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« Windows XP » « Windows Vista » « Windows 7 » « Windows 8 » « Windows 10 » www.ebp.com © Copyright 2015 EBP Informatique - Edition Novembre 2016 Etats Financiers Guide d’installation et d’initiation Ligne Open Line 3 Conditions Générales de Vente des produits et services EBP A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP Article 1. Préambule En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue. Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore « mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes. Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement. En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00 En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet. Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour 4 aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site. Article 4. Assistance de proximité sur le site L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Article 5. Sauvegarde des données Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données. Article 6. Limitation de garantie EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers. Article 7. Limitations de responsabilité Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude 5 particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. Article 8. Dispositions finales Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie. Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte. B. Contrat de services EBP ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client », d'autre part, Il a été convenu et arrêté ce qui suit : Article 1. Objet du contrat Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat. Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation 6 Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP. Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à compter de son acceptation. Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale. En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat. Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire 3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat. 3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre. Article 4. Accès aux services Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat. Article 5. Services fournis au titre du contrat de support Le support de base comprend : L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa 7 convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements constatés. En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.) Le support ne comprend pas : le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires ( anti-virus, outils bureautiques, etc.) la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé. l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client. les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.) la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ». Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle. Article 7. Interventions sur les fichiers L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens. Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité 8 technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP. Article 8. Obligations du client Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont complémentaires. Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers. Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne et externe; Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13. Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP. Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce. Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses besoins. Article 9. Limites de responsabilité EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du 9 logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices. En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours. Article 10. Loi et attributions de compétences Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire. Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires. C. Mode locatif Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ». La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et automatiquement liées : l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées. D. Retard de paiement En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros. v3.6 septembre 2015 10 E. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP. Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat. Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au service et a de son utilisation. Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients. Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line. L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image) Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer... La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous) Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) : Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège 11 ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode évaluation. Il peut créer : un compte une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement) Le client peut publier : avec une limite à 2 pages par document avec une limite de 5 documents maxi par licence EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP. Responsabilité d’EBP: EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins de gêne possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité. Responsabilité du Client: Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité 12 publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line. Conditions financières : Tarifs indicatif au 1-02-2012 Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services : en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services EBP Résiliation du contrat du fait du Client : En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ». Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers. Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L 121-20 du Code de la Consommation. Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « 13 Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui. Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines. Version 1 – Février 2012 F. Conditions de vente aux particuliers Droit de rétractation Principe Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés. "Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services. L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme." Effets Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-1) Exceptions Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la consommation, art. L 121-20-2): fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du délai de sept jours francs fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur Tarifs indiqués sur le site Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans préavis. 14 Félicitations ! Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation. Ce guide présente le logiciel EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2016 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte. Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/ Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser. Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition : La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis. Le menu ? + Sommaire de l'aide pour obtenir une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie. Table des matières 15 Table des matières INSTALLATION................................................................................................. 17 1. AVANT DE COMMENCER............................................................................. 17 1.1. Accès au service technique ......................................................................... 17 1.2. Configurations ............................................................................................. 18 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ........................................................ 20 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 21 4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 21 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?................................................... 21 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ........................ 21 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE.............................................................. 22 6. MISES A JOUR.............................................................................................. 22 7. ECRAN DE TRAVAIL..................................................................................... 24 8. IMPORTER LES MODELES EBP .................................................................. 25 PRISE EN MAIN ................................................................................................ 26 9. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ?......................... 26 9.1. Société........................................................................................................ 26 9.2. Divers.......................................................................................................... 27 9.3. Les autres données ..................................................................................... 27 9.4. La gestion des fenêtres ............................................................................... 28 10. LE DOSSIER (SIREN) ?............................................................................... 28 10.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? ....................................................... 28 10.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) ....................................... 30 11. LA LIASSE ................................................................................................... 31 11.1. Comment créer une liasse ?...................................................................... 31 11.2. Onglet Général.......................................................................................... 33 11.3. Onglet Balance.......................................................................................... 33 Table des matières 16 11.4. Onglet Immobilisations .............................................................................. 35 11.5. Onglet Formulaire...................................................................................... 35 11.6. Onglet Contrôles ....................................................................................... 39 11.7. Onglet Plan de regroupement.................................................................... 39 11.8. Onglet Télétransmissions .......................................................................... 40 12. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ?........................................................... 40 13. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? ................................................. 41 14. FIN DE LA LIASSE....................................................................................... 42 15. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES ..................................... 42 15.1. Créer la liasse au millésime suivant........................................................... 42 15.2. Exporter en CSV ....................................................................................... 42 15.3. Créer un modèle utilisateur........................................................................ 42 15.4. Transférer la liasse au millésime suivant ................................................... 43 16. LES PLAQUETTES...................................................................................... 43 16.1. Comment créer une plaquette ? ................................................................ 43 16.2. Thèmes Word............................................................................................ 48 17. LES LOCAUX PROFESSIONNELS.............................................................. 48 17.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ?......................... 48 17.2. Comment déclarer les loyers professionnels ?........................................... 50 18. LES PAIEMENTS......................................................................................... 54 18.1. Comment créer un paiement ? .................................................................. 54 19. LES MODELES UTILISATEUR .................................................................... 57 19.1. Modèle de liasse ....................................................................................... 57 19.2. Modèle de plaquette.................................................................................. 58 19.3. Modèle de paiement.................................................................................. 58 19.4. Les actions de la liste des modèles ........................................................... 58 20. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? .................... 60 21. LES FONCTIONS EXPERT ......................................................................... 60 21.1. Les traitements par lot ............................................................................... 60 21.2. Utilisateurs ................................................................................................ 61 INDEX................................................................................................................ 62 Avant de commencer 17 Installation 1. AVANT DE COMMENCER 1.1. Accès au service technique L’accès à l’assistance dépend de la version du logiciel acheté, du type de contrat ou de l’abonnement souscrit *. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis : Consultez directement les réponses aux questions fréquentes ainsi que des notices illustrées sur votre Assistance Online www.faq.ebp.com Ce service est accessible 24h/24 et 7j/7. Par téléphone au : 0821 61 2000 (0,09 €/min) Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 9h à 18h30 et de 9h à 18h le vendredi. Par email à l’adresse : openline.support.fr@ebp.com * Pour connaître les différents types de contrats que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux, contactez votre revendeur habituel ou notre service commercial. Comment installer mon logiciel ? 18 1.2. Configurations 1.2.1. Configuration minimale requise La configuration minimale requise pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) est la suivante : Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur Mémoire : 3 Go Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits Espace disque libre : 3 Go Systèmes d'exploitation supportés : Windows XP SP3 Windows Vista SP2 32 bits et 64 bits, Windows 7, 8 et 10 32 bits et 64 bits Windows XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation du logiciel. (1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou équivalent / 4 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur). Contactez notre réseau de revendeurs. 1.2.2. Versions de Microsoft Office validés pour la plaquette Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2007 Microsoft Office 2003 (avec le Pack de compatibilité Microsoft Office pour les formats de fichier Word 2007) Remarque Windows® XP, Vista, 7, 8 et 10 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel. 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? Attention Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution. Comment installer mon logiciel ? 19 1. Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK. 2. L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le lien EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014 pour accéder à la présentation et au téléchargement du logiciel. 3. Cliquez sur le lien Télécharger EBP Etats Financiers Ligne Open Line (Ligne PME, Financière, Expert-comptable) Millésime 2014. 4. La page pour télécharger le logiciel sur le site EBP est alors affichée. Cliquez sur le lien Accéder au téléchargement. 5. Une page est alors affichée dans laquelle vous devez vous identifier à l'aide de votre numéro de licence et votre clé web. Validez. 6. La page pour télécharger le logiciel est alors affichée. Cliquez sur le lien Téléchargez puis sur le bouton Enregistrer. Indiquez comme répertoire de destination Bureau et validez. 7. Dès que le téléchargement est terminé, cliquez sur le bouton Ouvrir le dossier, recherchez le fichier que vous avez téléchargé et exécutez le fichier. 8. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. 9. Dans un premier temps l’installation va rechercher les pré-requis nécessaire au fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera automatiquement lancée. 10. Suivez les étapes une à une. Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. 11. Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante. 12. Cliquez sur Installation monoposte. Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation Personnalisée. 13. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\Program Files\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Xp et C:\.Programmes\EBP\FinState7.0FRFR40 pour une installation sous Vista. 14. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque. 15. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant. Comment lancer mon logiciel ? 20 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2014 7.0. Comment Activer Mon logiciel ? 21 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? 4.1. Version d’évaluation Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela signifie que vous ne pouvez pas accéder aux différentes fonctionnalités de l’application. La totalité des fonctionnalités n’est pas disponible en version non activée. 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctionnalités du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP. Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ? L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel manuellement. 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Cliquez sur l'option Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton Activer manuellement et vous avez alors accès aux zones suivantes : Clé PC Cette clé PC est calculée à partir des informations matérielles de votre machine. Nom de l’entreprise Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou minuscules). Numéro de licence Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte du logiciel. Clé WEB Saisissez la clé web. Code d’activation Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué. Le dossier de travail unique 22 Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Si le code a été correctement saisi, le logiciel s'ouvre automatiquement. Si le code saisi n'est pas valide, un message est affiché et vous indique que le code n’est pas valide. Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? + Activez votre logiciel. Remarque Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible. 5. LE DOSSIER DE TRAVAIL UNIQUE Votre dossier de travail est maintenant unique et c’est dans ce dossier de travail que vous allez centraliser vos données communes ainsi que tous les dossiers clients nommés « dossiers (SIREN) ». Pour créer votre dossier de travail, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour passer à l’étape suivante ou précédente dans la procédure de création du dossier. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 6. MISES A JOUR Après avoir installé une nouvelle version de l’application EBP Etats Financiers, un message de mise à jour apparaît à la 1ère ouverture de l’application vous proposant d’effectuer une mise à jour avec sauvegarde. Mises à jour 23 Il est fortement recommandé d’effectuer cette mise à jour avec sauvegarde. Cette mise à jour prendra en compte les dernières modifications que nous avons apportées aux formules, au paramétrage des cellules (notamment pour l’EDI) et aux fonds. Ces modifications sont appliquées aux modèles EBP, aux modèles utilisateurs et aux liasses. En ce qui concerne les formules, elles ne seront mises à jour dans les modèles utilisateurs et dans les liasses que seulement si elles n’ont pas été personnalisées par l’utilisateur. Ecran de travail 24 7. ECRAN DE TRAVAIL Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants. Partie contextuelle de la barre de navigation. La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus De raccourcis. La barre de navigation Importer les modèles EBP 25 8. IMPORTER LES MODELES EBP Lors de la création de votre dossier de travail, Les modèles EBP 2014 sont automatiquement importés. Si vous souhaitez importer d’autres modèles après la création de votre dossier de travail, cliquez sur Outils + Importer des Modèles EBP depuis le menu principal de l’application. Les différentes étapes de l’assistant d’import des modèles EBP sont expliquées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Comment paramétrer mon dossier de travail ? 26 Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en précisant comment paramétrer votre dossier de travail, vos dossiers (SIREN) et comment traiter votre liasse de sa création à son impression. 9. COMMENT PARAMETRER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Après la création de votre dossier de travail, nous vous conseillons tout d’abord de renseigner les informations générales de votre société. Ces informations sont accessibles en cliquant sur le bouton Paramètres se situant sous la barre de navigation. 9.1. Société Cliquez sur l’un des sous répertoire du répertoire Société de la barre de navigation pour ouvrir la fiche de votre société. Celle-ci est composée de deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options et les données correspondantes sur la partie droite. 9.1.1. Le paramétrage EDI Ce sous-répertoire concerne votre paramétrage EDI. Il est donc à remplir impérativement si vous envoyez vos liasses au format EDI : Emetteur de la télédéclaration L'émetteur initial correspond au tiers qui génère et envoie le fichier EDI. Intermédiaire Si ce n’est pas l’émetteur de la télédéclaration qui envoie le fichier EDI, indiquez les coordonnées de celui qui envoie le fichier EDI appelé Intermédiaire. Partenaire EDI Le partenaire EDI est le portail déclaratif à qui vous transmettez vos fichiers EDI. Si vous passez par Jedeclare.com, vous retrouverez les informations à renseigner pour le partenaire EDI dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran d’option. Comment paramétrer mon dossier de travail ? 27 9.1.2. Les chemins Ce sous-répertoire vous permet de personnaliser vos chemins de sauvegarde/génération de fichiers. Ces chemins seront indiqués par défaut lors de vos différentes actions. Si vous les modifiez lors de vos actions, les chemins renseignés ici seront remplacés. 9.1.3. Export PDF Ce sous-répertoire vous permet de paramétrer vos exports PDF. 9.1.4. Options des liasses Ce sous répertoire vous permet d’ouvrir ou non vos liasses avec le mode Vue avancée activée. Lorsque le mode Vue avancée est activé, la saisie et la modification sont possibles dans toutes les cellules de la liasse. Si le mode Vue avancée est désactivé, seules les cellules ne contenant pas de formules sont saisissables. 9.1.5. Options des plaquettes Le logiciel permet de générer simultanément 3 plaquettes avec des présentations différentes. Ce sous-répertoire vous permet donc de préciser pour chaque modèle de plaquette son nom ainsi que le thème associé. 9.1.6. Général Ce sous-répertoire vous permet de modifier la police et la taille par défaut des onglets Notes. 9.2. Divers Cette partie contient plusieurs listes. Certaines sont déjà remplies et peuvent être complétées/modifiées par vous : Civilités, Codes NAF, Codes postaux, Départements, Pays, OGA. D’autres peuvent être reprise dans vos dossiers (SIREN) : OGA, Contacts, Banques. Ainsi, si vous avez un même centre des impôts pour plusieurs dossiers (SIREN), créez une fiche contact en renseignant les coordonnées du centre des impôts. Il suffira ensuite de sélectionner ce contact dans vos dossiers (SIREN). Pour les entreprises souhaitant envoyer leur liasse à leurs banques commerciales, il est impératif de créer des fiches Banque dans la liste des banques. 9.3. Les autres données En cliquant sur Outils + Options du menu principal de l’application, vous avez accès à d’autres données personnalisables, comme l’emplacement du dossier de travail, le chemin de sauvegarde et le paramétrage de l’apparence de l’application. Le dossier (SIREN) ? 28 Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 9.4. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 10. LE DOSSIER (SIREN) ? 10.1. Comment créer un dossier (SIREN) ? Un dossier (SIREN) correspond à un dossier client pour lequel vous devez établir une liasse. Pour créer un dossier (SIREN), vous devez accéder à la liste des dossiers (SIREN) par le menu Liasses + Dossiers (SIREN). Utilisez ensuite la touche [Inser] du clavier ou le bouton Ajouter. Il est également possible de créer un dossier (SIREN) en passant par un assistant : cliquez sur l'icône Assistant de création de Dossier (SIREN) de la barre des tâches de la liste des Dossiers (SIREN). Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales En version Expert, vous pouvez créer 100 ou un nombre illimité de dossiers (SIREN). La fenêtre d’un dossier (SIREN) se compose de plusieurs onglets à renseigner avec attention, car ces données sont reprises dans les liasses. Le dossier (SIREN) ? 29 Onglet Coordonnées Renseignez ici les informations concernant l’identification, l’adresse, les identifiants et les éléments de cessation de l’entité à créer. Onglet Informations DGFIP Renseigner ici les identifiants, l’adresse du centre des impôts et les informations concernant la personne responsable des liasses. Si vous avez créé des fiches Contact, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Onglet Intervenants Renseigner ici les informations relatives aux intervenants. Si vous avez créé des fiches Contact et/ou Banque, cliquez sur la flèche de sélection pour en sélectionner une. Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à un Organisme de Gestion Agréé, il est impératif de renseigner l’intervenant OGA. Le dossier (SIREN) ? 30 Si vous souhaitez envoyer un fichier EDI à vos banques commerciales, il est impératif de renseigner l’intervenant Banques. Onglet Paramétrage EDI En cochant « Paramétrage EDI spécifique », renseigner ici le paramétrage EDI que vous souhaitez appliquer uniquement à ce dossier (SIREN). Onglet Associés SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, la répartition, les immeubles en jouissance en gratuite, les intervenants et les mouvements de titres d’un Associé d’une SCI en fonction de son régime : - Associé SCI relevant du régime des revenus fonciers - Associé SCI relevant des revenus professionnels Onglet Immeubles SCI Renseigner ici les informations concernant les coordonnées, les caractéristiques, les locataires, les amortissements, les autres tiers d’un Immeuble d’une SCI. Liens Open Line Vous pouvez sélectionner le dossier Comptabilité Open Line à partir duquel vous voulez récupérer une balance et l’intégrer à votre liasse. Vous pouvez également sélectionner le dossier Immobilisation Open Line à partir duquel vous voulez récupérer les immobilisations et les intégrer à votre liasse. Vous pouvez également créer des liens avec vos dossier Comptabilité Open Line et Immobilisation Open Line, via des raccourcis. Onglet Notes Vous pouvez donner des indications sur le dossier. Cette colonne est affichable dans la liste des Dossiers (SIREN). Pour plus d’informations concernant la création des dossiers (SIREN), utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1. 10.2. Les actions liées à la liste des dossiers (SIREN) Lorsque vous êtes dans la liste des Dossiers (SIREN), le menu contextuel vous propose une série d’actions : Assistant de création d’un Dossier (SIREN) Cette action vous permet de créer un Dossier (SIREN) selon deux façons : - en récupérant automatiquement les informations de votre dossier de Comptabilité Open Line - en renseignant manuellement les informations principales Archiver (ou sauvegarde partielle) La liasse 31 Cette action vous permet d’archiver les dossiers (SIREN) sélectionnés dans la liste des Dossiers (SIREN). Dans l’assistant d’archivage, vous pouvez également sélectionner certaines liasses des dossiers (SIREN) que vous avez sélectionné dans la liste des Dossiers (SIREN). Restaurer Cette action vous permet de restaurer un .zip d’une sauvegarde partielle. Vous ne pouvez pas restaurer ici un .zip d’une sauvegarde complète (Outils + Restauration). Visualiser les anciennes liasses Cette action permet d’ouvrir l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 d’un dossier importé. Visualiser les liasses Cette action permet de passer sur la liste des Liasses du dossier (SIREN) sélectionné. Visualiser les plaquettes Cette action vous permet d'accéder à la liste des plaquettes liées à un dossier (SIREN). Visualiser les paiements Cette action vous permet d'accéder à la liste des paiements liés à un dossier (SIREN). 11. LA LIASSE 11.1. Comment créer une liasse ? Une liasse correspond à une période sur laquelle une balance est importée afin d’éditer différents documents tels que les formulaires fiscaux, les états de gestion, les tableaux de détails et les plaquettes. Une liasse peut être créée soit pour établir une déclaration fiscale, soit pour faire des situations. Vous pouvez créer autant de liasses que vous souhaitez dans un exercice au sein d’un même dossier (SIREN). Exemples de liasses pour l’exercice 2015 : - 1 ère liasse : Situation 1er trimestre 2015 - 2 ème liasse : Situation 2ème trimestre 2015 - 3 ème liasse : Situation 3ème trimestre 2015 - 4 ème liasse : Situation 4ème trimestre 2015 - 5 ème liasse : déclaration fiscale 2015 - 6 ème liasse : déclaration rectificative 2015 Pour créer une liasse, accédez à la liste des Liasses par le menu Liasses + Liasses. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. La liasse 32 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre liasse, choisissez le millésime du modèle de base de votre liasse et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de liasse à partir duquel vous souhaitez créer votre liasse. Les régimes traités par l’application sont : IS/RS, IS/RN, IR/RS, IR/RN, BA/RS, BA/RN, BNC, SCI, SCM/RS, SCM/RN, Intégration Groupe et Intégration Membre. Si vous souhaitez également générer des plaquettes, indiquez, dans le champ Modèle de plaquette, le modèle à utiliser. Par défaut, il existe un modèle BIC/RN, BIC/RS, BA/RN, BA/RS et BNC. Remarque Ces modèles ne peuvent pas être utilisés pour les régimes SCI, SCM et Intégration. Cliquez sur le bouton OK pour créer la liasse. La liasse 33 11.2. Onglet Général Dans cet onglet, vous devez renseigner le type de la liasse. En fonction du type que vous choisissez, une mention apparaît sur chaque page de la liasse dans l'onglet Formulaire ainsi qu'à l'impression. Si vous choisissez le type Déclaration Provisoire / Simulation, la mention Déclaration provisoire apparaît sur chaque page de la liasse. Si vous choisissez le type Déclaration rectificative, la mention Déclaration rectificative apparaît sur chaque page de la liasse. Vous avez également la possibilité d’associer une liasse précédente à votre liasse en cours. Cette sélection permet d’importer la balance de la liasse précédente sur la période N-1 de la liasse en cours et d’importer certaines valeurs de votre liasse N-1 dans votre liasse en cours. 11.3. Onglet Balance Cet onglet contient la balance permettant de calculer votre liasse fiscale, les états de gestion et les plaquettes si vous basez votre plaquette sur la liasse. Pour la renseigner, deux méthodes sont possibles : Onglets de la liasse. Menu principal de la liasse. Menu des onglets. Accès à l’Editeur de formules. Partie Détails des cellules. La liasse 34 11.3.1. La saisie Vous pouvez saisir les lignes de la balance en cliquant sur le bouton Ajouter. Pour chaque ligne, vous devez alors renseigner le numéro de compte, le libellé, le débit N, le crédit N, le débit N-1 et le crédit N-1. Remarque Si vous souhaitez renseigner plus de 2 balances, vous devez alors choisir dans le champ Vues, l’option 5 Balances. 11.3.2. L’import Vous pouvez importer une balance en cliquant sur le bouton Importer. 2 types d’imports sont possibles : Fichier .bal et Autre type de fichier. Import d’un fichier .bal Indiquez le chemin où le fichier est enregistré en cliquant sur l’icône . Si vous possédez un logiciel de comptabilité EBP, le fichier généré par ces applications est un .bal. Dès que vous avez sélectionné le fichier à importer, cliquez alors sur le bouton Visualiser pour obtenir un aperçu du fichier à importer. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case Type de caractère. Import d’un autre type de fichier (ou import paramétrable) Suivez les étapes de l’assistant d’import paramétrable. Dans la 2ème étape, vous devez sélectionner le fichier à importer en cliquant sur l’icône . Dans les 3ème et 4ème étapes, choisissez les séparateurs ainsi que le codage des textes. Si, dans l’aperçu du fichier, vous avez des caractères qui ne sont pas correctement formatés, modifiez la case codage de la 3ème étape. Dans la 5ème étape, attribuez à chaque ligne de la partie haute (structure de la balance de l’application) une colonne de la partie du bas (balance importée). Import Comptabilité Open Line Pour réaliser cet import, vous devez au préalable, lier votre dossier SIREN à votre dossier de Comptabilité Open Line (version 4.2 minimum). Dès lors que vous cliquez sur cette option, la balance s’importe automatiquement. Cependant les dates d’exercices de votre liasse doivent au moins être comprises ou égales aux dates de votre exercice comptable. Pour plus d’informations concernant l’import de balance, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La liasse 35 Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles : Mise à zéro Cette option permet de remplacer tous les montants des balances par des zéros. Suppression des lignes vides Cette option permet de supprimer toutes les lignes des balances qui sont à zéros. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 11.4. Onglet Immobilisations Cet onglet est disponible uniquement lorsque votre dossier SIREN est lié à un dossier d’Immobilisations Open Line. Vous pouvez importer vos immobilisations : Importer Cette option permet l’import automatique de vos immobilisations. Il faut pour cela que les dates d’exercices de votre liasse correspondent exactement à un exercice paramétré en Immobilisations Open Line. Seront alors transférées uniquement les données relatives à l’exercice défini dans l’onglet général de votre liasse. Les informations seront immédiatement récupérées dans les formulaires appropriés. Depuis cet onglet, d’autres fonctionnalités sont disponibles : Ajouter Cette option permet d’ajouter une immobilisation directement dans votre application Immobilisations Open Line à partir de votre application Etats Financiers. Consultation Cette option permet de consulter la fiche d’une immobilisation que vous aurez sélectionnée dans la liste de l’onglet Immobilisations. 11.5. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent la liasse sont affichées. Si vous avez importé une balance, toutes les cellules qui font appel à des comptes mouvementés sont automatiquement renseignées. 11.5.1. Les modes de saisie Dans cet onglet, vous pouvez choisir de protéger ou non les cellules sur la saisie et la modification des formules. Cette protection est gérée par le bouton Vue avancée du menu de La liasse 36 cet onglet. Selon que le bouton soit activé ou non, vous ne pouvez pas saisir dans les mêmes cellules. Vue avancée désactivée Cette vue permet de renseigner uniquement les champs non cadenassés. Par défaut, toutes les cellules qui font appel à des formules de calcul ne sont pas modifiables, elles apparaissent alors cadenassées. De plus, ce mode n’autorise pas la suppression et l’ajout de pages dans la liasse. Vue avancée activée Cette vue permet non seulement de saisir dans tous les champs mais également de modifier les formules de calcul indiquées dans certaines cellules. Pour effectuer cette opération, sélectionnez la cellule et dans le champ Formule de la zone Détail qui apparaît en bas de page, indiquez la formule que vous souhaitez. Pour plus d’informations concernant la modification des formules de calcul, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. La Vue avancée permet également la suppression ou l’ajout de pages rattachées au régime fiscal de la liasse. Pour cela, passez en Vue avancée puis cliquez sur le bouton Modifier la liste des formulaires. Une fenêtre Sélection de formulaires s’ouvre. Dans la partie gauche, déroulez les listes et sélectionnez les formulaires que vous souhaitez ajouter dans votre liasse. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour les ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des formulaires de la liste de votre liasse, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les formulaires à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Par défaut, l’application ouvre les liasses avec la Vue avancée désactivée. Si vous souhaitez les ouvrir en Vue avancée activée, cliquez sur Paramètres + Options des liasses de la barre de navigation ou du menu principal de l’application, puis cochez la case Activer le Mode avancé par défaut dans les liasses. Toute cellule dans laquelle une valeur a été saisie ou une formule de calcul a été modifiée apparaît sur fond bleu. Après la modification d'une cellule, vous devez recalculer la liasse en cliquant sur le bouton Calculer la liasse. La sauvegarde de la liasse permet également de recalculer automatiquement la liasse. Pour créer une formule, cliquez sur le bouton Editer… de la partie Détail de l’onglet Formulaire. Un éditeur de formule vous aidera à créer vos propres formules. La liasse 37 Pour plus d’informations concernant l’éditeur de formules, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1 depuis cette fenêtre. 11.5.2. La recherche Dans cet onglet, vous pouvez rechercher une cellule sur la page en cours ou toute autre page composant la liasse. Si la cellule que vous souhaitez rechercher est présente dans la page en cours, saisissez alors le nom de la cellule dans le champ de saisie et cliquez sur le bouton Rechercher. Si la cellule recherchée appartient à une autre page, saisissez alors le nom de la page et le nom de la cellule précédé d’un point. Par exemple, vous recherchez la cellule AF de la page 2050, saisissez alors 2050.AF. Visualisez votre formule ici. Faites glisser les noms des cellules ou des pages dans le cadre Formule cidessus. Descriptif et exemple des fonctions. Faites glisser les fonctions de ce cadre vers le cadre Formule ci-dessus. La liasse 38 11.5.3. Les actions du menu principal de la liasse Depuis le menu principal de la liasse, les actions suivantes sont disponibles : Calculer la liasse Cette action permet de lancer le calcul de la liasse. Vérifier les contrôles Cette action permet de lancer les contrôles de l’onglet Contrôles. Cette action commence par le calcul de la liasse. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est non bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en orange et l'icône apparaît. Si un contrôle actif n'est pas correct et qu'il est bloquant, le montant de la cellule concernée par ce contrôle est affiché en rouge et l'icône apparaît et l’impression de votre liasse se fera avec un filigrane. Dans tous les cas, les anomalies sont expliquées dans la partie Détail de l’onglet Formulaire. Exporter en PDF Permet de d’exporter toutes les pages de l’onglet Formulaire au format PDF. Si vous souhaitez exporter seulement une partie des pages de l’onglet Formulaire, passez par la fenêtre d’impression (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 12 Comment imprimer la liasse ? page 40) Voir la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet d’ouvrir la plaquette. Supprimer la plaquette Si vous avez une plaquette associée à votre liasse, cette option permet de supprimer la plaquette. 11.5.4. Les actions du menu contextuel Depuis le menu contextuel, les actions suivantes sont disponibles : Restaurer la formule du modèle Si vous avez modifié une formule de calcul et que vous souhaitez récupérer la formule d'origine, utilisez cette option. Il est également possible de restaurer toutes les formules du modèle d’une même page en choisissant l’option Restaurer les formules du modèle dans la page. Supprimer la valeur saisie Si vous avez saisi une valeur en remplacement d'une autre et que vous souhaitez récupérer l'ancienne valeur, cliquez sur cette option. Il est également possible de supprimer toutes les valeurs saisies d’une page en choisissant l’option Supprimer les valeurs saisies dans la page. Affichage des codes La liasse 39 Cette option permet de visualiser à l'écran le nom de chaque cellule. Comparatif des calculs Si vous avez modifié une formule de calcul, cette option vous permettra de comparer la formule du modèle et celle que vous avez saisi. Détail des calculs Cette option indique les valeurs par compte utilisé dans le calcul de la valeur affichée. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 11.6. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur la liasse. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 11.7. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules des pages se situant dans l’onglet Formulaire d’une liasse. Les cellules sont regroupées par page. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. Comme dans l’onglet Formulaire, la Vue avancée doit être activée pour modifier des formules. Lorsqu'une formule est modifiée, la colonne Formule modifiée est alors cochée. Ainsi, vous pouvez savoir rapidement si la formule a été modifiée ou non. Comment imprimer la liasse ? 40 11.8. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la liasse pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). 12. COMMENT IMPRIMER LA LIASSE ? Pour imprimer une liasse, les états de gestion et les annexes fiscales, positionnez-vous dans l'onglet Formulaire et cliquez sur l’icône . Un aperçu de chaque page de la liasse est alors affiché. Vous pouvez sélectionner l’exemplaire voulu ou tous les exemplaires. Si vous avez des contrôles bloquants dans votre liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.6 Onglet Contrôles page 50), la mention Anomalie – Contrôles est alors imprimée en travers de chaque page qui compose la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Provisoire / Simulation, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration provisoire est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Si vous avez choisi dans la liasse le type de déclaration Rectificative, (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.2 Onglet Général page 44), la mention Déclaration rectificative est alors imprimée en haut de chaque page de la liasse. Depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez également effectuer un export PDF des formulaires sélectionnés en cliquant sur le bouton Export PDF…. Vous pouvez également imprimer les noms des cellules de la liasse en cliquant sur l’icône de la fenêtre d’impression. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Comment générer un fichier EDI ? 41 13. COMMENT GENERER UN FICHIER EDI ? Après avoir renseigné les paramètres de la société (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 9.1 Société page 26) et du dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 10.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39), accédez à votre liasse, puis cliquez sur l’onglet Télédéclarations puis sur le bouton Ajouter. Sélectionnez les destinataires de votre choix ainsi que les éléments à envoyer. Les banques commerciales que vous avez renseignées dans le Dossier (SIREN) (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 10.1 Comment créer un dossier (SIREN) ? page 39) sont indiquées dans la partie Banques commerciales. Pour effectuer l’envoie, cochez les case correspondantes. Vous pouvez envoyer un fichier de test en cliquant sur la case Déclaration de test. Cliquez ensuite sur le bouton Générer. Une ligne est alors créée dans l’onglet Télédéclarations avec la date de génération et le statut de la télédéclaration. Fin de la liasse 42 Si vous effectuez votre télédéclaration avec le portail Je Déclare, les colonnes Dépôt, Conformité et Réception finale sont alors renseignés. Vous pouvez accéder à toutes vos fiches d’envoi EDI en cliquant sur Liasses + Télédéclarations. Pour plus d’informations concernant cette option, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 14. FIN DE LA LIASSE Lorsque votre liasse est terminée ou envoyée à la DGFIP, dans l'onglet Général de la liasse, vous pouvez alors cocher l'option Verrouiller les valeurs. Cette option a pour effet de griser tous les champs. Seule la consultation est possible. Les mises à jour de ces liasses n’est plus possible. Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 15. LES ACTIONS DE LA LISTE PAGE DES LIASSES Lorsque vous êtes dans la liste des liasses, le menu contextuel vous propose une série d’actions : 15.1. Créer la liasse au millésime suivant Cette action vous permet de créer la liasse dans un millésime différent. La liasse initiale est conservée. La liasse créée ne récupère ni la balance ni les montants saisis. Par contre, les formules personnalisées dans la liasse initiale seront conservées dans la liasse créée. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. 15.2. Exporter en CSV Cette action vous permet d’exporter les cellules d’une liasse et leur valeur dans un fichier .csv (compatible avec Excel). 15.3. Créer un modèle utilisateur Cette action permet de créer un modèle conservant vos formules personnalisées, dont vous pourrez vous servir pour créer d’autres liasses (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 19 Les modèles utilisateurs page 57). Les PLAQUETTES 43 15.4. Transférer la liasse au millésime suivant Cette option permet de passer une liasse d’un millésime à un autre, tout en conservant la balance, les données que vous avez saisies ainsi que vos formules personnalisées. Seuls les fonds ainsi que les formules non personnalisées seront modifiés. 16. LES PLAQUETTES Il existe deux types de plaquette : - Les plaquettes associées à une liasse c’est-à-dire qu’elles sont créées à partir d’une liasse, - Les plaquettes dites autonomes c’est-à-dire qu’elles ne sont pas associées à une liasse et elles sont calculées à partir d’une balance. La gestion des plaquettes s’effectue par le menu Plaquettes + Toutes. 16.1. Comment créer une plaquette ? Pour créer une plaquette, accédez à la liste des plaquettes par le menu Plaquettes + Plaquettes. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Les PLAQUETTES 44 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre plaquette, choisissez le millésime du modèle de base de votre plaquette et indiquez les périodes N et N-1. Choisissez le modèle de plaquette à partir duquel vous souhaitez créer votre plaquette. Vous pouvez choisir un modèle EBP ou un modèle utilisateur. Si votre plaquette n’est pas liée à une liasse, vous devez alors sélectionner un modèle de plaquette basé sur une balance. Dans le champ Liasse associée, indiquez la liasse à partir de laquelle la plaquette sera basée. Cliquez sur le bouton OK pour créer la plaquette. 16.1.1. Onglet Général Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette qui n’est pas liée à une liasse donc basée sur une balance. Dans cet onglet, sont donc indiqués : Le dossier SIREN, Le régime. A partir de cette information, seuls les modèles de plaquettes associés à ce régime sont proposés lors de la modification de la liste des chapitres, La période de la liasse N, Les PLAQUETTES 45 La période de la liasse N-1. 