors importées. EBP Paye V17 222 Attention !!! Vos tables de calculs seront écrasées par les tables importées. Import des rubriques Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Rubriques Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier rub qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des rubriques relatives au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Les rubriques en gras sont celles que vous ne possédez pas, les rubriques précédées par # sont celles que vous possédez déjà. Attention !!! Si vous importez une rubrique que vous possédez déjà, votre rubrique sera écrasée. Cependant, vous pouvez importer des rubriques que vous possédez déjà, sans modifier les libellés de vos rubriques : pour cela, il suffit de cocher Ne pas mettre à jour les libellés des rubriques existantes. Si les rubriques importées contiennent des variables dans leur paramétrage, alors il faut également importer ces variables. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Import des profils Cette fonction permet de récupérer les profils du paramétrage Agricole, Bâtiment, Complet, Garage, Hôtel, Spectacle ou Standard. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Profils Comment importer les données ? Sélectionnez, en double-cliquant dessus, le type de paramétrage choisi, puis double-cliquez sur le fichier prf qui s’affiche. Vous obtenez ainsi la liste des profils relatifs au paramétrage choisi. Si vous désirez n’importer qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Les profils en gras sont ceux que vous ne possédez pas, les profils précédés par # sont ceux que vous possédez déjà. Menu Outils 223 Attention !!! Si vous importez un profil que vous possédez déjà, votre profil sera écrasé. Cliquez enfin sur le bouton Importer. Astuce !!! Si vous importez un profil pour lequel vous ne possédez pas les rubriques qui le composent, cliquez deux fois coup sur coup sur le bouton Importer. Export des Cumuls DADS-U Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé. Export des variables Cette option permet d’exporter les variables afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Variables Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.var, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de toutes les variables est lancé. Export des salariés Cette option permet d’exporter les salariés afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. EBP Paye V17 224 Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Salariés Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.sal, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les salariés est lancé. Export des tables de calcul Cette option permet d’exporter les tables de calcul afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Tables de calcul Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.tdc, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de toutes les tables de calcul est lancé. Export des rubriques Cette option permet d’exporter les rubriques afin de les importer dans un autre dossier Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Rubriques Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.rub, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous obtenez la liste des rubriques de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des rubriques, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les rubriques voulues. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Export des profils Cette option permet d’exporter les profils afin de les importer dans un autre dossier Menu Outils 225 Attention !!! Cette fonction n’est pas disponible en version STANDARD. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Profils Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.prf, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer. Vous obtenez la liste des profils de votre dossier. Si vous désirez n’exporter qu’une partie des profils, cliquez sur le bouton Tout désélectionner, et ne cochez que les profils voulus. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Import personnalisée Importation personnalisée L’importation personnalisée vous permet de récupérer un certain nombre d’éléments saisis dans un autre logiciel de paye, en supposant que ce logiciel de paye permet d’exporter vos données. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Personnalisée. Comment importer les données ? • Générez à partir du logiciel source (votre ancien logiciel) les fichiers à récupérer au format texte dit aussi format ASCII. • Ensuite, dans EBP Paye, créez le dossier dans lequel vous désirez récupérer vos données, et ouvrez-le. • Sélectionnez la commande Outils + Importation + Personnalisée. • Choisissez la table EBP Paye dans laquelle vous souhaitez importer les données. L’assistant à l’importation de données s’affiche. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent. Voir les différentes étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 2 Importation personnalisée 3 Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Importation personnalisée - 2 Le fichier qui va être importé doit être de type texte ou DBF, et le séparateur de champ doit être EBP Paye V17 226 unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, il faudra utiliser le point pour les décimales. Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le chemin du fichier contenant les données à importer. Pour cela, vous pouvez utiliser le bouton Parcourir pour rechercher le fichier. Format d’import : Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure, et que le format d’import a été enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes. L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape. Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez Non, vous accédez directement à la dernière étape. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 3 Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 3 Séparation des champs : Lorsque les champs du fichier sont délimités par un caractère (virgule, point virgule, tabulation&ldots;), pointez Délimité. Lorsque les champs du fichier sont de largeur fixe, c’est à dire qu’un même champ a sur chaque enregistrement une taille identique, pointez Largeur fixe. Début des données : Si votre fichier contient des lignes à ne pas importer (du texte, des titres&ldots;), indiquez le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 4 Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 4 Pour un fichier contenant des champs délimités, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu’il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. Dans certains cas, vous devez préciser vous-même le séparateur et le délimiteur de champ. Menu Outils 227 Séparateur de champs : Cochez le caractère qui sépare les champs. Les champs Texte sont entourés par : Indiquez ici le délimiteur des champs de type texte, comme les guillemets. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 4 bis Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 4 bis Pour un fichier contenant des champs de largeur fixe, le logiciel affiche le fichier en délimitant les différents champs par un trait vertical, qui se termine par un triangle noir. La règle donne la position de chaque champ. Pour modifier la structure du fichier proposé, vous pouvez : • Cliquer sur un triangle noir et le déplacer en le faisant glisser ; • Cliquer dans la règle pour créer un nouveau trait délimiteur. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire le largeur de chaque colonne. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Importation personnalisée 5 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 5 Dans cette étape, vous allez associer les champs du fichier à importer aux champs de la table EBP. La liste de gauche propose la liste des champs de la table, c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des champs de votre fichier. Pour associer deux champs ensembles, il suffit de sélectionner un champ dans la liste de gauche, un champ dans la liste de droite, et de cliquer sur le bouton Associer. Dans la liste de gauche, le champ associé apparaît, et vous pouvez donc contrôler l’opération. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Un message vous avertit si toutes les colonnes du fichier ne sont pas associées. Confirmez si vous ne souhaitez effectivement pas importer tous les champs du fichier. Voir aussi l’étape suivante : EBP Paye V17 228 Importation personnalisée 6 Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Importation personnalisée - 6 Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format : Si vous pensez par la suite importer d’autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine importation, vous pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l’importation terminée, le logiciel affiche le nombre d’enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Retour à la fenêtre d'importation personnalisée Export personnalisée Exportation personnalisée Cette commande vous permet d’exporter les données en fichiers texte, ou ASCII, afin de les récupérer dans un autre logiciel. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Personnalisée Comment exporter les données ? Choisissez la table EBP Paye à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données. Vous entrez alors automatiquement dans l’assistant à l’exportation de données. Pour passer d'une étape à l'autre, utilisez les boutons Suivant et Précédent. Voir les différentes étapes de l’exportation personnalisée : Exportation personnalisée 2 Exportation personnalisée 3 Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 2 Dans cette fenêtre, vous devez indiquer le nom et le chemin du fichier à créer. Format d’export : Menu Outils 229 Si vous avez déjà exporté un fichier ayant la même structure, et que le format d’export a été enregistré, sélectionnez le format dans la liste. Cela vous dispensera des étapes suivantes. L’enregistrement du format se situe sur la dernière étape. Cliquez sur Suivant. Si un format a été sélectionné, le logiciel vous propose de revoir les pages de l’assistant, répondez Oui si vous souhaitez vérifier ou modifier le format. Si vous répondez Non, vous accédez directement à la dernière étape. Voir aussi les autres étapes de l’importation personnalisée : Exportation personnalisée 3 Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 3 Dans cette étape, vous allez sélectionner les champs à exporter. La liste de droite contient les champs de votre fichier. Sélectionnez le champ à exporter, et cliquez sur Exporter, puis continuez ainsi pour chacun des champs. Une fois la sélection terminée, cliquez sur le bouton Suivant. Voir aussi les étapes suivantes : Exportation personnalisée 4 Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 4 Séparation des champs : Sélectionnez le séparateur de champs à appliquer (tabulation, point virgule, virgule, espace), ou tapez le caractère de votre choix. D’autre part, vous pouvez sélectionner, si vous le souhaitez, un délimiteur pour entourer les champs de type texte (guillemets ou apostrophes) dans la zone Les champs Texte sont entourés par. Vous devez utiliser le point comme séparateur de décimal si vous utilisez la virgule en séparateur de champ. Vous pouvez demander à ajouter sur la première ligne du fichier les noms ou les titres des champs. Voir aussi l’étapes suivante : Exportation personnalisée 5 Exportation personnalisée - 5 Le logiciel vous affiche un aperçu du fichier qui va être exporté. Vérifiez que les données sont celles dont vous avez besoin et que leur ordre est correct. Enregistrer le format : EBP Paye V17 230 Si vous pensez par la suite exporter de nouveau cette table avec la même structure, vous pouvez mémoriser le paramétrage des étapes précédentes. Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format, et donnez un nom au format. A la prochaine exportation, vous pourrez ainsi appeler ce format, à la première étape. Cliquez enfin sur le bouton Exporter. Une fois l’exportation terminée, le logiciel affiche le nombre d’enregistrements exportés. Maintenance Utilisateur Maintenance de la base de données Cette maintenance permet de purger la base de données afin de gagner du temps et de la place lors des sauvegardes. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Maintenance de la base de données Cet outil propose de : • Compresser la base de données, en supprimant les enregistrements vides ; Et accessibles par le bouton Options : • Supprimer les natures d’emploi non utilisées ; • Supprimer les services non utilisés ; • Supprimer les lieux de travail non utilisés ; • Supprimer l’historique des bulletins avant une certaine date ; • Supprimer l’historique des virements. Remarque !!! Les cases concernant la suppression des natures d’emploi, des services et des lieux de travail sont grisées s’il n’existe pas de nature d’emploi, de service ou de lieu de travail non utilisés. Attention !!! Si vous supprimez l’historique des bulletins, vous ne pourrez pas ré-imprimer les bulletins antérieurs à la date indiquée. Les suppressions Suppression des conventions collectives Vous pouvez supprimer les conventions collectives non utilisées. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des conventions collectives Explications : Menu Outils 231 Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les conventions collectives non utilisées dans les fiches salariés. Cochez les conventions collectives à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des lieux de travail Vous pouvez supprimer les lieux de travail non utilisés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des lieux de travail Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les lieux de travail non utilisés dans les fiches salariés. Cochez les lieux de travail à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des natures d'emploi Vous pouvez supprimer les natures d’emploi non utilisées. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des natures d’emploi Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les natures d’emploi non utilisées dans les fiches salariés. Cochez les natures d’emploi à supprimer et cliquez sur Supprimer. Suppression des services Vous pouvez supprimer les services non utilisés. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance Utilisateur + Suppression + Des services Explications : Dans cette fenêtre, ne s’affichent que les services non utilisés dans les fiches salariés. Cochez les services à supprimer et cliquez sur Supprimer. Maintenance Technique La maintenance annuelle Si vous avez clôturé par erreur votre exercice ou que vous souhaitez modifier l’exercice antérieur, vous avez la possibilité de le revenir sur l’exercice précédent. Attention !!! EBP Paye V17 232 Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance et sera conservée dans le livre des événements. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance annuelle Pourquoi l’option est-elle grisée ? Plusieurs éventualités sont possibles : • Cette maintenance peut se faire uniquement sur le premier mois de l’exercice (Soit janvier ou décembre N-1 en cas de paye décalée) • Vous avez réalisé votre clôture annuelle avec une version antérieur à la V10 de votre logiciel. • Vous avez supprimé votre répertoire backup de votre dossier. • &ldots; Dans ces cas là, vous devez restaurer votre sauvegarde. (en prenant soins de supprimer l’exercice créé auparavant, par le menu Dossier + Supprimer et sélectionner l’exercice à supprimer) Attention !!! Il est toujours vivement conseillé de réaliser vos propres sauvegardes, sur un autre support que votre disque et de les conserver. Conséquences de la maintenance annuelle : Le fait de revenir sur l’exercice précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots; Après la maintenance annuelle, pourquoi suis-je sur décembre clôturé ou novembre clôturé (en cas de paye décalée) ? Le dernier mois de l’exercice est automatiquement clôturé. Si vous souhaitez modifier vos données de paye sur ce dernier mois, vous devez réaliser une maintenance sur les bulletins ou une restauration de sauvegarde. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Maintenance sur les bulletins Vous avez la possibilité de revenir sur le mois précédent votre mois courant. Attention !!! Menu Outils 233 Cette option de maintenance donne accès à une opération qui ne relève pas du fonctionnement usuel du logiciel. Elle ne peut se faire que sous le contrôle du service technique d'EBP qui vous donnera un code d'accès temporaire valable pour la journée. N’oubliez pas ensuite de noter la raison pour laquelle vous réalisez cette opération de maintenance et sera conservée dans le livre des événements. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Maintenance technique + Maintenance sur les bulletins Conséquences de cette maintenance: Le fait de revenir au mois précédent annule toutes les saisies du mois en cours : les bulletins, l’éventuelle création de salariés, de rubriques, d’éventuels changements de taux &ldots; Le fichier généré lors de la clôture sera restaurée. Vous retrouverez les informations du mois précédent avant la clôture mensuelle. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. La reprise de paye La reprise de paye La reprise de paye concerne les utilisateurs qui commencent les payes sur EBP Paye en cours d’année, alors que des bulletins ont été réalisés sur les mois antérieurs (dans un autre logiciel ou à la main). Attention !!! Une saisie des cumuls va alors être nécessaire, notamment pour que les tranches de cotisation se calculent correctement. Cependant, tous les montants indiqués dans cette reprise n’auront aucune incidence sur votre DADS-U (Option disponible à partir de la version PRO) Vous devrez donc le gérer manuellement dans votre fichier. Voici les différentes étapes d’une reprise de paye : Initialisation du dossier Reprise des cumuls - onglet Cumuls Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Reprise de paye : Initialisation du dossier Lors de la création du dossier, vous devez indiquer le mois sur lequel vous souhaitez commencer les payes. Dans notre exemple, nous prendrons juin. Une fois le dossier créé, vous devez personnaliser les données qui permettront de calculer les bulletins (variables, rubriques, profils). Vous devez également créer tous les salariés présent sur l’exercice, même ceux qui sont sortis (pour les états et la préparation pour les déclarations de fin EBP Paye V17 234 d’année). Attention !!! Ces cumuls doivent être saisis avant le calcul des premiers bulletins de salaire. De plus, vous devez saisir les cumuls des mois antérieurs sans inclure le mois courant. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Reprise des cumuls - onglet Cumuls Comment y accéder ? Fiche salarié onglet Cumuls Comment réaliser la reprise des cumuls ? Cochez la case Reprise de paye : vous ne devez jamais saisir directement des cumuls en cochant Mois ou Exercice. Cochez Autoriser la modification, et saisissez tous les cumuls. Dans notre exemple, nous saisissons les cumuls de janvier à mai. Il est important de saisir : • Les cumuls Tranche A, B, C et D correspondant aux bases sur lesquelles le salarié a cotisé en tranche A, B, C ou D. • Le brut non abattu, le brut abattu (même s’il n’y a pas d’abattement), la base brute fiscale, le cumul des gains, des cotisations salariales, patronales, l’assiette CSG, la provision congés, le net imposable et les autres champs s’il y a lieu. Enregistrez les cumuls saisis avec l’icône de la barre de navigation. Important !!! Les utilisateurs d’une version Paye Bâtiment devront également introduire les cumuls de l’onglet Bâtiment. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Reprise des cumuls des variables Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Reprise des cumuls des variables Menu Outils 235 Comment y accéder ? Par le menu Gestion + Saisie des variables Comment réaliser la reprise des variables ? • Cochez la case Reprise de paye. • Pour rendre la saisie des variables plus rapide et agréable, nous vous conseillons d’afficher uniquement les variables que vous souhaitez renseigner. Pour cela, cliquez sur l’icône de votre tableau, et décochez les variables que vous n’utilisez pas et donc que vous n’allez pas renseigner, puis cliquez sur OK. Le tableau s’ajuste automatiquement. • Saisissez les cumuls des variables, et notamment HEUREEL, NBHEUSUP, PLAFA, PLAFB, PLAFC, PLFD, PLAFT2CR, PRORATA (prorata contiendra la nombre de mois de payes, 5 dans notre exemple, de janvier à mai, lorsque le salarié était présent depuis janvier). • Une fois la saisie terminée, enregistrez cette saisie en cliquant sur l’icône de votre tableau. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Saisie des valeurs pour le mois Décochez la case Reprise de paye, et saisissez les valeurs pour le mois en cours (salaire, heures supplémentaires, heures d’absences, acompte de juin). Quittez le tableau en fermant la fenêtre, et confirmez l’enregistrement. Voici les autres étapes d’une reprise de paye : Mise à jour des cumuls société Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Mise à jour des cumuls société Une fois la saisie des cumuls de chaque salarié terminée, vous devez lancer le calcul des cumuls de la société. Comment y accéder ? Par le menu Gestion + Cumuls de la société EBP Paye V17 236 Comment réaliser le calcul ? Vos cumuls société sont à ZERO, pointez Exercice et cliquez sur le bouton Calculer. Un message de confirmation et de prévention vous est affiché. Cliquez sur OK. Le logiciel recalcule alors les cumuls société. Voici la dernière étape d’une reprise de paye : Saisie des cumuls de congés Retour à la reprise Reprise de paye : Saisie des cumuls de congés Renseignez, pour chaque salarié, le cumul de jours de congés acquis et le reste à prendre dans la fiche salarié, onglet Congés / Heures. Retour à la reprise Les statistiques Les statistiques Vous pouvez réaliser des statistiques sur votre dossier. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Statistiques Les différents types de statistiques : • Répartition des salariés : il s’agit de statistiques sur les salariés, sur un ou deux critères, tels que situation familiale, nature d’emploi, qualification, service, tranche d’âge &ldots; • Ventilation des cumuls : ce sont des statistiques sur les cumuls, comme les charges, les gains, concernant un critère précis (situation familiale, nature d’emploi&ldots;) et une période déterminée. • Variation des cumuls : il s’agit de la variation des cumuls sur l’année. • Variation de l’effectif : cela vous donne un graphique sur l’évolution de l’effectif sur l’année. • Répartition des congés : il s’agit de la répartition des congés sur l’année. • Pyramide des âges : cela correspond à un regroupement des salariés par tranche Menu Outils 237 d’âge. Vous pouvez choisir d’afficher un graphique, ou un tableau de données. Vous pouvez choisir le type de graphique (camembert, bâtonnets, ligne, escalier &ldots;) Les statistiques : Détails Vous avez la possibilité d’afficher un fond dégradé ou non de vos statistiques à l’écran. Si vous décochez l’option, le fond sera alors uni. Les statistiques : Imprimer Vous avez la possibilité d’imprimer vos graphiques soit en Portrait soit en Paysage, et d’utiliser ou non toute la surface de la feuille. Sélectionnez l’orientation ou l’échelle souhaité, puis faites OK pour lancer l’impression. Contrat et lettre type Paramétrage des contrats et lettres types Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail, une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye. Remarque !!! Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône . Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types Barre d’outils , Lettres types Comment personnaliser un modèle système ? Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une copie Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle. Modèle demandant la sélection d’un bulletin Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire net ou la somme des cotisations. Explications des autres options proposées : • Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système. EBP Paye V17 238 • Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle. • Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle. • Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement. • Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre. Créer une copie d'un contrat et d'une lettre type Les modèles systèmes n’étant pas paramétrables, vous devez créer une copie du modèle proposé par défaut afin de le personnaliser. Vous avez également la possibilité de dupliquer vos propres modèles par ce bouton. Il vous suffit de sélectionner le modèle puis d’activer le bouton Créer une copie. Vous devez ensuite indiquer le nouveau nom de votre modèle. Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Nouvelle lettre Sélectionnez le classeur dans lequel vous souhaitez créer votre modèle, puis cliquez sur le bouton Ajouter. Saisissez le nom du modèle que vous souhaitez créer, puis validez la fenêtre. Sélectionnez ensuite le bouton Modifier afin d’afficher votre nouveau modèle. Si vous n’avez pas sélectionné le bon classeur, déplacez votre modèle à l’aide du bouton déplacer. Pourquoi le bouton Ajouter est-il grisé ? Vous devez sélectionner le classeur dans lequel vous souhaitez ajouter votre modèle. Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Nouveau Classeur Saisissez le nom du classeur dans lequel vous souhaitez classer vos lettres types. Validez la fenêtre et ce nouveau classeur apparaît dans la liste avec l’icône devant le nom. Pourquoi le bouton Classeur est-il grisé ? Vous devez impérativement sélectionner le classeur Documents pour ajouter un classeur à la racine de documents et sélectionner un classeur existant pour créer un sous-classeur. Remarque !!! Vous ne pouvez pas créer un autre sous classeur dans un sous classeur : - Documents (classeur) Congés (sous classeur) congés1 (sous classeur) congés 2 &ldots; Menu Outils 239 Retour au paramétrage des contrats et lettres types Contrat et lettre type : Déplacer Pour déplacer une lettre type dans un autre classeur, sélectionnez la lettre à déplacer puis sélectionnez le bouton Déplacer Sélectionnez ensuite dans la fenêtre le nom du classeur de destination. Validez la fenêtre et la lettre type sera déplacée dans le classeur choisi. Retour au paramétrage des contrats et lettres types 241 Etats Administratifs Onglet Administratif Editez vos contrats et lettres types en passant directement par la fiche de votre salarié. Attention !!! Cette option n’est disponible qu’en version Millésime. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Explications Le bouton vous permet de personnaliser les différents modèles types. Le bouton vous permet d’afficher l'édition du contrat ou de la lettre type que vous avez sélectionnés. Remarque !!! Vous ne pouvez pas enregistrer les éditions que vous effectuez, n’oubliez pas de les imprimer en double exemplaire afin de conserver les contrats ou les lettres types que vous réalisez pour vos salariés. Onglet Administratif Tous les documents émis pour vos salariés sont conservés dans cet onglet, ce qui vous permet d’avoir un suivi complet de vos états administratifs. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + La fiche de votre salarié + Onglet Administratif Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif Comment créer un document ou une attestation? Vous devez sélectionner le bouton , puis dans la fenêtre Nouveau document administratif, sélectionner le document ou l’attestation à créer. Pour obtenir de l’aide sur le document ou l’attestation à créer, sélectionnez un des liens suivants : • L'attestation d'employeur (Pôle emploi) EBP Paye V17 242 • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Explication des autres options : Le bouton , vous permet pour un même salarié de dupliquer à l’identique une attestation ou un document existant. Le bouton , vous permet de consulter le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de modifier le contenu d’une attestation ou d’un document existant généré pour votre salarié en le sélectionnant dans la liste. Le bouton , vous permet de supprimer un document ou une attestation généré. Le bouton , vous permet de modifier, créer, classer un modèle d’un contrat ou d’une lettre type. Paramétrage des Attestations Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants des attestations de salaires (Montant soumis à cotisations, rubriques d’avantages en nature&ldots;.) vous devez indiquer ici les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. Attention !!! Les Attestations de salaire sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations de salaire Comment réaliser le paramétrage ? Il suffit de cliquer sur chaque bouton Formule, et de renseigner dans l'éditeur la formule de calcul permettant d’alimenter les différentes zones de vos attestations à partir des données extraites des bulletins. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir l'Attestation de salaire Maladie Maternité Paternité et l'Attestation de salaire AT - Maladie Professionnelle correctes. Explications sur les différents encadrés : Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT / Maladie Professionnelle ? Nouveau document administratif Sélectionnez le modèle ou l’attestation que vous souhaitez créer dans la liste des modèles : • Les modèles que vous avez personnalisés apparaissent dans la liste avec l’icône . Etats Administratifs 243 • Les modèles systèmes proposés par défaut dans votre logiciel apparaissent dans la liste avec l’icône Sélectionnez ensuite le bouton afin d’afficher le document pré-rempli. Nous vous invitons à contrôler les informations et les modifier si nécessaire avant d’enregistrer puis imprimer vos documents d’attestations ou de contrat ou lettre type. Pour obtenir de l’aide sur les documents à créer, sélectionnez un des liens suivants : • L'attestation Pôle emploi • L'attestation AT-Maladie Professionnelle • L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Un contrat ou une lettre type Paramétrage des contrats et lettres types Vous avez la possibilité d’imprimer un contrat ou une lettre type, comme le certificat de travail, une lettre d’avertissement, le reçu pour solde de tout compte&ldots; dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié Le paramétrage des contrats et lettres types vous permet de personnaliser les différents contrats système qui vous sont proposés dans votre logiciel de paye. Remarque !!! Les modèles systèmes ne sont pas modifiables et apparaissent dans la liste avec l’icône . Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Paramétrage des Contrats et lettres types Barre d’outils , Lettres types Comment personnaliser un modèle système ? Vous devez au préalable Créer une copie du modèle système. Sélectionnez le modèle que vous souhaitez personnaliser, puis cliquez sur le bouton Créer une copie Renseignez ensuite le nom que vous souhaitez donner au modèle. Modèle demandant la sélection d’un bulletin Sélectionnez l’option si vous souhaitez faire apparaître dans votre modèle un élément du bulletin de salaire, comme la période du bulletin, ou les différents cumuls comme le salaire brut, le salaire net ou la somme des cotisations. Explications des autres options proposées : • Le bouton Modifier permet de modifier un modèle existant et non système. • Le bouton Ajouter permet de créer un nouveau modèle. • Le bouton Supprimer permet de supprimer un modèle. • Le bouton Classeur permet de créer un nouveau classeur de rangement. • Le bouton Déplacer permet de déplacer un modèle d’un classeur à un autre. EBP Paye V17 244 La modification d'un contrat et d'une lettre type Le modèle que vous avez sélectionné apparaît dans votre logiciel de traitement de texte, vous pouvez ainsi modifier ou insérer votre texte. Comment insérer une donnée de la fiche de votre salarié ou des coordonnées de votre dossier ? Vous pouvez insérer des variables (le nom du salarié, le prénom du salarié, le numéro de sécurité sociale, la date du jour &ldots;) grâce à la fenêtre Variables du dictionnaire EBP.. Pour insérer une variable, sélectionnez la donnée à insérer puis glissez-là à l’endroit où vous souhaitez l’insérer. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le matricule d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Employé. - Sélectionnez la variable Matricule - Positionnez-là dans votre modèle. - ${Employe.Matricule,T:11} apparaît dans votre modèle Comment insérer une donnée du bulletin ? Dans la fenêtre Variables du dictionnaire EBP, sélectionnez la table Bulletin. Exemple !!! Si vous souhaitez insérer le salaire Net d’un salarié dans la zone de texte : - Sélectionnez la table Bulletin. - Sélectionnez la variable SNET - Positionnez-là dans votre modèle. - ${Bulletin.SNET,T:10,A:D} apparaît dans votre modèle Pour faire apparaître cette table Bulletin, vous devez avoir coché l’option Modèle demandant la sélection d’un bulletin avant de paramétrer votre modèle. La fenêtre Variables du dictionnaire EBP n’apparaît plus Vous l’avez fermée. Etats Administratifs 245 Pour la faire de nouveau apparaître, sélectionnez l’icône qui se trouve à côté de votre horloge. (en bas à droite de votre écran en règle générale). Retour au paramétrage des contrats et lettres types Les contrats et lettres types : Modification d’un document Vous êtes en version Millésime Si vous être en version Millésime, vous ne pouvez pas enregistrer vos modifications. Les icônes Mode édition et sauvegarde ne sont pas accessibles. Vous avez la possibilité de modifier le contenu avant d’imprimer le contrat ou la lettre type, en effet, un mini-éditeur de traitement de texte vous est proposé. Vous êtes en version PRO, Agricole, Bâtiment ou Expert A partir de la version PRO, vous pouvez apporter des précisions sur le modèle sélectionné en suivant les étapes suivantes : • Sélectionnez l’icône Mode Edition afin d’apporter les modifications souhaitées à l’aide du mini-éditeur de traitement de texte qui vous est proposé (texte, police, &ldots;). • Enregistrer les modifications par l’icône • Imprimer votre modèle par l’icône . Vous devez impérativement suivre ces étapes, en effet - Vous ne pouvez pas apporter de modification à votre contrat ou votre lettre type si le mode édition n’est pas sélectionné. - Vous ne pouvez pas imprimer votre modèle si le mode édition est sélectionné, il faut être en mode consultation. Pourquoi les caractères " é "&ldots; n'apparaissent pas les attestations ? Tous les caractères accentués n’apparaissent pas dans votre modèles, comme par exemple le « é », « ç », « à » &ldots; lors de la création de votre attestation avec les données de paye Vous possédez la version 6.0 d Adobe Reader, installer la version 7.0 . L'attestation d'Employeur L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) Lors du départ d’un salarié, vous devez lui remettre son attestation employeur (Pôle emploi) au moment de la résiliation, de l’expiration ou de la rupture de son contrat de travail. Désormais, sauf cas particuliers, vous avez également l'obligation de transmettre un exemplaire de l'attestation à votre Pôle emploi (décret 2006-390 du 30 mars 2006, JO 1er avril). L'Unédic vient de préciser que cette nouvelle formalité doit être accomplie en adressant l'attestation destinée à votre Pôle emploi à la boîte postale suivante : Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon Cedex. Attention !!! L’édition de l’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation d'employeur EBP Paye V17 246 • Accéder à la notice de l'attestation d'employeur • Avoir une explication sur les différents cadres : Cadre 1 : L'employeur Cadre 2 : Le salarié Cadre 4 : Emploi Cadre 5 : Chômage total sans rupture Cadre 6 : Motif de la rupture Cadre 7.1 : Salaires des 12 mois civils Cadre 7.2 Primes et Indemnités Cadre 7.3 : Sommes versées à l'occasion de la rupture Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Comment remplir l'attestation d'Employeur (Pôle Emploi) ? Notice officielle de l’attestation Employeur (Pôle emploi) Important : cette attestation doit être remplie exclusivement par l’employeur ou son représentant ; l’exactitude des renseignements fournis engage sa responsabilité. Le salarié ne doit rien y écrire et doit la joindre à la demande d’allocations qu’il obtiendra du Pôle emploi lors de son inscription comme demandeur d’emploi. 1 - L’employeur • Vous êtes en cours d’affiliation, joignez une copie du récépissé du centre de formalité des entreprises. • Vous êtes affilié à une autre caisse que Pôle emploi ou le Pôle emploi service, indiquez le nom de la caisse et votre numéro d’affiliation. Employeurs du secteur public • Vous avez adhéré de façon irrévocable au régime d’assurance chômage, vous pouvez sauter cette rubrique. • Vous êtes en auto-assurance ou en convention de gestion : indiquez si vous avez adhéré à un régime particulier au titre d’un emploi aidé. • Vous êtes en convention de gestion : indiquez le numéro de cette convention. 2 - Le salarié • Niveau de qualification : indiquez l’une des catégories suivantes et le code correspondant : 30. cadre 40. profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…) 51. employé non qualifié 52. employé qualifié 61. ouvrier non qualifié 62. ouvrier qualifié 4 - Emploi • Statut particulier : si le salarié avait une fonction de dirigeant, mandataire social, etc… précisez son statut. Etats Administratifs 247 5 - Chômage total sans rupture du contrat de travail Il s’agit des périodes de suspension du contrat de travail permettant le versement d’allocations d’aide publique, en cas de réduction ou de suspension temporaire d’activité imputable à la conjoncture économique, de difficultés d’approvisionnement en matières premières ou en énergie, de sinistre, d’intempéries de caractère exceptionnel, de transformation, restructuration ou modernisation de l’entreprise ou de toute autre circonstance de caractère exceptionnel (article R 351-50 du code de travail). 6 - Motif de la rupture du contrat de travail • 14 « licenciement pour motif économique » : il s’agit des licenciements visés à l’article L 321-1 alinéa 1 du code du travail. Si le salarié a été licencié dans le cadre du plan de sauvegarde de l’emploi ou à l’âge de 55 ans ou plus, n’oubliez pas de répondre aux questions posées dans les encadrés. • 20 « licenciement pour autre motif », précisez s’il s’agit d’un motif personnel, d’une faute grave ou lourde, d’une raison de santé, d’une inaptitude physique d’origine professionnelle visée à l’article L 122-32-5 du code du travail, etc. • 60 « autre motif » que licenciement : précisez le motif s’il s’agit d’une rupture d’un commun accord, avec ou sans transaction. 7.1 - Salaires des 12 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé Dernier jour travaillé et payé • Il ne coïncide pas toujours avec la fin du contrat de travail, en cas de maladie, de préavis non effectué, de congé sans solde ou de fin de carrière. Remontez au dernier jour effectivement travaillé et reportez les salaires des 12 mois civils complets antérieurs. • Les jours de congés payés sont considérés comme travaillés, sauf s’ils sont payés par une caisse professionnelle (bâtiment, dockers, etc.). • Si le dernier jour travaillé a donné lieu à une rémunération réduite, indiquez les salaires des 12 mois qui précèdent le dernier jour payé au salaire habituel. Les situations visées sont les suivantes : o Chômage partiel, préretraite progressive, o Cumul d’un salaire à temps partiel avec des indemnités de sécurités sociales, o Congé parental d’éducation à temps partiel, o Réduction d’horaire pour cause de redressement ou liquidation judiciaire, ou de difficultés économiques, o Reprise d’activité avec réduction de salaire par suite d’une maladie ou d’un accident, ou de difficultés économiques Colonne 3 : nombre d’heures travaillées Pour chaque période de paie, déclarez toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaire, y compris les heures supplémentaires. Colonne 4 : nombre de jours n’ayant pas été intégralement payés Il s’agit des jours n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire. • Indiquez les jours d’absence non payés, quel qu’en soit le motif, y compris les samedis et dimanches s’ils sont inclus dans la période d’absence (exemple : pour une absence du mardi 8 au jeudi 17, indiquez 10 jours). • Indiquez également les jours ayant donné lieu au versement par l’employeur d’une rémunération partielle (exemple : rémunération réduite du fait d’un mi-temps thérapeutique, d’une absence pour convenance personnelle, etc.). • En cas de maladie, indiquez les jours d’absence dans cette colonne, sans porter de salaire dans la colonne 5. Si vous avez maintenu la rémunération intégrale du salarié, en versant un complément aux indemnités journalières de la sécurité sociale, et que EBP Paye V17 248 l’absence pour maladie n’a entraîné aucune réduction de prime, vous pouvez déclarer la rémunération intégrale dans la colonne 5. Dans ce cas n’indiquez aucun jour d’absence dans la colonne 4, et signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte Assurance chômage. • Indiquez les jours de chômage partiel dans cette colonne, sans que les salaires correspondants soient portés dans la colonne 5. Si le salaire a été intégralement maintenu, déclarez-le en colonne 5 et n’indiquez aucun jour d’absence en colonne 4 ; signalez en observation (colonne 7) les incidences sur le montant du précompte Assurance chômage. Colonne 5 : salaire mensuel brut • Si le salarié n’est pas mensualisé, mentionnez-le dans la colonne observations (7). • Le salaire brut est le salaire soumis à contributions, c’est-à-dire avant retenue des charges sociales et après réduction des frais professionnels (bâtiment et travaux publics, VRP, etc.). • Indiquez toutes les sommes correspondant à la rémunération habituelle : salaire mensuel de base + indemnités et primes de même périodicité. Les indemnités et primes de périodicité différente du salaire mensuel doivent être portées dans la rubrique 7.2 (voir ci-dessous). • Ne doivent pas figurer dans cette colonne les rémunérations partielles correspondant aux jours d’absence ou n’ayant pas donné lieu au versement intégral du salaire (colonne 4). L’indemnité compensatrice de congé payés ou de préavis doit être portée dans la rubrique 7.3 (voir ci-dessous). Colonne 6 : montant du précompte Assurance chômage (part salariale) • N’indiquez que les précomptes réellement versés à votre caisse Pôle emploi. Lorsque le montant du précompte ne correspond pas au salaire brut, signalez-le en observations (colonnes 7). Colonne 7 :Observations • Précisez le motif des variations du salaire ou du nombre d’heures travaillées, ou le motif des différences de précompte. 7.2 - Primes et indemnités de périodicité différente des salaires, non mentionnées dans le cadre 7.1 • Indiquez ici les primes ou indemnités liées aux salaires des 12 mois civils précédant le dernier jour travaillé payé et de périodicité différente du salaire mensuel. Précisez la nature de la prime ou de l’indemnité ; 13ième mois, prime de bilan, prime exceptionnelle, etc. • Complétez ce cadre avec précision : il permet de prendre en compte en totalité ou au prorata les sommes que vous y portez pour le calcul des allocations. 7.3 - Sommes versées à l’occasion de la rupture (solde de tout compte) La sommes portées dans ce cadre doivent être libellées en euros • vous devez faire figurer dans le cadre le total des sommes versées après le dernier mois civil indiqué dans le cadre 7.1 et correspondant au solde de tout compte : o salaire, lorsque la fin du contrat de travail intervient en cours de mois, o indemnité compensatrice de préavis si le préavis est non effectué et payé, o indemnité compensatrice de congés payés pour les congés payés non pris. Précisez le nombre de jours ouvrables correspondants, et le nom de la caisse si cette indemnité est due par une caisse professionnelle. • Vous devez également déclarer le montant total des indemnités ou autres sommes inhérentes à la rupture, et détailler les indemnités légales, conventionnelles, ou Etats Administratifs 249 transactionnelles. • Dans le cadre des indemnités conventionnelles, vous devez faire figurer notamment les indemnités afférentes aux journées complémentaires de repos acquises au titre d’un accord de RTT et celles correspondant aux droits acquis au titre du compte épargne temps. Liste des indemnités légales : o indemnité légale de licenciement (art. L 122-9 et R 122-2 du code du travail), o indemnité de fin de contrat à durée déterminée (art. L 122-3-4 du code du travail), o indemnité de rupture d’un contrat « nouvelles embauches » (art. 2. 3° ord. N°2005-893), o indemnité de fin de mission (art. L 122-4-4 du code du travail), o indemnité de départ à la retraite (art. L 122-14-13 du code du travail), o indemnité spéciale de licenciement en cas d’accident de travail ou de maladie professionnelle (art. L 122-32-6 du code de travail), o indemnité due aux journaliste (art. L 761-5 du code du travail), o indemnité de clientèle (art. L 751-9 du code du travail), o indemnité due au personnel navigant de l’aviation civile (art. R 423-1 du code de l’aviation civile), o indemnité spécifique de licenciement (art. L 321.2.1 du code du travail), o versée en cas de risque sérieux d’atteinte à la santé ou à l’intégrité physique ou morale de l’apprenti (art. L 117.5.1 du code du travail), o due en raison d’un sinistre (art. L 122.9.1 et L 122.3.4.1 du code du travail), o versée lorsque non-poursuite du contrat de travail en cas de nullité de la procédure de licenciement économique (art. L 122.4.4 du code du travail), Si vous versez d’autres rémunérations après avoir établi cette attestation, informez-en le Pôle emploi. 8 . Avance du fonds national de garantie des salaires Si l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, indiquez si le Fonds national de garantie des salaires a procédé ou doit procéder à l’avance des créances salariales. Indiquez leur nature (rappel de salaires, congés payés, indemnités liées à la rupture du contrat, etc.). En cas d’absence d’intervention de Fonds national de garanties des salaires, précisez en le motif (fonds disponibles de l’entreprise, relevés de créances transmis au juge commissaire ou à l’AGS, ou refus de l’AGS). 9 . authentification par l’employeur • Précisez la qualité du signataire de l’attestation. • Rappelez en toutes lettres le motif de la rupture du contrat de travail. Votre responsabilité d’employeur est engagée par les renseignements fournis Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Paramétrage de l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Pour que le logiciel puisse imprimer les différents montants de l’attestation d'employeur (précompte Assurance chômage et diverses indemnités), vous devez indiquer les différentes rubriques utilisées dans vos bulletins. EBP Paye V17 250 Attention !!! L’attestation d'employeur (Pôle emploi) est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Etats Administratifs Onglet Attestations d'employeur Comment réaliser le paramétrage ? Les différentes zones se remplissent automatiquement en fonction de la nature de vos rubriques de salaires brut. Ce paramétrage est nécessaire afin d’obtenir une attestation d'employeur correcte. Le précompte d'Assurance Chômage concerne toutes les rubriques de chômage. Le bouton Formule vous permet de renseigner dans l'éditeur de formule la formule de calcul permettant d’alimenter les zones de Formule. Que doit-on renseigner dans le cadre 1 ? Renseignez ici le nom et le n° d’organisme recouvrant vos cotisations d’assurance chômage. Ces éléments seront repris par défaut dans votre attestation d'employeur, cependant une modification manuelle pourra être effectuée directement dans l’attestation générée pour votre salarié. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.1 ? Pour renseigner la ou les rubrique(s) de précompte Assurance chômage, vous devez renseigner dans votre rubrique de cotisation que la rubrique est une rubrique de cotisation chômage. La rubrique suivante s’affiche par défaut : COTCH2 Renseignez la formule de calcul en sélectionnant le bouton Formule permettant de déclarer pour chaque période de paye toutes les heures travaillées figurant sur le bulletin de salaires (y compris les heures supplémentaires). La formule suivante s’affiche par défaut : HEUREEL Que doit-on renseigner dans le cadre 7.2 ? Dans cette zone, doivent être renseignées les primes versées dans les 12 mois précédents (cadre 7.1) qui ne sont pas incluses dans le salaire mensuel. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Prime et la sous nature Liée à l'activité avec période spécifique. Lorsque vous renseignez un rubrique avec cette nature dans les bulletins, vous avez la possibilité de renseigner la période de rattachement de la prime. Cette période sera reprise dans le remplissage de l'attestation. Que doit-on renseigner dans le cadre 7.3 ? Dans ces différentes zones, doivent être renseignées les différentes indemnités que votre entreprise verse aux salariés lors d’un départ. Pour cela, vous devez renseigner dans vos rubriques de salaires la nature Indemnité du Solde de Tout Compte et dans les sous natures le type d'indemnité que vous avez versé à vos Etats Administratifs 251 salariés. La zone Autres indemnités légales est alimentée avec les sous natures suivantes : - Indemnité légale supplémentaire de licenciement - Dommages et intérêts dus à un CDD - Indemnité suite à la clause de non concurrence - Indemnités versée au titre des RTT L'attestation d'Employeur (Pôle emploi) : L'assistant Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation d'employeur (Pôle emploi) pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer le paramétrage de vos rubriques en indiquant correctement leurs natures. Vous retrouverez la liste des rubriques prisent en compte dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestation d'employeur . Attention !!! Un nouveau modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) est mis à votre disposition, vous devez l'utiliser à la place de l'ancien modèle d' Attestation ASSEDIC. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle Attestation Employeur (Pôle emploi) Paramètres généraux Vous devez renseigner le n° d’ordre de votre attestation d'employeur (Pôle emploi) si celui proposé par défaut n’est pas correct. Vous devez à chaque nouvelle attestation d'employeur incrémenter d’une unité le n° d’ordre. Par défaut votre logiciel le fait automatiquement. Durée d’emploi salarié La durée de l’emploi proposée par défaut est : • La date d’entrée que vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre salarié pour la période de début. • la date de sortie qui vous avez renseignée dans l'onglet Entrée/Sortie de la fiche de votre salarié pour la période de fin ou la date du Dernier jour travaillé que vous avez renseignée lors de la création du solde de tout compte. Attention !!! Si cette période est erronée, renseignez une période correcte sinon, le cadre 7.1 salaires des 12 EBP Paye V17 252 mois civils complets précédant le dernier jour travaillé et payé de votre attestation d'employeur risque d’être faux. Remarque !!! Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006 n’est pas créée avec votre logiciel le message Il n’y a pas d’exercice précédent s’affichera lorsque vous cliquerez sur Créer. Validez le message est complétez manuellement l’encadré 7.1 de votre attestation. Bulletin du dernier jour travaillé payé Sélectionnez le bulletin couvrant la dernière période travaillée. Les éléments de ce bulletin seront repris pour compléter le cadre 7.3, partie Salaire versé après le dernier mois civil mentionné au cadre 7.1. Exemple !!! Si vous avez plusieurs bulletins sur le même mois pour votre salarié, alors les données déclarées seront la somme de tous les bulletins. Par exemple : 1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N 2ième bulletin du 11/06/N au 15/06/N date de paiement le 15/06/N Vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N Bulletin du solde de tout compte Par défaut, vous trouverez le dernier bulletin que vous avez typé Solde de tout compte pour votre salarié. Si vous souhaitez le modifier, sélectionnez le bulletin dans lequel vous avez versé à votre salarié les indemnités pour son solde de tout compte (cadre 7.3). Si vous avez indiqué les indemnités du solde de tout compte dans le même bulletin de salaire que celui incluant le dernier jour travaillé et payé, vous devez indiquer le même bulletin que précédemment. Cependant, si vous avez créé un bulletin différent pour le solde de tout compte sélectionnez le dans cette zone. Remarque !!! Votre salarié est sorti le 25 mai. Vous lui avez fait son bulletin de salaire du 1er au 25 mai, puis à la date du 30 mai, vous lui avez fait un second bulletin incluant uniquement le solde de tout compte. Dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé sélectionnez le bulletin du 01/05/N &endash; 25/05/N. Dans la zone Bulletin du solde de tout compte sélectionnez le bulletin du 30/05/N &endash; 30/05/N Dans le cas où le bulletin du 01/05/N est typé solde de tout compte, alors il faut sélectionner ce bulletin dans cette zone. Organismes retraite complémentaire Sélectionnez le bouton puis dans la liste des organismes proposée choisissez le nom des caisses de retraite complémentaire de votre salarié. Formule de calcul du salaire brut mensuel Renseignez ici la formule de calcul permettant de calculer le salaire soumis à contributions de Etats Administratifs 253 votre salarié. La variable de cumul SBRUT reprend la somme de toutes les rubriques de brut soumises aux cotisations (proposée par défaut). Si vous souhaitez renseigner une autre formule de calcul, sélectionnez le bouton pour accéder à l'éditeur de formule. Exemple !!! Si votre salarié est payé avec une base forfaitaire la variable SGAIN est la mieux adaptée pour calculer le salaire brut mensuel. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 1 : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification.) • Le nom de l’organisme ayant recouvré les contributions d’assurance-chômage est repris par défaut. En effet, vous pouvez le paramétrer dans Onglet Attestation d'employeur • Vérifiez le nombre de salariés, et modifiez-le si besoin dans votre modèle, vous pouvez modifier les effectifs de votre société dans les préférences de votre dossier. • Précisez, si l’employeur a conclu une convention de gestion, le numéro et la date d’adhésion à cette convention Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 2 : Le salarié • Indiquez s’il y a lieu le lien de parenté ou d’alliance avec le chef d’entreprise. • Le niveau de qualification est indiqué par défaut, cependant, si cette zone est vide cela vient du fait que vous n’avez pas renseigné un des éléments suivants dans l'onglet Info.Paye de la fiche de votre salarié : o Cadre o Profession intermédiaire (agent de maîtrise, contremaître…) o Employé non qualifié o Employé qualifié o Ouvrier non qualifié o Ouvrier qualifié Dans ce dernier cas, sélectionnez la qualification de votre salarié à partir de la liste déroulante directement dans votre attestation. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 3 : Caisses de retraite complémentaire Les caisses de retraite complémentaire du salarié sont celles que vous avez renseignées dans EBP Paye V17 254 votre assistant de création. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi): Cadre 4 : Emploi • La durée d’emploi qui est reprise est celle que vous avez notée dans votre assistant de création.. • Le dernier emploi tenu est repris par défaut. Dans votre logiciel, vous le renseignez dans la zone Nature d’emploi dans l'onglet Infos.Paye de la fiche de votre salarié. • La ville du dernier lieu de travail ainsi que le code postal sont repris par défaut. Dans votre logiciel, vous les renseignez dans l'onglet adresse des coordonnées de votre dossier ou dans l'onglet complément de la fiche de votre salarié, si le lieu de travail de votre salarié est différent de l’établissement. • Indiquez la date de notification du licenciement, de la démission ou de la rupture d’un CNE • Toutes les informations que vous avez saisies dans votre Solde de tout compte sont reprises automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en cochant les cases correspondantes, si un préavis a été effectué ou non effectué et s’il a été payé ou non payé. Renseignez les dates du préavis s’il a été effectué. En cas de préavis non payé, indiquez le motif. • Indiquez s’il y a lieu le numéro d’affiliation à un régime spécial de sécurité sociale. • Cochez Oui si vous relevez du régime local d’Alsace Moselle. • Cochez la catégorie d’emploi particulier, si vous cochez Autre n’oubliez pas de le préciser. • L’horaire de travail hebdomadaire applicable dans l’établissement et celui du salarié sont renseignés par défaut dans votre logiciel, vous devez renseigner : o dans les informations sur le solde de tout compte, l’horaire pour votre établissement dans la zone Heures mensuelles de référence de l'onglet Paramètres des préférences de votre dossier. o l’horaire pour votre salarié dans la zone hebdomadaire de l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • N’oubliez pas de renseigner l’horaire de travail annuel. • En cas de différence entre l’horaire de votre entreprise et celui du salarié, précisez-en le motif. • La nature du contrat est renseignée par défaut, seulement si vous avez renseigné : Contrat à durée indéterminée, Contrat à durée déterminée ou Contrat Nouvelles Embauches dans la zone code Contrat de travail de l'onglet infos Paye de la fiche de votre salarié. Dans le cas où vous avez renseigné autre chose, cochez la nature du contrat de votre salarié. Vous ne pouvez renseigner qu’une seule des trois possibilités. • Renseignez le type de contrat particulier ainsi que le statut particulier s’il y a lieu. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 5 : Chômage total sans rupture Lorsque le salarié est dans une situation de chômage total sans rupture du contrat de travail, Etats Administratifs 255 indiquez si une demande d’allocation de chômage partiel a été réalisée auprès de la DDTE. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : Cadre 6 : Motif de la rupture Le motif de licenciement ou de rupture du contrat de travail que vous avez saisi dans votre Solde de tout compte est repris automatiquement. Vous avez la possibilité de modifier les informations en cochant la case correspondante. Attention !!! Vous ne pouvez indiquer qu’un seul motif. Si votre salarié est licencié pour motif économique n’oubliez pas de répondre aux questions posées dans les encadrés. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.1 Salaires des 12 mois civils Il s’agit du récapitulatif des salaires des 12 derniers mois complets précédant le dernier jour travaillé. Si ces 12 mois de paye n’ont pas été réalisés dans EBP Paye, saisissez pour chaque mois les différentes lignes de salaire directement dans votre attestation. Les bulletins repris ont été déterminés par la période d’emploi que vous avez renseignée dans l'assistant de création. • Le salaire mensuel brut est déterminé en fonction de la formule que vous avez notée dans l'assistant de création. • Le calcul du nombre d’heures travaillées et le montant du précompte Assurance chômage sont configurés dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs. • La colonne Nb de jours n’ayant pas été intégralement payés doit être complétée directement dans votre attestation. Pourquoi y a-t-il des zones vides ? Vous n’avez pas réalisé de bulletins sur toute la période indiquée dans l’assistant. Compléter les différentes lignes afin d’avoir les 12 derniers mois de salaire. Exemple !!! Si vous renseignez une période qui va du 01/02/2006 au 31/06/2007 et que sur l’année 2006 vous n’avez pas réalisé de bulletin de salaire avec votre logiciel de paye, alors les lignes concernant la période de 2006 seront non renseignées. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.2 Primes et Indemnités EBP Paye V17 256 Chaque ligne est évaluée en fonction des rubriques que vous avez configurées dans l'onglet Attestations d'employeur du paramétrage des Etats Administratifs. Si la ou les rubriques que vous avez sélectionnées sont évaluées sur plusieurs périodes (bulletins), alors une ligne par période sera indiquée. Le montant des primes ou indemnités saisies manuellement dans cet encadré doit être exclu du salaire Brut mensuel déclaré dans le cadre 7.1. Les montants détectés par votre logiciel sont automatiquement exclus. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 7.3 Comment est évalué l’encadré Salaire ? Dans l'assistant de création vous avez indiqué un bulletin dans la zone Bulletin du dernier jour travaillé payé. Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données de ce bulletin. Remarque !!! Si vous avez plusieurs bulletins pour le même mois pour ce salarié, alors les données déclarées seront la somme de tous les bulletins. Par exemple : 1er bulletin du 01/06/N au 10/06/N date de paiement le 10/06/N 2ème bulletin du 11/06 au 15/06 date de paiement le 15/06/N Dans l’assistant vous devrez sélectionner le bulletin du 11/06/N au 15/06/N Dans le cadre 7.3 encadré Salarié, vous aurez : Du 01/06/N au 15/06/N en période Le 15/06/N en date de paiement Le nombre d’heure de travail, le salaire brut, le montant du précompte Assurance chômage cumulés des deux bulletins Comment sont évalués les éléments du solde de tout compte ? Tous les éléments apparaissant dans cet encadré sont évalués avec les données du bulletin"Solde de tout compte" que vous avez renseigné dans l'assistant de création de l'attestation. Que se passe-t-il si le bulletin du solde de tout compte est le même que celui du dernier jour travaillé et payé ? Dans ce cas là, dans l’encadré Salaire, le salaire brut du dernier jour travaillé et payé ne tient pas compte de toutes les indemnités déclarées en solde de tout compte. Explications diverses sur les différentes zones : • Les montants des indemnités compensatrices de préavis et de congés payés sont repris automatiquement en fonction des rubriques que vous avez indiquées dans le paramétrage de l'attestation d'employeur . • Indiquez le nombre de jours ouvrables correspondants à une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés (jours payés mais non pris), versée postérieurement au 12 derniers mois complets de paye (versée le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Etats Administratifs 257 • Le champ Total des sommes inhérentes à la rupture reprend les sommes des indemnités conventionnelles (définies par la convention collective) et transactionnelles (dont les dommages et intérêts), versées postérieurement au 12 derniers mois complets de paye (versées le dernier mois lorsqu’il est incomplet par exemple). Les indemnités légales (indemnité légale de licenciement etc.) détaillées dans l’attestation seront automatiquement cumulées à cette somme. Vous devez paramétrer au préalable les rubriques d’indemnités. • Tous les montants correspondants aux indemnités légales sont paramétrables dans le paramétrage de l'attestation d'employeur Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation Employeur (Pôle emploi) : cadre 9 Authentification par l'employeur N’oubliez pas : • D’identifier et de renseigner la qualité du signataire. • De rappeler le motif de la rupture du contrat de travail. • De signer l’attestation. Attention !!! Vous devez impérativement contrôler les données de votre attestation d'employeur avant de la transmettre à votre salarié ainsi qu’à votre organisme. En effet, votre responsabilité est engagée par les renseignements fournis. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une maladie. Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié. En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la caisse d'Assurance Maladie pourra déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation). Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes. Remarque !!! Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité est disponible à partir de la version PRO. EBP Paye V17 258 Quand remplir l’attestation ? Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié. Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée. Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié. Vous devez adresser cette attestation à la caisse d’Assurance Maladie de votre salarié. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur Assuré (e) Renseignements permettant l'étude des droits Demande de subrogation en cas de maintien de salaire Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation Maladie / Maternité / Paternité ? Cotisations dues au titre des assurances maladie Par défaut dans votre logiciel, la rubrique insérée dans vos profils permettant de calculer le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie est la rubrique de cotisation COTMALAD. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonnes Données disponibles la rubrique de cotisation puis l’option Montant salarial. La formule suivante doit s’afficher : Montant_Salarial(COTXXX) Nombre d’heures de travail Par défaut dans votre logiciel, la variable permettant de calculer le nombre d’heures de travail est la variable HEUREEL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le nombre d’heures effectués. Montant du salaire en cas de maladie Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maladie est le salaire brut abattu soumis aux cotisations, soit la variable SBRUTABT. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maladie La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUTABT Montant du salaire en cas de maternité ou paternité Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant du salaire de référence en cas de maternité / paternité est la même base que pour la maladie, diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Etats Administratifs 259 Données disponibles la variable permettant de calculer le montant du salaire à déclarer en cas de maternité ou paternité. La formule suivante s’affiche par défaut : SBRUT-SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11135_02 Maladie Maternité Pater Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié + + sélection du modèle 11135_02 Maladie Maternité Pater Sélection du type d’arrêt Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité ou Paternité. Cas général ou cas particuliers Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier, un VRP etc&ldots; sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général. Avec subrogation Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire. Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici. Remarque!!! L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier Salaires de référence évalués Cas général : Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. EBP Paye V17 260 Cas particuliers : Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e) • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. • L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits • Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même si la journée de travail n'a pas été achevée. • Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour. • Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par le médecin ou est pour une raison personnelle. Cas général • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Etats Administratifs 261 Cas particuliers • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Période de référence • La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. Salaires de référence • La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés dans l’assistant de création. • Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : Subrogation Qu’est-ce que la subrogation ? En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail pour maladie, la subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré. Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention collective ou d’un accord de branche. Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie. La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi que les congés maternité, paternité et d’adoption. Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ? Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité vous avez sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale sont reportées. • Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ; • Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la subrogation définie par votre convention collective ou votre accord de branche. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie/Maternité/Paternité (régime agricole) L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité (MSA) EBP Paye V17 262 Cette attestation est à effectuer dès le début d'un congé maternité, d'un congé paternité ou d’une maladie si vous appartenez au régime Agricole. Il convient de remplir l'attestation de salaire avec soin et de l’adresser le plus rapidement possible à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié. En effet, c’est en fonction des renseignements fournis que la mutualité sociale agricole pourra déterminer si votre salarié remplit les conditions requises pour avoir droit à des indemnités journalières pendant son congé, et si tel est le cas, en calculer le montant et les lui verser (ou à vous-même en cas de maintien du salaire et de subrogation). Vous devez obligatoirement établir cette attestation, dans le cas contraire des sanctions légales peuvent être prononcées par le Tribunal des prud’hommes. Remarque !!! Si le salarié a plusieurs employeurs, chacun d’eux devra établir une attestation de salaire. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité /Allocation journalière de maternité est disponible à partir de la version PRO. Quand remplir l’attestation ? Maladie : dès la réception du volet 3 de l’arrêt de travail délivré par le médecin de votre salarié. Maternité : dès le début du congé maternité de votre salariée. Paternité : dès le début du congé paternité de votre salarié. Vous devez adresser cette attestation à la Mutualité sociale Agricole de votre salarié. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur Assuré (e) Renseignements permettant l'étude des droits Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'assistant Renseignez dans cette assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Etats Administratifs 263 Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 12000_02 Maladie Maternité Paternité (régime Agricole) Arborescence Fiche salarié + Onglet Administratif + Fiche du salarié + + sélection du modèle 12000_02 Maladie Maternité Paternité (régime Agricole) Sélection du type d’arrêt Selon le cas, sélectionnez Maladie, Maternité, Paternité ou Allocation journalières maternité. Cas général ou cas particuliers Si votre salarié est un travailleur à domicile, un travailleur saisonnier etc&ldots; sélectionnez Cas particuliers, sinon laissez Cas général. Salaires de référence évalués Cas général : Pour un salarié payé au mois, renseignez les 3 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 6 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 12 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Cas particuliers : Renseignez les 12 derniers mois civils précédant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre modèle ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Si vous êtes une entreprise de travail temporaire la case doit être cochée, si ce n’est pas le cas, allez la cocher dans les préférences de votre dossier. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L’assuré(e) • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre modèle ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. EBP Paye V17 264 • L’emploi ou la catégorie professionnelle est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité L'attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité : L'Etude des Droits • Dans la zone Date du dernier jour de travail indiquez le dernier jour de présence même si la journée de travail n'a pas été achevée. • Dans la zone Date de reprise du travail renseignez la date de reprise du travail si le salarié a réellement repris le travail, sinon, cochez la case non repris à ce jour. • Dans la zone Reprise à temps partiel notez si la reprise à temps partiel est prescrite par le médecin ou est pour une raison personnelle. Cas général • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 6 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 200h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 3 mois civils ou des 90 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 200H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Cas particuliers • Précisez le montant des cotisations salariales acquittées au titre de l'assurance maladie (taux 0,75 %) calculées sur les rémunérations perçues au cours des 12 mois civils précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. • Plus de 800h, ce nombre d'heures doit avoir été effectué au cours des 12 mois civils ou des 365 jours consécutifs précédant la date d'arrêt effectif du travail. La valeur à reprendre est paramétrée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Vous devez renseigner l’une des deux zones. Par défaut, si vous avez plus de 800H de travail cumulées sur la période alors la zone d’heure sera cochée et le montant non reporté. Période de référence • La période indiquée est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. Salaires de référence • La période de référence est reprise en fonction des bulletins que vous avez sélectionnés dans l’assistant de création. • Le montant du salaire s’inscrit automatiquement en fonction de la formule de calcul que vous avez renseignée dans les propriétés des états administratifs onglet Attestations de salaire. Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité Etats Administratifs 265 L'attestation de salaire AT-Maladie professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle Ce document est à fournir en cas d’arrêt de travail pour accident du travail ou maladie professionnelle. Attention !!! L’édition de l'attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle est disponible à partir de la version PRO. Que souhaitez vous faire ? • Créer une attestation de salaire AT/Maladie Professionnelle. • Avoir une explication sur les différents cadres : Employeur La victime Renseignements concernant le medecin du travail Renseignements relatifs à l'arrêt de travail Salaires de référence Demande de subrogation en cas de maintien de salaire Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos attestations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle attestation. Que doit-on renseigner dans les zones pour l'attestation AT/Maladie Professionnelle ? Montant brut soumis à cotisations Par défaut dans votre logiciel, ce montant est calculé avec la variable SBRUT. Cependant vous devez déduire de ce montant les rubriques que vous avez renseigné dans les zones Avantages en nature et Indemnités, primes, gratifications. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la variable permettant de calculer le montant brut soumis aux cotisations. Avantages en nature Renseignez ici les rubriques d’avantages en nature que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la ou les rubriques d’avantages en nature. Indemnités, primes, gratifications Renseignez ici les rubriques d’indemnités, primes&ldots; que vous renseignez dans vos bulletins et qui ne sont pas inclus dans le salaire de base. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne Données disponibles la rubrique. Frais professionnels Renseignez ici la rubrique de Frais professionnel que vous renseignez dans vos bulletins et qui sont soumis aux cotisations. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la rubrique. EBP Paye V17 266 Part salariale des cotisations Par défaut dans votre logiciel, la formule permettant de calculer le montant de la part salariale des cotisations est SCOTSAL. Sélectionnez le bouton Formule afin d’ouvrir l'éditeur de formule. Sélectionnez dans la colonne données disponibles la variable permettant de calculer l’ensemble des cotisations salariales réglées au titre de la période de référence diminué de la Part salariale des cotisations et de la CSG. La formule suivante s’affiche par défaut : SCOTSAL+(SCSGABT*0.5%) Retour à l'onglet L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'assistant Renseignez dans cet assistant les éléments permettant de créer l’attestation de salaire Accident du travail / Maladie professionnelle pour votre salarié avec ses données de paye. Remarque!!! Avant de lancer cette impression, vous devez effectuer un paramétrage dans Dossier + Propriétés + Etats Administratifs + Onglet Attestations de salaire. Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie Prof Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 11137_02 AT-Maladie Prof Avec subrogation Cochez l’option si vous appliquez un maintien de salaire. Pour des explications supplémentaires sur la subrogation cliquez ici. Remarque!!! L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier. Salaires de référence évalués Pour un salarié payé au mois, renseignez la dernière paye échue avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la quinzaine, renseignez les 2 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Pour un salarié payé à la semaine, renseignez les 4 dernières payes échues avant l’arrêt de travail. Exercice précédent Si vous devez sélectionner des bulletins sur l’exercice précédent, cochez l’option. Cette option n’est disponible que si vous avez un exercice antérieur. Etats Administratifs 267 Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : L'employeur • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiezles dans votre attestation ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification). • Le n° de risque AT est indiqué par défaut, sauf si vous ne l’avez pas renseigné dans les préférences de votre dossier. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : La victime • Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre attestation ou allez dans la fiche de votre salarié afin de les corriger. • La nationalité française est cochée par défaut si « FR &endash; France » est sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié, si ce n’est pas le cas, cochez la nationalité de votre salarié dans sa fiche. • La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié (date d’entrée). • La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • Cochez si l’accident a fait une autre victime. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Le médecin du travail Les éléments concernant le médecin du travail sont indiqués par défaut si vous avez renseigné dans l'onglet Médecine du travail des préférences une adresse de service de santé autre que l’établissement. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Renseignement arrêt de travail Renseignez toutes les zones de cet encadré. N’oubliez pas de renseigner le motif de l’arrêt, s’il s’agit d’un arrêt de travail dû à une maladie professionnelle ou à un accident de travail. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Salaires de référence EBP Paye V17 268 A . Salaire de base et accessoires du salaire de la période de référence • La période de référence reprise est celle que vous avez renseignée dans l'assistant de création. • Le montant brut, le montant des avantages en nature, le montant des indemnités, la part salariale des cotisations, le montant des frais professionnelles sont complétés par défaut en fonction des éléments de calcul que vous avez renseignés dans les propriétés des Etats administratifs.. B . Rappels de salaire et accessoires du salaire versés avec une périodicité différente de celle du salaire de base Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. C . Cas où la période de référence n’a pas été entièrement accomplie Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. D . Cas particulier Renseignez manuellement les éléments de cet encadré. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle L'attestation AT - Maladie Professionnelle : Subrogation Qu’est-ce que la subrogation ? En cas de maintien du salaire, par l’employeur, pendant un arrêt de travail, la subrogation permet à l’employeur de percevoir directement, en lieu et place du salarié, les indemnités journalières dues à celui-ci par sa caisse d’Assurance Maladie pour la période de l’arrêt de travail considéré. Le maintien du salaire peut être total ou partiel ; il peut être prévu dans le cadre d'une convention collective ou d’un accord de branche. Pour bénéficier de la subrogation, le salaire maintenu par l’employeur doit être d’un montant au moins égal au montant des indemnités journalières versées par la caisse d’Assurance Maladie. La subrogation concerne tout type d'arrêt de travail : l’arrêt de travail pour maladie, mais également l’arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie professionnelle ainsi que les congés maternité, paternité et d’adoption. Comment sont renseignés les éléments concernant la subrogation dans l’attestation ? Si dans l’assistant de création de l’attestation de salaire AT-Maladie Professionnelle vous avez sélectionné l’option Avec subrogation alors les informations concernant votre banque principale sont reportées. • Date de début : indiquez la date du début de l'arrêt du travail ; • Date de fin : indiquez la date de fin de la durée maximale de maintien du salaire et de la subrogation telle que définie par votre convention collective ou votre accord de branche. Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle La Déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Quand établir la déclaration ? Attention !!! L’édition de déclaration d’accident du travail est disponible à partir de la version PRO. L’employeur est tenu de déclarer tout accident du travail ou de trajet dont il a eu connaissance dans les 48 heures à la caisse primaire d’assurance maladie dont relève la victime. Etats Administratifs 269 L’obligation de déclaration par l’employeur s’applique dès que celui-ci a connaissance de toute lésion corporelle survenue pendant le temps et sur le lieu de travail, et ce quelle que soit son opinion sur les causes de l’accident. À défaut d’une telle déclaration, l’employeur commet une faute et, dès lors que l’action en reconnaissance du caractère professionnel de l’accident est prescrite, le salarié peut demander des dommages-intérêts devant les juridictions civiles. Explication sur les différents cadres Employeur Victime Accident Témoins Tiers Remarque!!! Les modifications que vous apportez aux paramétrages et à vos données de paye ne sont pas automatiquement mises à jour dans vos déclarations existantes. Pour cela, vous devez créer une nouvelle déclaration. Déclaration AT - L'assitant de création Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 60-3682 Déclaration Accident du Travail Arborescence Fiche salarié + Fiche du salarié + Onglet Administratif + + sélection du modèle 60-3682 Déclaration Accident du Travail Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - L'employeur Vérifiez les coordonnées et les différentes informations. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans les coordonnées de votre dossier afin de les corriger (Onglet Adresse et Identification) Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - La victime Vérifiez les coordonnées et les différentes informations liées à votre salarié. Si elles sont erronées, modifiez-les dans votre déclaration ou allez dans l’onglet Etat civil de la fiche de votre salarié afin de les corriger. • La nationalité française est cochée par défaut si « FR- France » est sélectionné dans le pays de naissance de votre salarié. Si ce n’est pas le cas, cochez la nationalité de votre salarié dans sa fiche. Si votre le salarié est de nationalité étrangère, vous devrez cocher « C.E.E. » ou « Autre » manuellement dans la déclaration. EBP Paye V17 270 • La date d’embauche est reprise dans l'onglet entrée/sortie de la fiche de votre salarié (date d’entrée). • La profession est indiquée par défaut, cette zone reprend la nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • La qualification professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’ancienneté dans le poste est indiquée par défaut, cette zone reprend l’ancienneté notée dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. • L’emploi est indiqué par défaut, cette zone reprend la Nature d’emploi que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié. • La catégorie professionnelle est indiquée par défaut, cette zone reprend la qualification que vous avez renseignée dans l'onglet info. Paye de la fiche de votre salarié. • Cochez si l’accident a fait une autre victime. Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - L'accident • Lieu de l’accident : Précisez si l’accident s’est produit : o Sur le lieu du travail habituel (atelier, chantier, bureau), o Sur un lieu de travail occasionnel, o Lors d’un déplacement pour le compte de l’employeur, o Au domicile du salarié, o Sur le trajet aller ou retour entre le domicile ou le lieu de prise habituelle des repas, et le lieu de travail. Dans tous les cas, indiquez la localité et le lieu précis de l’accident. • Circonstances détaillées de l’accident Indiquez ce que faisait la victime au moment de l’accident (travail sur une machine, manutention, etc) et comment celui-ci s’est produit (glissade, heurt, etc). • Siège des lésions Indiquez l’endroit du corps où la victime a été atteinte (yeux, tête ou cou, mains, membres supérieurs, tronc, pieds, membres inférieurs, sièges internes) en précisant s’il y a lieu droite ou gauche. • Nature des lésions Précisez s’il s’agit de contusions, plaie, lumbago, entorse, fracture, brûlure, piqûre, présence d’un corps étranger, lésions multiples, autres (à préciser). • Arrêt de travail Si la victime a arrêté son travail sur prescription d’un médecin, et si cet arrêt intervient après envoi de la présente déclaration, vous devez OBLIGATOIREMENT établir et envoyer le formulaire « ATTESTATION DE SALAIRE » Accident du travail ou maladie professionnelle &endash; Réf. 11137-02, à la caisse primaire du lieu de résidence habituelle de la victime. Vous devez également remplir cette même formalité si votre salarié a un nouvel arrêt de travail dû à son accident. Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Témoins Précisez la qualité du témoin : collègue, conjoint &ldots;. En l’absence de témoin oculaire direct, il convient d’indiquer les personnes ayant eu connaissance de l’accident ou ayant constaté des blessures. Etats Administratifs 271 Retour à la déclaration d'accident du travail Déclaration AT - Tiers Lorsqu’un tiers est impliqué dans l’accident, pensez à le signaler afin que la CPAM puisse engager le recours contre le tiers en cause. En effet, si la responsabilité est totale, les dépenses correspondantes à cet accident seront prises en charge par l’assurance du tiers et ne seront pas imputées sur votre compte. Retour à la déclaration d'accident du travail Feuilles d'aide aux calculs Feuilles d'aide aux calculs Lors de la rupture du contrat de travail du salarié, L’employeur est tenu de procéder : 􀂃 A la proratisation du plafond de sécurité sociale (si celui-ci sort en cours de mois) 􀂃 Au versement d’une éventuelle prime au prorata, 􀂃 Au versement de différentes indemnités légales de rupture. Les feuilles d’aide au calcul des indemnités de départ sont comme leur nom l’indique, une aide au calcul des éléments de paye du solde de tout compte du salarié. Elles ont pour objectif de permettre au client de calculer en automatique les éléments de rémunérations relatifs au départ du salarié après avoir renseigné un certain nombre d’informations sur la sa présence, sa rémunération. Les montants calculés pourront ensuite être saisis par le client dans le bulletin de départ du salarié (ou bulletin complémentaire, si le solde de tout compte est effectué après le mois de sortie) après avoir ajouté les rubriques correspondantes. On distingue trois types de feuilles d’aide aux calculs (cf. tableau suivant). 􀁘 Indemnités de départ fin CDD 􀁙 Indemnités de départ fin CDI 􀁚 Indemnités de licenciement ou retraite. Feuille d’aide au calcul des fins de contrats à durée déterminée Feuille d’aide au calcul des fins de contrats à durée indéterminée Feuille d’aide au calcul des indemnités de licenciement et départ à la retraite Calculs effectués • calcul du prorata plafond SS • Calcul d’une prime au prorata • Calcul de l’indemnité de fin de contrat (prime de précarité) • Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés • calcul du prorata plafond SS • Calcul d’une prime au prorata • Calcul de l’indemnité compensatrice de congés payés • Calcul de l’indemnité de licenciement pour motif personnel • Calcul de l’indemnité de licenciement pour motif économique • Calcul de l’indemnité de mise à la retraite • Calcul de l’indemnité de départ volontaire à la retraite Remarque !!! Pour de plus amples informations sur les modalités d’utilisation des feuilles de calcul, reportez vous à la notice jointe à chaque feuille. FAQ Comment modifier le contenu d'une attestation ? EBP Paye V17 272 Vous venez de créer votre attestation Après avoir établi votre attestation à l’aide de l’assistant de création, vous avez à l’écran votre attestation. Pour modifier les données : • Complétez et/ou modifiez les informations directement dans votre Etat. • N’oubliez pas d’enregistrer par le bouton . • Imprimez ensuite votre attestation. Remarque !!! Après avoir enregistré vos modifications puis imprimé votre attestation, vous n’avez plus la possibilité de lui apporter des précisions. Si vous souhaitez de nouveau modifier les éléments indiqués dans votre état sélectionnez le bouton . Sans oublier ensuite d’enregistrer, puis imprimer… Vous avez déjà créé votre attestation et vous souhaitez la modifier Après avoir validé votre attestation, vous avez la possibilité de la Modifier, Consulter et Imprimer autant de fois que vous le souhaitez. En effet, toutes les attestations que vous avez éditées pour vos salariés sont conservées dans l'onglet Administratif de leurs fiches, par date et heure de création. Retour sur l'attestation d'employeur (Pôle emploi) Retour sur l'attestation Maladie / Maternité / Paternité Retour à l'attestation AT-Maladie Professionnelle Comment saisir un montant avec des décimales dans les Attestations ? Si vous souhaitez saisir un montant avec des décimales dans vos attestations, vous devez impérativement mettre un « . » en séparateur de décimale. Pour saisir « 151,67 » vous devez inscrire « 151.67 » Comment modifier le contenu d'un document ? Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Consultation des contrats et lettres types Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, consultez vos documents créés précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton . La consultation permet d’imprimer le contrat sans le modifier.. Modification des contrats et lettres types Dans l'onglet Administratif de la fiche de votre salarié, modifiez vos documents créés précédemment en sélectionnant votre contrat ou votre lettre puis le bouton . Modifiez puis enregistrez votre document. En effet, tant que vos modifications ne sont pas validées par le bouton enregistrer, le bouton imprimer n’est pas accessible. Pourquoi du texte est proposé par défaut en modification dans une attestation ? Vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader Etats Administratifs 273 Pour cela suivez les étapes suivantes : o Allez dans le menu Edition + Préférences. o Sélectionnez Formulaire dans la colonne Catégories. o Dans la zone Remplissage automatique sélectionnez l’option Désactivé dans la liste déroulante. Pourquoi l'attestation n'apparaît pas à l'écran en création ou en modification ? Vous avez probablement sélectionné le bouton Bloquer et coché l’option Mémoriser mon action pour le site : localhost sur le message d’avertissement de sécurité d’Abobe Reader. Pour débloquer cette action, vous devez modifier les propriétés de votre Adobe Reader 7.0. Pour cela suivez les étapes suivantes : o Allez dans le menu Edition + Préférences. o Sélectionnez Gestionnaire des approbations dans la colonne Catégories. o Dans la zone Accès aux ressources sélectionnez le bouton Modifier les paramètres de site. o Dans l’encadré, dans la colonne site, sélectionnez localhost, (dans la colonne Etat doit apparaître Toujours refuser). o Sélectionnez le bouton supprimer. o Le message d’avertissement apparaîtra ensuite lors de la création d’une attestation, et n’oubliez pas de sélectionner le bouton autoriser. Pourquoi l'option subrogation est-elle grisée dans les assistants de création des attestations ? L’option subrogation est grisée si vous n’avez pas créé de banque dans votre dossier et si cette dernière n’est pas définie dans les préférences de votre dossier. 275 Paye Agricole La DAS Bilatérale Le fichier DAS Bilatérale Vous pouvez générer un fichier à la norme DAS Bilatérale par le menu Déclarations + Agricole + DAS Bilatérale, et l’envoyer directement à votre centre DAS, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Génération du fichier DAS Bilatérale • Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque. • Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer. • Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...), le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires (enregistrements n° 210). • Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées par le salarié. • Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, sélectionnez la section 01 puis la section 02. Autrement, laissez le code 00. En multi-sections, vous devez générer les deux fichiers l’un après l’autre. • Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier. Modification du fichier DAS Bilatérale La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel. • Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les enregistrements générés. • L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de : o lire et modifier les enregistrements du fichier o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires (salariés, établissements, entreprises), o généraliser une valeur à un groupe de salariés, o recalculer automatiquement le total Établissement et Entreprise, o ajouter des honoraires. Attention !!! Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement seront écrasées. Comment sont déclarés les salariés sortis ? Tous les salariés qui sont sortis sur l'exercice précédent ne seront pas produits dans le fichier EBP Paye V17 276 DAS Bilatérale. Remarque !!! Si vous devez réaliser un bulletin de paye pour un salarié sorti sur l'exercice de paye précédente, les informations de ce bulletin ne seront pas déclarées. Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ? Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas produits dans la déclaration DAS Bilatérale. Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations. Le fichier DAS bilatérale multi-établissements Vous pouvez générer un fichier DAS multi-établissements par le menu Déclarations + Agricole DAS multi-établissements, et l’envoyer directement à votre DAS, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Génération du fichier DAS Bilatérale multi-établissements • Sélectionnez dans Dossier de l’entreprise le dossier correspondant au siège social. • Choisissez l’année concernée • Par défaut, le fichier DADS.TXT sera généré sur votre disque. • Indiquez le nombre d’honoraires à déclarer (honoraires à un expert comptable, avocat...), le logiciel génèrera les pages dans lesquels vous pourrez saisir les honoraires (enregistrements n° 210). • Indiquez les Rubriques contenant les heures supplémentaires et complémentaires exonérées (loi TEPA), que vous utilisez dans vos bulletins. Ne renseignez rien si vous n'avez pas d'heures supplémentaires ou complémentaires à déclarer. • Par défaut, la variable HEUREEL contient le nombre d'heures effectivement travaillées par le salarié. • Si vous souhaitez générer une DAS multi-sections, vous devez générer un premier fichier avec la section 01 puis la section 02. Si vous ne générez pas de DAS multi-sections, laissez 01. • Cochez les dossiers correspondant aux différents établissements. Remarque !!! Si les dossiers que vous avez sélectionné sont protégés par un mot de passe, vous aurez à saisir le mot de passe de chaque dossier protégé pour pouvoir continuer la génération du fichier. • Cliquez sur le bouton Générer pour créer le fichier. Modification du fichier DAS Bilatérale Paye Agricole 277 La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel. • Le bouton Modifier permet de consulter le fichier généré et de modifier les enregistrements générés. • L’Editeur DAS Bilatérale est accessible par le menu Déclarations + Agricole + Editeur de fichiers DAS. Cet éditeur, spécial DAS Bilatérale, permet de : o lire et modifier les enregistrements du fichier o ajouter des enregistrements supplémentaires ou complémentaires (salariés, établissements, entreprises), o généraliser une valeur à un groupe de salariés, o recalculer automatiquement le total Etablissement et Entreprise, o ajouter des honoraires. Attention !!! Si vous lancez une nouvelle génération du fichier, les modifications apportées manuellement seront écrasées. Pourquoi certains salariés n'apparaissent pas dans la déclaration ? Tous les salariés qui ont dans leur fiche en type de déclaration annuelle : DADS-U, ne sont pas produits dans la déclaration DAS multi-établissements. Si vous rencontrez ce cas, vous devez vérifier dans l'onglet Info. paye de la fiche de votre salarié ce qu'il a d'indiqué dans la zone Déclarations. Les enregistrements et les points à vérifier DAS Bilatérale Les différents enregistrements 010 : En tête Entreprise 020 : En tête Etablissement 200 : Ligne Salarié 202 : Ligne Salarié Négative 210 : Ligne Honoraires 300 : Total Etablissement 302 : Total Etablissement Négatif 310 : Total Entreprise 312 : Total Entreprise Négatif Type de DADS générée avec le logiciel Le logiciel génère les types de DAS suivants : 0 : Salaires et Honoraires déclarés sur le même fichier. 2 : Salaires uniquement sans Honoraire. Points essentiels à vérifier • Enr 200 champ 100 ; Enr 300 champ 018 ; Enr 310 champ 021 : Renseigner ici la base brute fiscale correspondant au montant brut des rémunérations en sens de l'assiette retenue pour la taxe sur les salaires, y compris la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérée. • Enr 200 : Informations à compléter EBP Paye V17 278 o Champs 065 et 070 : Les périodes d'emploi. On récupère la dernière période indiquée dans la fiche de l'employé. Pour une deuxième période, elle sera à renseigner manuellement. o Champs 107 à 110 : Le détail des avantages en nature doit être renseigné si besoin. Seul le champ 105 (valeur) est renseigné. o Champs 132 à 136 : Tout ce qui est taxe sur les salaires est à renseigner manuellement. o Champ 139 : Le code absence montant doit être renseigné pour justifier, dans certains cas, une absence d'information dans les zones "rémunérations" sociales et/ou fiscales. o Champ 144 : renseigner dans ce champ tous les « autres revenus nets imposables » qui ne figurent pas dans les champs 103 et 142 o Champ 146 : renseigner dans ce champs le montants des heures supplémentaires et complémentaires exonérées. (afin que le calcul se fasse automatiquement, renseigner les rubriques dans la zone prévue lors de la génération du fichier. • Enr 202 : L'établissement a des lignes négatives. Les régularisations négatives (sommes versées en trop) concernant une année antérieure, sont, en principe déduites des sommes rémunérant l'année de régularisation. Cette information s'effectue dans la fiche du salarié au niveau du dossier. Complétez les champs concernés des enregistrements 202, 302, 312. • Enr 210 : Si vous avez indiqué un nombre d’enregistrements honoraires, complétez les champs concernés des enregistrements 210, 300, 310. Modification du fichier DAS Bilatérale La modification du fichier est indispensable pour les cas non traités par le logiciel, notamment pour gérer les cas particuliers. Déplacez-vous d’un enregistrement à l’autre par les boutons Précédent et Suivant. Lorsque le champ d’un enregistrement est modifiable, le bouton Modifier est actif. Pour connaître les bases de cotisations de vos salariés, vous pouvez : • Imprimer leur fiche individuelle (Impression + Salariés + Fiches individuelles), • Lancer une interrogation des données de paye par Gestion + Interrogation des données de paye. Cliquez sur le bouton Imprimer si vous souhaitez conserver une trace du fichier généré. Consultez les différents enregistrements et les points essentiels à vérifier. Le fichier MSA Paramétrage du fichier MSA Le fichier MSA est composé de différents enregistrements. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Paye Agricole 279 Enregistrements obligatoires : PE11 : Identification de l’entreprise PE31 : Salaires versés PE32 : Si le salarié a effectué des heures supplémentaires PE41 : Assiettes Enregistrements facultatifs : PE21 à PE24 : Evolutions de situation d’un salarié Pour les enregistrements PE31 et PE41, un certain nombre de montants seront à renseigner, comme la rémunération brute du salarié, le montant d’une éventuelle indemnité de préavis, le montant d’une éventuelle indemnité compensatrice de congés payés, etc. Les éléments de calcul du fichier Eléments de calcul de l’enregistrement PE31: 01 Rémunération brute 02 Indemnité de préavis non effectué 04 Allocation de convention de conversion 08 Complément de rémunération à la charge de l’état 09 Indemnités compensatrices de congés payés 10 Rémunération habituelle (sans prime ni rappel) 11 Indemnités journalières brutes légales 12 Déduction frais professionnels 13 Rémunération théorique mensuelle (ramenée à un temps plein) 14 Sommes isolées 16 Somme excédant les seuils réglementaires fixés pour les contributions patronales de prévoyance complémentaire et de retraite supplémentaire 25 Montant des cotisations de retraite complémentaire à la charge du salarié 30 Montant de la rémunération Brute des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires 40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire hebdomadaire 80 Plafond à appliquer si différent d’un plafond mensuel 81 Salaire théorique temps plein 82 Salaire théorique temps partiel 83 Salaire multi-employeurs Eléments de calcul de l’enregistrement PE32 30 Montant de la rémunération Brut des 8 premières heures supplémentaires hebdomadaires ou des heures complémentaires 40 Montant de la rémunération brute des heures supplémentaires effectuées au delà de la 8ième heure supplémentaire hebdomadaire EBP Paye V17 280 Eléments de calcul de l’enregistrement PE41 51 Assiette taxe sur prévoyance 53 Assiette CSG et RDS sur salaires 54 Assiette CSG à 3.8% RDS des revenus de remplacement des personnes imposables non imposées 56 Assiette CSG à 6.2% et RDS des revenus de remplacement des personnes imposées 58 Contribution épargne salariale Comment paramétrer ces éléments de calcul Pour ne pas avoir à remplir le fichier MSA manuellement, vous disposez d’un fichier de paramétrage dans le répertoire de votre dossier. Par défaut, votre dossier se trouve sur : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\NomDeLaSociété\Paye.X Où X représente le numéro de votre exercice. Le 1er exercice est situé dans un répertoire Paye.0, le 2nd dans un répertoire Paye.1, etc. Vous devez ouvrir le répertoire contenant le numéro le plus grand, celui qui correspond à votre dernier exercice. Le fichier s’appelle Agora.msa. Eléments de calcul du PE31 La première partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE31. En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est le montant de la rubrique qui sera repris dans le fichier MSA. Pour reprendre la base de la rubrique, ajoutez (B) devant le code de la rubrique. Exemples !!! 01 = COMRBRUT􀃆reprend le montant de la rubrique COMRBRUT, soit la rémunération brute. 13 = (B)GETP􀃆reprend la base de la rubrique GETP, soit la rémunération brute équivalente à un temps plein. Eléments de calcul du PE32 La PE32, se génère automatiquement si vous avez bien paramétré les éléments de calcul 30 et 40 pour la PE31. Les différentes lignes de cet enregistrement s'alimentent de la manière suivante : • Le taux de majoration des HS/comp. reprend le taux de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage, divisé par la variable TAUXHOR que vous avez de renseignée dans vos variables. (le calcul est le suivant : "Taux des rubriques" / "la variables TAUXHOR" - 1*100) • Nombre d'HS/Compl : reprend la base de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage. • Montant rému. HS/Compl : reprend le montant de la ou des rubriques qui ont été renseignées dans le paramétrage. Eléments de calcul du PE41 La seconde partie du fichier contient les éléments de calcul de l’enregistrement PE41 (assiettes de cotisation). En face de chaque élément de calcul, il suffit d’indiquer le nom de la rubrique concernée : c’est la Base de la rubrique qui sera reprise. Vous devez utiliser dans vos payes les rubriques paramétrées dans ce fichier (ajoutez-les à vos Paye Agricole 281 profils), ou modifiez et complétez les lignes du fichier avec les noms de vos propres rubriques. Le fichier MSA Les utilisateurs d’une paye Agricole doivent communiquer chaque trimestre à la MSA les rémunérations perçues par leurs salariés, afin que celle-ci procède au recouvrement des cotisations, taxes et contributions. Vous pouvez profiter de cet envoi pour faire connaître des évolutions de situations des salariés. Vous pouvez générer le fichier MSA sur un support dématérialisé par le menu Déclarations + Agricole + Déclaration MSA sur disquette, et l’envoyer directement à la MSA, à la place du document papier. Attention !!! Cette fonction est seulement disponible en version AGRICOLE. Avant de générer le fichier, vous devez consulter la partie sur le paramétrage du fichier MSA. • Indiquez le n° du trimestre sur lequel vous souhaitez générer le fichier. • Indiquez le n° de votre département. • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le n° du taux d’exonération des travailleurs occasionnels. Par défaut, il s’agit de la variable TXEXO. Pourcentage d’exonération Activité N° du taux 58 % 1 75 % (85 % si CDI) Raisin de cuve 2 75 % (85 % si CDI) Apiculteur 3 75 % (85 % si CDI) Tabac 4 75 % (85 % si CDI) Houblon 5 75 % (85 % si CDI) Pommes de terre 6 90 % (100 % si CDI) Raisin de table 7 90 % (100 % si CDI) Horticulture 8 90 % (100 % si CDI) Fruits & Légumes 9 • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le nombre d’heures réellement travaillées. Par défaut, il s’agit de la variable HEUREEL. • Indiquez le code de la variable dans laquelle vous avez saisi le taux de réévaluation du SMIC pour vos salariés. Ce taux correspond au rapport entre la durée contractuelle du travail (hors heures supplémentaires ou complémentaires) sur la présence dans l'entreprise et la durée légale mensuelle. Ne sont pas concernés par ce dispositif les salariés : o Entrées et/ou sortis en cours de mois o Saisonniers, intérimaires o Rémunérés à la tâche (bûcherons) o travailleurs occasionnels / demandeurs d'emploi (en cas de renonciation au dispositif TO-DE (de votre part), afin de permettre à votre MSA de calculer rétroactivement la réduction Fillon. • Par défaut, le logiciel génère le fichier dans le répertoire de votre société. Nous vous EBP Paye V17 282 conseillons fortement de générer le fichier dans un premier temps sur votre disque dur, puis de le transférer sur disquette dans un second temps : Il s’agit là d’une recommandation de la MSA. Ces opérations ont pour but, d’une part, de vous laisser la possibilité d’adresser un nouveau fichier si le premier émis s’avérait inexploitable du fait d’anomalies, et d’autre part, d’accéder au fichier et de le modifier plus rapidement. • Cliquez sur le bouton Générer. Modification du fichier Pour contrôler et compléter le contenu du fichier, cliquez sur le bouton Modifier. Le logiciel vous ouvre le fichier dans « l’éditeur MSA ». Le fichier se présente dans une arborescence. Vous retrouvez dans cette arborescence les n° des enregistrements obligatoires : PE11, PE31 (un par salarié et par mois - ici, le fichier ne contient que le premier mois du trimestre), PE32 (si vos salariés ont des heures supplémentaires ou complémentaires Exonérées) et PE41. Modification d’un champ : Lorsque vous cliquez sur un enregistrement (par exemple ici le PE11), dans la partie droite de l’écran, apparaît son contenu. Les zones grisées ne sont pas modifiables. Les zones en noir sont modifiables simplement en double-cliquant dessus. Ajout d’un enregistrement : Les enregistrements facultatifs n’ont pas pu être créés par le logiciel, car ils concernent des situations qu’il ne connaît pas. Il s’agit des enregistrements suivants : PE21 : Date d’embauche du salarié si différente de la DUE Date de fin d’activité du salarié si différente de la date déclarée PE22 : Dates de suspension d’un contrat de travail PE23 : Modifications concernant le contrat de travail PE24 : Modifications concernant le contrat de travail (éléments complémentaires) Pour ajouter un de ces enregistrements, faites un clic droit sur le nom du salarié concerné (dans l’arborescence) et choisissez le n° d’enregistrement qui vous intéresse. Le nom du salarié est alors précédé d’un « + ». Cliquez sur le « + » pour accéder aux enregistrements ainsi créés, et complétez-les manuellement. 283 La DUCS La DUCS Dans le cadre de la politique de simplification administrative, les pouvoirs publics et les organismes de protection sociale cherchent à réduire les formalités que les entreprises doivent remplir en matière de cotisations sociales et de contributions. L'unification des procédures de déclaration et l'ouverture de services utilisant les nouvelles techniques de communication sont notamment les deux moyens retenus dans ce but. La Déclaration Unifiée de Cotisations Sociales (DUCS) est ainsi progressivement proposée en substitution à diverses déclarations périodiques obligatoires. Elle permet d’obtenir l’édition des déclarations dans un format commun aux organismes de protection sociale. La déclaration est composée de différents volets (un par organisme concerné). Chaque volet est adressé directement à l'organisme destinataire. Depuis 1998, les organismes suivants peuvent recevoir des DUCS papier : • URSSAF, • Pôle emploi, • Les institutions de retraite complémentaire, ainsi que les institutions de prévoyance appartenant à un même groupe que ces dernières, • Les caisses de Mutualité Agricoles, • Les caisses de Congés Payés du Bâtiment et des Travaux Publics. Le logiciel vous propose : Une DUCS URSSAF papier agréée. Une DUCS pôle emploi papier agréée. Un état préparatoire pour les caisses suivantes : ARRCO, et AGIRC Comment y accéder ? Fiche salarié Edition + Fiche Salarié + Onglet DUCS Profil Edition + Profil + Bouton DUCS Quelles informations souhaitez-vous avoir ? Fonctionnement général de la DUCS Paramétrer une DUCS Imprimer une DUCS Mettre à jour une DUCS Les effectifs de la DUCS URSSAF Paramétrer les codes DUCS pour les heures supplémentaires exo Paramétrage de la DUCS Etape 1 : Vérification du Taux d’accidents du travail et de transport Vous devez tout d’abord définir le ou les différents taux AT et Transport utilisés dans votre paye, à partir des préférences de votre dossier (Dossier + Propriétés + Préférences, onglet URSSAF). • Pour définir les taux AT dans les préférences de votre dossier, sélectionnez un numéro d’ordre puis saisissez le taux correspondant. EBP Paye V17 284 Attention !!! Le premier taux porte le n°0, et vous devez entre chaque taux, cliquer sur le bouton Appliquer. Exemple !!! Le premier taux AT est de 1.50, et le second 4.50. Indiquez n° 0 = 1.50, cliquer sur Appliquer, et indiquez n°1 = 4.50. Cette option est disponible à partir de la version PRO. • Le paramétrage du taux de transport est identique au taux AT. Etape 2 Paramétrage dans les profils, par le bouton Ajouter Vous devez associer à chaque code (chaque ligne de la déclaration) une des cotisations concernées pour que le logiciel détermine la base de cotisation, et donc le montant correspondant. Cette opération s’effectue au niveau des profils sachant qu'ensuite, le fait d’affecter un salarié à son profil transférera le paramétrage DUCS du profil à la fiche du salarié (onglet DUCS). Si les profils sont déjà affectés aux salariés, vous lancerez l’option Gestion + Mise à jour DUCS. Nous prendrons ici l’exemple du profil Mensuel, dans lequel les codes Personnel suivant sont à renseigner : 100 Cas Général, 236 FNAL et 900 Transport. Ouvrez le classeur des profils et cliquez sur le profil Mensuel. Attention !!! Il peut arriver que le paramétrage de certaines rubriques ne puisse répondre à la rigidité d’un code « types de personnel ». Dans ce cas, le paramétrage devra être revu. N’hésitez pas à contacter notre service technique. Cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque modification des taux). Paramétrez la ligne 100A (accident du travail) : • Sélectionnez le code 100, • Pointez Taux AT et sélectionnez le n° paramétré dans les préférences, • Sélectionnez la rubrique COTAT Accident du Travail (dont vous pourrez contrôler le taux), • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 100D (URSSAF déplafonné) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 100, • Sélectionnez le n° AT. La précision de ce taux est indispensable pour distinguer plusieurs lignes 100 éventuelles avec des taux AT différents. Le logiciel pourra ainsi positionner les lignes 100D et 100P sous la ligne 100A correspondante, • Pointez Déplafonné, • Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF déplafonnée (par exemple, la rubrique COTAF1 Allocations familiales), • Cliquez sur OK. Paramétrez la ligne 100P (URSSAF plafonné) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 100, • Sélectionnez le n° AT, La DUCS 285 • Pointez Plafonné, • Sélectionnez une des rubriques d’URSSAF plafonnée (par exemple, la rubrique COTVIEI2 Vieillesse TA) • Cliquez sur le bouton OK. A ce stade vous avez défini les lignes correspondant au code 100 : Paramétrez la ligne 236D (FNAL sur brut +9 salariés) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 236, • Pointez Déplafonné, • Sélectionnez la rubrique FNAL sur brut +9 salariés (COTAL1) • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 900D (Transport +9 salariés) : Cliquez sur le bouton Ajouter. • Sélectionnez le code 900, • Pointez Taux de transport et indiquez le n° du taux paramétré dans les préférences, • Sélectionnez la rubrique Transport +9 salariés (COTVTRAN) • Cliquez sur le bouton OK. Faites de même pour chaque ligne de votre bordereau URSSAF, puis pour les autres organismes. A ce jour, nous fournissons les codes Type de Personnel uniquement pour l’URSSAF et Pôle emploi. Attention !!! Pour le paramétrage Pôle emploi, changez d’onglet ! A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône . La commande Gestion + Mise à jour DUCS va vous permettre de recopier le paramétrage d’un profil à l’autre, en cochant la deuxième option (Recopier les informations...). Quand tous les profils seront paramétrés, relancez cette option en cochant cette fois la première option (Mettre à jour les informations...) ce qui transférera le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre ce paramétrage. Après le calcul des bulletins, vous pourrez imprimer la DUCS par Impressions + DUCS : les bases seront automatiquement reprises renseignées, et les montants automatiquement calculés. Cette impression peut être réalisée pour n’importe quelle période (un mois, un trimestre &ldots;). Cotisations particulières au salarié Dans certains cas, le bulletin d’un salarié peut avoir des rubriques de cotisations supplémentaires non référencées dans le profil. Vous devez alors compléter le paramétrage DUCS, directement dans l’onglet DUCS de la fiche du salarié concerné. Retour à la DUCS Préparation de la DUCS Cette fonctionnalité vous permet : • de préparer le fichier EDI pour l'URSSAF au format COPLAT. Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez EBP Paye V17 286 contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Cette fonctionnalité vous permet également : • d'imprimer la DUCS URSSAF papier agréée, • d'imprimer la DUCS Pôle emploi papier agréee, • d'imprimer la DUCS URSSAF annuelle (état préparatoire de votre tableau récapitulatif), • d'imprimer un état préparatoire pour les organismes IRC (Institutions de Retraite Complémentaire) Attention !!! Toutes les impressions DUCS sont disponibles à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF Déclarations + DUCS Pôle emploi Déclarations + DUCS IRC Explications • Période : Indiquez la périodicité (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) à prendre en compte pour l’édition de l’état et le calcul des bases de cotisation. • Date d’exigibilité : A renseigner selon la date de paiement • Date limite de dépôt : A renseigner selon la date de paiement • Cotisations à régler au plus tard le : A renseigner selon la date de paiement • Salaires versés le : A renseigner selon date de versement des salaires Attention !!! Si cette case est cochée, une DUCS NEANT sera générée. • Néant : A renseigner si vous n’avez pas occupé de personnel durant la période considérée ou s’il n’y a pas eu de salaire versé. • J’ai cessé totalement mon activité à compter du : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Je continue mon activité sans personnel depuis le : A cocher si vous êtes dans ce cas, et renseignez à compter de quelle date. • Définitivement : suspendez mon compte, j’en demanderai la réouverture le cas échéant : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Très temporairement : maintenez mon compte... : A cocher si vous êtes dans ce cas. • Acomptes versés : A renseigner si vous avez versé des acomptes, à saisir sans le signe (-), la somme se déduit du total en automatique. (Cette zone n'est pas accessible pour la DUCS URSSAF) • Régularisations. Diverses : A renseigner si une régularisation est à opérer (un trop perçu à récupérer par ex), mettez la somme en négatif (-) s’il faut qu’elle se déduise, sinon elle s’ajoutera au total automatiquement. • Mode de paiement : La sélection du mode de règlement servira à produire la structure du paiement dans votre fichier EDI. • Références paiement : référence à renseigner. • Pavé déclarant : Ce pavé est à renseigner si le déclarant n’est pas la société. • Option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" : Cette option permet de lancer une impression de la DUCS papier sans lancer l'éditeur de fichier DUCS. • Cliquez sur le bouton OK afin de lancer l'éditeur de fichier DUCS. Si vous produisez une La DUCS 287 DUCS EDI il est recommandé d'ouvrir son fichier dans l'éditeur afin de l'analyser avant son envoi. Comment préparer le fichier EDI pour l'URSSAF ? Pour préparer le fichier EDI, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK sans cocher l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression" afin que l'éditeur de fichier se lance. Une fois les données affichées dans l'éditeur vous pourrez y apporter des modifications. Pour transmettre votre fichier à votre organisme n'oubliez pas de le déclarer. Comment imprimer ma déclaration DUCS papier ? Pour imprimer la déclaration DUCS papier, vous devez renseigner tous les champs nécessaires à la réalisation de votre déclaration. Ensuite vous devez cliquer sur le bouton OK en cochant l'option "A la fin de la préparation, accéder directement à l'impression". Retour à la DUCS Mise à jour de la DUCS Cette option permet de mettre à jour le paramétrage de la DUCS mis en place pour les salariés en fonction de certains critères. Attention !!! Cette option est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Mise à jour DUCS Quelles sont les options proposées ? • Mettre à jour les informations DUCS de tous les salariés à partir de leur profil, c’est-à-dire transférer le paramétrage des profils vers les fiches salariés (onglet DUCS). Cette option doit donc être lancée lorsque le paramétrage DUCS de tous les profils a été réalisé. Pour les nouveaux salariés, le choix du profil suffira à reprendre le paramétrage du profil. • Recopier les informations DUCS d’un profil à l’autre, en sélectionnant le profil source, et le profil cible. Retour à la DUCS Le fichier DADS-U : Préparer Pour déposer votre fichier sur Net-entreprises, vous devez préparer votre fichier avant de le déclarer. Comment accéder à la préparation du fichier DUCS depuis le logiciel de paye? Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Préparer DUCS du dossier Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données extraites de votre dossier de paye. EBP Paye V17 288 Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos bulletins dans votre logiciel de paye ces modifications n'apparaîtront pas dans votre fichier DUCS; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DUCS à l’aide de l’éditeur toutes vos modifications seront écrasées. Sélection des déclarations La sélection n'est possible que pour les déclarations DUCS URSSAF qui ont été préparées au préalable. L'écran de sélection est proposé à 2 endroits : - pour l'impression de la DUCS URSSAF - pour déclarer le fichier DUCS URSSAF en EDI Généralités A quoi servent les différents boutons de la boîte de sélection : - Imprimer : Le bouton Imprimer permet d'éditer la déclaration sélectionnée, - Aperçu : Le bouton Aperçu permet d'afficher un aperçu de la déclaration sélectionnée, - PDF : Le bouton PDF permet de générer un fichier au format PDF de la déclaration sélectionnée, - Publier (Option disponible pour les clients qui utilisent le service Webpaye) : Le bouton Publier sert à déposer sur le site web du client la déclaration sélectionnée. Déclarer votre fichier DUCS EDI Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir un contrat de service EBP approprié. veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier. Information !!! Pour pouvoir réaliser des déclarations en EDI vous devez remplir un formulaire d'adhésion qui vous est fourni sur le site de l'URSSAF. La transmission de votre fichier pourra se faire : • par dépôt direct de fichier sur le service "Urssaf en ligne" de www.urssaf.fr; • par email sécurisé : coplat.s@declaration.urssaf.fr; • par un portail déclaratif (ex : Net-entreprises). Comment y accéder ? La DUCS 289 Barre de menu Déclarations + DUCS URSSAF + Déclarer DUCS EDI Déroulez l'assistant Etape 1 : Sélection de la déclaration Vous devez sélectionner la déclaration à déposer parmi celles proposées. Rappel : Pour pouvoir déclarer votre fichier vous devez l'avoir préparé au préalable. Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer votre fichier en test ou en réel. Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par l'organisme. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DUCS. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de Net-entreprises. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier, - accéder au site de Net-entreprises. Les effectifs de la DUCS URSSAF • Nombre de salariés ou d’assurés au dernier jour de la période Cette zone comptabilise tous les salariés présents au dernier jour de la période considérée : Un salarié avec une date de sortie au dernier jour du mois comptera pour 1. Un salarié avec plusieurs bulletins dans le mois et présent au dernier jour du mois comptera pour 1. Attention !!! Il existe des salariés sans contrat particulier qui ne doivent pas être comptabilisés dans les effectifs au dernier jour de la période comme : - les apprentis - les contrats d’accompagnement dans l’emploi. - les contrats d’avenir - les CES ou CEC - les contrats d’insertion-RMA - les VRP multi-cartes EBP Paye V17 290 - les contrats de professionnalisation (pendant la durée du CDD ou la période de professionnalisation du CDI uniquement) - les contrats initiatives emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI) - les contrats d’accès à l’emploi (pendant la durée du CDD ou pendant 2 ans si CDI) Pour ne pas tenir compte de ces salariés dans l’état, il faut cocher dans l’onglet Info. Paye de la fiche salarié l’option Hors effectifs. • Nombre de salariés ou d’assurés rémunérés dans l’établissement pour la période Cette zone comptabilise le nombre de salariés réellement payés au cours de la période considérée quelle que soit la date d’entrée ou de sortie, quel que soit le type de contrat. Un salarié ayant plusieurs bulletins dans le mois comptera pour 1. Retour à la DUCS La DUCS : Fonctionnement général Chaque organisme référence ses codes. Chaque code représente un ensemble de cotisations appartenant à une même base de calcul. Pour chaque code, vous devez donc associer l’une des cotisations afin que le logiciel prenne en compte la base de calcul : une seule ligne de code suffit à définir une base de cotisations. Exemple pour l'URSSAF : Référez-vous au bordereau URSSAF : la DUCS contient, à peu de choses près, les mêmes éléments. La différence se situe sur les lignes portant les n°100 : sur la DUCS, le taux d’accident du travail ressort sur une troisième ligne. Le code "Type de Personnel" 100 se trouve sur trois lignes : • Ligne accident du travail avec le taux d’accident du travail. Le code généré sur la DUCS sera 100A, qui n’affichera pas de montant (car les montants sont cumulés sur la ligne suivante), mais que vous devez quand même associer à une rubrique, par exemple la cotisation Accident du travail (ou Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut). • Ligne URSSAF déplafonné avec le taux 20.95%, où 20.95 correspond à : Allocations familiales 5.40 Maladie + 0.75 + 12.80 Vieillesse + 1.60+ 0.10 CSA +0.3 Le code généré sur la DUCS sera 100D que vous associerez au choix et une seule fois à la cotisation Allocation familiales ou Maladie ou Veuvage ou Vieillesse sur brut. • Ligne URSSAF plafonné avec le taux 15.05%, où 15.05 correspond à : Vieillesse 6.65 + 8.30 FNAL + 0.10 Le code généré sur la DUCS sera 100P que vous associerez au choix et une seule fois à la cotisation Vieillesse TA ou FNAL TA. Comment paramétrer les heures supplémentaires EXO dans la DUCS ? La DUCS 291 Dans votre profil, vous devez ajouter les codes DUCS correspondant à la réduction et la déduction des heures supplémentaires. Comment les ajouter ? Dans vos profils, cliquez sur le bouton DUCS pour accéder au paramétrage. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour définir vos lignes DUCS. La liste des codes « type de personnel » URSSAF, Pôle emploi, ARRCO et AGIRC est proposée (cette liste sera automatiquement mise à jour à chaque modification des taux). Paramétrez la ligne 003 (Réduction salariale des heures supp) : • Sélectionnez le code 003 (Réduction salariale heures supp), • Pointez Cotisation venant en déduction, • Sélectionnez la rubrique COTRED Réduction cotisations salariales sur HS • Cliquez sur le bouton OK. Paramétrez la ligne 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) • Sélectionnez le code 004 ou 005 (Déduction PP heures sup +20 ou -20 sal) , • Pointez Cotisation venant en déduction , • Sélectionnez la rubrique de déduction COTDEF01 ou COTDEF02 • Cliquez sur OK. A la fin du paramétrage, il faut enregistrer le profil par l’icône . Retour à la DUCS 293 DADS-U Qu'est-ce que la DADS-U ? Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Présentation de la norme DADS-U La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les entreprises effectuent chaque année. Dans le cadre de la simplification administrative et il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC. L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiée. En une seule déclaration, les entreprises pourront ainsi communiquer l’ensemble des éléments de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes DADS-TDS et DADS-CRC à partir de l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006. Présentation du fichier DADS-U Complet La déclaration DADS-U a pour principe de déclarer l’activité professionnelle d’un salarié au cours d’un exercice, en indiquant les différentes situations du salarié au cours de ce même exercice. En effet, tout événement survenu au cours de l’année (par exemple : un changement de statut professionnel ou catégoriel, un congé parental&ldots;) doit faire l’objet d’une déclaration de situation. De plus, toutes les informations spécifiques au salarié doivent faire l’objet d’une déclaration : par exemple, les contrats d’apprentissage, embauche premier salarié, ZRR ou les périodes d’inactivité qui font partie d’une déclaration particulière. Composition du fichier DADS-U - Des structures Qui contiennent des groupes Qui contiennent des sous-groupes Qui contiennent des rubriques, qui sont les informations élémentaires de la déclaration Qui contiennent des sous rubriques Cette structuration hiérarchique se retrouve dans les références des rubriques. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U ? Composition d’un fichier DADS-U (S* signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S*10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer ou des honoraires seuls S41 Période(s) d’activité : Pour connaître l’activité professionnelle et les salaires Structure obligatoire pour chaque période sauf si la DADS-U est de type EBP Paye V17 294 versés pour une période de déclaration donnée néant S42 Collectivités publiques Ircantec : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié du secteur public relevant de l’Ircantec Structure obligatoire si le salarié relève de l’Ircantec S43 Collectivités publiques Cnracl : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié du secteur public relevant de la Cnracl Structure obligatoire si le salarié relève de la Cnracl S44 Retraite complémentaire : Pour la période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour un salarié relevant de l’Arrco ou de l’Agirc Structure obligatoire si le salarié relève de l’Arrco ou de l’Agirc S45 Prévoyance et santé collectives : Pour la période d’activité citée, (S41 présente), complément d’informations pour un salarié bénéficiant d’un régime de prévoyance collective Structure obligatoire si le salarié relève d’un régime de prévoyance collective S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S66 Caisse de congés payés du bâtiment et des travaux publics (Spécifique pour la déclaration BTP) : Pour chaque période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour le calcul des droits à congés payés réglés par une caisse de congés payés du BTP Structure obligatoire si la DADS-U est destinée aux caisses de congés payés du BTP S70 Honoraires : Pour identifier les bénéficiaires d’honoraires et pour déclarer les montants versés Structure facultative S80 Identification INSEE des établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration Structure obligatoire S90 Total envoi : Pour totaliser certaines rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : 􀂃 Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du salarié durant une année (S41 et ses occurrences). Pour ce groupe, on aura autant de périodes que d’évolutions du salarié dans l’entreprise sachant que les périodes ne peuvent pas se chevaucher (Le chevauchement de période d’activité est autorisé à condition d’un code emploi multiple et que le contrat soit à temps partiel). 􀂃 Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. DADS-U 295 Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/01/2004 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S41 du 01/01/2004 au 31/03/2004. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. Selon les spécificités de son contrat de travail, des informations complémentaires seront déclarées et d’autres pas. C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er avril 2004. C’est donc une nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une nouvelle situation S41 à partir du 01/04/2004 et les différentes informations s’y rattachant. Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. Comment gérer un émetteur différent pour chaque déclaration DADS-U ? Pour gérer un émetteur différent dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer cet émetteur dans les préférences de votre dossier. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant Généralités Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous est bien cochée. Ensuite, vous devez renseigner les différentes informations. Les déclencheurs automatiques DADS-U Dans la fiche du salarié, certains éléments sont déclencheurs de Situation DADS-U. En effet dès qu’un des champs, listés ci-dessous, sera modifié dans la fiche du salarié alors cela entraînera une création de situation S41.G01 dans la préparation du fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO) Remarques !!! Dès l’instant que vous apportez une modification dans la fiche de votre salarié sur les champs cités précédemment, une nouvelle situation sera automatiquement déclaré dans votre DADS-U , que vous ayez renseigné ou non les informations dans l’onglet Entrée/Sortie. Tous ces champs sont des déclencheurs automatiques de situation DADS-U. Le code Contrat de travail : Par exemple, le fait de passer d’un CDD à un CDI déclenchera une nouvelle situation. Si le champ est modifié, le motif Changement de contrat de travail est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Caractéristique de l’activité : C’est le fait de passer d’un temps complet à un temps partiel ou autre... Si le champ est modifié, EBP Paye V17 296 le motif Changement des caractéristiques de l’activité ou du contrat de travail est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Statut professionnel : C’est le fait de passer d’un statut employé à un statut cadre supérieur par exemple. Si le champ est modifié, le motif Changement du statut professionnel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Statut catégoriel : Il faut indiquer ici si le salarié est cadre ou non cadre. Si le champ est modifié, le motif Changement du statut catégoriel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Taux de travail à temps partiel : Il est à indiquer si la caractéristique de l’activité est rattachée à un temps partiel. Il sera lui aussi déclencheur car il peut varier dans l’année pour un salarié comme passer de 80% à un mi-temps. Si le champ est modifié, le motif Changement du taux d’activité à temps partiel est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Code régime : Chaque changement de régime entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U. Si le champ est modifié, le motif Changement d’un des régimes de bases de Protection Sociale pour au moins un risque est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Caisse de rattachement : Chaque affectation de caisse entraîne la création d’une nouvelle situation DADS-U.. Si le champ est modifié, le motif Changement de code régime complémentaire est automatiquement affecté dans l'onglet Entrée / Sortie en motif de début et de fin de période. Remarques !!! Dans le cas ou vous avez oublié de modifier ces données dans la fiche de votre salarié une situation sera tout de même générée. Vous devrez corriger votre fichier dans l’éditeur complet DADS-U à la préparation du fichier. Configuration des cumuls DADS-U La configuration des cumuls est une étape nécessaire à réaliser avant de lancer la préparation du fichier DADS-U. (Options disponibles à partir de la version PRO) En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U. Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier et des données que vous devez déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls DADS-U 297 Ecran de gauche : Groupes et sous-groupes de la DADS-U Apparaissent ici tous les groupes ou sous-groupes de la DADS-U qui ont des rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye. Explication des icônes : aucune rubrique de cumul n’est à paramétrer dans les groupes ou sous-groupes possédant cet icône (l'écran de droite est vide) des rubriques de cumuls sont paramétrées dans les groupes ou sous-groupes possédant cet icône (l'écran de droite contient des rubriques) des formules ont été personnalisées dans certaines rubriques de ce groupe des formules contiennent des rubriques ou des variables que vous n'avez pas dans votre dossier de paye. Exemple !!! Dans la société de démonstration, accédez à la configuration des cumuls. Sélectionnez le groupe S41.G01.00 (Période d’activité). Les informations relevant de ce groupe apparaissent dans l'écran de droite. Affichage des codes DADS-U Pour une meilleur visibilité, vous avez la possibilité d'afficher ou non le code DADS-U qui se trouve devant la description de chaque groupes ou sous-groupes. Si vous ne souhaitez pas voir ces codes dans la liste, décochez l'option Afficher les codes DADS-U Option de recherche Vous avez la possibilité de rechercher une partie ou l'ensemble d'un code DADS-U ou d'un libellé. Exemple !!! Vous souhaitez rechercher toutes les rubriques ayant le mot "Retraite" dans la description, vous devez saisir ce mot dans la zone de recherche, puis cliquez sur Rechercher, le premier mot Retraite est trouvé, puis cliquez de nouveau sur le bouton pour passer au mot suivant. (vous pouvez également utiliser la touche Entrée de votre clavier) Vous pouvez également rechercher par exemple toutes les rubriques finissant pas _57, ou commençant par S41. Ecran de droite : Description de toutes les rubriques de cumuls Apparaissent ici toutes les rubriques de cumuls devant être associées à une donnée de paye. Les colonnes suivantes apparaissent, Indicateur de couleur, Code, Libellé, Évaluation et Formule. Code Cette colonne affiche le code de la rubrique DADS-U, elle apparaît à l'écran seulement si l'option Afficher les codes DADS-U est cochée. L'indicateur de couleur s'affiche devant le code, une couleur différente apparaît dès que vous modifiez une formule ou lorsque la formule contient une rubrique ou une variable qui n'est pas présente dans votre dossier : - vert : cela veut dire que les formules proposées par défaut ont été personnalisées, - rouge : cela veut dire que dans la formule il y a une variable ou une rubrique qui n'existe pas dans votre dossier (cela n'a aucune incidence lors de la génération de votre fichier EBP Paye V17 298 DADS-U), - aucune couleur : cela veut dire que la formule n'a pas été personnalisée et que les rubriques et variables utilisées sont bien dans votre dossier. Libellé Cette colonne affiche le libellé de la rubrique DADS-U à évaluer dans le fichier DADS-U. Si vous n'avez pas affiché le code DADS-U, L'indicateur de couleur s'affiche devant le libellé. Évaluation Cette zone est complétée en fonction : • Des formules indiquées dans la colonne Formule • Du salarié sélectionné dans l'encadré Évaluation • De la période d'évaluation sélectionnée dans la zone "Premier et dernier bulletin de la période à tester" Formule Cette colonne affiche la formule de calcul indiquée pour la rubrique et qui permettra de l'évaluer lors de la génération du fichier DADS-U Comment modifier la formule ? Vous avez la possibilité de modifier la formule proposée par défaut si elle ne correspond pas au paramétrage de votre dossier. Vous devez sélectionner la rubriques à modifier, puis sélectionner le bouton Modifier la formule, et l'éditeur de formule.s'affiche. Exemple !!! Dans notre exemple, le groupe S41.G01.00 (Période d’activité) a été sélectionné. Sélectionnez maintenant la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période), puis le bouton Modifier la formule, Saisissez dans la zone de formule : HEUREEL+HEUCOMP, puis valider la fenêtre par OK. Comment revenir sur la formule d'origine ? Si vous souhaitez revenir à la formule d'origine (proposée par défaut par le logiciel), vous devez sélectionner le bouton Formule par défaut. Exemple !!! Dans notre exemple, la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) a été sélectionnée. La formule qui apparaît est HEUREEL+HEUCOMP. Revenez sur la formule d’origine en sélectionnant Formule par défaut, la formule initiale réapparaît. Comment tester le résultat ? La colonne évaluation vous permet de tester la formule saisie en reprenant les informations du salarié (qui doit être sélectionné dans l'encadré Évaluation zone Employé) et pour une période donnée (vous devez choisir la période du bulletin dans la zone Premier et dernier bulletins de la période à tester) Exemple !!! Dans notre exemple, la formule de calcul est celle proposée par défaut par le logiciel. Sélectionnez le salarié AYMARD, puis du bulletin 01 janv. –31 janv. au 01 janv. – 31 janv. Dans la colonne évaluation, tous les cumuls du groupe S41.G01.00 sont évalués. Dans la rubrique S41.G01.00.021 (Nombre d’heures travaillées pour la période) le nombre d’heure à déclarer pour le salarié AYMARD apparaît. DADS-U 299 Nous vous invitons également à lire attentivement la notice de génération DADS-U. Avertissement A la clôture de vos bulletins une fenêtre d’avertissement ou d’erreur peut s’afficher si vous avez des incohérences dans votre dossier de paye. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Message d’avertissement Ce contrôle est réalisé sur vos données de paye en vue de la déclaration DADS-U complète, vous avez la possibilité de : • Consulter le rapport : Ce choix vous permet de consulter les incohérences détectées par la paye sur vos données DADS-U. Vous devrez corriger ces erreurs soit dans votre dossier de paye soit dans votre fichier. Le rapport reste consultable par le menu Gestion + Consulter les incohérences de paye. • Continuer la clôture : Ce choix vous permet d’ignorer l’avertissement et de continuer votre Clôture. Nous vous conseillons tout de même de consulter le rapport et d’annuler la clôture afin d’apporter les corrections dans votre dossier. • Annuler la clôture. Message d’erreur Ce message est bloquant, vous ne pourrez pas clôturer vos bulletins si vous n’avez pas renseigné tous les éléments obligatoires dans la fiche de votre salarié. Si vous souhaitez consulter de nouveau le rapport vous devez : • Relancer votre clôture est sélectionner le bouton Consulter le rapport ; • Aller dans répertoire de votre dossier qui se trouve dans l’explorateur Windows, puis sélectionner le RapportFicheSalarie.xml (le chemin est noté dans votre message). Message d’erreur : concernant les organismes L’organisme ARCCO ou AGIRC a été détecté dans vos lignes de bulletin, vous devez donc affecter la caisse de rattachement de type ARCCO ou AGIRC dans la fiche de votre salarié onglet Affectation Un avertissement apparaîtra également si vous avez affecté un organisme et que ce dernier n’a pas été détecté dans vos bulletins. Soit l’organisme est affecté par erreur et nous vous conseillons de le retirer soit c’est normal et vous pouvez continuer votre clôture mensuelle. Le rapport DADS-U Afin de diminuer les erreurs en génération du fichier DADS-U, il est important d’effectuer des contrôles tout au long de l’année sur les données de paye. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Consulter les incohérences de paye EBP Paye V17 300 Pourquoi modifier les données indiquées dans le rapport avant la clôture mensuelle définitive ? Dès que vous avez des avertissements dans votre rapport, nous vous conseillons de corriger les données dans votre dossier de paye. En effet, une situation commence avec un bulletin et se termine avec un bulletin. Ce qui signifie qu’une situation est détectée à la clôture du bulletin. Une fois une nouvelle situation commencée, il n’est plus possible de modifier les données de paye correspondant à la situation précédente. Comment apporter les modifications des données de paye indiquées dans le rapport ? Pour corriger les anomalies constatées, vous devrez : • corriger les erreurs dans la paye lorsque cela est possible • corriger les erreurs directement dans le fichier généré en passant par l'éditeur DADS-U Préparation du fichier DADS-U Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires.... Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après avoir validé votre préparation par l'option Déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye du message sélectionné. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! DADS-U 301 Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées. Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Préparation du fichier DADS-U Lorsque le fichier a déjà été préparé une première fois et que vous relancez l'étape de la préparation, une boîte vous avertit qu'un fichier existe déjà. Vous avez le choix entre plusieurs possibilités. • Consulter : Ce bouton vous permet de réouvrir le fichier que vous avez préparé la fois précédente. • Remplacer : Ce bouton vous permet d'écraser le fichier que vous avez préparé la fois précédente. • Annuler : Ce bouton ferme la boîte et arrête la préparation du fichier. Import des cumuls DADS-U Cette fonction permet de récupérer les cumuls DADS-U pré-paramétrés dans le logiciel, ou récupérer le paramétrage des cumuls d’un autre dossier. Cela signifie qu’un export doit d’abord être réalisé à partir du dossier d’origine. Attention !!! Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Comment importer les données ? Sélectionnez le fichier avec l’extension .cum, en double-cliquant dessus. Ou, sélectionnez, le type de paramétrage choisi, puis le fichier .cum (toujours en double cliquant). S’affiche alors tous les cumuls à importer. Pourquoi cette fenêtre s’affiche-t-elle en mise à jour de mon dossier ? Deux conditions doivent s’ajouter afin d’avoir à l’écran cette fenêtre. Les cumuls apparaissant dans cette fenêtre sont donc : • Ceux que vous avez personnalisé par la configuration des cumuls (menu Dossier + Dadsu + Configuration des cumuls). • Et ceux qu’EBP a modifié de part un changement de cahier des charges ou une modification de formule mieux adaptée. Vous pouvez accepter ou refuser d’importer les formules. Vous pouvez cependant revenir sur cette fenêtre en passant par le menu Outils + Importation + Cumuls DADS-U Export des Cumuls DADS-U Cette option permet d’exporter le paramétrage des cumuls DADS-U afin de les importer dans un autre dossier. Attention !!! EBP Paye V17 302 Cette fonction est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Outils + Exportation + Cumuls DADS-U Comment exporter les données ? Après avoir lancer la commande d’accès, la fenêtre Enregistrer sous va s’ouvrir. Le logiciel va créer un fichier nommé ebp_paye.cum, dans le répertoire EBP, mais vous pouvez changer le nom et l’emplacement du fichier si vous le souhaitez. Cliquez ensuite sur Enregistrer : l’export de tous les cumuls DADS-U est lancé. L'éditeur DADS-U L’éditeur DADS-U est un module vous permettant de visualiser ou de modifier la structure ou les données de votre fichier DADS-U Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U (Complète ou DNA ou TDS ou...+ Préparer Comment modifier les valeurs générées ? Si les valeurs indiquées dans la visualisation des données DADS-U sont fausses, soit la formule de calcul indiquée dans la configuration des cumuls est fausse soit vos données de paye sont erronées. Dans ce dernier cas, une erreur a peut-être été faite dans un de vos bulletins. Veuillez les vérifier et apporter les modifications nécessaires. (Une déclôture mensuelle peut être faite pour corriger vos données de paye, dans ce cas reportez-vous à la partie Déclôture mensuelle). Si vous ne souhaitez pas réaliser de déclôture, vous avez la possibilité de réaliser les modifications directement dans le fichier que vous avez préparé. Attention !!! Si vous préparer de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que des modifications ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U, si vous sélectionner Remplacer toutes les modifications ne seront pas conservées, si vous souhaitez ouvrir le fichier sélectionner Consulter Comment modifier les structures générées ? Vous avez la possibilité d’ajouter ou de modifier les structures dans l’éditeur. Pour cela, nous vous conseillons de consulter l’aide en ligne disponible dans cet éditeur par la touche F1. Comment gérer des contacts différents pour chaque déclaration DADS-U ? Pour gérer des contacts différents dans chaque déclaration DADS-U, vous devez aller paramétrer ces différents contacts dans les préférences de votre dossier. Comment y accéder ? DADS-U 303 Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur / Declarant Généralités Vous devez tout d'abord vérifier que l'option Utiliser les informations d'émetteur ci-dessous est bien cochée. Ensuite, vous devez renseigner vos différents contacts. Ils sont au nombre de 3 maximum. Notice de génération Notice de génération des fichiers DADS-U La Déclaration Annuelle de Données Sociales (DADS) est une formalité obligatoire que les entreprises effectuent chaque année. Dans le cadre de la simplification administrative, il y a fusion de la DADS-TDS et de la DADSCRC. L'unification de ces normes a abouti à la DADS-U : Déclaration Automatisée de Données Sociales Unifiée. En une seule déclaration, les entreprises peuvent ainsi communiquer l’ensemble des éléments de paye à tous leurs organismes sociaux. La DADS-U se substitue aux deux normes existantes DADS-TDS et DADS-CRC depuis l’exercice 2005 pour la déclaration effectuée en janvier 2006. Je suis une petite entreprise, je n'ai pas internet et je souhaite réaliser ma DADS sur papier, comment faire ? Je souhaite déclarer ma DADS-U Complète par un fichier (option disponible à partir de la version PRO), comment faire ? Je souhaite déclarer ma DADS-U CI BTP, comment faire ? Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Je souhaite déclarer ma DADS-U Prévoyance sociétés Assurances, comment faire ? Remarque !!! Cette déclaration concerne tous les types de dossier. Comment générer et télétransmettre vers Pôle emploi les attestations employeurs ? Pensez à consulter la veille sociale par le menu Internet + Veille sociale. Petites entreprises : DADS sur papier Vous devez au préalable vous procurer les 3 formulaires (Salarié, Etablissement et Honoraires) auprès de votre centre TDS. A l’aide de votre logiciel de paye, vous pouvez imprimer un état préparatoire à la DADS. Cet état récapitule uniquement les données accessibles dans de votre paye. Attention !!! Le support papier étant voué à disparaître, veuillez donc prendre toutes dispositions pour transmettre votre déclaration par Internet. EBP Paye V17 304 Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Etat préparatoire à la DADS puis sélectionner le modèle Comment remplir le formulaire ? Votre édition papier reprend, dans le titre, le nom du formulaire concerné et les zones correspondantes aux informations demandées. Vous pourrez donc compléter à l’aide de cet état préparatoire le formulaire papier que votre centre de TDS vous a envoyé. Si vous souhaitez avoir une explication complète sur les zones à renseigner, reportez-vous à la notice explicative envoyée par votre centre. Attention !!! Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. DADS-U par un fichier Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U complet. En effet, il intègre la déclaration TDS, IRC et IP Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Etape 3bis : Mettre en place des Heures supp dans la DADS-U Etape 4: Vérifier votre période de paye Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Etape 8 : Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ? Etape 9 : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises Etape 10 : Passer le fichier de mode Test à Réel Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! DADS-U 305 Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U. Si vous ne l’avez pas fait, vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U. Renseignez également les informations concernant le destinataire du Compte-rendu d’exploitation (CRE). En effet, il faut renseigner les coordonnées de l’établissement de l’entreprise ou son mandataire qui a été désigné pour recevoir le document émis par les centres récepteurs après l’exploitation complète de votre fichier DADS-U. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur/Déclarant Si vous possédez plusieurs dossiers, l'émetteur est commun à tous les dossiers. Depuis la version 14.0.0 de votre logiciel de paye vous avez la possibilité de gérer un émetteur différent pour chaque dossier. Pour cela, vous devez allez dans le menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet Emetteur/Déclarant. Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une grande partie des valeurs à déclarer dans votre fichier DADS-U. En effet, nous vous proposons un paramétrage par défaut qui n'est pas toujours conforme avec le paramétrage de vos bulletins. Vous avez certainement créé d'autres rubriques ou variables dans votre dossier, que vous devez insérer dans le paramétrage de votre DADS-U. EBP Paye V17 306 Il est donc important de personnaliser cette configuration des cumuls en fonction de votre dossier et des données que vous devez déclarer. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici A quoi sert cette configuration ? Elle sert à reprendre les valeurs et montants de vos bulletins de paye, si vous ne faites pas ce paramétrage correctement, votre fichier DADS-U sera faux. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3bis : Mise en place de l'allègement, loi du 21 Aout 2007 (TEPA) dans la DADS-U Si vous avez payé à vos salariés : • des heures supplémentaires, • des heures complémentaires, • des jours excédant le forfait, • des jours de repos rachetés au titre de 2008 • des heures de repos compensateur de remplacement exonérées , Vous devez les déclarer dans votre fichier DADS-U. Dans la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et complémentaires exonérée) pour la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérée. Dans la structure S41.G30.35 (Allègements, loi du 21 aout 2007) et S41.G30.36 (Allègements, loi du 21 aout 2007 : rémunérations exonérées), pour les jours de repos rachetés au titre de 2008. Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, si vous avez modifié ou créé d’autres rubriques ou variables, vous devez obligatoirement, les ajouter dans le paramétrage de la configuration des cumuls et mettre les bonnes natures dans vos rubriques. Comment doit-on déclarer ces heures et jours dans le fichier DADS-U ? Vous devez suivre les étapes suivantes : Étape 1 : Où doit-on déclarer la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires exonérés qui doit être déclarée au centre des impôts ? La rémunération de ces heures doit être déclarée dans la rubrique S41.G01.00.073. Vous devez personnaliser les formules dans la configuration des cumuls (par le menu Déclarations + Configuration des cumuls), pour cela, vous devez suivre les points suivants : • A gauche de la fenêtre de "Configuration des cumuls" vous devez sélectionner la DADS-U 307 structure S41.G01.00 (Période d'activité) • A droite, sélectionnez la rubrique S41.G01.00.073 (Rémunération heures supplémentaires et complémentaires exonérée), • Cliquez sur le bouton Modifier la Formule, et indiquez la liste des rubriques de rémunération des heures supplémentaires utilisées dans vos bulletins (indiquez le code de vos rubriques à la place des "...") : Montant(GHS25EXO)+Montant(GHS50EXO)+Montant(GCOMPEXO)+Montant(...)+... Étape 2 : Où doit-on déclarer la rémunération exonérée ainsi que les réductions et déductions de cotisations ? Toutes ses informations sont déclarées dans les 2 structures suivantes : • S41.G30.35 (Allègement, loi du 21 Août 2007) : Pour les Montants des réductions et des déductions de cotisations • S41.G30.36 (Allègement, loi du 21 Août 2007 : rémunérations exonérées) : Pour la rémunérations et le nombre d'heures ou de jours exonéré. Afin de déclarer ces heures ou jours exonérés dans votre fichier DADS-U, vous devez vérifier la nature (Exonération des heures ou Rachat de jours de repos) et la sous nature de la rubrique qui a été sélectionnée. Le montant de la déduction des cotisations patronales des heures (ou jours) : Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la déduction des cotisations patronales (S41.G30.35.004.001). Pour cela, vous devez : • Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la déduction forfaitaire patronale. • Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique • Sélectionner Déduction patronale en sous-nature. Le montant de la réduction des cotisations salariales des heures (ou jours) : Vous devez déclarer en DADS-U le montant de la réduction des cotisations salariales (S41.G30.35.005.001). Pour cela, vous devez : • Sélectionner la ou les rubrique(s) de cotisation calculant la réduction forfaitaire salariale. • Sélectionner Exonération TEPA dans la nature de la rubrique • Sélectionner Réduction salariale en sous-nature. La rémunération exonérées : Vous devez déclarer en DADS-U la somme des rémunérations versées au titre de la loi du 21 Aout 2007 ainsi que le nombre d'heures ou de jours afférents à ces heures. Pour cela, vous devez : • Pour les heures supplémentaires, complémentaires ou jour excédant le forfait : • Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération exonérée ; • Sélectionner Exonération des heures dans la nature de la rubrique puis une des sous-nature suivantes : • Heures supplémentaires exonérées pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 01. • Heures complémentaires exonérées pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 02. • Jours excédant le forfait exonérés pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 03. EBP Paye V17 308 • Pour les jours excédant le forfait, les jours RTT rachetés au titre de 2008, les heures de repos compensateur de remplacement exonérées : • Sélectionner la ou les rubriques de salaire brut indiquant la rémunération exonérée ; • Sélectionner Rachat des jours de repos dans la nature de la rubrique puis une des sous-natures suivantes : • RTT acquis depuis 01/08 et Jours de repos (forfait) acquis depuis 01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 04. • Repos compensateur acquis depuis le 01/08 pour déclencher la structure S41.G30.36.001 et le code type de rémunération sera 05. Le nombre d'heures (ou jours) déclaré reprend la base des rubriques qui ont été typées. Les bases en jours seront divisées par la variable HJOUR pour être ramenées en heures. La rémunération déclarée reprend le montant des rubriques qui ont été typées Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier votre période de paye Pour la préparation finale de votre DADS-U, vous devez obligatoirement être sur le mois de décembre Clôturé, si le mois de décembre ne l’est pas encore, vous devez obligatoirement lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois. Si vous avez déjà clôturé mensuellement votre mois de décembre avec une version antérieure à la V10.0R1, vous devez déclôturer votre mois et le re-clôturer. Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez : • Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye ou • Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 5: Préparer votre fichier DADS-U Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez générer votre fichier DADS-U Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou DADS-U 309 Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Après la préparation du fichier l'éditeur s'ouvre et vous avez la possibilité de modifier vos données. Comment re-ouvrir le fichier ? Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur l’éditeur faites F1 sur la page principale. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier sur le site de Net Entreprise. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus EBP Paye V17 310 tard au fin janvier Attention !!! Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée sur le site de net-entreprises. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Certificat de contrôle Votre fichier peut être certifié par l'outil de contrôle (fourni gracieusement par net-entreprises) dès qu'aucune erreur est trouvée par cet outil sur votre fichier (le rapport d'erreurs est consultable dans votre éditeur) Grâce à ce certificat, les organismes destinataires traitent en priorité votre fichier. Etape 6 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de net-entreprises. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de Net-entreprises. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 8: Comment transférer le fichier sur Net-Entreprises ? Si vous avez coché l'option Accédez au site de net-entreprises, le site s'ouvre sur la page d'accueil. Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes. Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse mèl. Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour cela vous devez : • Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous • Saisissez votre n° de Siret et votre nom, prénom et le mot de passe qui vous a été transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné) • Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations • Accédez ensuite à la déclaration DADS-U • Sélectionnez le menu Déclarer • Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations. DADS-U 311 Des anomalies ont été retournées par Net Entreprises comment faire ? Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier. Remarque !!! Net entreprises vous laisse la possibilité de contrôler votre fichier avant de le déposer sur leur site, pour cela télécharger l’outil qui est fourni gracieusement par Net-entreprise et qui est mis à votre disposition directement sur le site de net-entreprises (Espace Editeur de logiciel) L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.net-entreprises.fr Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9: : Un rapport d'erreur DADS-U a été envoyé par Net Entreprises Vous pouvez corriger les erreurs qui vous ont été transmises dans votre dossier de paye, ou en modifiant votre fichier dans l'éditeur DADS-U Attention !!! Si vous préparez de nouveau votre fichier à l’aide de votre logiciel de paye et que vous cliquez sur Remplacer alors les modifications qui ont été faites au préalable dans l’éditeur DADS-U seront perdues. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 10 : Passer le fichier mode Réel Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert. • Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Complète + Déclarer • Dans l'assistant sélectionner le mode Réel Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans votre Éditeur DADS-U, presser le bouton F1 Quand doit-on passer le fichier DADS-U en mode Réel ? Lorsque Net-Entreprises ne vous aura plus retourné d’erreurs et au plus tard au 31 janvier. Attention !!! Vous pouvez commencer à envoyer votre fichier en Mode Réel dès que l'information est notée sur le site de net-entreprises EBP Paye V17 312 Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 313 DADS-U CI-BTP (Bâtiment) Qu'est-ce que la DADS-U CI-BTP ? Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment. Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Présentation de la norme DADS-U CI-BTP La Déclaration Annuelle de Données Sociales caisse Congés Intempéries BTP est une formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque mois, trimestre ou année. La déclaration annuelle CI-BTP reprend la période du 1 avril N-1 au 31 mars de l’année N. Si vous n’avez pas commencé votre paye sur la période N-1, vous devrez modifier manuellement votre fichier DADS-U CI-BTP. Présentation du fichier DADS-U CI-BTP Comme pour la DADS-U complète, vous devez déclarer dans votre DADS-U CI-BTP les différentes périodes d’activité et d’inactivité de votre salarié. Composition du fichier DADS-U CI-BTP La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques) avec des structures en plus et en moins. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U CI-BTP ? Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer S41 Période(s) d’activité : Pour connaître l’activité professionnelle et les salaires versés pour une période de déclaration donnée Structure obligatoire pour chaque période. S66 Caisse de congés payés du bâtiment et des travaux publics (Spécifique pour la déclaration BTP) : Pour chaque période d’activité citée (S41 présente), complément d’informations pour le calcul des droits à congés payés réglés par une caisse de congés payés du BTP Structure obligatoire pour la DADS-U destinée aux caisses de congés payés du BTP S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S80 Identification INSEE des Structure obligatoire EBP Paye V17 314 établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration S90 Total envoi : Pour totaliser certaines rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : 􀂃 Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) et aux activités du salarié (S41) durant la période de déclaration. Pour ce groupe, on aura autant de S41 que d’évolutions du salarié dans l’entreprise. 􀂃 Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de situations particulières ou de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. Chaque salarié doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/12/2005 en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S41 du 01/12/2005 au 28/02/2006. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations aux différents organismes. Tout ceci sera déclaré dans la première période. C’est la présence de rubriques dans le bulletin ou le paramétrage de la fiche salarié qui déclenchera les données DADS U.Ce salarié obtient un CDI au 1er mars 2005. C’est donc une nouvelle période qu’il faut déclarer dans le fichier. Le changement de contrat déclenche alors une nouvelle situation S41 à partir du 01/03/2005 et les différentes informations s’y rattachant. Si ce salarié est absent du 20/02/2004 au 24/02/2004 pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. La première période d’activité S41 déclarée pour le salarié dans la DADS-U CCP BTP sera du 01/12/2005 au 28/02/2006, la seconde S41 sera du 01/03/2005 au 31/03/2006. La période d’inactivité S46 sera également présente dans le fichier. Préparation du fichier DADS-U CI-BTP Cette option vous permet de préparer votre fichier DADS-U CI-BTP annuel, mensuel ou trimestriel. Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U CI-BTP, nous vous conseillons de suivre la notice de génération. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI-BTP + Préparer Etape 1 : Comment choisir la périodicité ? Vous pouvez choisir la périodicité mensuelle, trimestrielle et annelle. La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur la période du DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 315 1er avril N-1 au 31 mars de l’année N. La périodicité Mensuelle est destinée aux entreprises occupant 10 salariés et plus. La périodicité Trimestrielle est destinée aux entreprises occupant moins de 10 salariés. Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U CI BTP; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U CI BTP à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Comment sont renseignées les données de la S41.G01.00 : Période d'activité? (pour la CI BTP) S41.G01.00.001 à 004 Début et fin de période d’activité Sont repris ici la période de début et de fin de situation, ainsi que les codes motifs de début et de fin de situation indiquées dans l’onglet Entrée/Sortie de la fiche du salarié. Il y a autant de S41 avec une période différente qu’il y a de changement de situation. S41.G01.00.008 à 019, éléments de la fiche salarié Dans ces différentes zones, sont repris les éléments notés dans la fiche de votre salarié pour la période d’activité concernée. S41.G01.00.025 à 028, renseignements sur l’accident du travail Ces rubriques ne doivent pas être déclaré. Si vous indiquez manuellement des valeurs dans ces zones à l'aide de l'éditeur DADS-U, votre fichier DADS-U CI BTP sera refusé. S41.G01.00.029 : Base brut Sécurité sociale pour la période Vous devez renseigner la base réelle ou la base forfaitaire de sécurité sociale pour votre salarié pour la période déclarée. S41.G01.00.032/033/035/063 valeurs fiscale Ces rubriques doivent figurer dans la DADS-U CI BTP mais la valeur doit être égale à 0. Les autres rubriques La majorité des autres rubriques doivent être paramétrées dans la configuration des cumuls. EBP Paye V17 316 Comment sont renseignées les données de la S66 : CI-BTP ? Attention !!! Cette structure n’apparaît que dans la DADS-U CI-BTP. Option disponible qu’en version Bâtiment et EXPERT Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas Cette structure est toujours alimentée dans votre DADS-U CI-PBTP. En effet, elle permet de déclarer à vos caisses les différents éléments de salaire de vos salariés. S66.G01.00.001 Numéro d’adhésion à la caisse Vous devez renseigner dans votre organisme de congé payé ce numéro d’adhésion dans la zone Code de la fiche organisme Vous devez également renseigner dans l'onglet Affectations de la fiche de votre salarié sa caisse de rattachement de type congés payés. S66.G01.00.005 ancienneté dans la profession Il faut déclarer dans cette zone le nombre d’années entières dans la profession à la fin de la période déclarée (S41.G01.00.003) La date d’entrée dans la profession doit être saisie dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.006 Code bénéficiaire Pôle emploi Pour avoir Oui dans cette zone, vous devez cocher l’option Assujettis à Pôle emploi qui se trouve dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.008 / 10 / 11 Sont des rubriques paramétrables dans la configuration des cumuls. Il faut déclarer dans ses rubriques la valeur de la formule au dernier mois de la période déclarée. S66.G01.00.014 Taux d’abattement pour frais professionnels Vous devez renseigner la zone Abattement dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment. S66.G01.00.015 statut cotisant Vous devez renseigner la zone statut cotisant dans la fiche de votre salarié dans l'onglet bâtiment. S66.G01.00.016 / 018 / 019 Niveau / Position / Echelon Vous devez renseigner ces éléments dans l'onglet Info. Paye de la fiche de votre salarié. S66.G01.00.020 / 021 / 022 Vous devez renseigner ses différents éléments dans l'onglet bâtiment de la fiche de votre salarié. Pour les autres rubriques de la S66 de votre fichier DADS-U, vous devez : • Dans la configuration des cumuls du menu Déclarations + Configuration des cumuls, sélectionner : o dans la colonne de gauche la structure S66, o dans la colonne de droite vérifier les formules de calcul des différentes rubriques o Dans la zone formule, indiquer la rubrique ou la variable permettant d’alimenter cette rubrique. DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 317 Notice de génération Notice de génération du fichier DADS-U CI-BTP Votre logiciel de paye génère le fichier DADS-U CI-BTP, annuel, mensuel et trimestriel destiné aux caisses de congé payé du bâtiment. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Expert et Bâtiment Si votre dossier n’est pas de type Bâtiment ces informations ne vous concernent pas. Dans votre logiciel de paye, vous devez générer votre fichier, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U CI-BTP Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U CI-BTP Etape 4: Vérifier votre période de paye Etape 5 : Générer votre fichier DADS-U CI-BTP Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP Etape 8 : Comment transférer le fichier ? Etape 9 : Passer le fichier de mode Test à Réel Etape 10 : Contrôle du fichier Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U EBP Paye V17 318 Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U CIBTP. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier DADS-U CIBTP. Remarque !!! Les CI-BTP n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Contrôler les formules de calculs qui alimentent vos cumuls DADS-U Cette étape est importante car c’est cette configuration des cumuls qui alimentera une partie des valeurs à déclarer. Un paramétrage par défaut est proposé, cependant, vous avez probablement modifié ou créé d’autres rubriques ou variables, qui devront être paramétrées. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + Configuration des cumuls Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur cette fonctionnalité cliquez ici Je souhaite faire une DADS-U CI-BTP annuelle, où renseigner les cumuls ? Seul le paramétrage indiqué sur votre exercice en cours alimentera vos cumuls DADS-U. En effet, il est possible que vous ayez changé votre configuration des cumuls sur votre exercice en cours et pas sur le précédent. Le logiciel calculera donc les informations de votre exercice précédent en fonction des formules renseignées sur votre exercice courant. Exemple !!! Vous êtes au mois de mars 2006. Vous avez indiqué, dans la configuration des cumuls, une formule de calcul permettant d’alimenter la rubrique S41.G01.00.037 (valeur avantage en nature) : Montant (AVN1) Vous n’avez pas de formule de calcul sur votre exercice 2005 Votre salarié à la rubrique AVN1 d’alimenté en juin 2005 et en janvier 2006. Lors de votre génération du fichier DADS-U CI-BTP, les valeurs de juin 2005 et janvier 2006 apparaîtront Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 319 Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier votre période de paye Pour la génération finale de votre dossier, vous devez avoir Clôturé votre mois (Avril, pour la déclaration annuelle). Pour ce faire, vous devez lancer la clôture mensuelle par le menu Gestion + Clôturer le mois. Lors de la clôture mensuelle, si vous avez un rapport d’erreur DADS-U, vous devez : • Arrêter la clôture, et apporter les modifications dans votre paye ou • Continuer la clôture et vous devrez modifier les données dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur. Remarque !!! Le rapport qui s’affiche à la clôture mensuelle est le rapport de la DADS-U Complète. Certains éléments sont également obligatoires pour la DADS-U CI-BTP. Nous vous conseillons vivement de limiter toutes les erreurs et de les corriger. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U CI BTP Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U CI-BTP Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Choisir la périodicité ? Sélectionner la périodicité de déclaration que vous avez choisie, puis la période à déclarer. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U CI-BTP Après la préparation du fichier, vous avez la possibilité de le modifier dans l’éditeur. Comment ouvrir le fichier ? Barre de menu Déclaration + DADS-U Complète + Préparer dans le message d'avertissement sélectionnez Consulter EBP Paye V17 320 Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans l’éditeur faites F1 sur la page principale. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U CI BTP Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier auprès de l'organisme destinataire. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP+ Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaiter déposer sur le site de Net-entreprises votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreurs sur votre fichier ou au plus tard à la date communiqué par votre caisse de congés payés. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier DADS-U. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être envoyé à votre caisse de congés payés Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération DADS-U CI-BTP (Bâtiment) 321 Etape 8: Comment transférer le fichier ? Il n’existe pas de lieu de dépôt unique pour l’envoi vers les CI-BTP. Vous devez prendre contact avec votre Caisse de Congé Paye du Bâtiment ou des Travaux Publics qui vous indiquera comment transmettre votre fichier. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9 : Passer le fichier en mode Réel Comment procéder ? Dans un premier temps vous devez faire des fichiers de test et les déposer pour contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes alors il est préférable de retester dans cette phase de test. Lorsque le fichier a passé avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier avec l’indicateur positionné à REEL, ainsi lorsque votre CI-BTP recevra le fichier elle pourra alors considérer que cet envoi est REEL et pourra l’intégrer dans son système d’information afin d’en exploiter les données. Date limite de dépôt ? Vous devez normalement déposer votre fichier REEL dans le courant du mois d’avril (pour une déclaration annuelle). La date limite de dépôt varie selon les caisses. Vous devez prendre contact avec votre caisse afin connaître cette date limite de dépôt. Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Enregistrer et Fermer le fichier précédemment ouvert. • Déclarer votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U CIBTP + Déclarer • Dans l'assistant sélectionner le mode Réel Remarque !!! Pour obtenir de l’aide dans votre Editeur DADS-U, presser le bouton F1 Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 323 DADS-U Prévoyance Qu'est-ce que la DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible en version Pro et Expert Présentation de la norme DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) La Déclaration Annuelle de Données Sociales Prévoyance (sociétés d'assurances) est une formalité que les entreprises peuvent effectuer chaque trimestre, ou année. Présentation du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) Vous devez déclarer dans votre DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) les différentes périodes d’inactivité de votre salarié et les éléments de salaires des cotisations affectées à chaque organisme d'assurance. Remarque !!! Vous devez réaliser un fichier par organisme d'assurance. Composition du fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) La composition du fichier est la même que la DADS-U Complète. (groupes, structures, rubriques) avec des structures en plus et en moins. Comment sont regroupées les informations dans le fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) ? Composition d’un fichier DADS-U (S signifie Structure) : Structure Description Informations complémentaires S10 Emetteur : Pour identifier l’émetteur qui réalise l’envoi Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S20 Entreprise : Pour identifier l’entreprise déclarée Structure obligatoire quelle que soit la nature de la déclaration S30 Identification salarié : Pour identifier le salarié déclaré Structure obligatoire sauf s’il n’y a pas de salarié à déclarer S46 Situations particulières (périodes d’inactivité) : Pour signaler les périodes de maladie, maternité ou accident du travail survenues au cours de l’exercice déclaré Structure facultative, présente si le salarié a été concerné par ces situations S51 Eléments de cotisations : Pour déclarer les éléments de salaires de la société d'assurance. Structure obligatoire S80 Identification INSEE des établissements : Pour identifier tous les établissements de l’entreprise faisant l’objet de la déclaration Structure obligatoire EBP Paye V17 324 S85 Récapitulatif des montants déclarés :Pour totaliser les montants déclarés à la société d'assurance pour tous les salariés Structure obligatoire S90 Total envoi : Total des rubriques composant l’envoi Structure obligatoire Structures liées au salarié Il y a deux groupes de données à déclarer par salarié : 􀂃 Un premier groupe correspond à l’identification du salarié (S30) 􀂃 Un deuxième groupe correspond aux éventuelles périodes de cotisations à l'assurance (structure S51) ou les périodes de non-activité (maladie, accident du travail, chômage, intempéries). C’est la structure S46. Chaque salarié ayant des cotisations à l'organisme d'assurance doit être déclaré dans le premier groupe. Exemple !!! Un salarié est embauché au 01/01/xx en CDD pour 3 mois. Il faut alors déclarer une période S51 du 01/01/xx au 31/03/xx. Pendant ces trois mois, ce salarié a eu un salaire avec des cotisations à l' organisme d'assurance. Tout ceci sera déclaré dans la période S51. C’est la présence de rubriques dans le bulletin qui déclenchera les données DADS U de la S51. Si ce salarié est absent du 20/02/xx au 24/02/xx pour maladie alors le deuxième groupe S46, présentera une période de non-activité. Comment sont renseignées les données de la S51 : Eléments de cotisation La structure S51 est produite en fonction des rubriques de cotisation mises sur le bulletin de vos salariés. Remarque!!! Tous les changements effectués sur la rubrique de cotisation déclenchent une nouvelle S51. Par exemple, le taux de votre rubrique de cotisation change, une nouvelle S51 sera produite. Quelques précisions sur les différentes rubriques de la S51 • Code catégorie socio professionnelle, Code situation familiale, Matricule du salarié et Nombre d'enfants à charge : ces informations proviennent de la fiche du salarié • Référence du contrat, Code organisme destinataire, Code type nature base de cotisation : ces informations proviennent de votre fiche de paramétrage de votre organisme de type assurance. • Montant de l'assiette de cotisations ou Montant du forfait ou du versement libre : ce montant dépend du code type nature base de cotisation indiqué dans la fiche de votre contrat d'assurance. Si c'est une assiette on indique les montants dans la rubrique montant de l'assiette (S51.G01.00.009.001). Si c'est un forfait on indique le montant du forfait dans la rubrique Montant du forfait (S51.G01.00.009.002). On ne doit renseigner qu'une seule des 2 rubriques. • Montant de l'assiette des régularisations, Taux de régularisation, Montant de la régularisation : Ces valeurs proviennent de vos rubriques de cotisation pour lesquelles vous avez coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance". Comment sont renseignées les données de la structure S85.G01.04 ? DADS-U Prévoyance 325 Cette structure est à ajouter manuellement à partir de l'éditeur. Cette structure est présente si aucun salarié n'a été déclaré pour l'établissement au titre d'un contrat d'assurance collectif. Vous devez compléter le code organisme destinataire qui vous sera fourni votre organisme d'assurance ou le courtier délégataire. Comment sont renseignées les données de la S85 : récapitulatif des montants déclarés ? Il y a une structure S85 par référence contrat. Les montants proviennent de vos différentes S51. Préparation du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Cette option vous permet de préparer votre déclaration DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances), annuelle, trimestrielle. Avant de lancer la préparation de votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances), nous vous conseillons de suivre la notice de génération. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurance+ Préparer Etape 1 : Comment choisir la périodicité ? Vous pouvez choisir la périodicité trimestrielle et annuelle. La périodicité Annuelle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur votre exercice complet. La périodicité Trimestrielle reprend les données saisies dans votre logiciel de paye sur le trimestre demandé. Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apportées à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye et ces modifications n'apparaîtront pas dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) ; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. EBP Paye V17 326 Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Notice de génération Notice de Génération du fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) Votre logiciel de paye vous permet de produire le fichier DADS-U Prévoyance (Sociétés d'assurances) annuel, trimestriel destiné aux sociétés d'assurances que ce soit des compagnies d'assurances ou des sociétés de courtage en assurance. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO. Dans votre logiciel de paye, vous devez déclarer votre fichier auprès des organismes destinataires, mais avant cela, vous devez suivre les instructions des étapes suivantes : Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Etape 3 : Vérifier le paramétrage de votre organisme Etape 4: Vérifier vos rubriques de cotisation Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Etape 8 : Comment transférer le fichier ? Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel Etape 1 : Vérifier les coordonnées de votre dossier Vous devez vérifier l’exactitude des coordonnées de votre dossier ainsi que l’identification (adresse, Siret, APE..) Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Coordonnées+ onglet Adresse et identification Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet adresse et de l’onglet identification Si votre dossier n’est pas l’entreprise siège, vous devez saisir les coordonnées de l’entreprise siège. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + Préférences + Onglet siège DADS-U Prévoyance 327 Remarque !!! Vous pouvez obtenir des informations complémentaires en sélectionnant l’aide de l’onglet siège Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 2 : Vérifier les informations saisies sur l'émetteur DADS-U Vous devez obligatoirement renseigner l’émetteur et le contact émetteur de votre DADS-U Société d'assurance. Si vous ne l’avez pas renseigné vous ne pourrez pas préparer votre fichier. Remarque !!! Les sociétés d'assurances n’émettent pas de Compte rendu d’exploitation. Cependant, vous pouvez le renseigner, car il est obligatoire pour la DADS-U Complète. Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Propriétés + paramètres généraux + onglet Emetteur /Déclarant Remarque !!! Pour obtenir de l’aide sur ces fonctionnalités cliquez ici Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 3 : Vérifier le paramétrage de vos organismes Pour contrôler les informations de vos organismes, vous devez aller dans votre arborescence du logiciel et dans la partie Organismes. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 4 : Vérifier vos rubriques de cotisation Pour que les montants se déclarent correctement dans votre déclaration DADS-U, vous devez avoir correctement rattachées dans vos rubriques de cotisations à l'organisme. Dans vos rubriques de cotisation vous servant à régulariser vos cotisations de type assurance, il est important d'avoir coché la propriété "Régularisation de cotisation société d'assurance". Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération EBP Paye V17 328 Etape 5 : Préparer votre fichier DADS-U Prévoyance (sociétés d'assurances) Après avoir vérifié vos données de paye, vous devez préparer votre fichier DADS-U. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Choisir la périodicité ? Sélectionnez la période de la déclaration, soit annuelle ou trimestrielle. Choix des organismes Cochez le ou les organismes auxquels est destinée la déclaration. Remarque !!! Lorsque vous lancerez la préparation, si c'est votre première préparation l'éditeur s'ouvrira directement. Par contre si ce n'est pas votre première préparation vous obtiendrez un message comme quoi le fichier existe déjà. Plusieurs possibilités s'offrent à vous. • Consulter : la consultation permet de réouvrir le fichier que vous aviez préparé la fois précédente. • Remplacer : permet d'écraser le précédent fichier par un nouveau. • Annuler : permet d'arrêter la préparation du fichier. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 6 : Modifier votre fichier DADS-U Vous avez déjà fait la préparation du fichier et vous souhaitez le consulter ou le modifier. Comment réouvrir mon fichier ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Lorsque vous obtenez le message d'avertissement vous devez faire consulter Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération DADS-U Prévoyance 329 Etape 7 : Déclarer votre fichier DADS-U Prévoyance (Stés assurances) Dès que votre fichier est correct, vous devez passer obligatoirement par cette étape afin de pouvoir déposer votre fichier sur le site de DéclarAssur. Comment y accéder ? Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Déclarer Déroulez l'assistant Etape 1 : Message d'erreur sur la base de travail Vous pouvez avoir un message vous indiquant que votre fichier contient encore des erreurs, vous avez la possibilité de continuer ou d'arrêter la déclaration. En cas d'arrêt de la déclaration, vous pouvez ouvrir votre fichier en passant par préparer afin de vous permettre de corriger toutes les erreurs. Si vous continuez vous passerez à l'étape suivante : Etape 2 : Déclaration L'assistant de déclaration s'affiche. Etape 3 : Fichier Test ou Réel Vous devez choisir si vous souhaitez déposer sur le site de DéclarAssur votre fichier en test ou en réel. • Le fichier en mode Test est un fichier non définitif que vous allez transmettre aux organismes à titre d'essai. • Le fichier en mode Réel est un fichier définitif qui sera traité officiellement par les différents organismes. Vous devez passer en mode Réel lorsque vous n'avez plus d'erreur sur votre fichier ou au plus tard à la date communiquée par votre organisme d'assurance. Etape 4 : Sélection du chemin du fichier de destination Indiquez ici le chemin d'enregistrement de votre fichier. Modifiez le nom du fichier si nécessaire. Par défaut le chemin proposé est le suivant : C:\Documents and Settings\All Users\Documents\EBP\Partage\Dossiers\'Nom de votre dossier"\Paye.X\Déclarations Etape 5 : Fichier déclarer Votre fichier est prêt à être déposé sur le site de DeclarAssur. Vous pouvez : - accéder directement à votre fichier - accéder au site de DéclarAssur. Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération EBP Paye V17 330 Etape 8: Comment transférer le fichier ? Si vous avez coché l'option Accédez au site de DéclarAssur, le site s'ouvre sur la page d'accueil. Vous devez être inscrit pour accéder aux étapes suivantes. Si vous n'êtes pas inscrit : accédez à l’option Inscrivez-vous et notez le Siret de votre entreprise ainsi que votre nom, prénom, numéro de téléphone et votre adresse e-mail. Après avoir réalisé votre inscription vous pouvez déposer votre fichier DADS-U sur le site. Pour cela vous devez : • Vous positionnez sur l’option Identifiez-vous • Saisissez votre n° de siren, votre identifiant et le mot de passe qui vous a été transmis lors de votre inscription (ou celui que vous avez renseigné) • Dans Vos déclarations, sélectionnez Accéder aux déclarations • Accédez ensuite à la déclaration DADS-U • Sélectionnez le menu Déclarer • Par le bouton Parcourir sélectionnez le fichier que vous avez précédemment déclaré. (Par défaut il se trouve dans le répertoire de votre dossier + Paye.X + Déclarations. Des anomalies ont été retournées par DeclarAssur comment faire ? Vous devez apporter les modifications soit dans votre paye soit directement dans votre fichier. L’adresse Internet du site de net-entreprises est la suivante : www.DeclarAssur.fr Retour à l'étape précédente ou Passer à l'étape suivante ou Retour à la notice de génération Etape 9 : Comment passer le fichier de Test à Réel Dans un premier temps vous devez faire des fichiers en mode "Test" et les déposer afin de les soumettre aux différents contrôles. Le résultat de ces contrôles va indiquer si des anomalies sont présentes ou non. Tant que des anomalies sont présentes il est préférable de continuer à déposer les fichiers en mode "Test". Lorsque le fichier passe avec succès les contrôles alors vous pourrez déposer votre fichier en mode "Réel". Ainsi lorsque votre société d'assurance recevra le fichier elle pourra alors considérer que cet envoi est réel et pourra donc l’intégrer dans son système afin d’en exploiter les données. Date limite de dépôt ? La date limite de dépôt varie selon les sociétés d'assurances. Vous devez prendre contact avec votre caisse afin de connaître cette date limite de dépôt. Comment passe-t-on le fichier DADS-U en mode Réel ? Vous devez suivre les étapes suivantes : • Déclarez votre DADS-U en passant par le menu Déclarations + DADS-U Sociétés DADS-U Prévoyance 331 d'assurances + Déclarer • Dans l'assistant sélectionnez le mode Réel Retour à l'étape précédente ou Retour à la notice de génération 333 FAQ Liste des questions - Comment créer mon dossier ? - Comment ouvrir mon dossier ? Questions concernant les salariés et le bulletin : - Comment créer un salarié ? - Comment réaliser la Déclaration Unique d'Embauche ? - Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) - Comment gérer les Congés Payés ? (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Comment mettre en place le DIF ?(Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Mise à jour des Congés de V1X à V13 (Nouveauté gamme 2009 ou PRO V13) - Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO V14) - Comment comprendre le résultat d'une ligne du bulletin ? (Nouveauté gamme 2010 ou PRO V14) Questions concernant les variables : - Quels sont les types de variables ? - Comment utiliser une variable dans une formule ? - Comment saisir une valeur dans une variable à saisir ? - Comment obtenir le cumul d'une variable ? - A quoi servent les variables ? Questions concernant les opérations courantes : - Comment faire le virement des salaires ? - Comment transférer mes écritures en comptabilité ? - Comment imprimer le registre Unique du personnel ? - Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED) s'imprime sur plusieurs lignes, je souhaite l'imprimer sur une seule ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) - Comment imprimer, sur un même état la les informations relatives à la réduction Fillon et des allégements de charges patronales et salariales relatives aux heures supplémentaires ? (Nouveauté gamme 2008 ou PRO V12) Questions concernant les suppressions de fiches : - Comment supprimer une rubrique ou une variable ? - Comment supprimer une fiche salarié ? - Comment supprimer un organisme ? Questions concernant la gestion des Entrées/Sorties : - Comment entrer un salarié sorti ? - Comment saisir une date d'entrée à un salarié ? - Comment saisir une date de sortie à un salarié ? - Comment sortir un salarié plusieurs mois après sa sortie ? - Comment sortir un salarié le mois suivant ? - Comment gérer les situations DADS-U d'un salarié ? - Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ? Opérations de fin d’exercices - Comment faire ma clôture en décembre ? - Comment réaliser ma DADS-U ? EBP Paye V17 334 - Comment imprimer l'historique des bulletins d'un exercice clôturé ? - Sur le premier mois d'un nouvel exercice peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Création d'un nouveau dossier Vous avez la possibilité de créer un nouveau dossier, pour cela suivez les étapes suivantes : Comment y accéder ? Barre de menu Dossier + Nouveau Barre d’outils , Nouveau Raccourci clavier Alt + Entrée Suivi des étapes La création d’un dossier comprend 10 étapes. Etape 1 : Partage de données Etape 2 : Nom et emplacement Etape 3 : Identification Etape 4 : Adresse Etape 5 : Contact Etape 6 : Paramétrage du dossier Etape 7 : Exercice courant Etape 8 : Paramètres Etape 9 : Congés / Absences Etape 10 : Banque Suivez les différentes étapes de l’assistant en avançant par le bouton Suivant. Le bouton Précédent permet de revenir sur une étape antérieure. Ouverture d'un dossier Comment afficher la liste des dossiers ? Barre de menu Dossier + Ouvrir Comment ouvrir un dossier ? Barre de menu Double-cliquez sur l’exercice du dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le lien Parcourir et recherchez votre dossier. Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier.EPA. Ecran d’accueil A l’ouverture du logiciel de paye, un écran de bienvenue s’affiche. Apparaissent : les dossiers de démonstration, les derniers dossiers ouverts ainsi que la liste complète des dossiers situés sous C \ EBP \ DOSSIERS et de ceux que vous avez ouverts au moins une fois. Il suffit donc de sélectionner le dossier que vous souhaitez ouvrir ou éventuellement l’exercice du dossier si vous souhaitez ouvrir un exercice FAQ 335 antérieur. Menu démarrer de Windows Démarrer + Programmes + EBP + Paye + EBP Paye. Le logiciel se lance. L’écran de bienvenue s’affiche, vous pouvez, soit sélectionner l’un des dossiers récemment ouverts, ouvrir un dossier de démonstration ou choisir un dossier dans la liste des dossiers. Par l’explorateur A partir de l'explorateur Windows, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EPA). Création d'un salarié Comment accéder à la création d’une fiche Salarié ? Barre de menu Edition + Salarié Raccourci clavier Alt + 0 (du clavier numérique) Arborescence Cliquez sur le classeur Salariés une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran. Remplissez alors les éléments de la fiche, en commençant par l'entête. La Déclaration Unique d'Embauche La déclaration unique d'embauche (DUE) est une formalité obligatoire liée à l'embauche d'un salarié. Cet assistant va vous permettre de saisir toutes les informations nécessaires pour compléter votre DUE. Comment y accéder ? Fiche du salarié Bouton DUE dans l’entête de la fiche du salarié Remarque !!! Pour accéder à ce bouton, la fiche du salarié doit être enregistrée. Comment paramétrer les différentes données ? Avant de lancer cette option, vous devez renseigner : • les coordonnées de votre dossier • les informations légales d'identification • les informations concernant le service de santé au travail Attention !!! Si l’adresse de correspondance est différente de l’adresse de votre dossier, veuillez renseigner cette dernière dans les coordonnées de votre dossier. Quelle DUE souhaitez-vous réaliser ? • une DUE pour le régime général • une DUE MSA (agricole), (uniquement disponible avec un dossier de type agricole à partir de la version PRO) • une DUE destinée aux entreprises de travail temporaire (Uniquement disponible pour les entreprises de travail temporaire, option à cocher dans les préférences du dossier) EBP Paye V17 336 Dans le bulletin, à quoi servent les différentes lignes de cotisation CSG-CRDS ? La rémunération et la majoration des heures supplémentaires sont exonérées d'impôt sur le revenu. De ce fait, la partie de la rémunération des heures supplémentaires soumise à CSG non déductible n'est pas à prendre en compte dans le net imposable. La COTCSG4 a donc été ajoutée. Elle correspond à la retenue CSG-CRDS effectuée sur les heures supplémentaires (taux de 8 % = 5.10 % +2.90 %) La COTCSG1a été modifié mais reste la rubrique de référence qui alimente l'assiette CSG de l'onglet cumul de la fiche salarié. De plus, elle déclenche la ligne CSG-CRDS de la DUCS URSSAF papier agréée. Comment gérer le net à payer négatif dans le bulletin ? Le net à payer négatif peut être reporté le mois suivant et récupéré sur la prochaine paye. L'ajustement du net à payer permet de produire un net à payer arrondi à l'entier supérieur. Paramétrage dans la paye Deux nouvelles variables ont été mises à votre disposition : • NAPNEGMM1 : net à payer négatif du mois en cours et du mois précédent • AJUSTNAPMM1 : ajustement du net à payer du mois en cours et du mois précédent Pour mettre en place le nouveau paramétrage dans votre paye, vous devez suivre les étapes suivantes : ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES • Allez dans le menu Outils + Importation + Rubriques. • Double cliquez sur le répertoire ''Standard'' puis sélectionnez le fichier ''Standard.rub'' et cliquez sur le bouton Ouvrir. • La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre. • Cliquez sur le bouton Aucune et cochez les rubriques citées ci-dessous : • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • GNAPNEG : Net à payer négatif • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer • Faites ''Importer'' ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS Si vous souhaitez gérer uniquement le net à payer négatif : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes : • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • GNAPNEG : Net à payer négatif La rubrique GNAPNEG doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin. Si vous souhaitez gérer uniquement l'ajustement du net à payer : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les deux rubriques suivantes : • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer FAQ 337 La rubrique GAJUSNAP doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin. Si vous souhaitez gérer le net à payer négatif et l'ajustement du net à payer : Dans vos bulletins ou profils, vous devez insérer obligatoirement les quatre rubriques suivantes en respectant cet ordre: • RNEGM1 : Net à payer négatif M-1 • RAJUSTM1 : Ajustement du net à payer M-1 • GAJUSNAP : Ajustement du net à payer • GNAPNEG : Net à payer négatif La rubrique GAJUSNAP doit être placée avant la rubrique GNAPNEG qui doit être placée après toutes les rubriques de net du bulletin et avant le net à payer. La fiche Variable : Quels sont les types de variables ? Trois types de variables sont à votre disposition. Chaque type de variable a un fonctionnement bien particulier. Avant de sélectionner le type de la variable, vérifiez qu’il correspond bien à ce que vous en attendez. • Variable Constante : Lorsque la valeur d’une variable est identique pour l’ensemble des salariés de l'entreprise (comme par exemple les plafonds de sécurité sociale, le smic&ldots;), elle est dite Variable Constante. Pointez Constante et indiquez dans la zone Valeur, la valeur de la constante (vous pouvez saisir des montants avec jusqu'à 4 chiffres après la virgule). • Variable à saisir : Lorsqu’une variable à une valeur qui varie en fonction du salarié et/ou du mois, elle est dite Variable A Saisir. Pour ce type de variables, un critère supplémentaire peut être défini : le Report mensuel. Cela permet de reporter, à la clôture mensuelle, la valeur de la variable le mois suivant (pour éviter la ressaisie). Autrement, la valeur est remise à zéro. Dans tous les cas, la valeur sera modifiable. • Variable avec Formule de calcul : Lorsqu’une variable peut être calculée par une formule, elle est dite Variable Formule de calcul. Pour définir la formule de calcul, saisissez-la directement dans la zone ou cliquez sur le bouton Formule pour accéder à l’éditeur de formule. Le bouton Tester permet de tester la formule par une saisie manuelle de valeurs. Remarque !!! Si vous n'arrivez pas à saisir dans une de ces zones et que le fond est jaune, c'est normal car vous êtes en mode Traduction de la formule, sélectionnez le choix Modification de la formule. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : Comment utiliser une variable dans une formule ? Une variable est utilisée dans la formule de calcul d’une autre variable, d’une rubrique ou comme valeur d’entrée d’une table de calcul. Pour cela, saisissez simplement son nom dans la formule ou entre les crochets de la table. Retour à la fiche Variable. EBP Paye V17 338 La fiche Variable : Comment saisir les valeurs des variables A Saisir ? Les valeurs des variables de type A Saisir seront à saisir directement dans le bulletin (si les rubriques ont été paramétrées) ou dans le tableau de saisie accessible par le menu Gestion + Saisie des variables. L’intérêt du tableau de saisie est que vous pourrez saisir les valeurs pour l’ensemble des salariés. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : Comment obtenir le cumul d'une variable ? Pour toute variable créée, vous pouvez obtenir son cumul exercice. Le cumul exercice d’une variable s’obtient par ajout de $ devant le nom de la variable : $NOMDEVARIABLE Par exemple, la variable $HEUREEL (Heures réellement travaillées) retournera la valeur cumulée de la variable HEUREEL. Pour obtenir le cumul sur une période précise, vous pouvez utiliser la syntaxe suivante : $NOMDEVARIABLE[MoisDébut-MoisFin] Les mois sont repérés par les trois premiers caractères du mois, ou les quatre premiers pour Juin et Juillet : Jan, Fev, Mar, Avr, Mai, Juin, Juil, Aou, Sep, Oct, Nov, Dec Par exemple, la variable $HEUREEL[Jan-Mar] donnera le cumul des heures sur le premier trimestre. Retour à la fiche Variable. La fiche Variable : A quoi servent les variables ? Une variable permet de mémoriser sous un nom précis, une valeur. Les variables peuvent être appelées dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable. Leur nom n’apparaît pas directement dans le bulletin. Les variables Système (repérées par leur point rouge) dites aussi variables Standards ne peuvent pas être supprimées, à la différence des variables Utilisateurs. Avant de créer des variables particulières, consultez les variables existantes pour éventuellement adapter leur contenu. A la création du dossier, vous obtiendrez une liste de variables spécifiques au paramétrage choisi : les variables standards, les variables spécifiques à la paye Agricole, les variables spécifiques à la paye du Bâtiment, les variables spécifiques à la paye du Spectacle et les variables spécifiques à la paye Hôtellerie. Il existe également un autre type de variables, non listée dans le fichier des variables, car il s’agit de calculs internes au logiciel, ce sont les variables de cumuls. Toute variable pourra être utilisée dans la formule d’une rubrique ou d’une autre variable par simple appel de son nom Retour à la fiche Variable. Virement des salaires Cette option permet la génération d’un fichier contenant les ordres de virements des salaires. FAQ 339 Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Virements + Des salaires Barre d’outils , Virement bancaire Pourquoi tous les salariés n’apparaissent-ils pas dans la liste ? Le logiciel prend en compte tous les salariés qui ont virement comme mode de règlement dans l’onglet Règlement de la fiche du salarié. Si ce n’est pas la cas, le salarié n’apparaîtra pas dans la liste des virements. Lorsque le salarié a un net à payer négatif, il n'apparaît pas dans la liste. Si vous avez des salariés pour lesquels vous gérez plusieurs bulletins par mois, vous obtiendrez tout d’abord la liste de ces salariés. Le nombre de bulletin total et le n° de bulletin du salarié s'affiche. Effectuez donc le virement pour ces salariés, puis lancez la clôture des bulletins (Gestion + Clôturer des bulletins) pour réaliser les virements des bulletins suivants. Pour obtenir la liste des salariés à bulletin unique et les derniers bulletins des salariés qui en ont plusieurs, réalisez tous les bulletins de tous les salariés ayant plusieurs bulletins par mois. Exemple !!! Si vous avez deux salariés dont un qui a deux bulletins par mois. Lors du virement de salaire, le premier salarié apparaît avec la notion bulletin 1/2. Réalisez le virement, puis faites le second bulletin (après avoir clôturé le premier). Dans la liste des virements, les 2 salariés dont un ayant le nombre de bulletin 2/2 s'afficheront. Comment réaliser le fichier de virement ? • La sélection du format définit la composition du fichier. Le format SEPA est un fichier XML. Le format CFONB est un fichier TXT. Le format SEPA est le nouveau format qui va remplacer à terme le format CFONB. • La banque indiquée dans les préférences du dossier est proposée automatiquement. Vous pouvez sélectionner une autre banque. En sélectionnant une partie des salariés, vous pouvez effectuer un virement partiel à partir d’une banque, et un autre à partir d’une autre banque. Dans la liste des salariés, la colonne Effectué vous permet de visualiser les salariés dont le virement a déjà été effectué ou qui reste à effectuer. • Le numéro émetteur est automatiquement repris de la fiche Banque. • La date de compensation se met automatiquement selon le mois de salaire que vous virez. Cette date est modifiable. • Le fichier sera généré par défaut dans le répertoire document de votre ordinateur. Vous pouvez toutefois indiquer un autre lecteur ou répertoire en cliquant sur . • Le nom du fichier est également modifiable. Le nom correspond à la date de compensation proposée par défaut. • Choisissez également si la structure du fichier doit comporter ou non des retours chariot. Ce choix est très important dans la mesure où certains établissements EBP Paye V17 340 bancaires ne reconnaissent pas les fichiers sans retour chariot. Un historique des virements pourra être imprimé ou faxé à votre banque, dans Gestion + Virements + Historique, dès que le virement de salaire est effectué. Le transfert en comptabilité Vous pouvez réaliser chaque mois le transfert des écritures comptables, soit vers votre logiciel EBP Comptabilité ou EBP Gestion Intégrée, soit dans un fichier TXT, soit vers d’autres logiciels de comptabilité. Consultez aussi : • Le transfert vers EBP comptabilité • La communication entreprises experts . . . Impression du Registre Unique du personnel Remarque !!! L’impression du registre du personnel est disponible à partir de la version Pro Tout établissement qui emploie des salariés doit, obligatoirement, tenir un Registre Unique du Personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif. Le registre du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Les informations y figurant doivent apparaître dans l’ordre chronologique d’embauchage. Les indications sont donc inscrites sur le registre au moment de l’embauche, de façon indélébile et éventuellement modifiées en fonction d’événements postérieurs. Remarque !!! Le registre doit tenir compte de l’adjonction des mentions rectificatives obligatoires sans effacement des mentions initiales. Le registre du personnel doit être constamment tenu à la disposition : • des délégués du personnel • de l’inspecteur du travail • des contrôleurs URSSAF Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. En pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée. Ces mentions sont les suivantes : 􀂃 Date de l’événement 􀂃 Matricule 􀂃 Nom de naissance 􀂃 Nom d’usage 􀂃 Prénom 􀂃 Date de naissance 􀂃 Sexe 􀂃 Nationalité 􀂃 Titre ou carte de séjour avec le n° du document 􀂃 Emploi 􀂃 Qualification FAQ 341 􀂃 Date d’entrée 􀂃 Date de sortie 􀂃 Type de contrat 􀂃 Contrat particulier 􀂃 Caractéristique de l’activité Remarque : Les informations suivantes : nom d’usage, titre ou carte de séjour, date de sortie, contrat particulier sont renseignés dans les seuls cas ou la salarié est concerné par la situation. La tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel. L’absence de registre ou l’inscription de mentions incomplètes ou erronées sont passibles de sanctions pénales. Cette édition vous permet d’imprimer le registre unique du personnel de votre établissement. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + Registre Unique du Personnel Fonctionnement du registre La mise à jour du registre s’effectue au fur et à mesure. Toute information renseignée pour un salarié est reprise dans le registre. En revanche, la date de sortie d’un salarié ’r;’sortant à la fin du bulletin’’ n’est renseignée qu’après la clôture du bulletin ou du mois. Evènement Conséquence sur le registre Nouveau salarié Une ligne est créée pour le salarié. Elle reprend les informations renseignées dans la fiche du salarié. La date de l’événement reprend la date d’entrée du salarié. Ex. : pour un salarié embauché le 15/01/2007, une ligne est créée sur le registre. Elle indiquera le 15/01/2007 en date d’événement. Changement de situation du salarié Tout changement de situation du salarié génère une ligne supplémentaire sur le registre. Celle-ci suit la ligne initialement créée pour le salarié lors de son embauche. Elle indique la date de l’événement, qui correspond à la date de début du bulletin et la nouvelle situation du salarié (ex : type de contrat). Ex. : Un salarié est embauché le 15/01/2007 en contrat à durée déterminée. En février, le contrat du salarié est transformé en CDI. Sur le registre, la première ligne du salarié indiquera en date d’entrée et en date d’événement le 15/01/2007 et en type contrat de travail ’r;’contrat à durée déterminée’’. Sur la seconde ligne apparaîtra, la date de l’événement ’r;’01/02/2007’’ et l’intitulé du contrat du salarié ’r;’contrat à durée indéterminée’’. Salarié ’r;’ sortant à la fin du mois’’ La date de sortie du salarié apparaîtra après la clôture de la paye. Si EBP Paye V17 342 le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Un salarié est sortant à la fin du mois de février. Sur le registre du mois de février, sa date de sortie n’apparaît pas. Elle apparaîtra à partir de l’édition du registre du mois de mars. C’est-à-dire après la clôture mensuelle de la paye. Salarié sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’ La date de sortie du salarié sera indiquée dès le mois de la sortie. Si le salarié n’a pas de ligne d’événement, la date de sortie apparaît sur la ligne initiale du salarié. Dans le cas contraire, la date de sortie est indiquée sur la ligne de l’événement. Les salariés sortis ne sont jamais supprimés du registre. Ex. : Sur le mois de mars, un salarié est sorti avec l’option ’r;’salarié sorti’’. La date de sortie du salarié apparaîtra dès l’édition du registre sur le mois de mars. Salarié ’r;’Inactif’’ Aucune conséquence sur le registre. Suppression d’un salarié créé à tort et supprimé sur le même mois Création d’une ligne sur le registre. La suppression du salarié entraîne la disparition de la ligne du registre correspondant à ce salarié. La ligne est réputée ne jamais avoir existée. Clôture mensuelle ou clôture bulletin Les informations ajoutées sur le registre sont figées. Elles sont définitivement enregistrées. Clôture annuelle Les informations inscrites sur le registre sont stockées dans le fichier du registre. A ce dernier seront ajoutés les éventuels changements de situation postérieurs des salariés. Déclôture mensuelle ou annuelle Restauration de la sauvegarde avant clôture. Mise à jour de base Le registre est renseigné. Les changements de situations intervenus antérieurement à la mise à jour de base n’apparaissent pas. Choix de la période de traitement : La sélection de la coche ’r;’N’imprimer que les salariés qui ont été présents’’ permet de sélectionner la période sur laquelle vous souhaitez imprimer votre registre unique du personnel. Si aucune date n’est saisie dans ces champs, le registre s’imprime entièrement. L’édition du registre sur une période donnée fait apparaître tous les salariés qui ont été présents sur la période ainsi que tous les évènements rattachés aux salariés. Exemple : Une impression du registre sur la période allant du 01/01/2007 au 31/01/2007 fera apparaître : Les salariés entrés avant le 01/01/2007 ainsi que tous les évènements intervenus depuis leur date d’entrée. Les salariés entrés après le 01/01/2007et jusqu’au 31/01/2007 et tous les évènements survenus FAQ 343 depuis le 01/0107.et jusqu’au 31/01/2007. Un salarié entré le 09/03/06 et toujours présent apparaîtra dans l’édition du registre, son changement d’emploi du 01/06/06 sera indiqué. Un salarié entré en décembre 2006 et sorti le 15/01/07 sera présent. Un salarié entré le 22/01/07 apparaîtra dans l’édition, son changement d’emploi le 01/06/2007 sera indiqué. Un salarié entré le 10/01/07 et sorti le 31/01/07 apparaîtra dans l’édition, sa réembauche le 26/02 ne sera pas indiquée. L’ordre d’impression : Vous pouvez choisir l’ordre d’impression des salariés sur le registre par : • Date d’entrée • Matricule • Ordre alphabétique Vous pouvez ensuite lancer l’aperçu ou l’impression. L’aperçu du registre unique du personnel vous permet de réaliser un export aux différents formats. Dans mon état des charges, la rubrique de réduction de cotisations salariales (COTRED), apparaît sur plusieurs lignes alors que je souhaiterais en avoir qu'une seule ? Dans votre rubrique de cotisation, vous devez aller cocher l'option Ne pas tenir compte du taux pour l'impression de l'état des charges Comment y accéder ? Barre de menu Edition + Rubrique de cotisation Raccourci clavier Alt + 2 (du clavier Numérique) Arborescence Cliquer sur le classeur Rubriques de cotisation une fiche vierge s’ouvre dans la partie droite de l’écran Sélectionnez ensuite votre rubrique puis cochez l'option. Impression du récapitulatif de la réduction Fillon, des heures supplémentaires et du rachat des jours de repos Les heures supplémentaires sont, depuis le 1er octobre 2007, exonérées d'impôt sur le revenu et soumises à un allégement de charges. Les rachats des jours de repos acquis après le 1er janvier 2008 doivent être eux aussi exonérés d'impôt sur le revenu et soumis aux mêmes allégements de charges que les heures supplémentaires. Les charges patronales sont allégées via une déduction forfaitaire de cotisations. Les salariés bénéficient d'un allégement des cotisations salariales sur la rémunération des heures supplémentaires et complémentaires ainsi que sur les jours rachetés qu'ils perçoivent. Vous devez tenir à la disposition des agents de contrôle des organismes de recouvrement un état EBP Paye V17 344 récapitulatif des allégements de charges dont bénéficient l’employeur et le salarié. Dans une même édition, vous devez récapituler à la fois : • les informations relatives à la réduction Fillon, • les allégements de charges patronales et salariales relatifs aux heures supplémentaires et aux heures de rachat de jours de repos. Comment y accéder ? Barre de menu Impressions + États récapitulatifs + Des réductions de cotisations (Fillon/TEPA) Que doit-on renseigner dans cette fenêtre ? Vous devez obligatoirement indiquer les rubriques que vous avez utilisées sur vos bulletins en cliquant sur le bouton . Attention !!! Si vous utilisez d'autres rubriques que celles proposées par défaut dans nos paramétrages, n'oubliez pas de les sélectionner. Dans la partie "Heures supplémentaires" : • Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans les zones Rubriques d'heures supplémentaires, Rubriques d'heures complémentaires, Rubriques des jours excédant le forfait. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de la rubriques d'heures exonérées que vous avez sélectionné dans les rubriques de salaires Brut. • Rubriques d'heures complémentaires (vous devez avoir la rubrique GHCOMPEX) ; • Rubriques d'heures supplémentaires (vos devez avoir les rubriques GHS25EXO, GHS50EXO) ; • Rubriques des jours excédant le forfait (vous devez avoir la rubrique GJRCOREN). Remarque !!! Dans l'édition, la base des rubriques sélectionnées alimente la colonne "nombre d'heures" et le montant des rubriques alimente la colonne "rémunération à déclarer". • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de réduction des cotisations salariales (notamment COTRED). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de déduction forfaitaire des cotisations patronales (notamment COTDEFO2 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COTDEFO1 pour les entreprises de 1à 19 salariés). Dans la partie "Rachat jours de repos": Vous ne pouvez pas ajouter manuellement une rubrique dans la zone Rubriques des jours acquis depuis 01/08. En effet, elles s'ajoutent automatiquement en fonction de la nature de rachat des jours de repos que vous avez sélectionnée dans les rubriques de salaires Brut. Seules les rubriques concernant le rachat des jours de repos acquis depuis le 1er janvier 2008 doivent apparaître. Remarque !!! FAQ 345 Les rubriques concernant le rachat des jours de CET n'apparaissent pas dans cette partie car il ne sont pas concernés par les réductions de cotisations. Aucune exonération n'est à appliquer. Dans la partie"Loi Fillon" : • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant le coefficient Fillon (notamment GCOEF4 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou GCOEF5 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de cotisation calculant la réduction Fillon (notamment COT671 pour les entreprises de plus de 19 salariés ou COT672 pour les entreprises de 1 à 19 salariés). • Sélectionnez manuellement la ou les rubriques de salaire brut calculant les heures rémunérées du salarié (notamment GHEUREMU). Généralités : Vous devez ensuite choisir la périodicité et le modèle d’impression. Choix de la périodicité : • Mensuelle : vous permet de sélectionner le mois pour lequel vous souhaitez imprimer votre état récapitulatif. • Trimestrielle : vous permet de sélectionner le mois de fin de la période. Le mois de début est automatiquement indiqué. • Annuelle : vous permet d’imprimer votre état récapitulatif cumulé sur votre exercice de paye. • De mois à mois : vous permet de sélectionner la tranche de mois que vous souhaitez cumuler dans votre édition. Les modèles d’impression sont personnalisables par le bouton Paramétrer ou par Outils + Paramétrage des impressions. Vous pouvez lancer l’aperçu ou l’impression Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client un état récapitulatif des réductions de cotisations au format PDF. Le paramétrage que vous avez renseigné dans les différentes zones est conservé à la réouverture de votre dossier. Afin de conserver le document sur support dématérialisé, vous devez effectuer l’aperçu du récapitulatif des allégements et réaliser un export aux différents formats. Comment supprimer une rubrique ou une variable ? Si vous souhaitez supprimer une rubrique ou une variable vous devez vous assurer qu’elle n’a pas été utilisée sur votre exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné la rubrique ou variable à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur la rubrique ou la variable à supprimer, clic EBP Paye V17 346 droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer cette « rubrique ou variable » car elle est utilisée dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez la supprimer qu’au cours du prochain exercice » ? Cette rubrique ou cette variable a été alimentée sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas la supprimer avant votre prochain exercice. Comment supprimer une fiche salarié ? Si vous souhaitez supprimer une fiche salarié vous devez vous assurer que le salarié n’a pas eu de bulletin de salaire au cours de l’exercice précédent. Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné le salarié à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur le salarié à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. Pourquoi le message «Impossible de supprimer ce salarié car il possède au moins un bulletin dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Votre salarié a eu au moins un bulletin de réalisé au cours de votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Si vous ne souhaitez plus le voir dans l’arborescence faites un clic droit sur votre salarié puis sélectionnez « Masquer les salariés sortis » Comment supprimer un organisme ? Si vous souhaitez supprimer un organisme vous devez vous assurer qu’il n’a pas été utilisé sur votre exercice précédent et l’exercice en cours. Vous devez également vérifier qu’il ne soit pas rattaché à un salarié dans l'onglet affectation de sa fiche Comment y accéder ? Barre de menu Fiche +Supprimer (après avoir sélectionné l’organisme à supprimer) Barre d’outils Supprimer Fiche Raccourci clavier CTRL+DEL Arborescence Cliquez sur l’organisme à supprimer, clic droit de la souris puis supprimer.. FAQ 347 Pourquoi le message «Impossible de supprimer cet organisme car il est utilisé dans l’exercice précédent. Vous ne pourrez le supprimer qu’au cours du prochain exercice » apparaît en suppression ? Cet organisme a été utilisé sur votre exercice précédent, vous ne pouvez pas le supprimer avant votre prochain exercice. Pourquoi le message «Le salarié « X » est lié à cet organisme au JJ/MM/AAAA. Impossible de le supprimer » apparaît en suppression ? Cet organisme est rattaché à la fiche d’un de vos salariés vous ne pouvez donc pas le supprimer. La clôture mensuelle Pour réaliser les payes du mois suivant, lorsque les bulletins du mois en cours ont été calculés et imprimés, vous devez lancer la clôture mensuelle. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Clôturer le mois Barre d’outils Clôture mensuelle Tableau de bord Clôture mensuelle Explications : Tant que le mois n’est pas clôturé, il est possible de modifier, recalculer ou effacer des bulletins du mois ouvert, cependant, il est impossible de réaliser les payes du mois suivant ou du mois précédent. Lors de la clôture un fichier sera automatiquement généré dans le répertoire de votre dossier, afin de pouvoir revenir au mois clôturé (Maintenance sur les bulletins). Cependant, il est fortement conseillé de réaliser vous-même une sauvegarde par Dossier + Sauvegarde avant chaque clôture. Conséquences de la clôture : • Le mois en cours est modifié ; • L’ancienneté des salariés est augmentée de un ; • L’acquis période (congés payés) est cumulé à l’acquis année. Attention !!! Nous vous conseillons vivement de réaliser auparavant une sauvegarde de vos données par le menu Dossier + Sauvegarde. Que doit-on faire en décembre ? Sur le mois de décembre, vous devez réaliser une clôture mensuelle, surtout si vous générez votre fichier DADS-U (option disponible à partir de la version PRO), car il est fortement conseillé de réaliser ce fichier sur le mois de décembre clôturer. En effet, si vous avez des changements de situations pratiqués sur le mois de décembre cela permet au logiciel de les prendre en compte lors de la génération de votre fichier DADS-U. Si vous ne faites pas de DADS-U, vous pouvez lancer directement votre clôture annuelle, le logiciel clôturera automatiquement votre mois de décembre. EBP Paye V17 348 Préparation du fichier DADS-U Cette option vous permet de Préparer votre fichier DADS-U complet, TDS, Honoraires.... Dès qu'il sera complété et correct vous pourrez le déposer sur le site de Net-entreprises, après avoir validé votre préparation par l'option Déclarer. Attention !!! Cette fonctionnalité est disponible à partir de la version PRO Si votre dossier est de type agricole ces informations ne vous concernent pas. Comment accéder à la préparation du fichier DADS-U depuis le logiciel de paye? Vous pouvez réaliser les messages DADS-U suivants : Barre de menu Déclarations + DADS-U Complète + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U TDS+ Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Honoraires seuls + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U DNA + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U CI BTP + Préparer Barre de menu Déclarations + DADS-U Sociétés d'assurances + Préparer Le fichier n'a jamais été préparé précédemment Lorsque la préparation n'a jamais été faite, l'éditeur s'ouvre automatiquement avec les données de votre dossier de paye du message sélectionné. Le fichier a déjà été préparé précédemment Le message indiquant que votre fichier a déjà été préparé s'affiche, sélectionnez : - Consulter : si vous ne souhaitez pas perdre les modifications que vous avez apporté à votre fichier à l'aide de l'éditeur. Remarque !!! Si vous avez modifié vos données dans votre logiciel de paye, ces modifications n'apparaitront pas dans votre fichier DADS-U; dans ce cas il faut sélectionner Remplacer. - Remplacer : si vous souhaitez récupérer les données de votre dossier de paye. Remarque !!! Si vous avez apporté des modifications dans votre fichier DADS-U à l’aide de l’éditeur DADS-U toutes vos modifications seront écrasées. Comment générer le fichier ? Nous vous conseillons de suivre la notice de génération de fichier. Historique des bulletins Cette option vous permet de visualiser, de réimprimer ou d’envoyer les bulletins par e-mail. Comment y accéder ? Barre de menu Gestion + Historique des bulletins + Historique par salarié Barre d’outils , Historique des bulletins FAQ 349 Raccourci clavier Ctrl + H Dans l’onglet bulletin de la fiche salarié Explications : Pour chaque salarié, vous obtenez l'ensemble des bulletins réalisés et imprimés sur l'exercice courant. Choisissez dans la liste déroulante le salarié concerné. Passez d’un mois à l’autre grâce aux boutons Précédent et Suivant. Le bouton Imprimer permet d’éditer un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton E-mail permet d’envoyer par e-mail un ou plusieurs bulletins de l’historique pour un même salarié en une seule opération. Le bouton PDF vous permet de réaliser un export des bulletins au format PDF. Le bouton Publier (option disponible en version Expert) permet de déposer sur le site WebPaye du client des bulletins au format PDF. Vous pouvez également consulter l’historique dans l'onglet Bulletin de la fiche Salarié. Remarque !!! Dès que vous modifiez un bulletin, l’historique est supprimé. Vous devrez donc ré-imprimer votre bulletin. Comment consulter la seconde page du bulletin ? Si votre bulletin fait deux pages, vous devez sélectionner la page n°2 Sur le premier mois d'un nouvel exercice, peut-on préparer les bulletins à partir de l'option "bulletin précédent" ? Pour la préparation des bulletins sur un nouvel exercice, vous devez obligatoirement préparer les bulletins à partir du Profil. Si vous utilisez toujours l’option Préparer à partir du bulletin précédent, nous vous conseillons de paramétrer vos profils dès lors qu’une nouvelle rubrique s’applique aux bulletins de vos salariés. Remarque L’option de préparation « à partir du précédent » reprend les rubriques du bulletin du mois précédent. Vous devez utiliser cette option uniquement si vous avez ajouté des rubriques particulières directement dans votre bulletin. Sur le premier mois de votre exercice de paye, il n’y a pas de bulletin précédent. Vous devez utiliser l’option « à partir du profil » et ajouter ou retirer les rubriques qui doivent apparaître ou disparaître exceptionnellement de vos bulletins. Gestion des entrées / Sorties Comment gérer les différentes méthodes de retenue Entrée/Sortie ? Lors du départ ou de l’arrivée d’un salarié, vous devez appliquer sur le salaire une retenue exactement proportionnelle à la durée de l’absence. Il existe différentes méthodes de calcul de la retenue absence. A savoir : 􀂃 La méthode de l’horaire mensuel réel 􀂃 La méthode de l’horaire mensuel moyen 􀂃 La méthode des jours ouvrés EBP Paye V17 350 􀂃 La méthode des jours ouvrables 􀂃 La méthode des jours calendaires Entre les différentes méthodes existantes, il faut savoir que la Cour de Cassation n’a validé que la méthode de l’horaire réel de travail. Dans la pratique, pour éviter tout litige, vous avez la possibilité d’appliquer la méthode la plus favorable pour le salarié. Ceci est possible grâce aux opérations suivantes : Vérification du paramétrage Des nouvelles variables : Vérifiez la présence des variables suivantes dans la liste des variables, si elles ne le sont pas veuillez les créer ou les importer (par le menu Outil + Importation + Variables) : Nom de la variable : JRABS30 : Nombre de jours absence calendaires Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JRABS22 : Nombre de jours absence ouvrés Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JRABS26 : Nombre de jours absence ouvrable Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : RETREELLE : Nombre heures réelles du mois Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Nom de la variable : JCALEND : Nombre de jours calendaires dans le mois Type de la variable : Variable à saisir Report mensuel : Ne pas cocher Modifiez ou vérifiez les formules de calcul des variables de plafond : Nom de la variable : PLAFA : Plafond Tranche A Type de la variable : Formule de calcul Formule : Si MULTI=1 Alors PLAFASS*(SALBASE+PRIME)/TOTSAL Sinon Si JCALEND>0 Alors (JCALEND-JRABS30)/30*PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF) Sinon PLAFASS*(HEUMOIS/HEUREF)*PRORATA Apportez les mêmes modifications dans les variables PLAFB, PLAFC, PLAFD et PLAFT2 Modifiez ou vérifiez la formule de calcul de la GMP : Nom de la variable : GMP : Montant GMP Mensuelle Type de la variable : Formule de calcul Formule : Si JCALEND>0 Alors (2869*(JCALEND-JRABS30)/30)*(HEUMOIS/HEUREF) Sinon 2869*PRORATA*HEUMOIS/HEUREF Des rubriques : FAQ 351 Vérifiez la présence de la rubrique de commentaire du calcul du plafond de sécurité sociale dans liste des rubriques de commentaire , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil + Importation + rubriques) Nom de la rubrique : COMPLAFA : Plafond de Sécurité Sociale du mois Option à cocher : Cochez Ne pas imprimer le nom Imprimer : Jamais Validité : Toute l’année Afficher le résultat : Nombre ou base Formule : PLAFA Vérifiez la présence de la rubrique de salaire brut de retenue pour Entrée/Sortie dans liste des rubriques de salaire brut , si elle ne l’est pas, veuillez la créer ou l’importer (par le menu Outil + Importation + rubriques) Nom de la rubrique : RRETENUE : Retenue Entrée/Sortie Type : Retenue Montant : Min((SALBASE*JRABS30)/30, Min((SALBASE*JRABS22)/22, Min((SALBASE*JRABS26)/26, Min((SALBASE*HEUABS)/HEUMOIS,(SALBASE*HEUABS)/RETREELL E)))) Dans les paramètres généraux Par le menu Dossier + Propriétés + Paramètres généraux onglet Options 􀂃 Décochez l’option Calculer la variable PRORATA selon la règle du 30ème Dans le bulletin Dans la fiche de votre salarié, sélectionnez l'onglet Bulletin Calcul du plafond de sécurité sociale de votre salarié • Insérez la rubrique de commentaire COMPLAFA, si elle n’y est pas, cliquez sur le bouton Ajouter puis sélectionnez la rubrique. 􀂃 Cliquez sur la colonne Nombre ou base de votre rubrique de commentaire 􀂃 La fenêtre Saisie des variables s’affiche à l’écran 􀂃 Renseignez le nombre de jours calendaires pour le calcul des Plafonds dans la variable JCALEND (exemple 31 pour le mois de janvier, 28 ou 29 pour le mois de Février&ldots;.) 􀂃 Renseignez 1 dans la variable PRORATA, puis validez la fenêtre par le bouton OK Calcul de la rubrique d’absence pour la retenue Entrée/Sortie 􀂃 Ajoutez la rubrique RRETENUE dans le bulletin par le bouton Ajouter, puis validez la fenêtre. 􀂃 Cliquez sur la colonne nombre ou base de la rubrique 􀂃 Renseignez : o JRABS30 : nombre de jours calendaires d’absence du salarié, pour un salarié entré le 15 du mois, le nombre de jours calendaires d’absence sera de 14. o JRABS26 : nombre de jours ouvrables d’absence du salarié, comptez tous les jours, hormis le dimanche, entre le 1er jour du mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois) o JRABS22 : nombre de jours ouvrés d’absence du salarié, comptez tous les jours, hormis le samedi et le dimanche, entre le 1er jour du mois et la veille de l’arrivée de votre salarié (ou dès le lendemain du EBP Paye V17 352 départ de votre salarié jusqu'à la fin du mois) o HEUABS : nombre d’heures d’absence du salarié, calculez le nombre d’heures retenues, qui est le nombre d’heures que le salarié n’a pas effectuées en cas de mois complet. Par exemple, si votre salarié effectue 7h par jour et que 4 jours n’ont pas été travaillés sur le mois, alors il faudra noter 28 (7h*4j) o RETREELLE : Nombre d’heures réelles du mois en cours, calculez le nombre d’heures réelles sur le mois complet en cours. Par exemple, si vous avez 21 jours ouvrés sur le mois courant, et que vous travaillez 7heures par jour alors notez 147h (7h*21j) Après avoir renseigné tous ses éléments, la rubrique calculera la méthode la plus avantageuse pour votre salarié. Attention !!! Vous devez renseigner toutes les variables pour que le calcul s’effectue correctement. Les sommes isolées Les sommes isolées Qu’est-ce que les sommes isolées ? Les sommes isolées sont les sommes ayant un caractère exceptionnel, versées aux cadres lors de la rupture de leur contrat de travail ou postérieurement. Elles sont soumises aux cotisations AGIRC selon des règles particulières. Sont considérées comme des sommes isolées : 􀂃 L’indemnité compensatrice de congés payés 􀂃 Les rappels de salaires versés postérieurement au départ du salarié ou le jour du départ 􀂃 Les reliquats de commissions incluant des éléments liés au départ, 􀂃 L’indemnité de fin de contrat des personnes en contrat à durée déterminée, 􀂃 L’indemnité de départ volontaire en retraite 􀂃 La partie de l’indemnité de licenciement ou de départ à la retraite éventuellement soumise à cotisations 􀂃 L’indemnité de non-concurrence En revanche ne sont pas considérées comme SI : 􀂃 l’indemnité compensatrice de préavis en cas de dispense 􀂃 les sommes non soumises à cotisations (indemnité de licenciement) Vous souhaitez avoir des informations sur : Les cotisations concernées par les sommes isolées les cotisations concernées par les sommes isolées Les sommes isolées sont soumises aux cotisations de retraite complémentaire AGIRC suivantes : 􀂃 AGFF Tranche B 􀂃 Retraite complémentaire AGIRC Tranche B 􀂃 APEC 􀂃 Retraite complémentaire AGIRC Tranche C 􀂃 CET La somme isolée n’a aucune incidence sur la garantie minimale de point qui sera prélevée comme habituellement. FAQ 353 Les SI constituent en cela une base supplémentaire de cotisations qui s’ajoute à la tranche B calculée sur la « rémunération habituelle ». Elles supportent les cotisations de retraite complémentaire AGIRC sur leur totalité, en fonction des taux de cotisations en vigueur à la date effective de leur versement. Retour aux Sommes Isolées Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires La rémunération du cadre sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plafond SS de l’année précédente La SI sert d’abord à régulariser la tranche A, puis, l’éventuel surplus dépassant le plafond de SS est soumis à cotisation de Tranche B et éventuellement de la tranche C. Dans ce cas, la somme isolée sera diminuée de la part ayant servi à cette régularisation. La rémunération sur l’exercice précédant n’a pas atteint le plancher de la tranche C de l’année précédente la somme isolée est affectée en totalité à la tranche B mais dans la limite de 7 plafonds annuel de SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 7 = 225 288). Elle subit les cotisations dues en tranche B. Elle génère des points affectés en tranche B. La rémunération sur l’exercice précédant a atteint la limite inférieure de la tranche C de l’année précédente Si la rémunération de l’exercice précédent a atteint la tranche C, la somme isolée est affectée : - en tranche B : jusqu’à trois fois le plafond SS de l’année de départ (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 3 = 96 552) - en tranche C : fraction comprise entre trois et sept fois le plafond c’est à dire 4 plafonds annuel SS de l’année en cours (soit en 2007 : 2 682 x 12 x 4 = 128 736). Et ce, sans tenir compte des tranches B et C déjà dégagées avant la fin du contrat du salarié. Les points correspondants sont affectés à chaque tranche. La cotisation AGFF TB n’est due à l’institution AGIRC que sur les sommes isolées donnant lieu à cotisation au taux de la tranche B. Cas de la CET La contribution exceptionnelle et temporaire est due sur la totalité de la somme isolée. Son assiette est toutefois limitée à sept plafonds annuels de sécurité sociale indépendamment de l’assiette retenue pour les rémunérations normales. A cette assiette, s’ajoute l’assiette de la tranche B normale soit 8 plafonds SS. Retour aux Sommes Isolées Vendeur Représentant Placier (VRP) Les VRP Un Voyageur Représentant Placier (VRP) se définit d’une manière générale comme un représentant de commerce salarié. Cette profession est régie par les articles L. 751-1 et suivants du code du Travail et par l’Accord national interprofessionnel du 3 octobre 1975. Les VRP EBP Paye V17 354 bénéficient d’un statut légal et conventionnel particulier. Le statut des VRP Durée du travail des VRP Rémunération des VRP Les frais professionnels des VRP La gestion des VRP dans la paye Le statut des VRP Cinq conditions sont nécessaires pour qu’un salarié puisse prétendre au statut de VRP : • exercice d’un travail de représentation • travail effectué pour le compte d’un ou plusieurs employeurs • travail exercé d’une manière exclusive et constante • Absence d’opérations commerciales pour son compte personnel • Engagements de l’employeur caractérisant Remarque !!! Si la personne ne satisfait pas l’ensemble des conditions légales, le statut peut lui être appliqué conventionnellement, en accord avec son employeur. Dans cette hypothèse, le représentant bénéficiera des droits et avantages du VRP statutaire. Retour au VRP La durée du travail des VRP • Durée du travail Les dispositions légales sur la durée du travail (35 heures par semaine) ne sont pas applicables aux VRP sauf convention ou accord particulier. Ce sont normalement des salariés dont la rémunération est fixée sans référence à un quelconque horaire de travail. • Heures supplémentaires La réglementation relative à la durée du travail ne s'applique pas au VRP. Entre autres conséquences, ils ne peuvent donc notamment pas réclamer le paiement d'heures supplémentaires, leur bulletin de paye ne mentionne aucun horaire. Retour au VRP La rémunération des VRP • Modes de rémunération La rémunération est déterminée librement entre l’employeur et le VRP lors de la conclusion du contrat de travail. Elle est fixée dans le contrat de travail et repose soit sur : • un fixe uniquement • des commissions (un pourcentage du chiffre d'affaires réalisé par le représentant) • le plus souvent, sur une combinaison des deux (fixe et commissions). Le fixe, lorsqu'il existe, doit être payé aux époques prévues par le contrat et en tout état de cause au moins une fois par mois. Les commissions doivent être payées au plus tous les trois mois, mais rien n'interdit de convenir d'un paiement à périodicité plus rapprochée. Remarque !!! L'employeur doit obligatoirement verser au VRP qui en fait la demande des acomptes mensuels. Ils sont alors calculés en fonction des commissions effectivement dues au titre du trimestre en cours. Les employeurs peuvent aussi accorder aux VRP des avances sur commissions dans le FAQ 355 but de leur permettre d'étaler leurs rentrées d'argent. • Rémunération minimale Le SMIC ne s'applique pas aux VRP lorsqu'ils ne sont soumis à aucun horaire de travail (dans le cas contraire, ils peuvent y prétendre). À la place, l'accord national interprofessionnel sur les VRP prévoit que les VRP exclusifs travaillant à temps plein ont droit, au titre de chaque trimestre et quel que soit le mode de rémunération, à une rémunération minimale garantie. Il faut noter que, pour les juges, le seul fait qu'un VRP soit engagé à titre exclusif emporte droit à cette garantie, puisqu'il ne saurait alors se voir imposer de travailler à temps partiel. La rémunération garantie est de 520 fois le SMIC horaire par trimestre, le taux applicable étant celui du dernier mois échu pris en compte à chaque paiement. Si nécessaire, le VRP devra en plus bénéficier du remboursement de ses frais professionnels. Lorsque les frais professionnels sont inclus dans les commissions, ils doivent être calculés forfaitairement par rapport à la ressource minimale. Cette règle a une incidence pratique sur l'éventuel complément dû au VRP au titre de la rémunération garantie. Cette ressource minimale trimestrielle doit être proratisée lorsque le contrat de travail débute ou prend fin au cours du trimestre, ou en cas de suspension temporaire d'activité du représentant au cours de ce trimestre. Exemple !!! Un VRP est payé mensuellement par un fixe de 780 €. S’y ajoutent des commissions de 1,5 %. Au premier trimestre 2007, son chiffre d’affaires est de 75 000 €, soit 1 125 € de commissions. Sa rémunération trimestrielle est donc de 3 465 €. La garantie trimestrielle de 520 fois le SMIC représente 4 300.40 € (SMIC à 8,27 €). Cas n° 1 : Commissions nettes de frais. Si les commissions sont nettes de frais professionnels (remboursés par ailleurs), l’employeur doit lui verser un complément de rémunération de 4 300,40 € - 3 465 € = 835,40 €. Cette somme pourra être récupérée, le cas échéant, le trimestre suivant. Cas n° 2 : Si les commissions incluent des frais professionnels (30 % par hypothèse), la rémunération minimale doit, avant toute comparaison avec les 3 465 € de commissions, être réévaluée pour tenir compte de l’inclusion des remboursements de frais dans les commissions du VRP. Le minimum réévalué est donc de (4 300,40 € x 100) / 70 = 6 143,43 €. Le complément dû au salarié est de 6 143,43 € - 3 465 € = 2 678,43 € dont 2 678,43 €x 70 % = 1 874,90 € à titre de rémunération et 2 678,43 € x 30 % = 803,53 € au titre de frais professionnels. Le respect de la rémunération minimale garantie s'apprécie trimestre par trimestre. Dès lors, si un VRP perçoit, pour un trimestre donné, une rémunération supérieure à ce minimum garanti, il n'est pas possible de considérer que la rémunération excédentaire se reportera sur le trimestre suivant. Si besoin, l'employeur doit verser un complément au VRP. Il peut le récupérer durant les trois trimestres suivants, sur la partie de rémunération excédant la rémunération minimale garantie. Cette récupération ne pourra s’opérer que sur la seule partie de ces rémunérations qui excède la ressource minimale. Retour au VRP Les frais professionnels des VRP Le VRP peut prétendre au remboursement de ses frais professionnels selon les modalités EBP Paye V17 356 suivantes : • Un indemnité forfaitaire de frais est allouée aux VRP • Le taux des commissions inclut le remboursement forfaitairement des frais professionnels ; • Le remboursement des frais professionnels a lieu sur justification des frais réellement engagés. Remarque !!! En principe, les frais sont évalués forfaitairement à 30 % de la rémunération brute lorsqu'il est prévu que la rémunération intègre indistinctement les frais professionnels. Mais le mieux est de l'écrire très clairement dans le contrat de travail. Dans tous les cas, il faut exclure les remboursements de frais professionnels pour vérifier le respect de la rémunération minimale garantie. • Déduction forfaitaire spécifique. L'employeur peut appliquer une déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels de 30 % sur l'assiette des cotisations, dans la limite de 7 600 € par an pour chaque VRP. L'assiette des cotisations de sécurité sociale et des charges ayant la même assiette (Pôle emploi, retraite complémentaire, etc.) est alors constituée par la rémunération brute du VRP (avantages en nature inclus) majorée des remboursements de frais professionnels, le tout faisant l'objet de l'abattement de 30 %. Remarque !!! La déduction spécifique pour frais professionnels n’est pas applicable à l’assiette de la CSG/CRDS Retour au VRP La gestion des VRP dans la paye • VRP rémunéré mensuellement Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez la variable suivante : o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin) • VRP rémunéré trimestriellement Les commissions du VRP peuvent être versées au plus tous les trois mois. Vous devez, après avoir cliquer sur la colonne nombre ou base du bulletin du salarié, ou par le Menu Gestion + Saisie des variables, renseignez les variables suivantes : o HEUMOIS = 0 (neutralisation de la mention des heures sur le bulletin) o TRIM = 1 Attention !!! La mention de la valeur 1 pour la variable ’’TRIM’’ détermine le mode de calcul de la réduction Fillon. Le VRP étant rémunéré trimestriellement, il convient de neutraliser le plafond de sécurité sociale des mois pendant lesquels aucune rémunération n’est versée. Pour ce faire, vous devez renseigner, dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié, ’’salarié inactif’’. Aucun bulletin n’est donc à calculer pour ces mois. Sur le mois de versement des commissions, renseignez ’’salarié actif’’ dans l’onglet entrée/sortie de la fiche salarié et procédez au FAQ 357 calcul de la paye. Attention !!! Lors du versement des commissions, la plafond de sécurité sociale doit apparaître en tenant compte du plafond des mois pendant lesquels aucune rémunération n’a été versée. Exemple : Un VRP est rémunéré trimestriellement. Il ne perçoit aucune rémunération en janvier et février. En mars, des commissions lui sont versées. Le plafond de sécurité sociale du VRP sera de 2682 * 3 = 8 046 € (pour l’année 2007). Retour au VRP La gestion des Congés Payés / DIF Comment mettre en place les Congés Payés ? Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans votre logiciel : • La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux, congés supplémentaires et congé d’ancienneté s’il y a lieu. • Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié. • Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés Toutes les donnés acquises ou en cours d'acquisition sont affichées dans votre logiciel : Etape 1 : Paramétrage des CP dans les préférences du dossier Vous devez renseigner dans l'onglet congés/DIF du menu Dossier + Propriétés + Préférences toutes les informations générales de votre dossier concernant la gestion des congés payés. La durée des congés est déterminée à raison de : • 2,5 jours ouvrables par mois de travail • ou 2.08 jours ouvrés par mois de travail Sélectionnez le choix correspondant à votre dossier. Si vous souhaitez une autre acquisition mensuelle, sélectionnez Autre. Si vous gérez des congés supplémentaires, saisissez la valeur de l'acquisition mensuelle dans la EBP Paye V17 358 zone correspondante. Sélectionnez le mois de clôture des congés payés : mai est proposé par défaut. Si vous gérez les CP d'anciennetés, lors de la prise des congés payés, indiquez indiquer l'ordre de décompte : Ancienneté puis CP N-1 ou CPN-1 puis ancienneté. Si vous ne gérez pas les CP d'anciennetés peut importe le choix sélectionné. Pour imprimer le tableau de provision pour congés payés (impression disponible à partir de la version PRO) , vous devez renseigner les taux de charges sociales et fiscales appliqués dans votre entreprise. Etape 2 : Paramétrage des CP dans la fiche du salarié Dans l'onglet Congés/DIF de la fiche du salarié, vous devez renseigner les nombres de jours de congés légaux, supplémentaires et d'ancienneté auxquels le salarié a droit. Ce sont ces informations qui permettront de calculer correctement le nombre de jours de congés acquis par mois et par année. Le bouton Reprise CP vous permet de saisir l'antériorité des congés payés d'un salarié déjà présent si vous venez de créer votre dossier. Dans l'onglet Congés/Heures, vous trouverez plusieurs zones concernant les CP, pour plus d'explications, sur les différentes zones, cliquez ICI Le bouton Ajuster vous permet de corriger une valeur qui serait fausse. Pour cela, vous devez saisir uniquement la valeur en plus ou en moins. Etape 3 : Paramétrage des rubriques Paramétrez correctement vos rubriques de brut afin d'obtenir des valeurs cohérentes lors de la prise des congés, pour cela cochez les propriétés suivantes s'il y a lieu : • Participe à la base dixième CP : le montant de la rubrique sera ainsi pris en compte dans la base dixième ou base CP de l'année en cours qui servira au calcul de la règle du dixième. Elle alimente la zone Base CP période de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié . • Participe au calcul absence CP : permet de prendre en compte les éléments de salaire du bulletin pour valoriser une journée d'absence CP (le montant des rubriques alimente le cumul SBASEABSCP)) Dans vos rubriques d'indemnité de Congés payés, uniquement pour les CP pris N et N-1 (de type Gain), sélectionnez la nature de la rubrique Paiement des CP Pris dans la liste déroulante, puis sélectionnez l'un des types suivants : • Paiement CP N pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) • Paiement CP N-1 pris (La valeur de la zone Total ind CP de la colonne CP N-1 s'alimentera, dans l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié ) Remarque !!! Si vous souhaitez imprimer l'état des provisions de CP (disponible à partir de la version PRO), il est indispensable de typer vos rubriques avec ces 2 sous natures. FAQ 359 Dans vos rubriques d'absence CP (de type Retenue), sélectionnez en nature de la rubrique Absence dans la liste déroulante, puis sélectionnez le calendrier correspondant à l'absence CP. La sélection du calendrier permet d'imprimer les dates d'absences CP dans le corps du bulletin, en dessous de la rubrique d'absence. Les dates de prises de CP sont des mentions obligatoires sur les bulletins. Etape 4 : Paramétrage de vos profils Dans votre logiciel, un ensemble de rubriques sont configurées pour gérer les congés payés. Il est conseillé de les utiliser en les insérant dans vos bulletins ou profils. Les rubriques à insérer sont les suivantes : • RCONG : Absences congés • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si ces rubriques ne sont pas présentes dans votre dossier, vous pouvez les importer par le menu Outils + Importation + Rubriques Dans votre bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques suivantes : • GICCPN : Indemnité comp. CP N • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 • GICCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (en cas de départ si vous avez des congés d'ancienneté) Etape 5 : Prise de Congés d'un salarié Si votre salarié prend des congés sur le mois, vous devez saisir les dates de congés dans l'onglet Congés/heures de sa fiche dans le calendrier des congés. En fonction du choix sélectionné au niveau des préférences du dossier, pour le décompte des CP, la valeur de CP pris période (indiquant le nombre de jours que vous avez saisis dans le calendrier des congés) alimente les zones suivantes : • Décompte CP ancienneté puis le CP N-1 : • S'il reste des CP ancienneté, le logiciel les solde dans la zone Pris total de la colonne CP ancienneté • Puis s'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl • Sinon, les congés sont considérés comme pris par anticipation, et le logiciel indique la valeur dans la zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl • Décompte CP N-1 puis les CP d'ancienneté : • S'il reste des CP N-1 légaux + suppl, le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl • Si la zone reste CP N-1 légaux + suppl est à 0, alors le logiciel alimente la zone Pris total de la colonne CP ancienneté • Le logiciel alimente ensuite la zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl et les congés sont considérés comme pris par EBP Paye V17 360 anticipation. Remarque !!! Dans tous les cas les zones Reste des colonnes CP N-1 légaux + suppl, CP N légaux + suppl et CP ancienneté sont automatiquement recalculées en fonction des congés pris. Etape 6 : Clôture mensuelle A chaque préparation de bulletins, les différentes zones de l'onglet congés/heures de la fiche du salarié s'alimentent de la façon suivante : • Les CP légaux acquis période et les CP suppl. acquis période se cumulent dans la colonne CP N légaux + suppl. de la ligne Acquis. • Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (si des CP ont été pris) Etape 7 : Clôture des CP A la clôture des congés payés, les différentes zones de l'onglet Congés/heures de la fiche du salarié s'alimentent de la façon suivante : • Les CP ancienneté sont réinitalisés en fonction du nombre de congés ancienneté saisie dans la fiche du salarié. (s'il y a 2 jours dans la fiche du salarié, la valeur 2 s'affichera dans le acquis et dans le reste) • La valeur du Acquis des CP N légaux + suppl. est basculée dans la zone Acquis CP N-1 légaux + suppl. • La valeur du Pris total CP N légaux + suppl est basculée dans le Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl. • Le Reste est le résultat de l'acquis - le pris (que ce soit pour l'ancienneté, les CP légaux + suppl. N et N-1) Etape 8 : Impression des CP Liste des congés absences Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Liste des congés et absences, permet de connaître les différentes périodes où le salarié a été absent, ainsi que les périodes où le salarié a été en congés. Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici Etat des congés payés Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Etat des congés, permet de connaître l'état des congés de tous les salariés. Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici La provision de congés (Disponible à partir de la version PRO) Cet état, disponible par le menu Impressions + Congés des absences + Provisions des congés payés, permet de connaître les provisions de Congés Payés calculées mois par mois, salarié par salarié. FAQ 361 Pour avoir plus d'informations sur cette édition, cliquez ici Mise à jour des Congés de VXX à V13 Votre onglet Congés/heures a évolué. Nous vous proposons désormais une gestion des congés plus automatisée qu'auparavant. Afin d'optimiser votre gestion des congés payés, vous trouverez toutes les informations nécessaires dans votre logiciel : • La gestion de l’acquisition et de la prise de vos congés payés légaux et congé d’ancienneté s’il y a lieu. • Le calcul du paiement de l’indemnité de congés payés pris au maintien ou au 10ème, en appliquant la règle la plus avantageuse pour le salarié. • Un report des CP restant à prendre à la clôture de votre exercice de congés payés. 1 - Principe de mise à jour Les principes appliqués lors de la mise à jour VXX à V13 Dans les versions précédentes, les congés se présentaient sous la forme : Dans la version actuelle (V13), les congés se présentent sous la forme : EBP Paye V17 362 - L’ancienne zone Acquis période (CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) - L’ancienne valeur Reste à prendre ($CONGERESTE) est reprise dans la nouvelle zone CP N- 1 légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN1). Attention !!! Si cette ancienne zone Reste à Prendre est négative, alors il y a une répartition de la valeur sur les zones CP N-1 légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN1) et CP N légaux + suppl. Acquis (TOTCPACQUISN). Ceci pour que la zone CP N-1 Reste ne soit pas négative. La nouvelle zone Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl (CPRESTEN1) est calculée à partir des zones Acquis &endash; Pris. - L’ancienne zone Pris période (JOURPRIS) est reprise dans la nouvelle zone CP pris période (JOURPRIS). Les congés pris sur la période, sont répartis sur les périodes de congés N-1 / N / Ancienneté. Pour cette raison : la variable JOURPRIS est devenue une formule : CPPRISN1 (CP pris N-1) + CPPRISN (CP pris N) + CPANCPRISN (CP Ancienneté Pris N). La répartition des congés pris se fait sur ces 3 variables CPPRISN1, CPPRISN, CPANCPRISN, en vérifiant les zones CP Reste, de telle manière à ce que CP Reste N-1 (CPRESTEN1) ne soit pas négatif. • Dans la colonne CP N-1 légaux + suppl. la valeur est reprise : • dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN1). • dans la nouvelle zone Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPACQUISN1): ceci pour que la zone Reste N-1 soit équivalente à l’ancienne valeur Reste à prendre tout en étant obligatoirement positive ou nulle. • Dans la colonne CP N légaux + suppl. la valeur est reprise : • dans la nouvelle zone Pris total de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPPRISN). FAQ 363 - L’ancienne valeur Acquis année ($CONGESACQUIS) est reprise dans la nouvelle zone CP N légaux + suppl Acquis (TOTCPACQUISN). Ajustement des valeurs après la mise à jour Si vous souhaitez reprendre les valeurs exactes de CP N-1 légaux + suppl Acquis et CP N-1 légaux + suppl. Pris (données non disponibles au moment de la mise à jour), pour tenir compte de ce que le salarié avait acquis sur la période CP N-1 (par exemple 25 jours ouvrés) et de ce qu’il avait pris au total jusqu’au mois en cours (par exemple 20), vous pouvez effectuer un ajustement des valeurs. Pour cela cliquez sur le bouton Ajuster et saisissez les valeurs d’ajustement. Cliquez ici pour avoir plus d’informations sur les ajustements 2 - Correspondance entres les anciennes et les nouvelles zones de votre onglet Congés/Heures 2.1 - Cas standard : Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: Explications : EBP Paye V17 364 Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Acquis année 15 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) Le reste est identique le pris total n'est pas renseigné. 15 Reste à prendre 22 Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPACQUISN1) Le reste est identique le pris total n'est pas renseigné. 22 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici 2.2 - Cas standard avec des CP pris dans la période : Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait au cumul CONGESACQUIS Pris période correspondait au cumul CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait au cumul $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait au cumul $CONGERESTE Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 21985.64 (le nom du cumul était $CONGE) La provision pour CP du mois était de 2108.20 car le bulletin a déjà été préparé (le nom du cumul était CONGE) . En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante : FAQ 365 Explications : Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Pris période 5.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) Ligne pris total de la période de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN) 5.00 Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN1) 27.50 Reste à prendre 9.80 Ligne Reste de la colonne CP N-1 légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN1) --------------------------- Ligne pris total de la période de la colonne CP N-1 légaux + suppl (TOTCPPRISN1) --------------------------- Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl majoré du pris total de la période (TOTCPACQUISN1) 9.80 ------------ 5.00 ------------ 14.80 (9.8 + 5) Provision CP 21985.64 Ligne Base CP de la colonne CP N (TOTCONGEN) 21985.64 Ligne Base CP période de la colonne CP N (CONGE) 2108.20 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici La valeur 14.80 est calculée en fonction du reste à prendre que vous aviez (9.80) majorée du pris EBP Paye V17 366 période (5). En mise à jour de votre dossier, nous n'avons pas la possibilité de connaître le nombre de jours de CP qu'avait acquis le salarié en début d'exercice. Si vous souhaitez avoir une information cohérente, nous vous conseillons de réaliser un ajustement de la valeur du Acquis N-1 et du Pris N-1 grâce au bouton Ajuster. 2.3 - Cas avec un reste à prendre en négatif Votre salarié a pris des congés par anticipation, les congés de l'année en cours d'acquisition doivent alors être diminués. Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE Dans l'onglet Cumul de la fiche du salarié, la zone provision pour congé était de 18317.57 (le nom du cumul était $CONGE) La provision pour CP du mois était de 1917.57 car le bulletin est déjà préparé.(le nom du cumul était CONGE) En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: Explications : Zones dans la fiche du salarié FAQ 367 Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.08 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.08 Pris période 0.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) 0.00 Acquis année 15.00 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) 15.00 Reste à prendre -3 Ligne Pris total de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPPRISN) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN) 3 ------------ 12 (15-3) Provision CP 18317.57 Ligne Base CP de la colonne CP N (TOTCONGEN) 18317.57 Ligne Base CP période de la colonne CP N (CONGE) 1917.57 Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici 2.4 - Cas avec un reste à prendre en négatif avec un pris sur la période Votre salarié a pris des congés par anticipation, mais a épuisé sur le même mois ses congés qui lui restaient à prendre. Ce sont donc les congés N-1 qui doivent être diminués puis les congés pris par anticipation. Dans la version inférieure à la V13, le salarié avait les cumuls suivants : Acquis période correspondait à la variable CONGESACQUIS Pris période correspondait à la variable CONGESPRIS ou JOURPRIS Acquis année correspondait à la variable $CONGESACQUIS Reste à prendre correspondait à la variable $CONGERESTE En mise à jour de base vers la V13, les cumuls sont reportés de la manière suivante: EBP Paye V17 368 Explications : Zones dans la fiche du salarié Avant mise à jour Après mise à jour Acquis période 2.50 Ligne CP légaux acquis période (CPLEGACQUIS) 2.50 Pris période 9.00 Ligne CP pris période (JOURPRIS) Cette valeur est répartie dans la variable CPPRISN pour une valeur de 6 et CPPRISN1 pour 3 (car le reste à prendre était négatif) 9.00 Acquis année 27.50 Ligne Acquis de la colonne CP N légaux + suppl (TOTCPACQUISN) 27.50 Reste à prendre -6 Ligne Pris total de la colonne CP N légaux + suppl+ (TOTCPRISN) --------------------------- Ligne Pris total de la colonne CP N-1 légaux + suppl. (TOTCPRISN1) ------------------------- Ligne Acquis de la colonne CP N-1 légaux + suppl. (TOTCPACQUISN1) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N- 1 légaux + suppl est l'acquis - le pris (CPRESTEN1) --------------------------- Ligne Reste de la colonne CP N légaux + suppl est l'acquis - le 6 ------------ 3 ------------ 3 ------------ 0 (3-3) ------------ 21.50 (27.50- 6) FAQ 369 pris (CPRESTEN) Pour avoir l'explication sur les différents cumuls alimentés, cliquez ici Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici Le salarié a pris 9 jours de CP dont 3 jours sur l'exercice N-1 et 6 jours par anticipation sur l'exercice N. 3 jours sont donc décomptés sur les Congés N-1 et les 6 autres par anticipation sur les CP N. 3 - Fin de la mise à jour Votre dossier a été mis à jour. Vous pouvez consulter ces nouveaux paramétrages dans l'onglet congés/heures de la fiche du salarié. Le rapport de conversion est accessible dans l'onglet congés/heures de la fiche du salarié. Pour aller plus loin sur le fonctionnement complet des congés payés, cliquez ici 4 - Importation des rubriques + mise à jour des rubriques personnalisées Afin de mettre à jour vos rubriques de paye tenant compte de la nouvelle gestion des congés payés, vous devez suivre les étapes suivantes : ETAPE 1 : IMPORTATION DES RUBRIQUES Remarque !!! Si vous avez personnalisé les rubriques ci-dessous, et que vous les importez, vos modifications seront perdues. Grâce au menu Outils + Importation + Rubriques. Double cliquez gauche sur le répertoire ''Standard'' puis double cliquez sur le fichier ''Standard.rub''. La fenêtre d'importation des rubriques s'ouvre. Cliquez sur le bouton Aucune et sélectionnez les rubriques citées ci-dessous (si les rubriques sont grisées, ou le préfixe # apparaît devant les rubriques à importer, il faut tout de même les cocher afin de mettre à jour les éléments déjà existants dans votre dossier) : • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • RCONG : Absences congés • GICCPN : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) • GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) Cliquez sur ''Importer''. Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes : GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N EBP Paye V17 370 GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1 GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté RBR00109 : Absences pour congés payés GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) ETAPE 2 : MODIFICATION DES PROFILS ET/OU DES BULLETINS Dans vos profils et bulletins, vous devez insérer les rubriques suivantes pour la gestion des CP et des indemnités de CP : • RCONG : Absences congés • GCP : Indemnité de CP pour congés pris N • GCPN1 : Indemnité de CP pour congés pris N-1 • GCPA : Indemnité de CP pour congés ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, insérez les rubriques suivantes : GBR00307: Indemnité de CP pour congés pris N GBR00308: Indemnité de CP pour congés pris N-1 GBR00309 : Indemnité de CP pour congés ancienneté RBR00109 : Absences pour congés payés Dans le bulletin du Solde de tout compte (et uniquement à ce moment là), insérez les rubriques suivantes : • GICCPN : Indemnité comp. CP N • GICCPN1 : Indemnité comp. CP N-1 • GICCPA : Indemnité comp. CP Ancienneté (si vous avez des congés d'ancienneté) Remarque !!! Si vous êtes en version bâtiment, sélectionnez les rubriques suivantes : GBR00407 : Indemnité comp. CP N (en cas de départ) GBR00408 : Indemnité comp. CP N-1 (en cas de départ) GBR00409 : Indemnité comp. CP Ancienneté (en cas de départ) Impression des bulletins Des nouveaux modèles d'impressions sont disponibles par le menu Impressions + Bulletins et ils tiennent compte des nouvelles variables de congés. De plus, pour chaque absence CP dans le mois, la périodicité s'imprime dans le corps du bulletin en dessous de la rubrique RCONG. Impression des soldes CP L'impression des soldes de CP des salariés ne se trouve plus dans le menu Impressions + FAQ 371 Etats des salariés, mais dans le menu Impressions + Congés et Absences + Etat des congés. Si vous aviez personnalisé des modèles, ils ne seront plus utilisables avec cette nouvelle version. Pour avoir plus d'explications sur la gestion des Congés Payés dans votre logiciel de paye, cliquez ici Comment mettre en place le DIF ? Le Droit Individuel à la Formation permet aux salariés disposant d’une certaine ancienneté dans l’entreprise de bénéficier d’heures de formation professionnelle. Les salariés acquièrent un crédit d’heure annuel que vous devez renseigner dans les préférences de votre dossier, onglet Congés / DIF dans la zone Droit annuel au DIF (usuellement 20 heures). L’acquisition du droit au DIF se fait une fois par an, vous devez également y renseigner le mois de clôture du DIF. L'acquisition du DIF pour le salarié L’acquisition du DIF pour les salariés se fait à la clôture du DIF et à la condition que l’option acquisition au DIF de la fiche du salarié soit cochée. Demande de DIF de la part du salarié Lorsqu’un salarié demande à bénéficier de son DIF, il doit le faire par demande écrite : un modèle de lettre de demande de prise de DIF est disponible dans les Contrats et lettres-types. En retour, l’employeur est tenu de lui répondre : un modèle de lettre de réponse est disponible dans les Contrats et lettres-types de votre logiciel. Vous les trouverez dans l’onglet Administratif de sa fiche. Décompte du DIF pris par le salarié Vous devez décompter, dans la fiche de votre salarié, les heures prises dans le cadre du DIF. Pour cela, renseignez dans l’onglet DIF de sa fiche le nombre d’heures de DIF pris par votre salarié sur la période dans la zone « DIF pris période » Historisation Vous avez la possibilité d’avoir un suivi complet du DIF pris par votre salarié dans l’onglet DIF de sa fiche. Pour cela, vous devez y saisir la date de début et de fin de la formation, le nombre d’heures prises et le montant de l’allocation versée par l'employeur et vous pouvez ajouter un commentaire (titre de la formation par exemple). Ces informations seront reprises dans les différentes éditions du DIF, disponibles par le menu Impressions+ Droit individuel à la formation. Les impressions Vous pouvez imprimer les modèles suivants (par le menu Impressions + Droit individuel à la formation) : • La lettre d’information annuelle sur le DIF à fournir à vos salariés ; • La liste récapitulative du DIF pour tous vos salariés ; • La liste récapitulative du DIF pris par vos salariés. 373 Index A A lire attentivement ...................................... 3 Activation manuelle du logiciel .................. 25 Adresse de la société ................................ 55 Adresse du salarié ................................... 131 Allègements bas salaires (état récapitulatif) ............................................................. 224 Analytique ................................................ 236 Impression du livre ............................... 236 Postes analytiques ............................... 195 Saisie ................................................... 175 APE ............................................................ 56 Aperçu ..................................................... 235 Appel au technique ...................................... 5 Assistance technique ................................... 5 Assistant de création de DUE .......... 148, 385 Attestation ASSEDIC280, 287, 289, 290, 291, 292, 293 Attestation AT-Maladie Professionnelle . 299, 303, 304 Attestation de salaire Maladie / Maternité / Paternité89, 294, 296, 297, 298, 305, 306, 307 B Banque société par défaut ......................... 63 Banques ..................................................... 81 Création .................................................. 81 Impression ............................................ 213 Modification ............................................ 81 Barre d'outils ............................................ 183 Bâtiment ................................................... 174 Bulletins ................................................... 191 Calcul ................................................... 191 Clôture .................................................. 196 Historique ............................. 192, 193, 401 Impression ............................................ 208 Modification .................................. 159, 167 Préparation ................................... 190, 402 Réalisation ................................... 159, 167 Réimpression ....................... 192, 193, 401 Visualisation ................................. 159, 167 C Calcul à l'envers ...................................... 165 Calcul de la paye ..................................... 191 Calcul des bases de cotisations des retraites complémentaires .................................. 406 Certificat de travail ........................... 272, 277 Champs personnalisés .................... 145, 249 Changer de mois ............................. 197, 399 Changer d'exercice .......................... 198, 266 Chemin d'accés au dossier ........................ 57 Clôture ............................................. 198, 266 Annuelle ....................................... 198, 266 Des bulletins ......................................... 196 Mensuelle .................................... 197, 399 Code d activation ...................................... 21 Coefficient Fillon ..................................... 225 Comment accéder à la sauvegarde en ligne ? ............................................................ 77 Comment activer mon logiciel ? ................ 23 Comment envoyer les bulletins par e-mail ............................................................ 201 Comment modifier le contenu d un document ? .................. 280, 281, 311, 312 Comment modifier le contenu d une attestation ? ......................................... 311 Comment récupérer vos archives ? .......... 77 Comment saisir le code de débridage ? ..... 5 Comment supprimer une rubrique ou une variable ? ..................... 111, 147, 397, 398 Commentaire (rubrique) .......................... 106 Commentaire sur bulletin ........................ 144 Communication Entreprises Experts ...... 200 Comptabilité ............................ 181, 198, 391 Configuration de la sauvegarde en ligne .. 77 Configuration des cumuls DADS-U ? ..... 341 Configuration minimale ............................. 17 Configuration minimale requise ................ 17 Congés............................................ 411, 415 Congés payés ......................................... 167 Initialisation .......................................... 167 Mois de clôture ...................................... 61 Nombre de jours acquis par mois ......... 61 Saisie globale ...................................... 188 Saisie salarié par salarié ..................... 167 Constantes ...................... 113, 387, 388, 389 Construction des bulletins............... 190, 402 Contact de la société ................................ 55 Contrats et lettres types .................. 272, 277 Convention collective .......................... 58, 61 convention d'utilisation ................................ 7 Coordonnées de la société ....................... 55 Cotisations ................................................ 96 Création d'un nouveau dossier ......... 40, 384 Création d'un salarié ....................... 129, 385 Cumuls (liste des variables) .................... 121 Cumuls bâtiment ..................................... 177 Cumuls salariés ...................................... 229 Impression ........................................... 229 Reprise ................................................ 267 Saisie................................................... 267 Visualisation ........................................ 173 Cumuls société ....................................... 229 Impression ........................................... 229 Recalcul ............................................... 192 D DADS-U .................................................. 228 Etat préparatoire ................................. 228 EBP Paye V17 374 Fichier ................. 344, 345, 348, 362, 400 DAS Bilatérale ................................. 315, 316 Date de la paye ........................................ 190 Débridage .............................................. 5, 15 Déclaration AT Déclaration AT - L accident .................. 309 Déclaration AT - L assitant de création 308 Déclaration AT - L employeur .............. 308 Déclaration AT - La victime .................. 308 Déclaration AT - Quand établir la déclaration ? ..................................... 307 Déclaration AT - Témoins .................... 309 Déclaration AT - Tiers .......................... 310 Déclaration DNA (état préparatoire) ........ 228 Déclaration MSA ...................................... 321 Déclaration PROBTP (état préparatoire) . 228 Déclôture mensuelle ................................ 267 Désintallation du logiciel ............................ 37 DIF ................................................... 172, 427 Dossier............................................... 40, 384 Création .......................................... 40, 384 Fermeture ............................................... 39 Ouverture ....................................... 39, 384 Recopie à partir d'un autre dossier ........ 46 Recopie vers plusieurs dossiers ............ 49 Suppression ........................................... 39 DUCS ............................................... 225, 328 Déclarer le fichier DUCS ...................... 331 Impression .................................... 225, 328 Mise à jour des salariés ....................... 330 Préparer le fichier DUCS ..................... 330 Principe et paramétrage ....................... 325 Recopie d'un profil à l'autre .................. 330 DUE ................................................. 148, 385 DUE cas général .......................... 148, 153 DUE Intérimaire............................ 152, 153 DUE MSA ..................................... 150, 153 DUE Choix du support ............................. 153 DUE Conditions de travail ....................... 156 DUE Contrat de travail ............................. 155 DUE Date et heures d embauche ............ 155 DUE Durée du travail ............................... 156 DUE Édition ............................................. 159 DUE Éléments sur l emploi .............. 155, 158 DUE Rémunération ................................. 156 DUE Renseignements sur l entreprise .... 158 DUE Service de santé au travail .............. 157 DUE Situation du salarié ......................... 154 E Écran d accueil ................................ 383, 402 Écran de bienvenue ................................... 31 Écran de bienvenue version d essai ......... 31 Écritures comptables ............... 181, 198, 391 Éditeur de formule ................................... 110 Effectif ........................................................ 58 E-mail EBP .................................................. 5 Enquête sociale ...................................... 227 Envoi des bulletins par e-mail ................. 201 Envoi d'un SMS à plusieurs salariés ...... 249 Etat .......................................................... 239 Des charges ........................................ 239 Des cotisations .................................... 239 Des paiements .................................... 240 Préparatoire ......................................... 228 Récapitulatif de la taxe sur les salaires 241 Récapitulatif des allègements ............. 224 Salariés ....................................... 223, 237 Evaluer une version d évaluation .............. 27 Export...................................................... 258 Des profils ........................................... 258 Des rubriques ...................................... 257 Des salariés ................................. 256, 347 Des tables de calcul ............................ 257 Des variables ....................................... 256 Format Microsoft Excel ....................... 235 Format PDF ......................................... 236 Personnalisé ........................................ 262 F Fax des virements................................... 206 Félicitations ................................................. 1 Feuilles d aide aux calculs ...................... 310 Fiches individuelles (impression) ............ 210 Fichier MSA ............................................ 321 Filtres ...................................................... 236 Fonctions logiques .................................. 110 Fonctions mathématiques ....................... 110 Formats ............................................... 52, 53 G Génération du fichier DADS-U344, 345, 348, 362, 400 Gestion des 35 heures .............................. 19 Gestion des situations DADS-U ? ........... 340 H Heures de référence de la société ............ 58 Heures d'ouverture ..................................... 5 heures rémunébées ................................ 225 Historique des bulletins ........... 192, 193, 401 Historique des évènements .................... 176 Honoraire ................................................ 364 I Icône ....................................................... 183 Identification de la société ........................ 56 Import ...................................................... 255 Des profils ........................................... 255 Des rubriques ...................................... 254 Des salariés ......................... 252, 254, 347 Des tables de calcul ............................ 254 Des variables ....................................... 253 Personnalisé ........................................ 258 Impression .............................................. 208 Bulletins ............................................... 208 Cotisations ........................................... 239 Index 375 Journal de paye ........................... 223, 237 Lettres-chèque ..................................... 208 Paiements ............................................ 240 Salariés ................................................ 210 Impression de la liste des entrées/sorties234 Impression du récapitulatif des heures supplémentaires ........................... 242, 395 Impression DUCS ............................ 225, 328 Installation .................................................. 33 Monoposte ............................................. 33 Réseau ................................................... 35 Réseau explications et recommandations ....... 33 Installation gestion des 35 heures ............. 33 Intéressement .......................................... 250 Interrogation des données de paye ......... 194 J Journal de paye ............................... 223, 237 L La durée du travail des VRP .................... 408 La gestion des VRP dans la paye ........... 410 La rémunération des VRP ....................... 408 La restauration ........................................... 78 La sauvegarde ........................................... 75 L'assistance technique ................................ 5 Le statut des VRP .................................... 407 Le transfert vers EBP comptable ............. 198 Les contrats et lettres types ..................... 280 les cotisations concernées par les sommes isolées .................................................. 406 Les effectifs de la DUCS URSSAF .......... 332 Les frais professionnels des VRP ............ 409 Les sommes isolées ................................ 405 Les VRP ................................................... 407 Lettres-chèque (impression) .................... 208 Licence ........................................................ 5 liste des anomalies les plus courante ...... 364 Liste des calendriers ................................ 163 Livre analytique (impression) ................... 236 Livre de paye ................................... 222, 238 Livre des événements ..................... 251, 252 l'onglet congés / DIF ................................ 172 M Mail EBP ...................................................... 5 Mémo ......................................................... 51 Modifier le message d envoi .................... 202 Module planning RTT ................................ 19 Mois de clôture des congés payés ............ 61 Mot de passe ............................................. 56 Mot de passe utilisateur............................. 74 MSA ......................................................... 321 Déclaration ........................................... 321 Déclaration MSA (impression) ............. 227 Taux AT .................................................. 65 Taux de transport ................................... 65 N N° SS du salarié ..................................... 131 NAF ........................................................... 56 Net imposable (impression de la lettre) .. 228 NII ............................................................. 56 Nom du salarié ........................................ 129 Notes personnelles ................................... 51 Notice de génération DADS-U349, 350, 351, 352, 355, 356, 357, 358, 359, 366, 367, 368, 369, 370 Notice de génération du fichier DADS U CIBTP ..................................................... 365 Nouveau document administratif ............ 277 Nouveau salarié .............................. 129, 385 Numérotation automatique des matricules 58 O Onglet Administratif................. 178, 181, 275 Organismes ............................................... 81 Création ................................................. 81 Impression ........................................... 214 Modification ........................................... 81 Ouverture d'un dossier ...................... 39, 384 P Paramétrage de l attestation ASSEDIC ... 71, 285 Paramétrage de la DUCS ....................... 325 Paramétrage des Attestations69, 70, 71, 276, 295, 303 Paramètres généraux ............................... 52 Participation ............................................ 250 Paye à l'envers ....................................... 165 Pense-bête ................................................ 51 Plafonds .......................... 113, 387, 388, 389 Planning RTT ............................................ 19 Préparation des bulletins ................ 190, 402 Prévoyance ............................................. 142 Prime d'ancieneté ..................... 87, 112, 398 Profils ...................................................... 258 Export .................................................. 258 Import .................................................. 255 Impression ........................................... 214 Modification ......................................... 108 Prorata ...................................................... 52 Provision CP ........................................... 220 Q Q est-ce que la DUE ? .... 148, 150, 152, 153 Qu est-ce que la DADS-U ? ............ 337, 361 R Récapitulatif des allégements ................. 224 Recherche d'une fiche .............................. 81 Recopie ..................................................... 46 A partir d'un autre dossier ..................... 46 Vers plusieurs dossiers ......................... 49 Reçu pour solde de tout compte ..... 272, 277 Registre Unique du personnel ........ 230, 391 Régularisation ......................................... 179 EBP Paye V17 376 Fonctionnement ................................... 179 Fréquence .............................. 58, 159, 167 Répertoire du dossier ................................ 57 Reprise de paye....................................... 267 Reprise des cumuls ................................. 267 Restauration - Comment procéder ? ......... 79 Restauration - Comment y accéder ? ........ 79 RIB ........................................... 142, 143, 145 Rubrique de Brut........................................ 90 Rubrique de Commentaire ...................... 106 Rubrique de net ....................................... 102 Rubriques De commentaire ................................... 106 De cotisation .......................................... 96 De net ................................................... 102 De salaire brut ........................................ 90 Export ................................................... 257 Import ................................................... 254 Impression ............................................ 215 S Saisie des congés (par gestion) .............. 188 Saisie des variable par le bulletin ............ 173 Saisie des variables ......................... 187, 188 Salaire ..................... 132, 133, 134, 135, 146 Salarié...................................................... 131 Adresse ................................................ 131 Création ........................................ 129, 385 Date de sortie ....................................... 139 Date d'entrée........................................ 139 Export ........................................... 256, 347 Fiches individuelles .............................. 210 Identification ......................................... 129 Import ................................... 252, 254, 347 Impression ............................................ 210 N° SS ................................................... 131 Nature d'emploi .................................... 129 Photo .................................................... 129 Qualification ......................................... 129 RIB ....................................... 142, 143, 145 Sauvegarde - Où sauvegarder ? ............... 76 Sauvegarde - Que sauvegarder ? ............. 75 Sauvegarde en ligne .................................. 77 Sauvegarder - Comment procéder ? ......... 76 Service technique (heures d'ouverture) ....... 5 Siren .......................................................... 53 SIRET .................................................. 53, 56 Smic ................................ 113, 387, 388, 389 Solde de tout Compte ...................... 140, 162 Sortie du salarié ....................................... 139 Sous-total ................................................. 106 Statistiques ..................................... 271, 272 Suppression .............................................. 39 Des conventions collectives ................ 264 Des lieux de travail .............................. 265 Des natures d'emploi ........................... 265 Des services ........................................ 265 D'un dossier .......................................... 39 Un organisme .............................. 112, 398 Une fiche salarié.......................... 147, 398 Une rubrique ................................ 111, 397 Une variable ................................ 111, 397 T Tableau de Bord ..................................... 184 Tables de calcul ........................ 87, 112, 398 Création ................................. 87, 112, 398 Export .................................................. 257 Import .................................................. 254 Impression ........................................... 216 Modification ........................... 87, 112, 398 Taxe sur les salaires (état récapitulatif) .. 241 Téléphone technique EBP .......................... 5 Transfert comptable ................ 181, 198, 391 Trombinoscope ....................................... 212 U URSSAF ................................................... 63 Taux AT ................................................. 63 Taux de transport .................................. 63 Utilisateurs ................................................ 73 Création ................................................. 73 Liste ....................................................... 73 V Variables Création ....................... 113, 387, 388, 389 Export .................................................. 256 Import .................................................. 253 Impression ........................................... 216 Modification ................. 113, 387, 388, 389 Saisie........................................... 187, 188 Variables de cumul (liste) ....................... 121 Variables de la paye Agricole (liste) ....... 121 Variables de la paye du Bâtiment (liste) . 119 Variables de la paye du Spectacle (liste) 119 Variables de la paye Hôtel (liste) ............ 118 Variables standards (liste) ...... 115, 127, 128 Virement .................................................. 205 Des acomptes ..................................... 205 Des salaires ................................. 204, 390 Historique ............................................ 206 Impression ........................................... 206 Manuel Technique Communication Entreprise-Expert Version 1.0 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 1 Manuel Technique Communication Entreprise-Expert I. Somm aire I. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange ....................2 I.1. Liste des échanges ......................................................................................2 I.2. Création d’un nouvel échange ......................................................................3 II. Paramétrage .....................................................................4 II.1. Paramètres de l’échange ............................................................................4 II.1.1. chemin d’accès du fichier .................................................................................................4 II.1.2. Options de l’échange ........................................................................................................4 II.1.3. Paramètres du dossier ......................................................................................................5 II.2. Paramètres du logiciel tiers .........................................................................7 II.2.1. Comptes généraux et journaux ..........................................................................................7 II.2.2. Numéros de pièce et libellés .............................................................................................8 II.2.3. Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires (selon le logiciel tiers) .............................9 III. Génération ou reprise des tables de concordance ..................11 III.1. Visualisation et édition de la table de concordance des journaux ..............11 III.2. Visualisation et édition de la table de concordance des comptes ..............12 III.3. Visualisation des écritures de l’échange ...................................................13 IV. Importer / Exporter : réalisation de l’échange ......................14 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 2 Manuel Technique Communication Entreprise-Expert Pour réaliser un échange, vous pouvez soit sélectionner un format déjà créé dans la liste des échanges puis accédez à l’étape Paramètres de l’échange, soit créer un nouvel échange en cliquant sur le bouton Nouveau. I.1. Liste des échanges La liste des échanges permet de consulter l’ensemble des échanges précédemment créés ou de créer et/ou de supprimer un échange grâce aux boutons Nouveau et Supprimer. Elle vous permet également de connaître : 1. Le nom des échanges crées. 2. La date du dernier échange. 3. Le nom du format d’export ou d’import correspondant à votre échange. Attention : Cette liste est propre à chaque dossier EBP et Itool. I. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 3 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 I.2. Création d’un nouvel échange I. Vos échanges : Création ou sélection de l’échange En cliquant sur le bouton Nouveau vous pouvez créer un nouvel échange afin d’importer ou d’exporter vos données. Lors de votre premier échange, vous accédez directement à l’écran Nouvel échange. Comment créer un nouvel échange ? 1. Dans la zone « Nom de l’échange », indiquez le nom de l’échange que vous souhaitez créer. Par défaut, le nom est celui de votre dossier. 2. Dans la liste des logiciels tiers « Echanger avec », sélectionnez le logiciel tiers avec lequel vous souhaitez échanger vos données. 3. Cliquez sur valider. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 4 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 II.1. Paramètres de l’échange II. Paramétrage II.1.1. Chemin d’accès du fichier Non disponible dans les applications Itool. En import II.1.2. Options de l’échange Non disponible dans les applications Itool. En export Indiquez l’emplacement du fichier à Importer. Si vous le souhaitez, vous pouvez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur le bouton Parcourir. Indiquez l’emplacement du fichier à Exporter. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Le nom dépend du format choisi. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir. Vous pouvez utiliser ces options lors d’un export si vous souhaitez inclure le fichier généré dans un Zip et/ou envoyer le fichier généré par e-mail. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 5 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 II. Paramétrage Inclure le fichier dans un Zip Cochez cette case si vous souhaitez que la taille du fichier soit réduite. Ceci peut être très utile pour des transferts par disquette, clé USB ou Internet. Indiquez ensuite l’emplacement du fichier à générer. Par défaut, un nom de fichier et un chemin sont automatiquement proposés. Si vous le souhaitez, vous pouvez changer ce chemin en cliquant sur le bouton Parcourir. Protéger le fichier Zip par un mot de pas Cette case devient active si vous avez demandé la compression du fichier. Elle permet de protéger l’archive par un mot de passe, qui sera demandé lors de la décompression. Si vous le souhaitez, cochez la case et saisissez le mot de passe. Ne le perdez pas ! Envoyer par mail Cochez cette case si vous souhaitez que le fichier soit envoyé par e-mail. Ce dernier sera tout de même généré sur votre disque, et sera joint à votre e-mail. II.1.3. Paramètres du dossier En import Non disponible dans les applications Itool. En export Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 6 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 II. Paramétrage Date de début et fin d’exercice, numéro de dossier (Export uniquement) Pour certains formats, la date de début et de fin d’exercice ainsi que le numéro de dossier sont nécessaires afin de réaliser un échange vers le logiciel tiers. Veillez à bien renseigner ces valeurs afin d’éviter tout rejet lors de l’échange de vos données. Générer des écritures par numéro de pièce Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes ayant le même numéro de pièce sur un même journal pour une même période. Générer des écritures par solde progressif nul Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert génère des écritures regroupant les lignes lorsque le solde progressif est égal à zéro sur un même journal pour une même période. Dater les AN au premier jour de l’exercice (Import uniquement) Cochez cette case si vous souhaitez que les dates des écritures de détail des «A.Nouveaux» et appartenant à un journal de type «AN» soient remplacées par la date du début de l’exercice. Transférer uniquement les écritures en devise du dossier Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert ne transfère que les écritures en devise du dossier. Autoriser l’export des écritures déséquilibrées (Export uniquement) Non disponible dans les applications Itool. Cochez cette case si vous souhaitez que la Communication Entreprise-Expert autorise l’export d’écritures déséquilibrées. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 7 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 II. Paramétrage II.2. Paramètres du logiciel tiers II.2.1. Comptes généraux et journaux Les comptes généraux et journaux sont pré-paramétrés en fonction des caractéristiques standard du logiciel tiers avec lequel vous avez choisi d’échanger des écritures. Cette étape vous permet de vérifier ces paramètres et de les modifier si besoin. Nombre de décimales Indiquez le nombre de décimales utilisées dans le logiciel tiers. Séparateur de décimales Indiquez le séparateur de décimales utilisé dans le logiciel tiers. Longueur maximale des comptes généraux Sélectionnez la longueur maximale des comptes généraux définie dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur. Comptes généraux de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes généraux de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes généraux seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes généraux définie précédemment. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du compte invalide » décochez cette case. Longueur maximale des codes journaux Sélectionnez la longueur maximale des codes journaux paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreur de type « Longueur du code journal invalide » augmentez cette valeur. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 8 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 II. Paramétrage Type de journaux (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de code journaux. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine A est paramétrée en type AC. Cela signifie que tous les journaux commençant par A, sauf le code AN qui est défini en type AN, seront définis en type « AC ». Remarque : Certains formats renseignent le type de journal lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de journal utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers. Type de comptes (Import uniquement) Vous disposez d’une liste pré-paramétrée de type de comptes. Vous pouvez modifier cette liste et/ou ajouter de nouvelles concordances en vous positionnant à la fin de la liste. Exemple : La racine 1 est paramétrée en type « Capitaux ». Cela signifie que tous les comptes commençant par 1 seront définis en type « Capitaux ». Remarque : Certains formats renseignent le type de compte lors d’un échange. Dans ce cas, lors d’un import, le type de compte utilisé sera celui défini dans le logiciel tiers. II.2.2. Numéros de pièces et libellés Tronquer les numéros de pièces Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un numéro de pièce est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini. Tronquer les libellés Non disponible à l’import pour les applications Itool. Lors d’un échange, lorsque la longueur d’un libellé est supérieure à la longueur autorisée, ce dernier sera tronqué à gauche ou à droite suivant le paramétrage défini. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 9 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 II. Paramétrage Majuscules Cochez cette option si vous souhaitez que les libellés et numéros de pièces soient convertis en majuscule et que les accents des caractères accentués soient supprimés lors de l’échange. ASCII Cochez cette option si vous souhaitez que les accents des caractères accentués et les caractères spéciaux soient supprimés lors de l’échange. II.2.3. Comptes collectifs, centralisateurs et auxiliaires Centralisateurs/Collectifs Cochez cette case si le logiciel tiers utilise une racine particulière pour les comptes de type centralisateur ou collectif. Renseignez alors les comptes collectif utilisés et leur racine correspondante. Exemple : Collectif Racine 401 F 411 C Paramétrage : Logiciel tiers 401 411 FDUPONT CDURAND EBP Comptabilité 401 411 401DUPONT 411DURAND Résultat en import : Logiciel tiers 401 411 0DUPONT 9DURAND EBP Comptabilité 401 411 401DUPONT 411DURAND Résultat en export : Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 10 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 II. Paramétrage Comptes auxiliaires Cochez cette case si le logiciel tiers utilise les comptes auxiliaires. Renseignez alors le compte auxiliaire utilisé et la racine correspondante. Exemple : Longueur maximale des comptes auxiliaires Sélectionnez la longueur maximale des comptes auxiliaires paramétrée dans le logiciel tiers. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte invalide » augmentez cette valeur. Comptes auxiliaires de longueur fixe Cochez cette case si le logiciel tiers utilise uniquement des comptes auxiliaires de taille fixe. En cas d’export, tous les comptes auxiliaires seront complétés par des zéros afin d’atteindre la longueur maximale des comptes auxiliaires définie précédemment. Remarque : En cas d’erreurs de type « Longueur du compte auxiliaire invalide » décochez cette case. Collectif Racine 401 0 411 9 Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 9DURAND Logiciel tiers Compte général Compte auxiliaire 401 411 401 0DUPONT 411 9DURAND EBP Comptabilité 401 411 401DUPONT 411DURAND EBP Comptabilité 401 411 401DUPONT 411DURAND Résultat en import : Paramétrage : Résultat en export : Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 11 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 III. Génération ou reprise des tables de concordance III.1. Visualisation et édition de la table de concordance des journaux L’étape Concordances des journaux vous permet de consulter la table de concordance de vos journaux utilisée lors de l’échange. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs journaux en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des journaux ? En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les codes journaux qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie droite, sont listés les codes journaux qui seront réellement exportés vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne. En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les codes journaux du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les codes journaux qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des journaux est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de concordance est automatiquement remise à zéro. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 12 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 III. Génération ou reprise des tables de concordance III.2. Visualisation et édition de la table de concordance des comptes L’étape Concordances des comptes vous permet de consulter la concordance de vos comptes pour l’export ou pour l’import de vos données. Vous pouvez éventuellement modifier la concordance d’un ou plusieurs comptes en passant par cet écran, sans pour autant modifier les paramètres généraux précédemment établis. Ces modifications sont conservées d’un échange à l’autre afin d’enrichir la table de concordance. Comment modifier la concordance des comptes ? En export Sur la partie gauche de l’écran, sont listés les comptes qui vont être exportés depuis votre logiciel EBP ou votre application Itool. Sur la partie de droite, sont listés les comptes qui seront réellement exporté vers le produit tiers. Les informations de la partie de droite peuvent être modifiées ligne à ligne. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 13 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 III. Génération ou reprise des tables de concordance En import Sur la partie droite de l’écran, sont listés les comptes du fichier à importer. Sur la partie gauche, sont listés les comptes qui seront importés dans le logiciel EBP Comptabilité v12 ou supérieure ou dans l’application Itool Compta. Les informations de la partie de gauche peuvent être modifiées ligne à ligne. Remarque : La concordance des comptes est générée automatiquement en fonction des paramètres du logiciel tiers et se met à jour dynamiquement à chaque échange effectué. Si vous modifiez les paramètres du logiciel tiers, la table de concordance est automatiquement remise à zéro. III.3. Visualisation des écritures de l’échange Non disponible dans les applications Itool. Cette étape permet de consulter le détail des écritures de l’échange en cours. Les écritures sont triées par Journaux puis périodes. Manuel Technique Communication Entreprise-Expert 14 Toutes les marques et produits cités appartiennent à leurs propriétaires respectifs - RCS Versailles B 330838947 • Société Anonyme au capital d’un million d’euros • Document non contractuel • 01/2013 IV. Imp orter / Exporter Cette option permet de confirmer l’export ou l’import de données en cliquant sur le bouton Lancer le transfert. EBP Gestion Commerciale Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl, Avenue des Cerisiers, 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 - Site web: www.ebp-software.be © Copyright 2012 EBP Business Software, édition 2013 CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALESCONDITIONS GENERALES CONDITIONS GENERALES DE VENTE DES PRODUITS E VENTE DES PRODUITS E VENTE DES PRODUITS E T SERVICES EBP SERVICES EBP SERVICES EBP A. CGVU ET CONTRAT DE LICENCE DES PROGICIELS EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SPRL immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 3. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 4. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 5. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 6. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 7. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. CONTRAT DE SERVICES EBP ENTRE : La société EBP SPRL ayant son siège Avenue de Cerisiers 15 à 1030 Bruxelles et immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp-software.be/services/accueil.html. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp-software.be avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hotline) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de Belgique o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp-software.be. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi belge. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998 le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Bruxelles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. MODE LOCATIF Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Juin 2012 FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Aide sur EBP Gestion Commerciale pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Gestion.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. 12 EBP Gestion Commerciale TABLE DES MATIERES INSTALLATION 14 1. AVANT DE COMMENCER 14 1.1. Accès au service technique ................................................................... 14 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 16 4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 16 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 17 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 18 6. ECRAN DE TRAVAIL 19 PRISE EN MAIN 20 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 20 1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 21 1.2. Les autres options ................................................................................. 21 1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 21 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 22 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 23 4. GESTION DES REPRESENTANTS 24 5. GRILLE PROMOTION (VERSION PRO) 24 5.1. Grille promotions.................................................................................... 24 5.2. Onglet tarifs / Promotions ...................................................................... 25 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 26 7. COMMENT SAISIR UN DOCUMENT DE VENTE ? 26 7.1. L'entête .................................................................................................. 27 7.2. Le corps ................................................................................................. 28 7.3. Le pied ................................................................................................... 28 8. TRANSFERT, DUPLICATION, ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 29 8.1. Transfert de documents ......................................................................... 29 8.2. Duplication ............................................................................................. 29 8.3. Impression des documents et envoi par e-mail ..................................... 29 8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 30 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 30 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 30 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 31 11.1. Le tableau de bord .............................................................................. 31 EBP Gestion Commerciale 13 11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 32 11.3. L’historique Recupel ............................................................................ 32 12. COMMENT GERER LES ACHATS ? 32 12.1. Comment commander ? ...................................................................... 33 12.2. Comment réceptionner les achats ? .................................................... 34 12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? ......................................... 34 13. LE REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE DES STOCKS 35 14. FACTURES PERIODIQUES 35 14.1. Paramétrage de la facture périodique .................................................. 36 14.2. Génération des factures périodiques ................................................... 37 15. GESTION DES DROITS UTILISATEURS 38 16. COMMENT CREER UN MAILING ? 38 17. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 39 17.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 39 17.2. Le transfert .......................................................................................... 40 18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 40 LES FONCTIONS AVANCEES 42 1. L’ECHEANCIER CLIENT 42 2. LES RELANCES 42 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 42 4. LES EPURATIONS 42 5. LES STATISTIQUES 43 6. LE MENU INTERNET 43 7. LES CHAMPS PERSONNALISES 43 8. VERSION RESEAU 43 14 EBP Gestion Commerciale INSTALLATION INSTALLATIONINSTALLATION INSTALLATIONINSTALLATION INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : - Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02 737 95 95 - Exposez votre problème par e-mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 9u00 à 17u00 Pause 12u30 à 13 :30 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante :  Processeur : P4 2 GHz ou équivalent  Mémoire : 1 Go  Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits  Espace disque libre : 1.5 Go  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. EBP Gestion Commerciale 15 Les systèmes d’exploitation supportés sont :  Windows XP  Windows Vista  Windows 7 Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.  Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.  L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation de EBP Gestion Commerciale.  Sélectionnez l’installation du logiciel.  L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.  Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation.  Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.  Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.  Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 16 EBP Gestion Commerciale  Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\GESTION. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.  Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.  Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.  Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.  La dernière étape de l’installation propose l’Assistant de migration si toutefois EBP Gestion Commerciale a détecté la présence du programme EBP Devis & Facturation. Si vous souhaitez convertir vos fichiers EBP Devis & Facturation en EBP Gestion Commerciale, cliquez sur Suivant, sinon sur Annuler. Le programme de migration copie les dossiers EBP Ventes dans un répertoire EBP Gestion Commerciale et les adapte ensuite.  En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Gestion Commerciale 2012. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. EBP Gestion Commerciale 17 Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp-software.be. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. 18 EBP Gestion Commerciale Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, notes de crédit..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. EBP Gestion Commerciale 19 6. ECRAN DE TRAVAIL * Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 800*600. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus De raccourcis. La barre de fenêtres 20 EBP Gestion Commerciale PRISE EN MAIN PRISE EN MAINPRISE EN MAINPRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation de vos documents commerciaux, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Gestion Commerciale apparaîtront avec le picto suivant : . 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. EBP Gestion Commerciale 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes :  Numérotation Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..  Sauvegarde Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier.  Articles Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.  Décimales Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.  Comptabilité Permet d'indiquer vos informations comptables des journaux et comptes clients, pour le transfert comptable.  TVA Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez notamment indiquer une durée de validité pour vos devis… et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux type de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. 22 EBP Gestion Commerciale Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succinte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). L’onglet Tarifs/Promotions permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions articles. Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. EBP Gestion Commerciale 23 L’onglet Stock vous permet de visualiser l’état de votre stock réel et virtuel et les quantités commandées, de connaître le Prix Unitaire Moyen Pondéré (PUMP) d’un article et la valeur du stock. Et pour vos réapprovisionnements, d’imputer le stock mini. La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. Vous pouvez aussi, à tout moment, contrôler tous vos mouvements de stocks, à partir du menu Données – Mouvements de stocks. 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :  Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation  Activer le menu Données + Clients /prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. 24 EBP Gestion Commerciale Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail et validez par Enregistrer avant de passer aux autres onglets. La remise client s’appliquera automatiquement sur le montant total de vos documents de vente. L’onglet Tarifs/Promotions permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de visualiser les promotions client. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. L’onglet Livraison permet de saisir les coordonnées de livraison et un contact. 4. GESTION DES REPRESENTANTS Vous disposez d'une fiche représentant, avec la possibilité de le rattacher à un client et/ou un document de ventes. Le taux de commission saisi dans la fiche Représentant, vous permettra d'imprimer le calcul des commissions Cette option est disponible via le menu Données + Représentants. 5. GRILLE PROMOTION (VERSION PRO) A partir du menu Données - Grille de promotions vous avez la possibilité de créer des grilles de promotions. La grille de promotion est composée d'une entête et de 2 onglets. 5.1. Grille promotions Une grille de promotion est définie par :  un code : Ce code est incrémenté automatiquement.  une description : Indiquez le nom de la promotion.  une date de début : Cette date définie la début de la promotion. Elle n'est pas obligatoire.  une date de fin : Cette date définie la fin de la promotion. Elle n'est pas obligatoire. EBP Gestion Commerciale 25 Remarque Vous devez saisir au minimum une date de début ou une date de fin.  une case à cocher "Promotion terminée" : Cette case à cocher est à sélectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie. 5.2. Onglet tarifs / Promotions Cet onglet permet de saisir les promotions sur articles, famille articles ou famille clients. Gestion des promotions Pour gérer les promotions, vous disposez de trois icônes : pour insérer une nouvelle ligne, pour ajouter une ligne en fin de grille, pour supprimer une ligne. Remarque L’ordre des promotions n’indique pas l’ordre de priorité tarif pris en compte dans les documents. Vous pourrez supprimer uniquement les lignes définies dans cet onglet. Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilité de définir une promotion pour un article particulier, pour une famille articles ou pour une famille clients. La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliqué la remise. Elle est facultative. Enfin, il faut définir le % de remise. Pour valider le tarif, il faut au minimum renseigner le % de remise. 26 EBP Gestion Commerciale Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou renseignements complémentaires sur votre promotion. La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au correcteur orthographique. Remarque Les notes pourront être imprimées sur la fiche individuelle de la fiche Promotion. Autres Lors de la duplication (bouton ) d'une fiche Promotion, toutes les données sont reprises à l'exception des articles suivants :  Date de début,  Date de fin,  Case à cocher "Promotion terminée". Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Vous pouvez générer plusieurs échéances dans un document de vente à partir du paramétrage des modes de règlements ou manuellement dans le document Lorsque vous aurez paramétré votre mode de règlement, vous pouvez aussi tester votre saisie sur base d’une date et un montant fictifs. 7. COMMENT SAISIR UN DOCUMENT DE VENTE ? EBP Gestion Commerciale vous permet de créer des Devis, des Commandes clients, des Bons de livraisons et des Bons de retour, des Factures et des Notes de Crédit. EBP Gestion Commerciale 27 Vous pourrez livrer partiellement vos commandes, et gérer les reliquats. Pour accéder à la création d’un document de vente, vous pouvez utiliser :  l'option Nouveau devis, facture depuis la barre de navigation,  le menu Traitements - Nouveau devis, facture, note de crédit  ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements – Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau document apparaît à l'écran. Le document se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. 7.1. L'entête Dans cette partie, vous pouvez faire appel à la liste des clients, à l'aide de l'icône et utiliser l'icône pour consulter la fiche du client sélectionner. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement. Dans le cas d’un devis, vous pouvez sélectionner l'état de celui-ci (en cours, accepté...) 28 EBP Gestion Commerciale Dans le cas d’un devis, la date de validité est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Dans le cas d’une facture, la date d’échéance est fonction des paramètres du mode de règlement choisi. 7.2. Le corps Le corps est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre document. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  d'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.  d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre. 7.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer un taux d’escompte et un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à trois boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client, et le bouton Vérif.stock permettant de contrôler les dépassements de stock. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, dans les Commandes, les BL et les factures pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. La note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. EBP Gestion Commerciale 29 8. TRANSFERT, DUPLICATION, ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en notes de crédit. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents et envoi par e-mail De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.  Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 30 EBP Gestion Commerciale 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée. Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. EBP Gestion Commerciale 31 Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. 32 EBP Gestion Commerciale Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Gestion Commerciale vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser 11.3. L’historique Recupel Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 12. COMMENT GERER LES ACHATS ? Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation. Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste. De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et la suppression de documents fonctionne comme indiqué ci-dessus. Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les Demandes de prix, les Commandes fournisseurs, les Bons de réceptions et Bons de retours, les Factures fournisseurs et les notes de crédits. EBP Gestion Commerciale 33 12.1. Comment commander ? Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 35), ou bien en créant une commande manuelle. La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la commande. 12.1.1. L'entête de la commande Dans l’onglet Détail, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur. 12.1.2. Le corps de la commande Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi dans la grille. Pour vous y aider, vous disposez :  d'une barre d'outils avec des icônes.  d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par le clic droit de la souris. Vous pourrez alors insérer des articles issus de votre fichier articles. Les prix d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la fiche article, pour le fournisseur indiqué en entête de commande. Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est illimitée, et peut faire appel à des textes types.. Si vous avez beaucoup d'articles à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein écran. 12.1.3. Le pied de la commande L'onglet Pied vous permet d'obtenir le Total HT de votre commande. Vous pouvez ajouter à ce montant une remise et des frais de port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA. A ces trois parties essentielles, s'ajoutent l’ onglet Echéances qui vous permet de visualiser les acomptes saisis. 34 EBP Gestion Commerciale 12.2. Comment réceptionner les achats ? Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés. Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :  Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation. Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la commande.  Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation. Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle. Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des articles réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les paiements fournisseurs. 12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande, d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception. Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de document Facture. La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche. A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis à jour. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats. EBP Gestion Commerciale 35 13. LE REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE DES STOCKS EBP Gestion Commerciale vous permet de réapprovisionner automatiquement vos stocks. Cette option est accessible à partir du menu Traitements + Réapprovisionnement des stocks. Un assistant vous permet de choisir le dépôt à réapprovisionner, les quantités de stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir (principal, au meilleur prix, ou au meilleur délai) pour les commandes qui vont être générées. Attention Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet Stock de la fiche article, le stock mini, et complété les informations de l’onglet Fourn. Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à l’autre. L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des étapes. Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock. Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au mouvement sélectionné. 14. FACTURES PERIODIQUES EBP Gestion Commerciale vous permet de générer des factures périodiques. Pour cela, vous devez créer une première facture à votre client (via les documents de vente) et paramétrer ensuite sa périodicité depuis le menu Traitements + Factures périodiques. 36 EBP Gestion Commerciale 14.1. Paramétrage de la facture périodique La liste des factures périodiques apparaît. Pour ajouter une nouvelle facture périodique, cliquez sur le bouton Ajouter. Vous renseignerez les champs suivants  Facture de référence Sélectionnez la première facture que vous avez réalisée pour votre client.  Période de facturation Indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez activer la génération de la facture périodique. Si vous connaissez la date de fin, vous pouvez l’indiquer, sinon ne remplissez pas la zone Remarque La facture périodique ne sera plus générée au delà de la date de fin indiquée. EBP Gestion Commerciale 37  Périodicité o Fréquence Sélectionnez la fréquence de la facture à générer. Vous avez le choix entre Hebdomadaire, mensuelle, bi-mensuelle, trimestrielle, semestrielle et Annuelle. Remarque En fonction de la fréquence choisie, les zones de sélection des dates de factures ci-dessous seront activées ou grisées. o Date des factures (1) Le + choix des jours de lundi à dimanche. Cette option est à remplir lorsque vous avez paramétré une fréquence de type Hebdomadaire. (2) Le + choix du 1er au 4ème et dernier + choix des jours de lundi à dimanche + du nième mois. Cette option est active dans tous les cas sauf pour une fréquence hebdomadaire. (3) Le + choix du jour (de 1 à 31) + du nième mois. Cette option est active dans tous les cas sauf pour une fréquence hebdomadaire et permet d’indiquer quel jour précis dans le mois, la facture doit être générée Remarque Dans le cas où la date de facture paramétrée est incohérente, le logiciel propose automatiquement une date de prochaine facture cohérente. Par exemple, vous avez indiqué de facturer tous les 31 du mois, et le mois en cours n’a que 30 jours : la date de prochaine facture sera au 30 du mois. 14.2. Génération des factures périodiques Pour générer les factures périodiques, placez-vous dans le menu Traitements + Factures Périodiques et cliquez sur le raccourci Générer Factures dans le volet de navigation. Une fenêtre apparaît alors : 38 EBP Gestion Commerciale Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez générer une facture périodique (si vous ne saisissez rien, tous les clients seront pris par défaut) et indiquez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures périodiques. A la validation de cette fenêtre, les factures périodiques seront générées. Vous pourrez les ouvrir pour les imprimer. Remarque Si vous avez paramétré une facture périodique avec une fréquence hebdomadaire, et que vous lancez la procédure de génération des facture tous les 15 jours, deux factures périodiques seront alors générées. 15. GESTION DES DROITS UTILISATEURS A partir du menu Données – Utilisateurs, vous pouvez définir une gestion des droits par utilisateur, afin de leur limiter l’accès aux différentes options du logiciel. Remarque Ce paramétrage est vivement recommandé dans le cas d’une utilisation en réseau. Dans la liste des catégories, apparaissent les menus principaux du logiciel, que vous pouvez dérouler, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu. La liste des droits accordés pour chaque option sont affichés dans la colonne de droite. Par défaut, à la création de la fiche utilisateur, tous les droits sont activés. Vous pouvez décocher ceux que vous ne souhaitez pas accorder à l'utilisateur. 16. COMMENT CREER UN MAILING ? Vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects et accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects. Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure. Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le fichier Word avec lequel effectuer la fusion. Attention Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1, Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb. EBP Gestion Commerciale 39 Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing, afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant. 17. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 17.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Gestion Commerciale a besoin de plusieurs renseignements :  Dans les options du dossier (menu Outils + Options), les journaux comptables, et les comptes de TVA.  Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options.  Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.  Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options,  Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier. 40 EBP Gestion Commerciale Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc. 17.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Gestion Commerciale doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Comptabilité. Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi. 18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. EBP Gestion Commerciale 41 En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 42 EBP Gestion Commerciale LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCE LES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCELES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions – Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer EBP Gestion Commerciale 43 5. LES STATISTIQUES EBP Gestion Commerciale vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. . 6. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version de EBP Gestion Commerciale, d'accéder au support technique sur le Web, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 7. LES CHAMPS PERSONNALISES EBP Gestion Commerciale vous permet d'ajouter des champs personnalisés dans toutes vos fiches ou documents A partir du menu Outils – Champs personnalisés, vous définissez le type de champ à ajouter (texte, montant, liste déroulante..), puis vous retrouvez, dans les fiches ou documents, un onglet Champ perso, contenant les nouveaux champs, à renseigner. 8. VERSION RESEAU Dans cette nouvelle version, vous avez la possibilité de travailler en mode client/serveur avec une base de données SQL. La gestion des utilisateurs, vous permet de sécuriser l'accès à votre base de données par une gestion des mots de passe par fiche utilisateur. EBP Devis & Facturation Pratic pour Windows XP, Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp-software.be © Copyright 2012 EBP Business Software sprl, édition 2013 EBP Devis & Facturation 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU ET CONTRAT DE LICENCE DES PROGICIELS EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SPRL immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 3. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut 4 EBP Devis & Facturation d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 4. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 5. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 6. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu' EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d' EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au EBP Devis & Facturation 5 total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Article 7. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. B. CONTRAT DE SERVICES EBP ENTRE : La société EBP SPRL ayant son siège Avenue de Cerisiers 15 à 1030 Bruxelles et immatriculée au RPM de Bruxelles sous le numéro 0480277583, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp-software.be/services/accueil.html. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp-software.be avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. 6 EBP Devis & Facturation Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : o L’assistance téléphonique (hotline) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de Belgique o la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp-software.be. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. EBP Devis & Facturation 7 En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : o le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.) o la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. o l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. o les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) o la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP o la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et 8 EBP Devis & Facturation étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. EBP Devis & Facturation 9 Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi belge. Conformément à la Loi dite « sur la vie privée » du 8 décembre 1992 modifiée par la loi du 11 décembre 1998 le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Bruxelles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. MODE LOCATIF Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : o l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A o la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B 10 EBP Devis & Facturation Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. Version 2.5 : Juin 2012 EBP Devis & Facturation 11 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis  Le menu ? + Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. TABLE DES MATIERES 12 EBP Devis & Facturation Table des matières INSTALLATION 14 1. AVANT DE COMMENCER 14 1.1. Accès au service technique ................................................................... 14 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 14 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 15 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 16 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 16 4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 16 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 16 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 17 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 18 6. ECRAN DE TRAVAIL 19 PRISE EN MAIN 20 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 20 1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 21 1.2. Les autres options ................................................................................. 21 1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 21 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 22 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 23 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 24 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 25 5.1. L'entête du devis .................................................................................... 26 5.2. Le corps ................................................................................................. 26 5.3. Le pied ................................................................................................... 26 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 27 7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? 27 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 27 8.1. Transfert de documents ......................................................................... 27 8.2. Duplication ............................................................................................. 28 8.3. Impression des documents .................................................................... 28 8.4. Envoi par mail ........................................................................................ 28 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 29 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 29 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 31 11.1. Le tableau de bord .............................................................................. 31 11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 31 11.3. L’historique Recupel ............................................................................ 31 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 32 12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 32 12.2. Le transfert .......................................................................................... 32 TABLE DES MATIERES EBP Devis & Facturation 13 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 33 LES FONCTIONS AVANCEES 35 1. L’ECHEANCIER CLIENT 35 2. LES RELANCES 35 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? 35 4. LES EPURATIONS 35 5. LES STATISTIQUES 36 6. LE MENU INTERNET 36 14 EBP Devis & Facturation INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95  Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 9h00 à 17h00 Pause 12h30 à 13h30 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 1 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 1.5 Go Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont :  Windows XP  Windows Vista Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 15  Windows 7 Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis & Facturation Pratic. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète. 8. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\VENTES. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. 16 EBP Devis & Facturation Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. 11. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. 12. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. 13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis & Facturation Pratic. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 17 d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules).  Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp-software.be. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît :  Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011 monoposte) correspond ce code.  Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus visible. 18 EBP Devis & Facturation 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 19 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus De La barre de fenêtres 20 EBP Devis & Facturation PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 21 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc.. Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 22 EBP Devis & Facturation 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 23 La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, Activer le menu Données + Clients / Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. 24 EBP Devis & Facturation Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenue dans l'onglet Détail et validez par OK. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement. Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le mode de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement. Exemple: Code : 01 Mode de paiement : Chèque Echéance : 30 jours. Règlement : Net le Le : 15 Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 25 Ainsi, pour une facture du 01/01/2011, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net le 15, ce qui donnera une date d’échéance au 15/02/2011. La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures. 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation, Le menu Traitements + Nouveau devis, Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. 26 EBP Devis & Facturation 5.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez :  D'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.  D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.  D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.  D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contre-valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 27 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, Le menu Traitements + Nouvelle facture, Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. 7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ? Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Note de crédit. Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients. 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en note de crédit. 28 EBP Devis & Facturation Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:  Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 8.4. Envoi par mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 29 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée. Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. 30 EBP Devis & Facturation Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :  affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante,  ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 31 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes :  les derniers documents  les devis à relancer  les échéances échues  des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. 11.3. L’historique Recupel Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. 32 EBP Devis & Facturation 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 12.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements : Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables et les comptes de TVA. Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options. Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients. Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options. Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. 12.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer. Remarque Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures comptable aux formats suivants: EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB, Popsy, Winbooks et Pro Acc. Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 33 Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis & Facturation Pratic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi. 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. 34 EBP Devis & Facturation Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Fout! Gebruik het tabblad Start om Titre 2 toe te passen op de tekst die u hier wilt weergeven. EBP Devis & Facturation 35 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis & Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE? Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer 36 EBP Devis & Facturation 5. LES STATISTIQUES EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. . 6. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis & Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Manuel utilisateur i Table des Matières Félicitations !...................................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP........................................................................................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP...............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site............................................................................................................2 Limitation de garantie.................................................................................................................................2 Dossier...........................................................................................................................................................4 Procédure de création................................................................................................................................4 Gestion des dossiers.................................................................................................................................5 Onglet Adresse..........................................................................................................................................7 Onglet Contact...........................................................................................................................................7 Onglet Identification...................................................................................................................................7 Onglet Sécurité..........................................................................................................................................7 Onglet Dossier...........................................................................................................................................8 Les formats................................................................................................................................................8 Créer un nouveau format de variable........................................................................................................8 Préférences Générales..............................................................................................................................9 Onglet Régime...........................................................................................................................................9 Onglet Dates d'exercice...........................................................................................................................10 Onglet Autorisations.................................................................................................................................10 Balance.........................................................................................................................................................13 Saisie / Modification de la balance..........................................................................................................13 • Les touches à utiliser sont les suivantes : 13 Onglet variables des propriétés de la liste...............................................................................................13 Onglet Formats des propriétés de la liste................................................................................................14 Consultation du PCG...............................................................................................................................14 Edition de la balance................................................................................................................................14 Importation d'une balance EBP...............................................................................................................14 Importation d'une balance texte...............................................................................................................15 • Fichier à importer 15 • Type du fichier importé 15 • Fichier de type Délimité 15 • Fichier de type Fixe 16 • Association du fichier source avec la table 16 • Sauvegarde Validation 16 Sauvegarde du format d'importation........................................................................................................17 Utilisation des comptes............................................................................................................................17 La centralisation.......................................................................................................................................17 Purge de la balance.................................................................................................................................17 Liasses.........................................................................................................................................................19 ii Table des Matières Saisie des liasses....................................................................................................................................19 Calculer tous les feuillets.........................................................................................................................20 Le contrôle de cohérence........................................................................................................................20 Listes des rubriques.................................................................................................................................20 Plan de regroupement du dossier............................................................................................................21 Le plan de regroupement commun à tous les dossiers...........................................................................21 Voir plan de regroupement commun.......................................................................................................21 Utiliser le plan de regroupement commun...............................................................................................22 Restaurer les formules de la plaquette....................................................................................................22 Impression d'un feuillet............................................................................................................................22 Impression d'une annexe.........................................................................................................................22 Impression de la liasse............................................................................................................................23 Export vers Excel.....................................................................................................................................23 Visualisation des feuillets exportés..........................................................................................................23 Plaquette......................................................................................................................................................25 Base des documents...............................................................................................................................25 Création d'un profil de plaquette..............................................................................................................26 Plaquette du dossier................................................................................................................................26 Index.............................................................................................................................................................29 iii Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Etats Financiers et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. 