16.1.2. Onglet Aperçu du document Si, à la création de votre plaquette, vous avez sélectionné un modèle de plaquettes, dans cet onglet, apparaissent alors toutes les pages qui composent votre plaquette. Si vous n'avez rien sélectionné, la liste des documents est vide. Modifier la liste des chapitres Vous pouvez ajouter des pages en cliquant sur le bouton Modifier la liste des chapitres. Une fenêtre Sélection de pages s’ouvre. Elle se compose de 2 listes : la liste de gauche correspond à toutes les pages que vous pouvez insérer dans votre plaquette, la liste de droite correspond aux pages de votre plaquette. Vous pouvez filtrer ces listes en sélectionnant le type de modèle dans la liste déroulante en haut de la fenêtre. Dans la liste de gauche, sélectionnez les pages que vous souhaitez ajouter dans votre plaquette. Cliquez ensuite sur le bouton Ajouter pour l’ajouter à votre liste, puis cliquez sur OK pour valider. Si vous souhaitez enlever des pages de votre plaquette, procédez en sens inverse : sélectionnez dans la partie droite les pages de plaquette à enlever, puis cliquez sur le bouton Supprimer. L'ordre dans lequel les pages sont affichées dans cet onglet correspond à l'ordre dans lequel elles seront dans le fichier généré. Si vous souhaitez modifier l'ordre cliquez sur les icônes ou pour respectivement monter ou descendre la page sélectionnée. Personnaliser la plaquette Pour personnaliser les pages de la plaquette, sélectionnez le modèle et cliquez sur le bouton Editer le document dans Word. Pour ajouter des cellules ou des éléments des feuilles de calcul dans la plaquette, déroulez la liste dans la bibliothèque de données et faites glisser le nom des cellules du dictionnaire dans la page Word. Pour insérer des pages de la liasse, faites glisser le nom de la page du dictionnaire dans la page Word de votre plaquette. Remarque Si vous souhaitez insérer des pages entières dans votre plaquette, vous devez d’abord insérer ces pages dans l’onglet Formulaire. 16.1.3. Onglet Plan de regroupement Cet onglet correspond au plan de regroupement de pages insérées dans la plaquette. Pour chaque page, apparaissent les formules des cellules propres aux plaquettes. A partir de cet onglet, vous pouvez également modifier ces formules. Les PLAQUETTES 46 La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.5.1 Les modes de saisie page 47). 16.1.4. Onglet Balance Cet onglet n’est affiché que dans une plaquette dite autonome qui n’est donc pas liée à une liasse. Le fonctionnement de cet onglet est le même que celui dans la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.3 Onglet Balance page 44) 16.1.5. Onglet Agencement Cet onglet permet de personnaliser la présentation de la plaquette. Vous pouvez générer jusqu'à 3 exemplaires de la plaquette. Par défaut, chaque exemplaire a pour nom 1er Modèle, 2ème Modèle et 3ème Modèle mais vous pouvez modifier ce nom. Indiquez également le thème associé à chaque plaquette, un thème correspondant à un style de présentation (police, couleur….). Les PLAQUETTES 47 Comme vous pouvez générer jusqu’à 3 plaquettes, vous devez, pour chaque page de la plaquette, cocher les colonnes 1 er modèle, 2 ème modèle et 3 ème modèle si vous souhaitez que la page apparaisse dans les 3 exemplaires. Si vous ne cochez pas une des colonnes, la page n'apparaîtra alors pas dans l'exemplaire que vous avez décoché. 16.1.6. Onglet Feuilles de calcul Cet onglet recense Les feuilles de calcul issues du modèle de plaquette choisi, qui alimentent les chapitres. Ces feuilles de calcul sont modifiables tant sur le fonds (formules, valeurs, etc.) que sur la forme (mise en page). Pour cela, des actions DEVEXPRESS sont disponibles au-dessus de la feuille de calcul : Les feuilles de calcul que vous aurez éventuellement créé, via l’action Créer une feuille de calcul. Pour plus d’informations concernant cet onglet, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 16.1.7. Génération et mise à jour de la plaquette Dès que votre plaquette est correcte, générez-la en cliquant sur le bouton Générer la plaquette… dans l’onglet Aperçu du document puis cliquez sur l’option Génération de plaquette. Cette option permet d’ouvrir l’assistant de génération de plaquette. Dans la 2ème étape, choisissez en 1er lieu le chemin de génération des 3 plaquettes. Par défaut, le répertoire indiqué correspond au répertoire renseigné dans les paramètres de la société du menu Paramètres + Société + Chemins. Sélectionnez ensuite les modèles à générer en indiquant leur nom. Dans la 3ème étape, cliquez sur Lancer. A la fin de la génération, la fenêtre d’ouverture des fichiers générés apparaît. Les locaux professionnels 48 Pour mettre à jour les valeurs d’une plaquette déjà générée, (après avoir modifié des montants sur les pages de l’onglet Formulaire de la liasse par exemple), cliquez sur le bouton Générer la plaquette…, puis sélectionnez l’option Mise à jour des valeurs…. 16.2. Thèmes Word Par le menu Plaquettes + Thèmes, vous pouvez consulter les thèmes Word EBP ou bien en créer de nouveaux. Ces thèmes vous permettent de personnaliser la présentation vos plaquettes et de les utiliser pour un ou l’ensemble des modèles de plaquettes, par l’intermédiaire de l’onglet Présentation de la plaquette. 17. LES LOCAUX PROFESSIONNELS Ce menu est composé de deux parties : - Les demandes de locaux - Les déclarations de loyers 17.1. Comment demander la liste des locaux professionnels ? Pour créer une demande de locaux, accédez à la liste des demandes de locaux par le menu Locaux professionnels + Demande de locaux. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre demande de locaux. Cliquez sur le bouton OK pour créer la demande de locaux. 17.1.1. Onglet Général Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre demande de locaux. Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande. Les locaux professionnels 49 17.1.2. Onglet Formulaire Dans cet onglet, vous avez le formulaire R-IDENTIF qui représente le formulaire via lequel on effectue la demande de locaux. En cochant la qualité du demandeur dans la première partie du formulaire R-IDENTIF, les informations sont récupérées à partir des données des intervenants renseignées dans le dossier (SIREN). Les données dans la partie identification du déclarant sont automatiquement récupérées du dossier (SIREN). Choix de la qualité du demandeur. Informations Cette partie représente le code de concernant le locataire. l’information, c’est LOC pour l’EDI-requête. Les locaux professionnels 50 17.1.3. Onglet Plan de regroupement Le plan de regroupement présente sous forme de liste, les cellules du formulaire R-IDENTIF. Pour chaque cellule, les informations suivantes sont disponibles : - le nom de la cellule, - la formule, - une indication permettant de savoir si cette formule a été modifiée par rapport à la formule du modèle. Pour les cellules composées d'une formule, vous pouvez les modifier depuis cet onglet. Les modifications que vous y effectuez sont automatiquement reportées dans l'onglet Formulaire et inversement, les modifications de formule que vous réalisez dans l'onglet Formulaire sont reportées dans cet onglet. 17.1.4. Onglet Télétransmission Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI de la demande de locaux pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 17.2. Comment déclarer les loyers professionnels ? La déclaration de locaux professionnels peut se faire de deux façons : - La déclaration est créée automatiquement à partir de la réponse de la DGFiP. - La déclaration est créée à partir d’un fichier EDI. 17.2.1. Comment déclarer des locaux professionnels à partir de la réponse de la DGFiP ? Lorsque votre télétransmission du R-IDENTIF est réussie. La DGFiP vous renvoie via le partenaire EDI les informations demandées et utiles pour remplir votre déclaration de loyers. En actualisant la télétransmission de votre demande de locaux, une fenêtre pour choisir le millésime des déclarations de loyers s’ouvre, vous pouvez ainsi choisir le millésime de votre déclaration de loyers : Les locaux professionnels 51 Une fois le choix du millésime de la déclaration de loyers effectué, cette dernière se crée automatiquement dans le menu « Déclarations de loyers ». Onglet Général Dans cet onglet, vous pouvez visualiser le dossier (SIREN) associé à votre déclaration de locaux. Vous avez également la possibilité de bloquer la mise à jour du plan de regroupement et de verrouiller la demande. Onglet Locaux Dans cet onglet vous pouvez visualiser l’ensemble des informations relatives à vos locaux. Onglet Formulaire Il s’agit d’un formulaire unique « DECLOYER », permettant la déclaration de vos loyers. Les deux premières colonnes du DECLOYER présentent des informations issues de la réponse de la DGFiP, et les quatre suivantes permettent d’apporter vos modifications si c’est nécessaire et de mettre à jour les données de vos locaux. Les deux colonnes « Changements si c’est nécessaire » vous permettent d’apporter d’éventuelles corrections aux adresses des locaux. Et les trois colonnes « Mise à jour permanente » sont à renseigner obligatoirement pour télétransmettre votre déclaration de loyers. Les locaux professionnels 52 Onglet Télétransmission : Une fois les modifications apportées au formulaire DECLOYER, vous pouvez générer le fichier EDI de la déclaration de loyers pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Vous pouvez rectifier les informations de vos locaux Les locaux professionnels 53 17.2.2. Comment créer une déclaration à partir d’un fichier EDI ? Vous pouvez également créer une déclaration à partir d’un fichier EDI obtenu via une autre application. Pour ce faire cliquez sur la tâche « Créer une déclaration à partir d’un fichier ». En cliquant sur cette tâche, l’assistant de création de déclarations à partir d’un fichier s’ouvre, cet assistant vous permet de choisir le fichier EDI, le millésime des déclarations de loyers et les dossiers (SIREN) auxquels vous souhaitez attacher vos déclarations. Créer une déclaration à partir d’un fichier. Les paiements 54 En suivant les étapes de l’assistant, vos déclarations sont automatiquement créées dans le menu « Déclarations de loyers ». 18. LES PAIEMENTS 18.1. Comment créer un paiement ? Pour créer un paiement, accédez à la liste des paiements par le menu Paiements + Paiements. Appuyez sur la touche [Inser] ou cliquez sur le bouton Ajouter. Choisissez le fichier EDI contenant les données de vos locaux. Choisissez le millésime de vos déclarations Choisissez les dossiers (SIREN) correspondant à vos déclarations. Les paiements 55 Sélectionnez le dossier (SIREN) se rattachant à votre paiement, choisissez le millésime du modèle de base de votre paiement et indiquez la période de référence et la date d’échéance. Choisissez le modèle de paiement à partir duquel vous souhaitez créer votre paiement. Vous pouvez choisir un modèle EBP ou un modèle utilisateur. Cliquez sur le bouton OK pour créer le paiement. Les paiements 56 18.1.1. Onglet Général Dans cet onglet, sont donc indiqués : Le dossier SIREN, Le régime, Le type d’impôt (CVAE, IS), Le type de paiement (Acompte, Solde) La période de référence, La date d’échéance. 18.1.2. Onglet Formulaire Dans cet onglet, toutes les pages qui composent le paiement sont affichées. L'écran est divisé en deux parties. La partie de gauche liste les pages du paiement et la partie de droite affiche le formulaire sélectionné dans la partie gauche. Vous avez également accès à la partie Détail en bas du formulaire. Cette partie vous donne un certain nombre d'informations sur chaque cellule. Onglets de la liasse. Menu des onglets. Partie Détails des cellules. Accès à l’Editeur de formules. Menu principal de la liasse. Les modèles utilisateur 57 18.1.3. Onglet Plan de regroupement Cet onglet correspond au plan de regroupement de pages insérées dans le paiement. Pour chaque page, apparaissent les formules des cellules propres aux paiements. A partir de cet onglet, vous pouvez également modifier ces formules. La syntaxe à utiliser est la même que celle utilisée dans les pages de la liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.5.1 Les modes de saisie page 47). 18.1.4. Onglet Contrôles Dans cet onglet, apparaissent tous les contrôles appliqués sur le paiement. Ces contrôles correspondent à des vérifications de cohérence entre certaines cellules des pages de la liasse. Pour chaque contrôle, vous devez définir s'il est actif et bloquant. Par défaut, ils sont tous actifs et bloquants. Pour lancer une vérification des contrôles actifs, cliquez sur le bouton Vérifier les contrôles. Le calcul de la liasse les vérifie également. 18.1.5. Onglet Télétransmissions Depuis cet onglet, vous pouvez générer le fichier EDI du paiement pour pouvoir l’envoyer à votre portail déclaratif (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52). Dans la barre de tâches, une information vous indique si des télétransmissions auprès de ka DGFIP sont à actualiser. 19. LES MODELES UTILISATEUR 19.1. Modèle de liasse Lorsque vous créez une liasse, vous pouvez la créer à partir d'un modèle EBP ou d'un modèle utilisateur. Pour créer un modèle utilisateur depuis une liasse, cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur du menu contextuel depuis la liste des liasses. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Vous pouvez également créer un modèle utilisateur à partir d’un modèle EBP. Pour cela, cliquez sur le lien Modèles EBP de la partie Liasses + Modèles de liasses (dans la barre de navigation ou le menu de l’application), sélectionnez le modèle EBP à dupliquer, puis cliquez sur l’option Créer un modèle utilisateur dans la barre des tâches ou dans le menu contextuel. Indiquez alors un nom à votre modèle dans le champ Nom et enregistrez-le. Les modèles utilisateur 58 Lorsque vous affichez un modèle de liasse, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une liasse (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.1 Comment créer une liasse ? page 42). 19.2. Modèle de plaquette Pour créer un modèle de plaquette, procédez comme pour les modèles de liasse. Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez. Enregistrez votre modèle en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Lorsque vous affichez un modèle de plaquette, seuls les onglets Régime, Aperçu du document, Plan de regroupement et Présentation sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'une plaquette (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 16.1 Comment créer une plaquette page 54). 19.3. Modèle de paiement Pour créer un modèle de paiement, procédez comme pour les modèles de liasse. Indiquez le nom de votre modèle et effectuez les modifications que vous souhaitez. Enregistrez votre modèle en cliquant sur les boutons Enregistrer, Enregistrer et Fermer ou Enregistrer et Nouveau. Lorsque vous affichez un modèle de paiement, seuls les onglets Régime, Formulaire, Plan de regroupement, Contrôles et Notes sont proposés. Le fonctionnement de ces onglets est le même que celui décrit dans la gestion d'un paiement (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 18.1 Comment créer un paiement page 64. Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. 19.4. Les actions de la liste des modèles 19.4.1. Dupliquer le modèle au millésime suivant Cette action vous permet de dupliquer un modèle utilisateur dans un millésime différent. Le modèle initial est conservé. Le modèle dupliqué conserve les formules personnalisées du modèle initial. Les fonds et les formules non personnalisées seront modifiés selon le millésime choisi. Les modèles utilisateur 59 19.4.2. Comparer Cette option permet de comparer deux millésimes et ainsi de voir les évolutions de formules entre les deux. Comment sauvegarder mon dossier de travail ? 60 20. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER DE TRAVAIL ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CDROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape de l’assistant est détaillée dans l’aide en ligne accessible par la touche F1. 21. LES FONCTIONS EXPERT 21.1. Les traitements par lot Cette action vous permet d’appliquer une action à plusieurs liasses en même temps. Avant de lancer le traitement par lot, sélectionnez les liasses concernées dans la liste. Les actions disponibles dans ce traitement par lots sont : Transférer les liasses au millésime suivant Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 15.4 Transférer la liasse au millésime suivant page 54 pour plus de précisions. Créer les liasses au millésime suivant Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 15.1 Créer la liasse page 53 pour plus de précisions. Verrouiller les plans de regroupement des liasses Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 14 Fin de la liasse page 53 pour plus de précisions. Imprimer les liasses Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 12 Comment imprimer la liasse ? page 51 pour plus de précisions. Les fonctions Expert 61 Export .PDF (tous les formulaires) Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 11.5.3 Les actions du menu principal de la liasse page 49 pour plus de précisions. Générer les plaquettes Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 16.1.7 Génération et mise à jour de la plaquette page 58 pour plus de précisions. Imprimer les plaquettes Générer et envoyer les fichiers EDI Voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 13 Comment générer un fichier EDI ? page 52 pour plus de précisions. 21.2. Utilisateurs Par le menu Paramètres + Utilisateurs, Vous pouvez gérer le droit d’accès et les autorisations sur certaines actions des personnes ayant accès à l’application. Vous pouvez également gérer des groupes d’utilisateurs avec des droits communs. Pour plus d’informations concernant les modèles utilisateur, utilisez l’aide en ligne accessible par la touche F1. Index 62 Index A Accès au service technique ........................................................................................................16 Aide sur EBP Etats Financiers Ligne Open Line 2013 (Expert) .................................................13 Archivage/Restauration partielle .................................................................................................29 C Changer de millésime en traitement par lot ................................................................................58 Code d'activation.........................................................................................................................20 Contrôles .....................................................................................................................................38 Créer les liasses suivantes en traitement par lot........................................................................58 D Dossier (SIREN)..........................................................................................................................27 Dossier de travail unique.............................................................................................................21 E Ecran de travail ...........................................................................................................................23 Export .pdf en traitement par lot..................................................................................................59 Export de la liasse complète en PDF..........................................................................................37 F Feuilles de calcul.........................................................................................................................46 Figer/défiger les liasses en traitement par lot .............................................................................58 G Générer et envoyer les fichiers EDI en traitement par lot...........................................................59 Générer les plaquettes en traitement par lot ..............................................................................59 Générer un fichier EDI ................................................................................................................40 Gestion des fenêtres ...................................................................................................................27 I Importer les immobilisations........................................................................................................34 Importer une balance .bal ...........................................................................................................33 Importer une balance .txt ou.csv.................................................................................................33 Importer une balance Comptabilité Open Line ...........................................................................33 Index 63 Impression...................................................................................................................................39 Imprimer les liasses en traitement par lot ...................................................................................58 Imprimer les plaquettes en traitement par lot .............................................................................59 Installation ...................................................................................................................................17 L Lancement du logiciel .................................................................................................................19 Liasse ..........................................................................................................................................30 Liasse figée .................................................................................................................................41 LOCAUX PROFESSIONNELS ...................................................................................................47 M Modeles utilisateur ......................................................................................................................56 P paiement......................................................................................................................................53 Paramétrage des chemins de sauvegarde .................................................................................26 Paramétrage des exports PDF ...................................................................................................26 Paramétrage EDI.........................................................................................................................25 Paramétrage-Gestion des utilisateurs.........................................................................................59 Paramétrage-Liste des banques.................................................................................................26 Paramétrage-Liste des civilités ...................................................................................................26 Paramétrage-Liste des codes NAF.............................................................................................26 Paramétrage-Liste des codes postaux .......................................................................................26 Paramétrage-Liste des contacts .................................................................................................26 Paramétrage-Liste des départements.........................................................................................26 Paramétrage-Liste des OGA.......................................................................................................26 Paramétrage-Liste des pays .......................................................................................................26 Paramétrage-Options des liasses...............................................................................................26 Paramétrage-Options des plaquettes .........................................................................................26 Paramétrer mon dossier de travail..............................................................................................25 Plan de regroupement.................................................................................................................38 pLAQUETTE ...............................................................................................................................42 Plaquette-Thèmes Word .............................................................................................................47 S Sauvegarde .................................................................................................................................58 V Visualiser les liasses de l’application EBP Etats Financiers 2009 v13 ......................................30 Vue avancée ...............................................................................................................................35
Devis Bâtiment OL Guide d’initiation Pratic Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................4 2. LA GESTION DES FENETRES....................................................................4 3. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................5 PRISE EN MAIN........................................................................................................6 4. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................6 4.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................6 4.2. Les autres options………… ..........................................................................6 4.3. La gestion des fenêtres.................................................................................6 5. COMMENT CREER UN ARTICLE/ELEMENT ? .........................................7 6. COMMENT CREER UN TIERS ?.................................................................8 6.1. Création d’un client………. ...........................................................................8 6.2. Création d’un contact ....................................................................................8 7. COMMENT GERER LES VENTES ?...........................................................9 7.1. L'entête du devis…………...........................................................................10 7.2. Le corps………………… .............................................................................10 7.3. Le pied……………………. ..........................................................................10 7.4. Les autres onglets…………… ....................................................................11 7.5. Les actions d'un devis .................................................................................11 8. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 11 8.1. Transfert…………………….........................................................................11 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir......................................11 8.3. Regroupement…………….. ........................................................................11 8.4. Duplication……………….............................................................................12 9. Dupliquer en…………………. .....................................................................12 10. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ? .............12 10.1. Comment saisir un acompte ? ....................................................................12 10.2. Comment saisir un règlement ?..................................................................12 11. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?.................13 12. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...............................................13 13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................14 14. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? .........................14 15. COMMENT RESTAURER ? .......................................................................14 16. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........14 17. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..............................................15 18. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............15 19. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? 16 19.1. Les groupes d’utilisateurs ...........................................................................16 19.2. Les utilisateurs……………… ......................................................................17 19.3. Les droits utilisateurs ..................................................................................17 FONCTIONS AVANCEES ......................................................................................18 20. GESTION DES FAVORIS...........................................................................18 21. OPEN GUIDE…………. ..............................................................................18 22. TABLEAU DE BORD ..................................................................................18 23. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ...............................................19 24. LES HISTORIQUES....................................................................................19 25. LES ECHEANCIERS ..................................................................................20 26. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE..............................21 27. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .......................................21 28. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT..............21 29. REPORTS ON LINE ...................................................................................22 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par le menu Fichier - Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur ou elles sont sur un autre ordinateur) ; En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes : Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le nom du serveur, La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur. Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite : o Saisir le nom de la base de données. o Saisir l'identification et les coordonnées de la société. Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base. Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. 3.Ecran de travail Quel que soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues. L’écran de travail se compose de trois parties essentielles : Le volet de navigation à gauche de votre écran La barre des menus en haut de votre écran L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture, et dans la saisie d’un règlement. 4.Comment initialiser mon dossier ? Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société, afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 4.1. Les options à remplir dès maintenant Il est important de renseigner les parties suivantes: Identification : o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents. o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par défaut dans les documents. Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève. Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable… Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.) ainsi que la codification des autres fiches (clients, articles, familles...). Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles. Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur. 4.2. Les autres options D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de paiement par défaut. Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option. 4.3. La gestion des fenêtres Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre. Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement. 5. Comment créer un article/élément ? Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Articles - Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type d’article « Fournitures », « Mains d’œuvre », « Ouvrages » ou « Ouvrages de fabrication ». Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..). Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille. Dans l’onglet « Détail matériau » Vous pouvez saisir le détail de la main d’œuvre ainsi que la cadence pour la pose. Ces informations permettent de calculé le prix de vente de l’onglet « Détail ». L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 6. Comment créer un tiers ? 6.1. Création d’un client Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre client/prospect dans l'onglet Facturation. Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »). L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter. 6.2. Création d’un contact Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes - Clients - Contacts. La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects. Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact. L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa totalité. 7. Comment gérer les ventes ? Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes. Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser : La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis, Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser]. Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied. Vous avez également la possibilité d'appeler des actions. 7.1. L'entête du devis Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis. La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier. Remarque Pour les devis, lorsque la numérotation automatique est désactivée, il est possible de renseigner un 2ème suffixe afin de pouvoir réaliser la révision du devis. Exemple : DEV0001A (A est la première version du devis). Duplication du devis pour la révision, le numéro du devis révisé sera DEV0001B (B est la deuxième version du devis). 7.2. Le corps Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis. Pour faciliter la saisie, vous disposez : D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails). D'un masque de saisie entièrement paramétrable. D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation). D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte. Les tranches/sous tranches de travaux représentent des chapitres. Elles permettent de découper le document. Chaque tranche pourra comporter des sous tranches, articles, des ouvrages, des sous-totaux et de simples lignes de texte. Il n’y a pas de limite sur le nombre de tranches/sous tranches. Il est possible d’ajouter une tranche via les fonctions « Ajouter » et « Insérer » dans le corps du document. L’ajout permet de positionner la ligne en dessous de la ligne sélectionnée, l’insertion permet de positionner la ligne au-dessus de la ligne sélectionnée. 7.3. Le pied Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de port (HT ou TTC). 7.4. Les autres onglets A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent : L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez dans l’onglet Détail. Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total TTC, est affiché. La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA. L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné. L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné. L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, des statistiques, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé. L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses web ou URL et de saisir un commentaire. 7.5. Les actions d'un devis A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique clients/articles », « Transférer »… A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions : « Actualiser TVA » Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. » « Recharger les informations du client/prospects » Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect (adresses, commerciaux, remises, port...). « Intégrer un document » Permet de recopier le contenu d’un autre document, quel que soit son type, dans le document actuel. 8. Comment transférer, regrouper, dupliquer un document ? 8.1. Transfert Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable. Remarque Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué. Pour réaliser un transfert de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous ; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. 8.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir Dans le cas où une facture est transférée en avoir, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert de facture en avoir » du menu Paramètres – Société – Documents de vente, permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir. 8.3. Regroupement Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés. Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné. Pour réaliser un regroupement, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … – Type du document à regrouper ; 2. sélectionner les documents initiaux ; 3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation. Remarque L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas automatique. 8.4. Duplication La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document. Pour réaliser une duplication de document, vous devez : 1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes - Documents … - Tous; 2. sélectionner le document initial ; 3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer. 9. Dupliquer en A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document dans un autre type de document. Exemple : Duplication d’une facture en devis. 10. Comment réaliser le suivi financier des clients ? 10.1. Comment saisir un acompte ? Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant la livraison du bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI). Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui a(ou ont) été enregistrée(ées). Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer. Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués. Remarque Un acompte versé en 2013 et sa facture émise en 2014, la TVA de l’acompte doit être conservée et seulement le solde de la facture doit être soumis au taux en vigueur à la date de la facture (texte de loi est passé au 02/01/14). Pour avoir ce fonctionnement, vous devez cocher l’option « Conserver la TVA de l’acompte sur la facture », accessible dans les documents d’acompte (de vente et d’achat), onglet « Récapitulatif ». 10.2. Comment saisir un règlement ? Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements. La liste des règlements déjà effectués apparaît. Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement. Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite : affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ; saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées. Remarque Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire. Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement. 11. Comment transférer les éléments en compta ? Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité Open line. Ces écritures concernent : les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte), les échéances, les règlements, Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du menu Paramètres - Société : Les libellés des écritures, Les journaux et les comptes divers, Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA, La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel). Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique : La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer la validation des données à comptabiliser. Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées). La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser. La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée et non modifiable. Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité. Remarque Afin de pouvoir choisir les libellés de vos écritures comptables, des macros sont disponibles : {0} = Type du document (ex : Facture, Avoir...) {1} = Numéro du document {2} = Type de tiers (ex: Client) {3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....) {4} = Nom tiers {5} = Code banque {6} = Date du document {7} = Référence de l'onglet Notes du document L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations. 12. Comment imprimer un document ? Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc. L'impression d'un document peut être activée : Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, Facture, Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document. Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer. Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée. Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression. Remarques Dans les fenêtres d’impression, l’action « Réinitialiser les filtres » vous permet de remettre à zéro les filtres. (Icône à côté des filtres personnalisés) Que vous soyez dans la page des filtres d’impression ou dans la page d’aperçu, l’action « Imprimer » lancera une fenêtre dans laquelle il est possible de sélectionner le bac de l’imprimante. 13. Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarques La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En mise jour de dossier, la sauvegarde du dossier est obligatoire. Il est impossible de désélectionner « Inclure le dossier ». En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. 14. Comment sauvegarder tous mes dossiers ? Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers, vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés. Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder. Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées. 15. Comment restaurer ? Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque dur. Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées. Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure. Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers. Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers). Remarque Lors de la restauration, il vous sera proposé de : - Créer un nouveau raccourci - Mettre à jour le raccourci existant. 16. Comment lier un dossier d’une autre application ? A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*, consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles. Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. * sous réserve de compatibilité entre applications 17. Comment archiver mes données ? Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération. Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir. Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage. Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton Lancer. Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte. La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier. Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type : Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip. 18. Comment consulter le journal des événements ? Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements. Il stocke les informations concernant : la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la numérotation, le manque d'un n° TVA intracommunautaire, la suppression de documents, la dévalidation d’inventaire ou de document, le changement de code. Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Il est possible d'imprimer le journal des événements. 19. Comment gérer les groupes, les utilisateurs et les droits ? Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs. Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe. 19.1. Les groupes d’utilisateurs Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits... Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom. A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur. Remarque L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut. 19.2. Les utilisateurs Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe. L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer d'utilisateur. Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows. Remarque Vous pouvez « Bloqué » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés). A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs. Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit. Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits. A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut. 19.3. Les droits utilisateurs Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier. Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module. Il existe trois types de droit : Visualisation et Modification Exécution Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" est concernée par le droit "Création". Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page. Fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran. 20. Gestion des favoris A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation. Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation / Lettrage, réalisez un clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris. Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions / dossiers, de les déplacer ou de les supprimer. Remarque Une action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris. 21. Open Guide Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante. La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les éléments et de l’enregistrer. Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide. Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications, répondez Oui. 22. Tableau de bord Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité. Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les devis à relancer ; Les échéances échues ; Les statistiques des ventes ; Les meilleurs clients et articles ; Un graphique représentant votre chiffre d’affaires. Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier. Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs. Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue. 23. La gestion de l’éco-contribution Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de refacturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf). Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur les achats. Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en création de dossier et peuvent être importés. Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes, articles, documents. 24. Les historiques Historique de la ligne article L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas dans la base Articles) dans une chaîne de documents. Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente puis le bouton Détail. Il concerne les articles de type bien ou service et est accessible dès lors qu'un document est : enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document. Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la "date du document" et la « Quantité de l'article ». Historique du document L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente. Remarque Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des Factures. Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de l'avoir d'acompte. L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est : enregistré/validé issu d'un autre document transféré/regroupé vers un autre type de document. L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants". Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour. Historique des ventes Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte. Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes – Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer. 25. Les échéanciers La consultation des échéances clients s'effectue à partir : de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients, de la fiche client, du menu Règlements - Clients - Échéanciers, du menu Ventes - Règlements - Échéanciers. L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée. Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client. Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir précédemment sélectionnée. Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder. Vous pouvez aussi : Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ; Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans la colonne Montant Affecté. La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées, avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens de paiement associés. 26. Le dossier pour votre expert-comptable Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité. 27. La communication entreprise expert Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel EBP vers d’autres logiciels. 28. L’assistant de création de modèles de document Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants. Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création de modèles. Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant de création de modèle. Les étapes de création sont : Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...), Choix du style de l'entête du document, Choix des données présentes dans l'entête du document, Choix des données présentes dans le corps du document, Choix des données présentes dans le pied du document, Choix de la mise en forme du modèle, Nom du modèle, Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment. A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle. 29. Reports On Line Un espace de publication appelé ROL (Reports On Line http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels Open Line. Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de consultation. A partir de votre dossier, vous choisissez les documents (états d'impressions et listes des données) que vous souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.
Analyse et décision OL Guide d’initiation Pro Table des matières 1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................3 2. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................3 PRISE EN MAIN........................................................................................................4 3. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................4 3.1. Les coordonnées du dossier.........................................................................4 3.2. La notion de mois courant.............................................................................4 4. COMMENT ALIMENTER LA CONSTRUCTION BUDGETAIRE ? .............5 4.1. Les périodes disponibles ..............................................................................5 4.2. La saisie des données ..................................................................................7 5. COMMENT EST CONÇU LE MENU TABLEAU DE PILOTAGE ................9 5.1. Accès au Tableau de Pilotage ......................................................................9 5.2. Généralités sur le Tableau de Pilotage ........................................................9 5.3. Les résultats disponibles.............................................................................10 6. COMMENT ACCEDER AUX DIAPORAMAS ?..........................................14 7. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................15 8. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........15 LES FONCTIONS AVANCEES ..............................................................................16 9. LE TABLEAU DE BORD.............................................................................16 10. LES IMPRESSIONS ET LES EXPORTS...................................................16 11. CHANGEMENT DE L’ANNEE DE L’EXERCICE.......................................16 1.Comment créer mon dossier ? Pour créer un dossier, cliquez sur Créer un nouveau dossier depuis l’écran de d’accueil ou activez le menu Fichier + Nouveau. L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier. Vous devez les coordonnées et informations de votre société, ainsi que les dates d’exercice. Les dates de l’exercice suivant vous sont automatiquement proposées. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base. Votre dossier de travail sera ensuite créé à partir de ces informations et sera nommé «Mon dossier». Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant. 2.Ecran de travail Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768. Cliquez ici pour accéder rapidement aux menus les plus courants La barre de statut affiche le nom de la base ouverte Les menus La barre de navigation Prise en main Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment alimenter la construction budgétaire, et en vous guidant dans la consultation des tableaux de pilotage et dans la génération d’un diaporama. 3.Comment initialiser mon dossier ? 3.1. Les coordonnées du dossier Afin de modifier ou compléter les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez au Coordonnées du menu Paramètres – Société. La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir. 3.2. La notion de mois courant Le contrôle budgétaire impose d’analyser l’activité sur un mois en particulier (en général, le mois qui vient de se terminer). Dans Analyses & Décisions, le mois sur lequel le client est en train d’analyser ses données se nomme « mois courant ». Par défaut, toutes les fenêtres que le client ouvrira seront filtrées sur les données de ce mois courant. Vous pouvez modifier votre mois courant en allant dans Paramètres / mois courant. 4.Comment alimenter la construction budgétaire ? Pour accéder à la Construction Budgétaire, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. 4.1. Les périodes disponibles L’étape de Construction Budgétaire vous permet de renseigner les données qui agrémenteront ensuite les états de contrôle (tableaux, graphiques, ratios) qui vous permettront de piloter votre activité. La Construction Budgétaire s’établit en 3 parties : Les données réalisées de l’année N-1 Les données du budget de l’année N Les données réalisées de l’année N. Chaque partie est composée de plusieurs onglets : 1 onglet par mois de l’exercice, 1 onglet Annuelle, et un onglet Annuelle détaillée. Les données réalisées de l’année N-1 Cliquez sur la tuile N-1. Une fiche s’ouvre dans laquelle les données comptables de votre dernier exercice clôturé seront renseignées mois par mois. Les données de l’année N seront automatiquement transférées en N-1 lors du changement d’exercice. Par défaut, les informations ne sont pas modifiables dans N-1. Mais vous pouvez y apporter des modifications si vous le souhaitez en déverrouillant la saisie (via le bouton « cadenas » de la saisie). Si vous créez un nouveau dossier, un assistant vous permet de saisir ou d’importer vos données N1 pour le premier exercice. Les données réalisées de l’année N Cliquez sur la tuile N. Un tableau s’ouvre dans lequel vous pourrez renseigner les données comptables de votre dernier exercice clôturé mensuellement. Vous pouvez soit renseigner les données manuellement pour chaque rubrique, soit importer une balance comptable soit synchroniser la balance avec Comptabilité OL. Les données budget de l’année N Cliquez sur la tuile Budget. Dans ce tableau, vous pourrez soit : renseigner les données manuellement pour chaque rubrique, estimer votre budget à partir des données réalisées ou budgétées de l’année précédente auquel vous pouvez affecter un pourcentage d’évolution poste par poste. Si vous créez un nouveau dossier, un assistant vous permet de saisir vos données budgétées, cet assistant vous permet également d’affecter des pourcentages à votre réalisé N-1 pour la construction de votre budget. 4.2. La saisie des données Ecran de saisie Les types de données Les tableaux de construction budgétaire sont organisés par postes de niveau de résultat, qui sont euxmêmes détaillés par rubrique : Marge commerciale (Ventes de marchandises et Achats de marchandises vendues) Marge sur production (Production, Production stockée, Production immobilisée, Achats de matières premières) Frais généraux (Fournitures consommables, Services extérieurs, Impôts et taxes) Personnels et comptes rattachés (salaires bruts, Cotisations sociales, Cotisations de l’exploitant, Autres charges de personnel, Rémunération du dirigeant) Autres produits d’exploitation (subvention d’exploitation, Autres produits de gestion courante) Autres charges d’exploitation (Dotation aux amortissements, Autres charges de gestion courante). Résultat financier (produits financiers et charges financières) Résultat exceptionnel ((produits exceptionnels et charges exceptionnelles) Participation des salariés Impôts sur les sociétés Pour permettre le calcul de certains ratios, les données suivantes seront également nécessaires : Les postes sont en gras. Les rubriques sont listées en dessous de chaque poste. Données chiffrées de la période. des éléments du bilan (capitaux propres, stocks, dettes fournisseurs et comptes rattachés, dettes sur immobilisations et comptes rattachés, dettes fiscales et sociales, créances clients et comptes rattachés, créances clients et comptes rattachés, trésorerie). des données extracomptables (achats TTC, total du chiffre d’affaires TTC, découvert de trésorerie, effectif). Les modes de saisie Les éléments chiffrés sont renseignés soit en annuel, soit mois par mois. En annuel : vous pouvez saisir la valeur annuelle de la rubrique et sélectionner la saisonnalité à y appliquer. En mensuel : vous saisissez ou importez la valeur de la rubrique mois par mois. Pour chaque rubrique, vous avez le choix de saisir le détail par compte comptable en cliquant sur les « … » de la cellule Une fenêtre de détail des comptes s’ouvrira alors : En cas d’import de balance, la fenêtre détail des comptes est automatiquement renseignée. Pour avoir plus de détails sur la construction budgétaire, reportez-vous à l’aide en ligne 5.Comment est conçu le menu tableau de pilotage 5.1. Accès au Tableau de Pilotage Pour accéder au tableau de pilotage, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. 5.2. Généralités sur le Tableau de Pilotage Cette partie vous permet de visualiser tous les chiffres obtenus grâce aux différentes saisies effectuées dans le menu Construction Budgétaire, qui vous aideront à piloter votre activité. Pour les consulter, il vous suffit de cliquer sur la tuile du tableau, graphique ou ratio que vous souhaitez consulter comme présenté sur l’écran suivant : Ils sont présentés en 4 parties : Le contrôle de performance L’analyse de gestion Les états financiers Les graphiques Les tableaux ou graphiques proposent la comparaison entre deux périodes : > soit entre le Réalisé N et le Budget N, > soit entre le Réalisé N et le Réalisé N-1. Vous avez la possibilité de les imprimer et de les exporter. Accédez par la barre de menu aux états et graphiques disponibles. 5.3. Les résultats disponibles Le contrôle de performance Il s’agit de comparer les différentes rubriques du compte de résultat selon plusieurs angles : Les « écarts » en valeur et en pourcentage pour analyser l’évolution poste par poste Le « restant à courir » en valeur et en pourcentage pour évaluer la part du budget (ou du N1) restant à réaliser. Le « à réaliser » en valeur et en pourcentage pour évaluer par exemple le montant des ventes restant à accomplir ou le montant des achats pouvant être engagés. Le « avance » en pourcentage permet de mettre en évidence les postes pour lesquels le réalisé est supérieur au restant à réaliser. Le « retard » en pourcentage permet de mettre en évidence les postes pour lesquels le réalisé est inférieur au restant à réaliser. La « projection » permet de visualiser la situation des dépenses et des recettes à la fin de l’année. Pour avoir plus de détail sur le contenu des contrôles de performance, reportez-vous à l’aide en ligne. L’analyse de gestion Cette partie est présentée en trois catégories de résultats. 3.3.2.1 Les indicateurs Les indicateurs d’exploitation mettent en évidence la capacité de l’entreprise à gérer son besoin en fonds de roulement. Les indicateurs de coûts déterminent les charges qui sont indispensables au fonctionnement de l’activité. Les indicateurs d’activité permettent de comparer les ventes effectives aux projections pour détecter les éventuels dérapages. Les indicateurs de productivité proposent des ratios sur le rendement des salariés ou l’évolution de la masse salariale. 3.3.2.2 La rentabilité La rentabilité de l’activité permet de mettre en évidence les ressources internes que l’entreprise génère pour assurer son financement. La rentabilité financière mesure la capacité des capitaux investis (capitaux propres) à dégager un certain niveau de profits. 3.3.2.3 Le calcul de marge La marge commerciale met en évidence le résultat généré par la vente de biens ou de services. La marge sur production est la différence entre le montant des prestations vendues et la valeur des matériaux nécessaires à leur réalisation. La marge opérationnelle permet d’analyser la rentabilité des ventes. La marge globale est la différence entre le montant de ventes de marchandises et des prestations vendues et celui des achats consommés. Les états financiers Le compte de résultat en montant et en pourcentage permet d’analyser l’évolution poste par poste des éléments constituant le résultat de l’entreprise. Les soldes intermédiaires de gestion présente l’évolution des différents résultats de l’entreprise. Le résultat disponible présente le résultat net moins les charges calculées et les frais financiers. LE BFR simplifié permet d’étudier l’évolution des ressources financières que l’entreprise doit mettre en œuvre pour couvrir son besoin financier. Pour avoir plus de détail sur les états financiers, reportez-vous à l’aide en ligne. Les graphiques Graphiques d’activités Evolution des ventes Détail des ventes Comparative ventes / marge réalisée Graphiques de fonctionnement Analyse des charges de personnel Comparative ventes / charges du personnel Répartition des frais généraux Graphiques d’analyse Analyse des marges Analyse de la masse salariale et du salaire moyen Analyse du résultat Répartition de la valeur ajoutée Situation et évolution de la trésorerie. Pour avoir plus de renseignements sur les graphiques, reportez-vous à l’aide en ligne. 6.Comment accéder aux diaporamas ? Pour accéder à l’édition de diaporamas, vous devez cliquer sur le bouton que vous trouverez dans la partie haute de l’écran. Cette partie vous permet de générer pour chaque mois deux diaporamas : Un diaporama mettant en parallèle les données du réalisé N et les données du budget. Un diaporama mettant en parallèle les données du réalisé N et les données du réalisé N-1. EBP Analyses & Décisions OL vous met à disposition un modèle de diaporama clé en main composé de différentes diapositives. Ce modèle vous permet de générer une présentation par mois. Créez votre diaporama à l’aide de ce modèle. Vous pourrez alors choisir les diapositives que vous souhaitez insérer dans votre présentation. Cliquez sur le bouton et l’application créera une présentation Powerpoint. Cliquez sur le bouton et l’application lancera directement votre diaporama sur l’ordinateur sur lequel vous travaillez pour réaliser votre présentation. Remarque La mise à jour des données des résultats n’est pas nécessaire, elle sera faite automatiquement à la génération du diaporama. Toutefois, vous pouvez activer la mise à jour manuellement par l’action Mise à jour des données. Pour avoir plus de détail sur la génération du diaporama, reportez-vous à l’aide en ligne. 7.Comment sauvegarder mon dossier ? Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde. Remarque La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou endommagée. En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM. Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure. Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1). 8.Comment lier un dossier d’une autre application ? Il est possible de lier un dossier d’une autre application à partir du menu Paramètres – Société. A partir de ce menu, vous pouvez consulter et modifier les dossiers liés par application. Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d’autres applications. Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s’affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre elles. Si vous souhaitez modifier la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer la liaison. Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié. Les fonctions avancées Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Analyses & Décisions. 9.Le tableau de bord Le Tableau de Bord permet d'obtenir une synthèse de la situation de votre entreprise à la date du mois courant. Remarque Les données affichées sont mises à jour en temps réel, au moment des saisies. Vous pouvez visualiser un ensemble de tableaux et de graphiques synthétisant l’évolution de votre activité. 10. Les impressions et les exports Tous les tableaux disponibles dans le logiciel EBP Analyses & Décisions Ligne PME (OL Technology), les tableaux de la construction budgétaire comme les tableaux de pilotage, peuvent être imprimés ou exportés. Pour imprimer, il suffit de vous placer dans le tableau souhaité, puis d'actionner l’icône Imprimer. Pour exporter les données, il vous suffit d'actionner le bouton Aperçu puis de cliquer sur le bouton Exporter et choisir le format d’export. 11. Changement de l’année de l’exercice Le logiciel vous permet de changer d’année d’exercice à l’aide d’un assistant. Pour ce faire l’assistant permet la bascule du réalisé en réalisé N-1, ainsi que la construction du budget à partir du réalisé N-1, du budget N-1 ou d’un budget vide. Il suffira de renseigner les pourcentages que vous souhaitez affecter à vos postes.
EBP_Comptabilité_et_Facturation
Table des matières
Félicitations !......................................................................................................................................... 1
A lire attentivement............................................................................................................................. 3
Le code d'activation......................................................................................................................... 3
Le fichier LISEZMOI ......................................................................................................................... 3
La sauvegarde................................................................................................................................... 3
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP .................................................... 5
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP .................................................................... 5
Article 1. Préambule..................................................................................................................... 5
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008).......... 5
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP ............................................................ 5
Article 4. Assistance de proximité sur le site ......................................................................... 5
Article 5. Sauvegarde des données .......................................................................................... 5
Article 6. Limitation de garantie................................................................................................ 6
Article 7. Limitations de responsabilité.................................................................................... 6
Article 8. Dispositions finales ..................................................................................................... 6
B. Contrat de services EBP............................................................................................................. 6
Article 1. Objet du contrat.......................................................................................................... 7
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation.......................................................... 7
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire ......................................................... 7
Article 4. Accès aux services...................................................................................................... 7
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support ................................................... 7
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance........................................ 8
Article 7. Interventions sur les fichiers .................................................................................... 8
Article 8. Obligations du client................................................................................................... 8
Article 9. Limites de responsabilité........................................................................................... 9
Article 10. Loi et attributions de compétences....................................................................... 9
C. Mode locatif .................................................................................................................................. 9
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line ................................... 10
E. Conditions de vente aux particuliers ................................................................................. 12
Licence d'utilisation ........................................................................................................................... 15
Comment saisir le code d'activation ? ....................................................................................... 15
L'assistance technique...................................................................................................................... 17
Avant de nous contacter, notez ................................................................................................ 17
Comment contacter le service technique ?............................................................................... 17
Généralités sur le Produit................................................................................................................. 19
Démarrage....................................................................................................................................... 19
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP .................................................... 19
Fiabilité.......................................................................................................................................... 19
Informations sur le moteur de base de données................................................................. 20
Désinstallation du produit ............................................................................................................ 20
Lien ODBC........................................................................................................................................ 20
Utilisateurs d'une version PRO................................................................................................. 20
Utilisateurs d'une version Standard........................................................................................ 21
Présentation générale ................................................................................................................... 21
EBP_Comptabilité_et_Facturation
Mise à jour d'un dossier ................................................................................................................ 21
Formats de Variables..................................................................................................................... 21
Comment créer un nouveau format de variable ?............................................................... 21
Ecran d'Accueil................................................................................................................................ 22
Ecran d'Accueil (logiciel non activé) ....................................................................................... 22
Ecran d'Accueil (liste des dossiers)......................................................................................... 22
Grilles de Saisie .............................................................................................................................. 23
Propriétés des listes ou des grilles de saisie......................................................................... 23
Largeur des colonnes................................................................................................................. 23
Tri suivant colonne..................................................................................................................... 23
Affichage des colonnes .............................................................................................................. 23
Ordre des colonnes .................................................................................................................... 24
Format d'affichage des colonnes ............................................................................................. 24
Propriétés de la grille - Description des onglets .................................................................. 24
Les filtres ...................................................................................................................................... 25
Comment créer un filtre ?......................................................................................................... 25
Comment activer un filtre ?...................................................................................................... 25
Comptabilité (généralités) ............................................................................................................... 27
Ecritures types ................................................................................................................................ 27
Vente ............................................................................................................................................. 27
Achat ............................................................................................................................................. 27
Règlement client......................................................................................................................... 27
Règlement fournisseur .............................................................................................................. 27
Qu'est-ce que le Lettrage ?.......................................................................................................... 27
Les échéances ................................................................................................................................. 28
Impression et suivi des échéances ......................................................................................... 28
Echéancier : Enregistrement d'une facture avec échéance .................................................. 28
La gestion analytique .................................................................................................................... 28
Qu'est-ce qu'une gestion analytique ?................................................................................... 28
La gestion analytique multi-axes (en version PRO) ............................................................ 29
Mise en place de votre gestion analytique............................................................................ 29
Saisie analytique......................................................................................................................... 30
Suivi analytique........................................................................................................................... 30
Encaissements et Décaissements ............................................................................................... 30
Encaissements............................................................................................................................. 30
Décaissements ............................................................................................................................ 31
Enregistrement d'un paiement reçu........................................................................................... 31
Numérotation des pièces .............................................................................................................. 31
La Centralisation............................................................................................................................. 32
Dossier ................................................................................................................................................. 33
Gestion des Dossiers ..................................................................................................................... 33
Création d'un Dossier .................................................................................................................... 33
Comment créer un nouveau dossier ? ................................................................................... 33
Etapes de l'assistant .................................................................................................................. 33
Opérations sur le Dossier ............................................................................................................. 34
Ouvrir un Dossier........................................................................................................................ 34
Table des matières
Comment mettre en place votre dossier ?............................................................................ 35
Comment récupérer les soldes N-1 ?..................................................................................... 35
Comment sauvegarder votre dossier ?.................................................................................. 35
Recopie de Dossiers ................................................................................................................... 36
Détails de données à recopier ................................................................................................. 36
Propriétés d'un Dossier ................................................................................................................. 36
Notes sur le Dossier ................................................................................................................... 36
Informations sur le Dossier ...................................................................................................... 36
Coordonnées................................................................................................................................ 36
Préférences .................................................................................................................................. 38
Préférences EDI .......................................................................................................................... 42
Racine des Comptes................................................................................................................... 43
Gestion des Utilisateurs ................................................................................................................ 44
Comment créer un Nouvel Utilisateur ?................................................................................. 44
Nouvel Utilisateur ....................................................................................................................... 44
Les Utilisateurs............................................................................................................................ 44
L'Administrateur.......................................................................................................................... 45
Comment changer d'Utilisateur ?............................................................................................ 45
Comment créer ou modifier le mot de passe ? .................................................................... 45
Les Transactions ......................................................................................................................... 45
Sélection des Transactions ....................................................................................................... 46
Impression des Transactions.................................................................................................... 46
Purge des Transactions ............................................................................................................. 46
Sauvegarde / Restauration .......................................................................................................... 46
La Sauvegarde ............................................................................................................................ 46
Sauvegarde : Destination ......................................................................................................... 46
Sauvegarde Internet.................................................................................................................. 47
Restauration................................................................................................................................. 48
Affichage .............................................................................................................................................. 51
Le paramétrage des Barres d'Outils........................................................................................... 51
Comment y accéder ?................................................................................................................ 51
Onglet Barres d'outils ................................................................................................................ 51
Onglet Commandes.................................................................................................................... 51
Onglet Options ............................................................................................................................ 51
Activer les éléments de l'affichage ......................................................................................... 51
Pour déplacer une barre............................................................................................................ 51
Tableau de Bord.............................................................................................................................. 51
Opérations Comptables Courantes................................................................................................. 53
Opérations de Saisie...................................................................................................................... 53
Saisie Standard........................................................................................................................... 53
Saisie Guidée............................................................................................................................... 61
Saisie au Kilomètre .................................................................................................................... 62
Encaissements............................................................................................................................. 65
Décaissements ............................................................................................................................ 67
Remises en Banque (génération de Fichiers) ....................................................................... 68
Consultation de Comptes et Lettrage ........................................................................................ 69
EBP_Comptabilité_et_Facturation
Consultation de Comptes - Lettrage....................................................................................... 69
Lettrage manuel.......................................................................................................................... 70
Consultation : Recherche.......................................................................................................... 71
Lettrage partiel............................................................................................................................ 72
Lettrage Automatique................................................................................................................ 72
Lettrage Automatique approché.............................................................................................. 74
Délettrage..................................................................................................................................... 74
Ecriture de régularisation (lettrage)....................................................................................... 74
Rapprochement Bancaire.............................................................................................................. 74
Rapprochement Bancaire.......................................................................................................... 74
Rapprochement Bancaire incorrect......................................................................................... 75
Rapprochement Manuel............................................................................................................. 75
Rapprochement Automatique .................................................................................................. 79
Déclaration de TVA ........................................................................................................................ 83
Gestion de la TVA ....................................................................................................................... 83
Informations à saisir pour accéder à la Déclaration de TVA ............................................. 84
TVA : Montants calculés, montants à saisir.......................................................................... 84
TVA : Montants négatifs............................................................................................................ 85
Modèles d'écritures .................................................................................................................... 86
Déclaration CA3 .......................................................................................................................... 90
Déclaration CA12 ........................................................................................................................ 98
EDI-TVA ...................................................................................................................................... 105
Recherche d'Ecritures.................................................................................................................. 107
Recherche d'Ecritures .............................................................................................................. 107
Recherche d'Ecritures : Onglet Simple ................................................................................ 107
Recherche d'Ecritures : Onglet Critères .............................................................................. 107
Recherche d'Ecritures : Onglet Avancés.............................................................................. 108
Impression d'une recherche................................................................................................... 109
Divers.............................................................................................................................................. 109
Consultation analytique par axe............................................................................................ 109
Consultation analytique par poste ........................................................................................ 109
Grand livre interactif................................................................................................................ 110
Balance interactive................................................................................................................... 111
Modes de saisie (Simulation / Réel) ..................................................................................... 111
Les écritures d'abonnements ................................................................................................. 112
Les Prévisions de Trésorerie................................................................................................... 112
Impression des Prévisions ...................................................................................................... 113
Les statistiques ......................................................................................................................... 113
Impressions....................................................................................................................................... 115
Les impressions ............................................................................................................................ 115
Les boîtes d'impression............................................................................................................... 115
Comment créer un nouveau modèle d'impression ? ............................................................ 115
Nouveau modèle d'impression .................................................................................................. 115
Aperçu écran ................................................................................................................................. 115
La barre d'outils en aperçu..................................................................................................... 115
Imprimer un aperçu ................................................................................................................. 116
Table des matières
Fermer un aperçu ..................................................................................................................... 116
Rafraîchir un aperçu................................................................................................................. 116
Menu contextuel........................................................................................................................ 116
Configuration de l'impression .................................................................................................... 116
Comment y accéder ?.............................................................................................................. 116
Onglet Configurer les imprimantes....................................................................................... 116
Onglet Options diverses .......................................................................................................... 116
L'export vers Excel....................................................................................................................... 117
Impressions Comptables Courantes......................................................................................... 117
Les Journaux.............................................................................................................................. 117
Options d'impression des Journaux ...................................................................................... 117
Le Grand-Livre........................................................................................................................... 118
Options d'impression du Grand-Livre................................................................................... 119
Centralisation à l'impression .................................................................................................. 120
Impression de la Déclaration de TVA ................................................................................... 120
Balances...................................................................................................................................... 121
Rapprochement Bancaire............................................................................................................ 124
Impression du Rapprochement Bancaire par relevé......................................................... 124
Impression du rapprochement par période ........................................................................ 124
Gestion des Tiers.......................................................................................................................... 125
La Balance Agée........................................................................................................................ 125
Options d'impression de la Balance Agée............................................................................ 125
Les Prévisions de Règlements................................................................................................ 126
Options d'impression des Prévisions de Règlements ........................................................ 126
L'Echéancier Prévisionnel........................................................................................................ 127
Options d'impression de l'Echéancier Prévisionnel............................................................ 128
L'Echéancier Détaillé (version PRO) ..................................................................................... 128
Les Lettres de Relance ............................................................................................................ 129
Lettres de relance : Paramètres............................................................................................ 132
Modification des Lettres de Relance ..................................................................................... 132
Clients à relancer...................................................................................................................... 132
Clients relancés ......................................................................................................................... 134
Les Encours Clients .................................................................................................................. 134
Situations de Comptes ............................................................................................................ 134
Analytique...................................................................................................................................... 135
Le Grand-Livre Analytique ...................................................................................................... 135
Résultat Analytique .................................................................................................................. 136
Ventilations Analytiques par Poste........................................................................................ 136
Ventilations Analytiques par Compte ................................................................................... 137
Budgétaire...................................................................................................................................... 138
Budget : Synthèse des Ecarts Budgétaires......................................................................... 138
Budget : Synthèse des Ecarts N / N-1................................................................................. 138
Statistiques et Autres Etats ....................................................................................................... 139
La Rémunération d'un Compte .............................................................................................. 139
Tableaux de Gestion ................................................................................................................ 139
Listes diverses............................................................................................................................... 139
EBP_Comptabilité_et_Facturation
Impression du Plan Comptable.............................................................................................. 139
Impression de la liste des Journaux ..................................................................................... 140
Imprimer la liste des guides................................................................................................... 140
Impression de la liste des Devises........................................................................................ 140
Impression de la liste des Modes de Règlement................................................................ 140
Impression de la liste des Chéquiers ................................................................................... 140
Impression de la liste des Postes Analytiques ................................................................... 140
Impression de la liste des Grilles Analytiques.................................................................... 141
Impression de la liste des Budgets....................................................................................... 141
Fichiers de Données ........................................................................................................................ 143
Comptes ......................................................................................................................................... 143
Téléchargement de Plan Comptable..................................................................................... 143
Gestion des Comptes ............................................................................................................... 143
Onglets du PCE.......................................................................................................................... 144
Création de Comptes ............................................................................................................... 144
Modifier un Compte.................................................................................................................. 144
Supprimer un Compte ............................................................................................................. 145
Impression du Grand-Livre..................................................................................................... 145
Intégration de Comptes .......................................................................................................... 145
Recherche d'un Compte .......................................................................................................... 145
Description de la Fiche ............................................................................................................ 145
Journaux......................................................................................................................................... 149
Gestion des Journaux .............................................................................................................. 149
Création d'un Journal............................................................................................................... 150
Type du Journal......................................................................................................................... 150
Contrepartie automatique....................................................................................................... 151
Types de contrepartie dans un journal de Trésorerie....................................................... 151
Raccourci Compte..................................................................................................................... 152
Raccourci Libellé ....................................................................................................................... 152
Comptes interdits ..................................................................................................................... 152
Fourchettes de centralisation................................................................................................. 152
Description de la Fiche ............................................................................................................ 152
Guides d'Ecritures ........................................................................................................................ 153
Gestion des Guides d'Ecritures .............................................................................................. 153
Création de Guides d'Ecritures .............................................................................................. 154
Lignes du guide......................................................................................................................... 154
Consulter ou modifier un guide ............................................................................................. 156
Dupliquer un guide................................................................................................................... 156
Guides d'Ecritures : Bouton Dupliquer................................................................................. 156
Supprimer un guide ................................................................................................................. 156
Exporter une sélection de guide............................................................................................ 156
Saisir ou lire un mémo sur un guide .................................................................................... 157
Guides d'Abonnements ............................................................................................................... 157
Gestion des Guides d'Abonnements ..................................................................................... 157
Création d'un Guide d'Abonnement...................................................................................... 158
Guide d'Abonnement : Paramétrage de la fréquence....................................................... 158
Table des matières
Consultation et modification d'un Guide d'Abonnement.................................................. 159
Suppression d'un Guide d'Abonnement............................................................................... 159
Libellés des Ecritures................................................................................................................... 159
Libellés des Ecritures ............................................................................................................... 159
Création de Libellés.................................................................................................................. 159
Consulter ou modifier une fiche Libellé................................................................................ 160
Supprimer un Libellé................................................................................................................ 160
Imprimer la liste des Libellés ................................................................................................. 160
Trier la liste des Libellés.......................................................................................................... 160
Exporter des Libellés................................................................................................................ 160
Importer des Libellés ............................................................................................................... 160
Modes de Règlements ................................................................................................................. 161
Les Modes de Règlements ...................................................................................................... 161
Chéquiers ....................................................................................................................................... 161
Gestion des Chéquiers............................................................................................................. 161
Création d'un Chéquier............................................................................................................ 162
Suivi d'un Chéquier .................................................................................................................. 162
Impression du contenu d'un Chéquier ................................................................................. 162
Devises ........................................................................................................................................... 163
Les Devises ................................................................................................................................ 163
Analytique...................................................................................................................................... 163
Les Postes Analytiques ............................................................................................................ 163
Création des Postes Analytiques ........................................................................................... 163
Les Grilles Analytiques............................................................................................................. 164
Création des Grilles Analytiques............................................................................................ 164
Budgets .......................................................................................................................................... 164
Les Budgets................................................................................................................................ 164
Budget : Création ..................................................................................................................... 165
Budgets : Impression .............................................................................................................. 166
Fichiers non Comptables............................................................................................................. 166
Les Pays...................................................................................................................................... 166
Les Départements .................................................................................................................... 166
Les Codes Postaux.................................................................................................................... 166
Opérations de Clôture..................................................................................................................... 167
Validation des Ecritures .............................................................................................................. 167
Comment y accéder ?.............................................................................................................. 167
Comment faire ? ....................................................................................................................... 167
Messages survenus lors de la validation ............................................................................. 167
Conséquences de la validation............................................................................................... 167
Cas particulier : la contrepartie en pied de journal .......................................................... 168
Centralisation des Journaux....................................................................................................... 168
Comment y accéder ?.............................................................................................................. 168
Comment faire ? ....................................................................................................................... 168
Conditions................................................................................................................................... 168
Opération irréversible .............................................................................................................. 168
Archivage des lignes supprimées .......................................................................................... 168
EBP_Comptabilité_et_Facturation
Lignes non centralisables........................................................................................................ 168
La Clôture Mensuelle ................................................................................................................... 169
Comment y accéder ?.............................................................................................................. 169
Comment faire ? ....................................................................................................................... 169
Messages survenus lors de la clôture................................................................................... 169
Génération des Soldes N-1 ........................................................................................................ 169
Comment y accéder ?.............................................................................................................. 169
Comment faire ? ....................................................................................................................... 169
Génération des RAN Provisoires sur N+1 ............................................................................... 170
Comment y accéder ?.............................................................................................................. 170
La Clôture Annuelle...................................................................................................................... 170
Précautions avant clôture ....................................................................................................... 170
Objet de la Clôture Annuelle .................................................................................................. 170
Comment y accéder ?.............................................................................................................. 170
La numérotation interne ............................................................................................................. 171
Impressions ................................................................................................................................... 171
Impressions annuelles............................................................................................................. 171
Le Journal Général.................................................................................................................... 171
Le Bilan(mode BIC) .................................................................................................................. 171
Le Compte de Résultat(mode BIC) ....................................................................................... 172
Outils .................................................................................................................................................. 173
Maintenance .................................................................................................................................. 173
Maintenance............................................................................................................................... 173
Maintenance Utilisateur........................................................................................................... 173
Maintenance Technique........................................................................................................... 175
Assistance Comptable ................................................................................................................. 178
Assistance Comptable.............................................................................................................. 178
Assistance Comptable : Réimputation d'Ecritures (Comptes et Journaux) ................. 178
Assistance Comptable : Réimputation entre Périodes...................................................... 178
Assistance Comptable : Epuration du Plan Comptable..................................................... 179
Assistance Comptable : Suivi et Anomalies........................................................................ 179
Journal des Evénements et Archivage..................................................................................... 179
Journal des événements ......................................................................................................... 179
Evénements ............................................................................................................................... 179
Modification d'un compte ........................................................................................................ 181
Modification d'un journal......................................................................................................... 181
Modification des paramètres société .................................................................................... 181
Archivage des Données ........................................................................................................... 181
Communication Entreprise - Expert......................................................................................... 182
Communication Entreprise - Expert ..................................................................................... 182
Format COALA Comptabilité - dossier complet.................................................................. 182
Format COALA Comptabilité - journaux .............................................................................. 184
Formats APISOFT Comptabilité Expert Version 2.00........................................................ 185
API Comptabilité Gamme 8 .................................................................................................... 185
Format AZUR Dia-Compta Expert Version 4.2.0................................................................ 186
Format CADOR - DORAC Version 2.14.0.15....................................................................... 187
Table des matières
Format CCMX Expert Winner.................................................................................................. 188
Format CCMX Expert AS400................................................................................................... 190
Format CEGID Sisco II Cabinet Version 6.8 ....................................................................... 190
Format CEGID PGI Version S5............................................................................................... 192
Format CHAMPAGNE Informatique - CI Expert.................................................................. 193
Format CICERON Héliast......................................................................................................... 194
Format CIEL Comptabilité Version 8.00 .............................................................................. 194
Format CIEL Comptabilité Version 11.00 ............................................................................ 195
Format Cote Ouest Bilan Plus 7.1 ......................................................................................... 196
Format Cote Ouest Bilan Plus 6.5 ......................................................................................... 197
Format EBP - Comptabilité Windows.................................................................................... 197
Communication Entreprise - Expert : Format Gestimum ................................................ 198
Format ISAGRI - ISACOMPTA Version 6.10010................................................................. 198
Format Interface Expert (Coala) ........................................................................................... 199
Format QUADRATUS - Quadra Compta Version 1.55.4 ................................................... 200
Format SAGE - Ligne 100 Version 11.01............................................................................. 201
Import de données....................................................................................................................... 201
Importation des Guides d'Ecritures ...................................................................................... 201
Import Paramétrable................................................................................................................ 202
Import d'Ecritures..................................................................................................................... 204
Autre............................................................................................................................................ 210
Export de Données....................................................................................................................... 211
Exportations particulières ....................................................................................................... 211
Export Liasses Fiscales / Balance.......................................................................................... 211
Export Contrôle Fiscal ou Interface Expert ......................................................................... 212
Export Arrêté de Comptes ...................................................................................................... 212
Exportation Paramétrable ....................................................................................................... 212
Exportation des Guides d'Ecritures....................................................................................... 213
Etape de l'assistant à l'Export Paramétrable ...................................................................... 213
Autre............................................................................................................................................ 214
Aide ?.................................................................................................................................................. 217
Licence d'utilisation...................................................................................................................... 217
Comment saisir le code d'activation ? ................................................................................. 217
Index .................................................................................................................................................. 219
1
Félicitations !
Vous venez d'acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne contextuelle présente votre logiciel et donne toutes les informations nécessaires
à son installation et à sa découverte.
3
A lire attentivement
Votre logiciel est prêt à l'emploi et s'adapte complètement aux petites entreprises, aux prestataires et
aux artisans.
Il vous permet de traiter l'ensemble des tâches comptables : Saisie des écritures, Lettrage,
Rapprochement Bancaire, Déclaration de TVA, Journaux, Balance, Grand-Livre, états préparatoires
au Compte de Résultat et au Bilan.
Le code d'activation
Le programme vous est livré en version d'évaluation qui propose l'ensemble des fonctionnalités,
selon la version choisie, pendant 40 jours (voir Ecran de bienvenue). Au delà de ces 40 jours, la
saisie sera limitée en nombre d'écritures (consultez la partie intitulée Comment saisir le code
d'activation ?).
Le fichier LISEZMOI
Avant d'utiliser ce produit ou lorsque vous réinstallez une mise à jour de version, veuillez
consulter le fichier LISEZMOI accessible dans le logiciel à partir du menu ?. Il contient toutes les
modifications et évolutions apportées au logiciel depuis que la documentation et/ou l'aide ont été
réalisées.
La sauvegarde
La sauvegarde est très importante puisqu'elle vous permet de sauvegarder l'ensemble des
données enregistrées par votre logiciel sur un support extérieur. Ainsi, en cas de problème sur
votre disque dur ou sur vos fichiers, vous pourrez à tout moment retrouver des données
correctes.
5
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A. CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS
de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des
fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou
laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de
sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation y
compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet en mode « Remote
Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un
service proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste
de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales.
Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement, d’une
location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un hébergement (sauf par une licence
spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans
le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse
et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours
ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont disponibles
immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution
de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le
territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne
peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du
logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen
du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services
est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est
fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le
logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises.
EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel,
mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP
qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et
n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site
une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
EBP_Comptabilité_et_Facturation
6
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la
sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle
sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui
pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et
peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa
responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers
ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de
perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie
d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du
progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon
approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses
besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des documents de
nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la Sté EBP par le client avant
commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle
n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services
de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité des
moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut garantir une telle disponibilité. Certaines
fonctions d'échange de données (transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application
tierce ne sont effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un
retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des
services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité
de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de l’utilisateur,
d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin spécifique ou d’une
absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT
reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner
subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT
par un tiers.
En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le
fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son
distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention
du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet
effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit
d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel
» uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles,
même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B. Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue de
Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330 838 947,
d'une part
Convention d'utilisation d'EBP
7
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client », d'autre
part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des logiciels
édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites géographiques
déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture du service support
clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur
le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures émises
constituant les Conditions Particulières.
Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications
tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année
pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés
sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre document,
définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un an. La
résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre recommandée AR au
moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne
peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément.
Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les
services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le CLIENT
huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en demeure par
courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute
autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas de,
procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation d'activité
de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du
présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure
judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de cette résiliation sous
préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera suspendu. Le mandataire judiciaire dispose
d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant composé
principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel. Ce code d’accès
ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux
à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
• L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au vendredi sauf jours
fériés légaux de France Métropolitaine
• la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des anomalies
constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La
livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par téléchargement sur Internet ou par
EBP_Comptabilité_et_Facturation
8
expédition par courrier postal du support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous
moyens à sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour est déterminée
unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements
constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
• le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système d’exploitation en
monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les bases de données associées
(Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.)
• la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par exemple
migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de produit sont par contre
accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au droit de licence
initialement payé.
• l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en route, le conseil
spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le paramétrage des modèles d’impression,...
etc. Plus généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est facturable
séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment
sélectionné par le client.
• les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP recommande aux
entreprises de se tourner vers les professions règlementées (Experts-Comptables, conseils
juridiques, etc.)
• la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou de logiciels tiers
reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
• la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques, données...) en cas de
destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des conditions
d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des supports
magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur
reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas.
Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une analyse
approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème décrit.
EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur proposition du
service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité technique de
la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base endommagée, il est
de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière
confidentialité des informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou pour
tentative de réparation.
EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP
peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez
EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux instructions
fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT doivent connaitre le
fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation
du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour
Convention d'utilisation d'EBP
9
utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux
conseils d’un Expert-comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des conséquences
dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support pérenne
et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet sur les
postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution d’un problème
tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes rencontrés
dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations effectuées sur
son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le site une
difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP.
Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce
professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un
non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures, bulletins,
déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en
particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses
besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects d'ordre
matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice financier,
commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une
correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de
données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même
qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages et
intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne pourront
excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention
du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut
acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet
effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés" du 6
janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est attribuée au
Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel en garantie,
même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C. Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations conjointes et
automatiquement liées :
EBP_Comptabilité_et_Facturation
10
• l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable tacitement aux charges
et conditions décrites au paragraphe A
• la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à celui d’un service
« Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les redevances
dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A défaut de paiement
et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et
le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment enregistrées.
Les impressions seront dégradées.
D. Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter les
conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de discordance
entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes conditions particulières
priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux
conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou autres émis par
EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des conditions générales et/ou particulières
ne peut résulter que de l’acceptation formelle et écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air - 78513
Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de la série Open
Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client »)
avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement
informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de gestion et
à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous les moyens
techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des données «
publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line du
client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel et du
présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les
dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par
le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la connexion au
service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont facturées
uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les cabinets comptables.
Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou bien
ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller audelà,
merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents publiés (pour
les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur envoyé
par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il doit supprimer
du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant que la
licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du service la
licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance simple
peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège ou Premium
ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à
compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en mode
évaluation.
Il peut créer :
• un compte
Convention d'utilisation d'EBP
11
• une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité de comptes
destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
• avec une limite à 2 pages par document
• avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne. Un
message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en contactant
son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP :
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations objet
des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le « transport »
et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel
qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit Français.
EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de l’inexécution ou de la mauvaise
exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou
virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à
l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données restituées via le
service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible, des travaux programmés, qui
pourraient entraîner des interruptions ou des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre
en œuvre pour occasionner le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute
prouvée par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des
dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra
en aucune circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou corruption
de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de clientèle, perte d'une
chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie de substitution, en relation
ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de la
responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des sommes effectivement
payées par le Client à la date de survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client :
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la garde
des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses
données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi,
sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur.
De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels qui
accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas de nonconformité
des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du
Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande
contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique ou un tiers pour
une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul responsable des contenus
publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs 3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs 6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs 12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
• en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
EBP_Comptabilité_et_Facturation
12
• PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et services
EBP.
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs délais
en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans un délai de
48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le
Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception immédiatement et
sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le Client peut aussi mettre fin au présent
contrat de service «Reports On Line » dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de
services EBP. Le client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service «
Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès
total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles
d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure adressée au
Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en cas de violation par le
client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que
décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article
L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par EBP, lors
de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et sont
indispensables à la fourniture du service.
EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle traite
dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des
correspondances privées.
Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le
concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP se
refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations recueillies
par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite aux
tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les Yvelines.
Version 1 – Février 2012
E. Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un délai de
sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs ni à payer de
pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont donc
laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard dans les
trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la consommation, art. L 121-20-
1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
• fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du consommateur avant la fin du
délai de sept jours francs
Convention d'utilisation d'EBP
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• fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le consommateur
• Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
Version 3-1 : 29 Mai 2013
15
Licence d'utilisation
Comment saisir le code d'activation ?
Lorsque vous installez le produit EBP, celui-ci reste en version d'évaluation, c'est-à-dire que vous
utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de 40 jours à compter de
l'installation. Après ce délai, si vous n'activez pas votre application, le logiciel sera bridé à 300
écritures ou 20 pièces commerciales.
Pour activer le logiciel, vous devez introduire un code d'activation au lancement du logiciel, en
cliquant sur Activez votre logiciel, ou par la commande activer le logiciel du menu ?.
Activation automatique
L'activation se fait via le site Internet d'EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d'Internet. Ensuite, laissezvous
guider par les instructions à l'écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n'aurez pas de code à saisir.
Activation manuelle
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n'est pas
connecté à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l'écran de bienvenue et sur le bouton
Activer manuellement. Saisissez manuellement tous les champs.
Après enregistrement du code, vous travaillez alors sur une version activée du logiciel et vous
avez accès au service technique d'EBP pour une durée fonction du contrat d'assistance souscrit.
Pour obtenir la déclaration de TVA agréée, un code d'activation particulier doit également être
introduit.
Si vous souhaitez exploiter les données du logiciel via une base de données (type Access), une
option de génération ODBC est également disponible.
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L'assistance technique
EBP Informatique met à votre disposition une assistance technique qui répond à vos questions.
Avant de nous contacter, notez ...
Votre numéro de licence, envoyé par notre service commercial : nos techniciens ne
pourront vous répondre sans ce numéro.
La description du type de configuration matériel (type de l'ordinateur, l'état du disque dur,
fonctionnement réseau ou monoposte...)
Le logiciel que vous utilisez et sa version (menu ?) .
Notre support téléphonique technique est ouvert :
Du lundi au jeudi : 8H00 à 19H00
Le vendredi : 8H00 à 18H00
Du Lundi au Vendredi 9H00 à 18H00
Comment contacter le service technique ?
Utilisez notre ligne téléphonique directe (un standard vous accueille, si aucun technicien n'est
disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente).
Composez le :
0821 61 2000 (0.09 €/min)
Pour tout problème technique, vous pouvez également nous adresser vos problèmes par e-email
au :
compta.support.fr@ebp.com
En précisant votre numéro de licence donnant droit à l'assistance, le nom et la version du produit.
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Généralités sur le Produit
Démarrage
Bienvenue dans l'aide de votre logiciel. Vous souhaitez :
Créer un dossier
Initialiser le dossier
Initialiser le plan comptable
Initialiser les journaux
Gérer les prospects
Créer des clients, des fournisseurs
Créer des pièces de vente, d'achat
Saisir des écritures avec des connaissance comptables :
o En utilisant des guides pré-définis
o En saisie comptable standard
Consulter et lettrer un compte
Pointer la banque
Imprimer des données comptables
o Journaux
o Grand-Livre
o Balance
Sauvegarder le dossier
Installation réseau des produits de la gamme PRO d'EBP
Conçus pour un environnement en mode « poste à poste » ou en mode « client/serveur », les
produits de la Gamme PRO « en réseau » utilisent les technologies les plus avancées pour accéder
aux bases de données. Une application de gestion/comptabilité en réseau utilise votre installation de
manière plus intensive que les applications de bureautique. Elle peut par conséquent révéler des
défauts non constatés par le passé.
Pour votre installation en réseau, il est recommandé de vous adresser à un centre de compétence
EBP agréé qui devra valider l'intégration du logiciel avec un matériel professionnel de qualité installé
dans les règles de l'art. Il sera nécessaire d'interroger le service technique d'EBP pour des
renseignements ou validations complémentaires.
Fiabilité
Pour un fonctionnement correct de vos applications, il est indispensable d'avoir un réseau
qui fonctionne de façon fiable. EBP ne saurait être tenu responsable de pertes de données
causées par un défaut de votre installation ou par une mauvaise utilisation de votre
matériel.
Pour obtenir un réseau de bonne qualité, nous vous demandons de suivre les recommandations
suivantes :
Eviter les réseaux à base de câbles coaxiaux,
Avoir un câblage de bonne qualité réalisé par du personnel qualifié : paire torsadée
certifiée de catégorie 5 (câblage 100 Mbits),
Utiliser des cartes réseaux et des concentrateurs (hubs) à 100 Mb de marque réputée
(EBP a identifié certaines cartes posant des problèmes; en cas de doute n'hésitez pas à
nous consulter),
Utiliser une version à jour des pilotes de cartes réseaux (de préférence certifiés Microsoft),
EBP_Comptabilité_et_Facturation
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En cas d'installation à fort trafic (plusieurs postes sur le même dossier et/ou grande
quantité de documents dans un dossier), il est indispensable d'avoir un réseau 100Mbits,
Cette liste de recommandations n'est pas exhaustive. Elle ne saurait remplacer les conseils d'un
professionnel expérimenté. EBP fournit à ses centres de compétences un outil ENetTest pour
tester votre réseau. Si celui-ci signale des erreurs, votre réseau est défectueux et nos produits ne
peuvent donc pas fonctionner correctement. Néanmoins, ENetTest ne peut détecter que les
problèmes les plus importants. En effet, seul un professionnel peut vous garantir la fiabilité de
votre réseau.
Même si votre réseau fonctionne parfaitement, il est indispensable d'effectuer régulièrement des
sauvegardes (quotidiennes de préférence). En effet, vous n'êtes pas à l'abri d'une défaillance
ultérieure de votre matériel (entre autres au niveau de l'ordinateur, du réseau ou de l'alimentation
électrique).
En cas de coupure brutale de courant, les données indispensables au bon fonctionnement
peuvent être détruites. C'est pourquoi, nous vous recommandons de conserver l'ensemble de
vos données sur un seul ordinateur, protégé des défaillances du réseau électrique à l'aide d'un
onduleur (ou UPS).
Il est aussi indispensable d'arrêter correctement les stations de travail en utilisant la procédure
prévue par Microsoft pour arrêter Windows. En effet, un arrêt brutal de l'ordinateur peut non
seulement entraîner une perte du travail en cours, mais aussi une corruption de vos dossiers.
Pensez donc à vérifier que tous les utilisateurs de votre réseau connaissent et appliquent
parfaitement la procédure d'arrêt.
Pour plus de certitudes ou un complément d'information, n'hésitez pas à contacter le service
technique d'EBP avec une description précise (matériel et logiciel) de votre installation.
Informations sur le moteur de base de données
Les applications de la gamme PRO sont fournies en standard avec le moteur de base de
données Pervasive.SQL V8.
Les versions PRO réseau Poste à Poste sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Workgoup et les
versions PRO réseau Client/Serveur sont fournies avec Pervasive.SQL V8 Client/Serveur.
Sur une même machine, il n'est pas possible de faire cohabiter deux moteurs différents. Si vous
utilisez d'autres logiciels (d'autres éditeurs qu'EBP) qui utilisent la base de données Btrieve 6.15
ou Pervasive.SQL 2000i, vous devez impérativement choisir d'utiliser le moteur Btrieve 6.15,
Pervasive.SQL 2000i ou le moteur Pervasive.SQL V8 en tenant compte des licences de chacun
de ces moteurs en cas d'installation réseau. Si vous choisissez d'installer Pervasive.SQL V8,
vous devez vérifier la compatibilité de cette autre logiciel avec ce nouveau moteur de base de
données auprès de son éditeur. Sinon, placer les données sur deux ordinateurs différents (l'un
faisant fonctionner Btrieve 6.15 ou Pervasive.SQL 2000i et l'autre Pervasive.SQL V8).
Désinstallation du produit
Si vous avez besoin de désinstaller le programme (procédure d'installation interrompue, problème
fichier programme...), allez dans Démarrer + Paramètres + Panneau de configuration et lancez
l'Ajout / Suppression de programmes. Ceci ne supprimera que les fichiers installés par la
procédure d'installation sans toucher aux fichiers créés par l'utilisateur.
Lien ODBC
Une option de génération ODBC est disponible en version PRO et vous permet de récupérer les
données afin de les exploiter via une base de données comme Access, grâce à des drivers ODBC.
Attention : Aucune assistance technique ne sera apportée par nos techniciens sur l'utilisation
de cette option.
Utilisateurs d'une version PRO
Généralités sur le Produit
21
Installez la version complète de Pervasive.SQL V8 présente sur votre CD-Rom d'installation dans
le répertoire produits\outils\reseau. Ensuite, introduisez le code d'activation DDF (consultez la
partie intitulée Comment saisir le code d’activation ?).
Les fichiers DDF seront simplement générés, lors de l'ouverture du dossier, dans le répertoire du
dossier, sous TPE.0 (ou TPE.x).
Utilisateurs d'une version Standard
Contactez notre service commercial au 01.34.94.80.20.
Présentation générale
Les barres d'outils
Les listes et grilles de saisie
L'impression
L'aperçu écran
Mise à jour d'un dossier
En cas d'installation d'une nouvelle version de votre logiciel, une mise à jour de votre dossier vous
sera proposée dès l'ouverture de celui-ci. Vous devez accepter cette mise à jour pour accéder à
votre dossier, toutefois une sauvegarde de celui-ci est vivement conseillée avant cette opération.
A noter que les écritures appartenant à des mois clôturés, et qui ne seraient pas validées car saisies
sur une version antérieure à la 11.3, seront automatiquement validées afin d'être conforme au
Bulletin Officiel des Impôts n°12 du 24 janvier 2006 sur le contrôle des comptabilités informatisées.
Ces écritures ne seront donc plus ni modifiables, ni supprimables.
Formats de Variables
Comment créer un nouveau format de variable ?
Pour créer un format de variable, lancez l'option Préférences du menu Dossier + Propriétés et
accédez à l'onglet Formats. Ces formats pourront être applicables sur vos modèles d'impressions.
Cliquez sur le bouton Nouveau afin d'accéder à l'assistant qui détaille toutes les étapes de la
création.
N'oubliez pas de sauvegarder vos nouveaux modèles d'impression.
Etape 1
Saisissez le nom du nouveau format et saisissez une description. Choisissez alors le type du
format à créer : Numérique ou Monétaire , Date, Heure, Logique et Chaîne .
Etape 2
Cette étape consiste à définir l'apparence du format.
Format Numérique ou Monétaire
Déterminez le nombre de décimales après la virgule, l'apparence du montant (couleur,
parenthèse) en fonction de son signe (positif, négatif ou nul), le choix d'un séparateur de
milliers, l'affichage en pourcentage (montant divisé par 100 suivi du signe %) ou en toutes
lettres.
De plus, vous pouvez définir un format Monétaire en précisant le symbole de la monnaie
(par exemple E, Euros...)
Format Date
Déterminez ici la couleur de la date, l'affichage ou non du jour du mois, du jour, du mois ou
de l'année et leur longueur.
Format Heure
EBP_Comptabilité_et_Facturation
22
Déterminez ici la couleur de l'heure, l'affichage ou non des heures et des minutes et sur
quelle longueur.
Format Logique
Indiquez le texte à inscrire et sa couleur lorsque la condition est vraie, lorsque la condition
est fausse.
Format Chaîne
Indiquez la couleur de la chaîne. Dans le cas particulier d'une chaîne vide, vous pouvez
indiquer un texte à faire apparaître (INEXISTANT, AUCUN..) et sa couleur.
Cliquez sur le bouton Terminer une fois définie l'apparence de votre format.
Sauvegarde des formats
Les nouveaux formats n'étant pas intégrés à la sauvegarde du dossier, il vous faut
impérativement les sauvegarder par la commande Sauvegarde du menu Dossier en
choisissant l'option Informations de configuration. Cette sauvegarde n'est à effectuer
qu'après création et doit être mise de côté.
Une variable de type Numérique est une variable qui contient :
- des nombres qui pourront être repris pour des calculs précis (totaux, moyenne, max..)
- des valeurs avec décimales avec choix d'un séparateur.
Une variable de type Monétaire permet d'effectuer des choix sur la monnaie.
Une variable de type Chaîne est une variable qui autorise tous les caractères de saisie. Les
caractères saisis sont pris dans leur ensemble (chaîne) et ne peuvent faire l'objet d'aucun calcul.
Une variable de type Logique est une variable qui prend comme état (Oui ou Non, soit 1 ou 0).
Lorsque la proposition est vraie (1) : OUI VRAI CORRECT...et sa couleur
Lorsque la proposition est fausse(0) : NON, FAUX, INCORRECT et sa couleur
Ecran d'Accueil
Ecran d'Accueil (logiciel non activé)
Le programme vous est livré en version d'évaluation du produit. Cette version propose l'ensemble
des fonctionnalités, et est limitée à 40 jours d'utilisation à compter de l'installation. Après ce délai, si
vous n'activez pas votre application, le logiciel sera limitée à 300 écritures ou 20 pièces
commerciales.
Comparez
Pour guider votre choix, cliquez sur Comparez les différentes versions du logiciel.
Ce lien vous renverra sur le site Web d'EBP.
Evaluez
Vous souhaitez évaluer le logiciel, choisissez la version dans laquelle vous souhaitez réaliser
cette évaluation.
Attention : Si vous travaillez sur votre dossier de comptabilité RÉEL en version
d'évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre dossier.
Achetez
Vous souhaitez acheter le logiciel, cliquez sur le lien correspondant qui vous renverra sur le site
Web EBP.
Activez
Vous souhaitez continuer à utiliser toutes les fonctions du logiciel, cliquez sur Activez votre
logiciel.
Ecran d'Accueil (liste des dossiers)
Généralités sur le Produit
23
A partir de cette fenêtre, vous pouvez :
Ouvrir :
Un dossier ouvert récemment : cliquez sur le nom du dossier à ouvrir, ou cliquez sur
la flèche afin de sélectionner un ancien exercice.
Le dossier de démonstration : cliquez sur Démonstration.
Un dossier non listé : cliquez sur Parcourir.
Un autre dossier : cliquez sur le dossier de votre choix, ou cliquez sur la flèche afin
de sélectionner un ancien exercice.
Créer un dossier : cliquez sur Créer un nouveau dossier.
Sauvegarder un dossier en cliquant sur l'icône sur la ligne du dossier.
Supprimer un dossier ou un exercice en cliquant sur l'icône sur la ligne du dossier.
Attention, cette suppression est définitive.
Retrouvez la liste des dossiers par l'option Ouvrir du menu Dossier. Consultez aussi la partie Ouvrir
un dossier.
Grilles de Saisie
Propriétés des listes ou des grilles de saisie
Toutes vos listes d'écritures, de comptes, de journaux, de guides, …, ont des propriétés communes.
Un menu contextuel, accessible par simple clic droit, donne accès aux principales fonctions
courantes, aux propriétés de la grille et à la possibilité de rafraîchir les données affichées (touche
F5).
Utilisez les touches de direction Ctrl + Fin pour aller en fin de liste et Ctrl + pour aller en début de
liste.
Utilisez les barres de défilement gauche/droite et haut/bas pour afficher les données qui ne peuvent
apparaître en totalité.
Voici les différentes opérations que vous pouvez réaliser :
Modifier la largeur des colonnes
Trier la liste suivant une colonne
Paramétrer l'affichage des colonnes
Choisir l'ordre des colonnes
Modifier le format d'affichage des colonnes
Changer les propriétés de la grille
Filtrer vos enregistrements
Largeur des colonnes
Pour redimensionner la largeur d'une colonne, placez la souris à hauteur du titre de la colonne, sur
l'extrémité droite. Le curseur prend alors la forme suivante : .
Tirez sur la droite ou sur la gauche pour augmenter ou diminuer la largeur de la colonne.
Pour élargir automatiquement une colonne afin qu'aucun caractère ne soit tronqué, double-cliquez
sur le bord du titre de la colonne.
Tri suivant colonne
Lorsqu'un petit triangle marque un titre de colonne, cela signifie que votre liste peut être triée
suivant un ordre croissant ou décroissant, un ordre alphabétique ou un ordre chronologique en
fonction des données de cette colonne. Pour cela, cliquez sur le titre de la colonne.
Affichage des colonnes
Pour afficher ou masquer les colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
EBP_Comptabilité_et_Facturation
24
1. Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit).
2. Sélectionnez l'onglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable
correspond à une colonne de la grille. L'ordre des variables de haut en bas correspond à
l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui
seront affichées. Un carré grisé signifie que la colonne ne peut être désactivée.
3. Pour afficher ou cacher une colonne, il vous suffit donc de cliquer dans le petit carré à
gauche du nom de la variable.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider.
Ordre des colonnes
Pour modifier l'ordre par défaut de vos colonnes dans une liste ou une grille de saisie :
1. Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit).
2. Sélectionnez l'onglet Variables qui affiche une liste de variables. Chaque variable
correspond à une colonne de la grille. L'ordre des variables de haut en bas correspond à
l'ordre des colonnes dans la grille, de gauche à droite. La coche signale les colonnes qui
seront affichées.
3. Sélectionnez la variable colonne à déplacer et cliquez sur les boutons Monter ou
Descendre pour qu'au niveau de la grille, la colonne correspondante se déplace vers la
gauche ou vers la droite.
4. Cliquez sur le bouton OK pour valider .
Format d'affichage des colonnes
Pour modifier le format d'affichage des données dans une liste ou une grille de saisie :
1.Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit).
2. Sélectionnez l'onglet Format.
3. Ouvrez la liste déroulante des variables disponibles par simple clic sur la flèche.
4. Sélectionnez la variable dont vous souhaitez modifier le format d'affichage.
5. Dans la liste des formats disponibles pour ce type de variable, sélectionnez le format à
appliquer. Pour appliquer le format par défaut, sélectionnez l'icône .
6. Recommencez pour chacune des variables de votre grille dont vous souhaitez modifier le
format.
7. Cliquez sur le bouton OK pour valider.
La modification du format d'affichage d'une grille n'a aucune incidence dans les impressions. En
impression, chaque variable est imprimée selon le format par défaut. Pour imprimer une variable
selon un format précis, vous devez paramétrer le modèle d'impression avec le générateur d'état
EBP.
Propriétés de la grille - Description des onglets
Onglet Formats
Cet onglet permet de modifier le format d'affichage des données de la grille/liste afin de les
adapter à votre convenance.
Onglet Variables
Cet onglet permet de cacher ou d'afficher les colonnes de la liste/grille. Vous pouvez également
choisir l'ordre d'affichage des colonnes.
Onglet Filtres
Cet onglet permet de gérer des filtres pour la grille/liste courante.
Vous pouvez ainsi créer un nouveau filtre, activer/désactiver un filtre existant, modifier les critères
d'un filtre et supprimer un filtre inutile.
Généralités sur le Produit
25
Onglet Affichage
Cet onglet permet d'activer ou non le zoom dans les colonnes lorsque le contenu d'une zone est
tronqué (lorsque la largeur d'une colonne est inférieure à la largeur du contenu de la zone).
Les filtres
Dans toute les listes ou grilles de saisie, vous pouvez filtrer les enregistrements (lignes) qui
apparaissent, selon des critères approfondis.
Pour cela, vous devez :
créer les filtres que vous souhaitez utiliser, c'est-à-dire définir les sélections multicritères
que vous souhaitez appliquer
activer l'un de ces filtres pour afficher uniquement les enregistrements répondant aux
critères définis dans le filtre.
Comment créer un filtre ?
Pour créer un filtre sur une grille :
1.Ouvrez tout d'abord la liste ou la grille de saisie concernée.
2.Accédez à l'option Propriétés du menu contextuel (clic droit).
3.Sélectionnez l'onglet Filtre. Si des filtres ont déjà été définis, ils apparaissent dans la liste.
4.Cliquez sur le bouton Nouveau pour définir un nouveau filtre, le logiciel crée une ligne
marquée sur la gauche par un triangle bleu et portant le nom
Comptabilité des CE OL
Guide d’initiation
Table des matières
1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................4
2. LA GESTION DES FENETRES....................................................................4
3. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................5
PRISE EN MAIN........................................................................................................6
4. OUVERTURE DE L’APPLICATION .............................................................6
5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER...................................................6
5.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................6
5.2. Les autres options……………. .....................................................................7
5.3. La gestion des fenêtres.................................................................................7
6. COMMENT GERER LES EXERCICES .......................................................7
7. COMMENT CREER UN COMPTE...............................................................8
8. COMMENT CREER UN JOURNAL .............................................................9
9. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ................................10
9.1. Comment saisir dans un journal ? ..............................................................10
9.2. Comment saisir dans un guide ? ................................................................11
10. COMMENT SAISIR UNE RECETTE, UNE DEPENSE ? ..........................12
10.1. Comment saisir une recette ?.....................................................................12
10.2. Comment saisir une dépense ? ..................................................................13
10.3. Comment consulter les recettes et dépenses ? .........................................13
11. COMMENT SAISIR UN ACHAT, UNE VENTE ?.......................................13
11.1. Comment saisir un achat ? .........................................................................13
11.2. Comment saisir une vente ? .......................................................................13
12. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?................................................14
12.1. L’en-tête…………………….. .......................................................................14
12.2. Le corps………………………......................................................................15
12.3. Le pied………………………........................................................................15
12.4. Accès à la saisie……………. ......................................................................15
13. COMMENT LETTRER UN COMPTE?.......................................................15
14. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?.............................................16
15. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?............................17
16. COMMENT SAISIR UNE NOTE DE FRAIS ?............................................18
17. COMMENT VALIDER MES ECRITURES?................................................18
18. COMMENT CLOTURER MENSUELLEMENT LES JOURNAUX ? ..........18
19. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ? ...............................................19
19.1. Comment clôturer un exercice ?.................................................................19
19.2. Comment générer les A Nouveaux ? .........................................................19
20. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...............................................19
21. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................20
22. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........20
23. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..............................................20
24. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............21
25. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? 21
25.1. Les groupes d’utilisateurs ...........................................................................21
25.2. Les utilisateurs……………. .........................................................................22
25.3. Les droits utilisateurs ..................................................................................22
26. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE?..................................................22
LES FONCTIONS AVANCEES ..............................................................................24
27. GESTION DES FAVORIS...........................................................................24
28. OPEN GUIDE………………........................................................................24
29. TABLEAU DE BORD ..................................................................................25
30. ABONNEMENTS…………..........................................................................26
31. SAISIE AU KILOMETRE.............................................................................26
32. RECHERCHE D’ECRITURES....................................................................26
33. RELEVES BANCAIRES..............................................................................26
34. LETTRAGE AUTOMATIQUE .....................................................................26
35. GRAND LIVRE INTERACTIF .....................................................................26
36. BALANCE INTERACTIVE ..........................................................................27
37. ECHEANCIER INTERACTIF ......................................................................27
38. RELANCES / RAPPELS .............................................................................27
39. REGLEMENT DES TIERS..........................................................................27
40. EFFETS DE COMMERCE..........................................................................27
41. VIREMENTS ET PRELEVEMENTS...........................................................28
42. RAPPROCHEMENT BANCAIRE AUTOMATIQUE ...................................28
43. PREVISIONS DE TRESORERIE ...............................................................28
44. CHEQUIERS……………….........................................................................28
45. COMPTABILITE ANALYTIQUE..................................................................29
46. BUDGETS…………….................................................................................29
47. GROUPES D’ECRITURES.........................................................................30
48. REPORTS ON LINE ...................................................................................30
49. FONCTIONNALITES DISPONIBLES.........................................................30
50. CHAMPS PERSONNALISES .....................................................................30
51. IMPORT PARAMETRABLE........................................................................31
52. ASSISTANT DE CREATION DE MODELE DE DOCUMENT...................31
1.Comment créer mon dossier ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par
le menu Fichier - Nouveau.
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le
nom du serveur,
La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur.
Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
o Saisir le nom de la base de données.
o Saisir l'identification et les coordonnées de la société.
o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA.
o Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable entreprise.
Les modes comptables sont les suivants :
- Recettes / Dépenses : Choisissez ce mode pour une utilisation simplifiée. Vous pourrez saisir facilement
vos recettes et vos dépenses en trésorerie. - Créances / Dettes : Choisissez ce mode si vous maîtrisez la
comptabilité. Vous pourrez saisir tous types d’écriture, des achats, aux ventes, en passant par la trésorerie,
gérer les tiers, les échéances, le lettrage …
La case Assujetti a son importance :
- En mode Recettes / Dépenses, cochez cette case si vous êtes assujetti à la TVA. Cela vous permettra
de gérer la déclaration de TVA.
- En mode Créances / Dettes, cette case est automatiquement cochée.
Lorsque toutes les informations nécessaires des différentes étapes ont été renseignées, cliquez sur Lancer
pour réaliser la création de la base.
Le mode comptable choisi lors de la création de dossier détermine par défaut des fonctionnalités
disponibles.
Les choix que vous aurez effectués lors de la création de votre dossier restent réversibles.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque écran
de l’assistant.
2.La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de
navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris
dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations
générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
3.Ecran de travail
Quel que soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de
la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder
rapidement aux fonctionnalités voulues.
/
L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :
Le volet de navigation à gauche de votre écran
La barre des menus en haut de votre écran
L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant
comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la saisie des
écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte…
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en
détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant
dans la saisie des écritures, dans la création d’un rapprochement, dans le lettrage d’un compte…
4.Ouverture de l’application
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En
revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
5.Comment initialiser mon dossier
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d’aller dans Paramètres – Société et de
remplir avec soin ces options, car certaines vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du
logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque
partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
5.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Identification :
o Informations administratives - Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir
la déclaration de TVA.
o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations
relatives à la déclaration de TVA. Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais
également de générer la déclaration à proprement parler.
o Outre les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient
également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.
Options comptables : Cette partie, divisée en plusieurs pages, permet de définir le mode de génération des
A Nouveaux, le Plan analytique par défaut…
5.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques : dans la partie Expert, saisissez les coordonnées de votre expertcomptable,
pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran
d’option.
5.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de
navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris
dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne en utilisant la touche F1 sur
chaque fenêtre.
6.Comment gérer les exercices
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Vous pourrez ensuite créer autant d’exercices comptables que vous le voudrez, sans pour autant être
obligé de clôturer les exercices antérieurs.
Pour créer un nouvel exercice, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu Exercices /
Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter,
modifier si besoin les dates d’exercice.
Changer d’exercice courant n’est pas une opération indispensable. Néanmoins, cela permet de choisir
l’exercice que vous souhaitez voir affiché par défaut dans vos différentes listes, fenêtres… Pour changer
d’exercice courant, il suffit de :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner Définir un exercice courant dans la barre de tâches du volet de navigation, dans le
menu contextuel ou en appuyant sur le bouton disponible dans la fiche.
L’exercice courant est identifié à la fois par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par
la mention des dates de cet exercice dans la barre de titre de l’application.
Quel que soit votre exercice courant, tous vos exercices (ouverts ou clôturés) restent accessibles.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
7.Comment créer un compte
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu Quotidien / Saisie – Plan
comptable entreprise. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez sélectionner le type du compte (détail ou racine), le
numéro de compte et son intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre Paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations
liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin.
Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa
totalité.
8.Comment créer un journal
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu Paramètres – Comptabilité
- Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Lorsque la nouvelle fiche est ouverte, vous devez saisir le code journal, le type de journal (Achat, Vente,
Trésorerie, Opérations Diverses) et sa description.
Dans l’onglet Saisie, dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir : le mode de numérotation des
pièces de votre journal ; la reprise de la date, de la pièce, du numéro de document sur une même écriture ;
le type et le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) ; le mode de
fonctionnement des libellés d’écritures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
9.Comment saisir une écriture comptable
9.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien
/ Saisie - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic, la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionnez la tâche Saisie par
journal dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
9.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner l’exercice, le journal et la période dans lesquels vous souhaitez
saisir. Leur modification est possible en effectuant la sélection désirée dans la liste déroulante de chaque
champ.
9.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle seules certaines mentions sont obligatoires.
- Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il est possible de modifier le statut d’une
écriture en cliquant sur le bouton Traitements sur les écritures (Simuler, Confirmer l’écriture,
Valider).
- Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du
paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.
- N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures
dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.
- N° de document : Le comportement du numéro de document dans les lignes d’écritures dépend
du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable.
- N° Compte : La liste des comptes existants est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton
situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
- Libellé : Le comportement du libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste
modifiable.
- Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ Débit ou Crédit dépend
du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal
dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié. Le montant peut être saisi directement dans
le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures peut se
faire grâce aux touches Tab et Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore grâce aux flèches
directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique
écriture, contenant de toutes les lignes d'écriture du journal. Le statut sélectionné s'applique donc à toutes
les lignes du journal sans distinction.
9.1.3. Le pied
En pied de masque, trois zones d’information sont disponibles.