1 Etats Financiers Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis 2 Dossier par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Etats Financiers Dossier Procédure de création Raison sociale et répertoire du dossier Indiquez la raison sociale (sur 32 caractères maximum) du nouveau dossier. Automatiquement, le logiciel crée un répertoire en fonction du nom saisi. Par défaut, les dossiers seront regroupés dans le répertoire commun à tous les logiciels EBP de la même gamme défini à l’installation du premier logiciel : par défaut EBP\Dossiers. Ceci facilite la sauvegarde et le classement des fichiers. Vous pouvez toutefois indiquer un autre chemin d’accès en cliquant sur . Identification - Adresse - Contact Ces étapes donnent accès à : - l’étape Identification qui permet de définir le statut, l'activité, les informations juridiques de la société (le NII correspond au numéro de TVA), - l’étape Adresse qui permet de saisir les coordonnées de la société (utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée pour passer à la ligne suivante dans le champ Adresse), - l’étape Contact qui permet de saisir les coordonnées du contact de la société. Ces informations pourront être modifiées par Propriétés + Coordonnées du menu Dossier. Les préférences du dossier Cette étape vous permet de spécifier le type de déclaration, le régime et les exercices N -1 et N. BIC En mode BIC, pointez le type de déclaration que vous désirez constituer. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Impôt sur les sociétés : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065 sont proposés. • Impôt sur le revenu : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031 sont proposés. Régime Pointez le type de régime auquel est soumis la société. De ce choix découle une liste particulière de feuillets. Choisissez entre : • Régime Normal : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050 sont proposés, 4 Dossier • Régime Simplifié : tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033 sont proposés. BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FRP Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Exercice Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case « Exercice N-1 présent». Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Vous pourrez modifier ces paramètres en passant par la commande Préférences du menu Dossier + Propriétés + Préférences du dossier. Gestion des dossiers Création d'un nouveau dossier Pour créer un nouveau dossier, lancez la commande Nouveau du menu Dossier. Deux choix vous sont proposés : 􀂃 Sélectionnez Créer un dossier Etats Financiers dans un nouveau répertoire si vous souhaitez créer un dossier correspondant à une société qui n’a pas encore été mise en route. Le logiciel va créer un nouveau dossier (sur votre disque dur) et un sous-répertoire contenant les fichiers spécifiques à votre application. 􀂃 Sélectionnez Placer les données de Etats Financiers dans un dossier existant, si vous souhaitez créer un dossier concernant une société déjà initialisée par un autre logiciel EBP de la même gamme (en EBP Comptabilité, Gestion Commerciale...) afin d'y ajouter les données spécifiques au logiciel en cours. Ensuite, choisissez le dossier. Le logiciel crée un sous-répertoire propre à l'application en cours et reprend les informations communes aux logiciels, c’est-à-dire les informations légales (Statut, Siret, APE …), l’adresse et le contact. Si votre dossier n'apparaît pas, cela signifie qu'il a été créé dans un répertoire autre que \ EBP\Dossiers\. Indiquez alors le répertoire dans lequel se trouve le dossier en cliquant sur le bouton Parcourir. Si un mot de passe a été établi, pour récupérer les informations d'un dossier existant, vous devez être en possession de celui-ci, lequel permet d'ouvrir le dossier source. 5 Etats Financiers Un assistant de création vous est alors proposé. Ouvrir un dossier Pour ouvrir un dossier existant, plusieurs possibilités vous sont offertes : 􀂃 A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers pour lancer le programme. Si votre dossier est déjà créé et que vous avez bien précisé dans les préférences « Ouverture automatique du dernier dossier » , il sera ouvert automatiquement. Sinon, vous devrez ouvrir le dossier par le menu Dossier. 􀂃 A partir du Démarrer de Windows, sélectionnez Programmes + EBP + Etats Financiers et Etats Financiers - Démonstration pour lancer directement la démonstration. 􀂃 A partir du menu Dossier, sélectionnez la commande Ouvrir. Etats Financiers vous propose alors la liste des dossiers créés et ouverts sous ce logiciel. Il suffit de double-cliquer sur le dossier à ouvrir. Si votre dossier n’est pas dans la liste, cliquez sur le bouton Parcourir. Le logiciel propose automatiquement tous les dossiers contenus dans le répertoire des dossiers EBP (par défaut EBP\Dossiers\). Double-cliquez sur le dossier désiré, puis sur le fichier *.EEF qui apparaît. Enfin, si un mot de passe a été défini, le logiciel vous demandera de l'introduire. 􀂃 Si le dossier à ouvrir est l'un des 4 derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillé, son accès est conservé dans le menu Dossier en bas du menu déroulant. Cliquez simplement dessus. 􀂃 A partir de l'Explorateur, positionnez-vous dans le répertoire du dossier à ouvrir et lancez le raccourci (*.EEF). Vous avez également la possibilité d'obtenir la liste des dossiers des autres applications de la même gamme (Compta, Gestion Commerciale, Immos, Paye, Garage…) en cliquant sur la case Voir tous les dossiers de la gamme. Vous pouvez donc à partir d'une application, ouvrir un dossier d'une autre application (l'application associée est automatiquement ouverte). Nouvel exercice Pour les utilisateurs d’une version N-1 d’Etats Financiers, il suffit d’installer la nouvelle version, puis de créer un nouvel exercice (commande Nouvel exercice du menu Dossier) dans chacun des dossiers existants. L’accès à cette commande dépend du code de débridage introduit. En effet, à chaque année correspond un code de débridage différent afin d’obtenir les feuillets de la liasse correspondante. Fermer un dossier Utilisez la commande Fermer du menu Dossier. Etats Financiers garde la trace des quatre derniers dossiers sur lesquels vous avez travaillés. Vous pourrez ainsi ouvrir le dernier dossier utilisé en le sélectionnant en bas du menu Dossier. Pensez à sauvegarder votre dossier (commande Sauvegarde du menu Dossier) avant de fermer le dossier. Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous utilisez les commandes Ouvrir, Nouveau ou Quitter. 6 Dossier Lorsque vous quittez un dossier, un nouveau menu général est proposé. En effet, il n’y a plus de dossier en cours, et donc plus de possibilité de travailler sur ses éléments. Le nouveau menu général est en conséquence beaucoup plus restreint : il ne comporte que trois menus (Dossier, Affichage et ?) et la plupart de leurs commandes deviennent indisponibles. Supprimer un dossier Utilisez la commande Supprimer du menu Dossier. Dans le cadre, s’affiche automatiquement la liste de tous les dossiers qui ont été ouverts et donc mémorisés par le logiciel. Cochez la case correspondant au(x) dossier(s) à supprimer puis cliquez sur le bouton désiré : • OK : Supprime le dossier sélectionné • Annuler : Annule l’opération • Parcourir : permet d’accéder à d’autres répertoires et donc à d’autres dossiers. Onglet Adresse Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne d’adresse, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Contact Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Pour saisir une deuxième ligne de Notes, utilisez la combinaison de touches Ctrl + Entrée. Onglet Identification Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Utilisez la touche Tabulation pour passer d’un champ à un autre ou le clic de votre souris. Le NII correspond au Numéro d’Identification Intracommunautaire, c’est-à-dire le numéro de TVA. Onglet Sécurité Cet onglet permet de protéger l’accès à votre dossier par un mot de passe. Dossier protégé Si vous voulez protéger votre dossier par un mot de passe, cochez cette case. Vous accédez alors à la saisie du mot de passe et de sa confirmation. Mot de passe et Confirmation Saisissez le mot de passe et inscrivez-le une nouvelle fois dans le champ suivant. Les deux saisies doivent être identiques pour que le logiciel prenne en compte ce mot de passe. 7 Etats Financiers Ce mot de passe sera demandé et devra être saisi impérativement pour accéder à votre dossier. Ne l’oubliez pas ! !! Onglet Dossier Cet onglet spécifie le chemin d’accès au répertoire concernant votre dossier, donc les fichiers de données. Les formats L’onglet Format des Préférences Générales du dossier vous permet de définir des formats particuliers pour vos variables (date, heure, logique, numérique et chaîne) puis de déterminer le format à appliquer par défaut, pour chaque type de variable. A l'impression, le logiciel applique automatiquement à chaque variable un format par défaut de son type. Exemple : pour une variable de type montant (ex : Gain), le format de la variable est numérique et ne pourra jamais être de type date. Vous pourrez toutefois modifier ce format pour chacune des variables utilisées dans vos modèles d'impression car pour un même format vous avez plusieurs possibilités. Liste des formats La liste propose pour chaque type de variable (date, heure, logique et numérique) les différents formats déjà existants. Pour chaque type, le format pointé (􀂃) correspond au format par défaut, utilisé au moment de l'impression. Nouveau Ce bouton permet de définir un nouveau format de variable. Vous travaillez alors en mode Assistant. Défaut Ce bouton active le format sélectionné dans la liste et le repère avec un 􀂃 . Il devient alors le format par défaut. A l'impression, ce format s'appliquera pour toutes les variables de ce type. Test Ce bouton donne un aperçu du format tel qu'il est proposé (ou conditionné) dans votre logiciel. Aperçu Cette zone est automatiquement renseignée lorsque vous sélectionnez un des formats dans la liste. Elle affiche le format tel qu'il le sera à l'impression. Créer un nouveau format de variable Pour créer un nouveau format, utilisez le menu Dossier + Propriétés + Préférences Générales. Cliquez sur le bouton Nouveau : un assistant à la création s’ouvre alors. 8 Dossier Saisissez le nom du nouveau format et sa description. Choisissez ensuite le type du format à créer. Vous devez enfin définir les propriétés du format. Les formats sont applicables dans les modèles d’impression. Format Numérique ou Monétaire Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur, parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toute lettre. De plus vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la devise (par exemple £ ou $ ou F ou encore Livre, Dol, Frs,...) Attention : nombre entier est un format qui s’applique à un nombre de variables limitées tels que les dates de jours de congés où l’on considère que la variable ne peut jamais comporter de décimales. Si vous souhaitez avoir aucune décimale à l’impression sur des variables particulières comme par exemple le nombre de mois d’ancienneté, vous devez indiquer comme précision après la virgule « Pas de précision ». Format Date Déterminez ici la couleur de la date ainsi que le type d’affichage que vous souhaitez pour le jour, le mois et l’année. Vous avez également la possibilité d’afficher le nom du jour. Format Heure Déterminez ici la couleur de l'heure ainsi que le type d’affichage des heures et des minutes. Vous avez également la possibilité d’afficher l’abréviation de heure et minute. Format Logique Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vrai et lorsqu’elle est fausse. Format Chaîne Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur. Préférences Générales Les préférences générales s’applique à l’ensemble des dossiers de votre logiciel. Ouverture automatique du dernier dossier Cochez cette case pour que le logiciel ouvre automatiquement le dernier dossier sur lequel vous avez travaillé. Onglet Régime Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Les BIC 9 Etats Financiers Si vous pointez BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux), choisissez ensuite le type de déclaration. De ce choix, découle une liste particulière de feuillets. Si vous optez pour Impôt sur les sociétés, en saisie des feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2065, et pour Impôt sur le revenu tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2031. Choisissez également le régime. Si vous optez pour le régime Normal, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2050, et pour le régime Simplifié tous les feuillets nécessaires à la constitution de la déclaration 2033. Les BNC Si vous pointez BNC (Bénéfices non commerciaux), vous obtiendrez la Déclaration contrôlée. En saisie de feuillets, il vous sera proposé tous les feuillets nécessaires à la constitution de la 2035. Numéro FPR (TDFC) Ce numéro figure sur les déclarations de TVA pré-enregistrées à la DGI. Il est composé du code de la recette compétente (7 caractères) et du n° de dossier du redevable (6 caractères). Onglet Dates d'exercice Les informations de cet onglet ont été renseignées lors de la création du dossier, et peuvent être modifiées dans Propriétés + Préférences du dossier du menu Dossier. Si vous avez un exercice N-1, vous devez obligatoirement importer la balance N-1 dans Etats Financiers, cochez alors la case Exercice précédent (N-1). Dates à indiquer : IMPORTANT ! pour les utilisateurs d’une version EBP Compta, vous devez indiquer comme dates d’exercice N-1 , le premier et le dernier mois de votre exercice N-2 et indiquer comme date d’exercice N, le premier et dernier mois de votre exercice N-1. Onglet Autorisations Cochez les cases en fonction du niveau de protection à appliquer en saisie des feuillets : 􀃎 Aucune case cochée : donne accès aux champs de type A saisir. 􀃎 Autoriser la modification des champs non protégés : donne accès aux champs contenant une variable non protégée (tous les champs sauf les totaux). 􀃎 Autoriser la modification des champs protégés : donne accès à tous les champs. 􀃎 Autoriser la modification des formules : donne accès à la modification des formules dans le plan de regroupement. En fonction des niveaux cochés, le contenu des cellules se présente ainsi : - en caractère normal : la modification du champ n’est pas autorisée, - en caractère gras : la modification du champ est autorisée, - en rouge : la valeur du champ, normalement résultant d’une formule, a été modifiée manuellement. 10 Dossier 11 Balance Saisie / Modification de la balance Pour effectuer une saisie manuelle de la balance, ou un contrôle des comptes de la balance, utilisez la commande Saisie / Modification du menu Balance. Cette fonction permet de modifier ou de saisir manuellement votre balance, ou, suite à un import de balance, de contrôler quels sont les comptes à réimputer car non présent dans le plan de regroupement. Contrôle des comptes : Pour importer la balance, utilisez le menu Balance + Importer + Balance EBP si vous travaillez sur le logiciel EBP Comptabilité ou Wincompta 3 d’EBP, ou Balance + Importer + Balance texte pour importer une balance provenant d’un autre logiciel que EBP. La balance importée peut contenir des comptes qui ne sont pas paramétrés dans le plan de regroupement d’Etats Financiers. Deux solutions sont envisageables : la modification du plan de regroupement, ou, plus simplement, la réimputation vers un autre compte. Pour afficher dans la balance les comptes à réimputer, veuillez lancer auparavant l’option Balance + Utilisation des comptes. Consultez ensuite la balance dans Balance + Saisie / Modification. La colonne Compte d’imputation affiche <à réimputer> lorsque le compte n’est pas repris dans le plan de regroupement. Utilisez alors cette colonne pour réaffecter le compte concerné, en indiquant un autre numéro de compte. Saisie de la balance : La saisie de la balance s’effectue simplement dans une grille composée des colonnes Débit N, Crédit N, Solde N, Débit N-1, Crédit N-1 et Solde N-1. Chaque colonne contient un même type de données et chaque ligne correspond à un enregistrement existant dans la base. Lorsque la fenêtre ne permet pas de visualiser la totalité des grilles et des colonnes, cliquez sur les barres de défilement gauche / droite et haut / bas pour les afficher. Vous pouvez modifier la largeur de vos colonnes en plaçant la souris sur le trait séparant deux colonnes. Ensuite, il faut tirer sur la droite ou la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne Vous avez également la possibilité de modifier les colonnes affichées. Pour cela, cliquez sur le bouton droit de la souris et sélectionnez Propriétés. Les touches à utiliser sont les suivantes : ENTREE : permet de modifier la ligne du compte courant. INSER : permet d’ajouter un nouveau compte au dessus de la ligne sélectionnée. TAB : permet de se déplacer de champ en champ en modification d’une ligne. SUPPR : permet de supprimer une ligne de compte. Pour rechercher un compte, saisissez les premiers chiffres du numéro de compte à rechercher dans la zone blanche prévue à cet effet et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la balance est déséquilibrée, le logiciel vous le signale par un message d’avertissement. En bas de la fenêtre, vous avez la possibilité de visualiser les totaux de chaque colonne. La commande Purge du menu Balance vous permet à tout moment de supprimer les montants de l’exercice N et/ou N – 1 ainsi que de supprimer les comptes dont les montants débit et crédit sont nuls. Onglet variables des propriétés de la liste 13 Etats Financiers Une liste de variables apparaît. A chaque variable correspond une colonne de la grille. L’ordre des variables de haut en bas correspond à l’ordre des colonnes de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui sont affichées. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de respectivement cliquer dans le petit carré à gauche du nom de la variable pour cocher ou décocher la colonne correspondante. Un carré grisé signifie que cette colonne est obligatoire Pour modifier l’ordre des colonnes, sélectionnez la variable à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou Descendre. Onglet Formats des propriétés de la liste Cet onglet permet de modifier le format d'affichage de chaque colonne en fonction de ce que vous souhaitez. Format pour la variable Sélectionnez dans la liste déroulante le nom de la variable dont vous souhaitez modifier le format. Choix des formats La liste qui apparaît ici correspond aux formats définis dans l’option Formats du menu Dossier + Propriétés. Choisissez le format d'affichage que vous désirez appliquer sur la colonne sélectionnée. Les formats appliqués aux variables dans les grilles n'ont aucune incidence sur les impressions. Consultation du PCG Pour visualiser le PCG, lancez la commande Voir le PCG du menu Balance. Cette fenêtre vous permet de consulter la liste des comptes du Plan Comptable Général. Cette liste est classée par ordre croissant de numéros de compte. Dans le champ Chercher, saisissez les premiers chiffres du numéro du compte à rechercher. Le logiciel affiche automatiquement le compte s'en rapprochant le plus. Edition de la balance Pour imprimer la balance, lancez la commande Edition de la balance du menu Balance. Cette fenêtre permet d’effectuer une édition de la balance en aperçu écran, ou sur papier. Importation d'une balance EBP Vous avez la possibilité d’importer dans le logiciel une balance provenant des logiciels EBP Comptabilité ou Wincompta 3. Pour cela, lancez la commande Balance EBP du menu Balance + Importer. Vous pouvez importer les exercices N et / ou N – 1. Si vous souhaitez importer les deux exercices, l’importation doit se faire en deux temps. En effet, le fichier généré en EBP Comptabilité ne reprend que l’exercice en cours. Il faut donc générer un fichier pour l’exercice N, et un pour l’exercice N – 1. En revanche, si vous importez votre balance de Wincompta 3, vous pourrez importer en même temps l’exercice N et N – 1 car le fichier comporte les valeurs des deux années. Les informations de votre dossier peuvent être également importées si vous souhaitez renseigner automatiquement les coordonnées du dossier Etats Financiers à partir de celles du dossier comptable. 14 Balance Les comptes de Tiers 401 et 411 peuvent être centralisés automatiquement lors de l’import si vous le souhaitez. Cependant, vous pourrez lancer cette centralisation par la suite grâce à la commande Centralisation du menu Balance. Importation d'une balance texte Pour effectuer un import de balance texte, lancez la commande Balance texte du menu Balance + Importer. Fichier à importer L’import permet d’importer une source en mode Fichier, ou en mode ODBC. En mode ODBC, vous pouvez directement pointer la base en cliquant sur le bouton Modifier. Cliquez sur le bouton pour rechercher le fichier texte ou DBF dans le répertoire d’installation du logiciel. Le séparateur de champ doit être unique. Si vous utilisez comme séparateur de champ la virgule, pour les champs numériques, il faudra utiliser le point pour les décimales sinon les unités seront considérées comme un champ et les décimales comme un autre champ. Format d'import Si vous avez déjà importé un fichier ayant la même structure que le fichier que vous souhaitez maintenant importer (type et ordre des champs) et qu'un nom de format a été enregistré par le logiciel lors de la précédente importation, sélectionnez le format dans la liste. Le logiciel associera automatiquement les champs du fichier source (à importer) à la table Balance. Pour enregistrer un format, il suffit, lors du premier import de cliquer sur le bouton Enregistrer le format qui se situe sur la dernière étape de l’importation. Type du fichier importé Le logiciel reconnaît automatiquement la plupart des fichiers texte de structure standard. Cette étape permet de valider ou de compléter le type de fichier proposé par défaut. Type Pointez Largeur Fixe lorsque votre fichier ne contient pas de séparateur entre chaque champ. C'est un fichier dont les champs (informations) pour chacun des enregistrements ont une largeur constante. C'est alors à vous de définir les largeurs des colonnes à importer. Pointez Délimité lorsque votre fichier contient des séparateurs (virgule, tabulation, espace...) entre chaque champ. Début des données Si votre fichier contient des lignes (de texte ou autre) avant les champs à importer, indiquez ici le nombre de lignes à ne pas prendre en compte. Fichier de type Délimité Pour un fichier Délimité, le logiciel affiche automatiquement les colonnes qu'il reconnaît. Si les colonnes reconnues sont correctes, cliquez sur le bouton Suivant. 15 Etats Financiers Dans certains cas, vous devez préciser vous même le séparateur (et le délimiteur) contenu dans le fichier. Séparateur de champs Si le séparateur n'est pas reconnu par le logiciel, pointez-le ou indiquez le dans Autre. Les champs Texte sont entourés par Si vos champs de type Texte sont entourés par des guillemets ou des apostrophes, sélectionnez le délimiteur dans la liste déroulante. Le logiciel met alors en forme votre fichier en fonction des choix précisés. Fichier de type Fixe Pour un fichier de type Fixe, le logiciel dispose le fichier en séparant par colonne les champs des uns des autres. Les limites des colonnes sont représentées par un trait vertical et par un triangle noir sur la règle. La règle donne la position de chaque caractère. Pour modifier la structure du fichier proposé par défaut par le logiciel, cliquez sur le triangle noir du trait à déplacer et tirez-glissez le jusqu’à la position désirée. Pour cette opération, nous supposons que vous connaissez la structure du fichier à récupérer, c’est-à-dire la largeur de chaque colonne. Utilisation du clavier Le triangle est votre curseur, que vous pouvez déplacer avec les touches de direction. Pour ajouter une limite de colonne, appuyez sur la BARRE ESPACE. Pour supprimer une limite, appuyez sur la touche SUPPR. Association du fichier source avec la table Cette étape est très importante puisqu'elle permet d'attribuer à une colonne un champ de la table. Cette étape permet d'associer à chaque champ du fichier source (correspondant à un champ du fichier importé) le nom d'un des champs de la table. La liste de gauche propose la liste des champs de la table c’est-à-dire les champs importables. La liste de droite contient la liste des colonnes de votre fichier. Vous devez maintenant associer les colonnes que vous souhaitez importer à un champ de la table Balance. Une fois l’association terminée, cliquez sur le bouton suivant pour valider la structure d’importation. Un message vous prévient si toutes les colonnes du fichier ne sont pas importées. Confirmez cette structure d’importation ou refusez si vous souhaitez vérifier cette association. Sauvegarde Validation Le logiciel vous affiche alors un aperçu du fichier qui va être importé. Vérifiez que les données correspondent bien aux noms des colonnes. Enregistrer le format Si vous pensez récupérer par la suite d'autres fichiers ayant la même structure que le fichier actuel, vous avez la possibilité de mémoriser sa structure. 16 Balance Pour cela, cliquez sur le bouton Enregistrer le format. A la prochaine importation d'un fichier de même structure, vous pourrez ainsi appeler ce format : le logiciel appliquera automatiquement au fichier les paramètres définis dans les étapes précédentes. Si votre fichier est correct, cliquez sur le bouton Importer. Une fois l'importation terminée, le logiciel affiche le nombre d'enregistrements ajoutés à la table de votre dossier. Si vous importez un fichier alors que la balance contient déjà des enregistrements, le logiciel met à jour les enregistrements existants et crée les lignes inexistantes. Cela vous permet d'importer successivement plusieurs fichiers. Sauvegarde du format d'importation Sauvegarde du format d'importation Cette étape vous permet de sauvegarder le format que vous venez de définir. Ainsi, lors du prochain import, en sélectionnant ce format, les champs de votre fichier seront automatiquement associés au champ de la table. Donnez un nom au format du fichier et cliquez sur le bouton Sauvegarder. Automatiquement, il s’ajoute à la liste des formats déjà créés. Ces formats sont enregistrés dans un seul fichier nommé UsrImp.EBF. Donc, on ne peut pas supprimer un seul format et si vous supprimez ce fichier, tous les formats seront supprimés. Si vous souhaitez récupérer les formats créés sur un autre poste, vous devez copier ce fichier via l’explorateur Windows dans le répertoire d’Etats Financiers (par défaut \Program Files\EBP \ Etats Financiers). Utilisation des comptes Cette commande permet de contrôler l'utilisation des comptes. Le logiciel affiche la liste des comptes non utilisés dans les feuillets mais mouvementés dans la balance. Il affiche également la liste des comptes qui ne sont pas présents dans le PCG. Vous pouvez également effectuer un contrôle de cohérence pour vérifier la cohérence du plan de regroupement. La centralisation Pour effectuer une centralisation des comptes de Tiers, lancez la commande Centralisation du menu Balance. Cette commande permet après import d’une balance avec des comptes de Tiers détaillés de centraliser les comptes. Vous pouvez également utiliser cette commande si vous souhaitez centraliser vos comptes de Tiers après avoir saisi manuellement votre balance. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Indiquez la racine de vos comptes fournisseurs puis clients. Par défaut, le logiciel propose 401 et 411. Vous pouvez toutefois centraliser d'autres comptes en indiquant une autre racine. Purge de la balance 17 Etats Financiers Vous pouvez effectuer une purge de la balance sur l’exercice N et N – 1, ainsi que supprimer les lignes nulles de la balance. • Pour effectuer une purge de l’exercice N, lancez la commande Purger l’exercice N du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande supprime tous les montants dans les colonnes Débit N, Crédit N et solde N. La balance est réinitialisée sur l’exercice N. • Pour effectuer une purge de l’exercice N – 1, lancez la commande Purger l’exercice N – 1 du menu Balance + Purge de la Balance. Cette commande tous les montants dans les colonnes Débit N – 1, Crédit N – 1 et Solde N – 1. La balance est alors réinitialisée sur l’exercice N – 1. Pour effacer les lignes nulles de la balance, lancez la commande Effacer les lignes nulles du menu Balance + Purge de la balance. Cette commande permet de purger les lignes des comptes dont les montants au débit et au crédit sont nuls. 18 Liasses Saisie des liasses Utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Cette commande permet de saisir et de vérifier le contenu des feuillets. La liste des feuillets obtenus dépend des choix effectués dans les Préférences du dossier du menu Dossier + Propriétés. Le menu feuillet Choisissez le feuillet à visualiser et modifiez-le si nécessaire. Lorsque vous entrez en saisie des feuillets, le menu Feuillet s’active et vous propose les principales fonctions utilisables. Ce menu vous permet de : 􀂃 Visualiser les feuillets suivants et précédents, 􀂃 Connaître les comptes affectés à un champ particulier, 􀂃 Visualiser les variables associées à chaque champ, 􀂃 Recalculer le champ en cours d’après la formule de calcul d’origine, 􀂃 Imprimer le feuillet en cours, 􀂃 Visualiser les propriétés du champ en cours. Ce menu est accessible également en cliquant sur le bouton droit de la souris (=menu contextuel). La saisie dans un feuillet s'effectue comme dans un tableur à quelques différences près (différence de largeur de champ, zones non accessibles par l'utilisateur). Pour vous déplacer d’un champ à un autre, utilisez les flèches de direction (Haut, bas, gauche et droite). Les variables A chaque champ est associée une variable dont le nom peut être connu en cliquant sur l’icône . La variable peut être de type « vide », c’est alors à vous de saisir manuellement la valeur de cette variable, ou de type calculée, c’est le logiciel qui calcule automatiquement la valeur du champ à partir de la formule associée à la variable. La valeur et / ou la formule des variables de chacun des champs proposés dans le feuillet est modifiable. Toutefois, leur modification n'est autorisée que si vous avez coché Autoriser la modification des champs non protégés dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés. Les valeurs proposées dans le feuillet dépendent de la formule paramétrée. Cette formule est une somme ou une soustraction d'éléments. Vous pouvez également à tout moment revenir à la formule d’origine de la rubrique en cliquant sur le bouton Restaurer la formule standard dans les Propriétés que vous obtenez soit par le menu Feuillet soit par le clic avec le bouton droit de la souris. En fonction du niveau de protection demandée dans les Préférences du menu Dossier + Propriétés, le contenu d'un champ apparaît en caractères particuliers : 􀂃 En caractères normaux pour les champs non modifiables, 􀂃 En caractères gras pour les champs accessibles à la saisie, 􀂃 En caractères rouge pour les champs modifiés. 19 Etats Financiers Manipulation de plusieurs feuillets Chaque feuillet ouvert est considéré par le logiciel comme une fenêtre ouverte. Pour ouvrir une nouvelle fenêtre, utilisez la commande Saisie du menu Liasses. Pour disposer vos fenêtres de telle manière qu'elles apparaissent toutes à l'écran, utilisez la commande Mosaïque du menu Fenêtre. Cette option provoque la diminution de la taille des fenêtres afin qu’elles puissent toutes être juxtaposées les unes en dessous des autres. En revanche, la largeur est conservée. Pour passer d'un feuillet à un autre dans une fenêtre, cliquez sur les icônes et qui affiche respectivement le feuillet précédent et suivant (par ordre de numéro). Sauvegarder les modifications sur un feuillet La mise à jour de l'ensemble des feuillets ouverts est automatique lorsque vous modifiez une valeur ou une formule dans un des feuillets. La sauvegarde des modifications du feuillet est automatique lorsque vous quittez le feuillet, toutefois en cours de saisie, vous pouvez utiliser ces icônes : : sauvegarde et lance l’impression du feuillet au format agréé par la Direction Générale es Impôts. : Sauvegarde les modifications faites sur le feuillet en cours et permet de continuer la saisie. : annule les modifications réalisées depuis la dernière sauvegarde. Vous pouvez imprimer le feuillet en cliquant sur l’icône ou en lançant la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Calculer tous les feuillets Pour calculer tous les feuillets, lancez la commande Calculer tous les feuillets du menu Liasses. Vous pouvez également cliquer sur l’icône pour un accès plus rapide. Cette commande permet de recalculer les liasses à partir des valeurs d’origine de la balance. Donc, si vous avez modifié des champs qui normalement sont calculés à partir d’une formule, les modifications effectuées sont perdues. Sélectionnez l’exercice à recalculer et lancez l’opération. Le contrôle de cohérence Pour effectuer un contrôle de cohérence, lancez la commande Contrôles de cohérence du menu Liasses. Cette commande permet de vérifier la cohérence des plans de regroupement. Listes des rubriques Pour obtenir la liste des rubriques, lancez la commande Listes des rubriques du menu Liasses. 20 Liasses Cette commande permet d'afficher et d’imprimer la liste des variables (rubriques) feuillet par feuillet, c'est-à-dire le plan de regroupement de la liasse. Vous obtenez ainsi pour chaque variable d'un feuillet, sa formule associée. Plan de regroupement du dossier Pour visualiser et modifier le plan de regroupement du dossier, lancez la commande Voir plan de regroupement du dossier du menu Liasses + Plan de Regroupement. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les variables qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une variable. En fonction de vos choix dans les préférences, la partie peut être grisée donc non-accessible. Si tel est le cas, pour avoir à la modification, vous devez cocher dans les préférences du dossier les 3 niveaux de protection. Propriétés d’une variable Les propriétés de chaque variable s’affichent à droite de l’écran. Vous avez deux types de variables : les variables à saisir et les variables calculées. Pour les variables à saisir, la case A saisir est cochée. Pour les variables calculées, vous pouvez demander la protection du champ en modification. L’intérêt de cette protection consiste à éviter que ce champ ne soit modifié par erreur. Si toutefois il l’était, le logiciel le signale en affichant la valeur du champ modifié en caractère rouge. Pour chaque variable, vous pouvez définir des caractéristiques qui leur sont propres. Une variable à saisir est représentée par un crayon. Une variable calculée est représentée par le signe fx. Le plan de regroupement commun à tous les dossiers Pour rendre un plan de regroupement commun, lancez la commande Rendre ce plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet de rendre le plan de regroupement du dossier courant commun à tous les dossiers. Il pourra être récupéré dans les autres dossiers par la commande Utiliser le Plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. L’intérêt de cette fonction est de pouvoir récupérer dans les autres dossiers les modifications effectuées dans le dossier courant. Vous n’aurez donc pas à faire les mêmes modifications dans chaque dossier. ATTENTION !! Le plan de regroupement d'origine ne pourra plus être appliqué. Voir plan de regroupement commun Pour consulter le plan de regroupement commun, lancez la commande Voir plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. 21 Etats Financiers Le plan de regroupement commun est le plan qui a été défini comme plan de référence pour tous les dossiers. Cette fenêtre affiche sur sa partie gauche la liste des feuillets sous forme de plan. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur un feuillet pour consulter les rubriques qu'il contient. Vous pouvez alors consulter et modifier la définition d'une rubrique. Une rubrique à saisir est représentée par un crayon. Une rubrique calculée est représentée par le signe fx. Vous pouvez également créer par ce menu des variables pour vos plaquettes. Pour définir des variables personnalisées utilisables dans la plaquette, sélectionnez la rubrique Rubriques Utilisateurs qui se situe en dernière position. Le bouton Créer une rubrique personnalisée apparaît. Définissez ainsi vos variables. 􀂃 Pour avoir la valeur d'un compte dans la formule, saisissez simplement le numéro du compte (par exemple 707). 􀂃 Pour avoir la valeur d'un champ d'une liasse, saisissez le libellé de la ligne puis entre crochets le numéro de la liasse (par exemple S210 [2033B] ). 􀂃 Pour calculer un ratio, saisissez le nom du premier opérateur, le signe % puis le deuxième opérateur (par exemple pour mesurer le chiffre d’affaires par rapport aux capitaux propres, on aura CAHT%KP). Utiliser le plan de regroupement commun Pour utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant, lancez la commande Utiliser le plan de regroupement commun du menu Liasses + Plan de regroupement. Cette commande permet d’utiliser le plan de regroupement commun dans le dossier courant. En revanche, vous perdez les modifications apportées sur le plan de regroupement du dossier. C’est une opération irréversible, il est donc fortement conseillé d’effectuer une sauvegarde avant de lancer l’opération. Restaurer les formules de la plaquette Cette commande permet de récupérer les formules d’origine de la plaquette. Pour cela, lancez la commande Restaurer les formules de la plaquette du menu Liasses + Plan de regroupement. Impression d'un feuillet Pour imprimer un feuillet, lancez la commande Impression d’un feuillet du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner un feuillet à imprimer. Choisissez le modèle à utiliser. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer le feuillet sélectionné. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression d'une annexe Pour imprimer une annexe, lancez la commande Impression d’une annexe du menu Liasses. 22 Liasses Cette fenêtre permet de sélectionner une des annexes à imprimer. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Impression de la liasse Pour imprimer la liasse, lancez la commande Impression de la liasse du menu Liasses. Cette fenêtre permet d'imprimer la totalité de la liasse (annexes comprises) ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’imprimer la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout Désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des impressions proposées, annexes comprises. Pour imprimer certains états, cochez-les simplement. Vous pouvez ensuite visualiser l'impression par un aperçu ou imprimer l’annexe sélectionnée. Vous pouvez à tout moment annuler la totalité des impressions lancées par la commande Arrêter toutes les impressions du menu Dossier. Export vers Excel Pour réaliser des exports vers Excel, utilisez la commande Export vers Excel du menu Liasses. Cette fenêtre permet de sélectionner la totalité de la liasse (annexes comprises) à exporter ou de sélectionner certains feuillets uniquement. Etats Financiers propose automatiquement d’exporter la totalité des feuillets de la liasse. Utilisez les boutons Tout sélectionner et Tout désélectionner pour respectivement cocher ou décocher l’ensemble des feuillets proposés, annexes comprises. Pour exporter certains états, cochez-les simplement. Une fois choisis, cliquez sur Exporter. Le logiciel traite alors les feuillets que vous désirez exporter et vous permet de visualiser le contenu de l'export dans une fenêtre à onglets. Visualisation des feuillets exportés Cette fenêtre permet de vérifier et modifier si nécessaire les valeurs reprises. Le logiciel a traité l’ensemble des feuillets que vous désirez exporter. Il affiche un onglet pour chacun des feuillets en cours d’exportation. Chaque onglet affiche la liste des rubriques du feuillet avec les valeurs N et N -1 correspondantes. Cette grille peut encore être modifiée. Lorsque le contenu de l'exportation est vérifié, lancez la génération du fichier d'export en cliquant sur le bouton Exporter et indiquez le nom de fichier ainsi que le répertoire dans lequel vous désirez le générer. Ce fichier aura pour extension .XLS. 23 Plaquette Base des documents Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. La commande Base des documents du menu Plaquette donne accès à une fenêtre qui permet de supprimer, créer, dupliquer et renommer des documents. La liste des documents proposés en standard s'affiche mais ils ne sont pas modifiables. Pour pouvoir les modifier, vous devez les dupliquer. Chaque document est classé dans une catégorie particulière. Le dossier Documents Personnalisés contiendra tous les nouveaux documents que vous allez créer. Utilisez la touche « + » du clavier numérique sur une catégorie pour afficher les documents qui s'y rattachent. Création d'un nouveau document Vous pouvez créer un document vierge ou travailler à partir de la copie d'un document standard. Document vierge : Sélectionnez le dossier Documents Personnalisés ou l'un de ses sous-dossiers et cliquez sur le bouton Nouveau modèle. Le logiciel vous propose automatiquement le nom : Défaut. Saisissez le nom du modèle. Copie de document : Sélectionnez le document et cliquez sur le bouton Copier le document. Le logiciel crée une copie du document dans le dossier Documents Personnalisés et affiche son nom en sur brillance. Saisissez le nom du nouveau document et placez-le dans la catégorie souhaitée. Mettre en forme le document dans le traitement de texte Une fois le document ajouté dans l'arborescence, cliquez sur le bouton Editer le modèle. Le document est au format RTF, le logiciel ouvre donc le traitement de texte qui est associé aux fichiers d’extension RTF dans le paramétrage des types de fichiers Windows. Si vous souhaitez modifier cette association, le plus simple consiste à : Par l’explorateur Windows, aller dans le répertoire EBP / Dossiers / XXXX / Etatfina.0 / PLAQUET, où XXXX est le nom de votre dossier. Faire un clic avec le bouton droit de la souris sur l’un des fichiers, puis, dans le menu contextuel, choisir Ouvrir avec, rechercher et sélectionner dans la liste le programme voulu (Word ou Wordpad…) puis cocher l’option Toujours utiliser ce programme pour ouvrir les fichiers de ce type. IMPORTANT ! ! Indiquez les paramètres suivants dans votre traitement de texte : Par la commande Options du menu Outils, sélectionnez l'onglet Impression et cochez la case Mettre à jour les champs : cela mettra automatiquement à jour les valeurs de vos documents à l'impression. Dans l'onglet Affichage, vérifiez que la case à cocher Codes de champs ne soit pas cochée afin d'afficher les valeurs de vos variables. Toutefois, si vous souhaitez afficher le nom des variables, cocher cette case. 25 Etats Financiers Le dictionnaire propose l'ensemble des variables existantes, feuillet par feuillet, ainsi que la liste des variables spécifiques aux documents de la plaquette. Réalisez votre document et placez les variables en tirant-glissant chaque variable jusqu'à la position souhaitée. Le nom de la variable apparaît alors dans le document : sa valeur apparaîtra en impression. Enregistrez en cliquant sur l’icône . Création d'un profil de plaquette Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Lorsque vos documents sont créés, vous pouvez réaliser votre plaquette. Vous avez la possibilité de créer une plaquette à partir d'un profil ou de réaliser la plaquette de A à Z par ajout des modèles de documents de votre choix. Les plaquettes sont communes à tous les dossiers. Création d'un profil de plaquette Pour créer une nouvelle plaquette, lancez la commande Nouveau du menu Plaquette + Profils de plaquette. Indiquez ensuite le nom du profil de plaquette que vous souhaitez constituer dans le champ réservé à cet effet (en haut de l’écran). Sur la partie droite, la liste des documents existant apparaît. Sélectionnez le document à intégrer et cliquez sur le bouton Insérer. Recommencez ainsi pour chaque document. Complétez les documents de la plaquette (bouton Modifier). Le document est imprimable dans le traitement de texte. Plaquette à partir d'un profil Pour réaliser une plaquette à partir d’un profil existant, lancez la commande Ouvrir du menu Plaquette + Profils de plaquette. Sélectionnez le fichier *.pla correspondant au profil de plaquette que vous souhaitez. La plaquette intègre automatiquement les documents du profil. Pour enlever un document du profil, sélectionnez-le dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Supprimer. Pour enregistrer le profil de plaquette que vous constituez, lancez la commande Enregistrer sous pour une création et Enregistrer pour une modification. Plaquette du dossier Attention : les plaquettes ne sont pas disponibles en version Entreprise. Cette fonction permet d’associer un profil de plaquette à votre dossier. La première fois que vous lancerez la commande Plaquette du dossier du menu Plaquette, le message suivant apparaîtra «Voulez-vous charger un profil de plaquette existant », si vous le souhaitez, confirmez sinon annulez. Ensuite, apparaît la totalité des documents qui constituent le profil de plaquette. A partir de cette fenêtre, vous pouvez modifier le contenu du profil en insérant ou supprimant des documents, modifier l’ordre des documents et charger un autre profil. Cependant, le chargement d’un autre profil entraîne la perte du profil existant et des modifications éventuellement effectuées. Vous pouvez également regénérer la plaquette d’origine à partir du menu Plaquette + Regénérer. Vous perdrez alors toutes vos modifications. Si vous modifiez certains documents dans cette option, il faut savoir qu'ils ne seront modifiés que dans ce dossier. En effet les documents présents dans cette option sont une copie des documents originaux. Impression de la plaquette 26 Plaquette Pour visualiser la plaquette avant impression, lancez la commande Aperçu du menu Plaquette. Pour imprimer la plaquette, lancez la commande Imprimer du menu Plaquette ou cliquez sur l'icône . La totalité des documents intégrés dans la plaquette s'impriment. 27 Index A Autorisations 7 B Base des documents 21 C Calculer tous les feuillets 16 Centralisation 13 Comptes de réimputation 9 Consultation du PCG 10 Contrôles de cohérence 16 Création d'un profil de plaquette 22 D Dates d'exercice 7 Dossier (création) 1, 2 F Formats 5 I Import balance EBP 10 Import balance texte 10 Impression de la liasse 19 Impression d'un feuillet 18 Impression d'une annexe 18 L Liste des rubriques 16 N Niveau de protection 7 O Ouverture du dernier dossier ouvert 6 Ouvrir un dossier 2 P Plan de regroupement commun 17 Plan de regroupement du dossier 17 Plaquette du dossier 22 Préférences Générales 6 Protection des champs de saisie 7 Purge de la balance 13 R Régime 1 Régime BIC 6 Régime BNC 6 Réimputation de comptes 9 Rendre un plan de regroupement commun 17 Répertoire d'export 6 Répertoire du logiciel TransLiasse 6 Restaurer les formules de la plaquette 18 S Saisie balance 9 Saisie des liasses 15 T TranLiasse (répertoire d'installation) 6 Type de déclaration 1 U Utilisation des comptes 13 Utiliser le plan de regroupement commun 18 V Variable calculée 7 29 Contabilidad 5 Puntos clave Para todas las pequeñas empresas Un software fácil de manejar que ofrece todas las funcionalidades esenciales necesarias para llevar una contabilidad general: asientos, IVA, Balance… Un software completo que permite gestionar eficazmente su tesorería gracias al panel resumen. Fácil adaptación a la aplicación Navegue intuitivamente a través de su software en un entorno de trabajo cercano a Office (Excel®, e-mail). Seleccione la entrada de asientos que desea. Panel de resumen Visualice rápidamente los indicadores clave de rendimiento: saldo de la cuenta del banco, el estado de los créditos por ventas, cuentas por pagar... Simplifique los procedimientos administrativos Ahorre tiempo con el cálculo y complementación automática de los modelos de presentación a la Agencia Tributaria. Configure su balance y cuenta de resultados. Gane tiempo Elija la entrada que le convenga: simplificada, guiada o diaria y mensual. Gane tiempo automatizando las entradas gracias a la asociación de las cuentas y abonos. Comunique fácilmente Intercambie de forma simple y segura sus datos con su asesor contable para la verificación de sus cuentas, en el formato de numerosos software contables. Escoja su herramienta de gestión: Línea Gestión Comercial Línea Particulares Línea Sectorial LíNEA Contabilidad Línea CRM Línea Emprendedores Clásica Open LineTM 2013 Funciones Principales Características generales • Versión red: hasta tres puestos (opcional) • Número de empresas: 5 • Ayuda en Línea • Panel resumen • Búsqueda multicriterios • Clasificación, agrupación avanzada • Copia de seguridad y restauración Tratamientos contables • Asientos simplificados, por predefinidos, por día y por mes • Ventas en mostrador • Gestión de vencimientos • Gestión de cartera • Cálculo automático del IVA • Presentación telemática de IVA • Casación manual, conciliación automática, simplificada • Conciliación manual de banco • Documentos asociados a una línea de asiento • Libro Mayor y Balance interactivo • Cierres mensuales y anuales • Consulta entre ejercicios • Introducción guiada • Entrada simplificada • Gestión de suscripciones • Consulta de las cuentas • Asociación de cuentas para automatizar la captura • Reversión de la escritura • Las letras en el marcador automático • Validación de los registros • Gestión de los gastos Impresiones • Libro Mayor y Balance • Vencimientos • Clientes con saldo pendiente • Conciliación bancaria • Declaración de IVA Modelo 303, 340 y 347 • Balance y cuenta de resultados • Open Report Designer™ : numerosos modelos de impresión • Asistente de configuración de los documentos • Balance anterior por punteo o por casación • Diario central • Justificante del IVA Importación/Exportación • Importación/Exportación de registros al formato de EBP • Exportación de información fiscal • Importación configurable de las escrituras, cuentas y diarios • Exportación de las impresiones al formato PDF, Word, Excel® Estadísticas • Balance de las cuentas bancarias • Estado de las reclamaciones de los clientes www.ebp.esAnálisis Documento no contractual - agosto 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios Panel de Control EBP Contabilidad Clásica Open Line TM dispone de un panel de control muy completo que le ayudará a controlar a tiempo real el estado de su flujo de caja sus ingresos y su volumen de negocio. Usted dispondrá por lo tanto de todos los datos para tomar las decisiones adecuadas. Una puesta en marcha rápida y sencilla La ergonomía intuitiva del software es igualmente visible a través del panel de control. Cada sección está separada para facilitar el acceso a la información. Los enlaces dinámicos también están previstos para acceder por ejemplo a la impresión de los cobros de los clientes y las deudas de proveedores. Seguimiento de su actividad Siga eficazmente su disponibilidad en caja y sus saldos bancarios y controle el estado de sus cuentas por cobrar y por pagar vencidas y por vencer. Tablas y gráficos Comparar, mediante gráficos, los resultados mensuales de su empresa, y también su volumen de negocio, sus ingresos contables y su dinero en efectivo. Flujo de trabajo para la gestión del Diario. ¿Qué versión elegir? EBP Contabilidad Práctica Open LineTM EBP Contabilidad Clásica Open LineTM EBP Contabilidad PYME Open LineTM EBP Contabilidad BUSINESS Open Line TM Contabilidad Analítica  (3 ejes)  (ejes limitados) Vencimientos  (mono)  (multi)  (multi)  (multi) Gestión de IVA Devengado     Libro Mayor y Balance de Sumas y Saldos interactivo    Previsiones de flujo de efectivo mono banco  multi banco Versión en red (opcional) 1 puesto hasta 3 puestos  hasta 5 puestos ilimitado Requisitos Mínimos: • Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente • Memoria: 1 Gb • Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits • Espacio libre del disco: 2 Gb Sistema Operativo: • Windows® XP*, VistaTM, 7 • Windows® XP , VistaTM, 7, son productos de Microsoft® que debe adquirir anteriormente a la instalación del software. Windows® XP Home SP2 y Windows® XP Pro SP2. EBP Contabilidad Business Open LineTM le permite llevar eficazmente su contabilidad general y analítica. Este software le ofrece más que un tratamiento contable, es un verdadero apoyo a la hora de tomar una decisión. La Gestión Comercial, y el CRM Open Line pueden interactuar y comunicarse en tiempo real con la Contabilidad con el fin de responder con mayor precisión a las necesidades específicas de las PYMES. La Ficha de Producto Contabilidad Business Decisivo Vencimientos Ventas Finanzas Stocks CRMContabilidad analítica Refine su gestión empresarial según diversos ejes de análisis (filiales, fábricas, servicios...) para una evaluación precisa y en profundidad del sector de su actividad. Conciliación bancaria Importe o introduzca sus extractos de cuenta para hacer su las conciliaciones bancarias de forma automática o manualmente. Previsión de su tesorería Visualice de forma esquemática el estado financiero de su empresa para prever mejor el impacto en su cuenta bancaria.EBP Contabilidad Business Open Line es un software de contabilidad intuitivo, personalizable y de gran alcance que permite satisfacer las necesidades más exigentes de las PYME. Línea BuSInESS COMunICACIÓn DECISIVO Contabilidad General Introduzca los asientos contables (ventas, compras, préstamos…) en diferentes modos y consulte rápidamente los indicadores necesarios para controlar su empresa (cobros, cifra de negocio…). Contabilidad Analítica Realice su contabilidad analítica sobre un número de planes (ejes) ilimitado y 12 posiciones para perfeccionar la gestión de su empresa. Los niveles de los elementos se presentan en forma de árbol permitiendo su fácil creación, modificación, consulta y comprensión. Realice igualmente su Balance y Cuenta de resultados analíticos. Las previsiones de tesorería Consulte todos los movimientos de las cuentas bancarias y todos los vencimientos pendientes con el fin de prever la situación de su tesorería. Complete también los datos por ingresos y desembolsos para una mejor anticipación. La introducción de los asientos Elija el tipo de introducción que mejor se adapte a sus necesidades. La introducción por diario permite una introducción por tipo de diario (compra, venta…). La introducción rápida se utiliza para introducir los asientos contables en todos diarios y combinar todos los periodos para ganar en productividad. Personalización Cree su propia lista de consulta ordenando por fecha, por descripción pero también efectuando reagrupamientos de información con un simple arrastrar y soltar. Personalice sus estados contables seleccionando la información que desea que aparezca (periodo, tipo de cuenta…). Defina igualmente sus propias ediciones de las más sencillas a las más complejas gracias al generador de informes Open Report Designer. La red y la configuración de los derechos de acceso (opcional) Instale su software en red y configure sus derechos de acceso. Asigne los derechos de cada usuario o por grupo de usuarios, teniendo la posibilidad de gestionar las excepciones dentro de un grupo. Consulte las informaciones comerciales (si el software tiene una interfaz con EBP Gestión Comercial Business Open LineTM) Visualice los documentos comerciales (facturas, fichas de clientes…) desde el software de Contabilidad. Los elementos se sincronizan en las dos aplicaciones: las modificaciones hechas en una aplicación serán tenidas en cuenta de inmediato en la otra. Conciliación bancaria Importe sus estados bancarios en formato (importación configurable, Qif) y puntee manual o automáticamente sus registros con la cuenta o el diario de su software EBP. Los registros se conservan en un histórico que permite buscar rápidamente y con gran precisión un asiento punteado en un extracto antiguo por ejemplo. Comunicación Empresa-Asesor Simplifique su relación con su Asesor Contable importando o exportando sus asientos contables. Las opciones de Importación y Exportación parametrizables convierte los datos contables que proceden o se destinan a otro software para administrar mejor su contabilidad. PERSOnALIZABLEDocumento no contractual - marzo 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios Requisitos mínimos: • Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente • Memoria: 1 Gb • Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits • Espacio libre del disco: 2 Gb Sistema Operativo: • Windows® XP*, SP3 • Windows Vista® SP1 32 bits y 64 bis • Windows® 7 32 bits y 64 bits Windows® XP , VistaTM, y 7, son productos de Microsoft® que debe adquirir anteriormente a la instalación del software. Línea BuSInESS Funciones Principales Características generales • Creación de un máximo de 10 empresas • Ayuda en línea • Barra de tareas y navegación • Búsqueda avanzada de asientos • Búsqueda incremental en consulta de cuenta, en conciliación bancaria y en entrada por diario • Clasificación, reagrupación avanzada • Copia de seguridad y restauración • Panel de control configurable • Pantalla de inicio de tareas principales • Tareas contextuales • notas en las fichas • Envío de SMS a través de socios (con exclusión del coste SMS): Publi SMS, Esendex * • Campos personalizados Cuentas • Planes contables (Estándar y PYME) • numerosas vistas predefinidos para filtrar las cuentas • Transferencia de las cuentas desde el PCG • Acumulados y gráficos en la ficha de cuentas • Terceros • Cambio de formato de las cuentas Transferencia contable • Histórico de las transferencias contables • Importación de las transferencias contables (asientos, vencimientos, resultados) Tratamientos contables • Introducción por diario y por mes • Introducción rápida • Asientos predefinidos • Introducción práctica y de ventas en mostrador • Introducción por asiento • Asientos periódicos • Vinculación de cuentas para automatizar la entrada por diario • Asientos simulados • Contraprestación de los asientos • numeración automática o manual de asientos • Reimputación de cargo de las asientos de cuenta a cuenta, de diario a diario y de un periodo a otro • Consulta de las cuentas • Consulta de las cuentas inter-ejercicios • Casación manual, por aproximación, automática, simplificada • Casación automática del punteo de vencimientos • Quitar la casación automática • Conciliación por cuenta • Conciliación por diario • Generación de asientos contables desde los extractos bancarios • Conciliación bancaria manual y automá- tica • Importación configurable de los registros bancarios • Importación de las líneas de registro en el formato Qif • Punteo, despunteo por código • Automatización de la contabilidad de las líneas de extracto • Contabilidad manual y automática de las líneas de extractos bancarios • Vencimientos en la línea de asiento • Vencimientos detallados • Punteo de vencimientos • Formas de pago • Generación de vencimientos por lote • IVA devengado • Calculo automático del IVA • Modificación de la información del IVA • Lista de información de IVA • Actualización de la información del IVA según la configuración de las cuentas • Declaraciones de IVA aprobadas por la Agencia Tributaria: Modelo 303 y Modelo 347 • Formulario de pago de liquidación de IVA Modelo 303 • Generación de los ficheros de presentación telemática • Presentación electrónica del IVA • Gestión de los duplicados en los números de asientos • Documentos asociados a las líneas de asiento • Textos estándar • Textos enriquecidos • Recálculo de los saldos • Clasificación por fecha • Conciliación bancaria manual y automá- tica • Importación configurable de los registros bancarios • Importación de las líneas de extractos al formato Qif • Punteo y despunteo por código • Automatización de la compatibilidad de las líneas de extracto • Eliminación de asientos • Libro Mayor y Balance de Sumas y Saldos interactivo • Vencimientos interactivos entre clientes y proveedores • Cobros/Pagos a terceros • Gestión de reclamaciones: selección de tipo de reclamación (teléfono, e-mail, correo), generación de asientos de sanciones por retraso o de impagos, consulta de la lista de reclamaciones • Validación de los asientos • Cierres mensuales y anuales • Previsión de tesorerías ilimitadas • Gestión de talonarios • Transferencias internacionales SEPA • Transferencias o extracciones SEPA • Depuración del Plan General de Contabilidad • Contabilidad manual y automática de los extractos de cuenta bancarios • Cambio de formato de las cuentas • Depuración de extractos bancarios • Diario de eventos • Archivado de datos • Cierres mensuales • Gestión de las notas de gastos Analítica y presupuestaria • Creación de n planes (ejes) y 12 niveles de posición • Asistente de creación de planes • Desglose analítico en la línea de asientos • Desglose analítico multipuesto y multiplanes • Acumulados y gráficos por plan y por puesto • Consulta interactiva • Herramienta de aplicación de tablas analíticas • Tablas analíticas • Estadísticas analíticas y presupuestarias en forma de tablas personalizables • Estadísticas analíticas en forma de gráficos personalizables • Herramienta de reasignación analítica • Gestión de presupuestos generales y analíticas Ediciones • Personalización de modelos de impresión • Diarios, Libro Mayor, Balance de Sumas y Saldos • Balance anterior por vencimiento o por casación • Vencimientos por punteo o por casación • Balance mensual o trimestral • Conciliación bancaria • Cuentas anuales normalizadas por el Registro Mercantil • Balance de Situación normal/Abreviado • Balance de Situación PYME • Cuenta de Pérdidas y Ganancias normal/Abreviada • Cuenta de Pérdidas y Ganancias PYME • Saldo Intermediario de Gestión • Situación de las cuentas • Clientes pendientes • Cobros de clientes / deudas de proveedores • Comparativa n / n-1 • Impresión de cuentas anuales • Diario centralizado • Progreso de introducción • Seguimiento de asientos • Talonarios y cheques • Balance de Situación analítico • Cuenta de Pérdidas y Ganancias analítica • Balance de Sumas y Saldos analítico • Libro Mayor analítico • Presupuestos y variaciones presupuestarias n / n-1 Importación / Exportación • Importación / Exportación de vencimientos en el formato de su asesor contable: EBP • Importación y exportación configurable de vencimientos, cuentas y diarios • Exportación de impresiones al formato PDF, Word®, Excel® • Exportación de listas en el formato XML, TXT, Excel®, HTML • Exportación de declaraciones de impuestos • Importación de texto de asientos y de cuentas al formato EBP • Importación de texto automática al abrir un archivo • Exportación de Interfaz Experto Versión en red (opcional) • Gestión de permisos de usuario • Gestión de permisos por un grupo de usuarios * Es necesaria la suscripción a un Servicio de Mantenimiento. Consúltenos. Associaciones 5 Puntos clave Para Asociaciones, Colegios Profesionales, ONGs, Comunidades EBP Asociaciones es un programa desarrollado con la idea de facilitar a cualquier entidad física o jurídica que tenga que mantener y gestionar un listado de registros a los que generar unas cuotas regularmente o especí- ficamente. Con un interfaz agradable e intuitivo que le permitirá realizar fácilmente todas sus tareas habituales y conocer en todo momento el estado de sus cobros de su caja de efectivo. Puede generar remesas bancarias con el sistema del cuaderno CSB19. Gestione las cuotas Gestione fácil y rápidamente las cuotas de su asociación. Configure el importe y la periodicidad de las cuotas así como la fecha de inicio. Asigne todos los socios con un clic de ratón. Controle sus asociados Añada sus asociados manualmente o importándolos de un fichero externo. En las fichas de los asociados puede introducir toda la información que necesita para llevar un control exhaustivo de ellos: datos personales, bancarios, situación económica en la asociación. Actividades y Materiales Administre todas las actividades de la asociación. Podrá saber en una misma pantalla qué asociados estás inscritos y quienes están pendientes de abonar. También puede realizar las mismas operaciones con el material de la asociación. Generación de vencimientos Genere todos los vencimientos a cobrar automáticamente tanto de las cuotas como de las actividades y materiales. El cobro de estos vencimientos puede ser manual (uno a uno o en bloque) o mediante generación de remesa bancaria CSB19. Realice mailing y e-mailing Realice combinación de correo para poder agilizar las notificaciones a realizar a los asociados registrados. Podrá generar plantillas nuevas y/o reutilizar plantillas que ya haya utilizado. Escoja su herramienta de gestión: Línea Gestión Comercial Línea Particulares LínEA Sectorial Línea Contabilidad Línea CRM Línea Emprendedores 2013 Funciones Principales Características generales • Monopuesto • Multi-asociación • número ilimitado de miembros • Panel resumen • Panel de reservas • Importación de datos externos • Módulo de Gestión de Reservas y de alquiler de Material • Módulo de Creación de cartas personalizadas • Combinación de correo • Envío de correo por e-mail • Generación de etiquetas de asociados • Fichas de personal • Numerosos informes (con visualización previa) • Numerosos gráficos • Seguimiento automático de cuotas • Generación automática de vencimientos • Cobro de vencimientos en bloque • Gestión del fichero de Asociados • numeración automática o manual de asociado • Datos de Asociados: nombre, dirección, teléfono, e-mail, etc. • Datos económicos en ficha de asociados • Gestión de caja • Gestión de Actividades • Gestión de Actividades Multi-tarifa • Gestión de plazas disponibles en Actividades • Fichas detalladas de cada Actividad • Gestión detallada de cobros • Histórico de movimientos • Actualización de la caja de efectivo en tiempo real • Módulo de Tesorería Básica (Ingresos/ Gastos) • Generación Automática de Recibos de las cuotas de los asociados • Generación de ficheros para envío del Cuaderno 19 del CSB • Gráficos estadísticos para controlar el estado de su Asociación • Cuadro de búsqueda global • Envío e-mails con SMTP seguro • Gráficos en los informes • Personalización de las pantallas de trabajo • Filtro avanzado de búsquedas www.ebp.esAnálisis Documento no contractual - agosto 2012 - Todas las marcas de los productos citados pertenecen a sus respectivos propietarios Gestión de cuotas • Centralice todas las informaciones relativas a su asociación (datos de contacto, cargos, etc.) y a las de sus miembros, gracias a las fichas individuales completas que permiten la inclusión de fotografías. • Reactive automáticamente las cuotas de sus asociados. • Establezca la lista de sus actividades y defina distintas tarifas (miembro, grupos, infantil...). • Inscriba a sus miembros en la actividad deseada y consulte en tiempo real el número de vacantes. • Haga una relación de su material e instalaciones y realice un seguimiento de los préstamos y las reservas. • Haga las cuentas de su asociación fácilmente: simplemente refleje sus ingresos y sus gastos. • Podrá consultar a cada momento su saldo de tesorería: el software calcula automáticamente la diferencia entre los ingresos percibidos y los gastos realizados. Dispone de diferentes gráficos que analizan la distribución de sus ingresos y gastos. Asigne a cada cuota los asociados y genere automáticamente todos los vencimientos del periodo seleccionado. Requisitos Mínimos: • Procesador: Intel P4 2 GHz o equivalente • Memoria: 1 Gb • Pantalla: resolución 1024x768 en 16 bits • Espacio libre del disco: 2 Gb Sistema Operativo: • Windows® XP*, VistaTM, 7 • Windows® XP , VistaTM, 7, son productos de Microsoft® que debe adquirir anteriormente a la instalación del software. Windows® XP Home SP2 y Windows® XP Pro SP2. EBP Comptabilité pour Windows 2000, XP ou Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010 TABLE DES MATIERES Convention d’Utilisation d’EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération TABLE DES MATIERES des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. TABLE DES MATIERES Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Comptabilité et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne : Le menu ? + Manuel d’utilisation pour obtenir une aide générale. TABLE DES MATIERES Table des matières INSTALLATION 8 1. AVANT DE COMMENCER 8 1.1. Accès au service technique.....................................................................8 1.2. Configuration minimale conseillée...........................................................8 1.3. La place disque nécessaire.....................................................................9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 9 2.1. Version monoposte..................................................................................9 2.2. Version réseau.......................................................................................10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 10 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 10 4.1. Version d’évaluation..............................................................................10 4.2. Comment activer mon logiciel?..............................................................10 4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11 5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 15 1.1. Les raccourcis clavier............................................................................15 1.2. La saisie dans un journal.......................................................................15 2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 16 2.1. Onglet Création......................................................................................16 2.2. Onglet Périodes.....................................................................................17 2.3. Onglet Paramétrage..............................................................................17 3. COMMENT CREER UN JOURNAL? 18 4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? 19 5. COMMENT CREER UN CLIENT? 20 6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? 22 7. COMMENT CREER UN TIERS? 23 8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? 24 8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables..............................25 8.2. Encodage vente Intracom......................................................................26 8.3. Encodage vente Cocontractant..............................................................28 9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? 28 9.1. Encodage achat Intracom......................................................................30 9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible)........................30 9.3. Encodage d’un investissement..............................................................32 9.4. Encodage honoraire..............................................................................34 10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? 35 10.1. Comment créer un nouveau journal financier ?...................................35 10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ?.........................................36 10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ?................................38 10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ?................................................40 TABLE DES MATIERES 10.5. Comment rechercher une informartion?..............................................41 11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? 45 12. LA DECLARATION TVA INTERVAT 45 12.1. Génération du fichier « .XML »............................................................46 12.2. Intervat.................................................................................................46 13. SAUVEGARDE 47 14. PARAMETRES EBP COMPTA 48 LES FONCTIONS AVANCEES 8 1. L’ECHEANCIER 54 2. LES RAPPELS 54 3. L’ANALYTIQUE 54 ERROR! STYLE NOT DEFINED. INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 02/737 95 95 • Exposez votre problème par mail support.be@ebp.com Horaires Lundi à vendredi 9h00 à 17h00 Pause 12h30 à 13h30 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : • Pentium 4 - 2 gHz avec processeur Intel et 512 Mo de RAM (1 Go pour Vista), • Microsoft Windows 2000 SP4, XP Pro SP2, XP Familiale SP2 ou Vista • Microsoft Internet Explorer 5.5 SP 2 • Un écran supportant la résolution 1024*768 (24 bits), • Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. • Le logiciel tourne sur Windows Vista 32-bits Edition et pas sur 64-bits. Error! Style not defined. Remarque Windows 2000, XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 120 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 2.1. Version monoposte 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Entreprise pour accéder à la présentation et à l’installation EBP Comptabilité. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Vous sélectionnez la langue et vous cliquez sur le bouton OK pour démarrer la procédure. Vous arrivez sur l’écran d’installation et vous cliquez sur Suivant. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son acceptation. 6. Cliquez sur Je comprends et j’accepte les conditions pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Je refuse les termes et l’installation s’arrêtera. Vous cliquez sur Suivant. 7. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\EBP\Accounting. Vous cliquez sur Suivant. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 8. Dans l’écran Installation vous cliquer sur le bouton Installer. 9. Sur l’écran InstallShield Self-extraction vous répondez Oui. 10. Après vous pouvez redémarrer votre ordinateur. Vous devez cliquer sur le bouton Terminer. 2.2. Version réseau Pour les installations en réseau, installez d'abord le logiciel sur le serveur. Ensuite, complétez l’installation sur les postes clients en installant le fichier « DLLEBPAS.exe ». Ce fichier se trouve dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\BIN. Sur chaque poste de travail, il faudra créer un raccourci en cherchant le fichier « EBPAS.exe » sur le serveur. 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, une icône s’est créée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Comptabilité. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours. Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment activer mon logiciel? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Il nous faut les éléments suivant afin de pouvoir vous renvoyez votre code : • Le n° de série ou le n° de licence (se trouve dans la boîte), • La zone « Clé » à l’écran d’activation. Pour cela il faut installer le logiciel. Error! Style not defined. 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'activation s’ouvre et vous avez accès aux zones suivantes : • Nom Vous devez impérativement saisir le même nom qu’EBP vous communique en respectant la même syntaxe (points, majuscules). • Clé La zone Clé est une clé propre à votre ordinateur et se calcule automatiquement. • N° série Le n° de série vous sera communiqué par EBP et est à introduire dans cette zone. • Code d’activation Saisir le code comme communiqué par EBP. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Suivant. Un message pourrait s’afficher : • Si le code a été correctement saisi, vous avez le choix de la société. ERROR! STYLE NOT DEFINED. • Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : « Code d’activation invalide ! ». Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code et bien vérifier que la zone « Nom » est renseignée correctement. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT ENTRER DANS LA SOCIETE DEMO ? Après avoir renseigner votre code d’activation, vous arrivez sur l’écran de « Choix de la société ». Tant que vous n’avez pas créée votre propre dossier, vous faites des écritures de tests dans la société de démo. L’utilisateur est par défaut ADMIN et le mot de passe est par défaut 0001. Error! Style not defined. 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Partie contextuelle de la barre de navigation. Cliquez ici pour changer de langue. ERROR! STYLE NOT DEFINED. PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer des journaux, comment créer un client / fournisseur et en vous guidant dans la réalisation des écritures comptables. Il est recommandé de passer chaque zone via la touche [Entrée]. La comptabilité existe en deux versions : Standard et Pro. Les options qui ne concernent que la version PRO d’EBP Comptabilité apparaîtront avec le picto suivant :. Avec la version standard vous pouvez créer 5 dossier. Avec la version Pro c’est limité jusqu’ à 10. Error! Style not defined. 1. LES ASTUCES DU LOGICIEL? 1.1. Les raccourcis clavier 1.2. La saisie dans un journal Si vous encodez dans une période ultérieure lors de la validation de la pièce le message suivant apparaît : Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 2. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 2.1. Onglet Création Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier\Nouveau onglet Création. Dans la partie Fichier vous renseignez le nom de votre société et le nom que portera votre dossier sur le disque dur. Dans la partie Importations vous sélectionnez pour chaque rubrique la législation souhaitée. Par défaut, c’est mis sur « Législation Belge (F) ». Afin de créer votre dossier comptable vous cliquez sur le bouton Création . Après création la fenêtre suivante apparaît : Error! Style not defined. 2.2. Onglet Périodes Si vous cliquez sur le bouton OK, le logiciel se positionne dans l’onglet Périodes. Vous renseignez votre Excecice 1 et vous cliquez sur le bouton Enregistrer. 2.3. Onglet Paramétrage Dans cet onglet vous renseignez les coordonnées de votre société et vous cliquez sur le bouton Enregistrer. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 3. COMMENT CREER UN JOURNAL? Par défaut une liste des journaux est créée. Vous pouvez les modifier, supprimer ou en ajouter. Si vous souhaitez créer un nouveau journal du type « Financier », il faut d’abord créer le compte comptable de la classe 55 afin de le rattacher à votre journal financier. Dans les Financiers, vous pouvez faire l’imputation directe de la TVA. Error! Style not defined. Les codes journaux *xx* sont des journaux utilisé par le soft et donc ne pas à supprimer. 4. COMMENT CREER UN COMPTE COMPTABLE? Pour accéder au plan comptable vous utilisez le menu Données\Comptes Généraux. Afin de rechercher un compte vous tapez les premiers chiffres. Le logiciel se positionne sur le premier compte en question. Exemple : Vous tapez 6111, le logiciel se met sur le premier compte 6111 qui est « Entretien et meubles ». Pour ajouter un compte général, vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte général, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous remplissez le n° de compte à créer ainsi que son libellé. Si le compte n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ». Vous enregistrez la fiche du compte en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un compte via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un compte mouvementé. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur l’icône . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. 5. COMMENT CREER UN CLIENT? Pour accéder à la liste des clients vous passez via le menu Données\Comptes Clients. Pour ajouter un client vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un client, • La touche [Insert] de votre clavier. Error! Style not defined. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre client. Si le client n’est plus utilisé vous pouvez cocher la case « Masqué ». Vous pouvez rattacher un compte d’imputation au client. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du client en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Le message Vous pouvez supprimer un client via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un client mouvementé. Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux clients. Ceci facilite l’encodage des écritures. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 6. COMMENT CREER UN FOURNISSEUR? Pour accéder à la liste des fournisseurs vous passez via le menu Données\Comptes fournisseurs. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur, • La touche [Insert] de votre clavier. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre fournisseur. Si le fournisseur n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ». Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux fournisseurs. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du fournisseur en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un fournisseur via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un fournisseur mouvementé. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Error! Style not defined. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. : Dans la version Pro vous pouvez imprimer les fiches 281.50. Pour cela il faudra renseigner sur la fiche du fournisseur la zone « Fiche 281 à établir ». 7. COMMENT CREER UN TIERS? Pour accéder à la liste des tiers vous passez via le menu Données\Comptes tiers. Pour ajouter un fournisseur vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un fournisseur, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous remplissez les principales coordonnées et informations concernant votre employé. Si l’employé n’est plus utilisé, vous pouvez cocher la case « Masqué ». Dans la zone Compte d’imputation vous pouvez rattacher un/des compte(s) d’imputation(s) aux tiers. Ceci facilite l’encodage des écritures. Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer un tiers via l’icône ou bien via le raccourci clavier [CTRL] + [DEL]. Vous ne pouvez supprimer un tiers mouvementé. En cliquant sur l’icône vous pouvez connaître le chiffre réalisé sur une période. Pour exporter cette liste vous demandez d’abord la prévisualisation en cliquant sur le bouton . Dans ce nouvel écran vous cliquez sur le bouton pour l’export. Ce fichier peut être ouvert en Excel. 8. COMMENT ENCODER UNE VENTE ? Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux de ventes, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage. ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît : Error! Style not defined. Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. 8.1. Encodage vente sur plusieurs comptes comptables Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez]. Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement. Dans la zone « Code client », s’il s’agit d’un client déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Vous sélectionnez le client avec les flèches et [Entrez]. Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F2]. En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année. Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture. Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche client. Cette zone est modifiable. En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche client, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premiers chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés. Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne « Montant HTVA » et vous encodez le montant HTVA. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne « Montant HTVA » *+ le pourcentage TVA. Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code. Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . 8.2. Encodage vente Intracom Afin d’encoder une vente Intracom, il faut vous assurer que sur la fiche du client vous avez renseigné le pays européen ainsi que le taux qui doit être 0.00 %. Error! Style not defined. Après vous allez dans le menu Saisies\Ventes ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Ci-dessous l’écran d’un encodage INTRACOM. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Il met automatiquement le Code TVA. Ce code est modifiable en cliquant dans la case. Il vous laisse choisir un autre code de TVA. Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. 8.3. Encodage vente Cocontractant Dans l’écriture, vous sélectionnez dans le champ Taux de TVA 0.00. Sur la ligne de l’écriture vous changer dans le champ Code TVA le code en Vente Co-contractant (VCC). Vous enregistrez l’encodage en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. 9. COMMENT ENCODER UN ACHAT ? Pour accéder à l’encodage des ventes vous passez via le menu Saisies\Achats ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux d’achats, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. Vous sélectionnez la période dans laquelle vous voulez faire l’encodage. ATTENTION : Dès que vous validez la saisie le message suivant apparaît : Si vous répondez « OUI », il ne serait plus possible d’encoder dans la période antérieure. Pour une question de vitesse d'encodage, vous pouvez voyager de zone en zone par la touche [Entrez]. Error! Style not defined. Ensuite, vous placez le curseur sur la zone « Numéro ». Le numéro est laissé libre (le programme vous propose le premier numéro disponible). Le programme incrémente le numéro automatiquement. Dans la zone « Code Fournissseur », s’il s’agit d’un fournisseur déjà encodé. Il suffit d’inscrire les premières lettres du code et d’appuyer sur la touche [Entrez] pour que le programme propose une liste. Si ce code n’existe pas vous pouvez le créer via les touches [CTRL] + [F3]. Le programme vous propose toutes les coordonnées du fournisseur. En vous plaçant sur la zone « Date de la pièce », il suffit de taper le jour. EBP Comptabilité vous propose automatiquement le mois et l’année. Vous continuez à avancer avec la touche [Entrez] pour modifier l’échéance. La devise est mise par défaut sur EUR. Dans la case « Total EUR » vous allez indiquer le montant total de la facture. Dans la zone « Taux de TVA » il reprend le paramétrage de la fiche fournisseur. Cette zone est modifiable. En dessous vous avez le formulaire d’encodage. Si vous avez préparamétré des comptes d’imputations sur la fiche fournisseur, le formulaire se remplit automatiquement. Vous pouvez modifier ces paramètres en cliquant dans la zone. La recherche d’un autre compte se fait en tapant les premières chiffres et de valider avec [Entrez]. Il vous propose la liste des comptes sélectionnés. Le Commentaire de l’écriture se remplit de lui-même (voir Fichier\Journaux) et vous pouvez le complèter. Vous passez dans la colonne ’Montant’ et vous encodez le montant HTVA. Vous pouvez changer le taux ainsi que le code de TVA. Si vous avez plusieurs lignes de ventes il suffit de taper sur la dernière ligne dans la colonne Montant *+ le pourcentage TVA. Le logiciel reprend automatiquement le taux et le code. Vous enregistrez la fiche du tiers en cliquant sur l’icône ou bien via la touche [Page Down] de votre clavier. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . ERROR! STYLE NOT DEFINED. Ci-dessous quelques encodages particuliers dans les achats. 9.1. Encodage achat Intracom En fonction du type de compte utilisé il faudra modifier le Code TVA en cliquant sur la flèche. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. 9.2. Encodage achat avec DNA (Dépense Non Admissible) Ce régime est géré automatiquement par EBP Comptabilité grâce au paramétrage du logiciel. Ci-dessous un exemple d’un compte : Error! Style not defined. Lors de l’encodage de cette écriture, la case TVA non-déductible est automatiquement calculée. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Pour l’impression de la liste des Dépenses Non Admissible, reportez-vous à l’aide en ligne . ERROR! STYLE NOT DEFINED. 9.3. Encodage d’un investissement EBP Comptabilité gére les amortissements en automatique. Pour cette raison, les comptes comptables d’investissements sont préparamètrés. Dans la partie Liaison à d’autres comptes en bas à droite le compte est mis comme type Investissement. Après vous faites l’encodage de votre investissement. EBP Comptabilité reprend le bon code TVA. Error! Style not defined. En validant votre écriture via le bouton ou la touche [Page Down], l’écran Ecritures automatiques liées avec le compte s’ouvre. Il faudra renseigner le libellé de l’investissement. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Pour contrôler et générer votre tableau d’amortissement il faut cliquer sur le bouton en bas à gauche. Ensuite il génère votre tableau d’amortissement. Si vous apportez des modifications à ce tableau, il faut cliquer sur le bouton Regénérer le tableau. Pour l’impression des Immobilisations, reportez-vous à l’aide en ligne. 9.4. Encodage honoraire Avant d’encoder un honoraire il faut vérifier que sur le fournisseur vous avez bien indiqué la fiche 281 à établir. Error! Style not defined. Après vous encodez votre écriture comme vu précèdement. Pour l’impression de la liste des Fiches 281.50, reportez-vous à l’aide en ligne . 10. COMMENT ENCODER LE FINANCIER ? Pour accéder à l’encodage du financier vous passez via le menu Saisies\Financiers ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Si vous avez plusieurs journaux financiers, vous sélectionnez le journal des ventes sur lequel vous désirez travailler. 10.1. Comment créer un nouveau journal financier ? Avant de pouvoir créer votre journal financier, il faudra créer le compte général. Pour cela vous allez dans le menu Données \ Comptes Généraux. Pour ajouter un compte financier vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône pour ajouter un compte, • La touche [Insert] de votre clavier. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Après vous prenez le menu Fichier \ Journaux et vous cliquez sur le bouton . Dans le champ « Type », il faut sélectionner Financiers. Dans le champ Centralisateur, vous tapez le compte financier que vous venez de créer. 10.2. Comment encoder son solde d’ouverture ? Si vous avez votre balan d’ouverte, vous faites la récupération du solde financier comme décrit ci-dessous: 1) Dans l’OD d’ouverture vous indiquez le solde repris du bilan sur le compte d’attente 499000. Error! Style not defined. 2) Dans le journal Financier, vous indiquez sur la 1ière ligne le compte d’attente 499000 et vous le lettrez avec le montant du solde initial. Pour cela vous cliquez sur le bouton à côté du champ « Lettrage ». L’écran suivant s’ouvre. Vous sélectionnez la ligne et vous cliquez sur le bouton « OK ». Vous validez deux fois avec la touche [Entrez] afin d’enregistrer la ligne. 3) Ensuite vous encodez le reste de votre extrait de compte. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Si un client/fournisseur/tiers vous paie vous tapez dans la zone « Compte » C, F ou T et [Entrez]. Vous arrivez sur la liste des clients/fournisseurs et vous le sélectionnez. Si vous n’avez pas votre bilan d’ouverture, vous faites d’abord 2 et 3. Dès que le bilan est en votre possession, vous l’encodez dans le journal Divers. 10.3. Comment lettrer un paiement avec une facture ? Taper dans la zone « Lettrage » « * » pour ouvrir l’écran de lettrage et sélectionner la facture avec les lfèches et la barre d’espacement. Error! Style not defined. ERROR! STYLE NOT DEFINED. Aller avec [Entrez] jusque dans la champ « Montant EUR ». 10.4. Comment utiliser l’écart de paiement ? Nous avons une facture mais le client nous paie moins. Vous tapez le montant reçu a la place du montant et on fait [Entrez]. Taper « * » dans case « Lettrage » à côté du champ « Ecart ». Error! Style not defined. Le lettrage devient imparfait. Le « # » devant la référence de lettrage nous le signale et on voit un écart. Pour le gérer, la seule chose à faire est de taper « * » dans le champ « Lettrage » à côté de la zone « Ecart ». Et un écran « Ecart de paiement » s’ouvre automatiquement. Il n’y a plus qu’à le compléter en avançant avec [Entrez] et en mettant la différence dans la bonne case puis continuez en laissant [Entrez] appuyé. Vou sortez de cet écran avec le bouton OK. 10.5. Comment rechercher une informartion? Supposons maintenant que vous avez un montant mais vous savez plus de quoi il s’agit. De nouveau taper « * » dans le champ « Compte » et faire [Entrez]. ERROR! STYLE NOT DEFINED. La fenêtre « Paramètres de sélection » s’ouvre. Par défaut on est positionné sur le plus fréquent, le montant. Taper le montant recherché dans la zone « Cible » et faire 2x [Entrez]. Error! Style not defined. Et on a retrouvé Belgacom. Vous allez dans zone « Lettrage » et taper « * » et pointer toutes les factures Belgacom avec la barre d’espacement et les flèches. Laisser ensuite [Entrez] appuyé pour revenir sur le compte. Valider via [Page Down]. Vous devez renseigner votre nouveau solde dans le champ « Nouveau ». ERROR! STYLE NOT DEFINED. Si le solde n’est pas correct, il affiche un message. Après correction de votre extrait bancaire, la validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . Error! Style not defined. 11. COMMENT ENCODER UNE OPERATION DIVERSE ? Pour accéder à l’encodage des opérations diverses vous passez via le menu Saisies\Opérations diverses ou via la raccourci dans la partie Saisies de la barre de navigation. Pour ajouter une écriture vous avez deux possibilités: • Cliquer sur l’icône , • La touche [Insert] de votre clavier. L’encodage d’une opération diverse se fait comme décrit pour les ventes/achats sauf qu’il faut ajouter dans le champ « Montant EUR » le signe D ou C pour indiquer le sens de l’écriture Débit ou Crédit. La validation de l’écriture se fait en cliquant sur le bouton ou la touche [Page Down]. Vous pouvez supprimer ou modifier une écriture. Il suffit de rechercher l’écriture à l’aide des boutons ou . Si nécessaire vous modifiez l’écriture et vous validez les modifications par la touche [Page Down] . Si vous voulez supprimer l’écriture vous cliquez sur le bouton . 12. LA DECLARATION TVA INTERVAT Pour imprimer votre déclaration de TVA vous allez dans le menu Impression\Déclaration TVA. ERROR! STYLE NOT DEFINED. 12.1. 12.2. Génération du fichier « .XML » • Entrer dans le menu « Impressions\Déclaration TVA », • Indiquer les bons paramètres nécessaires à l’envoi de la déclaration, • Cocher la case « Fichier XML – Déclaration Unique », • Cliquer sur l’icône « Prévisualiser » ou [F9]. Lors de la prévisualisation, un fichier « DECLUNIBE…_....XML » se génère dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\EXPORTTVA. Le fichier est déterminé comme suite : Déclaration Unique BE + n° de TVA + date de création du fichier. Imprimer la déclaration et sortir de l’écran de prévisualisation. Intervat Au préalable, il faut avoir un certificat valable pour accéder aux fonctions Intervat. Vous pouvez obtenir ce certificat : • Sur le site internet des autorités de certification concernées. La procédure à suivre y est décrite en détails. - Global Sign - Isabel - Certipost • Vous pouvez également obtenir un accès via votre carte d'identité électronique. Pour ce faire, vous devez disposer d'un lecteur de carte et d'un software. Vous trouverez plus de renseignements à ce sujet sur http://readers.eid.belgium.be Le site ne fonctionne, pour l’instant, qu’avec « Microsoft Internet Explorer ». • Introduire votre carte d’identité dans le lecteur d’ID, Error! Style not defined. • Entrer dans le site du Ministère des finances (icône « .be »), • Cliquer sur le lien « INTERVAT », • Cliquer sur « Authentification par carte d’identité électronique », • Cliquer sur le bouton « LOGIN ». A la première entrée de la journée, un écran d’identification numérique apparaît. Sélectionner l’identifiant et introduire le code PIN. 12.2.1. La déclaration manuelle • Cliquer sur le lien « Déclaration manuelle » à gauche de l’écran, • Cliquer sur « Ouvrir » ; • Cliquer sur le bouton « Parcourir… » afin de sélectionner le fichier « .XML » de la déclaration TVA unique, à envoyer, dans le répertoire C:\EBP/ACCOUNTING/EXPORTTVA, • Cliquer sur le bouton « Ouvrir » (ceci peut prendre plusieurs minutes), • Vérifier les renseignements repris sur la déclaration. Les montants sur la déclaration e-TVA doit(vent) avoir le format suivant : 00 000.00. Si ce n’est pas le cas, merci de vérifier les paramètres régionaux de votre ordinateur. Ci-dessous les paramètres requit : • Symbole décimal : un point • Symbole de groupement des chiffres: un espace • Format de l’heure: HH :mm :ss • Format de date courte : jj/MM/aaaa) Vous redemandez la prévisualisation de votre déclaration TVA dans EBP Comptabilité 2008. Une fois la vérification terminée, remplir les champs obligatoires dans le Cadre VIII de la déclaration et cliquer sur le bouton « Envoyer » ; Vous suivez les instructions reprisent à l’écran afin d’enregistrer/imprimer votre accusé de réception de la déclaration TVA qui vient d’être envoyée. 13. SAUVEGARDE Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. ERROR! STYLE NOT DEFINED. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, clé USB ou CD-ROM. Ceci se fait en prenant une copie de votre dossier avec extension EBP. Votre dossier se trouve par défaut dans le répertoire C:\EBP\ACCOUNTING\AS\DATA. 14. PARAMETRES EBP COMPTA Si vos chiffres sont multiplié par 100, il faudra modifier les options régionales. Pour cela vous cliquez sur le bouton « Démarrer » en bas à gauche de votre écran. Vous sélectionnez Panneau de configuration – Options régionales et vous cliquez sur “Personnaliser”. Error! Style not defined. • Sous-menu « Nombres » ERROR! STYLE NOT DEFINED. 1 espace 1 point Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider Error! Style not defined. • Sous-menu « Symbole monétaire » 1 point 1 espace Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider ERROR! STYLE NOT DEFINED. • Sous-menu « Heure » HH:mm:ss Cliquer sur la touche « Appliquer » pour valider. Error! Style not defined. • Sous menu « Date » jj/MM/aaaa Cliquer sur la touche « Appliquer » ensuite sur la touche « OK » A l’écran « Options régionales et linguistiques », cliquer sur la touche « Appliquer » puis « OK » ERROR! STYLE NOT DEFINED. LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité. 1. L’ECHEANCIER Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances. 2. LES RAPPELS Il existe cinq niveaux de relances. Vous pouvez indiquer un texte pour les 4 langues. En fonction de la langue du client le rappel sera imprimé. 3. L’ANALYTIQUE EBP Comptabilité gére 5 niveaux analytiques. Vous pouvez aussi imprimer la balance analytique. Pour l’impression de l’analytique, reportez-vous à l’aide en ligne. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 ● Les chapitres I à IV présentent les différentes fonctions du logiciel par ordre croissant d’expertise ; selon vos attentes, la consultation intégrale du Manuel n’est pas impérative. Le chapitre V, traitant notamment de la sauvegarde des données, doit à l’inverse attirer votre attention. Enfin, l’annexe qui fournit la liste des documents éditables, peut être imprimée (pages 123 à 133) si vous comptez constituer un archivage rigoureux de votre gestion locative. ● Chapitre I - Install ation et Prise en main ● Chapitre II - Gestion LOCAT IVE ● Chapitre III - Gestion des charge s ● Chapitre IV - comptabili té, trésorerie , tva et D.R.F. ● Chapitre V - Manipulation des données ● Annexe - Liste des docume nts éditable s Comme nt utili ser ce manuel ? Félici tations ! Merci d’avoir choisi le logiciel de gestion locative dernière génération, alliant puissance et facilité d’utilisation, et reposant sur de nombreuses années de services fiables et performants. Ce logiciel simplifiera la gestion de votre patrimoine immobilier, vous aidant considérablement dans votre travail. ● Emploi des Signets (ou ‘Bookmarks’) Dans le logiciel Acrobat Reader, affichez l’onglet des signets pour atteindre le Chapitre de votre choix. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 Sommaire Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 ► Matériel et applications recommandés B / Install ation 6 ► Installer / désinstaller le logiciel C / Interface 9 ► Présentation de l’interface Chapitre II - Gestion LOCATI VE 23 A / Re nseig neme nt des formulaires de bases 26 ► Saisir les informations sur le(s) propriétaires, le patrimoine, les locataires, les fournisseurs... B / gEST ION des loyers 51 ► Calculer et imprimer les appels et quittances de loyer... C / paramètres avancés 76 ► Gérer les révisions, régulariser les charges, éditer les relances... Chapitre III - Gestion des charges 90 A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 ► Saisir une charge et règler le fournisseur B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon des proportions pré-établies C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100 ► Ventiler une charge entre les locataires d’un même immeuble selon leur consommation respective D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 ► Suivi d’un fournisseur et archivage des documents échangés Chapitre IV - comptabilité, trésorerie tva et D.R.F. 107 A / Gestion de la comptabili té 108 ► Saisie des écritures comptables et clôture des exercices B / Gestion de la trésorerie 111 ► Suivi des remises de chèques et d’espèces, suivi des emprunts C / Décl aration de tva 113 ► Déclaration des montants de TVA réglés D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 ► Imprimer la D.R.F. directement depuis les données saisies dans le logiciel Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauveg arde des données 119 ► Sauvegarder ses données sur différents supports B / Re stauration des données de sauveg arde 120 ► Restaurer une sauvegarde C / Suppression des données de démonstration 120 ► Remettre à zéro les données du logiciel D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121 ► Optimiser le fonctionnement du logiciel E / interfaÇage avec un logiciel standard de comptabili té 121 ► Exporter les données vers un logiciel standard de comptabilité Annexe - liste des documents éditables 122 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre I - Installation et Prise en main 4 A / Pré-requis 5 1 - Configuration matérielle 5 2 - Logiciels 5 B / Install ation 6 1 - Installation à partir du CD-Rom 6 2 - Activation du logiciel 8 3 - Désinstallation 8 C / Interface 9 1 - Organisation de votre espace de travail 9 2 - Personnalisation de l’espace de travail 10 ● Redimensionnement des fenêtres et des colonnes 10 ● Fonction de tri croissant / décroissant 10 ● Personnalisation de l’affichage 11 3 - Accès à l’Aide 12 ● Afficher le volet d’Aide 12 ● L’Assistant 13 4 - Le Tableau de bord 14 5 - Liste des modules et de leurs options 16 ● Liste générale des modules 16 ● Liste détaillée du module base 17 ● Liste détaillée du module loyers 18 ● Liste détaillée du module charges 19 ● Liste détaillée du module trésorerie 20 ● Liste détaillée du module comptabilité 20 ● Liste détaillée du module fiscalité 21 ● Liste détaillée du module tva 21 ● Liste détaillée du module analyse 21 ● Liste détaillée du module outils 22 ● Liste détaillée du module documents 22 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société chapitre I - installation et prise en main Configuration minimale requise : Processeur : Intel Pentium III Système d’exploitation : Microsoft Windows 2000 / XP / VISTA Mémoire : 256 Mo Espace disque : 150 Mo Navigateur : Internet Explorer Logiciel : Acrobat Reader, Microsoft Word Résolution écran : 1024x768 pixels Configuration recommandée : Processeur : Intel Pentium IV ou supérieur Système d’exploitation : Microsoft XP / VISTA Mémoire : 512 Mo Espace disque : 200 Mo Navigateur : Internet Explorer 6.0 Logiciel : Acrobat Reader 7, Microsoft Word et Excel Résolution écran : 1280x1024 pixels 1 - Configuration matérielle 2 - Logiciels Adobe Acrobat Reader est une application gratuite, indispensable pour consulter la documentation du logiciel (Guide de prise en main et Manuel utilisateur) et pour pouvoir accéder à certains documents (par exemple les Déclarations fiscales) Microsoft Word est requis pour personnaliser les documents créés par le logiciel (Appels, Quittances, etc.). Se reporter à l’Annexe pour la liste des documents nécessitant l’éditeur de Microsoft. A / Pré-requis Microsoft Excel est requis pour éditer vos tableaux de Comptes ; Excel permet en outre d’exporter vos données comptables vers des logiciels spécialisés. 5 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Insérer le CD-RO M dans le lecteur. La fenêtre d’installation s’affiche automatiquement : suivre les étapes de l’Assistant d’installation. B / Install ation 1 - Installation à partir du CD-ROM 6 Etape 2 - Cliquer sur Suivant Etape 3 - Lire le Contrat de licence et, s’il vous agrée, cocher ‘J’accepte les termes de ce contrat de licence’. Cliquer sur Suivant. Etape 1 - L’installation commence... Etape 4 - Si vous disposez d’un système d’exploitation Vista, vous devrez peut être reprendre le processus d’installation à l’étape 1 en procédant comme indiqué dans cette fenêtre. Etape 6 - Cliquer sur Suivant. Note : il est déconseillé de Modifier le répertoire d’installation. Etape 5 - Sélectionner Tous les utilisateurs du système et cliquer sur Suivant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Etape 7 - Cliquer sur Installer ... patienter quelques secondes Le logiciel est installé. La version d’évaluation : • vous permet de tester le logiciel sur une période maximale de 30 jours (période durant laquelle 30 lancements au maximum sont autorisés) • est complète et ne présente donc aucune différence d’un point de vue fonctionnel avec la version commerciale (hormis la création de nouveaux propriétaires qui n’est pas possible). Au delà de ces 30 jours ou 30 lancements, vous serez invité à acquérir la licence (sans ré-installation nécessaire et sans perte de données). Des données de démonstration s’affichent par défaut au lancement du logiciel ; elles peuvent être modifiées. 7 Fin - Cliquer sur Terminer pour clôre l’installation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La désinstallation supprime le logiciel ainsi que vos données. 3 - Désinstallation 2 - Activation du logiciel L’activation du logiciel vous permettra d’accéder à la version commandée. Pour activer votre logiciel, vous devez l’installer et disposer d’un nom de licencié et d’un code de débridage. L’activation du produit peut être réalisée immédiatement après son installation. Lancer l’application et ouvrir le menu «Activation produit». Saisir votre Nom de licencié et votre code. Cliquer sur Activer. Un message de confirmation apparaît. Vous devez redémarrer l’application. Pour désinstaller votre logiciel : ● Dans le menu Démarrer de Windows, cliquer sur Panneau de configuration ● Double cliquer sur Ajouter ou supprimer des Programmes ● Sélectionner le programme dans la liste ● Cliquer sur Supprimer. ● Redémarrer votre ordinateur. 8 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / Interface 1 2 3 1 - Organisation de votre espace de travail L’interface de travail se compose de 3 éléments : 1 2 3 La Liste des Modules (Bases, Loyers, Charges...) permet de naviguer entre les différentes fonctions du logiciel. Chaque Module dispose d’options figurées. Exemple de module Exemples d’options du module Base La Liste des Sélections permet de cibler le locataire, le lot, le propriétaire (...) sur lequel on souhaite agir. Selon le contexte, des onglets situés à la base de la liste apparaissent ; ils permettent de classer les informations. Retrouvez rapidement l’information souhaitée : • en développant les arborescences (un clic sur le signe + ou double-clic sur le sommet de la liste) • en sélectionnant à la base de la liste l’onglet approprié La fenêtre de visualisation affiche les informations surlignées en bleu dans la liste de Sélection. Elle dispose d’une barre d’outils qui vous permettent notamment de renseigner et de mettre à jour vos informations, de générer vos appels, quittances... Exemple de barre d’outils 9 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Personnalisation de l’espace de travail • Redimensionnement des fenêtres et des colonnes Vous pouvez à tout moment modifier l’encombrement des éléments affichés : • pointer le curseur de la souris sur la bordure de la fenêtre ou de la colonne • étirer l’élément dans de sens voulu • Fonction de tri croissant / décroissant L’affichage des données peut être modifié en cliquant sur le libellé de chaque colonne. Le classement alphanumérique peut être inversé par un second clic. Pour rétablir l’affichage par défaut, vous devrez «sortir» du module concerné. La même opération de tri peut être effectuée dans la liste hiérarchique et vous permettre par exemple de retrouver plus rapidement un locataire dans une longue liste. 10 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société • Personnalisation de l’affichage Le clic-droit sur le libellé des colonnes de la Fenêtre de visualisation permet de paramétrer l’affichage des données de façon permanente (les choix seront mémorisés à la prochaine ouverte du logiciel). 1 Sélectionner le(s) critère(s) qui serviront à ordonner les informations dans les colonnes. Les choix seront appliqués immédiatement et mémorisés à la prochaine ouverture du logiciel. En choisissant tri par défaut, vous afficherez les informations selon les critères pré-définis par les concepteurs du logiciel. 2 Par défaut toutes les colonnes nécessaires sont visibles ; vous pouvez toutefois en masquer certaines (Supprimer la colonne) et en ajouter de nouvelles (Insérer une colonne). La modification de la colonne vous permet de paramétrer le libellé de chaque colonne ainsi que leur encombrement, l’alignement des données (gauche - centre - droite). Vous pouvez également déterminer si le clic sur l’intitulé de la colonne permet un classement alphanumérique des informations contenues. Voir exemple ci-après. 3 Déterminez le positionnement relatif de chaque colonne dans le tableau. 4 Rétablir l’affichage original des colonnes. 5 Quitter ce menu contextuel sans rien modifier. 1 2 3 4 5 Pour modifier l’affichage d’une colonne, faire un clic-droit sur son libellé et sélectionner Modifier la colonne dans le menu contextuel. Paramétrer la colonne en choisissant ses attributs d’affichage. Vous pouvez basculer d’une colonne à l’autre en utilisant les boutons situés à la base de la fenêtre Personnaliser. Cliquer sur Valider pour enregistrer les modifications. 11 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 La fenêtre d’Aide affiche le support de manière contextuelle : l’aide vous renseigne immédiatement sur le Module ouvert. En fonction de vos besoins, vous pouvez afficher l’Aide du logiciel. Deux accès sont possibles : • presser la touche F1 pour afficher la page d’accès aux Manuels utilisateurs • utiliser l’icône pour ouvrir le volet d’Aide contextualisé : la fenêtre affiche une page présentant le module actif, les documents qui peuvent y être édités et vous indique les pages à consulter dans le Manuel utilisateur pour obtenir davantage de renseignements. 3 - Accès à l’Aide 4 Affiche le volet d’Aide Cliquer sur l’icône PD F pour ouvrir le Manuel utilisateur Ferme le volet d’Aide 12 • Afficher le volet d’Aide © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 13 • L’Assistant Le logiciel dispose d’un Assistant interne vous rappelant les procédures les plus courantes. Pour une consultation rapide, il se présente sous la forme d’une arborescence et présente les manipulations à effectuer : • au Démarrage : création et modification d’un propriétaire, d’un immeuble, d’un lot, mise à jour des indices de révision • concernant la Gestion des Loyers : saisie des soldes initiaux, création d’écritures d’appel, d’encaissement, édition des appels et quittances • concernant la Gestion des Charges : création de fournisseurs, d’écritures de charges et de règlement, édition de factures • pour effectuer sa Déclaration des revenus fonciers : préparation et impression de l’imprimé fiscal Pour accéder à l’Assistant, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Vous pouvez opter pour une ouverture automatique de l’Assistant à chaque démarrage du logiciel en cochant l’option appropriée depuis le menu Outils. La fenêtre qui s’ouvre : - se compose de deux volets - se superpose à la fenêtre principale du logiciel, vous pouvez basculer d’un espace de travail à l’autre en utilisant la barre de tâches de windows - les étapes de votre gestion locative peuvent être annotées d’un clic : Assistant Tableau de bord tâche effectuée tâche en cours © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 14 4 - Le Tableau de bord Pour accéder au Tableau de bord, cliquer sur l’icône et sélectionner Ouvrir l’Asssistant. Une nouvelle fenêtre s’affiche, elle se superpose à celle du logiciel. Pour basculer de l’une à l’autre, utiliser la barre de tâche de Windows. Le Tableau de bord s’affiche en cliquant sur l’icône . LeTableau de Bord est un utilitaire qui répertorie les actions que vous menez dans le logiciel. Il peut egalement être utilisé comme un agenda. L’ouverture du Tableau de Bord s’effectue de manière identique à celle de l’Assistant. 1 Accès aux rubriques du Tableau de bord 2 Calendrier permettant d’afficher les informations jour après jour : 3 Barre d’outils permettant de créer de nouveaux événements et de filter de façon chronologique les informations affichées 4 Zone d’affichage des informations et de leur statut 1 4 2 3 le Tableau de bord contient un évènement date du jour date sélectionnée tâche en cours tâche effectuée tâche programmée pour être répétée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 15 Le Journal de gestion affiche automatiquement les événements de votre gestion locative : • création de patrimoine • création de propriétaires, locataires et fournisseurs • création de banques • nouvel encaissement • nouvelle facture • mise à jour des indices... La rubrique Tâche de gestion est un agenda sur lequel vous pouvez saisir les évènements particuliers à accomplir dans le cadre de votre gestion locative (expédition des qittances...) La rubrique Alertes vous permet de noter les évènements les plus importants, à accomplir avant une date limite. Les tâches personnelles contiennent les actions à mener, en rapport ou non avec votre gestion locative (rendez-vous...) «Tous les évènements» affiche les informations des rubriques précédentes ; les puces colorées permettent alors de distinguer la rubrique d’origine. La saisie d’un nouvel évènement s’effectue en cliquant sur le bouton Nouveau situé dans la barre d’outils, un volet de saisie s’affiche alors dans le Tableau de bord. La date doit être saisie, la rubrique et le statut doivent être sélectionnés dans les listes déroulantes et le libellé peut être choisi parmi une liste de proposition par défaut ou saisi librement. La mise à jour d’un évènement (changer son statut notamment) peut s’effectuer de deux manières : • double-cliquer sur la ligne de l’évènement pour ouvrir le volet de saisie • effectuer un clic droit sur l’évènement, un menu contextuel s’affiche : sélectionner la mise à jour appropriée Le menu contextuel donne en outre accès aux fonctions de planifications (il est possible de répéter automatiquement certaines tâches à intervalles réguliers). Une tâche répétitive est signalée par l’icône © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Liste des modules et de leurs options Module base (11 options) Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques. Les indices de révision doivent également être saisis dans ce module. Module loyers (12 options) Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. Module charge s (7 options) Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Module trésorerie (5 options) Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos bordereaux de remises de chèques. Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous permet d’effectuer le rapprochement bancaire. Module comptabili té (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents par la saisie d’écritures dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration fiscale (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). En début d’année, une mise à jour du Module est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances; elle comprend les supports de déclaration agréés par la DGI. Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des récapitulatifs de votre gestion locative. Module outil s (2 optionS) Le module Outils permet de paramétrer l’affichage en changeant l’apparence générale du logiciel et en filtrant certaines données (par exemple les locataires sortis). Module docume nts (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles Word à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. 16 ● Liste générale des modules © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module base Module base (11 options) Le module de BAS E vous permet de créer, modifier, supprimer les fiches de base c’est à dire la fiche signalétique des propriétaires, des locataires, des fournisseurs, des banques ainsi que le paramétrage du produit comme, par exemple, la liste des modes de paiements. Paramétrage des types de revenus et de charges (par rapport à la Déclaration de Revenus Fonciers 2044 ou 2072), personnalisation des listes déroulantes du logiciel, des indices de révision, des taux de TVA, etc. Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. Création d’écritures permettant d’actualiser les données comptables des locataires, fournisseurs et banques lorsque débute l’exercice. Création des fiches signalétiques des partenaires d’une SCI ou d’indivisaires. Création des comptes bancaires du propriétaire. Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). Création de lots isolés (désignation, adresse, compteurs) et modification des immeubles (nombre de lots, charges). Création d’immeubles (désignation, adresse, nombre initial de lots, saisie de la grille de répartition des charges). Création des propriétaires (désignation, coordonnées, statut juridique, taux de tva, taux d’honoraires, nom de la banque). 17 Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un lot particulier et de le visualiser. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module loyers Module loyers (12 options) Le module LOY ERS gère toutes les relations avec votre locataire : gestion des dépôts de garantie, génération des appels de loyers, calcul automatique des révisions en fonction de l’indice adéquat, édition des quittances et régularisation des charges. A tout moment l’historique vous donne une situation claire de vos locataires et la gestion des alertes vous indique ceux à relancer pour impayés, etc. 18 Encaisser (du compte de gestion vers le compte du propriétaire), rembourser (du compte de gestion vers le compte du locataire) ou compenser ( = restitution partielle) un dépôt de garantie. Permet d’anticiper les révisions de loyer (simple calcul qui ne génère pas d’écriture). Calcul des loyers (par défaut l’appel de loyer se compose de la somme : loyer + charges + impayés + révision), gestion des AP L et de la CAF et encaissement des loyers (avec lettrage automatique). Saisie, modification et suppression des encaissements de loyers. Edition des quittances de loyers. Semblable au Module Base / Locataire, l’option Départ permet de visualiser les fiches locataires et d’en créer de nouvelles. Historique du compte locatif, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. L’organisation des informations peut se faire par locataires, par propriétaires ou par immeubles. Calcul des régularisations (sommes à percevoir ou à reverser au locataire, notamment dans le cas de provisions sur charges) et affectation du montant sur l’appel désiré. Permet de visualiser rapidement les impayés et les dates clés du compte locatif (fin de bail, assurance, etc.) Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte locatif particulier et de le visualiser. Permet la saisie de revenus supplémentaires, indépendamment des encaissements de loyers ou d’honoraires. [ L’option Locataire figure également dans le Module Base ] Création des fiches signalétiques des locataires (nom, coordonnées, bail, modalités des révisions, garantie, informations personnelles). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module charges Module charge s (7 options) Le module CHAR GES concerne toutes les relations avec vos fournisseurs depuis la saisie des factures et leurs règlements jusqu’à la répartition des charges locatives. L’historique fournisseur vous donne à tout moment une situation des factures non réglées. Création, modification et règlement des factures de fournisseurs (avec lettrage automatique). Création, modification et règlement des factures de fournisseurs. Historique des comptes des fournisseurs, à partir duquel s’effectuent les lettrages et dé-lettrages. Saisie des relevés de compteurs (déclarés dans le module Base / Lot). Le chiffrage s’obtient automatiquement, par soustraction : situation actuelle - situation antérieure. Pour les immeubles, permet de répartir les charges associées à une grille de répartition ou à un compteur (au préalable, les charges doivent impérativement avoir été règlées et lettrées par le propriétaire). Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte fournisseur particulier et de le visualiser. 19 [ L’option Fournisseur figure également dans le Module Base ] Création des fiches des fournisseurs (nom, coordonnées). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module trésorerie Module trésorerie (5 options) Dans le module TR ESOR ERIE, la fonction «remise en banque» permet de préparer vos remises de chèques, d’espèces ... Le journal de banque vous donne à tout moment la situation de vos comptes et vous pouvez pointer vos relevés dans l’historique. Ce module est complété par la fonction «emprunt» afin de suivre les remboursements et de les inclure dans la comptabilité en vue de la déclaration fiscale. Création des remises en banque (la remise de chèques permet de regrouper sur une banque un ensemble d’encaissements effectués par chèque ou en espèce). L’historique des comptes bancaires permet de visualiser les mouvements de trésorerie. Il est en outre possible de rapprocher les opérations bancaires enregistrées dans votre logiciel et celles effectivement survenues. Système d’archivage permettant d’associer un document situé sur votre disque dur à un compte bancaire particulier et de le visualiser. Déclaration d’un prêt, suivi via un tableau d’amortissement et saisie des factures correspondantes. ● Liste détaillée du module comptabilité Module comptabili té (6 options) Vous pouvez compléter les opérations gérées automatiquement dans les modules précédents par la saisie d’écriture dans la COMPTAB ILITE. Journaux, Grands Livres, Balances sont les états classiques que vous pouvez éditer. Création, recherche et modification d’écritures comptables. Le Journal présente, pour un propriétaire donné, toutes les écritures comptables mémorisées dans le logiciel. Un moteur de recherche intégré permet d’accèder rapidement aux informations souhaitées. Le Grand Livre présente les écritures comptables (par défaut, rangées par comptes puis par ordre chronologique) et permet d’effectuer des lettrages. La Balance présente les totaux et le solde des comptes. Permet un report de solde cohérent à la fin d’un exercice. La clôture d’un exercice rend les données non modifiables. 20 [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Création des comptes bancaires du propriétaire. [ L’option Banque figure également dans le Module Base ] Répertoire des comptes (401 ... , 512 ... , etc.) qui peuvent être utilisés dans le module comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste détaillée du module fiscalité Module fi scali té (1 option + mi ses a jour annuelle s) Les déclarations sont imprimables dans le module FISCALITE directement sur le support de l’administration comptable (Déclaration 2044 ou 2072 pour les SCI). Chaque année, une mise à jour est éditée afin de tenir compte de la nouvelle loi de finances ( CRL, loi Besson ...). ● Liste détaillée du module tva Module TVA (3 options) Ce module vous permet de gérer votre déclaration de TVA. ● Liste détaillée du module analyse Module analyse (5 options) Ce module est conçu pour générer des statistiques et des récapitulatifs de votre gestion locative. Permet de calculer n’importe quel type de Déclaration de revenus fonciers (le support d’impression est fourni à titre d’exemple) Permet une édition détaillée des Déclarations de revenus fonciers et de reporter les montants sur l’imprimé fiscal officiel (module mis à jour chaque année) Permet de consulter l’historique de tous les paiments de TVA et de saisir des accomptes si le propriétaire est soumis au régime «réel simplifié». Permet d’afficher les montants de TVA collectée et de TVA déductible pour la période concernée et propose en conséquence le montant à déclarer. Permet d’éditer un document récapitulatif justifiant l’origine des montants de TVA à déclarer. Etats analytiques (= récapitulatif) des appels de loyers. Etats analytiques (= récapitulatif) des encaissements. Etats analytiques (= récapitulatif) des charges. Etats analytiques (= récapitulatif) des règlements de charges. 21 Rapports de gestion locative (général ou détaillé). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Liste du module outils Module outil s (2 optionS) Paramétrage de l’interface utilisateur Modification de l’apparence générale du logiciel (couleur et taille des icônes). ● Liste détaillée du module documents Module docume nts (2 options) Ce module vous donne accès aux modèles à employer dans votre correspondance ainsi qu’au Manuel utilisateur. Répertoire des modèles de documents relatifs à la gestion locative. Ces documents sont conçus pour réceptionner de manière dynamique les données. Leur apparence peut être personnalisée (format Microsoft Word). Accès au Manuel utilisateur et emploi de l’Aide interne au logiciel. 22 Permet d’afficher ou de masquer les éléments présents dans les listes de sélection. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre II - Gestion LOCATI VE 23 A / Renseignement des formulaires de base 26 1 - Propriétaire 26 ● Création d’un Propriétaire 26 ● Manipulation des données saisies 28 ● Imprimer la liste des propriétaires 28 2 - Immeuble 29 ● Création d’un immeuble 29 ● Manipulation des données saisies 30 ● Visualisation des lots d’immeubles 30 ● Singularisation des lots d’immeubles 31 ● Ajout d’un lot dans un immeuble 32 ● Imprimer la liste des immeubles 32 3 - Lot isolé 33 ● Création d’un lot isolé 33 ● Manipulation des données saisies 34 ● Imprimer la liste des lots 34 4 - Locataire 35 ● Création d’une fiche locataire 35 ● Manipulation des données saisies 36 ● Suppression d’une fiche locataire 37 ● Imprimer la liste des locataires 37 5 - Fournisseur 39 ● Création d’une fiche fournisseur 39 ● Manipulation des données saisies 39 ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 6 - Banque 41 ● Création d’une banque du propriétaire 41 ● Manipulation des données saisies 41 ● Imprimer la liste des Banques 42 7 - Soldes initiaux 43 ● Exemple de Report à nouveau pour un locataire 43 ● Manipulation de la Liste de sélection du Module Base / Soldes initiaux 44 ● Imprimer la liste des soldes initiaux 44 8 - Plan comptable 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable 45 ● Imprimer le Plan comptable 46 9 - Tables annexes 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 24 B / gESTION des loyers 51 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers / Appel 51 ● Règle générale 51 ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel 51 2 - Gestion des dépôts de Garantie 52 ● Encaissement 53 ● Remboursement d’un dépôt de Garantie 53 ● Compenser un dépôt de Garantie 54 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie 55 3 - Génération et édition des appels de loyer 57 ● Calcul de l’appel de loyer 57 ● Paramètres de génération des loyers 58 ● Modifier un appel de loyer 59 ● Edition d’un appel de loyer 60 4 - Encaissement des loyers 65 ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) 65 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) 66 ● Lettrage manuel des montants librements saisis 66 ● Imprimer les encaissements / remboursements 67 5 - Editer une quittance de loyer 68 ● Imprimer une quittance lettrée 68 ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage 69 ● Impression des quittances de loyers 70 6 - Suivi des loyers (Historique) 72 ● Consultation des écritures 72 ● Lettrage des écritures 73 ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs 74 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 25 C / paramètres avancés 76 1 - Gestion des APL 76 ● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer 76 ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L 77 ● Consultation des encaissements 78 ● Fonction de compensation 78 2 - Calculs de révision 80 ● Données requises 80 ● Générer un appel de loyer avec révision 81 ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable 81 ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer 82 3 - Départ et arrivée de locataires 83 ● Clôre le bail du locataire sortant 83 ● Masquer les locataires sortis 84 4 - Loyers au prorata temporis 85 ● Premier loyer mensuel au prorata temporis 85 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis 86 ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis 86 5 - Alertes et relances 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception 87 ● Imprimer un courrier de relance 88 6 - Documents locatifs 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Re nseig neme nt des formulaires de bases Le Module Base doit contenir toutes les informations concernant le(s) propriétaire(s), les lots, les locataires, les fournisseurs et les banques. Il est vivement conseillé de saisir vos données dans l’ordre énoncé ici, à savoir : 1 - Propriétaires 2 - Immeubles 3 - Lots 4 - Locataires 5 - Fournisseurs 6 - Banque 1 - Propriétaire ● Création d’un Propriétaire Pour créer la fiche d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option propriétaire et cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 5 onglets s’ouvre. ● Onglet Propriétaire Renseignez les champs concernant l’identité du propriétaire à créer. Il est conseillé de saisir le maximum de données afin que la correspondance soit la plus rigoureuse possible (par exemple l’adresse saisie ici figurera dans les avis d’échéance, les quittances, etc...) ● Onglet Société Si la gestion locative s’effectue par le biais d’une société (le propriétaire a alors le statut de société, SCI ou indivision) compléter cet onglet : • saisir le nombre de part de la SCI ou de l’indivision • se rendre dans le Module Base / Option Associés pour singulariser un à un les associés ou les indivisaires 26 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 27 ● Onglet Edition Etablir des règles de numérotations sur les courriers de Quittance et de factures. ● Onglet TVA Informations concernant seulement les propriétaires soumis à TVA. Dans ce cas, il convient d’indiquer ici la périodicité. La saisie des écritures de TVA à payer s’effectue dans le Module Comptabilité / Comptabilité. ● Onglets Gérance L’onglet Gérance se divise en 2 fenêtres. Elles ne concernent que les mandataires (licence particulière). Il convient alors de compléter les champs et de cocher la case Mandant. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des propriétaires créés dans le logiciel. Il est possbile - via l’icône loupe - de filtrer ces propriétaires selon leur «type» (en nom propre / associés). ● Imprimer la liste des Propriétaires Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation La modification du numéro de propriétaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifiée à posteriori ; si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer la fiche d’un propriétaire : cette suppression entraîne l’effacement définitif de son patrimoine, de ses locataires et de sa comptabilité. ● Manipulation des données saisies 28 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Informations communes à tous les lots... Remplir les champs correspondant aux caractéristiques de l’immeuble. Notes : • 1 lot correspond à un bien faisant l’objet d’un bail) • la saisie des grilles de répartition est facultative et peut être effectuée à posteriori Pour créer une fiche d’immeuble, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Immeuble, puis son propriétaire et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 2 onglets s’ouvre. ● Création d’un immeuble 2 - Immeuble 29 ● Onglet Informations complémentaires Onglet destiné à intituler plus précisément les libellés de charges. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro d’immeuble (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer la fiche d’un immeuble. Toutefois cette suppression doit être effectuée avec méthode afin d’éviter les incohérences : • supprimer en premier chaque lot de l’immeuble • supprimer ensuite l’immeuble ● Manipulation des données saisies : ● Visualisation des lots d’immeubles créés Pour visualiser les lots d’un immeuble, ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Les lots faisant partie de l’immeuble s’affichent dans la fenêtre de visualisation intitulée Liste des lots. Sélectionner le lot et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au détail. 30 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Singularisation des lots d’immeubles créés Le numéro de lot généré automatiquement par le logiciel permet de distinguer les différents lots d’un même immeuble. Cette distinction peut être enrichie en complétant la fiche de chaque lot : ouvrir le Module Base / Option Lot, sélectionner le propriétaire et enfin, l’immeuble. Choisir le lot dans la fenêtre de visualisation et cliquer sur le bouton Ouvrir puis sur le bouton Modifier. ● Onglets Fiche et Compléments Les deux premiers onglets permettent de singulariser les lots de l’immeuble... Il est possible de renommer le lot mais l’adresse demeure celle définie dans l’Option Immeuble. 31 ● Onglet Tantièmes Le troisième onglet apparaît grisé pour les Lots isolés et il est inactif dans le cas d’un lot d’immeuble. Cet onglet n’autorise aucune action, il vous est proposé pour information. Les tantièmes se définissent initialement dans le Module Base / Immeuble et peuvent être complétés en cliquant sur le bouton Tantièmes, situé dans la barre d’outils de la fenêtre de Visualisation. Pour plus d’informations, se reporter au Chapitre III - Gestion des charge s © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour ajouter un lot à un immeuble précédemment créé, se rendre dans le Module Base / Option Lot, sélectionner l’immeuble approprié et cliquer sur Créer. ● Ajout d’un lot dans un immeuble ● Onglets Fiche et Compléments Le numéro du lot s’auto-incrémente (il est déconseillé de le modifier), le propriétaire, le nom de l’immeuble et son adresse sont des champs pré-renseignés. Il suffit donc de saisir la dénomination du nouveau lot. 32 ● Imprimer la liste des immeubles Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des immeubles gérés par un propriétaire. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Lot isolé Pour créer un lot isolé, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Lot puis développer l’arborescence du Propriétaire (clic sur le signe ‘ + ‘). Choisir Lots isolés et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de deux onglets s’ouvre. ● Création d’un lot isolé ● Onglet Compléments Compléter les informations complémentaires relatives au lot : nature du bien, adresse précise, type de fiscalité, compteurs. Notes : • si vous envisagez d’effectuer votre Déclaration de revenus fonciers avec le logiciel, vérifiez que le type de location et le taux de réduction sont correctement renseignés. • dans la rubrique Autres, la zone EDF et GDF accueillent la référence des compteurs. Le champ zone de roulement concerne la Copropriété et n’apparaît qu’à titre indicatif. ● Onglet Tantièmes Onglet uniquement accessible aux lots faisant partie d’un immeuble 33 ● Onglet Fiche Compléter les informations relatives au lot : nom et adresse. Note : si les avis d’échéance et autres correspondances doivent être envoyés à une autre adresse que celle du lot, il convient de la préciser au niveau de la fiche du locataire, l’onglet Facturation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste de lots Le bouton Imprimer de la barre d’outils (Fenêtre de Visualisation) permet d’éditer la liste des lots gérés par un propriétaire. Sélectionner ce dernier dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer. Note : il est possible de n’imprimer qu’une liste partielle des lots (par exemple les lots d’un immeuble). Choisir le bien dans la liste de Sélection et cliquer sur Imprimer. Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de lot (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (trois chiffres maximum, soit 999). ë Il est possible de supprimer un lot. Toutefois cette suppression n’entraîne pas la suppression du locataire. Afin d’éviter un état incohérent des données, il convient de procéder dans l’ordre qui suit : • supprimer le locataire du lot depuis le Module base / Locataire • supprimer ensuite le lot depuis le Module base / Lot ● Manipulation des données saisies : 34 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Locataire Pour créer une fiche locataire, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Locataire, puis le lot à louer (ce dernier doit donc impérativement être créé avant le locataire) et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de 11 onglets s’ouvre. ● Onglet Locataires Recueille les données concernant le locataire (nom et coordonnées). Note : le contenu des champs Titre de correspondance, Nom et Prénom sera employé dans les correspondances adressées aux locataires tandis que le contenu du champ obligatoire est interne au produit (il est donc possible d’y ajouter une référence, notamment dans le cas d’homonymies) ● Création d’une fiche locataire ● Onglet Bail Détaille la nature, la durée... du Bail 7 2 3 5 4 6 1 1 Type de bien immobilier à déterminer de manière précise (influe sur les calculs). 2 Nombre de jours de retard de paiement accordés avant de considérer le loyer impayé. Si cette valeur est égale à 0, le loyer est exigible le 1er du mois. 3 Si le début de bail est intervenu en cours de terme, les calculs seront proratisés en fonction du temps réel d’occupation 4 Loyer initial, c’est à dire à la date de début de bail. 5 Montant du dépôt de garantie initial c’est-à-dire à la date de début de bail et montant actuel c’est-àdire à l’heure actuelle. S’il n’y a pas eu d’ajustement de dépôt de garantie, ces deux montants sont alors identiques. 6 Désignation du loyer actuel. Dans la première colonne, indiquer la nature du revenu. Dans la seconde colonne, il s’agit du libellé figurant sur l’appel de loyer. Enfin dans la dernière colonne, indiquer le montant du revenu. 7 Montant de l’AP L perçu directement de la CAF. Le montant est à indiquer au positif. Il viendra en déduction sur l’appel de loyer. 35 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Onglet Révision Contient les informations relatives à la révision du loyer. 1 Fréquence de la révision par rapport à la date de début du bail. Si la valeur est égale à 0, alors la révision ne sera pas calculée automatiquement. 2 Si le dépôt de garantie doit être ajusté, cocher cette case. Dans ce cas, les champs Dépôt de garantie initial et actuel doivent obligatoirement être remplis. 3 Méthode de calcul de la révision. 4 L’indice Initial correspond en général à l’indice connu à la date de début du bail (indiquée dans l’onglet précédent). 5 Date de la prochaine révision. Elle sera mise à jour automatiquement par la suite. 6 Cette colonne comporte l’indice et les montants de base de la prochaine révision. 7 Cette colonne comporte l’indice utilisé pour la prochaine révision et les montants révisés. Ces deux colonnes sont mises à jour automatiquement. 1 4 2 5 6 7 3 ● Onglets facultatifs concernant le locataire : • Banque : coordonnées bancaires du locataire • Caution : montant et origine de la caution • Facturation : coordonnées facturations ponctuelles • Société : entreprise appartenant au locataire • Employeur : employeur du locataire • Impôts : Trésor public dont dépend le locataire • Références : historique des locations • Assurances : police d’assurance Modification de la numérotation Le numéro de locataire est généré automatiquement par le logiciel. Il ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie (vous pouvez attribuer les numéros 1 à 99999 et vous devez veiller à ce qu’aucun des locataires d’un même propriétaire ne portent un numéro identique). ë Une fois les informations saisies dans les différents onglets, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. ● Manipulation des données saisies : 36 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La coloration en rouge du nom du Locataire indique que la date de sortie est renseignée et, si l’Exercice en cours ne le concerne pas, il peut être supprimé de la liste des Locataires. La suppression de la fiche d’un locataire entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents locatifs, comptabilité). Il est possible de supprimer la fiche d’un locataire sous certaines conditions : son bail doit être terminé et aucune écriture le concernant ne doit apparaître dans l’exercice en cours. ● Suppression d’une fiche locataire ● Imprimer la liste des locataires La liste associée au bouton Imprimer de la barre d’outils permet d’éditer quatre types de documents. Astuce : la liste des locataires peut être filtrée, en fonction du choix initial opéré dans la liste de Sélection. Par exemple, si un immeuble est sélectionné, seuls ses locataires figureront dans la liste à imprimer. 37 Liste des locataires © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Liste des baux Fiche détaillée Historique des mouvements 38 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Fournisseurs Pour créer une fiche fournisseur, se rendre dans le Module Base, sélectionner l’Option Fournisseur, puis le propriétaire concerné et enfin cliquer sur le bouton Créer de la fenêtre de visualisation. Une fenêtre disposant de plusieurs champs s’ouvre. Saisir les informations relatives au fournisseur (noms du fournisseur et des contacts, coordonnées...). Note : si deux propriétaires disposent d’un même fournisseur, il est nécessaire de procéder à une seconde saisie, puisque les comptabilités des propriétaires sont rigoureusement indépendantes. ● Création d’une fiche fournisseur Une fois les informations concernant le fournisseur saisies, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de fournisseur (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer un fournisseur. Toutefois : • la suppression de la fiche d’un fournisseur entraîne l’effacement définitif de toutes ses données (historique des documents fournisseurs, comptabilité) • cette suppression est soumise à condition : un fournisseur ne peut être supprimé si des écritures le concernant figurent dans l’exercice en cours. ● Manipulation des données saisies : 39 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Pour imprimer la liste des fournisseurs d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Fournisseur, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. ● Imprimer la liste des fournisseurs 40 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Banque Dans la fenêtre Banque, saisir • le nom de la banque (obligatoire) • son adresse et les coordonnées du contact (facultatif), etc. Une fois saisies les informations concernant la banque, il convient de les enregistrer en cliquant sur le bouton Valider. Si nécessaire, les informations mémorisées peuvent être mises à jour : cliquer sur le bouton Modifier pour «ouvrir» les champs de saisie. Modification de la numérotation Le numéro de compte bancaire (généré automatiquement par le logiciel) ne doit pas être modifié à posteriori. Si vous disposez d’une numérotation comptable propre, pensez à l’employer dès la première saisie. ë Il est possible de supprimer une banque si aucune écriture la concernant ne figure dans l’exercice en cours. La suppression d’une banque entraîne l’effacement de toutes les données la concernant. ● Manipulation des données saisies : Pour créer une banque se rendre dans le Module Base / Banque et dans la Liste de sélection cliquer sur le propriétaire. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. Notes : • La case à cocher «Banque par défaut» permet de déterminer la banque du propriétaire qui apparaîtra en premier dans les listes déroulantes. Si la case n’est cochée pour aucune des banques, celle créée en premier apparaîtra au sommet de la liste • Si une même banque est utilisée par plusieurs propriétaires, il est nécessaire de procéder à leur création pour chaque propriétaire (la comptabilité d’un propriétaire est rigoureusement indépendante) ● Création d’une banque de propriétaire 41 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer la liste des banques Pour imprimer la liste des Banques d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / Banque, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 42 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 7 - Soldes initiaux Le module Base / Soldes initiaux permet, lors du démarrage du logiciel, de saisir les soldes antérieurs pour les comptes de tiers (locataires, fournisseurs, banques) afin de pouvoir suivre les sommes dûes et les impayés. Note : le logiciel prend en considération l’année civile et dispose d’une fonction de clôture d’exercice qui permet le report automatique des comptes de bilan. Lors du démarrage du logiciel, aucun historique n’étant disponible, il convient d’utiliser la fonction Soldes initiaux. ● Exemple de Report à nouveau pour un solde de loyer Dans notre exemple, nous considérons que : • vous débutez la saisie de vos informations dans le logiciel • le locataire a un impayé de 900 € correspondant à des loyers non acquittés. Se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux et cliquer sur le bouton Créer. • Une écriture est créée portant le nom de pièce RAN 2006 pour Report à nouveau de l’année 2006. • sélectionner la Nature de l’impayés (Loyer, Charges locatives récupérables...) • saisir la somme dûe (note : en cas de trop perçu, il convient de saisir le signe ‘ - ‘ devant la somme) • cliquer sur Valider pour enregistrer 43 Sélectionner dans la Liste hiérarchique le locataire concerné par l’impayé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Manipulation de la Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux La Liste hiérarchique du Module Base / Soldes initiaux présente une particularité : à sa base, 3 sous-onglets sont disponibles. Il permettent de basculer entre les locataires, les fournisseurs et les banques. Liste de sélection par Propriétaires / Fournisseurs Liste de sélection par Propriétaires / Banques Les soldes initiaux des locataires peuvent être créés selon trois catégories : Loyer, Garantie, CAF/AP L. 44 Liste de sélection par Propriétaires / Locataires. ● Imprimer la liste des soldes initiaux Pour imprimer la liste des soldes initiaux, se rendre dans le Module Base / Soldes initiaux, sélectionner le propriétaire (ou le locataire) concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 8 - Plan comptable Le Plan Comptable répertorie tous les comptes utilisables dans le Module de comptabilité. Le Plan Comptable est créé automatiquement par le logiciel et il se met à jour lors de la création de nouveaux tiers (locataires, fournisseurs, banques). Les Plans comptables s’étoffent au fur et à mesure que le logiciel recueille les informations concernant les propriétaires, les locataires, les fournisseurs et les banques. Les comptes comptables peuvent être complétés et renommés tandis que la numérotation attribuée par le logiciel est fixe. Pour accéder au détail d’un compte, double-cliquer sur la ligne. Plan comptable à la création d’un propriétaire Quatre fonctions complémentaires sont disponibles dans la barre d’outils : Editer le plan comptable Choix du nombre de chiffres des codes comptables (8 à 10). Déterminer dès le départ le nombre de caractères des codes comptables et ne pas en changer après la génération des premières écritures. Mise à jour du dernier Plan comptable (ajout des comptes créés depuis) Suppression du Plan comptable Manipulation des comptes (double-cliquer sur le libellé du compte) : Attention : en modifiant un n° de compte, des incohérences peuvent se produire dans la comptabilité. La suppression d’un compte n’entraîne aucune suppression dans la comptabilité ; cette fonction est cependant à utiliser avec précaution car elle peut provoquer des incohérences dans la comptabilité 45 ● Création et mise à jour du Plan comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer le Plan comptable Pour imprimer le plan comptable d’un propriétaire, se rendre dans le Module Base / PC, sélectionner le propriétaire concerné dans la liste hiérarchique et cliquer sur le bouton Imprimer situé au sommet de la Fenêtre de visualisation. 46 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 9 - Tables annexes Tables Codes (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Charges : répertorie les libellés de charges disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des charges’ • Civilités : répertorie toutes les Titres (Madame, Monsieur, ...) proposés dans les listes déroulantes intitulées ‘Titres’ • Règlements : répertorie tous les modes de règlement possibles qui peuvent être utilisés dans les listes déroulantes intitulées ‘Type de mouvement’ • Regroupements : répertorie les libellés de la déclaration des revenus fonciers • Revenus : répertorie les libellés de revenus disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Nature des revenus’ • Journaux : répertorie tous les journaux comptables du logiciel ; il est conseillé de les créer dès le démarrage • Compteurs : répertorie les compteurs (Eau, Gaz, ...) qui peuvent être employés dans le logiciel Tables Indices (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Construction : affiche les indices du coût de la construction ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Référence des Loyers : affiche les indices de référence des loyers ; à mettre à jour chaque trimestre (se rendre sur le site de l’insee) pour pouvoir calculer les révisions de loyer • Coût de la vie : affiche à titre d’information les indices généralistes publiés par l’insee Tables Taux (à compléter en cliquant sur le bouton Créer) : • Fiscaux : répertorie les taux disponibles dans les listes déroulantes intitulées ‘Taux de réduction’ • TVA : répertorie tous les taux de TVA disponibles ● Présentation générale 47 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Code / Charges ● Table Codes / Civilités ● Table Codes / Règlements Pour créer un nouveau Type de charge (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Nature des charges’), cliquer sur Charges dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le n° de Code comptable et le libellé. Le code de regroupement est à renseigner si ce Type de charges figure dans la déclaration des revenus fonciers ; sinon sélectionner NON DEDU CTIBLE. Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Titres’), cliquer sur Civilités dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé, le libellé (visible dans la liste déroulante) et le titre de correspondance (visible dans les documents édités). Pour créer un nouveau libellé (et le faire apparaître dans la liste déroulante intitulée ‘Type de mouvement), cliquer sur Règlements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir un code non employé et le libellé. Notes • Les codes 1 et 2 sont réservés, respectivement aux espèces et aux chèques : ils ne doivent pas être modifiés. • La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement sur tous les règlements concernés. 48 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Codes / Regroupements ● Table Codes / Revenus ● Table Codes / Journaux ● Table Codes / Compteurs Pour créer un nouveau libellé, cliquer sur Regroupements dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Note Il est déconseillé de modifier la table des Regroupements : elle est mise à jour annuellement au moment de la mise à jour fiscale Pour créer un nouveau type de revenu (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Nature de revenus’), cliquer sur Revenus dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé. Sélectionner dans la liste Regr. Déclaration le code de regroupement approprié (si ce type de revenu ne figure pas dans la déclaration des revenus fonciers, choisir NON DECLAR E) Pour créer un nouveau type de journal (ce qui est conseillé uniquement au démarrage), cliquer sur Journal dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code et le libellé du nouveau journal. Note Il est déconseillé de modifier le code d’un journal après la génération des premières écritures. Pour créer un nouveau type de compteur, cliquer sur Compteurs dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et l’unité de mesure. 49 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Table Indices / Construction ● Table Indices / Référence des Loyers ● Table Indices / Coût de la vie ● Table Taux / Fiscaux ● Table Taux / TVA Pour déclarer un nouvel indice de Coût de la construction, cliquer sur Construction dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice du coût de la construction. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices du coût de la construction pour que soit calculée la révision des loyers. Pour déclarer un nouvel indice de référence des loyers, cliquer sur Référence des Loyers dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir l’année, le trimestre et l’indice de référence des loyers. Note Il est nécessaire de renseigner tous les trimestres la table des indices de référence des loyers pour que soit calculée la révision des loyers. Les indices relatifs au coût de la vie n’ont qu’une valeur informative et n’interviennent dans aucun calcul. Ils peuvent cependant être mis à jour : se rendre sur le site web de l’Insee. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note La modification d’un libellé existant s’applique immédiatement dans toutes les fiches locataires. Pour créer un nouveau Taux fiscal (et le faire apparaître dans la liste déroulante ‘Taux de réduction’), cliquer sur Fiscaux dans la Liste de sélection puis sur le bouton Créer. Saisir le Code, le libellé et le taux. Note Le paramétrage des loyers par défaut prévoit d’utiliser le taux de TVA de code 2 (19,6 %) et de code 3 (5,5 %). 50 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / GEST ION DES LOY ERS 1 - Sélection des locataires dans le Module Loyers La génération des loyers s’effectue dans le Module Loyers / Appel en cliquant sur le bouton Nouvel Appel. Selon la sélection opérée dans la la Liste de sélection, le nombre de locataires concerné par le nouvel appel varie : • traitement locataire par locataire : si un locataire particulier est en surbrillance, il sera le seul à être concerné par le nouvel appel • traitement propriétaire par propriétaire : si le propriétaie est en surbrillance, des appels seront générés pour l’ensemble de ses locataires (et pour l’ensemble de son patrimoine) • traitement immeuble par immeuble : si un immeuble est en surbrillance, les appels seront générés pour tous les locataires qui s’y trouvent • traitement global : si la liste complète des locataires est en surbrillance, les appels seront générés pour l’ensemble des locataires, sans distinction de propriétaire et de patrimoine Pour accéder à ces divers modes de traitement, il convient de recourir aux sous-onglets disponibles à la base de la Liste de sélection. Sous-onglet Propriétaires : les locataires sont placés dans l’arborescence de leur propriétaire Sous-onglet Immeubles : les locataires sont placés dans une double arborescence, Propriétaire puis Immeuble (ou lot isolé) Sous-onglet Locataires : les locataires apparaissent dans une liste alphabétique ● Règle générale ● Exemple pratique : la génération des appels dans le Module Loyers / Appel Le Module Loyers propose, pour les options figurées ci-dessus, une Liste de sélection munie de trois sous-onglets : Propriétaires | Immeubles | Locataires. Les sélections possibles diffèrent selon le sous-onglet affiché et les actions à mener peuvent avoir une portée différente, comme indiqué dans l’exemple qui suit. 51 Options propres au module Loyers Options identiques à celles du module Base © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 2 4 5 3 2 - Gestion du dépôt de Garantie Le dépôt de Garantie doit dans un premier temps être saisi dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire, onglet Bail). La somme (par défaut le double du loyer) doit ensuite être encaissée dans le Module Loyers / Garantie. La saisie du montant de Garantie s’effectue dans la Fiche signalétique du locataire (le champ Dépôt initial indique le montant encaissé à l’entrée du locataire, le champ Garantie Actuelle affiche une somme plus élevée si la Garantie a été révisée). L’encaissement du dépôt de garantie s’effectue dans le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Encaissement. 1 Date de règlement du dépôt de Garantie 2 Montant du dépôt de Garantie 3 Banque du propriétaire sur lequel est encaissé le dépôt de Garantie 4 Nom de la banque du locataire (banque émettrice) 5 N° de pièce (en l’occurrence, numéro de chèque) Un dépôt de Garantie encaissé apparaît dans la Fenêtre de visualisation (si ce n’est pas le cas, modifier la période affichée en cliquant sur la loupe ou la liste déroulante associée) ● Encaissement 52 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Remboursement d’un dépôt de Garantie Le remboursement du dépôt de Garantie est l’opération inverse de l’encaissement. Pour rembourser un dépôt de Garantie, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton Rembourser. Le remboursement du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie en cliquant sur le bouton Rembourser. Notes : • le lettrage est le rapprochement de deux (ou plus) écritures par un couple de lettres (AA , AB , AC, etc.) • le lettrage vous permet de visualiser immédiatement les écritures d’appel, d’encaissement, de charges qui ne doivent plus faire l’objet d’un traitement de votre part Le remboursement d’un dépôt de Garantie apparaît en rouge. Si le montant de l’encaissement correspond exactement au montant du remboursement, les deux écritures peuvent être lettrées. 53 • cliquer sur le bouton Lettrer, un champ Cumul s’affiche dans la barre d’outils • double-cliquer successivement sur les deux écritures • cliquer sur le bouton Valider (qui s’affiche lorsque le champ Cumul affiche 0) • cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Compenser un dépôt de Garantie Compenser un dépôt de Garantie consiste à règler un solde du locataire en utilisant le dépôt de Garantie encaissé. 54 Notes Quelque soit le solde du locataire, la compensation doit correspondre (en négatif) à l’intégralité du dépôt de Garantie encaissé. Il conviendra de lettrer l’écriture de compensation avec l’encaissement, une fois les compensations réellement opérées (voir exemple ci-après) 2 - Procéder, depuis le Module Loyers / Encaissement, au remboursement partiel de la Garantie (un encaissement en inscrivant la somme en négatif) : cliquer sur le bouton Encaisser, saisir -500 et Valider. Dans l’hypothèse où le locataire souhaite que son dernier loyer (par exemple, 700 €) soit prélevé sur le dépôt de Garantie encaissé par son propriétaire (par exemple, 1200 €), il convient de suivre les 4 étapes ci-dessous. 1 - Depuis le Module Loyers / Garantie, compenser le dépôt de Garantie (somme intégrale, non lettrée à l’écriture de l’encaissement afin qu’elle s’affiche dans l’Historique du locataire) La compensation du dépôt de Garantie s’opère depuis le Module Loyers / Garantie. Sélectionner la ligne d’encaissement du dépôt de Garantie et cliquer sur le bouton Compenser puis Valider. La compensation apparait sous la forme d’une écriture rouge. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Se rendre dans le Module Loyers / Historique, afficher l’historique du locataire concerné et lettrer les trois écritures. 4 - Cliquer sur le sous-onglet Garantie du module Loyers / Historique (ou se rendre dans le Module Loyers / Garantie) : les écritures d’encaissement et de compensation peuvent désormais être lettrées. 55 ● Imprimer les tableaux et courriers relatifs aux dépôts de Garantie Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Garantie (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Liste des Garanties : toutes les opérations ayant trait aux dépôts de garantie des locataires sont indiquées ; en faisant varier le filtre chronologique (outil Loupe), on obtient un document couvrant une période plus ou moins longue. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple de reçu de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). Exemple de remboursement de dépôt de garantie adressé au locataire (format enveloppe à fenêtre). 56 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Génération et édition des appels de loyer ● Calcul de l’appel de loyer Pour calculer un appel de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Appel et sélectionner : • le locataire, s’il s’agit de calculer un appel le concernant exclusivement (développer les arborescences de la Liste de sélection en cliquant sur les signes ‘ + ‘) • l’immeuble, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous les résidents (pour faire apparaître l’immeuble dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet immeuble) • le propriétaire, s’il s’agit de calculer les appels de loyer de tous ses locataires (pour faire apparaître un propriétaire dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Propriétaire) • la liste complète des locataires, sans distinction de propriétaire (pour faire apparaître la liste complète des locataires dans la Liste de sélection, cliquer sur le sous-onglet Locataires) Dans les exemples qui suivent, la génération des appels concernera un locataire unique. Sélectionner le locataire et cliquer sur le bouton Nouvel appel. 1 Période concernée par l’appel (attention au paramètrage de la variable Terme à échoir / Terme échu, fixé dans la Fiche signalétique du locataire) 2 Date à faire apparaître sur l’appel de loyer 3 N° et nom du propriétaire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 4 N° et nom du locataire (champ renseigné automatiquement en fonction de la sélection initiale) 5 Génération de l’appel 57 1 2 4 5 3 Le calcul d’un appel de loyer génère une nouvelle écriture et le filtre chronologique limite automatiquement l’affichage de la Fenêtre de visualisation à la période concernée par l’Appel. Pour visualiser les écritures antérieures, modifier le filtre d’affichage grâce à l’outil loupe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Par défaut, lors de la génération d’un loyer, sont intégrés : • les loyers à terme à échoir • les loyers à terme échu • les impayés éventuels • la révision éventuelle • les lignes de régularisation de charges en attente Par ailleurs, l’option ‘Tenir compte des écritures existantes’ prévient les erreurs de manipulation (les appels d’une même période ne seront pas ‘écrasés’ s’ils ont été réglés ou rectifiés manuellement, c’est à dire s’accompagnent d’un cadenas dans la première colonne). Enfin, l’intitulé imprimé sur la quittance peut être sélectionné via le menu déroulant (3 choix). En cliquant sur le bouton à bascule ‘Voir Détails / Sans Détail’, les options de calcul de l’appel de loyer (ainsi que l’intitulé de l’entête de la quittance) apparaissent. Il suffit de décocher les cases pour modifier les paramètres par défaut de génération des loyers. ● Paramètres de génération des loyers Paramètres : • Calcul de l’impayé : lorsque cette case est cochée, le montant du solde est rappelé dans l’appel de loyer. En décochant la case, le montant du solde sera nul sur l’appel (et sera reporté sur l’appel suivant) • Calcul de la révision : lorsque cette case est cochée, les révisions seront calculées. En décochant la case, la révision n’aura pas lieu (et il faudra éventuellement la re-programmée dans la fiche signalétique du locataire, à l’onglet Révision). Notes : - dans le cas où la révision s’effectue depuis la date du début de bail, le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice initial et au loyer initial (rattrapage automatique des révisions non effectuées les années précédentes) - dans le cas où la révision s’effectue par rapport à l’année précédente (cas courant), le loyer révisé sera calculé par rapport à l’indice présent dans la Fiche du locataire et au loyer en cours. • Calcul des termes à échoir / des termes échus : lorsque les deux cases sont cochées, les loyers à terme à échoir et échus sont calculés. • Intégrer les régularisation de charge : lorsque cette case est cochée, le logiciel intègre les lignes de régularisation en attente pour ce loyer. Note : les modifications des paramètres de génération des loyers ne sont pas mémorisées d’un appel à l’autre ; par défaut les cases sont systématiquement cochées. Exemple : génération d’appels de loyers à terme à échoir et échu pour janvier 1 2 3 4 Octobre Novembre Décembre Janvier Février Mars Appel Janvier 1 Loyer mensuel échu (pour la période du 01/12 au 31/12 2 Loyer mensuel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/01) 3 Loyer trimetriel échu (pour la période du 01/10 au 31/12) 4 Loyer trimestriel à échoir (pour la période du 01/01 au 31/03) 58 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Modifier un appel de loyer Pour modifier (voire supprimer) un appel de loyer, il est nécessaire d’en afficher le détail : double-cliquer sur la ligne de l’appel à modifier pour ouvrir la fenêtre Appel loyer. 1 Adresse de facturation (correspond à l’adresse du lot si aucune indication contraire n’a été mentionnée dans la fiche signalétique du locataire) 2 La section Références rappelle les n° rattachés au lot, la période couverte par l’appel de loyer, la date d’édition de l’appel, etc. 3 Lignes de détail de l’appel de loyer (loyer, provisions sur charges, etc.) 4 Numérotation de la facture (manuelle ou automatique) 5 Postes supplémentaires du loyer 6 Annotations à faire apparaître sur l’appel et sur la quittance 59 3 6 1 5 2 4 Notes • lorsqu’un appel de loyer est modifié manuellement, un cadenas accompagne la ligne ; cela signifie qu’il ne sera pas remplacé par un nouvel appel de loyer généré pour la même période. Sa suppression demeure possible. • lorsqu’un appel de loyer est lettré, sa modification ou sa suppression est en théorie impossible : une confirmation de délettrage est donc systématiquement demandée lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée. A l’issue de la modification, le re-lettrage est ensuite proposé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier de la fenêtre Appel Loyer pour rendre accessibles les champs de saisie. En cliquant sur le bouton Modifier, la fenêtre Appel Loyer se modifie : • un groupe de bouton permet d’agir sur les lignes de détail de l’appel (ajout, consultation / modification, suppression) • les boutons Valider et annuler permettent respectivement d’enregistrer les modifications saisies ou des les annuler Sélectionner une ligne et cliquer sur le bouton ‘Voir détail ligne’ pour consulter les détails et pour pouvoir les modifier. L’affichage du détail s’effectue dans une fenêtre intitulée Appel loyer détail ligne; à partir de laquelle il est possible de changer les données (cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs de saisie) ● Edition d’un appel de loyer Pour imprimer un appel de loyer, cliquer sur l’écriture dans la Fenêtre de visualisation. Si l’écriture souhaitée n’apparaît pas, faites varier la période affichée en utilisant l’icône loupe. Deux méthodes d’édition peuvent être employées : en utilisant l’éditeur intégré à votre logiciel en utilisant Microsoft Word (la mise en page peut alors être personnalisée) Edition simultannée de plusieurs appels Le logiciel vous permet d’éditer plusieurs appels d’un clic : • sélectionner le propriétaire dans la Liste hiérarchique, les écritures d’appels de tous ses locataires s’affichent dans la Fenêtre de visualisation • pour imprimer l’ensemble des appels, cliquer sur le bouton Imprimer et dans la boîte de dialogue qui apparait, cocher Tous les appels • pour imprimer une sélection d’appels, maintenir la touche CTR L enfoncée, cliquer successivement sur les écritures à éditer et dans la boîte de dialogue, cocher Appel sélectionné L’édition avec Word dispose de fonctionnalité similaires et un bouton à bascule permet de choisir entre : • l’impression de toutes les écritures affichées • l’impression d’une ou plusieurs écritures sélectionnées ë 60 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 61 1 Sélection du document à éditer : • à adresser au locataire : l’appel sélectionné dans la Fenêtre de visualisation, tous les appels affichés • à archiver : le journal des appels 2 Sélection du format d’impression. 3 Ouverture du document approprié dans une fenêtre (prévisualisation) 1 2 3 Appel de loyer pleine page © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Appel de loyer (3 exemplaires par page, format enveloppe à fenêtre) 62 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’appel de loyer accompagné de la quittance de la période précédente. 63 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Les documents édités via le bouton Word sont ouverts dans votre traitement de texte Microsoft : ils sont de ce fait entièrement personnalisables. Appel de loyer Word (modèle original) Exemple de personnalisation Personnalisation des gabarits S’agissant de la personnalisation des courriers édités avec le logiciel Word, deux méthodes peuvent être employées : • personnalisation «document par document» : vous cliquez sur le bouton Word disponible à la base de la Fenêtre de visualisation et vous modifiez le courrier qui s’affiche dans Word • personnalisation du gabarit : vous réalisez une mise en page personnelle qui s’appliquera ensuite à toutes vos éditions. Il convient alors de se rendre dans le module Documents / Modèle, d’ouvrir dans Word le document source (celui-ci affiche une série de champ de fusions, expressions placées entre guillemets qui ne doivent pas être modifiées au-delà de la mise en forme), d’en personnaliser la mise en page et d’enregistrer les modifications. Toutes les éditions auront désormais l’apparence du gabarit personnalisé. ë 64 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Encaissement des loyers Selon les cas de figure, deux méthodes peuvent être employées pour encaisser un loyer : • dans le cas où le montant encaissé correspond au montant appelé, il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Appel • dans le cas où le montant encaissé diffère du montant appelé (par exemple si le locataire effectue plusieurs règlements), il convient de procéder à l’encaissement via le Module Loyers / Encaissement. De manière générale, il faut recourir à ce Module pour visualiser et pour «manipuler» les écritures d’encaissement (suppression d’un encaissement, modification d’un montant...) ● Encaissement du montant appelé (Module Loyers / Appel) Pour encaisser le montant appelé, sélectioner l’appel et cliquer sur le bouton Encaisser. La somme à encaisser est automatiquement renseignée par le logiciel et correspond au montant appelé. Cliquer sur le bouton Valider pour procéder à son encaissement. Encaisser un loyer via le Module Loyers / Appel présente les avantages suivants : • la simplicité de la manipulation : 1 clic sur le bouton Encaisser + 1 clic sur le bouton valider • l’écriture d’appel et l’écriture d’encaissement sont automatiquement lettrées ; inutile donc de se rendre dans le Module Loyers / Historique pour procéder au lettrage des deux écritures Note : le Module Loyers / Appel n’affiche pas les écritures d’encaissement. Pour les consulter, se rendre dans le Module Loyers / Encaissement. 65 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 66 ● Encaissement d’un montant librement saisi (Module Loyers / Encaissement) Le Module Loyers / Encaissement permet de saisir librement le montant à encaisser. Se rendre dans le Module Loyers / Encaissement, sélectionner le locataire concerné. Cliquer sur le bouton Encaisser : la fenêtre ‘Encaissements’ s’ouvre, saisir le montant à encaisser et cliquer sur le bouton Valider. L’écriture correspondante s’affiche dans la Fenêtre de visualiation. Dans l’exemple ci-dessus, le locataire règle son loyer en deux versements : la somme cumulée correspondant exactement à la somme appelée, il est alors souhaitable de lettrer l’écriture d’appel et les deux écritures d’encaissement. Se rendre dans le Module Loyers / Historique, cliquer sur le bouton Lettrer puis : • (1ère méthode) pour chacune des écritures à lettrer, sélectionner la ligne et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer, un couple de lettres identiques doit s’afficher au fur et à mesure dans la colonne LT • (2nd méthode) procéder à la sélection des écritures à lettrer en maintenant enfoncée la touche CTR L et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer Les écritures d’encaissement générées depuis le Module Loyers / Encaissement ne sont jamais lettrées automatiquement avec l’écriture d’appel (même si les montants correspondent et contrairement à ce qu’il se produit lorsque vous procédez à l’encaissement des loyers via le Module Loyers / Appel). Il convient par conséquent de lettrer manuellement. ● Lettrage manuel des montants librements saisis Lorsqu’il s’affiche, cliquer sur le bouton Valider ; cliquer finalement sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Imprimer les encaissements / remboursements Trois types de documents peuvent être imprimés depuis le Module Loyers / Encaissement (et en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique, les éditions de reçus et de remboursement peuvent être singularisées locataire par locataire). Journal des encaissements (pour un locataire en particulier) Reçu des encaissements perçus au près d’un locataire Liste des remboursements effectués par le propriétaire. 67 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Editer une quittance de loyer Pour éditer une quittance de loyer, se rendre dans le Module Loyers / Quittance. L’impression s’effectue en sélectionnant l’écriture qui s’affiche dans la Fenêtre de visualisation. Il est également possible d’éditer les quittances de manière sélective (presser la touche CTR L et cliquer successivement sur les écritures à imprimer). Avant d’imprimer la quittance, il est possible d’en modifier l’entête : • double-cliquer sur l’écriture ; la fenêtre Quittance s’ouvre • cliquer sur le bouton Modifier • sélectionner l’intitulé approprié dans le menu déroulant • cliquer sur le bouton Valider puis sur le bouton Fermer 68 ● Imprimer une quittance lettrée © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 69 En théorie, il n’est pas possible d’éditer une quittance de loyer lorsque les écritures d’appel et d’encaissement ne sont pas lettrés : il n’est pas «logique» de donner quitus à un locataire qui n’a pas totalement règlé son loyer. C’est pourquoi le Module Loyers / Quittance n’affiche que les écritures lettrées. Il est toutefois possible à titre exceptionnel d’éditer des quittances non lettrées : cocher la case ‘Quittances non lettrées’ située dans la barre d’outils pour les faire apparaitre et les imprimer. ● Imprimer une quittance malgré l’absence de lettrage En cas de quittance non lettrée, une autre solution consiste à recourir à la fonction de lettrage partiel. Dans le Module Loyers / Historique, les montants appelés et encaissés étant différents, il est impossible de procéder à un lettrage standard des deux écritures. Pour contourner temporairement cette règle de gestion : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler le menu associé au bouton Lettrer / Délettrer • sélectionner la priorité du lettrage (la somme encaissée couvrira en priorité le loyer brut ou les provisions sur charges) • sélectionner les écritures à lettrer (une sélection discontinue s’obtient en pressant la touche CTR L) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer • cliquer sur le bouton Valider puis sur fermer pour enregistrer le lettrage Les écritures d’appel (n°697) et d’encaissement (n°703) sont lettrées, la quittance peut être éditée. Trois écritures complétent l’historique : l’écriture de lettrage partiel (n°704, elle permet d’équilibrer le solde), l’écriture de report de solde au titre du loyer brut (n°705) et l’écriture de report de solde au titre des provisions sur charges (n°706). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des quittances de loyers Journal des quittances (version détaillée) Quittance 1/3 de page Le Module Loyers / Quittance donne accès à trois types d’édition : les quittances pleine page, les quittances tiers de page et les journaux. Ces documents peuvent être imprimés pour un locataire en particulier (en fonction de la sélection opérée dans la Liste hiérarchique) et peuvent concerner plusieurs écritures de quittance (en fonction des données affichées dans la Fenêtre de visualisation, à faire varier via l’outil Loupe). La touche CTR L vous permet en outre d’opérer une sélection fine des écritures à considérer. 70 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Quittance pleine page Impression avec Microsoft Word Comme dans la plupart des Modules, la correspondance Propriétaire - Locataire peut être imprimée via le logiciel Word (votre courrier peut alors être personnalisé comme un document texte ordinaire) : • pour une impression sélective : sélectionner l’écriture à imprimer (ou plusieurs écritures en maintenant la touche CRTL enfoncée) et cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré unique • pour une impression globale de toutes les écritures affichées, cliquer sur le bouton Word accompagné d’un carré double. Rappel : vous pouvez faire varier l’affichage des écritures via la Liste hiérarchique et grâce à l’outil Loupe. ë 71 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Suivi des loyers : Module Loyers / Historique Le Module Loyers / Historique permet de suivre le compte locatif des locataires et remplit deux fonctions : • la consultation des écritures (appels, encaissements, dépôts de garantie, impayés) • les manipulations relatives au lettrage et délettrage des écritures 72 1 Sélection de la période à afficher dans la Fenêtre de visualisation : le menu déroulant permet de sélectionner une période prédéfinie tandis qu’un clic sur l’icône Loupe permet de paramétrer précisément le filtre chronologique (à employer notamment lorsque vous souhaitez consulter une série d’écritures située sur deux exercices différents). 2 Colonne ‘Montant’ : sommes appelées (en noir) et encaissées (en rouge) 3 Colonne ‘Lettrage’ : une encoche verte accompagnée d’un couple de lettre signale le lettrage de l’écriture 4 La colonne ‘Cumul’ additionne au fur et à mesure les montants des lignes : • égal à 0, le locataire n’a pas de retard de paiement • positif, le locataire a un retard de paiement • négatif, le locataire a réglé plus qu’il ne devait 1 2 3 4 La Fenêtre de visualisation dispose de trois sous-onglets, affichant respectivement les historiques des Loyers, des Dépôts de garantie et des AP L. ● Consultation des écritures Le Module Loyers / Historique est l’unique Module qui affiche simultanément les écritures d’appel et d’encaissement. Afin de faciliter la lecture des comptes locatifs (le nombre d’écritures affichées dans la Fenêtre de visualisation pouvent devenir rapidement excessif), il est conseillé d’opérer un double filtrage : • en sélectionnant un locataire dans la Liste hiérarchique • en filtrant chronologiquement les écritures (outil Loupe) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 73 Le lettrage consiste à rapprocher une ou plusieurs écritures : • un couple de lettres commun aux écritures permet de repérer leur association • une encoche verte dans la colonne LT signale graphiquement le lettrage Plusieurs types d’écritures doivent être lettrées : • écritures d’appel, d’encaissement, de versement de CAF, de Garantie mais également les Factures et leurs règlements • des écritures de charges non lettrées ne seront pas considérées dans les calculs de régularisation opérés par le logiciel • des écritures non lettrées ne seront pas prises en compte dans les calculs de la Déclaration des revenus fonciers opérés par le logiciel Les écritures lettrées ne peuvent plus être modifiées à moins de procéder à leur délettrage : • le délettrage est systématiquement proposé lorsque l’on souhaite intervenir sur une écriture lettrée • après modification le rétablissement du lettrage est également proposé Pour un lettrage intégral, les écritures à rapprocher doivent nécessairement avoir un cumul égal à 0. La manipulation de lettrage s’opère en 4 étapes : ● Lettrage des écritures 1 - Cliquer sur le bouton Lettrer 2 - Sélectionner dans la Fenêtre de visualisation chacune des écritures à lettrer (l’emploi de la touche CTR L permet d’opérer des sélections discontinues, la touche MAJ une sélection continue) et cliquer sur le bouton Lettrer / Délettrer. 3 - Lorsque chacune des écritures à lettrer comporte un couple de lettres identique et que le champ cumul affiche à nouveau un total nul, le bouton Valider s’affiche. Cliquer sur Valider. 4 - Cliquer sur le bouton Fermer pour enregistrer le lettrage Le lettrage partiel permet d’associer des écritures malgré l’existence d’un solde ; contrairement au lettrage intégral, il ne peut s’agit ici que d’associer des écritures d’appels et d’encaissements de loyers. La procédure est identique mis à part : • le choix, à l’étape 2, d’une règle de priorité (la somme perçue par le propriétaire devra en priorité couvrir la somme appelée au titre du loyer brut ou des provisions sur charges) • aucune sélection d’écriture n’est nécessaire Les écritures générées par un lettrage partiel Le lettrage partiel génère trois écritures supplémentaires dans l’historique du compte locatif : • une écriture spécifique au lettrage (automatiquement calculée par le logiciel) • une écriture de report de solde relative au loyer brut • une écriture de report de solde relative aux provisions sur charges Un lettrage partiel peut être supprimé, par exemple une fois que le locataire a régularisé sa situation : • cliquer sur le bouton Lettrer • dérouler la liste associée au bouton Lettrer / Délettrer et sélectionner Supprimer le lettrage partiel • confirmer le délettrage ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Impression des documents relatifs aux comptes locatifs Le Module Loyers / Historique permet d’imprimer trois types de documents. L’export des données dans le tableur Microsoft Excel est également disponible : les données exportées seront celles affichées à l’écran, il convient donc de filtrer correctement les données pour obtenir un tableau Excel pertinent : • via la Liste hiérarchique :choix d’un locataire en particulier ou de tous les locataires) • grâce à l’outil Loupe (choix de la période à faire apparaitre dans la Fenêtre de visualisation) Courrier de Rappel pour loyer impayé 74 Tableau récapitulatif du compte locatif © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Courrier récapitulatif du Compte locatif 75 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Gestion des APL C / PARA MÈTR ES AVAN CÉS Les appels de loyer des locataires bénéficiaires des AP L opérent automatiquement la soustraction : [ Loyer (+ éventuellement provisions sur charges) ] - AP L = Somme dûe par le locataire. Le montant de l’AP L auquel a droit le locataire est à indiquer dans sa Fiche signalétique (Module Base / Locataire, onglet Bail) L’appel de loyer affiche le montant de l’AP L et opère automatiquement la soustraction. ● Intégration du montant des AP L dans les appels de loyer 76 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société S’agissant d’un locataire bénéficiaire des AP L, l’encaissement intégral du loyer s’effectue en 2 étapes : • encaisser l’appel de loyer (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton encaisser) • encaisser le versement de la CAF (se rendre dans le Module Loyers / Appel, sélectionner le locataire concerné, cliquer sur les boutons CAF-AP L puis Encaisser AP L) ● Encaissement d’un loyer pour un locataire bénéficiaire des AP L En procédant à l’encaissement du loyer depuis le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures d’appel et d’encaissement est automatique. Rappel : une autre méthode d’encaissement peut être utilisée, via le Module Loyers / Encaissement, et dans ce cas, le lettrage doit s’opérer manuellement. En procédant à l’encaissement des AP L via le Module Loyers / Appel, le lettrage des écritures Appel de Loyer / Encaissement de Loyer se complète automatiquement de la ligne d’Encaissement des AP L. 77 1ère étape La somme encaissée de la part du locataire correspond au montant appelé moins le montant des AP L. 2nd étape L’encaissement du versement de la CAF s’effectue depuis le Module Loyers / Appel et cliquant successivement sur les bouton ‘CAF-AP L’ et ‘Encaisser AP L’. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La consultation des encaissements peut s’effectuer via la Module Loyers / Encaissement mais une vision plus complète des manipulations d’appel et d’encaissement, de leur lettrage est disponible via le Module Loyers / Historique. ● Consultation des encaissements ● Fonction de compensation Lorsque le montant de l’AP L versé par la CAF est différent de celui attendu (c’est à dire différent de celui indqué dans la Fiche signalétique du locataire), deux solutions peuvent être envisagées : • modifier la Fiche signalétique du locataire : avant de générer l’appel de loyer, se rendre dans le Module Base / Locataire, ouvrir la Fiche du locataire concerné et modifier ponctuellement le montant de l’AP L afin qu’il coïncide avec celui réellement versé. Générer l’appel de loyer et procéder aux encaissements normalement. Ne pas oublier de rétablir le montant des AP L perçus par le locataire en prévision du prochain appel de loyer. • saisir la différence en utilisant la fonction de compensation : après avoir généré l’appel de loyer se rendre dans le Module Loyers / Historique et afficher le sous-onglet CAF-AP L. Important : l’encaissement du loyer doit être effectué avant d’utiliser la fonction de compensation. Le montant indiqué dans la Fenêtre de visualisation (Module Loyers / Historique, sous onglet CAF-AP L) correspond au montant indiqué dans la Fiche signalétique du locataire. Si le versement réellement encaissé diffère, recourir au bouton Compenser. 78 La Fenêtre de visualisation du Module Loyers / Historique dispose d’un sous-onglet dédié à l’historique de la CAF. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’écriture ‘CAF Compensation’ (qui peut être annulée via le bouton Supprimer la compensation) s’affiche. Elle indique : • dans la colonne Montant la somme encaissée • dans la colonne Cumul la somme qui reste à encaisser La compensation règle le solde de la CAF et permet de considérer le loyer comme règlé, que le locataire ait ou non acquitté la compensation. Dans l’exemple ci-dessus : • l’Appel de loyer s’élève à 600 € dont 320 € habituellement versés par la CAF • le versement effectif de la CAF n’étant que de 200 €, le propriétaire à compensé la différence (120 €) • au final le loyer est considéré comme réglé (lettrage) et le locataire est débiteur du montant de la compensation (120 €) 79 Saisir la date de compensation et le montant réellement encaissé. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Calculs de révision Indice initial, fixé automatiquement par le logiciel en fonction de la date d’entrée du locataire Indice à renseigner dans la table Entrée du locataire 1ère révision du loyer 01 / 09 / 2005 01 / 09 / 2006 Année 2005 Année 2006 Trimestre 1 Trimestre 1 Année 2005 Année 2006 loyer révisé = (loyer initial x indice 1er trimestre 2006) indice 1er trimestre 2005 Détail des opérations opération automatique opération manuelle ● Données requises 80 La révision des loyers est “semi-automatique”. En effet, pour que l’appel de loyer soit révisé à la date prévue, il vous faut renseigner deux séries d’informations : • dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire), il convient de : • fixer les modalités de la révision (à partir de quel indice ou pourcentage s’effectuera le calcul de révision) • fixer la périodicité des révisions • dans les tables d’indices (Module Base / Annexe), une mise à jour doit être effectuée régulièrement grâce aux indices trimestriels publiés par l’Insee Si ces informations sont correctement saisies dans le logiciel, le calcul de la révision s’effectue automatiquement lors de la génération des appels de loyers, qui affiche alors le symbole dans la colonne R. En cas de problème dans le calcul de la révision, la colonne R affiche et un avertissement vous invite à vérifier les indices contenus dans les tables du Module Base / Annexe. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Aucune disposition (autre que la mise à jour de l’indice approprié) n’est à prendre lorsque survient la date de la révision : il suffit de générer l’Appel de loyer pour qu’il soit révisé (Module Loyers / Appel, bouton Nouvel Appel). ● Générer un appel de loyer avec révision ● Anticiper une révision et imprimer une lettre de révision personnalisable Dès que l’indice approprié est saisi dans la table, il est possible de connaître pour un locataire donné le montant de l’augmentation de son loyer. Cette fonction est facultative (elle n’affecte en aucun cas la gestion locative) mais très utile : • pour s’informer par avance du montant de la révision • pour éditer une lettre de révision personnalisable (avec Word) Sélectionner le locataire approprié et cliquer sur le bouton Calculer : le montant du loyer tel qu’il sera une fois révisé apparaît dans la colonne ‘Prochain loyer’. Si aucune ligne n’est visible : • modifier la période affichée en cliquant sur l’icône Loupe • ou vérifier la présence de l’indice approprié dans les tables IRL ou ICC Le calcul par anticipation d’une révision de loyer s’affiche également dans la Fiche signalétique du locataire. 81 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le bouton Word permet d’imprimer des courriers de révision personnalisés. Sélectionner la ligne de calcul de la révision de loyer et cliquer sur le bouton Word situé à la base de la Fenêtre de visualisation. Le logiciel Microsoft Word s’ouvre et vous permet de modifier graphiquement votre correspondance, les champs de données étant déjà renseignés. Note : l’édition de lettres de révision avec Word (via le Module Loyers / Révision) implique qu’un calcul par anticipation ait été généré (bouton Calculer) ● Impression des tableaux et courriers liés à la révision du loyer Trois types de documents peuvent être édités via le bouton Imprimer du Module Loyers / Révision : • le tableau des loyers dont la révision est programmée (pour déterminer le délai «d’alerte» et donc le contenu de ce tableau il convient de faire varier la période affichée dans la Fenêtre de visualisation grâce à l’outil Loupe) • le courrier que le propriétaire adresse à son locataire l’avertissant de la prochaine révision du loyer • le courrier que le locataire doit adresser à sa banque pour modifier la montant du prélèvement automatique du loyer Tableau des révisions programmées dans les deux prochains mois Courrier que le locataire adresse à sa banque par anticipation et en vue de l’augmentation du prélèvement automatique. 82 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Départ et arrivée de locataires Lors du démarrage du logiciel, l’arrivée d’un locataire consiste simplement • à sélectionner le lot vide • puis à compléter sa fiche signalétique dans le Module Base / Locataires. Lorqu’il s’agit d’un changement de locataire deux étapes précèdent nécessairement l’arrivée du nouvel entrant : • clôre le bail du locataire sortant • solder le compte de l’ancien locataire (plusieurs cas de figure peuvent se présenter : remboursement intégral, partiel ou aucun remboursement de Dépôt de garantie) • compléter la fiche signalétique du nouveau locataire 83 ● Clôre le bail du locataire sortant Avant de faire entrer un nouveau locataire dans un lot, il convient de s’assurer que son prédécesseur soit déclaré comme sorti. Dans le module Base / Locataire, son nom doit apparaître en rouge. Se rendre dans le Module Base / Locataire : • sélectionner le propriétaire et le lot dans lequel se trouve le locataire • double-cliquer sur son nom (pour ouvrir sa Fiche signalétique) • cliquer sur l’onglet Bail • cliquer sur le bouton Modifier • saisir la date de sortie • cliquer sucessivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 84 Le locataire sorti apparaît en rouge. Pour faciliter la lecture des informations dans la Liste hiérarchique, une série de filtres sont mis à votre disposition dans le Module Outils / Paramétrage. Ils vous permettront par exemple de masquer les locataires sortis. ● Masquer les locataires sortis © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Loyers au prorata temporis ● Premier loyer mensuel au prorata temporis Les loyers sont calculés automatiquement au prorata temporis : • lorsque le locataire arrive en cours de mois (la case ‘Recadrage automatique’ dans la Fiche signalétique du locataire active la fonction de proratisation du loyer ; elle se coche automatiquement si la date d’entrée du locataire se situe en cours de mois) • lorsque le locataire part en cours de mois (inutile de cocher la case, le calcul est proratisé d’office) Exemple : premier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Case à cocher : pour que le prorata soit pris en compte la case Recadrage automatique doit être cochée. Mode : le bail peut être à terme à échoir ou à terme échu. Début de bail : le bail débute en cours de mois. Règlement : périodicité des appels de loyer. Appel mars Appel avril occupation 15 au 31 occupation avril Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 15 au 31 mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 15 au 31 mars (note : si aucun appel n’est créé pour le mois de mars, la somme dûe pour l’occupation du 15 au 31 mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois d’avril) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période allant du 15 au 31 mars) : - générer l’appel du mois d’avril - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 85 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Exemple : premier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars Appel juin occupation 01/02 au 31/03 occupation avril, mai et juin Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation de mois de février et mars : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de mars. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit pour les mois de février et de mars (note : si aucun appel n’est créé pour les mois précédents, la somme dûe pour l’occupation des mois de février et de mars est automatiquement reportée proratisée sur l’appel du mois de juin) • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, deux méthodes peuvent être employées indifféremment (la somme appelée correspondra dans les deux cas à la période février et mars) : - générer l’appel du mois de juin - générer l’appel du mois de mars en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer mensuel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (mensuel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation mars occupation du 01 au 15 Mars Avril Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 01 au 15 avril : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois d’avril. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 01 au 15 avril • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois d’avril en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. ● Dernier loyer trimestriel au prorata temporis Exemple : dernier loyer (trimestriel) calculé au prorata temporis Appel mars occupation janvier, février et mars occupation du 01/04 au 07/06 Janvier Février Mars Avril Mai Juin Pour obtenir l’indemnité d’occupation du 1er avril au 07 juin : • s’il s’agit d’un loyer à terme à échoir, générer l’appel du mois de juin. La somme appelée correspondra à la période occupée, soit du 1er avril au 07 juin • s’il s’agit d’un loyer à terme échu, générer l’appel du mois de juin en prenant soin de décocher les cases ‘Calculer termes à échoir’ et ‘Calculer termes échus’ dans la Fenêtre ‘Génération des loyers’. 86 ● Premier loyer trimestriel au prorata temporis Appel avril Appel juin © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 5 - Alertes et relances Le Module Loyers / Alerte permet d’éditer des documents à l’attention des locataires qui sont en situation de retard de paiement. Une alerte peut avoir pour objet : • un impayé • un contrat d’assurance • des contrats d’entretien • une fin de Bail Pour pouvoir éditer les documents souhaités, il convient - dans la Fenêtre de visualisation - d’afficher le sousonglet concerné et la période appropriée. 87 ● Numéroter une relance et expédier avec Accusé de réception Il peut être utile d’attribuer un numéro à chaque courrier de relance et de spécifier - pour mémoire - le mode d’envoi ‘Avec accusé de réception’. Ces indications sont à spécifier dans la Fiche signalétique du locataire (Module Base / Locataire). Ouvrir la fiche du locataire et afficher l’onglet Facturation. Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles et : • dans le champ ‘Relance’ : attribuer un n° de relance • dans la liste déroulante associée : sélectionner le type d’envoi retenu (AR ou non) Se rendre dans le Module Loyers / Alerte,sélectionner le locataire concerné et - en déroulant la liste associée à l’icône loupe - cliquer sur ‘Avec accusé de réception’ si cela correspond au choix retenu précédemment. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 88 Dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner le format de relance souhaité. Le numéro de relance s’affiche sous l’intitulé du courrier. Sélectionner l’écriture qui apparaît dans la Fenêtre de visualisation et qui doit faire l’objet d’une relance. ● Imprimer un courrier de relance © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Documents locatifs Le Module Loyers / Document permet de constituer un historique de la correspondance propriétaire / locataires. Pour s’afficher dans votre logiciel, les documents mémorisés doivent avoir un format numérique compatbile, c’est à dire portant une des extensions suivantes : • .pdf (lu par Adobe Acrobat Reader) • .doc (lu par Microsoft Word) • .html (lu par votre navigateur internet, par exemple Microsoft Internet Explorer) • images dont le format est reconnu par votre navigateur internet (.gif, .jpg, .png) Pour créer un enregistrement, sélectionner le locataire concerné et cliquer sur le bouton Créer. Dans la fenêtre ‘Gestion de l’historique des documents’, saisir les informations relatives au document (date, provenance) et indiquer son chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir (note : si vous déplacer l’archive, songez à mettre à jour le chemin d’accès en cliquant sur le bouton Parcourir). La liste des documents archivés peut être imprimée (cliquer sur le bouton Imprimer) et chaque pièce peut être affichée : • sélectionner dans la liste le Document à visualiser • cliquer sur le bouton Document Note : si l’extension du document n’est pas reconnue automatiquement, une fenêtre de téléchargement vous est proposée, vous permettant d’ouvrir le document avec le logiciel de votre choix. 89 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre III - GESTION DES CHARGES 90 A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 1 - Saisie d’une charge 91 2 - Règlement d’une charge 92 B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE 93 1 - Paramétrer une grille de répartition 93 ● 1ère étape : création de la grille de répartion 93 ● 2nd étape : affectation des quotes-parts 94 2 - Répartir une charge 95 3 - Régularisation des charges 96 ● Calculer la régularisation des charges 96 ● Régulariser les charges 99 C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR 100 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel 100 ● La répartition par compteur 100 ● Paramétrages et informations à renseigner 100 2 - Paramétrer les compteurs 101 ● 1ère étape : création des compteurs physiques 101 ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs 102 3 - Mise à jour des relevés de compteurs 104 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs 105 D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 1 - Suivi des charges 106 2 - Documents des fournisseurs 106 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La création d’une facture suppose qu’au moins une fiche fournisseur ait été remplie (se rendre dans le Module Base / Fournisseurs). Pour créer une facture se rendre dans le Module Charges./ Factures. 1 - Saisie d’une charge A / SA ISIE ET RÈ GLEMENT D’UN E CHAR GE 91 La nouvelle facture a été créée. Cliquer successivement sur les boutons Valider et Fermer pour enregistrer les saisies. Sélectionner le Fournisseur émetteur de la facture et cliquer sur le bouton ‘Nelle Facture’ et, à l’affichage de la fenêtre Factures et Charges, cliquer sur le bouton ‘Ajouter ligne’. Saisir les informations relatives à la facture (montant, taux de tva, immeuble ou lot concerné) et cliquer sur le bouton Valider. Notes : • pour pouvoir être répartie, la nature de la charge doit impérativement porter un code de regroupment 210 (se reporter à la Table des Codes charges du Module Base / Annexe ; il est conseillé d’imprimer ce tableau si vous gérez les charges avec le logiciel) • le champ lot doit être renseigné si au préalable aucune répartition de charges n’a été effectuée pour l’immeuble © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Règlement d’une charge 92 La facture apparaît dans la fenêtre de visualisation. La nouvelle facture apparaît désormais lettrée dans la Fenêtre de visualisation. La facture doit être acquittée par le propriétaire. Dans le Module Charges / Facture, sélectionner l’écriture et cliquer sur le bouton ‘Régler’, vérifier la somme et la date automatiquement renseignées et cliquer sur Valider pour enregistrer. Les factures peuvent être réglées par le propriétaire via deux Modules (le principe de règlement des factures est identique à celui d’encaissement des loyers) : le Module Charges / Facture permet - si les sommes facturées et réglées sont identiques - d’obtenir un lettrage immédiat des deux écritures. Si le règlement s’effectue en plusieurs fois, il convient alors de recourir au Module Charges / Règlement et de créer autant d’écriture de règlement que nécessaires. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN E GRILLE Une grille de répartition permet de répartir une charge pour un immeuble en fonction des tantièmes (ou millièmes), autrement dit, de la ventiler selon des quotes-parts prédéfinies. 1 - Paramétrer une grille de répartition Exemple Considérons un immeuble dans lequel un propriétaire loue 4 lots, avec des charges générales ainsi réparties sur une base de 50 : - Rdc droite : 10 - Rdc gauche : 10 - 1er etg droite : 15 - 1er etg gauche : 15 Pour que la répartition des charges puisse être calculée dans le logiciel, il convient au préalable de la paramétrer. Deux étapes sont nécessaires : • créer une grille de répartition (dénomination et base à partir de laquelle s’effectuera le calcul) • affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées ● 1ère étape : création de la Grille de répartition Pour créer une grille de répartition, se rendre dans le Module Base / Immeuble. Sélectionner l’immeuble concerné et en afficher le détail en cliquant sur le bouton Ouvrir. 93 Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le libellé de la Grille (exemple GENERA L) et sa base ( = somme des quotes-parts, 50 dans notre exemple). Note : • un maximum de 5 grilles peut être créé, soit 5 façons de répartir • plusieurs charges peuvent utiliser la même grille © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : affectation des quotes-parts Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné : les lots associés apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Cliquer sur le bouton Tantièmes Pour affecter à chaque lot les quotes-parts appropriées, se rendre dans le Module Base / Lot. La Liste des tantièmes s’affiche dans la Fenêtre de visusalisation. Cliquer sur le premier lot (Rdc droite dans notre exemple). Par défaut : • toutes les grilles associées à l’immeuble apparaissent, accompagnées du montant de la base • aucune charge n’est affectée au lot 94 Afficher l’onglet Informations complémentaires afin de saisir un libellé de grille plus complet. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre accessibles les champs et saisir la quote-part du lot (10 dans notre exemple). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer la saisie. 2 - Répartir une charge IMPORTANT ! La charge à répartir doit bien évidemment être récupérable par le propriétaire, autrement dit, porter le code de regroupement 210. Pour s’en assurer : • (d’un point de vue légal) consulter le Document informatif fourni dans le Module Documents • consulter la colonne Grpe de la table Code / Charges (Module Base / Annexe) ë 95 En validant la première saisie, le lot suivant est automatiquement sélectionné. Cliquer à nouveau sur le bouton Modifier pour affecter la quote-part appropriée. Recommencer les saisies pour chaque lot (= jusqu’à ce que le champ ECART indique 0). Cliquer sur le bouton Répartir et : • sélectionner l’immeuble concerné par la facture (note : si vous ciblez un lot en particulier, la charge entière lui sera affectée) • sélectionner la grille de répartition définie dans le module Base / Lot via le bouton Tantièmes (si aucune grille ne correspond à la facture il est possible de créer une grille «volatile», à usage unique) • Valider Une fois la facture acquittée par le propriétaire, se rendre dans le Module Charges / Répartition et sélectionner la facture à répartir. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La répartition complète d’une charge s’affiche accompagnée d’une pastille verte. IMPORTANT ! Le logiciel tient compte des dates d’arrivée et de départ des locataires puisque le calcul de la répartition s’effectue en fonction des périodes d’occupation des lots. Il suffit donc d’indiquer la période souhaitée, le logiciel proratise la charge. ë 96 A l’issue du calcul de répartition, le détail de la ventilation s’affiche. ● Calculer la régularisation des charges Une fois la charge répartie, se rendre dans le Module Loyers / Régularisation et sélectionner l’immeuble concerné par la répartition : les provisions sur charges qui ont été versées apparaissent dans la Fenêtre de visualisation. Il convient de rapprocher cette somme des factures réglées par le propriétaire. Sélectionner dans la liste hiérarchique (onglet Immeubles) l’immeuble concerné par la régularisation. 3 - Régularisation des charges © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société La Fenêtre de visualisation affiche : • pour le sous-onglet cumul, les totaux de charges et de provisions, ainsi que le montant à appeler ou à déduire • pour le sous-onglet ‘Détail’ les écritures de charges et de provisions justifiant les totaux. Dans le Module Loyers / Régularisation, sélectionner le propriétaire, l’immeuble ou le locataire concerné et cliquer sur le bouton Calculer. Saisir la période sur laquelle doit porter le calcul. Les charges provisionnées par les locataires de l’immeuble s’affichent dans la Fenêtre de visualisation ; si rien n’apparait il convient d’actualiser les informations en cliquant sur le bouton Calculer (cela ne génère aucune écriture et peut être répété autant de fois que nécessaire). 97 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Un fois calculée, la régularisation peut faire l’objet de plusieurs éditions (utiles notamment lorsque le locataire en fait la demande) : • un document global s’obtient en cochant ‘Régularisation des charges’ • le détail des factures s’obtient en cochant ‘Détail des charges’... Appel de régularisation des charges 98 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une fois le calcul de la régularisation effectué, il convient de procéder à la régularisation effective des charges. ● Régulariser les charges Le montant devra finalement être acquitté par le locataire, soit en même temps que le règlement de son loyer soit par le biais d’un encaissement indépendant. Pour intégrer la ou les régularisations dans un appel de loyer, cocher le premier bouton radio et saisir la date appropriée. Pour directement créer l’écriture comptable, cocher le second bouton radio et saisir la date appropriée. Cliquer sur Valider pour enregistrer. Lorsqu’une régularisation est intégrée au loyer, une ligne de détail s’y ajoute automatiquement L’appel de loyer informe le locataire de la régularisation Journal des régularisations 99 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société C / RÉPART ITION D’UN E CHAR GE D’IMMEUB LE SELON UN COMPT EUR ● Gestion des compteurs : ce que permet le logiciel A partir d’une facture globale (concernant la consommation de l’immeuble), votre logiciel : • calcule pour chaque locataire des factures particulières et proportionnelles à leur consommation • permet l’édition de grilles vierges pour procéder aux relevés de compteurs • permet l’édition de borderaux à faire remplir par les locataires ● Paramétrages et informations à renseigner En supposant que le patrimoine, les locataires et les fournisseurs sont déjà créés dans le logiciel, il est nécessaire de : • déclarer les compteurs physiques lot par lot (opération à réaliser une seule fois) • déclarer les relevés initiaux, compteur par compteur • mettre à jour les relevés de compteurs • créer une facture ● La répartition par compteur La fonction de répartition des charges par rapport aux relevés de compteurs concerne les propriétaires qui doivent ventiler le montant d’une facture d’eau, d’électricité, de gaz ou de fuel entre les locataires d’un même immeuble. LOT 1 : Locataire avec compteur particulier LOT 2 : Locataire avec compteur particulier LOT 3 : Locataire avec compteur particulier LOT 4 : Locataire avec compteur particulier LOT 5 : Locataire avec compteur particulier Fournisseur (par exemple : Cie des Eaux) Facture 500 € Propriétaire d’un immeuble ? Comment ventiler une facture d’immeuble en fonction de la consommation des lots ? ? ? ? ? 1 - Gestion des compteurs : première approche 100 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Paramétrer les compteurs Le paramétrage des compteurs s’opère en deux étapes : • déclaration des compteurs physiques dans le logiciel (compteur présent physiquement dans le lot, créé une seule fois pour tous les locataires qui s’y succèderont) • saisie des relevés initiaux des compteurs (niveau de consommation affiché sur le compteur à l’arrivée du locataire) ● 1ère étape : création des compteurs physiques Les compteurs physiques se créent dans le Module Base / Lot. 3 - Dans la fenêtre Gestion des compteurs, vérifier les informations du cadre supérieur (renseignées automatiquement) et indiquer dans la partie inférieure : • la dénomination du compteur • un commentaire (facultatif) • le type de compteur Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les informations. Répéter les opérations 2 à 3 pour chacun des lots où il s’agit de créer un compteur physique. 101 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble pour lequel les compteurs doivent être créés. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Compteurs. 2 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur le lot pour lequel un compteur doit être créé. Dans la Fenêtre de visualisation, cliquer sur le bouton Créer. 4 - Une fois les compteurs créés, cliquer sur le bouton Retour. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● 2nd étape : saisie des relevés initiaux des compteurs Les relevés de compteurs se créent dans le Module Charges / Relevés. 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné (note : il est possible de créer un relevé de compteur pour un lot particulier en le sélectionnant à la place de l’immeuble). 3 - Le relevé (vierge, ne mentionnant aucune consommation) apparaît dans la Fenêtre de visualisation. Sélectionner le relevé et cliquer sur le bouton Ouvrir pour accéder au Détail. 4 - Sélectionner la première ligne (en l’ocurrence celle du lot 1) et cliquer sur le bouton Ouvrir. La fenêtre Gestion des relevés (concernant le lot 1 en particulier) s’ouvre. 102 2 - Cliquer sur le bouton Nouveau relevé. La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre : fixer le Type de relevé (Eau, Electricité, ...), sa date et sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 6 - Le détail du relevé indique désormais les index relevés pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour afficher le relevé de l’immeuble. 7 - Le relevé indique pour l’immeuble le total de la consommation (somme des index). 103 5 - Cliquer sur le bouton Modifier pour rendre les champs de saisie accessibles. Saisir le relevé et ajouter éventuellement un commentaire. Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. Recommencer les opérations 4 et 5 pour chaque lot. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 3 - Mise à jour des relevés de compteurs IMPORTANT ! Pour pouvoir imputer une charge à des compteurs, il faut avoir saisi au moins 2 relevés par compteur : • un index “initial” (relevé correspondant au début de la période couverte par la facture) • un index “actuel” (relevé correspondant à la fin de la période couverte par la facture) En effet, le calcul de la consommation résulte de la soustraction loyers “actuel” - “initial”. ë La mise à jour des relevés de compteurs s’effectue dans le Module Charges / Relevés. 3 - Un nouveau relevé apparaît dans la Fenêtre de visualisation : le sélectionner et cliquer sur Ouvrir pour accéder au détail. Sélectionner un à un les relevés de chaque lot et saisir les nouveaux index. 4 - Le tableau de Détail récapitule par lot les informations relatives : • au relevé “initial” • au relevé présent / mis à jour • à la consommation Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. 104 1 - Dans la Liste de sélection, cliquer sur l’immeuble concerné puis sur le bouton Nouveau relevé. 2 - La fenêtre Gestion des relevés s’ouvre. Fixer : • le Type de relevé (Eau en l’occurrence) • sa date (par exemple celle correspondant à la fin de la période couverte par la facture) • sa Nature (Réel, Estimé ou Relevé par le locataire). Cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Répartition d’une charge en fonction des relevés de compteurs La répartition d’une charge s’effectue dans le Module Charges / Répartition. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le propriétaire puis le fournisseur concernés. Dans la Fenêtre de visualiation s’affiche la charge à répartir. La fenêtre Répartition des charges s’ouvre : • sélectionner l’immeuble • laisser vide le champ Lot • sélectionner Compteurs dans le champ Type • choisir la nature du compteur (EAU dans notre exemple) • choisir pour la période de répartition la date du relevé ‘initial’ et la date du relevé ‘présent’ (informations pré-renseignées dans les menus déroulants) Cliquer sur les boutons Valider puis Fermer. Le calcul répartit la facture de 500 euros, proportionnellement aux consommations respectives relevées pour chaque lot. Cliquer sur le bouton Retour pour clôre la fenêtre de Détail. La facture répartie est signalée par une pastille verte. 105 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société L’historique présente le suivi du fournisseur : dans un même tableau se retrouvent les factures appelées et les règlements. La colonne Montant affiche (en règle générale) les montants positifs s’il s’agit d’une facture et négatifs s’il s’agit d’un règlement. La colonne Cumul actualise la balance des appels de facture et des règlements : • si l’écriture la plus récente ne dispose d’aucun chiffre dans la colonne Cumul, les charges sont intégralement réglées • si elle présente un solde négatif, le montant des règlements dépasse celui des factures • si elle présente un solde positif, toutes les charges ne sont pas encore règlées Le Module Charges / Historique permet également de lettrer et de dé-lettrer les factures à leur(s) règlement(s). 1 - Suivi des charges D / SU IVI DES CHAR GES ET GEST ION DES DO CUMENTS DES FOURN ISS EURS 106 2 - Documents des fournisseurs Le Module Charges / Document permet de constituer un historique de la correspondance entre le propriétaire et ses Fournisseurs, pourvu que les documents échangés soient enregistrés sur votre ordinateur. Dans la Liste de sélection, cliquer sur le fournisseur concerné et presser le bouton Créer. La fenêtre Gestion de l’historique des documents s’ouvre. L’historique de votre correspondance apparaît dans la Fenêtre de visualisation ; une icône indique le sens du message (sortant / entrant) et le bouton Document permet son affichage si son format numérique est au format .doc (Microsoft Word), .xls (Microsoft Excel), .pdf (Adobe), .jpg / .gif (images). © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre IV - comptabilité, Trésorerie, tva et d.r.f. 107 A / Gestion de la comptabili té 108 1 - Présentation du Module de comptabilité 108 2 - Création d’une écriture comptable 109 3 - Clôture de l’exercice comptable 110 B / Gestion de la trésorerie 111 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces 111 2 - Prêts et tableaux d’amortissements 112 C / Décl aration de tVA 113 1 - Calculs réalisés par le logiciel 113 ● Régime réel 113 ● Régime réel simplifié 113 2 - Paramétrages de la TVA 114 ● Choix du régime de TVA 114 ● TVA déductible 114 ● TVA collectée 114 3 - Déclaration de TVA 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel 115 ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié 115 4 - Edition des documents justificatifs 116 D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société A / Gestion de la Comptabili té Le logiciel dispose de six Modules dédiées à la comptabilité qui permettent de gérer un plan comptable basique. Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer / modifier / supprimer une écriture et dispose d’un moteur de recherche (critères : n° d’écriture ou n° de pièce). Au démarrage, le Module Comptabilité / Comptabilité est vide ; il se complètera au fur et à mesure de votre gestion locative. Le Module Comptabilité / Journal permet d’afficher les écritures par propriétaire et par ordre chronologique. Des filtres permettent d’organiser l’affichage (par mois, par période, par type de journal et par séquence d’écriture) Au démarrage, le Module Comptabilité / Journal est vide : il se complètera au fur et à mesure que les journaux s’étofferons d’ écritures. Note : 5 journaux sont créés initialement ; la liste peut être complétée via le Module Base / Annexe 108 Le Module Comptabilité / Grand Livre permet • d’afficher les écritures par propriétaire et par compte (en développant l’arborescence du propriétaire). L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence (par exemple du 165... au 411...) et par période (ce qui permet ensuite de n’imprimer que la partie souhaitée du Grand Livre) • de lettrer les écritures (fonction identique à celle décrite pour les Modules Loyers / Historique et Charges / Historique hormis le fait qu’il faille au préalable sélectionner le journal) Au démarrage, le Module Comptabilité / Grand Livre contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Balance permet : • d’afficher les totaux et le solde des comptes par propriétaire et par compte. L’outil filtre permet d’afficher les comptes par séquence, par période et par types de balances (Clients, Fournisseurs, Charges ou Revenus) • comme pour le Module Comptabilité / Grand Livre, de lettrer les écritures Au démarrage, le Module Comptabilité / Balance contient les données relatives aux locataires, fournisseurs et banque(s) du propriétaire. Le Module Comptabilité / Gestion Exercices : • de clôturer (ou dé-clôturer) l’exercice annuel • de supprimer l’exercice annuel • d’afficher la balance initiale ou finale et de consulter les écritures déséquilibrées Au démarrage, le Module Comptabilité / Gestion Exercices ne contient aucune donnée (un exercice s’ouvre par exemple dès la génération du premier appel). Le Module Comptabilité / Comptabilité permet de créer et de modifier les écritures comptables. Une fonction de recherche est disponible dans la barre d’outils : saisir le numéro de l’écriture pour l’afficher dans la Fenêtre de visualisation. 1 - Présentation du Module de comptabilité © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Une écriture comptable se compose d’au moins deux lignes (règle de la partie double). La somme au débit de l’écriture doit être égale à la somme au crédit. Pour créer une écriture, se rendre dans le Module Comptabilité / Comptabilité. Cliquer sur le bouton Nouvelle écriture. Dans la fenêtre intitulée ‘Saisie des écritures comptables’ : • renseigner les champs Journal, Date, le nom de la pièce (N° de chèque, N° de facture...), le type d’écriture et sa nature, et si besoin indiquer les numéros d’immeuble et de lot • saisir le montant au crédit ou au débit 109 Une fois le montant inscrit, cliquer sur Valider. Sélectionner le N° de compte de la contrepartie et saisir le montant au débit ou au crédit (l’inverse de la première saisie). Cliquer sur le bouton Fin Ecriture. L’écriture comptable créée s’affiche dans la Fenêtre de visualisation sous la forme de deux lignes distinctes 2 - Création d’une écriture comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 110 Si nécessaire, les écritures comptables peuvent être modifiées : double-cliquer sur la première ligne de l’écriture puis cliquer sur le bouton Modifier (note : si la somme indiquée par une des deux lignes est modifiée, il convient de mettre à jour la ligne associée). Il est possible de supprimer une écriture comptable : double-cliquer sur la première ligne et cliquer sur le bouton Supprimer. Dans le logiciel, les exercices comptables (calés sur l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre) sont rigoureusement indépendants. La fonction de clôture d’un exercice permet de : • remettre à zéro les comptes de charges et de revenus (classes 6 et 7 du Plan comptable) • reporter les A NOU VEAU des comptes de bilan (classes 1 à 5 du plan comptable) Avant de clôturer un exercice : • il est conseillé d’effectuer une sauvegarde manuelle des données (le logiciel crée une sauvegarde automatique avant la clôture mais le nom du fichier ne se distingue pas des sauvegardes courantes, ‘jj-mm-aa-heure.zip’) • il est fortement recommandé de corriger les déséquilibres affichés dans la colonne Ecart du Module Comptabilité / Gestion Exercices (rappel : un filtre est associé au bouton Balance Clôture et permet de n’afficher que les écritures en déséquilibre) • il est impératif de s’assurer que les exercices antérieurs sont clôturés Enfin, la période de clôture d’un exercice : • peut s’effectuer pour l’année écoulée à n’importe quel moment de l’année en cours • ne doit pas intervenir plus de douze mois après la fin effective de l’exercice (soit par exemple, le 31 décembre 2006 est le dernier jour restant pour clôturer l’exercice 2005) Pour clôturer un exercice : • se rendre dans le Module Comptabilité / Gestion Exercices • sélectionner le propriétaire puis l’exercice concernés • cliquer successivement sur les boutons Clôturer et Valider L’exercice clôturé se signale par un cadenas rouge. 3 - Clôture de l’exercice comptable © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Suivi de remises de chèques et d’espèces B / Gestion de la Trésorerie Le Module Trésorerie permet : • d’organiser et de consulter les remises en banque • d’organiser et de suivre des emprunts Pour créer une remise de chèques ou d’espèces : • cliquer sur le bouton Préparer • saisir la période de remise • choisir Espèces ou Chèque • cliquer sur Valider Sélectionner les lignes à remiser (en double-cliquant) ou cliquer sur le Bouton ‘Toutes les lignes’ pour choisir l’intégralité des lignes de la période. Cliquer sur Valider pour enregistrer la remise. Les règlements peuvent, selon leur nature, être saisis dans trois Modules différents : • le Module Loyers / Appel permet de saisir l’encaissement d’un loyer • le Module Charges / Règlement permet d’acquitter une facture • le Module Comptabilité dans les autres cas Le Module Trésorerie / Remise permet ensuite de regrouper sur une Banque un ensemble d’encaissements effectués par chèques ou en espèces. Notes : • il est impossible de modifier une remise en banque (il convient de la supprimer et de la créer à nouveau) • l’effacement d’une remise en banque (bouton Supprimer) n’affecte pas les règlements 111 Pour suivre le mouvement des règlements (encaissements de loyer, règlements de charges, ...), se rendre dans le Module Trésorerie / Historique. L’affichage : • s’organise par Banque (Liste de sélection) • affiche en noir les encaissements (montant positif) • affiche en rouge les décaissements (montant négatif) Pour simplifier la consultation de l’historique des encaissements, il peut être utile de faire coïncider le journal affiché dans le logiciel et les relevés de compte. C’est la fonction du bouton Rapprocher : • cliquer sur le bouton Rapprocher • saisir le code de rapprochement (par exemple n° de relevé bancaire, date du jour, etc.) • double-cliquer successivement sur les lignes concernées • cliquer sur les boutons Valider puis Fermer © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 2 - Prêts et tableaux d’amortissements Les emprunts accordés par les banques peuvent être suivis dans le logiciel via le Module Comptabilité / Prêts. Pour créer un emprunt et générer le tableau d’amortissements associé : • sélectionner la banque concernée (Liste de sélection) • cliquer sur le bouton Créer • Saisir le numéro d’immeuble et le numéro de lot • choisir le fournisseur (en l’occurrence la banque ayant accordé le prêt) et le type de remboursement • saisir la date de la première échéance, le montant emprunté et les taux • choisir le mode de règlement • saisir le libellé de l’emprunt • cliquer sur le bouton Valider pour enregistrer les saisies Notes : • la création d’un emprunt génère automatiquement un tableau d’amortissement ; seules les variables sans rapport avec ce tableau (le mouvement du règlement, le libellé, et les natures des charges utilisées pour le remboursement...) peuvent être modifiées. En cas d’erreur de saisie il convient de supprimer puis de créer à nouveau le prêt. • la suppression d’un emprunt supprime le tableau d’amortissement associé mais les écritures de remboursement déjà enregistrées ne sont pas effacées 112 Pour visualiser les taux d’amortissement, sélectionner l’emprunt concerné et cliquer sur le bouton Voir échéances. • d’enregistrer une échéance d’emprunt (sélectionner l’échéance puis cliquer sur le bouton Enregistrer) ou plusieurs échéances successives (même procédure en précisant toutefois la période ou la séquence puis d’indiquer 0 dans les numéros d’échéances) A partir de la fenêtre intitulée ‘Liste des échéances’, il est possible : • de modifier un Taux d’amortissement (sélectionner l’échéance à partir de laquelle s’appliquera la révision et cliquer sur le bouton Réviser taux) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 1 - Calculs réalisés par le logiciel C / Décl aration de TVA ● Régime réel Le logiciel prépare les déclarations de TVA, quelque soit le régime utilisé : • réel ou calcul consistant à soustraire au montant de TVA collectée le montant de TVA déductible • réel simplifié ou calcul consistant à verser périodiquement des acomptes aux services fiscaux, auxquels viendront se soustraire, en fin d’exercice, le montant ‘tva collectée - tva déductible’ 113 TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Déclaration de TVA : 98 - 19,6 = 78,4 € Service fiscaux facture règlement facture FACTUR E 100 € dont 19,6 € TVA LOY ER 500 € dont 98 € TVA appel règlement loyer ● Régime réel simplifié (tva collectée - tva déductible) - acomptes TVA déductible TVA collectée Fournisseur Propriétaire Locataire Service fiscaux facture règlement facture appel règlement loyer acomptes périodiques report du crédit © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 114 2 - Paramétrages de la TVA ● Choix du régime de TVA ● TVA déductible La TVA déductible se détermine lors de la création de la facture (Module Charges / Facture). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante ‘Taxe (%)’. Note : d’autres taux peuvent être créés depuis le Module Base / Annexe, liste des Taux. ● TVA collectée La TVA collectée se détermine en modifiant un appel de loyer (Module Loyers / Appel). Choisir le taux approprié dans la liste déroulante. Le choix de soumettre à TVA la gestion locative se détermine depuis la Fiche signalétique du propriétaire (Module Base / Locataire, onglet TVA / CRL). Les paramétres disponibles sont : • la périodicité, mensuelle ou trimestrielle • le régime, réel ou réel simplifié Note : les comptes comptables sont automatiquement fixés par le logiciel. Ils peuvent être modifiés au démarrage. Notes • Si le propriétaire n’est soumis à aucun régime de TVA, sélectionner ‘PAS TVA’ • Si les taux proposés dans la liste déroulante ne correspondent pas à la situation du propriétaire, de nouvelles entrées peuvent être saisies depuis le Module Base / Annexe. ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel simplifié Une étape supplémentaire et préalable est requise pour une déclaration en régime réel simplifié. Il s’agit en effet de saisir périodiquement les acomptes à verser aux Services fiscaux, via le Module TVA / Paiement TVA. 115 1 - Cliquer sur le bouton Calculer : les montants de TVA déductible et collectée sont automatiquement renseignés et l’arrondi systématiquement opéré par le logiciel. Cliquer sur le bouton Valider. ● Déclaration de TVA pour une gestion soumise au régime réel La TVA se déclare dans le Module TVA / Déclaration TVA. S’agissant du régime réel, elle s’effectue en deux étapes. 3 - Déclaration de TVA 2 - La seconde fenêtre propose le règlement, soit la création de quatre écritures : • TVA collectée • TVA déductible • arrondi • règlement TVA Cliquer sur le bouton Régler et saisir le montant de l’acompte à verser. Cliquer sur Valider. La déclaration de TVA s’effectuera ultérieurement via le Module TVA / Déclaration TVA : le montant global de l’accompte sera automatiquement renseigné et générera une écriture spécifique. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 4 - Edition des documents justificatifs Le Module TVA / Justificatif TVA permet d’afficher le détail des montants de TVA collectée et déductible. Afficher le sous-onglet approprié pour accéder aux détails des montants de TVA. 116 Tableau récapitulatif de la TVA collectée (classement chronologique) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Décl aration des reve nus foncie rs 117 Le Module Fiscalité / Fiscalité Standard permet de remplir une Déclaration des revenus fonciers typique (basée sur le modèle 2004). L’édition de ce document peut constituer une aide précieuse pour établir la véritable déclaration annuelle. Se rendre dans le Module Fiscalité / Fiscalité standard : • sélectionner le propriétaire concerné • cliquer sur le bouton Préparer, le tableau de la Fenêtre de visualisation se complète (en fonction des données disponibles pour l’exercice) • cliquer sur le bouton Imprimer pour éditer la Déclaration fiscale au format PD F (nécessite l’application Adobe Acrobat Reader) ou dérouler la liste associée au bouton Imprimer et sélectionner un autre document ou support Liste des documents éditables via le Module Fiscalité / Fiscalité standard. Exemple de Déclaration des revenus fonciers (page1) Remarque Le Module Fiscalité / Module DR F est mis à jour chaque année afin de pouvoir éditer la déclaration des revenus fonciers agréée par la DGI. Il s’agit d’un Module supplémentaire. Espace de travail du Module DR F (exemple 2006) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Chapitre V - Manipulation des données 118 A / Sauveg arde des données 119 1 - Sauvegarde par défaut 119 2 - Modifier la destination de la sauvegarde 119 B / Re stauration des données de sauveg arde 120 C / suppression des données de démonstration 120 D / Compression des table s et mi se à jour de la structure 121 E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té 121 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 119 A / SAU VEGARD E des données La sauvegarde des données : • s’effectue automatiquement à la fermeture du logiciel. Cette sauvegarde ne se matérialise pas sous la forme d’un fichier mais permet, lorsque l’on ouvre le logiciel, de retrouver ses données telles qu’on les avait laissées la fois précédente. • s’effectue manuellement en déroulant le menu Outils, en sélectionnant “Sauvegarder” et en cliquant sur Continuer. Cette méthode crée un fichier de sauvegarde au format .zip dans le répertoire Sauvegarde du logiciel. Il est recommandé de réaliser des sauvegardes manuelles le plus souvent possible (un fichier de sauvegarde excède rarement 1 Mo) • est l’objet d’un avertissement systématique à la fermeture de votre logiciel si l’option “Sauvegarder à la fermeture” du menu Outils est cochée. Les fichiers de sauvegarde sont archivés dans le répertoire Sauvegarde et portent l’extension .zip. Par défaut le nom du fichier est de la forme : an_mois_jour_heure Il est bien entendu possible de renommer librement le fichier avant de cliquer sur le bouton Enregistrer. Les sauvegardes de données peuvent être placées : • sur le Bureau, l’emplacement le plus immédiatement accessible • sur support externe : un CDR om ayant une capacité d’environ 700 Mo, il est conseillé d’utiliser une clé USB plus adaptée (le poids d’une sauvegarde excède rarement 1 Mo). Les disquettes peuvent également convenir mais nous vous le déconseillons en raison de leur fragilité 1 - Sauvegarde par défaut 2 - Modifier la destination de la sauvegarde © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société B / restauration des données de sauveg arde La fonction ‘Restaurer’ permet de charger dans le logiciel des données sauvegardées. Dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Restaurer’. Avant de procéder à une restauration de données, il faut s’assurer que les données affichées sont sans importance ou déjà sauvegardées ; en effet la restauration remplace les données affichées. Cliquer : • sur Quitter si vous ne souhaitez pas restaurer d’anciennes données (vous quittez alors le logiciel) • sur Continuer pour effectivement restaurer une sauvegarde (vous remplacez les données affichées par celles contenues dans une sauvegarde). Le clic sur le bouton Continuer affiche la fenêtre Ouvrir et par défaut propose les fichiers de sauvegarde contenus dans le répertoire Sauvegarde. Si les données se situent dans un emplacement différent, dérouler le menu ‘Regarder dans’. Enfin, sélectionner le fichier de sauvegarde et cliquer sur le bouton Ouvrir. 120 C / Suppression des données de démonstration Lors de son premier démarrage, le logiciel affiche des données de démonstration ; conçues pour une première prise en main du logiciel, ces données doivent naturellement être effacées lorsqu’il s’agit de traiter ses propres données. La fonction ‘RA Z de toutes les tables’ (menu Outils) provoque - qu’il s’agisse des données de démonstration ou de vos propres informations - un effacement complet des données affichées dans le logiciel. En cas d’effacement accidentel des données de démonstration, un fichier de sauvegarde intitulé DEMO.zip peut être restauré. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société D / Compression des table s et mi se à jour de la structure E / interfaçage avec un logiciel standard de comptabili té 121 Deux outils de maintenance des données sont disponibles : • ‘Compression des tables’ : si vous constatez un ralentissement sensible du traitement des données, procéder à une compression des tables ; l’opération consiste à optimiser l’organisation informatique de vos données et n’a aucun impact sur leur affichage. • ‘Mise à jour de la structure’ : cette fonction de maintenance est requise par le programme (qui le signale expressément), notamment à la suite d’une mise à jour du logiciel. Les données enregistrées dans le logiciel peuvent être exportées vers de nombreux logiciels : • compatibles Microsoft Excel : chaque tableau du logiciel affiché dans la Fenêtre de visualisation se transforme en tableau .xls en cliquant sur le bouton Excel. • une exportation complète ou partielle des données vers un logiciel standard de comptabilité (EBP Compta et Ciel Compta) est possible via la fonction Import / Export du menu Outils Pour un export des données vers votre logiciel de comptabilité : • dérouler le menu Outils et sélectionner ‘Import/Export’ • déterminer les filtres appropriés (propriétaire, journal, période, n° d’écriture) • déterminer le répertoire de sauvegarde en cliquant sur le bouton Parcourir • cliquer sur le bouton Valider ; le fichier est enregistré au format .txt et devra être restauré dans votre logiciel de comptabilité. © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Le logiciel est capable d’éditer plusieurs dizaines de documents. Nous les distinguons en trois catégories : • documents récapitulatifs issus du Module Analyse (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents d’archives (destinés à être conservés par les propriétaires) • documents de correspondance (émis à l’attention des locataires) ; l’icône signale que l’édition du document est également disponible via l’éditeur Microsoft Word. Annexe - liste des documents éditables 122 ● DO CUMENTS RECAP ITU LAT IFS ISSUS DU MODU LE ANA LYS E Le Module Analyse est spécifiquement conçu pour l’édition de documents statistiques et de documents récapitulatifs. • Le Module Analyse / Appel permet l’édition des appels de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Encaissement permet l’édition des encaissements de loyers : loyer bruts encaissés, provisions sur charges et dépenses locatives mises à la charge du locataire • Le Module Analyse / Charges permet l’édition des factures reçues par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux • Le Module Analyse / Règlements permet l’édition des factures acquittées par le propriétaire : dépenses locatives acquittées, taxes foncières et assimilées, intérêts d’emprunt et travaux Pour chacun des Modules Analyse, selon le choix initial opéré dans la Liste de sélection, les documents édités concerneront : • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire (sélectionner le propriétaire) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un lot isolé (sélectionner ‘Lots isolés’) • l’ensemble des locataires d’un même propriétaire situés dans un même immeuble (sélectionner l’icône de l’immeuble) • un locataire particulier (sélectionner l’icône lot) Astuce Pour les Modules Loyers / Appel, Loyers / Encaissement et Loyers / Quittance les combinaisons de touches CTR L + clic (sélection ligne à ligne) et MAJ + clic (sélection continue de lignes) permettent d’opérer des choix précis et rapides. Vous pourrez ensuite éditer les documents en rapport avec les lignes sélectionnées (fonctionne avec les deux boutons Imprimer et Word). ë © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de gestion Désignation Module Usage / contenu Liste des propriétaires Base / Propriétaire Impression de la liste des propriétaires avec mention de leurs adresse et coordonnées (tél. , fax , e-mail). Liste des lots Base / Lots Imprime pour un propriétaire donné l’ensemble de son patrimoine, distinguant lots d’immeuble(s) et lots isolés. Ce document indique : • les références de chaque lot (n°, désignation, adresse) • le locataire actuel et sa date d’entrée • la somme des biens possédés (nombre de lots d’immeubles + nombre de lots isolés) Liste des locataires Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donnée l’ensemble de ses locataires (actuels et sortis). Le document indique : • le nom et les coordonnées de chaque locataire • le lot occupé Liste des baux Base / Locataire ou Loyers / Départ Imprime pour un propriétaire donné les caractéristiques principales des baux signés par ses locataires (actuels et sortis), à savoir : • le nom du locataire • sa date d’entrée et éventuellement sa date de sortie • le terme du bail, à échoir ou à terme échu • la périodicité du bail (mensuel, trimestriel, ...) • le montant du loyer, de la garantie et des AP L • les totaux (nombre de locataires, somme des loyers, somme des garanties) Fiche détaillée locataire Base / Locataire ou Loyers / Départ Récapitule sur une page A4 les informations relatives à chaque locataire (coordonnées, date d’entrée, lieux loués, bail, caution, banque, adresse de facturation, société) Historique des mouvements Base / Locataire ou Loyers / Départ Impression de la liste des lots, distingués en lots isolés et immeubles, accompagnée de l’historique de leur occupation (dates d’entrée et de sortie, nom des locataires). Liste des banques Base / Banque Impression de la liste des banques d’un propriétaire donné, accompagnée de leur adresse et des coordonnées du contact. Liste des fournisseurs Base / Fournisseur Impression de la liste des fournisseurs (Assurances, plomberie, EDF, etc.), de leurs adresse et coordonnées. Liste des immeubles Base / Immeubles Impression pour un prorpiétaire donné de la liste de ses immeubles (avec désignation et adresse). Liste des libellés de charges Base / Annexe Imprime la liste des libellés de charges en indiquant pour chaque charge : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des civilités Base / Annexe Imprime la liste des civilités (Mme, M., MM., ...) créées dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des types de règlements Base / Annexe Imprime la liste des types de règlements (espèce, chèque, virement, etc.) créés dans le logiciel. Note : cette liste est personnalisable. Liste des codes de regroupements Base / Annexe Imprime la liste de codes de regroupements utilisés pour remplir la Déclaration fiscale des revenus fonciers. Note : cette liste est personnalisable. Liste des libellés de revenus Base / Annexe Imprime la liste des libellés de revenus en indiquant pour chaque revenu : • le n° de compte comptable • le code de regroupement Liste des journaux Base / Annexe Imprime la liste des journaux de comptabilité ; par défaut il s’agit des journaux Achat (AC), A nouveau (AN ), Banque (BQ ), Opérations diverses (OD ) et Vente (VE). Cette liste peut être personnalisée. Liste des types de compteur Base / Annexe Imprime la liste des types de compteurs (eau, électricité, fuel et gaz par défaut) ainsi que l’unité de mesure associée. Cette liste peut être personnalisée. 123 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 124 Désignation Module Usage / contenu Liste des Indices du coût de la construction Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la construction saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices de référence des loyers Base / Annexe Imprime la liste des Indices de référence des loyers saisis dans le logiciel. Note : la mise à jour de cette liste doit être effectuée chaque trimestre pour que puissent se calculer les révisions de loyer. Liste des Indices du coût de la vie Base / Annexe Imprime la liste des Indices du coût de la vie. Cette liste fournie à titre indicatif peut être mise à jour. Liste des taux fiscaux Base / Annexe Imprime la liste des taux fiscaux (par défaut: Déclaration foncière Taux 1, 2, 3, 4 , 5, Droit au bail, Taxe additionnelle, Amortissement Perissol et Besson). Cette liste peut être personnalisée. Liste des taux de TVA Base / Annexe Imprime la liste des taux de TVA saisis dans le logiciel. Cette liste peut être personnalisée. Plan comptable Base / P.C. Imprime la liste des comptes qui peuvent être utilisés dans le Module de comptabilité. Liste des Associés Base / Associés Imprime la liste des associés / indivisaires (pour les patrimoines gérés en SCI ou en indivision). Le document indique : • le nom et les coordonnées des associés • le nombre de parts respectivement détenues Liste des Soldes initiaux - Compte locatif Base / Soldes initiaux Imprime pour un propriétaire ou pour un locataire sélectionné le montant d’un solde, sa date, le n° de pièce associé. Liste des Soldes initiaux - Compte garantie Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait à la Garantie du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte CAF Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde ayant trait aux AP L du locataire. Liste des Soldes initiaux - Compte fournisseur Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant un fournisseur Liste des Soldes initiaux - Compte banque Base / Soldes initiaux Document identique au précédent mais appliqué à un solde concernant une des banques du propriétaire. Journal des dépôts de Garantie (= liste des garanties) Loyers / Garantie Imprime la somme des dépôts de Garantie actuellement encaissés par le propriétaire et la date de l’encaissement. S’il y a lieu, le document ajoute au montant total les ajustements de dépôt de Garantie. Journal des appels Loyers / Appel Impression de la liste des Appels de loyers émis par le propriétaire, classés chronologiquement et indiquant : • la somme à régler par les locataires • le n° d’écriture • s’il y a lieu la révision, l’impayé, l’AP L et la TVA Journal détaillé des appels Loyers / Appel Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Journal des encaissements (= liste des encaissements) Loyers / Encaissement (sous-onglet Loyer) Impression de la liste des Encaissements réalisés par un propriétaire pour une période donnée (classement chronologique) et indiquant : • la somme réglée par chaque locataire • la date d’encaissement et le n° de pièce • le n° d’écriture et son lettrage • la somme totale encaissée pour la période Journal des encaissements AP L Loyer / Encaissement (sous-onglet CAF-AP L) Impression de la liste des encaissements d’AP L. Ce document indique : • les appels et encaissements d’AP L • la numérotation des écritures, leur datation et lettrage • les montants appelés et encaissés © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des quittances Loyers / Quittance Impression de la liste des quittances émises par le propriétaire, classées chronologiquement et indiquant : • les noms du locataire et du lot • le montant du loyer encaissé • le n° d’écriture et la date d’édition de la quittance • la période concernée par la quittance • s’il y a lieu, la révision de loyer et / ou de dépôt de Garantie, les montants d’AP L et de TVA • la somme du montant de toutes les quittances Journal détaillé des quittances Loyers / Quittance Document identique au précédent, mise à part la distinction supplémentaire entre loyer et provisions sur charges. Historique (= historique compte lcatif) Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant les avis d’échéance et leur encaissement pour une période donnée. Il indique : • les montants mensuels et cumulés • le lettrage Situation du compte Loyers / Historique Impression d’un document récapitulant la situation d’un locataire pour une période donnée (appels, encaissements, solde) Historique Compte AP L Loyers / Historique Impression de la liste des montants d’AP L versés / encaissés / compensés. Liste des prochaines révisions Loyers / Révision Impression de la liste des révisions qui interviendront dans les deux mois et indiquant : • le nom du locataire • le montant initial du loyer • le montant du loyer révisé • les indices utilisés pour procéder au calcul • l’augmentation (réelle et en %) Journal des régularisations de charges Loyers / Régularisation Impression pour un propriétaire donné des charges à régulariser. Le document indique : • le nom du locataire • la période concernée • le montant des charges à percevoir • les provisions versées • la somme à percevoir ou devant être remboursée Journal des régularisations planifiées Loyers / Régularisation (Attente Appel) Affiche les régularisation en attente d’intégration dans les loyers. Liste des locataires en impayés Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Impression de la liste des locataires étant en situation d’impayé et précisant pour chacun d’entre eux : • le nom du locataire et la désignation du lot • le loyer actuel • le montant de l’impayé • la somme cumulée de tous les impayés Liste des alertes Contrat d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Impression de la liste des Contrats d’assurance de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Impression de la liste des Contrats de ramonage de chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Contrats 1 - 2 Loyers / Alerte (sous-onglet Contrats 1 - 2) Impression de la liste des Contrats (librement définis) pour chacun des locataires (accompagnés de leur date d’expiration). Liste des Alertes Fin de Bail Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Impression de la liste des Baux non renouvelés (accompagnés des dates de début et de fin pour le bail «expiré»). Historique des documents locatifs Loyers / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / locataire) Liste des autres revenus Loyers / Autres revenus Impression de la liste des revenus «exceptionnels» (générés via le Module Loyers / Autres revenus) 125 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Journal des factures et charges Charges / Facture Impression de la liste des Factures et charges adressées au propriétaire. Le document indique : • le nom et code du fournisseur • le n° d’écriture • la date et le libellé de la facture / charge • éventuellement le nom du document lié, archivé dans le logiciel (numérisation de facture par exemple) • le montant de la facture / charge Journal des règlements de charges Charges / Règlement Impression de la liste des règlement de charges / facture effectués par le propriétaire. Le document indique : • le n° d’écriture • la date et le libellé du règlement • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant réglé Historique Compte fournisseur Charges / Historique ou Charges / Analyse Imprime la liste de des émissions et encaissements de facture opérés par un fournisseur. Le document indique : • le n° d’écriture • les dates et libellés des factures émises et réglées • le n° de pièce (par exemple n° de chèque) • le lettrage • le montant des factures et règlements Relevés de compteurs (= Détail de tous les relevés) Charges / Relevés Imprime la liste des relevés de compteurs, classée de manière chronologique et indiquant : • l’immeuble et le lot concernés • les dates du précédent et du nouveau relevé • la consommation entre les deux dates Relevés de compteurs (= Détail du relevé sélectionné) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais se limitant à un relevé sélectionné. Relevés de compteurs (= Relevés à remplir) Charges / Relevés Liste identique à la précédente mais n’affichant aucune entrée pour ce qui concerne les nouveaux relevés, qui restent à effectuer. Journal des charges réparties Charges / Répartition Imprime la liste des charges réparties en précisant : • l’immeuble et le lot concernés • le n° d’écriture de la charge, son libellé et n° de pièce • la date de la répartition • la période concernée par la répartition • le montant réparti par lot Historique des documents fournisseurs Charges / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / fournisseur) Journal des remises en banque Trésorerie / Remise Imprime la liste des montants que le propriétaire a déposés en banque. Historique compte banque Trésorerie / Historique Imprime la liste des encaissements (loyers) et règlements (paiement des factures) affectant le compte bancaire sélectionné. Ce document indique : • le n° d’écriture et son montant • la date du mouvement et sa nature (chèque, etc.) • le libellé de l’encaissement ou règlement Liste des emprunts Trésorerie / Prêts Imprime la liste des emprunts contractés par le propriétaire auprès de sa banque. Ce document indique : • le nom de la banque • la date de début de l’emprunt • le libellé, le montant, le taux, la durée de l’emprunt • le montant de chaque remboursement Historique des documents Trésorerie Trésorerie / Document Impression de la liste des documents numériques archivés dans le logiciel (par exemple correspondance propriétaire / banquier) 126 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / contenu Comptabilité Comptabilité / Comptabilité Imprime la liste intégrale des écritures (par ordre croissant). Le document indique : • le n° d’écriture, son journal source et son libellé • la date de création • le(s) compte(s) comptable(s) concerné(s) • le montant de l’écriture Edition journal Comptabilité / Journal Imprime la liste des écritures, classées par journaux. Edition Grand Livre Comptabilité / Grand Livre Imprime la liste des écritures, classées par comptes comtables. Edition Balance (= Balance générale) Comptabilité / Balance Imprime la liste des comptes comptables (ordonnées par classe) et leur balance Débit / Crédit. Edition Balance (= Balance de la clôture de l’exercice) Comptabilité / Balance ou Comptabilité / Gestion Exercices Imprime le bilan de l’exercice clôturé. Détail des écritures déséquilibrées Comptabilité / Gestion Exercices Impression du tableau des écritures déséquilibrées en vue de leur correction. Edition Balance (= Balance au début de l’exercice) Comptabilité / Gestion Exercices Imprime la balance d’un nouvel exercice à son ouverture. Etat des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des encaissements réalisés par le propriétaire. Pour chaque lot, le document indique : • le montant du règlement (loyers + provisions sur charges) • les dépenses locatives et la TVA Etat des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des règlements versés par le propriétaire à ses fournisseurs. Pour chaque lot, le document indique : • la date et l’origine de la charge • le montant du règlement et la part acquittée par le locataire • s’il y a lieu les intérêts d’emprunts Récapitulatif des revenus Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des revenus générés par chaque lot. Le document : • distingue loyer et provisions sur charge • précise le montant d’éventuelles dépenses locatives, la TVA, ... Récapitulatif des charges Fiscalité / Fiscalité standard Pour l’exercice en cours, impression des charges réglées par le propriétaire. Le document précise la ventilation des charges par lots, indique le montant des taxes foncières, des intérêts d’emprunt, etc. Déclarations Fiscales Fiscalité / Fiscalité standard ou Fiscalité / Module DR F Impression des déclarations fiscales, automatiquement préparées par le logiciel : • sous forme d’un tableau récapitulatif (qui indique les sommes à reporter sur la documentation officielle) • directement sur un imprimé officiel. Toutefois les déclarations de revenus fonciers étant modifiées chaque année par la DGI, le modèle proposé par défaut n’est plus à jour et il convient d’installer le Module DR F (payant) pour pouvoir profiter de cette fonctionnalité Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT , TT C, et la part de TVA. 127 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société 128 Désignation Module Usage / contenu Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA collectée) Impression du justificatif de la TVA collectée, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. Etat détaillé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, détaillé par lots. Le document indique pour chaque écriture les montants HT , TT C, et la part de TVA. Etat résumé par lots TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Document identique au précédent mais, pour chaque lot, n’affichant que la somme des écritures. Etat détaillé par date TVA / Justificatif TVA (sous-onglet TVA déductible) Impression du justificatif de la TVA déductible, affichant toutes les écritures ordonnées chronologiquement. TVA à reporter TVA / Déclaration TVA ( sous-onglet A reporter) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à reporter TVA à verser TVA / Déclaration TVA (sous-onglet A verser) Impression du récapitulatif de la Déclaration de TVA. Ce document indique : • le montant de TVA collectée • le montant de TVA déductible • le montant cumulé des acomptes (régime réel simplifié) • l’arrondi calculé par le logiciel • le montant à verser Journal des paiements de TVA TVA / Paiement TVA Impression des acomptes de TVA versés aux services fiscaux (régime réel simplifié) © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société ● Documents de correspondance Désignation Module Usage / Contenu Bail habitation Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- particulier (7 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Bail commercial Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- commerçant (6 pages), personnalisable. Bail professionnel Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire- professionnel (6 pages), personnalisable. Location meublée Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Location parking Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Etat des lieux Base / Locataire ou Loyer / Départ Document destiné à faciliter l’établissement d’un état des lieux (4 pages), personnalisable. Caution Base / Locataire ou Loyer / Départ Contrat liant le bailleur, le locataire et le tiers qui se porte cuation solidaire (2 pages), personnalisable. Domiciliation bancaire Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Note : un document identique mais non personnalisable peut être obtenu via le Module Loyers / Révision. Courrier Impôts (= Vacance de logement) Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier d’information que le propriétaire doit faire parvenir aux Services fiscaux à chaque fin de bail. Mailing Base / Locataire ou Loyer / Départ Courrier dont le contenu uniforme est adressé aux locataires sélectionnés (seuls les noms et adresses varient) 129 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour toutes les Garanties Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier l’encaissement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie encaissé Reçu pour la Garantie sélectionnée Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Remboursement de dépôts de Garantie Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur signifier le remboursement de leur dépôt de Garantie. Ce document indique : • les références du propriétaire • nom et adresse du locataire • le montant de la Garantie remboursé • le mode de règlement (chèque, ...) Remboursement du dépôt de Garantie sélectionné Loyers / Garantie ou Loyers / Encaissement Courrier identique au précédent mais l’impression ne concerne que le locataire sélectionné. Avis d’échéance pleine page Loyers / Appel Courrier adressé au locataire en vue du règlement de son loyer et lui indiquant : • la somme à règler (en distinguant Loyer et Provisions sur charges) • les coordonnées du propriétaire • les dates d’édition du document, de la période concernée et d’échéance La partie inférieure de la page, délimitée par des pointillés, est prévue pour être jointe au règlement. Avis d’échéance tiers de page Loyers / Appel Même document que le précédent (la partie inférieure en moins) avec une mise en forme permettant d’imprimer jusqu’à trois avis d’échéance par page. Avis d’échéance sur pré-imprimé Loyers / Appel Même document que le précédent mais avec une mise en forme spécifique pour une impression sur des pré-imprimés standards. Avis d’échéance (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyer / Appel Edition des avis d’échéance via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (montant à règler, coordonnées du propriétaire, dates, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Facture Loyers / Appel Impression d’une facture semblable du point de vue contenu et mis en forme à un Avis d’échéance pleine page. Ce document est réservé aux sociétés habilitées. Quittance et avis d’échéance Loyers / Appel Impression conjointe de l’appel de loyer et de sa quittance (1/3 de page pour chaque). Lettre de révision Loyers / Appel ou Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Le Module Loyers / Révision permet d’éditer le même document et une version personnalisable (via Word). Reçu pour tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin de leur rappeler le calendrier (pour une période choisie) des encaissements passés. Ce document, qui ne dit pas être confondu avec une quittance, indique : • les coordonnées du propriétaire et de ses locataires • pour chaque encaissement, la date, le montant et le mode de règlement 130 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Reçu pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Document identique au précédent mais concernant un appel particulier d’un locataire. Remboursement tous les règlements Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne tous les locataires). Remboursement pour le règlement sélectionné Loyers / Encaissement Courrier 1/ 3 de page récapitulant les remboursements opérés par le propriétaire (concerne un locataire en particulier). Quittance pleine page Loyers / Quittance Courrier pleine page adressé au locataire consécutivement au règlement de son loyer et indiquant : • les coordonnées du propriétaire et du locataire • la somme réglée (c-à-d l’addition du loyer et des provisions sur charges) • la période et le lot concernés Quittance tiers de page Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support 1/3 de page. Quittance sur pré-imprimé Loyers / Quittance Courrier identique au précédent mais sur un support de pré-imprimés standards. Quittance de loyer (personnalisable) Astuce : les combinaisons CTRL+clic et MAJ+clic permettent d’opérer des sélections multiples Loyers / Quittance Edition des quittances de loyer via Word. Les informations reportées sur ces courriers sont identiques (somme réglée, coordonnées du propriétaire et du locataire, ...) mais leur mise en forme peut être entièrement personnalisée grâce à Word. Rappel (= relance) Loyers / Historique ou Loyers / Alerte Document à adresser au locataire en situation d’impayé. L’intitulé s’autoincrémente d’une unité à chaque nouvelle relance. Note : dans le Module Loyers / Alerte, ce document s’intitule ‘Courriers non détaillés pleine page’. Situation de compte Loyers / Historique Courrier que le propriétaire adresse à son locataire pour lui rappeler l’historique (sur une période donnée) des appels et encaissements. Domiciliation bancaire (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Courrier que le locataire devra adresser à sa banque, afin que puisse s’opérer le prélèvement automatique de son loyer (le RIB du propriétaire doit être joint). Ce document mentionne : • les coordonnées du locataire • le montant du loyer • la date à partir de laquelle devra débuter le prélèvement automatique • fait référence au RIB du propriétaire (nécessairement joint au courrier) Domiciliation bancaire - Révision du montant viré (= courrier pour le prélèvement automatique) Loyers / Révision Document identique au précédent, avec le montant actualisé conformément à la révision. Révision prélèvement banque Loyers / Révision Document identique au précédent avec en outre la possibilité de le personnaliser en utilisant Word. Courrier révision (personnalisable) Loyers / Révision Courrier pleine page à adresser au locataire à titre d’information et lui rappelant : • la date de la révision de son loyer • les éléments du calcul de la révision (indice, %, ...) • le nouveau montant du loyer Régularisation des charges (= appel de régularisation des charges locatives) Loyers / Régularisation Courrier détaillant la répartition des charges. Ordonné par natures de charges, ce document fait apparaître : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant à répartir et la quote part appliquée au locataire • la somme dûe (ou à rmebourser) au locataire en fonction des provision versées 131 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Détail des charges locatives Loyers / Régularisation Document identique au précédent et qui précise en outre l’origine et le calendrier des factures acquittées par le propriétaire. Détail des acomptes Loyers / Régularisation Courrier détaillant le calendrier des versements effectués par le locataire au titre des provisions sur charges. Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés pleine page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier que le propriétaire adresse au locataire en situation d’impayé. Ce document indique : • le nom et les coordonnées du locataire • le détail de l’impayé et son montant total Rappel de loyers impayés (= Courriers détaillés trois / page) Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Document identique au précédent mais au format tiers de page. Relance Modèles 1, 2 et 3 Loyers / Alerte (sous-onglet Impayés) Courrier de relance pour impayé, indiquant : • le nom et les coordonnées du locataire • le montant de l’impayé Trois canons de document sont prévus et peuvent être «modélisés» via Word. Attestation de paiement de prime d’assurance (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de paiement de prime d’assurance. Attestation de paiement de prime d’assurance Loyers / Alerte (sous-onglet Assurance) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de ramonage (= Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation de ramonage. Attestation de ramonage Loyers / Alerte (sous-onglet Ramonage) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Attestation de Contrat d’entretien ( = Courriers) Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Courrier de relance adressé au locataire afin d’obtenir une copie de son attestation d’entretien. Attestation de Contrat d’entretien Loyers / Alerte (sous-onglet Contrat 1 - 2) Document identique au précédent mais personnalisable via le logiciel Word. Renouvellement Bail habitation Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-particulier (8 pages), personnalisable. Les informations suivantes sont pré-remplies : • bailleur : nom & coordonnées • locataire : nom & coordonnées Renouvellement Bail commercial Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-commerçant (7 pages), personnalisable. Renouvellement Bail professionnel Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif, à compléter par le bailleur et le locataire-professionnel (5 pages), personnalisable. 132 © MUV5.0 - 2007 - Location immobilière est un produit de la société Désignation Module Usage / Contenu Renouvellement location meublée Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour bien meublé, à compléter par le bailleur et le locataire (6 pages), personnalisable. Renouvellement location parking Loyers / Alerte (sous-onglet Fin Bail) Renouvellement de Contrat locatif pour parkings, à compléter par le bailleur et le locataire (5 pages), personnalisable. Appel pour tous les revenus (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Courrier au format 1/3 de page et intitulé ‘Appel de charges’, à adresser aux locataires afin qu’ils s’acquittent d’une somme exceptionnelle (impayé par exemple). Appel pour le revenu sélectionné (= appel de charges) Loyers / Autres revenus Document identique au précédent mais ne concernant que le locataire sélectionné dans la Liste. Relevés de compteurs (= Bordereaux individuels à remplir) Charges / Relevés Courrier 1/3 de page que le propriétaire adresse à ses locataires afin qu’ils procèdent au relevé de leur compteur. 133 Aide EBP Devis & Facturation Table des matières Félicitations !........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP..............................................................................................3 Assistance de proximité sur le site........................................................................................................3 Limitation de garantie.........................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence...................................................................................................................................5 Les pages..........................................................................................................................................5 Installation...........................................................................................................................................7 Configuration minimale........................................................................................................................7 Installation du logiciel..........................................................................................................................7 Installation depuis le CD-ROM EBP.....................................................................................................7 Répertoires d'installation.....................................................................................................................8 Lancement du logiciel..........................................................................................................................8 Code d'activation................................................................................................................................8 Comment obtenir le code d'activation?................................................................................................9 Saisie du code d'activation................................................................................................................9 Guide d'utilisation................................................................................................................................11 Comment commencer ?.....................................................................................................................11 Présentation de l'interface...............................................................................................................11 Comment gérer le Recupel?.............................................................................................................11 Le dossier de démonstration............................................................................................................12 Création d'un nouveau dossier.........................................................................................................12 Saisie des fiches............................................................................................................................13 Tout est prêt !...............................................................................................................................14 Les devis.........................................................................................................................................14 Comment saisir un devis ?..............................................................................................................14 Comment imprimer un devis ?.........................................................................................................15 Comment envoyer un devis par e-mail ?...........................................................................................15 Comment transférer un devis en facture ?.........................................................................................16 Comment relancer les devis?...........................................................................................................16 Les factures.....................................................................................................................................16 Comment créer une facture ?..........................................................................................................16 Comment imprimer une facture ?.....................................................................................................17 Comment régler une facture ?.........................................................................................................17 Comment créer une note de crédit ?.................................................................................................17 Les factures d'acompte......................................................................................................................18 Principe de fonctionnement.............................................................................................................18 La gestion des règlements clients.......................................................................................................19 Comment enregistrer un règlement ?...............................................................................................19 Echéancier et relances clients..........................................................................................................19 Le transfert en comptabilité...............................................................................................................20 Les données à renseigner avant transfert..........................................................................................20 Comment transférer en comptabilité ?..............................................................................................20 Les impressions................................................................................................................................20 Comment personnaliser les documents ?...........................................................................................20 Comment ajouter un logo ?.............................................................................................................21 Les principales impressions.............................................................................................................21 Historiques et statistiques..................................................................................................................21 Comment obtenir un historique des ventes ?.....................................................................................21 Quelles statistiques peut-on obtenir ?...............................................................................................21 L'import / export de fichiers...............................................................................................................21 Comment importer un fichier ?........................................................................................................21 Comment exporter un fichier ?........................................................................................................22 Sauvegarde / restauration.................................................................................................................22 Comment sauvegarder les données ?................................................................................................22 Comment restaurer ?......................................................................................................................22 Manuel de référence............................................................................................................................23 Caractéristiques générales et ergonomie..............................................................................................23 Menus et barres d'affichage.............................................................................................................23 Les listes.......................................................................................................................................25 Les masques de saisie....................................................................................................................28 Fichier.............................................................................................................................................29 Nouveau.......................................................................................................................................29 Supprimer.....................................................................................................................................31 Données..........................................................................................................................................31 Clients/ Prospects..........................................................................................................................31 Historique clients/prospects.............................................................................................................34 iii Aide Devis & Facturation Fournisseurs..................................................................................................................................35 Contact tiers..................................................................................................................................36 Article...........................................................................................................................................37 Famille article................................................................................................................................40 Unité............................................................................................................................................40 Civilité..........................................................................................................................................40 Barème Recupel.............................................................................................................................40 Famille Client / Prospect.................................................................................................................41 Familles Recupel............................................................................................................................41 Mode de règlement........................................................................................................................41 Banque.........................................................................................................................................42 Code postal...................................................................................................................................42 Régions........................................................................................................................................43 Pays.............................................................................................................................................43 Traitements.....................................................................................................................................43 Documents de vente.......................................................................................................................43 Règlements...................................................................................................................................48 Nouveau règlement........................................................................................................................48 Echéancier....................................................................................................................................49 Transfert en comptabilité................................................................................................................50 Tableau de bord.............................................................................................................................51 Statistiques...................................................................................................................................51 Impressions.....................................................................................................................................52 Les boîtes d'impression...................................................................................................................52 L'aperçu avant impression...............................................................................................................52 Les propriétés des impressions........................................................................................................53 Outils..............................................................................................................................................54 Sauvegarde...................................................................................................................................54 Restauration..................................................................................................................................54 Import..........................................................................................................................................55 Export..........................................................................................................................................56 Maintenance..................................................................................................................................57 Epuration dossier...........................................................................................................................58 Options.........................................................................................................................................58 Internet........................................................................................................................................66 Journal d'événements.....................................................................................................................66 Envie de plus de fonctionnalités ?..........................................................................................................67 Assistance technique............................................................................................................................71 Nous contacter....................................................................................................................................73 iv Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis .rtf qui sera proposé à l'installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis la dernière mise à jour y seront consignées. 1 Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice 3 Aide Devis & Facturation dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis & Facturation Pratic. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractérisées par une petite icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante: Processeur : P4 2 GHz ou équivalent Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits, Espace disque libre : 500 Mo, Imprimante laser ou jet d'encre supportée par Windows, Internet Explorer 6 Les systèmes d'exploitation supportés sont : Windows XP SP2 Windows Vista SP1 * Remarque Windows® XP, Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'installation du logiciel. * Windows Vista version 32 bits Installation du logiciel Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. L'écran d'accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. Sélectionnez Installation du logiciel. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Ventes. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 7 Aide Devis & Facturation En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le lancer. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite. Répertoires d'installation Les répertoires d'installation par défaut d'EBP Devis & Facturation Pratic sont les suivants : Program Files\EBP\Ventes Dans ce sous-repertoire, sont installés tous les fichiers programmes et exécutables. Répertoire partagé par tous les utilisateurs du poste Il s'agit du répertoire C:\Documents and Settings\All users\Application Data\EBP\Ventes Remarque Dans certains cas, la procédure d'installation modifie les droits paramétrés par défaut sous Windows pour ce répertoire partagé. Ils passent en Lecture/écriture pour tous les utilisateurs. Dans ce répertoire, sont stockés votre dossier (la base de donnée au format Microsoft Access), les modèles d'impressions fournis avec le logiciel et ceux que vous personnaliserez, et les fichiers de configuration du logiciel. Cette procédure d"installation vous permet d'utiliser le logiciel quels que soient les droits qui vous ont été alloués sous Windows (que vous soyez administrateur, simple utilisateur, ou utilisateur avec des droits restreints sur votre machine). Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Devis & Facturation Pratic 2010. Remarque EBP Devis & Facturation Pratic fonctionne sous Windows 2000, XP et Vista. et Dans le cas où vous installez le logiciel sous les environnements 98, NT, ME ou 2000 et vous décidez de migrer vers Windows XP, il n'est pas nécessaire de réinstaller le logiciel. Toutefois, si le compte Utilisateur de Windows que vous utilisez est de type restreint, un message d'avertissement apparaîtra au moment où vous lancerez le logiciel après avoir installé Windows XP. En effet, les bons privilèges devront être remis à jour et seul l'administrateur de la machine est habilité à effectuer cette opération. Pour mettre à jour les privilèges, l'Administrateur devra lancer EBP Devis & Facturation Pratic et activer l'option disponible dans le menu Outils - Maintenance - Mettre à jour les droits du répertoire des données. Code d'activation Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version bridée. Cela signifie qu’il est limité en 40 jours et les impressions porteront la mention Démonstration. 8 Installation Au-delà de cette limite, le logiciel vous affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Comment obtenir le code d'activation? Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. Saisie du code d'activation Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Choissisez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'activation vous avez alors accès aux zones suivantes : Nom de l'entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier " Licence d’Utilisation" en respectant la même syntaxe (points, majuscules). Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le "Licence d’Utilisation" joint avec la boîte du logiciel. Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel... Code d'activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce code (ex.: 2008 monoposte). Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant: le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 9 Guide d'utilisation Comment commencer ? Présentation de l'interface EBP Devis & Facturation évolue dans un environnement Windows 2000 ou supérieur. Aussi, les règles de fonctionnement à l’intérieur du logiciel restent les mêmes que votre environnement de travail quotidien: Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter. Des barres d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple clic sur les icônes. Une barre de navigation (sur le côté droite de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données. Une barre d’état (en bas de l'écran) rappelle le nom de la base ouverte. Une gestion des listes associée à de nombreuses possibilités de recherches (avec les tris, filtres, colonnes, etc...) Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie Des boutons identiques dans chaque fenêtre pour enregistrer vos saisies. Comment gérer le Recupel? Depuis juillet 2001, une solution est prévue pour l'obligation de reprise pour les fabricants et importateurs d’appareils électriques et électroniques. L’asbl Recupel a été créée pour organiser la collecte et le recyclage des Déchets d’Equipements Electriques et Electroniques (‘DEEE’) partout en Belgique. Pour ce faire, Recupel collabore étroitement avec les détaillants, les communes, les intercommunales et les entreprises d’économie sociale, ainsi qu’avec des entreprises spécialisées dans le transport et le traitement écologique des appareils. Dans EBP Devis & Facturation Pratic, le paramétrage de la gestion du Recupel s'effectue en plusieurs étapes. Définition du Recupel Le montant du Recupel comme intégrer au prix de l'article (dont Recupel). Création du barème Recupel Pour créer le barème, vous avez la possibilité de : saisir les fiches que vous souhaitez, sélectionnez "créer le barème Recupel" lors de la création de dossier, importer le barème. Utilisation du barème Recupel Sur la fiche article Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le barème à chaque fiche Article. Le montant de cette Recupel est TTC. Le prix de vente TTC de l'article contient le montant du Recupel. 11 Aide Devis & Facturation Remarque Si vous souhaitez que le montant du Recupel que vous avez sélectionné soit intégré dans le prix de vente TTC de l'article vous devez modifier manuellement ce prix. Dans les documents A chaque fois que vous appelez un article dans un document (Devis, Factures, Notes de crédits), le barème du Recupel associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total Recupel TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus. Vous avez la possibilité de changer ou supprimer ce barème sur chaque ligne article. En pied de chaque document (Devis, Factures, Note de crédit)vous avez le montant total du Recupel inclus dans le Total TTC de la pièce (Dont Recupel...). Impressions A partir de la liste des barèmes et du menu Impression - Données - Barème Recupel, il est possible d'imprimer la liste des barèmes Recupel. Sur tous les modèles d'impression des documents (Devis, Factures,Notes de crédits), lorsque du Recupel est appliqué, une phrase supplémentaire s'imprime après chaque ligne article concernée. Il en va de même en pied de document afin d'indiquer la somme total du Recupel. Par le menu Impressions - Historique Recupel, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents. Le dossier de démonstration Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier-société. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier-Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Société de démonstration0700.emd, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité. Cette page s'affichera également à l'ouverture de votre dossier (hormis la première fois que vous le créez, puisqu'aucune donnée n'a été encore saisie dans le dossier) Création d'un nouveau dossier Comment créer un nouveau dossier ? Pour créer un nouveau dossier, vous devez vous placer dans le menu Fichier - Nouveau, ou bien sélectionner directement l'option Ouvrir ma société depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel. Vous devez ensuite suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création de dossier. Après la création de votre dossier, cliquez sur Fermer. Les options importantes à renseigner 12 Guide d'utilisation Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : Numérotation Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..à utiliser si vous le souhaitez. Sauvegarde Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Articles Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Logo Option non indispensable mais très pratique. Vous insérez l'image du logo de votre société ici, et tous vos documents (devis, factures..) le reprendront automatiquement. Décimales Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. Comptabilité Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. TVA Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. Saisie d'un mot de passe EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de passe. Pour cela, placez-vous dans le menu Outils - Options - Mot de passe. Saisie des fiches Fiches Diverses Toutes les données accessibles par le menu Données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Par exemple, les articles que vous saisirez dans vos documents de vente pourront être automatiquement intégrés dans votre fichier article, et vous pourrez accéder à la fiche pour la compléter. Dans les fiches diverses, vous avez la possibilité de créer : Articles Familles Unités Civilités Modes de règlements Banques Codes postaux Régions Pays 13 Aide Devis & Facturation Remarque A la création du dossier, l'assistant vous propose de créer automatiquement les fiches codes postaux, régions et pays. De même, les principales civilités les plus utilisées sont déjà créées par défaut. Clients et prospects Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : Sélectionner Clients/Prospects depuis la barre de navigation Par le menu Données - Clients /prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Remarque Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clique sur l'option Transférer en client, disponible dans la partie Navigation, de la barre de navigation. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille, et sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect. Remplissez alors les principales informations concernant votre client dans l'onglet Détail. L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. Fournisseurs EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de créer vos fournisseurs. Pour accéder à la liste des fournisseurs, vous devez vous placer dans le menu Données - Fournisseurs. Pour créer un fournisseur, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier, ou bien cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la grille. Remplissez alors les principales informations concernant le fournisseur, contenues dans l'onglet détail. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos devis, comment les transférer en factures, comment effectuer le suivi des vos clients, enregistrer vos règlements, imprimer et transférer vos données vers la comptabilité. Les devis Comment saisir un devis ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : l'option Nouveau devis depuis la barre de navigation Le menu Traitements - Nouveau devis Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. 14 Guide d'utilisation Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...) La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqué dans les options. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : d'une barre d'outils juste au dessus de la grille. Le bouton Saisie Plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes sont à votre disposition. d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou bien d'un document à un autre. Le pied Le pied est la partie Totalisation du devis. Vous avez la possibilité d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et de saisir une remise. Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : TVA et Compléments. Le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, , les montants totaux en contre valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Comment imprimer un devis ? EBP Devis & Facturation Pratic vous offre un large de choix de modèles d'éditions pour vos impressions de devis. Vos modèles reprennent automatiquement le logo de votre société paramétré dans les options du dossier, certains modèles impriment les images associées à vos articles... Les modèles de devis sont entièrement paramétrables (police, couleurs, etc...), via le bouton Editer le modèle, disponible dans toutes les boîtes d'impressions du logiciel. L'impression du devis peut être activée : depuis le bouton au bas de la fenêtre du devis (à condition que vous ayez déjà enregistré votre devis) Par le menu Impressions - Documents de vente - Devis. depuis le bouton Imprimer disponible sur la liste des devis. Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Comment envoyer un devis par e-mail ? Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients. Pour cela, vous avez deux possibilités : 15 Aide Devis & Facturation En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Remarque Si vous avez renseignée l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le devis, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie. Comment transférer un devis en facture ? Pour cela, vous devez suivre les étapes du transfert de document. La facture se présente exactement comme le devis. Dans le bouton Complément au bas de la fenêtre, un commentaire indiquera de quel devis est issue cette facture. Remarque Le devis transféré ne sera plus modifiable et son état sera marqué comme "accepté". Comment relancer les devis? Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de validité indiquée dans les options du dossier. EBP Devis & Facturation Pratic vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect. Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Impressions - Document - Relance devis. La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez les critères et le modèle que vous souhaitez et validez. Les factures Comment créer une facture ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : l'option Nouvelle facture depuis la barre de Navigation Le menu Traitements - Nouvelle facture Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une nouvelle facture apparaît à l'écran. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement, afin de calculer la date d'échéance. 16 Guide d'utilisation Le corps Le corps de la facture est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles. Pour faciliter la saisie, vous disposez : d'une barre d'outils juste au dessus de la grille. Le bouton Saisie Plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes sont à votre disposition. d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou bien d'un document à un autre. Le pied Le pied est la partie Totalisation. Vous avez la possibilité d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et de saisir une remise. Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : TVA et Compléments. Le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, , les montants totaux en contre valeurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Vous pouvez aussi saisir une facture d'acompte et son règlement, depuis l'onglet Acomptes. Comment imprimer une facture ? EBP Devis & Facturation vous offre un large de choix de modèles d'éditions pour l' impression de vos factures. Vos modèles reprennent automatiquement le logo de votre société paramétré dans les options du dossier, certains modèles impriment les images associées à vos articles... Les modèles de factures sont entièrement paramétrables (police, couleurs etc...) L'impression d'une facture peut être activée : depuis le bouton au bas de la fenêtre de la facture (à condition que vous ayez déjà enregistré votre facture) depuis le Traitements - Factures et le bouton Imprimer depuis le menu Traitements - Documents d'achats - Factures et le bouton Imprimer pour les documents d'achat. Vous accédez alors à la boîte d'impression dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères d'impression. Comment régler une facture ? Si vous avez rattaché un mode de règlement à votre client, les échéances sont automatiquement calculées. Vous pouvez les consulter à partir de l'onglet Echéances de votre facture. Vous pouvez aussi les modifier ou en ajouter. Vous disposez dans la barre de navigation, du raccourci Nouveau réglement. Cette option vous permet d'enregistrer directement le règlement de votre échéance. Par la suite, vous pouvez, depuis la liste des factures, cliquer sur l'option Règlement de votre barre de navigation, ou encore, vous placer directement dans le menu Traitements - Règlements. Vous arrivez alors dans la saisie d'un nouveau règlement. Comment créer une note de crédit ? Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. 17 Aide Devis & Facturation Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements - Nouvelle Note de crédit . Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements. Les factures d'acompte Principe de fonctionnement Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué sur les commandes à livrer, les travaux à effectuer ou les services à rendre. Le cas traité dans le logiciel correspond aux acomptes à court terme. Quelle solution vous propose EBP Devis & Facturation Pratic ? Création d’une facture d'acompte A partir de la liste des documents de vente, dès lors que vous recevez un acompte d'un client. Dans cette facture d'acompte, vous avez la possibilité d'indiquer les coordonnées de votre client, une description, et de saisir le montant HT ou TTC de l'acompte, en choisissant le code de TVA à appliquer. A la validation de la facture, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de votre acompte. Si le mode de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et validez. La facture d'acompte est modifiable (et peut être supprimée) tant qu'elle n'a pas été transférée en comptabilité ou qu'elle n'est pas rattachée à une facture. Elle peut être imprimée à partir de la liste des documents de vente, comme tout autre document. Rattachement de l'acompte à la facture finale Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Dans le cas où l'acompte versé est supérieur au montant de la facture, créez un avoir d'acompte (depuis la liste des documents de vente, en transférant la facture d'acompte) et rattachez-le aussi à la facture finale. Impression de la facture finale Sur votre facture*, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux : du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. *Les modifications ont été réalisées sur tous les modèles de factures d'origine livrés avec EBP Devis & Facturation Pratic Transfert comptable de la facture d'acompte Dans les options du dossier, partie Comptabilité - Tiers, de nouveaux comptes ont été ajoutés pour la comptabilisation des factures d’acomptes. Le compte de TVA en attente et le compte Tiers pour les acomptes. Le transfert en comptabilité de la facture d'acompte s'effectuera selon le modèle suivant : La facture d'acompte 400000 Client au débit pour le solde TTC à payer 451000 TVA au crédit pour le montant de la TVA 460000 Acompte au crédit pour le montant de l'acompte à recevoir Règlement de l'acompte 555000 Banque au débit TTC 400000 Client au crédit TTC Facture finale 400000 Client au débit pour le solde de la facture finale TTC 461000 Acompte au débit pour le montant de l'acompte versé 451000 TVA au crédit pour solder la TVA 700000 Ventes au crédit HT du montant total des ventes. 18 Guide d'utilisation Règlement de la facture 40000 Clients TTC au crédit du montant de la facture finale 55000 Banque au débit TTC. Remarque Les factures d’acomptes n’apparaissent pas dans les éditions de statistiques, ni les historiques clients. Par contre, vous trouverez une édition de la liste des factures d’acomptes (menu Impression, liste des pièces), un journal des factures d’acomptes. Remarque L'écriture à passer dans le journal d'OD pour solder le compte 460000 par le compte 461000 doit être passée directement en comptabilité. La gestion des règlements clients Comment enregistrer un règlement ? Pour saisir un règlement client, vous pouvez : Vous placer dans le menu Traitements - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter au bas de la liste, ou utiliser les touches [Ctrl] + [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Faire appel au menu Traitements - Nouveau règlement. Utiliser l'option Nouveau Règlement de la barre de navigation. Vous renseignerez alors les informations concernant votre client, le montant du règlement reçu et vous pourrez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes, en saisissant le montant à affecter sur les lignes correspondantes. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Echéancier et relances clients La saisie de vos factures et règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants pour le suivi de votre activité financière : l'échéancier et les relances clients. L'échéancier clients Il s'agit d'une liste, accessible par le menu Traitements - Echéancier, qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez également imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Impressions - Echéancier Clients. Les relances clients Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date donnée. Remarque Vous pouvez personnaliser le texte de la lettre de relance et fixer la date à laquelle vous souhaitez l'imprimer : Par exemple, 5 jours avant que l'échéance dûe arrive à terme. Pour les obtenir, vous devez vous placer dans le menu Impressions - Règlements - Relance et saisir les paramètres souhaités. 19 Aide Devis & Facturation Le transfert en comptabilité Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité EBP Devis & Facturation Pratic a besoin de plusieurs renseignements: Dans le menu Options, les journaux et les comptes généraux comptables peuvent être désignés par défaut. Les comptes généraux et journaux comptables plus spécifiques que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les fiches données : Données - Articles - Comptes Données - Clients/Prospect - Comptabilité Données - Banques - Comptes, pour l'écriture de règlements clients. Comment transférer en comptabilité ? EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de transférer vos écritures comptables en comptabilité (factures et notes de crédit) et de règlements. Remarque Vous pouvez aussi générer un fichier d'écritures comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, BOB, Winbooks, Popsy et Solid data. Pour réaliser le transfert, vous devez renseigner un certain nombre de données. Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert (pour la date, le fichier, et le type d'écritures à transférer) et lancer la procédure. Remarque Le logiciel prend, prioritairement, les comptes généraux et journaux comptables indiqués dans les fiches données (articles, banques, clients). Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront pris par défaut pour les besoins du transfert des écritures. La procédure de transfert crée un fichier de type texte, que votre logiciel EBP Comptabilité pourra intégrer. Les impressions Comment personnaliser les documents ? EBP Devis & Facturation Pratic est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Vous pouvez accéder au générateur d'état en cliquant sur le bouton Modifier le modèle dans toutes les boîtes d'impressions. Vous arriverez alors automatiquement sur le paramétrage du modèle sélectionné dans la boite d'impression. Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles. N'hésitez pas à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation. 20 Guide d'utilisation Comment ajouter un logo ? Les modèles d'impressions des documents sont prévus pour afficher le logo de votre société. Pour insérer votre logo, vous n'avez donc pas besoin de modifier vos modèles via le générateur d'état. Vous devez importez votre logo dans les options du dossier depuis le menu Outils. Les principales impressions Un grand nombre de modèles d'impressions sont disponibles dans le logiciel. Tous les documents et données de bases peuvent être imprimées depuis le menu Impressions ou directement depuis les listes, fiches ou documents affichés à l'écran. Vous disposez de plusieurs modèles d'impression pour les documents : des modèles en TTC, des modèles prévus pour du papier pré-imprimé, des modèles classiques ou en couleur... Vous pouvez connaître à tout moment l'état de votre activité financière, en consultant vos échéances, et règlements Envoyez un dossier complet à votre expert comptable avec l'impression du dossier expert comptable. Relancez régulièrement vos devis, et les clients qui doivent vous régler des factures. Prévoyez et anticipez vos ventes grâces aux statistiques sur les ventes articles et les clients. Historiques et statistiques Comment obtenir un historique des ventes ? Depuis le menu Données - Historique clients/fournisseurs vous pouvez obtenir un historique sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Quelles statistiques peut-on obtenir ? EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d'obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphique ou de tableau, sous forme texte ou Microsoft Excel. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Traitements - Statistiques, choisir la statistique que vous souhaitez obtenir, ainsi que les différents filtres à appliquer, et naviguer entre les onglets Données et Graphiques. L'import / export de fichiers Comment importer un fichier ? La plupart des données de base du logiciel peuvent être importées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, articles, familles, etc.. Remarque L'importation de fichier ajoute des données dans votre fichier existant et n'écrase pas celles qui existent déjà. Par contre, en cas de mise à jour de fichiers (ex : si vous importez le fichier articles avec de nouveaux tarifs), les champs des données ayant le même identifiant (ou code) seront actualisés par celles du nouveau fichier. Vous devez définir pour chaque fichier, la forme (délimitée ou non), le séparateur, et les colonnes que vous souhaitez importer. 21 Aide Devis & Facturation Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Import et suivre une à une les étapes de l'assistant d'importation de données. Comment exporter un fichier ? La plupart des données de base du logiciel peuvent être exportées sous forme de fichier texte : Clients, prospects, fournisseurs, articles, familles, etc... Vous devez pour chaque fichier la forme (délimitée ou non), le séparateur, et les colonnes que vous souhaitez exporter. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Outils - Export et suivre une à une les étapes de l'assistant d'exportation de données. Sauvegarde / restauration Comment sauvegarder les données ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Par le menu Outils - Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). *La sauvegarde s'effectue en dehors du logiciel. Vous devez posséder un CD-ROM vierge, un graveur et un utilitaire permettant de graver vos données. Sauvegardez le fichier correspondant à votre dossier (Par défaut, il se situe dans PROGRAM FILES\Ventes-\Data\ sur votre disque dur) Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Attention Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils - Restauration vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. 22 Manuel de référence Caractéristiques générales et ergonomie Menus et barres d'affichage Modification des menus Vous pouvez modifier le contenu de vos menus, mais aussi choisir d'afficher ou non les menus les plus souvent utilisés (pour éviter d'avoir à l'écran une longue liste d'options) Les options de la barre de navigation peuvent aussi être déplacées. Remarque Vous pouvez à tout moment revenir à l'affichage standard des menus. Pour cela, vous devez lancer l'option Réinitialisation à partir du menu Affichage/Barres d'outils. Modification du contenu des menus Pour cela, placez-vous dans le menu Affichage - Barre d'outils- Personnaliser. Dans l'onglet commande, vous avez deux fenêtres : à gauche, vos menus principaux et à droite, vos sous menus. Pour déplacer un sous-menu, d'un menu à l'autre, il suffit de le sélectionner et de le glisser-déplacer, à l'aide de la souris, vers le menu souhaité, en haut de l'écran du logiciel. Vous pouvez aussi ajouter une option directement dans la barre d'application. Affichage des sous-menus récemment utilisés Vous pouvez choisir d'afficher tous vos sous-menus, ou seulement une partie, c'est-à-dire ceux utilisés récemment. Pour cela, vous devez vous placer dans le menu Affichage - Barre d'outils - Personnaliser et dans l'onglet Options, cocher ou décocher la zone Afficher en haut des menus les dernières commandes utilisées. Options de la barre de navigation Les raccourcis disponibles dans la barre de navigation peuvent être déplacés d'une partie à une autre par un simple Glisser-déplacer, à l'aide de la souris Remarque Les options de la partie contextuelle appelée Navigation ne sont pas modifiables car elles sont liées à la fenêtre ouverte dans le logiciel. Astuce Vous pouvez aussi plier certaines parties de votre barre de Navigation si vous ne les utilisez pas en cliquant sur l'icône . Ce paramétrage sera conservé même après fermeture et réouverture de votre dossier Les barres d'affichage Vous pouvez activer ou désactiver l'affichage des barres de fenêtres, barre de navigation, et barre de statut. Pour cela, il suffit de cliquer sur le sousmenu correspondant du menu Affichage. Si la barre était déjà cochée, la coche disparaît et la barre sélectionnée s'efface. Et inversement si la barre n'était pas cochée. Remarque Le menu Affichage vous permet de modifier ponctuellement votre écran de travail. Si vous souhaitez définir un type d'affichage par défaut, vous devez le paramétrer dans les options générales. 23 Aide Devis & Facturation Les boites de regroupement Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes, selon les colonnes de votre choix. Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran, la liste que vous souhaitez classer, et vous placer dans le menu Affichage - Boite de regroupement. Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer. La barre d'outils des textes enrichis Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions éléments, dans vos documents, dans l'onglet Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilité d'appliquer à votre texte différents attributs : Couper Permet de couper la partie de texte sélectionnée Copier Permet de copier la partie de texte sélectionnée Coller Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie de texte précédemment copiée (dans le logiciel ou dans une autre application) Couleur Cliquez sur cette icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné Italique Cliquez sur cette icône pour mettre en italique le texte sélectionné Souligné Cliquez sur cette icône pour souligner le texte sélectionné Gras Cliquez sur cette icône pour mettre en gras le texte sélectionné Police Cliquez sur cette icône pour choisir la police à appliquer sur le texte sélectionné Barré Cliquez sur cette icône pour barrer le texte sélectionné Orthographe Cliquez sur cette icône pour vérifier l'orthographe dans votre texte. Remarque Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge. Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Par le clic droit de la souris, des mots synonymes à ceux saisis vous seront proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été notées. Vous pouvez donc choisir parmi les synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie). Réinitialisation des menus Si vous souhaitez retrouver la liste des menus telle qu'elle était lors de la première ouverture du logiciel, vous devez sélectionner l'option Réinitialisation, à partir du menu Affichage/Barres d'outils. 24 Manuel de référence Les listes Gestion des listes Une liste se présente comme un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enregistrement différent. Toutes les listes ont un comportement commun que nous détaillons ci-dessous. Sélection d'une donnée dans une liste Pour sélectionner un élément dans une liste, vous devez cliquer dessus à l'aide de la souris, ou bien vous déplacer à l'aide des flèches haut et bas de votre clavier. Devant la donnée sélectionnée, apparaît une petite flèche dans la première colonne. Si vous avez coché l'option de Multi-sélection dans les options générales, vous pouvez sélectionner simultanément plusieurs données dans une liste. (notamment pour les supprimer ou les intégrer dans un document). Recherche dans la liste Il existe plusieurs méthodes pour rechercher une information. La recherche simple. Sélectionnez dans la zone de saisie du haut, une des colonnes affichée dans la liste et indiquez sa valeur ou les premiers caractères correspondant à la valeur recherchée. La liste est automatiquement filtrée selon les critères saisis. Recherche sur une des colonnes de la liste [Ctrl] + [F] ouvre une boite de dialogue permettant de saisir la condition à laquelle doivent répondre les enregistrements que vous recherchez. Dans la colonne Champs, vous avez accès à toutes les colonnes de votre liste. Saisissez la valeur souhaitée dans la colonne Valeur et faites la sélection de la condition dans la colonne Opérateur, puis utilisez les boutons Précédent et Suivant pour faire défiler les éléments répondant à la condition. Le mode Boite de regroupement (menu Affichage) permet de classer votre liste suivant les colonnes de votre choix. En utilisant le Tri simple Le menu contextuel Pour toute liste/grille, un menu contextuel est accessible par simple clic droit dans la grille. Il propose les principales fonctions utiles avec entre autres, l’accès aux propriétés et à la gestion des fiches de données. Propriétés des listes Le menu contextuel + Propriétés donne accès à plusieurs onglets : Colonnes, Filtres et Tris qui permettent respectivement de modifier l’affichage et le choix des colonnes, d’appliquer des filtres et des tris dans vos listes. Largeur de colonnes Pour modifier manuellement la largeur de vos colonnes, placez votre souris sur le trait de séparation des deux colonnes, et déplacez votre souris vers la gauche ou la droite afin d'étirer ou diminuer la largeur de la colonne souhaitée. Pour donner à la colonne sa largeur minimale afin que son contenu ne soit pas tronqué, double-cliquez sur le bord du titre de la colonne. Remarque Vous pourrez également fixer la largeur des colonnes dans les paramétrages de colonnes. Ajout, modification.....de données dans une liste 25 Aide Devis & Facturation Les boutons situés au bas de la liste et le menu contextuel servent à gérer les données (création, modification, suppression, duplication) et à lancer des opérations spécifiques au fichier de données courant. Ouvre une nouvelle fiche. Raccourci clavier : [Ctrl] + [Inser] Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la liste. Raccourci souris Double clic. Raccourci clavier : [Entrée] Permet de modifier l'élément sélectionné Permet de dupliquer l'élément sélectionné. Permet d'ouvrir la boite d'impression liée aux données affichées. Supprime l’enregistrement de la donnée courante si celle-ci n’est pas en cours d’utilisation. Raccourci clavier [Ctrl] + [Suppr] Remarque Certaines listes comportent plusieurs onglets. Par exemple, pour les clients, il y a les onglets Tous, Clients et Prospects. Lorsque vous vous placez sur l'onglet Tous et que vous demandez à ajouter un client, une fenêtre apparaît pour sélectionner le type de tiers à ajouter. Par contre, si vous êtes placés sur l'onglet client, vous ajoutez automatiquement un tiers de type client. Export Excel des données courantes Les données affichées peuvent être exportées au format Excel. Pour cela, il suffit de sélectionner la commande Enregistrer sous des Propriétés de la grille, puis de donner un nom au fichier Excel à générer. Le fichier sera généré par défaut sur votre bureau mais vous pouvez préciser un répertoire précis. Rafraîchir une grille Lorsqu'une donnée dans une grille n'est pas accessible, la touche [F5] (ou menu Affichage + Rafraîchir) permet de réactualiser le contenu de la grille. Propriétés des listes Colonnes Onglet colonnes Cet onglet affiche la liste des paramétrages de colonnes existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de colonnes Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de colonnes. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de colonnes. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de colonnes. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de colonnes. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de colonnes s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de colonnes. Remarque 26 Manuel de référence A coté de chacun des paramétrages de colonnes existants, apparaît la colonne Défaut, avec une petite case à cocher. Cochez-la en fonction du paramétrage de colonnes que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramétrage d'origine, décochez tous les paramétrages. Paramétrage de colonnes Liste des champs Cette liste présente tous les champs rattachés à vos données. Tous peuvent être affichés. Pour sélectionner un champ, double-cliquez dessus à l'aide de la souris, ou bien sélectionnez-le et cliquez sur le bouton Ajouter. Champs sélectionnés Affiche la liste de toutes les colonnes qui seront affichées dans votre liste. Astuce Le bouton Standard permet d'ajouter automatiquement toutes les colonnes affichées par défaut dans la liste, et vous pouvez ensuite ajouter ou supprimer celles que vous souhaitez. Les boutons Supprimer et Tout Supprimer permettent respectivement de supprimer une ou toutes les colonnes sélectionnées. Propriétés Les propriétés permettent de modifier le mode d''affichage de chaque colonne. Italique Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en italique dans votre liste. Gras Sélectionnez le champ voulu et cochez cette zone pour la faire apparaître en gras dans votre liste. Largeur permet de fixer la largeur de la colonne : Sélectionnez la colonne dans la partie champs sélectionnés et saisissez la valeur (en pixels) dans la zone. Filtres Onglet Filtres Cet onglet affiche la liste des paramétrages de filtres existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de filtres Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de filtres. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de filtres. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de filtres. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de filtres. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de filtre s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de filtres. Astuce A côté du nom des filtres créés apparaissent deux cases à cocher : Actif et Défaut. Vous pouvez activer autant de filtres que vous souhaitez..ils apparaîtront sous forme d'onglets supplémentaires dans votre liste. Si vous souhaitez que votre liste s'ouvre directement sur l'un ou l'autre des filtres créés, cochez la zone Défaut. 27 Aide Devis & Facturation Paramétrage d'un filtre Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un filtre et cliquez sur le bouton Ajouter. Le champ apparaît dans la partie Condition, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un champ ou tous les champs sélectionnés de la partie Condition. Puis sélectionnez dans la partie Détail de la condition, pour chaque champ de la partie Condition, l'opérateur et la (ou les) condition(s) souhaitées. Cliquez sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau paramétrage de colonnes et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramétrage apparaît dans l’onglet Filtres. Tris Onglet Tri Cet onglet affiche la liste des paramétrages de tris existants. Vous disposez de 5 boutons pour gérer vos paramétrages de tris Ajouter Cliquez sur ce bouton pour créer un nouveau paramétrage de tris. Modifier Permet de modifier les éléments sélectionnés dans le paramétrage de tris. Supprimer Permet de supprimer un paramétrage de tris. Sélectionnez le paramétrage à supprimer et cliquez sur ce bouton. Dupliquer Permet de dupliquer un paramétrage de tris. Sélectionnez le paramétrage à dupliquer, et cliquez sur le bouton Dupliquer. Le paramétrage de tris s'affiche comme le paramétrage d'origine. Vous pouvez le modifier, et valider en donnant à votre paramétrage un nouveau nom. Renommer Permet de changer le nom du paramétrage de tris. Remarque A coté de chacun des paramétrages de tris existants, apparaît la colonne Défaut, avec une petite case à cocher. Cochez-la en fonction du paramétrage de tris que vous souhaitez appliquer sur votre liste. Pour retrouver le paramétrage d'origine, décochez tous les paramétrages. Paramétrage d'un tri Choisissez dans la liste des champs disponibles, le champ sur lequel vous souhaitez appliquer un tri et cliquez sur le bouton Ajouter. Celui-ci apparaît dans la partie Champs selectionnés, au dessous. Utilisez les boutons Supprimer et Tout Supprimer pour enlever un, ou tous les champs sélectionnés. Puis choisissez dans la partie propriétés à droite de la fenêtre, le tri que vous souhaitez appliquer (ascendant ou descendant) sur chacun des champs sélectionnés. Cliquer sur Valider. Saisissez alors le nom de ce nouveau tri et cliquez sur OK. Le nom du nouveau paramétrage apparaît dans l’onglet Tri. Les masques de saisie Les champs de saisie 28 Manuel de référence Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés : Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone. Raccourci clavier [F4]. Ouvre la liste des données. Raccourci clavier [F4]. Ouvre une liste déroulante ou un calendrier. Raccourci clavier [Flèche basse]. Dans les listes déroulantes qui font appel aux fichiers de base (civilité, famille, banque, etc..), vous retrouvez l'option Nouveau, qui vous permet d'accéder directement à la création d'une nouvelle fiche, sans passer par la liste des fiches existantes. Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article). Pour une zone multi-lignes, utilisez les touches suivantes : [Ctrl]+[Entrée] pour passer à la ligne suivante. [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi. [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne. Remarque Les zones de texte simple (comme la colonne Désignation dans les documents, ou bien la désignation d'un article) peuvent être enrichies, grâce à la barre d'outils située au dessus de la zone. Vous pouvez appliquer du gras, de l'italique, du souligné ou du barré, et vous pouvez choisir la police et la couleur d'affichage. Les champs inaccessibles sont grisés. Les boutons de validation Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des boutons spécifiques pour faciliter l'enregistrement de vos données. Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte (Dans le corps d'un document, il est intéressant de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup d'articles). Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de sortir de la fenêtre ouverte pour revenir à l'écran précédent. Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer. Permet d'imprimer la donnée affichée. Fichier Nouveau Assistant de création de dossier Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création du dossier. Répertoire des données du nouveau dossier 29 Aide Devis & Facturation Par défaut, le logiciel propose de créer le nouveau répertoire dans un sous-répertoire DATA du répertoire d’installation du logiciel. Remarque Nous vous conseillons de laisser le chemin indiqué par défaut pour la création de votre dossier. Nom du dossier Cette étape permet d’indiquer la raison sociale de la société ou de recréer le raccourci d’un dossier existant déjà. Données par défaut Nous vous proposons d'intégrer par défaut une liste de pays, départements et codes postaux proposés par EBP Devis et Facturation Pratic. Vous pouvez les décocher si vous ne souhaitez pas les intégrer. Attention Cette opération peut être un peu longue car la liste des codes postaux contient plus de 30 000 enregistrements. Coordonnées du dossier Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Identification de la société Saisissez les N° d'Entreprise, RPM, N.A.C.E, N° TVA et montant du Capital de votre dossier-société. Cochez la zone Afficher les contre valeurs si vous souhaitez que les contre valeurs soient affichées dans vos documents et fiches articles. Logo Vous pouvez insérer ici le logo de votre société, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modèles de document avec logo. Pour cela, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre logo a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affiché. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Raccourci pour le nouveau dossier société Cette étape permet de créer une icône donnant directement accès au dossier que vous venez de créer. Astuce L'option de création d'un raccourci sur le bureau est cochée par défaut. Vous pourrez ainsi démarrer et ouvrir directement votre programme et votre dossier, par un simple double-clic sur cet icône depuis votre bureau. 30 Manuel de référence En fin d’assistant, cliquez sur Terminer. Supprimer Assistant de suppression Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de suppression de dossier. Choix du dossier Attention Cette opération est irréversible ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Pratic à supprimer à l'aide de l'icône , cliquez sur le bouton Suivant puis sur le bouton Terminer. Un message de confirmation vous demande si vous êtes sûrs de vouloir effectuer cette opération. Cliquez sur Oui, si vous voulez vraiment supprimer de votre disque dur le dossier sélectionné. Données Clients/ Prospects Client Fiche Client Le client est défini par quatre champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom, la civilité, et la famille. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle famille client ou une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante accessible par l'icône . La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : • Détail Permet de saisir les coordonnées du client et informations financières. Divers Permet d'associer un document. Notes Zone de saisie libre. Détail client Coordonnées Saisissez les coordonnées de facturation du client, ainsi que son code NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche client en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône 31 Aide Devis & Facturation Remise Saisissez, en pourcentage, le taux de remise par défaut que vous accordez à votre client. Ce taux sera repris en pied de tous vos documents de vente Gestion Cette partie est importante car elle vous permet de paramétrer les informations financières et comptables concernant votre client. Mode de règlement Sélectionnez à l'aide de l'icône le mode de règlement de votre client. Lorsque vous enregistrerez une facture, la date d'échéance, et le mode de paiement seront automatiquement calculés. Le Cette zone correspond au jour de règlement de votre client. Ne le renseigner que s'il est différent de celui indiqué dans la fiche mode de règlement sélectionnée ci-dessus. Remarque Le jour de règlement sera pris en compte pour le calcul de l'échéance dans le cas où le mode de règlement sélectionné contient un règlement du type Fin de mois Le ou bien Net Le N° de compte Le compte comptable client peut s'afficher automatiquement en fonction de ce que vous avez sélectionné dans la partie Comptabilité - Tiers des options du dossier. Type Choisissez le type de votre client. Attention Les clients de type UE ou EXPORT seront exonérés de TVA par défaut dans tous les documents. Encours Saisissez le montant de l'encours autorisé pour votre client. Au delà de cette limite, un message d'avertissement apparaîtra lorsque vous facturerez le client. Remarque Si vous ne souhaitez pas fixer d'encours maximum à votre client, laissez le montant à 0.00. Taux de remise Echéances Cette partie affiche les montants des échéances clients dûes. La mention Bon payeur apparaît si votre client a l'habitude de vous régler dans les délais convenus. Vous pouvez consulter les totaux des échéances échues (ont à 1 mois, à 2 mois ou à plus de 2 mois) et non échues. Statut Client bloqué Cochez cette zone si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse lorsque vous sélectionnerez le client dans vos documents de vente. Contacts client Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre client. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre client. 32 Manuel de référence Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce client. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce client. Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche client et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Prospect Fiche prospect Le prospect est défini par quatre champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom, la civilité, et la famille du prospect. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle famille prospect ou une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . La fiche du prospect se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de saisir les coordonnées du prospect. Contacts Affiche la liste des contacts rattachés au prospect. Divers Permet d'associer un document. Notes Saisie libre. Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche prospect et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. 33 Aide Devis & Facturation Détail prospect Coordonnées Saisissez les coordonnées de facturation du prospect, ainsi que ses codes: NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche prospect en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône . Remarque Un prospect est automatiquement transféré en client lorsque vous le facturez (en passant par le transfert d'un devis en facture). Vous pouvez aussi le transférer en client en cliquant sur le bouton Transférer en client disponible au bas de cette fenêtre. Contacts prospect Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre prospect. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre prospect. Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce prospect. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce prospect. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Historique clients/prospects L'historique clients vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de client, les documents qui ont été réalisés. Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un (ou plusieurs articles) qui ont été vendus à un (ou plusieurs) tiers. L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les lignes des documents où l'article a été vendu, ou bien, de façon non détaillée, en affichant la liste des documents où l'(ou les) article(s) ont été vendus. Pour cela, vous disposez des options suivantes : 34 Manuel de référence Période... du... au ... Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte Famille tiers Sélectionnez, à l'aide de l'icône , la famille de tiers à afficher. Tiers Sélectionnez, à l'aide de l'icône , le tiers sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Famille article Sélectionnez, à l'aide de l'icône , la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique. Article Sélectionnez, à l'aide de l'icône , l'article sur lequel vous souhaitez obtenir un historique. Remarque Vous pouvez indiquer l'un ou l'autre des critères, en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Ex : Si vous souhaitez un historique sur la famille article X, ne sélectionnez que la famille et les documents, et cliquez sur le bouton Actualiser. Documents Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique s'effectue. Historique détaillé Cochez cette zone si vous souhaitez obtenir un historique détaillé, affichant toutes les lignes de documents correspondantes aux critères sélectionnés. Si vous dé-cochez cette zone, vous obtiendrez la liste des documents correspondants aux critères sélectionnés. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser. Pour chaque ligne, vous obtenez le montant Net HT, la marge HT, ainsi que les totaux au bas du tableau. Vous pouvez aussi visualiser la fiche article (en mode détaillé), la fiche client ou le document, en sélectionnant une ligne et en cliquant sur les raccourcis Article, Tiers ou Documents disponibles dans la barre de navigation. Fournisseurs Fiche fournisseur Le fournisseur est défini par trois champs principaux : le code, (généré automatiquement ou non, en fonction de ce qui a été défini dans les options de numérotation), le nom et la civilité. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin : Détail Permet de saisir les coordonnées du fournisseur. Contacts Affiche la liste des contacts rattachés au fournisseur. Divers Permet d'associer un document. Notes Saisie libre. 35 Aide Devis & Facturation Détail fournisseur Coordonnées Saisissez les coordonnées de commande du fournisseur, ainsi que son code NACE, n° de TVA, RPM et n° d’Entreprise. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche fournisseur en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône Divers Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône, un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre fiche fournisseur et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône. Contacts fournisseur Cet onglet vous permet de saisir ou de sélectionner les contacts rattachés à votre fournisseur. Pour cela, vous disposez de plusieurs icônes : Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche contact. Affecter Permet d'accéder à la liste des contacts et de sélectionner par double-clic de la souris, celui qui doit être rattaché à votre fournisseur. Désaffecter Permet d'enlever le contact sélectionné de la liste des contacts rattachés à ce fournisseur. Contact principal / Contact simple Pour définir le contact principal de votre client, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur ce bouton. Le contact apparaîtra alors en gras, afin de le distinguer facilement des autres contacts (simples). Appuyez sur le bouton Contact simple, pour qu'il n'apparaisse plus en gras. Supprimer Supprime directement la fiche contact sélectionnée. Actualiser Permet de rafraîchir (mettre à jour) la liste des contacts rattachés à ce fournisseur. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Contact tiers 36 Manuel de référence Un contact est défini par quatre champs principaux : son code (il s'agit d'un compteur généré automatiquement), son nom, sa civilité et sa fonction. Vous avez la possibilité de créer directement ici une nouvelle civilité en sélectionnant Nouveau dans la liste dé-roulante accessible par l'icône . Vous disposez ensuite de deux onglets à remplir avec soin : Détail et Notes. Détail Saisissez les coordonnées de facturation du contact. Remarque Vous pouvez envoyer un mail directement depuis votre fiche contact en saisissant son adresse e-mail dans le champ correspondant et en cliquant sur l'icône La zone Tiers vous permet de rattacher votre contact à un tiers, en le sélectionnant à l'aide de l'icône . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Article Un article est défini par 4 éléments principaux qui sont : Le code article Le code article se crée automatiquement en fonction de la numérotation automatique que vous avez fixée dans les options du dossier. Si vous n'avez pas activé cette fonction, vous avez alors accès à cette zone et pouvez saisir le code souhaité. Remarque Une fois la fiche article validée, le code article n'est plus modifiable. Utilisez l'option Recoder disponible dans la barre de navigation pour changer le code de votre article. La famille A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner la famille à laquelle appartient l'article. Si la famille n'existe pas dans la liste déroulante, vous pouvez la créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche famille, celle-ci sera automatiquement affichée. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche famille, à l'aide de l'icône . L'unité A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionnez l'unité de vente de votre article. Si l'unité n'existe pas dans la liste déroulante, vous pouvez la créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche unité, celle-ci sera automatiquement affichée. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche unité, à l'aide de l'icône . Le résumé Le résumé est une description courte de votre article. La fiche article est ensuite composée de trois onglets : Détail, Image, Stock et Notes. L'onglet Comptes s'affiche de façon optionnelle. Détail 37 Aide Devis & Facturation Description commerciale Saisissez ici la description complète de votre article qui sera utilisée dans tous vos documents. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Fournisseur A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner le nom du fournisseur de votre article. Si le fournisseur n'existe pas dans la liste dé-roulante, vous pouvez le créer directement depuis cette zone en sélectionnant Nouveau dans la liste déroulante. A la validation de la fiche fournisseur, celui-ci sera automatiquement affiché. Vous pouvez accéder de nouveau à la fiche fournisseur, à l'aide de l'icône . Code à barres Indiquez le code barres de vos articles, afin d'imprimer l'étiquette correspondante. Astuce Vous pourrez scanner l'étiquette code barres pour insérer l'article dans votre document de vente. Recupel Sélectionnez le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. Ils ne sont pas modifiables. Si le barème, que vous souhaitez, n'existe pas dans la liste des barèmes, vous pouvez le créer. Lors de l'appel de l'article dans un document de vente, le barème sera automatiquement repris dans le document. En sommeil Cochez cette option si vous souhaitez que cet article ne soit plus utilisé dans vos documents. Astuce Pour ne plus voir les articles en sommeil dans la liste de sélection des articles en création de document, vous devez avoir paramétrer les Options/Articles. Tarif Prix de revient Saisissez ici le prix d'achat de votre article. Le prix de vente HT sera calculé en fonction du taux de marge affiché. Taux de marge Le taux de marge affiché par défaut correspond au taux saisi dans les options du dossier. Il permet de calculer le prix de vente de l'article à partir de son prix de revient. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du montant de la marge, du prix de vente HT, du taux de marque et des montants TVA et TTC. Montant de la marge Le montant de la marge est calculé en fonction du prix de revient et du pourcentage de marge. Il est possible de le modifier, ce qui entraînera le recalcul de la marge en pourcentage et des autres zones (PV HT, taux de marque, TVA, TTC...) Prix de vente HT Le montant du prix de vente HT de l'article est calculé en fonction du prix de revient et du taux de marge. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge, taux de marque et des montants TVA et TTC. Taux de marque Le taux de marque permet de calculer quel pourcentage il faut appliquer au prix de vente HT pour retrouver le prix de revient. Par défaut, le taux de marque affiché correspond à celui indiqué dans les options du dossier. Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du taux de marge, et les montants HT, TVA et TTC. Taux de TVA Le taux de TVA coché par défaut dans les options du dossier apparaît. Vous pouvez le changer et sélectionner un autre taux, ce qui entraînera le re-calcul du montant TTC de l'article. Prix de vente TTC Le prix de vente TTC de l'article est calculé à partir du prix de vente HT et du taux de TVA de l'article. 38 Manuel de référence Vous pouvez le modifier, ce qui entraînera le re-calcul du prix de vente HT et des taux de marge / marque. Remarque Dans la partie tarif, vous pouvez saisir les montants dans l'ordre que vous souhaitez. Par contre, si votre article n'a pas de prix de revient, saisissez d'abord le prix de vente HT de votre article, puis indiquez son prix de revient à 0.00. Contre valeurs en francs Ce cadre s'affiche à l'écran si vous avez coché dans les options du dossier la zone intitulée Afficher les contre-valeurs. Prix de revient Affiche le prix de revient de l'article en contre valeurs (en tenant compte du taux de conversion défini dans les options du dossier) Prix de vente HT Affiche le prix de vente HT de l'article en contre valeurs. Prix de vente TTC Affiche le prix de vente TTC de l'article exprimé en contre valeurs. Image Vous pouvez insérer une image de votre article, qui sera automatiquement reprise sur vos impressions de documents (liste des articles, fiche article ou devis) avec images. Pour insérer une image, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre image. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, et BMP. Votre image apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre image a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la re-dimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, re-dimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer l'image affichée. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Comptes Cet onglet s'affiche si vous avez coché l'option Afficher l'onglet Compte dans la partie Vente/Banque du paramétrage comptable dans les options du dossier. Indiquez les comptes de vente, compte vente Export et U.E de l'article. Vous pouvez les sélectionner directement dans votre dossier comptable, en cliquant sur l'icône . Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, souligné, couleur, police...) à votre texte. 39 Aide Devis & Facturation Famille article La famille article se compose de deux champs, à saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'à 8 caractères alpha-numériques. Le libellé famille Indiquez le nom de la famille article. Onglet Notes Il contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Vous pouvez sélectionner la famille article dans l'entête de la fiche article. Unité Saisissez le code unité (ex : M3), le libellé (ex : mètres cube) et le nombre de décimales pour cette unité (ex: 3). Les unités pourront être saisies dans la fiche article, le devis et la facture. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche unité. Civilité Saisissez le libellé de la civilité. Les civilités seront utilisées notamment dans les fiches Tiers. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous disposez d'une barre d'outils pour apporter des attributs (gras, italique, souligné, couleur, police...) à votre texte. Barème Recupel Le barème Recupel est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes. La liste des barèmes Recupel peut être renseignée automatiquement lors de la création du dossier ou lors d'un import du barème Recupel. Entête L'entête du barème Recupel est composé : du Code Recupel Le code Recupel est généré automatiquement. Il n'est pas saisissable, ni modifiable. De la famille Recupel Sélectionnez la famille que vous souhaitez. Cette sélection est facultative. Détail 40 Manuel de référence L'onglet Détail se compose de 2 zones à renseigner : Libellé Recupel Indiquez le libellé du barème. Montant U Recupel TTC Indiquez le montant unitaire TTC du Recupel. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Famille Client / Prospect La famille client ou prospect se compose de deux champs, à saisir : Le code famille Il peut comporter jusqu'à 8 caractères alpha-numériques. Le libellé famille Indiquez le nom de la famille client / prospect. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Vous pouvez sélectionner la famille tiers dans l'entête de la fiche client ou dans la fiche prospect. Familles Recupel La famille Recupel se compose de 2 onglets. Vous pouvez sélectionner la famille dans l'entête de la fiche barème Recupel. Onglet Détail Cet onglet vous permet de définir 2 champs : Code famille Il peut comporter jusqu'à 15 caractères alpha-numériques. Libellé famille Indiquez le nom de la famille. Onglet Notes Cet onglet contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Mode de règlement La fiche Mode de règlement se compose de quatre zones à remplir : 41 Aide Devis & Facturation Le code Indiquez un code pour votre mode de règlement Le libellé Saisissez le libellé du mode de règlement. Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance. Ex : Virement à 30 jours. Le type de paiement Sélectionnez le type de paiement dans la liste déroulante. L'échéance (en nb jours) indiquez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document. Règlement Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul de votre échéance. Le Si vous avez choisi le mode de calcul Fin de mois Le ou bien Net Le, précisez le jour de règlement. Exemple L'échéance, le règlement et Le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture. Par exemple, si vous paramétrez : échéance : 20 j Règlement : Fin de mois le Le : 10 alors si la date de facture est au 01/01/2008, votre date d'échéance sera calculée ainsi : 01/01/2008 + 20J soit le 21/01/2008, puis Fin de mois, ce qui donnera le 31/01/2008 et enfin le 10, ce qui donnera une date d'échéance au 10/02/2008. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Banque Détail L'onglet Détail se compose de deux zones à renseigner : Le code banque Saisissez un identifiant unique pour votre banque Le nom de la banque Comptes Cet onglet s'affiche si vous avez coché l'option Afficher l'onglet Compte dans la partie Banque du paramétrage comptable dans les options du dossier. Vous pouvez saisir le compte de banque ou le sélectionner directement dans votre dossier comptable, en cliquant sur l'icône . Si vous n’en indiquez aucun, c’est celui paramétré dans les options qui sera utilisé par défaut lors des transferts comptables. Notes L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Code postal 42 Manuel de référence La fiche se compose de quatre zones à remplir : Le code postal Le nom de la ville La région Le pays (que vous pouvez sélectionner avec l'icône ). L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer la fiche. Régions La fiche régions est caractérisée par 4 champs : Numéro Saisissez le code de la région. Région Saisissez le nom ou le libellé de la région. Pays Sélectionnez, à l'aide de l'icône , le pays. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Pays La fiche Pays se compose de deux zones à remplir : Le code pays. Indiquez son code, sur deux caractères. Le nom du pays. L'onglet Notes contient une zone de saisie libre, qui vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche. Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Cliquez sur Valider pour enregistrer la fiche. Traitements Documents de vente Documents de vente Cette fenêtre affiche tous les documents de vente qui ont été créés, et vous permet d'en ajouter, modifier, dupliquer, imprimer, supprimer ou transférer. 43 Aide Devis & Facturation La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les autres listes, (sur référer à la gestion des listes), et présente en plus, une recherche avancée La recherche avancée La recherche avancée contient des champs supplémentaires afin de vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous souhaitez. Période Sélectionnez la période désirée. Plusieurs périodes sont disponibles par défaut : mois précédent, mois courant, hier, aujourd'hui, etc... Du ...A... Si vous souhaitez retrouver les documents correspondant à une période précise, indiquez l'intervalle de date souhaité. Client Sélectionnez à l'aide de l'icône , le client correspondant aux documents que vous recherchez. Remarque Vous pouvez remplir, un ou plusieurs de ces champs disponibles. Si vous souhaitez effectuer une seconde recherche, modifiez un ou plusieurs champs, et n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Rechercher. Les onglets par type de documents Il existe plusieurs types de documents : Devis, Factures, Note de crédit, Factures d'acompte et NC d'acompte. La liste des documents est donc classée en fonction de ces différents types grâce aux onglets disponibles pour chacun d'eux. Les fonctions de la barre de navigation (ou boutons supplémentaires) La barre de navigation permet d'accéder à des fonctions supplémentaires pour effectuer les transferts de document Dupliquer Permet de dupliquer tous les types de documents, en changeant la date et le nom du client si nécessaire. Astuce Vous pouvez ainsi créer des "devis-type" ou modèles de devis. Remarque Lors de la duplication d'un document afin que les promotions et tarifs exceptionnels soient mis à jour, le message "Voulez-vous appliquer les promotions, remises ou tarifs éventuels sur les éléments ?" apparaît. - Si vous répondez OUI, les remises, tarifs et promotions seront vérifiés, calculés et appliqués s'il y a lieu. - Si vous répondez NON, les remises, tarifs et promotions ne seront pas vérifiés et le document sera dupliqué tel qu'il est. Si une remise ou un prix différent de la fiche élément est sur le document d'origine, ce sont ces données qui seront reprises sur le document final. Transférer Permet de transférer un document. Les possibilités de transfert changent en fonction du type de document. Transférer un document Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Il pourra être dupliqué. Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements - Documents de vente (ou en sélectionnant l'option Documents de vente depuis la barre de navigation) 44 Manuel de référence Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation (ou bien à droite de la liste des documents). Choisissez le type de document que vous souhaitez générer, la date, et validez par OK. Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré et vous propose d'ouvrir le document généré. Remarque La saisie du n° de document est possible uniquement si les options du dossier, la saisie manuelle des n° de document est paramétrée. Remarque Si le document de destination est supprimé, le document provenant du transfert est de nouveau en cours. Exemple Transfert d'un devis en facture, puis suppression de la facture. Les informations du devis sont de nouveaux accessibles. Devis Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose des parties suivantes : l'entête le corps le pied l'onglet notes Devis Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Devis a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des devis existants. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des devis. Dupliquer un document Tous les documents de ventes peuvent être dupliqués. Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre. Remarque Il est possible de dupliquer un document transféré ou comptabilisé. Attention Les factures d'acompte et les notes de crédits ne peuvent pas être dupliqués. Pour dupliquer un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements - Documents de vente (ou en sélectionnant l'option Documents de vente depuis la barre de navigation). Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Dupliquer disponible dans le pied de la liste des documents. Choisissez le client que vous souhaitez avoir sur le nouveau document (pas défaut le client affiché est celui du document d'origine), la date, le numéro du nouveau document et validez par OK. Un message d'avertissement apparaît pour vous indiquer le type et le numéro du document généré et vous propose d'ouvrir le document généré. Remarque 45 Aide Devis & Facturation La saisie du n° de document est possible uniquement si les options du dossier, la saisie manuelle des n° de document est paramétrée. Facture Une facture apparaît à l'écran. La facture se compose des parties suivantes : l'entête le corps l'onglet Acomptes le pied l'onglet notes Factures Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Factures a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des factures existantes. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des factures. Note de crédit Un document de type avoir apparaît à l'écran. L'avoir se compose des parties suivantes : l'entête le corps le pied l'onglet notes Note de crédit Cette fenêtre correspond à la liste des documents de vente. L'onglet Notes de crédit a été pré-positionné afin de faire apparaître directement la liste des notes de crédits existantes. A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer et Supprimer des notes de crédits. Facture d'acompte Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes. La facture d'acompte se compose des éléments suivants : Numéro et date de la facture La zone Numéro est accessible si vous avez coché l'option de Saisie des numéros de documents dans les Options du dossier, partie Documents. Vous pouvez indiquer le numéro de la facture d'acompte à générer. Dans le cas contraire, le numéro de la facture sera attribué à la validation du document et prendra le dernier numéro de facture d'acompte + 1 (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options 46 Manuel de référence du dossier, dans la partie Numérotation). Les coordonnées clients Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors. Vous pouvez les modifier sur la facture si nécessaire. Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône , un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre facture d'acompte, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône . La description de l'acompte Vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Acompte reçu au titre de ......". Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer. Etat de règlement L'état est attribué au moment de la validation du document quand les échéances se créent et il ne peut pas être modifié. L'état peut avoir la valeur : "Non payé" : si aucun règlement n'existe pour le document "Partiellement payé" : s'il existe un ou plusieurs règlements réglant partiellement le document "Payé" : si le document est réglé totalement Les informations complémentaires Au bas du document, vous pouvez accéder au bouton Complément. Vous retrouvez les numéros de téléphone, fax et e-mail de votre client, ainsi que les montants exprimés en contre valeurs (si vous avez coché l'option Afficher les contre valeurs dans le menu Outils - Options, partie Devises). Attention A la validation de la facture, l'écran de saisie d'un nouveau règlement apparaît. Le type de paiement Chèque est indiqué par défaut. Vous pouvez le modifier si nécessaire. Indiquez le code banque associé à votre acompte et validez par OK Remarque La facture d'acompte est modifiable tant qu'elle n'est pas rattachée à une facture ou qu'elle n'est pas transférée en comptabilité. Note de crédit d'acompte La note de crédit d'acompte est un document qui fait suite à la facture d'acompte (consulter ici le principe de fonctionnement des factures d'acomptes). Vous pouvez le créer directement à partir de la liste des documents de vente, par le bouton Ajouter, ou bien en sélectionnant dans la liste des documents de vente, la facture d'acompte d'origine et en sélectionnant le raccourci Transférer disponible dans la barre de navigation. Numéro et date de la note de crédit La zone Numéro est accessible si vous avez coché l'option de Saisie des numéros de documents dans les Options du dossier, partie Documents. Vous pouvez indiquer le numéro de la note de crédit à générer. Dans le cas contraire, le numéro de la note de crédit sera attribué à la validation du document et prendra le dernier numéro de la note de crédit d'acompte + 1 (les préfixes des compteurs sont indiqués dans les options du dossier, dans la partie Numérotation). Les coordonnées clients Sélectionnez le code client à l'aide de l'icône . Ses coordonnées complètes s'affichent alors. Vous pouvez les modifier sur de la note de crédit si nécessaire. 47 Aide Devis & Facturation Document associé Vous pouvez associer, à l'aide de l'icône , un document (*.xls, *.pdf, *.doc, *.html...) ou une image (*.gif, *.jpg, *.bmp) à votre note de crédit d'acompte, et l'ouvrir facilement en cliquant sur l'icône . La description de l'acompte Vous disposez d'une zone de saisie libre pour indiquer des commentaires sur votre acompte. Ex : "Annulation de l'acompte reçu au titre de ......". Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils, et vous servir du correcteur orthographique. Les attributs appliqués seront automatiquement repris dans toutes vos impressions. Les montants Au bas du document, vous pouvez saisir le montant de votre acompte, depuis la zone Montant HT ou Montant TTC, et sélectionner le code TVA à appliquer. Etat de règlement L'état est attribué au moment de la validation du document quand les échéances se créent et il ne peut pas être modifié. L'état peut avoir la valeur : "Non payé" : si aucun règlement n'existe pour le document "Partiellement payé" : s'il existe un ou plusieurs règlements réglant partiellement le document "Payé" : si le document est réglé totalement Les informations complémentaires Au bas du document, vous pouvez accéder au bouton Complément. Vous retrouvez les numéros de téléphone, fax et e-mail de votre client, ainsi que les montants exprimés en contre valeurs (si vous avez coché l'option Afficher les contre valeurs dans le menu Outils - Options, partie Devises). Remarque A la validation du document, une échéance négative est générée. Vous pourrez la pointer et la solder avec la facture d'acompte, ou la pointer avec une autre facture, depuis la saisie des règlements (en enregistrant un règlement à 0). Remarque La note de crédit d'acompte est modifiable tant qu'il n'est pas rattaché à une facture et qu'il n'est pas transféré en comptabilité. Règlements La fenêtre règlement correspond à la liste des règlements clients. Elle a les mêmes propriétés de recherches, de filtre et de tris décrits dans la gestion des listes. Vous disposez en plus d'un filtre sur le tiers, et d'onglets, qui permettent de classer vos règlements (partiellement affectées, totalement affectés, tous et en banque). A partir de cette fenêtre, vous pouvez Ajouter, Modifier, Dupliquer, Imprimer, Transférer (via la barre de navigation) et Supprimer des règlements. Remarque Une fois transféré en comptabilité, vous pourrez consulter le règlement, mais vous ne pourrez plus modifier son montant. Nouveau règlement Pour enregistrer un règlement, vous devez remplir les zones suivantes : Tiers Sélectionnez le client à l'aide de l'icône . Date Indiquez la date du règlement ou sélectionnez-là à partir du calendrier disponible en cliquant sur 48 Manuel de référence l'icône . Paiement Par Sélectionnez le mode de paiement dans la liste déroulante accessible par l'icône . Montant Saisissez le montant du règlement client. Montant d’escompte conditionnel Montant d'escompte conditionnel accorder au client ou par le fournisseur sur l’échéance. Banque Sélectionnez la banque sur laquelle vous allez remettre le règlement. Remarque Saisissez le montant d'escompte et le montant du règlement. Placez vous ensuite sur l'échéance à traiter. Enfin, cliquez sur l'icône Solder l'échéance ou faites Ctrl + F comme indiqué dans le menu contextuel. Attention Seuls les règlements pour lesquels vous avez indiqué une banque seront transférés en comptabilité. Dans la grille apparaissent les échéances de votre client. Pour affecter le montant du règlement reçu à une (ou plusieurs) échéance(s), vous disposez des icônes suivantes : Solder l'échéance Permet de solder une échéance. Elle n'apparaîtra plus dans vos relances clients. Annuler Solde échéance Annule la fonction précédente. Affecter Permet d'affecter le montant du règlement à la ligne sélectionnée. Le montant affecté sera égal au Reste à affecter ou égal au Solde dû de la ligne (si celui-ci est inférieur au Reste à affecter). Désaffecter Permet de désaffecter le montant du règlement affecté sur la ligne d'échéance sélectionnée. Astuce Si vous avez saisi une facture et un avoir de même montant, vous pouvez sélectionner les deux échéances (positive et négative) afin de les solder, et enregistrer un montant de règlement à 0.00. Remarque Vous pouvez aussi utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant. Vous pouvez aussi saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) à affecter sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. Remarque Vous pouvez enregistrer un règlement sans l'affecter à une échéance. Vous pourrez aussi le transférer en comptabilité et l'affecter plus tard à une échéance si vous le souhaitez. Au bas de la fenêtre, vous retrouvez le Total échéances, Le Total des échéances dûes et le Reste à affecter. Echéancier Cette fenêtre affiche la liste de toutes vos échéances dûes. La liste a les mêmes propriétés de recherches, de tris et de filtres comme indiqué dans la gestion des listes. 49 Aide Devis & Facturation Des filtres supplémentaires vous sont proposés sur le client et sur la période. Pour mettre à jour des données de la liste par rapport à ces critères, vous devez utilisez l'icône . Vous avez la possibilité d'imprimer et de solder ou dé-solder une échéance (option disponible dans la barre de navigation ou par le menu contextuel). Transfert en comptabilité La fenêtre de transfert en comptabilité se présente comme une boîte d'impression. Vous disposez d'un onglet Propriétés pour sélectionner les données à transférer et un onglet Aperçu pour contrôler les données qui vont être transférées en comptabilité. Vous devez sélectionner les paramètres suivants: Date Période Sélectionnez la période des éléments à transférer Du ... Au... Précisez, le cas échéant, les dates exactes de début et de fin des éléments à transférer Transfert Type Sélectionnez le format du fichier de transfert à générer. Plusieurs choix sont possibles : - Le format Format Texte France. - Le format EBP Comptabilité correspond au format texte qui peut être récupéré dans l'application EBP Comptabilité. - Le format BOB, Winbooks, Popsy et Solid Data pour générer un fichier qui sera lisible par ces logiciels. Fichier Dans le cas d'un transfert aux formats Texte ou Expert, indiquez le nom complet du répertoire de destination et le nom du fichier à générer. Ex : C:\Document & Settings\All users\Application data\EBP\Ventes\EXPORT\ecritures.txt. Pièces à comptabiliser Ventes Cochez cette zone si vous souhaitez transférer les écritures de ventes (factures) en comptabilité. Règlements clients Cochez cette zone si vous souhaitez que vos règlements soient transférées en comptabilité. Remarque Seuls les règlements enregistrés avec un code banque seront transférés en comptabilité. Attention Les documents et règlements transférés en comptabilité ne pourront plus être modifiés, ni supprimés. Inclure les documents déjà comptabilisés Oui Par défaut, les éléments qui ont été transférés en comptabilité sont marqués comme tels et ne sont pas transférés une deuxième fois. Néanmoins, si vous modifiez des éléments dans votre facturation ou dans les options de votre dossier, ou si avez besoin de re-transférer les écritures, il suffit de cocher cette zone. 50 Manuel de référence Attention Cette option est à utiliser avec précaution. Si vous avez déjà intégré les écritures dans votre comptabilité, vous devez les contrepasser avant de les réimporter. Cliquez sur le bouton Aperçu pour contrôler, avant transfert, les écritures qui seront générées dans votre comptabilité. Cliquez ensuite sur le bouton Lancer la procédure afin de générer le fichier de transfert. Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Remarque Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Derniers documents Affiche les 10 derniers documents que vous avez créé dans EBP Devis & Facturation Pratic. Devis à relancer Affiche les devis (10 maximum) dont la date de validité arrive bientôt à échéance, ou les devis dont la date de validité est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier. Echéances échues Affiche la liste des factures (10 maximum) dont l'échéance arrive bientôt à terme ou dont l'échéance est dépassée. Le nombre de jours pour l'alerte doit être indiqué dans les options du dossier. Astuce Lorsque vous placez le curseur de votre souris sur les documents affichés dans la liste des derniers documents, la liste des devis à relancer et la liste des échéances échues, une ligne horizontale apparaît pour souligner la ligne en cours de sélection, et vous pouvez double-cliquer, à l'aide de la souris, pour visualiser le document sélectionné. Statistiques Affiche les statistiques sur le nombre de devis, facture, note de crédit, etc... Chiffre d'affaires HT Vous permet de visualiser sous forme de graphique, l'évolution de votre chiffre d'affaires sur les douze derniers mois saisis dans le logiciel. Statistiques Les statistiques proposées portent sur vos clients, articles, documents et finances. Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de tableau ou de graphique. Choisissez la statistique souhaitée en cliquant dessus... Remarque Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection. ..puis renseignez les zones suivantes : Période du... au... Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte. 51 Aide Devis & Facturation Les ... premiers uniquement Cette zone s'affiche si vous sélectionnez des statistiques sur les Documents ou Finances. Indiquez si vous souhaitez restreindre le nombre de données à afficher dans le résultat des statistiques demandées. Remarque Par défaut l'option est à 0, ainsi toutes les données sont à l'écran. Code Sélectionnez les codes articles ou codes clients sur lesquels effectuer les statistiques. Famille Vous pouvez sélectionner une famille d'article ou une famille client. Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet Graphique et Donnée pour consulter les résultats obtenus. L'onglet Graphique Vous disposez d'icônes pour changer les caractéristiques du graphique. Les infos-bulles s'affichant au dessous de chaque icône vous indiquent à quelles fonctions elles correspondent : Normal, Tourner, Déplacer, Zoom, Profondeur, 3D, Editer, Imprimer, Copier ou Sauver. L'onglet Donnée Affiche le tableau des données obtenues sur les critères sélectionnés. Vous disposez des icônes Export Excel, Export HTML, Export XML et Export texte pour générer un fichier avec les données dans l'un des 4 formats proposés. Impressions Les boîtes d'impression A chaque lancement d’une impression, une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes : Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. Un onglet Aperçu avant impression. L'aperçu avant impression Lorsque vous lancez un aperçu écran, une barre de navigation s’affiche : Permet d'imprimer le document affiché Permet d"afficher toute la page à l'écran (correspond à un zoom d'environ 50%) Permet d'afficher l'aperçu en plein écran (correspond à un zoom d'environ 130%) Permet d'afficher l'aperçu du devis à la taille réelle, c'est-à-dire en 100% Permet d'agrandir la taille de la page d'environ 10% Permet de réduire la taille de la page d'environ 10% Permet d'afficher la première page 52 Manuel de référence Affiche la page précédente Affiche la page suivante Permet d'afficher la dernière page Permet d'envoyer le document par e-mail Le bouton Fermer permet de fermer la fenêtre d'aperçu et le bouton Annuler, annule la génération de l'aperçu avant impression. Présentation des fenêtres d'aperçu La gestion d'une fenêtre d'aperçu s'effectue comme pour une fenêtre normale. Lorsque plusieurs aperçus d'impression sont demandés en même temps, chaque aperçu apparaît dans une fenêtre. Le menu Fenêtre vous permet de gérer leur disposition et d'activer celle que vous souhaitez. Imprimer un aperçu Pour imprimer directement un aperçu, cliquez sur l'icône de la barre d'outils standard ou utilisez le menu Dossier + Imprimer. C'est la fenêtre active qui sera imprimée. Fermer un aperçu Valable pour toutes les fenêtres. Cliquez sur la croix située en haut à droite de la fenêtre de l'aperçu à fermer. Les propriétés des impressions L'onglet Propriétés vous permet de choisir vos différents critères d'impressions, de sélectionner, trier et classer les données que vous souhaitez imprimer. Plusieurs modèles peuvent être rattachés à un même type d'impression. Chaque modèle propose ainsi pour un même type d'impression une mise en forme et un contenu différent. Ces modèles sont paramétrables via le générateur d'état intégré. Vous avez accès aux boutons suivants: Fermer Ferme la fenêtre d'impression Imprimer Permet d'imprimer le document sur l'imprimante sélectionnée. Aperçu Permet de visualiser à l'écran l'impression demandée et de vérifier son contenu. Enregistrer sous Permet d'exporter votre impression sous différents formats type Excel, Acrobat Reader, Html, Rtf, Quattro Pro etc... Envoyer par e-mail Permet d'envoyer directement votre impression par e-mail. Une fenêtre s'ouvre pour vous permettre de choisir le modèle et le format dans lequel vous souhaitez que le fichier soit transmis. A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe. Modifier le modèle Permet d'accéder au générateur d'état pour personnaliser le modèle d'impression sélectionné. Choisissez ensuite le modèle dans la liste proposée, et l'imprimante que vous souhaitez. L'imprimante affichée par défaut, est celle qui a été marquée par défaut dans Windows. 53 Aide Devis & Facturation Outils Sauvegarde Bienvenue.. ...dans l'assistant de sauvegarde des données. Remarque L'assistant de sauvegarde apparaît automatiquement lorsque vous clôturez votre dossier, si vous avez coché, dans les options du dossier, les jours où vous travaillez dans le logiciel. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de sauvegarde des données. Choisissez les informations à inclure dans la sauvegarde L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidez-vous de l'icône pour sélectionner un autre dossier. Par défaut, toutes les informations sont cochées. Nous vous conseillons de conserver vos modèles si vous avez personnalisé vos documents. De même, si vous avez défini un affichage spécifique sur votre poste de travail, sauvegardez les informations de configuration. Astuce Vous pouvez effectuer une sauvegarde ne comprenant que vos modèles et vos informations de configuration (en décochant la zone inclure le dossier). Gardez cette sauvegarde de côté, et ne sauvegardez plus ces informations avec vos sauvegardes du dossier. La sauvegarde quotidienne sera plus rapide. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde. Type de sauvegarde Sélectionnez le support sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Vous avez le choix entre les disquettes ou le disque dur. Par défaut, le support externe A: pour les disquettes, est sélectionné. Si vous possédez un lecteur ZIP, indiquez l'unité amovible correspondant à votre lecteur ZIP. Si vous souhaitez sauvegarder sur votre disque dur, vous pouvez choisir l'emplacement (le répertoire) sur lequel vous souhaitez sauvegarder. Remarque Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre ordinateur. Assurez-vous que votre disquette, ou votre disque ZIP soit inséré et cliquez sur le bouton Terminer pour lancer la procédure. Restauration Bienvenue... ...dans l'assistant de restauration des données. 54 Manuel de référence Attention Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va remplacer et écraser toutes vos données. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de restauration des données. Informations à inclure dans la restauration Attention Lisez bien le paragraphe Rappel Important, qui vous indique de quand date la sauvegarde que vous avez sélectionnée pour être restaurée. Cochez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier, modèles ou informations de configuration). Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Sélection de la sauvegarde à restaurer Si vous avez effectué une sauvegarde sur votre disque dur, l'assistant de restauration vous propose par défaut de restaurer cette sauvegarde. Si vous souhaitez récupérer des données stockées sur un support externe, saisissez dans la zone Nom du fichier, l'unité amovible correspondant à ce support, et utilisez l'icône pour sélectionner votre dossier. Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration. Où seront restaurés les fichiers Sélectionnez le répertoire dans lequel vos fichiers de données doivent être restaurés. Par défaut, le répertoire d'origine est coché. Remarque La zone Autre répertoire est à sélectionner, par exemple, dans le cas où vous avez changé d'ordinateur, et le dossier que vous aviez avant sur un disque D, se trouve désormais sur le disque C. Cliquez le bouton Terminer pour lancer l'opération Import Assistant d'import Attention L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez beaucoup d'éléments à importer. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'import de données au format texte. Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer la sauvegarde. Sélection du fichier à importer Dans l'étape suivante, vous devez sélectionner dans la liste proposée, la table (ou le fichier) que vous souhaitez importer, et définir le chemin où il se trouve sur votre disque, en vous aidant de l'icône pour le rechercher. Astuce 55 Aide Devis & Facturation Si vous avez déjà effectué une importation de cette table, et enregistré un nom de format, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de redéfinir le format de votre fichier, et arriverez directement à l'étape de sélection des champs à importer. Les premières lignes de votre fichier apparaissent à l'écran, et vous pouvez indiquer, la séparation des champs (Délimité ou largeur fixe) et le type de format de votre fichier. Si votre fichier est en délimité, il contient sûrement des séparateurs de champs. Vous devez donc choisir celui correspondant à votre fichier, en cochant la zone correspondante. Remarque Si votre fichier a un format standard, EBP Devis & Facturation Pratic le détecte automatiquement et coche par défaut les séparateurs et délimiteurs correspondants. Vous pouvez choisir d'importer ou non la première ligne de votre fichier (au cas où elle ne comporte pas de données, ou un titre...) et indiquer le nombre de lignes d'exemple à afficher dans l'assistant d'import (En principe, les 10 premières lignes suffisent). Sélection des champs à importer Les premières lignes de votre fichier à importer apparaissent. Vous pouvez alors affecter, par colonne, les différents champs que vous souhaitez importer. Pour cela, cliquez sur l'intitulé d'une colonne et sélectionnez le champ correspondant de la table dans la liste déroulante en haut de la fenêtre. Le nom du champ est alors automatiquement affecté à la colonne. Procédez de la même façon pour toutes les colonnes que vous voulez importer. Remarque Si un champ de votre fichier n'existe pas dans la table d'EBP Devis & Facturation Pratic laissez la colonne avec l'intitulé "ignoré". Le bouton Recommencer vous permet d'effacer toutes les entêtes de colonnes et les remettre en IGNORE, afin de pouvoir les redéfinir si vous vous êtes trompé. Dans l'écran suivant, vous pouvez enregistrer le format sous le nom que vous avez indiqué. Cela est utile si vous devez faire des importations régulières du fichier. Cliquer sur Terminer pour lancer la procédure. Export Assistant d'export Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'export de données au format texte. Sélection du fichier à exporter Vous devez sélectionner dans la liste proposée, la table (ou le fichier) que vous souhaitez exporter Astuce Si vous avez déjà effectué une exportation de cette table, et défini un format d'exportation, vous pouvez le rappeler : Vous n'aurez pas besoin de sélectionner les champs à exporter et arriverez directement à l'étape de définition du format de fichier à exporter. Sélection des champs à exporter Dans l'étape suivante, vous pouvez choisir les différents champs de la table que vous souhaitez exporter. Si vous voulez tout exporter, cliquez sur le bouton Tout Ajouter. Dans le cas contraire, sélectionnez dans la liste un champ et cliquez sur le bouton Ajouter. Et procédez de la même façon pour chaque champ. Un extrait des données sélectionnées apparaît au fur et à mesure dans le tableau des données à exporter. 56 Manuel de référence Remarque Si vous vous êtes trompé, vous pouvez cliquer sur le bouton Recommencer : Toutes les données à exporter, sélectionnées dans le tableau, s'effaceront. Si vous vous êtes trompé sur une seule colonne, sélectionnez-là en cliquant sur son entête et cliquez sur le bouton Retirer. Sélection du format de fichier Vous devez ensuite définir le format de votre fichier d'export, en cochant la zone du séparateur de champs souhaité, et en sélectionnant éventuellement des caractères entourant les champs, et un caractère de fin de ligne. Remarque Le caractère CR correspond à la touche entrée et LF au retour à la ligne suivante. L'assistant vous propose de sauvegarder vos sélections dans un format d'exportation. Nous vous conseillons de le laisser, si vous avez besoin d'exporter à nouveau la même table. Par défaut, le fichier d'export a pour nom, le nom de la table choisie avec l'extension CSV. Il sera enregistré dans le sous-répertoire EXPORT, d'EBP Devis & Facturation Pratic. Exemple Si vous exportez la table clients, le fichier d'export s'appellera par défaut clients.csv Vous pouvez modifier ce nom si vous le souhaitez et modifier l'emplacement du fichier sur votre disque en cliquant sur l'icône (Par défaut, le fichier sera généré dans le répertoire \Documents & Settings\All users\Application data\EBP\Ventes\Export\). Cliquez sur Terminer pour lancer la procédure d'exportation du fichier. Maintenance Assistant de maintenance des dossiers Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de maintenance des données. Choix du dossier Attention Cette opération peut modifier le contenu de vos données ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Pratic à traiter à l'aide de l'icône et cliquez sur le bouton Suivant. Opérations de maintenance à effectuer Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier. Base de donnée Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle. Verrous Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..). Recalculer Permet de contrôler les échéanciers clients (si un règlement client est pointé avec une échéance d'un autre client, alors le règlement sera dépointé), de recalculer les montants d'encours clients, et tous les compteurs des fichiers (articles, clients, fournisseurs, documents, etc...) 57 Aide Devis & Facturation Cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opération. Epuration dossier Assistant d'épuration de dossiers Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant d'épuration des dossiers. Dossier à épurer Attention Cette opération est irréversible ! Effectuez une sauvegarde de vos données en cliquant sur le bouton Sauvegarder mon dossier maintenant ! Sélectionnez le dossier d'EBP Devis & Facturation Praticà épurer à l'aide de l'icône et cliquez sur le bouton Suivant. Données à épurer Sélectionnez les différents types de documents à épurer, en précisant si besoin : Pour les devis : l'état. Seuls les devis correspondant à l'état sélectionné seront supprimés, Pour les factures, note de crédit, factures d'acompte, NC d'acompte et règlements : s'il faut supprimer uniquement les documents comptabilisés ou non (dans le dernier cas, dé-cocher la zone) Cliquez sur le bouton Suivant, contrôlez la liste des données sélectionnées, puis cliquez sur le bouton Terminer pour lancer l'opération. Options Options Générales Remarque Ces options s’appliquent à tous les dossiers. Ouvrir la dernière base Le logiciel garde en mémoire le dernier dossier-société ouvert afin de le proposer au prochain lancement du logiciel. Remarque Toutes les barres peuvent ou non être affichées, ceci afin de moduler votre écran de travail. Cochez celles que vous souhaitez. La barre de fenêtre Il s'agit de la barre au bas de la fenêtre, sur laquelle apparaissent les différentes fenêtres. La barre de statut Il s'agit de la barre au bas de la fenêtre, sur laquelle apparaît le nom de votre dossier. Barre de navigation C'est la barre qui se situe par défaut à droite de votre écran de travail. Vous pouvez l'afficher à droite, à gauche, ou la supprimer de votre écran. Elle vous permet d'accéder rapidement aux options du logiciel. Vous pouvez, par un glisser-déplacer, à l'aide de la souris, organiser vos raccourcis et les placer dans les groupes que vous souhaitez. 58 Manuel de référence Astuce Le groupe Navigation est une partie dynamique qui affiche des raccourcis différents en fonction de la fenêtre affichée à l'écran. Les raccourcis affichés sont ceux les plus pertinents et vous permettent de pré-remplir certaines zones. Exemple Lorsqu'une fiche client est affichée, j'ai, dans la partie Navigation, le raccourci Nouveau règlement, qui me permet d'accéder à la saisie d'un nouveau règlement, et le code client sera déjà saisi dans la nouvelle fenêtre. Barre de titre C'est la barre juste au dessous de vos menus en haut de l'écran. Style plat Modifie l’apparence des boutons de la barre d'outils et menus de votre logiciel. Enregistrer l’environnement Les choix concernant la taille et la position de vos fenêtres sont conservées. Infos bulles Les info-bulles qui apparaissent sur vos icônes ou dans certaines zones particulières peuvent ou non être affichées. Ecran d'accueil L’écran d’accueil propose la gestion des dossiers au démarrage du logiciel. Ecran d'introduction L’écran d’introduction est simplement une image qui apparaît au lancement du logiciel. Astuces du jour Chaque jour, au démarrage de votre logiciel, une petite astuce apparaît si vous cochez cette zone. Multi-sélection Si vous cochez cette zone, vous pourrez sélectionner plusieurs éléments contenus dans une liste : En utilisant la touche [Ctrl] de votre clavier et le clic gauche de la souris, pour des éléments qui ne suivent pas dans une liste. Ou en utilisant les touches [shift]+[flèche basse] de votre clavier pour sélectionner plusieurs éléments qui se suivent dans une liste. C'est utile lorsque vous souhaitez insérer plusieurs éléments dans votre devis en même temps, ou bien quand vous souhaitez supprimer plusieurs éléments dans une liste en même temps. Fenêtres toujours maximisées Permet d'afficher toutes les fenêtres en plein écran. Image de fond d'écran A l'aide de l'icône , vous pouvez sélectionner une image au format BMP, JPG, ou TIF qui apparaîtra en fond d'écran du logiciel. Pour retrouver celle par défaut, supprimez le chemin indiqué dans cette zone. Police des textes enrichis Vous pouvez sélectionner une police par défaut pour tous les textes enrichis, comme la désignation des articles dans les fiches et dans les documents de vente, et les champs notes. Sélectionnez la police dans la liste déroulante et indiquez sa taille au dessous. Remarque Cette police par défaut sera automatiquement reprise à l'impression de vos documents et fiches articles. Coordonnées Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces informations seront reprises sur certains de vos documents (devis, factures, etc..). Informations Saisissez les codes N° entreprise, RPM et N.A.C.E, N° TVA et le montant du Capital de votre société. Ces informations seront imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...). 59 Aide Devis & Facturation Expert Comptable Vous pouvez saisir ici les coordonnées de votre expert comptable. Il est intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert Comptable). Mot de passe Nouveau mot de passe Permet de saisir un mot de passe pour protéger l'ouverture de votre dossier. Il vous sera donc demandé à la prochaine ouverture de votre dossier. Remarque Après validation de votre mot de passe, celui-ci ne sera plus visible. Pour changer de mot de passe, vous devrez saisir votre nouveau mot de passe directement dans cette zone. Supprimer le mot de passe Permet de supprimer le mot de passe existant. Logo Vous pouvez insérer ici le logo de votre société, qui sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture ou avoirs), sur les modèles de document avec logo. Pour cela, vous avez accès à deux fonctions : Ajouter/ Modifier Ouvre une fenêtre pour la gestion de l'image. Utilisez l'icône pour rechercher le fichier qui contient votre logo. Les principaux formats acceptés sont : JPG, JPEG, TIF, BMP, etc... Votre logo apparaît. Le fichier est recopié sur votre disque dur, dans le répertoire indiqué dans la partie répertoire des options. Si votre logo a une taille supérieure à celle de la fenêtre proposée, un message apparaîtra pour vous demander si vous souhaitez la redimensionner. De même, si vous chargez une image BMP, il se peut que la taille du fichier soit importante. Dans ce cas, le logiciel vous propose de la convertir automatiquement au format JPG. Vous disposez également d"une barre d'outils pour zoomer, redimensionner ou effectuer des traitements sur l'image. Supprimer Permet de supprimer le logo affiché. Vous pourrez alors en insérer un autre à l'aide de l'icône Ajouter / Modifier. Devises Paramétrez la devise de votre dossier et la devise de contre valeur que vous souhaitez utilisez. Devises Devise du dossier Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré. Par défaut, il est indiqué Euro. Abréviation Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré. Devise de contre-valeur Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur dans le logiciel, saisissez ici le libellé complet de cette devise. 60 Manuel de référence Abréviation Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier. Nombre de décimales Indiquez le nombre de décimales à afficher pour la devise de contre-valeur. Taux de conversion Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur. Afficher les contre-valeurs Si vous cochez cette zone, les contre-valeurs en seront affichées : - dans la fiche article, - sur les lignes d'articles dans vos documents de vente, - les montants totaux des documents de vente seront affichés dans la partie Complément du document. Sauvegarde Planning de sauvegarde L'assistant de sauvegarde peut vous être proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. Pour cela, il suffit de cocher les jours où vous travaillez dans le logiciel. Numérotation Documents Ventes Pour chaque type de document, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à attribuer au document. Le logiciel incrémentera automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe. Exemple D0804001 pour les devis de l’année 2008 au mois d'avril : le numéro suivant sera le D0804002. F0805001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mai :le numéro suivant sera le F0805002. Divers Pour chacun des fichiers de données suivants : Articles, Clients, et Fournisseurs, vous pouvez utiliser ou non la numérotation automatique des fiches, en cochant la zone Utiliser le compteur. Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez une fiche. Remarque Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance des données du menu Outils. Décimales Indiquez le nombre de décimales à afficher (entre 0 et 4) dans toutes les zones de type montants, quantités et prix de votre dossier. Articles Marge Saisissez les taux de marge/marque par défaut qui seront repris à la création d'une fiche article. 61 Aide Devis & Facturation Taux de marge par défaut Indiquez le taux de marge à appliquer sur le prix de revient de l'article (et de calculer ainsi le prix de vente HT) Taux de marque Indiquez le taux de marque à appliquer sur le prix de vente de l'article (qui permet de calculer le prix de revient) Remarque La saisie du taux de marge calcule automatiquement le taux de marque correspondant et inversement Exemple Un taux de marge de 20% sur le prix de revient d'un article, équivaut à un taux de marque de 16.67% sur le prix de vente de l'article. Article en sommeil Sélectionner l'option "Ne pas afficher les articles en sommeil" afin que les articles marqués "En sommeil" ne s'affichent plus dans la liste de sélection des articles en création de document. Documents Etat des devis Vous disposez de 10 zones pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance. L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivant ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple). Remarque Le libellé indiqué dans la zone Etat 4 sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en facture. Comptabilité EBP Comptabilité Journaux Vous allez reprendre de votre dossier comptable les journaux de vente et banque sur lesquels vous souhaitez transférer vos écritures comptables. Remarque Vos journaux comptables doivent être paramétrés en euro dans votre dossier comptable. Ventes Cette partie vous permet de renseigner les comptes de vente par défaut. Ventes Articles Indiquez le compte de vente article par défaut pour les transactions belges. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles U.E. Indiquez le compte de vente article U.E. par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches 62 Manuel de référence articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles Export Indiquez le compte de vente article export par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisé pour le transfert comptable au détail. Articles Exonéré Indiquez le compte de vente article pour les transactions Exonéré par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisés pour le transfert comptable au détail. Articles Cocontractant Indiquez le compte de vente article pour les transactions Cocontractant par défaut. Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches articles, c'est ce compte qui sera utilisés pour le transfert comptable au détail. Global Indiquez le compte de vente global qui sera utilisé pour les transferts des factures de vente au global. Frais de port Indiquez le compte de vente à utiliser pour le transfert comptable des frais de port liés à une facture. Remise Indiquez le compte comptable à utiliser pour le transfert de remise. Cochez la zone Comptabilisée si vous souhaitez que la remise soit transférée indépendamment du total de la facture, si le compte comptable précisé ici. Escompte cond Indiquez le compte d’escompte conditionnel d’achat et vente à utiliser lors du transfert comptable d’un escompte conditionnel associé à une facture. Escompte TVA à 0% Indiquez le compte de vente et achats associés au montant d’escompte conditionnel avec un taux de TVA de 0%. Tiers Racine compte tiers Racine compte client La racine 400 est renseignée par défaut. Vous pouvez la modifier. Numérotation compte tiers Longueur Indiquez la longueur des comptes clients par défaut. Attention La longueur des comptes clients ne doit pas être supérieure à celle définie dans votre dossier comptable. La création du numéro de compte est du type Indiquez le système que vous préférez pour créer vos numéros de comptes comptables tiers. Vous avez le choix entre une saisie libre du numéro de compte dans la fiche client, ou la génération du numéro de compte client à partir de la racine du compte et des premiers caractères du nom, ou du code client. AcomptesAcompte Indiquez le compte Tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le 460 est indiqué. Compléter les comptes à droite par des zéros 63 Aide Devis & Facturation Cochez cette case si vous souhaitez que les comptes comptables contiennent toujours le même nombre de caractères. Ce nombre de caractères est défini dans la partie transfert des options de comptabilité. Banque Cette partie vous permet de renseigner les comptes généraux comptables par défaut pour vos banques et caisses. Ceux-ci seront reprises dans les fiches données par défaut. La valeur définie par EBP, par défaut et pour votre facilité, peut être modifiée. Banques Indiquez le compte de banque par défaut, ou sélectionnez le à l'aide de l'icône . Si aucun compte n'est précisé dans vos fiches, c'est le compte précisé ici qui sera utilisé pour le transfert comptable de vos règlements. Afficher l'onglet Comptes sur les fiches Si vous cochez cette zone, un onglet supplémentaire apparaîtra dans la fiche article et dans la fiche banque pour paramétrer les comptes comptables. Compléter les comptes à droite par des zéros Cochez cette case si vous souhaitez que les comptes comptables contiennent toujours le même nombre de caractères. Ce nombre de caractères est défini dans la partie transfert des options de comptabilité. Transfert Transférer pour les factures de vente Vous pouvez choisir entre deux possibilités pour le transfert de vos factures : Le détail L'écriture comptable détaillera tous les comptes de ventes paramétrés sur les fiches articles. Si plusieurs articles ont le même compte comptable, les montants seront regroupés par compte. Le global L'écriture comptable sera composée d'un compte de vente par facture. Dans ce cas, le compte de vente utilisé pour le transfert comptable correspond à celui indiqué par défaut dans les options. Longueur des comptes La détermination d'une longueur de comptes permet de définir la saisie des zones comptes dans le logiciel. Cette longueur est prise en compte pour toutes les saisies de comptes (ventes, TVA, port...). Vous pouvez définir une longueur de compte entre 2 et 15 caractères. La longueur de compte paramètré par défaut est de 10. Libellés Transfert EBP Devis & Facturation Pratic vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Vous devez donc indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable: dans la partie Vente , pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement , pour les tiers et la banque. Pour cela, vous disposez des constantes suivantes : {0} = Type du document de vente (ex : Facture, Note de crédit..) {1} = Numéro du document {2} = Type de document acompte (Documents d'acompte) {3} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...) {4} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {5} = Nom tiers {6} = Terme 'Banque' {7} = Code banque 64 Manuel de référence Vos macros pourront alors avoir les formes suivantes : En saisissant : {0} N° {1} dans le champ 'Documents' du cadre 'Ventes', vous obtiendrez : Facture N° FA0001. En saisissant : {2} N° {1} dans le champ Acomptes', vous obtiendrez : Document d'acompte N° FD0001. En saisissant : {3} {4} {5} dans le champ 'Tiers' du cadre 'Règlement', vous obtiendrez : Client Monsieur Dupont. En saisissant : {6} {7} dans le champ Banque, vous obtiendrez : Banque FOR. Remarque Par défaut, des macros sont proposées pour vos écritures comptables. TVA / Comptes Vous pouvez créer jusqu'à 11 taux de TVA différents et créer des documents de vente contenant jusqu'à 6 taux de TVA différents. Le 11ième taux est le taux Récupel. Taux Indiquez la valeur du taux de TVA que vous allez utiliser dans votre dossier. Remarque Le taux 0 traite les exonérations, vous ne pouvez pas le modifier. Taux par défaut Cochez l’option Taux par défaut, si ce taux correspond à celui que vous utilisez le plus souvent. Il sera alors repris par défaut en entête de vos documents de vente. Comptes Indiquez les comptes comptables à utiliser pour ce taux de TVA lors du transfert comptable des factures. Répertoires Les répertoires d'installation standard du logiciel sont affichés. Si vous souhaitez les modifier, vous devez cliquer dans la zone Répertoires personnalisés et sélectionner, à l'aide de l'icône les nouveaux répertoires de travail. Remarque Nous vous conseillons de conserver les répertoires standards pour un faciliter la maintenance de votre logiciel (Installation de nouvelles mises à jour, etc..). Remarque Les fichiers liés correspondent aux images que vous intégrez dans votre fichier article. Licence Cette partie affiche les informations relatives à l'achat du logiciel : Votre numéro de licence et raison sociale, le nom du logiciel, et la version en cours. Vous pouvez les modifier, en cliquant sur le bouton Modifier. Suivez ensuite la procédure de saisie du code de débridage. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 65 Aide Devis & Facturation Tableau de bord A l’ouverture du dossier, le tableau de bord de votre société s'ouvre. Vous pouvez fixer quelques paramètres sur les données à afficher : Afficher le tableau de bord à l'ouverture du dossier Par défaut, la zone est cochée. Si vous ne souhaitez plus que le tableau de bord s'affiche à l'ouverture de votre dossier, dé-cochez-là. Nombre de jours pour l’alerte des échéances Les factures dont l’échéance arrive bientôt à terme sont affichées dans la partie Echéances échues. Précisez le nombre de jours avant la date d’échéance pour afficher l’alerte (30 jours maximum). Nombre de jours pour l’alerte de validité des devis Indiquez le nombre de jours avant la fin de validité des devis, pour afficher une alerte dans la partie Devis à relancer (30 jours maximum). Etat des devis à relancer Sélectionnez l’état des devis à prendre en compte pour afficher la liste des devis à relancer. Nombre de mois pour le graphe du CA HT Indiquez le nombre de mois à afficher sur le graphique du CA qui apparait au bas de votre tableau de bord Internet EBP sur le Web Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis et Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le web, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Journal d'événements Journal des événements Le journal des événements affiche la liste de tous les documents créés ou modifiés avec un numéro ou une date inférieurs au dernier document enregistré dans votre dossier. Remarque Nous vous rappelons que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. 66 Envie de plus de fonctionnalités ? ...C'est désormais possible* ! Le logiciel EBP Bâtiment permet de récupérer toutes vos données d'EBP Devis & Facturation et de bénéficier notamment des fonctionnalités suivantes : Edition de devis spécifiques au bâtiment. Pour réaliser simplement des devis professionnels : tranches de travaux, ouvrages, différents taux de TVA, calcul des métrés selon le corps d’état, variantes etc. Factures de situations, avec saisie en pourcentage, quantité ou montant. Suivi de chantier Pour contrôler son budget en comparant les écarts entre dépenses prévues et dépenses réalisées. Gestion de votre stock. *Si vous n'avez pas utilisé plus de 5 taux de TVA différents dans vos documents d'EBP Devis &Facturation Pratic. 67 69 Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix: Par téléphone, au 02 737 95 95 : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 et de 13h30 à 17h00. Par e-mail, à l'adresse suivante : support.be@ebp.com. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. 71 Nous contacter EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers 15 bt 6 B - 1030 Bruxelles Tel : 02 737 95 90 Fax: 02 737 95 91 Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, débrider en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 73 EBP Assistants juridiques 2010 Aide ii Table des matières Félicitations ! ........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation EBP....................................................................................................................2 Préambule .........................................................................................................................................2 Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................2 Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................2 Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................2 Sauvegarde des données .....................................................................................................................2 Limitation de garantie .........................................................................................................................3 Limitations de responsabilité ................................................................................................................3 Dispositions finales .............................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................4 L'arborescence ...................................................................................................................................4 Les pages ..........................................................................................................................................4 Présentation du logiciel ..........................................................................................................................5 Comment ouvrir un assistant juridique ?...................................................................................................6 Affichage du contenu de l'assistant ..........................................................................................................7 Impression du contenu de l'assistant........................................................................................................8 Les éditeurs de texte..............................................................................................................................9 Choix de l’éditeur................................................................................................................................9 Ouverture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Fermeture de l’éditeur .........................................................................................................................9 Les barres ..........................................................................................................................................10 Les barres d’outils.............................................................................................................................10 La barre Format .............................................................................................................................10 La barre Standard ..........................................................................................................................10 La barre de raccourcis .......................................................................................................................11 La barre de statut .............................................................................................................................11 Affichage des barres d’outils...............................................................................................................11 La bibliothèque juridique ......................................................................................................................12 Le sommaire ....................................................................................................................................12 Déplacement dans le sommaire .......................................................................................................12 Développement du sommaire ..........................................................................................................12 Ajout dans le sommaire ..................................................................................................................12 Supprimer dans le sommaire ...........................................................................................................12 Modifier dans le sommaire...............................................................................................................12 Disposition des zones d'affichage ........................................................................................................14 Recherche dans la bibliothèque...........................................................................................................15 Signet .............................................................................................................................................16 Création d’un signet .......................................................................................................................16 Accès à un signet ...........................................................................................................................16 L'acte-type.......................................................................................................................................17 Contenu d’un Acte-type ..................................................................................................................17 Utilisation d’un acte-type ................................................................................................................17 Les guides ..........................................................................................................................................18 La lettre .............................................................................................................................................19 Comment créer sa propre lettre ? .......................................................................................................19 Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type ..................................................................................19 Créer une lettre vierge....................................................................................................................19 Mise en forme du texte......................................................................................................................20 Déplacement dans le texte ..............................................................................................................20 Sélection de texte ..........................................................................................................................20 Saisie de texte...............................................................................................................................20 Déplacement /Copie de paragraphe..................................................................................................21 Attributs .......................................................................................................................................21 Bordure et trame ...........................................................................................................................21 Insertion dans le texte....................................................................................................................22 Correcteur orthographique ..............................................................................................................22 Annulation ou répétition d’une fonction.............................................................................................22 Travail sur la lettre............................................................................................................................23 Les pages de la lettre .....................................................................................................................23 Enregistrement de la lettre..............................................................................................................23 Aperçu écran de la lettre.................................................................................................................23 Impression de la lettre....................................................................................................................23 Ouvrir une lettre ............................................................................................................................24 L'éditeur interne ...............................................................................................................................25 Entête et Pied de page....................................................................................................................25 Corps de la page............................................................................................................................25 Le contenu de la lettre....................................................................................................................25 Table des matières iii Mise en forme de la page...................................................................................................................26 Le contenu de la lettre.......................................................................................................................27 Recherche/Remplace d'un mot.........................................................................................................27 Visitez le site EBP ................................................................................................................................28 Nous contacter ....................................................................................................................................29 Index .................................................................................................................................................31 1 Félicitations ! Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Assistants juridiques et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l'aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : - La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. - Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale composée d'un index qui affiche l'ensemble des informations traitées dans l'aide et du détail de l'élément que vous avez demandé à consulter. 2 Convention d'utilisation EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la Convention d'utilisation EBP3 récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1: Mai 2009 4 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages : Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des avertissements, remarques, astuces et exemples : Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention exemple d'avertissement Remarque exemple de remarque Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple...d'exemples... Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Présentation du logiciel La gamme des Assistants Juridiques est composée de véritables bibliothèques d’actes juridiques qui vous aident dans la réalisation, la modification et l’impression de lettres répondant à une situation juridique particulière. Destinée aux particuliers comme aux sociétés, leur utilisation est immédiate et ne requiert pas de connaissances techniques préalables. La gamme des Assistants en Droit d'EBP vous propose les bibliothèques suivantes : Assistants en Droits du Particulier Pratic, Assistants en Droit des Sociétés Pratic, Assistants en Droit du Travail Pratic, Assistants en Droit des Affaires Pratic, Assistants en Droit Immobilier Pratic. 6 Comment ouvrir un assistant juridique ? La barre de raccourcis (vue EBP) affiche un icône par assistant juridique (bibliothèque) installé. Cliquez dessus pour ouvrir la vue de la bibliothèque correspondante. Vous pouvez également ouvrir un assistant juridique à partir du menu Fichier + Ouvrir base de données. Sélectionnez alors le fichier d’extension KMD correspondant à l’assistant. 7 Affichage du contenu de l'assistant Le contenu de l'assistant peut être afficher dans un document à partir du menu Outils + Afficher le contenu complet. Il contient le guide de chaque catégorie ou sous-catégorie du sommaire. Il peut être imprimé à l'aide du raccourci clavier CTRL + P ou du menu Fichier + Imprimer. 8 Impression du contenu de l'assistant L'impression du contenu de l'assistant (Guides de chaque catégorie ou sous catégorie du sommaire) est possible à partir du moment ou vous avez sélectionné "afficher le contenu complet de l'assistant". 9 Les éditeurs de texte Pour réaliser votre lettre, le logiciel peut lancer deux éditeurs de texte : un éditeur interne, Microsoft Word ™ (si vous le possédez). Pour l’utilisation de Microsoft Word, nous vous renvoyons à votre manuel d’utilisation ou à l’aide en ligne Microsoft. Choix de l’éditeur Pour choisir l’éditeur, activez les options du logiciel, puis : Cochez l’option Utiliser Microsoft Wordpour activer cet éditeur si vous le possédez (il permet d’effectuer des mises en forme plus poussées) Ou décochez l’option si vous ne possédez pas Microsoft Word (ou si vous souhaitez simplement utiliser l’éditeur interne). Ouverture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre automatiquement lorsque : vous créez une lettre vierge (commande Nouveau du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + N), vous créez une lettre à partir d’un modèle d'acte-type (commande Nouveau depuis modèle du menu Fichier ou icône ), vous ouvrez un document existant (commande Ouvrir du menu Fichier ou icône ou raccourci clavier Ctrl + O). Fermeture de l’éditeur L’éditeur s’ouvre dans une fenêtre. Pour fermer l’éditeur, il suffit de fermer la fenêtre avec la croix ou avec le menu Fenêtre ou le raccourci clavier Ctrl + F4. 10 Les barres Les barres d’outils La barre Format Permet de choisir la police de caractères. Permet de choisir la taille des caractères Met en gras Met en italique Souligne le texte Barre le texte Couleur du texte / Couleur du fond de paragraphe Alignement de texte dans le paragraphe (gauche, centré, droit, justifié) La barre Standard Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge. Ouvre l’éditeur par défaut et crée une lettre vierge à partir de l'acte-type courant. Ouvre une lettre Enregistre la lettre courante. Annuler les dernières manipulations Répète la dernière manipulation Lance l’aperçu de la lettre. Lance l’impression de la lettre ou de l'acte-type courant Lance le correcteur orthographique Copie la sélection dans le presse-papiers Coupe la sélection dans le presse-papiers Colle le contenu du presse-papiers à la position du curseur Ouvre la boite de dialogue de recherche d’un mot dans la lettre Recherche le mot suivant Ouvre la boite de dialogue de remplacement Zoom ou réduit la page Ouvre l’aide en ligne Active Internet Explorer Les barres 11 La barre de raccourcis La barre de raccourcis est composée de plusieurs vues : Vue EBP Chaque icône correspond à une bibliothèque de la gamme des assistants en droit d’EBP. Leur nombre dépend du nombre d’assistant que vous possédez. Vue Outils Elle donne accès aux options du logiciel, à l’explorer, à Internet Explorer. Vue MS Office Elle donne accès aux logiciels du pack MS Office. La barre de statut Cette barre affiche des messages d’aide et d’état (numéro de la page courante, ...) Affichage des barres d’outils Toutes les barres peuvent être affichées ou masquées ponctuellement avec le menu Affichage. Dans les options du logiciel, vous déterminez si les barres de raccourcis et de statut doivent ou non s’afficher par défaut. 12 La bibliothèque juridique Le sommaire Le sommaire d’une bibliothèque est un plan composé de deux sortes d’éléments : les dossiers, sous-dossiers représentés par l'icône Livre, les documents représentés par l’icône Feuille. Un sommaire peut être comparé à une armoire à dossiers suspendus, eux-mêmes remplis de chemises contenant des sous-chemises avec des documents. Les dossiers de même niveau sont représentés par un même icône. Déplacement dans le sommaire Ctrl + déplace le curseur sur le premier dossier Ctrl + Fin déplace le curseur sur le dernier dossier Développement du sommaire Pour ouvrir et fermer vos dossiers (Livre), utilisez les touches suivantes, une fois le livre sélectionné : + affiche les dossiers et documents du niveau inférieur - cache tous les niveaux inférieurs * affiche tous les niveaux inférieurs Vous pouvez également cliquer sur les + ou – situés à gauche des icônes Livre pour respectivement afficher ou masquer le niveau inférieur du dossier. Ajout dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité d'ajouter un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + Ajouter. Vous devez saisir votre titre puis choisir l'image : - Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. - Les feuilles sont les documents. Ensuite, vous devez définir la position (l'ordre) du dossier, sous-dossier ou du document à l'intérieur du chapitre. Remarque ! Seule la sélection d'une feuille, vous permet d'avoir la possibilité de saisir un guide et un acte type associé au document. Supprimer dans le sommaire A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + supprimer. Un message, vous demande de confirmer la suppression. Attention ! La suppression est irréversible. Modifier dans le sommaire La bibliothèque juridique 13 A partir du sommaire, vous avez la possibilité de supprimer un dossier ou sous-dossier ou document par le clic droit de la souris + modifier. Le titre et l'image de votre sélection s'affichent automatiquement. Vous pouvez ensuite réaliser les modifications que vous souhaitez (modification du titre, changement de l'image, de l'ordre dans le chapitre...). Rappel ! Les livres représentent les dossiers ou sous-dossiers. Les feuilles sont les documents. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 14 Disposition des zones d'affichage Il est possible de modifier la disposition des zones d'affichage (sommaire, signet, recherche, guide, acte) par le menu Affichage + Disposition. Par défaut, vous visualisez la disposition du modèle 2. Différentes possibilités d'affichage sont disponibles : Modèle 1 Vous disposez de 2 zones verticales d'affichage : une zone contenant les 3 onglets (Sommaire, Signets et Recherche) une zone contentant les 2 onglets (Guide et acte type) Modèle 2 Vous disposez de 3 zones d'affichage : une zone à gauche contenant les 3 onglets : Sommaire, Signets et Recherche une zone contentant les Guides une zone contenant les actes types Les 2 dernières zones sont affichées l'une en dessus de l'autre. Personnalisée Vous disposez des zones d'affichage de base et vous avez la possibilité de changer la disposition, modifier la taille de celles-ci, ... La bibliothèque juridique 15 Recherche dans la bibliothèque Pour rechercher un dossier ou un document précis dans la bibliothèque, activez l’onglet Rechercher, saisissez le texte à rechercher puis cliquez sur le bouton Rechercher. La recherche s’effectue sur l’ensemble des textes. Tous les documents dont le texte contient le mot ou les mots recherché(s) seront affichés. Sélectionnez le document et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Afficher. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 16 Signet Pour vous déplacer rapidement dans la bibliothèque et accéder directement à un document, vous avez la possibilité de créer un signet rattaché à un élément du sommaire.(Elément que vous pensez consulter régulièrement). Création d’un signet Activez dans l’onglet Sommaire, l’élément à repérer, puis activez l’onglet Signets et cliquez sur le bouton Ajouter. Dès qu’un 1er signet est créé, les boutons Supprimer et Aller à s’activent. Accès à un signet Activez l’onglet Signet, placez-vous sur le signet et double-cliquez ou cliquez sur le bouton Aller à. Les onglets Guide et Acte-type sont automatiquement mis à jour. La bibliothèque juridique 17 L'acte-type L’onglet Acte-type contient le texte type que vous pouvez consulter/imprimer et qui servira de modèle à votre lettre. Les Actes-types et les guides sont modifiables. Contenu d’un Acte-type L'acte-type sert de modèle à la réalisation de votre lettre. De ce fait, il est composé de quatre types de données différents : Le texte constant C’est un texte que vous pouvez généralement reprendre tel quel Exemple de phrase Si vous vous trouvez dans l'impossibilité d'assister à cette assemblée, vous avez la possibilité de vous faire représenter par votre conjoint ou par un associé. Les zones réservées Elles sont représentées par des parenthèses entourant l'information à saisir. Exemple (dénomination sociale) (nom de l'associé) (adresse) Les parties à compléter Elles sont représentées par 3 petits points : … . Exemple de phrase Nous vous informons qu'une assemblée générale aura lieu le ..., à ... heures, à ... (lieu). Choix de phrases ou remarques en cours de texte Ils apparaissent également entre parenthèses. Exemple de phrase A cet effet, un formulaire de pouvoir, que vous voudrez bien faire parvenir au gérant avant le ...... (ou confier à votre mandataire), est joint à la présente. Utilisation d’un acte-type Pour créer une lettre à partir d’un acte-type, vous avez 2 possibilités : modifier l'acte type définitivement avec vos informations (saisi des modifications dans l'acte type) activez le menu Fichier + Nouveau depuis modèle. L'éditeur par défaut est alors lancé avec une nouvelle lettre contenant le texte-type. 18 Les guides L’onglet Guide contient un commentaire, des références juridiques, des explications et des conseils qui permettent de vérifier la concordance entre la démarche que vous entreprenez et le contenu de l'acte-type. Vous avez la possibilité de compléter ces guides. Pour cela, il vous suffit de saisir directement dans la zone guide vos informations. Les guides de l'assistant peuvent également être éditer. 19 La lettre Comment créer sa propre lettre ? Le logiciel vous permet de créer une lettre à partir d’un éditeur de texte. Généralement, vous réalisez une lettre en prenant comme modèle l'acte-type d’un document de votre bibliothèque mais vous pouvez aussi créer une lettre vierge. Réalisation d’une lettre à partir d’un Acte-type Les étapes à suivre pour réaliser une lettre à partir d'un acte type sont de : Sélectionner dans le sommaire, l'acte-type qui doit vous servir de modèle, Cliquer sur l’icône de la barre Standard : la fenêtre de l'éditeur de texte par défaut s’ouvre avec une copie de l'acte-type, Faire les modifications de texte souhaitées, Faire la mise en page de la lettre, Lancer un aperçu pour visualiser l’apparence finale de votre lettre, Sauvegarder la lettre pour pouvoir la modifier, Lancer l'impression. Créer une lettre vierge Vous avez la possibilité de créer une lettre de A à Z sans prendre en compte un acte-type comme modèle. Pour cela, activez le menu Fichier + Nouveau ou le raccourci clavier Ctrl + N. EBP Assistants juridiques 2010 Aide 20 Mise en forme du texte Vous trouverez ci-dessous toutes les fonctions disponibles dans l’éditeur interne pour mettre en forme votre lettre. Déplacement dans le texte Sélection de texte Saisie de texte Déplacement/Copie de texte Attributs de texte, de paragraphe Insertion de données (image, fichier, symbole, tableau) Correcteur orthographique Annulation/Répétition d'une fonction Encadrement et trame de paragraphe Déplacement dans le texte pour aller en début de ligne Fin pour aller en fin de ligne. Ctrl + pour aller en début de texte Ctrl + Fin pour aller en fin de texte. Ctrl+ Flèche D ou G pour aller de mot en mot Sélection de texte Sélection du mot Double-clic sur un mot. Sélection de "tout le texte" Réalisez le raccourci clavier Ctrl + A Sélection de tableau Cliquez dans le tableau, activez le menu Edition + Sélectionner le tableau. Sélection d’une partie de texte Mettre le texte en surbrillance en cliquant gauche au début du texte et tout en restant appuyé, tirer la souris jusqu’en fin de texte. Saisie de texte Mode insertion/Refrappe Vous travaillez par défaut dans l'éditeur en mode Insertion, ce qui signifie que les caractères tapés s'insèrent à l'emplacement du curseur en décalant les mots suivants sans les écraser. La touche Inser permet de passer en mode Refrappe. Suppression de caractère La lettre 21 Pour effacer un caractère, placez votre curseur à sa droite et appuyez sur la touche Retour Arrière ou à sa gauche et appuyez sur Suppr Retour à la ligne Retour à la ligne / Fin de paragraphe La touche Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne avec fin de paragraphe. Retour à la ligne simple La combinaison de touches  + Entrée permet d’appliquer un retour à la ligne sans fin de paragraphe. Les lignes d’un même paragraphe auront les mêmes attributs de paragraphe (encadrement, fond, alignement,..). Ligne vierge La ligne vierge découle du retour à la ligne. En effet pour créer une ligne d'espace (séparatrice ou blanche), placez votre curseur en début ou fin de ligne et faites un ou deux retours à la ligne. Pour supprimer une ligne blanche, placez votre curseur en début de ligne vierge et appuyez sur Suppr. Déplacement /Copie de paragraphe Le déplacement de texte correspond à un Couper/Coller : Sélectionnez le texte, Couper le texte avec le menu Edition + Couper… ou le raccourci clavier Ctrl + X. Placez le curseur à l’endroit désiré, Coller le texte avec le menu Edition + Coller…. ou le raccourci clavier Ctrl + V. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste à tirer la sélection à déplacer à l’emplacement souhaité. La copie de texte correspond à Copie/Coller : Pour le copier, utilisez le menu Edition + Copier ou le raccourci clavier Ctrl + C. Ensuite voir plus haut. Vous pouvez également utiliser le drag and drop qui consiste, avec la touche Ctrl activée, à tirer la sélection à copier à l’emplacement souhaité. Attributs Attributs de texte Les attributs de texte (police, style, taille, barré, souligné, couleur de texte et de fond) sont applicables à partir du menu Format + Police ou avec la barre Format. Attributs de paragraphe Les attributs de paragraphe (Bordure, retrait, espacement, tabulation, numérotation, alignement…) sont applicables à partir du menu Format + Bordure de paragraphe, Paragraphe, Puces, Tabulation. La barre d'outil Format propose quelques raccourcis icônes. Bordure et trame Encadrement La zone Style permet de déterminer l’apparence de la bordure. Le bouton encadre chacun des paragraphes sélectionnés (voir Retour à la ligne). EBP Assistants juridiques 2010 Aide 22 L’icône encadre le contour de la sélection. Trame La zone Trame permet d’appliquer une couleur de fond sur le paragraphe. Le pourcentage permet de rendre plus ou moins opaque la couleur choisie. Utilisez le bouton Appliquer pour visualiser votre encadrement ou votre trame, avant de valider avec OK. Insertion dans le texte Le menu Insertion permet d’insérer à l’emplacement du curseur : un fichier, une image, un symbole, un tableau. Le fichier inséré peut être aux formats RTF, Texte ou HTML. L’image insérée doit être au format BMP. Correcteur orthographique Pour corriger d’éventuelles erreurs, vous pouvez lancer le correcteur orthographique à partir du menu Outils + Orthographe ou le raccourci clavier F7. Lorsque le correcteur orthographique trouve un mot qu’il ne reconnaît pas, celui-ci peut être incorrect dans ce cas, choisissez le bon mot ou saisissez-le ; mais il peut aussi ne pas exister dans le dictionnaire. Dans ce dernier cas, vous avez le choix entre : 1. Ajouter le mot au dictionnaire. Pour inclure le mot dans le dictionnaire, cliquez sur le bouton Ajouter et au prochain lancement du correcteur ce mot sera accepté. 2. Ignorer le mot et continuer la recherche d’autres mots, Pour passer au mot suivant, cliquez sur le bouton Ignoré ou Ignorer tout (si vous ne souhaitez plus être arrêté sur ce mot). Annulation ou répétition d’une fonction Pour annuler/répéter une fonction que vous venez d’appliquer, utilisez le menu Edition + Annuler /Refaire ou le raccourci clavier Ctrl + Z ou Ctrl + Shift + Z. La lettre 23 Travail sur la lettre Cette partie permet de voir les points suivants : - Les pages de la lettre - L'enregistrement de la lettre - L'aperçu de la lettre - L'impression de la lettre - La fermeture de la lettre - L'ouverture d'une lettre Les pages de la lettre Lorsque la lettre fait plusieurs pages, il peut être intéressant de demander un certain type d’affichage à partir du menu Affichage. Le mode Normal Le mode Normal affiche la lettre en continu. Avec saut de page, des lignes de pointillés apparaissent pour signaler les coupures à l’impression. Le mode Page Le mode Page affiche la lettre sous forme de feuille de papier ce qui permet de visualiser sa présentation ; avec la commande Page avec Entête et Pied vous visualisez également les entêtes et les pieds dans votre lettre. Dans ce mode, la fonction de zoom vous permet de choisir la taille écran de la page. Déplacement de page en page Pour passer d’une page à une autre, activez le menu Affichage + Page suivante /Page précédente ou les raccourcis clavier Ctrl + et Ctrl + . Enregistrement de la lettre Une fois la lettre terminée, il est nécessaire de l’enregistrer afin de pouvoir la conserver pour une éventuelle consultation ou utilisation ultérieure. L’enregistrement s’effectue à partir du menu Fichier + Enregistrer ou le raccourci clavier Ctrl + S. Le logiciel vous propose automatiquement d’enregistrer votre lettre au format RTF dans le répertoire d’installation du logiciel (par défaut PROGRAM FILES\EBP\ASSISTANTS) mais vous pouvez bien entendu déterminer un autre répertoire (par exemple MES DOCUMENTS). Dans la zone Nom du fichier, saisissez le nom que vous souhaitez donner à la lettre puis cliquez sur le bouton Enregistrer. Aperçu écran de la lettre Avant de lancer l’impression de votre lettre, il est intéressant de visualiser à l’écran la disposition qu’aura votre texte dans la page. Pour cela, activez le menu Fichier + Aperçu. Impression de la lettre EBP Assistants juridiques 2010 Aide 24 Une fois la lettre active, il suffit d’activer le menu Fichier + Imprimer ou le raccourci clavier Ctrl + P pour lancer l’impression. Ouvrir une lettre Pour ouvrir une lettre enregistrée, activez le menu Fichier + Ouvrir ou le raccourci clavier Ctrl + Oet choisissez la lettre de votre choix. La lettre 25 L'éditeur interne La fenêtre de l’éditeur interne est composée de trois onglets : Corps, Entête et Pied. Entête et Pied de page Les onglets Entête et Pied servent à introduire un contenu (texte, logo, …) qui se répétera sur toutes les pages de votre lettre. Corps de la page L’onglet Corps reçoit la copie de l'acte-type et permet de définir la lettre elle même. Astuce Pour visualiser dans l’onglet Corps, la lettre avec son entête et son pied, activez le menu Affichage + Page avec Entête et Pied. L’entête et le pied apparaissent alors en grisé. Le contenu de la lettre Le contenu de votre lettre peut être personnalisé comme vous le souhaitez, en renseignant obligatoirement les zones en attente par l’information correspondante, en mettant en forme le texte (déplacement, copie, attribut), la page, en recherchant un mot, en le remplaçant par un autre, ... EBP Assistants juridiques 2010 Aide 26 Mise en forme de la page Le menu Fichier + Propriétés de page permet de modifier : le format de la page, les marges d’impression l’orientation du papier (Portrait ou Paysage). La lettre 27 Le contenu de la lettre Recherche/Remplace d'un mot Recherche d'un mot La fonction de Recherche de l’éditeur permet de retrouver un mot dans l’onglet courant. Elle est accessible à partir du menu Edition + Rechercher ou le raccourci clavier Ctrl + F. Remplacement d'un mot La fonction de Remplacement permet de remplacer un mot recherché par un autre. Elle est accessible à partir du menu Edition + Remplacer ou le raccourci clavier Ctrl + R. Astuce Une fois la fonction Recherche ou Remplace activée, utilisez ensuite le menu Edition + Rechercher suivant ou le raccourci clavier Crtl + F3 pour passer de mot en mot recherché. Remarque La fonction de Recherche peut être très utile pour retrouver tous les emplacements à renseigner comme les … (trois petits points) ou les parenthèses. 28 Visitez le site EBP Cette fenêtre est accessible par le menu Internet. Pour avoir la possibilité d'accéder au site EBP, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 29 Nous contacter EBP Informatique SA ZA Du Bel Air BP 95 Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex Tel : 01.34.94.80.00. Fax: 01.34.85.62.07. Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, nous laisser un message, consulter les dernières promotions, etc... 31 Index A Acte-type ......................................................17 Affichage du contenu de l'assistant .....................7 Aide................................................................4 Ajouter dans le sommaire................................12 Alignement ....................................................20 Annuler une fonction.......................................20 Aperçu de la lettre ..........................................23 Assistant juridique ........................................ 5, 6 B Barre de raccourcis .........................................10 Barre de statut ...............................................10 Barre d'état ...................................................10 Barre d'outils .................................................10 Barre Format .................................................10 Barre Standard...............................................10 Base de donnée Ouvrir ..........................................................6 Bibliothèque Ouvrir ..........................................................6 C Comment créer sa propre lettre ? .....................19 Comment ouvrir un assistant juridique ?..............6 Contenu de l'assistant .......................................8 Convention d'utilisation EBP...............................2 Correcteur orthographique...............................20 Couleur de fond de paragraphes .......................20 Création de lettre ...........................................19 D Déplacement dans la lettre ..............................20 Déplacement de texte .....................................20 Développement du plan...................................12 Disposition des zones d'affichage......................14 Document......................................................12 Dossier..........................................................12 E Editeur de texte.......................................... 9, 25 Editeur interne ........................................... 9, 25 Encadrement de paragraphes...........................20 Encadrement de tableaux ................................20 F Félicitation.......................................................1 Fermeture de l'éditeur.......................................9 Fichier (insertion) ...........................................20 Fin de paragraphe...........................................20 G Gras .............................................................20 Guide............................................................18 I Image (insertion) ...........................................20 Impression de la lettre ....................................23 Impression du contenu de l'assistant...................8 Insérer un fichier HTML ...................................20 Insérer un tableau ..........................................20 L Le sommaire..................................................12 Les barres .....................................................10 Les signets ....................................................16 Lettre............................................................19 Ligne de pointillés...........................................23 M Marges de la page ..........................................26 Microsoft Word.................................................9 Mise en forme de la page.................................26 Mise en forme du texte....................................20 Mode Insertion ...............................................20 Mode Normal .................................................23 Mode Page.....................................................23 Mode Refrappe ...............................................20 Modification dans le sommaire..........................12 N Nous contacter ...............................................29 Nouvelle lettre................................................19 O Onglet Acte-type ............................................17 Onglet Guide..................................................18 Orientation de la page.....................................26 Ouverture de l'éditeur .......................................9 Ouverture d'une lettre.....................................23 Ouvrir un assistant ...........................................6 Ouvrir une bibliothèque .....................................6 P Page mise en forme .............................................26 Page d'une lettre ............................................23 Paysage ........................................................26 Plan ..............................................................12 Portrait..........................................................26 Présentation de l'aide........................................4 Présentation du logiciel .....................................5 R Recherche dans la bibliothèque ........................15 Recherche d'un mot ........................................27 Rechercher un document .................................15 Remplacement d'un mot..................................27 Répéter une fonction.......................................20 Retour à la ligne.............................................20 Retrait...........................................................20 S Saisie de texte ...............................................20 Saut de page .................................................23 Sauvegarde de la lettre ...................................23 Sélection de toute la lettre..........................................20 d'un mot.....................................................20 Signets..........................................................16 Site EBP ........................................................28 Sommaire......................................................12 Souligné........................................................20 Suppression dans le sommaire .........................12 T Tableau (insertion) .........................................20 Texte attributs .....................................................20 Travail sur la lettre .........................................23 Trouver rapidement un document .....................16 Z Zones à renseigner .........................................17 Zoom............................................................23 EBP Compta Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Compta 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 4 EBP Compta 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. EBP Compta 5 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Compta Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 11 1. AVANT DE COMMENCER 11 1.1. Accès au service technique ................................................................ 11 1.2. Configuration requise ......................................................................... 12 1.3. Place disque nécessaire ..................................................................... 12 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 13 2.1. Installation monoposte ....................................................................... 13 2.2. Installation réseau ............................................................................... 14 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 17 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 18 4.1. Version d’évaluation ............................................................................ 18 4.2. Comment activer le logiciel ? ............................................................. 19 4.3. Activation manuelle du logiciel .......................................................... 19 4.4. Evaluez une version après activation ................................................ 20 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 21 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ........................................................... 21 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................ 21 5.3. Etape 3 : Adresse ................................................................................. 21 5.4. Etape 4 : Contact ................................................................................. 22 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice .................................................................. 22 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire ................................................... 22 5.7. Etape 7 : Plan Comptable .................................................................... 23 5.8. Ecran de travail .................................................................................... 24 PRISE EN MAIN 25 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 25 1.1. Les coordonnées de mon dossier ...................................................... 25 1.2. Les préférences de mon dossier ........................................................ 26 1.3. Je paramètre la TVA ............................................................................ 29 1.4. Je paramètre mon plan comptable ..................................................... 30 1.5. Je paramètre mes journaux ................................................................ 34 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 37 2.1. Quel mode de saisie choisir ? ............................................................ 37 2.2. La saisie non comptable ..................................................................... 37 2.3. La saisie guidée ................................................................................... 43 2.4. La saisie standard ............................................................................... 45 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 50 3.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................ 50 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? .................................................................. 50 3.3. Comment lettrer mon compte client ? ............................................... 50 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? .......................................... 51 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? ................................................ 52 4. JE POINTE MA BANQUE 53 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? ..................................... 53 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire ........................................... 53 5. LA DECLARATION DE TVA 55 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? ...................................................... 55 5.2. La déclaration CA3 .............................................................................. 55 5.3. La déclaration CA12 ............................................................................ 56 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 58 6.1. Comment imprimer un journal ? ........................................................ 58 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? ............................................... 58 6.3. Comment imprimer ma balance ? ...................................................... 59 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS 60 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? ................................ 60 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? ......................... 61 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? ..................................................... 62 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? ...................................... 63 8. LA CLOTURE MENSUELLE 64 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................ 64 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? .......................................... 64 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 65 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? ............................ 65 9.2. Je clôture mon exercice ...................................................................... 65 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 69 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?........................................................ 69 10.2. Comment sauvegarder ? ................................................................... 69 LES FONCTIONS AVANCEES 71 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 71 1.1. La création des guides d’écritures..................................................... 71 1.2. La gestion des abonnements ............................................................. 71 1.3. La gestion des modes de règlement .................................................. 71 1.4. La gestion analytique .......................................................................... 72 1.5. La gestion budgétaire ......................................................................... 72 Table des matières EBP Compta 9 1.6. Les chéquiers (version PRO) .............................................................. 72 1.7. La gestion des devises (version PRO) ............................................... 72 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) ...... 72 2. MENU QUOTIDIEN 73 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) ................ 73 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) ................. 73 2.3. La recherche d’écritures ..................................................................... 73 2.4. Les écritures de simulation ................................................................ 73 2.5. Les prévisions de trésorerie ............................................................... 73 3. MENU IMPRESSIONS 74 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) ..................................... 74 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) ......................... 74 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) ............................................. 74 3.4. Les listes diverses ............................................................................... 74 4. MENU CLOTURE 75 4.1. Validation des écritures ...................................................................... 75 4.2. La génération des soldes N-1 ............................................................. 75 4.3. La génération des RAN provisoires ................................................... 75 5. MENU OUTILS 76 5.1. Maintenance ......................................................................................... 76 5.2. Assistance comptable ......................................................................... 76 5.3. Communication entreprise-expert ..................................................... 76 5.4. Les importations et exportations de données .................................. 77 INDEX 79 Avant de commencer EBP Compta 11 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00  Le vendredi 8h00 à 18h00 * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 12 EBP Compta 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 1 Go de RAM ;  Windows XP (1), Vista (2) ou 7 (32 bit et 64 bit) ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 (2) Services Pack Windows Vista SP1 32 bit et 64 bit 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 1,5 Go d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 13 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 2.1. Installation monoposte Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur la version souhaitée pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin, paragraphe 2.2 Installation Réseau page 14). 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. INSTALLATION 14 EBP Compta A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. 2.2. Installation réseau 2.2.1. Liste des réseaux validés Réseaux Poste à poste Windows® XP Windows® Vista Serveur dédié Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008 2.2.2. Protocoles réseaux validés Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations et le serveur. 2.2.3. Le matériel conseillé Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps. De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45. N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux validées. Attention Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante. Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta 15 2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste 1. Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de serveur de données. Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) : Répertoire du logiciel  C:\ PROGRAM FILES \ EBP \ COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE 2. Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe vers le répertoire EBP de la station serveur. Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur réseau ". Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre bureau et sélectionnez Propriétés). Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau précédemment créé) : Répertoire du logiciel  C:\PROGRAM FILES\EBP\COMPTA14.0 Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS \ COMPTA14.0 Répertoire des données  X:\PARTAGE 2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation, consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \ Réseau. INSTALLATION 16 EBP Compta 2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à jour sur tous les postes où est installé le logiciel. 2.2.7. Problème d’utilisation IMPORTANT Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que votre logiciel fonctionne lui aussi correctement. Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux, procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour déterminer lequel est à l'origine des problèmes. Comment lancer mon logiciel ? EBP Compta 17 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + Compta 14.0. Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel. INSTALLATION 18 EBP Compta 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta reste en version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :  Version Immobilisations,  Version Millésime,  Version Pro,  Version Pro révisions et prévisions. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, certaines fonctions du logiciel seront limitées. Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions de EBP Compta de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web EBP. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie (Millésime, Pro). Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créez un dossier. En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Compta REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier REEL. Attention Si vous travaillez sur votre dossier de Compta REEL en version d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier. Comment activer mon logiciel ? EBP Compta 19 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. INSTALLATION 20 EBP Compta Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. 4.4. Evaluez une version après activation Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors temporairement désactivé. Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :  Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure d’activation puisque votre code a été conservé.  Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3. Comment créer mon dossier ? EBP Compta 21 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu Dossier + Nouveau ou l’icône . Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Certaines informations d’identification de la société sont indispensables pour l’établissement de la déclaration de TVA. Il s’agit du numéro Siret, du numéro de TVA et du code APE. Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse L’adresse de la société est indispensable pour l’impression de la déclaration de TVA. Elle apparaîtra également sur les lettres de relance, les états préparatoires au bilan et au compte de résultat … Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. INSTALLATION 22 EBP Compta 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer à saisir sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. 5.6. Etape 6 : Rapprochement Bancaire Afin de suivre au mieux votre banque, vous pourrez réaliser dans le logiciel l’opération de pointage des écritures de banque, appelée « rapprochement bancaire ». Le type de rapprochement à choisir dépend de la façon dont vous réaliserez vos journaux de banque. Si vous êtes débutant en Comptabilité, vous pouvez passer à l’étape suivante. En effet, si vous décidez un jour de mettre en place le rapprochement bancaire, il sera alors temps de paramétrer le logiciel, car ce qui est sélectionné dans cette étape n’est pas irréversible. En comptabilité, tous les journaux sont dits équilibrés, c’est-à-dire que la colonne « Débit » est toujours égale à la colonne « Crédit ». Dans les journaux de banque, la contrepartie (qui permet d’équilibrer le journal) se fait sur un compte de banque (512). Vous devrez choisir le mode de contrepartie de vos journaux de banque :  La contrepartie « ligne à ligne », qui signifie une contrepartie à chaque règlement. Exemple : Comment créer mon dossier ? EBP Compta 23 Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Compte, car vous pointerez le contenu des comptes de banque.  La contrepartie « pied de journal », qui signifie une contrepartie globale chaque mois. Exemple : Si vous êtes dans ce cas, vous devez choisir le rapprochement bancaire par Journaux, car vous pointerez le contenu des journaux de banque. 5.7. Etape 7 : Plan Comptable Le logiciel crée pour vous un plan comptable. Bien entendu, cette liste sera par la suite entièrement paramétrable (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Je paramètre mon plan comptable page 30). INSTALLATION 24 EBP Compta 5.8. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 25 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. Pour une déclaration de TVA correcte, vous devez impérativement renseigner l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA et le code NAF. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! PRISE EN MAIN 26 EBP Compta 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici, si vous le souhaitez, les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. 1.1.4. Onglet Trésor public Saisissez ici toutes les informations indispensables à l’établissement de votre déclaration de TVA. Vous trouverez toutes ces informations sur la première page d’une de vos déclarations. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 1.2. Les préférences de mon dossier Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés. Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées. Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). 1.2.1. Onglet Divers  Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 27 1.2.2. Onglet Saisie  Afin d’être positionné automatiquement sur le premier mois de l’exercice en saisie ou consultation du journal des à nouveaux, cochez la case Saisie AN sur le 1er mois de l’exercice.  Pour réaliser le lettrage en cours de saisie standard des écritures de règlements, cochez la case Lettrage en cours de saisie. Attention Ce choix est incompatible avec la gestion des échéances. Cela signifie que si l’une des options Une seule échéance ou Echéancier détaillé est sélectionnée, la fenêtre de lettrage en cours de saisie ne s’affichera pas, car le lettrage se fera par échéancier.  Si vous souhaitez que le logiciel rééquilibre un journal par une écriture sur un compte d’attente (470) lorsque vous tenterez de quitter un journal déséquilibré, laissez la case Equilibrage virtuel des journaux cochée. Si vous préférez ne pas pouvoir quitter un journal tant qu’il n’est pas équilibré, ce qui est une solution plus sûre, décochez cette case.  Si vous laissez la case Avertissement sur montants négatifs cochée, cela signifie qu’un message apparaîtra lors de la saisie de montants négatifs, ce qui peut vous éviter une erreur de saisie.  Si vous souhaitez saisir la date d’échéance de vos factures clients et fournisseurs, pointez, dans la zone Echéances, la case Une seule échéance. Dans le cas contraire, laissez la case Aucune pointée. La case Echéancier détaillée, disponible uniquement en version PRO, permet de saisir plusieurs dates d’échéance par facture, ce qui alourdit la saisie.  Le dernier champ permet d’automatiser les libellés des écritures dans la saisie standard des écritures. Pointez Intitulé du compte saisi, si vous préférez voir l’intitulé du compte en libellé. Pointez Libellé de la première écriture, si vous souhaitez avoir le même libellé sur toutes les lignes d’une même écriture, ce qui correspond au paramétrage le plus fréquemment adopté. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta 1.2.3. Onglet Saisie non comptable Paramétrez cet onglet si vous souhaitez utiliser la saisie non comptable. Il s’agit d’options permettant de saisir des factures clients et fournisseurs, des tickets Z de caisse (ventes comptoir), et des règlements sans aucune notion comptable. Renseignez les comptes et les journaux à utiliser, au besoin, référez vous à votre expert comptable. 1.2.4. Onglet Consultation  Cet onglet permet de paramétrer les dates les plus fréquemment choisies dans l’option de consultation de comptes. Les dates proposées par défaut conviennent généralement, d’autant plus que la période sera modifiable directement dans l’option de consultation.  Pour suivre les impayés, il est indispensable de réaliser un pointage entre les factures et les règlements, que ce soit côté clients ou fournisseurs, et ce afin de connaître les factures impayées, c’est-à-dire celles qui n’auront pas été pointées. Cette opération s’appelle le lettrage. Cependant, il peut arriver d’avoir un léger écart entre une facture et un règlement, de quelques centimes par exemple. Dans ce cas, en comptabilité, il faut saisir une écriture de la différence, afin de ne pas considérer la facture comme étant due. Pour automatiser la passation de cette écriture, saisissez un montant dans la case Ecart maximal autorisé pour le lettrage approché manuel (généralement un petit montant). 1.2.5. Onglet Exercice Vous retrouvez ici les dates d’exercice choisies lors de la création du dossier. 1.2.6. Onglet Création Si le type de rapprochement bancaire n’a pas été choisi correctement lors de la création du dossier, vous pouvez changer ici ce paramètre. Choisissez cela en fonction du mode de contrepartie de vos journaux de banque :  En contrepartie « pied de journal », c’est-à-dire avec une contrepartie globale chaque mois, pointez par Journaux.  En contrepartie « ligne à ligne », c’est-à-dire avec une contrepartie à chaque règlement, pointez par Compte. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 29 Pour les autres onglets ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 1.3. Je paramètre la TVA Pour paramétrer la TVA, pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA, accédez à l’option Racines des comptes du menu Dossier + Propriétés. Le bouton Taux de TVA vous permet de paramétrer les différents taux que vous utilisez. Les champs TVA sur Achats et TVA sur Ventes vous permettent de pointer les modes de TVA les plus fréquemment utilisés :  « Débits » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie de la facture.  « Encaissements » signifie que la TVA sera à déclarer lors de la saisie du règlement. En cas de TVA mixte (gestion des deux types de TVA), il faudra scrupuleusement paramétrer les comptes de TVA (voir paragraphe 1.4.4 Comment paramétrer un compte de TVA ? page 33), et ce que vous pointez ici ne sera pas déterminant. Cette option fait apparaître également toutes les racines du plan comptable. Ces informations n’ont généralement pas à être modifiées. PRISE EN MAIN 30 EBP Compta 1.4. Je paramètre mon plan comptable 1.4.1. Qu’est-ce qu’un compte ? Selon le Francis Lefebvre Comptable, un compte permet « de suivre dans le détail les variations et les opérations affectant les biens, les dettes, les charges, les produits, les profits et les pertes ». Toutes les opérations doivent être enregistrées dans les comptes afin qu’elles soient classées selon leur nature économique. Exemples  Un compte client regroupe toutes les opérations relatives à ce client, soit toutes ses factures et tous ses règlements.  Un compte de banque regroupe tous les flux d’entrées et de sorties d’un compte bancaire.  Un compte de charges regroupe toutes les opérations d’achats, d’impôts, de taxes etc. Le plan comptable regroupe un ensemble de comptes. 1.4.2. Le plan comptable de mon entreprise Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données, ou par l’icône . Vous obtenez la fenêtre suivante : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 31 Chaque onglet regroupe des comptes d’une même catégorie. C’est la « racine » du compte, c’est-à-dire le début du numéro de compte, qui définit à quelle catégorie appartient le compte : Catégorie (onglets) Racine (début du numéro) Capitaux 1 Immobilisations 2 Stocks 3 Fournisseurs 40 Clients 41 Autres Tiers 42 à 49 Finances 5 Achats 6 Ventes 7 Clôture 8 1.4.3. Comment créer un client ? Vous souhaitez ajouter au plan comptable votre client « Société Dupont ». Pour réaliser cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Un compte client commence par la racine 411. Saisissez le numéro, ainsi que le libellé du compte : Le numéro et le libellé du compte sont les deux champs devant être obligatoirement saisi. Les autres champs sont facultatifs :  Automatiquement, le logiciel vous positionne dans l’onglet Adresse. Saisissez l’adresse du client si vous souhaitez la stocker dans le logiciel. Elle apparaîtra ensuite sur les lettres de relance. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta  Dans l’onglet Divers, la zone Lettrage (pointage des factures et des règlements) vous permet d’autoriser le lettrage manuel, automatique (lettrage réalisé par une option du logiciel) et approché (pour gérer les petits écarts de règlement). Par défaut, ces options sont cochées, les trois types de lettrage sont autorisés.  Toujours dans l’onglet Divers, la zone Comptes associés vous permet d’associer votre client à un compte de TVA et à un compte de produit, afin de gagner un temps considérable en Saisie Standard, lors de la saisie des factures sur ce compte.  Dans l’onglet Contact, vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer les coordonnées du contact chez votre client. Cependant, ces informations n’apparaîtront nulle part par la suite.  Les onglets Soldes, Graphe et Infos vous permettent respectivement de consulter les soldes du compte, l’évolution du compte sous forme de graphe, et de saisir des commentaires. Pour des informations sur des onglets ou options non décrites ici, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Créez vos autres comptes clients ou fournisseurs selon le même modèle. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pouvez attendre de saisir des écritures : en effet, lors de la saisie, vous aurez la possibilité de créer les comptes inexistants au fur et à mesure. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 33 1.4.4. Comment paramétrer un compte de TVA ? Ce paramétrage est utile pour la saisie des écritures et la déclaration de TVA. Dans l’onglet Autres Tiers, cliquez sur le compte « 445661 », puis sur le bouton Modifier. Vous pouvez également double-cliquer sur le compte. Vous obtenez l’écran suivant : Vous retrouvez le numéro et le libellé déjà renseignés. Vous remarquez que le libellé peut être modifié : il en est de même pour tous les autres comptes. Cependant, le numéro est grisé : vous ne pouvez pas le modifier. Si un numéro de compte ne vous convient pas, vous devez supprimer le compte (bouton Supprimer) et le recréer (bouton Nouveau) avec un autre numéro. Les particularités d’un compte de TVA s’affichent dans l’onglet Divers : le type d’opération (France), le taux (19,60) et le type (Débits). Pour gérer correctement la déclaration de TVA, vous devez créer un compte par type et par taux, selon les modes de TVA que vous gérez. Créez par exemple le compte 445661 pour la TVA sur Débits, le compte 445662 pour la TVA sur Encaissements, et 445663 pour la TVA intracommunautaire (UE). PRISE EN MAIN 34 EBP Compta 1.5. Je paramètre mes journaux 1.5.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 1.5.2. Comment paramétrer mon journal d’achats ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Cliquez sur le journal AC, Achats de marchandises, puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus : Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta 35 Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Par contre, vous pouvez si besoin modifier le libellé.  Dans l’onglet Général, vous avez la possibilité de paramétrer le type de numérotation des pièces. En effet, chaque écriture sera référencée par un numéro, qui sera par exemple le numéro de facture. Cependant, il peut s’agir d’une numérotation autre, selon votre mode de fonctionnement. Si vous souhaitez saisir le numéro de pièce à chaque écriture, laissez la numérotation Manuelle. Pour obtenir une numérotation automatique, choisissez Continue ou Périodique (une numérotation par mois).  Vous pouvez également paramétrer le libellé de l’écriture, comme dans les préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27).  Dans votre journal d’achats, vous allez fréquemment utiliser les mêmes comptes comptables : par exemple, le même compte de TVA. Afin de gagner du temps lors de la saisie standard des écritures, nous allons créer un raccourci pour le compte de TVA 445661 (TVA sur biens et services 19,60). Pour cela, dans l’onglet Raccourcis, dans le champ Raccourcis Comptes, cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez la lettre « T » comme TVA (mais vous pouvez choisir une autre lettre ou même un chiffre) et indiquez le compte de TVA. En saisie standard, vous pourrez faire appel au compte par le raccourci [Ctrl] + [T]. Validez par OK. Validez les modifications du journal d’achats par OK. Paramétrez le journal de ventes de la même façon. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta 1.5.3. Comment créer mon journal de banque ? Vous pouvez utiliser les journaux de banque par défaut (BP et BS), ou créer un nouveau journal. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales d’une des banques de la société, afin de différencier toutes les banques. Choisissez le type Trésorerie, et tapez le libellé de la banque :  Comme pour le journal d’achats, choisissez le type de numérotation des pièces.  Dans un journal de trésorerie, la contrepartie se fait toujours sur le compte de banque ou de caisse. Le champ Contrepartie vous permet de programmer une contrepartie automatique :  Choisissez le mode de contrepartie, Ligne à Ligne ou Pied de Journal :  Ligne à Ligne : une contrepartie à chaque écriture,  Pied de Journal : une contrepartie globale chaque mois.  Indiquez le compte de banque (par exemple 5121). De cette façon, en saisie standard, le logiciel passera lui-même l’écriture de contrepartie. Enregistrez le journal par OK. Paramétrez de la même façon vos autres banques et caisses. Pour des informations sur les options ou onglets non décrits, utilisez l'aide en ligne par la touche F1. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 37 2. COMMENT SAISIR MES ECRITURES ? 2.1. Quel mode de saisie choisir ? Dans la partie précédente, comptes et journaux ont été créés et paramétrés. En effet, les écritures vont être saisies dans des comptes et dans des journaux. Cependant, si vous n’êtes pas encore familiarisés avec ces notions, EBP Comptabilité vous propose différents niveaux de saisie :  La saisie non comptable, qui vous permet de saisir factures clients et fournisseurs, tickets Z de caisse (ventes comptoir), et règlements sans notion comptable : reportez-vous à la partie suivante 2.2.  La saisie guidée, qui vous permet de saisir des factures, des règlements, des opérations diverses, dans une grille de saisie qui vous guide et vous empêche de vous tromper : reportez-vous à la partie 2.3 page 43.  La saisie standard, qui nécessite un minimum de connaissances comptables, et vous permet de saisir en toute liberté n’importe quelle écriture comptable : reportez-vous à la partie 2.4 page 45. En version PRO, vous pouvez également utiliser la Saisie au Kilomètre. 2.2. La saisie non comptable Il s’agit de saisir, sans notion comptable, les factures clients et fournisseurs, les tickets Z de caisse (ventes comptoir) et les règlements. La saisie des ventes comptoir intègre la saisie des ventes et des dépôts en banque. L’option de saisie des règlements ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) Rappel Les comptes et journaux utilisés dans ces options doivent être paramétrés dans l’onglet Saisie non comptable des préférences du dossier (Dossier + Propriétés + Préférences). PRISE EN MAIN 38 EBP Compta 2.2.1. Facture d’achat et facture de vente Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie par l’option Mes Achats du menu Quotidien. L’écran est partagé en deux parties : en haut, la liste des factures, en bas, le détail d’une facture. En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  .  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche dans le tableau de ventilation des montants de la facture : pour ajouter une ventilation.  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Vous pouvez également utiliser la touche  de votre clavier numérique. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 39  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires.  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie par l’option Mes Ventes du menu Quotidien + Mes Ventes. Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir un avoir ? Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs. Comment saisir un escompte et une remise ? Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». PRISE EN MAIN 40 EBP Compta Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. 2.2.2. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse, et accédez à la saisie par l’option Mes Ventes Comptoir du menu Quotidien + Mes Ventes. Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser ou  pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 41 Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlements dans le module Ma Trésorerie. 2.2.3. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée (Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque) par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse).  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, frais de déplacement, de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. PRISE EN MAIN 42 EBP Compta Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 43 2.3. La saisie guidée 2.3.1. Intérêt de la saisie guidée Si vous ne maîtrisez pas totalement la comptabilité, vous trouverez de nombreux avantages à la saisie guidée :  Sélection automatique du journal  Proposition des numéros de comptes  Positionnement automatique au débit ou au crédit  Libellés pré-paramétrés  Gain de temps Au fur et à mesure de l’enregistrement des écritures, vous les visualisez telles qu’elles apparaissent en saisie standard, ce qui vous familiarise avec cette option. 2.3.2. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie guidée, l’un des deux champs est grisé, afin de ne pas saisir par erreur dans la mauvaise colonne. 2.3.3. Comment saisir une facture d’achat ? Accédez à la saisie guidée :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie guidée Vous obtenez une liste de guides pré-paramétrés. Dans la partie droite de l’écran, vous pouvez sélectionner la liste de base qui ne contient que les guides essentiels, ou la liste développée qui contient tous les guides. Les onglets vous permettent d’accéder à la saisie de vos achats, de vos ventes, de votre trésorerie et de vos opérations diverses. Munissez-vous de la facture d’un de vos fournisseurs. Dans l’onglet Mes achats, cliquez sur le guide FACTURE, Facture d’achat, puis sur le bouton Saisir, ou double-cliquez dessus pour accéder à la saisie. L’écran est divisé en deux parties : la saisie s’effectue en haut de la fenêtre, les écritures enregistrées apparaissent en bas de la fenêtre. PRISE EN MAIN 44 EBP Compta Utilisez la touche Tabulation ou Entrée pour passer d’une case à l’autre. Le logiciel vous propose par défaut de saisir dans le journal d’achats AC.  Saisissez la date de la facture dans le champ Date écriture.  Saisissez la date d’échéance dans le champ Echéance.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de Pièce.  Vous accédez ensuite au champ N° de Compte. Un message vous indique ce que vous devez faire : Il s’agit d’indiquer le compte de votre fournisseur. Il suffit de cliquer sur l’icône pour accéder au plan comptable ; Si le compte du fournisseur n’a pas été créé préalablement, cliquez sur le bouton Nouveau .  Il ne vous reste plus qu’à saisir le montant TTC de la facture : la TVA et le HT se calculent automatiquement.  Cliquez sur Ajouter pour valider votre saisie : un message vous confirme l’enregistrement des écritures, et elles apparaissent automatiquement dans la liste des écritures placée en bas de la fenêtre. Vous pouvez saisir la facture suivante, ou changer de guide pour saisir un autre type d’opération. 2.3.4. Comment modifier les écritures saisies ? Pour modifier une écriture enregistrée en saisie guidée, il vous suffit de double-cliquer sur la ligne concernée, dans la liste des écritures en bas de la fenêtre. Le logiciel bascule instantanément dans l’option de saisie standard, dans laquelle vous pouvez modifier chaque élément composant l’écriture (date, n° de pièce, compte …). La touche Suppr du clavier permet de supprimer la ligne. Pour plus d’informations sur la saisie standard, consultez la partie suivante. Pour des informations sur la modification des guides d’écritures, la création ou l’exportation des guides, veuillez consulter l’aide en ligne mot clé Guides d’écritures. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 45 2.4. La saisie standard 2.4.1. Principe du débit et du crédit Il s’agit d’une règle qui prévoit d’utiliser, plutôt que les signes arithmétiques + et -, une colonne pour les augmentations, et une colonne pour les diminutions. Par convention, la partie gauche est appelée « débit » et la partie droite « crédit ». En saisie standard, le curseur se positionnera automatiquement dans la bonne colonne selon le type de journal et le type de compte choisi. Cependant, rien ne vous empêchera de saisir dans la colonne inverse (saisie d’un avoir). 2.4.2. Comment saisir une facture de vente ? Accédez à la saisie standard :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Saisie Standard Munissez-vous du double d’une facture client déjà réglée. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal de ventes (VE) ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date de la facture. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de la facture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , ou par la touche , ou par la touche F4 : le logiciel vous propose automatiquement la liste des comptes clients. Choisissez le client dans la liste ou créez-le par le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 46 EBP Compta Astuce Quand votre plan comptable sera étoffé, vous pourrez sélectionner facilement un compte en tapant le début du numéro du compte, puis la touche  ou F4. Exemple : Vous recherchez le client PICHON. Tapez 411P puis  ou F4, le logiciel ouvrira le plan comptable automatiquement à partir des clients dont le nom commence par la lettre P. Il n’y a plus qu’à sélectionner le bon client. Remarque Vous pouvez bien entendu taper directement le compte du client si vous le connaissez par coeur. Si le logiciel ne trouve pas le compte dans le plan comptable, il vous proposera alors de le créer.  Si vous avez paramétré l’échéancier à partir des préférences (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), saisissez la date d’échéance de la facture dans la colonne Echéance.  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte. Astuce Vous pouvez préparer une liste de libellés types à partir de l’option Libellés des écritures du menu Données. Lors de la saisie, vous pourrez sélectionner le libellé dans une liste, ou taper simplement les premières lettres.  Le logiciel se positionne ensuite automatiquement au Débit : saisissez le TTC de la facture.  Sur la ligne suivante, le jour et le n° de pièce ne changent pas. Saisissez le compte de TVA dans la colonne Compte, ou sélectionnez-le dans le plan comptable, ou utilisez le raccourci clavier [Ctrl] + [T] si vous l’avez créé lors du paramétrage du journal (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.2 Comment paramétrer mon journal d’achats ? page 34) .  Le montant de la TVA se calcule automatiquement dans la colonne Crédit, en fonction du taux paramétré dans le compte de TVA. Attention Pour une bonne gestion de la TVA, vous devez créer, puis choisir le compte correspondant au type et au taux de TVA de la facture : France, UE, 19.60, 5.50, débits, encaissements.  Sur la troisième ligne, choisissez le compte de ventes adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 47 Remarque Bien que le logiciel calcule automatiquement le montant de la TVA et le solde, vous devez toujours contrôler les montants avec ceux de la facture réelle, afin de les modifier si besoin. En effet, les règles d’arrondi utilisées sur la facture sont peut-être différentes. Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez vos écritures :   ou F4 ouvre le plan comptable  F12 solde l’écriture 2.4.3. Comment saisir le paiement de mon client ? Pour saisir le règlement correspondant à la facture, vous devez changer de journal : en effet, les paiements doivent être saisis dans un journal de trésorerie.  Dans le champ Journal, choisissez la banque dans laquelle le paiement a été encaissé.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date du règlement.  Dans la page de saisie, appuyez sur Inser ou .  Dans la colonne Jour, saisissez le jour du paiement.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro de la facture, ou le numéro de la remise en banque, ou le numéro du chèque, selon votre mode de fonctionnement.  Dans la colonne Compte, tapez le compte du client, ou accédez au plan comptable par 411 ou 411 F4 et choisissez le client.  Le logiciel se positionne automatiquement au Crédit : saisissez le montant du paiement.  Si vous avez paramétré l’échéancier dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), ou si vous gérez la TVA sur les encaissements (voir paragraphe 1.3 Je paramètre la TVA page 29), l’échéancier du compte client s’ouvre automatiquement. PRISE EN MAIN 48 EBP Compta  Positionnez-vous sur la facture correspondant au règlement ; Pour la retrouver, vous pouvez utiliser le clic droit de la souris + Rechercher.  Si vous avez saisi le même numéro de pièce sur la facture et sur le règlement, alors le règlement apparaît déjà dans la colonne Règl. Euros.  Sinon, cliquez sur Solder : le montant s’affiche alors dans cette colonne.  Cliquez sur Fermer. Pourquoi renseigner l’échéancier lors du règlement ?  L’échéance réglée ne ressortira pas dans les lettres de relance ;  Les écritures seront automatiquement lettrées ;  De plus, si vous gérez la TVA sur les encaissements, le montant de la TVA correspondant au règlement sera pris en compte dans la déclaration de TVA.  Si vous avez paramétré le lettrage en cours de saisie dans vos préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.2 Onglet Saisie page 27), une fenêtre de lettrage s’ouvre automatiquement : sélectionnez la facture correspondante et cliquez sur Lettrer.  Le logiciel passe automatiquement la contrepartie sur le compte de banque, comme vous l’avez paramétrée dans le journal de banque (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.5.3 Comment créer mon journal de banque ? page 36). Points à retenir :  Choisissez un journal ;  Choisissez un mois ;  Saisissez la ligne du paiement ;  Renseignez si besoin l’échéancier ou lettrez l’écriture. Comment saisir mes écritures ? EBP Compta 49 2.4.4. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . Remarques  Le menu contextuel de la souris peut également être utilisé (clic droit de la souris).  Pour des informations sur les autres possibilités de la saisie standard, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1 de votre clavier.  En version PRO, vous pouvez utiliser la Saisie au Kilomètre, qui vous permettra de saisir en vrac les écritures tous journaux et tous mois confondus. PRISE EN MAIN 50 EBP Compta 3. JE CONSULTE ET JE LETTRE UN COMPTE 3.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte, et ainsi de visualiser toutes les factures et les règlements d’un compte client, d’un compte fournisseur, de visualiser tous les mouvements d’un compte de banque par exemple. 3.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés (à définir avec votre expert-comptable). 3.3. Comment lettrer mon compte client ? Avant de réaliser le lettrage, saisissez en saisie guidée ou en saisie standard, la facture d’un client et le règlement correspondant. Accédez à la consultation :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Consultation – Lettrage Et procédez comme suit :  Dans le champ Compte, tapez le compte du client concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou par 411 ou 411 F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur la facture et le règlement afin que les lignes soient en surbrillance. Je consulte et je lettre un compte EBP Compta 51  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK : les écritures sont maintenant lettrées. Quelles en sont les conséquences ?  Les factures lettrées ne ressortiront plus dans les impressions de lettres de relance, échéancier détaillé, balance âgée, prévisions de règlement, car elles sont considérées comme payées.  En consultation de compte, pointez en haut de la fenêtre la case Non (non lettrées) et visualisez en un coup d’oeil les factures dues : 3.4. Comment lettrer de façon automatique ? Avant de lancer le lettrage automatique, vous allez tout d’abord délettrer le compte de votre client. Ainsi, vous constaterez que le résultat est identique.  Pointez en haut de la fenêtre la case Toutes (toutes les écritures) .  Cliquez sur une des lignes pointées, puis en bas sur le bouton Délettrer, et confirmez. Pour réaliser le lettrage automatique, cliquez sur le bouton Lettrage Automatique :  La fourchette de comptes proposée correspond au compte de votre client.  Sélectionnez Lettrage par pièces uniquement si vous avez indiquez le même numéro de pièce entre la facture et le règlement. Si ce n’est pas le cas, pointez Lettrage par montants. Validez par OK : vous constatez que la facture et le règlement sont de nouveau lettrés. PRISE EN MAIN 52 EBP Compta Remarques  Lorsque vous aurez plusieurs exercices, vous cocherez la case Lettrer à cheval sur plusieurs exercices afin que le logiciel puisse lettrer par exemple des factures de l’exercice N avec des règlements de l’exercice N+1.  Si vous avez fréquemment plusieurs factures pour un règlement, renseignez la Profondeur du lettrage : « 2 » signifie une facture pour un règlement, « 3 » par exemple une facture pour deux règlements, etc. Cependant, plus la profondeur sera élevée, plus l’opération sera longue.  Pour connaître les écritures lettrées par l’option, cochez la case Rapport avant de lancer le lettrage automatique. Retrouvez l’option de lettrage automatique directement dans le menu Quotidien. Pour des informations sur les options non abordées, consultez l’aide en ligne par la touche F1, mot clé Lettrage automatique. 3.5. Comment lettrer en cours de saisie ? 3.5.1. Vous gérez les échéances Si vous renseignez l’échéancier au cours de la saisie d’un règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47), le lettrage s’effectue automatiquement. 3.5.2. Vous ne gérez pas les échéances Dans ce cas, cochez la case Lettrage en cours de saisie dans l’onglet Saisie des préférences du dossier, accessibles par le menu Dossier + Propriétés. Ainsi, une fenêtre de lettrage s’ouvrira automatiquement lors de la saisie du règlement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.3.4 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Je pointe ma banque EBP Compta 53 4. JE POINTE MA BANQUE 4.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 4.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Selon le type de contrepartie choisi dans vos journaux de banque, vous devez choisir le rapprochement bancaire par compte (en contrepartie ligne à ligne) ou le rapprochement bancaire par journal (en contrepartie pied de journal). Consultez des exemples de contrepartie pied de journal ou ligne à ligne dans la partie INSTALLATION, paragraphe 5.6 Etape 9 page 22. Avant de réaliser votre rapprochement bancaire, vous devez avoir saisi vos règlements et vous munir de votre relevé bancaire. Remarque Certaines écritures ont peut-être déjà été pointées dans les options de saisies non comptables (Ma Banque Principale et Mon Autre Banque). Accédez au rapprochement bancaire en cliquant sur dans le volet de navigation ou par le menu Quotidien.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (rapprochement par compte) ou Journal (rapprochement par journal).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite. PRISE EN MAIN 54 EBP Compta  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne.  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Mon rapprochement bancaire est faux ») .  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp. (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller mon rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Mon rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). La déclaration de TVA EBP Compta 55 5. LA DECLARATION DE TVA L’accès à la déclaration de TVA agréée et à la génération d’un fichier de paiement par virement nécessite un code de débridage à jour. Contactez si besoin notre service commercial au 01.34.94.80.20. 5.1. Rappel : comment gérer la TVA ? Au fur et à mesure des pages précédentes, le paramétrage de la TVA a été abordé :  Renseignez obligatoirement dans Dossier + Propriétés + Coordonnées l’adresse de la société, le Siret, le numéro de TVA, le NAF, et les coordonnées du trésor public (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.1 Les coordonnées de mon dossier page 25).  Créez vos comptes de TVA, d’achats et de ventes dans Données + Plan Comptable Entreprise (type d’opération, type de TVA, taux de TVA). Pour la saisie des acquisitions intracommunautaires, consultez l’aide en ligne mot clé Acquisitions intracommunautaire.  Lors de la saisie, utilisez les comptes correspondant aux factures (France, UE, encaissements, débits…).  En cas de TVA sur les encaissements, renseignez votre échéancier lors de la saisie des paiements (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 Comment saisir le paiement de mon client ? page 47). Remarque Pour générer une déclaration de TVA, il est nécessaire que toutes les écritures, depuis le début de l’exercice jusqu'à la fin de la période de la déclaration soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Si les écritures ne sont pas validées vous pourrez générer une déclaration de TVA provisoire 5.2. La déclaration CA3 La déclaration CA3 est un état mensuel ou trimestriel (selon le régime indiqué dans les coordonnées). Accédez à la préparation de cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau. PRISE EN MAIN 56 EBP Compta  Pour réaliser l’annexe 3310 A, cochez la case la concernant.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez le mois ou le trimestre voulu.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel.  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour des informations plus poussées, consultez l’aide en ligne, mot clé CA3. 5.3. La déclaration CA12 La déclaration CA12 est un état annuel qui concerne les sociétés soumises au régime de TVA simplifié. Accédez à cette déclaration par le menu Quotidien + Déclaration de TVA.  Cliquer sur le bouton Nouveau.  Pour réaliser une déclaration de TVA provisoire, laissez cochée la case Générer votre déclaration de TVA en mode provisoire.  Indiquez la date limite de dépôt.  Indiquez le mode de paiement.  Cliquez sur le bouton Préparer : vous accédez alors à un assistant qui vous affiche les montants trouvés par le logiciel. Certains champs ne sont pas grisés afin que vous puissiez saisir les éléments non calculés par le logiciel. Certaines cases doivent être cochées si besoin. La déclaration de TVA EBP Compta 57  Cliquez sur Suivant pour passer d’une page à l’autre, puis sur Terminer : la déclaration s’affiche alors dans l’historique.  Pour imprimer la déclaration, sélectionnez-la et cliquez sur le bouton Imprimer, ou accédez au menu Impressions + Déclaration de TVA. Pour d’autres informations, consultez l’aide en ligne, mot clé CA12. PRISE EN MAIN 58 EBP Compta 6. LES IMPRESSIONS COURANTES 6.1. Comment imprimer un journal ? Le journal est le reflet de vos saisies comptables : vous pouvez imprimer votre journal d’achats, de ventes, de trésorerie, d’opérations diverses et d’à nouveaux. Accédez à l’à l’option Journaux du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 6.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte. Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Les impressions courantes EBP Compta 59 6.3. Comment imprimer ma balance ? La balance vous donnera pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. Selon le Francis Lefebvre Comptable, la balance « constitue un instrument de contrôle qui permet de s’assurer qu’à tout débit enregistré correspond un crédit du même montant ». En effet, « la somme des débits est égale à la somme des crédits et le total des soldes débiteurs est égal au total des soldes créditeurs ». Accédez à l’option Balance du menu Impressions, ou cliquez sur l’icône .  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent.  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc) .  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. PRISE EN MAIN 60 EBP Compta 7. JE REALISE LE SUIVI DE MES TIERS Le suivi des clients et des fournisseurs se fait à partir des échéances non réglées. Toutes les échéances pointées dans l’échéancier (partie PRISE EN MAIN, paragraphe 2.4.3 page 47) ou lettrées (paragraphe 3.3 page 50) n’apparaissent donc pas dans les différents états. 7.1. Comment imprimer les retards de paiements ? Pour connaître les retards de paiements, utilisez l’option Balance Agée du menu Impressions.  Choisissez le type de balance âgée désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les retards de paiements seront calculés par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. L’état se présente ainsi : Les échéances non réglées, dont la date est dépassée, ressortent dans les différentes colonnes, selon le nombre de jours de retard. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance âgée. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 61 7.2. Comment imprimer les prévisions de règlements ? Accédez à l’option Prévisions de Règlements du menu Impressions.  Choisissez le type de prévisions désiré : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, les prévisions seront calculées par rapport à cette date.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur).  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez : Les échéances à venir ressortent dans les différentes colonnes, selon les dates d’échéance. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Prévisions de règlements. PRISE EN MAIN 62 EBP Compta 7.3. Comment imprimer l’échéancier ? 7.3.1. L’échéancier prévisionnel Cet état ressort toutes les échéances dues sur une période donnée, classées par ordre chronologique. Accédez à l’Echéancier prévisionnel par le menu Impressions.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la période à prendre en compte.  Choisissez un modèle d’impression (noir et blanc ou couleur) .  Cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur le bouton Options, consultez l’aide en ligne, mot clé Echéancier prévisionnel. 7.3.2. L’échéancier détaillé Attention Cette option n’est disponible qu’en version PRO. Cet état ressort les échéances dues classées par compte, et avec, pour chaque échéance, le nombre de jours de retard.  Choisissez le type d’échéancier : clients, fournisseurs ou les deux.  La fourchette de comptes s’affiche automatiquement.  Indiquez la date de référence, généralement la date du jour : en effet, le nombre de jour de retard sera calculé par rapport à cette date.  Demandez si vous le souhaitez un sous-total par compte.  Choisissez un modèle d’impression et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Je réalise le suivi de mes tiers EBP Compta 63 7.4. Comment imprimer les lettres de relance ? Accédez à l’impression des Lettres de relance par le menu Impressions ou cliquez sur l’icône .  Renseignez la date de référence avec la date du jour.  Indiquez si vous le souhaitez un nombre minimal de jours de dépassement. Comment fonctionnent les niveaux de relance ? Le logiciel gère jusqu’à trois niveaux de relance. C’est-à-dire qu’à la 1ère relance, c’est le texte de niveau 1 qui s’imprime, à la 2ème relance pour le même client et la même échéance, c’est le texte de niveau 2, et ce jusqu’au niveau 3. Comment gérer les niveaux de relance ?  Sélectionnez l’option Incrémentation automatique du niveau de relance : ainsi, le client va changer de niveau à chaque impression.  Cochez la case Sélection automatique du texte de la relance : ainsi, le logiciel choisira le texte correspondant au niveau de relance du client. Vous obtenez la lettre de niveau 1 suivante : PRISE EN MAIN 64 EBP Compta 8. LA CLOTURE MENSUELLE 8.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 8.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 65 9. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 9.1. Comment imprimer mes états de fin d’exercice ? En plus des états comptables courants tels que journaux, grand-livre et balance (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 5 Les impressions courantes page 55), le logiciel vous permet d’imprimer votre journal centralisateur, ainsi que l’état préparatoire au bilan et au compte de résultat. 9.1.1. Le journal centralisateur Accédez à l’option Journal général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. Vous obtenez pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. 9.1.2. Le bilan et le compte de résultat Accédez à ces états préparatoires par le menu Clôtures. Selon votre régime, sélectionnez Réel Normal ou Réel Simplifié, et cliquez sur le bouton Imprimer. Si vous souhaitez paramétrer ces états, consultez l’aide en ligne mot clé Paramétrage du bilan. 9.2. Je clôture mon exercice 9.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. PRISE EN MAIN 66 EBP Compta 9.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. 9.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 10 Comment sauvegarder mon dossier ? page 69). 9.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 4.1 Validation des écritures page 75 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour.  Les écritures de simulation (écritures en bleu) doivent être validées par l’option Quotidien + Ecritures de Simulation.  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture).  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta 67 Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option.  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. PRISE EN MAIN 68 EBP Compta Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Compta 69 10. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 10.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 10.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Traitements particuliers EBP Compta 71 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Compta. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en accédant à la rubrique, grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque fonctionnalité. Pour rechercher une rubrique dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé. 1. TRAITEMENTS PARTICULIERS 1.1. La création des guides d’écritures Il s’agit de créer de nouveaux guides utilisables ensuite dans l’option Saisie guidée du menu Quotidien. Cette création s’effectue à partir du menu Données (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’écritures). 1.2. La gestion des abonnements Un guide d’abonnement permet de générer automatiquement, à intervalles réguliers (semaine, mois, trimestre …) les écritures comptables correspondant à des charges ou des produits d’un montant fixe (abonnement, loyer …). Le paramétrage des abonnements est réalisé en plusieurs étapes (aide en ligne mot clé Création d’un guide d’abonnement). 1.3. La gestion des modes de règlement Les modes de règlements permettent de distinguer les règlements clients encaissés et de déposer en banque les règlements d’un certain type (en version PRO), de suivre vos règlements fournisseurs en fonction de leur mode de règlement (en version PRO), de saisir dans l’échéancier, le mode de règlement utilisé pour le règlement d’une échéance. Vous pourrez également, en version PRO, générer un fichier LCR et un fichier Prélèvements au format ETEBAC, générer un fichier de virements, générer des lettres-chèques. (aide en ligne mot 7clé Mode de règlement). LES FONCTIONS AVANCEES 72 EBP Compta 1.4. La gestion analytique La ventilation analytique consiste à associer chaque dépense et chaque recette à des postes (encore appelés centres de profit) précis. Il s’agit donc d’une gestion détaillée de vos charges et de vos produits afin de suivre l'évolution de votre société pour un poste et une période précise (aide en ligne mot clé Analytique). 1.5. La gestion budgétaire La gestion budgétaire permet de contrôler si les réalisations sont ou non conformes aux prévisions (aide en ligne mot clé Budgets). 1.6. Les chéquiers (version PRO) La gestion des chéquiers permet, lors de la saisie des règlements de tiers, d’affecter un numéro de chèque à votre écriture de règlement. Ce numéro permet, par la suite, d’effectuer une recherche d’écritures sur ce critère (aide en ligne mot clé Chéquier). 1.7. La gestion des devises (version PRO) Il s’agit d’enregistrer des montants en devise (aide en ligne mot clé Devises). 1.8. La gestion des immobilisations (version PRO ou produit seul) Le menu Immobilisations vous permet de créer vos fiches d’immobilisation, de consulter vos plans d’amortissement en fonction de la méthode de calcul choisie (linéaire, dégressive, dérogatoire et non amortissable), de générer vos écritures de dotation et de cession, de référencer vos biens en crédit-bail, et de gérer les éclatements (aide en ligne mot clé Immobilisations). Menu Quotidien EBP Compta 73 2. MENU QUOTIDIEN 2.1. Les encaissements et les décaissements (version PRO) Il s’agit d’une part de gérer les règlements clients par mode de règlement dans un journal de valeurs en attente, de générer si besoin un fichier de LCR ou de prélèvements, puis de déposer les règlements en banque. Il s’agit d’autre part de solder très rapidement les échéances dues aux fournisseurs, de saisir le mode de règlement correspondant, d’éditer au besoin une lettre, une lettre-chèque ou une lettre-traite. Vous avez de plus la possibilité de générer un fichier de virements (aide en ligne mot clé Encaissements). 2.2. Le rapprochement bancaire automatique (version PRO) Il s’agit pour le logiciel de pointer automatiquement les écritures de banque communes à votre comptabilité et à votre relevé bancaire (aide en ligne mot clé Rapprochement automatique). 2.3. La recherche d’écritures La recherche d’écritures permet de définir des critères de recherche et d’obtenir les écritures répondant à ces critères. Vous pouvez également imprimer et exporter cette sélection d’écritures (aide en ligne mot clé Recherche d’écritures). 2.4. Les écritures de simulation Il s’agit de saisir des écritures simulées, qui pourront à tout moment être confirmées ou supprimées (aide en ligne mot clé Ecritures de simulation). 2.5. Les prévisions de trésorerie Les prévisions de trésorerie permettent d’établir une situation prévisionnelle des entrées et des sorties à venir (aide en ligne mot clé Prévisions de trésorerie). LES FONCTIONS AVANCEES 74 EBP Compta 3. MENU IMPRESSIONS 3.1. Le suivi de balance mensuel (version PRO) Ce suivi permet d’obtenir l’évolution des soldes des comptes sur six ou douze mois. 3.2. Les statistiques et ratios de gestion (version PRO) Il s’agit d’un ensemble d’états permettant d’obtenir des statistiques (aide en ligne mot clé Statistiques et ratios de gestion). 3.3. Les tableaux de gestion (version PRO) Cette appellation regroupe trois tableaux : marge brute, résultat d’exploitation et résultat net comptable. (aide en ligne mot clé Marge brute) 3.4. Les listes diverses Il s’agit d’imprimer tous les fichiers créés à partir du menu Données. Menu Clôture EBP Compta 75 4. MENU CLOTURE 4.1. Validation des écritures La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. 4.2. La génération des soldes N-1 Il s’agit, lors du premier exercice, de générer les soldes N-1 des comptes à partir des écritures saisies dans un journal d’à nouveaux. Cette option est accessible à partir du menu Clôtures. 4.3. La génération des RAN provisoires Cette génération permet d’effectuer une simulation de la clôture annuelle (aide en ligne, mot clé A nouveaux provisoires). LES FONCTIONS AVANCEES 76 EBP Compta 5. MENU OUTILS 5.1. Maintenance Les outils de maintenance sont scindés en deux menus : - la Maintenance Utilisateur regroupant des fonctionnalités relevant du fonctionnement usuel du logiciel telles que le recalcul des soldes, la réindexation par date … - la Maintenance Technique regroupant des fonctionnalités à exécuter sous le contrôle du service technique d'EBP telles que la Maintenance des journaux, la suppression d’écritures … Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Maintenance. 5.2. Assistance comptable Pour obtenir de l’aide sur les fonctionnalités de la révision comptable, accédez à l’option concernée, grâce au menu Outils + Assistance Comptable, et appuyez sur la touche F1.  Réimputation d’écritures : il s’agit de déplacer une sélection d’écritures d’un compte à un autre, d’un journal à un autre, d’un mois à un autre.  Epuration du plan comptable : il s’agit de supprimer en une seule manipulation une sélection de comptes non mouvementés.  Suivi et anomalies : c’est un état qui regroupe un certain nombre d’informations utiles en fin d’exercice (version PRO). 5.3. Communication entreprise-expert Il s’agit d’exporter les écritures saisies vers le logiciel de votre expert-comptable, et d’importer les écritures saisies par votre expert-comptable (aide en ligne mot clé Communication Entreprise-Expert). La communication peut se faire avec les logiciels : EBP Comptabilité, APISOFT Comptabilité, API Comptabilité, CCMX Winner, CCMW Expert, CEGID Sisco II, CIEL Comptabilité, COALA Comptabilité, Champagne Informatique CI, SAGE Ligne 100, CADOR Dorac, QUADRATUS Quadra Compta, COTE OUEST Bilan Plus, et AZUR Dia Compta. Menu Outils EBP Compta 77 5.4. Les importations et exportations de données Il s’agit d’importer et d’exporter des données telles que les écritures, les guides d’écritures, les comptes … Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Import de données ou Export de données. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité souhaitée, et appuyez sur la touche F1. INDEX EBP Compta 79 INDEX A Abonnements ...................................................................................................... 71 Achats ........................................................................................................... 38, 43 Activation ............................................................................................................. 19 Adresse ................................................................................................... 21, 25, 31 Aide à la révision ............................................................................................... 76 Aide en ligne .................................................................................................... 5, 26 Analytique ............................................................................................................ 72 Annexe 3310 A .................................................................................................... 55 Avoir .................................................................................................................... 39 B Balance ............................................................................................................... 59 Balance âgée ...................................................................................................... 60 Bilan .................................................................................................................... 65 Bordereau de remise en banque ......................................................................... 42 Budget ................................................................................................................. 72 C CA12 ................................................................................................................... 56 CA3 ..................................................................................................................... 55 Chéquiers ............................................................................................................ 72 Client ................................................................................................................... 31 Clôture annuelle ............................................................................................ 65, 66 Clôture mensuelle ............................................................................................... 64 Communication entreprise-expert ....................................................................... 76 Compte .......................................................................................................... 30, 50 Compte de résultat .............................................................................................. 65 Comptes associés ............................................................................................... 32 Configuration requise .......................................................................................... 12 Consulter un compte ........................................................................................... 50 Contact .................................................................................................... 22, 25, 32 Contrepartie automatique .................................................................................... 36 Corriger une facture............................................................................................. 40 Crédit ............................................................................................................. 43, 45 INDEX 80 EBP Compta D Dates d’exercice ............................................................................................ 22, 28 Débit .............................................................................................................. 43, 45 Décaissements .................................................................................................... 73 Déclaration CA12 ................................................................................................. 56 Déclaration CA3 ................................................................................................... 55 Déclaration de TVA .............................................................................................. 55 Dépense .............................................................................................................. 41 Devises ................................................................................................................ 72 E Ecart de rapprochement ...................................................................................... 54 Echéance ............................................................................................................. 44 Echéancier ............................................................................................... 27, 47, 52 Echéancier détaillé .............................................................................................. 62 Echéancier prévisionnel ....................................................................................... 62 Ecritures de simulation .................................................................................. 66, 73 E-mail .................................................................................................................. 11 Encaissements .................................................................................................... 73 Equilibrage virtuel des journaux ........................................................................... 27 Escompte ............................................................................................................. 39 Evaluation ............................................................................................................ 18 Exportations ......................................................................................................... 77 F Facture............................................................................................... 38, 39, 43, 45 G Grand-livre ........................................................................................................... 58 Guide d’abonnement ........................................................................................... 71 Guides d’écritures ................................................................................................ 71 H Horaires ............................................................................................................... 11 I Identification ................................................................................................... 21, 25 Immobilisations .................................................................................................... 72 Importations ......................................................................................................... 77 Installation monoposte ......................................................................................... 13 Installation réseau ................................................................................................ 15 INDEX EBP Compta 81 J Journal ........................................................................................................... 34, 58 Journal centralisateur .......................................................................................... 65 Journal d’achats .................................................................................................. 34 Journal de banque ............................................................................................... 36 Journal général .................................................................................................... 65 L Lancement ........................................................................................................... 17 LCR ..................................................................................................................... 73 Lettrage ................................................................................................... 32, 50, 67 Lettrage approché ............................................................................................... 28 Lettrage automatique........................................................................................... 51 Lettrage en cours de saisie ..................................................................... 27, 48, 52 Lettres chèques ................................................................................................... 73 Lettres de relance ................................................................................................ 63 Libellé de l’écriture............................................................................................... 35 Libellés des écritures ..................................................................................... 27, 46 Libellés types ....................................................................................................... 46 Lisezmoi ................................................................................................................ 5 M Marge brute ......................................................................................................... 74 Mode de saisie .................................................................................................... 37 Modes de règlement ............................................................................................ 71 Monoposte ........................................................................................................... 13 Mot de passe ....................................................................................................... 25 MSA..................................................................................................................... 21 N NAF ............................................................................................................... 21, 25 Natures d’achat ................................................................................................... 39 Nouveau dossier ................................................................................................. 21 Numéro de TVA ............................................................................................. 21, 25 Numérotation des pièces ..................................................................................... 35 P Plan comptable .................................................................................. 23, 30, 45, 76 Pointer les règlements ......................................................................................... 42 Préférences ......................................................................................................... 26 Prélèvements ...................................................................................................... 73 Prévisions de règlements .................................................................................... 61 Prévisions de trésorerie ....................................................................................... 73 Protocoles validés ............................................................................................... 14 INDEX 82 EBP Compta R Raccourcis comptes ............................................................................................ 35 RAN provisoires ................................................................................................... 75 Rapprochement bancaire................................................................... 22, 28, 53, 67 Rapprochement bancaire automatique ................................................................ 73 Recette ................................................................................................................ 42 Recherche d’écritures .......................................................................................... 73 Règlement ..................................................................................................... 41, 47 Réimputation ........................................................................................................ 76 Remise................................................................................................................. 39 Remise en banque ............................................................................................... 41 Report à nouveau ................................................................................................ 66 Reports à nouveaux ....................................................................................... 65, 67 Réseau ................................................................................................................ 15 Réseaux validés .................................................................................................. 14 Résultat d’exploitation .......................................................................................... 74 Résultat net comptable ........................................................................................ 74 Retards de paiements .......................................................................................... 60 Révision comptable ............................................................................................. 76 S Saisie guidée ........................................................................................... 37, 43, 71 Saisie non comptable .................................................................................... 28, 37 Saisie standard .............................................................................................. 37, 45 Sauvegarde ......................................................................................................... 69 Service technique ................................................................................................ 11 Solde ............................................................................................................. 46, 53 Soldes N-1 ........................................................................................................... 75 Statistiques .......................................................................................................... 74 Suivi de balance mensuel .................................................................................... 74 T Tableaux de gestion ............................................................................................ 74 Taux ..................................................................................................................... 33 Taux de TVA ........................................................................................................ 29 Traite ................................................................................................................... 73 Trésor public ........................................................................................................ 26 Trésorerie ............................................................................................................ 41 TVA ...................................................................... 21, 25, 26, 29, 33, 46, 48, 55, 56 V Vente ............................................................................................................. 39, 45 Ventes comptoir ................................................................................................... 40 Virements............................................................................................................. 73 INDEX EBP Compta 83 Z Z de caisse .......................................................................................................... 40 NOTES EBP Compta Pratic Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2008 EBP Informatique, édition juillet 2008 EBP Compta Pratic 3 Convention d’Utilisation d’EBP 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais 4 EBP Compta Pratic EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même EBP Compta Pratic 5 qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.0 : Janvier 2008 6 EBP Compta Pratic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Compta Pratic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le manuel, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celleci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :  La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.  Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un sommaire. Table des matières EBP Compta Pratic 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique..................................................................9 1.2. Configuration requise .........................................................................10 1.3. Place disque nécessaire .....................................................................10 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 12 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 13 4.1. Version d’évaluation............................................................................13 4.2. Comment activer le logiciel ?.............................................................13 4.3. Activation manuelle du logiciel ..........................................................14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 15 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement...........................................................15 5.2. Etape 2 : Identification ........................................................................15 5.3. Etape 3 : Adresse.................................................................................15 5.4. Etape 4 : Contact .................................................................................15 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice ..................................................................16 5.6. Ecran de travail....................................................................................17 PRISE EN MAIN 19 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 19 1.1. Les coordonnées de mon dossier......................................................19 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients...........................................20 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente...........................................22 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 23 2.1. Comment saisir une facture d’achat ?...............................................23 2.2. Comment saisir une facture de vente ?.............................................26 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ?.....................27 2.4. Comment corriger une facture ? ........................................................27 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ?............................................28 2.6. Comment saisir un règlement ? .........................................................30 3. JE POINTE MES TIERS 33 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 34 4.1. Comment imprimer mes achats ? ......................................................34 4.2. Comment imprimer mes ventes ? ......................................................34 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ?......................................35 TABLE DES MATIERES 8 EBP Compta Pratic 4.4. Comment imprimer mes règlements ? ..............................................35 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 36 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?..........................................................36 5.2. Comment sauvegarder ?.....................................................................36 LES OPTIONS EXPERT 37 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? 37 2. LE PLAN COMPTABLE 37 3. LES JOURNAUX 39 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? ...................................................................39 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? ..........................................39 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 40 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ?.....................................................40 4.2. Comment saisir des écritures ? .........................................................40 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures ......................41 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 42 5.1. Pourquoi consulter un compte ?........................................................42 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ?..................................................................42 5.3. Comment lettrer un compte ?.............................................................42 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 43 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ?.....................................43 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire...........................................43 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 45 7.1. Les journaux ........................................................................................45 7.2. Le grand-livre.......................................................................................45 7.3. La balance............................................................................................46 8. VALIDATION DES ECRITURES 47 9. LA CLOTURE MENSUELLE 48 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? ................................................48 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ?..........................................48 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 49 10.1. Le journal général..............................................................................49 10.2. Clôture de l’exercice..........................................................................49 INDEX 53 Avant de commencer EBP Compta Pratic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :  Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter, vous êtes sur une file d’attente. 0811 65 20 00 (coût d’un appel local)  Exposez votre problème par e-mail. compta.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00  * Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Compta Pratic 1.2. Configuration requise La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante :  Un Processeur Intel Pentium 4 2 gHz avec 512 Mo de RAM ;  Windows XP (1) ou Vista ;  Une résolution 1024 * 768 (16 bits), l’écran et la carte graphique doivent supporter cette résolution ;  Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Remarque Windows XP ou Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Services Pack Windows XP Home SP2 et Windows XP pro SP2 1.3. Place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 30 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration), sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Comptabilité pour accéder aux différentes versions du produit. 3. Cliquez sur EBP Compta Pratic 2009 pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et l’assistant apparaît. 4. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler. 5. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des fichiers est ensuite lancée. 6. Les répertoires d’installation par défaut sont : Répertoire du logiciel : C: \ PROGRAM FILES \ EBP \ FLASH13.0 Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS \ FLASH13.0 Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée. A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée. A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage. INSTALLATION 12 EBP Compta Pratic 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Lancez le produit :  Soit à partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône ;  Soit par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Compta Pratic 13.0 Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :  D’essayer le logiciel en version d’évaluation ;  D’activer le logiciel . Comment activer mon logiciel ? EBP Compta Pratic 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Compta Pratic reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application, elle sera limitée à 300 écritures et la mention Version de démonstration apparaît sur toutes les impressions. Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Compta Pratic, reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du produit. Il est fortement recommandé d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la société de Démonstration ou Créer un nouveau dossier. 