- Les informations sur le compte reprennent automatiquement l’intitulé du compte de la ligne
sélectionnée ou en cours de saisie, ainsi que son solde débiteur ou créditeur sur l’exercice de
saisie.
- La somme des montants sélectionnés correspond à la somme des montants que vous
sélectionnez avec votre souris.
- Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque saisie.
L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
9.2. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, il vous suffit de sélectionner Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie
guidée. Ensuite, choisissez le guide voulu, la date d’écriture et éventuellement le journal.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont
saisissables et accessibles. Les zones grisées ne sont pas saisissables, selon le paramétrage effectué
dans le guide de saisie, disponible dans Paramètres – Comptabilité - Guides de saisie.
La sauvegarde d’une saisie guidée entraîne automatiquement sa comptabilisation.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
10. Comment saisir une recette, une dépense ?
10.1. Comment saisir une recette ?
Pour saisir une recette, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Mes recettes.
Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle recette ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie
de la recette.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires.
10.2. Comment saisir une dépense ?
Pour saisir une dépense, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Saisie pratique – Mes
dépenses.
Cliquez sur Ajouter, sur Nouvelle dépense ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie
de la dépense.
10.3. Comment consulter les recettes et dépenses ?
Il vous suffit d’accéder à l’option Liste des recettes / dépenses du menu Quotidien / Saisie. Cette liste
vous présente toutes les recettes et dépenses saisies, quel que soit le mode de saisie utilisé.
Ces fonctionnalités sont disponibles si vous activez la fonctionnalité Saisies pratiques : recettes /
dépenses / virements.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
11. Comment saisir un achat, une vente ?
11.1. Comment saisir un achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies – Saisie
Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture d’achat ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de
saisie de la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires.
Vous pouvez au préalable créer vos comptes fournisseurs par Paramètres – Comptabilité – Plan
comptable entreprise ou cliquer sur le bouton Nouveau fournisseur directement disponible dans le
masque de saisie.
11.2. Comment saisir une vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien / Saisie – Autres saisies –
Saisie Pratique. Cliquez sur Ajouter – Facture de vente ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la
fenêtre de saisie de la facture.
Vous obtenez la fenêtre de saisie de la vente. Remplissez les différents champs de la même façon que
pour l’achat.
Vous pouvez au préalable créer vos comptes clients par Paramètres – Comptabilité – Plan comptable
entreprise ou cliquer sur le bouton Nouveau client directement disponible dans le masque de saisie.
Ces fonctionnalités sont disponibles si vous activez la fonctionnalité Saisies pratiques : achats / ventes
/ trésorerie.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
12. Comment consulter un compte ?
Pour consulter un compte, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage ou au
menu Quotidien / Saisie – Consultation.
12.1. L’en-tête
La consultation de compte se fait par exercice comptable. Vous pouvez sélectionner n’importe quel
exercice du dossier à partir de la liste déroulante, et cela quel que soit l’état de cet exercice.
La sélection du compte se fait dans le champ Numéro. Celui-ci peut être saisi directement dans le champ
ou sélectionné dans la liste déroulante, qui reprend l'intégralité des comptes existants.
Les informations suivantes sont reprises automatiquement, après la sélection du compte :
- l’intitulé du compte, situé à droite du champ Numéro,
- le solde antérieur à la période est renseigné si la période interrogée ne débute pas au premier
jour de l’exercice sélectionné ; il correspond au solde des mouvements effectués sur ce compte
entre le premier jour de l’exercice et le début de la période.
Un ensemble de filtres vous permet de sélectionner les lignes que vous voulez ou non afficher. Les
sélections de filtres sont prises en compte immédiatement, sans action supplémentaire de votre part.
12.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque
de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres de
l’en-tête.
12.3. Le pied
Deux lignes de totalisation sont affichées. Le solde de tout l’exercice indique le solde du compte à la fin
de l’exercice sélectionné. Le solde des lignes sélectionnées cumule en temps réel la somme des
montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes que vous avez manuellement sélectionnées.
12.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en cliquant sur le bouton Saisie par journal ou en
sélectionnant Saisie par journal dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement
positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
13. Comment lettrer un compte?
Le lettrage est une opération consistant à lettrer des factures avec leurs règlements.
Cette action est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Lettrages dans les
Fonctionnalités disponibles.
Pour réaliser ce lettrage, accédez au menu Consultation / Lettrage – Consultation / Lettrage.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client.
Sélectionnez une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer, confirmez le code proposé et la date de lettrage : le code se reporte
que ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en sélectionnant Lignes non lettrées dans le filtre lettrage.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
14. Comment rapprocher un compte ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans
le logiciel avec les lignes apparaissant dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien /
Saisie – Rapprochement bancaire ou par le menu Echéancier / Trésorerie – Trésorerie –
Rapprochement bancaire.
.
Ensuite, cliquez sur le bouton Ajouter ou utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le
champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes
pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code
pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de
l’imprimante.
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les avant de
compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé
bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire :
dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
15. Comment établir une déclaration de TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les
informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des déclarations par le menu Quotidien
/ Saisie – TVA - Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter.
Choisissez la déclaration à effectuer, indiquez la période et sélectionner les feuillets à inclure dans
votre déclaration. Cliquez sur Valider.
Vous obtenez :
o L’aperçu de la déclaration.
o Des onglets avec les lignes d’écritures incluses dans la déclaration.
o Des onglets mentionnant : les lignes non déclarées, sur lesquelles une erreur a été
détectée ; les lignes non imposables ; les télé-déclarations.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration.
16. Comment saisir une note de frais ?
Le logiciel vous permet de saisir ou d’importer des notes de frais et de gérer vos indemnités kilométriques.
Pour cela, il vous faut accéder au menu Notes de frais.
De là, il vous faut :
Créer un utilisateur pour chaque personne qui vous enverra des notes de frais. Définissez-y le
compte dans lequel le montant total de la note de frais doit être comptabilisé ainsi que son ou ses
véhicules.
Créer une catégorie pour chaque type de dépense de notes de frais (par exemple : essence,
restaurant, indemnités kilométriques…). Dans chacune d’elle, définissez les comptes comptables
sur lesquels les charges et la TVA doivent être comptabilisées.
Créer une note de frais par utilisateur et par mois, pour intégrer vos lignes de dépenses. Une
même note de frais peut contenir plusieurs lignes de dépenses, de type Indemnités kilométriques
ou non. Ces lignes peuvent être saisies manuellement ou importées. Les éléments saisis dans les
notes de frais doivent être comptabilisés pour être intégrés à la comptabilité.
Vous pouvez également consulter les Statistiques pour consulter le détail des notes de frais saisies.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
17. Comment valider mes écritures?
La validation est une opération qui permet de rendre intangible une écriture : elle ne pourra pas être
supprimée, ni modifiée.
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures – Exercices / Clôtures - Gestionnaire
de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités. Dans la barre de tâches, cliquez ensuite
sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal, ouvrez la Saisie
par journal qui contient l’écriture à valider et sélectionnez-la. Enfin, cliquez sur Traitements sur
les écritures + Valider l’écriture courante.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
18. Comment clôturer mensuellement les
journaux ?
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent
auparavant être validées.
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices / Clôtures – Exercices
/ Clôtures - Gestionnaire de journaux.
Pour clôturer tous les journaux d’un exercice en une seule action, vous pouvez sélectionner l’option
Procéder aux clôtures mensuelles disponible dans l’assistant de clôture annuelle.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
19. Comment clôturer un exercice ?
19.1. Comment clôturer un exercice ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les éléments comptables de
l’exercice.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Exercices / Clôtures - Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération consiste à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions
(validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
Cette vérification n’est pas exhaustive : vous devez exécuter le contrôle complet de votre comptabilité.
19.2. Comment générer les A Nouveaux ?
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement, par le menu Exercices / Clôtures, en sélectionnant Générer les A Nouveaux
dans la barre de tâches puis en sélectionnant l’exercice sur lequel les A Nouveaux doivent être
générés.
automatiquement, à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options
choisies dans Paramètres – Société – Options comptables.
Un visuel s’affiche lorsque vos A Nouveaux ne sont plus à jour. Ce visuel est affiché dans la Consultation,
dans le Lettrage simplifié et dans la barre d’état de votre application. Cliquer sur ce visuel ouvre l’assistant
de génération des A Nouveaux qui vous permet de lancer l’opération manuellement.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une
balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu Quotidien / Saisie – Saisie par journal puis
sélectionnez Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
20. Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents.
L'impression d'un document peut être lancée :
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Saisie, Grand Livre…).
L’impression peut être réalisée uniquement si votre document a été enregistré.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant
sur le bouton Imprimer.
Par l’un des menus de l’application + Impressions + la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères
d'impression.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
21. Comment sauvegarder mon dossier ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins
deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement supprimée
ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des
supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
22. Comment lier un dossier d’une autre
application ?
A partir du menu Paramètres – Société – Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre
application*, consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres
applications.
Après sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche. Les
applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton Supprimer
la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
23. Comment archiver mes données ?
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du Bulletin Officiel des Impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art. 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période
comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en
cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
24. Comment consulter le journal des
évènements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils – Journal des événements.
Il stocke les informations concernant :
la clôture mensuelle,
la validation des écritures,
le changement de type de numérotation d’un journal
…
Lors de certaines opérations, des logs automatiques ou avec justification sont effectués.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
25. Comment gérer les groupes, les utilisateurs
et les droits ?
Cette version vous permet de gérer les utilisateurs et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres
– Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, rattacher chacun des utilisateurs à un groupe et définir une gestion de
droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
25.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer
qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s. Les droits du groupe
seront automatiquement affectés à cet utilisateur. Les droits que vous définissez pour un groupe
d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, reportez-vous à l’aide
en ligne (F1).
25.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe
ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer
d'utilisateur.
Remarque
Vous pouvez bloquer un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base, quel que soit l’application à laquelle il
accède.
Vous avez également la possibilité d’interdire la connexion de l’utilisateur uniquement sur une application ou une
autre.
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut
à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche utilisateur, reportez-vous à l’aide en ligne
(F1).
25.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
Visualisation et Modification
Exécution
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la duplication d’une fiche est concernée par le droit Création.
Le droit Impression concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Pour avoir des exemples d’application des droits, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).
26. Comment envoyer un PDF signé?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés (gratuit).
Dans la pratique, les certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire une preuve de l'identité du
signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis Open Line, vous devez donc disposer d’un certificat fourni par une
autorité de certification (facturé) ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fourni par une autorité de certification, vous avez la
possibilité de :
Créer un certificat
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme Autorités de certification de
racine de confiance.
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP (Paramètres – Société
– Général – Impression et export) pour qu’il soit pris en compte lors de l’envoi d’email.
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application Open Line.
Après avoir sélectionné un document, cliquez sur Envoyer par mail de la barre des tâches (liste des
documents) ou la barre d’outils (fiche document) ; choisissez le format Fichier PDF signé et cliquez sur
Ok.
L’écran de message s’affiche.
Une fois l’adresse du tiers renseignée et le message saisi, cliquez sur le bouton Envoyer.
Le tiers recevra l’email et l’ouvrira avec le document en pièce jointe.
Il devra cliquer sur la barre de navigation (à gauche), dans le volet Signatures.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur les PDF signés.
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Comptabilité
des CE (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
27. Gestion des favoris
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme
vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation en faisant un clic droit sur l’entrée choisie.
Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Quotidien / Saisie, sur Consultation, réalisez un
clic droit et cliquez sur Ajouter aux Favoris.
Une fois dans les Favoris, grâce au clic droit, il est possible d’ajouter des dossiers, de renommer les actions
/ dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une même action ne peut être ajoutée qu’une seule fois dans les Favoris.
28. Open Guide
Vous avez la possibilité de personnaliser des Open Guide pour chaque menu Quotidien / Saisie,
Consultation / Lettrage, Exercices / Clôtures….
Chaque Open Guide personnalisé est disponible dans une liste déroulante.
La fenêtre de personnalisation de l’Open Guide permet de saisir le nom de cet Open Guide, de gérer les
éléments et de l’enregistrer.
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
Une fois votre Open Guide réalisé, vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton Fermer ou
sur la croix en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications,
répondez Oui.
29. Tableau de bord
Le tableau de bord vous permet d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
L'estimation de la Trésorerie qui affiche les soldes comptables des comptes bancaires ainsi que le solde
des échéances (échues et à échoir) ;
Le comparatif des résultats qui compare le résultat de chaque mois de l’année civile en cours avec le
résultat de chaque mois de l’année civile précédente.
Le comparatif le Chiffre d'affaires, le résultat net et la marge brute qui compare ces trois données sur
l’exercice comptable en cours.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture et à chaque rafraîchissement du tableau de
bord.
Le tableau de bord est accessible depuis le menu Affichage – Tableau de bord.
Une ouverture automatique peut être programmée par le menu Outils - Options - Général – Apparences.
30. Abonnements
Lorsque vous avez des écritures répétitives à comptabiliser, vous pouvez utiliser la fonctionnalité
Abonnements du menu Quotidien / Saisie.
A partir d’une écriture modèle, vous pourrez ainsi générer des écritures d’abonnement sans avoir à les
ressaisir manuellement à chaque fois.
31. Saisie au kilomètre
Cette fonction, accessible à partir du menu Quotidien / Saisie, vous permet de saisir très rapidement des opérations
sur des journaux et des mois différents, sans avoir à changer de fenêtre de saisie.
Les écritures saisies par cette fonctionnalité doivent être sauvegardées pour être effectivement
comptabilisées. Après enregistrement, elles seront affichées dans la Recherche des écritures et pourront
être modifiées en Saisie par journal.
32. Recherche d’écritures
La recherche des écritures est accessible à partir du menu Quotidien / Saisie – Recherche d’écritures.
Elle vous permet d’effectuer des recherches sur les écritures comptables en utilisant les différents filtres
proposés.
33. Relevés bancaires
Le logiciel vous permet de créer ou d’importer vos relevés bancaires. De là, vous pourrez directement
procéder à la comptabilisation de vos lignes de relevés.
Pour cela, accéder au menu Quotidien / Saisie – Rapprochement bancaire – Relevés bancaires.
34. Lettrage automatique
Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Lettrages dans les Fonctionnalités
disponibles.
Le lettrage automatique est accessible à partir de la fenêtre de Consultation / Lettrage, en sélectionnant le bouton
Lettrage automatique. Cette action lance le lettrage automatique du compte affiché.
Cette fonction est également accessible à partir du menu Consultation / Lettrage. Vous pouvez lancer le
lettrage automatique de tous les comptes désirés.
35. Grand livre interactif
Cet outil, accessible depuis le menu Consultation / Lettrage, permet une visualisation plus rapide du
contenu d’un ou de plusieurs comptes à l’écran en évitant les impressions.
Depuis cet écran, il est possible de saisir par journal, consulter un compte, le lettrer automatiquement mais
également de voir l’échéancier d’une ligne ou le document lié à cette ligne.
36. Balance interactive
Cet outil, accessible depuis le menu Consultation / Lettrage, permet d’afficher à l’écran le cumul des
mouvements débiteurs et créditeurs d’un ou de plusieurs comptes.
Il est possible depuis cette balance de consulter un compte et de lancer le lettrage automatique.
37. Echéancier interactif
Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les
Fonctionnalités disponibles.
Une liste, accessible à partir du menu Echéancier / Trésorerie, vous permet de visualiser rapidement
toutes les échéances existantes (soldées ou non).
A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, Voir le document à l’origine de cette
échéance, effectuer une Consultation de compte, Régler des échéances et Pointer des échéances
(c’est-à-dire pointer un avoir ou un règlement avec les échéances d’une facture).
38. Relances / Rappels
Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les
Fonctionnalités disponibles.
Le logiciel vous permet de suivre les échéances échues non encore payées, de tracer vos actions de
relances, de facturer des frais et pénalités de retard à vos clients.
Pour cela, il vous suffit d’accéder à l’onglet Echéances à relancer disponible dans le menu Echéancier /
Trésorerie – Clients – Echéancier interactif, de sélectionner les échéances à traiter, puis de cliquer sur
Nouvelle relance.
Ensuite dans la fiche Relance / Rappel, vous pourrez renseigner les informations sur cette action de
relance, facturer des frais et des pénalités à vos clients.
39. Règlement des tiers
Cet outil, accessible à partir du menu Echéancier / Trésorerie, vous permet de visualiser les règlements
et remboursements émis ou reçus des Tiers sur l’ensemble de votre dossier.
A partir de cette liste, vous pouvez accéder à la Saisie par journal, effectuer une Consultation de compte et créer
des règlements pour une seule échéance, plusieurs échéances d’un même tiers ou même pour différents tiers.
40. Effets de commerce
Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les
Fonctionnalités disponibles.
Le logiciel vous permet de gérer les effets de commerce de vos clients et de vos fournisseurs.
Pour cela, il vous faut d’abord renseigner un compte d’Effet de commerce sur vos comptes Clients et
Fournisseurs.
Ensuite, pour vos effets clients, vous devrez utiliser les actions Acceptations d’effets, Remises d’effets
et Encaissements d’effets disponibles dans le menu Echéancier / Trésorerie + Clients.
Pour vos effets fournisseurs, vous devrez utiliser les actions Acceptations d’effets et Paiements d’effets
dans le menu Echéancier / Trésorerie + Fournisseurs.
41. Virements et prélèvements
Le logiciel vous permet de générer vos fichiers de virements et de prélèvements (format CFONB et format SEPA) que
vous pourrez ensuite remettre à votre banque pour exécution.
Etablir un fichier de virement ou de prélèvement est possible à partir de l’assistant de génération des
règlements comme à partir des actions Virements et Prélèvements, accessibles dans le menu
Echéancier / Trésorerie.
42. Rapprochement bancaire automatique
Le logiciel permet d’effectuer des rapprochements bancaires automatiques.
Dans un premier temps, il est nécessaire de :
créer une banque à partir du menu Echéancier / Trésorerie – Trésorerie ou du menu Paramètres
– Comptabilité - Banques,
de créer un relevé bancaire à partir du menu Quotidien / Saisie ou du menu Echéancier /
Trésorerie et d’importer le fichier de relevé bancaire (norme CFONB ou import paramétrable).
Ensuite, il faut créer un rapprochement bancaire automatique à partir du menu Quotidien / Saisie ou
Echéancier / Trésorerie.
Il est alors possible de visualiser dans le rapprochement les lignes d’écritures et les lignes de relevés puis de les
pointer manuellement ou automatiquement.
43. Prévisions de trésorerie
Cet outil est accessible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Gestion des échéances dans les
Fonctionnalités disponibles.
Cet outil, disponible dans le menu Echéancier / Trésorerie, vous permet d’établir votre prévision de
trésorerie à court, moyen ou long terme.
Elle consiste à extraire de votre comptabilité les mouvements saisis sur un compte bancaire ainsi que les
échéances. Ces données peuvent ensuite être complétées par des lignes de prévision non comptables
que vous saisirez manuellement.
44. Chéquiers
Le logiciel vous permet de gérer automatiquement vos chéquiers à partir du menu Echéancier / Trésorerie.
Un numéro de chèque est proposé automatiquement, sur les lignes de règlement ayant le moyen de
paiement Chèque, dans la saisie par journal, la saisie par écriture, la saisie kilomètre, la saisie des
règlements. Il reste modifiable.
45. Comptabilité analytique
EBP Comptabilité des CE (OL Technology) est basé sur l’utilisation de la comptabilité analytique.
Un plan, 3 postes, 2 grilles CE sont livrées par défaut et renseignés dans Paramètres – Société – Options
comptables – Analytique et Budgétaire – Comité d’entreprise.
L’une des deux grilles est automatiquement appliquée sur tous les comptes de charges ou de produits.
Lorsque vous saisissez une ligne sur un compte de charges ou de produits, alors une ventilation est
automatiquement appliquée sur le plan (axe) analytique CE.
Vous pouvez évidemment toujours modifier cette ventilation.
Néanmoins vous devez impérativement respecter la règle suivante : chaque ligne de charges ou produits
doit être ventilée à 100 % sur les postes de niveau 1 ASC et AEP définis dans les Paramètres Société.
En effet, le respect de cette règle va déterminer le bon calcul de vos bilans, comptes de résultat, A
Nouveaux…
Il vous est toujours possible créer d’autres plans analytiques, parallèle au plan CE, en accédant au menu
Analytique / Budgétaire.
En Saisie par journal, Saisie au kilomètre ou en Saisie guidée, la saisie sur un compte autorisant
l’analytique vous permet d’accéder à une fenêtre de ventilation analytique, par un clic sur le bouton
Ventilations analytiques ou par la touche F8.
Pour automatiser la saisie analytique, créez des grilles de ventilation. Ensuite, dans chaque compte,
sélectionnez la grille de ventilation désirée. La saisie sur un compte ayant une grille génèrera
automatiquement les ventilations analytiques.
46. Budgets
Le logiciel vous permet de gérer vos budgets analytiques et vos budgets généraux.
Cette fonctionnalité est disponible dans Analytique / Budgétaire – Budgétaire.
Pour cela, il vous suffit de créer un budget, de sélectionner son type puis de définir les fourchettes de
postes ou de comptes à interroger.
Ensuite dans l’onglet Dotations, vous pourrez saisir le montant estimé de vos budgets et le comparer au
montant réalisé.
47. Groupes d’écritures
Cet outil est disponible uniquement si vous avez activé la fonctionnalité Groupes d’écritures dans les
Fonctionnalités disponibles.
Le logiciel vous permet d’appliquer un groupe d’écritures à vos écritures comptables.
Cela peut vous permettre, par exemple, de différencier les écritures concernant l’établissement A de celles
concernant l’établissement B.
De nombreuses impressions (dont les Bilans) et de nombreux masques vous permettent de sélectionner
le ou les groupes voulus. Vous pourrez donc, par exemple, obtenir un Bilan par établissement.
Pour cela, créez des groupes par le menu Paramètres – Comptabilité – Groupes d’écritures, puis
utilisez-les dans les différentes saisies.
48. Reports On line
Un espace de publication appelé Reports On Line (http://reports-on-line.ebp.com) vous permet de mettre
à disposition les documents de votre choix (états d'impressions et listes des données), issus de vos logiciels
Open Line.
Il est accessible sur internet et pour les seuls utilisateurs auxquels vous aurez donné une autorisation de
consultation.
A partir de votre dossier, vous choisissez les éléments (états d'impressions et listes des données) que vous
souhaitez diffuser sur Reports On Line, à qui vous voulez les diffuser, et la fréquence de diffusion.
49. Fonctionnalités disponibles
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités.
Pour cela, il vous suffit de sélectionner les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de
dossier ou, après la création de dossier, de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités
Disponibles.
L’activation de certaines fonctionnalités peut changer le nom des menus.
50. Champs personnalisés
Les champs personnalisés sont des champs que vous pouvez ajouter sur les lignes d’écriture, les comptes,
les journaux… et qui vous permettent de saisir une valeur répondant à vos propres besoins.
Ils sont accessibles depuis le menu Paramètres – Personnalisation des Champs / tables.
51. Import paramétrable
Par le menu Outils – Imports / Exports – Import paramétrable, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure.
Vous pouvez sélectionner le type d’import désiré.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez définir :
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
codage du fichier...),
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le
traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements ajoutés, modifiés et non importés est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.
52. Assistant de création de modèle de
document
Cet assistant de création de modèle de document vous permet de personnaliser certains modèles
d'impression des documents que nous vous proposons dans le logiciel et d’en créer de nouveaux, en vous
aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale
d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier
le modèle disponible dans la barre d'outils : vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création
de modèle.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour avancer et reculer dans l'assistant de
création de modèle.
Les étapes de création sont :
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (Grand Livre, Balance...),
Choix du style de l'entête du document,
Choix des données présentes dans l'entête du document,
Choix des données présentes dans le corps du document,
Choix des données présentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modèle,
Nom du modèle,
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur Lancer pour créer/modifier le modèle.
Coiffure & Esthétique OL
Guide d’initiation
Pro
Table des matières
1. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ...............................................................................................................................5
2. ECRAN DE TRAVAIL BACK OFFICE..................................................................................................................................6
3. ECRAN DE TRAVAIL FRONT OFFICE...............................................................................................................................7
PRISE EN MAIN .............................................................................................................................................................................8
4. OUVERTURE DE L’APPLICATION.....................................................................................................................................8
5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?........................................................................................................................8
5.1. Les options à remplir dès maintenant ..................................................................................................................................9
5.2. Les options spécifiques Point de vente..............................................................................................................................10
5.3. Les autres options. ..........................................................................................................................................................11
5.4. La gestion des fenêtres. ....................................................................................................................................................11
6. COMMENT CREER UN ARTICLE ? .................................................................................................................................12
7. COMMENT CREER UN TIERS ?......................................................................................................................................13
7.1. Création d’un client ..........................................................................................................................................................13
7.2. La fiche technique ..........................................................................................................................................................13
7.3. Création d’un fournisseur ..................................................................................................................................................14
7.4. Création d’un contact ........................................................................................................................................................14
7.5. Comment créer les séries de documents ?........................................................................................................................14
8. COMMENT CREER LES CAISSES ?................................................................................................................................15
9. COMMENT CREER LES COFFRES-FORTS ?.................................................................................................................16
10. COMMENT CREER LES MOYENS DE PAIEMENTS ? ....................................................................................................16
11. COMMENT CREER LES UTILISATEURS ?......................................................................................................................17
12. COMMENT REALISER LE PARAMETRAGE DE L’ECRAN DE VENTE ?.........................................................................18
12.1. Onglet Mise en page .........................................................................................................................................................19
12.2. Onglet Eléments masqués ................................................................................................................................................20
12.3. Onglet Niveaux ..........................................................................................................................................................21
12.4. Les fonctions de la caisse .................................................................................................................................................22
13. COMMENT GERER L’OUVERTURE ET LA CLOTURE DE CAISSE ? .............................................................................24
13.1. L’ouverture de caisse ........................................................................................................................................................24
13.2. La clôture de caisse ..........................................................................................................................................................25
14. COMMENT SAISIR LES TICKETS ?.................................................................................................................................25
15. COMMENT GERER LES PERIPHERIQUES ?..................................................................................................................26
15.1. La gestion du tiroir-caisse..................................................................................................................................................26
15.2. Imprimante chèque ..........................................................................................................................................................26
15.3. La gestion d’un TPE..........................................................................................................................................................26
15.4. La gestion du rendu-monnaie............................................................................................................................................27
16. QUELS SONT LES TRAITEMENTS DANS LE BACK OFFICE ? ......................................................................................27
16.1. Les documents de ventes..................................................................................................................................................27
16.2. Les règlements ..........................................................................................................................................................27
16.3. Les remises en banque .....................................................................................................................................................27
16.4. Les Mouvements de caisse ...............................................................................................................................................28
16.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse ....................................................................................................................................28
16.6. X et Z de caisse ..........................................................................................................................................................28
17. COMMENT GERER LES VENTES DANS LE BACK ?......................................................................................................29
17.1. Comment saisir un devis ? ................................................................................................................................................29
17.2. Les autres onglets ..........................................................................................................................................................30
17.3. Comment créer une commande ? .....................................................................................................................................30
17.4. Comment livrer une commande ?......................................................................................................................................31
17.5. Comment créer un bon de livraison ou de retour ? ............................................................................................................32
17.6. Comment créer une facture ?............................................................................................................................................32
18. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?..............................................................................................33
18.1. Facturation par copie.........................................................................................................................................................33
18.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ...........................................................................................................33
18.3. Génération des factures périodiques .................................................................................................................................34
19. COMMENT GERER LES ACHATS ? ................................................................................................................................34
19.1. Comment créer une commande ? .....................................................................................................................................34
19.2. Comment réceptionner une commande ?..........................................................................................................................34
19.3. Comment créer les factures fournisseurs ?........................................................................................................................34
20. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ?..................................................................35
20.1. Transfert ..........................................................................................................................................................35
20.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir..............................................................................................................35
20.3. Regroupement ..........................................................................................................................................................35
20.4. Duplication ..........................................................................................................................................................35
20.5. Dupliquer en ..........................................................................................................................................................35
21. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? ..................................................................................................36
22. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ?.....................................................36
22.1. Comment saisir un acompte ?...........................................................................................................................................36
22.2. Comment saisir un règlement ?.........................................................................................................................................37
22.3. Comment saisir un escompte de règlement ?....................................................................................................................37
22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ? ...........................................................................................37
22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ? .............................................................................................................38
23. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................................................................................................................39
23.1. Comment saisir un inventaire ? .........................................................................................................................................39
23.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?..................................................................................................................40
23.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ?..................................................................................................................40
23.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? ....................................................................................................................40
23.5. Comment visualiser les mouvements de stock ? ...............................................................................................................41
24. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?...........................................................................................41
25. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?.......................................................................................................................42
26. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?...............................................................................................................42
27. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? ..................................................................................................42
28. COMMENT RESTAURER ?..............................................................................................................................................43
29. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ....................................................................................43
30. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?.......................................................................................................................43
31. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ?......................................................................................44
32. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?...............................................................44
32.1. Les groupes d’utilisateurs..................................................................................................................................................44
32.2. Les utilisateurs 44
32.3. Les droits utilisateurs.........................................................................................................................................................45
LES FONCTIONS AVANCEES.....................................................................................................................................................46
33. LE TABLEAU DE BORD ...................................................................................................................................................46
34. LA GESTION DES FAVORIS............................................................................................................................................46
35. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS.................................................................................................................47
36. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ET L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER .........................................................48
37. LA GESTION DES FRAIS DE PORT ................................................................................................................................49
38. LA GESTION DES AUTRES TAXES.................................................................................................................................49
39. IMPORT DE DOUCHETTE ...............................................................................................................................................49
40. LES HISTORIQUES..........................................................................................................................................................50
40.1. Historique de la ligne article...............................................................................................................................................50
40.2. Historique du document.....................................................................................................................................................50
40.3. Historique des ventes........................................................................................................................................................51
40.4. Historique des achats........................................................................................................................................................52
41. LES EFFETS DE COMMERCE.........................................................................................................................................52
42. LES ECHEANCIERS.........................................................................................................................................................52
43. LES RELANCES ..........................................................................................................................................................53
44. LES REGLEMENTS IMPAYES .........................................................................................................................................54
44.1. Les règlements et remises en banques .............................................................................................................................54
44.2. Les échéances ..........................................................................................................................................................54
45. AUTO-LIQUIDATION ........................................................................................................................................................54
46. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE.......................................................................................................54
47. LA COMPTABILITE ANALYTIQUE ...................................................................................................................................55
48. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT................................................................................................................55
49. LA GESTION DES COMMISSIONS..................................................................................................................................55
50. LES STATISTIQUES.........................................................................................................................................................56
51. LA GESTION DE LA DEB/DES.........................................................................................................................................57
52. LA GESTION DU E-COMMERCE .....................................................................................................................................57
53. LE PUBLIPOSTAGE .........................................................................................................................................................58
54. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES..............................................................................................................58
55. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES...................................................................................59
56. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR...............................................................................................................................60
57. L’IMPORT PARAMETRABLE............................................................................................................................................60
58. L’EXPORT PARAMETRABLE...........................................................................................................................................60
59. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT .......................................................................................61
60. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.........................................................................................................................61
1.Comment créer mon dossier ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou depuis le menu
Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour
respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Si vous avez déjà installé des versions Open Line sur votre ordinateur, la première étape « Choisissez les
applications à inclure» s’affichera. Cette étape permet de lier le dossier à créer aux autres applications
Open Line.
Dans le cas où vous avez déjà une autre application Open Line installée et que vous sélectionnez la case
de ce logiciel, votre dossier pourra s’ouvrir dans les deux logiciels.
L’étape suivante consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur
ou elles sont sur un autre ordinateur).
En fonction du type d'installation sélectionné vous aurez des étapes différentes :
Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le
nom du serveur,
La suite de la création du dossier est identique à celle pour « les données sont installées sur
l'ordinateur ».
Pour l'installation avec les données présentes sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
o Saisir le nom de la base de données,
o Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
o Saisir les informations administratives (SIRET, NAF),
o Saisir les informations complémentaires et les informations de TVA,
o Saisir la devise du dossier (si la devise n’est pas l’€uro) ainsi que le nombre de décimales.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la création de dossier.
2.Ecran de travail Back Office
Quel que soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se présente de
la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter facilement et d’accéder
rapidement aux fonctionnalités voulues.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum.
L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :
Le volet de navigation à gauche de votre écran
La barre des menus en haut de votre écran
L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
3.Ecran de travail Front Office
Le ticket
Champ de saisie
Pavé numérique
Les fonctions
Prise en main
Le module Point de vente permet la création des tickets de caisse, la gestion des ouvertures/clôtures de
caisse ainsi que des mouvements. Vous pouvez également personnaliser l’écran de vente en fonction de
vos besoins et contraintes ainsi que mettre en place des droits (« Point de vente - Fiches » et « Point de
vente - Opérations ») pour chacun de vos vendeurs.
Définitions :
- Back : Il s’agit de l’application permettant les différents paramétrages.
- Front : Il s’agit de l’écran de vente (partie tactile).
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en
détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, comment
personnaliser votre écran de vente et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat,
stock), dans la saisie d’un règlement.
4.Ouverture de l’application
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session Windows. En
revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
5.Comment initialiser mon dossier ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société,
afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble
du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque
partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
5.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes:
Identification :
o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents.
o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations
relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par
défaut dans les documents.
Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient
également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, le type de
comptabilisation de vos tickets de caisse, les comptes de tiers, le libellé des écritures des tickets
de caisse (documents et règlements), les journaux de Caisse, virements internes et écarts et
comptes divers utilisés pour le transfert comptable…
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures,
tickets, etc.), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles,
familles, caisse et coffre-fort...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut
sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la
devise de contre-valeur.
5.2. Les options spécifiques Point de vente
Cette partie permet de définir le fonctionnement général de la caisse, l’afficheur, les périphériques et
l’impression.
Fonctionnement général : Permet de définir le processus général de votre Caisse par de choix
du client par défaut, la sélection des articles, le retour des articles, la numérotation par série, la
gestion d’ouverture/clôture de caisse, les mouvements de caisses.
Afficheur : Permet de paramétrer l’afficheur pour le message d’accueil, la ligne article, la ligne
total, les règlements (Montant, Rendu monnaie, Reste à payer), le verrouillage et la fermeture de
caisse.