4.2. Comment activer le logiciel ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel. L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous n’aurez pas de code à saisir. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation. INSTALLATION 14 EBP Compta Pratic 4.3. Activation manuelle du logiciel Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :  Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).  Numéro de licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.  Clé Web Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.  Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît : FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée, vous pouvez désormais utiliser votre logiciel. Attention Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que celui que vous avez transmis à EBP. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 15 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur Créer un nouveau dossier. Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes : 5.1. Etape 1 : Nom et emplacement Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés. Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque. 5.2. Etape 2 : Identification Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une liste en cliquant sur l’icône . Le n° MSA correspond au numéro de la Mutualité Sociale Agricole, et ne concerne que les entreprises agricoles. Le NAF signifie Numéro d’Appartenance Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant numéro d’APE. 5.3. Etape 3 : Adresse Saisissez si vous le souhaitez l’adresse de votre société. Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième. 5.4. Etape 4 : Contact Vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société. INSTALLATION 16 EBP Compta Pratic 5.5. Etape 5 : Dates d’exercice Il s’agit d’indiquer ici vos dates d’exercices. Vous pouvez taper directement la date, ou cliquer sur l’icône pour sélectionner la date dans un calendrier. Attention La date de début de l’exercice ne sera pas modifiable par la suite (sauf par une clôture annuelle). Vous ne devez pas vous tromper. Le logiciel calcule automatiquement une date maximum de saisie 12 mois après la date de fin d’exercice : cela vous permettra de commencer la saisie sur l’exercice suivant, sans faire de clôture annuelle. Cliquez sur Terminer : le dossier se crée. Comment créer mon dossier ? EBP Compta Pratic 17 5.6. Ecran de travail Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi : Volet de navigation : ce menu vous permet d’accéder rapidement aux options les plus courantes. Il peut être fermé et réactivé par le menu Affichage. Barre de menu Barre d’outils Tableau de bord : ce tableau s’affichera la prochaine fois que vous ouvrirez votre dossier, et vous donne des informations sur votre comptabilité (F1 pour plus d’informations). Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 19 PRISE EN MAIN 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Les coordonnées de mon dossier Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux Coordonnées du menu Dossier + Propriétés. Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre. 1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que l’emplacement du dossier. 1.1.2. Onglet Sécurité Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux cases suivantes. Attention Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes. Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l’oubliez pas !!! 1.1.3. Onglet Expert Renseignez ici les coordonnées de votre expert comptable, afin de les retrouver facilement grâce au logiciel. PRISE EN MAIN 20 EBP Compta Pratic 1.2. Je crée mes fournisseurs et mes clients 1.2.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les fournisseurs et clients (tiers) de votre entreprise, pour pouvoir, lors de la saisie des factures et des règlements, attribuer chaque opération au tiers correspondant. Ainsi, vous pourrez ensuite consulter ou imprimer toutes les opérations concernant un tiers particulier. 1.2.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Fournisseurs du menu Données, ou à l’option Clients du menu Données. Vous obtenez alors la liste des fournisseurs ou des clients. Cliquez sur le bouton Nouveau afin d’obtenir la fiche d’un nouveau tiers. Renseignez le nom ou la raison sociale du tiers dans le champ Nom / RS : Astuce Pour obtenir une liste pratique de vos tiers, nous vous conseillons de ne pas inscrire la civilité dans le champ Nom/RS. Utilisez plutôt la zone prévue à cet effet dans l’onglet Adresse : Complétez si vous le souhaitez les informations des onglets Adresse et Contact. Ces renseignements sont facultatifs. Cliquer sur OK : votre tiers est créé et apparaît dans la liste des fournisseurs ou des clients. Comment initialiser mon dossier ? EBP Compta Pratic 21 Comme vous pouvez le constater, un code a été automatiquement attribué à votre tiers. Il s’agit en fait d’un compte comptable, limité à 10 caractères. Il est composé de la façon suivante :  401 + nom du fournisseur + chiffres (pour un fournisseur)  411 + nom du client + chiffres (pour un client). Grâce au bouton Nouveau, créez vos autres tiers. Cependant, ce travail étant fastidieux, vous pourrez également créer vos tiers au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Correspond à la racine comptable des fournisseurs ou des clients. Permettent d’attribuer un code unique (lorsque plusieurs tiers portent le même nom). PRISE EN MAIN 22 EBP Compta Pratic 1.3. Je crée mes natures d’achat et de vente 1.3.1. Pourquoi ? Il s’agit de créer les différentes natures d’achat et de vente de votre entreprise. Cela vous permettra par la suite de ventiler le total HT de chaque facture. Ainsi, vous pourrez obtenir le total de vos charges et de vos produits par nature. Exemple Une société fabriquant des chaussures a besoin de connaître ses charges en cuir, fil, caoutchouc, lacet, etc. De plus, elle a besoin de connaître le montant de ses ventes de chaussures, sandales, bottes … Elle va donc créer les natures d’achat et de vente qui l’intéresse : cuir, fil caoutchouc, lacet… pour les natures d’achat, chaussures, sandales, bottes … pour les natures de vente. 1.3.2. Comment ? Il suffit d’accéder à l’option Achats du menu Données ou à l’option Ventes du menu Données. Vous obtenez alors la liste des natures les plus courantes. Cliquez sur le bouton Nouveau. Renseignez l’intitulé de la nature d’achat ou de vente, pointez l’opération correspondante, et sélectionnez le type d’achat ou de vente. Le type d’achat (ou de vente) est indispensable car il permet au logiciel d’associer à la nature créée un code identifiant. Ce code correspond au compte comptable, et est calculé en concaténant la racine de trois caractères du type d’achat (601, 607, 701 …) et un chiffre. Cliquez sur OK pour enregistrer la nature d’achat ou de vente. Grâce au bouton Nouveau, vous pouvez créer vos autres natures, ou vous les créerez plus tard au fur et à mesure de la saisie des factures (voir paragraphe 2.1 Comment saisir une facture d’achat ? page 23). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 23 2. COMMENT SAISIR MES DONNEES ? 2.1. Comment saisir une facture d’achat ? Munissez-vous de la facture d’un fournisseur et accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Achats L’écran est partagé en deux parties : En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois de votre facture, puis cliquez sur le bouton Nouvelle Facture : la partie de l’écran intitulée Détail d’une facture devient active, et se nomme Nouvelle facture d’achat. Liste des factures Détail d’une facture PRISE EN MAIN 24 EBP Compta Pratic Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier, et la saisie sera plus rapide.  Choisissez le type de la facture : HT ou TTC, selon que vous voulez saisir les montants HT ou TTC, sachant que dans les deux cas la TVA pourra être calculée.  Saisissez le jour de la facture dans le champ Jour.  Saisissez le numéro de la facture dans le champ N° de pièce.  Dans le champ Fournisseur, sélectionnez le fournisseur de la facture en cliquant sur la flèche . Vous pouvez également taper la première lettre du nom du fournisseur, et les faire défiler un par un grâce à la touche  . Pour créer un nouveau fournisseur, cliquez sur Nouveau fournisseur dans le volet de navigation Mes achats.  Le champ Description correspond à la description de la facture. Par défaut, le nom du fournisseur y est automatiquement repris, mais vous pouvez bien sûr saisir une autre information.  Saisissez ensuite le total HT de la facture, ou TTC selon le type de la facture.  En appuyant sur la touche Tabulation ou Entrée, un message s’affiche ensuite dans le tableau de ventilation des montants de la facture : Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 25  Appuyez sur la touche Inser de votre clavier afin qu’une nouvelle ligne s’affiche. Remarque A la place de la touche Inser, vous pouvez également utiliser la touche  du clavier numérique.  Sélectionnez une des natures d’achat de la facture, le montant HT et le type de TVA. Le montant de la TVA se calcule automatiquement, mais il est nécessaire de vérifier sa concordance avec celui de la facture : le montant saisi dans le logiciel doit être celui affiché sur la facture. Une fois dans la colonne Montant TVA, vous devez valider la ligne en appuyant une fois de plus sur la touche Tabulation ou Entrée.  Saisissez toutes les ventilations nécessaires. Exemple :  Une fois toutes les ventilations saisies, cliquez sur La facture s’ajoute alors dans la liste des factures, et vous êtes prêt à saisir la facture suivante. PRISE EN MAIN 26 EBP Compta Pratic 2.2. Comment saisir une facture de vente ? Le principe est identique à la saisie des factures d’achat. Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Vous obtenez un masque de saisie similaire à l’option Mes Achats. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 27 2.3. Comment saisir un avoir, un escompte, une remise ? 2.3.1. Je saisis un avoir Il suffit de saisir une facture avec des montants négatifs : 2.3.2. Je saisis un escompte et/ou une remise Dans une facture d’achat, il suffit d’utiliser les natures d’achat appropriées, soient « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achat », et « Escomptes obtenus » : Dans une facture de vente, utilisez les natures de vente suivantes : « Rabais, remises et ristournes accordés par l’entreprise », et « Escomptes accordés ». 2.4. Comment corriger une facture ? En haut de la fenêtre, sélectionnez le mois auquel appartient la facture. Il suffit ensuite de cliquer sur la facture à modifier, puis sur le bouton Corriger la facture. Le détail de la facture est alors accessible. Une fois les modifications saisies, cliquez sur Enregistrer la facture. PRISE EN MAIN 28 EBP Compta Pratic 2.5. Comment saisir mes ventes comptoir ? Munissez-vous d’un ticket Z de caisse : Session du : 10/03/2006 à 00 : 00 Jusqu’au : 10/03/2006 à 23 : 59 ** VENTILATION PAR FAMILLE ** Code Libellé Mnt HT Mnt TTC 001 Chaussures 2926,42 3500,00 002 Cirage 418,06 500,00 003 Lacets 41,81 50,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR MDR ** MDR Mnt HT Mnt TTC Carte bleue 2090,30 2500,00 Chèque 836,12 1000,00 Crédit 41,81 50,00 Espèces 418,06 500,00 Total : 3386,29 4050,00 ** VENTILATION PAR TAUX TVA ** Taux Mnt HT Mnt TVA 19,60 3386,29 663,71 Total : 3386,29 663,71 Accédez à la saisie :  Par la barre d’outils :  Ou par le volet de navigation :  Ou par la barre de menu : Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes Comptoir Cette option va vous permettre de saisir la vente, les entrées en caisse et les dépôts en banque. Choisissez le mois de saisie. Vous obtenez un tableau mensuel, dans lequel chaque ligne correspond à un jour. Cliquez sur le jour de votre ticket, puis sur le bouton Ajouter. Une nouvelle fenêtre s’ouvre alors : il s’agit d’un assistant composé de trois étapes. Les saisies se font dans cet assistant. Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 29 2.5.1. Etape 1 : Ventilation par mode de règlement Dans cette étape, saisissez les montants des recettes du jour par mode de règlement : 2.5.2. Etape 2 : Ventilation par nature de vente Cette étape vous permet de ventiler vos ventes par nature de vente et par taux de TVA. Appuyez sur la touche Inser pour démarrer. Sélectionnez une nature de vente grâce au bouton . Déplacez-vous d’une colonne à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée, et saisissez toutes les ventilations de votre ticket Z : PRISE EN MAIN 30 EBP Compta Pratic 2.5.3. Etape 3 : Remise en banque Dans cette étape, saisissez les montants remis en banque, par mode de règlement, et cliquez sur Terminer. Les sommes non déposées en banque seront reportées dans les saisies suivantes : Pour visualiser les entrées en caisse et les dépôts en banque, accédez à la caisse ou à l’une des banques par le menu Quotidien + Ma Trésorerie. Vous ne devez donc pas ressaisir les règlement dans le module Ma Trésorerie. 2.6. Comment saisir un règlement ? Accédez à l’option souhaitée :  Par la barre d’outils : (banque principale uniquement)  Ou par le volet de navigation : ou ou  Ou par la barre de menu : Quotidien + Ma Trésorerie Cette option ne concerne pas les règlements des ventes comptoir, mais les autres règlements (règlement d’une facture de vente, règlement d’un fournisseur, règlement d’une note de frais…) 2.6.1. Je saisis une dépense Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle dépense. Astuce Déplacez-vous d’un champ à l’autre grâce à la touche Tabulation  ou Entrée. Ainsi vous passerez sur chaque champ sans en oublier.  Saisissez le jour du règlement, et si besoin, le n° de chèque (ce champ est grisé pour la caisse). Comment saisir mes données ? EBP Compta Pratic 31  Selon le cas, sélectionnez Règlement fournisseur ou Autre charge ou frais :  Règlement fournisseur : Le règlement est destiné à un fournisseur. La facture du fournisseur, TVA comprise, aura été préalablement saisie dans l’option Mes Achats du menu Quotidien.  Autres charges ou frais : Le règlement n’est pas rattaché à un fournisseur habituel ou la facture correspondante n’a pas été préalablement saisie (frais postaux, des frais de déplacement ou de restaurant …). Ce choix vous permet de saisir la TVA.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre charge, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre D, et vous êtes prêt à saisir la dépense suivante. 2.6.2. Je saisis une recette Sélectionnez le mois du règlement et cliquez sur le bouton Nouvelle recette.  Saisissez le jour du règlement.  Selon le cas, sélectionnez Règlement client ou Autre recette.  Saisissez la description et le montant du règlement. Dans le cas d’une autre recette, indiquez le type et le montant de la TVA. Validez ensuite le règlement par la touche Ajouter. Le règlement s’affiche dans le tableau, précédé de la lettre R, et vous êtes prêt à saisir la recette suivante. 2.6.3. Je saisis un bordereau de remise en banque Plutôt que de saisir les chèques d’un bordereau un par un par le bouton Nouvelle recette, saisissez-les en une fois par le bouton Nouveau bordereau. Saisissez le jour de la remise, le numéro de la remise, et le libellé. Dans le tableau des chèques remis, appuyez comme indiqué sur la touche Inser pour ajouter une ligne. Sur chaque ligne, sélectionnez le client, et saisissez les différentes informations. Une fois tous les chèques saisis, contrôlez le total qui s’affiche dans le champ Total de la remise, et cliquez sur la touche Ajouter. La ligne qui s’affiche dans le tableau est précédée de la lettre B. PRISE EN MAIN 32 EBP Compta Pratic 2.6.4. Je pointe mes écritures Utilisez la colonne P afin de pointer les règlements constatés sur vos relevés de banque, par un simple clic de la souris : Je pointe mes tiers EBP Compta Pratic 33 3. JE POINTE MES TIERS Il s’agit de pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Pour réaliser ce pointage, saisissez la facture d’un client (Quotidien + Mes Ventes + Mes Ventes) et le règlement correspondant (Quotidien + Ma Trésorerie). Accédez à l’option Pointage du menu Quotidien. Pointez Clients et choisissez votre client dans la liste. Les factures apparaissent à gauche, les règlements à droite : Sélectionnez une facture et son règlement, cliquez sur le bouton Pointer et validez le code proposé. Répétez cette opération pour toutes les factures réglées et pour tous les clients et les fournisseurs. Grâce à cela, vous pouvez désormais sélectionner en haut de la fenêtre la case Non (non pointées) et visualiser en un coup d’oeil les factures dues : PRISE EN MAIN 34 EBP Compta Pratic 4. MES IMPRESSIONS COURANTES 4.1. Comment imprimer mes achats ? Accédez à l’option Mes Achats du menu Impressions.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.2. Comment imprimer mes ventes ? Accédez à l’option Mes Ventes du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez la case Imprimer le détail des factures si vous souhaitez avoir pour chaque facture les ventilations enregistrées.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Mes impressions courantes EBP Compta Pratic 35 4.3. Comment imprimer mes ventes comptoir ? Accédez à l’option Mes Ventes Comptoir du menu Impressions + Mes Ventes.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez la case Imprimer un sous-total par mois.  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. 4.4. Comment imprimer mes règlements ? Accédez à l’option Ma Caisse, Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque du menu Impressions + Ma Trésorerie.  Sélectionnez la Période souhaitée. Vous pouvez taper directement la date de début et la date de fin, ou utiliser les icônes pour sélectionner les dates dans un calendrier.  Cochez si vous le souhaitez les cases Imprimer un sous-total par jour et Imprimer un sous-total par mois.  Pour obtenir le détail des chèques remis en banque, cochez la case Imprimer le détail des bordereaux (non disponible pour la caisse).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. PRISE EN MAIN 36 EBP Compta Pratic 5. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 5.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données. Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos données. Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférence, conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents (en prévention de problèmes graves comme l'incendie). 5.2. Comment sauvegarder ? Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue Sauvegarde de données :  Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée.  Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier sur Internet. Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert comptable. Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe. Qu’est-ce que les options expert ? EBP Compta Pratic 37 LES OPTIONS EXPERT 1. QU’EST-CE QUE LES OPTIONS EXPERT ? Il s’agit d’options nécessitant des connaissances comptables (paramétrage du plan comptable et des journaux, saisie standard, rapprochement bancaire…). En fonctionnement par défaut, elles ne sont pas accessibles. Pour les activer, cochez l’option Fonctions expert du menu Affichage. 2. LE PLAN COMPTABLE Le plan comptable est accessible par l’option Plan Comptable Entreprise du menu Données. Vous obtenez la fenêtre suivante : Les comptes sont répartis racine par racine dans les onglets adéquats. Pour créer un nouveau compte, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez obligatoirement les champs Numéro et Intitulé. Les autres champs sont facultatifs. Les colonnes A V D et R signifient « Achats », « Ventes », « Dépense » et « Recette ». Elles vous permettent de paramétrer les listes de comptes qui s’afficheront dans les masques de saisies non comptables :  Tous les comptes dont la colonne A est cochée s’afficheront dans la liste des natures d’achat dans l’option Mes Achats.  Tous les comptes dont la colonne V est cochée s’afficheront dans la liste des natures de vente dans l’option Mes Ventes. LES OPTIONS EXPERT 38 EBP Compta Pratic  Tous les comptes dont la colonne D est cochée s’afficheront dans la liste des autres charges dans l’option Nouvelle dépense de Ma Trésorerie.  Tous les comptes dont la colonne R est cochée s’afficheront dans la liste des autres recettes dans l’option Nouvelle recette de Ma Trésorerie. Pour des informations sur les onglets ou les options non décrites, accédez à l’aide en ligne par la touche F1. Pour des informations supplémentaires sur le paramétrage des comptes par les colonnes AVDR, consultez l’aide en ligne, mot clé AVDR. Astuce Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée (recherche intuitive). Les journaux EBP Compta Pratic 39 3. LES JOURNAUX 3.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations doivent être enregistrées d’une part dans les comptes, et d’autre part dans les journaux, afin qu’elles soient classées par ordre chronologique. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse, les opérations diverses, les à nouveaux. 3.2. Comment créer ou modifier un journal ? Accédez à la liste des journaux par l’option Journaux du menu Données. Les journaux affichés correspondent aux journaux créés par le logiciel lors de la création de votre dossier. Pour créer un nouveau journal, cliquez sur le bouton Nouveau, et renseignez le code, le type et le libellé du journal. Pour paramétrer un journal existant, cliquez sur le journal puis sur le bouton Modifier, ou double-cliquez dessus. Le code et le type du journal ne sont pas modifiables. Au besoin, vous pouvez modifier le libellé. LES OPTIONS EXPERT 40 EBP Compta Pratic 4. LA SAISIE DES ECRITURES EN MODE STANDARD 4.1. Qu’est-ce que la saisie standard ? La saisie standard permet de :  Saisir manuellement des écritures dans les journaux de type Divers ou A-nouveaux ;  Consulter les écritures enregistrées dans cette option, ou saisies dans Mes Achats, Mes Ventes ou Ma Trésorerie, ou importées d’un autre logiciel ;  Modifier les écritures enregistrées dans cette option, ou importées d’un autre logiciel. 4.2. Comment saisir des écritures ? Accédez à l’option Saisie Standard par le menu Quotidien. Déplacez-vous d’un champ à l’autre par la touche Tabulation ou Entrée.  Dans le champ Journal, tapez le code du journal ou sélectionnez-le dans la liste accessible par l’icône . Attention, vous ne pouvez ajouter des écritures que dans les journaux de type Divers ou Anouveaux.  Dans le champ Période, choisissez le mois correspondant à la date des écritures à saisir. Appuyez sur Tabulation ou Entrée.  Un message vous indique d’appuyer sur la touche Inser ou la touche  (du clavier numérique) pour commencer à saisir : vous accédez alors à la saisie de la première ligne d’écriture.  Dans la colonne Jour, saisissez le jour de l’écriture.  Dans la colonne Pièce, saisissez le numéro identifiant l’écriture.  Dans la colonne Compte, accédez au plan comptable par l’icône , par la touche , ou par la touche F4. Vous pouvez également taper un nouveau compte, ou taper le début d’un numéro suivi de  ou F4. La saisie des écritures en mode standard EBP Compta Pratic 41  La colonne Libellé fait apparaître l’intitulé du compte : complétez ou modifiez-le.  Saisissez le montant, puis les lignes suivantes.  Sur la dernière ligne de votre écriture, choisissez le compte adéquat, puis appuyez sur la touche F12 de votre clavier : le solde est automatiquement calculé. 4.3. Comment ajouter, supprimer, modifier des écritures 4.3.1. Ajouter des écritures  Lorsqu’il n’y a encore aucune écriture dans le journal et le mois choisis, dans l’écran de saisie, appuyez sur la touche  ou Inser de votre clavier.  Lorsque des écritures apparaissent, cliquez sur la dernière écriture et appuyez sur la touche  ou  : le logiciel ajoutera une nouvelle ligne de saisie.  Lorsque des écritures apparaissent, et que vous souhaitez insérer une ligne, cliquez sur une écriture : la touche Inser crée une ligne avant la ligne sélectionnée, la touche  ajoute une ligne après la ligne sélectionnée. 4.3.2. Supprimer des écritures Cliquez sur l’écriture concernée et appuyez sur la touche Suppr. Confirmez la suppression. 4.3.3. Modifier des écritures Cliquez ou double-cliquez sur le champ à modifier. Après modifications, validez la ligne jusqu’au bout, ou passez à la ligne suivante par la touche . LES OPTIONS EXPERT 42 EBP Compta Pratic 5. LA CONSULTATION ET LE LETTRAGE 5.1. Pourquoi consulter un compte ? Cela vous permet de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. Vous pourrez visualiser par exemple toutes les factures et les règlements d’un compte client, tous les mouvements d’un compte de banque. 5.2. Qu’est-ce que le lettrage ? Le lettrage consiste à pointer les factures avec les règlements correspondants, et ainsi de connaître les impayés de vos clients, et vos dus aux fournisseurs : en effet, toutes les factures non pointées correspondront aux factures non payées. Le lettrage s’effectue donc pour un compte client ou fournisseur donné, à partir de l’option de consultation. Les comptes de TVA, des organismes sociaux ou des banques peuvent également éventuellement être lettrés. 5.3. Comment lettrer un compte ? Accédez à l’option Consultation – Lettrage du menu Quotidien, ou cliquez sur l’icône .  Dans le champ Compte, tapez le compte concerné, ou cherchez-le dans le plan comptable par l’icône , ou en tapant le numéro suivi de la touche  ou F4 : les écritures du compte apparaissent (au besoin, modifiez la période de consultation).  Cliquez sur les écritures à lettrer afin que les lignes soient en surbrillance.  Cliquez en bas sur le bouton Lettrer : le logiciel vous propose un code, validez par OK. Le rapprochement bancaire EBP Compta Pratic 43 6. LE RAPPROCHEMENT BANCAIRE 6.1. Qu’est-ce que le rapprochement bancaire ? Le rapprochement bancaire consiste à pointer les écritures de banque présentes dans vos relevés bancaires. D’après le Francis Lefebvre, il s’agit de « s’assurer périodiquement – au minimum une fois par mois – que les soldes apparaissant sur les comptes de banque sont en conformité avec les relevés bancaires […] ». 6.2. Je réalise mon rapprochement bancaire Le rapprochement bancaire s’effectue à l’aide de votre relevé bancaire. Les écritures peuvent être déjà en partie pointées directement dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque grâce à la colonne P : Pour réaliser le rapprochement bancaire complet et le valider, accédez au rapprochement bancaire Manuel par Compte du menu Quotidien + Rapprochement bancaire.  Indiquez le code pointage à utiliser pour pointer les écritures (par exemple le numéro du relevé), et la date de valeur (par exemple la date de relevé).  Choisissez la banque concernée dans le champ Compte (5121 pour la banque principale ou 5122 pour l’autre banque).  Indiquez la date jusqu’à laquelle afficher les écritures : généralement la date du relevé. Les écritures pointées dans Ma Banque Principale ou Mon Autre Banque apparaissent avec un « OK » dans la colonne Rapp.  Saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde final du relevé. Un solde Créditeur doit être saisi à droite.  Pointez les écritures soit en double-cliquant dessus, soit par la touche Entrée du clavier : le code pointage et la date de valeur se reportent sur la ligne. LES OPTIONS EXPERT 44 EBP Compta Pratic  Une fois le pointage terminé, la case Ecart de Rapprochement, en bas de l’écran, ne doit pas contenir de montant . Dans le cas contraire, une erreur s’est produite (voir plus bas le paragraphe « Le rapprochement bancaire est faux »).  S’il n’y a pas d’écart, imprimez votre état de rapprochement en cliquant sur l’icône .  Verrouillez ensuite le rapprochement en cliquant sur le bouton Verrouiller. Remarques  Dans la fenêtre de rapprochement bancaire, si vous choisissez, dans le champ Ecritures, les écritures Non rapp (non rapprochées), les écritures disparaîtront de l’écran au fur et à mesure du pointage ; pour les visualiser, il faut choisir soit Toutes les écritures, soit les écritures Rapprochées.  Pour retrouver plus facilement une écriture, utilisez l’option Recherche du menu contextuel (accessible par le clic droit) ou du volet de navigation. Pourquoi verrouiller le rapprochement ? Le verrouillage vous évite de dépointer ou pointer une écriture par erreur, ou de modifier par erreur une écriture pointée. De plus, il permet d’archiver tous vos rapprochements. Vous pouvez visualiser ensuite vos rapprochements verrouillés en sélectionnant la date du relevé concerné dans le champ Relevé. Le rapprochement bancaire est faux : pourquoi ?  Certains règlements de votre relevé bancaire n’ont pas été saisis : saisissez-les et pointez-les.  Certains montants n’ont pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé de banque.  Certains montants ont été pointés alors qu’ils ne sont pas sur le relevé : dépointez-les en redouble-cliquant dessus.  Le solde de la banque a mal été saisi, ou dans la mauvaise case (champ Solde final du relevé). Les impressions comptables EBP Compta Pratic 45 7. LES IMPRESSIONS COMPTABLES 7.1. Les journaux 7.1.1. Qu’est-ce qu’un journal ? Toutes les opérations saisies dans Mes Achats, Mes Ventes et Ma Trésorerie sont simultanément enregistrées sous forme d’écritures comptables dans des journaux. Chaque journal est spécialisé dans l’enregistrement d’une certaine catégorie d’opérations : les achats, les ventes, la banque, la caisse… 7.1.2. Comment imprimer un journal ? Accédez à l’option Journaux du menu Impressions.  Sélectionnez le journal souhaité.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options des journaux, consultez l’aide en ligne, mot clé Journaux (impression). 7.2. Le grand-livre 7.2.1. Qu’est-ce qu’un grand-livre ? Le grand-livre est le reflet de l’option de consultation de comptes : il vous donne les écritures classées compte par compte, afin de connaître toutes les opérations réalisées sur un compte. 7.2.2. Comment imprimer mon grand-livre ? Accédez à l’option Grand-livre du menu Impressions.  Choisissez le type de grand-livre souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Général : il s’agit de tous les comptes mouvementés sans le détail des clients et des fournisseurs  Global : il s’agit de tous les comptes mouvementés  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement. LES OPTIONS EXPERT 46 EBP Compta Pratic  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options du grand-livre, consultez l’aide en ligne, mot clé Grand-livre. Vous pouvez notamment, dans les options, n’obtenir que les écritures non lettrées. 7.3. La balance 7.3.1. Qu’est-ce qu’une balance ? Contrairement au grand-livre, la balance ne vous donnera pas le détail des opérations de chaque compte, mais le cumul. Ainsi, vous obtiendrez pour chaque compte le total au débit, le total au crédit, le solde débiteur et le solde créditeur. 7.3.2. Comment imprimer ma balance ? Accédez à l’option Balance du menu Impression.  Choisissez le type de balance souhaité :  Clients  Fournisseurs  Clients et Fournisseurs  Générale : les clients et les fournisseurs sont regroupés sur deux lignes  Globale : tous les comptes mouvementés ressortent  La fourchette de comptes s’inscrit automatiquement.  Choisissez la période.  Choisissez le modèle que vous préférez (couleur ou noir et blanc).  Cliquez sur le bouton Imprimer pour une sortie papier. Pour des informations sur les autres boutons, et les options de la balance, consultez l’aide en ligne, mot clé Balance. Validation des écritures EBP Compta Pratic 47 8. VALIDATION DES ECRITURES La Validation permet de rendre irréversible le contenu d’une écriture comptable, c’est-à-dire tout ce qui la compose. Seuls l’échéancier, l’analytique, le lettrage et le rapprochement bancaire seront encore possibles sur les lignes validées. Cette opération est indispensable afin que votre comptabilité soit considérée comme sincère, régulière et probante par l’administration fiscale. Cette étape est nécessaire avant la clôture de vos mois, et donc de votre exercice. Attention Une fois les écritures validées, elles ne seront plus modifiables, ni supprimables. Cette opération est irréversible. Une sauvegarde de vos données est vivement conseillée. Vous pourrez cependant toujours ajouter de nouvelles écritures. Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne, mot clé Validation écritures. LES OPTIONS EXPERT 48 EBP Compta Pratic 9. LA CLOTURE MENSUELLE 9.1. Qu’est-ce que la clôture mensuelle ? La clôture mensuelle a pour effet de rendre intangibles et définitives les écritures comptables du mois (article 420-5 du Plan Comptable Général 1999). L’absence de clôture mensuelle n’empêche pas le bon fonctionnement du logiciel, mais elle est indispensable pour être en conformité avec la législation fiscale. Attention Une fois effectuée la clôture d’un journal donné pour un mois donné, vous ne pourrez plus ni modifier les écritures ni en ajouter sur ce mois et ce journal. 9.2. Comment réaliser la clôture mensuelle ? Remarque Avant de clôturer les mois, vous devez dans un premier temps valider les écritures. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Accédez à l’option Clôture mensuelle du menu Clôtures. Sélectionnez le ou les journaux à clôturer en cliquant dessus. Indiquez le mois jusqu’auquel la clôture doit être faite. Vérifiez bien les paramètres sélectionnés, et cliquez sur OK. Vous pouvez si vous le souhaitez imprimer les journaux dits « définitifs » pour la période clôturée, par l’option Journaux du menu Impressions. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 49 10. LES OPERATIONS DE FIN D’EXERCICE 10.1. Le journal général Il s’agit d’un état de fin d’exercice vous donnant pour chaque mois le total Débit et Crédit de chaque journal. Pour l’imprimer, accédez à l’option Journal Général du menu Clôtures. Choisissez le dernier mois de votre exercice, et cliquez sur Imprimer pour une sortie papier. 10.2. Clôture de l’exercice 10.2.1. Pourquoi clôturer ? La clôture vous permet d’archiver votre exercice, et de valider vos écritures en empêchant toute modification. De plus, l’opération de clôture annuelle va :  Solder les comptes de classes 6 et 7 ;  Calculer le résultat de l’exercice ;  Générer les écritures de reports à nouveaux. 10.2.2. Qu’est-ce qu’un report à nouveau ? Un report à nouveau est une écriture de report du solde d’un compte sur l’exercice suivant. En effet, en fin d’exercice, la plupart des comptes ne sont pas soldés (banque, clients, fournisseurs …). Le principe, c’est de saisir dans le journal spécifique AN les écritures contenant les soldes des comptes. Il suffit de se baser sur la balance de l’exercice antérieur, sauf pour les comptes 6 et 7 qui sont soldés en fin d’exercice par l’écriture de constatation du résultat (compte 120 ou 129). Le logiciel passe ces écritures pour vous au moment de la clôture. LES OPTIONS EXPERT 50 EBP Compta Pratic 10.2.3. Précautions à prendre avant la clôture Vous devez impérativement réaliser une sauvegarde de votre dossier, voire deux pour plus de sécurité, et conserver cette (ces) sauvegarde (s). Pour des informations sur la réalisation de la sauvegarde, consultez la partie suivante (partie 5 Comment sauvegarder mon dossier ? page 36). 10.2.4. Comment lancer la clôture ? Accédez à l’option Clôture Annuelle du menu Clôtures. Vous obtenez l’assistant de clôture. Remarque Avant de clôturer un exercice, il est nécessaire que toutes les écritures de l’exercice soient validées. Voir paragraphe 8 Validation des écritures page 47 Etape 1 : Clôture Annuelle Cette étape vous rappelle les opérations à réaliser avant de clôturer :  Le lettrage des comptes de tiers doit être à jour ;  Les états nécessaires doivent être édités (cependant, les éditions seront encore possibles après clôture);  La sauvegarde du dossier doit être effectuée. Etape 2 : Nouvel exercice  Indiquez ici les dates du nouvel exercice. La date maximum de saisie est calculée automatiquement.  Le logiciel vous affiche automatiquement le code du journal des reports à nouveaux pour la génération des écritures de report, le code du journal des opérations diverses pour la génération des écritures de clôture, et les numéros des comptes de bénéfice et de perte pour la génération du résultat. Etape 3 : Options  Laissez la case Conserver les écritures de tiers non lettrées cochée, afin de pouvoir réaliser, l’année suivante, le lettrage des règlements avec les factures de l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites aucun lettrage, décochez cette option. Les opérations de fin d’exercice EBP Compta Pratic 51  Laissez la case Conserver les écritures de banque non rapprochées cochée, afin de pouvoir pointer, à partir des nouveaux relevés bancaires, les montants de la banque saisis sur l’année clôturée. Cependant, si vous ne faites pas de rapprochement bancaire, décochez cette option.  Cochez la case Générer les écritures de regroupement afin que le logiciel saisisse les OD de clôture.  Laissez la case Supprimer les comptes de tiers non mouvementés cochée si vous souhaitez que le logiciel épure le plan comptable. Etape 4 : Options de clôture  Laissez la case Sauvegarde du dossier cochée, afin que le logiciel réalise et archive une sauvegarde de clôture de votre dossier.  Laissez la case Générer des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive cochée afin que le logiciel réalise et archive des PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive  Laissez la case Archivage de la base cochée afin que le logiciel réalise et archive un export total de toute la base.  Indiquez dans Emplacement de sauvegarde de ces données l’endroit où seront placés la sauvegarde du dossier, les PDF pour l’impression du journal, grand livre et balance définitive, ainsi que l’archivage de la base. Par défaut le chemin indiqué est le répertoire de votre dossier. Etape 5 : Lancement de la clôture Cliquez sur Suivant pour procéder au lancement de la clôture.  Si les journaux n’ont pas été clôturés mensuellement, un message vous en avertit. Cliquez sur OUI pour que la clôture annuelle génère les clôtures mensuelles et donc poursuivre la clôture.  Le logiciel lance un recalcul des soldes : si votre comptabilité n’est pas équilibrée, la clôture est abandonnée : vous devez équilibrer vos journaux.  Un message vous annonce que la clôture annuelle est terminée. Cliquez sur Terminer : vous constatez que les dates en haut de l’écran ont changé. LES OPTIONS EXPERT 52 EBP Compta Pratic Pour consulter l’exercice clôturé, ou imprimer les états définitifs, accédez à la liste des dossiers par Dossier + Ouvrir et sélectionnez, sur la ligne du dossier concerné, les dates de l’exercice antérieur en cliquant sur la flèche. INDEX EBP Compta Pratic 53 INDEX A Achats ...........................................................................................................23, 34 Activation.............................................................................................................13 Adresse .........................................................................................................16, 19 Aide en ligne..........................................................................................................5 AVDR ..................................................................................................................37 Avoir ....................................................................................................................27 B Balance ...............................................................................................................46 Bordereau de remise en banque .........................................................................31 C Clients .................................................................................................................20 Clôture annuelle ............................................................................................49, 50 Clôture mensuelle ...............................................................................................48 Compte....................................................................................................21, 37, 42 Configuration requise ..........................................................................................10 Consultation d’un compte....................................................................................42 Contact ..........................................................................................................16, 19 Corriger une facture.............................................................................................27 D Dates d’exercice..................................................................................................17 Démarrer .............................................................................................................16 Dépense........................................................................................................30, 38 E Ecart de rapprochement ......................................................................................44 Ecritures ..............................................................................................................40 Ecritures (modification)........................................................................................41 Ecritures (suppression)........................................................................................41 E-mail ....................................................................................................................9 Escompte ............................................................................................................27 Evaluation............................................................................................................13 INDEX 54 EBP Compta Pratic F Facture d’achat ....................................................................................................23 Facture de vente..................................................................................................26 Fonctions expert ..................................................................................................37 Fournisseurs........................................................................................................20 G Grand-livre...........................................................................................................45 H Horaires .................................................................................................................9 I Identification...................................................................................................16, 19 Installation............................................................................................................11 J Journal .................................................................................................................39 Journal général ....................................................................................................49 Journaux..............................................................................................................45 L Lancement ...........................................................................................................12 Lettrage....................................................................................................42, 50, 51 Lisezmoi.................................................................................................................5 M Modification d’écritures ........................................................................................41 Mot de passe .......................................................................................................19 MSA.....................................................................................................................16 N NAF .....................................................................................................................16 Natures d’achat........................................................................................22, 25, 37 Natures de vente ...........................................................................................22, 37 Nouveau dossier..................................................................................................16 O Options expert .....................................................................................................37 INDEX EBP Compta Pratic 55 P Plan comptable..............................................................................................37, 40 Pointage ..............................................................................................................33 Pointer les règlements.........................................................................................32 R Rapprochement bancaire ..............................................................................43, 51 Recette..........................................................................................................31, 38 Règlement ...........................................................................................................30 Règlements .........................................................................................................35 Remise ................................................................................................................27 Remise en banque ..............................................................................................30 Report à nouveau................................................................................................49 Reports à nouveaux ............................................................................................50 S Saisie standard....................................................................................................40 Sauvegarde.........................................................................................................36 Service technique..................................................................................................9 Solde ...................................................................................................................43 Suppression d’écritures.......................................................................................41 T Trésorerie......................................................................................................30, 35 V Ventes ...........................................................................................................26, 34 Ventes comptoir ............................................................................................28, 35 Ventilations..........................................................................................................25 Z Z de caisse..........................................................................................................28 NOTES NOTES CRM Ligne PME Open Line pour Windows XP ou Vista ou 7 Guide d’installation et d’initiation Édité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2011 EBP Informatique, édition Octobre 2011 Convention d’Utilisation d’EBP Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Châtel du 3 janvier 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3 Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne seront effectives que si le contrat de services correspondant est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnements auprès de tiers. 4 Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.2: Juin 2010 5 6 7 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis • Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières INSTALLATION .................................................................................................... 11 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 11 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 11 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 12 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 13 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 13 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 13 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 14 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................................................ 15 5.1. La gestion des fenêtres .................................................................................. 15 6. ÉCRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 16 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 17 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE ............................................................................... 18 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? ................................................................... 19 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? .............................................................. 20 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? ................................................................ 20 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? ........................................................... 21 5.1. Création d’une activité .................................................................................... 21 5.2. Rappel ............................................................................................................ 21 5.3. Suivre une activité .......................................................................................... 22 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? ................................................... 22 6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................. 22 6.2. Comment suivre une opportunité ? ................................................................ 22 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 23 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? ................................................................. 23 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? ................................................................... 24 9.1. L'entête du devis ............................................................................................ 24 9.2. Le corps ......................................................................................................... 24 9.3. Le pied ........................................................................................................... 24 8 9.4. Les autres onglets .......................................................................................... 25 9.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 25 10. L’AGENDA ...................................................................................................... 25 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ........................................................... 26 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 26 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? .............................................................................................................................. 27 13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 27 13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 27 13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 28 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? ............................. 28 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? ............... 29 LES FONCTIONS AVANCEES ............................................................................ 30 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? ................................................ 30 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? ......................... 30 3. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? ....................... 31 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. ....................... 31 3.2. Import/Export du calendrier ............................................................................ 31 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? ................................................... 31 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 32 5.1. Comment préparer une campagne ? ............................................................. 32 5.2. Comment suivre une campagne ? ................................................................. 33 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................. 34 6.1. Publipostage par courrier ............................................................................... 34 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................... 35 7. L’ENVOI DE MAIL ............................................................................................. 35 8. COMMENT ENVOYER DES SMS .................................................................... 35 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES ............................................................. 36 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? ............................................... 36 11. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................. 36 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ?.................................... 36 13. LA MODIFICATION PAR LOT ........................................................................ 37 9 10 13.1. Des pistes .................................................................................................... 37 13.2. Des contacts ................................................................................................ 37 13.3. Des comptes ................................................................................................ 37 13.4. Des activités ................................................................................................. 37 14. LA CONVERSION DE PISTE ......................................................................... 38 15. LES STATISTIQUES OLAP ............................................................................ 38 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? ........................................................... 39 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ............................... 39 18. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES ................... 40 18.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 40 18.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 40 19. INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES .................... 41 19.1. La solvabilité ................................................................................................ 41 19.2. La géolocalisation ........................................................................................ 41 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ................................................. 41 INDEX ................................................................................................................... 42 0BINSTALLATION IN STALLATION 1. AV ANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L 'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter ; vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d'un appel local » • Exposez votre problème par e-mail openline.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 8h00 à 18h00 Le vendredi *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée L a configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante : 􀂃 Processeur : P4 2 GHz ou équivalent 􀂃 Mémoire : 1 Go 􀂃 Écran : résolution 1024x768 en 16 bits 􀂃 Espace disque libre : 1.5 Go Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows XP SP3, Windows Vista SP1 32 bits & 64 bits, Windows 7 (32 bits & 64 bits). Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 11 Comment installer mon logiciel ? 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP CRM Ligne PME Open Line. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 5. Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 6. Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 7. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 8. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 9. Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 10. Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ». Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 11. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 12. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. 12 0BINSTALLATION 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + « Nom du module ». 4. CO MMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20 opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration". Rema rque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si v ous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 13 Comment activer mon logiciel ? 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes : • Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé WEB Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ». Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel. Re marque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 14 0BINSTALLATION 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 5.1. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Le s propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 15 Écran de travail 6. ÉCRAN DE TRAVAIL Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. 1 3 2 4 1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel. 2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les plus courants du logiciel. 3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert. Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles, vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné, faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts. 4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au site Internet www.ebp.com 16 1BPRISE EN MAIN PRISE EN MAIN Le logiciel EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet d’assurer une traçabilité maximale de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser. Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM Ligne PME Open Line vous permet de tracer toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel. Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi de vos actions commerciales. 17 Écran de démarrage 1. ÉCRAN DE DEMARRAGE Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum. L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre logiciel : - Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes marketing… - Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la conversion d’une piste qui a été qualifiée. - Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires, concurrents, … 18 1BPRISE EN MAIN - Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales (ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes (appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez avoir avec eux. - Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que vous pensez conclure avec vos comptes. - Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées. - Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un collaborateur. - Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir. Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage - Démarrer une tâche. 2. COMMENT CREER UNE PISTE ? Vous trouverez la définition de la piste page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre. Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche. Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page 39 de ce guide. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités de la piste. Remarque Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes. 19 Comment créer un contact ? 3. COMMENT CREER UN CONTACT ? Vous trouverez la définition du contact page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Contact s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités depuis cet onglet. L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du contact. Remarque Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts. 4. COMMENT CREER UN COMPTE ? Vous trouverez la définition du compte page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte. Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet. 20 1BPRISE EN MAIN L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités du compte. L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en afficher. Remarque Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes. 5. COMMENT GERER LES ACTIVITÉS ? Vous trouverez la définition de l’activité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 5.1. Création d’une activité Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Activité s’ouvre. Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis enregistrez la fiche. 5.2. Rappel Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine échéance de l’activité. Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes. Remarque Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage - Afficher les rappels. 21 Comment gérer une opportunité ? 5.3. Suivre une activité Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée… Vous pouvez également lui attribuer une priorité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités. 6. COMMENT GERER UNE OPPORTUNITE ? Vous trouverez la définition de l’opportunité page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). 6.1. Comment créer une opportunité ? Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez. Remarque Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ». Vous ne pouvez pas créer plusieurs opportunités avec le même nom. 6.2. Comment suivre une opportunité ? Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant le motif. Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires, l’opportunité passera en phase de qualification (20%). Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%). Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite (gagnée – 100%). Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 36). De la sorte, le suivi de vos affaires devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre activité commerciale. 22 1BPRISE EN MAIN Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré pourra être calculé. L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité. Vous pourrez également en ajouter. L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités. 7. COMMENT CREER UNE CAMPAGNE ? Vous trouverez la définition de la campagne page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre. Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche. La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne, vous pouvez la modifier. Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une activité ou d’une opportunité associée à cette campagne. Remarque Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et « Code ». Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 33 de ce guide. 8. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre. Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis enregistrez la fiche. 23 Comment gérer les devis ? 9. COMMENT GERER LES DEVIS ? Les devis sont disponibles à partir du menu Actions Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. 9.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité. Le collaborateur associé peut y être renseigné. Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité. L’opportunité peut être créée directement depuis le devis. Remarque La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée. 9.2. Le corps Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type bien ou service qui composeront le devis. P our faciliter la saisie, vous disposez : • D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails). • D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre disposition (remise, prix de revient….). • D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier. • D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 9.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le montant TTC). 24 1BPRISE EN MAIN 9.4. Les autres onglets À ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : • L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. • L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. • L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire • L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de saisir des adresses web ou URL. 9.5. Les actions d'un devis À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes : • Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis • Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné et à l’opportunité. • Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document Word qui peut être personnalisé. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements. 10. L’AGENDA L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda vous permet également d’organiser votre emploi du temps. Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez par le menu Actions - Agenda. V ous pouvez personnaliser l’affichage du planning : • En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique (en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel). • En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher. • En filtrant la liste des tâches à afficher. V ous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous avez plusieurs possibilités : • Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée. Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît sur le créneau horaire sélectionné. • Aj outer une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter. 25 Comment imprimer une fiche ? 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions. L 'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée : • Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre fiche. • Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. • Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les impressions. 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 26 1BPRISE EN MAIN 13. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 13.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à ces utilisateurs. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits. Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez- vous à l’aide en ligne (F1). 13.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Remarque Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base quelque soit l’application. À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. 27 Comment gérer les champs personnalisés ? Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 13.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. I l existe trois types de droit : • Visualisation et Modification • Exécution • Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création". Po ur avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1). 14. COMMENT GERER LES CHAMPS PERSONNALISES ? Les champs personnalisés sont accessibles depuis le menu Paramètres - Champs personnalisés. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article, Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis). Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen. 28 1BPRISE EN MAIN 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 29 Comment créer un collaborateur ? LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans EBP CRM Ligne PME Open Line. L’ utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. COMMENT CREER UN COLLABORATEUR ? Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des activités, des opportunités et un planning (agenda). Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre. Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche. Remarque Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ». 2. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le type d’opération : import ou export. Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export de contact. 30 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 3. CO MMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? 3.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync Outlook Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de Microsoft Office Outlook s’affiche. S électionnez les éléments suivants : - La période à synchroniser ; - Votre code collaborateur ; - Votre calendrier Microsoft Office Outlook ; - La règle de synchronisation à prendre en compte. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook 3.2. Import/Export du calendrier Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou vCalendar (VCS). Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format ICS ou VCS. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export du calendrier 4. COMMENT DEMARRER MES ACTIVITES ? Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 18, dans la présentation de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage). Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Démarrer mes activités. Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à traiter. 31 Comment gérer une campagne ? 5. COMMENT GERER UNE CAMPAGNE ? Accé dez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la fiche en choisissant le type de la campagne. 5.1. C omment préparer une campagne ? 5.1.1. Ciblage Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles. Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé. Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères, pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé. Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles. Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles. Remarque Si vous effectuez une campagne de type e-mail : - Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons. - Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides. Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre sélection. 5.1.2. Paramétrage du coût de la campagne P aramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en renseignant : - Le coût à la minute d’un appel sortant, - Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier, - Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne. Remarque Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et chiffre d’affaires). 32 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 5.1.3. Affectation du modèle de publipostage Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents associés. Vous avez alors le choix : - d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que Modèle de campagne ; - de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un modèle ; - de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle. Remarque Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail. 5.2. C omment suivre une campagne ? 5.2.1. Génération de la campagne Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par le menu Actions - Générer Le statut qui était à En préparation passe à En cours. Une act ivité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles. 5.2.2. Gestion du statut V ous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les statuts suivants sont proposés : - En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade, vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ; - En cours, à ce stade votre campagne a démarré ; - Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre campagne est terminée ; - Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la génération de la campagne. - Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne. 5.2.3. Gestion des affaires Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les opportunités associées à votre campagne. Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches. 33 Comment utiliser le publipostage ? 5.2.4. Statistiques L ’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont proposés : - Avancement en % - Coût et chiffre d’affaires - Taux de retour - Activités par statut - Activités par type 6. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers comme individuellement depuis une fiche tiers. En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou e-mail (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage. Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes. Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing. 6.1. Publipostage par courrier Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus. Remarque Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou supérieur. 34 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 6.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers. À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran. À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing. L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant. Remarque Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou supérieur doivent être installés sur votre ordinateur. Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage courriers, l’e-mailing et les modèles types. 7. L’ENVOI DE MAIL Dè s lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail. Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail. 8. COMMENT ENVOYER DES SMS L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et collaborateurs. P our utiliser cette fonction, vous devez acquérir : • Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le Service Clients EBP au 0811 65 80 20. • Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi). Co nsultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fonctionnalité. 35 Notes et documents associés 9. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIES Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités, opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés. L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre. L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches. 10. COMMENT GERER LES FOURNISSEURS ? Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs. Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions – Affaires – Opportunités d’achats. 11. LE TABLEAU DE BORD Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité. Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de votre chiffre d’affaires par mois… Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles activités et opportunités. Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord. Votre tableau de bord est personnalisable. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 12. COMMENT CREER UNE FAMILLE DE COMPTES ? Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les traiter en nombre. Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre. Rem plissez alors le nom de la famille et son code. 36 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 13. LA MODIFICATION PAR LOT 13.1. Des pistes La modification par lot des pistes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine de piste, un statut de piste et un collaborateur. Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.2. Des contacts La modification par lot des contacts vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du contact et un collaborateur. Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des contacts puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.3. Des comptes La modification par lot des comptes vous permet d’affecter ou modifier en nombre une origine du compte, un collaborateur, une famille de comptes, un groupe 1 et un groupe 2. Pour modifier vos comptes par lot, sélectionnez les comptes à modifier depuis la liste des comptes puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 13.4. Des activités La modification par lot des activités vous permet d’affecter ou modifier en nombre une nouvelle Date, une nouvelle heure, repousser en nombre de jour la date d’une activité, une priorité, un statut, un collaborateur, une campagne. Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des activités puis cliquez sur le bouton Modification par lot, un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre. 37 La conversion de piste 14. LA CONVERSION DE PISTE La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même rattacher une piste à un compte existant. Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir votre mode de conversion. Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre mode de conversion. 15. LES STATISTIQUES OLAP Le cube de données OLAP (On-Line Analytical Processing) nécessite de posséder Microsoft® SQL STANDARD ou ENTREPRISE (2005 et 2008). Il est destiné à des analyses multi-dimensionnelles avancées sur les données. L’utilisation de ce cube vous permet de traiter d’importants volumes de données de façon intuitive et rapide. Pour interroger le cube, vous devez au préalable avoir défini les paramètres du cube. L’interrogation des statistiques ne se fait pas dans la base de données mais via un intermédiaire, le cube de données OLAP. Ce cube de données contient par avance les différents critères statistiques qu’il est possible d’interroger (Gestion des affaires, opportunités, campagnes, activités...). L es avantages de ce système sont les suivants : • La création de son propre cube de données ou la possibilité de modifier le cube existant ; • Un temps de restitution immédiat ; • L’interrogation des données via des sources autres que le logiciel EBP comme Excel®, Reporting Services®... Vous devez passer par le menu Opérations - Statistiques OLAP pour accéder aux statistiques OLAP. L'utilisation du Cube Olap dans EBP CRM Ligne PME Open Line consiste à définir les attributs et mesures du cube à afficher (Jour, Mois, Année, Ville, Département, Pays mais aussi Activité, Campagne, Cible de campagne, Collaborateur, Compte, Contact, Opportunité, Origine, Piste) et à visualiser immédiatement les résultats correspondants. Le résultat obtenu peut être exporté vers Excel®. 38 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 16. COMMENT IMPORTER DES TIERS ? L’import de tiers vous permet de récupérer vos données d’autres sources (autres logiciels, fichiers Excel…) mais également d’importer des données issues de bases de données achetées… Pour importer des pistes, contacts et comptes, accédez au menu Outils - Imports paramétrables, un assistant d’import s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions. Con sultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import de données. 17. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure d’importation. V ous pouvez importer les données suivantes : • Articles • Pistes clients/prospects • Pistes fournisseurs • Contacts • Comptes clients/prospects • Famille clients/prospects • Comptes fournisseurs • Familles fournisseurs • Collaborateurs • Familles collaborateur • Groupes • Secteurs géographiques • Origine d’une piste S uite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir : • le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de Codage du fichier...), • le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte, • les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer. 39 Actions pratiques communes à toutes les fiches Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement. En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché. Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché. Il e st possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail. 18. AC TIONS PRATIQUES COMMUNES A TOUTES LES FICHES 18.1. Duplication de fiche La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche. P our pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes : • Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. • Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à l’enregistrer. Remarque Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises. Seules les informations de la fiche sont dupliquées. 18.2. Archivage/Désarchivage Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver les données. Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous (Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles. P our archiver une fiche, deux méthodes sont possibles : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé. P our désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées : • Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver depuis la barre des tâches. • Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé. 40 2BLES FONCTIONS AVANCÉES 41 19. IN FORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LES COMPTES 19.1. La solvabilité Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton Solvabilité qui apparaît dans le menu. En cli quant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos comptes. 19.2. La géolocalisation Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent accès à plusieurs sites de géolocalisation. Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement. 20. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). Index INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 11 Actions .................................................................................................................................... 21 Actions contextuelles ............................................................................................................... 16 Activités ....................................................................................................................... 17, 19, 25 Agenda .............................................................................................................................. 19, 25 Archivage ................................................................................................................................ 40 Articles .............................................................................................................................. 23, 24 B Barre de navigation ................................................................................................................. 16 Barre de statut ......................................................................................................................... 16 C Campagnes Activités .............................................................................................................................. 33 Ciblage................................................................................................................................ 32 Coûts .................................................................................................................................. 32 Fiche ....................................................................................................................... 19, 23, 31 Modèles .............................................................................................................................. 33 Opportunités de ventes ....................................................................................................... 33 Statistiques ......................................................................................................................... 34 Vérifier les cibles ................................................................................................................. 32 Champs personnalisés ............................................................................................................ 28 Clients ..................................................................................................................................... 20 Code d'activation ..................................................................................................................... 13 Collaborateurs ......................................................................................................................... 30 Comptes Clients ................................................................................................................................. 17 Fournisseurs ....................................................................................................................... 36 Comptes clients ....................................................................................................................... 20 Comptes Clients ...................................................................................................................... 18 Comptes prospects .................................................................................................................. 20 Configuration minimale ............................................................................................................ 11 Contacts ...................................................................................................................... 17, 18, 20 Convention d'utilisation EBP ...................................................................................................... 3 Conversion .............................................................................................................................. 38 Création de dossier ................................................................................................................. 15 42 3BINDEX D Démarrer mes activités ............................................................................................................ 19 Désarchivage .......................................................................................................................... 40 DEVIS ..................................................................................................................................... 24 Documents associés ............................................................................................................... 36 Droits utilisateurs ..................................................................................................................... 28 Duplication ............................................................................................................................... 40 E Ecran de démarrage ................................................................................................................ 18 ÉCRAN de travail .................................................................................................................... 16 E-mailing ................................................................................................................................. 35 Envoi d'e-mail .......................................................................................................................... 35 Evénements ............................................................................................................................ 25 F Familles de comptes ................................................................................................................ 36 Fonctions avancées ................................................................................................................. 30 G Géolocalisation ........................................................................................................................ 41 Gestion des fenêtres ............................................................................................................... 15 Groupe d'utilisateurs ................................................................................................................ 27 I Import paramétrable ................................................................................................................ 39 Import paramétrables .............................................................................................................. 39 Import/Export de contacts ........................................................................................................ 30 Imprimer .................................................................................................................................. 26 Installation ......................................................................................................................... 11, 12 Itinéraire .................................................................................................................................. 41 L Lancement du logiciel .............................................................................................................. 12 Liaison de dossier .................................................................................................................... 29 M Menus ..................................................................................................................................... 16 Modification par lot Activités .............................................................................................................................. 37 Comptes ............................................................................................................................. 37 Contacts .............................................................................................................................. 37 Pistes .................................................................................................................................. 37 N Notes ....................................................................................................................................... 36 43 Index 44 O Opportunités % Probabilité ....................................................................................................................... 22 Etapes en cours .................................................................................................................. 22 Montant estimé ................................................................................................................... 23 Montant réalisé ................................................................................................................... 23 Motif de clôture ................................................................................................................... 22 Opportunités d’achats .............................................................................................................. 36 Opportunités de ventes ......................................................................................... 17, 19, 22, 24 Options .................................................................................................................................... 15 P Pistes .................................................................................................................... 17, 18, 19, 38 Plan ......................................................................................................................................... 41 Prise en main .......................................................................................................................... 17 Prospects ................................................................................................................................ 20 Publipostage ............................................................................................................................ 34 Publipostage par courrier ......................................................................................................... 34 Publipostage par e-mail ........................................................................................................... 35 R Rappel ..................................................................................................................................... 21 Restaurer mon dossier ............................................................................................................ 41 S Sauvegarde ............................................................................................................................. 26 SMS ........................................................................................................................................ 35 Solvabilité ................................................................................................................................ 41 Statistiques OLAP ................................................................................................................... 38 T Tableau de bord ................................................................................................................ 22, 36 Tiers .................................................................................................................................. 19, 20 U Utilisateurs ............................................................................................................................... 27 Aide Business Plan Table des matières Félicitations !........................................................................................................................................1 Convention d'utilisation d'EBP.................................................................................................................3 Étendue des obligations de support d’EBP...........................................................................................3 Assistance de proximité sur le site.....................................................................................................3 Limitation de garantie.......................................................................................................................3 Présentation de l'aide.............................................................................................................................5 L'arborescence.................................................................................................................................5 Les pages.......................................................................................................................................5 Installation...........................................................................................................................................7 Configuration minimale........................................................................................................................7 Installation depuis le CD ROM EBP........................................................................................................7 Lancement du logiciel..........................................................................................................................7 Code d'activation................................................................................................................................8 Guide d'utilisation..................................................................................................................................9 Comment commencer ?.......................................................................................................................9 Le dossier de démonstration..............................................................................................................9 Création d'un nouveau dossier...........................................................................................................9 Saisie des prévisions......................................................................................................................11 Tout est prêt !...............................................................................................................................15 Les Prévisions..................................................................................................................................15 Comment saisir une prévision ?.......................................................................................................15 Comment saisir un investissement ?.................................................................................................15 Comment saisir une cession d'immobilisation ?..................................................................................17 Comment saisir un financement ?....................................................................................................18 Comment saisir une subvention d'exploitation ?.................................................................................19 Comment saisir une subvention d'investissement ?............................................................................20 Comment saisir une vente ?............................................................................................................21 Comment saisir un achat ?..............................................................................................................22 Comment saisir une charge ?..........................................................................................................23 Comment saisir une charge de personnel ?........................................................................................24 Comment saisir les autres charges de personnel ?..............................................................................26 Comment saisir un impôt ou une taxe ?............................................................................................26 Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ?..........................................................................27 Autres prévisions...........................................................................................................................28 Eléments antérieurs.......................................................................................................................33 Les Résultats....................................................................................................................................36 Consulter les résultats....................................................................................................................36 Les graphiques..............................................................................................................................44 Les ratios......................................................................................................................................45 Les Impressions................................................................................................................................46 Comment imprimer ou exporter ?....................................................................................................46 Comment accéder au rapport ?........................................................................................................46 Le Rapport....................................................................................................................................46 Gestionnaire de rapport..................................................................................................................48 L'assistant de création de sections de rapport....................................................................................48 Rapports personnalisés...................................................................................................................48 Les Rapports pré-définis.................................................................................................................49 Les Outils.........................................................................................................................................49 L'assistant de recopie des données...................................................................................................49 Épuration des prévisions.................................................................................................................49 Paramétrage de la reprise de la balance............................................................................................49 L'assistant de reprise de la balance..................................................................................................50 Générer un diaporama....................................................................................................................50 La Visionneuse...............................................................................................................................51 Calculatrice...................................................................................................................................52 Les options du dossier....................................................................................................................52 Suppression d'un fichier..................................................................................................................53 Sauvegardes....................................................................................................................................53 Comment sauvegarder les données ?................................................................................................53 EBP sur le web.................................................................................................................................53 Page d'accueil du WEBeb...................................................................................................................53 EBP Business Plan sur le web.............................................................................................................53 Manuel de référence............................................................................................................................55 Caractéristiques générales.................................................................................................................55 Présentation de l'interface...............................................................................................................55 Fenêtre d'anomalies.......................................................................................................................55 Menus contextuels.........................................................................................................................55 Navigation dans l'interface..............................................................................................................58 iii Aide Business Plan Touches de raccourcis.....................................................................................................................59 Saisie de données..........................................................................................................................60 Données..........................................................................................................................................60 Préférences...................................................................................................................................60 Prévisions.....................................................................................................................................80 Résultats.......................................................................................................................................124 Visualisation des résultats.............................................................................................................124 Le compte de résultat...................................................................................................................125 Le Tableau de trésorerie...............................................................................................................126 Le Seuil de rentabilité...................................................................................................................127 Le bilan......................................................................................................................................129 Fonds de Roulement.....................................................................................................................130 Comment consulter le récapitulatif de TVA ?....................................................................................133 Autres listes................................................................................................................................134 Les Graphiques............................................................................................................................134 Visualisation des graphiques..........................................................................................................136 Les Ratios...................................................................................................................................136 Visualisation des ratios.................................................................................................................138 Impressions...................................................................................................................................139 Navigation dans le Rapport............................................................................................................139 Glossaire..........................................................................................................................................141 Assistance technique..........................................................................................................................145 Nous contacter..................................................................................................................................147 Index...............................................................................................................................................149 iv Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation. Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, trois possibilités sont à votre disposition : Les raccourcis proposés dans la fenêtre d'aide proposée sur chacune des pages du logiciel, La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis, Le menu ? - Aide sur EBP Business Plan pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. 1 Convention d'utilisation d'EBP En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime opportunes. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatives à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP n’incluent pas le support sur site. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsable à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. 3 Présentation de l'aide La fenêtre d'aide se compose de deux parties : L'arborescence et les pages. L'arborescence Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder. Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit + qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris, pour faire apparaître son contenu. Remarque Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres. L'aide est divisée en deux parties essentielles : le guide d'utilisation, et le manuel de référence. Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Business Plan. Le manuel de référence contient des pages, qui se réfèrent à des écrans précis dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme. Les pages Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence. Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer, à l'aide de la souris, sur le titre de la page. Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide. Dans ces pages, vous trouverez : Des liens vers d'autres pages Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en cliquant dessus avec la souris, et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut de la fenêtre d'aide. Des remarques, astuces, exemples et avertissements. Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon : Attention xemple d'avertissement e Remarque xemple de remarque e Astuce exemple d'astuce Exemples Exemple... d'exemples... Vous retrouverez ce picto tout au long de l'aide en ligne, dans les pages où des fonctionnalités de version Edition PME d'EBP Business Plan apparaissent. Pour avoi mples informations concernant EBP Business Plan Edition PME contactez-nous. la r de plus a Remarque Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir ! 5 Installation Configuration minimale La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante: Processeur: Pentium 4 - 2 GHz ou équivalent, Ecran: supportant une résolution de 1024*768 (16 bits), Mémoire : 512 Mo (1 Go pour Windows Vista), Imprimante jet d'encre ou laser supportée par Windows®, 500 Mo d'espace disque disponible pour l'installation, Internet Explorer 5.5 SP2, Système Windows XP® SP2 ou Vista® SP1*. Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 * Windows Vista version 32 bits Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. Autres versions de Windows, nous consulter. Installation depuis le CD ROM EBP Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, vous devez fermer toutes les applications courantes. Installation depuis le CD-ROM EBP Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Cliquez sur Gamme pour accéder à la présentation et à l’installation des produits EBP. Sélectionnez Installation du produit. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. Eventuellement, pour installer que certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP. Si vous le souhaitez, vous pouvez indiquer un autre Dossier Programme. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes ermettant de lancer directement le logiciel à partir de votre bureau. p Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite présenté. Si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un e ces paramètres, cliquez sur d Précédent afin de revenir aux étapes précédentes. ncer. En fin d’installation, il vous est proposé d’afficher les dernières informations utiles sur le logiciel et de le laA partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel de suite. Lancement du logiciel Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par le menu Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan. 7 Aide Business Plan Code d'activation Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez saisir le code d'activation qui vous a été fourni par EBP. Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel est non activé, il est limité en nombre de jours d'utilisation et l'impression ou l'export des documents sont impossibles. Au-delà de la limite (40 jours), le logiciel affichera un message d'avertissement, vous demandant de saisir votre code d'activation. Comment obtenir le code d'activation ? Vous avez deux possibilités : En vous connectant sur le site web d'EBP (www.ebp.com/enr). Vous obtiendrez ainsi votre code d'activation instantanément. En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d'activation. Saisie du code d'activation Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction apparaît. Sélectionnez l'option "Activez votre logiciel". Dans la fenêtre d'Activation, vous avez alors accès à quatre zones : La Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Le code d'activation Saisir en majuscules le code qu'EBP vous a communiqué. La licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé internet Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : Si le code a été correctement saisi, le message indique à quelle version du logiciel correspond ce code. Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code. Remarque Pour des raisons de sécurité et confidentialité, le code que vous saisissez pour débrider votre logiciel, n'est plus affiché après validation. 8 Guide d'utilisation Comment commencer ? Le dossier de démonstration Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre Business Plan. Pour cela, vous devez vous placer sur le menu Fichier / Ouvrir, sélectionner le fichier intitulé Démonstration.bp, et cliquer sur le bouton Ouvrir. Création d'un nouveau dossier Comment créer le dossier ? Pour créer un nouveau dossier, vous avez trois possibilités: Passer par le menu Fichier - Nouveau, Passer par l'icône Nouveau, Sélectionner directement l'option Créer un nouveau projet -Création d'un nouveau Business Plan depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. L'assistant de création des dossiers Cet assistant vous permettra de créer votre propre Business Plan. La création d'un dossier se fera à partir d’un ‘’Squelette’’ créé par nos soins et contenant des fiches pré-créées mais non actives. Une succession de fenêtre vous guidera dans la mise en place du dossier. Vous passerez donc par les fenêtres suivantes: la fenêtre de choix du fichier de référence, la fenêtre de saisie des informations du dossier, la fenêtre de sélection des données. Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. L'assistant de duplication des dossiers L'assistant de duplication de dossier vous permettra de créer votre propre Business Plan en vous basant sur n Business Plan existant. u Remarque a duplication de dossier n'est accessible seulement dans le cas où un dossier est ouvert. L a duplication de business plan se fera en 2 étapes: L Saisie des Préférences générales du dossier, Sélection des données a récupérer du business plan d’origine. Vous pourrez, soit récupérer l’intégralité des données, soit choisir des données ponctuelles afin de réaliser un usiness plan plus adapté a votre situation. b 9 Aide Business Plan Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. Les options du dossier r celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble a fenêtr Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, t de rempli e du logiciel. L e des options se décompose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir. Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées lors de la création de votre dossier. Les options Générales n dis n O tigue trois grands types d'options : Les options d'affichage des écrans d'accueil. Ces options permettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la fenêtre d'accueil. Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique. Di Diverses options sur la gestion des dossiers. Les Fichiers an et des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export. Les Sauvegardes option vous permettra de générer des copies de sauvegardes et de faire des enregistrements en arrière- . vers L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Pl Cplan ette L'enregistrement en arrière-plan eux ca D spourront être gérés : La copie de reprise en cas d'incident Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation re du dossier il vous sera demandé si vous souhaitez récupérer les informations de complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disponible dans cette version). Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~nom.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la réouvertu celui-ci. L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version). Comment saisir les préférences ? P our accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous tdans la partie basse de l'arborescence. rouverez 'y accéder par l'intermédiaire du menu Affichage / Préférences. I l est toutefois possible d 10 Guide d'utilisation Cette partie permet de: définir les paramètres du dossier, établir le paramétrage des données de base, Remarque L'option Plein Écran permet de faciliter la saisie des préférences. Le Tableau de Bord Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les do n éel, au moment des saisies. Vous u nées affichées sont mises à jour en temps r povez visualiser les informations suivantes : La liste des principales prévisions saisies, La liste des dates importantes du dossier, La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées, La rentabilité du dossier, Une présentation des données importantes sous forme de graphique. AstuLorsque ce vous placez le curseur de votre souris sur un mot souligné en bleu dans le Tableau de Bord, vous pouvez par un simple clic à l'aide de la souris, visualiser les listes correspondantes. In fos La fenêtre Infos permet de saisir un commentaire sur le fichier. Cette information sera présente lors de l'utilisation des outils de récupération de fichiers. Exemple Si vous réalisez plusieurs Business Plan pour gérer des hypothèses différentes, vous pourrez qualifier chaque chier par une Info. Le bou ous permettra de modifier le style du texte saisie dans la partie commentaire. Vous aurez donc a ification des informations suivantes : fi ton Format v ccès à la mod la police, le style, la taille, les éffets. passe EBP Business Plan vous offre la possibilité de protéger l'ouverture de votre dossier par la saisie d'un mot de Pour cela, vous disposez du menu Fichier / Mot de passe. Saisie des prévisions outes les listes se présentent sous la forme d'un tableau composé de lignes et de colonnes. Chaque colonne istrement différent. T s ont pour but de récapituler les informations les plus importantes pour chaque donnée. n onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur les listes. M ot de passe. L es Listes T contient le même type de donnée et chaque ligne correspond à un enreg outes les liste U 11 Aide Business Plan Remarque i. Toutes les listes sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ic Astuce Vous disposez d'un menu contextuel sur l'arborescence qui vous facilitera la saisie. des données de bases utes les listes des données de base contiennent une partie Entête composée de la colonne Nom de la onné nsuit importantes et particulières de chaque préférence/donnée de base Contenu des listes Td o e de base. e, vous pouvez visualiser les données E: Taux de TVA: Taux de la fiche, Saisonnalités: Nombres de mois répartis par exercice, Echéanciers: Pourcentage de répartition pour chaque échéance. Profils de gérant: Taux de cotisation par exercice, Profils de salarié: Taux salariaux et patronaux pour chaque exercice. ontenu des listes des prévisions outes le C T s listes des prévisions contiennent : ts. ement er les différentes catégories de données. une partie Entête composée de la colonne Nom de la prévision et d'une colonne Actif avec des casesà cocher qui indiquent si la prévision sera prise ou non en compte dans les résulta Pour les prévisions Personnel, Investissements et Charges externes, vous disposez égal'une colonne Type qui permet de distingu d let général. Les pré informa , quelle olonnes que d'exercices . ssements et de Subventions d'Investissements contiennent en plus une partie Amortissement qui possède la durée et le type d'amortissement. Pou x différentes fiches, il vous suffit de sélectionner dans le tableau la donnée souhaitée puis de une partie Montants qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier, ong visions ci-dessous ne contiennent pas de partie "Montants" mais des parties concernant des tions particulières: - Prévision Emprunts et Crédits-Bail : Partie Définition (montant, mois de réalisation, tauxdurée), partie Coût correspondant à la somme totale que coûte l'emprunt ou au loyer TTC du Crédit bail. - Prévision Achat : Partie Vente (Nom, type de vente et Actif ou non) qui référence à vente est associé l'achat, Partie Achats réels qui contient autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. - Prévision Personnel : Partie Coûts qui contient autant de c sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général. Partie Equivalents Temps Plein qui contient les effectifs de personnel répartis sur autant de colonnes que d'exercices sélectionnés dans les préférences du dossier/onglet général Les listes des prévisions d'Investi Ouverture d'une fiche par la liste r accéder au cliquer sur le bouton Ouvrir. Remarque Pour identifier la fiche qui sera ouverte, cliquez sur l'icône au début de la ligne et celle-ci sera mise en Créer une nouvelle fiche par la liste surbrillance. 12 Guide d'utilisation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous positionner sur le type de données à créer, puis cliquer sur le outon Nouveau. Suppression d'une fiche par la liste La liste permettra également la suppression de fiches. re d'une fiche, il faudra sélectionner la ligne souhaitée. es de donnée dans les listes ainsi que Les Fiches ête et les onglets ier la donnée. Elle se compose principalement du Nom et de la case à cocher Actif (uniquement pour les prévisions). es créées. Les ongle Toutes s fiches possèdent un onglet Notes mais suivant l'endroit ou vous vous positionnez (les préférences du dossier o b Comme pour l'ouvertu Réordonner les fiches Les boutons Monter et Descendre, permettent de réordonner les ligndans l'arborescence. Chaque fiche se décompose en deux parties : l'ent L'entête de la fiche L'entête de la fiche permet d'identif Différentes informations supplémentaires seront disponibles en fonction des fich ts des fiches de préférences le u de prévision ou des données de base), les autres onglets diffèrent : Pour les préférences du dossier, les fiches possèdent l'onglet Définition, Pour les préférences de prévision, les fiches possèdent l'onglet Options, Pour les préférences des données de base, les fiches possèdent l'onglet Définition sauf les fiches ant ou Salariés qui possèdent respectivement les onglets Pourcentage et Taux de cotisation. Echéancier et Profils Gér Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici. Personnel et des Autres impôts et taxes, toutes les fiches sont composées d'un onglet Option, d'un onglet reprenant l'ensemble des valeurs de la prévision et d'un onglet Notes. Les onglets des fiches de prévision A l'exception des fiches Remarque Toutes les grilles sont imprimables ou exportables. Pour plus d'informations cliquez ici. s préférences des données de base et plus précisément pour le aux de TVA et les Saisonnalités. rs qui seront disponibles pour ces données. Elles seront ensuite sélectionnées des prévisions et des prévisions. t dans les préférences des données de base et plus précisément pour échéancier et les profils Gérant et Salarié. ur le fonctionnement de ces onglets, cliquer ici. Description des onglets L'onglet Définition Cet onglet est disponible uniquement dans le T Il permet de déterminer les valeu dans les options des préférences Les onglets Pourcentage et Taux de cotisation Ces onglets sont disponibles uniquemen l' Pour plus de précision s L'onglet récapitulatif des valeurs La décomposition de la fenêtre 13 Aide Business Plan L'onglet se décompose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaiterez faire votr an (cf. Préférences). e business pl a saisie se fera donc annuellement mais également mensuellement par l'intermédiaire du bouton L. L a saisie des données En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune. Remarque Pour distinguer ce qui a été saisi de ce qui a été calculé, les valeurs de la colonne seront mises en gras. Exemple Dans une prévision de vente, la saisie du CA annuel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est passera en gras. L'onglet Option isie et des options de calcul qui permettront d'établir les u les documents comptables). faite sur l'un des montants mensuels alors c'est la colonne CA mensuel qui Cet onglet permet de choisir des options de sadifférents résultats (exemple : les récapitulatifs o Remarque Pour les Prévisions, toutes les zones modifiables auront des valeurs par défaut lors de la création des fiches. es valeurs par défaut sont déterminer dans les préférences de prévision. C Comment créer une nouvelle fiche ? T iches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois en fonction du type oposeront déjà des fiches lles que les taux de TVA, les saisonnalités, les charges ou les investissements. arborescence (exemple: "Ventes") puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à gauche de écran. outes les f de création de dossier choisi, certaines préférences, données de base ou prévisions pr te Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de donnés que vous souhaitez créer dans l'l' Astuce Afin de faciliter la saisie des fiches, toutes les zones saisissables sont sur fond blanc. ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrer les informations saisies. Vous devez remplir les principales inform Remarque A part La valida om irdu menu Outils, vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. tion se fera alors lors du changement de page. C ment modifier une fiche ? L 'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : Soit en se vo positionnant dans l'arborescence sur le type de données à modifier (exemple "Ventes"). Puis Ouvrir en bas de us devez choisir la donnée dans le tableau récapitulatif et en cliquer sur le bouton la page. Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve le type de la donnée à modifier puis vous devez cliquer sur la donnée souhaitée. Une il vous suffit de procéder aux modifications directement sur celle-ci. fois sur la fiche, Astuce Toutes les zones saisissables seront alors sur fond blanc ce qui vous facilitera la saisie. r, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. Une fois la modification réalisée, le bouton Valide Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. 14 Guide d'utilisation Comment annuler la saisie d'une fiche ? Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous d ur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors fiche se réalise par l'intermédiaire de la liste d'un type de données, exemple les "Ventes". Pour supprimer une fiche, vous devez vous positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et liquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. evez cliquer s supprimées et la fiche retrouvera son état initial. Comment supprimer une fiche ? La suppression d'une c Remarque Vous pouvez supprimer une fiche de préférences (par exemple une fiche Taux de TVA) uniquement si celle-ci epuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé ssaires pour commencer à travailler. Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir comment créer vos prévisions qui vont vous permettre es Prévisions Pour accéder à z cliquer sur le bouton n'est pas utilisée dans les préférences de prévision ou dans les prévisions. Dans le cas contraire, un messagevous signalera la liste des fiches dans lesquelles la fiche est référencée. Tout est prêt ! Si vous avez suivi les différentes étapes décrites dvotre dossier avec les principales données néce d'analyser les documents comptables qui en découlent et enfin de consulter et imprimer le rapport de votre Business Plan. L C omment saisir une prévision ? la saisie des prévisions, vous d eve que vous trouverez dans l p Il est tou ons par l'intermédiaire du menu Affichage / Prévisions. Cette s nécessaires pour élaborer le business plan. Vous retrou a artie basse de l'arborescence. tefois possible d'accéder aux prévisi partie permet de paramétrer les différentes es prévisions suivantes : prévision verez donc l Invest issements et les cessions d'immobilisations, Financ ements dont : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissements, Vente s, Achats, Charges externes & autres a chats, Person e onnel, nls et les Autres charges de pers Impôt e s t taxes (autre que l'IS et l'IFA), Autres : Prévisions d'Exploitation (Production immobilisé, Aucharges) tres produits, Charges à répartir et Autres Prévisions Financières (Produits financiers, Charges financières et Dividendes) Prévisions Exceptionnelles (Produits exceptionnels et Charges exceptionnelles) Prévisions Diverses (Provisions, Produits constatés d'avance et Charges constatées d'avance) Impôt Société. Éléments antérieurs dont : Bilan & éléments antérieurs Compte de résultat antérieur. Remarque Grâce à l'option Plein Écran, la saisie des prévisions sera plus facile. ent saisir un investissement ? Comm 15 Aide Business Plan Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers investissements sur toute la durée du plan de fi ents peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers. nancement. Trois types d’investissem Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Attention Certains investissements ne sont pas amortissables tel que les investissements financiers, les fonds de ommerce, les terrains. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Investissements, puis cliquez sur ouve en bas, à droite de l'écran. Valider que vous c Création d'une fiche d'investissement le bouton Nouveau qui se tr Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. t Re Vous de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors rs du changement de page. marque disposez d'une Option qui vous permet lo P résentation de la fiche On distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Plan qui sont : Les investissements incorporels, Les investissements corporels, Les investissements financiers. Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie . entête de la fiche Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. ntant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou les mois concernés. Le bouton n e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un investissement se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une Onglet Montants L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à l'investissement qui sera effectués lors de la vie de l'entreprise. Dans la colonne Mo vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à Ong s et onglet vous permet de paramétrer les options de TVA, d'amortissements et des décaissements nécessaires ion du business plan. l'investissement. let Option C à l'élaborat Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce 16 Guide d'utilisation Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. ir aussi sations liées aux divers investissements sur toute la . Vo Comment saisir une cession d'immobilisation ? Ces prévisions permettent d’évaluer les cessions d'immobilidurée du plan de financement. Trois types d’investissements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les investissements Incorporels, les investissements Corporels, les investissements Financiers Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet e ssion d'immobilisation , vous devez vous placer sur le type de prévision Cessions d'immobilisations, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouve s informations saisies. ffet. Création d'une fiche de ce Pour créer une nouvelle fiche R rez en bas de la fiche, enregistrez le Re P tion de la fiche Plan qui sont : marque V ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. résenta O n distingue trois types d’investissements proposés par EBP Business Les investissements incorporels, Les investissements corporels, Les investissements financiers. Remplissez alors les principales informations concernant votre fiche d'investissement contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce A ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. mobilisation se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la cession qui sera effectués lors de la vie de L La fonctionctif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Une cession d'im Onglet Montants l'entreprise. e bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant au reliquat à amortir. nglet Options de TVA nécessaires à l'élaboration du business plan. Onglet Notes perso e saisir des annotations sur chacune des fiches. O Cet onglet vous permet de paramétrer les options Cet onglet permettra d Astuce 17 Aide Business Plan A fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. t ? Voir aussi Comment saisir un financemen Ces prévisions permettent d’évaluer les dépenses liées aux divers financements sur l’ensemble de la durée duplan de financement. Quatre types de financements peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Création d'une fiche de financement e Financement que vous souhaitez créer, uis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alo ns concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en b gistrez les informations saisies. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type d p rs les principales informatio as de la fiche, enre Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. Présentation de la fiche Différents types de financements peuvent être créés : les Apports en Capital, les Comptes courants, les Emprunts, les Crédits-bails. Une fois le choix du financement fait, vous devez remplir alors les principales informations concernant votre financement contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Apports en Capital et Comptes courants Les fiches des Apports en Capital et des Comptes Courants se composen Options et les Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une se t de trois parties : les Montants, ule et même fenêtre, sous forme 'onglets. On nts is iser le plan d'affaires. d glet Monta L'onglet Montants permet de saisir les différents montants nécessaires à l'utilation des fiches pour util Astuce ment en Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellecliquant sur le bouton . Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options nécessaires, pour chaque type de fiche, à l'élaboration dubusiness plan. Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce 18 Guide d'utilisation Afin iser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône de visual apparaîtra sur l'onglet. t Crédits-bails nt : l'onglet Définition, l'onglet Onglet Définition chéancier E mprunts e Pour les fiches d'Emprunts et de Crédits-bails, les onglets proposés soÉchéancier et l'onglet Notes. L'onglet Définition vous permet de paramétrer toutes les informations nécessaires à l'élaboration du business plan, pour chaque type de fiche. nglet É O L'onglet Échéancier reprend l'échéancier total de remboursement de l'emprunt. Onglet Notes Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce fin de visualiser au plus vi A te si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir Comment saisir une subvention d'exploitation ? us souvent par l'Etat ou une Collectivité îne des sur coûts e s sont accordées en fonction du nombre d'emplois créés ou du montant des frais de recherche aussi La subvention est une aide financière non remboursable accordée le pl locale. Les subventions d'exploitation viennent compléter le chiffre d'affaires quand l'activité entra a normaux ou n'est pas de nature à pouvoir être rentabilisée, mais que cette activité est reconnue d'utilité pour la collectivité. C s subventionour un produit nouvea pu. Astuce dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet roite de l'écran. Rempl rs les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous Afin de vous faciliter la saisie effet. Création d'une fiche de subvention d'exploitation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d'exploitation, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à d issez alouverez en tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ne Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors nt de page. R alors les principales informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la Une subvention d'exploitation se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes ées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. Vous disposez d'ulors du changeme Présentation de la fiche emplissez fiche. parties sont affich Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. vention qui seront reçu lors de la vie de l' Onglet Montants L 'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la sub entreprise. 19 Aide Business Plan Astuce ts pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton Les montan. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à élabor l' ation du business plan. nglet Notes perso O Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. La subve une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité ments ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. Voir aussi Comment saisir une subvention d'investissement ? ntion est le. loca Les subventions d'investisse Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet our créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres / Subventions d' ments, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. ée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. effet. C réation d'une fiche de subvention d'investissement P investisse Remplissez alors les principales informations concernant la fiche cré Remarque s informations concernant votre subvention contenues dans la partie entête de la seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. Présentation de la fiche emplissez alors les principale Rfi che. Une subvention d'investissement se décompose en trois parties: Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Onglet Montants L'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs à la subvention qui sera reçue lors de la vie de D nne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. l'entreprise. ans la colo les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'aortissement correspondantubvention d'investissement. m à la s 20 Guide d'utilisation Astuce ment années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en Les montants pourront être saisis directecliquant sur le bouton . Onglet Options et onglet vous permet de paramétrer les options d'amortissements et des encaissements nécessaires à l' n du business plan. es perso nnotations sur chacune des fiches. C élaboratio Onglet Not Cet onglet permettra de saisir des a Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Le chiffre d’affaires est la donnée essentielle pour établir un plan de financement. t être distingués dans EBP Business Plan: les Marchandises, la Production. Voir aussi Comment saisir une vente ? Deux types d’activités peuven Astuce Af us faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet réation d'une fiche de vente liquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous in de voffet. e C Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Ventes, puis c trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ngement de page. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du cha P résentation de la fiche Remplissez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce ésactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations compte dans l’ensemble des résultats. et forme d'onglets. res, vous permet de saisir les montants relatifs aux ventes qui seront potentiellement e la vie de l'entreprise. ype Chiffre d'affaires (CA), c'est le chiffre d'affaires que vous saisirez dans cet onglet. La fonction Actif permet de dne seront alors pas prises en Une vente se décompose en trois ou quartreq parties : Chiffre d'affaires, Encours de production, OptionsNotes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous Ongffaires let Chiffres d'a L'onglet Chiffre d'affaieffectués lors d Pour les ventes avec un type de saisie Quantités & Prix unitaires, vous saisirez des quantités et des prix unitaires. Pour les ventes de t 21 Aide Business Plan Astuce L es montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Encours de production rs de productions qui permettrons d'alimenter le bilan. L'encours de duction réalisée et la production vendue. Cet onglet permet de calculer les encouproduction est la différence entre la pro Remarque Cet onglet ne sera visible que lorsque l'option sera sélectionnée. O nglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir hat ? an de financement, il est impératif de déterminer la marge réalisée. Pour cela, la création des postes d’Achats associés aux postes de Ventes vous permettra d’y parvenir. aussi Comment saisir un ac Pour compléter au mieux le pl e montant des postes d’achats sera calculé en fonction d’une marge ou d’un coefficient appliqué aux Ventes. L Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ffet. Création d'une fiche d'achat nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Achats, puis cliquez sur le s informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous e Pour créer une bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. emplissez alors les principale Rtr ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque Vou une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors P tion de la fiche in es informations concernant votre achat contenues dans la partie entête de la fiche. s disposez d' lors du changement de page. résenta Remplissez alors les prcipal Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations n achat se décompose en trois parties : Achats, Stocks, Options et Notes. Ces différentes parties sont a ne seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. nglet Achats ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. U ffichées sur u O 22 Guide d'utilisation L'ongl ats, vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués n ement être saisis. Toutefois, pour ce faire, il faudra que l'option "Achats valorisés par" soit la Saisie manuelle. et Ach de la vie d lorse l'entreprise. Les achats réels pourrot égal Remarque Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les achats réels saisis. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Stocks s rties, le stock initial et le stock final. L'onglet Stocks permet de visualiser tous les montants calculés concernant lestocks. Il met en avant les e ntrées, les so Remarque Les stocks négatifs seront mentionnés en rouge. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en . c liquant sur le bouton Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie des achats réels, du stock minimum, du délai de réa nnement, de la TVA et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. otes perso hes. pprovisio Onglet N Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fic Astuce fin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies su A r une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Comment saisir une charge ? Pour établir un compte de Résultat des plus réaliste, il est impératif de prendre en compte l’ensemble des s, liés aux ventes. EBP Business Plan permet de distinguer deux types de charges : les charges fixes, les charges variables. s variables, elles, sont des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires. Voir aussi charges, autres que les achat es charges fixes sont des frais réguliers engendrés par l’entreprise quel que soit le niveau d’activité. Le Lcharges Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Création d'une fiche de charge externe et autres achats Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Charge, puis cliquez sur le emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous effet. bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. R trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Re marque 23 Aide Business Plan Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors d résentatio u changement de page. n de la fiche P Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche. Astuce Une charge se décompose en trois parties : Montants, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées t même fenêtre, sous forme d'onglets. L'onglet Montant, vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront potentiellement effectués treprise. rcentages de chiffre d'affaires. La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. sur une seule e Onglet Montants lors de la vie de l'en En fonction du type de la charge, vous saisirez des montants ou des pou Pour les charges fixes, vous saisirez un montant de charges. Pour les charges variables, vous sélectionnerez les ventes pour lesqelles la charge interviend u ra en cochant la case Actif. Puis vous indiquerez le pourcentage du chiffre d'affaires qui permettra de lculer le montant total de la charge. anière annuelle pour un montant global sur la entant directement les mois concernés, ce qui alimentera les montants annuels. ca La saisie des différentes valeurs pourra être faite, soit de mpremière ligne du tableau. Soit de façon mensuelle en alim Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en . cliquant sur le bouton Onglet Options ion du business plan. Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie, de TVA et des décaissements nécessaires à l'élaborat Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir harge de personnel ? ermettent d’évaluer les dépenses liées à la gestion des salariés de la société. Pour cela, il n’est pas nécessaire de définir un poste par individus. La fonction ETP vous permettra de gérer les D e charges de personnel peuvent être distingués dans EBP Business Plan: les salariés, les gérants aussi Comment saisir une c Les prévisions en personnel p équivalences sur un même poste. eux types d non salariés. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet Effet. Création d'une fiche de charge de personnel 24 Guide d'utilisation Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Personnel, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Rempl s principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous issez alors leuverez en bas trode la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque ez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors Présentation de la fiche Remplissez alors les principales informations concernant la charge contenues dans la partie entête de la fiche. Vous dispos lors du changement de page. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous rme d'onglets. & cotisations Cet onglet permet de saisir toutes les valeurs et de déterminer le coût total d'une fiche de personnel. L'onglet, rants non salariés et celles des salariés, ne sera pas identique en tout point. n Une charge de personnel se décompose en cinq parties : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein,Commissions, Options et fo O nglet Salaires pour les fiches de Gé Remarque Les colonnes "Commission" et "Primes" ne seront visibles qu'à partir du moment où les options de saisie correspondantes auront été cochées (onglet Options de cette fiche). Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Équivalent Temps Plein t Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de salariés concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalen Exemple vec des décimales (ex : 0.5 pour une ersonne à mi-temps). nel t identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés. L'onglet "Commissions" fonctionne sur le même principe que le calcul des charges variables. Il est identique Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs a p De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de persone la société. d et onglet es C Onglet Commissions aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de salariés. Remarque est possible de détermin Iltout er un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur es le aque pourcentage. Onglet Op s lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement ch tions 25 Aide Business Plan Cet onglet vous permet de paramétrer les options de saisie et des décaissements nécessaires à l'élaboration d plan. Il est identique aussi bien dans les fiches de Gérants non salariés que dans les fiches de Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. u business salariés. Onglet Notes perso Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. oir aussi V Comment saisir les autres charges de personnel ? les frais liés au personnel qui ne pourront Les Autres charges de personnel permettent d'enregistrer tous être saisis dans la fiche Personnel proposée. Cette fiche contient : u ne entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges de personnel, l'onglet Option qui permettra de paramétrer l'action de la saisie sur le compte de résultat, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous nt saisir un impôt ou une taxe ? fférents impôts et taxes auxquels la société sera soumise. ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. R trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comme Afin de présenter une trésorerie des plus réaliste, il faut tenir compte des di Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet effet. Créa ne fiche des impôts et taxes (autre que l'IS) er une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévision Autres impôts et taxes, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. rincipales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. tion d'u Pour cré Remplissez alors les p Remarque V ous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La lors du changement de page. validation se fera alors La fiche d'impôt se compose de trois onglets : Montants, Options et Notes. Présentation de la fiche Rs les principales informations concernant l'impôt ou la taxe contenue dans la partie entête de la fiche. emplissez alor 26 Guide d'utilisation Voir aussi Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ? ose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, L’Impôt Société est un impôt direct frappant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que prop ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet er à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt a création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez effet. Accéder à la fiche our accéd P Société pour y accéder. Par défaut lors de l en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Remarque Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de page. résentation des informations mpôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde, Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglets. rents ajustements qui vous permettront de calculer l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y pôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de Il récap Onglet Op Cet ongl liquida Onglet No Cet rmettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Vous disposez d'une P Une fois la fonction Assujetti activée, vous accéderez aux différents onglets. La fiche d'I Onglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les diffé différentes années concernées. O nglet Acomptes & Liquidation du solde 'onglet Acomptes & Liquidation du solde L êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Im fiche). la itule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. tions et vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'impôt forfaitaire annuel, de la tion de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan. tes perso onglet pe Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir aussi 27 Aide Business Plan Autres prévisions Comment saisir la Production immobilisée ? Ces prévisions permettent d’évaluer les recettes liées à la production immobilisée sur toute la durée du plan de financem Deux typ on Incorporelle et la production Corporelle. La fich ent. es de production immobilisé peuvent être distingués dans EBP Business Plan: la producti e Production Immobilisée contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de production immobilisée et du bouton Actif ; l'onglet Montants, qui vous permet de saisir les montants relatifs à cette production lors de la vie del'entreprise ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options d'amortissements nécessaires à l'élaboration du business plan ; l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations l’ensemble des résultats. emplissez a uton Valider que vous trouverez Comm ? Afin de La fich ntient : n e seront alors pas prises en compte dans R lors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bo en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir les Autres Produits rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. e de s Autres Produits co une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA collectée et des encaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. inition. Les informations ations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comm Afin de r Une fic contient : Remplissez alors les principales inform tr ent saisir les charges à répartir ? endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. he de C harges à répartir une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seronversées lors de la vie de l'entreprise. t l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. 28 Guide d'utilisation Astuce inition. Les informations emplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez Comm Afin de r La fiche des Autres Charges contient : La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa défe seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. n Rt en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir les Autres Charges ? endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges qui seront ; l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options de la TVA déductible et des décaissements nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations s concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment saisir des Produits Financiers ? Afin de endre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. Une fic oduit Financier contient : ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales information tr r he de Pr une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront versées lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ptable, il est impératif de créer ce type de prévision. Une fiche de Charge financière contient : tr Comment saisir des Charges Financières ? Afin de rendre un bilan plus com une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif ; l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise. l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan. 29 Aide Business Plan l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. nérale ant la seront alors Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous rouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. t Comment saisir des dividendes ? Un Dividende est la part des bénéfices distribuée à chaque associé sur décision de l'assemblée géannuelle approuvant les comptes de la société. Les dividendes doivent être versés dans les neuf mois suivlôture de l'exercice. c Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ne fiche de dividende D verez ssier Autres, puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous ies. effet. C réation d'u Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de prévisionividendes, que vous trou d ans le do trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations sais Remarque Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors Présentat Rempli lors du changement de page. ion de la fiche ssez alors les principales informations concernant votre vente contenues dans la partie entête de la fiche. Astu La fonc tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Un d e se décompose en deux parties : Montants et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une ce tion Ac ividendeule et m sême fenêtre, sous forme d'onglets. Onglet Montants L 'onglet Montants, vous permet de saisir les montants relatifs aux versements des dividendes qui seront versées lors de la vie de l'entreprise. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Onglet Notes perso Cet onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Voir au Comm Afin de r le, il est impératif de créer ce type de prévision. Une Produit Exceptionnel contient : ssi ent saisir des Produits Exceptionnels ? endre un bilan plus comptab fiche de 30 Guide d'utilisation une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits financiers qui seront reçus lors de la vie de l'entreprise, l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations e seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Rempli e trouverez Comm Afin de le, il est impératif de créer ce type de prévision. U e Charge Exceptionnelle contient : n ss z alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ent saisir des Charges Exceptionnelles ? r endre un bilan plus comptab ne fiche d une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges financières qui seversées lors de la vie de l'entreprise, ront l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l 'onglet Notes perso. Astuce Lne s a fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations eron Rempliss trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment saisir des Provisions ? e de prévision. t alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. ez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce typ Une fiche de Provisions contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produit financier qui seront versées lors de la vie de l'entreprise, l'onglet Options qui vous permet de paramétrer les options nécessaires à l'élaboration du business plan, l'onglet Notes perso. Ast La fonc on ctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seron mpte dans l’ensemble des résultats. Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision. uti ce Actif permet de désactiver pont alors pas prises en co R alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. emplissez Comment saisir des produits constatés d'avance ? 31 Aide Business Plan Une fiche de Produit constaté d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l 'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux produits constatés d'avance, l'onglet Notes perso. Astuce La tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous e la fiche, enregistrez les informations saisies. . fonction Ac ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. trouverez en bas d Comment saisir des Charges constatées d'avance ? Afin de rendre un bilan plus comptable, il est impératif de créer ce type de prévision Une fiche de Charge constatée d'avance contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type de produit et du bouton Actif, l'onglet Montants qui vous permet de saisir les montants relatifs aux charges constatées d'avance, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. sa définition. Les informations e plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment consulter le récapitulatif d'Impôt Société ? L’Impôt Société est un impôt direct frapp ant les bénéfices imposables de certaines personnes morales. Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. D a insi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. Astuce Afin de vous faciliter la saisie dans les différentes fiches, vous disposez de touches des raccourcis prévues à cet ccéder à la fiche u Impôt y accéder. Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. s informations concernant la fiche, puis par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. effet. A Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, pis cliquez sur le dossier S ociété pour Remplissez alors les principale Remarque ge. etti activée, vous accéderez aux différents onglets. Vous disposez d'une Option qui vous permet de ne pas avoir à "Valider" chaque fiche. La validation se fera alors lors du changement de pa Présentation des informations Une fois la fonction Assuj 32 Guide d'utilisation La fiche d'Impôt Société se décompose en quatre parties : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde, ets. ifférents ajustements qui vous permettront de calculer l'Impôt Société le plus réaliste. Vous devez également saisir les taux ou les tranches d'imposition des olde L'onglet Acomptes & Liquidation du solde permet de saisir les acomptes de l'Impôt Forfaitaire Annuel si vous y mpôt Société si vous avez choisi cette option (dans l'onglet Option de pôt forfaitaire annuel, de la quidation de l'impôt et de la saisie des acomptes nécessaires à l'élaboration du business plan. et onglet permettra de saisir des annotations sur chacune des fiches. Options et Notes. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre, sous forme d'onglOnglet Calcul de l'impôt L'onglet Calcul de l'impôt vous permet de saisir les d différentes années concernées. Onglet Acomptes & Liquidation du s êtes assujetti ainsi que les acomptes de l'Ila fiche). Il récapitule toutes les échéances et tous les versements qui seront effectués. Onglet Options Cet onglet vous permet de paramétrer les options de calcul de l'impôt, de l'im li Onglet Notes perso C Astuce Afin de visualiser au plus vite si des notes ont été saisies sur une fiche l'icône apparaîtra sur l'onglet. Saisie des éléments antérieurs Vous r votre entreprise en reprenant une société existante ! Aujourd'hui, EBP Business Plan ous permet de la faire. de résultat pour, au maximum, 3 nnées. Pour cela, vous devez paramètrer les préférences en conséquence. t La rmations concernant le compte de résultat antérieur est facultative. En effet, les valeurs a saisie du bilan antérieur s'effectue en fonction des chiffres antérieurs dont vous disposez sur l'établissement bilan antérieur sous forme de fichier texte, vous pourrez importer directement dans le logiciel grâce à l'assistant de reprise de la balance. La fich Voir aussi Eléments antérieurs souhaitez crée v Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Compte a La procédure à suivre...... Compte de résulta saisie des info saisies dans celui-ci n'auront aucune incidence sur les résultats prévisionnels. Toutefois, ils pourront permettre un comparatif avec le compte de résultat prévisionnel. Bilan & éléments associés Comment saisir le bilan antérieur ? L que vous reprenez. Toutefois, si vous possédez votre l' e Bilan contient les rubriques du Bilan de la partie Résultat. Atte Toute ment Pour s a rubri l'information et saisir le montant. es to e Jaune ou violette) sont calculés automatiquement. o totaux suivants : ntion s les valeurs saisies auront des conséquences sur les résultats du dossier ainsi que sur les autres s à saisir. élé aisir les éléments antérieurs du bilan, vous devez vous positionner dans la case "blanche" correspondante que dont vous avez à lL taux de chaque partie (lign V us disposez des l'actif immobilisé, l'actif circulant, les capitaux propres, les dettes. 33 Aide Business Plan A la fin de la saisie vous devez avoir un équilibre entre l'Actif et le Passif. Si toutefois votre saisie n'est pas équilibrée, le montant de sera alors indiqué en rouge sur la ligne ÉCART. Remarque mais il faussera l'interprétation Le déséquilibre du bilan n'est pas bloquant pour l'enregistrement des données es résultats des différentes saisies. d Rem ette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra suppr Com ks antérieurs ? L an antérieur propose une saisie globale des stocks antérieurs. Toutefois, il est impératif d'éclater arque C imer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. ment saisir les stoc a saisie du bil le montant des stocks N-1 sur les différents achats. Il faut donc créer en premier les ventes puis les achats qui leurs seront liées. La fiche de prévisions des stocks antérieurs contient : un onglet Stock de marchandises qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur ledifférents achats d s e marchandises. un onglet Stock de matières premières qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les différents achats correspondants. un onglet Encours de production qui permet de répartir le montant saisi dans le bilan N-1 sur les différentes ventes. l'onglet Notes perso. Remarque Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra énéral. fin d'affiner au mieux la trésorerie en fonction des données reprisent dans le bilan N-1, il vous faudra éclater outefois, l'éclatement des différents encaissements et des décaissements ne provoquera pas un déséquilibre du bilan. La fiche d supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences G Comment saisir les Encaissements et les Décaissements antérieurs ? A les encaissements et les décaissements. T e prévisions des encaissements & décaissements antérieurs contient : nts qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur les différentes rubriques concernées. un onglet Encaisseme un onglet Décaissements qui permet de répartir les montants saisis dans le bilan N-1 sur ledifférentes rubriques concernées. s l'onglet Notes perso. RemarquCette prév e ision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. Comment saisir la TVA collectée & la TVA déductible antérieur ? bilan N-1 ainsi que les options de paiement de celle-ci implique une a fiche de prévision de La saisie des informations de TVA dans le ré partition des montants. L la TVA collectée & TVA déductible antérieur contient : un onglet TVA qui permet de répartir les montants de TVA saisis dans le bilan N-1, l'onglet Notes perso. 34 Guide d'utilisation Rem Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra supprimer la reprise de l'antériorité dans les préférences Général. de définir les amortissements restant à pratiquer lors de la reprise de société. rs contient : arque C omment saisir les amortissements antérieurs ? La fiche de prévisions des amortissements antérieurs permet La fiche de prévisions des amortissements antérieu une entête qui est composée du Nom de la fiche, du Type et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux montants des amortissements, l'onglet Notes perso. Astu La fonc on ne sero mpte dans l’ensemble des résultats. Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous tro bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. ciés antérieurs permet de rembourser des comptes ce Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations tin t alors pas prises en co uverez en Voir aussi Comment saisir les comptes courants antérieurs ? La fiche de prévisions des comptes courants d'assocourants ouverts sur la société reprise. La fiche de prévisions des amortissements antérieurs contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les différents montants relatifs aux comptes courants d 'associés, l'onglet Notes perso. Astuce La fonc on Ac ucher à sa définition. Les informations ne sero mpte dans l’ensemble des résultats. R les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous omment saisir les emprunts antérieurs ? les emprunts contractés avant la reprise et restant à rembourser. es emprunts antérieurs contient : tin tif permet de désactiver ponctuellement un poste sans to t alors pas prises en co emplissez trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. C La fiche de prévisions des emprunts antérieurs permet de définir de société La fiche de prévisions d une entête entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux remboursements des emprunts, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les infone seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. rmations 35 Aide Business Plan Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouve , enregistrez les informations saisies. Com ntérieurs ? La fich s-bails antérieurs permet de définir les loyers restants à pratiquer sur les crédit vant la reprise de société. rez en bas de la fiche ment saisir les crédits-ba ils a e de prévisions des crédit s-bails contractés a La fiche de prévisions des crédits-bails antérieurs contient : une entête qui est composée du Nom de la fiche et du bouton Actif, l'onglet Montant qui vous permet de saisir les montants relatifs aux loyers et aux rachats des créditx-bails, l'onglet Option qui vous permet de paramétrer la TVA, l'onglet Notes perso. Astuce La fonction Actif permet de désactiver ponctune seront alors pas prises en compte dans l’en ellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations semble des résultats. Remplissez les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous utres a saisie du compte de résultat antérieur s'éffectue en fonction des chiffres antérieurs que vous disposez sur l'établ z. La fich nt les rubriques du Compte de résultat de la partie Résultat. Pour s nner dans la case orrespondante à la rubrique dont vous avez l'information et saisir le montant. Les que partie sont réalisés automatiquement. trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. A Comment saisir un compte de résultat antérieur ? L issement que vous reprene e Compte de résultat contie aisir les élements antérieurs du compte de résultat, vous devez vous positio c totaux de cha Vous disposez des totaux suivants : La marge globale, La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel, Le résultat net. a rnis A la fin de l saisie vous devez avoir le même Résultat net que celui présent sur le document que vous a foul'établissement que vous reprenez. Remarque Cette prévision ne pourra pas être désactivée comme les prévisions classique. Pour se faire, il vous faudra té dans les préférences Général. Con Comment consulter les résultats ? supprimer la reprise de l'antériori L es Résultats sulter les résultats 36 Guide d'utilisation Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage / Résultats. trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour élaborer le business plan. Vous retrouverez donc les résultats suivants : Le Com pte de résultat, Le Tableau de trésorerie, Le Seuil de rentabilité, Le Bilan, Les Récapitulatifs de TVA (TVA collectée, TVA déductible, TVA à payer). Remarque mpte de Résultat ? s sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de çon Il est possible de se faciliter la saisie grâce à l'option Plein Écran. Comment consulter le Co Le Compte de Résultat est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes partie détaillée, par l'intermédiaire des par fa amètres. Re Le bou marque ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur e. tions sur le compte de résultat. t : e de vos résultats supplémentair Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annota Contenu du compte de résultat Le Compte de résultat fait ressortir les différents chiffres importants de l’exploitation. Les chiffres clés son La marge globale, La valeur ajoutée, L’excédent brut d’exploitation, Le résultat d'exploitation, Le résultat courant, Le résultat exceptionnel, Le résultat net. e Trésorerie ? Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués C omment consulter le Tableau d sur l’exercice, mois par mois. Il se présente sous forme d'une grille récapitulant mensuellement les prévisions de trésorerie. Il est toutefoispossible de visualiser ce même tableau de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Re Il est er l'état de la trésorerie tout au long du plan de financement. marque indispensable pour évalu Re Le bou marque ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur ire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau de trésorerie. e de vos résultats supplémenta Contenu du Tableau de trésorerie Le tableau de trésorerie fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse du projet. Il it apparaître : fa 37 Aide Business Plan Le total des encaissements, Le total des décaissements, La trésorerie de début de mois, La trésorerie de fin de mois, Les intérêts sur découvert. Comment consulter le Seuil de Rentabilité ? Aussi appelé "Point Mort", le Seuil de Rentabilité est un concept de gestion très important pour la gestion d’e st nécessaire pour estimer les chances de réussite du projet. Il correspond au chiffre d'affaires minimu t devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour couvrir au moins toutes les est proposé de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties ce tableau de façon détaillée ntreprise. Il em que le dirigean charges de cet exercice. Il sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de n ong ermettra de saisir des annotations sur le seuil de rentabilité. ontenu du Seuil de rentabilité Rentabilité fait donc ressortir différentes informations nécessaires pour l’analyse de la rentabilité u pro lecture de vos résultats supplémentaire. U let Notes perso vous p C Le Seuil de d jet. Il fait apparaître : Le Chiffre d’Affaires (CA), Les Coûts Variables, Les Coûts Fixes, La Marge sur Coûts Variables, Le Taux de Marge sur Coûts Variables, Le Seuil de Rentabilité, Le Mois d’atteinte du seuil, L'Atteinte du seuil Annuel en %. n t ents ou décaissements restant à forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est toutefois possible de visualiser ce même bilan de façon détaillée C omment consulter le Bilan ? Le Bilan done la situation patrimoniale de l’entreprise à une date donnée. Il est alimenté par l’enregistremendes flux de l’entreprise et représente les comptes de situation. C'est donc le reliquat entre les montants saisis sur l'année et les encaissemeffectuer. Il se présente sous , par l'intermédiaire des paramètres. Re a pro u d'ouverture) et à la fin de chaque xerci marque dction du bilan est obligatoire à la création de l'entreprise (bilan Le ce comptable. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de isir des annotations sur le bilan. Contenu du bilan f et d’une partie Passif. lecture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de sa U Le Bilan se compose d’une partie Acti L'actif du bilan est l'image de ce que possède l'entreprise. Il se décompose en deux grandes parties, qui sont : L’actif immobilisé, 38 Guide d'utilisation L’actif circulant. Le passif est l'image de ce que doit l'entreprise. Il se compose également de deux grandes parties, qui sont les suiva ntes : Le capitaux propres, s Les dettes. Comment consulter le FRNG ? Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne inancer l'exploitation. se p lle récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visual détaillée finançant pas les immobilisations est disponible pour f Il résente sous forme d'une griisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le FRNG. Contenu du FRNG lecture de vos résultats supplémentaire. U Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé : Des Capitaux Permanents (Fonds Propres et des Endettements), Des Immobilisations Nettes (Différence entre le Montant Brut et les Amortissements). n total des capitaux permanents Le Be onds de Roulement (BFR) représente le décalage dans le temps entre le cycle de production (achat te) et le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients. détaillée Calcul du Fod de roulement Le fonds de roulement Net globale est obtenus en réalisant la différence entre leet le total des immobilisations nettes Voir aussi Comment consulter le BFR ? soin en F -production-ven Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur d . n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le BFR. Contenu du BFR Le Besoin en Fonds de Roulement est composé : e e vos résultats supplémentaire U De l'Actif d'Exploitation Du Passif d'Exploitation Calcul du BFR Le entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation. BFR est la différence Voir aussi 39 Aide Business Plan Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ? e d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la e résultat de façon détaillée Il se présente sous formvisualisation de c , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur d otations sur le tableau. e e vos résultats supplémentaire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des ann Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants : FRNG, BFR, Trésorerie. t Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit orrespondre à la Trésorerie. a trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants : La différence entre le Fonds de Roulemen c L La trésorerie positive, Le montant de Découvert, Les intérêts sur le découvert. e 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie. Comm La Capacité d ises par l'en Elle se visualis L ent c onsulter la Capacité d'Autofinancement (CAF) ? 'autofinancement (CAF) mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes treprise. ém présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon a détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Elle à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes : Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur la CAF. Calcul de la CAF est calculée Méthoe Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques, d Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments. financement ou les variations ? Ils se pr visualisa Pour avoir plus de détail sur ces méthodes cliquez ici. C omment consulter le tableau de ésentent sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la tion de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Rem Le bouton arque / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de résultats supplémenta lecture de vos ire. n onglet Note isir des annotations sur les variations. s perso vous permettra de sa U 40 Guide d'utilisation Vous disposez de 3 tableaux de variation : Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail des ressources stables de ce et l'emploi qui en a été fait. l'exerci La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de connaître : n de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds t contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en t (BFR). - Les postes qui ont contribué à l'amélioratiode Roulement (BFR), - Les postes qui onFonds de Roulemen La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie. Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR. Remarque Les variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. Comment consulter le tableau de financement ou les variations ? nt les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée Ils se présentent sous forme d'une grille récapitula , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouto n / vous perme et de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur Un ong rmettra de saisir des annotations sur les variations. Vous d de vos résultats supplémentaire. le t Notes perso vous pe isposez de 3 tableaux de variation : Le tableau de financement (version Standard) ou la variation du FRNG (version Edition PME et es ressources stables de supérieures) (Fonds de Roulement Net Global) permet de connaître le détail d l'exercice et l'emploi qui en a été fait. La variation du BFR (version Edition PME et supérieures) (Besoin en Fonds de Roulement) permet de Fonds de Roulement (BFR), soin en connaître : - Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de - Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le BeFonds de Roulement (BFR). La variation de trésorerie (version Edition PME et supérieur) permet de comparer les variations de ation du BFR. Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie.Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Vari RemarqueLes variations du FRNG et du BFR sont calculées par la différence entre les ressources et les emplois. our consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis es tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants me boursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements. x on seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de çon détaillée Comment consulter le récapitulatif de TVA ? Consulter le récapitulatif de TVA(s) P cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux. C nsuels de rem Les tableau st proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties sont affichées sur une fa , par l'intermédiaire des paramètres. Présentation des récapitulatifs 41 Aide Business Plan Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux suivants : • La TVA collectée ontants de TVA facturé aux clients. • • TVA due et le crédit de TVA du mois précédent. Elle est la somme des m La TVA déductible Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs. La TVA à payer Elle est la différence entre la Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Attention La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA. Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des caractéristiques saisies dans les préférences de TVA. Remarque Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel. Astuce Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de cture de vos résultats supplémentaire. bleau les différentes analyses faites dans la et trésorerie) . tulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée le Comment consulter le Plan de financement ? L e Plan de Financement permet de regrouper dans un même tacatégorie Tableaux de financement (CAF, Variation du FRNG, BFR Il se présente sous forme d'une grille récapi , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bou ton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lectur Un ongle ons sur le plan de financement. e de vos résultats supplémentaire. t Notes perso vous permettra de saisir des annotati Récapitulatif du plan de financement Le Plan de financement fait ressortir les informations suivantes : le total des Emplois Pour toutes les versions, le total des emplois regroupe l'insuffisance d'autofinancement (s'il y a lieu), la variation du BFR (positive ou négative), les acquisitions d'immobilisations, les remboursements de financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les distributions de dividendes et ges à répartir. dettes les char le total des Ressources Pour toutes les versions, le total des ressources regroupe la capacité d'autofinancement (s'il y a lieu), s de dettes financières. Pour les versions PME et Expert, il y aura en plus les ventes d'immobilisations. les augmentations de capitaux propres, les augmentation la Variation de trésorerie La variation de trésorerie est la différence entre les ressources et les emplois. Toutefois, vous disposez eau de trésorerie. Com Le réc insi que des cessions d'un rappel de la trésorerie calculée dans le Tabl ment consulter le récapitulatif des Investissements ? apitulatif des Investissements met en avant l'ensemble des investissements réalisés a. 42 Guide d'utilisation Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Un perso vous permettra de saisir des annotations. s onglet Notes Contenu du récapitulatif des Investissement Ce tableau permet de contrôler les montants suivants : le total des investissements réalisés (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; le total des cessions d'immobilisations réalisées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; l'écart entre les investissements et les cessions ; l'état du parc d'immobilisation en fin de période. Comment consulter le récapitulatif des Amortissements ? Le récapitulatif des Amortissements met en avant l'ensemble des amortissements pratiqués en fonction des périodes. Il se modifier la visual présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible deisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque/ Le bouton vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un colecture de vos résultats supplémentaire. nfort de tenu du récapitulatif des Amortissements m Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations. Con Ce tableau peret de contrôler les montants suivants : le total des amortissements pratiqués (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; le total des amortissements déjà pratiqués sur les immobilisations cédées (Incorporels, Corporels ou Financiers) ; l'écart entre les amortissements primmobilisations cédées ; atiqués et les amortissements déjà pratiqués sur des l'état des amortissements en fin de période. Comment consulter le récapitulatif des Financements des investissements ? ents s pour les investissements. forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la ltat de façon détaillée Le récapitulatif des Financements des investissements met en avant l'ensemble des financemnécessaire Il se présente sous la visualisation de ce résu , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendecture de vos résultats supplémentaire. rez un confort de Un erso vous permettra de saisir des annotations. Contenu du récapitulatif des Amortissements Ce tableau permet de contrôler les montants suivants : l onglet Notes p 43 Aide Business Plan • le total des financements (les apports en capital, les comptes courants d'associés, les empruntssubventions d , les 'investissements et les cessions d'immobilisations) ; le montant des investissements pratiqués sur la période (cf récapitulatif des investissements) ; l'excédent de financement (total des financements - les investissements pratiqués) ; l'insuffisance de financement (les investissements pratiqués - total des financements). e récapitulatif des Effectifs de personnel met en avant l'effectif total du personnel de la société. Il se présente sous la forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la at de façon détaillée Comment consulter le récapitulatif des effectifs de personnel ? L visualisation de ce résult , par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de cture de vos résultats supplémentaire. n onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations. non salariés et des Salariés. Il comptabilise ensuite les deux urants dans la société pour la période choisie. le U Contenu du récapitulatif des Amortissements Ce tableau décompose les effectifs des Gérants pour donner le nombre total du personnel fig Attention Les données saisies dans l'onglet ETP des fiches de prévisions personnel seront prises en compte dans ce Les iques ésultats sou tableau. graphiques Les graph EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des rs forme de graphique. Remarque T iques proposés sont les mêmes mis à votre disposition dans l'impression du dossier final. que est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie. L'onglet Définition est utile pour visualiser les paramètres du graphiques ou pour en créer de nouveaux XPERT). ous les graph Présentation des graphiques Chaque graphi (VERSION E Remarque ar catégorie de proposés sont des graphiques de type histogramme (en bâtons), courbe ou secteur A chaque segment/bâton est associé une couleur qui est reprise dans la légende placée en dessous du graphique. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser s de figure, cliquez ici. Con ques visualisation du En positionnant votre souris sur le graphique vous pourrez visualiser la valeur exacte de chaque donnée. Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties ptableau de résultats. Tous les graphiques(camembert). les différents ca Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le graphique. tenu des graphi Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la graphique. 44 Guide d'utilisation Tous les graphiques sont imprimables ou exportables. des graphiques disponibles, cliquez ici. BP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de graphiques. Pour visualiser la liste Comment créer des graphiques ? E L'ajout de graphiques peut se faire de deux manières : par la création, par la duplication. La création La création de nouveaux graphiques se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations n écessaires à la création de la fiche. Remarque graphiques p Lesersonnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rappodans les rapports personnalisés. rts pré-définis mais ils pourront l'être La duplication Le bouton permet de créer le même graphique que celui sur lequel vous étiez positionné. Tous les critères de la fiche caractérisant le graphique seront repris. Attention Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé. se l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de ratios. Les ratios Les Ratios EBP Business Plan propo Remarque roposés dans l'impression du dossier final. 'onglet Définition est utile pour visualiser les éléments qui constituent le ratio ou pour en créer de nouveaux Tous les ratios proposés sont identiques à ceux p Présentation des ratios Chaque ratio est défini par son nom. Depuis la version chaque ratio est réparti par catégorie. L (VERSION EXPERT). Remarque Vous disposez à gauche de la liste des données disponibles. Ces données sont réparties par catégorie de tableau de résultats. leaux : La première ligne correspond au numérateur et la seconde roisième étant le résultat obtenu. Dans certains cas vous pourrez avoir la mention NS (Non Significatif). Pour visualiser les différents cas de figure, cliquez ici. n du ratio. Chaque Ratio se présente sous forme de tabau dénominateur de l'opération réalisée. La t Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le ratio. Contenu des ratios Dans la barre de navigation de droit, vous disposez de paramètres permettant de changer la visualisatio 45 Aide Business Plan Tous les ratios sont imprimables ou exportables. Remarque a mention NS vous indique que le calcul est "Non significatif". L Voir aussiComment créer des ratios ? EBP Business Plan vous permet de personnaliser vos résultats grâce à la création de ratios. La création de nouveaux ratios se fait par le bouton . Il vous suffit de saisir les informations écessaires à la création de la fiche. n Re Les ra les rap o marque tios personnalisés ne pourront pas être intégrés dans les rapports pré-définis mais ils pourront l'être dans prts personnalisés. Attention Les m es Prévisions comme dans les Résultats peuvent être imprimées dans le but de compléter votre rapport. rimer. Pour e actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier / Expor z cliquer sur le bouton Les ratios peuvent être dupliqués. Seul les ratios personnalisés pourront être supprimé. Ipressions Comment imprimer ou exporter ? Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan sont imprimables ou exportables. En effet, toutes les grilles se trouvant dans l Il vous suffira de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le enu Fichier / Imp m xorter les données il vous suffit d' p ter. Comment accéder au rapport ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du dossier final, vous deve que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. céder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage / Rapport. Cette p rt que vous remettrez à vos financiers. Le Ra Un Bus finance e document constitue la synthèse la plus concentrée de la vie financière future de l'entreprise puisqu'il récapitule re les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, besoin en fonds de roulem ent (capitaux propres, capacité d'autofinancement, emprunts, autres ressources durables). Il est toutefois possible d'ac artie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rappo pport iness Plan est un document synthétique permettant de poser des hypothèses, d’évaluer le montant du ment nécessaire et de déterminer le seuil de rentabilité du projet. C et compa ent, éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins) et les ressources de financem Astuce Afin d' présen votre disposi EBP Business Plan vous propose différents types de rapports : optimiser au mieux vos chances de trouver des partenaires, il est impératif de faire attention à la tation du dossier que vous leur présenterez. Pour cela, en cliquant ici, nous mettons quelques conseils à tion. 46 Guide d'utilisation vous permettront d'éditer un dossier convenable, les rapports pré-définis, qui les rapports de "présentation", qui vous permettront de visualiser les données sous forme de a (comment ?), diaporam les rapports personnalisés. Afin d'i ss Plan propose deux étapes : mprimer un rapport le plus propre possible, EBP Busine Rédaction et alimentation du rapport, Visualisation du rapport. Remar Toutes ni être imprimées, ni être exportées. permettra de saisir des annotations sur les différentes pages du rapport. on du rapport En fon , différentes options s'offrent à vous. En effet, vous disposez des rapports sui que les parties désactivées dans l'arborescence du dossier ne pourront Un onglet Notes perso vous Rédaction et alimentati ction de la version que vous possédezvants : des ra pports pré-définis, des rapports de "présentation", des rapports personnalisés. Remarque rapport vous permet de réaliser des actions sur les différents rapports mis à votre Le rapp s. Les Propriétés d s es propres Propriétés. a structure choisie Des opt te et de pied de i que d'indiquer qi le rapport est sélectionnable dans la visionneuse. Un gestionnaire dedisposition. ort se compose en deux parties : les propriétés et les section e rapports Chaque "Rapport" dispose de s L'option Rapport par défaut, vous permettra d'accéder directement à lsystématiquement à chaque ouverture de la partie "Rapport". ions vous permettent également de gérer la mise en page de votre rapport (texte d'entê page, date d'édition, numérotation des pages, saut de page entre toutes les pages) ains Astuce es sections des rapports rts pré-définis et les rapports de "présentation" les sections sont figées. Elles ne peuvent, e déplacées. sés, quand à eux, proposent un assistant de création de sections afin d'alimenter Vous disposez de boutons de navigation qui vous permettront de vous faciliter la saisie. L Pour les rappo en aucun cas, être supprimées ni mêm Les rapports personnali à votre gré le rapport créé. Astuce 1/ Par l'intermédiaire du bouton , ou la touche F8, vous pourrez insérer des champs nts calculs du business plan. variables issus des différe 2/ Un correcteur d'orthographe est mis à votre disposition. Vous y accéderez par le bouton ou par la touche F9. Remarque Dans tous les cas, les sections se composent de la même façon. 47 Aide Business Plan Visualisation du rapport Impressi du rapport pourra se faire : on depuis l'aperçu L'aperçu depuis l'icône Aperçu que vous trouverez dans la barre des icônes, depuis le menu Fichier / Aperçu. vous lancerez l'impression par l'intermédiaire de l'icône représentant une imprimante. nières : Ensuite, depuis cet aperçu, Im pression directe L'impression du rapport pourra se faire de deux ma depuis l'icône Imprimer que vous trouverez dans la barre des icônes, depuis le menu Fichier / Imprimer. tion sous forme de diaporama pourra se faire sous plusieurs forme : Visualisation sous forme de diaporama La visualisa par l'intermédiaire de la visionneuse, par la génération d'un fichier de diaporama utilisable dans des outils tel Power Point. lan vous propose un Gestionnaire de rapport qui permet différentes actions sur les s : Gestionnaire de rapport EBP Business Prapports. Par cette fenêtre vous accédez aux actions suivante Nouveau Permet de créer un nouveau rapport. Supprimer primer un rapport personnalisé. Permet de sup Dupliquer Permet de dupliquer un rapport pré-défini ou un rapport personnalisé. Rapport par défaut Permet de cocher l'option Rapport par défaut dans les propriétés. De ce fait elle vous permettra d'accéd choisie systématiquement à chaque ouverture de la partie "Rappo L'assistant de création de sections de rapport er directement à la structure rt". Cet assistant permet d'alimenter votre rapport personnalisé. Pour cela vous avez la possibilité de créer trois types de sections : des section de saisie, des section de prévision, des section de résultat. Remarque our cela vous pouvez partir d'un pport déjà existant en le dupliquant ou créer un nouveau rapport. Un seul type de section pourra être choisi. Il faudra renouveler l'opération autant de fois que nécessaire. Rapports personnalisés EBP Business Plan vous propose de créer des rapports personnalisés. P ra 48 Guide d'utilisation Re es ra BP Base. marque pports personnalisés pourront être supprimés. L Les Rapports pré-définis EBP Business Plan vous propose une structure appelée E Attention Les rapports pré-définis ne seront pas supprimables. Toutefois, ils pourront servir de base pour la dupe rapports. lication d Remarque Par défaut les Annexes seront exclus. Toutefois, vous pourrez les inclure en intégralité ou seulement une partie Les L'assistant de recopie des données un autre business plan qui lui est ous pourrez donc : d'entre elles. Outils Cet assistant permet de recopier des données d’un business plan vers encours d’utilisation. V Soit partir d’un business plan déjà existant ; Soit partir d’un ‘’Squelette’’. 3) La sélection des données. La recopie des données se fera donc en 3 étapes : 1) L choix du type de recopie, 2) La sélection du fichier de référence, Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. en dehors de la période de prévision ainsi que les données É puration des prévisions Cet outil permet de supprimer définitivement toutes les données en dehors de la période de définition des exercices. Vous pourrez donc supprimer des données saisies antérieurs. Exemple Dans le cas où vous saisissez des données sur 5 années de prévisions et que vous ramenez ces 5 années à 3, ar l'épuration vous supprimerez les 2 dernières années de prévisions. p Cette suppression a pour but : de réduire la taille du fichier, de ne plus retrouver les données non souhaitées. Attenti Le rés t Paramétrage de la reprise de la balance lance vous permet de visualiser, modifier ou créer un plan de regroupement. on ulat de cette opération ne sera effectif que lo rs de l'enregistrement du fichier. L e paramétrage de la reprise de la ba 49 Aide Business Plan Le plan de regroupement est nécessaire afin d'indiquer quel(s) compte(s) doit figurer dans chaque rubrique du Bilan ou du Compte de résultat antérieur. ivants : Vous disposez des trois onglets su Le Bilan - Actif, Le Bilan - Passif, Le Compte de résultat. Attention nt les suivants : 25,36, 37, 488, 4452, Comm Par défaut, c'est le fichier EBP.PlanDeRegroupement qui sera ouvert. d'enregistrer les modification par le bouton Enregistrer sous. hier, cliquez sur le bouton Ouvrir puis choisissez le fichier souhaité. dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement, vous pouvez saisir des formules de calcul sur es de la colonne Numéro de compte. Ts du plan comptable ne sont pas repris dans le fichier EBP.PlanDeRegroupement. En effet, selon l'usage ces comptes ne seront pas toujours dans la même rubrique. Les comptes pour lesquels une ventilation manuelle devra être faite so ous les compte 4 458, 73, 69 ent utiliser la fenêtre ? Pour créer un nouveau fichier de regroupement, il vous suffit de modifier ce que vous avez à l'écran puis Pour ouvrir un autre fic Saisie dans la grille De la même façon que toutes les lignes blanch Astuces ous pourrez saisir des numéros de comptes entiers (ex : Vo 707000), des intervalles de comptes (ex : 602...608) de comptes (ex : 13). de la balance d'entreprise, cet assistant permet de récupérer une balance généré par le logiciel EBP Comptabilité. u des racines L'assistant de reprise Dans le cas de la reprise Remarque ier années en une seule fois. Il vous faudra donc renouveler autant de fois opération afin de reprendre les différentes années. Il est possible, avec EBP Business Plan, de récupérer 3 années antérieures. La reprise automatique du fichde balance ne récupère pas les 3 l' Cette reprise de données se fera en deux étapes : Choisir les fichiers nécessaires à l'import, Aperçu de ce qui figurera dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs. Attention saisis manuellement dans le(s) Bilan(s) et le(s) Compte(s) de Résultat antérieurs alors l'importation écrasera ses données. Si des montants ont été Astuce Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la ma on de votre Business Plan (un fichier à extension ppt). retravaill giciel reprise de la balance. Vous pourrez donc revenir à l'étape précédente à tout moment. Générer un diapora CUne fo et outil permet de générer un diaporama de présentati is les différentes options de génération du fichier sélectionnées, le fichier pourra alors être ouvert et é dans le lo Powerpoint. Remarque 50 Guide d'utilisation La génération du diaporama ne sera possible qu'avec au minimum les versions 2003 et 2007 de PowerPoint. Dans générati Pour r le cas contraire, laon du fichier ne sera pas possible. éussir au mieux votre présentation, nous vous proposons de : consulter les préconisations techniques relatives à la génération du fichier, consulter les informations relatives à la présentation du diaporama. Astuce Nou s à votre dispositions quelques astuces pour réussir votre présentation. Pour y accéder cliquez ici. L e est un outil externe qui permet à l’utilisateur de présenter son Business Plan sous la forme d’un Où til ? s metton La Visionneuse a visionneus diaporama. trouver l'ou La visionneuse est un exécutable qui se lance indépendamment du logiciel ou depuis le logiciel Business Plan. Cet outil est installé dans le répertoire de l’application. Remarque Par défaut, l'installation de la visionneuse se fera automatiquement dans le dernier répertoire concerné par une installation de business plan. ess plan Tous les dossiers proposés dans la visionneuse seront les dossiers ayant déjà étaient ouvert par l’application i toutefois vous ne trouvez pas le dossier que vous souhaitez ouvrir, vous disposez de la touche Ouvrir un La fenêtre de sélection du business plan ne sera pas proposé à l'utilisateur si la visionneuse est ouverte depuis la visionneuse). le dans la visionneuse" soit cochée dans les propriétés de celui-ci. u données dés lors que le dossier est enregistré. Les outils de la visionneuse nt vous disposez dans la visionneuse : Comment l'utiliser ? Sélectionner un busin figurant dans le même répertoire. S autre dossier... pour aller en sélectionner un autre. Remarque le logiciel (menu Outils / Lancer Sélectionner un rapport Pour visualiser un rapport dans la visionneuse, il est impératif de que pour les rapports en question, l'option Sélectionnab " e diaporama est mis à jour avec les modifications apportées a L V oici les outils do Le bouton vous permet de lancer le diaporama en plein écran. Une fois en plein écran sur une on diapositive, le bout vous permet de revenir à la vue globale du diaporama. Les boutons et vous permettent de passer d'une diapositive à l'autre. Le bouton vous permet de visualiser les commentaires qui auront été saisis sur une page de rapport de type Résultat (tableaux, graphiques et ratios). uelq Q ues conseils 51 Aide Business Plan As Afin de e de diaporama, il est conseillé de présenter un Business Plan de maximum 5 ans avec des exercices de maximum 12 mois. Ceux-ci permettra une présentation plus le. t uce visualiser au mieux les informations sous form claire et plus visib Attention Le graphique du point mort n'est pas repris dans le diaporama même si la page est incluse. Remarque 1/ Les pages de commentaires ne pourront être visibles dans la visionneuse que dés lors où un texte sera pondante à cette liste. alculatrice Elle est accessible Elle permet de Mise en oeu Pour en er les valeurs dans la calculatrice, saisissez directement les chiffres à l'aide du pavé numérique du clavier ou cliqu sur la touche " Entrée " du clavier ou cliquez sur le bouton " = ". ns le presse papier, cliquez sur le menu " Edition + Copier ". Outils, ensemble e décompose en deux parties : saisie. 2/ De la même façon, les listes de prévisions ne seront présentés qu'après la création d'une fiche de prévision orres c C depuis le menu Outils + Calculatrice. réaliser des calculs sommaires sans quitter EBP Business . vre tr ez sur les boutons. Afin de calculer un montant, appuyez La zone de calcul peut être copiée da Les options du dossier Apr d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu et de remplir celle-ci avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'du logiciel. ès la création La fenêtre des options s une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des options, sur la partie droite, les options correspondantes à la partie option sélectionnée, à saisir. Remarque Le bouton Valeurs par défaut permet de remettre les options de chaque partie comme vous les avez trouvées es options Générales lo rs de la création de votre dossier. L On distingue trois grands types d'options : Les options d'affichage des écrans d'accueil. ettent d'afficher ou non l'écran d'introduction au lancement du logiciel ainsi que la Ces options permfenêtre d'accueil. Les options d'affichages de l'interface. Ces options permettent d'afficher ou non les différentes barres de navigation ainsi que l'aide dynamique. Divers Diverses options sur la gestion des dossiers. Les Fichiers L'option des répertoires vous permettra de modifier l'emplacement de stockage des fichiers Business Plan et des squelettes (fichiers à extension bp et bpr), ainsi que l'emplacement des fichiers générés par l'export. 52 Guide d'utilisation Les Sauvegardes Cette option vous permettra de générer des copies de sauvegardelan. s et de faire des enregistrements en arrière- p L'enregistrement en arrière-plan Deux cas pourront être gérés : La copie de reprise en cas d'incident onible dans cette version). om.bpk. Lorsque le fichier sera généré, à la vous souhaitez récupérer les informations de Cette copie en cas d'incident se fera soit avant chaque impression, aperçu ou exportation complète d'un rapport. Soit toutes les x minutes (Non disp Ce fichier sera matérialisé de la façon suivante ~n réouverture du dossier il vous sera demandé sicelui-ci. L'enregistrement automatique (Non disponible dans cette version). Suppression d'un fichier Le menu Fichier / Supprimer permet de supprimer, définitivement, un Business Plan depuis le logiciel. La suppression d'un fichier ne pourra se réaliser que si le fichier en question est ouvert. Remarque Un message de confirmation vous indiquera quel fichier est concerné par la suppression ainsi que son emplacement exact. Sauvegardes Comment sauvegarder les données ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour se faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier / Enregistrer. Attention Si l'enregistrement n'est pas effectué, toutes les informations saisies depuis le dernier enregistrement ou depuis la dernière ouverture du dossier ne seront pas conservées. EBP sur le web Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Page d'accueil du WEBeb Cette page vous permet d'accéder au site EBP sans quitter le logiciel. Elle vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Business Plan, d'accéder au support technique sur le web... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! EBP Business Plan sur le web 53 Aide Business Plan Cette page vous permet d'accéder au site EBP directement sur la page dédiée à EBP Business Plan. Elle vous donne tous les renseignements techniques et commerciaux du produit. Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! 54 Manuel de référence Caractéristiques générales Présentation de l'interface Les champs de saisie Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie avec des caractéristiques particulières sont proposés : La saisie d'une donnée se matérialise par une cellule du type . Toutefois, pour la saisie de nombres la cellule prendra la forme suivante . L'icône , ouvre une liste déroulante permettant de choisir une valeur. L'icône , permet de faire augmenter ou diminuer la valeur indiquée dans la zone. L'icône , permet d'identifier si une option est activée ou non. ne série de boutons vous permet de naviguer simplement dans les fiches. Les boutons à utiliser U Le bouton permet d'accéder à la première fiche du même type dans la liste. Le bouton permet de revenir à la fiche précédente. Le bouton permet de passer à la fiche suivante. Le bouton permet d'accéder à la dernière fiche du même type dans la liste. Le bouton permet de créer une nouvelle fiche dont le type sera identique à celle ouverte. Le bouton permet de revenir à la liste des prévisions. Le bouton permet de supprimer la fiche qui est ouverte. Le bouton permet de copier la fiche ouverte. L'ensemble des données de la fiche d'origine seront reprises sauf le nom. ies constatées par le logiciel sur une même fenêtre. Elle permet d'éviter une succession de fenêtres d'erreurs. Fenêtre d'anomalies Cette fenêtre permet de répertorier un ensemble d'anomal Menus contextuels 55 Aide Business Plan Les menus contextuels (clic inverse sur la souris : "clic droit") proposés seront différents en fonction de la catégo s vous trouvez. Vous disposerez donc d'un menu contextuel en fonction : rie dans laquelle vou des Préférences, des Prévisions, des Résultats, du Rapport. Les Préférences Curse un dossier ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Curse une feuille différents dossiers. ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Renommer mer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de renom Supprimer pprimer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de su Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire e. Monter de l'arborescenc Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire Descendre de l'arborescence. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les ossiers. Curse un dossier différents d Les Prévisions ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Activer tout ve l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de rendre acti 56 Manuel de référence Désactiver tout e l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de ne pas rendre activ Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Curse une feuille différents dossiers. ur positionné sur Nouveau Permet de créer une nouvelle fiche. Cette fonction évite l'ouverture de la liste pour laquelle la fiche sera créée. Renommer mer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de renom Supprimer pprimer une fiche directement dans l'arborescence. Permet de su Activer une fiche active sans avoir à l'ouvrir. Permet de rendre Activer tout e active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de rendr Désactiver ctive une fiche avoir à l'ouvrir. Permet de ne plus rendre a Désactiver tout e pas rendre active l'ensemble des fiches pour une même catégorie de prévision. Permet de n Permet de modifier l'ordre des fiches en remontant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire e. Monter de l'arborescenc Permet de modifier l'ordre des fiches en descendant la fiche sélectionnée directement par l'intermédiaire Descendre de l'arborescence. Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout Permet de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les dossiers. es Résultats différents L Développer par défaut l'arborescence comme elle est présentée lors de la création d'un dossier. Permet de développer r tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui compose Développe un dossier. Réduire tout 57 Aide Business Plan Permetdifférents dossiers. de refermer entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les fiches qui composent les Le Rapport Rappor ts pré-définis Activer Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport. Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport. Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport. Développer tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport. Réduire tout er entièrement l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le rapport. Rappor Permet de referm ts personnalisés Nouveau Permet de créer une nouvelle section (Texte, Prévision ou Résultl'assistant de création de section. at). Cette fonction évite l'ouverture de Dupliquer Permet de dupliquer une section directement par l'arborescence. Supprimer Permet de supprimer une section directement dans l'arborescence. Activer Permet d'activer une section ou un ensemble des sections du rapport. Activer tout Permet d'activer toutes les sections désactivées d'une même partie du rapport. Désactiver Permet désactiver une section ou un ensemble de sections du rapport. Développer tout Permet de développer entièrement l'arborescence afin de visualiser l'ensemble des fiches qui composeun rapport. Réduire tout t l'arborescence afin de ne plus visualiser les sections qui composent le n dans l'interface EBP Bus distincte Permet de refermer entièremenrapport. Navigatio iness Plan reste un produit novateur dans sa présentation. En effet, il se présente en quatre parties s : Une barre de menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter ainsi qu'une barre d'outils et d'application (au dessous des menus du haut de l'écran) permettent l’accès rapide aux commandes lesplus utilisées par simple clic sur les icônes. Une Aide en ligne interactive en fonction des différentes pages affichées En plus de l'aide normale qui est accessible par la touche F1. Une arborescence changeante en fonction de la catégorie choisie. Une zone de saisie soit sous forme de liste, soit sous forme de fiche. 58 Manuel de référence Touches de raccourcis Principes de fonctionnement dans les grilles On dist ingue 3 états pour une grille de saisie : L'état Ligne Cet état permet de naviguer dans une grille de lignes en lignes. L'état Cellule ne grille de cellule en cellule sans pour autant pouvoir saisir des Cet état permet de naviguer dans u informations. L'état CeCet état permet de nav llule en mode édition lle, simplement dans les cellules où la saisie est possible. iguer dans une gri Attention Dans les listes, seul l'état Ligne est possible. Chan gements d'états dans les grilles Ctrl + Espace Permet de passer de l'état Ligne à l'état Cellule ou inversement. F2 Permet de passer de l'état Cellule à l'état Cellule en mode édition ou inversement. Tab lacer sur les champs saisissables uniquement si vous vous trouvez en état Cellule ou Permet de se dép en état Cellule en mode édition. Les flèches Permettent de se déplacer sur toutes les cellules si vous êtes en état Cellule. Le + et le - e ou état Ligne. Permettent de développer les lignes si vous êtes en état Cellul Permet de sélectionner ou désélectionner une case à cocher. Espace Exemple Sélection et désélection d'une saisonnalité simple s lignes a rec ssible pour tous les champs de saisie de valeur et les champs "case à cocher" (exem Toutefo Recopie de données sur le L opie de données est pople : les Saisonnalités). is, elles ne peuvent être utilisées pour la saisie des éléments antérieurs. F5 P ermet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située en dessous. Maj + F5 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur la ligne située au dessus. F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées en dessous. Maj + F6 Permet de recopier, dans une grille de saisie, une donnée sur toutes les lignes situées au dessus. Les ra ccourcis de navigation dans les fenêtres ALT + V Permet de valider la saisie faite dans une fiche en cours de modification. ALT + A 59 Aide Business Plan Permet d'annuler la saisie faite dans une fiche en cours de modification. Echap Permet de passer de la saisie des commentaires au retour aux onglets. Saisie de données En mode édition (ou création), toutes les cellules saisissables apparaissent sur fond blanc alors que les zones de calcul resteront sur fond jaune. L saisissez une donnée, elle est automatiquement en caractères gras. Cela permet de distinguer orsque vous ce qui est saisi et ce qui est calculé. Exemple ans une prévision de vente, la saisie du CA ann Dfa uel mettra la colonne en gras. Toutefois si une modification est ite sur lors c'est la colonne CA mensuel qui passera en gras. La sai l'un des montants mensuels a sie de données est possible à 3 niveaux : Saisie pour chaque mois, Saisie du montant annuel, Saisie du% d'évolution annuel par rapport à l'exercice précédent. ans les 2 derniers cas, la répartition mensuelle s'effe D ctue grâce à la saisonnalité (définie dans l'onglet option). sibilité d'utiliser des touches de raccourcis pour vous permettre de recopier des aleurs sur les cases du dessus ou dessous. Vous avez également la pos v Notes perso Cet onglet permet de saisir des annotations sur chacune des listes ou fiches. Afin de visualiser au plus vite si des notes sont saisies sur une liste ou fiche un icône apparaît sur l'onglet. Astuce Sur toutes les notes vous disposez du correcteur d'orthographe. Vous pouvez également insérer des champs dans vos textes mais aussi associer des documents à la note. Préférences Préférences du dossier es Préférences du dossier regroupent l’ensemble des données spécifiques au dossier. es données permettront d'identifier le projet et de mettre en place les grands principes de fonctionnements comptabl la vie de votre société. Vous t férences : Données Les Préférences du dossier L C es choisis pour rerouverez donc les pré Général, Dossier permanent, Paiement de TVA, Découvert de trésorerie, Mise en page, Divers. 60 Manuel de référence Astuce Chacune des valeurs saisies pourra être modifiée à tout instant. Les modifications serol'ensemble du dossier. nt répercutées sur Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations sur tous les types de préférences. Général" P références du dossier " Cette partie vous permet de saisir ou de sélectionner les informations générales pour l'établissement de votredossier Business Plan. Re Il est im Plan. marque portant de les renseigner car ces informations seront reprises dans le dossier final de votre Business Description Nom du dossier Suite à la création de votre dossier, ce champ "Nom du dossier" est automatiquement renseigné. Vous pouvez indiquer un autre nom. Ce nom sera reprit lors de l'impression du rapport. Périod Cette p Elle est la création du dossier. e des prévisions artie permet de déterminer la période de réalisation de votre Business Plan. automatiquement alimentée lors de Mois de début Sélectionnez le mois de début de prévisions dans la liste déroutante. Puis activez le bouton pour choisir l’année de début d’activité. Nombre d'exercices Cho de du bouton isissez, à l'ai le nombre d'exercices nécessaire pour élaborer votre plan de sion standard, le nombre d'exercices est au maximum 6 (reprise d'exercices antérieurs comprise). financement. En ver Pour cette version, le nombre d'exercices est au maximum de 20. Remarque Vous pouvez à tout momenlan. t revenir sur ces paramètres afin d'augmenter ou de réduire votre Business ntaires). P Les données saisies sont automatiquement ajustées en fonction de votre paramétrage. (Toutefois suite à la 1ere augmentation du nombre d'années (maximum 6 y compris les antérieurs), vous devez saisir s prévisions pour les années suppléme le Déta En cliq e la duré n version standard, la durée des exercices est de 12 mois. des exercices grâce au bouton il des exercices uant sur le bouton "Détail des exercices...", vous obtenez un tableau qui vous permet ddéfinir, e et le nom de chaque exercice : - La durée E Dans cette version, vous pouvez sélectionner la durée . Celle- ci peut être de 1 à 23 mois. - Le No des exercices (10 caractères maximum). m Le tableau contient également les éléments suivants : Il correspond au numéro d'ordre de l'exercice, - N° : - Début : Il correspond au début de période de l'exercice - Fin : Il correspond à la fin de période de l'exercice Remarque Vous pouvez à tout moment revenir aux "Nom(s) par défaut" en cliquant sur le bouton. Élémen Cette p précéd Vous disp antérieurs : ts antérieurs artie vous permet de déterminer si vous souhaitez saisir ou non les éléments du/des exercices ents. osez d'informations de reprise(s) des Bilan & éléments consécutifs Cette fonction n'est disponible qu'en version EBP Business Plan Edition PME et supérieur. 61 Aide Business Plan Elle permet de saisir le/les Bilan(s) antérieur(s) ainsi que les éléments permettant de gérer les conséquences sur les périodes prévisionnelles du Business Plan (trésorerie, amortissement...) ; Compte de résultat (pour info) Cette fonction est disponible sur toutes les versions. Elle permet de saisir les comptes de résultat des exercices antérieurs. Vous pourrez ainsi avoir un comparatif des comptes de résultat antérieurs avec vos comptes de résultat Sui e la reprise souhaitée, vous devez définir le nombre d'exercices de reprise Vous pouvez si vous le souhaitez térieurs à saisir. des exercices antérieurs dans la partie prévision. prévisionnels dans les résultats aussi bien que dans le rapport. te à la sélection d défaut, suite Par à la sélection d'une reprise, la case N-1 est cochée. sélectionner les cases N-2 et N-3. Vous aurez, dans ce cas, 3 exercices an Cette sélection vous permettra ensuite de saisir les éléments Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici. . Préférences du dossier Cette partie vous permet de saisir l'identité de l'entreprise concernée par ce dossier Business Plan Remarque Il est important de les renseigner car certaines de ces informations seront reprises dans le dossier final de votre L anent contient 5 onglets : Définition, Conseil, Associés, Etablissements, Notes. lisation d'un Business Plan. Business Plan. e dossier perm Onglet Définition Cette partie permet de saisir l'identification, l'adresse et l'objectif de la réa Re Les inf r t les informations de base d'un Business Plan. Elles ne sont pas obliga rappeller Identif Vous u ans les zones de cette partie les données suivantes : marque omations suivantes notées d'une * son toires. Toutefois, si vous n'avez pas renseigné ces informations lors de la validation, un message vous le a. ication povez saisir d Raison sociale de l'entreprise *, Forme juridique de l'entreprise *, Type de société * : le type sera renseigné par défaut suite à la sélection de la forme juridique. Vous à tout moment changer de type ou saisir un type à votre convenance. pouvez Activité * de l'entreprise, N° TVA , Code NACE, Capital, Responsable * de l'entreprise. Remarque Pour vous aider dans le choix de la forme juridique, un descriptif des principales formes est disponible ici. isir dans les zones de cette partie l'Adresse Postale* de l'entreprise, ainsi que le Téléphone, vez déterminer l'objectif de la création de votre business plan * (création d'entreprise, reprise de société, investissement, .....) et fixé l'effectif prévu pour votre entreprise. Onglet Conseil financier...). Adresse Vous pouvez sa Fax et E-mail. Objectif Dans ce cadre, vous pou Cet onglet permet de saisir l'identification et l'adresse postale de votre conseiller (Expert comptable, conseiller 62 Manuel de référence Onglet Associés Cet onglet permet d'indiquer le nom des personnes qui vont s'associer à votre entreprise. Vous pouvez référencer également le nombre de parts (titres) dans l'entreprise et le montant de l'apport de hacun. ectif ainsi que des notes éventuelles des c O nglet Etablissement Cetermet de saisir le nom, l'adresse postale, l'effétablissements appartenant à l'entreprise. onglet p Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossi er cliquez ici. Préférence du dossier "Paiement TVA" La partie Paiement d e TVA permet de paramétrer les différents critères qui entreront en compte dans le paiement de la TVA. Qu'est ce que la TVA, Pourquoi la payer... ? Toute personne réalisant d es opérations économiques de manière indépendante et à titre habituel est assujettà la TVA. Cette personne est donc tenue de collecter de la TVA vis-à-vis de ses clients sur les opérations qu’elle effectue et es ie t autorisée à déduire la TVA sur les biens et services qu’elle se procure pour les besoins de son ctivité initive supportée par le client final. Paiem ans le vra cquitter aupr impôts la différence (TVA à payer). Descr Cette p a . La TVA est en défent de la TVA Da cas où la TVA collectée est supérieure à la TVA déductible pour une période donnée, l'entreprise de ès de la recette des iption des champs artie vous permet de déterminer la fréquence de paiement de la TVA et de délai de paiement qui vous ordé. est acc Périodicité Choisissez le type de périodicité de paiement dans la liste déroulante (Mensuelle ou Trimestrielle). Délai de paiement Choisissez, dans la liste déroulante, le nombre maximal de jours pour lequel le paiement doit inteSeul des multiples de 30 seront proposés. Visualisation dans la partie Résultat rvenir. o ualiser le montant de la TVA à payer dans le Tableau de trésorerie. jusqu'à ce que la TVA collectée soit tuation de l’entreprise elon des formal ement trimestriel ou annuel). Le calcul de la TVA à payer est détaillé dans la partie Résultats/liste/récapitulatifs de TVA. V us pouvez visembourseme Rnt des crédits de TVA Dans le cas où la TVA déductible est supérieure à la TVA collectée, l’entreprise peut demander le remboursement de crédit de TVA ou reporter le crédit tous les mois supérieur à la TVA déduc tible + le Crédit de TVA. La demande de remboursement doit être adressée à la recette des impôts du lieu de si s ités à respecter (rembours Attention Le rem imestre civil, interviendra seulement dans le cas où toutes les déc Descrip ette partie permet de définir les paramètres de remboursement du crédit de TVA : boursement du crédit de TVA à la fin d'un tr larations de ce trimestre civil présentent un crédit de TVA. tion des champs C Demande de remboursement Si vous souhaitez le remboursement du crédit de TVA, vous devez cocher la case. Délai de remboursement ent qui correspond au délai entre la fin du trimestre et le mois de Choisissez le délai de remboursem remboursement du crédit. inimale trimestrielle pour lequel le remboursement doit être effectué en fin de trimestre. sement en fin de trimestre. Borne m Indiquez le montant minimum Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour obtenir un rembour 63 Aide Business Plan Borne minimale annuelle le montant minimum pour lequel le remboursement doit être effectué en fin d’année. obtenir un remboursement en fin Vis n dans la partie Résultat s/liste/récapitulatifs de TVA. Vous pouvez visualiser le montant du Credit de TVA dans le Tableau de trésorerie. Indiquez Le crédit de TVA doit être supérieur ou égal à cette borne pour d'année. ualistio a Le calcul du Crédit de TVA est détaillé dans la partie Résultat Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici.Préférences du dossier "Découvert trésorerie" te pour vous aidez vert ? uxquelles vous devez faire face sont supérieures à la somme que vous avez sur votre t n décalage de trésorerie. Vous retrouvez donc à découvert La gestion du Découvert de trésorerie permet d’obtenir un tableau de trésorerie plus réalis prendre les bonnes décisions. à Qu'est ce qu'un découorsque les dépenses a Lcomp e, vous êtes e pendant quelque temps. Ce décou , il faut donc le Paramé Découv Dans c Ces var v ert vous sera facturé par votre établissement bancaire sous forme intérêts de découvert ou Agio prévoir dans votre Business Plan. trage dans EBP Business Plan ert de trésorerie ette partie, vous devez renseigner les variables nécessaires pour le calcul de l'intérêt. ia bles sont : uvert est fourni par les établissements bancaires. Il varie en fonction des accords passés le Taux ous devez indiquer dans cette zone le pourcentage de découvert autorisé. Ce taux est annuel V Ce taux de déco entre votre établissement bancaire et vous. Ce taux représente le pourcentage appliqué au montant de trésorerie négative. Le taux annuel sera converti en taux mensuel pour être appliquer à la trésorerie négative du mois. Exemple Pour un taux annuel de 12% et un exercice de 12 mois Si vous avez une trésorerie négative en février, le taux appliqué sera de 1 % (12% divisé par 12 mois). le Plafond Indiquez le montant maximum de découvert que vous autorisez. Cette valeur permet de mettre en avant les problèmes financiers sur le tableau de trésorerie (si le ie,... . plafond est dépassé, la valeur du découvert est indiquée en "Rouge"), les graphiques de trésorer Attention e plafond est le montant pour lequel vous souhaitez avoir une alerte dans votre B C usiness Plan. Il ne aucun cas au plafond de découvert autorisé par votre établissement bancaire. Paiem ert Suite à votre é La périod ent des intérêts de découvert est à déterminer en fonction des options suivantes : correspond en ent du découv la facturation de l'intérêt sur le découvert, vous devez définir la période de paiement de cet intérêt à tablissement bancaire. e de paiem Périodicité Choisissez le type de périodicité de paiement des agios dans la liste déroulante. Délai Sélectionnez par l'intermédiaire du bouton , le délai du paiement de l’agio/intérêt qui sera appliqué. Le minimum du délai est de 30 jours (Paiement en m+1 de l'agio/intérêt concernant le mois m). Exemple Pour avoir un exemple de période de paiement de l'intérêt, cliquez ici u agios) dans le Compte résultat et le Tableau de trésorerie. Visualisation dans la partie Résultat Vous pouvez visualiser le montant des intérêts de découvert (o 64 Manuel de référence La visualisation du paiement des intérêts de découvert (ou agios) se réalise dans le Tableau de trésorerie. Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Astuce Pour revenir à la liste des préférences du dossier cliquez ici. Préférences du dossier "Divers" Cette partie permet de déterminer les options de visualisation des montants, le nombre maximal de jours que vous siness Plan. d'échéance ainsi que la mise en page des impressions des préférences, des prévisions et des résultatsautorisez dans votre Bu Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentanglet Échéances ires. termédiaire du bouton O L'échéance maximale est à choisir par l'in . Elle représente le nombre maximal de jours des échéances du dossier. Seul des multiples de 30 seront proposés. Cette e bloquer à la valeur choisie les différents échéanciers de l'ensemble des fiches. Onglet ette de déterminer l'unité par défaut pour les résultats et celle de la variable dans les e choix d'une unité permettra une meilleure lecture des informations. pour l’ensemble option permet d Devise Cc partie permet ommentaires. Devises & Résultats U nité par défaut L Vous avez le choi x de plusieurs unités : A l'unité, Dizaines, Centaines, Milliers. Dans la partie Résultats, vous aurez les montants des résultats affichés dans l'unité sélectionnée ici. Intitu llé qui sera pris en compte lors des éditions (tableau de résultat, ation du dossier, l'unité monétaire sera l'Euro et les symboles correspondants seront s suivants : lé de la devise Cette graphiques...). partie permet de déterminer le libe Pour chaque unité, vous devez définir le libellé associé. Devises & Champs de commentaires C ette partie permet de déterminer le symbole monétaire repris dans les variables en fonction de l'unité choisie. Par défaut, lors de la cré le € d€ (dizaine d'euro) h€ (centaine d'euro ou hecto euro) k€ (millier d'euro ou KiOnglet Champs Cette onglet permet de lo euro) créer des champs spécifiques contenant une valeur définie. Ces champs sont utilisables taires. L'intitulé proposé par défaut pourra être modifié. Cette modification sera alors prise en compte dans l'assistant dans les notes et commen d'insertion de champs. Astuce our revenir à la liste des préférences du dossier P cliquez ici. Donné es données de base es de base L 65 Aide Business Plan Les différentes informations à saisir dans la partie Données de base permettent de pré-paramétrer les comlistes des o boptions des préférences de prévisions et des prévisions. V les données de base suivantes : ous trouverez Taux de TVA, Saisonnalités, Echéanciers, Remarque Une fois ces données saisies, vous pourrez les sélectionner à partir des combo-lises de différentes fiches de pré vision. Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires sur toutes les données de base. Données de base "Echéanciers" ifférents échéanciers pré-définis La partie Echéanciers des données de base vous permet de déterminer d pour l’ensemble du dossier. Remarque Vous pouvez créer autant d'échéanciers que vous souhaitez. L'échéancier simple sera attribué par défaut dans évision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre. ette partie des préférences liste l'ensemble des échéanciers que vous avez pré-définis. Il vous est toujours possible les préférences de pr Liste des échéanciers C de modifier, de créer ou de supprimer des échéanciers. Remarqu Un ongle Fiche d' Une fic ne Entête, d'un onglet Pourcentage et d'un onglet Notes. Entête de la fiche Elle sée uniquement du champ Nom. centage e t Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. un échéancier chéancier est composée d'u he É est compo Vous devez saisir ici le nom de l'échéancier qui permet d'identifier les différentes fiches d'échéancier. Onglet Pour Cet onglet est composé de 2 colonnes : Échéances et %. La colonne Échéances contient la liste des échéances possibles. Cette liste commence à 0 jour dans les er/Général. d'échéance jusqu'à l'échéance maximale autorisée. Cette échéance maximale est définie préférences du dossi La colonne % vous permet de répartir le pourcentage de règlement/paiement que vous souhaitez pour des échéances précises. Exemp Vous sou ce identiq ans ce 33 %, 60 jours : 33 %, 90 jours : 34 % le haitez avoir un échéancier à 30, 60 et 90 jours avec une répartition du montant de l'échéanue. cas, vous devez réaliser la saisie du pourcentage 30 jours : D Remarque Pour valider votre échéancier, le total de votre répartition doit obligatoirement être de 100 %. tilisation de U s échéanciers Dans l'onglet Option des Préférences de prévision et des Prévisions vous avez la possibilité de choisir le type d'échéancier pour la donnée. Vous disposez de 2 types d'échéancier : Échéancier "simple" : Dans ce cas, vous devez sélectionner l'échéance à un nombre de jours uniquement. Échéancier prédéfini : Dans ce cas vous sélectionnez un échéancier que vous avez défini précédemment dans les préférences des données de base. Exemple Vous créer un échéancier '30-60jours' dans les préférences des données de base pour 50% à 30 jours et 50% à 60 jours. 66 Manuel de référence * Pour une Prévision de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéancie"Simple", puis "Échéanc r e à" 60 jours. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 100% 60 jours après la ente. cier rès la v * Pion de Ventes, onglet Options, partie Encaissements, vous sélectionnez le type d'échéan"Prédéfini", puis "Échéancier" '30-60 jours'. Le règlement de vos ventes est donc reçu à 50% 30 jours aprs après la vente. our une Prévis vente et à 50% 60 jou Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici. a partie Taux de TVA des données de base vous permet de déterminer les différents taux de TVA pour l’en ssier. Données de base "Taux de TVA" L semble du do Remarque Vous pouvez créer autant de taux que vous souhaitez. Le taux Normal sera attribué par défaut dans les vision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir un autre. s du Business Plan. Il vous est toutefois possible de modifier, de créer ou de supprimer des taux. préférences de pré Liste des taux de TVA Cette partie des préférences liste l'ensemble des taux de TVA que rencontreront les entreprises françaises durant les période Remarqu Des taux de T libre à vous de les utiliser ou de les supprim eV A sont créés par défaut (Exonéré, Super-réduit, Réduit, Normal), er. Remarqu Un onglet Note Fiche d'un tau Une fic 'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. Entête Elle est sée uniquement du champ Nom. Vous d Onglet aramétrage e s perso permet de saisir des informations complémentaires. x de TVA he de taux de TVA est composée d de la fiche compo evez saisir ici le nom de la fiche de TVA qui permet d'identifier les différentes fiches de Taux de TVA. Définition P A partir de cet onglet vous avez 2 possibilité de paramétrer le taux de TVA : Soit le taux est fixe : cas, vous devez saisir le valeur unique : Taux de TVA. Dans ce Vous devez indiquer le taux de TVA qui sera appliqué lors de la sélection de la fiche TVA. Soit le taux est différent pour chaque exercice : Pour chaque exercice du business Plan, vous pouvez définir un taux de TVA différent. evez sélectionner le nom d'une fiche de TVA. me taux de TVA sera appliqué à chaque période de la fiche prévision pour tous les exercices. Application sur les Prévisions Sur chaque prévision dont la TVA peut être gérée, vous d Si cette fiche est à taux fixe, le mê Si la fiche de TVA est à Taux par exercice, un taux de TVA différent sur chaque exercice sera appliqué sur la fiche de prévision. Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice, le Loyer TTC de l'échéancier vont varier en fonction de ces taux. le Loyer TVA et Astuce Pour revenir à la liste des données de base cliquez ici. Données de base "Saisonnalités" 67 Aide Business Plan La partie Saisonnalités des données de base vous permet de déterminer les différentes périodes de saisie à sélectionner sur l’ensemble des Préférences de prévision ou Prévisions. Remarque Vous pouvez créer autant de saisonnalités que vous souhaitez. La saisonnalité Mensuelle qui attribuée par défaut dans les préférences de prévision puis dans les prévisions mais vous pouvez en choisir une autre. définies vous sont proposées. Elles ne peuvent pas être modifiées, ni supprimées. Elles : La 'case à cocher' ne sera pas sélectionnée. Liste des saisonnalités Cette partie des préférences présente la liste de l'ensemble des saisonnalités. es saisonnalités pré- D sont dites "Fixes". Toutefois, il vous est possible de créer, modifier, ou supprimer vos saisonnalités. Elles sont repérables grâce à a colonne "fixe" l Remarque Un onglet Notes permet de saisir des informations complémentaires. Fiche de Une fic Entête Elle est sée uniquement du champ Nom. Vous dev fiches. nglet Définition L'o mpose en plusieurs lignes, autant de lignes que d'années sur lesquelles vous souhaitez faire a définition de la saisonnalité s'effectue mensuellement par l'intermédiaire du bouton saisonnalité he de saisonnalité est composée d'une Entête, d'un onglet Définition et d'un onglet Notes. de la fiche compo ez saisir ici le nom de la saisonnalité que vous souhaitez créer. Il permet d'identifier les différentes O nglet se déco votre business plan. L . P nnée, vous avez automatiquement les lignes correspondantes au nombre de mois défini sur s devez choisir votre mode de saisie/type puis effectuer la sélection des ous choisissez : our chaque a chaque année. Pour définir votre saisonnalité, voupériodes que vous souhaitez. Si v la "Sélection simple" :"Sélection". A chaque coche, vous devez définir la saisonnalité en cliquant dans la 'case à cocher' un pourcentage est affiché et est automatiquement calculé au fûr et à mesure des sélections. le "Pourcentage" : vous définissez la saisonnalité en saisissant le pourcentage souhaité en face de chaque période (la case à cocher est automatiquement sélectionnée). Rem Pour qu it prise en compte, vous devez obligatoirement avoir un pourcentage de 100% en pied de t arque ne saisonnalité so 'u ableau pour chaque année de votre Business Plan. Astuce Pour reve ste des données de base cliquez ici. Préférence Les préf Les différ s la partie Préférences de Prévision, permettent de pré-paramétrer la majo té des zones de saisie des Prévisions elles-même. Vous re ouverez les préférences de prévision suivantes: nir à la li s de prévision érences de prévision entes informations à saisir dan ri trInvestissements, Financements (Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions : Subventions d'exploitation, Subventions d'investissement), Ventes, Achats, Charges externes, 68 Manuel de référence Personnel (Gérant, Salarié, Autres charges de personnel), Impôts & taxes (sauf IS), Autres prévisions: - Financier : Produits financier, Charges financières, Dividendes, nelles, - Exploitation : Production immobilisée, Autres produits, Charges à répartir, Autres charges, - Exceptionnel : Produits exceptionnels, Charges exception - Divers : Provisions, Produits constatés d'avance, Charges constatées d'avance. Remarque Une fois ces données saisies, la réalisation du plan de financement sera plus rapide puisqu'un nombre restreint e champs seront à saisir. d Astuce isie pourra ê Chaque valeur sa tre modifiée à tout instant. Les modifications seront prises en compte uniquement lors de la création des prochaines prévisions. Par conséquent, les prévisions existantes ne seront pas modifiées. Remarque Un onglet Notes pero permet de saisir des informations sur tous les types de préférences de prévision. réfé Les inf r de saisie des Prév nts contient 3 onglets (Options, Coefficients fiscaux et otes). L'onglet nglet Options Cet on l amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Investissements oient soumises au calcul d'amortissements. P rences de prévision "Investissements" omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones isions d'investissements. L'écran des Préférences de Prévision des Investisseme N Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. O get contient 3 zones. Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à s Ensuite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type issement choisi précédemment. t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : d'amort E le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficient est pré-déf ini dans l'onglet Coefficients fiscaux de cette fiche. le Tau tomatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. VA à récupérer Cette partie p x dégressif sera calculéau T ermet de déterminer : Le taux de TVA par défaut ns les préférences des Données de aux "Normal" qui sera affiché. Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable da base. Par défaut, c'est le t Le moment d'application de la TVA à récupérer ments ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Investissement. Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaisse C 69 Aide Business Plan Le chéancier proposé est soit : Type d’é Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de gistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton l'investissement devront être enre . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que nglet Coefficients fiscaux e seuil et le coefficient fiscal associé sont définis suivant une règle de calcul. Cliquez ici pour avoir une explic i et onglet fonctionne comme une liste, à chaque seuil correspond un coefficient fiscal. Les co défaut. our ajouter un Coefficient, vous devez saisir le seuil puis le coefficient souhaité pour ce seuil. Lors d seuil dans les fiches qui nécessitent un amortissement dégressif, le coefficient sera ffecté. vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. O Cet onglet permet de définir les coefficients fiscaux en fonction d'un seuil. L aton sur cette règle. C efficients de base sont créés par P e la sélection du a Astuce Pour r e prévision cliquez ici. Préfér nces de prévision "Financement" e la partie "Financement" permettent de préaramétrer la majorité des zones de saisie des différentes fonctions des Prévisions de financements. à l'identique des autres fiches. Vous retrouverez les préférences de prévision de financement suivantes : evenir à la liste des p références d e Les informations à sélectionner dans les différentes fonctions d p Pour toutes les préférences de financement, l'onglet Notes perso fonctionne Apports en capital, Comptes courants d'associé, Emprunts, Crédits-Bails, Subventions : - Subventions d'investissement. - Subventions d'exploitation, Astuce Pour revenir à a Préfér nces de prévision "Financements - Apports en capital" Les information s zones de saisie es Prévisions de financements-Apports en capital. s en capital contient 2 onglets (Options et Notes). Onglet Options ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Apports en capital. échéancier proposé est soit : l liste des préférences de prévision cliquez ici. e s à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité de d L'écran des Préférences de Prévision des financements -Apport L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Encaissements. Encaissements C Le Type d’ Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de l'Apport en capital devront être enregistrés (Echéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . 70 Manuel de référence Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Echéanciers que écédemment dans les Préférences des Données de base. vous avez définis pr As our rev éférences de prévision cliquez ici. Préfér inf r es Pr Prévision des financements -Comptes courants d'associé contient 2 onglets (Options t Notes). Onglet Options êts. Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé tuce enir à la liste des pr P ences de prévision "Financements - Comptes courants d'associé" Les d omations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie évisions de financements-Comptes courants d'associé. es Préférences de L'écran de L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Remboursement des intérRemboursement des intérêts gèrent les remboursements d'intérêts. nsuite, vous pouvez paramétrer : E le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un compte courant. Astuce Pour r cliquez ici. références de prévision "Financements - Emprunts" inf ones de saisie es Prévisions de Financements - Emprunts. nts contient 2 onglets (Options et Notes). Cet onglet contient uniquement la zone Emprunt. evenir à la liste des préférences de prévision P Les d ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des z L'écran des Préférences de Prévision des financements - Empru L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Emprunt Cette partie permet de paramétrer : la Périodicité d'emprunt nez la périodicité de paiement souhaitée pour le r Sélection emboursement de l'emprunt. l'Échéance de remboursement du loyer Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. la Modalité Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer. Astuce Pour r cliquez ici. evenir à la liste des préférences de prévision 71 Aide Business Plan Préférences de prévision "Financements - Crédits-Bails" Les inf e des Pré 'écran dit Bail contient 2 onglets (Options et Notes). L'o s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquement la zone Loyer. ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisivisions de Financements - Crédit Bail. L des Préférences de Prévision des financements - Cré nglet Note Onglet Options Loyer Cette partie permet de paramétrer : la Périodicité du loyer Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités. l'Échéance de remboursement du loyer Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : terme échu. A terme à échoir ou A Le Taux de TVA Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des D tionner, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les onnées de base. Vous devez sélec loyers du crédit bail. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Ast Pour re artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie Prévision L'écran des Préf L'ongle otes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Cet onglet co TVA collectée ette partie permet de déterminer : uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de prévision "Financements - Subventions d'exploitation" Ldes es informations à sélectionner dans cette p s de Financements-Subventions d'exploitation. érences de Prévision des subventions d'exploitation contient 2 onglets (Options et Notes). t N ntient 2 zones. C Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Le moment d'application de la TVA à payer ncaissements Vous pouvez définir que votre TVA sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il seraproposé "A la facturation". E Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les encaissements de subvention d'exploitation devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner la le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que es de base. vous avez définis précédemment dans les Préférences des Donné As our revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférence entions d'investissement" tuce P s de prévision "Financements - Subv 72 Manuel de référence Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie ment. L'écran d ). 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet ent 2 zones. ous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions d'amortissements. Ensuite, vous des Prévisions Financements-Subventions d'investisse es Préférences de Prévision des Subventions d'Investissement contient 2 onglets (Options et Notes L Options Cet onglet conti Amortissements V d'investissement soient soumises au calcul pouvez : définir l ien s ra amortis. a Durée (nombre d'années) pour laquelle le be sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir d'amorti le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ssement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple : Vous devez ensuite sélectionner le nola Subvention d'investissement devront être enr mbre de jours pour lequel les encaissements de egistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionnerle nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. vous Astuce Préfé es inf r tent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie des Pr L'écran des Pr glets (Options et Notes). s perso iches. éfinition Vous d Option Vous d Pour revenir àa l liste des préférences de prévision cliquez ici. rences de prévision "Ventes" L omations à sélectionner dans cette partie permetévisions de Ventes. éférences de Prévision des ventes contie nt 2 on L'onglet Note fonctionne à l'identique des autres f Onglet Options et onglet contient 5 zones. CD evez choisir le type de vente correspondant à la fiche créée. s de saisie evez choisir : le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société, la Saisonnalité par défaut, la gestion des avances & acomptes / prévisions postérieurs. de l'encours onibles sont : Gestion Les options disp Gestion des encours de production La coche active l'option de gestion des encours de production. Choix du mode d'alimentation de l'onglet - Calcul automatique de l'encours final annuel, 73 Aide Business Plan - Saisie manuelle des variations d'encours, Saisie manuelle des encours finaux, ie manuels - - Sais le de productions réelles TVA à payer Cette partie permet de déterminer : Le tau Une liste rences des nées de base. x de TVA par défaut de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préfé Don Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Le moment d'application de la TVA à payer sera payée à l'encaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Vous pouvez définir que votre TVA Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Ventes. Le Type d’échéancier proposé est soit : Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nomla vente devront être enregistrés (Échéance à). Vo bre de jours pour lequel les encaissements de us pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Astuce Pour reve de prévision cliquez ici. Préfér on "Achats" Les info é-paramétrer la majorité des zones de saisie des Pré chats contient 2 onglets (Options et Notes). s de sa i Cette partie p r Stock minimum Cette partie per in le type de saisie et la durée du stock minimum de sécurité. TVA à récupé r Cette partie p r nir à la liste des préférences ences de prévisi r mations à sélectionner dans cette partie permettent de pr visions d'achats. érences de Prévision des A L'écran des Préf 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. L Onglet Options et onglet contient 3 zones. COption ise des achats réels emet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les achats. de sécurité met de détermer re emet de déterminer : Le taux de TVA par défaut taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Une liste de Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche achat. e Type d’échéancier proposé est soit : sera proposé "Au décaissement". Décaissements C L Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de nt être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours l’achat devro. par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que édemment dans les Préférences des Données de base. vous avez définis préc 74 Manuel de référence Ast Pour re ici. Préfére artie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie arges externes contient 2 onglets (Options et Notes). et Note Onglet Options Cet onglet contie Options de saisi Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour les Charges externes. TVA à récupérer Cette partie p uce venir à la liste des préférences de prévision cliquez nces de prévision "Charges" Les informations à sélectionner dans cette p des Prévisions de charges externes. L'écran des Préférences de Prévision des ch L'ongl s perso fonctionne à l'identique des autres fiches. nt 3 zones. e ermet de déterminer : Le taux de TVA par défaut liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera affiché. Une Données de base. Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il ette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Charge externe. échéancier proposé est soit : sera proposé "Au décaissement". Décaissements C Le Type d’ Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la Charge externe devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre jours par le bouton de . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvvous avez définis précédemment dans les ez sélectionner dans la liste les Échéanciers que Préférences des Données de base. Astuce Préfé la majorité des zones de saisie évision du personnel Gérant non salarié ou Salarié contient 2 onglets (Options et tes 'onglet fonctionne à l'identique des autres fiches. et Cet on ptions Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. rences de prévision "Personnel" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétreres Prévisions de Personnel (Gérants non salariés ou Salariés). d 'écran des Préférences de Pr LNo ). Notes perso LOngl Options glet contient 2 zones. de saisie O Cette partie permet de : définir le profil du gérant ou salarié par défaut, Remarque Dans cette version, vous avez la possibilité de paramétrer votre propre profil dans les préférences des données de base/Profil de gérant ou de salarié. sélectionner le type de commissions sur montants : Ce type permet de définir le calcul de la ette partie n'est pas identique en tout points pour les Gérants et les Salariés. commission sur les salaires. Décaissements C 75 Aide Business Plan Les points identiques sont : le Décaissement des Salaires qui permet de choisir à quel moment seront payés les salaires du poste créé. le Décaissement des Cotisations qui permet de définir à quel moment seront payés les cotisations relatives au poste créé. our les Gérants non salariés, vous disposez également de l'option Cotisation forfaitaire minimale (1ère année) P qui permet d'indiquer le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut, le montant saisi sera 3500. As Pour r Préfére "Impôts et taxes (sauf IS)" Les inf sie des Pré es Préférences de Prévision des Impôts et taxes contient 2 onglets (Options et Notes). Onglet Options la zone "Options de saisie". Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le compte de résultat. Cette ventilation peut-être : tuce evenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. nces de prévision ormations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saivisions Impôts & taxes (sauf IS). L'écran d L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Cet onglet contient uniquementOptions de saisie Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période. Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est t dans la "colonne Résultat" le montant de ns le compte de résultat (exercice inférieur présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellemenqui sera pris en compte pour une autre période da l'impôt ou supérieur). Exemple Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat, cliquez ici Astuce our revenir à la liste de P s préférences de prévision cliquez ici. étai : référ es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer la majorité des zones de saisie L'écran d 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Cet onglet contient 2 zones. onnalité par défaut pour l'ensemble des fiches. l d'amortissements. D l Autres prévisions P ences de prévision "Production immobilisée" L d'une prévision de Production immobilisée. es Préférences de Prévision de Production immobilisée contient 2 onglets (Options et Notes). L Options Options de saisie des montant Cette partie permet de sélectionner la Sais Amortissements Vous devez cocher la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches de Production immobilisée soient soumises au calcu Ensuite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. 76 Manuel de référence saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type ortissement choisi précédemment. t enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : d'am E le Coef. fiscal sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. Ce coefficienpré-défini dans l' t est onglet Coefficients fiscaux de cette fiche. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Préfére trer l'ensemble des zones de saisie es prévisions des Autres produits. 'écran des Préférences de Prévision des Autres produits contient 2 onglets (Options et Notes). L'onglet Notes p Onglet Options Cet on contient 3 zones. Options de sa i Cette partie per , ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. TVA à payer Cette partie permet de déterminer : nces de prévision "Autres Produits" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramé d L erso fonctionne à l'identique des autres fiches. glet ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des sera affiché. Données de base. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui Le moment d'application de la TVA à payer Vous pouvez définir que votre TVA sera payée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche. ancier proposé est soit : Encaissements C Le Type d’éché Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours . par le bouton Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches. Astuce Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. partir" zones de saisie évision des Charges à répartir contient 2 onglets (Options et Notes). Saisonnalité par défaut des montants pour l'ensemble des fiches, ainsi ue d'indiquer s'il est ntants par exercice. Option Cette hes, ainsi q t possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Charges à ré Ld es informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des es prévisions des Charges à répartir. L'écran des Préf érences de Pr L'onglet Notes perso fonctionne à l' identique des autres fiches. Onglet Options nt 2 zones. Cet onglet contieOptions de saisie des montants Cette partie permet de sélectionner la q possible de saisir des mo s de saisie des amortissements partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut des amortissements pour l'ensemble des ficue d'indiquer s'il es 77 Aide Business Plan Astuce Pour re révision "Achats charges" artie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie L'écran des Pr f L'onglet Notes p à tique des autres fiches. Onglet ons Cet onglet contient 3 zones. Options de sa i Cette partie per i que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. TVA à récupé r Cette partie permet de déterminer : venir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de p L es informations à sélectionner dans cette pdes prévisions des Autres Charges. éérences de Prévision des Autres charges contient 2 onglets (Options et Notes). erso fonctionne l'iden Opti ise des montants met de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ains re Le taux de TVA par défaut Une liste de taux de TVA vous est proposée. Cette liste est paramétrable dans les préférences des Données de base. ffiché. Par défaut, c'est le taux "Normal" qui sera a Le moment d'application de la TVA à récupérer Vous pouvez définir que votre TVA sera récupérée au décaissement ou à la facturation. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Décaissements ette partie permet de paramétrer l'échéancier des paiements de la fiche. C ancier proposé est soit : Le Type d’éché Simple. Vous devez ensuite sélectionner le nombre de jours pour lequel les décaissements de la fiche devront être enregistrés (Échéance à). Vous pouvez sélectionner le nombre de jours par le bouton . Prédéfini : Par le bouton , vous pouvez sélectionner dans la liste les Échéanciers que vous avez définis précédemment dans les Préférences des Données de base. Spécifique : Un bouton vous permet de saisir un échéancier spécifique pour les fiches. Astuce Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Préférences de prévision "Produits Financiers" Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Produits financiers. es Produits financiers contient 2 onglets (Options et Notes). ule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer s" L'écran des Préférences de Prévision des Charges financières contient 2 onglets (Options et Notes). L'écran des Préférences de Prévision d L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options et onglet ne contient qu'une se C Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Charges Financière Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisiees prévisions des Charges financières. d 78 Manuel de référence L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options Cet onglet ne contient qu'une seule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer ettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie des prévisions des Dividendes. s contient 2 onglets (Options et Notes). et onglet ne contient qu'une seule zone. ette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer Les informations à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie els. L'écran des Préférences de Prévision des Produits exceptionnels contient 2 onglets (Options et Notes). à l'identique des autres fiches. nglet Options ptions de saisie des montants ur l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer e saisir des montants par exercice. cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie L'écran des Préférences de Prévision des Charges exceptionnelles contient 2 onglets (Options et Notes). nglet Options Cet onglet ne contient qu'une seule zone. des montants et de sélectionner la Saisonnalité par défaut pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par exercice. Les ions à sélectionner dans cette partie permettent de pré-paramétrer l'ensemble des zones de saisie 'écran des Préférences de Prévision des Provisions contient 2 onglets (Options et Notes). 'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Cet on ptions de saisie des dotations Cette sélectionner la Saisonnalité par défaut des montants de dotations pour l'ensemble des fiches, ercice. ptions de saisie des reprises Cette ionner la Saisonnalité par défaut des reprises pour l'ensemble des fiches, ainsi que d'indiq Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Dividen des" Les informations à sélectionner dans cette partie perm L'écran des Préférences de Prévision des Dividende L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. Onglet Options C Options de saisie des montants C s'il est possible de saisir des montants par exercice. Préférences de prévision "Produits Exceptionnels" des prévisions des Produits exceptionn L'onglet Notes perso fonctionne O Cet onglet ne contient qu'une seule zone. O Cette partie permet de sélectionner la Saisonnalité par défaut po s'il est possible d Préférences de prévision "Charges Exceptionnelles" Les informations à sélectionner dans des prévisions des Charges exceptionnelles. L'onglet Notes perso fonctionne à l'identique des autres fiches. O Options de saisieCette partie perm Préférences de prévision "Provisions" informat des prévisions des Provisions. L L Options glet contient 2 zones. O partie permet de ainsi que d'indiquer s'il est possible de saisir des montants par ex O partie permet de sélect uer s'il est possible de saisir des montants par exercice. Astuce 79 Aide Business Plan Pour revenir à la liste des préférences de prévision cliquez ici. Prévisions Fiche Investissements Astuce ans les préfér D ences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche ar trois éléments principaux : d'investissement. Une prévision d’investissement est définie p Le N m o Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’investissement. Le Type Choisi ement concerné par la fiche créée. ssez le type d’investiss La fonction Actif Cette o et de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fich lets : Montants et Options. fnction perm informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e est ensuite composée de deux ong Remar Un ong Montan Le tabl u de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. que let Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. ts ea Remarqu Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : e N° votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Elle correspond au numéro d'ordre de Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'investissement réalisé, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement ndant à l'investissement. correspo Remarque vestissements de type Financier. Il ne sera pas possible d'amortir les in TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet on Option tte p éments suivants : glet est composé de 4 parties. s de saisie artie contient les él Ce 80 Manuel de référence Saisie possible par exercice saisie annuelle des montants. La coche autorise la Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité e attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Saisonnalité par défaut "Mensuelle" sera cell Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ctivée. ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est morti s Cette aA sements p artie contient les éléments suivants : Soumis à amortissements ments. Cochez la case si vous souhaitez que votre investissement soit soumis au calcul d'amortisse Durée Choisissez le nombre d’années sur lequel le bien sera amortis. Type Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé. Taux linéaire ette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et l Cprécéd e type d’amortissement choisi emment. Et enfin , si le type d'amortissement est Dégressif : Coef. fiscal "Dégr Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est essif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée. Taux dégressif t calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le Cette partie contient les éléments suivants : Ce taux essuivant : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. TVA déductible Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, le taux "Normal" sera affiché. Astuce avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Vous Déductible Sélectionnez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce au menu déroulant. D écaissements ette partie contient les éléments suivants : C Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier evez utiliser le bouton . pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela vous d Information Pou mplément d'informations sur les investissements cliquez ici. Fiche Ap o capital r avoir un co F inancements prt en 81 Aide Business Plan Ast Dans le sibilité de pré-définir la création d'une fiche Apport en capital. Une pr uce préférences de prévision, vous avez la pos s évision d’apports en capital est définie par deux éléments principaux : iches d’apports de capitaux. Le Nom aisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes f S La fonction Actif s s toucher à sa définition. Les formations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e composée de deux onglets : Montants et Options Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste an in La fiche est ensuit Re Un ong mplémentaires. ontan e tab atif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. marque let Notes perso permet de saisir des informations cots ML leau de cet onglet est un récapitul Re eule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. marque S Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de numéro d'ordre de la période de l'exer votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au cice. Exercice/ Mois lle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou pé E riode de cet exercice. Montants Saisissez le montant mensuel des apports réalisés. As Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton tce u . Options et onglet est composé de 2 parties. O C ptions de saisie Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par La coche autorise la sa exercice isie annuelle des montants. SaiSélec sonnalité par défaut nnalité tionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saiso"Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activé Encaiss ette partie contient les éléments suivants : e. ements C Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce oir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les Pour av préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Inform Pour avoir un complément d'information sur l'apport en capital cliquez ici. ation 82 Manuel de référence Fiche Comptes courants Astuce Dans le fiche Comptes couran . Une pr s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une ts évision de compte courant est définie par deux éléments principaux : Le N om Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants. La fonction Actif Cette o e désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options fnction permet d informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. e e Re Un ong rmations complémentaires. Montan s Le tabl dentique des autres fiches de prévisions. Il est c marque t Notes perso permet de saisir des info let eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'i ompos é des colonnes suivantes : N° lle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous te E ê s dans le détail du tableau, au riode de l'exercice. numéro d'ordre de la pé Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Capital Saisissez le montant du capital placé mensuellement sur le compte courant. Blocage Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé. Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan. Intér. à payer La colonne Intérêt à payer est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement d'intérêts et que vous avez saisi un Taux annuel d'intérêt (onglet Options). Remboursement sez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui a sur le compte courant créé. Saisis interviendr Solde à payer de cette colonne proviennent du calcul suivant : r (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement Les montantsSolde à paye Astuce es montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . L Options emboursements des intérêts RVous case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé gèrent uit : devez cocher la les remboursements d'intérêts. Ens e, vous pouvez paramétrer le Taux annuel (%) pour obtenir le calcul du montant d'intérêt à verser aux associés titulaires d'un compte courant. le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. la Périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement des intérêts tirés des comptes courants le Délai de règlement pour lequel interviendra le paiement des intérêts aux associés titulaires d'un ompte courant. c 83 Aide Business Plan In Pour a ptes courants d'associé cliquez ici. Fiche formation v oir un complément d'information sur les com Emprunts As Dans le ir la création d'une fiche Emprunt. Une pr définie par deux éléments principaux : tuce s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-défin évision d’emprunt est Le Nom m qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts. Saisissez ici le no La fonction Actif désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier Cette fonction permet de informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Définition Cet onglet est divisé en 2 parties : Emprunt et Coût. Emprunt Cette partie permet de déterminer les paramètres de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants : Capital emprunté Saisissez le montant du capital emprunté. Au mois de Choisissez dans le menu déroulant le mois ainsi que l’année où l’emprunt sera contracté. Taux d’intérêt (%) Indiquez ici le taux d’intérêt de remboursement de l’emprunt. Durée (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer. Périodicité Sélectionnez la périodicité de paiement souhaitée pour le remboursement de l’emprunt. Échéance Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. Modalité Indiquez sous quelle forme le calcul des remboursements d’emprunts devra s’effectuer. Différé capital (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement de l’emprunt. Différé intérêts (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton , le nombre de mois pour différer le remboursement des intérêts de l’emprunt. Le différé d'intérêt ne pourra pas être supérieur au différé de capital. Remboursement du capital en fin de période Cocher la case afin de rembourser l'intégralité du capital sur le dernier mois de l'emprunt. Coût Cette partie permet de déterminer le montant réel de l'emprunt. Elle contient les éléments suivants : Échéance constante Cette zone indique le montant constant de l’échéance calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Amortissement constant 84 Manuel de référence Cette zone indique le montant constant de l’amortissement calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Coût total (Intérêts) Cette zone reprend le coût total de l’emprunt. Échéancier Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble des échéances de l'emprunt par années ou pour toutes les années. Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes : N° Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier. Mois Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance. Intérêts Chaque cellule correspond au montant d'intérêt pour chaque mois. Le calcul de ce montant est réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire. Capital remboursé Chaque cellule correspond l'amortissement constant ou non. S'il est constant, son montant est déterminé par le calcul suivant : {Capital emprunté / [(Durée/12) * périodicité] }, sinon il est déterminé par le calcul suivant : montant de l'échéance - les intérêts du mois. Echéance Chaque cellule correspond à l'échéance constante ou non. Si l'échéance est constante, elle est déterminée par les intérêts + le capital du mois sinon elle est définie par le calcul d'une échéance d'un emprunt ordinaire. Capital restant du Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année précédente - le capital remboursé de la période. Information Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici. Fiche Crédits-bails Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Crédits bails. Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Définition et Échéancier Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Définition Cet onglet est divisé en 3 parties : Crédit-bail, Loyer et Levée de l'option d'achat. Crédit-bail Cette partie contient les éléments suivants : Capital Vous devez indiquer dans ce champ le montant du crédit-bail. Au mois de 85 Aide Business Plan Grâce à la liste mise à votre disposition avec le bouton , vous devez choisir le mois ainsi que l’année au cours duquel le crédit-bail a été contracté. Loyer Cette partie permet de déterminer les montants et le coût du crédit bail. Elle contient les éléments suivants : Taux d’intérêt (%) Saisissez ici le taux annuel de remboursement du crédit-bail. Durée (en mois) Saisissez ou choisissez par le bouton la durée, en mois, de remboursement du loyer. Périodicité Sélectionnez la périodicité de paiement des loyers souhaités. Échéance Choisissez à quel moment interviendra le remboursement du loyer. Deux possibilités vous sont offertes : A terme à échoir ou A terme échu. Taux de TVA Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers du crédit-bail. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Remarque Pour une fiche de prévision Crédit Bail, si la fiche taux de TVA est paramétrée avec un taux par exercice, le Loyer TVA et le Loyer TTC de l'échéancier vont variés en fonction de ces taux. LoyerHT Cette zone indique le montant du loyer HT calculé en fonction des paramètres précédemment saisis. Coût total HT Cette zone indique le montant HT des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au Loyer total HT du crédit bail - le Capital. Coût total TTC Cette zone indique le montant TTC des frais d’intérêts sur le crédit-bail. Ce montant correspondant au Loyer total TTC du crédit bail - le Capital. Levée de l'option d'achat Cette partie permet de déterminer le montant du rachat du bien. Elle contient les éléments suivants : Rachat HT Cette zone permet de saisir le paiement d'une valeur résiduelle du bien dont le montant tient compte pour partie des loyers versés. Au mois de Les zones Mois et Année ne peuvent pas être saisies. Elles sont automatiquement le mois et l'année de la dernière échéance de Crédit bail. Rachat TTC Cette zone n'est pas saisissable. Elle contient le montant net du rachat du bien. Ce montant est obtenu par le Rachat HT * le Taux de TVA de la partie Loyer. Ce montant figurera dans le Tableau de trésorerie de l'année du rachat sous la rubrique Charges externes et autres achats. Échéancier rédit-bail par année ou pour toutes les années. Aucune cellule n'est saisissable dans l'onglet Échéancier. Cet onglet permet de visualiser l'ensemble deséchéances du c Le tableau de l'échéancier contient les colonnes suivantes : N° Chaque cellule correspond au numéro d'ordre de l'échéancier. Mois Chaque cellule correspond au mois concerné par l'échéance. Loyer HT aque mois. Le calcul de ce montant est réalisé comme celui d'un emprunt ordinaire. Chaque cellule correspond au montant HT du loyer pour ch 86 Manuel de référence Loyer TVA Chtau aque cellule correspond montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par le x de TVA qui détermine ce montant. Loyer TTC dire le montant du loyer HT + Le montant Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est àdu loyer TVA. Informatio Pour av Fiche Subv n oir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici. entions Exploitation Astuce Dans le ation d'une fiche de Subventions d'exploita Une prévision s préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la crétion. de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux : Le N m o se ici le no Saisiszm qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette o désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les onglets : Montants et Options fnction permet deaions ne informt seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Monta Le tabl onne à l'identique des autres fiches de prévisions. nts eau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et foncti Remarqu Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : e N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Saisissez les montants de subventions pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton . TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet onglet est composé de 3 parties. Options de saisie Cette p ments suivants : artie contient les élé Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. 87 Aide Business Plan Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. TVA à Cette partie permet de déterminer : payer Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors de la subvention. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'exploitation. Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'exploitation cliquez ici. Fiche Subventions Investissement Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Subventions d'investissement. Une prévision de subvention d'exploitation est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice 88 Manuel de référence Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la subvention d'investissement réalisée, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à l'investissement. Options Cet onglet est composé de 3 parties. Options de saisie Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut (Début d'exercice) ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. la case "Soumis à amortissements" si vous souhaitez que vos fiches Subventions d'investissement soient soumises au calcul d'amortissements. Ensu Amortissements Vous devez cocherite, vous pouvez : définir la Durée (nombre d'années) pour laquelle le bien sera amortis. sélectionner le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créez. saisir le Taux linéaire : Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type d'amortissement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : le Coef. fiscal (Cette zone est modifiable) sera alimenté en fonction de la durée d'amortissement sélectionnée. le Taux dégressif sera calculé automatiquement de la façon suivante : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche Financements-Subventions d'investissement et contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les subventions d'investissement cliquez ici. Fiche Ventes Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de Ventes. Une prévision de vente est définie par trois éléments principaux : Le Nom 89 Aide Business Plan Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de ventes. Le Type Choisissez le type de vente correspondant à la fiche créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Chiffre d’affaires et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Chiffre d’affaires Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il contient les colonnes non saisissables suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. CA/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la vente par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice N. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". En fonction du type de saisie choisi dans les options de la fiche, vous aurez à saisir soit : CA Saisissez le chiffre d’affaires, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. Vous avez la possibilité de modifier les valeurs mensuelles et le CA annuel sera re-calculé en conséquence. soit : Quantités Saisissez les quantités vendues, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. La modification des quantités mensuelles est permise, en conséquence, les quantités annuelles seront calculées. Prix Unitaire Indiqué le prix unitaire pour chaque quantité vendue, année par année. Cette zone alimentera automatiquement les données mensuelles. Toutefois, la modification mensuelle du prix unitaire est possible et la valeur annuelle sera re-calculée en conséquence. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Encours de production N° 90 Manuel de référence Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Période / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Production vendue La production vendue est égale au chiffre d'affaires réalisé pour la période ou pour le mois calculé dans l'onglet montant. Encours initial L'encours initial du premier mois de la première année de prévision est égal au montant saisi dans le Bilan N-1 pour la rubrique correspondante. Pour les mois suivants c'est la valeur de l'encours final du mois précédent qui est repris. Variation d'encours La variation d'encours est la différence entre l'encours final et l'encours initial. Remarque En fonction des options la variation d'encours pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera automatiquement. Encours final L'encours final est égal à l'Encours initial + Variation d'encours. Remarque En fonction des options l'encours final pourra être saisi. La mise à jour des autres colonnes se fera automatiquement. Production réelle La production réelle est égale à Production vendue + variation d'encours. Remarque En fonction des options la production réelle pourra être saisi. Les autres colonnes se mettrons automatiquement à jour. Options Options de saisie Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Chiffre d'affaires. Les options disponibles sont : Type de saisie Sélectionnez le type de saisie qui conviendra à l’activité de la société. Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque Cette option est toujours cochée par défaut à la création d'une fiche. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Avances & Acomptes / prévisions postérieures En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà reçues pour le dernier exercice de la période de prévision. Options de saisie des encours de production Cette partie permet d'activer ou non la gestion des encours de production. En l'activant un nouvel onglet est mis à disposition. Les options disponibles sont : 91 Aide Business Plan Gestion des encours de production La coche active l'option de gestion des encours de production. Choix du mode d'alimentation de l'onglet En sélectionnant l'option Calcul automatique de l'encours final annuel, vous choisirez alors : Pourcentage sur CA annuel Indiquer le pourcentage que représente l'encours de production sur le Chiffre d'Affaires annuel. Nombre de jour sur CA annuel Indiquez le nombre de jour correspondant à l'encours de production par rapport au Chiffre d'affaires annuel Saisonnalité Permet de choisir la saisonnalité de calcul de la variation d'encours. tion Saisie manuelle des variations d'encours, ou Saisie manuelle des Saisie manuelle des productions réelles, vous choisirez alors : En sélectionnant l'opencours finaux, ou Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque Cette option est toujours cochée dés que l'option de gestion des encours est cochée et que l'option de saisie est sélectionnée. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Remarque En fonction de l'option de saisie choisie, une seule colonne sera saisissable et les autres seront calculées. TVA à payer Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Chiffre d'affaires. Les fonctions disponibles sont : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée lors des ventes. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Info rmation 92 Manuel de référence Pour a ent d'informations sur les ventes cliquez ici. Fiche Achats voir un complém Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche Achats. Une prévision d’achat est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’achat. La Vente Sélectionnez dans la liste déroulante le nom du poste de vente associé à cet achat. La mention P&S ou Nég précédent le nom de la vente associée vous indiquera le type de cette vente. La zone "Actif" présent dans le champ "Vente" permet de déterminer si la vente choisie est active ou non. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste d'achat sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Achats, Stocks et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Achats L'onglet Achats vous permet de saisir les montants relatifs aux achats qui seront hypothétiquement effectués lors de la vie de l'entreprise. Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de val utres fiches de prévisions. Il contient les colonnes suivantes : eur et fonctionne à l'identique des a N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Cette colonne correspond aux montants que vous avez saisis dans la fiche de vente que vous avez sélectionnée en entête. Attention Si la vente correspondant à l'achat gère les encours de production, alors le montant servant de base de calcul est augmenté du montant de l'encours de production correspondant. Consommés Cette colonne est calculée en fonction de la Vente (CA) et du Taux ou du Tx marge/Tx marque que vous avez saisi. Cette colonne pourra être saisissable si dans les options, la Saisie des consommés se fait Par montant. Dans ce cas les achats rééls seront donc égaux aux consommés. En fonction de l'option choisie concernant le Taux de négoce, le calcul se fera différemment. Si vous choisissez un calcul par Taux de Marque La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente ) Exemple Vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 % 93 Aide Business Plan Si vous choisissez un calcul par Taux de Marge La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat ) Exemple (suite) Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 % Pour les calculs des achats de type Produits et services, il faudra saisir le Taux La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( Prix d'Achat / Prix de Vente ) Exemple (suite) Dans votre exemple, vous achetez pour 100 Eur et vous vendez à 300 Eur. Suivant la formule : 100 x ( 100 / 300 ) = 100 x 0,3333 = 33,33 % Evol Ach./ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'achat par mois et par an. Astuce Lorsque l'option de "Saisie des achats réels" est selectionnée, vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos achats pour les années supérieures au premier exercice N. Achats réels Cette colonne n'est pas saisissable si l'option de saisie des achats réels de l'onglet Options est "Calcul automatique". Le calcul de cette colonne est réalisé en fonction du délai de réapprovisionnement : Consommés + "Consommés des mois suivant le délai de réapprovisionnement" + stock mini - stock initial. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels * Taux de TVA" (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche). TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Achats réels + Taux de TVA". Suivant certaines conditions détaillées ci-dessous, vous avez la possibilité de saisir les colonnes suivantes : Vous avez soit l'une ou l'autre des colonnes suivantes en fonction du type de vente sélectionné (Négoce ou Produits & services) : Tx marge/Tx marque (Négoce) Saisissez le pourcentage de marge souhaité nécessaire au calcul des coûts d’achats. OU Taux (Produits & Services) Saisissez le taux nécessaire au calcul des coûts d’achats. La colonne Achats réels est saisissable dans le cas ou l'option de valorisation des achats réels est "Saisie manuelle". Vous pouvez saisir vos achats annuellement ou mensuellement. Dans le dernier cas, le montant annuel des achats réels sera re-calculé en conséquence. Remarque Une notion de saisonnalité pourra être utilisée pour les "Achats" réels saisis. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Stocks Attention Cet onglet ne sera pas proposé dans le cas où dans les options le calcul de la variation de stock n'est pas coché. 94 Manuel de référence Cet onglet contient les colonnes non saisissables suivantes : Stock initial Le stock initial est renseigné uniquement à partir de la 2ème période mensuelle. Le montant renseigné correspond au stock final de la période précédente. Entrées Les entrées en stock correspondent aux Achats réels en tenant compte du Délai d'approvisionnement sélectionné dans l'onglet Options de la fiche. Sorties Les sorties de stock correspondent aux Consommés de la Période. Stock final Le stock final est calculé en fonction du Stock initial, des Entrées et des Sorties. Le calcul est : [Stock initial + Entrées - Sorties] Stock mini Cette colonne n'est pas saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est "En jour" ou "Montant fixe". Le stock minimum en fonction des "jours" est calcul de la façon suivante : [Consommés annuels * (nombre de jours saisis dans les options / (nombre de jours de l'exercice)] Pour information : 1 mois est équivalent à 30 jours. Exemple de stock minimum de sécurité "En jour" Conditions : - Exercice de 6 mois, - Consommé de 45.000, - Nombre de jours du stock minimum de sécurité : 10. Le nombre de jours de l'exercice est donc 180 ( 6 mois * 30 jours ). Résultat : Le stock minimum sera : 2500 c'est à dire [45.000 * (10 /180)] Le stock minimum en fonction d'un montant fixe est déterminé par la saisie d'un montant dans l'onglet Options de la fiche. Ce montant sera identique pour tous les exercices. La colonne Stock mini est saisissable si le type de saisie du stock minimum de sécurité de l'onglet Options est "Montant par exercice". Vous pouvez pour chaque exercice définir un stock mini différent. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des achats réels Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants. Les options disponibles sont : Calcul de la variation de stock La coche permet de calculer les variations de stock et donc de proposer ou non l'onglet Stocks pour la fiche Achats valorisés par Choisissez la façon dont les achats vont être valorisés. Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Remarque 95 Aide Business Plan Cette option est toujours cochée par défaut et elle permet de saisir les achats réels annuels si l'option "Saisie manuelle" est choisie précédemment. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. Stock minimum de sécurité Cette partie permet de paramétrer comment sera défini le stock minimum de sécurité. Par la liste déroulante de la zone Type de saisie, vous pouvez choisir le type de saisie de votre stock de sécurité : En jours : Vous devez indiquer le Nombre de jours pour lequel il faudra tenir compte du stock de sécurité. Vous pouvez saisir le nombre de jours ou utiliser le bouton , Montant fixe : Vous devez indiquer le Montant fixe du stock minimum que vous souhaitez pour tous les exercices, Montant par exercice : Suite à la sélection de cette option, vous avez la possibilité de saisir un stock l'onglet Montants. La saisie des Consommés se fera soit Par pourcentage, soit Par montant. Par pourcentage permettra de saisir dans la colonne Tx/Tx marge/Tx marque afin de calculer la colonne Consommés. La saisie par montant permettra de saisir la valeur des consommés tout en recalculant la colonne Tx/Tx marge/Tx marque. Cette partie permet de définir le Délai d'approvisionnement. Vous devez indiquer le nombre de jours nécessaire pour faire entrer des produits afin que le stock soit suffisant pour réaliser des ventes. Vous utiliserez le bouton minimum par exercice dans Divers pour choisir le délai. Seul des multiples de 30 seront proposés. Elle permet également de définir le Taux de négoce. Cette option permet de choisir si le calcul du prix d'achat se fait en fonction du taux de marque ou du taux de marge. Avances & Acomptes / prévisions postérieures En cochant cette option, vous affecterez le bilan pour la rubrique des Avances & Acompte déjà versées pour le dernier exercice de la période de prévision. TVA déductible Cette partie permet de définir la TVA qui sera calculée dans l'onglet Montants. Les fonctions disponibles sont : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Déductible Choisissez à quel moment la TVA sera à déduire lors des achats. Par défaut, il sera proposé "Au décaissement". Cette information est toutefois modifiable. Décaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel le décaissement devra être enregistré. Pour cela, vous devez utiliser le bouton . 96 Manuel de référence Information Pour avoir un complément d'informations sur les achats cliquez ici. Fiche Charges externes Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de charges externes. Une prévision de charge est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permettra d’identifier les différentes fiches de charges. La Charge Sélectionnez le type de charge pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Suivant le type de charges sélectionné, le tableau est composé différemment. Dans tous les cas, il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la charge par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution de vos charges fixes uniquement pour les années supérieures au premier exercice N. TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Dans le cas d'une charge fixe, le tableau contient les colonnes : Montant Saisissez le montant annuel ou mensuel de la charge créée atiquement les données mensuelles ou la zone annuelle. Dans le cas d'une charge variable, le tableau contient les colonnes : . Cette zone alimentera autom Actif/vente Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisi précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions 97 Aide Business Plan CA Cette colonne n'est pas saisissable. Elle correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la charge variable. % CA Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes que représente la charge. Attention Si plusieurs prévisions de vente sont actives, et que vous saisissez un pourcentage sur une ligne seulement, ce pourcentage sera réparti mensuellement pour toutes les prévisions Actives. Montant Cette zone n'est pas saisissable. Les montants de cette colonne sont obtenu par le CA * %CA. quement les données mensuelles. Ellealimentera automati Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Cette partie permet de paramétrer la saisie de l'onglet Montants. Les options disponibles sont : Options de saisie Saisie possible par exercice annuelle des montants. La coche autorise la saisie Remarque Cette option est toujours cochée par défaut. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque Cette zone est accessible uniquement pour les charges de type fixe. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Saisonnalités à partir des préférences de base. TVA déductible Cette partie contient les options suivantes : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Déductible Choisissez à quel moment sera déduite la TVA des achats grâce à la liste déroulante. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Décaissements Cette partie contient les éléments suivants : Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. 98 Manuel de référence En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionné l'Échéance à ou l'Echéancier le décaissement pour lequel devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les "charges externes & autres achats" cliquez ici. Personnels Fiche Personnel "Gérants non salariés" Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel. Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel. Le Profil Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé. Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé. Remarque Des profils "Personnel" sont proposés par défaut. Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein, Commissions et Options Salaires & cotisations et onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel. Il est composé des colonnes suivantes : C N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Brut/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier exercice N. Brut annuel / mensuel Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée. Primes Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options). Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée. Commission Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options). Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission. Tx cotisation Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée. Cotisation 99 Aide Business Plan Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation calculée ou saisies. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cotisation]. Net à payer Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cotisations]. Coût Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cotisations] ou [Net à payer + Cotisations]. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Équivalent Temps Plein (ETP) Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. Exemple Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une personne à mi-temps). Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations". Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et la colonne Taux de cotisation n'apparaît plus. La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d'employés concernés par le poste créé. Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de gérants non salariés concernés. De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel de la société. La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier exercice N. Exemple Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés. Commissions Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Actif/vente Ces colonnes correspondent aux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions Base Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la commission. % Base Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant des commissions pour la fiche créée. 100 Manuel de référence Montant Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base * la colonne % Base. En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an. Remarque Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage. Options Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements. Options de saisie Cette partie contient les options suivantes : Type de saisie des cotisations Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Primes Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes. Commissions Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires. Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible. Type de saisie Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Basés sur le montant Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé. Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions. Décaissements Cette partie contient les options suivantes : Décaissement des Salaires Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé. Décaissement des Cotisations Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé. Cotisation forfaitaire minimale (1ère année) Indiquez le montant de la cotisation forfaitaire. Par défaut le montant saisi sera 3500. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Fiche Personnel "Salariés" Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche du personnel. Une prévision de personnel est définie par quatre éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de personnel. Le Profil Choisissez le type de personnel concerné par le poste créé. Puis sélectionnez le profil souhaité pour le poste créé. Remarque Des profils "Personnel" sont proposés par défaut. Avec cette version, vous avez la possibilité de gérer vos propres profils. 101 Aide Business Plan La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets suivants : Salaires & cotisations, Équivalent Temps Plein, Commissions et Options Salaires & cotisations Cet onglet permet de saisir les informations concernant le "Bulletin de paye" du personnel. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Brut/ % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du brut par mois et par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du brut pour les années supérieures au premier exercice N. Brut annuel / mensuel Saisissez le montant du salaire brut à verser pour la fiche créée. Primes Cette colonne est visible et saisissable uniquement si l'option "Prime" est sélectionnée (onglet Options). Saisissez le montant mensuel des primes pour la fiche créée. Commission Cette colonne est visible uniquement si l'option "Commission" est sélectionnée (onglet Options). Les montants des commissions sont déterminés dans l'onglet Commission. Tx patronale/salariale Indiquez le pourcentage des cotisations qui seront à payer pour la fiche créée. Cot.Patronale Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation patronale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation patronale. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cot. Patronale]. Cot.Salariale Cette colonne peut être saisissable en fonction des options choisies. Elle contient le montant de la cotisation salariale calculée ou saisie. Le calcul de cette cotisation est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du Taux de cotisation salariale. [(Brut + Primes + Commissions) * Taux Cot. Salariale]. Net à payer Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le montant à payer au personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir du montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions - Cot. Salariale]. Coût Cette colonne n'est pas saisissable. Elle contient le coût total du personnel. Le calcul de ce montant est réalisé à partir montant Brut, des Primes et Commissions si elles existent et du montant de Cotisation. [Brut + Primes + Commissions + Cot. Patronale + Cot. Salariale] ou [Net à payer + Cotisations (patronale et salariale)]. Astuce Les montants pourront être saisis directement années par années, sur la grille proposée, ou mensuellement en cliquant sur le bouton . Équivalent Temps Plein Il n’est pas nécessaire de définir une fiche de personnel par individu. En effet, grâce à la notion d'ETP (Équivalent Temps Plein), il sera possible d'indiquer le nombre de gérants concernés par la fiche ou de gérer les cas particuliers. 102 Manuel de référence Exemple Dans le cas des temps partiels, le logiciel permet de saisir des valeurs avec des décimales (ex : 0.5 pour une personne à mi-temps). Les colonnes du tableau de cet onglet sont quasi-identiques à celle de l'onglet "Salaires & Cotisations". Toutefois, les colonnes Brut et Primes ne sont plus saisissables et les colonnes Taux de cotisation patronale et salariale n'apparaissent plus. La colonne ETP vous permet de saisir le nombre d’employés concernés par le poste créé. Cette valeur permettra de proratiser les montants saisis en fonction du nombre de salariés concernés. De ce fait, les coûts seront multipliés par la valeur de l'ETP pour reproduire exactement les frais de personnel de la société. La colonne Evol.ETP contient le pourcentage d'évolution du nombre de personnel par an. Astuce Vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution du personnel pour les années supérieures au premier exercice N. Exemple Si vous saisissez "2" dans la colonne ETP, tous les montants des colonnes suivantes seront doublés. Commissions Cet onglet est accessible uniquement si l'option Commission est sélectionnée dans l'onglet Options. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Actif/vente ux prévisions de vente que vous avez saisies précédemment. Si la fiche n'est pas Active, la base ne sera pas prise en compte dans le calcul des commissions Ces colonnes correspondent a Base Cette colonne correspond au montant des prévisions de vente et est la base pour le calcul de la commission. % Base Dans cette colonne, vous devez indiquer le pourcentage des ventes qui permettra de calculer le montant des commissions pour la fiche créée. Montant Cette colonne contient le montant calculé de la commission. Ce calcul est effectué par la colonne Base * la colonne % Base. En fonction des options, cette colonne pourra être saisissable. Evol. Mt / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de la prime par mois et par an. Remarque Il est possible de déterminer un pourcentage global de calcul de commission. Celui-ci sera alors répercuter sur toutes les lignes de ventes. Toutefois, vous pourrez modifier individuellement chaque pourcentage. Options Cet onglet permet de paramétrer la saisie de salaires et les décaissements. Options de saisie Cette partie contient les options suivantes : Type de saisie des cotisations Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Primes Cochez la zone si dans le calcul des salaires vous souhaitez intégrer des primes. Commissions Cochez la case si des commissions doivent intervenir dans le calcul des salaires. 103 Aide Business Plan Si cette zone est cochée alors l’accès à la zone "Basés sur le montant" est possible. Type de saisie Choisir la saisie Par pourcentage ou Par montant Basés sur le montant Choisissez sur quel type de montant le calcul des commissions sera réalisé. Ensuite, vous devez cliquer sur l'onglet Commissions pour définir le montant des commissions. Décaissements Cette partie contient les options suivantes : Décaissement des Salaires Choisissez à quel moment seront décaissés les salaires du poste créé. Décaissement des Cotisations Sélectionnez à quel moment seront décaissés les cotisations relatives au poste créé. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Fiche Impôts et taxes (sauf Impôt Société) Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche d'impôts et taxes. La fiche des Autres Impôts et Taxes est définie par les éléments principaux suivants : Le Nom Saisissez le nom de l’impôt que vous souhaitez créer. Le Type de charge Le type de charge attribué par défaut est "Fixe", pour chaque nouvelle fiche. Vous pouvez à tout moment modifier ce type. La fonction AsCette fonction pe sujetti rmet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise n’y serait pas soumise. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Vous pouvez saisir uniquement un montant mensuel dans cette colonne. Ce montant correspond au paiement de l’impôt pour les mois correspondants. Evol. Montant / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution de l'impôt par mois et par an. Résultat Vous avez accès à la saisie mensuelle de cette colonne uniquement si vous avez choisi l'option "saisie manuelle" de la ventilation dans le compte de résultat (onglet Options). 104 Manuel de référence Exemple Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat, cliquez ici Options Cette zone permet de définir la période de ventilation des Impôts & taxes dans le Compte de résultat. Cette ventilation peut-être : Identique aux décaissements : le montant d'impôt saisi pour une période est décaissé pour cette période et est pris en compte dans le compte de résultat de cette période. Saisie manuelle : le chiffre saisi dans la colonne "Montant" sera décaissé pour la période ou il est présent. Vous avez la possibilité de saisir manuellement dans la "colonne Résultat" le montant de l'impôt qui sera pris en compte pour une autre période dans le compte de résultat (exercice inférieur ou supérieur). Exemple Pour avoir un exemple de saisie manuelle pour la ventilation de l'impôt dans le Compte de résultat, cliquez ici Information Pour avoir un complément d'informations sur les "Autres Impôts & Taxes (sauf IS)" cliquez ici. Autres prévisions Exploitation Fiche Production Immobilisée Astuce Dans les préférences de prévision, vous avez la possibilité de pré-définir la création d'une fiche de production immobilisée. Une prévision de production immobilisée est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche. Le Type Choisissez le type concerné par la fiche créée, Corporel ou Incorporel. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois 105 Aide Business Plan Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de la production réalisée, pour le ou les mois concernés. Le bouton vous permettra de visualiser le tableau d'amortissement correspondant à la production. Options Cet onglet est composé de deux parties. Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Amortissements Cette partie contient les éléments suivants : Soumis à amortissements Cochez la case si vous souhaitez que votre production immobilisée soit soumise au calcul d'amortissements. Durée Choisissez le nombre d’années sur lequel elle sera amortie. Type Sélectionnez le type d’amortissements qui sera pratiqué pour la fiche que vous créé. Taux linéaire Cette zone indique le pourcentage attribué pour la durée et le type d’amortissement choisi précédemment. Et enfin, si le type d'amortissement est Dégressif : Coef. fiscal Cette zone est non modifiable. Elle sera alimentée dans le cas où le type d’amortissement choisi est "Dégressif" et en fonction de la durée d’amortissement sélectionnée. Taux dégressif Ce taux est calculé dans le cas où le type d’amortissement choisi serait "Dégressif". Son calcul est le suivant : Taux Linéaire * Coef. Fiscal. Fiche Autres Produits Une prévision d'autre produit est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarqu Un ong et de saisir des informations complémentaires. Montan Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. e let Notes perso permts Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : 106 Manuel de référence N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Saisissez les montants pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton . TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet onglet contient 3 zones. Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. TVA collectée Cette partie permet de déterminer : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A payer Choisissez à quel moment la TVA sera payée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche. Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Fiche Charges à répartir Une prévision de charge à répartir est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions. 107 Aide Business Plan La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Mont. / % Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de charge à répartir par mois et par an. Montant Indiquez les montants des Charges à répartir pour l'année ou les mois correspondants. Evol. Am. / % Mens. a. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant d'amortissement de la charge par mois et par an. Amort Indiquez les montants d'amortissement pour l'année ou les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Options de saisie des amortissements Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option pr . Fiche Autres charges Une prévision d'autre charge est définie par deux éléments principaux : écédente est activée Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de subvention d'exploitation. 108 Manuel de référence La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les nt alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fich st ensuite composée de deux onglets : Montants et Options informations ne seroe e Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque Seule la colonne Montant sur une ligne 'Mensuelle' est saisissable. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous être dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Saisissez les montants pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement sur la grille proposée en cliquant sur le bouton . TVA Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant * Taux de TVA (Paramétré dans l'onglet Options de cette fiche)". TTC Les chiffres de cette colonne sont obtenus par l'opération "Montant + Taux de TVA". Options Cet onglet contient 3 zones. Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. TVA déductible Cette partie permet de déterminer : Taux de TVA Choisissez l’intitulé de TVA correspondant au taux souhaité. Par défaut, c’est le taux "Normal" qui sera affiché. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. A récupere Choisissez à quel moment la TVA sera récuperée. Par défaut, il sera proposé "A la facturation". Cette information est toutefois modifiable. Encaissements Cette partie permet de paramétrer l'échéancier de la fiche. Type d’échéancier Le type d’échéancier proposé est soit simple, soit prédéfini. 109 Aide Business Plan Astuce Pour avoir la possibilité de sélectionner un échéancier prédéfini, vous devez avoir créer celui-ci dans les préférences de base. En fonction du type d'échéancier sélectionné, vous devez sélectionner l'Échéance à ou l'Echéancier pour lequel l'encaissement devra être enregistré. Pour cela vous devez utiliser le bouton . Financier Fiche Produits financiers Une prévision de produit financier est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Fiche Charges financières Une prévision de charge financière est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes. La fonction Actif 110 Manuel de référence Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Fiche Dividendes Une prévision de dividende est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de dividendes. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. 111 Aide Business Plan Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Information Pour avoir un complément d'informations sur les dividendes cliquez ici. Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Exceptionnels Fiche Produits exceptionnels Une prévision de produit exceptionnel est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice / Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. 112 Manuel de référence Fiche Charges exceptionnelles Une prévision de charge exceptionnelle est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Montant Indiquez les montants de dividendes pour les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des montants Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Divers Fiche Provisions Une prévision de provision est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de provisions. Le Type Le type pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée des onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants 113 Aide Business Plan Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice. Evol. Dot. /% Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant des dotations par mois et par an. Dotation Indiquez les montants des dotations pour l'année ou les mois correspondants. Evol. Rep. /% Mens. Cette colonne contient le pourcentage d'évolution du montant de reprise par mois et par an. Reprise Indiquez les montants des reprises pour l'année ou les mois correspondants. Astuce Les montants pourront être saisis mensuellement en cliquant sur le bouton . Options Options de saisie des dotations Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Options de saisie des reprises Cette partie contient les éléments suivants : Saisie possible par exercice La coche autorise la saisie annuelle des montants. Saisonnalité par défaut Sélectionnez la saisonnalité souhaitée pour les achats dans la liste déroulante. La saisonnalité "Mensuelle" sera celle attribuée par défaut lors de la création d’une nouvelle fiche. Remarque La saisonnalité par défaut ne sera accessible que dans le cas où l'option précédente est activée. Fiche Produits constatés d'avance La fiche des Produits constatés d'avance est définie par les éléments principaux suivants : Le Nom Saisissez le nom du Produit que vous souhaitez créer. Le Type Le type pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants. Remarque 114 Manuel de référence Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice. Exercice Elle correspond à l'exercice de prévision. Montant Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne. Charges constatées d'avance La fiche des Charges constatées d'avance est définie par les éléments principaux suivants : Le Nom Saisissez le nom de la charge que vous souhaitez créer. Le Type Le type pour la prévision créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Il contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice. Exercice Elle correspond à l'exercice de prévision. Montant Vous pouvez saisir uniquement un montant annuel dans cette colonne. Fiche Impôt Société et Impôt Forfaitaire Annuel La fiche de l’Impôt Société est définie par 2 éléments principaux : Le Nom A la création du dossier cette fiche est déjà créée. Le nom qui lui est attribué est ‘’Impôt société’’. La fonction Assujetti Cette fonction permet de désactiver ponctuellement la fiche d’Impôt Société dans le cas où l’entreprise n’y serait pas soumise. Accéder à la fiche Pour accéder à la fiche, vous devez dérouler le type de prévision Autres, puis cliquez sur le dossier Impôt Société pour y accéder. Par défaut lors de la création du dossier, la fonction Assujetti ne sera pas activée. Le récapitulatif que propose EBP Business Plan, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il permet de mettre en avant les différents versements à effectuer au titre de l'IS ou de l'IFA, ainsi que les éventuels remboursements de crédit d'impôt. La fiche est ensuite composée de trois onglets : Calcul de l'impôt, Acomptes & Liquidation du solde et Options Calcul de l'impôt Cet onglet permet de paramétrer les ajustements et le taux d'imposition qui concernent votre établissement. Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Remarque 115 Aide Business Plan Seules les colonnes Ajustements et Taux d'imposition sont saisissables. Les colonnes de ce tableau sont : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice. Exercice Elle correspond au libellé de l'exercice. Résultat avant impôt Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt du Compte de résultat de votre dossier. Report déficitaire Les montants affichés proviennent du résultat avant impôt "négatif" de l'année précédente si l'option "Report déficitaire en avant" (voir onglet option) a été sélectionnée. Ajustements Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin de déterminer le montant du résultat imposable. Résultat imposable Le montant du Résultat imposable provient des 3 colonnes précédentes. Son calcul est suivant : Résultat avant impôt +report déficitaire + ajustements. Taux d'imposition En fonction du choix réalisé dans l'onglet Options, saisissez le taux d’impôt ou les taux par tranches utiles au calcul du montant de l'impôt. Montant calculé Le "montant calculé" est obtenu par le calcul suivant : Résultat imposable * Taux d'imposition. Ajustements Saisissez les ajustements qui doivent intervenir afin d'obtenir le montant final de l'impôt société. Montant final Le "montant final" est obtenu par le calcul suivant : Montant calculé + Ajustements. Information Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Société cliquez ici. Acomptes & Liquidation du solde Cet onglet permet de paramétrer les acomptes d'IFA qui concernent votre établissement. Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Les colonnes de ce tableau sont réparties en 4 groupes : Période Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables. Vous disposez des informations suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Période Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois de cet exercice. Acomptes Remarque ctionnées, seules les colonnes IFA à payer, IFA imputé sur acompte IS, ent être saisies. Vous disposez des informations suivantes : En fonction des options séleAcompte IS à payer peuv IFA à payer Saisissez le ou les montants d'IFA à verser pour l'année. Acomptes IS calculés Ces acomptes sont calculés sur la base de l'impôt société à payer en fin de l'année précédente et les options sélectionnées. 116 Manuel de référence IFA imputé sur acompte IS En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant d'IFA imputé sur acompte IS ou vous devez saisir le montant des acomptes d'IFA qui seront imputés aux acomptes d'IS. Acompte IS à payer En fonction des options sélectionnées, vous aurez automatiquement le montant de l'acompte IS à payer ou vous devez saisir le montant des acomptes IS à payer. Acomptes IS non soldés Ces acomptes sont calculés en fonction des renseignes des 3 colonnes précédentes. Liquidation de l'impôt Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables. Vous disposez des informations suivantes : Montant Impôt N-1 IFA imputé sur liquidation Solde à payer Excédent à récupérer Solde IFA Les colonnes de cette partie ne sont pas saisissables. Vous disposez des informations suivantes : IFA non soldés IFA imputé en charge Information Pour avoir un complément d'informations sur l'Impôt Forfaitaire Annuel cliquez ici. Options Options de calcul de l'impôt Taux d'imposition par tranche Cette option permet de saisir des tranches d'imposition spécifiques pour un certain taux. Cette option n'est pas cochée par défaut. Report déficitaire en avant Cochez la case si vous souhaitez que le déficit de chaque année soit reporté sur l'année suivante soit reporté pour calculer votre impôt société. Impôt forfaitaire annuel Assujetti à l'impôt forfaitaire annuel Cochez la case si vous êtes assujetti à l'impôt forfaitaire annuel. Avance récupérable au titre de l'Impôt Société (en années) Sélectionnez le nombre d'années pour lesquelles vous pouvez récupérer l'avance d'IFA au titre de l'impôt société. Liquidation de l'impôt Déclaration des résultats Choisissez le nombre de jours, après la fin de l’exercice pour lequel la déclaration du résultat sera réalisée. Règlement du solde Choisissez le nombre de jours, après la déclaration des résultats pour lequel interviendra le règlement du solde de l’impôt. Remboursement du crédit Choisissez le nombre de jours au cours duquel le remboursement du crédit interviendra après le règlement du solde de l’impôt. Saisie des acomptes IS Acomptes IS valorisés par Choisissez le mode de calcul qui sera utilisé pour générer les acomptes de l'Impôt Société (calcul automatique ou saisie manuelle). Calendrier Cochez les mois pour lesquels le versement d’un acompte interviendra. Eléments antérieurs 117 Aide Business Plan Fiche Bilan Antérieur Une prévision de Bilan antérieur est composée des onglets Actif, Passif et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. Les onglets Actif et Passif contiennent : Les rubriques du Bilan, Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3). Astuce Pour les prévisions qui devront être éclatées, vous disposerez d'un bouton dans la colonne Accès à la répartition associée qui vous permettra de saisir les différents montants. Une fois les montants répartis, la valeur saisie figurera dans colonne Mt N-1 réparti. Les rubriques Devant les sous rubriques, vous disposez des signes + et - qui vont vous permettre de suivre les calculs des résultats. Les listes des sous-rubriques, rubriques et totaux sont identiques au Bilan. Les colonnes des années antérieures Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques. Remarque Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible). Incidences sur les éditions de résultats Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Bilan. Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Bilan (Structure du passif entre les fonds propres et les dettes, Actif, Passif...). Bilan & éléments associés Fiche Stocks Antérieurs Une prévision de Stocks antérieurs est composée d'un onglet Stock initial & Entrées de stocks, d'un onglet Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. L'onglet Stock de marchandises Tous les achats de type Négoce saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi vous pourrez saisir un stock initial dans la colonne correspondante. Astuce Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces lignes. Cet onglet contient les zones de saisie suivantes : Stock initial Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan. Entrées Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants. Remarque Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne Stocks, de la rubrique Stocks de marchandises. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous indique la valeur du déséquilibre. Attention Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord. L'onglet Stock de matières premières Tous les achats de type Produits et services saisis dans les prévisions seront listés dans cette grille. Ainsi vous pourrez saisir un stock initial dans la colonne correspondante. Astuce Les achats non actifs dans les prévisions seront indiqués, en grisé, et la saisie ne sera pas possible sur ces lignes. 118 Manuel de référence Cet onglet contient les zones de saisie suivantes : Stock initial Saisissez le montant du stock initial pour l'achat concerné, pour la première année du business plan. Entrées Saisissez le montant des entrées pour les mois correspondants. Remarque Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne Stocks, de la rubrique Stocks de matières premières. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous indique la valeur du déséquilibre. Attention Si les stocks ne sont pas répartis sur chaque achats, le bilan sera alors déséquilibré. Le déséquilibre sera alors matérialisé par un avertissement dans le tableau de bord. L'onglet Encours de production Toutes les ventes crées dans le dossier seront listées ici. Cela permettra de paramétérer l'encours initial pour la première année de prévision. Remarque Le montant figurant dans le total de la colonne Total doit être égal à celui saisi dans le bilan N-1 sur la ligne Encours, de la rubrique Encours de production. Dans le cas contraire un message d'avertissement vous indique la valeur du déséquilibre. L'onglet Options Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois concernés par les entrées en stock. Incidences sur les éditions de résultats La saisie effectuée dans cette fiche aura une incidence sur les calculs de l'onglet Montants des fiches d'achats. Fiche Encaissements & Décaissements antérieurs La prévision des Encaissements & Décaissements antérieurs est composée d'un onglet Encaissements, d'un onglet Décaissements, d'un onglet Options et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. Cette prévision permet de saisir les différents encaissements qui interviendront suite à la saisie du bilan N-1. Les rubriques utilisées dans le bilan N-1 seront listées dans les deux onglets. Remarque La répartition des décaissements et encaissements n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra d'obtenir une trésorerie plus réaliste. Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan. Les Encaissements Les Encaissements se feront sur les rubriques suivantes : Clients, Subventions d'exploitation, Apports en capital, Comptes courants d'associés, Subventions d'investissements, Remboursements de crédit d'IS. Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne Bilan N-1(rappel). La colonne Encaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement. Les Décaissements Les Décaissements se feront sur les rubriques suivantes : Fournisseurs Charges externes & autres achats, Personnel, Immobilisations, Comptes courants d'associé, Impôt sur les sociétés, Autres impôts & taxes. 119 Aide Business Plan Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les différentes rubriques seront reprises dans la colonne Bilan N-1 (rappel). La colonne Décaissements indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement. Les Options Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie. Incidences sur les résultats Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Tableau de trésorerie. Fiche TVA à payer & TVA à récuperer antérieurs La prévision TVA à payer & TVA à récuperer antérieur est composée de l'onglet TVA, de l'onglet Options et de l'onglet Notes perso. Cette prévision permet de prendre en compte la situation de TVA lors de la cession d'activité de la société que vous reprenez. Remarque La répartition des TVA N-1 n'est pas obligatoire dans le dossier mais elle permettra d'obtenir une situation financière plus compléte et réaliste. Dans le cas où le montant figurant dans le total de la colonne Total est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan. L'Onglet TVA Toutes les valeurs saisies dans le bilan N-1 concernant les rubriques TVA collectée et TVA déductible seront reprises dans la colonne Bilan N-1(rappel). La colonne Total indiquera le montant total des valeurs qui seront réparties mensuellement. L'onglet Options Cet onglet permet d'indiquer le nombre de mois pour lesquels il faudra réaliser une saisie. Incidences sur les éditions de résultats La répartition des TVA du bilan N-1 aura une conséquence sur les Récapitulatifs de TVA et donc par conséquent sur le Tableau de trésorerie, le Bilan et le BFR. Fiche Produits et Charges constatés d'avance antérieurs La prévision des Produits & Charges constatés d'avance antérieurs est composée d'un onglet Produits constatés d'avance, d'un onglet Charges constatées d'avances et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. Cette prévision permet de répartir la somme saisie dans le Bilan N-1 Remarque La répartition des produits & charges constatés d'avance est obligatoire. Dans le cas contraire les montants saisis dans le Bilan N-1 ne seront pas reprisent dans le Bilan prévisionnel. Dans le cas où le montant figurant dans l'un des onglet est supérieur à celui saisi de la colonne Bilan N-1 alors un message d'avertissement vous indique le déséquilibre du bilan. Les Produits constatés d'avance Les Produits constatés d'avance se feront sur les rubriques suivantes : Vente de marchandise, Production vendue, Subventions d'exploitations, Autres produits, Produits financiers, Produits exceptionnels. Les Charges constatés d'avance Les Charges constatées d'avance se feront sur les rubriques suivantes : Achats de marchandises, Achats de matières premières, Loyers de crédit-bail, Charges externes et autres achats, Salariés, Gérants non salariés, Autres charges de personnel, Impôts et taxes, Autres charges, Charges financières, 120 Manuel de référence Charges exceptionnelles. Incidences sur les résultats Les valeurs saisies dans cette fiche seront reprises sur le Bilan. Fiche Amortissements antérieurs Une prévision d’amortissement antérieur est définie par trois éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier la fiche d’amortissement. Le Type Choisissez le type d’amortissement concerné par la fiche créée. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montants. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Montants Dans la colonne Montant, de l'année concernée, vous saisirez la valeur de l'amortissement à pratiquer, pour le ou les mois concernés. Fiche Comptes Courants antérieurs Une prévision de compte courant antérieur est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de comptes courants. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Le tableau de cet onglet est un récapitulatif de valeur et fonctionne à l'identique des autres fiches de prévisions. Il est composé des colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Blocage Indiquez le montant mensuel du capital qui sera bloqué par rapport au montant placé. Ce capital bloqué entre dans le calcul de la rubrique Dettes/Dont à plus d'un an (LMT) du Bilan. 121 Aide Business Plan Déblocage Saisissez le montant du capital à débloquer pour le mois concerné. Intér. à payer La colonne "Intérêt à payer" est renseignée uniquement si vous souhaitez le remboursement d'intérêts et que vous avez saisi un "Taux annuel d'intérêt"(onglet Options). Remboursement Saisissez à quel moment vous souhaitez le remboursement et la valeur du remboursement qui interviendra sur le compte courant créé. Solde à payer Les montants de cette colonne proviennent du calcul suivant : Solde à payer (période précédente) + Capital de la période + Intérêts - Remboursement Options Options de saisie Vous devez cocher la case Blocage, déblocage du capital si vous souhaitez gérer les blocages ou déblocages des capitaux. Par cette action, des colonnes supplémentaires seront à votre disposition dans l'onglet Montant. Remboursements des intérêts Vous devez cocher la case "Remboursement" si vous souhaitez que vos fiches Comptes courants d'associé gèrent les remboursements d'intérêts. Ensuite, vous pouvez paramétrer : le Mode de paiement Sélectionnez le mode de paiement des intérêts versés aux associés titulaires d’un compte courant. Information Pour avoir un complément d'information sur les comptes courants d'associé cliquez ici. Fiche Emprunts antérieurs Une prévision d’emprunt antérieurs est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches d’emprunts. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de l'onglet Montant. Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. Montants Cet onglet permet de saisir les montants relatifs à la reprise d'un emprunt lors de la reprise d'une société. Le tableau contient les colonnes suivantes : N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Intérêts Saisissez le montant des intérêts qui seront à payer pour chaque mois. Capital remboursé Saisissez le montant du capital remboursé sur chaque mois. Échéance Chaque cellule correspond à une échéance constante. Elle est déterminée par les intérêts + le capital du mois. Capital restant du 122 Manuel de référence Chaque cellule correspond au capital de l'emprunt restant à rembourser. Il est calculé de la façon suivante : Montant de l'emprunt (pour la 1ère année) ou montant 'Capital restant du' de l'année précédente - l'échéance de la période. Le montant du 'Capital restant du' pour l'année N-1 devra être saisi. Capital à remb. CT Chaque cellule correspond au capital à rembourser à court terme (à moins d'un an). Le montant du 'Capital à remb. CT' sera à saisir pour la dernière année de prévision. De ce montant découlera le montant du 'Capital à remb. LMT'. Capital à remb. LMT Chaque cellule correspond au capital à rembourser à long et moyen terme (à plus d'un an). Information Pour avoir un complément d'informations sur l'emprunt cliquez ici. Fiche Crédits-bails antérieurs Une prévision de crédit bail est définie par deux éléments principaux : Le Nom Saisissez ici le nom qui permet d’identifier les différentes fiches de crédit-bail. La fonction Actif Cette fonction permet de désactiver ponctuellement un poste sans toucher à sa définition. Les informations ne seront alors pas prises en compte dans l’ensemble des résultats. La fiche est ensuite composée de deux onglets : Montants et Options Remarque Un onglet Notes perso permet de saisir des informations complémentaires. ris lors de la reprise d'une société. Le tableau contient les colonnes suivantes : Montants Cet onglet permet de saisir les loyers d'un crédit-bail rep N° Elle correspond au numéro d'ordre de votre exercice et lorsque vous êtes dans le détail du tableau, au numéro d'ordre de la période de l'exercice. Exercice/ Mois Elle correspond à l'exercice puis dans le détail au mois ou période de cet exercice Loyer HT Saisissez le montant HT du loyer pour chaque mois. Loyer TVA Chaque cellule correspond au montant de TVA du loyer pour chaque mois. C'est le loyer HT multiplié par le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option. Loyer TTC Chaque cellule correspond au montant TTC du loyer, c'est à dire le montant du loyer HT + Le montant du loyer TVA. Rachat HT Cette zone permet de saisir le montant HT du rachat du bien. Rachat TVA Cette cellule correspond au montant de TVA du rachat saisi pour chaque mois. C'est le rachat HT multiplié par le taux de TVA qui est déterminé dans l'onglet Option. Rachat TTC Chaque cellule correspond au montant TTC du rachat, c'est à dire le montant du rachat HT + Le montant du rachat TVA. Options Cet onglet permet de déterminer la TVA à pratiquer sur le crédit-bail. 123 Aide Business Plan Taux de TVA Sélectionnez, dans le menu déroulant, le taux de TVA pratiqué pour les loyers et le rachat du crédit-bail antérieur. Astuce Vous avez la possibilité de créer d'autres Taux de TVA à partir des préférences de base. Information Pour avoir un complément d'informations sur le crédit bail cliquez ici. Autres Fiche Compte de Résultat Antérieur Une prévision de Compte de Résultat antérieur est composée d'un onglet Liste et d'un onglet Notes perso qui permet de saisir des informations complémentaires. L'onglet liste contient : Les rubriques du compte de résultat, Les colonnes correspondantes au nombre d'années antérieures à saisir (au maximum 3). Les rubriques Devant chaque rubrique et sous rubrique, vous disposez des signes + et - afin de vous permettre de suivre les calculs automatique des résultats. La liste des sous-rubriques, rubriques et totaux est identique au Compte de résultat. Les colonnes des années antérieures Vous devez saisir les informations "antérieures" de chacune des sous-rubriques ou rubriques. Remarque Dans cette liste, il est impossible de préciser le détail des sous-rubriques (pas de saisie de prévision possible). A la fin de la saisie vous devez avoir le même "Résultat net" que celui présent sur le document que vous a fournis l'établissement que vous reprenez. Incidences sur les éditions de résultats Les valeurs saisies seront reprises dans les colonnes des éléments antérieurs du Compte de résultat. Elles seront également présentes dans les graphiques et ratios référençant des éléments du Compte de résultat (Analyse détaillée du résultat, Taux de marge...). Résultats Visualisation des résultats Chaque Résultat se présentera sous forme de tableaux avec de multiples niveaux de tri. Les tris se réalisent suivant une sélection de paramètres et de filtres: Tris sous forme de paramètres d'affichage Périodicité Suivant l'endroit ou vous vous positionnez, vous avez la possibilité de visualiser votre résultat de façon : Mensuelle, Cumulée, Annuelle. Remarque Vous pouvez visualiser uniquement annuellement les résultats concernant le noeud Fonds de Roulement. Exercice Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées. Remonter Unité Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos résultats suivant une unité définie par défaut dans les préférences du dossier, onglet divers. 124 Manuel de référence Vous disposez des unités suivantes : A l'unité, Dizaines, Centaines, Milliers. Remonter Elts antérieurs Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier. Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants : Aucun, N-1, N-2, N-3. Remonter Visualisation Ce paramètre est disponible uniquement pour le tableau de "Compte de résultat". Il permet d'afficher les résultats en : Montants, Pourcentage de ventes (% ventes), Les 2 : affichage des montants et en dessous des pourcentages. Remonter Tris sous forme de filtres d'affichage Détail Totaux : permet d'afficher ou non seulement les lignes de totaux. Rubriques : permet d'afficher ou non l'ensemble des rubriques. Sous-rubr. : permet d'afficher ou non l'ensemble des sous-rubriques. Prévisions : permet d'afficher ou non le détail des prévisions. Remonter Non valorisées Totaux : permet d'afficher ou non les totaux sans valeurs. Rubriques : permet d'afficher ou non les rubriques sans valeurs. Sous-rubr. : permet d'afficher ou non les sous-rubriques sans valeurs. Remonter Partie Ce filtre permet d'afficher uniquement une partie du Résultat. Ces parties évoluent en fonction du tableau de résultat sélectionné. Par défaut, le filtre est positionné sur "Toutes". Si vous souhaitez voir uniquement une partie du tableau de Résultat, vous devez cliquer sur l'une des parties proposées. Le compte de résultat Le Compte de résultat se compose de différents calculs intermédiaires, qui sont : la marge globale, la valeur ajoutée, l'excédent brut d'exploitation, le résultat d'exploitation, le résultat courant, le résultat exceptionnel, le résultat net. La marge globale La marge globale se décompose en deux : la marge commerciale et la marge sur produits & services. Remonter La valeur ajoutée 125 Aide Business Plan La valeur ajoutée traduit le supplément de valeur donné par l'entreprise, dans son activité, aux biens et aux services en provenance des tiers. Remarque Elle est utile pour caricaturer un secteur et constitue une mesure de l'intégration de l'entreprise dans son secteur. La valeur ajoutée est égale à la somme de la marge commerciale et de la marge sur produits et services, diminuée des consommations de biens et de services en provenance des tiers. Remonter L'excédent brut d'exploitation L’excédent brut d’exploitation représente la véritable richesse interne de l'entreprise et indique sa capacité réelle à créer de la valeur, avec ses outils et son personnel. Il est égal à la valeur ajoutée diminuée des charges liées au personnel (salaires bruts, commissions, primes cotisations employeurs) et des différents Impôts & Taxes, autre que l’Impôt Société. Remonter Le résultat d'exploitation Le résultat d'exploitation est le résultat du processus d'exploitation et d'investissement de l'exercice. Il traduit l'accroissement de richesse dégagé par l'activité industrielle et commerciale de l'entreprise. Il prend en compte le processus d'investissement par le biais des charges calculées (dotations aux amortissements et provisions) en plus de l’excédent brut d’exploitation. Remonter Le résultat courant Le résultat courant est le solde entre le résultat d'exploitation et les charges financières nettes des produits financiers. Les charges financières regroupent les intérêts sur Comptes Courants, les intérêts sur Emprunts et les intérêts sur Découvert. Remonter Le résultat exceptionnel Le résultat exceptionnel recense les éléments de nature exceptionnelle (procès, incendie, flux résultant d'évènements passés), et en particulier les plus ou moins-values sur cessions d'actifs. Il est égal au résultat courant augmenté des dotations aux amortissements des subventions d’investissements. Remonter Le résultat net Le résultat net est appelé également ‘’Bénéfice’’ lorsqu’il est positif ou ‘’Perte’’ lorsqu’il est négatif. Il s'agit en fait de la part résiduelle du résultat d'exploitation revenant aux actionnaires après que les créanciers et l'Etat ont perçu leur part. Ce résultat net peut donc être distribué sous forme de dividendes, ou mis en réserves (et augmenter ainsi le montant des capitaux propres de l'entreprise). Remarque Le résultat net constitue une ressource de l'entreprise et, par conséquent, il sera porté dans les capitaux propres de la société. Les associés ou actionnaires décideront, par Assemblée Générale Ordinaire, de l'affectation de ce résultat, à savoir la répartition entre dividendes ou réserves. Le résultat net est obtenu par la somme des résultats partiels (résultat courant + résultat exceptionnel) diminué du montant de l’Impôt Société. Remonter Le Tableau de trésorerie 126 Manuel de référence La composition du Tableau de trésorerie est la suivante : Le total des encaissements Le total des encaissements reprend l'ensemble des encaissements qui ont été réalisés sur le dossier par l'intermédiaire de la saisie des prévisions. Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les encaissements des : Clients, Apports en capital, Comptes courants, Subventions d'investissements (pas disponible dans cette version), Emprunts, Remboursement du crédit de TVA, Remboursement du crédit d'IS (pas disponible dans cette version). Le total des décaissements Le total des décaissements reprend l'ensemble des décaissements qui ont été réalisés sur le dossier par l'intermédiaire de la saisie des prévisions. Le tableau reprend prévisions par prévisions pour chaque mois, avec ou sans détail. On retrouve donc les décaissements des : Fournisseurs, Charges externes et autres achats, Personnel, Comptes courants, Remboursements d'emprunts, Dividendes, TVA à payer, Impôts Société, Autres impôts et taxes, Agios bancaires. La trésorerie de début de mois La trésorerie de début de mois reprend le montant de la trésorerie de fin de mois du mois précédent. La trésorerie de fin de mois La trésorerie de fin de mois est la différence entre la trésorerie de début de mois et l'écart entre les encaissements et les décaissements. Attention Lorsque la trésorerie est négative les valeurs passent en rouge. Les intérêts de découvert Des intérêts sur découvert sont calculés lorsque la trésorerie de fin de mois est négative. Le montant de ces intérêts est calculé en fonction des indications figurantes dans les préférences. Le paiement des intérêts sera indiqué dans le tableau de trésorerie par le terme Agios bancaires. Ces agios sont calculés en fonction des préférences saisie. Le Seuil de rentabilité Le seuil de rentabilité dans EBP Business se découpe en huit parties : Le Chiffre d’Affaires (CA), Les Coûts Variables, Les Coûts Fixes, 127 Aide Business Plan La Marge sur Coûts Variables, Le Taux de Marge sur Coûts Variables, Le Seuil de Rentabilité, Le Mois d’atteinte du seuil, L'Atteinte du seuil Annuel en %. Le Chiffre d’Affaires Le chiffre d’affaires (CA) reprend le montant total des ventes réalisées au cours de l’exercice. C’est la somme des ventes de négoce et des produits et services. Remonter Les Coûts Variables Le total des coûts variables est l’ensemble des charges directement liées à la réalisation du chiffre d’affaires. Ici, on distingue les achats consommés et les autres charges variables. On entend par achats consommés, la somme des achats consommés de négoce et des achats consommés de produits et services. Pour ce qui est de la catégorie des charges variables, on regroupe les "charges externes & autres achats" de type "Variable" ainsi que les "frais variables de personnel", tel que les "commissions" et "les impôts & taxes" de type variable (Taxes basées sur le chiffre d'affaires de la société : "Taxe d'apprentissage", ...). Remonter Les Coûts Fixes Le total des coûts fixes est l’ensemble des frais réguliers qu’engendre l’entreprise quel que soit le niveau d’activité. On regroupe dans la catégorie des coûts fixes l’ensemble des charges qualifiées comme fixes telles que : les charges externes & autres achats de type "Fixe", les charges de personnel (salaires et cotisations), les impôts & taxes (autre que l’IS et l'IFA), les charges financières (intérêts sur comptes courants, intérêts sur emprunts et intérêts sur découvert), les dotations aux amortissements des subventions d’investissements et l’impôt société. Remonter La Marge sur Coûts Variables La marge sur coûts variables correspond à la différence entre le chiffre d’affaires et le total des coûts variables. Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes. Remonter Le Taux de Marge sur Coûts Variables Le taux de marge correspond au calcul précédemment réalisé (marge sur coût variable) divisé par le chiffre d’affaires total. Remonter Le Seuil de Rentabilité En divisant le montant des charges fixes par le taux de marge sur coûts variables on obtient le seuil de rentabilité. Remonter Le Mois d’atteinte du Seuil Le mois d’atteinte du seuil est le mois à partir duquel le chiffre d’affaires est supérieur ou égal au seuil de rentabilité. Cela correspond au mois pour lequel l'atteinte du seuil annuel en % passe au dessus de 100% (cf. ci-après). Cette information ne sera disponible que sur l'onglet Annuel. Remonter 128 Manuel de référence Atteinte du seuil annuel en % Le pourcentage d'atteinte du seuil annuel n'est disponible que dans l'onglet Mensuel Cumulé. Il permet de déterminer sur quel mois le projet sera rentable. Il est calculé en fonction du chiffre d'affaires du mois sur le seuil de rentabilité total de l'année. Remonter Le bilan Le Bilan est composé de deux parties : l'Actif et le Passif. L’Actif L’Actif se décompose en deux grandes parties : l’actif immobilisé et l’actif circulant. L’Actif Immobilisé Représente les postes de l’actif qui ont une vocation à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils ne se consomment pas au premier usage et sont destinés à durer pendant plusieurs années. L’actif immobilisé se compose : des immobilisations incorporelles, des immobilisations corporelles, des immobilisations financières. Il est fait apparaître le montant Brut de l'immobilisation pour lequel on déduit le montant des amortissements pratiqués durant l'année, ainsi que le montant des provisions. L’Actif Circulant tion à rester de façon durable dans l’entreprise. Ils se rapidement en liquidités. L’actif circulant se compose : Représente les postes de l’actif qui n’ont pas vocarenouvellent régulièrement et se transforment des stocks (matières premières, marchandises et encours de production), des créances (avances & acomptes versés sur commandes, créances clients et les créances aux différents organismes), des disponibilités (placements à court terme, la trésorerie et les charges constatées d'avances). Le Passif Le passif se compose également de deux parties : les capitaux propres et les dettes. Les Capitaux Propres Les capitaux propres constituent des ressources stables de l'entreprise et déterminent comptablement ce que vaut l'entreprise. Remarque Que le résultat de l'exercice soit bénéficiaire (bénéfice) ou déficitaire (perte), il sera porté au passif du bilan dans les capitaux propres. Les Dettes Le bilan fractionne les dettes en deux catégories : Les dettes financières, qui sont obtenues auprès de marché obligataire ou des établissements de crédit, Les dettes issues de l'exploitation de l'entreprise, représentant ses engagements envers les fournisseurs (après obtention de délais de paiement), le personnel, le fisc, les organismes sociaux et les produits constatés d'avance). Une analyse financière des dettes permet de distinguer les dettes à long et moyen terme (plus d'un an) et les dettes à court terme. se et constituent les capitaux permanents. Ces dettes sont composées du capital des emprunts non remboursés à plus d'un an et du montant bloqué pour les comptes courants d'associés. Les dettes à court terme forment les ressources à court terme destinées à financer les emplois à court terme (éléments d'actifs à moins d'un an). Les dettes à long et moyen terme se rapprochent des capitaux propres de l'entrepri 129 Aide Business Plan Ces dettes sont composées de tous les éléments non pris en compte dans les dettes à long et moyen terme. Fonds de Roulement Le Fonds de Roulement Net Global Le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) est composé : Des Capitaux Permanents, Des Immobilisations Nettes. Le fonds de roulement Net globale est obtenu en réalisant la différence entre le total des capitaux permanents et le total des immobilisations nettes. Les Capitaux Permanents Ils sont composés des Fonds Propres et des Endettements Les Fonds Propres sont identiques aux Capitaux propres du Bilan. Ils sont composés : Du capital, Des réserves et le report à nouveau, Du résultat de l'exercice, Des subventions d'investissement (Montant Brut - les Amortissements). Remarque Le report à nouveau de l'année N est le Résultat de l'exercice de l'année N-1. Les Endettements sont : Les emprunts : le montant correspond à la valeur du capital restant dû en fin d'exercice ; Les comptes courants d'associé : le montant correspond au solde à payer en fin d'exercice + les intérêts à payer. Les immobilisations nettes Elles correspondent à la différence entre le Montant Brut et les Amortissements. Elles sont composées des : Immobilisations Incorporelles, Immobilisations Corporelles, Immobilisations Financières. Le Besoin en Fonds de Roulement Le Besoin en Fonds de Roulement est composé : De l'Actif d'Exploitation Du Passif d'Exploitation Le BFR est la différence entre l'Actif d'exploitation et le Passif d'exploitation. L'actif d'exploitation est identique à l'Actif circulant du Bilan sans la Trésorerie positive. Il est composé : L'Actif d'exploitation des stocks, des créances clients, des autres créances (TVA, subventions d'exploitation et d"investissement). Le Passif d'exploitation 130 Manuel de référence Le passif d'exploitation est identique aux dettes du Bilan sans les Dettes Financières. Il est composé : des dettes fournisseurs (Fournisseurs en Négoce, Fournisseurs de Produits & Services, Fournisseurs d'investissement), des dettes fiscales & sociales (Charges, Personnels, TVA). Comment consulter le Tableau récapitulatif du Fonds de Roulement ? Il se présente sous forme d'une grille récapitulant les années de prévision. Il est possible de modifier la visualisation de ce résultat de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Remarque Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Un onglet Notes perso vous permettra de saisir des annotations sur le tableau. Contenu du tableau récapitulatif du Fonds de Roulement Ce tableau permet de contrôler les montants des tableaux suivants : FRNG, BFR, Trésorerie. La différence entre le Fonds de Roulement Net Global (FRNG) et le Besoin en Fonds de Roulement (BFR) doit correspondre à la Trésorerie. La trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants : La trésorerie positive, Le montant de Découvert, Les intérêts sur le découvert. Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Trésorerie. La Capacité d'autofinancement La capacité d'autofinancement ou CAF exprime le surplus monétaire dégagé par l'exploitation pendant une période donnée qui indique la capacité de l'entreprise à financer sa croissance Elle est calculée à partir des données du Compte de résultat suivant 2 méthodes : Méthode Additive : la Capacité d'Autofinancement est calculée en ajoutant des rubriques, Méthode Soustractive : la Capacité d'Autofinancement est calculée par la soustraction d'éléments. Méthode Additive Elle est obtenue en ajoutant le Résultat Net et les Dotations aux amortissements puis en enlevant les Dotations aux amortissements des subventions d'investissement. Méthode Soustractive Elle est obtenue en réalisant la différence entre l'Excédent Brut d'Exploitation (EBE) et les Charges Financières (intérêts des comptes courants, d'emprunts et de découvert). Remarque Par l'une ou l'autre des méthodes, vous devez obtenir le même résultat. Autofinancement 131 Aide Business Plan L'Autofinancement représente la richesse financière nouvelle générée par l'entreprise, dont elle pourra disposer après avoir rémunéré ses actionnaires. entre Capacité d'Autofinancement et les Dividendes distribués. Tableau de financement Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en a été fait. Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois. Les Ressources Elles sont composées : L'autofinancement est la différence De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro), Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement, Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes courants d'associé bloqués. Remarque Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. Les Emplois Ils sont composés : De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro) De la distribution de Dividendes Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan) Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants d'associé. FRNG La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes. La Variation BFR La variation du BFR (Besoin en Fonds de Roulement) permet de connaître : Les postes qui ont contribué à l'amélioration de la trésorerie, en dégageant le Besoin de Fonds de Roulement (BFR), Les postes qui ont contribué à l'appauvrissement de la trésorerie, en augmentant le Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois. Les ressources Elles sont calculées en fonction de : l'accroissement de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont augmenté par rapport à l'année précédente. la diminution du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont été réduites par rapport à l'année précédente. Remarque L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. 132 Manuel de référence Les Emplois : Elles sont calculées en fonction de la diminution de l'Actif d'Exploitation : Toutes les rubriques de l'actif d'exploitation qui ont été réduites par rapport à l'année précédente. l'accroissement du Passif d'exploitation : Toutes les rubriques du passif d'exploitation qui ont augmenté par rapport à l'année précédente. Remarque L'accroissement ou la diminution sont obtenus par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. BFR En fin de tableau, vous avez un rappel du montant du BFR. La 1ere année le montant du BFR est identique à la Variation du BFR. Les années suivantes, le montant du BFR est égal à la Variation du BFR de la 1ère année + la Variation des années suivantes. La Variation de trésorerie La variation de trésorerie permet de comparer les variations de Fonds de Roulement et les Variations de Trésorerie. Elle est calculée par la différence entre la Variation du FRNG et la Variation du BFR. La Variation de trésorerie est détaillée et contient ou moins un des éléments suivants : La trésorerie positive, La trésorerie négative (montant de Découvert), Les agios bancaires (intérêts sur le découvert). Le 1er élément moins les suivants doit donner le montant de la Variation de Trésorerie. En fin de tableau, vous avez un rappel des montants du FRNG, du BFR et de la trésorerie. Rappel L'Addition du FRNG et du BFR doit correspondre au montant de la Trésorerie. Comment consulter le récapitulatif de TVA ? Consulter le récapitulatif de TVA(s) Pour consulter le récapitulatif de TVA, vous devez ouvrir le menu Résultats, dérouler le type Listes puis cliquez sur Récapitulatifs de TVA, pour accéder aux différents tableaux. Ces tableaux ont pour but de fournir un récapitulatif de la TVA, éventuellement de définir les montants mensuels de remboursement du crédit de TVA et de lister les encaissements et les décaissements. Les tableaux sont proposés de trois manières différentes : Mensuel, Mensuel Cumulé et Annuel. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. Il est possible de visualiser ce tableau de façon détaillée, par l'intermédiaire des paramètres. Présentation des récapitulatifs Chaque type de TVA est présenté sous la forme d'un tableau récapitulatif. Il est donc proposé les tableaux suivants : • La TVA collectée Elle est la somme des montants de TVA facturé aux clients. • La TVA déductible Elle correspond au montant de TVA figurant sur les factures des fournisseurs. 133 Aide Business Plan • La TVA à payer Elle est la différence entre la TVA due et le crédit de TVA du mois précédent. Le calcul de la TVA due est la différence entre la TVA collectée et la TVA déductible. Attention La TVA est due dès lors ou le résultat est positif. Dans le cas, contraire c’est un crédit de TVA. Les montants mensuels de remboursements seront calculés automatiquement en fonction des caractéristiques saisies dans les préférences de TVA. Remarque Chaque grille donne un récapitulatif mensuel (année par année) ou annuel. Astuce Le bouton / vous permet de figer ou non la colonne Intitulé. De ce fait, vous obtiendrez un confort de lecture de vos résultats supplémentaire. Autres listes Tableau de financement Le Tableau de financement permet de connaître le détail des ressources stables de l'exercice et l'emploi qui en a été fait. Elle est donc calculée par la différence entre les ressources et les emplois. Les Ressources Elles sont composées : De la Capacité d'Autofinancement (Si la CAF est supérieur à zéro), Des Augmentations des Capitaux Propres : Apports en capital, Subventions d'investissement, Des Augmentations des Dettes Financières : Emprunts à Longs et Moyens Termes (+ d'1 an), Comptes courants d'associé bloqués. Remarque Les augmentations sont obtenues par la différence entre le montant de l'année et celui de l'année précédente. Les Emplois Ils sont composés : De l'Insuffisance d'Autofinancement (si la CAF est inférieure ou égale à zéro) De la distribution de Dividendes Des Acquisitions d'Immobilisations (Elles correspondent au Brut de l'Actif Immobilisé du Bilan) Des Remboursements des Dettes Financières : Emprunts à Court Terme (- d'1 an), Comptes courants d'associé. FRNG La 1ere année le montant du FRNG est identique à la Variation du FRNG. Les années suivantes, le montant du FRNG est égal à la Variation du FRNG de la 1ère année + la Variation des années suivantes. Les Graphiques ose une interprétation des résultats sous forme de graphiques. Ces graphiques trouvez dans le Dossier final. Les graphiques à votre disposition sont : EBP Business Plan vous propsont identiques à ceux que vous L'analyse détaillée du Résultat, 134 Manuel de référence La Trésorerie, L'Actif, Le Passif, Le Seuil de rentabilité, L'évolution des Ventes. Analyse détaillée du résultat L'analyse détaillée du résultat permet de mettre en avant les principales données issues du Compte de Résultat. Ce graphique fait donc apparaître le Chiffre d'Affaires, la Valeur Ajoutée, l'Excédent Brut d'Exploitation, le Résultat d'Exploitation et le Résultat Avant Impôt. Le graphique d'analyse du résultat est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Trésorerie Le graphique de trésorerie met en avant l'état de la trésorerie à un moment donné. Il est présenté mensuellement. Astuce Lorsque la trésorerie est négative, un bandeau rouge vous indique la zone de dépassement du plafond autorisé dans les préférences. Remonter Actif L'actif permet de mettre en avant les principales données issues de l'actif du Bilan. Ce graphique fait donc apparaître l'Actif immobilisé, l'Actif circulant hors trésorerie et la Trésorerie positive. Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement. Remonter Passif Le passif permet de mettre en avant les principales données issues du passif du Bilan. Ce graphique fait donc apparaître les Capitaux propres, les Dettes hors trésorerie et la Trésorerie négative. Comme le tableau du Bilan, le graphique n'est présenté qu'annuellement. Remonter Le Seuil de Rentabilité Le Seuil de rentabilité permet de mettre en avant les principales données issues du calcul du Seuil de Rentabilité. Ce graphique fait donc ressortir le Chiffre d'Affaires, les Coûts variables, les Coûts fixes et le Seuil de rentabilité. Le graphique d'analyse du seuil de rentabilité est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Évolution des Ventes 135 Aide Business Plan Ce graphique permet de mettre en avant les ventes. Il dépend des prévisions de ventes. Le graphique est décliné de trois manières : mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Visualisation des graphiques Chaque Graphique se présente sous forme d'un "Histogramme" ou "Histogramme base 100" ou "Courbe" ou "Secteur" (Camembert). L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres. Paramètres d'affichage Périodicité Suivant le graphique visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon : Mensuelle, Cumulée, Annuelle. Remonter Exercice Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées. Unité Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos graphiques suivant une unité définie par défaut dans les préférences du dossier, onglet divers. Vous disposez des unités suivantes : A l'unité, Dizaines, Centaines, Milliers. Remonter Elts antérieurs Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier. Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants : Aucun, N-1, N-2, N-3. Remonter Types de graphique Ce paramètre permet de définir la présentation du graphique : Histogramme, Histogramme base 100, Courbe, Secteur (Camembert). Remarque En fonction du graphique sélectionné, certains types ne seront pas disponibles. Remonter Options du graphique En fonction du graphique sélectionné et du type de graphique, vous disposerez ou non de cette partie. Affichage Cette partie permet de définir si la visualisation du graphique de type Histogramme ou Secteur sera en 2D ou 3D. Affichage des valeurs Cette partie permet de définir l'affichage des montants sur les graphiques par Secteur. Cet affichage peut être avec aucune valeur (Sans), en pourcentage ou en valeur. Les Ratios 136 Manuel de référence EBP Business Plan vous propose une interprétation des résultats sous forme de ratios. Ces ratios sont identiques à ceux que vous trouvez dans le Dossier final. Remarque La mention NS vous indique que le calcul du ratio est "Non significatif". Les ratios à votre disposition sont : Le taux de marge globale, Le taux de marge commerciale, La rentabilité d'exploitation en %, La rentabilité financière en %, Le délai de recouvrement des créances en jours, Le délai de paiement des fournisseurs en jours, La structure du passif en %, Remonter Le taux de marge globale Le taux de marge globale est exprimé en % et est calculé de la façon suivante : Marge globale / CA La marge globale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat. Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Le taux de marge commerciale Le taux de marge commerciale est surtout significatif pour les entreprises de négoce et dépend du secteur d'activité. Il est exprimé en % et est calculé de la façon suivante : Marge commerciale / CA La marge commerciale et le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat. Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Rentabilité d'exploitation en % La rentabilité d'exploitation est exprimée en % et est calculée de la façon suivante : Résultat d'exploitation / CA Le résultat d'exploitation ainsi que le CA (Chiffre d'affaires) sont récupérés du Compte de Résultat. Ce ratio est décliné mensuellement, mensuellement cumulé et annuellement. Remonter Rentabilité financière en % La rentabilité financière est exprimée en % et est calculée de la façon suivante : Résultat net / Capitaux propres Le résultat net est issu du Compte de Résultat et les capitaux propres sont issus du Bilan. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Délai de recouvrement des créances 137 Aide Business Plan Le délai de recouvrement des créances est à comparer avec les conditions standard de délai accordées aux clients de l'entreprise. Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante : [Créances Clients / Total des ventes TTC] * 365 jours La valeur des créances clients est récupérée du Bilan. Le total des ventes TTC provient de la liste des Prévisions de ventes. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Délai de paiement des fournisseurs Le délai de recouvrement des fournisseurs est à comparer avec les conditions standard de délai de crédit que les fournisseurs accordent à l'entreprise. Il est exprimé en jours et est calculé de la façon suivante : [Dettes Fournisseurs / Total des achats TTC] * 365 jours La valeur des dettes fournisseurs est récupérée du Bilan. Le total des achats TTC provient de la liste des Prévisions d'achats. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Structure du passif La structure du passif entre fonds propres et dettes extérieures est exprimée en % et est calculée de la façon suivante : Capitaux propres / Total Passif Les capitaux propres ainsi que le total passif sont issus du Bilan. Ce ratio est décliné annuellement. Remonter Visualisation des ratios Chaque Ratio se présente sous forme de tableaux. La première ligne correspond au numérateur, la seconde au dénominateur de l'opération réalisée et la troisième au résultat obtenu. L'affichage se réalise suivant une sélection de paramètres. Paramètres d'affichage Périodicité Suivant le ratio visualisé, vous avez la possibilité de voir les données de celui-ci de façon : Mensuelle, Cumulée, Annuelle. Remonter Exercice Vous devez sélectionner l'exercice dont vous souhaitez voir les données. Ce paramètre sera disponible uniquement pour les périodicités Mensuelles ou Cumulées. Unité Ce paramètre permet de visualiser les montants de vos ratios suivant une unité définie par défaut dans les préférences du dossier, onglet divers. Vous disposez des unités suivantes : A l'unité, Dizaines, Centaines, 138 Manuel de référence Milliers. Remonter Elts antérieurs Ce paramètre est visible uniquement si vous gérez la reprise d'éléménts antérieurs dans votre dossier. Suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des élements de visualisation suivants : Aucun, N-1, N-2, N-3. Remonter Impressions Navigation dans le Rapport Dans la rédaction du rapport, vous disposerez de boutons vous permettant de faciliter l'élaboration écrite du projet. Le bouton / permet de passer à la saisie du rapport lorsque l'on est dans les propriétés ou de propriétés à la saisie du rapport. Le bouton permet d'accéder à la première page de rédaction du rapport. Le bouton permet de revenir à la catégorie de rédaction précédente de l'arborescence. Le bouton permet de passer à la catégorie de rédaction suivante de l'arborescence. Le bouton permet d'accéder à la dernière page de rédaction du rapport. Pour les parties saisissables des boutons supplémentaires seront accessibles : Le bouton permet de remettre une page de commentaire à l'état initial proposé par le logiciel. Le bouton permet de réinitialiser le suffixe, les propriétés du résultats et les commentaires d'une même page. Le bouton permet de modifier les propriétés du résultat que vous visualisez. Le bouton permet de valider la rédaction réalisée. Le bouton permet d'annuler la rédaction faite et de revenir à l'état initial au moment de l'ouverture de la page. 139 Glossaire Achats consommés = Ventes HT * Marge Commerciale ou Taux L'Actif recense ce que l'entreprise possède. Il correspond aux éléments du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l'entreprise. Exemples des éléments qui composent l'actif : Immeubles, Machines, Matériels, Brevets, Marchandises, Créances clients, Argent, ... L'Actif d'Exploitation est égal à l'Actif Circulant du Bilan sans la Trésorerie. Il est donc composé des Stocks, des Créances Clients et des Autres Créances telles que la TVA à récupérer, le Crédit de TVA, les Subventions... Le Besoin en Fonds de Roulement est représenté par un montant financier total nécessaire à l'exploitation de l'entreprise. Il représente le décalage dans le temps entre le cycle de production (achat-production-vente) et le cycle de paiements fournisseurs-stockage-encaissements clients. Ce montant devra figurer en permanence dans la trésorerie de l'entreprise. Il devra être ré-évalué si le Chiffre d'affaires (CA) croît. Le Bilan est un tableau qui, à un moment donné, représente la situation de l'entreprise en matière d'emploi des fonds mis en oeuvre dans l'entreprise (actif) et l'origine des ressources (passif). La Capacité d'autofinancement mesure pour un exercice donné l'ensemble des ressources internes émises par l'entreprise. Elle se calcule suivant 2 méthodes : Additive ou Soustractive. Les Capitaux Permanents sont le total des ressources propres et de l'endettement à terme. Ils doivent être supérieurs aux immobilisations de manière à dégager un fonds de roulement (voir FR)servant à financer tout ou partie du besoin an fonds de roulement (voir BFR). Les capitaux propres sont constitués des ressources apportées par les associés ou les actionnaires (capital social) et des profits générés par l'entreprise à l'occasion de son activité (réserves et résultat). Ils sont également la différence entre la égard des tiers. Les réserves regroupent les bénéfices des années antérieures qui n'ont pas été distribués aux associés ou actionnaires pour être réinvestis dans l'entreprise. Le report à nouveaux est un cumul des bénéfices des années antérieures non distribués et non affectés en réserves. Les Charges Fixes sont des frais réguliers qu veau d'activité. Même quand l'entreprise n'a pas de chiffres d'affaires elle a à supporter les charges fixes, comme par exemple le loyer du local commercial, les salaires, les primes d'assurance, etc... Dans une entreprise l'ensemble des charges courantes se répartit en charges fixes, appelées également "charges structurelles" et en charges variables, appelées également "charges fonctionnelles." Leur évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables" élément entrant dans le calcul du "point mort" ou "seuil de rentabilité". Les Charges variables également appelées "charges fonctionnelles" sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Elles sont intimement liées à la réalisation du chiffre d'affaires, comme par exemple les "approvisionnements" , les frais de transports sur achats ou sur ventes, les commissionnements sur ventes, etc... Elles se distinguent des charges fixes. Leur évaluation sert à déterminer la "marge sur coûts variables" élément entrant dans le calcul du "point mort" ou "seuil de rentabilité". Le compte de résultat est un tableau récapitulatif des produits (le chiffre d’affaires) et des charges de l’exercice. Ce document a pour but d'analyser le résultat dégagé par l'entreprise sur une période donnée. Il fait donc apparaître un bénéfice ou une perte pour l’exercice. Le compte de résultat permet de constater d'un seul coup d'oeil la rentabilité de l'entreprise pour une période donnée. valeur des biens d'une entreprise et celle de ses dettes à l''engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son ni 141 Aide Business Plan Les "Gérants non salariés" doivent verser aux organismes sociaux un montant minimum de cotisations sociales. Dans EBP Business Plan, la cotisation forfaitaire peut être saisie dans l'onglet "Options" d'une fiche de "Prévision-Personnel-Gérant non salarié". Si le montant des cotisations du gérant ne dépasse pas ce montant minimum, c'est le montant de la cotisation forfaitaire qui sera versé aux organismes sociaux. Corporel ou incorporel, le crédit-bail permet de financer à 100 % un bien professionnel. Juridiquement c'est une location assortie de la possibilité de devenir propriétaire du bien loué au plus tard en fin de contrat pour un prix fixé d'avance tenant compte pour partie des loyers versés. Cette formule, sécurisante pour les crédit-bailleurs qui restent propriétaires des biens financés, permet une certaine souplesse. Ce type de financement est un peu plus cher que le crédit classique et moins intéressant depuis que les créditbailleurs imposent le versement d'un dépôt de garantie ou un premier loyer important dans le barème de location. Toutefois, le crédit-bail présente l'avantage important d'éviter le problème de la récupération de la TVA payée sur les investissements de départ. A l'issue de cette période, plusieurs options seront offertes : Devenir propriétaire du bien en versant "une valeur résiduelle" dont le montant tient compte pour partie des loyers versés (on appelle cette option "la levée de l'option d'achat"), Restituer le bien, Renouveler le contrat de location dans des conditions largement avantageuses. Il existe le Crédit Bail Mobilier ou Corporel pour les bien d'équipement : véhicules, machines, ordinateurs. Le crédit bail immobilier ou incorporel concerne les bâtiments professionnels. Le Cycle d'Exploitation est l'ensemble des opérations récurrentes représentant l'activité de l'entreprise. Par exemple : Passage d'Achats de Matière Premières à Stockage, puis à Fabrication, suivie du Stockage de Produits Finis, de la Vente et enfin à Encaissement.... Une échéance A terme à échoir est une échéance dont le règlement doit intervenir en début de période. Une échéance A terme échu est une échéance dont le règlement doit intervenir en fin de période. En gestion le mot "Emplois" désigne la façon dont les ressources ont été utilisées. Les emplois représentent les avoirs que possède l'entreprise. Le Fonds de Roulement est la partie de capitaux permanents de l'entreprise qui ne finançant pas les immobilisations est disponible pour financer l'exploitation. Si le Fonds de Roulement n'est pas suffisant pour financer correctement l'activité, cela se traduit par des problèmes de trésorerie. Les Immobilisations sont des valeurs de biens durables (à usage long) employés par une entreprise et qui constituent une partie de ses actifs. L'ensemble des ses immobilisations constitue "l'actif immobilisé". Les immobilisations financières ou investissements financiers sont les titres de participation détenus sur d'autres entreprises, les dépôts et cautionnement... Les immobilisations corporelles ou investissements corporels sont les terrains, les bâtiments, les agencements, les machines, le mobilier, les véhicules, etc... Les immobilisations Incorporelles ou les investissements Incorporels sont les frais de constitution de l'entreprise, les frais de premier établissement, les brevets, les licences, les fonds de commerce.. La marge commerciale est la différence entre le montant des ventes HT, postes de Négoce, et les achats HT liés à ces ventes (achats consommés). La marge sur coût variable est le total du chiffre d'affaires (Ventes) moins le total des charges variables pour une période donnée. La marge sur produits et services est la différence entre le montant des ventes HT, postes Produits & Services, et les achats HT liés à ces ventes (achats consommés). Le Passif décrit l'origine des ressources (apports, subventions...) ainsi que les dettes de l'entreprise (emprunts, comptes courants, dettes fournisseurs...) Le Passif d'Exploitation est égal aux Dettes du Bilan sans les Dettes Financières. Il est composé des Dettes Fournisseurs et des Dettes Fiscales & Sociales telles que les Charges, les Personnels, la TVA à payer, les Autres Impôts et Taxes... Le plan de financement est un tableau qui récapitule et compare : les besoins de financement (frais d'établissement, immobilisations, Besoin en fonds de roulement, éventuels remboursements d'emprunts, autres besoins) les ressources de financement (capitaux propres, capacité d'autofinancement, emprunts autres ressources durables). Les ressources doivent être égales ou supérieures aux besoins. 142 Glossaire Dans une création d'entreprise, ce tableau prévisionnel constitue la synthèse la plus concentrée de la vie financière future de l'entreprise. Le point mort est une autre façon d'appeler le "seuil de rentabilité". Il correspond au chiffre d'affaires minimum que le dirigeant devrait impérativement réaliser dans l'exercice pour couvrir au moins toutes les charges de cet exercice. C'est à dire qu'il représente le niveau de chiffre d'affaires au delà duquel l'entreprise commence réellement à faire du bénéfice. Le point mort est atteint lorsque la marge sur coûts variables couvre la totalité des coûts fixes. Le rapport EBP Base est le rapport, le plus simple, proposé dans la version Standard. Le rapport EBP Normal est une structure proposant les différents tableaux avec un niveau de détail aux Rubriques. Il propose en plus : toutes les prévisions en annexes, tous les résultats mentionnés dans la partie financière de façon détaillée, tous les résultats non mentionnés dans la partie financière. Le rapport EBP Complet est une structure proposant les différents tableaux détaillés (au détail des prévisions). Il propose en plus : toutes les prévisions en annexes, tous les résultats non mentionnés dans la partie financière. Le rapport EBP Simplifié est une structure qui peut être demandé par certains organismes. En gestion le mot "ressources" désigne les ressources financières mises en oeuvres dans une entreprise. Les ressources représentent l'ensemble des capitaux utilisés par l'entreprise qui vont permettre d'engager les emplois dans le cycle d'exploitation. Exemple de ressources financières : Capitaux apportés, Capitaux empruntés. Le tableau de trésorerie a pour but de récapituler tous les encaissements et tous les décaissements effectués sur l’exercice, mois par mois. Il met en évidence le solde mensuel de trésorerie. Ce solde, cumulé, montre la situation de trésorerie de l'entreprise. Les encaissements doivent dans la mesure du possible être supérieurs aux décaissements. Le taux de marge compare la marge au prix de revient. Taux de marge = Marge / Prix de revient. (la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR) La formule pour trouver le bon taux : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix d'Achat ) Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 100 ) = 100 x ( 200 / 100) = 100 x 2 = 200 % Le taux de marque représente le pourcentage de marge par rapport au prix de vente. Taux de marque = Marge / PVHT. (la marge est égale au Prix de Vente HT (PVHT) moins le coût de revient (CR). Marge = PVHT - CR) La formule pour trouver le bon taux est : 100 x ( ( Prix de Vente - Prix d'Achat ) / Prix de Vente ) Exemple : vous achetez pour 100 € et vous vendez à 300 €. Suivant la formule : 100 x ( ( 300 - 100 ) / 300 ) = 100 x ( 200 / 300 ) = 100 x 0,6666 = 66,66 % La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) est un impôt indirect sur la consommation touchant presque tous les biens et services consommés ou utilisés en Belgique. C'est le consommateur final qui supporte la charge de la TVA et non l'entreprise productrice du bien ou du service. L'entreprise facture au client la TVA et la reverse ultérieurement au Trésor Public, déduction faite de la TVA à payer sur les achats constitutifs de son prix de revient (Achats de Marchandises, Produits & Services, Matières Premières...) On appelle Marchandises, les produits achetés par l'entreprise et revendus sans y avoir apporter aucune transformation. On appelle Production, tous les produits issus d'une transformation par l'entreprise ou les services réalisés par celle-ci. 143 Assistance technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix: Par téléphone au 02. 737 95 95 : Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 09.00 à 12.30de 13.30 à 18.00 (17.00 le vendredi). Par e-mail à l'adresse suivante : support.be@ebp.com. Nous nous engageons à vous répondre dans les 48h. *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux. 145 Nous contacter EBP Business Software sprl Avenue des Cerisiers, 15 1030 Bruxelles Tél : 02 737 95 90 Fax : 02 737 95 91 Retrouvez-nous sur le www.ebp.com: Vous pourrez consulter la liste de nos produits, débrider en ligne votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières promotions... 147 149 Index A Achats....................................................22, 143 Achats consommés ....................................... 141 Actif..............................................129, 134, 141 Actif circulant ............................................... 129 Actif d'exploitation ................................. 130, 132 Actif immobilisé............................................ 129 Activation........................................................8 Annuler une saisie..........................................15 Assistance ................................................... 145 B Besoin en Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131, 132, 133 Besoins en Fonds de Roulement ..................... 141 BFR ........................... 36, 40, 130, 131, 133, 141 Bilan................................................36, 38, 129 C CAF .................................................36, 40, 131 Calculatrice....................................................52 Capacité d'autofinancement................36, 40, 141 Capitaux permanents .................................... 130 Capitaux propres ................................... 129, 141 Charges.........................................................23 Charges fixes ............................................... 141 Charges variables ......................................... 141 Chiffre d'affaires........................................... 127 Compte de résultat ..................... 36, 37, 125, 141 Compte de résultat antérieur ....................36, 124 Configuration...................................................7 Contacter EBP .............................................. 147 Convention......................................................3 Cotisation forfaitaire ..................................... 142 Coûts fixes................................................... 127 Coûts variables ............................................ 127 Création de dossier...........................................9 Création de pages...........................................48 Création d'une prévision..................................14 Crédit Bail ................................................... 142 Cycle d'exploitation....................................... 142 D Décaissements ............................................. 126 Démonstration.................................................9 Dettes ......................................................... 129 Diaporama.....................................................50 Dividendes.....................................................30 Dossier permanent.........................................62 Duplication de dossier.......................................9 E EBE ............................................................ 125 Echéance..................................................... 142 Eléments antérieurs.33, 34, 35, 36, 118, 119, 120, 121, 122, 123 Emplois .........................................132, 134, 142 Encaissements ............................................. 126 Epuration des données....................................49 Excédent brut d'exploitation........................... 125 F Financements.................................................18 Fonds de Roulement....36, 40, 130, 131, 133, 142 FR .............................................................. 142 FRNG ..................36, 40, 130, 131, 132, 133, 134 G Graphiques .............................................44, 134 I Immobilisations..................................... 130, 142 Import de balance..........................................50 Impôts et taxes..............................................26 Impressions...................................................46 Installation......................................................7 Intérêts de découvert.................................... 126 Introduction.....................................................1 Investissement Corporels .............................. 142 Investissements.............................................15 Investissements Financiers ............................ 142 Investissements Incorporels........................... 142 L Lancement.......................................................7 Les données de base.......................................65 Les préférences de prévision............................68 M Marchandises ............................................... 143 Marge commerciale....................................... 142 Marge globale .............................................. 125 Marge sur coûts variables.......................127, 142 Marge sur Produits et Services ....................... 142 Menu contextuel.............................................55 Méthode Additive .......................................... 131 Méthode Soustractive.................................... 131 N Négoces ...................................................... 143 O Options...................................................10, 52 P Passif............................................129, 134, 142 Passif d'exploitation ...............................130, 132 Personnel......................................................24 Plan de financement...................................... 142 Plan de regroupement.....................................49 Point mort................................................... 143 Préférences de prévision..................................70 Présentation.....................................................5 Produits & Services....................................... 143 R Raccourcis.....................................................59 Rapport ............................................ 48, 49, 143 Ratios ....................................................45, 136 Recopie des données.......................................49 Report à nouveaux........................................ 141 Reprise de la balance......................................49 Réserves..................................................... 141 Ressources....................................132, 134, 143 Résultat (analyse)......................................... 134 Résultat courant ........................................... 125 Résultat d'exercice........................................ 125 Résultat d'exploitation................................... 125 Résultat exceptionnel.................................... 125 Résultat net ................................................. 125 Résultats.......................................................36 S Saisie de données...........................................60 Seuil de rentabilité...............36, 38, 127, 134, 143 Subventions.............................................19, 20 Supprimer.....................................................53 Supprimer une prévision..................................15 T Tableau de bord.............................................11 Tableau de trésorerie.........................36, 37, 126 Taux ........................................................... 143 Taux de marge sur coûts variables.................. 127 Terme à échoir ............................................. 142 Terme échu.................................................. 142 Trésorerie...........................36, 40, 131, 133, 134 TVA................................................ 41, 133, 143 Aide Business Plan 150 V Valeur ajoutée.............................................. 125 Variation BFR ............................................... 132 Variation de BFR......................................36, 133 Variation de FRNG ...................................36, 133 Variation de trésorerie..............................36, 133 Variation FRNG...................................... 132, 134 Ventes....................................................21, 143 Visionneuse...................................................51 Visualisation des graphiques .......................... 136 Visualisation des ratios .................................. 138 W web ..............................................................53 i Wingen .................................................................................................................................................... 1 Présentation du logiciel ........................................................................................................................ 1 Accès au logiciel .................................................................................................................................. 1 Le modèle ............................................................................................................................................ 2 • Les Menus 2 • Les barres d'outils 2 • La zone reservee au modele 6 • La barre d’état 6 Déplacement des barres d'outils........................................................................................................... 6 Gestion des modèles............................................................................................................................ 7 • Ouvrir un modele 7 • Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg 8 • Créer un nouveau modele 8 • Propriétés du modèle 9 • Format du modele 11 • Format des étiquettes 11 • Suppression d’un modèle 11 Les sections ........................................................................................................................................11 • Présentation 12 • Taille d’une section 12 • Limite de section 12 • Désactiver une section à l’impression 12 • TYPE DE SECTIONS 13 • SAUT DE PAGE FORCE 13 • Impression des sections 13 • Croisement de sections d’entête et de pied 14 • Section complémentaire sur une variable multi-lignes 14 Fond de page......................................................................................................................................14 Les objets............................................................................................................................................14 • L’objet texte 15 • L’objet texte enrichi 15 • L’objet Variable 16 • L’objet Ligne 17 • L’objet Cadre 17 • L’objet Ellipse 17 • L’objet Graphique 17 • L’objet Image 17 Table of Contents ii Variable de base .................................................................................................................................18 Les variables calculées .......................................................................................................................18 • Définition 18 • Creation d’une variable calculee 18 • Assistant de formule 19 Les variables récapitulatives................................................................................................................19 • Definition 19 • Creation 19 Positionner une variable ......................................................................................................................20 Propriétés des objets...........................................................................................................................21 • Onglet Formatage 21 • L’onglet Position 21 • L’onglet Taille 21 • L’onglet Alignement 21 • L’onglet Police 22 • L’onglet Bordure 23 • L’onglet Variable 23 • L’onglet Motif 23 • L’onglet GRAPHIQUE 23 Sélection des objets ............................................................................................................................23 • Sélection simple 23 • Sélection Multiple 23 • Sélection automatique 25 • Verrouillage 25 Manipulation d'objets...........................................................................................................................25 • Dimensionnement d'un objet 25 • Déplacement d'un ou de plusieurs objets 26 • Utilisation de la grille 26 • Duplication d’un objet 26 Export de données ..............................................................................................................................27 Création d'un modèle d'étiquette..........................................................................................................27 Zoom ..................................................................................................................................................27 Collage spécial....................................................................................................................................27 Traduction...........................................................................................................................................27 Index ......................................................................................................................................................31 1 Wingen Présentation du logiciel WinGénérateur dit aussi “Wingen” est le générateur de modèles EBP qui permet de personnaliser les modèles d’impression existants des logiciels de la même gamme (EBP Compta, Gestion Commerciale, Paye Garage, Intégré de gestion, Immobilisations…) ainsi que de créer et paramétrer vos propres modèles d'édition en toute liberté. WinGen se lance à partir du logiciel pour lequel vous souhaitez réaliser/modifier un modèle. Pour cela, cliquez sur le bouton Paramétrer disponible dans toutes les boîtes de dialogue d’impression ou lancez la commande Paramétrage des Impressions du menu Outils ou du menu Impressions. Les modèles Système, proposés en standard dans les logiciels ne peuvent être modifiés. L’éditeur permet notamment de modifier, de définir ou d'insérer : le format de vos modèles WinGen propose ainsi d'associer à un modèle un des formats disponible pour l'imprimante par défaut (A4, Enveloppe DL, Fanfold, etc…), de définir son orientation (portrait ou paysage) et, pour certaines éditions, de définir un format "étiquettes" (articles dans la Gestion Commerciale ou Garage par exemple). des éléments fixes Vous disposez d'une palette d'outils et d’un menu contextuel pour choisir et placer les objets suivants : • textes simples, • textes mis en forme (RTF), • rectangles, • lignes, • ellipse, • images, • graphiques les variables de vos modèles Vous pouvez paramétrer votre modèle en y insérant des variables. Une variable fait référence à une donnée de votre base dans le logiciel qui exploite le modèle (EBP Compta, EBP Paye, EBP Gestion Commerciale,...). Ainsi, lors de l'impression, les variables sont automatiquement évaluées en fonction des données traitées et remplacées par la valeur de la variable. des variables calculées ou récapitulatives A partir des variables d'une même table de votre base de données, il vous est possible d'insérer des variables calculées qui les utilisent dans une formule mathématique pour calculer une nouvelle valeur. Les variables récapitulatives servent quand à elles a obtenir un total, une moyenne ou encore à compter le nombre d'occurrences d'une variable présente. Accès au logiciel WinGénérateur 2 Le bouton Paramétrer proposé dans vos boîtes d’impression permet d’accéder à la consultation du modèle courant ou la création d'un modèle de même type. S’il s'agit d'un modèle système, vous obtenez le message suivant "Le modèle que vous venez d'ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ?". Si vous répondez "non" à cette proposition aucune modification ne sera possible mais vous pouvez cependant vérifier le nom des variables, leur position ou la structure générale de ce modèle. En répondant "oui" il vous sera demandé de donner un nouveau nom pour créer un modèle à partir de celui qui était sélectionné. Sa structure, ses éléments fixes et toutes ses variables seront alors dupliqués pour créer un modèle qui pourra être modifié ou complété. Le modèle ! Les menus ! Les barres d'outils et le dictionnaire ! La zone réservée au modèle ! La barre d'état Les Menus Le titre de la fenêtre fait apparaître des menus où toutes les fonctionnalités de WinGen sont accessibles. Les lettres soulignées vous permettent de dérouler un menu sans avoir à cliquer dessus, appuyer sur la touche Alt (à gauche de la barre d'espace) puis sur la lettre qui correspond au menu que vous souhaitez visualiser. Vous pouvez alors utiliser les flèches du clavier ou bien les lettres soulignées pour faire votre choix dans le menu. Les barres d'outils WinGen propose 5 barres d’outils que vous pouvez ou non afficher (menu Affichage - Barres d'outils). Chaque barre correspond à une famille de fonctionnalités de WinGen, également accessibles par les menus principaux. Si vous avez accidentellement fermé une de ces barres, il suffit de retourner dans le menu Affichage - Barres d'outils pour la recocher. Les barres d’outils peuvent être positionnées à l'endroit souhaité dans votre fenêtre. "Remarque Si vous positionnez votre souris sur l'une des icônes présentes dans ces barres, la description de sa fonction est affichée en bas à gauche de la fenêtre principale. Il en va de même lorsque vous placez la barre de sélection sur une commande d'un menu. Dans le cas des icônes, une info-bulle apparaît également. La barre d’outils Standard Cette barre d’outils propose des fonctions de gestion de modèles et d’édition. Wingen 3 Crée un nouveau modèle (commande Nouveau du menu Modèle). Ouvre un modèle existant (commande Ouvrir du menu Modèle). Enregistre le modèle en cours (commande Enregistrer du menu Modèle). Coupe la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande Couper du menu Edition ou raccourci Ctrl + X). Copie la sélection pour la placer dans le Presse-papier (commande Copier du menu Edition ou raccourci Ctrl + C). Colle le contenu du Presse-papier à l’endroit cliqué (commande Coller du menu Edition ou raccourci Ctrl + V). Annule la dernière action (commande Annuler du menu Edition). La barre d’outils Objets Cette barre d’outils propose d’ajouter des objets (ligne, cadre, ellipse, image, graphique, texte, texte enrichi, variables) dans votre modèle. Après avoir sélectionné l'objet, le pointeur de la souris prend la forme d'une croix ; il faut alors cliquer à l'endroit dans le modèle où vous voulez positionner l'élément puis, en gardant le bouton enfoncé, délimiter la zone qui sera occupée. permet de placer une ligne verticale ou horizontale (commande Ligne du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 1), permet de placer un rectangle (commande Cadre du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 2), permet de placer une ellipse (commande Ellipse du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 3), permet d’insérer une image (commande Image du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 4), permet d’insérer un graphique (commande Graphique du menu ou raccourci clavier Ctrl + 5 ) si l’application et le modèle courant ont un jeu de donnée à traiter, permet de placer une zone de texte à police unique (commande Texte du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 6), permet de placer une zone de texte à polices et mises en forme multiples (commande Texte enrichi du menu Insertion ou raccourci clavier Ctrl + 7), WinGénérateur 4 permet d’insérer une variable récapitulative (raccourci clavier Ctrl + R), permet d’insérer une variable calculée (raccourci clavier Ctrl + T). La barre d’outils Formatage Cette barre d’outils propose des fonctions de mise en forme des caractères saisis : / / permet de mettre une zone de texte ou une variable en gras/italique/souligné. permet de modifier les couleurs d’un texte ou d'une variable. / / permet d’aligner à gauche/centrer/à droite un texte dans sa zone (alignement horizontal). Pour une variable ou un champ texte simple, le format s'appliquera à l'ensemble du cadre. Pour un texte mis en forme, il faut sélectionner la partie du texte à laquelle vous souhaitez appliquer le format. Par ailleurs, certaines variables particulières telles que les champs Mémos dans EBP Gestion Commerciale contiennent déjà un texte mis en forme (à partir du logiciel), il est donc impossible de leur appliquer un formatage au niveau du modèle. La barre d’outils Alignement Cette barre d’outils permet d’aligner les objets les uns par rapport aux autres. Ces outils sont des raccourcis aux commandes du menu Position. aligne les objets sélectionnés avec celui situé le plus à gauche. centre horizontalement les objets sélectionnés entre eux. aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus à droite. aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus haut. centre verticalement les objets sélectionnés entre eux. aligne les objets sélectionnés sur celui situé le plus bas. aligne les objets sélectionnés au centre de la page Wingen 5 horizontalement. permet d’activer ou non la grille. Lorsque la grille est activée, vous ne pouvez pas déplacer les éléments de manière continue puisque les positions dépendent d'un quadrillage invisible qui a l'avantage d'aligner plus facilement les différents objets. La barre d’outils Dictionnaire Le dictionnaire apparaît par défaut à droite de votre écran. Il contient l’ensemble des variables pouvant être utilisées dans le modèle courant, en fonction bien évidemment de l'application et du type d'impression. Il sert surtout à insérer rapidement une nouvelle variable dans votre modèle en la sélectionnant dans le dictionnaire pour la déposer ensuite dans le modèle à l'aide de la souris (drag&drop). Tri des variables Toutes les variables sont classées dans des rubriques représentée par un . Les variables sont classées par défaut par ordre logique spécifique à l’application mais vous avez la possibilité de les trier par ordre alphabétique (menu Affichage). IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu Affichages et cochez la case Dictionnaire. WinGénérateur 6 Recherche d’une variable Le champ Edition placé en entête du dictionnaire permet de rechercher une variable selon son nom interne ou affiché. Il est également possible de taper la première lettre du nom d'une variable pour se positionner rapidement dessus. Synchronisation modèle -> dictionnaire Un mode synchronisation peut être activé afin de lier le dictionnaire au modèle. Ainsi, par simple sélection d’un objet Variable dans le modèle, le logiciel positionne le curseur sur la variable correspondante dans le dictionnaire. C’est la commande Synchroniser la liste des variables du menu Affichage. Rubrique Système La rubrique Système contient quant à elle les variables Date et Heure qui sont celles du système d'exploitation, le numéro de Page en cours et le nom de l'utilisateur. "Remarque Il n’est pas possible d’obtenir le nombre de pages total de l’édition car les impressions sont préparées "au fur et à mesure". La première page est donc générée à un moment où le nombre de pages total n'est pas encore connu. La zone reservee au modele Le modèle lui-même est constitué d’une zone rectangulaire blanche découpée en sections. Sur le bord gauche de cette zone apparaît le nom des sections. Vous pouvez également faire apparaître le nom d'une section dans une info-bulle en laissant le pointeur de la souris dessus quelques secondes. La barre d’état Située en bas de la fenêtre WinGen, la barre d’état affiche des informations et des messages destinés à vous aider dans l’utilisation du logiciel. Elle permet par exemple d’afficher divers renseignements comme : la taille de l’objet sélectionné et sa position verticale et horizontale en millimètres, le rôle des commandes des menus lorsque le pointeur est positionné dessus, l’état du clavier numérique (Num)… Travailler sur un modèle permet de présenter vos impressions selon vos goûts en y incluant les informations qui vous intéressent. Aucun des modèles Système (fournis en standard dans le logiciel) n’est modifiable. Déplacement des barres d'outils Vous pouvez déplacer une barre d’outils de la position qu’elle occupe par défaut en haut de l’écran (ou à droite pour le dictionnaire) vers n’importe quel autre endroit de l’écran, pour la rendre plus accessible. Si vous déplacez une barre d’outils jusqu’au bord gauche ou droit de l’écran ou jusqu’au bas de l’écran, elle devient “ ancrée ” dans sa nouvelle position (elle fait partie du bord). Si vous la déplacez partout ailleurs, elle devient une fenêtre flottante avec une barre de titre et une petite croix pour la fermer. Pour déplacer une barre Wingen 7 1. Placez le pointeur de la souris dans une zone vide de la barre d’outils, puis faites glisser celle-ci à l’emplacement désiré. 2. Dès que la barre d’outils a été déplacée de sa position originale en haut de l’écran, vous pouvez effectuer toutes les procédures suivantes : Pour Procédez comme suit Créer une barre d’outils verticale Faites glisser la barre d’outils vers le bord gauche ou droit de l’écran. Lorsque la bordure hachurée prend une forme verticale allongée, relâchez le bouton de la souris. Créer une barre d’outils horizontale Faites glisser la barre d’outils vers le haut ou le bas de l’écran. Lorsque la bordure hachurée se met à l’horizontale, relâchez le bouton de la souris. Déplacer une barre d’outils flottante Pointez sur la barre de titre de la barre d’outils puis faites glisser cette dernière jusqu’au nouvel emplacement. Remettre une barred’outils à sa position précédente Cliquez deux fois sur une zone vide de la barre d’outils. Gestion des modèles ! Ouvrir un modèle ! Importer/récupérer un modèle au format ewg ! Créer un nouveau modèle ! Propriétés d'un modèle ! Format du modèle ! Format d'étiquettes Ouvrir un modele Pour ouvrir un modèle, vous pouvez soit : • sélectionner le modèle d’impression à partir d’une boîte d’impression et l’ouvrir en cliquant sur le bouton Paramétrer, • lancer WinGen par la commande Paramétrage des Impressions du menu Impressions ou du menu Outils et sélectionner ensuite le modèle dans la liste des modèles de l’application, • lancer, dans WinGen, la commande Ouvrir du menu Modèle. Le logiciel vous demande alors si vous souhaitez enregistrer le modèle courant puis affiche la liste des modèles existants. Modèle Système Dans le cas d’un modèle Système, l’ouverture est un peu particulière. Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système, le message suivant apparaît : “ Le modèle que vous venez d’ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Désirez-vous l’enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ? ”. Si vous souhaitez simplement consulter le modèle, cliquez sur le bouton Non. Vous accédez alors au modèle Système mais aucune modification ne peut lui être apportée. WinGénérateur 8 Par contre, si vous souhaitez réaliser un modèle sur la base du modèle Système, cliquez sur le bouton Oui et saisissez le nom de votre modèle. Le logiciel duplique alors le modèle Système. Liste des modèles disponibles La liste propose l’ensemble des types d’impression possibles (familles) dans le logiciel. Chaque type d’impression est représenté par une icône Livre. Pour obtenir les modèles disponibles dans chaque type d’impression, double-cliquez sur le type de l’impression qui vous intéresse. Les modèles ou les sous-types apparaissent. Double-cliquez sur le modèle (icône Lettre) à ouvrir. Importer/récupérer un modèle au format *. Ewg La commande Import du menu Modèle vous permet d’intégrer et d’ouvrir un modèle au format : ewg. Cette procédure doit être utilisée pour récupérer un modèle réalisé par votre revendeur EBP ou par le service technique EBP ou encore pour récupérer un modèle exporté (commande Export du menu Modèle) depuis un autre poste par exemple. Créer un nouveau modele Aucun modèle système n’est modifiable avec WinGen. WinGen permet donc de créer de nouveaux modèles. A partir de la commande Nouveau du menu Modèle Pour créer un nouveau modèle, vierge ou à partir d’un modèle existant, utilisez la commande Nouveau du menu Modèle (raccourci clavier Ctrl + N ou icône ). Vous entrez automatiquement en mode Assistant. Ce mode vous affiche directement à l’écran les étapes à suivre pour réaliser une création correcte. 1. Sélectionnez le type (icône livre) du modèle d’impression à créer. Ce type correspond à une famille d’impression dans votre application source. 2. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant. L'étape suivante est proposée uniquement si le type d'impression sélectionné précédemment permet d'imprimer des étiquettes. 3. Pointez le type de modèle à créer : Documents ou Etiquettes, 4. Cliquez sur le bouton Suivant pour passer à l’écran suivant, 5. Une liste des modèles déjà existants apparaît augmentée d’un modèle vierge, 6. Saisissez le nom du nouveau modèle 7. Pointez le modèle à dupliquer. Le nouveau modèle sera une copie de celui-ci. !! IMPORTANT Si vous choisissez le modèle Vierge, le nouveau modèle devra être paramétré de A à Z. Cette réalisation est très longue et demande une grande maîtrise de WinGen. Aussi, nous vous conseillons fortement de dupliquer un modèle existant. Cette étape est modifiable uniquement lorsque vous définissez un mode Vierge. Autrement, le logiciel propose les choix par défaut. 8. WinGen vous permet de paramétrer un type de page et de fond différent pour la première page de l’impression, la dernière page et l’ensemble des pages intermédiaires. Wingen 9 Nous vous conseillons fortement de pointer l’option Pages Premières, Suivantes et Dernières, pour pouvoir définir des entêtes et des pieds différents en fonction du type de page. Par exemple, pour saisir en entête de la première page les coordonnées de la société et ne pas les répéter sur les pages suivantes. Ce choix pourra toutefois être changé dans Propriétés + Onglet Avancé du menu Modèle. Toutefois, si vous souhaitez présenter de la même manière toutes les pages, vous pouvez pointer Toutes Pages Identiques. Un fond de page (impression en arrière-plan) est automatiquement proposé. Un fond de page peut également être défini pour la première page, les pages suivantes et la dernière page de l’impression. Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la création du modèle ou sur le bouton Précédent pour revenir aux écrans suivants. Ouvrir un modèle Système et le dupliquer Un modèle Système ne peut être modifié. De ce fait, lorsque vous ouvrez un modèle Système, le message "Le modèle que vous venez d'ouvrir est un modèle système qui ne peut pas être modifié. Voulez-vous l'enregistrer sous un autre nom afin de pouvoir le modifier ?" apparaît. Répondez Oui pour dupliquer le modèle : Dans certains cas (pièces de vente ou d'achat dans la Gestion Commerciale 2000 par exemple), vous avez la possibilité de choisir une autre famille (pour par exemple créer un modèle de BL en récupérant sa présentation depuis un modèle de devis). Enregistrer un modèle sous un autre nom Lorsqu’un modèle (système ou non) est chargé sous WinGen, vous pouvez lancer la commande Enregistrer sous du menu Modèle pour lui donner un autre nom et ainsi le dupliquer. S'il existe plusieurs familles pour ce modèle il vous sera possible de changer de famille. Récupérer un document dans une autre famille* *Disponible uniquement sous Gestion Commerciale 2000 Pour dupliquer un modèle existant et le récupérer dans une autre famille, créez le modèle et enregistrez-le. Ensuite, lancez la commande Propriétés du menu Modèle + onglet Modèle et choisissez la nouvelle famille. Cliquez sur OK pour que le modèle soit dupliqué dans la nouvelle famille. Par exemple, vous récupérez un modèle de facture que vous avez soigneusement réalisé pour obtenir le même modèle en bon de livraison, commande ou devis. Propriétés du modèle Les propriétés d’un modèle sont consultables et/ou modifiables à partir du menu Modèle : Onglet Modèle • Vous consultez ici le nom du fichier correspondant au modèle courant et le répertoire dans lequel il est placé. • Orientation Sélectionnez l'orientation du modèle. Lorsque vous changez l'orientation du modèle, la zone de paramétrage du modèle est modifiée afin que vous travaillez en mode réel. En mode Portrait : vous travaillez sur une zone Modèle de largeur classique de 21 cm et sur une hauteur de 29,7, WinGénérateur 10 En mode Paysage, votre zone modèle est élargie à une largeur de 29,7 et sur une hauteur réduite à 21 cm. • Restriction Permet de déterminer si le modèle sert uniquement en impression euros, francs ou dans les deux cas. Onglet Avancé Cet onglet permet de modifier des paramètres avancés comme le croisement de sections,… • Cacher les pages suivantes Permet de masquer les pages suivantes à l'utilisation du modèle. Cela vous permet d'alléger les manipulations entre pages. • Ne montrer que les fonds Permet de travailler uniquement sur les fonds. • Ajuster à l'impression En ajustement, lors de l’impression le logiciel adapte légèrement les modèles si ceux-ci sont trop grand. Il effectue alors une réduction homothétique. • Réservé Aperçu A utiliser si le modèle en cours est uniquement utilisé en l'aperçu et n’est pas imprimé. Onglet Etiquette A partir de votre feuille (planche) d’étiquettes, mesurez les distances demandées (en millimètres) et saisissez-les. Wingen 11 # Le nombre d’étiquettes de front correspond au nombre d’étiquettes à imprimer horizontalement. # Le nombre de ligne correspond au nombre d’étiquettes à imprimer verticalement. Il dépendra cependant aussi du format de papier. Saisissez ici la distance qui sépare le haut du papier et le haut de la première ligne d’étiquettes. Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette. Indiquez ensuite de haut en bas et de gauche à droite : - la distance entre le bord supérieur du papier et le haut de l'étiquette, - la largeur d'une étiquette, - la distance entre le bord gauche du papier et le début de l'étiquette, - la distance entre deux étiquettes de front, - la hauteur d'une étiquette, - la distance entre deux étiquettes l'une en dessous de l'autre.Saisissez ici la distance qui sépare le haut du papier et le haut de la première ligne d’étiquettes. - Saisissez ici la distance entre le bord gauche du papier et le début de l’étiquette. - Format du modele La dimension du modèle est par défaut un format A4 (21 * 29,7 cm), exception faite pour un modèle d’étiquette. Pour consulter les différents formats gérés par votre imprimante, sélectionnez la commande Configurer la page du menu Modèle. Vous avez ici la possibilité de sélectionner ici une autre taille de modèle. Toutefois, si un modèle existant est plus grand que la taille de papier réellement choisi, vous pouvez demander à le réduire homothétiquement. Vous pouvez également dans Propriétés + onglet Modèle, choisir l'orientation du modèle. Format des étiquettes Lorsque le modèle chargé est un modèle d’étiquette, vous devez paramétrer le format de la planche d’étiquettes (nombre d’étiquettes de front, taille des étiquettes...). Pour cela, utilisez la commande Propriétés + onglet Etiquettes du menu Modèle. Le modèle d’étiquette est paramétrable comme un modèle normal. Pour générer des étiquettes codes à barre, créez un objet Texte ou Variable puis allez dans l’onglet Police pour choisir le type de code à barres. Suppression d’un modèle Pour supprimer un modèle, utilisez la commande Supprimer du menu Modèle. Une liste propose toutes les impressions paramétrables, sélectionnez l'impression puis le modèle à supprimer. Pour obtenir les modèles disponibles, ouvrez le dossier (livre) de l'impression qui vous intéresse. Une arborescence apparaît contenant un ou plusieurs modèles représentés par un icône Lettre. La suppression est impossible sur le modèle en cours. Aussi, si vous désirez le supprimer, ouvrez un autre modèle Les sections ! Présentation ! Taille d'une section WinGénérateur 12 ! Limite de section ! Désactiver une section ! Type de sections ! Saut de page forcé ! Ordre des sections ! Croisement de sections ! Sections complémentaires Présentation La dimension d’un modèle dépend des tailles de papier gérées par votre imprimante et de son orientation. Un modèle est partagé en sections qui seront imprimées suivant un ordre bien précis. A chaque modèle vous pouvez également paramétrer un fond de page qui s’imprimera en arrière-plan du contenu des sections. Tous les modèles de même type (même famille) contiennent la même liste de sections. Une section regroupe des informations de même nature. Le nom d’une section apparaît en écriture verticale sur la barre grisée située le long du bord gauche du modèle. Lorsque la section est petite, son nom est illisible, dans ce cas, pointez la partie grisée de la section et son nom apparaîtra dans une info-bulle. Pour chaque section, vous définissez les informations que vous voulez voir apparaître : texte, cadre, variable, etc en les présentant d’une certaine façon. Taille d’une section En plaçant la souris sur le bord supérieur ou inférieur du rectangle grisé affichant le nom d’une section, le curseur se transforme en % . Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, modifier la hauteur de la section. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter ou diminuer. La hauteur d’une section est très importante puisqu’elle détermine les espaces de blanc imprimés et vous permet d’ajouter des objets. Limite de section Les limites inférieures et supérieures des sections sont signalées par une ligne de pointillés. Le placement d'objet sera toujours délicat à proximité de cette ligne aussi, WinGen vous aide en modifiant la couleur des poignées : placées sur la première ligne d'une section, elles deviennent de couleur verte, sur la dernière ligne d'une section elles deviennent de couleur rouge. N'oubliez pas que certaines sections du modèle peuvent ne pas être imprimées (on dit aussi, jouées) : lorsque vous les avez masquées (menu Sections) ou, lorsqu'au lancement de l'impression (dans la boîte d’impression) vous avez coché certaines options excluant leur impression. Dans ce dernier cas, si vous placez un objet dans une section qui n'est pas jouée par le logiciel, il ne sera pas imprimé. Désactiver une section à l’impression Pour n’imprimer que certaines sections, passez par le menu Section et décochez la section. Vous pouvez également utiliser le menu contextuel de la section (clic droit sur le bord grisé de la section) en choisissant Masquer la section. Vous pouvez vérifier les sections visibles (qui seront donc éditées) dans le menu section où elles apparaissent avec une coche. Wingen 13 TYPE DE SECTIONS Il existe deux types de sections, les sections qui s’impriment en continu sur toutes les pages de l’impression à l'intérieur du modèle et les sections qui se trouvent en haut et en bas (Entête et Pied). Les premières seront identiques pour toutes les pages de l'édition, en revanche, à la création d’un modèle, vous avez la possibilité de demander la gestion de plusieurs entêtes et pieds de page qui seront choisis automatiquement en fonction du type de page imprimée : première, dernière ou page intermédiaire (Suivante). Le menu Page vous permet d’accéder aux sections d’entête et de pied de chaque type de page. Remarque Pour obtenir 3 entêtes/pieds de page différents ou 3 fonds de page différents, il faut pointer l'option Page Première, Suivantes et Dernière lors de la création du modèle ou passez par les Propriétés Avancées du modèle qui permettent de combiner ces sections. SAUT DE PAGE FORCE Si vous souhaitez que le contenu d’une section soit toujours imprimé en début de page, il est possible de demander un saut de page avant la section. De même si vous ne souhaitez pas que la section suivante s’imprime à la suite d’une section, vous pouvez demander qu’un saut de page s’effectue après cette dernière. Pour cela, cliquez droit sur le bord grisé de la section et sélectionnez le saut de page à activer. Cette fonction permet d’aérer votre impression. Impression des sections Pour chaque modèle, l’impression s’effectuera (par défaut) de la manière suivante : Première page L’impression de la première page commence par le contenu de la section Entête Première Page, le logiciel imprime alors le contenu de la section Pied Première Page et c'est dans l'espace qui reste libre (longueur totale - longueur de l'entête - longueur du pied) que les sections intermédiaires sont jouées une à une, en fonction éventuellement des options qui ont été demandées (par exemple l'édition de la liste des pièces de vente dans la Gestion Commerciale 2000 ne va jouer la section "Rupture client" qui si le tri par client a été sélectionné). Page Suivante L’impression des pages suivantes commence avec le contenu de la section Entête Page Suivante puis le logiciel imprime le contenu de la section Pied Page Suivante et continu d’imprimer la suite des sections intermédiaires dans l'espace disponible. Dernière Page L’impression de la dernière page commence par le contenu de la section Entête Dernière Page puis le contenu de la section Pied Dernière Page et les sections intermédiaires entre les deux. "Attention Lorsque l’impression tient sur une seule page, le logiciel imprime la section Entête Première Page et la section Pied Dernière Page. Lorsque l’impression tient sur deux pages, la deuxième est considérée automatiquement comme la dernière page de l’impression et non comme la “ suivante ”. WinGénérateur 14 Croisement de sections d’entête et de pied Vous avez la possibilité de croiser les entêtes et les pieds de page entre eux. Ainsi, la commande Propriétés + onglet Avancé du menu Modèle vous permet d’utiliser le contenu de telle entête ou tel pied de page à la place de telle autre entête ou tel autre pied de page. Vous pouvez par exemple demander à ce que l'entête de la première page soit utilisée pour les pages suivantes et la dernière. Cela augmente de ce fait, le nombre de combinaisons possibles pour la présentation de vos pages. Section complémentaire sur une variable multi-lignes Cette fonction est très rarement utilisée mais peut être utile lorsqu’une variable a un contenu multi-lignes (désignation, champs Mémo, …). Dans le cas où son contenu ne peut être imprimé entièrement dans le cadre défini pour la variable, vous avez la possibilité de demander qu’une section complémentaire soit jouée pour imprimer la suite. La variable doit évidemment y être présente. Pour la définir il faut faire un clic droit sur le bord grisé de la section puis sélectionner la section dans la liste. Prenons l’exemple d’un texte que vous souhaitez présenter ainsi : Caractéristiques de la garantie : Le produit 02-12877 est sous garantie contractuelle de 2 ans à partir de la date d’achat. Toute réclamation donnant lieu à un remboursement doit être faite dans les deux mois après la date d’achat. Dans la première section, la variable est mise en gras, dans la section complémentaire cette même variable est positionnée avec une légère indentation. Cette fonctionnalité a cependant été rendue en bonne partie obsolète par les possibilités d'ajustement (voir 4.5 Onglet Taille). Fond de page Tous les modèles proposent un fond de page. Un fond de page est une page dont le contenu s’imprimera en arrière-plan de l’impression normale (contenu des sections). Ce fond peut contenir par exemple, un logo de société, un formulaire… Pour accéder aux fonds de page, utilisez le menu Page. Un fond de page distinct est paramétrable pour chaque type de page (première, suivante ou dernière) si vous l’avez demandé à la création du modèle. Autrement, vous avez un fond de page unique pour l’ensemble des pages imprimées. Dans certains cas (par exemple pour les liasses fiscales), le modèle n’utilise pas les sections, vous avez alors la possibilité d’activer uniquement les fonds par la commande Propriétés + onglet Avancé du menu Modèle. Cochez alors la case Ne montrer que les fonds. A l’impression, vous avez également la possibilité de croiser les fonds de page entre eux. Les objets Une section est composée des objets suivants : # textes # textes enrichis # variables, # lignes, # cadres, # ellipses, Wingen 15 # graphiques, # images. Tous les objets peuvent être placés à partir de la barre d'outils Objets ou du menu Insertion. Un menu contextuel est accessible à partir d’un clic droit sur l’objet et vous permet d’appliquer des propriétés particulières à l’objet ou aux objets sélectionnés : couleur, bordure, fond, ajustement, formule de variable…, et de modifier la taille et la position des objets. Si vous souhaitez visualiser la taille prise par chacun des éléments vous pouvez demander à afficher un cadre autour des éléments par le menu Affichage. L’objet texte Un objet de type texte est constitué d'une chaîne de caractères fixe, positionnée dans une zone rectangulaire. Toute mise en forme (gras, police, taille, ..) s’applique sur la totalité des caractères. Pour saisir un texte, lancez la commande Texte du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 6). Cliquez à la position désirée pour avoir un cadre avec une taille par défaut ou dessiner le rectangle à occuper, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de saisir votre texte. Vous pouvez alors lui appliquer différentes mises en forme ; taille, police, motif, bordure, etc. L’objet texte enrichi La différence entre un objet texte simple et un objet texte enrichi est la suivante : le texte enrichi est au format RTF (Rich Text Format) qui permet d’appliquer des mises en forme (gras, souligné, taille) différentes à l’intérieur du même objet. Pour saisir un texte enrichi, lancez la commande Texte enrichi du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + 7). Cliquez à la position désirée ou dessiner un rectangle, le logiciel ouvre alors un cadre fictif vous permettant de saisir votre texte. WinGénérateur 16 L’objet Variable Toutes les informations de votre base de donnée sont stockées et conservées dans des tables sous forme de variables. Par exemple dans la Comptabilité 2000, le plan comptable est stocké dans la table "Comptes". Une variable alphanumérique "N° de compte" contient le numéro du compte, une autre variable "Création" de type date contient la date de création de ce compte et ainsi de suite pour toutes les données. En plus des variables de votre base de données, il vous est proposé quelques variables Système qui sont également accessibles à partir du dictionnaire dans la rubrique "Système", elles permettent d'avoir accès au numéro de page, à la date et à l'heure ainsi qu'au nom de l'utilisateur. IMPORTANT ! ! Si votre dictionnaire est fermé, lancez la commande Barre d’outils du menu Affichage et cochez la case Dictionnaire. Il existe 3 sortes de variables : les variables de base, les variables calculées et les variables récapitulatives. Synchronisation variable -> dictionnaire Une fonction intéressante est la synchronisation entre le dictionnaire et les variables du modèle. Lorsque vous sélectionnez une variable dans le modèle, le logiciel positionne automatiquement le curseur sur la variable correspondante dans le dictionnaire. Cette fonction peut être activée/désactivée par le menu Affichage. Dans certains cas, désactivez la synchronisation pour que la liste des variables reste telle que vous l’avez définie (choix d’une rubrique particulière) pour par exemple positionner plusieurs variables à la suite. Indentation du contenu d’une variable Lorsque le contenu d’une variable se présente sur plusieurs lignes, toutes les lignes commencent à la même position gauche. Pour créer une indentation de première ligne (comme dans ce paragraphe), vous devez insérer tout d’abord un objet de type Texte. Positionner la variable à l’intérieur et décalez alors la variable du nombre d’espaces souhaités. Affichage du format des variables Il vous est possible d’afficher au choix, le nom de la variable ou son format (99/99/99 ou ABERER, 9999,99, …) avec la commande Afficher les valeurs du menu Affichage. Wingen 17 L’objet Ligne Pour créer une ligne, lancez la commande Ligne du menu Insertion (raccourci Ctrl + 1) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre trait horizontalement ou verticalement. Une ligne peut être horizontale (dans une seule section) ou verticale (sur une ou plusieurs sections) mais jamais en diagonale. Lorsque la ligne est à cheval sur plusieurs sections, elle sera nécessairement imprimée de la section où elle commence jusqu'à la section où elle se termine en traversant toutes les sections intermédiaires. L’objet Cadre Pour créer un cadre (carré, rectangle), lancez la commande Cadre (raccourci Ctrl + 2 ) du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre cadre d’un coin au coin opposé. Vous pouvez en arrondir les coins dans l'onglet Bordure de ses propriétés. L’objet Ellipse Pour créer une ellipse (ou un cercle), lancez la commande Ellipse du menu Insertion (raccourci Ctrl + 3) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre ellipse. L’objet Graphique L’objet graphique est disponible uniquement si l’application EBP et le modèle courant permettent de générer un graphique à partir d’un ou plusieurs jeux de données traitées dans l’application elle-même, applicable au modèle et à la section. Pour créer un graphique, lancez la commande Graphique du menu Insertion (raccourci Ctrl + 5) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Tirez-glissez votre graphique. Un assistant s’ouvre automatiquement et permet de choisir l’apparence générale du graphique (fond, titre, graphique, légende), le type de graphique (aréa, camembert, chandelier, histogramme, …). Une fois le graphique validé, si plusieurs jeux de données sont disponibles, vous devez alors l’associer au jeu de données souhaité. Pour cela, lancez la commande Propriétés à partir du menu contextuel sur l’objet graphique. Dans l'onglet Graphique, sélectionnez dans la zone Valeurs, le jeu de donnée. Lorsqu’un seul jeu de donnée existe pour la section dans laquelle vous avez placé le graphique, ce lien est automatiquement fait. Des options plus avancées vous permettent de retravailler le graphique afin par exemple de mettre en valeur certaines parties de ce dernier. Pour cela, cliquez sur le bouton Avancé (à partir des propriétés du graphique). L’objet Image Pour insérer une image (bmp, jpeg, wmf, emf, pcx), lancez la commande Image du menu Insertion (raccourci Ctrl + 4) ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets. Cliquez à l’endroit désiré, et sur l’écran qui s’affiche choisissez l’image à intégrer. La liste des formats supportés. Modifiez ici l'échelle que prendra l'image dans votre modèle par rapport à sa taille d'origine. WinGénérateur 18 Variable de base Lorsque la valeur d’une variable provient directement de la base de données, la variable est dite Variable de base. Prenons l’exemple d’un fichier Articles qui contient 4 enregistrements. Code Description Prix HT Prix TTC Stock Physique 2323 Pince coupante25,00 30,00 15 2324 Pince monseigneur 80,00 96,00 5 3000 1 m Fil électrique 2 mm 5,00 5,20 400 4000 Tondeuse électrique 3000,00 3600,00 2 Si vous souhaitez imprimer la liste des articles, vous allez faire appel à la variable Codearticle. Cette variable est une variable de base puisqu’elle fait directement appel à la donnée introduite dans le logiciel. A l’impression elle prendra successivement les valeurs suivantes : 2323, 2324, puis 3000 et enfin 4000. Les variables calculées ! Définition ! Création ! Assistant de formule Définition Les variables de base peuvent être combinées dans des formules mathématiques afin de déterminer une nouvelle valeur. Il s'agit alors d'une variable calculée. Prenons comme exemple, un montant de TVA sur une ligne d’article que nous souhaitons calculer à partir du prix TTC et du prix HT. La formule de la variable calculée sera : MontantTVA = Prix TTC - Prix HT. Une variable calculée ne peut cependant pas combiner les variables qui viennent de rubriques différentes. L'exemple précédent utilise le Prix TTC et le Prix HT d'une même rubrique (Articles) ; on ne pourra pas en revanche utiliser le poids de l'article qui est stocké dans la rubrique Articles avec le colisage de la famille qui est stocké dans une autre rubrique (Famille d'articles)… Creation d’une variable calculee Pour créer une variable calculée, vous devez tout d’abord sélectionner dans le dictionnaire la rubrique à laquelle la nouvelle variable doit appartenir. Si une variable de base est sélectionnée, la variable calculée s'appliquera à sa rubrique. Lancez ensuite la commande Variable calculée du menu Insertion ou cliquez sur l’icône de la barre d’outils Objets (raccourci Ctrl + T). Cliquez à la position désirée, le logiciel ouvre alors l’écran des propriétés d’un objet et active automatiquement l’onglet Variable. Définissez alors la formule de cette variable. Saisissez ici votre formule de calcul à l’aide des fonctions et des variables proposées. Si votre formule est incorrecte, un message vous le signale. Les boutons permettent de redisposer, effacer, copier une partie de la formule. Double-cliquez sur la fonction à introduire dans la formule. L'utilisation de la formule est détaillée dans le cadre Informations en bas de la boîte. Les lettres x, y, représente des noms de variables. Cliquez sur le bouton OK pour valider la formule, sur le bouton Tester pour vérifier la formule. Lorsque vous créez une variable calculée, elle vient s'ajouter dans le dictionnaire, dans la rubrique correspondante. La première aura comme nom "Calc01", les suivantes se numéroteront automatiquement ; Calc02, Calc03… Vous pouvez alors utiliser cette variable calculée comme une variable de base ; l'insérer par drag&drop Wingen 19 ou l'utiliser pour calculer une variable récapitulative. La saisie manuelle de la formule de calcul signale grâce aux couleurs les points suivants : & les caractères saisis erronés (nom de variable incorrect par exemple) apparaissent en rouge, & un nom de variable correct et reconnu apparaît en bleu foncé, & une fonction apparaît en bleu/vert, & si vous utilisez une imbrication de parenthèses, le logiciel signale en gras les parenthèses s’appliquant à la formule courante. Saisissez la formule de calcul de la variable directement dans cette zone ou par l'assistant, disponible à partir des trois points. Assistant de formule Les variables Système et les variables de la rubrique sélectionnée s’affichent ici. Double-cliquez sur la variable à introduire dans la formule. Cette variable complète ainsi une fonction ou une formule de calcul. A partir de l’onglet Variables des propriétés de la variable, le bouton permet d’ouvrir un assistant de formule. Les fonctions et les variables disponibles sont alors accessibles et il suffit de cliquer dessus pour les insérer dans la formule. Une calculatrice et les principaux boutons d'édition vous sont également proposés. Les variables récapitulatives Definition Une variable récapitulative permet d’appliquer une fonction (somme, minimum, maximum, moyenne et nombre) à l’ensemble des valeurs prises par une variable au cours de l’impression dans une section donnée. Exemple d’impression : Date N° Compte Jrl Débit Crédit Libellé 20/01/96 5120000 BN 0,00 1000,00 Virement 20/01/96 4120000 BN 1000,00 0,00 Virement 22/01/96 4010000 AC 5487,00 0,00 Achat bureau 22/01/96 4456000 AC 400,00 0,00 Achat bureau 22/01/96 6060000 AC 0,00 5887,00 Achat bureau 22/01/96 4120000 VE 6000,00 0,00 Vente outillage 22/01/96 4457000 VE 1200,00 0,00Vente outillage 22/01/96 7070000 VE 0,00 7200,00Vente outillage Totaux : 14087,00 14087,00 Dans cet exemple, le Total Débit correspond, dans le modèle d’impression, à une variable récapitulative qui applique la fonction SOMME à l’ensemble des valeurs prises par la variable DébitCompte (colonne Débit). Bien sûr la plupart des éditions effectue directement ce type de totalisation. Creation Sélectionnez tout d’abord, dans le modèle, la variable de base à partir de laquelle vous allez générer la nouvelle variable récapitulative. Utilisez la commande Variable récapitulative du menu Insertion ou WinGénérateur 20 cliquez sur l’icône de la barre d’outils (raccourci Ctrl + R). Si aucune variable n'est sélectionnée, le menu et l'icône sont inactifs. Cliquez ensuite à l’endroit désiré dans la section. Le logiciel affiche automatiquement l’onglet Variable. La définition de la variable passe impérativement par le paramétrage des quatre paramètres suivants : variable de base, fonction, section de calcul et section de remise à zéro. Par défaut il s'agira de la variable de base qui était sélectionnée, de la fonction Somme, de la section de calcul où se trouve la variable de base et de l'Entête de page Première comme section de remise à zéro. Variable Le logiciel inscrit automatiquement sous forme de bouton, le nom de la rubrique à laquelle appartient la variable sélectionnée, suivi du nom de la variable. Cliquez sur le bouton pour sélectionner une autre variable de base. Fonction Choisissez ici la fonction à appliquer aux valeurs prises par la variable de base. Vous avez le choix entre les cinq fonctions suivantes : Somme (additionne toutes les valeurs de la section de calcul) Min (la plus petite valeur prise par cette variable dans la section de calcul) Max (la plus grande valeur prise par cette variable dans la section de calcul) Moyenne (moyenne arithmétique des valeurs prises par cette variable dans la section de calcul) Nombre (le nombre de fois que la variable est affichée) Section de calcul Indiquez ici le nom de la section dans laquelle se situe la variable de base à prendre en compte. Si la variable de base est rencontrée dans une autre section, sa valeur dans cette autre section sera ignorée. Section de remise à zéro Indiquez ici le nom de la section et le moment de l’impression où la variable doit être réinitialisée, c’està- dire remise à zéro. Par défaut la section de remise à 0 est l'entête de page première. Pour une modèle classique, cette section n'est jouée qu'au tout début de l'édition et la variable se calcule progressivement tout au long de l'édition mais on peut également forcer sa remise à 0 pour chaque nouvelle page (Entête de Page Suivante) par exemple. Cliquez sur OK pour enregistrer la variable. Comme pour les variables calculées, lorsque vous créez une variable récapitulative, elle vient s'ajouter au dictionnaire sous le nom de "Recap01" pour la première puis Recap02, Recap03, etc. pour les suivantes. Il est donc possible de les utiliser dans une variable calculée. Positionner une variable Pour positionner une variable du dictionnaire, ouvrez la rubrique qui contient la variable (cliquez sur le petit + qui apparaît à gauche ou double-cliquez sur le cylindre ou encore appuyer sur la touche + du clavier numérique si la rubrique est sélectionnée) puis cliquez sur la variable et en gardant le bouton de la souris enfoncé, déplacez la jusqu’à la position désirée dans le modèle. Lorsque le signe apparaît cela signifie que le positionnement de la variable à l’endroit pointé n’est Wingen 21 pas possible : hauteur de section trop petite, variable non autorisée dans la section… Propriétés des objets Pour chaque objet, vous pouvez définir des propriétés particulières. Toutes ces propriétés sont accessibles par Alt + Entrée ou en cliquant sur le bouton droit de votre souris. A partir du sous-menu qui apparaît, sélectionnez Propriétés pour modifier ou ajouter des propriétés particulières à ou aux objets sélectionné(s). Onglet Formatage Cet onglet apparaît uniquement dans le cas d’un objet de type Variable. Vous déterminez ici la forme désirée pour votre variable. Les différents types de formats applicables (des montants avec ou sans décimales, des dates en toutes lettres, ...) sur une variable à l'impression se définissent dans le logiciel source à partir de l'onglet Formats dans les Préférences du dossier (menu Dossier généralement). Exemples : Pour une variable numérique, vous pouvez par exemple demander que les montants à 0 ne soient pas affichés, que les montants négatifs soient affichés entre parenthèses, que les montants soient arrondis, ..... Pour une variable Date, vous pouvez demander le mois en toute lettre. Pour une variable de type Logique, vous pouvez demander qu’apparaisse le terme Clôturé lorsque la proposition est Vrai (1) et Non Clôturé lorsque la proposition est Fausse (0). L’onglet Position Cet onglet permet de saisir directement les coordonnées de l’objet. C’est à dire la position verticale et horizontale de l’objet en millimètres. Par défaut les positions "0,00" signalent que l'objet reste à la même place mais si vous modifiez ces valeurs, il s'agira de la position par rapport au coin supérieur gauche. L’onglet Taille Cet onglet permet de saisir directement la hauteur et la largeur d’un objet, de mettre à la même taille plusieurs objets (suivant le plus petit ou le plus grand), d’ajuster le contenu d’une bitmap à la taille de l’objet. L'ajustement va permettre à un cadre (une variable) d'adapter automatique sa hauteur et donc sa taille en fonction de son contenu. Par exemple une désignation sur plusieurs lignes ne fera apparaître que la première ligne si l'ajustement choisi est "Ne rien ajuster" alors que toutes les lignes seront visibles dans une section élargie si l'ajustement est d'un autre type. Dans le cas des images cette fonction permet aussi d'adapter la largeur de l'image à la taille du cadre en conservant sa hauteur (Ne pas ajuster, ajuster le contenu, comme dans l'exemple ci-dessus), l'adapter sur la largeur et augmenter la hauteur (Ajuster le champ et son contenu) ou augmenter la hauteur mais en conservant sa largeur (Ajuster le champ, ne pas ajuster le contenu). En changeant l'option, une illustration vous aidera à visualiser l'effet obtenu. L’onglet Alignement WinGénérateur 22 Cet onglet permet d’aligner horizontalement et/ou verticalement l’objet dans sa zone rectangulaire. Il est inaccessible pour un objet de type Cadre ou Trait. L’objet peut être aligné sur la bordure gauche, droite ou placé à mi-distance du bord gauche et droite (alignement horizontal) et aligné sur la bordure supérieure, inférieure, ou placé à mi-hauteur du bord haut et bas (alignement vertical). Prenons l’exemple de 4 objets que nous avons sélectionné en maintenant appuyé la touche Ctrl. Ceux-ci sont de type Numérique avec décimales et nous souhaitons qu’ils soient alignés sur la droite. Pointez Horizontal Droite et cliquez sur OK, le logiciel vous affiche ceci : A l’impression les montants apparaissent alors ainsi : 123333.00 12333.00 500.00 200.00 11700.00 9800.00 L’onglet Police Cet onglet permet de modifier la police, la taille, la présentation (gras, souligné, couleur) et l’orientation d’un objet texte ou variable et de générer différents types de codes à barres. Pour réaliser un code à barre, sélectionnez le type : Automatique, EAN 8, EAN 13 Code 39, Code 39 étendu. Choisissez ensuite d’afficher ou non les caractères sous le code à barres avec la case à cocher Afficher le texte. Demandez un recalcul de la clé (après modification des caractères saisis) avec la case à cocher Recalculer la clé, dans ce cas les codes eux-mêmes ne doivent pas contenir la clé. 'Attention Le code à barre ne s’affiche pas si la valeur de la variable est incompatible avec les options choisies ici. De plus, la réalisation des codes à barre n’est pas disponible dans certaines versions des logiciels (versions ES). Wingen 23 L’onglet Bordure Cet onglet permet de modifier la couleur, le style, l’épaisseur et l’angle de la bordure d’un objet. L’onglet Variable Cet onglet permet de visualiser le nom, et la définition d’une variable et d’en modifier la formule de calcul (à l’exception des variables standards). L’onglet Motif Cet onglet permet de créer un fond de couleur aux objets sélectionnés. L’onglet GRAPHIQUE Actif sur un objet Graphique, cet permet d’associer un jeu de données au graphique, de sélectionner un type de graphique particulier et de modifier les paramètres précis concernant les éléments du graphique par le bouton Avancé. Le bouton Avancé permet de modifier l’apparence du graphique de manière très pointue et de jouer sur les éléments suivants : Arrière-plan, Titre, Légende, Graphe. Ces éléments peuvent être positionnés manuellement en les sélectionnant avec la touche MAJ (ou SHIFT) de votre clavier. Un clic droit sur le graphe permet de le générer dans le Presse-papier, au format BMP (DIB), au format JPEG, de l’imprimer séparément. Le titre et les noms des légendes sont générés automatiquement par l’application qui envoie le jeu de données. Sélection des objets Sélection simple Sélection multiple Sélection automatique Verrouillage Tous les objets ont des caractéristiques propres comme par exemple la dimension ou la couleur et des caractéristiques de positionnement. Pour pouvoir modifier ces caractéristiques, il faut impérativement sélectionner le ou les objets. Sélection simple Elle est effectuée à l'aide de la souris par un simple clic sur l'objet. Comme vous pouvez le constater, après sélection, l'objet apparaît bordé de poignées représentées par des petits carrés. Les trois carrés verticaux signalent les bordures droites et gauche. Sélection Multiple La sélection multiple peut être effectuée : # soit en cliquant sur chaque objet tout en gardant la touche Ctrl du clavier appuyée, # soit en définissant une zone de sélection. Cette opération consiste à tracer un rectangle fictif à WinGénérateur 24 l'intérieur duquel tous les objets présents seront sélectionnés. Pour cela cliquez avec la souris sur le coin haut gauche du rectangle que vous voulez définir et sans relâcher le bouton, déplacer le pointeur en diagonale vers le coin bas droit du rectangle. Au fur et à mesure que vous déplacez le pointeur, vous voyez apparaître la zone de sélection sous forme d'un rectangle en pointillé. Lorsque vous relâchez le bouton de la souris, tous les objets qui se trouve dans la zone ainsi définie sont sélectionnés. "Remarques Si vous commencez votre cadre de sélection sur un objet, utilisez la touche Shift pour qu’il ne soit pas déplacé. Pour désélectionner l'un des éléments sélectionnés, il suffit de recliquer dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée. Wingen 25 Sélection automatique La touche Tabulation vous permet de passer d’un objet à un autre selon l’ordre de création des objets dans le modèle. Verrouillage Pour éviter qu’un objet ne soit modifié ou ne change de position, vous avez la possibilité d’activer un verrouillage par la commande Verrouiller du menu contextuel, du menu Position ou par le raccourciclavier Ctrl + Q. Vous pouvez ensuite interdir qu’un objet verrouillé puisse être sélectionné par la commande Interdire la sélection des objets verrouillés du menu Affichage. Manipulation d'objets Toute manipulation d’un ou de plusieurs objets passe tout d’abord par la sélection du ou des dits objets. Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les coordonnées (X,Y) (position horizontale, verticale) apparaissent sur la barre d’état, en bas à gauche, dès que le pointeur de la souris passe au dessus. Dimensionnement d'un objet Lorsque vous positionnez votre pointeur sur un objet, vous voyez apparaître sur la barre d’état : - la position horizontale X, et verticale Y de l’objet dans le modèle. Cette position est donnée par rapport à l’angle supérieur, gauche du modèle et s’affiche ainsi : (X, Y). - et les dimensions de l’objet (largeur, hauteur). Utilisation de la souris Lorsqu'un objet est sélectionné, il est possible d'en modifier les dimensions. En plaçant le pointeur de la souris sur l’une des poignées, celui-ci se transforme en double flèche. ( % : si vous êtes sur le haut ou en bas de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, modifier la hauteur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la hauteur augmenter ou diminuer. ( : si vous êtes sur un des côtés de la bordure. Vous pouvez alors, en maintenant le bouton de la souris enfoncé, modifier la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors la valeur de la largeur augmenter ou diminuer. ( *: si vous êtes sur un angle de la bordure. Vous pouvez alors en maintenant le bouton de la souris enfoncé modifier simultanément la hauteur et la largeur de l'objet. Sur la barre d’état, vous voyez alors les valeurs de la largeur et de la hauteur augmenter ou diminuer. Utilisation des touches claviers Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches-clavier suivantes pour redimensionner votre sélection : + flèche gauche / haute réduit la sélection vers la gauche / le haut, + flèche droite / basse agrandit la sélection vers la droite / le bas. Saisie de la taille d’un objet Vous pouvez également saisir la valeur de la largeur et de la hauteur d’un ou plusieurs objets directement. Pour cela, cliquez droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Taille. Saisissez alors les valeurs. WinGénérateur 26 Mettre un objet à la taille d’un autre WinGen vous permet d’adapter la taille d’un ou plusieurs objets en prenant comme base de référence la taille d’un des objets sélectionnés. Pour cela, sélectionnez l’objet de référence ainsi que les objets à redimensionner et activez l’onglet Taille des Propriétés. Pointez alors le type de redimensionnement : sur le plus petit ou le plus grand, horizontalement ou verticalement. Déplacement d'un ou de plusieurs objets Utilisation de la souris Les objets étant sélectionnés, il suffit de cliquer à l'intérieur de l'un d'eux et de déplacer le pointeur de la souris en gardant le bouton enfoncé. Tous les objets suivent alors ce déplacement. Il faut relâcher le bouton de la souris lorsque l'on a atteint la position souhaitée. Afin de faciliter le positionnement des différents objets du modèle d'impression, les coordonnées X (distance horizontale) et Y (distance verticale) apparaissent sur la barre d’état sous cette forme (X , Y). Aidez-vous de ces informations pour votre déplacement. De plus, vous pouvez activer une grille par le menu Position. Lorsque vous positionnez les objets, le logiciel vous aligne automatiquement sur des repères fixes (lignes et colonnes fictives espacées respectivement d’environ 1 et 1,5 millimètres). Utilisation des touches claviers Une fois un ou plusieurs objets sélectionnés, vous pouvez également utiliser les touches claviers suivantes pour déplacer votre sélection : Ctrl + flèche gauche, droite, haute et basse déplace respectivement vers la gauche, droite, en haut et à droite la sélection. Saisir des valeurs des coordonnées de l’objet Vous pouvez également saisir les valeurs des coordonnées d’un objet directement. Pour cela, cliquez droit sur l’objet et choisissez Propriétés + onglet Position. Saisissez alors les valeurs, en centimètres, en partant du coin supérieur gauche. Positionnement d’objets les uns par rapport aux autres Lorsque plusieurs objets sont sélectionnés, il vous est possible d’aligner les objets les uns par rapport aux autres. En effet, l’ensemble des objets sélectionnés forment un rectangle fictif dont les côtés supérieur, inférieur, gauche et droite correspondent respectivement à la bordure de l’objet placé le plus en haut, en bas, à gauche et à droite. Utilisez alors les commandes d’Alignement du menu Position ou la commande Propriétés + Onglet Alignement pour positionner vos éléments. Utilisation de la grille La commande Grille du menu Position ou l’icône de la barre d’outils Alignement permet d’activer ou désactiver le positionnement guidé suivant des intervalles verticaux et horizontaux fixes. Pour des positionnements plus précis, vous pouvez bien entendu désactiver la grille. Duplication d’un objet Les commandes Copier, Coller du menu Edition sont à utiliser pour la copie d’un objet. La manipulation avec la souris est toutefois très pratique. Appuyez sur la touche Ctrl tout en tirant- l’objet à dupliquer à Wingen 27 la position de la copie. Lâchez : une copie est créée. Export de données Il est possible dans le logiciel de Gestion Commerciale 2000 d'utiliser les aperçus des éditions et donc les modèles pour exporter les données qui y figurent. Une option "Exporter l'aperçu" apparaît en bas à droite de la fenêtre d'impression. Si vous la cochez et appuyez ensuite sur le bouton Aperçu vous entrez dans un assistant. Après avoir donné un nom au fichier texte (ASCII) que vous allez générer, cliquez sur le bouton Suivant. Dans le cadre de droite apparaissent toutes les variables présentes dans les sections intermédiaires du modèle (une variable qui se trouverait dans l'entête ne sera donc pas proposée). Les variables calculées et récapitulatives sont également disponibles (sous le nom de Calc01 ou Recap01…). Choisissez les variables à exporter en les sélectionnant dans le cadre de droite pour cliquer ensuite sur le bouton Exporter afin de la faire passer dans le cadre de gauche. Refaites suivant pour consulter un aperçu de l'export et pour lui attribuer un séparateur puis Exporter pour générer le fichier. Afin d'obtenir des fichiers cohérents il peut être nécessaire de créer un modèle spécifique pour l'export ; dans un tel modèle la présentation importe peu (puisqu'il n'est pas destiné à être édité mais uniquement utilisé pour exporter des données). En revanche ce qui importe c'est la présence des variables que vous voulez obtenir dans une même section. Création d'un modèle d'étiquette Pour créer un modèle d'étiquette, il vous suffit de sélectionner le type Etiquette lors de la création d'un nouveau modèle. Ce format est affichée uniquement si le type de modèle sélectionné autorise la création d'étiquettes (liste d'articles, de clients, d'immobilisations...). Vous aurez ensuite à paramétrer le format de votre étiquette, dans Propriétés + onglet Etiquette du menu Modèle. Vous pouvez également ouvrir un modèle d'étiquette proposé par votre logiciel (donc non modifiable) et l'enregistrer sous un autre nom (pour le dupliquer et le modifier) par la commande Enregistrer sous du menu Modèle. Zoom Permet de modifier la taille du modèle sur l'écran afin d'avoir, soit une vue d'ensemble, soit une vue sur une partie précise. Vous précisez le pourcentage à appliquer : 100 correspond à la taille réelle de la feuille imprimée. 50 à une taille deux fois plus petite. Collage spécial La commande Collage Spécial permet d'insérer dans le modèle courant, le contenu du presse-papier. Ce contenu peut être soit des objets préalablement introduits dans le presse-papier par Couper ou Coller soit une image d'un format particulier. Dans ce dernier cas, sélectionnez le format de l’image à copier. Traduction WinGénérateur 28 Add to graph Permet de rajouter l’élément sélectionné Alignment Alignement Axis Axe Background Arrière-plan Bold Gras Border Thin Thick No border User’s border Bordure Mince Epaisse Pas de bordure Personnalisé Canddle Chandelier Center Centré Chart title Titre du graphe Choose Font Choisir la police Component rec Left Right Top Bottom Coordonnées de l’élément (Appliqué à ) à partir du coin supérieur gauche Gauche Droite Haut Bas Delete Supprime Display Graphe File name Nom du fichier de l’image à intégrer Fill Style Trame de fond Font Police Grid Grille Grid Width Espacement des points de la grille Legend Légende Misc Divers Measure Inches Percent Unité de mesure Pouce Pourcentage Move to head Déplace en haut Move up Déplace au dessus Move down Déplace en dessous Move to end Déplace en fin Pie Camembert Scatter Nuage de points Scope Ensemble de valeurs Setting Of Appliqué à Wingen 29 Shadow Ombre Show grid Afficher la grille Show zero Rend obligatoire la référence au point ZERO Size Taille de la police Snap to grid Permet un positionnement sur les points de la grille Stacked Stratifié Start color End color Couleur de début Couleur de fin, sert pour les dégradés Ticks Repères sur l’axe Type name Nom de la police Underline Souligné Italic Italique Strike out Barré Font Color Couleur des caractères 31 Index A Ajustement d'un champ 21 Alignement 21 Anglais 28 B Barre d'outils 2 Bordure 21 C Cadre 14 Centrage 21 Cercle 14 Clé à recalculer 21 Code 39 21 Code à barres 21 Couleur 21 Création d'un modèle 7 Création d'un modèle d'étiquette 27 Croisement des sections 11 D Déplacement de la barre d'outils 6 Déplacement d'objets 25 Désactiver une section 11 Dictionnaire (liaison avec le modèle) 14 Dimensionnement d'un objet 25 Duplication d'un objet 25 E EAN 13 21 Ellipse 14 Entête 11 Etiquette 27 Etiquette (format d') 7 Export de données 27 F Fond de page 14 Format d'étiquettes 7 Format du modèle 7 Formule de calcul 18 Formule d'une variable 21 G Graphique 14 Gras 21 Grille 25 I Icônes 2 Image 14 Import d'un modèle (ewg) 7 Impression des sections 11 L La barre d'état 2 Lancement de WinGen 1 Le dictionnaire 2 Le modèle 2 Les menus 2 Ligne 14 Ligne rouge 11 Ligne verte 11 Limite de section 11 M Manipulation d'objets 25 Modèle (création) 7 Modèle (ouverture) 7 Modèle Système 7 Montant négatif 21 Multi-lignes 11 O Objet (sélection) 23 Objets 14 Ordre des sections 11 Orientation 21 P Pied de page 11 Position objet 25 Positionner une variable 20 Présentation du générateur d'état 1 Propriétés 21 Propriétés des objets 21 S Saut de page forcé 11 Section supplémentaire 11 Sections 11 WinGénérateur 32 Sélection automatique 23 Sélection d'objets 23 Sélection multiple 23 Souligné 21 Synchronisation 14 T Taille de section 11 Taille d'un champ 21 Taille objet 25 Texte 14 Texte enrichi 14 Traduction 28 Tri de la liste des variables 2 V Variable de base 18 Variables 14 Variables (positionnement) 20 Variables calculées 18 Variables d'un modèle (export) 27 Variables récapitulatives 19 Verrouillage d'objets 23 Devis et Facturation Classic Pour Windows XP, Vista et 7 Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009 EBP Devis et Facturation Classic 3 Convention d’Utilisation d’EBP PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le 4 EBP Devis et Facturation Classic CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels EBP Devis et Facturation Classic 5 préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 : Mai 2009 6 EBP Devis et Facturation Classic Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Devis et Facturation Classic et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : · La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis · Le menu ? + Aide sur EBP Devis et Facturation Classic pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Devis et Facturation Classic 7 Table des matières INSTALLATION 9 1. AVANT DE COMMENCER 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ........................................................... 9 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? 10 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? 11 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 11 4.1. Version d’évaluation .............................................................................. 11 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 11 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 12 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? 12 6. ECRAN DE TRAVAIL 13 PRISE EN MAIN 14 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 14 1.1. Les options à remplir dès maintenant .................................................... 15 1.2. Les autres options ................................................................................. 15 1.3. Gestion des fenêtres .............................................................................. 15 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? 16 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? 17 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? 17 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? 19 5.1. L'entête du devis .................................................................................... 20 5.2. Le corps ................................................................................................. 20 5.3. Le pied ................................................................................................... 20 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? 21 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? 21 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 22 8.1. Transfert de documents ......................................................................... 22 8.2. Duplication ............................................................................................. 22 8.3. Impression des documents .................................................................... 22 8.4. Envoi par e-mail ..................................................................................... 22 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? 23 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? 23 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 24 11.1. Le tableau de bord ............................................................................... 24 11.2. L’historique des ventes ........................................................................ 24 11.3. L’historique Eco Contribution ............................................................... 25 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? 25 12.1. Les données à renseigner avant transfert ........................................... 25 12.2. Le transfert .......................................................................................... 26 8 EBP Devis et Facturation Classic 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? 27 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? 28 LES FONCTIONS AVANCEES 29 1. L’ECHEANCIER CLIENT 29 2. LES RELANCES 29 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE 29 4. LES EPURATIONS 29 5. LES STATISTIQUES 29 6. EBP SAUVEGARDE 30 7. LE MENU INTERNET 30 INDEX 31 Avant de commencer EBP Devis et Facturation Classic 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix : · Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 « Coût d’un appel local » · Exposez votre problème par e-mail devis.support.fr@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la suivante : · Processeur : P4 2 GHz ou équivalent · Mémoire : 1 Go · Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits · Espace disque libre : 1.5 Go · Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows. Les systèmes d’exploitation supportés sont : · Windows XP SP2 · Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit · Windows 7 32 bit & 64 bit INSTALLATION 10 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Devis et Facturation Classic . 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 5. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 6. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète. 7. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\DEVIS7.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 8. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 9. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer. Comment lancer mon logiciel ? EBP Devis et Facturation Classic 11 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été crée sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis et Facturation Classic… 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données : 20 articles, 20 documents et les impressions porteront la mention "Démonstration" Remarque Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code d’activation). L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel. INSTALLATION 12 EBP Devis et Facturation Classic 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes : · Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points, majuscules). · Numéro de Licence Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel. · Clé Web Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel. · Code d’activation Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué. Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement apparaît : · Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel (Ex : 2010 monoposte) correspond ce code. · Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? + Code d’activation. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Raccourci souris Raccourci clavier [Ctrl]+[N] Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau. Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous Ecran de travail EBP Devis et Facturation Classic 13 pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos documents (devis, factures, avoirs..). Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. ECRAN DE TRAVAIL *Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier. Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. Le tableau de bord* La barre de statut affiche des messages d’aide ou d’informations relatives à l’état de votre clavier, le mode d’ouverture de votre base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé par un cadenas , l’utilisateur courant, … Les menus La barre de fenêtres PRISE EN MAIN 14 EBP Devis et Facturation Classic Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. Comment initialiser mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 15 1.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes : · Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc.. · Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la fermeture de votre dossier. · Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. · Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier. · Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable. · TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA. 1.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 1.3. Gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. PRISE EN MAIN 16 EBP Devis et Facturation Classic 2. COMMENT CREER UN ARTICLE ? Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de navigation, puis cliquez sur pour créer un nouvel article. Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône et indiquer une description succincte. Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés. La partie éco-contribution, vous permet de sélectionner le code du barème que vous souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et le libellé du barème sont automatiquement affichés. L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône Ajouter/Modifier pour l’importer. Comment enregistrer un client ? EBP Devis et Facturation Classic 17 3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités : · Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation, · Activer le menu Données + Clients / Prospects. Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client. Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier. Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre client contenues dans l'onglet Détail et validez par OK. L’icône accessible dans la zone SIREN vous permet d’obtenir des informations sur la société de votre client. L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône Nouveau. L'onglet Divers vous permet d’associer un document associés à votre client. 4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau mode de règlement. PRISE EN MAIN 18 EBP Devis et Facturation Classic Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le type de paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date de création du document. Remarque Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du règlement. Exemple: Code : 02 Libellé : Chèque à 30 jours Type de paiement : Chèque Echéance : 30 jours. Mode de Règlement : Net Ainsi, pour une facture du 01/01/2007, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30 jours, soit 31/01, puis Net, ce qui donnera une date d’échéance au 31/01/2007. La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures. Comment saisir un devis ? EBP Devis et Facturation Classic 19 5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : · L'option Nouveau devis depuis la barre de navigation, · Le menu Traitements + Nouveau devis, · Ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Le devis se compose de trois parties : · l'entête, · le corps · le pied. Ces différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre. PRISE EN MAIN 20 EBP Devis et Facturation Classic 5.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône , et utiliser l'icône pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...). La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. 5.2. Le corps Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront votre devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : · D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document. · D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition. · D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre. · D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. 5.3. Le pied Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) , et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements). Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris ou pas dans le Total TTC, est affiché. (voir aide en ligne) Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client. Comment créer une facture ? EBP Devis et Facturation Classic 21 6. COMMENT CREER UNE FACTURE ? Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser : · L’option Nouvelle facture depuis la barre de navigation, · Le menu Traitements + Nouvelle facture, · Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et cliquer sur le bouton Ajouter. Une facture peut également être créée par transfert d'un devis. La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture. Remarque Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie. 7. COMMENT ENREGISTRER UN AVOIR ? Un avoir est un document de vente qui génère une échéance en négatif dans vos règlements. Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Avoir. Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients. PRISE EN MAIN 22 EBP Devis et Facturation Classic 8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS 8.1. Transfert de documents Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en avoirs. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué). Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements. 8.2. Duplication Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente. 8.3. Impression des documents De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du document, et choisissez votre modèle. Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes: · Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression. · Un onglet Aperçu avant impression. Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet). 8.4. Envoi par e-mail Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Comment saisir un acompte ? EBP Devis et Facturation Classic 23 Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point. 9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI) Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées. Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués. Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement des documents d’acompte. 10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ? Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement. Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : · affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante, · ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. PRISE EN MAIN 24 EBP Devis et Facturation Classic Afin que le règlement soit transféré dans votre comptabilité, vous devez indiquer un code Banque sur la fiche règlement. 11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES 11.1. Le tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : · Les derniers documents, · Les devis à relancer, · Les échéances échues, · Les statistiques, · Un graphique représentant votre chiffre d’affaire par mois. Astuce Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. 11.2. L’historique des ventes Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis et Facturation Classic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte. Remarque A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton Actualiser Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et options disponibles. Comment transférer mes écritures en comptabilité ? EBP Devis et Facturation Classic 25 11.3. L’historique Eco Contribution Depuis le menu Impressions + Historique éco-contribution, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents. 12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ? Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de données. 12.1. Les données à renseigner avant transfert Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis et Facturation Classic a besoin de plusieurs renseignements : · Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les journaux comptables, et les comptes de TVA ; Remarque Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de l’icône . · Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options ; · Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients ; · Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner dans la fiche banque ou dans les options ; · Les journaux comptables (vente, banque) à saisir dans les options du dossier. Remarque Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour le transfert des écritures. PRISE EN MAIN 26 EBP Devis et Facturation Classic 12.2. Le transfert Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité et choisir le mode de transfert comptable. Pour chaque mode, nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité. Attention La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis et Facturation Classic doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité). 12.2.1. EBP Comptabilité Ce transfert consiste à saisir les paramètres de transfert (dates, pièces, format) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le format proposé est unique : « EBP Compta 2001 et supérieur ». A la fin de la procédure de transfert, un fichier est généré. 12.2.2. Communication entreprise expert Utilisez la commande Traitements + Transfert en comptabilité + Communication entreprise expert pour accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez les paramètres de transfert (dates, pièces) et lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer le transfert. Le lancement de la procédure, ouvre la fenêtre d’échanges de Communication Entreprise Expert. Cette fenêtre permet de sélectionner et ensuite générer un fichier d’écritures comptables sous différents formats. Comment sauvegarder mon dossier ? EBP Devis et Facturation Classic 27 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*. Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec EBP Sauvegarde : 60 jours vous sont offerts avec l’achat du logiciel. Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage). Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). PRISE EN MAIN 28 EBP Devis et Facturation Classic 14. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils + Archivage des données. Sélectionnez le dossier à archiver, et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Terminer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve en entête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip. L’ECHEANCIER CLIENT EBP Devis et Facturation Classic 29 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Devis et Facturation Classic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 1. L’ECHEANCIER CLIENT Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées. 2. LES RELANCES Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à terme. 3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 4. LES EPURATIONS Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..). Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser une sauvegarde de vos données avant de la lancer 5. LES STATISTIQUES EBP Devis et Facturation Classic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel. LES FONCTIONS AVANCEES 30 EBP Devis et Facturation Classic Remarque Pour les articles et les clients, vous avez la possibilité de limité le résultat aux 15 premiers. 6. EBP SAUVEGARDE EBP Devis et Facturation Classic permet de sauvegarder en ligne, grâce au service EBP Sauvegarde accessible depuis l'assistant de sauvegarde des données. EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d'y accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d'un support toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations. Avec l'achat du logiciel, 60 jours de sauvegarde en ligne vous sont offerts. 7. LE MENU INTERNET Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis et Facturation Classic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre programme etc.... Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider ! Index EBP Devis et Facturation Classic 31 Index A Accès au service technique ...................................................................................... 9 Acompte.................................................................................................................. 23 Aide sur EBP Devis et Facturation Classic ............................................................... 6 Archivage ................................................................................................................ 28 Articles .................................................................................................................... 16 Avoir ....................................................................................................................... 21 C Clients ..................................................................................................................... 17 Code d'activation .............................................................................................. 11, 12 Communication Entreprise Expert .......................................................................... 26 Configuration minimale ............................................................................................. 9 Corps du devis ........................................................................................................ 20 Création de dossier ................................................................................................. 12 D Date d’échéance ..................................................................................................... 18 Duplication de documents....................................................................................... 22 E EBP Sauvegarde .................................................................................................... 30 Echéances ........................................................................................................ 18, 29 éco-contribution ...................................................................................................... 16 Ecran de travail ....................................................................................................... 13 e-mail ...................................................................................................................... 22 Entête du devis ....................................................................................................... 20 Epurations............................................................................................................... 29 Expert comptable .................................................................................................... 29 Expert Comptable ................................................................................................... 15 F Facture.................................................................................................................... 21 Facture d’acompte .................................................................................................. 23 Fonctions avancées ................................................................................................ 29 G Gestion des fenêtres ............................................................................................... 15 INDEX 32 EBP Devis et Facturation Classic H Historique des ventes ............................................................................................. 24 Historique eco-contribution ..................................................................................... 25 I Images .................................................................................................................... 16 Impressions ............................................................................................................ 22 Initialisation du dossier ........................................................................................... 14 Installation............................................................................................................... 10 Internet.................................................................................................................... 30 L Lancement du logiciel ............................................................................................. 11 M Mode de règlement ................................................................................................. 17 N Nouveau devis ........................................................................................................ 19 O Options du dossier .................................................................................................. 15 P Pied de devis .......................................................................................................... 20 Prospects ................................................................................................................ 17 R Relances ................................................................................................................. 29 S Saisie d’un Règlement ............................................................................................ 23 Sauvegarde ............................................................................................................ 27 Statistiques ............................................................................................................. 29 T Tableau de bord ...................................................................................................... 24 Tarif article .............................................................................................................. 16 Transfert comptable ................................................................................................ 26 Transfert de documents .......................................................................................... 22 EBP Business Plan Pour Windows XP et Vista Guide d’installation et d’initiation Edité par EBP Informatique, Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex Tél : 01 34 94 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com © Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juillet 2009 CONVENTION D’UTILISATION D’EBP 1. PREAMBULE En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « terminal server » (TSE) ou analogue. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. 2. LIVRAISON, SUIVI ET DROIT DE RETRACTATION ( LOI CHATEL DU 3 JANVIER 2008 ) En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. 3. ÉTENDUE DES OBLIGATIONS DE SUPPORT D’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. 4. ASSISTANCE DE PROXIMITE SUR LE SITE L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. 5. SAUVEGARDE DES DONNEES Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en oeuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. 6. LIMITATION DE GARANTIE EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. 7. LIMITATIONS DE RESPONSABILITE Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. 8. DISPOSITIONS FINALES Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Version 2.1 Mai 2009 6 EBP Business Plan FELICITATIONS ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Business Plan et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : • La touche F1 pour un accès direct à l’aide. • Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide. Remarque Nous vous conseillons de lire le fichier Lisez-moi.txt qui sera proposé à l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront consignées. EBP Business Plan 7 TABLE DES MATIERES INSTALLATION 9 1. Avant de commencer 9 1.1. Accès au service technique ..................................................................... 9 1.2. Configuration minimale conseillée ......................................................... 10 1.3. La place disque nécessaire ................................................................... 10 2. Comment installer mon logiciel ? 11 3. Comment lancer mon logiciel ? 12 4. Comment Activer mon logiciel ? 12 4.1. Version non activée ............................................................................... 12 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ............................................. 12 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? ......................................... 13 5. Comment créer mon dossier ? 13 6. Ecran de travail 14 PRISE EN MAIN 15 1. Comment initialiser mon dossier ? 15 1.1. Accès aux Préférences .......................................................................... 15 1.2. Saisie des Préférences .......................................................................... 15 1.3. Les options ............................................................................................ 16 1.4. L’aide dynamique ................................................................................... 16 2. Comment utiliser les fiches de saisie ? 16 2.1. Créer une fiche ...................................................................................... 16 2.2. Modifier une fiche .................................................................................. 17 2.3. Annuler une modification sur une fiche .................................................. 17 2.4. Supprimer une fiche ............................................................................... 17 2.5. Les Notes perso ..................................................................................... 17 3. Comment saisir les prévisions ? 18 3.1. Accès aux Prévisions ............................................................................. 18 3.2. Généralité sur les Prévisions ................................................................. 18 3.3. Spécificités ............................................................................................. 19 8 EBP Business Plan 4. Comment consulter les résultats ? 22 4.1. Les tableaux de résultats ....................................................................... 22 4.2. Les graphiques et les ratios ................................................................... 22 5. Comment reprendre une entreprise ? 23 6. Comment accéder au Rapport ? 23 6.1. Elaboration du rapport ........................................................................... 24 7. Comment sauvegarder les donnees ? 25 LES FONCTIONS AVANCEES 27 1. Le tableau de bord 27 2. Types de consultation des résultats 28 3. Les impressions et les exportations 28 3.1. L’impression et l’exportation des grilles ................................................. 28 3.2. L’impression du rapport ......................................................................... 28 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama .............................. 29 4. Les démarches administratives 29 4.1. Dossier économique EDEN ................................................................... 29 4.2. Formulaire ACCRE ................................................................................ 29 INDEX 30 Avant de commencer EBP Business Plan 9 INSTALLATION 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au choix : • Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente. 0811 65 20 00 (Coût d’un appel local) • Exposez votre problème par e-mail vwin.support@ebp.com Horaires Du lundi au jeudi 8h00 à 19h00 Le vendredi 8h00 à 18h00 *Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit. INSTALLATION 10 EBP Business Plan 1.2. Configuration minimale conseillée La configuration minimale conseillée pour une bonne utilisation de votre logiciel est la suivante : • OS : Windows XP SP2, Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit, Windows 7 32 bit & 64 bit • Processeur : P4 2 GHz ou équivalent • Mémoire : 1 Go • Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits • Imprimante jet d’encre ou laser avec un pilote Windows. • Pour BP PME uniquement : La génération du diaporama nécessite l'utilisation du Pack Office 2003 ou 2007 Remarque Windows XP® et Vista® sont des logiciels dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l'utilisation du logiciel. 1.3. La place disque nécessaire L’installation complète du logiciel nécessite 500 Mo d’espace disque disponible. L’installation du dossier de démonstration prend environ 10 Mo. Pour installer uniquement certains composants (par exemple, tous les composants, sauf le dossier de démonstration), cliquez sur le bouton Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés. Comment installer mon logiciel ? EBP Business Plan 11 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP Business Plan. 3. Sélectionnez l’installation du logiciel. 4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure. 5. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 6. Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera. 7. Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Standard. 8. Eventuellement, pour installer uniquement certains composants ou définir des répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée. 9. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\Business Plan. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir. 10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer l’ordinateur INSTALLATION 12 EBP Business Plan 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’un icône sur le bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Business Plan 2010. 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version non activée Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version non activée. Cela signifie qu’il est limité dans le temps et que vous ne pouvez pas imprimer ni exporter depuis le logiciel. Vous disposez de 40 jours d’évaluation pour découvrir toutes les fonctionnalités du produit. Remarque Le logiciel contient un dossier de Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement d’ouvrir celui-ci afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit : • En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet + Activation en ligne (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code de activation instantanément. • En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation. Comment créer mon dossier ? EBP Business Plan 13 4.3. Comment introduire mon code d’activation ? Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation ». Vous avez alors accès à quatre zones : • Raison sociale Vous devez impérativement saisir la même raison sociale que vous nous avez communiquée sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). • Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. • Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. • Clé web Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc.. Validez ensuite en cliquant sur le bouton Activer. Si toutefois le bouton n’est pas accessible, c’est qu’une information n’est pas correcte. Un voyant lumineux vous indiquera où est l’erreur. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? Pour créer un nouveau dossier, trois possibilités vous sont offertes : • Sélectionnez directement l'option Créer un nouveau projet depuis l'écran d'accueil qui apparaît au démarrage du logiciel, • Passez par le menu Fichier + Nouveau, • Passez par l'icône Nouveau. Vous devez ensuite remplir le formulaire qui vous est proposé afin de créer votre business plan. Vous avez la possibilité de créer un Business Plan sur 20 ans au maximum (Version Expert). INSTALLATION 14 EBP Business Plan Reprise d’éléments antérieurs Si vous réalisez une reprise de société, vous devez sélectionner les options « Bilan & éléments associés » et « Compte de résultat » puis les cases à cocher correspondantes aux exercices que vous souhaitez reprendre (maximum 3 ans). Vous trouverez un complément d’informations dans l’aide en ligne, accessible par le bouton situé en bas à droite du formulaire de création. Remarque Suivant votre licence, vous avez la possibilité de créer un nombre limité de dossier de Business Plan (au minimum 10). 6. ECRAN DE TRAVAIL Les menus Une aide en ligne interactive en fonction de la page affichée. Grille de saisie des données. Navigation dans les différentes catégories. Arborescence contenant les données du dossier Comment initialiser mon dossier ? EBP Business Plan 15 PRISE EN MAIN Dans les parties suivantes vous allez découvrir les principales fonctionnalités du produit notamment comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales prévisions, comment consulter les résultats et réaliser le dossier final. 1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? 1.1. Accès aux Préférences Pour accéder à la saisie des préférences, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux préférences par l'intermédiaire du menu Affichage + Préférences. Cette partie permet de : • Définir les Préférences du dossier, • Etablir le paramétrage des Données de base, • Paramétrer par défaut la création des fiches de prévisions. Cette fonction est disponible en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant EBP Business Plan Edition PME contacteznous. 1.2. Saisie des Préférences Les préférences du dossier Les préférences du Dossier/Partie « Général » seront saisies directement lors de la création du dossier. Pour saisir les autres Préférences du dossier, il suffira de se positionner sur celle souhaitée dans l’arborescence et de saisir les informations souhaitées. Les données de base Les différentes informations à saisir dans cette partie permettent de pré-paramétrer les combo-listes des options des prévisions. Vous trouverez les données de base concernant les taux de TVA, les saisonnalités, les échéanciers et les profils de personnel (Les profils sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME). Pour avoir plus de détail sur la saisie, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 16 EBP Business Plan Les Préférences de prévisions Les différentes informations à saisir dans cette partie, permettent de pré-paramétrer la majorité des options de saisie des Prévisions elles-même. La création de prévisions devient alors plus rapide puisqu’il n’y a qu’à intervenir sur les montants. 1.3. Les options Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. 1.4. L’aide dynamique Vous disposez d’une aide dynamique que vous pouvez ou non afficher grâce au bouton . Afin de naviguer correctement dans cette fenêtre d’aide vous disposez de différents raccourcis. Des informations complémentaires sont proposées par l’intermédiaire du raccourci « Voir aussi ». 2. COMMENT UTILISER LES FICHES DE SAISIE ? 2.1. Créer une fiche Toutes les fiches peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel. Toutefois, certaines fiches sont déjà proposées telles que les TVA, les Saisonnalités et les Profils de personnel (La création d’autres profils n’est disponible qu’en Version EBP Business Plan Edition PME). Si vous créez votre dossier depuis le squelette « EBP.Standard » existant, vous aurez également des fiches d’Investissements, de Charges externes et d’Impôts & taxes de proposées. Pour créer une nouvelle fiche, vous devez vous placer sur le type de fiche que vous souhaitez créer dans l'arborescence, exemple "Ventes", puis cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Remplissez alors les principales informations concernant la fiche créée puis, par le bouton Valider que vous trouverez en bas de la fiche, enregistrez les informations saisies. Comment utiliser les fiches de saisie ? EBP Business Plan 17 2.2. Modifier une fiche L'accès à la modification d'une fiche peut se réaliser de deux façons : • Soit en se positionnant dans l'arborescence sur le type de fiche (exemple "Ventes"), en choisissant la fiche dans le tableau récapitulatif et en cliquant sur le bouton Ouvrir en bas de la page. • Soit en développant l'arborescence dans lequel se trouve la fiche à modifier puis en double-cliquant sur la fiche souhaitée. Une fois sur la fiche, il suffit de saisir les informations souhaitées. Toutes les zones modifiables seront alors visibles par leur fond blanc. Une fois la modification réalisée, le bouton Valider, que vous trouverez en bas de la fiche, permettra d'enregistrer les modifications. 2.3. Annuler une modification sur une fiche Lors de la saisie ou de la modification d'une fiche, il est possible d'annuler le travail effectué. Pour cela, vous devez cliquer sur le bouton Annuler qui se trouve en bas de la fiche. Les modifications apportées seront alors supprimées et la fiche retrouvera son état initial. 2.4. Supprimer une fiche La suppression d'une fiche se fera par l'intermédiaire de la liste, exemple les "Ventes", ou directement dans la fiche en question. Pour supprimer une fiche, il suffit de se positionner sur la ligne concernée dans le tableau récapitulatif et de cliquer sur le bouton Supprimer qui se trouve en bas de la fenêtre. Remarque La création et la suppression d’une fiche peuvent être réalisées à partir du menu contextuel (clic inverse de la souris) de la barre de navigation de gauche. Pour plus d’informations, reportez-vous à l’aide en ligne. 2.5. Les Notes perso Chaque fiche de prévision pourra être accompagnée d’une note. Plusieurs outils sont disponibles dans cette note : • Un correcteur d’orthographe, • Un outils d’insertion de champs variables, • Une zone permettant de lier des fichiers à la page de note. Pour avoir plus de détail sur les notes perso, reportez-vous à l’aide en ligne. PRISE EN MAIN 18 EBP Business Plan 3. COMMENT SAISIR LES PREVISIONS ? 3.1. Accès aux Prévisions Pour accéder à la saisie des prévisions, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux prévisions par l'intermédiaire du menu Affichage + Prévisions. Cette partie permet de paramétrer les principales fiches du dossier. Vous retrouverez donc les prévisions suivantes : • Les Investissements (incorporels, corporels et financiers) et les Cessions d’immobilisations ; • Les Financements (Apports en capital, Comptes courants d’associé, Emprunts, Crédits bails, Subventions) ; • Les Ventes (Négoce, Produits & services); • Les Achats (Négoce, Produits & services); • Les Charges Externes ; • Le Personnel (Salarié et Gérant non salarié) et les Autres charges de personnel ; • Les Impôts & Taxes (autre que IS et IFA) ; • Les Autres prévisions (Production immobilisé, Autres produits et autres charges, Charges à répartir, Produits et Charges financières, Dividendes, Produits et Charges exceptionnelles, Provisions, Produits et Charges constatées d’avance, et Impôt Société) [Version EBP Business Plan Edition PME] ; • Les Eléments antérieurs (Bilan & éléments antérieurs et Compte de Résultat) [Version EBP Business Plan Edition PME]. 3.2. Généralité sur les Prévisions Chaque type de prévisions possède une liste récapitulative des différentes fiches créées. Cette liste synthétise les principales informations pour vous aider dans l’analyse des résultats. Pour créer une nouvelle fiche de prévision, vous devez vous placer sur le type de prévision souhaité (exemple : "Ventes"), puis, depuis la liste, cliquez sur le bouton Nouveau qui se trouve en bas, à droite de l'écran. Toutes les fiches se décomposent en deux parties : l’entête et le corps. L'entête permet d'identifier la prévision (Ex : Nom de la prévision) et le corps se compose de deux onglets nécessaires à la saisie des données. L’onglet Option permet de paramétrer au mieux la fiche que vous créez. Pour l’ensemble des combos listes, un choix sera fait par défaut. Toutefois, il vous sera possible d’adapter ces zones aux différents cas que vous voudrez traiter. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 19 Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir les montants. Ainsi tous les calculs se feront pour alimenter votre Business Plan. Sur chaque fiche, ainsi que sur chaque liste, il vous sera possible de saisir des Notes par l’intermédiaire d’un onglet prévu à cet effet. 3.3. Spécificités Pour l’ensemble des prévisions le principe reste identique. Une fois la saisie des options réalisées, il ne vous restera plus qu’à saisir le ou les montants nécessaires aux différents tableaux de résultats. 3.3.1. Les investissements Trois types d’investissements sont possibles : Incorporels, Corporels ou Financiers. La gestion des Cessions d’immobilisations sera possible dans cette partie. Les amortissements se calculeront automatiquement en fonction des options saisies. 3.3.2. Les financements On distingue deux grandes catégories de financements. Les financements dont la fiche reste du type standard avec un onglet Montant et un onglet Options. Puis les fiches qui sont composées d’un onglet Définition et d’un onglet Echéancier. Pour les Apports en Capitaux et les Comptes Courants, la saisie des informations reste la même. Toutefois pour les Emprunts et les Crédits-Bails toutes les informations devront être saisies dans l’onglet Définition. L’onglet Echéancier permettra de mettre en avant le calcul des différentes échéances. La subvention d’exploitation est une aide financière non remboursable accordée le plus souvent par l'Etat ou une Collectivité locale. Les subventions d'investissements ont pour objet d'aider l'entreprise à acquérir certains équipements. 3.3.3. Les ventes Deux types de ventes sont possibles, le type Marchandises (Produits achetés puis revendus sans avoir subi de transformation) ou le type Production (Tous les produits issus de la production ou services réalisés par l’entreprise). Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos ventes pour les années supérieures au premier exercice. PRISE EN MAIN 20 EBP Business Plan 3.3.4. Les achats Chaque prévision d’achat sera liée à une vente lors de la création de celle-ci. Le montant des prévisions d’achats sera calculé en fonction d’un Taux de Marge/Marque ou d’un Coefficient appliqué aux Ventes, par rapport au type de cette vente. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos achats pour les années supérieures au premier exercice. Pour avoir plus de détail sur les prévisions d’achats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.5. Les charges externes & autres achats Les Charges externes & autres achats, sont toutes les charges qui devront être prises en compte dans le plan d’affaires mais qui ne sont pas liées directement aux ventes. On distingue deux types de charges : • les charges Fixes : Elles sont des frais réguliers qu'engendre l'existence de l'entreprise quel que soit son niveau d'activité. • les charges Variables : Egalement appelées "charges fonctionnelles" elles sont les charges qu'engendre directement l'activité de l'entreprise. Remarque A partir de la colonne % évol., vous avez la possibilité de saisir un % d'évolution annuel ou mensuel de vos charges pour les années supérieures au premier exercice. 3.3.6. Les charges de personnel Les charges de personnel permettent de mettre en avant l’ensemble des coûts qui sont liés aux frais de personnel. On distingue deux types de personnel : les Salariés et les Gérants non salariés. La fonction Equivalent Temps Plein (ETP) vous permettra de gérer le personnel équivalent sur un même poste. Par exemple : Si vous avez besoin de 2 commerciaux pour votre entreprise, si ceux-ci ont le même profil, vous n’avez pas besoin de créer 2 fiches. Suite à la création de la fiche pour le 1er commercial, vous devez indiquer 2 dans la colonne ETP. Comment saisir les prévisions ? EBP Business Plan 21 3.3.7. Les impôts et taxes Le principe de création de fiche reste le même que pour les autres prévisions. Dans l’onglet Montant, vous devez saisir le montant d’impôt que vous estimez devoir payer. Pour avoir plus de renseignement et un exemple de saisie de la ventilation d’impôt, reportez-vous à l’aide en ligne. 3.3.8. Les autres prévisions Les prévisions ci-dessous sont disponibles uniquement en Version EBP Business Plan Edition PME. Pour en savoir plus concernant Business Plan Edition PME contactez-nous. Les Prévisions d’Exploitation Cette catégorie de prévisions regroupe l’ensemble des prévisions qui sont moins « courantes » telles que : la Production immobilisée, les Autres produits, les Charges à répartir et les Autres charges. Les Prévisions Financières Cette catégorie de prévisions regroupe l’intégralité des prévisions financières. On retrouvera donc les prévisions suivantes : les Produits financiers, les Charges financières et les Dividendes. Les Prévisions Exceptionnelles Les prévisions dites « Exceptionnelles » regroupent les Produits exceptionnels ainsi que les Charges exceptionnelles. Les Prévisions Diverses Cette catégorie regroupe le reste des prévisions nécessaires pour établir les tableaux de résultats. On retrouve donc les Provisions, les Produits constatés d’avance et les Charges constatées d’avance. L’Impôt Société Le récapitulatif proposé, a pour objectifs de fournir une liste précise des montants d'IS à payer. De plus, il met en avant l’IFA et les éventuels remboursements de crédit d'impôt. PRISE EN MAIN 22 EBP Business Plan 4. COMMENT CONSULTER LES RESULTATS ? Pour consulter les résultats du Business Plan, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il est toutefois possible d'accéder aux résultats par l'intermédiaire du menu Affichage + Résultats. Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées pour l’élaboration du Business Plan. Vous retrouverez donc une liste de tableaux, des graphiques et des ratios. 4.1. Les tableaux de résultats Les tableaux de résultats disponibles sont : • Le compte de résultat, • Le tableau de trésorerie, • Le seuil de rentabilité, • Le bilan, • Les tableaux concernant le fonds de roulement (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les tableaux de financements (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert), • Les récapitulatifs de TVA : ils permettent d’expliquer, exactement, comment la TVA due ou le crédit de TVA sont calculés. • Les autres récapitulatifs (EBP Business Plan Edition PME et EBP Business Plan Expert). Pour avoir plus de détail sur le contenu des tableaux, reportez-vous à l’aide en ligne. Vous retrouverez ces différents résultats dans le Rapport (Partie Rapport située en bas à gauche dans la barre de navigation). 4.2. Les graphiques et les ratios EBP Business Plan propose l'analyse de l'ensemble des résultats sous forme de graphiques ou ratios. Ils sont une interprétation des tableaux précédents. Chaque graphique ou ratio est défini par son nom. L'onglet Définition permet de voir les paramètres qui constituent : • le graphique : Eléments, Couleur du graphique, Plafond ; • le ratio : le Numérateur, le Dénominateur, l’Unité (pourcentage, jour, montant) et la description du ratio. Comment reprendre une entreprise ? EBP Business Plan 23 Dans la version EBP Business Plan Expert, vous pourrez créer vos propres graphiques et vos propres ratios. Un onglet Notes vous permettra de saisir des annotations sur le graphique ou ratio. Tous les graphiques et ratios sont imprimables ou exportables. Pour avoir plus de détail sur les graphiques et ratios disponibles, et sur la création de ceux-ci, reportez-vous à l’aide en ligne. 5. COMMENT REPRENDRE UNE ENTREPRISE ? Il vous est possible d'inclure les données de la reprise dans le Bilan et le Compte de résultat pour, au maximum, 3 années. Pour cela, vous devez paramétrer les préférences en conséquence. Seul les valeurs saisies dans le Bilan antérieur auront un impact sur les résultats prévisionnels. Le Compte de résultat antérieur est lui facultatif. La saisie du bilan antérieur ayant un impact sur différents calcul, et notamment sur la trésorerie prévisionnelle, les fiches, suivantes : • les stocks, • les encaissements et les décaissements, • la TVA, • les amortissements, • les comptes courants d’associés, • les emprunts, • les crédits-bails, • l’impôt sur les sociétés. Pour reprendre une entreprise, deux possibilités s’offrent à vous : 1. Saisir directement les valeurs dans le Bilan et le Compte de résultat antérieur, 2. Importer la balance EBP pour alimenter le Bilan et le Compte de résultat antérieur. Pour avoir plus de détail sur l’import de la balance, reportez-vous à l’aide en ligne. 6. COMMENT ACCEDER AU RAPPORT ? Pour accéder à la rédaction et à l'impression du rapport, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie basse de l'arborescence. Il PRISE EN MAIN 24 EBP Business Plan est toutefois possible d'accéder au dossier par l'intermédiaire du menu Affichage + Rapports. Cette partie vous permet d'argumenter puis d'imprimer le rapport que vous remettrez à vos financiers. 6.1. Elaboration du rapport EBP Business Plan vous propose la structure complète du dossier présentant votre projet. Cette structure étant non modifiable, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties ou des pages. Remarque Dans la barre de navigation de droite, vous disposez d’une case à cocher permettant d’inclure ou non la page sélectionnée lors de l’impression du rapport. Depuis la version EBP Business Plan Edition PME, 4 structures de rapports plus ou moins détaillées sont proposées. Pour la version EBP Business Plan Expert, il est possible de créer vos propres rapports. Celui-ci contiendra seulement les pages que vous y ajouterez. Pour avoir plus de détail sur la création de rapport, reportez-vous à l’aide en ligne. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l'intermédiaire de l'onglet Commentaires. Trois types de données sont repris, vous pouvez les reconnaître grâce à l’icône associé : • Les tableaux sont indiqués par l'icône , • Les graphiques sont indiqués par l'icône , • Les ratios sont indiqués par l'icône . Remarque Vous pourrez agrémenter chacune des pages récupérée de votre prévisionnel par un texte aussi bien avant, qu’après la donnée. Comment sauvegarder les donnees ? EBP Business Plan 25 7. COMMENT SAUVEGARDER LES DONNEES ? Afin de récupérer l’ensemble des modifications réalisées dans l’application, vous devez Enregistrer le fichier de travail. Pour ce faire, vous disposez d’un icône Enregistrer ou vous pouvez passer directement par le menu Fichier + Enregistrer. Remarque Dans les options du dossier (menu Outils + Options + Sauvegarde), vous disposez d’un outils permettant de programmer des sauvegardes automatiques régulières. Pour plus d’informations sur la sauvegarde des données, reportez-vous à l’aide en ligne. Le tableau de bord EBP Business Plan 27 LES FONCTIONS AVANCEES Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Business Plan. 1. LE TABLEAU DE BORD Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de votre Business Plan. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : • La liste des principales prévisions saisies : une coche vous permet de visualiser si des prévisions de type Ventes, Achats, Charges ou Personnels ont été saisies ; • La liste des dates importantes du dossier : Cette liste permet de donner des informations sur la date de création du dossier, la date du dernier enregistrement du fichier ainsi que la date de dernière impression du dossier final ; • La liste des différentes alertes et anomalies rencontrées : Cette zone permet de récapituler les différentes incohérences rencontrées dans le Business Plan créé ; • La rentabilité du dossier : Ce tableau est la version synthétique du seuil de rentabilité. Il vous permet de visualiser si votre projet est rentable et à quel moment ; • Une présentation des données importantes sous forme de graphique : Ce graphique vous indique l'évolution du chiffre d'affaires, du coût total des charges et du résultat net sur les différentes périodes de votre Business Plan. Pour avoir plus de détail sur le tableau de bord, reportez-vous à l’aide en ligne. LES FONCTIONS AVANCEES 28 EBP Business Plan 2. TYPES DE CONSULTATION DES RESULTATS La consultation des résultats est possible sous différentes formes. En fonction des paramètres, il est possible de visualiser certains résultats mensuellement, cumulée ou annuellement. Pour les consultations mensuelles et cumulées, des boutons pour les différents exercices sont disponibles. Si vous réalisez une reprise d’éléments antérieurs, suivant le nombre d'années de reprise, vous disposerez des éléments de visualisation : Aucun, N-1, N-2, N-3. En fonction des filtres sélectionnés, plusieurs niveaux d’affichage des données sont possibles. Vous pourrez affiche différents niveau de Détail (Totaux, Rubriques, Sous-rubriques et Prévisions), pour des lignes Non valorisées et pour différents parties. Pour avoir plus de détail sur la consultation des résultats, reportez-vous à l’aide en ligne. 3. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTATIONS 3.1. L’impression et l’exportation des grilles Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Business Plan, dans les Prévisions comme dans les Résultats, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer ou de passer par le menu Fichier + Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Exporter ou de passer par le menu Fichier + Exporter. 3.2. L’impression du rapport EBP Business Plan vous propose une ou plusieurs (EBP Business Plan Edition PME) structures complètes du rapport présentant votre projet. Ces structures étant non modifiables, vous avez la possibilité de ne pas imprimer l'intégralité des parties grâce à la coche Inclus que vous trouverez à gauche de l’écran. Afin de constituer un dossier percutant, l'impression proposée par EBP Business Plan sera alimentée par certaines données saisies dans les prévisions ainsi que par les résultats qui en découlent. Les démarches administratives EBP Business Plan 29 Remarque Toutefois, il vous est possible de saisir du texte sur ces données par l’intermédiaire de l’onglet Commentaires. 3.3. La génération du rapport sous forme de diaporama EBP Business Plan vous propose de générer un fichier à extension ppt permettant de présenter les rapport sous forme de diaporama (à partir d’EBP Business Plan Edition PME). Vous accéderez à cette fonctionnalité par le menu Outils + Générer un diaporama ou par le bouton portant le même nom. Remarque Le fichier généré pourra être modifier grâce au logiciel PowerPoint de Microsoft. Seule les version 2003 et 2007 du Pack Office de Microsoft sont compatibles. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 4. LES DEMARCHES ADMINISTRATIVES 4.1. Dossier économique EDEN Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide EDEN, EBP Business Plan Edition PME vous permet de générer le formulaire nécessaire à l'obtention de cette aide. Une fois votre business plan élaboré, certaines informations seront reprises pour composer le formulaire EDEN. Cependant, quelques précisions sur les saisies réalisées vous seront demandées. Pour avoir plus de détail sur l’élaboration du dossier économique EDEN, reportez-vous à l’aide en ligne. 4.2. Formulaire ACCRE Si vous remplissez les conditions pour bénéficier de l'aide ACCRE, EBP Business Plan Edition PME vous propose le formulaire à remplir pour obtenir l’aide ACCRE. Pour avoir plus de détail sur le formulaire ACCRE, reportez-vous à l’aide en ligne. INDEX 30 EBP Business Plan INDEX A Accès au service technique ..................................................................................................... 9 ACCRE ................................................................................................................................. 29 Achats ................................................................................................................................... 20 Aide dynamique .................................................................................................................... 16 Aide sur Business Plan ........................................................................................................... 5 B Balance ................................................................................................................................. 23 C Charges ................................................................................................................................. 20 Configuration minimale ........................................................................................................ 10 Créer le dossier ..................................................................................................................... 13 D Dossier final Généralités ........................................................................................................................ 23 Impression ........................................................................................................................ 28 E Ecran de travail ..................................................................................................................... 14 Elements antérieurs ............................................................................................................... 14 Exportation des grilles .......................................................................................................... 28 F Fiches Annulation ........................................................................................................................ 17 Création ............................................................................................................................ 16 Modification ..................................................................................................................... 17 Suppression ....................................................................................................................... 17 Financements ........................................................................................................................ 19 G Graphiques ............................................................................................................................ 22 I Impôt Société ........................................................................................................................ 21 Impôts et taxes ...................................................................................................................... 21 Index EBP Business Plan 31 Impressions Des grilles ......................................................................................................................... 28 Dossier .............................................................................................................................. 28 Exportations ...................................................................................................................... 28 Installation ............................................................................................................................ 11 L Lancer le logiciel .................................................................................................................. 12 O Options ................................................................................................................................. 16 P Personnels ............................................................................................................................. 20 Place disque nécessaire ......................................................................................................... 10 Préférences Accéder ............................................................................................................................. 15 de Prévisions ..................................................................................................................... 15 Données de base ............................................................................................................... 15 du Dossier ......................................................................................................................... 15 Saisir ................................................................................................................................. 15 Prévisions Accéder ............................................................................................................................. 18 Achats ............................................................................................................................... 20 Charges ............................................................................................................................. 20 Financements .................................................................................................................... 19 Généralités ........................................................................................................................ 18 Impôt société ..................................................................................................................... 21 Impôts et taxes .................................................................................................................. 21 Personnels ......................................................................................................................... 20 Subventions d'exploitation ................................................................................................ 19 Subventions d'investissements .......................................................................................... 19 Ventes ............................................................................................................................... 19 R Ratios .................................................................................................................................... 22 Reprise de societe ................................................................................................................. 23 Reprise de société ................................................................................................................. 14 Résultats Consultation ...................................................................................................................... 22 Exportation ....................................................................................................................... 28 Graphiques ........................................................................................................................ 22 Impression ........................................................................................................................ 28 Ratios ................................................................................................................................ 22 Tableaux ........................................................................................................................... 22 Types de consultation ....................................................................................................... 28 INDEX 32 EBP Business Plan S Sauvegarde des données ....................................................................................................... 25 Subventions d'exploitation .................................................................................................... 19 Subventions d'investissements .............................................................................................. 19 T Tableau de bord .................................................................................................................... 27 TVA ...................................................................................................................................... 22 V Ventes ................................................................................................................................... 19 Version bridée....................................................................................................................... 12 EBP Bouw Voor Windows XP en Vista Installatie- en initiatiegids Uitgegeven door EBP Business Software bvba, Kerselarenlaan 15 - 1030 Brussel Tel : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Website: www.ebp.com © Copyright 2009 EBPBusiness Software, editie 2010 Gebruikersovereenkomst EBP Door de aankoop een toepassing EBP heeft u het niet exclusief recht verworven om die voor professionele of persoonlijke doeleinden te gebruiken op een computer. U mag de toepassing niet overdragen naar een andere computer via netwerk. Het is ten strengste verboden, volgens de huidige wet, het programma of de documentatie te kopiëren. De toepassing mag alleen gekopieerd worden voor backup doeleinden. Elk geïnstalleerd werkstation moet over een gebruikerslicentie beschikken. De aankoop van een product geeft slechts recht op de gebruikerslicenties bepaald volgens de versie: EEN post voor licenties stand-alone, x posten voor netwerklicentie x posten. Het geheel van programma’s is beschermd door de copyright EBP. Elke ongeoorloofde duplicatie is vatbaar voor juridische vervolging en/of boetes. De toepassingen zijn niet overdraagbaar en vatbaar voor in beslagname. Ze mogen geen deel uitmaken van een onderpand of een huur ten welke titel ook. EBP behoudt zich het recht voor om in de toepassing alle nodige wijzigingen uit te voeren die zij nodig acht. Omvang verplichtingen bijstand van EBP De bijstand van EBP is bedoeld om raad, aanbevelingen en informatie te geven met betrekking tot de toepassingen EBP in de aanbevolen hardware en software. EBP verbindt zich ertoe om een de KLANT de meest adekwate raad te geven om te helpen bij het oplossen van het probleem dat de KLANT kan tegenkomen in het gebruik of de werking van de toepassing maar EBP geeft geen enkele garantie in het oplossen van het probleem. Die bijstand van EBP bevat geen bijstand on site. Bijstand on site De gebruiker moet beroep kunnen doen op een professionele informaticus om on site een technisch probleem op te lossen waarvan de oorzaak niet opgelost of gevonden werd door de telefonische bijstand van EBP. Om dit mogelijk te maken, herkent hij/zij een overeenkomst te hebben afgesloten met een verdeler of een professionele informaticus om hem/haar bij te staan indien nodig. Die overeen- komst bepaalt de interventievoorwaarden van de consultant. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden bij gebrek aan zo’n akkoord of de gevolgen van het niet naleven van die wederzijdse verplichtingen door de partijen overeengekomen in die overeenkomst. Backup gegevens De KLANT herkent ingelicht te zijn door EBP en/of door zijn consultant dat het nodig is in term van goed informaticabeheer om zeker eenmaal per vierentwintig (24) uur een backup te nemen van het systeem, programma en database. Het ontbreken van zo’n backup vermindert de kans om de schade die beperken die kunnen voortvloeien uit een onregelmatig werken van het systeem of de software en kan de bijstandsdiensten geleverd door EBP verminderen. De KLANT herkent dat het zijn verantwoordelijkheid is om een procedure in te stellen om de EBP Bouw 3 recuparatie van gegevens, bestanden of beschadigde of verloren programma’s te verzekeren. EBP kan niet verantwoordelijk gesteld worden ingeval van het verliezen van gegevens. Garantie beperking EBP verzekert dat de producten en de geleverde diensten conform zijn volgens de noden van een standaard gebruiker. De huidige garantie is exclusief aan elke andere garantie. Bovendien erkent de KLANT dat de levering van diensten van de technische dienst in het kader van het bijstandscontract afhangt van de doorlopende beschikbaarheid van communicatiemiddelen en dat EBP die beschikbaarheid niet kan garanderen. Beperking verantwoordelijkheid Tenzij anders bepaald door de wetgeving kan EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk gesteld worden voor rechtstreekse en/of onrechtstreekse schade ( met inbegrip van winstderving, onderbreking van de activiteit, verlies van gegevens of een andere vorm van winstderving) voortvloeiend uit een afwezigheid en/of een gebrekkige bijstand geleverd door EBP ; zelfs indien EBP en/of zijn leveranciers van de eventuele schade op voorhand op de hoogte gesteld zouden zijn. EBP kan niet aansprakelijk gesteld worden voor de afwezigheid van een functionaliteit, het niet conform functioneren, een dysfonctionaliteit of een specifiek gebrek van zijn softwarepaketten. Daarenboven erkent de klant dat EBP en/of zijn leveranciers op geen enkele wijze aansprakelijk kunnen gesteld worden voor schade geleden door derden van de klant en geen enkele vorm van juridische medeverantwoordelijkheid dragen in geval de klant door een derde zou worden aangevallen. De verantwoordelijkheid van EBP en/of zijn leveranciers wordt beperkt tot de som die de klant betaald heeft aan EBP voor de levering van de producten en of diensten voorzien in het bijstandscontract. Het programma wordt geleverd zonder garantie dat het beantwoord aan een specifiek gebruik, het risico aangaande de werking en het resultaat van het gebruik van deze software worden geheel gedragen door de klant. De klant verklaart dan ook dat hij het programma grondig getest heeft (hetzij via een demonstratie hetzij via een testfase) en dat het in overeenstemming is met zijn verwachtingen/noden. Voor iedere betwisting zal beroep gedaan worden op de rechtbanken van Brussel, die als enige bevoegdheid zullen hebben en dit in alle mogelijke gevallen. 4 EBP Bouw Proficiat ! U hebt zojuist een toepassing EBP aangekocht. Wij danken u voor het vertrouwen dat u in ons stelt. Deze gids stelt de toepassing EBP Bouw voor en geeft alle nodige informatie voor de installatie en het van start gaan. Voor uitleg over onderwerpen of functies die niet in deze gids staan, raadpleegt u de help online beschikbaar in de toepassing. Die wordt regelmatig bijgewerkt en beantwoordt op de vragen die u zich stelt. Er zijn twee mogelijkheden om de help online te verkrijgen : • De toets F1 voor help op een bepaald scherm • De menu ? + Help EBP Bouw om een algemene hulp te verkrijgen samengesteld uit een Inhoud, Index welke de behandelde informatie in de help weergeeft en een tabblad Opzoeken die alle gebruikte woorden in de help toont voor een gerichtere opzoeking. Opmerking