Ce paramétrage s’effectue par l’ajout d’une variable puis le nombre de caractères, son alignement
et éventuellement le remplissage de la variable par un caractère.
La syntaxe de ce paramétrage est :
Nombre de
caractères
T : nbre de caractères
L’alignement A : G (Gauche)
A : C (Centré)
A : D (Droite)
Le remplissage de
la variable par un
caractère
(Padding).
P : Le caractère.
Les caractères autorisés sont toutes
les lettres en minuscules et
majuscules, les chiffres et les
caractères spéciaux , : * + - / . _ | # =.
Exemple pour le Message d’accueil
Bienvenue à
{#RaisonSociale,T:20,A:C,P :*#}.
Cela signifie : Affichage centré de la raison sociale sur 20 caractères et s’il reste des espaces, ils
seront remplacés par *
Soit :
Bienvenue à
**EBP Informatique **
Si la raison sociale fait 15 caractères, vous aurez 2 * avant la raison sociale et 3 après.
Exemple pour ligne articles
{#LibelleArticleLigne,T:12,A:G#} {#MontantNetTTCLigne,T:7,A:D#}
Sous-total {#MontantNetTTCDocument,T:7,A:D#}
Cela signifie : Affichage à gauche du « libellé de l’article » sur 12 caractères puis du « Montant Net
TTC de la ligne » à Droite sur 7 caractères et en dessous une ligne Sous total à Gauche contenant
le « Montant Net TTC » à droite sur 7 caractères.
Soit :
Pomme 2.56
Sous-total 2.56
Remarque
Pour le verrouillage et fermeture de caisse, aucune variable n’est disponible. Le paramétrage
consiste à indiquer un texte
Périphériques : Permet de définir le terminal de paiement, l’afficheur et le tiroir-caisse.
Le paramétrage du terminal de paiement (TPE) s’effectue par la sélection d’un modèle de terminal
de paiement (par défaut Ingénio) puis son libellé, port de connexion, vitesse, Bits de données,
Parité, Bit d’arrêt et contrôle de flux.
Vous avez la possibilité de définir des périphériques distants pour cela, vous devez indiquer
l’adresse et le Port du poste client.
La définition de l’afficheur et du tiroir-caisse s’effectue par la sélection depuis une liste des
matériels.
Impressions : Permet de définir les modèles d’impression par défaut pour différents types
d’impression (Ticket, Facturette, Chèque, X de caisse, Z de caisse, Dépôt d’espèces, Retrait
d’espèces, Transfert d’espèces, Avoir, Bon de livraison, Commande).
Ces modèles concernent tous les postes de caisse. Vous ne pouvez ni ajouter de lignes, ni en
supprimer
Sélectionner les imprimantes pour les différents types d’impression avec tous les modèles ou avec
un modèle particulier.
5.3. Les autres options.
D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée
de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de
paiement par défaut.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
5.4. La gestion des fenêtres.
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de
navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris
dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de
référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
6.Comment créer un article ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles -
Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez le type d’article « Bien », « Service » ou « Nomenclature commerciale » sur un niveau.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez
quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes
correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix
d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais
généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et
taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
Dans le cadre Code barre, les champs « Prix » et « Poids » permettent de gérer les codes-barres à prix
et poids variables à partir des balances.
Quand vous cliquez sur « Générer un code barre », vous devez choisir le type de code barre « EAN13 à
prix variable » ou « EAN13 à poids variable ».
Pour les codes barre prix/poids variables, vous devez définir une unité de vente dont le coefficient de
conversion est adapté et le nombre de décimales aussi.
La composition du code barre est
- Identifiant poids variable
- Code national article attribué par Gencod – EAN France
- Prix à payer
- Chiffre de contrôle
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille.
Dans l’onglet « Stock », vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette
option peut être gérée à partir de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles)
L’onglet Références permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la fiche article.
7.Comment créer un Tiers ?
7.1. Création d’un client
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le
type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos
prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est
transféré en client.
Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre
client/prospect dans l'onglet « Facturation ».
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »).
L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
7.2. La fiche technique
Chaque client dispose d’un onglet « Fiche technique » dans lequel il est possible d’indiquer le détail de
ses caractéristiques ainsi que des informations complémentaires.
Elle apparaît automatiquement à la sélection du client dans la partie front si des informations
complémentaires sont à saisir.
7.3. Création d’un fournisseur
Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats -
Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter.
Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre
fournisseur dans l'onglet « Facturation ».
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »).
L'onglet « Contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur.
Vous pourrez également en ajouter.
7.4. Création d’un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers - Contacts ou Ventes -
Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts.
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non
associé à un tiers)
Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des tiers.
7.5. Comment créer les séries de documents ?
Vous pouvez accéder à la liste des séries de document depuis le menu Paramètres / Divers. Ces séries
permettent de définir la codification de vos tickets.
Pour créer une série, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une
nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé, le type « Caisse » est renseigné par défaut. Le journal
comptable de ventes est renseigné, vous pouvez le modifier à votre convenance.
8.Comment créer les caisses ?
Vous pouvez accéder à la liste des caisses depuis le menu Paramètres / Point de vente.
Pour créer une caisse, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une
nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé.
Puis dans l’onglet général, vous devez indiquer le nom du PC lié à la caisse, l’action à effectuer en ouvrant
le dossier (ouvrir la caisse, l’écran de démarrage du front ou le back), la série de document lié à la caisse,
le client par défaut pour cette caisse, le coffret fort (il permet de réaliser les transferts de caisse), le
périphérique TPE et définir l’écran de vente.
L’onglet « Ouverture/Clôture de caisse » contient l’historique des ouvertures et clôtures de la caisse.
Aucune modification n’est possible. Vous pouvez visualiser une fiche ouverture/clôture en cliquant sur le
bouton « Voir la fiche ouverture/clôture ».
9.Comment créer les coffres-forts ?
Vous pouvez accéder à la liste des coffres-forts depuis le menu Paramètres / Point de vente.
Il permet de faire des transferts de caisse en fin de journée quand les espèces ne sont pas encore remises
en banque dans le cas où celles-ci sont réellement placées dans un coffre-fort.
Pour créer un coffre- fort, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à l’ouverture d’une
nouvelle fiche, vous devez renseigner un libellé. Le champ Montant correspond à la somme présente dans
le coffre-fort. Ce champ est non modifiable. Vous pouvez l’initialisé par un mouvement.
Le bouton Créer un mouvement permet de réaliser des dépôts, retraits et transferts entre le coffre-fort et
les caisses
10. Comment créer les moyens de paiements ?
Vous pouvez accéder à la liste des moyens de paiement depuis le menu Règlements / Données.
Pour créer un moyen de paiement, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter. Suite à
l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir un libellé. Dans le groupe « Point de vente » vous
pouvez définir l’ouverture du tiroir-caisse lors du règlement et l’autorisation du rendu monnaie.
11. Comment créer les utilisateurs ?
Vous pouvez accéder à la liste des utilisateurs depuis le menu Paramètres / Utilisateurs / Utilisateurs.
La création des utilisateurs n’est pas limitée mais en version monoposte, vous ne pourrez avoir qu’un
utilisateur connecté sur le dossier/sur l’écran de vente, à la fois.
Le bouton « Créer le commercial/collaborateur » permet de créer la fiche Commercial/Collaborateur
avec le même nom que l’utilisateur. De plus dans la fiche du commercial, le code de l’utilisateur sera
automatiquement repris.
Les droits utilisateurs pour point de vente sont sur :
les fiches Caisse, Ouverture/Clôture de caisse, Mouvement de caisse et Coffre-fort avec les droits :
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression.
les opérations (Annuler une vente/ligne, Saisir une remise, Changer le vendeur, Afficher le back
office, Personnalisation de l’écran de vente, Ouverture du tiroir-caisse, Clôture de toutes les
caisses, Afficher l’écran de démarrage, Impression des chèques) avec le droit d’autorisation.
12. Comment réaliser le paramétrage de l’écran
de vente ?
Le paramétrage de l’écran de vente est accessible depuis la barre des tâches du menu Ventes /
Documents de ventes / Tickets, « Personnaliser l’écran de ventes ».
L’affichage se compose à gauche du détail du ticket (vente) et à droite, d’un champ de saisie, des boutons
de fonction et d’un pavé numérique. En haut à gauche de votre écran, vous avez un bandeau Vues,
Personnaliser, Fermer.
Pour définir ou paramétrer votre écran de vente, vous devez cliquer sur le bouton « Editeur de vue » afin
de saisir un libellé pour votre propre affichage. Il faudra ensuite indiquer votre affichage par défaut.
Puis cliquer sur « Personnaliser » et sur un bouton (« Articles » par exemple). La fenêtre de
personnalisation s’affiche sur l’onglet Mise en page.
12.1. Onglet Mise en page
Dans cet onglet, pour chaque bouton, vous pouvez choisir :
Son apparence : permet de choisir la couleur, la police…
Sa fonction : permet de choisir si le bouton va ouvrir la liste des clients, des articles, si c’est un
moyen de paiement, ou une fonction de caisse.
o Pour les boutons « Articles », lorsque s’affiche la liste des articles, une option permet
d’insérer un ensemble d’articles et donc de créer tous les boutons correspondants. Idem
pour les familles et sous-familles. En revanche, le nombre est limité à 50.
o Pour les boutons de type « Mode de règlement », le filtre est fait sur les moyens de
paiement et n’est proposé que les moyens de paiement de nature « Espèces »,
« Chèque », « Carte bancaire » et « Titre restaurant ».
Son image : permet d’ajouter une image au bouton.
Sa taille : permet d’ajuster la taille du bouton.
Son texte : permet de modifier le libellé du bouton.
12.2. Onglet Eléments masqués
Cet onglet vous permet d’insérer des éléments comme un bouton, un séparateur…
Par exemple, pour ajouter un bouton afin de pouvoir Imprimer un avoir, vous devez :
Aller dans l’onglet Eléments masqués.
Cliquer sur et faite glisser la souris afin de le déplacer pour le mettre dans la grille.
Dans la fenêtre de personnalisation, dans la partie Fonction, vous devez cliquer sur la liste
déroulante afin de sélectionner Imprimer un avoir.
Dans la partie Apparence/Apparence du bouton, vous pouvez modifier la couleur de la police
et du bouton.
Vous devez fermer la fenêtre de personnalisation afin de retourner dans la grille
Vous pouvez ensuite enregistrer la vue.
12.3. Onglet Niveaux
Cet onglet permet de voir une liste supplémentaire de boutons. Dans l’afficheur général, vous avez, par
exemple, les boutons ci-dessous qui permettent d’avoir une liste supplémentaire :
Le bouton « Régler » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de règlement ainsi
que le clavier numérique. (Chèque, CB, Espèce…)
Le bouton « Mouvement de caisse » : Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type
de mouvement (retrait, transfert, annulation…)
Le bouton « Document » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque type de document
(Ticket, Avoir)
Le bouton « Imprimer » Permet d’avoir l’affichage d’un bouton pour chaque impression possible
(imprimer une facture, réimprimer un ticket…).
Toutes ces étapes de personnalisation sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
12.4. Les fonctions de la caisse
Vous avez à votre disposition différentes fonctions pour paramétrer l’écran de caisse.
Quitter : Permet de fermer la caisse. Vous ne pouvez pas fermer une caisse tant qu’une vente est
en cours. Vous devez terminer le ticket avant de fermer la caisse.
Verrouiller caisse : Permet de bloquer la caisse. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la fenêtre
d’authentification Point de vente est affichée. Vous ne pouvez pas revenir à l’écran de ventes tant
qu’un code utilisateur n’a pas été saisi.
Changer d’utilisateur : Permet de permuter d’utilisateur. Ce changement ne peut se faire que si
aucune vente n’est en cours. Si une vente est en cours, vous devez la terminer avant de changer
d’utilisateur.
Mouvement de caisse : Permet de réaliser des Dépôts, Retraits et Transferts d’espèce. Quel que
soit la fonction, la création du mouvement de caisse est possible uniquement si aucune vente n’est
en cours.
Une fonction vous permet d’annuler le mouvement de caisse.
Une impression du mouvement peut s’effectuer. Elle est définit à partir du menu Paramètres -
Société - Point de vente - Options générales, partie « Mouvements de caisse », option
« Imprimer les mouvements de caisse créés depuis l’écran de ventes ». Si elle est
sélectionnée, après avoir saisie le mouvement, un message vous demande de confirmer
l’impression du mouvement
Vendeur : Permet d’afficher la liste des commerciaux/collaborateurs afin de changer le commercial
affecté au ticket.
Client : Permet d’affiche la liste des clients. Elle vous permet de sélectionner ou de créer un
nouveau client.
Vous disposez également de la fonction Client de passage. Cela vous permet d’afficher une
fenêtre afin de renseigner les coordonnées d’un client de passage utiles pour l’impression de la
facture.
X de caisse et Z de caisse : Permet d’éditer le X de caisse, il peut être imprimé à tout moment de
la journée. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, l’aperçu du X de caisse s’affiche.
Liste des articles : Permet d’afficher la liste des articles. Suite à la sélection d’un article, vous
revenez à l’écran de vente. Vous avez la possibilité de réaliser une multi-sélection d’articles si
l’option « Multi-sélection des articles autorisée » du menu Paramètres – Société – Point de
vente – Options générales est sélectionnée.
Vous pouvez également afficher la fonction Désignation article. Vous pourrez ainsi modifier la
désignation de l’article
Tarif de la ligne : Permet d’afficher le détail des tarifs applicables pour l’article et le client
sélectionnés.
Remise % et Remise € (à partir du bouton régler) : Permettent de saisir une remise en pied,
vous pouvez saisir la remise dans le pavé numérique et cliquer sur le bouton « % Remise » ou «
Remise € » ou cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise € », saisir la remise et cliquer sur
le bouton « Entrée ».
Ouverture du tiroir : Permet d’ouvrir le tiroir-caisse hors de l’encaissement ou du mouvement.
Lorsque vous cliquez sur ce bouton le tiroir s’ouvre.
Sous-total : Permet d’insérer une ligne de sous-total à la suite des autres lignes du ticket ou suite
à la ligne sélectionnée. Ce sous-total cumule les quantités ainsi que le montant net TTC, si l’option
est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Documents de vente – Options générales,
partie Articles.
Calculer le total : Permet d’afficher le total sur l’afficheur (matériel connecté au PC). Lorsque vous
cliquez sur ce bouton, le montant net TTC du ticket est envoyé sur l’afficheur.
Type de documents : Permet d’accéder à un écran pour choisir un type de document autre que
« Ticket » (exemple : un avoir).
La fonction « Changer le type de document » permet d’associer les valeurs Ticket, Avoir…
Particularités des avoirs
Un avoir peut être soit remboursé (un règlement est donc saisi), soit utilisé pour une prochaine
vente.
Lors de l’insertion d’un article dans un ticket typé « Avoir », vous avez la possibilité de saisir un
justificatif si l’option « Justification d’un retour article obligatoire » est définie dans le menu
Paramètres – Société – Point de vente – Options générales. Cette saisie s’effectue par
commentaire.
Dans l’avoir, ce justificatif est indiqué en dessous de la ligne article.
Annuler ligne/ Annuler ticket : Permet de supprimer la ligne sélectionnée ou d’annuler la vente
en cours.
Mise en attente du ticket : Permet d’enregistrer le ticket provisoirement alors qu’aucun règlement
n’a été saisi. La clôture de caisse ne peut pas être réalisée tant que des tickets en attente sont
présents.
Comme il est provisoire, il n’est pas numéroté avec la même numérotation que les tickets validés
afin d’éviter des ruptures dans la numérotation.
Un ticket contenant des règlements ne peut pas être mis en attente.
Exemple de numéro de ticket en attente : CA0000100000001. Si une série de document est
associée à la caisse, le numéro de ticket en attente sera : Série/CA0000100000001
Lorsqu’une vente est en cours, et que vous cliquez sur le bouton « Rappel ticket en attente », la
liste des tickets en attente s’affiche.
Vous pouvez avoir plusieurs tickets en attente sur la même caisse. S’il y a plusieurs caisses, et
que dans la fiche « Caisse », l’option « Afficher les tickets en attente de toutes les caisses »
est cochée, vous pourrez voir les tickets en attente des autres caisses.
Rappel ticket en compte : Un ticket en compte est un ticket (vente) réalisé sans avoir enregistré
un règlement. Cette fonction permet de rappeler un ticket en compte afin de le régler. Le contenu
du ticket sélectionné n’est pas modifiable. Vous ne pouvez ni insérer ni supprimer d’articles. Vous
pouvez seulement enregistrer le règlement.
Imprimer : Permet d’accéder à un écran pour choisir le type d’impression.
Vous pouvez Imprimer un ticket sous forme de facturette. Elle n’est pas accessible en cours de
vente. La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection du
ticket, celui-ci est édité sur l’imprimante choisie.
Mais aussi Réimprimer le ticket (dernier ticket enregistré sur la caisse), vous avez le choix
d’imprimer un ticket ou une facturette.
La fonction « Imprimer un avoir », permet d’imprimer un avoir sous forme de facturette. Elle n’est
pas accessible en cours de vente.
La liste des tickets du jour est affichée toutes caisses confondues. Suite à la sélection de l’avoir,
celui-ci est édité sur l’imprimante choisie.
Règlement : Pour chaque type de règlement, vous pouvez définir une fonction « Règlement »
avec une valeur correspondante au type de règlement afin de saisir un multi-règlement, et/ou de
pouvoir saisir une remise en pied (remise en % ou €).. Exemple pour un règlement de type chèque :
Nom de la fonction « Règlement », Valeur de la fonction est « CHQ ».
Lors d’un règlement total un message vous permet de valider/enregistrer celui-ci. Ensuite, en
fonction du type de règlement, soit un nouveau ticket est proposé à l’écran, soit le règlement
s’effectue et il y a ouverture du tiroir et/ou rendu-monnaie, soit le règlement via le périphérique est
réalisé (TPE), soit une impression (chèques) est proposée.
Lors d’un règlement avec un montant saisi inférieur au montant du ticket, un message vous avertit
et vous demande si vous souhaitez continuer le règlement. Ensuite, soit vous revenez sur l’écran
de vente avec le ticket en cours et le règlement n’est pas conservé, soit la procédure de règlement
continue suivant le type de règlement.
Quel que soit le règlement effectué, à la fin de celui-ci, vous revenez sur l’écran de vente pour un
nouveau ticket.
La fonction « Supprimer un règlement » permet d’annuler le règlement du ticket en cours. (Si un
TPE est connecté, un règlement de type « Carte bancaire » ne peut pas être supprimé. En
revanche, s’il n’y en a pas, le règlement sera supprimé).
Règlement partiel : Permet de saisir le montant du règlement puis de sélectionner le bouton « du
type de règlement ». Suite à un règlement partiel, une ligne de règlement apparaît dans la grille
de règlements située sous la grille des lignes articles avec comme informations le moyen de
paiement et le montant. Le montant net TTC est diminué du montant du règlement.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir le détail du fonctionnement d’un
règlement pour chaque type notamment pour un règlement de type Carte Bancaire afin d’avoir des
précisions sur l’acception du règlement par TPE.
Utiliser un avoir : Si vous avez déjà effectué un avoir pour un client. Lors de la prochaine vente
pour ce client, cette fonction fait apparaitre une liste avec uniquement le ou les avoirs du client.
Vous sélectionnez l’avoir. Il apparaîtra sur la partie de gauche du ticket. Le total du ticket sera
déduit du montant de l’avoir.
Lorsque le ticket est validé, l’échéance de l’avoir est pointée avec une échéance du ticket.
Terminer le ticket : Permet de valider le ticket lorsque la somme des règlements est inférieure au
montant du ticket ou valider un ticket sans règlement (cas des avoirs).
La liste complète des fonctions paramétrables de votre écran de caisse est détaillée dans l’aide en
ligne, accessible par la touche F1.
13. Comment gérer l’ouverture et la clôture de
caisse ?
13.1. L’ouverture de caisse
L’ouverture de caisse permet de déclarer le montant des espèces dans le fonds de caisse avant de
démarrer les ventes. Cette fenêtre n’est affichée que si pour toutes les fiches ouverture /clôture de caisse,
de la caisse concernée, une date de clôture est indiquée. Si une fiche existe sans date de clôture, c’est
qu’une ouverture de caisse a déjà été effectuée.
Néanmoins, si vous avez à changer de date et que la dernière ouverture n’a pas été clôturée, au lancement
de l’écran de vente, le message « Pour commencer une nouvelle journée, vous devez clôturer la
précédente » vous en averti afin de vous permettre de clôturer la journée précédente.
L’opération d’ouverture de caisse s’effectue à l’ouverture de l’écran de ventes, par caisse sous réserve que
l’option « Gérer le fonds de caisse » soit cochée dans les Paramètres – Société – Point de vente –
Options générales, partie Gestion de la caisse .
La fenêtre de saisie du fonds de caisse contient :
une ligne pour chaque valeur faciale de pièces et de billets, une quantité et un total (valeur *
quantité) calculé automatiquement et non modifiable.
un montant de fonds de caisse. Il est calculé automatiquement au fur et à mesure des saisies
effectuées dans la zone Détail du montant. Il peut être saisi via le pavé numérique.
A la validation de la saisie, une fiche « Ouverture/clôture » est créée avec la date et heure d’ouverture, le
Code utilisateur, le Montant d’ouverture. L’écran de ventes est ensuite affiché.
13.2. La clôture de caisse
La clôture de caisse permet de définir le fonds de caisse de fin de journée et d’imprimer le Z de caisse. Le
Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée, édité par une caisse enregistreuse. Ce
ticket totalise toutes les recettes en TTC enregistrées dans la journée et possède un numéro d'identification.
La clôture s’effectue depuis l’écran affiché au démarrage de l’application ou depuis la liste des
ouvertures/clôtures de caisse, action « Clôture de caisse ».
Si vous cliquez sur le bouton « Clôture de caisse » dans l’écran de démarrage, ce sera la caisse associée
au poste sur lequel vous effectuez la clôture qui sera clôturée. Pour effectuer la clôture d’une autre caisse,
vous devez effectuer l’opération depuis la liste des « Ouvertures/clôtures de caisse ».
Suite à la confirmation de la clôture de caisse, si l’option de gestion du fonds de caisse est sélectionnée,
vous aurez à saisir le détail des pièces et billets. Cette saisie est différente en fonctions de l’endroit où a
été demandée la clôture. Dans tous les cas, le montant théorique de caisse est affiché. A la validation de
la clôture, la procédure est lancée et l’aperçu du Z de caisse est affiché.
Si l’option de gestion des fonds de caisse n’est pas sélectionnée, à la confirmation de la clôture de caisse,
l’impression du Z de caisse est lancée.
Remarque
Avant la validation de la clôture, vous pouvez demander à transférer les espèces dans le coffre-fort
référencé sur la fiche caisse.
14. Comment saisir les tickets ?
Pour afficher l’écran de vente, vous avez plusieurs possibilités :
Au démarrage de l’application si l’option « Afficher l’écran de démarrage du front» est
sélectionnée dans la fiche « Caisse » (champ « A l’ouverture du dossier »).
depuis la barre de navigation, dans la partie «Documents de vente », « Tickets », en
sélectionnant la fonction « Afficher l’écran de démarrage du front office ».
En fonction des options définies dans les Paramètres / Société / Point de vente, vous pouvez avoir à
saisir le détail des pièces et billets.
Ensuite, vous arrivez sur un « Ticket » avec les données suivantes automatiquement renseignées :
- la date du jour,
- le commercial (si lié à la fiche de l’utilisateur connecté à l’ouverture du dossier), sinon pas de
commercial
- le code et libellé du client par défaut
Lorsque vous créez un nouveau ticket, les données du client récupérées sont les coordonnées, le
commercial, le % remise 1, le % remise 2 et le taux d’escompte.
La saisie d’un Ticket s’effectue par l’insertion d’un article, pour cela vous pouvez :
Scanner l’article,
Afficher la liste des articles,
Remarque
Si vous avez sélectionné l’option « Multi-sélection des articles autorisée », dans les Paramètres /
Société / Point de vente / Options générales, vous pouvez réaliser une multi-sélection d’articles.
Faire une recherche,
Saisir directement le code article.
Ensuite, vous pouvez indiquer la quantité vendue pour cet article via le clavier numérique puis cliquer sur
le bouton « Quantité».
Vous avez la possibilité de modifier le prix de l’article via le clavier numérique puis cliquer sur le bouton
« Prix ».
Pour saisir une remise sur un article, vous devez saisir la valeur de la remise via le clavier numérique puis
cliquer sur le bouton « % Remise » ou « Remise €.
15. Comment gérer les périphériques ?
15.1. La gestion du tiroir-caisse
Si le tiroir-caisse gère les statuts « Ouvert » et « Fermé » et que l’option « Détection automatique de
l’ouverture du tiroir » est sélectionnée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques,
vous ne pouvez pas valider le message tant que le tiroir est ouvert. Dès que le tiroir est fermé, le message
est alors automatiquement validé et une nouvelle vente est affichée.
Si le tiroir-caisse ne gère pas les statuts « Ouvert » et « Fermé » ou si l’option « Détection automatique
de l’ouverture du tiroir » est décochée dans les Paramètres – Société – Point de vente – Périphériques,
il faut cliquer sur le bouton « Ok » pour afficher une nouvelle vente.
15.2. Imprimante chèque
Suite à un règlement de type chèque, lorsqu’une imprimante chèque est connectée, un message vous
demande de confirmer l’impression d’un chèque. Cette confirmation peut s’effectuée uniquement si le
chèque est inséré. Ensuite, l’imprimante passe à prête et imprime le chèque. Un message vous demande
si le chèque est bien imprimé. Suite à la confirmation, un nouveau ticket s’affiche.
15.3. La gestion d’un TPE
Un TPE (Terminal de Paiement électronique) est paramétré depuis le menu Paramètres – Société - Point
de vent - Périphériques. Lorsque le TPE est connecté à la caisse, le règlement par carte pour le total TTC
est envoyé sur le TPE.
Le TPE vérifie si le paiement peut être réalisé :
Si le paiement est refusé, un message est affiché pour préciser le motif du refus avec le bouton « Ok ».
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous revenez sur l’écran de ventes et le règlement n’est pas conservé.
Si le paiement est accepté, un message est affiché pour indiquer l’acceptation du paiement. Suite à la
fermeture du message par le bouton « Ok », en fonction de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie,
le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans
les Paramètres – Société – Point de ventes – Impressions.
Si aucun TPE n’est connecté, un message demande la validation du règlement. Suite à celle-ci, en fonction
de la gestion du tiroir-caisse et du rendu-monnaie, le tiroir s’ouvre, le ticket et le règlement sont créés, et
le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – Société – Point de ventes –
Impressions.
15.4. La gestion du rendu-monnaie
Lorsque le montant du règlement est supérieur au montant du ticket, et que dans la fiche du moyen de
paiement, les options « Ouverture du tiroir-caisse lors du règlement », et « Autoriser le rendumonnaie
» sont sélectionnées, un message s’affiche pour vous demander si vous souhaitez rendre la
monnaie avec le montant à rendre.
Si vous souhaitez rendre la monnaie, Le ticket et le règlement sont créés, le ticket est imprimé sur
l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes – Impressions, le montant du
rendu-monnaie diminue le montant des espèces de la caisse, le message « Tiroir-caisse ouvert » est
affiché avec le bouton « Ok ».
Si vous ne le souhaitez pas, la fenêtre de rendu-monnaie est fermée, le ticket et le règlement sont créés,
le ticket est imprimé sur l’imprimante choisie dans les Paramètres – société – Point de ventes –
Impressions, le montant des espèces en caisse n’est pas modifié puisque le rendu-monnaie a été ignoré.
Un message « Tiroir-caisse ouvert » est affiché avec le bouton « Ok ».
16. Quels sont les traitements dans le Back
office ?
16.1. Les documents de ventes
Dans la liste des documents de vente, l’onglet « Ticket » regroupe tous les tickets créés dans le front office.
Il n’est pas possible de créer un ticket, ni de les modifier. Les tickets en attente apparaissent dans la liste
des documents mais au même titre que les autres tickets, ils ne sont ni modifiables ni supprimables.
Les documents de type « Ticket » sont aussi visibles dans l’onglet « Factures ». Alors que les avoirs créés
à partir du Front office seront visibles uniquement depuis l’onglet « Avoirs ».
Les tickets sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de ceux-ci et le libellé de la
caisse.
16.2. Les règlements
Les règlements provenant du Front Office ne sont pas modifiables et les échéances ne peuvent être
modifiées.
Les règlements sont typés « Point de vente » et identifiés par l’heure de réalisation de celui-ci et le libellé
de la caisse.
Pour les règlements autre qu’espèce, une case « rendu-monnaie » permet d’identifier que le règlement a
été réalisé pour un montant supérieur au ticket.
Dans le cas où le règlement est inférieur au montant de l’échéance, l’échéance est marquée comme étant
« Soldée ».
Dans le cas où le règlement est supérieur au montant de l’échéance, l’option « Ecart de règlement » est
sélectionnée.
16.3. Les remises en banque
Dans la remise en banque, tous les règlements saisis dans des tickets apparaissent à l’exception des
règlements de type « Espèces ». Pour ce type de règlements, les données affichées dépendent de l’option
« Remise en banque des règlements espèces » dans les Paramètres – Société – Point de vente –
Options générales.
Si dans les Paramètres – Société – Point de vente – Options générales, partie « Mouvement de caisse »,
le « Type de comptabilisation des retraits de caisse » est « Par l’intermédiaire d’une remise en
banque », les mouvements de caisse de type « Retrait » s’afficheront également.
16.4. Les Mouvements de caisse
La fiche mouvement de caisse se compose d’une entête contenant un libellé, une date et de l’heure (de
création de la fiche). Dans l’onglet Détail, le type de mouvement (dépôt, retrait ou transfert), le montant du
mouvement, la caisse ou le coffre-fort lié au retrait ou dépôt des espéces, le type de comptabilisation du
mouvement (Ce champ permet de choisir le schéma des écritures comptables à générer pour les retraits
de caisse).
En fonction du type de mouvement choisi, certains champs seront obligatoires ou non modifiables.
Un mouvement de caisse de type « Dépôt » augmente le montant des espèces de la caisse ou du coffrefort
sélectionné.
Un mouvement de caisse de type « Retrait » diminue le montant des espèces de la caisse ou du coffrefort
sélectionné.
Un mouvement de caisse de type « Transfert » diminue le montant des espèces prélevé de la caisse ou
du coffre-fort sélectionné et augmente le montant des espèces contenu dans la caisse ou le coffre-fort
sélectionné.
Dans le champ « Type de comptabilisation », si le choix « Par l’intermédiaire d’une remise en
banque » est sélectionné, le mouvement de caisse apparaît dans la remise en banque.
16.5. Fiche Ouverture/Clôture de caisse
La fiche ouverture/clôture de caisse se compose d’une entête contenant le code de la caisse, le code
utilisateur (hôte de caisse), la date/heure d’ouverture et de clôture de caisse. Ces champs sont non
modifiables.
L’onglet Fonds de caisse contient les montants d’ouverture, des dépôts, des retraits et encaissés. Il en
découle le montant théorique de caisse qui sera comparé au montant de clôture et définira l’écart de caisse.
L’onglet Statistiques générales indique le nombre de tickets, le chiffre d’affaires HT, le chiffre d’affaires
TTC, la ventilation par moyen de paiement et par TVA.
L’onglet Statistiques avancées contient la ventilation du chiffre d’affaires par famille article et par
vendeur/commercial.
Depuis cette fiche, vous pouvez clôturer la caisse sélectionnée (bouton Clôturer la caisse) et mettre à jour
les statistiques des clients (Ventes/Clients/Statistiques).
16.6. X et Z de caisse
Le X de caisse est un état récapitulatif à l’instant « t » qui peut être imprimé à tout moment de la journée.
Le Z de caisse ou Ticket Z est un état récapitulatif de fin de journée.
17. Comment gérer les ventes Dans le Back ?
Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes.
17.1. Comment saisir un devis ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes - Documents de
vente puis le bouton Ajouter puis Devis ou le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche
[Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le
pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier
directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer
l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par
le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis.
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqué dans les
options du dossier.
Le dépôt renseigné par défaut est celui des options.
En codification manuelle, en plus du préfixe et du numéro actuel, il est possible d’avoir un autre suffixe
après le numéro (Préfixe – Numéro – Suffixe), pour cela il faut décocher « Utiliser le compteur » dans
Paramètres – Société – Numérotation – Vente.
Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront
le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez
insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur,
souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un
traitement de texte.
Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total
brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de
port (HT ou TTC).
17.2. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez
dans l’onglet Détail, vous pouvez indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans
vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris
dans le Total TTC, est affiché.
La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de
calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.
La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client
sélectionné.
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client
sélectionné.
L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie
tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires,
des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option
permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu
Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé.
L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses
web ou URL et de saisir un commentaire.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique
clients/articles », « Transférer »…
A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
« Actualiser TVA »
Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »
« Recharger les informations du client/prospects »
Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect
(adresses, commerciaux, remises, port...).
17.3. Comment créer une commande ?
Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes -
Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Commandes, ou le menu Ventes - Documents de
vente - Commandes puis la touche [Inser].
Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis.
La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les
parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »),
vous disposez de :
L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au
document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit
créé.
Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.
Solder
Permet de passer la « Commande livrée partiellement » ou « Commande non-livrée » en
« Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » (sans générer de bon de livraison).
Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la « Commande livrée totalement » c'est-à-dire « Soldée » en « Commande non
livrée » ou « Partiellement livrée ».
17.4. Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles, c'est-à-dire de générer
au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Pour accéder à la livraison d’une commande, vous pouvez utiliser la barre de navigation Opérations puis
Livraison de commandes, la barre de tâches Livrer de la fenêtre principale de navigation des documents
de vente, l'action Livrer de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de
livraison ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement livrée totalement en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer,
La partie Pièces à générer permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les
document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…),
La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis
précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Pour livrer, vous devez sélectionner les lignes ou indiquer une quantité et valider la saisie en cliquant sur
Enregistrer.
17.5. Comment créer un bon de livraison ou de retour ?
Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes -
Documents de vente bouton Ajouter puis Bons de livraison ou Bons de retour. Ou le menu Ventes -
Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de retour puis la touche [Inser].
Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande. Un
bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison.
Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles : l'en-tête, le corps, et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les
parties : Date de validité et Etat du devis).
Les actions d’un bon de livraison et de retour sont identiques à celles d’un devis.
17.6. Comment créer une facture ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser la barre de navigation Ventes -
Documents de ventes, le bouton Ajouter puis Factures, ou le menu Ventes - Documents de vente -
Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison.
La facture se compose de trois parties : l'en-tête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les
parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »),
vous disposez de :
l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la
facture.
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au
document.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en
comptabilité.
Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des
données à comptabiliser » disponible dans les Options du dossier menu Paramètres/Société.
Dévalider une facture : Permet de dévalider un document en état « Validé » ou « Transférer en
comptabilité » et de la passer en état « provisoire ».Cette dévalidation permet de pouvoir
modifier le document.
Nouveau règlement : Permet de générer une fiche règlement pré-renseignée avec les
informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents de
vente.
18. Comment créer une facturation périodique ?
La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Deux choix s’offre à vous :
18.1. Facturation par copie
Une facturation par copie est définie par un code et un libellé et des onglets :
Onglet Paramètres : permet de définir le document de référence, la périodicité, les options de
génération des factures mais également de simuler les dates de facturation.
Onglet Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour associer un client,
il vous suffit de le sélectionner depuis la liste déroulante.
Onglet Familles Clients : permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs familles clients. Pour
associer une famille client, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.
Onglet Notes : permet d’associer des documents et de saisir un commentaire.
18.2. Facturation par regroupement de bons de livraison
L’entête et les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie. Il n’y a plus de document de
référence.
Dans les Options de génération de facture, vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons de
livraison à prendre en compte.
18.3. Génération des factures périodiques
La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou
du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures.
Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion de la facturation
périodique.
19. Comment gérer les achats ?
Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des
documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de
réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte.
Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres –
Société – Documents d’achat– Demandes de prix.
19.1. Comment créer une commande ?
La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »),
vous disposez de :
L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au
document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit
créé.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
19.2. Comment réceptionner une commande ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner
tout ou partie des éléments commandés.
La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une
commande ? »).
19.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont
automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour.
Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments »
de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ». (Cette option est aussi
disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des documents
d’achats.
20. Comment transférer, regrouper, dupliquer un
document ?
20.1. Transfert
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le
document initial n'est alors plus modifiable.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … -
Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
20.2. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir
Dans Paramètres – Société – Documents de vente, l’option « Pointage automatique lors d’un
transfert de facture en avoir » permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un
avoir uniquement dans le cas où la facture est transférée en avoir.
20.3. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type
inférieur sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents de … – Type du
document à regrouper ;
2. sélectionner les documents initiaux ;
3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
20.4. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents de
… - Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer.
20.5. Dupliquer en
A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document
dans un autre type de document.
Exemple : Duplication d’une facture en devis.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
21. Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou
la liste des documents sont à l'écran.
Utiliser le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Vous pouvez paramétrer par défaut le moyen par lequel les e-mails seront envoyés (Paramètres -
Sociétés - Email - Paramètres) :
MAPI: Utilise le client de messagerie installé par défaut sur la machine
SMTP: Se connecte directement à un serveur pour envoyer le mail.
De plus, il est possible d’envoyer en pièce jointe les documents associés se trouvant dans l’onglet
« Notes » des documents. Pour cela, vous devez sélectionner l’option « Envoyer les documents
associés » disponible dans le menu Paramètres – Société – E-mail – Documents de vente et/ou
Documents d’achat.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
22. Comment réaliser le suivi financier des
clients et fournisseurs ?
Les paiements clients et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que
la saisie des règlements détaillée ci-dessous.
22.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du
bien ou de la prestation de services (article 289 c du CGI).
Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes
- Documents de vente ou Achats - Documents d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la
commande).
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher
à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et
numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée
et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes divers, les comptes
d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
22.2. Comment saisir un règlement ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un
nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance
correspondante et saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances
concernées.
Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur
la fiche règlement.
La méthode de comptabilisation du règlement permet de définir si vous comptabilisez :
Le règlement (une écriture pour un règlement,
La remise en banque (une écriture pour plusieurs règlements).
22.3. Comment saisir un escompte de règlement ?
Lors de la saisie d’un règlement, vous avez la possibilité de saisir un montant d’escompte (avec ou sans
montant du règlement).
Ce montant d’escompte devra être pointé avec une échéance.
22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?
Pour saisir une remise en banque ou un décaissement, placez-vous dans le menu Règlements - Clients
- Remises en banque ou Ventes - Règlements - Remises en banque.
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
Vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une
nouvelle remise en banque. Ensuite, vous devez renseigner la banque, la date et le moyen de paiement
pour lesquels vous souhaitez réaliser la remise en banque.
Les filtres vous permettent de sélectionnez l’intervalle de tiers sur lequel vous souhaitez réaliser la remise
en banque. Vous pouvez aussi sélectionnez une date ou un intervalle de date de règlements à prendre en
compte dans cette remise.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
Appliquer le filtre. Cela permet d’afficher la liste des règlements à remettre en banque. Ensuite, vous
devez sélectionner les règlements à remettre en banque en les sélectionnant ligne à ligne ou en cliquant
sur le bouton Sélectionner tout.
Traitement de la remise en banque
Une fois les règlements à remettre en banque sélectionnés, vous pouvez :
Sauvegarder la remise : La remise en banque est préparée et est totalement modifiable. Elle
reste en état Provisoire, l’état des règlements associés n’est pas modifié.
Remettre en banque la remise : La remise en banque est sauvegardée et les règlements passent
en état « remis en banque ».
Valider la remise
La remise en banque est validée définitivement. Elle peut être transférer en comptabilité.
22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?
La génération de fichier de virement à la norme CFONB est disponible uniquement pour des remise en
banque et décaissement ayant les moyens de paiement de type prélèvements, virement et LCR.
Il est possible de saisir les paramètres propres à l'opération bancaire souhaitée :
Remise de LCR,
Remise d'ordre de prélèvement,
Remise d'ordre de virement.
La gestion d'un décaissement des règlements fournisseur est identique à la remise en banque des
règlements clients.
La génération d'un fichier SEPA est possible uniquement dans les cas suivants :
Décaissements avec les moyens de paiement de nature « virement SEPA »
Remises en banque avec les moyens de paiement « prélèvement SEPA », « virement SEPA »,
« virement international ».
Pour lancer la génération, vous devez cliquer sur l’action « Générer un fichier SEPA » depuis la fiche ou
la liste des remises en banque/décaissements.
Pour que le format du fichier SEPA soit généré par échéance (et non par règlement), vous pouvez cocher
l’option en passant par le menu Paramètres – Société – Règlements – Options générales.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le suivi financier des tiers, et la
génération des fichiers CFONB et SEPA.
23. Comment gérer les stocks ?
La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Stocks/Articles – Documents de stock.
Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des
documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires
ainsi que les ordres et bons de transfert.
La gestion de stock est peut s’effectuer sur trois dépôts de stockage au maximum. La création de dépôt se
réalise à partir du menu Paramètres – Stock. Pour chaque document de stock mais également vente et
achat, un dépôt doit être défini en entête et peut être modifié dans les lignes article (sauf inventaire).
23.1. Comment saisir un inventaire ?
Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire.
Suite à l’ajout d’un inventaire, l’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type « Bien » gérés
en stock.
La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, pré-remplissage des articles,
reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..).
Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton Suivant pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis Lancer pour
créer la feuille d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de
présélection sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes :
Nouveau stock : Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock.
Nouvelle valeur unitaire : Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous
pouvez le modifier.
Valeur nouveau stock : Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP).
Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et
les quantités comme vous le souhaitez.
De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant
sur le bouton Lancer l’assistant.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le Valider puis si vous le souhaitez le
Transférer en comptabilité.
Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.
23.2. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête avec le n° de document et la date
de réalisation et de l’onglet détail, où vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock
à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos
articles est recalculé.
A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article.
23.3. Comment créer des ordres/bons de transfert ?
Un ordre de transfert permet de préparer la sortie du stock d’un article d’un dépôt A pour entrer en stock
l’article dans un autre dépôt B.
Un bon de transfert permet de sortir du stock un article du dépôt A et d'entrer en stock un article dans le
un autre dépôt .B
Les fiches Ordres et Bons de transfert se composent d'un entête (n° de document, date de réalisation et
état) et d'onglets.
Un bon de transfert peut être créé à partir d'un ajout de bon de transfert, d'un transfert d'un ordre de
transfert ou d’un traitement partiel d’un ordre de transfert.
A la validation (enregistrement) d'un ordre de transfert, le stock virtuel des articles est incrémenté. C'est à
dire que le stock virtuel de chaque article augmente ou diminue pour la quantité saisie dans l'ordre de
transfert, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet
« Stock » de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation d’un bon de transfert, c’est le stock réel des articles qui est incrémenté.
A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article.
23.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ?
La création d’un réapprovisionnement passe par un assistant.
L’assistant lancé à partir des documents d’achat, vous permet de générer automatiquement les
commandes fournisseurs pour les articles de types « biens ».
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le réapprovisionnement.
23.5. Comment visualiser les mouvements de stock ?
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Stock / Articles –
Documents de stock - Mouvements de stock.
Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types de document, dépôt) et
cliquez sur le bouton Appliquer les filtres pour afficher les mouvements.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la
date, le dépôt, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article.
24. Comment transférer les éléments en
compta ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module d’EBP Comptabilité
Open line.
Ces écritures concernent :
Les documents de ventes et d’achats (tickets, factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs
d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
Les stocks (inventaires).
Pour transférer des éléments en Comptabilité, vous devez renseigner dans les Options comptables du
menu Paramètres - Société :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement, mouvements de caisse...),
Les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,
Les comptes auxiliaires,
La méthode de comptabilisation des stocks,
Les comptes de stock pour chaque fiche articles,
La méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel).
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables.
Il peut être Manuel ou Automatique :
La méthode de transfert Manuel est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet
de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher Activer
la validation des données à comptabiliser.
Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert
comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des
pièces (validées, validées et provisoires, comptabilisées).
La méthode de transfert Automatique oblige à valider les documents, règlements…afin de les
comptabiliser.
La case Activer la validation des données à comptabiliser est automatiquement sélectionnée
et non modifiable.
Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.
25. Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impression de documents : avec ou
sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils du document ou de l’état (Devis, tickets, Facture,
Avoir, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant
sur le bouton Imprimer.
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères
d'impression.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
26. Comment sauvegarder mon dossier ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins
deux jeux de sauvegarde.
Remarques
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des
supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde du dossier.
27. Comment sauvegarder tous mes dossiers ?
Il est possible de sauvegarder tous les dossiers. Par le menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers,
vous accédez à l'assistant qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la
procédure. Tous les dossiers présents sur le moteur de base de données sont sauvegardés.
Il n’est pas possible de passer par un fichier texte ou de choisir les dossiers à sauvegarder.
Seuls les bases ayant pour identifiant interne EBP sont sauvegardées.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la sauvegarde.
28. Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre
disque dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils – Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de
sélectionner le dossier à reprendre et de lancer la procédure.
Vous avez également la possibilité de réaliser une restauration de tous les dossiers toutes applications
confondues. Pour cela, vous devez aller dans le menu Outils – Restaurer tous les dossiers.
Cette restauration est possible uniquement avec les sauvegardes complètes. (Elles sont réalisées par le
menu Outils – Sauvegarder tous les dossiers).
29. Comment lier un dossier d’une autre
application ?
A partir du menu Paramètres-Société-Synchronisation, vous pouvez lier un dossier d’une autre
application*, consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour d'autres
applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application s'affiche.
Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton supprimer
la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications
30. Comment archiver mes données ?
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents. Les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou de la période
comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des données disponible depuis le menu Outils - Archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers à générer puis lancez l’opération en
cliquant sur le bouton Lancer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte.
La description des champs du fichier se trouve dans l’en-tête de chaque fichier.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel’application_Nomdudossier_jjmmaa.zip.
31. Comment consulter le journal des
événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements.
Il stocke les informations concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de
rupture de la numérotation,
le manque d'un n° TVA intracommunautaire,
la suppression de documents,
la dévalidation d’inventaire ou de document,
le changement de code.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements.
32. Comment gérer les groupes, les utilisateurs
et les droits ?
Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs et les groupes
d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion de droits
pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son mot de passe.
32.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez imaginer
qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
A partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un/plusieurs utilisateur/s.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour un
utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
32.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un mot de passe
ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de changer
d'utilisateur.
Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de Coiffure
Esthétique en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier l’utilisateur ». Ainsi,
à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas demandés sous réserve s’être
connecté avec le même utilisateur de la session Windows.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en Gestion
Commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés).
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur un module
Gestion commerciale ou dans une autre application Open Line (en cas de dossiers liés).
A partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur correspondront par défaut
à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
32.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe les types de droit Exécution, Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
La « duplication d’une fiche » est concernée par le droit « Création ».
Le droit « Impression » concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page.
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP Gestion
Commerciale PRO (OL Technology) Module Point de vente.
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
33. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet d'obtenir une synthèse de
votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
Les devis à relancer ;
Les échéances échues ;
Les statistiques des ventes ;
Les meilleurs clients et articles ;
Un graphique représentant votre chiffre d’affaires.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
Le tableau de bord est personnalisable et peut être différent selon les utilisateurs ou un groupe d’utilisateurs.
Pour cela, vous devez cliquer sur l’icône à côté du bouton « Editer », puis sur « Editer ». Ensuite, vous
sélectionnez la vue et cliquez sur « Affecter » afin d’associer l’utilisateur à la vue.
34. La gestion des favoris
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de renommer comme
vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée choisie. Par
exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un clic droit et cliquez sur
« Ajouter aux favoris ».
Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via le clic droit),
de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
35. La gestion des tarifs et promotions
Les tarifs sont appliqués sur les documents de ventes et/ou d’achats en fonction d’un classement (à définir
dans les options, menu Paramètres – Société – Tarifs et promotions), d’une période, des quantités ou
du chiffre d’affaires et d’une population.
Un tarif est défini par la sélection d’une population, d’une sélection d’articles, et la définition du champ
d’application du tarif.
La définition du tarif à appliquer consiste à renseigner la valeur « jusqu’à » laquelle le tarif sera appliqué,
un type de calcul et un prix ou une remise.
L’application d’une promotion dans les documents de ventes et/ou d’achats est identique à la gestion des
tarifs.
Dans la fiche des tarifs et promotions, il est possible de mettre à jour le taux de TVA en utilisant le bouton
« Actualiser TVA ». Une fenêtre s’ouvre afin de sélectionner le nouveau taux et celui que vous voulez
remplacer.
Remarques
Il est possible d’affecter un tarif existant depuis les fiches tiers, articles, familles (tiers et articles) et sous
famille de tiers.
Pour appliquer un tarif en prenant en compte plusieurs lignes de document, il est possible de sélectionner
l’option « Tarif multi-lignes » dans les fiches tarifs et promotions.
Vous avez également la possibilité de regrouper les tarifs/promotions client et fournisseur.
36. La gestion de l’éco-contribution Et l’écocontribution
mobilier
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour
les Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques. Quatre organismes sont en charge de collecter
cette taxe et chaque organisme applique son propre barème. Les producteurs ont le droit de re-facturer à
leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation effectuée par les éco organismes
(DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer
avec le temps. Cette éco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM
& Corse inclus). Pour les ventes, il est possible de gérer le barème de l’éco-contribution en HT ou en TTC
en fonction de la base de calcul choisie dans le document. L’éco-contribution peut être aussi appliquée sur
les achats.
Les barèmes de la société Éco-systèmes et de Recylum pour les lampes sont proposés par défaut en
création de dossier et peuvent être importés.
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes : barèmes,
articles, documents.
L’éco contribution mobilier concerne les meubles et éléments d’ameublement qui offrent une assise, un
couchage, du rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans l’une des catégories définies
par l’article R543-240 du Code de l’Environnement. Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises
françaises qui mettent sur le marché français pour la première fois des produits d’ameublement. Elles
doivent donc collecter cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme.
Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier
de ristournes ou autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique jusqu’au client final. Elle
doit être affichée sur les factures.
Dans le cas des ventes d’un ensemble d’éléments séparables, l’éco-contribution doit être appliquée sur
chacun des éléments.
Pour les produits soumis à la DEEE et à l’éco-contribution sur le mobilier, si les éléments sont dissociables,
les deux écotaxes doivent être appliquées, dans le cas contraire, seule la DEEE est appliquée.
Il existe deux éco-organismes Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement professionnels et
Eco-mobilier pour le recyclage des produits d’ameublement ménagers (particuliers).
Chaque éco-organisme a son propre barème. Les taux, les barèmes et les organismes liés à l’Ecocontribution
mobilier ne sont pas fournis par défaut. Il faut lancer l’import via le menu Paramètres – Taxes
– Eco-contribution mobilier.
Une déclaration trimestrielle doit être envoyée à l’organisme. Chaque organisme a sa propre déclaration
et les informations demandées ne sont pas les mêmes.
Pour avoir plus d’informations sur l’éco-contribution mobilier, reportez-vous à l’aide en ligne (F1).
37. La gestion des frais de port
Les fiches Frais de port sont accessibles depuis le menu Paramètres - Divers - Frais de port.
Les frais de port peuvent être sélectionnés dans les documents de vente et d’achat.
La fiche frais de port s'identifie par un code, un libellé, le domaine d’application (« Vente », « Achat » ou
« Vente et achat ») et une formule de calcul. De plus, les frais de port peuvent être soumis ou non à
l’escompte. Cette option peut être sélectionnée par défaut. Pour cela, allez dans le menu Paramètres –
Société – Documents de vente (ou d’achat) – Options générales.
Vous pouvez également y insérer les coordonnées transporteur et une note.
La fiche frais de port peut être renseignée sur les fiches clients et fournisseurs ainsi que dans le pied de
l’onglet Récapitulatif des documents de vente et d’achat.
38. La gestion des autres taxes
Les fiches Autres taxes sont accessibles depuis le menu Paramètres - Taxes - Autres taxes.
Les taxes pourront être sélectionnées dans les fiches familles articles, articles, les familles de tiers, les
fiches tiers, les documents de vente et achat.
La fiche Autres taxes s'identifie par un code, un libellé, une base de calcul une valeur et selon la base il est
possible de sélectionner une unité. Les Autres taxes peuvent être soumis ou pas à la TVA.
La partie « Territorialités sur lesquelles la taxes s’applique », est une liste qui permet de définir les
territorialités sur lesquelles la taxe sera appliqué ainsi que le type de document (vente ou achat).
La territorialité du dossier est ajoutée par défaut.
Remarques
Il est possible de sélectionner une fiche sous taxe dans une fiche article ou dans un document. La gestion
des sous taxes permet d’avoir plusieurs valeurs d’une même taxe sur un document.
39. Import de douchette
Les douchettes concernées sont celles à mémoire.
Vous pouvez scanner les codes barre d'un certain nombre de produits puis revenir sur votre poste pour
vider la mémoire dans un bon d'entrée ou un inventaire grâce au bouton « Import de douchette ».
Cet import est possible à partir du moment où les articles de votre dossier possèdent des codes barre.
La sélection de ce bouton « Import de douchette » ouvre la fenêtre de réception des articles scannés.
Elle permet de choisir le modèle de douchette, définir des options, démarrer et réceptionner les codes barre
articles + quantités, gérer les données réceptionnées et importer les données dans le document
40. Les historiques
40.1. Historique de la ligne article
L'historique de la ligne article d’un document permet de visualiser le parcours d’un article (référencé ou pas
dans la base Articles) dans une chaîne de documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente/achat/stock puis le bouton
Détail (Historique pour les documents de stock).
Il concerne les articles de type bien ou service ou nomenclature et est accessible dès lors qu'un document
est Enregistré/validé, issu d'un autre document, transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du
document d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le « N° du document », la « date du
document » et la « Quantité de l'article ».
40.2. Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de
vente/achat/stock.
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé, issu d'un autre
document, transféré/regroupé vers un autre type de document.
L'historique est composé de 2 zones « Documents précédents » et « Documents suivants ».
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
40.3. Historique des ventes
Depuis le menu Ventes - Clients - Historique clients/articles, le logiciel vous offre la possibilité d’obtenir
un historique des ventes clients ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article,
en choisissant la période souhaitée, le type de document, … à prendre en compte.
Vous avez la possibilité d’imprimer une sélection de lignes de document. Pour cela, depuis le menu Ventes
– Clients – Historique clients / articles. Vous devez cliquer sur l’onglet « Par articles », sélectionner les
lignes articles ensuite, sur l’icône imprimante puis sur Imprimer.
40.4. Historique des achats
Depuis le menu Achats - Fournisseurs - Historique fournisseurs/articles, le logiciel vous offre la
possibilité d’obtenir un historique des achats fournisseurs, sous forme détaillée ou non, par article ou famille
d'article, en choisissant la période souhaitée, le type de document , … à prendre en compte.
41. Les effets de commerce
La gestion des effets de commence s’effectue par le paramétrage :
des comptes comptables des tiers si la case « Gérer les comptes effets à payer/recevoir » est
sélectionnée ;
du compte tiers (client/fournisseur) ;
du moyen de paiement ;
de la fiche banque.
Suite à la réalisation de documents, la création de règlements puis de remise en banque ou encaissement,
vous pouvez réaliser le transfert comptable de ceux-ci.
Les comptes tiers des effets de commerce seront pris en compte lors de ce transfert comptable.
Remarque
Lors du règlement, si vous souhaitez que le montant de l’effet soit pris en compte dans le solde ou le SOC
du client, vous devez sélectionner l’option « Calcul du solde et du SOC : Tenir compte du pointage
pour les effets de commerce », accessible à partir du menu Paramètres – Société – Documents de
ventes – Contrôle de l’encours autorisé.
42. Les échéanciers
La consultation des échéances clients s'effectue à partir :
de la liste des clients, menu Ventes - Clients - Clients,
de la fiche client,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers,
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers.
La consultation des échéances fournisseurs fonctionne sur le même principe que les échéances clients.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes). Vous
pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par
le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client.
Le pointage entre échéances est possible pour les échéances de facture et une échéance d'avoir
précédemment sélectionnée.
Pour affecter le montant de l’échéance d'avoir à une (ou plusieurs) échéance(s) de facture, vous disposez
des boutons affecter, désaffecter et solder/désolder.
Vous pouvez aussi :
Utiliser le double-clic de la souris pour affecter une échéance à un montant ;
Saisir directement dans la grille, le (ou les) montant(s) affecté(s) sur la ligne correspondante, dans
la colonne Montant Affecté.
La génération automatique des règlements se réalise par la sélection de plusieurs échéances de clients
différents + clic sur Nouveau règlement. Vous retrouvez les règlements et les échéances associées,
avec la possibilité de regrouper les échéances par tiers, et de définir une date du/des règlements et moyens
de paiement associés.
43. Les relances
Il existe différents types de relances :
Les relances pour les devis dont la date de validité arrive à échéance ;
Les relances simples des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à
terme ;
Les relances avancées des clients, concernant les échéances de règlement échues ou arrivant à
terme avec gestion du niveau de relance et du type d’envoi.
Pour relancer les devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions, sélectionnez la catégorie
Document de vente - Relance devis puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer
disponible dans la barre d'outils.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlements - Impressions, sélectionnez la catégorie
Règlements clients - Relances Clients puis le modèle que vous souhaitez et cliquez sur le bouton
Imprimer disponible dans la barre d'outils.
Pour les relances avancées, placez-vous dans le menu Règlements - Clients - Lettres de relances et
ajoutez une nouvelle fiche Lettre de relance.
Elle permet d’éditer un courrier ou mail de rappel aux clients qui sont en retard dans leurs règlements.
Pour réaliser une lettre de relance, vous devez définir les options par défaut et le/s client/s que vous
souhaitez relancer.
Ensuite la création d'une lettre de relance s'effectue grâce à une sélection de filtres et d'options. C'est
l'application de ces filtres qui vous permettra de définir les clients à relancer.
Une fois la lettre de relance enregistrée, vous avez la possibilité de visualiser et valider/envoyer la lettre de
relance.
Pour renvoyer une relance avec ou pas un niveau supérieur, vous devez sélectionner la/les lettre/s de
relance puis cliquer sur la tâche Renvoyer les relances.
Remarques
Lors de l’envoi par mail, vous avez la possibilité de sélectionner les contacts du client ainsi que ceux du
document.
44. Les règlements impayés
44.1. Les règlements et remises en banques
Un règlement déposé à votre banque peut être refusé par la banque de votre client pour différents motifs.
Pour gérer ce retour d’impayé, quel que soit le moyen de paiement utilisé (à l’exception des espèces), vous
disposez d’un onglet « Incident de paiement » dans la fiche règlement.
Pour un règlement comptabilisé par :
- le règlement, l’incident est ajouté sans condition.
- la remise en banque, l’incident est ajouté sous condition que la fiche remise en banque soit dans
l’état « Remis en banque », « Validé » ou « Transféré en comptabilité ».
Un règlement refusé peut l’être définitivement, ou peut faire l’objet, pour les chèques par exemple d’une
seconde présentation, l’état d’impayé propose donc les choix « Définitif », « A représenter »,
« Représenté ».
Quel que soit le motif de l’impayé, des frais pour impayé peuvent être prélevés par votre banque, vous
pouvez donc non seulement renseigner le montant de ces frais pour les comptabiliser, mais éventuellement
les imputer à votre client en cochant l’option « Générer une facture ».
Comptablement, un règlement impayé fait l’objet d’une écriture d’annulation du règlement.
44.2. Les échéances
Sur un impayé définitif, ou manuellement, une échéance peut être déclarée douteuse ou irrécouvrable, les
écritures comptables qui en découlent peuvent être générées (sur option dans les paramètres du dossier).
Les échéances douteuses ou irrécouvrables ne sont pas affichées dans les relances.
45. Auto-liquidation
Dans le cadre d’achat intracommunautaire et de travaux de sous-traitance, il est nécessaire de générer
une écriture d’auto-liquidation de la TVA (Facturation en hors taxe).
De même lorsqu'un assujetti à la TVA réalise une livraison de bien ou une prestation de services sur le
territoire d'un autre état de l’Union Européenne pour laquelle l'acquéreur ou le preneur est redevable de la
taxe, la facture émise au titre de cette opération doit comporter la mention « Autoliquidation ». Pour cela
vous devez définir la gestion dans les Paramètres – Société – Options comptables.
Ensuite sur vos documents d’achat, vous pouvez définir la gestion de l’écriture comptable.
Sur vos documents de vente, vous pouvez indiquer la mention à imprimer sur le document.
46. Le dossier pour votre expert-comptable
Depuis le menu Ventes - Impressions + Dossier expert-comptable, nous vous proposons l’impression
de vos factures, avoirs, documents d’acompte et règlements, avec les comptes comptables et toutes les
informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
47. La comptabilité analytique
L’analytique permet d’effectuer une répartition des coûts sur des centres d’analyse.
Il s’agit de prendre en compte tous les coûts enregistrés dans une entreprise, donc y compris les coûts de
fonctionnement comme l’électricité, téléphone etc... C’est avant tout une analyse extra comptable.
En conséquence, la gestion de l’analytique dans le produit de facturation consiste exclusivement à
transférer à la comptabilité ces données analytiques.
La gestion analytique est activée à partir du menu Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.
En version réseau, des droits utilisateurs pour les plans et les grilles peuvent être définis.
Analyser des coûts s’effectue selon différents axes appelés dans l’application des PLANS.
A ces axes s’appliquent des POSTES. La répartition des coûts sur les services de chaque poste doit être
définie, cela s’appelle la clef de répartition. Celle-ci peut se programmer dans l’application dans des
GRILLES.
Ces grilles sont alors rattachées à des données utilisées dans les factures pour permettre le transfert vers
la comptabilité de ces informations de répartitions.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
48. La communication entreprise expert
Cet outil permet de transmettre des données, c’est à dire de réaliser des exportations d’écritures du logiciel
EBP vers d’autres logiciels.
49. La gestion des commissions
Le calcul des commissions d’un commercial prend en compte tous les documents (« Commande », « Bon
de livraison », « Bon de livraison et Bon de retour », « Facture » et « Facture et Avoir ») rattachés à ce
dernier.
Le calcul des commissions varie en fonction :
des barèmes paramétrés dans la fiche du commercial,
des documents rattachés au commercial (type du document, tiers, articles, échéances, règlements).
Le calcul des commissions s’effectue par le menu Ventes - Commerciaux - Commissions.
Le menu Ventes – Commerciaux/collaborateur - Barèmes donne accès à la liste des barèmes existants
et permet de les gérer.
Un barème permet de définir des objectifs de commissionnements applicables pour tous les articles et tous
les tiers ou pour une sélection donnée d’article(s), de tiers, de famille(s) articles ou de familles(s) de tiers.
Le barème est alors associé à la fiche du commercial devant atteindre les objectifs définis dans celui-ci.
50. Les statistiques
Le logiciel vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques clients, articles, fournisseurs sur vos
documents ou règlements, sous forme graphiques ou de tableau (via le menu Ventes - Clients -
Statistiques ou Achats - Fournisseurs - Statistiques ou Articles - Statistiques).
Vous pouvez les paramétrer, imprimer ou les exporter au format Microsoft Excel.
51. La Gestion de la DEB/DES
La DEB « Déclaration d’échanges de biens » permet de fournir à des fins de statistiques et de contrôle
de TVA les mouvements de biens mais aussi de services « DES » échangés entre la France et les pays
de la communauté européenne.
La gestion de la DEB/DES est possible uniquement si vous avez sélectionné la fonction disponible
« DEB/DES » (Paramètres – Société – Fonctions disponibles).
Pour réaliser une DEB/DES, vous devez au préalable définir les paramètres du dossier (contact DEB/DES),
la numérotation des DEB/DES générées (Paramètres – Société – Numérotation – Autres) et la nature
de transaction et le mode de transport par défaut (Paramètres – Société – DEB).
Puis, vous devez définir le mode de transport sur les fiche Frais de port (onglet Coordonnées transporteur)
et la nomenclature NC8 dans les fiches articles (onglet Divers) de type Biens ou nomenclature de
fabrication.
Vous pouvez visualiser les listes des données propres à la DEB dans le menu Paramètres – DEB. Seule
la liste des nomenclatures NC8 n’est pas renseignée par défaut, vous pouvez cependant l’importer en
cliquant dans la barre des tâches sur « Importer les nomenclatures NC8 ».
Ensuite, vous devez créer les documents :
Achat pour obtenir une DEB avec le régime « A l’introduction » :
Les documents concernés sont les Bons de réception et les Factures d’achat pour les fournisseurs
ayant un pays de facturation dans la zone UE sauf France mais également les bons de retours de
vente (client).
Vente pour obtenir une DEB avec le régime « A l’expédition » :
Les documents concernés sont les Bons de livraison, les Factures, les Avoirs de ventes pour les
clients ayant un pays de livraison dans la zone UE sauf France.
Enfin, vous pouvez établir la DEB/DES par le menu « Opérations ».
L’établissement de la DEB/DES s’effectue grâce à la sélection de filtres. Ensuite, vous devez cliquer sur «
Actualiser » afin de déclencher la recherche des lignes de documents correspondant aux filtres de flux et
de date.
La validation de la DEB/DES s’effectue par le bouton Valider. Une fois valider la DEB/DES ne peut plus
être modifiée.
La génération de fichiers est possible uniquement si la DEB/DES est en cours ou validé.
Le fichier généré est un fichier « .sdf » pour la DEB et « .xml » pour la DES.
Il est possible d’imprimer un état préparatoire à la DEB/DES.
52. La gestion du e-Commerce
Il est possible d'envoyer et de recevoir des informations provenant de site e-Commerce.
Deux fournisseurs sont disponibles pour le moment : Oxatis, ePages
Pour cela vous devez paramétrer :
les options du dossier (Paramètres - Société - …)
la fiche article : dans l'onglet « Web », vous devez cocher « Publier sur le web » afin d'envoyer
l'article sur le site et vous pouvez renseigner les informations relatives à la fiche article sur le web
(uniquement Oxatis).
la fiche client : dans l'onglet « Web », dans l'envoi des contacts, si vous voulez que le ou les
contacts soient envoyés sur le web, vous devez sélectionner soit « Tous », soit « Seulement les
contacts web ».
Seules les commandes peuvent être importées. Pour cela, il faut que l'option « Importer les
commandes » soit sélectionnée.
53. Le publipostage
Le publipostage permet de réaliser l'envoi d'une lettre par client, une impression ou un e-mailing pré-rempli.
Pour cela, il fusionne les coordonnées de clients dans un modèle Word. Il est possible avec Word 2003,
Word 2007 et office 2010 uniquement.
Il s’effectue à partir d'un nouveau modèle ou d'un modèle existant. Une dizaine de modèles est proposée
par défaut.
Plusieurs accès au publipostage sont possibles :
Depuis la fiche client/prospect ou la liste des clients/prospects.
Suite à la sélection d’un ou plusieurs clients, cliquez sur le bouton Publipostage, puis sélectionnez
le modèle souhaité et lancez le publipostage. La fusion des données s’effectue alors dans Word.
Il est possible d’envoyer le document par mail ou de l’imprimer.
Depuis un Assistant de publipostage disponible dans le menu Opération. L’assistant permet de
cibler (filtrer) précisément les clients/prospects que vous souhaitez contacter. De plus, il permet de
réaliser automatiquement la fusion de données et de réaliser l’envoi par mail ou l’impression du
courrier dès le lancement du publipostage.
Remarque
Avant de lancer la fusion, il est possible de créer un nouveau modèle dans la base. De plus, vous pouvez
insérer les champs personnalisés des clients.
54. La gestion des champs personnalisés
Les champs personnalisés (simples ou calculés) sont accessibles depuis le menu Paramètres –
Personnalisation des champs/tables.
Les champs calculés sont disponibles uniquement sur la ligne PME.
En Gestion commerciale, vous pouvez créer des champs personnalisés sur toutes les tables.
Les types de champs personnalisés (simples) disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier, Décimal,
Date, Date/heure, Booléen, Lien fichier, Sélection.
Remarques
Si un champ personnalisé est créé dans les familles (clients, fournisseurs, articles) et qu’il est créé à
l’identique dans une fiche (client, fournisseur, article), lors de la création/modification de ce champ dans la
famille, la fenêtre de mise à jour sera proposée afin de mettre à jour le champ personnalisé dans la fiche.
Dans les différentes fiches, il est possible de séparer, par onglet, les champs personnalisés par groupe de
30 maximum. Pour modifier ce nombre, vous pouvez aller dans le menu Outils – Options – Général –
Apparence.
Les champs personnalisés sur les lignes de document peuvent être comptabilisé. Pour cela, vous devez
avoir défini en comptabilité et en gestion le même champ personnalisé (libellé et type) et avoir défini dans
les Paramètres – Sociétés - Options comptables - Libellé des écritures « Ajout d'un champ perso »
dans le libelle des écritures de vente et/ou achat.
Si vous souhaitez créer pour une table un champ personnalisé contenant une liste de données existantes
d’une autre table, vous pouvez « Ajouter un champ de type liste déroulante ». Ce champ
personnalisé sera présent dans la table, onglet Champs personnalisés.
Exemple : Depuis la fiche client, association de la liste des « Textes standard ».
Un champ personnalisé de type « champ relationnel » peut être créé à partir du moment où un champ de
type liste est créé sur une table. Il permet d'afficher les données (en lecture seule) d'un champ lié à une
liste d'une table sur une autre table. Le champ relationnel n'a aucune propriété associée.
Un champ personnalisé de type « Sélection» peut être créé, il faudra ajouter les valeurs autorisées, cela
afin d’avoir la liste déroulante avec sélection possible dans la table pour laquelle le champ personnalisé a
été créé.
Vous pouvez également de créer votre propre table avec des champs personnalisés associés dans une
table existante. Cette nouvelle table sera représentée dans un nouvel onglet de la fiche de la table existante.
Exemple : Pour la table Client. Création d’une table « Garantie » avec plusieurs champs personnalisés
(contrat, durée, date anniversaire…). Dans la fiche client, un onglet Garantie est ajouté automatiquement,
il contient les différents champs personnalisés.
Vous avez la possibilité de définir des champs personnalisés calculés.
Dans la fiche champ personnalisé quelque soit le type (Numérique, Texte, Date, Booléen) il est possible
de définir une formule de calcul.
Pour réaliser une formule, un éditeur de formules vous est proposé. Il vous permet de saisir une formule à
l’aide d’une liste hiérarchique de formule pré-définie.
Exemple de formule
Article.PV_HT * Ligne.Quantite_reelle
Le bouton « OK » valide la formule.
Si la formule est incorrecte, sa validation sera refusée et un conseil sera donné pour les erreurs simples.
Une formule de calcul peut évaluer plusieurs expressions et stocker des résultats intermédiaires dans des
variables. Par contre, elle doit se terminer par une expression qui permet d’évaluer une valeur à attribuer
au champ personnalisé calculé.
Une formule de calcul peut contenir des commentaires.
Les champs personnalisés calculés sont automatiquement recalculés si la valeur d’un des champs de leur
formule de calcul est modifiée, à condition que la donnée modifiée soit « locale » (présent dans la fiche
contenant le champ perso calculé).
Les champs personnalisés calculés ne sont pas rétroactifs.
Ils seront calculés sur les fiches existantes si ces fiches sont sélectionnées lors d’un clic sur le bouton «
Actualiser les champs personnalisés calculés ».
Le transfert comptable des champs personnalisés est possible de la Gestion commerciale vers la
Comptabilité, à certaines conditions.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la gestion des champs
personnalisés.
55. La gestion des alertes et des champs
obligatoires
Depuis le menu Paramètres – Personnalisation des champs/tables, vous pouvez paramétrer l'affichage
de messages à certains moments suivant une/des condition/s ou pas, ainsi que les champs obligatoires
sur une table particulière.
La fenêtre se présente en 2 parties :
- La partie de gauche permet de visualiser les alertes et champs obligatoires présents sur les tables.
Vous disposez des colonnes suivantes table, Alerte et champs obligatoire.
- La partie de droite permet de gérer les alertes et les champs obligatoires. Pour certaine table,
l'onglet « Champs obligatoires » n'est pas disponible car les champs disponibles sont de type
systèmes obligatoires.
Pour fermer la fenêtre de personnalisation, cliquer sur la croix en haut à droite.
Pour avoir plus d’informations sur les alertes et champs obligatoires, reportez-vous à l’aide en ligne
(F1).
56. Les assistants de mise à jour
La mise à jour des fiches Articles, Articles par fournisseurs, Familles articles, Client/prospects et Familles
clients/prospects est disponible à partir du menu Opérations – Assistants de mise à jour.
Remarque
La mise à jour des articles par fournisseur concerne l'onglet « Fournisseur de la fiche article » et l'onglet
« Articles de la fiche Fournisseur ».
Cette mise à jour s'effectue par un assistant. Il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées.
La mise à jour consiste à sélectionner les champs à actualiser, les valeurs à appliquer ainsi que le mode
de modification.
Ensuite, vous avez la possibilité de visualiser la mise en application des modifications et de réaliser des
changements si nécessaire, puis lancer le traitement.
Suite au traitement, les données sont mises à jour dans toutes les fiches qui correspondent aux critères.
57. L’import paramétrable
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation paramétrable de
données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer la procédure.
Vous pouvez importer un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock,
règlements….)
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque (ce chemin sera conservé
d’une fois sur l’autre), vous devez définir :
Le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de codage du
fichier...),
Le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
Les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné précédemment, vous
devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.
58. L’export paramétrable
Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'exportation paramétrable de
données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer la procédure.
Vous pouvez exporter un certain nombre de données (article, client, documents de vente/achats/stock,
règlements….)
Pour le détail des données pouvant être exportées, consulter l’aide en ligne, accessible par la touche
F1.
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :
filtrer les données à exporter si nécessaire,
exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),
indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné précédemment, vous
devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
59. L’assistant de création de modèles de
document
Cet assistant de création de modèles de document, vous permet de personnaliser certains modèles
d'impression des documents de vente que nous vous proposons dans le logiciel, et en créer de nouveaux,
en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèles à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale
d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez à l'assistant en cliquant sur le bouton Modifier
le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur l'assistant de création
de modèles.
Entre chaque étape, utilisez les boutons « Suivant » et « Précédent » pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de création de modèle.
Les étapes de création sont :
Choix du type de modèle : catégorie du modèle (devis, facture, ...),
Choix du style de l'entête du document,
Choix des données présentes dans l'entête du document,
Choix des données présentes dans le corps du document,
Choix des données présentes dans le pied du document,
Choix de la mise en forme du modèle,
Nom du modèle,
Résumé des éléments que vous avez choisis précédemment.
A la dernière étape, cliquer sur le bouton Lancer pour créer/modifier le modèle.
60. Les fonctionnalités disponibles
Le logiciel vous permet d’activer ou non certaines fonctionnalités. Pour cela, il vous suffit de sélectionner
les fonctionnalités que vous désirez dans l’assistant de création de dossier ou, après la création de dossier,
de les sélectionner dans Paramètres – Société – Fonctionnalités disponibles.
Compta_Mac
Gestion Bâtiment OL
Guide d’initiation
Classic & Pro
Table des matières
1. COMMENT CREER MON DOSSIER ?........................................................5
2. LA GESTION DES FENETRES....................................................................5
3. ECRAN DE TRAVAIL....................................................................................6
4. LES FONCTIONNALITES « GESTION BATIMENT ».................................6
PRISE EN MAIN........................................................................................................7
5. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ...............................................7
5.1. Les options à remplir dès maintenant ..........................................................7
5.2. Les autres options…………. .........................................................................7
5.3. La gestion des fenêtres.................................................................................7
6. COMMENT CREER UN ARTICLE/ELEMENT ? .........................................8
7. COMMENT CREER UN TIERS ?.................................................................9
7.1. Création d’un client………….........................................................................9
7.2. Création d’un fournisseur............................................................................10
7.3. Création d’un contact ..................................................................................10
8. COMMENT GERER LES VENTES ?.........................................................10
8.1. L'entête du devis…………….......................................................................11
8.2. Le corps………………….. ...........................................................................11
8.3. Le pied…………………… ...........................................................................12
8.4. Les autres onglets……………. ...................................................................12
8.5. Les actions d'un devis .................................................................................12
9. COMMENT CREER UNE FACTURATION PERIODIQUE ?.....................13
9.1. Facturation par copie ..................................................................................13
9.2. Facturation par regroupement de bons de livraison ..................................13
9.3. Génération des factures périodiques..........................................................13
10. COMMENT CREER UNE SITUATION DE TRAVAUX ?...........................14
11. COMMENT CREER UN AVENANT ? ........................................................16
12. COMMENT GERER LES ACHATS ?.........................................................17
12.1. Comment créer une commande ? ..............................................................18
12.2. Comment réceptionner une commande ?..................................................19
12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? ...............................................19
13. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER, DUPLIQUER UN DOCUMENT ? 19
13.1. Transfert………………… ............................................................................19
13.2. Livraison partielle……………......................................................................19
13.3. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir......................................19
13.4. Regroupement……………. .........................................................................19
13.5. Duplication………………….........................................................................20
13.6. Dupliquer en……………….. ........................................................................20
13.7. Transférer/regrouper un document de vente en document d’achat ..........20
14. COMMENT GERER LA RETENUE DE GARANTIE ? ..............................20
15. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? .......................................21
16. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ?.............................22
16.1. Onglet Infos chantier ...................................................................................22
16.2. Onglet Détail…………… .............................................................................23
16.3. Onglet Temps…………….. .........................................................................24
16.4. Onglet Analyse………….. ...........................................................................24
17. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES ..........................................................25
18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUS-TRAITANCE ?.................25
19. LE PLANNING…………… ..........................................................................26
20. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ? .........................27
21. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNE ?.................................................28
22. COMMENT REALISER LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS ? 28
22.1. Comment saisir un acompte ? ....................................................................28
22.2. Comment saisir un règlement ?..................................................................29
22.3. Comment saisir un escompte de règlement ?............................................29
22.4. Comment faire une remise en banque ou un décaissement ?..................29
22.5. Comment générer les fichiers CFONB et SEPA ?.....................................30
23. COMMENT GERER LES RETARDS DE PAIEMENTS ? .........................31
23.1. Mentions légales des factures ....................................................................31
23.2. Taux d’intérêts…………… ..........................................................................31
24. COMMENT GERER LES STOCKS ?.........................................................31
24.1. Comment autoriser les stocks négatifs ? ...................................................31
24.2. Comment saisir un inventaire ? ..................................................................32
24.3. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ? .........................................32
24.4. Comment réaliser un réapprovisionnement ? ............................................32
24.5. Comment visualiser les mouvements de stock ?.......................................33
25. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?.................33
26. COMMENT GERER L’ANALYTIQUE ? .....................................................34
26.1. Accès à la gestion analytique .....................................................................34
26.2. Le principe général…….. ............................................................................34
26.3. Mise en place de votre gestion analytique .................................................34
26.4. La gestion analytique grille multi-plans ......................................................34
27. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?...............................................34
28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ......................................35
29. COMMENT SAUVEGARDER TOUS MES DOSSIERS ? .........................35
30. COMMENT RESTAURER ? .......................................................................35
31. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION ? ..........36
32. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? ..............................................36
33. COMMENT CONSULTER LE JOURNAL DES EVENEMENTS ? ............36
34. COMMENT GERER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ? 37
34.1. Les groupes d’utilisateurs ...........................................................................37
34.2. Les utilisateurs……………. .........................................................................38
34.3. Les droits utilisateurs ..................................................................................38
FONCTIONS AVANCEES ......................................................................................39
35. GESTION DES FAVORIS...........................................................................39
36. OPEN GUIDE……………. ..........................................................................39
37. TABLEAU DE BORD ..................................................................................40
38. LA GESTION DES TARIFS ET PROMOTIONS........................................40
39. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION ...............................................41
40. LA GESTION DE L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER.............................41
41. LA GESTION DES FRAIS DE PORT .........................................................41
42. LA GESTION DES AUTRES TAXES .........................................................42
43. LE SERVICE A LA PERSONNE.................................................................42
44. IMPORT DE DOUCHETTE.........................................................................42
45. LA LIVRAISON CLIENT DEPUIS UN DOCUMENT D’ACHAT .................42
46. LES HISTORIQUES....................................................................................43
47. LES EFFETS DE COMMERCE..................................................................44
48. LES ECHEANCIERS ..................................................................................44
49. LES RELANCES………… ..........................................................................44
50. COMMENT GERER LES REGLEMENTS IMPAYES ?.............................45
51. AUTO-LIQUIDATION ..................................................................................45
52. LA GESTION DE L’AUTOFACTURATION ................................................46
53. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT-COMPTABLE..............................46
54. LA COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT .......................................46
55. LA GESTION DES COMMISSIONS...........................................................46
56. LES STATISTIQUES ..................................................................................46
57. LA GESTION DE LA DEB/DES..................................................................47
58. LA GESTION DU E-COMMERCE..............................................................47
59. LE PUBLIPOSTAGE...................................................................................48
60. MAP POINT………………...........................................................................48
61. LA GESTION DES CHAMPS PERSONNALISES .....................................48
62. LA GESTION DES ALERTES ET DES CHAMPS OBLIGATOIRES.........49
63. LES ASSISTANTS DE MISE A JOUR .......................................................50
64. LE REMPLACEMENT DE CODE...............................................................50
65. L’IMPORT PARAMETRABLE.....................................................................50
66. L’EXPORT PARAMETRABLE....................................................................50
67. L’ASSISTANT DE CREATION DE MODELES DE DOCUMENT..............51
68. REPORTS ON LINE ...................................................................................52
69. LES FONCTIONNALITES DISPONIBLES.................................................52
1.Comment créer mon dossier ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en passant par
le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour
respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
La première étape consiste à sélectionner le type d'installation (les données sont installées sur l'ordinateur
ou elles sont sur un autre ordinateur) ;
En fonction du type d'installation sélectionné, vous aurez des étapes différentes :
Pour l'installation avec les données sur un autre ordinateur, la première étape consiste à saisir le
nom du serveur,
La suite de la création du dossier est identique à les données sont installées sur l'ordinateur.
Pour l'installation avec les données installées sur l'ordinateur, vous devez ensuite :
o Saisir le nom de la base de données.
o Saisir l'identification et les coordonnées de la société.
Cliquez sur Lancer pour démarrer la création de la base.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 depuis chaque
écran de l’assistant.
2.La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de
navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris
dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Informations
générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
3.Ecran de travail
L’écran de travail se compose de trois parties essentielles :
Le volet de navigation à gauche de votre écran
La barre des menus en haut de votre écran
L’écran de navigation et de traitement situé au centre de votre écran.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
4.Les fonctionnalités « Gestion Bâtiment »
Les fonctions suivantes détaillées dans ce guide sont disponibles uniquement sur la version « Gestion
Bâtiment » :
- Gestion du matériel
- Gestion des avenants
- Gestion du compte prorata
- Suivi de chantier
- Saisie des temps salariés et du type d’heures
- Gestion de la sous-traitance dans les docs d’achats et de vente
- Planning (saisie des RDV salariés et des résa matériels)
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant
comment initialiser votre dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous guiderons dans la
réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement.
5.Comment initialiser mon dossier ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Paramètres / Société,
afin de la remplir avec soin certaines options qui vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble
du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque
partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
5.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes:
Identification :
o Siret : Cette mention est reprise dans les différentes impressions de documents.
o Informations de TVA : Dans cette fenêtre, doivent être renseignées les informations
relatives au calcul de la TVA. La territorialité de TVA et le taux de TVA sont repris par
défaut dans les documents.
Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'en-tête de la fenêtre, il convient
également de sélectionner le mode de calcul de la TVA dont l'entreprise relève.
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le
libellé des écritures, les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable…
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc.),
achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut
sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires et quantités
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la
devise de contre-valeur.
5.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée
de validité pour vos devis…et dans la partie Règlements, vous pouvez sélectionner votre moyen de
paiement par défaut.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran
d’option.
5.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de
navigation) et les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris
dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de
référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
6.Comment créer un article/élément ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu Stock / Articles - Articles -
Articles.
Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le
type d’article « Fournitures », « Mains d’œuvre », « Matériel », « Ouvrages » ou « Ouvrages de fabrication
».
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez
quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes
correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article (qui peut être mis à jour selon le dernier prix
d’achat ou le PUMP) puis faites Entrée. Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais
généraux, des taux de marge et marque repris par défaut des options du dossier. Tous les montants et
taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi qu’une sous famille.
Dans l’onglet « Détail matériau »
Vous pouvez saisir le détail de la main d’œuvre ainsi que la cadence pour la pose. Ces informations
permettent de calculé le prix de vente de l’onglet « Détail ».
Dans l’onglet « Stock »
Vous avez la possibilité de cocher « Autoriser les stocks en négatifs ». Cette option peut être gérée à partir
de la famille articles et des options (Paramètres – Société – Articles)
L’onglet Références
Permet de saisir les références de votre article chez le client ou chez le fournisseur.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
7.Comment créer un tiers ?
7.1. Création d’un client
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes - Clients - Clients. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis sélectionnez le type client
ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en
client.
Suite à la saisie du nom du client, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre
client/prospect dans l'onglet Facturation.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »).
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
7.2. Création d’un fournisseur
Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs
- Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Suite à la saisie du nom du fournisseur, vous pouvez renseigner les coordonnées principales de votre
fournisseur dans l'onglet Facturation.
Vous avez la possibilité de sélectionner une famille ainsi que une sous famille (onglet « Divers »).
L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous
pourrez également en ajouter.
7.3. Création d’un contact
Vous pouvez accéder à la liste des contacts depuis le menu Paramètres - Divers -
Contacts ou Ventes - Clients - Contacts ou Achats - Fournisseurs – Contacts.
La liste des contacts répertorie l'ensemble des contacts clients/prospects ou fournisseurs ou divers (non
associé à un tiers)
Pour créer un contact, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter.
Vous pouvez ensuite renseigner les informations concernant votre contact.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner la fiche compte dans sa
totalité.
8. Comment gérer les ventes ?
Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes.
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton Ajouter puis Devis,
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran. Il se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le
pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
8.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier
directement ses coordonnées. Vous avez la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer
l'état du devis (en cours, accepté...). Les intitulés des états des devis peuvent être définis en passant par
le menu Paramètres – Société – Documents de vente – Devis.
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans
les options du dossier.
Remarque
Pour les devis, lorsque la numérotation automatique est désactivée, il est possible de renseigner un 2ème suffixe afin
de pouvoir réaliser la révision du devis.
Exemple : DEV0001A (A est la première version du devis). Duplication du devis pour la révision, le numéro du devis
révisé sera DEV0001B (B est la deuxième version du devis).
8.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront
le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez
insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur,
souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un
traitement de texte.
Les tranches/sous tranches de travaux représentent des chapitres. Elles permettent de découper le
document. Chaque tranche pourra comporter des sous tranches, articles, des ouvrages, des sous-totaux
et de simples lignes de texte.
Les tranches sont gérées dans tous les types de documents sauf les documents de stock. Il n’y a pas de
limite sur le nombre de tranches/sous tranches.
Il est possible d’ajouter une tranche via les fonctions « Ajouter » et « Insérer » dans le corps du document.
L’ajout permet de positionner la ligne en dessous de la ligne sélectionnée, l’insertion permet de positionner
la ligne au-dessus de la ligne sélectionnée.
8.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum d’informations (Total
brut HT, Total TTC et Net à payer). Vous avez la possibilité de saisir une remise, et d'ajouter des frais de
port (HT ou TTC).
8.4. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
L’onglet Récapitulatif contient le détail du pied du devis. En plus des informations que vous avez
dans l’onglet Détail, vous pouvez d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans
vos règlements). Vous retrouvez le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris
dans le Total TTC, est affiché.
La partie Informations de calcul contient la territorialité, le taux de TVA du devis et le mode de
calcul de la TVA. La partie TVA contient le détail de la TVA.
La partie Autres taxes, contient un récapitulatif des taxes associés aux articles.
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client
sélectionné.
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client
sélectionné.
L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, ainsi que sa catégorie
tarifaire, le commercial, le modèle d’impression du document ainsi que le nombre d’exemplaires,
des statistiques, les informations de colisage, ainsi que l’option « Imprimé ». Cette dernière option
permet de savoir si un document a déjà été imprimé. Le paramétrage s’effectue à partir du menu
Paramètres – Société – Impressions – Marqué comme imprimé.
Cet onglet permet aussi de renseigner le chantier concerné par le document.
L’onglet Compléments (suite) permet de saisir le commercial et de renseigner les dates
d’acceptation et de signature.
L’onglet Notes permet de saisir une référence, d’associer des documents ainsi que des adresses
web ou URL et de saisir un commentaire.
8.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions comme « Afficher le client », « Historique
clients/articles », « Transférer »…
Remarque
Si un acompte est saisi sur un devis, lors du transfert en un document supérieur, le document d’acompte
correspondant sera créé. Pour cela une fenêtre s’affiche afin de demander les informations
complémentaires (le taux de TVA, la banque, le moyen de paiement) et offre la possibilité de modifier le
montant de l’acompte.
A partir de la fiche d’un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
« Actualiser TVA »
Permet de mettre à jour le taux de TVA des lignes à partir de la fiche article. »
« Recharger les informations du client/prospects »
Permet de mettre à jour dans le document les informations présentes sur la fiche client/prospect
(adresses, commerciaux, remises, port...).
« Intégrer un document »
Permet de recopier le contenu d’un autre document, quel que soit son type, dans le document
actuel.
9. Comment créer une facturation périodique ?
La facturation périodique est accessible à partir du menu Ventes - Clients - Facturation périodique. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter. Deux choix s’offre à vous :
L’entête se compose :
D’un code : il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option
« Utiliser le compteur », dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
D’un libellé : saisissez-le libellé de la facturation périodique.
Ensuite depuis l’onglet Paramètres, deux choix s’offrent à vous :
9.1. Facturation par copie
Après avoir sélectionné le mode « Copie d’un document de référence », vous devez sélectionner le
document de référence puis la périodicité, les options de génération des factures et vous pouvez également
simuler les dates de facturation.
Vous disposez ensuite de plusieurs onglets :
Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer un ou plusieurs clients. Pour cela, il vous suffit
de le sélectionner depuis la liste déroulante.
Remarque
Vous pouvez également associer un client à une facturation périodique directement depuis la fiche client,
onglet Options de facturation.
Familles Clients : Cet onglet permet de visualiser et d'associer une ou plusieurs familles clients.
Pour cela, il vous suffit de la sélectionner depuis la liste déroulante.
Remarque
Vous pouvez également associer une famille clients à une facturation périodique directement depuis la fiche famille
client, onglet Options de facturation.
Notes : Cet onglet permet d’associer des documents et de saisir un commentaire.
9.2. Facturation par regroupement de bons de livraison
Après avoir sélectionné le mode « regroupement de bons de livraison», vous devez indiquer la périodicité,
les options de génération des factures et vous pouvez également simuler les dates de facturation.
Dans la partie « Options de génération de facture », vous pouvez définir l’ancienneté minimum des bons
de livraison.
Les onglets sont identiques à la facturation périodique par copie.
9.3. Génération des factures périodiques
La génération des factures périodiques s’effectue à partir de la fiche, bouton « Générer les factures » ou
du menu Opération-Documents de vente-Générer les factures.
Elle permet de réaliser à une date précise la création en lot des factures.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
10. Comment créer une Situation de travaux ?
Les situations de travaux sont générées depuis les commandes.
La situation permet de renseigner les quantités consommées, le % d’avancement (qualitatif ou quantitatif)
Vous pouvez saisir un % d’avancement sur les lignes de détail, tranches et sous tranches. L’onglet
« Complément (suite) » permet de saisir un % d’avancement global.
Il est également possible de choisir les lignes à imprimer via Paramètres – Société – Documents de
vente – Situations de travaux.
Une fois les données saisies, vous pouvez générer une facture d’avancement depuis la situation. Pour cela,
utilisez la fonction , disponible dans la barre d’outils de la situation.
Remarque
Les factures d’avancements ne peuvent être générées que depuis une situation de travaux.
11. Comment créer un avenant ?
Les avenants peuvent être générés depuis la liste des Avenants ou depuis une commande client, onglet
« Avenants ».
Dans l’avenant, vous pouvez insérer les fournitures ou mains d’œuvre à ajouter.
Une fois enregistré, l’avenant apparait dans la liste, par défaut, il est en état « A l’étude », la fonction
« Intégrer l’avenant » permet de choisir les lignes à ajouter dans la commande, et de définir ou les placer.
Le montant de la commande est alors recalculé ainsi que « % d’augmentation globale ».
Remarque
Si l’avenant est créé depuis la liste des avenants, il sera nécessaire de préciser la commande concernée.
12. Comment gérer les achats ?
Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des
documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de
réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte.
Les intitulés des états des demandes de prix peuvent être définis en passant par le menu Paramètres –
Société – Documents d’achat– Demandes de prix.
12.1. Comment créer une commande ?
La commande se compose de trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis).
Remarque
Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche
articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des articles non référencés.
La saisie de texte est illimitée.
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »),
vous disposez de :
L’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au
document. Il est possible de créer ou d’affecter un règlement sans que le document d’acompte soit
créé.
Remarque
Il est possible d’être alerté, lors de la saisie de la commande du montant minimum à atteinte pour ne pas
payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet Gestion, champ Seuil franco
de port.
Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaît à l’enregistrement du
document.
Il est possible d’être alerté, lors de la saisie d’une commande achat, du montant minimum de la commande
à atteindre pour ne pas payer de frais de port. Ce montant est défini dans la fiche fournisseur, onglet
Gestion, champ Seuil franco de port.
Lors de la création d’une commande avec le fournisseur, le message apparaîtra à l’enregistrement du
document.
12.2. Comment réceptionner une commande ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner
tout ou partie des éléments commandés.
La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre « Comment livrer une
commande ? »).
12.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont
automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement a été renseigné.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour.
Il est possible de créer des avoirs financiers. Pour cela, vous devez à partir de l’onglet « Compléments »
de l’avoir, sélectionner l’option « Ne pas générer de mouvement de stock ».
(Cette option est aussi disponible dans les lignes de l’avoir, onglet « Détail »).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
13. Comment transférer, regrouper, dupliquer un
document ?
13.1. Transfert
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le
document initial n'est alors plus modifiable.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable.
Il pourra être dupliqué.
Lors du transfert d’un devis en document supérieur, l'acompte est repris sur le document et un document d'acompte
ainsi que son règlement sont automatiquement générés.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … -
Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
13.2. Livraison partielle
Depuis une commande, la fonction « Livrer » permet d’ouvrir l’assistant de livraison partielle. Cela permet
de choisir les lignes et quantités devant être livrées.
13.3. Pointage automatique d’une facture et d’un avoir
Dans le cas où une facture est transférée en avoir, l’option « Pointage automatique lors d’un transfert
de facture en avoir » du menu Paramètres – Société – Documents de vente ou Documents d’achat
– Options générales, permet de pointer systématiquement l’échéance d’une facture et celle d’un avoir.
13.4. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type
inférieur sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats - Documents … – Type du
document à regrouper ;
2. sélectionner les documents initiaux ;
3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
Remarque
L’option « Saisie du n° de document en regroupement » dans Paramètres – Société – Numérotation, permet de
saisir un n° de document pour le nouveau document en cours de génération. Cette fonctionnalité est disponible pour
tous les types de documents pouvant être créés par regroupement, dans la mesure où leur numérotation n’est pas
automatique.
13.5. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats ou Articles - Documents … -
Tous;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer.
13.6. Dupliquer en
A partir de la liste des documents ou d’une fiche, vous avez la possibilité de « Dupliquer en » un document
dans un autre type de document.
Exemple : Duplication d’une facture en devis.
13.7. Transférer/regrouper un document de vente en document
d’achat
Suite à la réalisation d’un devis ou commande client, si le stock des articles est insuffisant, il faut se
réapprovisionner auprès du fournisseur.
Le transfert/regroupement de devis ou commande permet de réaliser le réapprovisionnement pour une
demande de prix ou commande auprès du fournisseur.
Le prix d’achat qui sera récupéré dans le document d’achat sera soit celui de la fiche article, soit celui du
document de vente.
Pour la génération d’une commande fournisseur (à partir des devis uniquement) dans la fenêtre de
regroupement ou de transfert, vous devez sélectionner la case à cocher Lancer le réappro fournisseur
après transfert.
Pour les commandes client, le bouton Réappro. Fournisseur est disponible dans les actions de l’entête
du document.
Suite au lancement du réapprovisionnement, l’assistant s’ouvre et vous pouvez définir le document à créer
pour le fournisseur.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’obtenir de plus amples informations.
14. Comment gérer la retenue de garantie ?
La « retenue de garantie » est réglementée par une loi du 16 juillet 1971. Cette loi permet au maître
d’ouvrage d’effectuer une retenue de garantie de la bonne exécution des travaux. Si au terme du délai d’un
an, l’entrepreneur ne remédie pas aux vices constatés par le maître de l’ouvrage, ce dernier peut s’opposer
à ce que l’entrepreneur perçoive la retenue de garantie. La loi fixe cependant deux limites impératives :
- La retenue de garantie ne doit en aucun cas dépasser 5 % du montant des travaux soit à chaque
situation, soit sur la dernière facture.
- La retenue de garantie ne doit en aucun cas dépasser une durée d’un an à compter de la réception
des travaux.
Elle vient donc en déduction des échéances à payer, soit au fur et à mesure des travaux, soit sur la dernière
facture, Elle doit être réglée au plus tard 1 an après la fin des travaux, il s’agit donc de générer une
échéance pour le net à payer de la facture déduction faite de la retenue de garantie plus une échéance à
la date de fin des travaux plus 1 an pour le montant de la retenue de garantie.
La retenue de garantie apparait dans la commande, onglet « complément suite ». Il est possible d’appliquer
la retenue de garantie sur à chaque situation ou uniquement sur la dernière situation de travaux.
15. Comment gérer le Compte prorata ?
Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place lorsque plusieurs entreprises de divers
corps de métier interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier. Ces interventions
nécessitent des besoins logistiques communs : installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement
d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces besoins ne sont pas en général pris en charge
par le maître d’ouvrage.
La gestion du compte prorata s’effectue à partir des situations de travaux.
Dans le document de référence, Onglet récapitulatif, le champ poste complémentaire permet de renseigner
la valeur du compte prorata.
A la différence des remises, les montants saisis dans les postes complémentaires ne sont pas à inclure
dans le calcul de la marge. Les montants saisis sont exclusivement destinés au pied de document.
Les frais de port doivent tenir compte des postes complémentaires. La base de calcul des frais de port est
donc : Total HT remisé + Postes complémentaires
On peut saisir plusieurs lignes de compte prorata.
Si une situation de travaux a été générée, il n’est plus possible de supprimer une ligne de compte prorata.
Il est possible de ne pas inclure le montant du compte prorata dans la retenue de garantie.
16. Comment effectuer un suivi de chantier ?
Le chantier correspond à l’activité de la gestion de chantier qui consiste à décrire la réalité des
circonstances de la production afin de comparer avec les prévisions et d’en tirer toutes les conséquences
en régulation et en expérience acquise.
Le chantier permet de réaliser un suivi :
- Des matériaux : fournitures.
- Des divers : consommables, frais annexes engendrés par la réalisation des travaux…
- De la main-d’œuvre : heures passées par les salariés et frais qu’ils ont engendré.
- Du matériel : utilisation des engins et outils de travail, qu’ils soient loués ou appartenant à
l’entreprise.
- De la sous-traitance.
Le chantier permet enfin de produire des analyses (notamment de rentabilité). Il est donc un indicateur
important permettant d’assurer le bon respect des prévisions et d’envisager éventuellement des actions
correctives).
Pour créer un chantier, vous devez vous placer dans l’univers « Ventes », « Chantiers ». La liste des suivis
apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter.
16.1. Onglet Infos chantier
Infos Chantier : Il est possible, suite aux achats de fournitures, de livrer au chantier, chez le fournisseur,
chez le client ou au dépôt.
Si on livre au chantier ou chez le client : il n’y a pas de mouvements de stock
De plus, il est aussi possible de choisir si le stock est géré selon tous les documents associés au chantier,
sur tous les documents (hors ventes) ou bien de ne pas gérer de mouvements de stock.
- Selon tous les documents : le stock est mouvementé par la saisie des consommations. (génération
de bon de sortie) et tous les documents rattachés au chantier.
- Selon tous les documents (hors ventes) : mouvemente les documents de stock (fabrication par
exemple), saisie des consommations (via le bon de sortie.), et documents d’achat (si livraison au
chantier, chez le fournisseur ou au dépôt).
- Pas de mouvements de stock : aucun mouvement de stock n’est généré
16.2. Onglet Détail
Le chantier est lié à une commande client.
Le détail de la commande est récupéré dans le chantier et permet de traiter la saisie des consommations.
Quantité consommées : C’est la quantité permettant de définir l’avancement du chantier. Cette quantité est
remise à 0 à chaque sauvegarde du chantier.
Quantité consommée totale : Elle reprend toutes les quantités consommées précédemment pour avoir une
synthèse de ce qui a été consommé sur la ligne concernée.
Lors de la saisie, Un bon de sortie est généré à la date du jour pour le code article de la ligne, pour la
quantité consommée.
16.3. Onglet Temps
Il est possible de saisir de nouvelles lignes de temps, par intervenant ou ressource matériel.
16.4. Onglet Analyse
Cet onglet permet de consulter les informations concernant la rentabilité du chantier par l’intermédiaire de
la synthèse et de la synthèse financière.
17. La saisie des temps salariés
La saisie des temps peut être effectuée via le chantier (voir chapitre Comment effectuer un suivi de
chanti